MANUAL DE PROCEDIMENTOS - CONSULTA

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MANUAL DE ATRIBUIÇÕES E DE ROTINAS

ADMINISTRATIVAS DA MEDIEXPORT

ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA

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EQUIPE DE ELABORAÇÃO DO MANUAL DE ATRIBUIÇÕES E DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS DA MEDIEXPORT -

ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA ________________________________________________________________________________

Curitiba Abril/2015

Responsável: Ana Paula Matos Oliveira Thomé

Elaborado por: Andréa Christina Gonçalves

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APRESENTAÇÃO

Os manuais possuem uma importância fundamental no cotidiano das organizações. Eles favorecem a formalização dos procedimentos, contribuindo para a otimização dos esforços, maior emprego das capacidades individuais dos colaboradores e menores dúvidas em relação aos procedimentos decorrentes das atividades administrativas. Este manual foi desenvolvido para promover a transparência das atribuições e das rotinas administrativas da Mediexport Com de Produtos Médicos Ltda. Entendemos que um concreto acompanhamento dos procedimentos adotados pela Instituição contribui para a sua governança, ética e cristalização do seu capital intelectual. Nesse contexto, esperamos que este documento seja amplamente utilizado pelos colaboradores Mediexport.

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FINANCEIRO .................................................................................................................................................... 11

1- CONCEITOS E FUNÇÕES: .............................................................................................................................. 11

2 - ATRIBUIÇÕES ............................................................................................................................................. 12

3 - BANCOS ..................................................................................................................................................... 12

3.1 - BANCO ITAÚ ............................................................................................................................................ 12

3.1.1 - RETIRAR EXTRATOS: ..................................................................................................................................... 12 3.1.2 - EMITIR BOLETOS .......................................................................................................................................... 15 3.1.3 - BAIXAR BOLETOS DO BANCO – TIRAR DA COBRANÇA ........................................................................................... 18 3.1.4 - DESCONTOS DE DUPLICATAS .......................................................................................................................... 19

3.2 - INADIMPLÊNCIA: ..................................................................................................................................... 21

3.2.1 – PARA INADIMPLÊNCIA DO BANCO: .................................................................................................................. 21 3.2.2 – PARA INADIMPLÊNCIA EM CARTEIRA: .............................................................................................................. 22 3.2.3 – PARA INDIMPLÊNCIA NO PAGSEGURO: ............................................................................................................ 22

3.3 – COBRANÇA ............................................................................................................................................. 24

3.3.1 – PARA CONSULTA DE TÍTULOS LIQUIDADOS: ....................................................................................................... 24 3.3.2 – PARA COBRANÇA CREDITADA NA CONTA CORRENTE: .......................................................................................... 25

3.4 - BANCO SANTANDER ................................................................................................................................ 26

3.4.1 - CONTA CORRENTE ....................................................................................................................................... 26 3.4.2 – APLICAÇÃO DIÁRIA – DIA 01 DO MÊS CORRENTE ATÉ DATA DO DIA ÚTIL ANTERIOR ................................................... 27 3.4.3 – APLICAÇÃO CDB – CDI – DATA DIA (HOJE) ...................................................................................................... 28

3.5 - PAGSEGURO ............................................................................................................................................ 29

3.5.1 – SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO:....................................................................................................................... 29 3.5.2 - TRANSFERÊNCIA PARA CONTA BANCÁRIA MEDIEXPORT. ....................................................................................... 32 3.5.3 - PARA TIRAR EXTRATO DE DETERMINADA VENDA: ................................................................................................ 32

4 – SISTEMA .................................................................................................................................................... 35

4.1 - FINANCEIRO ............................................................................................................................................ 35

4.1.1 - LANÇAR CONTAS A PAGAR ............................................................................................................................. 35 4.1.2 - BAIXAR CONTAS A PAGAR .............................................................................................................................. 36 4.1.3 - LANÇAR CONTAS A RECEBER .......................................................................................................................... 38 4.1.4 – BAIXAR CONTAS A RECEBER .......................................................................................................................... 39 4.1.4.1 – BAIXA DE RECEBIMENTO DE DUPLICATAS ....................................................................................................... 39 4.1.4.2 – BAIXA DE RECEBIMENTO PAGSEGURO ........................................................................................................... 40 4.1.5 - CONCILIAÇÃO BANCÁRIA ............................................................................................................................... 40 4.1.6 - BACKUP: .................................................................................................................................................... 41

4.2 - VENDAS .................................................................................................................................................. 41

4.2.1 - CADASTRAR PEDIDOS.................................................................................................................................... 42 4.2.1.1 - PARA PEDIDOS DE VENDAS: ........................................................................................................................ 42 4.2.1.2 - PARA OUTROS PEDIDOS: ............................................................................................................................. 44

4.3 - CÓDIGO FISCAL DE OPERAÇÕES - CFOP .................................................................................................. 48

4.4 - EMISSÃO DE NOTA FISCAL – EMISSOR .................................................................................................... 52

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4.4.2 – PARA OUTROS PEDIDOS: ............................................................................................................................... 53

5 - ESTOQUE.................................................................................................................................................... 53

5.1 – INVENTÁRIO - RELATÓRIO PARA ENVIO À CONTABILIDADE: .................................................................. 53

5.2 – AJUSTE NO ESTOQUE.............................................................................................................................. 54

5.3 – INVENTÁRIO – AJUSTE NO ESTOQUE POR CONTAGEM FÍSICA. ............................................................... 55

6 - RECEITA FEDERAL ....................................................................................................................................... 56

7 - CÁLCULO DO SIMPLES NACIONAL .............................................................................................................. 57

8 – EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS ...................................................................................................................... 57

8.1 – EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS SISTEMA .................................................................................................... 57

8.1.1 – REMESSA PARA DEMONSTRAÇÃO ................................................................................................................... 57 8.1.1.1 – RETORNO DE DEMONSTRAÇÃO ................................................................................................................... 57 8.1.2 – REMESSA PARA ARMAZÉM GERAL .................................................................................................................. 58 8.1.2.1 – RETORNO DE REMESSA DO ARMAZÉM GERAL ................................................................................................ 58 8.1.3 – REMESSA EM BONIFICAÇÃO ........................................................................................................................... 58 8.1.4 – REMESSA DE MERCADORIA EM CONSIGNAÇÃO ................................................................................................. 58

8.1.4.1 – RETORNO DE REMESSA DE MERCADORIA EM CONSIGNAÇÃO .......................................................... 59

8.1.5 – VENDA DE MERCADORIA ADQUIRIDA OU RECEBIDA DE TERCEIROS ........................................................................ 59 8.1.5.1 - MERCADORIA IMPORTADA: ........................................................................................................................ 59 8.1.5.2 - MERCADORIA NACIONAL:........................................................................................................................... 60 8.1.5.3 – DEVOLUÇÃO DE VENDAS ........................................................................................................................... 60 8.1.6 – COMPRA PARA COMERCIALIZAÇÃO ................................................................................................................. 60 8.1.7 – ENTRADA DE MERCADORIA RECEBIDA EM CONSIGNAÇÃO ................................................................................... 61 8.1.7.1 - DEVOLUÇÃO DE MERCADORIA RECEBIDA EM CONSIGNAÇÃO ............................................................................. 61

