MANUAL de Procedimientos - San Luis Potosíseer.slp.gob.mx/TRANSPARENCIA/DSE_Manual de...MANUAL de Procedimientos APLICADO A: DIRECCIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS SAN LUIS POTOSI, S.L.P.,

MANUALde Procedimientos

APLICADO A:DIRECCIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OCTUBRE 2008

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO

SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

G O B I E RN O D E L E S TA D OSAN LUIS POTOSÍ

2 0 0 3 / 2 0 0 9

C O N T E N I D O

Objetivo.

Consideraciones.

Identificación.

Políticas Generales de Operación.

Procedimientos :

Asistencia y seguimiento de solicitud expedida por un Organismo

Interno o Externo

Atención al Público.

Autorización para el desempeño docente en Instituciones

Particulares

Actualización de Manual de Organización y Manual de

Procedimientos

Elaborar y capturar los programas que envía la Secretaría de

Educación

Realizar enlaces telefónicos en las diferentes Dependencias

Oficiales.

Control de la correspondencia en la Dirección de Servicios

Educativos

Manejo y control del archivo

Colaboración en actividades desarrolladas en el Departamento

Técnico-Pedagógico

Elaboración y control de la Tarjeta de Centro de Trabajo

Asesorar y orientar en la elaboración de documentos solicitados

por las Dependencias de Gobierno.

1.

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18.

Catálogo de Formas.

Inventario de Procedimientos.

Autorización.

O B J E T I V O

�Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.

�Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.

�Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos.

�Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y las fugas de responsabilidad.

�Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe de hacer y como se debe de hacer.

�Es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual y de nuevo ingreso.

�Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.

•De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo.

•El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta la Dirección de Servicios Educativos. La que será responsable de su aplicación, custodia y actualización.

•Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y de la aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus colaboradores el contenido del mismo y en su caso las actualizaciones y modificaciones.

•La información contenida en este documento será complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo requieran.

•A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en su aplicación.

•La Dirección de Organización y Métodos será responsable de controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo en el contenido del Manual.

•La Dirección de Servicios Educativos tiene la responsabilidad de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo requieran, respecto a su interpretación y aplicación.

CONSIDERACIONES

•El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.

• La Dirección de Servicios Educativos coordinará la impresión del Manual y será la responsable de su distribución.

•El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y observancia normativa.

•Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración para el buen uso aplicación del Manual de Procedimientos.

CONSIDERACIONES

Proceso

Formuló Revisó Autorizó

DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos

ActualizaciActualizacióón de Manuales de Organizacin de Manuales de Organizacióón y Manual de Procedimientos.n y Manual de Procedimientos.

Profra. Silvia Montelongo Pérez

Director de Servicios Educativos

Revisa que las instrucciones del Manual sean explícitas para su correcta elaboración.

Asesor Técnico

Solicita colaboración si es necesario al

Depto. de Planeación

1

Recibe de la Dirección de Servicios Educativos las instrucciones para la elaboración del Manual

de Organización y Manual de

Procedimientos

Inicio

Recibe de cada una de los organismos las acciones que realizan

sus elementos, asícomo funciones,

procedimientos y pol.

Revisa con el asesor técnico de la

Subdirección que el contenidos de los

manuales este correcta su redacción y ortografía.

Erika Hernández Lozano

1

¿Están correctos los manuales?

SI

NO

Examina que los contenidos de los

Manuales se apeguen a la guía técnica.

Emite al Asesor Técnico para su

elaboración en limpio.

Indica al Asesor Técnico las

correcciones para su elaboración.

Asesor Técnico

Realiza técnicamente las correcciones que indica el Director de Servicios Educativos

Remite al Director de Servicios Educativos los

Manuales de Organización y Manual de Procedimientos para

su revisión.

Solicita a la Dirección de Servicios Administrativos

por medio de oficio el material necesario para la

impresión del los manuales.

2

Proceso



ActualizaciActualizacióón de Manuales de Organizacin de Manuales de Organizacióón y Manual de Procedimientos.n y Manual de Procedimientos.


