Manual de Políticas y Procedimientosdifchihuahua.gob.mx/2016/ManualesDIF/ManualesAdministrativos/M… · Sacar copia para el Acuse de Recibido y enviar al Destinatario. Oficio ó

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Dirección Administrativa Admón 2010-2016

Manual de Políticas y Procedimientos

de

Dirección Administrativa

Abril 2016

DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL ESTADO DE CHIHUAHUA

2

ÍNDICE

Página

I. Introducción 3

II. Organigrama 4

III. Propósito: Misión, visión, objetivos 5

IV. Políticas y Procedimientos:

A. Dirección Administrativa 7

B. Coordinación de Recursos Materiales 41

C. Coordinación de Tecnologías de Información y Comunicaciones 56

D. Departamento de Contabilidad y Finanzas 113

E. Departamento Jurídico Administrativo 140

F. Departamento de Recursos Humanos 143

G. Departamento de Compras 173

V. Autorización 182

VI. Anexos 183

3

I. INTRODUCCIÓN

Para consolidar un modelo de gobierno que opere y sea eficiente se requiere de una

Administración Pública que procure alcanzar la visión de un mejor Chihuahua. Entre los

objetivos establecidos en el Plan Estatal de Desarrollo 2010-2016, en su conjunto, buscan

atender las expectativas que demanda un Gobierno ordenado, honesto y transparente.

En este sentido, se estableció como estrategia: “elevar la calidad de la gestión”, y entre sus

acciones se incluye la actualización de las disposiciones administrativas; así como incentivar

una mayor eficiencia interinstitucional.

Es por ello que, en cumplimiento con los artículos 12, 14, 17, 24 Fracción IV y 27 de la Ley

Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Chihuahua, la Dirección Administrativa ha

elaborado el presente manual, el cual tiene como propósito contar con una guía clara y

específica de la operación y desarrollo de las actividades que se realizan en las diferentes áreas

que la integran, contribuyendo así a lograr un cumplimiento óptimo en el quehacer del

Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Chihuahua

El presente documento está sujeto a actualizaciones en la medida que se presenten

variaciones en la ejecución de los procedimientos en la normatividad establecida, en la

estructura orgánica o bien, en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

4

II. ORGANIGRAMA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

DEPARTAMENTO JURÍDICO ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN GENERAL

JUNTA DE GOBIERNO

COORDINACIÓN DE RECURSOS

MATERIALES

COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Y COMUNICACIONES

Departamento de Operaciones

Departamento de Desarrollo

de Sistemas

Consejo Consultivo

Órgano de Vigilancia

DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

5

III. PROPÓSITOS

El Manual de procedimientos tiene como objetivo ser un instrumento administrativo de

apoyo, para identificar quién y cómo se realizan las actividades que dan cumplimiento a los

objetivos de la Institución. En él se encuentra registrada y transmitida la información básica

que facilita las labores, la evaluación interna y su vigilancia.

MISIÓN

Administrar los recursos materiales, humanos y financieros de forma eficiente y eficaz,

facilitando que las demás áreas operen óptima, sistemática y transparentemente para el

cumplimiento de los objetivos del DIF, con un equipo de trabajo comprometido y

competente.

VISIÓN

Somos un área reconocida por excelencia en la administración de recursos que propicia la

generación, implementación y seguimiento de programas de alto impacto.

OBJETIVO

Coordinar las funciones que ejercen las unidades administrativas adscritas a la Dirección a fin

de que permitan una buena toma de decisiones que coadyuven al logro de los objetivos de la

Institución.

DELEGACIÓN DEL ICHD EN CD.

JUÁREZ

DEPTO. DE DESARROLLO DEL

DEPORTE

DEPTO. DE CULTURA

FÍSICA

DEPTO. ADMNISTRATIVO

6

IV. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

7

A. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

8

Procedimiento 1. Elaboración de oficios internos y externos

Objetivo: Atender los requerimientos de envío de información.

Frecuencia: Diario

Políticas: 1. Recibir la petición verbal o vía correo electrónico del Director Administrativo.

2. Revisar que los datos estén correctos y completos.

3. Enviar a revisión invariablemente al Director Administrativo.

Responsabilidades: El Director Administrativo es la persona facultada para revisar y autorizar este procedimiento.

La Secretaria del Director Administrativo, debe elaborar y mantener actualizado este procedimiento.

9

Diagrama de Flujo

Imprimir el documento y pasar a firma del Director Administrativo.

A 5

Corregir los datos requeridos.

Inicio

Recibir la instrucción del Director Administrativo.

1 A/CB

Clave de Letras: A. Director Administrativo. B. Secretaria C. Jefe de Departamento

¿Están correctos?

No

Si

FIN

Oficio

FIN

4 B

Sacar copia para el Acuse de Recibido y enviar al Destinatario.

6 C

Archivar

9 B

Pasar a revisión del Director Administrativo.

3 A

Elaborar el Oficio (para información externos) o Memorándum (para información interna).

2 B

¿Requiere Seguimiento?

No

Si

Guardar en carpeta de Pendientes hasta recibir respuesta.

Recibir respuesta, sacar copia y entregar al Director Administrativo

para su conocimiento.

7 B

8 A

10

Descripción de actividades:

Paso Responsable Actividad Documentos Involucrados

1. Director Administrativo

Recibir la instrucción del Director Administrativo.

Oficio ó Memorándum

2. Secretaria Elaborar el Oficio (para información externos) o Memorándum (para información interna).



Pasar a revisión del Director Administrativo. Oficio ó

Memorándum

4. Secretaria Corregir los datos requeridos. Oficio ó

Memorándum


Imprimir el documento y pasar a firma del Director Administrativo.


6. Secretaria

Sacar copia para el Acuse de Recibido y enviar al Destinatario.


7. Guardar en carpeta de Pendientes hasta recibir respuesta.



Recibir respuesta, sacar copia y entregar al Director Administrativo para su conocimiento.


9. Secretaria Archivar. Oficio ó

Memorándum

11

Procedimiento 2.

ATENCIÓN DE CORRESPONDENCIA

Objetivo: Atender las solicitudes de información o requerimientos de procesos administrativos.

Frecuencia: Diario

Políticas: 1. Invariablemente sellar el documento, poner la hora y firmar de recibido.

2. Enviar a revisión al Director Administrativo.

3. Enviar copia al área que se turne para su atención y resguardar acuse de

recibido para su seguimiento.

Responsabilidades: El Director Administrativo es la persona facultada para revisar y autorizar este procedimiento.

Los Jefes de Departamento deben revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.


12

Diagrama de Flujo

Sellar y firmar de recibido el documento con fecha y hora.

Inicio

Recibir la correspondencia.

1 B/CB

Clave de Letras: A. Director Administrativo.

B. Secretaria

C. Jefe de Departamento

Colocar en carpeta de Autorizaciones de Dirección Administrativa.

4 B

¿Es de carácter urgente?

No

Si

FIN

Oficio

FIN

Pasar a revisión de correspondencia con el Director Administrativo en

cuanto esté disponible. 5 A

Archivar

9 B

Turnar para su seguimiento al área indicada por el Director

Administrativo con copia para acuse de recibido.

6 C

2 B

¿Requiere Seguimiento?

No

Si

Recibir Acuse y guardar en carpeta de Pendientes hasta recibir respuesta.

Recibir respuesta, sacar copia y entregar al Director Administrativo

para su conocimiento.

7 B

8 A

Revisar el documento para ver el asunto.

3 B

13



1.

Secretaria

Recibir la correspondencia. Oficios,

memorándums, circulares.

2. Sellar y firmar de recibido el documento con fecha y hora.

Oficios, memorándums,

circulares.

3. Revisar el documento para ver el asunto. Oficios,


4. Colocar en carpeta de Autorizaciones de Dirección Administrativa.


circulares.


Pasar a revisión de correspondencia con el Director Administrativo en cuanto esté disponible.


circulares.

6. Jefes de Departamento

Turnar para su seguimiento al área indicada por el Director Administrativo con copia para acuse de recibido.


circulares.

7. Secretaria Recibir Acuse y guardar en carpeta de Pendientes hasta recibir respuesta.


circulares.


Recibir respuesta, sacar copia y entregar al Director Administrativo para su conocimiento.


circulares.

9. Secretaria Archivar Oficios,


14

Procedimiento 3.

ELABORACIÓN DE RECIBOS DE SUBSIDIOS

Objetivo: Enviar los recibos de subsidios estatales y/o federales para la recepción de recursos financieros.

Frecuencia: Mensual

Políticas: 1. Los recibos de subsidios quincenales (estatal) y el recibo mensual

del Fondo de Aportaciones Múltiples (federal) deben elaborarse

dentro de los primeros 5 días hábiles al inicio de cada mes. Enviar

a revisión invariablemente a al Jefe del Departamento de

Contabilidad y Finanzas antes de pasar a firma de autorización de

la Directora Administrativa.

2. Revisar sellos y firmas de acuse de recibido de la Secretaría de

Hacienda de Gobierno del Estado antes de enviar copia al

Departamento de Contabilidad y Finanzas para el seguimiento para

la recepción de los recursos.

Responsabilidades: La Directora Administrativa será el facultado para autorizar este procedimiento.

El Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas debe revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.


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Diagrama de Flujo

Elaborar el recibo con número consecutivo y oficio a nombre de la

Secretaría de Hacienda.

Inicio

Recibir del Jefe del Departamento de Contabilidad los datos de los recibos.

1 C

Clave de Letras: A. Directora Administrativa.

B. Secretaria


2 B

Enviar el recibo y el oficio al Departamento de Contabilidad para

revisión y visto bueno.

3 B

Sacar copia del recibo y del oficio y enviar para acuse de recibido a la

Secretaría de Hacienda

Recabar la firma de autorización de la Directora Administrativa

5 A

6 B

¿Está

correcto?

No

Si

FIN

Oficio

FIN

Corregir los datos requeridos y reenviar a revisión y visto bueno al

Departamento de Contabilidad

4 B

Enviar copia del acuse recibo y del oficio al Depto. Contabilidad para su

registro y seguimiento. 7 B

Archivar

8 B

16



1. Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas

Revisar archivo en formato Excel con los datos del Recibo de Subsidio de parte del Departamento de Entidades Paraestatales de la Dirección General de Egresos de la Secretaría de Hacienda.

Correo electrónico y Archivo Excel

2.

Secretaria

Elaborar el recibo en el formato que solicita la Secretaría de Hacienda con los siguientes datos: Número de recibo, monto, concepto, fecha y firma y el oficio.

Recibo y Oficio

3. Enviar a revisión y visto bueno del Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas.

Recibo y Oficio

4. En caso requerido, corregir los datos según las observaciones del Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas.

Recibo y Oficio

5. Directora Administrativa

Validar el documento con su firma. Recibo y Oficio

6.

Secretaria

Enviar a la Secretaría de Hacienda y recabar firma de Acuse de Recibido.

Recibo y Oficio

7. Enviar copia con el sello de Acuse al Departamento de Contabilidad y Finanzas para su registro y seguimiento.

Recibo y Oficio

8. Secretaria Archivar Recibo y Oficio

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Procedimiento 4.

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

Objetivo: Contar con cuentas bancarias para el manejo de recursos financieros.

Frecuencia: Variable

Políticas: 1. Recibir solicitud por escrito firmada por el Jefe del Departamento de

Contabilidad y Finanzas.

2. Enviar oficio de solicitud de apertura de cuenta bancaria a revisión

invariablemente a al Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas

antes de pasar a firma de autorización de la Directora Administrativa y del

Director General.

3. Revisar en los contratos que estén legibles las firmas de personal

autorizado para el manejo de cuentas bancarias.

4. Revisar sellos y firmas de acuse de recibido de la Institución Bancaria

antes de enviar copia al Departamento de Contabilidad y Finanzas.

Responsabilidades:

La Directora Administrativa y el Director General serán las personas facultadas para autorizar este procedimiento.



18

Diagrama de Flujo


Departamento de Contabilidad.

Elaborar el oficio donde se solicita la apertura de la cuenta a nombre de la

Institución Bancaria.

Inicio

Recibir la solicitud del Jefe del Departamento de Contabilidad y

Finanzas. 1 C

Clave de Letras: A. Directora Administrativa.

B. Secretaria


2 B

Enviar el oficio al Departamento de Contabilidad para revisión y visto

bueno. 3 B

Sacar copia del oficio y enviar para acuse de recibido a la Institución

Bancaria.

Recabar la firma de autorización de la Directora Administrativa y del

Director General. 5 A

6 B

¿Está

correcto?

No

Si

FIN

Oficio

FIN

4 B

Enviar el contrato con las firmas originales a la institución bancaria.

8 B

Recibir el contrato bancario y recabar las firmas de las personas

autorizadas para el manejo de cuentas. 7 B

Enviar copia del acuse del oficio y del contrato bancario al Depto.

Contabilidad para su registro y seguimiento. 9 B

Archivar

10 B

19



1.

Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas

Elabora y envía la solicitud para la apertura de cuenta bancaria.

Solicitud

2.

Secretaria

Elaborar el oficio donde se solicita la apertura de la cuenta a nombre de la Institución Bancaria.

Oficio

3. Enviar el oficio al Departamento de Contabilidad para revisión y visto bueno.

Oficio

4. Corregir los datos requeridos y reenviar a revisión y visto bueno al Departamento de Contabilidad.

Oficio


Recabar la firma de autorización de la Directora Administrativa y del Director General.

Oficio

6.

Secretaria

Sacar copia del oficio y enviar para acuse de recibido a la Institución Bancaria.

Oficio

7. Recibir el contrato bancario y recabar las firmas de las personas autorizadas para el manejo de cuentas.

Contrato

8. Secretaria Enviar el contrato con las firmas originales a la institución bancaria

Contrato

9. Secretaria Enviar copia del acuse del oficio y del contrato bancario al Depto. Contabilidad para su registro y seguimiento.

Oficio y Contrato

10. Secretaria Archivar. Oficio y Contrato

20

Procedimiento 5.

CANCELACION DE CUENTAS BANCARIAS

Objetivo: Cancelar cuentas bancarias que ya no sean necesarias para el manejo de recursos financieros.


Políticas: 1. Recibir solicitud por escrito firmada por el Jefe del Departamento

de Contabilidad y Finanzas.

2. Enviar oficio de solicitud de cancelación de cuenta bancaria a

revisión invariablemente a al Jefe del Departamento de

Contabilidad y Finanzas antes de pasar a firma de autorización de

la Directora Administrativa y del Director General.

3. Revisar sellos y firmas de acuse de recibido de la Institución

Bancaria antes de enviar copia al Departamento de Contabilidad

y Finanzas.

Responsabilidades: La Directora Administrativa y el Director General serán las personas facultadas para autorizar este procedimiento.



21

Diagrama de Flujo

Enviar copia del acuse del oficio al Depto. Contabilidad para su registro

y seguimiento.

Elaborar el oficio donde se solicita la cancelación de la cuenta a nombre de

la Institución Bancaria.

Inicio

Recibir la solicitud del Jefe del Departamento de Contabilidad y

Finanzas. 1 C

Clave de Letras: A. Directora Administrativa. B. Secretaria C. Jefe de Departamento

2 B

Enviar el oficio al Departamento de Contabilidad para revisión y visto

bueno. 3 B

Sacar copia del oficio y enviar para acuse de recibido a la Institución

Bancaria.



6 B

FIN

Oficio

FIN

Archivar

8 B


Departamento de Contabilidad.

4 B

¿Está correcto?

7 B

22



1.


Elabora y envía la solicitud para la cancelación de cuenta bancaria.

Solicitud

2.

Secretaria

Elaborar el oficio donde se solicita la cancelación de la cuenta a nombre de la Institución Bancaria.

Oficio

3. Enviar el oficio al Departamento de Contabilidad para revisión y visto bueno.

Oficio

4. Corregir los datos requeridos y reenviar a revisión y visto bueno al Departamento de Contabilidad.

Oficio


Recabar la firma de autorización de la Directora Administrativa y del Director General.

Oficio

6. Secretaria Sacar copia del oficio y enviar para acuse de recibido a la Institución Bancaria.

Oficio

7. Secretaria Enviar copia del acuse del oficio bancario al Depto. Contabilidad para su registro y seguimiento.

Oficio

8. Secretaria Archivar. Oficio

23

Procedimiento 6.

RECEPCION DE RECURSOS PROGRAMAS RAMO 12

Objetivo: Enviar la documentación requerida por DIF Nacional para la recepción de recursos financieros de los programas sujetos a Reglas de Operación (Ramo 12).

Frecuencia: Anual

Políticas: 1. Iniciar el trámite a partir de la recepción del oficio de autorización de recursos de DIF Nacional.

2. Revisar diariamente el Sistema de Cuentas de los Estados (SICUE) para imprimir los Avisos de Radicación de Recursos para proceder a la elaboración del recibo de subsidio correspondiente.

3. Enviar oficio con la documentación a revisión invariablemente al Director Administrativo antes de pasar a firma de autorización del Director General.

4. Incluir copia de la guía de paquetería en el correo que se envía a DIF Nacional con los documentos.

Responsabilidades: El Director General será la persona facultada para autorizar este procedimiento.

El Director Administrativo debe revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.


24

Diagrama de Flujo

Al finalizar el ejercicio fiscal, enviar oficio a la Secretaria de Hacienda

solicitando los rendimientos financieros y la cancelación de la

cuenta bancaria. (Seguir los pasos 4, 5 y 11 de este Procedimiento).


Director General, sacar copia de los documentos y enviar a DIF Nacional.

Enviar copia del acuse del oficio al Depto. Contabilidad para su registro

y seguimiento.

Elaborar un oficio a nombre de la Secretaria de Hacienda de Gobierno

del Estado solicitando la apertura de la cuenta bancaria.

Inicio

Recibir el oficio de autorización de recursos de DIF Nacional para los

programas sujetos a Reglas de Operación (Ramo 12). 1 A


3 B

Recibir y revisar los documentos de la cuenta bancaria de la Secretaria

de Hacienda y complementar el total de los documentos requeridos por

DIF Nacional. 6 B

8 A

FIN

Oficio

FIN

Archivar

13 B

B

11 B

Elaborar un oficio a nombre de DIF Nacional y anexar el total de los

documentos requeridos.

7 B

Revisar diariamente el Sistema de Cuentas de los Estados (SICUE) en la

Página Web de DIF Nacional para imprimir el Aviso de Radicación de

Recursos. 9 B

Elaborar el Recibo de Subsidio y el Oficio, siguiendo el Procedimiento 1.

“Elaboración de Recibos de Subsidios” y enviar a la Secretaria de Hacienda.

10 B

Imprimir las Reglas de Operación publicadas en el Diario Oficial de la

Federación y anexar al siguiente documento.

2 B



Sacar copia del oficio y enviar para acuse de recibido a la Secretaría de

Hacienda. 5 B

12

B

25




Recibir el oficio de autorización de recursos de DIF Nacional para los programas sujetos a Reglas de Operación (Ramo 12).

Oficio

2. Secretaria

Imprimir las Reglas de Operación publicadas en el Diario Oficial de la Federación y anexar al oficio de la Secretaria de Hacienda (entrar a la página de DIF nacional: www.dif.sip.gob.mx/Publicación y políticas asistenciales, dar clic en el lado derecho en “Sistemas Estatales y Municipales.- SICUE”):

1. Usuario: CHIHUAHUA 2. Capturar la clave: CHH06

Reglas de Operación

3. Secretaria Elaborar un oficio a nombre de la Secretaria de Hacienda de Gobierno del Estado solicitando la apertura de la cuenta bancaria.

