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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Tuxtla Gutirrez, Chiapas, Junio 2006.


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NDICE

CONTENIDO PAGINA Autorizacin

Introduccin Organigrama Procedimientos Coordinacin de Comunicacin Social

CCS /01 Audiencia con el C. Coordinador CCS /02 Control de correspondencia CCS /03 Convenios con empresas publicitarias y medios de comunicacin

rea de Informtica

CCS AI / 01 Desarrollo del Sitio Web Oficial CCS AI / 02 Mantenimiento del Sitio Web Oficial CCS AI / 03 Desarrollo de Sistemas de informacin administrativos CCS AI / 04 Mantenimiento de Sistemas de Informacin administrativa CCS AI / 05 Mantenimiento preventivo de la infraestructura informtica CCS AI / 06 Mantenimiento correctivo de la infraestructura informtica

Unidad de Apoyo Administrativo

CCS UAA / 01 Pagos de facturas por servicios de publicaciones oficiales CCS UAA / 02 Informacin de la partida presupuestal 3602 Publicaciones

Oficiales rea de Recursos Humanos

CCS UAA/ARH/01 Tramite de seleccin de personal CCS UAA/ARH/02 Alta de personal de confianza CCS UAA/ARH/03 Alta del trabajador ante el IMSS CCS UAA/ARH/04 Pago a travs de nmina electrnica CCS UAA/ARH/05 Declaracin patrimonial CCS UAA/ARH/06 Baja de personal CCS UAA/ARH/07 Baja del derechohabiente ante el IMSS CCS UAA/ARH/08 Retencin de sueldos CCS UAA/ARH/09 Reintegro de sueldos CCS UAA/ARH/10 Descuentos disciplinarios CCS UAA/ARH/11 Permisos econmicos CCS UAA/ARH/12 Vacaciones del personal CCS UAA/ARH/13 Control de nminas CCS UAA/ARH/14 Incapacidad mdica CCS UAA/ARH/15 Capacitacin del personal CCS UAA/ARH/16 Prstamos a caja de ahorro para personal de confianza CCS UAA/ARH/17 Promocin del personal de confianza CCS UAA/ARH/18 Licencia con goce de sueldo para personal sindicalizado CCS UAA/ARH/19 Reorganizacin estructural CCS UAA/ARH/20 Actualizacin de manuales administrativos

Primera Emisin Actualizacin Prxima Revisin Pgina 01/07/2000 01/06/2006 01/06/2007

2

3

4 1-2 1-2 1-2 1-4 1-3 1-6 1-5 1-4 1-3 1-3 1-3 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-3 1-2 1-2 1-2 1-4 1-2 1-4 1-3 1-3 1-2 1-2 1-3



rea de Recursos Financieros

CCS UAA/ARF/01 Anteproyecto anual de presupuesto CCS UAA/ARF/02 Pago a proveedores y prestadores de servicio CCS UAA/ARF/03 Control presupuestal CCS UAA/ARF/04 Adecuaciones presupustales CCS UAA/ARF/05 Fondo revolvente CCS UAA/ARF/06 Pago de viticos CCS UAA/ARF/07 Conciliaciones bancarias CCS UAA/ARF/08 Estados financieros y cuenta publica CCS UAA/ARF/09 Seguimiento cualitativo y cuantitativo del programa

operativo anual rea de Recursos Materiales y Servicios Generales

CCS UAA/ARMSG/01 Compra menor CCS UAA/ARMSG/02 Compra por licitacin CCS UAA/ARMSG/03 Inventario de bienes muebles e inmuebles CCS UAA/ARMSG/04 Alta de bienes muebles CCS UAA/ARMSG/05 Baja de bienes muebles CCS UAA/ARMSG/06 Mantenimiento de bienes muebles CCS UAA/ARMSG/07 Resguardo de vehculos CCS UAA/ARMSG/08 Alta de vehculos CCS UAA/ARMSG/09 Baja de Vehculos CCS UAA/ARMSG/10 Control y mantenimiento de vehculos CCS UAA/ARMSG/11 Siniestro por accidente de vehculos CCS UAA/ARMSG/12 Robo de vehculos CCS UAA/ARMSG/13 Control de servicios bsicos

Direccin de prensa

CCS DP/01 Insercin de publicidad en medios de comunicacin impresa Departamento de Sntesis y Anlisis

CCS DP/DSA/01 Sntesis informativa local CCS DP/DSA/02 Sntesis informativa regional y nacional CCS DP/DSA/03 Resumen de columnas locales y revistas nacionales CCS DP/DSA/04 Archivo histrico de la Coordinacin de Comunicacin Social CCS DP/DSA/05 Informacin de temas especficos

Departamento de Diseo e Imagen Institucional

CCS DP/DDII/01 Diseo de folletos para el Ejecutivo CCS DP/DDII/02 Diseos internos CCS DP/DDII/03 Diseo de banners, super-imposiciones y cintillos CCS DP/DDII/04 Diseo de esquelas CCS DP/DDII/05 Diseo de trpticos CCS DP/DDII/06 Revisin de publicaciones impresos CCS DP/DDII/07 Tramite para produccin televisiva y radiofnica CCS DP/DDII/08 Pautas para radio y televisin CCS DP/DDII/09 Gestin de entrevistas de radio y televisin

Departamento de Informacin y Redaccin

CCS DP/DIR/01 Informacin de las acciones del Gobernador del Estado CCS DP/DIR/02 Difusin de boletines de las dependencias o Entidades del

Gobierno del Estado CCS DP/DIR/03 Difundir fotografas de actividades oficiales del gobernador del

Estado


1-3 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-3 1-2 1-2 1-3 1-3 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-3 1-3 1-3 1-3 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-3 1-2 1-3 1-2 1-2



Departamento de Monitoreo y Evaluacin de la Informacin en Medios Electrnicos

CCS DP/DMEIME/01 Monitoreo de medios electrnicos CCS DP/DMEIME/02 Monitoreo de Internet

Corresponsala de prensa

CCS DP/CP/01 Cobertura de actividades en delegaciones del Gobierno del Estado CCS DP/CP/02 Monitoreo de medios electrnicos de la corresponsala CCS DP/CP/03 Sntesis de prensa de la corresponsala

Glosario de trminos Grupo de trabajo


1-21-2 1-21-21-2

5

7



INTRODUCCIN

La Coordinacin de Comunicacin Social es un rgano encargado de integrar y difundir acciones y programas de gobierno para mantener informada a la sociedad, a travs del uso eficiente de los medios de comunicacin. El presente Manual de Procedimientos nos da a conocer de manera integral la operatividad de cada rgano administrativo de la Coordinacin, y contiene bsicamente los siguientes apartados: Propsito, alcance y polticas Descripcin del procedimiento

El propsito fundamental de la elaboracin del Manual de Procedimientos es servir como auxiliar a los colaboradores de la Coordinacin de Comunicacin Social en la realizacin de las funciones que se les confiere.

