MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS...Calidad del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, los cuales están basados en los requisitos de la norma NMX -CC -9001

ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN

SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

FECHA DE EXPEDICIÓN: 28 DE JUNIO DE 2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 29 DE SEPTIEMBRE DE 2005 30 DE JUNIO DE 2008 11 DE ABRIL DE 2012 31 DE JULIO DE 2014 22 DE JUNIO DE 2015




Í N D I C E

CONTENIDO No. DE

APARTADO Introducción I Organograma II Marco Jurídico III Misión, Visión y Política de Calidad IV Simbología V Procedimientos:

Contraloría Interna VI Unidad General de Administración VII

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales VII.1 Subdirección de Recursos Humanos VII.2 Subdirección de Contabilidad y Presupuesto VII.3

Subdirección de Tesorería VII.4 Área de Sistemas VII.5 Área de Capacitación VII.6




I.- INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos Administrativos, se actualizó con el fin de estandarizar los procedimientos de las áreas sustantivas para facilitar las tareas específicas de control interno; minimizar los tiempos de planificación, ejecución y supervisión de los trabajos, con el objeto de mejorar la eficiencia y eficacia de los recursos humanos y materiales; en su caso, servir de guía para la inducción de servidores públicos de nuevo ingreso. Para la actualización del presente documento, ha sido importante la contribución del Sistema de Gestión de la Calidad materializado en el Manual de Calidad del OFSCE, documento que establece de manera documental la política, los objetivos, los lineamientos y las responsabilidades que sustentan la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, los cuales están basados en los requisitos de la norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 / ISO 9001:2008. Este manual es de utilización y aplicación en todas las acciones de control interno y administrativas que se realicen en la Auditoría Superior del Estado, aclarando que los procedimientos y tareas establecidas son estándares de trabajo, por lo que en función de las características del ente y de las funciones específicas encomendadas, los responsables de cada órgano administrativo podrán flexibilizar y ampliar las normas aludidas cuando se estime necesario, comunicando tal hecho a la Dirección de Planeación e Informes para los efectos procedentes. Es responsabilidad del Contralor Interno y del Jefe de la Unidad General de Administración, en su respectivo ámbito de competencia, vigilar su correcta aplicación.




II- O R G A N O G R A M A

OFICINA DEL C.

AUDITOR SUPERIOR

CONTRALORÍAINTERNA

SECRETARÍA

TÉCNICASECRETARÍA

PARTICULAR

AUDITORÍA ESPECIAL DE

PLANEACIÓN E INFORMES

AUDITORÍA ESPECIAL DE

LOS PODERES DEL

ESTADO, MUNICIPIOS Y

ENTES PÚBLICOS UNIDAD DE ASUNTOS

JURÍDICOS

UNIDAD GENERAL

DE ADMINISTRACIÓN




ÁREADE CAPACITACIÓN

ÁREA

DE SISTEMAS

SUBDIRECCIÓN

DE TESORERÍA

SUBDIRECCIÓN

DE CONTABILIDAD

Y PRESUPUESTO

SUBDIRECCIÓN

DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS GENERALES

UNIDAD GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN

DE RECURSOS HUMANOS




III.-MARCO JURÍDICO

CONSTITUCIONES:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado de Chiapas.

LEYES:

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Ley de Fiscalización Superior del Estado de Chiapas.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas.

Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Chiapas.

Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas.

Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios

para el Estado de Chiapas.

Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Información Pública para el

Estado de Chiapas.

Ley Federal del Trabajo.

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado

Ley del Seguro Social

CÓDIGOS:

Código Fiscal de la Federación.

Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.




REGLAMENTOS:

Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Chiapas.

Reglamento de la Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Información

Pública del Poder Legislativo del Estado de Chiapas.

Reglamento para la Integración y Funcionamiento del Consejo de Dirección del

Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas.

Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones de Bienes Muebles y Contratación de

Servicios para el Estado de Chiapas.

Reglamento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratación

de Servicios del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de

Chiapas.

Reglamento del Código de Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.

Reglamento del Instituto Mexicano del Seguro Social.

DECRETO:

Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas, del ejercicio vigente. ACUERDOS:

Acuerdo por el que se obliga a presentar la Declaración de Situación Patrimonial,

ante la Contraloría Interna de la Auditoría Superior del Estado, en los plazos y

términos señalados por el artículo 78 de la Ley de Responsabilidades de los

Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

Acuerdo por el que se establecen períodos vacacionales del personal del Órgano de

Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas.




LINEAMIENTOS:

Lineamientos Generales para la desincorporación y destino final de los bienes

muebles; así como, para la organización, conservación y destino final de archivos de

la Auditoría Superior del Estado

Lineamientos Generales en Materia de Recursos Humanos del Órgano de

Fiscalización Superior del Congreso del Estado.

Lineamientos Generales en Materia de Informática del Órgano de Fiscalización

Superior del Congreso del Estado.

Lineamientos de operación del fondo para el pago de gastos de sepelio, inhumación

o cremación por fallecimiento de trabajadores del OFSCE.

Lineamientos para la Recepción, Registro y Control de las Declaraciones de Situación

Patrimonial de los Servidores Públicos de la Auditoría Superior del Estado.

Lineamientos Generales que Establecen las Bases para la Entrega y Recepción de los

Recursos Asignados a los Servidores Públicos de la Auditoría Superior del Estado.

Lineamientos Generales para el Uso, Registro y Control de Bienes Muebles Propiedad

del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.

Lineamientos en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información del

Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.

CONVENIOS:

Convenio de Coordinación y Colaboración para la Fiscalización de los Recursos

Públicos Federales Transferidos que celebran la Auditoría Superior de la Federación y

el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas.

Convenio de Colaboración Administrativa e Intercambio de información, que

celebran el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas y la

Secretaría de Gobierno.




Convenio de Colaboración para la Prestación de Servicio Social y Formación Continua

que celebran la Universidad Autónoma de Chiapas y el Órgano de Fiscalización

Superior del Congreso del Estado de Chiapas.

Convenio de Colaboración de Asistencia Técnica que celebran la Universidad

Autónoma de Chiapas y el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado

de Chiapas.

NORMAS:

Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas.

OTROS:

Manual de Organización del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del

Estado.

Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015 OFSCE-CHIAPAS.

Manual de Calidad del OFSCE (Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 / ISO 9001:2008,

Sistema de Gestión de la Calidad).

Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental.

Normas de Auditoría Gubernamental para el Estado de Chiapas.

Manual de Operación del Comité de Información del Órgano de Fiscalización Superior

del Congreso del Estado.

Normas y Tarifas para la Asignación de Viáticos y Pasajes para el Personal del

Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.

Reglas de Operación del Programa para la Fiscalización del Gasto Federalizado.




IV.- M I S I Ó N, V I S I Ó N Y P O L Í T I C A DE C A L I D A D

M I S I Ó N

Revisar y fiscalizar las Cuentas Públicas del Estado y Municipios, sobre el origen y aplicación

de los recursos públicos, así como el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos,

con el fin de lograr la transparencia en la rendición de cuentas e informar con veracidad,

imparcialidad y oportunidad al H. Congreso del Estado y a la sociedad, en los términos de

la legislación vigente.

V I S I Ó N

Ser una institución reconocida por la sociedad, capaz de brindar transparencia y objetividad

en su gestión fiscalizadora, orientada a fomentar una cultura honesta y responsable en la

Administración Pública Estatal y Municipal, en beneficio de la población y desarrollo del

Estado.

P O L Í T I C A DE C A L I D A D

Mediante un enfoque de mejora continua, revisar y fiscalizar las cuentas públicas del

estado y municipios, con el fin de garantizar la transparencia y la rendición de cuentas e

informar al H. Congreso del Estado y a la sociedad.




V.- S I M B O L O G Í A

Inicio/Terminal

Operación

Decisión o Alternativa

Conector dentro de página

Conector fuera de página

Dirección de flujo o líneas de unión

ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO


VI

CONTRALORÍA

INTERNA



CONTENIDO PROCEDIMIENTOS 1. Inventario físico de bienes muebles y/o de almacén. 2. Revisión financiera y administrativa a la UGA y/o a los procesos licitatorios del Comité de

Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratación de Servicios del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas.

3. Verificación física a los equipos de cómputo 4. Verificación física del personal comisionado. 5. Verificación física de cumplimiento de metas, derivado del Programa Anual de Actividades 6. Entrega-Recepción. 7. Recepción de formato “Declaración de situación patrimonial”. 8. Fincamiento de responsabilidad administrativa.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

22/06/15 01/07

DIAGRAMA DE FLUJO

INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES Y/O DE ALMACÉN

CONTRALORÍA INTERNA

Elabora memorándum de comisión y comunica al

personal que intervendrá en esta actividad.

Inicio

De igual forma, se comunica a la UGA de la actividad a realizar y el personal que intervendrá.

El personal comisionado elabora acta para hacer constar el inicio de la revisión, la solicitud de información, el personal de enlace, entre otros.

Procede al cierre y lectura del acta y solicitan firmas de los que en ella intervienen.

Recibe y analiza la información requerida en el acta circunstanciada.

Derivado de lo anterior, elabora programa de

trabajo (Cronograma de actividades) y prepara papeles de trabajo a utilizar.

Practica el inventario físico que corresponda, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría.

Determina hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría.

Elabora Acta de Cierre sobre el inventario físico realizado y a su vez solicita firmas de los que en ella intervienen.

Elabora índice de expediente de inventario.

1

A

A

A

5

2

3

4

6

8

9

10

Anexo 3 y 4

Anexo 1

Anexo 2

Anexo 5

Anexo 6

Anexo 7

7



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/07

DIAGRAMA DE FLUJO


CONTRALORÍA INTERNA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO

A

Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la práctica del inventario físico realizado.

Elabora informe de revisión de los hallazgos determinados.

Elabora memorándum de envío del informe respectivo y turna junto con el mismo al Auditor Superior del Estado y a la UGA estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente.

11

12

13

14

Recibe memorándum e informe de resultados del inventario practicado.

B

B

B

Anexo 9

Anexo 8



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/07

DIAGRAMA DE FLUJO


UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

B

Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa.

Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos.

¿Existen documentos justificatorios?

Elabora memorándum en el cual envía los documentos y/o

argumentos justificatorios. Continúa con la operación No. 16

SÍ NO

15

Fin

C



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/07

DIAGRAMA DE FLUJO



C

Recibe y revisa los

documentos o argumentos justificatorios y determina.

Elabora Informe de Solventación. Continúa con la operación No. 18

¿Solventa los hallazgos

determinados?

Elabora Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas. Continúa con la operación No. 17

NO SÍ

16

Fin

Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades.

Informa los resultados finales al Auditor Superior del Estado.

Archiva el documento en el expediente.

D

D

17

18

19

Anexo 10 Anexo 10



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario físico de bienes muebles y/o de

almacén

ÁREA QUE EJECUTA Contraloría Interna

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 05/07

D E S C R I P C I Ó N

Contraloría Interna 1. Elabora memorándum de comisión para practicar el inventario físico que corresponda

y comunica al personal que intervendrá en esta actividad (Anexo 1, documento generado de forma manual).

2. De igual forma, se comunica a la Unidad General de Administración de la actividad a

realizar y el personal que intervendrá (Anexo 2, documento generado de forma manual).

3. El personal comisionado elabora acta inicio de revisión, con la participación de la

UGA, en el cual se hace constar el inicio de los trabajos relativos a la realización del inventario físico que corresponda, la solicitud de información, el personal de enlace que intervendrá para la entrega de los documentos requeridos y apoyo para el desarrollo de esta actividad, entre otros (Anexo 3 Y 4, documentos generados de forma manual).

4. Procede al cierre y lectura del acta, al terminar de anotar todos los datos que

correspondan, se solicitan las firmas de los servidores públicos que en ella intervienen.

5. Recibe y analiza la información requerida, para iniciar con la revisión que

corresponda. 6. Derivado de lo anterior, elabora programa de trabajo para la realización del

inventario físico que corresponda, definiendo los objetivos específicos, el alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecución, entre otros; prepara los papeles de trabajo a utilizar (Anexo 5, documento generado de forma manual).




almacén


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 06/07

7. Realiza el inventario físico que corresponda, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría que considere pertinentes (Anexo 6, documento generado de forma manual).

8. Determina los hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y

procedimientos de auditoría, sobre la documentación e información analizada. 9. Elabora Acta de Cierre de la revisión, con la participación de la UGA para hacer

constar la devolución de la documentación recibida y a su vez, solicita firmas de los servidores públicos que en ella intervienen. (Anexo 7, documento generado de forma manual).

10. Elabora índice de expediente del inventario físico practicado. 11. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la práctica del

inventario físico, tales como: Oficio de comisión, actas de revisión practicadas, papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros; lo anterior de acuerdo al índice.

12. Elabora informe de revisión que contiene los hallazgos determinados en la práctica

del inventario físico correspondiente. (Anexo 8, documento generado de forma manual).

13. Elabora memorándum de envío del informe respectivo y turna junto con el mismo al

Auditor Superior del Estado y a la UGA estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. (Anexo 9, documento generado de forma manual).

Auditoría Superior del Estado

14. Recibe memorándum e informe de resultados del inventario practicado.

Unidad General de Administración 15. Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa.




almacén


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 07/07

¿Existen documentos y/o argumentos justificatorios para solventar los hallazgos determinados por la Contraloría Interna y contemplados en el informe respectivo?

SÍ, Elabora memorándum en el cual envía los documentos y/o argumentos

justificatorios para solventar los hallazgos determinados. Continúa con la operación No. 16.

NO, Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos.

Termina el procedimiento.

Contraloría Interna 16. Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina.

¿Solventa los hallazgos determinados?

SÍ, Elabora Informe de Solventación con la participación de la Unidad General de Administración. (Anexo 10, documento generado de forma manual). Continúa con la operación No. 18

NO, Elabora Informe de Solventación de Observaciones Solventadas y no

Solventadas. (Anexo 10, documento generado de forma manual). Continúa con la operación No. 17

17. Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades

derivado de las observaciones no solventadas (Las actividades de este procedimiento se describen de manera independiente).

18. Informa los resultados finales obtenidos al Auditor Superior del Estado. 19. Archiva el documento en el expediente respectivo.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/08

DIAGRAMA DE FLUJO

REVISIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA A LA UGA Y/O PROCESOS LICITATORIOS DEL COMITÉ


Elabora memorándum de revisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad.

Inicio

De igual forma se comunica a la UGA de la actividad a realizar y el personal que intervendrá (En el caso de la revisión se comunica al Directivo de la UGA).

El personal comisionado elabora acta para hacer constar el inicio de la revisión, la solicitud de información, el personal de enlace, entre otros.

Procede al cierre y lectura del acta y solicitan firmas de los que en ella intervienen.

Recibe y analiza la información requerida.

Derivado de lo anterior, elabora programa detallado de actividades de la revisión y programa de trabajo y prepara papeles de trabajo a utilizar.

Realiza la revisión que corresponda, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría.


Elabora Acta de Cierre de la revisión efectuada y a su vez, solicita firmas de los que en ella intervienen.

Elabora índice de expediente de la revisión realizada.

A

A

A

7

8

9

10

Anexo 1

Anexos 3 y 4

Anexo 5 y 6

Anexo 7

Anexo 2

2

1

3

6

5

4



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/08

DIAGRAMA DE FLUJO



A

Integra en el expediente respectivo los documentos generados en la revisión, tales como: Oficios de comisión, actas de revisión, papeles de trabajo, etc.

Elabora informe de revisión de los hallazgos determinados.

Elabora memorándum de envío del informe respectivo, turna el mismo, al Auditor Superior del Estado y a la UGA, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente.

14

Recibe memorándum e informe de resultados de la revisión practicada.

B

B

B

Anexo 9

11

12

13

Anexo 8



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/08

DIAGRAMA DE FLUJO


UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN (SECRETARIO TÉCNICO)

B

Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa.

Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos

hallazgos.

¿Existen documentos

justificatorios?

Elabora memorándum en el cual envía los documentos y/o


SÍ NO

Fin

C

15



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/08

DIAGRAMA DE FLUJO



Anexo 10

C

Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina.

Elabora Informe de Solventación de observaciones. Continúa con la operación No. 18


determinados?

Elabora Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas.

Continúa con la operación No. 17

SÍ

16

Fin



Archiva el documento en el expediente respectivo.

D

D

17

18

19

NO

Anexo 10



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión financiera y administrativa a la

UGA y/o a los procesos licitatorios del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratación de Servicios del OFSCE.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 05/08

D E S C R I P C I Ó N Contraloría Interna

1. Elabora memorándum para la revisión financiera y administrativa a la UGA y/o

procesos licitatorios y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. (Anexo 1 documento generado de forma manual)

2. De igual forma se comunica a la UGA de la actividad a realizar y el personal que intervendrá (En el caso de la revisión a los proceso licitatorios comunicar al Directivo de la UGA en su calidad de Secretario Técnico), (Anexo 2, documento generado de forma manual)

3. El personal comisionado elabora Acta inicio de revisión, con la participación de la UGA (En el caso de la revisión a los procesos licitatorios participará el Directivo de la UGA en su calidad de Secretario Técnico), en el cual se hace constar el inicio de los trabajos relativos a la revisión administrativa y financiera a la UGA y/o procesos licitatorios, la solicitud de información el personal de enlace que participará para la entrega de los documentos requeridos y apoyo para el desarrollo de esta actividad, entre otros. (Anexos 3 y 4, OFSCE/CI_RG-02, documentos generados de forma manual para la revisión financiera y administrativa a la UGA)

4. Procede al cierre y lectura del acta, al terminar de anotar todos los datos que correspondan, solicitan las firmas de los servidores públicos que en ella intervienen.

5. Recibe y analiza la información requerida, para iniciar con la revisión que corresponda.

6. Derivado de lo anterior, elabora programa detallado de actividades de la revisión y programa de trabajo para la realización de la revisión que corresponda, definiendo los objetivos específicos, alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecución, entre otros; asimismo, prepara los papeles de trabajo a utilizar. (Anexos 5 y 6) OFSCE/CI_IT-01, documentos generados de forma manual, para la revisión financiera y administrativa a la UGA)






FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 06/08

7. Realiza la revisión administrativa y financiera y/o procesos licitatorios, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría que considere pertinentes.

8. Determina hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y

procedimientos de auditoría, sobre la documentación e información analizada. 9. Elabora Acta de Cierre de la revisión con la participación de la UGA (En el caso de

la revisión a los procesos licitatorios participará el Directivo de la UGA en su calidad de Secretario Técnico), para hacer constar la devolución de la documentación recibida, y a su vez solicitan firmas de los servidores públicos que en ella intervinieron. (Anexo 7, OFSCE/CI_RG-03, documento del SGC, y generado de forma manual, para la revisión financiera y administrativa a la UGA)

10. Elabora índice de expediente de la revisión practicada. 11. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la revisión

efectuada, tales como: Oficio de comisión, actas de revisión practicadas, papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros.

12. Elabora informe de revisión, que contiene los hallazgos determinados en la revisión

administrativa y financiera practicada a la UGA y/o procesos licitatorios, (Anexo 8 OFSCE/CI_RG-04, documento del SGC y generado de forma manual, para la revisión financiera y administrativa a la UGA)

13. Elabora memorándum de envío del informe respectivo, turna el mismo, al Auditor

Superior del Estado y a la UGA, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. (Anexo 9, documento generado de forma manual)


14. Recibe memorándum e informe de resultados de la revisión practicada.






FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 07/08

Unidad General de Administración (en su calidad de Secretario Técnico) 15. Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa.


SÍ, Elabora memorándum y envía los documentos y/o argumentos

justificatorios. Continúa con la operación No. 16



Contraloría Interna

16. Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina.


SÍ, Elabora Informe de Solventación con la participación de la UGA (En el caso de la revisión a los procesos licitatorios participará el Directivo de la UGA en su calidad de Secretario Técnico). (Anexo 10, OFSCE/CI_RG-05, para la revisión financiera y administrativa a la UGA, documento del SGC y generado de forma manual) Continúa con la operación No. 18

NO, Elabora informe de observaciones solventadas y no solventadas. (Anexo

10, documento generado de forma manual). Continúa con la operación No. 17






FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 08/08







FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/06

DIAGRAMA DE FLUJO

VERIFICACIÓN FÍSICA A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO


Elabora Memorándum de

comisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad.

Inicio

De igual forma se comunica a las áreas involucradas de la actividad a realizar y el personal que intervendrá.

El personal comisionado elabora programa de trabajo, de la información recopilada y prepara los papeles de trabajo a utilizar.

Procede a realizar la verificación física que corresponda, en cumplimiento a los lineamientos respectivos.

1

A

A

A

2

3

4

¿Se detectaron irregularidades?

SÍ NO

B

7

8

6

5

Anexo 1

Anexo 2

Anexo 3

Anexo 4

Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la verificación física.

Soporta las irregularidades y observaciones determinadas.

Elabora índice de expediente de la verificación física practicada.

Elabora informe de resultados de la verificación física

practicada.

Continúa con la operación No. 6.

B



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/06

DIAGRAMA DE FLUJO




A

Elabora memorándum de envío del informe respectivo y turna junto con el mismo al Auditor Superior del Estado y a la UGA, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente.

9 10

Recibe memorándum e informe de resultados de la revisión practicada.

C

Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan.

C

C

Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos.


justificatorios?

Elabora memorándum en el cual envía los documentos y/o argumentos justificatorios. Continúa con la operación No. 12

SÍ NO

Fin

B

11

Anexo 5



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/06

DIAGRAMA DE FLUJO



B

Recibe y revisa los

documentos y/o argumentos justificatorios y determina.

Elabora Informe de Solventación de Observaciones. Continúa con la operación No. 14


determinados?

Elabora Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas.


NO SÍ

12

Fin

Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades



D

D

13

14

15

Anexo 6 Anexo 6



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación física a los equipos de cómputo.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/06


Contraloría Interna 1. Elabora memorándum de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta

actividad. (Anexo 1, documento generado de forma manual) 2. De igual forma se comunica a las áreas involucradas de la actividad a realizar y el

personal que intervendrá. (Anexo 2, documento generado de forma manual) 3. Simultáneamente al punto anterior el personal comisionado elabora programa de

trabajo, en el cual define los objetivos específicos, el alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecución, entre otros, derivado de la información recopilada para la realización de la verificación física a los equipos de cómputo; asimismo, prepara los papeles de trabajo a utilizar. (Anexo 3, documento generado de forma manual)

4. Una vez definido el programa de trabajo, procede a realizar la verificación física que

corresponda, en cumplimiento a los lineamientos respectivos.

¿Se detectaron irregularidades mediante el cumplimiento de los lineamientos respectivos?

SÍ, Soporta adecuadamente las irregularidades y observaciones determinadas.

NO, Continúa con la operación No. 6

5. Elabora índice de expediente de la verificación física practicada. 6. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la práctica de la

verificación física, tales como: Oficio de comisión, actas circunstanciadas practicadas, papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros.

7. Elabora informe de resultados que contiene las irregularidades determinadas en la

práctica de la verificación física que corresponda. (Anexo 4, documento generado de forma manual)





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 05/06

8. Elabora memorándum de envío del informe de resultados y turna junto con el mismo

al Auditor Superior del Estado y a la Unidad General de Administración, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente, (Anexo 5, documento generado de forma manual).


9. Recibe memorándum e informe de resultados de la revisión practicada.

Unidad General de Administración y/o Áreas involucradas 10. Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan.


SÍ, Elaboran memorándum y envían los documentos y/o argumentos

justificatorios. Continúa con la operación No. 12






SÍ, Elabora Informe de Solventación con la participación de la UGA (En el caso de la verificación al personal comisionado participarán las áreas involucradas). (Anexo 6, documento generado de forma manual) Continúa con la operación No. 14





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 06/06

NO, Elabora Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas. (Anexo 6, documento generado de forma manual) Continúa con la operación No. 13







FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

VERIFICACIÓN FÍSICA DEL PERSONAL COMISIONADO


Elabora memorándum de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad.

Inicio

Procede a realizar la verificación física que corresponda, en cumplimiento a los lineamientos respectivos.

Soporta las irregularidades encontradas y elabora el Acta Circunstanciada de Hechos.

Integra el expediente respectivo de los documentos generados en la verificación física.

Elabora memorándum de envío de las actas circunstanciadas, a las áreas respectivas de adscripción del personal verificado.

1

A

A

2

3

4

6

Elabora informe de actividades de los resultados obtenidos en la verificación física practicada.

Fin

5

Anexo 3

Anexo 1

Anexo 2

Anexo 4

Anexo 5



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación física del personal comisionado.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02


Contraloría Interna 1. Elabora memorándum de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta

actividad. (Anexo 1) 2. Procede a realizar la verificación física que corresponda, en cumplimiento a los

lineamientos respectivos. (Anexo 2, documento generado de forma manual) 3. Soporta las irregularidades encontradas y elabora el Acta Circunstanciada de Hechos.

(Anexo 3, documento generado de forma manual) 4. Integra el expediente respectivo de los documentos generados en la verificación

física. 5. Elabora informe de actividades de los resultados obtenidos en la verificación física

practicada. (Anexo 4, documento generado de forma manual) 6. Elabora memorándum de envío de las actas circunstanciadas, a las áreas respectivas

de adscripción del personal verificado. (Anexo 5, documento generado de forma manual)




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/07

DIAGRAMA DE FLUJO

VERIFICACIÓN FÍSICA AL CUMPLIMIENTO DE METAS, DERIVADO DEL PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES


Elabora oficio de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad.

Inicio

El personal comisionado recopila información relativa al informe de metas, derivada del Programa Anual de Actividades de la ASE.

Derivado de lo anterior, elabora programa de trabajo y prepara papeles de trabajo a utilizar.

Elabora memorándum, en el cual comunica a los directivos y mandos medios de las áreas, los trabajos a realizar y el personal que intervendrá.

Se solicita a las áreas que designen a una persona de enlace para que proporcione la información requerida.

Recibe la información requerida con el apoyo del personal de enlace.

Verifica que se hayan cumplido las metas reportadas, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría.


Elabora índice de expediente de la

verificación a las metas.

1

A

A

5

2

3

4

6

7

8

9

10

Revisa el informe de referencia a fin de conocer cuales fueron las metas alcanzadas del período a revisar.

A

Anexo 1

Anexo 2

Anexo 3



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/07

DIAGRAMA DE FLUJO



A

Integra en el expediente respectivo los documentos generados en la verificación física.

Elabora informe de resultados de los hallazgos determinados.

Elabora memorándum de envío del informe respectivo y turna junto con el mismo al Auditor Superior del Estado y/o a las áreas administrativas que integran la ASE estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente.

11

12

13

14

Recibe memorándum e informe de resultados de la verificación física realizada.

B

B

B

Anexo 5

Anexo 4



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/07

DIAGRAMA DE FLUJO


ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE INTEGRAN LA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO

B

Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan.

Prevén para evitar en lo sucesivo que se determinen estos

hallazgos.


justificatorios?

Elaboran memorándum en el cual envían los documentos y/o


SÍ NO

15

Fin

C



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/07

DIAGRAMA DE FLUJO



C

Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina.

Elaborar Informe de Solventación. Continúa con la operación No. 18


determinados?

Elaborar Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas. Continúa con la operación No. 17

NO SÍ

16

Fin




D

D

17

18

19

Anexo 6 Anexo 6



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación física al cumplimiento de metas, derivado del Programa Anual de Actividades


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 05/07


Contraloría Interna 1. Elabora oficio de comisión para la verificación física al cumplimiento de metas y

comunica al personal que intervendrá en esta actividad. (Anexo 1, documento generado de forma manual)

2. El personal comisionado recopila información relativa al informe de metas, derivada del Programa Anual de Actividades de la Auditoría Superior del Estado.

3. Revisa el informe de referencia a fin de conocer cuales fueron las metas alcanzadas del período a revisar.

4. Derivado de lo anterior, elabora programa de trabajo, en el cual define los objetivos específicos, el alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecución, y prepara los papeles de trabajo a utilizar.

5. De igual forma, elabora memorándum, en el cual comunica a los directivos y mandos medios de las áreas administrativas que integran la Auditoría Superior del Estado, los trabajos a realizar y del personal que intervendrá. (Anexo 2, documento generado de forma manual)

6. Una vez comunicado los trabajos a realizar al área, se le solicita que designe a una persona de enlace para que proporcione la información requerida y a su vez apoye en el desarrollo de las actividades.

7. Recibe la información requerida con el apoyo del personal de enlace.

8. Revisa la información requerida a fin de verificar que se haya cumplido las metas reportadas en el informe respectivo, aplicando las técnicas y procedimientos de auditoría que considere pertinentes, elaborando los papeles de trabajo con la información de utilidad.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 06/07

9. Determina hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría, sobre la documentación e información verificada. (Anexo 3, documento generdo de forma manual)

10. Elabora índice de expediente de la verificación física realizada al cumplimiento de metas.

11. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la verificación

física, tales como: Oficio de comisión, actas circunstanciadas practicadas, papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros.

12. Elabora informe de resultados que contiene los hallazgos determinados en la

verificación física efectuada al cumplimiento de metas. (Anexo 4, documento generado de forma manual)

13. Elabora memorándum de envío del informe de resultados y turna junto con el mismo

al Auditor Superior del Estado y a las áreas administrativas que integran la Auditoría Superior del Estado, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. (Anexo 5, documento generado de forma manual)


14. Recibe memorándum e informe de resultados de la verificación física realizada.

Áreas administrativas que integran la Auditoría Superior del Estado. 15. Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan.


SÍ, Elaboran memorándum y envían los documentos y/o argumentos

justificatorios. Continúa con la operación No. 16.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 07/07

NO, Prevén para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos.





SÍ, Elabora Informe de Solventación con la participación de las áreas administrativas que integran la Auditoría Superior del Estado. Continúa con la operación No. 18 (Anexo 6 documento generado de forma manual)

NO, Elabora Informe de Observaciones de observaciones solventadas y No

Solventadas. (Anexo 6, documento generado de forma manual) Continúa con la operación No. 17







FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/10

DIAGRAMA DE FLUJO

FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS

QUEJOSO CONTRALORÍA INTERNA

5

4

3

Presenta queja o denuncia

Inicio

2

Recibe denuncia, formato de declaración de situación patrimonial extemporánea o informe de solventación.

Analiza si es procedente o no iniciar el procedimiento de responsabilidades administrativas y las sanciones disciplinarias y determina.

Inicia procedimiento y emite acuerdo de radicación. Continúa con la operación No. 4

A

A

1

Anexo 2 y 3

Elabora acuerdo sin elementos para sustanciar el procedimiento y archiva como asunto concluido.

Anexo 1

NO Sí

B

¿Procede llevar el

procedimiento??

Fin

Emite oficio citatorio al servidor público probable responsable.

Anexo 4

Solicita al Titular de la

institución, nombre representante.