Oficio


Recabar la firma de autorización del Director Administrativo y del Director General.

Oficio

5. Secretaria Sacar copia del oficio y enviar para acuse de recibido a la Secretaría de Hacienda.

Oficio

6. Secretaria Recibir y revisar los documentos de la cuenta bancaria de la Secretaria de Hacienda y complementar el total de los documentos requeridos por DIF Nacional.

Documentos bancarios

7. Secretaria Elaborar un oficio a nombre de DIF Nacional y anexar el total de los documentos requeridos.

Oficio

8. Directora Administrativa y Secretaria

Recabar la firma de autorización del Director Administrativo y del Director General, sacar copia de los documentos y enviar a DIF Nacional por correo electrónico y vía paquetería.

Oficio

9. Secretaria Revisar diariamente el Sistema de Cuentas de los Estados (SICUE) en la Página Web de DIF Nacional para imprimir el Aviso de Radicación de Recursos.

Aviso de Radicación de

Recursos

10. Secretaria Elaborar el Recibo de Subsidio y el Oficio, siguiendo el Procedimiento 3. “Elaboración de Recibos de Subsidios” y enviar a la Secretaria de Hacienda.

Recibo de Subsidio y Oficio

11. Secretaria Enviar copia del acuse del oficio al Depto. Contabilidad para su registro y seguimiento.

Oficio

12. Secretaria

Al finalizar el ejercicio fiscal, enviar oficio a la Secretaria de Hacienda solicitando los rendimientos financieros y la cancelación de la cuenta bancaria. (Seguir los pasos 4, 5 y 11 de este Procedimiento).

Oficio

13. Secretaria Archivar

Oficios, documentos bancarios y Avisos de

Radicación de Recursos

26

Procedimiento 7.

ACTUALIZACION DE POLIZAS DE SEGUROS

Objetivo: Mantener vigentes las pólizas de seguros del personal, flotilla de vehículos y edificios.

Frecuencia: Anual

Políticas: 1. Recibir solicitudes por escrito firmadas por el Coordinador de Recursos Materiales y por el Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

2. Enviar a revisión y seguimiento invariablemente al Jefe del Departamento Jurídico Administrativo para el trámite correspondiente antes de pasar a firma de autorización del Director Administrativo.

3. Revisar que los datos de las pólizas estén correctos y completos.

4. Enviar copia a los Departamentos solicitantes.

5. Tramitar el pago a la Agencia de Seguros con un mínimo de 10 días hábiles antes de la fecha de su vencimiento.

Responsabilidades: El Director Administrativo y el Director General serán las personas facultadas para autorizar este procedimiento.

El Jefe del Departamento Jurídico debe revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.


27

Diagrama de Flujo

Relacionar las correcciones observadas y reenviar al Departamento Jurídico

para el trámite correspondiente.

Elaborar y/o actualizar relación de pólizas y la solicitud de cheque para el pago.

Inicio

Recibir la solicitud del Jefe del Departamento de Recursos Humanos y

del Coordinador de Recursos Materiales. 1 C

Clave de Letras: A. Director Administrativo. B. Secretaria C. Jefe de Departamento

6 B

Enviar al Departamento Jurídico para su trámite y seguimiento ante la

Agencia de Seguros. 2 C

Sacar copia de las pólizas y enviar para acuse de recibido al

Departamento de Recursos Humanos y a la Coordinación de

Recursos Materiales según corresponda. 5 B

¿Están

correctos?

No

Si

FIN

Oficio

FIN

4 B

Pasar a revisión y autorización del Director Administrativo.

7 A

Enviar al Depto. Contabilidad para su registro y seguimiento.

8 C

Archivar

9 B

Recibir y revisar las Pólizas de Seguro originales para resguardo y las

facturas. 3 B

28



1.

Coordinador de Recursos Materiales y Jefe del Departamento de Recursos Humanos

Recibir la solicitud del Jefe del Departamento de Recursos Humanos y del Coordinador de Recursos Materiales.

Solicitud

2. Departamento Jurídico

Enviar al Departamento Jurídico para su trámite y seguimiento ante la Agencia de Seguros.

Solicitud

3.

Secretaria

Recibir y revisar las Pólizas de Seguro originales para resguardo y las facturas. Es importante checar bien los recibos y los números de series de los vehículos (montos, vencimientos, proporcional, etc.)

Pólizas de Seguros

4. Relacionar las correcciones observadas y reenviar al Departamento Jurídico para el trámite correspondiente.

Pólizas de Seguros

5.

Sacar copia de las pólizas y enviar para acuse de recibido al Departamento de Recursos Humanos y a la Coordinación de Recursos Materiales según corresponda.

Pólizas de Seguros

6. Elaborar y/o actualizar relación de pólizas y la solicitud de cheque para el pago.

Relación de Pólizas de Seguros y

Solicitud de Cheque



Solicitud de Cheque

8.



Solicitud de Cheque

9. Secretaria Archivar. Pólizas

29

Procedimiento 8.

PAGO DE SERVICIOS DE VOZ Y DE DATOS TELCEL

Objetivo: Contar invariablemente con el servicio de voz y datos de la empresa Telcel.

Frecuencia: Mensual

Políticas: 1. A partir del día 26 de cada mes, solicitar vía correo electrónico la factura al Ejecutivo de Cuenta de Telcel.

2. Elaborar relación de consumo y comparativo mensuales y anuales y pasar a revisión invariablemente al Director Administrativo.

3. Enviar invariablemente al Ejecutivo de Cuenta Telcel copia del recibo de pago para su aplicación y así evitar cortes de servicio.

Responsabilidades: El Director Administrativo será la persona facultada para autorizar este procedimiento.



30

Diagrama de Flujo

¿Están

dentro del límite

autorizado?? autorizados?

Elaborar y revisar la relación de consumos por usuario y actualizar los comparativos mensuales y anuales.


Inicio

Solicitar la factura mensual vía correo electrónico al Ejecutivo de Cuenta

Telcel. 1 B


2 B

Escanear y enviar vía correo electrónico el comprobante de pago al Ejecutivo de Cuenta Telcel para su

registro y aplicación. Pasar a revisión y autorización del

Director Administrativo. 5 A

8 B

Oficio

FIN

Archivar

9 B

6 B

Elaborar solicitud de cheque para el pago.

4 B

Recibir del Depto. Contabilidad copia del comprobante de pago.

7 C

Elaborar solicitud al Departamento de Contabilidad con copia al usuario para

el descuento de la diferencia vía nomina.

3 B

No

Si

31



1. Secretaria

Solicitar la factura mensual vía correo electrónico ([email protected]) y/o vía telefónica al (614) 439-47-77 a la Lic. Patricia Gutiérrez Alvarado, Asesora de Servicios a Clientes Corporativos Telcel.

Correo electrónico

2.

Secretaria

Elaborar y revisar la relación de consumos por usuario y actualizar los comparativos mensuales y anuales ubicados en: Datos (F:)/ Mis Documentos/Teléfonos Celulares y Ipad´s/Telcel.

Relación de Consumos

3.

Elaborar Memorándum solicitando al Departamento de Contabilidad el descuento de la diferencia vía nomina (con copia al usuario para).

Memorándum

4. Elaborar solicitud de cheque para el pago.

Solicitud de Cheque



Solicitud de Cheque y Relación

Consumos

6.

Secretaria

Sacar copia para el Acuse de Recibido y enviar al Depto. Contabilidad para su registro y seguimiento.

Solicitud de Cheque y Relación

Consumos

7. Recibir del Depto. Contabilidad copia del comprobante de pago.

Solicitud de Cheque

8.

Escanear y enviar vía correo electrónico el comprobante de pago al Ejecutivo de Cuenta Telcel para su registro y aplicación, Asesora de Servicios a Clientes Corporativos Telcel.

Comprobante de pago

9. Archivar. Oficio

mailto:[email protected]

32

Procedimiento 9.

PAGO DE SERVICIOS DE VOZ Y DE DATOS NEXTEL

Objetivo: Contar invariablemente con el servicio de voz y datos de la empresa Nextel.

Frecuencia: Mensual

Políticas: 1. A partir del día 07 de cada mes, descargar la factura de la página de Nextel.

2. Elaborar relación de consumo y comparativo mensuales y anuales y pasar a

revisión invariablemente al Director Administrativo.

3. Supervisar el trámite de pago para su aplicación y así evitar cortes de

servicio.




33

Diagrama de Flujo

Elaborar y revisar la relación de consumos por usuario y actualizar los comparativos mensuales y anuales.


Inicio

Descargar la factura mensual vía internet.

1 B


2 B


4 A

Oficio

FIN

Archivar

7 B

5 B

Elaborar solicitud de cheque para el pago.

3 B

Recibir del Depto. Contabilidad copia del comprobante de pago.

6 C

34



1. Secretaria

Descargar la factura mensual vía internet en https://sco.nextel.com.mx/ReportesOLB/: Capturar el número de Cuenta: 1.22719340 Capturar la Clave (Master PIN): 990346

Factura

2. Secretaria

Elaborar y revisar la relación de consumos por usuario y actualizar los comparativos mensuales y anuales ubicados en: Datos (F:)/ Mis Documentos/Teléfonos Celulares y Ipad´s/Nextel.


3. Elaborar solicitud de cheque para el pago. Solicitud de

Cheque



Solicitud de Cheque y


5.

Secretaria

Sacar copia para el Acuse de Recibido y enviar al Depto. Contabilidad para su registro y seguimiento.

Solicitud de Cheque

6. Recibir del Depto. Contabilidad copia del comprobante de pago.

Comprobante de Pago

7. Archivar.

Solicitud de Cheque,

Relación de Consumos y

Comprobante de Pago

https://sco.nextel.com.mx/ReportesOLB/

35

Procedimiento 10.

COMPRA DE BOLETOS DE AVIÓN

Objetivo: Apoyar al personal para sus traslados aéreos.


Políticas: 1. Solicitar cuando menos 3 cotizaciones al proveedor de servicios.

2. Verificar que el formato de solicitud de boletos de avión cuente con la firma de autorización del Director o Coordinador correspondiente y que lleve anexa la justificación correspondiente (invitación y programa de actividades, solicitud, etc.) y copia de la solicitud de viáticos con la firma de autorización del Director General.

3. Supervisar el trámite de pago para su aplicación y así evitar suspensión del servicio.




36

Diagrama de Flujo

Recibir formato de Solicitud de Boletos de Avión con copia anexa de la

solicitud de viáticos y justificantes del viaje.

. Enviar al Depto. Contabilidad para su

registro y seguimiento.

Inicio

Recibir vía correo electrónico la solicitud de cotización de vuelos.

1 B

Clave de Letras: A. Directora Administrativa. B. Secretaria C. Jefe del Departamento

4 B

Pasar a revisión y recabar firma de autorización del Director

Administrativo.

10 A

Oficio

FIN

Archivar

12 B

11 B

Recibir la factura del proveedor y Elaborar solicitud de cheque para el

pago. 9 B

Anexar cotizaciones de vuelo impresas y pasar a revisión y autorización del

Director a la Administrativo. 5 A

Solicitar la cotización de vuelos a la Agencia de Viajes vía correo

electrónico. 2 B

Solicitar a la Agencia de Viajes la compra de los boletos de avión vía telefónica y/o correo electrónico.

6 B

Recibir confirmación de recibido y de visto bueno.

8 C

Enviar al solicitante la cotización de vuelos vía correo electrónico para que elija horarios y elabore la solicitud de

boletos de avión. 3 C

Recibir itinerario de vuelo y enviar al solicitante.

7 B

37



1. Secretaria

Recibir vía correo electrónico la solicitud de cotización de vuelos.

Correo electrónico

2. Solicitar la cotización de vuelos a la Agencia de Viajes vía correo electrónico.

Correo electrónico

3. Jefe de Departamento

Enviar al solicitante la cotización de vuelos vía correo electrónico para que elija horarios y elabore la solicitud de boletos de avión.

Correo electrónico

4. Secretaria Recibir formato de Solicitud de Boletos de Avión con copia anexa de la solicitud de viáticos y justificantes del viaje. Anexo 1

Solicitud de Boleto de Avión


Anexar cotizaciones de vuelo impresas y pasar a revisión y autorización del Director a la Administrativo.

Solicitud de Boleto de Avión

6. Secretaria

Solicitar a la Agencia de Viajes la compra de los boletos de avión vía telefónica y/o correo electrónico.

Correo electrónico

7. Recibir itinerario de vuelo y enviar al solicitante.

Itinerario de Vuelo

8. Jefe de Departamento

Recibir confirmación de recibido y de visto bueno.

Correo electrónico

9. Secretaria Recibir la factura del proveedor y Elaborar solicitud de cheque para el pago.

Factura y Solicitud de

Cheque


Pasar a revisión y recabar firma de autorización del Director Administrativo.

Solicitud de Cheque

11. Secretaria


Solicitud de Cheque

12. Archivar Solicitud de

Cheque

38

Procedimiento 11.

CONTROL DE GUÍAS PREPAGADAS DE PAQUETERÍA

Objetivo: Contar invariablemente Guías Prepagadas para el envío de Documentos y Paquetería.


Políticas: 1. Solicitar con anticipación las guías prepagas al proveedor de servicios de paquetería para tener en stock.

2. Elaborar relación de consumo por área para anexar a la factura.




39

Diagrama de Flujo

Recibir y resguardar las Guías Prepagadas de Paquetería.


Inicio

Solicitar al proveedor el envío de las Guías Prepagadas de Paquetería.

1 B


2 B

Entregar al solicitante y elaborar relación de consumo por área.

3 B

FIN

Archivar

7 B

6 C

Anexar a la factura la relación de consumo.

5 B

Requerir al solicitante una justificación por escrito.

¿Lleva sobrepeso de

2 kilos? No

Si

4 C

40



6.

Secretaria

Solicitar vía telefónica (Tel. 614-416-76-00) y/o vía correo electrónico ([email protected]) al proveedor el envío de las Guías Prepagadas de Paquetería.

Correo Electrónico

7. Recibir y resguardar las Guías Prepagadas de Paquetería.

Guías de Paquetería

8. Cada vez que alguien solicita una guía, se anota la fecha, nombre, cantidad y los números de las guías.

Relación de Consumo

9. Jefe Departamento

Si llega un cobro por sobrepreso de más de 2 kilos, se pide a la persona correspondiente que envíe un correo electrónico, memorándum, oficio o escrito firmado por su jefe directo.

Correo electrónico,

memorándum, escrito.

10. Secretaria Anexar a la factura la relación de consumo. Factura

11. Jefe Departamento de Contabilidad y

Finanzas


Factura

12. Secretaria Archivar Factura


41

B. COORDINACIÓN DE RECURSOS MATERIALES

42

Procedimiento 1. Mantenimiento general de inmuebles

Responsable Actividad Documentos Involucrados

Usuarios

Secretaria del departamento Coordinador de recursos materiales

Auxiliares y técnicos

Especializados de

mantenimiento

Secretaria del departamento

1. Empleados o clientes internos informan al departamento de recursos materiales la existencia de alguna falla y solicitan su atención

2. El departamento de recursos materiales elabora y reporta incidencias y turna el reporte. Anexo 2

3. El departamento de recursos materiales analiza la solicitud y verifica los requerimientos.

4. Se determina si los trabajos requeridos pueden atenderse con el personal propio y si pueden llevarse acabo de esta manera, se revisa si el monto al que ascienden los insumos no rebasa la asignación del fondo revolvente o caja chica.

5. Se analiza la factibilidad de contratación de servicios externos en caso de que no se realicen internamente

6. Si se realizan a través de servicios contratados o internamente se elabora orden de servicio en el “Programa de mantenimiento de inmuebles, maquinaria y equipos” se imprime y se entrega al responsable de la ejecución del trabajo. Anexo 3

7. Se ejecutan los trabajos requeridos 8. Se supervisan avances y conclusión de los mismos, si

no se realizan correctamente se ejecutan nuevamente las acciones requeridas hasta considerarse adecuados.

9. Si no se realiza en forma correcta, se verifica la satisfacción del solicitante y recaba firma de conclusión en orden de servicio.

10. Se notifica al departamento de recursos materiales la conclusión satisfactoria de los trabajos efectuados en las diferentes áreas.

11. En caso de que se hayan contratados servicios externos para la realización de diferentes trabajos, se reciben facturas del proveedor.

12. Se revisan facturas cotejándolas contra órdenes de servicio.

13. Si existe alguna discrepancia, se llevan a cabo las aclaraciones pertinentes hasta su solución.

Formato de Reporte de Incidencias

Ordenes de servicios


Facturas

Facturas

43


Coordinador de recursos materiales


Auxiliares y técnicos

especializados de

mantenimiento Secretaria del departamento Coordinador de recursos materiales



14. Se firman las facturas y se turnan al departamento de contabilidad y finanzas para la programación del pago correspondiente.

15. Se captura la fecha de terminación de trabajos y datos de facturación en el “Programa de mantenimiento de inmuebles”.

16. Se archiva orden de servicios firmada y copia de la factura en el expediente de cada proveedor de servicios.

17. En el caso de que se pueda realizar los trabajos de mantenimiento requeridos con nuestro personal, pero que el monto de los insumos rebase el monto asignado para el fondo revolvente o caja chica.

18. Se elabora la requisición de compra con la lista de los materiales requeridos.

19. Se turna original y copia de la requisición a la dirección administrativa para su autorización y se autoriza la requisición en el sistema.

20. En caso de que no se reciba autorización se analizan diversas alternativas para la solicitud.

21. Si se recibe autorización, se turna original de la requisición al área de Adquisiciones.

22. Se archiva copia de la requisición autoriza con acuse de recibo por el área de Adquisiciones en el consecutivo correspondiente.

23. El área de Adquisiciones lleva a cabo las acciones pertinentes y se reciben del proveedor los materiales solicitados.

24. Se ejecutan los trabajos de mantenimiento requeridos, se supervisan y demás acciones descritas de los pasos del 7 al 16.

Ordenes de

servicios

Facturas


Requisición de

compra

Requisición de compra

44

45

46

Procedimiento 2. Mantenimiento vehicular preventivo


Jefe de control de vehículos Auxiliares técnicos o supervisores Jefe de control de vehículos Coordinador de recursos materiales Jefe de control de vehículos Auxiliares técnicos o supervisores Jefe de control de vehículos

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

1. Se programa mantenimiento preventivo a la flotilla

vehicular, de acuerdo a los estándares y kilometraje

que se obtienen del “Programa vehicular”.

2. Se elabora un expediente por cada vehículo y se

capturan datos en el “Programa vehicular”.

3. Se revisa control de cada vehículo en el “Programa de

mantenimiento vehicular”.

4. Si no se requiere mantenimiento, los vehículos

continúan en operación normal.

5. Si se determina que se requiere, se elabora una

orden de servicio en el “Programa de

mantenimiento vehicular”. se imprime y se firma y

se turna a la dirección administrativa para su

autorización.

6. Se recibe orden de servicio con la anuencia de

dirección administrativa.

7. Se envía vehículo con original de la orden de servicio

a taller seleccionado de acuerdo a la lista de

proveedores autorizados.

8. Se archiva la copia de la orden de servicio en el

expediente de cada vehículo.

9. Se verifica el mantenimiento otorgado a los

vehículos.

10. Si el trabajo otorgado no es satisfactorio, se regresa

al taller haciendo valida la garantía del servicio.

