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EspaBiblio
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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA SEDE ARNOLDO FERRETO SEGURA
COORDINACIÓN DE DOCENCIA CARRERA DE BACHILLERATO EN BIBLIOTECOLOGÍA CON ÉNFASIS
EN BIBLIOTECAS EDUCATIVAS
Manual de procedimientos para uso del sistema EspaBiblio
BI-2007 Archivos Automatizados en Unidades de Información
Grupo 001
Profesora:
Ginnette Calvo Guillén
Estudiantes:
Laura Natalia Villalobos Venegas B37577
Karina Alvarado López B30296
Graciela Vargas Pérez A65999
Sede Regional del Pacífico
II Ciclo 2014
EspaBiblio, es un sistema de gestion de bibliotecas,
módulos (Préstamo, Catalogación, Administración, Informes
se presenteran sus respectivos procedimientos para
Para ingresar, se da click en
administrador.
En la sección de Inicio módulos.
Inicio
EspaBiblio, es un sistema de gestion de bibliotecas, constituido por
Préstamo, Catalogación, Administración, Informes), que seguidamente
n sus respectivos procedimientos para su adecuado
Para ingresar, se da click en Entra y se proporcionan los datos de
Inicio se muestra una descripción general de cada uno de los
Entrar
constituido por cuatro
), que seguidamente
su adecuado funcionamiento.
y se proporcionan los datos de
se muestra una descripción general de cada uno de los
En esta pestaña se inscribe
prestamos, reservas y devolución
se lleva el historial de los procesos que se hace con cada
→ Para crear usuarios
administrativos, entre otros, se prosigue a ejecutar
1. Se da click en nuevo socio.
2. Se ingresa la información de los socios
Nombre, Teléfono, etc.)
3. Se da click en enviar
Préstamo
En esta pestaña se inscribe a los socios (usuarios) de la biblioteca, se efectúan los
y devolución de documentos a los mismos, adicionalmente
se lleva el historial de los procesos que se hace con cada socio.
crear usuarios de la biblioteca, sean estudiantes, docentes,
administrativos, entre otros, se prosigue a ejecutar lo siguiente:
Se da click en nuevo socio.
Se ingresa la información de los socios (Clasificación, Carnet,
Nombre, Teléfono, etc.)
a click en enviar
de la biblioteca, se efectúan los
de documentos a los mismos, adicionalmente
de la biblioteca, sean estudiantes, docentes,
lo siguiente:
(Clasificación, Carnet,
Una vez creado, se presentaran las opciones de
añadir transacciones y consultar el historial del préstamo
→ Para realizar los prestamossiguiente:
1. Se busca al socio por el click en Buscar socio
2. Una vez en el Historial de Prestamos del socio, se prosigue a ingresar el código de barras del documento, en caso de desconocerlo se da clic en
se presentaran las opciones de editar la información, borrar,
y consultar el historial del préstamo de los socios
realizar los prestamos de documentos a los usuarios
Se busca al socio por el número de carnet o por el apellido, dándole Buscar socio
Una vez en el Historial de Prestamos del socio, se prosigue a ingresar el código de barras del documento, en caso de desconocerlo se da clic en Buscar
r la información, borrar,
de los socios
de documentos a los usuarios se hace lo
de carnet o por el apellido, dándole
Una vez en el Historial de Prestamos del socio, se prosigue a ingresar el código de barras del documento, en caso de
3. Se desplegara el catalogo en linea
del documento
avanzada de datos.
4. Seguidamente obtendrán los resultados de la búsqueda, en la cual
se dará click algún botón de
5. Finalmente, con el paso anterior se recupera el
barra del documento
lograr la transacción efectiva del préstamo.
e desplegara el catalogo en linea que permitira hacer la busqueda
del documento por titulo, autor, resumen o realizar una busqueda
avanzada de datos.
Seguidamente obtendrán los resultados de la búsqueda, en la cual
se dará click algún botón de checkear salidas/entradas.
nalmente, con el paso anterior se recupera el número
barra del documento y se procede a dar click en
la transacción efectiva del préstamo.
que permitira hacer la busqueda
por titulo, autor, resumen o realizar una busqueda
Seguidamente obtendrán los resultados de la búsqueda, en la cual
checkear salidas/entradas.
número de código de
y se procede a dar click en Reservar para Prestar
→ La devolución del documento
1. Ingresando el código de barras del mismo, en caso de desconocerlo
se da efectúa la búsqueda similar a la realizada en el ejemplo
anterior, dando click en
para recuperar el código de barras
2. Una vez obtenido el código de barras del documento a devolver, se
da click en
3. Seguidamente, se aparecerá la información del documento en la
tabla inferior, en donde se seleccionara y se dará click en
el material seleccionado
del documento prestado se realiza de la siguiente forma:
o el código de barras del mismo, en caso de desconocerlo
se da efectúa la búsqueda similar a la realizada en el ejemplo
anterior, dando click en Buscar que desplegara el catalogo en línea
para recuperar el código de barras.
