Manual de Procedimientos - bajacalifornia.gob.mx DE... · Administrativo Especializado ... Examen Psicométrico impartido por Oficialía

Manual de Procedimientos

Unidad Responsable de su elaboración:Dirección Administrativa

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Mexicali, Baja California a 31 de Octubre de 2013

FIDEICOMISO PÚBLICO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS E INVERSIÓN DEL TRAMO CARRETERO CENTINELA-RUMOROSA

FIARUM

ÍNDICEÍNDICE


FIARUM

Í N D I C E

CONTENIDO PÁGINA

1. Introducción ---------------------04

2. Listado de Procedimientos ---------06

3. Glosario ------------------------09

4. Procedimientos ------------------114.1. Identificación del procedimiento4.2. Objetivo y puestos que intervienen4.3. Políticas de operación4.4. Descripción del procedimiento4.5. Diagrama de flujo4.6. Formatos utilizados

5. Disposiciones Transitorias --------227


FIARUM

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN


FIARUM

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos delFideicomiso Público de Administración deFondos e Inversión del Tramo CarreteroCentinela-Rumorosa (FIARUM), se elaborócon el fin de que este fideicomiso cuentecon un documento donde se estipulen losdiferentes procedimientos que se realizanen la distintas áreas.

Nos permite establecer formalmente losmétodos y técnicas de trabajo que debenseguirse para la realización de lasactividades, también precisar losresponsables de los procesos; así mismoefectuar diagnósticos administrativos, yde esta manera eficiente, agilizar losprocedimientos establecidos.


FIARUM

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS


FIARUM


FIARUM

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

• CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE BASE• CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE CONFIANZA• ELABORACIÓN DE NÓMINAS• SOLICITUD DE GASTOS POR COMPROBAR• REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA

DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN

• RECAUDACIÓN DE INGRESOS POR SISTEMA AUTOMATIZADO• RECAUDACIÓN DE INGRESOS POR SISTEMA MANUAL• DEPÓSITO DE INGRESOS• DETERMINACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES DE EFECTIVO• SOLICITUD DE TARJETA DE EXENTOS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

• ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS• CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE MATERIALES DE

ALMACÉN• CAPITALIZACIÓN Y REGISTRO DE INVENTARIOS DE ACTIVOS

FIJOS• TRASPASO DE MATERIALES DE ALMACÉN MEXICALI A

ALMACÉN RUMOROSA• ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE SERVICIO

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

• VERIFICACIÓN DEL PROCESO DE COBRO• SOLICITUD DE TARJETA DE USUARIO DISTINGUIDO

Listado de Procedimientos


FIARUM

DIRECCIÓN TÉCNICA

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN

• APOYO VIAL A USUARIOS• PAGO DE DAÑOS OCASIONADOS A LA AUTOPISTA• PAGO DE DAÑOS OCASIONADOS AL USUARIO• MANTENIMIENTO MENOR AL TRAMO CARRETERO

DEPARTAMENTO DE OBRAS PÚBLICAS Y LICITACIONES

• ADJUDICACIÓN DE OBRA• CONTRATACIÓN DE OBRA• PAGO DE ESTIMACIONES DE OBRA PÚBLICA

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO E INSTALACIONES

• MANTENIMIENTO A MAQUINARIA Y EQUIPO DE TRANSPORTE• MANTENIMIENTO A EDIFICIOS• MANTENIMIENTO A INSTALACIONES ESPECIALES

DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN

• SUPERVISIÓN DE OBRA

Listado de Procedimientos


FIARUM

GLOSARIOGLOSARIO


FIARUM

GLOSARIO• Elaboración de NóminasCompañía Independiente: Empresa privada que se encarga de proveer alFideicomiso los vales de despensa para el personal, llamada Efectivale.

• Reposición de Fondo de Caja ChicaResponsable del Fondo: Empleado de FIARUM designado por el DirectorAdministrativo para la administración del fondo de caja de determinada área.

• Recaudación de Ingresos por Sistema Automatizado y por SistemaManual

Hoja de Sucesos: Formato entregado al Cajero por el Supervisor de Operación paraque realice anotaciones de sucesos importantes durante su turno de trabajo.

Preliquidación de Cajero Receptor: Es el reporte que se genera del sistema de peajey contiene la información de cada carril en cuanto a aforo vehicular y dinero enefectivo recaudado.

• Depósito de IngresosServicio de Traslado y Protección de Valores: Empresa privada que se encarga deproveer al Fideicomiso el servicio de traslado y protección de los ingresosrecaudados en las casetas de Rumorosa, llamada SEPSA.

• Solicitud de Tarjeta de ExentosPadrón de Exentos: Control físico de las tarjetas de exentos que son entregadas alos Usuarios en Rumorosa, donde queda registrada su firma.

• Apoyo Vial a UsuariosTorres de Auxilio Vial: Postes que contienen un equipo de radio comunicación,alimentado por energía solar, que son utilizadas para llamadas de emergencia porlos Usuarios, ubicadas aproximadamente cada 2 kilómetros sobre ambos sentidosde la Autopista.


FIARUM

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS


FIARUM

51 04 P001

CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE BASE

DIRECCIÓNADMINISTRATIVA

FIDEICOMISO PÚBLICO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS E INVERSIÓN DEL TRAMO CARRETERO CENTINELA‐RUMOROSA

FIARUM

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4. PROCEDIMIENTOS FECHA DE ACTUALIZACIÓN

DÍA MES AÑO

4.1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CÓDIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

51 04 P001 Contratación de Personal de Base

UNIDAD RESPONSABLE DE SU EJECUCIÓN:

Dirección Administrativa

4.2. OBJETIVO

Establecer los requisitos que deberán reunir los candidatos a ingresar al Fideicomiso, así como los pasos a seguir para la adecuada selección y contratación del personal idóneo para cubrir las plazas vacantes que se presenten.

PUESTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO

Director Administrativo

Representante Sindical

Candidato de nuevo ingreso

Analista de Nómina

Administrador General

4.3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. El Expediente de contratación estará integrado por la siguiente documentación:

a. Solicitud de empleo b. Copia del acta de nacimiento c. Copia de credencial de elector d. Carta de no antecedentes penales e. Carta de no inhabilitación f. Certificado de consulta en base de datos registrados sobre la situación

laboral en el Ejecutivo Estatal g. Certificado médico de buena salud h. Copias de los documentos que acrediten los estudios realizados i. Dos fotografías tamaño credencial j. Solicitud de ingreso al Sindicato k. Copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP) l. Hoja de seguro de vida firmada


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m. Copia con número de afiliación al IMSS, en caso de haber estado afiliado n. Comprobante de domicilio o. En caso de contar con adeudo ante el INFONAVIT, hacerlo de manifiesto

mediante escrito indicando el número de crédito

2. Los puestos de base en el FIARUM son:

DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN: Cajero Chofer de Personal

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN: Peón Cabo Cabo Especializado Chofer de Maquinaria Operador de Maquinaria Radioperador Administrativo Especializado

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO:

Intendente Rumorosa

3. El Candidato de nuevo ingreso deberá reunir, sin distinción alguna, y de acuerdo al puesto al que aspira, la documentación descrita en el punto número 2 de este documento, antes de ser dados de alta en el sistema de nómina. No se deberá dar de alta personal que no haya entregado la documentación básica requerida.

4. Para la contratación de personal eventual en el Departamento de Operación, que cubra las ausencias de los Cajeros, éstos deberán primeramente entregar la documentación requerida a la Dirección Administrativa y aprobar satisfactoriamente un período de prueba de 15 días.


FIARUM

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4.4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD PUESTO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1 Director Administrativo

Envía Oficio de solicitud al Representante Sindical donde le informa que existe una plaza vacante, señalando las especificaciones y requisitos del puesto a cubrir

2 Representante Sindical

Recibe Oficio de solicitud y procede a la búsqueda de posibles candidatos

3 Representante Sindical

Elabora Oficio de respuesta y envía al Director Administrativo, en un período no mayor de 48 horas, indicando el nombre de los candidatos idóneos para la ocupación de la vacante


Entrevista a los candidatos, selecciona al idóneo para el puesto y le solicita presente el Examen Psicométrico impartido por Oficialía Mayor para su contratación

¿El Candidato de nuevo ingreso aprueba el Examen Psicométrico?


NO Termina proceso y empieza búsqueda de nuevos candidatos

6 Analista de Nómina SI Llama al Candidato de nuevo ingreso para indicarle los requisitos del Expediente de contratación que debe presentar

7 Candidato de nuevo ingreso

Entrega Expediente de contratación al Analista de Nómina

8 Analista de Nómina Recibe Expediente de contratación y verifica que esté debidamente requisitado. Elabora Contrato de trabajo y turna al Director Administrativo


FIARUM

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Recibe Contrato de trabajo para su revisión, firma y turna al Administrador General

10 Administrador General

Recibe Contrato de trabajo para su autorización, firma y turna al Analista de Nómina

11 Analista de Nómina Recibe Contrato de trabajo firmado y lo integra al Expediente de contratación; da de alta al nuevo empleado en el sistema de nómina y en el seguro social

12

Analista de Nómina Archiva el expediente del nuevo empleado, incluyendo en él todos los documentos que vayan conformando el historial presente y futuro del trabajador

FIN DEL PROCEDIMIENTO


FIARUM

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4.5. DIAGRAMA DE FLUJO


FIARUM

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ELABORÓ

ANA CASTRO JEFE DE PROYECTOS Y

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

REVISÓ

SELSO ALZATE DIRECTOR

ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ

ENRIQUE MORAN ADMINISTRADOR

GENERAL


FIARUM

51 04 P002

CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE CONFIANZA



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P002 Contratación de Personal de Confianza



4.2. OBJETIVO

Establecer los requisitos que deberán reunir los candidatos a ingresar al Fideicomiso, así como los pasos a seguir para la adecuada selección y contratación del personal idóneo para cubrir las plazas vacantes que se presenten.



Candidato de nuevo ingreso

Analista de Nómina



1. El Expediente de Contratación estará integrado por la siguiente documentación:

a. Solicitud de empleo b. Copia del acta de nacimiento c. Copia de credencial de elector d. Carta de no antecedentes penales e. Carta de no inhabilitación f. Certificado de consulta en base de datos registrados sobre la situación

laboral en el Ejecutivo Estatal g. Certificado médico de buena salud h. Copias de los documentos que acrediten los estudios realizados i. Dos fotografías tamaño credencial j. Copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP) k. Hoja de seguro de vida firmada l. Copia con número de afiliación al IMSS, en caso de haber estado afiliado m. Comprobante de domicilio


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n. En caso de contar con adeudo ante el INFONAVIT, hacerlo de manifiesto mediante escrito indicando el número de crédito

2. El Candidato de nuevo ingreso deberá reunir, sin distinción alguna, y de acuerdo al puesto al que aspira, la documentación descrita en el punto número 2 de este documento, antes de ser dado de alta en el sistema de nómina. No se deberá dar de alta personal que no haya entregado la documentación básica requerida.


FIARUM

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.ACTIVIDAD PUESTO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD


Recluta candidatos que cubran las especificaciones y requisitos del puesto y convoca a entrevista


Acude a entrevista inicial ante el jefe del área donde se encuentra el puesto vacante


Evalúa la trayectoria académica y experiencia laboral del Candidato de nuevo ingreso y consulta al jefe de área para seleccionar al más idóneo


Comunica al Candidato de nuevo ingreso su selección y le solicita presente el Examen Psicométrico impartido por Oficialía Mayor para su contratación

¿El Candidato de nuevo ingreso aprueba el Examen Psicométrico?


NO Termina proceso y empieza búsqueda de nuevos candidatos

6 Analista de Nómina SI Llama al Candidato de nuevo ingreso para indicarle los requisitos del Expediente de contratación que debe presentar


Entrega Expediente de contratación al Analista de Nómina

8 Analista de Nómina Recibe Expediente de contratación y verifica que esté debidamente requisitado. Elabora Contrato de trabajo en original y copia y turna al Director Administrativo


FIARUM

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Recibe Contrato de trabajo para su revisión, firma y turna al Administrador General


Recibe Contrato de trabajo para su autorización, firma y turna al Analista de Nómina

11 Analista de Nómina Recibe Contrato de trabajo firmado y lo integra al Expediente de contratación; da de alta al nuevo empleado en el sistema de nómina y en el seguro social

12 Analista de Nómina Archiva el expediente del nuevo empleado, incluyendo en él todos los documentos que vayan conformando el historial presente y futuro del trabajador



FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P003

ELABORACIÓN DE NÓMINAS



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P03 Elaboración de Nóminas



4.2. OBJETIVO

Precisar en forma ordenada las actividades que se realizan para la elaboración y pago de la nómina al personal del FIARUM.


Analista de Nómina

Jefe de Contabilidad


Analista de Presupuestos

Analista de Egresos

Analista Especializado


1. La nómina de pago del personal del Fideicomiso será elaborada en forma catorcenal.

2. Los Jefes de Operación, Conservación y Mantenimiento deberán enviar al Departamento de Contabilidad, los reportes de incidencias y de horas extras, así como los justificantes por faltas correspondientes a la catorcena inmediata anterior del personal del Fideicomiso que labora en La Rumorosa, con una anticipación mínima de 10 días hábiles antes del día del pago.

3. El único justificante legal para acreditar la falta a laborar será el documento expedido por el IMSS mediante el cual se establece la incapacidad del trabajador (cláusula vigésima sexta del Contrato Colectivo de Trabajo).

4. Como una excepción, dada la situación geográfica de La Rumorosa, se aceptará como justificante la receta expedida por el Centro de Salud del poblado, siendo aprobada por el Director Administrativo, siempre y cuando cumpla con los


FIARUM

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siguientes requisitos: a. Hoja membretada y con número de folio b. Especificará si el trabajador requiere reposo c. Firma del doctor d. Sello del Centro de Salud

5. Dicha receta justificará como máximo dos días de incapacidad continuos; si el trabajador requiere mayor atención, deberá acudir al IMSS y presentar al FIARUM la incapacidad que ahí se le expedirá para justificar la falta a laborar.


