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Manual de Procedimentos de
Concessão, Aplicação e
Prestação de Contas de
Adiantamentos a Servidores no
Âmbito do Poder Executivo do
Estado de Mato Grosso
2021
CUIABÁ, 2021
SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA DE MATO GROSSO
Equipe de elaboração/validação:
Ana Paula Gonçalves de Siqueira Analista Administrativo – Contadora
Coordenadoria de Acompanhamento da Execução Orçamentária, Financeira e Contábil (COFIC)
Secretaria Adjunta da Contadoria Geral do Estado (SACE)
Deborah Carvalho Carioca Coordenadora
Coordenadoria de Acompanhamento da Execução Orçamentária, Financeira e Contábil (COFIC)
Secretaria Adjunta da Contadoria Geral do Estado (SACE)
Elisangela Evangelista de Freitas Analista Administrativo – Contadora
Coordenadoria de Gestão e Planejamento do Sistema Contábil (CPGC)
Secretaria Adjunta da Contadoria Geral do Estado (SACE)
Luiz Afonso de J. L. Nascimento Chefe de Unidade
Unidade de Desenvolvimento de Negócios da Contadoria (UDNC)
Secretaria Adjunta da Contadoria Geral do Estado (SACE)
Ricardo Pinto dos Santos Analista Administrativo – Contador
Coordenadoria de Gestão e Planejamento do Sistema Contábil (CPGC)
Secretaria Adjunta da Contadoria Geral do Estado (SACE)
ÍNDICE
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 1
2 NORMAS REGULAMENTADORAS ............................................................................ 1
3 PRECEITOS GERAIS ..................................................................................................... 1
4 PROCEDIMENTOS NO SISTEMA FIPLAN ................................................................ 6
4.1 Concessão de Adiantamento ............................................................................................. 6
4.2 Prestação de Contas de Adiantamentos Concedidos ..................................................... 9
4.2.1 Prestação de Contas com Aplicação Total do Recurso ........................................................ 10
4.2.2 Prestação de Contas de Utilização Parcial do Recurso ......................................................... 11
4.2.2.1 Devolução com Pagamento de Guia de Recolhimento de Adiantamento Concedido na
Conta Única ......................................................................................................................... 11
4.2.2.2 Devolução com Devolução por Transferência/Depósito na Conta Especial/Convênio........ 13
4.2.3 Prestação de Contas na Devolução Total do Recurso ........................................................... 13
4.4 Adiantamentos sem Prestação de Contas no Prazo Estabelecido em Lei .................... 14
4.5 Prestação de Contas de Adiantamentos Concedidos em Exercícios Anteriores .......... 16
5 PROCEDIMENTOS PARA ADIANTAMENTOS TIPO: CARTÃCORPORATIVO 17
5.1 Habilitação da Opção de Adiantamento por Cartão Corporativo ............................... 17
5.1.1 Procedimentos Efetuados na CPGC ................................................................................ 17
5.2 Procedimentos na Unidade Orçamentária ..................................................................... 19
5.2.1 Concessão de Adiantamento (CAD) ................................................................................... 19
5.2.2 Prestação de Contas pelo Servidor ...................................................................................... 21
5.2.2.1 Devolução de Recursos Não Aplicados ............................................................................ 22
6 CONSIDERAÇÕES GERAIS .......................................................................................... 22
ANEXO I – CHECKLIST DA CGE-MT PARA CONCESSÃO DE ADIANTAMENTOS .......... 23
ANEXO II – MODELO DE TERMO DE RESPONSABILIDADE E CIÊNCIA .......................... 26
ANEXO III – DECLARAÇÃO DE DESISTÊNCIA DE RESSARCIMENTO .............................. 27
ANEXO IV – MODELO DE DEMONSTRATIVO DE RECEITAS E DESPESAS ..................... 28
1
1. INTRODUÇÃO
Este manual de procedimentos foi elaborado no intuito de disponibilizar orientações acerca dos
procedimentos de concessão, aplicação e prestação de contas de adiantamentos à servidores no âmbito da
estrutura da Administração Pública do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso e deve ser utilizado por
todas as Unidades Orçamentárias componentes da referida estrutura.
2. NORMAS REGULAMENTADORAS
Os procedimentos de concessão, aplicação e prestação de contas de adiantamentos são regulamentadas
pelas seguintes normas:
Artigo 68, 69, 78 e 84 da Lei Nº 4.320/1964;
Artigos 23 e 24, Inciso II, Alínea “a” da Lei Complementar Nº 8.666/1993 e alterações;
Artigo 66 e 143 da Lei Complementar Nº 04 de 15 de outubro de 1990;
Lei Estadual Nº 4.454 de 07 de maio de 1982;
Decreto Nº 20 de 05 de fevereiro de 1999;
Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público.
3. PRECEITOS GERAIS
A Lei Nº 4.454 de 07 de maio de 1982 instituiu o regime de concessão de adiantamentos à servidores
no âmbito do Estado de Mato Grosso estabelecendo as situações, condições e formas de prestação de contas.
O artigo 68 da Lei 4.320/1964 estabelece que,
“o regime de adiantamento é aplicável aos casos de despesas expressamente
definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor, sempre
precedida de empenho na dotação própria para o fim de realizar despesas, que
não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.”
É necessário destacar que, o adiantamento é permitido apenas em caso de despesas que não possam,
justificadamente, aguardar os prazos do trâmite da licitação sob pena de causar danos ou entraves à
administração pública.
Neste sentido, a Cartilha da CGE-MT contendo orientações acerca dos adiantamentos esclarece que
são permitidos empenhos de adiantamentos apenas nos elementos de despesas: 30 – material de consumo; 36
– outros serviços pessoa física; e 39 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica, sendo necessário, quando
ocorrer aplicação de recursos em ambos os elementos de despesa para um mesmo adiantamento, que exista
uma nota fiscal para cada um deles para fins de prestação de contas e baixa do adiantamento no sistema
FIPLAN.
2
É necessário informar que, o recolhimento do INSS e ISSQN referentes às notas fiscais de serviços de
terceiros, devem ser pagas pelo prestador de serviço mediante comprovante de recolhimento apresentado antes
do pagamento do serviço, ou quando, não o forem, devem ser descontados do valor da nota fiscal e recolhidos
pelo servidor ao qual foi concedido o adiantamento. A Cartilha da CGE-MT informa que: “Estado de Mato
Grosso é substituto tributário dos municípios de Cuiabá e Várzea Grande, sendo assim, é necessária a
retenção do ISSQN nas notas fiscais”.
O artigo 4º do Decreto Nº 20/1999 estabelece que:
“Poderão ser realizadas por adiantamento as seguintes despesas:
I - para compras e/ou execução de serviços em até 50% (cinquenta por cento)
dos limites fixados para dispensa de licitação, com base no artigo 24, inciso II,
alínea ‘a’´, da Lei 8.666/93 e alterações posteriores, na modalidade de compras
e serviços em cada elemento de despesa;
II - que devem ser realizadas em localidades distantes daquela em que se
encontra o setor de processamento da despesa;
III - onde não exista estabelecimento bancário que possa cumprir ordem de
pagamento;
IV - de viagem para atender diligências especiais; ...
