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CÓDIGO: ML-M-01 MANUAL FECHA:20/03/2012
VERSIÓN: 00 MANUAL DE PERFILES Y CARGOS PÁGINA 1 DE 15
MANUAL DE PERFILES Y CARGOS
TU MANO AMIGA
CÓDIGO: IG-M-01 MANUAL
FECHA:4/03/2013 VERSIÓN: 00
MANUAL DE PERFILES Y CARGOS PÁGINA 2 DE 15
INTRODUCCIÓN
El siguiente manual de cargos y funciones de la empresa Inelegas Ltda. Contiene las
referencias necesarias para la selección, formación y evaluación del Talento Humano,
haciendo una descripción del perfil requerido por el cargo y las funciones principales, las
cuales serán objeto en la evaluación de desempeño de las personas que se desarrollen
en cada uno de ellos.
Es importante aclarar que las responsabilidades y funciones del Talento Humano no se
limitan solo a lo contenido en el manual, pues la manera en que se cumpla la misión de
cada cargo es primordial y debe contribuir al desarrollo de la misión y objetivos de la
organización.
En caso de que un aspirante no cumpla con los requisitos de formación del cargo, estos
pueden ser homologados por la experiencia de este.
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ORGANIGRAMA
GERENCIA
Coordinador/a de Ventas
Asesoría Jurídica Asesoría Contable
Auxiliares Administrativas Asesores de Ventas
Gestión Humana
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DATOS DEL CARGO
Denominación del cargo: GERENTE Área: Todas
Supervisa a: Proceso de ventas Jefe Inmediato: NA
Rinde cuentas a: NA No. De cargos iguales: 0 MISION: Administrar estratégicamente la organización proporcionando los recursos que garanticen el cumplimiento de la política y los objetivos de la compañía. Dirigir, acompañar, diseñar estrategias y actividades de mercadeo y comercialización, garantizando el cumplimiento de las metas de ventas de la organización.
COMPETENCIA
EDUCACIÓN: Profesional y/o tecnólogo de las ciencias sociales o económicas
FORMACIÓN: Capacitaciones en ventas y mercadeo, servicio al cliente, gerencia del talento humano, calidad
EXPERIENCIA: 1 año de experiencia.
HABILIDADES: Orientación al cliente, Trabajo en equipo, Comunicación efectiva, Orientación a los resultados, Planeación, Toma de decisiones, Negociación, Liderazgo, Pensamiento estratégico y visión de negocio.
RESPONSABILIDADES
EQUIPO DE OFICINA: Computador, impresora, celular, instalaciones físicas.
DINERO Y/O VALORES: Cheques, contratos, nomina, pagos de proveedores, caja.
DOCUMENTOS: Confidenciales, planes, proyectos de alta gerencia,
FUNCIONES
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DIARIAS
Controlar y coordinar las actividades comerciales de la empresa: venta, post-venta,
seguimiento a solicitudes de los clientes. Controlar y supervisar las ventas diarias. Atender las solicitudes presentadas por el personal a su cargo, con el fin de dar la solución
que se adecúe a los intereses de la empresa, Coordinar y mantener una red de retroalimentación de la información de Surtigas.
PERIÓDICAS Diseñar estrategias y metodología de ventas Aprobar la presentación y pago de las obligaciones de la empresa (ej.: pago de impuestos,
pago de personal, pago a proveedores). Acompañar la gestión de ventas, con el fin de ejecutar inspecciones y seguimiento al
cumplimiento de la misma. Verificar el cumplimiento de las actividades de capacitación, jornada de ventas,
cumplimiento del sistema de gestión integral. Revisar cumplimiento de indicadores de gestión de los diferentes procesos. Solicitar y Revisar los informes presentados por el área administrativa, operativa y
comercial, con el fin de tomar decisiones para la mejora. Elaborar y presentar informes de SGI a Surtigas. Establecer la participación en reuniones convocadas por Surtigas Ejecutar revisión del Sistema de Gestión integral, determinando la eficacia del mismo y
asignando los recursos necesarios para la optimización de los procesos. Evaluación del cumplimiento de requisitos Proexit. Aprobar compras. Decidir contratación y despido de personal. Asistir y participar activamente en los comités de calidad, de salud ocupacional y cualquier
otro al que sea invitado con anticipación (presencial o por medio virtual). GENÉRICAS
Representar legalmente a la empresa para la realización de trámites legales. Participación en las reuniones, socialización en nuevas poblaciones donde se está
brindando el servicio de ventas. Desplazamiento a las localidades asignadas para evaluación de la zona en cuanto a
cobertura y/o dificultades de mercadeo. Establecer la contratación de proveedores. Contribuir con el desarrollo del proceso de selección del personal idóneo para la empresa,
a través de la participación del proceso de selección y contratación. Mantener comunicaciones efectivas, con el fin de lograr la motivación del personal y
contribuir al crecimiento y mejoramiento continuo de la empresa. Planear, coordinar y controlar la documentación necesaria de operación de la empresa.
