MANUAL DE ORGANIZACI“N Y FUNCIONES DEL SENADO DE .El presente Manual de Organizaci³n y Funciones

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    CONGRESO NACIONAL

    DE LA REPUBLICA DOMINICANA

    MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL SENADO DE LA REPUBLICA

    Santo Domingo, R. D.

    Junio 2006

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    INDICE

    CONTENIDO PAGINA PRIMERA PARTE: GENERALES Presentacin 4 Objetivos del Manual. 4 Instrucciones para el uso del Manual 5 Base Legal.. 6 Poltica de Estructura Organizacional 6 Niveles Jerrquicos de Autoridad

    Nivel Normativo o Constitucional 9 Nivel de Direccin 9 Nivel Ejecutivo.. 9 Nivel de Supervisin.. 10 Nivel de Operacin 10

    Servicios Bicamerales Oficina Permanente de Asesora 10 Centro de Documentacin e Informacin (Biblioteca) . 11 Seguridad Congresual. 11

    Organigrama Estructural 13 SEGUNDA PARTE: DEFINICIONES DE LOS DEPARTAMENTOS Departamentos que Reportan al Presidente del Senado Consultora Jurdica 15 Auditora Interna 20 Auditora Legislativa.. 24 Departamento de Protocolo y Ceremonial. 28 Departamento de Planificacin y Desarrollo Institucional. 32 Departamento de Representacin.. 36 Secretara General Legislativa Organigrama de la Secretara General Legislativa 41 Secretara General Legislativa 43 Departamento de Coordinacin de Comisiones 45 Departamento Tcnico de Revisin Legislativa 50 Departamento de transcripcin Legislativa 56 Departamento de Elaboracin de Actas 60 Departamento de Documentacin, Archivo y Correspondencia 64 Secretara General Administrativa Organigrama de la Secretara General Administrativa. 69 Secretara General Administrativa 70

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    Departamento de Finanzas. 72 Departamento Administrativo 76 Departamento de Informtica. 80 Departamento de Recursos Humanos 85 Departamento de Servicios al Legislador.. 89 Departamento de Seguridad... 93 Servicios Bicamerales Organigrama. 98 Oficina Permanente de Asesora (OPA) 99 Centro de Documentacin e Informacin (Biblioteca).. 104 Seguridad Congresual. 108

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    PRESENTACION

    El presente Manual de Organizacin y Funciones se ha elaborado de acuerdo a lo

    establecido en la Ley 2-06 de Carrera Administrativa del Congreso Nacional y segn el

    Reglamento Interno del Senado de la Repblica Dominicana, para ser implementado a

    todos los niveles del mismo, con la finalidad de sistematizar y facilitar los esfuerzos del

    personal de direccin, de manera que contribuya con mayor efectividad, a la obtencin de

    los mejores resultados en las actividades y operaciones legislativas, de fiscalizacin, de

    representacin, administrativas y financieras.

    Este Manual contiene el Organigrama General, los Micro-Organigramas de las reas

    funcionales y las especificaciones de los distintos departamentos de trabajo que componen

    la organizacin. El presente Manual de Organizacin y Funciones, debe complementarse

    con polticas, normas y procedimientos propios de otros sistemas especializados de gestin,

    relacionados con la organizacin administrativa y financiera de la Institucin.

    El xito de su aplicacin depende, fundamentalmente, de la voluntad de la alta direccin y

    del compromiso asumido; as como, del esfuerzo de todo el personal, en especial de los

    niveles de direccin responsables de su implementacin, seguimiento y control.

    OBJETIVOS DEL MANUAL

    Entre los objetivos del Manual de Organizacin y Funciones, se pueden destacar los

    siguientes:

    1. Dotar al Senado de la Repblica de una estructura de organizacin que facilite la

    planificacin, direccin y control de sus actividades legislativas, de fiscalizacin,

    representacin, administracin y finanzas.

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    2. Sistematizar las funciones de cada unidad organizacional y las funciones de cada

    unidad de trabajo, de manera que contribuyan a una mayor eficiencia y

    productividad de la Institucin.

    3. Sistematizar la delegacin de funciones; facilitar la direccin y supervisin; mejorar

    las comunicaciones y establecer la divisin y especializacin del trabajo, en funcin

    de los procesos y los objetivos de cada rea de actividad y de los propsitos

    generales de la Institucin.

    INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL

    1. Distribucin

    Recibirn un ejemplar del presente Manual, los miembros del Bufete Directivo, el

    Secretario General Legislativo, el Secretario General Administrativo y el Director de

    Recursos Humanos. Los directores, tanto del rea legislativa como administrativa, los

    encargados de divisiones y unidades recibirn el micro-organigrama y las descripciones

    de funciones de sus respectivas dependencias.