VI - de caráter de urgência ou situações extraordinárias, devidamente
caracterizadas, de que possam resultar eventuais prejuízos aos órgãos ou
perturbar o atendimento dos serviços;
VII - de caráter secreto ou reservado.
As normas vigentes estabelecem que a aplicação do recurso objeto de adiantamento se restringe às
despesas para as quais foi concedido, não sendo, com isso, permitida a aplicação em despesa diversa sob pena
de sanção pelos órgãos de controle. Além disso, o adiantamento deve ser aplicado no exercício em que foi
concedido exceto se: “despesa feitas no exterior, observadas as normas especificas; viagens para atender
diligências especiais; viagens de caráter de urgência ou situações extraordinárias, devidamente
caracterizada, de que possam resultar eventuais prejuízos aos órgãos públicos ou perturbar atendimento de
serviços.” (CGE-MT, 2018).
É necessário destacar, no entanto, que as notas fiscais emitidas no exercício subsequente à concessão
do recurso serão aceitas no exercício seguinte para prestação de contas desde que estejam no prazo
estabelecido por lei para a aplicação do recurso.
Tendo recebido adiantamento, o servidor terá até 60 (sessenta) dias corridos para aplicação do recurso
e deverá efetuar a prestação de contas das despesas no prazo de 90 (noventa) dias corridos, tendo o
ordenador de despesa a responsabilidade de aprovar ou não a prestação de contas no prazo de 10 (dez)
dias.
Quando a prestação de contas não for efetuada no prazo estabelecido, o servidor deverá ser notificado
pelo responsável do Setor de Contabilidade da Unidade Orçamentária de lotação do servidor. A ausência de
resposta à notificação ensejará ressarcimento por meio de desconto na remuneração do servidor a ser
observado em folha de pagamento respeitando-se os limites estabelecidos no artigo 66 da Lei Complementar
3
Nº 04 de 15 de outubro de 1990 (Estatuto do Servidores da Administração Direta, das Autarquias e das
Fundações Públicas Estaduais do Estado de Mato Grosso).
Conforme o que estabelece o artigo 9º do Decreto nº 20/1999, é vedada a concessão de adiantamento
a servidor:
“I – responsável por dois adiantamentos;
II – que estiver em atraso com prestação de contas de adiantamentos anteriores;
III – que não esteja em exercício;
IV – na função de ordenador de despesa, exceto quando nas situações previstas nos
incisos IV e VII do artigo 4º deste Decreto;
V – ocupante de cargos de chefia ou gerência do setor financeiro;
VI – ocupante de cargo de chefia ou gerencia do almoxarifado;
VII – que tenha sido declarado em alcance em face de prestação de contas anteriores
julgadas irregulares pelos controles interno e/ou externo, bem como aos servidores que
estiverem respondendo a processo administrativo.”
Ao conceder adiantamento, a Unidade Orçamentária deverá comunicar ao referido servidor acerca
dos prazos e restrições de aplicação de recursos considerando que o ordenador de despesa responde
solidariamente pelos valores concedidos e pela ausência de prestação de contas nos prazos estabelecidos em
lei.
A unidade orçamentária deverá manter um controle rigoroso dos adiantamentos concedidos aos
servidores para se assegurar de que os prazos sejam cumpridos e, quando não o forem, a restituição dos valores
por desconto em folha de pagamento seja efetuada conforme determinação do ordenador de despesa.
Conforme o que preconiza o artigo 11 do Decreto Nº 20 de 05/02/1999, ao conceder adiantamento aos
servidores a unidade orçamentária deverá efetuar abertura de processo de comprovação de concessão de
adiantamento, anexando os seguintes documentos:
“I - cópia do ato de concessão do adiantamento constando a data de entrega do
numerário e o prazo fixado para a sua aplicação;
II - primeira via ou cópia da nota de empenho e da liquidação ou documento
equivalente que deverá conter a qualificação completa do credor;
III - primeira via dos comprovantes das despesas realizadas, numerados,
sequencialmente, inclusive os provenientes de viagens, no caso de despesas reservadas
ou confidenciais, realizadas pela Administração Direta, admitir-se-á relação onde
serão indicados os números dos documentos, que ficarão em poder do ordenador de
despesa;
IV - cópia da documentação relativa à licitação, quando a mesma for realizada;
V - original do comprovante de depósito bancário relativo ao saldo do adiantamento,
se houver.
VI - cópia da ordem bancária, boletim de crédito, cheque ou documento equivalentes,
se houver, com o carimbo do banco, quando for o caso;
VII - demonstrativo de receita e despesa evidenciando a movimentação ocorrida com o
numerário;
VIII - relação das despesas que, pela sua natureza, não possuem ser comprovadas por
documentos desde que o valor de cada despesa seja inferior a 2% ( dois por cento) do
limite previsto no inciso I do artigo 4º;
IX - cópia do extrato bancário da conta do adiantamento, concedido a servidor, para
atender despesas das Administrações Regionalizadas.
4
X - declaração do responsável pela aplicação do recurso de que tem pleno
conhecimento das normas que regulam o regime de adiantamento em especial das
constantes deste Decreto.”
Para o que estabelece o Inciso VI, no âmbito do Poder Executivo de Mato Grosso é utilizado o
documento do FIPLAN denominado Nota de Ordem Bancária (NOB) para pagamento do adiantamento que
deverá ser impressa e anexada ao processo. Ao emitir a concessão de adiantamento (CAD) no sistema
FIPLAN, constará, nesse documento, o Termo de Responsabilidade que deverá ser assinado pelo servidor
ao ser concedido o adiantamento conforme demonstrado na Gravura.
Gravura 1 – CAD (concessão de adiantamento)
Ao conceder o adiantamento, o Setor Financeiro deverá solicitar, também a assinatura do servidor
para os seguintes documentos que deverão ser anexados ao processo de comprovação de concessão de
adiantamento:
- Termo de Responsabilidade de Ciência (Anexo III desta Manual); e
5
- Declaração de Desistência de Ressarcimento conforme estabelecido no Decreto Nº 20/99 para valores
aplicados acima do valor do adiantamento concedido (Anexo IV deste Manual).
Conforme o que estabelece a norma vigente, poderão ser concedidos adiantamentos no limite máximo
de R$ 4.000,00 (quatro mil reais). Apesar de ter ocorrido alteração nos valores da lei de licitações, conforme
Orientação Técnica nº 8.132/2020 da CGE-MT, os valores permanecem inalterados no estado de Mato
Grosso até que novo normativo seja publicado.
O decreto Nº 20/1999 estabelece que, poderão ser concedidos adiantamentos em valor cem por cento
do limite fixado para despesas com dispensa de licitação (Lei 8.666/1993) quando a aplicação do recurso for:
“em Unidade de Administração Regionalizada, sendo essas, unidades da
administração descentralizadas: escritórios de representação do Governo em outros
Estados; a residência oficial do Governador; a Superintendência Adjunta de
Fiscalização – SAFIS do Sistema Integrado de Administração Tributária da SEFAZ-
MT; as Unidades Operativas de Fiscalização (UOF) – Postos Fiscais; e os Polos
Regionais de Saúde”.
