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Manual de Procedimientos
Despacho de la Secretaría de
Educación y Cultura
Noviembre de 2011
Índice No. de
página
I. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Registro Histórico de cambios
VI. Presentación de los procedimientos
Seguimiento Semanal del Gobernador
Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales
I. Introducción
El presente manual de procedimientos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el
funcionamiento y mejora institucional, al resumir en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones realizadas por el Despacho de la Secretaría de Educación y Cultura, cuidando que
éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.
Contempla la red de procesos del Despacho, la lista maestra de documentos, así como los
procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de
dependencias y entidades de la Administración Estatal.
Cabe mencionar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten
modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica del
Despacho, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
II. Objetivo del manual
Establecer de manera responsable, sistemática y organizada, las acciones y tareas a desarrollar
para proporcionar servicios educativos de calidad, igualmente conducir todos los esfuerzos y
trabajos de la unidades administrativas para tener los mejores alumnos, maestros y escuelas, con
altos niveles de participación y reconocimiento social.
Coordinar la participación de los propios alumnos, maestros, directivos, sindicatos de maestros,
padres de familia, la sociedad y el gobierno, a fin de que todos y cada uno de ellos asuman el
compromiso que implica tener servicios educativos de calidad.
Poner a disposición del personal del Despacho el presente manual, para que sirva de guía e
instrumente cotidianamente el mejor de sus esfuerzos en el desempeño de las actividades que le
han sido asignadas.
RED DE PROCESOS Secretaría de Educación y Cultura
Despacho de la Secretaría de Educación y Cultura
Fecha de
Elaboración Hojas
Octubre 2011 1
Código de la Red
08-SEC-RP/REV.03
DIR. FACULTAD
NO. MACRO
PROCESO NO. SUBPROCESO TIPO RESPONSABLE PRODUCTO INDICADOR NO. PROCEDIMIENTO PRODUCTO INDICADOR CLIENTE
3-3.1- B 1 1
Atención y Seguimiento a asuntos
turnados del Gobernador
3 Secretario Técnico
Informe de seguimiento de actividades del
Sector Educativo
Informe semanal
entregado oportunamente
1 Seguimiento Semanal del Gobernador
Informe de seguimiento de
actividades del Sector Educativo
Temas cumplidos / Total de temas
Gobernador Secretaría Técnica de
Gobierno
3-3.1- B 1 2
Atención a Peticiones y Compromisos del
Secretario adquiridos en Eventos Especiales
1
Director General de Atención Ciudadana y
Eventos Especiales
Reporte de Seguimiento de
peticiones y compromisos del
Secretario
Resumen del evento
Informe entregado
oportunamente 2
Atención a Peticiones y
Compromisos del Secretario
adquiridos en Eventos Especiales
Reporte de Seguimiento de
peticiones y compromisos del
Secretario
Resumen del evento
Peticiones realizadas / Número de respuesta
entregadas antes de 40 días hábiles
Compromisos realizados
públicamente / compromisos a los que se le dio seguimiento
antes de 20 días hábiles
Informes entregados antes de 4 días hábiles /
Número de eventos especiales realizados
Ciudadanía, Gobernador del Estado, unidades
administrativas del sector educativo, dependencias
gubernamentales, Diputados Locales y
Federales, Senadores y Presidentes Municipales
CATALOGO DE MACROPROCESOS CATÁLOGO DE
FACULTADES Elaboró Revisó Validó
1 La calidad y el mejoramiento continuo del sistema educativo Operación Educativa A
2 La pertinencia de la educación con el empleo Coordinación y
Política Educativa B
Betzabé Minerva Flores Orantes
Jefe de Departamento de Gestión de la Calidad
C.P. Eduwiges Carolina Dorame Mendez
Secretaria Técnica del Secretario
Mtro. Jorge Luis Ibarra Mendívil Secretario de Educación y
Cultura
3 La administración escolar del
sistema educativo
Fomento a la Cultura,
Investigación, Recreación y
Deporte
C
4 Acceso, garantía de transparencia y
éxito escolar Ejecución de Normatividad
Educativa y Cultural D
5 La valoración social y promoción
de la profesionalización del magisterio
6 La educación para la vida y el trabajo
7 La descentralización de funciones y el desarrollo regional
8 El desarrollo cultural y deportivo en la educación
SIP-F01/REV.01
LISTA MAESTRA
Secretaría de Educación y Cultura
Fecha: Enero 2011 Hojas: 1 de 1
Despacho de la Secretaría de Educación y Cultura
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE
REVISIÓN FECHA DE EMISIÓN
RED DE PROCESOS 08-SEC-RP/REV.
