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Jalapa, Marzo de 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MINI MUNI
ACTA NO. 57-18-08-2014, PUNTO DECIMO, INCISO R). ANEXO AL REGLAMENTO
VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA
ii
DIRECTORIO:
HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL
ADMINISTRACIÓN 2012-2016
Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y
PARTICIPACION CIUDADANA
Jorge Eduardo Godoy Morales
Presidente de Comisión
Mariano Rafael Lemus Portillo
Vicepresidente de Comisión
Se adhiere:
Marco Antonio García Hernández
iii
EQUIPO TÉCNICO
Luis Enrique Sandoval Menéndez
Gerente Municipal
Daniel Camposeco
Jefe de Recursos Humanos a.i.
Virgilio Mazariegos
Director Municipal de Planificación
Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez
Directora de Administración Financiera Integrada Municipal
Marcos Adán Marroquín
Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte
Astrid Maribel Lucero
Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local
Daniel Méndez
Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito
iv
v
Contenido DIRECTORIO: ............................................................................................................................................... ii
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA
.................................................................................................................................................................... ii
EQUIPO TÉCNICO ....................................................................................................................................... iii
PRESENTACIÓN: .......................................................................................................................................... 1
MARCO JURÍDICO: ....................................................................................................................................... 2
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: .................................................................. 2
CÓDIGO MUNICIPAL: .............................................................................................................................. 2
ACUERDOS MUNICIPALES ....................................................................................................................... 3
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ................................... 3
Misión: ........................................................................................................................................................ 4
Visión: ......................................................................................................................................................... 4
ORGANIZACIÓN ........................................................................................................................................... 5
PROCEDIMIENTOS: ...................................................................................................................................... 6
ANEXOS: .................................................................................................................................................... 18
a. Acuerdos de Creación ................................................................................................................... 18
b. Reglamento Interno ..................................................................................................................... 18
1
PRESENTACIÓN:
Dentro de las prioridades de la administración 2012-2016 se encuentra la
“Desconcentración de los Servicios Municipales” para facilitar el acceso de los mismos a la
población jalapaneca y “Fortalecimiento Institucional” por ello se encomendó a la
Gerencia Municipal a diagnosticar, elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas
Municipales las herramientas administrativas necesarias que le permita a cada uno de los
empleados municipales cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permitan brindar
una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía.
Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una sonrisa y
un saludo fraternal.
Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros servicios
se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los vecinos.
Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en otras
circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma manera con
que queremos ser tratados.
A continuación me permito presentarles el Manual de Procedimientos de las Mini Muni;
ubicadas en los edificios municipales, como: Terminal Nueva, PMT y las que ha futuro
previamente autorizadas por el Concejo Municipal, sean aperturada dentro del municipio
de Jalapa; para el cumplimiento de sus objetivos, así como el Reglamento Interno que
regulan sus acciones.
Atentamente,
Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
2
MARCO JURÍDICO:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:
Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala, son
instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde:
a. Elegir a sus propias autoridades.
b. Obtener y disponer de sus recursos y;
c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción y
el cumplimiento de sus fines propios.
Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un concejo
el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por
sufragio universal y secreto para un período de cuatro años pudiendo ser reelectos.
CÓDIGO MUNICIPAL:
Artículo 34. Reglamentos Internos. El Concejo Municipal emitirá su propio reglamento
interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la
organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de personal,
reglamento de viáticos y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la
administración municipal.
Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del
Concejo Municipal:
i) La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales.
j) La creación, supresión o modificación de sus dependencias, empresas y unidades
de servicios administrativos, para lo cual impulsará el proceso de modernización
tecnológica de la municipalidad y de los servicios públicos municipales o
comunitarios, así como la administración de cualquier registro municipal o público
que le corresponda de conformidad con la ley.
K) Autorizar el proceso de desconcentración del gobierno municipal, con el
propósito de mejorar los servicios y crear los
órganos institucionales necesarios, sin perjuicio de
3
la unidad de gobierno y gestión de la administración municipal.
ACUERDOS MUNICIPALES
Acuerdo de Aprobación de Creación Mini Muni Terminal Nueva; según Acta No. 11-10-02-
2014;
Acuerdo de Aprobación de Creación Mini Muni PMT; según Acta No.
Acuerdo de Aprobación de Reglamento Interno Mini Muni aprobado por el Honorable
Concejo Municipal en acta No. 57-18-08-2014, PUNTO DECIMO, INCISO R).
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS.
La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del
control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control
Interno y Externo Gubernamental.
Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97 del
Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral
II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del Organismo
ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes
públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas
generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta
a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su
magnitud y de los sistemas en funcionamiento.
Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de
control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación
de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.
1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de
manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las
diferentes actividades de la entidad.
4
Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan
manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y
aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.
Misión:
Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando
mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.
Visión:
Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que
permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus
habitantes.
5
ORGANIZACIÓN
Alcalde Municipal
Gerente Municipal
Dirección Servicios Públicos
Dirección Financiera
(Receptoría)
MINI MUNI
Dirección Municipal de
Planificación (IUSI)
6
PROCEDIMIENTOS:
7
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
MINI MUNI
Identificación PRP-MINI MUNI-001 1ª. Edición Febrero 2014
Nombre del
Procedimiento:
ATENCION AL VECINO EN VENTANILLA
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino o
contribuyente se presente a las ventanillas de recepción de pagos a realizar
el pago de tasas y arbitrios.
Objetivo: Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad
Tiempo Estimado: 5 minutos Frecuencia: diaria
Número Actividad Responsable
1
Se presenta en ventanilla a realizar el pago respectivo
(Agua, Luz, Arbitrio, etc.)
Vecino
2
Verifica información en el Sistema de Servicios GL,
ingresando previamente la Clave del Servicio
Receptor
3
Indica al vecino, el monto total a cancelar, recibe el
dinero y opera en el sistema
Receptor
4
Entrega original del Recibo 7-B; verificando el nombre
del contribuyente y el monto cancelado
Receptor
5 Recibe el comprobante de Pago
Vecino
6
Al final del día, realiza procedimiento de Cuadre y
verificación de efectivo y entrega al Encargado de la
Mini Muni
Receptor
7 Realiza cuadre y coordina traslado de efectivo Encargado de Mini Muni
NORMAS:
1. El monto de efectivo debe ser exactamente del mismo monto que refleje el reporte de cuadre final.
2. Si existiera diferencia en efectivo con el reporte de cuadre, deberá proceder: Si es faltante el
8
receptor debe reponer inmediatamente el dinero. Si es sobrante, se deberá operar un recibo por
concepto de ingresos varios.
3. La clave de acceso al sistema es de uso personal e intransferible, es responsabilidad del usuario el
mal uso que se haga del mismo.
4. No es permitido el uso de teléfono celular en el periodo de atención al vecino.
5. No es permitido atender asuntos personales previamente a atender a los vecinos.
DOCUMENTOS:
1. Recibo 7-B
9
PRP-MINI MUNI-001 PROCEDIMIENTO ATENCION EN VENTANILLA
VECINORECEPTOR
TESORERIA Y/O EMPRESA ELECTRICA
ENCARGADOFa
se
Inicio
Se presenta en ventanilla con su ultimo recibo de
pago
Verifica información en el sistema e indica el monto
pendiente de pago
Opera el pago y recibe el dinero
Vecino recibe su recibo de pago
FIN
Al final del Día, realiza cuadre y
entrega de efectivo
Coordina con el Cajero General la
entrega del dinero o el deposito
FIN
Agua, Luz, Boletos de ornato, arbitrios, Multas de transito, etc.
10
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
MINI MUNI
Identificación PRP-MINI MUNI-002 1ª. Edición Febrero 2014
Nombre del
Procedimiento: ATENCION DE SERVICIOS PÚBLICOS
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino
requiera de algún servicio básico municipal,
Objetivo: Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad.
Tiempo Estimado: 5 minutos Frecuencia: diaria
Número Actividad Responsable
1
Se presenta a las oficinas a requerir información para
requerir de algún servicio público municipal, como:
Servicio de Agua, drenaje, Licencia de Construcción,
Licencia de Comercio, entre otros.
Vecino
2 Brinda información sobre requisitos que debe cumplir Auxiliar de Servicios Públicos
3
Si tiene dudas sobre ampliar información se comunica
con el encargado de la Oficina Municipal, de las oficinas
centrales
Auxiliar de Servicios Públicos
4
Si el vecino queda satisfecho y cumple con los
requisitos, completa la solicitud y el expediente
requerido
Vecino
5 Escanea la documentación y la envía por correo
electrónico a oficinas centrales Auxiliar de Servicios Públicos
6 Recibe la información y gestiona la autorización o el
trámite correspondiente Servicios Públicos (Central)
7 Envía Resolución de aprobado o improbado Servicios Públicos (Central)
8 Recibe la Resolución y notifica al vecino Auxiliar de servicios Públicos
Mini Muni
9 Recibe información y realiza el pago correspondiente Vecino
NORMAS:
1. El personal de la Mini Muni, debe requerir aprobación o no, del Encargado de la oficina municipal
respectiva.