Os valores recebidos e os recursos aplicados devem ser informados nos Demonstrativos de Receitas
e Despesas contidos no Anexo IV deste Manual e apresentado na prestação de contas pelo servidor.
O artigo 12 do Decreto nº 20/1999, estabelece que, para comprovação da despesa realizada, o
servidor deverá apresentar documentos fiscais com as seguintes especificações: notas fiscais de vendas, notas
fiscais de prestação de serviços de pessoa jurídica, faturas ou recibos de pessoa física, sem rasuras, acréscimos,
emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome do
órgão a que pertencer o servidor responsável pelo adiantamento, devendo constar obrigatoriamente: a data da
emissão; a discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido, não sendo admitida a generalização
ou abreviaturas que impossibilitem o conhecimento da natureza das despesas; o número do cadastro de pessoa
física-CPF, o número do Registro Geral-RG, endereço, assinatura e o número da inscrição no Instituto
Nacional de Seguridade Social-INSS (quando aplicável), se o documento for recibo gerado por pessoa física
e autônoma-RPA. É necessário destacar que, é vedada a indenização de valor aplicado anterior à data da
concessão do adiantamento conforme o que estabelece o Decreto nº 20/1999.
| ATENÇÃO! | Devido a situação de pandemia do coronavírus, foram instituídos procedimentos
específicos para concessão de adiantamento de aplicação do recurso para enfrentamento da emergência
de saúde pública. Os procedimentos para esse tipo de adiantamento são apresentados na Instrução de
Serviço nº 006/2020 disponível no site da Secretaria de Fazenda – Finanças Públicas – Contabilidade
Pública – Orientações do Tesouro Estadual.
6
4. PROCEDIMENTOS NO SISTEMA FIPLAN
A concessão e prestação de contas de adiantamentos à servidores é efetuado por meio de procedimentos
no sistema FIPLAN descrito a seguir.
4.1 Concessão de Adiantamento (CAD)
Seguindo o que estabelece as normas vigentes sobre o assunto, a concessão de adiantamento é realizada
no sistema FIPLAN, efetuando-se os procedimentos contidos neste item. É necessário informar que, ao
conceder o adiantamento ao servidor, o servidor responsável pela concessão do adiantamento deverá utilizar
o Checklist da CGE-MT contido no Anexo I deste Manual para se assegurar que todos os procedimentos
estão em conformidade com as normas vigentes.
No sistema FIPLAN, a concessão do adiantamento é efetuada pelo Setor Orçamentário (PED/EMP) e
pelo Setor Financeiro (LIQ/NOB) da Unidade Orçamentária, conforme descrito a seguir.
1º) O Setor Financeiro deverá emitir o CAD (Concessão de adiantamento).
Utilizando-se as abas da Gravura 2, emitir CAD (Concessão de Adiantamento) utilizando os seguintes
parâmetros:
Parâmetros da CAD:
Unidade gestora: <Nº da UG>
Tipo de adiantamento: <NOB>
Base Legal: <Lei 8.666/1993> ou <Lei Estadual 10.534/2017>
Natureza da despesa: <clicar, no grip (+) adicionar, a opção de natureza de despesa para o adiantamento>
Credor do adiantamento: <código do credor do servidor que receberá o adiantamento>
Histórico: <Especificar o motivo, tipo de despesa e servidor do adiantamento>
Clicar <INCLUIR>
Gravura 2 – Abas no FIPLAN para emitir CAD
7
| Atenção! | São permitidos, na CAD, a utilização de apenas uma natureza de despesa, com isso, se o
servidor for utilizar o recurso para execução de despesa em naturezas de despesas diferentes, ou seja, o
adiantamento será utilizado em mais de uma natureza de despesa, a unidade orçamentária deverá
emitir um CAD para cada natureza de despesa.
Gravura 3 – Tela da CAD (especificação da despesa)
2º) O gerente do Setor Contábil e o ordenador de despesa deverão autorizar o CAD (Concessão de
adiantamento).
Após inserir os parâmetros acima e clicar <INCLUIR>, o sistema gerará um número de CAD que
deverá ser impresso para inclusão no processo físico. Tendo emitido a CAD, o gerente do setor financeiro
(que concedeu o adiantamento) deverá autorizar o CAD no sistema FIPLAN, e, em seguida, o CAD deverá
ser autorizado pelo ordenador de despesa da unidade orçamentária utilizando as abas do FIPLAN apresentadas
na Gravura 4.
8
Gravura 4 – Abas no FIPLAN para autorizar o CAD
3º) O Setor de Orçamento e o Setor Financeiro deverão efetuar o pagamento adiantamento ao servidor
no sistema FIPLAN.
Tendo concluído os procedimentos acima, a unidade orçamentária deverá efetuar o pagamento do
adiantamento ao servidor, realizando, no FIPLAN, os procedimentos descritos a seguir, utilizando as abas da
Gravura 5:
- O Setor de Orçamento deverá emitir PED/EMP com os seguintes parâmetros:
Parâmetros do PED:
Unidade Gestora: <Nº da UG>
Tipo de Despesa: <adiantamento>
Nº CAD: <inserir o número do CAD emitido anteriormente>
Recurso Orçamentário: <tipo de recurso orçamentário a ser utilizado>
Projeto/Ativ./OE: <nº do PAOE da despesa>
Dotação orçamentária: <escolher a dotação orçamentária a ser utilizada>
Histórico: <incluir motivo do adiantamento e dados do servidor a quem foi concedido>
Gravura 5 - Abas no FIPLAN para emitir PED
Após emitir o PED/EMP, o Setor Financeiro deverá emitir LIQ/NOB eletrônica.
9
4.2 Prestação de Contas de Adiantamentos Concedidos
A prestação de contas do adiantamento deve ser efetuada nos prazos estabelecidos em lei e mediante
a apresentação de notas fiscais ao Setor de Contabilidade da Unidade Orçamentária conforme orienta
normativo da CGE-MT – Perguntas e Respostas sobre Adiantamento – que estabelece que: “Considerando
que é o setor financeiro que realiza o pagamento (a emissão da NOB) e considerando o princípio da
segregação de funções, entendemos que a prestação de contas deve ser apresentada ao setor de contabilidade.
Dessa forma, evitará que o mesmo setor que fez o pagamento receba e processe a prestação de contas.”
(CGE-MT, 2018)
É necessário lembrar que, as notas fiscais apresentadas para comprovação da aplicação do recurso
devem ter as características mencionados no Item 3 e serem oriundas de aplicação nos elementos de despesas
30 – material de consumo, 36 – outros serviços pessoa física; e/ou 39 – outros serviços de terceiros. O não
cumprimento desses critérios pode ensejar a devolução do valor concedido por meio de desconto em
remuneração conforme consta do Termo de Responsabilidade contido no CAD assinado pelo servidor
quando da concessão do adiantamento.