03 Red de procesos 03 Octubre 2011
PROCEDIMIENTOS 08-SEC-P01/REV.
00-A Seguimiento Semanal del Gobernador 00-A Octubre 2011
08-SEC-P02/REV. 00-A
Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales 00-A Octubre 2011
FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-SEC-P01-F01/REV.00-A
Relación de los informes semanales del Gobernador 00-A Octubre 2011
08-SEC-P02-F01/REV.00-A Ficha Técnica 00-A Octubre 2011
08-SEC-P02-F02/REV. 00-A
Consecutivo de Oficios de Respuesta 00-A
Octubre 2011
08-SEC-P02-F03/REV.00-A Registro de correspondencia recibida 00-A Octubre 2011
08-SEC-P02-F04/REV.00-A Relación de correspondencia enviada 00-A Octubre 2011
08-SEC-P02-F05/REV.00-A
Reporte de Seguimiento de Peticiones y Compromisos del Secretario 00-A Octubre 2011
08-SEC-P02-F06/REV.00-A
Peticiones Directas al Secretario de Educación y Cultura 00-A Octubre 2011
08-SEC-P02-F07/REV.00-A Asignación de Eventos 00-A Octubre 2011
ANEXOS 08-SEC-P01-
G01/REV.00-A Diagrama de flujo del Seguimiento Semanal del Gobernador 00-A Octubre 2011
08-SEC-P02-G01/REV.00-A
Diagrama de flujo de Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales
00-A Octubre 2011
SIP-F07/REV.01
REGISTRO HISTÓRICO DE CAMBIOS
Secretaría de Educación y Cultura
Fecha: Enero 2011 Hojas: 1 de 2
Despacho del Secretaría de Educación y Cultura
CÓDIGO NOMBRE DEL
DOCUMENTO No. DE
REVISIÓN FECHA DE EMISIÓN
IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO REALIZADO
08-SEC-RP/REV.03 Red de procesos 03 Enero 2011 Se cancelaron los anteriores y se incluyeron dos nuevos.
08-03-03-23-01/01SEC-01-P01/REV.06
Control de asuntos turnados para trámite en la Secretaría de Educación y Cultura
06 19-Nov-08 Cancelado.
08-01SEC-P03-F01/REV.01
Relación de acuerdos generados en la reunión de subsecretarios
01 27-Ago-08 Cancelado.
08-03-03-23-01/01SEC-01-P04/REV.06
Seguimiento de asuntos recibidos para atención de la ciudadanía
06 19-Nov-08 Cancelado.
08-SEC-P01/REV. 00-A Seguimiento Semanal del Gobernador
00-A Octubre 2011
Procedimiento nuevo
08-SEC-P02/REV. 00-A
Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales
00-A Octubre 2011
Procedimiento nuevo
SIP-F08/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento Semanal del Gobernador CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P01/REV. 00-A Fecha de Emisión:
Noviembre 2011
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Informar semanalmente a la Secretaría Técnica de Gobierno los temas solicitados en el nivel educativo.
II. ALCANCE
Asuntos que se relacionen en el ámbito educativo, solicitados por el Gobernador.
III. DEFINICIONES
SEC: Identificación del Despacho.
IV. REFERENCIAS ESPECIFICAS
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura.
Manual de Gestión de la Calidad.
Programa Estatal de Educación vigente.
Catálogo de Clientes, Productos e Indicadores del Procedimiento.
V. POLÍTICAS
1. Los temas del Seguimiento Semanal del Gobernador son seleccionados por la Secretaría Técnica de Gobierno.
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
08-SEC-P01-F01/REV. 00-A Relación de los seguimientos semanales del Gobernador.
VII. ANEXOS
08-SEC-P01-G01/REV. 00-A Diagrama de flujo.