Primera Emisin Actualizacin Prxima Revisin Pgina

Agosto 2000 01 Junio 2006 01 Junio 2007

3



ORGANIGRAMA

COORDINACIN DE COMUNICACIN

SOCIAL

REA DE RECURSOS HUMANOS

REA DE RECURSOS

FINANCIEROS

REA DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS DIRECCIN DE

PRENSA

DEPARTAMENTO DE SNTESIS Y ANLISIS

DEPARTAMENTO DE DISEO E IMAGEN

INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DE INFORMACIN

Y REDACCIN

DEPARTAMENTO DE

MONITOREO Y EVALUACION DE INF. EN MEDIOS ELECTRONICOS

CORRESPONSALA DE PRENSA EN

PALENQUE

CORRESPONSALA DE PRENSA EN SAN

CRISTBAL


TAPACHULA


COMITN

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

RGANOS DESCONCENTRADOS

AREA DE

INFORMATICA



RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIN

CCS 01 Audiencias con el C. Coordinador

CCS 02 Control de correspondencia

CCS 03 Convenios con empresas publicitarias y medios de comunicacin



Cdigo del procedimiento

CCS 01

Nombre del procedimiento: Audiencia con el C. Coordinador

Propsito: Atender las solicitudes de audiencia de personas, organismos pblicos y privados con

el C. Coordinador

Alcance: Desde la solicitud personal o telefnica, hasta la entrevista con el C. Coordinador Responsable del Procedimiento: Coordinacin de Comunicacin Social Polticas: 1. Las personas, organismos pblicos o privados que soliciten audiencia con el C. Coordinador,

debern presentar sus datos personales, telfono y asunto a tratar

Primera Emisin Actualizacin Prxima Revisin Pgina Agosto 2000 01 Junio 2006 01 Junio 2007 1




CCS 01

Descripcin del procedimiento

No. de actividad

Actividad Documento de

Referencia / observaciones

1

2

3

4

5

6

Recibe solicitud de personas u organismos pblicos o privados para entrevistarse con el C. Coordinador Anota nombre completo, nmero telefnico y asunto a tratar del solicitante Informa al C. Coordinador de la solicitud de audiencia, establece fecha para la audiencia Confirma va telefnica al solicitante fecha de la audiencia Recibe al solicitante en fecha establecida para la audiencia Efecta la audiencia Nota: En caso de que sea imposible que el titular de la dependencia atienda al solicitante, lo canaliza al rgano administrativo afn al asunto a tratar

Formato: control de llamadas recibidas.


Agosto 2000 01 Junio 2006 01 Junio 2007 2




CCS 02

Nombre del procedimiento: Control de correspondencia

Propsito: Llevar el registro de los documentos oficiales que se reciben y se enven en la

Coordinacin

Alcance: Desde la recepcin del oficio hasta la verificacin de que ste fue atendido por el

rgano administrativo correspondiente Responsable del Procedimiento: Coordinacin de Comunicacin Social Polticas: 1.- Para la recepcin de correspondencia la Coordinacin de Comunicacin Social verificar:

Que el destinatario corresponda al C. Coordinador Si contiene anexos No se recibir facturas No se recibir documentos con fechas o datos que no correspondan

2.- La Coordinacin de Comunicacin Social turnar la correspondencia original a los rganos

administrativos correspondientes 3.- Para la contestacin de la correspondencia de lo solicitado a la Coordinacin, los rganos

administrativos que ejecutan la accin debern turnar copia de respuesta al C. Coordinador





CCS 02


No. de actividad



1 2 3 4 5

Recibe correspondencia dirigida al titular de la Coordinacin Sella correspondencia e ingresa al formato de Control de Correspondencia Revisa correspondencia con el C. Coordinador Fotocopia correspondencia y turna al rgano administrativo correspondiente Da seguimiento a la correspondencia turnada a las rganos administrativos

Formato de control de documentos recibidos






CCS 03

Nombre del procedimiento: Convenios con empresas publicitarias y medios de comunicacin

Propsito: Establecer convenios con empresas publicitarias y medios de comunicacin para difundir

las campaas institucionales y acciones de gobierno

Alcance: Desde la definicin de la informacin a difundir, hasta el cumplimiento del convenio Responsable del Procedimiento: Coordinacin de Comunicacin Social Polticas: 1.- La Coordinacin de Comunicacin Social deber apegarse a:

Peridicos fiscales de Normas Presupuestarias Acuerdo Delegatorio de Funciones, de fecha 4 de febrero del 2004 Lineamientos en materia de comunicacin

2.- Para la suscripcin de convenios, la Coordinacin de Comunicacin Social deber tomar en cuenta que:

El prestador del servicio cumpla con todos los requisitos fiscales El prestador del servicio ofrezca servicio y calidad

3.- Para la firma del convenio de difusin, la Coordinacin de Comunicacin Social deber contar con el presupuesto autorizado a la partida





CCS 03


No. de actividad



1 2 3 4 5 6

Define la informacin a difundir y el prestador de servicio Verifica el presupuesto autorizado a la partida correspondiente con la Unidad de Apoyo Administrativo Establece contacto con prestadores de servicio para conocer la viabilidad de realizar convenios de difusin Acuerda y firma convenio de difusin con el prestador de servicio Turna a la Unidad de Apoyo Administrativo y a la Direccin de Prensa el convenio firmado para su administracin Recibe confirmacin de que el convenio de difusin se est cumpliendo





RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL REA DE INFORMTICA

CCS AI/01 Desarrollo del sitio Web oficial

CCS AI/02 Mantenimiento del Sitio Web oficial

CCS AI/03 Desarrollo de Sistemas de informacin administrativos

CCS AI/04 Mantenimiento de Sistemas de Informacin administrativos

CCS AI/05 Mantenimiento preventivo de infraestructura informtica CCS AI/06 Mantenimiento correctivo de la infraestructura informtica


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo del procedimiento

CCS AI/01

Nombre del procedimiento: Desarrollo del Sitio Web Oficial.

Propsito: Desarrollar y mantener en Internet un recurso de comunicacin permanente entre el

Gobierno del Estado, la sociedad y los diversos medios de comunicacin. Alcance: Desde la solicitud de creacin del Sitio Web Oficial hasta su publicacin en Internet.

Responsable del Procedimiento: rea de Informtica.

Polticas: El presente instrumento se sustentar en:

Normatividad de Internet en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Internet de la Secretara de Administracin.

Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Desarrollo Tecnolgico de la Secretara de Administracin.

Polticas informticas y de comunicaciones emitidas por la Coordinacin de Comunicacin Social.

Criterios generales emanados por la Titularidad de la Coordinacin de Comunicacin Social.





CCS AI/01


No. de actividad Actividad

Documento de referencia / observaciones

1 Recibe memorando en original y copia en el cual se solicita la creacin del Sitio Web Oficial para la Coordinacin de Comunicacin Social.

Debe sealar los criterios generales de los contenidos del Sitio Web Oficial.

2 Sella y escribe la fecha y hora de recepcin en ambos documentos, Archiva original.

3 Atiende la solicitud y acuerda, conjuntamente con el solicitante, fecha y hora de reunin para definir: plan general de trabajo, criterios generales, contenidos, estructura, cronograma, as como los rganos administrativos y operativos que habrn de involucrarse en el desarrollo del Sitio Web Oficial.

4 Rene e informa a los Titulares de los rganos involucrados sobre el proyecto de desarrollo del Sitio Web Oficial, sealando requerimientos y el papel a desempear por cada uno de stos durante el desarrollo de dicho sitio.

5 Elabora el proyecto de desarrollo del Sitio Web Oficial de la Coordinacin de Comunicacin Social en original y tres copias, de acuerdo a los estndares sealados en lanormatividad correspondiente.

Normatividad de Internet en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Internet de la Secretara de Administracin

6 Elabora oficio dirigido al Titular de la Direccin de Internet en el cual informa sobre el proyecto de desarrollo del Sitio Web Oficial de esta Coordinacin, firma, fotocopia y distribuye de la siguiente forma:

Direccin de Internet - Original del oficio. - Original del proyecto.

Coordinacin de Comunicacin Social - 1 Fotocopia del oficio. - 1 Copia del proyecto.





CCS AI/01




Direccin de Prensa - 2 Fotocopia del oficio. - 2 Copia del proyecto.

Expediente del proyecto - 3 Fotocopia del oficio. - 3 Copia del proyecto.

Archivo consecutivo - 4 Fotocopia del oficio.

7 Inicia desarrollo del proyecto realizando la codificacin y pruebas de nomenclaturas, bases de datos, formularios, tablas, vnculos e ilustraciones, con el objeto de evaluar y asegurar que el Sitio Web Oficial no presenta fallas y funciona de acuerdo a los requerimientos y criterios establecidos.

De ser necesario, durante laetapa de desarrollo y validacin se solicitarn las asesoras necesarias a la Direccin de Internet.

8 Realiza presentacin preliminar del Sitio Web Oficial ante el Titular de esta Coordinacin y los respectivos Titulares de los diversos rganos de la misma, con el objeto de conocer la evaluacin y sugerencias de stos y toma nota.