É necessário informar que, para fins de prestação de contas, não é aceita somente DANFE, que é
simplesmente, um documento de consulta da nota fiscal. Então, o servidor deverá levar nota fiscal impressa
para comprovação da despesa. No que concerne à aplicação do adiantamento, essa pode ser efetuado no valor
total ou parcial. Quando ocorrer utilização parcial dos recursos, o valor remanescente deve ser devolvido
conforme descrito a seguir:
- Os adiantamentos pagos na Conta Única, devem ser devolvidos com documento de arrecadação (DAR),
utilizando-se o código do tributo 3860; e
- Os adiantamentos pagos em Conta Especial ou Convênio, devem ser devolvidos com depósito ou
transferência bancária na Conta Especial ou Convênio da Unidade Orçamentária.
Quando ocorre devolução de recurso, o servidor deverá apresentar, na prestação de contas, não somente
as notas fiscais, mas também os comprovantes de devolução do valor não aplicado, de maneira que o total de
notas fiscais somado ao valor da devolução totalizem o valor do adiantamento concedido. Esses dados devem
ser apresentados no Demonstrativo de Receitas e Despesas contidos no Anexo III deste Manual. Para isso,
o servidor do Setor Financeiro deverá orientar o serviço que recebe o recurso de adiantamento a correta
maneira de preenchimento do demonstrativo de receitas e despesas.
Tendo recepcionado os documentos da prestação de contas, o Setor de Contabilidade deverá efetuar
os procedimentos de baixa do adiantamento no sistema FIPLAN, sendo que o procedimento varia conforme
o tipo de aplicação realizada. Os tipos de aplicação podem ser:
10
- Aplicação do total dos recursos concedidos: quando o valor do empenho do adiantamento é igual ao valor
da despesa realizada;
- Aplicação parcial dos recursos concedidos: quando o valor do empenho do adiantamento é maior que o
valor da despesa realizada (neste caso deve haver também um comprovante de restituição do valor não
utilizado); e
- Não aplicação, ou seja, devolução total do recurso: quando o valor do empenho é igual ao valor da
devolução efetuada pelo servidor (neste caso o servidor deverá apresentar o comprovante de restituição do
valor não utilizado).
| ATENÇÃO! | É necessário informar que, ao emitir a BAD, existe um campo onde a unidade
orçamentária deverá informar, separadamente, a data da prestação de contas pelo servidor (data que
o servidor apresentou os documentos de prestação de contas no setor responsável) e data de inclusão da
BAD que podem ser diferentes. O objetivo disso é deixar evidenciada a data em que os documentos
foram entregues pelo servidor de maneira que fique atestado o cumprimento de prazo de prestação de
contas estabelecido na legislação evitando sanções ao servidor que efetuou prestação de contas no prazo
correto.
4.2.1 Prestação de Contas com Aplicação Total do Recurso
Se o servidor tiver aplicado, em sua totalidade, o recurso concedido, o Setor de Contabilidade deverá
encaminhar o processo de prestação de contas para análise e aprovação pelo ordenador de despesa. Tendo sido
aprovada a prestação de contas pelo ordenador de despesa (no prazo máximo de 10 dias), o setor contábil
deverá efetuar os procedimentos descritos a seguir.
1º) Efetuar baixa do adiantamento concedido.
A baixa do adiantamento no sistema FIPLAN é efetuada realizando-se os seguintes procedimentos:
- Utilizando as abas apresentadas na Gravura 5, emitir BAD (Baixa de adiantamento) com os seguintes
parâmetros:
Parâmetros da BAD
Unidade Gestora: <Nº da UG>
Nº EMP: <inserir o número do empenho do adiantamento>
Devolução de verba: <Não>
Devolução por folha de pagamento: <Não>
11
Histórico: < inserir os dados dos documentos fiscais apresentados pelo servidor>
No grid que aparece em seguida, clicar em <ESPECIFICAR DESPESA> e inserir os dados dos
comprovantes apresentados pelo servidor na prestação de contas do adiantamento, especificando,
corretamente, o valor utilizado em cada elemento e subelemento de despesa apresentado na lista contida no
grid conforme demonstrado na Gravura 6.
Gravura 6 – Abas para emitir BAD
Gravura 7 – Grid de especificação da despesa
| ATENÇÃO! | Quando o valor gasto pelo servidor for superior ao valor do adiantamento (despesa
maior que adiantamento), deve-se detalhar, no histórico da BAD, o valor das notas fiscais. No campo do
detalhamento da despesa, o valor das despesas a maior deve ser ajustado de maneira que o somatório
das despesas da BAD seja igual ao valor do adiantamento concedido.
4.2.2 Prestação de Contas de Utilização Parcial do Recurso
Se o servidor apresentou comprovantes de despesa em valor inferior ao valor concedido de
adiantamento, então, existe valor a ser devolvido. Sendo assim, o procedimento de prestação de contas no
FIPLAN é efetuado conforme descrito a seguir.
4.2.2.1 Devolução com Pagamento de Guia de Recolhimento de Adiantamento Concedido na Conta
Única
Conforme mencionado anteriormente, se o adiantamento foi concedido na Conta Única, a devolução
da parcela do recurso que não foi utilizada deverá ser efetuada com documento de arrecadação utilizando-se
o código de tributo 3860. A guia de recolhimento autenticada deve ser entregue pelo servidor juntamente
12
com os comprovantes de despesa no Setor de Contabilidade da unidade orçamentária para que sejam efetuados
os devidos procedimentos no sistema FIPLAN.
Tendo recebido os documentos de prestação de contas, o setor contábil deverá conferir os documentos
e encaminhar para análise e aprovação pelo ordenador de despesa. Tendo sido aprovada a prestação de contas
pelo ordenador de despesa (no prazo máximo de 10 dias), o setor contábil deverá efetuar os seguintes
procedimentos no sistema FIPLAN:
1º) Utilizando as abas da Gravura 8, emitir GDR da NOB do adiantamento, com os parâmetros a seguir:
Forma de Pagamento <NOB>
Unidade Gestora: <Nº da UG>
Nº do documento: <Nº da NOB do adiantamento>
CBA: <código CBA da conta bancária do pagamento>
Origem da guia: <DAR>
Motivo: <Devolução Parcial de Adiantamento>
Tipo de documento: <DAR>
Gravura 8 – Abas no FIPLAN para emitir GDR
2º) Ao emitir a BAD, o FIPLAN gera, automaticamente, GCV da NOB do adiantamento, estornando
parte da despesa referente ao recurso não utilizado.
3º) Utilizando as abas do FIPLAN apresentadas na Gravura 5, emitir BAD com os seguintes
parâmetros:
Unidade Gestora: <Nº da UG>
Nº EMP: <inserir o número do empenho do adiantamento>
Devolução de verba: <Sim>
Devolução por folha de pagamento: <Não>
13
4.2.2.2 Devolução com Devolução por Transferência/Depósito na Conta Especial/Convênio
Para os adiantamentos concedidos na Conta Especial/Convênio da UO, as restituições devem ser
efetuadas com depósito ou transferência bancária na Conta Especial/Convênio da unidade orçamentária.