8.2 - EMISSÃO DE NOTA FISCAL COMPLEMENTAR .......................................................................................... 61

8.3 – EMISSÃO DE NOTA FISCAL DE SERVIÇOS E BOLETOS PARA NOTAS FISCAIS EMITIDAS PELO BOA NOTA. 66

9 – FECHAMENTO FINANCEIRO ....................................................................................................................... 70

9.1 – ENVIO DE NOTAS FISCAIS PARA A CONTABILIDADE. ............................................................................... 70

9.2 – RELATÓRIO DOS BANCOS: ...................................................................................................................... 71

9.3 – RELATÓRIO DO CAIXA INTERNO: ............................................................................................................ 72

10 - CORREIOS................................................................................................................................................. 73

10.1 - FAZ A OPÇÃO PARA ASSUMIR DATA – (O NOME DO LOTE FICA COM A DATA DO DIA) ......................... 74

10.1.2 - MODELO .................................................................................................................................................. 74

10.2 – ESCOLHER O ARQUIVO XML QUANDO FOR IMPORTAR NFE PARA DADOS DE ENVIO DA MERCADORIA/CORRESPONDÊNCIA. ............................................................................................................... 74

10.2.1 - MODELO .................................................................................................................................................. 74

10.3 – INCLUIR AR E ANEXAR XML .................................................................................................................. 75

10.4 – ATRIBUIR/DEFINIR SERVIÇOS ............................................................................................................... 76

10.4.1 – ESCOLHE A PRIMEIRA E SEGUNDA OPÇÃO DE ENVIO .......................................................................................... 76 10.4.2 – VOLTA PARA PÁGINA PRINCIPAL ................................................................................................................... 76

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10.4.3 – APÓS ATRIBUÍDO O NÚMERO DA ETIQUETA NO ÍTEM 11.4.2 – ATRIBUIR A ETIQUETA ............................................. 76 10.4.4 – COLAR AS ETIQUETAS NAS EMBALAGENS, DEIXAR NA RECEPÇÃO ATÉ AS 15H COM A LISTA PARA PROTOCOLO. .............. 79

11 – PREENCHIMENTO DA PLANILHA DE CONTROLE DE CUSTO DE CLIENTES: ................................................. 79

11.1 – PREENCHIMENTO DAS ABAS ................................................................................................................ 79

11.1.1 – BANCO DE DADOS: .................................................................................................................................... 79 11.1.2 – COBRANÇA EM CARTEIRA ............................................................................................................................ 80 11.1.3 – MEMÓRIA DE CUSTOS ................................................................................................................................ 81 11.1.4 - PRESTAÇÃO DE CONTAS .............................................................................................................................. 81 11.1.5 – TÍTULOS VENCIDOS E A VENCER. ................................................................................................................... 83 11.1.6 – MESES PARA REFERÊNCIA DO DEMONSTRATIVO. ............................................................................................. 85 11.1.7 – DEMONSTRATIVOS MÊS A MÊS. .................................................................................................................... 86

12 – ENVIO DE DOCUMENTOS PARA A CONTABILIDADE ................................................................................. 87

12.1 – ENVIO DE NOTAS FISCAIS VIA E-MAIL ................................................................................................... 87

12.2 – TIRAR RELATÓRIOS FINANCEIROS:........................................................................................................ 88

13 – GLOBUS ................................................................................................................................................... 88

13.1 – PASSOS PARA ATENDIMENTO DE ENVIO DE MERCADORIAS: ............................................................... 88

CALENDÁRIO DAS ATIVIDADES ....................................................................................................................... 90

CALENDÁRIO DAS DESPESAS FIXAS ................................................................................................................. 91

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FINANCEIRO

1- CONCEITOS E FUNÇÕES:

Conceito Entende-se por Departamento Financeiro o setor da empresa responsável pela tesouraria, contas a pagar, contas a receber, captação e investimentos de recursos, gerado pela atividade econômica desenvolvida pela mesma. Se comparássemos uma empresa ao corpo humano, com certeza o Departamento Financeiro seria o seu coração, pois todos os demais departamentos da empresa: departamento de compras, vendas, administrativo, pessoal, produção, gerência, etc., com este se relacionam, gerando alguma obrigação a ser cumprida por ele. Todas as decisões tomadas pelos administradores de uma empresa, obrigatoriamente, irão passar pelo Departamento Financeiro, que possui diversas funções, as quais passaremos a relatar. Funções As funções do Departamento Financeiro vão muito além do simples controle de contas a pagar e contas a receber. Como citamos no conceito acima, este é o coração da empresa, e assim sendo, dele depende sua própria sobrevivência. Desta forma, passaremos a relatar algumas das atividades desenvolvidas pelo Departamento Financeiro: a) Contas a pagar: controla todos os pagamentos a serem realizados pela empresa, tais como: fornecedores, empregados, impostos, etc.; b) Contas a receber: controla todo o recebimento das receitas geradas pela empresa; c) Tesouraria: Setor responsável pela tesouraria da empresa; d) Caixa: Departamento responsável pelo controle de caixa da empresa; e) Controle bancário: Realiza toda a conciliação da movimentação bancária da empresa, como: extratos bancários, pagamentos, cheques emitidos, tarifas cobradas, duplicatas colocadas em cobrança bancária, investimentos, empréstimos, etc.; f) Planejamento financeiro: elabora fluxo de caixa, analisa a estrutura de capital, busca alternativas de financiamentos e de investimentos:

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2 - ATRIBUIÇÕES

Extratos bancários: - No início do dia tirar os extratos bancários, atualizar os lançamentos no sistema, salvar e imprimir (A via impressa deve conter os fatos ocorridos para que a contabilidade possa lançar de acordo com os acontecimentos diários) Ao fim de cada mês os extratos impressos diariamente serão enviados para a Contabilidade juntamente com documentos comprobatórios das movimentações ocorridas. (Vide Matriz de responsabilidade)

3 - BANCOS

3.1 - Banco Itaú

Contato: Cristiane Schonton E-mail: [email protected] Fone: 3314-1382/ 3314-1381/3314-1380/0300-1007575 Agência: 0273 Conta Corrente: 18734-4 Cód. Operador: Cada usuário tem seu código

3.1.1 - Retirar extratos:

Passo 1 - Acessar o site www.itau.com.br Passo 2 - Fazer a opção de Código Operador no canto superior direito da tela Passo 3 - Digitar o código Operador (Cada usuário tem seu Código) Passo 4 - Clicar no botão Acessar

Passo 5 - Escolher o usuário

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Passo 6 - Digitar a senha no teclado virtual

Passo 7 - Digitar o número indicador no TOKEN no espaço indicado

Passo 8 - Escolher a opção Contas no cabeçalho do site

Passo 9 - Escolher a opção Extrato por período

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Passo 10 - Digitar a data desejada, quando cair no dia da semana de segunda feira, escolher a data de sábado como inicial e segunda como data final, nos demais dias a data inicial e final se repete, usando como critério o dia útil anterior.

Passo 11 - Salvar e Imprimir - Escolher a opção abaixo do extrato

Passo 12 - Escolher a impressora Creator para salvar o arquivo em PDF e em seguida Imprimir

Passo 13 - Escolher a Opção Salvar na tela do Creator

Passo 14 - Salvar na Pasta indicativa da Rede Mediexport, no mês correspondente renomeando o arquivo com a data como indicado abaixo e salvar.