Anexo 5



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/10

DIAGRAMA DE FLUJO


QUEJOSO CONTRALORÍA INTERNA

8

7

6

10

Emite acuerdo de cierre de instrucción. Continúa con la operación No. 10

Emite la resolución.

Anexo 8

B

C

Solicita a la UGA informes del servidor público involucrado.

Desahoga la audiencia de ley en la fecha y hora fijada.

¿Ofrece

pruebas? SÍ NO

Anexo 6

Desahogo de pruebas del presunto responsable y determina:

Desahoga todas y cada una de las diligencias y dicta Acuerdo de cierre de instrucción, ordenando la resolución correspondiente.

Anexo 7

Anexo 15

9

Anexos 8,9,10,11,12,13 y 14



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/10

DIAGRAMA DE FLUJO



¿Tipo de resolución?

Anexo 20

Anexo 21

16

Absolutorio

Expirado el término para impugnar la

resolución se declara firme la resolución

15

Remite al Archivo General.

Fin

B

Anexo 17

B

Económica

Se remite copia certificada a la Secretaria de Hacienda para su cobro.

12

Anexo 19

Remite copia certificada a la UGA, para su registro.

B

B

Anexo s

18 y 19

Condenatorio

¿Tipo de sanción?

Amonestación, Suspensión, Destitución, Apercibimiento.

14

Inhabilitación

Remite copia certificada a la UGA y a la Secretaría de la Función Pública, para su registro en el padrón de inhabilitados.

13

C

Notifica a las partes del procedimiento y determina:

Anexo 16

11



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fincamiento de Responsabilidades

Administrativas.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/10

D E S C R I P C I Ó N:

Quejoso 1. Comparece personalmente o mediante escrito a la Contraloría Interna del Órgano de

Fiscalización Superior del Congreso del Estado, a formular queja o denuncia correspondiente, por posibles actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa imputables a los servidores públicos de la Auditoría Superior del Estado; por incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 45 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

De igual forma, el servidor o exservidor público de la Auditoría Superior del Estado, presenta formato de declaración de situación patrimonial fuera de los plazos establecidos por el artículo 78 de la ley mencionada en el párrafo anterior.


2. Recibe queja, denuncia o formato de declaración de situación patrimonial

extemporánea o informe de solventación, acompañado de las pruebas pertinentes o soporte documental; en la cual se señalan las irregularidades cometidas, el nombre y cargo del o los presuntos responsables.

3. Analiza si es procedente o no iniciar el procedimiento de responsabilidades

administrativas, por el incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos y aplicar por acuerdo del superior jerárquico las sanciones disciplinarias correspondientes y determina:

¿Procede llevar a cabo el procedimiento de Responsabilidades Administrativas?




Administrativas.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 5/10

Sí, Inicia el procedimiento de responsabilidades administrativas, emitiendo acuerdo de radicación (OFSCE/CI_RG-07 documento del SGC, Anexo 2 y 3 generados de forma manual), otorgándole al expediente el número correspondiente, señalando fecha, hora y lugar, para el desahogo de la audiencia de ley, ordenando además citar personalmente al o los presuntos responsables narrando los hechos o conductas irregulares que se les reprochan y que sean causa de responsabilidad, así como la indicación expresa del derecho que tiene de ofrecer pruebas y alegar en la audiencia lo que a su derecho convenga, ya sea por si o por medio de un defensor, con el apercibimiento que de no comparecer sin justa causa, se tendrá por precluido su derecho a ofrecer pruebas y formular alegatos; así también, se deberá ordenar se envíe oficio al Titular de la Auditoría Superior del Estado, para que nombre un representante que comparezca a la audiencia de ley a manifestar lo que a los intereses de su representada convengan; de igual manera se ordena girar oficio a la Unidad General de Administración de este Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado para que informe sobre la fecha de alta y/o baja, adscripción, ingreso mensual, antigüedad y R.F.C. del o los probables responsables, así como practicar tantas y cuantas diligencias sean necesarias para esclarecer los hechos denunciados y en su oportunidad díctese la resolución que conforme a derecho corresponda.

NO, Elabora acuerdo (Anexo 1, OFSCE/CI_RG-07 documento del SGC y

generado de forma manual) en la que se determina sin elementos para substanciar procedimiento de responsabilidades administrativas en contra de algún servidor público de esta Auditoría Superior del Estado, al no quedar debidamente demostrado el incumplimiento al catalogo de obligaciones señalados bajo el numeral 45 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas, ordenándose archivar como asunto total y definitivamente concluido.

4. Elabora y envía oficio citatorio (Anexo 4, documento generado de forma manual) al

presunto responsable para que se presente en la fecha, hora y lugar señalada para el desahogo de la audiencia de ley, mismo que deberá contener el nombre del quejoso, los hechos o conductas irregulares que se le reprocha y que sean causa de




Administrativas.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 6/10

responsabilidad, así como la indicación expresa del derecho que tiene de ofrecer pruebas y alegar en la audiencia lo que a su derecho convenga, ya sea por si o por medio de un defensor con el apercibimiento de que, de no comparecer sin justa causa, se tendrá por precluido su derecho a ofrecer pruebas y formular alegatos, la indicación de traer consigo identificación oficial con fotografía en original y una copia fotostática para su cotejo.

NOTA: Entre la fecha de la citación y la de la audiencia deberá mediar un plazo no menor de cinco ni mayor de quince días hábiles.

5. De igual forma elabora y envía memorándum (Anexo 5 documento generado de forma manual) al Titular del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, para que designe un representante a fin de que comparezca a la audiencia de ley a manifestar lo que a derecho de su representada corresponda, haciéndole saber la fecha, hora y lugar para su desahogo; así como el nombre del o los presuntos responsables y los hechos o conductas irregulares que se les reprochan y que sean causa de responsabilidad.

6. Asimismo, se elabora y gira memorándum (Anexo 6, documento generado de forma manual) a la UGA de este Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado para que informe sobre la fecha de alta y/o baja, categoría, adscripción, percepción mensual, función, antigüedad y R.F.C. del o los probables responsables.

7. En la fecha y hora fijada para el desahogo de la audiencia de ley se levanta el acta

correspondiente, (anexo 7, documento generado de forma manual) en la que se señalan los datos y etapas siguientes: Lugar, fecha y hora en que se desahoga la diligencia, autoridad ante quien se levanta, nombre completo de dos testigos de asistencia, generales de los comparecientes, documento con que se identifican; en su caso, nombre completo del abogado defensor o persona que la asista, documento con el cual se identifica el abogado defensor o persona que la asista, exhorto para que se conduzcan con verdad en la diligencia, con advertencia de las sanciones a que se hacen acreedores los falsos declarantes ante autoridad competente distinta a la judicial en ejercicio de sus funciones, trascripción de argumentos de cada uno de los comparecientes en relación a los hechos que se le imputan, preguntas especiales




Administrativas.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 7/10

(en caso de considerarlo pertinente), la etapa de ofrecimiento y desahogo de pruebas (acuerdo sobre las pruebas ofrecidas para su admisión, en su caso, señalar fecha y hora para el desahogo de las pruebas que no pudieran desahogarse durante la audiencia, etapa de formulación de alegatos y cierre de la audiencia referida; estampando las firmas de todos los que en ella intervinieron).

8. Derivado del desahogo de la audiencia de ley del presunto responsable y determina:

(Anexos 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14, documentos generados de forma manual)

¿Existen pruebas por desahogar?

SÍ, Documentales públicas o privadas: Estas se desahogan por su propia y especial naturaleza, y su valoración se hará en el momento en que se dicte la resolución definitiva del procedimiento.

Pericial: Elabora y envía oficio (Anexo 9, documento generado de forma manual ) al perito propuesto en el domicilio que haya señalado el oferente de la prueba, en el cual se señalará fecha y hora para que comparezca y acredite ser perito en la materia de que se trate, acepte, proteste y discierne el cargo conferido.

En la fecha y hora señalada, se levantará el acta (Anexo 10, documento generado de forma manual) correspondiente, en la que se fijará término al perito de la materia para que presente su dictamen, conforme al interrogatorio que presente el oferente de la prueba.

Testimonial: En caso de no desahogarse en la Audiencia de Ley, se elabora y envía oficio (Anexo 11, documento generado de forma manual) al oferente de la prueba en la que se señala fecha y hora para su desahogo, haciéndole saber que deberá presentar sus testigos ofrecidos, los que además deberán traer consigo identificación oficial con fotografía. En caso de que el oferente de la prueba manifieste no poder presentarlo, deberá solicitar a la Auditoría Superior del Estado para citarlos, debiendo el oferente señalar domicilio donde deben ser notificados.




Administrativas.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 8/10

Llegada la fecha y hora señalada para el desahogo de la prueba, se levantará el acta (Anexo 12, documento generado de forma manual) correspondiente, haciéndose constar los siguientes datos: Lugar, fecha y hora en que se desarrolla la diligencia, autoridad ante quien se levanta, nombre completo de dos testigos de asistencia, generales de los testigos de descargo (comparecientes), documento con que se identifican cada uno de ellos, nombre completo del oferente de la prueba, exhorto para que se conduzcan con verdad en la diligencia, con advertencia de las sanciones a que se hacen acreedores los falsos declarantes ante autoridad competente distinta a la judicial en ejercicio de sus funciones, trascripción de argumentos de cada uno de los testigos en relación a los hechos que se investigan, preguntas especiales (en caso de considerarlo pertinente).

Inspección Ocular: Elabora y envía oficio (Anexo 13, documento generado de forma manual) al oferente de la prueba señalándole fecha y hora para su desahogo, con la indicación del personal que la llevará a cabo y haciéndole saber que podrá asistir a la misma si lo considera necesario.

Una vez llegada la fecha y hora señalada, se levantará el acta (Anexo 14, documento generado de forma manual) correspondiente, haciéndose constar los siguientes datos: Lugar, fecha y hora en que se desarrolla la diligencia; autoridad quien la levanta, nombre completo de dos testigos de asistencia, narración sucinta de los hechos y circunstancias que resulten, fecha y hora del cierre del acta, firma de las partes que intervienen.

Si derivado de lo anterior, encontrare que no cuenta con elementos suficientes para resolver o advierta elementos que impliquen nueva responsabilidad administrativa a cargo del presunto o presuntos responsables o de otras personas, podrá disponer la práctica de investigaciones y citar para otras audiencias.

NO, Cierra la instrucción (Anexo 8, documento generado de forma manual) y se

ordena emitir la resolución del procedimiento de responsabilidades administrativas. Continúa en la operación No. 10




Administrativas.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 9/10

9. Desahogadas todas y cada una de las diligencias y de advertirse que no quedan

pruebas y diligencias pendientes por desahogar, dicta acuerdo de cierre de instrucción (Anexo 8, documento generado de forma manual), ordenando emitir la resolución correspondiente.

10. Se emite la resolución (Anexo 15, OFSCE/CI_RG-08 documento del SGC y generado

de forma manual, en el que se analiza y valora las constancias que integran el expediente en que se actúe, las pruebas ofrecidas y exhibidas en la misma; se turna al superior jerárquico para la firma correspondiente y que ponga fin al procedimiento, determinando sobre la inexistencia de responsabilidad o imponiendo al infractor las sanciones administrativas correspondientes.

11. Notifica personalmente la resolución dentro de las veinticuatro horas siguientes al

interesado, al representante designado por la Auditoría Superior del Estado y al superior jerárquico, levantando la constancia de notificación (Anexo 16, documento generado de forma manual) correspondiente; haciéndose constar los siguientes datos: Nombre, cargo y domicilio del responsable, hora, día y mes en que se desarrolla la diligencia, nombre completo de la persona a quien se notifica, documento con que se identifica, número de oficio que se notifica; fecha, mes y año del oficio que se notifica, nombre y cargo del Titular que firma el oficio que se notifica, nombre y firma del notificador y nombre y firma de la persona a quien se notifica.

¿Que tipo de Resolución?

12. Con Responsabilidad Económica: Además de los señalados en el punto anterior,

se notifica también la resolución al jefe inmediato, a la Unidad General de Administración de esta institución pública y declarada firme la misma, la Auditoria Superior del Estado de Chiapas; remite mediante oficio (Anexo 17, documento generado de forma manual), copia autógrafa y/o certificada de dicha resolución a la Secretaria de Hacienda del Estado para que en ejercicio de sus funciones, haga efectivo el cobro a través del procedimiento administrativo de ejecución.




Administrativas.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 10/10

13. Con Responsabilidad Administrativa (Inhabilitación): Además de los señalados en el punto 11 del presente manual, se notifica también la resolución al jefe inmediato, a la Unidad General de Administración de esta institución pública y declarada firme la misma, la Auditoria Superior del Estado de Chiapas; remite mediante oficio (Anexo 18, documento generado de forma manual) copia autógrafa y/o copia certificada de dicha resolución a la Secretaría de la Función Pública para que en ejercicio de sus funciones, realicen el registro correspondiente en el padrón de inhabilitados que manejan.

14. Con responsabilidad administrativa (Destitución, Suspensión,

Amonestación y Apercibimiento público o privado): Además de los señalados en el punto 11 del presente manual, mediante memorándum se notifica también la resolución al jefe inmediato, declarada firme la misma; remitiendo copia certificada de dicha resolución a la Unidad General de Administración (Anexo 19, documento generado de forma manual) de esta institución fiscalizadora para que en ejercicio de sus funciones, realice el registro correspondiente.

15. Sin responsabilidad administrativa (Absolutoria): Notificada la resolución sin

responsabilidad administrativa y expirado el término legal para impugnarla, se declara firme la misma (Anexo 20, documento generado de forma manual).

16. Una vez realizado los puntos anteriores, la Auditoría Superior del Estado, determina

el asunto como concluido, remitiendo mediante memorándum (Anexo 21, documento generado de forma manual) el expediente de Fincamiento de Responsabilidades Administrativas, al Archivo General de este Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado; para su resguardo y control.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTREGA Y RECEPCIÓN

ÁREA QUE CORRESPONDA CONTRALORÍA INTERNA

NO SÍ

1

3

Inicio

Solicita apoyo para la entrega-recepción.

Se entrevista con el responsable y asesora.

2

5

Recibe formatos requisitados, revisa y coteja con información que genera la UGA y determina.


¿Es correcta?

Requiere la presencia del servidor público saliente para aclarar las inconsistencias.

A

Recibe formatería sistematizada y requisita de acuerdo a los lineamientos establecidos.

4

Se entrevista con el Área de Sistemas, para que instale el programa de entrega-recepción.

B



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTREGA Y RECEPCIÓN


NO SÍ

Requiere la presencia de las partes que intervienen en ella para dar lectura, firma y distribución a las áreas correspondientes.

6

7

Elabora Acta Administrativa de Entrega-Recepción.


¿Subsana las inconsistencias?

Procede conforme a derecho corresponda. (Procedimiento de Responsabilidades Administrativas).

A

Fin

Archiva copia del documento para su control.

8

Fin

B



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega y Recepción.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/04


Área que corresponda 1. Solicita apoyo de la Contraloría Interna para la intervención en la entrega-recepción

de servidores públicos del OFSCE.

Contraloría Interna 2. Se entrevista con el servidor público responsable de la entrega-recepción y asesora

en cuanto al llenado de los formatos que se encuentran sistematizados. 3. Se entrevista con el Área de Sistemas de la Unidad General de Administración, para

que instale el programa entrega-recepción sistematizado, en alguna computadora del área solicitante.

Área que corresponda

4. Recibe formatería sistematizada y los requisita de acuerdo a los lineamientos

establecidos al respecto.

Contraloría Interna 5. Recibe formatos debidamente requisitados, revisa y coteja su contenido con la

información que genera la UGA, a través de su Área correspondiente, referente al “Control de Bienes Resguardados” y determina.

¿Es correcta la información?

SÍ, Continúa con la operación No. 6

NO, Requiere la presencia del servidor público saliente, a efecto de aclarar las

inconsistencias determinadas en el contenido de los formatos.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega y Recepción.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04

¿Aclara y/o subsana las inconsistencias detectadas en los formatos?


NO, Procede conforme a derecho corresponda. (Procedimiento de Responsabilidades Administrativas).

Termina el procedimiento. 6. Elabora Acta Administrativa de Entrega-Recepción e integra en ella los formatos

respectivos, debidamente requisitados. 7. Requiere la presencia de todas y cada una de las partes que en ella intervienen, para

dar lectura, firma y distribución del acta a las áreas correspondientes. 8. Archiva copia del documento de referencia para su control correspondiente.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

RECEPCIÓN DE FORMATO “DECLARACIÓN DE SITUACIÓN PATRIMONIAL”


NO

Recepciona formato que corresponda, revisa y determina.

¿Se encuentra debidamente requisitado?

SÍ

1

Inicio

A través del área de

sistemas, instala el programa de Declaración de Situación Patrimonial y asesora.

A

2

Señala correcciones y requiere la presencia del servidor público para que realice las modificaciones. Regresa a la operación No. 2

A

Asigna número de expediente que corresponda para dar entrada al documento.

Expide constancia de recepción al servidor público, debidamente requisitada.

Archiva el documento que corresponda en el expediente respectivo para su control y resguardo.

3

4

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de formato “Declaración de

Situación Patrimonial”.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02


Contraloría Interna 1. A través del área de sistemas, instala el programa de Declaración de Situación

Patrimonial que se encuentra instalado en la red interna de la Auditoría Superior del Estado en sus modalidades de: Inicial, de modificación y/o final y asesora a petición del servidor público en cuanto al llenado del mismo.

2. Recibe formato de Declaración de Situación Patrimonial en términos del artículo 78

de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas, revisa y determina.

¿Se encuentra debidamente requisitado?

SÍ, Asigna número de expediente que corresponda para dar entrada al

documento. Continúa con la operación No. 3

NO, Señala las correcciones y a su vez requiere la presencia del servidor

público para que realice las modificaciones correspondientes. Regresa a la operación No. 2

3. Expide constancia de recepción al servidor público, la cual deberá ostentar con sello

y firma del Órgano de Control Interno. 4. Archiva el formato de Declaración de Situación Patrimonial que corresponda en el

expediente respectivo, para su control y resguardo.

Termina el Procedimiento.



VII

UNIDAD GENERAL

DE

ADMINISTRACIÓN



VII.1

SUBDIRECCIÓN

DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES



CONTENIDO PROCEDIMIENTOS: 1.- Adquisiciones por procesos de licitaciones ordinarias. 2.- Compras directas. 3.- Mantenimiento de bienes inmuebles 4.- Mantenimiento vehicular 5.- Solicitud de alimentos 6.- Entrada de material al almacén 7.- Inventario físico de materiales en almacén 8.- Salida de materiales del almacén 9.- Recepción-entrega de correspondencia y paquetería certificada 10.- Mantenimiento de bienes muebles 11.- Suministro de garrafones de agua 12.- Recepción y trámite de facturas 13.- Baja de mobiliario y equipo o bienes informáticos 14.- Transferencia de mobiliario y equipo o bienes informáticos 15.- Adquisición y suministro de combustible 16.- Servicio de fotocopiado 17.- Recepción y trámite de facturas por concepto de mantenimiento vehicular 18.- Adquisiciones por procesos de licitaciones extraordinarias 19.- Registro voluntario de proveedores y/o prestadores de bienes o servicio del OFSCE 20.- Entrega-Recepción de expedientes 21.- Registro y control de acceso a visitantes 22.- Recepción de bitácora de recorrido vehicular 23.- Entrega-recepción de vehículos 24.- Depuración de la Información Municipal 25.- Recepción documental del OFSCE en el Archivo General



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. PÁGINA

22/06/15 01/06

DIAGRAMA DE FLUJO

ADQUISICIONES POR PROCESOS DE LICITACIONES ORDINARIAS

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL OFSCE

1

2

Inicio

Elabora programa de

licitaciones ordinarias y determina el tipo de concurso a realizar.

Elabora calendario de sesiones del concurso de licitación del OFSCE y turna al comité.

A

3

Recibe y sesiona para aprobar calendario del evento de licitación y determina:

A

¿Es aprobado el calendario?

NO SÍ

Remite para su modificación. Regresa a la operación No. 2

Turna para continuar con el proceso de licitación. Continúa con la operación No. 4

A



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/06

DIAGRAMA DE FLUJO




A

Elabora bases, ficha técnica,

convocatoria y/o relación de proveedores, oficios de invitación para firma del Secretario Técnico del Comité.

Publica convocatoria y/o distribuye oficios de invitación con sus anexos, recabando firmas y sellos de los proveedores.

Recibe las propuestas técnicas y económicas presentadas por los proveedores convocados y/o invitados.

Elabora oficio circular para convocar a sesión del comité

para la junta de aclaración de dudas.

B

Elabora oficio circular para convocar a sesión del comité para el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas.

5

4

6

8

7

Sesiona para llevar acabo la

junta de aclaración de dudas.

9



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/06

DIAGRAMA DE FLUJO



COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL OFSCE.

Elabora tablas: analítica técnica y comparativa de ofertas técnicas y económicas

Elabora oficio para firma del Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones para

convocar al acto de fallo.

Fin

Elabora oficios de fallo y notifica a proveedores.

Elabora pedidos y/o contratos a los proveedores adjudicados del concurso celebrado.

14

15

11

12

Sesiona, analiza tablas y procede a dar el fallo correspondiente y remite

documentos.

B

Sesiona para llevar acabo la

apertura de propuesta técnica y económica y turna.

10

13



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones por procesos de licitaciones ordinarias.

ÁREA QUE EJECUTA: Comité de Adquisiciones del OFSCE y Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/06


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 1. Elabora Programa Anual de licitaciones ordinarias; con base al costo se determina el

tipo de concurso a realizar (Invitación Restringida, Abierta, Licitación Pública Estatal y/o Nacional).

2. Elabora calendario de sesiones, derivado de los concursos a realizar y turna al

Comité de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratación de Servicios del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, para su aprobación correspondiente.

Comité de Adquisiciones del OFSCE 3. Recibe el calendario, sesiona y determina:

¿Es aprobado?

NO, Devuelve para su modificación correspondiente. Regresa a la operación No. 2

SÍ, Remite calendario aprobado para continuar con el proceso.


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 4. Elabora bases, ficha técnica (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-02, documento del

SGC), relación de proveedores, oficios de invitación y/o convocatoria a la licitación a proveedores para firma del Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratación de Servicios del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, para la presentación de propuestas técnica y económica.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 05/06

5. Publica convocatoria y/o distribuye oficios de invitación con sus anexos

correspondientes, recabando firmas y sellos de los proveedores invitados. 6. Elabora oficio circular signado por el Secretario Técnico del Comité, a efecto de

convocar a sesión a los integrantes del comité del OFSCE, para la junta de aclaración de dudas.

Comité de Adquisiciones del OFSCE 7. Sesiona para llevar acabo la junta de aclaración de dudas.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 8. Elabora oficio circular signado por el Secretario Técnico del Comité a efecto de

convocar a sesión a los integrantes del Comité de Adquisiciones del OFSCE, para el acto de la apertura de las propuestas técnica y económica.

9. Recibe las propuestas técnicas y económicas presentadas por los proveedores

invitados, con base al calendario de concurso aprobado.

Comité de Adquisiciones del OFSCE

10. Sesiona para llevar a cabo la apertura de propuestas técnicas y económicas y turna

para continuar con el proceso.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 06/06

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

11. Recibe y elabora tablas: analítica técnica y comparativa de oferta (formatos

OFSCE/UGA/SRMSG_RG-03 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-04, documentos del SGC); así como acta de apertura de ofertas técnica y económica para firma de los integrantes del Comité de Adquisiciones del OFSCE.

12. Elabora oficio para firma del Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones del

OFSCE, para convocar de acuerdo al calendario del concurso, al acto de fallo correspondiente.

Comité de Adquisiciones del OFSCE 13. Sesiona y analiza dichas tablas, y procede a dar el fallo al proveedor que haya

cumplido con lo solicitado en las bases y ficha técnica del concurso realizado (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG/02 documento del SGC) y remite documentos.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 14. Recibe y elabora oficios de fallo y notifica a proveedores participantes. 15. Elabora pedidos (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG/05 documento del SGC) y/o

contratos a los proveedores adjudicados del concurso celebrado. Termina el procedimiento.



Tels. (01-961) 60 4-23-43, 60 4-23-72 www.ofscechiapas.gob.mx Blvd. Ángel Albino Corzo No. 934

Col. Santa María la Ribera, C.P. 29070, Tuxtla Gutiérrez, Chiapas

COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

CONCURSO:____________(1)____________.

TABLA ANÁLITICA TÉCNICA

FECHA:____(2)____

5971.- LICENCIAS INFORMÁTICAS E INTELECTUALES, EJEMPLO___(3)_____

OFSCE/UGA/SRMSG_RG-03

LOTE (4)

CANTIDAD (5)

U.M. (6)

DESCRIPCIÓN (7)

PROVEEDOR (8)

PROVEEDOR (8)

OBSERVACIONES____(9)_____

DICTAMEN TECNICO____(10)_____

AUTORIZÓ

_____________(12)_______________ C. JEFA DE LA UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SECRETARIO

TÉCNICO DEL COMITÉ

ELABORÓ

_________(11)______________ C. SUBDIRECTOR DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Y/O JEFE DEL AREA DE SISTEMAS






INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: “TABLA ANALITICA TÉCNICA” POR LICITACIÓN.

Identificador Descripción

En cada uno de los espacios del formato se deberá anotar lo siguiente:

1 Describir el nombre del concurso y la modalidad de licitación.

2 Fecha de elaboración de la tabla.

3 Número y nombre de la partida presupuestal correspondiente.

4 Número de lote correspondiente.

5 Número de bienes a licitar que ampara el lote correspondiente.

6 Anotar la unidad de medida del o los bienes a licitar.

7 Descripción del bien o los bienes a licitar.

8 Nombre de los proveedores licitantes.

9 Las observaciones por proveedores licitantes.

10 El dictamen correspondiente por proveedor licitante, que para el caso deberá ser la leyenda: “CUMPLE” Y/O, “NO CUMPLE”, según el caso.

11 Nombre y cargo de la persona quien elabora el documento.

12 Nombre y cargo de la persona quien autoriza el documento.





TABLA COMPARATIVA DE OFERTAS DEL CONCURSO: _______(1)_________

FECHA:____(2)____


LOTE (4)

CANTIDAD (5)

UNIDAD DE

MEDIDA (6)

DESCRIPCIÓN DEL BIEN

(7)

PROVEEDOR (8)

PROVEEDOR (8)

PROVEEDOR (8)

PRECIO UNITARIO

TOTAL PRECIO

UNITARIO TOTAL

PRECIO UNITARIO

TOTAL

(9) (10) (9) (10) (9) (10)

S U B T O T A L (11) (11) (11)

I. V. A. (12) (12) (12)

I M P O R T E T O T A L (13) (13) (13)

TIEMPO DE ENTREGA (14) (14) (14)

L A B. (15) (15) (15)

CONDICIONES DE PAGO (16) (16) (16)

CONDICIONES DE PRECIOS (17) (17) (17)

GARANTÍA (18) (18) (18)

VIGENCIA DE LA OFERTA (19) (19) (19)

OBSERVACIONES (20) (20) (20)

DICTAMEN

(21)


AUTORIZÓ



ELABORÓ


MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Y/O JEFE DEL AREA DE SISTEMAS






INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: “TABLA COMPARATIVA DE OFERTAS,” POR LICITACIÓN.








6 Unidad de medida del o los bienes a licitar.



9 Precio unitario antes de I.V.A., del bien ofertado en el lote correspondiente.

10 Resultado de la multiplicación de la cantidad (5) de bienes del lote correspondiente por el precio unitario antes de I.V.A., (9).

11 La suma del importe del precio unitario antes de I.V.A, de los bienes ofertados.

12 I.V.A, del subtotal de los bienes ofertados.

13 Importe de la suma del subtotal (11) más el I.V.A, (12).

14 Transcribir literalmente el tiempo de entrega establecido en la propuesta del proveedor licitante.

15 Transcribir literalmente las condiciones de entrega (LA.B.) establecidas en la propuesta del proveedor licitante.





INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO : “TABLA COMPARATIVA DE OFERTAS,” POR LICITACIÓN.



16 Transcribir literalmente las condiciones de pago establecidas en la propuesta del proveedor licitante.

17 Transcribir literalmente las condiciones de precios establecidas en la propuesta del proveedor licitante.

18 Transcribir literalmente la garantía establecida en la propuesta del proveedor licitante.

19 Transcribir literalmente la vigencia de la oferta establecida en la propuesta del proveedor licitante.

20 Las observaciones por proveedores licitantes

21 Dictamen correspondiente del concurso, fundamentado en el Reglamento del Comité y en las bases del concurso.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

COMPRAS DIRECTAS


SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

Sella la solicitud de validación de suficiencia presupuestal y turna para la aplicación del gasto. Continúa operación. Nº 3.

1

Recibe formato de “Solicitud de Materiales”, elabora “Tabla Comparativa de Cotizaciones” y turna “Solicitud de Validación de Suficiencia Presupuestal”.

NO SÍ

Notifica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para su conocimiento y efectos procedentes.

Recaba firmas del formato

Orden de Compra, para proceder con la compra directa.

Recibe solicitud de validación de suficiencia presupuestal y determina:

2

¿Existe suficiencia presupuestal?

Realiza la compra directa, vigilando que no exceda el monto conforme lo establece la normatividad establecida

Inicio

Fin

Fin

Recibe solicitud de validación de suficiencia presupuestal sellada.

3

4

5



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras directas

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/03


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 1. Recibe formato de Solicitud de Materiales (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-17 documento

del SGC), debidamente requisitado por las distintas áreas del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, se entera y verifica existencia en el almacén; en caso de no haber, cotiza con los proveedores evaluados (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-08 documento del SGC), elabora tabla comparativa de cotizaciones (Al menos tres proveedores, en compras mayores a $1,000) (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-07 documento del SGC), y solicita al órgano administrativo correspondiente, la validación presupuestal respectiva mediante formato correspondiente “Orden de Compra”.

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 2. Recibe solicitud de Validación Presupuestal mediante el formato “Orden de

Compra”, incluyéndose en el mismo los datos para la validación presupuestal respectiva (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10 documento del SGC) y determina:


No, Notifica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para su conocimiento y .efectos procedentes. Termina el procedimiento.

SÍ, Sella con suficiencia presupuestal (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10 documento

del SGC) mediante formato “Orden de Compra”, y turna para la aplicación del gasto. Continúa con la operación Nº 3.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras directas

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/03

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 3. Recibe solicitud de validación presupuestal debidamente sellada con suficiencia

(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10 documento del SGC) mediante formato “Orden de Compra”.

4. Con base a las cotizaciones proporcionadas y la validación presupuestal

debidamente sellada con suficiencia presupuestal en el formato Orden de Compra, procede a efectuar la compra directa vigilando que esta no exceda el monto de los salarios mínimos permitidos para su ejecución, según Reglamento del Comité de Adquisiciones del OFSCE.

