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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE
GESTÃO DE DOCUMENTOS E
PROCESSOS
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA,
PECUÁRIA E ABASTECIMENTO
Novembro 2015
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS Fernando Damata Pimentel
Governador Antônio Andrade
Vice-Governador
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO
João Cruz Reis Filho
Secretário de Estado Kleber Villela Araújo
Secretário Adjunto Larissa Gonçalves da Matta
Chefe de Gabinete Assessoria de Planejamento
Daniel Dias Amorim
Assessor Chefe Superintendência de Planejamento, Gestão e Finanças
Márcio Maia de Castro
Superintendente Grupo de Trabalho
Adriana Araújo Couto
Germana Sousa Maia do Amaral
Jacqueline Conceição Ferreira Santos
Júlio César Aguiar Lopes
Lúcia Jacinta Eliziário Iannini
APRESENTAÇÃO
Com o objetivo de garantir a otimização, qualidade e excelência nos trabalhos
sob sua responsabilidade, a Secretaria de Estado de Agricultura, Pecuária e
Abastecimento – SEAPA está instituindo o presente Manual sobre
Procedimentos Gerais Referentes à Gestão de Documentos e Processos.
Este Manual será distribuído a todas as unidades administrativas da SEAPA,
devendo ficar disponível fisicamente em local de fácil consulta. Recomenda-se
aos gestores responsáveis pelas unidades dar ampla divulgação do mesmo a
todos os integrantes da sua equipe.
Sugestões e críticas para aperfeiçoamento das normas contidas neste material
são bem-vindas a qualquer tempo e devem ser encaminhadas à Assessoria de
Planejamento-ASPLAN ― [email protected], para aproveitamento
em edição futura.
Este Manual também está disponível em meio eletrônico no sítio da Secretaria
de Estado de Agricultura, Pecuária e Abastecimento:
http://www.agricultura.mg.gov.br
João Cruz Reis Filho Secretário de Estado de Agricultura, Pecuária e Abastecimento
Sumário
1. CONCEITOS E DEFINIÇÕES .................................................................................... 8
2. RECEBIMENTO, REGISTRO E AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS ......15
2.1 Procedimentos .....................................................................................................15
2.2 Recebimento de documentos por fac-símile ou por meio eletrônico ...................17
3. AUTUAÇÃO E FORMAÇÃO DE PROCESSOS .........................................................18
3.1 Procedimentos .....................................................................................................18
4. DA TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E DE PROCESSOS...................................20
4.1 Tramitação de documentos e processos urgentes................................................20
4.2 Tramitação de processos e documentos sigilosos ou confidenciais ....................20
4.3. Tramitação de documentos para destinatários externos à SEAPA .......................21
5. INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS .............................................................................23
5.1 Da instrução dos processos .................................................................................23
6. APENSAMENTO E DESAPENSAMENTO .................................................................25
6.1 Do apensamento ..................................................................................................25
6.2 Do desapensamento ............................................................................................26
7. DA JUNTADA DE FOLHAS AOS PROCESSOS E RESPECTIVA NUMERAÇÃO ...............................................................................................................27
8. DO DESENTRANHAMENTO E DO DESMEMBRAMENTO DE FOLHAS .................29
8.1 Do desentranhamento de folhas ...........................................................................29
8.2 Do desmembramento de folhas ............................................................................29
9. DA CONSTITUIÇÃO DE ANEXOS E DE VOLUMES .................................................31
9.1 Da constituição de anexos ...................................................................................31
9.2 Da constituição de volumes ..................................................................................31
10. DO PEDIDO DE VISTA E/OU CÓPIAS....................................................................33
11. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO .................................................................34
12. DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO DO PROCESSO .....................35
12.1 Do Arquivamento ...............................................................................................35
12.2 Do Desarquivamento .........................................................................................36
13. DISPOSIÇÕES FINAIS ...........................................................................................37
14. ANEXOS .................................................................................................................39
14.1 Anexo I – CARIMBOS ........................................................................................39
14.1.1 Confere com o Original ...................................................................................39
14.1.2 Juntada ...........................................................................................................39
14.1.3 Sigiloso ...........................................................................................................40
14.1.4 Urgente ...........................................................................................................40
14.1.5 Em Branco ......................................................................................................41
14.1.6 Numeração de folha ........................................................................................41
14.1.7 Carimbo numerador ........................................................................................42
14.1.8 Carimbo “Confidencial”....................................................................................42
14.1.9 Carimbo identificador de processo ..................................................................42
14.1.10 Carimbo Remetente ......................................................................................43
14.2 Anexo II– TERMOS ...............................................................................................44
14.2.1 Termo de Apensamento ..................................................................................44
14.2.2 Termo de Desapensamento ............................................................................44
14.2.4 Termo de Encerramento de Processo .............................................................45
14.2.5 Termo de Abertura de Volume ........................................................................46
14.2.6 Termo de Encerramento de Volume ................................................................46
14.2.7 Termo de Irregularidade de Numeração de Folhas .........................................47
14.2.8 Termo de Irregularidade de Retirada de Folha ................................................48
14.2.9 Termo de Regularização de Numeração de Folhas ........................................49
14.2.10 Termo de Desmembramento de Folhas do Processo ...................................50
14.2.11 Termo de Autuação de Processo ..................................................................50
8
1. CONCEITOS E DEFINIÇÕES Ação: inclusão de qualquer registro nos documentos, processos ou no sistema
informatizado.
Acervo: totalidade dos documentos sob a custódia de um arquivo.
Acondicionamento: ação referente à embalagem de documentos e processos
de forma apropriada à sua conservação e guarda.
Amostragem: ato ou processo de seleção de uma parte para ser analisada
como representante de um todo.
Anexo: conjunto de folhas com numeração própria e sequencial, segregadas da
unidade principal do processo, por conveniência da organização dos mesmos ou
por determinação normativa.
Apartado: processo de qualquer natureza formado a partir da extração de
elementos de outro, o qual receberá autuação própria.
Apensamento: é a união de um ou mais processos a outro, considerado
principal, desde que seus objetos sejam comuns, total ou parcialmente, ou que
possuam relação de dependência ou conexão. Pode ser provisório, com a
finalidade de subsidiar estudos, opiniões, informações ou decisões, ou
definitivo, que acarretará uma só análise e uma só decisão.
Arquivamento: sequência de operações que visam à guarda ordenada de
documentos e processos; ação pela qual uma autoridade determina a guarda de
um documento ou processo uma vez encerrada a sua tramitação.
Arquivo corrente: conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consulta frequente. Este arquivo é
constituído em qualquer unidade administrativa.
Arquivo intermediário: conjunto de documentos que, não sendo de uso
corrente nas unidades administrativas, por razão de interesse administrativo
aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório e
informativo q u e d e v e m s e r d e f i n i t i v a m e n t e p r e s e r v a d o s ( Lei
F e d e r a l n º . 8.159/91, art. 8º, § 3º).
Atividade-fim: expressão que identifica as atividades desenvolvidas em
decorrência da finalidade de uma instituição.
9
Atividade-meio: expressão que identifica as atividades que dão suporte à
consecução das atividades-fim de uma instituição.
Autuação: ato pelo qual, mediante solicitação de unidade administrativa, um
documento ou conjunto de documentos recebidos no setor de protocolo da
SEAPA transforma-se em processo, recebendo numeração própria e capa
padronizada.