11. Se firma en el taller o se recibe en oficina, la factura

original del servicio otorgado y se conserva una

copia.

12. Se pone nuevamente en operación del vehículo

después del mantenimiento preventivo.

Orden de servicio Orden de servicio Orden de servicio Factura

47


Jefe de

Control de vehículos


Jefe de Control de vehículos


13. Se captura la información de la copia de la factura en

el “Programa de mantenimiento vehicular”.

14. Se archiva una copia de la factura en el expediente

correspondiente a cada vehículo.

15. Se reciben las facturas originales del proveedor.

16. Se revisan las facturas cotejándolas contra órdenes

de servicio.

17. Si existe alguna discrepancia, se efectúan las

aclaraciones pertinentes.

18. Se firman las facturas y se turnan al departamento

de contabilidad y finanzas para la programación del

pago correspondiente.

Factura

Factura

48

49

Procedimiento 3. Mantenimiento vehicular correctivo


Jefe de

control de vehículos Auxiliares técnicos o

supervisores


Jefe de oficina de control de vehículos

1. Se recibe reporte de falla mecánica o daño por parte

de los usuarios de algún vehículo. 2. Se revisan condiciones del vehículo y “Programa de

mantenimiento vehicular”. 3. En caso de que no se amerite ninguna acción

requiera mantenimiento, se pone en operación el vehículo.

4. Si se determina que requiere mantenimiento, se elabora una orden de servicio en el “Programa de mantenimiento vehicular”, se firma y se turna a dirección administrativa para su autorización.

5. Se recibe orden de servicio de dirección administrativa y se revisa si fue firmada

6. En caso de que no se haya autorizado la orden de servicio por exceder los montos esperados o alguna otra circunstancia se buscan otras alternativas para la atención del caso (piezas usadas, entre otras) inclusive la posibilidad de dar de baja los vehículos cuando el monto de las reparaciones exceda su propio valor.

Orden de servicio

Orden de servicio

Orden de servicio

50


Jefe de

control de vehículos

Auxiliares técnicos o

supervisores Jefe de

control de vehículos


Jefe de control de vehículos


7. Si se autorizo la orden de servicio por la dirección

administrativa, se envía el vehículo junto con la orden original al taller seleccionado.

8. Se archiva la copia de la orden de servicio en el expediente de cada vehículo.

9. Se verifica el mantenimiento otorgado al vehículo. 10. En caso de que no se haya hecho el servicio

satisfactoriamente, se regresa al taller haciendo valida la garantía de servicio.

11. Si se recibió satisfactoriamente el vehículo se pone nuevamente en operación.

12. Se captura la información de la copia de la factura en el “Programa de mantenimiento vehicular” anotando la fecha de terminación del servicio, numero de la factura e importe.

13. Se archiva una copia de la factura en el expediente del vehículo.

14. Se reciben las facturas originales del proveedor. 15. Se revisan las facturas cotejándolas contra órdenes

de servicios.

16. Si existe alguna discrepancia, se efectúan las aclaraciones pertinentes.

17. Se firman las facturas y se turnan al departamento de contabilidad y finanzas para la programación del pago correspondiente

Orden de servicio

Factura

Factura

Factura

51

52

Procedimiento 4. Control de servicios subrogados


Coordinador de

recursos materiales


Coordinador de

recursos materiales

Jefe de departamento de

jurídico

Coordinador de recursos

materiales

Jefe de departamento de

jurídico

1. De acuerdo a las necesidades, se determinan las condiciones y

alcance para que se consideren en la licitación pública para la contratación de prestadores de servicio.

2. Se solicita al departamento jurídico elaborar contratos de servicios subrogados.

3. Se recibe el departamento jurídico copia de los contratos celebrados anualmente.

4. Se establece coordinación con los prestadores de servicios para hacer recorridos por las áreas y ultimar acuerdos del contrato.

5. Se verifica que se cumpla con la totalidad de las condicionas del contrato y se cuente con los insumos, herramientas y materiales apropiados.

6. Si se presta un servicio acorde a las expectativas, periódicamente se reciben las facturas por servicios prestados y se verifican los montos contratados.

7. Se capturan datos de la facturación de la presentación de los servicios en el “Programa de mantenimiento de inmuebles, maquinaria y equipo”.

8. Se turnan las facturas con el visto bueno, al departamento de contabilidad y finanzas para la programación del pago.

9. En el supuesto de que no se prestaran los servicios contratados, acordes a las expectativas y condiciones pactadas, se exige el cumplimiento al prestador de servicios.

10. Una vez tratado el problema con el prestador de servicio, se espera la solución del mismo y se verifica nuevamente que la prestación sea acorde a las expectativas. En caso de obtener una respuesta favorable, se continúa con el procedimiento de recepción de facturas descrito en el paso 5.

11. Si no se resuelve el problema y el servicio no es acorde a lo pactado, se toman las medidas pertinentes considerando la terminación del contrato con el prestador de servicios.

53

54

Procedimiento 5. Manejo de fondo fijo revolvente para gastos menores



supervisores Secretaria del departamento


supervisores


Coordinador de recursos Materiales


MANEJO DE RECURSOS PARA GASTOS MENORES DE $500.00

1. De acuerdo con las políticas administrativas, se solicitan compras de insumos para atender algún requerimiento.

2. Si el costo rebasa el monto autorizado, se solicitan insumos por medio de requisición de compra.

3. Si el costo de los insumos es inferior a $500.00 se indica al departamento de recursos materiales la necesidad de efectuar la compra.

4. Se adquieren los insumos para cubrir las necesidades y se recaba la factura o nota de remisión dependiendo del monto.

5. Se recaba la firma del solicitante del servicio. Para el cual se requirió, en la factura o nota anotándose la leyenda “recibí el bien”.

6. En el departamento de recursos materiales se elabora oficio solicitando el rembolso del fondo revolvente, en el cual se anexan los comprobantes de compra y se describe y se describe donde se aplico el recurso.

7. Se turna oficio con comprobantes al departamento de contabilidad para su anuencia.

8. Con la aprobación del departamento de recursos materiales, se turna oficio de solicitud de cheque al departamento de contabilidad y finanzas.

9. Se recibe cheque de rembolso. 10. Se cambia cheque en la institución bancaria y se

integran los recursos al fondo revolvente para gastos menores.

Requisición de compra

Factura o nota de remisión

Oficios con notas y facturas

Cheque

55

56

C. COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Y COMUNICACIÓNES

57

Procedimiento 1

Nombre Solicitud, atención y conclusión de soporte técnico a usuarios a través del

“Help Desk” Mesa de Ayuda.

Objetivo Atender a las necesidades de los usuarios de equipo de cómputo para

mantener en óptimas condiciones sus equipos y los programas que utilizan

para el desarrollo de sus actividades diarias.

Frecuencia Diariamente.

Responsable A quien corresponda según el tipo de soporte

Normas Las solicitudes para recibir soporte técnico por parte de los usuarios se recibirán vía sistema a través del Sistema Integral DIF (SIDIF) en el cual el usuario llenara un formulario con el asunto, la descripción clara de la problemática a resolver y el área donde se dará el soporte, de ser posible poner en la descripción un teléfono para cualquier aclaración respecto a la solicitud. Las solicitudes se atenderán en el orden que lleguen, dando prioridad a solicitudes urgentes de acuerdo al siguiente criterio: 1.- Solicitudes que afecten las cajas de cobro 2.- Áreas críticas de atención directa a beneficiarios que no pueden esperar. 3.- Solicitudes de Dirección General. 3.- Demás áreas de acuerdo a la lista de espera. El Área de Soporte técnico podrá solicitar más información vía telefónica o personal para aclarar la solicitud. Toda Solicitud aunque sea urgente y se haya recibido primero vía telefónica deberá estar capturada en el sistema, sea antes o después de haberse realizado el soporte por parte del usuario beneficiado, esto para que quede registrado y no afecte a las estadísticas de atención a usuarios.

58

Área Actividad Descripción

Soporte

Técnico y

Mantenimiento

1 El usuario accesa al Sistema Integral DIF (sistema.difchihuahua.gob.mx) con sus credenciales que le fueron entregadas por este departamento.

2 El usuario captura la solicitud de soporte en el módulo de

Mesa de Ayuda (Help Desk) del Sistema Integral DIF

3 Un usuario administrador accesa al sistema y analiza la solicitud:

4 Si compete al departamento se atiende la solicitud y se informa a través del sistema que será asignada al personal calificado para realizar el soporte.

5 Si no compete, se le llama al usuario y se le informa que no compete al departamento atender dicha solicitud y cierra el soporte con esa conclusión.

6 Una vez asignado el soporte al personal especializado del departamento para atender la solicitud, este valora la urgencia de dicha solicitud y si realmente le compete, si no este mismo podrá reasignarla a otra área especializada:

7 Si es urgente, la atiende inmediatamente,

8 Si no, la pone en lista de espera de otras solicitudes o bien la reasignará a otra área para que sea realizada.

9 Se realiza el soporte en sitio si compete o bien de forma remota si esto es posible.

10 Una vez realizada la solicitud se cierra el soporte y se pone la conclusión del mismo.

59

PROCEDIMIENTO 1.- Solicitud, atención y conclusión de soporte técnico a usuarios a través del “Help Desk” Mesa de Ayuda.

Inicio

Usuario captura la solicitud

en el sistema

El Administrador del sistema

Analiza la solicitud:

Es

posible??

Si

No

Llamar al usuario e informar

que no compete

Asignar al personal

especializado para su

realización

Es urgente?

Si

No

Se atiende en Sitio o de

forma Remota

Se pone en lista de Espera

para ser atendido

Se cierra el soporte en el

sistema y se pone la

conclusión del mismo

Fin proceso

60

Procedimiento 2

Nombre Generación de Reportes de Asistencias del Personal del DIF en

oficinas del DIF

Objetivo Apoyar con esta tarea a Recursos humanos para el cálculo de la

nomina

Frecuencia Quincenal

Responsable Jaime Andrade Madrid

Normas

Este proceso se realiza únicamente como apoyo al área de Recursos Humanos, ya que el servidor donde se encuentra el sistema de procesamiento de la asistencia del personal se encuentra en el área de sistemas. ( Este Proceso se puede realizar por personal de Recursos humanos con la debida capacitación)

61


Soporte

Técnico y

Mantenimiento

1 Acceder al sistema de Nomiplus ubicado el servidor virtual en la máquina de Manuel Díaz.

2 Firmarse como administrador.

3 Iniciar la comunicación con relojes en la pestaña tareas y esperar el proceso de Comunicación con relojes que dura aproximadamente unos 15 minutos y después de eso se procede a generar el reporte

4 En la pestaña de reportes en la tarjeta de Tiempo se selecciona procesar, Una vez abierta la pantalla se pone la fecha de inicio y fin del reporte solicitado, así como si se trata de un reporte general o bien del personal Federal del CREE

5 Una vez generado los reportes se guarda en PDF para ser enviado vía E-Mail a Recursos Humanos.

6 Se concluye el proceso.

62

PROCEDIMIENTO 2.-Generación de Reportes de Asistencias del Personal del DIF en oficinas del DIF

Inicio

Acceder a la maquina donde

se encuentra el sistema

Nomiplus

Firmarse como

administrador

Generar la tarjeta de tiempo

poniendo fecha inicio y fin

Iniciar la comunicación con

los relojes checadores

Enviar Reporte a Recursos

humanos a través de E-Mail

Fin proceso

63

Procedimiento 3

Nombre Generación de Reportes de Asistencias del Personal del DIF en Puntos

Remotos

Objetivo Apoyar con esta tarea a Recursos humanos para el cálculo de la nomina



Normas

Este proceso se realiza únicamente como apoyo al área de Recursos Humanos, ya que el servidor donde se encuentra el sistema de procesamiento de la asistencia del personal se encuentra en el área de sistemas.

64


Soporte Técnico y

Mantenimiento

1 Revisar el correo de [email protected], y cerciorarse de haber recibido los reportes de los puntos remotos correspondientes a la última quincena.

2 Acceder al sistema de CET.NET Ligth ubicado en la PC de Jaime Andrade

3 Firmarse como administrador.

4 Una vez recibidos los reportes por correo se descargan uno por uno y se descomprimen y se pasa la carpeta a la memoria USB, (El archivo debe de contener una carpeta con nombre 00000001 ó 00000002, y dentro de esta carpeta 3 archivos) (La memoria únicamente deberá contener esta carpeta).

5 Iniciar la comunicación con relojes en la pestaña tareas

6 Ir a la opción “otras funciones” e ir a descargar transacciones de easyway pendrives, Una vez terminado el proceso de Comunicación con este archivo que dura aproximadamente un 1 minuto , se hace el mismo proceso hasta que se termine con los reportes enviados por EMAIL

7 Una vez concluido con todos los reportes y haberlos sincronizado con el sistema se procede a generar el reporte

8 En la pestaña de Reportes en la tarjeta de Tiempo se selecciona procesar y una vez abierta la pantalla se pone la fecha de inicio y fin del reporte solicitado.

9 Una vez generado el reporte se guarda en PDF para ser enviado vía E-Mail a Recursos Humanos.



65

PROCEDIMIENTO 3.- Generación de Reportes de Asistencias del Personal del DIF en

Puntos Remotos

Inicio

Revisar el correo y revisar si

llegaron los reportes de los

puntos remotos.

Acceder a la maquina donde

se encuentra el sistema

CET.NET Ligth

Generar la tarjeta de tiempo

poniendo fecha inicio y fin

Sincronizar los archivos uno

por uno con el sistema

Enviar Reporte a Recursos

humanos a través de E-Mail

Fin proceso

¿Llego? Llamar para solicitar el

reporte.

Si

No

Firmarse como

administrador

Descargar reportes del

correo y pasarlo una por

uno a la USB

66

Procedimiento 4

Nombre Generación de Cuentas de Correo Electrónico a Usuarios

Objetivo Proporcionar al personal del DIF una cuenta de correo Institucional para

profesionalizar la comunicación, brindando la confianza de que se trata de

una institución seria.

Frecuencia Eventual


Normas

Este proceso se realiza únicamente cuando se recibe una solicitud para la creación de una cuenta a personal nuevo.

La cuenta de correo electrónico está compuesta por el primer nombre seguido por un punto y apellido. Ejemplo: [email protected].

El criterio para elegir una contraseña es que cumpla con las especificaciones de seguridad de cualquier correo, utilizar Mayúsculas, minúsculas y números con un mínimo de 8 caracteres.

El usuario deberá recibir personalmente o vía telefónica su contraseña.

Cuando se da de baja a una persona, se deberá de informar a esta área para dar de baja el correo.

La información que se maneja dentro del correo electrónico pertenece al DIF Estatal y podrá cuando se pertinente auditar dicha información para cerciorarse de que no se le esté dando mal uso.


67


Área de

Diagnóstico y

Mantenimiento

1 Revisar la solicitud de creación de cuenta

2 Acceder al servidor Linux donde se encuentra alojado el correo electrónico a través del Putty.exe en la dirección 148.229.10.137 puerto 65535 en una conexión SSH.

3 Firmarse con una cuenta autorizada

4 Seguir los pasos del manual técnico para acceder al directorio.

5 Crear la cuenta y contraseña del usuario

6 Probar la cuenta para verificar que haya quedado bien creada.

7 Hablar al usuario vía telefónica y proporcional la cuenta.


68

PROCEDIMIENTO 4.- Generación de cuentas de correo electrónico

Inicio

Revisar la solicitud y tener

todos los datos de la persona

a quien se va crear el correo.

Firmarse en el servidor

como usuario autorizado

Probarla cuenta para

verificar que se creó

correctamente

Seguir el manual técnico

para la creación de la cuenta

de correo

Notificar personalmente al

usuario de la creación de su

cuenta y contraseña

Fin proceso

¿Se creó?

Si

No

Seguir manual técnico para

recuperación de cuenta

69

Procedimiento 5

Nombre Adquisición de equipo de cómputo y refacciones.

Objetivo Adquirir y mantener en óptimas condiciones todos los equipos de

cómputo así como proporcionar a los usuarios las herramientas de

cómputo necesarias para la realización eficiente de sus funciones.

Frecuencia Eventual


Normas

Este proceso se realiza únicamente cuando se recibe una solicitud o existe una necesidad por algún proyecto en trámite,

La adquisición de equipo de cómputo debe de estar sujeto a la reglamentación que nos marca la secretaria de la contraloría para hacer buen uso de los recursos en materia de tecnologías de la Información y comunicaciones.

Existe un catálogo que la Dirección de Modernización y Desarrollo Tecnológico (DIMDET) nos otorga para cumplir con los estándares establecidos.

La compra de refacciones menores no requiere validación técnica por parte de la contraloría y se realiza directamente con la requisición validada y autorizada por la dirección Administrativa.

70


Área de

Diagnóstico y

Mantenimiento

1 El usuario hace la solicitud de adquisición a su jefe directo.

2 El Director administrativo válida la necesidad y autoriza la compra o rechaza y acaba el proceso.

3 Se envía una solicitud de adquisición por escrito a la coordinación de tecnologías de Información.

4 La coordinación recibe la solicitud y se analiza para poder determinar cuál es el equipo que más conviene a la necesidad

5 Se realiza la requisición en el sistema de Adquisiciones y se envía en físico al departamento de compras.

6 El departamento de compras nos envía 3 cotizaciones.

7 Se elabora el proyecto para la validación en la secretaria de la contraloría (GOGUTI)

8 Se anexan las cotizaciones y se firma por el coordinador de TICS y se lleva a firmas de la Dirección administrativa y Dirección General

9 La dirección administrativa realiza un oficio que se anexa con los formatos llenos y firmados.

10 Se envía físicamente a la Dirección de Modernización y Desarrollo Tecnológico de la secretaria de la controlaría.

11 Una vez recibido por la contraloría, este valida el proyecto y nos envía la autorización de la compra o el rechazo de la misma (esto tarda como 2 semanas).

12 Una vez devuelta la validación se lleva al departamento de compras para proceder a la adquisición.

13 Una vez recibido el equipo se da de alta en el inventario y se entrega al usuario final.

14 Fin de proceso

71

PROCEDIMIENTO 5.- Adquisición de equipo de cómputo y refacciones

Inicio

El usuario hace la solicitud

de compra con Justificación.

El Director administrativo

válida y autoriza o Rechaza

Se analiza y se válida para

ver qué equipo es el que se

comprará

Se envía Solicitud por escrito

a la coordinación de

Tecnologías de Información

Se realiza la requisición y se

envía en físico al Dpto. de

compras.

Fin proceso

Valido

Si

No

Compras nos envía 3

cotizaciones.

1

1

Se elabora proyecto para

validación GOGUTI

Anexar cotizaciones y

firmar documento

Dirección administrativa

Realiza oficio, anexa

proyecto y enviar en físico a

la DIMDET

DIMDET VALIDA

Enviar validación a

Compras y proceder a la

adquisición

Avisar al

solicitante

firmar

documento

Dar de alta en el Inventario,

asignar al usuario y entregar

equipo

72

Procedimiento 6

Nombre Generación del archivo de aplicación de la nómina en Compaq nóminas.

Objetivo Apoyar al departamento de Recursos humanos para la generación del

Archivo de la aplicación de la nómina que se hace en el paquete Nomipaq



Normas

Este proceso se realiza de forma quincenal por solicitud del departamento de Recursos Humanos quien es el que nos proporciona el monto a depositar para validar que el archivo está correcto.