5. Recaba firmas del formato orden de compra OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10,

documento del SGC), y la entrega al proveedor asignado, para proceder a la compra directa.






Folio (1)

Día Mes Año

(2) Partida :

PRECIO CLAVE SOLICITADA AUTORIZADA UNIDAD UNITARIO

COSTO

(6) (7) (8) (9) (10) (12)

Día Mes Año (13) (14) (15)

(17)

Sub´director de Recursos. Materiales y Servicios Generales.

Sub´director de Director de (16) C. C.

Solicitud de Materiales

DESCRIPCION

(3)

(4)

Correspondiente al mes : Proyecto :

(11)

CANTIDAD

(5)

Total:

Solicita Vo. Bo. Autoriza Recibe material

C.






INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: “SOLICITUD DE MATERIALES”



1 Folio consecutivo que da el sistema para darle salida del almacén.

2 Fecha de solicitud.

3 Indicar el mes en que se utilizará.

4 Nombre del proyecto de conformidad con la estructura programática autorizada.

5 Nombre de la partida de conformidad con la estructura programática autorizada.

6 Clave que le corresponda, de conformidad con el catálogo de artículos.

7 Especificar la cantidad de artículos que se requieren para el mes que corresponda.

8 Cantidad autorizada de artículos, y deberá ser llenado por la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

9 Especificar la unidad que corresponda, de acuerdo a las necesidades de las áreas, ejemplo: pieza, caja, paquete, etc.

10 Precio del artículo, y deberá ser llenado por la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

11 Descripción del producto, de conformidad con el Catálogo de Partidas.

12 Costo del artículo, y deberá ser llenado por la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

13 Deberá ser firmado por la Subdirección que solicita el material.

14 Otorgar el Vo. Bo. del Director del área que corresponda.

15 Firma de autorización de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

16 Firma de la persona que recibe el material solicitado.

17 Fecha en que se recibe el material solicitado.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO DE BIENES INMUEBLES


Realiza inspección del inmueble, verifica su estado físico y determina.

1

¿Existe deterioro? SÍ NO

Procede a elaborar reporte del estado físico del inmueble.

Fin

A

Solicita visita del prestador del servicio para determinar el costo de reparación. Continúa con la operación No. 2

Solicita a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto verifique la suficiencia presupuestal.

2

A

Recibe de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto el monto presupuestal disponible. Continúa con la operación No. 3

Espera hasta que exista suficiencia presupuestal. Regresa a la operación No. 2

¿Existe solicitud de validación de suficiencia

presupuestal?

SÍ NO

A

Inicio



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO DE BIENES INMUEBLES


¿Están correctos?

Sella la factura e integra

documentos, recaba firma, distribuye y archiva.

B

Devuelve la factura, para su corrección y/o realiza reclamación del trabajo. Regresa a la operación No. 5

NO SÍ

Fin

Realiza cotización con un solo prestador, de manera económica.

Turna para trámite ante el comité de adquisiciones del OFSCE.

3

Revisa los costos de mantenimiento presentados por los prestadores de servicio y determina:

NO SÍ ¿El costo oscila de 1 a 750 salarios mínimos?

Requisita solicitud y orden de

servicio, recaba firma y envía al prestador del servicio.

4

Recibe factura y anexo, se entera, verifica el trabajo y factura y determina:

5

Fin

B

A



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de bienes inmuebles

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/04


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1. Realiza inspección en todas y cada una de las áreas del inmueble y verifica su estado

físico, en cumplimiento al Programa Anual de Mantenimiento (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-15 documento del SGC) y determina:

¿Existe deterioro?

NO, Procede a elaborar el reporte del estado físico del inmueble.


SÍ, Solicita vía telefónica visita del prestador del servicio para determinar el costo de su reparación. Continúa con la operación No. 2

2. Solicita de manera económica a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, la

existencia de suficiencia presupuestal (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06 (Si aplica) documento del SGC) y determina:


NO, Espera hasta que exista suficiencia presupuestal.

Regresa a la operación No. 2

SÍ, Recibe de manera económica el monto presupuestal disponible. Continúa con la operación No. 3

3. Revisa las cotizaciones solicitadas a los prestadores de servicio, sobre el

mantenimiento y/o reparación de los bienes inmuebles, para convocar a los proveedores evaluados (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-08 (Si aplica) documento del SGC) y determina:

¿El costo oscila entre 1 a 750 Salarios mínimos?



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de bienes inmuebles


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04

NO, Turna para trámite ante el Comité de Adquisiciones del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. Termina procedimiento.

SÍ, Realiza cotización con un solo prestador de servicio de manera económica. Continúa con la operación No. 4

4. Requisita el formato Orden de Servicio (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 (Si aplica) documento del SGC), en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad General de Administración y envía al prestador de servicio.

5. Recibe del prestador de servicios factura en original y 2 copias y Orden de Servicio (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 (Si aplica) documento del SGC), se entera y verifica físicamente que el trabajo esté realizado conforme a la Orden de Servicio y la factura esté debidamente requisitada y determina:

¿Están correctos?

NO, Devuelve la factura al prestador de servicios para su corrección y archiva. En caso de que el trabajo no sea lo convenido en la Orden de Servicio, se realiza su reclamación y no se le da trámite a la factura para el pago correspondiente. Regresa a la operación No. 5

SÍ, Se recibe la factura e integran la documentación soporte (Solicitud de validación de suficiencia presupuestal, Solicitud de servicio, Orden de servicio y solicitud de pago) para trámite de pago. Termina el procedimiento.

NOTA: Las cedulas de trabajo que se utiliza para el registro y control de las actividades, se generan a través del SGC



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO VEHÍCULAR


3

Inicio

Solicita a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto validación de suficiencia presupuestal.

2

Verifica bitácora de mantenimiento por tipo de

vehículo y atiende el reporte de falla mecánica.

1

NO

Espera hasta que exista presupuesto. Regresa a la operación No. 3

¿Existe Presupuesto?

SÍ

A

Solicita revisión mecánica y presupuesto con un solo proveedor de manera económica.

A

A

Elabora, requisita solicitud y orden de servicio. Continúa con la operación No. 4



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/03

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO VEHÍCULAR


Solicita al prestador de

servicio se corrijan las anomalías detectadas. Regresa a la operación No.5.

B

Recibe factura y tramita el

pago correspondiente.

Fin

¿Esta correcto?

NO SÍ

A

Entrega al proveedor la orden de servicio, recaba

firma y sello de recibido.

4

B Verifica los servicios contratados, según orden de servicio.

5



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento vehicular

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/03


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1. Verifica bitácora de mantenimiento por tipo de vehículo y atiende el reporte de fallas

mecánicas (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-13 (Si aplica) documento del SGC). 2. Solicita revisión mecánica y presupuesto con un solo prestador de servicio de forma

económica. 3. Solicita a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto solicitud de validación de

suficiencia presupuestal mediante formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06, documento del SGC.

¿Existe presupuesto?

NO, Espera hasta que exista presupuesto.


SÍ, Elabora y requisita solicitud de servicio y orden de servicio Continúa con la operación No. 4

4. Entrega al prestador de servicio la orden de servicio (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 documento del SGC), recaba firma y sello de recibido.

5. Verifica los servicios contratados, según orden de servicio (formato

OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 documento del SGC) y determina:

¿Está correcto?

NO, Solicita al prestador de servicio se corrijan las anomalías detectadas. Regresa a la operación No.5

SÍ, Recibe factura y tramita el pago correspondiente.






(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-13)

MES DÍA AÑO (1)

BIEN O SERVICIO: MARCA: (3)

SERIE: (5) MODELO (6)

MANTENIMIENTO (7) (8) OTROS (9)

ESPECIFICAR:

CON CARGO A LA DIRECCIÓN:

(13)

CÓDIGO PROGRAMATICO:

PARTIDA:

INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

(15)

PROYECTO:

(14)

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

(12)

(11)

(10)

(4)

(2)

REPARACIÓN

NUM. INVENTARIO Y/0 PLACAS :

DESCRIPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO SOLICITADO

SOLICITA (16)

RECIBE (18)

REVISA (17) JEFE DE OFICINA DE ADQUISICIONES

SOLICITUD DE SERVICIO






INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA DEL FORMATO:“SOLICITUD DE SERVICIO”

MANTENIMIENTO VEHICULAR



1 Fecha de elaboración del documento.

2 Nombre del bien o el servicio a realizar.

3 Marca del bien.

4 Número de inventario del bien y/o placas.

5 Número de serie del bien.

6 Modelo del bien.

7 Especificar el mantenimiento o servicio a realizar.

8 Especificar si es reparación el servicio a realizar.

9 Especificar si el servicio a realizar no corresponde a mantenimiento y/o reparación.

10 Especificar el tipo de servicio a realizar.

11 Nombre de la dirección a quien se le cargará presupuestalmente el servicio correspondiente.

12 Descripción detallada del servicio a realizar.

13 Nombre del proyecto que se está afectando.

14 Código programático que se está afectando.

Anexo No. 5





INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA DEL FORMATO: “SOLICITUD DE SERVICIO”

MANTENIMIENTO VEHICULAR


En cada uno de los espacio del formato se deberá anotar lo siguiente:

15 Partida presupuestal que se está afectando.

16 Nombre y firma de la persona solicitante.

17 Nombre y firma del Jefe de Oficina de Adquisiciones o el Titular del Área solicitante quien revisa.

18 Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales quien autoriza.





(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14)

ORDEN DE SERVICIO

MES DÍA AÑO (1)

BIEN O SERVICIO: MARCA: (3)

SERIE: (5) MODELO (6)

MANTENIMIENTO (7) (8) OTROS (9)

ESPECIFICAR:

CON CARGO A LA DIRECCIÓN:

(13)

CÓDIGO PROGRAMATICO:

PARTIDA:

INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA COSTO APROXIMADO

(15)

PROYECTO:

(14)

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

(12)

(11)

(10)

(4)

(2)

REPARACIÓN

NUM. INVENTARIO Y/0 PLACAS :

DESCRIPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO SOLICITADO

SOLICITA

(16) RESGUARDANTE DEL VEHICULO

AUTORIZA

(18)

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

REVISA (17)

ENCARGADO DE VEHICULOS






INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA DEL FORMATO: “SOLICITUD DE SERVICIO”

MANTENIMIENTO Y CONTROL DE VEHÍCULOS




2 Nombre del bien o el servicio a realizar.

3 Marca del bien.

4 Número de inventario del bien y/o placas.

5 Número de serie del bien.

6 Modelo del bien.

7 Especificar si es mantenimiento el servicio a realizar.

8 Especificar si es reparación el servicio a realizar.

9 Especificar si el servicio a realizar no corresponde a mantenimiento y/o reparación.

10 Especificar el tipo de servicio a realizar.

11 Nombre de la dirección a quien se le cargará presupuestalmente el servicio correspondiente.

12 Descripción detallada del servicio a realizar.

13 Nombre del proyecto.

14 Código programático.

15 Partida presupuestal.

16 Resguardante del vehículo.

17 Nombre y firma del encargado de control de vehículos.

18 Nombre y firma del Subdirector de recursos materiales y servicios generales.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

SOLICITUD DE ALIMENTOS

UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

Inicio

Solicita al proveedor el servicio de alimentos. Continúa con la op. 3

El área solicitante recibe y firma la comanda de alimentos al proveedor correspondiente

Fin

3

SÍ

2

Revisa formato de “Solicitud de Alimentos” se entera y verifica si está bien requisitado y determina:

¿Está debidamente requisitado?

Devuelve al área solicitante para su corrección. Regresa a la operación Nº. 1

NO

A

Recibe formato de “Solicitud

de Alimentos”, se entera y turna.

1

A

4

Recibe factura del proveedor e integra documentación. Solicitud de validación de suficiencia presupuestal, solicitud de servicio y pago para su trámite.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de alimentos

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración, Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02


Unidad General de Administración

1. Recibe de las unidades y órganos administrativos del OFSCE formato de “Solicitud de Alimentos”, debidamente requisitado, se entera y turna para su trámite correspondiente.


2. Recibe, revisa formato de “Solicitud de Alimentos” y determina:


NO, Devuelve de manera económica al área solicitante, para su corrección. Regresa a la operación Nº. 1

Sí, Procede a solicitar el servicio de alimentación. Continúa con la operación Nº. 3

3. Concilia con el proveedor las comandas por la entrega de los alimentos solicitados por las unidades y órganos administrativos, con los vales correspondientes y archiva copia de la “Solicitud de Alimentos”, con su respectiva copia de la comanda que ampara el número de comidas entregadas.

4. Recibe factura del proveedor e integran documentación, Solicitud de validación de suficiencia presupuestal OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06, Solicitud de servicio OFSCE/UGA/SRMSG_RG-13, Orden de servicio OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 y solicitud de pago OFSCE/UGA/SRMAG_RG-16, documentos del SGC; para su trámite.






Formato de Solicitud de Alimentos

PROVEEDOR: (1) FECHA: (2)

VALES POR (3 OREDEN (ES) DE ALIMENTO.

PARA EL PERSONAL DEL ÁREA DE: (4)

MOTIVO: (5)

SOLICITANTE AUTORIZA

(6) (7)

______________________________ ____________________________

RECIBÍ SERVICIO DE ALIMENTOS

NOMBRE FIRMA

1.- (8)

(9)

2.-

3.-

4.-

5.-

6.-





INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: “SOLICITUD DE ALIMENTOS”



1 Número de folio correspondiente.


3 Número de personas que requieren de alimentos

4 Nombre del área que solicita los alimentos.

5 Motivo del trabajo a realizar.

6 Nombre del Subdirector quién solicita.

7 Nombre del Director quién autoriza.

8 Nombre de las personas quienes reciben alimentos

9 Firma de las personas quienes reciben alimentos.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACÉN


1

Recibe de los proveedores el material solicitado en el formato de “Orden de Compra” y/o pedido.

A 4

Verifica que el material reúna las condiciones especificadas en el formato “Orden de Compra” y/o pedido.

2

A

NO SÍ ¿Reúnen las especificaciones?

Devuelve al proveedor los materiales para su cambio. Regresa a la operación No. 1

Recibe los materiales y da entrada a los mismos en el formato “Entradas de almacén. Continúa con la operación No.

Sella de recibido la factura original al proveedor para trámite de pago.

Verifica que la descripción de los materiales solicitados en la “Orden de Compra” y/o pedido coincida con la factura.

3

A

Inicio

4



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/03

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACÉN


5

Registra en el sistema de cómputo, generándose a la vez el formato “Entradas de Almacén”, se archiva formato con copia de la factura y turna para el trámite de pago.

A

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrada de material al almacén


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/03


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 1. Recibe de los proveedores el material solicitado anexando formato original de “Orden

de Compra” y/o “Pedido” (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-05, documentos del SGC).

2. Verifica que el material reúna las condiciones especificadas en el formato “Orden de

Compra y/o pedido”.

3. Verifica que la descripción de los materiales solicitados en la “Orden de Compra y/o pedido” coincida con la factura y determina:

¿Reúnen los materiales las especificaciones correspondientes?

NO, Devuelve al proveedor los materiales para su cambio. Regresa a la operación No. 1

SÍ, Recibe los materiales especificados en la “Orden de Compra” y da entrada a los mismos en el formato entrada de Almacén (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-11 (Si aplica) contenido en el plan de calidad. Continúa con la operación No. 4

4. Sella de recibido la factura original al proveedor para su solicitud de pago.

5. Registra en el sistema de cómputo, control de almacén, el ingreso de los bienes generándose a la vez el formato “Entradas de Almacén” (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-11 documento del SGC), se archiva con una copia de la factura y turna copia del mismo a la oficina de adquisiciones; para el trámite de pago.






DIA MES AÑO

(1)

ORDEN DE COMPRA

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN

(2) (3) (4)

COSTO APROXIMADO: (5)

INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

UTILIZADO PARA: (6)

PERÍODO: (7)

PROGRAMA O PROYECTO: (8)

CLAVE PRESUPUESTAL: (9) PARTIDA:

(10)

REGIÓN: (11)

RECIBE

(14)

NOMBRE, FIRMA Y/O SELLO

DEL PROVEEDOR

AUTORIZA

(13)

JEFA DE LA UNIDAD GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

SOLICITA

(12)

SUBDIRECTOR DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES






INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA DEL FORMATO: “ORDEN DE COMPRA”



1 Día, mes y año de elaboración de la orden de compra.

2 Cantidad de artículos que se refiere.

3 Especificación de la unidad de medida.

4 Se describirá claramente los artículos requeridos, señalando todas las características posibles que identifiquen plenamente el producto.

5 De acuerdo a la cotización previa, se anotará el costo aproximado.

6 Se describirá claramente para que sean utilizados los artículos descritos, mencionando el área solicitante.

7 Período refiriendo de acuerdo con la estructura programática autorizada.

8 Nombre del programa o proyecto de conformidad con la estructura programática autorizada.

9 Clave presupuestal que corresponde de conformidad con la estructura programática autorizada.

10 Partida que corresponde de conformidad con el Clasificador por Objeto del Gasto vigente.

11 Nombre de región donde esta ubicado el área administrativa que se está afectando en la solicitud de pago.

12 Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.

13 Nombre y firma del Jefe de la Unidad General de Administración.

14 Nombre, firma y sello del proveedor al que se asigna la orden de compra.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

INVENTARIO FÍSICO DE MATERIALES EN ALMACÉN


1

Clasifica los materiales por clave para levantamiento del inventario físico.

Efectúa conteo físico de materiales.

2

Coteja inventario físico de materiales con los registros del sistema y determina:

3

Fin

NO ¿Están correctos?

Genera el reporte de inventario físico. Continúa con la operación No. 4

Efectúa correcciones y/o aclaraciones. Regresa a la operación No. 2

SÍ

A Recaba firmas del reporte de inventario físico y archiva.

4

A

Inicio



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario físico de materiales en almacén


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN

MANUAL DE PROCDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 1. Clasifica los materiales por clave para llevar a cabo el levantamiento del inventario

físico. 2. Efectúa conteo físico de los materiales clasificándolos por clave. 3. Coteja inventario físico de materiales con los registros de existencias de materiales

en el sistema computarizado y determina:

¿Están correctos?

NO, Efectúa correcciones y/o aclaraciones que se requieran. Regresa a la operación No. 2

SÍ, Genera reporte de inventario físico.

Continúa con la operación No. 4 4. Recaba firmas del reporte de inventario físico y archiva. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

SALIDA DE MATERIALES DEL ALMACÉN


1

Recaba firma en el formato “Solicitud de Materiales” de la persona que recibe el material y entrega.

2

Inicio

Fin

Con el formato “Solicitud de Materiales” debidamente requisitado, se procede a darle salida del sistema de almacén.

Archiva la documentación.

3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salida de materiales del almacén


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1. Recaba firma por la persona que recibe el material, en el formato de “Solicitud de

Materiales” (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-17 documento del SGC), y entrega. 2. Con el formato “Solicitud de Materiales” debidamente requisitado, se procede a darle

salida en el sistema de almacén. El sistema genera un folio consecutivo que se anotará en referido formato.

3. Archiva la documentación. Termina el procedimiento. Nota: El sistema genera un folio consecutivo que se anota en el formato “Solicitud de Materiales”



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

RECEPCIÓN-ENTREGA DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA CERTIFICADA


Recibe de las diferentes unidades y órganos

administrativos del OFSCE, correspondencia para su distribución.

1

A

Verifica la correspondencia y determina:

Recibe, sella de recibido, ordena la documentación por dependencia y/o entidad y verifica.

¿Está completa y correcta?

SÍ NO

A

Devuelve para corrección a los órganos correspondientes. Regresa a la operación No. 1

2

Inicio

A



FECHA DE

ACTUALIZACION


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

RECEPCIÓN, ENTREGA DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA CERTIFICADA


Envía por correo certificado sepomex.

Envía por mensajería especializada (Sepomex, dhl, estafeta u otros)

SÍ NO

A

¿Es fuera de la ciudad?

Verifica si la correspondencia se envía por mensajería especializada; según solicite el área.

Entrega documentos a dependencias y/o entidades, recaba sello o y firma de recibido.

Fin

¿Se envía por mensajería?

NO SÍ

Recibe de sepomex, relación de documentos requisitada y sellada con número de folio.

3

Registra información de la documentación entregada en cuadernillo y entrega a las áreas, relación y copia de documentación.

4

Fin

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción, entrega de correspondencia y

paquetería certificada

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales Y Servicios Generales

FECHA DE

ACTUALIZACION


22/06/15 03/04


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1. Recibe de las diferentes Direcciones y/o Unidades, correspondencia para su distribución. 2. Verifica la correspondencia y determina:

¿Está completa y correcta?

NO, Devuelve para su corrección, a los órganos administrativos correspondientes. Regresa a la operación No. 1

SÍ, Recibe, sella de recibido anotando día y hora, ordena por dependencia y/o

entidad la correspondencia y verifica en cuanto a su distribución lo siguiente:

¿Es fuera de la ciudad?

NO, Entrega la documentación a las dependencias y/o entidades, recaba sello y/o firma de recibido, registra información de la correspondencia en el cuadernillo de control de la misma y entrega a los órganos administrativos del OFSCE copia y relación de la documentación referida, debidamente requisitada. Termina procedimiento.

¿Se envía por mensajería u otro medio?

SÍ, Envía al domicilio por mensajería especializada, llena guía en original y 2 copias, correspondiente. Termina procedimiento.

NO, Envía por correo certificado (Sepomex); elabora original y 2 copias de la

relación de documentos. Continúa con la operación No. 3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción, entrega de correspondencia y paquetería certificada


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04

3. Recibe de Sepomex, original de la relación de la documentación enviada,

debidamente requisitada y sellada de recibido, conteniendo el número de folio con el que fue enviado cada documento, verificando que sea entregado el acuse de recibo respectivo.

4. Registra información de la correspondencia entregada en el cuadernillo de control de

del mismo y entrega a los órganos administrativos involucrados, copia y relación de la documentación entregada debidamente requisitada.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES

UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

Inicio

Recibe de las unidades y órganos administrativos de solicitud para el mantenimiento de mobiliario y equipo y turna

1

Suspende el trámite hasta que exista suficiencia presupuestal. Regresa a la operación No. 3

A

SÍ NO

2

Recibe memoranum y formato para el mantenimiento y solicita presupuesto al prestador.

Recibe de los prestador de servicios presupuesto y verifica si existe suficiencia presupuestal.

3

A

A

¿Existe suficiencia

presupuestal?




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVCIOS GENERALES

A

Devuelve la factura para su corrección al prestador de servicio. Regresa a la operación No. 5

Fin

Sella de recibido en la factura, elabora contra recibo con la documentación para su trámite de pago.

B

B

NO SÍ ¿Cumple requisitos fiscales?

Recibe del prestador de servicios factura, orden de servicio y determina.

6

Asigna al que presentó la cotización de menor costo.

Fin

Turna al Comité de Adquisiciones.

Requisita solicitud y orden de servicio y recaba firmas, elabora pase de salida y distribuye

NO SÍ ¿Oscilan de 1 a 750 salarios mínimos?

5

Recibe la solicitud de validación de suficiencia presupuestal el monto de para la reparación.

4



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de bienes muebles


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/04


Unidad General de Administración 1. Recibe de las unidades y órganos administrativos solicitantes memorándum

debidamente requisitado, para el mantenimiento del mobiliario y equipo de oficina, se entera y turna.


2. Recibe memorándum y formato para el mantenimiento de mobiliario y equipo de

oficina, se entera y solicita a los prestadores de servicios, presupuesto de reparación y mantenimiento de equipo de oficina y archiva la documentación temporalmente.

3. Recibe de los prestadores de servicio, presupuesto de reparación y mantenimiento

de mobiliario y equipo de oficina, se entera y solicita a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, verificar si existe validación de suficiencia presupuestal (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06, documento del SGC) y determina:

¿Existe Solicitud de validación de suficiencia presupuestal?

NO, Suspende el trámite temporalmente hasta que exista solicitud de

validación de suficiencia presupuestal. Regresa a la operación No.3

SÍ, Extrae del archivo cotización de reparación y mantenimiento

Continúa con la operación No. 4 4. Revisa la solicitud de validación de suficiencia presupuestal sobre el monto de

reparación y mantenimiento de mobiliario y equipo de oficina, recibida de los prestadores de servicio y al formato de “Solicitud de Servicio”, revisa entre qué salarios mínimos oscila el costo de reparación y determina:

¿Oscilan de 1 a 750 salarios mínimos los costos de reparación?

NO, Turna éste trámite al Comité de Adquisiciones del OFSCE.




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de bienes muebles


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04

SÍ, Asigna al prestador de servicios que presentó cotización a un menor costo.

Continúa con la operación No. 5 5. Requisita el formato Solicitud de servicio y Orden de servicio

(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-13 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14, documentos del SGC), para sus firmas correspondientes, elabora “Pase de Salida” en original y copia, recaba firma del resguardante del equipo y mobiliario de oficina, de quien lo recibe y del Jefe de Unidad General de Administración y distribuye.

6. Recibe del prestador de servicio, factura original y copia, así como el formato

“Orden de Servicio” (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14, documento del SGC), se entera y verifica si cumple con los requisitos fiscales y determina:

¿Cumple con los requisitos fiscales?

NO, Devuelve la factura al prestador de servicio con la documentación anexa, para su corrección.


SÍ, Sella de recibido en la factura, elabora contra recibo e integran documentación solicitud de validación de suficiencia presupuestal, solicitud de servicio, orden de servicio y solicitud de pago (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06, OFSCE/UGA/SRMSG_RG-13, OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 y OFSCE/UGA/SRMAG_RG-16, documentos del sistema SGC), respectivamente, para su trámite de pago; junto con el memorándum donde solicitan y firman de conformidad del servicio. Termina el procedimiento.





_________________ ___________________

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, a __ de ___________ de 2006

Observación

Nota: Favor de Notificar a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales el Ingreso del Bien. Page 1 of 1

C. COMANDANTE DE GUARDIA:

El portador de la presente está autorizado para sacar del edificio del OFSCE lo siguiente:

N° de Inventario Descripción del Bien Modelo Marca N° de Serie

Solicita Revisa V° B° Recibe

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECTOR DE SISTEMAS

Motivo de la salida del bien:

C. C.

Fecha de salida del bien: Fecha probable de entrada del bien:

.

PASE DE SALIDA

Bienes Informáticos

(1)

(3) (4) (5) (6) (7) (8)

(12) (13) (14) (15)

(10) (11)

(9)

(2)






INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO“ PASE DE SALIDA” DE MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES



1 Fecha de elaboración del formato.

2 Nombre del comandante de guardia.

3 Descripción del bien relacionado.

4 Modelo del bien relacionado

5 Marca del bien relacionado.

6 Número de serie del bien relacionado.

7 Número de inventario actual del bien relacionado.

8 Las observaciones que presente el bien relacionado.

9 Motivo de salida del bien relacionado.

10 Fecha de salida del bien relacionado.

11 Fecha probable de entrada del bien relacionado.

12 Nombre de la persona quien solicita el bien.

13 Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales quien revisa el bien relacionado.

14 Nombre y firma del Subdirector de Sistemas quien da el Vo. Bo.

15 Nombre y firma de la persona quien recibe los bienes relacionados.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

SUMINISTRO DE GARRAFONES DE AGUA


Inicio

Solicita al prestador del servicio

el suministro de agua en garrafones

1

2

Recibe la cantidad de agua requerida en garrafones y sella de recibido la nota de remisión y archiva.

3

Recibe la factura para trámite de pago. Continúa con la operación No. 4

Realiza trámite de factura para pago e integra documentación respectiva, distribuye y archiva.

Devuelve al proveedor para su corrección. Regresa a la operación No. 3

4

SÍ NO

Recibe factura, verifica notas de remisión y determina:

¿Cumple requisitos fiscales?

A

A

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suministro de garrafones de agua


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 1. Solicita al prestador de servicio, el suministro de agua en garrafones de 19 litros, de

acuerdo al consumo de los empleados del OFSCE, y a la constancia de suficiencia presupuestal que le indica la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

2. Recibe del prestador de servicios la cantidad de agua en garrafones solicitado, sella

de recibido en la nota de remisión en original y copia. 3. Recibe del proveedor factura que ampara la cantidad del suministro de agua en

garrafones, verifica factura con las notas de remisión y determina:

¿Cumple los requisitos fiscales?

NO, Devuelve al proveedor para su corrección.


SÍ, Recibe la factura para trámite de pago. Continúa con la operación No. 4

4. Realiza trámite de la factura para pago e integra documentación, solicitud de

validación de suficiencia presupuestal, orden de compra, Entradas de almacén, solicitud de materiales y solicitud de pago (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06, OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10, OFSCE/UGA/SRMSG_RG-11, OFSCE/UGA/SRMSG_RG-17 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-16 documentos del SGC), distribuye y archiva.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE FACTURAS.


Inicio

Recibe factura, orden de compra y/o pedido respectivo.

1

A

Revisa factura, orden de compra y/o pedido y determina:

2

¿Reúne requisitos fiscales?

NO

Emite y entrega al proveedor

contra recibo. Continúa con la operación No. 3

SÍ

A

Devuelve al proveedor para

su regularización y trámite. Regresa a la operación No. 1

3

Integra factura y documentación y elabora “Solicitud de Pago”.

Turna la “Solicitud de Pago” mediante memorándum a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, para su pago respectivo.

Fin

4



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y trámite de facturas.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1. Recibe del proveedor factura original, registra en formato “Orden de Compra” y/o

pedido respectivo (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-05 documentos del SGC).

2. Revisa factura, orden de compra y/o pedido que reúnan los requisitos fiscales y

administrativos y determina:

¿Reúne los requisitos?

NO, Devuelve al proveedor para su regularización y trámite.