Supervisar el trabajo del personal que está a su cargo para que las actividades se desarrollen de acuerdo a lo planeado.
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Resolver los problemas y/o situaciones especiales con todas las áreas de la empresa. Ser parte integral en el proceso de planificación del sistema con el fin de cumplir la política
y los objetivos del sistema de gestión integral. Administrar los recursos de la empresa, garantizando la optimización de los procesos de la
misma. Ejecutar acciones que conlleven al crecimiento de la empresa, teniendo como base la
transparencia del desarrollo de los procesos necesarios para tal fin.
DECISIONES
AUTÓNOMAS: Contratación y retiro de personal, Adquisición de activo fijos.
CONSULTADAS: No aplica.
DATOS DEL CARGO
Denominación del cargo: ASESOR/A COMERCIAL Área: Comercial
Supervisa a: No aplica Jefe Inmediato: Gerente
Rinde cuentas a: Gerente No. De cargos iguales: 0 MISION: Liderar el área comercial de la empresa, implementando las estrategias de mercado necesarias para la consecución de contratos nuevos y la fidelización de los clientes actuales, apoyando de igual manera la planeación integral de nuevas ventas.
COMPETENCIA
EDUCACIÓN: Bachiller
FORMACIÓN: Capacitación en ventas y servicio al cliente.
EXPERIENCIA: 3 meses
HABILIDADES: Planeación, Organización, habilidad analítica, Capacidad de trabajo bajo presión, negociación, proactividad, honestidad, actitud de aprendizaje y mejora continúa.
RESPONSABILIDADES
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EQUIPO DE OFICINA: Computador, impresora, celular.
DINERO Y/O VALORES: Cheques, contratos, Dinero en efectivo.
DOCUMENTOS: Negociaciones Confidenciales, formato de ventas, documentos necesarios para ejecutar las ventas.
FUNCIONES
DIARIAS
Controlar y coordinar las actividades comerciales de la empresa: venta, post-venta, seguimiento a solicitudes de los clientes.
Controlar las actividades de comercialización ejecutadas. PERIÓDICAS
Identificar las oportunidades para venta de Gas en el mercado potencial. Proponer a la Gerencia las acciones necesarias para que la empresa se encuentre en un
nivel competitivo en el mercado potencial. Cumplir con los presupuestos para la ejecución de nuevos ventas. Mantener comunicación eficaz con el cliente, con el fin de dar solución a sus
requerimientos de manera oportuna. Preparar y revisar la documentación necesaria para la adjudicación y legalización de
contratos con clientes. Presentar informes a la gerencia, para rendición de cuentas de la gestión comercial,
presupuesto. GENÉRICAS
Determinar e implementar plan de mercadeo, gestión comercial a mercado potencial. Implementar estrategias que contribuyan a la captura de nuevos clientes
DECISIONES
AUTÓNOMAS: NO APLICA
CONSULTADAS: El desarrollo de todas las actividades del cargo es resultado de instrucciones impartidas por la Gerencia o su designado
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DATOS DEL CARGO
Denominación del cargo: COORDINADOR SGI Área: Administrativa
Supervisa a: No Aplica Jefe Inmediato: No Aplica
Rinde cuentas a: Gerente No. De cargos iguales: 0 MISION: Implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión Integrado en la empresa por medio de la implementación de las normas que estas rigen.
COMPETENCIA
EDUCACIÓN: Ingeniero Industrial.
FORMACIÓN: Normas técnicas de los Sistemas de Gestión Integrado aplicados en la empresa.
EXPERIENCIA: 2 años de experiencia en cargos similares.
HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, Planeación, Delegación, Habilidades sociales y Resolución de Problemas.
RESPONSABILIDADES
MAQUINARIA Y EQUIPO: Ninguna.
EQUIPO DE OFICINA: Ninguna.
DINERO Y/O VALORES: Ninguna
DOCUMENTOS: Documentos del Sistema de Gestión Integrado.
FUNCIONES
DIARIAS
Mantener una comunicación eficaz con el personal de la empresa que garantice la implementación y mejora del SGI.
Aplicar la documentación de su proceso Verificar que sean aplicadas Seguimiento a los procesos del SGI.
PERIÓDICAS Ejecutar auditorías internas Garantizar que el personal se concientice de: los requisitos exigidos por el cliente, los
peligros y riesgos de seguridad y salud ocupacional a los que el personal.
