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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO
DE NÓMINA DE LA EMPRESA TECNIWAI S.A.”
AUTOR:
PÁEZ COBOS CÉSAR OSWALDO
TUTOR:
ING. SIMÓN PARRALES ESCALANTE, MAE
PALABRAS CLAVES:
MANUAL, PROCEDIMIENTOS, NÓMINA, ORGANIZACIÓN.
GUAYAQUIL, MARZO DE 2019
ii
Ficha Repositorio Ciencia y Tecnología
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: “Diseño de un manual de procedimientos para el departamento de nómina de la empresa
Tecniwai S.A”
AUTORAS: Páez Cobos César Oswaldo TUTOR: Ing. Simón Parrales Escalante, MAE.
REVISOR: Econ. Nubia Casquete Baidal
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN:
Marzo 2019 N° DE PÁG: 145
ÁREA TEMÁTICA: Administrativo – Financiero
PALABRAS CLAVES: Manual, procedimientos, nómina, organización .
RESUMEN: Este trabajo de grado tiene como objetivo diseñar un manual de procedimiento para el
departamento de nómina de la empresa Tecniwai S. A. con el fin de mejorar sus procesos contables y
producir un excelente clima organizacional entre los miembros, internos y externos, de la empresa. Para el
desarrollo de la investigación se partió de métodos como entrevistas y encuestas con el fin de poder
comprender los pasos contables y administrativos para la cancelación de los aranceles salariales a los
trabajadores como los pagos por servicios a los colaboradores o contratistas de la empresa.
La empresa que se pretende estudiar y analizar en el presente proyecto de investigación, es TECNIWAI
S.A., una empresa que inició sus operaciones en el año 1980 cuya actividad principal es la venta al por
mayor de accesorios, partes y piezas de vehículos automotores cuenta con más de 30 años dentro del
mercado guayaquileño. Dicha empresa no cuenta con un Manual de procedimientos para el departamento
de nómina de la empresa con el cual se pueda controlar el cumplimiento de los pagos salariales a sus
colaboradores y de los valores de liquidación de la empresa.
N° DE REGISTRO (en base de datos): CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTORES: Páez Cobos César Oswaldo
Teléfonos: 0992519344 Mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN:
Nombre: Secretaría de la Facultad
Teléfono: 042206950 042596830
E-mail: [email protected]
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado Ing. Simón Parrales Escalante, MAE., tutor del trabajo
de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Páez
Cobos César Oswaldo C.I.: 0951258318 con mi respectiva supervisión como
requerimiento parcial para la obtención del título de Contador Público Autorizado.
Se informa que el trabajo de titulación “Diseño de un manual de procedimientos
para el departamento de nómina de la empresa Tecniwai S.A”, ha sido orientado durante
todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio URKUND, quedando el 9% de
coincidencia.
Ing. Simón Parrales Escalante, MAE.
Tutor de Tesis
iv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificación del Tutor
Envío a Ud. El Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación
“Diseño de un manual de procedimientos para el departamento de nómina de la
empresa Tecniwai S.A” del estudiante Páez Cobos César Oswaldo, indicando ha (n)
cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del
trabajo de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de
revisión final.
Atentamente,
------------------------------------------------------
Ing. Simón Parrales Escalante, MAE.
C.I 0907808323
Tutor de Tesis
v
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA
EL USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADEMICOS
Yo, Páez Cobos César Oswaldo C.I.: 0951258318 certifico que los contenidos
desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “Diseño de un manual de
procedimientos para el departamento de nómina de la empresa Tecniwai S.A” son
de mi absoluta propiedad y responsabilidad y según el Art. 144 del CÓDIGO
ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita
intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no
académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo,
como fuera pertinente.
--------------------------------------------------------------
Páez Cobos César Oswaldo
C.I 0951258318
* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,
CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los
titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros
educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas
politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios
superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de
investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos
académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la
titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento
tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con
fines académicos.
vi
Dedicatoria
El presente trabajo investigativo le dedico principalmente a Dios por ser el
inspirador y darme fuerzas para continuar con este proceso de obtener uno de mi
propósito más deseado
A mis padres Cesar y Laura y mi abuelito Cesar quienes con su amor, paciencia
y esfuerzo me han permitido llegar hoy a cumplir un sueño más, y por inculcarme en mi
un ejemplo de esfuerzo y valentía, de no temer a las dificultades que se presentan en el
camino una porque Dios está conmigo y otra que todo se puede en esta vida a base de
esfuerzo y dedicación
A mis hermanos jostyn y Joseph por ser un medio de inspiración y superación en
mi para ellos vean un ejemplo y sigan el mismo camino que a base de estudio y
superación se puede obtener muchas cosas y ser un medio de superación en cualquier
parte que te encuentres
Finalmente quiero dedicar esta tesis a todas mis amigas, por apoyarme cuando
más lo necesite en especial a dos amigas incondicionales Suanny Gabriela Moran
Ponguillo y Jennifer Janeth García Carriel por extender su mano en momentos difíciles
y por el cariño brindado en cada momento, mil gracias siempre las llevo en mi corazón
Páez Cobos César Oswaldo
vii
Agradecimiento
Quiero expresar mi gratitud agradeciendo siempre a Dios por que con su
bendición siempre llena de ganas y lucha mi vida y a toda mi familia por estar siempre
hay conmigo.
Agradecer a los docentes de la facultad de ciencias administrativas de la
universidad de Guayaquil por inculcarme y compartir todo su conocimiento a lo largo
de la preparación de mi profesión de manera especial al Master Simón Parrales tutor de
mi proyecto de investigación quien con su paciencia y rectitud como docente supo
guiarme bien en este proceso.
Finalmente infinitos consideraciones y agradecimientos a todos lo que hicieron
que llegue a culminar este proceso mis amigos mi casi hermano Eduardo Avilés y toda
su familia que me ayudo mis agradecimientos en esta tesis
Páez Cobos César Oswaldo
viii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“Diseño de un manual de procedimientos para el departamento de nómina de la
empresa Tecniwai S.A”
Autores:
Páez Cobos César Oswaldo
Tutor:
Ing. Simón Parrales Escalante, MAE.
Resumen
Este trabajo de grado tiene como objetivo diseñar un manual de procedimiento para el
departamento de nómina de la empresa Tecniwai S. A. con el fin de mejorar sus
procesos contables y producir un excelente clima organizacional entre los miembros,
internos y externos, de la empresa. Para el desarrollo de la investigación se partió de
métodos como entrevistas y encuestas con el fin de poder comprender los pasos
contables y administrativos para la cancelación de los aranceles salariales a los
trabajadores como los pagos por servicios a los colaboradores o contratistas de la
empresa.
La empresa que se pretende estudiar y analizar en el presente proyecto de investigación,
es TECNIWAI S.A., una empresa que inició sus operaciones en el año 1980 cuya
actividad principal es la venta al por mayor de accesorios, partes y piezas de vehículos
automotores cuenta con más de 30 años dentro del mercado guayaquileño. Dicha
empresa no cuenta con un Manual de procedimientos para el departamento de nómina
de la empresa con el cual se pueda controlar el cumplimiento de los pagos salariales a
sus colaboradores y de los valores de liquidación de la empresa.
Palabras claves: Manual, procedimientos, nómina, organización.
ix
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
SCHOOL OF AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTING
“Diseño de un manual de procedimientos para el departamento de nómina de la
empresa Tecniwai S.A”
Author:
Páez Cobos César Oswaldo
Tuthor:
Ing. Simón Parrales Escalante, MAE.
Abstract
This degree project aims to design a procedure manual for the payroll department of the
company Tecniwai S. A. in order to improve their accounting processes and produce an
excellent organizational climate between the members, internal and external, of the
company. For the development of the research, we started with methods such as
interviews and surveys in order to understand the accounting and administrative steps
for the cancellation of wage rates to workers such as payments for services to
employees or contractors of the company.
The company that is intended to study and analyze in this research project, is
TECNIWAI SA, a company that started its operations in 1980 whose main activity is
the wholesale of accessories, parts and pieces of motor vehicles has more 30 years in the
Guayaquil market. This company does not have a Manual of procedures for the payroll
department of the company with which it can control compliance with salary payments
to its employees and the liquidation values of the company.
Keywords: Manual, procedures, payroll, organization
x
Tabla de contenido
Resumen .............................................................................................................. viii
Abstract ................................................................................................................ iix
Introducción .......................................................................................................... 1
Capítulo i: El problema .................................................................................... 2
Antecedentes del Problema ................................................................................. 2
Planteamiento del Problema ................................................................................ 3
Formulación y Sistematización de la investigación ............................................ 3
Objetivos de la Investigación .............................................................................. 4
Justificación del Proyecto ................................................................................... 4
Hipótesis .............................................................................................................. 5
Variables de la investigación .............................................................................. 6
Capítulo ii. Marco Teórico ................................................................................... 7
Antecedentes teóricos.......................................................................................... 8
Marco Contextual .............................................................................................. 22
Marco Legal ...................................................................................................... 24
Capítulo iii. Marco Metodológico ...................................................................... 30
Diseño de la investigación ................................................................................ 30
Tipo de investigación ........................................................................................ 31
Población y muestra .......................................................................................... 32
xi
Técnicas e instrumentos .................................................................................... 34
Análisis de los resultados .................................................................................. 37
Capítulo iv. Propuesta ........................................................................................ 50
Conclusiones y recomendaciones ....................................................................... 128
Conclusiones ................................................................................................... 128
Recomendaciones ............................................................................................ 129
Referencias bibliográficas ................................................................................... 130
xii
Lista de tablas
Tabla 1 Cantidad de empleados de la empresa Tecniwai, S. A ........................... 34
Tabla 2 Cantidad de empleados en el área administrativa de la empresa
Tecniwai S. A. ................................................................................................................. 36
Tabla 3 Resultado de la encuesta: Pregunta 1..................................................... 40
Tabla 4 Resultado de la encuesta: Pregunta 2..................................................... 41
Tabla 5 Resultado de la encuesta: Pregunta 3..................................................... 42
Tabla 6 Resultado de la encuesta: Pregunta 4..................................................... 43
Tabla 7 Resultado de la encuesta: Pregunta 5..................................................... 44
Tabla 8 Resultado de la encuesta: Pregunta 6..................................................... 45
Tabla 9 Resultado de la encuesta: Pregunta 7..................................................... 46
Tabla 10 Resultado de la encuesta: Pregunta 8................................................... 47
Tabla 11 Resultado de la encuesta: Pregunta 9.................................................... 48
Tabla 12 Resultado de la encuesta: Pregunta 10................................................. 49
Tabla 13 Costos directos para el financiamiento de la propuesta....................... 52
Tabla 14 Costos indirectos para el financiamiento de la propuesta ................... 52
Tabla 15 Presupuesto para el financiamiento de la propuesta............................ 53
xiii
Lista de figuras
Figura 1 Organigrama Tecniwai S.A.................................................................... 23
Figura 2 Ubicación Tecniwai S.A ........................................................................ 24
Figura 3 Grado de conocimiento de los objetivos del departamento de nómina.. 40
Figura 4 Grado de conocimiento de nómina. ....................................................... 41
Figura 5 Existencia de problemática en el pago de nómina. ................................ 42
Figura 6 Causas de la problemática de pago nómina ........................................... 43
Figura 7 Relacionar las áreas de nómina con otros departamentos contables ...... 44
Figura 8 Herramientas para el pago adecuado de la nómina. ............................... 45
Figura 9 Existencia de sistema de control en el departamento de nómina.. ......... 46
Figura 10 Faltante de un sistema de control en el departamento de nómina . ...... 47
Figura 11 Existencia de un manual de procedimiento para el departamento de
nómina.…........................................................................................................................48
Figura 12 Implementar un manual de procedimiento para el departamento de
nómina . .......................................................................................................................... 49
1
Introducción
Actualmente, las organizaciones necesitan tener un sistema de control que les permita
realizar sus funciones de la manera más eficiente, eficaz y óptima sin alterar los costos que se
producirían al desarrollar tales técnicas. Una empresa con un excelente desarrollo sistemático
de sus actividades, sin duda alguna llevaría al éxito y reflejaría la calidad en sus productos,
pero sobre todo proyectaría su calidad organizacional.
Los sistemas de control son los protagonistas para que se lleve a cabo un buen
desarrollo de esa calidad organizacional. Los manuales de procedimientos son importantes
porque se puede detallar de manera cronológica y sistemática los procesos de un área en
específico con el fin de disminuir los errores y aumentar las fortalezas de la empresa. Ahora,
un manual de procedimientos en el área contable significaría un avance y un desarrollo
eficiente de las labores dentro de esta área porque desarrolla todos los pasos a seguir para el
manejo de las cuentas financieras, pero también produce un entendimiento y comprensión de
los agentes externos con respecto a los términos contables.
Este trabajo de grado tiene como objetivo diseñar un manual de procedimiento para el
departamento de nómina de la empresa Tecniwai S. A. con el fin de mejorar sus procesos
contables y producir un excelente clima organizacional entre los miembros, internos y
externos, de la empresa. Para el desarrollo de la investigación se partió de métodos como
entrevistas y encuestas con el fin de poder comprender los pasos contables y administrativos
para la cancelación de los aranceles salariales a los trabajadores como los pagos por servicios
a los colaboradores o contratistas de la empresa.
2
Capítulo i: El Problema
Antecedentes del problema
Se está produciendo una revolución global en el campo del aprendizaje en el lugar de
trabajo. Es impulsado por los requisitos de la información y la explosión digital, la creciente
globalización, la naturaleza cambiante del trabajo y las empresas, así como las cambiantes
necesidades y aspiraciones de los estudiantes. En el entorno empresarial moderno, las
empresas se ven obligadas a enfocarse en la forma en que llevan a cabo las actividades
comerciales con un enfoque más externo. No solo las alianzas comerciales se extienden a
través de las fronteras regionales, nacionales y continentales, sino que las normas
internacionales también se están convirtiendo cada vez más en la norma (Meyer, 2017).
Los empleados constantemente sienten la presión de proporcionarse bien a sí mismos
y a sus dependientes. Cuando sientan que su compensación no es justa, no dudarán en hablar
sobre la situación. En una encuesta reciente, los empleados declararon que el pago es el factor
más importante que contribuye a su satisfacción laboral general. Esto crea una situación
difícil para cualquier gerente de recursos humanos, cuyo trabajo incluye mantener a los
empleados satisfechos mientras se mantienen bajos los costos (Kramers, 2017).
La necesidad de que las empresas multinacionales sean tan competitivas en el mercado
mundial como sea posible ha aumentado dramáticamente en los últimos veinte años. Para la
gestión internacional de los recursos humanos, esto ha significado muchas oportunidades
estratégicas para la gestión internacional de los recursos humanos. Un excelente ejemplo de
tal oportunidad es lo que existe con respecto a la gestión del talento. En los últimos años, esta
oportunidad se amplió para incluir desafíos relacionados con la escasez de talentos, los
excedentes de talentos, la ubicación y reubicación del talento y los niveles de compensación
de talento (Schuler, Jackson, & Tarique, 2011).
3
El panorama del empleo ha experimentado un cambio dramático en los últimos años,
con talentos expertos que a menudo eligen modelos de trabajo alternativos sobre puestos
permanentes de tiempo completo. De acuerdo con varios estudios manifiestan que el 40% de
la fuerza de trabajo global total está compuesta por trabajadores eventuales, incluidos
contratistas, trabajadores independientes y trabajadores temporales. En respuesta a esta
tendencia, más organizaciones recurren a grupos de talentos contingentes para satisfacer las
cambiantes necesidades comerciales (Mitchel, 2018).
Planteamiento del Problema
La empresa que se pretende estudiar y analizar en el presente proyecto de investigación,
es TECNIWAI S.A., una empresa que inició sus operaciones en el año 1980 cuya actividad
principal es la venta al por mayor de accesorios, partes y piezas de vehículos automotores cuenta
con más de 30 años dentro del mercado guayaquileño. Dicha empresa no cuenta con un
Manual de procedimientos para el departamento de nómina de la empresa con el cual se
pueda controlar el cumplimiento de los pagos salariales a sus colaboradores y de los valores
de liquidación de la empresa. Esta carencia es debido a la experiencia del personal a cargo de
nómina ya que consideran que un manual es innecesario y realizarlo tiene un alto costo, como
también de que elaborarlo y ejecutarlo requiere de un tiempo muy largo lo cual atrasaría los
trabajos y haría el proceso más lento. Estas personas se conocen perfectamente el
procedimiento contable, pero la empresa no contempla el futuro cuando no se encuentre dicha
persona y tengan que recurrir a un nuevo personal que no conoce la cultura organizacional de
la empresa y por ende se genere problemas dentro del departamento. Es aquí donde nace la
necesidad de elaborar este manual de procedimientos a través de un trabajo de grado donde se
pueda analizar los parámetros contables sin producir alteraciones en el departamento que
perjudique el trabajo y el tiempo de dedicación.