SÍ, Emite y entrega contra-recibo al proveedor. Continúa con la operación No. 3 3. Integra factura con la documentación soporte y elabora solicitud de pago (formato

OFSCE/UGA/SRMSG_RG-16 documento del SGC). 4. Turna la solicitud de pago de facturas con su documentación soporte mediante

memorándum a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, para su pago respectivo






MES DÍA AÑO (1) SOLICITUD DE PAGO

A FAVOR DE: (3) R.F.C.: (4)

CONCEPTO:

PROGRAMA O PROYECTO: REGIÓN: (7)

CLAVE PRESUPUESTAL: (8)

FACTURA P. UNITARIO NETO

(9) (11) (12)

SUBTOTAL: (13)

I.V.A.: (14)

TOTAL: (15)

ORDEN DE MINISTRACIÓN: (16) CHEQUE No.: (18)

DOCTO. DE REFERENCIA: (17) C.C.G.: (19)

USO EXCLUSIVO DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

(5)

(6)

CONCEPTO

(10)

FOLIO: (2)

SOLICITA

(20) SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y

SEVICIOS GENERALES

AUTORIZÓ

(22) JEFE DE LA UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

REVISÓ

(21) SUBDIRECTOR DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

PARTIDA: (23)






INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO “SOLICITUD DE PAGO”



1 Fecha del documento.

2 Número de folio correspondiente.

3 Nombre del proveedor al que se le tramita la solicitud de pago.

4 Registro Federal de Causantes del proveedor al que se esta solicitando el pago.

5 Descripción de la compra que se está efectuando al proveedor.

6 Nombre del programa que se esta afectando en la solicitud de pago.

7 Nombre de región donde se ubica el área administrativa que se está afectado en la solicitud de pago.

8 Clave presupuestal correspondiente.

9 Número de la factura correspondiente.

10 Concepto de la compra que ampara la factura.

11 Precio unitario de los artículos que se están comprando.

12 Precio neto sin incluir el I. V. A. de los artículos que se están comprando.

13 Subtotal de los artículos que se están comprando sin incluir el I. V. A.

14 Anotar el I. V. A. de los artículos que se están comprando.

15 Monto total de los artículos que se están comprando.

16 Anotará información de uso exclusivo de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.




20 Anotar nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.

21 Nombre y firma del Subdirector de Contabilidad y Presupuesto.

22 Nombre y firma del Jefe de la Unidad General de Administración.

23 Partida presupuestal correspondiente.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO O BIENES INFORMÁTICOS.

UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

Recibe memorándum de

los órganos administrativos, que solicitan baja de mobiliario y equipo de oficina o bienes informáticos.

Inicio

Fin

¿Es mobiliario y equipo?

Recibe memorándum, se

entera y verifica el tipo de bien que causa la baja.

Fin

NO

Turna al Área de Sistemas para que realice el dictamen de la condición en que se encuentra el bien informático y continúe con el mismo procedimiento para baja de mobiliario.

Verifica el estado en que se encuentra el bien.

SÍ

1 2

A

A

Transfiere al almacén en espera de su reasignación correspondiente.

¿Es un bien para baja o reasignable?

SÍ NO

Transfiere al almacén para su guarda y custodia, y proceder a solicitar al Comité de Desincorporación, la baja y su destino final.

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Baja de mobiliario y equipo o bienes informáticos

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración y Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02



1. Recibe memorándum de las áreas que solicitan baja de mobiliario y equipo o bienes informáticos y turna.


2. Recibe memorándum, se entera y verifica el tipo de bien que causa baja Es mobiliario y equipo?

SI, Verifica el estado en que se encuentra el bien.

Es un bien para baja o reasignable?

SÍ, Transfiere al almacén para su guarda y custodia, y proceder a

solicitar al Comité de Desincorporación, la baja y destino final del bien. Termina el procedimiento

NO, Transfiere al almacén en espera de su reasignación correspondiente.

Termina el procedimiento NO, Turna al Área de Sistemas para que realice el dictamen de la condición en

que se encuentra el bien informático y continúe con el mismo procedimiento que se efectúa para baja de mobiliario y equipo Termina el procedimiento



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

TRANSFERENCIA DE MOBILIARIO Y EQUIPO O BIENES INFORMÁTICOS



Recibe memorándum de los órganos administrativos, que solicitan transferencia de mobiliario y equipo de oficina o bienes informáticos y turna.

Inicio

1

A

Recibe memorándum se entera y verifica el bien.

2

A

Realiza cambio de resguardo en el sistema, imprime y verifica físicamente y determina

No

Cancela resguardo físico anterior y archiva nuevo resguardo en el expediente correspondiente.

¿Hay faltante?

Fin

Fin

Si

Recibe del resguardante a través de memorándum y dirigido a la UGA, la reposición del bien faltante

Elabora acta administrativa por la reposición del faltante.


3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transferencia de Mobiliario y Equipo o Bienes Informáticos

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Subdirección de Contabilidad y Presupuesto

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02



1. Recibe memorándum en original y copia de los órganos administrativos que solicitan transferencia de mobiliario y equipo o bienes informáticos y turna.


2. Recibe memorándum se entera y verifica los bienes resguardados, en el expediente correspondiente como en el sistema

3. Realiza cambio de resguardo en el sistema, imprime y verifica físicamente los bienes

resguardados y determina: ¿Hay faltante?

NO, Cancela resguardo físico anterior y archiva nuevo resguardo en el expediente correspondiente. Termina el procedimiento.

SI, Elabora Acta Administrativa por la reposición del faltante. Termina el procedimiento

4. Recibe del resguardante a través de memorándum y dirigido a la Unidad General de

Administración, la reposición del bien faltante.

Nota: En el caso de bienes faltantes reguardados, el resguardarte deberá de reponerlos.

Si son bienes informáticos, se solicita al Área de Sistemas su validación.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ADQUISICIÓN Y SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE



Solicita a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto la disponibilidad de recursos para adquisición de combustible, mediante el formato “Solicitud de validación de suficiencia presupuestal”.

1

Recibe solicitud de validación de suficiencia presupuestal, autorizada.

Elabora memorándum de

solicitud de compra y turna.

Recibe memorándum de solicitud de compra y

documentación respectiva, elabora transferencia electrónica de pago y turna.

Recibe transferencia electrónica de pago y procede a la compra con el proveedor.

Inicio

Recibe solicitud de validación de suficiencia presupuestal y determina:

2


Autoriza solicitud de

validación de suficiencia presupuestal para la aplicación del gasto y turna. Continúa con la operación No. 3

Notifica a la Subdirección

de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su conocimiento y efectos procedentes.

NO SÍ

Fin

3

4

5

6

A



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

ADQUISICIÓN Y SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE


8

Recibe factura original y vales de gasolina del proveedor.

Verifica la factura y determina.

¿Esta correcta? NO SÍ

Procede a darle entrada al sistema de almacén, generando el formato “Entradas de Almacén”, elabora “Solicitud de Pago”, “Requisición de Compra” y “Orden de Compra”; fotocopia la documentación, distribuye y archiva.

Devuelve la factura y anexos al proveedor. Regresa a la operación No. 6

9

Fin

7

Entrega vales de combustible al almacén.

A



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición y suministro de combustible


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/04


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1. Solicita a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, la disponibilidad de recursos

para la adquisición de combustible mediante el formato “Solicitud de Validación de Suficiencia Presupuestal” (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06 documento del SGC).

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

2. Recibe solicitud de validación de suficiencia presupuestal y determina:


NO, Comunica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para su conocimiento y efectos procedentes. Termina el procedimiento.

SÍ, Autoriza solicitud de validación de suficiencia presupuestal para la

aplicación del gasto y turna. Continúa con la operación No. 3.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

3. Recibe la solicitud de validación de suficiencia presupuestal autorizada. 4. Elabora memorándum de solicitud de compra y turna.

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto. 5. Recibe memorándum de solicitud de compra y documentación respectiva, elabora

transferencia electrónica de pago y turna.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición y suministro de combustible


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04


6. Recibe transferencia electrónica de pago y procede a la compra con el proveedor

respectivo. 7. Recibe factura original y vales de gasolina del proveedor. 8. Verifica la factura y determina.

¿Esta correcta?

NO, Devuelve la factura al proveedor, regresa a la operación No. 6

SÍ, Procede a dar entrada al sistema de almacén, generando el formato Entradas de Almacén OFSCE/UGA/SRMSG_RG-11, elabora Solicitud de Pago, Requisición de Compra y Orden de Compra (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-16, OFSCE/UGA/SRMSG_RG-09 OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10 documentos del SGC), fotocopia la documentación, distribuye y archiva.

9. Entrega vales de combustible al almacén para su guarda, custodia y próximo

suministro al personal del OFSCE que sale de comisión. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

SERVICIO DE FOTOCOPIADO


NO

Recibe del área administrativa solicitante “Vale de Fotocopiado”.

Revisa que esté correcto el llenado del “Vale de Fotocopiado” y determina:

¿Es correcto? SÍ

Devuelve para su corrección el formato al área solicitante. Regresa a la operación No. 1

Autoriza y proporciona el servicio de fotocopiado.

A

1

2

A

Fin

Inicio



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de fotocopiado.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1. Recibe del área administrativa solicitante, “Vale de Fotocopiado”. 2. Revisa que esté correcto el llenado del formato y determina:

¿Es correcto?

NO, Devuelve para su corrección. Regresa a la operación No. 1

SÍ, Autoriza y proporciona el servicio de fotocopiado.






Vale de Fotocopiado

Día Mes Año

(2

Área de: (1

Descripción Asunto Tamaño (Un lado) Tamaño (Ambos Lados)

Total Archivo Tramite Carta Oficio Carta Oficio

(3 (4 (4 (5 (5 (6 (6 (7

Solicita Autoriza Vo.Bo.

(8

Nombre y Firma

(9

Nombre y Firma

(10

Subdirector de Recursos Materiales y

Servicios Generales.






INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE “VALE DE FOTOCOPIADO ”SERVICIO DE FOTOCOPIADO



1 Nombre del área solicitante del servicio de fotocopiado.

2 Fecha de la solicitud del servicio de fotocopiado.

3 Descripción del documento o documentos a fotocopiar.

4 Asunto tachar con una x si el documento a fotocopiar es para tramite o archivo

5 Descripción de fotocopiado solicitadas de un lado.

6 Descripción de fotocopiado solicitadas de ambos lados.

7 Numero total de copias solicitadas de un lado y ambos lados.

8 Nombre y firma del trabajador del área que solicita el servicio de fotocopiado.

9 Nombre y firma del servidor público del área facultado para autorizar el vale de fotocopiado.

10 Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales quien da el Vo. Bo.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE FACTURAS POR CONCEPTO DE MANTENIMIENTO VEHICULAR


Inicio

Recepciona factura y orden

de servicio.

1

A

Revisa factura y orden de servicio.

2

¿Reúne requisitos?

NO

Emite y entrega al prestador de servicio contra –recibo. Continúa con la operación No. 3

SÍ

A

Devuelve al prestador de servicio para su regularización y trámite. Regresa a la operación No. 1

3

Integra factura y documentación; y elabora “Solicitud de Pago”.

Turna la “Solicitud de Pago”, mediante memorándum a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto para su trámite correspondiente.

Fin

4



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y trámite de facturas por concepto de mantenimiento vehicular.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02


Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1. Recibe factura y orden de servicio (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14, documento

del SGC). 2. Revisa factura y orden de servicio y determina:

¿Reúne los requisitos?

NO; Devuelve al prestador de servicio para su regularización y trámite.


SÍ; Emite y entrega contra-recibo al prestador de servicio. Continúa con la operación No. 3

3. Integra factura y documentación y elabora solicitud de pago (formato

OFSCE/UGA/SRMSG_RG-16 documento del SGC). 4. Turna la solicitud de pago, mediante memorándum a la Subdirección de Contabilidad

y Presupuesto para su trámite correspondiente.

Termina procedimiento.






MES DÍA AÑO (1) SOLICITUD DE PAGO

A FAVOR DE: (3) R.F.C.: (4)

CONCEPTO:

PROGRAMA O PROYECTO: REGIÓN: (7)

CLAVE PRESUPUESTAL: (8)

FACTURA P. UNITARIO NETO

(9) (11) (12)

SUBTOTAL: (13)

I.V.A.: (14)

TOTAL: (15)

ORDEN DE MINISTRACIÓN: (16) CHEQUE No.: (18)

DOCTO. DE REFERENCIA: (17) C.C.G.: (19)

USO EXCLUSIVO DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

(5)

(6)

CONCEPTO

(10)

FOLIO: (2)

SOLICITA

(20)

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SEVICIOS GENERALES

AUTORIZÓ

(22)

JEFA DE LA UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

REVISÓ

(21)

SUBDIRECTOR DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

PARTIDA: (23)






INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: “SOLICITUD DE PAGO”



1 Fecha del documento.

2 Número de folio de servicio correspondiente.

3 Nombre del prestador del servicio al que se le tramita la solicitud de pago.

4 Registro Federal de Causantes del prestador del servicio al que se esta solicitando el pago.

5 Descripción del trabajo que se está efectuando por parte del prestador del servicio.

6 Nombre del programa que se esta afectando en la solicitud de pago.

7 Nombre de región donde se ubica el área administrativa que se está afectado en la solicitud de pago.

8 Clave presupuestal correspondiente.

9 Número de la factura correspondiente.

10 Concepto del servicio que ampara la factura.

11 Precio unitario de las refacciones y mano de obra realizados al servicio.

12 Precio neto sin incluir el I. V. A. de las refacciones y mano de obra realizados al servicio.

13 Subtotal de las refacciones y mano de obra realizados al servicio sin incluir el I. V. A.

14 Anotar el I. V. A. de las refacciones y mano de obra realizados al servicio.

15 Monto total de las refacciones y mano de obra realizados al servicio.

16 Orden de ministración (uso exclusivo de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto).

17 Documento de referencia (uso exclusivo de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto).

18 Cheque número (uso exclusivo de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto).


20 Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios G.

21 Nombre y firma del Subdirector de Contabilidad y Presupuesto.

22 Nombre y firma de la Jefa de la Unidad General de Administración.

23 Partida presupuestal correspondiente.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/06

DIAGRAMA DE FLUJO

ADQUISICIONES POR PROCESOS DE LICITACIONES EXTRAORDINARIAS

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS GENERALES COMITÉ DE ADQUICISIONES DEL

OFSCE

2

3

Inicio

Recibe solicitud en los casos que proceda y determina el tipo de concurso a realizar.

Elabora calendario de sesiones del concurso de licitación del OFSCE y turna al comité.

A

4

Recibe y sesiona para aprobar calendario del evento de licitación y determina:

A


NO SÍ

Devuelve para su modificación. Regresa a la operación No. 3

Remite calendario aprobado para continuar con el proceso de licitación. Continúa con la operación No. 5

A

Solicita adquisiciones de bienes o servicios en los casos que procedan.

1



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/06

DIAGRAMA DE FLUJO




A

Elabora bases, ficha técnica, convocatoria y/o relación de proveedores, oficios de invitación para firma del Secretario Técnico del Comité.

4

Publica convocatoria y/o distribuye oficios de invitación con sus anexos, recabando firmas y sellos de los proveedores.

Recepciona las propuestas técnicas y económicas presentadas por los

proveedores convocados y/o invitados.

Elabora oficio circular para convocar a sesión del comité para la junta de aclaración de dudas.

B

Elabora oficio circular para convocar a sesión del comité para el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas.

6

5

7

10

9

Sesiona para llevar acabo la junta de aclaración de dudas.

8



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/06

DIAGRAMA DE FLUJO



COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL OFSCE.

B

Sesiona para llevar acabo la apertura de propuesta técnica y económica y turna.

Elabora tablas: analítica técnica y comparativa de ofertas.

Elabora oficio para firma del Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones para convocar al acto de fallo

Sesiona, analiza tablas y procede a dar el fallo correspondiente y remite documentos.

Fin

Elabora oficios de fallo y notifica a proveedores.

13

Elabora pedidos y/o contratos a los proveedores adjudicados

del concurso celebrado.

11

13 14

15

16

12



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones por Procesos de Licitaciones Extraordinarias.

ÁREA QUE EJECUTA: Comité de Adquisiciones del OFSCE, Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Órganos Administrativos del OFSCE

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/06


Órganos Administrativos

1. Solicitan adquisiciones de bienes o servicios, en los casos que proceda. Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

2. Recibe solicitud de adquisiciones de bienes o servicios en los casos que proceda. Con

base al costo se determina el tipo de concurso a realizar (Invitación Restringida, Abierta, Licitación Pública Estatal y/o Nacional).

3. Elabora calendario de sesiones del concurso y turna al Comité de Adquisiciones,

Arrendamientos de Bienes y Contratación de Servicios del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, para su aprobación correspondiente.

Comité de Adquisiciones del OFSCE 4. Recibe el calendario, sesiona y determina:


NO, Devuelve para su modificación .correspondiente. Regresa a la operación No. 3

SÍ, Remite calendario aprobado para continuar con el proceso de adquisición. Continúa con la operación No. 5


5. Elabora bases, fichas técnicas (formato: OFSCE/UGA/SRMSG_RG-02), relación de proveedores y oficios de invitación a la licitación a proveedores para firma del Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/06

Contratación de Servicios del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, para la presentación de propuestas técnica y económica.

6. Publica convocatoria y/o distribuye oficios de invitación con sus anexos

correspondientes, recabando firmas y sellos de los proveedores invitados.

7. Elabora oficio circular signado el Secretario Técnico del Comité, a efecto de convocar a sesión a los integrantes del comité del OFSCE, para la junta de aclaración de dudas.


8. Sesiona para llevar acabo la junta de aclaración de dudas.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 9. Elabora oficio circular signado por el Secretario Técnico del Comité, a efecto de

convocar a sesión a los integrantes del Comité de Adquisiciones del OFSCE, para el acto de la apertura de las propuestas técnica y económica, el cual firma el.

10. Recibe las propuestas técnicas y económicas presentadas por los proveedores invitados, con base al calendario de concurso aprobado, se convoca al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratación de Servicios del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.


11. Sesiona para llevar a cabo la apertura de propuestas técnicas y económicas y turna para continuar con el proceso.


12. Elabora tablas: analítica técnica, y comparativa de oferta (formatos OFSCE/UGA/SRMSG_RG-03 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-04, documento del SGC) y





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/06

acta de apertura de ofertas técnica y económica para firma de los integrantes del Comité de Adquisiciones del OFSCE.

13. Elabora oficio para firma del Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones del

OFSCE, para convocar de acuerdo al calendario del concurso al acto de fallo correspondiente.


14. Sesiona y analiza dichas tablas, y procede a dar el fallo al proveedor que haya

cumplido con lo solicitado en las bases y ficha técnica del concurso realizado (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG/02 documento del SGC), y remite documentos.


15. Recibe y elabora oficios de fallo y notifica a proveedores participantes. 16. Elabora pedidos (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG/05 documento del SGC) y/o

contratos a los proveedores adjudicados del concurso celebrado. Termina el procedimiento.





COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

CONCURSO:______________(1)____________________.

TABLA ANÁLITICA T É C N I C A

ANEXO 01

FECHA:____(2)____



OFSCE/UGA/SRMSG_RG/05


LOTE

(4)

CANTIDAD

(5)

U.M.

(6)

DESCRIPCIÓN

(7)

PROVEEDOR

(8)

PROVEEDOR

(8)

OBSERVACIONES____(9)_____

DICTAMEN TECNICO____(10)_____

AUTORIZÓ



ELABORÓ


MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES Y/O JEFE DEL AREA DE SISTEMAS






INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: “TABLA ANALITICA TÉCNICA” POR LICITACIÓN.











9 Observaciones por proveedores licitantes

10 Dictamen correspondiente por proveedor licitante, que para el caso deberá ser la leyenda: “CUMPLE” Y/O, “NO CUMPLE”, según el caso.







TABLA COMPARATIVA DE OFERTAS DEL CONCURSO: _______(1)_________

ANEXO 02

FECHA:____(2)____


LOTE

(4)

CANTIDAD

(5)

UNIDAD DE

MEDIDA (6)

DESCRIPCIÓN DEL BIEN

(7)

PROVEEDOR (8)

PROVEEDOR (8)

PROVEEDOR (8)

PRECIO UNITARIO

TOTAL PRECIO

UNITARIO TOTAL

PRECIO UNITARIO

TOTAL

(9) (10) (9) (10) (9) (10)

S U B T O T A L (11) (11) (11)

I. V. A. (12) (12) (12)

I M P O R T E T O T A L (13) (13) (13)

TIEMPO DE ENTREGA (14) (14) (14)

L A B. (15) (15) (15)

CONDICIONES DE PAGO (16) (16) (16)

CONDICIONES DE PRECIOS (17) (17) (17)

GARANTÍA (18) (18) (18)

VIGENCIA DE LA OFERTA (19) (19) (19)

OBSERVACIONES (20) (20) (20)

DICTAMEN

(21)


AUTORIZÓ



ELABORÓ

_________(22)______________

C. SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES Y/O JEFE DEL AREA DE SISTEMAS

















9 Precio unitario antes de I.V.A., del bien ofertado en el lote correspondiente.

10 Anotar el resultado de la multiplicación de la cantidad (5) de bienes del lote correspondiente por el precio unitario antes de I.V.A., (9).

11 Suma del importe del precio unitario antes de I.V.A, de los bienes ofertados.

12 I.V.A, del subtotal de los bienes ofertados.

13 Importe de la suma del subtotal (11) más el I.V.A, (12).

14 Transcribir literalmente el tiempo de entrega establecido en la propuesta del proveedor licitante.

15 Transcribir literalmente las condiciones de entrega (LA.B.) establecidas en la propuesta del proveedor licitante.








16 Transcribir literalmente las condiciones de pago establecidas en la propuesta del proveedor licitante.

17 Transcribir literalmente las condiciones de precios establecidas en la propuesta del proveedor licitante.

18 Transcribir literalmente la garantía establecida en la propuesta del proveedor licitante.

19 Transcribir literalmente la vigencia de la oferta establecida en la propuesta del proveedor licitante.

20 Observaciones por proveedores licitantes

21 Dictamen correspondiente del concurso, fundamentado en el Reglamento del Comité y en las Bases del concurso.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

REGISTRO VOLUNTARIO DE PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE BIENES O SERVICIOS DEL OFSCE


Inicio

Solicita mediante memorándum la

publicación de los Lineamientos en la página WEB del OFSCE.

1

2

Derivado de la difusión de los Lineamientos, mediante spot de radio.

¿Existe anomalías?

NO SÍ

Registra al proveedor y/o prestador de bienes o servicios. Continúa con la operación No. 3

Devuelve al proveedor y/o prestador de bienes o servicios la documentación para corrección.

3

Elabora credencial de registro del proveedor y/o prestador de bienes o servicios.

A

Fin



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

REGISTRO VOLUNTARIO DE PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE BIENES O SERVICIOS DEL OFSCE



4 5

Convoca a sesión de

Comité, para validación de registro.

Sesiona y autoriza registro de proveedores y/o prestadores de bienes o servicios.

A

Entrega credencial de registro a proveedores y/o prestadores de bienes o servicios.

Fin

6



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro Voluntario de Proveedores y/o Prestadores de Bienes o Servicios del OFSCE.

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Comité de Adquisiciones del OFSCE.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04


1. Solicita la publicación de los Lineamientos Generales para el Registro Voluntario de

Proveedores y Prestadores de Bienes o Servicios del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de la siguiente manera:

Mediante memorándum al Área de Sistemas en la página WEB del OFSCE.

Mediante oficio al Instituto de Comunicación Social del Gobierno del Estado de Chiapas (ICOSO), a través de spot de radio.

2. Derivado de la difusión de dichos lineamientos en los medios de comunicación

(página WEB del OFSCE y spot de radio), recibe de Proveedores y/o Prestadores de Bienes o Servicios, solicitud de registro y documentación de los mismos, revisa y determina:

¿Existe anomalías?

NO, Registra al proveedor y/o prestador de bienes o servicios Continúa con la operación No. 3.

SÍ, devuelve al proveedor y/o prestador de bienes o servicios la

documentación para corrección. Termina el procedimiento. 3. Elabora credencial de registro del proveedor y/o prestador de bienes o servicios. 4. Convoca a sesión del Comité de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes y

Contratación de Servicios del OFSCE, para validación del registro de proveedores acreditados.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro Voluntario de Proveedores y/o Prestadores de Bienes o Servicios del OFSCE.

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Comité de Adquisiciones del OFSCE.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04

Comité de Adquisiciones del OFSCE 5. Sesiona y autoriza registro de proveedores y/o prestadores de bienes o servicios, a

través del formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-01 documento del SGC.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 6. Entrega credencial de registro a proveedores y/o prestadores de bienes o servicios. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTREGA – RECEPCION DE EXPEDIENTES


1

2

Inicio

Elabora formato único de Entrega – Recepción de

expedientes.

Distribuye el “Formato” foliados a los órganos administrativos del OFSCE.

¿Está

debidamente requisitado Formato?

NO SÍ

Devuelve “Formato” para su corrección.

Entrega expedientes y se registra para su control hasta su devolución. Continúa con la operación No. 4

Recibe expedientes otorgados en custodia cancela formato y registra para su control.

4

Revisa “Formato” de solicitud y determina.

3

Fin

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega – Recepción de Expedientes


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02



1. Elabora formato único de entrega – recepción de expedientes. 2. Distribuye el formato único de entrega – recepción de expedientes foliados a los

órganos administrativos del OFSCE, para su utilización.

3. Recibe y revisa el formato de solicitud de expedientes enviados por los órganos administrativos y determina.


NO, Devuelve para su corrección. Termina procedimiento.

SÍ, Entrega expedientes a través del formato y registra para su control. Continúa con la operación No. 4.

4. Recibe, revisa los expedientes otorgados en custodia, cancela el “Formato” y registra para su control






RECEPCIÓN PRÉSTAMO TEMPORAL CONSULTA FOLIO:______(4)________

AREA:________________(5)___________________ FECHA:________(6)________

DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE A: (7)

CUENTA PÚBLICA FISM FAFM PIM OTROS ______

AÑO____(9)_______ REGIÓN___(10)________ MUNICIPIO____(11)__________

NO. DE OBRA/

CLAVE PPTAL

CONCEPTO

MES

PAQS. X/Y

FOLIOS (16)

DEL AL (12) (13) (14) (15)

SOLICITA VO. BO. REVISA AUTORIZA

____(17)_____ ___(18)____ _____(19)___ _____(20)_______ NOMBRE Y FIRMA DEL NOMBRE Y FIRMA DEL SUBDIRECTOR DE RECURSOS JEFA DE LA UNIDAD GENERAL DIRECTOR, COORDINADOR AUDITOR ESPECIAL MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN Y/O SUBDIRECTOR Y/O JEFE DE UNIDAD

EXPEDIENTE (S) ORIGINAL (ES) QUE RECIBO A MI ENTERA SATISFACCIÓN PARA SU REVISIÓN Y/O CONSULTA

CORRESPONDIENTE, SUJETÁNDOME A LO DISPUESTO EN LOS ARTÍCULOS 28 Y 78 FRACCIÓN III DE LA LEY DE FISCALIZACIÓN

SUPERIOR DEL ESTADO DE CHIAPAS, Y EN LOS CASOS QUE PROCEDA A LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO 80 FRACCIÓN III DE

DICHA LEY. RECIBE ENTREGA

____(21) ___________ _______ (22) ________ NOMBRE Y FIRMA DEL TRABAJADOR PERSONAL DEL ARCHIVO GENERAL

FORMATO Único de Recepción y Entrega de Expedientes.

(8)

PARA USO EXCLUSIVO DEL ÁREA SOLICITANTE (23) PARA USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO GENERAL (24) ANOTAR PERIODO SOLICITADO:___________ FECHA Y SELLO DE CANCELACION:__________






INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: ÚNICO DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE EXPEDIENTES



1 Recepción: Marcar con una x cuando el formato se requiera para entrega de expedientes al archivo general de: FISM, FAFM, PIM o cuentas públicas municipales.

2 Préstamo temporal: Marcar con una X cuando el formato se requiera para solicitar expedientes al Archivo General en calidad de préstamo.

3 Consulta: Marcar con una X cuando el formato se requiera para consulta de expedientes dentro de las instalaciones del Archivo General.

4 Folio: Para uso de exclusivo del Archivo General.

5 Área: Se anotará el nombre del área que entrega o solicita el(los) expediente(s).

6 Fecha: Se anotará la fecha de elaboración de la solicitud.

7 Documentación correspondiente a: Cuenta Pública FISM FAFM PIM marcar con una X según el caso corresponda

8 Otros: Deberá indicar el tipo de documento a que se refiere.

9 Año: Anotar el año del ejercicio fiscal que corresponda a los expedientes solicitados o reintegrados.

10 Región: Anotar el número de la Región económica del Municipio que corresponda al expediente solicitado o reintegrado.

11 Municipio: Anotar el nombre completo del Municipio que corresponda al expediente solicitado o reintegrado

12

Número de obra-clave presupuestal: Para el caso de expedientes del FISM y FAFM, se anotará el número del expediente de obra-proyecto, para el PIM será clave presupuestal. Concepto: Describir según el caso, si es para expedientes de FISM, FAFM y PIM

13

Anotar el nombre de la obra o proyecto, para Cuenta Pública Municipal, anotar el nombre del paquete que corresponda (cuenta mensual, disponibilidad, control presupuestal, dif municipal, entre otros).





INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: ÚNICO DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE EXPEDIENTES


14 Mes: Anotar el mes que corresponda en el caso de Cuenta Pública Municipal

15 Paquetes X/Y: Anotar el número de paquete para el caso de Cuenta Pública Municipal.

16 Folios: Se anotará el número de los folios de inicio y final de cada expediente.

17 Solicita: Anotar el nombre completo, cargo y firma de la persona que solicita.

18 Vo Bo: Anotar el nombre completo, cargo y firma de la persona que otorga el visto bueno.

19 Revisá: Anotar el nombre completo del subdirector de recursos materiales y servicios generales.

20 Autorizá: Anotar el nombre completo del titular de la Unidad General de Administración

21 Recibe: Anotar el nombre completo y firma del trabajador que recibe el o los expedientes

22 Entrega: para uso exclusivo del Archivo General.

23 El area solicitante deberá anotar el periodo solicitado del o los expedientes

24 Para uso exclusivo del Archivo General



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

REGISTRO Y CONTROL DE ACCESO A VISITANTES


1

Inicio

Solicita a la persona visitante identificación para ingreso.

¿El visitante cuenta con identificación?

NO

Validad la identificación para su ingreso. Continúa con la operación No. 2

Niega el acceso a la institución

El responsable del acceso verifica si el área o servidor público lo atenderá

2

SÍí

Fin

Fin

¿El visitante será

atendido?

Informa al visitante y se le niega el acceso a la institución.

NO

Emite el pase de visita vía sistema de control de acceso, recaba firma, otorga gafete al visitante y procede a comunicarse con el servidor público que lo atenderá. Continúa con la operación No. 3

SÍí

A



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

REGISTRO Y CONTROL DE ACCESO A VISITANTES


Una vez concluida la visita, el responsable del control de acceso verificará que el pase de visita este debidamente requisitado y se el visitante deberá entregar el gafete.

Entrega credencial de identificación al visitante.

3

Fin

4

A



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro y Control de Acceso a visitantes

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración, Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Órganos Administrativos.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/04

DESCRIPCIÓN

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 1 Solicita al visitante identificación original para el ingreso a la institución, el cual

pueden ser los siguientes documentos: Credencial para votar, expedida por el Instituto Nacional Electoral (INE), Pasaporte, Identificación escolar, Licencia de manejo, Identificación laboral o Cédula Profesional.

¿El visitante cuenta con identificación?

NO, Niega el acceso a la institución.


SÍ, Valida la identificación para su ingreso. Continúa con la opción No. 2

2 El responsable del acceso verifica si el área o servidor público lo atenderá.

¿El visitante será atendido?

