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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
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Anexo 1 Pág. 1 de 1
Manual de Políticas y Procedimientos Dirección de Administración
y Finanzas
Cuernavaca, Mor., a 22 de Febrero de 2016.
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II.- CONTENIDO
Apartado Consecutivo del Apartado
Portada I
Contenido II
Autorización III
Introducción IV
Políticas V
Procedimientos VI
Directorio VII
Colaboración VIII
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III.- AUTORIZACIÓN
AUTORIZÓ
Se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección de Administración y Finanzas, el cual contiene información referente a sus procedimientos y funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal, con fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: - Artículo 47 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos; publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 5030 del 28 de septiembre de 2012. - Artículo 22 fracción IV, Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de
Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.
Remítase el presente Manual de Políticas y Procedimientos, al Órgano de Gobierno para su Aprobación.
________________________________ Dra. María Elisa Zamudio Abrego
Directora General
REVISÓ
________________________________ C. Simón Andrés Medina Delgadillo
Director de Administración y Finanzas
APROBÓ
Artículo 24 fracción XVIII, y artículo 29 fracción X del Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
________________________________ C. Simón Andrés Medina Delgadillo
Director de Administración y Finanzas
VISTO BUENO
_________________________________ Lic. Daniel Bustamante Pérez
Subdirector de Planeación Estratégica
Fecha de Autorización: 22 de Febrero de 2016
Número de Páginas: 458
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IV.- INTRODUCCIÓN
El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento técnico–administrativo, que se elabora con la finalidad de cumplir a lo estipulado en el Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos. Este documento sirve para:
Encomendar responsabilidades; Evitar duplicaciones y detectar omisiones en las funciones; Propiciar la uniformidad en el trabajo; Utilizar de manera racional los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos; Facilitar la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso y; Apoyar las auditorías internas de los órganos de control.
El Manual de Políticas y Procedimientos está integrado por los siguientes apartados: autorización, políticas, procedimientos, directorio y colaboración.
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V.- POLÍTICAS
PROCEDIMIENTO: Control de Correspondencia 1. El personal de recepción recibirá la correspondencia siempre y cuando cumpla con los requisitos
necesarios para su atención y seguimiento como son: remitente, dependencia o Unidad Administrativa y que venga debidamente firmado, venga el número de oficio, asunto, anexos al oficio, de no cumplir con los requisitos se indica al remitente el motivo por el cual no es posible su recepción, notificando lo sucedido al asistente para su conocimiento.
PROCEDIMIENTO: Registro de Alta de Bienes Muebles y Emisión de Resguardos
1. El Titular de cada Unidad (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes) deberán nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con la Unidad de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicha Unidad sobre los movimientos de alta de bienes muebles generados en el área, para lo cual, informara por escrito dentro de los primeros 15 días de inicio de cada año el nombre de la persona designada. Asimismo ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, se debera notificar a la Unidad de Control Patrimonial, por la vía escrita en los siguientes 10 días a su salida el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal debera ratificarse y/o actualizarse.
2. Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a los servidores públicos que formen parte de la plantilla de personal autorizada del Organismo.
3. Para efectos del registro de altas y control de bienes muebles se debera referir como valor, el consignado en la factura incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
4. Para el registro de equipo de cómputo, debera asignarse a cada uno de sus componentes el número de inventario respectivo, tomando en consideración su precio unitario, incluyendo el I.V.A.
5. Con la finalidad de conocer y conciliar las nuevas adquisiciones de bienes muebles, el Departamento de Adquisiciones, debera remitir a la Unidad de Control Patrimonial copia de las requisiciones de compra y/o contratos y facturas relacionados con dichas adquisiciones, así como, en su caso, del dictamen favorable para la adquisición.
6. Sera responsabilidad de la Unidad Administrativa beneficiada con los bienes, tanto de nueva adquisición como los recibidos en donación que le son entregados, verificar que cuenten con el número de identificación asignado por la Unidad de Control Patrimonial.
7. Las Unidades Administrativas no podrán retirar del almacén ningún bien mueble que no se encuentre debidamente identificado por la Unidad de Control Patrimonial con la numeración correspondiente.
8. Los bienes muebles de nueva adquisición destinados a Programas Institucionales y entregados bajo la modalidad de “préstamo y/o comodato” por las Unidades Administrativas del DIF, seran dados de alta en el Sistema de Control Patrimonial y el Titular de la Unidad Administrativa a cargo del programa debera firmar las Tarjetas de Resguardo de cada bien, como el resguardatario responsable.
9. Los bienes muebles recibidos por las Unidades Administrativas del Organismo bajo la modalidad de “comodato”, deberan ser notificados a la Unidad de Control Patrimonial, a través del envíó de la copia del contrato de comodato respectivo, acta de entrega y/o recibo. En virtud de que no son propiedad del DIF no afectaran el activo fijo de la institución y, por lo tanto, no se efectuara el alta en el inventario de este Organismo.
10. Los servidores públicos que ingresen bienes muebles particulares a su Unidad Administrativa, deberan informarlo de manera previa al Titular de la Unidad y/o al Enlace Administrativo, quien realizara su registro en un control interno e informara por escrito a la Unidad de Control Patrimonial para que estos bienes no se integren al inventario del Organismo.
11. Los bienes muebles de nueva adquisición que son entregados bajo la modalidad de “donación” y destinados a Programas Institucionales no afectarán el activo fijo de la institución y, por lo tanto, no se llevara a cabo el registro de alta en el inventario del Organismo
12. El Enlace Administrativo de cada unidad sera responsable de autorizar la entrada y salida de bienes muebles de propiedad particular.
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POLÍTICAS
13. Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento correspondiente ante la Unidad de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición sera responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva.
14. El Enlace Administrativo debera presentar ante la Unidad de Control Patrimonial un reporte mensual que incluya los movimientos de alta realizados, debidamente avalado por el Titular de cada Unidad Administrativa, en caso de no enviarlo se entendera que no hubo movimientos.
15. Sera responsabilidad de los servidores públicos que firmen las Tarjetas de Resguardo de bienes bajo su custodia y/o uso, conservar una copia de las mismas para su control y/o futuras aclaraciones.
16. Tratándose de actos de Entrega-Recepción de Unidades Administrativas, invariablemente se debera observar lo establecido en el Reglamento para la Entrega Recepción. Asimismo, sera responsabilidad de los servidores públicos sujetos a este proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes muebles.
17. Sera responsabilidad de los servidores públicos que tengan asignado un radio de comunicación Nextel que firmen el resguardo y la carta responsiva del Nextel que este bajo su custodia y/o uso.
18. Los recursos materiales y de comunicación asignados para la realización de las funciones, quedan exclusivamente para los fines a que estén destinados.
19. Quedan a cargo de los servidores públicos el pago por los daños a los recursos materiales y de comunicación Nextel, el pago del deducible del equipo Nextel que se tenga por robo o daño físico, el pago total por el equipo perdido y/o el pago del excedente a los montos de la factura de su plan asignado.
20. Todo excedente del uso del Nextel será descontado vía nómina en una sola exhibición cuando el monto total a cubrir sea hasta de $200.00, cuando sobrepase dicha cantidad se descontará vía nómina en dos exhibiciones, dentro del mes en que se factura, debido a que la facturación del servicio es mensual.
PROCEDIMIENTO: Registro de Baja de Bienes Muebles y Cancelación de Resguardos
1. El Titular de cada Unidad (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes) deberán nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con la Unidad de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicha Unidad sobre los movimientos de alta de bienes muebles generados en el area, para lo cual, informara por escrito el nombre de la persona designada. Asimismo ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, debera notificar por la vía escrita a la Unidad de Control Patrimonial el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal debera ratificarse y/o actualizarse.
2. El Departamento de Control Patrimonial invariablemente realizara la verificación física de los bienes muebles, previo a su autorización de baja, con el objeto de constatar las condiciones en que se encuentran.
3. Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento correspondiente ante el Departamento de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición sera responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva.
4. Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento correspondiente ante la Unidad de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición sera responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva.
5. El Enlace Administrativo debera presentar ante el Departamento de Control Patrimonial un reporte mensual que incluya los movimientos de baja realizados, debidamente avalado por el Titular de cada Unidad Administrativa, en caso de no enviarlo, se entendera que no hubo movimientos.
6. El Enlace Administrativo de cada unidad sera responsable de autorizar la entrada y salida de bienes muebles de propiedad particular.
PROCEDIMIENTO: Registro de Transferencia de Bienes Muebles y Cancelación de Resguardos
1. El Titular de cada Unidad (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes) deberan nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con la Unidad de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicha Unidad sobre los movimientos de alta de bienes muebles generados en el area, para lo cual, informara por escrito el nombre de la persona designada. Asimismo ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, debera notificar por la vía escrita a la Unidad de Control Patrimonial el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal debera ratificarse y/o actualizarse.
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2. Los Titulares de las Unidades Administrativas, vigilarán la custodia y buen uso de los bienes muebles que tenga asignado el personal operativo adscrito a éstas, independientemente de que cada servidor público usuario firme el resguardo correspondiente y cumplan de igual forma con esta responsabilidad.
3. Queda estrictamente prohibido, efectuar movimientos de bienes muebles sin contar con el formato de “Transferencia de Bienes Muebles” debidamente requisitado, así como realizar cambios físicos y de usuarios sin la autorización y/o aviso correspondiente al Departamento de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición sera responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva.
4. Si al momento de realizar la transferencia de bienes muebles a otra Unidad Administrativa no existiera un responsable directo para los bienes que se entregan, el Jefe Inmediato Superior, asumira esta responsabilidad, firmando la documentación respectiva, hasta en tanto se designe al servidor público responsable y/o usuario, situación que de igual forma debera notificarse por escrito.
5. El Enlace Administrativo debera presentar ante el Departamento de Control Patrimonial un reporte mensual que incluya los movimientos de baja realizados, debidamente avalado por el Titular de cada Unidad Administrativa, en caso de no enviarlo, se entendera que no hubo movimientos.
6. El Enlace Administrativo de cada unidad sera responsable de autorizar la entrada y salida de bienes muebles de propiedad particular.
PROCEDIMIENTO: Verificación Física de Bienes Muebles Registrados
1. La Unidad de Control Patrimonial llevara a cabo verificaciones físicas selectivas, con el objeto de supervisar la correcta administración y mantener actualizado el inventario de bienes muebles de cada una de las Unidades Administrativas; de los resultados obtenidos en su caso, solicitara la participación de Control Interno de la Comisaría para que intervenga en el ámbito de sus atribuciones
2. El Titular de cada Unidad (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes) deberán nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con la Unidad de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicha Unidad sobre los movimientos de alta de bienes muebles generados en el área, para lo cual, informara por escrito dentro de los primeros 15 días de inicio de cada año el nombre de la persona designada. Asimismo ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, se debera notificar a la Unidad de Control Patrimonial, por la vía escrita en los siguientes 10 días a su salida el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal debera ratificarse y/o actualizarse.
3. Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a los servidores públicos que formen parte de la plantilla de personal autorizada del Organismo.
4. En el supuesto de que al momento de la entrega de una Unidad Administrativa no existiera todavía un responsable de los bienes muebles que están entregando, el Jefe Inmediato Superior, asumira esta responsabilidad, firmando la documentación respectiva, hasta en tanto se designe al servidor público responsable y/o usuario de los bienes, situación que de igual forma debera notificarse por escrito a la Unidad e Control Patrimonial.
5. Los términos para solventar las observaciones y/o irregularidades, derivadas de los resultados obtenidos en las verificaciones físicas efectuadas a las Unidades Administrativas, son determinados por la Unidad de Control Patrimonial y se otorgarán los siguientes plazos: o 15 días hábiles en primera instancia para su solvatación. o 10 días hábiles en segundo término en caso de que se venza el primer plazo otorgado. o Cinco días hábiles en tercer término, en caso de que venzan los plazos anteriores otorgados.
6. Los Titulares de las Unidades Administrativas, vigilarán la custodia y buen uso de los bienes muebles que tenga asignado el personal operativo adscrito a éstas, independientemente de que cada uno de los servidores públicos usuarios, firmen el resguardo correspondiente y cumplan de igual forma con esta responsabilidad.
7. En el caso de bienes de propiedad particular, los servidores públicos informarán al Enlace Administrativo designado en la Unidad Administrativa para que autorice la entrada y salida de dichos bienes y efectúe el registro y control interno correspondiente; aspecto que debera de informarse por escrito a la Unidad de Control Patrimonial del Organismo.
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8. La salida de los bienes muebles que requieran mantenimiento preventivo o correctivo o cualquier otro servicio, debera documentarse y/o autorizarse por escrito por parte del Titular de la Unidad Administrativa usuaria y/o responsable de los bienes o, en su defecto, por parte del Enlace Administrativo designado, quienes además deberán constatar que dichos bienes sean devueltos en un término no mayor a 15 días hábiles a partir de su salida.
9. Cuando exista algún cambio de servidores públicos dentro de las Unidades Administrativas, tanto a nivel de mandos medios, como operativo, se debera notificar por la vía escrita a la Unidad de Control Patrimonial, con la finalidad de actualizar las firmas de los resguardos correspondientes, así como para cotejar, en su caso, si existieran faltantes de los bienes muebles que se tenían bajo resguardo y/o uso.
10. Tratándose de actos de Entrega-Recepción de Unidades Administrativas, sera responsabilidad de los servidores públicos sujetos a este proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes muebles.
11. Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento correspondiente ante la Unidad de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición sera responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva.
12. Si durante el desarrollo de la verificación física se detectan bienes muebles cuyo resguardo esta a nombre de un servidor público diferente al que lo utiliza, la Unidad de Control Patrimonial cancelara el Resguardo anterior y emitira una nueva para firma del servidor público actual.
13. Si durante el desarrollo de la verificación física se detecta deterioro, mal uso, la falta de bienes muebles o cualquiera de sus componentes, cuya situación no se hubieran justificado plenamente, la Unidad de Control Patrimonial establecera los plazos y términos para que la Unidad Administrativa verificada solvente dichas observaciones o irregularidades.
PROCEDIMIENTO: Adquisición de Compra Directa por Requisición del Sistema DIF 1. La requisición de compra se tramitará cuando algún artículo no se encuentre en el catálogo de consumo
del almacén. 2. Es responsabilidad del Departamento de Adquisiciones y control patrimonial recabar el sello de control
presupuestal. 3. Las requisiciones deberán tramitarse con anticipación, cuando se trate de artículos de fabricación
especial y/o estén sujetos a existencia en el mercado nacional serán suministrados de acuerdo con las condiciones de entrega de los proveedores.
4. Cuando se trate de adquisiciones de impresos u otros artículos en que se requiera de mayores especificaciones deberán anexarse al formato las muestras físicas, catálogos, folletos, etc. En estos casos se debe considerar las condiciones de entrega del proveedor adjudicado, para el suministro de los mismos.
5. Para el caso de las adquisiciones de material de curación, reactivos químicos y soluciones, se deberá citar las fórmulas, así como las prestaciones comerciales, se deberá señalar los que requieran de autorización especial tales como medicamentos controlados, narcóticos, etc. En cuyo caso se deberán anexar las recetas del médico, autorizados los estudios socioeconómicos y solicitudes.
PROCEDIMIENTO: Recepción y entrega de Material en Almacén 1. Almacén no deberá recibir ningún tipo de material de los proveedores si no se cuenta con la
autorización de compra y/o pedido, así mismo tres copias de la factura correspondiente. 2. Almacén no deberá recibir parcialidades de dichas autorizaciones de compra y/o pedidos 3. Para la entrega de materiales se deberá firmar un vale de salida por el área correspondiente y/o
persona autorizada. 4. Para entrega de material ubicado en bodega se deberá entregar la requisición de bodega con la firma
de autorización por el responsable del centro de costo y por el Director (a), especificando, clave, cantidad y tipo de material que se encuentre asignado al programa que dirigen.
5. La requisición de material se entregará directamente en el almacén con dos días de anticipación y en caso de no recoger lo solicitado se cancelará automáticamente en un lapso de cinco días posteriores a la fecha de entrega, comunicando esta acción mediante un oficio dirigido al titular del área.
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PROCEDIMIENTO: Orden de Trabajo 1. En caso de que la Orden de Trabajo o Servicio se trate de un aparato eléctrico o mueble, deberá
llevar el número de inventario, marca, falla técnica o en su caso descripción del daño que presenta para dictaminar su complejidad, y en el párrafo de justificación anotar la importancia de la reparación por su uso.
2. En caso de remodelación, ampliación o servicio indicar en área a realizar el trabajo; características del mismo como material, condiciones específicas para uso, de acuerdo a las necesidades, características técnicas reales del área.
PROCEDIMIENTO: Recepción y Distribución de Correspondencia 1. El Departamento de Servicios Generales enviará la correspondencia de las diferentes áreas del
Sistema DIF, a los Municipios del Estado de Morelos los días martes y viernes de cada semana. 2. Cuando se trate de enviar correspondencia de carácter urgente el área solicitante deberá enviar por
fax la documentación y posteriormente al Departamento de Servicios Generales hará llegar el original a su destino.
3. Las diferentes áreas del Sistema DIF-Morelos que requiera el servicio de correspondencia deberán entregarla con dos días de anticipación los días lunes, miércoles y jueves en un horario de 09:00 a 14:00 hrs. al Departamento de Servicios Generales y en caso de no encontrarse en las mismas instalaciones será el área de Oficialía de Partes quien captará y clasificará la correspondencia, para que posteriormente el personal del Departamento de Servicios Generales pueda recogerla para su entrega.
4. Cada remitente deberá registrar sus oficios y/o documentos en el cuaderno de Envió de Correspondencia para su control.
5. Las personas que solicitaron el servicio de Envió de Correspondencia deberá de acudir al Departamento de Servicios Generales y/o el área de Oficialía de Partes a firmar de conformidad y a recoger sus acuses, estos debidamente firmados y sellados por parte del destinatario.
6. El área que requiera el servicio de Envió de Correspondencia a la Cd. de México, D.F. ya sea DIF-Nacional o alguna otra dependencia deberá de entregar al Departamento de Servicios Generales y/o al área de Oficialía de Partes los días lunes y miércoles de cada semana con un horario de 9:00 a 14:00 horas, mismas que serán remitidas los días jueves a primera hora.
7. De acuerdo a la entrega de Correspondencia, al destinatario se le solicitará en acuse sello, firma, fecha y hora en que la recibió.
PROCEDIMIENTO: Pago de Servicios 1. Las áreas que requieran del pago de servicios (luz, agua potable, garrafones de agua, gas L.P.,
telefonía, Nextel, etc.) deberán entregar al Departamento de Servicios Generales las Factura o Recibos Originales.
2. Es responsabilidad de cada área ingresar las facturas o recibos originales en tiempo y forma para evitar cortes de suministro en los servicios.
3. El Departamento de Servicios Generales elaborará la solicitud para el pago de los servicios e ingresarlos al departamento de contabilidad.
4. El Departamento de Servicios Generales mantendrá comunicación continua con el Departamento de Tesorería e Ingresos Propios para verificar que se realicen los pagos en tiempo y forma.
5. El Departamento de Servicios Generales llevará una base de datos de cada uno de los pagos de los servicios realizados para control y seguimiento.
PROCEDIMIENTO: Control de Salida de Vehículos 1. El formato CSV-DA-SG-02 se solicitará en el Departamento de Servicios Generales. 2. Las áreas del Sistema deberán enviar memorándum, autorizado por la Dirección de Administración
al Jefe de Departamento de Servicios Generales con 3 días de anticipación cuando se trate de salidas de Comisión fuera de la Ciudad de Cuernavaca.
3. Por ningún motivo se entregarán las llaves de los vehículos, sin la entrega del formato de salida autorizado.
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4. El formato CSV-DA-SG-02 deberá ser firmado por el Jefe de Departamento de Servicios Generales 5. Cuando alguna de las áreas requiera de un vehículo para realizar una comisión dentro de la ciudad
de Cuernavaca, deberá de solicitarlo como mínimo un día de anticipación, mediante el formato CSV-DA-SG-02 a la Dirección de Administración con copia al Departamento de Servicios Generales.
PROCEDIMIENTO: Procesamiento y Elaboración de los Recibos de Nóminas 1. Se establecen como fechas de pago de nómina el 15 y 30 de cada mes (o el día hábil anterior) para
todo el personal 2. Se deberá contar con el reporte de incidencias que afecte al pago de la nómina dentro de las fechas
límites establecida 3. La fecha límite de recepción de los movimientos de personal RH ingresos y modificaciones al salario
será con 3 días de anticipación a la fecha de pago PROCEDIMIENTO: Reclutamiento y Selección de Personal 1. Para cualquier ingreso, el candidato deberá presentar pruebas psicométricas y de efectividad del
cargo a desempeñar. 2. Una vez siendo satisfactoria dichas pruebas se deberá contar con la autorización por escrito de
Dirección General y Dirección de Administración y Finanzas. 3. Previa solicitud se deberá contar con toda la documentación del candidato con 7 días de anticipación
a la fecha requerida del ingreso. 4. Todos los colaboradores que ingresen al sistema deberán contar con un expediente que contenga la
documentación que a continuación se detalla : 3 fotografías tamaño infantil a color, constancia de ultimo grado de estudios, (título y cedula), acta de nacimiento, currículum vitae actualizado, solicitud elaborada, candidatos varones; cartilla de servicio militar, comprobante de afiliación al IMSS, Credencial de Elector, Certificado médico que contenga tipo sanguíneo, comprobante de domicilio reciente, CURP, Candidatos Chofer ; Licencia de manejo tipo chofer actualizada, Carta de Residencia, Carta de recomendación del último empleo y carta de referencia personal (familiar o conocido originales), contrato de la tarjeta de nómina Banorte. En caso de ser extranjeros formato otorgado por el instituto de migración FM2.
5. Todo personal deberá firmar el formato RH por un tiempo determinado de 90 días, al término del mismo se realizara una evaluación que deberá ser calificada por el jefe inmediato en caso de que el desempeño sea el óptimo se continuara con la relación laboral, en caso contrario, se procederá a la baja del colaborador, sin responsabilidad para el sistema.
6. La Integración del expediente, deberá ser armado de la siguiente manera; en un folder color rojo, tamaño oficio, en el lado izquierdo deberá estar sujeto el listado de documentos, así como sus fotografías, la pestaña del folder contendrá una etiqueta con el apellido y nombre del empleado. El lado derecho deberá contener todos los documentos señalados anteriormente en el punto núm.
7. Así mismo la documentación que la subdirección deberá integrar a dicho expediente :
Solicitud elaborada de ingreso
Seguro de vida
Código de ética y conducta
Formato de inducción
Formato RH
Oficio de autorización 8. Es indispensable contar con todos los tramites antes mencionados de lo contrario no se podrá
efectuar el ingreso al sistema. 9. Los únicos días para generar altas, así como incrementos de sueldo de personal, serán los días 01 y
16 de cada mes (calendario de nómina), o el primer día posterior hábil en caso de que alguno de los días mencionados sean festivos o inhábiles.
10. En caso de existir un movimiento de sueldo, deberá ser solicitado el cambio de plaza a esta Subdirección, con una quincena antes de la aplicación deseada, para evaluar si es factible la solicitud. Deberá ser por escrito con previa autorización de Dirección General.
11. Los ceses de nombramiento solamente se procederán estando justificados en base a la Ley de Servicio Civil vigente en el Estado. O en caso de haber realizado el procedimiento de levantamiento de acta administrativa se ejecutara la resolución.
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Políticas de Prestaciones y Beneficios al Personal Vacaciones y Prima Vacacional 12. Todo personal de nómina tiene derecho a un periodo de 10 días de vacaciones a partir de 6 meses
de antigüedad con fundamento a la Ley de Servicio Civil. 13. Los días de vacaciones a que tiene derecho el colaborador no pueden compensarse con una
remuneración económica o en especie de acuerdo a lo estipulado en la LFT, Articulo 79, el colaborador tendrá un año (12 meses) de plazo para tomar sus vacaciones, contados a partir de la fecha de aniversario de su ingreso. Los días de vacaciones no disfrutados no son acumulables.
14. El colaborador deberá programar con anticipación su periodo vacacional con su jefe inmediato, dando aviso a la SAyDP a través del oficio de notificación firmado.
15. El colaborador tendrá derecho al pago de prima vacacional correspondiente a 5 días de su sueldo bruto mensual, el cual recibirá en el pago de los periodos establecidos. (Junio y Diciembre).
16. En caso de que la SAyDP detecte que algún empleado se encuentra de vacaciones sin haber dado aviso previamente, tiene la facultad de descontar al empleado los días que no se presente a laborar y aplicarlo como faltas injustificadas.
Aguinaldo
17. El personal tendrá derecho a recibir el importe de 90 días de sueldo bruto por concepto de aguinaldo, siempre y cuando haya laborado el año completo, en caso contrario se pagara lo correspondiente a la parte proporcional.
18. A todo el personal del sistema se hará efectivo el pago del aguinaldo, antes del 20 de diciembre, la 1er parte (50%) y antes del 20 de enero del año siguiente la 2da parte (50%).
Seguro de Vida
19. Todo el personal del sistema contara con un seguro de vida de acuerdo a la póliza contratada por la Subdirección de Recursos Materiales.
Uso de uniforme
20. Es obligatorio portar el uniforme y gafete del sistema. Se amonestara al personal que haga mal uso de los anteriores.
PROCEDIMIENTO: Control de Incidencias 1. Los pagos de tiempo extra, deberán ser justificados y anexar la bitácora de registro de asistencia, así
como oficio de trabajos realizados, pagos que tendrán vigencia de mes. 2. La entrega de justificantes para oficinas centrales será en un término de 24 horas como son:
Dirección General
Comisaria
Dirección de Administración y Finanzas
Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial Departamento de Servicios Generales Departamento de la USI Departamento de Mantenimiento y Construcción.
Procuraduría de la Defensa del Menor y la Familia: Coordinación Jurídica Departamento de PREMAN Depto. de Coordinación Operativa
Albergue Familiar
Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición Subdirección de Enlace y Abasto
Depto. de Nutrición Depto. de CANyC Depto. de Desayunos Escolares
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Dirección de Desarrollo Integral Familiar y Asistencia Social Subdirección de Desarrollo Humano
Depto. de Centros Gerontológicos Departamento de Centros de Atención Integral Comunitarios Departamento de Perspectiva Familiar Departamento de Desarrollo Humano y Psicología
Subdirección de Rehabilitación e Integración de la Discapacidad Departamento de Atención y Servicios a Personas con Discapacidad CRI Cuernavaca
Subdirección de Planeación, Investigación e Integración Familiar Presidencia, Subdirección de Vinculación Interinstitucional y Subdirección Jurídica del Sistema Subdirección de Recursos Financieros y Estación de Servicio 2530.
La entrega de justificantes para oficinas foráneas será en un término de 48 horas como son:
Albergue de Adulto Mayor.
Centro de Atención al Menor
Centro de Convivencia y Asistencia Social
CEDIF Temixco Centro de Desarrollo Comunitario y Familiar Centro de Desarrollo Educativo CADI TEKIO CADI Emiliano Zapata Casa de Día Cuautla CRI Jojutla, CRI Cuautla Adopciones
3. Licencias con Goce de Sueldo para el personal que labora de Lunes a Viernes, le corresponden 4 días
dos por semestre; al personal del turno nocturno le corresponden 3 días, al personal de Jornada Acumulada y días festivos le corresponden 2 días anuales.
4. Respecto a las solicitudes de Licencias sin Goce de Sueldo, deberán de solicitarse en la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal, con 15 días de anticipación para realizar el trámite de firma y baja temporal. Únicamente se concederán a partir de los días 1º ó 16 de cada mes. Art. 70.
5. Todas aquellas incidencias no justificadas en los términos antes mencionados serán motivo de descuento y no serán reintegradas. Por lo que se deberá dar aviso inmediato al área de recursos humanos o al encargado del control de asistencia, en caso de no poder registrar su asistencia en el reloj checador quedando apercibido que de no hacerlo, la omisión será considerada como inasistencia. Artículo 40.
6. Los Jefes de cada área, solo pueden justificar dos incidencias personales en una sola quincena a un mismo trabajador.
7. Los trabajadores que acumulen tres retardos dentro de la misma quincena se considerara como falta. 8. Se considerarán FALTAS INJUSTIFICADAS de asistencia del trabajador, los siguientes casos:
I.- Cuando no registre su entrada. II. - Cuando no registre su salida. III.- Cuando el trabajador con horario discontinuo no asista al turno matutino; IV.- Para aquellos que cumplan con horario discontinuo se considerarán una falta de asistencia por cada dos faltas en turno vespertino.
9. Salvo caso de fuerza mayor, el trabajador imposibilitado para concurrir a sus labores por enfermedad o accidente, deberá dar aviso a su jefe inmediato dentro de las tres primeras horas del inicio de su jornada. La omisión de tal aviso, se considerará como falta injustificada
10. El jefe del área (Titular) de la adscripción del trabajador, podrá autorizar que éste interrumpa su permanencia en el trabajo mediante pases de salida.
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 9 de 11
POLÍTICAS
11. La tolerancia de diez minutos para el inicio de la jornada y a las madres trabajadoras hasta de veinte
minutos cuando acrediten que conducen a sus hijos menores de hasta ocho años a las escuelas cercanas a su centro de trabajo.
PROCEDIMIENTO: Trámite de Probable Riesgo de Trabajo ante el IMSS 1. El formato ST-7 (aviso para calificar probable riesgo de trabajo) deberá entregarse dentro de las 24 horas
siguientes al incidente. 2. El jefe inmediato deberá proceder a realizar una nota informativa narrando todos los hechos detalladamente,
incluyendo; fecha, lugar, hora, acontecimiento, personas que presenciaron el incidente. 3. Cuando se trate de un riesgo de trabajo en trayecto del domicilio al centro de trabajo del empleado o
viceversa, este deberá informar inmediatamente a su jefe directo. 4. El trabajador tiene la obligación de realizar el trámite ante el IMSS y posteriormente entregar la incapacidad a
su centro de trabajo, quienes a su vez enviaran a esta SAyDP para su trámite correspondiente. 5. Al termino de las incapacidades deberá enviarse el formato ST-2 (alta por riesgo de trabajo) para dar por
concluido el trámite. 6. No se recibirán los formatos de manera extemporánea. 7. Es obligación del responsable del centro de trabajo el cumplir en tiempo y forma con el envío de los formatos
correspondientes a la SAyDP.
PROCEDIMIENTO: Prestadores de Servicio Social y Prácticas Profesionales. 1. Es obligatorio que se firme el Convenio de Colaboración de Servicio Social y/o Prácticas Profesionales,
entre el Sistema y la Institución Educativa correspondiente, antes que los alumnos inicien. Y se deberá renovar cada año.
2. Es obligatorio que la Institución Educativa proporcione un Oficio de Presentación del Alumno (a), dirigido a la Subdirectora de Administración y Desarrollo de Personal del sistema.
3. El alumno presentará la siguiente documentación para la integración de su expediente: Copia de Acta de Nacimiento, Copia de Credencial de Elector, si es mayor de edad y/o Credencial Escolar, Copia de Comprobante de Domicilio reciente y 1 Fotografía Tamaño Infantil.
4. Es indispensable que alumno firme su registro de entrada y salida mediante bitácora. 5. Para la liberación del servicio social o prácticas profesionales se deberá presentar la bitácora de
asistencia, así como el oficio de conclusión del área correspondiente. PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Acta Administrativa 1. Previamente, se deberá realizar una llamada de atención de manera verbal al trabajador. 2. Al no acatar la previa recomendación verbal, se procederá a realizar un levantamiento de acta de
hechos. 3. Deberá notificarse por escrito al trabajador afectado (en caso de ser trabajador sindicalizado se deberá
contar con la presencia de su representante sindical) y al jefe inmediato con 48 horas para oficinas centrales y 72 horas de anticipación para las áreas foráneas, al día y hora de la celebración de la misma, la que tendrá lugar en la jornada del trabajador para el levantamiento del acta administrativa.
4. Se deberá iniciar el levantamiento del acta administrativa en la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal, exactamente a la hora del día que se haya señalado para tal efecto por el jefe del centro de trabajo, en la que pueden comparecer el representante legal o la representación jurídica del Sistema, una vez que hayan sido notificados los citatorios tanto al trabajador y en su caso al representante sindical.
5. Una vez que se haya levantado el acta administrativa, se deberá remitir el original del acta con las 2 copias autógrafas de los citatorios donde conste la firma de recibido de los interesados y los documentos que sirvieron como prueba en la misma, a la Subdirección Jurídica del Sistema.
6. En base a la resolución de la Subdirección Jurídica, se procederá a la ejecución que se haya determinado.
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
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Anexo 1 Pág. 10 de 11
POLÍTICAS
PROCEDIMIENTO: Expedición de Constancias de Empleo, de solicitud de Lentes, Ingresos y Hojas de Servicio 1. Para solicitar la Hoja de Servicio se debera de presentar en el Formato “Solicitud de Tramite” sin
excepción, el cual deberá de estar debidamente requisitado. 2. Es indispensable anotar el Motivo, ya que de este depende su autorización para su expedición. 3. Las Hojas de Servicio tienen una vigencia de 6 meses, estas se podrán solicitar antes por: Cambio de
nombramiento o cambio de área de adscripción. 4. Las RH (Movimientos de Personal) deberán de estar en el Expediente del personal, inmediatamente
después de recabar las firmas correspondientes. 5. Las Hojas de Servicio serán entregadas al tercer día hábil, después presentar su Solicitud de Trámite
debidamente requisitado. 6. Las Hojas de Servicio serán entregadas, salvo casos específicos como son los siguientes:
- Cuando se requiere solicitar el expediente al Almacén General del Sistema. - Cuando exista comprobante de mayor antigüedad y no se encuentre registrado en el
expediente del trabajador. - Cuando el trabajador cuente con un documento que acredite su asignación aún no aplicada
o por aplicar. - Cuando exista antecedente de procedimiento legal pendiente entre el trabajador y la
Institución. PROCEDIMIENTO: Los Procedimientos de la Subdirección de Recursos Financieros, se apegaran a lo que establece el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos. PROCEDIMIENTO: Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos 1. Para la Elaboración y/o Actualización de los Manuales Administrativos, el Titular de cada Dirección
designará por oficio a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior de la Dirección para integrar los Manuales Administrativos.
2. El enlace deberá de cumplir con el perfil necesario para que los trabajos relacionados a los Manuales Administrativos se lleven en apego a los acuerdos tomados conjuntamente con la Subdirección de Planeación Estratégica y cumplan con la metodología y calidad requerida.
3. En el caso de que las Direcciones no cumplan con los acuerdos y fechas establecidas conjuntamente con la Subdirección de Planeación Estratégica, se enviara oficio solicitando el cumplimiento de los mismos, marcando copia a las áreas que deban tener conocimiento y Comisaría.
4. La información plasmada en los Manuales Administrativos, es responsabilidad de los Titulares y equipo de trabajo, por ello, es importante que sea previamente revisada y validada antes de ser enviada a revisión de la Subdirección de Planeación Estratégica.
5. Se brindará asesoría al enlace mismo que deberá replicar y difundir la metodología e información al interior de sus áreas, en el caso de requerir capacitación o taller para dichos trabajos deberá solicitarlo por oficio con 5 días de anticipación para su programación.
PROCEDIMIENTO: Elaboración del Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos 1. Para la elaboración del programa anual de mejora regulatoria las Direcciones deberán designar por
oficio un enlace que será el responsable de gestionar e integrar la información requerida por la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado. misma que enviaran a la Subdirección de Planeación Estratégica para integrar el Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF. Morelos.
2. Es responsabilidad de las áreas la información y seguimiento de los Trámites y Servicios, ordenamientos Jurídicos, normatividades etc. Es por ello que debe de existir una adecuada comunicación con esta Subdirección de Planeación Estratégica debido a que es enlace ante CEMER.
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
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Anexo 1 Pág. 11 de 11
POLÍTICAS
PROCEDIMIENTO: Ejecución de la Profesionalización y Certificación de los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos. 1. Las Direcciones deberán solicitar por oficio dirigido al Subdirector de Planeación Estratégica, las
necesidades de profesionalización para que a su vez sea gestionado ante DIF Nacional.
PROCEDIMIENTO: Concentrado de Reportes y Acciones del Sistema DIF del Estado de Morelos. 1. Para la Elaboración de los reportes mensuales de acciones y avances de los programas del Sistema, el
Titular de cada Dirección designará a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior para integrar los mismos.
2. Los reportes deberán de ser entregados en la Subdirección de Planeación Estratégica los primeros cinco días de cada mes, en archivo electrónico e impresos mismos que deberán de venir debidamente revisados y rubricados por los responsables de los programas o proyectos.
PROCEDIMIENTO: Reporte de Obras y Acciones Relevantes del Sistema DIF del Estado de Morelos. 1. Para la Elaboración del Reporte de Obras y Acciones Relevantes del Sistema DIF del Estado de
Morelos, el Titular de cada Dirección designará a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior para integrar los mismos.
2. El reporte deberá de ser entregado en la Subdirección de Planeación Estratégica los primeros cinco días de cada mes, en archivo electrónico e impreso mismo que deberá de venir debidamente revisado por el titular del área.
PROCEDIMIENTO: Base de Datos del Sistema DIF del Estado Morelos para Alimentar el Sistema de Estadística de Información. 1. Para la Elaboración de la Base de Datos del Sistema DIF del Estado Morelos (base seis), el Titular de
cada Dirección designará a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior para integrar el reporte.
2. La base de datos deberá de ser entregada en la Subdirección de Planeación Estratégica los primeros cinco días de cada mes, en archivo electrónico mismo que deberá de venir debidamente revisado por el responsable de emitirlo.
PROCEDIMIENTO: Elaboración e Integración del Programa Operativo Anual del Sistema DIF Morelos. 1. Para la Elaboración y/o Actualización del Programa Operativo Anual, el Titilar de cada Dirección
designará por oficio a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior de la Dirección para integrar los POAS.
2. El enlace deberá de cumplir con el perfil necesario para que los trabajos relacionados con los POAS se lleven en apego a los acuerdos tomados conjuntamente con la Subdirección de Planeación Estratégica y cumplan con la metodología y calidad requerida.
3. En el caso de que las Direcciones no cumplan con los acuerdos y fechas establecidas conjuntamente con la Subdirección de Planeación Estratégica, se enviará oficio solicitando el cumplimiento de los mismos, marcando copia a las áreas que deban tener conocimiento y Comisaría.
4. La información plasmada en los POAS, es responsabilidad de los Titulares y equipo de trabajo, por ello, es importante que sea previamente revisada y validada antes de ser enviada a revisión de la Subdirección de Planeación Estratégica.
5. Se brindará asesoría al enlace mismo que deberá replicar y difundir la metodología e información al interior de sus áreas, en el caso de requerir capacitación o taller para dichos trabajos deberá solicitarlo por oficio con 5 días de anticipación para su programación.
PROCEDIMIENTO: Para Dar Seguimiento de manera trimestral a los avances del Programa Operativo Anual a través del Informe de Gestión Gubernamental. 1. Las áreas enviarán la información necesaria para dar seguimiento de manera trimestral a esta
Subdirección, la cual deberá de venir previamente revisada.
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 2
VI.- PROCEDIMIENTOS
Se documentan a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos:
Número de Procedimiento
Nombre Clave Pág.
1 Recepción de Documentos PR-DAF-01 7
2 Salida de Documentos PR-DAF-02 7
3 Registro de Alta de Bienes Muebles y Emisión de Resguardos PR-DAF-SRMCP-01 8
4 Registro de Baja de Bienes Muebles y Cancelación de Resguardos
PR-DAF-SRMCP-02 12
5 Registro de Transferencia de Bienes Muebles, Cancelación y Emisión de Resguardos
PR-DAF-SRMCP-03 8
6 Verificación Física de Bienes Muebles Registrados PR-DAF-SRMCP-04 9
7 Gestión de capacitación para el control y archivo de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal
PR-DAF-SRMCP-05 8
8 Coordinación y resguardo del Archivo del Sistema DIF Morelos
PR-DAF-SRMCP-06 13
9 Adquisición de Compra Directa por Requisición del Sistema DIF
PR-DAF-DACP-01 9
10 Adquisición de Compra mediante Invitación a cuando menos tres personas
PR-DAF-DACP-02 9
11 Adquisición de Compra mediante Licitación Pública PR-DAF-DACP-03 11
12 Recepcion y Entrega de Material en Almacen PR-DAF-ALM-01 7
13 Orden de Trabajo PR-DAF-DMC-01 9
14 Recepción y Distribución de Correspondencia PR-DAF-DSG-01 7
15 Pago de Servicios PR-DAF-DSG-02 7
16 Control de Salida de Vehículos PR-DAF-DSG-03 8
17 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo del Parque Vehicular PR-DAF-DSG-04 9
18 Procesamiento y Elaboración de los Recibos de Nóminas PR-DAF-SADP-01 7
19 Reclutamiento y Selección de Personal PR-DAF-DAP-01 9
20 Control de Incidencias al Personal PR-DAF-DAP-02 7
21 Trámite de Probable Riesgo de Trabajo ante el IMSS PR-DAF-DAP-03 7
22 Prestadores de Servicio Social y Prácticas Profesionales. PR-DAF-DAP-04 8
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 2 de 2
PROCEDIMIENTOS
Número de Procedimiento
Nombre Clave Pág.
23 Levantamiento de Acta Administrativa PR-DAF-DAP-05 9
24 Expedición de Constancias de Empleo, de solicitud de Lentes, Ingresos y Hojas de Servicio
PR-DAF-DAP-06 9
25 Detención de Necesidades de Capacitación PR-DAF-DAP-07 8
26 Capacitación PR-DAF-DAP-08 7
27 Solicitud de Pago PR-DAF-DC-01 6
28 Contabilización y elaboración de Estados Financieros PR-DAF-DC-02 7
29 Elaboración e Integración del Presupuesto anual del Sistema DIF. Morelos
PR-DAF-DP-01 7
30 Elaboración y afectación de los Techos Financieros Presupuestales de las Unidades Administrativas del Sistema DIF. Morelos
PR-DAF-DP-02 7
31 Afectación Presupuestal de Pago de Servicios, Requerimientos de Compras, Gastos a comprobar, Gastos erogados, fondos Revolventes, etc.
PR-DAF-DP-03 8
32 Pago de Solicitudes en Tesorería PR-DAF-DTIP-01 7
33 Recepción de Ingresos (Cuotas y Reintegros) PR-DAF-DTIP-02 6
34 Recuperación de adeudos de los programas alimentarios PR-DAF-DTIP-03 6
35 Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos
PR-DAF-SPE-01 10
36 Elaboración del Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
PR-DAF-SPE-02 9
37 Ejecución de la Profesionalización y Certificación de los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos
PR-DAF-SPE-03 8
38 Concentrado de Reportes y Acciones del Sistema DIF del Estado de Morelos
PR-DAF-SPE-04 7
39 Reporte de Obras y Acciones Relevantes del Sistema DIF del Estado de Morelos
PR-DAF-SPE-05 7
40 Elaboración e Integración del Programa Operativo Anual del Sistema DIF Morelos
PR-DAF-SPE-06 10
41 Para Dar Seguimiento de manera trimestral a los avances del Programa Operativo Anual a través del Informe de Gestión Gubernamental
PR-DAF-SPE-07 8
42 Ejecución de la Capacitación Externa a los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos
PR-DAF-SPE-08 7
43 Servicio de Soporte Técnico y Redes PR-DAF-USI-01 6
PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-01
Revisión: 2
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Cambio de nombre Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
12/sept/2014
2 Todas Actualización Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-01
Revisión: 2
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Control de Correspondencia El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
001
PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-01
Revisión: 2
Pág. 3 de 7
Elaboró:
L.A. Jessica Anaya López Secretaria
Revisó:
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Contar con un procedimiento confiable que sirva de guía al personal responsable de la recepción de correspondencia, que describa de manera clara y sencilla las actividades a seguir para garantizar un adecuado control de oficios y demás documentación recibida, constituyendo el registro de la correspondencia de entrada. 2. Alcance: El presente procedimiento aplica al área de recepción de correspondencia de la Dirección de Administración y Finanzas y sus Unidades Administrativas. 3. Referencias:
Este procedimiento encuentra su fundamento en la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos
Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Secretaria, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director/a de Administración y Finanzas, revisar, vigilar y aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Correspondencia: Es el conjunto de comunicaciones escritas o documentos por medio de los cuales se informan entre si las personas o Instituciones en el desarrollo de sus asuntos y que deben ser manejados organizadamente. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-01
Revisión: 2
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Correspondencia
O-1
Bitácora de Correspondencia
Correspondencia
O-1
Correspondencia
O-1
6
INICIO
Recibir correspondencia para tener conocimiento y
clasificar para su distribución y atención
5
Recibir la correspondencia y
revisar que cumpla con los requisitos
1
Sellar y foliar de recibido y registra la
correspondencia para turnarla al Director
colocando el ticket de turno
4
Viene del Solicitante o Unidad Administrativa emisora
Correspondencia
O-1
Devolver la
Correspondencia
indicando el motivo
2
3
No
Si
¿Cumple con los requisitos
señalados?
1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-01
Revisión: 2
Pág. 5 de 7
Bitácora de Correspondencia
Acuse
O
Acuse
O
Correspondencia
O
Entregar la correspondencia a las áreas y recabar acuse
de recibido
6
Capturar el acuse de turno de correspondencia
en bitácora
7
Acuse
Dar seguimiento vía telefónica a la
correspondencia turnada y archiva el
acuse.
8
FIN
T
PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-01
Revisión: 2
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Secretaria (S)
Viene del Solicitante o Unidad Administrativa emisora Recibe la correspondencia y revisa que cumpla con los requisitos Destinatario: Verificar que la documentación corresponda al Nombre a quien va dirigido. Remitente: Revisar que el Nombre corresponda al Titular de la Dependencia, Secretaría o Unidad Administrativa y que este plasmada la firma autógrafa del mismo. Número de Oficio: Asignado por la Dependencia, Secretaría o Entidad con la finalidad de dar contestación si se requiere o el seguimiento del mismo. Copias: Que cumpla con el número de copias indicadas en el oficio y que estén debidamente señaladas. Anexos: Si se hace referencia a paquetes y/o anexos, deberán estar correctamente empaquetados de acuerdo a las características de los mismos para evitar deterioro o extravíos.
Correspondencia
2
S
¿Cumple con los requisitos señalados? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 3 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 4
3
S
Devuelve la correspondencia al emisor indicando el motivo
Correspondencia
4
S
Sella y asigna folio de recibido y registra la correspondencia para turnarla al Director colocando el ticket de turno previa revisión del Asistente.
Correspondencia
Bitácora
5
Director de
Administración y Finanzas
Recibe correspondencia para tener conocimiento y la clasifica para su distribución y atención
Correspondencia
6
Asistente
(A) S
Entrega la correspondencia a las áreas y recaba acuse de recibido.
Correspondencia
Acuse
7
A S
Captura el acuse de turno de correspondencia en Bitácora
Correspondencia
Bitácora
8
A S
Dar seguimiento vía telefónica a la correspondencia turnada y archiva el acuse. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Acuse
PROCEDIMIENTO SALIDA DE DOCUMENTOS
Clave: PR-DAF-02
Revisión: 2
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Bitácora
Dirección de Administración y Finanzas
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO SALIDA DE DOCUMENTOS
Clave: PR-DAF-02
Revisión: 1
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
12/Septiembre/2014
1 Todas Actualización Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
03/Agosto/2015
2 Todas Actualización Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO
SALIDA DE DOCUMENTOS
Clave: PR-DAF-02
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Salida de Documentos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO
SALIDA DE DOCUMENTOS
Clave: PR-DAF-02
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
L.A. Jessica Anaya López Secretaria
Revisó:
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Proporcionar el servicio de correspondencia de salida para agilizar la comunicación y flujo de información de ésta Dirección de Administración y Finanzas del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos u otras Instancias Gubernamentales, Civiles o No Gubernamentales. 2. Alcance: El presente procedimiento aplica a la Dirección de Administración y Finanzas y sus Unidades Administrativas. 3. Referencias:
Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos. Ley de Información Pública Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos, artículo 9 fracción IV, artículo 14. Reglamento sobre la Clasificación de la Información Pública, a que se refiere la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos Reglamento de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Personal de Técnico y de Apoyo de la Dirección de Administración y Finanzas apegarse a lo establecido en este procedimiento.
Es responsabilidad de la/secretaria elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Titular de la Dirección de Administración y Finanzas, revisar y aprobar
este procedimiento. 5. Definiciones: Correspondencia: Es el conjunto de comunicaciones escritas o documentos por medio de los cuales se informan entre si las personas o Instituciones en el desarrollo de sus asuntos y que deben ser manejados organizadamente. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO
SALIDA DE DOCUMENTOS
Clave: PR-DAF-02
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1 Diagrama de Flujo:
Oficio
Oficio
Bitácora de oficios de salida
O-1
6
INICIO
Recopilar firma de la/el Director de
Administración y Finanzas
5
Asignar a la/el responsable número consecutivo y realizar el llenado de la bitácora de oficios de salida
1
Recibir oficio y revisar
requisitos
2
Viene del procedimiento de recepción de correspondencia.
