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AUTORIZADO 30 DE OCTUBRE 2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COORDINACIÓN GENERAL DE ARCHIVO MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COORDINACIÓN GENERAL DE ARCHIVO ... · Coordinador Archivo de Trámite y Coordinador de Archivo. Registra en el inventario de transferencia Primaria, la

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AUTORIZADO 30 DE OCTUBRE 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN

GENERAL DE ARCHIVO

MUNICIPAL

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Manual de Procedimientos: Coordinación General de Archivo Municipal Código MZAC1418/MP/CAM Página 2 de 32 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto de 2017 Revisiones 3

VALIDACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN GENERAL DE ARCHIVO MUNICIPAL

CLAVE: MZAC1418/MO/CAM

AUTORIZO

LIC. MARCOS FLORES MORALES PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL

APRUEBA REVISO ELABORA

C. OSCAR TREJO MÁRQUEZ

CONTRALOR MUNICIPAL

LIC. VERÓNICA PÉREZ GONZÁLEZ

COORDINADORA DE ARCHIVOS

LIC. VERÓNICA PÉREZ GONZÁLEZ

COORDINADORA DE ARCHIVOS

Actualizado el 21 de Agosto de 2017 con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal.

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 4 2. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS .................................................................. 4 3. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................. 5

3.1. PROCEDIMIENTO 1: TRANSFERENCIA PRIMARIA ................................................... 5 3.1.1. GENERALIDADES ................................................................................................. 5 3.1.2. DESCRIPCIÓN ...................................................................................................... 6 3.1.3. DIAGRAMA ............................................................................................................ 8

3.2 PROCEDIMIENTO 2: TRANSFERENCIA SECUNDARIA ........................................... 10 3.2.1 GENERALIDADES .................................................................................................. 10 3.2.2 DESCRIPCIÓN ........................................................................................................ 11

3.2.3 DIAGRAMA ............................................................................................................... 13 3.3 PROCEDIMIENTO 3: TRANSFERENCIA PRIMARIA ...................................................... 15

3.3.1 GENERALIDADES .................................................................................................... 15 3.3.2. DESCRIPCIÓN ........................................................................................................ 16 3.3.3. DIAGRAMA .............................................................................................................. 17

3.4 PROCEDIMIENTO 4: BÚSQUEDA Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS DE 1866 A 1950 ................................................................................................. 19

3.4.1 GENERALIDADES .................................................................................................... 20 3.4.2. DESCRIPCIÓN ........................................................................................................ 20 3.4.3. DIAGRAMA .............................................................................................................. 22

4. ANEXOS ............................................................................................................................ 23 4.1. TRANSFERENCIA PRIMARIA .................................................................................... 23 4.2. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) ....................................... 24 4.3. Ejemplo de formato (CADIDO) ........................................................................................ 25 4.4. GUÍA SIMPLE DE LOS ARCHIVOS TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO ...... 26 4.5. INVENTARIOS DOCUMENTALES (TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO) ..... 26 4.6. PROCESO DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ....................................................... 27 4.7 BAJA DOCUMENTAL ...................................................................................................... 28

5. DIRECTORIO ........................................................................................................................ 30 6. GLOSARIO ........................................................................................................................... 31

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1. INTRODUCCIÓN La implementación del Sistema Estatal de Archivos, debe ser unificada es decir, todos los sujetos obligados deben homologar, los criterios metodológicos y de procesos, respecto a la preservación, conservación, organización, descripción, uso adecuado y difusión de los acervos documentales. Cada sujeto obligado deberá implementar su propio Sistema Institucional de Archivos, es decir, definir criterios y procedimientos institucionales relativos a la administración interna de sus respectivos archivos, mediante reglamentos, acuerdos o lineamientos internos de carácter general. Para poder dar cumplimiento a lo que establece la ley.

Valorar la importancia documental generada por las dependencias y entidades del Honorable Ayuntamiento de Zacatlán, de acuerdo a la normatividad archivística para posteriormente resguardar, custodiar y difundir el Acervo histórico del Municipio, así como brindar servicios de calidad a la sociedad, precisar los requerimientos mínimos necesarios para el buen funcionamiento del Archivo Municipal.