Este proceso se puede repetir cuando hay pagos extraordinarios como las primas vacacionales, aguinaldos, pagos especiales o retroactivos.

Este proceso por lo delicado que es su aplicación, el Área de recursos Humanos solicita el apoyo por parte de esta Coordinación.

73


Área de

Diagnóstico y

Mantenimiento

1 Recibir solicitud de Recursos humanos proporcionando la cantidad total de la nómina así como el periodo correspondiente.

2 Entrar al servidor de Nomipaq de forma Remota

3 Firmarse con la cuenta de administrador

4 Accesar al sistema de Nomipaq

5 Elegir empresa y periodo para generar el reporte correspondiente (Basarse en el Manual de Usuario)

6 Poner los parámetros del banco

7 Grabar el archivo con un nombre representativo que indique la empresa y el periodo que corresponde

8 Abrir el archivo con el programa Ultra Edit

9 Una vez abierto poner el documento en modo columna

10 Modificar la columna que tiene el número 5 y sustituirlo por un 4 toda la columna

11 Cambiar la columna de la fecha por la fecha programada para el depósito.

13 Poner la secuencia del archivo, que si no hay más de un archivo se deja el uno.

14 Grabar el archivo y mandar a departamento de contabilidad para que lo aplique en el banco vía web.

15 Llamar a Contabilidad para cerciorarse de haber recibido el archivo y avisar a Recursos Humanos que todo salió bien. De lo contrario reportar la incongruencia en las cantidades para que se corrija.

16 Fin de Proceso

74

PROCEDIMIENTO 6.- Generación del archivo de aplicación de la nómina en Compaq nóminas.

Inicio

Recibir el monto total de la

nómina a depositar por parte

de R.H

Firmarse en el servidor

Nomipaq como usuario

autorizado de forma Remota

Elegir la empresa y el

periodo correspondiente y

poner los parámetros del

banco y generar

Accesar al sistema Nomipaq

Abrir Archivo con Ultra Edit

corroborar que la cantidad

dada sea la que nos

proporcionaron en R.H

Fin proceso

Modificar columna de fecha

y columna de (5) cambiarlo a

(4)

¿Es Igual?

Si

No Llamar a R.H

para que lo

revisen

1

1

Enviar Archivo a

Contabilidad para su

aplicación y llamar a R.H

para Informarles

75

Procedimiento 7

Nombre Mantenimiento de Servidores y Bases de Datos.

Objetivo El fin principal de estos mantenimientos es tener una operatividad totalmente funcional y evitar en medida de lo posible cualquier contingencia que se pueda presentar en cuanto a fallo de equipos en lo que a hardware y software se refiere. Se cuentan con objetivos específicos como son :

Ampliar la vida útil y mantener en óptimo estado los equipos de cómputo.

Tener en perfectas condiciones de operatividad los equipos.

Disminuir costos, aumentar eficiencia y eficacia en el soporte tecnológico de los equipos.

Realizar y mantener el inventario actualizado de los equipos.

Frecuencia Mantenimiento Preventivo: Trimestral.

Mantenimiento Correctivo: Eventual.

Responsable Manuel Díaz Rivas

76

Normas Con el fin de lograr una buena aplicación del mantenimiento se deberá tener en consideración los diferentes elementos que componen este proceso los cuales se detallan a continuación: Mantenimiento Correctivo

o Determinar si la falla afecta el funcionamiento del servidor, por lo cual puede ser de emergencia ( el cual se debe reparar inmediatamente) y rutinario ( se puede programar la reparación para no afectar la operación)

o Solicitar Repuestos y materiales, en dado caso sean necesarios. o Reemplazar o Reparar la Pieza que presenta la situación. o Realizar Pruebas

Mantenimiento Preventivo Hardware

o CPU (gabinete y componentes): se desmonta el gabinete del rack, se limpia y lubrica la fuente de alimentación, se limpian los componentes internos del interior del gabinete con aire comprimido, se revisa el correcto funcionamiento de las unidades de disco óptico y disco duro.

o Monitores: se eliminan los residuos de polvo con material de aire comprimido, se limpian pantallas.

o Teclados: se eliminan residuos de polvo y limpia a detalle el espacio existente entre las teclas.

o Mouse: destapar y limpiar el mecanismo interno o Rack de Servidores: dar limpieza general y eliminar residuos de polvo

Software o Sobre los antivirus, se procederá a escanear y eliminar virus en caso de encontrarse. o Verificar que se encuentren las actualizaciones necesarias de seguridad del Sistema

operativo. o Revisar cambios en el software de los equipos.

o Respaldar Base de Datos, siempre y cuando el servidor las maneje.

77


Servidores

y Bases de

Datos

1 Programar mantenimiento o Reporte de falla en un Servidor

2 Determinar qué tipo de mantenimiento realizar

3 Si presenta falla realizar mantenimiento correctivo y revisar

que es lo que está ocasionando la falla.

o Determinar si la falla es de Software o Hardware. o Software:

Revisar que programa es el que está ocasionando la falla y realizar procedimiento para reparar la falla.

Realizar Pruebas. o Hardware:

Reparar o Reemplazar la pieza que está ocasionando la falla.

Realizar Pruebas.

4 Realizar el Mantenimiento Preventivo, Limpieza Interna del

CPU (Fuente de Poder, Slot, Memoria RAM, Unidades de

Almacenamiento, etc.)

5 Limpieza de Monitor, Teclado y Mouse.

6 Escaneo de Virus

7 Revisar Actualización del Sistema Operativo o de Programas

instalados

8 Respaldar Base de Datos, si es que el servidor cuenta con ellas.

9 Respaldar Servidor

10 Fin del Proceso

78

PROCEDIMIENTO 7.- Mantenimiento de Servidores y Bases de Datos.

Inicio

Fallas o Periodo de

mantenimiento

Presenta FallasMantenimiento

PreventivoMantenimiento

Correctivo

Tipo de Mantenimien

toProgramado

Revisar que es lo que esta ocasionando la

fallaLimpieza del CPU y Rack

Limpieza de Monitor, Teclado y

Mouse

Escaneo de Virus

Actualizaciones

Respaldo de Base de Datos

Respaldo de Servidor

Tipo de FallaReparar o

Reemplazar la pieza que esta fallando

De Hw

Solucionar Falla

De Sw

Solucionado

No

Fin

Procedimiento: Mantenimiento de Servidores y Bases de Datos

79

Procedimiento 8

Nombre Respaldo de servidores y bases de datos.

Objetivo Asegurar que la información generada por las diferentes unidades

administrativas, no se pierda y esté disponible en caso de desastre, o

cualquier contingencia, como daño en los discos duros, o eliminación

accidental de la Información o bien un caso de desastre físico, tanto de

las bases de datos, como de todo el sistema operativo.

Frecuencia Respaldo de Bases de Datos: Diariamente

Respaldo de Servidores: Semanalmente


Normas Respaldo de Bases de Datos Proceso de respaldo de las Bases de Datos información, incluye la siguientes actividades:

Determinar o identificar el número de aplicativos y/o bases de datos, servidores para

respaldo.

Determinar si es un respaldo automático o manual.

Verificar si el Backup es automático el sistema asigna fecha de creación de la base de

datos, si no se debe cambiar la fecha de creación de la misma.

Verificar los archivos log del servidor.

Comprimir los archivos en formato .tar, .gz, .zip o .rar si la copia de la base de datos se

realiza correctamente.

Verificar las copias comprimidas, para verificar que se pueden descomprimir cuando se

necesiten.

Volver a realizar copia por segunda vez, si el archivo log del servidor indica un error

Respaldo de Servidores

Realizar el Respaldo con Acronis Server para servidores Windows.

Verificar que la copia sea congruente.

80


Área de

Diagnóstico y

Mantenimiento

Respaldo de Base de Datos:

1 Definir si el respaldo es manual o automático.

2 En el caso que sea manual se realizar una copia de seguridad de la base de datos o en el caso de que sea automático se ejecuta el proceso dependiendo el periodo programado.

3 Se guarda en el disco asignado para los respaldo de las

base de datos.

4 Concluye el Proceso.

Respaldo de Servidores:

1 Apagar el servidor e iniciar con Acronis Server Boot.

2 Realizar un respaldo de la imagen completa del sistema operativo.

3 Guardar la imagen del servidor en el disco designado para este respaldo.

4 Concluye el Proceso

81

PROCEDIMIENTO 8.- Respaldo de servidores y bases de datos.

Inicio

Procedimiento: Respaldo de Servidores y Bases de Datos

Servidores o Bases de Datos

Respaldo Manual o Automatico

BD

Servidores

Iniciar con Boot Acronis Server

Se realiza una copia de seguridad de la

base de datos

Manual

Se ejecuta proceso automatizado para el respaldo de la base de

datos

Automáticamente

Realizar una copia completa del

sistema operativo

Se guarda en el disco externo de

red

Fin

82

Procedimiento 9

Nombre Control de Inventario de equipo de cómputo

Objetivo Mantener el control del inventario de TICS para garantizar que se encuentran

en funcionamiento, en posesión del usuario y además de llevar un registro de

la adquisición para conocer cuando el equipo es obsoleto y hay que sustituirlo

y así mismo poder realizar un plan de actualización de equipos para no caer en

la obsolescencia.

Frecuencia Revisión cada 6 meses


83

Normas

Este proceso se llevará a cabo cada seis meses generando los reportes correspondientes. El ciclo de vida de los equipos varía según su función y el deterioro que estos sufran, pero se puede definir como el tiempo durante el cual le son útiles a la institución sin provocar pérdidas de tiempo laboral. Según la naturaleza de los equipos, su ciclo de vida puede estar determinado por el tiempo de vigencia de la garantía, el tiempo que el fabricante le brinde soporte y repuestos, la capacidad del equipo para utilizar determinadas herramientas informáticas, para prestar ciertos servicios o la carga de trabajo del mismo. Los equipos se catalogan según su condición de antigüedad en la institución, lo que permite tener una medida certera y sin influencias de ningún otro tipo a la hora de plantear la renovación de los mismos.

Grupo Condición

Negra Verde Amarilla Roja

Pcs y laptops

Indefinida

0-4 años

4-5 años

Más de 5 años Impresoras

Teléfonos

Equipo de

comunicaciones

Servidores

Equipos en condición Negra : Equipos que están en el DIF, pero que no se ha podido identificar su fecha de ingreso, su número de activo, el número de activo que tiene el equipo no corresponde a una computadora en Financiero Contable, o si realmente pertenecen al DIF. Equipos en condición Verde: Son los equipos que facilitan la consecución de los objetivos de los funcionarios y que cuentan con una antigüedad menor o igual a 4 años. Equipos en condición Amarilla: Son equipos que han empezado a presentar dificultades para la consecución de los objetivos institucionales, que su tecnología se encuentra desactualizada. Estos son equipos con una antigüedad mayor a 4años y menor a 5 años. Equipos en condición Roja: Son equipos que por su antigüedad mayor a 5 años, ya no funcionan adecuadamente y no permiten que los funcionarios puedan desarrollar su trabajo eficientemente. Cada usuario deberá de firmar una hoja de resguardo del equipo asignado a él y será responsable del cuidado del mismo. En caso de robo o pérdida del equipo deberá de dar aviso al departamento de TICS y al departamento Jurídico para que se haga el acta correspondiente y se pueda dar de baja del Inventario.

84


Área de

Diagnóstico y

Mantenimiento

Revisión:

1 Programar recorrido por edificios.

2 Revisar equipo por equipo escaneando el código de barras y verificar en el sistema que el equipo este en el inventario.

3 Verificar que todo el equipo corresponda al usuario.

4 Si corresponde se firma el resguardo con fecha actualizada.

5 Si falta equipo se rastrea para ver donde quedo y a quien se le asignó.

6 Si tiene nuevo equipo se asigna y se actualiza el resguardo.

7 Si hubo cambios en el equipo se actualiza y se imprime nuevo resguardo para firma.

8 Al concluir se generan los informes de los equipos que deberá cuadrar con lo registrado en contabilidad, el equipo obsoleto y/o malas condiciones se programará sustitución y baja del inventario.

9 Concluye proceso.

Alta:

1 Registrar el nuevo equipo en el sistema de inventario, llenando todos los campos del formulario.

2 Imprimir etiqueta del inventario y pegársela al equipo.

3 Asignar el equipo al usuario correspondiente.

4 Imprimir el resguardo con fecha actualizada y solicitar la firma al usuario que se le asignó el equipo nuevo.

5 Generar los reportes correspondientes para cotejar con contabilidad y finanzas.

6 Concluye proceso.

85

PROCEDIMIENTO 9.- Control de Inventario de equipo de cómputo

Inicio

Programar Recorridos por

los Edificios

Revisar cada equipo a través del código de barras de inventario que se encuentre en el sistema

Verificacion del Equipo según el

Usuario

Corresponde?

Se Imprime el Resguardo con fecha actualizada y

se Firma

Si

Generar los Reportes

Correspondientes y Enviar a

Contabilidad

Faltante o Sobrante

No Faltante

Sobrante

Asignar el Equipo al Usuario

Rastrear el Equipo para ver

donde quedo

Alta o Revisión de Inventario

Registrar el nuevo equipo en el sistema

Imprimir etiqueta y pegarsela al

equipo

Revision

Alta

Asignar el Equipo al Usuario

Correspondiente

FIN

Control de Inventario de Equipo de Computo

86

Procedimiento 10

Nombre Mantenimiento a impresoras de Renta.

Objetivo Atender a las necesidades de los usuarios con los equipo impresión para

mantenerlos en óptimas condiciones para el desarrollo de sus actividades

diarias.

Frecuencia Diariamente.

Responsable Miguel Alexandro Ruiz Ortiz

Normas

Las solicitudes para recibir soporte técnico hacia los equipos de impresión por parte de los usuarios se recibirán vía sistema a través del Sistema Integral DIF (SIDIF) en el cual el usuario llenara un formulario con el asunto, la descripción clara de la problemática a resolver y el área donde se dará el soporte, de ser posible poner en la descripción un teléfono para cualquier aclaración respecto a la solicitud.

Las solicitudes se atenderán en el orden que lleguen, dando prioridad a solicitudes urgentes de acuerdo al siguiente criterio:

1.- Solicitudes que afecten las cajas de cobro

2.- Áreas críticas de atención directa a beneficiarios que no pueden esperar.

3.- Solicitudes de Dirección General.

3.- Demás áreas de acuerdo a la lista de espera.

El Área de Soporte técnico podrá solicitar más información vía telefónica o personal para aclarar la solicitud.

Toda Solicitud aunque sea urgente y se haya recibido primero vía telefónica deberá estar capturada en el sistema, sea antes o después de haberse realizado el soporte por parte del usuario beneficiado, esto para que quede registrado y no afecte a las estadísticas de atención a usuarios.

87


Soporte técnico y

mantenimiento

1 El usuario accesa al Sistema Integral DIF (sistema.difchihuahua.gob.mx) con sus credenciales que le fueron entregadas por este departamento.

2 El usuario captura la solicitud de soporte en el módulo de Mesa de Ayuda (Help Desk) del Sistema Integral DIF.

3 Un usuario administrador accesa al sistema y analiza la solicitud para ver si el problema necesita ser reparado por proveedor.

4 Si no se necesita llamar al proveedor acude personal de sistemas (cambiar cartucho o desatorar una hoja).

5 Si existe un problema con el equipo se reporta la falla al proveedor el cual tiene la obligación de acudir en un tiempo menor a dos horas.

6 Acude el técnico a revisar el equipo.

7 Si tiene arreglo inmediato se soluciona el problema en ese instante.

8 Si no, el problema puede ser una pieza la cual tiene que ser comprada para lo cual haría la compra y regresa a sustituir la pieza.

9 Una vez realizada la solicitud se cierra el soporte y se pone la conclusión del mismo.

88

PROCEDIMIENTO 10.- Mantenimiento a Impresoras de Renta

No

Si

No

Si

Inicio

Usuario captura la solicitud

en el sistema

El Administrador del sistema

Analiza la solicitud para ver

si se necesita reportar al

proveedor:

¿Se

necesita?

Ejemplo. Desatorar una hoja

o cambiar cartucho.

Se llama a proveedor y acude

técnico

¿Tiene

arreglo

inmediato?

Se repara el equipo y se

cierra el soporte

Se retira el técnico a comprar

la pieza dañada para volver

más tarde

Fin proceso

89

Procedimiento 11

Nombre Mantenimiento preventivo a equipo de cómputo de usuarios.

Objetivo Efectuar el servicio de mantenimiento preventivo para garantizar la

funcionalidad de los equipos de cómputo distribuidos en las diferentes áreas

del DIF Estatal.

Frecuencia Bimestral y tetramestralmente.

Responsable Arón Pérez

90

Normas

El calendario anual de mantenimiento preventivo debe de ser diseñado anualmente y deberá considerar la totalidad de equipos de cada unidad administrativa Incluyendo las unidades administrativas remotas (Subprocuradurías, Centros de Rehabilitación “CRIS y UBRS” y Centros de Recuperación Nutricional (CERENAM). El área de mantenimiento de la Coordinación de Tecnologías de la Información., deberá cumplir con las fechas establecidas en el calendario anual.

Hardware:

− El mantenimiento preventivo local, se efectuará tetramestralmente.

− El mantenimiento preventivo foráneo será programado semestralmente. Š

- Los mantenimientos preventivos serán realizados en el horario que no interfiera o afecte el trabajo de los usuarios, a menos que por necesidad sea solicitado en horario de trabajo.

-La limpieza del CPU, monitor, teclado, mouse, etc., será realizada con líquido limpiador para las partes que lo requieran.

Antes de ser firmado el reporte de servicio deberá ser encendido el equipo para verificar su buen funcionamiento por parte del usuario. Cada reporte de mantenimiento preventivo deberá estar firmado con el visto bueno del responsable de la unidad administrativa o usuario del equipo cuando el servicio esté concluido.

Software:

El usuario no está autorizado para instalar o desinstalar programas por lo que esto deberá solicitarlo al área de soporte técnico.

Puntos a verificar:

Revisar que no tenga software sin licencia e innecesario, por lo que en su caso se desinstalará del Equipo.

Antivirus actualizado y funcionando.

Compresión de los archivos y se desfragmentará el disco.

Revisar los exploradores que se tengan instalados para cerciorarse de que no se tiene algún secuestrador de Internet y eliminarlo.

91


Soporte técnico y Mantenimiento

1 Consulta el calendario de visitas y llama al responsable de la unidad administrativa para concertar cita.

2 Acude el día y hora convenida, procede a desarmar el CPU, monitor, teclado, mouse, impresora, etc.; aspira y sopletéa todas sus partes, como son tarjetas, cd-rom y lubrica los engranes de cada equipo.

3 Arma el equipo, asegurándose de colocar todos los tornillos en el sitio correcto y que embone perfectamente la cubierta de cada equipo.

4 Enciende el equipo para que el usuario verifique su buen funcionamiento.

5 NO EXISTEN FALLAS TECNICAS EN EL EQUIPO Se procede a hacer la revisión del Software, programas instalados, programación de depuración y desfragmentación de disco, revisión de firewall y Antivirus, así como la depuración de archivos temporales de internet.

6 EXISTEN FALLAS EN EL EQUIPO Comunica falla al usuario, corrige la pieza mal instalada (unidades de Cd-Rom. diskette, etc.) y/o reemplaza la pieza dañada y reinicia el equipo para que el usuario verifique su buen funcionamiento.