¿Cumple con los
requisitos?
3
Devolver oficio al responsable para su corrección
4
No
Si
1
PROCEDIMIENTO
SALIDA DE DOCUMENTOS
Clave: PR-DAF-02
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Minutario de Oficios
Devolver oficio firmado al responsable de su elaboración para su
entrega
6
Recibir el acuse para el minutario de oficios
7
FIN T
PROCEDIMIENTO
SALIDA DE DOCUMENTOS
Clave: PR-DAF-02
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Secretaria
(S)
Recibe la correspondencia y revisa que cumpla con los requisitos Destinatario: Verificar que la documentación corresponda al Nombre a quien va dirigido. Remitente: Revisar que el Nombre corresponda al Titular de la Dependencia, Secretaría o Unidad Administrativa y que este plasmada la firma autógrafa del mismo. Número de Oficio: Asignado por la Dependencia, Secretaría o Entidad con la finalidad de dar contestación si se requiere o el seguimiento del mismo. Copias: Que cumpla con el número de copias indicadas en el oficio y que estén debidamente señaladas. Anexos: Si se hace referencia a paquetes y/o anexos, deberán estar correctamente empaquetados de acuerdo a las características de los mismos para evitar deterioro o extravíos. Viene del Solicitante o Unidad Administrativa emisora
Correspondencia
2
S
¿Cumple con los requisitos señalados? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 3 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 4
3
S
Devuelve la correspondencia al emisor indicando el motivo
Correspondencia
4
S
Sella y asigna folio de recibido y registra la correspondencia para turnarla al Director colocando el ticket de turno previa revisión del Asistente.
Correspondencia
Bitácora
5
Director de
Administración y Finanzas
Recibe correspondencia para tener conocimiento y la clasifica para su distribución y atención
Correspondencia
6
Asistente
(A) S
Entrega la correspondencia a las áreas y recaba acuse de recibido.
Correspondencia
Acuse
7
A S
Captura el acuse de turno de correspondencia en Bitácora
Correspondencia
Bitácora
8
A S
Da seguimiento vía telefónica a la correspondencia turnada y archiva el acuse. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Acuse
PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Bitácora
Dirección de Administración y Finanzas
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES Y EMISIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-01
Revisión: 2
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES Y EMISIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-01
Revisión: 2
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Registro de Alta de Bienes Muebles y Emisión de Resguardos del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES Y EMISIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-01
Revisión: 2
Pág. 3 de 8
Elaboró:
C. Cesar Montes Millán Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Mantener el inventario actualizado, mediante el registro de altas de los bienes muebles y la emisión de los Resguardos, asignados a las Unidades Administrativas dentro del Sistema de Control Patrimonial. 2. Alcance: Aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:
Reglamento Interno de Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XX, XXI, XXX Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Manual de Organización de Administración y Finanzas.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
Es responsabilidad del Jefe de Unidad de Control Patrimonial, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Procedimiento de alta: al movimiento administrativo que se efectúa con motivo de la adquisición de bienes muebles, a través de sus diferentes modalidades:
- nueva adquisición
- recibidos bajo la modalidad de donación. Sistema de Control Patrimonial: al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, así como su asignación entre usuarios de las diversas unidades, permitiendo con ello la conformación de fichas e informes, al cual se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. Resguardo: al documento generado por el Sistema de Control Patrimonial, en el cual, se describen el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de la adquisición, el área de adscripción y nombre del responsable del mismo (usuario). 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES Y EMISIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-01
Revisión: 2
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6.1. Diagrama de flujo
Listado de Verificación del
Bien Mueble
Etiquetas
Informar al Solicitante el documento
incorrecto
Etiquetas
Documentación
Recibir solicitud y revisar documentación.
INICIO
Viene del área solicitante
1
Formato para el Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición
Documentación
Listado de Verificación
2
NO
SI
¿La Documentación viene completa
y correcta?
1
Documentación
Generar la etiqueta con el número de inventario correspondiente al bien
mueble.
Registrar los bienes muebles en el Sistema de Control Patrimonial.
4
5
3
Acudir al Centro solicitante, revisar bien
contra factura
Formato para Registro de Bienes
Muebles
6
7
Oficio
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES Y EMISIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-01
Revisión: 2
Pág. 5 de 8
Oficio
Hoja de Reguardo
Oficio
Hoja de Reguardo
Etiqueta
Informar al Solicitante la diferencia entre bien físico y descripción del
bien en factura.
7
NO
SI
¿Coincide el Bien con la Factura?
1
Documentación
8
Colocar etiqueta en el bien mueble
9
Generar los Resguardos
FIN
Se conecta al proceso de la Unidad Administrativa Solicitante
Viene de la Unidad Administrativa solicitante
Remitir por oficio el Resguardo para firma
10
11
Hoja de Reguardo
Recibir, revisar y archivar Resguardos
12
T
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES Y EMISIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-01
Revisión: 2
Pág. 6 de 8
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
(JUCP)
Recibe solicitud y revisa que la documentación se apegue a lo siguiente: Para el registro de alta de un bien mueble en el Sistema de Control Patrimonial, se debera entregar a la Unidad de Control Patrimonial el Formato para el Registro de Bienes Muebles.
Se recibe mediante el formato en original, según el tipo de alta de que se trate y anexa la documentación soporte según sea el caso:
Alta de bienes de nueva adquisición:
Formato para el Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición.
Copia de la factura.
Copia de la Requisición de Compra.
En su caso, copia del dictamen favorable para la adquisición.
Alta de bienes recibidos bajo la modalidad de donación:
Formato para el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación
Copia de la factura o comprobante de compra en su caso.
Copia del contrato o recibo respectivo.
Autorización para la Aceptación de Donativos al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.
Se revisa con la lista de verificación de documentación, los documentos recibidos y se determina
Se firma y entrega acuse de recibo.
Formato para Solicitud de Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición
Formato para Solicitud
el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación
Documentación
Listado de Verificación
de Documentación
2 Auxiliar
Administrativo (AA)
¿La documentación viene completa y correcta? Si la respuesta es NO, pasa a la Actividad 3. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad 4.
3
AA Informa al solicitante mediante oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante,indicando qué documentación hace falta o está incorrecta para que proceda el registro de alta, entrega oficio original con documentación y recabar acuse de recibo en la copia y se conecta al paso 1.
Oficio Documentación
4 AA Registra los bienes muebles en el Sistema de Control Patrimonial,
ingresando los datos correspondientes, según factura.
Documentación
5
AA Genera las etiquetas en el Sistema de Control Patrimonial, las cuales contienen el número de inventario correspondiente al bien mueble, anota en la factura el número de inventario asignado al bien.
Etiquetas
6
AA Acude a colocar el número de inventario a cada uno de los bienes muebles dados de alta. Revisa que coincida el bien descrito en la factura con el bien recibido apoyándose en la Verificación del Bien Mueble que se encuentra en el Formato para el Registro de Bienes Muebles.
Etiquetas Formato para Solicitud del Registro de Bienes
Muebles Listado de Verificación
del Bien Mueble
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES Y EMISIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-01
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Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
7
AA ¿Coincide el bien con la factura? Si la respuesta es NO, pasa a la Actividad 8. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad 9.
8
AA Informa a través de oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante, en el cual se indica cual es la diferencia, para que se cambien el bien mueble o la factura, entrega oficio original con documentación y recaba acuse de recibo en la copia y se conecta con el paso 1.
Oficio Documentación
9 AA Coloca la etiqueta correspondiente en el bien mueble
Etiqueta
10
AA Genera el Resguardo original en el Sistema de Control Patrimonial y se verifica vía telefónica el responsable de uso del bien mueble.
Hoja de Resguardo
11
AA Remite por oficio los Resguardos en original y copia, para que los servidores públicos responsables del uso y custodia de cada bien mueble dado de alta, firmen los Resguardos y los turnen en un período no máximo de 5 días. Se recaba acuse de recibo en la copia del oficio y lo integra al expediente de la Unidad Administrativa solicitante.
Se conecta al procedimiento de Unidad Administrativa Solicitante donde recibe oficio original con los Resguardos originales, revisa Tarjetas de Resguardo y espera respuesta para pasar al paso siguiente.
La Unidad Administrativa verifica los datos de los servidores públicos responsables del uso y custodia de los bienes muebles dados de alta y determina:
Si los datos asentados en el Resguardo no están correctos, elabora en original y copia oficio mediante el cual, solicita la corrección de los datos a la Unidad de Control Patrimonial, anexa el Resguardo erróneo, entrega oficio original con Resguardo, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y archiva.
Si los datos asentados en el Resguardo son correctos, recaba las firmas de los servidores públicos responsables del uso y custodia de los bienes muebles dados de alta, y lo remite mediante oficio en original y copia a la Unidad de Control Patrimonial, entrega oficio original con el Resguardo firmado, previo acuse de recibo en la copia del oficio
Hoja de Resguardo Oficio
12
AA Recibe oficio original y Resguardo original debidamente firmadas, lo revisa y si todo está correcto los archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Hoja de Reguardo
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES Y EMISIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-01
Revisión: 2
Pág. 8 de 8
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 2 3 4
Formato para el Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición
Formato para el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación Lista de Verificación de Documentación Hoja de Resguardo
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
2 años
2 años
2 años
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1 2 3 4
Formato para el Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición Formato para el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación Lista de Verificación de Documentación Lista de Verificación del Bien Mueble
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
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HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 2 de 12
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Registro de Baja de Bienes Muebles y Cancelación de Resguardos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 3 de 12
Elaboró:
C. Cesar Montes Millán Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Mantener el inventario actualizado, mediante el registro de bajas de los bienes muebles dentro del Sistema de Control Patrimonial y la cancelación de los Resguardo correspondientes. 2. Alcance: Aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:
Reglamento Interno de Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XX, XXI, XXX Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Manual de Organización de Administración y Finanzas.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Unidad de Control Patrimonial, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Procedimiento de baja: Al movimiento administrativo que se efectúa con motivo de la solicitud de baja de bienes muebles, a través de sus diferentes modalidades:
Baja de bienes muebles
Baja de bienes muebles de informática
Baja de bienes muebles por siniestro, extravío o robo
Baja de vehículo Sistema de Control Patrimonial: Al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, al cual se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. Resguardo: al documento generado por el Sistema de Control Patrimonial, en el cual, se describen el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de la adquisición, el área de adscripción y nombre del responsable del mismo (usuario).
6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
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Documentación
Oficio
Documentación
Formato de Solicitud
Documentación
Listado de Verificación
Oficio y Documentación
Listado de Verificación 1
Documentación
Oficio
Formato de Solicitud
6.1. Diagrama de flujo
Informar al Solicitante el documento incorrecto
Recibir solicitud y revisar documentación.
INICIO
Viene de la Unidad Solicitante
Acudir al Centro Solicitante, revisar que coincida bien mueble
con el solicitado
Informar por oficio fecha y hora para entregar el bien
mueble.
Recopilar documentación del
expediente relacionada con el bien
Informar a la Unidad Solicitante por oficio
Determinar si es bien mueble en general o
vehículo
10
4
5
6
8
9
1
2
NO
SI
¿La Documentación está completa y
correcta
3
1
7
NO
SI
¿Coincide bien solicitado con el físico?
1
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 5 de 12
Listado de inventario
Lista de inventario
Oficio
Oficio
Oficio
Resguardo
Oficio
Oficio
Formato de baja
Revisar motivo y solucionar para solicitar baja.
Elaborar oficio para Subdirección Jurídica para solicitar baja de bienes a la Junta de
Gobierno
Informar por oficio a Comisaría para que
actúe según normatividad.
Requisitar reposición y/o aclaración por
oficio
Verificar inventario contra inventario inicial
10
NO
¿El bien es vehículo?
Recibir bien mueble y transportarlo a la bodega de bienes
obsoletos
Registrar bienes en Listado de Control de bienes obsoletos
Registrar baja en el Sistema
20
Cancelar Resguardo en el expediente
24
SI
12
NO
SI
¿Hay faltantes o anomalías?
18
18
15
Recibir, revisar y tomar acción según oficio.
16
SI
14
¿Se aclaró la anomalía?
NO
18
15
23
NO
SI
¿Se autorizó la baja de todos los bienes?
22
25
11
18
NO
Se conecta al procedimiento de la Unidad Administrativa
19
13
21
22
Viene de la Comisaría
NO
Se conecta al procedimiento de la Unidad Administrativa
Viene de la Subdirección Jurídica
Se conecta al procedimiento de Jurídico
Viene de la Unidad Administrativa
SI 17
Se aclaró la anomalía
NO
Se conecta con el procedimiento de la Comisaría
Viene de la Unidad Administrativa
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 6 de 12
Oficio
Informar al Departamento de
Contabilidad las bajas por medio de oficio
Oficio
Listado de inventario
Oficio
FIN
Registrar la salida de los bienes del almacén y llevarlos a CPGEM
Elaborar oficio para Jurídico, solicitando convenio entre DIF y
CPGEM en la aceptación de bienes.
Viene de Control Patrimonial Gobierno del Estado
Viene de Control Patrimonial Gobierno del Estado
Elaborar oficio para solicitar a Control
Patrimonial de Gobierno del Estado la
recepción de bienes.
25
Se conecta al procedimiento de CPGEM
26
27
Se conecta al procedimiento de Jurídico
28
Se conecta al procedimiento de baja de contabilidad
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 7 de 12
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
(JUCP)
Recibe solicitud y revisa documentación para el registro de baja de un bien mueble en el Sistema de Control Patrimonial, se debera entregar a la Unidad de Control Patrimonial el Formato para la Baja de Bienes Muebles.
Se recibe mediante el formato en original, según el tipo de baja de que se trate y anexa la documentación soporte según sea el caso:
Baja definitiva de bienes muebles en general, por desgaste:
Formato de “Solicitud de Baja de Bienes Muebles”.
Dictamen Técnico emitido por la Unidad de Mantenimiento.
Baja definitiva de bienes muebles de equipo de cómputo:
Dictamen Técnico emitido por la Unidad de Sistemas de Información (USI).
Formato de “Solicitud de Baja de Bienes Muebles”.
Baja de bienes muebles por siniestro, extravío o robo:
Formato de “Solicitud de Baja de Bienes Muebles”.
En su caso, formato de “Baja de Vehículo”.
Copia del Acta de Averiguación Previa, cuando por motivo de siniestro o robo, se dé vista al Ministerio Público.
Copia del Acta Administrativa de Hechos con la participación de Control Interno de la Comisaría.
NOTA: Estas dos últimas actas deberán levantarse dentro de los cinco días habiles posteriores a la fecha en que ocurrió el incidente.
Baja definitiva de vehículo por desgaste:
Formato de “Baja de Vehículo”.
Dictamen técnico emitido por Control Vehicular del Gobierno del Estado.
Llaves de la unidad vehicular.
Inventario de vehículo. NOTA: Los vehículos deberán entregarse sin logotipo de identificación oficial.
Se firma y entrega acuse de recibo.
Formato de Solicitud para la Baja de Bienes Muebles.
Documentación Formato de Solicitud de
Baja de Vehículo Inventario de Vehículo Listado de Verificación
2
Auxiliar Administrativo
(AA)
¿La documentación está completa y correcta? Si la respuesta es NO pasa a la actividad 3. Si la respuesta es SI pasa a la actividad 4.
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 8 de 12
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
3
AA Informa al solicitante a través de oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante, en el cual, indica qué documentación hace falta o está incorrecta para que proceda el registro de alta, entrega oficio original con documentación y recaba acuse de recibo en la copia y archiva.
La Unidad Solicitante corrige o completa la documentación y se conecta al paso 1.
Oficio Documentación
Listado de Verificación
4
AA Informa por oficio para entregar el bien mueble, se elabora en original y copia, oficio mediante el cual, comunica fecha y hora en que se acudirá a recoger los bienes, dirigido a la Unidad Administrativa Solicitante, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante.
Oficio
5
AA Recopila documentación del expediente relacionada con el bien y acude a la Unidad Solicitante respectivo con copia del formato de baja y documentación soporte, en la fecha y hora señaladas.
Documentación
6
AA Acudir al Centro Solicitante, revisar que coincida bien mueble con el solicitado Se revisan que los bienes muebles sean los que se especifican en la solicitud de baja, en cuanto a características, marca y número de inventario, en el Formato de solicitud de baja de bienes muebles.
Formato de solicitud de baja de bienes muebles
7
AA ¿Coincide el bien solicitado con el bien físico? Si los bienes especificados en la solicitud de baja no coinciden con los bienes pasa al paso No. 8, si coinciden ambos pasa al paso No. 9.
8
AA Informa por oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante, en el cual, se indica la diferencia encontrada para que se cambien el formato de solicitud de baja, entrega oficio original con documentación y recaba acuse de recibo en la copia y archiva. La Unidad Solicitante corrige y se conecta al paso 1.
Oficio Documentación
9 AA Determina si es un bien mueble en general o vehículo.
10 AA Si el bien a dar de baja no es un vehículo pasa al paso No. 18. Si
el bien a dar de baja es un vehículo pasa al paso No. 11.
11
AA Verifica el inventario levantado al momento de la entrega recepción del bien, en la documentación archivada del bien en cuestión en el archivo de la Unidad Administrativa Solicitante.
Se verifica físicamente contra el inventario inicial, para detectar faltantes y/o anomalías.
Inventario de Vehículo
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 9 de 12
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
12
AA Si no se detectan faltantes y/o anomalías en el vehículo a dar de baja, se conecta al paso No. 18.
Si se detectan faltantes y/o anomalías, se conecta con el paso No. 13
13
AA Si se detectan faltantes y/o anomalías, se elabora en original y copia, oficio mediante el cual, requiere su reposición y/o aclaración en un período no mayor de 5 días hábiles a la Unidad Administrativa Solicitante, se entrega oficio original, se recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa correspondiente.
Se conecta con la Unidad Administrativa y se espera respuesta, donde aclara y/o repone los bienes faltantes para pasar al paso No. 14.
Oficio
14
AA Se espera respuesta dentro del plazo establecido. Si se recibe oficio por la Unidad Administrativa Solicitante donde aclara y/o repone los bienes faltantes dentro del tiempo dado, se revisa si se aclaró o no la anomalía detectada.
Si fue aclarada la anomalía detectada o se repusieron los faltantes continúa con el paso No. 18.
Si no fue aclarada, o en su caso, no fueron repuestos los faltantes sigue el paso No. 15
15
AA Si no fue aclarada la anomalía detectada o, en su caso, no se repusieron los faltantes, se elabora en original y dos copias, oficio mediante el cual, informa a Control Interno de la Comisaría para que actúe dentro del ámbito de sus atribuciones y entrega:
Original.- Comisaría.
Primera copia.- Unidad Administrativa solicitante.
Segunda copia.- Acuse de recibo. Se espera respuesta de Control Interno de la Comisaría.
Oficio
16
AA Se revisa respuesta de Control Interno de la Comisaría para determinar acción a seguir. Se espera respuesta de la Unidad Administrativa Solicitante. Si es aclarada la anomalía se continúa con el movimiento de baja, se pasa al paso No. 18.
17
AA ¿Se aclaró la anomalía? Se determina si es aclarada la anomalía. Si es aclarada pasa al paso No. 18. Si no es aclarada se pasa al paso No. 15.
18
AA Recibe los bienes y los traslada al almacén de bienes obsoletos e inicia el movimiento de baja que corresponda.
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 10 de 12
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
19
AA Registra los bienes en el Formato de Registro de Bienes Obsoletos en Almacén, con copia de documentos del bien.
Formato de Registro de Bienes Obsoletos en
Almacén (Listado de Inventario)
20
AA Registra baja en el Sistema de Control Patrimonial.
Si es Baja de vehículos, recaba firma de visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial en el formato de “Solicitud de Baja de Vehículo”, se archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante.
Baja de bienes muebles, recaba firma de visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial en el formato de “Solicitud de Baja de Bienes Muebles”, se archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante.
Formato de Baja generado por el
Sistema
21
AA Cancela Resguardo en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante y se da una copia a la Unidad Administrativa Solicitante, así como copia del movimiento de baja debidamente autorizado. Recaba acuso de recibo y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante.
Los originales de los resguardos cancelados, el formato de baja de bienes muebles y la “Solicitud de baja de bienes muebles” autorizada se archivan en el expediente de baja de bienes muebles.
Resguardo
22
AA Elabora oficio en original y copia y se anexa documentación soporte completa (se comprueba en la lista de verificación de documentos), dicho oficio es dirigido a la Subdirección Jurídica del Sistema DIF Morelos, para solicitar a la Junta de Gobierno del Estado de Morelos el registro de baja. Se entrega oficio original, previo acuse de recibo en la copia, la integra al archivo del Departamento de Control Patrimonial y espera respuesta.
Oficio
Lista de Verificación de Documentos para Solicitud de Baja
23
AA Recibe oficio de respuesta, verifica que los movimientos de baja solicitados se hayan autorizado. Los bienes autorizados para baja continúan en el paso No. 25. Los bienes muebles no autorizados siguen al paso No. 24.
24
AA Si no se autorizó la baja de algún bien se revisa motivo y se soluciona para solicitar nuevamente la baja del bien no autorizado. Pasa al paso No. 22.
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 11 de 12
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
25
AA Si se autoriza la baja de los bienes del Sistema DIF, se elabora oficio dirigido a Control Patrimonial del Gobierno del Estado de Morelos para solicitar hora y fecha en que autoricen recibir bienes muebles dados de baja por el Sistema DIF Morelos. Se recaba acuse de recibo y se archiva en expedientes de baja definitiva autorizados por Junta de Gobierno. Se anexa copia de la autorización de la Junta de Gobierno con el listado de los bienes dados de baja. Se espera respuesta para pasar al paso No. 26.
Oficio
26
AA Se recibe respuesta, se acude al almacén de bienes obsoletos, se registra la salida del bien y se llevan a Control Patrimonial del Gobierno del Estado de Morelos.
Se registran los bienes a entregar en el Archivo de Control Interno de Bajas.
Se recaba acuse de recibo en el oficio y se archiva en el expediente de baja definitiva autorizados por Junta de Gobierno.
Formato de Registro de Bienes Obsoletos en
Almacén
Archivo de Control Interno de Bajas
27
AA Elabora oficio en original y copia donde se solicita a la Subdirección Jurídica elaborar convenio entre el Sistema DIF y Gobierno del Estado donde se reciben los bienes muebles obsoletos.
Se conecta al procedimiento de la Subdirección Jurídica para la elaboración del convenio y se espera respuesta de Control Patrimonial de Gobierno del Estado para continuar con paso No. 28.
Oficio
28
AA Informar al Departamento de Contabilidad las bajas elabora en original y copia, oficio mediante el cual, solicita la baja de bienes muebles del activo fijo del Organismo, dirigido al Departamento de Contabilidad, anexa copia de los formatos de solicitud de baja (bienes muebles y/o vehículos), las Tarjetas de Resguardo debidamente canceladas, copia de factura como referencia del valor del bien considerado en el activo fijo y la autorización por la Junta de Gobierno para la baja de los bienes, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva.
Se conecta al procedimiento de contabilidad para la baja contable de bienes muebles del DIF.
Con esta actividad da fin el procedimiento.
Oficio
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE
RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-02
Revisión: 2
Pág. 12 de 12
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 2 3 4 5 6 7
Formato de Solicitud para la Baja de Bienes Muebles.
Formato de Solicitud de Baja de Vehículo Inventario de Vehículo Lista de Verificación de Documentos para solicitud de baja de bienes muebles Formato para Verificar Bien Mueble contra solicitud de baja Formato de Registro de Entrada a Almacén de Bienes Obsoletos Libro de Control Interno de Bajas
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
8 Lista de Verificación de Documentos para Solicitud de Baja a la Junta de Gobierno
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
9 Formato de Registro de Salida de Almacén de Bienes Muebles Obsoletos
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Formato para Solicitud la Baja de Bienes Muebles. Formato de Solicitud de Baja de Vehículo Inventario de Vehículo Lista de Verificación de Documentos para solicitud de baja de bienes muebles Formato para Verificar Bien Mueble contra solicitud de baja Formato de Registro de Entrada a Almacén de Bienes Obsoletos Lista de Verificación de Documentos para Solicitud de Baja a la Junta de Gobierno Formato de Registro de Salida de Almacén de Bienes Muebles Obsoletos Libro de Control Interno de Baja
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES,
CANCELACIÓN Y EMISIÓN DE RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-03
Revisión: 0
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES,
CANCELACIÓN Y EMISIÓN DE RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-03
Revisión: 0
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Registro de Transferencia de Bienes Muebles, Cancelación y Emisión de Resguardos del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES,
CANCELACIÓN Y EMISIÓN DE RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-03
Revisión: 0
Pág. 3 de 8
Elaboró:
C. Cesar Montes Millán. Jefe de Unidad de Control Patrimonial.
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Mantener actualizado el inventario del Organismo, mediante el registro de transferencia de bienes muebles entre las Unidades Administrativas del DIF y la emisión del Resguardo por actualización dentro del Sistema de Control Patrimonial. 2. Alcance: Aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:
Reglamento Interior de Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XX, XXI, XXX Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Manual de Organización de Administración y Finanzas.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Unidad de Control Patrimonial, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Procedimiento de transferencia: Al movimiento administrativo que se efectúa con motivo de la solicitud de cambio de nombre del responsable de bienes muebles: Sistema de Control Patrimonial: Al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, al cual se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. Resguardo: al documento generado por el Sistema de Control Patrimonial, en el cual, se describen el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de la adquisición, el área de adscripción y nombre del responsable del mismo (usuario).
6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES,
CANCELACIÓN Y EMISIÓN DE RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-03
Revisión: 0
Pág. 4 de 8
1. Diagrama de flujo
Resguardos
8
Oficio
Oficio Documentación
Informar al Solicitante el documento incorrecto
Listado de Verificación 1
Documentación
Formato de Solicitud
INICIO
Formato de transferencia
Viene del área solicitante
Formato de transferencia
Recibir, revisar y archivar Resguardos
7
Remitir por oficio el Resguardo para firma de quien transfiere el
bien mueble
6
Generar el resguardo a
nombre del nuevo responsble
5
Viene de la Unidad Administrativa solicitante
1
Se conecta al proceso de la Unidad Administrativa Solicitante
Recibir solicitud y revisar documentación.
1
2
NO
SI
¿Documentación Completa y
correcta?
3
Registrar la transferencia de los bienes muebles en
el Sistema. 4
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES,
CANCELACIÓN Y EMISIÓN DE RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-03
Revisión: 0
Pág. 5 de 8
Resguardos
Resguardos
Oficio
Recibir, revisar y archivar Resguardos
9
FIN
Cancelar y archivar los resguardos de quien
transfirió el bien mueble.
10
Viene de la Unidad Administrativa solicitante
Se conecta al proceso de la Unidad Administrativa Solicitante
Remitir por oficio el Resguardo para firma de quien recibe el bien
mueble
8
T
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES,
CANCELACIÓN Y EMISIÓN DE RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-03
Revisión: 0
Pág. 6 de 8
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
(JUCP)
Recibe mediante el formato en original. Para el registro de transferencia de un bien mueble en el Sistema de Control Patrimonial, se debera entregar a la Unidad de Control Patrimonial el Formato de Solicitud para la Transferencia de Bienes Muebles.
Se firma y entrega acuse de recibo.
Formato de Solicitud para la Transferencia de Bienes Muebles.
Documentación Listado de Verificación
2
Auxiliar Administrativo
(AA)
Se revisa y se determina: Si está o no correcta. Si no está correcta pasa al paso No. 3. Si está correcta pasa al paso No. 4
3
AA Informa al solicitante si el formato no esta correcto, se elabora oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante, en el cual, indica qué esta incorrecto para que proceda el registro de transferencia, entrega oficio original y recaba acuse de recibo en la copia y archiva.
La Unidad Solicitante corrige y se conecta al paso 1.
Oficio documentación
4 AA Si el formato se encuentra bien requisitado, realiza el registro de
transferencia en el Sistema de Control Patrimonial.
Oficio
5
AA Genera el formato de transferencia con Resguardo con el nombre de quien transfiere y del nuevo responsable del bien mueble en el Sistema de Control Patrimonial.
Formato de Transferencia
6
AA Remite el formato de transferencia mediante oficio en original y copia a la Unidad Administrativa solicitante, para firma del servidor público que transfiere el bien mueble para su actualización, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante que está transfiriendo el bien. Se solicita regresar el formato debidamente firmado en un período no mayor a 3 días hábiles. Se conecta al procedimiento de la Unidad Solicitante para revisar y firmar formato de transferencia.
Oficio Formato de
Transferencia
7 AA Se espera a que regrese el formato, se recibe y se revisa el
oficio y el formato de transferencia original debidamente firmado.
Resguardo
8
AA Remite el formato de transferencia mediante oficio en original y copia a la Unidad Administrativa solicitante, para firma del servidor público a quien se le transfiere el bien mueble para su actualización, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante que está recibiendo el bien. Se solicita regresar el formato debidamente firmado en un período no mayor a 3 días hábiles.
Se conecta al procedimiento de la Unidad Solicitante para revisar y firmar formato de transferencia.
Oficio
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES,
CANCELACIÓN Y EMISIÓN DE RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-03
Revisión: 0
Pág. 7 de 8
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
9
AA Se espera a que regrese el formato, se recibe y se revisa oficio y formato de transferencia original debidamente firmado. Se archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante que recibe el bien.
Resguardos
10
AA Cancela el Resguardo que estaba a nombre de los servidores públicos que tenían bajo su resguardo los bienes muebles transferidos y los archiva en el expediente de la Unidad Administrativa que los transfirió. Se envía copia del Resguardo cancelado a la Unidad Administrativa que transfirió el bien.
Con esta actividad da fin el procedimiento.
Resguardo
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES,
CANCELACIÓN Y EMISIÓN DE RESGUARDOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-03
Revisión: 0
Pág. 8 de 8
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Formato de Solicitud de Transferencia de Bienes Muebles.
Jefe de Unidad de Control Patrimonial 2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Formato para Solicitud de Transferencia de Bienes Muebles.
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 2
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 2
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Verificación Física de Bienes Muebles Registrados del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 2
Pág. 3 de 9
Elaboró:
C. Cesar Montes Millán Jefe de Unidad de Control Patrimonial
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito:
Mantener el inventario actualizado, mediante la verificación física de los bienes muebles asignados a las Unidades Administrativas, que permita detectar irregularidades con respecto al inventario de los mismos y asegurar la salvaguarda del mobiliario del DIF. 2. Alcance: Aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:
Reglamento Interior de Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XX, XXI, XXX Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Manual de Organización de Administración y Finanzas.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Unidad de Control Patrimonial, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Sistema de Control Patrimonial: al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, así como su asignación entre usuarios de las diversas unidades, permitiendo con ello la conformación de fichas e informes, al cual se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. Resguardo: al documento generado por el Sistema de Control Patrimonial, en el cual, se describen el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de la adquisición, el área de adscripción y nombre del responsable del mismo (usuario). Verificación física: Acto administrativo a cargo de la Unidad de Control Patrimonial, que se efectúa para constatar las condiciones físicas de uso y resguardo de los bienes muebles asignados a las Unidades Administrativas del Organismo. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 2
Pág. 4 de 9
6.1. Diagrama de flujo
Solventación
Recibir y revisar solventación
Oficio
Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles
Oficio Programa
Elaborar programa de Verificación Física de
Bienes Muebles y enviar por oficio
INICIO
Acudir a la Unidad Administrativa para realizar verificación
física
7
Asentar las observaciones en el
Acta Administrativa de Verificación Física de
Bienes Muebles 4
Explicar procedimiento verificación física de
bienes muebles y verificar
1
2
3
Elaborar oficio con el resultado de la
verificación física
5
8
15
Viene de la Unidad Administrativa verificada
Se conecta al proceso de la Unidad Administrativa verificada
6
NO
SI
Determinar si hubo
irregularidades
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 2
Pág. 5 de 9
Oficio
Elaborar oficio a Control Interno de la Comisaría
8
NO
Determinar si se solventaron las observaciones
10
Recibir, revisar y tomar acción según oficio.
11
¿Se aclaró la anomalía?
SI
NO
9
Resguardo
Generar el resguardo.
12
13
SI
12
9
Se conecta al proceso de Control Interno de la Comisaría
Viene de Control Interno de la Comisaría
Se conecta al proceso de Control Interno de la Comisaría
Viene de la Unidad Administrativa
verificada
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 2
Pág. 6 de 9
Hoja de Resguardo
Hoja de Resguardo
Oficio
Hoja de Resguardo
Remitir por oficio el Resguardo para firma
13
Archivar en expediente de la Unidad
Administrativa verificada
FIN
Recibir, revisar Resguardos
14
15
Se conecta al proceso de Control Interno de la Comisaría
Viene de la Unidad Administrativa verificada
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 2
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
(JUCP)
Formula el “Programa Anual de Verificación Física de Bienes Muebles por Unidad Administrativa”, para verificar los bienes muebles de las Unidades Administrativas del DIF.
Elabora en original y dos copias, oficio mediante el cual, informa el nombre del servidor público que llevará a cabo el desarrollo de verificación, dirigido al Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, anexa copia simple del “Programa Anual de Verificación Física de Bienes Muebles por Unidad Administrativa” y solicita se designe al servidor público que apoyará al verificador de Control Patrimonial. Se entrega de la siguiente manera:
Original.- Unidad Administrativa
Primera copia.- Servidor Público designado para la verificación
Segunda copia.- Acuse de Recibo
Se recaba firma en oficio y archiva.
Programa Anual de Verificación Física de Bienes Muebles por Unidad Administrativa
Oficio
2
Auxiliar Administrativo
(AA)
Acude a la Unidad Administrativa en la fecha programada con los padrones de bienes muebles de la Unidad Administrativa para llevar a cabo la verificación física, muestra copia del oficio y se informa quien es el servidor público que lo apoyará para realizar la verificación.
3
AA Se informa al Enlace Administrativo y/o servidor público designado, en qué consiste la verificación física de bienes muebles, el apoyo que requiere y le informa que el resultado de la verificación se asentara en el “Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles”, requisita el preambulo del formato de manera conjunta, para dejar constancia de dicha actividad.
Con base en los patrones solicita al Enlace Administrativo y/o servidor público designado la presentación de los bienes muebles asignados y se verifican todos y cada uno de los bienes muebles.
4
AA Una vez verificados todos y cada uno de los bienes muebles, asienta las observaciones y/o irregularidades que se hayan presentado en el Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles, firma el acta y recaba la firma del servidor público designado. Entrega el acta al Jefe de Control Patrimonial para que esté enterado de que se concluyó la verificación física.
Acta Administrativa de Verificación Física de
Bienes Muebles
5
AA Se elabora en original y copia oficio mediante el cual, le informa a la Unidad Administrativa verificada el resultado de la verificación física y se anexa copia del Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles, se entrega oficio original y se recaba acuse de recibo en la copia.
Oficio
6
AA Se determina si se presentaron irregularidades en la verificación física, Si no se presentaron continúa en el paso No. 15. Si se presentaron irregularidades se espera la respuesta de justificación de las anomalías observadas para continuar con el paso No. 7.
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 2
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
7 AA Se revisa la respuesta de justificación de las anomalías, para
determinar si fueron solventadas.
Solventación
8
AA Se determina si fueron o no observadas en forma suficiente y en el plazo establecido las anomalías.
Si fueron solventadas las observaciones continúa con el paso No. 12.
Si no fueron solventadas continúa con el paso No.9.
9
AA Si la Unidad Administrativa Verificada, no solventa las observaciones y/o irregularidades presentadas, en la forma suficiente y en el plazo establecido elabora en original y dos copia, oficio mediante el cual, le informa a Control Interno de la Comisaría para que intervenga dentro del ámbito de sus atribuciones y entrega:
Original: Control Interno de la Comisaría
Primera Copia: Unidad Administrativa verificada.
Segunda Copia: Acuse de recibo. Se conecta al procedimiento de Control Interno de la Comisaría y se espera respuesta por parte de Control Interno de la Comisaría.
Oficio
10
AA Se revisa respuesta de Control Interno de la Comisaría para determinar acción a seguir. Se conecta al procedimiento de Unidad Administrativa verificada y se espera respuesta de la Unidad Administrativa verificada.
11 AA Se determina si es aclarada la anomalía. Si es aclarada continúa
con el paso No. 12, si no es aclarada continúa con el paso No. 9
12 AA Si hubo modificaciones, se generan resguardos en el Sistema de
Control Patrimonial.
Resguardo
13
AA Elabora en original y copia oficio mediante el cual, le informa se dan por solventadas las observaciones, dirigido a la Unidad Administrativa y remite los Resguardos para que los servidores públicos responsables del uso y custodia de cada bien mueble los firme. Entrega original y recaba firma en acuse de recibo y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Se conecta al procedimiento de Unidad Administrativa Solicitante donde recibe oficio original con los Resguardos originales, revisa Tarjetas de Resguardo y se espera respuesta para pasar al paso siguiente.
Oficio
Hoja de Resguardo
14 AA Recibe oficio original y Resguardo original debidamente firmadas,
lo revisa.
Hoja de Resguardo
15
AA Se archiva documentación en el expediente de la Unidad Administrativa. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Hoja de Resguardo
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 2
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles
Jefe de Unidad de Control Patrimonial
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-05
Revisión:0
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
03/Agosto/2015
1
Todas
Actualización
Actualización
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-05
Revisión: 2
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Gestión de Capacitación para el Control y Archivo de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección General Dirección de Atención a la Discapacidad Dirección de Desarrollo Integral Familiar y Asistencia Social Dirección de Sistema Alimentarios y Nutrición Procuraduría de la Defensa del Menor y la Familia Dirección de Administración y Finanzas
001
002
003
004
005
006
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-05
Revisión: 0
Pág. 3 de 8
Elaboró:
Miguel Ángel Marbán Pineda Analista Administrativo
Revisó:
Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Dar cumplimiento con las disposiciones normativas en materia de organización Archivística, a través de las capacitaciones a los enlaces designados, para que conlleven una óptima Administración de Archivos. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. 3. Referencias:
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos, artículo 47, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 5030 del 28 de septiembre de 2012.
Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos, artículo 22 fracción IV, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.
Ley Federal de Archivos Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos Estatuto Organico del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”
número 4616 del 30 de mayo de 2008.
4. Responsabilidades: Es responsabilidad del Analista Administrativo, elaborar, implementar y mantener actualizado este
procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar
el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este
procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo así como de los enlaces designados para las
funciones de archivo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Enlace: Es la persona que estará en contacto directo al Titular del área Coordinadora de Archivo para recibir la capacitación, información y demás asuntos que involucre la Administración de los Archivos del Sistema DIF Morelos. Archivo: Conjunto de documentos generados en el ejercicio de atribuciones, funciones o actividades acumulados en un proceso natural por una persona o Institución Pública en el transcurso de su gestión. Unidad Administrativa: Se refiere a la Dirección, Depto. o Área en la que se generan los documentos. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-05
Revisión: 0
Pág. 4 de 8
6.1. Diagrama de flujo
Oficio
Directorio
Oficio o Circular
5
INICIO
Elaborar directorio de enlaces para funciones
de archivo.
2
Solicitar por Oficio o Circular la designación del enlace para realizar
las funciones de resguardo y archivo
generado por las Unidades
Administrativas
1
Gestionar capacitación por oficio al Instituto
Estatal de Documentación según las necesidades de las
áreas 3
Se conecta con las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal y espera respuesta
Viene de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal
Oficio o Circular
Convocar a los Enlaces por medio de Oficio o
Circular a capacitación indicando lugar, hora y
fecha de los cursos.
4
Se conecta con el procedimiento del Instituto Estatal de Documentación
Viene del procedimiento del Instituto Estatal de Documentación
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-05
Revisión: 0
Pág. 5 de 8
Listas de Asistencia
Expediente
Llevar a cabo la capacitación y generar
lista de asistencia
5
Integrar las Listas de enlaces e información
relacionada a la función de coordinación y archivo
de documentación del Sistema DIF Estatal en
expediente.
6
FIN
T
Se conecta con el procedimiento de Coordinación y Resguardo del Archivo del Sistema DIF Estatal
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-05
Revisión: 0
Pág.6 de 8
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Analista
Administrativo
Solicita por Oficio o Circular la designación del enlace para realizar las funciones de resguardo y archivo generado por las Unidades Administrativas, Dicho enlace deberá de cumplir con el siguiente perfil: Nota: Se conecta con las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal y espera respuesta
Oficio o Circular
2
Analista
Administrativo
Elabora directorio de enlaces para funciones de archivo, el contendrá los siguientes datos: Nombre del enlace responsable Unidad Administrativa Teléfono y extensiones Correo Electrónico Domicilio Oficial
Directorio
3
Analista
Administrativo
Gestiona capacitación por oficio firmado por el Director de Administración y Finanzas dirigido al Instituto Estatal de Documentación según las necesidades de las áreas Nota: Se conecta con el procedimiento del Instituto Estatal de Documentación y se espera respuesta.
Oficio
4
Analista
Administrativo
Convoca a los Enlaces por medio de Oficio o Circular a capacitación indicando lugar, hora y fecha de los cursos. Nota: se gestiona Sala para capacitación, cañón, mesas y sillas, rotafolio, servicio de café, material didáctico o manuales del participante, etc. Previo a la convocatoria.
Oficio o Circular
5
Analista
Administrativo
Lleva a cabo la capacitación, genera la lista de asistencia
Listas de Asistencia
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-05
Revisión: 0
Pág.7 de 8
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
6
Analista Administrativo
Integra las Listas de enlaces e información relacionada a la función de coordinación y archivo de documentación del Sistema DIF Estatal en expediente. Se conecta con el procedimiento de Coordinación y Resguardo del Archivo del Sistema DIF Estatal Con esta actividad da fin el procedimiento.
Expediente
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-05
Revisión: 0
Pág. 8 de 8
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Directorio de Enlaces
Expediente
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
Revisión: 0
Pág. 1 de 13
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
29/Mayo/2015
1
Todas
Actualización
Actualización
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
Revisión: 0
Pág. 2 de 13
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Coordinación y Resguardo del Archivo del Sistema DIF Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección General Dirección de Atención a la Discapacidad Dirección de Desarrollo Integral Familiar y Asistencia Social Dirección de Sistema Alimentarios y Nutrición Procuraduría de la Defensa del Menor y la Familia Dirección de Administración y Finanzas
001
002
003
004
005
006
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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Elaboró:
Miguel Ángel Marbán Pineda Analista Administrativo
Revisó:
Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Contar con un sistema de Organización de Archivos para asegurar la disponibilidad, localización, integridad y conservación de los documentos, implementando los instrumentos técnicos de control, estableciendo los tiempos de guarda y custodia de las series documentales localizadas en el Archivo de Concentración, préstamo de Expedientes y el destino final de los mismos. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. 3. Referencias:
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos, artículo 47, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 5030 del 28 de septiembre de 2012.
Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos, artículo 22 fracción IV, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.
Ley Federal de Archivos Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos Estatuto Organico del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”
número 4616 del 30 de mayo de 2008. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Analista Administrativo, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo así como de los enlaces designados para las funciones de archivo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Archivo: Conjunto de documentos generados en el ejercicio de atribuciones, funciones o actividades acumulados en un proceso natural por una persona o Institución Pública en el transcurso de su gestión. Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos activos, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad Administrativa. Archivo de Concentración: Unidad de Archivo encargada del proceso u operaciones para el manejo de los documentos, y expedientes que han concluido su trámite, pero conservan sus valores primarios. Los conserva de manera precautoria hasta cumplir su vigencia de guarda. Archivo Histórico: Unidad archivística responsable de la conservación y divulgación de archivos con valor permanente, que previamente han sido valorados y transferidos por el Archivo de Concentración.
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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Elaboró:
Miguel Ángel Marbán Pineda Analista Administrativo
Revisó:
Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
Cuadro General de Clasificación Archivística: es un concentrador que permite conocimiento y gestión de los expedientes agrupados en series documentales con una referencia estructural, relacionadas con las atribuciones de las unidades administrativas. Catálogo de disposición Documental: Documento que nos mostrará los tiempos de guarda en Archivo de Trámite y Archivo de Concentración, así como periodicidad de Consulta de los Expedientes. Expediente: Conjunto de documentos relacionados por un mismo tema o asunto en una Unidad Administrativa.
6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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6.1. Diagrama de flujo
GUIA DEL ENLACE
CADIDO
CADIDO
Integrar al Cuadro General de
Clasificación y al CADIDO considerando
la información proporcionada por las
Unidades Administrativas
Guía
Formato del Cuadro General de
Clasificación Archivística y
CADIDO
INICIO
2
Elaborar el Cuadro General de
Clasificación Archivística y el
Catálogo de Disposición Documental
1
Dar a conocer la guía para resguardo y
archivo a todas las Unidades
Administrativas
3
Se conecta con las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal y se elabora
Vienen de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal
Se conecta con las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal para ordenar, clasificar y resguardar la información en trámite
4
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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CADIDO
Recibir la solicitud de transferencia de
Archivos por parte del área solicitante
Revisar el CADIDO del área solicitante para
verificar si cumple con el tiempo para
transferencia primaria de los Expedientes
Programar el día y hora en que se recibirá y se
notifica vía oficio al área solicitante
4 Oficio de Solicitud
84
Oficio de Solicitud
5
Devolver por oficio al área solicitante indicando
el motivo
¿Los archivos cumplen con el
tiempo establecido en el CADIDO?
6
NO
SI
FIN
CADIDO
7
9
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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Inventario de Archivo de
concentración
Guía del enlace
Inventario de Archivo
Guía del enlace
Recibir el día y hora marcada en el Archivo
de Concentración, debiendo entregar los formatos de inventario de cada caja para su
sello de recibido
9
Verificar las cajas que vengan debidamente requisitadas como lo
marca la guía
10
¿Vienen las cajas
debidamente requisitadas?
Recibir y sellar cada formato de inventario y entregar al solicitante formato de recibido
13
Devolver al área
solicitante para que los requisite de acuerdo a la
Guía.
NO
SI
12
11
O-3
4
14
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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Oficio
Inventario General de Archivo de
Concentración
Inventario General de Archivo de
Concentración
Archivo de Transferencia
Secundaria
Foliar cada caja de acuerdo al número que le corresponde de entrada
al Archivo de Concentración
14
Colocar la caja en el
estante que le corresponde de acuerdo
a su Sección
15
Registrar el contenido de la caja en el Formato de Inventario General del
Archivo de Concentración
16
Verificar expedientes que hayan cumplido con el
tiempo de guarda y custodia
17
Requisitar debidamente para su transferencia
secundaria y solicitar por oficio al Instituto de Documentación la
verificación del mismo y su traslado
18
19
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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Vale de Préstamo
Vale de Préstamo
Atender solicitudes de préstamo de archivos de las diferentes Unidades Administrativas del DIF
Morelos
19
Realizar la búsqueda en el Archivo de
Concentración y entregar al Solicitante por medio
de un vale de préstamo y dar seguimiento para su
devolución
20
Recibir archivos prestados e integrarlos
en su caja correspondiente y se
realiza la anotación en el vale de préstamo
21
FIN
T
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Analista
Administrativo
Elabora el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental junto con las Unidades Administrativas conforme a la Guía del Enlace. Cada Unidad se queda con su Cuadro de Clasificación y su CADIDO y manda una copia al área Coordinadora de Archivos.
Cuadro General de
clasificación y Catálogo de disposición documental
2
Analista
Administrativo
Integra la información dada por las Unidades Administrativas en su Cuadro General de Clasificación y CADIDO, teniendo así la información General de todo el Sistema DIF Estatal.
Cuadro General de
clasificación y Catálogo de disposición
documental
3
Analista
Administrativo
Da a conocer la guía para resguardo y archivo a todas las Unidades Administrativas, la cual contendrá los pasos y requisitos que deben llevarse a cabo para: Archivo de trámite (Ordenación, Clasificación e Instalación) Transferencia Primaria (Archivo de Concentración) y Solicitud de préstamo de Expedientes.
Guía
4
Analista
Administrativo
Recibe la solicitud de transferencia de Archivos por parte del área solicitante vía oficio, el cuál debe contener un Inventario Documental y dos copias por cada caja que se solicite transferir.
Inventario Documental
5
Analista
Administrativo
Revisa el CADIDO del área solicitante para verificar si cumple con el tiempo para transferencia primaria de los Expedientes.
CADIDO
6
Analista
Administrativo
¿Los archivos cumplen con el tiempo establecido en el CADIDO? Si la respuesta es NO, pasar a la actividad número 7 Si la respuesta es SI, pasar a la actividad número 8
7
Analista
Administrativo
Notifica mediante un oficio al área solicitante porqué no se pueden recibir las cajas a transferir, anexando los Inventarios enviados en la Solicitud. Con esta Actividad se da Fin al Procedimiento.