NO, Informa al visitante y se le niega el acceso a la institución. Termina el procedimiento.

SÍ, Emite pase de visita vía sistema de control de acceso, se recaba firma del visitante en el mismo, se otorga gafete y procede a llamar al servidor público para el traslado del visitante al área donde será atendido. Continúa con la opción No. 3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro y Control de Acceso a visitantes

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración, Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Órganos Administrativos.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04

3 Una vez concluida la visita, el responsable del control de acceso verificara que el

pase de visita se encuentre debidamente requisitado por el órgano administrativo visitado y el visitante deberá entregar el gafete correspondiente.

4 Entrega credencial de identificación al visitante.


Nota: El servidor público del órgano administrativo que atendió al visitante deberá firmar el formato pase de visita y trasladar al visitante al área del control de acceso una vez terminada la visita.









INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO PASE DE VISITA



1 Fecha y hora de la elaboración del formato pase de visita por el Sistema de Acceso a Visitantes

2 Indica la hora de terminación de la cita por el servidor público que atendió al visitante

3 Indica la Fecha y Hora de la salida por el encargado del acceso a visitantes

4 Número de gafete que se otorga al visitante

5 Nombre del visitante a las instalaciones del OFSCE, que será requisitado por el encargado del acceso

6 Nombre del municipio, dependencia o empresa de la procedencia del visitante, que será requisitado por el encargado del acceso

7 Nombre del servidor público que atenderá al visitante, que será requisitado por el encargado del acceso.

8 Nombre del área del servidor público que atenderá al visitante, que será requisitado por el encargado del acceso.

9 Nombre del asunto a tratar "Oficial o Personal", que será requisitado por el encargado del acceso.

10 Se escribe datos adicionales, número de gafete de los acompañantes (si aplica), que será requistado por el encargado del acceso.

11 Nombre de las personas que acompañan a realizar la visita (si aplica), que será requisitado por el encargado del acceso.

12 Nombre y firma de la persona que visita las instalaciones del OFSCE, que será requistado en presencia del encargado del acceso.

13 Nombre y firma del servidor público que atendió al visitante.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

RECEPCIÓN DE BITÁCORA DE RECORRIDO VEHICULAR

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

3

2

Recibe y sella formato

de bitácora de recorrido vehicular.

A

Verifica los datos contenidos en el formato de bitácora de recorrido vehicular.

4

Archiva formato de bitácora de recorrido vehicular en el expediente respectivo para su integración. Continúa con la op. No. 4

NO

Devuelve al comisionado el formato de bitácora de recorrido vehicular para su corrección. Regresa a la operación No. 1

¿Los datos están

correctos?

SÍ

B

Asigna número de folio y relaciona expedientes en el control mensual establecido.

Fin

Inicio

1

Requisita y entrega

bitácora de recorrido vehicular al término de la comisión oficial para su revisión.

B A



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de bitácora de recorrido vehicular

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Órganos Administrativos.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02


Órganos Administrativos.

1. Requisita y entrega bitácora de recorrido vehicular al término de la comisión oficial, para su revisión.


2. Recibe y sella formato de bitácora de recorrido vehicular. 3. Verifica los datos contenidos en el formato de bitácora de recorrido vehicular y

determina.

¿Los datos están correctos?

NO, Devuelve al comisionado el formato de bitácora de recorrido vehicular para su corrección.


SÍ, Archiva el formato de bitácora de recorrido vehicular en el expediente respectivo, para su integración.

Continúa con la operación No. 4 4. Asigna número de folio y relaciona expedientes en el control mensual establecido. Termina procedimiento.









INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO “BITÁCORA DE RECORRIDO VEHICULAR”



En cada uno de los espacios se deberá anotar lo siguiente:

1 No aplica

2 Anotar el número de placas del vehículo

3 Anotar periodo de la comisión

4 Anotar memorándum de comisión (si aplica)

5 Anotar nombre de la dirección y/o subdirección que autoriza la comisión

6 Anotar nombre del área solicitante en los casos que aplique

7 Anotar marca del vehículo asignado

8 Anotar modelo del vehículo asignado

9 Anotar tipo del vehículo asignado

10 No aplica

11 Anotar número de serie del vehículo asignado

12 Anotar cantidad de gasolina en litros utilizados

13 Anotar costo de gasolina en los litros utilizados

14 Anotar los litros de aceite y/o lubricación en los casos que aplique y que sean cubiertos por el comisionado

15 Anotar el costo de aceite y/o lubricación en los casos que aplique y que sean cubiertos por el comisionado

16 Anotar cantidad en litros del mantenimiento y/o reparación en los casos que aplique y que sean cubiertos por el comisionado

17 Anotar el costo del mantenimiento y/o reparación en los casos que aplique y que sean cubiertos por el comisionado

18 Anotar total de litros de gasolina utilizado









19 Anotar total de gasolina en costo

20 Anotar estándar de utilización diaria en kilómetros recorridos

21 Anotar rendimiento en promedio en kilómetros por litro recorridos

22 Anotar el área de control vehicular y el lugar de la entrega del vehículo

23 Anotar el área de control vehicular y el lugar de la entrega-recepción del vehículo

24 Anotar fallas de función del vehículo en los casos que aplique

25 Anotar las condiciones generales del vehículo

26 Anotar las recomendaciones del vehículo en caso de que las hubiera

27 Anotar nombre, categoría y firma del operador del vehículo

28 Anotar nombre, categoría y firma del titular quien autorizó la comisión

29 Anotar fecha en que se entrega la comprobación de la bitácora de recorrido vehicular

30 Anotar fecha de las cargas de combustible

31 Anotar el kilometraje cuando se carga el combustible

32 Anotar el lugar de la carga de combustible

33 Anotar cantidad de la carga de combustible en litros

34 Anotar cantidad de la carga de aceite en litros en los casos que aplique y que sean cubiertos por el comisionado








En cada uno de los espacio se deberá anotar lo siguiente:

35 Anotar servicio de mantenimiento y/o reparación en los casos que aplique y que sean cubiertos por el comisionado

36 Anotar los costos totales

37 Anotar monto erogado

38 Anotar monto otorgado

39 Anotar monto reintegrado en caso de existir

40 Anotar totales generales de carga de combustible en litros

41 Anotar kilometraje solicitado

42 Anotar kilometraje inicial

43 Anotar kilometraje final

44 Anotar total de kilometraje recorrido



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTREGA-RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

4

5

3

Inicio

Asigna vehículo mediante sistema de control vehicular de acuerdo a la disponibilidad del parque vehicular y determina dotación de combustible. Continúa con la operación No. 4

2

Recibe y sella formato

solicitud de vehículo oficial.

1

NO

Devuelve al comisionado el formato de solicitud de vehículo oficial, para su corrección. Regresa a la operación

No. 1

¿Los datos están

correctos?

SÍ

A

Revisa y valida formato de solicitud de vehículo oficial.

B

B

Entrega vehículo al comisionado para la comisión oficial conferida, verificando accesorios, herramientas, así como interiores y exteriores y recaba firmas.

Recibe vehículo y reporte de fallas mecánicas, verificando accesorios, herramientas, así como interiores y exteriores y

recaba firma de entrega.

Solicitan vehículo mediante formato de solicitud de

vehículo oficial.

6

Entrega el vehículo asignado al término de la comisión al área de vehículos conjuntamente con el reporte de fallas mecánicas.

A

A

C

C

D

D



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO



Atiende el reporte de fallas mecánicas.

Fin

¿Existe reporte de fallas

mecánicas?

A

Verifica reporte de fallas mecánicas.

7

NO SÍ

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega-recepción de vehículos

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Órganos Administrativos

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/04



1 Solicita vehículo mediante formato de solicitud de vehículo oficial.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 2 Recibe y sella formato de solicitud de vehículo oficial. 3 Revisa y valida formato de solicitud de vehículo oficial.

¿Los datos están correctos?

NO, Devuelve al comisionado el formato de solicitud de vehículo oficial, para su corrección.


SÍ, Asigna vehículo mediante sistema de control vehicular de acuerdo a la disponibilidad del parque vehicular y determina la dotación de combustible. Continúa con la operación No. 4

4 Entrega vehículo al comisionado para la comisión oficial conferida, verificando su

equipamiento y estado, tales como: accesorios, herramientas, interiores y exteriores y recaba firmas.


5 Entrega el vehículo asignado al término de la comisión, conjuntamente con el

reporte de fallas mecánicas.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega-recepción de vehículos

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Órganos Administrativos

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04


6 Recibe vehículo y reporte de fallas mecánicas, verifica equipamiento y estado, de

acuerdo al inventario realizado inicialmente, recaba firma de entrega. 7 Verifica reporte de fallas mecánicas

¿Existe reporte de fallas mecánicas?

NO, Termina procedimiento

SÍ, Atiende el reporte de fallas mecánicas.










INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO “SOLICITUD DE VEHÍCULO OFICIAL”




1 Anotar día, mes y año de la solicitud de vehículo oficial.

2 Número de memorándum de la comisión oficial (si aplica).

3 Anotar el nombre del área solicitante

4 Descripción de la comisión a realizar

5 Anotar si es recorrido interno

6 Anotar si es recorrido foráneo

7 Anotar número de personas comisionadas

8 Anotar nombre del resguardante del vehículo

9 Anotar categoría

10 Especificar el tipo de licencia de conducir

11 Anotar vigencia de la licencia de conducir

12 Anotar periodo de la comisión

13 Anotar día de la comisión

14 Anotar origen de la comisión

Anexo No. 5





INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO “SOLICITUD DE VEHÍCULO OFICIAL”



En cada uno de los espacio se deberá anotar lo siguiente:

15 Anotar destino de la comisión

16 Anotar kilometraje

17 Anotar observaciones en caso que existan

18 Anotar total de días comisionados

19 Anotar total de kilometraje solicitado

20 Describir fórmula para cálculo de combustible (para uso exclusivo del área de vehículos)

21 Anotar nombre, firma y categoría del comisionado

22 Anotar nombre, firma y categoría del superior jerárquico quien autoriza la comisión

23 Anotar nombre y firma del titular a de la Unidad General de Administración









INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: “REPORTE DE FALLAS MECÁNICAS”




1 Anotar fecha del reporte de fallas mecánicas

2 Anotar la marca del vehículo

3 Anotar placas del vehículo

4 Anotar modelo del vehículo

5 Anotar memorándum de comisión (si aplica)

6 Describir la falla que presenta el vehículo en caso de que exista

7 Anotar nombre y firma del comisionado que reporta la falla

8 Anotar nombre y firma de quien recibe el reporte de fallas mecánicas

9 Anotar los datos del reporte atendido (para uso exclusivo del área de vehículos)

10 Anotar la fecha de cuando se atendió el reporte de fallas mecánicas (uso exclusivo del área de vehículos)

11 Anotar nombre y firma de la persona de quien verificó el servicio reportado (para uso exclusivo del área de vehículos)



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN MUNICIPAL.

COMITÉ DE DESINCORPORACIÓN DEL OFSCE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES DEL OFSCE

1

Inicio

Autoriza efectuar la depuración documental de la información municipal que ha perdido vigencia de conservarla de acuerdo a la normatividad aplicable y turna acta de autorización.

2

A

Realiza la depuración, debiendo conservar la documentación municipal especificada en el artículo 51 de los Lineamientos respectivos.

3

Recibe acta de autorización de la depuración documental y procede a efectuar los trabajos correspondientes.

Procede a solicitar al Comité de Desincorporación, la

autorización para la devolución o baja de la documentación depurada.

4

Recibe solicitud de la SRMSG para la devolución o baja de la documentación depurada y emite autorización de acuerdo a lo señalado en el artículo 56 de los Lineamientos respectivos.

5

Recibe solicitud del acta de autorización para la devolución y baja de la documentación depurada.

6

A

A

B

B

C

C



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN MUNICIPAL.

COMITÉ DE DESINCORPORACIÓN DEL OFSCE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

A

8

Procede a la entrega y recepción de la documentación municipal depurada de los ayuntamientos que aceptaron, elaborando las actas correspondientes.

Verifica el término legal del proceso de Entrega y Recepción en los oficios de notificación y elabora reportes de los ayuntamientos municipales que acudieron; caso contrario, se turna reporte al Comité para solicitar la baja y/o destrucción respectiva.

9

Con base en los reportes especificados en el punto anterior sesiona y autoriza la baja y/o destrucción de la documentación municipal que no se le efectuó el proceso de Entrega y Recepción por causas imputables a los ayuntamientos.

10

Elabora oficios de notificación a los ayuntamientos, para realizar los actos de Entrega y Recepción de dicha documentación de acuerdo a lo establecido en el artículo 56 de los Lineamientos respectivos y procede a la notificación correspondiente.

7

D

D

E

Fin

Recibe copia del acta de autorización del Comité y procede a la baja y/o destrucción, elaborando las actas correspondientes, con la intervención de la Contraloría Interna y dos testigos de asistencia.

11 E



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Depuración de la Información Municipal

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Y Órganos Administrativos del OFSCE.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/04


Comité de Desincorporación y Destino Final de los Bienes Muebles, y para la Organización, Conservación y Destino Final de

Archivos de la Auditoría Superior del Estado

1 Autoriza efectuar la depuración documental de la información municipal que ha perdido vigencia de conservarla de acuerdo a la normatividad aplicable y turna acta de autorización para los efectos correspondientes.


2 Recibe acta de autorización para la depuración documental y procede a efectuar los trabajos correspondientes.

3 Realiza los trabajos de la depuración, debiendo conservar la documentación municipal especificada en el Artículo 51 de los Lineamientos Generales para la Desincorporación y Destino Final de los Bienes Muebles; así como, para la Organización y Conservación de Archivos de la Auditoría Superior del Estado.

4 Procede a solicitar al Comité de Desincorporación y Destino Final de los Bienes

Muebles, y para la Organización, Conservación y Destino Final de Archivos de la Auditoría Superior del Estado, la autorización para la devolución o baja de la documentación depurada.

Comité de Desincorporación y Destino Final de los Bienes Muebles, y para la Organización, Conservación y Destino final de

Archivos de la Auditoría Superior del Estado

5 Recibe solicitud de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para llevar a cabo la devolución o baja de la documentación depurada y emite autorización, conforme a lo señalado en el Artículo 56 de los Lineamientos Generales para la Desincorporación y Destino Final de los Bienes Muebles; así como, para la Organización y Conservación de Archivos de la Auditoría Superior del Estado.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Depuración de la Información Municipal

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Y Órganos Administrativos del OFSCE.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04


6 Recibe la solicitud del acta de autorización para la devolución y baja de la documentación depurada de los órganos administrativos y ayuntamientos.

7 Elaborar oficios de notificación a los Ayuntamientos para realizar los actos de Entrega y Recepción de dicha documentación de acuerdo a lo establecido en el Artículo 56 de los Lineamientos Generales para la Desincorporación y Destino Final de los Bienes Muebles; así como, para la Organización y Conservación de Archivos de la Auditoría Superior del Estado, y procede a la notificación correspondiente.

8 Procede a la entrega y recepción de la documentación depurada de los

Ayuntamientos que aceptaron, elaborando las actas correspondientes.

9 Verifica término legal del proceso de entrega y recepción de la documentación depurada establecida en los oficios de notificación y elabora reportes de los ayuntamientos que acudieron; caso contrario y por causas imputables de los mismos, se turna dicho reporte al Comité, para solicitar la baja y/o destrucción respectiva.

Comité de Desincorporación y Destino Final de los Bienes

Muebles, y para la Organización, Conservación y Destino final de Archivos de la Auditoría Superior del Estado

10 Con base en los reportes especificados en el punto anterior, sesiona el Comité y

autoriza la baja y/o destrucción de la documentación municipal que no se efectuó el proceso de Entrega y Recepción por causas imputables de los ayuntamientos.


11 Recibe copia del acta de autorización del Comité y procede a la baja y/o destrucción,

elaborando las actas correspondientes, con la intervención de la Contraloría Interna y dos testigos de asistencia.

Termina el procedimiento



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

RECEPCIÓN DOCUMENTAL DEL OFSCE EN EL ARCHIVO GENERAL.


1

2

Inicio

Recibe mediante memorandúm,

relación de documentación para su resguardo en el Archivo G..

Revisa la documentación de acuerdo a los Lineamientos vigentes en la materia.

¿Cumple con lo establecido

en los Lineamientos?

NO

Recibe la documentación, verifica e ingresa al Archivo General. Continua con la operación no. 3

Devuelve la documentación para su debida integración de acuerdo a los Lineamientos establecidos. Regresa a la operación No. 1

Registra, clasifica y ubican en el lugar asignado.

3

SÍí

Fin

Fin


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción documental del OFSCE en el

Archivo General.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02



1 Recibe mediante memorándum por órganos administrativos del OFSCE., relación de

documentos para guarda y custodia en el Archivo General. 2 Revisa la documentación para el resguardo en el Archivo General, de acuerdo a los

Lineamientos vigentes en la materia.

¿Cumple con lo establecido en los Lineamientos?

NO, Devuelve la documentación para su debida integración de acuerdo a los Lineamientos establecidos. Regresa a la operación No. 1

SÍ, Recibe la documentación, verifica e ingresa al Archivo General. Continúa con la operación No. 3.

3 Registra, clasifica y ubican en el lugar asignado.

Termina procedimiento



VII.2

SUBDIRECCIÓN

DE RECURSOS

HUMANOS



CONTENIDO PROCEDIMIENTOS

1. Reclutamiento y selección de personal 2. Movimiento nominal alta personal de confianza o alta personal eventual 3. Tramite de apertura de cuenta bancaria para el pago de sueldos 4. Afiliación de los trabajadores al instituto mexicano del seguro social 5. Alta al seguro colectivo de vida 6. Actualización y manejo de plantillas de personal 7. Vacaciones del personal 8. Movimiento nominal personal de confianza por: cambio de adscripción, promoción,

recategorización, permuta 9. Baja por renuncia del personal 10. Modificación de salario o baja del trabajador ante el IMSS 11. Control de asistencia 12. Solicitud y expedición de constancias de ingreso y/o laborales 13. Expedición de tarjetón de auditor 14. Incapacidad médica 15. Licencia con o sin goce de sueldo 16. Elaboración y manejo de nóminas 17. Entrega de credencial oficial



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

Inicio

Recibe propuestas de candidatos para ocupar la

plaza vacante, mediante memorándum revisa, autoriza y turna.

1

Recibe memorándum y documentación de los

candidatos a ocupar la plaza vacante.

3 Proponen a sus candidatos a ocupar la plaza vacante y

solicita mediante memorándum la aplicación de examen respectivo.

2

4

Programa la aplicación de exámenes y entrevista a los candidatos.

5

Aplica el examen de selección a candidatos a ocupar la plaza vacante.

Comunica el resultado del examen al área solicitante para los efectos procedentes.

Fin

6



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reclutamiento y selección de personal.

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Humanos.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Órganos Administrativos 1. Proponen ante la Unidad General de Administración a sus candidatos a ocupar la plaza

vacante, solicitando mediante memorándum, la aplicación de examen de selección correspondiente.


2. Recibe propuestas de las diversas unidades y órganos administrativos que integran el

Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, mediante memorándum la solicitud de aplicación del examen de selección a candidatos a ocupar la plaza vacante, anexando la documentación respectiva, revisa, autoriza y turna.

Subdirección de Recursos Humanos

3. Recibe memorándum y documentación anexa de los candidatos a ocupar la plaza vacante.

4. Programa la aplicación de exámenes de conocimientos, psicométricos y entrevista a

los candidatos. 5. Aplica el examen de selección a los candidatos a ocupar la plaza vacante en la hora y

fecha establecida. 6. Comunica el resultado del examen al órgano administrativo solicitante, para los

efectos procedentes. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

MOVIMIENTO NOMINAL ALTA PERSONAL DE CONFIANZA O ALTA PERSONAL EVENTUAL

UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Inicio

Recibe memorándum de las unidades y órganos administrativos la propuesta del candidato para ocupar la plaza vacante, con la documentación respectiva, se entera y turna.

1

Revisa la documentación, verifica si cumple con los requisitos y determina:

3

A

Recibe memorándum del

personal propuesto y la documentación respectiva.

2

Solicita la documentación faltante al trabajador y/o aclaraciones. Regresa a la operación No. 3

¿Esta completa y correcta la documentación?

NO SÍ

A

Integra expediente. Continúa con la operación No. 4

4

Captura datos personales del candidato propuesto en el sistema de Recursos Humanos.

Emite movimiento nominal, alta personal de confianza o eventual y determina:

5

A



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

MOVIMIENTO NOMINAL ALTA PERSONAL DE ESTRUCTURA O ALTA PERSONAL EVENTUAL

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

A

Fin

Emite contrato para alta de personal eventual y distribuye. Continúa con la operación No. 6

6

Archiva en el expediente.

¿Es de

confianza? NO SÍ

Emite nombramiento para alta de personal de confianza y distribuye. Continúa con la operación No 6

B

B



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Movimiento nominal alta personal de confianza o alta personal eventual.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 03/04


Se origina en el procedimiento: “Reclutamiento y selección de personal”.

Unidad General de Administración 1. Recibe de las diferentes unidades y órganos administrativos mediante memorándum la

propuesta de la persona a ocupar la plaza vacante, en el cual anexa la documentación que a continuación se describe:

Solicitud de empleo c/ fotografía tamaño infantil de frente en blanco y negro ó a color (original).

Currículum vitae. Preferentemente original del acta de nacimiento con formato actualizado. Copia del último grado de estudios, que podrá ser: Certificado de estudios o carta de

pasante, título profesional y cédula esta última en caso de tenerla.

En caso de tener estudios de posgrados, copia de los documentos que acrediten especialidades, diplomados, maestrías, doctorados, etc.

Carta de liberación o constancia de no adeudo del último empleo; en caso de no tener antecedentes de empleo anterior, deberá presentar el aspirante documento en el cual manifieste bajo protesta de decir verdad no haber laborado.

Constancia de no inhabilitación de empleo, expedida por la Secretaría de la Función Pública.

2 fotografías tamaño infantil de frente a en blanco y negro ó color. Copia de identificación oficial (credencial de elector, pasaporte o cartilla militar

liberada). Copia de la Clave Única de Registro de Población (C.U.R.P.)

Copia de comprobante de domicilio de por lo menos tres meses de anterioridad (recibo de luz, agua o teléfono).

Copia del acta de nacimiento de hijos de hasta doce años.

Copia de cédula de identificación fiscal o de la constancia de inscripción al Registro Federal de Causantes, ante el Servicio de Administración Tributaria.

Copia del aviso de inscripción del trabajador al I.M.S.S. (hoja rosa) en caso de haber estado afiliado anteriormente.

Constancia de antecedentes no penales.

Escrito bajo protesta de decir verdad si labora o no para dos o más patrones. Se entera y turna a la Subdirección de Recursos Humanos.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Movimiento nominal alta personal de confianza o alta personal eventual.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 04/04


2. Recibe memorándum del personal propuesto y la documentación respectiva. 3. Revisa datos de la documentación y verifica si cumple con los requisitos establecidos

para integrar el expediente y determina:

¿Esta completa y correcta la documentación?

NO, Solicita al personal propuesto la documentación faltante y/o las aclaraciones necesarias. Regresa a la operación No. 3

SÍ, Integra el expediente respectivo.

Continúa con la operación No. 4 4. Captura datos personales del candidato propuesto, en el sistema de Recursos

Humanos. 5. Emite movimiento nominal, alta del personal de confianza o eventual y determina:

(OFSCE/UGA/SRH_RG-07, documento del SGC).

¿Es de confianza?

NO, Emite contrato para alta de personal y distribuye. (OFSCE/UGA/SRH_RG-09, documento del SGC). Continúa con la operación No. 6

SÍ, Emite nombramiento para alta de personal de confianza y distribuye.

(OFSCE/UGA/SRH_RG-08, documento del SGC). Continúa con la operación No. 6

6. Archiva en el expediente. Termina el procedimiento.



Tels. (01-961) 60 4-23-43, 60 4-23-72 www.ofscechiapas.gob.mx

Blvd. Ángel Albino Corzo No. 934 Col. Santa María la Ribera, C.P. 29070, Tuxtla Gutiérrez, Chiapas

DEPENDENCIA: SUB. DEP.: AREA: DIRECCIÓN: SUBDIRECCIÓN: PLAZA: CATEGORÍA: CLAVE CATEGORÍA: CLAVE NOMINAL:

MOVIMIENTO NOMINAL DE ALTA DE PERSONAL DE CONFIANZA

SEXO APELLIDOS PATERNO MATERNO NOMBRE(S)

DATOS DE LA PLAZA

R.F.C.:

DATOS PERSONALES

ESTADO CIVIL

No. DE HIJOS:

DOMICILIO

CIUDAD Y ESTADO

TELEFONO

NIVEL DE ESCOLARIDAD

PROFESIÓN

POSGRADO

FECHA DE INGRESO A LA INSTITUCIÓN:

S U S T I T U Y E A:

APELLIDOS PATERNO MATERNO NOMBRE(S) SEXO

CATEGORÍA: CLAVE CATEGORÍA:

ELABORÓ REVIZÓ AUTORIZÓ

AUDITOR SUPERIOR DEL ESTADO SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DE LA UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

OFSCE/UGA/SRH_RG-07

1 2

5

6

7

8

9

4

10

11

12

15

17

24 25

23 22

26

13

14

16

18

19

20

28 27 29

21

23 3



Tels. (01-961) 60 4-23-43, 60 4-23-72 www.ofscechiapas.gob.mx

Blvd. Ángel Albino Corzo No. 934 Col. Santa María la Ribera, C.P. 29070, Tuxtla Gutiérrez, Chiapas

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: MOVIMIENTO NOMINAL DE ALTA DE PERSONAL DE CONFIANZA



1 Nombre (s) completo (s) del trabajador sin abreviaturas

2 Sexo

3 Clave de la dependencia

4 Clave de la sub-dependencia

5 Clave del área

6 Clave de la dirección

7 Clave de la subdirección

8 No. de plaza

9 Descripción de la categoría

10 Clave de la categoría

11 Clave nominal

12 Registro Federal de Contribuyentes

13 Estado Civil

14 No. de hijos

15 Domicilio particular

16 Nombre de la Ciudad y Estado

17 No. de teléfono particular

18 Nivel de escolaridad terminada

19 Carrera profesional

20 Posgrado

21 Fecha de ingreso al Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado

22 Nombres completos del trabajador sin abreviaturas, a quien se sustituye

23 Sexo



26 Lugar y fecha de elaboración del movimiento de alta

27 Nombre y firma del C. Subdirector de Recursos Humanos

28 Nombre y firma del C. Jefe de la Unidad General de Administración

29 Nombre y firma del C. Titular del Órgano de Fiscalización Superior del Estado

Anexo No. 2 Anexo No. 2





MOVIMIENTO NOMINAL DE ALTA DE PERSONAL EVENTUAL

N O M B R E


DATOS DE LA PLAZA DATOS PERSONALES

DEPENDENCIA: R.F.C.:

SUB. DEP.: ESTADO CIVIL:

AREA: No. DE HIJOS:

DIRECCIÓN: DOMICILIO:

SUBDIRECCIÓN: CIUDAD Y ESTADO:

PLAZA: TELÉFONO:

CATEGORÍA: NIVEL DE ESCOLARIDAD:

CLAVE CATEGORÍA:

CLAVE NOMINAL: POSGRADO:

PROFESIÓN:

FECHA DE INICIO: FECHA DE TÉRMINO:

S U S T I T U Y E A:



AUTORIZÓ REVISÓ

SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS


ELABORÓ

AUDITOR SUPERIOR DEL ESTADO

OFSCE/UGA/SRH_RG-07

11

3

21

12

22

27

28 29 30

15

4

5

6

7

8

9

10

13

14

16

23 24

26 25

1 2

20

19

18

17



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: MOVIMIENTO NOMINAL DE ALTA DE PERSONAL EVENTUAL



1 Nombre (s) completo (s) del trabajador sin abreviaturas

2 Sexo



5 Clave del área


7 Clave de la subdirección.

8 No. de plaza



11 Clave nominal


13 Estado Civil

14 No. de Hijos


16 Nombre de la Ciudad y Estado

17 No. de teléfono particular

18 Nivel de escolaridad

19 Profesión

20 Posgrado

21 Fecha de inicio de contrato

22 Fecha de termino de contrato

23 Nombre completo del trabajador sin abreviaturas, a quien sustituye

24 Sexo



27 Lugar y fecha de elaboración del movimiento de alta




Anexo No. 2 Anexo No. 2

















FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

TRAMITE DE APERTURA DE CUENTA BANCARIA PARA EL PAGO DE SUELDOS

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

Inicio

Captura datos personales del trabajador en el sistema (SIGA).

1

2

Envía la información en medio magnético del personal de nuevo ingreso a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

Recibe de la institución bancaria vía Internet la cuenta bancaria de los trabajadores.

3

5

Recibe información, da atención a lo solicitado y genera acuse de recibo.

Incorpora la cuenta bancaria del trabajador en el sistema (SIGA) e imprime Acuerdo de Adhesión de Dispersión de Nomina, de la cuenta bancaria del trabajador.

4

A

Recibe las tarjetas bancarias, nip(s) y acuse de recibo para su entrega a los trabajadores de nuevo ingreso.

6



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/03

DIAGRAMA DE FLUJO

TRÁMITE DE APERTURA DE CUENTA BANCARIA PARA EL PAGO DE SUELDOS


7

Recaba firmas del(s): Trabajador(s), Titular de la Subdirección de Recursos Humanos y Titular de la Institución Bancaria.

Una vez recabadas las firmas para el Acuerdo de Adhesión de Dispersión de Nomina, turna copias de este a cada uno de ellos.

9

Distribuye y archiva.

8

A

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de apertura de cuenta bancaria para el pago de sueldos.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 03/03



1. Captura datos personales del trabajador en el Sistema Integral de Generación de

Archivos (SIGA), en medio magnético. 2. Envía la información en medio magnético del personal de nuevo ingreso a la

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, para la generación de la cuenta bancaria correspondiente.

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 3. Recibe información, atiende lo solicitado y genera acuse de recibo.

Subdirección de Recursos Humanos 4. Recibe de la Institución Bancaria vía Internet la cuenta bancaria de los trabajadores.

5. Incorpora la cuenta bancaria del trabajador en el Sistema Integral de Generación de Archivos (SIGA) e imprime Acuerdo de Adhesión, de la cuenta bancaria del trabajador.

6.- Recibe las tarjetas bancarias, nip (s) y acuse de recibo para su entrega a los

trabajadores de nuevo ingreso. 7.- Recaba firmas del Trabajador(s), Titular de la Subdirección de Recursos Humanos y

de la institución bancaria, para los Acuerdos de Adhesión de Dispersión de Nomina. 8.-Una vez recabadas las firmas del Acuerdo de Adhesión de Dispersión de Nomina

turna copias a cada uno de ellos. 9.- Distribuye y archiva. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

AFILIACIÓN DE LOS TRABAJADORES AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Inicio

1

Requisita formato AFIL-02 y solicita al trabajador requiste el cuestionario médico.