Ser una dependencia proactiva dentro de la estructura del Ayuntamiento que facilite la continuación de acuerdos y resoluciones del Honorable Cabildo, Impulsar el resguardo, preservación, control, difusión y aprovechamiento institucional del patrimonio documental municipal, Garantizar de manera óptima el acceso a la información pública.

Ser una instancia que coadyuve a la construcción de mejores condiciones de vida, buscando constantemente salvaguardar el patrimonio municipal, la mejora de su base de datos, archivos y expedientes, estandarizando sus mecanismos de actuación bajo criterios ecológicos, buscando siempre el desarrollo sustentable garantizando la calidad de los servicios Archivísticos.

Son objetivos a desarrollar dentro de la unidad coordinadora de Archivo, el complementar nuestros manuales con reglamentos permitirá el desarrollo de nuestras funciones de manera correcta y estandarizada.

2. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

1 TRANSFERENCIA PRIMARIA 2 TRANSFERENCIA SECUNDARIA 3 TRANSFERENCIA ARCHIVO HISTÓRICO 4 CONSULTA DE ARCHIVO HISTÓRICO 1866 -1950

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3. PROCEDIMIENTOS 3.1. PROCEDIMIENTO 1: TRANSFERENCIA PRIMARIA

3.1.1. GENERALIDADES

UNIDAD RESPONSABLE: Unidad Generadora de Información( ARCHIVO DE TRÁMITE)

OBJETIVO: Identificar las funciones archivísticas y el área física de los archivos de trámite, de las diferentes entidades (sujetos obligados).

FUNCIÓN: En el Archivo de trámite se da inicio al ciclo vital del documento, es decir, es donde se encuentran los documentos en etapa activa y que adquieren valores primarios (administrativos, contables o fiscales, legales o jurídicos, científicos y/o culturales).

ALCANCE: Los espacios físicos de las oficinas que la Unidad Administrativa tenga bajo su control, se encuentra el mobiliario que se utiliza para el archivo de trámite, que generalmente son los cajones de los escritorios, archiveros o cajas, los cuales deberán identificarse (numerarse) y señalizarse para relacionar la ordenación de expedientes con su ubicación física y para facilitar su localización mediante los instrumentos archivísticos, manuales o automatizados de descripción de la información.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Produce o recibe la información la Codifica y mantiene organizada. Da seguimiento a los instrumentos Archivísticos proporcionados por la Unidad Coordinadora, manteniéndolos actualizados e identificando los plazos de conservación. Realiza inventarios y determina bajas documentales o transferencia primaria.

LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA

Ley de Archivos del Estado de Puebla 11 al 17 2015 2015 Lineamientos Para la Conservación y Organización de Archivos

Cap. I al Cap. V con fracciones y transitorios

2016 2016

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TIEMPO DE GESTIÓN: De 6 meses 3.1.2. DESCRIPCIÓN

No. PUESTO Y ÁREA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1

Responsable de Archivo de Trámite.

Identifica los expedientes de Trámite, cuyo plazo de conservación ha concluido de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.

Inventario

Documental.

2

Responsable de Archivo de Trámite.

Solicitud de baja documental o transferencia documental primaria. Solicitud.

3 Responsable de

Archivo de Trámite

Elabora la propuesta de inventario de transferencia primaria.

Inventario de transferencia

primaria.

4

Responsable de Archivo de Trámite.

Solicita a la Coordinación de Archivos Municipales otorgue la aprobación de inventario de transferencia primaria.

Correo electrónico,

Memorándum u Oficio.

5

Coordinador de Archivos

Municipales.

Revisa la propuesta de inventario y de ser necesario selecciona y revisa físicamente los expedientes.

Análisis y muestreo.

6 Coordinador de

Archivos Municipales.

Envía la justificación de los expedientes que deban permanecer en el Archivo de trámite, enlistando los que serán transferidos.

Oficio o Memorándum.

7

Responsable de Archivo de Trámite.

Recibe la Propuesta de Inventario documental y solicita el visto bueno de la Coordinación de Archivos Municipales.

Acuse u oficio.

8

Responsable de Archivo de Trámite.

Otorga el visto bueno y remite al responsable de archivo de trámite.

Inventario de transferencia

primaria autorizado.

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9

Responsable de Archivo de Trámite.

Recibe, separa y coteja los expedientes conforme al Inventario de Transferencia Primaria Autorizado, envía debidamente suscrito al responsable del archivo de concentración.