Tendo recebido os comprovantes, o setor contábil encaminhar o processo de prestação de contas para
análise/aprovação pelo ordenador de despesas. Tendo sido aprovada a prestação de contas pelo ordenador de
despesa, o setor contábil deverá efetuar os seguintes procedimentos no FIPLAN:
1º) Emitir GDR com os seguintes parâmetros:
Forma de Pagamento <NOB>
Unidade Gestora: <Nº da UG>
Nº do documento: <Nº da NOB do adiantamento>
CBA: <código CBA da conta bancária do pagamento>
Origem da guia: <devolução>
Motivo: <Devolução Parcial de Adiantamento>
Tipo de documento: <transferência bancária>
2º) Ao emitir a BAD, o FIPLAN gera, automaticamente, GCV da NOB do adiantamento, estornando
parte da despesa referente ao recurso não utilizado.
3º) Emitir BAD com os seguintes parâmetros:
Unidade Gestora: <Nº da UG>
Nº EMP: <inserir o número do empenho do adiantamento>
Devolução de verba: <Sim>
Devolução por folha de pagamento: <Não>
4.2.3 Prestação de Contas na Devolução Total do Recurso
Se o servidor não utilizou os recursos concedidos, então, deverá efetuar a restituição do valor total
concedido e, a prestação de contas na unidade orçamentária, deverá ser efetuada seguindo as orientações
contidas nos Itens 4.2.2.1 ou 4.2.2.2 conforme tiver sido efetuada a concessão/devolução do adiantamento,
mas, no valor total do empenho do adiantamento concedido.
14
4.4 Adiantamentos sem Prestação de Contas no Prazo Estabelecido em Lei
Conforme citado anteriormente, toda vez que o setor contábil verificar a inadimplência de servidores
com relação a prestação de contas de adiantamentos no prazo estabelecido em lei, deverá tomar as medidas
internas cabíveis com o objetivo de promover a prestação ou ressarcimento ao erário. Conforme o que informa
a Cartilha da CGE-MT, essas medidas devem ser adotadas e concluídas até 120 dias do prazo estabelecido
para prestação de contas. Diante de uma decisão pelo ressarcimento com desconto em folha de pagamento,
deverão ser efetuados, no sistema FIPLAN, os procedimentos descritos a seguir:
1º) Efetuar o registro de direitos a receber pelo Estado perante o servidor efetuando o seguinte
procedimento no FIPLAN:
- Emitir NLA no AFC 1.2.017 com os parâmetros abaixo descritos.
Unidade gestora: <0000>
Código da ação: <1>
Código do objeto: <2>
Ato e/ou Fato Contábil (AFC): <12017 – Incorporação de Direito - Adiantamento Sem Prestação de Contas-
Devolução Mediante Desconto Folha de Pagamento SEAP.>
Data da NLA: <data da notificação ao servidor>
Valor do adiantamento: <valor total do adiantamento concedido ao servidor>
Histórico: <Referente desconto em folha de pagamento para restituição de adiantamento concedido ao
servidor (nome), CAD Nº ___, NOB Nº ___, sem prestação de contas no prazo estabelecido no Decreto nº
20/1999.>
Conforme mencionado anteriormente, a Lei Complementar Nº 04/1990, em seu artigo 66, estabelece
que: “as reposições e indenizações ao erário serão descontadas em parcelas mensais não excedentes à décima
parte da remuneração ou provento.” Sendo assim, se o valor a ser restituído ultrapassar o limite estabelecido,
deverá ser dividido, sendo restituído em mais de um mês. Quando isso ocorrer, a unidade orçamentária deverá
emitir uma NLA no AFC 1.2.017 no valor total a ser restituído, e, à medida que forem sendo efetuados os
descontos, emitir NLA de baixa gradativa do adiantamento a cada parcela paga pelo servidor por meio de
desconto na remuneração.
Os descontos de restituição de adiantamentos podem ser constatados pela unidade orçamentária,
utilizando-se relatório do SEAP1409 da rubrica de desconto com código 8015 (Gravura 9). O servidor do
setor de gestão de pessoas poderá fornecer ao setor contábil esse relatório para conferência antes de serem
efetuados os procedimentos de baixa do adiantamento descritos neste Item.
15
Gravura 9 – SEAP1409 – Rubrica 8015
Para efetuar a conferência dos valores já pagos pelo servidor, a unidade orçamentária pode consultar,
no FIPLAN, o relatório FIP215A da conta contábeis de direitos a receber com código 1.1.3.8.1.18.02.17 –
Adiantamentos concedidos sem prestação de contas – quitação com desconto em folha de pagamento. Neste
relatório, são apresentados os saldos de adiantamentos concedidos para os quais não foi efetuada a prestação
de contas no prazo estabelecido e os quais a restituição foi determinada pelo ordenador de despesa com
desconto em folha de pagamento (Gravura 10).
Gravura 10 – FIP215A cc 1.1.3.8.1.18.02.17
O saldo dessa conta contábil é subdividido por código do credor cadastrado para cada servidor em
débito com o erário de forma que a unidade deverá monitorar o saldo da conta contábil se assegurando de que
tenham sido efetuados os registros de baixa a cada parcela paga, de forma que os dados estejam atualizados
apresentando, no Balanço Patrimonial, as informações de forma fidedigna.
Sendo assim, tendo constatado, o relatório SEAP1409 da rubrica 8015, que o desconto foi efetuado,
a unidade orçamentária deverá efetuar os procedimentos descritos a seguir:
2º) Emitir NLA no AFC 3.2.009 Baixa de Direito-Adiantamento sem prestação de Contas-Devolução
Mediante Desconto em Folha de Pagamento com os seguintes parâmetros:
Unidade gestora: <0000>
16
Código da ação: <3>
Código do objeto: <2>
Ato e/ou Fato Contábil (AFC): <32009 - Baixa de Direito-Adiantamento sem prestação de contas -
devolução mediante desconto em folha de pagamento.>
Data da NLA: <data da notificação ao servidor>
Valor do adiantamento: <valor do desconto apresentado no SEAP1409 da rubrica 8015>
Histórico: <Referente baixa de desconto em folha de pagamento para restituição de adiantamento concedido
ao servidor (nome), CAD Nº ___, NOB Nº ___, sem prestação de contas no prazo estabelecido no Decreto nº
20/1999.>
A unidade orçamentária deverá emitir a NLA acima para que sejam baixados os valores de direitos a
receber registrados contabilmente pela NLA no AFC 1.2.017 conforme descrito o Item 4.4 - 1º. Se o recurso
tiver sido devolvido em mais de uma parcela, a unidade orçamentária deverá emitir uma NLA de baixa dos
direitos a receber, a cada parcela paga via desconto em folha de pagamento até que o valor do adiantamento
concedido tenha sido baixado em sua totalidade.
Após emitir a(s) NLA(s), a unidade orçamentária deverá efetuar o procedimento de baixa do
adiantamento no sistema FIPLAN, realizando os procedimentos abaixo descritos:
- Utilizando as abas do FIPLAN apresentadas na Gravura 6, emitir BAD com os seguintes parâmetros:
Unidade Gestora: <Nº da UG>
Nº do EMP: <número do empenho do adiantamento concedido>
Devolução de verba: <não>
Devolução por folha de pagamento: <sim>
4.5 Prestação de Contas de Adiantamentos Concedidos em Exercícios Anteriores (editar incluindo nos
tópicos anteriores)
Os adiantamentos concedidos em exercícios anteriores e com prestação de contas no exercício seguinte
devem ser efetuados conforme as orientações apresentadas a seguir.