4
Formulación y sistematización de la investigación
Formulación del Problema.
¿Cuál es el principal factor para que no exista un control de los procesos de liquidación
y pagos salariales?
Sistematización del problema.
¿Cuáles son los planes de control de estándares óptimos para la liquidación y pago de
aranceles salariales a colaboradores de la empresa?
¿Cómo puede mejorarse el manejo de pagos y liquidación de los empleados de la
empresa?
¿Se puede establecer un Manual de procedimientos para el departamento de Nomina de
la empresa Tecniwai S.A.?
Objetivos de la investigación
Objetivo General.
Diseñar un Manual de procedimientos para el departamento de Nomina de la empresa
Tecniwai S.A. que garantice el cumplimiento de la liquidación y pago de los colaboradores.
Objetivos Específicos.
Establecer planes de control de estándares óptimos para la liquidación y pago de
aranceles salariales a colaboradores de la empresa.
Detallar información útil para la mejora del manejo de pagos y liquidación de los
empleados de la empresa
Elaborar una propuesta que contenga un manual de procedimientos para el
departamento de Nomina de la empresa Tecniwai S.A.
5
Justificación
Justificación Teórica.
La presente investigación se basará en datos obtenidos de autores especialista en el
campo de control de procesos de liquidación y pago de aranceles salariales, de acuerdo a las
actividades realizadas por la empresa. Estos datos facilitaran la obtención de respuestas y
soluciones de las limitaciones a las que se enfrentan la empresa por no contar con un manual
de procedimientos en el departamento de Nomina.
Las empresas que operan a nivel global a menudo ofrecen a los empleados de alto
potencial asignaciones de desarrollo global como uno de sus "turnos de servicio" (Stephan,
Walsh, Vahdat, & Walkinshaw, 2014). También enfrentan la necesidad de trasladar a los
especialistas a tareas globales rápidamente. La gestión de recursos humanos globalmente
integrada es fundamental para este proceso, pero muchas empresas no cuentan con los
sistemas para cumplir con estas responsabilidades de recursos humanos cada vez más
comunes.
Justificación Metodológica.
Las principales decisiones estratégicas, como externalizar las actividades de
capacitación de la organización en su totalidad o en parte, deben tomar en cuenta los ahorros
en los costos y las mejoras comerciales. Además, las brechas de habilidades a nivel mundial
han forzado a las empresas a instituir estrategias agresivas de gestión del talento para atraer
Se empleará la investigación de campo ya que a través de encuesta o entrevistas se
recopilará información acerca de la problemática actual de la empresa, lo que permitirá medir
la eficiencia en el control de los procedimientos del departamento de nómina de la empresa.
Justificación Práctica.
Debido a la investigación que realizaremos podemos detectar si las actividades o
lineamientos que se han ejecutado en el manejo de las cuentas por cobrar han ayudado al
6
control de las mismas, y si la segregación de funciones hace que los pasos a seguir ayudan a
que el efectivo de la empresa regrese de manera efectiva y oportuna.
A través de proporcionar un conjunto normado de procedimientos para garantizar que
el pago y demás obligaciones de las empresas con sus empleados es esencial tanto para
garantizar la satisfacción y operación normal de los empleados, favoreciendo de esta forma
también al logro de los objetivos empresariales.
Hipótesis
La aplicación de un manual de procedimiento en el departamento de nómina mejoraría
los procesos de liquidación y pagos salariales de la empresa.
Variables de la investigación
Variable independiente.
Manual de procedimientos del departamento de nómina
Variable dependiente.
Liquidación y pago de los colaboradores
7
Capítulo ii: Marco Teórico
Para el desarrollo de este trabajo de grado se procedió a realizar una investigación en
diferentes medios sobre temas que tienen relevancia con el objetivo general de este proyecto.
Estos temas tienen importancia debido a que están relacionados con manuales de
procedimiento de diferentes áreas pero que servirán de punta de lanza para la elaboración del
manual para el departamento de nómina de la empresa Tecniwai S. A. a continuación se detallan
estas investigaciones realizadas por otros autores.
Según Montero (2017) en su trabajo de grado titulado Manual de procedimientos del
proceso contable en Azabache S. A. del Cantón Ventanas refleja que la mayoría de los socios no
están al tanto de las actividades que realiza la empresa de transporte, siendo necesario aplicar los
manuales de procedimientos contables para que ellos sepan cómo se está manejando y en que se
beneficia la entidad. La utilización del manual de procedimientos es tener controles apropiados
para manejar el departamento en sí, así como las actividades desarrolladas en el área y en
definitiva que mejore el proceso contable. Permite una mejor realización las cuentas que tiene la
empresa, la misma que generan calidad en el proceso y desarrollo económico como medio para
lograr involucrarse en el mercado competitivo nacional.
Según García y Pazmiño (2017) en su trabajo de grado titulado Propuesta de un manual
de funciones y procedimientos para el área de inventario en la empresa Imcofi S. A. muestra que
había un porcentaje de pérdidas que se reflejan en los Estados Financieros, causado por los
faltantes de artículos, originado por la falta de un control del inventario. La carencia del manual
de funciones y procedimientos ha ocasionado que los directivos no cuenten con informes
oportunos del stock real para la toma de decisiones. La elaboración y aplicación de este manual,
estuvo bajo una inversión razonable debido a que el recurso humano fue la herramienta
fundamental para la implementación del mismo, siendo los principales ejecutores la gerencia
8
administrativa de la empresa. La especificación de actividades que van a ser desempeñadas por el
personal que labora en el área de inventario va a permitir que los procesos se optimicen y sean
eficaces.
Según Tigre (2016) en su trabajo de grado titulado Elaboración de manual de políticas y
procedimientos en activos fijos para Dipaso S.A. el cual refleja que a través de instrumentos de
investigación se llega a la conclusión que la problemática de la empresa es la falta de un sistema de
control interno en sus activos fijos. También se encontró que no hay políticas para la adquisición
de los bienes, el proceso que se sigue es muy lento, ocasionando retrasos e inconvenientes para el
ingreso de las compras al sistema. Es por ello que se implementa en el manual el procedimiento
de activos fijos con la finalidad de mejorar el descontrol que tienen actualmente y se registre de
forma correcta la ubicación de los bienes, erradicar los inconvenientes y mejorar el proceso
interno de la entidad y evitar estos almacenamientos que se generan por descuido o
desconocimiento. Este manual de procedimiento también permitirá tomar decisiones oportunas
para beneficio de la entidad.
Antecedentes teóricos
Organización.
Es una institución social, en el seno de la cual existe un sistema de actividades,
coordinado conscientemente y posee una estructura, la cual es relativamente estable en el tiempo,
tiende hacia determinados fines y es incidida e incide sobre el medio ambiente (Ocanto, 2003).
La función de una organización es proveer un sistema de combinación y coordinación
individual y esfuerzos en grupo para alcanzar un objetivo común. La calidad de una organización
esta determinada por su efectividad (Vaughn, 1980).
Las organizaciones, para lograr sus objetivos, deben establecer un mínimo de reglas de
operatividad, a las que se puede denominar control interno. El control interno, como objeto de
9
revisión por parte del contador público, está sujeto a regulaciones nacionales e internacionales,
pero es responsabilidad de la gerencia su puesta en marcha y óptimo funcionamiento (Viloria,
2005).
Empresa.
Es un conjunto de elementos humanos, técnicos y financieros ordenados según una
determinada estructura organizativa y que, mediante el desarrollo de ciertas funciones específicas
de carácter financiero, productivo, comercial, etc., pretende alcanzar unos objetivos
determinados (González J., 2018).
El papel de la empresa como ente social es de producir bienes, combinando recursos
productivos e intercambiándolos por dinero con los consumidores, es decir el fin de la empresa
es a producción y la obtención de una ganancia (Ocanto, 2003).
Las empresas lucrativas pueden ser individuales, es decir, dirigidas por un solo empresario; y
sociedades, es decir pertenecientes a varios titulares. Las empresas no lucrativas no persiguen
licro o utilidad alguna, pero si llegan a satisfacer necesidades materiales o físicas de sus
componentes. Entre estas empresas están las cooperativas y las sociedades civiles, etc (Fraiz
Ulecia, 1986).
Según González G. (2018) la empresa según el punto de vista contable esta clasificada de
la siguiente manera:
Considerando el tamaño o magnitud de la empresa en función de sus inversiones, ventas
utilidades, número de trabajadores u otro indicador, se distinguen la pequeña, la mediana
y la gran empresa.
De acuerdo al sector económico al que pertenezcan, se identifican las empresas del sector
primario, secundario, terciario y cuaternario.
10
De acuerdo al objeto social de sus negocios, en cuatro grupos: las manufactureras, las
comerciales, las de servicios y las financieras.
Entendiendo la identidad de los propietarios del capital las cuales son privadas, públicas y
mixtas.
Atendiendo al carácter de la empresa individual o social y la constitución jurídica de estas
últimas.
Toda empresa u organización está formada por estructuras, procesos y recursos. Las
estructuras se relacionan con la forma en que se distribuyen los puestos y tareas; los procesos, a
la manera en la cual se desempeñan las acciones o propósitos de la organización; el recurso, por
su parte, es una fuente de suministro. Este último puede ser tecnológico, material, de
conocimiento o de personal (Abrajan, Contreras y Montoya, 2009).
Según Cortina (2005) las empresas deben tener responsabilidad social la cual desempeñan
acciones de beneficencia, desinteresadas, sino también en diseñar las actuaciones de la empresa
de forma que tengan en cuenta los intereses de todos los afectados por ella. La idea de beneficio
se amplía al económico, social y medioambiental, y la de beneficiario, a cuantos son afectados
por la actividad de la empresa. Como en algún lugar he escrito, la responsabilidad social debe
asumirse como una herramienta de gestión, como una medida de prudencia y como una
exigencia de justicia.
Capital humano.
Según Abrajan et al. (2009) definen el capital humano como el que comprende todas las
capacidades individuales, los conocimientos, las destrezas y la experiencia de los empleados y
directivos de la empresa, así como de la organización laboral como un todo, incluyendo sus
valores.
11
Según Vaughn (1980) comenta que las personas trabajan por muchas razones. Durante
muchos años el concepto dominante sobre la motivación del trabajador ha sido el de “hombre
económico”. De acuerdo a este concepto, el principal o quiza el único motivo para las personas
de realizar un trabajo es ganar dinero. Razonando a partir de esto, el medio por el cual los
trabajadores pueden ser estimulados para un mayor esfuerzo, es la oferta de más dinero por
aumentar la producción. El origen de l sistema de incentivos esta basado en ese razonamiento.
Ahora, Fraiz Ulecia (1986) expresa que los trabajadores también tienen necesidades
expresadas de la siguiente manera:
La seguridad del trabajador por la afectación aun trabajo para el que está suficientemente
cualificado.
La posibilidad de progresas de un empleo a otro más elevado teniendo en cuenta el mérito
y los resultados.
La utilización máxima de sus capacidades, de sus cualificaciones y de sus aspiraciones,
en la medida de lo posible.
La igualdad de remuneración de incentivos y bienestar con condiciones equitativas y
uniformes en circunstancias idénticas.
Según Stewart (2018) el propósito principal del capital humano es la innovación en la
forma de nuevos productos y servicios, o de mejoras en los procesos del negocio. Construir este
tipo de capital humano va más allá del simple entrenamiento. Estudios han demostrado que el
conocimiento que se puede convertir en activos para la empresa es adquirido en una entidad
social informal conocida como “comunidad de práctica”. En este ambiente, la gente colabora
directamente con los demás, se enseñan entre sí y exploran nuevos conocimientos juntos.
Es importante resaltar la satisfacción laboral la cual se relaciona directamente con la
experiencia de la persona dentro de una organización. Esta experiencia se transforma en la
12
percepción del trabajador, y esta última culmina en un componente emocional. Todo ello
desemboca en la manera de actuar del individuo (Abrajan et al. 2009).
Contratista.
Un contrato está basado en un acuerdo: una oferta y una aceptación. Los contratos deben
tener voluntariedad e intencionalidad para ser válidos. La forma requerida por los contratos
depende de su naturaleza, esto es, ciertos tipos de contratos deben ser escritos para ser exigibles
(Vaughn, 1980).
El contratista, es la persona que se contrata para ejecutar una obra material o está
encargada de un servicio para el Gobierno, para una corporación o para un particular (PEÑA,
2017).
Según Dromi (2001) manifiesta que cuando el contratista estima su precio, lo hace
teniendo en cuenta la situación económico-financiera existente en el momento de celebrar el
contrato. Pero puede ocurrir que tal situación se vea alterada por causas imputables a la
Administración o por causas ajenas a ella, causas que vienen a modificar el equilibrio
económico-financiero originario, por lo cual el contratista tendrá derecho a que dicho equilibrio
sea restablecido, manteniendo de esta manera la ecuación financiera del contrato.
Administración.
El objetivo principal de la administración es coordinar medios sistemáticamente, para
lograr bienes comunes dentro de un organismo social o empresa. Se refiere a la forma de
estructurar y de operar una empresa, o sea a su coordinación teórica y práctica (Fraiz Ulecia,
1986).
Es por su parte, la ciencia que norma, regula y orienta a la empresa en su creación,
crecimiento, desarrollo y logro de objetivos a través de un proceso que involucra las etapas de:
13
planeación, organización, dirección, ejecución y control, sin excluir las acciones de coordinación
(González, 2018).
La administración imparte eficacia y eficiencia a los esfuerzos humanos, a través del
logro de las metas oportunamente, reduciendo en lo posible la utilización de los recursos; es
decir, con los menores costos y gastos posibles (Ocanto, 2003).
Características de la administración.
Según Fraiz Ulecia (1986) la administración presenta las siguientes características:
Su universalidad. Los principios administrativos se aplican donde quiera que exista un
organismo social, porque en él siempre tiene que existir coordinación sistemática de medios.
Es específica. El fenómeno administrativo es específico y distinto a los que lo
acompañan. En una empresa, un buen administrador no lo es un excelente contador, ingeniero o
abogado, etc., sino la persona que posee cualidades y técnicas específicas para coordinar los
medios en la forma más eficiente.
Su unidad jerárquica. Todos los que tienen carácter de jefes en una empresa, participan en
distintos grados y modalidades de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo
cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último empleado.
Administración de empresas.
La administración de empresa es la técnica que busca lograr resultados de máxima
eficiencia en la coordinación de medios y personas que forman una empresa (Fraiz Ulecia, 1986).
Contabilidad.
Es una disciplina que mide, registra e informa de los hechos económicos ocurridos en la
unidad económica que hemos denominado empresa. La relación entre contabilidad y economía
esta basada en que esta vinculada a la acción de medición y registro de hechos que son de
carácter económico y que constituyen la función que cumple la contabilidad. De aquí parte ahora
14
la relación entre administración y contabilidad en el cual es proveer esta información económica
para que los directivos formulen las decisiones de gestión y de planeación (acción periódicas y
futuras) (González G. , 2018).
La contabilidad es la actividad mediante la cual se registran, clasifican y resumen en
términos cuantitativos las transacciones que realiza una entidad económica, permitiendo así el
análisis e interpretación de los cambios y resultados obtenidos con miras a la toma de decisiones
(Brito, 1998)
Según Omeñaca (2017) desglosando el concepto, se podría describir la contabilidad bajo
tres aspectos (dos materiales y uno formal):
Estática contable: El empresario deberá redactar periódicamente unos estados contables
en los que resuma la composición de su patrimonio y la situación económico-financiera
en la que se encuentra (lo que tiene, lo que le deben y lo que él debe); igualmente, con
respecto a los resultados obtenidos (en qué ha ganado y en qué ha perdido). Estos estados,
aunque la actividad empresarial realmente está en gestión continua, son como
«fotografías» de la empresa que suelen efectuarse anualmente. La contabilidad, como
ciencia, nos enseña a formular dichos estados contables.
Dinámica contable: El patrimonio de la empresa está continuamente en movimiento: se
vende, se compra, se pagan y se cobran facturas, se originan gastos, se producen
ingresos... Toda esta dinámica deberá registrarse puntualmente, día a día, si se desea
representar en cualquier momento la situación patrimonial y financiera, así como los
resultados obtenidos. La contabilidad, como ciencia, nos enseña a registrar los hechos
económicos que modifican el patrimonio, la situación financiera y los resultados.
Técnica contable: Todos esos movimientos del patrimonio y esos estados periódicos
necesitan un soporte físico donde ser registrados; unas veces será manual, otras serán por
15
medios mecánicos o electrónicos... Pero, sea cual sea el medio, estos soportes, que
formarán los denominados «libros contables», deberán respetar ciertas formalidades
legales, que en su momento estudiaremos, y deberán ser adecuados para el contenido que
en ellos debe registrarse y para la forma con que dicho registro se efectúa.
Objetivos de la contabilidad.
Según González J., (2018) los objetivos que se asignan a la contabilidad son:
Dejar constancia de las operaciones económicas realizadas por la empresa.