Una vez obtenido el código de barras del documento a devolver, se
da click en
Seguidamente, se aparecerá la información del documento en la
tabla inferior, en donde se seleccionara y se dará click en
el material seleccionado
Añadir al carrito de reposición en las estanterías
de la siguiente forma:
o el código de barras del mismo, en caso de desconocerlo
se da efectúa la búsqueda similar a la realizada en el ejemplo
que desplegara el catalogo en línea
Una vez obtenido el código de barras del documento a devolver, se
Seguidamente, se aparecerá la información del documento en la
tabla inferior, en donde se seleccionara y se dará click en Devolver
Añadir al carrito de reposición en las estanterías
Este modulo permite registrar el material
opciones de buscar material, ingresar nuevo material, subir datos Marc y consultar
el catalogo de la Biblioteca del Congreso.
→ Para ingresar un registro bibliográfico de un material, se procede los
siguientes pasos:
1. Se da click en
para rellenar con los datos del material.
Catalogación
odulo permite registrar el material bibliográfico de la biblioteca, dando las
opciones de buscar material, ingresar nuevo material, subir datos Marc y consultar
el catalogo de la Biblioteca del Congreso.
Para ingresar un registro bibliográfico de un material, se procede los
Se da click en Nuevo material, seguidamente aparecerá una tabla para rellenar con los datos del material.
Catalogación
la biblioteca, dando las
opciones de buscar material, ingresar nuevo material, subir datos Marc y consultar
Para ingresar un registro bibliográfico de un material, se procede los
seguidamente aparecerá una tabla
2. Al terminar de ingresar los datos se da click en
→ Para realizar una búsqueda de un determinado material, se da click en
Buscar material en
La búsqueda se podrá ejecutar mediante el código de barrar o por el título, nombre
de autor o resumen. Una vez
Generando que seguidamente se
campos ingresados, edición de las etiquetas MARC, crear una nueva copia de la
obra, reserva del material y borrar el registro.
Al terminar de ingresar los datos se da click en
Para realizar una búsqueda de un determinado material, se da click en
en la barra de navegación del modulo de Catalogación
La búsqueda se podrá ejecutar mediante el código de barrar o por el título, nombre
de autor o resumen. Una vez ubicado el material se da click en el titulo.
Generando que seguidamente se activan las opciones de; edición básica de los
campos ingresados, edición de las etiquetas MARC, crear una nueva copia de la
obra, reserva del material y borrar el registro.
Para realizar una búsqueda de un determinado material, se da click en
la barra de navegación del modulo de Catalogación
La búsqueda se podrá ejecutar mediante el código de barrar o por el título, nombre
ubicado el material se da click en el titulo.
edición básica de los
campos ingresados, edición de las etiquetas MARC, crear una nueva copia de la
Enviar
El modulo de administración permite
base de datos de la biblioteca (añadir nuevos, editar, cambiar contraseñas o
borrarlos), además se puede configurar la plataforma
línea grafica de la biblioteca. Asimismo permite configurar los tipos y grados de
usuarios, los tipos de colecciones y material, entre otras funciones.
→ Para crear nuevas pasos:
1. Se da click en Añadir nuevo miembro al personal
Administración
El modulo de administración permite inscribir el personal que tiene acceso a la
base de datos de la biblioteca (añadir nuevos, editar, cambiar contraseñas o
borrarlos), además se puede configurar la plataforma para personalizarla con la
línea grafica de la biblioteca. Asimismo permite configurar los tipos y grados de
usuarios, los tipos de colecciones y material, entre otras funciones.
Para crear nuevas cuentas de administrador se procede los siguientes
Se da click en Admin.bibliotecarios, seguidamente se da click en Añadir nuevo miembro al personal.