7 Elabora y firma hoja de servicio, recaba firma de conformidad del usuario o responsable del equipo. Termina Procedimiento. Anexo 4

92

PROCEDIMIENTO 11. Mantenimiento Preventivo a Equipos de Computo

Inicio

Concertar cita con el jefe de

departamento y agendar

Acudir a cita y proceder a

dar el mantenimiento físico

al hardware

Armar el equipo y

cerciorarse de que todo

quede bien ensamblado

Se revisa software Instalado,

se verifica el firewall

,antivirus y se depura disco,

archivos temporales de

internet y se defragramenta

el disco.

Fin proceso

¿Funciono

?

Si

No

Se elabora y firma la hoja de

servicio de conformidad.

93

Procedimiento 12

Nombre Recuperación de sistemas de Información

Objetivo Corrección de fallas, mejoras de rendimiento o mantenimiento en los

sistemas que son reportados por usuarios, chequeos o mal funcionamiento.

Frecuencia Eventual

Normas La Coordinación de Tecnologías de la Información deberá:

Implantar los controles necesarios para asegurar que las migraciones entre los ambientes de desarrollo, pruebas y producción han sido aprobadas, de acuerdo con el procedimiento de control de cambios.

Contar con sistemas de control de versiones para administrar los cambios de los sistemas de información del DIF Estatal.

Asegurase que los sistemas de información adquiridos o desarrollados por terceros, cuenten con un acuerdo de licenciamiento el cual debe especificar las condiciones de uso del software y los derechos de propiedad intelectual.

Generar metodologías para la realización de pruebas al software desarrollado, que contengan pautas para la selección de escenarios, niveles, tipos, datos de pruebas y sugerencias de documentación.

A través de sus funcionarios, se debe asegurar que la plataforma tecnológica, las herramientas de desarrollo y los componentes de cada Código: sistema de información estén actualizados con todos los parches generados para las versiones en uso y que estén ejecutando la última versión aprobada del sistema.

Debe incluir dentro del procedimiento y los controles de gestión de cambios el manejo de los cambios en el software aplicativo y los sistemas de información del instituto.

94


Recuperación de sistemas de

Información

1 El Usuario reporta un error al Departamento de Tecnologías de la Información.

2 Se comprueba de donde viene el error.

3 Si es por conexión de red, se pasa al Área de Redes.

4 Se proviene del servidor, se pasa al Área de Servidores.

5 Si el sistema es el que presenta alguna falla se comienza a depurar el código fuente en una Base de datos de prueba.

6 Se realiza la corrección o restauración del sistema.

7 Se sube al servidor de producción o se genera un archivo ejecutable.

8 Actualización de los archivos ejecutables

9 Concluye proceso

95

PROCEDIMIENTO 12.- Recuperación de sistemas de Información

Inicio

El Usuario reporta un error

al Departamento de

Tecnologías de la

Información.

Se comprueba de donde

viene el error.

¿Es Error en

la Red?

Pasa al Área de

Redes

Fin proceso

¿Es Error en

El Servidor?

Pasa al Área de

Servidores

Fin proceso

Se depura el código fuente

en una Base de datos de

prueba.

Se realiza la corrección o

restauración del sistema.

Se sube al servidor de

producción o se genera un

archivo ejecutable.

Se realiza la corrección o

restauración del sistema.

Fin proceso

96

Procedimiento 13

Nombre Mantenimiento de un software de aplicación.

Objetivo Actualizar, mejorar y optimizar el software de aplicación existente.

Frecuencia Eventual.

Responsable Alejandro Arellano Alemán

Normas

Revisar exhaustivamente los riesgos que implican las modificaciones o actualizaciones del sistema. Se deberá documentar los cambios del software.

97


Desarrollo y Mantenimiento

de Sistemas

1 Análisis.

1.1 Seleccionar el apartado del sistema en el que se trabajará (Interfaz gráfica, cambios a la estructura de la información o procedimientos en el código de la aplicación o de la base de datos).

1.2 Establecer los nuevos cambios o actualizaciones así como los posibles riesgos que conlleva la modificación.

2 Diseño.

2.1 Se plantea una primera impresión de los cambios al software utilizando diagramas y ayudas visuales para obtener una idea del resultado.

3 Desarrollo.

3.1 Se traduce el diseño a programación, se generan los cambios a realizar.

4 Pruebas.

4.1 Se busca descubrir cualquier defecto en las actividades anteriores repasando por el flujo del sistema completo.

5 Implementación.

5.3 Se capacita al usuario final y al personal de soporte técnico en caso de cambios en el flujo de los procesos.

5.2 Si el software es de tipo WEB, se despliega la actualización en el servidor de alojamiento cambiando los archivos necesarios. Si el software desarrollado e de tipo escritorio, se genera un archivo de instalador y con ayuda del personal de soporte técnico, se instala nuevamente en la computadora del usuario final.


98

PROCEDIMIENTO 13.- Mantenimiento de un software de aplicación.

Inicio

El desarrollador selecciona

el apartado del sistema.

Se definen cambios y

riesgos de la actualización.

Diseñar la interfaz de

usuario y la estructura de la

información.

Desarrollar los cambios al

software

Capacitar al personal.

¿El software

es WEB?

Desplegar en el

servidor de

alojamiento.

S

I

N

O

Generar instalador e

implementarlo en las

computadoras de los

usuarios finales.

Fin

¿Cambios en

el flujo?

N

O

S

I

99

Procedimiento 14

Nombre Desarrollo de nuevo software de aplicación

Objetivo Proporcionar herramientas a los usuarios para que realicen sus actividades o tareas diarias de forma práctica.

Frecuencia Eventual.

Normas

Normativas que los desarrolladores deberán considerar: Deben considerar las buenas prácticas y lineamientos de desarrollo seguro durante el ciclo de vida de

los mismos, pasando desde el diseño hasta la puesta en marcha. Proporcionar un nivel adecuado de soporte para solucionar los problemas que se presenten en el

software aplicativo del DIF Estatal; dicho soporte debe contemplar tiempos de respuesta aceptables. Construir los aplicativos de tal manera que efectúen las validaciones de datos de entrada y la

generación de los datos de salida de manera confiable, utilizando rutinas de validación centralizadas y estandarizadas.

Asegurar que los sistemas de información construidos validen la información suministrada por los usuarios antes de procesarla, teniendo en cuenta aspectos como: tipos de datos, rangos válidos, longitud, listas de caracteres aceptados, caracteres considerados peligrosos y caracteres de alteración de rutas, entre otros.

Suministrar opciones de desconexión o cierre de sesión de los aplicativos (logout) que permitan terminar completamente con la sesión o conexión asociada, las cuales deben encontrarse disponibles en todas las páginas protegidas por autenticación.

Asegurar el manejo de operaciones sensibles o críticas en los aplicativos desarrollados permitiendo el uso de dispositivos adicionales como tokens o el ingreso de parámetros adicionales de verificación.

Asegurar que los aplicativos proporcionen la mínima información de la sesión establecida, almacenada en cookies y complementos, entre otros.

Garantizar que no se divulgue información sensible en respuestas de error, incluyendo detalles del sistema, identificadores de sesión o información de las cuentas de usuarios; así mismo, deben implementar mensajes de error genéricos.

Remover todas las funcionalidades y archivos que no sean necesarios para los aplicativos, previo a la puesta en producción.

Prevenir la revelación de la estructura de directorios de los sistemas de información construidos. Remover información innecesaria en los encabezados de respuesta que se refieran a los sistemas

operativos y versiones del software utilizado. Evitar incluir las cadenas de conexión a las bases de datos en el código de los aplicativos. Dichas

cadenas de conexión deben estar en archivos de configuración independientes, los cuales se recomienda que estén cifrados.

Certificar el cierre de la conexión a las bases de datos desde los aplicativos tan pronto como estas no sean requeridas.

Desarrollar los controles necesarios para la transferencia de archivos, como exigir autenticación, vigilar los tipos de archivos a transmitir, almacenar los archivos transferidos en repositorios destinados para este fin o en bases de datos, eliminar privilegios de ejecución a los archivos transferidos y asegurar que dichos archivos solo tengan privilegios de lectura.

Proteger el código fuente de los aplicativos construidos, de tal forma de que no pueda ser descargado ni modificado por los usuarios.

Asegurar que no se permite que los aplicativos desarrollados ejecuten comandos directamente en el sistema operativo.

100


Desarrollo y Mantenimiento

de Sistemas

1 Análisis.

1.1 Definir el objetivo general del sistema.

1.2 Establecer los requisitos o necesidades que el software deberá cumplir para que el usuario final pueda realizar sus actividades en él.

1.3 Según las características planteadas se propone un software WEB o de escritorio.

1.4 Con el apoyo del personal de Servidores y Bases de Datos, establecer la ubicación de la base de datos y el servidor de alojamiento para la aplicación WEB en su caso.

2 Diseño.

2.1 Se plantea una primera impresión de la estructura del software utilizando diagramas y ayudas visuales para que el usuario solicitante obtenga una idea del resultado.

2.2 Se establece el esquema de la interfaz de usuario, así como la estructura que tendrá la información en la base de datos y el flujo de los procesos y sus resultados.

2.3 Según el resultado de las actividades anteriores, se selecciona el lenguaje de programación adecuado, tomando en cuenta la infraestructura y los manejadores de bases de datos disponibles.

3 Desarrollo.

3.1 Se traduce el diseño a programación, se genera el código de Software, implementando funciones y desarrollando las interfaces.

4 Pruebas.

4.1 Se busca descubrir cualquier defecto en las actividades anteriores repasando por el flujo del sistema completo.

5 Implementación.

5.3 Se capacita al usuario final y al personal de soporte técnico para el uso del nuevo software.

5.2 Si el software desarrollado es de tipo WEB, se despliega en el servidor de alojamiento, se obtiene la ruta del servidor y se le comunica al usuario final para su uso. Si el software desarrollado es de tipo escritorio, se genera un archivo de instalador y con ayuda del personal de soporte técnico, se instala en la computadora del usuario final.

6 Mantenimiento.

6.1 Ver el procedimiento para el mantenimiento.


101

PROCEDIMIENTO 14.- Desarrollo de nuevo software de aplicación.

Inicio

El usuario realiza la

solicitud para un nuevo

sistema.

Se definen los objetivos

generales del software.

Establecer el

servidor de

alojamiento

del Software.

S

I

N

O

Establecer el servidor para

la base de datos.

Seleccionar el lenguaje de

programación adecuado.

Diseñar la interfaz de

usuario y la estructura de la

información.

Desarrollar el software.

Capacitar al personal para el

uso del nuevo software.

1

1

¿El software

es WEB?

¿El software

será WEB?

Desplegar en

el servidor de

alojamiento.

S

I

N

O

Generar instalador e

implementarlo en las

computadoras de los

usuarios finales.

Fin

102

Procedimiento 15

Nombre Instalación, Configuración y Switches y equipo de comunicaciones,

telefonía e Internet)

Objetivo Mantener el servicio de redes y telecomunicaciones funcionando de

manera estable.

Frecuencia Semanalmente.

Normas

El equipo de telecomunicaciones (switches y routers) es el encargado de dar acceso a los distintos servicios y aplicaciones que son utilizados por el personal de esta institución. Desde sistemas de uso local, de uso externo (que se encuentren en algún otro edificio o dependencia) o bien por medio de internet.

La instalación del equipo debe de ser en un lugar seco en donde no se exponga a la luz del sol de manera directa o a fuertes campos magnéticos o eléctricos que puedan causar interferencia o daños, además de evitar que los equipos entren en contacto con humedad.

La configuración va de acuerdo a donde se vaya a utilizar y las características de la red que se vaya a utilizar.

El mantenimiento se realiza con el fin de que el equipo funcione de manera adecuada y sin interrupciones. Una vez por semana se debe limpiar con un paño seco toda su superficie, eliminando todo el polvo que pueda causar que se sobrecaliente.

Además se deben tomar ciertas medidas preventivas para el correcto funcionamiento del equipo, entre las cuales podemos encontrar:

Mantener siempre encendido el switch Realizar un respaldo continuamente de la configuración. Asegurar de manera correcta el switch en los racks para evitar movimiento o caídas. Administrar el acceso autorizado del switch por medio de usuarios y contraseñas.

El encargado de redes es el que debe de realizar estas tareas, ya que es el único con acceso a la configuración y administración de los switches y routers.

103


Redes y comunicaciones

1 Verificar las instalaciones de los equipos.

2 Realizar limpieza de polvo, suciedad, y humedad en caso de estar presente.

3 Cerciorase de que el equipo esté bien sujeto.

4 El administrador se conecta por medio de cable serial o telnet al equipo a realizar respaldo.

5 El sistema pide usuario y contraseña, ingresarlos.

6 Una vez dentro ejecutar comandos para ver la configuración del equipo.

7 Realizar una copia de seguridad de la configuración.

8 Guardarla en un lugar seguro.

9 Salir de la configuración.

10 Salir del acceso de administrador.

104

PROCEDIMIENTO 15.- Instalación, Configuración y mantenimiento a Switches y equipo de comunicaciones, telefonía e Internet)

Inicio

Verificar instalaciones de

equipos

¿Está sucio

o húmedo?

Limpiar suciedad, polvo o

humedad

Verificar que el equipo está

bien sujeto al rack

No

Si

Conectarse al sistema por

cable serial o telnet

Ingresar usuario y contraseña

de acceso

¿Son

correctos?

No

Mostrar la configuración por

medio de comandos

Realizar copia de seguridad

de la información

Si

Guardar la copia de

seguridad

Fin

105

Procedimiento 16

Nombre Configuración de equipo telefónico Avaya

Objetivo Proveer de equipo telefónico al personal del DIF.

Frecuencia Mensualmente



1 Recibir la petición de equipo telefónico.

2 Verificar si se cuentan con teléfonos en stock, si no solicitar uno.

3 Asignar una extensión para el teléfono.

4 Configurar el puerto del switch para utilizar telefonía y datos.

5 Conectar el equipo telefónico.

6 Configurar el teléfono con los parámetros y extensión necesarios

7 Verificar que el teléfono de línea.

8 Realizar una llamada de prueba.

9 Entregar teléfono funcionando.

Normas

El equipo telefónico Avaya es necesario en los puestos donde se desee recibir o realizar llamadas ya sea a extensiones dentro del DIF o bien a números externos.

El equipo telefónico debe ser solicitado a la coordinación de tecnologías de la información, una vez recibida la petición, se asigna un equipo telefónico y se procede a la instalación.

106

PROCEDIMIENTO 16.- Configuración de equipo telefónico Avaya

Inicio

Recibir petición de equipo

telefónico

¿Hay

teléfonos?

Si

No

Solicitar equipo telefónico

Asignar extensión

Configurar puerto de switch

Conectar teléfono

Configurar equipo

telefónico

¿Hay línea?

No

Revisar la falla

Si

Hacer llamada de prueba

Entregar equipo

Fin proceso

107

Procedimiento 17

Nombre Instalación de switch o router nuevo

Objetivo Instalar equipo nuevo necesario para dar acceso, a las distintas áreas

del DIF, a los sistemas utilizados, internet y equipo de telefonía.

Frecuencia Cuando se requiere.

Normas

La instalación de un switch o router nuevo se realiza cuando se va a abrir un nuevo departamento, o bien cuando se abre alguna nueva subprocuraduría o alguna nueva área del DIF.

Para la instalación de estos equipos hay que tener en cuenta varias cosas:

Cuantos equipos se van a conectar.

Si estará dentro de la red de gobierno o bien utilizaran conexión a internet por medio de un ISP (Proveedor de Servicios de Internet)

Habrá servidores o algún equipo adicional con salida a internet.

El encargado de realizar esta tarea es el área de redes y telecomunicaciones.

108



1 Analizar el uso de switch o router.

2 Si habrá servidores o algún equipo con sistemas de salida a internet, instalar un router además de un switch.

3 Si no hay sistemas con salida a internet, instalar solo un switch.

4 Fijar el equipo al rack

5 Conectar el patch panel al switch

6 Determinar de dónde se obtendrá el acceso a internet, gobierno o ISP

7 Configurar los puertos del switch para el acceso de los usuarios a los sistemas

8 Guardar la configuración del switch o router.

9 Verificar que todo quede funcionando.

109

PROCEDIMIENTO 17.- Instalación de switch o router nuevo

Inicio

Analizar uso de switch o

router

¿Se instalaran

servidores??

No

Si

Instalar router

Instalar switch

Fijar el equipo al rack

Conectar patch panel al

switch

¿Red de

gobierno?

Determinar si será red de

gobierno o ISP

Si

No Instalar modem provisto por

el ISP

Configurar switch y/o router

2

1

Realizar respaldo de la

configuración del switch

Guardar

configuración

Verificar que todo esté

funcionando

Fin proceso

¿Todo

funciona

correctament

e?

Si

No

2

1

110

Procedimiento 18

Nombre Cableado estructurado

Objetivo Instalar el cableado que servirá para conectar el equipo de cómputo al

rack de comunicaciones.

Frecuencia Instalaciones nuevas o ampliaciones

Normas

El cableado estructurado es la distribución de cables dentro de un edificio que comprende las necesidades de comunicación de los usuarios y de los sistemas.

Este cableado es necesario para conectar los equipos de cómputo directamente al patch panel y de ahí al switch para dar acceso a los sistemas.

Entre los materiales requeridos para hacer este trabajo se encuentra:

Cable par trenzado

Patch cord

Rosetas

Conectores RJ45

Canaleta

Rejillas

Este tipo de instalación es compatible con las tecnologías actuales y las que aparezcan en el futuro. Además de que su diseño permite una fácil supervisión, mantenimiento y administración. Se gestiona con facilidad y es realmente fiable.

111



1 Definir el cableado a utilizar, par trenzado o fibra óptica

2 Definir la canalización a usar, puede ser canaleta o canastilla.

3 colocar el patch panel a utilizar según el número de puertos que se

necesiten

4 Definir el Backbone (distribución central de cableado).

5 Determinar la medida de patch cord a utilizar

6 Preparar las paredes para situar las canaletas o canastillas.

7 Colocar las canaletas o canastillas desde las estaciones de trabajo al rack.

8 Instalar el cableado

9 Instalar las rosetas de conexión en las estaciones de equipo de cómputo.

10 Conectar el cableado al patch panel.

11 Finalizar proceso

112

PROCEDIMIENTO 18.- Cableado estructurado

Inicio

Definir cableado a utilizar

Definir por donde pasara el

cable, canaleta o canastilla

Colocar patch panel en el

rack de comunicaciones

Definir el cable para el

backbone

Determinar el tamaño de

Patch cord.

Preparar paredes para pasar

las canaletas o canastillas

Fijar la canaleta o canastilla

Fijar el cable dentro de las

canaletas o canastillas.

Instalar las rosetas

Conectar patch panel

Fin

113

D. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

114

Procedimiento 1.

RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE VIÁTICOS

Objetivo: Tramitar la obtención de recursos monetarios para cubrir los gastos que se generan por viaje del personal para el desempeño de tareas o funciones derivadas de comisiones oficiales dentro y fuera del estado.

Frecuencia: Diariamente.