Reflejar la verdadera riqueza de la empresa y los cambios que se han producido en ella.
Captar el auténtico rsultado de su actividad en cada ejercicio económico. La contabilidad
mide y determina los resultados económicos de la empresa.
Suministrar a los diversos usuarios la información contable adecuada para la toma de
desiciones.
En resumen González J., (2018) plantea que el objetivo de la contabilidad es proporcionar
a todos los usuarios de la misma información relevante sobre la situación y evolución de la
realidad económica y financiera de la empresa, de su patrimonio.
Actividades contables.
Según Brito (1998) el concepto de contabilidad se expresa en el orden en que las
actividades contables va siendo desarrollada:
1) Registro. Es ésta la primera actividad que se lleva a cabo en la contabilidad de una
empresa. Sin embargo, cuando ésta es constituida, antes de comenzar a registrar las
transacciones, se requiere realizar el paso previo de planificar el sistema de contabilidad
que se utilizará. Esta planificación consiste fundamentalmente en determinar la cantidad y
tipo de información que se desea obtener, asi como los tipos de herramientas que se
utilizarán, tales como computadoras u otras máquinas electromecánicas.
16
2) Clasificación. Las transacciones van siendo registradas siguiendo el orden cronologico en
que se van realizando. Sin embargo, ese registro, por sí solo, no va a proporcionar mucha
información. Por lo tanto, es necesario dar el siguiente paso que consiste en ir
clasificando los hechos de acuerdo con su naterualeza. Se trata, simplemente de ir
acumulando tales hechos mediante la utilización de cuentas, de manera que, en cualquier
momento, pueda obtenerse información tal como, por ejemplo, que cantidad de efectivo
existe en el banco, cuanto se ha vendido hasta esa fecha, a cuanto ascienden sus
inversiones, cuanto se ha gastado, cuanto y a quien le debe la empresa, etc.
3) Resumen. Una vez clasificadas las transacciones en sus correspondientes cuentas, se da el
siguiente paso el cual consiste en agrupar tales cuentas de acuerdo a su naturaleza,
obteniendo así lo que en contabilidad se conoce por estados financieros, los cuales estan
basicamente conformados por el balance general, estados de ganacias y perdidas, estado
de flujo de efectivo y estado de cambios en la posición o situación financiera.
4) Análisis e Interpretación. Los resumenes o estados financieros que se obtienen,
necesariamente han de reflejar la situación financiera de la empresa para una fecha
concreta, asi como el resultado obtenido (ganancia o perdida), por las transacciones
realizadas durante un período determinado. La información obtenida es sometida
posteriormente a un análisis, tanto desde el punto de vista estático como dinámico,
después de lo cual, se procede a interpretar los hechos acaecidos en la empresa.
5) Tomade Decisiones. La actividad de analizar e interpretar los estados financieros no sería
de mucha utilidad si todo quedara allí. Sin embargo, para el empresario moderno, la
información que obtiene de ese análisis e interpretación de los hechos que han afectado la
empresa en el pasado, es vital para proyectarla al futuro a través de la toma de decisiones.
17
Principios de contabilidad.
Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación e
identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros
(Brito, 1998).
Según González G. (2018) existe una serie de principios de contabilidad generalmente
aceptados, de los cuales se enunciaran algunos:
La moneda como común denominador. En contabilidad solo se registran aquellos hechos
que puedan ser expresados en términos monetarios.
La entidad mercantil. La contabilidad se lleva para la empresa y no para el o los
propietarios.
La empresa en marcha. Salvo evidencia en contrario, se presume que la empresa
continuara operando por un indefinido y largo tiempo.
La partida doble. Toda operación que registra la contabilidad afecta por lo menos a dos
partes. Todos los activos de una empresa están sujetos a los derechos de alguien, sean
estos los propietarios o interesados ajenos a la empresa.
El tiempo. La contabilidad debe formar por períodos específicos de tiempo, los que están
conformados por: el ciclo normal de operación y requisitos legales.
Devengado. La contabilidad debe considerar todos los recursos y obligaciones en el
período que se produjeron, aunque no hayan sido cobrados o pagados.
Consistencia o uniformidad. Todos los registros que usa la contabilidad en un ejercicio
contable, deben ser iguales a los usados en el ejercicio inmediatamente anterior y si
ocurrieran cambios en la práctica, estos se deben mencionar en los informes.
18
Criterio conservador. Todas las perdidas deben registrarse en cuanto se conozcan, pero
los ingresos solo cuando se hayan obtenido. Es decir, se hace una previsión de las
perdidas, pero las utilidades solo se registran cuando se hayan realizado.
Hechos económicos. La contabilidad sólo registra hechos económicos y no hechos
humanos, políticos o religiosos.
Objetividad. La contabilidad debe registrar los hechos económicos efectivamente
sucedidos y no los que supone en forma subjetiva puedan suceder.
Realización. Los resultados económicos solo deben computarse cuando se han realizado,
o sea, cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de
la legislación o de las prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado
fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter
general que el concepto “realizado” participa del concepto de “devengado”.
Materialidad. La contabilidad solo debe activar aquellos bienes cuyo costo sea material o
importante en relación con su contexto.
Exposición. La contabilidad debe exponer periódicamente un informe acerca de la
situación de los bienes que posee la empresa y del resultado de las operaciones del
ejercicio.
Acumulación. Los activos y pasivos que registre la contabilidad debe llevarlos en forma
acumulada desde el nacimiento de la entidad hasta su término.
Nóminas.
La empresa utiliza factores de producción, entre ellos los recursos humanos, a los cuales
deberá remunerar por los servicios que estos le presten. Esto es conocido como la remuneración
al trabajo (Brito, 1998).
19
Es la definición de un elemento que recibe valor por una regla, por el sistema de asignación de
valores o por otro elemento. Este último caso se da si el concepto nómina depende otro para
calcularse (Meta4 Spain, 2018).
Clasificación de las nóminas.
Según Meta4 Spain (2018) los conceptos de nóminas se clasifican en:
Momento de creación. En el momento de creación, se agrega a los conceptos de nómina
información adicional que permite distribuirlos en la tabla donde se almacenan por
categorías o grupos clasificatorios.
Totales y con salida a totales. Los conceptos de nómina totales son aquellos cuyo valor es
el resultado de la suma o resta de otros valores asignados a una serie de conceptos de
nómina calculados con anterioridad.
Afectados por pagos atrasados. Son de tipo importe y reciben valor por la diferencia del
atraso a través de unas tablas especiales. En las tablas de pagos atrasados se asignan como
atrasos las cantidades de cálculos ya procesados pendientes por pagar que se imputan y
pagan en la paga de proceso actual. Se caracterizan también porque no provocan ninguna
retroactividad, es decir, sus valores no se pueden corregir.
Parametrización del concepto nómina.
Según Meta4 Spain (2018) la parametrización de los conceptos nómina contempla estos
aspectos:
Grupo de ejecución. Es obligatorio que el concepto de nómina esté definido en un grupo
o nivel de ejecución, ya que puede haber cientos de conceptos y es difícil saber cuándo
hacer una llamada de ejecución. El grupo permite personalizar esta llamada.
Salida al acumulado. En caso de que resulte necesario el concepto de nómina para
posteriores usos, se podrá marcar dicho concepto de nómina con salida al acumulado.
20
Así, se graba el valor del concepto de nómina que será útil para las consultas, la
explotación de los datos que se realicen sobre el acumulado y las retroactividades que se
lancen.
Retroactividad. Se debe definir un comportamiento en retroactividad al concepto de
nómina para las retroactividades con las que se trabaje.
Sistema de asignación de valores. Esta herramienta permite asignar valores a los
conceptos de nómina por medio de las tablas valor.
Comportamientos en tramos. Es necesario definir un comportamiento en tramos al
concepto de nómina porque el cálculo puede ser tramado.
Manuales.
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir de forma ordenada y sistemática, información de una organización, así
como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de
sus tareas (Montero, 2017).
Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y
experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un
tema (Tigre, 2016).
Manuales de procedimientos.
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer
cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En los manuales de procedimientos son
consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para
llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un
seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden
lógico y en un tiempo definido (Marquez, 2017).
21
Según Gomez Cejas, 1997 considera que el manual de procedimiento es el documento
que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una entidad administrativa, o de dos o más de ella. Incluye además los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
Ventajas del manual de procedimientos.
Según Marquez (2017) hay ventajas que presentan los manuales de procedimientos los
cuales son:
Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
Auxilian en la inducción al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el
desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la
información.
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
22
Marco Contextual
Razón Social: Tecniwai S.A
La compañía TECNIWAI S.A fue constituida en la ciudad de Guayaquil el 6 de agosto de
1980 con un capital de s/.3’000.000 dándole lugar a la compañía para celebrar toda clase de actos
y contratos permitidos por la ley que se relacionen con el objeto social, incluso la adquisición de
bienes raíces y la formación y participación en otras sociedades iniciando sus operaciones el 24
de septiembre de 1980 en la ciudadela la Fae. Es una compañía que desarrolla su actividad
comercial y de servicios dentro de un ambiente de libre empresa y en armonía con todos sus
trabajadores, actualmente cuenta con 6 sucursales:
1) Matriz: Atarazana frente al bolocentro
2) Km 8 ½ via a Daule
3) Colon y los ríos
4) Aguirre
5) Milagro
6) Cantón Daule
Se dedica a la distribución de llantas Continental, General Tire, Barum, Viking, Roadstone,
Aeolus, Jk-Tire, Bkt (Nacionales, Europeas Y Asiáticas) para auto, camioneta, camión, equipo
caminero, agrícolas y montacargas de procedencia nacional e importada para todo terreno y tipo
de vehículo. Alineación y balanceo, enllantaje, frenos, mecánica ligera, suspensión, cambio de
aceite, enderezada de frontal y chasis, venta al por mayor de accesorios, partes y piezas de
vehículos automotrices actividades de reparación de vehículos automotrices.
Baterias Bosch, Lubricantes Valvoline para todo tipo de vehículo y aplicación.
23
Misión.
Organización creada para proveer al mercado soluciones en cada uno de nuestros productos
dentro de la filosofía de Continental General Tire logrando con ello satisfacción y bienestar a
todos los sectores involucrados de la empresa
Visión.
Ser reconocidos como líderes en el mercado llantero, entregando bienes y servicios que
satisfagan todos los parámetros y expectativas de nuestros clientes, logrando fidelizarles de una
manera rentable.
Valores.
Responsabilidad
Honestidad
Calidad en el Servicio.
O
rgani
gram
a.
24
Figura 1. Organigrama Tecniwai S.A
Ubicación Tecniwai S.A.
Figura 2. Ubicación Tecniwai S.A
Marco Legal
De las personas obligadas a llevar contabilidad.
Según el reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno mediante
la disposición de la Ley Reformatoria para la equidad tributaria del ecuador, se expresa en sus
artículos específicos los siguientes.
Art. 34.- Contribuyentes obligados a llevar contabilidad.
Todas las Sucursales y establecimientos permanentes de compañías extranjeras y las
sociedades definidas como tales en la Ley de Régimen Tributario Interno, están obligadas a
llevar contabilidad.
Igualmente, están obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las sucesiones
indivisas que realicen actividades empresariales y que operen con un capital propio que al inicio
de sus actividades económicas o al 1o. de enero de cada ejercicio impositivo hayan superado los
USD 60.000 o cuyos ingresos brutos anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato
25
anterior, hayan sido superiores a USD 100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la
actividad empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido superiores a USD
80.000. Se entiende como capital propio, la totalidad de los activos menos pasivos que posea el
contribuyente, relacionados con la generación de la renta gravada.
En el caso de personas naturales que tengan como actividad económica habitual la de
exportación de bienes deberán obligatoriamente llevar contabilidad, independientemente de los
límites establecidos en el inciso anterior. Para el caso de personas naturales cuya actividad
habitual sea el arrendamiento de bienes inmuebles, no se considerará el límite del capital propio.
Las personas naturales que, de acuerdo con el inciso anterior, hayan llevado contabilidad
en un ejercicio impositivo y que luego no alcancen los niveles de capital propio o ingresos brutos
anuales o gastos anuales antes mencionados, no podrán dejar de llevar contabilidad sin
autorización previa del Director Regional del Servicio de Rentas Internas. La contabilidad deberá
ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente autorizado.
Los documentos sustentan torios de la contabilidad deberán conservarse durante el plazo
mínimo de siete años de acuerdo a lo establecido en el Código Tributario como plazo máximo
para la prescripción de la obligación tributaria, sin perjuicio de los plazos establecidos en otras
disposiciones legales.
Art. 36.- Principios generales.
La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares
de los Estados Unidos de América, con sujeción a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad
(NEC) y a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), en los aspectos no contemplados
por las primeras.
En caso de que los documentos soporten de la contabilidad se encuentren en un idioma
diferente del castellano, la administración tributaria podrá solicitar al contribuyente las
26
traducciones respectivas de conformidad con la Ley de Modernización del Estado, sin perjuicio
de las sanciones pertinentes.
Para fines tributarios, las Normas de Contabilidad deberán considerar las disposiciones de
la Ley de Régimen Tributario interno y de este reglamento, así como las de otras normas legales
o reglamentarias de carácter tributario.
El Organismo técnico de la Federación Nacional de Contadores con la participación de
delegados de la Superintendencia de Bancos, Superintendencia de Compañías y del Servicio de
Rentas Internas, elaborará las Normas Ecuatorianas de Contabilidad o sus reformas, que serán
periódicamente notificadas a las máximas autoridades de las mencionadas instituciones públicas,
quienes dispondrán su publicación en el Registro Oficial.
Previa autorización de la Superintendencia de Bancos o de la Superintendencia de
Compañías, en su caso, la contabilidad podrá ser monetaria, es decir, se expresará en dólares de
los Estados Unidos de América y en otra moneda extranjera.
Los activos denominados en otras divisas se convertirán a dólares de los Estados Unidos de
América, de conformidad con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad - NEC, al tipo de cambio
de compra registrado por el Banco Central del Ecuador. Los pasivos denominados en moneda
extranjera distinta al dólar de los Estados Unidos de América, se convertirán a esta última
moneda, con sujeción a dichas normas, al tipo de cambio de venta registrado por la misma
entidad.
Art. 39.- Inscripción en el Registro Único de Contribuyentes.
Los contadores, en forma obligatoria se inscribirán en el Registro Único de Contribuyentes
aún en el caso de que exclusivamente trabajen en relación de dependencia. La falta de inscripción
en el RUC le inhabilitará de firmar declaraciones de impuestos.
27
Normas Internacionales de Contabilidad, NIC.
A partir del año 2009, en el Ecuador se tiene que aplicar las Norma Internacionales de
Información Financiera y las Normas Internacionales de Contabilidad en reemplazo de las NEC -
Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Debido a su importancia las empresas deben estar
debidamente asesoradas en el proceso de transición e implementación de las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad- NEC, a las Normas Internacionales de Información Financiera-
NIIFs y las Normas Internacionales de Contabilidad NICs.
Ecuador es miembro del IFAC, sobre sus principios contables, se debe señalar que en 1996
la Federación Nacional de Contadores de Ecuador aprobó la resolución 09/01/96 por la que a
partir del ejercicio 96 son obligatorias las normas IAS para la contabilidad ecuatoriana.
Esta Federación Nacional de Contadores de Ecuador es responsable de que las empresas
del país cumplan las IAS (siglas en inglés).
La federación Nacional de Contadores del Ecuador, como miembro de la Federación de
Contabilidad IFAC, adoptó las Normas Internacionales de Contabilidad NIC, mediante
resolución FNCE 07.08.99 de 8 de julio de 1999, como base para la emisión de las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad NEC, relacionadas con el registro de operaciones y la preparación
y presentación de estados financieros de compañías sujetas al control y vigilancia de la
Superintendencia de Compañías.
Las normas internacionales de información financiera (NIIF)
Son un conjunto de normas contables emitidas por el International Accounting Standars
Board (IASB), institución que persigue como objetivo el desarrollo de un cuerpo único de
normas contables, a nivel mundial, de alta calidad, asequible y práctico que permitan que los
28
estados financieros sean comparables independientemente del país en que sean emitidos. Es por
esta razón que más de 130 países alrededor del mundo están utilizando las NIIF.
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), han sido implementadas
ante la necesidad latente de crear un conjunto de normas para que las empresas que realizan
actividades económicas fuera de su país de origen, puedan entender de manera ágil la posición
económica de compañías de otras latitudes. De acuerdo al para la preparación y presentación de
los estados financieros (IASB, 1989), de estas normas, muchas entidades en el mundo entero,
preparan y presentan estados financieros para usuarios externos, los cuales pueden parecer
similares entre uno y otro, pero existen diferencias causadas por una amplia variedad de
circunstancias sociales, económicas y legales, así como porque en los diferentes países se tienen
en mente las necesidades de distintos usuarios de los estados financieros al establecer la
normativa contable nacional.