9 Realiza las modificaciones sugeridas.

Concluidas las modificaciones, repetir la actividad nmero 8. Encaso de existir ms sugerencias, se repite esta actividad.

10 Libera el Sitio Web Oficial y elabora el acta de liberacin correspondiente, recaba firma del C. Coordinador y de los Titulares de los rganos involucrados en el proyecto.

11 Elabora manual tcnico del Sitio Web Oficial para facilitar futuras modificaciones al mismo.

12 Imprime manual tcnico en original y dos copias. Engargola.





CCS AI/01




13 Genera respaldo del manual tcnico y del cdigo fuente del Sitio Web Oficial en medio fotomagntico (CD) en original y dos copias.

14 Elabora oficio en original dirigido al Titular de la Direccin de Internet para informar la conclusin del proyecto del Sitio Web Oficial de la Coordinacin y la liberacin de ste, as mismo, le solicita su publicacin en la Web. Firma, fotocopia y distribuye de la siguiente forma:

Direccin de Internet - Original del oficio. - Original del manual tcnico. - Original del respaldo en CD.

Coordinacin de Comunicacin Social - 1 Fotocopia del oficio. - 1 Copia del manual tcnico. - 1 Copia del respaldo en CD.

Direccin de Prensa - 2 Fotocopia del oficio. - 2 Copia del manual tcnico. - 2 Copia del respaldo en CD.

Expediente del proyecto - 3 Fotocopia del oficio. - 3 Copia del manual tcnico. - 3 Copia del respaldo en CD.

Archivo consecutivo - 4 Fotocopia del oficio.





CCS AI/02

Nombre del procedimiento: Mantenimiento del Sitio Web Oficial. Propsito: Establecer los mecanismos necesarios que faciliten el mantenimiento y actualizacin del sitio

web oficial, permitiendo con ello mantener un medio electrnico de comunicacin confiable,atractivo y actualizado entre el Gobierno del Estado, la sociedad en general y los diversos medios informativos.

Alcance: Desde la solicitud de mantenimiento emitida por alguno de los rganos administrativos y

operativos de la Coordinacin de Comunicacin Social hasta su publicacin en Internet una vez actualizado.


Polticas: El presente instrumento se sustenta en:

Normatividad de Internet en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Internet de la Secretara de Administracin.

Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por las Direcciones de Desarrollo Tecnolgico e Internet de la Secretara de Administracin.

Polticas Informticas y de comunicaciones emitida por la Coordinacin de Comunicacin Social.






CCS AI/02




1 Recibe en original y copia memorando de solicitud de modificacin y/o actualizacin del sitio web oficial de uno o ms rganos administrativos y/u operativos, sealando los elementos que habrn de agregarse, actualizarse y/o eliminarse.

2 Sella de recibido ambos documentos, sealando adems, la fecha y hora de su recepcin, devolviendo la copia al solicitante.

3 Evala los cambios y/o actualizaciones al sitio web oficial, y define, las acciones a seguir as como los tiempos estimados para concretar el mantenimiento solicitado.

4 Realiza y concluye los cambios y/o actualizaciones al sitio web oficial e informa de los resultados obtenidos a l o a los solicitantes, archiva el memorando de solicitud.

Nota:

En el dado caso de que las modificaciones solicitadas requieran de especial atencin por su impacto y/o la complejidad de las mismas, el Titular del rea de Informtica informar a l o a los solicitantes sobre las acciones que habrn de tomarse y del tiempo estimado para su conclusin.

De ser necesario, se solicitar el apoyo correspondiente a la Direccin de Internet de la Secretara de Administracin.

5 Realiza cambios en el Manual tcnico del sitio web oficial y genera los respaldos correspondientes en CD en original y tres copias.

6 Elabora oficio en original y cuatro copias dirigido al Titular de la Direccin de Internet en el que informa los cambios realizados al sitio web oficial, as mismo, solicita su publicacin en su versin actualizada.





CCS AI/02




7 Enva oficio y distribuye de acuerdo al siguiente orden:

Direccin de Internet: - Original de oficio. - 1 Copia del Manual tcnico del sitio web oficial. - 1 Copia del respaldo del sitio web oficial en CD

Oficina del C. Coordinador: - 1 Copia del oficio. - 2 Copia del Manual tcnico del sitio web oficial. - 2 Copia del respaldo del sitio web oficial en CD

Direccin de Prensa: - 2 Copia del oficio. - 3 Copia del Manual tcnico del sitio web oficial. - 3 Copia del respaldo del sitio web oficial en CD

Archivo: - 3 Copia del oficio para archivar en el consecutivo. - 4 Copia del oficio para archivar en la carpeta de

Proyectos. - Original del Manual tcnico del sitio web oficial

para archivar en la carpeta de Proyectos. - Original del respaldo del sitio web oficial en CD

para archivar en la carpeta de Proyectos.





CCS AI/03

Nombre del procedimiento: Desarrollo de Sistemas de Informacin Administrativos. Propsito: Establecer los mecanismos necesarios que faciliten el desarrollo de sistemas de informacin

integrales que permitan a los distintos rganos administrativos y operativos cumplir con su propsito y objetivos de la Coordinacin.

Alcance: Desde que se recibe solicitud para el desarrollo de un sistema de informacin hasta su

implementacin y puesta en marcha en el rgano administrativo u operativo solicitante.





Criterios generales emanados de la Titularidad de la Coordinacin de Comunicacin Social.

Primer Emisin Actualizacin Prxima Revisin Pgina




CCS AI/03




1 Recibe memorando en original y copia de uno o varios rganos administrativos y/u operativos solicitando el desarrollo e implementacin de un sistema de informacin administrativo,sealando los requerimientos que habrn de cubrirse.

2 Sella de recibido ambos documentos, seala fecha y hora de recepcin y devuelve copia sellada al solicitante.

3 Determina fecha y hora de reunin conjuntamente con l o los solicitantes para definir el plan general de trabajo, los criterios generales y los rganos administrativos y operativos que tienen relacin en el desarrollo del sistema de informacin requerido.

4 Define los requerimientos y el alcance del sistema as como el plan de trabajo y el cronograma de desarrollo del mismo de acuerdo a los elementos bsicos sealados en el memorando de solicitud.

Formatos: Anteproyecto de Desarrollo de Sistemas y Calendario Anual de Proyectos de Desarrollo Correspondiente al Ao, de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico.

5 Rene a los Titulares de los diversos rganos administrativos y/u operativos involucrados e informa sobre el proyecto, sealando los requerimientos de informacin y el papel a ser desempeado por cada uno de stos durante el desarrollo de dicho sistema.

6 Elabora el proyecto de desarrollo del sistema de informacin solicitado, de acuerdo a los lineamientos de la Normatividad Informtica Institucional, en original y tres copias.

Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y el Desarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Desarrollo Tecnolgico.

7 Elabora oficio dirigido al Titular de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico en el cual informa sobre el proyecto de desarrollo de un sistema de informacin, en original y cuatro copias.





CCS AI/03




8 Enva oficio y distribuye de acuerdo al siguiente orden:

Direccin de Desarrollo Tecnolgico: - Original de oficio. - Original del proyecto.

Oficina del C. Coordinador: - 1 Copia del oficio. - 1 Copia del proyecto.

Direccin de Prensa: - 2 Copia del oficio. - 2 Copia del proyecto

Archivo: - 3 Copia del oficio para archivar en el consecutivo. - 4 Copia del oficio para archivar en la carpeta de

Proyectos. - 3 Copia del proyecto para archivar en la carpeta de

Proyectos.

9 Inicia el anlisis y desarrollo del sistema de informacin, realiza la codificacin y pruebas de nomenclaturas, estructuras de bases de datos, formularios de captura, tablas, reportes, vnculos entre bases de datos y tablas, con el objeto de evaluar la operatividad y funcionalidad.

