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Manual de Procedimentos

Volume 2.3 – Área de Projetos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Direção Financeira

Volume: 2.3 Área de Projetos

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012

Elaborado por: Área de Projectos

Verificado Página: 2

Aprovado

Índice

Princípios Gerais ................................................................................................................. 4

Abreviaturas e Acrónimos .................................................................................................... 8

Legislação Aplicável .......................................................................................................... 10

Mapa de Actualização do Documento ............................................................................... 13

Capítulo 1 – Assessoria Técnica à Área de Projectos ....................................................... 14

Processo 1 - Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro ......................... 14

Capítulo 2 – Núcleo de Projectos Comunitários ................................................................ 16

Processo 1 - Análise das Candidaturas ..................................................................................... 16 Sub-processo 1.1 - Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “7ºPQ” ............................ 16

Processo 2 - Abertura de Projectos ........................................................................................... 19 Sub-processo 2.1 - Documentação necessária à abertura de projectos................................................ 19 Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projectos ............................................................ 20

Processo 3 - Gestão de Despesa e Receita .............................................................................. 21 Sub-processo 3.1 - Gestão de Despesa – Bolsas e Contratos .............................................................. 21 Sub-processo 3.2 - Gestão de Despesa – Processo de Aquisição ........................................................ 23 Sub-processo 3.3 - Gestão de Despesa – Processo de Reembolso ..................................................... 24 Sub-processo 3.4 - Gestão de Despesa – Processos de Missão .......................................................... 25 Sub-processo 3.5 - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio ................................................................ 26 Sub-processo 3.6 - Gestão de Receita ................................................................................................... 27

Processo 4 - Elaboração de Relatório Financeiro ..................................................................... 29 Sub-processo 4.1 - Preparação do Relatório ......................................................................................... 29 Sub-processo 4.2 - Execução do Relatório ............................................................................................ 29

Processo 5 - Encerramento de Projectos .................................................................................. 30 Sub-processo 5.1 - Acerto de verbas ..................................................................................................... 31 Sub-processo 5.2 - Comunicação do Encerramento .............................................................................. 31

Capítulo 3 - Núcleo de Projectos Nacionais ....................................................................... 36

Processo 1 - Análise das Candidaturas ..................................................................................... 36 Sub-processo 1.1. Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “FCT” ............................... 36 Sub-processo 1.2 - Análise das Candidaturas de Projectos “ADI” ......................................................... 38

Processo 2 - Abertura de Projectos ........................................................................................... 40 Sub-processo 2.1. Documentação necessária à abertura de projectos ................................................. 40 Sub-processo 2.2. - Procedimentos para Abertura de Projectos ........................................................... 41

Processo 3 - Gestão Corrente ................................................................................................... 41 Sub-processo 3.1. Gestão de Despesa - Bolsas .................................................................................... 41 Sub-processo 3.2. - Gestão de Despesa – Plataforma de Compras ..................................................... 43 Sub-processo 3.3. - Gestão de Despesa – Plataforma de Reembolsos ................................................ 44 Sub-processo 3.4. - Gestão de Despesa – Processos de Missão ......................................................... 44




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Data: Junho de 2012



Aprovado

Sub-processo 3.5. - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio ............................................................... 45 Sub-processo 3.6. - Elaboração de Relatório Financeiro ....................................................................... 46

Processo 4 - Encerramento de Projectos .................................................................................. 47

Capítulo 4 – Núcleo de Projectos de Consultadoria e Serviços ......................................... 51

Processo 1 – Candidaturas ....................................................................................................... 51

Processo 2- Abertura de Projectos ............................................................................................ 52

Processo 3- Facturação ............................................................................................................ 53 Sub-processo 3.1- Solicitação de facturação ......................................................................................... 53 Sub-processo 3.2- Orçamentação da facturação no projecto ................................................................ 54 Sub-processo 3.3- Inscrições em conferências através do MBNET ...................................................... 54

Processo 4- Receita .................................................................................................................. 55

Processo 5- Despesa ................................................................................................................ 55 Sub-processo 5.1 - Recursos Humanos ................................................................................................. 56 Sub-processo 5.2 – Missões ................................................................................................................... 58 Sub-processo 5.3- Consultores .............................................................................................................. 60 Sub-processo 5.4- Aquisição de Bens e Serviços .................................................................................. 61 Sub-processo 5.5- Aquisição de bens através da plataforma de Fundo Maneio ................................... 63

Processo 6– Remunerações Adicionais .................................................................................... 64

Processo 7– Encerramento de projectos ................................................................................... 65

Processo 8- Relatórios Financeiros (subsídios) ........................................................................ 66




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Princípios Gerais

A Área de Projectos assegura a gestão administrativa e financeira dos projectos,

facultando o apoio necessário aos investigadores responsáveis na negociação,

abertura, execução e elaboração dos relatórios financeiros, assegurando desta forma

a prestação de contas perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade

das despesas dos projectos, o seu controlo orçamental e de tesouraria e procedendo

ao apuramento anual dos valores da Estrutura de Custos do IST.

A Área de Projectos está estruturada da seguinte forma:

- Assessoria Técnica à Área de Projectos;

- Núcleo de Projectos Comunitários;

- Núcleo de Projectos Nacionais;

- Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços.

Assessoria Técnica à Área de Projectos

A Assessoria Técnica à Área de Projectos tem como objectivo fazer interface com a

Área Contabilística para a prestação de contas às diversas entidades financiadoras.

É da competência da Assessoria Técnica da Área de Projectos assegurar todas as

solicitações de documentos dos Núcleos que fazem parte da Área de Projectos,

Núcleo de Projectos Nacionais, Núcleo de Projectos Comunitários e Núcleo de

Projectos de Consultoria e Serviços.

Núcleo de Projectos Comunitários

É da competência do Núcleo de Projectos Comunitários assegurar a gestão

administrativa e financeira de projectos de investigação, financiados pelos Programas

Quadro da Comissão Europeia e respectivas agências, entre outros, a decorrer no




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IST. Proporciona nesse sentido o apoio necessário aos investigadores responsáveis

nas fases de negociação, abertura, execução e elaboração dos relatórios financeiros,

garantindo desta forma a prestação de contas perante as entidades financiadoras,

bem como a elegibilidade das despesas dos projectos, o seu controlo orçamental e de

tesouraria.

Assim, as principais funções deste Núcleo são:

� apoio na elaboração de novas candidaturas;

� gestão e acompanhamento da execução financeira;

� execução de relatórios financeiros.

Para além destas funções, é igualmente responsável pelo acompanhamento das

respectivas auditorias requeridas de acordo com as normas dos Programas de

Financiamento.

É neste Núcleo que se registam os projectos com as tipologias acima descritas, com

base nos seguintes critérios:

• legislação aplicável;

• regulamentos e normas internas do IST;

• decisões do Conselho de Gestão.

Núcleo de Projectos Nacionais

O Núcleo de Projectos Nacionais está integrado na Área de Projectos e possui três

grandes funções:

� apoio na elaboração de candidaturas;

� gestão e acompanhamento de projectos,

� e execução de relatórios financeiros;




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referentes a projectos financiados por entidades nacionais, nomeadamente a

Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT) e a Agência de Inovação (ADI), no

âmbito dos programas PIDDAC (PPCDT, PTDC, PDCT, PDCTE), Financiamento

Plurianual de Unidades de I&D, MIT, CMU, UT AUSTIN, EUROSTARS, CERN, PRIME

(para a FCT), e POFC/QREN (para a ADI), entre outros.

É neste Núcleo que se registam os projectos com as tipologias acima descritas, com

base nos seguintes critérios:

• legislação aplicável;

• regulamentos e normas internas do IST;

• decisões dos órgãos com competência e decisões do Conselho de

Coordenação do Conselho Científico.

Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços

O NPCS tem como finalidade garantir a execução orçamental dos projectos do tipo

Prestação de Serviços, Conferências, Subsídios (FACC, GRICES, FCG, FLAD,

Ciência Viva) e Resultados, de acordo com as regras de elegibilidade dos programas

de financiamento, normas contabilísticas e de fiscalidade.

Compete ao Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços:

� Apoio na elaboração de candidaturas a novos projectos;

� Acompanhamento e garantia da execução financeira do orçamento no Módulo

de Gestão de Projectos;

� Receber dos serviços adquirentes os processos de despesa, devidamente

organizados, segundo o regulamento despesa e manuais de procedimentos;

� Verificar todos os processos de despesa quanto à sua elegibilidade e

legalidade;

� Cabimentar todos os contratos e orçamentos relativos a projectos;

� Execução de relatórios financeiros;

� Acompanhamento de auditorias;




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� Encerramento de projectos no MGP

É no NPCS que se procede ao registo de:

� Abertura de projectos de consultoria/serviços/Workshops e Resultados no MGP;

� Cabimentação de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do

IST (fundo maneio, missões, aquisições, reembolsos, bolsas e contractos);

� Conferência de processos de despesa;

� Processamento de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do

IST (fundo maneio, missões, aquisições, reembolsos, bolsas, Contractos,

Remunerações Adicionais);

� Orçamentação de facturação;

� Processamento dos créditos recebidos;

� Recepção de pedidos de emissão de facturas;

� Execução de relatórios financeiros;

� Encerramento de projectos;

�

Sendo de extrema importância que exista um adequado sistema de controlo interno,

no sentido de, seguir:

• A legislação aplicável;

• Os regulamentos e normas internas do IST;

• As deliberações dos órgãos com competência e as decisões do Conselho de

Coordenação do Conselho Científico.