El International Accounting Standards Committee (IASC), actualmente IASB tiene la
misión de reducir tales diferencias por medio de la armonización entre las regulaciones, normas
contables y procedimientos relativos a la preparación de los estados financieros. Reconoce que
cada gobierno, en particular puede fijar requisitos diferentes o adicionales para sus propios
intereses, sin embargo, estos requisitos no deben afectar a los estados financieros publicados para
beneficios de otros usuarios, a menos que cubran también sus necesidades. Es por esta razón que
las NIIF han sido adoptadas por muchos países alrededor del mundo.
El Ecuador como país, sin embargo, ha adoptado parcialmente en su economía estas
normas, siendo de aplicación obligatoria para las instituciones controladas por una entidad
reguladora, debiendo aplicar las otras compañías las normativas contables emitidas por su
Superintendencia respectiva.
29
Adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera y derogatoria de las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
Ante la falta de actualización de nuestras normas, la FNCE y el IICE, mediante
comunicación del 22 de febrero del 2006, solicitan a los organismos de control, la sustitución de
las NEC por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), emitidas por el
International Accounting Standards Board (IASB). Esta solicitud fue acogida favorablemente por
la entonces Superintendencia de Compañías, quien emitió la Resolución No. 06.Q.ICI-004
(2006) que fue publicada en el Registro Oficial 348 del 4 de septiembre de 2006, disponiendo
que las NIIF sean de aplicación obligatoria por parte de las entidades sujetas a control por dicho
organismo a partir del año 2009, derogando la aplicación de las NEC.
Posteriormente, mediante Resolución No. 08.G.DSC.010 (Superintendencia de Compañías,
2008) se prorrogó la fecha de inicio estableciéndose un cronograma de aplicación, determinando
tres grupos de compañías que debían implementar las NIIF, entre los años 2010 y 2012, por lo
que hasta antes de la vigencia del Código Orgánico Monetario y Financiero emitido en
septiembre de 2014, todas las compañías sujetas al control de la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros, deben aplicar estas normas, a excepción de las compañías de seguros y
reaseguros, como se explicará posteriormente.
Finalmente, en enero de 2011, la Superintendencia de Compañías emitió la Resolución No.
SC.Q.ICI.CPA.IFRS.11 (2011), mediante la cual dispone la aplicación de la Norma de
Información Financiera para PYMES, estableciendo las condiciones que debían cumplir las
personas jurídicas para observar esta norma. Es importante mencionar que las NEC nacionales y
las NIIF internacionales tienen cierta relación, debido a que fueron desarrolladas considerando
las NIC, por lo tanto, los contadores en nuestro país ya se encontraban familiarizados con
algunos conceptos.
30
Capítulo iii: Marco Metodológico
Diseño de la investigación
Según Tamayo y Tamayo (2003) consideran que el diseño es la estructura a seguir en una
investigación, ejerciendo el control de la misma a fin de encontrar resultados confiables y su
relación con los interrogantes urgidos de los supuestos e hipótesis-problema.
Metodología Cualitativa.
Según Martínez (2006) la metodología cualitativa consiste en la construcción o
generación de una teoría a partir de una serie de proposiciones extraídas de un cuerpo teórico que
servirá de punto de partida al investigador, para lo cual no es necesario extraer una muestra
representativa, sino una muestra teórica conformada por uno o más casos.
También Ruiz (2012) la metodología cualitativa es hablar de un estilo o modo de
investigar los fenómenos sociales en el que se persiguen determinados objetivos para dar
respuesta adecuada a unos problemas concretos a los que se enfrenta esta misma investigación.
La investigación cualitativa parte de la epistemología pos-positivista, sus diferentes
métodos encuentran el espacio para hacer énfasis en un enfoque estructural, sistémico, gestáltico
y humanista; preocupándose de la descripción de los resultados con la respectiva riqueza de sus
detalles, como una vivencia profunda que se pueda transmitir al lector (Mesias, 2015).
Para esta investigación se basó una parte en investigación cualitativa ya que se necesitó la
experiencia de otros autores, trabajos y técnicas de investigación para poder encontrar la forma
más adecuada de realizar el manual de procedimientos para el departamento de nómina de la
empresa Tecniwai, S. A.
Metodología cuantitativa.
Según Martínez (2006) la metodología cuantitativa consiste en el contraste de teoría(s) ya
existente(s) a partir de una serie de hipótesis surgidas de la misma, siendo necesario obtener una
31
muestra, ya sea en forma aleatoria o discriminada, pero representativa de una población o
fenómeno objeto de estudio. Por lo tanto, para realizar estudios cuantitativos es indispensable
contar con una teoría ya construida, dado que el método científico utilizado en la misma es el
deductivo.
El método cuantitativo insiste en el conocimiento sistemático comprobable y comparable,
medible y replicable (Ruiz, 2012).
Para el desarrollo de este trabajo de grado también se partió de un análisis cuantitativo de
los resultados que arrojen las diferentes técnicas de investigación manifestadas a través de
gráficas y estadísticas que ayudaron a la formulación del manual de procedimiento para el
departamento de nómina de la empresa Tecniwai, S. A.
Tipo de investigación
Para el desarrollo de este trabajo se partió de diferentes tipos de investigación como la no
experimental, descriptiva y explicativa con el cual se llegará a la consecución de obtener un
manual de procedimiento para el departamento de nómina de la empresa Tecniwai, S. A.
Investigación no experimental o documental.
Según Palella y Martins (2012) consideran que el diseño no experimental es el que se
realiza sin manipular en forma deliberada ninguna variable. El investigador no sustituye
intencionalmente las variables independientes. Se observan los hechos tal y como se presentan en
su contexto real y en un tiempo determinado o no, para luego analizarlos.
Se considera este tipo de investigación porque no se alterará ninguna variable involucrada
dentro de la nómina de pago por lo cual solo se analizarán sus hechos para proceder a
solucionarlos mediante la implementación de un manual de procedimientos.
32
Investigación descriptiva.
La investigación descriptiva busca especificar propiedades, características y rasgos
importantes de cualquier fenómeno que se analice. Los estudios descriptivos miden de manera
más bien independiente los conceptos o variables a los que se refiere y se centran en medir con la
mayor precisión posible (Hernández, Fernandez y Baptista, 2012)
Este trabajo de investigación tiene carácter descriptivo porque se analizaron los datos y los
hechos a través de la comprensión de las variables que modifican el termino nómina y como
repercuten en el desempeño de las labores y objetivos de la empresa.
Investigación explicativa.
Según Hernández et al. (2012) aseguran que los estudios explicativos van más allá de la
descripción de los conceptos o fenómenos o del establecimiento de relaciones entre conceptos;
están dirigidos a responder las causas de los eventos físicos y sociales.
Se toma en consideración este tipo de investigación para el desarrollo del trabajo de grado
debido a que se analizó y comprendió la información suministrada por la empresa con el fin de
resolver de manera explicativa el problema que acontece en el área de nómina de la empresa
Tecniwai S. A. La solución es a través de la creación de un manual de procedimiento que
permitió describir y explicar los pasos a seguir para obtener los mejores resultados.
Población y muestra
Determinación de la población para realizar encuesta de diagnóstico.
Según Garcés (2000) expresa que el universo constituye el conjunto de elementos que
tienen una característica similar y que se hallan dentro de una circunscripción. En el presente
trabajo de investigación la población va a estar conformada por el número de personas que labora
en el área de inventario.
33
Para el desarrollo de esta investigación se determinó la población a través del conocimiento
del organigrama de la empresa Tecniwai, S. A., la cual cuenta con un total de 108 empleados
desglosados como se muestra la Tabla 1.
Tabla 1.
Cantidad de empleados de la empresa Tecniwai, S. A.
Muestra.
Según Hernández et al. (2012) la muestra es un subgrupo de la población del cual se
recolectan los datos y debe ser representativo de está.
También Wigodski (2018) define una muestra como el subconjunto que representa a la
población.
La muestra que se tomó para el desarrollo de esta investigación es la del área
administrativa ya que son los que conocen a detalle el funcionamiento del pago de nómina y que
sus experiencias reflejadas a través de técnicas de investigación puedan encontrar la solución a
través de un manual de procedimiento que permita pagar los salarios a los empleados y
contratistas en las fechas previstas para tales operaciones. En la Tabla 2 se puede reflejar la
cantidad de empleados en esta área.
34
Técnicas e instrumentos
Técnica.
Las técnicas que se utilizaran son las entrevistas y las encuestas, con el fin de poder
analizar si existe la necesidad de un manual de procedimiento para el departamento de nómina de
la empresa y así lograr un óptimo funcionamiento del mismo y que pueda generar un buen
ambiente de trabajo.
La entrevista se realizó al personal al jefe de recursos humanos, jefe administrativo y al
jefe de auditoria con el fin de obtener la información útil que pueda generar la estrategia de
implementación de un manual de procedimientos para el departamento de nómina de la empresa
Tecniwai, S. A.
35
Tabla 2.
Cantidad de empleados en el área administrativa de la empresa Tecniwai S. A.
La encuesta se realizó a los asistentes que se desempeñan en el área administrativa ya que
se obtendrá la información necesaria e importante del funcionamiento y manejo del pago nómina
a los empleados y contratistas que conforman la empresa.
Instrumento.
El instrumento que se utilizó para el desarrollo de este proyecto de grado fue el
cuestionario, tanto para la entrevista como para las encuestas. Según Hernández et al. (2012)
definen que los cuestionarios consisten en un conjunto de preguntas respecto a una o más
36
variables. Asi mismo, se puede indicar que son los instrumentos de recolección de datos más
utilizados.
La finalidad del cuestionario es cuantificar las variables de estudio a través de un proceso
sistematizado de preguntas con el fin de encontrar las deficiencias del proceso actual como
también encontrar las soluciones para esos inconvenientes. Es decir, se pretende conocer el nivel
organizacional, funcionamiento, procedimiento y responsabilidades del trabajo. La solución a los
problemas es la implementación de un manual de procedimiento para el departamento de nómina
que sea correcto y acertado con el fin de ayudar al buen funcionamiento de esta área. Los
resultados están representados por tablas y gráficos de distribución de frecuencias.
37
Análisis de los resultados
Análisis de resultados de las entrevistas.
Este instrumento fue aplicado al jefe de recursos humano, al jefe administrativo y al jefe de
auditoria de la empresa Tecniwai, S. A. Esta entrevista cuenta con preguntas abiertas que se
presentan a continuación:
1.- ¿Considera Ud. que la falta de un manual de procedimiento sea el causante del mal
manejo del pago de nómina?
Los entrevistados manifestaron que existe dos circunstancias principales las cuales
pueden afectar el normal cumplimiento del pago de nómina a los empleados y contratistas.
Destacan que hay una mala política en el área de cobranza ya que se tardan en cancelar las
cuentas por cobrar de los diferentes clientes permitiendo que no entren a tiempo el dinero a las
cuentas de la empresa.
La otra consecuencia es que no tienen un control interno del pago de nómina que se puede
manifestar en la falta de un manual de procedimiento. Esto conlleva aun descontrol en los pagos
a los diferentes empleados y organismos que hacen vida en la organización. La problemática
principal es que no se cancelan en los días establecidos en las leyes y contratos de trabajo
ocasionando, en ocasiones, un mal clima entre la empresa y los trabajadores. Esto afecta
directamente a la satisfacción laboral y por ende al desempeño de las labores de los empleados y
contratistas o colaboradores.
2.- ¿Cree ud que implementar un manual de procedimientos mejorará el proceso de pago
de nómina para los empleados y contratistas de la empresa Tecniwai S. A.?
Las repuestas de los entrevistados fue que al implementar un manual de procedimientos
ayuadría a mejorar la problemática de los pagos efectuados por la empresa para con sus
empleados y contratistas. Este manual debe reflejar los pasos a seguir para la cancelación de los
38
pagos y salarios como también tener relación con las áreas que dependen del regreso del efectivo
como lo son el área de cobranza y facturación. Este manual será una herramienta auxiliar para los
trabajadores y colaboradores.
Análisis de los resultados de las encuestas.
Este instrumento fue aplicados a los asistentes del área administrativa ya que son los que se
desempañan en los cargos donde se obtendrá las respuestas a las necesidades de mejorar el pago
de nómina a los empleados y contratistas. Esta encuesta cuenta con 10 preguntas cerradas que se
detallan continuación:
39
Pregunta N° 1: ¿Tiene conocimiento de los objetivos del departamento de nómina en cada
procedimiento?
Tabla 3.
Grado de conocimiento de los objetivos del departamento de nómina
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa de la
empresa Tecniwai S. A.
Figura 3. Grado de conocimiento de los objetivos del departamento de nómina
En la Tabla 3 y Figura 3 se muestran los resultados obtenidos en la primera pregunta
del cuestionario lo cual reflejan que el 29% probablemente no conoce y un 43% definitivamente
no conoce los objetivos del departamento de nómina. Solo un 14% conoce totalmente los
objetivos ya que pertecen al área de administración y el otro 14% probablemente si los conoce
debido a que pertenecen al área de auditoría y facturación.
40
Pregunta N° 2: ¿Tiene conocimiento de que es la nómina?
Tabla 4.
Grado de conocimiento de nómina
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa
de la empresa Tecniwai S. A.
Figura 4. Grado de conocimiento de nómina
En la Tabla 4 y Figura 4 se observa las repuestas a la pregunta 2 del cuestionario
donde la gran mayoría conoce el concepto de lo que es nómina. Un 57% definitivamente si la
conoce, un 29% probablemente si y un 14% probablemente no la conoce. Esto indica que el
personal encargado del área administrativa conoce la función principal del pago de nómina.
41
Pregunta N° 3: ¿Hay alguna problemática en el pago de la nomina para los empleados y
contratistas?
Tabla 5.
Existencia de problemática en el pago de nómina
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa
de la empresa Tecniwai S. A.
Figura 5. Existencia de problemática en el pago de nómina.
Existe una problemática en el pago d enómina de los empleados y contratistas como
se refleja en la Tabla 5 y Figura 5. El 36% de los entrevistados reflejaron que si hay
definitivamente un problema en los pago, al igual que un 21 % expone que probablemnete si los
hay. Un 21% considera que probablemente no lo hay y un 7% expresa que no hay problema en el
pago de nomina. Un 14% se mostró indeciso o indiferente.
42
Pregunta N° 4: ¿Cree Ud que la problemática del pago de nómina es causada por otros
departamentos contables?
Tabla 6.
Causas de la problemática de pago nómina
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa
de la empresa Tecniwai S. A.
Figura 6. Causas de la problemática de pago nómina
En la Tabla 6 y Figura 6 se pueden observar las respuestas a la pregunta 4 del
cuestionario. El 14% de los entrevistados reflejaron que definitivamente la problemática de pago
es causada por otros departamentos contables seguidamente con 14% probablemente creen en lo
mismo. Un 36% probablemente no cree que existan tales problemas pero un 14%
definitivamente cree que no hay problema. El 21% de los entrevistados muestra indecisión o
indiferencia.
43
Pregunta N° 5: ¿Considera que relacionar las áreas de nóminas con otros departamentos
contables ayudará a mejorar los pagos de nómina a empleados y contratistas?
Tabla 7.
Relacionar las áreas de nómina con otros departamentos contables.
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa
de la empresa Tecniwai S. A.
Figura 7. Relacionar las áreas de nómina con otros departamentos contables.
La Tabla 7 y la Figura 7 se detallan las respuestas a la pregunta 5. Un 29% de los
entrevistados manifestaron que definitivamente ayudaría relcionar las áreas pero un 14%
probablemente dice que si. En cambio, un 29% definitivamente dice que no es necesario
relacionar pero un 21% probablemente comenta que no. Un 7% de los entrevistados se muestra
indeciso o indiferente.
44
Pregunta N° 6: ¿Considera ud que el departamento de nómina posee las herramientas
necesarias para el pago adecuado de la nómina?
Tabla 8.
El departamento de nómina posee las herramientas para el pago de la nómina.
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa
de la empresa Tecniwai S. A.
Figura 8. Herramientas para el pago adecuado de la nómina
En la Tabla 8 y la Figura 8 se muestra las repuestas a la interrogante 6 del
cuestionario. El 14% de los entrevistados comentan que definitivamente el departamento posee
herramientas pero un 21% refleja que probablemente si. A diferencia del 36% que expresan que
definitivamente el departamento no posee las herramientas pero un 14% comenta que
probablemente no las posean. Un 14% mostró indecisión ó indiferencia.
45
Pregunta N° 7: ¿Existe en la empresa Tecniwai, S. A. un sistema de control adecuado para
el manejo del pago de nómina?
Tabla 9.
Existencia de sistema de control en el departamento de nómina.
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa
de la empresa Tecniwai S. A.
Figura 9. Existencia de sistema de control en el departamento de nómina.