Oficio
8
Analista
Administrativo
Programa el día y hora en que se recibirá y se notifica vía oficio al área solicitante.
Oficio
9
Analista
Administrativo
Recibe las cajas el día y hora marcada, en el Archivo de Concentración, debiendo sellar de recibido los formatos de inventario de cada caja después de haber revisado el contenido.
Inventarios
Documentales
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
10
Analista
Administrativo
Verifica las cajas que vengan debidamente requisitadas como lo marca la guía, después de verificar que venga correcta ésta se sella y refuerza con cinta canela.
Guía
11
Analista
Administrativo
¿Vienen las cajas debidamente requisitadas? Si la Respuesta es NO pase a la Actividad número 12 Si la Respuesta es SI pase a la Actividad número 13
12
Analista
Administrativo
Devuelve las cajas al área solicitante para que se cumplan con los requisitos de acuerdo a la Guía. Pasa a la Actividad número 4.
Guía
13
Analista
Administrativo
Recibe y sella cada formato de inventario y devuelve al solicitante, quedándose con dos copias de cada Inventario, una se anexará en el interior de la caja.
Inventario Documental Inventario General de
Archivo de Concentración
14
Analista
administrativo
Folia visiblemente cada caja de acuerdo al número que le corresponde de entrada al Archivo de Concentración. Como Folio se utilizará un número consecutivo marcado en un cuadro de cartoncillo color fluorescente.
15
Analista
Administrativo
Coloca la caja en el estante que le corresponde de acuerdo a su Sección o Área.
16
Analista
Administrativo
Registrar el contenido de la caja en el Formato de Inventario General del Archivo de Concentración.
Inventario General de Archivo de
Concentración
17
Verifica expedientes que hayan cumplido con el tiempo de guarda y custodia y deban ser transferidos al Archivo Histórico, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación y en Catálogo de Disposición Documental.
Inventario General de Archivo de
Concentración
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
18
Requisita debidamente para su transferencia secundaria y solicitar por oficio al Instituto de Documentación la verificación del mismo y su traslado
Archivo de Transferencia Secundaria
Oficio
19
Analista
Administrativo
Atiende solicitudes de préstamo de archivos de las diferentes Unidades Administrativas del DIF Morelos. Estas solicitudes pueden ser vía oficio, por mail, llamada telefónica, etc.
20
Analista
Administrativo
Realiza la búsqueda en el Archivo de Concentración y entregar al Solicitante por medio de un vale de préstamo y dar seguimiento para su devolución. El vale deberá ser llenado en su momento, firmado de quien recibe y quien entrega.
Vale de Préstamo
21
Analista
Administrativo
Recibe archivos prestados e integrarlos en su caja correspondiente y se realiza la anotación en el vale de préstamo Con esta actividad se da fin a este Procedimiento
Vale de Préstamo
PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF
ESTATAL
Clave: PR-DAF-SRMCP-06
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7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Directorio de Enlaces
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Guía
S/C
2 vale de préstamo y salida de expedientes archivo de concentración S/C
3 Inventario documental de Archivo de Concentración
S/C
4 Formato de Identificación de la caja S/C
FORMATO GUIA
Clave: S/C
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Anexo 1 Pág.1 de 9
INTRODUCCIÓN
La generación de la información en el ejercicio de la función pública sin un sistema de archivos para todos los sujetos obligados, no sólo dificulta la búsqueda y localización de ésta, sino también se dificulta la posibilidad de incorporar herramientas para mejorar el desempeño Institucional, al no satisfacerse la necesidad primaria de la Archivística como mecanismo de recuperación, administración y conservación documental. Es por ello que es importante la existencia de un sistema de Organización Documental, en donde se permita su localización expedita, disponibilidad e integridad; esto contribuirá a sentar las bases para la modernización y eficiencia de las actividades de la Administración Documental en la Dependencia; dando acceso a la información contenida en los expedientes y documentos, que registran el ejercicio de las atribuciones de cada unidad Administrativa que conforman a la Dependencia, por lo que los archivos constituyen el medio que permitirá el acceso a la información pública gubernamental y auspiciará la rendición de cuentas. La Coordinación del área Administradora de Archivos del sistema DIF Morelos pone a disposición del personal encargado de la gestión documental en la dependencia este documento técnico realizado con la finalidad de brindar pautas generales que permita a los responsables de archivos de trámite, personal operativo y secretarial en las unidades establecer un sistema de clasificación de los documentos, coherente y homogéneo, basado en principios archivísticos.
OBJETIVO GENERAL Dar cumplimiento con las disposiciones normativas en materia de organización de archivos a través de la elaboración, validación e implementación de los instrumentos técnicos de control y consulta archivísticos, estableciendo los plazos de guarda y custodia de las series documentales localizadas en los archivos de trámite, su posterior transferencia al archivo de concentración y el destino final de las mismas.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN TRÁMITE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
La organización documental se divide en 3 grandes acciones o materias Archivísticas:
Clasificar
Ordenar
Instalar
ARCHIVOS EN TRÁMITE: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Los Archivos de trámite dependen de la organización documental para poder funcionar. Para poder organizar expedientes es necesario que el archivo de trámite cuente con un Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. La clasificación y ordenación Archivística se sustenta en el principio del orden natural o principio genérico, los documentos se producen como un resultado de las funciones que realiza una Institución. Primero se clasifica y luego se ordena.
Hacia una metodología de la clasificación el primer paso fundamental es analizar al Organismo o Institución: su historia, sus funciones, su estructura, sus normas o leyes y Reglamentos. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA El Cuadro es un concentrador que permite conocimiento y gestión de los expedientes agrupados en series documentales con una referencia estructural, relacionadas con las atribuciones de las unidades administrativas del sistema DIF Morelos. La elaboración de éste es la primera acción que se debe realizar para obtener el mapa documental del Sistema DIF Morelos. El cuadro General de Clasificación documental responde a una triple necesidad: 1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el
ejercicio de las atribuciones o funciones de cada área administrativa
2. Facilitar la localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo
documental
FORMATO GUIA
Clave: S/C
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Anexo 1 Pág. 2 de 9
3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.
Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son: 1. La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada área administrativa. 2. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con un área de orden establecida para cada caso. La estructura del Cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.
FONDO: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. En este caso: 1. Sistema DIF Morelos. SECCIÓN: Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada área administrativa de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Ejemplo: 1.1. Presidencia 1.2. Dirección General 1.3. Dirección de Administración y Finanzas 1.4. Dirección de Atención a la Discapacidad SERIE: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. En esta sección, debido a la estructura jerárquica y de las atribuciones y actividades a realizar, podría dividirse también en SUBSERIES. EXPEDIENTE: Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie. CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) La elaboración del Catálogo de disposición documental se compone de cuatro etapas: identificación, valoración, regulación y control. Cada una de ellas comprende la realización de tareas específicas que permitirán la integración de este instrumento básico para el manejo adecuado de la documentación en cada una de las fases de su ciclo vital; así como para su correcta disposición y accesibilidad.
FORMATO GUIA
Clave: S/C
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Anexo 1 Pág. 3 de 9
El instrumento básico de control y de trabajo es el Cuadro general de clasificación archivística que integra las series documentales de la dependencia o entidad y que cada una de ellas representa la unidad de trabajo para la aplicación de las dos primeras etapas: la identificación y la valoración. Identificación Consiste en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos:
Compilar la información institucional; es decir, reunir las disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y a los cambios estructurales de la dependencia o entidad.
Reunir las disposiciones que regulan sus competencias, así como las normas y procedimientos que condicionan su aplicación real.
Acopiar las normas que controlan la circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción activa.
Identificar la estructura interna y las funciones de la dependencia o entidad, mediante el análisis de manuales de procedimientos, organigramas y reglamentos internos.
Entrevistar a los productores de los documentos en el ámbito institucional; es decir, a las personas que producen y tramitan los documentos, quienes, además de resolver cualquier duda planteada en la interpretación de las disposiciones legales, pueden suministrar datos sobre la frecuencia de consulta en los momentos posteriores a la finalización del trámite.
Ubicar la procedencia institucional de la documentación mediante el examen del organismo que la generó y, en consecuencia, de la función de la cual deriva en relación directa.
Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes, tipología, volumen y organización.
Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo, la relación entre serie y función, común o sustantiva, el periodo que cubre la información y la relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de información afines.
Los resultados de esta etapa permitirán: o Conocer la evolución orgánica del sujeto productor. o Identificar las funciones del organismo y de cada una de las unidades administrativas productoras de documentos. o Identificar las series documentales con base en dichas funciones. o Conocer los trámites y procedimientos que dan lugar a la integración de los documentos y expedientes que forman cada serie documental.
Valoración Consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos: Análisis y determinación de valores primarios: Administrativo: el que tiene los documentos de archivo para la administración que los ha producido, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones Legal: el que puedan tener los documentos para servir como prueba ante la Ley. Fiscal: el que tiene los documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias. Contable: el que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operación destinadas al control presupuestario. Con esta valoración “primaria” se establece los parametros de utilidad de la documentación gubernamental y, con ello, se facilita la identificación de los plazos de retención de los documentos de archivo, con base en las necesidades institucionales. Análisis y determinación de valores secundarios: Informativo: el que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de las actividades de la administración. Evidénciales o testimoniales: los que posee un documento de archivo como fuente primaria para la Historia.
FORMATO GUIA
Clave: S/C
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 4 de 9
La valoración “secundaria” permite identificar con precisión aquella documentación de valor permanente que será objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo histórico. Los resultados de esta etapa permitirán: Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo. Estudio comparativo de las series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas unidades administrativas, indicando dónde se encuentran. Elaboración de propuestas de valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso. Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable. Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración. Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie. Identificar la posibilidad de desarrollo de valores secundarios. Establecer los criterios básicos sobre la reserva o accesibilidad de cada serie documental. Confeccionar el cuadro de valoración y selección, donde se indican los plazos de transferencia, selección, eliminación y acceso. Elaborar un repertorio de fichas técnicas. La aplicación práctica de estos resultados constituirá el conjunto de instrucciones que darán contenido al Catálogo de disposición documental. Adicionalmente a la identificación de los valores documentales, deben tenerse en cuenta cuatro criterios: Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible. Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (ej.: informes anuales y no mensuales). Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia. Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación. Regulación En esta fase se elaborará e integrará el Catálogo de disposición documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección. El Catálogo de disposición documental se integrará por: Introducción o presentación. En este apartado se explicará el contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente. Además se deberá incluir el siguiente texto: “El presente Catalogo de disposición documental anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a éste”. Objetivo general. Marco legal. Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la base jurídica institucional.
Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de
disposición documental. Hoja de cierre, deberá incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y firmas de la Coordinación de
Archivos y el Comité de Información: Los resultados de esta etapa permitirán:
Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catálogo de disposición documental.
FORMATO GUIA
Clave: S/C
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 5 de 9
Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia. Control Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos:
Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.
Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información.
Remitir el Catálogo al Archivo General de la Nación para su registro y validación mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad.
Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización. Los resultados de esta etapa permitirán:
Cumplir con lo dispuesto por Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Una vez comprendido y realizado el Cuadro de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición documental debemos dar paso a la organización de los Archivos mediante la estructura del Cuadro General, teniendo así una óptima Administración y Organización de nuestro Archivo en Trámite.
TRANSFERENCIA PRIMARIA (ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN) Para poder realizar la transferencia primaria de los Archivos en Trámite, esto es, transferirlos al Archivo de Concentración, es necesario que los Archivos cumplan con las siguientes características: 1. Los expedientes deberán estar integrados en folder (carta u oficio). NO SE RECIBIRAN CARPETAS LEFORD, CUADERNOS, LIBRETAS DE TAQUIGRAFIA, LIBROS DE BITACORA, FOLLETOS, REVISTAS, LIBROS.
2. El grosor de cada expediente no deberá rebasar los 2 cms. si el expediente rebasa el grosor deberán ser divididos en legajos (varios folders del mismo grosor). 3. Los expedientes deberán estar sujetados con hilo de algodón (NO broches Bacco), como se muestra en las siguientes imágenes.
FORMATO GUIA
Clave: S/C
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 6 de 9
4. En la ceja del folder deberá contener: Número de Expediente, Titulo del Expediente, Fecha en que se
generó y Número de legajos (en caso de existir).
5. En el cuerpo del folder deberá contener: Número de hojas del Expediente, Número de Expediente,
Número de legajo (en caso de existir).
6. Los expedientes deberán integrarse en sus cajas contenedoras (cajas de Archivo) acomodados de
acuerdo al Cuadro General de Clasificación.
7. Llenar el formato de Inventario Documental de la transferencia primaria, se hará un Inventario por
caja, sacar 2 copias del mismo, una copia deberá pegarse en la parte superior (tapadera) de la caja.
8. Las cajas deberán tener pegada en cada uno de sus cuatro lados, el formato de Identificación de
caja, el pegado deberá hacerse con Resistol blanco y posteriormente cinta canela transparente por encima; el
formato de identificación se muestra a continuación:
Nota: no tapar con estos formatos los orificios de las cajas
9. Dentro de cada caja se integrará una copia del Inventario Documental.
10. Se deberá dejar abierta la caja para que el Coordinador verifique el contenido.
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRIMARIA (Archivo de Concentración). 1. Solicitar al Titular del Área Coordinadora de Archivos del Sistema, la transferencia de los Archivos,
indicando el número de cajas, total de expedientes y número total de hojas, así como el período que
comprenden los Expedientes. Esta solicitud se podrá hacer vía Oficio o correo electrónico.
2. El traslado de las Cajas al Archivo de Concentración se hará por los propios medios del área solicitante,
el día y hora en que se les notifique por parte del Titular del Área Coordinadora.
3. Realizar formalmente la entrega del Archivo al Área Coordinadora de Archivos ubicado en Almacén
Tejalpa
4. Al momento de recibir las cajas, el Titular del Área Coordinadora verificará que cada expediente vaya
correcto de acuerdo a las especificaciones contenidas en éste documento,
FORMATO GUIA
Clave: S/C
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 6 de 9
si están correctas se colocará un sello de Recibido al original del Inventario Documental de cada caja.
5. Se sellará la caja en presencia de quien entrega, verificando que quede completamente cerrada y
colocándole un número de Inventario General visible a la caja.
6. En caso de no estar debidamente requisitadas no se recibirán, debiendo llevárselas para su corrección
y volver a solicitar la verificación y transferencia.
PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
1. Deberá solicitarse al Área Coordinadora de Archivos vía oficio o correo electrónico, mencionando el
número de Expedientes, asunto del mismo y el número de caja en el que se encuentra.
2. Al acudir al Archivo de Concentración (Almacén Tejalpa) deberán llenar un Vale de salida y
préstamo del Expediente. Como el que se muestra en la siguiente Figura.
3. El expediente deberá devolverse dentro de los 20 días hábiles después de la fecha de préstamo, si
no es así se enviará un Oficio solicitando la devolución inmediata del mismo.
FORMATO GUIA
Clave: S/C
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 6 de 9
DEPENDENCIA:
DIRECCIÓN
SUBDIRECCIÓN:
ÁREA O DEPTO.:
FECHAS: INICIO: FINAL:
EXPEDIENTES: DEL: AL:
CAJA: #
DIA MES AÑO
INICIAL FINAL
ELABORÓ: CARGO: FIRMA:
RECIBIÓ: CARGO: FIRMA:
TRANSFERENCIA PRIMARIAARCHIVO DE CONCENTRACION
No. DE
EXP. CODIGO
FECHAS DE TRÁMITE
LEGAJOS No. HOJAS
SERIE DOCUMENTAL
ASUNTO DEL EXPEDIENTE
NUMERO DE CAJA:
FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
REGISTRO DE ENTRADA
FRECUENCIA DE
CONSULTA
DEPENDENCIA:DIRECCIÓN:
SUBDIRECCIÓN:ÁREA O DEPTO.:
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión: 2
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/ebrero/2016
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión: 2
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Adquisición de Compra por Requisición del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión:2
Pág. 3 de 9
Elaboró:
C. Jesús Bernardo Félix-Díaz Reynoso Jefe del Departamento de Adquisiciones y
Control Patrimonial
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Adquirir los bienes necesarios para la funcionalidad de todas las áreas al mejor precio y calidad. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades de Almacén, Control Patrimonial y Subdirección de Recursos Financieros cuando el Depto. de Adquisiciones Integre el procedimiento de compra solicitado por las áreas del Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracciones XXV y XXVI, publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial elaborar y mantener actualizado los procedimientos.
Es responsabilidad del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas revisar y aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: No aplica. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión: 2
Pág. 4 de 9
6.1. Diagrama de flujo
Cotizaciones
Solicitud de Requisición de Compra
Solicitud de Requisición de Compra
INICIO
Realizar la cotización con tres proveedores para determinar si es
compra directa, concurso y/o licitación
2
Recibir y revisar que las Requisiciones de
Compra estén debidamente elaboradas
1
Viene del procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante
¿Es compra directa?
3
Solicitud de Requisición de Compra
Canalizar la solicitud de Requisición de Compra
al procedimiento de concurso o licitación según sea el caso.
4
NO
SI Se conecta con el Procedimiento de
Concursos o Licitaciones
FIN
6
Se conecta con el procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros
Viene del procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros, con el techo presupuestal o cancelación
Oficio de Suficiencia presupuestal
Cotizaciones
Solicitud de Requisición de Compra
Adjudicar la solicitud de Requisición de Compra por montos a compra
directa
5
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión: 2
Pág. 5 de 9
Formato de Autorización de Compra y Pago a Proveedor
Formato de Autorización de Compra y Pago a Proveedor
Formato de Autorización de Compra y Pago a Proveedor
9
Recabar las firmas de autorización y Vo.Bo. de Dirección General, Dirección de Admón. y Finanzas, Subdirección
de Recursos Financieros y
Subdirección de Recursos Materiales
8
Elaborar los Formatos de Autorización de Compra y Pago a
Proveedor.
7
La solicitud de requisición de compra original se entrega al Departamento de Contabilidad
Enterar al proveedor con la Autorización de
Compra de que fue adjudicado y entregue los bienes al Almacén.
9
Cotizaciones
Solicitud de Requisición de Compra
Solicitar techo presupuestal a la
Unidad Administrativa y a la Subdirección de
Recursos Financieros.
6
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión: 2
Pág. 6 de 9
Formato de Autorización de Compra y Pago a Proveedor
Formato de Autorización de Compra y Pago a Proveedor
Enterar al responsable de Almacén, al
responsable de Control Patrimonial y al
Departamento de Contabilidad a través
de la Solicitud de Requisición de Compra Autorizada en original y
completa
10
Verificar la conclusión de la Solicitud de
Requisición de Compra así como la recepción
en almacén, el inventario por parte de Control Patrimonial y el pago al proveedor para
su archivo.
11
FIN
Se conecta con el procedimiento de Almacén, Control Patrimonial y Departamento de Contabilidad
T
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión: 2
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Auxiliar
Administrativo (AA)
Recibe y revisa que las Requisiciones de Compra estén debidamente elaboradas Las requisiciones deben de cumplir con los siguientes requisitos:
Solicitud de Requisición de Compra
2
AA
Realiza la cotización con tres proveedores para determinar si es compra directa, concurso y/o licitación por los montos.
Solicitud de Requisición de Compra
Cotizaciones
3
Jefe/a del
Departamento de
Adquisiciones y Control
Patrimonial (JDACP)
¿Es compra directa? Si la respuesta es NO, pasa a la Actividad numero 4 Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad numero 5
Solicitud de Requisición de Compra
Cotizaciones
4
JDACP
Canaliza la solicitud de Requisición de Compra al procedimiento de concurso o licitación según sea el caso. Se conecta con el procedimiento de Concursos o Licitaciones. Concluye el procedimiento.
Solicitud de Requisición de Compra
5
JDACP
Solicita techo presupuestal a la Unidad Administrativa y a la Subdirección de Recursos Financieros. Se conecta con el procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros y se espera respuesta
Solicitud de Requisición de Compra
Cotizaciones
6
JDACP
Adjudica la solicitud de Requisición de Compra por montos a compra directa, concurso, o licitación.
Solicitud de Requisición de Compra
Cotizaciones Oficio de Suficiencia
presupuestal
7
Administrativo Especializado
(AE)
Elabora el Formato de Autorización de Compra y Pago a Proveedor.
Formato de Autorización de Compra
y Pago a Proveedor
8
JDACP
AE
Recaba las firmas de autorización y Vo.Bo. de Dirección General, Dirección de Admón. y Finanzas, Subdirección de Recursos Financieros y Subdirección de Recursos Materiales Nota. La solicitud de requisición de compra original, cotización, techo presupuestal y se entrega al Departamento de Contabilidad
Formato de Autorización de Compra
y Pago a Proveedor
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión: 2
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
9
AE
Entera al proveedor con la Autorización de Compra de que fue adjudicado y entregue los bienes al Almacén.
Formato de Autorización de Compra
y Pago a Proveedor
10
AE
Entera al Responsable de Almacén y al responsable de Control Patrimonial a través de copia de la Solicitud de Requisición de Compra Autorizada Se conecta con el procedimiento de Almacén, Control Patrimonial y Departamento de Contabilidad.
Formato de Autorización de Compra
y Pago a Proveedor
11
JDACP
AE
Verifica la conclusión de la Solicitud de Requisición de Compra así como la recepción en almacén, el inventario por parte de Control Patrimonial y el pago al proveedor para su archivo.
Formato de Autorización de Compra
y Pago a Proveedor
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión: 2
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Solicitud de Requisición de compra de bienes
Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial
5 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Requisición de Compra
S/C
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 1
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
12/Septiembre/2014
1 Todas Revisión Actualización 03/Agosto/2015
2 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 1
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento para llevar a cabo las adquisiciones mediante Invitación a cuando menos tres personas. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 1
Pág. 3 de 8
Elaboró:
C. Mayra Benítez Romero Asistente
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1.- Propósito. Establecer los lineamientos requeridos para la adquisición de bienes muebles, de comunicación y de consumo y/o la contratación de servicios, cuyo monto tiene que realizarse a través de la “Invitación a cuando menos tres personas” (conforme a los montos de actuación establecidos por el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos y los Montos Máximos de Adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio Fiscal correspondiente a cada año), procurando en todo momento el apego a la legalidad y la transparencia. 2.- Alcance. Este procedimiento aplica a: Unidades Administrativas del Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos que requieran realizar adquisiciones mediante el proceso de Invitación a Cuando Menos Tres Personas. 3.- Referencias. Este Procedimiento está basado en:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder
Ejecutivo del Estado de Morelos. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación del Poder
Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Estatuto Orgánico del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.
4.- Responsabilidades.
Es responsabilidad del Asistente de la Dirección de Administración y Finanzas, elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar este procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo el apegarse a lo establecido en este
procedimiento.
5.- Definiciones. •Bienes: Cualquier cosa material susceptible de producir un beneficio de carácter patrimonial, y que por tanto debe ser inventariado. •Servicio: Todo lo relativo a la instalación, mantenimiento, remodelación, conservación y reparación de bienes muebles, consultoría, asesoría, estudios investigaciones y capacitación. •Proveedor: Persona física o moral que celebre contratos en su carácter de vendedor, arrendador o prestador de servicios con el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. •Concursante: La persona física o moral que participe con una propuesta cierta dentro de un procedimiento de invitación a cuando menos tres personas en el marco de la Ley. •Contrato: Acto jurídico a través del cual se formalizan las adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos o prestación de servicios. •Subcomité: Subcomité para el control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 1
Pág. 4 de 8
Elaboró:
C. Mayra Benítez Romero Asistente
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 0
Pág. 4 de 8
Oficios de Invitación
Oficio de Techo
Presupuestal
Solicitud de Compra
INICIO
Verificar el tipo de recursos que habrán de ejercerse, en base a la
procedencia de los mismos.
2
Recibir solicitud del área requirente
1
¿Corresponde a Invitación a
cuando menos tres personas?
4
FIN
Anexos Técnicos
Estudio de Mercado 4
4
Solicitar estudio de mercado, anexo técnico y techo presupuestal.
6.1.- Diagrama de flujo.-
No Si
La determinación del tipo de adjudicación se realizara conforme a los montos máximos de adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal de cada año y mediante acuerdo del Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo Del Estado de Morelos, según la procedencia del recursos a utilizar puede ser Federal o Estatal.
Canalizar la solicitud de Compra al procedimiento
que corresponda.
Integrar bases con anexos y hacer los oficios de Invitación.
64
Bases y Anexos
7
54
Definir el Procedimiento de adjudicación que corresponda. 34
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 0
Pág. 5 de 8
Contrato
Dictamen del fallo
Acta de entrega de propuestas
Evaluar las propuestas presentadas por los
concursantes y elaborar un dictamen que servirá de base
al fallo definitivo.
Formalizar el contrato con el o los proveedores adjudicados.
Acta de Entrega de Muestras y/o de
Visitas
Acta de notificación del
fallo
Informe
11
Notificación del Fallo
12
FIN
Realizar la recepción de muestras y/o visita a las instalaciones de los Concursantes; únicamente cuando sea necesario y se encuentre establecido en las bases de la Invitación.
9
Celebrar el acto de presentación y apertura de propuestas técnicas y económicas.
10
Acta de junta de Aclaraciones
Celebrar la junta de aclaraciones, siempre y cuando lo considere necesario la convocante del procedimiento y se encuentre establecido en las bases.
8
7 Bases y Anexos
Entregar oficio de invitación a cada uno de los concursantes
(mínimo a tres)
7
Informar de la adquisición, al subcomité.
13
14
NOTA: Una vez formalizado el contrato con el o los proveedores y/o prestadores de servicios adjudicados, el área requirente de los bienes o servicios, será la encargada de vigilar la correcta recepción y prestación de los mismos, así como de realizar todos los trámites administrativos referentes al pago de las facturas generadas por los bienes o servicios materia de este procedimiento.
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES
PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 0
Pág. 6 de 8
2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Director de Administración
y Finanzas (DAyF)
Recibe del área requirente la solicitud de compra donde se especifique detalladamente los bienes o servicios que se requieran para la realización de la actividad encomendada, mencionando el Proyecto y el Importe disponible para dicha adquisición.
Solicitud de de Compra
2
DAyF Verifica el tipo de recursos que habrán de aplicarse, de acuerdo a su procedencia estos recursos podrán ser :
Federales.- La Invitación sujetara su procedimiento y fundamento legal a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento (excepto los recursos federales provenientes del Ramo 33, pues estos se sujetaran a lo establecido en la legislación estatal de la materia de acuerdo a lo establecido en el art. 49 de la Ley De Coordinación Fiscal.
Estatales.- La Invitación sujetara su procedimiento y fundamento legal a lo establecido en la Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos, así como a su Reglamento respectivo.
3
DAyF
Define el procedimiento de adjudicación que corresponda según el monto: NOTA: la determinación del tipo de adquisición se determinara de acuerdo al tipo de recursos que habrá de utilizarse ya sea Federal o Estatal, conforme a los Montos Máximos de Adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio Fiscal correspondiente a cada año o a los montos de actuación establecidos por el Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos según corresponda:
Adjudicación directa
Invitación a cuando menos tres personas
Licitación pública
Excepción a la licitación pública o a la invitación a cuando menos tres personas.
4
DAyF
¿El procedimiento de adquisición corresponde a Invitación a cuando menos tres personas? Si la respuesta es NO, pasa al procedimiento de adjudicación directa o licitación pública. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad número 5.
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES
PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 0
Pág. 7 de 8
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
5
DAyF
Realiza el estudio de mercado y solicita a la unidad requirente los anexos técnicos con las especificaciones detalladas de los bienes o servicios a adquirir, misma que deberá ajustarse estrictamente a lo expresado en la solicitud de compra; así mismo solicita del área requirente oficio de techo presupuestal emitido por la Dirección de Administración y Finanzas y la Subdirección de Recursos Financieros. Se conecta con el procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros y se espera respuesta.
-Estudio de mercado
-Anexos técnicos -Oficio de Techo
Presupuestal
6
DAyF
Integra las bases del concurso de Invitación, y realiza los oficios de Invitación dirigidos a los concursantes que habrán de participar en el procedimiento respectivo de acuerdo al estudio de mercado que previamente se realizó.
-Bases y anexos
-oficios de invitación
7
DAyF
Entrega los oficios de invitación a los concursantes que participarán, la legislación vigente establece que se deberá invitar a un mínimo de tres proveedores, así mismo a cada invitación deberá anexarse copia de las bases que contenga el calendario de actividades y copia de cada uno de los anexos técnicos.
-Bases y anexos
-oficios de Invitación
8
DAyF
Preside la Junta de Aclaraciones, misma en la que se da respuesta a todas y cada una de las dudas de los participantes; todas las preguntas realizadas deberán formularse por escrito y se recibirán hasta la hora y fecha establecida en las bases, lo anterior a criterio de la convocante, cuando la naturaleza de los bienes y/o servicios lo requiera y se encuentre establecido en las bases de la Invitación.
-Acta de Juntas de
Aclaraciones
9
DAyF
Lleva a cabo la recepción de muestras de los bienes a adquirir y/o la visita a las instalaciones del lugar de producción de los bienes; esto solo cuando la naturaleza de los bienes lo requiera y se encuentre establecido en las bases de la Invitación.
-Acta de recepción de
muestras
10
DAyF
Preside el acto de presentación y apertura de propuestas por parte de los concursantes, tomando en consideración la procedencia de los recursos (actividad 4) se hará de la siguiente manera:
Federal.- se entrega un sobre cerrado que contendrá por escrito la propuesta técnica y la propuesta económica.
Estatal.- se entregan dos sobres cerrados uno contendrá la propuesta técnica y el otro la propuesta económica.
-Acta de recepción y
apertura de Propuestas Técnicas y Económicas
11
DAyF Recibe dictamen técnico del área requirente y elabora un fallo en base al análisis de las propuestas técnicas y económicas.
-Dictamen Técnico
12
DAyF Notifica el fallo conforme a la normatividad en la materia. -Acta de Lectura de
Fallo
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES
PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 0
Pág. 7 de 8
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
13
Subdirector Jurídico
Formaliza el pedido y contrato definitivo con el proveedor que se haya adjudicado de manera definitiva el concurso. NOTA: Una vez formalizado el contrato con el o los proveedores adjudicados, el área requirente de los bienes o servicios, será la encargada de vigilar la correcta recepción y prestación de los mismos, así como de realizar todos los trámites administrativos referentes al pago de las facturas generadas por los bienes o servicios materia de este procedimiento.
-Contrato
14
DAyF
Informa de la adquisición definitiva, en la siguiente sesión ordinaria del Subcomité para el control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. Con esta actividad se da por concluido el procedimiento.
-Informe
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES
PERSONAS
Clave: PR-DAF-DACP-02
Revisión: 0
Pág. 8 de 8
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
Solicitud de Requisición de compra de bienes
Dirección de Administración y Finanzas
5 años
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 1 de 11
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
12/Septiembre/2014
1 Todas Revisión Actualización 03/Agosto/2015
2 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 2 de 11
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento para llevar a cabo las Adquisiciones mediante Licitaciones Públicas El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 3 de 11
Elaboró:
C. Mayra Benítez Romero Asistente
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1.- PROPÓSITO. Establecer los lineamientos requeridos para la adquisición de bienes muebles, de comunicación y de consumo y/o la contratación de servicios, cuyo monto tiene que realizarse a través de la licitación pública (conforme a los montos de actuación establecidos por el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos), procurando en todo momento el apego a la legalidad y la transparencia. 2.- ALCANCE. Este procedimiento aplica a: Unidades administrativas del Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos que requieran realizar adquisiciones mediante el proceso de Licitación Pública. 3.- REFERENCIAS. Este Procedimiento está basado en:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder
Ejecutivo del Estado de Morelos. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación del Poder
Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos. Reglamento de Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Estatuto Orgánico del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.
4.- RESPONSABILIDADES.
Es responsabilidad del Asistente de la Dirección de Administración y Finanzas elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Materiales y Control Patrimonial revisar y apegarse y vigilar el cumplimiento a lo establecido en este procedimiento.
Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar este procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo el apegarse a lo establecido en este
procedimiento.
5.- DEFINICIONES. • Bienes: Cualquier cosa material susceptible de producir un beneficio de carácter patrimonial, y que por tanto debe ser inventariado. •Servicio: Todo lo relativo a la instalación, mantenimiento, remodelación, conservación y reparación de bienes muebles, consultoría, asesoría, estudios investigaciones y capacitación. •Proveedor: Persona física o moral que celebre contratos en su carácter de vendedor, arrendador o prestador de servicios con el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. • Contrato: Acto jurídico a través del cual se formalizan las adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos o prestación de servicios. • Licitación Pública: Procedimiento administrativo que consiste en un ofrecimiento que inicia a través de convocatoria pública para la adjudicación de arrendamientos, bienes o servicios, de acuerdo a bases previamente determinadas, con la finalidad de obtener las mejores condiciones en cuanto precio, calidad, oportunidad, financiamiento y demás características convenientes. • Licitante: La persona física o moral que participe con una propuesta cierta dentro de una licitación pública en el marco de la presente ley. • Subcomité: Subcomité para el control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 3 de 11
Elaboró:
C. Mayra Benítez Romero Asistente
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 4 de 11
Oficio de Techo
Presupuestal
Solicitud de Compra
INICIO
Verificar el tipo de recursos que habrán de utilizarse en base a su
procedencia 2
Recibir solicitud del área requirente
1
¿Corresponde a Licitación?
4
FIN
Anexos Técnicos
Estudio de Mercado 4
4
Solicitar estudio de mercado, anexos técnicos y oficio techo presupuestal.
6.1. Diagrama de flujo.-
NO SI
NOTA: La determinación del tipo de adquisición se realizara conforme a los montos máximos de adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal de cada año y mediante acuerdo del Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo Del Estado de Morelos, según la procedencia del recursos a utilizar puede ser Federal o Estatal
Canalizar la solicitud de Compra al procedimiento
que corresponda.
Integrar proyecto de bases con anexos de la licitación.
64
Bases y Anexos
7
54
Definir el proceso de adquisición que corresponda.
34
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 5 de 11
Convocatoria
Oficio de Solicitud de publicación
Estudio De Mercado
Atender observaciones
Bases, Anexos y acta de
Subcomité
Atender observaciones
Techo Presupuestal
Publicar la convocatoria para consulta y venta de bases.
14
NO
SI NO SI
¿El subcomité pone en estado de resolución el proyecto
de bases?
9
¿El comité estatal aprueba las bases
de la licitación?
12
13
7
8
Oficio de Petición
15
10
Remitir oficio de petición al Comité Para El Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo Del Estado De Morelos para revisión y en su caso aprobación de bases de la licitación.
11
Acta
Presentar proyecto de bases en sesión ante el Subcomité.
8
7 Bases y Anexos
Entregar carpeta de proyecto de bases a cada uno de los miembros del
Subcomité.
7
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 5 de 11
Dictamen Técnico
Acta de aclaraciones
Atender observaciones
Evaluar las propuestas presentadas y elaborar un dictamen que servirá
de base al proyecto de fallo.
Acta de Entrega de Muestras y/o de Visita
Celebrar la junta de aclaraciones
15
NO SI
Proyecto de Fallo
Acta
Proyecto de Fallo
Acta de entrega de propuestas
Realizar la recepción de muestras y/o la visita a las instalaciones de los licitantes; únicamente cuando sea necesario y se encuentre establecido en las bases y la convocatoria.
16
Celebrar el acto de presentación y apertura de propuestas Técnicas y Económicas.
17
Entregar carpetas del proyecto de fallo a cada uno de los miembros del subcomité.
19
¿El subcomité pone en estado de resolución el
proyecto de fallo? 22
21
19
18
23
Presentar proyecto de fallo en sesión ante el Subcomité.
20
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 6 de 11
Contrato
Atender observaciones
Proceder a la firma del pedido o contrato con el/los proveedores que se
adjudicaron de manera definitiva en el procedimiento
de licitación
Completar el expediente del procedimiento en COMPRANET, subiendo a esta plataforma los
principales datos del o los contratos definitivos.
NO SI
Acta de Notificación
Proyecto de Fallo
Oficio de Petición
Remitir oficio de petición al Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos para revisión del proyecto de fallo de la licitación.
23
¿El comité estatal aprueba el fallo de
la licitación?
24
25
19
Notificar el fallo
26
27
FIN
NOTA: Una vez formalizado el contrato con el o los proveedores adjudicados, el área requirente de los bienes o servicios, será la encargada de vigilar la correcta recepción y prestación de los mismos, así como de realizar todos los trámites administrativos referentes al pago de las facturas generadas por los bienes o servicios materia de este procedimiento.
28
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 7 de 11
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
DIRECTOR DE ADMON. Y
FINANZAS (DAyF)
Recibe del área requirente la solicitud de compra donde se especifique detalladamente los bienes o servicios que se requieran para la realización de la actividad encomendada, mencionando el Proyecto y el Importe disponible para dicha adquisición.
Solicitud de de Compra
2
DAyF
Verifica el tipo de recursos que habrán de aplicarse, de acuerdo a su procedencia estos recursos podrán ser :
Federales.- La licitación pública sujetara su procedimiento y fundamento legal a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. (excepto los recursos federales provenientes del Ramo 33, pues estos se sujetaran a lo establecido en la legislación estatal de la materia de acuerdo a lo establecido en el art. 49 de la Ley De Coordinación Fiscal.
Estatales.- La licitación pública sujetara su procedimiento y fundamento legal a lo establecido en la Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos, así como a su reglamento respectivo.
3
DAyF
Define el proceso de adquisición que corresponda según el monto: NOTA: la determinación del tipo de adquisición se determinara de acuerdo al tipo de recursos que habrá de utilizarse ya sea Federal o Estatal, conforme a los Montos Máximos de Adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio Fiscal correspondiente a cada año y a los montos de actuación establecidos por el Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos según corresponda:
Adjudicación directa
Invitación a cuando menos tres personas
Licitación pública Excepción a la licitación pública o a la invitación a cuando menos tres personas
4
DAyF
¿Corresponde a Licitación Pública? Si la respuesta es NO, pasa al procedimiento de adjudicación directa, invitación a cuando menos tres personas o excepción a la licitación pública. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad número 5.
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
5
DAyF
Realiza el estudio de mercado y solicita a la unidad requirente los anexos técnicos con las especificaciones detalladas de los bienes a adquirir, misma que deberá ajustarse estrictamente a lo expresado en la solicitud de compra; así mismo solicita techo presupuestal a la Dirección de Administración y Finanzas y la Subdirección de Recursos Financieros. Conecta con el procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros y se espera respuesta.
-Estudio de mercado
-Oficio de techo presupuestal
-Anexos técnicos
6
DAyF
Determina de acuerdo a los resultados del estudio de mercado y anexos técnicos, si la Licitación pública será de carácter nacional o internacional e Integra el proyecto de bases y anexos técnicos, para presentarlas en sesión de Subcomité.
-bases y anexos
7
DAyF
Integra las carpetas con el proyecto de bases y las distribuye a los integrantes del Subcomité previo a la celebración de la sesión donde habrá de incluirse en la orden del día. (Mínimo 72 horas antes de la hora fijada para la sesión).
-bases y anexos
-Techo Presupuestal -Estudio de Mercado
8
DAyF Presenta bases y anexos de la licitación en la sesión del Subcomité y se levanta acta respectiva.
-acta -bases y anexos
9
DAyF
¿El subcomité pone en estado de resolución las bases y los anexos de la licitación? Si la respuesta es NO continua con la actividad 10 Si la respuesta es SI continua con la actividad 11
10
DAyF Atiende las observaciones realizadas por el subcomité. Conecta con el paso 7.
11
DAyF
Remite mediante oficio de petición al Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos, bases, anexos, estudio de mercado y Oficio de suficiencia presupuestal, para la revisión y en su caso aprobación de las bases. NOTA: el oficio de petición se envía a la Unidad de Procesos para la Adjudicación de Contratos del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos (UPAC), para su presentación ante el Comité Estatal.
-Oficio de petición -Bases y anexos
-Estudio de mercado -Techo Presupuestal -Estudio de mercado -Acta de subcomite
12
DAyF
¿El Comité Estatal aprueba las bases de la Licitación? Si la respuesta es NO continua con la actividad 13. Si la respuesta es SI continúa con la actividad 14.
13
DAyF Atiende las observaciones realizadas por el Comité Estatal. Conecta con el paso 7.
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 9 de 11
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
14
DAyF
Realiza los oficios de solicitud de publicación de la convocatoria para consulta y venta de bases, de acuerdo a la procedencia del recurso, especificado en la actividad 2; y la publicación se hará de la siguiente forma:
Federal.- se debe publicar la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación y en COMPRANET; las bases de la licitación se otorgaran de manera gratuita.
Estatal.- se debe publicar la convocatoria en el Periódico Oficial “Tierra y libertad”, un periódico de circulación local y en COMPRANET; las bases de la licitación tendrán un costo cuyo precio será fijado de acuerdo a lo establecido en las bases.
NOTA: Al momento de la publicación de la convocatoria en COMPRANET se crea un expediente electrónico de la licitación, al que se le otorga un número específico de procedimiento en la plataforma digital de COMPRANET.
-Convocatoria
-Oficio de solicitud al periódico oficial
-Oficio de solicitud a la Secretaria de Información y
Comunicación. -Convocatoria electrónica en COMPRANET.
15
DAyF
Preside la Junta de Aclaraciones, misma en la que se dará respuesta a todas y cada una de las dudas respecto de la licitación de los participantes; todas las preguntas realizadas deberán formularse por escrito y se recibirán hasta la hora y fecha establecida en las bases de la Licitación. Se deberá subir de manera electrónica el acta correspondiente a la plataforma de COMPRANET, dentro de las 24 horas siguientes a la celebración de la Junta de aclaraciones.
-Acta de Juntas de Aclaraciones
16
DAyF
Preside la recepción de muestras, de cada uno de los bienes a adquirir y/o la visita a las instalaciones del lugar de producción de estos; lo anterior únicamente cuando la naturaleza de los bienes lo requiera y se encuentre programado en la convocatoria y las bases de la licitación. Se deberá subir de manera electrónica el acta correspondiente a la plataforma de COMPRANET, dentro de las 24 horas siguientes a la celebración de la recepción de muestras.
-Acta de recepción de muestras
17
DAyF
Preside el acto de presentación y apertura de propuestas por parte de los licitantes, tomando en consideración la procedencia de los recursos (actividad 4) se hará de la siguiente manera:
Federal.- se entrega un sobre cerrado que contendrá por escrito la propuesta técnica y la propuesta económica.
Estatal.- se entregan dos sobres cerrados uno contendrá la propuesta técnica y el otro la propuesta económica.
Se deberá subir de manera electrónica el acta correspondiente a la plataforma de COMPRANET, dentro de las 24 horas siguientes a la celebración del acto de presentación y apertura de propuestas.
-Acta de apertura de Propuestas Técnicas y
Económicas
18
DAyF
Recibe el dictamen técnico, emitido por el área requirente e Integra el proyecto de fallo en base al análisis de las propuestas técnicas y económicas; para presentarlo para revisión ante el subcomité.
-Dictamen Técnico -Proyecto de fallo
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA
Clave: PR-DAF-DACP-03
Revisión: 0
Pág. 9 de 11
Paso
Responsable
Actividad
Documento de Trabajo (No. de Control)
19
DAyF
Integra las carpetas con el proyecto de fallo y las distribuye a los integrantes del Subcomité previo a la celebración de la sesión donde habrá de incluirse en la orden del día. (Mínimo 72 horas antes de la hora fijada para la sesión).
-Proyecto de fallo
20
DAyF Presenta el proyecto de fallo en sesión del Subcomité de adquisiciones, y se levanta acta al respecto.
-acta -proyecto de fallo
21
DAyF
¿El subcomité pone en estado de resolución el proyecto de fallo de la licitación? Si la respuesta es NO continua con la actividad 22 Si la respuesta es SI continua con la actividad 23
22
DAyF Atiende las observaciones realizadas por el subcomité. Conecta con el paso 19.
23
DAyF
Remite al Comité Estatal, mediante oficio de petición el proyecto de fallo del proceso licitorio para su aprobación. NOTA: el oficio de petición se envía a la Unidad de Procesos para la Adjudicación de Contratos del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos (UPAC), para su presentación ante el Comité Estatal.
-Oficio de petición -Proyecto de fallo
-acta
24
DAyF
¿El Comité Estatal aprueba el proyecto de fallo de la licitación? Si la respuesta es NO continua con la actividad 25. Si la respuesta es SI continúa con la actividad 26.
25
DAyF
Atiende las observaciones realizadas por el comité. Conecta con el paso 19.
26
DAyF Preside el acto de lectura de fallo conforme a la normatividad en la materia, notificando en ese acto del fallo a los presentes. Se deberá subir de manera electrónica el acta correspondiente a la plataforma de COMPRANET, dentro de las 24 horas siguientes a la celebración del acto de notificación del Fallo.
-Fallo
-Acta de notificación
27
Subdirector
Jurídico
Formaliza el pedido y contrato definitivo con el o los proveedores que se hayan adjudicado la licitación. NOTA: Una vez formalizado el contrato con el o los proveedores adjudicados, el área requirente de los bienes o servicios, será la encargada de vigilar la correcta recepción y prestación de los mismos, así como de realizar todos los trámites administrativos referentes al pago de las facturas generadas por los bienes o servicios materia de este procedimiento.
-Contrato
28
DAyF
Remite de manera electrónica el contrato definitivo con el o los proveedores a COMPRANET, con lo que se modificara el estatus del procedimiento en la plataforma de compras gubernamental de ACTIVO a procedimiento TERMINADO. Con esta actividad se da por concluido el procedimiento.
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF
Clave: PR-DAF-DACP-01
Revisión: 0
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Solicitud de Requisición de compra de bienes
Dirección de Administración y Finanzas 5 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIAL EN ALMACEN
Clave: PR-DAF-ALM-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIAL EN ALMACEN
Clave: PR-DAF-ALM-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento de para la Recepción y Entrega de Material en Almacén. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIAL EN ALMACEN
Clave: PR-DAF-ALM-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C. Eunice Jiménez Díaz Jefe de Unidad de Almacén
Revisó:
C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de recursos materiales y control
patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Determinar las actividades a realizar a efecto de que la entrega y recepción de material se efectúen en el menor tiempo posible y con la calidad deseada por los solicitantes. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial y el Departamento de Adquisiciones. 3. Referencias:
Atribuciones de la Dirección de Administración y Finanzas. Art. XXXVIII.-Tener bajo su resguardo los materiales almacenados, vigilando el suministro y buen estado de los mismos; Suministrar a las unidades administrativas del Sistema, los materiales que le requieran para su adecuado funcionamiento;
. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de unidad, elaborar y actualizar este procedimiento cuando asi sea necesario.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y control patrimonial revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas y aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Autorizaciones de compra: Este documento lo envía el Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial para la recepción de artículos describiendo lo solicitado por el área. Vale de Salida: Al documento media carta donde se anotara la mercancía solicitada por el área con las especificaciones de la requisición de compra. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIAL EN ALMACEN
Clave: PR-DAF-ALM-01
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Lista de Material
Factura
3
Autorización de compra
Autorización de compra
4
Revisar el material y factura que entrega
el proveedor
Anexar hoja de autorización a carpeta
recopiladora según corresponda
INICIO Viene del Procedimiento para Tramitar la Requisición de compra
Factura
0-1
01
Recibir la mercancía por parte del proveedor y verificar al almacén o
bodega con características
solicitadas.
5
Sellar y firmar la factura de entrada al
almacén o bodega
7
Comunicar al área para recoger material,
mobiliario y/o equipo.
8
T
6
Capturar material que ingresa al almacén
y/o bodega
El proveedor tramita con factura su contra recibo para su pago en el Departamento de Contabilidad
1
Recibir autorización de compra enviadas
por adquisiciones
2
Factura
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIAL EN ALMACEN
Clave: PR-DAF-ALM-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
D
Requisición de Material de Almacén
O
Vale de salida
O
Reporte Mensual
Requisición de Material de Almacén
Autorización de compra
Vale de salida
FIN
D
8 9
¿Es mobiliario o material para un programa?
Elaborar vale de salida y/o recibir formato de
Requisición de Material de Almacén para entregar material
NO
SI
12
10
Dar aviso al área de Control Patrimonial para
asignar número de inventario y se da de
alta en SAE
11
Entregar el material mediante el Vale de Salida y copia de la
factura con número de inventario ó Formato
de Requisición de Material de Almacén
debidamente aprobado
12
Archivar documentación
y elabora reporte mensual
Vale de salida
Requisición de Material de Almacén
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIAL EN ALMACEN
Clave: PR-DAF-ALM-01
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe de unidad de almacén
(JUA)
Recibe copia de la Autorización de Compra o Pedido enviadas por el Depto. de Adquisiciones y control Patrimonial.
Autorización de compra
2 JUA Anexa en carpeta recopiladora la Hoja de Autorización para su
control según corresponda a entregadas o pendientes.
Autorización de compra
3 JUA
Recibe el material entregado por el proveedor en base a la autorización de compra y factura.