Avaliação: análise de documentos e/ou processos a fim de se estabelecer sua
destinação.
Busca: ato de localização de um processo ou documento de acordo com os
valores que lhe são atribuídos.
Cadastramento: inserção sistemática de informações básicas, origem e
localização de documentos, feita pelas unidades administrativas em sistema
informatizado.
Cópia: reprodução de um documento obtida a partir do original. Pode ser comum
ou autenticada. A autenticação de cópias de documentos somente poderá ser
feita pela chefia da unidade administrativa ou por servidor autorizado.
Correspondência: comunicação escrita, recebida ou expedida pela SEAPA,
apresentada sob várias formas:
a) Interna e Externa
A correspondência interna é mantida entre as unidades administrativas da
SEAPA. A correspondência externa é mantida entre a SEAPA e órgãos ou entidades da
Administração Pública.
b) Oficial e Particular
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre a
SEAPA e os órgãos ou entidades da Administração Pública ou destes para a
SEAPA.
A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre
as autoridades ou servidores da SEAPA e instituições ou pessoas estranhas à
Administração Pública.
c) Recebida e Expedida
A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pela
SEAPA.
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A correspondência expedida é a remessa da correspondência interna ou externa
no âmbito da SEAPA.
Data-limite: elemento de identificação cronológica em que se define o término
de um determinado prazo.
Decisão: ato de decidir, determinar, deliberar. Defesa: contestação de uma acusação, refutação, impugnação, justificação,
alegação.
Desapensamento: separação física de processos apensados.
Descarte: exclusão de documentos de um determinado acervo.
Desentranhamento: retirada de folhas de um processo.
Desmembramento: é a separação de parte de um processo para formação de
outro.
Despacho: ato do chefe da unidade administrativa em processo ou documento
que lhe é submetido à apreciação e que impulsiona o feito.
Destinação final: encaminhamento de documentos ou processos para guarda
permanente ou eliminação, após avaliação.
Digitalização: reprodução por varredura eletrônica e armazenamento em disco
ótico ou outro suporte de alta densidade, que permita a visualização do
documento em terminal de alta resolução ou sua impressão em papel.
Documento: registro de uma informação suscetível à consulta, estudo, prova e
pesquisa.
Documento sigiloso: é aquele que, por sua natureza ou quando a preservação
de direitos individuais e o interesse público o exigirem, deva ser de conhecimento
restrito e, portanto, requer medidas especiais para sua segurança e salvaguarda.
Documento urgente: é aquele cuja tramitação deva ser preferencial por
requerer maior celeridade que a rotineira, seja por força de lei seja pela sua
natureza.
Eliminação: destruição de documentos que, após avaliação, são considerados
sem valor para guarda permanente.
Ementa: resumo de uma decisão ou ato normativo. Empréstimo: transferência temporária de documentos ou processos de uma
unidade administrativa para outra, com fins de consulta, reprodução e/ou
pesquisa.
11
Folhas pr oces s ua is : documentos que , sob d i ve rsa s fo rmas , i n tegram o processo.
Informação: esclarecimento de matéria constante de um processo.
Instrução de Processo: ato de produzir elementos (documentos, pareceres,
depoimentos, etc) a serem juntados ao processo.
Janela de Atendimento: horários em que são realizadas as entregas e coletas
de documentos nos Pontos Focais das unidades administrativas da SEAPA: 9h,
11h e 15h.
Juntada: ato de inserir um documento em um processo.
Mérito: questão ou questões fundamentais, de fato ou de direito, que constituem
o principal objeto de análise em um processo.
Nota de Auditoria: documento que visa à elucidação de dúvidas, bem como a
prevenção de erros e falhas, otimização de procedimentos e sugestões de
auditoria.
Nota Jurídica: documento elaborado pela assessoria jurídica em determinado
assunto, devendo conter o histórico e fundamento legal, baseados em
informações relevantes. É formal e impessoal, não podendo ser utilizada a
primeira pessoa.
Nota Técnica: documento elaborado por técnicos especializados em
determinado assunto, devendo conter histórico e fundamento legal, baseados
em informações relevantes. É formal e impessoal, não podendo ser utilizada a
primeira pessoa. Oferece alternativas para tomada de decisão.
Opção Mensageiro: é a opção no cadastro do SIGED, para que os documentos
sejam entregues na unidade administrativa de destino pela equipe de
mensageria do Protocolo Central da CA, por meio de PDA, leitor ótico que
registra simultâneo no sistema (SIGED) a entrega física do documento.
Parecer Técnico: documento contendo a opinião emitida por servidor em
determinado assunto técnico ou informação específica da área responsável. Tem
caráter opinativo e subsidia o processo decisório.
Parecer jurídico: documento mediante o qual se emitem opiniões sobre
questões submetidas ao pronunciamento de assessoria jurídica.
Ponto Focal: local de recebimento e entrega de documentos de interesse de
uma ou mais unidade administrativa da SEAPA.
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Prazo: período em que determinado ato pode ser validamente exercido ou
praticado de modo a surtir efeitos normalmente.
Prazo peremptório: prazo fatal, improrrogável; prazo que, expirado, impede a
prática válida do ato que nele deveria ter sido praticado.
Procedência: é a instituição que originou o processo.
Procedimento: forma material com que o processo se realiza em cada caso
concreto.
Processo: conjunto de documentos ordenados cronologicamente, com
numeração específica, reunidos em capa própria, necessários aos registros
formais de atos e fatos.
Processo acessório: é o processo que apresenta matéria indispensável à
instrução do processo principal.
Processo Administrativo: processo relativo a servidor no exercício de suas
atribuições; pode ser um pedido de benefício ou a apuração de denúncia por
infração praticada.
Processo Administrativo Disciplinar: instrumento formal que tem como
propósito regular a apuração das infrações e a aplicação das penalidades
correspondentes aos servidores, respeitado o direito ao contraditório e à ampla
defesa, devendo tramitar em caráter reservado até a publicação da decisão
tomada pelo gestor.
Processo dependente: é o processo cujo exame dependa da decisão final a
ser tomada em outro processo.
Processo encerrado: o processo é considerado encerrado a partir do momento
da sua entrada no Arquivo, tem a sua paginação conferida e não é constatada
nenhuma irregularidade.
Processo principal: é o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá
exigir apensamento de um ou mais processos como complemento à sua decisão.
Protocolar ou protocolizar: atividade de registro de documentos e
correspondências inerente ao setor de Protocolo.
Reconstituição de processo: ato pelo qual se reconstitui um processo
desaparecido, extraviado ou danificado.
Registro: inserção de dados sobre documento, expediente ou correspondência,
em sistema informatizado próprio, para fins de controle de distribuição ou
remessa; atividade realizada no setor de Protocolo.
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Relatório: documento que relata a situação de um determinado processo. Setor de Protocolo da SEAPA: local em que são realizadas as atividades de:
autuação, recebimento, distribuição, registro e expedição de documentos e
correspondências, apensamento, desapensamento, desentranhamento,
desmembramento de folhas, abertura de volume, arquivamento e
desarquivamento de interesse das unidades administrativas da SEAPA.