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Data: Junho de 2012



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Abreviaturas e Acrónimos

ADI Agência de Inovação

AP Área de Projectos

ATAP Assessoria Técnica à Área de Projectos

CAE Código de Actividade Económica

CG Conselho de Gestão

DC Declaração de Compromisso

DRH Direcção de Recursos Humanos

FCT Fundação para a Ciência e a Tecnologia

FM Fundo de Maneio

GAJIST Gabinete de Apoio Jurídico do IST

IP Instituição Proponente

IR Investigador Responsável

MGP Módulo de Gestão de Projectos

NCA Núcleo de Compras e Aprovisionamento

NEO Núcleo de Execução Orçamental

NIB Número de Identificação Bancária

NGAC Núcleo de Gestão de Apoio a Contractos

NGP Núcleo de Gestão de Pessoal

NNDB Núcleo de Não Docentes e Bolseiros

NPC Núcleo de Projectos Comunitários

NPCS Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços

NPI Núcleo de Propriedade Intelectual

NPN Núcleo de Projectos Nacionais

NT Núcleo de Tesouraria

NUDI Núcleo de Docentes e Investigadores

Ovh Overhead

PI Propriedade Intelectual

PIC Participant Identification Code

PC Plataforma de Compras




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QREN Quadro de Referência Estratégico Nacional

RH Recursos Humanos

SMM Subsídio de Manutenção Mensal

SSV Seguro Social Voluntário




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Legislação Aplicável

Legislação Descrição

Lei nº 40/2004, de 18 de Agosto Estatuto do Bolseiro de Investigação

http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas

http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/valores2009

Normas para atribuição e gestão de bolsas no âmbito de projectos e instituições de I&D

Valores das bolsas segundo os Regulamentos de 2009, 2010 e 2011

Decreto-Lei nº 40/89, de 1 de Fevereiro

Lei n.º 110/2009, de 16 de Setembro (alterado pela Lei 119/2009, 30 Dezembro) Portaria nº 66/2011, de 4 de Fevereiro

Seguro Social Voluntário

Aprova o código dos regimes contributivos do sistema previdencial de segurança social

Procedimentos, elementos e meios prova referentes ao sistema previdencial de segurança social

Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de Abril Estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público

Decreto-Lei nº 192/95, de 28 de Julho Disciplina o abono de ajudas de custo por deslocação em serviço ao estrangeiro

Portaria 1553-D/2008

Decreto-Lei 137/2010, de 28 de Dezembro

Estabelece as tabelas de ajudas de custo, subsídios de refeição e viagem

Aplicação de redução aos valores fixados na Portaria 1553-D/2008

Regulamentação Interna

(http://gqai.ist.utl.pt)

Manual de Procedimentos

Regulamento de Despesa

Manual de Fundo Maneio




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Data: Junho de 2012



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Manual de Procedimentos Cooperação Territorial Europeia, do Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP

Procedimentos a adoptar em projectos de Cooperação Territorial Europeia

http://www.cordis.lu

http://ec.europa.eu

Community Research and Development Information Service (legislação comunitária)

Codigo do IVA, Cap. II Art. 9.º

Codigo do IVA, Cap. IV, Secção III, Art.º 35.º

Código de isenções para facturação

Regras relacionadas com a facturação

Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro Código dos Contratos Públicos

Despacho nº 24539/2009 Regulamento de Compras do IST

Despacho 4471/2011 Regulamento de equiparação a Bolseiro e de deslocações em serviço do IST

Lei 55-A/2010, de 31 de Dezembro Orçamento de Estado para 2011

Aviso n.º 17842/2010 de 9 de Setembro (com alterações de acordo com o Aviso nº 8484/2011 de 6 de Abril

Regulamento de acesso a financiamento de projectos de investigação científica e desenvolvimento tecnológico — 2010 (com alterações em 2011)

Aviso nº 10406/2011 de 9 de Maio Regulamento da Formação Avançada e Qualificação de Recursos Humanos 2011

Portaria nº1462/2007 de 15 de Novembro Regulamento do Sistema de Incentivos à Investigação e Desenvolvimento Tecnológico (SII&DT) – Agência de Inovação (ADI)

Portaria Nº 353*B/2009 de 3 de Abril

Orientação Técnica Nº13/2009

Limites à elegibilidade de despesas (SII&DT)

Portaria 1102/2010 de 25 de Outubro Classificação Despesas Elegíveis (SII&DT)




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Data: Junho de 2012



Aprovado


Orientação de Gestão Nº 04.Rev2/2010

http://www.incentivos.qren.pt

Guia de Preenchimento do Formulário de Pedido de Pagamento (SII&DT)

Orientação de Gestão Nº 10/2011 Bolsa de Descativação de Incentivo(BDI) (SII&DT)

Orientação Técnica nº 13/2010 Custos Indirectos (SII&DT)




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Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Mapa de Atualização do Documento

Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo

Teresa Malhoa

Atualização de todo o volume 2.3

Anualmente Rever procedimentos

Proposta de alteração

Teresa Malhoa

Atualização do Capítulo 1

Anualmente Rever procedimentos

Proposta de alteração

Nuno Macela

e Rita

Fernandes

Atualização dos

processos 3.3 e

3.5 do capítulo 2

Anualmente Rever legislação e procedimentos

Proposta de alteração a remeter à coordenação do

NPC

Filipa Martins

e Susana

Giraldes

Atualização do

processo 3.4 do

capítulo 2


Proposta de alteração a remeter à coordenação do

NPC

Olga Ribeiro Atualização do

capítulo 2


Proposta de alteração a remeter à coordenação da

AP

Miguel Correia Atualização do

capítulo 3 Anualmente Rever legislação

e adequação dos processos

Proposta de alteração a remeter à coordenação da

AP Gestor de Projeto do

NPN*

Atualização do capítulo 3

Anualmente Rever legislação e adequação dos processos

Proposta de alteração a remeter à Coordenação do

NPN

Filipa Ferrão

Atualização do

capítulo 4

Anualmente Rever legislação e adequação dos processos

Proposta de alteração a remeter à coordenação da AP

*A equipa de Gestores de Projetos do NPN é composto por: Ana Correia, Rosa Tomé, Sandra Simões, Natacha Lima, Carla Fontinha, Ana Costa, Cristina Ribeiro, Lisete Gonçalves, Cátia Marques, Patrícia Correia, Aldina Marques, Sónia Azevedo, Carla Joaquim, Carla Marques, Maria José Baptista, Cesaltina Rodrigues.

As propostas são sempre enviadas à AQAI para análise juntamente com o formulário de alteração.




Capítulo: 1 Assessoria Técnica à Área de Projetos

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Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 1 – Assessoria Técnica à Área de Projetos

Processo 1 - Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro

Um mês antes da data para a elaboração da prestação de contas, cada gestor solicita à

ATAP uma listagem em formato Excel, com os documentos necessários para elaboração

do relatório financeiro.

Após recepção, a ATAP verifica no MGP se existem cabimentos em aberto nos projectos

solicitados. Caso existam, a ATAP envia um email para [email protected] e

[email protected] (Núcleo de Compras e Aprovisionamento) a informar de que os

projectos em causa serão alvo de relatório, sendo que os processos pendentes no NCA

deverão de ser concluídos, dando assim três dias uteis para resposta.

Decorridos os três dias uteis e fazendo filtro com a informação recepcionada, a ATAP

envia email ao gestor de projecto para que lhe confirme se a lista se mantém ou se

pretende adicionar algum processo.

Concedendo três dias uteis para a resposta do Gestor, a ATAP envia email para a

[email protected] e [email protected] com a lista final dos documentos para a

elaboração da prestação de contas.

Após recepção da Área Contabilística dos documentos solicitados, a ATAP confirma a

listagem e adiciona, caso seja necessário, extracto bancário das despesas associadas à

listagem.




Capítulo: 1 Assessoria Técnica à Área de Projetos

Revisão n.º

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Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro

Responsável

Identificação (processo,

subprocesso procedimento)

Quando se procede / prazo

Como se procede

Resultado/ registo

Fluxo do processo Quem valida

Quem aprova Recepcionado

de: Expedido

para:

Vanda Ribeiro Processo 1 Após pedido de gestor de projecto/núcleo

Solicita aos núcleos envolvidos a documentação

Pasta de documentos de despesa

Gestor projecto/Núcleo

Gestor projecto NA NA




Capítulo: 2 NPC

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Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 2 – Núcleo de Projectos Comunitários

Processo 1 - Análise das Candidaturas

As candidaturas devem ser submetidas ao NPC, pelos proponentes, para verificação e

validação prévia das mesmas. Os requisitos de análise variam conforme a tipologia do

programa de financiamento para o qual a candidatura está a ser preparada.

Serão descritos os procedimentos de análise das candidaturas aos projectos financiados

pela Comissão Europeia, no âmbito do 7º PQ, por serem as mais representativas desta

actividade no NPC. As restantes tipologias seguem os requisitos do concurso.

A Instituição que deve figurar no processo de candidatura e/ou proposta

é o Instituto Superior Técnico, seja como instituição proponente,

participante ou de acolhimento.

As equipas de investigação deverão incluir professores/investigadores com vínculo ao

IST.

Sub-processo 1.1 - Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “7ºPQ”

Toda a informação, relativa ao IST, necessária para o preenchimento da candidatura deve

ser solicitada ao NPC, bem como a recolha de assinatura dos representantes legais da

instituição. No que respeita ao orçamento, deve igualmente ser remetido ao NPC para

análise da respectiva viabilidade financeira.

Todas as candidaturas devem ser submetidas ao NPC análise.




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

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Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Procedimento:

a) Verificar se os dados relativos ao IST estão correctamente preenchidos no

formulário de candidatura, nomeadamente:

i) VAT Number – PT501507930

ii) PIC – 999992983

iii) CAE (85420) – Ensino Superior/Nace Code 80.3 - Higher Education

iv) Os representantes do IST são o Presidente e o Vice-Presidente para a

Gestão Administrativa e Financeira

v) O responsável Financeiro do IST deverá ser o Coordenador da Área de

Projectos

vi) Os contactos da proposta são os do NPC

b) Validar o Orçamento:

i) O IST aplica, regra geral, o método de “Real Indirect Costs”. A aplicação de

outro método deve ser restrita apenas aos casos em que o estabelecido nas

Normas do Programa de Financiamento o exija.

Em projectos com financiamento de custos indirectos reais o valor destes é

apurado multiplicando o valor do overhead do Departamento (a que pertence

o membro da equipa de investigação) pelo total de horas imputadas.