Oficio de Inventario de transferencia

Primaria y correo electrónico.

10

Coordinador Archivo de Trámite y

Coordinador de Archivo.

Coteja el inventario de Transferencia primaria, contra Expedientes junto con el responsable del archivo de trámite.

11

Coordinador Archivo de Trámite y

Coordinador de Archivo.

Otorga visto bueno de inventario de transferencia primaria y recibe los expedientes.

Inventario de transferencia

Primaria.

12

Coordinador de Archivo de Trámite.

Revisa espacios disponibles según corresponda y asigna lugar a los expedientes.

Archivo.

13

Coordinador Archivo de Trámite y

Coordinador de Archivo.

Registra en el inventario de transferencia Primaria, la Ubicación topográfica de los expedientes, comunicándole al responsable del archivo de trámite.

Inventario documental y

acuse.

14

Coordinador de Archivo de Trámite y

Coordinador de Archivo de

Concentración.

Registra los expedientes en el inventario general de archivo de concentración.

Inventario general de archivo de concentración.

15 Auxiliar

Administrativo. Se archiva el acuse del Inventario General de Archivo de Concentración.

Acuse.

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3.1.3. DIAGRAMA

ARCHIVO DE TRÁMITE Responsable Archivo de

Trámite Coordinación de Archivos

Municipal Auxiliar Administrativo

INICIO

Identifica los expedientes

Inventario O-1

Solicitud de baja

Solicitud O-1

Elabora Propuesta de

Inventario Inventario O-1

1

2

3

4 Solicita aprobación de transferencia

primaria

Revisión de Inventario

5

Análisis y muestreo O-1 Solicitud O-1

Envía justificación de

expedientes

Recibe la propuesta

6 7

Inventario autorizado O-1 Oficio o memo O-1

9

Otorga el visto bueno

8

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ARCHIVO DE TRÁMITE Responsable Archivo de

Trámite Coordinación de Archivos

Municipal Auxiliar Administrativo

Coteja el inventario y expedientes

8

9 Coteja inventario

10

Otorga el visto bueno

de inventario

11 Recibe los expedientes

Revisa espacios

disponibles

Registra los expedientes al inventario de transferencia

primaria

12 13

Inventario O-1

Registra los expedientes al inventario de transferencia

primaria Inventario O-1

Archiva acuse

14 15

Acuse O-1

FIN

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3.2 PROCEDIMIENTO 2: TRANSFERENCIA SECUNDARIA

3.2.1 GENERALIDADES

UNIDAD RESPONSABLE: ARCHIVO MUNICIPAL (ÁREA DE CONCENTRACIÓN)

LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA

Ley de Archivos del Estado de Puebla 11 al 17 2015 2015 Lineamientos Archivísticos Cap. II

Sección I 2015 2017

OBJETIVO: Recibir de los archivos de trámite la documentación semi-activa (conforme lo indica el Catálogo de Disposición Documental) y anexarlos al inventario general del Archivo de Concentración.

FUNCIÓN: El Archivo de Concentración es aquél que contiene documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados y que permanecen en él hasta su destino final (eliminación a través de la Baja Documental o transferencia al Archivo Histórico de la Institución o al Archivo General del Estado de Puebla). Los sujetos obligados deberán contar por lo menos con un Archivo de Concentración, con características y especificaciones de seguridad para los documentos que ahí se resguardan, conforme lo marca la Ley de Archivos del Estado de Puebla y su respectivo Reglamento.

ALCANCE: Optimización del manejo de la información en documento y digital, para su conservación.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Recibe Expedientes de trámite y revisa plazos de conservación de acuerdo al Catálogo de Disposición documental los mantiene actualizados. Conforme al plazo documental realiza expurgo en expedientes, realiza inventario de transferencia secundaria. Valora nuevamente la documentación revisando plazos de conservación y determina si la información es Histórica o una baja documental.

TIEMPO DE GESTIÓN 15 días

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3.2.2 DESCRIPCIÓN

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA DOCUMENTO

1

Identifica los expedientes cuyo plazo de conservación en archivo de concentración ha concluido, conforme al Catálogo de Disposición Documental.

Coordinación de Archivo de

Concentración.

Inventario Documental

y Catálogo de

Disposición

Documental.

2

Separa los expedientes y turna al:

Archivo Histórico del sujeto obligado, continúa.