Autorización de compra y factura
4
JUA Revisa el material que entrega el proveedor, así como la Factura que cumpla con todas las características marcadas en la autorización o el pedido.
Autorización de compra y factura
5
JUA Sella y firma la factura para dar entrada al almacén o bodega y se queda con copia Nota: Proveedor tramita con factura su contra recibo para su pago en el departamento de contabilidad
Autorización de compra y factura
6 Almacenista
(AL) Captura material que ingresa al almacén y/o bodega al Sistema administrativo empresarial
Autorización de compra
7 JUA Comunica al área correspondiente para recoger el material,
mobiliario y/o equipo solicitado.
8 ¿Es mobiliario y equipo?
Si la respuesta es NO, pasa a la Actividad 9. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad 10.
9
JUA Elabora vale de salida el cual deberá ser firmado por la persona autorizada que recibe el material o el responsable del centro de costo o en su caso se recibe el formato de Requisición de Material de Consumo para entregar material y se archiva. Conecta con el paso 12
Vale de salida de almacén
Formato de Requisición de Material de Almacén
10
JUA Informa al depto. De control patrimonial acerca del mobiliario o equipo para colocarle número de inventario así mismo se le da copia de la factura.
Autorización de compra factura
11
JUA Entrega el material al área correspondiente una vez colocado el numero de inventario en el material solicitado a través de vale de salida y copia de la factura con número de inventario ó según sea el caso utilizando el Formato de Requisición de Material de Almacén debidamente aprobado
Vale de salida Requisición de Material
de Almacén
12
ALM Elabora reporte mensual de existencias de bodega Con esta actividad da fin el procedimiento.
Autorización de compra Vale de salida
Requisición de Material de Almacén
Reporte Mensual
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIAL EN ALMACEN
Clave: PR-DAF-ALM-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Autorización de compra Almacén 2 años
2 Vale de salida Almacén 2 años
3 Requisición de Material de Almacén Almacén 2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1 Vale de salida No aplica
2 Requisición de Material de Almacén FO-SRMCP-ALM-01
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS
Clave: PR-DAF-SRMCP-04
Revisión: 0
Pág. 8 de 9
PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO
Clave: PR-DAF-DMC-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO
Clave: PR-DAF-DMC-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Orden de Trabajo. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Organización y Evaluación. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial Subdirección de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Presupuesto Subdirección de Tesorería
001 002 003 004 005 006
PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO
Clave: PR-DAF-DMC-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 9
Elaboró:
C. Heriberto Gallardo Morales Jefe de Departamento de
Mantenimiento y Construcción
Revisó:
C. Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Mantener en óptimas condiciones los bienes muebles e inmuebles del Sistema DIF-Morelos y Casas Asistenciales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos, a través del formato de Orden de Trabajo. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a todas las áreas del Sistema DIF-Morelos y Departamento de Control Presupuestal, Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial y Dirección de Administración y Finanzas 3. Referencias:
Manuales de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Director General autorizar este procedimiento. Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas revisar el Procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial elaborar, vigilar el
cumplimiento y mantener actualizado este Procedimiento. Es responsabilidad de todo el Personal del Sistema DIF-Morelos apegarse a lo establecido en este
Procedimiento. 5. Definiciones: . “Ninguna” 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción del Procedimiento.
PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO
Clave: PR-DAF-DMC-01
Revisión: 0
Pág. 4 de 9
6.1. Diagrama de flujo
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
5
INICIO
Revisar que venga debidamente elaborada resolver aclaraciones,
sellar de recibido y firma 2
Recibir el formato de Orden de trabajo por
las diferentes áreas del Sistema DIF Morelos.
1
Realizar cotización con
proveedores personalmente o vía
telefónica
3
Cotizaciones de Proveedores
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Revisar, resolver
aclaraciones, sellar de recibido y firma
4
Viene del procedimiento del solicitante
PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO
Clave: PR-DAF-DMC-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 9
Cotizaciones de Proveedores y
Presupuesto
Cotizaciones de Proveedores y
Presupuesto
Cotizaciones Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Cotizaciones Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
¿Se necesita servicio externo?
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Cotizaciones de Proveedores y
Presupuesto
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Tramitar la compra del
material para el trabajo
o servicio.
Notificar al área
cotización y presupuesto de material
5
Enviar cotizaciones para
autorización.
10
Solicitar que se verifique que su centro
de costo cuente con presupuesto
13
7
NO
SI
14
T Recabar sello del Departamento de Control
Presupuestal
Elegir proveedor con base al menor
presupuesto y calidad del producto
11
12
Programar y dar la
instrucción al personal
del Departamento para
llevar a cabo la
realización del trabajo
o servicio.
8
FIN
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Llevar a cabo la
realización del trabajo
o servicio y verificar
con el solicitante que el
trabajo sea de acuerdo
a lo requerido y
recabar firma de
conformidad
9
6
PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO
Clave: PR-DAF-DMC-01
Revisión: 0
Pág. 6 de 9
D
Copias de Documentos para archivo
Cotizaciones y Factura
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Factura
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Factura
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
Cotizaciones Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01
FIN
¿Cuenta con presupuesto?
Proporcionar información para
realizar transferencia
Sellar, anotar centro de costo, registrar, firmar y devolver para su trámite
Enviar orden de trabajo y Factura Original para su
pago
Avisar al proveedor seleccionado para elaborar
el trabajo
Revisar la realización del trabajo del proveedor y
solicitar factura
Supervisar y verificar con el solicitante que el trabajo
sea de acuerdo a lo requerido y recabar firma
de conformidad
16
17
19
18
20
15
16
NO
SI
Se conecta con el procedimiento de trasferencias del Departamento de Control
Patrimonial.
14
PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO
Clave: PR-DAF-DMC-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Auxiliar
Administrativo (AA)
Recibe el formato de Orden de trabajo por las diferentes áreas del Sistema DIF Morelos el Original es para el Departamento de Mantenimiento y Construcción y la Copia para el solicitante. Viene del procedimiento del Área solicitante
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
2
AA
Revisa que venga debidamente elaborada resolver aclaraciones, sellar de recibido y firma. La orden de Trabajo debe contener o cumplir con los siguientes requisitos: Fecha, Nombre completo del solicitante, Nombre del Área, Centro de Costo, Dirección a la que pertenece, Techo Presupuestal. Especificar que trabajos o servicios se solicitan y la justificación de los mismos. Observaciones y debe de estar firmado por el responsable del centro de costo y con visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
3
Jefe de Departamento
de Mantenimiento y
Construcción (JDMC)
Realiza cotización con proveedores personalmente o vía telefónica
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
4
AA
Revisa las cotizaciones de los proveedores, clasificando las mejores propuestas
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01 Cotizaciones de
Proveedores
5
JDMC
Notifica al área cotización y presupuesto de material
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01 Cotizaciones de
Proveedores
6
JDMC
¿Se necesita servicio externo? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 7 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 10
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
7 Coordinador de Mantenimiento
(CM)
Tramita la compra del material para el trabajo o servicio.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
8
CM
Programa y da la instrucción al personal del Departamento para llevar a cabo la realización del trabajo o servicio.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
9
Personal de Mantenimiento
Lleva a cabo la realización del trabajo o servicio y verifica con el solicitante que el trabajo sea de acuerdo a lo requerido y recaba firma de conformidad
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO
Clave: PR-DAF-DMC-01
Revisión: 0
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
10
JDMC CM
Envía las cotizaciones para autorización del Subdirector de Recursos Materiales.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01 Cotizaciones de
Proveedores
11
JDMC CM
Elige proveedor con base al menor presupuesto y mejor calidad del producto o servicio, así como garantía
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01 Cotizaciones de
Proveedores
12
CM Recaba sello del Departamento de Control Presupuestal de la compra o servicios externo.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
Cotizaciones
13
CM Solicita al Departamento de Control Presupuestal se verifique que el Centro de Costo del solicitante cuente con presupuesto correspondiente.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
Cotizaciones
14
CM ¿Cuenta con Presupuesto? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 15 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 16
15
CM Proporciona información para realizar la transferencia se conecta con el procedimiento de transferencia del Departamento de Control Presupuestal y se conecta con el paso 16.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
Cotizaciones
16
CM Sella, anota número de Centro de costo, registra, firma y devuelve para su trámite.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
17
JDMC MC
Avisa el proveedor seleccionado para elaborar el trabajo solicitado.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
18
JDMC
CM
Revisar la realización del trabajo del proveedor y solicitar factura
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
Factura
19
JDMC CM
Supervisa y verifica el trabajo con el solicitante para que sea de acuerdo a lo requerido y recabar firma de conformidad del solicitante en factura.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
Factura
20
JDMC CM
Envía orden de trabajo, cotización y factura original de la Subdirección de Contabilidad para el pago correspondiente, obteniendo copias de los documentos para archivo. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01
Cotizaciones Factura
PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO
Clave: PR-DAF-DMC-01
Revisión: 0
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Orden de Trabajo
Jefe del Departamento de Mantenimiento y
Construcción.
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Orden de trabajo
FO-DAF-DMC-01
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-DSG-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-DSG-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Recepcion y Distribucion de Correspondencia El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-DSG-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C. Carlos Bahena Adán Jefe de Departamento de
Servicios Generales
Revisó:
C. Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Apoyar a las diferentes aéreas del Sistema DIF del Estado de Morelos en la entrega de correspondencia oficial de manera oportuna. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todos los municipios del Estado de Morelos, Sistema DIF-Nacional y ONGS 3. Referencias:
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Servicios Generales elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: ONGS (Organizaciones No Gubernamentales) 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-DSG-01
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Bitácora
Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
5
INICIO
Registrar la
correspondencia recibida en bitácora correspondiente de
entrega 2
Entregar la Correspondencia
interna y externa de acuerdo a la logística
programada
4
Recibir la
Correspondencia oficial de las diferentes Áreas
del Sistema DIF Morelos
1
Programar la logística para la distribución y
entrega
3
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-DSG-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Expediente
Acuses
Bitácora
Recibir los acuses de la
correspondencia entregada, con sello de recibido, nombre, firma
y hora de entrega
5
Registrar en Bitácora la
entrega de acuses e integra el expediente
mensual de correspondencia
entregada 6
FIN T
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-DSG-01
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Auxiliar
Administrativo (AA)
Recibe la Correspondencia Oficial de las diferentes Áreas del Sistema DIF Morelos, los días lunes y miércoles en un horario de 9:00 a las 14:00 horas, la cual debe contener los siguiente datos:
Destinatario Acuse Domicilio completo
Correspondencia
2
AA
Registra la correspondencia recibida en bitácora correspondiente para su entrega.
Correspondencia
3
Jefe del Departamento de Servicios Generales
(JDSG)
Programar la logística para la distribución y entrega de la correspondencia oficial recibida dentro y fuera del Estado
Bitácora
4
JDSG Chores
Entregar la Correspondencia interna y externa de acuerdo a la logística programada
Correspondencia
5
AA
Recibir los acuses de la correspondencia entregada, con sello de recibido, nombre, firma y hora de entrega, de acuerdo a la bitácora del recorrido
Bitácora
6
AA
Registra en Bitácora la entrega de acuses e integra el expediente mensual de correspondencia entregada Con esta actividad da fin el procedimiento.
Bitácora
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-DAF-DSG-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Bitácora
Jefe del Departamento de Servicios
Generales
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Bitácora de logística para la entrega de la correspondencia
S/C
PROCEDIMIENTO PAGO DE SERVICIOS
Clave: PR-DAF-DSG-02
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO PAGO DE SERVICIOS
Clave: PR-DAF-DSG-02
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Pago de Servicios El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO PAGO DE SERVICIOS
Clave: PR-DAF-DSG-02
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C. Carlos Bahena Adán Jefe de Departamento de
Servicios Generales
Revisó:
C. Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Apoyar todas las áreas del Sistema DIF del Estado Morelos, en los pagos de Servicios apegados a las necesidades de cada centro, como son: Pago de Mantenimiento del Parque Vehicular, Pago de Verificaciones, Pago de Aseguramiento Vehicular, Pagos de Deducibles, Pago de Recarga y Mantenimiento de Extintores, Pago de Fumigación, Pago de Comunicaciones Nextel, Pago de Televisión por Cable, Pago de Líneas Telefónicas, Pago de Garrafones de Agua, Pago de Suministro de Gas estacionario, Pago de Energía Eléctrica, Pago de Agua Potable, con la finalidad de evitar cortes de suministros que interfieran en el funcionamiento de las mismas. 2. Alcance: Cubrir todas las áreas del Sistema DIF-del Estado de Morelos
3. Referencias: Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Servicios Generales elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Ninguna 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO PAGO DE SERVICIOS
Clave: PR-DAF-DSG-02
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Acuse del formato de solicitud
Formato de solicitud
Factura y/o Recibo
5
INICIO
Elaborar solicitud de pago de servicio
2
Entregar la solicitud del pago correspondiente
debidamente firmada al Departamento de
Contabilidad
4
Recibir las facturas y/o recibos originales del
servicio del área.
1
Enviar a firma del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial
3
PROCEDIMIENTO PAGO DE SERVICIOS
Clave: PR-DAF-DSG-02
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Expediente
Bases de datos correspondientes a
cada servicio
Copia de las trasferencias
interbancarias de los pagos realizados
Registrar Solicitudes de Pagos en las bases de datos para el seguimiento y control de los pagos
5
Enlace con el
Departamento de Tesorería e Ingresos
Propios para verificar y registrar los pagos
realizados. 6
FIN T
PROCEDIMIENTO PAGO DE SERVICIOS
Clave: PR-DAF-DSG-02
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Auxiliar
Administrativo (AA)
Recibir las factura y/o recibos originales del servicio del área en un horario de 9:00 a las 14:00 hrs.
Recibos
2
AA
Elaborar formato de solicitudes de pagos correspondiente
Solicitudes de pagos
3
AA
Enviar a firma del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, mediante relación de las solicitudes
Relación de solicitudes
4
AA
entregar solicitudes de pago correspondiente debidamente firmada al departamento de Contabilidad para su trámite del pago
Solicitudes de pago
5
AA
Registrar solicitudes de pago en las bases de datos para el seguimiento y control de los mismos.
Bases de datos
6
AA
Enlace con el Departamento de Tesorería e Ingresos Propios para verificar y registrar los pagos realizados mediante transferencias bancarias Con esta actividad da fin el procedimiento.
Acuse de transferencia
PROCEDIMIENTO PAGO DE SERVICIOS
Clave: PR-DAF-DSG-02
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Bases de datos de los pagos de servicios
Jefe del Departamento de Servicios
Generales
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDA DE VEHICULOS
Clave: PR-DAF-DSG-03
Revisión: 0
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDA DE VEHICULOS
Clave: PR-DAF-DSG-03
Revisión: 0
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Control de Salida de Vehiculos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDA DE VEHICULOS
Clave: PR-DAF-DSG-03
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C. Carlos Bahena Adán Jefe de Departamento de
Servicios Generales
Revisó:
C. Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Apoyar principalmente a las diferentes aéreas del Sistema DIF del Estado de Morelos que no cuentan con vehículos asignados a sus áreas, ONGS y Municipios del Estado. 2. Alcance: Cubrir todas las áreas del Sistema, ONGS y Municipios del Estado. 3. Referencias:
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Servicios Generales elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: ONGS (Organizaciones No Gubernamentales) 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDA DE VEHICULOS
Clave: PR-DAF-DSG-03
Revisión: 0
Pág. 4de7
6.1. Diagrama de flujo
Base de datos
Oficio
Oficios
Solicitud de Oficio
INICIO
Capturar los oficios de
solicitud
2
Recibir oficio de
solicitud de apoyo de vehículo
1
Programar las salidas de los vehículos según
la solicitud
3
¿Informar al área la autorización?
Elaborar un oficio al área informando los motivos
del rechazo
No
Si
5
5
6 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDA DE VEHICULOS
Clave: PR-DAF-DSG-03
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Registro
Formato de Control de Salida de vehículos
Oficio de comisión
Formato de Control de Salida de vehículos
Asignar vehículo y
chofer de acuerdo a la programación de la
solicitud
6
Elaborar el pase de salida del vehículo en el que se registrara kilometraje de salida firmado por el Jefe del Depto. de Servicios Generales
7
FIN
Entregar pase de salida al Vigilante en turno quien le entregara las llaves del vehículo asignado.
Entregar llaves del vehículo al vigilante y
proporciona información de kilometraje
8
9
PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDA DE VEHICULOS
Clave: PR-DAF-DSG-03
Revisión: 0
Pág. 6de7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe de Unidad
(JU)
Recibir oficio de solicitud del vehículo de las diferentes áreas, u ONGS y Municipio del Estado, los cuales deberán ser entregados con mínimo 24 horas de anticipación para recorridos dentro del Estado, y cuando se trate de recorridos fuera del Estado con 5 días hábiles de anticipación, salvo contingencias que se lleguen a presentar se les proporcionara vehículo sin programación.
Solicitud de Oficio
2
JU
Capturar los oficios de solicitud en la base de datos para la solicitud de vehículos.
Capturar la base de datos
3
Jefe del Departamento de Servicios Generales
(JD)
Programar la salidas de los vehículos según la solicitud Oficio de solicitud
4
(JD)
¿Informar al área la autorización? Si la respuesta es NO pasar a la actividad 5 Si la respuesta es SI pasar a la actividad 6
5
(JU)
Elaborar un oficio al área los motivos del rechazo
Oficio.
6
(JD) Asignar vehículo y chofer de acuerdo a la solicitud
Oficio de Comisión
7
(CHOFER) Elaborar pase de salida del vehículo, en el que se registrara kilometraje de salida firmado por el Jefe del Departamento de Servicios Generales
Formato de Control de Salida de Vehículo
8
(CHOFER) Entregar el pase de salida al vigilante en turno quien le entregara las llaves del vehículo asignado.
Formato de Control de Salida del Vehículo
9
(CHOFER) Entregar llaves del vehículo al vigilante el cual registrara la hora de llegada y kilometraje de entrada en el pase de salida. Con esta actividad da fin el procedimiento
Llaves y vehículo
PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDA DE VEHICULOS
Clave: PR-DAF-DSG-03
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 2
Base de datos Formato de Control de salida de vehículos
Jefe del Departamento de Servicios
Generales
2 años
1 año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Formato de control de salida de vehículos
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS
UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-DSG-04
Revisión: 0
Pág. 1de9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
14/Julio./2104
1 Todas Revisión Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
03/Agosto/2015
2 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS
UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-DSG-04
Revisión: 0
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Gestión del Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de las unidades del Parque Vehicular del sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS
UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-DSG-04
Revisión: 0
Pág. 3 de 9
Elaboró:
C. Carlos Bahena Adán Jefe del Departamento de Servicios
Generales
Revisó:
C. Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control
Patrimonial
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: El propósito de este procedimiento es el definir las diferentes actividades para mantener en buen estado las unidades vehiculares del Sistema DIF del Estado de Morelos y que las áreas cuenten con vehículos en buenas condiciones y disponibles para que realicen sus funciones encomendadas. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a las áreas que tienen asignados vehículos oficiales, a la Subdirección de Recursos Financieros y a los responsables de talleres externos. 3. Referencias:
Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 28, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616del 30 de mayo de 2008.
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas vigente. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Servicios Generales, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Ninguna 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS
UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-DSG-04
Revisión: 0
Pág. 5 de 9
6.1. Diagrama de flujo
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo
Oficio
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo
5
INICIO
Enviar por oficio el Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo para
revisión visto bueno y autorización del
documento
2
Enviar por oficio el Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo autorizado
a las Unidades Administrativas del
Sistema DIF Morelos para su conocimiento
4
Elaborar anualmente un Programa de Mantenimiento
Preventivo, considerando
antecedente de años anteriores
1
Recibir el Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo autorizado
3
En el caso de existir observaciones se solventan para su autorización.
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS
UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-DSG-04
Revisión: 0
Pág. 4 de 9
Cotización de Mantenimiento
Preventivo
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo
Enviar por oficio el Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo autorizado a los talleres externos autorizados para su
conocimiento
5
Solicitar vía telefónica a los talleres externos
autorizados las cotizaciones del mantenimiento
preventivo de los vehículos oficiales
6
Recibir la cotización de los talleres externos para
autorización del mantenimiento
preventivo de los vehículos oficiales
7
Tres Cotizaciones de Mantenimiento
Preventivo
Elaborar requisición de mantenimiento
preventivo anexando las tres cotizaciones de los talleres autorizados para su autorización por parte
de la Subdirección de Recursos Materiales y
Control Patrimonial
8
Se autoriza aquel que contemple el mismo servicio a menor costo.
9
Se conecta con la autorización de la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial
Recibir la autorización de la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS
UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-DSG-04
Revisión: 0
Pág. 4 de 9
Expediente
FIN
Factura de los talleres externos autorizados
Relación de Mantenimientos
preventivos para techo presupuestal
Elaborar relación de mantenimientos
preventivos y enviar a al Departamento de Contabilidad para su techo presupuestal
9
Solicitar vía telefónica la factura a los talleres
autorizados para realizar el pago
10
Recibir las facturas de os talleres autorizados para
gestionar el pago
O-1
11
T
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS
UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-DSG-04
Revisión: 0
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe de
Departamento de Servicios Generales
Elabora anualmente un Programa de Mantenimiento Preventivo, considerando antecedente de años anteriores
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo
2
Jefe de Unidad Envía por oficio el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo para revisión visto bueno y autorización del documento
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo Oficio
3
Jefe de Departamento de Servicios Generales
Recibe el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo autorizado
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo
4
Jefe de Unidad Envía por oficio el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo autorizado a las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos para su conocimiento
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo
5
Jefe de Unidad Envía por oficio el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo autorizado a los talleres externos autorizados para su conocimiento
Programa Anual de Mantenimiento
Preventivo
6
Jefe de Departamento de Servicios Generales
Solicita vía telefónica a los talleres externos autorizados las cotizaciones del mantenimiento preventivo de los vehículos oficiales
7
Jefe de Departamento de Servicios Generales
Recibe la cotización de los talleres externos para autorización del mantenimiento preventivo de los vehículos oficiales
Cotización de Mantenimiento
Preventivo
8
Jefe de Unidad Elabora requisición de mantenimiento preventivo anexando las tres cotizaciones de los talleres autorizados para su autorización por parte de la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial Se conecta con la autorización de la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial y se espera respuesta.
Tres Cotización de Mantenimiento
Preventivo
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS
UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-DSG-04
Revisión: 0
Pág 8 de 9
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
9
Jefe de Unidad Elabora relación de mantenimientos preventivos y enviar a al Departamento de Contabilidad para su techo presupuestal
Relación de Mantenimientos
preventivos para techo presupuestal
10
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Solicita vía telefónica la factura a los talleres autorizados para realizar el pago
10
Jefe de Unidad Recibe las facturas de los talleres autorizados para gestionar el pago y se archiva en expedientes de los vehículos oficiales Con esta actividad da fin el procedimiento.
Factura de los talleres externos autorizados
Expediente
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS
UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-DSG-04
Revisión: 0
Pág9de9
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Programa Anual de Mantenimiento Preventivo
Departamento de Servicios Generales 5 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS
Clave: PR-DAF-SADP-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO
PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS
Clave: PR-DAF-SADP-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Procesamiento y Elaboración de los Recibos de Nóminas El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas.
001
PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS
Clave: PR-DAF-SADP-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C.P. Nancy del Ángel Bahena Jefe de Unidad de Nóminas
Revisó:
Lic. Jessica Vanessa Macías Del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo
de Personal
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: El presente procedimiento busca mantener y llevar el adecuado procesamiento y elaboración de los recibos de nóminas del personal que labora en el Sistema DIF-Morelos. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a todas las áreas del Sistema DIF-Morelos 3. Referencias: Ley Federal del Trabajo Ley del Seguro Social Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos 4. Responsabilidades: Es responsabilidad del Jefe de Unidad elaborar y mantener actualizado este Procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector de Administración y Desarrollo de Personal revisar y vigilar el cumplimiento de este Procedimiento. Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este Procedimiento. Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento. 5. Definiciones: ICTSGEM.-Instituto de Crédito de los Trabajadores al Servicio del Gobierno del Estado de Morelos. RH-DIF.- Formato en donde se recopilan todos los datos del trabajador, y lo firma el Director General y Director de Área autorizando la contratación del personal. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS
Clave: PR-DAF-SADP-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Recibos de Nómina
Oficio de ICTSGEM
Oficio de Incidencias
Formato RH
Oficio de ICTSGEM
Oficio de Incidencias
Formato RH
Oficio de ICTSGEM
Oficio de Incidencias
Capturar la información
Oficio de ICTSGEM
Oficio de Incidencias
INICIO
2
Recibir y sellar el
formato RH, Oficio de incidencias y Oficio del
ICTSGEM
1
Si
No
3
5
¿Es correcta la aplicación?
Realizar cambios y efectuar ajustes
Imprimir los recibos de Nómina
6
4
Formato RH
Formato RH
2
7
Revisar la Información
PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS
Clave: PR-DAF-SADP-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Recibos de Nómina
O
Recibos de Nómina
O
Recibos de Nómina
Reportes
Recibos de Nómina
Recibos de Nómina
7
8
Organizar los recibos de Nómina y separar
los por áreas
Recibir y revisar que los recibos de Nómina vengan debidamente
firmados
No
Si
9
¿Están firmados correctamente?
FIN
O-1
Regresar al área solicitando recabe las
firmas faltantes
11
D
Organizar y archivar recibos de
Nómina quincenalmente
Entregar los recibos de nómina al personal
habilitado para su distribución
10
8
O-1
O
12
PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS
Clave: PR-DAF-SADP-01
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
AA
Recibe y sella el formato RH, Oficio de incidencias y Oficio del ICTSGEM
Formato RH Oficio de incidencias Oficios del ICTSGEM
2
Jefe de Unidad (JU)
Revisa que los datos del formato RH de altas, bajas y modificaciones sean correctos, oficio de incidencias y oficios del ICTSGEM, para proceder a su capturar.
Formato RH Oficio de incidencias Oficios del ICTSGEM
3
JU
Captura en el sistema de nómina los movimientos recibidos considerando los oficios de incidencias y los oficios del ICTSGEM.
Formato RH Oficio de incidencias Oficios del ICTSGEM
4
JU
¿Es correcta la información? Si la respuesta es NO pasa a la actividad 5. Si la respuesta es SI pasa a la actividad 6.
5
JU
Realiza los cambios necesarios y efectúa los ajustes en la nómina y pasa a la actividad 2.
Formato RH Oficio de incidencias Oficios del ICTSGEM
6
JU
Imprime los recibos de Nómina del personal del Sistema DIF del Estado de Morelos.
Recibos de Nómina
7
JU
Organiza los recibos de nómina y los separa por áreas, para facilitar su entrega.
Recibos de Nómina
8
JU
Entrega los recibos de nómina al personal habilitado para su distribución y que a su vez recopilen las firmas de los trabajadores.
Recibos y Nominas Original Depto.
Nominas Copia Trabajador
9
AA
Recibe y a su vez revisa a detalle que estén correctamente firmados los recibos de nómina de los diferentes departamentos.
Recibos de Nómina
10
AA
¿Están firmados correctamente? Si la respuesta es NO pasa a la actividad 11. Si la respuesta es SI pasa a la actividad 12.
11
AA
Regresa los recibos a la persona habilitada para solicitar las firmas faltantes.
Recibos de Nómina
12
AA
Organiza y archiva los recibos en orden alfabético para mayor control y de manera quincenal. Con esta última actividad se termina el procedimiento.
Recibos de Nómina
PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS
Clave: PR-DAF-SADP-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 RH-DIF-Morelos
Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
1 Año
Oficio de Incidencias
Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
1 Año
Oficios del ICTSGEM
Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
1 Año
Recibos de Nominas (RN-DN DIF)
Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
1 Año
Nominas (NO-DN-DIF)
Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
1 Año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Formato RH
FO-DA-SADP-NOM-01
CAMPOS APLICABLES POR MOVIMIENTOS
OBSERVACIONES
1 ALTA a n,o,p,q,r,s,u,v,z En su caso y
2 REINGRESO a n,o,p,q,r,s,u,v,z En su caso y
3 BAJA a,b,o,p,q,r,s,u,x Con código
4 CAMBIO DE PLAZA a,b,ll,o,p,q,r,s,t,u,v,z En su caso y
5 PERMUTA a,b,o,p,q,r,s,t,u,v,z
6 CAMBIO DE DATOS PERSONALES a,b
7 CAMBIO DE NOMBRAMIENTO a,b,k,o,p,q,r,s,u,v,y
8 LICENCIA a,b,o,p,q,r,s,u
9 REANUDACIÓN DE LABORES a,b,o,p,q,r,s,u
10 CAMBIO DE CLAVE NOMINAL a,b,o
N UEVO IN GR ESO
- 3 fo tografías tamaño infantil a co lor
- Constancia de estudios académico (Fotocopia)
- Cédula Profesional (Cuando el puesto así lo requiera) (Fotocopia)
- Acta de nacimiento (Fotocopia)
- Curriculum Vitae actualizado (Datos personales, escolares y laborales) (Original)
- Comprobante del Registro Federal de Contribuyentes con homo clave (Fotocopia)
-
- Comprobante que contenga número de afiliación del I. M . S. S. (Fotocopia)
- Credencial de elector (Fotocopia)
- Certificado M édico (Original)
- Comprobante que contenga el tipo sanguíneo y factor RH (Fotocopia)
- Comprobante de domicilio reciente (Pago de predial, agua o teléfono)(Fotocopia)
- Formato Designación de beneficiarios de seguro de vida
- Candidatos a puesto de chofer, licencia de manejo tipo chofer Actualizada (Fotocopia)
- Cédula del CURP (Fotocopia)
- Para extranjeros, formato otorgado por el Instituto Nacional de M igración
- Carta de Residencia (Original)
- Constancia de no inhabilitación (Expedida por la Secretaría de la Contraloría)
- Constancia de existencia de documentos personales
- Documentos que marque la constancia como faltantes o que deban actualizarse
- Documento que sustente la misma (Renuncia, copia del acta de defunción, acta administrativa original, etc.)
- Documento que sustente el cambio
- Comprobante de estudios
- Documento que sustente el cambio
C A M B IO D E D A T OS P ER SON A LES
- Documento oficial que sustente el cambio (Comprobante de domicilio , credencial de elector, acta de nacimiento, etc.)PROFESIONISTA
LIC EN C IA SIN SUELD O, R EA N UD A C ION D E LA B OR ES
- Solicitud firmada por el trabajador
NOMBRE Y FIRMA DEL TRABAJADOR
Candidatos varones deberán presentar: Precartilla los menores de 18 años o remisos que estén cumpliendo su servicio militar; Cartilla liberada mayores de 18 años que
cumplieron con su servicio militar u oficio de exento para mayores de 40 años, en todos l
R EIN GR ESOS
B A JA S
DOCUMENTACIÓN QUE DEBE PRESENTAR EL TRABAJADOR
TIPO DE MOVIMIENTO CAMPOS A LLENAR
El dato a corregir hasta la m, si es del nombre
marcar con un circulo rojo el inciso b.
Por licencia o por suspensión mayor a 15
días.
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL
CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL
CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01
FOLIO:
FECHA:
LIC. JESSICA VANESSA MACIAS DEL RINCON
Subdirectora de Admón. y Des. de Personal
Presente. QUINCENA DE APLICACIÓN:
Movimiento solicitado: ( ) ( ) ( )( 1 ) ALTA-NOMBRAMIENTO ( 5 ) PERMUTA ( 9 ) REANUDACION DE LABORES
( 2 ) CONTINUACION LABORAL ( 6 ) CAMBIO A DATOS PERSONALES ( 10 ) CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN
( 3 ) BAJA ( 7 ) CAMBIO DE NOMBRAMIENTO
( 4 ) CAMBIO DE PLAZA ( 8 ) LICENCIA S/SUELDO
a) Número de Empleado
b) Apellidos: Paterno M aterno
Nombre (s):
DATOS PERSONALES. Los datos de este recuadro se deberán requisitar sólo en caso de 1 ALTA-NOMBRAMIENTO ó 2 REINGRESO
c) Sexo: Femenino: ( ) Masculino: ( ) d) Estado Civil e) Fecha Nac.:
D D M M A A
f) R.F.C. :
g) Lugar de Nacimiento: h) Nacionalidad:
i) Domicilio:
Calle No. Colonia
Código Postal Ciudad o Mpio. Estado Teléfono
j) Nombre del padre: Vivo: ( ) Finado: ( )Apellido Paterno Apellido M aterno Nombre (s)
Nombre de la madre: Vivo: ( ) Finado: ( )Apellido Paterno Apellido M aterno Nombre (s)
k) Núm. de Seguridad Social IMSS: l) Tipo Sanguineo:
ll) Grado máximo de estudios: m) Clínica:
n) CURP:
PROPUESTA DATOS DEL PUESTO
o) Vigencia del movimiento solicitado: de hasta
p) Puesto:
q) Grupo r) Nivel s) ID de Plaza: t) Plaza Anterior
u) U.A. Clave de nómina Descripción:
v) Carácter de la Plaza ( 1 ) 1.- Confianza 2.- Base 3.- Supernumerario 4.- Eventual 5.- Interino
w) Días a Pagar : x) Motivo de la Baja
y) Plaza de Nueva Creación - Modif. Estructura Clave: Fecha
z) Datos del ocupante anterior: Nombre:
Número de Empleado: Fecha de Baja:
Vo.Bo. AUTORIZÓ
D IR EC C ION D E A D M IN SITR A C ION Y F IN A N ZA S DIRECCION GENERAL
C . SIM ÓN A N D R ES M ED IN A D ELGA D ILLO
LIC . JESSIC A VA N ESSA M A C IA S D EL R IN C ON D R A . M A R IA ELISA Z A M UD IO A B R EGO
ELABORO
SU B D . D E A D M ON . Y D ES. D E PER SON A L
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASSUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE
PERSONALSOLICITUD DE MOVIMIENTO DE PERSONAL
CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
001
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 9
Elaboró:
Lic. Ana Karen Huitron Castañeda Jefa del Departamento de Administración
de Personal
Revisó:
Lic. Jessica Vanessa Macías del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo
de Personal
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito:
Contar con Personal que cubra los perfiles que se requiere para el puesto, solicitado en determinada área.
2. Alcance:
Este procedimiento involucra a todas las personas que estén en la bolsa de trabajo y convocatorias. 3. Referencias:
Lineamientos del Sistema. Estatuto Orgánico del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, IX y XXII publicado en el Periódico
Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Administración de Personal, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector/a de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:
RH-DIF.-Formato en donde se recopilan todos los datos del trabajador, y lo autoriza el Director General con Visto Bueno del Director de Administración y Finanzas, siendo elaborado por la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal, para efecto de contratar al personal.
6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-01
Revisión: 0
Pág. 4 de 9
6.1. Diagrama de flujo
Solicitud de Empleo
Solicitud de Empleo
Oficio de Solicitud para
cubrir vacante
Solicitud de Empleo
Curriculum vitae
Solicitud de Empleo
Curriculum vitae
5
INICIO
Clasificar las solicitudes
de empleo según el puesto solicitado
2
Recibir indicación e
iniciar el Reclutamiento a personas que cubran con el perfil requerido.
4
Recibir solicitud de
empleo para bolsa de trabajo
1
Recibir notificación de vacante a cubrir del
área interesada
3
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 9
Lista de Documentación
Formatos de Técnicas de selección de
candidatos
Documentación
Resultados
Solicitud de Empleo
Oficio de Contratación
Resultados
Solicitud de Empleo
Aplicar las técnicas de selección previstos y
autorizados y seleccionar los
candidatos posibles para el puesto
5
Recibir consentimiento
con oficio para contratación
Generar resultados y enviar propuestas al
área interesada
6
Comunicar al candidato
sobre el proceso de contratación
8
Recibir la
documentación de la persona seleccionada para su contratación.
9
7
10
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-01
Revisión: 0
Pág. 8 de 9
Copia RH
Original RH
Copia Formato RH
Formato RH
Formato de Inducción
Brindar inducción al personal de ingreso.
10
Llenar el formato R.H. y solicitar firmas.
11
Enviar copia a la
Unidad de nóminas del formato R.H. debidamente autorizado
12
Archivar acuse de formato R.H. recibido
por la unidad de nóminas y RH original firmado, a expediente
de personal
13
FIN T
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-01
Revisión: 0
Pág. 8 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Analista
(A)
Recibe solicitud de empleo del solicitante o currículum vitae para integrarlo a la bolsa de trabajo.
Solicitud de empleo o
currículum Vitae
2
Analista (A)
Clasifica las solicitudes de empleo según el puesto solicitado para archivar y actualiza la base de datos electrónica.
Solicitud de empleo o
currículum Vitae
3
Jefe de Departamento
de Administración
de Personal (JDAP)
Recibe notificación y en su caso, currículum de la persona propuesta para cubrir la vacante, del área interesada. Valida la solicitud para cubrir vacante y turna al Psicólogo para comenzar el reclutamiento.
Notificación de contratación
4
Psicólogo (PSIC)
Recibe indicación del Jefe de Departamento para cubrir vacante, así como los documentos de la persona propuesta además de reclutar a personas que cubran con el perfil requerido.
Solicitudes de empleo o Currículum
5
PSIC
Aplica las técnicas de selección previstos y autorizados y selecciona los candidatos posibles para el puesto.
Formatos de técnicas
de selección de candidatos
6
PSIC
Genera los resultados de las evaluaciones y envía a entrevista final con el Jefe de Área o persona al cargo.
Resultados de
Evaluación y currículum o solicitud
7
JDAP
Recibe del área interesada, consentimiento, así como oficio para contratación debidamente firmado y autorizado por Dirección General.
Oficio de Contratación
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-01
Revisión: 0
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
8
JDAP
Comunica al candidato sobre el proceso de contratación, indicando sobre la documentación que debe de tramitar y entregar para elaborar su contrato.
Lista de documentación
9
JDAP
Recibe la documentación de la persona seleccionada para su contratación.
Documentación
10
Jefe de Unidad de Atención al
Personal (JU)
Brinda inducción al personal de ingreso.
Formato de inducción
11
JDAP
Llena el formato R.H y solicita su firma a Dirección General, Dirección de Administración y Finanzas y al personal ingresado.
RH
12
JDAP
Enviar copia a la Unidad de nóminas del formato R.H. debidamente autorizado.
Copia RH
13
JDAP
Archiva en carpeta acuse de R.H. recibido por la unidad de nóminas. Entrega RH original firmado y documentación del personal a la persona encargada del archivo para elaboración de expediente laboral. Con esta actividad da fin el procedimiento.
RH Acuse RH Expediente
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-01
Revisión: 0
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Solicitud de Empleo
Departamento de Administración de Personal 6 meses
Técnicas de selección Departamento de Administración de Personal Indefinido
Formato de Inducción
Departamento de Administración de Personal Indefinido
RH
Departamento de Administración de Personal Indefinido
Oficio de Autorización
Departamento de Administración de Personal Indefinido
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO CONTROL DE INCIDENCIAS AL PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-02
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1
Todas
Actualización
Actualización
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO CONTROL DE INCIDENCIAS AL PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-02
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Control de Incidencias del Personal. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO CONTROL DE INCIDENCIAS AL PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-02
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración
de Personal
Revisó:
Lic. Jessica Vanessa Macías del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo
de Personal
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Determinar las actividades para el control de asistencia e Incidencias del personal tanto de las oficinas centrales así como de Casas Asistenciales que integran el Sistema DIF del Estado de Morelos 2. Alcance: Este procedimiento involucra a todas las áreas del Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:
Lineamientos del Sistema. Estatuto Orgánico del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, IX y XXII publicado en el Periódico
Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema DIF Morelos Ley del Servicio Civil para el Estado de Morelos Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos en el Estado de Morelos
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Administración de Personal, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector/a de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Ninguna. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO CONTROL DE INCIDENCIAS AL PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-02
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Formatos Incidencias
Formatos Incidencias
Formatos Incidencias
Formatos Incidencias
5
INICIO
Revisar y Analizar la
Información
2
Registrar en Kardex las
incidencias de cada trabajador
4
Recibir documentación relativo a justificaciones
del personal
1
¿La incidencia es
correcta?
No
Si
Devolver la incidencia
indicando el motivo por
el cual no procede.
T
1
3
PROCEDIMIENTO CONTROL DE INCIDENCIAS AL PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-02
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Reporte
Formatos Incidencias
Reporte
Formatos Incidencias
Verificar incidencias justificadas e injustificadas
5
Turnar el reporte para autorización y firma
7
Enviar reporte de
Incidencias al Departamento de
Nominas
8
FIN
T
Capturar concentrado de incidencias
6
Se conecta con el procedimiento para el pago de las cuotas al IMSS
PROCEDIMIENTO CONTROL DE INCIDENCIAS AL PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-02
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Analista Especializado
(AE)
Recibe documentación, oficios, Memorándums, Justificaciones de Ausencia, solicitudes de licencia con y sin goce de sueldo, oficios, incapacidades y reporte de incidencia.
Formatos Incidencias
2
AE
Revisa y analiza la información validando si el formato de incidencias cumple en tiempo y forma En caso de no cumplir conforme a lo establecido, da contestación de manera verbal o bien por escrito al área o personal correspondiente.
Formatos Incidencias
3
AE ¿La incidencia es correcta? Si la respuesta es NO pasa a la actividad 4 Si la respuesta es SI pasa a la actividad 5
4
AE
Registra en Kardex, de cada trabajador las incidencias (faltas, incapacidades, retardos, pases de salida, cambios de horario y turno, de adscripción, comisiones, horas de lactancia, licencias con y sin goce, revisión de tiempos extra, vacaciones, omisiones de entrada y salida justificados entregadas en tiempo y forma). Verifica la base de datos en el Sistema que coincidan las justificaciones presentadas.
Formatos Incidencias
5
AE
Descarga registros de checador, correspondiente a cada trabajador, de cada una de las áreas y centros. Detecta cuales son las incidencias que se justificaron y cuáles no para su aplicación de sanción correspondiente, al término de cada quincena.
Formatos Incidencias
6
AE
Captura concentrado de incidencias, emite los reportes correspondientes
Formatos Incidencias
7
AE
Turna el reporte para autorización y firma de Jefe/a de Departamento y Subdirector/a.
Reporte
8
Jefe de
Departamento de
Administración de Personal
(JDAP)
Subdirector de Administración y Desarrollo de
Personal AE
Revisa el reporte, verifica que las incidencias se encuentren bien aplicadas, rubrica y devuelve al Auxiliar Administrativo. Recibe reporte firmado y entrega al Jefe de Unidad de Nominas para su aplicación quincenal. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Reporte
PROCEDIMIENTO CONTROL DE INCIDENCIAS AL PERSONAL
Clave: PR-DAF-DAP-02
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Incidencias (FO-DAF-AP-01)
Unidad de Incidencias Permanente
2
Concentrado (FO-DAF-AP-02)
Unidad de Incidencias Permanente
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Formatos de Incidencias
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PROBABLE RIESGO DE TRABAJO ANTE EL IMSS
Clave: PR-DAF-DAP-03
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PROBABLE RIESGO DE TRABAJO ANTE EL IMSS
Clave: PR-DAF-DAP-03
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Trámite de Probable Riesgo de Trabajo ante el IMSS. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PROBABLE RIESGO DE TRABAJO ANTE EL IMSS
Clave: PR-DAF-DAP-03
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración
de Personal
Revisó:
Lic. Jessica Vanessa Macías del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo
de Personal
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito:
Llevar a cabo el trámite de riesgo de trabajo ante el IMSS y complementar la información IMSS por posible Riesgo de Trabajo de los empleados del Sistema.
2. Alcance:
Este procedimiento involucra al IMSS y al Sistema DIF-Morelos. 3. Referencias:
Estatuto Orgánico del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, IX y XXII publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema DIF Morelos Ley de Servicio Civil del Estado de Morelos. Ley del Seguro Social
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Administración de Personal, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector/a de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:
IMSS.-Instituto Mexicano del Seguro Social. ST-7.-Formato para calificar probable Riesgo de Trabajo. ST-2 Alta por Riesgo de Trabajo.
6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PROBABLE RIESGO DE TRABAJO ANTE EL IMSS
Clave: PR-DAF-DAP-03
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Nota Informativa
Formato ST-7
Nota Informativa
Nota Informativa
Nota Informativa
Formato ST-7
Formato ST-7
Formato ST-7
6
INICIO
Llenar formato
4
Recibir y sellar formato
ST-7 y Nota Informativa
1
Señalar errores y
devuelve
¿Los datos son correctos?
2
No
Si
1
Pasar a firma a Dirección General
5
3
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PROBABLE RIESGO DE TRABAJO ANTE EL IMSS
Clave: PR-DAF-DAP-03
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Nota Informativa
ST-2
ST-2
ST-2
Nota Informativa
Formato ST-7
Formato ST-7
Formato ST-7
Formato ST-7
Entregar el formato al trabajador
Recibir del trabajador formatos expedidos por el IMSS
Archivar copia en el
expediente del personal
9
FIN
7
6
Entregar copia de los formatos al área de
Nóminas
8
T
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PROBABLE RIESGO DE TRABAJO ANTE EL IMSS
Clave: PR-DAF-DAP-03
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe de Unidad de Atención al
Personal (JU)
Recibe formato ST-7 y nota informativa para calificar probable riesgo de trabajo.
Formato ST-7
Nota Informativa
2
JU
Revisa que los datos de los documentos sean los correctos.
Formato ST-7
Nota Informativa
3
JU
NO. Devuelve al área correspondiente el Probable Riesgo de Trabajo, haciendo las aclaraciones debidas para su correcto trámite. Se conecta con el paso número 1.
Formato ST-7
Nota Informativa
4
JU
SI. Sella de recibido y se procede a llenarlo.
Formato ST-7
5
JU
Envía el formato ST-7, debidamente llenado, para firma a Dirección General.
Formato ST-7
6
JU
Verificar que el formato ST-7 esté firmado, para entrega al trabajador e indicarle el procedimiento para continuar con su trámite ante el IMSS.
Formato ST-7
7
JU
Recibir del trabajador, los formatos ST-7 y ST-2, elaborados y firmados en el IMSS.
Formato ST-7 Formato ST-2
8
JU
Entregar copia de los formatos ST-7 y ST-2 al área de nóminas.
Formato ST-7 Formato ST-2
9
JU
Archivar originales de los formatos ST-7 y ST-2, así como nota informativa, al expediente del Personal. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Formato ST-7 Formato ST-2
Nota informativa
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PROBABLE RIESGO DE TRABAJO ANTE EL IMSS
Clave: PR-DAF-DAP-03
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Formato ST-2
Departamento de Administración de Personal 6 meses
2 Formato ST-7
Departamento de Administración de Personal Indefinido
3 Nota Informativa
Departamento de Administración de Personal Indefinido
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Ninguno
PROCEDIMIENTO PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS
PROFESIONALES
Clave: PR-DAF-DAP-04-
Revisión: 0
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS
PROFESIONALES
Clave: PR-DAF-DAP-04-
Revisión: 0
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Prestadores de Servicio Social y Practicas Profesionales. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS
PROFESIONALES
Clave: PR-DAF-DAP-04-
Revisión: 0
Pág. 3 de 8
Elaboró:
Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración
de Personal
Revisó:
Lic. Jessica Vanessa Macías del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo
de Personal
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Establecer los pasos que deben seguir los alumnos de las instituciones educativas para prestar su servicio social en el sistema. 2. Alcance:
Este procedimiento involucra a todas las áreas del Sistema DIF-Morelos, Instituciones Públicas y/o Privadas Educativas.
3. Referencias:
Lineamientos del Sistema. Estatuto Orgánico del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, IX y XXII publicado en el Periódico
Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema DIF Morelos Ley del Servicio Civil para el Estado de Morelos Convenios de Colaboración entre el Sistema e Instituciones Educativas.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Administración de Personal, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector/a de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:
6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS
PROFESIONALES
Clave: PR-DAF-DAP-04-
Revisión: 0
Pág. 4 de 8
6.1. Diagrama de flujo
Oficio de Presentación
Oficio de Presentación
Oficio de Presentación
Oficio de Presentación
5
INICIO
Verificar la
disponibilidad y horarios del Estudiante.
2
Seleccionar el área y dar orientación del
horario.
4
Recibir oficio de la
Institución Educativa, verificar perfil del
estudiante.
1
Examinar las peticiones recibidas de las áreas.
3
PROCEDIMIENTO PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS
PROFESIONALES
Clave: PR-DAF-DAP-04-
Revisión: 0
Pág. 5 de 8
Oficio de Presentación
Oficio de Presentación
Oficio de Presentación
Informar al titular del área del servicio y/o
práctica.
5
Elaborar oficio de presentación para la
Institución y área.
Solicitar documentación para expediente
6
Recibir oficios de presentación, revisa y
firma.
8
Oficio de Presentación
Supervisar el
desempeño del alumno.
9
7
10
PROCEDIMIENTO PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS
PROFESIONALES
Clave: PR-DAF-DAP-04-
Revisión: 0
Pág. 6 de 8
Oficio de liberación
Elaborar y entregar el
oficio de liberación para la institución.