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Realizar y presentar informes a la gerencia acerca del desempeño del SGI Aplicar encuestas de satisfacción al cliente y presentar informes a comité integral para la
toma de decisiones Medir los procesos a su cargo y presentar a la gerencia Controlar el producto no conforme generado en los proyectos, analizar sus causas con el
personal operativo y proponer las acciones de mejoras necesarias para eliminarlos. Garantizar la adecuada aplicación de los procedimientos documentados exigidos por las
normas aplicadas al SGI. Recolectar la información de los procesos para presentar desempeño del SGI a la gerencia
GENÉRICAS Elaborar y Controlar los documentos del sistema de gestión Integral. Divulgar los documentos del SGI Velar por la utilización de los documentos actualizados Capacitar al personal de planta en las metodologías definidas en el sistema de gestión
Integral y la importancia de este para la empresa. Analizar los datos para la elaboración de los informes de revisión gerencial Proponer acciones de mejora para el SGI Identificar permanentemente los riesgos asociados a las actividades. Identificar los requisitos legales aplicables a la Organización. Implementar el sistema de gestión Integrado. Auditar los procesos de la Compañía sin afectar la imparcialidad del procedimiento de
auditoria Programar auditorias y seleccionar auditores externos. Definir planes de contingencia Definir planes de emergencias
DECISIONES
AUTÓNOMAS: Programación de Comités del Sistema de Gestión Integrado, Programación de Inspecciones y Auditorías Internas.
CONSULTADAS: Negociación con entes de certificación del sistema.
DATOS DEL CARGO
Denominación del cargo: CONTADOR Área: Administrativa
Supervisa a: NA Jefe Inmediato: No Aplica
Rinde cuentas a: Gerente No. De cargos iguales: 0 MISION: Responder frente a la gerencia por actividades por la afectación contable de cuentas y la
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información financiera generada. Llevar registros completos de las transacciones financieras de INELEGAS LTDA y verificar la exactitud de los comprobantes y documentos relacionados; examinando y analizando los registros contables y financieros para garantizar veracidad en el cumplimiento con los procedimientos contables. Recopilar toda la información contable necesaria para la elaboración de los estados financieros para ser presentados de forma oportuna a la gerencia.
COMPETENCIA
EDUCACIÓN: Contador publico.
FORMACIÓN: Ciencia contable y tributaria
EXPERIENCIA: 2 años de experiencia en cargos similares.
HABILIDADES: Comunicación, capacidad de análisis y organización
RESPONSABILIDADES
MAQUINARIA Y EQUIPO: Ninguna.
EQUIPO DE OFICINA: Ninguna.
DINERO Y/O VALORES: Ninguna
DOCUMENTOS: Documentos Contables de la Empresa.
FUNCIONES
DIARIAS Mantener comunicación eficaz con la gerencia, que garanticen la oportunidad del registro
de la contabilidad de la empresa. Atender las solicitudes realizadas por la gerencia de manera oportuna.
PERIÓDICAS
Preparar y presentar a la gerencia para la aprobación los informes a los entes de control, con el fin de garantizar la declaración oportuna de los impuestos que la empresa tenga obligación.
Responder a las consultas realizadas por la gerencia relacionada a la administración del recurso financiero de la misma.
Reportar a la Gerencia de cualquier anomalía relacionada con la gestión contable de la organización y presentar soluciones a la misma (ej: manejos inadecuados de banco, caja, caja menor).
Presentar informes del desempeño de los indicadores de gestión relacionadas a la
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contabilidad de la organización a la gerencia, informando de esta manera el por qué del comportamiento del indicador y las acciones o recomendaciones que se deban plantear para la mejora del resultado de los mismos.
GENÉRICAS Actualizar de la información contable en sistema, garantizando que la misma cuente con las
especificaciones dadas. Revisar y aprobar los diferentes impuestos que esta obligado a presentar la empresa. Elaborar el estado de resultados y el balance general de la empresa. Ser parte integral en el proceso de implementación del sistema de gestión integral SGI,
con el fin de cumplir la política y objetivos de calidad de la empresa. Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de Gerente, otras labores que le
sean asignadas relacionadas con su perfil.
DECISIONES
AUTÓNOMAS: Metodología de organización de trabajo
CONSULTADAS: El desarrollo de todas las actividades del cargo es resultado de instrucciones impartidas por la Gerencia.
DATOS DEL CARGO
Denominación del cargo: Director Jurídico y de Talento Humano Área: Administrativa
Supervisa a: No Aplica Jefe Inmediato: No Aplica
Rinde cuentas a: Gerente No. De cargos iguales: 0 MISION: Asesorar y conceptuar sobre aspectos jurídicos en cualquier rama del derecho
COMPETENCIA
EDUCACIÓN: Profesional en Derecho/Abogado
FORMACIÓN: Laboral, en contratación y comercial
EXPERIENCIA: 2 años en cargos similares
HABILIDADES: Comunicación argumentativa y Capacidad de análisis
CÓDIGO: IG-M-01 MANUAL
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RESPONSABILIDADES
EQUIPO DE OFICINA: Ninguno.