Setor de Protocolo Central da Cidade Administrativa: local em que são
realizadas as atividades de: recebimento e protocolização de documentos
oriundos do público externo e correios e, mensageria interna e externa de
interesse das unidades administrativas instaladas na Cidade Administrativa.
SIGED – Sistema de Gestão Eletrônica de Documento: sistema informatizado
utilizado para recebimento, distribuição e gerenciamento de documentos no
âmbito da Administração Pública Estadual.
Sindicância: procedimento sumário que visa a colher informações sobre notícias
de irregularidades praticadas no âmbito do serviço público, devendo tal
procedimento ser conduzido em sigilo e, conforme a conclusão, instruir Processo
Administrativo Disciplinar.
Termo de Abertura de Volume: registro formal de abertura de um volume de
processo.
Termo de Apensamento: registro formal da união provisória ou definitiva de
processos, no qual deverão constar os números dos processos apensados, a
identificação do solicitante e a data e local do apensamento, com assinatura ou
rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado.
Termo de Arquivamento: documento que registra o arquivamento de um
processo.
Termo de Autuação: registro formal da abertura de um processo.
Termo de Desapensamento: registro formal de separação física de dois ou
mais processos apensados.
Termo de Desarquivamento: registro formal da retirada de documentos ou
processos do Arquivo.
Termo de Desentranhamento: registro formal de retirada de folhas processuais.
Termo de Encerramento de Volume: registro formal do encerramento de um
volume.
Termo de Reconstituição de Processo: registro formal de reconstituição de
processo desaparecido, extraviado ou danificado, no qual deve constar o número
14
do processo original, a procedência, os interessados, o assunto, além de outras
informações julgadas necessárias, com assinatura ou rubrica do responsável
aposta sobre o nome e o cargo digitado ou carimbado.
Termo de Regularização de Numeração de Folhas: é o que registra o acerto
da numeração de folhas do processo.
Termo de Irregularidade: registro formal da constatação de borrões, rasuras,
erros ou retirada irregular de folha dos processos.
Tramitação: movimentação física de processo ou documento de uma unidade
administrativa para outra.
Valor administrativo: é o valor que o documento possui para a administração
que o produziu.
Valor fiscal: valor atribuído ao documento cujas informações comprovam
operações financeiras ou fiscais.
Valor informativo: valor que um documento possui pelas informações nele
contidas para fins de pesquisa científica, cultural e tecnológica,
independentemente de seu valor probatório.
Valor legal: valor que um documento possui perante a lei para comprovar um
fato ou constituir um direito.
Valor probatório: valor inerente ao documento que evidencia a existência ou
veracidade de um fato.
Volume: divisão física das folhas de um processo destinada a melhor organizá-
lo.
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2. RECEBIMENTO, REGISTRO E AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
2.1 Procedimentos
Todo documento externo encaminhado à SEAPA deverá ser recebido pelo setor
de Protocolo Central da CA e deverão ser observados os seguintes
procedimentos:
a) no documento que constar nome do órgão e unidade administrativa de
destino, o Protocolo Central da CA fará cadastro no SIGED e entrega do
documento diretamente no Ponto Focal de destino da unidade
administrativa.
b) no documento que constar apenas nome do órgão, ou nome de pessoa
física e endereço do órgão, sem identificação da unidade administrativa,
o Protocolo Central da CA fará cadastro no SIGED e entrega no Ponto
Focal do Setor de Protocolo da SEAPA.
c) documentos cadastrados no Protocolo Central da CA depois das
14h30min do dia anterior até as 8h30min do dia seguinte serão entregues
nos Pontos Focais de destino na janela das 9h, documentos cadastrados
até as 10h30min serão entregues na janela das 11h, e cadastrados até as
14h30min serão entregues na janela das 15h.
d) todos os Pontos Focais da SEAPA, incluindo o Setor de Protocolo da
SEAPA, ao receber os documentos do Protocolo Central da CA deverão:
- só receber se estiverem cadastrados no SIGED; - verificar o cumprimento das janelas, nos prazos pactuados; - ler com atenção e analisar o conteúdo do documento para identificar assunto e o interessado.
e) caso seja necessária a constituição de processo, a unidade
administrativa deverá retramitar, via SIGED, com opção mensageiro, o
documento ao setor de protocolo da SEAPA para a sua devida
autuação;
f) quando o conteúdo de um documento não corresponder às competências
da unidade administrativa, este deverá ser retramitado, via SIGED, com a
opção mensageiro, para a unidade administrativa de destino;
f) nenhum documento ou correspondência recebida deverá permanecer por
mais de 24 (vinte e quatro) horas no setor de Protocolo da SEAPA, salvo
aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos
facultativos, que deverão ser entregues ao destino na manhã do primeiro
dia útil seguinte ao fim de semana, feriado ou ponto facultativo;
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h) o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa
que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for endereçado a um
servidor que não ocupe mais o cargo, deverá ser encaminhado para
aquele que o substituiu;
i) a correspondência particular de servidor não será expedida pelo setor de
Protocolo;
j) a correspondência oficial de natureza sigilosa, que tenha a identificação
do destinatário, será encaminhada com indicação, no envelope, do
número do SIGED;
k) a correspondência oficial de natureza sigilosa, sem identificação do
destinatário, será encaminhada ao Chefe de Gabinete para as
providências necessárias, com indicação, no envelope, do número do
SIGED;
l) as denúncias, declarações de bens e rendas e outros documentos, que
por sua natureza devam ser de conhecimento restrito e requeiram
tratamento especial, serão recebidos e identificados como sigilosos e
observarão procedimentos específicos de tramitação definidos neste
Manual para esse fim;
m) toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua
identificação no SIGED, a espécie do documento e o órgão emissor,
seguido da sigla da unidade administrativa, do número de ordem,
destinatário, assunto e da data da emissão;
n) toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope,
contendo o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número
da correspondência, bem como o nome e endereço do remetente no verso
do envelope;
o) os documentos rasurados e com informações que o tornem ilegíveis ou
duvidosos, contendo ofensa às autoridades, servidores, pessoas ou
poderes constituídos; anônimos; incompletos ou que não tenham os seus
conteúdos descritos de forma clara ou que não definam com clareza o
assunto a que se referem, também deverão ser registrados no SIGED e
submetidos a Chefia de Gabinete para as providências cabíveis.
ATENÇÃO! Se uma unidade administrativa receber documento oficial “em mãos” ou
via correios, este deverá ser enviado ao setor de Protocolo da SEAPA , para
as providências necessárias.
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Os documentos sigilosos a serem expedidos deverão ser entregues ao
setor de Protocolo da SEAPA, em envelope lacrado, com etiqueta
específica, carimbo de “SIGILOSO”, e com o número do processo
estampado do lado de fora do envelope, se for o caso.
Documentos tais como correspondências particulares, convites para
festividades, comunicação de posse, assim como revistas, boletins,
declarações, telegramas, impressos de propaganda, recortes de jornais,
catálogos de livrarias e similares, serão encaminhados aos destinatários
sem registro no SIGED, exceto se já tiver sido registrado no Protocolo
Central da CA.
2.2 Recebimento de documentos por fac-símile ou por meio eletrônico
O setor de protocolo da SEAPA poderá receber documentos por meio de fac-
simile ou meio eletrônico. Neste caso o mesmo deverá ser impresso, registrado
no SIGED e tramitado para a respectiva unidade administrativa.