Passo 15 - Neste momento o extrato abrirá em PDF e está disponível para a impressão

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Passo 16 – Para extratos de Aplicações CDB

Obs.: Dominuir o saldo do extrato pelo lançado anteriormente e lançar no sistema a diferença para atualização de saldo. Para Impressão: Repetir os passos 11 a 14 e escolher o padrão:

3.1.2 - Emitir Boletos

� Passos 1 a 8 - Repetir do item 3.1.1

Passo 9 - Escolher a Opção Cobrança

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Passo 10 - Escolher na aba Cobrança Expressa a opção Emitir Boletos

Obs.: Vencimento das parcelas, podendo escolher como parcelado para várias parcelas ou digitar individualmente cada parcela. A vista para parcela única. Parcelado

Nº do documento podendo ser utilizado o Nº da NF e as parcelas correspondentes, exemplo: NF1300-1-4, NF1300-2-4, NF1300-3-4 e NF1300-4-4 (Exemplo de uma nota fiscal parcelada em 4 vezes no boleto)

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Passo 11 - Preencher os campos em AZUL e cadastrar pagadores que ainda não estiverem cadastrados

� Para clientes não cadastrados, devemos cadastrar:

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Passo 12 - Após o preenchimento dos campos fazer a opção abaixo do boleto "Somente

Impressão" e continuar. Escolher a impressora Creator para salvar em PDF Passo 13 - Salvar os boletos na pasta Z:\19 - FINANCEIRO MEDIEXPORT\16 - NOTAS MEDIEXPORT\NOTAS FISCAIS ANO CORRESPONDENTE\MÊS CORRESPONDENTE\BOLETOS

Enviar os boletos de acordo com orientação do comprador ou intermediário

3.1.3 - Baixar Boletos do banco – Tirar da cobrança

- Esta ação só deve ocorrer com ordem expressas ou mediante outro tipo de recebimento do valor correspondente

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3.1.4 - Descontos de Duplicatas

Para Simulação:

Analisa as duplicatas que estão disponíveis para antecipação de recebíveis:

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Digita o valor de intenção para antecipação de recebíveis: Podendo ser a escolha automática ou manual, se preferir optar por algumas duplicatas específicas.

Consulta as condições:

Analisa as condições e se desejar confirmar, concorda com as condições e efetiva, senão, fecha apenas a opção de consulta/simulações

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3.2 - Inadimplência:

� Enviar inadimplência para clientes (Consultar os inadimplentes se estão na carteira do cliente e enviar diariamente)

3.2.1 – Para inadimplência do banco:

� Não precisa preencher nenhum dado e clica em buscar, botão abaixo simbolizado:

� Ordena pelo botão Observação

� Seleciona os clientes inadimplentes do cliente que está sendo informado, como exemplo abaixo:

BANCO ITAÚ

Passos importantes:

� Para selecionar apenas a informação desejada, faz o Print da tela e joga no Paint

para recortar e anexar ao corpo do e-mail.

� Verificar se a inadimplência é do cliente, mandar somente a inadimplência da carteira

correspondente ao cliente.

� Comparar com o dia anterior pra ver se o banco não baixou nenhuma cobrança,

quando o banco baixar, listar na planilha de cobrança em carteira.

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3.2.2 – Para inadimplência em Carteira:

� Verificar o Controle de Inadimplência na planilha de controle financeiro, que está no

endereço da rede: Z:\Mediexport\04 Processos\Controle financeiro – Endoaccess

� Consultar na aba Cobrança em carteira � Conferir no extrato se não foi quitado nenhum dos títulos mencionados, se sim,

baixar da planilha. � Copiar a aba Cobrança em carteira e colar no corpo do e-mail, como modelo abaixo:

CARTEIRA

Passos importantes:

� Tirar o relatório do sistema semanalmente para analisar se estão todas as

indimplências lançadas corretamente.

� Tomar cuidado para que os boletos inadimplentes que sejam prorrogados, não tirar

da planilha de inadimplentes e colocar a observação em acordo.

� O relatório do banco tras as informação

3.2.3 – Para Indimplência no Pagseguro:

O site Pagseguro indeniza a cada 30 dias, por isto o extrato pode ser tirado dos últimos 30 dias que é onde estarão as informações pertinentes. Site: https://pagseguro.uol.com.br/

E-mail para login:

Senha no manual de senhas

DATA NOTA FISCAL DESTINATÁRIO PARCELA MODALIDADE VENCIMENTO Forma de Pagamento Valor

04/12/2015 1748 Rosemeri Manoel 2 Venda 10/03/2016 3x boleto 1.333,33R$

04/12/2015 1748 Rosemeri Manoel 3 Venda 10/03/2016 3x boleto 1.333,34R$

07/01/2016 1823 Jessica Kavrokov 2 Venda 15/02/2016 3x boleto 1.333,33R$

07/01/2016 1823 Jessica Kavrokov 3 Venda 15/03/2016 3x boleto 1.333,34R$

12/01/2016 1842 Jaqueline Bonatto 1 Venda 15/01/2016 3x boleto 1.333,33R$

26/01/2016 1859-1862-1865 Ritsa dos Santos Nunes 1 Venda 25/01/2016 Acordo em andamento 2.533,34R$

26/02/2016 1956 Ana Paula Amaral Fruet 1 Venda 05/03/2016 3x boleto 1.333,33R$

26/02/2016 1956 Ana Paula Amaral Fruet 2 Venda 05/04/2016 3x boleto 1.333,33R$

26/02/2016 1957 Carolina Mendes Vasconcelos 1 Venda 27/02/2016 Depósito 3.800,00R$

26/01/2016 1861-1864 Samia Massariol Crestani 2 Venda 22/03/2016 Entrada + 3x boleto 1.000,00R$

27/01/2016 1861-1864 Samia Massariol Crestani 3 Venda 05/05/2016 Entrada + 3x boleto 1.000,00R$

11/03/2016 1977 Raphael dos Santos Francelino 2 Venda 16/06/2016 3x boleto 1.266,67R$

11/03/2016 1977 Raphael dos Santos Francelino 3 Venda 16/06/2016 3x boleto 1.266,66R$

20.200,00R$

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Modelo do e-mail para envio:

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3.3 – Cobrança

3.3.1 – Para consulta de títulos liquidados:

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Obs.: Não precisa preencher, apenas clicar no botão Buscar Para uma busca específica, adicionar dados no quadrado vermelho no modelo:

3.3.2 – Para cobrança creditada na Conta Corrente:

(Documento que de3ve ser enviado para a Contabilidade junto com o extrato)

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3.4 - Banco Santander

3.4.1 - Conta Corrente

Contato: Daiana Calefi Lima E-mail: [email protected] Fone: 3383-1943 ou 3383-1900 Entrar no site www.santander.com.bre escolher Pessoa Jurídica no canto superior direito do

vídeo Digitar os dados da agência e conta corrente e clicar em ok

Digitar o usuário + senha e continuar

Escolher a data da cobrança – A data que aparece no extrato

pode estar 02 (dois) dias à frente da data de quitação do

boleto

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Para extratos diários não esquecer de na segunda feira pegar a data de sábado, domingo e segunda, para mês e só digitar a data de início e fim. Fazer a opção em Conta Corrente