SIP-F02/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento Semanal del Gobernador CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P01/REV. 00-A Fecha de Emisión:
Noviembre 2011
VIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Recepción del seguimiento
Secretaria Técnica 1.1 Recibe y analiza el seguimiento semanal con las indicaciones
Correo electrónico de seguimiento
Asistente de Secretaria Técnica
1.2 Revisa el seguimiento semanal y envía al área correspondiente
2. Desarrollo del seguimiento
Secretaria Técnica 2.1 Recibe la información de los temas del seguimiento semanal
Correo electrónico de seguimiento
3. Integración de la información y envío
Secretaria Técnica/ Asistente de Secretaria Técnica
3.1 Analiza documento y procesa la información
Secretaria Técnica/Asistente de Secretaria Técnica
3.2 Envía el Seguimiento Semanal del Gobernador a la Secretaria Técnica de Gobierno.
Seguimiento Semanal del Gobernador
Asistente de Secretaria Técnica
3.3. Actualiza Relación de los Seguimientos
Relación de los Seguimientos Semanales del Gobernador
Fin del procedimiento
Elaboró: Revisó: Aprobó:
T.A. Marisol Amparano Valenzuela
Asistente de Secretaria Técnica
C.P. Eduwiges Carolina Dórame Méndez
Secretaria Técnica
Mtro. Jorge Luis Ibarra Mendívil Secretario de Educación y
Cultura
SIP-F02/REV.01
DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PÚBLICO: Secretaría de Educación y Cultura. Hoja: 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Despacho del Secretario
Fecha de Elaboración: Noviembre 2011
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento Semanal del Gobernador
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P01/REV.00-A
08-SEC-P01-G01/REV. 00-A
Análisis y envío al área correspondiente INICIO Recepción del
seguimiento Recepción de los temas del seguimiento
Integración del seguimiento
Envío del Seguimiento Semanal del Gobernador
Seguimiento Semanal del Gobernador
FIN
Correo electrónico
RELACIÓN DE LOS SEGUIMIENTOS SEMANALES DEL GOBERNADOR SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
DESPACHO DEL SECRETARIO
Fecha Seguimientos
No. Semana Entrada Salida 1 2
Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
a = r =
08-SEC-P01-F01/REV. 00-A
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Educación y Cultura
Despacho de la Secretaría de Educación y Cultura
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento Semanal del Gobernador
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P01/REV.00-A
Fecha de elaboración: Noviembre 2011
Resguardo No. Registro Puesto Responsable * Tipo Tiempo Ubicación
1 Correo electrónico Secretaria Técnica Electrónico/ papel 1 año Despacho del
Secretario
2 Seguimiento Semanal del Gobernador Secretaria Técnica Electrónico/
papel
1 año Despacho del
Secretario
* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
SIP-F03/REV.01
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Educación y Cultura
Despacho del Secretario
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento Semanal del Gobernador
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P01/REV.00-A
Fecha de la verificación:
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI NO
NOTAS:
1 ¿Se recibió y analizó el seguimiento?
2 ¿Se revisó y envío el seguimiento al área correspondiente?
3 ¿Se recibieron los temas del seguimiento?
4 ¿Se hizo un análisis y procesamiento de la información?
5 ¿Se recibieron las peticiones y compromisos para su seguimiento?
6 ¿Se envío el Seguimiento Semanal del Gobernador?
Nombre y firma del verificador
SIP-F04/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/REV.00-A
Fecha de Emisión: Noviembre 2011
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Dar seguimiento a las solicitudes y compromisos adquiridos por el Secretario en Eventos Especiales
II. ALCANCE Aplica a todas las peticiones recibidas en eventos especiales organizados por la Secretaría de Educación y Cultura a los que asiste el Secretario.
III. DEFINICIONES SEC: Identificación del Despacho. Responsable del evento: Director General, Coordinador de Relaciones Públicas, Coordinador Operativo, Director de Eventos Especiales, Director de Proyectos Especiales. Peticiones: solicitudes dirigidas al Secretario de Educación y Cultura en eventos especiales. Compromisos: acuerdos públicos realizados por el Secretario en eventos especiales. SCGD: Sistema de Control y Gestión Documental. Expediente: registro que contiene la documentación que surge durante la organización de un evento. IV. REFERENCIAS ESPECIFICAS Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura. Manual de Gestión de la Calidad. Programa Estatal de Educación Vigente. Catálogo de Clientes, Productos e Indicadores de Procedimientos. V. POLÍTICAS 1. El Ejecutivo del Estado, el Secretario, las Subsecretarías y las instituciones relacionadas con el sector educativo están en posibilidad de solicitar un evento. 2. El módulo de Atención Ciudadana estará presente en los eventos que autorice la Secretaria Técnica.
