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MANUAL DE POSTULACIÓN EMPRESAS “PROGRAMA APRENDICES”

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MANUAL DE POSTULACIÓN EMPRESAS

“PROGRAMA APRENDICES”

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MANUAL POSTULACIÓN EMPRESAS AL PROGRAMA APRENDICES

1. CREACIÓN DE CUENTA.

La empresa deberá ingresar a la dirección WEB publicada en www.sence.cl, al

ingresar al sitio se muestran 3 opciones en menú:

Crear cuenta: corresponde a crear cuenta en el sistema para poder

participar del programa.

Acceder al sitio: módulo para poder acceder al sistema a partir de la

cuenta creada.

Documentación: Corresponde a la documentación válida para el

programa Aprendices 2015.

Al acceder a Crear Cuenta el sistema nos pide ingresar el RUT de la persona que

ingresará al sistema, dado que las cuentas son personales en representación de

una empresa.

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Al ingresar el RUT correspondiente haga clic “ACEPTAR”, el sistema se conectará

con Registro Civil de forma inmediata para traer los datos correspondientes a

Nombres, Apellido Paterno, Apellido Materno, sexo, fecha de nacimiento o fecha

de defunción.

Con los datos correspondientes se solicita el número de serie del carnet,

correspondiente al código que aparece en el reverso o en el anverso de carnet

correspondiente.

Posteriormente se solicita el ingreso del RUT de la empresa que se representará,

además del correo electrónico y contraseña de la cuenta.

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Luego de la información ingresada se debe hacer clic en “CREAR CUENTA” y el

sistema enviará el mensaje de cuenta correctamente creada.

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2. ACCEDER AL SITIO.

Ahora, con la cuenta creada la empresa podrá acceder al sitio, introduciendo el

Rut de la persona encargada y la contraseña.

Al acceder al sitio, se desplegará el menú que se le presenta a la empresa

Ingresar Postulación: Corresponde al módulo para ingresar los contratos

por los que la empresa va a participar en el programa

Documentación: Corresponde a la documentación que rige el programa

en ejecución

Identificación Capacitación: Corresponde al módulo que puede ingresar el

Plan Formativo.

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Asignar Trabajador Capacitación: Corresponde al módulo donde al Plan

Formativo se le asignan los trabajadores que lo llevarán a cabo.

3. INGRESAR POSTULACIÓN.

Se despliega pantalla con el RUT de la empresa que el usuario tiene asignado. En

este paso, el usuario debe seleccionar el programa en el que participa.

Al ingresar, el sistema se conecta con el Servicios de Impuestos Internos (SII) y la

Dirección del Trabajo (DT) para traer la información de la empresa y para ver si la

empresa posee o no multas previsionales. En caso de que posea multas el sistema

avisará y permitirá que el usuario adjunte documento correspondiente a la

regularización de la situación de la empresa.

Al hacer clic en “ACEPTAR” se pasa al detalle de la información de la empresa.

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3.1. Información de la empresa.

La pantalla muestra la información traída desde SII correspondiente a:

Razón Social.

Representante Legal.

Actividad Económica: Empresa debe seleccionar la actividad económica

correspondiente a la postulación. Sistema le muestra solo las actividades

económicas registradas por la empresa en SII.

Rubro: Se llena automáticamente a partir de la selección de la actividad

económica

Tamaño empresa según el SII.

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N° de trabajadores: Corresponde a la cantidad de trabajadores que la

empresa ha declarado a SII. Si este campo viene vacío desde SII, el usuario

debe ingresar el número correspondiente y adjuntar la planilla de pago de

las cotizaciones, documento que muestra en la carilla la cantidad de

trabajadores.

Fecha postulación: Precarga con la fecha actual del ingreso al módulo

correspondiente.

La Empresa debe ingresar los siguientes campos:

Fecha certificado de vigencia: Empresa debe ingresar fecha desde que es

válido el certificado de vigencia

Adjuntar certificado de vigencia: Empresa debe adjuntar en el sistema el

certificado de vigencia que será validado por Sence. Este documento

debe venir en PDF.

Documento Pago Deuda: Empresa debe adjuntar documento emitido por

la DT que certifica la regularización de la empresa con respecto a su multa

previsional. En caso que la empresa no posea multas, este campo no se le

mostrará

Sucursal: colocar nombre de la sucursal de la empresa, puesto que puede

participar en varias localidades

Región: Seleccionar de lista precargada, la región donde se encuentra a

empresa

Comuna: Seleccionar de lista precargada, la comuna donde se encuentra

la empresa

Dirección: Dirección de la empresa

Teléfono: Teléfono de la empresa

Correo electrónico: Correo electrónico de la empresa

Modo de pago: Si la empresa es persona natural le permitirá seleccionar

Cuenta RUT. El usuario puede elegir también entre Vale Vista del Banco

Estado o depósito a la cuenta corriente. En el caso de cuenta RUT solicitará

el número de cuenta, mientras que en el caso de cuenta corriente se

solicita el ingreso del banco y la cuenta correspondiente.

