MANUAL DE PROCEDIMIENTO - supercias.gob.ec · Dirección Nacional de Organización y Métodos ... Prohibida su reproducción parcial o total Dirección Nacional de Organización y

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Prohibida su reproducción parcial o total

Dirección Nacional de Organización y Métodos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Tipo de Proceso: AP Habilitantes de Apoyo

Macroproceso: AP-01 Gestión Administrativa y Financiera

Proceso: AP-01.3 Administración del Talento Humano Subproceso: AP-01.3.2 Permanencia

Procedimiento: AP-01.3.2.02 Planificar y Gestionar vacaciones

Dueño del Procedimiento: Director Nacional del Talento Humano

Versión: 01 FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Elaborado por:

Nombre Cargo Área Firma

Ing. Daniel Mosquera Especialista en Procesos

Organización y Métodos

Revisado por:

Nombre Cargo Área Firma

Ab. Ma. Matilde Rivera

Directora Nacional

Talento Humano

Ab. Ma. Gracia Neira Especialista Talento Humano

Lourdes Valverde Oficinista Talento Humano

Ing. Jessica Ramírez Torres

Directora Nacional

Organización y Métodos

Aprobado por:

Nombre Cargo Firma

Ab. Suad Manssur V. Superintendenta de Compañías,

Valores y Seguros.

PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES

CÓDIGO: AP-01.3.2.02

VERSION: 01

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CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Sección y/o

página

Descripción de la modificación

Fecha de la

Modificación



VERSION: 01

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ÍNDICE

OBJETO .......................................................................................................................4

ALCANCE ....................................................................................................................4

NORMATIVA ................................................................................................................4

GLOSARIO ...................................................................................................................4

CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................5

RESPONSABILIDADES ...............................................................................................7

PROCEDIMIENTO .......................................................................................................7

FLUJOGRAMA ........................................................................................................... 11

FORMULARIOS ......................................................................................................... 15



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OBJETO

Describir el procedimiento para la planificación y generación de la solicitud de

vacaciones a través del sistema creado para el efecto.

ALCANCE

El procedimiento inicia con la notificación a cada una de las unidades de la

Institución, para la elaboración del cronograma de vacaciones y culmina con la

notificación de la aprobación de la solicitud de vacaciones al Servidor de la Unidad

Requirente.

NORMATIVA

Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP).

Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público.

Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la

Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la

Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Código de Ética de los Servidores de la Superintendencia de Compañías,

Valores y Seguros.

GLOSARIO

Workflow Vacaciones.- Sistema interno creado para la planificación y

generación de la solicitud de vacaciones.

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CARACTERIZACIÓN

TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 30/11/15 MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administración del Talento Humano ELABORADO POR: Ing. Daniel Mosquera SUBPROCESO: Permanencia APROBADO POR: Ing. Jessica Ramirez PROCEDIMIENTO: Planificar y Gestionar vacaciones

CONTROLES

INDICADORES:

- # de solicitudes replanificiadas/ # de solicitudes planificadas

- # de servidores que no tomaron vacaciones dentro de lo planificado/ # de servidores

- # de servidores que tienen entre 45 y 60 días de vacaciones acumuladas

ENTRADAS

- Cronograma de vacaciones - Solicitud de vacaciones

PLANIFICAR Y GESTIONAR

VACACIONES

SALIDAS

- Notificación de la aprobación de la solicitud de vacaciones

PROVEEDORES

Responsable de la Unidad Requirente

Servidor de la Unidad Requirente

CLIENTES

Responsable de la Unidad Requirente

Servidor de la Unidad Requirente

TECNOLOGICOS:

Workflow Vacaciones

HUMANOS:

- Director Nacional del Talento Humano - Responsable de la Unidad Requirente - Especialista de Talento Humano - Servidor de la Unidad Requirente

RECURSOS

NORMATIVA:

Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP).

Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público.

Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Código de Ética de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.



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RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE

Elaborar y enviar el cronograma de vacaciones en coordinación con los

servidores de la Unidad a través del Workflow Vacaciones.

SERVIDOR DE LA UNIDAD REQUIRENTE

Generar la solicitud de vacaciones a través del Workflow de Vacaciones, de

acuerdo al cronograma establecido, o en caso de no estar dentro de lo

planificado, adjuntar la documentación soporte correspondiente.

ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO

Recibir los cronogramas de vacaciones de las diferentes unidades

administrativas.

DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO

Autorizar la salida de vacaciones de los servidores.



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PROCEDIMIENTO

PARA PLANIFICAR VACACIONES DEL PERSONAL:


1. Comunica a los Responsables de las Unidades inicien la elaboración y registro

del cronograma de vacaciones a traves del Workflow Vacaciones.


2. Coordina con los servidores que pertenecen a la unidad las fechas en que

tomaran las vacaciones para la elaboración del cronograma.

3. Ingresa al Workflow Vacaciones.

4. Registra y envía el cronograma de vacaciones1 de cada uno de los servidores a

su cargo a través del Workflow Vacaciones.2


5. Recibe los cronogramas de las todas las Unidades de la Institución a través del

Workflow Vacaciones.3 Fin del Procedimiento.