Los entrevistados manifestaron sus respuestas a la pregunta 7 del cuestionarios como
se observa en la Tabla 9 y Figura 9 respectivamente. Un 14% reflejo que definitivamente hay un
control en el pago de nomina pero un 14% expreso que probablemente si exista control. En
cambio un 36% manifestó que definitivamente no hay sun sistema de control de pago nómina
pero un 29% estaba probablemente de acuerdo a que no existe un sistema de control. Un 7%
estaba indeciso ó indiferente.
46
Pregunta 8: ¿La falta de un sistema de control es el causante de la problemática en el pago
de nómina de los empleados y contratistas?
Tabla 10.
Faltante de un sistema de control en el departamento de nómina.
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa
de la empresa Tecniwai S. A.
Figura 10. Faltante de un sistema de control en el departamento de nómina.
En la Tabla 10 y la Figura 10 se observan las respuestas a la pregunta 8 del
cuestionario. El 50% de los encuestados manifiesta definitivamente que hace falta un sistema de
control en el área de nómina, también un 29% expresa que probablemente falta tal sistema de
control. Caso contrario un 7% para los que definitivamente o probablemente creen que no hace
falta un sistema de control. Un 7% reflejo indecisión o indiferencia.
47
Pregunta N° 9: ¿Existe un manual de procedimiento para el departamento de nómina de la
empresa Tecniwai S. A.?
Tabla 11.
Existencia de un manual de procedimiento para el departamento de nómina.
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa
de la empresa Tecniwai S. A.
Figura 11. Existencia de un manual de procedimiento para el departamento de nómina.
La Tabla 11 y la Figura 11 reflejan las respuestas a la interrogante 8 del cuestionario.
Todos los entrevistados definitivamente expresan que no existe un manual de procedimiento para
el departamento pero un 14% manifiestan que si hay un manual. Caso contrario con el 57% que
muestra definitivamente que no hay manual de procedimiento como también un 29% detalla que
probablemente no exista. Un 14% respondió con indecisión o indiferencia.
48
Pregunta N° 10: ¿Cree Ud. Que implementar un manual de procedimientos en el área de
nómina ayudaría a solucionar los pagos de salarios a empleados y contratistas?
Tabla 12.
Implementar un manual de procedimiento para el departamento de nómina.
Fuente: Cuestionario realizado a los asistentes del área administrativa
de la empresa Tecniwai S. A.
Figura 12. Implementar un manual de procedimiento para el departamento de nómina.
Los entrevistados expresaron sus respuestas de la pregunta 8 como se reflejan en la Tabla
12 y Figura 12. Un 64% definitivamente estuvo de acuerdo en implementar un manuald e
procedimiento como también un 21% manifesto que probablemente estaría de acuerdo. En
cambio un 7% expresó que probablemente no es necesario implementar un manual de
procedimiento. La indecisión o la indiferencia arrojó un 7% de la encuesta
49
Capítulo iv: Propuesta
Tema
Manual de procedimientos para el departamento de nómina de la empresa Tecniwai S. A.
Justificación.
El proceso de nómina es un factor importante desde varias aristas de la organización.
Primeramente, un buen proceso ejerce una satisfacción laboral entre todos los empleados de la
empresa y por ende existe un ambiente de trabajo optimo y eficiente. El otro factor importante es
la cancelación a tiempo a los contratistas o colaboradores lo cual promueve un factor de
confianza. Ambos factores contribuyen al crecimiento de la organización permitiendo que la
empresa tenga renombre no solo por sus productos de alta calidad, sino que también se preocupa
por el bienestar de los empleados y colaboradores. La empresa actualmente no cuenta con un
procedimiento en el área de nómina lo cual genera disgustos y un mal clima organizacional que
no está vinculada ni fortalece las políticas de trabajo de la organización. Es por ello la
importancia de un manual de procedimientos la cual normalizará todos los procesos de nómina
realizados en la empresa y permitirá un mejor manejo de las actividades y un mayor control de
las funciones que adentro se realizan.
Objetivos
Objetivo General.
Realizar un manual de procedimientos para el departamento de nómina de la empresa
Tecniwai S. A.
Objetivos Específicos.
Analizar el proceso de nómina de la empresa.
Diseñar una herramienta de control interno que permita manejar con más control los
procesos que se realizan dentro del área contable.
50
Otorgar un manual de procedimiento para el departamento de nómina como
herramienta de control interno.
Mejorar los procesos contables en el área de nómina de la empresa.
Misión.
Producir confianza entre los empleados y contratistas a través de un eficiente y confiable
proceso de nómina la cual genere las más altas normas y políticas de calidad dentro y fuera de la
empresa.
Visión.
Hacer del departamento de nómina un área de calidad y eficiencia donde se vea reflejada
los estándares de la empresa a través del trabajo honesto, eficaz y responsable en cada una de sus
ámbitos.
Factibilidad.
La factibilidad técnica del proyecto es otorgada por la empresa a través de sus equipos y
materiales que estan disponibles para tal fin y del personal capacitado que labora en el área de
nómina. La factibilidad económica es presentada como una inversión donde la empresa tendrá un
valor que retornará en forma de ganancia en corto tiempo. Por lo tanto, el desarrollo de la
investigación es factible porque produce bajos costos de implementación, pero sobre todo
aumenta la calidad de la organización dentro de la empresa produciendo un excelente clima
organizacional manifestado a través de la satisfacción laboral de los empleados.
Análisis financiero de la propuesta.
Para que la propuesta sea realizada con éxito se debe tener un costo de financiamiento
mensual, la cual estará conformado por los costos directos y los costos indirectos.
51
Costos directos.
Estos representan el desarrollo de las actividades que realiza el equipo de trabajo
representados por el jefe administrativo y un asistente administrativo el cual se ve reflejado en la
tabla 13
Tabla 13.
Costos directos para el financiamiento de la propuesta.
Costos Indirectos.
Representan los valores de los servicios e insumos necesarios para desarrollar la actividad
financiera como se detalla en la Tabla 14.
Tabla 14.
Costos indirectos para el financiamiento de la propuesta.
Por lo tanto, el costo de inversión para el desarrollo de la investigación dentro de la
empresa se muestra en la Tabla 15.
52
Tabla 15.
Presupuesto para el financiamiento de la propuesta.
Desarrollo de la propuesta.
53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE NÓMINA
Elaborado por: PAEZ, CÉSAR
Provincia del Guayas, ciudad Guayaquil, Ecuador
Enero 2018
54
Manual de Procedimientos Página: 2/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero 2018 CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVO 4
ALCANCE DEL MANUAL 4
REGLAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL 5
ESTRATEGIAS DEL ÁREA 6
CAPITULO I 7
BASES LEGALES 7
Objetivo 7
De los empleados de la empresa 7
De las contratistas 10
CAPÍTULO II 13
ACTUALIZACIÓN DE DATOS 13
II.1.- Procedimiento para inclusión, modificación y eliminación de 14
movimientos mensuales de los empleados de la empresa TECNIWAI S. A.
II.1.1.- Diagrama del procedimiento 18
II.2.- Procedimiento para inclusión y modificación de cuentas bancarias de. 23
los empleados de la empresa TECNIWAI, S. A
II.2.1.- Diagrama del procedimiento 27
II.3.- Procedimiento para inclusión, modificación y eliminación de.
33 movimientos mensuales de las contratistas o colaboradores de la empresa
TECNIWAI S. A
II.3.1.- Diagrama del procedimiento
CAPÍTULO III 40
PAGO DE NÓMINA A EMPLEADOS Y SERVICIOS A CONTRATISTAS 40
III.1.- Procedimiento para la cancelación de remuneraciones por sueldos a 41
los trabajadores de la empresa TECNIWAI S.A
III.1.1.- Diagrama del procedimiento 44
III.2.- Procedimiento para la cancelación de los beneficios a los
trabajadores 48
de la empresa TECNIWAI S.A
III.2.1.- Diagrama del procedimiento 51
III.3.- Procedimiento para la cancelación del fondo de reserva a los. 55
trabajadores de la empresa TECNIWAI S.A
III.3.1.- Diagrama del procedimiento 58
III.4.- Procedimiento para la retención del IESS a los trabajadores de la 62
empresa TECNIWAI S.A
III.4.1.- Diagrama del procedimiento 64
III.5.- Procedimiento para la cancelación de servicios a contratistas que 67
colaboran con la empresa TECNIWAI S.A
III.5.1.- Diagrama del procedimiento 70
55
Manual de Procedimientos
Página: 3/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018 INTRODUCCIÓN
Las organizaciones avanzan cada día para mejorar sus productos y servicios a través de
técnicas de calidad involucrando el bienestar entre sus trabajadores y con un profundo respeto
al medio ambiente. Esto no escapa para el desarrollo de sus procesos desde la parte
administrativa. El área administrativa es fundamental para un buen funcionamiento de la
organización a través de técnicas contables que generen confianza entre sus empleados,
accionista y contratistas o colaboradores. Para evitar que evitar que se fomente un mal clima
organizacional por mal manejo de los controles internos de contabilidad en el área de nómina
y por ende se produzca una insatisfacción en los trabajadores y colaboradores que dependen de
esta área es necesario crear un manual de procedimientos que fortalezcan los procesos
contables en esta área.
La finalidad de este manual es brindar un apoyo eficiente, eficaz y de calidad a los procesos
contables con el objetivo de garantizar un desarrollo prospero, generando confianza dentro y
fuera de la organización. Se establecerán procedimientos para la actualización de datos de los
empleados y contratistas, elaboración de nóminas y pagos de sueldos a los empleados,
elaboración de nóminas sobre prestaciones sociales y retenciones obligatorias, elaboración de
pagos a los contratistas o colaboradores y el proceso de apoyo secretarial que dispone esta área
administrativa. Se presentan flujogramas de procesos que servirán de ayuda para todo el
personal que conforma la empresa con el objetivo de realizar las actividades y poder tomar las
decisiones pertinentes para cada caso.
56
Manual de Procedimientos
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Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
57
OBJETIVO
Realizar un manual de procedimientos para el departamento de nómina para la TECNIWAI
S.A, con el objetivo de generar confianza dentro y fuera de la organización.
ALCANCE DEL MANUAL
Este manual será aplicado para el personal que labora en el departamento de nómina de la
empresa TECNIWAI S.A para garantizar un desarrollo lógico, optimo y eficiente de los
procesos contables y administrativos.
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Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
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58
REGLAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL
Este manual debe tener ciertas consideraciones que deben ser implementadas por el jefe de
administración y el ayudante de administración encargado de la nómina. Las reglas son las
siguientes:
La implementación del manual deberá ser aprobado por el gerente general.
El jefe de administración deberá supervisar el fiel cumplimiento de este manual.
Si este manual requiere de alguna modificación o actualización, dependiendo de las
necesidades que requiera el departamento de nómina, estos deben realizarse a través
del jefe de administración y del ayudante de administración encargado de la nómina.
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Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
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ESTRATEGIAS DEL ÁREA
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CAPÍTULO I
BASES LEGALES
Objetivo.
Conocer las bases legales correspondientes a los pagos o remuneraciones de los empleados y
contratistas y así establecer deberes y derechos entre estos y la empresa.
De los empleados de la empresa.
Los principales pagos a los trabajadores corresponden a las vacaciones, a la decimotercera
remuneración, decimocuarta remuneración, fondos de reserva y la participación del 15% en las
utilidades de la compañía.
1.- Vacaciones.
De conformidad con el Art 69 del código de trabajo de la república del Ecuador, todo
trabajador tendrá derecho a gozar anualmente de un período ininterrumpido de quince días de
descanso, incluidos los días no laborables.
Según el código de trabajo de la república del Ecuador, los trabajadores que hubiesen prestado
servicios por más de cinco años en la misma empresa o al mismo empleador, tendrán derecho
a gozar de un día adicional de vacaciones por cada uno de los años excedentes o recibirán en
dinero la remuneración correspondiente a los días excedentes.
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Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
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2.- Decimotercer sueldo.
De conformidad con el Art 111 del código de trabajo, los trabajadores tienen derecho a que sus
empleadores les paguen mensualmente la parte proporcional a la doceava parte de las
remuneraciones que perciban durante el año calendario. El trabajador o trabajadora deberá
solicitar de forma escrita si este valor lo desea recibir de forma acumulada, hasta el veinte y
cuatro de diciembre de cada año.
Según el código de trabajo de la república del Ecuador, el período de cálculo para el
decimotercer sueldo es de 01 de diciembre al 30 de noviembre.
3.- Decimocuarto sueldo.
De conformidad con el Art 113 del código de trabajo, los trabajadores tendrán derecho a una
bonificación mensual equivalente a la doceava parte de la remuneración básica mínima
unificada para los trabajadores en general. El trabajador o trabajadora deberá solicitar de forma
escrita si este valor lo desea recibir de forma acumulada, hasta el 15 de marzo en las regiones
de la costa e insular y hasta el 15 de agosto en las regiones de la sierra y amazónica.
Según el código de trabajo de la república del Ecuador, el pago de esta bonificación se
observará el régimen escolar adoptado en cada una de las circunstancias territoriales.
El período de cálculo para la región de la costa e insular es de 01 de marzo al 28 de febrero
según lo estipulado en el código de trabajo de la república del Ecuador.
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Enero, 2018
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4.- Fondo de reserva.
De conformidad con el Art 196 del código de trabajo de la república del Ecuador, todo
trabajador que presta servicios por más de un año tienen derecho a que el empleador le cancele
una suma equivalente a un mes de sueldo o salario por cada año completo posterior al primero
de sus servicios. Estas sumas constituirán su fondo de reserva o trabajo capitalizado.
Según el código de trabajo de la república del Ecuador, el caso de que el trabajador no haya
realizado una solicitud de acumulación de fondo de reserva en el IESS, el empleador deberá
pagarlo directamente al trabajador en conjunto con su remuneración mensual mediante
nómina.
5.- Participación del 15% de utilidades.
De conformidad con el Art 97 del código de trabajo de la república de Ecuador, el empleador o
empresa reconocerá en beneficio de sus trabajadores el 15% de las utilidades líquidas. El 10%
se dividirá para los trabajadores de la empresa, sin consideración a las remuneraciones
recibidas por cada uno de ellos durante el año correspondiente al reparto y será entregado
directamente al trabajador. El 5% será entregado directamente a los trabajadores de la
empresa, proporción a sus cargas familiares, entendiéndose por estas al conyugue o
conviviente en unión de hechos, los hijos menores de dieciocho años y los hijos minusválidos
de cualquier edad.
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Enero, 2018
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6.- Utilidades no cobradas.
De conformidad con el Art 106 la parte empleadora está obligada a agotar sus refuerzos para
entregar de forma directa el beneficio de utilidades a sus trabajadores o ex trabajadores. Si
hubiese utilidades no cobradas por las personas trabajadoras o ex trabajadoras, la parte
empleadora las depositará a beneficio de estos en una cuenta del sistema financiero nacional, a
más tardar, dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que debió efectuarse el pago,
debiendo además la parte empleadora publicar por la prensa la nómina de las personas trabajadoras
o extrabajadoras beneficiarios de este derecho, que le corresponde a cada una de ellas, a través de
un diario de circulación nacional o local.
De las contratistas.
Definición de contrato.
Según el Libro IV del Códifo Civil de Ecuador en los Art 1453 en adelante se definen los
contratos de la siguiente manera:
Según modo de asumir las obligaciones:
Unilateral: una de las partes se obliga para con otra, que no contrae obligación alguna.
Bilateral: las partes contratantes se obligan recíprocamente.
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Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
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Según equivalencias de las prestaciones:
Gratuito: Utilidad de una de las partes, la otra sufre el gravamen.
Oneroso: Utilidad de ambos contratantes; gravándose cada uno a beneficio del otro.
Conmutativo: Cuando cada parte se obliga a dar o hacer una cosa que se considera
como equivalente a lo que la otra parte debe dar o hacer.
Aleatorio: Si el equivalente consiste en una contingencia de ganancia o pérdida.
El contrato crea obligación de cumplirlo, pero si uno lo incumple, produce perjuicio al otro, lo
cual crea una nueva obligación que es de la de reparar el perjuicio.
El contrato es fuente de obligaciones, pero también el incumplimiento es fuente de
obligaciones.
De los contratos bilaterales.
Según el Art 1505 del Libro IV del Código Civil de Ecuador los contratos bilaterales van
envuelto la condición resolutoria de no cumplirse por uno de los contratantes lo pactado. El
otro contratante podrá pedir con indemnización de perjuicios: la resolución, o, el
incumplimiento del contrato.
El Art 1568 del Libro IV del Código Civil de Ecuador refleja que en los contratos bilaterales,
ninguno de los contratantes esta en mora, dejando de cumplir lo pactado, mientras el otro no lo
cumple por su parte.
Esto quiere decir, que cuando un contratante no cumpla, por ejemplo, con retardo de pago, la
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conducta o comportamiento de la entidad que imposibilita al contratista la ejecución del
contrato puede tener dos efectos: 1) Definitivo, autoriza pedir resolución del contrato; 2)
Transitorio, autoriza a suspenderla obra o actividad que está realizando.
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CAPÍTULO II
ACTUALIZACIÓN DE DATOS
Objetivo.