FIARUM

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1 Analista de Nómina Recaba Reportes de incidencias, Justificantesde faltas, Sobrantes y faltantes de efectivo y Reportes de horas extras del personal

2 Analista de Nómina Procesa la información en el sistema de nómina capturando todos los reportes que recabo, genera la Nómina de sueldos e imprime para su revisión

3 Analista de Nómina Revisa la Nómina de sueldos contra los reportes que recabo para detectar alguna diferencia y corregirla en su caso

¿El Analista de Nómina detectó algún error?

4 Analista de Nómina SÍ Regresa a la actividad #2 para su corrección

5 Analista de Nómina NO Imprime la Nómina de sueldos final y turna al Jefe de Contabilidad

6 Jefe de Contabilidad Recibe la Nómina de sueldos, valida, firma y turna al Director Administrativo


Recibe la Nómina de sueldos, autoriza, firma y turna al Analista de Nómina

8 Analista de Nómina Recibe la Nómina de sueldos firmada y genera el traspaso interbancario. Elabora Recibos de pago de nómina y Relación de vales de despensa

9 Analista de Nómina Envía Relación de vales de despensa a compañía independiente; elabora Solicitud de cheque y turna al Analista de Presupuestos


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10 Analista de Presupuestos

Recibe Solicitud de cheque, verifica la disponibilidad presupuestal y turna al Analista de Egresos

11 Analista de Egresos Elabora Cheque, recaba firmas correspondientes, paga a proveedor que elaboró y entregó vales de despensa y turna al Analista de Nómina los vales de despensa

12 Analista de Nómina Imprime Nómina de sueldos, Nómina de vales de despensa y Recibos de nómina para recabar la firma de los empleados

13 Analista de Nómina Envía al Analista Especializado Nómina de sueldos, Nómina de vales de despensa, Recibos de pago de nómina y Vales de despensa de los empleados que laboran La Rumorosa

14 Analista Especializado

Entrega a los empleados Recibo de pago de nómina y Vales de despensa y recaba sus firmas en la Nómina de sueldos y Nómina de vales de despensa; turna documentación al Analista de Nómina

15 Analista de Nómina Entrega a los empleados que laboran en Mexicali Recibo de pago de nómina y Vales de despensa y recaba sus firmas en la Nómina de sueldos y Nómina de vales de despensa

16 Analista de Nómina Revisa que la documentación esté debidamente requisitada y archiva



FIARUM

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FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P004

SOLICITUD DE GASTOS POR COMPROBAR



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P004 Solicitud de Gastos por Comprobar



4.2. OBJETIVO

Establecer la política que deberá aplicarse para el otorgamiento y montos de gastos por comprobar.


Empleado de FIARUM

Encargado de Compras y Servicios Generales

Jefe de Recursos Materiales


Jefe de Contabilidad


Analista de Egresos


1. El monto otorgado deberá ser de acuerdo al costo estimado previa cotización y/o ticket adjunto que sustente el concepto del gasto a comprobar.

2. El monto otorgado será por un mínimo de $550.00 pesos y hasta un máximo de $10,000.00 pesos.

3. El Empleado de FIARUM en ningún caso deberá tener 2 o más gastos por comprobar.

4. El Empleado de FIARUM contará con un plazo máximo de 3 días hábiles para la comprobación del gasto.


FIARUM

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1 Empleado de FIARUM Comunica verbalmente la necesidad de comprobar un gasto al Encargado de Compras y Servicios Generales

2 Encargado de Compras y Servicios

Generales

Llena el formato de Gastos por Comprobar y turna al Jefe de Recursos Materiales

3 Jefe de Recursos Materiales

Recibe Gastos por Comprobar, verifica motivo e importe, firma y turna al Director Administrativo


Recibe Gastos por Comprobar, valida motivo e importe, firma y turna al Jefe de Contabilidad

5 Jefe de Contabilidad Recibe Gastos por Comprobar, valida presupuestalmente, firma y turna al Encargado de Compras y Servicios Generales


Generales

Recibe Gastos por Comprobar, elabora Solicitud de cheque a nombre del empleado de FIARUM y turna al Analista de Presupuestos


Recibe Solicitud de cheque, verifica la disponibilidad presupuestal y turna al Analista de Egresos

8 Analista de Egresos Elabora Cheque, recaba firmas correspondientes y entrega al Empleado de FIARUM

9 Empleado de FIARUM Recibe Cheque por el importe de los gastos a comprobar solicitado y firma de recibido


FIARUM

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Efectúa los registros correspondientes en la cuenta de deudores diversos de “gastos por comprobar”



FIARUM

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FIARUM

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4.6. FORMATOS UTILIZADOS

NOMBRE:

Gastos por Comprobar

OBJETIVO: Llevar el control de las erogaciones realizadas en el presupuesto, así como su debida comprobación.

No. QUIEN LO LLENA CONTENIDO

1 Encargado de Compras y Servicios Generales

Fecha en que se solicita el gasto a comprobar


Partida presupuestal correspondiente


Cantidad solicitada (con número)


Unidad de medida


Concepto del gasto a comprobar

6 Jefe de Recursos Materiales Nombre y Firma de solicitud

7 Director Administrativo Nombre y Firma de autorización

8 Analista de Presupuestos Código programático correspondiente

9 Jefe de Contabilidad Nombre y Firma de validación


FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P005

REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA

CHICA



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P005 Reposición de Fondo de Caja Chica



4.2. OBJETIVO

Establecer las políticas que deberán aplicarse para el manejo del fondo de caja chica.


Empleado de FIARUM

Responsable del fondo


Analista de Egresos


1. Los cheques que se expidan por concepto de reposición del fondo de caja chica deberán elaborarse a nombre del responsable de dicho fondo, cuando haya un saldo aproximado del 25% del monto autorizado.

2. El monto del fondo de caja chica para oficina Mexicali autorizado será de $4,000.00 pesos, para oficina de Operación será de $2,000.00 pesos, para oficina de Mantenimiento será de $2000.00 pesos y para oficina de Conservación será de $3,000.00 pesos.

3. Podrán efectuarse a través del fondo de caja chica aquellos gastos menores originados por actividades imprevistas dentro de las funciones normales de trabajo o bien aquellos gastos que por su naturaleza e importe requieran pagarse en efectivo o por situaciones extraordinarias, siempre y cuando no rebase los $550.00 pesos. Sólo en casos de extrema urgencia y debidamente justificados podrán autorizarse pagos superiores a esta cantidad fijada como máximo, pero sin dejar, en ningún caso y en ningún momento, un saldo menor al 20% del monto del fondo de caja chica.


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4. Se prohibirá utilizar el fondo de caja chica para préstamos personales.

5. El Empleado de FIARUM deberá presentar, en un plazo no mayor de tres días hábiles a partir del día en que fue solicitado el efectivo de la caja chica, las facturas comprobatorias del gasto, de no ser así, no se aceptarán ya tales comprobantes y se cargará dicho gasto a nombre de la persona que solicitó el efectivo como un deudor diverso.

6. Sólo se aceptarán para rembolso, las facturas que cumplan con los siguientes requisitos fiscales:

a. Registro Federal de Causantes de quien expide y cédula impresa en la factura

b. Número de folio oficial en factura c. Lugar y fecha de expedición d. Descripción, cantidad y clase de mercancías o servicios que amparen e. Que sea la factura original f. Que la fecha de impresión de la factura este vigente g. Que sea expedido con el nombre, domicilio y R.F.C. del Fideicomiso

7. Sólo se repondrá el importe total de las facturas presentadas para rembolso


FIARUM

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1 Empleado de FIARUM Solicita al Responsable del fondo efectivo de la caja chica para efectuar el pago de algún bien o servicio

2 Responsable del fondo

Determina si el gasto puede efectuarse a través del fondo de caja chica, según las políticas establecidas

¿El gasto puede efectuarse a través del fondo de caja chica?


NO Comunica al Empleado de FIARUM que elabore Solicitud de Compra y turne al Departamento de Recursos Materiales


SI Llena formato de Vale de Caja por la cantidad solicitada para entregar el efectivo y turna al Empleado de FIARUM para su firma

5 Empleado de FIARUM Realiza el gasto correspondiente, solicita Factura de compra y la entrega firmada al Responsable del fondo, y en su caso el efectivo sobrante

6 Responsabledel fondo

Verifica que la Factura de compra recibida reúna los requisitos establecidos y que la cantidad sea la correcta para proceder a la destrucción del Vale de Caja


Realiza la reposición del fondo de caja chica, anotando y sumando los importes de las facturas en el formato de Reposición de Fondo de Caja Chica, para determinar el monto total de los gastos que se efectuaron


FIARUM

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Turna al Analista de Presupuestos Facturas de compra, Reposición de Fondo de Caja Chica y Solicitud de cheque para la reposición del fondo


Verifica la disponibilidad presupuestal y turna la documentación al Analista de Egresos

10 Analista de Egresos Elabora Cheque, recaba firmas correspondientes y turna al Responsable del fondo para su cobro


Realiza el cobro del Cheque y confirma el fondo de caja chica para poder utilizarlo nuevamente



FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Vale de Caja

OBJETIVO: Tener un control del efectivo que sale de la caja chica en tanto se recibe la factura.


1 Responsable del fondo Fecha en que se solicita el vale de caja

2 Responsable del fondo Cantidad solicitada (con número)

3 Responsable del fondo Cantidad solicitada (con letra)

4 Responsable del fondo Concepto de gastos a comprobar

5 Responsable del fondo Nombre y firma del Empleado de FIARUM

6 Director Administrativo Nombre y firma del Director Administrativo


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NOMBRE:

Reposición de Fondo de Caja Chica

OBJETIVO: Llevar un control de cada uno de los gastos que se realizan mediante fondos de caja chica, para efectuar la reposición del mismo.


1 Responsable del fondo Área a la que se encuentra asignado el fondo

2 Responsable del fondo Fecha en que se solicita la reposición del fondo

3 Responsable del fondo Monto total del fondo autorizado para caja chica

4 Responsable del fondo Número consecutivo de las facturas presentadas para reposición

5 Responsable del fondo Fecha en que se efectuó el gasto

6 Responsable del fondo Número de folio de las facturas presentadas

7 Responsable del fondo Nombre o razón social del proveedor

8 Responsable del fondo Descripción del concepto que originó el gasto

9 Responsable del fondo Importe del gasto efectuado (sin incluir el I.V.A.)

10 Responsable del fondo Impuesto al Valor Agregado a cada importe

11 Responsable del fondo Importe de la retención

12 Responsable del fondo Importe total del gasto

13 Responsable del fondo Suma total de cada una de las facturas presentadas para reposición

14 Responsable del fondo Cantidad de efectivo restante del fondo

15 Responsable del fondo Cantidad en vales de caja

16 Responsable del fondo Total de las facturas, el efectivo y los vales de caja

17 Responsable del fondo Nombre y firma del Responsable del fondo

18 Director Administrativo Nombre y firma del Jefe de Recursos Materiales


FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P006

RECAUDACIÓN DE INGRESOS POR

SISTEMA AUTOMATIZADO



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P006 Recaudación de Ingresos por Sistema Automatizado



4.2. OBJETIVO

Precisar responsabilidades y controles para asegurar la uniformidad y desarrollo de las operaciones en la recaudación diaria de ingresos por concepto de uso del tramo carretero.


Cajero

Supervisor de Operación (saliente)

Supervisor de Operación (entrante)

4.3. POLITICAS DE OPERACIÓN

1. Los ingresos por concepto de cuota por el uso del tramo carretero serán considerados como Derechos de acuerdo al Artículo 19, fracción VI de la Ley de Ingresos del Estado, y por lo tanto serán depositados en cuenta a nombre de Gobierno del Estado, quedando el Fideicomiso Público de Administración de Fondos e Inversión del Tramo Carretero Centinela‐Rumorosa habilitado como recaudador auxiliar de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

2. Los retiros parciales de efectivo se realizarán de acuerdo al flujo vehicular cada 2 o 2 y media horas; pudiéndose realizar dos y hasta tres cortes parciales durante un turno.

3. La dotación a cargo del Supervisor de Operación es de $24,000.00 pesos y será utilizada de la siguiente manera: $17,500.00 pesos para dotación de los Cajeros ($2,500.00 pesos cada uno) y $6,500.00 pesos de fondo para abastecer de moneda fraccionaria que se llegará a ocupar durante la operación del turno.


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4. De conformidad con el punto número 14 del Acta de Sesión de Comité Técnico del FIARUM de fecha 22 de Octubre de 1998; así como a lo establecido en el Decreto publicado en el Periódico Oficial del Estado de Baja California de fecha 27 de Abril del 2001, el cual se actualiza cada año, serán exentos del pago de derechos por el uso del Tramo Carretero Centinela – Rumorosa:

a. Residentes de La Rumorosa que utilicen sus vehículos particulares y/o comerciales

b. Secretaría de la Defensa Nacional c. Secretaría de Comunicaciones y Transportes d. Policía Federal Preventiva e. Ángeles Verdes de Auxilio Vial f. Dirección de Protección Civil del Estado g. Cruz Roja Mexicana h. Grupo BETA i. Personal laboral del FIARUM en funciones en vehículo oficial j. Rescate Aguiluchos k. Brigadas del Sol


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1 Supervisor de Operación (saliente)

Entrega fondo de caja al Supervisor de Operación entrante para contar el efectivo; revisa y firma de entregado el formato de Dotación para Jefes de Turno

2 Supervisor de Operación (entrante)

Recibe fondo de caja y cuenta el efectivo para verificar que esté completo

¿El fondo de caja está completo?