Nota:

De ser necesario, se solicitar a la Direccin de Desarrollo Tecnolgico apoyo con asesoras que faciliten el desarrollo adecuado del sistema de informacin.

10 Presenta el sistema de informacin desarrollado ante losTitulares de la Direccin de Prensa y del rgano u rganos beneficiados con dicho sistema con el objeto de conocer laevaluacin y sugerencias de stos.

11 Atiende sugerencias y peticiones de modificaciones al sistema de informacin recin desarrollado, stas sern atendidas y resueltas antes de ser liberado dicho sistema. Procede de la misma manera que las actividades 9 y 10.





CCS AI/03




12 Concluye el desarrollo del sistema de informacin y acuerda su implementacin y liberacin con l o los rganos administrativos y/u operativos involucrados.

13 Elabora el acta de liberacin correspondiente y firma el Titular de la Coordinacin as como los Titulares de los diversos rganos administrativos y/u operativos involucrados.

Formato del Acta de Liberacin

14 Elabora el Manual tcnico y el Manual del usuario.

15 Imprime el Manual tcnico en original y tres copias, y engargola.

16 Imprime el Manual de usuario en original y cuatro copias, y engargola.

17 Genera respaldo tanto de los manuales como del sistema de informacin desarrollado en cdigo fuente y en su estructura para instalacin, en medio fotomagntico (CD) en original y tres copias.

18 Genera respaldo del sistema en su estructura para instalacin nicamente, en medio fotomagntico (CD).

19 Establece los acuerdos necesarios con los rganos involucrados y beneficiados con el sistema de informacin desarrollado, procede a la instalacin e implementacin del sistema y capacita al personal usuario del mismo.

20 Llena y firman l o los rganos administrativos y/u operativos solicitantes, el complemento del acta de liberacin correspondiente a la aceptacin del sistema de informacin desarrollado. Genera tres fotocopias simples de dicha acta.

Original del Acta de Liberacin.





CCS AI/03




21 Elabora en original y tres copias oficio dirigido al Titular de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico en el cual informa la conclusin del proyecto de desarrollo del sistema de informacin y la liberacin de ste, as mismo, solicita su intervencin para el registro de ste ante la Direccin de Patrimonio.

22 Recaba firma en el oficio y distribuye de la siguiente manera:

Direccin de Desarrollo Tecnolgico: - Original de oficio. - 1 Fotocopia del Acta de Liberacin del Sistema. - Original del Manual tcnico del sistema. - Original del Manual de usuario del sistema. - CD original del respaldo del sistema de informacin en

cdigo fuente y en su estructura para instalacin.

Oficina del C. Coordinador: - 1 Copia de oficio. - 2 Fotocopia del Acta de Liberacin del Sistema. - 1 Copia del Manual tcnico del sistema. - 1 Copia del manual de usuario del sistema. - 1 Copia del respaldo del sistema de informacin en

cdigo fuente y en su estructura para instalacin, en CD.

Direccin de Prensa: - 2 Copia de oficio. - 3 Fotocopia del Acta de Liberacin del Sistema. - 2 Copia del Manual tcnico del sistema. - 2 Copia del Manual de usuario del sistema. - 2 Copia del respaldo del sistema de informacin en


Archivo: - 3 Copia de oficio. - Original del Acta de Liberacin del Sistema. - 3 Copia del Manual tcnico del sistema. - 3 Copia del Manual de usuario del sistema. - 3 Copia del respaldo del sistema de informacin en






CCS AI/03




- Original del respaldo del sistema en su estructura para

instalacin nicamente. Nota: Todos estos documentos y respaldos en CD se archivan en la carpeta de Proyectos.

Organo solicitante. - 4 Copia del Manual de usuario del sistema. Nota: Por cada rgano administrativo y/u operativo en el cual sea implementado y liberado el sistema de informacin desarrollado, se generar y entregar a cada uno de stos una copia del Manual de usuario para su consulta.





CCS AI/04

Nombre del procedimiento: Mantenimiento de Sistemas de Informacin Administrativos Propsito: Establecer los mecanismos necesarios que permitan mantener en condiciones de

operatividad y funcionalidad a los sistemas de informacin en produccin, facilitando a los distintos rganos administrativos y/u operativos usuarios de stos cumplir con su propsito y objetivos de la Coordinacin.

Alcance: Desde la recepcin de la solicitud de mantenimiento hasta la puesta en puesta en marcha del

sistema actualizado en o los rganos administrativos y/u operativos solicitantes.

Responsable del Procedimiento: rea de Informtica


Normatividad Informtica para Regular la Gestin de Tecnologas de Informacin y elDesarrollo Tecnolgico en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, emitida por la Direccin de Desarrollo Tecnolgico de la Secretara de Administracin.


Criterios generales emanados de la Titularidad de la Coordinacin de Comunicacin Social.





CCS AI/04




1 Recibe memorando en original y copia de uno o varios rganos administrativos y/u operativos solicitud demodificacin de un sistema de informacin administrativo en produccin, sealando las necesidades de modificacin.

2 Sella de recibido ambos documentos, sealando fecha y hora de su recepcin y devuelve la copia del memorando de solicitud al solicitante.

3 Define la fecha y hora de reunin para analizar las modificaciones requeridas, conjuntamente con l o lossolicitantes.

4 Definen las acciones a ejecutar, el alcance de las modificaciones, el plan de trabajo y el cronograma de ejecucin de dichas modificaciones.

Formatos: Anteproyecto de Desarrollo de Sistemas y Calendario Anual de Proyectos de Desarrollo Correspondiente al Ao, de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico.

5 Inicia las acciones de modificacin del cdigo fuente correspondiente,

6 Realiza las pruebas necesarias y suficientes de los cambios realizados, y evala la operatividad y funcionalidad del sistema modificado para asegurarse que ste no presente fallas y funcione de acuerdo a los requerimientos solicitados.

Nota:

De ser necesario, se solicitarn las asesoras necesarias a la Direccin de Desarrollo Tecnolgico.

7 Presenta el sistema de informacin actualizado ante l o los solicitantes con el objeto de conocer la evaluacin y sugerencias de stos.





CCS AI/04




8 Atiende y resuelve las sugerencias y peticiones de modificaciones al sistema de informacin recin actualizado.

9 Da por concluido los trabajos de modificacin del sistema actualizado y realiza las actualizaciones correspondientes al Manual tcnico y al Manual de usuario.

Manual tcnico.

Manual de usuario.

10 Imprime el Manual tcnico actualizado en original y tres copias, y engargola.

11 Imprime el Manual de usuario actualizado en original y cuatro copias, y engargola.

12 Genera respaldo tanto de los manuales como del sistema de informacin actualizados en cdigo fuente y en su estructura para instalacin, en medio fotomagntico (CD) en original y tres copias.

13 Genera respaldo del sistema actualizado en su estructura para instalacin nicamente, en medio fotomagntico (CD).

14 Establece los acuerdos necesarios con los rganos involucrados y beneficiados con el sistema de informacin actualizado, procede a la reinstalacin y puesta en marcha de ste y capacita al personal usuario del mismo.

15 Llena y firman l o los rganos administrativos y/u operativos solicitantes, el Acta de Actualizacin del Sistema. Genera tres fotocopias simples de dicha acta.

Acta de Actualizacin de sistemas.

16 Elabora oficio en original y tres copias, dirigido al Titular de la Direccin de Desarrollo Tecnolgico en el que informa las actualizaciones realizadas a un sistema de informacin en produccin.

17 Recaba firma en el oficio y anexa reimpresiones de los manuales tcnico y de usuario, respaldos fotomagnticos (CD), y distribuye de la siguiente manera:





CCS AI/04




Direccin de Desarrollo Tecnolgico: - Original de oficio. - 1 Fotocopia del Acta de Actualizacin del Sistema. - Original del Manual tcnico del sistema actualizado. - Original del Manual de usuario del sistema

actualizado. - CD original del respaldo del sistema de informacin en

cdigo fuente y en su estructura para instalacinactualizado.