Extrato por período

Imprimir: Clicar em imprimir

Escolher a impressora PDF Creator e salvar

Salvar no local indicado:

Seguir o formato padrão:

Na pasta: Z:\19 - FINANCEIRO MEDIEXPORT\01 - BANCOS\4 - EXTRATOS\2016\SANTANDER\07 JULHO Imprimir o PDF 3.4.2 – Aplicação diária – Dia 01 do mês corrente até data do dia útil anterior

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Para obter os valores dos rendimentos de valores aplicados automaticamente: Optar no mesmo caminho do Extrato na opção Consultas e saldo por período:

Imprimir Escolher a impressora PDF Creator

Salvar no formato padrão

Na pasta: Z:\19 - FINANCEIRO MEDIEXPORT\01 - BANCOS\4 - EXTRATOS\2016\SANTANDER\07 JULHO Para calcular os rendimentos, basta diminuir o saldo disponível atual com o anterior, a diferença são os rendimentos do período. 3.4.3 – Aplicação CDB – CDI – Data dia (hoje)

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Salvar no formato padrão

Na pasta: Z:\19 - FINANCEIRO MEDIEXPORT\01 - BANCOS\4 - EXTRATOS\2016\SANTANDER\07 JULHO Para calcular os rendimentos, basta diminuir o saldo disponível atual com o anterior, a diferença são os rendimentos do período.

3.5 - PAGSEGURO

https://pagseguro.uol.com.br/

E-mail: [email protected] + senha 3.5.1 – Solicitação de pagamento:

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� Mudar os dados necessários:

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� Alterar o texto se necessário:

� Clicar na Lupa:

� Irá aparecer no Extrato de Transações da seguinte maneira:

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� Após o pagamento do cliente, aparece da seguinte maneira:

3.5.2 - Transferência para conta bancária Mediexport.

3.5.3 - Para tirar extrato de determinada venda:

� Escolhe a venda para retirar extrato individual e clica

33

34

� Para extrato Financeiro:

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Obs.: A nota fiscal de prestação de serviços vem por e-mail, apenas imprimir e anexar aos documentos

que serão enviados para a contabilidade.

CÓDIGO DE DARF'S: 8109 - PIS 22 - COFINS 0561 - IR FOLHA 3208 - IR ALUGUEL 2100 - INSS

4 – SISTEMA

4.1 - Financeiro

Para acessar o sistema financeiro do sistema e seguir os seguintes procedimentos:

4.1.1 - Lançar Contas a Pagar

Ou

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Modelo de lançamento:

4.1.2 - Baixar Contas a Pagar

Duas Opções: Ou

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Lançamento/Baixa de despesas em cheque:

� Lança a despesa (Contas a Pagar) � Baixa de despesas � Filtrar � Seleciona a despesa � Confirma � Forma de Pagamento

Cheque bom - A vista Cheque-Pré - A prazo

� Valor � Tipo de cheque � Banco/agência/conta � Nº cheque � Vencimento � Tipo de pessoa � Cnpj/fone/titular

� Salvar baixa Baixar o cheque:

� Movimentação � Cheques � Movimentação de cheques � Filtrar � Selecionar o cheque � Situação � Recebido/confirmar

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Lançamento/Integração com despesas de Folha de Pagamento: � Movimentação � Folha de Pagamento

� Seleciona o funcionário � Ano/mês

� Incluir � Data/valor

Salário (Crédito) INSS (Débito)

� Salvar � Cadastro � Integrar com despesas � Plano de Contas - Salários/Pró-labore

Baixar Folha de Pagamento:

� Baixa de despesas � Escolhe o período � Filtrar � Seleciona o valor desejado � Confirma � Escolhe a forma de pagamento � Valor � Conta bancária � Salvar � Salvar Baixa

4.1.3 - Lançar Contas a Receber

Ou Ou

39

4.1.4 – Baixar Contas a Receber

4.1.4.1 – Baixa de recebimento de duplicatas

Ou Ou

� Escolhe a data Recebimento (Data que estiver no extrato bancário)

� Filtra

40

� Seleciona a duplicata a ser baixada e confirma.

� Preenche as lacunas � Salva a baixa

4.1.4.2 – Baixa de recebimento Pagseguro

� Baixa de duplicatas a receber referente a nota fiscal de acordo com o item 4.1.4.1. (Valor integral da duplicata)

� Lançar a despesa dos encargos referente a nota fiscal de acordo com o item 4.1.1. � Baixar a despesa dos encargos referente a nota fiscal de acordo com o item 4.1.2.

4.1.5 - Conciliação Bancária

� Seleciona a Conta a ser conciliada e a data

� Escolher o item a ser conciliado, selecionar, digitar o valor do extrato e compensar.

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4.1.6 - Backup:

- Servidor Mediexport - Disco C (Meu computador) - J.D.System - WSGEFIN - Outros - Segurança - Backup Emissões de Notas Fiscais

4.2 - Vendas

� Acessar o ícone Vendas da área de trabalho

� Acessar o ícone da área de trabalho "EMISSOR"

Emissão de Notas Fiscais de Demonstração Entrar no ícone estoque Movimentações-cadastro e seguir o modelo abaixo

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4.2.1 - Cadastrar Pedidos

4.2.1.1 - Para pedidos de Vendas:

� Entrar no WSGE Vendas

� Pedidos

� Cadastro

� Acessar o botão Incluir no canto inferior esquerdo do vídeo � Optar pelo tipo de pedido: Reservado (Este tem as configurações para trazer

informações do estoque e tributos)

� Fazer a busca pelo código, nome do cliente ou pela Lupa fazer uma busca/pesquisa

� Passo 1

Produtos:

Incluir produto � Digitar o código ou procurar pela lupa o produto pelo nome

� Quantidade vendida

� Valor unitário de venda

� Salvar

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� Passo 2

� Escolher o vendedor de acordo com recebimento do pedido.

� Salvar

� Passo 3

� Escolher a condição de pagamento designada no pedido do vendedor

� Incluir

� Se for dividido em mais de uma parcela, a inclusão deve ser uma a uma como no

exemplo abaixo:

Obs.: →Se a opção for para 30 dias a 1ª parcela, basta digitar o nº de dias.

→Se a opção for para data de vencimento, digitar a data para vencimento da

parcela

Importante: O valor total das parcelas e o valor total dos pedidos devem estar

idênticos

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� Passo 4

- Vem do cadastro do cliente.

� Passo 5

� CFOP para vendas com Inscrição estadual:

� CFOP para vendas sem Inscrição estadual:

� Observações na Nota fiscal: Devem ser destacados todos as informações

pertinentes ao pedido, exemplos:

� Anotar o nº do pedido

4.2.1.2 - Para outros pedidos:

Entrar no módulo Estoque: Passo 1 – Movimentações – Cadastro.