NO Notifica al Supervisor de Operación saliente del faltante de efectivo en la dotación y devuelve para su reconteo


Cuenta de nuevo el efectivo, hace la corrección y entrega el fondo de caja al Supervisor de Operación entrante


SI Recibe el efectivo y firma Dotación para Jefes de Turno para el inicio de su turno

6 Supervisor de Operación

Entrega al Cajero los formatos de Dotación para Cobradores y Hoja de Sucesos, lo dota de fondo de caja y rollos de impresión para que inicie su turno en el carril que le corresponda

7 Cajero Recibe fondo de caja y cuenta el efectivo para verificar que esté completo


8 Cajero NO Notifica al Supervisor de Operación del faltante de efectivo en la dotación y devuelve para su reconteo


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Cuenta de nuevo el efectivo, hace la corrección y entrega el fondo de caja al Cajero

10 Cajero SIRecibe el efectivo y firma Dotación para Cobradores para el inicio de su turno

11 Cajero Introduce su clave al sistema de peaje para iniciar el cobro a los usuarios y anota en la Hoja de Sucesos el número de folio que aparece en la pantalla, con el cual inicia el cobro en su turno

12 Cajero Efectúa el cobro de la cuota a los usuarios del tramo carretero, imprime el boleto y lo entrega al usuario; anota en la Hoja de Sucesos los datos y sucesos relevantes para tener un registro


Durante el turno, elabora formato de Retiro Parcial de Efectivo en cada vía de acuerdo al flujo vehicular, para evitar tener mucho efectivo en caja, el cual firman de entregado y el Cajero firma de recibido


Integra un paquete con lo recaudado en el retiro parcial de efectivo hecho en cada una de las vías, elabora formato de Concentrado de Retiros Parciales de Efectivo y resguarda el paquete en la caja fuerte propiedad del Fideicomiso


Efectúa en el sistema de peaje la Preliquidación de Cajero Receptor a cada carril y captura el total de efectivo recaudado al cierre de turno, incluyendo el importe de los retiros parciales de efectivo menos el importe de los boletos generados por error, cuyos originales se anexan a la Hoja de Sucesos. Imprime las preliquidaciones y firma de recibido; adjunta Retiro Parcial de Efectivo, Dotación para Cobradores y Hoja de Sucesos, para integrar el paquete de


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documentación correspondiente a cada carril

16 Cajero Firma de entregado el turno en Preliquidación de Cajero Receptor para su término


Imprime la Preliquidación de Turno para posteriormente integrarla a los paquetes de los carriles que serán turnados al área de Liquidación en Mexicali para su validación


Recuenta el efectivo del corte final de cada carril e integra el paquete de efectivo correspondiente al corte final siguiendo los mismos pasos del corte parcial y lo resguarda en la caja fuerte propiedad del Fideicomiso


Elabora e imprime Bitácora de Turno, anotando en ella el total de efectivo recaudado en cada vía, así como el total recaudado en su turno



FIARUM

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FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Dotación para Jefes de Turno

OBJETIVO: Contabilizar de manera eficiente y exacta el fondo que le entrega el Supervisor de Operación saliente al Supervisor de Operación entrante.


1 Supervisor de Operación saliente Fecha operativa

2 Supervisor de Operación saliente Hora de cambio de turno

3 Supervisor de Operación saliente Nombre de quien entrega y turno

4 Supervisor de Operación entrante Nombre de quien recibe y turno

5 Supervisor de Operación saliente Cantidad de billetes e importes

6 Supervisor de Operación saliente Cantidades de monedas e importes

7 Supervisor de Operación saliente Importes del total de dotaciones

8 Supervisor de Operación saliente Gran total de la dotación


FIARUM

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NOMBRE:

Dotación para Cobradores

OBJETIVO: Contabilizar de manera eficiente y exacta el fondo que le entrega el Supervisor de Operación al Cajero.


1 Supervisor de Operación Nombre y fecha de quien entrega

2 Cajero Firma y nombre de quien recibe

3 Supervisor de Operación Carril en que trabajará el Cajero

4 Supervisor de Operación Cantidad e importes en monedas

5 Supervisor de Operación Cantidad e importes en billetes

6 Supervisor de Operación Hora de entrega

7 Supervisor de Operación Turno en que se trabajó


FIARUM

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NOMBRE:

Hoja de Sucesos

OBJETIVO: Sirve como una herramienta de apoyo para el Cajero, ante la necesidad de realizar anotaciones u observaciones relevantes durante su jornada de trabajo.


1 Cajero Fecha operativa

2 Cajero Carril en el que se encuentre el Cajero

3 Cajero Núm. y nombre del Cajero

4 Cajero Turno y nombre del Supervisor de Operación

5 Cajero Hora de entrada y salida del carril

6 Cajero Folio inicial y retiros parciales y corte final

7 Cajero Folio final y preliquidación del Cajero

8 Cajero Hora y descripción de eventos relevantes

9 Supervisor de Operación Firma de recibido y revisado el corte final

10 Cajero Firma de entregado


FIARUM

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NOMBRE:

Retiro Parcial de Efectivo

OBJETIVO: Llevar un control de los cortes de caja realizados durante el turno, así como también evitar, por la misma seguridad de los Cajeros, tener grandes cantidades de efectivo en las casetas.


1 Supervisor de Operación Nombre del Cajero

2 Supervisor de Operación Nombre del Supervisor de Operación

3 Supervisor de Operación Fecha operativa

4 Supervisor de Operación Hora en que se realiza el retiro

5 Supervisor de Operación Turno en que se realiza el retiro

6 Supervisor de Operación Carril en que se realiza el retiro

7 Supervisor de Operación Cantidades por billetes, monedas y dólares

8 Supervisor de Operación Importes por cada denominación y gran total

9 Supervisor de Operación Firma recibido del Supervisor de Operación

10 Cajero Firma de entregado y revisado del Cajero


FIARUM

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NOMBRE:

Concentrado de Retiros Parciales de Efectivo

OBJETIVO: Reflejar en un solo documento los cortes de caja realizados durante el turno, para una mejor contabilización del efectivo.









8 Supervisor de Operación Totales de retiros parciales y final




FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P007

RECAUDACIÓN DE INGRESOS POR

SISTEMA MANUAL



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P007 Recaudación de Ingresos por Sistema Manual



4.2. OBJETIVO

Precisar responsabilidades y controles que aseguren la uniformidad en el desarrollo de las operaciones para la recaudación diaria de ingresos por concepto del uso del tramo carretero, cuando, por causas de fuerza mayor, se trabaje manualmente.


Cajero

Supervisor de Operación (saliente)

Supervisor de Operación (entrante)


1. Los ingresos por concepto de cuota por el uso del tramo carretero serán considerados como Derechos de acuerdo al Artículo 19, fracción VI de la Ley de Ingresos del Estado, y por lo tanto serán depositados en cuenta a nombre de Gobierno del Estado, quedando el Fideicomiso Público de Administración de Fondos e Inversión del Tramo Carretero Centinela‐Rumorosa habilitado como recaudador auxiliar de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

2. Será responsabilidad del Supervisor de Operación verificar el correcto registro de los folios de la dotación de boletos que utilizará el Cajero para operar su vía.

3. Será responsabilidad del Supervisor de Operación, bajo llave, su dotación de boletos para operar en casetas.

4. Los retiros parciales de efectivo se realizarán de acuerdo al flujo vehicular cada 2 o 2 y media horas; pudiéndose realizar dos y hasta tres cortes parciales durante un turno.


FIARUM

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5. De conformidad con el punto número 14 del Acta de Sesión de Comité Técnico del FIARUM de fecha 22 de Octubre de 1998; así como a lo establecido en el Decreto publicado en el Periódico Oficial del Estado de Baja California de fecha 27 de Abril del 2001, el cual se actualiza cada año, serán exentos del pago de derechos por el uso del Tramo Carretero Centinela – Rumorosa:

a. Residentes de La Rumorosa que utilicen sus vehículos particulares y/o comerciales

b. Secretaría de la Defensa Nacional c. Secretaría de Comunicaciones y Transportes d. Policía Federal Preventiva e. Ángeles Verdes de Auxilio Vial f. Dirección de Protección Civil del Estado g. Cruz Roja Mexicana h. Grupo BETA i. Personal laboral del FIARUM en funciones en vehículo oficial j. Rescate Aguiluchos k. Brigadas del Sol


FIARUM

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Entrega fondo de caja al Supervisor de Operación entrante para contar el efectivo; revisa y firma de entregado el formato de Dotación para Jefes de Turno


Recibe fondo de caja y cuenta el efectivo para verificar que esté completo



NO Notifica al Supervisor de Operación saliente del faltante de efectivo en la dotación y devuelve para su reconteo


Cuenta de nuevo el efectivo, hace la corrección y entrega el fondo de caja al Supervisor de Operación entrante


SI Recibe el efectivo y firma Dotación para Jefes de Turno para el inicio de su turno


Entrega al Cajero boletos manuales, los formatos de Dotación para Cobradores y Hoja de Sucesos y lo dota de fondo de caja

7 Cajero Recibe fondo de caja y cuenta el efectivo para verificar que esté completo


8 Cajero NONotifica al Supervisor de Operación del faltante de efectivo en la dotación y devuelve para su reconteo


FIARUM

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Cuenta de nuevo el efectivo, hace la corrección y entrega el fondo de caja al Cajero

10 Cajero SIRecibe el efectivo, firma Dotación para Cobradores y anota los folios con que inician y terminan los boletos manuales de cada clase de su dotación para iniciar su turno en el carril


Verifica que los folios de los boletos manuales a utilizar por el Cajero concuerden con lo anotado y firma de conformidad

12 Cajero Efectúa el cobro de la cuota a los usuarios del tramo carretero, clasificando a los vehículos por su tipo, ejes, y procedencia y entrega boleto al usuario; anota en la Hoja de Sucesos los datos y sucesos relevantes para tener un registro


Durante el turno, elabora formato de Retiro Parcial de Efectivo en cada vía de acuerdo al flujo vehicular, para evitar tener mucho efectivo en caja, el cual firman de entregado y el Cajero firma de recibido


Integra un paquete con lo recaudado en el retiro parcial de efectivo hecho en cada una de las vías, elabora formato de Concentrado de Retiros Parciales de Efectivo y resguarda el paquete en la caja fuerte propiedad del Fideicomiso

15 Cajero Captura en Excel la relación de boletos utilizados detallando número de boleto, importe cobrado y la suma total; imprime la relación y entrega junto con los talonarios de boletos al Supervisor de Operación


Revisa los boletos utilizados contra la relación que le entrega el Cajero, calcula el importe por cada clase y obtiene el total recaudado


FIARUM

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17 Supervisor de Operación y Cajero

Insertan los eventos correspondientes a cada carril, de acuerdo a la descripción de los boletos manuales para generar la Preliquidación de Cajero Receptor


Efectúa en el sistema de peaje la Preliquidación de Cajero Receptor a cada carril y captura el total de efectivo recaudado al cierre de turno, incluyendo el importe de los retiros parciales de efectivo menos el importe de los boletos cancelados, cuyos originales se anexan a la Hoja de Sucesos. Imprime las preliquidaciones y firma de recibido; adjunta Retiro Parcial de Efectivo, Dotación para Cobradores, Hoja de Sucesos, talonarios de boletos manuales y boletos insertados en el sistema, para integrar el paquete de documentación correspondiente a cada carril

19 Cajero Firma de entregado el turno en Preliquidación de Cajero Receptor para su término


Imprime la Preliquidación de Turno para posteriormente integrarla a los paquetes de los carriles que serán enviados al área de Liquidación en Mexicali para su validación


Recuenta el efectivo del corte final de cada carril e integra el paquete de efectivo correspondiente al corte final siguiendo los mismos pasos del corte parcial y lo resguarda en la caja fuerte propiedad del Fideicomiso


Elabora e imprime Bitácora de Turno, anotando en ella el total de efectivo recaudado en cada vía, así como el total recaudado en su turno



FIARUM

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FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Dotación para Jefes de Turno

OBJETIVO: Contabilizar de manera eficiente y exacta el fondo que le entrega el Supervisor de Operación saliente al Supervisor de Operación entrante.


1 Supervisor de Operación saliente Fecha operativa

2 Supervisor de Operación saliente Hora de cambio de turno

3 Supervisor de Operación saliente Nombre de quien entrega y turno

4 Supervisor de Operación entrante Nombre de quien recibe y turno

5 Supervisor de Operación saliente Cantidad de billetes e importes

6 Supervisor de Operación saliente Cantidades de monedas e importes

7 Supervisor de Operación saliente Importes del total de dotaciones

8 Supervisor de Operación saliente Gran total de la dotación

9 Supervisor de Operación saliente Boletaje con tarifa local

10 Supervisor de Operación saliente Boletaje con tarifa foránea


FIARUM

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NOMBRE:

Dotación para Cobradores

OBJETIVO: Contabilizar de manera eficiente y exacta el fondo que le entrega el Supervisor de Operación al Cajero.


1 Supervisor de Operación Nombre y fecha de quien entrega

2 Cajero Firma y nombre de quien recibe

3 Supervisor de Operación Carril en que trabajará el Cajero

4 Supervisor de Operación Cantidad e importes en monedas

5 Supervisor de Operación Cantidad e importes en billetes

6 Supervisor de Operación Boletos manuales entregados al Cajero

7 Cajero Boletos manuales utilizados

8 Cajero Boletos manuales no utilizados

9 Supervisor de Operación Hora de entrega

10 Supervisor de Operación Turno en que se trabajó


FIARUM

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NOMBRE:

Hoja de Sucesos

OBJETIVO: Sirve como una herramienta de apoyo para el Cajero, ante la necesidad de realizar anotaciones u observaciones relevantes durante su jornada de trabajo.


1 Cajero Fecha operativa

2 Cajero Carril en el que se encuentre el Cajero

3 Cajero Núm. y nombre del Cajero

4 Cajero Turno y nombre del Supervisor de Operación

5 Cajero Hora de entrada y salida del carril

6 Cajero Folio inicial y retiros parciales y corte final

7 Cajero Folio final y preliquidación del Cajero

8 Cajero Hora y descripción de eventos relevantes

9 Supervisor de Operación Firma de recibido y revisado el corte final

10 Cajero Firma de entregado


FIARUM

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NOMBRE:

Retiro Parcial de Efectivo

OBJETIVO: Llevar un control de los cortes de caja realizados durante el turno, así como también evitar, por la misma seguridad de los Cajeros, tener grandes cantidades de efectivo en las casetas.









8 Supervisor de Operación Importes por cada denominación y gran total




FIARUM

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NOMBRE:

Concentrado de Retiros Parciales de Efectivo

OBJETIVO: Reflejar en un solo documento los cortes de caja realizados durante el turno, para una mejor contabilización del efectivo.









8 Supervisor de Operación Totales de retiros parciales y final




FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P008

DEPÓSITO DE INGRESOS



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P008 Depósito de Ingresos



4.2. OBJETIVO

Definir las operaciones que se efectúan para el depósito diario de los ingresos recaudados, así como la manera en que el Gobierno del Estado realiza la devolución de estos ingresos al FIARUM por concepto de derechos causados por el uso del tramo carretero.