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3. AUTUAÇÃO E FORMAÇÃO DE PROCESSOS
A autuação de processos será realizada apenas pelo setor de protocolo da
SEAPA após a devida análise e solicitação pela unidade administrativa
interessada, resguardadas a integridade e a confiabilidade dos dados e
obedecidos os critérios de padronização estabelecidos neste Manual.
3.1 Procedimentos
Na autuação dos processos, deverão ser observados os seguintes
procedimentos:
a) consultar o SIGED para verificar a existência de processo e/ou documento
em tramitação sobre o mesmo assunto.
b) os documentos a serem autuados deverão ser originais, com assunto
identificado e cadastrados no SIGED, conforme o caso.
Excepcionalmente, poderá ser autuada a cópia desde que autenticada
oficialmente ou por servidor autorizado, apondo-se o carimbo CONFERE
COM O ORIGINAL (modelo no Anexo I, item 14.1.1);
c) prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes,
obedecendo à ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto
é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;
d) apor na capa do processo o seu respectivo número e demais informações,
de acordo com a planilha de controle de numeração de processos;
e) juntar o Termo de Autuação de Processo;
f) numerar as folhas, exceto a capa e o Termo de Autuação de Processo,
apondo-se em cada folha no canto superior direito o respectivo carimbo
(órgão, unidade, número da folha e rubrica do servidor que estiver
numerando o processo - modelo no Anexo I, item 14.1.6);
g) conferir as principais características do documento, a fim de permitir sua
recuperação ou restauração, caso isto seja necessário. Ex.: espécie,
número de protocolo ou registro, data, procedência, interessado, assunto
e outras informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades
de cada órgão ou entidade;
h) conferir o registro, cadastramento e a numeração das folhas do processo,
antes de tramitá-lo;
i) o envelope que encaminha a correspondência não será peça do
processo, devendo ser descartado;
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j) o documento ou expediente que fizer referência a mais de um processo
será fotocopiado em número correspondente, mantendo-se um só número
de registro, apondo-se nas cópias o carimbo “CONFERE COM O
ORIGINAL” (modelo no Anexo I, item 14.1.1);
k) quando se tratar de documentos distintos encaminhados por um único
ofício, cada documento receberá um número de protocolo acompanhado
de cópia do referido ofício;
l) quando receber um processo externo, este será preservado integralmente
na autuação, fazendo-se o capeamento por cima, seguido do
cadastramento, procedendo-se à numeração sequencial a partir do
processo original.
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4. DA TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E DE PROCESSOS
Os documentos protocolizados no SIGED, sempre que encaminhados a outra
unidade administrativa, deverão ser retransmitidos no SIGED para a unidade
administrativa de destino, com a opção mensageiro.
As unidades administrativas de destino deverão recusar documentos que não
tenham recebido o tratamento mencionado acima.
Toda unidade administrativa deve ter um carimbo próprio para numerar
páginas de processos. Sempre que se juntar alguma nova folha, deverá numerá-
la conforme determina este Manual, sendo que não deverão ser encaminhados
processos indevidamente numerados.
Caso ocorra algum erro no despacho, ou na informação, o procedimento correto
é informar, no próprio, a respeito do erro e apor uma ressalva do tipo “Em
Tempo”, “Onde se lê..., leia-se”, etc.
Toda unidade administrativa deve zelar pelo bom estado dos processos,
evitando que as capas sejam rasgadas, riscadas ou molhadas.
Em nenhuma hipótese, após a autuação, é permitida a tramitação de processo
original para fora das dependências da SEAPA, sendo permitida somente o
fornecimento de cópia pela unidade administrativa responsável.
4.1 Tramitação de documentos e processos urgentes
A prioridade na autuação e tramitação de processos deve contemplar
documentos caracterizados como urgentes, devendo ficar o mínimo de tempo
possível em cada unidade administrativa.
4.2 Tramitação de processos e documentos sigilosos ou confidenciais
Os procedimentos da tramitação de processos e documentos considerados
sigilosos ou confidenciais são:
a) aposição da indicação de SIGILOSO ou CONFIDENCIAL na capa, se
houver;
b) acondicionamento em envelope lacrado, na expedição e tramitação, no
qual constará a indicação de SIGILOSO, o número do processo, o nome
e a função do destinatário ou de seu substituto formalmente designado ou
do superior imediato, devendo o envelope ser assinado pelo remetente e
pelo portador nominalmente identificado;
21
c) o relatório pertinente à matéria sigilosa, juntado ao processo, ou
isoladamente, em nenhuma hipótese tramitará em caráter ostensivo pelas
unidades administrativas, devendo seguir o seu curso em envelope
lacrado, no qual constará a referência ao processo principal, com a
indicação de SIGILOSO e a respectiva assinatura do remetente, todavia
sem a indicação do assunto focalizado;
d) os dados referentes aos processos de qualquer natureza que devam
receber tratamento sigiloso ou confidencial serão inseridos no SIGED.
4.3. Tramitação de documentos para destinatários externos à SEAPA
Todo documento destinado a interlocutor externo à SEAPA deverá ser
encaminhado ao setor de protocolo da SEAPA pronto para ser expedido, via
SIGED, pelas unidades administrativas.
O setor de protocolo da SEAPA será responsável pelo controle geral de
numeração de ofícios expedidos pela SEAPA, em ferramenta específica
disponibilizada pela ASPLAN.
Os procedimentos da tramitação de documentos externos pelo setor de protocolo
da SEAPA, são:
a) as unidades administrativas deverão elaborar os respectivos ofícios,
assiná-los, juntar os anexos quando houver, preencher o envelope ao
destinatário, e indicar também o tipo de expedição a ser feita:
1. correio (simples, registrada ou com A.R.);
2. motoboy (as entregas de um dia serão feitas no dia seguinte –
saem às 8h com a rota pré-estabelecida).
b) o setor de protocolo da SEAPA aporá a numeração e a data no ofício, de
acordo com a planilha geral de numeração;
c) o setor de protocolo da SEAPA deverá tirar duas cópias do ofício. Uma
será arquivada na pasta geral de ofícios e outra encaminhada à unidade
administrativa de origem;
d) o setor de protocolo da SEAPA providenciará a expedição do documento
e o tramitará no SIGED para o destinatário final, conforme o caso;
e) o setor de protocolo da SEAPA deverá devolver às unidades
administrativas de origem o comprovante de recebimento do documento
expedido.
22
ATENÇÃO! Quando as unidades administrativas necessitarem encaminhar um ofício
assinado pelo Secretário, Secretário-Adjunto, Subsecretários e Chefe de
Gabinete, o mesmo deverá ser minutado e encaminhado para a assessoria
de apoio do gabinete para devida revisão, formatação e obtenção de
assinatura.
Após assinatura do ofício, caso seja necessária a juntada de anexos, a
assessoria de apoio do gabinete o devolverá à unidade administrativa
demandante que preparará o documento para expedição pelo setor de
protocolo da SEAPA.
Não sendo necessária a juntada de anexos, a assessoria de apoio enviará o
ofício ao setor de protocolo da SEAPA para expedição e remessa da cópia
para a unidade administrativa demandante.
Caso o destinatário do documento não possua SIGED, o setor de protocolo
da SEAPA providenciará a expedição via correio, com o aviso de
recebimento ou carta registrada, conforme o caso, e o tramitará para o setor
de protocolo da CA, via SIGED.