2. No retener expedientes originales por ningún motivo.
3. Informar al vecino cada etapa de su gestión.
4. El encargado de la mini Muni debe velar por la eficiencia y eficacia de las gestiones.
5. Requerir expediente completo para gestionar la solicitud.
DOCUMENTOS:
1. Formulario de solicitud del servicio requerido.
2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios.
11
PRP-MINI MUNI-002 PROCEDIMIENTO PARA ATENCION DE SERVICIOS PUBLICOS
VECINOAUXILIAR DE
SERVICIOS PUBLICOS MINI MUNI
SERVICIOS PUBLICOS CENTRAL
Fase
Inicio
Vecino se presenta a solicitar o
Gestionar Servicios Publicos
Brinda información y entrega volante de
Requisitos
Tiene dudas
Se comunica por chat con el
Encargado de la Oficina Municipal
responsable
Envia la Solicitud a traves de Correo
Electrónico
Recibe solicitud y gestiona
Al tener Resolución informa a la MINI
MUNI enviando por correo la
información
Recibe información y notifica al vecino
Vecino recibe notificación y realiza
los pagos correspondientes
FIN
SI
NO
Oficina Municipal de Comercio;Oficina Municipal de Transporte;Oficina Municipal de Agua;Oficina Municipal de ConstrucciónOtras oficinas
12
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
MINI MUNI
Identificación PRP-MINI MUNI-003 1ª. Edición Febrero 2014
Nombre del
Procedimiento:
ATENCIÓN DE SERVICIOS DE SECRETARÍA MUNICIPAL
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino
requiera de algún servicio o trámite en secretaría municipal, Alcalde
Municipal o con el Concejo Municipal.
Objetivo: Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad.
Tiempo Estimado: 5 minutos Frecuencia: diaria
Número Actividad Responsable
1 Se presenta a requerir audiencias, certificaciones u otro
trámite específico de Secretaría Municipal Vecino.
2 Elabora solicitud o completa formulario y requiere
firma del vecino Auxiliar de Secretaria
3 Envía a Secretaria Municipal el requerimiento, por
medio de correo electrónico Auxiliar de Secretaría
4 Recibe información y tramita lo requerido Auxiliar de Secretaría Municipal
5 Informa a Mini Muni sobre el estado de la solicitud Auxiliar de Secretaría Municipal
6 Recibe documentos solicitados y notifica al vecino para
su entrega Auxiliar de Secretaría
7 Recibe documentos solicitados Vecino
NORMAS:
1. El personal de la Mini Muni, debe requerir aprobación o no, del Secretario Municipal.
2. Al finalizar el día debe enviar las solicitudes originales a Secretaria Municipal, No retener
expedientes originales por ningún motivo.
3. Informar al vecino cada etapa de su gestión.
4. El encargado de la mini Muni debe velar por la eficiencia y eficacia de las gestiones.
5. Toda solicitud debe ir respaldada con firme e identificación del vecino solicitante.
DOCUMENTOS:
1. Formulario de solicitud del servicio requerido.
2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios.
13
PRP-MINI MUNI-003 PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS DE SECRETARIA MUNICIPAL
VECINO AUXILIAR DE SECRETARIASECRETARIA MUNICIPAL
Fase
Inicio
El vecino se presenta a requerir
un servicio Municipal
Elabora solicitud, requiere firma del vecino y el pago correspondiente
Envía solicitud a Secretaria Municipal
por correo electrónico
Recibe solicitud escaneada y la
tramita
Al día siguiente envía la original a la Mini Muni para ser
entregada
Recibe documentos y notifica al vecino
que pase a recogerla
Recibe documento
FIN
Certificaciones de:HonorabilidadRecomendaciónResidencia
Solicitudes de:Aut. De fierroMatriculasCertificaciones extemporaneas
Se entregará en 24 horas
14
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
MINI MUNI
Identificación PRP-MINI MUNI-004 1ª. Edición Febrero 2014
Nombre del
Procedimiento: ATENCIÓN DE SERVICIOS EN EL IUSI
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino
requiera inscribir su propiedad en el registro del IUSI, o desee realizar el
pago correspondiente.
Objetivo: Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad.