SIP-F02/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/REV.00-A
Fecha de Emisión: Noviembre 2011
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-SEC-P02-F01/REV.00-A Ficha Técnica 08-SEC-P02-F02/REV.00-A Consecutivo de oficios de respuesta 08-SEC-P02-F03/REV.00-A Registro de correspondencia recibida 08-SEC-P02-F04/REV.00-A Relación de correspondencia enviada 08-SEC-P02-F05/REV.00-A Reporte de seguimiento de peticiones y compromisos del Secretario08-SEC-P02-F06/REV.00-A Peticiones directas al Secretario de Educación y Cultura 08-SEC-P02-F07/REV.00-A Asignación de Eventos
VII. ANEXOS 08-SEC-P02-G01/REV. 00-A Diagrama de flujo.
VIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1 Propuesta del evento.
Director General de Eventos Especiales
1.1 Recibe la petición para la realización de un evento.
1.2 Asigna Responsable del evento y determina apoyos para logística.
Asignación de Eventos
Responsable del evento 1.3 Contacta al solicitante e informa de los apoyos autorizados. Ficha Técnica
Director de Proyectos Especiales 1.4 Gestiona apoyos autorizados. Expediente
2 Integración y entrega de la información.
Responsable del evento 2.1 Elabora Programa del evento y entrega al Despacho del Secretario. Programa
Coordinador Operativo 2.2 Cuando aplique, elabora discurso y entrega al Despacho del Secretario. Discurso
Secretaria Técnica 2.3 Determina la factibilidad y autoriza
que esté presente el módulo de atención ciudadana en el evento.
2.4 Comunica al Director de Atención
Ciudadana la presencia del módulo en el evento.
Tarjeta Informativa
SIP-F02/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/REV.00-A
Fecha de Emisión: Noviembre 2011
3 Desarrollo del evento y organización de las solicitudes.
“Sí existen compromisos”
Responsable del evento 3.1 Toma nota de los compromisos públicos adquiridos.
“Si esta presente el Módulo de Atención Ciudadana.
Responsable del Módulo de Atención Ciudadana
3.2 Recaba las peticiones de la ciudadanía.
“Si NO esta presente el Módulo de Atención Ciudadana”
Responsable del evento
3.3 Recaba las peticiones de la ciudadanía, concentra compromisos y peticiones y turna a la Secretaria Técnica.
Tarjeta informativa de Eventos
Secretaria Técnica 3.4 Turna las peticiones y compromisos al Director de Atención Ciudadana.
Tarjeta informativa del Despacho
4 Recepción de peticiones y
compromisos para su seguimiento.
Director de Atención Ciudadana
4.1 Recibe, analiza y contabiliza las peticiones y compromisos.
Jefe de Departamento de Informática
4.2 Turna las peticiones y/o compromisos por medio del SCGD al área correspondiente.
Registro en sistema/Volante de Control/Relación de
correspondencia enviada
5 Recepción de resoluciones y elaboración de respuestas.
Responsable del Seguimiento de Gestión de la
Calidad
5.1 Recibe las resoluciones de las áreas competentes y entrega al Director para su análisis.
Registro de correspondencia
recibida Director de Atención
Ciudadana 5.2 Analiza las resoluciones de las áreas.
Subdirector/Coordinador Administrativo 5.3 Elabora los oficios de respuesta.