FIN
11
Oficio de liberación Bitácora
Recibir oficio solicitando la liberación del alumno, anexando
bitácora.
10
PROCEDIMIENTO PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS
PROFESIONALES
Clave: PR-DAF-DAP-04-
Revisión: 0
Pág. 7 de 8
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Analista
Recibe el oficio de presentación de la institución educativa, verifica el perfil del estudiante.
Oficio de Presentación
Original SAyDP.
2
Analista
Verifica la disponibilidad de horarios del estudiante.
Oficio de Presentación
3
Analista
Examina las peticiones recibidas de las áreas del sistema.
Oficio de Presentación
4
Analista
Selecciona el área y le da información al solicitante de los días y horario para realizar su servicio social y/o prácticas profesionales.
Oficio de Presentación
5
Analista
Informa al titular del área que el alumno va a prestar su servicio social y/o prácticas profesionales, para que se les proporcione las facilidades necesarias para el mismo.
6
Analista
Solicita la documentación necesaria para integrar expediente del estudiante.
Oficio de Presentación
7
Analista
Elabora oficios de presentación, para la institución y para el área donde se realizará el servicio social y/o prácticas profesionales, envía para firma y archiva.
Oficio de Presentación
8
Subdirector/a de
Administración y Desarrollo de
Personal
Recibe oficios de presentación, revisa y firma.
Oficio de Presentación
9
Analista
Supervisa que el alumno desempeñe su servicio social y/o prácticas profesionales en el área designada.
10
Analista
Recibe el oficio de liberación emitido por el área responsable del alumno junto con bitácoras para que se elabore oficio de liberación.
Oficio de liberación
11
Analista
Elabora y entrega al alumno, el oficio de liberación para la institución. Con esta última actividad se termina el procedimiento
Oficio de liberación, para la institución.
PROCEDIMIENTO PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS
PROFESIONALES
Clave: PR-DAF-DAP-04-
Revisión: 0
Pág. 8 de 8
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Ninguno
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA
Clave: PR-DAF-DAP-05
Revisión: 0
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA
Clave: PR-DAF-DAP-05
Revisión: 0
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Levantamiento de Acta Administrativa. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA
Clave: PR-DAF-DAP-05
Revisión: 0
Pág. 3 de 9
Elaboró:
Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración
de Personal
Revisó:
Lic. Jessica Vanessa Macías del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo
de Personal
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito:
Dar a conocer los hechos, tiempos y acciones reales de presuntas irregularidades que perjudiquen o demeriten al Sistema. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal, Subdirección
Jurídica, Comisaria Interna y todos los empleados del Sistema. 3. Referencias:
Lineamientos del Sistema. Estatuto Orgánico del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, IX y XXII publicado en el Periódico
Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. Ley de Servicio Civil del Estado de Morelos. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Administración de Personal, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector/a de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: No aplica 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA
Clave: PR-DAF-DAP-05
Revisión: 0
Pág. 4 de 9
6.1. Diagrama de flujo
Acta Circunstanciada
Acta Circunstanciada
Acta Circunstanciada
Acta Circunstanciada
5
INICIO
Revisar y valorar
situación
2
Recibir el acta para
iniciar el procedimiento administrativo
4
Recibir y sellar Acta
Circunstanciada
1
Turnar el Acta
circunstanciada
3
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA
Clave: PR-DAF-DAP-05
Revisión: 0
Pág. 5 de 9
Acta Circunstanciada
Acta Administrativa
Oficio Citatorio
Acta Circunstanciada
Devolver el acta al área, indicando
tiempos.
Elaborar citatorio
7
Oficio Citatorio
Entregar el citatorio y
copias
8
¿Procede el acta?
5
No
Si
Levantar el acta administrativa
9
10
6
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA
Clave: PR-DAF-DAP-05
Revisión: 0
Pág. 6 de 9
FIN
Oficio de resolución
Oficio de resolución
Entregar oficio al
trabajador y archivar
Elaborar oficio para el trabajador
13
12
Acta Circunstanciada
Acta Administrativa
Turnar Acta
Administrativa a Comisaria y Jurídico
10
Oficio de resolución
Emitir oficio de Resolución
11
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA
Clave: PR-DAF-DAP-05
Revisión: 0
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe de Departamento
de Administración
de Personal (JDAP)
Recibe acta de hechos o circunstanciada sobre lo sucedido (irregularidad)
Acta Circunstanciada
2
JDAP
Revisa y Valora situación
Acta Circunstanciada
3
(JDAP
Turna el acta circunstanciada al Jefe de Unidad de Atención de Personal
Acta Circunstanciada
4
Jefe de Unidad de Atención de
Personal (JU)
Recibe el acta circunstanciada para iniciar procedimiento de levantamiento de acta.
Acta Circunstanciada
5
JU
Verifica acta circunstanciada, ¿se encuentra en tiempo para proceder? Si la respuesta es NO, pasa a la actividad 6 Si la respuesta es SI pasa a la actividad 7
6
JU
No. se devuelve al área indicando los tiempos
Acta Circunstanciada
7
JU
Si. Se elabora citatorio para el o los involucrados
Oficio Citatorio
8
JU
Entrega citatorio y copias a los involucrados
Oficio Citatorio
9
JU
Levanta el acta administrativa con personal de Comisaría, Jurídico y área involucrada.
Acta Administrativa / Acta Circunstanciada
10
JU
Se turnan las actas a la Subdirección Jurídica y a Comisaría
Acta Administrativa
Acta Circunstanciada
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA
Clave: PR-DAF-DAP-05
Revisión: 0
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
11
Subdirectora
de Administración y desarrollo de
Personal
Recibe la resolución del Acta Administrativa, emitida por la Subdirección Jurídica.
Oficio de Resolución
12
JU
Elabora documento con resolución para el trabajador
Oficio de Resolución
13
JU
Se entrega documento a la persona indicada y se archiva Con esta actividad da fin el procedimiento.
Oficio de Resolución
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA
Clave: PR-DAF-DAP-05
Revisión: 0
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Acta Administrativa
Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
Indefinido
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
“Ninguno”
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE
LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO
Clave: PR-DAF-DAP-06
Revisión: 0
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE
LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO
Clave: PR-DAF-DAP-06
Revisión: 0
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Expedición de Constancias de Empleo, de Solicitud de Lentes, Ingresos y Hojas de Servicio. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE
LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO
Clave: PR-DAF-DAP-06
Revisión: 0
Pág. 3 de 9
Elaboró:
Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración
de Personal
Revisó:
Lic. Jessica Vanessa Macías Del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo
de Personal
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito:
Dar a conocer los pasos que se siguen para que el personal que labora y/o laboró en el Sistema pueda solicitar constancias de empleo, la solicitud de lentes, ingresos, así como la hoja de servicio el cual acredite el tiempo trabajado en el mismo. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a todo el personal que labora y/o laboró en cualquier de las áreas que integran el Sistema. 3. Referencias:
Estatuto Orgánico del Sistema DIF Morelos. Condiciones Generales de Trabajo. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Administración de Personal, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector/a de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del Personal de Mandos Medios y Superiores, Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: No aplica 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE
LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO
Clave: PR-DAF-DAP-06
Revisión: 0
Pág. 4 de 9
6.1. Diagrama de flujo
Expediente
0
Formato de Solicitud de Tramite
O
Bitácora
Formato de Solicitud de Tramite
O
Formato de Solicitud de Tramite
O
Formato de Solicitud de Tramite
O
INICIO
7
Recibir la solicitud y verificar si está debidamente requisitada.
1
Firmar y sellar de recibido y turnar.
4
Buscar expediente en archivo y registra
en bitácora.
5
¿Está debidamente requisitada?
NO
2
Regresar al solicitante para su
corrección.
3
1
SI
Viene del Solicitante
Revisar expediente ubicando
movimientos de personal.
6
Formato de Solicitud de Tramite
O
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE
LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO
Clave: PR-DAF-DAP-06
Revisión: 0
Pág. 5 de 9
Constancia y/o Hoja de Servicio
Formato de Solicitud de Tramite
O
Constancia y/o Hoja de Servicio
Formato de Solicitud de Tramite
O
Constancia y/o Hoja de Servicio
Formato de Solicitud de Tramite
O
Formato de Solicitud de Tramite
O
Expediente
Formato de Solicitud de Tramite
O
12
Señalar hojas anexándoles fecha y tipo de movimiento.
7
Elaborar constancia solicitada y/o Hoja de Servicio plasmando los movimientos del
solicitante. 8
Revisar e imprimir y enviar para su
revisión.
9
Revisar en base al expediente, si existe
corrección se observa.
10
Realizar correcciones si
existen e imprime y envía.
11
Constancia y/o Hoja de Servicio
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE
LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO
Clave: PR-DAF-DAP-06
Revisión: 0
Pág. 6 de 9
Expediente
O
Constancia y/o Hoja de Servicio
1
Formato de Solicitud de Tramite
O
Constancia y/o Hoja de Servicio
1
Formato de Solicitud de Tramite
O
Constancia y/o Hoja de Servicio
Formato de Solicitud de Tramite
O
Constancia y/o Hoja de Servicio
Formato de Solicitud de Tramite
O
Bitácora
O
Expediente
O
Firmar la Constancia de Empleo, Solicitud de Lentes, Ingreso y Hoja de Servicio y
enviar para su entrega.
12
Colocar sello de la Subdirección y
fotocopiar.
13
Regresar expediente al archivo y firmar de
entregado en bitácora.
14
Entregar el documento al interesado y solicitar
firme de recibido.
15
Integrar la copia de la hoja de servicio y
solicitud en el expediente.
16
FIN
D
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE
LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO
Clave: PR-DAF-DAP-06
Revisión: 0
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Secretaria Recibe el formato de solicitud de trámite y verifica si está debidamente requisitada. En dicho formato se puede solicitar la constancia de empleo, solicitud de lentes, los ingresos del trabajador y la hoja de servicio. Motivo de la solicitud, nombre del trabajador/a, no. de trabajador , su adscripción, categoría, el horario y turno Quien solicita, quien autoriza y el visto bueno. Viene del Solicitante
Formato de Solicitud de Tramite
2
Secretaria
¿Está debidamente requisitada? Si la respuesta es NO, pasa a la actividad 3. Si la respuesta es SI, pasa a la actividad 4.
3
Secretaria
Regresa al solicitante para su corrección, indicando los requisitos o datos faltantes. Se conecta con la actividad número 1.
Formato de Solicitud de Tramite
4 Secretaria Firma y sella de recibido y lo turna para su búsqueda.
Formato de
Solicitud de Tramite
5
Analista Busca expediente en archivo y registra en bitácora.
Formato de Solicitud de Tramite
Bitácora
6
Analista Revisa el expediente ubica la información solicitada y los movimientos del personal según sea el caso.
Formato de Solicitud de Tramite
Expediente
7
Analista Señala hojas anexándoles fecha y tipo de solicitud o movimiento Formato de Solicitud de Tramite
Expediente
8
Analista Elabora el documento solicitado que puede ser: Constancia de Empleo, Solicitud de Lentes, Ingreso y Hoja de Servicio plasmando la información del solicitante.
Formato de Solicitud de Tramite
Constancia y/o Hoja de Servicio
9
Analista Revisa e imprime y se envía para su revisión.
Formato de Solicitud de Tramite
Constancia y/o Hoja de Servicio
10
Jefa de Unidad de
Administración de Personal
Revisa en base al expediente, si existe corrección se observa.
Formato de Solicitud de Tramite
Constancia y/o Hoja de Servicio
11
Analista Realiza las correcciones si existen e imprime y envía.
Formato de Solicitud de Tramite
Constancia y/o Hoja de Servicio
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE
LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO
Clave: PR-DAF-DAP-06
Revisión: 0
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
12
Subdirector/a de
Administración y Desarrollo de
Personal
Firma el documento solicitado que puede ser: Constancia de Empleo, Solicitud de Lentes, Ingreso y Hoja de Servicio y envía para su entrega.
Formato de Solicitud de Tramite
Constancia y/o Hoja de Servicio
13
Analista Coloca el sello de la Subdirección y fotocopia el documento solicitado.
Formato de Solicitud de Tramite
Constancia y/o Hoja de Servicio
14
Analista Regresa el expediente solicitado al área de archivo y firma de entregado en bitácora
Expediente Bitácora
15
Analista Entrega el documento solicitado que puede ser: Constancia de Empleo, Solicitud de Lentes, Ingreso y Hoja de Servicio y solicita firma de recibido.
Formato de Solicitud de Tramite
Constancia y/o Hoja de Servicio
16
Analista Integra la copia del Documento y la solicitud en el expediente Con esta actividad da fin el procedimiento.
Formato de Solicitud de Tramite
Constancia y/o Hoja de Servicio
Expediente
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE
LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO
Clave: PR-DAF-DAP-06
Revisión: 0
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Formato de Solicitud de Trámite
Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
5 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Formato de Solicitud de Trámite
FO-DA-SADP-07
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-07
Revisión: 0
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
12/Septiembre/2014
1 Todas Revisión Actualización 03/Agosto/2015
2 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-07
Revisión: 0
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Detención de Necesidades de Capacitación. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-07
Revisión: 0
Pág. 3 de 8
Elaboró:
Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración
de Personal
Revisó:
Lic. Jessica Vanessa Macías Del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo
de Personal
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Dar a conocer los pasos que se siguen para que los Titulares de los Centros de Costo del Sistema puedan solicitar capacitación que oriente la estructuración, desarrollo de planes y programas para el establecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes del Personal que labora en ellas. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todo el personal del Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Administración de Personal elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: ONGS (Organizaciones No Gubernamentales) 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-07
Revisión: 0
Pág. 4 de 8
6.1. Diagrama de flujo
Detección de Necesidades de Capacitación. DNC-SADP-01
Detección de Necesidades de Capacitación.
DNC-SADP-01
Detección de Necesidades de Capacitación. DNC-SADP-01
Detección de Necesidades de Capacitación.
DNC-SADP-01
5
INICIO
Recibir y firmar oficios para su distribución.
2
Recibir y entregar formatos a cada
integrante de su área.
4
Elaborar oficio para
enviar formatos a todas las áreas.
1
Enviar oficio al titular de
cada área con suficientes formatos.
3
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-07
Revisión: 0
Pág. 5 de 8
Detección de Necesidades de Capacitación. DNC-SADP-01
Llenar formato e
ingresar nombre y firma.
5
Detección de Necesidades de Capacitación. DNC-SADP-01
Recibir formato e
ingresar nombre y firma de visto bueno.
6
Concentrado.
Recopilar información en concentrado.
7
Concentrado.
Priorizar talleres o cursos.
8
9
D
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-07
Revisión: 0
Pág. 6 de 8
FIN
D
Concentrado.
Acordar talleres o
cursos.
9
Concentrado.
Dar instrucciones de los
talleres o cursos a realizar.
10
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-07
Revisión: 0
Pág. 7 de 8
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1 Analista.
Elabora oficio para enviar los formatos de Detención de Necesidades de Capacitación a todas las áreas que integran el Sistema a firma.
Detección de Necesidades de Capacitación DNC-SADP-01 Original.- Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
2
Subdirectora de
Administración y Desarrollo de
Personal.
Recibe el oficio con los formatos anexos, firma y envía para su distribución.
3 Analista.
Envía al titular de cada área su oficio con los formatos suficientes para el personal que lo integran.
4 Titulares de las
áreas.
Recibe el oficio con formatos, entrega a cada integrante de su área.
5 Personal de las áreas.
Llena el formato ingresa su nombre y firma.
6 Titulares de las
áreas.
Recibe el formato requisitado por el personal de su área, anexa su nombre y lo firma de visto bueno y envía a la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal. .
7 Analista. Recopila la información plasmada en los formatos en concentrado.
Concentrado
Original.- Subdirección de Administración y
Desarrollo de Personal
8 Analista. Prioriza los talleres o cursos más importantes.
9 Analista.
Acuerda los talleres o cursos prioritarios con la Subdirectora de Administración y Desarrollo de Personal.
10
Subdirectora de
Administración y Desarrollo de
Personal.
Da instrucciones sobre los talleres o cursos a realizar Con esta última actividad finaliza el procedimiento
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAD-07
Revisión: 0
Pág. 8 de 8
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
DNC-SADP-01
Subdirección de Administración y Desarrollo
de Personal
5 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Detección de Necesidades de Capacitación
DNC-SADP-01
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-08
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
12/Septiembre/2014
1 Todas Revisión Actualización 03/Agosto/2015
2 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-08
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Capacitación. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-08
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración
de Personal
Revisó:
Lic. Jessica Vanessa Macías Del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo
de Personal
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Dar a conocer los pasos que se siguen para que los Titulares de los Centros de Costo del Sistema puedan solicitar capacitación para el desarrollo de conocimientos y habilidades del Personal que labora en ellos. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todo el personal del Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Administración de Personal elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Subdirector de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
5. Definiciones: No aplica. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-08
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Detección de Necesidades de Capacitación. DNC-SADP-01
5
INICIO
Priorizar necesidades
del personal.
2
Cotizar con las instituciones el curso o taller de capacitación
deseado.
4
Detección de necesidades.
1
Prospectar instituciones
públicas y privadas.
3
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-08
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Solicitud de Cheque
SCH-DAyF-TIP-13
Elegir la institución que brinde mejor oferta.
5
Programar y Coordinar
el curso o taller.
6
Factura Original
Ingresar al departamento de
Contabilidad
FIN
8
Recepción de Factura de la institución que
brindo el curso o taller
9
Elaboración de
Solicitud de Cheque.
Ingresar al departamento de
Contabilidad
10
7
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-08
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1 Analista. Realiza el proceso de detección de necesidades de capacitación por unidad administrativa del sistema.
Detección de Necesidades de
Capacitación DNC-SADP-01
Original.- Subdirección de Administración y
Desarrollo de Personal
2 Analista.
Prioriza las necesidades que causen mayor impacto dentro de las áreas.
3 Analista.
Prospecta a las diferentes instituciones públicas y privadas que brinden los cursos y talleres que cubran las necesidades ya detectadas.
4 Analista.
Cotiza y valora las ofertas de las que cubran las expectativas deseadas.
5 Analista.
Elige la institución que oferte la mejor opción.
6 Analista.
.
Programa la fecha de realización del curso o taller y coordinar que se lleve a cabo en tiempo y forma.
7 Analista.
Elabora la solicitud de cheque para realizar el pago correspondiente a la institución.
8 Analista. Ingresa la solicitud de cheque al departamento de Contabilidad.
Solicitud de cheque SCH-DAyF-TIP-13
9 Analista.
Recibe la factura que expide la institución una vez concluido el curso o taller.
10 Analista.
Ingresa la factura original al departamento de Contabilidad. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Factura Original
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
Clave: PR-DAF-DAP-08
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 DNC-SADP-01 Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal
5 años
SCH-DAyF-TIP-13
Subdirección de Recursos Financieros
Determina la subdirección correspondie
nte
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO
Clave: PR-DAF-DC-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO
Clave: PR-DAF-DC-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Solicitud de Pago El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO
Clave: PR-DAF-DC-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C. Alan Reyes García Jefe del Departamento de Contabilidad
Revisó:
L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Realizar el pago de los gastos generados por el Sistema DIF Morelos de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos y a la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. 2. Alcance:
Todos las áreas del Sistema DIF Morelos que generen gastos por eventos, comisiones o actividades
Departamento de Contabilidad
Departamento de Presupuesto
Departamento de Tesorería
Subdirección de Recursos Financieros
Dirección de Administración y Finanzas 3. Referencias:
Ley General de Contabilidad Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos Código Fiscal de la Federación Art. 29-a Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, III, VI, IX, XIV, publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Contabilidad, elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Solicitud de Pago: Formato para solicitar el pago por la contraprestación de un bien o servicio al Sistema DIF Morelos. Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos: Manual en donde se estipulan requisitos, lineamientos y políticas para la ejecución de gastos. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO
Clave: PR-DAF-DC-01
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Archivo XML
Solicitud de Pago con Comprobantes de Gasto y Anexos
Solicitud de Pago con Comprobantes de Gasto y Anexos
Solicitud de Pago con Comprobantes de Gasto y Anexos
Solicitud de Pago con Comprobantes de Gasto y Anexos
¿Es correcta la Solicitud de
Pago?
Base de Datos Virtual compartida con l Área
de Presupuesto y Tesorería
Solicitud de Pago con Comprobantes de Gasto y Anexos
INICIO
Capturar en Base de Datos, Descargar XML,
Separar Tipo de Solicitud de Gasto y Turnar a Revisión
2
Se rubrica y sella de revisado la solicitud de
pago.
6 5
Recibir el Proceso de Pago en el Área de
Contabilidad
1
Devolver al Área
Solicitante para su
corrección
5
No
Se turna al área de Presupuesto
Se conecta con el procedimiento de
Presupuesto
4
Si
7 5
Revisar la Solicitud de Pago de acuerdo a los
lineamientos para fondos revolventes y
otros gastos 3
FIN
FIN
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO
Clave: PR-DAF-DC-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1 Secretaria
Recibe las solicitudes de pago y solicitudes de reembolso de gastos generados por la operatividad de las diferentes áreas del Sistema DIF Morelos, sellándoles de recibido. Cabe señalar que la solicitud deberá ser entregada al Departamento de Contabilidad de acuerdo a los requisitos de información y documentación señalados en el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos, una vez que ha sido revisado y validado por el área solicitante.
Formato de Solicitud de Pago con anexos correspondientes (Comprobantes Fiscales, Recibos DIF, Evidencia del gasto, etc.)
2 Secretaria
Captura la información de las solicitudes de pago recibidas en una Base de Datos compartida con el área de Presupuesto y Tesorería, se descargan los archivos XML de los comprobantes fiscales anexos a la solicitud de pago. Así mismo, se separan las solicitudes de pago por tipo de gasto (pago a proveedor, solicitud de cheque, pago de honorarios, gastos erogados, reposición de fondo revolvente) y se turnan al responsable de revisar la solicitud y sus anexos.
Base de Datos Virtual
Archivo XML del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)
3 Contador A
Revisa que las solicitudes de pago reúnan los requisitos y documentación establecidos en el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos. Revisar que los comprobantes fiscales cumplan con los requisitos fiscales de acuerdo al Art. 29 del Código Fiscal de la Federación.
Solicitud de Pago Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos
4
Contador A
Profesionista
Si la solicitud de pago es correcta pasar al punto 6, en caso de estar incorrecto pasar al punto 5.
5
Contador A
Profesionista
(según tipo de gasto)
En caso de estar incorrecta la solicitud de pago, no proceder el gasto, estar incompleto o no reunir los requisitos establecidos de acuerdo al Paso 3; se regresa la solicitud de pago al área solicitante, notificándole vía correo electrónico y por teléfono sus faltas y correcciones, o solicitando el respaldo suficiente para amparar el gasto. NOTA. Una vez corregido y respaldado según corresponda, se deberá reingresar el trámite al área de contabilidad y reinicia el proceso.
Solicitud de Pago
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO
Clave: PR-DAF-DC-01
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
6
Contador A
Profesionista
(según tipo de
gasto)
Jefe de Departamento
Se rubrica la solicitud por la persona responsable de revisarla, se turna al Jefe de Departamento de Contabilidad para su firma y sello de revisado.
El Jefe de Departamento revisa, firma y sella la solicitud de gasto
Solicitud de Pago
7 Secretaria
Turna la solicitud de pago al Departamento de Presupuesto para que le sea asignada suficiencia y partida presupuestal, y dar continuidad al procedimiento de pago. Se conecta con el procedimiento de Presupuesto
Con esta actividad da fin el procedimiento.
Solicitud de Pago
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO
Clave: PR-DAF-DC-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Solicitud de Pago
Departamento de Contabilidad
5 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos
DT-DAF-DC-01
.
DOCUMENTO DE TRABAJO MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO
REVOLVENTE Y OTROS GASTOS
REFERENCIA: PR-DAF-DC-01
Clave: DT-DAF-DC-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 25
MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE Y OTROS GASTOS
2016
DOCUMENTO DE TRABAJO
MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE Y OTROS GASTOS
Clave: DT-DAF-DC-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 2 de 25
CONTENIDO
PAGINA
I. OBJETIVO 3
II. GENERALIDADES 4
III. FONDO REVOLVENTE 6
A) APERTURA
B) RESGUARDO
C) REPOSICIÓN
D) CANCELACIÓN
IV. OTROS GASTOS 8
A) GASTOS EROGADOS
B) GASTOS POR COMPROBAR
C) PAGO A PROVEEDOR
D) PAGO A PROVEEDOR POR REQUISICIÓN
E) HONORARIOS
F) ARRENDAMIENTO
G) FINIQUITO O LIQUIDACIÓN
H) OTROS PAGOS
V. OTRAS DISPOSICIONES 11
A) ALIMENTOS
B) VIATICOS
C) RECIBOS DIF
D) COMBUSTIBLE
VI. DEFINICIONES 14
VII. FORMATOS 15
VIII. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL
FORMATO DE SOLICITUD DE PAGO 23
DOCUMENTO DE TRABAJO
MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE Y OTROS GASTOS
Clave: DT-DAF-DC-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 3 de 25
I. OBJETIVO
Con fundamento en el Artículo 29 Fracción I y IV del Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” numero 4616 el 30 de Mayo del 2008, se expide el “Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos”. El objetivo del presente manual es facilitar al personal administrativo del Sistema DIF Morelos, el uso de los formatos establecidos para el ejercicio del presupuesto de egresos autorizado de cada área. Las disposiciones y los formatos para el ejercicio del presupuesto de egresos contenidos en este documento son los únicos que se utilizaran para el trámite del ejercicio presupuestal y son de observancia obligatoria por los diferentes centros de costo que conforman el Sistema DIF Morelos. A fin de permitir que el uso de los recursos públicos se realicen con la mayor eficiencia, eficacia y transparencia, deberán sujetarse a los principios de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria establecidas en el Decreto de Austeridad para la Administración Pública Estatal publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” el 12 de Diciembre del 2012.
DOCUMENTO DE TRABAJO
MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE Y OTROS GASTOS
Clave: DT-DAF-DC-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 4 de 25
II. GENERALIDADES
Todo comprobante fiscal que sea presentado como comprobación de Gasto Publico para el ejercicio del presupuesto del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, deberá remitirse en original con su archivo XML correspondiente y reuniendo los requisitos fiscales aplicables, de acuerdo al Artículo 27 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico y de conformidad con lo establecido en el Articulo 29 y 29A del código Fiscal de la Federación. Todo tramite de pago y/o reembolso se presentaran para trámite a más tardar el día hábil siguiente al que termine el mes que corresponde la erogación al Departamento de Contabilidad. La documentación comprobatoria del gasto deberá contener lo siguiente:
Ser expedido a nombre del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos sin
abreviaciones, con RFC SDI820427TH6 y domicilio fiscal Calle Las Quintas No. 15 Col Cantarranas,
Cuernavaca Morelos C.P. 62448.
Verificación del Comprobante fiscal ante la página web del SAT.
Todos los comprobantes fiscales deberán ser en formato CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
Antes de ingresar el tramite al área de Contabilidad, enviar el archivo digital en formato XML del comprobante
fiscal al correo electrónico [email protected].
Evidencia del proceso de Adjudicación llevado a cabo por el área responsable, según el procedimiento
administrativo que corresponda: Adjudicación directa (Cotizaciones), Invitación a cuando menos tres (Acta de
Fallo), Licitación Pública (Acta de Fallo).
Las adquisiciones, arrendamientos y servicios se adjudicarán o llevarán a cabo de acuerdo a lo dispuesto por la LEY SOBRE ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS, LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACIÓN y demás legislaciones aplicables según corresponda por tipo de Subsidio.
Guía de Obligaciones de Proveedores (Primer pago)
Techo Presupuestal (Cuando es requerido)
Contrato o Convenio de pago en dos copias (Primer Pago).
Documental soporte del gasto según corresponda (Fotos, trípticos, publicidad, notas informativas, invitaciones,
listas de asistencia, etc.).
Anexar un comprobante tamaño carta o superior en cada formato para anexar comprobante o máximo 3
comprobantes chicos, los comprobantes no deberán obstruir la visibilidad entre sí de los datos asentados en
ellos.
Se deberá reducir al mínimo el uso de recibos DIF, los cuales deberán presentar información detallada, legible
y con un mismo color de tinta.
Los comprobantes fiscales no deberán presentar alteraciones, tachaduras o enmendaduras. También deberán
ir rubricados por el responsable del centro de costo.
En caso de que la documentación comprobatoria sea demasiada, se deberá mandar en broche BACO para
evitar que se desprendan.
A.- Para pagos mediante transferencia bancaria a personas físicas y morales, (de conformidad con el Art. 67 Capítulo IV de la Ley General de contabilidad 2014) el área que solicita el gasto, deberá enviar al departamento de tesorería e ingresos propios, carta con los datos bancarios correspondientes para poder realizar el pago. Esta carta deberá estar dirigida al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos y deberá contener los siguientes datos:
Nombre del banco
DOCUMENTO DE TRABAJO
MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE Y OTROS GASTOS
Clave: DT-DAF-DC-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 5 de 25
Cuenta bancaria
Clabe bancaria (18 dígitos)
Nombre completo del beneficiario representante legal.
Todos estos datos deberán mandarse en una hoja membretada y firmada al calce de la misma por proveedor o representante legal. B.- Para pagos a personas morales deberá solicitar la siguiente documentación y enviarla al departamento de tesorería e ingresos propios:
Copia del acta constitutiva
Copia del IFE del representante legal
Copia del RFC
C.- Para pagos a personas físicas deberá solicitar la siguiente documentación y enviarla al departamento de tesorería e ingresos propios:
Copia de la Credencial del IFE
Copia de RFC y CURP
D.- Cada año la información del punto no. A Y B deberá ser renovada, esto con la finalidad de tener actualizada la información de nuestro proveedores. NOTA: De faltar algún requisito fiscal en los comprobantes, este será devuelto.
DOCUMENTO DE TRABAJO
MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE Y OTROS GASTOS
Clave: DT-DAF-DC-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 6 de 25
III. FONDO REVOLVENTE
APERTURA El monto mensual del Fondo Revolvente será asignado y autorizado por el titular de la Dirección de Administración y Finanzas, considerando el presupuesto total del centro del costo, así como las funciones y el volumen de sus operaciones, de conformidad con el Artículo 29 Fracción XIII del Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia Morelos. Para solicitar la apertura y autorización de Fondo Revolvente, el área solicitante tendrá que elaborar oficio dirigido a la Dirección de Administración y Finanzas, en el cual justifique el motivo del monto solicitado, anexando un estimado de gastos a realizar. La Dirección de Administración y Finanzas realizara contestación mediante oficio al área solicitante la autorización de apertura y monto asignado por concepto de Fondo Revolvente. Cualquier gasto a ejercer por el Fondo Revolvente estará sujeto a disponibilidad presupuestal en las partida específicas, como lo establece el Artículo 31 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos, así como también deberá apegarse a lo estipulado en el Acuerdo que establecen las disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria en la Administración Pública Estatal del Estado de Morelos, a lo señalado en el oficio de autorización de Fondo Revolvente de la Dirección de Administración y Finanzas, y a las recomendaciones que para tal efecto emita la Comisaria Publica del Sistema DIF Morelos, en caso de observaciones derivadas de Revisiones y/o Auditorias. Los titulares de los centros de costo a los que se les otorgue Fondo Revolvente, designaran al servidor público para poder realizar los trámites de entrega y recepción de documentos.
RESGUARDO Es responsabilidad de los titulares de los centros de costo; custodiar y controlar los recursos económicos a su cargo, con excepción de los Albergues y Cadis que el responsable es el Administrador. El efectivo y los documentos comprobatorios deberán permanecer resguardados bajo llave en la oficina del titular del centro de costo. En el momento en que sea requerido por el personal autorizado para una revisión y/o auditoria, deberá ser presentado el efectivo y los documentos de forma inmediata, contando siempre en su resguardo el total del monto asignado ya sea en efectivo o en comprobantes de gasto.
REPOSICION La reposición de Fondo Revolvente se efectuara de forma mensual, o en su caso, se podrá realizar en dos ocasiones por mes, de acuerdo al volumen de operación del área responsable del fondo, sin exceder el monto total autorizado mensual para cada centro de costo. Lo anterior, con la finalidad de no afectar la operación de los centros asistenciales y evitar quedarse sin recursos para operar.
DOCUMENTO DE TRABAJO
MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE Y OTROS GASTOS
Clave: DT-DAF-DC-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 7 de 25
Los comprobantes a reembolsar a través del Fondo Revolvente, deberán estar fechados dentro de los 30 días calendario del mes a reembolsar, y este se efectuara a más tardar el 1er. día hábil del mes inmediato posterior. Los gastos efectuados se deberán acreditar con la documentación original correspondiente, dichas erogaciones se podrán realizar en efectivo o a través de medios electrónicos
1 y no se podrán realizar compras mayores a
$2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N), de lo contrario será devuelto para que se cumpla con el procedimiento de adjudicación administrativo que corresponda, como lo señala el presente Manual, a excepción de compras emergentes de insumos de alimentación para los albergues. No se podrán adquirir bienes que por su naturaleza puedan ser inventariados, el Fondo Revolvente es por naturaleza únicamente para adquirir bienes o servicios menores no planeados y requeridos para la continua operación de sus actividades. Es responsabilidad de los titulares de los centros de costo y responsables de los fondos revolventes, comprobar las erogaciones de los recursos económicos a su cargo, así como vigilar que los recursos sean erogados con economía, eficacia, honradez y en estricto apego de las necesidades emergentes de cada área.
CANCELACION El Fondo Revolvente podrá ser cancelado cuando sea requerido por la Dirección de Administración y Finanzas, por cierre de ejercicio fiscal o por cambio de titular del centro de costos al cual fue asignado el Fondo Revolvente. Así mismo, por instrucción de la Dirección General. Se deberá informar mediante oficio dirigido a la Dirección de Administración y Finanzas la cancelación del Fondo Revolvente. La cancelación se realizara mediante la presentación de la comprobación del gasto y/o el reintegro en efectivo que cubra el monto total asignado como Fondo Revolvente. Dicha documentación deberá presentarse al Departamento de Contabilidad, anexando copia del oficio dirigido al titular de la Dirección de Administración y Finanzas anteriormente mencionado y el formato de Reposición de Fondo con la documentación comprobatoria en original.
1.- Directores y Presidencia
DOCUMENTO DE TRABAJO
MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE Y OTROS GASTOS
Clave: DT-DAF-DC-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 8 de 25
IV. OTROS GASTOS
GASTOS EROGADOS
Son aquellos gastos generados por eventos, comisiones o actividades especiales relativas a la operatividad de cada centro de costo que conforman el Sistema DIF Morelos, los cuales para su aprobación deberán estar debidamente justificados y ser autorizados por la Dirección de Administración. Los gastos efectuados se deberán acreditar con la documentación original correspondiente al gasto realizado y con la “Solicitud y autorización de pago”, en el cual deberá señalar con una marca el rubro que corresponde a “Gastos Erogados” y la hoja de comprobación de gastos la cual debe contener la firma del titular del centro de costo, como la rúbrica del responsable del gasto en los comprobantes; así mismo, deberá detallarse ampliamente la justificación del gasto; en caso que se requiera se anexara cotizaciones y/o nota informativa. No se pueden presentar gastos erogados que cubran dos meses a la vez, los gastos erogados se comprueban por mes. Para presentar la documentación comprobatoria del gasto, se tendrán como máximo un día hábil después de haber ejecutado el gasto.
GASTOS A COMPROBAR Es el requerimiento de recurso anticipado para cubrir necesidades imprevistas tales como; comisiones oficiales, eventos especiales y otros de la misma índole que requieran los diferentes centros de costo para el cumplimiento de sus funciones; por lo tanto el gasto a comprobar no debe solicitarse si ya se realizó el evento. El tramite se realizara mediante la “Solicitud y autorización de pago”, en el cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Gastos a comprobar”, deberá especificar el motivo de la solicitud del recurso, fecha o periodo para realizar el evento, anexando un pagare debidamente firmado; en caso que se requiera se anexara nota informativa, al igual que techo presupuestal, oficio de autorización, oficio de invitación, trípticos, folletos, temario, fotos, etc. No se aceptaran gastos mayores a $2,000.00 o que por su naturaleza pueda realizarse el pago directamente al proveedor, los cuales deberán realizarse por medio del procedimiento correspondiente. La comprobación del gasto deberá ser presentada en un plazo no mayor a dos días hábiles después de haber concluido el evento, comisión u objeto del Gasto a Comprobar, de ser necesario ampliar el plazo para la comprobación del gasto, deberá estar debidamente justificado y autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas. De hacer caso omiso se hará efectivo el pagare firmado durante la recepción del cheque, no obstante de las sanciones que determine el área jurídica.
PAGO A PROVEEDOR Cuando los Centros de Costo requieran la adquisición de un bien o servicio de manera urgente para la continuidad de su operatividad administrativa, tramitaran de forma directa la “Solicitud y autorización de pago” en el cual deberá señalar con una marca el rubro que corresponde a “Proveedor”. Deberá anexar a la solicitud el comprobante fiscal que compruebe el gasto, 3 cotizaciones correspondientes conforme a las disposiciones aplicables (con su Guía de obligaciones fiscales y cedula de identificación fiscal, donde se muestre reflejado su giro y actividades de los proveedores cotizantes). Se tiene la responsabilidad de anexar nota informativa, techo presupuestal, contrato, oficios de invitación, trípticos, orden del día, lista de asistencia, evidencia fotográfica, folletos y demás datos que soporten el gasto, cuando sea requiero.
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Anexo 1 Pág. 9 de 25
Los montos máximos y mínimos de actuación serán en apego a la Ley de Hacienda Estatal o Federal y bajo supervisión y verificación de la Subdirección de Recursos Materiales, llevando a cabo el proceso administrativo correspondiente (adjudicación directa, invitación a cuando menos 3 personas, licitación pública y excepción a licitación pública) en apego a la Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos y por la aprobación del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo. La adquisición de bienes muebles deberá presentarse en procedimiento separados de los que representen un gasto, considerando el monto establecido por la Ley General de Contabilidad Gubernamental, el cual establece lo siguiente “Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea menor a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal podrán registrarse contablemente como un gasto y serán sujetos a los controles correspondientes. Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o superior a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal se registrarán contablemente como un aumento en el activo no circulante y se deberán identificar en el control administrativo para efectos de conciliación contable. Excepto en el caso de intangibles, cuya licencia tenga vigencia menor a un año, caso en el cual se le dará el tratamiento de gasto del período.”
PAGO A PROVEEDOR POR REQUISICION
Este formato es de uso exclusivo del Departamento de Adquisidores, y será utilizado para atender las requisiciones de compra de los Centros de Costo cuando requieran la adquisición de un bien o servicio de acuerdo a su plan de trabajo. Se deberá dar el mismo tratamiento y cumplir los mismos requisitos que un “Pago a Proveedor”. Nota.- Para este tipo de solicitud deberá anexarse requisición de compra y autorización de compra. (Formatos del Departamento de Adquisiciones)
HONORARIOS
Este tipo de pago comprende aquellas erogaciones por conceptos de servicios profesionales prestados en los diferentes centros de costos en los que son requeridos. Dichas erogaciones deberán apegarse a lo estipulado en el Artículo 35 del Decreto de Austeridad para la Administración Pública Estatal del Estado de Morelos para evitar la duplicidad de funciones y será responsabilidad del área requirente la contratación de estos, quedando bajo su resguardo la evidencia del trabajo realizado. Así mismo, deberá contar con el visto bueno de la Subdirección de Desarrollo de Personal. Todo trámite deberá realizarse previa solicitud de techo presupuestal y elaboración de contrato, detallándose el desglose correctamente de los importes por pagar y considerando los impuestos aplicables. Para este tipo de pago deberá presentar la “Solicitud y autorización de pago” en el cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Honorarios”, así mismo se deberá anexar dos copia del contrato debidamente firmado, Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), CURP y demás documentación que sirva como soporte del pago.
ARRENDAMIENTO
Los pagos por concepto de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles se utilizara por la contraprestación del uso y/o goce de un bien inmueble propiedad de un tercero, el cual se realizara previa solicitud de techo presupuestal y contrato, detallándose el desglose correctamente del importe por pagar y considerando los impuestos aplicables. Previo a la contratación de un bien inmueble por arrendamiento, deberá someterse a dictamen de la Comisión de Avalúos de Bienes Estatales (CABE), en coordinación con el área Jurídica.
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Anexo 1 Pág. 10 de 25
Para este tipo de pago debera presentar la “Solicitud y autorización de pago” en el cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Arrendamiento”, anexando copia del contrato debidamente firmado, Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y documentación que sirva como soporte y justificación del pago. El comprobante fiscal por arrendamiento deberá contener el número de cuenta predial del inmueble de que se trate, o en su caso, los datos de identificación del certificado de participación inmobiliaria no amortizable, de conformidad con el Articulo 29-A fracción V inciso “c” del Código Fiscal de la Federación.
FINIQUITO O LIQUIDACION
El finiquito es el acto en el que el trabajador y empleador rompen con la relación laboral y se otorga al presentarse una renuncia voluntaria por parte del trabajador. Mientras que una liquidación se da cuando el empleador ha decidido terminar con la relación laboral. Para tramitar dicho pago, la Subdirección de Recursos Humanos realizara el trámite correspondiente mediante la “Solicitud y autorización de pago”, en la cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Liquidación” o “Finiquito”, anexando el cálculo debidamente firmado por quien elabora y autoriza el gasto (calculo debidamente revisado y validado por la Subdirección de Recursos Humanos y Desarrollo de Personal, quedando bajo su responsabilidad el importe pagado), así como la documentación que sirva como soporte del mismo.
OTROS PAGOS
En este rubro quedan comprendidos todas aquellas erogaciones que no estén incluidas en las anteriores, por ejemplo: pagos al sindicato de trabajadores, al INFONACOT, al Instituto de Crédito para Trabajadores al Servicio del Estado de Morelos, pensión alimenticia, pagos de hospedaje, donativos, entre otros, por mencionar algunas. Así mismo, por medio de este formato se tramitaran los pagos por servicios generales del Sistema DIF Morelos, como son Servicio de Energía Eléctrica y Servicio de Agua Potable. Para tramitar este tipo de pago debera presentar la “Solicitud y autorización de pago”, en el cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Otros pagos” También deberá anexar documentación que sirva como soporte del mismo en apego a las leyes y disposiciones aplicables, según tipo de subsidio y montos autorizados.
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V. OTRAS DISPOSICIONES
ALIMENTOS
El consumo de alimentos por parte del personal del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, deberá contemplar lo siguiente:
El consumo deberá justificarse ampliamente, anexando cualquier de los documentos siguientes, mencionados
de manera enunciativa mas no limitativa, no siendo obligatorio anexar todos sino según corresponda:
Nota que justifique el motivo de la ejecución del gasto y relación del personal involucrado, fotos, listas de
asistencia, tarjeta de checado, nota informativa firmada por el responsable del gasto, listado con firma de los
comensales, etc.
El pago de dichos consumos deberá ser únicamente en efectivo, a excepción de Dirección General y
Presidencia que podrán realizar pago con tarjeta.
El monto por consumo de alimentos se sujetara a las siguientes condiciones:
Presidencia N/A*
Director General N/A*
Director de Área $ 300.00
Subdirectores $ 200.00
Jefes de Departamento y Personal Operativo
$ 150.00
* El gasto de alimentos será justificado con nota informativa derivado de las necesidades propias de Presidencia y Dirección General de asistir a reuniones con directivos y funcionarios públicos de otras dependencias en horarios diversos para la gestión de recursos, acuerdos interinstitucionales, reuniones de trabajo, etc. El pago por consumo de alimento únicamente será considerado en los siguientes casos:
Reuniones de trabajo para acordar puntos relacionados con un tema específico, en el cual se realicen las
actividades encomendadas (Justificando gasto y anexando tarjeta de checado según o corresponda).
Cuando haya una comisión en lugares distintos al centro de trabajo dentro del Estado de Morelos y que sea
realizado fuera del horario laboral, en seguimiento a actividades propias del área. (Justificando gasto y
anexando tarjeta de checado según corresponda).
Cuando el personal comisionado del Sistema DIF-Morelos, asista a determinado evento fuera del Estado de Morelos, en el cual se consideren viáticos a ejercer, el trámite de comprobación se presentara con la siguiente documentación anexa:
Invitación al evento.
Orden del día.
Oficio de Comisión (sellado y firmado por la institución foránea que se visitó.)
Bitácora de comisión.
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Material extra adquirido.
En caso de traslado de albergados; acta de egresos, valoración médica, acta de entrega del albergado, etc.
Las tarifas autorizadas en materia de viáticos son las siguientes:
Puesto Hospedaje
Alimentos Transporte
Aéreo
Zona A Zona B
Presidencia
Director General
$ 1,650.00 $ 2,700.00 $ 625.00 De acuerdo a la
distancia
Director de
Área
Subdirector
Jefe de
Departamento
$ 1,000.00 $ 1,400.00 $ 500.00 De acuerdo a la
distancia
Personal
Operativo $ 800.00 $ 900.00 $ 400.00
De acuerdo a la
distancia
Los montos anteriormente señalados son en cumplimiento de los objetivos estratégicos de administrar eficientemente e impulsar la reducción del gasto, así como del Decreto de austeridad, según oficio SA/306/2014, SH/672-A/2014 y SC/575-JIM/2014.
RECIBOS DIF
La ejecución de gastos menores o por circunstancias de la cuales es difícil obtener un comprobante con requisitos fiscales, se podrá realizar por medio de un Recibo DIF, considerando lo siguiente:
No podrá exceder la cantidad de $150.00 (Ciento cincuenta pesos 00/100 M.N).
Debe especificar claramente el motivo del gasto.
Lo firmará el Titular del Centro de Costo, el Director de Administración y Finanzas y con firma de quien
ejecute el gasto.
Deberá anotar los datos de la persona que ejecute el gasto, RFC y CURP.
Deberá ser soportado con ticket, nota de venta, recibos, etc., que cuenten con datos del establecimiento.
Prever las situaciones en las cuales por motivo de trabajo tenga que ir a zonas rurales donde no haya
establecimientos que expidan comprobantes fiscales.
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COMBUSTIBLE
Cada centro de costo tiene un monto autorizado mensual de combustible, el cual se otorgara por medio de vales de gasolina; consumo para desarrollo de las actividades del Sistema DIF Morelos, se realizara única y exclusivamente en vehículos oficiales y se tomara en cuenta lo siguiente:
La solicitud y comprobación se realizara los 5 primeros días hábiles de cada mes.
No podrá solicitar más combustible del autorizado.
En caso de requerir más combustible por incremento de actividades; podrá realizar solicitud extraordinaria o
solicitud de ampliación, según sea el caso, mediante oficio a la Dirección de Administración y Finanzas,
especificando y justificando el motivo.
El titular del centro de costo y/o la persona designada para la solicitud del combustible es la persona
responsable del resguardo y manejo de los vales de gasolina autorizados.
El resguardo de vales de gasolina asignados queda sujeto a revisión por parte de la Subdirección de
Recursos Financieros con el fin de garantizar el buen manejo de los recursos del Sistema DIF Morelos.
Para la comprobación de Vales de Gasolina y reposición de vales de gasolina el área solicitante deberá
entregar la solicitud de vales gasolina y la bitácora de control de combustible anexando los talones de cada uno
de los vales utilizados en el mes a comprobar, debidamente requisitados, ordenados y firmados por el
responsable de su uso.
Nota: El correcto uso de este tipo de recursos queda bajo responsabilidad del usuario.
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V. DEFINICIONES
Para efectos de este manual se entenderá por:
Albergue. Casa de reposo temporal que ayuda a mejorar la calidad de vida de los usuarios como son
Menores, Adolescentes y Adultos Mayores (CAM, Centro de Atención al Menor; CCAS, Centro de Convivencia y
Asistencia Social; Albergue de Adultos Mayores “Juan Pablo II”).
CADI. Centro de Atención y Desarrollo Integral. (CADI Tekio y CADI Zapata)
Centro de Costo/Administrador. Número asignado presupuestalmente a cada una de las áreas.
Comisaria. Área que revisa y supervisa las actividades y los movimientos que realiza el Sistema DIF-
Morelos; es asignada por la Secretaria de la Contraloría.
Comisión. Función o tarea encomendada a un servidor público para el desempeño de sus actividades.
Fondo Revolvente. Cantidad de recurso mensual asignada a cada centro de costo para efectuar gastos
relacionados con el desarrollo de sus actividades.
Gastos a Comprobar. Tramite de solicitud de cheque requerimiento del recurso para el desarrollo de una
actividad encomendada para representar al Sistema DIF-Morelos.
Gastos Erogados. Tramite de solicitud de gastos que fueron efectuados debido a una contingencia en un
centro de costo.
RFC. Registro Federal de Contribuyentes.
Recibo DIF. Documento propio de este Sistema DIF-Morelos, que servirá como comprobante de gastos
menores.