Em projectos onde é aplicada uma Flate Rate para os custos indirectos será

aplicado o valor máximo permitido pelo respectivo programa de

financiamento. Por norma o valor dos custos indirectos neste caso será

resultado de uma percentagem dos custos directos apresentados.

ii) A rubrica Pessoal corresponde a imputação horária de docentes. O seu

cálculo, a partir de Novembro de 2011, segue a seguinte metodologia:




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Valor Hora = [(VB + Encargo Social Entidade )* 14/1 575] + [nº horas /7 * valor diário SR]

VB – Vencimento Base

14 – 12 meses, acrescidos dos subsídios de Férias e Natal

1575 – nº de horas produtivas/ano (ver cálculo em anexo)

7 – Horas de trabalho diárias

SR - Subsídio de refeição (actualmente é de 4,27€)

A anterior metodologia de cálculo para a imputação horária era obtida

através da seguinte fórmula:

Valor Hora = VB*14/1575

Esta metodologia está ainda a ser aplicada para os projectos onde foi aplicada inicialmente.

iii) O projecto deverá ter viabilidade financeira, apresentando saldo de

tesouraria positivo.

c) Notificar o Investigador do resultado da análise da candidatura

d) Recolha da Assinatura do Presidente do IST nos documentos necessários e

respectiva validação com selo branco

e) Aprovação da Candidatura

i. Analisar documentação:




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

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Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

i.1. O orçamento aprovado deve assegurar os pressupostos anteriores;

i.2. Declaração de compromisso: submeter para assinatura ao Presidente do

IST;

i.3. Contrato de Consórcio (no caso de existirem várias entidades

envolvidas): o NPC submete o documento ao NPI para emissão de parecer. Se o

NPI sugerir alterações, o IR deve apresentar a versão corrigida, e, após parecer

favorável do NPI, o NPC submete o documento para assinatura do Presidente do

IST;

ii. Após assinatura colocar o selo branco;

iii. Devolver o documento ao Investigador (nesta fase é o investigador responsável

a proceder ao envio da documentação assinada, o que não invalida que possa ser

o NPC desde que a despesa de envio seja suportada por um outro projecto).

Processo 2 - Abertura de Projectos

Um projecto de investigação passa a designar-se deste modo após a aceitação e a

aprovação da candidatura que lhe deu origem

Sub-processo 2.1 - Documentação necessária à abertura de projectos

a) Ficha de Abertura de Projecto preenchida e assinada pelo responsável do

projecto

b) Contrato de financiamento assinado (“Grant Agreement”):

i. Original se o IST for coordenador do projecto

ii. Cópia se o ST for parceiro

c) Anexo I do contrato (Description of Work) e Anexo II (General Conditions)

d) Anexo IV do contrato (Form A – documento de acesso ao contrato)




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

e) Contrato de Consórcio (“Consortium Agreement”), por vezes, nesta fase,

ainda não está negociado pelo que deverá ser indicado o ponto de situação

do documento.

f) Orçamento

Qualquer alteração ao orçamento inicial só será permitida e aceite com

documento de aprovação oficial por parte da entidade financiadora.

Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projectos

a) Verificar a conformidade dos documentos apresentados;

b) Preencher o orçamento por rubrica na ficha de abertura;

c) Despacho do NPC;

d) Enviar processo ao Conselho de Gestão para despacho;

e) Proceder à abertura do projecto no MGP, no menu “abertura projecto”,

(consultar manual MGP);

f) Calcular a distribuição dos Overheads (repartição de custos de estrutura) de

acordo com a tabela aprovada pelo CG (a última tabela de repartição dos

custos de estrutura tem aplicação a partir de 1 de Julho de 2010);

g) Atribuir o número de projecto (operação gerada automaticamente pelo MGP)

na ficha de abertura e respectivos cartões

h) Constituir a Pasta de arquivo do Projecto;

i) Arquivar todos os documentos de suporte à abertura do projecto

j) Informar a Área de Projectos (por email) sobre o número de projecto e

Gestor atribuídos que, por sua vez, informará os serviços informáticos e

outros (actualização da listagem de gestor/projecto)

k) Informar o Investigador Responsável do número de projecto e Gestor

atribuídos, enviar os cartões de identificação do projecto e impressão da

ficha de abertura, extraída do MGP.




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 3 - Gestão de Despesa e Receita

Todos os documentos de suporte de despesa realizada no âmbito de

projectos de investigação devem ser emitidos em nome do Instituto

Superior Técnico, com indicação do número de contribuinte 501507930

e devem respeitar o preconizado no Código do Imposto sobre o Valor

Acrescentado.

Sub-processo 3.1 - Gestão de Despesa – Bolsas e Contratos

As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no âmbito da investigação são

previamente cabimentadas, com base na informação facultada pela DRH. Aquando do

respectivo cabimento esta informação deve ser confirmada pelo NPC.

Após celebração do contrato de bolsa, cumprindo o Regulamento de Bolsas de

Investigação do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundação para

a Ciência e a Tecnologia, dá-se início ao processo de cabimentação:

a) A DRH envia via e-mail o formulário B13 – “Pedido de Abertura de Concurso para

Bolsa de Investigação”, para verificação e validação pelo NPC (nomeadamente tipo

de bolsa, elegibilidade no projecto, montante e duração). A resposta é enviada

igualmente via e-mail para a DRH, e é efectuado um cabimento provisório (CP) de

acordo com a informação validada.

b) Recepcionar o formulário B15 - “Declaração de Cabimento de Verba para Bolsas

de Investigação” da DRH.

c) Verificar o saldo, da respectiva rubrica, disponível no projecto (MGP).

d) Registar no ecrã “despesa euro” os seguintes cabimentos (cabimento definitivo -

CB):

i. Subsídio de Manutenção Mensal (SMM) (nome do bolseiro, duração da

bolsa e montante a cabimentar);




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

ii. Seguro Social Voluntário (SSV) (nome do bolseiro, duração da bolsa e

montante a cabimentar);

iii. Seguro de acidentes Pessoais (nome do bolseiro, duração da bolsa e

montante a cabimentar).

e) Registar os lançamentos na “Declaração de Cabimento de Verba para Bolsas de

Investigação”, no campo próprio para o efeito.

f) Enviar com protocolo para a DRH e guardar cópia na pasta do projecto.

O lançamento mensal do SMM é efectuado após confirmação de todas as informações

respeitantes à bolsa na Listagem enviada semanalmente pela AP.

g) Recepcionar o “Ofício de Bolsa” enviado pelo IR.

h) Fazer 1 cópia por cada mês de contrato, ficando o original do ofício para o ultimo

mês de pagamento do SMM.

i) Mensalmente, até ao dia 15, proceder à distribuição do SMM (dentro do cabimento

efectuado em i).

j) Registar o lançamento e rubrica geradas pelo MGP no ofício e enviar ao NEO.

O SSV é pago pelo Bolseiro e o IST procede ao reembolso dessa despesa.

k) Recepcionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisição interna.

l) Proceder à distribuição do SSV dentro do cabimento efectuado em ii).

m) Registar o lançamento e rubrica no ofício e enviar ao NEO.

O Seguro de Acidentes Pessoais é pago pelo IST.

n) Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de

bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro incluído no valor

facturado pela seguradora.

o) Verificar o nome e montante de cada bolseiro.

p) Proceder à distribuição do seguro dentro do cabimento efectuado em iii).




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

q) Registar o lançamento no ficheiro existente na área de rede AProjectos/Geral.

r) Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO.

No âmbito de projectos Marie Curie, são celebrados contratos de trabalho a termo entre o

investigador seleccionado e o IST. Nestas situações o NPC deve confirmar os montantes

previstos e orçamentados no projecto. É enviado pela DRH o impresso para cabimento,

onde consta a informação do montante do vencimento mensal e respectivos encargos. O

procedimento é idêntico ao enunciado para bolsa de investigação, em termos de

validação da informação e cabimentação (pontos b) a f)). A imputação desta tipologia de

despesa ao projecto é efectuada através de Nota de Imputação (que deverá ser

mensalmente remetida pela Contabilidade para lançamento no projecto).

Sub-processo 3.2 - Gestão de Despesa – Processo de Aquisição

Nos projectos de investigação é adoptado o regime de aquisições no âmbito de

actividades de Ciências e Tecnologia (C&T).

Sub-processo 3.2.1 - Cabimentação inicial

a) Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP;

b) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto;

c) Verificar o saldo de rubrica do projecto;

d) Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”.

e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a

rubrica em comentários.

Sub-processo 3.2.2 - Cabimentação final

O documento de despesa (factura) é enviado para o NPC pelo NCA. Os documentos de

despesa são entregues com identificação do respectivo projecto e nº de processo.




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

a) Verificar a conformidade do documento de despesa;

b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento;

c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP;

d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.

Sub-processo 3.3 - Gestão de Despesa – Processo de Reembolso

O regime de reembolsos só é aplicável a despesas relativas a deslocações em território

nacional e no estrangeiro, sendo apenas elegíveis viagens que tenham seguido o

processo normal de autorização prévio.

As despesas apresentadas devem respeitar as regras enumeradas de acordo com o

vínculo. Todas as despesas devem igualmente ter em conta as regras de elegibilidade

dos projectos a que respeitam.

O reembolso a elementos da equipa de investigação que não tenham vínculo à

Administração Publica, só será possível após a celebração de um Acordo para Trabalho

Voluntário em Projectos de Investigação.


a) Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP;


c) Verificar o saldo de rubrica do projecto;

d) Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”;

e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a

rubrica em comentários.


O documento de despesa (factura) é enviado para o NPC pelo IR. Os documentos de

despesa são entregues com identificação do respectivo projecto e nº de processo.




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

a) Verificar a conformidade do documento de despesa;

b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento;

c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP;

d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.

Sub-processo 3.4 - Gestão de Despesa – Processos de Missão

A deslocação de um funcionário em serviço no país ou no estrangeiro carece sempre de uma autorização prévia do Conselho de Gestão, solicitada através da Plataforma de Missões.

Os elementos da equipa de investigação que não tenham ligação contratual com o IST

não carecem de autorização administrativa para realização de deslocações no âmbito do

projecto.

As despesas referentes a Missões devem cumprir o estabelecido na legislação nacional

para deslocações em serviço público.

Não será possível, de um modo geral, pagar despesas associadas a deslocações a

elementos que não façam parte da equipa de investigação do projecto, com excepção de

consultores.


a) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto;

b) Verificar saldo de rubrica no projecto;

c) Verificar e analisar os valores previstos para a Missão (Ajudas Custo, Viagens,

Transportes);

d) Cabimentar no MGP o valor total da Missão;




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

e) Inscrever na plataforma de Missões o registo do cabimento no MGP e a rubrica em

comentários.