Passo 2 – Incluir Passo 3 – Escolher o tipo de movimentação:

45

Passo 4 – Preencher as opções abaixo para o cabeçalho da nota fiscal:

� Obs.: Consultar CFOP no item 4.3

Para devolução de Consignação temos alguns itens que precisamos da nota fiscal que

foi emitida a consignação:

� Data de emissão da nota fiscal, que será mencionada no campo de

observações da nota fiscal

� No campo Documento mencionar o número da nota fiscal de referência

que está sendo feita a devolução

� Número do lote e validade

� Chave eletrônica, que será colocada no campo de referência

Passo 5 – Preencher dados do produto, entrega e outras informações:

Produtos:

46

Entrega:

Observações sem relevância fiscal:

Observações com relevância fiscal:

Referência de outra Nota fiscal:

� Para as devoluções, sejam de consignados, vendas ou outras devoluções, faz-se

necessária a referência da nota fiscal em que se está sendo feita a devolução, como

no exemplo abaixo:

47

Após estas informações SALVAR e anotar o nº da operação, como no exemplo.

Os dados de referência são retirados da nota fiscal emitida pelo emissor:

48

4.3 - Código Fiscal de Operações - CFOP

Remessa para Demonstração CFOP: 5912 (Dentro do Estado) 6912 (Fora do Estado) Impostos: ICMS: Não IPI: Não PIS: Não COFINS: Não IR: Não CSLL: Não *Suspensão do ICMS conforme art. 344 do regulamento do ICMS decreto 6.080 de 28/09/2012 * A mercadoria deve retornar em 60 dias Simples Nacional ICMS - CST 140 (0) Simples Nacional - CSOSN 102 (0) IPI - CST 52 (0) COFINS - CST 99 (0) Retorno de Demonstração: CFOP 5913 (Dentro do Estado) 6913 (Fora do Estado) Impostos: Não tem destaque, igual a NF saída) Devem retornar em 60 dias.

49

Remessa para armazém geral: CFOP: 5905 ( Dentro do Estado) * Devem ser o espelho da NFe de entrada, porém não deve ter o destaque de nenhum imposto, apenas deve ser informado as despesas acessórias Obs.: ICMS suspenso conforme art. 93 inc IX Retorno de remessa do armazém geral: CFOP 5906 - (Dentro do Estado) Remessa em bonificação: CFOP: 5910 (Dentro do Estado) 6910 (Fora do Estado) Impostos: ICMS: Destaca IPI: Destaca Simples Nacional: ICMS - CST 140 (0) PIS - CST 99 (0) COFINS - CST 99 (0) IPI - CST 53 (0) Remessa de mercadoria em consignação: CFOP 5917 (Dentro do Estado) 6917 (Fora do Estado) Impostos: Destacam-se apenas ICMS e IPI

50

Simples Nacional: ICMS - CST 140 (0) PIS - CST 99 (0) COFINS - CST 99 (0) Devolução de Consignação: CFOP 1918 (Dentro do Estado) 2918 (Fora do Estado) Impostos: *Normalmente é o espelho da NFe de saída Destaque do ICMS e IPI Venda de Mercadoria adquirida ou recebida de terceiros: Sem Inscrição Estadual CFOP 5102 (Dentro do Estado) 6108 (Fora do Estado) ICMS 18% sempre (P/ mercadoria importada) Simples Nacional: ICMS: 190 IPI: 53 PIS: 99 COFINS: 99 Com Inscrição Estadual CFOP 5102 (Dentro do Estado) 6102 (Fora do Estado) Dentro do Estado ICMS 18% com red 33,33% (P/ merc imp) ICMS 12% (P/ merc não Imp) ICMS 7% (P/merc não imp + depende do estado)

51

Fora do Estado ICMS 4% (Só para merc imp) *Esta aliquota não se aplica ao simples nacional) Mercadoria Nacional CFOP 5102 (Dentro do Estado) 6102 (Fora do Estado) ICMS 12% (Paraná) 7% (Depende do Estado) Devolução de Venda CFOP 2202 (Fora do Estado) 1202 (Dentro do Estado) Impostos: *Normalmente é o espelho da venda Compra para Comercialização CFOP: 3102 (Exterior) Comp Merc 1102 (Dentro do Estado) 2102 (Fora do Estado) 3101 (Exterior) MP/Outros * Não incluir ICMS n a NF ( Desp acessórias) * Verificar o recolhimento do ICMS complementar pós NF Entrada Arquivo XML

� WSGE-NFe � Consultar notas fiscais � XML da nota processada

52

� Para gerar vários arquivos xml � Consultar notas fiscais � Opções � Gerar arquivo xml � Coloca o período desejado � Gerar arquivo

Relatório de Notas Fiscais Emitidas

� Nota fiscal eletrônica � Relatório de NFe � Coloca o período � Gerar

4.4 - Emissão de nota fiscal – Emissor

4.4.1 – Para pedidos de vendas:

53

4.4.2 – Para outros pedidos:

5 - ESTOQUE

5.1 – Inventário - Relatório para envio à Contabilidade:

� Relatório � Cadastro de Produtos � Planilha Dinâmica

� Código � Descrição completa � Quantidade estoque � Quantidade consignada � Quantidade depósito externo � Valor custo de compra (C/Impostos)

� Gerar Planilha Obs.: Excluir os que estão zerados e enviar para a Contabilidade o correto. Confirmar com a tabela da IGI. ***Estoque-Movimentação (Impostos) Não realizar cálculos automáticos de impostos, se marcar esta opção pode colocar o valor maior ***

54

5.2 – Ajuste no estoque

Este evento somente deverá ser utilizado quando na falha do sistema ao contabilizar movimentações no estoque.

Para entrada:

Para saída:

Campos a serem preenchidos:

55

5.3 – Inventário – Ajuste no estoque por contagem física.

� Faz o fechamento do estoque:

Mencionar a contagem real do produto.

56

6 - RECEITA FEDERAL

E-CAC � DTE cadastro no dia 14/06/2013 � Palavra: minhacorevermelha

Celulares Cadastrados Evelin - 8818-3210 Ana - 8418-9991 Fernanda - 9996-5763 Código da Situação Tributária - CST - Origem da Mercadoria

CÓDIGO ORIGEM

0 Nacional 1 Estrangeira - Importação Direta 2 Estrangeira - Adquirida no mercado interno

- Tributação pelo ICMS

CÓDIGO TRATAMENTO TRIBUTÁRIO

00 Tributada Integralmente 10 Tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária 20 Com redução de base de cálculo 30 Isenta ou não tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária 40 Isenta 41 Não tributada 50 Suspensão 51 Diferimento 60 ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária 70 Com redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária 90 Outros

Obs.; Na Nota fiscal de entrada usa o CST 190

57

7 - CÁLCULO DO SIMPLES NACIONAL

� Mercadorias: Pega o total do mês (mercadoria + Serviços), procura a alíquota na tabela I e o % de dedução (Redução da base do ICMS) Pega o percentual de redução e multiplica pelo ICMS em seguida diminui da alíquota total. Pega o valor da mercadoria faturada no mês pelo valor encontrado

� Serviços: Pega o total do mês (mercadoria + serviços), procura a alíquota na tabela III e multiplica pelo total do serviço faturado no mês. No final somam-se os dois para resultar no valor do DAS a pagar.