Cajero General

Supervisor de Operación

Servicio de Traslado y Protección de Valores


1. Los ingresos recaudados por el Fideicomiso por concepto de cuotas por el uso del tramo carretero serán considerados como derechos de acuerdo al Artículo 19, fracción VI de la Ley de Ingresos del Estado, y por lo tanto, quedando el Fideicomiso Público de Administración de Fondos e Inversión del Tramo Carretero Centinela – Rumorosa habilitado como recaudador auxiliar de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

2. La Secretaría de Planeación y Finanzas a través de la Dirección de Egresos, previa solicitud por escrito, efectuará la devolución de los derechos causados por el uso del tramo carretero al FIARUM.


FIARUM

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1 Supervisor deOperación

Integra un paquete de efectivo con lo recaudado durante el turno, anota dicha suma en la Bitácora de Operación y resguarda en la caja fuerte propiedad del Fideicomiso

2 Cajero General Verifica en la Bitácora de Operación el total recaudado en los tres turnos del día anterior y obtiene de la caja fuerte propiedad del Fideicomiso los paquetes de efectivo para su reconteo final

3 Cajero General Cuenta el efectivo correspondiente a los cortes parciales de cada turno y verifica que coincida con lo anotado en la tabulación y en la Bitácora de Operación; anota el total recaudado por cada turno en el formato de Reporte de Cajero General por Día

4 Cajero General Elabora las Fichas de depósito por el total de efectivo recaudado por cada turno, llenando una ficha para moneda nacional, otra para los dólares y una para el pago de morralla

5 Cajero General Introduce los paquetes de efectivo en una bolsa de seguridad para el traslado de valores a depositar en la cuenta a nombre de Gobierno del Estado

6 Cajero General Elabora el Comprobante de Servicio de Traslado y Protección de Valores por el monto total a depositar

7 Cajero General Entrega los paquetes de efectivo de cada turno al Servicio de Traslado y Protección de Valores, quien revisa que todo este correcto

8 Cajero General Firma de entregado el Comprobante de Servicio de Traslado y Protección de Valores


FIARUM

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y turna a los del servicio

9 Servicio de Traslado y Protección de Valores

Firma de recibido el Comprobante de Servicio de Traslado y Protección de Valores, quedándose con el original y la copia para el Cajero General



FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Reporte de Cajero General por Día

OBJETIVO: Desglosar de manera sistemática el ingreso recaudado en la plaza de cobro para su mejor control y exactitud.


1 Cajero General Nombre de cada Supervisor de Operación

2 Cajero General Importe recaudado por turno

3 Cajero General Cantidad de billetes y monedas por denominación de cada turno

4 Cajero General Sumas y totales en pesos

5 Cajero General Cantidad de billetes y monedas por denominación de cada turno

6 Cajero General Sumas y totales en dólares

7 Cajero General Totales en pesos y dólares del día

8 Cajero General Firma del Cajero General

9 Cajero General Firma de Jefe de Operación

10 Cajero General Firma del Jefe de Contabilidad


FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P009

DETERMINACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES DE

EFECTIVO



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P009 Determinación de Sobrantes y Faltantes de efectivo



4.2. OBJETIVO

Establecer uniformidad en los criterios que deberán aplicarse cuando se presente un faltante de efectivo, así como su descuento al empleado vía nómina.



Cajero

Jefe de Operación

Analista de Nómina

Analista Liquidador



1. Los descuentos por faltante de efectivo a los Cajeros se harán conforme a lo siguiente:

a. Diariamente se revisarán los faltantes de efectivo que tuvo el Cajero y se calculará el monto total a descontar

b. Si el monto total de los faltantes es menor ó igual a $300.00 pesos se hará el descuento en una sola catorcena

c. Si el monto total de los faltantes es mayor a $300.00 pesos entonces se descontará catorcenalmente en varios pagos según el monto del faltante

2. Todo aquel sobrante de efectivo se reportará como parte del ingreso diario, claramente especificado que se trata de un sobrante

3. Los sobrantes de liquidación no serán acumulables para los Cajeros que presenten faltantes en sus liquidaciones.


FIARUM

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1 Analista Liquidador Revisa la operación de cada carril y cada turno y valida los resultados. Elabora un listado diario de sobrantes y faltantes de efectivo, y envía copia de la información al Analista Especializado

2 Analista Especializado Elabora un reporte catorcenal de sobrantes y faltantes de efectivo, que coteja contra el listado enviado por el Analista Liquidador; una vez cotejado, coloca el reporte en el cuarto de contar para conocimiento de los Cajeros

3 Analista Especializado Llena formato de Acta de hechos para faltantes de efectivo mayores de $50.00 pesos y turna al Jefe de Operación

4 Jefe de Operación Recibe Acta de hechos, firma y turna al Cajero

5 Cajero Recibe Acta de hechos, revisa, firma autorizando el descuento vía nómina y turna al Supervisor de Operación


Recibe Acta de hechos, firma y turna al Analista Especializado

7 Analista Especializado Turna copia del reporte catorcenal de sobrantes y faltantes de efectivo y Acta de hechos al Analista de Nómina, para que efectúe los descuentos correspondientes

8 Analista de Nómina Efectúa el descuento del faltante de efectivo vía nómina al Cajero y archiva en su expediente Acta de hechos



FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Acta de hechos

OBJETIVO: Llevar a cabo el correspondiente procedimiento administrativo por el faltante de efectivo.


1 Analista Especializado Hora, día, mes y año en que se levanta el acta

2 Analista Especializado Descripción clara y detallada de los hechos sucedidos

3 Analista Especializado Nombre del Supervisor de Operación que estuvo en funciones cuando ocurrió el hecho

4 Analista Especializado Nombre del Cajero que estuvo en funciones cuando ocurrió el hecho

5 Analista Especializado Nombre del Cajero General, o en su ausencia del testigo

6 Analista Especializado Nombre del Jefe de Operación

7 Supervisor de Operación Firma del Supervisor de Operación que estuvo en funciones cuando ocurrió el fecho

8 Cajero Firma del Cajero que estuvo en funciones cuando ocurrió el hecho

9 Cajero General o Testigo Firma del Cajero General o Testigo

10 Jefe de Operación Firma del Jefe de Operación


FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P010

SOLICITUD DE TARJETA DE

EXENTOS



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P010 Solicitud de Tarjeta de Exentos



4.2. OBJETIVO

Definir las operaciones que se efectúan para emitir las tarjetas de exentos a los residentes de La Rumorosa, así como su clasificación.


Usuario



1. La tarjeta de exentos acreditará la excepción del pago del peaje en las casetas del Tramo Carretero Centinela‐Rumorosa, creado para apoyar a los residentes permanentes y temporales de La Rumorosa.

2. Los requisitos serán los que a continuación se enlistan: a. Solicitud llena b. Licencia de conducir vigente c. Credencial de elector d. Comprobantes de domicilio original: título de propiedad, cesión de

derechos, contrato de compra venta, recibo de predial o recibo de servicios (teléfono luz, agua).

3. En caso de residentes temporales que deseen traspasar o ceder su credencial a algún familiar sea esposa o hijos, se elaborará un documento en el cual otorga los derechos, quedando el propietario sin credencial hasta el tiempo que solicite la anulación de la cesión mencionada, sólo se le requiere adicionalmente al beneficiario la licencia de conducir vigente.


FIARUM

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1 Usuario Acude a las oficinas de FIARUM ubicadas en La Rumorosa a solicitar la Tarjeta de Exentos

2 Analista Especializado Entrega al Usuario formato de Solicitud de credencial y hoja de requisitos que debe presentar para que le sea otorgada la Tarjeta de Exentos

3 Usuario Llena Solicitud de credencial, adjunta los documentos solicitados como requisitos y entrega al Analista Especializado

4 Analista Especializado Revisa la documentación y válida para clasificar al Usuario como residente permanente o temporal

¿El Usuario aplica para la Tarjeta de Exentos?

5 Analista Especializado NO Comunica al Usuario los motivos por los cuales no aplica para la Tarjeta de Exentos

6 Analista Especializado SI Captura los datos en el sistema de credencialización, toma foto digital al Usuario, imprime Tarjeta de Exentos y coloca chip electrónico

7 Analista Especializado Recopila los datos personales del Usuario para el Padrón físico de Exentos

8 Analista Especializado Entrega la Tarjeta de Exentos al Usuario

9 Usuario Recibe la tarjeta y firma en el Padrón de Exentos



FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Solicitud de Credencial

OBJETIVO: Recabar y analizar los datos personales de las personas que solicitan la Tarjeta de Exentos.


1 Usuario Fecha en que se realiza la solicitud

2 Usuario Nombre completo

3 Usuario Domicilio completo

4 Usuario Documento presentado para acreditar la propiedad del inmueble

5 Usuario Marca la opción que describa el supuesto

6 Usuario Marca la opción que describa el supuesto

7 Usuario Nombre y edad de las personas que viven en el domicilio mencionado

8 Analista Especializado Fecha en que se entrega la Tarjeta de Exentos

9 Analista Especializado Número de folio impreso en la tarjeta

10 Analista Especializado Tipo de clasificación del Usuario

1

2

3 4

5 6

7

8 9

10


FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P011

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P011 Adquisición de Bienes y Servicios



4.2. OBJETIVO

Establecer un orden y control en las operaciones para la adquisición de materiales, mobiliario, equipo y servicios, con el fin de proveer oportunamente a las áreas solicitantes y a su vez asegurar la transparencia en este proceso.


Empleado de FIARUM



Proveedores




1. En igualdad de condiciones, siempre se preferirá a los fabricantes y distribuidores regionales de productos o mercancías regionales, sobre los foráneos. Se considera que existe igualdad de condiciones, cuando la diferencia entre los precios propuestos no sea mayor del 3 por ciento.

2. Se llevará a cabo la contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios, mediante los siguientes procedimientos, DE ACUERDO AL MONTO:

a. Licitación Pública b. Invitación c. Adjudicación Directa


FIARUM

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1 Empleado de FIARUM Elabora la Solicitud de Compra y turna al Encargado de Compras y Servicios Generales


Generales

Recibe la Solicitud de Compra y envía a cotizar con los Proveedores para iniciar con el proceso

3 Proveedores Reciben la Solicitud de Compra y envían Cotizaciones con fecha de entrega, costo, descripción y demás información requerida al Encargado de Compras y Servicios Generales


Generales

Analiza las Cotizaciones , elabora Cuadro Comparativo y selecciona al Proveedor en base al mejor precio, calidad, tiempo de entrega y forma de pago para realizar la adquisición


Generales

Turna la Solicitud de Compra, el Cuadro Comparativo y las Cotizaciones al Analista de Presupuestos


Verifica la disponibilidad presupuestal y turna la documentación al Encargado de Compras y Servicios Generales


Generales

Elabora la Orden de Compra y recaba firmas del Jefe de Recursos Materiales y del Director Administrativo


Recibe Orden de Compra, firma de enterado y turna al Director Administrativo


Recibe Orden de Compra, verifica, firma de autorizado y turna al Encargado de Compras y Servicios Generales


FIARUM

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Generales

Envía Orden de Compra al Proveedor seleccionado para que surta la orden



FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P012

CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE MATERIALES DE

ALMACÉN



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P012 Control de entrada y salida de materiales de almacén



4.2. OBJETIVO

Establecer la forma de organización y operación del Almacén Mexicali, así como los controles para el adecuado manejo de las existencias de los bienes de consumo adquiridos por el Fideicomiso.


Proveedor

Almacenista

Empleado de FIARUM



1. El Jefe de Recursos Materiales supervisará el control, tanto en el almacén Mexicali como en almacén Rumorosa, de los siguientes puntos:

a. Verificación de existencias b. Verificación de entradas c. Verificación de salidas

2. El Almacenista mensualmente deberá entregar impreso el reporte de entradas y salidas de almacén al Jefe de Recursos Materiales.

3. El Almacenista deberá realizar inventarios de los materiales cada trimestre y reportes de consumo diario para entregar al Jefe de Recursos Materiales para su archivo.


FIARUM

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1 Proveedor Entrega al Almacenista los artículospreviamente solicitados en la Orden de Compra, conforme a su descripción, cantidad y costo y la Factura original

2 Almacenista Recibe los artículos y Factura original, verificando que ambos cumplan con las especificaciones de la Orden de Compra

¿Los artículos cumplen con las especificaciones de la Orden de Compra?

3 Almacenista NODevuelve los artículos al Proveedor para que surta debidamente el pedido

4 Almacenista SÍ Revisa que la mercancía corresponda en cantidad y características, según Orden de Compra, sella de recibido la Factura original y entrega al Proveedor para su trámite de pago

5 Almacenista Da de alta en el sistema de almacén la entrada de los materiales de consumo, y en su caso, asigna los números de activo fijo

6 Almacenista Informa al Empleado de FIARUM de la llegada de los materiales que solicitó para que pase a recogerlos en el Almacén Mexicali o hacer la transferencia a Almacén Rumorosa

7 Empleado de FIARUM Elabora el formato de Salida de Almacén con la cantidad y descripción del material que requiere y turna al Jefe de Recursos Materiales


Recibe Salida de Almacén, revisa y firma de autorizado, o en su caso lo firma personal de


FIARUM

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su Área para la entrega de los materiales

9 Almacenista Recibe Salida de Almacén, surte los materiales, registra la salida en el sistema de almacén y firma de entregado

10 Empleado de FIARUM Recibe el material solicitado y firma derecibido la Salida de Almacén

11 Almacenista Archiva Salida de Almacén para futuras referencias



FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Salida de Almacén

OBJETIVO: Llevar el control de los materiales que salen de almacén, para un adecuado abastecimiento de las necesidades de los departamentos.


1 Empleado de FIARUM Nombre del departamento

2 Empleado de FIARUM Fecha de cuando solicita el material

3 Empleado de FIARUM Cantidad del material solicitado

4 Empleado de FIARUM Unidad de medida del material solicitado

5 Empleado de FIARUM Descripción del articulo solicitado

6 Almacenista Cantidad surtida del material

7 Empleado de FIARUM Nombre y firma de quien solicita el material

8 Jefe de Recursos Materiales Nombre y firma de quien autoriza la salida del material

9 Almacenista Mexicali Nombre y firma de quien entrega el material

10 Empleado de FIARUM Nombre y firma de quien recibe el material

1 2

3 4 5 6

7 8 9 10


FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P013

CAPITALIZACIÓN Y REGISTRO DE

INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P013 Capitalización y Registro de Inventarios de Activos Fijos



4.2. OBJETIVO

Mantener un estricto control de los bienes muebles que requiere el Fideicomiso y que por su naturaleza deben ser registrados como activos fijos.