Servidor Público. Persona que trabaja para dependencias del Sector Publico.
Titular. Persona que está a cargo de un centro de costo.
Viáticos. Gastos efectuados por realizar alguna comisión.
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VI. FORMATOS
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VII. INSTRUCTIVO DE LLENADO DE SOLICITUD DE PAGO
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE PAGO
Es el formato que se utilizara para tramitar ante la Subdirección de Recursos Financieros pagos a terceros por diferentes conceptos, apertura y reposición de fondo revolvente, solicitudes de gastos a comprobar y reembolso de gastos.
1. Se deberá marcar con una X el tipo de pago según formato a realizar.
(Ver descripción de trámite en el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos)
2. Realizar el desglose de impuestos según corresponda, en caso de no aplicar impuestos dejar espacios en
blanco.
3. Datos del beneficiario, monto y justificación de pago.
A. Anotar tal como se muestre en el RFC el nombre de la persona física o la razón social de la persona moral
beneficiaria de la solicitud de pago.
B. Anotar la cantidad neta de pago en número y letra.
C. Anotar el concepto de pago, mencionando el número de comprobante fiscal, fecha del evento o servicio,
descripción del bien o servicio, motivo de la erogación o el objeto del contrato o convenio en caso en caso de
que corresponda.
D. Anotar la Dirección y entre paréntesis el Departamento o Subdirección para la cual se solicitó el recurso, bien o
servicio.
4. Origen y aplicación del recurso.
a) Anotar el número asignado como Centro de Costo al área responsable del gasto.
b) Anotar la clave del Programa Presupuestal vinculada con la ejecución del gasto asignada al área solicitante
según su POA autorizado.
c) Espacio en blanco para uso exclusivo del Departamento de Presupuesto para la asignación de la partida
presupuestal.
d) Anotar el tipo de subsidio origen del recurso con el cual se ejercerá el gasto.
e) Anotar el nombre del proyecto bajo el cual se están ejecutando las actividades motivo de la solicitud de pago.
5. En este campo deberá firmar el proveedor o beneficiario de la solicitud de pago. En el caso del tipo de pago
“Otros Pagos”, no es requerido la firma del beneficiario por tratarse de pago a terceros los cuales no es
posible obtener firma del beneficiario; en este caso firmara el solicitante como responsable.
6. En este campo deberá firmar el titular del centro de costos que dio origen a la solicitud de pago.
Cabe señalar que la solicitud de pago deberá entregarse al Departamento de Contabilidad para trámite de pago, una vez que el solicitante y responsable de la ejecución del gasto ya ha revisado que:
El gasto se ejecute en apego a su presupuesto autorizado y a los principios de austeridad, racionalidad y
disciplina presupuestaria establecidas en el Decreto de Austeridad para la Administración Pública Estatal del
Estado de Morelos.
El uso de los recursos públicos se realicen con la mayor eficiencia, eficacia y transparencia.
El procedimiento de adjudicación se haya realizado en apego a las leyes y disposiciones legales aplicables.
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Los cálculos, comprobante, información, evidencia y anexos sean correctos y veraces.
7. En este campo deberá firmar el jefe inmediato del solicitante, validando la ejecución del gasto.
8. En este campo deberá firmarse de acuerdo a lo siguiente:
I. Gastos por concepto de pago de honorarios deberán ser firmados por la Subdirectora de Recursos Humanos
y Desarrollo de personal, validando el cumplimiento a los Artículos 28 y 35 del Decreto de Austeridad para la
Administración Pública Estatal del Estado de Morelos.
II. Gastos por concepto de mantenimientos a vehículos deberá ser firmado por el Subdirector de Recursos
Materiales y control Patrimonial, validando el cumplimiento a los Artículos 50, 51, 54, 56 y 57 del Decreto de
Austeridad para la Administración Pública Estatal del Estado de Morelos.
III. En general salvo los gastos mencionados en anteriormente, deberán ser firmados por el Director de
Administración, validando el cumplimiento a los lineamientos del Decreto de Austeridad para la Administración
Pública Estatal del Estado de Morelos y en apego al Artículo 29 del Reglamento Interno del Sistema para el
Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.
9. En este campo deberá firmar el Subdirector de Recursos Financieros, una vez revisado que el procedimiento
haya sido entregado al Departamento de Contabilidad de acuerdo a lo señalado en el Manual para la Operación,
Manejo y Control de Fondo Revolvente y otros Gastos.
10. En este campo deberá firma el Director de Administración autorizando la ejecución del gasto.
11. Espacio para sello del Departamento de Contabilidad.
12. Espacio para sello del Departamento de Presupuesto.
13. Espacio para sello del Departamento de Tesorería.
Nota: Deberá entregarse al Departamento de Contabilidad la solicitud de pago debidamente firmada. Únicamente quedando bajo responsabilidad de la Subdirección de Recursos Financieros recabar las firmas del Punto 9 y 10.
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PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
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HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Clave: PR-DAF-DC-02
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HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento para la Contabilización y Elaboración de Estados Financieros El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Clave: PR-DAF-DC-02
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Elaboró:
C. Alan Reyes García Jefe del Departamento de Contabilidad
Revisó:
L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Elaborar los Estados Financieros de acuerdo a lo establecido por el Consejo de Armonización Contable y a la Ley de Contabilidad Gubernamental, para la correcta difusión de la información financiera-contable. 2. Alcance: Este procedimiento aplica:
Departamento de Contabilidad
Departamento de Presupuesto
Departamento de Tesorería
Subdirección de Recursos Financieros
Dirección de Administración y Finanzas
Comisaria Sistema DIF 3. Referencias:
Ley General de Contabilidad Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos Código Fiscal de la Federación Art. 29-a Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, III, VI, IX, XIV, publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Contabilidad, elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Estados Financieros: Documentos que plasman la información contable del Sistema DIF Morelos, conformados por el Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades, Estado de Flujo de Efectivo y Estado Analítico del Activo. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Clave: PR-DAF-DC-02
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6.1. Diagrama de flujo
Depurar los saldos
incorrectos y realizan
corrección
Póliza de Diario Póliza de Egresos
Transferencias bancarias y cheques
INICIO
Se realiza el Devengado y Ejercido
de Gasto y Póliza Diario y Egreso
2
Recibir las pólizas para contabilizar del
Departamento de Tesorería
1
¿Están correctas las
conciliaciones?
6
Se verifica que todas las operaciones
financieras realizadas durante el mes estén
debidamente registradas
3
3
7
Conciliaciones Bancarias
Realizar conciliaciones bancarias
4
No
Si
PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Clave: PR-DAF-DC-02
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Estados Financieros
Imprimir los Estados Financieros para revisión
10
Estados Financieros firmados
Recabar las firmas en Estados Financieros
FIN
12 5
¿Están correctos los
saldos en Estados
Financieros?
7
T
Balanza de Comprobación
Revisar saldos y movimientos en
Balanza de Comprobación
7
¿Están correctos los saldos en Balanza de
Comprobación?
Depurar los saldos
incorrectos y realizar
correcciones 9
7
-Estados de Situación Financiera -Estado de Actividades -Estado de Flujo de Efectivo -Estado Analítico del Activo -Estado Analítico de Ingresos Presupuestales -Estado del Ejercicio Presupuestal
8
No
Si
Si
No
11
PROCEDIMIENTO
CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Clave: PR-DAF-DC-02
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6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Secretaria
Recibe del Departamento de Tesorería las transferencias y cheques pagados en el mes, así como solicitudes pendientes de pago que afecten el mes a contabilizar para crear provisiones. Turna al responsable de contabilizar la póliza cheque o transferencia, de acuerdo a la cuenta bancaria y tipo de subsidio que corresponda el pago.
Transferencias Bancarias, Cheques
y Solicitudes de pago para Provisión
2
Contador A
Profesionista
Captura la información en el Sistema SCODAP. Realizar el momento presupuestal Devengado de Gasto (generar Contra recibo) y realizar simultáneamente el momento contable mediante una póliza diario. Realizar el momento presupuestal Ejercido y Pagado de Gasto (generar movimiento bancario) y realizar simultáneamente el momento contable mediante una póliza de egresos.
Póliza Diario (contra recibo)
Póliza Egresos
(movimiento bancario)
3 Contador A
Profesionista
Se verifica que todas las operaciones financieras realizadas durante el mes estén debidamente registradas en el sistema de Contabilidad, capturándose aquellas que resulten faltantes (De acuerdo a Paso2).
4
Contador A
Profesionista
Jefe de Departamento
Se realizan conciliaciones bancarias, mediante la revisión de la información capturada en el Sistema Contable SCODAP, emitiéndose un Auxiliar Contable de cada cuenta bancaria y comparando contra estado de cuenta y auxiliar del área de tesorería.
Auxiliar Contabilidad
Estado de Cuenta
Conciliación
Bancaria
5
Contador A
Profesionista
Jefe de
Departamento
Si las conciliaciones bancarias son correctas proceder al paso 7, en caso de estar incorrectas ir al paso 6.
6
Contador A
Profesionista
Jefe de
Departamento
Revisa los saldos incorrectos, se identifica información pendiente de ingresar al sistema, se realizan correcciones. Una vez hecho esto regresar al Paso 3.
PROCEDIMIENTO
CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Clave: PR-DAF-DC-02
Revisión: 0
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6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
7 Jefe de
Departamento
Se emite Balanza de Comprobación del Sistema de contabilidad SCODAP, revisando los saldos y movimientos reflejados en balanza y depurando aquellos que presenten errores en captura, saldo contrarios a la naturaleza de la cuenta, saldos irregulares.. Se debe verificar que las cuentas contables cuenten con saldos reales, confiables y actualizados.
Balanza de Comprobación
8 Jefe de
Departamento
Si la información presentada en Balanza de Comprobación es correcta proceder al paso 10, en caso de estar incorrectas ir al paso 9.
9 Jefe de
Departamento
Revisar las causas por las cuales los saldos en las cuentas contables son incorrectos y realizar correcciones. Una vez hecho esto regresar al Paso 7.
10
Jefes de Departamento (Contabilidad, Presupuesto,
Tesorería)
Subdirector Recursos
Financieros
Imprime Estados Financieros para su revisión y análisis de saldos, así como identificar errores contables y/o información pendiente de capturar en el sistema. Se analizan las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, así como las cuentas de resultado. Se revisan las reducciones o ampliaciones a los presupuestos de ingresos y egresos. Se revisan cuadres presupuestales entre Bancos y Presupuesto.
- - - Estados de Situación Financiera - - - Estado de Actividades - - - Estado de Variación en la Hacienda Publica - - - Estado de Cambios en la Situación Financiera - - - Estado de Flujo de Efectivo - - - Estado Analítico del Activo - - - Estado Analítico de Ingresos Presupuestales - - - Estado Analítico de Egresos Presupuestales
11 Jefe de
Departamento
¿Están correctos los saldos en Estados Financieros? Si están correctos los Estados Financieros se pasa al paso 12, en caso de estar incorrectos regresar al paso 7.
PROCEDIMIENTO
CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Clave: PR-DAF-DC-02
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Estados Financieros
Departamento de Contabilidad
5 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO ELABORACION E INTEGRACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION E INTEGRACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboración e Integración del Presupuesto Anual del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO ELABORACION E INTEGRACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C.P. Juan José Rodríguez Gómez Jefa del Departamento de Presupuesto
Revisó:
L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Dar el panorama verdadero a las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos al mostrar con precisión en qué se puede gastar su presupuesto; le permite desarrollar un plan por adelantado para satisfacer sus necesidades y decidir que verdaderamente se puede hacer en el año en particular. Su presupuesto le da un plan de gastos a seguir entonces se tendrá la certeza de no gastar más de lo que se tiene presupuestado. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas del Sistema 3. Referencias:
Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción II, IIII, XIII, XXI publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto público del Estado de Morelos. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Presupuesto elaborar e implementar este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones:
Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:
Gastos Proyectados: la cantidad de dinero que se espera gastar en el año fiscal venidero, desglosado en las categorías que se esperan gastar -- salarios, materiales de oficina, bienes, enajenaciones, servicios etc.
Presupuestación: Son las acciones encaminadas a cuantificar monetariamente los recurso humanos y materiales para cumplir con los programas establecidos en un determinado periodo; comprende las tareas de formulación, discusión y aprobación, ejecución, control y evaluación del presupuesto , atendiendo a los lineamientos generales que conforman por parte de las áreas competentes, los criterios y procedimientos a aplicarse para llevarse a cabo.
Presupuesto Asignado: Es el importe destinado a cubrir las erogaciones previstas en programas, proyectos y unidades presupuestarias, necesarias para el logro de los objetivos y metas programadas.
Presupuesto Aprobado: Es el monto total de recursos aprobados a una dependencia o entidad de gobierno estatal, para realizar la liberación de recursos necesarios para sus programas y/o proyectos.
Presupuesto por Programa: Es la técnica presupuestaria que se orienta a la identificación de las actividades desarrolladas por una entidad económica. Pone en especial atención a las acciones que se realizan, más que a los bienes y servicios que se adquieren.
Es un instrumento de administración financiera que presupone la interpretación de los lineamientos que influyen de la planeación. Contiene un conjunto armónico de programas y proyectos que se han de realizar a corto plazo y que permite la racionalización en el uso de recursos al determinar objetivos y metas. Asimismo, permite identificar responsables de programa y establecer las acciones concretas para obtener los fines deseados.
6. Método de Trabajo
6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO ELABORACION E INTEGRACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-01
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
3
Presupuesto de Egresos
Oficio de Requerimiento Presupuestal
4
INICIO
Revisar y analizar el anteproyecto de presupuesto, solicitado por cada dirección del Sistema, se realiza un comparativo con el presupuesto ejercido de cada dirección del ejercicio anterior para asignar presupuesto a cada una de las direcciones de acuerdo a sus necesidades básicas y poder cubrir sus programas establecidos en el POA. En cuanto al capítulo 1000 es en base a lo que solicita la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal según tabulador y plantilla autorizados
2
Elaborar el Presupuesto de Egresos anual calendarizado para su autorización y validación
Solicitar a las Unidades Administrativas por oficio el Anteproyecto de Presupuesto anual requerido para el
cumplimiento de sus metas y objetivos.
1
PROCEDIMIENTO ELABORACION E INTEGRACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Oficio de Suficiencia Presupuestal.
Convocar a las Unidades
Administrativas para dar a conocer el Presupuesto Autorizado
7
FIN
Se conecta con el procedimiento de la Subdirección de Recursos Financieros
Se envía a la Secretaria de Hacienda de Gobierno del Estado para su aprobación
6
Enviar a la Secretaria de Salud
para su validación correspondiente
Esta correcto el proyecto? 5
5
6
No
Si
PROCEDIMIENTO ELABORACION E INTEGRACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-01
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de
Trabajo (No. de Control)
1
Subdirector/a de Recursos Financieros
(SRF)
Solicita mediante un oficio que elabora la secretaria de la
misma área y la cual hace llegar a las Unidades Administrativas;
Este contendrá el anteproyecto de presupuesto anual requerido para el cumplimiento de sus metas y objetivos.
Oficio de Requerimiento Presupuestal
2
Jefe de
Departamento de
Presupuesto (JDP)
Técnico
Especializado (TE)
Analiza y revisa el anteproyecto de presupuesto solicitado por cada dirección que integra el Sistema DIF Morelos, se
realiza un comparativo con el presupuesto ejercido de cada dirección del ejercicio anterior para asignarle presupuesto de
acuerdo a sus necesidades básicas y poder cubrir sus programas establecidos en el POA. Así mismo en el capítulo
1000 se presupuesta de acuerdo a lo solicitado por la Subdirección de Administración y desarrollo de personal
según su tabulador y platilla autorizados.
3 JDP
Elabora el Presupuesto de Egresos anual calendarizado para su autorización y validación
Presupuesto de Egresos
4 JDP
Envía a la Secretaria de Salud para su validación
correspondiente. Si esta correcto el presupuesto se envía a la secretaria de hacienda para su revisión y aprobación ,de lo contrario se
hacen las modificaciones pertinentes
Anteproyecto de presupuesto
5 JDP Se envía el anteproyecto con as modificaciones a la
Secretaria de Hacienda del Gobierno del Estado para su aprobación
Anteproyecto de presupuesto
6 SRF
Convoca a las Unidades Administrativas para dar a conocer
el Presupuesto Autorizado
Se conecta con el procedimiento de la Subdirección de Recursos Financieros
Con esta actividad da fin el procedimiento
Oficio de Suficiencia Presupuestal
PROCEDIMIENTO ELABORACION E INTEGRACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Oficio: Requerido por cada área para sus gastos, (compras, servicios, bienes, enajenaciones etc.) calendarizado.
Departamento de Presupuesto
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y AFECTACION DE LOS TECHOS FINANCIEROS-PRESUPUESTALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-02
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y AFECTACION DE LOS TECHOS FINANCIEROS-PRESUPUESTALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-02
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboracion y Afectacion de los Techos Financieros -Presupuestales de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y AFECTACION DE LOS TECHOS FINANCIEROS-PRESUPUESTALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-02
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C.P. Juan José Rodríguez Gómez Jefe del Departamento de Presupuesto
Reviso:
L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Elaborar y afectar el presupuesto de egresos de manera ordena, sistemática y funcional de cada área solicitante (compras, servicios, adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos etc.)
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas del Sistema
6. Referencias:
Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos Artículo 29 fracción II, IIII, XIII, XXI publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto público del Estado de Morelos.
7. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Presupuesto elaborar e implementar este
procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros revisar y vigilar el cumplimiento de este
procedimiento Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este
procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
8. Definiciones:
Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:
Techo financiero: Límite máximo del presupuesto que se asigna en un periodo determinado, generalmente un año, a una dependencia o entidad del Gobierno estatal el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y AFECTACION DE LOS TECHOS FINANCIEROS-PRESUPUESTALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-02
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Elaboración del Techo
Presupuestal
Elaboración del Techo
Presupuestal
Oficio de solicitud de Techo Presupuestal
INICIO
Enviar para su revisión a la
Subdirección de Recursos Financieros
3
Recibir mediante un oficio la solicitud del techo presupuestal. Mediante el
cual las áreas solicitan el ejercicio de su presupuesto para el pago de
(servicios, compras, adquisiciones, etc.)
1
Elaborar y asignar la partida de gasto en el o los mes de afectación y origen del Recurso, se firma por el Jefe del
depto. de Presupuesto. Y se apeguen a los montos establecidos
2
Después de revisión de la Subdirección de la Recursos Financieros, se envía a la Dirección de Administración y Finanzas para la autorización de la firma del techo
4
Elaboración del Techo Presupuestal
Enviar al Depto. de Presupuesto para que este se encargue de entregarlo al área que lo solicito, así como entregar copia al área de Jurídico, si es que así
se requiere para la elaboración de contratos.
5
FIN
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y AFECTACION DE LOS TECHOS FINANCIEROS-PRESUPUESTALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-02
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Profesionista
Recibe mediante un oficio la solicitud del techo presupuestal. Mediante el cual las áreas solicitan el ejercicio de su presupuesto para el pago de (servicios, compras, adquisiciones, etc.)
Oficio de Solicitud de Techo Presupuestal
2
Profesionista y Técnico
Especializado
Elabora y asigna partida presupuestal de gasto en el o los meses de afectación y origen del Recurso, se Firma por el jefe de departamento de presupuesto, así mismo se apeguen a los montos establecidos para el procedimientos correspondiente y en apego a las reglas de operación y convenios de coordinación.
Elaboración del Techo Presupuestal
3 Jefe de Oficina
Envía para su revisión a la Subdirección de Recursos Financieros.
Elaboración del Techo
Presupuestal
4 Profesionista
Después de revisión de la Subdirección de Recursos Financieros ,se envía a la Dirección de Administración y Finanzas para la autorización de la firma del techo
Elaboración del Techo Presupuestal
5
Después de reunir las firmas correspondientes regresar al área de Presupuesto para que este se encargue de entregarlo al área que lo solicito, así como entregar copia al área jurídica. Se conecta con el procedimiento de Afectación Presupuestal de Pago de servicios, Requisiciones de compra, Gastos Erogados etc. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Elaboración del Techo
Presupuestal
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y AFECTACION DE LOS TECHOS FINANCIEROS-PRESUPUESTALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL
SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-DP-02
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Oficio de Techo Presupuestal
Departamento de Presupuesto
5 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO AFECTACION PRESUPUESTAL DE PAGO DE SERVICIOS,
REQUERIMIENTOS DE COMPRAS, GASTOS A COMPROBAR,GASTOS EROGADOS, FONDOS REVOLVENTES ETC
Clave: PR-DAF-DP-03
Revisión: 0
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO AFECTACION PRESUPUESTAL DE PAGO DE SERVICIOS,
REQUERIMIENTOS DE COMPRAS, GASTOS A COMPROBAR,GASTOS EROGADOS, FONDOS REVOLVENTES ETC
Clave: PR-DAF-DP-03
Revisión: 0
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de de afectación presupuestal de pago de servicios, requerimientos de compras, gastos a comprobar, gastos erogados, fondos revolventes etc. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO AFECTACION PRESUPUESTAL DE PAGO DE SERVICIOS,
REQUERIMIENTOS DE COMPRAS, GASTOS A COMPROBAR,GASTOS EROGADOS, FONDOS REVOLVENTES ETC
Clave: PR-DAF-DP-03
Revisión: 0
Pág. 3 de 8
Elaboró:
C.P. Juan José Rodríguez Gómez Jefe del Departamento de Presupuesto
Revisó:
L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Asignar las partidas del gasto de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto de Egresos aprobado para el ejercicio presupuestal correspondiente de todas y cada una de las Unidades Administrativas que integran el Sistema Integral de la Familia para el Estado de Morelos, de forma calendarizada, con el propósito de optimizar la aplicación de los recursos que ejercen las áreas que integran el (DIF) para su aplicación y cumplimiento de metas y objetivos institucionales. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas que integran el Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:
Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción II, IIII, XIII, XXI publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto público del Estado de Morelos. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Presupuesto, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Clasificación Económica del Gasto: Es el elemento de la programación presupuestaria que permite identificar cada renglón de gasto según su naturaleza económica, corriente o de capital: los gastos corrientes no aumentan los activos del Estado, mientras que los de capital son aquellos que incrementan la capacidad de producción, como la inversión física directa y las inversiones financieras propiamente dichas. Esta distribución permite medir la influencia que ejerce el gasto público en la economía.
Clasificador por Objeto del Gasto: Es el listado ordenado, homogéneo y coherente que permite identificar los bienes y servicios, que el sector público demanda para desarrollar sus acciones, agrupándolas en capítulos, conceptos y partidas presupuestales. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO AFECTACION PRESUPUESTAL DE PAGO DE SERVICIOS,
REQUERIMIENTOS DE COMPRAS, GASTOS A COMPROBAR,GASTOS EROGADOS, FONDOS REVOLVENTES ETC
Clave: PR-DAF-DP-03
Revisión: 0
Pág. 4 de 8
6.1. Diagrama de flujo
“solicitud de pago “
Asignar subsidio y partida, y se registra
precompromiso y compromiso en el sistema contable gubernamental.
Para afectación Presupuestal
“Solicitud de Pago (Formatos autorizados en
el manual para la operación, control,
manejo y operación de fondo revolvente y otros
gastos).
5
INICIO
4
Recibir formato de “Solicitud de pago del
área de contabilidad para asignación presupuestal”:
1
Asignar número de folio y registrar en base de
datos correspondiente según Registrar y asignar número de folio y registra la solicitud en
el sistema de tramité para el ejercicio del presupuesto.
3
Verificar suficiencia
presupuestal Se
Reasignan
2
No
No
PROCEDIMIENTO AFECTACION PRESUPUESTAL DE PAGO DE SERVICIOS,
REQUERIMIENTOS DE COMPRAS, GASTOS A COMPROBAR,GASTOS EROGADOS, FONDOS REVOLVENTES ETC
Clave: PR-DAF-DP-03
Revisión: 0
Pág. 5 de 8
Solicitud de Transferencia Presupuestal
Solicitud de Transferencia Presupuestal
Formatos transferencias presupuestales
Solicitud de Transferencia Presupuestal
Verificar si alguna partida no cuenta con suficiencia presupuestal, se asigna suficiencia presupuestal considerando presupuesto por ejercer del mismo capítulo, sin embargo si no se cuenta con suficiencia presupuestal en el capítulo se solicitara el formato ”Solicitud de Transferencias Presupuestales”.
Realizar la reasignación o la transferencia según sea el caso para poder realizar la captura del gasto en el programa de contabilidad y poder seguir con el trámite correspondiente
6
Realizar en Excel la caratula de autorización de transferencia y se solicita la firma de la Subdirección de Recursos Financieros el Vo.Bo. de la Dirección de Administración y Finanzas y la autorización de Dirección General.
7
FIN
Someter a la aprobación de Junta de
Gobierno autorización de transferencia presupuestal, se realiza su aprobación y se
envía a la Secretaria de Hacienda, solicitando la autorización de dichas
transferencias para poder tener el respaldo de dicha institución, como se especifica en el
decreto de austeridad
Realizar la afectación presupuestal con el programa de contabilidad gubernamental de acuerdo al gasto, con su respectiva partida,
originando un pre compromiso y compromiso y después se entrega al área de Tesorería
para su debido pago.
8
9
5
PROCEDIMIENTO AFECTACION PRESUPUESTAL DE PAGO DE SERVICIOS,
REQUERIMIENTOS DE COMPRAS, GASTOS A COMPROBAR,GASTOS EROGADOS, FONDOS REVOLVENTES ETC
Clave: PR-DAF-DP-03
Revisión: 0
Pág. 6 de 8
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1 Profesionista Recibe formato de “Solicitud de pago” mediante el cual las areas
administrativas solicitan el ejercicio de su presupuesto para el pago de bienes, servicios u otros pagos.
“Solicitud de pago”
2 Técnico
Especializado Verifica la suficiencia presupuestal del gasto, si tienen pasa para su debido tramite, de lo contrario se le reasigna de otra partida
“Solicitud de pago “
3 Profesionista
Técnico Especializado
Asigna número de folio y se registra en base de datos correspondientes, para su debido trámite para el ejercicio
presupuestal.
“Solicitud de pago”
4
Técnico Especializado
Se asigna subsidio, partida y se registra en el programa de contabilidad Gubernamental para generar un pre compromiso y
compromiso “Solicitud de pago “
5 Técnico
Especializado
Verificar si alguna partida no cuenta con suficiencia presupuestal, se asigna suficiencia presupuestal considerando presupuesto por
ejercer del mismo capítulo, sin embargo si no cuenta con suficiencia presupuestal en el capítulo, se solicitara el formato de
“solicitud de transferencia presupuestales “
6 JDP
Técnico Especializado
Se realiza la reasignación o transferencia según sea el caso para poder realizar la captura del gasto en el programa de contabilidad
y poder seguir con el trámite correspondiente
Formatos Transferencias Presupuestales
7 JDP
Técnico Especializado
Se realiza en Excel la caratula de autorización de transferencia y se solicita la firma de la Subdirección de Recursos Financieros,
EL Vo.Bo. de la Dirección de Administración y Finanzas y la Autorización de Dirección General.
Solicitud de Transferencia Presupuestal
8
Subdirectora de Recursos Financieros
Someter aprobación de junta de gobierno autorización de transferencia presupuestal, se realiza su aprobación y se envía a la Secretaria de Hacienda ,solicitando la autorización de dichas transferencias para poder tener el respaldo de dicha institución
como se especifica en el decreto de austeridad
Solicitud de Transferencia Presupuestal
9
Técnico
Profesional Jefe de Oficina
Se realiza la afectación presupuestal con el programa de contabilidad gubernamental de acuerdo al gasto, con su
respectiva partida, originando un pre compromiso y compromiso y después se entrega al área de Tesorería para su debido pago.
Con esta actividad da fin el procedimiento.
Solicitud de Pago
PROCEDIMIENTO AFECTACION PRESUPUESTAL DE PAGO DE SERVICIOS,
REQUERIMIENTOS DE COMPRAS, GASTOS A COMPROBAR,GASTOS EROGADOS, FONDOS REVOLVENTES ETC
Clave: PR-DAF-DP-03
Revisión: 0
Pág. 8 de 8
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Oficio de Transferencia Presupuestal
Departamento de Presupuesto
5 Años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO PAGO DE SOLICITUDES EN TESORERIA
Clave: PR-DAF-DTIP-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO PAGO DE SOLICITUDES EN TESORERIA
Clave: PR-DAF-DTIP-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de pago de Solicitudes en Tesorería El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO PAGO DE SOLICITUDES EN TESORERIA
Clave: PR-DAF-DTIP-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C.P. Félix Alberto García García Jefe de Departamento de Tesorería e
Ingresos Propios
Revisó:
L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Realizar los pagos Asignados por las partidas del gasto de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto de Egresos aprobado para el ejercicio presupuestal correspondiente de todas y cada una de las Unidades Administrativas que integran el Sistema Integral de la Familia para el Estado de Morelos , con el propósito de optimizar la aplicación de los recursos que ejercen las áreas que integran al Sistema DIF del Estado de Morelos para su aplicación y cumplimiento de metas y objetivos institucionales. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas que integran el Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:
Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción II, IIII, XIII, XXI publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto público del Estado de Morelos. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Tesorería e Ingresos Propios, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de la Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Solicitud de pago: Al formato elaborado y requisitado por el área administrativa y el área operativa del cual emite dicho documento. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO PAGO DE SOLICITUDES EN TESORERIA
Clave: PR-DAF-DTIP-01
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
Base de datos
6.1. Diagrama de flujo
Solicitud de pago
6
INICIO
Verificar que los datos del formato mencionado sean
correctos ya que la documentación soporte que
justifica el gasto ya fue revisada por el área de
Contabilidad
2
Se captura en base de datos de Tesorería y se le asigna
un folio.
5
Recibir formato de “Solicitud de pago” del area de
Presupuesto
1
Regresar el trámite al departamento de
Contabilidad para solicitar al área correspondiente la
documentación que le haga falta.
¿Cumple con los requisitos?
FIN
PROCEDIMIENTO PAGO DE SOLICITUDES EN TESORERIA
Clave: PR-DAF-DTIP-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Cheque y Póliza
Comprobante de pago
Se capturan los datos bancarios del beneficiario en el portal del banco que corresponda.
11
Se verifica que la cuenta bancaria de
donde saldrá el recurso tenga saldo disponible para poder ejecutar el
pago
6
Se elabora el cheque con los datos
correspondientes y se verifican que sean
correctos
7
FIN
¿Qué método de pago se utilizará?
Se manda a firma de Dirección de
Administración y Finanzas y
posteriormente de Dirección General
8
Se notifica al beneficiario para que
recoja su cheque en las oficinas de la tesorería.
9
Se entrega el cheque al beneficiario, el cual debe presentar una identificación oficial vigente y firmar de conformidad en la
póliza. 10
Se ejecuta el pago, se imprime el comprobante del mismo y se notifica a quien corresponda.
12
FIN
Transferencia
Cheque
PROCEDIMIENTO PAGO DE SOLICITUDES EN TESORERIA
Clave: PR-DAF-DTIP-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Secretaria (S)
Recibe formato de “Solicitud de pago” del area de Presupuesto
“solicitud de pago”
2
Secretaria (S)
Contador (C)
Verifica que los datos del formato mencionado sean correctos ya que la documentación soporte que justifica el gasto ya fue revisada por el área de contabilidad la cual verifica que cumpla con los requisitos fiscales vigentes.
“solicitud de pago “
3
Jefe de Departamento de Tesorería e
Ingresos Propios
(JDTeIP)
¿Cumple con los requisitos? Si la respuesta es NO, pasa a la actividad 4. Si la respuesta es SI, pasa a la actividad 5.
4 S Regresa al área de Contabilidad para la documentación que le haga falta a la solicitud de Pago.
5 S Captura en base de datos en tesorería y se le asigna un folio para llevar un control interno
“base de datos”
6 C Verifica que la cuenta bancaria de donde saldrá el recurso tenga saldo disponible para poder ejecutar el pago.
8 JDTeIP
¿Qué método de pago se utilizará? TRANSFERENCIA pasa a actividad no. 11 CHEQUE pasa a actividad no. 7
7 S Elabora el cheque con los datos correspondientes y se verifican que sean correctos
“Cheque póliza“
8 S Manda a firma de Dirección de Administración y Finanzas y posteriormente de Dirección General
9 S Notifica al beneficiario para que recoja su cheque en las oficinas de la tesorería
10 S Entrega el cheque al beneficiario, el cual debe presentar una identificación oficial vigente y firmar de conformidad en la póliza.
11 JDTeIP Captura los datos bancarios del beneficiario en el portal del banco que corresponda.
12 JDTeIP
Ejecuta el pago, se imprime el comprobante del mismo y se notifica a quien corresponda. Con esta actividad se da fin al procedimiento.
“Comprobante de pago”
PROCEDIMIENTO PAGO DE SOLICITUDES EN TESORERIA
Clave: PR-DAF-DTIP-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Solicitud de Pago
Departamento de Tesorería e Ingresos
Propios
5 Años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO RECEPCION DE INGRESOS (CUOTAS Y REINTEGROS)
Clave: PR-DAF-DTIP-02
Revisión: 0
Pág. 1 de 6
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO RECEPCION DE INGRESOS (CUOTAS Y REINTEGROS)
Clave: PR-DAF-DTIP-02
Revisión: 0
Pág. 2 de 6
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de recepción de ingresos (cuotas y reintegros). El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO RECEPCION DE INGRESOS (CUOTAS Y REINTEGROS)
Clave: PR-DAF-DTIP-02
Revisión: 0
Pág. 3 de 6
Elaboró:
C. Félix Alberto García García Jefe de Departamento de Tesorería e
Ingresos Propios
Revisó:
L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Concentrar y administrar los ingresos percibidos por concepto de cuotas de recuperación de las diferentes aéreas correspondientes. También los reintegros en efectivo que corresponde al recurso no operado 2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todas las unidades operativas y administrativas del Sistema 3. Referencias:
Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XV y XXX, publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. 3. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Tesorería e Ingresos Propios, elaborar,
implementar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de
este procedimiento. Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este
procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
4. Definiciones:
Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: RECIBO OFICIAL: Documento con validez fiscal utilizado como comprobante para la recepción de ingresos 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO RECEPCION DE INGRESOS (CUOTAS Y REINTEGROS)
Clave: PR-DAF-DTIP-02
Revisión: 0
Pág. 4 de 6
No
Si
Base de datos
6.1. Diagrama de flujo
INICIO
Verificar que la cantidad depositada y el número de cuenta sea el correcto y que correspondan a sus papeles de trabajo
2
Capturar toda la información requerida en la base de datos
utilizada específicamente para recepción de ingresos.
3
Recibir las fichas de depósito correspondientes, legibles, pegadas en hojas tamaño
carta y ordenadas de manera ascendiente conforme a la
fecha de depósito
1
Se emite el comprobante fiscal
(CFDI) y se le entrega al responsable.
4
FIN
Se devuelve al área correspondiente
¿La información es
correcta? FIN
Papeles de trabajo del área
correspondiente
Fichas de Deposito
Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
PROCEDIMIENTO RECEPCION DE INGRESOS (CUOTAS Y REINTEGROS)
Clave: PR-DAF-DTIP-02
Revisión: 0
Pág. 5 de 6
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1 Contador
(C)
Recibir las fichas de depósito correspondientes, legibles, pegadas en hojas tamaño carta y ordenadas de manera
ascendiente conforme a la fecha de depósito
Fichas de Deposito
Papeles de trabajo del área correspondiente
2 C Verifica que la cantidad depositada y el número de cuenta sea el
correcto y que correspondan a sus papeles de trabajo.
3 C
Captura toda la información requerida en la base de datos utilizada específicamente para recepción de ingresos, con la que a partir de esta, se elabora un recibo oficial (CFDI), se imprime,
se firma y sella.
En caso de requerirlo, se adjunta y se envía de manera electrónica por correo
Base de datos
4
Jefe de Departamento de Tesorería e
Ingresos (JDTeIP)
Se le entrega al responsable el comprobante fiscal (CFDI).
Con esta actividad da fin el procedimiento.
Comprobante Fiscal Digital por Internet
(CFDI)
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE ADEUDOS DE LOS PROGRAMAS
ALIMENTARIOS
Clave: PR-DAF-DTIP-03
Revisión: 0
Pág. 1 de 6
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Papeles de Trabajo
Departamento de Tesorería e Ingresos
Propios
5 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE ADEUDOS DE LOS PROGRAMAS
ALIMENTARIOS
Clave: PR-DAF-DTIP-03
Revisión: 0
Pág. 1 de 6
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014
2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE ADEUDOS DE LOS PROGRAMAS
ALIMENTARIOS
Clave: PR-DAF-DTIP-03
Revisión: 0
Pág. 2 de 6
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del Procedimiento de Recuperación de Adeudos de los Programas Alimentarios. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición Subdirección Jurídica
001
002
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE ADEUDOS DE LOS PROGRAMAS
ALIMENTARIOS
Clave: PR-DAF-DTIP-03
Revisión: 0
Pág. 3 de 6
Elaboró:
C. Félix Alberto García García Jefe del Departamento de Tesorería e
Ingresos Propios
Revisó:
Lic. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Dirección de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Llevar a cabo un control, tomando medidas preventivas, evitando la acumulación de adeudos incobrables por concepto de cuotas de recuperación de los Programas Alimentarios. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a la Dirección de Administración y Finanzas, Subdirección de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería e Ingresos Propios, a la Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición y a la Subdirección Jurídica del Sistema DIF para el Estado de Morelos. 3. Referencias:
Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 46 publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Tesorería e Ingresos Propios, elaborar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar, implementar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas, aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: DAyF.- Dirección de Administración y Finanzas DSAyN.- Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición. DTeIP.- Departamento de Tesorería e Ingresos Propios. PA.- Programas Alimentarios.
6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE ADEUDOS DE LOS PROGRAMAS
ALIMENTARIOS
Clave: PR-DAF-DTIP-03
Revisión: 0
Pág. 4 de 6
Registro Programación de Visitas.
Registro Programación de Visitas.
Oficio de Adeudo
Bitácora Registro de Visitas
Oficio de Adeudo Bitácora Registro
de Vistas
Se le notifica el adeudo mediante oficio y se registra en bitácora el motivo del porque no paga.
¿El beneficiario pago su adeudo?
5
INICIO
Analizar los adeudos que reflejan las bases de datos
1
Realizar Gestión de cobranza vía telefónica.
Realizar programación semanal para cobranza foránea
3
Salidas a los distintos municipios para la recuperación de cuotas y notificar adeudos.
4
Se registra el pago en las bases de datos para disminuir el adeudo.
Se archivan los documentos que sirven de evidencia de gestión de cobro.
Se envía semanalmente las bases de datos actualizadas al área de Nutrición y Abasto.
2
2
9
FIN
6.1. Diagrama de flujo
No
Si
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE ADEUDOS DE LOS PROGRAMAS
ALIMENTARIOS
Clave: PR-DAF-DTIP-03
Revisión: 0
Pág. 5 de 6
6.2 Descripción de actividades
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Administrativo Especializado
(AE)
Recibe la conciliación y los recibos de distribución Viene de la Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición. (DSAyN)
Conciliación de la
Distribución Mensual Recibo de distribución
del insumo Bitácora
2
AE
Realiza la revisión de la conciliación contra los recibos de distribución de los Programas Alimentarios.
Conciliación de la Distribución Mensual Recibo de distribución
del insumo
3
AE
¿La conciliación y los recibos de distribución son correctos? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 4. Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 5.
4
AE
Realiza las observaciones y regresa la conciliación a la DSAyN para su corrección, regresa a la actividad núm. 1
Conciliación y recibo de distribución del insumo
5
AE
Regresa una conciliación original revisada a la DSAyN y la otra conciliación original se archiva.
Conciliación y recibo de distribución del insumo
6
Auxiliar Administrativo (AA) y Jefe de Brigada
(JB)
Captura la información de los recibos distribución en las bases de datos.
Recibo de distribución de insumo de los
Programas Alimentarios
7
AE y AA
Envía mensualmente cartas de adeudo de los Programas alimentarios a la DSAyN para su distribución por medio del proveedor.
Cartas de adeudo
8
AE
Envía semanalmente las bases de adeudos a los Departamentos de Desayunos Escolares y Abasto.
Adeudos
9
AE, AA y JF
Lleva a cabo una revisión de los adeudos y hacer solicitudes de pago vía telefónica y por e- mail.
Registro de Adeudos, control de llamadas e impresión de los e-
mails.
10
AE, AA y JB
¿El beneficiario pago su adeudo? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 11 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 12
11
AE, AA y JB
Informa al beneficiario de los programas alimentarios vía telefónica o por e- mail, que se le visitara en su institución para que liquide su adeudo.
Carta de adeudo Registro de solicitudes de pago vía telefónica y
por e-mail.
12
AE
Informa mediante oficio a la DAyF, DSAyN y a la Subdirección Jurídica el resultado de las actividades realizadas. Se conecta con los procedimientos de la DSAyN y SJ.
Oficio
13
AE
Elabora el Informe mensual de las cuotas de recuperación y adeudos de los Programas Alimentarios y lo archiva. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Informe mensual de las cuotas de recuperación y de los adeudos de los Programas Alimentarios
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE ADEUDOS DE LOS PROGRAMAS
ALIMENTARIOS
Clave: PR-DAF-DTIP-03
Revisión: 0
Pág. 6 de 6
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 2 3
Cartas de adeudo Registro de requerimientos de pago vía telefónica, de los Programas Alimentarios. Visitas a las Instituciones beneficiarias de los Programas Alimentarios con adeudo.
Departamento de Tesorería e Ingresos
Propios
Departamento de Tesorería e Ingresos Propios
Departamento de Tesorería e Ingresos
Propios
2 años
2 años
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
2
3
Cartas de adeudo Registro de requerimientos de pago vía telefónica, de los Programas Alimentarios. Visitas a las Instituciones beneficiarias de los Programas Alimentarios con adeudo.
FO-DFA-DTIP-01 FO-DFA-DTIP-02 FO-DFA-DTIP-03
FORMATO CARTA DE ADEUDO DE LOS PROGRAMAS ALIMENTARIOS
Clave: FO-DAF-DTIP-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
fecha.
PRIM. LUIS DONALDO COLOSIO
LOCALIDAD DE EL CAMPANARIO
MUNICIPIO DE JIUTEPEC
Sirva el presente para enviarle un cordial saludo, así mismo solicito su invaluable apoyo para realizar el pago por
concepto de cuotas de recuperación del Programa de Desayunos Escolares Fríos, en las oficinas del Depto. de Tesorería
e Ingresos Propios del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, ubicadas en calle las
Quintas núm. 115, Col. Cantarranas C.P. 62468, Cuernavaca Morelos.
O en su caso realizar el pago en la cta. 0193001245 de Bancomer con la clave referenciada que lleva consigo el recibo de
distribución por la cantidad que se especifica a continuación, con fecha de corte 27 de Mayo del presente año.
CLAVE DIF CICLO ESCOLAR TOTAL DE ADEUDO
Lo anterior como una medida de carácter preventiva y a manera de supervisión en los adeudos de las Instituciones
beneficiarias del Programa de Desayunos Escolares Fríos y en apego en lo establecido por el art. 29 fracción XV del
Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.
Así mismo quedando a sus órdenes en el teléfono 314 10 10 ext. 109.
Sin más por el momento, me despido de Usted.
ATENTAMENTE
DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
C.c.p.- Archivo.
Dependencia: Sistema DIF Morelos
Área: Depto. De Tesorería e Ingresos
Propios
Núm. de Oficio:
FORMATO REGISTRÓ DE REQUERIMIENTOS DE PAGO VÍA TELEFÓNICA, DE
LOS PROGRAMAS ALIMENTARIOS.
Clave: FO-DAF-DTIP-02
Revisión: 0
Anexo 2 Pág. 1 de 2
DEPARTAMENTO DE TESORERIA E INGRESOS PROPIOS
NOMBRE DEL ENLACE
TELEFONO CLAVE DIF MUNICIPIO INSTITUCION LOCALIDAD TOTAL DE ADEUDO
FECHA
ELABORO
NOMBRE
FIRMA
_________________________________
______________________________
FORMATO REGISTRÓ DE REQUERIMIENTOS DE PAGO VÍA TELEFÓNICA, DE
LOS PROGRAMAS ALIMENTARIOS.
Clave: FO-DAF-DTIP-02
Revisión: 0
Anexo 2 Pág. 2 de 2
DEPARTAMENTO DE TESORERIA E INGRESOS PROPIOS
NOMBRE DE LA INSTITUCION CLAVE
DIF MUNICIPIO
NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA QUE RECIBE
SELLO DE LA ESCUELA
ELABORO:
REVISO:
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 10
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 3-9 Actualización del procedimiento Actualización del Manual de
Políticas y Procedimientos 12/Septiembre/2014
2 Todas Revisión Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
03/Agosto/2015
3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 10
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento de Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 10
Elaboró:
L.A. Jesús Hernández Altamirano Jefe del Departamento de Planeación,
Profesionalización y Vinculación Municipal
Revisó:
Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica
Autorizó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Asesorar a las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos, para la elaboración y/o actualización de Manuales Administrativos, con calidad y de una forma de trabajo unificada; optimizando tiempos de asesoría y enfatizando en el cumplimiento de las actividades programadas. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos, artículo 47, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 5030 del 28 de septiembre de 2012.
Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos, artículo 22 fracción IV, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.
Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 24 fracción XVIII, y artículo 29 fracción X, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2013 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Planeación y Profesionalización, elaborar, implementar y mantenerlo actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de el/la Subdirector de Planeación Estratégica, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:
Organismos Auxiliares: Son las Entidades de la administración pública paraestatal, que conducen sus actividades en forma programada y con sujeción a las disposiciones del Plan Estatal de Desarrollo, a la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, a su decreto o ley de creación, a los programas sectoriales correspondientes, así como a las políticas y lineamientos de coordinación de la Secretaría o Dependencia a la cual estén sectorizados.
Apartados: Serie de párrafos que se encuentran seccionados dentro de los manuales administrativos y que consideran asuntos por separado, abarca desde la portada hasta la colaboración.
Asesoría: Dar consejo en la elaboración y/o actualización de manuales administrativos.
Enlace Designado/a: Servidor/a Público/a designado/a por la/el Titular de la Unidad Administrativa, para apoyar en la elaboración y/o actualización de manuales administrativos de dicha unidad.
Manual Administrativo: Se refiere al manual de organización, y/o al manual de políticas y procedimientos.
Manual de Organización: Documento que contiene información detallada acerca de las atribuciones, marco jurídico–administrativo, estructura orgánica, organigrama, misión y visión, así como funciones principales.
Manual de Políticas y Procedimientos: Documento que contiene información acerca de las políticas, procedimientos que operara cada unidad administrativa.
Metodología: Es un conjunto de métodos para la elaboración y/o actualización de manuales administrativos. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 4 de 10
6.1. Diagrama de flujo
Guía para la Elaboración de Manuales
Administrativos IT-DAF-SPE-01
Formatos para Manuales
Administrativos Metodología
Plan de Trabajo S/C
INICIO
Planear los trabajos relacionados con la
elaboración y/o actualización de los
Manuales Administrativos
1
Formatos para Manuales
Administrativos FO-DAF-SPE-01
Elaborar los formatos para la elaboración y/o
actualización de los Manuales
Administrativos
2
6
Aprobar los formatos de los Manuales
Administrativos y la metodología (Guía para
elaborar Manuales Administrativos)
3
Convocar a las/los Enlaces Designados
vía telefónica o correo electrónico, para que asistan a una reunión
de trabajo
5
Oficio
Solicitar por oficio el Nombre del Enlace
designado por Dirección
4
Guía para la Elaboración de Manuales
Administrativos IT-DAF-SPE-01
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 10
FO-DAF-SPE-01 IT-DAF-SPE-01
Listado de Verificación
O -1
Oficio
O -1
Manuales Administrativos
Minuta de Trabajo Lista de Asistencia
FO-DAF-SPE-01 IT-DAF-SPE-01
Manuales Administrativos
Oficio
Minuta de Trabajo
Asesorar a los enlaces designados con
respecto a los formatos, análisis de riesgos y
metodología para elaborar los Manuales
Administrativos, establecer Minuta de
Trabajo y firmarla 6
Recibir por oficio los Manuales
Administrativos y lo turna para su revisión
Dar seguimiento a las actividades y fechas establecidas en la Minuta de Trabajo.
7
8
Recibir y revisar que los apartados que
integran los Manuales Administrativos se
apeguen a la metodología elaborada
para tal fin 9
Manuales Administrativos
O
Emitir las observaciones realizadas a los apartados de los
Manuales Administrativos a través de oficio y
Listado de Verificación
11
Se brinda asesoría a las diferentes Unidades Administrativas del Sistema previa solicitud la cual puede ser: de forma verbal, por correo electrónico, vía telefónica, por oficio.