Describir las actividades que se necesitan para cumplir con la actualización de los datos
partiendo de la inclusión, modificación y eliminación de movimientos y cuentas bancarias a
empleados dentro del departamento de nómina de la empresa TECNIWAI S.A
Entrada.
Solicitud de actualización de los movimientos del personal de la empresa TECNIWAI S.A
procesados durante el mes.
Salidas.
Reporte de nómina mensuales.
Reporte de transacciones en línea.
Listado de pago de prestaciones sociales.
Orden de pago financiera.
Oficios en respuestas de solicitudes recibidas.
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Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
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II.1.- Procedimiento para inclusión, modificación y eliminación de movimientos
mensuales de los empleados de la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE ACCIÓN
SECRETARIA
1.- Recibe del jefe de recursos humanos
oficios expresando los movimientos de
personal por concepto de ingresos, ascensos,
renuncias, fallecimiento, rescisión de
contrato, vencimiento de contrato y
suspensión del cargo.
2.- Coloca firma, sello y fecha de recibido
los oficios.
3.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo de los
oficios.
4.- Entrega al asistente administrativo los
oficios expresando los movimientos del
personal por concepto de: ingresos,
ascensos, renuncias, fallecimiento, rescisión
de contrato, vencimiento de contrato y
suspensión del cargo.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
5.- Recibe de la secretaria los oficios
expresando los movimientos de personal por
concepto de: ingresos, ascensos, renuncias,
fallecimiento, rescisión de contrato,
vencimiento de contrato y suspensión del
cargo.
6.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo de los
oficios.
7.- Verifica el concepto de los oficios.
a) Si el oficio expresa que son ingresos y
ascensos entonces ir al paso 8.
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Enero, 2018
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RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
b) En caso contrario si los oficios expresan
exclusión de nómina como renuncias,
fallecimiento, rescisión de contrato,
vencimiento de contrato y suspensión
del cargo entonces se debe proceder al
movimiento pautado para la cancelación
de sus servicios.
8.- Revisa en los oficios los datos del
trabajador (a): apellidos y nombres y número
de identidad.
9.- Revisa si los documentos reflejan el
nombre de la entidad bancaria y el número
de cuenta para determinar la forma de pago
(si los documentos no reflejan el número de
cuenta bancaria, la forma de cancelar es
pago directo a través de una orden de pago).
10.- Busca las tablas de sueldos, conceptos y
dependencias.
11.- Revisa que el documento refleje el
código de la dependencia correspondiente y
código presupuestario de acuerdo a la tabla
de dependencias.
12.- Asigna el código de sueldo y/o código
de cargo de acuerdo a la tabla de sueldos,
conceptos.
13.- Verifica si el trabajador (a) le
corresponde a la decimotercera
remuneración y/o decimocuarta
remuneración.
14.- Realiza los cálculos manualmente
tomando en consideración la fecha de
ingreso, para determinar el pago que le
corresponden al trabajador (a), se toman las
Manual de Procedimientos Página: 16/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
69
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
remuneraciones que percibieron durante el
año calendario y obtienen una doceava parte
del mismo.
15.- Se suministra en el paquete office de
datos (Excel) los datos correspondientes a la
actualización (inclusión, modificación o
eliminación) incluyendo el código de
sueldos y el código de cargos, para que el
sistema genere los ingresos (sueldo y
retroactivo) y deducciones (legales y
contractuales) del trabajador (a).
16.- Coteja los cálculos manuales con los
cálculos que genero el paquete de office de
datos (Excel).
a) Si los datos cotejados están bien
entonces se procede a realizar el paso
17.
b) Caso contrario, si los datos no coinciden
entonces se procede a investigar.
Primeramente, se revisa los cálculos
manuales y luego las fórmulas
matemáticas en el paquete de office de
datos (Excel). Al encontrar el error, se
corrige y se procede a realizar el paso
17.
17.- Revisa en el paquete office de datos
(Excel) el código de sueldo, el código de
cargo y datos del trabajador (a).
18.- Imprime los soportes que respaldan las
actualizaciones de los movimientos de
personal procesados durante el mes a ser
anexados a las relaciones de auditoria interna
y listados de inclusiones u exclusiones.
19.- Archiva en las carpetas asignadas para
ello, relación de auditoria interna, relación
de las cuentas nóminas (personal excluido),
y
Manual de Procedimientos Página: 17/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
70
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
listado de exclusiones del mes.
20.- Realiza los oficios para remitir cada una
de las relaciones a las dependencias
correspondientes:
a) Relación de auditoria interna se remite
con oficio a la unidad de auditoria.
b) Relación de las cuentas nóminas
(personal excluido) se remite con oficio
a la unidad de recursos humanos.
c) Listado de inclusiones y exclusiones se
remite con oficio a la gerencia general,
recursos humanos y auditoria.
21.- Anota en el libro de control de salida de
correspondencia, nombre y motivo de los
oficios.
22.- Envía los oficios y las relaciones a las
dependencias respectivas.
23.- Archiva en las carpetas asignadas para
ellos los oficios, recaudos y relación de
auditoria interna.
Manual de Procedimientos Página: 18/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
71
II.1.1.- Diagrama del procedimiento para inclusión, modificación y eliminación de
movimientos mensuales de los empleados de la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
SECRETARIA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 19/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Recibe los oficios para el
procesamiento por inclusión,
modificación y eliminación de
movimientos mensuales.
Coloca firma, sello y fecha de
recibido los oficios.
Anota en el libro de control
Entrega al asistente
administrativo los oficios.
Recibe los oficios por parte de
la secretaria.
Anota en el libro de control
A
72
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
Manual de Procedimientos Página: 20/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Revisar los datos de nombre y
apellido y número de
identidad.
Revisa si se refleja la entidad y
cuanta bancaria.
A
Verifica el concepto de los
oficios.
Inclusión por
ingresos y ascensos.
Exclusión
de la
nómina
Ejecutar
procedimiento
para cancelación
de servicios.
Si se refleja
Realizar Orden
de Pago.
No se
refleja
Busca las tablas de sueldos,
conceptos y pendencias.
B
73
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
Manual de Procedimientos Página: 21/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Asigna el código de sueldo y/o
código de cargo de acuerdo a la
tabla de sueldos, conceptos.
Verifica si el trabajador (a) le
corresponde a la decimotercera
remuneración y/o decimocuarta
remuneración.
B
Revisa que el documento
refleje el código de la
dependencia correspondiente y
código presupuestario de
acuerdo a la tabla de
dependencias.
Realiza los cálculos
manualmente
C
Se suministra en el paquete de
datos (Excel) los datos de
actualización para que el
sistema genere los ingresos
(sueldo y retroactivo) y
deducciones (legales y
contractuales) del trabajador
(a).
74
Los
cálculos
están
correctos
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
Manual de Procedimientos Página: 22/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Revisa los
cálculos
manuales
Revisa en el paquete office de
datos (Excel) el código de
sueldo, el código de cargo y
datos del trabajador (a).
C
Coteja los cálculos manuales
con los cálculos que genero el
paquete de office de datos
(Excel).
D
Si los cálculos
coinciden
Si los
cálculos
no
coinciden
Se corrige
los
cálculos
Se revisa
las
fórmulas
matemáti
cas del
paquete
de datos
y se
corrigen
Imprime los soportes que
respaldan las actualizaciones de
los movimientos de personal
procesados durante el mes.
Archiva en las carpetas
asignadas para ello, relación de
auditoria interna, relación de
las cuentas nóminas (personal
excluido), y listado de
exclusiones del mes.
75
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
Manual de Procedimientos Página: 23/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Anota en el libro de control de
salida de correspondencia.
D
Realiza los oficios para remitir cada
una de las relaciones a las
dependencias correspondientes:
a) Relación de auditoria interna se
remite con oficio a la unidad de
auditoria.
b) Relación de las cuentas
nóminas (personal excluido) se
remite con oficio a la unidad de
recursos humanos.
c) Listado de inclusiones y
exclusiones se remite con oficio
a la gerencia general, recursos
humanos y auditoria.
Envía los oficios y las
relaciones a las dependencias
respectivas.
Archiva en las carpetas
asignadas para ellos los
oficios, recaudos y
relación de auditoria
interna. FIN
76
II.2.- Procedimiento para inclusión y modificación de cuentas bancarias de los empleados
de la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE ACCIÓN
SECRETARIA
1.- Recibe de manera verbal la solicitud de
inclusión o modificación por parte
trabajador(a).
2.- Entrega al trabajador(a) la “planilla de
solicitud de cuenta bancaria” para que la
misma sea llenada con letra clara y legible.
3.- Recibe del trabajador(a) la “planilla de
solicitud de cuenta bancaria”.
4.- Entrega al asistente administrativo la
“planilla de solitud de cuenta bancaria”.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
5.- Recibe de la secretaria la “planilla de
solicitud de cuenta bancaria”.
6.- Ingresa en el computador fecha, tipo de
cuenta, apellidos y nombres, número de
identidad, dirección y teléfono del
trabajador(a), en la carta de apertura de
cuenta nómina.
7.- Imprime original y copia de la carta de
apertura de cuenta nómina.
8.- Anexa a la original de la carta de apertura
de cuenta nómina, la “planilla de solicitud de
cuenta bancaria”.
9.- Entrega a la secretaria original y copia de
la carta de apertura cuenta nómina.
Manual de Procedimientos Página: 24/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
77
RESPONSABLE ACCIÓN
SECRETARIA
10.- Recibe del asistente administrativo
original y copia de la carta de apertura de
cuenta nómina.
11.- Entrega al jefe de administración
original y copia de la carta de apertura de
cuenta nómina para que le coloque firma y
sello en original y copia.
12.- Entrega al trabajador(a) original y copia
de la carta de apertura de cuenta nómina.
13.- Posteriormente recibe del trabajador(a)
la “planilla de solicitud de cuenta bancaria”
y copia de la carta de apertura de cuenta
nómina con indicación del número de cuenta
bancaria, tipo de cuenta, sellada y firmada
por la entidad financiera con los recaudos
(A):
Fotocopia legible del documento de
identidad.
Fotocopia legible de la libreta o
chequera si el interesado posee cuenta
personal.
14.- Entrega al asistente administrativo la
“planilla de solicitud de cuenta bancaria” y
copia de la carta de apertura de cuenta
nómina con indicación del número de cuenta
bancaria, tipo de cuenta, sellada y firmada
por la entidad financiera con los recaudos
(A):
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
15.- Recibe de la secretaria la “planilla de
solicitud de cuenta bancaria” y copia de la
carta de apertura de cuenta nómina con
indicación del número de cuenta bancaria,
tipo de cuenta, sellada y firmada por la
entidad financiera con los recaudos (A).
16.- Anota en el libro de control
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
Manual de Procedimientos Página: 25/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
78
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
17.- Verifica los datos bancarios y que los
mismos estén legibles.
a) Si los datos se leen correctamente
entonces ir al paso 18.
b) En caso contrario, si los datos no se leen
correctamente, no se procesa.
Se realiza oficio para notificar al
trabajador(a) el motivo de la
devolución.
Imprime original y copia del oficio.
Coloca firma en original y copia del
oficio.
Anexa el original del oficio, la
“planilla de solicitud de cuenta
bancaria”, copia de la carta de
apertura de cuenta nómina y
recaudos (A).
Entrega a la secretaria original y
copia del oficio.
SECRETARIA
Recibe del asistente administrativo
original y copia del oficio.
Notifica vía telefónica al
trabajador(a) pasar por el
departamento de nómina a retirar el
oficio.
Fin del procedimiento.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
18.- Verifica si se trata de una inclusión o
modificación de cuenta bancaria.
a) Si es inclusión de cuenta bancaria ir al
paso 19.
b) En caso contrario, si es modificación de
cuenta bancaria: compara la “planilla de
solicitud de cuenta bancaria”, copia de
la carta de apertura de cuenta nómina y
recaudos (A) con los datos existente en
el paquete de office de datos (Excel).
Manual de Procedimientos Página: 26/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
79
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
19.- Codifica la forma de pago (1. Pago
directo; 2. Pago cuenta) y el código de la
entidad financiera.
20.- Ingresa en línea a la cuenta bancaria de
la empresa para incluir o modificar la cuenta
bancaria del trabajador(a).
21.- Genera un reporte de transacción en
línea una vez terminada de ingresar todas las
actualizaciones en la cuenta bancaria de la
empresa.
22.- Verifica todas las actualizaciones de
cuentas bancarias de los trabajadores
procesados durante el mes reflejado en el
reporte de transacciones en línea con la
“planilla de solicitud de cuenta bancaria y
copia de la carta de apertura de cuenta
nómina y recaudos (A).
a) Si coinciden todas las actualizaciones
entonces ir al paso 23.
b) En caso contrario, se realizan las
correcciones necesarias directamente en
la cuenta bancaria de la empresa.
23.- Archiva el reporte de la transacción en
línea con los anexos pertinentes.
24.- Entrega a la secretaria la “planilla de
solicitud de cuenta bancaria”, copia de la
carta de apertura de cuenta nómina y los
recaudos (A).
SECRETARIA
25.- Recibe del asistente administrativo los
documentos del paso 24.
26.- Archiva en la carpeta asignada para ello,
los documentos reflejados en el paso 24.
Manual de Procedimientos Página: 27/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
80
II.2.1.- Diagrama del procedimiento para para inclusión y modificación de cuentas
bancarias de los empleados de la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
SECRETARIA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 28/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Recibe de manera verbal la
solicitud de inclusión o
modificación por parte
trabajador(a).
Entrega al trabajador(a) la
“planilla de solicitud de cuenta
bancaria”.
Recibe la “planilla de solicitud
de cuenta bancaria” llena.
Entrega al asistente
administrativo la “planilla de
solitud de cuenta bancaria”.
Recibe la “planilla de solicitud
de cuenta bancaria”.
Ingresa en el computador los
datos que aparecen en la
planilla
A
81
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(continuación)
SECRETARIA
Manual de Procedimientos Página: 29/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Anexa a la original de la carta de
apertura de cuenta nómina, la
“planilla de solicitud de cuenta
bancaria”.
Entrega a la secretaria original y
copia de la carta de apertura cuenta
nómina.
Recibe del asistente administrativo
original y copia de la carta de
apertura de cuenta nómina.
Entrega al jefe de administración
documentos para que le coloque
firma y sello en original y copia.
B
A
Imprime original y copia de
la carta de apertura de cuenta
nómina.
mprime los soportes que
respaldan las actualizaciones de
los movimientos de personal
procesados durante el mes.
82
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
SECRETARIA
(Continuación)
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 30/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Posteriormente recibe del
trabajador(a) los documentos
sellados y firmados por la entidad
financiera con los recaudos (A):
Fotocopia legible del
documento de identidad.
Fotocopia legible de la
libreta o chequera si el
interesado posee cuenta
personal.
B
Entrega al trabajador(a) los
documentos para llevarlos a la
entidad financiera.
Entrega al asistente administrativo
los documentos sellados y
firmados por la entidad financiera
con los recaudos (A).
C
Recibe de la secretaria los
documentos sellados y firmados
por la entidad financiera con los
recaudos (A).
Anota en el libro de control
correspondencia, nombre y motiva
de los documentos.
83
Los
cálculos
están
correctos
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
SECRETARIA
Manual de Procedimientos Página: 31/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Se realiza
oficio para
notificar al
trabajador(
a) el
motivo de
la
devolución
C
Verifica los datos bancarios y que
los mismos estén legibles.
D
Si es inclusión
Si los
datos no
se leen
Coloca firma en
original y copia del
oficio.
Imprime original y
copia del oficio.
Entrega a la secretaria
original y copia del
oficio.
Anexa el original del
oficio, la “planilla de
solicitud de cuenta
bancaria”, copia de la
carta de apertura de
cuenta nómina y
recaudos (A).
Recibe del asistente
administrativo original
y copia del oficio.
Notifica vía telefónica
al trabajador(a) pasar
por el departamento de
nómina a retirar el
oficio.
Fin del
procedimiento
.
84
Los
cálculos
están
correctos
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 32/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Compara los
documentos con
los datos
existente en el
paquete de office
de datos (Excel).
D
Verifica si se trata de una
inclusión o modificación de
cuenta bancaria.
E
Si es inclusión
Si es
modificación
Codifica la forma de pago (1. Pago
directo; 2. Pago cuenta) y el
código de la entidad financiera.
Ingresa en línea a la cuenta
bancaria de la empresa para incluir
o modificar la cuenta bancaria del
trabajador(a).
Genera un reporte de transacción
en línea una vez terminada de
ingresar todas las actualizaciones.
Verifica todas las actualizaciones
de cuentas bancarias.
85
Los
cálculos
están
correctos
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(continuación)
SECRETARIA
Manual de Procedimientos Página: 33/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Se realizan las
correcciones
necesarias
directamente en
la cuenta bancaria
de la empresa.
E
Si coinciden
No coinciden
Entrega a la secretaria los
documentos pertinentes.