Almacenista

Proveedor

Analista de Egresos



Empleado de FIARUM


1. Para efectos de su registro contable, serán considerados como Activos Fijos, y por lo tanto parte del patrimonio del Fideicomiso, todos aquellos bienes muebles que cumpla con los siguientes requisitos:

a. Que su valor sea igual o superior a los $1,000.00 m.n. (mil pesos moneda nacional)

b. Que su vida útil estimada sea mayor a un año c. Que no se trate de refacciones o consumibles, cuyo efecto sea el de

conservar el activo fijo en condiciones normales de servicio.


FIARUM

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1 Almacenista Revisa que la mercancía corresponda en cantidad y características, según Orden de Compra, sella de recibido la Factura original y entrega al Proveedor para su trámite de pago

2 Proveedor Entrega Factura original y Orden de Compra al Analista de Egresos para recibir Contra‐recibo los días martes posteriores a la entrega de la mercancía

3 Analista de Egresos Verifica que la Factura original cumpla con los requisitos fiscales y corresponda a la Orden de Compra; elabora Cheque y recaba las firmas correspondientes

4 Analista de Egresos Entrega Cheque al Proveedor, recoge el Contra‐recibo, solicitando la firma de recibido y turna al Analista de Presupuestos para su resguardo


Realiza registro contable y genera auxiliar de cuentas de activo fijo; revisa el apego a la política de capitalización y turna al Almacenista para su validación

6 Almacenista Genera números de activo fijo e imprime etiqueta que se coloca en el bien mueble y lo registra en su sistema de inventario


Verifica, autoriza los registros y turna al Almacenista para la conciliación del inventario de activo fijo

8 Almacenista Concilia la información contable contra el sistema de inventario y valida mediante revisión física del activo para resguardo


FIARUM

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9 Almacenista Genera el Resguardo en original y copia y entrega el activo fijo al Empleado de FIARUM

10 Empleado de FIARUM Verifica que el activo fijo corresponda al Resguardo y firma de recibido, quedándose con la copia para su respaldo



FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P014

TRASPASO DEMATERIALES DE

ALMACÉN MEXICALI A ALMACÉN RUMOROSA



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P014 Traspaso de Materiales de Almacén Mexicali a Almacén Rumorosa



4.2. OBJETIVO

Llevar un adecuado registro y control en la elaboración de los formatos de envío y recepción de los materiales, que permita una eficiente validación en cada traspaso que se realice, permitiéndonos la verificación y seguridad en el traslado y recepción de los materiales.


Almacenista en Mexicali

Empleado de FIARUM

Almacenista en Rumorosa

Solicitante


1. Los departamentos de Mantenimiento, Conservación y Operación de FIARUM, abastecerán sus necesidades de material por medio de Almacén Rumorosa.

2. Todo aquel empleado de FIARUM, estará autorizado para realizar el traslado de materiales a almacén Rumorosa.

3. Se realizarán periódicamente inventarios en ambos almacenes, para evitar la falta de material y productos de primera necesidad, proporcionando copia del reporte al Jefe de Recursos Materiales.


FIARUM

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1 Almacenista en Mexicali

Elabora formato de Salida de Almacén por los materiales que en ese momento se están enviando, solicitados por el Almacenista en Rumorosa, Departamento de Conservación, Operación o Mantenimiento y entrega el material al Empleado de FIARUM que lo trasladará a Rumorosa

2 Empleado de FIARUM

Recibe el material que trasladará del Almacén Mexicali al Almacén Rumorosa, checando que coincida con la cantidad y descripción, firma de recibido la Salida de Almacén y se queda con copia para posteriormente entregarlo al Almacenista en Rumorosa

3 Almacenista en Rumorosa

Recibe el material y verifica que corresponda en cantidad y descripción con el formato, así mismo deberán informar de las diferencias encontradas


Registra la entrada de los materiales recibidos capturándolos en el Sistema de Almacén, para mantener el correcto registro e inventario de los materiales y archiva la copia del formato

5 Solicitante Elabora Salida de Almacén con la cantidad y descripción del material que requiere y turna al Almacenista en Rumorosa para que le sean surtidos los materiales


Recibe Salida de Almacén, surte los materiales, registra la salida en el sistema de almacén y firma de entregado

7 Solicitante Recibe el material solicitado y firma de recibido la Salida de Almacén


FIARUM

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Archiva Salida de Almacén para futuras referencias



FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Salida de Almacén

OBJETIVO: Llevar el control de los materiales que salen de almacén, para un adecuado abastecimiento de las necesidades de los departamentos.


1 Empleado de FIARUM Nombre del departamento

2 Empleado de FIARUM Fecha de cuando solicita el material

3 Empleado de FIARUM Cantidad del material solicitado

4 Empleado de FIARUM Unidad de medida del material solicitado

5 Empleado de FIARUM Descripción del articulo solicitado

6 Almacenista Mexicali Cantidad surtida del material

7 Empleado de FIARUM Nombre y firma de quien solicita el material


Nombre y firma de quien autoriza la salida del material

9 Almacenista Mexicali Nombre y firma de quien entrega el material

10 Empleado de FIARUM Nombre y firma de quien recibe el material

1 2

3 4 5 6

7 8 9 10


FIARUM

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ELABORÓ



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ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P015

ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE

SERVICIO



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P015 Elaboración de Órdenes de Servicio



4.2. OBJETIVO

Establecer un orden y control en las operaciones para las Órdenes de Servicio, con el fin de proveer oportunamente a las áreas solicitantes y a su vez asegurar la transparencia en este proceso.


Empleado de FIARUM

Proveedores

Auxiliar de Compras y Cotizaciones





1. Se elaborará un programa de mantenimiento preventivo para todas las unidades oficiales del Fideicomiso, así como para la maquinaria y equipo. Esto con el fin de optimizar al máximo los recursos y asegurar el cumplimiento de las funciones que realiza el personal que por cualquier motivo se traslada a La Rumorosa.

2. Se elaborará un programa de mantenimiento correctivo para las unidades oficiales del Fideicomiso que así lo requieran, tratando de apoyarse en gran medida de las garantías otorgadas por los proveedores de servicio.


FIARUM

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1 Empleado de FIARUM Elabora Solicitud de Servicio para la unidad automotriz, maquinaria o equipo al surgir la necesidad y turna al Auxiliar de Compras y Cotizaciones para su servicio o reparación

2 Auxiliar de Compras y Cotizaciones

Recibe Solicitud de Servicio y solicita a los Proveedores diagnóstico de la unidad automotriz, maquinaria o equipo

3 Proveedores Reciben Solicitud de Servicio, diagnostican la unidad y envían las Cotizaciones con tiempo de entrega, partes requeridas y costo al Auxiliar de Compras y Cotizaciones para su autorización


Analiza las Cotizaciones, elabora Cuadro comparativo y selecciona al Proveedor en base al mejor precio, calidad, tiempo de entrega y forma de pago


Turna la Solicitud de Servicio, el Cuadro Comparativo y las Cotizaciones al Analista de Presupuestos


Verifica la disponibilidad presupuestal y turna la documentación al Auxiliar de Compras y Cotizaciones


Elabora la Orden de Servicio y recaba firmas del Jefe de Recursos Materiales y del Director Administrativo


Recibe Orden de Servicio, firma de enterado y turna al Director Administrativo


Recibe Orden de Servicio, verifica, firma de autorizado y turna al Auxiliar de Compras y Cotizaciones


FIARUM

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Envía Orden de Servicio al Proveedor seleccionado con la unidad automotriz, maquinaria o equipo para que proceda con el servicio o reparación



FIARUM

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FIARUM

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ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P016

VERIFICACIÓN DEL PROCESO DE

COBRO



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P016 Verificación del proceso de cobro



4.2. OBJETIVO

Establecer un proceso de revisión de las operaciones realizadas por los Cajeros en casetas, buscando la transparencia en la recaudación de los ingresos captados por el Fideicomiso.


Analista Liquidador

Jefe de Operación


Cajero


1. El Departamento de Operación en La Rumorosa enviará diariamente los paquetes de preliquidaciones del día anterior inmediato, con los 9 carriles y los 3 turnos, por cajero, turno y día.

2. El área de Liquidación, recibiendo los paquetes, procederá a revisar las preliquidaciones a diario, apoyándose en el sistema de video, para atender cualquier tipo de discrepancia.


FIARUM

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1 Analista Liquidador Recibe paquete con Preliquidaciones de Carril, Turno y Día y revisa que la documentación se encuentra completa para su validación por sistema

2 Analista Liquidador Ingresa al Sistema de Liquidación y selecciona día, turno y carril de la Preliquidación a revisar para checar las discrepancias o eventos anotados por el Cajero

3 Analista Liquidador Revisa las discrepancias ocurridas en plaza de cobro, por medio del sistema de videograbación de los eventos, tales como reclasificaciones, vehículos al servicio de la comunidad, detecciones erróneas o alguna otra anomalía notificada por el Cajero en la Hoja de Sucesos para su validación o corrección

4 Analista Liquidador Imprime las Liquidaciones de Carril, firma y anexa las Preliquidaciones correspondientes; posteriormente genera Liquidaciones de Turno y de Día para integrar paquete completo

5 Analista Liquidador Turna paquete de Liquidaciones de Carril, Turno y Día al Jefe de Operación para su autorización y firma del personal

6 Jefe de Operación Recibe paquete de Liquidaciones de Carril, Turno y Día; firma éstas de enterado y recaba las firmas correspondientes

7 Cajero Recibe las Liquidaciones, revisa, firma de conformidad y turna al Supervisor de Operación


FIARUM

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Recibe las Liquidaciones, revisa, firma de conformidad y turna al Jefe de Operación

9 Jefe de Operación Recibe las Liquidaciones, verifica que estén debidamente firmadas y turna al Analista Liquidador en oficina Mexicali para su resguardo

10 Analista Liquidador Recibe y archiva los paquetes de Liquidaciones, verificando que se encuentren debidamente integrados, con las firmas y formatos correspondientes



FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



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ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 04 P017

SOLICITUD DE TARJETA DE

USUARIO DISTINGUIDO



FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 04 P017 Solicitud de Tarjeta de Usuario Distinguido



4.2. OBJETIVO

Definir las operaciones que se efectúan para emitir las tarjetas de Usuario Distinguido a las empresas, particulares y dependencias gubernamentales; y a su vez brindar a los usuarios beneficios tales como evitar el manejo de efectivo, rapidez, comodidad y seguridad al transitar por la autopista del tramo carretero Centinela‐Rumorosa.


Auxiliar Administrativo

Usuario Distinguido

Analista de Sistemas

Analista de Egresos

Cajero


1. La expedición de esta tarjeta, se llevará a cabo en las oficinas administrativas ubicadas en Francisco Sarabia #1298‐A Centro Cívico, Mexicali, B.C.

2. Se realizará el pago del servicio mediante depósito a la cuenta bancaria No. 4012217691 de HSBC o por transferencia bancaria No. 021020040122176 a nombre de FIARUM, debiendo presentar en ambos casos, la ficha correspondiente.

3. Los requisitos para la adquisición de la tarjeta son los siguientes: a. Para particulares:

Formato de solicitud

Identificación con fotografía Realizar el depósito bancario


FIARUM

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b. Para personas Físicas y/o Morales:

Formato de solicitud

Identificación con fotografía de la persona que firma

Cedula de Identificación Fiscal (R.F.C.) de la persona física o moral

Realizar el depósito bancario Formato de flotilla

Copia de las tarjetas de circulación de las unidades descritas


FIARUM

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1 Usuario Distinguido Entrega al Auxiliar Administrativo la documentación requerida para el trámite de la Tarjeta Usuario Distinguido

2 Auxiliar Administrativo

Recibe la documentación, revisa y turna copia del R.F.C. al Analista de Sistemas, para que el Usuario Distinguido sea dado de alta en el sistema de cajas

3 Analista de Sistemas Recibe copia del R.F.C., da de alta en el sistema de cajas al Usuario Distinguido y notifica al Auxiliar Administrativo de la alta realizada


Turna ficha del depósito o transferencia bancaria al Analista de Egresos para que genere la Factura

5 Analista de Egresos Recibe ficha del depósito o transferencia bancaria, la cual coteja contra el estado de cuenta bancario para confirmar el depósito; expide la Factura y entrega al Auxiliar Administrativo copia de la Factura y del depósito


Crea el expediente con la documentación y archiva. Da de alta en el sistema de usuarios los datos del Usuario Distinguido, captura el depósito realizado, imprime las y designa el chip que se adhiere en la parte trasera


Entrega al Usuario Distinguido la Factura y la tarjeta con chip con la que cruzará el vehículo las casetas del Fideicomiso en La Rumorosa

8 Usuario Distinguido Llega a la caseta y proporciona al Cajero la Tarjeta de Usuario Distinguido para que proceda a su cobro


FIARUM

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9 Cajero Pasa la tarjeta por el lector de chips electrónicos que se encuentra en cada caseta y verifica que la tarjeta cuente con saldo suficiente para cubrir el pago de peaje

¿La tarjeta cuenta con saldo?

10 Cajero SI Genera boleto de peaje y entrega junto con la Tarjeta Usuario Distinguido al conductor del vehículo para que este pueda retirarse

11 Cajero NO Informa al Usuario Distinguido que su tarjeta ya no cuenta con saldo suficiente para cubrir el pago de peaje y realiza el cobro en efectivo

12 Cajero Genera el boleto de peaje y entrega con su tarjeta al Usuario Distinguido, comunicándole donde puede realizar el depósito para continuar utilizando su Tarjeta Usuario Distinguido



FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Solicitud para Tarjeta “USUARIO DISTINGUIDO”

OBJETIVO: Conocer la información importante del nuevo Usuario, así como sus datos personales para mantener una comunicación constante.