Responsable: Auxiliar Contable

Actividades: La solicitud de viáticos deberá ser recibida por el departamento de Contabilidad y Finanzas con 3 días de anticipación a la fecha de la comisión. Anexo 5 1.- Recepción de la solicitud de viáticos en el formato autorizado con los siguientes datos:

Personas Comisionadas (anotar R.F.C. y número de empleado)

Motivo de la comisión

Lugar (es) de comisión

Kilometraje a recorrer (cuando se viaja a varias comunidades)

Fecha de salida-llegada

Horario salida-llegada

Vehículo asignado

Firma del solicitante

Firma del director o Coordinador del área correspondiente

Autorización del Jefe de Contabilidad y Finanzas

Todas las solicitudes deben traer anexo la multiforma que se expide en el Departamento de Recursos Humanos.

2.- Se verifica en contabilidad que el empleado no tenga algún adeudo, si lo tuviera se le rechaza la solicitud. 3.- Se calculan los viáticos en base a las tarifas y manual de normas para el otorgamiento de viáticos locales, nacionales e internacionales emitido por la Secretaria de Hacienda. 4.- Los viáticos son autorizados por el jefe del departamento de Contabilidad y Finanzas y por el Director Administrativo. 5.- Los viáticos fuera del estado deberán ser autorizados por el Director General. 6.- Los viáticos al extranjero deberán ser autorizados por el Director General de Administración de la Secretaria de Hacienda (Según oficio SHDSA 047/2013) 7.- Una vez autorizados los viáticos se procede al pago de los mismos por cheque o transferencia, al personal comisionado.

115

Procedimiento 1. Recepción de Solicitud de Viáticos

116

Procedimiento 2. RECEPCIÓN DE COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS

Objetivo: Revisar y registrar los gastos realizados en las comisiones encomendadas a los empleados por concepto de viáticos.

Frecuencia: Diariamente

Responsable: Auxiliar Contable –encargada Activo Fijo

Actividades: La comprobación de viáticos deberá ser entregada en el departamento de Contabilidad y Finanzas en un plazo máximo de 5 días posteriores al término de la comisión. Anexo 6 1.- Presentar el formato de liquidación de viáticos indicando

Nombre de la persona comisionada (anotar R.F.C. y número de empleado)

Lugar y fecha de comisión

Motivo del viaje

Gastos de alimentación

Gastos de hospedaje

Gastos de transporte

Firma de la persona comisionada y del director o coordinador de área

El sobrante de gastos deberá entregarse en la caja general y anexar a la liquidación copia del recibo

Anexar informe de actividades

2.- Se revisan las facturas que amparan la comprobación, mismos que deben reunir los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, si los documentos de la comprobación tuviera algún error se regresa al comisionado para su corrección. 3.- una vez revisada la comprobación se pasa a autorización del jefe del departamento de contabilidad. 4.- Se registra en contabilidad.

117

Procedimiento 2. Recepción de Comprobación de Viáticos

118

Procedimiento 3. PAGO A PROVEEDORES Y ACREEDORES

Objetivo: Efectuar pagos por medio de cheque o transferencia a proveedores, y acreedores, por compromisos adquiridos en el desempeño de las funciones del organismo.


Responsables: Auxiliar Contable

Actividades: Los pagos a proveedores y acreedores se derivan de un contra-recibo o de una solicitud de pago. 1.- En caso de que el pago se genere por el contrario-recibo. Tesorería recibe factura con orden de compra o con orden de servicio, verificando en la factura los datos fiscales, importe, sello, nombre y firma de quien recibe 2.- Se programa el pago a 15 días y se le entrega al proveedor un contra-recibo. 3.- Se pasa a verificación del jefe de contabilidad 4.- Se pasa a la Dirección Administrativa para su Autorización 5.- Se procede al pago por cheque o transferencia. 6.- En caso de que el pago se realice por solicitud de pago. Anexos 7 y 8 Se reciben en el área de contabilidad las solicitudes de pago por cheque o transferencia de las diferentes áreas del organismo, las cuales deben contener los siguientes datos:

Fecha de la solicitud

Importe a pagar (número y con letra)

Partida presupuestal

Nombre del Beneficiario

R.F.C. del Beneficiario

En caso de ser transferencia debe contener nombre del Banco, Cuenta y Clabe Interbancaria

Concepto del pago

Firma de quien solicita/Director área requirente

Firma de autorización/Director Administrativo

Soporte documental (factura con firma y sello del área que lo recibió, copia de contrato en caso de contar con el, etc.)

7.- Se pasan al área de presupuestos para que se verifique la partida presupuestal y si esta cuenta con recursos para poder continuar con el procedimiento del pago. 8.- Se pasa a revisión y validación por parte del jefe de Contabilidad y Finanzas. 9.- Se pasa para autorización por parte de la Dirección Administrativa, en caso de que no sea autorizado el pago la solicitud es cancelada. 10.- Se procede al pago ya sea por Cheque o Transferencia según sea solicitada.

119

Procedimiento 3. Pago a Proveedores y Acreedores

120

Procedimiento 4. RECEPCIÓN SOLICITUD PARA ELABORACIÓN DE FACTURAS O RECIBOS DEDUCIBLES

Objetivo: Elaborar Facturas o Recibos de los recursos recibidos por concepto de Subsidios Federales, Subsidios Estatal, Donativos en efectivo y Donativos en especie.

Frecuencia: Eventual

Responsable: Personal de caja

Actividades: 1.- Se reciben en el área de contabilidad la solicitud de la elaboración de factura o recibo la cual debe contener los siguientes datos:

Fecha de la solicitud

Datos fiscales: Nombre de la persona física o mora, R.F.C., y Dirección.

Importe del recurso recibido, en caso de ser donativo en especie se deben desglosar los bienes donados y el costo de los mismos.

Concepto del recibo o factura.

Correo electrónico a donde se debe enviar la factura o recibo.

Firma de quien solicita 2.- Se pasa para Autorización a la Dirección Administrativa.

3.- Se procede a elaborar la factura o recibo 4.-Se envía a quien corresponda para que se realice el trámite necesario para la obtención del recurso.

121

Procedimiento 4.Recepción Solicitud para Elaboración de Facturas o Recibos Deducibles

122

Procedimiento 5 CONTROL DE RECURSOS FISE-INE

Objetivo: Tramitar la obtención de recursos monetarios para solventar proyectos que fueron autorizados por la Secretaria de Hacienda a diferentes áreas de este organismo; así como efectuar la comprobación correspondiente de dicho recurso.

Frecuencia: Periódicamente (Cuando autorizan recursos en la SH)


Actividades: 1. Departamentos de este Organismo solicitan recursos para algún proyecto específico, para lo

cual hacen entrega al área de contabilidad y finanzas de expedientes técnicos, para gestionar recursos ante la Secretaria de Hacienda.

2. El departamento de Contabilidad y Finanzas elabora oficio de asignación de recursos acompañado del expedienté técnico y lo envía a la Secretaria de Hacienda a la Dirección de Programación de Inversión Pública para su autorización.

3. De los proyectos que autoriza la Secretaria de Hacienda, nos expide oficios de aprobación. 4. Se apertura cuenta bancaria para el manejo de los recursos. 5. El área operativa del proyecto realiza lo necesario ante el departamento de compras para la

adquisición de los insumos. 6. El departamento de Contabilidad y Finanzas realiza la comprobación de los recursos por cada

oficio aprobado ante la Secretaria de Hacienda para la liberación del recurso; para lo cual requiere elaborar un expediente que debe contener: Oficio de solicitud de liberación del recursos. Elaborado por el Dpto. de Contabilidad y

Finanzas. Solicitud única de pago de inversión de obra. Se obtiene del link http://10.18.243.130./SH Reporte de comprobación para pago de otros beneficiarios. Se obtiene del link

http://10.18.243.130./SH Facturas de los proveedores. Se reciben facturas de las adquisiciones realizadas por el

dpto. de compras, en físico y en archivo pdf y xml Validación de las facturas de los proveedores. Se validan en el sistema de la Secretaria de

Hacienda y en el validador del Sistema de Administración Tributario SAT. Orden de Compra. el dpto. de compras nos hace entrega de las órdenes de las

adquisiciones realizadas. Contrato de compra y/o prestación de servicio. Se Solicita al departamento Jurídico los

contratos de compra y/o prestación de servicios de las obras autorizadas. Los expedientes deben presentarse en original y dos copias las cuales deben estar certificadas y contener sello y firma por parte del organismo ejecutor.

7. Se recibe el recurso del proyecto por parte de la Secretaria de Hacienda del Estado. 8. A la entrega total de la mercancía en tiempo y forma se procede a realizar el pago a los

proveedores.

123

Procedimiento 5. Control de Recursos FISE-INE

Recepción de expediente técnico por

parte del área requirente

Revisión

expediente

Si

No Se devuelve al depto.

Ejecutor

Se envía a la Secretaria de Hacienda

acompañado de oficio para solicitar

asignación de recursos.

Si

Se apertura cuenta bancaria para

el manejo de los recursos

Se recibe oficio de aprobación

por parte de la S.H.

Fin proceso

Autorización

Secretaria

Hacienda

No

Se realizan las adquisiciones por

parte del depto compras.

Se recaba la documentación

comprobatoria de los recursos y

se elabora expediente para

enviarse a la Secretaria de

Hacienda con oficio de Solicitud

de liberación de Recursos

Recibimos recurso por parte S.H.

Concluida la recepción de

mercancía en tiempo y forma se

procede al pago a proveedores

Inicio

124

Procedimiento 6 CONTROL DE INGRESOS DEL ESTACIONAMIENTO DE VIALIDAD

Objetivo: Llevar un control de los ingresos por concepto de estacionamiento de vialidad, verificando diariamente los reportes de ingresos.



Actividades: El ingreso al estacionamiento es verificado por dos sistemas de control.

1. El encargado del estacionamiento diariamente ingresa en caja el importe de lo recaudado durante el día, y nos hace entrega de la papeleta de ingreso junto con los reportes de los sistemas.

2. Se realiza una revisión de los ingresos contando los boletos y cotejándolo con el corte de caja (1er sistema de control).

3. Se verifica que los reportes que arrojan los dos sistemas coincidan el de corte de caja con el reporte de las plumas. Si existiera diferencia entre los reportes se le pregunta al encargado y se levanta un informe de lo ocurrido el cual debe estar firmado por dicha persona, en caso de un faltante de dinero se le pide al encargado que haga el depósito correspondiente.

4. Se imprimen los dos reportes y se pasan al área de Finanzas (caja) para respaldar el ingreso.

5. Se lleva un control de estacionamiento en el cual diariamente se archiva recibo de caja, corte de caja y reporte de plumas.

6. Se llena un control de recuperación de estacionamiento. 7. Se imprime archivo comparativo mensual y se entrega a la dirección administrativa.

125

Procedimiento 6 Control de Ingresos del estacionamiento de Vialidad

126

Procedimiento 7 CONTROL DE PAGO A INSTITUCIONES

Objetivo: Llevar un control de los pagos que se efectúan a las instituciones que albergan a menores y adultos mayores bajo la tutela del estado.

Frecuencia: Mensual


PROCEDIMIENTO 2

Actividades:

1. Mensualmente el departamento de Albergues de la Procuraduría de Asistencia

Jurídica y Social envía al dpto. de Contabilidad y Finanzas listados de las Instituciones con los nombres de los menores y adultos albergados que se encuentran bajo la tutela del Estado, lo anterior con la finalidad de que se les realice el pago correspondiente esto en cumplimiento a Contratos que se realizan con cada una de las Instituciones.

2. Revisión de los listados

Listados con albergados que tienen algún tipo de discapacidad: se verifica

que las facturas que envían las Instituciones coincidan con los listados que

envía el dpto. de Albergues, estos son pagados los primeros días del mes.

Listados con menores y adultos bajo la tutela del estado: se verifica en los reportes que envía el dpto. de Albergues fecha de ingreso y egreso, para verificar el monto a pagar por cada uno de los albergados esto en cumplimiento del contrato. En este caso los pagos se realizan los primeros días del siguiente mes.

3. Se procede a realizar un concentrado de la información previamente revisada y se presenta al jefe Contabilidad y Finanzas para su revisión y autorización de pago. Si existiera algún error en el conteo de los días albergados se regresa a la persona encargada de llevar el control para su corrección.

4. Una vez autorizado se realiza el pago correspondiente a cada una de las instituciones.

5. En el caso de los albergues que se pagan mes vencido se les avisa vía electrónica que el pago ya se realizó y se les solicita que envíen el comprobante correspondiente.

6. Se adjunta el comprobante al pago realizado y se archiva.

127

Procedimiento 7 Control de pago a Instituciones

Inicio

Recepción de listados de albergues

Se realiza concentrado de la información revisada y se pasa

al jefe de contabilidad y finanzas para su revisión y autorización

de pago

Se firma y se pasa para realizar el pago correspondiente

Fin proceso

Revisión y Autorización

Error en el concentrado de información

SI

NO

Revisión de listados

En el caso de los albergues que se pagan mes vencido se les avisa vía electrónica que el pago ya se realizó y se les solicita que envíen el comprobante correspondiente.

Se reciben vía electrónica los comprobantes del apoyo y se adjuntan al pago realizado.

128

Procedimiento 8 RECEPCIÓN DE COMPROBACIÓN DE PERECEDEROS Y SUELDOS CERENAM

Objetivo: Revisar y registrar los gastos realizados por concepto de compra de alimentos perecederos y pago a auxiliares operativos en los CERENAM.

Frecuencia: Mensual


Actividades:

La comprobación de gastos de perecederos y sueldo de auxiliares deberá ser entregada en el departamento de Contabilidad y Finanzas en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a la fecha en que acudan a la junta mensual los nutriólogos de los CERENAM.

1.1- Presentar el formato de liquidación de gastos indicando

Nombre de la persona encargada del CERENAM.

Ubicación del CERENAM.

Periodo de comisión.

Concepto e importe de gastos en perecederos.

Firma del nutriólogo encargado; del director y coordinador de área.

El sobrante de gastos deberá entregarse en la caja general y anexar a la liquidación copia del recibo.

1.2- Presentar el recibo de sueldo de auxiliar operativo del CERENAM indicando

Nombre y firma del auxiliar del CERENAM.

Ubicación del CERENAM.

Periodo de pago.

Importe del sueldo a pagar.

Firma de la persona comisionada; del director y coordinador de área.

Si hubiera motivo por el cual el sueldo no se pagó; deberá entregarse el efectivo en la caja general y anexar a la liquidación copia del recibo.

2.- Se revisan las facturas que amparan la comprobación, mismos que deben reunir los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación; así como los recibos de pago de sueldo si los documentos de la comprobación tuviera algún error se regresa al coordinador de CERENAM para su corrección.

3.- Una vez revisada la comprobación se pasa a autorización del jefe del departamento de contabilidad.

4.- Se registra en contabilidad.

5.- Se archiva.

129

Procedimiento 8 Recepción de Comprobación de perecederos y sueldos CERENAM

Inicio

Recepción de comprobación

Se pasa a autorización

Se regresa la comprobación al

empleado hasta que cumpla

con los requisitos

Fin proceso

Revisión de facturas y

recibos

Se registra en contabilidad

SI

N

O

Se archiva

130

Procedimiento 9

CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES /ALTAS

Objetivo: Llevar un control de los bienes muebles propiedad del organismo.

Frecuencia: Eventualmente


Actividades:

Se cuenta con un sistema para el control de los bienes muebles, desarrollado por personal de este organismo. ALTAS DE BIENES MUEBLES

1. Al momento de una adquisición de bienes muebles, el área de finanzas hace entrega de una copia de la factura del bien adquirido a la persona encargada del Control de Bienes Muebles.

2. Se elabora el resguardo para que sea firmado por la persona que lo recibe. Anexo 9 3. Se realizar la captura en el sistema de Inventario y se asigna el bien a la persona que

tendrá la responsabilidad de tener en buen estado el bien a su cargo. 4. Se imprime responsiva para que sea firmada por la persona encargada del bien. 5. Se imprime la etiqueta y se pega en el bien adquirido. 6. Se archiva copia de factura, responsiva y resguardo. 7. Mensualmente se realiza una conciliación de los auxiliares contables del activo contra

los reportes del sistema de inventarios los cuales son firmados por las siguientes áreas:

Coordinación de Tecnologías de la Información y Comunicación TIC’S por el equipo de cómputo.

Coordinación de Recursos Materiales por el Equipo de Transporte.

Jefe de Oficina de Contabilidad

Jefe de Departamento Contabilidad y Finanzas

Encargada del Control de Inventarios.

131

Procedimiento 9 Control de Inventarios de Bienes Muebles/ALTAS

Se da de alta en el sistema de

inventarios

Se realiza resguardo

Fin proceso

Se imprime responsivas

Se imprime etiqueta y se

pega en el bien mueble

Se archiva copia de factura,

responsiva y resguardo

Se realiza conciliación mensual.

Inicio

Se recibe copia de factura,

orden de compra y requisición

del área de Finanzas

132

Procedimiento 10 CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES /BAJAS

Objetivo: Llevar un control de los bienes muebles propiedad del organismo.



Actividades:

Se cuenta con un sistema para el control de los bienes muebles, desarrollado por personal de este organismo. BAJAS DE BIENES MUEBLES las bajas se solicitan cuando el bien mueble está en desuso, o por donaciones de algún bien que ya no es necesario para el organismo.

1. Se presenta a la Coordinación de Recursos Materiales oficio solicitando la baja del bien que no será utilizado, el cual debe contener lo siguiente:

Código

Descripción

Persona Responsable

Costo

Estado del Bien Muebles El oficio se entrega a la persona encargada del Control de Inventario de Bienes Muebles, quien verifica en el sistema los datos y le informa al coordinador si la información es correcta.

2. Se pasa a autorización de la Dirección Administrativa.

3. Una vez autorizada se envía copia al departamento Jurídico para realizar el acta correspondiente a la baja del bien.

4. Procede a darse de baja en el sistema.

5. Se imprime la responsiva actualizada, y se pasa a firma de la persona que tenía el bien a su cargo.

6. Mensualmente se realiza una conciliación de los auxiliares contables del activo contra los reportes del sistema de inventarios los cuales son firmados por las siguientes áreas:

Coordinación de Tecnologías de la Información y Comunicación TIC’S por el equipo de cómputo.

Coordinación de Recursos Materiales por el Equipo de Transporte.

Jefe de Oficina de Contabilidad

Jefe de Departamento Contabilidad y Finanzas

Encargada del Control de Inventarios.

133

Procedimiento 10 Control de Inventarios de Bienes Muebles/BAJAS

Se recibe oficio solicitando las

bajas de los bienes

Se hace el acta correspondiente

para dar de baja el bien mueble

Se envía copia a jurídico

Inicio

Se da de baja en el sistema

Se imprime la responsiva actualiza

y se firma por el responsable

Fin proceso

Autorización

No

Se realiza conciliación mensual.

Si

134

Procedimiento 11

ELABORACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO.

Objetivo: Determinar los recursos financieros por departamento requeridos para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Institución.

Frecuencia: Anual

Responsable: Encargada del área de presupuestos.

Actividades:

El proyecto del presupuesto se elabora en los meses de julio-septiembre de año anterior.

1. Secretaria de Hacienda emite un oficio informando al organismo el techo financiero y los lineamientos para la elaboración del proyecto de presupuesto.

2. Se solicita a las áreas, con plazos máximos de entrega, que elaboren su anteproyecto de presupuesto integrándolo por concepto, objeto del gasto, justificación, base de cálculo y calendarización el cual deben enviar al departamento de Contabilidad en la fecha establecida.

3. Se recibe la información por departamento, se analiza, a través de Dirección Administrativa y Contabilidad, y se formulan alternativas de distribución del gasto, basándose en años anteriores, emitiendo su aprobación u observaciones.