Coordinación de Archivo de

Concentración.

3 Envía al responsable del Archivo Histórico el inventario de transferencia secundaria.

Coordinación de Archivo de

Concentración.

Oficio, inventario de

Transferencia

Secundaria.

4

Recibe e informa al responsable del Archivo de Concentración el día y hora en que recibirá la remesa de expedientes. Turna instrucciones al Responsable del Archivo Histórico.

Coordinador

Archivos

Municipales.

Oficio, Inventario de

Transferencia

Secundaria.

5

Entrega al responsable del Archivo Histórico la remesa de expedientes.

Coordinación de Archivo de

Concentración.

Remesa.

6 Comparan el inventario de Transferencia Secundaria contra la remesa de expedientes.

Coordinación de Archivo de

Concentración.

Inventario de

Transferencia

Secundaria y remesa.

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7

Sella y entrega al responsable del Archivo de Concentración el Inventario de Transferencia

Secundaria como acuse de recibo.

Coordinación de Archivo de

Concentración.

Inventario de

Transferencia

Secundaria.

8

Solicita al Coordinador de Archivos Municipales la autorización para realizar la Transferencia Secundaria para la incorporación en su acervo.

Auxiliar Administrativo. Solicitud.

9

Revisa las condiciones para su recepción, acepta la Transferencia Secundaria y emite Oficio de aceptación.

Coordinador

Archivos

Municipales.

Oficio de aceptación.

10

Recibe y envía al responsable del Archivo Histórico el oficio de aceptación de la transferencia secundaria e integra al expediente de destino final.

Coordinación de Archivo de

Concentración.

Oficio de Aceptación de Transferencia

Secundaria.

11

Actualiza la base de datos del Archivo Histórico y registra las transferencias secundarias.

Auxiliar Administrativo.

Sistema de Gestión Documental.

12

Incorpora la información de los inventarios de transferencia secundaria al área de servicio al público para actualizar los instrumentos de consulta (inventario general del Archivo Histórico).

Auxiliar Administrativo.

Sistema de Gestión Documental.

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3.2.3 DIAGRAMA

TRANSFERENCIA ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

COORDINACIÓN DE ARCHIVO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

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TRANSFERENCIA ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

COORDINACIÓN DE ARCHIVO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Solicitud O-1

Inventario O-1

Remesa O-1

Inventario TS O-1 Inventario TS O-1

Inventario O-1 CADIDO

INICIO

Identifica los expedientes.

Separa los expedientes.

Envía al inventario.

1

2

3 Recibe e informa.

Entrega remesas de expedientes.

Compara inventario.

Solicita autorización de transferencia.

Revisa la transferencia.

4

5

6

7

8

9

10

11

Sella y entrega el inventario.

Actualiza base de datos.

Inventario TS Solicitud O-1

12

Recibe y envía oficio.

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3.3 PROCEDIMIENTO 3: TRANSFERENCIA PRIMARIA

3.3.1 GENERALIDADES

Inventario TS O-1

Incorpora información.

12

11

FIN

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UNIDAD RESPONSABLE: ARCHIVO MUNICIPAL (ARCHIVO HISTÓRICO)

LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA

Ley de Archivos del Estado de Puebla 11 al 17 2015 2015 Lineamientos Archivísticos Cap. III

Sección I 2017 2017

OBJETIVO: Conocer los requerimientos mínimos para el manejo, control y difusión de los documentos en fase inactiva, que se encuentren en el Archivo Histórico de una Institución (sujeto obligado), que previamente ha sido valorada (en el Catálogo de Disposición Documental) y transferida por el archivo de concentración, identificando las funciones archivísticas, así como el espacio destinado.

FUNCIÓN: El Archivo Histórico es aquél en el que se administra, organiza, describe, conserva y difunde la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales de relevancia para la memoria estatal y cuyo acceso es público.

ALCANCE: Es conveniente conocer las características y especificaciones de seguridad para los documentos históricos de la institución. Optimización del manejo de la información en documento y digital, para su conservación.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Recibe Expedientes Históricos de Acuerdo al Catálogo de Disposición Documental y organiza la información. Revisa la documentación Histórica reportando cuando sea necesaria la intervención de algún especialista en la restauración de la documentación. Mantiene actualizado el inventario general de Documentación. Difunde la información Histórica del Municipio en diferentes niveles, incentiva la investigación, consulta en sala y visitas guiadas.