4

Recibe formato AFIL-02 y cuestionario médico, revisa y asigna número de afiliación y devuelve copias al carbón del formato AFIL-02 del patrón y trabajador.

Elabora oficio y envía formato AFIL-02 y cuestionario médico requisitado, para la inscripción ante el IMSS.

2

3

Recibe copias del formato

AFIL-02 y cuestionario medico y distribuye.

Fin

Registra número de afiliación en el Sistema de Recursos Humanos, distribuye y archiva.

5



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliación de los trabajadores al instituto mexicano del seguro social.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Se origina en el procedimiento: movimiento nominal alta personal de confianza o alta personal eventual.


1. Requisita el formato AFIL-02 “Aviso de inscripción del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social”, y solicita al trabajador requisite en original y copia el cuestionario médico complementario, necesario para la inscripción del titular y/o beneficiarios al seguro de salud.

2. Elabora oficio, relación de personal, envía formato AFIL-02 y cuestionario médico

debidamente requisitado para trámite de inscripción ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Instituto Mexicano del Seguro Social 3. Recibe, revisa, asigna número de afiliación y devuelve copias al carbón debidamente

sellado, el formato AFIL-02, para su distribución del patrón y trabajador.

Subdirección de Recursos Humanos 4. Recibe copias del formato AFIL-02 y cuestionario médico debidamente sellado con el

número de afiliación y distribuye. 5. Registra número de afiliación en el Sistema de Recursos Humanos, distribuye y

archiva. Termina el procedimiento.



FORMATO AFIL-02 “AVISO DE INSCRIPCIÓN DEL TRABAJADOR AL I.M.S.S.”

(1) (2)

(3)

(4)

(5) (6)

(7) (8)

(9) (10) (11) (12)

(13)

(*)

(*)

(*)

(15)

(16)

(17)

(18) (19)

(14)



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: AFIL-02 “AVISO DE INSCRIPCIÓN”



1 Número de registro patronal: A 683901638-8

2 Indicar el tipo de contrato del trabajador (permanente, eventual o eventual const.)

3 Clave única de registro población, o en su caso su Registro Federal de Contribuyentes del trabajador

4 Nombre completo del trabajador

5 Salario base de cotización

6 Tipo de salario (fijo, variable o mixto)

7 Fecha de ingreso al trabajo

8 Sexo del trabajador

9 Lugar de nacimiento.

10 Fecha de nacimiento

11 En caso de jornada o semana reducida, anotar los días que labora o el horario

12 Ocupación del trabajador (su categoría)

13 Nombre del padre (aun finado)

14 Nombre de la madre (aun finada)

15 Domicilio del trabajador

16 Nombre del patrón: Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.

17 Ubicación del centro de trabajo (su domicilio)

18 Nombre, cargo y firma del representante legal

19 Firma o huella del trabajador

Nota: Los espacios que aparecen con (*) en el formato ejemplo, son para ser llenado exclusivamente por el

Instituto Mexicano del Seguro Social.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ALTA AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA


TRABAJADOR INSTITUCIÓN DE SEGUROS

Inicio

Recibe solicitud de alta al

seguro colectivo de vida, para requisita y devuelve.

2 1

Entrega formato de solicitud

de alta al seguro colectivo de vida para que sea requisitada.

3

4

Recibe solicitud debidamente requisitada, sella y remite copias de las pólizas para el trabajador y contratante.

Recibe solicitud debidamente requisitada, autoriza y realiza trámite correspondiente.

5

Fin

Recibe copias de las pólizas de seguros, distribuye y archiva.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alta al seguro colectivo de vida.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Se origina el procedimiento: “Alta de personal de nuevo ingreso o por reingreso”

Subdirección de Recursos Humanos 1. Una vez realizado el movimiento de alta de del personal se le hace entrega al

trabajador el formato de solicitud de alta al seguro colectivo de vida, para que sea requisitada.

Trabajador 2. Recibe solicitud de alta al seguro colectivo de vida, para requisitar y posteriormente

devuelve a la Subdirección de Recursos Humanos.

Subdirección de Recursos Humanos 3. Recibe solicitud de alta al seguro colectivo de vida, debidamente requisitado por el

trabajador, autoriza y realiza el trámite ante la institución de seguros.

Institución de Seguros 4. Recibe solicitud de alta al seguro colectivo de vida del trabajador debidamente

requisitado, sella y remite copia de póliza para el trabajador y contratante.

Subdirección de Recursos Humanos 5. Recibe copias del seguro colectivo de vida del trabajador y contratante, distribuye y

archiva. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ACTUALIZACIÓN Y MANEJO DE PLANTILLAS DE PERSONAL


Inicio

De los movimientos nominales efectuados por concepto de alta y/o baja del personal de confianza y/o eventual, recategorización, promoción, cambio de adscripción y permuta; verifica datos y captura en el Sistema de Recursos Humanos

A

2

Emite plantilla actualizada de personal para la revisión de datos y determina.

¿Existe error? SÍ

Efectúa correcciones. Regresa a la operación No. 1

A

NO

Válida plantilla. Continúa con la operación No. 3

Emite plantilla y archiva.

Fin

3

1



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización y manejo de plantillas de personal.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Recursos Humanos 1. De los movimientos nominales efectuados por concepto de alta y/o baja de

personal de confianza y/o eventual, recategorización, promoción, cambio de adscripción y permuta; efectúa la verificación de datos y captura en el Sistema de Recursos Humanos.

2. Emite preliminar de plantilla de personal actualizada para revisión de datos y

determina:

¿Existe error?

SÍ, Efectúa correcciones. Regresa a la operación No. 1

NO, Valida plantilla.

Continúa con la operación No. 3 3. Emite plantilla de personal y archiva. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

VACACIONES DEL PERSONAL


ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

Emite reporte del personal que tiene derecho a vacaciones.

1

6

Recibe mediante memorándum el rol de vacaciones del personal de las diversas áreas administrativas, se entera y turna.

Envía circular, anexando reporte vacacional y turna.

2

Reciben circular y reporte de vacaciones.

Elaboran el rol de vacaciones del personal.

3

4

Turnan mediante memorándum el rol de vacaciones del personal.

5

7

Recibe el rol de vacaciones del personal del OFSCE y ordena.

Inicio

Captura en el sistema de Recursos Humanos, datos del trabajador e información del período vacacional a disfrutar.

Fotocopia y archiva.

9

8

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones del personal.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/03



1. Emite reporte del Sistema de Recursos Humanos, del personal que tiene derecho a

disfrutar vacaciones por área de trabajo. 2. Envía circular a las diferentes unidades y órganos administrativos que integran el

Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, en la cual se da a conocer el personal que podrá disfrutar el período vacacional, anexando en el mismo, reporte por área de trabajo del personal con derecho a vacaciones.

Órganos Administrativos 3. Reciben circular y reporte del personal con derecho a vacaciones. 4. Elaboran rol de vacaciones del personal de acuerdo a las necesidades y/o cargas de

trabajo del área. 5. Turnan mediante memorándum rol de vacaciones del personal.

Unidad General de Administración 6. Recibe mediante memorándum el rol de vacaciones del personal de las diversas

áreas administrativas, se entera y turna.

Subdirección de Recursos Humanos 7. Recibe memorándum y rol de vacaciones del personal de los diversos órganos

administrativos y las ordena de acuerdo a la plantilla del personal.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones del personal.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 03/03

8. Captura en el sistema de recursos humanos, datos del trabajador e información del

período vacacional a disfrutar. 9. Fotocopia el aviso de vacaciones autorizadas y archiva. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

MOVIMIENTO NOMINAL PERSONAL DE CONFIANZA POR: CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN, PROMOCIÓN, RECATEGORIZACIÓN, PERMUTA


Recibe memorándum de solicitud de movimiento nominal por cambio de adscripción, promoción, recategorización, permuta del trabajador, y verifica.

2

4

Captura datos del movimiento en el sistema de Recursos Humanos.

Inicio

Recibe mediante memorándum la solicitud de movimiento nominal por cambio de adscripción, promoción, recategorización, permuta, del trabajador, se entera y turna.

1

Emite movimiento nominal del personal de confianza por adscripción promoción, recategorización, permuta.

Archiva en el expediente del personal.

Fin

Emite nombramiento

6

5

3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Movimiento nominal personal de confianza por: Cambio de adscripción, promoción, recategorización, permuta.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02



1. Recibe mediante memorándum la solicitud de los órganos administrativos, movimiento nominal del personal de confianza por cambio de adscripción, promoción, recategorización, permuta; se entera y turna para su trámite. (formato OFSCE/UGA/SRH_RG-07, documento del SGC).


2. Recibe memorándum de solicitud del movimiento nominal personal de confianza por cambio de adscripción, promoción, recategorización, permuta del trabajador, para la promoción o cambio de adscripción y verifica. (formato OFSCE/UGA/SRH_RG-07, documento del SGC).

3. Captura datos del movimiento en el Sistema de Recursos Humanos. 4. Emite el formato único de movimiento nominal personal de confianza por cambio de

adscripción, promoción, recategorización, permuta. (formato OFSCE/UGA/SRH_RG-07, documento del SGC).

5. Emite nombramiento (formato OFSCE/UGA/SRH_RG-08, documento del SGC). 6. Archiva en el expediente del personal. Termina el procedimiento. Nota: Entendiéndose por promoción, el cambio de categoría y plaza del trabajador de una menor a una superior y por cambio de

adscripción, el cambio del trabajador de una área a otra con igual categoría. Recategorización, cambio de categoría del trabajador de una menor a una superior y permuta, es el cambio de lugar físico del trabajador con la misma categoría.





MOVIMIENTO NOMINAL DE PERSONAL DE CONFIANZA

CAMBIO POR : ADSCRIPCIÓN PROMOCIÓN RECATEGORIZACIÓN PERMUTA

PARTIDA RECEPTORA PARTIDA AMISORA

DEPENDENCIA: DEPENDENCIA:

SUB. DEP.: SUB. DEP.:

AREA: AREA:

DIRECCIÓN: DIRECCIÓN:

SUBDIRECCIÓN: SUBDIRECCIÓN:

PLAZA: PLAZA:

CATEGORIA: CATEGORIA:

CLAVE CATEGORIA: CLAVE CATEGORIA:

R.F.C.: R,F.C.:

NOMBRE: NOMBRE:

APELLIDOS PATERNO MATERNO NOMBRE(S) SEXO


FECHA DE CAMBIO: FECHA DE CAMBIO:

FECHA DE INGRESO AL OFSCE:

AUDITOR SUPERIOR DEL ESTADO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS


OFSCE/UGA/SRH_RG-07

2

8

7

6

4

3

10

9

10

5

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

23

25 24

22

26

28

27

31 29

1

11



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: MOVIMIENTO NOMINAL DE PRESONAL DE CONFIANZA POR PROMOCION, CAMBIO ADSCRIPCION

RECATEGORIZACION PERMUTA


1 Tipo de movimiento



4 Clave del área



7 No. de la plaza emisora

8 Descripción de la categoría emisora

9 Clave de la categoría emisora


11 Nombre completo del trabajador sin abreviaturas



14 Clave del área


16 Clave de la sub-dirección

17 No. de la plaza receptora

18 Descripción de la categoría receptora

19 Clave de la categoría receptora


21 Nombre completo del trabajador sin abreviaturas

22 Nombre completo del trabajador sin abreviaturas de quien dejo la plaza

23 Sexo

24 Descripción de la categoría receptora

25 Clave de la categoría receptora

26 Fecha en la cual se aplica el movimiento nominal

27 Fecha de ingreso al Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado

28 Lugar y fecha de elaboración del movimiento nominal






FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

BAJA POR RENUNCIA DEL PERSONAL



Inicio

Recibe la renuncia original del

trabajador mediante memorándum signado por el titular, para su baja respectiva, se entera y turna.

1

Recibe memorándum de baja y

renuncia original del trabajador, verifica y determina:

2

¿Esta elaborada correctamente?

Solicita al trabajador elaborar de nuevo. Regresa a la operación No. 1

SÍ NO

A

A

Recibe movimiento nominal de baja del personal de confianza y/o eventual y archiva en el expediente personal.

5

Recibe movimiento nominal baja personal de confianza y/o eventual, autoriza y devuelve.

3

Fin

Emite el movimiento nominal de baja del personal de confianza y/o eventual y turna. Continúa con la operación No. 3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Baja por renuncia del personal

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Recursos Humanos

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Unidad General de Administración 1. Recibe de las diferentes unidades y órganos administrativos, la renuncia original del

trabajador mediante memorándum signado por el C. Titular del área, para su baja respectiva, se entera y turna (OFSCE/UGA/SRH_RG-06, documento del SGC).

Subdirección de Recursos Humanos 2. Recibe memorándum de baja del trabajador y renuncia original del mismo, se

entera, verifica y determina: (OFSCE/UGA/SRH_RG-06, documento del SGC). ¿Esta elaborada correctamente?

NO, Solicita al trabajador la elaborar de nuevo. Regresa a la operación No. 1

SÍ, Emite el movimiento nominal de baja del personal de confianza y/o eventual, (OFSCE/UGA/SRH_RG-07, documento del SGC) y Turna a la Unidad General de Administración, para su autorización. Continúa con la operación No. 3

Unidad General de Administración 3. Recibe movimiento nominal baja personal de confianza y/o eventual, autoriza y

devuelve.


4. Recibe movimiento nominal de baja del personal de confianza y/o eventual, verifica firmas de autorización y archiva al expediente personal.






INSTRUCTIVO DE LLENADO DELFORMSATO: MOVIMIENTO NOMINAL BAJA DE PERSONAL DE CONFIANZA Y/O EVENTUAL


1 Nombre completo del empleado sin abreviaturas

2 Sexo



5 Clave del área



8 No. de plaza



11 Fecha en la que procede la baja



14 Nombre de la ciudad

15 Nombre del estado

16 Motivo de la baja

17 Observaciones

18 Lugar y fecha de elaboración del movimiento nominal






FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

MODIFICACIÓN DE SALARIO O BAJA DEL TRABAJADOR ANTE EL IMSS

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Genera en disco magnético, los movimientos de aviso de modificación de salario o baja de trabajador ante IMSS, según sea el caso.

1

2

Recibe reporte de movimientos operados “Cifras de control de

movimientos procesados” por el IMSS.

5

Elabora y emite reporte de movimientos, relación de movimientos por trabajador y disco magnético, y turna para su autorización y trámite ante el IMSS.

4

Remite a la Subdirección de Recursos Humanos del OFSCE los movimientos operados, el reporte “Cifras de control de movimientos procesados”.

3

Recibe reporte de movimientos, relación de movimientos por trabajador y disco magnético, revisa y procesa información.

Fotocopia reporte y distribuye.

6

Fin

Inicio



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Modificación de salario o baja del trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02



1. Genera datos en disco magnético de los movimientos de aviso de modificación de salario o de baja del trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, según sea el caso.

2. Elabora y emite reporte de movimientos efectuados, relación de movimientos por

trabajador y disco magnético y a su vez lo envía para autorización y trámite mediante oficio ante el I.M.S.S.

Instituto Mexicano del Seguro Social

3. Recibe reporte de movimientos, relación de movimientos por trabajador, y disco

magnético, revisa y procesa información.

4. Turna a la Subdirección de Recursos Humanos del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, el reporte de movimientos operados denominado “Cifras de control de movimientos procesados”.


5. Recibe reporte de movimientos operados “Cifras de control de movimientos

procesados”, se entera de su correcta aplicación.

6. Fotocopia reporte y distribuye. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTROL DE ASISTENCIA


Inicio

El personal registra su asistencia a través del lector de huella digital.

1

2

Registra la huella digital del trabajador, en el sistema de

recursos humanos.

Emite mensualmente el concentrado general de registro de asistencia e incidencias, revisa, verifica y determina.

3

Fin

¿Es acreedor el trabajador de

sanción?

Aplica sanción disciplinaria de acuerdo a los Lineamientos Generales en Materia de Recursos Humanos del OFSCE.

Archiva reporte.

Fin

NO SÍ



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de asistencia


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMEINTOS ADMINISTRATIVOS

PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Recursos Humanos 1. Se registra la huella digital del trabajador, en el sistema de recursos humanos. 2. El personal registra su asistencia a través del lector de huella digital. 3. Emite mensualmente el concentrado general de registro de asistencia e incidencias.

Revisa, verifica y determina.

¿Es acreedor el trabajador de sanción?

NO, Archiva reporte. Termina el procedimiento.

SI, Aplica sanción disciplinaria de acuerdo a los Lineamientos Generales en

Materia de Recursos Humanos del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

SOLICITUD Y EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE INGRESO Y/O LABORALES

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Fin

Recibe del trabajador solicitud de constancia de ingresos.

1

Captura datos del trabajador e imprime constancia.

Recibe constancia, autoriza y turna.

2

4

Entrega al trabajador y

archiva.

6

Turna constancia para su autorización y firma.

Recibe constancia laboral o de ingresos debidamente firmada.

3

5

Inicio



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y expedición de constancias de ingreso y/o laborales.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02



1. Recibe directamente de los trabajadores del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, solicitud de constancia de ingresos y/o laborales.

2. Captura datos del trabajador e imprime constancia respectiva. 3. Turna constancia de ingreso y/o laboral, según sea el caso a la Unidad General de

Administración, para su autorización y firma.


4. Recibe constancia de ingreso y/o laboral, revisa, autoriza y devuelve.

Subdirección de Recursos Humanos 5. Recibe constancia de ingreso o laboral, debidamente firmada. 6. Entrega al trabajador constancia y archiva en su expediente. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

EXPEDICIÓN DE TARJETÓN DE AUDITOR

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD GENERAL DEL ADMINISTRACIÓN


1

Inicio

Solicitan mediante memorándum la elaboración y expedición de tarjetón de auditor.

2

Recibe solicitud de elaboración y expedición de tarjetón de auditor, se entera y turna.

3

Recibe solicitud y

procede a su elaboración, a través del Sistema de Recursos Humanos.

4

Imprime tarjetón de auditor y turna para su autorización.

5

Recibe tarjetón de auditor autorizado y procede a sellar y enmicar.

6

Entrega tarjetón al auditor con acuse de recibido y archiva.

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Expedición de tarjetón de auditor.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMEINTOS ADMINISTRATIVOS

PÁGINA

22/06/15 02/02


Órganos Administrativos 1. Solicitan ante la Unidad General de Administración, mediante memorándum la

elaboración y expedición de tarjetón de auditor para el personal que desempeña funciones de auditoría.

Unidad General de Administración 2. Recibe solicitud de elaboración y expedición de tarjetón de auditor, se entera y

turna.

Subdirección de Recursos Humanos 3. Recibe solicitud y procede a su elaboración a través del Sistema de Recursos

Humanos. 4. Imprime tarjetón de auditor y turna para su autorización del C. Auditor Superior del

Estado.

Subdirección de Recursos Humanos 5. Recibe tarjetón de auditor, autorizado por el C. Auditor Superior del Estado y

procede a sellar y a enmicar el documento. 6. Entrega tarjetón al auditor con acuse de recibido y archiva. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

INCAPACIDAD MÉDICA


¿Cumple con los requisitos establecidos?

Recibe incapacidad médica del trabajador, mediante memorándum, se entera y turna.

1 2

Verifica el documento de incapacidad y determina:

A Recibe memorándum y original de la incapacidad médica.

3

SÍ

Efectúa registro de la incapacidad médica en el Sistema de Recursos humanos. Continúa con la operación No. 4.

4

Fin

Archiva incapacidad médica en el expediente del trabajador.

NO

Devuelve incapacidad médica al área emisora para su

regularización. Regresa a la operación No. 2

A

Inicio



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Incapacidad médica.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02



1. Recibe mediante memorándum emitido por el Órgano Administrativo respectivo, original de la incapacidad médica del trabajador, se entera y turna a la Subdirección de Recursos Humanos.


2. Recibe memorándum con original de incapacidad médica del trabajador. 3. Verifica el documento de incapacidad y determina:

¿Cumple con los requisitos establecidos?

NO, Devuelve incapacidad médica al área administrativa emisora, para su regularización. Regresa a la operación No. 2

SÍ, Efectúa registro de la incapacidad medica del trabajador en el Sistema de

Recursos Humanos. Continúa con la operación No. 4

4. Archiva la incapacidad médica en el expediente del trabajador. Termina el procedimiento. Nota: Las incapacidades médicas solo serán validas para el personal de CONFIANZA Y EVENTUAL, las

emitidas por el Instituto Mexicano del Seguro Social, así como las de instituciones privadas, siempre y

cuando el servicio médico no este considerado dentro del convenio celebrado ante el IMSS, y para el personal de BASE las emitidas por el Instituto de Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de

Chiapas.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

LICENCIA CON O SIN GOCE DE SUELDO


Recibe solicitud de licencia con o sin goce de sueldo del trabajador, se entera y turna.

1

¿Tiene derecho?

Verifica antecedentes del trámite en sistema de Recursos Humanos y expediente del trabajador y

determina.

Comunica al trabajador la improcedencia de su solicitud.

2

Recibe solicitud de licencia, se entera, analiza y determina.

SÍ NO

Fin

Inicio

¿Es procedente?

Captura la información en el sistema. Continúa con la operación No. 3

Comunica al trabajador la improcedencia de su solicitud.

SÍ NO

A

Fin



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/03

DIAGRAMA DE FLUJO

LICENCIA CON O SIN GOCE DE SUELDO


Fin

Distribuye y archiva memorándum de autorización.

A

3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Licencia con o sin goce de sueldo.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 03/03


Unidad General de Administración 1. Recibe del trabajador escrito original mediante el cual solicita licencia con o sin goce

de sueldo, según sea el caso, con el visto bueno del jefe inmediato superior y del jefe del órgano administrativo correspondiente, se entera y turna para su trámite.

Subdirección de Recursos Humanos 2. Recibe escrito original de solicitud de licencia con o sin goce de sueldo del

trabajador; se entera, analiza y determina:

¿Tiene derecho? NO, Comunica al trabajador la improcedencia de su solicitud.


SÍ, Verifica antecedentes del trámite en el Sistema de Recursos Humanos y expediente del trabajador y determina:

¿Es procedente?

NO, Comunica al trabajador la improcedencia de su solicitud.


SÍ, Captura información de la licencia del trabajador en el Sistema de Recursos Humanos.

Continúa con la operación No. 3 3. Distribuye y archiva memorándum de autorización. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACIÓN Y MANEJO DE NÓMINAS


Inicio

Válida quincenalmente movimientos nominales en el sistema de nominas.

1

2

Revisa y aplica deducciones por préstamos y/o créditos, etc.

Realiza las correcciones. Regresa a la operación No. 2

¿Hay errores en listado?

Determina el costo de nómina e informa. Continúa con la operación No. 4.

Procesa e imprime nóminas y determina.

Genera comprobantes de pago digitales para el trabajador y envía a su correo electrónico.

A

SÍ NO

A

3

4

A



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/03

DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACIÓN Y MANEJO DE NÓMINAS


A

Emite reportes y realiza trámite de pago a terceros.

5

Captura y realiza la dispersión bancaria correspondiente.

6

Procede a recabar firma de los trabajadores en nómina y entrega sus comprobantes de pago.

7

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y manejo de nóminas


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 03/03


Subdirección de Recursos Humanos 1. Válida quincenalmente en el sistema de nominas los movimientos nominales de baja,

alta, promoción y recategorización, efectuados durante la quincena. 2. Revisa y aplica descuentos por préstamos, créditos, licencias con y sin goce de sueldo,

licencias médicas etc. al personal del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.

3. Procesa e imprime nomina (formato OFSCE/UGA/SRH_RG-04, documento Del SGC) y

determina:

¿Hay errores en la emisión del listado previo?

SÍ, Realiza las modificaciones. Regresa a la operación No. 2

NO, Determina costo de nómina e informa a la Subdirección de Contabilidad y

Presupuesto. Continúa con la operación No. 4

4. Genera comprobantes de pago digitales para el trabajador y envía a su correo

electrónico. 5. Emite reportes y realiza trámite de pago a terceros ante la Subdirección de

Contabilidad y Presupuesto. 6. Realiza la dispersión bancaria correspondiente para pago de nómina del personal. 7. Procede a recabar la firma de los trabajadores en nómina y entrega sus comprobantes

de pagos de acuerdo al calendario. Termina el procedimiento.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTREGA DE CREDENCIAL OFICIAL


Inicio

Elabora credenciales de identificación del personal del OFSCE.

1

2

Recabar firma electrónica del trabajador en el sistema de

recursos humanos.

Entrega de credenciales de identificación al trabajador.

3

Fin

Personal identificado.

4



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de credencial oficial.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02



1. Recaba la firma electrónica del trabajador en el sistema de recursos humanos. 2. Elabora credenciales de identificación del personal del Órgano de Fiscalización

Superior del Congreso del Estado. 3. Entrega de credenciales de identificación al trabajador. 4. El personal del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado es

identificado. Termina el procedimiento.



VII.3

SUBDIRECCIÓN

DE CONTABILIDAD

Y PRESUPUESTO



CONTENIDO PROCEDIMIENTOS: 1. Validación para trámite de pago a proveedores y/o prestadores de servicio. 2. Integración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos. 3. Expedición de solicitud de validación de suficiencia presupuestal. 4. Reposición de fondo revolvente. 5. Registro de comprobación de gastos por concepto de viáticos, pasajes y peajes. 6. Solicitud de pago de impuestos federales (Retenciones I.S.R.) a través de

transferencia electrónica. 7. Pago de impuesto estatal (Impuesto sobre nóminas). 8. Elaboración de estados financieros. 9. Elaboración de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).



FECHA DE ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

VALIDACIÓN PARA TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE SERVICIO

SUBDIRECCIÓN CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MAT. Y

SERV. GRALES UGA

SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA

NOI

7

SÍ

3

4

6

8

5

¿Está completa y

cumple con los requisitos fiscales y administrativos?

Realiza obs. y regresa documentación para su regularización.


Turna para firma y sellos respectivos. Continúa con la operación No. 3

Recibe y revisa documentación, elabora solicitud de pago y turna para firma.

A

Recibe solicitud de pago autorizado y turna para su trámite respectivo.

Recibe pólizas de cheques y transferencias electrónicas, realiza registro contable y efectúa archivo para su control respectivo.

Fin

Recibe la documentación respectiva, recaba firmas y sellos y turna.

Recibe solicitud de pago, revisa, firma y turna.

Recibe solicitud de pago y realiza proceso de pago respectivo y turna pólizas y transferencias electrónicas.

1

2

A Recibe solicitud de pago de facturas para revisión y validación.

Inicio

Revisa documentación soporte fiscal y comprobatorio y determina:



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Validación para trámite de pago a proveedores y/o prestadores de servicio.

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, UGA y Subdirección de Tesorería.



PÁGINA

22/06/15 02/03


Subdirección de Contabilidad y Presupuesto

1. Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, memorándum

de solicitud de pago de facturas de proveedores y/o prestadores de servicio, para su revisión y validación respectiva.

2. Revisa la documentación fiscal y comprobatoria (facturas, recibo de honorarios),

solicitud de pago, orden de compra, orden y/o solicitud de servicios, tabla comparativa de cotizaciones (si aplica), solicitud de material (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-17 documento del SGC) (si aplica), vale de entrada y salida de almacén (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-11 documento del SGC) (si aplica) y determina:

¿Está completa y cumple con los requisitos fiscales y administrativos?

NO, Realiza observaciones y regresa la documentación fiscal y comprobatoria, para

su regularización. Regresa a la operación No. 1.

SÍ, Turna para firma y sellos respectivos.

Continúa la operación No. 3.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 3. Recibe la documentación fiscal y comprobatoria, recaba firmas y sellos pendientes y

turna.

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 4. Recibe y revisa la documentación fiscal y comprobatoria firmada y sellada, elabora

solicitud de pago y turna para firma a la Unidad General de Administración.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Validación para trámite de pago a proveedores y/o prestadores de servicio.

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, UGA y Subdirección de Tesorería.



PÁGINA

22/06/15 03/03

Unidad General de Administración 5. Recibe solicitud de pago revisa, firma y turna.


6. Recibe solicitud de pago debidamente autorizado y turna para su trámite respectivo.

Subdirección de Tesorería 7. Recibe solicitud de pago y realiza el proceso de pago respectivo y turna.

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 8. Recibe las pólizas de cheque y transferencias electrónicas con la documentación fiscal

y comprobatoria, realiza registro contable y efectúa el archivo para su control correspondiente.




FECHA DE ACTUALIZACION


PÁGINA

22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS

SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Inicio

Recibe instrucción de la Unidad General de Administración para la elaboración del Anteproyecto

de Presupuesto de Egresos.

Solicita y recibe información necesaria de los órganos administrativos.

¿Es correcta?

Integra y analiza la documentación e información y determina:

Realiza observaciones y remite a los órganos para su corrección.

NO

2

3

1

A

Realiza las correcciones.

NO

Fin

4

Revisa la información

capturada y determina:

SÍ

Captura en el SAPE la información obtenida.

¿Es correcta?

Integra información y turna al Jefe de la Unidad General de Administración.

SÍ

Recibe anteproyecto de presupuesto y solicita firmas de los líderes de los proyectos y envía al H.

Congreso del Estado.

5

B A

B



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración y Subdirección de Contabilidad y Presupuesto



PÁGINA

22/06/15 02/03



1. Recibe instrucción de la Unidad General de Administración, de elaborar el

Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del siguiente ejercicio fiscal. 2. Solicita y recibe información mediante memorándum enviados por los diversos

órganos administrativos que integran el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.

3. Integra y analiza la documentación e información recibidos de los diversos órganos

administrativos; datos a incluir en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE) y determina:

¿Es correcta?

NO, Realiza observaciones y remite a las áreas para su corrección.


SÍ, Captura en el SAPE la información obtenida. Continúa con la operación No. 4

4. Revisa la información capturada, y determina:

¿Es correcta?

NO, Realiza las correcciones. Regresa a la operación No. 4

SÍ, Integra información y turna al Jefe de la Unidad General de Administración

para recabar firma de los líderes de los proyectos y del Auditor Superior, para su envío al H. Congreso del Estado. Continúa con la operación No. 5



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Integración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración y Subdirección de Contabilidad y Presupuesto



PÁGINA

22/06/15 03/03


5. Recibe el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, recaba firmas de los

líderes de los proyectos y del C. Auditor Superior del Estado y envía al H. Congreso del Estado para su autorización.






PÁGINA

22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

EXPEDICIÓN DE SOLICITUD DE VALIDACIÓN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL


Inicio

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, solicitud de validación de suficiencia presupuestal y

soporte.

Revisa que el formato contengan los datos correctos y determina:

¿Cumple con los requisitos?