DINERO Y/O VALORES: Ninguna.
DOCUMENTOS: Documentos Jurídicos de la Empresa.
FUNCIONES
DIARIAS
Diseñar modelos de contratación de acuerdo a las necesidades de la empresa, dentro
del marco legal y jurídico vigente.
Cumplimiento de actividades del Sistema de Gestión Integral.
PERIÓDICAS
Definir reglamento interno de trabajo
Hacer cumplir el régimen disciplinario en la empresa en primera instancia
Representar judicial y extrajudicialmente a la empresa cuando el gerente se lo señale Asesoría y acompañamiento presencial cuando se requiera, en las reuniones en las cuales
se deban tratar temas de suma importancia para la sociedad.
GENÉRICAS Las demás inherentes a su cargo y/o que le sean asignadas o delegadas por Gerencia, que correspondan a la naturaleza del cargo.
DECISIONES
AUTÓNOMAS: Dictámenes, opiniones y juicios sobre las diferentes actividades legales.
CONSULTADAS: Ante cualquier proceder de tipo legal.
DATOS DEL CARGO
Denominación del cargo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Área: Administrativa
CÓDIGO: IG-M-01 MANUAL
FECHA:4/03/2013 VERSIÓN: 00
MANUAL DE PERFILES Y CARGOS PÁGINA 13 DE 15
Supervisa a: Asesores Comerciales Jefe Inmediato: Gerencia
Rinde cuentas a: Gerencia No. De cargos iguales: 0 MISION: Contribuir al desarrollo de las actividades administrativas, facilitando el logro de los objetivos organizacionales, ofrecer apoyo al proceso de selección y seguimiento del personal que labora en la empresa así como en el proceso financiero de la misma.
COMPETENCIA
EDUCACIÓN: Técnico en gestión administrativa o afines
FORMACIÓN: Informática básica, archivo, orientación al cliente
EXPERIENCIA: 6 meses en cargos similares.
HABILIDADES: Preocupación por el orden, Agilidad, Organización, capacidad de
adaptación e interpretación de normas, habilidades de atención, capacidad de
análisis y síntesis, gestión del tiempo, honestidad, discreción.
RESPONSABILIDADES
EQUIPO DE OFICINA: Computador, Impresora, Fax, Celulares.
DINERO Y/O VALORES: Caja menor.
DOCUMENTOS: Documentos Contables y Administrativos de la Empresa.
FUNCIONES
DIARIAS Llevar a cabo el Manejo de Archivo
Recepción y envió de correspondencia
Elaborar las relaciones de gastos
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FECHA:4/03/2013 VERSIÓN: 00
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Manejo de facturación
Manejo de comprobantes de banco
Consignaciones bancarias
Redacción y Realización de oficios
Seguimiento a compras
Diligenciamiento de solicitudes de crédito
Digitalización de libros de banco
Compra de requisición de oficina
Recepción de llamadas.
Incorporación de ventas
PERIÓDICAS No aplica
GENÉRICAS Administrar la documentación de la empresa, facilitando el acceso a la información y
garantizando que se cumpla con los requisitos exigidos por el sistema de gestión de calidad para el almacenamiento y disposición final de los registros y documentos.
Escribir cartas y documentos relacionados a la actividad de los proyectos y al área administrativa.
Redactar y archivar actas, documentos o registros que se necesiten como soporte. Contribuir al desarrollo del proceso de la vinculación laboral del talento humano, realizando la gestión necesaria para las afiliaciones correspondientes al sistema de seguridad social.
Apoyar el proceso de gestión financiera, por medio de la organización y mantenimiento de la información contable.
Realizar labores de mensajería. Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de su jefe inmediato, otras labores
que le sean asignadas. Participar activamente en la implementación del Sistema de Gestión Integral. Analizar y evaluar los resultados de los indicadores, con el fin de mejorar cada uno de los
procesos e implementar acciones de mejora. Establecer las pautas para dar resolución a los conflictos presentados dentro y fuera de su
área. Rendir informes a gerencia. Mantener comunicaciones efectivas, que permitan cumplir con la eficacia de los procesos. Identificar los peligros e impacto ambientales de su sitio de trabajo. Atender el llamado de los clientes cuando lo solicite. Realizar la adecuación del archivo. Incorporación y Verificación de las ventas.
CÓDIGO: IG-M-01 MANUAL
FECHA:4/03/2013 VERSIÓN: 00
MANUAL DE PERFILES Y CARGOS PÁGINA 15 DE 15
CONTROL DE CAMBIOS
REVISÓ: APROBÓ:
Sandra Guzmán Líder del Proceso
Sandra Guzmán Gerente
DECISIONES
AUTÓNOMAS: No aplica.
CONSULTADAS: Redacción de cartas, actividades relacionadas con gerencia.
VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN
CAMBIO REALIZADO