O documento de despesa referente à deslocação, alojamento e inscrição em conferência,

são enviados para o NPC pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilómetros e

transportes locais são entregues no NPC pelo IR. Os documentos de despesa são

entregues com identificação do respectivo projecto e nº de processo.

a) Quando o montante total das despesas é superior ao montante cabimentado deve

ser solicitada ao CG autorização para o seu processamento;

b) Caso ocorra o descrito em a), deve-se aumentar o cabimento no MGP;

c) Proceder à distribuição das despesas associadas (Ajudas de Custo, Km´s,

Processos de Aquisição e Reembolso) dentro do cabimento;

d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa;

e) Inscrever na central de compras e enviar ao NEO;

f) Proceder ao acerto do valor do cabimento da Missão, após o registo de todas as

despesas realizadas.

Sub-processo 3.5 - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio

O Fundo de Maneio considera-se uma pequena caixa para pagamentos de baixo

montante (valor igual ou inferior a 400€), urgentes e inadiáveis cuja movimentação é da

exclusiva competência do responsável para o efeito. A sua utilização deve ser encarada

como uma situação excepcional, devendo apenas ser utilizado para pequenas aquisições

nas quais não se possa seguir os trâmites normais que se devem observar na aquisição

de bens/serviços, que devam ser pagos em numerário no acto da compra.

Sempre que um Fundo de Maneio (FM) é atribuído a um projecto é necessário efectuar

um cabimento inicial (operação efectuada pelo Coordenador da Àrea de Projectos).




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

O IR deve apresentar mensalmente no NPC as despesas efectuadas com recurso ao FM.

O processamento inclui os seguintes passos:

a) Verificar a elegibilidade no projecto;

b) Verificar saldo de rubrica no projecto;

c) Verificar a documentação suporte na PFM;

d) Proceder à distribuição da despesa dentro do respectivo cabimento;

e) Registar o nº de lançamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de

despesa;

f) Verificar se há lugar à reposição do FM (caixa+reposição ≤ autorizado anual);

g) Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado (apenas quando haja lugar a

reposição);

h) Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente

solicitado;

i) Fazer a impressão actualizado da plataforma de FM;

j) Anexar às despesas e enviar para o NEO.

Nota: A regularização do FM obedece aos critérios definidos no manual de FM

(http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/)

Sub-processo 3.6 - Gestão de Receita

A receita proveniente das entidades financiadoras, no âmbito de projectos de

investigação, após identificada é creditada no projecto correspondente (MGP).

Existe no IST uma conta bancária onde são creditados os financiamentos de projectos de

investigação. Esta informação bancária é fornecida após aprovação da candidatura, em

formulário específico assinado pelo responsável da agência bancária e representantes

legais da instituição.

No momento do registo da receita no projecto (MGP) é aplicada a distribuição dos

respectivos overheads, de acordo com norma interna do IST (Tabela de Repartição dos

Custos de Estrutura).




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Regra geral, para os projectos do 7º PQ, é efectuado um pagamento inicial (pre-financing)

no início do projecto, nos 45 dias seguintes à entrada em vigor do Grant Agreement. Os

seguintes pagamentos intercalares são efectuados após a submissão e validação dos

relatórios financeiros, de acordo com os respectivos períodos de relatório definidos pelo

GA e Normas do Programa de Financiamento. O pagamento final é efectuado após o

término do projecto e após a submissão e aceitação do relatório final, por parte da

entidade financiadora.

O Coordenador de projecto será responsável pela distribuição da contribuição paga pela

CE, aos restantes parceiros do consórcio. Esta operação deve ser realizada com a maior

brevidade, por forma a evitar que sejam gerados juros na conta bancária onde foi

creditada a receita, sob pena dos juros gerados serem declarados à CE e deduzidos na

contribuição prevista para o projecto.

É definida durante a negociação qual a percentagem do advance payment a ser pago no

início do projecto, no entanto, regra geral, para projectos com mais de 2 reporting periods,

o montante a distribuir corresponde a 160% da média apurada do total da contribuição

dividido pelo nº de reporting periods. O valor da advance payment a distribuir pode variar

em casos específicos.

Para projectos com um ou dois reporting periods a percentagem do pre-financing varia

entre 60 e 80% do total da contribuição.

É efectuada, pela CE, uma retenção de 5% no momento do pagamento do pre-financing

para um Fundo de Garantia. Este valor é reposto com o pagamento final.

A CE reserva ainda 10% do total da contribuição até ao momento do pagamento final.

Os pagamentos intercalares serão efectuados com base na despesa reportada e validada

pela CE.

As regras enunciadas devem ser aplicadas nos casos em que o IST é Coordenador de

projecto, sendo que os valores a distribuir devem ser sempre confirmados pelo IR.




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 4 - Elaboração de Relatório Financeiro

A execução de um Relatório Financeiro consiste na apresentação, à entidade

financiadora, das despesas realizadas durante um determinado período de tempo de

execução do projecto. A periodicidade para apresentação dos relatórios financeiros é

definida no contrato, encontrando-se em conformidade com as Normas do Programa de

Financiamento, e de acordo com a data de início do projecto. Esta informação é gerida

mensalmente através de uma listagem actualizada no NPC.

Os procedimentos são comuns à maior parte dos projectos, existindo no entanto casos

específicos para alguns Programas de Financiamento, nomeadamente ao nível de

justificação da despesa.

Sub-processo 4.1 - Preparação do Relatório

a) Gerar listagem do MGP – “Listagem de Movimento Despesa em Relatórios”;

b) Organizar listagem segundo as despesas que são necessárias para elaborar o

relatório;

c) Enviar a listagem para pedido de despesa, por email, para a Área de Projectos

acompanhada da folha “Pedido de Documentação para a Execução de Relatórios

Financeiros”;

d) Solicitar ao IR as folhas de imputação horária devidamente assinadas (em

formulário próprio para o efeito). Estas horas são registadas no mapa de imputação

horária que se encontra na área partilhada da AP;

e) Solicitar à AP as folhas de abono relativas aos docentes que imputam horas;

f) Recepcionar a pasta completa, verificada pela Área de Projectos;

g) Proceder à Marcação de Movimento no MGP, caracterizando a despesa como

Elegível ou Não Elegível e o número do relatório em que foi inserida.

Sub-processo 4.2 - Execução do Relatório




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

a) Dar início ao preenchimento do formulário disponibilizado pela entidade,

inscrevendo todas as despesas a apresentar, Na grande maioria dos projectos do

7ºPQ, o formulário é disponibilizado através do Participant Portal da Comissão

Europeia (http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home) havendo

casos em que o formulário é fornecido pelo Coordenador do consórcio;

b) Validar e submeter o Relatório na plataforma específica do projecto;

c) Imprimir o formulário do relatório submetido;

d) Recolher as assinaturas necessárias: IR, Responsável Financeiro, Conselho de

Gestão;

e) Colocar selo branco nas assinaturas do Responsável Financeiro e/ou do Conselho

de Gestão;

f) Tirar cópia de toda a documentação a enviar;

g) Enviar para a entidade financiadora (a documentação do IST e dos parceiros) ou

para o coordenador do consórcio (no caso do IST ser entidade participante);

h) Arquivar toda a documentação na pasta do projecto;

i) Arquivar o ofício na pasta do projecto;

j) Caso seja necessário enviar a auditoria relativa ao período a reportar, preparar a

pasta do projecto com toda a despesa incluída, com a respectiva documentação

contabilística e comprovantes. O gestor do projecto deverá acompanhar a análise

do auditor facultando-lhe toda a informação necessária para certificação do

relatório. O certificado de auditoria deverá ser enviado juntamente com o relatório

financeiro.

Processo 5 - Encerramento de Projectos Para se efectuar o encerramento de um projecto devem ser verificadas as seguintes

condições:

- O projecto ter terminado em termos de execução financeira, tendo toda a despesa sido

justificada perante a entidade financiadora;

- O projecto ter a execução financeira totalmente validada (despesa validada);

- O projecto ter recebido a totalidade da receita;




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

- Nos casos em que o IST é Coordenador de projecto, os pagamentos aos parceiros

devem encontrar-se devidamente regularizados.

Sub-processo 5.1 - Acerto de verbas

a) Verificar os Cabimentos e efectuar regularização caso necessário;

b) Verificar se o Fundo de Maneio (caso exista) já está regularizado;

c) Imprimir folha de caixa;

d) Verificar o lançamento da receita (print screen);

e) Verificar se o débito de overheads sobre a receita se encontra devidamente

executado;

f) Elaborar a execução financeira do projecto;

g) Acertar as rubricas no separador manutenção do MGP (orçamento atribuído igual

ao orçamentado).

h) Apurar o saldo de tesouraria

i. Caso o saldo apurado seja negativo, contactar o IR e solicitar informação

sobre a forma de compensação do mesmo.

ii. Caso o saldo apurado seja positivo, contactar o IR e solicitar informação

para transferência do benefício gerado.

i) Lançar no módulo da despesa a transição de saldo por encerramento nas rubricas-

mãe (ex. 230300) à excepção da rubrica 239904 – ovh coordenador.

Sub-processo 5.2 - Comunicação do Encerramento

a) Fazer a impressão, do MGP, de todo o histórico da informação do projecto

(“ficheiro de encerramento”);

b) Tirar uma folha de caixa, comprovando que o saldo de tesouraria se encontra a

zeros;

c) Escrever em observações que o projecto foi encerrado e o seu saldo transferido

(conforme ofício/email do IR) com indicação das iniciais de quem está a realizar a

tarefa de encerramento;

d) Informar o NPCS do saldo a transferir ([email protected]);




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

e) Colocar no campo status “F” (fechado) (ecrã manutenção);

f) Arquivar o “ficheiro de encerramento” com os restantes documentos na pasta do

projecto;

g) Informar o IR da conclusão do encerramento.