1º) Emitir NLA no AFC 3.3.010 no valor baixa do adiantamento;
2º) Emitir GDR da NOB do adiantamento;
3º) Emitir BAD do adiantamento seguindo os mesmos parâmetros das BADs do exercício corrente.
17
5. PROCEDIMENTOS PARA ADIANTAMENTOS TIPO: CARTÃO CORPORATIVO
Dentre as alternativas de concessão do adiantamento a servidores, existe a opção de cartão corporativo
utilizado, apenas, nas Unidades Orçamentárias: Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso (ALMT),
Tribunal de Justiça do Estado (TJMT), Tribunal de Contas do Estado (TCE-MT), Defensoria Pública do
Estado (DP-MT) e Ministério Público do Estado (MPE-MT).
Para essas Unidades, os procedimentos a serem efetuados para concessão, execução e prestação de
contas de adiantamentos, diferem dos procedimentos efetuados no Poder Executivo, que não dispõe dessa
opção de concessão de adiantamento. Os procedimentos de adiantamentos utilizando-se cartão corporativo
descrito nos itens a seguir.
5.1 Habilitação da Opção de Adiantamento por Cartão Corporativo
Conforme mencionado nos itens anteriores, os procedimentos utilizados para concessão de
adiantamento a servidores são, em geral, efetuados por meio de NOB eletrônica para transferência bancária
ao servidor. No entanto, existem Unidades Orçamentárias que disponibilizam cartão corporativo aos
servidores para execução de despesas de adiantamento.
Neste sentido, os procedimentos a serem efetuados para essa modalidade de adiantamento diferem
daqueles em que o adiantamento é operacionalizado utilizando-se transferência bancária (NOB eletrônica).
A partir de maio de 2020, foram incluídos novos parâmetros no sistema FIPLAN de maneira em que a escolha
de adiantamento utilizando cartão corporativo é efetuada no instante em que a Unidade emite a concessão de
adiantamento (CAD) no FIPLAN. Anteriormente, a opção de adiantamento por meio de cartão corporativo
era efetuada no instante que a Unidade emitia a LIQ – liquidação do empenho. Sendo assim, a seguir são
descritos os procedimentos de concessão de adiantamento conforme novos parâmetros de operacionalização.
Antes de efetuar a concessão do adiantamento (CAD), as unidades que optarem pelo cartão corporativo
devem ter cadastrados no sistema FIPLAN uma conta especial de relacionamento que será habilitada pela
Coordenadoria de Planejamento do Sistema Contábil (CPGC). Sendo assim, a Unidade deverá encaminhar e-
mail à Coordenadoria de Controle das Disponibilidades do Estado (CCDE) solicitação de cadastro da conta
bancária no sistema FIPLAN informando que são para uso de cartão corporativo. Em seguida, a CCDE
encaminhará e-mail à CPGC que efetuará os procedimentos de cadastro e habilitação da referida conta
bancária conforme descrito nos itens a seguir.
5.1.1 Procedimentos Efetuados na CPGC
O primeiro procedimento a ser efetuado é sob demanda da Unidade, efetuar o cadastro de conta
bancária de relacionamento do Banco do Brasil no sistema FIPLAN. Caso a Unidade não tenha conta bancária,
deverá efetuar a abertura no Banco – procedimento efetuado pela CCDE.
18
Após ter sido cadastrada a conta bancária no sistema FIPLAN, a conta bancária cadastrada deverá ser
habilitada no FIPLAN – procedimento efetuado por servidor da CPGC efetuando-se o procedimento descrito
a seguir:
- Utilizando as abas do FIPLAN: Tabelas > Parâmetros > Financeiros > Alterar – conforme demonstrado
na Gravura 8 – efetuar a atualização dos dados de parâmetros financeiros conforme Gravura 11.
Gravura 11 – Tela no FIPLAN para habilitação da CBA
É necessário informar que, ao ser efetuado o cadastro da CBA, não são inseridos os parâmetros
necessários para utilização de cartão corporativo. Sendo assim, após cadastrar a CBA, a CPGC deverá alterar
os parâmetros financeiros de maneira a inserir todos os dados necessários para implementação do
adiantamento utilizando cartão corporativo (Gravura 12).
Os parâmetros “dados do adiantamento” devem conter os seguintes dados:
Nome do titular: nome do titular da conta corrente de relacionamento do cartão corporativo
CPNJ do titular: CNPJ do titular da conta corrente de relacionamento do cartão corporativo
Banco, Agência, Nº da conta, DV da conta: dados bancários da conta de relacionamento do cartão
corporativo.
19
Gravura 12 – Tela no FIPLAN para habilitação da CBA
Tendo efetuado o procedimento acima, a Unidade Orçamentária estará habilitada a emitir a concessão
de adiantamento utilizando a opção “cartão corporativo”. Os procedimentos de concessão são descritos nos
itens a seguir.
5.2 – Procedimentos na Unidade Orçamentária
5.2.1 – Concessão de Adiantamento (CAD)
Após concluir os procedimentos descritos no item 5.1, os procedimentos de concessão do adiantamento
são efetuados pela Unidade Orçamentária conforme descrito abaixo.
1º) No sistema FIPLAN, emitir CAD com os seguintes parâmetros:
Atributos aplicáveis a todos os
tipos de adiantamento
20
Unidade Gestora: <UG de execução da despesa>
Tipo de Adiantamento: <cartão corporativo>
Base Legal: <lei que rege o tipo de adiantamento sendo concedido>
Natureza da despesa: <código da natureza da despesa executada no adiantamento>
Gravura 13 – Tela de inserção dos parâmetros da CAD
Para incluir os códigos da natureza de despesa, a Unidade deverá clicar em (+) adicionar, no grid
apresentado na Gravura 13, e, então, consultar os códigos na tela subsequente conforme apresentado na
Gravura 11. No parâmetro “natureza de despesa”, aparecerão somente as naturezas de despesas permitidas
para adiantamento conforme o que estabelece a legislação vigente. É necessário informar que, todos os
parâmetros de concessão do adiantamento devem estar em conformidade com o que estabelece o Decreto nº
20/1999 que regulamenta a execução de despesa de adiantamentos.
Gravura 14 – Códigos da natureza da despesa
2º) Incluir PED – Pedido de Empenho
21
Os procedimentos de emissão de PED, são os mesmos a serem efetuados com os demais tipos de
adiantamento.
3º) Emitir EMP – Empenho
Para emitir os empenhos da despesa, os parâmetros a serem utilizados não diferem dos parâmetros
utilizados nos demais adiantamentos.
4º) Emitir LIQ – liquidação da despesa
Para adiantamentos com cartão corporativo, no instante de emitir a LIQ, a definição do tipo de
adiantamento é efetuada, automaticamente, como sendo cartão corporativo, não existindo a possibilidade de
alteração da forma de recebimento. Além disso, o sistema permite registro de liquidações de regularização,
inclusive a alteração deste indicativo após a inclusão da LIQ. Os dados do pagamento também consistem em
dados inalteráveis. Os procedimentos de emissão da LIQ são idênticos aos procedimentos de LIQ dos demais
tipos de adiantamento.