4. Se concentra la información de todos los departamentos, para verificar que no exceda el techo financiero autorizado.

5. Se integra por Componente-Actividad. 6. Se captura en el Sistema Hacendario PBR/SED, imprimiendo los reportes que nos

establecen los lineamientos. 7. Los departamentos de Planeación y Presupuestos integran la información solicitada en

los lineamientos y se envía el cuadernillo a la Secretaria de Hacienda. 8. Una vez autorizado el presupuesto la Secretaria de Hacienda envía oficio al organismo

informando el Presupuesto Autorizado y solicita la calendarización del mismo en el Sistema Hacendario PBR/SED.

9. Se procede a capturar el Presupuesto Autorizado en el sistema, en el módulo de presupuesto SCP (DIF) por departamento y calendarizado, para llevar un control del mismo.

135

Inicio

Se solicita a las áreas que elaboren su anteproyecto de presupuesto, por

concepto, objeto del gasto, justificación, base de cálculo y

calendarización

Se recibe la información, se analiza, a través de Dirección

Administrativa y Contabilidad, se concentra verificando que no

exceda el techo financiero.

Se integra la información por Componente-Actividad.

Se captura en el Sistema Hacendario PBR/SED, imprimiendo los reportes

Los departamentos de Planeación y Presupuestos integran la información solicitada en los lineamientos y se envía el cuadernillo a la Secretaria de Hacienda.

Secretaria de Hacienda envía oficio al organismo informando el Presupuesto

Autorizado y solicita la calendarización del mismo en el Sistema Hacendario PBR/SED.

Secretaria de Hacienda emite un oficio informando el techo financiero y

lineamientos

Procedimiento 11 Elaboración de Proyecto de Presupuesto

Se capturar el Presupuesto Autorizado en el sistema, en el módulo de presupuesto SCP (DIF) por departamento y calendarizado.

Fin

136

Procedimiento 12 SOLICITUD DE LÍNEAS DE CAPTURA PARA REINTEGROS A LA TESOFE (RAMO 12)

Objetivo: Reintegrar a la TESOFE los recursos no ejercidos de Ramo 12, así como los intereses generados de las cuentas aperturadas para cada uno de los programas.



Actividades:

Los reintegros a la Tesorería de la Federación TESOFE, se realizan por programa en los siguientes dos supuestos.

A. Intereses Generados

Mensualmente se verifica el estado de cuenta para ver el interés generado.

Se accesa a la página de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público en el portal PEC:https://www.sit.hacienda.gob.mx/sit/index.jsp. Y se obtiene la línea de captura del programa DAPS

Se elabora la transferencia para el pago a la TESOFE.

Se envía a DIF Nacional comprobante de la transferencia. B. Recursos no ejercidos

Una vez determinado el monto de los recursos no ejercidos, y si dicho importe es menor a $100.00 se deposita en el banco y cuenta que nos indica DIF Nacional, de lo contario si el importe es mayor a $100.00 se realiza el siguiente procedimiento.

Se envía vía electrónica solicitud de línea de captura a DIF Nacional, la cual debe contener los siguientes datos:

Nombre del programa

Nombre de subprograma o proyecto

Importe exacto del reintegro

Se recibe vía electrónica la línea de captura por parte de Dif Nacional.

Se procede a la transferencia para el pago a la TESOFE.

Una vez realizado el pago se envía a DIF Nacional comprobante de la transferencia.

137

Procedimiento 12 Solicitud de Líneas de Captura para reintegros a la TESOFE

A. B.

Inicio

Se verifica estado de cuenta para ver

interés generados

Se accesa a la página

de la SHyCP. Y se solicita la línea de

captura DAPS.

Se solicita DIF Nacional línea

de captura.

Fin proceso

Si es > $

100

SI

NO

Se elabora transferencia

a TESOFE

Inicio

Se determina el

importe a reintegrar

Se recibe línea de captura vía

electrónica

Se elabora transferencia

a TESOFE

Fin proceso

Se hace el depósito a

la cuenta bancaria indicada por DIF

Nacional.

Se envía comprobante del depósito a DIF

Nacional

Se envía

comprobante del

depósito

138

Procedimiento 13

CONTROL DE RECURSOS RAMO 12

Objetivo: Verificar que los recursos autorizados por DIF nacional (Ramo12) sean ejercidos en los conceptos señalados en las reglas de operación de cada uno de los programas.

Frecuencia: Periódicamente

Responsable: Auxiliar Contable /encargada de presupuestos

Actividades:

1. Se recibe copia de oficio de DIF Nacional donde nos indica el monto autorizado para cada uno de los programas y proyectos autorizados.

2. Recibimos copia del aviso de radicación de recursos por parte de la Dirección Administrativa.

3. Se elabora recibo en el Sistema Hacendario y se envía a la Secretaria de Hacienda con oficio.

4. Se da ampliación en el módulo de presupuestos, 5. Adicionalmente se lleva un control en formato Excel de los gastos ejercidos por

programa y por concepto. 6. Periódicamente se realiza una revisión con el área operativa del programa de los

recursos ejercidos. 7. Al concluir el programa se realiza una conciliación entre los auxiliares contables y los

reportes financieros que envían los encargados de cada programa a DIF Nacional. 8. El importe de los recursos no ejercidos se informa a Contabilidad para su reintegro a la

TESOFE.

139

Procedimiento 13 Control de Recursos Ramo 12

Inicio

Recepción de oficio indicándonos

monto autorizado para cada uno de

los programas Ramo12

Se elabora recibo en el Sistema

Hacendario y se envía a la

Secretaria de Hacienda

Elaboración de reporte en

Excel del gasto ejercido

Fin proceso

Se registra la ampliación en el

módulo de presupuestos

Recepción de oficio de

radicación de recursos

Revisión periódica de los recursos

ejercidos con el área operativa

Conciliación final del gasto ejercido entre auxiliares contables y reportes

financieros

El importe de los recursos no ejercidos se pasa para reintegrar a la

TESOFE

140

E. DEPARTAMENTO JURÍDICO ADMINISTRATIVO

141

FUNCIONES I. A petición de la Dirección y/o Coordinación y/o Departamento de la estructura

administrativa del DIF Estatal, iniciar los procedimientos de naturaleza administrativa, civil,

penal ante las autoridades Administrativas o Jurisdiccionales actuando como representante

legal. ;

II. Revisar en forma periódica en conjunto con la Dirección Administrativa, el estado que

guardan los inmuebles del DIF Estatal, con el objeto de determinar cuáles son propiedad del

Organismo y en cuales se encuentra en posesión derivado de un contrato de comodato.

III. Participar en la sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del

Desarrollo Integral de la Familia como Asesor Jurídico, con el objeto de asesorar al Comité

respecto de las modalidad en la que se deberán de realizar las adquisiciones o la

contratación de servicios. Lo anterior, en plena observancia a la Ley de Adquisiciones,

Arrendamientos, Prestación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua y demás

legislación aplicable a cada caso en concreto.

IV. Previa solicitud de las unidades administrativas del DIF ESTATAL, realizar el diagnostico de

las disposiciones legales que se deberán de observar para la elaboración de los programas

de operación en cada caso en concreto.

V. Previo Dictamen del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de este

Organismo, integrar la licitaciones públicas; las litaciones restringidas en su modalidad de

invitación a cuando menos tres proveedores; o realizar el contrato en la modalidad de

adjudicación directa, en los supuestos que para tal efecto realizar Dirigir la formulación y la

elaboración de convenios y contratos en los que participe el DIF ESTATAL a efecto de dar

certidumbre jurídica sobre los derechos y obligaciones del Organismo;

VI. Revisas los derechos y obligaciones de los proyectos de contratos o convenios que realicen

otras dependencias, con el objeto de validar, realizar observaciones o hacer sugerencias en

cada caso en concreto.

VII. Previa solicitud de las unidades administrativas, elaborar los contratos o convenios en los

que se obliga o se compromete este Organismo.

VIII. Previa solicitud de las unidades administrativas en las que se deberán de especificar las

circunstancias de tiempo, modo y lugar y con la aprobación de la Dirección Administrativa,

levantar las actas administrativas al personal adscrito al DIF Estatal, así como determinar la

142

sanción a que se ha hecho acreedor el empleado por incurrir en una violación a la Ley

Federal del Trabajo, al Reglamento Interior de Trabajo o la Ley de Responsabilidad de los

Servidores Públicos del Estado de Chihuahua.

IX. Realizar la defensa de los asuntos laborales, civiles, administrativos y de cualquier otra

naturaleza, en los supuestos de que un trabajador o un tercero demande al DIF Estatal;

X. Previa solicitud y validación de la Coordinación de Asistencia Social, en el sentido de

corroborar que la operación de las Asociaciones Civiles solicitantes son sin fines de lucero,

elaborar las constancias para el SAT a través de las cuales se avale que las actividades de las

Asociaciones Civiles son de naturaleza de asistencia social y se desarrollan en el Estado de

Chihuahua.

XI. Las demás que para tal efecto determine la Dirección General o la Dirección Administrativa

del DIF ESTATAL.

143

F. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

144

Procedimiento 1 RECLUTAMIENTO

Actividades:

1. Se recibe el oficio de solicitud de requerimiento de personal, especificando el perfil y el puesto.

2. Iniciar con la búsqueda de candidatos promocionando la vacante a través de diferentes medios.

3. Recibir la solicitud y/o currículum del interesado para prestar sus servicios en el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Chihuahua.

4. Clasificar las solicitudes por escolaridad y/o perfiles de puestos. 5. Seleccionar las solicitudes que cumplan con el perfil. 6. Archivar las solicitudes no seleccionadas.

Objetivo: Atraer un número suficiente de candidatos idóneos para ocupar un puesto específico solicitado por las diferentes áreas de la Institución.


Políticas: Contar con al menos tres candidatos.

El reclutamiento de personal para la Bolsa de Trabajo deberá realizarse a través de una solicitud y/o currículum del interesado.

La inclusión en la bolsa de trabajo también puede ser mediante el formato de Solicitud de Empleo Dif. Anexo 10

Las solicitudes y currículums se clasifican de acuerdo al nivel de estudios y/o perfiles de puestos.

145

Diagrama de Flujo Procedimiento 1. RECLUTAMIENTO

Archivar las solicitudes no

seleccionadas.

Recibir la solicitud y/o currículum del interesado.

Inicio

Se recibe el oficio de solicitud de requerimiento de personal el cual se dirige a la Dirección Administrativa.

Se inicia con la búsqueda de candidatos promocionando la vacante

a través de diferentes medios.

Seleccionar las solicitudes que cumplan con el perfil.

Clasificar las solicitudes por escolaridad y/o perfiles de puestos.

FIN

146

Procedimiento 2. SELECCIÓN

Actividades:

1. Se recibe el oficio de solicitud de requerimiento de personal, especificando el perfil y el puesto. Dicho oficio debe ser dirigido a la Dirección Administrativa, quien autoriza y turnara al departamento de Recursos Humanos.

2. Se revisan las solicitudes o currículums existentes, seleccionando los 3 candidatos más acordes al perfil del puesto.

3. Se citan a entrevista al Depto. de Recursos Humanos 4. Se realiza la entrevista utilizando el formato de entrevista de Recursos Humanos.

Anexo 11 5. Se le comentan al candidato la remuneración, las prestaciones y obligaciones del

puesto. 6. Se verifican sus referencias laborales, en caso de no tener experiencia se verifican sus

prácticas profesionales y/o servicio social, de conformidad con el formato de verificación laboral establecido. Anexo 12

7. Una vez verificada su historia laboral y si esta es positiva, se turna a la Dirección Administrativa para su revisión y autorización.

8. Posteriormente los candidatos se turnan a entrevista con el jefe inmediato, quien elige el más adecuado a las necesidades de su área, enviando un oficio a la Dirección Administrativa, con los datos de la persona propuesta especificando la razón de su recomendación.

9. Una vez que se recibe este oficio la Dirección Administrativa lo analiza y autoriza. 10. Los candidatos no seleccionados se integran nuevamente a la Bolsa de Trabajo.

Objetivo: Seleccionar a los mejores candidatos con respecto a los requerimientos del puesto solicitado, resultado de la evaluación de sus conocimientos, experiencias, motivación, intereses, habilidades, actitudes, salud, etc.


Políticas: La selección del personal procede si el área solicitante tiene una vacante y esta previamente autorizada la sustitución por el Director General. Para lo cual se llevan a cabo revisión de formatos, así como entrevistas. El Departamento de Recursos Humanos envía candidatos para que se lleve a cabo otra entrevista con el jefe de área, previa a la toma de decisiones.

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Diagrama de Flujo Procedimiento 2 SELECCIÓN

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Procedimiento 3. CONTRATACIÓN

Actividades:

1. Contactar al candidato seleccionado, indicándole que se presente para solicitarle la documentación necesaria para su ingreso.

2. Entregar y solicitar al personal de Nuevo Ingreso la Relación de Requisitos para que sean reunidos de inmediato. Anexo 13

3. Recibir y revisar los documentos solicitados, verificando que estén completos y que cumplan con lo requerido.

4. Realizar psicometría laboral y examen toxicológico al candidato 5. Revisa exámenes, si estos son correctos, se integran al expediente. 6. Pasa la documentación a autorización de la Dirección Administrativa. 7. Una vez autorizado, tramita tarjeta bancaria de nomina 8. Procede al alta mediante su registro en el sistema de personal 9. Se confirma la remuneración, prestaciones y obligaciones inherentes al puesto 10. Llenado de estudio socioeconómico. Anexo 5 11. Firma del contrato por tiempo determinado, certificado de consentimiento de seguro

de vida y carta testamentaria. 12. Elabora gafete oficial 13. Se notifica su ingreso al jefe de área. 14. Al presentarse en su lugar de trabajo se registra en el sistema de control de asistencia. 15. Se agenda para el curso de inducción al Dif

Objetivo: Establecer una relación laboral entre el DIF y el personal propuesto por los titulares para cubrir una vacante.


Políticas: La contratación del candidato seleccionado procede una vez que la

Dirección General y/o Administrativa lo autorizan.

La contratación de menores de 18 años debe de reunir los requisitos establecidos en la Ley Federal del Trabajo.

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Diagrama de Flujo Procedimiento 3.-. CONTRATACION

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Procedimiento 4. AFILIACION AL SERVICIO MEDICO

Actividades:

1. Llena el formato de afiliación y firma 2. Adjunta documentos necesarios: copia acta nacimiento, 2 fotos tamaño infantil a

color, copia credencial de elector, copia comprobante domicilio. 3. Si tiene beneficiarios se adjuntan: copias de: acta de nacimiento, acta de

matrimonio, 2 fotos tamaño infantil y constancia de estudios (mayores de 18 anos). 4. Elabora oficio de alta al servicio medico 5. Envía al departamento de afiliación del Ichisal 6. Recibe numero de afiliación 7. Notifica numero de afiliación y envía al trabajador 8. Archiva en expediente personal del trabajador

Objetivo: Ingresar al servicio médico al trabajador y sus beneficiarios.

Frecuencia: Periódica

Políticas: Llenado del formato para afiliación establecido por el Sistema Estatal de Salud del Gobierno del Estado de Chihuahua. Anexo 14

151

Diagrama de Flujo Procedimiento 4.-. AFILIACION AL SERVICIO MEDICO

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Procedimiento 5. INDUCCION

Actividades:

1. Se remite oficio de invitación al empleado de nuevo ingreso y copia al jefe inmediato, señalando lugar, fecha y hora en que se llevara a cabo el curso.

2. El día del curso se verifica la asistencia de los trabajadores, elaborando un registro con sus firmas.

3. Se entrega el Manual de Inducción e inicia el curso teórico 4. Entrega evaluación a los participantes quienes resuelven y entregan. 5. Revisa evaluaciones y se integran al expediente personal del trabajador.

Objetivo: Fomentar en el personal de nuevo ingreso una actitud de servicio, profesionalismo y colaboración en congruencia con los valores impulsores de una conducta ética que se vea reflejada en un servicio con alta calidad, contribuyendo con ello a cumplir con la misión y visión del DIF, así como su cultura organizacional, sus procesos, reglas y lineamientos administrativos, reglamento interior y su estructura


Políticas: La inducción se debe brindar a todo el personal de nuevo ingreso a fin de que conozca las instalaciones y el funcionamiento de la Institución, así como sus derechos y obligaciones derivados de la relación laboral.

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Diagrama de Flujo Procedimiento 5.-. INDUCCION

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Procedimiento 6. CAPACITACION

Actividades:

1. Enviar encuesta detección de necesidades de capacitación a los directores y coordinadores de este Organismo para su llenado. Anexo 15

2. Se procesa la información y se elabora el cronograma de capacitación anual. 3. Agenda los cursos solicitados, verificando la capacitación mensual que ofrece el Centro

de Capacitación de Gobierno del Estado e instructores externos. 4. Se inscribe al trabajador en la capacitación correspondiente 5. Notificar al empleado y al jefe de inmediato, mediante oficio, fecha, hora y lugar de la

capacitación programada. 6. Verifica asistencia al curso y anexar su constancia al expediente personal. 7. Cuando se recibe alguna solicitud de capacitación especial, se buscan instructores

adecuados al tema. 8. Se revisan las cotizaciones de cada uno y se pasa a autorización de la Dirección

Administrativa y se programa la capacitación, definiendo fecha, hora y lugar 9. Se notifica al jefe inmediato 10. Se inaugura el curso, presentando a los participantes el instructor. 11. Elaborar un registro para verificar la asistencia. 12. Clausura el curso 13. Solicitar factura del curso impartido al instructor y se turna a la Dirección Administrativa

para su autorización.

Objetivo: Contar con empleados debidamente capacitados ya que busca actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador de igual forma incrementar la productividad y así lograr los objetivos de la institución.


Políticas: Establecer un cronograma anual de capacitación, mediante la encuesta detección de necesidades de capacitación por área enfocado en:

Incrementar la productividad

Promover un ambiente de seguridad en el empleo

Facilitar la supervisión del personal

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Diagrama de Flujo Procedimiento 6.-. CAPACITACION

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Procedimiento 7. CONTROL DE ASISTENCIA

Actividades:

1. Solicita al departamento de sistemas que genere el reporte de asistencia de los relojes checadores de las diferentes áreas administrativas.

2. Imprime el reporte de incidencias y revisa 3. Verifica si existe justificación oficial de faltas o retardos, incapacidades, etc. 4. Valida las incidencias del reporte con los justificantes recibidos.

Registra los descuentos en el reporte de sistema de nomina.

Objetivo: Registro de asistencia del trabajador, así como las incidencias que generan descuentos por concepto de faltas, retardos, etc. para su aplicación en la nomina.

Frecuencia: Quincenal

Políticas: El reporte de asistencia debe validarse con el Pase de Entrada o salida, Multiformas para Variaciones, debidamente autorizadas por su jefe inmediato y/o la dirección administrativa, así como incapacidades, presentadas en la quincena para determinar los descuentos. Anexos 16 y 17

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Diagrama de Flujo Procedimiento 7.-. CONTROL DE ASISTENCIA

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Procedimiento 8. EMISION DE NOMINA

Actividades:

1. Obtiene el reporte de variaciones de personal y captura deudores diversos del área de contabilidad y préstamos a corto plazo de Pensiones Civiles del Estado de Chihuahua.

