Manual de procedimentos para a circulação unicamente em formato digital – todos os serviços.

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Procedimentos para todos os Serviços: Numa primeira fase a documentação que irá circular unicamente em formato digital é:

1. Propaganda/divulgação proveniente de empresas e fornecedores diversos

(mesmo estando dirigida especificamente a um serviço do Município);

2. Divulgação de eventos de entidades públicas e/ou privadas;

3. Acções de formação promovidas por entidades públicas e/ou privadas;

4. Convites diversos.

A documentação em papel será arquivada por ordem sequencial do n.º de registo de entrada do Portal de Atendimento num único dossiê com a seguinte designação: Correspondência geral 2011 (tramitação unicamente electrónica) nº ____ - nº _____.

E os seguintes processos da Educação:

5. - Processo de Educação;

6. - Processo de Transportes Escolares;

7. - Processo de Acção Social Escolar;

8. - Processo de Rede e Parque Escolar;

9. - Processo de Acção Pedagógica.

Cada um dos Serviços encaminhará, ao final do dia, os dossiers em papel para o Serviço de Educação; Assim os procedimentos a adoptar no Portal de Atendimento são os seguintes: 1- Para tratar a correspondência que só circula em digital, aparece o identificador “Circulação digital” no campo “Grau. Imp”, deverá tratar essas tarefas imediatamente e não esperar pelo papel, pois o papel ficará arquivado em não circulará.

Manual de procedimentos para a circulação unicamente em formato digital – todos os serviços.

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2- Para ser mais fácil seleccionar as tarefas que só estão em “circulação digital”, deverá retirar com o botão “x” o tipo de tarefa e o departamento, e seleccionar no campo Importância o identificador “Circulação Digital” e em seguida carregar no botão de selecção ou no enter.

3- Depois só aparecem as tarefas em circulação digital, como se pode verificar:

Nota: sempre que um serviço municipal necessite requisitar (temporária ou definitivamente) um documento em suporte papel para eventualmente anexar ao (s) respectivo(s) processo(s) terá de preencher e assinar o formulário “Pedido de Documentos ao Arquivo Municipal”, disponível no SAMAS (http://info.cm-pontedelima.pt), que substituirá o original.