TIEMPO DE GESTIÓN 15 días

3.3.2. DESCRIPCIÓN

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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA DOCUMENTO

1 Revisa los documentos a organizar e integrarse, de acuerdo al Cuadro de Clasificación del Archivo Histórico.

Coordinación de Archivo.

Documento Original.

2 Entrega la documentación histórica, identificada por año y sección.

Coordinación de Archivo.

Documento Original.

3

Recibe la documentación histórica, identificada por año y sección para la integración al lugar donde corresponda, de acuerdo al cuadro de clasificación.

Coordinación de Archivo

Histórico.

Documento Original.

4 Organiza la documentación a nivel serie. Coordinación de

Archivo Histórico.

Documento Original.

5 Ordena la documentación e integra el expediente correspondiente.

Coordinación de Archivo

Histórico.

Documento Original.

6 Retira grapas, clips y elementos que puedan causar deterioro al documento.

Coordinación de Archivo

Histórico.

Documento Original.

7 Elabora carátulas, cose con hilo cáñamo o algodón, coloca los expedientes en caja archivadora e integra inventario.

Coordinación de Archivo Histórico.

Documento Original.

8 Recibe el informe del término de la integración de expedientes con documentación histórica.

Auxiliar de Administrativo.

Documento Original.

9 Autoriza la actualización del inventario General.

Coordinación de Archivo.

Documento.

10 Se actualiza el inventario general. Auxiliar Administrativo.

Documentación.

3.3.3. DIAGRAMA

TRANSFERENCIA ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

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ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

COORDINACIÓN DE ARCHIVO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

TRANSFERENCIA ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO DE COORDINACIÓN DE AUXILIAR

Inventario TS O-1

Revisa los documentos.

1

7

INICIO

Revisa los documentos.

Recibe la información.

Documento O-1

Organiza documentación.

Documento O-1

Integra expedientes.

Documento O-1

Retira elementos nocivos del documento.

Documento O-1

2

4

5

3

6

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CONCENTRACIÓN ARCHIVO ADMINISTRATIVO

3.4 PROCEDIMIENTO 4: BÚSQUEDA Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS DE 1866 A 1950

Recibe información

8

6

FIN

Autoriza actualización

Elabora carátulas.

Documento O-1

Actualización Inventarío

Documento O-1

Documento O-1

Documento O-1

9

7

10

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Manual de Procedimientos: Coordinación General de Archivo Municipal Código MZAC1418/MP/CAM Página 20 de 32 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto de 2017 Revisiones 3

3.4.1 GENERALIDADES

UNIDAD RESPONSABLE: ARCHIVO MUNICIPAL (ARCHIVO HISTÓRICO)

LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA

Lineamientos Generales Para La Organización Y Conservación De Los Archivos Del Poder Ejecutivo Federal

Capitulo II disp. III 2016 2016

Ley de Archivos del Estado de Puebla 11 al 17 2015 2015

OBJETIVO: Brindar un servicio de calidad que promueva la investigación histórica de nuestro municipio, a fin de difundir el patrimonio documental.

FUNCIÓN: Búsqueda Y Reproducción De Documentos Históricos De 1866 A 1950.

ALCANCE: Municipio de Zacatlán, Puebla.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Orienta al ciudadano, investigador en temas Históricos. Mantiene actualizado el inventario general de Documentación. Realiza búsqueda documental de manera certera y pronta.

TIEMPO DE GESTIÓN 1 a 3 Días

3.4.2. DESCRIPCIÓN

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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA DOCUMENTO

1 Llenado del formato solicitud de búsqueda. Usuario. Documento

Original.

2 Búsqueda exhaustiva de información Histórica.

Coordinación de Archivo Histórico.

NO SE POSEE LA INFORMACIÓN

3 Se le informa al solicitante que no se cuenta con la información.

Coordinación de Archivo

Histórico.

Documento Original.

SE POSEE LA INFORMACIÓN

4 Se informa a quien solicito la información que solicito si se obra en poder del Archivo municipal

Coordinación de Archivo

Histórico.

Documento Original.

5 Consulta de documentación Histórica en sala.

Coordinación de Archivo

Histórico.

Documento Original.