Oficina del C. Coordinador: - 1 Copia de oficio. - 2 Fotocopia del Acta de Actualizacin del Sistema. - 1 Copia del Manual tcnico del sistema actualizado. - 1 Copia del Manual de usuario del sistema

actualizado. - 1 Copia del respaldo del sistema de informacin en

cdigo fuente y en su estructura para instalacin actualizado.

Direccin de Prensa: - 2 Copia de oficio. - 3 Fotocopia del Acta de Actualizacin del Sistema. - 2 Copia del Manual tcnico del sistema actualizado. - 2 Copia del Manual de usuario del sistema


cdigo fuente y en su estructura para instalacin actualizado.

Archivo: - 3 Copia de oficio. - Original del Acta de Actualizacin del Sistema. - 3 Copia del Manual tcnico del sistema actualizado. - 3 Copia del Manual de usuario del sistema


cdigo fuente y en su estructura para instalacin, actualizado.

- Original del respaldo del sistema en su estructura para instalacin nicamente, actualizado.





CCS AI/04




Nota:

Todos estos documentos y respaldos en CD se archivan en la carpeta de Proyectos.

Organo solicitante. - 4 Copia del Manual de usuario del sistema

actualizado.

Nota: Por cada rgano administrativo y/u operativo en el cual sea implementado y liberado el sistema de informacin actualizado, se generar y entregar a cada uno de stos una copia del Manual de usuario para su consulta.





CCS AI/05

Nombre del procedimiento: Mantenimiento preventivo de la infraestructura informtica. Propsito: Establecer los mecanismos que permitan la ejecucin de acciones orientadas a mantener en

condiciones de operatividad y funcionalidad la infraestructura informtica de la Coordinacin de Comunicacin Social facilitando con ello el cumplimiento de su propsito y objetivos.

Alcance: Desde la elaboracin del calendario de mantenimiento preventivo hasta su ejecucin y

cumplimiento.




Polticas informticas y de comunicaciones emitidas por esta Coordinacin.


Trminos de las garantas de los equipos de cmputo, impresoras, no-brakes y dems equipamiento informtico que an se encuentren vigentes, los cuales slo sern sujetos de limpieza exterior y de los servicios de mantenimiento lgico a discos duros.





CCS AI/05




1 Define dentro de los primeros 15 das del mes de diciembre, el calendario anual de servicios de mantenimiento preventivo a la infraestructura informtica de la Coordinacin de Comunicacin Social correspondiente al siguiente ejercicio, e imprime en original y quince copias.

Calendario de Servicios de Mantenimiento Preventivo a la Infraestructura Informtica.

2 Elabora Circular con el objeto de difundir y dar a conocer el calendario de servicios de mantenimiento preventivo en original y quince copias, misma que distribuye de la siguiente manera:

Oficina del C. Coordinador. - 1 Copia de circular. - 1 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento

Preventivo a la Infraestructura Informtica.

Direccin de Prensa. - 2 Copia de circular. - 2 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Departamento de Informacin y Redaccin. - 3 Copia de circular. - 3 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Departamento de Monitoreo y Evaluacin de la Informacin en Medios Electrnicos. - 4 Copia de circular. - 4 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Departamento de Sntesis y Anlisis. - 5 Copia de circular. - 5 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Departamento de Diseo e Imagen Institucional. - 6 Copia de circular. - 6 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento






CCS AI/05




Unidad de Apoyo Administrativo. - 7 Copia de circular. - 7 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Area de Recursos Humanos. - 8 Copia de circular. - 8 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento

Preventivo a la Infraestructura Informtica. Area de Recursos Materiales. - 9 Copia de circular. - 9 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Area de Recursos Financieros. 10 Copia de circular. 10 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Asesor Jurdico. - 11 Copia de circular. - 11 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Corresponsala de Prensa de Tapachula. - 12 Copia de circular. - 12 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Corresponsala de Prensa de San Cristbal. - 13 Copia de circular. - 13 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Corresponsala de Prensa de Comitn. - 14 Copia de circular. - 14 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento






CCS AI/05




Corresponsala de Prensa en Palenque: - 15 Copia de circular. - 15 Copia del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Archivo: - Original de circular. - Original del Calendario de Servicios de Mantenimiento


Nota:

Los documentos originales se archivan en la carpeta correspondiente.

4 Supervisa el seguimiento al calendario de servicios de mantenimiento preventivo e informa con una semana de anticipacin al Titular del rgano administrativo u operativo que recibir los servicios de mantenimiento preventivo.


5 Da seguimiento y cumplimiento al calendario de servicios de mantenimiento preventivo consistiendo en:


6 Registra los servicios brindados a cada uno de los equipos atendidos en las fichas de servicios de mantenimiento preventivo.

Ficha de Servicios de Mantenimiento Preventivo.





CCS AI/06

Nombre del procedimiento: Mantenimiento correctivo de la infraestructura informtica. Propsito: Establecer los mecanismos que permitan la ejecucin de acciones orientadas a mantener en

condiciones de operatividad y funcionalidad la infraestructura informtica de la Coordinacin de Comunicacin Social facilitando con ello el cumplimiento de su propsito y objetivos.

Alcance: Desde la recepcin de la solicitud de mantenimiento correctivo hasta su atencin, ejecucin y

cumplimiento.




Polticas informticas y de comunicaciones emitidas por esta Coordinacin.


Trminos de las garantas de los equipos de cmputo, impresoras, no-brakes y dems equipamiento informtico que an se encuentren vigentes, los cuales slo sern sujetos de limpieza exterior y de los servicios de mantenimiento lgico a discos duros, sin embargo, en caso de que algn componente del equipamiento informtico asignado a un usuario presente fallas, ste debe reportarlo a su jefe inmediato para que ste ltimo lo reporte al rea de Informtica a travs de un memorando en original y copia, en el cual seale brevemente la falla reportada, el proveedor ser notificado para hacer valer la garanta correspondiente.





CCS AI/06




1 Recibe el momerando en original y copia, sella de recibido ambos documentos, regresa la copia al solicitante del servicio de mantenimiento correctivo y turna el original a Soporte Tcnico.

2 Evalua la solicitud recibida, verifica contra la base de datos del inventario de bienes informticos para determinar si el bien informtico reportado con fallas an est en garanta o no.

Nota:

En caso de que el bien informtico reportado se encuentre en garanta, ste es concentrado al rea de Informtica, procede a evaluar la falla y reporta al proveedor para hacer vlida la garanta.

El equipo fallado que an est en garanta y que fue reportado al proveedor, es entregado a ste y se le explica la falla en el momento de apersonarse e identificarse, as mismo, le es solicitado al rea de Recursos Materiales y de Servicios la emisin del correspondiente pase de salida de dicho bien para que el proveedor lo traslade a sus instalaciones.

Inventario de Bienes Informticos.

Pase de salida emitido por el rea de Recursos Materiales.

3 Acude al rgano administrativo u operativo solicitante, revisa y diagnostica el tipo de falla del bien informtico para determinar las acciones de mantenimiento correctivo a realizar cuando ste se encuentra fuera de garanta.

Nota:

Si la falla puede corregirse in situ, se procede a ello, en caso contrario es informado el usuario y el bien informtico es trasladado al rea de Informtica.

4 Brinda el mantenimiento correctivo correspondiente.

5 Solicita la adquisicin del componente de repuesto a travs de la Solicitud de requisicin al rea de Recursos Materiales si es necesario

Solicitud de requisicin.





CCS AI/06




6 Informa al usuario y le asigna temporalmente otro equipo hasta que el bien informtico en mantenimiento le sea devuelto.

7 Recibe el componente solicitado, procede a su instalacin y ejecuta las pruebas de operacin correspondientes.

Nota:

El bien informtico, que para efectos de garanta fue recogido por el proveedor y que es devuelto por ste ya reparado, se recibe por Soporte Tcnico y ejecuta las pruebas de operacin y funcionalidad necesarias. En caso de que el bien informtico no presente ninguna falla, se le recibe al proveedor junto con la copia de servicio emitida por ste, en caso contrario no se le recibe.