8 – EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS

8.1 – Emissão de Notas Fiscais Sistema

8.1.1 – Remessa para Demonstração

Obs.: Deve retornar em 60 dias – Acompanhar a legislação

� CFOP Dentro do Estado 5912

� CFOP Fora do Estado 6912

� Tributação para Simples Nacional

� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 102 (0)

� IPI 52 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

8.1.1.1 – Retorno de Demonstração

Obs.: Deve retornar em 60 dias – Acompanhar a legislação (RICMS - Aprovado pelo Decreto n. 6.080 de 28.09.2012)



58

� Tributação para Simples Nacional Idêntica a NF de saída

� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 102 (0)

� IPI 52 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

8.1.2 – Remessa para Armazém Geral



� Tributação para Simples Nacional � Nenhum destaque de impostos ( Art 93 Inc IX RICMS), e

� Informar as despesas acessórias se houver.

8.1.2.1 – Retorno de remessa do Armazém Geral



� Tributação para Simples Nacional � Nenhum destaque de impostos ( Art 93 Inc IX RICMS), e

� Informar as despesas acessórias se houver.

8.1.3 – Remessa em bonificação




� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 400 (0)

� IPI 53 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

8.1.4 – Remessa de Mercadoria em Consignação



59


� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 102 (0)

� IPI 53 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

8.1.4.1 – Retorno de Remessa de Mercadoria em Consignação




� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 102 (0)

� IPI 03 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

8.1.5 – Venda de Mercadoria Adquirida ou Recebida de Terceiros

8.1.5.1 - Mercadoria Importada:

Sem Inscrição Estadual � CFOP Dentro do Estado 5102


Com Inscrição Estadual � CFOP Dentro do Estado 5102



� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 102 (0)

� IPI 53 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

60

8.1.5.2 - Mercadoria Nacional:




� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 102 (0)

� IPI 53 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

8.1.5.3 – Devolução de Vendas




� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 102 (0)

� IPI 03 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

8.1.6 – Compra para Comercialização

� CFOP Nacional - Dentro do Estado 1102

� CFOP Nacional - Fora do Estado 2102

� CFOP Exterior 3102 – Compra de Mercadoria

� CFOP Exterior 3101 – Compra de Matéria Prima / Outros


� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 102 (0)

� IPI 03 (0)

� PIS 99 (0)

61

� COFINS 99 (0)

8.1.7 – Entrada de Mercadoria Recebida em Consignação




� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 400 (0)

� IPI 02 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

8.1.7.1 - Devolução de Mercadoria Recebida em Consignação




� ICMS – CST 190 (0)

� CSOSN 400 (0)

� IPI 52 (0)

� PIS 99 (0)

� COFINS 99 (0)

8.2 - EMISSÃO DE NOTA FISCAL COMPLEMENTAR

� NOTA FISCAL COMPLEMENTAR:

Z:\19 - FINANCEIRO MEDIEXPORT\02 – CLIENTES\CALCULO NF COMPLEMENTAR Depois de calcular o valor da nota fiscal complementar, entrar no Emissor.

� Nota Fiscal Eletronica

o Consulta NF-e

� Digita o número da NF a ser complementada e depois F2

62

� Espaços a serem preenchidos:

63

64

65

66

8.3 – EMISSÃO DE NOTA FISCAL DE SERVIÇOS E BOLETOS PARA NOTAS FISCAIS EMITIDAS PELO BOA NOTA.

� Entra no Site Boa nota:

https://isscuritiba.curitiba.pr.gov.br/portalnfse/

� Preencher Login – senha e código

67

Pesquisar

� Pesquisar tomador � Preencher ao que se refere o serviço.

� Mencionar a lei de transparência (Consultar a aliquota enviada pela contabilidade)

� Cadastrar a nota Fiscal no Contas a Receber

68

� Anotar o número do lançamento na NF

� Gerar Boleto de cobrança AMANN GIRRBACH:

(Emitir nota fiscal e boleto todo início de mês com vencimento dia 20 do mesmo mês)

69

� MODELO

� Quando gerar nota fiscal para Amann Girrbach, enviar nota fiscal e boleto para o e-mail abaixo:

� [email protected] - Copiando [email protected]

� Quando gerar nota fiscal para JJGC – Neodent, enviar nota fiscal e boleto para o e-

mail: � [email protected] e [email protected] – Copiando a

[email protected] e [email protected]

70

9 – FECHAMENTO FINANCEIRO

9.1 – Envio de Notas fiscais para a Contabilidade.

Passo 1 Salva todas as notas fiscais emitidas no mês em PDF e XML. Passo 2 Compacta o arquivo das notas fiscais Passo 3 Tirar o relatório de notas fiscais canceladas no mês para anexar no corpo do e-mail.

Relatório:

Passo 4 Envia arquivo compactado para Contacte pelo Gmail da Mediexport Conta: [email protected] Senha: Medi2016 Para: [email protected] Com o seguinte texto no corpo do e-mail:

71

9.2 – Relatório dos Bancos:

Santander e Itaú.

� Colocar o mês de referência e considerar o saldo do mês anterior,

� Visualiza e confere com saldo atual nos extratos,

� Imprimir para anexar aos extratos impressos diariamente e documentação

comprobatória das despesas e receitas.

72

� Faz a conferência do extrato com o relatório

� Ordena: Extrato Conta corrente, Extrato Aplicações (Santander), Documentação

comprobatória

� Junta com as conferências do Itaú e do caixa interno

� Faz um protocolo de entrega (Seguir modelo na Pasta da Contacte) Z:\19 -

FINANCEIRO MEDIEXPORT\03 - CONTACTE AUXILIAR\6 – PROTOCOLOS

� Envia para Contacte aos cuidados da Sra. Nedi pelo motoboy até dia 10 de cada mês

(Quanto antes melhor).

9.3 – Relatório do Caixa Interno:

73

Pegar a movimentação com a Márcia do DAFI nos primeiros dias úteis do mês, faz os lançamentos no sistema como orientado, tira o relatório e anexa na movimentação que será enviada para a Contabilidade.

10 - CORREIOS Passo 1 Entra no site: Esect.com.br/SECTwebLogIn.aspx Passo 2 Entra com o e-mail e digita a senha

74

Passo 3 Faz a opção para novo lote:

Passo 4

10.1 - Faz a opção para assumir data – (O nome do lote fica com a data do dia)

10.1.2 - Modelo

10.2 – Escolher o arquivo XML quando for importar NFe para dados de envio da mercadoria/correspondência.

Obs.: o botão confirmar deverá ser selecionado as duas vezes para efetivar a importação. 10.2.1 - Modelo

75

10.3 – Incluir AR e anexar XML

Obs.: Para salvar o arquivo em XML, ver instrução no ítem 12.1

76

10.4 – Atribuir/Definir serviços

10.4.1 – Escolhe a primeira e segunda opção de envio

10.4.2 – Volta para página principal

10.4.3 – Após atribuído o número da etiqueta no ítem 11.4.2 – Atribuir a Etiqueta

77

78

Após imprimir fechar Abrirá a tela de AR (Aviso de Recebimento)

Após imprimir fechar

79

Abrirá a tela da lista

Obs.: Deixar na recepção para a coleta

10.4.4 – Colar as etiquetas nas embalagens, deixar na recepção até as 15h com a lista para protocolo.