Realiza observaciones y devuelve a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para su corrección.

Consulta saldos en partidas y proyectos a afectar presupuestalmente y determina:

A

SÍ

A

1

2

¿Existe disponibilidad

presupuestal?

Sella formato de validación de suficiencia presupuestal.

Registra en auxiliar de partidas el importe a comprometer.

Turna a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales la constancia de suficiencia presupuestal para que realice la adquisición del bien o

servicio.

Notifica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para los efectos procedentes.

Fin

SÍ NO

4

3

Fin

NO



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Expedición de solicitud de validación de suficiencia presupuestal.

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Contabilidad y Presupuesto



PÁGINA

22/06/15 02/03



1. Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, solicitud de

validación de suficiencia presupuestal. 2. Revisa que el formato contenga los datos correctos relativos a la partida, proyecto e

importe a comprometer y cotizaciones; así como nombre y firma del responsable del área solicitante y determina:

¿Cumple con los requisitos? NO, Realiza observaciones y devuelve a la Subdirección de Recursos Materiales y

Servicios Generales para su corrección. Regresa a la operación No. 1. SÍ, Consulta saldos en las partidas y proyectos a afectar del presupuesto, en la

base de datos y determina: ¿Existe disponibilidad presupuestal? NO, Notifica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para los

efecto procedentes. Termina procedimiento.

SÍ, Sella formato Continúa en la operación No. 3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Expedición de solicitud de validación de suficiencia presupuestal.




PÁGINA

22/06/15 03/03

3. Registra en auxiliar de partidas presupuestales el importe a comprometer para

actualizar saldos a efecto de tomar decisiones. 4. Turna a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales la constancia de

suficiencia presupuestal, para que realice la adquisición del bien o servicio. Termina el procedimiento.





PÁGINA

22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE

SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO UNIDAD GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA

Recibe pólizas de cheques, efectúa el pago y turna para su archivo.

2

Recibe mediante memorándum la documentación comprobatoria para la reposición de fondo revolvente.

Revisa la documentación y

determina:

Inicio

1

A

6

Realiza observaciones y turna

para su regularización.

A

¿Cumple con los requisitos? NO

3

5

5

7

Clasifica el gasto para realizar la afectación presupuestal.

Elabora cédula de gastos en el sistema de control presupuestal y anexa a la documentación soporte.

Recibe y turna a la Subdirección de Tesorería.

Recibe pólizas de cheques, autoriza y recaba firma del C. Auditor Superior.

SÍ

4

Realiza el registro contable, elabora pólizas de cheques y turna para firma.

Recibe pólizas pagadas, revisa y archiva.

Fin

8



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reposición de fondo revolvente

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración, Subdirección de Tesorería y Subdirección de Contabilidad y Presupuesto



PÁGINA

22/06/15 02/03


Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 1. Recibe mediante memorándum comprobación del fondo revolvente para su reposición. 2. Revisa la documentación y determina:

¿Cumple con los requisitos fiscales y administrativos?

NO, Realiza observaciones y turnan para su regularización. Regresa a la operación No. 1.

SÍ, Clasifica el gasto para realizar la afectación presupuestal de las facturas

recibidas. Continúa con la operación No. 3

3. Elabora cédula de gastos en el sistema de control presupuestal y se anexa a la

documentación soporte. 4. Realiza el registro contable, elabora pólizas de cheques e integra a la documentación y

turna para firma y autorización correspondiente.

Unidad General de Administración 5. Recibe las pólizas de cheques con la documentación soporte, revisa, autoriza y recaba

firma del C. Auditor Superior del Estado, y devuelve.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reposición de fondo revolvente

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración, Subdirección de Tesorería y Subdirección de Contabilidad y Presupuesto



PÁGINA

22/06/15 03/03


6. Recibe de la Unidad General de Administración las pólizas de cheques con la

documentación soporte debidamente firmado; y turna para los efectos correspondientes.

Subdirección de Tesorería 7. Recibe las pólizas de cheques debidamente firmadas, efectúa el pago y turna para su

archivo.

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 8. Recibe las pólizas de cheques con la documentación soporte, a través del listado de

cheques; revisa y procede a su archivo correspondiente. Termina el procedimiento.





PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

REGISTRO DE COMPROBACIÓN DE GASTOS POR CONCEPTO DE VIÁTICOS, PASAJES Y PEAJES




1

Turna la comprobación de viáticos, pasajes y peajes para su registro correspondiente.

Inicio

Recibe la documentación y realiza afectación presupuestal

correspondiente.

Fin

2

3

4 5

Recibe póliza y documentación autorizada; revisa y efectúa su archivo correspondiente.

6

Elabora cédula de operación presupuestaria del gasto en el

sistema de control presupuestal.

Realiza registro contable en pólizas de diario del sistema contable y turna.

Recibe las pólizas de diario con documentación soporte, revisa,

autoriza y turna.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de comprobación de gastos por concepto de viáticos, pasajes y peajes.

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Tesorería, Unidad General de Administración y Subdirección de Contabilidad y Presupuesto



PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Tesorería

1. Turna a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto para su registro contable y

presupuestal, la comprobación por concepto de viáticos, pasajes y peajes, una vez revisada y analizada.


2. Recibe la documentación correspondiente, realiza la afectación presupuestal en las

partidas y proyectos que corresponda la comprobación recibida. 3. Elabora cédula de operación presupuestaría del gasto en el sistema de control

presupuestal y anexa la documentación comprobatoria. 4. Realiza registro contable en pólizas de diario del sistema contable y turna para su

autorización.

Unidad General de Administración 5. Recibe las pólizas de diario con la documentación soporte, revisa, firma y turna para

archivo.

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 6. Recibe de la Unidad General de Administración las pólizas de diario debidamente

autorizada, revisa y archiva. Termina el procedimiento.





PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

SOLICITUD DE PAGO DE IMPUESTOS FEDERALES (RETENCIONES I.S.R.) A TRAVÉS DE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA

SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


Genera analítico de saldos de las cuentas por pagar del impuesto retenido y determina los montos a enterar.

Inicio

1

2

33

Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos cédula de determinación del impuesto sobre sueldos y salarios a enterar.

A

Con base a saldos determinados del impuesto a enterar, se solicita la línea de captura del SAT y se turna.

Continúa con la operación 4

Fin

4

Se revisa que los datos proporcionados por la Subdirección de Recursos Humanos correspondan a los registrados en el sistema y determina:

¿Esta correcta la Información?

Realiza observaciones y turna a la Subdirección de Recursos Humanos para su regularización. Regresa a la operación No. 1

NO SÍ

A Recibe y revisa que la póliza de diario este debidamente autorizada e integrada y procede a su archivo respectivo.

5

Realiza el proceso de pago y turna.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de pago de impuestos federales (Retenciones I.S.R.) a través de transferencia electrónica

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, Subdirección de Tesorería.



PÁGINA

22/06/15 02/02



1. Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos mediante memorándum cédula de determinación del impuesto sobre sueldos y salarios a enterar.

2. De los pagos por concepto de honorarios, arrendamiento, sueldos y/o salarios, de los cuales se les efectúa las retenciones, al término de mes se emite analítico de saldos de las cuentas por pagar del impuesto retenido y se determina los montos a enterar.

3. De la información enviada por la Subdirección de Recursos Humanos, se revisa que los datos proporcionados correspondan con los registrados en el sistema contable y determina:

¿Está correcta la información?

NO: Realiza observaciones y devuelve a la Subdirección de Recursos Humanos para su regularización. Regresa a la operación No. 1.

SÍ: Con base a los saldos determinados del impuesto a enterar, se solicita la línea de captura al SAT y se turna a la Subdirección de Tesorería. Continúa con la operación No. 4.


4. Realiza el proceso de pago y turna a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.


5. Recibe y revisa que la póliza de diario esté debidamente autorizada e integrada y procede a su archivo respectivo.






PÁGINA

22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

PAGO DE IMPUESTO ESTATAL ( IMPUESTOS SOBRE NÓMINAS)

SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO UNIDAD GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE

TESORERÍA

1

4

8

Determina la base para el cálculo del impuesto.

Turna las pólizas de cheques y formato respectivo para su autorización.

Recibe, las pólizas de cheques y turna a la Subdirección de Tesorería para su pago.

Recibe y revisa las pólizas que estén integradas y archiva.

Fin

Recibe pólizas de cheques y formato, revisa, autoriza y recaba firma del C. Auditor

Superior y turna.

Recibe cheques, efectúa el

pago y turna para su archivo.

2

Inicio

Efectúa el cálculo del impuesto

aplicando tasa del 2 %.

Requisita el formato y elabora pólizas de cheques para su pago.

6

3

5

7



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de impuesto estatal (Impuesto sobre nómina)

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración, Subdirección de Contabilidad y Presupuesto y Subdirección de Tesorería



PÁGINA

22/06/15 02/03



1. Determina la base para el cálculo del impuesto del 2% sobre nómina, con relación a

los pagos sobre sueldos y salarios efectuados en el bimestre al personal de estructura, base y programa; así como las retenciones efectuadas a los prestadores de servicios sujetos a dicho impuesto.

2. Efectúa el cálculo del impuesto aplicando la tasa del 2% sobre la base determinada. 3. Requisita el formato y elabora póliza de cheque para su pago. 4. Turna pólizas de cheques y formato requisitado para su autorización a la Unidad

General de Administración.

Unidad General de Administración 5. Recibe pólizas de cheques y formato requisitado, revisa documentación soporte, para

su autorización, recaba firma del C. Auditor Superior del Estado y devuelve.

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 6. Recibe las pólizas de cheques con la documentación soporte debidamente autorizado,

y turna para su pago correspondiente.

Subdirección de Tesorería 7. Recibe las pólizas de cheques debidamente autorizada, firmada, efectúa el pago

correspondiente y turna para su archivo correspondiente.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de impuesto estatal (Impuesto sobre nómina)

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración, Subdirección de Contabilidad y Presupuesto y Subdirección de Tesorería



PÁGINA

22/06/15 03/03


8. Recibe y revisa pólizas de cheques que estén debidamente integradas y procede a su

archivo respectivo. Termina el procedimiento.





PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS


3

1

Inicio

Verifica la información contable y presupuestal y determina:

¿Se encuentra registrada en su

totalidad?

Emite reportes presupuéstales y analíticos de saldos.

Localiza movimientos pendientes y realiza correcciones.

SÍ NO

Concilia saldos contables y presupuéstales y determina:

2

Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con las cifras de la Subdirección de Tesorería.

¿Existen

diferencias?

Determina diferencias y realiza correcciones.

A

A

B

B

Emite analíticos presupuéstales y contables.

Fin

4

5

SÍ NO

Revisa la información y recaba firmas del Jefe de la UGA y del C. Auditor Superior del Estado.

Respalda la información y archiva.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Estados Financieros




PÁGINA

22/06/15 02/02



1. Verifica la información contable y presupuestal elaborada durante el período y determina:

¿Se encuentra registrada en su totalidad?

NO, Localiza los movimientos pendientes a registrar y realizan las correcciones necesarias. Regresa con la operación No. 1

SÍ, Emite reportes presupuéstales y analíticos de saldos de la cuentas afectadas durante el período que corresponda. Continúa con la operación No. 2

2. Concilia saldo contable y presupuestal, para determinar si existen diferencias con

relación al presupuesto ejercido, comprometido y ministrado, contable y presupuestal.

¿Existen diferencias?

NO, Concilia cifras contables y financieras de las cuentas bancarias con las cifras de la Subdirección de Tesorería. Continúa con la operación No. 3

SÍ, Determina las diferencias y realiza las correcciones. Regresa a la operación No. 2

3. Emite analíticos presupuéstales y contables (Reportes presupuestales, balanza de comprobación, balanza acumulada, libro diario, libro mayor, analítico de saldos, auxiliares, estados de resultados, y estado de situación financiera; así también anualmente, la hoja de trabajo y cierre del ejercicio).

4. Revisa la información y recaba las firmas en los estados financieros del Jefe de la Unidad General de Administración y del C. Auditor Superior del Estado.

5. Respalda información y archiva.






PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACIÓN DE LA DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS (DIOT)


1

Inicio

Recibe información de las facturas pagadas a

proveedores en el mes.

2

Captura el IVA en libro Excel .

Continúa con la op. No. 4

¿Son correctos?

Envía al área para su corrección. Regresa a la op. No.1

Ordena por cada proveedor EL monto total pagado en el mes.

Fin

4

SÍ NO

Captura en el programa del SAT el RFC y el monto DE subtotales de las facturas.

Envía al SAT la declaración informativa, para la obtención del recibo oficial.

Revisa los importes del subtotal

de cada factura pagada.

Verifica en las facturas, los porcentajes de la tasa del IVA aplicadas.

3

Fin

Archiva la documentación en el expediente respectivo

5

6

7



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT)




PÁGINA

22/06/15 02/02



1. Recibe la información contable de las facturas pagadas por cada proveedor en el mes.

2. Revisa los importes de los subtotales de las facturas.

3. Verifica por cada factura los porcentajes de la tasa del IVA, aplicado al 16%, tasa 0%

y exentos.

¿Son correctos?

NO, Envía al área correspondiente para su corrección Regresa a la operación No. 1

SÍ, Captura el IVA en el libro Excel.

Continúa con la operación No. 4 4. Ordena por cada proveedor el monto total efectuado durante el mes, de las

operaciones realizadas.

5. Captura en el programa DIOT del SAT, el RFC y el monto de cada proveedor de los subtotales de las facturas.

6. Envía al SAT la Declaración Informativa, para la obtención del recibo oficial.

7. Archiva la documentación generada en el expediente correspondiente.




VII.4

SUBDIRECCIÓN

DE

TESORERÍA



CONTENIDO PROCEDIMIENTOS: 1. Pago a personal de contrato y personal que causo baja, por medio de cheque. 2. Elaboración de conciliaciones bancarias. 3. Inversión en mesa de dinero. 4. Atención de solicitudes de viáticos, pasajes y peajes para trámite de pago. 5. Comprobación de gastos por concepto de viáticos, pasajes y peajes. 6. Bonificaciones de cargos indebidos. 7. Pago a proveedores y/o prestadores de servicios, por medio de cheque. 8. Entrega de reportes de transferencia electrónica de fondos a proveedores y/o

prestadores de servicios.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

PAGO A PERSONAL DE CONTRATO Y PERSONAL QUE CAUSO BAJA, POR MEDIO DE CHEQUE



Inicio

Turna a la Subdirección de Tesorería remesa de Pólizas de Cheques para su pago.

Recibe, remesa de Pólizas de Cheques, revisa y determina:

2

1

¿Están requisitadas?

NO

Efectúa el registro de las Pólizas de Cheques. Continúa con la operación No. 3

Realiza observaciones y devuelve a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto para su regularización. Regresa a la operación No. 1.

SÍ

Procede al pago de cheques al personal.

Registra fecha del pago y turna a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

4

3

Fin

A

A



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a personal de contrato y personal que

causo baja , por medio de cheque

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Tesorería

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 1. Turna a la Subdirección de Tesorería mediante remesa, las pólizas de cheques y

documentación soporte para trámite de pagos al personal de confianza, contrato y los que causaron baja.


2. Recibe, remesa de pólizas de cheques, revisa y determina:


NO, Realiza observaciones y devuelve a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto para su regularización. Regresa a la operación No. 1

SÍ, Efectúa el registro de las pólizas de cheques de manera electrónica para su

control. Continúa con la operación No. 3

3. Procede al pago de las pólizas de cheques al personal de confianza, contrato y

personal que causo baja de la siguiente manera: Para el personal activo, mediante la presentación de identificación oficial de la institución y para el personal que causó baja mediante la presentación del formato único de liberación para pago, debidamente validado por las Subdirecciones de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales, Contabilidad y Presupuesto, y Planeación e Informes de Resultados, así como la presentación de identificación oficial, preferentemente credencial para votar.

4. Registra electrónicamente para su control la fecha de pago de las pólizas de cheques

y turna mediante relación a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS


1

Recibe de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto reportes de movimientos:

Auxiliar de Bancos y Analítico de Saldos Mensuales.

Determina partidas de conciliación para verificar los cheques en circulación y cargos indebidos.

2

3

Concilia diferencias de movimientos bancarios con la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

4

Elabora formatos de Conciliación Bancaria y anexos.

5

Turna los formatos de Conciliación Bancaria para firma del Jefe de la Unidad General de Administración.

Fin

Inicio



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de conciliaciones bancarias


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Tesorería 1. Recibe de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, auxiliar de bancos y

analítico de saldos mensuales. 2. Determina partidas en conciliación para identificar los cheques en circulación, cargos

y abonos indebidos, verificando los movimientos con el auxiliar de bancos y estado de cuenta.

3. Verifica partidas en conciliación con la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto,

por las diferencias existentes. 4. Elabora Formato de Conciliación Bancaria (OFSCE/UGA/ST_RG-03, documento del

SGC) por cuenta, y anexos de las partidas en conciliación, derivados de cheques en circulación; movimientos en bancos y movimientos del Organismo, si aplica, se revisa y procede a firmarse el formato de Conciliación Bancaria.

5. Turna los formatos de Conciliación Bancaria para firma del Jefe de la Unidad General

de Administración, recibe formatos debidamente firmados y archiva para su control. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

INVERSIÓN EN MESA DE DINERO


Inicio

Concilia movimientos bancarios por cuenta para determinar el saldo contable, monto y plazo a invertir.

1

Captura movimientos bancarios para obtener reporte de la disponibilidad bancaria.

2

3

Elabora oficio de solicitud de inversión en mesa de dinero.

Turna reporte de disponibilidad y oficio para

firma del Jefe de la Unidad General de Administración.

4

Entrega oficio a la institución bancaria y recibe comprobante de la inversión y turna para su registro.

Verifica en Estado de Cuenta los intereses generados y registra en medio electrónico.

5

6

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inversión en mesa de dinero


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Tesorería 1. Concilia movimientos bancarios por cada una de las cuentas, en coordinación con la

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, para determinar el saldo contable; así como el monto y plazo a invertir.

2. Captura los movimientos bancarios por cuenta, para obtener reporte de la

disponibilidad bancaria. 3. Elabora oficio de solicitud de inversión en mesa de dinero dirigido al titular de la

institución bancaria. 4. Turna reporte de la disponibilidad bancaria y oficio de solicitud de inversión en mesa

de dinero, para firma y autorización del Jefe de la Unidad General de Administración y recibe debidamente firmados para su trámite.

5. Turna oficio de solicitud de inversión en mesa de dinero a la institución bancaria

correspondiente, se realiza la inversión y recibe original del comprobante solicitud de operación en mesa de dinero; entrega para su registro a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto fotocopia de oficio y originales del comprobante operación en mesa de dinero y del reporte de la disponibilidad bancaria y archiva fotocopias para su control.

6. Verifica en el estado de cuenta correspondiente, el importe de los intereses

generados por las inversiones realizadas, y registra electrónicamente para su control. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE VIÁTICOS, PASAJES Y PEAJES, PARA TRAMITE DE PAGO


Inicio

Recibe solicitud de viáticos, pasajes y peajes, revisa y

determina:

1

A

¿Está requisitada?

NO

Turna a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto para su trámite. Continúa con la operación No. 3

Efectúa observaciones y regresa para su regularización. Regresa a la operación No. 1

SÍ

Procede a recibir en el Sistema de Viáticos y recaba firma del Jefe de la Unidad General de Administración para autorización de pago.

2 A

A



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE VIÁTICOS, PASAJES Y PEAJES, PARA TRÁMITE DE PAGO

SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA

Recibe original de transferencia electrónica de fondos, valida, registra y recaba firmas.

Efectúa transferencia

electrónica de fondos en cuenta de los comisionados y turna.

A

Turna transferencias electrónicas de fondos debidamente requisitadas a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

5

Fin

4 3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de solicitudes de viáticos, pasajes

y peajes, para trámite de pago

ÁREA QUE EJECUTA: Subdirección de Contabilidad y Presupuesto y Subdirección de Tesorería

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 03/04


Subdirección de Tesorería 1. Recibe solicitud de viáticos, pasajes y peajes (Formato Único de Comisión

OFSCE/UGA/ST_RG-01, documento del SGC), en dos tantos originales y copia de memorándum de comisión, revisa que esté requisitado de acuerdo con lo establecido en las Normas y Tarifas para la Asignación de Viáticos y Pasajes al personal del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, vigente y determina:

¿Esta requisitada?

NO, Efectúa observaciones y regresa al área responsable correspondiente para

su regularización. Regresa a la operación No. 1

SÍ, Procede a recibir en el sistema de viáticos, sellar de recibido y recaba firma

del Jefe de la Unidad General de Administración para autorización de pago. 2. Anota el número de cuenta de nómina del personal comisionado y clave de

identificación en el Formato Único de Comisión, y turna de manera económica a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto para el depósito correspondiente. Continúa con la operación No. 3


3 Efectúa transferencia electrónica de fondos a la cuenta del personal comisionado, y

turna originales de transferencia y formatos únicos de comisión a la Subdirección de Tesorería.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de solicitudes de viáticos, pasajes

y peajes, para trámite de pago


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 04/04

Subdirección de Tesorería 4. Recibe original del reporte de transferencia electrónica de fondos y formatos únicos

de comisión; valida, registra para su control y recaba firmas del personal comisionado.

5. Turna mediante relación reportes de transferencias electrónicas de fondos y

formatos únicos de comisión debidamente requisitados a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

COMPROBACIÓN DE GASTOS POR CONCEPTO DE VIÁTICOS, PASAJES Y PEAJES


Inicio

Recibe del comisionado formato único de comprobación y documentación soporte, revisa y analiza si la documentación está requisitada.

1

¿Está requisitada?

Efectúa observaciones y regresa al comisionado para corrección.


NO SI

Determina el cálculo de la comprobación y/o liquidación de viáticos.

Sella de recibido los formatos únicos de comprobación y los de comisión.

Fin

2

3

Valida la comprobación, recibe en el Sistema de Viáticos recaba sello de

recibido de la Unidad General de Administración.

A

A



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comprobación de gastos por concepto de

viáticos, pasajes y peajes


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Tesorería 1. Recibe del comisionado Formato Único de Comprobación (OFSCE/UGA/ST_RG-02,

documento del SGC) y documentación soporte por concepto de viáticos, pasajes, peajes y combustible en algunos casos, revisa, analiza si la documentación comprobatoria está debidamente requisitada, según las Normas y Tarifas para la Asignación de Viáticos y Pasajes al personal del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado y determina:


NO, Efectúa observaciones y regresa al comisionado para su corrección.


SI, Valida la comprobación, recibe en el Sistema de Viáticos, recaba sello de recibido de la Unidad General de Administración en el Formato Único de Comprobación y sella copia del comisionado.

2. Efectúa el cálculo de la comprobación y/o liquidación de los viáticos, pasajes y

peajes, en el Formato Único de Comisión comparando los recursos otorgados con lo comprobado.

3. Sella de recibido el Formato Único de Comprobación y el Formato Único de

Comisión; recaba firma del Subdirector de Tesorería y turna mediante relación a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

BONIFICACIONES DE CARGOS INDEBIDOS


Inicio

1

Determina mediante la Conciliación Bancaria los cargos indebidos.

Fin

Efectúa el seguimiento a

través del Estado de Cuenta, verificando las bonificaciones.

Elabora oficio solicitando las bonificaciones, a la institución bancaria y recaba firma del Jefe de la Unidad General de Administración.

2

3

Entrega oficio a la institución bancaria para su atención.

4



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Bonificaciones de cargos indebidos


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Tesorería 1. Determina mediante la Conciliación Bancaria los cargos bancarios indebidos. 2. Elabora oficio solicitando las bonificaciones, dirigido a la institución bancaria y recaba

firma del Jefe de la Unidad General de Administración, para la gestión correspondiente.

3. Entrega oficio debidamente firmado a la institución bancaria correspondiente, para

su atención urgente de los cargos indebidos. 4. Efectúa el seguimiento de manera mensual a través del estado de cuenta,

verificando las bonificaciones realizadas por la institución bancaria correspondiente. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

PAGO A PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE SERVICIOS, POR MEDIO DE CHEQUE


Inicio

1


Turna a la Subdirección de Tesorería remesa de pólizas de cheques para su pago.

2

Recibe y revisa remesa de pólizas de cheques y determina:

NO

A

Efectúa Registro de las pólizas de cheques para su control.

Realiza observaciones y devuelve para su regularización. Regresa a la operación No. 1

SÍ

A

Procede al pago de cheques a proveedores y prestadores de servicios.

Registra fecha del pago de las pólizas de cheques para su control.

4

3

Sella de pagado la documentación soporte de las pólizas de cheques y turna a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

5

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores y/o prestadores de servicios, por medio de cheque


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 1. Turna a la Subdirección de Tesorería mediante remesa, las pólizas de cheques y

documentación soporte, para trámite de pagos a proveedores y/o prestadores de servicios.


2. Recibe y revisa remesa de pólizas de cheques con su respectiva documentación

soporte y determina:



SI, Efectúa registro de pólizas de cheques para su control, de manera electrónica.

3. Procede al pago de las pólizas de cheques a proveedores y/o prestadores de

servicios, mediante la presentación del contra recibo original, identificación y sello en su caso; así como, carta poder o escrito de autorización de pago según corresponda.

4. Registra de manera electrónica la fecha del pago de las pólizas de cheques para su

control. 5. Sella de pagado la documentación soporte correspondiente, con la fecha realizada,

anota el número del cheque y turna mediante relación, las pólizas de cheques a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTREGA DE REPORTES DE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS A PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE SERVICIOS


Inicio

1


Turna a la Subdirección de Tesorería remesa de transferencias electrónicas de fondos.

2

Recibe y revisa la remesa de transferencias electrónicas y determina:

NO

A

Efectúa registro de las transferencias electrónicas para su control.

Realiza observaciones y devuelve para su regularización. Regresa a la operación No. 1

SÍ

A Procede a entregar la transferencia electrónica a proveedores y/o prestadores de servicios.

Sella de pagado la transferencia electrónica y documentación soporte, y turna a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.

4

3

Fin



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de reportes de transferencia electrónica de fondos a proveedores y/o prestadores de servicios


3FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Subdirección de Contabilidad y Presupuesto 1. Turna a la Subdirección de Tesorería mediante remesa, las transferencias

electrónicas de fondos en dos tantos y documentación soporte por pagos a proveedores y/o prestadores de servicios.


2. Recibe y revisa remesa de transferencias electrónicas de fondos con su respectiva

documentación soporte y determina si están requisitadas:



SI, Efectúa registro de transferencias electrónicas de fondos de manera

electrónica para su control. 3. Procede a la entrega de un tanto de la transferencia electrónica de fondos a los

proveedores y/o prestadores de servicios que lo soliciten, mediante la presentación del contra recibo original, y sello en su caso.

4. Sella de pagado la transferencia electrónica de fondos y documentación soporte

correspondiente, con la fecha realizada, anota el número de transferencia y turna mediante relación a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto.




VII.5

ÁREA DE SISTEMAS



CONTENIDO

PROCEDIMIENTOS: 1. Desarrollo de sistemas. 2. Adecuación o modificación de sistemas. 3. Respaldos de las bases de datos y sistemas del OFSCE. 4. Mantenimiento preventivo de equipo de cómputo. 5. Mantenimiento correctivo de equipo de cómputo. 6. Dictaminar la adquisición de bienes y servicios informáticos. 7. Prestación de asesorías técnicas (Hardware y Software).



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

DESARROLLO DE SISTEMAS

ÁREA DE SISTEMAS

Comunica al área solicitante el motivo de la improcedencia.

Inicio

Solicitud del área

correspondiente.

Reuniones de trabajo entre las áreas involucradas.

Análisis de viabilidad técnica (Recursos humanos, Software, Hardware).

1

2

3

A

A

Pre-entrega al usuario mediante el formato de pre-entrega de sistemas de información

BC

7

Realiza las correcciones necesarias.

Entrega formal del sistema al área correspondiente mediante memorándum.

SÍ NO ¿Existen fallos y/o

errores?

BC

Instalación.

9

Entrega de documentación (Manual de usuario).

10

¿Es factible?

Esquematización del sistema y diseño de la

base de datos.

Codifica el sistema en el lenguaje de programación establecido.

A

6

SÍ NO

Se inicia el análisis y diseño del sistema.

4

Creación de la base de datos.

5

Pruebas por parte del usuario.

8

Capacitación.

11

Registro ante el INDAUTOR (si aplica).

12

Fin A



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollo de sistemas

ÁREA QUE EJECUTA: Área de Sistemas

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02

DESCRIPCIÓN:

Área de Sistemas

1. Solicitud del área correspondiente. 2. Reuniones de trabajo con las áreas involucradas en el proceso a automatizar. 3. Análisis de viabilidad técnica (Recursos humanos, Software, Hardware y

conocimientos técnicos).

¿Es factible la realización del sistema?

NO, Comunica al área correspondiente, motivo de la improcedencia.

Termina el procedimiento. SÍ, Se inicia el análisis y diseño del sistema, Continúa con la operación No. 4.

4. Esquematización del sistema y diseño de la base de datos. 5. Creación de la base de datos. 6. Codificación del sistema en el lenguaje de programación establecido. 7. Preentrega al usuario usando el formato OFSCE/UGA/AS_RG-01. 9. Instalación. 10. Entrega de documentación (Manual de usuario). 11. Capacitación. 12. Registro ante el INDAUTOR, en caso de que aplique. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

ADECUACIÓN O MODIFICACIÓN DE SISTEMAS

ÁREA DE SISTEMAS

Inicio

Solicitud de modificación por parte del área correspondiente.

Reuniones de trabajo

Análisis de viabilidad técnica (recursos humanos, Software, Hardware, conocimiento, impacto de

la modificación)

1

2

3

A

A

Pre-entrega al usuario

BC

8

Realiza las correcciones necesarias

Entrega formal de las modificaciones del sistema al área

correspondiente

SÍ NO ¿Existen fallos y/o

errores?

BC

Instalación de la versión modificada

10

Entrega de documentación (manual de usuario) modificado

11

Comunica al área solicitante el motivo de la improcedencia

¿Es factible?

Modificación al esquema del sistema y al diseño de la base de datos

Codifica las modificaciones en el lenguaje de programación establecido

A

7

SÍ NO

Análisis de flujo de la información

4

5

Modificación a la base de datos

6

Pruebas de usuario

9

Capacitación acerca de las nuevas funcionalidades

12

Fin A



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adecuación o modificación de sistemas


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/03

DESCRIPCIÓN:

Área de Sistemas

1. Recibe formato OFSCE_UGA_AS_RG-06, mediante el cual el área correspondiente

solicita la adecuación o modificación de un sistema existente. 2. Realiza reuniones de trabajo a fin de obtener información relativa a las nuevas

necesidades del sistema de información. 3. Analiza la información obtenida y determina la viabilidad técnica.

¿Es viable?

