MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAR A SUA BIBLIOTECA

PESSOAL COM MAIOR DESEMPENHO

Por Vanderlei Ricken

Estudante de Biblioteconomia, UFSC

Se preferir ir direto para o índice, clique aqui.

Este manual foi idealizado para você que deseja implementar o seu sistema

de busca de determinado assunto dentro do seu universo de informações.

Com a sua base de dados em funcionamento você terá condições de

encontrar capítulos de livros, livros como um todo, artigos, matérias, e outros.

As buscas poderão ser feitas por autor, por título e por assuntos

selecionados por você mesmo, o que facilitará grandemente a recuperação da

informação.

O caminho mais rápido para se encontrar algo neste manual é indo pela

lista de tópicos, e de lá seguindo os links preparados para você. Clique aqui.

COMO TUDO COMEÇA

Para que a sua base de dados possa encontrar algo, é necessário você

codificar todos os seus livros, artigos, etc. Chamamos a isso de classificar.

Você vai classificar da seguinte forma:

Primeiramente você vai colocar os seus livros na estante de acordo com

o seu gosto e similaridades dos assuntos. Normalmente gostamos de

colocar os livros que falam sobre os mesmos assuntos num mesmo

lugar. É assim que tem que ser feito na sua biblioteca.

Determine os grandes assuntos da sua biblioteca. Determine todos os

assuntos abordados pela sua biblioteca.

Por exemplo, vamos supor que a sua biblioteca tenha estes assuntos

principais: Teologia (tudo que estiver relacionado com a igreja, doutrinas,

etc.), Administração (tudo que você julga útil para as suas tarefas de

administrador), Computação (tudo que você tem sobre software, hardware,

etc.), História (todo o seu material sobre as civilizações).

Os demais assuntos que a sua biblioteca possui e que você determinou que

não sejam os mais importantes, você os deixa em uma única categoria.

Veja o nosso exemplo:

CATEGORIA ASSUNTOS

A Teologia

B Administração

C Computação

D História

E Outro...

F Outro...

G Assuntos Gerais

H até Z, se necessário futuramente Demais assuntos...

Criar divisões dos seus assuntos principais (1 a 999)

Siga o exemplo dado:

Teologia é o assunto principal, a letra A .

Vamos subdividir este assunto

A.1 As Escrituras Sagradas

A.2 A Trindade

A.3 Deus Pai

E assim sucessivamente.

Esse é apenas um exemplo, você é que vai criar a sua classificação, de

acordo com o seu gosto.

Criar mais uma divisão para individualizar o máximo possível o seu

material classificado. (1 a 9999)

Voltemos ao nosso exemplo:

Teologia é o assunto principal, a letra A .

A.2 - A Trindade

A.2.1 - O livro “A Trindade – Como entender os mistérios da pessoa de

Deus na Bíblia e na história do cristianismo” de WHIDDEN, W.; MOON,J.;

REEVE, J.W.

A.2.2 - O próximo livro que aborda na sua maior parte o assunto da

Trindade.

E assim sucessivamente para todos os seus livros, apostilas, artigos de

arquivo e etc. Conforme for criando os códigos para cada livro, escreva o

código à lápis 2B na folha de rosto do livro

Etiquetar o seu material com os códigos criados por você.

Adquira um rolo de fita mágica de no mínimo 2 cm de largura( jamais use

a fita Durex ). Imprima os códigos numa folha com etiquetas e com o auxílio

da fita mágica, cole-os na parte inferior do dorso do livro. Ficará parecido

com os livros que você vê nas bibliotecas. No caso de sua biblioteca

particular, esse código deverá ser único para evitar problemas, será o RG

do seu livro.

Preparar as pastas do seu arquivo

As pastas do arquivo deverão ter um tratamento parecido com os dos livros.

Por exemplo:

O assunto Teologia é a letra A.

A.2 é o assunto A Trindade.

A.2.1 a A.2.9, por exemplo, são livros, então deixe um espaço relativo e

comece com os seus documentos nas pastas do seu arquivo.

A.2.30 – Artigo “As mudanças do adventismo” de KNIGHT, GEORGE na

revista Ministério de jan./fev. de 1994, p. 15-22.

A.2.31 a A.2.9999 – Continue a codificar os seus artigos sobre A Trindade.

Quanto as etiquetas com os códigos que foram coladas com a fita mágica

no dorso dos livros, no caso dos artigos, os códigos podem ser colocados

diretamente nos documentos à caneta ou à lápis, no canto superior direito,

em todas as páginas do mesmo artigo, o mesmo número. (lembre-se

sempre de jamais deixar clipe, grampos e outros materiais metálicos

segurando os documentos – eles enferrujam e danificam o papel).

Os seus livros e o seu arquivo estando totalmente classificado e com

as etiquetas coladas estão prontos para iniciar a alimentação da sua base

de dados.