11–PreenchimentodaPlanilhadeControledeCustode

clientes:

Endereço da planilha: Z:\Mediexport\04 Processos\Controle financeiro…. Na aba Base de dados: Preencher com os dados da Nota fiscal as colunas sem fórmulas e puxar as fórmulas das colunas que as houver: Preencher:

11.1 – Preenchimento das Abas

11.1.1 – Banco de dados:

� Colunas com fórmula

80

� Colunas que devem ser digitadas

11.1.2 – Cobrança em carteira

� A cobrança em carteira caracteriza-se pelos seguintes eventos:

- Venda a vista, sem boletos. - Cobrança devolvida pelo banco (Quando se esgotam as possibilidades de cobrança) - Depósito não efetuado, etc.

Descrição Modo Dados

DATA Digitção Data de emissão da nota fiscal

NOTA FISCAL Digitção Nº da nota fiscal

DESTINATÁRIO Digitção Cliente que foi emitida a NF

QTDE PRODUTO Digitção Desmembrar quando os lotes e produtos forem diferentes

MODALIDADE Digitção Venda/Consignação/Demonstração/Doação e etc.

VALOR TOTAL Digitção Valor total de cada produto destacado na nota fiscal

FORMA DE PAGAMENTO Digitção Forma negociada para pagamento

% IMPOSTO Digitção Atualizar quando obtiver a aliquota

Nº BOLETOS Digitção Quantos boletos foram emitidos para esta venda

PAGSEGURO Digitção Valor de tarifa descontada pelo Pagseguro

DOCUMENTAÇÃO Digitção Quando houver necessidade para cadastro de fornecedor

EMBALAGEM Digitção Valor pago pela embalagem + R$1,00

INSTRUÇÃO DE USO (R$ 3,00) Digitção Quando houver necessidade de instrução de uso do produto

FRETE Digitção Valor pago para os Correios, motoboy, etc

IMPOSTO Digitção Valor do Imposto recebido pela Contabilidade

DIF ALQ DESTINO Digitção Bloqueado por liminar

DIF ALQ ORIGEM Digitção Bloqueado por liminar

LOTE Digitção Lote de fabricação fornecida pelo fabricante

81

11.1.3 – Memória de Custos

Preencher os campos com os dados da importação para elaboração do custo do produto:

� Fornecedor → Exportaqdor

� Importação → Nº da Importação ou processo interno

� Produto → Produto Importado

� Invoice → Condição de pagamento do produto

� Quantidade

� Lote → Se houver mais de um lote, fazer lançamentos co-

relacionados (a-b-c, 1,2,3)

� Valor CIF Produto → Valor da DI

� Custo Desemb. Produto → Valor da DHI

� Situação Câmbio → Status financeiro da compra/importação

� % Comisão Mediexport → Percentual negociado com o cliente.

11.1.4 - Prestação de contas

� Copiar da base de dados as informações: Data e nº da nota fiscal

� Inserir 10 linhas fazias contando com a que já contém a data e número da nota fiscal e copia

as informações para as linhas vazias

� Copiar as fórmulas que contém os seguintes dados:

1.473.248,13R$ 1.446.788,37R$ 26.459,76R$

Data Nota Fiscal Descritivo 215.786,83R$ 210.035,54R$ Saldo LOTE

28/07/2016 2156

28/07/2016 2156

28/07/2016 2156

28/07/2016 2156

28/07/2016 2156

28/07/2016 2156

28/07/2016 2156

28/07/2016 2156

28/07/2016 2156

28/07/2016 2156

Relatório de Financeiro

82

� Todas as informações de relevância e envolvimento financeiro, devem ser lançados na aba

Prestação de contas, como os exemplos de textos na coluna “Descritivo” a seguir:

1ª Imp Kangjin - Despesas Desemb.

1ª Imp Kangjin - Pagamento 30% Invoice

1ª Imp Kangjin - Pagamento 70% Invoice

1ª Imp Spatz - Despesas Desemb.

1ª Imp Spatz - Pagamento Invoice

2ª Imp Spatz - Comissão Mediexport










5ª Imp Spatz - Despesas Desemb. Parcela 1/3











8ª Imp Spatz - Pagamento invoice

8ª Imp Spatz -Despesa Desembaraço

ALACER Antecipação de Duplicatas 13/05/2016

Antecipação de Duplicatas 13/06/2016



Boleto Topmed NF 1306 Boletos a Receber 2016 COLETA E FRETE TOP MED - EMPRÉSTIMO

Comissão - Mediexport - TOP MED

Comissão - Mediexport - TOP MED

Consignação S/ Devolução Custas e tarifas de cobrança

Depóstio bancário Devolução Endoaccess Envio Instrumento de Protesto

Frete ALACER

Frete Carta de Concessão Frete Gol - Mercadoria Top Med NF 1408

Frete Transpaulo - Top Med

GRPR NF 1306 TOP MED

GRPR NF 1408 TOP MED Inadimplência Bancária Inadimplência em Carteira INSTRUÇÃO DE USO (R$ 3,00)

IOF Antec Duplicatas ISS sobre Nota fiscal Juros Antecipação de Duplicatas

PAGSEGURO a receber

Produtos com cobrança cancelada

Prorrogação de boletos Recebimento Boleto RECEBIMENTO DEPOSITO BANCÁRIO

Recebimento PAGSEGURO Resgate de balões - Obesogastro

Tarifa de títulos Taxa de Contratação Antec Duplicatas

Títulos Antecipados não Pagos

Topmed NF 1408

Observação.: Coluna A, G e coluna H são movidas por fórmulas

� Filtrar o mês e abre uma nova planilha, cola as informações e nomeia a planilha como as

anteriores:

83

11.1.5 – Títulos vencidos e a vencer.

Tirar o relatório no banco: Passo 1

Passo 2

84

Passo 3

Passo 4

� Seleciona a coluna A até a G da linha 2 até o fim do relatório e copia.

� Cola na planilha de controle financeiro na ABA TítulosVencidosVencer

� Seleciona a Coluna A linha 3 e cola a informação do relatório.

� Dá dois cliques no valor do quadro ao lado na linha de Vencidos:

� Atualiza a seleção para valores apenas vencidos

� Dá dois cliques no valor do quadro ao lado na linha o primeiro mês da tabela:

85

� Copiar a fórmula para os meses subsequentes

� Conferir valores que estão na planilha Prestação de contas:

�

11.1.6 – Meses para referência do Demonstrativo.

� Criar planilha para mês vigente;

� Filtrar o mês na planilha prestação de contas;

� Copiar os dados para planilha criada do mês vigente;

� Conferir os saldos entre as planilhas (Prestação de contas x mês vigente), e

� Atualizar o saldo do último dia do mês anterior.

Obs.: O saldo desta planilha deve ser idêntico ao saldo da fórmula no cabeçalho da planilha

Saldo do último dia

do mês anterior

86

11.1.7 – Demonstrativos mês a mês.

Passo 1: Para criar colunas referente ao mês vigente;

� Copiar as três colunas do mês anterior, colar nas colunas imediatamente ao lado.

Passo 2:

� Criar fórmulas de acordo com o mês anterior, alterando a planilha de referência para

o mês vigente, atentando-se para a referência de dados, pois o número de linhas

pode variar de acordo com a movimentação do mês.