Una vez que la empresa ingrese esta información, esta se almacenará y vendrá

cargada en una posterior postulación. Cuando la empresa termine de llenar los

campos, debe hacer clic en “CONTINUAR”.

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3.2. Identificación de la Capacitación

En este módulo la empresa podrá ingresar el plan formativo para que este sea

evaluado por cada Dirección Regional de Sence. Al ingresar al módulo aparece

el RUT asociado a la cuenta y se debe hacer clic en “SIGUIENTE”.

Al ingresar al plan formativo deberá ingresar los datos correspondientes a la

ejecución de la capacitación.

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En el componente restante del plan formativo la empresa deberá ingresar los

siguientes campos:

Rut Maestro Guía: Al ingresar el Rut del Maestro Guía, se realizará una

consulta al Registro Civil, para recuperar el nombre.

Correo Maestro Guía: Acá la empresa debe indicar cuál es el correo

electrónico del Maestro Guía.

Curriculum vitae y Certificado de Antigüedad: Acá deben adjuntar los

documentos correspondientes.

Nombre del plan formativo: Ver documento “Plan de Formación para

Aprendices”.

Perfiles Chilevalora Asociados: Ver documento “Guía de diseño Plan

Formativo Programa aprendices”.

Licencia Habilitante: Ver documento “Guía de diseño Plan Formativo

Programa aprendices”.

Requisitos de ingreso al Plan: Ver documento “Guía de diseño Plan

Formativo Programa aprendices”.

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Posteriormente al ingreso de esta información la empresa debe ingresar los

módulos que componen el plan formativo en la opción “AGREGAR MÓDULO”

(Ver documento “Plan de Formación para Aprendices”) bajo el cuadro con la

información del plan formativo. Con esto se despliega ventana del módulo

Luego de ingresar el nombre del módulo, el usuario debe hacer clic en

“GUARDAR”. Después de guardar, aparecerá la siguiente pantalla:

En esta pantalla, el usuario debe hacer clic en “Agregar Aprendizaje” a la

derecha de la pantalla. Acá ingresará los aprendizajes esperados y los criterios de

evaluación. Después de ingresarlos, debe hacer clic en guardar.

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El usuario podrá ingresar tantos módulos como aprendizajes esperados y criterios

de evaluación, contenga el plan formativo que el aprendiz desarrollará al interior

de la empresa.

Luego de hacer los ingresos necesarios el usuario debe guardar el plan formativo.

Este botón permite que la empresa guarde la información y pueda continuar en

otro momento.

Al guardar el plan formativo, este quedará con un estado de NO ENVIADO. Para

que el plan formativo sea enviado, la empresa debe ingresar nuevamente al

plan, haciendo clic en el lápiz a la izquierda de la pantalla.

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Acá podrá modificar los contenidos si es que la empresa desea, así como

también enviar el plan de formación para evaluación de Sence. Esto último se

realiza pulsando el botón “ENVIAR” al final de la pantalla. Cada Dirección

Regional de Sence realizará una evaluación al plan de formación, se determinará

si el plan formativo es o no aprobado. El período de tiempo que posee Sence

para evaluar es de 4 días desde el envío del plan.

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La siguiente pantalla muestra los estados en los cuales puede estar el plan

formativo de la empresa. Es necesario ver la columna “Estado Plan Formativo” y su

significado en la leyenda:

Para todo el llenado de los módulos, aprendizajes esperados y criterios de

evaluación, es necesario que la empresa estudie el documento “Plan de

Formación para Aprendices.

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3.3. Reutilizar planes formativos

Una vez aprobado el plan formativo, éste se puede reutilizar, para ello la empresa

debe ingresar a Identificación de la Capacitación y se desplegara el listado de

planes formativos ingresados.

Se debe pinchar el icono del lápiz y se mostrara la información del Plan Formativo

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Una vez visualizada la información del plan formativo debe pinchar sobre el botón

reutilizar

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Al pinchar el botón “reutilizar” se activaran los desplegables, podrá modificar los

siguientes datos:

Región

Comuna

Dirección

Teléfono

Rut del relator

Inicio curso

Fin curso

Horarios bloques

Para finalizar pinchar en el botón “guardar” y “aceptar”

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Una vez guardados correctamente los cambios, el plan formativo se agrega a la

lista de planes formativos aprobados, quedando disponibles para asociar

trabajadores.