10
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 6 de 10
Oficio
O -1
Manuales Administrativos
Oficio
O-1
Manuales Administrativos
Manuales Administrativos
Recibir los Manuales
Administrativos para
revisión final de
acuerdo a la asesoría y
metodología
establecida
Iniciar el proceso de autorización de los
Manuales Administrativos
Manuales Administrativos
O -1
Fotocopiar los Manuales
Administrativos y enviar copia a las
Direcciones por medio de oficio
FIN
11
Integrar los Manuales Administrativos originales, por Dirección para
someterlos a Junta de Gobierno para su
aprobación
12
13
T
14
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 7 de 10
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefe del Departamento de
Planeación, Profesionalización y
Vinculación Municipal (JDPPVM)
Planea los trabajos relacionados con la elaboración y/o actualización de los Manuales Administrativos considerando los tiempos para la elaboración y/o actualización de los Manuales Administrativos del Sistema para el Desarrollo Integral para la Familia del estado de Morelos.
Plan de Trabajo
S/C
2
JDPPVM
Elabora los formatos para la elaboración y/o actualización de los Manuales Administrativos y Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos del Sistema DIF Morelos, considerando la metodología y los formatos utilizados por la Dirección General de Desarrollo Organizacional
Formatos para
Manuales Administrativos
FO-DAF-SPE-01 Guía para la
Elaboración de Manuales
Administrativos IT-DAF-SPE-01
3
Subdirector de Planeación Estratégica
(SPE)
Aprueba los formatos de los Manuales Administrativos y la metodología que será utilizada al interior del Sistema DIF Morelos.
FO-DAF-SPE-01 IT-DAF-SPE-01
4
SPE
Solicita por oficio el Nombre del Enlace designado por la Dirección, Nota: El oficio se envía a las/los Titulares de cada Dirección, con copia dirigida al Órgano de Control Interno para su conocimiento La/el Enlace debe cumplir el siguiente perfil:
Experiencia: Haber participado anteriormente en este proceso de elaboración de Manuales administrativos.
Conocimientos: Microsoft Office (Word) y procedimientos clave.
Habilidades: interpretación de información, manejo de estrategias y sentido de responsabilidad
Oficio
5
JDPPVM
Convoca a las/los Enlaces Designados por vía telefónica o correo electrónico, para que asistan a una reunión de trabajo En la convocatoria se establece el lugar, fecha y designado horario de la reunión la cual se realiza en común acuerdo con el enlace designado.
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 8 de 10
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
6
JDPPVM
Asesora a los enlaces designados con respecto a los formatos, análisis de riesgos del Sistema de Evaluación de Control Interno “SECI” considerando los ordenamientos jurídicos y demás normatividades aplicables y metodología para elaborar los Manuales Administrativos apoyándose en el instructivo de trabajo, explica el trámite que deben seguir, entrega los archivos y le solicita al Enlace se registre en la lista de asistencia. Una vez realizada la difusión se establece la Minuta de Trabajo en común acuerdo para llevar a cabo la elaboración y/o actualización de los Manuales y en la cual se recaban las firmas correspondientes. Nota: La Minuta de Trabajo original se conservara en el Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal y se proporciona copia al Enlace
FO-DAF-SPE-01 IT-DAF-SPE-01
Minuta de Trabajo Lista de Asistencia
7
JDPPVM
Da seguimiento a las actividades y fechas establecidas en la Minuta de Trabajo. En la Minuta de trabajo se puede identificar el estado que guarda la elaboración y/o actualización de manuales administrativos, como parte del seguimiento y medición del procedimiento. En este formato se puede demostrar el avance del procedimiento para alcanzar el resultado planificado, es decir, muestra el desarrollo de las actividades, esto sirve para detectar áreas de oportunidad.
Minuta de Trabajo
8
Auxiliar de Compras
(AC)
Recibe por oficio los Manuales Administrativos y lo turna al Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal para su revisión
Oficio Manuales
Administrativos
9
JDPPVM
Recibe y revisa que los apartados que integran los Manuales Administrativos se apeguen a la Metodología (Formatos Guía para la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos), con el propósito de unificar los criterios.
Manuales Administrativos FO-DAF-SPE-01 IT-DAF-SPE-01
10
JDPPVM
Emitir las observaciones realizadas a los apartados de los Manuales Administrativos a través de oficio y Listado de Verificación, indicando los apartados que cumplen con la metodología y las observaciones. Nota: Se brinda asesoría a las diferentes Unidades Administrativas del Sistema previa solicitud la cual puede ser: de forma verbal, por correo electrónico, vía telefónica, por oficio.
Manuales Administrativos
Oficio Listado de Verificación
S/C
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 9 de 10
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
11
JDPPVM
Recibe los Manuales Administrativos para revisión final de acuerdo a la metodología establecida y verificando que la Unidad Administrativa haya realizado las correcciones realizadas en la
Oficio
Manuales
Administrativos
12
JDPPVM
Inicia el proceso de autorización de los Manuales
Administrativos, a través de los enlaces designados para agilizar el tiempo de respuesta. En el Manual de Organización se recabaran firmas en la hoja de autorización y en la Hoja de Colaboración En el Manual de Políticas y Procedimientos, se recabaran firmas en la Hoja de Autorización, hoja número tres de cada procedimiento (propósito, alcance, referencias etc.) y Hoja de Colaboración.
Manuales
Administrativos
13
JDPPVM
Integra los Manuales Administrativos originales, en carpetas por Dirección, para facilitar su identificación y accesibilidad a dichos documentos y para someterlos a Junta de Gobierno para su aprobación
Manuales
Administrativos
14
JDPPVM
Fotocopia los Manuales Administrativos y envía copia a las Direcciones por medio de oficio para su resguardo, difusión, consulta y distribución a las diferentes áreas que la integran. Los Manuales Administrativos originales quedan bajo resguardo en la Subdirección de Planeación Estratégica. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Oficio
Manuales Administrativos
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave: PR-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Pág. 10 de 10
7. Registros de Calidad y Equidad de Género:
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Formatos para Manuales Administrativos FO-DAF-SPE-01
Jefe de Departamento de Planeación,
Profesionalización y Vinculación Municipal
1 Año
2 Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos IT-DAF-SPE-01
Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal
1 Año
3 Oficio S/C
Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal
1 Año
4 Minuta de Trabajo S/C Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal
1 Año
5 Lista de Asistencia S/C
Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal
1 Año
6 Listado de Verificación S/C
Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal
1 Año
7 Manuales Administrativos
Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal
2 Años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Formatos para Manuales Administrativos
FO-DAF-SPE-01
2 Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos
IT-DAF-SPE-01
3 Lista de Asistencia
S/C
4 Minuta de Trabajo S/C
5 Listado de Verificación S/C
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
Manual de Organización Sistema para el Desarrollo Integral de
la Familia del Estado de Morelos
Cuernavaca, Mor., a xx de Mes de 20XX
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
II.-CONTENIDO
Apartado Consecutivo del Apartado
Portada I
Contenido II
Autorización III
Introducción IV
Antecedentes Históricos V
Marco Jurídico – Administrativo VI
Atribuciones VII
Misión y Visión VIII
Organigrama IX
Estructura Orgánica X
Funciones Principales XI
Directorio XII
Colaboración XIII
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
III.-AUTORIZACIÓN
Se expide el presente Manual de Organización del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal, con fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: - Artículo 47 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos; publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 5030 del 28 de septiembre de 2012. - Artículo 22 fracción IV, Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de
Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.
Remítase el presente Manual de Organización, al Órgano de Gobierno para su Aprobación.
____________________________________________ Nombre
Director/a General
REVISÓ
____________________________________________ Nombre
Director/a Área
APROBÓ
Artículo 24 fracción XVIII, y Artículo 29 fracción X del Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
____________________________________________ Nombre
Director/a de Administración y Finanzas
VISTO BUENO
____________________________________________ Nombre
Subdirector/a de Planeación Estratégica
Fecha de Autorización: xx de Mes de 20xx
Número de Páginas: (XXXX)
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
IV.-INTRODUCCIÓN
Ejemplo
El presente Manual de Organización del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia, es un instrumento
técnico–administrativo que tiene como finalidad cumplir lo estipulado en la Ley de Asistencia Social y
Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos y el Reglamento Interno del Sistema para el
Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.
Este documento nos proporciona información sobre la estructura orgánica del Organismo, establece los
niveles jerárquicos, indica las funciones y responsabilidades inherentes a las áreas constitutivas evitando
duplicidad u omisiones de las mismas, propiciando la uniformidad en el trabajo y con ello facilitar la inducción
del personal de nuevo ingreso al puesto, contribuye en el uso racional de los recursos humanos, financieros
materiales y tecnológicos, además apoya las auditorías internas de los órganos de control.
El Manual de Organización está integrado por los siguientes apartados: autorización, antecedentes históricos,
marco jurídico–administrativo, atribuciones, misión y visión, estructura orgánica, organigrama, funciones
principales y colaboración.
Al interior de cada Unidad Administrativa del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia Morelos, se
elaboran Manuales de Organización, con el propósito de facilitar el cumplimiento a las funciones
encomendadas.
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
V.-ANTECEDENTES HISTORICOS
Ejemplo En la historia del México moderno se observan dos etapas de la política asistencial: la primera desde 1938 y la segunda a partir de 1970 a la fecha. En la primera, la asistencia social experimenta un importante crecimiento, como respuesta a los esfuerzos por compensar los déficit de cobertura de la seguridad social; y en la segunda, la política asistencial se caracteriza por desarrollar metodologías especiales de atención en diversos servicios (educación, salud, alimentación, albergues) para una población vulnerable en crecimiento. A partir de 1929 crece la base pública de las Instituciones Asistenciales, que inicia con el programa la Gota de Leche y da origen a la Asociación Nacional de Protección Infantil y se organiza la Lotería Nacional para la Beneficencia Pública. Más tarde, en los setenta se crea el Instituto Mexicano de Protección a la Infancia y posteriormente el Instituto Mexicano de Asistencia a la Niñez, quienes en 1977 se fusionan para crear al Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia. El 27 de agosto de 1986 se promulga la Ley sobre Asistencia Social en el Estado de Morelos, que otorga al Sistema DIF Morelos el carácter de Organismo descentralizado. Hoy en día el Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia Morelos, se norma bajo la Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad del Estado de Morelos en el capítulo cuarto en sus artículos 14 al 36 publicado en el Periódico Oficial No. 4569 de fecha 22 de noviembre de 2007, última reforma en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4666 de fecha 12 de diciembre del 2008, así como el Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. Anteriormente el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia estaba sectorizado a Gobierno del Estado y a partir del 2008 de sectorizo a la Secretaria de Desarrollo Humano y Social hasta el día 5 de diciembre del año 2012 a través del Periódico Oficial “Tierra y libertad” número 5048 se sectoriza a la Secretaría de Salud.
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 2
VI.-MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS: 1.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS: 2.1. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos, que reforma la del año de 1888 3. LEYES/CÓDIGOS: 3.1. Leyes: 3.1.1. Federales: 3.1.1.1. Ley del Seguro Social 3.1.1.2. Ley Federal del Trabajo 3.1.2. Estatales: 3.1.2.1. Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos 3.1.2.2. Ley de Atención Integral para Personas con Discapacidad en el Estado de Morelos 3.1.2.3. Ley de Desarrollo, Protección e Integración de las Personas Adultas Mayores para el Estado
Libre y Soberano de Morelos 3.1.2.4. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Morelos 3.1.2.5. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de
Morelos 3.1.2.6. Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos 3.1.2.7. Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de Morelos 3.1.2.8. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos 3.1.2.9. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos 3.1.2.10. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos 3.1.2.11. Ley Estatal de Planeación 3.1.2.12. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 3.1.2.13. Ley General de Bienes del Estado de Morelos 3.1.2.14. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos 3.1.2.15. Ley para el Desarrollo y Protección del Menor en el Estado de Morelos 3.1.2.16. Ley para Prevenir, Atender, Sancionar y Erradicar la Violencia Familiar en el Estado de Morelos 3.1.2.17. Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Poder
Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos 3.2. Códigos: 3.2.1. Estatales: 3.2.1.1. Código Familiar para el Estado Libre y Soberano de Morelos 3.2.1.2. Código Procesal Familiar para el Estado Libre y Soberano de Morelos 3.2.1.3. Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Morelos 4. PLANES: 4.1. Estatales: 4.1.1. Plan Estatal de Desarrollo 2007-2012 5. REGLAMENTOS/DECRETOS/ACUERDOS/PROGRAMAS: 5.1. Reglamentos: 5.1.1. Estatales: 5.1.1.1. Reglamento de Adopción de Menores para el Estado de Morelos 5.1.1.2. Reglamento de Información Pública Estadística y Protección de Datos Personales del Estado
de Morelos 5.1.1.3. Reglamento de la Ley de Atención Integral para Personas con Discapacidad en el Estado de
Morelos 5.1.1.4. Reglamento de la Ley de Desarrollo, Protección e Integración de las Personas Adultas Mayores
para el Estado Libre y Soberano de Morelos
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 2 de 2
MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
5.1.1.5. Reglamento de la Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano
5.1.1.6. Reglamento Interior de la Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales de la Comisión Estatal de los Derechos Humanos
5.1.1.7. Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos 5.1.1.8. Reglamento para Prevenir, Atender, Sancionar y Erradicar la Violencia Familiar en el Estado de
Morelos 5.1.1.9. Reglamento sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios 6. MANUALES: 6.1. Estatales: 6.1.1. Manuales de Organización del Sistema DIF Estatal 6.1.2. Manuales de Políticas y Procedimientos del Sistema DIF Estatal 7. GUÍAS/CATÁLOGOS: 7.1. Guías: 7.1.1. Estatales: 8. OTROS: 8.1.1.1. Norma Oficial Mexicana NOM-167-SSAI-1997 para la Prestación de Servicios de Asistencia
Social para Menores y Adultos Mayores. 8.1.1.2. Norma Oficial Mexicana NOM-169-SSA1-1998, para la Asistencia Social Alimentaría a Grupos
de Riesgo 8.1.1.3. Norma Oficial Mexicana NMX-F-026-1997 Leche, Denominaciones, Especificaciones
Comerciales y Métodos de Prueba. 8.1.1.4. Norma Oficial Mexicana NOM-091-SSA-1994 Bienes y Servicios, Leche Pasteurizada de Vaca.
Especificaciones Sanitarias. Nota: revisar la normatividad aplicable en su Dirección
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 4 de 4
ATRIBUCIONES
Ejemplo
De conformidad con el Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 de fecha de 30 de mayo de 2008, última reforma publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4743 de fecha de 16 de septiembre de 2009, se tienen las siguientes atribuciones genéricas:
Artículo 24. Las personas titulares de las Direcciones de Área tendrán las siguientes atribuciones genéricas:
I. Planear, programar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que tengan encomendadas las unidades a su cargo, de conformidad con las disposiciones legales, lineamientos, normas, políticas y procedimientos aplicables;
II. Acordar con la persona titular de la Dirección General la atención de los asuntos correspondientes a las funciones específicas a su cargo, así como la realización de actividades administrativas en sus áreas y ámbito de competencia;
III. Ejercer las atribuciones que le otorga este Reglamento, y vigilar la ejecución de las correspondientes a las unidades administrativas que tengan adscritas;
IV. Proponer de acuerdo con su competencia, los programas, normas y políticas internas, criterios, sistemas y procedimientos de carácter técnico que deban regir en las unidades administrativas a su cargo;
V. Dar seguimiento al desarrollo de los proyectos y programas encomendados a sus áreas con el fin de que se lleven a cabo en tiempo y forma;
VI. Impulsar la certificación de los procesos y programas de su competencia con la finalidad de buscar la excelencia de los mismos;
VII. Proponer, coordinar y coadyuvar con los Sistemas Municipales las acciones que de acuerdo a su competencia sean necesarias desarrollar en el ámbito municipal;
VIII. Gestionar apoyos financieros en los tres órdenes de gobierno, así como con entidades privadas, con la finalidad de preservar el desarrollo de sus proyectos;
IX. Promover y supervisar los eventos que realicen las unidades administrativas a su cargo; X. Participar en la promoción de políticas públicas a favor de la población vulnerable;
XI. Formular y someter a aprobación de la persona titular de la Dirección General, el anteproyecto del Programa Operativo Anual, los proyectos de programas de actividades y presupuesto de la unidad administrativa a su cargo, y aprobar los de las unidades administrativas que tenga adscritas;
XII. Revisar y turnar para aprobación de la persona titular de la Dirección General, los proyectos presupuestales correspondientes al fondo de aportaciones Federales para entidades Federativas y Municipios;
XIII. Realizar las actividades que sean necesarias para lograr que los servicios que preste el Sistema, sean adecuados y eficientes, según su competencia;
XIV. Fomentar la participación y corresponsabilidad ciudadana, en acciones destinadas a fortalecer la Asistencia Social a la población vulnerable;
XV. Proponer la celebración de contratos y convenios de coordinación y colaboración con entidades Federales, Estatales y Municipales, así como con organismos públicos y privados;
XVI. Promover la conformación de redes ciudadanas que coadyuven en el desarrollo de las actividades de Asistencia Social;
XVII. Ejecutar los acuerdos y resoluciones emanados de la Junta de Gobierno, en el ámbito de su competencia;
XVIII. Proponer a la persona titular de la Dirección General, los manuales de organización y de procedimientos de las unidades administrativas que tengan adscritas;
XIX. Instrumentar los mecanismos para el buen uso de los recursos materiales y financieros que se le asignen para el cumplimiento de sus funciones;
XX. Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones o las adquiridas por delegación o suplencia;
XXI. Coordinar, con aprobación de la persona titular de la Dirección General con otros servidores públicos del Sistema las actividades que les hayan sido encomendadas;
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 4 de 4
ATRIBUCIONES
XXII. Desempeñar las comisiones encomendadas por la Presidencia, o en su caso por la persona titular de la Dirección General, así como representarlos en los asuntos que les sean encomendados, e informar el desarrollo de éstos;
XXIII. Apoyar a los DIF Municipales en asesoría y capacitación según el área que les competa; XXIV. Comprobar en los plazos establecidos los recursos financieros asignados a sus áreas; XXV. Proponer campañas de difusión de los programas que tengan a su cargo; XXVI. Formular los dictámenes, acuerdos e informes sobre asuntos de su competencia que le sean
solicitados por la Presidencia o la Dirección General; XXVII. Mantener permanentemente informadas a la Presidencia y a la Dirección General de las actividades
realizadas; XXVIII. Establecer soluciones definitivas en las irregularidades detectadas por revisiones, así como solventar
las observaciones realizadas por auditorías internas o externas; XXIX. Vigilar que se cumpla con las leyes y disposiciones aplicables en los asuntos materia de su
competencia, y XXX. Las demás que le confiera la persona titular de la Dirección General y la Presidenta o Presidente y
demás disposiciones jurídicas aplicables;
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
VIII.-MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN
Coordinar, vigilar y otorgar servicios de asistencia social con calidad y calidez, dirigidos estratégicamente a los grupos vulnerables a través de programas preventivos y de atención, dando mayor énfasis al desarrollo humano individual y la integración familiar y comunitaria, promoviendo los valores en la familia e involucrando a la sociedad e instituciones y organizaciones públicas y privadas.
POA
VISIÓN
Ser la institución reconocida para coordinar todos los sectores de Asistencia Social que garantice la prevención, la atención y la capacitación de los grupos sociales más vulnerables y fomentar la participación activa de todos los sectores de la sociedad del Estado de Morelos.
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
IX. ORGANIGRAMA
l Desarrollo Integral de la Familia Morelos
Subdirección
Subdirección
Departamento
MS-01
MM-03
MM-04
Nivel
Subdirección
Subdirección
Departamento
Departamento
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Página 1 de x
X. ESTRUCTURA ORGÁNICA
Nivel No. Plaza Puesto Totales
Elaboró
Nombre Subdirector/a de Administración y
Desarrollo de Personal
Revisó
Nombre Titular del Área/Dirección
Aprobó
Nombre Directora General
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Página 1 de 4
XI. DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTO
PUESTO: NIVEL:
JEFE INMEDIATO:
PERSONAL A SU CARGO:
FUNCIONES PRINCIPALES:
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Página 2 de 4
DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTO
FUNCIONES PRINCIPALES:
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Página 3 de 4
DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTO
PUESTO:
RELACIONES INTERNAS:
˗ ˗ ˗ ˗ ˗
RELACIONES EXTERNAS:
˗ ˗ ˗ ˗ ˗
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 4 de 4
DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTO
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO:
ESCOLARIDAD:
EXPERIENCIA LABORAL:
˗ ˗ ˗
CONOCIMIENTOS:
˗ ˗ ˗
HABILIDADES:
˗ ˗ ˗
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
XII.- DIRECTORIO
Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
XIII.- COLABORACIÓN
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre Puesto
Nombre Puesto
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre Puesto
Nombre Puesto
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre Puesto
Nombre Puesto
Nombre Puesto del responsable de integrar
el Manual de Organización
Nombre
Puesto del Asesor
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
Manual de Políticas y Procedimientos Sistema para el Desarrollo Integral de
la Familia del Estado de Morelos
Cuernavaca, Mor., a xx de Mes de 20xx.
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
II.- CONTENIDO
Apartado Consecutivo del Apartado
Portada I
Contenido II
Autorización III
Introducción IV
Políticas V
Procedimientos VI
Directorio VII
Colaboración VIII
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
III.- AUTORIZACIÓN
AUTORIZÓ
Se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, el cual contiene información referente a sus procedimientos y funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal, con fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: - Artículo 47 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos; publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 5030 del 28 de septiembre de 2012. - Artículo 22 fracción IV, Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de
Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.
Remítase el presente Manual de Políticas y Procedimientos, al Órgano de Gobierno para su Aprobación.
________________________________ Nombre
Directora General
REVISÓ
________________________________ Nombre
Director/a Área
APROBÓ
Artículo 24 fracción XVIII, y artículo 29 fracción X del Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
________________________________ Nombre
Director/a de Administración y Finanzas
VISTO BUENO
_________________________________ Nombre
Subdirector/a de Planeación Estratégica
Fecha de Autorización Técnica: xx de Mes de 20xx
Número de Páginas: (XXXX)
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
IV.- INTRODUCCIÓN
Ejemplo El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento técnico–administrativo, que se elabora con la finalidad de cumplir a lo estipulado en el Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos. Este documento sirve para:
Encomendar responsabilidades; Evitar duplicaciones y detectar omisiones en las funciones; Propiciar la uniformidad en el trabajo; Utilizar de manera racional los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos; Facilitar la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso y; Apoyar las auditorías internas de los órganos de control.
El Manual de Políticas y Procedimientos está integrado por los siguientes apartados: autorización, políticas, procedimientos, directorio y colaboración.
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
V.- POLÍTICAS
PROCEDIMIENTO: (Nombre del procedimiento) 1. 2. 3. 4. PROCEDIMIENTO: (Nombre del procedimiento) 1. 2. 3. 4. PROCEDIMIENTO: (Nombre del procedimiento) 1. 2. 3. 4.
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
VI.- PROCEDIMIENTOS
Se documentan a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos:
Número de Procedimiento
Nombre Clave Pág.
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
Integrar los procedimientos
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 1
VIII.- DIRECTORIO
Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
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XIII.- COLABORACIÓN
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre Puesto
Nombre Puesto
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre Puesto
Nombre Puesto
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre Puesto
Nombre Puesto
Nombre Puesto del responsable de integrar
el Manual de Políticas y Procedimientos
Nombre
Puesto del Asesor
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ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 1 de 23
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
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Los Manuales Administrativos; son documentos que tienen por objeto mostrar un panorama general de las Unidades
Administrativas; documentando su razón de ser, estado deseable a alcanzar en un futuro y ordenamientos que las
rigen, así también nos muestra la forma detallada en cómo se trabaja dentro de las mismas
La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que es
necesario mantenerlos permanentemente actualizados, cuando exista una modificación de sus ordenamientos,
plantilla, organigrama o a través de revisiones periódicas que permitan la mejora de los procedimientos
documentados, con la colaboración de las/los responsables de realizar las actividades
Los Manuales Administrativos son de apoyo en la inducción a personal de nuevo ingreso y de consulta al personal
directamente involucrado para la realización de sus funciones, o simplemente de carácter informativo. Por lo que
resulta de gran importancia que en el uso de manuales administrativos, conocer al detalle su contenido, con el objeto
de tener el conocimiento general de la acción institucional y poder consultar dichos documentos siempre que sea
necesario
A continuación se muestran algunas consideraciones generales que se deben tomar en cuenta al momento de
elaborar y/o actualizar algún Manual Administrativo
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ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 3 de 23
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Introducción Presenta una breve explicación de lo que es el manual de organización y los propósitos básicos que pretende cumplir
Antecedentes Históricos Documenta una breve descripción cronológica del origen, desarrollo, cambios orgánico-funcionales, disposiciones jurídico-administrativas que ha tenido la Unidad Responsable del Gasto (por ejemplo: Dirección General), Secretaría o Dependencia desde su creación, considerando fecha y número de publicación de Periódico Oficial del suceso histórico Marco Jurídico – Administrativo
Relaciona jerárquicamente en forma descendente, los principales ordenamientos jurídico-administrativos
vigentes, que le dan origen, adecuación y regulan la actuación de la Unidad Responsable del Gasto, por ejemplo:
9. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS: 9.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 10. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS: 10.1. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos, que reforma la del año de 1888 11. LEYES/CÓDIGOS: 11.1. Leyes: 11.1.1. Federales: 11.1.1.1. Ley del Seguro Social 11.1.1.2. Ley Federal del Trabajo 11.1.2. Estatales: 11.1.2.1. Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos 11.1.2.2. Ley de Atención Integral para Personas con Discapacidad en el Estado de Morelos 11.1.2.3. Ley de Desarrollo, Protección e Integración de las Personas Adultas Mayores para el Estado
Libre y Soberano de Morelos 11.1.2.4. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Morelos 11.1.2.5. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de
Morelos 11.1.2.6. Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos 11.1.2.7. Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de Morelos 11.1.2.8. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos 11.1.2.9. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos 11.1.2.10. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos 11.1.2.11. Ley Estatal de Planeación 11.1.2.12. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 11.1.2.13. Ley General de Bienes del Estado de Morelos 11.1.2.14. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos 11.1.2.15. Ley para el Desarrollo y Protección del Menor en el Estado de Morelos 11.1.2.16. Ley para Prevenir, Atender, Sancionar y Erradicar la Violencia Familiar en el Estado de Morelos 11.1.2.17. Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Poder
Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos
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ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
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11.2. Códigos: 11.2.1. Estatales: 11.2.1.1. Código Familiar para el Estado Libre y Soberano de Morelos 11.2.1.2. Código Procesal Familiar para el Estado Libre y Soberano de Morelos 11.2.1.3. Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Morelos 12. PLANES: 12.1. Estatales: 12.1.1. Plan Estatal de Desarrollo 2007-2012 13. REGLAMENTOS/DECRETOS/ACUERDOS/PROGRAMAS: 13.1. Reglamentos: 13.1.1. Estatales: 13.1.1.1. Reglamento de Adopción de Menores para el Estado de Morelos 13.1.1.2. Reglamento de Información Pública Estadística y Protección de Datos Personales del Estado
de Morelos 13.1.1.3. Reglamento de la Ley de Atención Integral para Personas con Discapacidad en el Estado de
Morelos 13.1.1.4. Reglamento de la Ley de Desarrollo, Protección e Integración de las Personas Adultas Mayores
para el Estado Libre y Soberano de Morelos 13.1.1.5. Reglamento de la Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de
Servicios del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano 13.1.1.6. Reglamento Interior de la Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos
Personales de la Comisión Estatal de los Derechos Humanos 13.1.1.7. Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos 13.1.1.8. Reglamento para Prevenir, Atender, Sancionar y Erradicar la Violencia Familiar en el Estado de
Morelos 13.1.1.9. Reglamento sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios 14. MANUALES: 14.1. Estatales: 14.1.1. Manuales de Organización del Sistema DIF Estatal 14.1.2. Manuales de Políticas y Procedimientos del Sistema DIF Estatal 15. GUÍAS/CATÁLOGOS: 15.1. Guías: 15.1.1. Estatales: 16. OTROS: 16.1.1.1. Norma Oficial Mexicana NOM-167-SSAI-1997 para la Prestación de Servicios de Asistencia
Social para Menores y Adultos Mayores. 16.1.1.2. Norma Oficial Mexicana NOM-169-SSA1-1998, para la Asistencia Social Alimentaría a Grupos
de Riesgo 16.1.1.3. Norma Oficial Mexicana NMX-F-026-1997 Leche, Denominaciones, Especificaciones
Comerciales y Métodos de Prueba. 16.1.1.4. Norma Oficial Mexicana NOM-091-SSA-1994 Bienes y Servicios, Leche Pasteurizada de Vaca.
Especificaciones Sanitarias.
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ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
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Atribuciones
Transcribe textualmente las facultades generales que le asigna el ordenamiento vigente que rige a la Unidad
Responsable del Gasto (por ejemplo: Reglamento Interior o Estatuto Orgánico), colocando el número y fecha
de publicación del Periódico Oficial Ejemplo De conformidad con el Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 de fecha de 30 de mayo de 2008, última reforma publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4743 de fecha de 16 de septiembre de 2009, se tienen las siguientes atribuciones genéricas:
Artículo 24. Las personas titulares de las Direcciones de Área tendrán las siguientes atribuciones genéricas:
Misión y Visión
Los verbos deben estar expresados en infinitivo y el tiempo que se utiliza es en presente, toda vez que la
Misión y Visión son continuas para el desarrollo de la organización, procurando ser breves y claros
Misión
Muestra en un enunciado corto la razón de ser de una Unidad Responsable del Gasto, aquella que justifica su
existencia y le da sentido a la misma, el beneficio que pretende dar y sus fronteras de responsabilidad, así
como su campo de especialización
Visión
Muestra la meta específica, el estado futuro posible y deseable de una Unidad Responsable del Gasto, que
incluye metas específicas y representa el escenario altamente deseado que se quisiera alcanzar en un periodo
de largo plazo
Organigrama Es la representación gráfica de la Estructura Orgánica, que refleja niveles jerárquicos y líneas de comunicación del grupo uno en la Unidad Responsable del Gasto, es elaborado conforme a las áreas funcionales que la integran, incluyendo su clasificación administrativa, por ejemplo:
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ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 6 de 23
Plantilla de Personal La plantilla de personal es un Instrumento de información que contiene la relación de los trabajadores que laboran en una unidad administrativa, señalando el puesto que ocupan.
Descripción de Puestos Constituyen el conjunto de funciones y/o actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate. Las funciones descritas para cada órgano administrativo serán las más relevantes con relación al ámbito de su competencia e incluirán sólo las de carácter sustantivo. Se recomienda un máximo de diez. La descripción de las funciones deberá iniciarse con un verbo en infinitivo. Para la descripción de las funciones en los niveles jerárquicos de Dirección General, Dirección de Área, Subdirección y Jefatura de Departamento, a continuación se enlista una serie de verbos con los que puede iniciarse la descripción.
Nivel No. Plaza Puesto Totales
Elaboró
Nombre Subdirector/a de Administración y
Desarrollo de Personal
Revisó
Nombre Titular del Área/Dirección
Aprobó
Nombre Directora General
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ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 7 de 23
Funciones Sustantivas: Son las que identifican la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos. Se derivarán de las atribuciones conferidas a cada unidad/área administrativa en el Reglamento Interior vigente de la Dependencia. La redacción de las funciones deberá tener características de ser veraz, breve, clara y precisa. Cada función iniciará con verbo en infinitivo, teniendo especial cuidado en vigilar que las funciones asignadas a los órganos de nivel jerárquico superior, cuenten con el respaldo correspondiente en sus unidades subordinadas. Funciones de apoyo: Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por su naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general por todas las dependencias. Se debe enunciar el objetivo y a continuación las funciones de cada una de las áreas que integran la unidad administrativa, encabezando cada descripción con el nombre del área. Se deberá considerar para su redacción lo siguiente: A continuación se mostraran 4 páginas como ejemplo del llenado del formato de Descripción y Perfil de Puesto correspondiente al manual de organización, con respecto a la descripción de: 1. PUESTO
2. JEFE INMEDIATO
3. PERSONAL A SU CARGO
4. FUNCIONES PRINCIPALES
5. RELACIONES INTERNAS
6. RELACIONES EXTERNAS
7. ESCOLARIDAD
8. EXPERIENCIA LABORAL
9. CONOCIMIENTOS
10. HABILIDADES
DIRECCIÓN GENERAL O
EQUIVALENTE DIRECCIÓN DE ÁREA SUBDIRECCIÓN DEPARTAMENTO OPERATIVO
Autorizar Autorizar Aprobar Actualizar Realizar
Coordinar Coordinar Controlar Analizar Ejecutar
Dictaminar Difundir Informar Apoyar Apoyar
Dirigir Emitir Implantar Atender Operar
Emitir Participar Investigar Auxiliar Atender
Establecer Promover Orientar Desarrollar Proyectar
Evaluar Proponer Participar Elaborar hacer
Instruir Regular Proponer Gestionar Administrar
Organizar Supervisar Reportar Informar Instruir
Promover Verificar Sancionar Integrar Incorporar
Plantear Vigilar Supervisar Investigar Analizar
Tramita proponer Plantear
Vigila Proporciona Difunde
Investiga Registrar
Recopila Resguarda
Cabe recalcar que todo personal que se mencione en la plantilla laboral deberá contar con las especificaciones siguientes plasmadas en las páginas de ejemplo.
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 8 de 23
Formato
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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Directorio Es la relación completa de localización de las/los Titulares del grupo uno (hasta Jefe/a de Departamento), incluyendo las vacantes, basándose en el organigrama. Sólo en el primer registro se coloca clave lada
Colaboración Es el registro completo de las/los colaboradores directos o indirectos pertenecientes a la Unidad Responsable del Gasto, que participan en la elaboración o actualización del manual administrativo, incluyendo puestos operativos. Es firmado por los Subdirectores y Jefes de Departamento validando la información integrada en el Manual.
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Introducción
Presenta una breve explicación de lo que es el manual de políticas y procedimientos, y los propósitos básicos
que pretende cumplir el mismo Políticas
Conjunto de lineamientos directivos relacionados a un tema en particular, no mencionados en sus
ordenamientos legales, ni en el mismo procedimiento, determinan los límites dentro de los cuales han de
realizarse ciertas actividades, sin que tengan que consultar constantemente a los niveles jerárquicos superiores
y facilita al personal en la toma de decisiones
- Cada procedimiento tiene sus propias políticas
- Al redactarlo utilizamos “debe” o “deben” antes del verbo de acción
- No debe quedar duda acerca de Quién, Qué, Cuándo, Cómo, Dónde y En Qué Casos se pueden hacer las
cosas, por ejemplo:
¿Quién?
La Dirección General de Desarrollo Organizacional
¿Qué?
Cancelar el proceso de Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos
¿Cuándo?
Después de dos días hábiles
¿En qué casos?
Por incumplimiento de alguna de las actividades del programa de trabajo
¿Cómo?
Comunicando mediante oficio a la/el Titular de la Coordinación Administrativa, con copia a las/los Titulares de
su Órgano de Control Interno, y Secretaría o Dependencia asesorada
Las respuestas conjuntadas dan la siguiente política:
La Dirección General de Desarrollo Organizacional debe cancelar después de dos días hábiles el proceso de
Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos, por incumplimiento de alguna de las
actividades del programa de trabajo, comunicando mediante oficio a la/el Titular de la Coordinación
Administrativa, con copia a las/los Titulares de su Órgano de Control Interno, y Secretaría o Dependencia
asesorada
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ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 11 de 23
Procedimiento
Describe en secuencia detallada y lógica las actividades, pasos u operaciones que componen una rutina de
trabajo, se representa por medio de un diagrama de flujo y una descripción de actividades
Hoja de Control de Emisión y Revisión
Registra cronológicamente los cambios realizados al procedimiento desde su emisión, separados por líneas
horizontales, siendo la última revisión el número que se registrará en el encabezado del procedimiento
Hoja de Control de Copias
Registra que la copia controlada generada se destinará...
1.-Propósito
Describe la finalidad o razón de ser del procedimiento o bien que es lo que se persigue con su aplicación. Inicia
con verbo en infinitivo
2.-Alcance
Enuncia a quien aplica el procedimiento, es decir a que puestos o áreas involucra, por ejemplo:
“Este procedimiento aplica a:
Director General de Desarrollo Organizacional
Dirección de Organización y Administración”
3.-Referencias
Enlista todos los ordenamientos jurídico–administrativos en los cuales se fundamenta la aplicación del
procedimiento, ordenados jerárquicamente, por ejemplo:
“Este procedimiento esta basado en:
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, artículo 24
Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, artículo 5”
4.-Responsabilidades
Indica el puesto de cada uno de los responsables de quien se apega, elabora y revisa el procedimiento,
coincidiendo con los recuadros de firmas, por ejemplo:
Es responsabilidad del nombre del puesto, asesorar a las/los Enlaces de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos, en apego a este procedimiento. Es responsabilidad de la/el nombre del puesto del Jefe inmediato, implementar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director del área revisar y aprobar la aplicación de este procedimiento.
5.-Definiciones
Registra los términos poco comunes documentados en el procedimiento y que son aclarados para evitar
confusiones. Las definiciones son listadas en orden alfabético y en negrita. En caso de que no se identifiquen
definiciones, se anota la palabra “Ninguna” en el siguiente renglón, por ejemplo:
“Asesor/a: Servidor/a Público/a adscrito/a a la Dirección General de Desarrollo Organizacional, que brinda
asesoría a la/el Coordinador de Enlaces.
Manual de Organización: Documento que contiene información detallada acerca de las atribuciones, marco
jurídico–administrativo, estructura orgánica, organigrama, misión y visión, así como funciones principales.
Manual de Políticas y Procedimientos: Documento que contiene información acerca de las políticas,
procedimientos e indicadores clave de desempeño.”
6.- Métodos de Trabajo: 6.1.- Diagrama de Flujo
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 12 de 23
Actividades previas para la elaboración de procedimientos Analizar las funciones documentadas en su ordenamiento jurídico Documentar los procedimientos que sean sustanciales para la operatividad de la Unidad
Administrativa, de acuerdo a sus funciones. Documentar procedimientos que sean de apoyo a la Unidad Administrativa, en caso de requerirse.
Criterios para la asignación de claves
Tipo de Documento Siglas Procedimiento PR Formato FO Instructivo de Trabajo IT Documento de Trabajo DT Listado de Verificación LV
Posición: (A) Tipo de Documento, ejemplo: PR = Procedimiento (B) Unidad Administrativa, ejemplo: DAF = Dirección de Administración y Finanzas. (C) Área Funcional Responsable, ejemplo: SADP = Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal (D) Número Secuencial del Área Funcional Responsable, ejemplo = 01 Clave: PR-DAF-SADP-01 Diagrama de Flujo: es la representación gráfica que muestra la secuencia lógica en que se realizan las actividades
a) Ventajas de las técnicas de diagramación: Representa con símbolos y textos condensados, las actividades que componen un procedimiento. Permite al personal que opera los procedimientos identificar en forma rápida, la manera de realizar
oficialmente sus actividades. Facilita la comprensión de un procedimiento en cualquier nivel jerárquico. Reduce la cantidad de explicaciones que se dan en una descripción de actividades. Facilita el análisis e interpretación de cada procedimiento, ya que muestra la secuencia de las
actividades y la distribución de los documentos de origen y destino final. Permite analizar cada actividad por sí misma y su relación con las demás. Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.
b) Directrices para la redacción y presentación de diagramas de flujo Cada actividad o conjunto de actividades deben quedar claramente indicadas en el diagrama. Las actividades a desarrollar deben expresarse en forma breve, precisa, con el símbolo
correspondiente y utilizando verbos en infinitivo que coincidan con los documentados en la descripción de actividades, por ejemplo: Revisar y autorizar el manual administrativo.
Los diagramas de flujo se podrán iniciar en la parte superior izquierda y continuar en forma vertical. Las líneas de salida se iniciaran en la parte inferior, con excepción del símbolo de decisión. Se utiliza el extremo derecho de la línea de dirección para señalar la entrada de otro procedimiento Se utiliza el extremo izquierdo de la línea de dirección para señalar la salida a otro procedimiento El símbolo de decisión tendrá únicamente una línea de entrada ubicada en la parte superior del
símbolo y dos líneas de salida La línea de salida del símbolo de decisión para una respuesta negativa, se ubicará en el extremo
derecho del mismo.
XX-XXX-XXX-XX
(A) Tipo de Documento (B) Unidad Administrativa (C) Área Funcional Responsable (D) Número Secuencial del Área Funcional Responsable
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 13 de 23
La línea de salida del símbolo de decisión para una respuesta positiva, se ubicará en el extremo
inferior del mismo. Los símbolos mantendrá uniformidad en su tamaño y una numeración consecutiva. Los documentos deben coincidir con los mencionados en su descripción de actividades.
c) Simbología para diagramar Con la finalidad de unificar criterios para la aplicación de la simbología utilizada en la elaboración del diagrama de flujo, a continuación se presenta cada uno de los símbolos con su respectiva descripción.
Símbolo Nombre Descripción
Inicio o Fin Señala donde inicia o termina un procedimiento.
Actividad Representa la ejecución de una o más tareas de un procedimiento. Se numera la
actividad (N).
Decisión Representa una actividad de verificación y toma de decisión, indicando el camino a
seguir. Se numera la actividad (N).
Conector de
Actividad
Une dentro de la misma hoja dos o más actividades separadas físicamente en el
diagrama de flujo, utilizando para su conexión números arábigos e indicando la
actividad con la que se debe continuar. Se numera la actividad (N).
Conector de
Procedimiento Entrada o salida a algún procedimiento.
Archivo
Temporal Indica que se guarda un documento, producto o insumo de manera temporal.
Archivo
Definitivo Indica que se guarda un documento, producto o insumo de manera definitiva.
Documento Representa un documento físico.
Líneas de
Dirección Representa la secuencia del procedimiento.
N
N
N
D
T
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 14 de 23
Símbolo Nombre Descripción
Nota Indica comentarios o aclaraciones adicionales a una actividad del diagrama de flujo,
en el lugar donde la anotación sea significativa.
Actividad
Opcional
Representa la ejecución opcional de una tarea dentro de la secuencia del
procedimiento.
Documento
Opcional
Representa un documento que dentro del procedimiento puede elaborarse,
requerirse o utilizarse.
Documento
Destruido Indica la destrucción o eliminación de un documento, por ser innecesarios.
Proceso
Electrónico Indica el procesamiento de información electrónica. Se numera la actividad (N).
Conector de
Página
Indica cuando las actividades continúan en diferente página. Se numera con la
actividad en que continua.
N
N
N
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 15 de 23
Es la representación gráfica que muestra la secuencia lógica en que se realizan las actividades, por ejemplo:
Formato FO-XXX-XXX-XX (Únicamente utilizar este símbolo para indicar documentos clave).
Este símbolo indica documentos opcionales, que pueden elaborarse, requerirse o utilizarse.
INICIO
Iniciar con verbo en infinitivo al tratarse de símbolos que muestran actividades, las cuales continúan en forma descendente.
Arial 8 puntos 1
Indicar asimismo el número de actividad correspondiente, esto en la parte inferior izquierda del cada símbolo.
2
Unificar el tamaño de los símbolos tal y como se ha mostrado en este ejemplo de diagrama de flujo.
3
Se pueden agregar comentarios o aclaraciones a las actividades a través de notas; las cuales se representan con la misma simbología utilizada en este comentario. Se pueden utilizar toda la cantidad de notas necesarias.
D Indica que se archiva un documento, producto o insumo de manera definitiva
¿Existe alguna toma de
decisión dentro del
procedimiento?
4
Continuar con la actividad “No” hacia el lado derecho de la decisión. Continuar con las actividades que sean necesarias en forma descendiente 5
Continuar con la actividad “Si” hacia el extremo inferior de la decisión, esto respetando la metodología adoptada.
6
2
Usar este símbolo únicamente cuando se desea unir una o dos actividades separadas físicamente dentro de una misma página.
T Indica que se guarda un documento, producto o insumo de manera temporal.
7
Este símbolo se emplea cuando las actividades quedan separadas en diferentes páginas, dentro del mismo se indica el número de la actividad siguiente.
“Viene del procedimiento...” Mediante este símbolo se podrá conectar un procedimiento con otro. Cuando venga de algún procedimiento, la entrada será por la izquierda.
NO
SI
Señala el inicio del procedimiento
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 16 de 23
Documento
FIN
Respetar la numeración de
actividades, considerando el
orden de la misma a partir de
una toma de decisión.
7
Usar este símbolo cuando
una actividad dentro del
procedimiento es opcional,
tal como se muestra, de
igual manera seguir con la
numeración de actividades. 8
“Capturar, editar...”
usar este símbolo
para indicar
actividades en
electrónico. No se
agregan
documentos.
Redactar estas actividades
de forma breve y precisa,
NO copiar textualmente las
actividades detalladas en la
descripción de actividades.
11
“Sale al procedimiento...”
Cuando se conecta con otro
procedimiento se indica el
nombre del mismo. Para
conectarlo se hace
indicando la salida por la
derecha.
Aplicar los símbolos de
forma correcta es importante
para cumplir con la
metodología.
10
Los documentos graficados
deben ser iguales en la
descripción de actividades
Considerar en la descripción
de actividades a los
responsables y documentos
de trabajo.
12
9
Señala el final del procedimiento
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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6.2.- Descripción de Actividades
Conjunto de actividades detalladas de un procedimiento y que nos indican al responsable directo de cada actividad
y los documentos físicos de trabajo utilizados
En la columna de responsable se anota el nombre completo del puesto y sus siglas entre paréntesis en la actividad
donde aparezca por primera vez, posteriormente sólo sus siglas, conforme a la descripción del puesto y estructura
orgánica vigente
En la columna de actividad se inicia con un verbo en tiempo presente y en tercera persona del singular,
especificando el que, cuándo y cómo se hacen las cosas, por ejemplo: Elabora, Revisa, Solicita
Nota: una actividad puede ser: Recibe, la cual se compone de los pasos de: Sella, Registra en bitácora, Turna
(tratando de no rebasar de tres verbos por cada actividad)
En la columna de tipo de documentos se anota con su nombre completo y clave, donde aparezca por primera vez,
posteriormente sólo su clave (más información en apéndice 3, clasificación de documentos)
Paso Responsable Actividad Tipo de
Documentos (No. de Control)
1
Jefe del Departamento de
Planeación, Profesionalización
y Vinculación Municipal (JDPPVM)
Recibe oficio de solicitud de elaboración y/o actualización de manuales administrativos de las unidades administrativas y/u organismos auxiliares adscritos a la Secretaría o Dependencia, durante el mes de enero, conforme al Catalogo de Dependencias emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, y al ordenamiento jurídico que lo rige
Oficio de Solicitud de
Elaboración y/o Actualización de
Manuales Administrativos
2 Convoca al Enlaces para la difusión de políticas y metodología.
7.- Registros de Calidad
Son documentos referenciados en la columna de tipo de documento de la descripción de actividades, que proveen
evidencia objetiva, con los cuales se ejecutan las actividades o se registran los resultados, también se pueden
registrar los documentos que no son propios de la Unidad Responsable del Gasto, pero que son utilizados durante
el procedimiento ejemplo de su llenado:
En la columna de número se anota el consecutivo del registro de calidad
En la columna de documentos se anota el nombre completo del documento y abajo entre paréntesis la clave de
control
En la columna de responsabilidad de su custodia se anota el puesto de la/el titular del área funcional
responsable de custodiar los registros de calidad
En la columna de tiempo de retención se registra el período en que se resguardarán los documentos, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables, si no se encuentra definido se anotará la palabra
“Indefinido”
Nota: en caso de que no existan registros de calidad se anotará la palabra "Ninguno" en la columna de
documentos.
No. Documentos
(Clave) Responsable de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Oficio de Solicitud Subdirector de ….. 1 año
2 Programa de Trabajo (FO-XXX-XXX-XX)
Director de …….. Indefinido
Sugerencia: Para tener un mayor control de los números consecutivos utilizados en las claves de los formatos, es
conveniente generar por separado un listado con dichas claves
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Clave: IT-DAF-SDE-01
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Anexo 2 Pág. 18 de 23
8.- Anexos
Relación de documentos que se mencionan en la Descripción de actividades y que son creados en la Unidad
Responsable del Gasto, los cuales pueden ser formatos en general (más información en apéndice 3, clasificación
de documentos)
Los anexos deben integrarse de forma física y electrónica al final del procedimiento, utilizando numeración de
páginas independiente al procedimiento, por ejemplo:
Anexo No. Descripción Clave
1 Dictamen de Funcionalidad FO-XXX-XXX-01
2 Solicitud para la Modificación de Estructura Orgánica FO-XXX-XXX-02
Directorio,
Es la relación completa de localización de las/los Titulares del grupo uno (hasta Jefe/a de Departamento),
incluyendo las vacantes, basándose en el organigrama. Sólo en el primer registro se coloca clave lada Colaboración
Es el registro completo de las/los colaboradores directos o indirectos pertenecientes a la Unidad Responsable del
Gasto, que participan en la elaboración o actualización del manual administrativo, incluyendo puestos operativos.