1 En caso de existir cambios en el cronograma de vacaciones una vez enviado, estos deberán ser comunicados por escrito a la Dirección Nacional del Talento Humano con la respectiva reprogramación de vacaciones, indicando los motivos que impidan cumplir con lo programado y señalando la nueva fecha para vacaciones. 2 El cronograma de vacaciones debe ser enviado hasta el 30 de noviembre de cada año, a través del Workflow Vacaciones, el cual entrará en vigencia a partir del primero de enero de cada año. 3 Para aquellas Unidades que no envíen el cronograma de vacaciones en el tiempo establecido a través del Workflow Vacaciones, deberán remitirlo a través de memorando a la Dirección Nacional del Talento Humano.



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PARA SOLICITAR VACACIONES PLANIFICADAS:


6. Ingresa al Workflow Vacaciones.

7. Genera4 y envía a revisión la Solicitud de Vacaciones5 a través del Workflow

Vacaciones.6


8. Recibe la notificación de la revisión de solicitud de vacaciones en el Workflow

Vacaciones.

9. Ingresa al Workflow Vacaciones y revisa la solicitud.

9.1. Si no está de acuerdo, solicita la corrección de la solicitud. Continúa con la

actividad 6.

9.2. Si está de acuerdo, aprueba la solicitud. Continúa con la actividad 10.


10. Recibe la notificación para la atención de la solicitud de vacaciones.

11. Ingresa al Workflow de Vacaciones y revisa las solicitudes de vacaciones.

11.1. Si existen observaciones, solicita corrección al generador de la solicitud

de vacaciones. Continúa con la actividad 6.

11.2. Si no existen observaciones, registra la acción tomada y envía la

solicitud de vacaciones al Director Nacional del Talento Humano para la

aprobación.

4 Si la solicitud es generada fuera del cronograma de vacaciones, deberá adjuntar obligatoriamente el memorando aprobado por el Responsable de la Unidad, que sustente el motivo por el cual está fuera del cronograma. 5 La solicitud de vacaciones deberá ser enviada con 10 días de anticipación previo hacer uso de las mismas. 6 En el caso de las solicitudes de vacaciones generadas por los Responsables de las Unidades, deberán adjuntar la delegación del puesto o la subrogación autorizada por el Responsable Inmediato en cada uno de los casos.



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11.2.1. Si es un servidor bajo LOSEP – nombramiento, elabora y remite la

acción de personal al Director Nacional del Talento Humano para su

aprobación. Continúa con la actividad 12.

11.2.2. Si es un servidor bajo LOSEP – Contrato o Código de Trabajo,

continúa con la actividad 12.

DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO

12. Revisa la solicitud de vacaciones a través del Workflow Vacaciones.

13. Autoriza y finaliza la solicitud de vacaciones.

13.1. Si recibió acción de personal del servidor, aprueba y dispone el registro y

archivo de la misma al Especialista de Talento Humano.

13.2. Si no recibió acción de personal del servidor, continúa con la actividad

14.


14. Recibe la notificación de aprobación de la solicitud de vacaciones.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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FLUJOGRAMA

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FORMULARIOS

ACCIÓN DE PERSONAL - FORMATO MINISTERIO DEL TRABAJO7

7 Formato Establecido por el Ministerio del Trabajo, el cual se acogerá a los cambios que disponga dicha institución.

No.

Fecha:

DECRETO RESOLUCION

NO. FECHA:

TRASLADO REVALORIZACION

TRASPASO RECLASIFICACION

CAMBIO ADMINISTRATIVO UBICACION

SUBROGACION INTERCAMBIO REINTEGRO

COMISION DE SERVICIOS RESTITUCION OTRO

LICENCIA RENUNCIA

PROCESO: PROCESO:

SUBPROCESO: SUBPROCESO:

PUESTO: PUESTO:

LUGAR DE TRABAJO: LUGAR DE TRABAJO:

REMUNERACIÓN MENSUAL: REMUNERACIÓN MENSUAL:

PARTIDA PRESUPUESTARIA: PARTIDA PRESUPUESTARIA:

No. Fecha: f.

No. Fecha

Rige a partir de:

ACCION DE PERSONAL

EXPLICACIÓN: (Opcional: adjuntar Anexo)

APELLIDOS NOMBRES

No. de Cédula de Ciudadanía No. De Afiliación IESS

ACUERDO

SITUACION ACTUAL SITUACION PROPUESTA

INGRESO

NOMBRAMIENTO

ASCENSO

ENCARGO

VACACIONES

SUPRESION

DESTITUCION

REMOCION

JUBILACION

ACTA FINAL DEL CONCURSO PROCESO DE RECURSOS HUMANOS

Nombre:

Resp. de Recursos Humanos

DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

Fecha de creación de formato: 2014-05-27 / Revisión: 00 / Página 1 de 2.

AUTORIDAD NOMINADORA

f.

RECURSOS HUMANOS REGISTRO Y CONTROL

f.

Responsable del Registro

Nombre:

CAUCION REGISTRADA CON No. Fecha:

LA PERSONA REEMPLAZA A:

QUIEN CESO EN FUNCIONES POR:

ACCION DE PERSONAL REGISTRADA CON No.

AFILIACION AL COLEGIO DE PROFESIONALES DE

NO. Fecha:

POSESION DEL CARGO

YO CON CEDULA DE CIUDADANIA No.

JURO LEALTAD AL ESTADO ECUATORIANO.

LUGAR:

FECHA:

f. f.

Fecha de creación de formato: 2014-05-27 / Revisión: 00 / Página 2 de 2.

EN EL PUESTO DE:

FECHA:

Funcionario Responsable de Recursos Humanos

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