1 Auxiliar Administrativo Número de folio consecutivo

2 Usuario Distinguido Lugar y fecha de la solicitud

3 Usuario Distinguido Nombre de la persona física o moral

4 Usuario Distinguido RFC

5 Usuario Distinguido CURP

6 Usuario Distinguido Domicilio fiscal

7 Usuario Distinguido Importe solicitado (con número)

8 Usuario Distinguido Importe solicitado (con letra)

9 Usuario Distinguido Nombre y firma del Usuario Distinguido

10 Director Administrativo Nombre y firma del Director Administrativo

11 Auxiliar Administrativo Fecha y hora de alta en el sistema


FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Registro de Flotilla para Tarjeta “USUARIO DISTINGUIDO”

OBJETIVO: Tener un mayor control y conocimiento sobre el tipo de flotilla que manejan los usuarios, y clasificarlos como locales o foráneos.


1 Usuario Distinguido Lugar y fecha de la solicitud

2 Usuario Distinguido Nombre de la persona física o moral

3 Usuario Distinguido RFC

4 Usuario Distinguido CURP

5 Usuario Distinguido Número de tarjeta de circulación del vehículo

6 Usuario Distinguido Número de placas del vehículo

7 Usuario Distinguido Tipo de vehículo

8 Usuario Distinguido Numero de ejes del vehículo

9 Usuario Distinguido Marca del vehículo

10 Usuario Distinguido Color del vehículo

11 Usuario Distinguido Nombre del chofer que maneja el vehículo

12 Auxiliar Administrativo Fecha y hora de alta en el sistema

13 Usuario Distinguido Nombre y firma del solicitante

1 2

3 4

5 6 7 8 9 10 11

12 13


FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


ADMINISTRATIVO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P001

APOYO VIAL A USUARIOS

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P001 Apoyo Vial a Usuarios


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Brindar atención a los Usuarios cuando sea requerida, en caso de sufrir algún accidente o percance en la carretera.


Usuario

Radioperador

Cabo

Supervisor de Conservación

Coordinador Técnico

Jefe de Conservación


1. El Departamento de Conservación será el encargado de proporcionar este servicio a toda aquella persona que lo necesite en su recorrido por la Autopista.

2. El servicio de Apoyo Vial será gratuito, salvo aquellas ocasiones en que el Usuario deba pagar por gasolina, servicios mecánicos externos, grúa, u otros.

3. Las llamadas de Apoyo Vial serán realizadas a través del sistema de torres de auxilio, mismas que están colocadas estratégicamente en ambos cuerpos de la Autopista (ascendente y descendente).

4. Se prestará apoyo a los Usuarios mediante recorridos de vigilancia rutinarios o a través de las llamadas de emergencia emitidas por el Radioperador.

5. En caso de que el evento requiera la intervención de otras autoridades o dependencias, este Fideicomiso será el enlace con ellas (PFP, Cruz Roja, Bomberos, Protección Civil, Compañías de Seguros, Ministerio Público, etc.).


FIARUM

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1 Usuario Solicita apoyo a través de las torres de auxilio vial, llamada telefónica al 066 o directamente a una unidad del Fideicomiso presente en la autopista

2 Radioperador Recibe el llamado del Usuario, llena formato de Auxilio a Usuarios y comunica al Cabo a donde tiene que dirigirse para auxiliar al Usuario

3 Cabo Ubica al Usuario en la Autopista y evalúa la situación o percance que se presentó

¿Se requiere la intervención de otras instituciones?

4 Cabo NO Brinda el apoyo que el Usuario requiere, elabora Informe de Vigilancia y turna al Radioperador para cerrar el evento

5 Radioperador Recibe Informe de Vigilancia, anota el número económico de la unidad que apoyo y del personal y cierra el evento en Auxilio a Usuarios

6 Cabo SI Llama al Radioperador y solicita la intervención de otras instituciones según sea el caso e inicia con las labores de apoyo al Usuario

7 Radioperador Llama a las instituciones que se requieran en el evento y coordina la información que se va generando entre estas y el Fideicomiso

8 Cabo Apoya a las instituciones al llegar al lugar en lo que requieran hasta terminar con las labores de apoyo, elabora Reporte de Accidentes y turna al Supervisor de Conservación

9 Cabo Realiza en el lugar de los hechos, la cuantificación de los daños y recolecta todos los datos y evidencias


FIARUM

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necesarios como son: fotografías que muestren los daños, la identificación del(los) vehículo(s) responsable(s) de ocasionar los daños, etc. de manera precisa para complementar el Reporte de Accidentes

10 Supervisor de Conservación

Recibe Informe de Vigilancia, Reporte de Accidentes y Auxilio a Usuarios, revisa y turna al Coordinador Técnico

11 Coordinador Técnico

Recibe Informe de Vigilancia, Reporte de Accidentes y Auxilio a Usuarios, valida y turna al Jefe de Conservación para que realice los trámites necesarios

12 Jefe de Conservación

Recibe Informe de Vigilancia, Reporte de Accidentes y Auxilio a Usuarios, valora y resguarda los informes



FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Auxilio a Usuarios

OBJETIVO: Documentar todas las llamadas solicitando auxilio vial para tener conocimiento de las necesidades más frecuentes de los Usuarios ante un percance, y brindar un mejor servicio.


1 Radioperador Nombre completo del Radioperador

2 Radioperador Número consecutivo del reporte

3 Radioperador Turno laboral que transcurre

4 Radioperador Fecha

5 Radioperador Hora en que se recibió la llamada

6 Radioperador Hora en que se atendió la llamada

7 Radioperador Kilometraje donde se solicitó el apoyo

8 Radioperador Indicar con una “X” en donde se solicitó el apoyo: cuerpo ascendente ó descendente

9 Radioperador Nombre del Usuario

10 Radioperador Datos del vehículo: marca, color, tipo, ejes y número de placas

11 Radioperador Indicar con una “X” el tipo de ayuda que se le brindo al Usuario: Herramienta, Mecánico, Lubricantes, Grúa, Traslado al poblado, Combustible, Llamada Telefónica ó Señalamiento

12 Radioperador Indicar por quien fue brindado el servicio de apoyo: Rondín u otro vehículo oficial y anotar el número de unidad y la hora


FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ

JOSE SALMERON DIRECTOR TÉCNICO

AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P002

PAGO DE DAÑOS OCASIONADOS A LA AUTOPISTA

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P002 Pago de daños ocasionados a la Autopista


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Definir las acciones a seguir cuando se presenta un accidente o cualquier otro evento en el cual se ocasionen daños en el equipamiento, instalaciones y todas las obras ubicadas dentro de los perímetros del derecho de vía del tramo carretero a cargo del FIARUM, así como los procedimientos a seguir para realizar el cobro de dichos daños, ya sea al responsable o su compañía aseguradora.


Cabo




Analista de Egresos

Policía Federal Preventiva

Compañía de Seguros

Usuario


1. El Departamento de Conservación realizará en el lugar de los hechos, la cuantificación de los daños y recolectará todos los datos y evidencias necesarios como son: fotografías que muestren los daños ocasionados a la autopista, la identificación del(los) vehículo(s) responsable(s) de ocasionar los daños, etc. de manera precisa y completa, así como la elaboración del presupuesto para el pago total de los daños.

2. Transcurridos 10 días hábiles a partir de la fecha en que se ocasionaron los daños, si el propietario del vehículo no se ha presentado para cubrir el costo de los daños, FIARUM dará aviso a la compañía aseguradora del responsable de los


FIARUM

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daños para que cubra el costo de los mismos.

3. El propietario del vehículo que ocasionó los daños tendrá un plazo máximo de 20 días hábiles a partir de la fecha en que ocurrió el accidente, para hacer el pago de daños al FIARUM, de no ser así, se procederá a dar aviso al Asesor Jurídico del Fideicomiso para que interponga ante las autoridades competentes, demanda en nombre del FIARUM contra el responsable de los daños a la Autopista.

4. El pago de daños a la Autopista deberá hacerse mediante cheque de caja o cheque certificado a nombre de HSBC México SA F/138509 FIARUM y depositado a la cuenta que el Fideicomiso proporcione para tal efecto.


FIARUM

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1 Cabo Acude al lugar de los hechos, da conocimientodel accidente a las unidades de atención de emergencias en caso de ser necesario y a la Policía Federal Preventiva para que valide los hechos

2 Cabo Llena el Formato para Incidencias y turna al Supervisor de Conservación para su envío a Oficinas Mexicali


Recibe Formato para Incidencias , lo envía por fax al Jefe de Conservación para la agilización del pago de daños y turna el original al Coordinador Técnico

4 Coordinador Técnico Recibe Formato para Incidencias, elabora informe correspondiente y turna al Jefe de Conservación para su debido trámite

5 Jefe de Conservación Llena el formato de Presupuesto de Daños, firma y turna al Analista de Egresos para el cobro de los daños

6 Analista de Egresos Recibe Presupuesto de Daños y Formato para Incidencias; elabora Oficio Solicitud de Reporte de Accidentes y envía a la Policía Federal Preventiva

7 Policía Federal Preventiva

Recibe Oficio Solicitud de Reporte de Accidentes, elabora Oficio de Respuesta proporcionando todos los datos recabados sobre el accidente y envía al Analista de Egresos

8 Analista de Egresos Recibe Oficio de Respuesta de la Policía Federal Preventiva y arma paquete de documentos que contiene Formato para Incidencias, Presupuesto de Daños y copias


FIARUM

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del Oficio Solicitud de Reporte de Accidentes y del Oficio de Respuesta, con el fin de iniciar el cobro

¿La unidad está asegurada?

9 Analista de Egresos SITurna Oficio Solicitud De Pago con el paquete de documentos a la Compañía de Seguros y establece comunicación directa con el agente asignado

10 Compañía de Seguros Recibe Oficio Solicitud De Pago con la documentación y una vez validados cubre el pago total de los daños ocasionados al Fideicomiso

Pasa a la actividad #13

11 Analista de Egresos NO Contacta al Usuario y entrega Oficio Solicitud De Pago con la documentación para que realice el pago correspondiente

12 Usuario Acude a las Oficinas de FIARUM en Mexicali a cubrir el pago del total de los daños ocasionados

13 Analista de Egresos Elabora Factura correspondiente y entrega alUsuario o Compañía de Seguros

FIN DEL PROCEDIMEINTO


FIARUM

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FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Formato para Incidencias

OBJETIVO: Conocer de manera detallada lo sucedido en el accidente o eventualidad, deslindar responsabilidades, así como llevar el control de las actividades realizadas por el Departamento de Conservación.

No. QUIEN LO LLENA

CONTENIDO

1 Cabo Número consecutivo

2 Cabo Anotar la fecha, hora y kilometraje donde ocurrió el accidente

3 Cabo Indicar con una “X” donde ocurrió el accidente

4 Cabo Indicar con una “X” en que carril de la carretera ocurrió el accidente


6 Cabo Anotar los datos del vehículo

7 Cabo Datos del chofer

8 Cabo Datos del propietario

9 Cabo Indicar el tipo de accidente que ocurrió

10 Cabo Describir claramente las causas probables del accidente

11 Cabo Datos de las personas accidentadas si las hubo

12 Cabo Daños a la Autopista

13 Cabo Número de la unidad, número de parte y nombre de los oficiales de la P.F.P que acudieron a atender el accidente

14 Cabo Indicar el servicio de grúa utilizado y el número de la unidad

15 Cabo Nombre de quien atendió el accidente o de quien estuvo al frente cuando ocurrió y elaboró reporte


Nombre y firma del Supervisor de Conservación


Nombre y firma del Coordinador Técnico


Nombre y firma del Jefe de Conservación


FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Presupuesto de Daños

OBJETIVO: Contabilizar los daños ocasionados a la Autopista del FIARUM, para su posterior cobro y reposición de lo dañado.


1 Jefe de Conservación Número del Formato para Incidencias al que corresponde el Presupuesto

2 Jefe de Conservación Fecha de elaboración del Presupuesto

3 Jefe de Conservación Fecha en que ocurrió el accidente

4 Jefe de Conservación Hora en que ocurrió el accidente

5 Jefe de Conservación Kilómetro en que ocurrió el accidente

6 Jefe de Conservación Cuerpo ascendente o descendente

7 Jefe de Conservación Nombre del propietario del vehículo que ocasionó los daños

8 Jefe de Conservación Tipo de vehículo

9 Jefe de Conservación Marca del vehículo

10 Jefe de Conservación Número de placas del vehículo

11 Jefe de Conservación Inciso que enumera cada uno de los elementos a pagar

12 Jefe de Conservación Descripción de los elementos dañados de la Autopista a pagar

13 Jefe de Conservación Unidad de medida de los elementos dañados a pagar

14 Jefe de Conservación Cantidad de elementos a pagar

15 Jefe de Conservación Costo unitario de cada uno de los elementos

16 Jefe de Conservación Importe resultante de multiplicar la cantidad de elementos por el precio unitario

17 Jefe de Conservación Importe total a pagar (con número)

18 Jefe de Conservación Importe total a pagar (con letra)

19 Jefe de Conservación Nombre y firma de elaborado

20 Director Técnico Nombre y firma de autorizado


FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P003

PAGO DE DAÑOS OCASIONADOS AL

USUARIO

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P003 Pago de daños ocasionados al Usuario

UNIDAD RESPONSABLE:

Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Definir las acciones a seguir cuando por causas de la Autopista, se generan daños a los vehículos de los usuarios dentro de los límites del derecho de vía del tramo concesionado a Gobierno del Estado.


Usuario

Cabo

Radioperador

Ajustador

Analista de Egresos

Compañía de Seguros


1. El Analista de Egresos solicitará al Usuario los siguientes requisitos para llevar a cabo su trámite:

Boleto de peaje Copia de la tarjeta de circulación Copia de la licencia de manejo Identificación Oficial Si el dueño no conducía, copia de la identificación del conductor Llenar un formato por parte del seguro

2. EL Usuario entregará por escrito de manera breve la reclamación narrando los hechos dirigido a la Compañía de Seguros.