Es firmado por la/el Asesor Designado y la/el Enlace Designado
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
Revisión: 0
Anexo 2 Pág. 19 de 23
La importancia que tiene un procedimiento radica en:
Integra una guía de trabajo
Proporciona al personal una visión general de sus funciones y responsabilidades
Proporciona uniformidad en el trabajo
Apoya a las auditorias de los órganos de control
Evita desviaciones arbitrarias o malo entendidos en la ejecución de un trabajo determinado, así como
detecta omisiones en las funciones
Facilita la supervisión de trabajo y proporciona los elementos necesarios para verificar el
cumplimiento de las actividades
Logra continuidad en la ejecución del quehacer público independiente de que cambien los
responsables de los mismo y contribuyen a la continuidad, coherencia a las actividades que describen
Para el análisis y diseño del procedimiento, ya sea para elaborarlo, mejorarlo o sustituirlo, se definen con la
mayor precisión posible los siguientes aspectos:
1.- Delimitación del procedimiento
¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?
¿Dónde inicia?
¿Dónde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de guía para la
investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento en estudio
2.- Recolección de la Información
Consiste en recabar los datos y documentos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan
conocer el procedimiento tal y como opera en el momento, y posteriormente proponer los ajustes convenientes
Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan los archivos
documentales, en los que se localizan las bases jurídico-administrativas (leyes, reglamentos, manuales) que
rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar información
adicional para el análisis, diseño e implantación del procedimiento; y las áreas funcionales que sirven para
tener la visión real de las condiciones, medios y personal que operan el procedimiento
Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:
a) Investigación Documental
Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los
procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como:
Bases jurídico-administrativas
Periódicos oficiales
Registros estadísticos
Oficios
Todo aquello que contenga información relevante para el estudio
Es importante además, recabar todas los formatos que intervienen en el procedimiento que se está estudiando,
debidamente llenadas con los datos usuales, así como seguir el flujo de los mismos, determinando siempre
dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen
b) Entrevista Directa
Consiste básicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas adecuadamente para obtener
información. Este medio permite adquirir información más completa, puesto que el entrevistador, al tener una
relación directa con el entrevistado puede, además de recibir respuestas, percibir actitudes
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
Revisión: 0
Anexo 2 Pág. 20 de 23
Para que la entrevista se desarrolle con éxito es conveniente observar los lineamientos siguientes:
Tener claro el objetivo de la misma
Concertar previamente la cita
Verificar la información a través de otras fuentes
Aclarar todas las dudas que existan
Saber escuchar
No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella
c) Observación de Campo
Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades del procedimiento y observar
atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con
esto es posible verificar o modificar la información recabada en las entrevistas
La observación de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor precisión los problemas,
así como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas
Independientemente de la técnica utilizada para la recolección de la información, es necesario seguir todo el
procedimiento; desde el principio, hasta el final, a través de todos los órganos o personas que en él intervienen
3.- Análisis de la información y diseño del procedimiento
Constituye una de las partes más importantes del estudio de procedimientos, consiste fundamentalmente en
estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron durante la recolección de
información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual
Para analizar la información recabada, es conveniente responder los cuestionamientos fundamentales que se
mencionan a continuación:
¿Qué trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la Unidad Responsable del Gasto y los resultados que se
obtienen
¿Quién lo hace?
Son los responsables que intervienen en el procedimiento, para la realización del trabajo
¿Cómo se hace?
Se refiere a la secuencia cronológica de actividades para la realización de un servicio determinado
¿Cuándo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener
resultados o terminar una actividad
¿Por qué se hace?
Busca la justificación de la existencia del procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las
actividades que lo integran
La descripción de actividades de cualquier procedimiento debe hacerse “a detalle”, sin obviar elementos que
posteriormente pudieran repercutir en el análisis de la información e implique la realización de nuevas consultas
y/o mayores distracciones al personal en función
La contestación a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el análisis de
la información por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigación a:
La distribución que se hace de los documentos (a quien se turna)
El tipo de formatos empleados
Los tipos de archivos físicos y electrónicos (definitivo o temporal)
Las probables causas de demora que afecten el resultado del procedimiento
Los formatos que se utilizan, su contenido, así como que partes se llenan y en qué área lo hacen
Las firmas o autorizaciones necesarias
Las claves de los formatos y registros
Estas recomendaciones permiten una visión más clara del conjunto de las actividades
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ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
Revisión: 0
Anexo 2 Pág. 22 de 23
6.1. Diagrama de flujo
Documento utilizado
Documento Utilizado
Documento utilizado
5
INICIO
Actividad
2
Actividad
4
Actividad
ARIAL 8 PUNTOS PARA TODO EL
DIAGRAMA DE FLUJO
1
Actividad
3
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ADMINISTRATIVOS
Clave: IT-DAF-SDE-01
Revisión: 0
Anexo 2 Pág. 23 de 23
Actividad
Documento
Documento
Actividad .
5
Actividad
Actividad
6
Actividad
9
Documentos
Actividad
10
FIN
7
8
No
Si
T
LISTA DE ASISTENCIA
REUNIÓN: Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos
HORA:
FECHA:
N°. NOMBRE Y CARGO DIRECCIÓN TELEFONO / CORREO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
MINUTA DE TRABAJO
REUNIÓN:
HORA:
FECHA:
DIRECCIÓN
N°. ACUERDO FECHA ESTIMADA FECHA REAL RESPONSABLE OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Firmas de acuerdo
LISTADO DE VERIFICACIÓN
Manual de Organización
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Fecha de Recepción: Fecha de Entrega:
APARTADO OBSERVACIONES
Portada
Contenido
Autorización
Introducción
Antecedentes Históricos
Marco Jurídico – Administrativo
Atribuciones
Misión y Visión
Organigrama
Estructura Orgánica
Descripciones y Perfiles de Puestos
Directorio
Colaboración
LISTADO DE VERIFICACIÓN
Manual de Políticas y Procedimientos
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Fecha de Recepción: Fecha de Entrega:
APARTADO OBSERVACIONES
Portada
Contenido
Autorización
Introducción
Políticas
Procedimientos
Directorio
Colaboración
Recomendación
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA
DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-02
Revisión: 0
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1
Todas
Actualización
Actualización
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA
DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-02
Revisión: 0
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboración del Programa de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA
DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-02
Revisión: 0
Pág. 3 de 9
Elaboró:
L.A. Jesús Hernández Altamirano Jefe del Departamento de Planeación,
Profesionalización y Vinculación Municipal
Revisó:
Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica
Autorizó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Contar con un Programa de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos, que contenga los lineamientos y requisitos que regulen la prestación de los trámites y servicios dirigidos en beneficio de la ciudadanía, y cumplir con lo que establece la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:
Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.
Ley de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”
número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2013
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Planeación y Profesionalización, elaborar, implementar y mantenerlo actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad de el/la Subdirector de Planeación Estratégica, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:
CEMER: comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos
PARM: Programa Anual de Mejora Regulatoria
RUPA: Registro Único de Mejora Regulatoria 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA
DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-02
Revisión: 0
Pág. 4 de 9
6.1. Diagrama de flujo
Formatos Programa Anual de Mejora
Regulatoria PARM
Formatos Programa Anual de Mejora
Regulatoria PARM
Información solicitada
Oficio
INICIO
Recibir oficio y Formatos por parte de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del
Estado de Morelos (CEMER) y los turna al área correspondiente
1
Solicitud de Información
Solicitar a las áreas del Sistema la información necesaria para elaborar
el PARM
2
5
Recibir información solicitada a las áreas
del Sistema
3
Información solicitada
Revisar la información entregada por las
diferentes Unidades Administrativas del
Sistema DIF Morelos
4
Viene del Procedimiento de la CEMER
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA
DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-02
Revisión: 0
Pág. 5 de 9
Oficio
Oficio
Programa Anual de Mejora Regulatoria del
Sistema DIF Morelos
Formatos de la CEMER
PARM
Información
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Programa Anual de Mejora Regulatoria del
Sistema DIF Morelos
Concentrar y capturar la información recibida
en los formatos proporcionados por la
CEMER para la elaboración de PARM
5
Enviar el Programa Anual de Mejora
Regulatoria a la CEMER para su revisión, previa revisión de la Directora
General
Turnar el Programa Anual de Mejora Regulatoria para su revisión y visto bueno.
6
7
Recibir las observaciones
realizadas por la CEMER al Programa
Anual de Mejora Regulatoria del
Sistema DIF Morelos
8
9
Viene del Procedimiento de la CEMER
Se conecta con el Procedimiento de la CEMER
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA
DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-02
Revisión: 0
Pág. 6 de 9
Oficio
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Oficio
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Realizar las
modificaciones al
PARM considerando
las observaciones
realizadas por la
CEMER
Enviar el PARM a la CEMER para que
emitan su dictamen, previa revisión
Recibir Dictamen del PARM por parte de la
CEMER
FIN
9
10
T
11
Viene del Procedimiento de la CEMER
Se conecta con el Procedimiento de la CEMER
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Recibir y dar seguimiento y
cumplimiento al PARM del Sistema DIF
Morelos
12
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA
DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-02
Revisión: 0
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Auxiliar
Administrativo (AA)
Recibe oficio y Formatos por parte de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos (CEMER) y turna al Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal, previa autorización y visto bueno por el Subdirector de Planeación Estratégica.
Oficio
Formatos del Programa Anual de Mejora
Regulatoria (PARM)
2
Jefe del
Departamento de Planeación,
Profesionalización y Vinculación Municipal (JDPPVM)
Recibe Formatos de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos (CEMER) y Solicita a las áreas del Sistema la información necesaria para elaborar el Programa Anual de Mejora Regulatoria (PARM). El PARM contiene los siguientes elementos:
I. Trámites y servicios por inscribir, modificar y/o eliminar en el Registro Estatal de Trámites y Servicios (RETyS), , la identificación de los Trámites y Servicios inscritos en el Registro Estatal de Trámites y Servicios que fueron los de mayor impacto en el año anterior.
II. Los Periodos de realización de revisiones de mejoras a los Trámites y Servicios inscritos en el RETyS para verificar que la información se encuentre vigente en los meses de Mayo y Octubre
III. Trámites y servicios que serán mejorados dentro de los seis meses posteriores a la entrada en vigor de cada programa.
IV. Diagnóstico del Marco Regulatorio Vigente. Enlistar TODAS las normatividades que apliquen para la dependencia o entidad.
V. Enliste las Normatividades que vaya a crear, modificar o eliminar del Marco Regulatorio Vigente.
VI. Capacitación permanente en materia de mejora regulatoria a los funcionarios de las dependencias y entidades y capacitación con respecto al Sistema del Registro Único de Personas Acreditadas. (RUPA)
VII. Observaciones adicionales al presente Programa Anual de Mejora Regulatoria
Solicitud de Información PARM
3
AA JDPPVM
Recibe la información solicitada a las áreas del Sistema para la elaboración de PARM.
Información solicitada
4
JDPPVM
Revisa la información entregada por las diferentes Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos
Información solicitada
5
JDPPVM
Concentra y captura la información recibida en los formatos proporcionados por la CEMER para la elaboración de PARM
Información Formatos de la CEMER
(PARM)
6
JDPPVM Subdirector de
Planeación Estratégica
(SPE)
Turna el Programa Anual de Mejora Regulatoria para su revisión y visto bueno, del Subdirector de Planeación Estratégica.
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA
DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-02
Revisión: 0
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
7
JDPPVM
Envía el Programa Anual de Mejora Regulatoria a la CEMER, previa revisión del Subdirector de Planeación Estratégica, aprobación del Director de Administración y autorización de la Directora General. Nota: todos los oficios que son dirigidos a la CEMER, son firmados por la Directora General. Se conecta con el Procedimiento de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria y se espera respuesta.
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Oficio
8
AA
Recibe las observaciones realizadas por la CEMER al Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos, se lo turna al Subdirector de Planeación Estratégica para su conocimiento y al Jefe de Departamento para su atención.
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Oficio
9
JDPPVM
Realiza las modificaciones al PARM considerando las observaciones realizadas por la CEMER Nota: solicita información a las áreas en caso de ser necesario.
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
10
JDPPVM
Envía el PARM a la CEMER para que emitan su dictamen previa revisión del Subdirector de Planeación Estratégica, aprobación del Director de Administración y autorización de la Directora General. Se conecta con el Procedimiento de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria y se espera respuesta.
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Oficio
11
AA
Recibe Dictamen del PARM por parte de la CEMER, le informa al Subdirector de Planeación Estratégica y lo turna al Jefe de Departamento para su seguimiento.
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Oficio
12
JDPPVM
Recibe y da seguimiento y cumplimiento al Dictamen del PARM del Sistema DIF Morelos. En el dictamen se establecen acciones que se deben de atender como son: la revisión y actualización de los Trámites y Servicios del Sistema DIF Morelos, los Reportes Bimestrales así como el seguimiento a las normatividades y demás resolutivos. Nota: El Procedimiento para la capacitación y/o asesoría del Sistema para el Registro Único de Personas Acreditadas (RUPA) pertenece a la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria (CEMER) y se solicita por medio de oficio, correo electrónico y/o de forma telefónica para replicar dicho sistema al interior del DIF Morelos. Con esta actividad da fin el procedimiento.
Programa Anual de
Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA
DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-02
Revisión: 0
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos
Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-03
Revisión: 0
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-03
Revisión: 0
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento de Ejecución de la Profesionalización y Certificación de los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-03
Revisión: 0
Pág. 3 de 8
Elaboró:
Ing. Dulce María Morales García Jefa de Profesionalización
Revisó:
Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica
Autorizó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Planear, coordinar y ejecutar acciones para la profesionalización y certificación del servidor público del Sistema Estatal DIF Morelos garantizando su desarrollo, Formación y mejora continua, para el otorgamiento de servicios de calidad y acordes a la demanda de la sociedad morelense. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:
Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.
Ley de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”
número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2015
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe Profesionalización, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector de Planeación Estratégica, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: SNDIF.-Sistema Nacional DIF V-C.- Videoconferencias (platicas, talleres, congresos en línea, etc.) 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-03
Revisión: 0
Pág. 4 de 8
6.1. Diagrama de flujo
Oficio de Convocatoria
y/o Email
Oficio de Respuesta
Información
Oficio de Petición y/ Email
INICIO
Gestionar impartición de A.C. a través del
SNDIF y/o por el personal Certificado
1
Elaborar convocatoria
para el personal destinado
Recibir respuesta de
SNDIF y/o por el personal Certificado
2
Convocar reuniones
para conocer metodología y requerimientos
3
Solicitar Aprobación
por parte de Dirección General
4
7
8
5
No
Si
¿Es aprobado?
Solicitar Aprobación
por parte de Dirección General
6
1
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-03
Revisión: 0
Pág. 5 de 8
Evaluación
Evaluación
Lista de participantes
Registro y lista de Inscripción
Registro y lista de
participantes al A.C.
Ejecutar la apertura de
A.C.
9
10
Impartir la A.C.
11
15
Preparar requerimientos para la impartición de los
Estándares A.C.,
8
Calificar y/o verificar las evaluaciones de la A.C.
12
Enviar las evaluaciones
a SNDIF para su validación
13
Verificar y confirmar fecha de clausura
14
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-03
Revisión: 0
Pág. 6 de 8
Nota Informativa
Reconocimientos
Informar a los
participantes fecha y hora de clausura
FIN
Clausurar y entregar de reconocimientos por la Presidenta o Director
General
Elaborar y enviar Nota
Informativa
15
17
16
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-03
Revisión: 0
Pág. 7 de 8
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefa de Profesionalización
Gestiona impartición de A.C. a través del SNDIF y/o por el personal Certificado
Oficio de petición y/o Email
2
Jefa de Profesionalización
Recibe contestación de SNDIF y/o o por el personal Certificado
Oficio de Contestación
3
Jefa de Profesionalización
Convoca las reuniones ejecutivas, para conocer metodología, costos y requerimientos
Información
4
Jefa de Profesionalización
Solicita aprobación por parte de Dirección General
5
Director/a General ¿Es Aprobado por parte de Dirección General? No, pasa a la actividad 6 Si, pasa a la actividad 7
6
Jefa de Profesionalización
y/o personal certificador
Gestiona nuevas imparticiones de A.C. se conecta con la actividad 1
7
Jefa de Profesionalización
y/o personal certificador
Elabora convocatorias para el personal destinado y/o personal certificado
Oficio de convocatoria y/o Email
8
Jefa de Profesionalización
y/o personal certificador
Prepara los requerimientos para la impartición de las A.C.
9
Jefa de Profesionalización
Ejecuta la apertura de A.C. Lista de participantes
10
Jefa de Profesionalización
y/o personal certificador
Registro y lista de participantes al A.C. Registro y lista de
participantes
11
Personal Certificador
Imparte las A.C.
12
Jefa de Profesionalización
y/o personal certificador
Califica y/o verifica las evaluaciones de la A.C. Evaluaciones
13
Jefa de Profesionalización
y/o personal certificado
Envía las evaluaciones a SNDIF para su validación Evaluaciones
14
Subdirector de Planeación Estratégica
(SPE)/ Directora General
Verifica (SPE) y confirma y/o modifica la fecha de clausura (Directora General)
15 Jefa de
Profesionalización Informa a los participantes fecha y hora de clausura
16
Jefa de Profesionalización
Clausurar y entregar de reconocimientos por la Presidenta o Director General
Reconocimientos
17
Jefa de Profesionalización
Elabora y envía Nota Informativa Con esta actividad termina el procedimiento.
Nota Informativa
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-03
Revisión: 0
Pág. 7 de 8
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Registro y lista de participantes Subdirección de Planeación 2 años
2 Evaluaciones Subdirección de Planeación 2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO CONCENTRADO DE REPORTES Y ACCIONES DEL SISTEMA DIF DEL
ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-04
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1
Todas
Actualización
Actualización
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO CONCENTRADO DE REPORTES Y ACCIONES DEL SISTEMA DIF DEL
ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-04
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento del Concentrado de Reportes y Acciones del Sistema DIF del Estado de Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección General
001
PROCEDIMIENTO CONCENTRADO DE REPORTES Y ACCIONES DEL SISTEMA DIF DEL
ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-04
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C. María del Carmen Gómez y Gómez Auxiliar Administrativo
Revisó:
Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Concentrar la información de los Reportes que emiten las Unidades Administrativas del Sistema DIF del Estado de Morelos a través de los responsables de los Programas en apoyo de la ciudadanía morelense, sobre las acciones que realizan mensualmente. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF del Estado de Morelos, que tienen bajo su responsabilidad programas para beneficio de las familias morelenses 3. Referencias:
Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2013. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del/la Auxiliar Administrativo, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector de Planeación Estratégica, revisar el cumplimiento de este
procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este
procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Ninguno 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO CONCENTRADO DE REPORTES Y ACCIONES DEL SISTEMA DIF DEL
ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-04
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Reporte de Acciones Mensuales FO-DAF-SPE-02
Concentrado de Acciones Mensuales
FO-DAyF-SPE-03
Reporte de Acciones Mensuales
FO-DAF-SPE-02
Reporte de Acciones Mensuales
FO-DAF-SPE-02
Oficio
Reporte de Acciones Mensuales
FO-DAF-SPE-02
INICIO
Solicitar por medio de oficio a las áreas responsables de Programas el llenado del formato y fecha de entrega de Reporte de Acciones Mensuales
2
Diseñar formatos donde se plasmen las acciones y el número de beneficiarios que arrojan los Programas del Sistema DIF
1
Recibir los Reportes de Acciones, tanto en electrónico como en impreso, vaciar los datos en el concentrado de cada programa
3
5
Vaciar los datos de todos los programa en un concentrado general, el cual sirve para realizar el IGG, los Informes del señor Gobernador, Reportes a la Secretaría de Salud y Metas Estratégicas
4
PROCEDIMIENTO CONCENTRADO DE REPORTES Y ACCIONES DEL SISTEMA DIF DEL
ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-04
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Concentrado de Acciones Mensuales FO-DAyF-SPE-03
Concentrado de Acciones Mensuales FO-DAyF-SPE-03
Oficio
Concentrado de Acciones Mensuales FO-DAyF-SPE-03
FIN
Pasar el Concentrado de Acciones para revisión del Subdirector de Planeación Estratégica
5
Entregar el Concentrado de Acciones a la Dirección General
Enviar por oficio y archivo electrónico información del Concentrado a la Secretaría de Salud
7
6
T
PROCEDIMIENTO CONCENTRADO DE REPORTES Y ACCIONES DEL SISTEMA DIF DEL
ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-04
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Auxiliar
Administrativo (AA)
Diseña formatos donde se plasmen las acciones y el número de beneficiarios que arrojan los Programas del Sistema DIF del Estado de Morelos, y se presentan al Subdirector de Planeación Estratégica para su aprobación.
Reporte de Acciones
Mensuales
FO-DAF-SPE-02
2
AA
Solicita por medio de oficio de la Subdirección de Planeación Estratégica a las áreas responsables de Programas DIF, el llenado del formato y fecha de entrega mensual en que deberán entregar el Reporte de Acciones Mensuales, si existe alguna duda o solicitud de cambio del formato, se recomienda convocar a una reunión donde se aclaren dudas y cualquier tipo de situación ya que con estos formatos se trabajará todo el año.
Oficio
FO-DAF-SPE-02
3
AA
Recibe los Reportes de Acciones Mensuales, tanto en electrónico como en impreso, se vacían los datos en el concentrado de cada programa.
FO-DAF-SPE-02
4
AA
Vacía los datos de todos los programa en un concentrado general, el cual sirve para realizar el IGG, los Informes del señor Gobernador, Reportes a la Secretaría de Salud y Metas Estratégicas
FO-DAF-SPE-02 Concentrado de
Acciones Mensuales FO-DAF-SPE-03
5
AA
Pasa el Concentrado de Acciones para revisión del Subdirector de Planeación Estratégica
FO-DAF-SPE-03
6
AA
Entrega el Concentrado de Acciones a la Dirección General para su revisión y visto bueno.
FO-DAF-SPE-03
7
AA
Envía por oficio y en archivo electrónico la información del Concentrado a la Secretaría de Salud Con esta actividad da fin el procedimiento.
Oficio
FO-DAF-SPE-03
PROCEDIMIENTO CONCENTRADO DE REPORTES Y ACCIONES DEL SISTEMA DIF DEL
ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-04
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
Reporte de Acciones Mensuales
FO-DAF-SPE-02
Subdirección de Planeación estratégica 2 años
Concentrado de Acciones Mensuales
FO-DAF-SPE-03
Subdirección de Planeación estratégica 2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Formatos de Reportes
PROCEDIMIENTO REPORTE DE OBRAS Y ACCIONES RELEVANTES DEL SISTEMA DIF
DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-05
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1
Todas
Actualización
Actualización
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO REPORTE DE OBRAS Y ACCIONES RELEVANTES DEL SISTEMA DIF
DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-05
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento del Reporte de Obras y Acciones Relevantes del Sistema DIF del Estado de Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección General
001
PROCEDIMIENTO REPORTE DE OBRAS Y ACCIONES RELEVANTES DEL SISTEMA DIF
DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-05
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
C. María del Carmen Gómez y Gómez Auxiliar Administrativo
Revisó:
Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero 2016 Fecha: 22 de Febrero 2016 Fecha: 22 de Febrero 2016
1. Propósito: Concentrar la información de los Reportes de Obras y Acciones Relevantes que realizan mensualmente las Unidades Administrativas del Sistema DIF del Estado de Morelos que tienen que llevan a cabo los responsables de los Programas en apoyo de la ciudadanía morelense. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF del Estado de Morelos, que tienen bajo su responsabilidad programas que brindan apoyo a los ciudadanos del Estado de Morelos. 3. Referencias:
Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2013. 4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del/la Auxiliar Administrativo, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector de Planeación Estratégica, revisar el cumplimiento de este
procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este
procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Ninguno 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO REPORTE DE OBRAS Y ACCIONES RELEVANTES DEL SISTEMA DIF
DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-05
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Oficio
Reporte de Obras y Acciones Relevantes
Oficio
INICIO
Recibir los reportes y revisar que contenga esta
información de manera cronológica, con un texto indicando la actividad y avalada con material
fotográfico que a pie de cada fotografía se indique fecha y
lugar exacto.
2
Solicitar por medio de oficio de la Subdirección de
Planeación Estratégica, a las áreas responsables de Programas DIF, enviar
durante los primeros cinco días de cada mes, las Obras y Acciones que consideren Relevantes llevadas a cabo
durante el mes.
1
Solicitar al Departamento de Comunicación Social el
material fotográfico en CD para obtener una resolución
de 300 puntos en las imágenes.
3
4
PROCEDIMIENTO REPORTE DE OBRAS Y ACCIONES RELEVANTES DEL SISTEMA DIF
DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-05
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Reporte de Obras y Acciones Relevantes
Oficio
Reporte de Obras y Acciones Relevantes
Reporte de Obras y Acciones Relevantes
Elaborar el reporte de obras y acciones relevantes con fotografías
4
FIN
Pasar el reporte para
autorización del Subdirector de Planeación
Estratégica
Enviar el Reporte de las Obras y Acciones
Relevantes mediante oficio de la Dirección
General del Sistema, a la Dirección General de
Coordinación y Supervisión de la
Secretaría de Salud
6
5
PROCEDIMIENTO REPORTE DE OBRAS Y ACCIONES RELEVANTES DEL SISTEMA DIF
DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-05
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Auxiliar Administrativo
(AA)
Solicita por medio de oficio de la Subdirección de Planeación Estratégica, a las áreas responsables de Programas DIF, enviar durante los primeros cinco días de cada mes, las Obras y Acciones que consideren Relevantes llevadas a cabo durante el mes.
Reporte de Obras y Acciones Relevantes
2
AA
Recibe los reportes, los revisa y se realiza un documento que contenga esta información de manera cronológica, con un texto indicando la actividad y avalada con material fotográfico que a pie de cada fotografía se indique fecha y lugar exacto.
Reporte de Obras y Acciones Relevantes
3
AA
Solicita al Departamento de Comunicación en CD, el material fotográfico para obtener una resolución de 300 puntos en las imágenes.
Reporte de Obras y
Acciones Relevantes
4
AA
Elabora el reporte de obras y acciones relevantes con fotografías
Reporte de Obras y
Acciones Relevantes
5
AA
Pasa el reporte se para autorización del Subdirector de Planeación Estratégica
Reporte de Obras y
Acciones Relevantes
6
AA
Enviar el Reporte de las Obras y Acciones Relevantes mediante oficio de la Dirección General del Sistema, a la Dirección General de Coordinación y Supervisión de la Secretaría de Salud Con esta actividad da fin el procedimiento.
Reporte de Obras y
Acciones Relevantes
PROCEDIMIENTO REPORTE DE OBRAS Y ACCIONES RELEVANTES DEL SISTEMA DIF
DEL ESTADO DE MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-05
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
Reporte de Acciones Relevantes s/c Subdirección de Planeación Estratégica 2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 1 de 10
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1
Todas
Actualización
Actualización
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 2 de 10
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboración e Integración del Programa Operativo Anual del Sistema DIF Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección General
001
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 3 de 10
Elaboró:
L.A. Dacyl Ayala Castro Administrativa Especializada
Revisó:
Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Presentar el instrumento programático presupuestal que hace compatible las decisiones de gasto público con las demandas ciudadanas y representa el sustento del Proyecto de presupuesto de egresos que se presenta al Congreso del Estado. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a las áreas operativas del Sistema DIF del Estado de Morelos, que entreguen sus informes mensuales de acción. 3. Referencias:
Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 24 fracción XI, y artículo 29 fracción II, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del/la Administrativo Especializado elaborar, revisar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector de Planeación Estratégica, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: POA: Programa Operativo Anual. SS.- Secretaria de Salud. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 4 de 10
6.1. Diagrama de flujo
Información
Oficio
Lineamientos para la elaboración del POA
Formato POA
Oficio capacitación
Oficio
5
INICIO
Leer y revisar la
información que se recibe junto con el
oficio.
2
Capacitar y entregar formato y lineamientos para la elaboración del
POA a los responsables de las áreas operativas del
DIF.
4
Recibir oficio y archivos electrónicos vía mail
por parte de la SS, y se turna al administrativo
especializado.
1
Elaborar oficio de convocatoria para
asistir a la capacitación para la elaboración del
POA.
3
Viene del Procedimiento de la Secretaría de Salud
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 5 de 10
Oficio
Formato POA
Formato POA
Formato POA
Formato POA
Recibir los POA´s de manera impresa y en archivo electrónico.
5
Solicitar las cifras
financieras al área de
presupuesto para
integrarlas en el POA
general
Capturar en los formatos del POA General, las
cifras proporcionadas por las áreas a través de sus
POA´s específicos en donde establecen las cifras de las metas
programadas.
6
Capturar la información en el formato de POA
8
Formato POA
Imprimir la información
en 2 tantos
9
7
10
Viene del Procedimiento del área
de presupuesto
Se conecta con el Procedimiento del área
de presupuesto
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 6 de 10
Oficio de envío.
Formato POA
Oficio de envío.
Oficio de envío.
Oficio de envío.
Oficio de envío.
Formato POA
Formato POA
Formato POA
Elaborar oficio e imprimir 2 tantos
10
Recabar rubrica del
Subdirector de
Planeación
Estratégica.
Rubricar la información generada y oficio.
11
Recabar firma y rubrica del Director de
Administración y Finanzas.
13
Recabar firma y rubrica del Director/a General.
14
12
15
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 7 de 10
Se conecta con el Procedimiento de la Secretaría de Salud
Oficio de envío.
Oficio de envío.
Formato POA
Formato POA
Enviar oficio con anexos y vía mail el archivo electrónico a la SS.
15
Recibir el acuse con sello de recibido y archivar.
16
FIN
T
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 8 de 10
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Subdirector de Planeación Estratégica
SPE
Recibe oficio de la Secretaría de Salud SS, para la elaboración del Programa Operativo Anual (POA) y vía correo electrónico archivo de formato, se turna al administrativo especializado. Viene del procedimiento de la Secretaria de Salud.
Oficio original.
2
Administrativo Especializado
AE
Lee y revisa la información que se recibe, para poder explicar a las áreas operativas del DIF la manera del llenado del formato de POA.
Oficio Información
3
AE Elabora oficio de convocatoria para asistir a la capacitación para la elaboración del POA.
Oficio
4
AE Capacita a los responsables de la elaboración del POA, áreas operativas del DIF y se entrega el formato y lineamientos de POA. Para posteriormente revisarlos y señalarles los errores en caso de ser necesario.
Formato de POA
Lineamientos para la elaboración del POA
5
AE Recibe los POA´s de las áreas operativas del DIF, de manera impresa y en archivo electrónico, mediante oficio
Formato de POA Oficio
6
AE Captura en los formatos del POA general las cifras proporcionadas por las áreas a través de sus POA´s específicos en donde establecen las cifras de las metas programadas.
Formato de POA
7
AE Solicitar las cifras financieras al área de presupuesto, para integrarlas en el POA general Se conecta con el procedimiento del área de presupuesto y se espera respuesta.
Formato de POA
8
AE Captura la información en el formato de POA, para vaciar toda la información.
9
AE Se imprime en 2 tantos el formato de POA.
Formato de POA 2 originales
10
AE Elabora oficio dirigido a la SS y se imprime en 2 tantos, donde se anexa formato de POA, solicitar número de oficio a Dirección General.
Formato de POA Oficio de envío
Original SS Copia SPE
11
AE Rubrica la información generada y oficio Formato de POA Oficio de envío
12
AE Recaba rubrica del Subdirector de Planeación Estratégica en formato del POA y rubrica el oficio
Formato de POA Oficio de envío
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 9 de 10
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
13
AE Recaba firma y rubrica del Director/a de Administración y Finanzas en formato del POA.
Formato de POA
14
AE Recaba firma y rubrica del Director/a General en formato POA y oficio.
Formato de POA Oficio de envío
15
AE Envía oficio con anexos y vía mail el archivo electrónico del POA a la Secretaria de Salud. Se conecta con el procedimiento de la Secretaria de Salud.
Formato de POA Oficio de envío
Original SS Copia SPE
16 AE Regresa la copia con sello de recibido y se archiva Con esta última actividad finaliza el procedimiento
Formato Oficio de envío
Copia SPE
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-06
Revisión: 0
Pág. 10 de 10
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1 Formato POA Subdirección de Planeación Estratégica. 12 meses
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Ninguno.
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MANERA TRIMESTRAL A LOS AVANCES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL A TRAVÉS DEL INFORME DE
GESTIÓN GUBERNAMENTAL
Clave: PR-DAF-SPE-07
Revisión: 0
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1
Todas
Actualización
Actualización
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MANERA TRIMESTRAL A LOS AVANCES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL A TRAVÉS DEL INFORME DE
GESTIÓN GUBERNAMENTAL
Clave: PR-DAF-SPE-07
Revisión: 0
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento para dar Seguimiento de Manera Trimestral a los Avances del Programa Operativo Anual a través del Informe de Gestión Gubernamental El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección General
001
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MANERA TRIMESTRAL A LOS AVANCES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL A TRAVÉS DEL INFORME DE
GESTIÓN GUBERNAMENTAL
Clave: PR-DAF-SPE-07
Revisión: 0
Pág. 3 de 8
Elaboró:
L.A. Dacyl Ayala Castro Administrativa Especializada
Revisó:
Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Dar a conocer los avances reales de manera trimestral del Programa Operativo Anual a través del Informe de Gestión Gubernamental a la Secretaria de Salud. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a las áreas operativas del Sistema DIF-Morelos, que entreguen sus informes mensuales de acción. 3. Referencias:
Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos artículo 24 fracción XI, y artículo 29 fracción II, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del/la Administrativo Especializado elaborar, revisar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector de Planeación Estratégica, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: IGG.- Informe de Gestión Gubernamental. POA: Programa Operativo Anual. SS.- Secretaria de Salud. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MANERA TRIMESTRAL A LOS AVANCES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL A TRAVÉS DEL INFORME DE
GESTIÓN GUBERNAMENTAL
Clave: PR-DAF-SPE-07
Revisión: 0
Pág. 4 de 8
6.1. Diagrama de flujo
Informes
Informes
Formato IGG
Oficio
5
INICIO
Clasificar y concentrar
los avances trimestrales basados
en los informes mensuales.
2
Imprimir la información en 4 tantos.
4
Recibir oficio y archivos electrónicos vía mail
por parte de la SS, y se turna al administrativo
especializado.
1
Alimentar los archivos del IGG, verificando que se plasmen los avances por cada
indicador.
3
Viene del Procedimiento de la Secretaría de Salud
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MANERA TRIMESTRAL A LOS AVANCES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL A TRAVÉS DEL INFORME DE
GESTIÓN GUBERNAMENTAL
Clave: PR-DAF-SPE-07
Revisión: 0
Pág. 5 de 8
Oficio de envío
Oficio de envío
Oficio de envío
Oficio de envío
Oficio de envío
Formato IGG
Formato IGG
Formato IGG
Formato IGG
Elaborar oficio e imprimir 2 tantos anexando IGG.
5
Recabar rubrica del
Subdirector de
Planeación
Estratégica.
Rubricar la información y oficio.
6
Recabar firma y rubrica del Director de
Administración y Finanzas
8
Formato IGG
Recabar firma y rubrica
del Director General.
9
7
10
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MANERA TRIMESTRAL A LOS AVANCES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL A TRAVÉS DEL INFORME DE
GESTIÓN GUBERNAMENTAL
Clave: PR-DAF-SPE-07
Revisión: 0
Pág. 6 de 8
Oficio de envío.
Formato IGG
FIN
Oficio de envío.
Formato IGG
Enviar oficio con anexos y vía mail el archivo electrónico a la SS.
10
Recibir el acuse con sello de recibido y archivar.
11
Se conecta con el Procedimiento de la Secretaría de Salud
T
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MANERA TRIMESTRAL A LOS AVANCES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL A TRAVÉS DEL INFORME DE
GESTIÓN GUBERNAMENTAL
Clave: PR-DAF-SPE-07
Revisión: 0
Pág. 7 de 8
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Subdirector de Planeación Estratégica
SPE
Recibe oficio de la Secretaría de Desarrollo Humano y Social SS, para la elaboración del Informe de Gestión Gubernamental y vía correo electrónico archivo de formato, se turna al administrativo especializado.
Oficio original.
2 Administrativo Especializado
AE
Busca en la computadora el archivo que concentra los avances trimestrales basados en los informes mensuales que envían las áreas del DIF.
3 AE Captura la información en el formato de IGG, verificando que las acciones realizadas sean las correctas, por proyecto y por acciones.
4 AE Imprime la información en 4 tantos
Formato de IGG 4 originales
5 AE Elabora oficio dirigido a la SS y se imprime en 2 tantos, donde se anexa formato de IGG, solicitar número de oficio a Dirección General.
Formato de IGG Oficio de envío Original SDHS
Copia SPE
6 AE Rubrica la información generada y oficio
Formato de IGG Oficio de envío
7 AE Recaba rubrica del Subdirector de Planeación Estratégica en formato del IGG y rubrica el oficio
Formato de IGG Oficio de envío
8 AE Recaba firma y rubrica del Director de Administración y Finanzas en formato del IGG.
Formato de IGG
9 AE Recaba firma y rubrica del Director General en formato IGG y oficio.
Formato de IGG Oficio de envío
Oficio-2
10 AE Envía oficio con anexos y vía mail el archivo electrónico a la SDHS.
Formato de IGG 3 tantos
Oficio de envío Original SDHS
Copia SPE
11 AE Regresa la copia con sello de recibido y se archiva Con esta última actividad finaliza el procedimiento.
Formato de IGG Oficio de envío
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MANERA TRIMESTRAL A LOS AVANCES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL A TRAVÉS DEL INFORME DE
GESTIÓN GUBERNAMENTAL
Clave: PR-DAF-SPE-07
Revisión: 0
Pág. 8 de 8
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Formato IGG
Subdirección de Planeación Estratégica.
12 meses
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
1
Ninguno.
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EXTERNA A LOS SERVIDORES
PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-08
Revisión: 0
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
21/Agosto/2013
1 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EXTERNA A LOS SERVIDORES
PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-08
Revisión: 0
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento de Ejecución de la Capacitación Externa a los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección de Administración y Finanzas
001
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EXTERNA A LOS SERVIDORES
PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-08
Revisión: 0
Pág. 3 de 7
Elaboró:
Ing. Dulce María Morales García Jefa de Profesionalización
Revisó:
Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica
Autorizó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Planear y coordinar acciones para la profesionalización (capacitación), del servidor público del Sistema Estatal DIF Morelos, garantizando su desarrollo, Formación y mejora continua, para el otorgamiento de servicios de calidad y acordes a la demanda de la sociedad morelense. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:
Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.
Ley de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”
número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2015
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Jefa de Profesionalización, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.
Es responsabilidad del Subdirector de Planeación Estratégica, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:
SNDIF.- Sistema Nacional DIF INGR.- Institución no Gubernamental (consultorías, asociaciones civiles, fundaciones, etc.) C.C.D.E.- Capacitaciones, Certificaciones, Diplomados, y Especializaciones 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EXTERNA A LOS SERVIDORES
PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-08
Revisión: 0
Pág. 4 de 7
6.1. Diagrama de flujo
Oficio de Convocatoria y/o
Información
Oficio de Petición y/o Email
Oficio de Petición y/o Email
INICIO
Gestionar impartición de C.C.D.E. a través
del INGR
1
Recibir contestación de
INGR
2
8
Convocar reuniones
ejecutivas para conocer metodología, costos,
requerimientos y fechas
3
Solicitar Aprobación
por parte de Dirección General
4
Elaborar convocatoria
para el personal
destinado
7
Vinculado al Diagnóstico de Necesidades de Capacitación -DNC-
5
No
Si
¿Es aprobado?
Gestionar nuevas imparticiones de
C.C.D.E
6
1
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EXTERNA A LOS SERVIDORES
PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-08
Revisión: 0
Pág. 5 de 7
Registro de Reconocimientos
Lista de participantes
Preparar requerimientos para la impartición de los
C.C.D.E.
8
Ejecutar la apertura de
C.C.D.E.
9
Impartir el C.C.D.E.
10
FIN
Clausura y entrega de reconocimientos por la Presidenta o Directora
General.
11
Elaborar y enviar Nota
Informativa
12
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EXTERNA A LOS SERVIDORES
PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-08
Revisión: 0
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Jefa de Profesionalización
Vinculado al Diagnóstico de Necesidades de Capacitación –DNC- Gestionar impartición de C.C.D.E. a través del INGR
Oficio de petición y/o
2
Jefa de Profesionalización
Recibe contestación de SNDIF y/o INGR
Oficio de Contestación
3
Jefa de Profesionalización
Convoca las reuniones ejecutivas, para conocer metodología, costos y requerimientos
Información
4
Jefa de Profesionalización
Solicita aprobación por parte de Dirección General
5
Directora General
¿Es Aprobado por parte de Dirección General? No, pasa a la actividad 6 Si, pasa a la actividad 7
6
Jefa de Profesionalización
Gestiona nuevas imparticiones de C.C.D.E. y se conecta con la actividad 1.
7
Jefa de Profesionalización
Elabora convocatorias para el personal destinado
Oficio de convocatoria y/o Email
8
Jefa de Profesionalización
Preparar los requerimientos para la impartición de los C.C.D.E.
9
Subdirector de Planeación Estratégica
Ejecutar la apertura de C.C.D.E. Lista de participantes
10
Personal de C.C.D.E.
Imparte el C.C.D.E.
11
Directora General o Presidenta
Clausura y entrega de reconocimientos por la Presidenta o Directora General
Reconocimientos
12 Jefa de
Profesionalización
Elabora y envía Nota Informativa Con esta actividad termina el procedimiento.
Nota Informativa
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EXTERNA A LOS SERVIDORES
PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS
Clave: PR-DAF-SPE-08
Revisión: 0
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
Ninguno
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES
Clave: PR-DAF-USI-01
Revisión: 0
Pág. 1 de 6
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág. (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
12/Sept/2014
1
Todas
Actualización
Actualización
22/Febrero/2016
PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES
Clave: PR-DAF-USI-01
Revisión: 0
Pág. 2 de 6
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento Servicio de Soporte Técnico y Redes El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Dirección General
001
PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES
Clave: PR-DAF-USI-01
Revisión: 0
Pág. 3 de 6
Elaboró:
Lic. Víctor Manuel Hernández Gatica Jefe del Departamento de la Unidad para la
Sociedad de la Información (USI)
Revisó:
Lic. Víctor Manuel Hernández Gatica Jefe del Departamento de la Unidad para la
Sociedad de la Información (USI)
Aprobó
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016
1. Propósito: Establecer las actividades a seguir para tramitar las solicitudes para dar soporte técnico y redes a los equipos de cómputo de las unidades administrativas del Sistema DIF del Estado de Morelos. 2. Alcance: Aplica al Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:
Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de la Unidad para la Sociedad de la Información (USI) elaborar, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.
5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: USI.- Unidad para la Sociedad de la Información Soporte Técnico - Servicio que proporciona asistencia con el hardware o software de una computadora, o algún otro dispositivo electrónico o mecánico. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades
PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES
Clave: PR-DAF-USI-01
Revisión: 0
Pág. 4 de 6
6.1. Diagrama de flujo
.
1
Recibir equipo dañado en el
Depto. de Soporte Técnico
Revisar equipo y diagnosticar falla
2
¿Es necesario servicio externo?
3
Notificar al usuario e iniciar procedimiento
de garantía con el proveedor
INICIO
4
FIN
¿Requiere alguna Refacción?
5
NO
NO
6
Reparar la falla y entregar Equipo al usuario
FIN
SI
Notificar al usuario sobre la falla de su
equipo a través de una Nota Técnica
7
Nota Técnica
O-1 NT-DAF-JUSI-01
Se entrega Nota Técnica para que el usuario elabore su requisición de compra.
8
Elaborar su Requisición de
Compra de refacción dañada
Se conecta con el Procedimiento del Depto. de Adquisiciones.
9
Recibir refacción, realizar la reparación y
entrega equipo al usuario
FIN
SI
PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES
Clave: PR-DAF-USI-01
Revisión: 0
Pág. 5 de 6
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(No. de Control)
1
Analista de Sistemas
Computacionales
(ASC)
Recibe el equipo de cómputo dañado (C.P.U., Monitor, Teclado, Mouse, Impresora).
2 ASC Revisa el equipo y diagnostica falla.
3 ASC ¿Es necesario enviar el equipo de cómputo a un taller externo para su reparación?
4 ASC
Si. Se notifica al usuario y se entrega el equipo, enviando una nota informativa. Nota: Se conecta con el procedimiento del Departamento de Mantenimiento y Construcción.
Nota Informativa
5 ASC No. ¿Requiere alguna Refacción?
6 ASC No. Repara la falla con el material y refacciones con que cuenta el Departamento de Soporte Técnico y entrega equipo al usuario.
7 JDUSI
Si. Notifica al usuario mediante una Nota Técnica sobre la falla de su equipo, mencionando las especificaciones de la refacción que necesita para la reparación. Nota: Se entrega Nota Técnica para que el usuario elabore su requisición de compra.
Nota Técnica Copia-Usuario
Copia-Archivo del Depto. de la Unidad
para la Sociedad de la Información
8 Usuario
Elabora su requisición de compra para adquirir la refacción que se necesita. Nota: Se conecta con el procedimiento de autorización de compra del Departamento de Adquisiciones.
9 JDUSI / ASC Recibe refacción y realiza la reparación.
PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES
Clave: PR-DAF-USI-01
Revisión: 0
Pág. 6 de 6
7. Registros de Calidad
No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención
1
Nota Técnica
Jefe de Departamento de la Unidad para la
Sociedad de la Información.
12 meses
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno.
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 2
XII.- DIRECTORIO
Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 324 y 328
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
C. Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 325, 330 y 336
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
Lic. Jesús Bernardo Félix-Díaz Arellano Jefe del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 329 y 337
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
C. Heriberto Gallardo Morales Jefe del Departamento de Mantenimiento y Construcción
Tel. (777) 315-60-09 Ext. 122
Bajada de Chapultepec #25 Col. Chapultepec,
Cuernavaca Morelos C.P. 62450
C. Carlos Bahena Adán Jefe del Departamento de Servicios Generales
Tel. (777) 315-60-09 Ext. 209
Bajada de Chapultepec #25 Col. Chapultepec,
Cuernavaca Morelos C.P. 62450
Lic. Jessica Vanessa Macías Del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo de Personal
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 332, 333 y 334
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración de Personal
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 332, 333 y 334
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
Lic. Víctor Manuel Hernández Gatica Jefe del Departamento de la Unidad para la Sociedad de la Información (USI)
Tel. (777) 315-60-09 Ext. 165
Bajada de Chapultepec #25 Col. Chapultepec,
Cuernavaca Morelos C.P. 62450
L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 338 y 339
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
C.P. Alan Reyes García
Jefe del Departamento de Contabilidad Tel. (777) 3 14 10 10
Ext. 326
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
C.P. Juan José Rodríguez Gómez Jefe del Departamento de Presupuesto
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 326
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 2 de 2
DIRECTORIO
Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
C.P. Félix Alberto García García Jefe de Departamento de Tesorería e Ingresos Propios
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 326
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 313 y 316
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
Lic. Jesús Hernández Altamirano Jefe del Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal
Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 319
Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas
Cuernavaca, Morelos C.P. 62448
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 1 de 2
XIII.- COLABORACIÓN
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración
y Finanzas
C. Mayra Benítez Romero Asistente de Dirección de Administración
y Finanzas
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
C. Rosendo Alberto De león Sánchez Subdirector de Recursos Materiales
y Control Patrimonial
C. Jesús Bernardo Félix-Díaz Arellano
Jefe del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
C. Cesar Montes Millán Jefe de la Unidad de Control Patrimonial
C. Heriberto Gallardo Morales Jefe del Departamento de Mantenimiento
y Construcción
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
C. Carlos Bahena Adán
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Lic. Jessica Vanessa Macías Del Rincón Subdirectora de Administración
y Desarrollo de Personal
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración de
Personal
Lic. Víctor Manuel Hernández Gatica Jefe del Departamento de la Unidad para la
Sociedad de la Información (USI)
FORMATO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01
Clave: FO-DAF-SPE-01
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 2 de 2
COLABORACIÓN
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros
C. Alan Reyes García
Jefe del Departamento de Contabilidad
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
C.P. Juan José Rodríguez Gómez
Jefe del Departamento de Presupuesto
C. Félix Alberto García García Jefe de Departamento de Tesorería
e Ingresos Propios
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada
L.I. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación
Estratégica
L. A. Jesús Hernández Altamirano Jefe del Departamento de Planeación,
Profesionalización y Vinculación Municipal
L. A. Jesús Hernández Altamirano
Jefe del Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal
Responsable de integrar el Manual de
Organización
L.A. Jessica Anaya López Enlace de la Dirección de Administración
Responsable de integrar el Manual de Políticas y Procedimientos