Administración
inscribir el personal que tiene acceso a la
base de datos de la biblioteca (añadir nuevos, editar, cambiar contraseñas o
para personalizarla con la
línea grafica de la biblioteca. Asimismo permite configurar los tipos y grados de
usuarios, los tipos de colecciones y material, entre otras funciones.
se procede los siguientes
, seguidamente se da click en
2. En la tabla que se prese
solicitados
→ Para personalizar la plataforma con la línea grafica de la biblioteca, se da
click en Config.biblioteca
imagen para la base de datos, horario, teléfonos, dirección URL de la
biblioteca, URL del OPAC, duración de la sesión, cantidad de resultados de
búsqueda que se muestran por página,
Una vez ingresados los datos correspondientes de la biblioteca se da click
en
Actualizar
En la tabla que se presenta ingresar los datos del
solicitados y darle click en para crear la cuenta
Para personalizar la plataforma con la línea grafica de la biblioteca, se da
Config.biblioteca, permite ingresar el nombre de la biblioteca, la
imagen para la base de datos, horario, teléfonos, dirección URL de la
biblioteca, URL del OPAC, duración de la sesión, cantidad de resultados de
búsqueda que se muestran por página, entre otras.
Una vez ingresados los datos correspondientes de la biblioteca se da click
Enviar
los datos del administrador
para crear la cuenta.
Para personalizar la plataforma con la línea grafica de la biblioteca, se da
permite ingresar el nombre de la biblioteca, la
imagen para la base de datos, horario, teléfonos, dirección URL de la
biblioteca, URL del OPAC, duración de la sesión, cantidad de resultados de
Una vez ingresados los datos correspondientes de la biblioteca se da click
→ Para agregar un nuevo tipo de socio o editarlo, se da click en
Socios.
→ Para agregar un nuevo grado de socio o modificarlos se da click en
de Socios.
→ Para agregar un nuevo tipo de material o editar los existentes, se da click
en Tipos de material
Para añadir campos Marc, se da click en
quiera añadir los campos, seguidamente se da click en
to this material type y se ingresan los datos del campo, finalmente se da click
en
Enviar
Para agregar un nuevo tipo de socio o editarlo, se da click en
agregar un nuevo grado de socio o modificarlos se da click en
Para agregar un nuevo tipo de material o editar los existentes, se da click
Tipos de material.
Para añadir campos Marc, se da click en MARC Fields en el material que se
quiera añadir los campos, seguidamente se da click en Add a custom MARC Field
y se ingresan los datos del campo, finalmente se da click
Para agregar un nuevo tipo de socio o editarlo, se da click en Tipos de
agregar un nuevo grado de socio o modificarlos se da click en Grados
Para agregar un nuevo tipo de material o editar los existentes, se da click
en el material que se
Add a custom MARC Field
y se ingresan los datos del campo, finalmente se da click
→ Para agregar una
Colecciones.
→ Para modificar los materiales y privilegios que puede tener acceso los
socios se da click en
→ Para personalizar la plataforma de la página con los colores representativos
de la biblioteca, se da click en
crear nuevos temas de diseño o editar los existentes.
una nueva colección o editar las existentes, se da click en
Para modificar los materiales y privilegios que puede tener acceso los
socios se da click en Materiales y Privilegios.
personalizar la plataforma de la página con los colores representativos
de la biblioteca, se da click en Temas de diseño. Adicionalmente permite
crear nuevos temas de diseño o editar los existentes.
nueva colección o editar las existentes, se da click en
Para modificar los materiales y privilegios que puede tener acceso los
personalizar la plataforma de la página con los colores representativos
Adicionalmente permite
En este modulo se ejecutan los informes a partir de los datos de la biblioteca,
estos pueden ser de Catalogación o de Circulación.
→ Para crear informes de catalogación
se realiza lo siguiente:
1. Se da click en
2. De seguida
click en
3. Se genera un listado de los registros ingresados. Adicionalmente
se activan las opciones de salida
Informes
En este modulo se ejecutan los informes a partir de los datos de la biblioteca,
estos pueden ser de Catalogación o de Circulación.
informes de catalogación por título, HTML en una gran pagina,
se realiza lo siguiente:
Se da click en Copy Search,
e seguida se especifica cómo se requiere el informe y se da
click en
Se genera un listado de los registros ingresados. Adicionalmente
se activan las opciones de salida Labels y Print list
Informes
Submit
En este modulo se ejecutan los informes a partir de los datos de la biblioteca,
, HTML en una gran pagina,
especifica cómo se requiere el informe y se da
Se genera un listado de los registros ingresados. Adicionalmente
Print list.