8 Devuelve el bien informtico al usuario quien firma de conformidad la Ficha de Servicios de MantenimientoCorrectivo emitida.

Ficha de Servicios de Mantenimiento Correctivo

9 Retira el bien informtico que le fue proporcionado temporalmente en prstamo al usuario.

10 Archiva la Ficha de Servicios de Mantenimiento Correctivofirmada de conformidad por el usuario.





RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

CCS UAA/01 Pago de facturas por servicios de publicaciones oficiales CCS UAA/02 Informacin de la partida presupuestal 3602 Publicaciones oficiales




CCS UAA/01 Nombre del procedimiento: Pago de facturas por servicios de Publicaciones Oficiales.

Propsito: Cubrir gastos generados por la difusin de las actividades del Gobierno del Estado, a

travs de los medios masivos de comunicacin como prensa, radio, internet y televisin.

Alcance: Desde que se recibe la orden de ministracin de recursos, hasta el envo de control de

saldos mensuales y acumulados al rea de Recursos Financieros.

Responsable del Procedimiento: Unidad de Apoyo Administrativo.

Polticas: - La recepcin de facturas enviadas por la Direccin de Prensa sern de lunes a viernes

de 8:00 a 14:00 horas.

- Recoger rdenes de ministracin emitidas por la Secretaria de Planeacin y Finanzas.

- Los gastos relativos a servicios de publicacin, deber apegarse a lo establecido en el Peridico Oficial No. 338, de fecha 28 de Diciembre del ao 2005, en el capitulo VII articulo 82, fracciones del I al IV, con sus incisos.

- Los procedimientos para ejercer la partida 3602 Publicaciones Oficiales, deber apegarse a lo establecido en las Normas y Procedimientos emitidos por la extinta Secretaria de Hacienda en el Oficio Circular No. SHE/04559/95, en el capitulo III, nmero 2,3, 6, 8 y 11.

- Las dependencias y entidades debern contar con recursos para solventar el gasto a

originar, segn lo establecido en las Normas y Procedimientos emitidos por la extinta Secretaria de Hacienda en el Oficio Circular No. SHE/04559/95, en el capitulo II, nmero 9.

- Para el pago de Publicaciones Oficiales deber apegarse a lo siguiente: * Copia del memorandum de orden de tramite de pago, autorizado por la direccin de

prensa. * La factura, deber cumplir con los requisitos establecidos por el Cdigo Fiscal de la Federacin vigente, que establece para estos. En caso que no se cumpla con lo antes mencionado se devuelve la factura a la Direccin de Prensa. * Oficio de Solicitud de Difusin (nicamente para Dependencias y Entidades). * Testigo, verificar que sea correcta la fecha de la publicacin difundida segn el

Oficio de Solicitud emitida por la Dependencia y/o Entidad; excepto en el caso de radio y televisin que de manera selectiva por su importancia e impacto social queda en custodia del depto. de Monitoreo y Evaluacin de Informacin en medios electrnicos.

* Para el trmite de pago de la factura de la prestacin de servicios de comunicacin, el proveedor deber presentar Constancia de No Adeudo de Obligaciones Fiscales.

- La Unidad de Apoyo Administrativo deber apegarse al formato T IV 13 Carta de Autorizacin o formato T IV 18 Aviso de Cambio de cuentas bancarias que establezca la Tesorera de la Secretaria de Planeacin y Finanzas, establecidos en la normatividad contable y financiera vigente.






CCS UAA/01



Documento de referencia /

observaciones

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Solicita calendarizacin anual del presupuesto autorizado a la partida 3602 Publicaciones Oficiales a la Secretaria de Planeacin y Finanzas. Recoge las rdenes de Ministracin mensualmente en el Departamento del Ejercicio Presupuestal de la Secretaria de Planeacin y Finanzas. Verifica en banca electrnica que el recurso haya sido depositado a la cuenta de Publicaciones Oficiales. Registra los recursos autorizados de las rdenes de Ministracin para el control de saldos, en el anlisis de publicaciones. Enva la actualizacin de saldos disponibles con que cuentan cada una de las Dependencias y Entidades a la Direccin de Prensa. Recibe originales de memorandums y facturas de medios de comunicacin enviadas por la Direccin de Prensa, para trmite de pago.

Verifica la documentacin soporte que contenga lo siguiente: Copia del memorandum de orden para tramite de pago Factura original. Oficio de Solicitud de Difusin (nicamente para Dependencias y Entidades). Testigo (peridico); excepto radio y televisin. Constancia de No Adeudo de Obligaciones Fiscales.

Acude a la Dependencia o entidad, a validar la factura mediante sello y firma del titular o funcionario facultado. Elabora cheques o speuas, firma y recaba firma del Titular de la Coordinacin de Comunicacin Social. Turna cheques o speuas al rea de Recursos Materiales y Servicios Generales, para deposito, en cuentas bancarias proporcionadas por los prestadores de servicios, en el formato TIV 13 Carta de Autorizacin TIV 18 Aviso de Cambio, previa presentacin de la Constancia de No Adeudo de Obligaciones Fiscales.

Formato de anlisis de publicaciones oficiales. Formato de Saldos acumulados de publicaciones oficiales Ver polticas. Speuas, movimiento reali- zado a travs de la Institucin bancaria Formato TIV 13 y TIV 18establecidos en los lineamientos normativos emitidos por la Secretaria de Planeacin y Finanzas.






CCS UAA/01




observaciones

11

12

Elabora relacin de los cheques y speuas, expedidos durante el mes, as mismo el anlisis mensual y control de saldos acumulados y turna al rea de Recursos Financieros. Archiva memorandums, plizas de Cheques y documentacin soporte.






CCS UAA/02

Nombre del procedimiento: Informacin de la partida presupuestal 3602 Publicaciones Oficiales.

Propsito: Informar los movimientos realizados durante cada mes, con cargo a la partida 3602

Publicaciones Oficiales a la Secretaria de Planeacin y Finanzas.

Alcance: Desde la captura de la informacin del gasto ejercido hasta el envi de la misma a la

Secretaria de Planeacin y Finanzas.

Responsable del Procedimiento: Unidad de Apoyo Administrativo.

Polticas: - Deber apegarse al formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040 pagos realizados a

prestadores de Servicios que emite la Tesorera de Secretaria de Planeacin y Finanzas, segn la normatividad contable y Financiera vigente.

- Deber entregar informacin del formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040 Pagos

realizados a prestadores de Servicios, que establecen las polticas de Tesorera vigente. - La informacin que se envi en reportes de pagos del gasto ejercido mensualmente, a la

Secretaria de Planeacin y Finanzas, deber contener los siguientes requisitos: - nmero de la orden de insercin y con cargo dependencias o entidades. - Registro Federal de Contribuyentes. - Nombre del prestador de servicios - Numero de factura. - Fecha. - Monto a pagar en pesos.

- Se enviaran reportes de pagos los das viernes y horas hbiles de cada semana a las

dependencias y entidades, segn lo establecido en el Peridico Oficial No. 338, de fecha 28 de Diciembre del ao 2005, en el capitulo VII articulo 80.






CCS UAA/02




observaciones 1

2

3 4

5 6

Captura informacin correspondiente al gasto ejercido por la prestacin de servicios en medios de comunicacin en el formato de Reportes de Pagos. (Estos se obtienen de las facturas pagadas).

Elabora oficios y anexa el reporte de pago original y firma en los documentos; y distribuye de la siguiente manera:

Dependencia o entidad/Unidad de Apoyo Administrativo. - Original del Oficio - Original del Reporte Titular de la Dependencia o Entidad. - 1era. Copia del Oficio. - 1era. Copia del Reporte

Coordinacin de Comunicacin Social. - 2. Copia del Oficio. Archivo. - 3era. Copia del Oficio. - 2era. Copia del Reporte.