5º) Emitir NOB eletrônica
Após emitir a LIQ, a Unidade deverá emitir NOB eletrônica do valor do adiantamento. Esse valor será
creditado na conta de relacionamento do Banco do Brasil para que seja disponibilizado o crédito no cartão
corporativo a ser utilizado pelo servidor para a execução da despesa. É necessário frisar, os parâmetros dos
procedimentos são todos efetuados em conformidade com o que estabelece a legislação vigente.
5.2.2 Prestação de Contas pelo Servidor
A prestação de contas dos adiantamentos por cartão corporativo é efetuada, no sistema FIPLAN, de
maneira semelhante aos adiantamentos por transferência bancária. No entanto, existem alguns aspectos
específicos para cartão corporativo conforme descrito a seguir.
Ao receber a prestação de contas do servidor, o setor responsável na Unidade Orçamentária, deverá
efetuar os seguintes procedimentos:
- No FIPLAN, emitir a BAD do adiantamento.
Ao emitir BAD, caso haja saldo residual de recurso (não utilizado pelo servidor), o sistema FIPLAN
emitirá, automaticamente, uma RDE/NOE/NEX. Esse procedimento automático realizará a transferência do
22
recurso não utilizado para a conta bancária de origem, ou seja, aquela que foi debitada no extrato ao se emitir
a NOB eletrônica na concessão do adiantamento. É necessário destacar que, a inclusão da BAD de cartão
corporativo é condicionada ao cadastro e habilitação de CBA vinculada à Unidade Gestora e Fonte de
execução da despesa.
5.2.2.1 Devolução de Recursos Não Aplicados
Ao emitir, automaticamente, a RDE/NOE/NEX, os recursos não utilizados são devolvidos à CBA da
NOB eletrônica que foi emitida para disponibilização do crédito e, a unidade orçamentária deverá efetuar
procedimentos de registro contábil de estorno da despesa, conforme descrito a seguir:
Para despesas executados dentro do exercício:
- Ao emitir a BAD, será emitida GCV automática no valor da devolução.
Para despesas executadas em exercícios anteriores:
- No FIPLAN, emitir RDR com os seguintes parâmetros:
Parâmetros da RDR:
Natureza da Receita: 1.9.2.2.99.1.1.58 Restituição de adiantamento no exercício – demais fontes - principal
Fonte de Recurso: <igual ao da NOB>
Conta Bancária: <igual da NOB (conta especial>
Valor da Receita: <valor não utilizado>.
6. CONSIDERAÇÕES GERAIS
Considerando o que estabelece a legislação vigente, os procedimentos de prestação de contas de
adiantamentos quando não efetuados no prazo estabelecido se tornam pendências da unidade orçamentária.
Com isso, mensalmente, as pendências oriundas de CAD constarão no FIP031.
Os procedimentos descritos neste Manual estão em conformidade com as normas vigentes. Para as
situações não contempladas neste Manual, a unidade orçamentária deverá encaminhar e-mail à Coordenadoria
de Acompanhamento da Execução Orçamentária, Financeira e Contábil da Secretaria Adjunta da Contadoria
Geral do Estado na Secretaria de Estado de Fazenda (COFIC) no e-mail [email protected] para
orientações antes de efetuar os procedimentos no sistema contábil.
23
ANEXO I – CHECKLIST DA CGE-MT PARA CONCESSÃO DE ADIANTAMENTOS
01 O PROCESSO DE CONCESSÃO DE ADIANTAMENTO
CONTÉM: SIM NÃO N/A FLS
1.1 O Processo de concessão de ADIANTAMENTO contém documentos
que autorizou a concessão?
1.2 Tem pedido de adiantamento?
1.3 Nota de Emprenho prévio à realização da despesa?
1.4 A nota de empenho foi assinada pelo ordenador de despesa?
1.5
Declaração do servidor de ter pleno conhecimento das normas que
regulam o regime de adiantamento, o DECRETO Nº 20/1999?
1.6 Liquidação - LIQ?
1.7 Nota de Ordem Bancária - NOB?
1.8 Prestação de Contas relativa à aplicação do recurso?
1.9 Todas as folhas estão numeradas e rubricadas no canto superior direito da
página?
02 AVALIAÇÃO DA FIDEDIGNIDADE DOCUMENTAL SIM NÃO N/A FLS
2.1 A concessão do adiantamento foi para servidor em exercício no órgão?
2.2
O recurso foi destinado a custear despesas miúdas de pronto pagamento,
que não poderia se submeter ao processo normal de aplicação de recursos
públicos?
2.3 Foi obedecido o prazo máximo de aplicação (60 dias), ou foi em outro
prazo fixado pelo ordenador de despesa, não superior a 60 dias?
2.4
Foi obedecido o prazo máximo de comprovação da aplicação do recurso
(90 dias), ou em outro prazo fixado pelo ordenador de despesa, não
superior a 90 dias?
2.5
O valor do adiantamento obedece ao limite de R$ 4.000,00 (quatro mil
reais), equivalentes a 50% (cinqüenta por cento) do limite de dispensa de
licitação, como fixado na legislação pertinente?
2.6 O adiantamento foi concedido por autoridade Ordenadora de Despesa do
órgão?
2.7 O pedido de adiantamento contém o detalhamento da destinação dos
recursos?
2.8 Os documentos fiscais são íntegros e sem rasuras?
2.9 Os documentos fiscais são íntegros e devidamente organizados?
2.10 Os documentos fiscais contêm a descrição correta e individualizada do
material adquirido ou dos serviços prestados?
2.11 O documento fiscal de pagamento a Autônomos (recibo- RPA) contém
os números de registro no INSS ou NIT do Prestador dos Serviços?
2.12 Nos pagamentos de serviços prestados por autônomos foi retido o
imposto de renda (IRRF)?
2.13 Nos pagamentos de serviços prestados por autônomos foi retido o
imposto de renda?
2.14 Nos pagamentos de serviços prestados por autônomos foi retido o
ISSQN?
2.15 Os documentos fiscais foram emitidos em nome do órgão a que pertence
o servidor?
03 AVALIAÇÃO DAS CONDIÇÕES DA CONCESSÃO: SIM NÃO N/A FLS
24
3.1
Há controle para evitar a concessão de adiantamento para servidor em
alcance, ou SEJA, responsável por dois ou mais adiantamentos
pendentes?
3.2 O adiantamento concedido foi para responsáveis por órgãos da
Administração Regionalizada?
3.3 Os adiantamentos são depositados e movimentados em Banco Oficial?
3.4 São concedidos para aquisição de materiais de consumo ou para
contratação de serviços?
3.5
O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser
realizados em localidades distantes daquela em que se encontra o setor de
processamento da despesa?
3.6 O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser para
onde não existe estabelecimento bancário?
3.7 O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser para
viagem para atender diligências especiais?
3.8 O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser em
caráter de urgência desde que caracterizada a situação de emergência?
3.9 O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser de
caráter secreto ou reservado?
04 AVALIAÇÃO - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO
ADIANTAMENTO: SIM NÃO N/A
FLS
4.1 A Prestação de Contas contém todos os documentos previstos na norma?
4.2
Declaração emitida pelo Ordenador de despesa aprovando a Prestação de Contas
e Declarando que aquele processo deve ficar à disposição do TRIBUNAL DE
CONTAS DO ESTADO DE MATO GROSSO, conforme estabelece a Portaria
Nº 017/2005, de 18/02/2005, DO EGRÉGIO TCE /MT?