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

MAPA DOS PROCESSOS

Descrição do Processo: Análise das Candidaturas

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto/Coordenador

Processo 1 Após recepção da documentação de candidatura

Verificar preenchimento e orçamento

Viabilidade financeira Assinatura documentos

Investigador Responsável

Entidade Financiadora IR

Gestor/ Coordenador

NA

Descrição do Processo: Abertura de Projectos

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 2 Após aprovação candidatura e recepção do contrato assinado

Abertura MGP Abertura projecto/início execução financeira

Entidade Financiadora Investigador Responsável


Coordenador Núcelo

Conselho de Gestão




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Descrição do Processo: Gestão de Despesa

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 3 Diário Cabimentação Verificação Lançamento

Processamento despesa

Plataforma NCA IR

Plataforma NEO

IR/Conselho de Gestão

Conselho de Gestão

Descrição do Processo: Gestão de Receita

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 3 Mensal Identificação Lançamento

Processamento receita

NEO NT

NEO NA NA




Capítulo: 2 NPC

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Descrição do Processo: Elaboração de Relatório Financeiro

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 4 Mensal Elaboração de relatório financeiro e submissão

Submissão ou envio de relatório financeiro

NA Entidade Financiadora

Coodenador Área

Entidade Financiadora

Descrição do Processo: Encerramento de Projectos

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 5 Quando o projecto se encontra em condições para encerrar/Quando solicitado

Análise da despesa e receita

Encerramento IR Núcleo

NA NA NA




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 3 - Núcleo de Projectos Nacionais

Processo 1 - Análise das Candidaturas

As candidaturas devem ser submetidas ao NPN, pelos proponentes, para verificação e

validação prévia das mesmas. Os requisitos de análise variam conforme a tipologia do

concurso para o qual a candidatura está a ser preparada.

Serão descritos os procedimentos de análise das candidaturas aos projectos com a

tipologia “FCT” e “ADI” por serem as mais representativas desta actividade no NPN. As

restantes tipologias ocorrem de uma forma casuística e a sua análise tem de seguir tanto

os requisitos do concurso, como as exigências do IST.

Sub-processo 1.1 Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “FCT”

Procedimento:

a) Verificar se os dados relativos ao IST estão correctamente preenchidos no

formulário de candidatura:

i) CAE (85420 – Ensino Superior)

ii) Repartição de Finanças (3298)

iii) Número de Contribuinte (501 507 930)

b) Validar o Orçamento:

i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao

máximo permitido no regulamento do concurso, ou seja, 20% do valor total

do orçamento;

ii) A rubrica Recursos Humanos deverá suportar os encargos com:




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

ii.1) Subsídio de Manutenção Mensal (http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/

valores2009)

ii.2) Seguro Social Voluntário (mensal) (Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, de 3 de

Janeiro

ii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual)

c) Registar a referência da candidatura/ nome do IR / IP / contacto / extensão / data e

nome do gestor que validou a candidatura na folha de cálculo existente na rede

//NPN/candidaturas/*ano*

d) Notificar o Investigador do resultado da análise da candidatura

A submissão da candidatura é sucedida da emissão da Declaração de Compromisso

que será enviada ao presidente do IST para assinatura.

e) Recepção da Declaração de Compromisso (DC)

f) Preencher a DC

g) Recolher da Assinatura do Presidente do IST

h) Colocar o Selo Branco

i) Registar a entrega da DC na folha de cálculo existente na rede

//NPN/candidaturas/*ano*

j) Fase de Aprovação da Candidatura

i) Analisar documentação:

- Orçamento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores;

- Termo de Aceitação: O NPN submete para assinatura ao Presidente do

IST;




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

- Protocolo de Colaboração (no caso de existirem várias entidades

envolvidas): O NPN submete-o ao GAJIST para emissão de parecer jurídico.

Se o GAJIST sugerir alterações, o IR deve apresentar a versão corrigida, e,

após parecer favorável do NPI, o NPN deve submeter o documento para

assinatura do Presidente do IST;

ii) Após assinatura colocar o selo branco;

iii) Se o IST for instituição proponente é necessário indicar o número de conta

bancária e ir ao respectivo banco colocar o carimbo;

iv) Devolver o documento ao Investigador;

Sub-processo 1.2 - Análise das Candidaturas de Projectos “ADI”

Os projectos promovidos pela ADI têm uma taxa de financiamento inferior a 100% e

variam de projecto para projecto até ao máximo de 75%. Como tal, no processo de

validação das candidaturas a estes projectos, a análise do orçamento é de extrema

importância porque tem como objectivo verificar se a componente de autofinanciamento

garante a viabilidade financeira do projecto. (REG OT).

Procedimento:

a) Disponibilizar a seguinte documentação/informação:

i. Texto de apoio para redacção do perfil do IST

ii. Balanço Social do IST

iii. NIB do IST

iv. CAE (85420 – Ensino Superior)

v. Repartição de Finanças (3298)

vi. Número de Contribuinte (501 507 930)

b) Validar o orçamento:




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

O orçamento deve ser validado com base nos seguintes elementos:

i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao máximo

permitido no regulamento do concurso (20%)

ii) A rubrica Recursos Humanos deverá evidenciar a verba prevista para a

contratação de bolseiros e a prevista para o financiamento de recursos humanos

vinculados ao IST (Pessoal do Promotor).

iii) A verba prevista para a contratação de bolseiros tem de suportar os encargos

com:

iii.1) Subsídio de Manutenção Mensal (http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/

/valores2009)

iii.2) Seguro Social Voluntário (mensal) (Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, de 3 de

Janeiro

iii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual)

iv) Na rubrica Recursos Humanos /Pessoal do Promotor devem ser indicados os

nomes dos investigadores e o número de horas/técnico a imputar ao projecto por

forma a garantir que a soma dos valor/hora seja igual ou superior ao montante não

financiado do orçamento.

c) Na fase de candidatura, todos os promotores têm de assinar um Contrato

Consórcio. Este tem de ser submetido aos Gabinete Jurídico (GAJIST) e ao Núcleo

de Propriedade Intelectual (NPI) para análise

d) Fase de Aprovação da candidatura

i) Analisar documentação:

- Orçamento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores);

- Check List e Declaração;

- Contrato de Concessão de Incentivos




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

- Mapa de Financiamento

ii) O NPN submete estes documentos para assinatura do Presidente do IST;

iii) Colocar o selo branco;

iv) Devolver os documentos ao IR

Processo 2 - Abertura de Projectos

Um projecto de investigação passa a designar-se deste modo após a aceitação e a

aprovação da candidatura que lhe deu origem.

Sub-processo 2.1 Documentação necessária à abertura de projectos

Documentação Comum

- Ficha de Abertura de Projecto

- Orçamento Validado

- Lista da Equipa de Investigação

Especifica para Projectos ADI

- Contrato de Consórcio

- Contrato de Concessão de Incentivos

- Mapa de Financiamento

- Mapa de Investimentos por Rubrica

- Mapa de Distribuição de Tarefas por actividade

Especifica para Projectos FCT

- Termo de Aceitação (FCT)

- Protocolo de Colaboração (FCT)




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projectos

a) Verificar a conformidade dos documentos apresentados

b) Calcular a distribuição dos Overheads de acordo com a tabela aprovada pelo CG.

c) Preencher o orçamento por rubrica na ficha de abertura

d) Despacho do NPN

e) Enviar processo ao Conselho de Gestão para despacho.

f) Proceder à abertura do projecto no MGP, no menu “abertura projecto”, (consultar

manual MGP)

g) Colocar o número de projecto (atribuído automaticamente pelo MGP) na ficha de

abertura e respectivos cartões

h) Constituir a Pasta de arquivo do Projecto;

i) Arquivar todos os documentos de suporte à abertura do projecto

j) Informar a Área de Projectos (por email) sobre o número de projecto e Gestor

atribuídos que, por sua vez, informará os serviços informáticos

k) Enviar ofício ao Investigador Responsável com a informação do número de projecto

e Gestor atribuídos, anexando os cartões de identificação do projecto e print da ficha

de abertura, impressa do MGP.

Processo 3 - Gestão Corrente

Sub-processo 3.1 - Gestão de Despesa - Bolsas

Após celebração do contrato de bolsa, cumprindo o Regulamento de Bolsas de

Investigação do IST e de acordo com o Regulamento de Despesa do IST

(http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/), dá-se início ao processo de cabimentação.

Procedimento:

a) Recepcionar a “Declaração de cabimento de verba para bolsas de Investigação” da

NGP-DRH

b) Verificar saldo disponível na rubrica RH do projecto (MGP)

c) Registar no ecrã “despesa euro” os seguintes cabimentos:




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

i)Subsídio de Manutenção Mensal (SMM) (nome do bolseiro, duração da bolsa

e montante a cabimentar)

ii)Seguro Social Voluntário (SSV) (nome do bolseiro, duração da bolsa e

montante a cabimentar)

iii)Seguro de acidentes Pessoais (nome do bolseiro, duração da bolsa e

montante a cabimentar)

d) Registar os lançamentos na “Declaração de cabimento de verba para bolsas de

Investigação”, no campo próprio para o efeito;

e) Enviar com protocolo para NGP-DRH e guardar cópia na pasta do projecto.

O lançamento mensal do SMM é efectuado após confirmação de todas as informações

respeitantes à bolsa na Listagem enviada semanalmente pela AP.

f) Recepcionar o “Ofício de Bolsa” enviado pelo IR

g) Fazer 1 cópia por cada mês de contrato, ficando o original do ofício para o ultimo

mês de pagamento do SMM

h) Mensalmente, até ao dia 15, proceder à distribuição do SMM (dentro do cabimento

efectuado em iii)

i) Registar o lançamento e rubrica geradas pelo MGP no ofício e enviar ao NEO

O SSV é pago pelo Bolseiro e o IST procede ao reembolso dessa despesa.

j) Recepcionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisição interna

k) Proceder à distribuição do SSV dentro do cabimento efectuado em iii)

l) Registar o lançamento e rubrica no ofício e enviar ao NEO

O Seguro de Acidentes Pessoais é pago pelo IST.

m) Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de

bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro incluído no valor

facturado pela seguradora.