2. Accesa al Sistema de Nomina actualiza las altas y bajas de empleados que se hayan generado en la quincena y verifica los movimientos.

3. Captura los incidencias que afectan a la nomina. 4. Realiza el cálculo de la nomina. 5. Elabora reporte para contabilidad 6. Notifica al departamento de Sistemas para que emita archivo para dispersión bancaria 7. Emite recibos de sueldo electrónico e impreso. 8. Genera reporte electrónico para la Secretaria de Hacienda de Gobierno del Estado de

Chihuahua, así como a Pensiones Civiles del Estado de Chihuahua. 9. Envía recibos de pago a los departamentos para su firma.

Objetivo: Preparar oportunamente la integración y la emisión de las prestaciones que por su actividad laboral les corresponden a los servidores púbicos adscritos a este Organismo, registrando y proyectando en la nomina los movimientos variables por concepto de percepciones y/o deducciones que incurran los empleados.

Frecuencia: Quincenal

Políticas: La emisión de la nomina incluye pago de las percepciones y deducciones que corresponden al personal de la Dependencia.

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Diagrama de Flujo Procedimiento 8.-. EMISIÓN DE NOMINA

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Procedimiento.9 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Actividades:

1. En el caso de la Evaluación de desempeño 1, se envía el formato de cada empleado, para que sean llenados por el jefe inmediato, de manera objetiva y veraz. Anexo 10

2. Regresa los formatos para su procesamiento y determinar las áreas de oportunidad de cada trabajador.

3. La información obtenida en este proceso es entregada a la Dirección Administrativa para su revisión con los directores, coordinadores y/o jefes de cada estructura operativa, definiendo los aspectos a retroalimentar con cada uno de sus trabajadores, así como determinar los puntos fuertes y débiles que deben ser fortalecidos en su área.

4. El jefe inmediato es responsable del seguimiento de las medidas acordadas, posteriores a la evaluación.

5. En el caso de la Evaluación de vencimiento de contrato, se envía el formato de vencimiento de contrato para que sea evaluado por el jefe inmediato. Anexo 18

6. Lo regresa debidamente evaluado y justificando su recomendación. 7. Este documento se turna a la Dirección Administrativa para su validación y autorización. 8. Una vez autorizado se renueva el contrato de trabajo, firmado de conformidad el

empleado. 9. Se repite el proceso antes de concluir el contrato, hasta que se otorga un contrato en

forma indefinida.

Objetivo: Medir, evaluar e influir sobre atributos, comportamientos y resultados del recurso humano, visualizando el rendimiento progresivo y la relación de los objetivos institucionales.


Políticas: Se llevan a cabo dos tipos de evaluaciones:

1).-Evaluación de desempeño, del jefe inmediato al trabajador, la cual se aplica una vez al año.

2).-Evaluación aviso de vencimiento de contrato, la cual se envía al jefe inmediato antes de concluir su término y se realiza tantas veces como se renueva el contrato.

Las respuestas deben ser objetivas, claras y confidenciales.

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Diagrama de Flujo Procedimiento 9.-. EVALUACION DE DESEMPEÑO

Diagrama 1. Evaluación del Desempeño del Jefe Inmediato

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Diagrama 2. Evaluación de Vencimiento de Contrato

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Procedimiento 10 PROMOCION

Actividades:

1. Oficio de propuesta de cambio del jefe inmediato, dirigido al Director General y/o Dirección Administrativa

2. Revisión del expediente personal del empleado 3. Se recibe autorización de cambio 4. Se cita al trabajador para notificarle el cambio, firma de la Multiforma de Variaciones

especificando la nueva percepción. 5. Reporte al área de nomina para su captura 6. Se aplica este cambio de categoría en la próxima nomina. 7. El jefe inmediato es el responsable de instruirle acerca de sus nuevas actividades.

Objetivo: Identificar y gratificar el talento humano que labora dentro de la organización, contribuyendo a la eficacia de los recursos y la consecución de los objetivos.

Las promociones se dan como una forma de motivación y gratificación para el personal que labora en la institución. Determinado por evaluación al desempeño, logro de resultados, conducta, formación profesional, objetividad, compromiso institucional y laboral, entre otros


Políticas: Contar con una vacante disponible.

Criterios fundamentales: evaluación al desempeño, logro de resultados, conducta, formación profesional, objetividad, compromiso institucional y laboral, entre otros.

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Diagrama de Flujo Procedimiento 10.-. PROMOCION

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Procedimiento 11 RIESGOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO

Actividades:

1. El trabajador se accidenta y notifica directa o indirectamente al titular de su área administrativa.

2. Acude inmediatamente al servicio médico de ICHISAL, en donde lo atiendan y otorguen la incapacidad médica inicial.

3. Presenta personalmente o envía al titular de su área la incapacidad medica 4. Tramita con su jefe inmediato el oficio de solicitud de accidente de trabajo ante la

Dirección Administrativa, detallando el acontecimiento de los hechos. 5. Recibe la Dirección Administrativa el oficio, lo revisa, autoriza y turna al departamento

de Recursos Humanos. 6. Se cita al trabajador al Departamento de Recursos Humanos para el llenado de los

formatos de investigación de riesgos de trabajo del Instituto Chihuahuense de Salud, elabora los documentos y los entrega al trabajador.

7. El trabajador presenta los documentos en Medicina del Trabajo del ICHISAL, quien califica el accidente.

8. El departamento de Recursos Humanos recibe y analiza la calificación del riesgo emitida por medicina del trabajo de Ichisal.

9. Al concluir la incapacidad el trabajador tramita el alta del riesgo o accidente de trabajo en Medicina del trabajo y la presenta en Recursos Humanos.

10. Si el alta incluye alguna recomendación por secuelas como cambio de actividad, se turna a la Dirección Administrativa y al departamento jurídico para su análisis.

11. Se emite un oficio al jefe inmediato con las sugerencias laborales acordes a la capacidad residual del trabajador para su implementación.

Objetivo: Analizar e integrar de acuerdo a la normatividad vigente del Instituto Chihuahuense de Salud, el soporte documental de los probables riesgos o accidentes de trabajo ocurridos a los trabajadores


Políticas: El jefe inmediato del trabajador deberá remitir el soporte documental que es requerido por la Dirección Administrativa para integrar el expediente de riesgo de trabajo que será enviado a Medicina del Trabajo de ICHISAL.

Dar seguimiento al cumplimiento de las indicaciones emitidas por la Dirección Administrativa, en seguimiento a las resoluciones de Medicina del Trabajo de ICHISAL.

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Diagrama de Flujo Procedimiento 11.-. RIESGOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO

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Procedimiento 12 AUTORIZACION DE PERMISOS LICENCIAS

Actividades:

1. Se recibe la solicitud de licencia para atender asuntos personales sin goce de sueldo, formato de Multiforma de Variaciones.

2. Verificar si el trabajador tiene derecho a gozar de la licencia que solicita 3. Si no procede se informa al trabajador. 4. Si procede se pasa a autorización de la Dirección Administrativa. 5. Una vez autorizada se notifica al trabajador. 6. Se reporta al área de nomina para el trámite de suspensión de sueldo.

Objetivo: Establecer los criterios que se deben contemplar para el análisis, tramite, autorización y control de las solicitudes de licencia sin goce de sueldo para atender asuntos personales presentadas por los trabajadores


Políticas: Revisar que las solicitudes de licencia correspondan a lo establecido en el Reglamento Interior de Trabajo del Organismo Publico descentralizado denominado: Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Chihuahua, “Dif Estatal”.

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Diagrama de Flujo Procedimiento 12.-. AUTORIZACION DE PERMISOS Y LICENCIAS

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Procedimiento 13 SERVICIO SOCIAL Y PRÁCTICAS PROFESIONALES

Actividades:

1. Se envía oficio a todas los departamentos de este Organismo, para que notifiquen sus necesidades de apoyo del programa de servicio social y/o practicas cada semestre, especificando especialidades, horarios y actividades.

2. Se envían oficios de solicitud de estudiantes para el programa de servicio social y/o practicas a las diferentes escuelas del estado.

3. Las escuelas boletinan la solicitud con los estudiantes. 4. Posteriormente los jóvenes acuden al Depto. de Recursos Humanos y recibe la ficha de

solicitud del interesado que desee realizar sus prácticas y/o servicio social. 5. Verifica los requerimientos de practicantes en los diferentes departamentos 6. Informa verbalmente al interesado de las actividades que tendrá y le entrega el listado

de requisitos, además de indicarle las condiciones para realizar su práctica y/o servicio social.

7. Recibe los requisitos e integra el expediente. 8. Elabora la carta de aceptación para enviar a la institución educativa y al área que se le

asigna, donde se indica horario, fecha de inicio y actividades que llevara a cabo. 9. Elabora credencial de practicante y la entrega al joven. 10. Cuando concluye el periodo, el estudiante elabora el formato de solicitud de liberación

de servicio social, con el cual se emite la constancia o liberación del servicio social, previa revisión de bitácora de asistencia y reporte de actividades. Entrega constancia y recaba firma del interesado. Archiva copia en el expediente

Objetivo: Ubicar a los estudiantes diversas disciplinas en el programa de prácticas y/o servicio social en las áreas donde se requiere su apoyo, con la participación activa, organizada y eficaz de grupos de estudiantes, además de dar seguimiento al desarrollo de las actividades que se les asignen.


Políticas: La aceptación y asignación de los estudiantes se realizara considerando que sus estudios académicos correspondan al perfil requerido por las áreas solicitantes. Los estudiantes deben llenar una ficha de solicitud y reunir los documentos requeridos. Los jóvenes se identificaran con una credencial expedida por este departamento El control de asistencia se realizara por medio de bitácora de asistencia. Los reportes que presenten para acreditar las actividades realizadas, deben ser autorizadas y firmados por el supervisor del área.

170

Diagrama de Flujo Procedimiento 13.-. SERVICIO SOCIAL Y PRÁCTICAS PROFESIONALES

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Procedimiento 14 BAJAS DE PERSONAL

Actividades:

1. Recibir el oficio de solicitud de baja elaborado por el jefe inmediato del trabajador, dirigido al director y/o dirección administrativa.

2. Realizar cálculo de finiquito según sea el caso (renuncia, liquidación, término de contrato, etc.) y pasar a autorización a dirección administrativa.

3. Una vez autorizado turnar al departamento de contabilidad para elaboración de cheque.

4. Elaborar formato de renuncia. Anexo 21 5. Entregar los documentos anteriores (cheque, renuncia) al departamento jurídico-

administrativo para su trámite. 6. Capturar la baja en el sistema de nómina. 7. Notificar la baja al servicio médico (Instituto Chihuahuense de la Salud) y a Pensiones

Civiles del Estado de Chihuahua (Fondo de retiro) y Seguro de Vida. 8. Se archiva el expediente.

Objetivo: Registrar en el Sistema de servicios personales los movimientos de baja del personal para su actualización y control


Políticas: La plantilla de servicios personales y el sistema de nómina se actualizará con la captura de los movimientos de baja y las modificaciones en la situación laboral del trabajador.

El proceso de baja puede ser por:

Renuncia

Liquidación

Termino de contrato

Falta administrativa

172

Diagrama de Flujo Procedimiento 14.-. BAJAS DE PERSONAL

173

G. DEPARTAMENTO DE COMPRAS

174

Procedimiento 1

Nombre Generar una orden de compra

Objetivo Una Orden de Compra se genera sólo si existe una Requisición, esto es por

una necesidad de adquirir un bien o servicio por parte de alguna área del

DIF Estatal. Anexos 22 y 23

Frecuencia Diariamente

Responsable Comprador asignado al tipo de adquisición

Normas Las requisiciones recibidas en el departamento de compras por las diferentes áreas del DIF Estatal, se recibirán en forma física y vía sistema WEB (sistema de requisiciones) autorizadas por su director de área, las cuales deberán de estar bien descritas tanto en la descripción del artículo, cantidades, unidades, motivo de la compra, lugar de entrega, contacto (usuario con teléfono o extensión), sus correctas partidas presupuestales y tiempo de entrega. Existen requisiciones urgentes o de proceso normal, las cuales se contemplan de la siguiente manera: 1.- Requisiciones de Presidencia 2.- Requisiciones de Dirección General 3.- Requisiciones de alguna contingencia 4.- Requisiciones de algún apoyo 5.- Requisiciones cotidianas Al recibir una requisición el departamento de compras deberán de contemplar todos los aspectos antes mencionados, y después de identificar la urgencia y datos capturados se pasará al área de presupuestos, donde identificarán si la adquisición cuenta con el presupuesto suficiente para generar la adquisición. En el momento que se verifica el presupuesto, y esta, ha sido aceptada será mandada a autorizar a Dirección Administrativa donde se autorizara el gasto (no la compra). Cuando una requisición ha sido autorizada por la Dirección Administrativa se enviará al departamento de compras donde se le asignará a un comprador para su debido proceso y surtido. Cualquier duda sobre la requisición será procesado con el usuario por medio de vía correo y vía telefónica, cualquier cancelación se deberá de solicitar un memo de cancelación y/o sustitución de requisición por modificación.

175

Para generar una Orden de Compra y levantar un pedido se realizan los siguientes procesos

Actividad Descripción

1 El Departamento de Compras recibirá las requisiciones en físico firmadas por el usuario y por el Director de Área, y por sistemas WEB (dirección interna en el explorador 10.18.65.230, externa http://sia.difchihuahua.gob.mx/), se acusara de recibido si los artículos, unidades, motivo de la requisición y tiempos de entrega están bien descritos.

2 Si la requisición está bien detallada se recibirá y mandara al departamento de contabilidad al área de presupuestos acusada en físico y por sistema WEB

3 Si la requisición está con algún error en el detalle de los campos, se devolverá en físico indicando la observación y por vía WEB se cancelara y se describirá el motivo.

4 Al recibir la requisición el área de presupuesto verifica las partidas presupuestales.

5 Si la partida presupuestal está bien, se verifica que cuente con presupuesto suficiente para la adquisición para poder pasarla a Dirección Administrativa, si no para realizarle una transferencia.

6 Si la partida presupuestal esta errónea se cancela la requisición para su modificación.

7 El área de presupuestos pasa la requisición a Dirección Administrativa para su autorización del gasto

8 Cuando Dirección Administrativa autoriza la requisición y si es para licitación la asigna al Departamento de compras para que la mande por oficio al Departamento de Jurídico, si no, se manda al Departamento de Compras para su proceso correspondiente.

9 La requisición se asigna a un comprador.

10 El comprador manda a cotizar la requisición

11 Si surgen dudas de la requisición se solicita informes al usuario por vía correo electrónico y por teléfono, si no hay ninguna modificación en descripciones se sigue procesando, si no se solicita un oficio de cancelación de la requisición o por sustitución de requisición.

12 Al no haber ninguna duda de las especificaciones de la requisición, se entablan precios con mínimo 3 cotizaciones, de las cuales se debe de contemplar que coticen lo mismo.

13 Se manda por sistema al Jefe del Departamento de Compras para seleccionar proveedor a surtir por medio del sistema de adquisiciones.

http://sia.difchihuahua.gob.mx/

176

Actividad Descripción

14 El Comprador en el usuario de coordinador del sistema genera una solicitud de la adquisición para generar la orden de compra, este es un cuadro comparativo que genera el sistema y proporciona un número de solicitud para generar la orden de compra.

15 El comprador abre el sistema de Adquisiciones del escritorio y en órdenes abiertas introduce el número de solicitud para poder generar la Orden de Compra.

16 El comprador manda la orden de compra al Jefe del departamento de Compras para su autorización.

17 El Jefe del Departamento de Compra verifica que la orden de compra se haya generado correctamente, la turna a Dirección Administrativa para la autorización del gasto.

18 Si Dirección Administrativa autoriza la orden de compra se pasa a Dirección General, si no, se cancela

19 Si Dirección General autoriza la orden de compra, se turna al Departamento de compras, si no, se cancela.

20 Cuando la orden de compra ha sido autorizada por las Direcciones correspondientes, se asigna al Comprador correspondiente para levantar el pedido.

177

178

179

180

Procedimiento 2

Nombre Solicitud de Contrato al Departamento de Jurídico

Objetivo La solicitud de contrato al Departamento de Jurídico se genera para poder fortalecer la adquisición de un bien o servicio por medio de garantías, para asegurar tiempos de entrega, calidad en el bien o servicio y garantizar que al proveedor que se le está contratando este bajo las normatividades específicas de la ley de adquisiciones.



Para realizar una solicitud de contrato al Departamento de Jurídico se realizan los siguientes procesos

Procedimiento Actividad Descripción

Solicitud de

contrato al

Departamento

de Jurídico

1 Se identifica la orden de compra que sea igual o mayor a

$100,000.00 (cien mil pesos 00/100 m.n.)

2 Se realiza un oficio donde se especifica se realice un

contrato con el proveedor asignado, especificando

tiempos de entrega, formas de pago, partida

presupuestal, lugar de entrega, núm. de orden de

compra, tipo de compra y monto a pagar

3 Se anexa copia de la orden de compra firmada junto con

la copia de la requisición

4 Si es necesario se anexa alguna relación que se

especifique en la orden de compra

5 Se espera indicaciones para levantar el pedido y

finiquitar el servicio.

181

Procedimiento 3

Nombre Solicitud de cheque o transferencia para pago al contado

Objetivo La solicitud de cheque o transferencia se genera para poder

realizar el pago de alguna adquisición a contado



Para realizar una solicitud de cheque o transferencia para pago al contado se realizan los siguientes procesos

Procedimiento Actividad Descripción

Solicitud de

cheque o

transferencia

para pago ha

contado

1 Se ubica la orden de compra a pagar

2 Para realizar el pago de la Orden de Compra se llena un

formato con los datos de: Importe con número y letra,

partida presupuestal, nombre del proveedor, número del

registro en sistema del proveedor, RFC del proveedor y

concepto del pago mencionando el número de la orden

de compra

3 Se anexa al formato, la Orden de Compra original,

Requisición original y se pasa a contabilidad para su

autorización y pago

4 Se recibe el dinero y se paga el bien o servicio

5 Se recibe la factura y se realiza la comprobación del

gasto

182

183

VI. ANEXOS

184

Anexo 1. Solicitud de Boletos de Avión

185

Anexo 2. Reporte de Incidencias

186

Anexo 3. Orden de Servicios

187

Anexo 4. Hoja de Servicio Mantenimiento Preventivo

188

Anexo 5. Solicitud de Viáticos

189

Anexo 6. Liquidación de Gastos de Viaje

190

Anexo 7. Solicitud de Cheque

191

Anexo 8. Solicitud de Transferencia

192

Anexo 9. Formato de Resguardo

Anexo 10. Formato Solicitud de Empleo

193

194

195

Anexo 11. Formato Entrevista Laboral

196

197

Anexo 12. Formato Verificación Laboral

198

Anexo 13. Requisitos de Ingreso

199

Anexo 14. Estudio Socioeconómico

200

201

202

Anexo 15. Formato Afiliación y Vigencia del Instituto Chihuahuense de Salud

203

Annex 16. Encuesta de Detección de Necesidades de Capacitación

204

205

Anexo 17. Formato Pase de Entrada y Salida

206

Anexo 18. Formato Multiforma para Variaciones

207

208

Anexo 19. Formato Evaluación de Desempeño

209

210

Anexo 20. Formato Aviso de Vencimiento de Contrato

Anexo 21. Formato de Renuncia

211

212

Anexo 22. Requisición de Compra

213

Anexo 23. Orden de Compra

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