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3.4.3. DIAGRAMA

BÚSQUEDA Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS INVESTIGADORES,

PUBLICO EN GENERAL COORDINACIÓN DE ARCHIVO HISTÓRICO

Documento O-1

INICIO

Llenado del formato de solicitud de

búsqueda.

Búsqueda y tiempo de respuesta de 1 a 3

días.

¿Se encontró información?

Se cuenta con la información.

No se cuenta con la información.

Consulta el documento.

FIN

Documento O-1

Documento O-1

Documento O-1

1 2

3

4

5

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4. ANEXOS 4.1. TRANSFERENCIA PRIMARIA

Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes, cuyo trámite ha concluido,

al archivo de concentración. La transferencia primaria se efectuará una vez que se

cumpla el plazo de conservación previsto en el Catálogo de disposición documental

correspondiente.

Descripción: 1. Las actividades destinadas para realizar la transferencia de documentos del archivo

de trámite al archivo de concentración, únicamente de aquellos que se encuentren en

formato documental y no en medios electrónicos.

2. El Titular de la Dirección, Entidades y Junta Auxiliar, será el único autorizado para

solicitar, a través de su Coordinador Administrativo o puesto análogo la Transferencia

de sus Archivos Administrativos al Archivo Municipal.

3. Será responsabilidad del Titular de cada Unidad Orgánica (Dirección, Subdirección o

Departamento) de la Dependencia, Organismo Descentralizado del H. Ayuntamiento

transferir y trasladar físicamente al Archivo Municipal los documentos cuyo trámite haya

concluido y su consulta ya no sea frecuente en los archivos de trámite.

4. En ningún caso debe considerarse como transferencia únicamente el traslado físico

de los documentos.

5. Toda la documentación a transferir será colocada en cajas AM70, tamaño oficio, las

cuales deben llenarse sólo hasta tres cuartas partes de su capacidad.

6. Las transferencias ordinarias se realizarán de acuerdo al calendario establecido por

la Unidad Coordinadora de Archivos.

7. Sólo se considerará transferencia extraordinaria si cumple con las condiciones

establecidas en los lineamientos respectivos.

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Ejemplo de rotulación de cajas para la realización de las trasferencias de archivos:

4.2. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO)

El Catálogo de Disposición Documental es un instrumento archivístico de suma

importancia y de acuerdo a su definición es un registro general y sistemático que

establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia

documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

El Catálogo de Disposición documental se realiza conforme al ciclo vital del

documento, es decir, al conjunto de etapas de un documento que se asignan con base

en el asunto que le da origen, sus valores y usos que tiene durante cada una de ellas,

correspondiendo a cada etapa un tratamiento especializado y su conservación en un

archivo específico que puede ser de trámite, de concentración o histórico, o bien su

baja documental (desde su origen, hasta su destino final).

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4.3. Ejemplo de formato (CADIDO)

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4.4. GUÍA SIMPLE DE LOS ARCHIVOS TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO

La guía simple de archivos, es un esquema general de descripción de las series

documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características

fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos

generales. Nos permite identificar y explicar el contexto y el contenido de las series

documentales, con el fin de hacerlos accesibles a los investigadores y público en

general.

Para la elaboración de la Guía Simple de Archivos, deberá utilizarse el formato

preestablecido, en donde los elementos de descripción se agrupen en dos áreas

informativas: Área de identificación y Área de contexto.

Para el llenado del Área de identificación será con los datos generales del Fondo

(sujeto obligado), así como del Titular responsable de la Unidad administrativa.

4.5. INVENTARIOS DOCUMENTALES (TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO)

La Ley de Archivos del Estado de Puebla, establece que los Inventarios

Documentales son instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de

un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental.

Los inventarios documentales facilitan la localización de las series y expedientes de los

archivos de los sujetos obligados.

Los inventarios documentales se realizan con datos para identificar, ordenar,

organizar y localizar a nivel de expedientes, la documentación de los archivos de

trámite, concentración e histórico de los Sujetos Obligados.

Para la elaboración del Inventario General, podrá utilizarse el formato anexo, que

debe contener la siguiente información: fondo, sección, serie, ubicación, número de

expediente, asunto, fecha, observaciones tomando en consideración el llenado de cada

uno de los campos del formato.

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4.6. PROCESO DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

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4.7 BAJA DOCUMENTAL

I. Baja Documental: Registra la documentación cuyos valores hayan prescrito y por

tanto procede su baja y destrucción.