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

n) Verificar o nome e montante de cada bolseiro

o) Proceder à distribuição do seguro dentro do cabimento efectuado em iii)

p) Registar o lançamento no ficheiro existente na área de rede AProjectos/Geral

q) Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO

Sub-processo 3.2 - Gestão de Despesa – Plataforma de Compras

3.2.1 Cabimentação inicial

Procedimento:

a) Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP


i)na rubrica equipamento a despesa tem de estar validada pela FCT em

candidatura ou mediante autorização expressa

ii)na rubrica Missões só podem ser aceites despesas dos elementos que

fazem parte da equipa de investigação

iii)nos projectos ADI só são elegíveis uma missão anual, por consórcio ao

estrangeiro (ver orientação nº 13/2009)

c) Verificar o saldo de rubrica do projecto

d) Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”

e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica

em comentários

3.2.2 - Cabimentação final

O documento de despesa (factura) é enviado para o NPN pelo NCA.

a) Verificar a conformidade do documento de despesa

b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efectuado em iv)

c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP

d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Sub-processo 3.3 - Gestão de Despesa – Plataforma de Reembolsos


i. Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP

ii. Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto;

iii. Verificar o saldo de rubrica do projecto

iv. Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”

v. Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica

em comentários

3.3.2 Cabimentação final

O documento de despesa (factura) é enviado para o NPN pelo IR.

i. Verificar a conformidade do documento de despesa

ii. Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efectuado em iv)

iii. Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP

iv. Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO

Sub-processo 3.4 - Gestão de Despesa – Processos de Missão


i. Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto (o titular da viagem tem de

pertencer à equipa de investigação e ter vinculo ao IST)

ii. Verificar saldo de rubrica no projecto

iii. Verificar e analisar os valores previstos para a Missão (Ajudas Custo, Viagens,

Transportes..)

iv. Cabimentar no MGP o valor total da Missão

v. Inscrever na plataforma de Missões o registo do cabimento no MGP e a rubrica em

comentários




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

3.4.2 - Cabimentação final

O documento de despesa referente à deslocação, alojamento e inscrição em conferência,

são enviados para o NPN pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilómetros e

transportes locais são entregues no NPN pelo IR.

vi. Quando o montante total das despesas é superior ao cabimento efectuado em iv deve

ser solicitada ao CG autorização para o seu processamento.

vii. Caso ocorra o descrito em vi, deve-se aumentar o cabimento no MGP.

viii. Proceder à distribuição das despesas associadas (Ajudas de Custo, Km´s, Processos

de Aquisição e Reembolso) dentro do cabimento efectuado em iv

ix. Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa

x. Inscrever na central de compras e enviar ao NEO

Sub-processo 3.5 - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio

Sempre que um Fundo de Maneio (FM) é atribuído a um projecto é necessário efectuar

um cabimento inicial.

O IR deve apresentar mensalmente no NPN as despesas efectuadas com recurso ao FM.

O processamento inclui os seguintes passos:

i. Verificar a elegibilidade no projecto

ii. Verificar saldo de rubrica no projecto

iii. Verificar a documentação suporte na PFM

iv. Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efectuado em i)

v. Registar o nº de lançamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de despesa

vi. Verificar se há lugar à reposição do FM (caixa+reposição ≤ autorizado anual)

vii. Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado.

viii. Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente solicitado




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

ix. Fazer o print actualizado da plataforma de FM

x. Anexar às despesas e enviar para o NEO

A regularização do FM obedece aos critérios definidos no manual de FM (http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/)

Sub-processo 3.6 - Elaboração de Relatório Financeiro

A execução de um Relatório consiste na apresentação, à entidade financiadora, das

despesas, efectuadas durante um determinado período.

Procedimento:

a) Gerar listagem do MGP – “Listagem de Movimento Despesa em Relatórios”

b) Organizar listagem segundo as despesas que são necessárias para elaborar o

relatório

c) Enviar listagem, por email, para a Área de Projectos acompanhada da folha “Pedido

de Documentação para a Execução de Relatórios Financeiros”

d) No caso dos projectos ADI são solicitadas ao IR as folhas de imputação horária

devidamente assinadas pelo técnico e IR. Estas horas são registadas no mapa de

imputação horária que se encontra na área de rede da AP.

e) Recepcionar a pasta completa, verificada pela Área de Projectos.

f) Retirar da área comum ap-DRH os recibos de vencimentos do pessoal técnico a

considerar em relatório (para os projectos ADI);

g) Proceder à Marcação de Movimento no MGP

h) Dar início ao preenchimento do formulário disponibilizado pela entidade, inscrevendo

todas as despesas a apresentar.

i) Carimbar as despesas com o respectivo carimbo segundo o programa, atribuindo um

nº de comprovante a cada documento.

j) Validar e submeter o Relatório

k) Certificar e Lacrar (só para projectos submetidos no Portal PCT – FCT)




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

i.1.) Nos projectos em que o IST é Líder, enviar email para o Coordenador do NPN,

a solicitar o descrito em i)

i.2.) Nos projectos em que o IST é Parceiro, enviar email para o Coordenador do

NPN a solicitar a certificação. Ao líder é enviado um email a solicitar a respectiva

lacragem

l) Gerar documentação no Portal PCT, ou imprimir formulário do relatório submetido,

no caso de outros programas.

m) Reunir a documentação seleccionada em amostra. No caso dos projectos FCT,

imprimir as respectivas declarações. Nos projectos ADI, retirar da AP-DRH a

documentação de suporte aos recibos de vencimento;

n) Recolher as assinaturas necessárias: IR, Coordenação, Conselho de Gestão

o) Colocar selo branco nas assinaturas do Conselho de Gestão

p) Fazer ofício com o respectivo nº de correspondência

q) Tirar cópia de toda a documentação a enviar e duas cópias do ofício

r) Enviar para a entidade financiadora (por correio ou protocolo)

s) Arquivar toda a documentação na pasta do projecto

t) Arquivar o ofício na pasta “Registo de Ofícios”

Processo 4 - Encerramento de Projectos

Para se efectuar o encerramento de um projecto devem ser verificadas as seguintes

condições:

- O projecto ter terminado em termos de execução financeira;

- O projecto ter a execução financeira totalmente validada;

- O Projecto ter recebido a totalidade da receita;

Procedimento:

a) Verificar os Cabimentos e efectuar os respectivos acertos, caso seja necessário

b) Verificar se o Fundo de Maneio (caso exista) já está regularizado

c) Imprimir folha de caixa




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

d) Verificar o lançamento da receita (fazer print screen)

e) Verificar o débito de overheads sobre a receita

f) Elaborar a execução financeira do projecto

g) Apurar o saldo

h) 1. Caso saldo apurado seja negativo, contactar o IR e solicitar informação sobre

forma de compensação.

2. Caso saldo apurado seja positivo, contactar IR e solicitar informação sobre o

projecto para onde deverá ser transferido (tradicionalmente um projecto tipo

“Resultados”)

i) Lançar no módulo da despesa a transição de saldo por encerramento nas rubricas-

mãe (ex. 230300) à excepção da rubrica 239904 – ovh coordenador;

j) Colocar a imagem desse ecrã no ficheiro de encerramento;

k) Colocar a imagem do ecrã do separador rubricas (manutenção) no ficheiro de

encerramento ( orçamento atribuído é igual ao orçamentado)

l) Tirar uma folha de caixa, que demonstra que o saldo tesouraria ficou a zeros;

m) Escrever no ecrã observações que o projecto X foi encerrado e o seu saldo no valor

de X transferido para projecto Y, conforme ofício/email do IR a Z data, mencionando

as iniciais de quem está a realizar a tarefa de encerramento;

n) Informar o NPCS do saldo a transferir para o projecto Resultados

([email protected])

o) Colocar no campo status “F” (fechado) (ecrã manutenção)

p) Colocar a imagem do ecrã de despesa no ficheiro de encerramento.

q) Imprimir o ficheiro de encerramento e arquivar com os restantes documentos na

pasta do projecto

r) Enviar email para o Investigador, informando que o projecto X foi encerrado e o

saldo no valor de Y transferido para o projecto Z;

s) Enviar email para a Celeste ([email protected]) com a informação que se

procedeu ao encerramento do projecto X cujo o saldo no valor de Y foi transferido

para o projecto Z.

t) Enviar email para a Área de Projectos a informar que o projecto foi encerrado para

que seja dada baixa na listagem de projectos.




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

MAPA DOS PROCESSOS

Descrição do Processo: Análise das Candidaturas

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:



Verificar preenchimento e orçamento




Gestor/ Coordenador

NA


Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:





Coordenador Núcelo

Conselho de Gestão




Capítulo: 3 NPN

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Descrição do Processo: Gestão Corrente

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 3 Gestão de despesa

Diário Cabimentação Verificação Lançamento


Plataforma NCA IR

Plataforma NEO


Conselho de Gestão

Gestor projecto Processo 3 Elaboração de Relatório Financeiro

Mensal Elaboração de relatório financeiro e submissão



Coodenador Área

Entidade Financiadora


Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:



Encerramento NA NA NA NA




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 4 – Núcleo de Projectos de Consultadoria e Serviços

Processo 1 – Candidaturas

O procedimento estabelecido para projectos que tenham como documento formal um

Protocolo:

1. O NPCS ([email protected]) envia o draf/ficheiro do contrato para a propriedade

intelectual: [email protected] (nota informativa CG/14/2011);

2. O núcleo de propriedade analisa o contrato dá o seu parecer e envia o contrato

original para assinatura ao CG (caso considere necessário a intervenção do Gabinete

de Apoio Jurídico envia directamente todos os documentos necessários para parecer

ao jurídico);

3. Depois da assinatura do presidente o CG, o processo segue para a PI e estes por sua

vez remetem o original da homologação e o contrato assinado pelo CG, Presidente do

IST, para o NPCS;

4. O NPCS de seguida e após boa recepção da documentação envia a mesma ao IR do

projecto, para prosseguir com as restantes assinaturas das partes envolvidas.

Para projectos de cooperação (Fundo de Apoio á Comunidade Científica), entre outros

subsídios os formulários de candidatura por regra estão disponíveis no site’s das

entidades financiadoras Ex.: (http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/facc/)

1. Os investigadores responsáveis preenchem todos os campos relacionados com a sua

informação pessoal e da equipa de investigação, o objectivo da candidatura e a forma

como pretende a distribuição do financiamento entre rubricas orçamentais.

2. Toda a informação adstrita ao IST deverá ser preenchida pelo NPCS.

3. Assim que o formulário esteja devidamente preenchido segue para assinatura do

Presidente do IST através deste Núcleo.




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 2- Abertura de Projectos

A abertura de projectos realiza-se após aceitação da candidatura pela entidade

financiadora e definição de verba atribuída ao projecto, que poderá ser realizada através

de ofício (projecto tipo subsidio) ou através de um protocolo/contrato de prestações de

serviço.

De forma generalizada para se abrir um projecto no NPCS é necessário a seguinte

documentação:

Tipo de documentação Observações

Ficha de Abertura Disponível no site da Área de Projectos

Fotocópia do formulário de

candidatura

Lista dos membros da

equipa de trabalho

Indicar nº contribuinte, nome completo e nº

mecanográfico (caso tenha)

Protocolo Original assinado por ambas as instituições

Correspondência Toda a documentação que envolva o projecto,

nomeadamente ofícios, e-mail’s, …

Depois de recolhida toda a documentação esta terá de ser entregue no NPCS para

proceder á abertura do projecto na base de dados Módulo de Gestão de Projectos.