    2. Estrategia para el Uso del Manual

    Despus de distribuir el Manual de Organizacin y Funciones, es responsabilidad de los

    directores y encargados, instruir al personal de sus respectivas dependencias sobre el

    mismo y supervisar su ntegra y correcta aplicacin.

    Este Manual de Organizacin y Funciones es complementado con el Manual de

    Clasificacin de Cargos, en el cual se describen los puestos de trabajo y el perfil

    necesario para sus incumbentes.

    3. Implantacin del Manual

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    La implantacin y puesta en marcha del contenido del presente Manual, tendr lugar

    luego de sancionado por el Pleno del Senado. El mismo servir de orientacin y gua

    para la administracin de la Institucin. El dinamismo y desarrollo de las actividades y

    operaciones, exigirn cambios y modificaciones peridicas al mismo.

    4. Vigencia y Actualizacin del Manual Los cambios que se generen en la estructura organizativa y en las funciones de las

    diferentes reas de trabajo del Senado, como consecuencia del dinamismo y desarrollo

    de las operaciones de la Institucin, debern ser plasmados en el contenido del presente

    Manual, por el Departamento de Planificacin y Desarrollo, el cual manejar las

    observaciones, cambios y modificaciones que se presenten en l, en coordinacin con el

    director del departamento que hace los cambios. Cada ao, este Departamento de

    Planificacin y Desarrollo deber realizar una revisin ntegra del presente Manual.

    IV. BASE LEGAL

    1. Constitucin de la Repblica Dominicana, proclamada el 25 de julio de 2002

    2. Reglamento Interno del Senado de la Repblica, aprobado el 08 de octubre de 2003 3. Ley 2-06 del 10 de enero del 2006, sobre Carrera Administrativa del Congreso Nacional

    y su Reglamento de Aplicacin

    POLTICA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1. Propsito

    La presente poltica establece los lineamientos que determinan la estructura

    organizacional del Senado de la Repblica, en relacin con los niveles jerrquicos y

    las responsabilidades y funciones de las diferentes reas departamentales.

    2. Previsiones Generales

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    2.1 La estructura orgnica del Senado de la Repblica, se corresponde con sus

    planes de modernizacin, expansin y desarrollo, contribuyendo a garantizar

    la eficiencia y eficacia de sus operaciones.

    2.2 Las responsabilidades funcionales de cada unidad de trabajo estn

    claramente definidas y sern asignadas a los niveles de la jerarqua

    organizacional en que puedan ser ejecutados con efectividad, comenzando

    desde los niveles ms bajos hasta los ms altos.

    2.3 Los niveles jerrquicos estn claramente definidos y cada funcionario y

    empleado conocer con exactitud sus tareas, deberes y responsabilidades y a

    quin reporta directamente en la jerarqua de mando.

    2.4 Se consideran hasta un mximo de cinco (5) niveles jerrquicos en la

    organizacin, desde el ms alto: 1, hasta el ms bajo:5.

    2.5 Los organigramas, adjuntos al presente manual reflejan los niveles

    jerrquicos, las reas funcionales, las unidades de asesora, asistencia y

    programas y de operaciones de la Institucin.

    2.6 Los niveles jerrquicos estn representados en forma vertical, de manera

    consecutiva, desde el nivel superior al inferior inmediato.

    2.7 El Staff o Asesora, as como las unidades de Asistencia, Servicio y Control

    forman parte del nivel jerrquico al que asesoran, asisten o apoyan.

    2.8 Las reas departamentales de un mismo nivel jerrquico se presentan

    horizontalmente.

    3. Responsabilidades

    3.1 Cada funcionario es responsable de garantizar el cumplimiento de esta

    poltica y de asegurar que la estructura organizacional y las

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    denominaciones de puestos bajo su control, se establezcan segn estos

    lineamientos; as como, los manuales e instructivos establecidos al

    respecto.

    3.2 El Departamento de Recursos Humanos, con el apoyo del Secretario

    General Administrativo y la Presidencia del Senado y en coordinacin

    con el Secretario General Legislativo, los Directores y Encargados de

    Divisiones y Unidades de las reas legislativas y de representacin,

    deben garantizar la aplicacin efectiva de esta poltica organizacional.

    NIVELES JERRQUICOS DE AUTORIDAD La estructura de organizacin queda definida por los siguientes niveles jerrquicos:

    1

    Nivel Normativo o Constitucional

    Pleno

    Bufete Directivo

    Mxima autoridad del Senado para el cumplimiento de las atribuciones que confiere la Constitucin de la Repblica, tanto a ste como al Congreso Nacional.

    2

    Nivel de Direccin

    Presidencia del

    Senado

    Mxima autoridad institucional del Senado, al cual corresponde representar al Senado en los actos oficiales.

    3

    Nivel Ejecutivo

    Secretaras Generales

    (Legislativa* y Administrativa)

    Secretarios Generales, funcionarios que reportan al Presidente del Senado. Es el mximo nivel ejecutivo (legi