NO, Comunica mediante oficio al área correspondiente los motivos que impiden la realización de las mismas.


SÍ, Se inicia el análisis y diseño de las modificaciones.

Continúa con la operación No.4 4. Análisis del flujo de información, incorporando las nuevas funcionalidades. 5. Modificación al esquema general del sistema y al diseño de la base de datos.

6. Modificación de las bases de datos, para que soporte las nuevas funcionalidades.

7. Codificación de las modificaciones en el lenguaje de programación establecido.

8. Pre-entrega de las modificaciones al usuario, utilizando el formato

OFSCE/UGA/AS_RG-01.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adecuación o modificación de sistemas


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/03

9. Pruebas de parte de los usuarios

¿Existen fallos y/o errores en el sistema derivados de las modificaciones? NO, Entrega formal al área, mediante memorándum y/o firma del formato OFSCE_UGA_AS_RG-06, Continúa con la operación No. 10. SÍ, Realiza las correcciones necesarias, Regresa a la operación No. 8.

10. Instalación de la nueva versión del Sistema.

11. Entrega de documentación (manual de usuario modificado).

12. Capacitación acerca de las nuevas funcionalidades.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPALDOS DE LAS BASES DE DATOS Y SISTEMAS DEL OFSCE

ÁREA DE SISTEMAS

Los archivos ya comprimidos, se dejan almacenado en el disco duro temporalmente para que se copie en cintas de almacenamiento los viernes.

Inicio

Se establecen respaldos totales y diferenciales en la semana, mes y año

para el OFSCE.

Conectarse al Sourcesafe y obtener las últimas actualizaciones de los sistemas.

Copiar las bases de datos que han sido programadas por el backup automático de SQL de los servidores SIAHE y ASE.

SÍ

Se establece una carpeta con el día y la fecha para almacenar las bases de

datos y los sistemas.

Se comprimen los respaldos n.

Se genera respaldos en cinta de las bases de datos de tipo DIFERENCIAL de domingo a jueves.

¿Son Bases de Datos Diferenciales?

A

NO

B B

NO

SÍ

1

2

3

4

¿Es fecha programada para

hacer el respaldo?



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPALDOS DE LAS BASE DE DATOS Y SISTEMAS DEL OFSCE

ÁREA DE SISTEMAS

Fin

Se hace un respaldo de forma completa de todas las Bases de Datos, así como también los sistemas, accesos directos, reportes y se almacena en una cinta de almacenamiento que llevará de etiqueta el nombre del mes que corresponda el respaldo.

SÍ

¿Es fin de mes?

NO

Fin

B

A

Las cintas de almacenamiento graban los respaldos diferenciales y

totales de lunes a viernes

Se genera un respaldo en cinta de las bases de datos de tipo completa los sábados.

5

6



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Respaldo de las bases de datos y sistemas del OFSCE


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/04

DESCRIPCIÓN:

Área de Sistemas

1. Se establece respaldos totales y diferenciales en la semana, mes y año para el

OFSCE.

¿Es fecha programada para hacer respaldo?

NO, Termina el procedimiento.

SÍ, Conectarse al Soursafe y obtener las últimas actualizaciones de los códigos de los sistemas.

Continúa con la operación No. 2 2. Copiar las bases de datos que han sido programadas por el backup automático de

SQL de los servidores SIAHE y ASE.

3. Se establece una carpeta con el día y la fecha para almacenar las bases de datos y los sistemas.

4. Se comprime los respaldos para ganar espacio de almacenamiento.

¿Las Bases de datos son diferenciales?

NO, Los archivos ya comprimidos, se dejan almacenado en el disco duro

temporalmente para que se copie en cintas de almacenamiento los días viernes.

Continúa con la operación No. 5 SI, Se genera respaldos en cinta de las bases de datos de tipo DIFERENCIAL

de domingo a jueves.




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Respaldo de las bases de datos y sistemas del OFSCE


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04

5. Se genera un respaldo de las bases de Datos de tipo completo los sábados. 6. Las Cintas de almacenamiento graban los respaldos de lunes a viernes de forma

diferencial y total, de acuerdo al tipo de información y fecha. ¿Es fin de mes?

NO, Termina el procedimiento. SI, Se hace un respaldo de forma completa de todas las bases de datos, así

como también de los sistemas, accesos directos, reportes y se respalda en una cinta de almacenamiento que llevará etiqueta el nombre del mes que corresponda el respaldo.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO

ÁREA DE SISTEMAS

Inicio

Determina la calendarización del mantenimiento de los equipos de cómputo, con base al total con que cuenta el OFSCE.

Diseña el programa de mantenimiento preventivo y se da a conocer mediante memorándum a todas las áreas.

Realiza el mantenimiento preventivo de acuerdo al programa respectivo.

Fin

1

2

3



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo de equipo de cómputo


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02

DESCRIPCIÓN:

Área de Sistemas

1. Determina la calendarización del mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo, con base al total con que cuenta el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.

2. Diseña el programa de mantenimiento preventivo y comunica mediante

memorándum a todas las áreas del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado y turna copia para la Unidad General de Administración y Contraloría Interna.

3. Lleva a cabo el mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo según el

calendario de trabajo, y anota los datos de los equipos en el formato “Registro de mantenimiento preventivo de equipo de cómputo” (OFSCE_UGA_AS_RG-04) para llevar a cabo su registro y control.






FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/03

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO

ÁREA DE SISTEMAS

NO

Inicio

Recibe memorándum del área solicitante comunicando la falla del equipo.

Se recibe equipo y/o se acude a verificar el equipo al área solicitante y analiza.

Detecta fallas de mal funcionamiento.

Se solicita la compra de la(s) refacción(es) a Recursos Materiales.

¿Tiene y aplica la garantía?

SÍ NO

Se envía memorándum con el Dictamen Técnico al área resguardante.

¿La falla es por uso inadecuado del

equipo?

El resguardante compra las refacciones y/o el material y lo entrega al Área de Sistemas

Soporte técnico del Área de Sistemas repara el equipo.

A

NO

Proveedor analiza falla y designa fecha de entrega

Acude con el proveedor a recoger el equipo verificando que funcione correctamente.

Elabora formato de mantenimiento correctivo del equipo de cómputo.

Fin

Entrega el equipo, se instala y el usuario firma formato de mantenimiento correctivo

SÍ

Se comunica con soporte técnico del fabricante del equipo, para verificar el daño y/o falla del equipo.

A

Procede la sustitución y/o envío de la refacción por parte del fabricante de 3 a 5 días hábiles.

¿Es en domicilio

del proveedor?

SÍ

Se elabora pase de salida para llevar el equipo al centro de servicio

adjuntando factura.

1

2

3

4

5

6

8

9

10

11

Recursos Materiales entrega refacción(es)

7

B

B





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/03

DESCRIPCIÓN:

Área de Sistemas

1. Recibe memorándum del área respectiva, en el cual solicitan el servicio de mantenimiento y reportan la falla o mal funcionamiento del equipo de cómputo, se entera y archiva.

2. Recibe el equipo y/o se acude al área solicitante, se verifica el funcionamiento del

equipo y se realiza el análisis del mismo. 3. Detecta la o las causas de falla del equipo y verifica si la falla es por mal uso del

usuario. ¿La falla es por uso inadecuado del equipo por parte del usuario?

SI, Envía memorándum al área resguardante y el dictamen técnico de la falla. Continúa con la operación No. 4.

NO, Verifica si el equipo tiene y si aplica la garantía. ¿Tiene y aplica garantía?

NO, Solicita la compra de la(s) refacción(es) a Recursos Materiales.

Continúa con la operación No. 6.

SÍ, Es a domicilio del proveedor o con soporte técnico del fabricante. ¿Es en domicilio del proveedor?

SÍ, Elabora pase de salida para llevar el equipo al centro de servicio el

proveedor, adjuntando factura y continúa con la operación No. 8.

NO, Comunica con soporte técnico del fabricante del equipo, para verificar el daño y/o la falla del equipo.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/03

Continúa con la operación No. 7 4. El resguardante compra la refacción y/o el material y lo entrega al Área de sistemas.

5. Soporte técnico del Área de Sistemas repara el equipo. Continúa con la operación No. 10 6. Recursos Materiales entrega la refacción (es).


7. Procede la sustitución y/o envío de la refacción por parte del fabricante de 3 a 5 días hábiles. Continúa con la operación No. 5

8. El proveedor analiza falla y designa fecha de entrega para recoger el equipo.

9. Se acude con el proveedor a recoger el equipo y se verifica que funcione correctamente.

10. Elabora formato de mantenimiento correctivo del equipo de cómputo. 11. Entrega del equipo, instalación del mismo y el usuario firma el formato correctivo

como aceptación del servicio.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

DICTAMINAR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMÁTICOS

ÁREA DE SISTEMAS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

Recibe y elabora las bases para el concurso y envía invitaciones a los licitantes que se encuentran en el catálogo de proveedores del OFSCE.

Inicio

Realiza evaluación de las necesidades de bienes y servicios informáticos del OFSCE.

1

5

Conjunta la información técnica de los diferentes medios, que se

adecuen a las necesidades.

Elabora ficha técnica de los bienes y servicios a adquirir.

2

3

4

Envía la ficha técnica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Recibe las preguntas de la junta de aclaraciones y turna.

6 Dar contestación a las preguntas realizadas por los proveedores para la junta de aclaraciones.

7

A



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

DICTAMINAR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMÁTICOS

ÁREA DE SISTEMAS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

¿Es factible?

Acepta propuestas y se realiza dictamen de la evaluación técnica.

Elimina propuestas e informa las causas en el dictamen de la evaluación

técnica.

8

Revisa y analiza que sean factibles las propuestas técnicas de los proveedores.

NO SÍ

A

9

A

Evalúa los costos de los bienes y/o servicios ofertados, elige y dictamina el mejor costo y

características ofertadas.

Fin

101

Envía dictamen de evaluación técnica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

A



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dictaminar la adquisición de bienes y servicios informáticos


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 03/04

DESCRIPCIÓN:

Área de Sistemas 1. Recibe solicitudes del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado y

realiza la evaluación de las necesidades de bienes y servicios informáticos. 2. Conjunta la información técnica investigada en los diferentes medios, tales como:

(Internet, cotizaciones, revistas, catálogos, etc.); que se adecuen a las necesidades requeridas.

3. Elabora ficha técnica de los bienes y servicios a adquirir, basándose en las

necesidades antes mencionadas. 4. Envía la ficha técnica a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 5. Recibe y emite las bases para el concurso y a su vez envía invitaciones a los

licitantes de equipo de cómputo que se encuentran en el catálogo de proveedores del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.

6. Recibe las preguntas de la junta de aclaraciones y turna al Área de Sistemas.

Área de Sistemas 7. Da contestación cada una de las preguntas realizadas por los proveedores, relativo a

la junta de aclaraciones. 8. Revisa y analiza que sean factibles las propuestas técnicas de los proveedores, con

base a la ficha técnica.



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dictaminar la adquisición de bienes y servicios informáticos


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 04/04

¿Es factible?

NO, Eliminan las propuestas e informa las causas en el dictamen de evaluación

técnica. Continúa con la operación No. 9

SÍ, Aceptan las propuestas y realiza dictamen de la evaluación técnica.

Continúa con la operación No. 9 9. Envía dictamen de la evaluación técnica vía memorándum a la Subdirección de

Recursos Materiales y Servicios Generales, con copia a los miembros del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.


10. Evalúa los costos de los bienes y/o servicios ofertados, elige y dictamina el mejor

costo y características ofertados. Termina el procedimiento.



FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

PRESTACIÓN DE ASESORIAS TÉCNICAS (HARDWARE Y SOFTWARE)

ÁREA DE SISTEMAS

Acude el personal especializado al área solicitante con la persona que necesita el servicio para que explique su problema o necesidad.

2

Analiza la petición, toma decisión y explica al usuario como resolver el problema en cuestión.

Requisita el formato de “solicitud de servicios informáticos” y comunica al área solicitante que su petición fue atendida.

3

4

Fin

Inicio

Recibe solicitud de servicio vía memorándum o de manera económica explicando la asesoría

requerida.

1



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prestación de asesorías técnicas (hardware y software)


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


22/06/15 02/02

DESCRIPCIÓN:

Subdirección de Sistemas

1. Recibe solicitud de servicio vía memorándum, o de manera económica del área

respectiva, en el cual explica el tipo de ayuda o asesoría que requieren. 2. Acude el personal especializado al área solicitante con la persona indicada para que

ésta explique detalladamente sus necesidades. 3. Analiza la petición, toma una decisión sobre la mejor manera de resolver el problema

y capacita al usuario para solucionar dicho problema. 4. Requisita formato “Asesorías y apoyo a usuarios” y comunica al área solicitante, que

su petición fue atendida satisfactoriamente. Termina el procedimiento.





VII.6

ÁREA DE CAPACITACIÓN



CONTENIDO

PROCEDIMIENTOS: 1. Detectar necesidades de capacitación al personal del OFSCE. 2. Realizar los eventos del Programa de Capacitación Interno autorizado. 3. Impartir el curso de inducción al personal de nuevo ingreso. 4. Atender las solicitudes directas. 5. Difundir y promocionar la oferta de capacitación externa no programada. 6. Promover la formación de instructores internos con fines de certificación. 7. Preparar instructores internos formados para acreditar la evaluación de certificación. 8. Realizar los eventos del Programa de Capacitación a Municipios y Entidades del Gobierno

del Estado PROFIS.




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL DEL OFSCE


Inicio

Diseña el o los instrumentos de evaluación diagnóstica para recabar información sobre las necesidades de capacitación de los servidores públicos.

1

Solicita autorización de la Unidad General de Administración para su aplicación.

3

Delimita el estudio definiendo las áreas y niveles que serán consultados.

2

4

Concentra, captura y analiza los datos obtenidos.

5

Emite informe de necesidades y presenta a la

UGA, con el Programa de Capacitación Interno.

¿Se cuenta con

autorización?

Si No

Procede a su aplicación. Continúa con la operación No. 4

Realiza modificaciones y/o ajustes. Regresa a la operación No. 2

A

A

Fin




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Detectar necesidades de capacitación al personal del OFSCE

ÁREA QUE EJECUTA: Área de Capacitación

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Área de Capacitación

1. Delimita el alcance del estudio definiendo las áreas de responsabilidad y niveles de

jerarquía de los servidores públicos que serán consultados. 2. Diseña el o los instrumentos de evaluación diagnóstica que se utilizarán para recabar

información sobre las necesidades de capacitación de los servidores públicos, que incluye el visto bueno del titular del área.

3. Solicita autorización de la Unidad General de Administración para su aplicación.

¿Se cuenta con la autorización?

NO, Realiza modificaciones y/o ajustes. Regresa a la operación número 2

SI, Procede a su aplicación.

Continúa con la operación número 4 4. Concentra, captura y analiza los datos obtenidos. 5. Emite informe de los resultados de la detección de necesidades y se presenta a la

Unidad General de Administración, con la propuesta del Programa de Capacitación Interno y aprobación, (OFSCE/UGA/AC_RG-03 documento del SGC y generado de forma manual).





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

REALIZAR LOS EVENTOS DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN INTERNO AUTORIZADO


Inicio

1

Gestiona con instituciones públicas o privadas el servicio de capacitación.

2

Gestiona el comunicado para dar a conocer los listados de los servidores públicos que participan en cada evento.

¿Se tiene confirmación del prestador de servicio?

SÍ NO

Inicia la gestión de convocatoria. Continúa con la operación 2

Indagan objeciones, se proponen opciones y se buscan acuerdos. Regresa a la operación No. 1

A

A

A

Solicita al Área de Difusión y Área de Sistemas, la difusión del Programa de Capacitación Interno autorizado.

3

Planea la organización y logística de los eventos.

4




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

REALIZAR LOS EVENTOS DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN INTERNO AUTORIZADO


Gestiona los requerimientos para la ejecución del Programa de Capacitación Interno.

5

Supervisa y registra el desarrollo de los eventos del programa de capacitación interno.

Emite informe del resultado del programa.

6

7

A

Fin




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar los eventos del Programa de Capacitación Interno autorizado.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 03/04


Área de Capacitación 1. Gestiona con instituciones públicas o privadas e instructores internos, el servicio de

capacitación requerido de acuerdo al Programa de Capacitación Interno autorizado, (Directorio de Instructores Internos Certificados OFSCE/UGA/AC_RG-01, Directorio de proveedores de servicios de capacitación, (OFSCE/UGA/AC_RG-02, Programa de Capacitación Interno OFSCE/UGA/AC_RG-03, documentos del SGC y generados de forma manual respectivamente).

¿Se tiene confirmación del prestador de servicio?

NO, Indagan objeciones, se proponen opciones y se buscan acuerdos.

Regresa a la operación número 1

SI, Inicia la gestión de convocatoria.

Continúa con la operación número 2 2. Gestiona el comunicado para dar a conocer los listados de los servidores públicos que

participarán en cada evento. 3. Solicita al Área de Difusión y al Área de Sistemas, la difusión del Programa de

Capacitación Interno autorizado, (Programa de Capacitación Interno OFSCE/UGA/AC_RG-03 documento del SGC y generado de forma manual).

4. Planea la organización y logística de los eventos, (Logística de los eventos

OFSCE/UGA/AC_RG-04 documento del SGC y generado de forma manual). 5. Gestiona los requerimientos para la ejecución del programa de Capacitación Interno

autorizado.




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar los eventos del Programa de Capacitación Interno autorizado.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 04/04

6. Supervisa y registra el desarrollo de los eventos del programa de capacitación interno

(Registro de asistencia OFSCE/UGA/AC_RG-05, Registro de incidencias, OFSCE/UGA/AC_RG-06-A, Encuesta de satisfacción, OFSCE/UGA/AC_RG-07-A, Informe del evento de capacitación, OFSCE/UGA/AC_RG-08, Efectividad de la capacitación OFSCE/UGA/AC_RG-10, y constancia de participación, OFSCE/UGA/AC_RG-11, documentos del SGC y generados de forma manual, respectivamente).

7. Emite informe del resultado del programa.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

IMPARTIR CURSO DE INDUCCIÓN AL PERSONAL DE NUEVO INGRESO


Solicita a la Subdirección de Recursos Humanos, los

movimientos de alta del personal de nuevo ingreso.

1

Programa la impartición del curso de inducción.

Fin

Inicio

Gestiona el comunicado para convocar la participación de los servidores públicos.

Supervisa y registra el desarrollo del evento.

Confirma asistencia e imparte la capacitación.

2

4

6

Gestiona los requerimientos para la realización del evento de capacitación.

3

Planea la organización y logística del evento.

5

7




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Impartir curso de inducción al personal de nuevo ingreso.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02



1 Solicita a la Subdirección de Recursos Humanos, los movimientos de alta del personal de nuevo ingreso.

2 Programa la impartición del curso de inducción. 3 Gestiona el comunicado para convocar la participación de los servidores públicos. 4 Planea la organización y logística del evento (Logística de los eventos

OFSCE/UGA/AC_RG-04, documento del SGC y generado de forma manual). 5 Gestiona los requerimientos para la realización del evento de capacitación. 6 Confirma asistencia e imparte la capacitación, (Registro de asistencia,

OFSCE/UGA/AC_RG-05 y Encuesta de satisfacción, OFSCE/UGA/AC_RG-07-A documentos del SGC, y generados de forma manual).

7 Supervisa y registra el desarrollo del evento, (Registro de incidencia

OFSCE/UGA/AC_RG-06-A, Informe del evento de capacitación, OFSCE/UGA/AC_RG-08 y Efectividad de la capacitación OFSCE/UGA/AC_RG-10, documentos del SGC y generados de forma manual, respectivamente).





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

ATENDER LAS SOLICITUDES DIRECTAS

ÁREA DE CAPACITACIÓN UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

1

Recibe de los órganos

administrativos, solicitud para

la realización o participación

de servidores públicos en

eventos de capacitación que

no hayan sido considerados

en el programa de

capacitación interno.

2

3

Instruye para dar a tención a la capacitación solicitada

Fin


Inicio

Gestiona los requerimientos y registra el evento o participación, con base en las políticas y reglas para la realización de eventos de capacitación.

4




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atender las solicitudes directas

ÁREA QUE EJECUTA: UGA y Área de Capacitación

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Unidad General de Administración 1. Recibe de los órganos administrativos, solicitud para la realización o participación de

servidores públicos en eventos de capacitación que no hayan sido considerados en el programa de capacitación interno.

2. Instruye la directriz para dar atención a la capacitación solicitada.

Área de Capacitación 3. Planea la organización y logística de los eventos (Logística de los eventos

OFSCE/UGA/AC_RG-04 documento del SGC y generado de forma manual). 4. Gestiona los requerimientos y registra el evento o participación; con base en las

políticas y reglas para la realización de eventos de capacitación (Registro de asistencia OFSCE/UGA/AC_RG-05, Registro de incidencias OFSCE/UGA/AC_RG-06-A, Encuesta de satisfacción OFSCE/UGA/AC_RG-07-A, Informe del evento de capacitación OFSCE/UGA/AC_RG-08, Efectividad de la capacitación OFSCE/UGA/AC_RG-10, Constancia de participación OFSCE/UGA/AC_RG-11, documentos del SGC y generado de forma manual, respectivamente).





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

DIFUNDIR Y PROMOCIONAR LA OFERTA DE CAPACITACIÓN EXTERNA NO PROGRAMADA


1

Recibe de los proveedores de

capacitación, la invitación o programa de capacitación dirigido a los servidores públicos para participar en la capacitación no incluido en el programa de capacitación interno.

2

3

Instruye la directriz para dar atención a la capacitación ofertada.

Fin

Gestiona, los requerimientos y registra el evento o participación, con base en las políticas y reglas para la realización de eventos de capacitación.

Inicio

Planea la organización y logística de eventos.

5

Gestiona la convocatoria al evento.

4




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Difundir y promocionar la oferta de capacitación externa no programada.

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración y Área de Capacitación.

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


Unidad General de Administración 1. Recibe de los proveedores de capacitación, la invitación o programa de capacitación

dirigido a los servidores públicos para participar en estos eventos que no forman parte del programa de capacitación interno.

2. Instruye la directriz para dar atención a la capacitación ofertada.

Área de Capacitación 3. Planea la organización y logística de los eventos, (Logística de los eventos

OFSCE/UGA/AC_RG-04, documento del SGC y generado de forma manual). 4. Gestiona la convocatoria al evento. 5. Gestiona, los requerimientos y registra el evento o participación; con base en las

políticas y reglas para la realización de eventos de capacitación, (Registro de asistencia OFSCE/UGA/AC_RG-05, Registro de incidencias OFSCE/UGA/AC_RG-06-A, Encuesta de satisfacción OFSCE/UGA/AC_RG-07-A, Informe del evento de capacitación OFSCE/UGA/AC_RG-08, Efectividad de la capacitación OFSCE/UGA/AC_RG-10 y Constancia de participación OFSCE/UGA/AC_RG-11, documentos del SGC y generados de forma manual, respectivamente).





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

PROMOVER LA FORMACIÓN DE INSTRUCTORES INTERNOS CON FINES DE CERTIFICACIÓN


Emite comunicado de convocatoria a las áreas de interés.

1

¿Resultaron candidatos?

SÍ NO

Regresa a la operación No. 1 Continúa con la operación

No. 4.

Inicio

Imparte el taller formación de instructores, evalúa y determina.

4

Imparte pláticas para motivar la formación de instructores internos.

A

A

Evalúa a los servidores públicos interesados para formarse como instructor internos y determina

2

3

¿Hay candidatos que

acreditan?

SÍ NO

Analiza la situación y propone opciones. Regresa a la operación No. 3

Continúa con la operación

No. 5.

A

B

C

C

B




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

PROMOVER LA FORMACIÓN DE INSTRUCTORES INTERNOS CON FINES DE CERTIFICACIÓN


5

¿Están preparados

para impartir curso?

SÍ

NO

Realiza modificaciones y/o ajustes. Regresa a la operación No. 5

Procede a gestionar la impartición del curso o taller. Continúa con la operación No. 6.

Fin

Gestiona los requerimientos.

Supervisa la impartición del curso o taller y el registro de los eventos.

7

Da seguimiento y asesoría en el diseño del curso y en la

realización de las prácticas de los instructores y determina

A

D

D

6




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Promover la formación de instructores internos con fines de certificación.

ÁREA QUE EJECUTA: UGA y Área de Capacitación

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 03/04


Unidad General de Administración 1. Emite comunicado de convocatoria a las áreas de interés.

Área de Capacitación 2. Imparte pláticas para motivar la información de instructores internos. 3. Evalúa a los servidores públicos interesados para formarse como instructores internos

y determina.

¿Resultaron candidatos?

NO, Regresa a la operación No. 1


4. Imparte el “Taller de formación de instructores y preparación para la certificación”,

evalúa y determina

¿Hay candidatos que acrediten la capacitación?

NO, Analiza la situación se propone opciones. Regresa a la operación No. 3


5. Da seguimiento y asesoría en el diseño del curso o taller y en la realización de las

prácticas de los instructores internos formados y determina




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Promover la formación de instructores internos con fines de certificación.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 04/04

¿Ya están preparados para impartir el curso o taller?

NO, Realiza modificaciones y/o ajustes. Regresa a la operación número 5

SÍ, Procede a gestionar la impartición del curso o taller.


6. Gestiona los requerimientos, (Logística de los eventos OFSCE/UGA/AC_RG-04 documento del SGC y generado de forma manual).

7. Supervisa la impartición del curso o taller y registro de los eventos con base en las

políticas y reglas para la realización del evento de capacitación, (Registro de asistencia, OFSCE/UGA/AC_RG-05-A, Registro de incidencias, OFSCE/UGA/AC_RG-06-A, Encuesta de satisfacción OFSCE/UGA/AC_RG-07-A, Informe del evento de capacitación, OFSCE/UGA/AC_RG-08, efectividad de la capacitación, OFSCE/UGA/AC_RG-10, y Constancia de participación, OFSCE/UGA/AC_RG-11, documentos del SGC y generados de forma manual), respectivamente.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/02

DIAGRAMA DE FLUJO

PREPARAR INSTRUCTORES INTERNOS FORMADOS PARA ACREDITAR LA EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN


Valora solicitar ante la instancia, la evaluación con fines de certificación del servidor público formado.

1

Da seguimiento y asesoría para conformar el portafolio de evidencias y cumplir los requerimientos de la evaluación.

Fin

Inicio

Programa la fecha de evaluación con fines de certificación.

Recibe certificados y gestiona la entrega.

Da retroalimentación al candidato.

2

4

6

Supervisa el desarrollo de la evaluación.

3

Gestiona y realiza los pagos

correspondientes.

5

7




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparar instructores internos formados para acreditar la evaluación de certificación.


FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/02


1. Valora la posibilidad de solicitar ante la instancia correspondiente, la evaluación con

fines de certificación del servidor público formado. 2. Da seguimiento y asesoría al servidor público formado para conformar el portafolio de

evidencias y cumplir los requerimientos de la evaluación.

3. Programa la fecha de evaluación con fines de certificación.

4. Gestiona y realiza los pagos correspondientes.

5. Supervisa el desarrollo de la evaluación.

6. Da retroalimentación al candidato.

7. Recibe certificados y gestiona la entrega.





FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 01/04

DIAGRAMA DE FLUJO

REALIZAR LOS EVENTOS DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN A MUNICIPIOS Y ENTIDADES DEL GOBIERNO DEL ESTADO (PROFIS)


Inicio

Analiza las Reglas de Operación del PROFIS.

Identifica las condiciones de operación para los montos asignados para la capacitación.

Con base a la normatividad aplicable, conforma propuesta del programa.

Presenta propuesta del programa al titular de la UGA para su aprobación.

¿Se cuenta con la

aprobación?

SÍ NO

Realiza modificaciones y/o ajustes. Continúa con la operación No. 5


B

A

Instruye la directriz para ejecución del programa de trabajo.

B A

A

1

2

3

4

5




FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 02/04

DIAGRAMA DE FLUJO

REALIZAR LOS EVENTOS DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN A MUNICIPIOS Y ENTIDADES DEL GOBIERNO DEL ESTADO (PROFIS)


A

Define propuesta de los

requerimientos técnicos de la capacitación.

6


7

Gestiona los requerimientos para la ejecución del programa de capacitación ante el área correspondiente.

8

Convoca a los eventos de

capacitación del programa.

9

Supervisa y registra el desarrollo de los eventos de capacitación.

10

Elabora informes de los avances del programa de capacitación.

11

Presenta al titular de la UGA, el informe ejecutivo de los eventos realizados.

Fin

12




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar los eventos del Programa de Capacitación a Municipios y Entidades del Gobierno del Estado (PROFIS)

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración y Área de Capacitación

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 03/04


1. Analiza las Reglas de Operación del Programa para la Fiscalización del Gasto Federalizado (PROFIS).

2. Identifica los términos y condiciones de operación para los montos asignados a la

capacitación de municipios y entidades del gobierno del Estado. 3. Con base en la normatividad aplicable y directriz del Titular de la Unidad General de

Administración, conforma propuesta del Programa de Trabajo. 4. Presenta la propuesta del Programa de Trabajo al Titular de la Unidad General de

Administración para su aprobación.

¿Se cuenta con la aprobación del programa?

NO, Realiza modificaciones y/o ajustes Continúa con la operación número 5.

SI, Continúa con la operación número 5.


5. Instruye la directriz para la ejecución del Programa de Trabajo aprobado.


6. Define la propuesta de los requerimientos técnicos de la capacitación. 7. Planea la organización y logística de los eventos, (Logística de los eventos

OFSCE/UGA/AC_RG-04, documento del SGC y generado de forma manual).




NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar los eventos del Programa de Capacitación a Municipios y Entidades del Gobierno del Estado (PROFIS)

ÁREA QUE EJECUTA: Unidad General de Administración y Área de Capacitación

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN


PÁGINA

22/06/15 04/04

8. Gestiona los requerimientos para la ejecución del Programa de Capacitación a Municipios y Entidades del Gobierno del Estado (PROFIS) ante la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

9. Convoca a los eventos de Capacitación del Programa de Capacitación a municipios y

entidades del gobierno del Estado (PROFIS). 10. Supervisa y registra el desarrollo de los eventos del Programa de Capacitación a

municipios y entidades del gobierno del Estado (PROFIS), (Registro de asistencia OFSCE_RG-05-B, Registro de incidencias OFSCE_RG-06-B, Encuesta de satisfacción OFSCE_RG-07-B y Informe ejecutivo del instructor externo OFSCE_RG-09-A y B), documentos del SGC y generados de forma manual).

11. Elabora informes de los avances del Programa de Capacitación a Municipios y

Entidades del Gobierno del Estado (PROFIS).

12. Presenta al Titular de la Unidad General de Administración, el informe ejecutivo de los eventos realizados. Termina el procedimiento.

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS...Calidad del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, los cuales están basados en los requisitos de la norma NMX -CC -9001