Finalizada a abertura de projecto no MGP, a documentação segue para o CG para

assinatura do Presidente Adjunto para os Assuntos Financeiros,

De seguida volta ao NPCS, para informação ao investigador responsável, NEO e AP e

envio dos cartões de projecto por correio interno. Nesta fase atribui-se o gestor de

projecto.

É da responsabilidade da coordenação do NPCS a atribuição do Gestor e informação a

ATAP, Assessoria Técnica à Área de Projectos, para processamento ao nível das

plataformas.




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 3- Facturação

Devido à tipologia dos projectos geridos pelo NPCS, existem alguns financiamentos que

exigem a elaboração de facturação, nomeadamente:

� Protocolos de prestações de Serviços;

� Auditorias e Avaliações (serviços extemporâneos);

� Patrocínios;

Sub-processo 3.1- Solicitação de facturação

1. Todos os pedidos de emissão de facturas devem ser solicitados pelo Investigador

Responsável do projecto ao NPCS através do preenchimento do formulário de pedido

de emissão de factura [ficheiro] , disponível no Manual de Procedimentos da Receita

– [http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/manual.pt]

Tendo havido, no início de 2004, alterações no articulado legal que regula a emissão de

facturas, os docentes deverão ter em conta o anexo [informação sobre a emissão de

facturas] que se encontra neste manual de procedimentos.

2. Na solicitação de emissão deve ser indicado se o envio da factura será efectuado

pelos Serviços ou pelo próprio IR.

3. Neste último caso, se a factura for enviada pelos serviços, os custos de expedição

serão debitados ao projecto mencionado na factura.

O NPCS tem como competência a verificação dos dados inscritos no pedido de factura,

nomeadamente o tipo de projecto, nº projecto, se está de acordo com o estabelecido no

protocolo/ documento formal da entidade que pretende a prestação de serviço.




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

4. O pedido segue para o Núcleo de Contabilidade, através de protocolo interno, para

sua elaboração e posterior envio (conforme foi solicitado pelo Investigador

Responsável).

Sub-processo 3.2- Orçamentação da facturação no projecto

1. Após elaboração da factura pelo Núcleo de Contabilidade este gabinete envia através

de ficheiro PDF um e-mail para o NPCS. O e-mail deverá ser enviado no dia em que

NC dá conhecimento ao IR da elaboração da factura.

2. Após recebimento do e-mail, o NPCS efectua a orçamentação da factura no projecto.

Sub-processo 3.3- Inscrições em conferências através do MBNET

Os projectos conferências pela sua especificidade para além da facturação também

podem processar as inscrições em conferência por cartão de crédito. Para que este tipo

de recebimento se possa efectuar é necessário os seguintes dados:

1. Número do Cartão de Visa ou Master Card (não são aceites outros tipos de cartão.

Ex. Americam Express).

2. Nome do Titular do cartão.

3. Validade.

4. Valor a debitar.

5. Código CCV (3 dígitos na parte de trás do cartão).

Os projectos tipo Resultados não podem facturar




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Estes dados devem constar num formulário que deverá estar assinado pelo titular do

cartão dando autorização para o débito. O formulário é fornecido pelo IR do projecto

juntamente com uma listagem em excel com os nomes dos inscritos.

Os dados serão introduzidos no TPA (Terminal de pagamento automático) do MBNET

pelo NPCS.

[Código do IVA]

[Informação sobre a emissão de facturas]

Processo 4- Receita

1. O procedimento de identificação e lançamento da receita é efectuado primeiramente

pelos Núcleos de Tesouraria e do Núcleo Execução Orçamental.

2. Os avisos de lançamentos vindos dos bancos são recepcionados pela NT e enviados

para o NEO.

3. De acordo com o estabelecido pela AP, o NPCS procede ao levantamento das pastas

de receita para processamento (mês presente e os dois anteriores) ao NEO a partir

do dia 10 de cada mês.

4. No dia 19 de cada mês o NPCS deverá devolver as pastas ao NEO.

5. A receita é creditada e distribuída nos projectos tendo em conta a sua tipologia e

forma de gestão.

Processo 5- Despesa

As despesas relacionadas com projectos têm de ser previamente cabimentadas nos

respectivos projectos, e apenas podem ser autorizadas pelos investigadores

responsáveis.

De acordo com a nova legislação de contratação pública [www.base.gov.pt] todas as

despesas relacionadas com a aquisição de bens e serviços (rúbricas consultores,

despesas correntes, serviços, equipamento e bibliografia), têm primeiramente de ser

submetidas nas plataformas [Nota Informativa CG/15/09]:




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

� Aquisição de bens e Serviços

� Reembolsos (apenas para Docentes do IST, Bolseiros ou Acordo Voluntariado)

� Fundo Maneio

Os projectos apenas podem processar despesa realizados por membros da equipa de

investigação.

Sempre que houver necessidade de actualização da equipa esta deve ser solicitada ao

NPCS para esse membro ser incluído no MGP.

Esta actualização apenas é permitida caso a entidade financiadora autorize, quando se

trata de projectos tipo subsídio.

Para os restantes tipos de projectos, tipo Workshops, Prestações de Serviço e

Resultados, deverá ser enviado um e-mail para o NPCS a titulo informativo.

Sub-processo 5.1 - Recursos Humanos

Os processos relativos à contratação de bolseiros são iniciados pelo NNDB e os

processos referentes à contratação de investigadores são iniciados pelo NUDI:

1. Após definição de concurso o NNDB/NUDI solícita ao NPCS o cabimento provisório

no projecto determinado pelo Investigador Responsável.

2. Após escolha do Júri o NNDB/NUDI solícita um cabimento definitivo ao NPCS pelo

projecto que já tinha sido predefinido na altura do cabimento provisório.

3. Depois de cabimentada a bolsa de investigação / contrato a termo e devidamente

autorizada pelos órgãos do IST e recebermos a listagem de autorização do NUDI, o

NPCS pode iniciar o processamento da referida despesa no projecto sob duas

modalidades:

Requisição interna ao projecto onde foi cabimentada a bolsa, que tem de referir:

� Nome completo do Bolseiro,

� Projecto pagador e centro de custo;

� Referência do mês a pagar,

� Valor da bolsa (mensal),




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

� Nº de contribuinte do bolseiro.

Bolsa automática : oficio dirigido ao NPCS, a solicitar o processamento da bolsa

mensalmente até ao seu termo. Este documento deve mencionar:

� Nome completo do Bolseiro,

� Período de bolsa,

� Projecto pagador e centro de custo,

� Montante a pagar mensalmente,

� Nº de contribuinte do bolseiro,

� Informação do NIB caso pretenda que o pagamento seja efectuado por

transferência bancária.

Estes documentos devem dar entrada no NPCS até ao d ia 15 de cada mês.

Contrato a termo : O pagamento remuneratório é efectuado pelas receitas próprias do

Orçamento de Estado. No entanto, quando estes pagamentos dizem respeitos a

projectos, o procedimento interno é o seguinte:

� Elaboração de uma nota de imputação a cada projecto efectuada pela

contabilidade central, com a indicação do valor a debitar (remuneração e encargos

sociais);

� Envio da(s) nota(s) de imputação para o NPCS;

� Após debito dos valores respectivos em cada projecto, a(s) nota(s) de imputação

seguem para a Area Contabilística.




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Sub-processo 5.2 – Missões

No seguimento da restruturação dos serviços administrativos do IST e no sentido de

optimização de recursos humanos e financeiros, a partir Janeiro de 2011, as missões

nacionais e no estrangeiro referentes a pessoal com vinculo a esta instituição passaram a

ser formalizadas/cabimentadas e autorizadas pela plataforma Missões

http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/manual/].

1. Após criação e formalização do processo de missão, onde deve constar todos as

despesas que o IR pretende realizar, indexando cada uma delas ao projecto pagador,

o mesmo segue para cabimento ao NPCS (de modo informático);

2. Após cabimento no projecto e na plataforma de missões o mesmo processo segue de

forma automática para a cadeia de cabimentações (NEO) e demais autorizações

[Autorização de deslocação e financeira];

3. Depois de concluída, a etapa “Autorização da Despesa”, deve iniciar-se o processo de

aquisição na Central de Compras;

4. Indicar na criação de processo na Central de Compras que a aquisição se enquadra

no contexto de uma missão, introduzindo o nº de processo da missão.

Sub-processo 5.2.1- Processamento de subsídio de ajudas de custo

� Impressão do processo de Missão respectiva

� Recibo de ajudas de custo devidamente preenchido [recibo Word],

� Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites,

certificados de presença em conferencias).

5.2.2- Processamento de km’s em viatura própria

� Impressão do processo de Missão respectivo,

� Recibo de viatura própria devidamente preenchido [recibo Word],




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

� Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites,

certificados de presença em conferencias).

Este subsídio apenas pode ser atribuído a funcionários/agentes públicos e a bolseiros [http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/estatutobol seiro].

Os bolseiros só podem receber estes subsídios nos projectos onde foi cabimentado o contrato de bolsa e dentro do período estabelecido.

Sub-processo 5.2.3- Se o transporte utilizado for um meio de transporte público

(avião/comboio/expresso ou viatura de aluguer este processo deve ser submetido através da Central de Compras, dando início a um processo de aquisição ou

reembolso

1. Para um processo de aquisição, o NCA entrega a nota de encomenda no NPCS que

indica o número de processo e número de projecto com os documentos originais

relativos a despesa que se pretende custear: factura em nome IST e NIF;

2. No caso de processos de aquisição relacionados com avião, os originais talões de

embarque são entregues no NPCS através do Investigador responsável/secretariado

com a identificação do processo e projecto;

3. Para um processo de reembolso, o Investigador responsável, entrega a impressão do

processo de reembolso respectivo, e em anexo, deve constar os documentos

originais dos quais pretende o reembolso: Venda a dinheiro, factura/recibo em nome

do IST e NIF, bem como os bilhetes de transporte (comboio/autocarro/talões de

embarque/bilhete electrónico);

4. Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites, certificados de

presença em conferencias);




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

5. Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites, certificados de

presença em conferencias),

Sub-processo 5.2.4- Inscrições

As inscrições em congresso apenas podem ser pagas directamente pelo IST, logo o

processo é iniciado através da central de compras do IST. [NOTA INFORMATIVA 27/08].