Referência do mês anterior a ser copiada

Fórmula a ser atualizada nas colunas para o mês posterior:

Modelo Fictício

Passo 3:

� Fazer a conferência de valores: Entradas e Saídas das duas planilhas (Prestação de

contas x mês vigente) Obs.: O saldo das duas planilhas tem critérios de análises diferenciados, portanto serão diferentes um

do outro)

87

12–ENVIODEDOCUMENTOSPARAACONTABILIDADE

12.1 – Envio de Notas Fiscais via e-mail

� Enviar PDF e XML

� Compactar em pasta e enviar via G-mail.

� [email protected]

� Senha: Medi2016

Para salvar o XML da Nota fiscal:

� Entrar no Emissor/Consulta

� Digitar o número da nota fiscal

� Filtrar ou F2.

� Escolher a opção ao lado

� Atualiza na Receita

� Gerar o arquivo

� Salvar na Pasta de notas fiscais do mês e ano respectivos Z:\19 - FINANCEIRO MEDIEXPORT\16 - NOTAS MEDIEXPORT\NOTAS FISCAIS 2016\NF AGOSTO 2016

� Salvar sem extensão PDF

88

12.2 – Tirar relatórios financeiros:

Ver item 9.2 e 9.3

� Para:

Banco Itaú – Conta correte

Banco Santander – Conta correte

Banco Itaú – Conta aplicação

Banco Santander – Conta aplicação

Caixa Interno

� Conciliar relatório com os extratos do mês e documentos comprobatórios. (Para os

bancos)

� Conciliar relatório do caixa com documentos comprobatórios recebidos do financeiro

(Márcia Fernandes)

� Scannear os extratos diários e mensal, cobranças diárias e salvar na pasta de Extratos

do mês correspondente. Z:\19 - FINANCEIRO MEDIEXPORT\01 - BANCOS\4 - EXTRATOS\2016\08 - AGOSTO

� Enviar via malote por motoboy com protocolo (Modelo na pasta da Contacte)

Z:\19 - FINANCEIRO MEDIEXPORT\03 - CONTACTE AUXILIAR\6 – PROTOCOLOS

13 – Globus

A Mediexport mantém em armazenagem na IGI produtos importados pela Globus, a relação destes produtos está em um controle paralelo no formato de planilha no endereço:

Z:\19 - FINANCEIRO MEDIEXPORT\02 - CLIENTES\2 – GLOBUS\ESTOQUE GLOBUS

13.1 – Passos para atendimento de envio de mercadorias:

Passo 1 – Enviar o e-mail para a IGI pedindo a separação da mercadoria e sinalizando a data e hora de retirada. Passo 2 – Solicitar da IGI a nota fiscal de retorno de remessa para armazenagem. Passo 3 – Ao receber a nota fiscal, dar entrada no estoque conforme orientação no item 8.1.2.1. Passo 4 – Emitir a nota fiscal na modalidade e para o cliente indicado pela Globus, conforme o item 8.1.

89

Passo 5 - Atualizar a planilha de estoque deduzindo a quantidade de mercadoria enviada e o lote, de acordo com o acompanhamento. (Diminuindo a quantidade e aumentado no lote para envio) Passo 6 – Alimentar e acompanhar a planilha secundária com os prazos para faturar ou pedir devolução da mercadoria enviada para demonstração.

Passo 7 – Quando faturar ou receber a devolução, alimentar a informação no Status como modelo abaixo:

Data de Retorno DATA NFE CLIENTE CODIGO DO PRODUTO QNT VALOR DA NF STATUS10/09/2016 12/07/2016 2139 GLOBUS BRASIL HI TECH COMERCIO DE EQUIP IMP G-VIBE 800 1 3.712,31 01/11/2016 02/09/2016 2176 CENTRO ORTOPÉDICO GRAJAÚ LTDA EPP G-VIBE 800 1 10.670,00

STATUSFaturado na NF 2041

90

CALENDÁRIODASATIVIDADES

Período Rotinas / Atividades Quando

• Tirar extratos dos bancos das contas correntes (Dia útil anterior) • Diário

• Tirar extratos dos bancos das contas de aplicações (Dia atual) • Diário

• Conciliar bancos • Diário

• Contas a pagar (Pagar na data ou próximo dia útil quando feriado ou finais de semana) - Excessão: FGTS • Diário

• Enviar Inadimplência dos devedores da Endoacces) • Diário

• Cobrar quando devedores forem da Mediexport • Diário

• Lançar Contas a pagar à medida que chegam os avisos de cobrança (Correios, e-mails, gastos eventuais, etc) • Diário

• Atender aos pedidos: Emissão de notas fiscais e boletos, envio de mercadorias (quando solicitado no pedido) • Diário

• Leitura e retorno dos e-mails • Diário

• Atender as solicitações da Contacte para atualização contábil • Diário

DIÁRIA

S

• Conciliação do Contas a receber (Relatório Sistema - Planilha) • Sexta feira (manhã)

• Conciliação das Custas e Títulos antecip e não pagos ( Extrato - Planilha) • Sexta feira (Manhã-tarde)

• Atualização da planilha Endoaccess – (Todas as Abas) • Sexta feira (tarde)SEMANAIS

• Inventário • 1º dia útil

• Nota fiscal e boleto Amann Girrbach • 1º dia útil

• Lançamento contas a receber Amann Girrbach • 1º ou 2º dia útil

• Impressão dos extratos mensais dos bancos (Conta Corrente) • Até dia 5

• Impressão dos extratos mensais dos bancos (Conta Aplicações) • Último dia útil

• Impressão dos relatórios bancários individuais do Sistema • 1º dia útil

• Impressão do relatório do caixa interno do Sistema • 1º dia útil

• Pegar o caixa com a Márcia - (Financeiro Dhuan) • 1º dia útil

• Conciliar bancos e caixa interno e enviar documentação para a Contacte • Até dia 05

MENSA

IS

• Pagamento pró-labore Sra. Márcia Ignácio

(Somar os dois meses e passar para Sr. Gentil emitir os cheques) Fevereiro/Abril/Junho/

• Lançar no sistema (Folha de Pagamento) – Pedir para Isabelle/Andréa Agosto/Outubro/Dezembro

• Baixar os cheques à medida que compensados na conta correnteBIM

ESTRAIS

• Alimentar relatório gerencial para prestação de contas.

• Verif icar se houveram alterações nas atividades e atualizar o manual de procedimentos

TRIMEST

RAIS Abril - Agosto - Dezembro

• Organizar arquivos • Julho e Dezembro

• Revisão do Orçamento Anual • Julho e Dezembro

• Scanner de processos novos • Julho e Dezembro

• Atualização no sistema do estoque • Julho e DezembroSE

MESTRAI

S

• Elaboração e Envio do Plano Anual de Férias para RH • Janeiro

• Elaboração da Apuração de Resultados dos processos • DezembroANUAIS

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CALENDÁRIODASDESPESASFIXAS

Dia Despesas Fornecedor

3 Aluguel Baggio

4 Ticket Ticket

5 Contabilidade Contacte

7 Seg Monitorada Goldtronic

7 FGTS Governo

10 Tryb - TDS Tryb

15 Plano de Saúde Unimed

16 Luz Copel

20 Telefone Net

20 INSS Governo

20 IRRF Governo

20 DAS Governo

25 Água Sanepar

28 Manut Sistema JD System

30 Plano Odontológico Dental Uni

31 Folha Colaboradores

Ariana.Cunha

Nota

Não esquecer pagamento Copel Internet!

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS - CONSULTA