Em caso de urgência, os documentos poderão ser tramitados e entregues
diretamente entre as unidades administrativas da SEAPA, via SIGED, sem a
opção de mensageiro.
23
5. INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS
5.1 Da instrução dos processos
Os processos são instruídos com documentos, informações, relatórios,
pareceres jurídicos, pareceres técnicos, notas técnicas, notas jurídicas, notas de
auditoria e despachos.
O servidor incumbido da instrução do processo deve:
a) ler os processos com a máxima atenção, verificando, inclusive, a
numeração e sequência cronológica dos documentos;
b) procurar, quando tiver dúvida sobre qualquer procedimento, seu superior
para receber instruções;
c) restringir o parecer jurídico, parecer técnico, nota técnica, nota jurídica,
notas de auditoria ou relatório apenas ao assunto tratado;
d) digitar relatórios, notas técnicas, notas jurídicas, pareceres jurídicos,
notas de auditoria e pareceres técnicos que deverão ser claros e concisos
na elucidação do assunto, adotando linguagem sóbria e isenta de
aspereza, evitando o tom polêmico;
e) fazer a transcrição dos dispositivos legais que citar em relatórios, notas
técnicas, notas jurídicas, pareceres jurídicos, notas de auditoria e
pareceres técnicos;
f) evitar repetição de informação já prestada por outro servidor, não
deixando, contudo, de fazer as referências aos mesmos quando for o
caso;
g) instruir o processo de maneira a possibilitar a rápida solução do mesmo,
não o retendo por tempo superior ao desejado;
h) observar os princípios éticos que devem ser dispensados às informações
contidas nos documentos, mantendo absoluta discrição sobre eles;
i) dispensar adequado tratamento físico aos documentos, observando
cuidados de higiene no seu manuseio, fazer os furos centralizados e as
dobras necessárias com simetria, utilizar material adequado, como cola
apropriada, evitar uso de grampos metálicos e clipes;
j) preservar informações já existentes ao apor novos elementos
ao documento, tais como carimbos, termos, etiquetas, evitando escrever
nos documentos ou rasurá-los;
24
k) registrar, por meio do TERMO DE IRREGULARIDADE (modelo no Anexo
II, item 14.2.8), quando verificada a retirada irregular de folha dos
processos, e encaminhá-los ao chefe da unidade administrativa.
ATENÇÃO! Nos despachos e nas manifestações deve-se seguir a ortografia oficial; no
final de cada um deve-se obrigatoriamente apor a data, nome, a assinatura
e masp/matrícula do servidor. Os despachos e manifestações podem ser
manuais ou digitados em um editor de textos, devendo-se imprimi-los,
assiná-los e juntá-los ao processo com a devida numeração de página,
obedecendo ao disposto neste Manual.
A parte em branco do verso da folha deverá ser anulada com um traço
transversal ou carimbo “EM BRANCO”. O carimbo “EM BRANCO” não deverá ser utilizado na última folha juntada
do processo. Na instrução dos processos, deverão ser observadas as respectivas
normas específicas a cada tipo processual.
25
6. APENSAMENTO E DESAPENSAMENTO
6.1 Do apensamento
O apensamento de processos será executado pelo setor de protocolo da
SEAPA, e poderá ser de dois tipos: apensamento definitivo (ou anexação de
processo) e o apensamento provisório.
Os processos são apensados definitivamente (ou anexados) quando forem
relativos ao mesmo interessado e contiverem o mesmo assunto.
Para solicitação ou localização de processo apensado ou anexado
(apensamento definitivo), será considerado o número do processo mais antigo,
cabendo a unidade administrativa proceder ao registro.
No apensamento provisório, os processos são apensados quando têm
correlação entre si, visando à uniformidade de tratamento em matérias
semelhantes, relativas ao mesmo interessado ou não. São mantidas as
numerações das folhas dos processos com a finalidade de subsidiar estudos,
opiniões, informações ou decisões.
Para o apensamento provisório, deverão ser observados os seguintes
procedimentos:
a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou
barbante, conforme o número de páginas, ficando em primeiro lugar o
processo que contenha o pedido de apensamento;
b) manter as folhas de cada processo com sua numeração original;
c) lavrar o TERMO DE APENSAMENTO PROVISÓRIO, na última folha do
processo que ficará em primeiro lugar (modelo no Anexo II, item 14.2.1);
d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do
processo apensado;
Para o apensamento definitivo, deverão ser observados os seguintes
procedimentos:
a) colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;
b) sobrepor à capa do processo apensado a contracapa do processo
principal, formando um único conjunto;
c) lavrar o TERMO DE APENSAMENTO DEFINITIVO (ou anexação) na
última folha do processo mais antigo (modelo no Anexo II item 14.2.1);
26
d) anotar, na capa do processo principal, o número do processo que foi
apensado;
6.2 Do desapensamento
Os processos são desapensados quando a tramitação conjunta dos mesmos não
for mais necessária, devendo ocorrer só por determinação do Chefe da Unidade
Administrativa, nos casos de apensamento provisório. O desapensamento será
processado pelo setor de protocolo da SEAPA, devendo-se observar os
seguintes procedimentos:
a) separar os processos;
b) lavrar o TERMO DE DESAPENSAMENTO (modelo no Anexo II, item
14.2.2) no processo que solicitou o apensamento;
c) tornar sem efeito a anotação feita na capa do processo, à época do
apensamento;
d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser
desapensado.
27
7. DA JUNTADA DE FOLHAS AOS PROCESSOS E RESPECTIVA NUMERAÇÃO
Os processos serão formados de maneira cronológica e sequencial, terão
numeração de folhas contínua e, quando necessário, deverão ser desdobrados
em volumes, com numeração sequencial à do volume anterior e limite de,
aproximadamente, 200 (duzentas) folhas, caso em que será observada a
integridade do documento.
A numeração das folhas do processo é iniciada no setor de protocolo da SEAPA.
As folhas subsequentes serão numeradas pelas unidades administrativas que as
adicionarem. As unidades administrativas deverão carimbar no verso da última
folha que já está no processo o carimbo “JUNTADA” (modelo no Anexo I, item
14.1.2). As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras,
devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no
canto superior direito da página, recebendo a primeira folha o número 1 e
respectiva rubrica do servidor.
A numeração deve ser por folha, e não por página, ou seja, embora a folha
tenha frente (ou anverso) e verso, ter-se-á apenas um número, o da folha.