Recibe del asistente
administrativo los documentos.
Archiva el reporte de la
transacción en línea con los
anexos pertinentes.
Archiva en la carpeta
asignada para ello, los
documentos.
FIN
86
II.3.- Procedimiento para inclusión, modificación y eliminación de movimientos
mensuales de las contratistas o colaboradores de la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE ACCIÓN
SECRETARIA
1.- Recibe del jefe de recursos humanos
oficios expresando los movimientos de
contratistas por concepto de ingresos,
rescisión de contrato y vencimiento de
contrato.
2.- Coloca firma, sello y fecha de recibido
los oficios.
3.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo de los
oficios.
4.- Entrega al asistente administrativo los
oficios expresando los movimientos de
contratistas por concepto de ingresos,
rescisión de contrato y vencimiento de
contrato.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
5.- Recibe de la secretaria los oficios
expresando los movimientos de contratistas
por concepto de ingresos, rescisión de
contrato y vencimiento de contrato.
6.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo de los
oficios.
7.- Verifica el concepto de los oficios.
a) Si el oficio expresa que son ingresos
entonces ir al paso 8.
Manual de Procedimientos Página: 34/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
87
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
b) En caso contrario si los oficios expresan
exclusión de nómina como rescisión de
contrato y vencimiento de contrato
entonces se debe proceder al
movimiento pautado en el CAPITULO
III referente a elaboración de nómina y
pago de sueldos.
8.- Revisa en los oficios los datos de la
contratista: Nombre de la contratista y
número de RUC.
9.- Asigna el código de la contratista según
sea el tipo de servicio que presta.
10.- Se suministra en el paquete office de
datos (Excel) los datos correspondientes a la
actualización (inclusión, modificación o
eliminación) incluyendo el código de la
contratista, para que el sistema genere los
pagos. La cancelación del servicio es a
través de una orden de pago.
11.- Se realizan los cálculos manuales de los
servicios prestados por la contratista.
12.- Coteja los cálculos manuales con los
cálculos que genero el paquete de office de
datos (Excel).
a) Si los datos cotejados están bien
entonces se procede a realizar el paso
13.
b) Caso contrario, si los datos no coinciden
entonces se procede a investigar.
Primeramente, se revisa los cálculos
manuales y luego las fórmulas
matemáticas en el paquete de office de
Manual de Procedimientos Página: 35/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
88
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
datos (Excel). Al encontrar el error, se
corrige y se procede a realizar el paso 13.
13.- Revisa en el paquete office de datos
(Excel), el código y datos de la contratista.
14.- Imprime los soportes que respaldan las
actualizaciones de los movimientos de
contratista procesados durante el mes a ser
anexados a las relaciones de auditoria interna
y listados de inclusiones u exclusiones.
15.- Archiva en las carpetas asignadas para
ello, relación de auditoria interna, relación
de las cuentas nóminas (contratista
excluido), y listado de exclusiones del mes.
16.- Realiza los oficios para remitir cada una
de las relaciones a las dependencias
correspondientes:
a) Relación de auditoria interna se remite
con oficio a la unidad de auditoria.
b) Relación de las cuentas nóminas
(contratista excluida) se remite con
oficio a la unidad de recursos humanos.
c) Listado de inclusiones y exclusiones se
remite con oficio a la gerencia general,
recursos humanos y auditoria.
17.- Anota en el libro de control de salida de
correspondencia, nombre y motivo de los
oficios.
18.- Envía los oficios y las relaciones a las
dependencias respectivas.
19.- Archiva en las carpetas asignadas para
ellos los oficios, recaudos y relación de
auditoria interna.
Manual de Procedimientos Página: 36/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
89
II.3.1.- Diagrama del procedimiento para inclusión, modificación y eliminación de
movimientos mensuales de las contratistas o colaboradores de la empresa TECNIWAI
S.A
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
SECRETARIA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 37/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Recibe los oficios para el
procesamiento por inclusión,
modificación y eliminación de
movimientos mensuales.
Coloca firma, sello y fecha de
recibido los oficios.
Anota en el libro de control
Entrega al asistente
administrativo los oficios.
Recibe los oficios por parte de
la secretaria.
Anota en el libro de control A
90
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
Manual de Procedimientos Página: 38/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Revisar los datos de nombre y
número de RUC de la
contratista.
Revisa si se refleja la entidad y
cuanta bancaria.
A
Verifica el concepto de los
oficios.
Inclusión por ingresos
Exclusión
de la
nómina
Ejecutar
procedimiento
planteado en el
CAPITULO III
Asigna el código de la contratista
según sea el tipo de servicio que
presta.
B
Se suministra en el paquete office
de datos (Excel) los datos
correspondientes a la
actualización.
91
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
Manual de Procedimientos Página: 39/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
B
Realiza los cálculos
manualmente
C
Revisa los
cálculos
manuales
Revisa en el paquete office de
datos (Excel), el código y datos
de la contratista.
Coteja los cálculos manuales
con los cálculos que genero el
paquete de office de datos
(Excel). Se revisa
las
fórmulas
matemáti
cas del
paquete
de datos
y se
corrigen
Si los
cálculos
no
coinciden
Si los cálculos
coinciden
Se corrige
los
cálculos
Los
cálculos
están
correcto
s
Imprime los soportes que
respaldan las actualizaciones de
los movimientos de contratistas
procesados durante el mes.
92
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
Manual de Procedimientos Página: 40/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
C
Archiva en las carpetas
asignadas para ello, relación de
auditoria interna, relación de
las cuentas nóminas
(contratista excluido), y listado
de exclusiones del mes.
Realiza los oficios para remitir cada
una de las relaciones a las
dependencias correspondientes:
d) Relación de auditoria interna
se remite con oficio a la
unidad de auditoria.
e) Relación de las cuentas
nóminas (personal excluido)
se remite con oficio a la
unidad de recursos humanos.
f) Listado de inclusiones y
exclusiones se remite con
oficio a la gerencia general,
recursos humanos y auditoria.
Anota en el libro de control de
salida de correspondencia.
Envía los oficios y las
relaciones a las dependencias
respectivas.
Archiva en las carpetas
asignadas para ellos los
oficios, recaudos y
relación de auditoria
interna. FIN
93
CAPÍTULO III
PAGO DE NÓMINA A EMPLEADOS Y DE SERVICIOS A CONTRATISTAS
Objetivo.
Describir las actividades que se necesitan para cumplir con la cancelación de las
remuneraciones por sueldo a los trabajadores, como también el pago de servicios a las
contratistas que prestan colaboración a la empresa TECNIWAI S.A
Entrada.
Solicitud de cancelación de remuneraciones por sueldo a trabajadores y pago de servicios a
contratistas que prestan colaboración a la empresa TECNIWAI S.A procesados durante el mes.
Salidas.
Reporte de nómina mensuales.
Reporte de transacciones en línea.
Reporte de beneficios y retenciones a los trabajadores.
Orden de pago financiera a las contratistas.
Oficios en respuestas de solicitudes recibidas.
Manual de Procedimientos Página: 41/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
94
III.1.- Procedimiento para la cancelación de remuneraciones por sueldos a los
trabajadores de la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE ACCIÓN
SECRETARIA
1.- Recibe del jefe de administración el
oficio expresando el pago de nómina con los
siguientes recaudos (B): cruce de nómina del
personal del mes anterior y del mes actual,
relación de transacciones, cruce de nómina
vs relación de cargos, validación de ingresos
y deducciones y resumen comparativo de
ingresos y deducciones, preliminares
correspondientes al mes actual.
2.- Coloca firma, sello y fecha de recibido al
oficio con los recaudos (B).
3.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
4.- Entrega al asistente administrativo el
oficio expresando el pago de nómina con los
siguientes recaudos (B): cruce de nómina del
personal del mes anterior y del mes actual,
relación de transacciones, cruce de nómina
vs relación de cargos, validación de ingresos
y deducciones y resumen comparativo de
ingresos y deducciones, preliminares
correspondientes al mes actual.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
5.- Recibe de la secretaria el oficio con los
recaudos (B).
6.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
7.- Busca el reporte resumen comparativo de
ingresos y deducciones del mes anterior.
Manual de Procedimientos Página: 42/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
95
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
8.- Coteja cada concepto (monto y número
de Trabajadores) en el reporte resumen
comparativo de ingresos y deducciones
preliminar del mes actual con el reporte
resumen comparativo de ingresos y
deducciones del mes anterior.
a) Si coinciden todos los conceptos y no
observa montos representativos en
ambos reportes entonces ir al paso 9.
b) En caso contrario, si no coinciden
algunos de los conceptos y/o observa
montos representativos en ambos
reportes.
Indaga el motivo del error.
Realiza las correcciones pertinentes
del caso.
Notifica a la dependencia
correspondiente sobre los ajustes
realizados.
9.- Verifica la información reflejada en el
reporte de cruce de nómina del personal del
mes anterior con el mes actual.
a) Si la información reflejada esta correcta
entonces ir al paso 10.
b) En caso contrario, si la información
reflejada esta incorrecta entonces se
procede a realizar los cálculos
correspondientes en caso de haberse
generado una deuda con la empresa.
10.- Revisa los demás recaudos (B) que
llegaron con el oficio por parte del jefe de
administración.
11.- Archiva los reportes generados para la
elaboración de la nómina y los recaudos (B)
Manual de Procedimientos Página: 43/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
96
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
del oficio recibido por parte del jefe de
administración.
12.- Emite los comprobantes de pago, con la
descripción de los ingresos y deducciones de
cada trabajador.
13.- Realiza oficio solicitando al jefe de
administración generar la nómina del mes y
realice el depósito bancario a la cuenta
bancaria de la empresa.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN
14.- Recibe oficio del asistente
administrativo solicitando generación de la
nómina del mes y realice el depósito
bancario a la cuenta bancaria de la empresa.
15.- Solicita a la institución bancaria abone a
las cuentas de los trabajadores los sueldos
correspondientes al mes actual.
16.- Realiza oficio notificando al asistente
administrativo la existencia de saldo en la
cuenta de la empresa.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
17.- Recibe oficio del jefe de administración
notificando la existencia de saldo en la
cuenta de la empresa.
18.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
19.- Procede a depositar en las cuentas
bancarias de los trabajadores.
19.- Ordena entregar los talones de pago a
los trabajadores.
Manual de Procedimientos Página: 44/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
97
III.1.1.- Diagrama del procedimiento para la cancelación de remuneraciones por sueldos
a los trabajadores de la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
SECRETARIA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 45/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Recibe del jefe de administración el
oficio expresando el pago de
nómina con los siguientes recaudos
(B): cruce de nómina del personal
del mes anterior y del mes actual,
relación de transacciones, cruce de
nómina vs relación de cargos,
validación de ingresos y
deducciones y resumen
comparativo de ingresos y
deducciones, preliminares
correspondientes al mes actual.
Coloca firma, sello y fecha de
recibido del oficio con los
recaudos (B)
Anota en el libro de control
Entrega al asistente administrativo
el oficio expresando el pago de
nómina con los siguientes recaudos
(B)
Recibe de la secretaria el oficio
con los recaudos (B).
A
98
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
Manual de Procedimientos Página: 46/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
A
Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio
B
Indaga el
motivo del
error.
Verifica la información reflejada
en el reporte de cruce de nómina
del personal del mes anterior con
el mes actual.
Busca el reporte resumen
comparativo de ingresos y
deducciones del mes anterior.
No
coinciden
Si coinciden
Coteja cada concepto (monto y
número de trabajadores) de los
reportes resumen comparativo de
ingresos y deducciones preliminar
del mes actual y del mes anterior. Realiza las
correcciones
pertinentes
del caso.
Notifica los
ajustes
realizados.
Si es correcto
No es
correcto
Realizar los cálculos
correspondientes en
caso de haberse
generado una deuda
con la empresa.
99
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
JEFE DE
ADMINISTRACIÓN
Manual de Procedimientos Página: 47/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Emite los comprobantes de pago,
con la descripción de los ingresos
y deducciones de cada trabajador.
Realiza oficio solicitando al jefe de
administración generar la nómina
del mes.
B
Revisa los demás recaudos (B) que
llegaron con el oficio por parte del
jefe de administración.
Solicita a la institución bancaria
abone a las cuentas de los
trabajadores los sueldos
correspondientes al mes actual.
C
Recibe oficio del asistente
administrativo.
Archiva los reportes
generados para la elaboración
de la nómina y los recaudos
(B)
Realiza oficio al asistente
administrativo.
100
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 48/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio.
Procede a depositar en las cuentas
bancarias de los trabajadores.
C
Recibe oficio del jefe de
administración.
Ordena entregar los talones de
pago a los trabajadores.
FIN
101
III.2.- Procedimiento para la cancelación de los beneficios a los trabajadores de la
empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE ACCIÓN
SECRETARIA
1.- Recibe del jefe de administración el
oficio expresando los beneficios del decimo
tercer sueldo y decimocuarto sueldo.
2.- Coloca firma, sello y fecha de recibido al
oficio.
3.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
4.- Entrega al asistente administrativo el
oficio expresando los beneficios del
decimotercer sueldo y decimocuarto sueldo.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
5.- Recibe de la secretaria el oficio.
6.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
7.- Busca documentos de ingreso y carga
familiar de cada trabajador.
8.- Coteja cada dato del trabajador(a) con los
documentos de ingreso con el fin de conocer
la fecha de inicio en la empresa como
también verifica la carga familiar.
9.- Se obtiene lista de trabajadores que
posiblemente tienen derecho a los beneficios
del decimotercer sueldo y decimocuarto
sueldo.
10.- Se proceden a realizar los cálculos
pertinentes para cada trabajador(a) que tenga
derecho a los beneficios del decimotercer
sueldo y decimocuarto sueldo.
Manual de Procedimientos Página: 49/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
102
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
a) Si el trabajador goza del decimocuarto
sueldo entonces se le cancela un sueldo
básico unificado vigente.
b) Si el trabajador goza del decimotercer
sueldo entonces se calcula la
remuneración completa y horas extras y
del resultado corresponde la doceava
parte.
11.- Introduce los resultados al sistema de
paquete office de datos (Excel) para que
sean tomados en cuenta en los comprobantes
de pago, con la descripción de “pago de
decimotercer sueldo” o “pago de
decimocuarto sueldo” dependiendo de cada
trabajador.
12.- Archiva los informes generados por los
cálculos pertinentes para cada trabajador(a)
que tenga derecho a los beneficios del
decimotercer sueldo y decimocuarto sueldo.
13.- Realiza oficio para el jefe de
administración donde expresa los
trabajadores que tienen derecho a los
beneficios del decimotercer sueldo y
decimocuarto sueldo.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN
14.- Recibe oficio del asistente
administrativo donde expresa los
trabajadores que tienen derecho a los
beneficios del decimotercer sueldo y
decimocuarto sueldo.
15.- Solicita a la institución bancaria abone a
las cuentas de los trabajadores los beneficios
calculados para cada trabajador.
16.- Realiza oficio notificando al asistente
administrativo la existencia de saldo en la
cuenta de la empresa.
Manual de Procedimientos Página: 50/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
103
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
17.- Recibe oficio del jefe de administración
notificando la existencia de saldo en la
cuenta de la empresa.
18.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
19.- Procede a depositar en las cuentas
bancarias de los trabajadores los beneficios
por decimotercer sueldo y decimocuarto
sueldo.
19.- Ordena entregar los talones de pago a
los trabajadores.
Manual de Procedimientos Página: 51/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
104
III.2.1.- Diagrama del procedimiento para la cancelación de los beneficios a los
trabajadores de la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
SECRETARIA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 52/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Recibe del jefe de administración el
oficio expresando los beneficios del
decimotercer sueldo y
decimocuarto sueldo.
Coloca firma, sello y fecha de
recibido del oficio.
Anota en el libro de control
Entrega al asistente administrativo
el oficio expresando los beneficios
del decimotercer sueldo y
decimocuarto sueldo.
Recibe de la secretaria el oficio.
A Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio
105
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
Manual de Procedimientos Página: 53/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
A
B
Se le otorga un
sueldo básico
unificado vigente
al trabajador.
Se proceden a realizar los
cálculos para el decimotercer
sueldo.
Busca documentos de ingreso y
carga familiar de cada trabajador.
Si se otorga
No se otorga
Se obtiene lista de trabajadores
que posiblemente tienen derecho
a los beneficios del decimotercer
sueldo y decimocuarto sueldo.
Coteja cada dato del trabajador(a)
con los documentos de ingreso y
verifica la carga familiar.
Se proceden a realizar los cálculos
para el decimocuarto sueldo.
Se otorga la
remuneración
completa más
horas extras y
del resultado
corresponde la
doceava parte.
Si se otorga
No se otorga
106
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
JEFE DE
ADMINISTRACIÓN
Manual de Procedimientos Página: 54/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Realiza oficio para el jefe de
administración donde expresa los
trabajadores que tienen derecho a
los beneficios.
B
Introduce los resultados al sistema
de paquete office de datos (Excel)
para que sean tomados en cuenta
en los comprobantes de pago.