FIARUM

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1 Usuario Realiza reclamación de los daños al Fideicomiso,ya sea por las torres de auxilio vial o teléfono para que se haga efectivo el seguro de la Autopista

2 Cabo Acude al lugar de los hechos, llena el Formato para Incidencias e informa al Usuario que la queja debe presentar formalmente en las oficinas de FIARUM Mexicali

3 Cabo Solicita al Radioperador que informe del accidente al Seguro de la Autopista

4 Radioperador Informa del accidente al Seguro de la Autopista para que envíe al Ajustador

5 Ajustador Acude al lugar del accidente y atiende el reclamo del Usuario

6 Usuario Presenta el reclamo en las oficinas de FIARUM Mexicali ante el Analista de Egresos para el pago de los daños

7 Analista de Egresos Indica al Usuario los requisitos que debe contener la Solicitud de Reclamo para que proceda, y verifica que la incidencia haya sido previamente notificada por el Departamento de Conservación para iniciar con el trámite

8 Usuario Entrega al Analista de Egresos la Solicitud de Reclamo con la documentación requerida para que se realice el trámite de pago

9 Analista de Egresos Envía a la Compañía de Seguros Solicitud de Reclamo con la documentación requerida para su dictamen y determinar si procede o no la reclamación y pago al usuario


FIARUM

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¿Procede la reclamación del Usuario?

10 Compañía de Seguros

SÍEnvía Cheque por el total de los daños a nombre del Usuario al Analista de Egresos para su pago respectivo

11 Analista de Egresos Recibe Cheque de la Compañía de Seguros y entrega al Usuario

12 Usuario Acude con el Analista de Egresos por el Cheque

13 Compañía de Seguros

NO Emite Dictamen y lo envía al Analista de Egresos

14 Analista de Egresos Recibe Dictamen de la Compañía de Seguros y entrega al Usuario

15 Usuario Recibe Dictamen de la Compañía de Seguros, para su conocimiento



FIARUM

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FIARUM

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NOMBRE:

Formato para Incidencias

OBJETIVO: Conocer de manera detallada lo sucedido en el accidente o eventualidad, deslindar responsabilidades, así como llevar el control de las actividades realizadas por el Departamento de Conservación.

No. QUIEN LO LLENA

CONTENIDO

1 Cabo Número consecutivo

2 Cabo Anotar la fecha, hora y kilometraje donde ocurrió el accidente


4 Cabo Indicar con una “X” en que carril de la carretera ocurrió el accidente


6 Cabo Anotar los datos del vehículo

7 Cabo Datos del chofer

8 Cabo Datos del propietario

9 Cabo Indicar el tipo de accidente que ocurrió

10 Cabo Describir claramente las causas probables del accidente

11 Cabo Datos de las personas accidentadas si las hubo

12 Cabo Daños a la Autopista

13 Cabo Número de la unidad, número de parte y nombre de los oficiales de la P.F.P que acudieron a atender el accidente

14 Cabo Indicar el servicio de grúa utilizado y el número de la unidad

15 Cabo Nombre de quien atendió el accidente o de quien estuvo al frente cuando ocurrió y elaboró reporte


Nombre y firma del Supervisor de Conservación


Nombre y firma del Coordinador Técnico


Nombre y firma del Jefe de Conservación


FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P004

MANTENIMIENTO MENOR AL TRAMO

CARRETERO

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P004 Mantenimiento menor al tramo carretero


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Realizar las actividades requeridas para llevar a cabo la conservación de la Autopista Centinela‐Rumorosa.


Director Técnico




Cabo


1. El Supervisor de Conservación asignará las actividades a realizarse durante la jornada laboral de acuerdo al programa anual de actividades, operativos por fenómenos naturales, y/o trabajos extraordinarios requeridos y no contemplados en el programa anual dentro del Departamento de Conservación, integrando las cuadrillas según sea el requerimiento del tipo de trabajo a realizarse, asignando también una unidad vehicular o maquinaria y herramienta por cuadrilla de trabajo.


FIARUM

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Recibe al personal, integra las cuadrillas y asigna los operativos y/o trabajos a realizar durante el turno para cumplir con las metas

2 Cabo Realiza los trabajos asignados y es responsable que el personal a su cargo cumpla con sus labores diarias


Recaba la información de los avances logrados por cada cuadrilla durante los trabajos de conservación, elabora Informe de trabajos diarios y supervisa las actividades realizadas

4 Coordinador Técnico Elabora Reporte semanal de actividades y Reporte mensual de actividades; valida las actividades realizadas y elabora Avance anual de conservación rutinaria

5 Jefe de Conservación Elabora Programa Anual de Conservación Rutinaria; revisa las actividades realizadas de acuerdo al programa anual y compara contra el avance real; supervisa que el programa se esté llevando a cabo de acuerdo a lo establecido y realiza la supervisión general del personal del departamento

6 Director Técnico Valida los avances de las actividades realizadas dentro del Programa Anual de Conservación Rutinaria de la Autopista



FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P005

ADJUDICACIÓN DE OBRA

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P005 Adjudicación de Obra


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Llevar a cabo la adjudicación de las obras públicas mediante los procesos de Licitación Pública, Invitación Simplificada y /o Adjudicación Directa en apego a la normatividad, buscando la mejor propuesta solvente que cumpla con los requerimientos establecidos.



Director Técnico

Jefe de Construcción

Jefe de Obras Públicas y Licitaciones

Coordinador de Costos

Analista de Inversión

Contratistas


1. Este procedimiento se llevará a cabo una vez que se autorizan y aprueban las obras por parte del Comité Técnico del FIARUM y la Dirección de Inversión Pública de la SPF.

2. La adjudicación de las obras se llevará a cabo en apego a la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con la misma y su Reglamento, Ley de Obras Públicas, Equipamientos, Suministros y Servicios relacionados con las mismas del Estado de Baja California y su Reglamento, reglas generales para la contratación y ejecución de obras públicas y de servicios relacionados con las mismas para las dependencias y organismos de la Administración Pública Estatal.


FIARUM

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Determina las obras que el Fideicomiso va a adjudicar

2 Director Técnico Elabora Programa de Obras que se van a adjudicar, determina el proceso de acuerdo a los rangos de montos enviados por la Secretaría de Planeación y Finanzas (SPF) y turna al Jefe de Construcción

3 Jefe de Construcción Recibe Programa de Obras, elabora Catálogos de Obra y Presupuesto Base y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones

4 Jefe de Obras Públicas y Licitaciones

Recibe Catálogos de Obra, revisa para dar inicio con los procesos de adjudicación y elabora especificaciones particulares de la obra a licitar

LICITACIÓN PÚBLICA

5 Coordinador de Costos

Recibe información de la obra, elabora Convocatoria y Oficio de Publicación y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


Recibe Convocatoria y Oficio de Publicación, revisa y turna al Director Técnico

7 Director Técnico Recibe Convocatoria y Oficio de Publicación, valida y turna al Administrador General


Recibe Convocatoria y Oficio de Publicación y firma de autorización


Elabora las Bases de Licitación y turna al Jefe de Construcción

10 Jefe de Construcción Recibe Bases de Licitación, revisa y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


FIARUM

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Recibe Bases de Licitación, aprueba para su venta y procede a publicarlas en el periódico oficial y en los diarios de circulación local

12 Contratistas Envían la documentación que fue requerida en las Bases de Licitación al Coordinador de Costos para su calificación


Recibe documentación de los Contratistas que deseen su calificación para poder participar en la licitación

¿El Contratista califica para el proceso de adjudicación de obra?


NO Elabora un Oficio donde se explican las razones y causas por las cuales no podrá participar y entrega al Contratista

15 Contratista Recibe Oficio


SIEmite un Recibo para que el Contratista pase a pagar a Recaudación de Rentas del Estado

17 Contratista Realiza el pago correspondiente

18 Jefe de Construcción Lleva a cabo visita de obra y junta de aclaraciones


Elabora documentación para Junta de Presentación y Apertura


Preside Junta de Presentación y Apertura y acepta las propuestas que cumplan con lo establecido en las Bases de Licitación


Realiza revisión detallada y análisis de las propuestas presentadas; elabora Cuadro frio de las licitaciones y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


FIARUM

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Recibe Cuadro frio de las licitaciones, revisa y turna al Director Técnico

23 Director Técnico Recibe Cuadro frio de las licitaciones y da visto bueno a la información que será presentada


Decide al licitante ganador en reunión con Director Técnico y revisores del FIARUM


Elabora Dictamen de fallo, Acta de fallo de la licitación y Oficios de las propuestas desechadas


Da a conocer el fallo de la licitación en presencia de Contratistas, invitados y revisores del FIARUM; entrega Oficio a las propuestas desechadas y entrega Carátula de contrato y Modelo de fianza al ganador


INVITACIÓN SIMPLIFICADA


Elabora Oficios de invitación simplificada y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


Recibe Oficios de invitación simplificada, revisa y turna al Director Técnico

29 Director Técnico Recibe Oficios de invitación simplificada, valida y turna al Administrador General


Recibe Oficios de invitación simplificada y firma para ser enviados a los Contratistas


Elabora las Bases de Licitación y turna al Jefe de Construcción

32 Jefe de Construcción Recibe Bases de Licitación, revisa y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


Recibe Bases de Licitación y aprueba para su venta


FIARUM

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34 Contratistas Envían la documentación que fue requerida en las Bases de Licitación al Coordinador de Costos para su calificación


Recibe documentación de los Contratistas que deseen su calificación para poder participar en la licitación

¿El contratista califica para el proceso de adjudicación de obra?


NO Elabora un Oficio donde se explican las razones y causas por las cuales no podrá participar y entrega al Contratista

37 Contratista Recibe Oficio


SIEmite un Recibo para que el Contratista pase a pagar a Recaudación de Rentas del Estado

39 Contratista Realiza el pago correspondiente

40 Jefe de Construcción Lleva a cabo visita de obra y junta de aclaraciones


Elabora documentación para Junta de Presentación y Apertura


Preside Junta de Presentación y Apertura y acepta las propuestas que cumplan con lo establecido en las Bases de Licitación


Realiza revisión detallada y análisis de las propuestas presentadas; elabora Cuadro frio de las licitaciones y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


Recibe Cuadro frio de las licitaciones, revisa y turna al Director Técnico

45 Director Técnico Recibe Cuadro frio de las licitaciones y da visto bueno a la información que será


FIARUM

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presentada


Decide al licitante ganador en reunión con Director Técnico y revisores del FIARUM


Elabora Dictamen de fallo, Acta de fallo de la licitación y Oficios de las propuestas desechadas


Da a conocer el fallo de la licitación en presencia de Contratistas, invitados y revisores del FIARUM; entrega Oficio a las propuestas desechadas y entrega Carátula de contrato y Modelo de fianza al ganador


ADJUDICACIÓN DIRECTA

49 Jefe de Construcción Verifica que las empresas a invitar (mínimo tres) se encuentren dentro del Padrón de Contratistas de SIDUE

50 Jefe de Construcción Invita a los Contratistas a participar y proporciona el Catálogo de Obra y Croquis

51 Contratistas Envían al Jefe de Construcción lasCotizaciones que describe los requerimientos necesarios para la realización del servicio u obra

52 Jefe de Construcción Recibe las Cotizaciones, revisa que cumplan con los requisitos y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


Recibe las Cotizaciones, valida y turna al Analista de Inversión

54 Analista de Inversión Recibe las Cotizaciones, elabora Dictamen de adjudicación y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


Recibe Dictamen de adjudicación, revisa y turna al Director Técnico


FIARUM

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56 Director Técnico Recibe Dictamen de adjudicación, valida y turna al Administrador General


Recibe Dictamen de adjudicación y firma de autorización

58 Analista de Inversión Comunica al Contratista el dictamen, para que pase por la Carátula de contrato y Modelo de fianza



FIARUM

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FIARUM

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FIARUM

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FIARUM

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FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P006

CONTRATACIÓNDE OBRA

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P006 Contratación de Obra


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Contratar conforme a la normatividad aplicable, el recurso aprobado por la Secretaría de Planeación y Finanzas en cada ejercicio presupuestal para inversión en obra pública.



Director Técnico


Coordinador de Costos


Contratista



1. El Departamento de Obras Públicas dará seguimiento a la contratación de la obra pública, llevando a cabo la elaboración del documento, dar de alta la información en el Sistema de Inversión Pública (SINVP) y solicitar la documentación necesaria a los contratistas.

2. El Departamento de Obras Públicas tramitará ante la Secretaría de Planeación y Finanzas (SPF) el pago correspondiente del anticipo de cada contrato de obra pública que así se considere, así como abrir un expediente para cada contrato y archivar toda la información.


FIARUM

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Entrega al Analista de Inversión la documentación generada de los procesos de adjudicación por Licitación Pública y/o Invitación Simplificada

2 Analista de Inversión Recibe Documentos de Adjudicación, elabora Contrato de obra verificando que cumpla con lo establecido en la Ley y Reglamento y solicita al Contratista Fianzas y Programa de obra

3 Contratista Entrega al Analista de Inversión Fianzas y Programa de obra

4 Analista de Inversión Sube al SINVP la Documentos de Adjudicación y Contrato de obra; turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones el Contrato de obra, Fianzas y Programa de obra

5 Jefe de Obras Públicasy Licitaciones

Recibe Contrato de obra, Fianzas y Programa de obra, revisa y turna al Director Técnico

6 Director Técnico Recibe Contrato de obra, Fianzas y Programa de obra, firma y turna al Administrador General


Recibe Contrato de obra, Fianzas y Programa de obra, firma de aprobación y turna al Analista de Inversión

¿Se estableció contrato con anticipo?

8 Analista de Inversión NO Pasa a la actividad #13

9 Analista de Inversión SIGenera Factura y recaba firma de los tres Directores para el trámite de pago


FIARUM

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10 Director Técnico Recibe Factura, firma y turna al Director Administrativo


Recibe Factura, firma y turna al Administrador General


Recibe Factura, firma y turna al Analista de Inversión

13 Analista de Inversión Abre expediente de obra y remite a la Secretaría de Planeación y Finanzas la documentación original del Contrato de obra debidamente firmada; recaba una copia fotostática con firma y sello de recibido de esa Dependencia


Turna Contrato de obra y demás documentación al Jefe de Construcción para su ejecución



FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P007

PAGO DE ESTIMACIONES DE

OBRA PÚBLICA

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P007 Pago de Estimaciones de Obra Pública


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Establecer las políticas que deberán aplicarse para el pago y control de las estimaciones de los trabajos ejecutados de la obra contratada, durante el desarrollo y finiquito de la misma.


Contratista


Supervisor de Obra



Director Técnico




1. El pago por la ejecución de obra contratada será a través de estimaciones por conceptos de obra terminada.

2. La generación de la Estimación de Obra Pública estará a cargo de la empresa contratista, la cual se compone del formato de estimación de obra pública, generadores de obra, reportes de laboratorio, reporte fotográfico y factura, y será presenta en la Dirección Técnica del FIARUM al Supervisor de Obra.