II. Ley de Archivos del Estado de Puebla Artículos 12, fracción IX y XI, 32, 33, 35,

36 y 37.

III. Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Puebla Artículos 62 y 63.

IV. Ley General de Bienes Nacionales Artículo 6 fracción XVIII.

V. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla

Artículos del 49 al 80.

La documentación a la que se puede aplicar el proceso de baja documental es:

1. Documentación que haya fenecido sus valores primarios y carezcan de valores

secundarios (históricos), conforme al Catálogo de Disposición Documental).

2. Documentación que sean copias de los originales y/o documentación de apoyo

informativo.

3. Documentación siniestrada por causas ajenas o imprevisibles, como desastres

naturales.

4. Documentación que por sus condiciones implica un riesgo sanitario por

contaminación.

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Para las dos últimas causas se requiere anexar al requerimiento, además:

1. Copia del acta de levantamiento de hechos emitida por el ministerio público.

2. Acta administrativa con firma del representante del Órgano Interno de Control, así

como la firma del área de protección civil (en el caso de riesgo sanitario).

3. Fotografías, con sello institucional y rúbricas originales de los funcionarios

responsables, que manifiesten el estado físico de la documentación.

4. Es importante hacer mención que debe dejarse evidencia, testimonio, información, de

las funciones sustantivas de la institución, por lo que, si se tiene la necesidad de

proceder a la Baja Documental de este tipo de documentación, será necesario dejar un

muestro (para conocer formatos, procedimientos, etc.) en el Archivo Histórico del sujeto

obligado.

5. Una vez identificada la documentación de Baja, se puede iniciar con este proceso, en

donde para su realización interviene la Unidad Coordinadora de Archivos del sujeto

obligado, la Unidad Administrativa generadora de la documentación, la delegación de la

Contraloría, el Archivo General del Estado (dando el visto bueno desde el punto de vista

metodológico), así como la empresa trituradora.

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5. DIRECTORIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE PUESTO TELÉFONO E-MAIL DIRECCIÓN

Coordinación General de

Archivo Municipal

Verónica Pérez González Coordinador 9751489 Ext. 216

[email protected]

Planta baja del Palacio Municipal S/N Col. Centro

Coordinación General de

Archivo Municipal

Marco Antonio Suarez Pérez Auxiliar de Archivo

9751489 Ext. 216

[email protected]

Planta baja del Palacio Municipal S/N Col. Centro

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6. GLOSARIO

Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o

recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones

o en el desarrollo de sus actividades.

Archivo administrativo: Aquél que permite la correcta gestión de documentos o

archivos electrónicos en posesión de los Poderes Ejecutivo, Legislativo o Judicial o de

los organismos autónomos de los tres órdenes de gobierno.

Archivo de concentración: Aquél que contiene documentos o archivos electrónicos

cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos

obligados, y que permanecen en él hasta su destino final.

Archivo de trámite: Aquél que contiene documentos o archivos electrónicos de uso

cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa

Cuadro de Clasificación Documental.

Archivo histórico: Aquél en el que se administra, organiza, describe, conserva y

difunde la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos,

colecciones documentales y/o archivos electrónicos de relevancia para la memoria

estatal y cuyo acceso es público.

Baja documental: Eliminación de aquella documentación y/o archivos electrónicos que

hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no

contengan valores históricos.

Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece

los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la

clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

Ciclo vital del documento: Conjunto de etapas de un documento y/o archivo

electrónico que se asignan con base en el asunto que le da origen, sus valores y usos

que tiene durante cada una de ellas, correspondiendo a cada etapa un tratamiento

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especializado y su conservación en un archivo específico que puede ser de trámite, de

concentración o histórico, o bien su baja documental.

Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes

homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.

Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la

estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto

obligado.

Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y

expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja

documental.

Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta

esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración y de expedientes que

deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al Archivo

Histórico.

Unidades administrativas responsables: Las áreas reconocidas en las Leyes

Orgánicas de los Sujetos Obligados que tienen su propio programa operativo anual,

estructura y presupuesto.

Unidades archivísticas: Los archivos de trámite, de concentración o el histórico, de

cada uno de los sujetos obligados.

Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los

valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de

transferencia.

Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus

valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las

disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.