O acréscimo de documentos nos processos deve observar os seguintes
procedimentos:
a) quando a informação for de outra unidade administrativa deve-se
acrescentar outra folha, não importando que aquela que vem sendo
utilizada não estiver completamente preenchida;
b) quando o documento for tão pequeno que não permita sua fixação ao
processo, deverá ser colado em uma folha A4 ou similar, com o carimbo
de numeração e respectiva rubrica do servidor aposto sobre parte da folha
e parte do documento. No caso de documento bancário ou cupom fiscal,
o mesmo deverá ser copiado e grampeado na própria folha. Se for
documento com carbono, numerar apenas a primeira folha, pois as
demais são cópias;
c) caso o documento citado anteriormente contenha alguma informação ou
carimbo no verso, deverá ser colado pela borda esquerda;
d) quando o documento for tão grande que não permita sua fixação ao
processo, deve-se dobrá-lo de forma que os colchetes do processo
peguem apenas em uma borda, permitindo assim, ao se desdobrar o
documento, acesso a todas as suas informações;
28
e) os documentos deverão ser juntados aos processos em ordem
cronológica com numeração sequencial, de acordo com as informações
neles contidas;
f) quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção
de numeração de qualquer folha dos processos, inutilizar a anterior,
apondo-se um "X" sobre o carimbo a inutilizar e renumerando-se as folhas
seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência por meio do TERMO
DE REGULARIZAÇÃO DA NUMERAÇÃO (modelo no Anexo II, item
14.2.9). Este procedimento deverá ser realizado pelo servidor responsável
e encaminhado ao chefe da unidade administrativa;
g) Em caso de processo já encerrado, a regularização será efetuada pelo
servidor responsável apenas por meio de termo próprio, antes do
arquivamento (modelo no Anexo II item 14.2.9).
ATENÇÃO! Nenhum processo poderá ter duas folhas com a mesma numeração, não
sendo admitido diferenciar pelas letras "A" e "B", nem rasurar.
Caso seja necessário fazer referência a informação no verso de uma folha,
será utilizada a letra “v” após o número da folha (ex. 9(v.)). Os processos encaminhados a SEAPA que tiverem suas folhas já
numeradas receberão nova numeração pela Secretaria.
Documentos de tamanho pequeno (ex.: guias de depósito bancário, DARF,
notas fiscais, etc.) serão colados no centro da página do processo e
carimbados de forma que o carimbo atinja seu canto superior direito,
acautelando-se para não prejudicar informações constantes do verso.
29
8. DO DESENTRANHAMENTO E DO DESMEMBRAMENTO DE FOLHAS
8.1 Do desentranhamento de folhas
A retirada de folhas deverá ser feita pelo setor de protocolo da SEAPA, mediante
despacho prévio do chefe da unidade administrativa.
Sempre que houver retirada de folhas, lavrar, após o último despacho, o TERMO
DE DESENTRANHAMENTO (modelo no Anexo II, item 14.2.3).
O processo que tiver folha retirada conservará a numeração original de suas
folhas, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao
desentranhamento, apondo-se o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, o qual
não receberá numeração.
A retirada de documentos sem autorização poderá ser considerada falta grave e
será comunicada a Chefia de Gabinete.
Para o desentranhamento, deverão ser observados os seguintes procedimentos:
a) caso o pedido de desentranhamento de documento seja externo, o chefe
da unidade administrativa poderá autorizar ou não o desentranhamento;
b) caso o pedido seja negado, comunicar por escrito ao solicitante; se for
aceito, informá-lo para vir receber os documentos na SEAPA ou
encaminhá-los via postal;
c) fazer uma cópia do documento que será retirado;
d) inserir a cópia no processo, no lugar do documento retirado, sem
numeração;
e) na sequência das folhas, deverá ser registrado o TERMO DE
DESENTRANHAMENTO (modelo no Anexo II, item 14.2.3).
8.2 Do desmembramento de folhas
A separação de parte da documentação de um processo para formar outro
deverá ser feita pelo setor de protocolo da SEAPA mediante despacho do chefe
da unidade administrativa, e deverá seguir os seguintes procedimentos:
a) retirar os documentos que constituirão o outro processo;
b) apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE FOLHAS DO PROCESSO
(modelo no Anexo II, item 14.2.10) no local de onde foram retirados os
documentos;
30
c) proceder à autuação dos documentos retirados, conforme este manual,
renumerando suas páginas.
31
9. DA CONSTITUIÇÃO DE ANEXOS E DE VOLUMES
9.1 Da constituição de anexos
Poderão ser constituídos anexos sempre que o documento a ser juntado ao
processo justificar sua disposição à parte dos processos visando sua melhor
organização. Exemplos: documentos pertinentes a resultado de inspeção,
projetos, plantas, planilhas, CDs, pen-drives, ou qualquer outro suporte material
desta espécie, conforme o caso.
O anexo deverá ser colocado em envelope a ser grampeado na contracapa do
processo e terá uma etiqueta de identificação com a inscrição “ANEXO” com
indicação do processo a que se refere.
9.2 Da constituição de volumes
Os processos não deverão exceder a 200 (duzentas) folhas em cada volume, e
a fixação dos colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de
2 (dois) centímetros.
Visando a facilitar o manuseio do processo, se o mesmo contiver número de
folhas excedente ao limite permitido, deverá ser encerrado o volume, criando-se
outros.
A abertura de um novo volume será executada pelo setor de protocolo da
SEAPA, devendo- se providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a
sua abertura.
A abertura e encerramento de volume devem ter a colocação dos termos
específicos no processo (modelos no Anexo II, itens 14.2.5 e 14.2.6).
A abertura do volume subsequente será informada no volume anterior e no novo
volume, da seguinte forma:
a) no volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se-á o TERMO
DE ENCERRAMENTO DE VOLUME devidamente numerado (modelo no
Anexo II, item 14.2.6);
b) no novo volume, logo após a capa, incluir-se-á o TERMO DE ABERTURA
DE VOLUME devidamente numerado, obedecendo-se à sequência do
volume anterior (vide modelo no Anexo II, item 14.2.5).
32
ATENÇÃO!
Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um
documento que exceda a 200 (duzentas) folhas, esse documento abrirá um
novo volume. Por exemplo, no caso de processo contendo 180 (cento e
oitenta) folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50 (cinquenta)
ou mais, encerrar-se-á o volume com 180 (cento e oitenta) e abrir-se-ão
tantos volumes quantos necessários com o referido documento.
33
10. DO PEDIDO DE VISTA E/OU CÓPIAS
É vedado o pedido de vista por pessoa física ou jurídica, procurador ou advogado
constituído; devendo a consulta ao processo ser feita no âmbito da SEAPA.
Ao conceder cópias, deve-se obedecer aos seguintes procedimentos:
a) identificar o interessado por meio da Carteira de Identidade e procuração,
se este for um representante do interessado no pedido de cópia;
b) caso alguma unidade administrativa queira cópia de documento que
esteja no arquivo, deverá solicitar por escrito, através de correspondência
interna ao responsável pelo setor de protocolo da SEAPA.
34
11. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO
Entende-se por encerramento do processo o ato que atesta que as decisões e
providências esperadas em relação ao assunto/objeto tenham sido todas
tomadas e registradas, à luz da documentação disponível até o momento.
Caberá à unidade administrativa responsável o encerramento do processo.
O encerramento deverá ser expresso na última folha do último volume em curso,
através da lavratura de termo de encerramento. (modelo no Anexo II, item
14.2.4). A unidade administrativa poderá encaminhar o processo encerrado para o setor
de protocolo da SEAPA.
Não poderão ser recebidos pelo setor de protocolo da SEAPA, para custódia, os
processos nos quais ainda não conste o termo de encerramento.
Estando o processo encerrado, não mais será permitida a juntada de novos
documentos ou o registro de novas decisões ou providências, sem autorização
da chefia de gabinete.
Poderão ser registradas, sem necessidade de reativação, as movimentações de
saída de arquivo para simples consulta.