SIP-F02/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/REV.00-A
Fecha de Emisión: Noviembre 2011
Responsable del Seguimiento de Gestión de la
Calidad
5.4 Relaciona los oficios de respuesta y solicita envío por paquetería.
Relación de correspondencia enviada/Acuse de oficio de respuesta
Responsable del Seguimiento de Gestión de la
Calidad 5.5 Integra la respuesta al expediente. Archivo de expediente
6 Actualización del SCGD
Subdirector/Coordinador Administrativo
6.1 Captura el avance de la información en el SCGD, para finalizar la petición.
Registro de correspondencia
recibida
Responsable del Seguimiento de Gestión de la
Calidad
6.2 Actualiza el Reporte de seguimiento de peticiones y compromisos del Secretario.
Reporte de Seguimiento de
peticiones y compromisos del
Secretario. FIN DEL PROCEDIMIENTO
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Lic. Ramón Peñúñuri Noriega Director General de Atención
Ciudadana y Eventos Especiales
C.P. Carolina Dórame Méndez
Secretaria Técnica
Mtro. Jorge Luis Ibarra Mendívil
Secretario de Educación y Cultura
SIP-F02/REV.01
08-SEC-P02-G01/REV.00-A
DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PÚBLICO: Secretaría de Educación y Cultura. Hoja: 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Eventos Especiales.
Fecha de Elaboración: Noviembre 2011
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/REV.00-A
Integración y entrega de la información
INICIO
Propuesta del evento Desarrollo del evento y organización de las solicitudes
Recepción de peticiones y compromisos para su seguimiento
Recepción de resoluciones y elaboración de respuestas
Actualización del SCGD
Relación de correspondencia enviada, acuse de oficio de respuesta
Registro en sistema, volante de control, relación de correspondencia enviada
Reporte de seguimiento de peticiones y compromisos del Secretario
FIN
FICHA TÉCNICA Secretaría de Educación y Cultura
Despacho del Secretario Dirección General de Eventos Especiales
Nombre del evento: ____________________________
Fecha de realización: ___________________________
Lugar: _______________________________________
Dirección: ___________________________________
Hora de inicio: _____Hora de entrega de logística: _______ No. Asistentes: ___
Funcionario responsable de atender el evento: ______________________________________
Teléfono: _____________________
Área solicitante: ______________________
Nombre del Enlace: ______________________
Beneficios:______________________________________________________________________________________________________________________
Requerimientos del cliente
Apoyos autorizados (acordados con el cliente, previamente al evento)
Cumplimiento de requerimientos
(en base a los apoyos autorizados y tiempo de atención)
Observaciones por el funcionario responsable antes de iniciar el evento: Observaciones por el funcionario responsable durante el evento: 08-SEC-P02-F01/REV.00-A
CONSECUTIVO DE OFICIOS DE RESPUESTA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
DESPACHO DEL SECRETARIO DIRECCIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA
FECHA No. DIRIGIDO A ASUNTO FOLIO ELAB.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
08-SEC-P02-F02/REV.00-A
Registro de Correspondencia Recibida Secretaría de Educación y Cultura
Despacho del Secretario Dirección de Atención Ciudadana
D M A DOCTO. NOMBRE ASUNTO FOLIO RESP. TURNADO OBSERV
08-SEC-P02-F03/REV.00-A
RELACIÓN DE CORRESPONDENCIA ENVIADA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DESPACHO DEL SECRETARIO
DIRECCIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA FECHA:
VOLANTES DE CONTROL OFICIOS DE RESPUESTA
RECIBÍ
_________________ OFICIALÍA DE PARTES
08-SEC-P02-F04/REV.00-A
Reporte de Seguimiento de Peticiones y Compromisos del Secretario SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
Despacho del Secretario Dirección de Atención Ciudadana
CONCLUIDO RESPUESTAS
No. No. DE FOLIO Si No Positiva Negativa
Concluido por
información
COMPROMISO TURNADO A OTRA ÁREA
FECHA DE RECIBIDO
FECHA DE VENCIMIENTO OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
0 0 0 0 0 Totales
0 0 0
08-SEC-P02-F05/REV.00-A
PETICIONES DIRECTAS AL SECRETARIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
DESPACHO DEL SECRETARIO SECRETARÍA PARTICULAR
DIRECCIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA
FECHA: ____________________________
EVENTO:
NOMBRE:
DOMICILIO:
TELÉFONO:
CORREO
ELECTRÓNICO:
ESCUELA:
PETICIÓN:
___________________________________________
FIRMA DEL PETICIONARIO
Secretaría de Educación y Cultura Blvd. Luis Donaldo Colosio Final Pte. Teléfono 2 89 76 00
08-SEC-P02-F06/REV 00-A Colonia Las Quintas, Hermosillo, Sonora
Línea de la Educación 2 18 37 57 Local, 01 800 623 77 00 Foránea www.sec-sonora.gob.mx
ASIGNACIÓN DE EVENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE EVENTOS ESPECIALES SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
AUTORIZACIÓN EVENTO FECHA SÍ NO
RESPONSABLE DEL EVENTO
08-SEC-P02-F07/REV.00-A
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Educción y Cultura
Dirección General de Eventos Especiales Dirección de Atención Ciudadana
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales
Hoja 1 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/ REV.00-A
Fecha de elaboración: Noviembre 2011
Resguardo No. Registro Puesto Responsable * Tipo Tiempo Ubicación
1 Asignación de Eventos Asistente papel 3 años Dirección General
de Eventos Especiales
2 Ficha Técnica Asistente papel 3 años Dirección General
de Eventos Especiales
3 Expediente Asistente papel 3 años Dirección General
de Eventos Especiales
4 Programa Asistente papel 3 años Dirección General
de Eventos Especiales
5 Discurso Coordinador Operativo software 2 años Dirección General
de Eventos Especiales
6 Tarjeta Informativa de Eventos Coordinador ISO Papel 3 años
Dirección General de Eventos Especiales
7 Tarjeta Informativa del Despacho
Responsable de Seguimiento de
Gestión de Calidad papel 3 años Despacho del
Secretario
8 Volante de
control/oficio/tarjeta informativa
Responsable de Seguimiento de
Gestión de Calidad Papel 3 años Dirección de
Atención Ciudadana
9 Registro en
sistema/Volante de control
Jefe de Departamento de Informática
Sofware/ papel 3 años Dirección de
Atención Ciudadana
10 Registro de
correspondencia enviada
Responsable de Seguimiento de
Gestión de Calidad
Sofware/ papel 3 años Dirección de
Atención Ciudadana
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales
Hoja 2 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/REV.03-A
Fecha de elaboración: Noviembre 2011
11 Relación de
correspondencia recibida
Responsable de Seguimiento de
Gestión de Calidad Papel 3 años Dirección de
Atención Ciudadana
12 Acuse de Oficio de respuesta
Responsable de Seguimiento de
Gestión de Calidad Papel 3 años Dirección de
Atención Ciudadana
13 Archivo de expediente Responsable de Seguimiento de
Gestión de Calidad papel 3 años Dirección de
Atención Ciudadana
14
Reporte de seguimiento de
peticiones y compromisos del
Secretario
Responsable de Seguimiento
de Gestión de Calidadpapel 3 años Dirección de
Atención Ciudadana
* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
SIP-F03/REV.01
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Educación y Cultura
Dirección General de Atención Ciudadana y Eventos Especiales
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales
Hoja 1 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/REV.00-A
Fecha de la verificación:
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI NO
NOTAS:
1 ¿Se recibió petición y se asignó al responsable del evento?
2 ¿Se contacto al solicitante y se informo de los apoyos autorizados?
3 ¿Se gestionaron los apoyos autorizados?
4 ¿Se elaboró el programa del evento y se entregó al Despacho del Secretario?
5 ¿Se elaboró el discurso del evento?
6 ¿Se comunicó al Director de Atención Ciudadana de la presencia del módulo en el evento a realizar?
7 ¿Si existieron compromisos públicos adquiridos se tomó nota?
8 ¿Estuvo presente el Módulo de Atención Ciudadana en el evento?
9 ¿Se recabaron las peticiones de la ciudadanía y se hicieron llegar a la Secretaria Técnica?
10 ¿Se turnaron las peticiones y compromisos al Director de Atención Ciudadana?
11 ¿Se recibieron, analizaron y contabilizaron las peticiones y compromisos para su seguimiento?
12 ¿Se turnaron al área correspondiente las peticiones y/o compromisos, por medio del SCGD?
13 ¿Se reciben las resoluciones, se analizaron y se elaboraron los oficios de respuesta?
SIP-F04/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales
Hoja 2 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/REV.00-A
Fecha de la verificación:
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI NO NOTAS:
14 ¿Se integró la respuesta al expediente?
15 ¿Se capturó el avance de información en el SCGD?
16
¿Se actualizó el Reporte de seguimiento de peticiones y compromisos del Secretario?
Nombre y firma del verificador
SIP-F04/REV.01