Tiempo Estimado: 5 minutos Frecuencia: diaria
Número Actividad Responsable
1 Se presenta a ventanilla del IUSI a realizar sus
operaciones de Inscripción o pago Vecino
2 Informa al vecino sobre los requisitos que debe cumplir
para la inscripción y completa solicitud Auxiliar del IUSI
3 Completa el expediente Vecino
4 Verifica expediente y envía documentos por correo
electrónico para su registro Auxiliar del IUSI
5 Recibe información y registra en el sistema Encargado del IUSI (Central)
6 Notifica por correo
Encargado del IUSI (Central)
7 Recibe información del registro en el sistema, opera la
tarjeta de cuenta corriente y emite orden de pago Auxiliar del IUSI
8 Pasa a ventanilla de Tesorería a realizar el pago Vecino
NORMAS:
1. El auxiliar de Iusi en la Mini Muni, contará con acceso al sistema con perfil de Gestor.
2. Los registros, notas de débito y crédito, y otros solamente serán realizados en oficinas centrales.
3. Todo expediente original debe ser remito a oficinas centrales.
4. Para cuando el vecino solamente requiera realizar el pago, debe emitir la orden de pago. (inciso 7 y
8)
5. Para las inscripciones debe estar plenamente comunicado con oficinas centrales.
DOCUMENTOS:
1. Formulario de solicitud del servicio requerido.
2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios.
15
PRP-MINI MUNI-004 PRODECIMIENTO PARA ATENCION EN EL IUSI
VECINO AUXILIAR DEL IUSI IUSI CENTRALFa
se
Inicio
Se presenta a realizar operaciones
de IUSI
PARA REGISTRO DE PROPIEDAD,
completa formulario de
solicitudY envia por correo a
IUSI CENTRAL
Recibe solicitud y opera en el sistema.
Notifica por correo electrónicoApertura cuenta
corriente y emite orden de pago
Realiza pago en ventanilla de
Tesoreria
FIN
Registro de Nueva propiedadesOrdenes de pago
16
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
MINI MUNI
Identificación PRP-MINI MUNI-005 1ª. Edición Febrero 2014
Nombre del
Procedimiento:
GESTIONES DEL PERSONAL ANTE EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un
empleado municipal requiera realizar alguna gestión de asuntos laborales,
ante el Departamento de Recursos Humanos.
Objetivo: Facilitar a los Empleados municipales que no se encuentren en el edificio
municipal a realizar sus gestiones laborales.
Tiempo Estimado: 5 minutos Frecuencia: eventualmente
Número Actividad Responsable
1 Presenta la solicitud para el goce de su derecho laboral
ante el Encargado de la Mini Muni Empleado Municipal
2 Recibe solitud, pre autoriza y traslada al Departamento
de Recursos Humanos Encargado de Mini Muni
3 Recibe solicitud e informa sobre la Resolución y notifica Departamento de Recursos
Humanos.
4 Recibe Resolución e informa al empleado municipal Encargado de Mini Muni
5 Recibe notificación Empleado municipal
NORMAS:
1. Las gestiones laborales deben basarse en el Pacto Colectivo y la Ley de Servicio Municipal, (entre
otras).
2. Las ausencias, permisos, licencias, etc. Deben coordinarse previamente con el encargado de la Mini
Muni, para posteriormente notificarse al Director Municipal correspondiente.
3. El encargado de la Mini Muni debe velar porque los servicios no queden descubiertos ni cerrados,
se debe brindar servicio en todo momento.
4. El encargado de mini Muni, es el responsable del orden y disciplina del equipo de trabajo.
5. Cualquier acontecimiento debe ser notificado de inmediato al Director Municipal respectivo; y al
Departamento de Recursos Humanos con copia al Alcalde Municipal.
DOCUMENTOS:
1. Formulario de solicitud del servicio requerido.
17
PRP-MINI MUNI-005 PROCEDIMIENTO PARA GESTIONES DE RECURSOS HUMANOS
EMPLEADO MUNICIPALENCARGADO MINI
MUNIDEPARTAMENTODE
RRHH
Fase
Inicio
Solicita derecho laboral
Recibe solicitud y gestiona antte el Depto. De RRHH
Aprueba?
Emite Resolución o Dictamen y notifica
Recibe notificación e informa
Recibe Respuesta
FIN
SI/NO
Solicitud de VacacionesSolicitud de Permisos
Solicitud de Certificados del IGSSAusencias justificadas
Otros.
18
ANEXOS:
a. Acuerdos de Creación
b. Reglamento Interno
19