35
12. DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO DO PROCESSO
12.1 Do Arquivamento
O setor de protocolo da SEAPA será responsável pelo arquivamento e
desarquivamento dos processos e documentos da SEAPA, mediante solicitação
do chefe da unidade administrativa.
Somente serão remetidos para arquivamento processos já encerrados, conforme
mencionado no capítulo anterior, devendo ser observado a Tabela de
Temporalidade (Resolução TCMG 03/2014).
As unidades administrativas manterão em seu espaço físico arquivos setoriais
para proceder à guarda de documentos correntes, vigentes ou não,
frequentemente consultados, aguardando avaliação para eliminação,
transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento ao arquivo
permanente.
Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
O arquivamento de um processo se dá quando o mesmo encerrar sua tramitação
e preencher as seguintes condições:
a) ter cumprido todos os prazos legais e não existir mais a possibilidade de
recursos ou impugnações;
b) não existirem questionamentos judiciais em relação à decisão, nem
documentos a serem anexados;
c) constar despacho do chefe da unidade administrativa solicitando o
arquivamento do processo, observando-se se o mesmo contém, de forma
clara e incontestável, com letras em destaque, o termo “Arquive-se”;
d) verificar se todas as folhas do processo estão devidamente numeradas e
rubricadas, e se as partes em branco e os versos das folhas foram
inutilizados por traço transversal ou carimbo “EM BRANCO”;
e) retirar os documentos que estejam grampeados na contracapa, visto que
não fazem parte do processo;
f) conferir a integralidade do processo, se não falta nenhum documento ou
volume; só depois de cumpridas as exigências relacionadas, o processo
36
estará em condições de ser arquivado; caso contrário, a adequação do
processo será procedida pela unidade administrativa competente, bem
como a certificação das correções em forma do “TERMO DE
IRREGULARIDADE DE NUMERAÇÃO DE FOLHAS E TERMO DE
IRREGULARIDADE DE RETIRADA DE FOLHA” (modelos no Anexo II,
itens 14.2.7 e 14.2.8);
g) quanto ao processo apensado provisoriamente, deverá ser verificado se
foi concluído, caso em que deverá ser arquivado. Se depender de decisão,
deverá ser desapensado pelo setor de protocolo, mediante solicitação
da unidade administrativa responsável, e retornar à tramitação normal;
h) o processo apensado definitivamente deverá ser arquivado em conjunto;
i) os documentos deverão ser arquivados em caixas arquivo padrão,
confeccionadas em papelão resistente ou plástico com identificação do
setor de origem, natureza do documento.
j) O arquivamento do processo será registrado no SIGED pelo setor de
protocolo da SEAPA.
12.2 Do Desarquivamento
Caso alguma unidade administrativa queira desarquivar um processo que esteja
no arquivo, deverá solicitar por escrito, através de correspondência interna ao
responsável pelo setor de protocolo da SEAPA.
O desarquivamento do processo será registrado no SIGED pelo setor de
protocolo da SEAPA.
37
13. DISPOSIÇÕES FINAIS
A correta gestão de documentos e processos é fundamental para o bom
desempenho da SEAPA e para a credibilidade de sua atuação. Portanto, aqueles
que participam desta gestão devem estar atentos para o seguinte:
a) todo servidor que manuseia um processo é responsável direto pelo
mesmo, sendo o seu superior imediato responsável indireto;
b) fraudar, extraviar, rasgar, copiar sem autorização, omitir informações,
adulterar documento e não despachar intencionalmente em tempo hábil
um processo são faltas graves, devendo ser comunicadas pelo chefe da
unidade administrativa à Chefia de Gabinete, que tomará as medidas
cabíveis;
c) a não comunicação à Chefia de Gabinete é considerada omissão pelo
chefe da unidade administrativa;
d) são considerados processos irregulares aqueles que foram adulterados,
falsificados, rasurados, que não tenham suas numerações em ordem, com
despachos desencontrados e que não sigam uma ordem cronológica, com
falta de documentos e anexos, com despachos ou documentos sem a
devida assinatura;
e) em hipótese alguma, o servidor de uma unidade administrativa se
responsabilizará por processo extraviado, fraudado, adulterado ou com
qualquer outro “vício” que aconteça em outra unidade administrativa;
f) ao verificar que um processo que tenha sido despachado de uma unidade
administrativa está irregular, deve-se imediatamente entrar em contato
com o chefe da unidade administrativa que o despachou para proceder ao
saneamento; caso contrário, deverá ser lavrado o TERMO DE
IRREGULARIDADE (modelos no Anexo II, itens 14.2.7 e 14.2.8, conforme
o caso) e dar sequência à tramitação, se a irregularidade não
comprometer o conteúdo do processo;
g) caso a irregularidade comprometa a solução do processo, o mesmo será
encaminhado à Chefia de Gabinete para medidas cabíveis;
h) se alguma unidade administrativa receber um processo irregular após a
aprovação deste Manual, sem a devida lavratura do TERMO DE
IRREGULARIDADE, será considerada corresponsável pela
irregularidade;
i) havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que
38
primeiro tomar conhecimento do fato comunicará à sua chefia o ocorrido,
para que as medidas cabíveis sejam tomadas.
j) a criação de novos procedimentos ou rotina administrativa que envolvam
autuação ou protocolo de documentos será definida pelo Secretário de
Estado, que acionará a Assessoria de Planejamento – ASPLAN. Definidos
os novos procedimentos, deverão ser repassados, imediatamente, a todos
os servidores da SEAPA pelo “site” da SEAPA e providenciada a sua
inclusão neste Manual;
39
14. ANEXOS
14.1 Anexo I – CARIMBOS
Os carimbos sugeridos neste manual poderão ser emitidos com medidas
definidas pela conveniência de cada unidade, preservando as recomendações
quanto às informações, conforme os exemplos a seguir:
14.1.1 Confere com o Original O carimbo "CONFERE COM O ORGINAL" será utilizado para autenticar a
reprodução do documento que fará parte do processo.
Esse carimbo tem a sigla da SEAPA onde o documento está sendo autenticado
e os seguintes campos a serem preenchidos:
a) data da autenticação;
b) assinatura do servidor;
c) masp.
Modelo:
SEAPA
CONFERE COM O
ORIGINAL
Data: / /
Ass.:
Masp:
14.1.2 Juntada O carimbo "JUNTADA" será usado na unidade administrativa para registrar a
quantidade de folhas inseridas no processo.
Os campos próprios desse carimbo serão preenchidos com as seguintes
informações:
a) quantidade de folhas a serem inseridas;
b) data da juntada;
c) assinatura do servidor;
d) masp.
Modelo:
40
JUNTADA
Folhas de a
Data: / /
Ass.:
Masp: _____ ____ ____ ____ _ ______
14.1.3 Sigiloso O carimbo “SIGILOSO” será utilizado para facilitar a identificação do documento
ou processo cujo teor somente será conhecido por servidor autorizado.
Usará o carimbo "SIGILOSO" o chefe da unidade administrativa que classificar
o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o
documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou.
O setor de Protocolo também usará esse carimbo após a autuação de
documento classificado como "SIGILOSO", observados os procedimentos
definidos neste Manual.
Modelo:
SIGILOSO
14.1.4 Urgente O carimbo "URGENTE" será usado em documentos cuja tramitação requeira
maior celeridade que a rotineira.
Usarão o carimbo "URGENTE" os servidores designados para tal.