3. El Supervisor revisará la Estimación de Obra y su contenido, verificará contra el contrato, el programa de obra, bitácora y el desarrollo mismo de los trabajos ejecutados en campo, y procederá a su firma únicamente cuando la misma se encuentre de acuerdo al avance físico de obra con conceptos y volúmenes


FIARUM

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ejecutados con calidad y al 100%. 4. El pago de la Estimación de Obra se realizará a la empresa contratista en la

Dirección de Egresos de la Secretaria de Planeación y Finanzas.


FIARUM

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1 Contratista Presenta al Supervisor de Obra el formato de Estimación de Obra Pública para su revisión, validación y trámite de firmas

2 Supervisor de Obra Recibe Estimación de Obra Pública, revisa yturna al Jefe de Construcción

3 Jefe de Construcción Recibe Estimación de Obra Pública, firma y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


Recibe Estimación de Obra Pública, verifica y turna al Analista de Inversión

5 Analista de Inversión Recibe Estimación de Obra Pública y revisa

6 Analista de Inversión Captura la información en el Sistema de Inversión Pública para concluir el trámite de pago y recaba las firmas de los tres directores

7 Director Técnico Recibe Estimación de Obra Pública, firma y turna al Director Administrativo


Recibe Estimación de Obra Pública, firma y turna al Administrador General


Recibe Estimación de Obra Pública y firma de autorización

10 Analista de Inversión Envía a la Dirección de Inversión Pública la documentación original de la Estimación de Obra Pública debidamente firmada y recaba una copia fotostática con firma y sello de recibido de esa Dependencia

11 Analista de Inversión Recaba el Recibo impreso que emite la Secretaría de Planeación y Finanzas una vez que se ha pagado la Estimación de Obra Pública al Contratista


FIARUM

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12 Analista de Inversión Anexa al Contrato de Obra el Recibo impreso y archiva en el expediente de la obra



FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P008

MANTENIMIENTO A MAQUINARIA Y

EQUIPO DE TRANSPORTE

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P008 Mantenimiento a Maquinaria y Equipo de Transporte


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Mantener en condiciones óptimas de operación las maquinas, los vehículos y el equipo de construcción.


Empleado de FIARUM

Jefe de Mantenimiento e Instalaciones

Auxiliar de Compras y Cotizaciones

Proveedor


Analista de Egresos


1. El Departamento de Mantenimiento e Instalaciones será el responsable de otorgar un servicio con eficiencia, eficacia y apegado a los reglamentos del Organismo para la flotilla vehicular y maquinaria del Fideicomiso.


FIARUM

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1 Empleado de FIARUM Genera Solicitud de mantenimiento para su unidad oficial y turna al Jefe de Mantenimiento e Instalaciones

2 Jefe de Mantenimiento e Instalaciones

Firma de autorización la Solicitud de mantenimiento y turna al Auxiliar de Compras y Cotizaciones


Recibe Solicitud de mantenimiento, verifica el tipo de mantenimiento solicitado y checa el historial de la unidad oficial

¿Es un trabajo ya realizado?


SI Reclama garantía al Proveedor

5 Proveedor Realiza las reparaciones necesarias sin costo


NO Elabora Solicitud de Servicio y solicita al Proveedor diagnóstico de la unidad automotriz, maquinaria o equipo y Cotización

7 Proveedor Recibe Solicitud de Servicio y envía diagnóstico y Cotización al Auxiliar de Compras y Cotizaciones


Recibe diagnóstico y Cotización y turna al Analista de Presupuestos


Verifica la disponibilidad presupuestal y turna la documentación al Auxiliar de Compras y Cotizaciones


Lleva la unidad oficial al lugar donde lo repararán


FIARUM

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11 Proveedor Realiza reparación correspondiente


Verifica en la unidad oficial la calidad del trabajo realizado

¿El trabajo realizado cumple con lo requerido?


NOSuspende pago hasta que Proveedor otorgue la calidad necesaria


SI Solicita al Proveedor envíe Factura

15 Proveedor Envía factura al Analista de Egresos

16 Analista de Egresos Elabora Cheque, recaba firmas correspondientes y entrega al Proveedor



FIARUM

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CÓDIGO DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO




FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P009

MANTENIMIENTO A EDIFICIOS

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P009 Mantenimiento a Edificios


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Mantener en condiciones óptimas la operación de las instalaciones hidráulicas, eléctricas y del aire acondicionado de los edificios del Fideicomiso.


Empleado de FIARUM

Coordinador de Mantenimiento

Proveedor



Analista de Egresos


1. El Departamento de Mantenimiento e Instalaciones otorgará un servicio con eficiencia, eficacia y apegado a los reglamentos del Organismo.

2. Los lineamientos establecidos procederán de la siguiente manera en caso de tener que realizar alguna reparación:

a. Si es trabajo que pueda solventar el Área de Mantenimiento, se procede a solicitar material al almacén

b. Si no hay en existencia dicho material, se adquiere por caja chica y se procede a realizarlo

c. Si es un trabajo que realizó un proveedor, se verifica si cuenta con garantía para su reclamo correspondiente

d. Si no existe garantía, se elabora solicitud de servicio


FIARUM

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CÓDIGO DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO




1 Empleado de FIARUM Notifica la falla o problema de algún servicio al Coordinador de Mantenimiento

2 Coordinador de Mantenimiento

Acude al lugar donde se encuentra el problema, para verificar y analizar el tipo de requerimiento necesario para solventarlo; elabora Solicitud de Servicio y turna al Encargado de Compras y Servicios Generales


Generales

Recibe Solicitud de Servicio, verifica el tipo de reparación requerida y solicita Cotización al Proveedor

4 Proveedor Envía la Cotización que fue requerida al Encargado de Compras y Servicios Generales


Generales

Turna la Solicitud de Servicio y la Cotización al Analista de Presupuestos


Recibe Solicitud de Servicio y Cotización y verifica la disponibilidad presupuestal correspondiente

7 Proveedor Lleva a cabo las reparaciones necesarias


Supervisa que el trabajo sea realizado de acuerdo a lo solicitado y autoriza el pago correspondiente



NOSuspende pago hasta que Proveedor otorgue la calidad necesaria


FIARUM

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Generales

SI Solicita al Proveedor envíe Factura

11 Proveedor Envía Factura al Analista de Egresos

12 Analista de Egresos Elabora Cheque, recaba firmascorrespondientes y entrega al Proveedor

13 Proveedor Recibe cheque correspondiente


Genera registro para elaborar Reporte Mensual de actividades



FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P010

MANTENIMIENTO A INSTALACIONES

ESPECIALES

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P010 Mantenimiento a Instalaciones Especiales


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Mantener en condiciones operativas óptimas las instalaciones del sistema de radiocomunicaciones, radares de velocidad, redes inalámbricas, iluminación solar de la autopista, semáforos y pantallas electrónicas informativas y estaciones meteorológicas.


Empleado de FIARUM

Coordinador de Instalaciones


Proveedor


Analista de Egresos


1. El Departamento de Mantenimiento e Instalaciones otorgará un servicio con eficiencia, eficacia, de calidad y apegado a los reglamentos del Organismo.

2. El Coordinador de Instalaciones elaborará el programa anual de mantenimiento preventivo de las instalaciones, validará los servicios solicitados, verificará la calidad y dará seguimiento a los trabajos realizados por los Proveedores. De igual manera ejecutará las tareas y funciones relativas al mantenimiento o reparación de las instalaciones donde aplique.


FIARUM

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1 Empleado de FIARUM Solicita verbalmente al Coordinador de Instalaciones Especiales la reparación necesaria

2 Coordinador de Instalaciones

Acude al lugar donde se encuentra el problema, para verificar y analizar el tipo de requerimiento necesario para solventarlo; elabora Solicitud de Servicio y turna al Encargado de Compras y Servicios Generales


Generales

Recibe Solicitud de Servicio, verifica el tipo de reparación requerida y solicita Cotización al Proveedor

4 Proveedor Envía la Cotización que fue requerida al Encargado de Compras y Servicios Generales


Generales

Turna la Solicitud de Servicio y la Cotización al Analista de Presupuestos


Recibe Solicitud de Servicio y Cotización y verifica la disponibilidad presupuestal correspondiente

7 Proveedor Lleva a cabo las reparaciones necesarias


Verifica la calidad del trabajo realizado y que el problema haya sido solventado



NO Suspende pago hasta que el Proveedor otorgue la calidad necesaria


FIARUM

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Generales

SI Solicita al Proveedor que envíe factura

11 Proveedor Envía Factura al Analista de Egresos

12 Analista de Egresos Elabora Cheque, recaba firmas correspondientes y entrega al Proveedor

13 Proveedor Recibe cheque correspondiente


Genera registro para elaborar Reporte Mensual de actividades



FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL


FIARUM

51 109 P011

SUPERVISIÓNDE OBRA

DIRECCIÓNTÉCNICA


FIARUM

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DÍA MES AÑO



51 109 P011 Supervisión de Obra


Dirección Técnica

4.2. OBJETIVO

Verificar la correcta realización de la obra, analizando la calidad, costo y tiempo establecido, así como realizar cambios y/o soluciones técnicas a los proyectos para así evitar retrasos en su terminación.


Director Técnico



Supervisor de Obra

Topógrafo

Contratista


1. El FIARUM establecerá la residencia de supervisión con anterioridad a la fecha de iniciación de la obra, recayendo en ésta la responsabilidad directa de la supervisión, vigilancia, control y revisión de los trabajos ejecutados incluyendo las estimaciones presentadas por los Contratistas.

2. La revisión y autorización de documentos para el pago de anticipos, estimaciones, ajustes de costos y gastos financieros seguirán un proceso ágil y oportuno, a efecto de evitar doble revisión por parte del FIARUM. La residencia de supervisión será la responsable de la autorización de cantidades, órdenes de trabajo ordinarios y extraordinarios, precios y actuará a nombre de la dependencia en todas las gestiones que origine la ejecución de trabajos.


FIARUM

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1 Jefe de Obras Públicasy Licitaciones

Turna al Jefe de Construcción Contrato de Obra para que inicien los trabajos de supervisión

2 Jefe de Construcción Recibe Contrato de Obra, revisa alcances del contrato y ubicación de los trabajos

3 Jefe de Construcción Verifica el trazo de ubicación exacta de obra, información de campo, puntos y referencias; asigna Topógrafo y Supervisor de Obra para su seguimiento

4 Topógrafo Realiza la revisión topográfica y entrega resultados al Supervisor de Obra

5 Supervisor de Obra Recibe la información, revisa el trazo y turna al Contratista para que empiece con la obra

6 Contratista Analiza la información, inicia obra y notifica al Supervisor de Obra

7 Contratista Realiza los procesos de ejecución de la obra de conformidad con el contrato, proyecto e instrucciones de la supervisión

8 Supervisor de Obra Recibe notificación, da apertura de Bitácora de Obra y acude a la obra a verificar el proceso constructivo referente a costo, tiempo y calidad

9 Contratista Presenta las estimaciones de los trabajos ejecutados en períodos indicados en el contrato, acompañando la documentación que acredite la procedencia de su pago

10 Supervisor de Obra Recibe las estimaciones de trabajos ejecutados, revisa, firma y turna al Jefe de Construcción


FIARUM

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11 Jefe de Construcción Recibe las estimaciones de trabajos ejecutados, aprueba y firma para su trámite de pago

¿El Contratista realizó obra extraordinaria?

Contratista NOPasa a la actividad #15

12 Contratista SI Solicita por escrito a la dependencia la revisión y/o autorización para realizar convenios modificatorios y/o adicionales

13 Supervisor de Obra Recibe convenios modificatorios, revisa las bases presentadas y turna al Jefe de Construcción

14 Jefe de Construcción Recibe convenios modificatorios y aprueba las bases presentadas

15 Contratista Concluye los trabajos del Contrato de Obra, comunica por escrito a la dependencia y solicita la recepción de la obra

16 Supervisor de Obra Constata la terminación de los trabajos y recaba las garantías e instructivos de los equipos de instalación permanente

17 Jefe de Construcción Programa la recepción de la obra dentro del plazo establecido en el contrato

18 Supervisor de Obra Elabora Acta de entrega‐recepción de la obra donde indica los datos generales, descripción de los trabajos y datos de inversión y turna al Jefe de Construcción

19 Jefe de Construcción Recibe Acta de entrega‐recepción, firma y turna al Director Técnico

20 Director Técnico Recibe Acta de entrega‐recepción, da visto bueno de la ejecución de la obra y turna al Jefe de Obras Públicas y Licitaciones


FIARUM

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Recibe Acta de entrega‐recepción y archiva en el expediente de obra

22 Jefe de Construcción Realiza acta de entrega operativa de la obra



FIARUM

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FIARUM

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FIARUM

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ELABORÓ



REVISÓ


AUTORIZÓ


GENERAL

DISPOSICIONES TRANSITORIASDISPOSICIONES TRANSITORIAS


FIARUM

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

ARTÍCULO PRIMERO: El presente Manual de Procedimientos delFideicomiso Público de Administración de Fondos e Inversión(FIARUM), entrará en vigor al siguiente día de su aprobación porel Órgano de Gobierno de la Entidad Paraestatal, quedandoabrogado el manual publicado con anterioridad.

ARTÍCULO SEGUNDO: La frecuencia de actualización delpresente Manual de Procedimientos será como mínimo cadaaño, misma que deberá ser validada por la Secretaría deInfraestructura y Desarrollo Urbano; por la Secretaría dePlaneación y Finanzas; por la Oficialía Mayor de Gobierno; asícomo la Dirección de Control y Evaluación Gubernamental;debiendo ser difundido para su conocimiento entre losservidores públicos que conforman la organización del FIARUM.

ARTÍCULO TERCERO: El presente Manual se dará a conocer pormedios electrónicos a través de la pagina de internethttp://www.bajacalifornia.gob.mx/fiarum.

Dado en la ciudad de Mexicali, Baja California, en la Sala deJuntas de esta Entidad Paraestatal, a los 31 días del mes deOctubre del año dos mil trece.

Atentamente

Ing. Enrique Octavio Moran WhiteAdministrador General


FIARUM

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Manual de Procedimientos - bajacalifornia.gob.mx DE... · Administrativo Especializado ... Examen Psicométrico impartido por Oficialía