Solicita a la institución bancaria
abone a las cuentas de los
trabajadores los beneficios
calculados para cada trabajador.
C
Recibe oficio del asistente
administrativo.
Archiva los informes
generados por los cálculos
pertinentes para cada
trabajador(a).
Realiza oficio al asistente
administrativo.
107
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 55/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio.
Procede a depositar en las cuentas
bancarias de los trabajadores los
beneficios por decimotercer sueldo
y decimocuarto sueldo.
C
Recibe oficio del jefe de
administración.
Ordena entregar los talones de
pago a los trabajadores.
FIN
108
III.3.- Procedimiento para la cancelación del fondo de reserva a los trabajadores de la
empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE ACCIÓN
SECRETARIA
1.- Recibe del jefe de administración el
oficio expresando el beneficio del fondo de
reserva para el trabajador(a).
2.- Coloca firma, sello y fecha de recibido al
oficio.
3.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
4.- Entrega al asistente administrativo el
oficio expresando el beneficio del fondo de
reserva para el trabajador(a).
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
5.- Recibe de la secretaria el oficio
expresando el beneficio del fondo de reserva
para el trabajador(a).
6.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
7.- Busca documentos de ingreso del
trabajador(a).
9.- Se obtiene lista de trabajadores que
tienen derecho al beneficio del fondo de
reserva.
10.- Se proceden a realizar los cálculos
pertinentes para cada trabajador(a) que tenga
derecho al fondo de reserva.
a) Si el trabajador desea que se le cancele
mensualmente entonces se procede a
calcular tomando el 8,33% del salario
mensual. Luego ir al paso 11.
Manual de Procedimientos Página: 56/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
109
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
b) Si el trabajador desea que se le cancele
en una sola cuota.
Debe solicitar una “planilla de
solicitud de fondo de reserva anual”
a la secretearía.
SECRETARIA
La secretaria entrega al trabajador(a)
la “planilla de solicitud de fondo de
reserva anual” para que la misma sea
llenada con letra clara y legible.
Recibe del trabajador(a) la “planilla
de solicitud de fondo de reserva
anual”.
Entrega al asistente administrativo la
“planilla de solitud de fondo de
reserva anual”.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
El asistente administrativo recibe la
“planilla de solicitud de fondo de
reserva anual”.
Procede a realizar el cálculo tomando
como base el salario mensual
multiplicado por 12 meses, del
resultado se obtiene el 8,33%.
11.- Introduce los resultados al sistema de
paquete office de datos (Excel) para que
sean tomados en cuenta en los comprobantes
de pago, con la descripción de “pago de
fondo de reserva” o “pago de fondo de
reserva anual” dependiendo de cada
trabajador.
12.- Archiva los informes generados por los
cálculos pertinentes para cada trabajador(a).
13.- Realiza oficio para el jefe de
administración donde expresa los
trabajadores que tienen derecho a los
beneficios del fondo de reserva.
Manual de Procedimientos Página: 57/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
110
RESPONSABLE ACCIÓN
JEFE DE ADMINISTRACIÓN
14.- Recibe oficio del asistente
administrativo donde expresa los
trabajadores que tienen derecho a los
beneficios del fondo de reserva.
15.- Solicita a la institución bancaria abone a
las cuentas de los trabajadores los beneficios
calculados para cada trabajador.
16.- Realiza oficio notificando al asistente
administrativo la existencia de saldo en la
cuenta de la empresa.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
17.- Recibe oficio del jefe de administración
notificando la existencia de saldo en la
cuenta de la empresa.
18.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
19.- Procede a depositar en las cuentas
bancarias de los trabajadores los beneficios
por fondo de reserva.
19.- Ordena entregar los talones de pago a
los trabajadores.
Manual de Procedimientos Página: 58/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
111
III.3.1.- Diagrama del procedimiento para la cancelación de los beneficios a los
trabajadores de la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
SECRETARIA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 59/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Recibe del jefe de administración el
oficio expresando el beneficio del
fondo de reserva para el
trabajador(a).
Coloca firma, sello y fecha de
recibido del oficio.
Anota en el libro de control
Entrega al asistente administrativo
el oficio expresando el beneficio
del fondo de reserva para el
trabajador(a).
Recibe de la secretaria el oficio.
A Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio
112
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
SECRETARIA
Manual de Procedimientos Página: 60/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
A
B
Se procede a
calcular tomando
el 8,33% del
salario mensual.
Debe solicitar una “planilla de
solicitud de fondo de reserva
anual” a la secretearía.
Busca documentos de ingreso del
trabajador(a).
Si es mensual
Si no es mensual
Se obtiene lista de trabajadores
que tienen derecho al beneficio
del fondo de reserva.
Se proceden a realizar los cálculos
pertinentes para cada
trabajador(a).
Entrega al trabajador(a) la “planilla
de solicitud de fondo de reserva
anual” para que la misma sea llenada con letra clara y legible.
Recibe del trabajador(a) la planilla
completamente llena.
Entrega al asistente administrativo
la “planilla de solitud de fondo de
reserva anual”.
113
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
JEFE DE
ADMINISTRACIÓN
Manual de Procedimientos Página: 61/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Realiza oficio para el jefe de
administración donde expresa los
trabajadores que tienen derecho al
beneficio.
B
Introduce los resultados al sistema
de paquete office de datos (Excel)
para que sean tomados en cuenta
en los comprobantes de pago.
Solicita a la institución bancaria
abone a las cuentas de los
trabajadores los beneficios
calculados para cada trabajador.
C
Recibe oficio del asistente
administrativo.
Archiva los informes
generados por los cálculos
pertinentes para cada
trabajador(a).
Realiza oficio al asistente
administrativo.
114
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 62/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio.
Procede a depositar en las cuentas
bancarias de los trabajadores los
beneficios por fondo de reserva.
C
Recibe oficio del jefe de
administración.
Ordena entregar los talones de
pago a los trabajadores.
FIN
115
III.4.- Procedimiento para la retención del IESS a los trabajadores de la empresa
TECNIWAI S.A
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
1.- Busca documentos de ingreso del
trabajador(a).
2.- Se coteja con la información que contiene
el sistema de paquete office de datos (Excel)
con los documentos de ingreso.
3.- Se proceden a realizar los cálculos
pertinentes para retener el monto al IESS.
La retención mensual por parte del
trabajador es de 9,45% del salario
mensual
La retención mensual por parte de la
empresa es de 12,15% del salario
mensual del trabajador(a).
4.- Introduce los resultados al sistema de
paquete office de datos (Excel) para que
sean tomados en cuenta en los comprobantes
de pago, con la descripción de “retención por
IESS”.
5.- Procede a realizar la retención por IESS
dentro del sistema de paquete office de datos
(Excel) al trabajador(a).
6.- Archiva los informes generados por los
cálculos pertinentes de retención por IESS.
7.- Realiza oficio para el jefe de
administración donde expresa los cálculos de
retención del IESS por parte del
trabajador(a) y de la empresa.
Manual de Procedimientos Página: 63/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
116
RESPONSABLE ACCIÓN
JEFE DE ADMINISTRACIÓN
8.- Recibe oficio del asistente administrativo
donde expresa los cálculos de retención del
IESS por parte del trabajador(a) y de la
empresa.
9.- Solicita a la institución bancaria abone a
la cuenta del IESS las retenciones calculadas
del trabajador(a) y de la empresa.
10.- Realiza oficio notificando al asistente
administrativo la retención por IESS.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
11.- Recibe oficio del jefe de administración
notificando la retención por IESS.
12.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
13.- Archiva el oficio de notificación de
retención por IESS mensual.
Manual de Procedimientos Página: 64/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
117
III.4.1.- Diagrama del procedimiento para la retención del IESS a los trabajadores de la
empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 65/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Se proceden a realizar los cálculos
pertinentes.
Introduce los resultados al sistema
de paquete office de datos (Excel).
Coteja con la información que
contiene el sistema de paquete
office de datos (Excel) con los
documentos de ingreso.
Procede a realizar la retención por
IESS dentro del sistema de
paquete office de datos (Excel).
Busca documentos de ingreso del
trabajador(a).
La retención mensual por
parte de la empresa es de
12,15% del salario
mensual del trabajador(a).
por fondo de reserva.
La retención mensual por
parte del trabajador es de
9,45% del salario mensual.
por fondo de reserva.
A
118
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(Continuación)
JEFE DE
ADMINISTRACIÓN
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 66/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Realiza oficio para el jefe de
administración donde expresa los
cálculos de retención del IESS por
parte del trabajador(a) y de la
empresa.
A
Solicita a la institución bancaria
abone a la cuenta del IESS las
retenciones calculadas del
trabajador(a) y de la empresa.
B
Recibe oficio del asistente
administrativo.
Archiva los informes
generados por los cálculos
pertinentes por retención
IESS.
Realiza oficio al asistente
administrativo.
Recibe oficio del jefe de
administración.
Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio.
119
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 67/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
B
FIN
Archiva el oficio de
notificación de retención por
IESS mensual.
120
III.5.- Procedimiento para la cancelación de servicios a contratistas que colaboran con la
empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE ACCIÓN
SECRETARIA
1.- Recibe del jefe de administración oficio
con los siguientes anexos (C): listado de
órdenes de pago, listado de órdenes de pago
anuladas para ser canceladas.
2.- Coloca firma, sello y fecha de recibido al
oficio con anexos (C).
3.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del oficio
con anexos (C).
4.- Entrega al asistente administrativo el
oficio con anexos (C).
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
5.- Recibe de la secretaria el oficio con
anexos (C).
6.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio.
7.- Ordena alfabéticamente las órdenes de
pago y las órdenes de pago anuladas.
8.- Archiva en una carpeta las órdenes de
pago anuladas.
9.- Ingresa en el sistema de paquete office de
datos (Excel).
10.- Llena el formato de “orden de pago
financiera” con los siguientes datos: nombre
y número de RUC de la contratista, fecha y
monto en letras y números.
Manual de Procedimientos Página: 68/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
121
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
11.- Imprime original y copia del formato de
“orden de pago financiera”.
12.- Coloca firma y sello en los formatos de
“orden de pago financiera”, como señal de
validación.
13.- Realiza los cheques bancarios con los
montos pautados por las órdenes de pago.
14.- Saca 2 fotocopia del cheque generado.
15.- Se realiza oficio para el jefe de
administración expresando la cancelación
del servicio y anexando los documentos (D):
órdenes de pago, “orden de pago financiera”
y fotocopias de cheque.
JEFE DE ADMINISTRACIÓN
16.- Recibe oficio del asistente
administrativo donde expresa la cancelación
del servicio y anexando los documentos (D).
17.- Coloca firma y sello al oficio y los
documentos anexos (D).
18.- Solicita a la institución bancaria
transfiera de la cuenta bancaria a la cuenta
para cancelación servicios.
19.- Realiza oficio notificando al asistente
administrativo la existencia de saldo en la
cuenta de la empresa y anexando
documentos (D) sellados y firmados.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
20.- Recibe oficio del jefe de administración
notificando la existencia de saldo en la
cuenta de la empresa y anexando
documentos (D) sellados y firmados.
21.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del
oficio. Con los documentos (D) firmados y
sellados.
Manual de Procedimientos Página: 69/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
122
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(continuación)
22.- Archiva documento (D) firmados y
sellados menos cheque bancario original y
copia para ser entregado a la contratista.
23.- Realiza oficio a la secretaria expresando
la cancelación de orden de pago y anexando
cheque bancario firmado y sellado.
SECRETARIA
24.- Recibe oficio del asistente
administrativo donde expresa la cancelación
de orden de pago y anexando cheque
bancario firmado y sellado.
25.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del oficio
con anexo.
26.- Realiza llamada a la contratista para que
retire cheque por cancelación servicios.
27.- Posteriormente, el representante de la
contratista firma con fecha y hora, sobre el
oficio de cancelación orden de pago, la
entrega del cheque bancario.
28.- Realiza oficio notificando al asistente
administrativo la entrega de cheque con
respectivos soportes.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
29.- Recibe oficio del de la secretaria
notificando la entrega de cheque con
respectivos soportes.
30.- Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo del oficio
con los respectivos soportes.
31.- Archiva el oficio con sus soportes
firmados por el representante de la
contratista.
Manual de Procedimientos Página: 70/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
123
III.5.1.- Diagrama del procedimiento para la cancelación de servicios a contratistas que
colaboran con la empresa TECNIWAI S.A
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
SECRETARIA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 71/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Recibe del jefe de administración
oficio con los siguientes anexos
(C): listado de órdenes de pago,
listado de órdenes de pago anuladas
para ser canceladas.
Coloca firma, sello y fecha de
recibido del oficio con los anexos
(C).
Anota en el libro de control
Entrega al asistente administrativo
el oficio con anexos (C).
Recibe de la secretaria el oficio
con anexos (C).
A
Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio.
Ordena alfabéticamente las
órdenes.
124
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(continuación)
Manual de Procedimientos Página: 72/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Ingresa en el sistema de paquete
office de datos (Excel).
Llena el formato de “orden de
pago financiera”.
A
Archiva en una carpeta las
órdenes de pago anuladas.
Imprime original y copia del
formato de “orden de pago
financiera”.
Coloca firma y sello en los
formatos.
Realiza los cheques bancarios con
los montos pautados por las
órdenes de pago.
Saca 2 fotocopia del cheque
generado.
Se realiza oficio para el jefe de
administración expresando la
cancelación del servicio
B
125
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
JEFE DE
ADMINISTRACIÓN
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos Página: 73/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Recibe oficio del asistente
administrativo donde expresa la
cancelación del servicio.
Coloca firma y sello al oficio y los
documentos anexos (D).
Solicita a la institución bancaria
transfiera de la cuenta bancaria a la
cuenta para cancelación servicios.
Recibe oficio del jefe de
administración.
C
Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio.
B
Realiza oficio notificando al
asistente administrativo la
existencia de saldo en la cuenta de
la empresa.
Archiva documento (D)
firmados y sellados.
126
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(continuación)
SECRETARIA
Manual de Procedimientos Página: 74/74
Departamento de Nómina Fecha de Elaboración:
Enero, 2018
Realiza oficio a la secretaria
expresando la cancelación de orden
de pago.
Recibe oficio del asistente
administrativo.
D
Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio.
C
Realiza llamada a la contratista
para que retire cheque por
cancelación servicios.
Posteriormente, el representante de
la contratista firma con fecha y
hora, sobre el oficio de cancelación
orden de pago, la entrega del
cheque bancario.
.
Realiza oficio notificando al
asistente administrativo la entrega
de cheque.
127
RESPONSABLE FLUJOGRAMA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Recibe oficio del de la secretaria.
D
Anota en el libro de control de
correspondencia, nombre y motivo
del oficio con los respectivos
soportes.
Archiva el oficio con sus
soportes firmados por el
representante de la
contratista.
FIN
128
Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones.
Se realizo un instrumento de control interno para solventar la problemática del
departamento de nómina de la empresa Tecniwai S. A. a través de un instrumento como lo es el
manual de procedimiento. Se procedió a realizar planes de control en función de las actividades
que realiza el departamento. Se analizó cada uno de los pasos con el fin de poder describir en
forma secuencial una serie de estándares que permitirá el óptimo funcionamiento de la
cancelación de aranceles salariales y pago de servicios a contratistas o colaboradores.
Se realizaron diferentes entrevistas a las personas encargadas del departamento de nómina
de la empresa Tecniwai S. A. con el fin de obtener los datos e información necesaria para poder
construir el sistema de control acorde a los estándares políticos de la organización. También se
acudió a una encuesta realizada al personal del área administrativa la cual sirvió de inicio a los
propósitos y fines de este trabajo de grado. Cada información fue desglosada minuciosamente
para poder comprender los pasos contables y así redactar un procedimiento para el departamento.
Se realizó un manual de procedimientos para el departamento de nómina de la
empresaTecniwai S. A. con el fin de realzar las actividades contables de esta área y así disminuir
los errores por descontrol en el pago de los aranceles salariales de los trabajadores como los
pagos por servicios a los contratistas o colaboradores de la empresa. Por lo tanto, este manual
servirá de ayuda para la organización debido a que ofrece, un proceso sistemático de todos los
pasos a seguir para la realización de las labores dentro del área de nómina
129
Recomendaciones.
Se recomienda realizar talleres al personal de administración de la empresa sobre la
implementación de este manual, dando como objetivos su importancia, desarrollo y beneficios de
tener una forma secuencial los pasos a seguir para la cancelación de los aranceles salariales y
pagos de servicios a colaboradores o contratistas de la empresa. También se recomienda realizar
charlas sobre este nuevo sistema de control a todos los trabajadores de la organización.
Se recomienda proponer este tipo de investigación a las demás áreas contables con el fin de
conseguir los más altos estándares de organización como propone las políticas de calidad de la
empresa, sabiendo que la elaboración de un manual de procedimiento ayudará, en gran manera,
el bienestar y clima organizacional.
130
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