4.3 Tem comprovante original de depósito bancário relativo ao saldo de
adiantamento devolvido, quando o valor aplicado for menor do que o concedido?
4.4 Existe documento emitido pelo servidor tomador do adiantamento, em que este
declara que o valor aplicado foi superior ao concedido e, que está desistindo do
ressarcimento pelo ERÁRIO do valor que excedeu?
4.5 Os documentos fiscais constantes na Prestação de Contas estão atestados por
servidor (devidamente identificado), que não seja o detentor do adiantamento?
4.6 Foi instaurado Termo Administrativo Circunstanciado (TCA), quando as contas
não foram prestadas no prazo legal (90 dias) a contar da concessão ou em prazo
diferente do fixado pelo ordenador de despesa?
4.7 Foi instaurada TCA quando se constatou aplicação com irregularidade do
recurso?
4.8 Os saldos não utilizados foram devolvidos e foram conferidos os comprovantes?
4.9 Constatada a aplicação irregular do recurso de adiantamento, o valor da prestação
de contas rejeitado foi recolhido pelo servidor ou está sendo tomada providência
para regularizar a pendência?
4.20 Há outros documentos exigidos pelo Ordenador de Despesa do Órgão mediante
Portaria?
4.21 Se há outros documentos exigidos pelo Ordenador de Despesa do Órgão
mediante Portaria, está sendo cumprida a exigência?
05 AVALIA OS CONTROLES NTERNOS DE ADIANTAMENTOS SIM NÃO N/A FLS
5.1 O adiantamento concedido observa as normas de controle, de acordo com
o art. 7°, do Decreto n° 20/99?
5.2 Tem cobertura orçamentária para a realização da despesa?
5.3 A despesa foi precedida de licitação quando acima do limite fixado na
norma (Caso de administração regionalizada)?
5.4 O recurso do adiantamento foi previamente empenhado no ato da
concessão?
5.6 O material transitou por almoxarifado mediante registros próprios
(AQS)?
25
5.7 O material foi retirado mediante requisição do usuário?
5.8 As despesas de adiantamentos possuem todos os registros contábeis?
5.9 Os preços dos materiais e serviços guardam conformidade com os preços
praticados no mercado?
5.10
As qualidades dos materiais e serviços foram rigorosamente verificadas
por quem atestou a realização do serviço ou a aquisição dos bens,
conforme documento constante do processo?
5.11 A quantidade e a especificação técnica do material foi objeto de
conferência rigorosa pelo responsável por atestar a execução da despesa?
5.12
Os bens de consumo adquiridos mediante adiantamento têm merecido o
mesmo zelo dispensado aos adquiridos através do processamento normal
da despesa, pois, trata-se de aplicação de recurso público?
5.13 O adiantamento foi aplicado em despesa para o qual foi solicitada?
5.14 A aplicação dos recursos guarda consonância com a finalidade e sua
aplicação está de acordo com o detalhamento da destinação do recurso?
5.15 A aplicação do recurso obedece, rigorosamente, o elemento de despesa
onde foi empenhado?
5.16 Quando se tratar de administração regionalizada os recursos em conta
corrente foi objeto de indispensável conciliação bancária?
5.17
Os saldos não aplicados têm sido devolvidos à conta de indenizações e
restituições e anexados os documentos de arrecadação da receita
respectiva?
5.18 O adiantamento concedido não foi para servidor de licença, de férias ou
afastado?
5.19 O servidor que recebeu o adiantamento não é ocupante de cargo de chefia
ou responsável por almoxarifado?
5.20 O servidor que recebeu o adiantamento não é ocupante de cargo
responsável por gestão do setor de financeiro?
5.21
Os recursos de adiantamento não são para quitar despesas com
hospedagem, alimentação e locomoção, que devem ser cobertas pela
concessão de diárias?
06 SISTEMA INFORMAÇÃO E CONTROLE DE
ADIANTAMENTOS SIM NÃO N/A FLS
6.1 O órgão utiliza o sistema FIPLAN para registro e controle dos
adiantamentos concedidos?
6.2 Foi registrada no FIPLAN a responsabilidade dos adiantamentos
concedidos aos servidores públicos estaduais?
6.3 Foi emitido o BAD do FIPLAN para baixa do adiantamento após a aprovação da
Prestação de Contas pelo ordenador de despesa?
6.4 Quando solicitado, pelo Governador ou outra autoridade, relatório de Gastos por
meio de adiantamento foi providenciado?
___________, ____ de ____________ de _____. ______________, ____ de ________ de _____. (local)
(local)
Identificação e assinatura do responsável pelo
preenchimento
Carimbo e assinatura do Gestor da UNISECI
Fonte: Disponível no site da CGE-MT no link: < http://www.controladoria.mt.gov.br/checklist >.
26
ANEXO II – MODELO DE TERMO DE RESPONSABILIDADE E CIÊNCIA
(Incluso no CAD)
Termo de Responsabilidade pela Aplicação de Recursos a Título de Adiantamento
Eu, ___________________________________, matrícula nº. ________, RG nº. _____________, Órgão
Expedidor ________, CPF nº.________________________, Cargo ______________________, DECLARO
para que recebi da ___________ (órgão concedente) à título de adiantamento, o valor de R$
_____________________ . Autorizo o desconto em folha de pagamento do valor solicitado, de acordo com
as parcelas mensais consignadas no art. 66 da Lei Complementar nº 04/90, caso não seja cumprido o disposto
nos artigos 1º e 8º do Decreto nº 20/1999, conforme as seguintes situações:
- Não prestação de contas no prazo de 90 (noventa) dias junto à Coordenadoria Financeira;
- Aplicação de recursos, total ou parcial, em desacordo com o Decreto nº 20/1999;
- Não devolução do saldo do adiantamento, quando for o caso, dentro do prazo da prestação de contas;
- Aplicação do recurso em despesas não restritas aos elementos de despesa 30 – material de consumo; 36 –
outros serviços de terceiros e 39 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica;
- Documentos comprobatórios da despesa fora das especificações estabelecidas no Decreto nº 20/1999 e
demais normas aplicáveis.
Por ser verdade, assumo e assino o presente termo.
Local _______________________________ Data ____/_____/______ _______________________
__________________________
Assinatura do servidor
27
ANEXO III – DECLARAÇÃO DE DESISTÊNCIA DE RESSARCIMENTO
DECLARAÇÃO
Eu, __________________________________, declaro para os devidos fins, que desisto do ressarcimento pelo
Erário, do valor das despesas ultrapassado do montante do Adiantamento, conforme Decreto nº. 20/1999, art.
11, Parágrafo Único.
Local – MT, ______ de _______________________ de _________.
________________________________
Assinatura do servidor
28
ANEXO IV – MODELO DE DEMONSTRATIVO DE RECEITAS E DESPESAS
Fonte: elaborador pelo autor.
Atenção: modelo de planilha eletrônica disponível no site da SEFAZ-MT – Orientações do Tesouro Estadual.