1. A nota de encomenda é entregue pelo NCA, que indica o número de processo e

número de projecto,

2. Factura da inscrição em nome do IST e NIF,

3. Documento comprovativo da deslocação (certificados de presença na conferencia).

Ficheiros e link’s úteis

[http://www.inverbis.net/legistica/ajudascustotrans porte2011.html]

[http://drh.ist.utl.pt/]

[regulamento plataforma de missões]

Sub-processo 5.3- Consultores

Esta rúbrica destina-se a convidados estrangeiros, e pressupõe o pagamento de várias

despesas nomeadamente: alimentação, alojamento e transportes.

• Avião em classe turística

• Comboio em 1ª classe para Docentes

• Todas as despesas referentes a deslocações carecem de justificação da utilização deste meio de transporte (ex. Táxi; viatura própria, viatura de aluguer).

• Todas as despesas relacionadas com deslocações ao estrangeiro e nacional só

podem ser processadas pelo NPCS quando o processo de missão estiver autorizado pelo CG (autorização financeira).




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

O investigador responsável inicia o processo de aquisição do bilhete de avião, e de

alojamento através da Central de compras do IST.

Após encomenda efectuada e confirmação de factura o NCA envia para o NPCS:

� A nota de encomenda que indica o número de processo e número de projecto;

� Factura do avião em nome do IST e NIF, bem como os talões de embarque e

bilhete electrónico;

� Factura de alojamento (<=***) em nome do IST e NIF [Nota Informativa 22/09 ];

� Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites, certificados

de presença em conferencias),

“PER DIEM” (apenas para projectos subsídios e quando mencionado pela entidade

financiadora). Este tipo de despesa pretende custear alimentação, alojamento e

transportes locais e o valor é designado pela entidade financiadora.

Documentação a entregar pelo IR no NPCS:

� Requisição externa

� Recibo para subsidio “per diem”

� Fotocópia do passaporte ou cartão de contribuinte

� Documento justificativo da deslocação (convite).

Sub-processo 5.4- Aquisição de Bens e Serviços

Rubrica destina-se à aquisição de:

- Bens de desgaste rápido, nomeadamente consumíveis de escritório, laboratório entre

outros materiais necessários à execução dos projectos.




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

- Serviços (recibos verdes, actos Isolados e serviços de auditorias, contractos de

manutenção,…)

Processamento através da central de compras após en comenda efectuada ao

fornecedor:

5.4.1- Bens (Equipamento, bibliografia, material de laboratório, informático, …) e

Serviços de manutenção/reparação

� O NCA entrega a nota de encomenda no NPCS, que indica o número de processo

e número de projecto,

� Factura original do fornecedor em nome do IST e NIF,

� Nas despesas relacionadas com aquisição de equipamento e bibliografia é

necessário anexar o auto de entrega respectivo.

5.4.2- Prestação de Serviços

1. O NCA entrega a nota de encomenda no NPCS, que indica o número de processo e

número de projecto,

2. Nota de honorários devidamente preenchida e assinada pelo prestador de serviço

5.4.3- Protocolo TMN-IST

Tendo em conta que o IST não pode reembolsar comunicações móveis, foi elaborado um

protocolo com a TMN. Para que cada docente possa aderir ao protocolo TMN-IST

deverá proceder da seguinte forma:

Este tipo de rúbrica apenas poderá ser cabimentado com autorização prévia para CG.

Esta autorização terá de constar dos ficheiros que fazem parte do processo respectivo.

[Nota Informativa 35/09]




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

1. A adesão ao protocolo é efectuada no Núcleo de Gestão de Apoio a Contractos

(NGAC).

2. O NGAC envia para o NPCS o ofício de pedido de autorização de abertura/renovação

de contrato para cabimentação no projecto.

3. Após cabimento efectuado no MGP o NPCS leva a despacho ao CG.

4. O ofício depois de autorizado pelo CG é enviado para o NGAC através do NPCS.

Sub-processo 5.5- Aquisição de bens através da plataforma de Fundo Maneio

O Fundo Maneio destina-se a despesas de carácter urgente e inadiável cuja

responsabilidade de movimentação é do investigador responsável, carecendo sempre de

um documento justificativo, segundo os requisitos legais. Consideram-se de baixo

montante as despesas de valor igual ou inferior a 400Euros, por fornecedor.

Esta modalidade não permite despesas relacionadas com:

� Ajudas de custo;

� Km’s viatura própria;

� Subsidio “per diem”;

� Recibos verdes/Actos Isolados;

� Aquisições de bens duradouros sujeitos a inventário (equipamento e livros).

Condição Gerais para constituição de FM:

1. Só serão atribuídos fundos de maneio se o saldo de tesouraria do projecto em causa

for positivo, e se estiverem regularizados todos os fundos de maneio anteriores;

2. Os fundos de maneio são anuais e deverão ser renovados todos os anos, pelo que no

final de cada ano civil há lugar a uma prestação de contas;

3. Os documentos de suporte terão de ser obrigatoriamente vendas a dinheiro,

facturas/recibos ou facturas acompanhadas do respectivo recibo cumprindo todos os

requisitos legais;

Processamento através de Fundo Maneio:




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

1. Impressão do processo de fundo Maneio;

2. Anexar todos os documentos originais, nomeadamente, factura/ recibo ou venda a

dinheiro em nome do IST e NIF;

3. No final de cada mês, devem ser entregues no NPCS as despesas decorrentes

desse mês;

4. Caso seja entregue um documento contabilístico referente a meses anteriores, o

Investigador responsável do projecto, deve entregar uma justificação referindo o

atraso, dirigida ao CG.

Ficheiros e Link’s úteis

[http://gqai.ist.utl.pt/files/documentos/fundomanei o/manual.pdf]

[regulamento da plataforma de Fundo Maneio]

Processo 6– Remunerações Adicionais

Este tipo de despesa é elegível em projectos resultados e prestações de serviços. O

processamento das remunerações adicionais a docentes é efectuado através de

requisição interna onde deve constar os seguintes elementos:

� Nome do docente e número mecanográfico;

� Projecto pagador;

� Valor da remuneração;

� Descrição breve das tarefas que justificam a atribuição da remuneração.

� Assinatura do Presidente do Departamento/Coordenador da Secção Autónoma a

que o docente está afecto;

� No caso de docentes com o cargo de Presidência de Departamento/ Coordenador

da Secção Autónoma, a remuneração terá de ser autorizada pelo CG.

Condição Gerais para processamento de uma remuneraç ão adicional:




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

� Projecto pagador tem de ter um saldo tesouraria positivo que cubra a remuneração;

� Saldo Tesouraria positivo no conjunto dos projectos por si coordenados;

� Saldo tesouraria positivo no projecto Resultados;

�

As requisições internas devem entrar até ao dia 15 de cada mês no

NPCS para que o seu processamento seja efectuado no mês seguinte.

Processo 7– Encerramento de projectos

Um projecto encontra-se em condições de encerrar qu ando:

1. Recebeu toda a receita prevista em orçamento

2. Todos os cabimentos e fundos maneios estão regularizados.

3. No caso de se tratar de um projecto subsídios com submissão de relatórios

financeiros para além das normas mencionadas nos pontos 1 e 2, é necessário a

validação das entidades financiadoras face à nossa prestação de contas.

Normas para encerramento de projectos:

1. O Investigador responsável envia um e-mail para o NPCS ([email protected]), solicitando

o encerramento do projecto e a transferência de saldo (caso haja) para o projecto

Resultados.

2. Caso todas as condições se verifiquem o projecto é encerrado pelo NPCS, que

transfere o saldo para o projecto resultados do IR,

3. Após o encerramento e credito do saldo o IR é informado por e-mail, bem como a Área

Contabilística, NEO e a AP.




Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

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Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 8- Relatórios Financeiros (subsídios)

1. O NPCS quando preenche o formulário de pedido de pasta deverá enviar um ficheiro

com as despesas que precisa para elaborar o relatório para a ATAP

([email protected]);

2. Caso exista processos em circuito relacionados com a plataforma aquisições, a ATAP

entra em contacto com o NCA, para fazer chegar de forma célere para a execução de

relatório;

3. Se o NCA verificar que a conclusão do processo vai demorar envia um e-mail à ATAP

a informar o seu Estado;

4. A ATAP faz reenvio do e-mail para o NPCS para confirmar que esta despesa entra em

relatório, ou se poderá entrar no próximo. Nestes casos, e se houver dúvidas,

devemos contactar o IR para que este nos informe por escrito se podemos executar o

relatório sem a despesa referida.

5. Após resposta do Investigador Responsável, o NPCS envia um e-mail a ATAP para

conhecimento;

6. Após toda a verificação e análise das despesas que efectivamente vão entrar em

relatório, a ATAP envia o e-mail para a contabilidade para formação da pasta;

7. A pasta apenas é entregue pela ATAP no NPCS, quando tiver todos os documentos

mencionados no formulário de pedido de pasta, nomeadamente as despesas para

relatório e demais documentação de suporte solicitada pelas entidades financiadoras.



Volume: 2.3

Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

MAPA DOS PROCESSOS Descrição do Processo: Candidaturas

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:



Verificar preenchimento e orçamento Envio PI




Gestor/Coordenador

NA


Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:





Coordenador Núcelo

Conselho de Gestão



Volume: 2.3

Capítulo: 4 NPCS

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Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Descrição do Processo: Facturação

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 3 Quando está prevista facturação no projecto

Preenchimento formulário de pedido de emissão de factura

Emissão factura IR NC NA NA

Descrição do Processo: Receita

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 4 Mensal Identificação Lançamento

Processamento receita

NEO NT

NEO NA NA



Volume: 2.3

Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Descrição do Processo: Gestão de Despesa

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 5 Diário Cabimentação Verificação Lançamento


Plataforma NCA IR

Plataforma NEO


Conselho de Gestão

Descrição do Processo: Remunerações Adicionais

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 6 Mensal Requisição interna/mapa excel

Processamento RA

IR NEO Conselho de Gestão

Conselho de Gestão



Volume: 2.3

Capítulo: 4 NPCS

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado


Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:



Encerramento IR

NA NA NA

Descrição do Processo: Relatórios Financeiros

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Gestor projecto Processo 8 Mensal Elaboração de relatório financeiro



Coordenador Entidade Financiadora

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