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3.4. Ingreso de contratos

Empresa selecciona opción carga uno a uno.

La Empresa tendrá la pantalla donde debe ingresar la información del trabajador

y su correspondiente contrato.

Se debe ingresar los siguientes datos del contrato:

Región: Selecciona región donde se realizará el trabajo

Comuna: Selecciona comuna donde se realizará el trabajo

Dirección: dirección donde se realizará el trabajo

Cargo: Cargo que posee el trabajador dentro de la empresa

Salario: Debe ingresar monto de salario bruto mensual que percibe el

trabajo

Fecha inicio contrato Sistema validará que se encuentre dentro del plazo

correspondiente.

Fecha término contrato.

Posteriormente debe ingresar datos del trabajador. Para esto tiene los siguientes

campos:

RUT: Empresa debe ingresar RUT de trabajador y hacer clic en

“CONSULTAR”. Con esto, se realiza una consulta a Registro Civil para ver

que la persona cumpla con condiciones de edad y que no se encuentre

fallecida. Esta consulta suele demorar algunos segundos.

Nombres: Se cargan a partir de información de Registro Civil

Apellido Paterno: Se cargan a partir de información de Registro Civil

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Apellido Materno. Se cargan a partir de información de Registro Civil

Región Particular: Región del trabajador

Comuna Particular: Comuna del trabajador

Dirección Particular

Teléfono

Correo electrónico

País Nacionalidad: En caso que sea extranjero deberá seleccionar de lista

desplegable

Línea trabajador se carga automáticamente.

Adjunta contrato: Empresa debe adjuntar el contrato laboral para la

revisión de Sence. El contrato de aprendizaje tipo se encuentra en la parte

de Documentación del aplicativo de postulación. Las empresas deben

utilizar este.

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Cuando se tiene el contrato listo, se debe hacer clic en “AGREGAR TRABAJADOR”

y la empresa puede terminar la postulación o ingresar otros trabajadores.

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Para mandar contratos a validación de Sence, se debe hacer clic en

“ACREDITAR”. Se recomienda hacerlo una vez que se hayan subido todos los

contratos.

Posteriormente la empresa recibirá, en el correo que tiene registrado, un mail

confirmando el envío de sus contratos en el marco del programa. Se detallarán

todos los contratos subidos por la empresa.

Con esta información subida al sistema, la Dirección Regional de Sence revisará

los contratos de los aprendices, el certificado de vigencia y el certificado de

cotizaciones para determinar si la empresa y los aprendices pueden ser parte del

programa.

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3.5. Asignar Trabajador a Capacitación

En esta sección, la empresa podrá asociar a todos los contratos de aprendices

aprobados por la dirección regional, con los planes formativos aprobados.

En esta sección, el Rut de la empresa se registra automáticamente, y solo

aparecerán las regiones para las cuales existen contratos validados por la

Dirección Regional de Sence.

Al hacer clic en “ACEPTAR”, se desplegará la siguiente ventana:

En esta pantalla se muestra los aprendices validados por la Dirección Regional. La

empresa debe asignar a cada aprendiz un plan formativo aprobado por la

Dirección Regional respectiva. Para esto, la empresa debe hacer clic en

“ASIGNAR CURSO”.

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Se desplegarán todos los planes formativos que posee la empresa aprobados por

la Dirección Regional. La empresa debe seleccionar el plan formativo que recibirá

el o los aprendices. Habiendo seleccionado el plan de formación, se abrirá la

siguiente ventana:

En esta pantalla, se abre la opción para seleccionar a los aprendices que

recibirán el plan formativo justo a la izquierda del rut del aprendiz. Habiendo

seleccionado a los aprendices, se pulsa “GUARDAR” y aparecerá un mensaje de

que el o los aprendices fueron asignados a la capacitación correctamente.

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Después, el usuario puede hacer clic en “VOLVER” y se desplegará la siguiente

pantalla:

En esta pantalla, y cuando todo aprendiz esté asociado a un plan formativo, la

empresa debe hacer clic en “FINALIZAR” y aparecerá el siguiente mensaje:

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Con esto, se termina el proceso de postulación al “Programa Aprendices”, Las

Direcciones Regionales revisarán la información enviada por las empresas y les

comunicarán vía mail el resultado de su postulación, ya sea que fuere aceptada o

rechazada, dentro del plazo de 10 días hábiles, contados desde la fecha de

postulación al Programa.

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Si su postulación es aprobada la Dirección Regional enviará a la empresa una

carta y resolución de “concede” la cual menciona el financiamiento que recibirá

la empresa por concepto de formación de los aprendices.