Esse carimbo será aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim
classificado.
Modelo:
URGENTE
41
14.1.5 Em Branco
Este carimbo é usado ao se autuar um processo, em páginas em branco ou sem
informações.
Modelo:
EM BRANCO
14.1.6 Numeração de folha O carimbo de "NUMERAÇÃO DE FOLHA" será utilizado para registrar a inclusão
de uma ou mais folhas no processo.
Caberá à unidade administrativa que inserir uma ou mais folhas no processo,
fazer a aposição do carimbo de "numeração de folha", preenchendo com os
seguintes dados:
a) unidade;
b) número da folha;
c) assinatura do servidor que fez as anotações.
O nome da SEAPA deverá circundar o carimbo.
Modelo:
42
14.1.7 Carimbo numerador O carimbo "NUMERADOR" será usado para registrar, em ordem numérica, as
folhas dos processos formadas pelas unidades administrativas.
Modelo:
0000
14.1.8 Carimbo “Confidencial” O carimbo “CONFIDENCIAL” será utilizado para facilitar a identificação do
documento ou processo cujo teor somente deve ser de conhecimento do
destinatário do mesmo.
Usará o carimbo "CONFIDENCIAL" o chefe da unidade administrativa que
classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o
documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou.
O setor de Protocolo também usará esse carimbo após a autuação de
documento classificado como "CONFIDENCIAL", observados os procedimentos
definidos neste Manual.
Modelo:
CONFIDENCIAL
14.1.9 Carimbo identificador de processo O carimbo “IDENTIFICADOR DE PROCESSO” será utilizado para facilitar a
identificação dos dados do processo. Esse carimbo será aposto sobre a capa do processo quando da sua autuação
pelo setor de protocolo.
Modelo:
43
14.2. Anexo II – TERMOS
Secretaria de Estado de Agricultura, Pecuária e Abastecimento SETOR DE
PROTOCOLO
SIGED:
DOSSIÊ:
PROCESSO:
DATA: / /
VISTO LEGÍVEL:
14.1.10 Carimbo Remetente Este carimbo é usado para identificar o remetente dos documentos expedidos
pela SEAPA.
Modelo:
Remetente:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO Rodovia Prefeito Américo Gianetti, nº 4001 – Edifício Gerais - 10º andar - Bairro Serra Verde CEP: 31.630-901 - Belo Horizonte – MG
44
14.2 Anexo II– TERMOS
14.2.1 Termo de Apensamento Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE APENSAMENTO (PROVISÓRIO ou DEFINITIVO)
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, neste setor de protocolo, apenso a este, o processo de nº xxxxxx em atenção ao despacho de folhas nº xxx.
Nome / Assinatura / Masp
14.2.2 Termo de Desapensamento Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE DESAPENSAMENTO
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, neste setor de protocolo, desapenso deste processo o processo de nº. xxxxxx, em atenção ao
despacho de folhas nº xxx.
Nome / Assinatura / Masp
45
14.2.3 Termo de Desentranhamento
Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Aos xx dias do mês de xxxxxx do ano de 20xx, neste setor de protocolo, em atenção ao despacho de folhas nº xxx, desentranhei deste processo as folhas xx a xx, referentes a(o) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (nominar o documento). Certifico, ainda, que encaminhei a(o) xxxxxxxxxxxxxxxxxx (indicar a destinação) os documentos desentranhados, conforme xxxxxxxxxxxxxx (identificar forma de encaminhamento).
Nome / Assinatura / Masp
14.2.4 Termo de Encerramento de Processo Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO
Aos xx dias do mês de xxxxxx do ano de 20xx, encaminho ao Arquivo o Processo nº................................................. com folhas numeradas de ...... até nº................., e com ......... volumes, por estar encerrado.
ARQUIVA-SE
Nome / Assinatura / Masp
Chefia da Unidade Administrativa
46
14.2.5 Termo de Abertura de Volume Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx, neste setor de protocolo, faço a abertura do xx volume do processo nº xx/xx, sendo que o xx volume encerrou-se com o (a) xxxxxxxxxxx (nominar o ato ou documento e sua origem), folhas xx a xx, contendo xxx folhas, incluindo o Termo de Encerramento, folhas nº xx. Certifico, ainda, que o primeiro ato processual (ou documento, conforme o caso) praticado neste xx volume é a(o) xxxxxxxxxxx (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às folhas nº xx.
Nome / Assinatura / Masp
14.2.6 Termo de Encerramento de Volume
Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx, neste setor de protocolo, faço o encerramento deste xx volume do processo nº xxxx, contendo xxx folhas, incluindo este Termo, cujo último ato processual praticado (ou documento, conforme o caso) é a(o) xxxxxxxxxxx (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às folhas nº xx.
Nome / Assinatura / Masp
47
14.2.7 Termo de Irregularidade de Numeração de Folhas
Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE IRREGULARIDADE DE NUMERAÇÃO DE FOLHAS
Aos xx dias do mês de xxxx, constatei as irregularidades na numeração das folhas do processo nº. xxxxxx, discriminadas abaixo, razão pela qual devolvo o processo à Unidade Administrativa xxxxxxxx (especificar a unidade que primeiro cometeu o erro) para que providencie a regularização da numeração.
FOLHAS
IRREGULARIDADES
a
Nome / Assinatura / Masp
Chefia da Unidade Administrativa
48
14.2.8 Termo de Irregularidade de Retirada de Folha
Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE IRREGULARIDADE DE RETIRADA DE FOLHA
Aos xx dias do mês de xxxxx, constatei as irregularidades na retirada de folhas do processo nº. xxxxxx, discriminadas abaixo:
FOLHAS
IRREGULARIDADES
a
Nome / Assinatura / Masp
Chefia da Unidade Administrativa
49
14.2.9 Termo de Regularização de Numeração de Folhas
Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO DE FOLHAS
Aos xx do mês de xxxxx, procedi à regularização da numeração dos presentes processos, conforme discriminado abaixo:
NUMERAÇÃO ANTERIOR
NOVA NUMERAÇÃO
fl.
fl.
fl.
fl.
Nome / Assinatura / Masp
Chefia da Unidade Administrativa
50
Modelo:
14.2.10 Termo de Desmembramento de Folhas do Processo
Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO
TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE FOLHAS
Aos x x do mês x x x x x , neste setor de protocolo, foi retirada a documentação do processo nº xxxx referentes às folhas xxx a xxx, por motivo de desmembramento, conforme despacho de folhas xxx, e constituído o processo autuado sob o nº................
Nome / Assinatura / Masp
14.2.11 Termo de Autuação de Processo
Modelo:
SECRETARIA DE ESTADO DE AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
TERMO DE AUTUAÇÃO DE PROCESSO
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx, neste setor de protocolo, por solicitação xxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), faço a autuação do processo nº xxxx, contendo xxx folhas.
Nome / Assinatura / Masp
![Eu aínda vou podendo outro pouco [Prólogo]](https://img.pdfslide.tips/doc/110x75/568bd77d1a28ab20349fe718/eu-ainda-vou-podendo-outro-pouco-prologo.jpg)
![Eu aínda vou podendo outro pouco [Open Tittles]](https://img.pdfslide.tips/doc/110x75/568c33211a28ab02358bb09e/eu-ainda-vou-podendo-outro-pouco-open-tittles.jpg)