4. La opción Labels
con el código de barras listo para incluirlo al material correspondiente
5. La opción de registros de la base de datos listo para imprimir
→ Para crear informes de bibliografía prestada,
pagina, se procede a seguir los siguientes pasos:
1. Se da click en
Labels, posibilidad imprimir las etiquetas
con el código de barras listo para incluirlo al material correspondiente
La opción de Print list genera un listado con el inventario de los registros de la base de datos listo para imprimir
informes de bibliografía prestada, por título, HTML e una gran
pagina, se procede a seguir los siguientes pasos:
da click en Listado de bibliografía prestada
, posibilidad imprimir las etiquetas de los registros
con el código de barras listo para incluirlo al material correspondiente
genera un listado con el inventario de los
por título, HTML e una gran
2. seguidamente se especifica cómo se requiere el informe y se da
click en
3. Se genera un listado de los registros ingresados. Adicionalmente se
activa la opción de salida
4. La opción de
registros de la base de datos listo para imprimir
seguidamente se especifica cómo se requiere el informe y se da
Se genera un listado de los registros ingresados. Adicionalmente se
activa la opción de salida Print list.
La opción de Print list genera un listado con el inventario de los
registros de la base de datos listo para imprimir
Submit
seguidamente se especifica cómo se requiere el informe y se da
Se genera un listado de los registros ingresados. Adicionalmente se
genera un listado con el inventario de los
Con la evolución e incremento de la información las bibliotecas han avanzado
conjuntamente, para cada día poder dar un mejor servicio accesible al usuario. La
globalización es uno de los principales agentes de cambio puesto que ha
provocado una ola de crecimiento tecnológico que por ende trae un aumento
considerable en la información, es aquí como se torna importante la
automatización, esta se entiende como “el uso de computadoras para realizar los
procesos que se desarrollan cotidianamente en las instituciones, tanto para las
actividades técnicas como para la catalogación o para los servicios de préstamo”
(Mancilla y Laurel, 2001).
Por ello, la automatización se vuelve una herramienta importante para las
bibliotecas, en su desempeño en prácticamente todas las labores que a esta le
corresponden, es decir, la automatización según Arriola-Navarrete y Butrón-Yañiz
(2008) “dejó de ser una moda y se convirtió en una necesidad para las
bibliotecas”. Necesidad que presenta a la automatización indispensable para
lograr “registros de calidad adecuadamente normalizados que servirán para una
mejor transferencia y recuperación de la información” (Mancilla y Laurel, 2001) con
búsquedas simples y rápidas permitiendo un mejor provecho de los recursos
bibliográficos y “para el intercambio de información con otras bibliotecas” (Arriola-
Navarrete y Butrón-Yañiz, 2008), además de un mejor servicio de préstamo y
atención al usuario.
También presenta otros beneficios por ejemplo “la biblioteca preserva su
acervo cultural” (Jiménez-León y Gutierrez-Vallejo, 2010) el cual puede aumentar
sin necesidad de preocuparse por el espacio físico gracias a los diversos formatos
existentes para conservar los documentos. Y “el usuario puede disponer de los
materiales, lo que da equidad en el acceso a la información y, sobre todo, certeza
sobre laobjetividad de los datos recuperados” (Jiménez-León y Gutierrez-Vallejo,
2010).
Importancia de la Automatización en Unidades de Información
En resumen, se puede citar a Mancilla y Laurel (2001), quienes expresan que:
La gran explosión bibliográfica, el desarrollo de la
tecnología de la información, el desarrollo de las PC`s
y de los softwares han determinado la búsqueda de
un mejor manejo del caudal informativo. Para ello se
plantea la automatización de los servicios y procesos
de la biblioteca.
La tecnología digital se hace presente con grandes cantidades de software
(aplicaciones) que permiten el proceso de automatización de la información
mediante el protocolo de normalización Marc 21. Actualmente la mayoría de este
software es gratuito llamado normalmente “software libre” y aunque la
automatización implica mucho trabajo al inicio del proceso y cierto costo por el
equipo necesario, estas bases de datos libres permiten que la automatización sea
universal y más accesible para todas las unidades de información.