Elabora oficio y firma, y anexa copia del reporte de pago, y distribuye de la siguiente manera:

Secretaria de Planeacin y Finanzas/Direccin de Contabilidad.

- Original del Oficio - 3a. Copia del Reporte de Pago.

Coordinacin de Comunicacin Social.

- 1. Copia del Oficio. Archivo. - 2a. Copia del Oficio.

Concilia los movimientos realizados en la partida 3602 publicaciones oficiales con cada una de las dependencias y entidades.

Captura informacin en el formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040 Informe de Pagos a prestadores de servicios de medios de comunicacin, imprime y antefirma. Elabora Oficio y firma, y anexa el formato TIV 19 SPF-TE-CF-

PRPS-0040 Pago a prestadores de servicios de medios de comunicacin y distribuye de la siguiente manera:

Formato de Reporte de Pagos. Ver polticas.

Formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040, Emitido por la Secretaria de administracin






CCS UAA/02




observaciones

Secretaria de Planeacin y Finanzas.

Tesoreria - Original del Oficio - Original del Formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040 Coordinacin de Comunicacin Social. - 1. Copia del Oficio. - 2. Copia del formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040 Archivo. - 2a. Copia del Oficio. - 3era. Copia del formato TIV 19 SPF-TE-CF-PRPS-0040





RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DEL REA DE RECURSOS HUMANOS

CCS UAA/ARH/01 Trmite de seleccin de personal

CCS UAA/ARH/02 Alta de personal de confianza

CCS UAA/ARH/03 Alta del trabajador ante el IMSS

CCS UAA/ARH/04 Pago a travs de nmina electrnica

CCS UAA/ARH/05 Declaracin patrimonial

CCS UAA/ARH/06 Baja de personal

CCS UAA/ARH/07 Baja del derechohabiente ante el IMSS

CCS UAA/ARH/08 Retencin de sueldos

CCS UAA/ARH/09 Reintegro de sueldos

CCS UAA/ARH/10 Descuentos disciplinarios

CCS UAA/ARH/11 Permisos econmicos

CCS UAA/ARH/12 Vacaciones del personal

CCS UAA/ARH/13 Control de nminas

CCS UAA/ARH/14 Incapacidad mdica

CCS UAA/ARH/15 Capacitacin del personal

CCS UAA/ARH/16 Prstamo a caja de ahorro para personal de confianza

CCS UAA/ARH/17 Promocin del personal de confianza

CCS UAA/ARH/18 Licencia con goce de sueldo para personal sindicalizado

CCS UAA/ARH/19 Reorganizacin estructural

CCS UAA/ARH/20 Actualizacin de manuales administrativos




CCS UAA/ARH/01 Nombre del procedimiento: Trmite de seleccin de personal

Propsito: Enviar al candidato a examen de seleccin al Instituto de Profesionalizacin del Servidor

Pblico

Alcance: Desde que recibe propuestas de candidatos a ocupar el puesto vacante del rgano

administrativo, hasta la recepcin del dictamen de seleccin del candidato

Responsable del Procedimiento: rea de Recursos Humanos

Polticas: 1.- Para realizar el trmite de seleccin el rea de Recursos Humanos deber apegarse a:

Acuerdo Delegatorio de Funciones Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Ley Federal del Trabajo Ley de Responsabilidades del Servidor Pblico Manual de Organizacin de la Coordinacin

2.- El rgano administrativo que tenga la plaza vacante deber enviar al rea de Recursos Humanos, el candidato que cubra el perfil profesiogrfico

3.- Se enviar a examen de seleccin al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico a todo candidato que rena el perfil profesiogrfico, excepto aquellos casos que por la categora no aplique






CCS UAA/ARH/01




observaciones 1 2 3 4 5 6 7

Recibe renuncia del trabajador para dar trmite de baja ante la Secretara de Administracin Recibe candidatos del rgano administrativo que tiene la plaza vacante, con la siguiente documentacin: - Solicitud de empleo requisitada y con foto - Copia del acta de nacimiento - Copia de constancia de estudios - Original de currculum vitae Entrevista al candidato, revisa currculum toma en consideracin disponibilidad de tiempo, conocimientos tericos-prcticos en funcin del puesto a ocupar Requisita formatos Solicitud de Evaluacin y Perfil del puesto, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, y del jefe del rgano administrativo que tiene la plaza vacante obtiene fotocopia Enva documentos mencionados en la actividad 2, al Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, con el original de los formatos Solicitud de Evaluacin y Perfil del Puesto, para la calendariazacin de la evaluacin y entrevista, archiva fotocopia de formatos Recibe Dictamen de Seleccin del candidato por parte del Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, presenta resultados al rgano administrativo que solicit la seleccin Informa al candidato elegido de su resultado Nota: En caso de que el rgano administrativo que tiene la plaza

vacante no enve candidatos, se revisa en el archivo la existencia de algn currculum de candidatos acorde al perfil profesiogrfico para ocupar la plaza vacante o solicita candidatos a la bolsa de trabajo del Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico y del Servicio Estatal de Empleo

Solicitud de evaluacin y perfil del puesto emitido por el INPROSEP, circular IPSP/DRSP/007/04






CCS UAA/ARH/02

Nombre del procedimiento: Alta de personal de confianza

Propsito: Tramitar el alta de personal en nmina de Gobierno del Estado

Alcance: Desde la recepcin de la documentacin del personal seleccionado hasta la recepcin de la

copia del movimiento nominal operado por el Departamento de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin


Polticas: Para el alta de personal de confianza deber apegarse a lo siguiente: 1. Ser requisito indispensable para la contratacin, la acreditacin del examen de seleccin ante el

Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico, excepto en los casos de las categoras que no apliquen

2. Ley del Servicio Civil del Estado de Chiapas y los Municipios

3. Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las

dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005

4. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del estado de Chiapas

5. Reglamento de Escalafn de los Trabajadores de Base del Poder Ejecutivo

6. Cdigo de tica, Contralora General del Gobierno del Estado

7. Para la elaboracin de la alta ante el IMSS deber sujetarse al Convenio de Incorporacin de Trabajadores de Confianza del Gobierno del Estado de Chiapas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, de fecha 23 de Septiembre de 1998.

8. Manual de Organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social.






CCS UAA/ARH/02 Descripcin del procedimiento



observaciones 1 2 3 4 5 6 7

Informa al personal de nuevo ingreso los requisitos que deber presentar para su trmite de alta Recibe documentacin del personal nuevo, revisa que est completa, y le regresa el original de acta de nacimiento, comprobante de domicilio, credencial del IFE, CURP y constancia de estudios Proporciona al personal de nuevo ingreso los formatos de Aviso de Inscripcin al IMSS, Pliza de Seguro y Cuestionario Mdico para que los llene y firme, verifica que contenga todos los datos solicitados Requisita el Movimiento Nominal de Alta y captura en el Sistema de Nomina de Gobierno del Estado ( Sisnomi); basndose en los datos del acta de nacimiento, comprobante de domicilio, cuestionario mdico y listado analtico Imprime movimiento nominal de alta, oficio de envi, reporte de captura y guarda informacin en diskette, derivado del Sistema de Nomina de Gobierno del Estado (Sisnomi), verifica datos capturados, turna a la Unidad de Apoyo Administrativo para firma del jefe de la Unidad y el C. Coordinador Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo movimiento nominal, oficio de envi y reporte firmado, junto con el diskette y lleva oficio de envi, reporte y diskette al Departamento de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin Recibe previo, copia de oficio de envi y reporte de captura sellados por la Direccin de Administracin de Personal de la Secretara de Administracin, y archiva de la siguiente forma: Expediente del trabajador: 1. Copia del reporte de captura, copia de movimiento nominal de alta y copia de la documentacin requisitada Expediente por tipo de movimiento nominal 2. Movimiento nominal de alta original y copia de reporte de captura

Nota: si se trata de alta por modificacin del tipo de relacin laboral (de confianza a base) la documentacin que se archivaes la siguiente:

Dictamen emitido por la Comisin Mixta de Escalafn Certificado mdico expedido por el Instituto de Seguridad

Social de los Trabajadores del Estado de Chiapas

Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a las dependencias del poder ejecutivo vigentes al 26 de mayo de 2005 Formato de Aviso de Inscripcin al IMSS, de pliza de seguro y de cuestionario mdico Formato de Movimiento Nominal de Alta y Sistema de captura en nomina de Gobierno del Estado emitido por la Secretaria de Administracin






CCS UAA/ARH/03

Nombre del procedimiento: Alta del trabajador ante el IMSS

Propsito: Tramitar alta del trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

Alcance: Desde la recepcin de la documentacin del personal seleccionado hasta que recibe la

documentacin de alta sellado por el IMSS (Hoja Rosa)


Polticas:

Para la elaboracin de la alta ante el IMSS deber sujetarse a: Convenio de Incorporacin de Trabajadores de Confianza del Gobierno del Estado de

Chiapas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, 23 de septiembre de 1998. Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a

las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 Circular de la tarjeta de identificacin patronal, emitido por la Secretaria de administracin en

fecha 12 de Agosto del 2002 Formato AFIL-02 Aviso de Inscripcin ante el IMSS









observaciones 1 2 3 4 5

Proporciona al personal de nuevo ingreso Pliza de Seguro y Cuestionario Mdico para que los llene y firme, verifica que contenga todos los datos solicitados Requisita formato AFIL-02 aviso de inscripcin al IMSS; basndose en los datos de la tarjeta de identificacin patronal y datos del expediente, recaba firma del trabajador Elabora oficio de entrega a nombre del Departamento de Afiliacin y Vigencia, recabando firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Enva Oficio de entrega anexando Formato AFIL-02 Aviso de Inscripcin al IMSS y Cuestionario medico, al departamento de Afiliacin y Vigencia del IMSS Recibe Acuse de recibo del oficio y hoja rosa, y copia de cuestionario medico y archiva de la siguiente forma Trabajador: - hoja rosa entregada por el IMSS Expediente del trabajador: 1. Copia del cuestionario medico 2 Copia de la hoja rosa

Formato AFIL -02 Aviso de Inscripcin al IMSS






CCS UAA/ARH/04

Nombre del procedimiento: Trmite de ingreso a nmina electrnica

Propsito: Pago de sueldo a travs de tarjeta electrnica

Alcance: Desde la solicitud de la copia del taln de cheque del trabajador, hasta que recibe nmero

de cuenta bancaria asignada al trabajador por parte de la institucin bancaria


Polticas:

1. Para ingresar a todo trabajador del Gobierno del Estado al Sistema de Nmina Electrnica, deber apegarse al Oficio Nmero SH/T/0503/2003, emitido por la Secretara Hacienda (hoy Planeacin y Finanzas), en donde se establece la obligatoriedad de ingresar a todo trabajador del Gobierno del Estado al Sistema de Nmina Electrnica

2. Oficio Nmero SPF/T/DCF/0901/2004, de fecha 22 de julio del 2004, emitido por la Secretara

de Planeacin y Finanzas, en donde establece que se proporcionar espacio a la Institucin Bancaria para la asesora a trabajadores de nuevo ingreso en nmina electrnica, quienes a su vez deben proporcionar copia de credencial de elector y comprobante de domicilio actualizado

3. Normatividad Contable y Financiera, emitida por la Secretara de Planeacin y Finanzas

4. Manual de Usuario para ingreso, bajas y modificacin en Nmina Electrnica, Secretara de

Planeacin y Finanzas






CCS UAA/ARH/04




observaciones 1 2 3 4 5 6 7 8

Solicita copia del taln de cheque del trabajador Fotocopia credencial del IFE y comprobante de domicilio actualizado, que se encuentra archivado en el expediente del trabajador Captura datos del trabajador en el Sistema de Nomina Electrnica de acuerdo a la gua del Manual, y en base a la documentacin anterior Imprime formato Alta en Nmina Electrnica, verifica datos del trabajador, guarda informacin en Disket, archiva temporalmente Imprime oficio de Ingreso en Nmina electrnica, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Fotocopia oficio original y formato de Alta en Nmina Electrnica, extrae del archivo el disket con datos del trabajador y distribuye de la siguiente forma: Secretara de Planeacin y Finanzas/ Tesorera - Oficio Original y disket - Formato original de Alta en nmina electrnica - Copia de credencial del IFE - Copia de comprobante de domicilio actualizado - Copia de taln de cheques Unidad de Apoyo Administrativo - 1. Copia del oficio Archivo - 2. Copia del oficio y toda la documentacin Recibe oficio de respuesta de la Secretara de Planeacin y Finanzas, indicando institucin bancaria asignada al trabajador, nmero de cuenta, y notificacin verbal de la fecha de entrega de la tarjeta electrnica por la institucin bancaria, notifica al trabajador Recibe nmero de cuenta asignado al trabajador por parte de la institucin bancaria, archiva en su expediente Nota: para la baja en Nmina Electrnica se realiza de la actividad 3 a la 6, cambiando el formato a Baja en Nmina Electrnica, enva oficio y disket, con las copias correspondientes.

Manual de usuario y Sistema de Nomina Electrnica, emitido por la Secretara de Planeacin y Finanzas Formato de oficio Ingreso en Nmina Electrnica






CCS UAA/ARH/05 Nombre del procedimiento: Declaracin Patrimonial

Propsito: Que el personal obligado a presentar declaracin patrimonial cumpla ante la Contralora

General del Estado

Alcance: Desde que causa alta el trabajador en una categora, cuya obligacin es presentar

declaracin patrimonial, hasta la recepcin de la copia de acuse de recibo de su declaracin.


Polticas:

Ley de Responsabilidad de los Servidores Pblicos, artculo 76, 77, 78 y 79 Cdigo de Etica, Contralora General del Estado Manual de Organizacin de la Coordinacin El trabajador obligado a declarar deber proporcionar copia del acuse de recibo de la misma,

as como de las modificaciones correspondientes









observaciones 1 2 3

Recibe copia de movimiento nominal de alta del trabajador por parte de la Secretara de Administracin, verifica categora y grado de responsabilidad dentro de la dependencia Elabora memorndum informando al trabajador la obligacin de presentar su declaracin patrimonial va Internet , distribuye de la siguiente forma: Trabajador obligado - Original del memordum Contralora General de Gobierno/ Contralora Interna de Responsabilidad y Registro Patrimonial - 1. Copia del memorandum Coordinacin de Comunicacin Social/ Unidad de Apoyo Administrativo - 2. Copia del memorandum Archivo/expediente - 3. Copia de memorndum Recibe copia del acuse de recibo de la declaracin por parte del trabajador, archiva en su expediente Nota: Se sigue el mismo procedimiento para declaracin de modificacin patrimonial y baja del trabajador y de la actividad 2-4 para la declaracin anual de Mayo

Ley de Responsabilidades del Servidor Pblico, artculo 77 Pagina de Internet www.contraloria.chiapas.gob.mx






CCS UAA/ARH/06

Nombre del procedimiento: Baja de personal

Propsito: Tramitar la baja del personal en la nmina del Gobierno del Estado

Alcance: Desde que recibe renuncia del trabajador, hasta la recepcin del diskette de movimientos

operados de baja por la Secretara de Administracin.


Polticas: Para tramitar la baja de personal deber sujetarse a:

Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Ley de Responsabilidad del Servidor Pblico del Estado de Chiapas Lineamientos y requisitos para la aplicacin de movimientos nominales del personal adscrito a

las dependencias del poder ejecutivo, vigente con fecha 26 de mayo 2005 Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Poder Ejecutivo del

Estado de Chiapas Manual de Organizacin de la Coordinacin de Comunicacin Social



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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - ordenjuridico.gob.mxordenjuridico.gob.mx/Estatal/CHIAPAS/Manuales/CHIAMAN35.pdf · gobierno constitucional del estado de chiapas coordinaciÓn de comunicaciÓn