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ALIMENTAR A BASE DE DADOS

Ao você abrir a sua Biblioteca Particular, aparecerá a seguinte tela:

Maximize a tela ao abri-la para visualizar melhor.

Aqui você encontrará as indicações do que fazer.

Basta clicar, por exemplo na palavra Localização, que aparecerá na barra

de status o que fazer. No exemplo está dizendo que neste local, Localização

deve-se “colocar o código de classificação determinado para a sua biblioteca”.

Agora é só preencher os dados.

Vamos a um exemplo de um livro:

O livro “A Trindade”

Localização: A.2.1

Título Geral: A Trindade

Título Específico:

Autor: Woodrow Whidden; Jerry Moon; John W. Reeve

Material: Livro

Páginas:

Empréstimo:

Observações:

Descrição do conteúdo: Como entender os mistérios da pessoa de Deus na

Bíblia e na história do cristianismo. Trindade, arianismo, trinitariano, Espírito

Santo, gnóstico, modalismo, divindade de Cristo, antitrinitarianismo,...

Ficará assim a sua base de dados:

Quando você for preencher a Localização: A.2.1, possivelmente terá

alguma dificuldade, pois o computador fará automaticamente a conversão para:

ª2.1

Para que isso não lhe atrapalhe, digite assim: A2.1, depois com a seta

direcional esquerda, volte até o A e coloque o ponto: A.2.1

No Word você precisa usar o backspace (aquela setinha virada para a

esquerda que vai comendo as letrinhas da esquerda do cursor), que tudo voltará

ao normal. Isso só acontecerá para as letras A e O. Esses são os recursos para

fazer a 1ª e o 1º. (primeira e o primeiro).

Para continuar a colocar as informações na base de dados, clique na

setinha do registro. Que aparecerá um novo registro em branco.

Acione esta tecla para um novo registro

Vamos colocar agora as informações de um artigo.

Localização: A.2.30

Título Geral: Ministério

Título Específico: As mudanças do adventismo

Autor: George Knight

Material: arquivo

Páginas: 15 a 22

Empréstimo:

Observações:

Descrição do conteúdo: fala sobre as mudanças que ocorreram no

adventismo em relação a crença na doutrina da Trindade. Trindade,

antitrinitarianismo, mudança teológica, verdade dinâmica,

Veja como ficaria:

Clique aqui para um novo registro e continue a

alimentar a sua base de dados.

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Como efetuar uma pesquisa

Para encontrar algum material, livro ou artigo sobre um assunto do seu

interesse, tecle Ctrl + L. Aparecerá um caixa de diálogo do Localizar. Veja

abaixo:

Pode clicar aqui para Localizar

Clique aqui para desacionar esse comando

Troque “Campo inteiro” por “Qualquer parte do campo”

Esses procedimentos facilitarão a sua localização no seu banco de dados.

Depois, coloque em Localizar, o assunto que você está procurando, por

exemplo: Trindade.

Dê um Enter, que aparecerá a primeira indicação localizada. Se for esta

indicação a que interessa. Feche a caixa de diálogo. Se não for esta, continue

dando Enter, até encontrar o que interessa.

Clique aqui para fechar

Ao encontrar, veja qual a localização do material e pegue o livro ou artigo

no arquivo.

As pesquisas podem ser feitas pelo nome dos autores, pelo título, pelos

assuntos, pelo código, afinal por qualquer informação colocada na base de dados.

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FAZER CÓPIA DE SEGURANÇA

Sempre que você colocar novas informações em sua base de dados será

necessário efetuar uma cópia de segurança para garantir.

Você precisará de um disquete para salvar as informações.

Vá ao local em que você instalou a sua base de dados. Vamos supor que

tenha sido em Meus documentos.

Abra Meus documentos.

Encontre a base de dados Biblioteca particular e clique nela com o botão

direito do mouse. Aparecerá um menu, clique em enviar para... no submenu

clique em Disquete. Está salvo.

A base de dados não poderá estar aberta, em uso. Obrigatoriamente ela

deverá estar fechada para que este procedimento dê certo.

Não esqueça, sempre que fizer alterações e acréscimos na base de dados,

faça um backup.

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Acredito que você tenha percebido a amplitude de possibilidades que uma

base de dados poderá fornecer.

Não se intimide com os problemas e dificuldades iniciais, logo você estará

desfrutando das vantagens de ter numa base de dados todas as suas informações

importantes sem ter que estar se debatendo a procura de algo.

Mas se preferir, contrate um bibliotecário.

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SUMÁRIO

Início

COMO TUDO COMEÇA

ALIMENTAR A BASE DE DADOS

COMO EFETUAR UMA PESQUISA

FAZER CÓPIA DE SEGURANÇA

CONSIDERAÇÕES FINAIS