Además existen muchas aplicaciones de diversas características dependiendo
del nivel de la automatización y del tipo de biblioteca, como ejemplo se puede
mencionar los Sistemas Integrados de Automatización de Bibliotecas. “Estos
sistemas están dirigidos a la gestión de cada una de las áreas que componen una
biblioteca. Son sistemas complejos, concebidos bajo una arquitectura modular y
utilizan bases de datos relacionales” (Chinchilla-Arley, 2011). Una aplicación de
este tipo de sistema integrado que puede ser utilizado en una unidad de
información es EspaBiblio, “este software es la versión en español del OpenBiblio”
(Chinchilla-Arley, 2011).
Y este mismo autor considera como principales ventajas las siguientes:
• Es un software sumamente amigable e intuitivo.
• Posee los módulos de circulación, procesos técnicos, administración e
informes.
• Software libre.
• Desarrollado en lenguaje PHP.
• Gestor de base de datos MySQL.
Además según Aguilar-Sánchez, Bustamante-Fernández, Olea-Vega y Sánchez-
Ojeda, (2011):
• Soporta exportación a formatos de Microsoft Exel, Word, SQL, LaTeX,
CSV y XML.
• Fácil de usar.
• Se ajusta a los estándares.
• Requiere una sencilla administración y no se necesita experiencia.
• Está diseñado con las características requeridas por la mayoría de las
bibliotecas, lo que la hace compatible con muchos flujos de trabajo.
Las unidades de información no pueden mantenerse estancadas, tiene la
necesidad de una actualización constante para ser útiles a la existente sociedad
de la información, para ello debe de implementar el uso de las tecnologías de
información de la mejor manera. Pero para bibliotecas que no poseen los recursos
necesarios es más difícil mantenerse en la misma línea de servicios que otras
bibliotecas que si poseen los recursos económicos. A pesar de esto las
tecnologías presentan mecanismos que están permitiendo romper con esta
situación, es un gran motivo para que los centros de información se abran a la
posibilidad de implementar estas herramientas de los software libres.
Hoy en día, todas las bibliotecas pueden ser automatizadas sin realizar una
gran inversión, si bien hay que invertir en tiempo y equipo son costos mínimos
que traen grandes beneficios a las bibliotecas. Los Sistemas Integrados de
Automatización de Bibliotecas como el EspaBiblio son software que permite una
automatización de la información, son fácil de utilizar, no necesita experiencia
previa, no requiere de muchos elementos para funcionar, permite realizar varias
actividades (módulos), su administración es sencilla y se adapta a todo tipo de
bibliotecas.
Los sistemas integrados contribuyen a que las bibliotecas puedan ofrecer
mejores servicios, realizar intercambio de información de una forma más eficaz y
a todos sus usuarios permitiendo la equidad, además que permite una mayor
eficiencia al almacenar, procesar, realizar búsquedas y recuperar la información.
Conclusiones
Para mejores resultados y de manera más rápida se recomienda:
• Recibir una capacitación o taller para aprender a usar correctamente la
aplicación y sacarle el mayor provecho.
• Mantener disponible un manual de procedimientos sobre el uso de la
aplicación.
• Recibir capacitación o buscar información sobre diseño (color e imagen) o
contratar un profesional para su diseño.
• Conocer o informarse un poco más sobre software libres y o gratuitos.
• Manejar las tecnologías de información (TICs)
Recomendaciones
Aguilar-Sánchez, G., Bustamante-Fernández, N., Olea-Vega, I. y Sánchez-Ojeda, R. (2011).Evaluación general del estado actual de la automatización de bibliotecas de universidades públicas del área metropolitana de la ciudad de México. (Tesis de Licenciatura en Biblioteconomía, Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía).Recuperado de http://eprints.rclis.org/
Arriola-Navarrete, O. y Butrón-Yañéz, K. (2008). Sistemas integrales para la automatización de bibliotecas basados en software libre. ACIMED. 18 (6). Recuperado de http://bvs.sld.cu/
Chinchilla-Arley, R. (2011).El software libre: Una alternativa para automatizar unidades de información. Bibliotecas. 29 (1). Recuperado de http://www.revistas.una.ac.cr/
Jiménez-León, A. y Gutierrez-Vallejo, G. (2010).Software libre como alternativa para desarrollar sistemas informáticos basados en la lengua indígena de la población. El caso de OpenBiblio distribución náhuatl. Redalyc. 10. Recuperado de http://www.redalyc.org/
Mancilla, S. y Laurel, G. (2001). Automatización y control de autoridades de la información de la Biblioteca Central de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Recuperado de http://sisbib.unmsm.edu.pe/
Referencias Bibliográficas