Asesor Técnico

Respalda la información en disco compacto e

Integra los Manuales de Organización y Manual de Procedimientos para

su envió a la Dirección de Organización y Métodos

3

Fin

Revisa que las funciones,

procedimientos, políticas, diagramas, inventarios

estén acordes a los lineamientos planteados

Elabora y remite el oficio de entrega de los

Manuales de Organización y Manual de Procedimientos al

Titular de la Dirección de Organización y Métodos

3

Imprime en limpio los Manuales de

Organización y Manual de Procedimientos para

su revisión en la Dirección de

Organización y Métodos

2

Dirección de Organización y Métodos

Autoriza por medio de oficio el Director de Organización y Métodos, el registro de los Manuales.

Imprime en cuatro tantos los Manuales de Organización y Manual de Procedimientos

Recaba las firmas de los titulares de cada unidad administrativa y posteriormente la firma del Titular del Sistema Educativo Estatal Regular

Elabora el oficio de solicitud de firma de Autorización en los Manuales de Org. y Manual de Proced. del Titular de la Secretaria de Educación.

Archiva para consulta el Manual de

Procedimientos y Manual de Organización autorizado por la

Dirección de Organización y Métodos


Proceso



Elaborar y Capturar documentos de los programas que envElaborar y Capturar documentos de los programas que envíía la Secretara la Secretaríía de a de

EducaciEducacióón de Gobierno del Estado.n de Gobierno del Estado.



Estructura kisdocumentos que envía la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado

Sege, Premios Mpales, etc.

Entrega a la Asesora Técnica las

indicaciones para elaborar los documentos

Asesora Técnica

Recibe del Director de Servicios Educativos la

información corresponcdiente para la elaboración y captura de

documentos

Procede a elaborar Convocatorias, formatos o programas que envía la Secretaría de Educación

Pone a consideración del Director de Servicios Educativos el trabajo

realizado con respecto a la elaboración de

documentos

¿Están

correctos los

Documentos?

Presenta al Director de Servicios Educativos el

trabajo corregido y elaborado

Fin

SI

NO

Recibe las instrucciones correspondientes para

corregir errores, en caso de haberlos,en los

documentos elaborados

Turna a la Instancia donde corresponde las convocartorias o documentos autorizados para su reproducción y distribucion.

1

1


Inicio

Proceso



Asesorar y orientar en la elaboraciAsesorar y orientar en la elaboracióón de documentos solicitados por lasn de documentos solicitados por las

Dependencias del Gobierno del Estado.Dependencias del Gobierno del Estado.


Asesora Técnica

Emite las indicaciones a la Asesora Técnica para proceder a elaborar los documentos solicitados

por algunas dependencias oficiales

Inicio

Confirma que los trabajos sean entregados al Director de Servicios Educativos en tiempo y forma.

Informa al Director de Servicios Educativos sobre las actividades

realizadas en la elaboración de

documentos

Realiza un seguimiento sobre el

avance del trabajo encomendado a las

unidades administrativas

Revisa que los documentos están bien

elaborados por las unidades administrativas

que dependan de la Dirección de Serv. Educ,

Solicita reunirse con representantes de los

departamentos que conforman el área de

la Direcc. de Serv. Educ.

Informa al personal sobre los lineamientos que se deben seguir

para la elaboración de documentos oficiales.

1

1

Fin



Proceso

Formulo Reviso Autorizo


Asesorar y auxiliar en la realizaciAsesorar y auxiliar en la realizacióón de Programas Oficiales.n de Programas Oficiales.


Recibe por medio de oficio los programas

oficiales para su revisión y análisis

FIN

Entrega a la Asesora Técnica los documentos

correspondientes a Programas Oficiales

Interviene en su aplicación o

realización para brindar asesoría que

sea necesario.

1

1

Realiza una revisión de los programas

para brindar asesoría en su realización

Asesora Técnica

¿Están correctos

Los programas?

SI

NO

Recibe los Programas Oficiales en orden y

debidamente elaborados para su

realización

Informa a las diferentes Unidades

Administrativas sobre las correcciones a

realizar.

Archiva de acuerdo al Sistema de Archivo

los programas autorizados por las

dependencias oficiales.

Secretaria

Elisa Medellín Cerda

Inicio


Fin

Proceso



Asistencia y Seguimiento de solicitudes en organismos internos oAsistencia y Seguimiento de solicitudes en organismos internos o externosexternos


Asesor Administrativo

Recibe las indicaciones para

asistir en representatividad de

la autoridad


Solicita en los departamentos que

corresponda, la información requerida

en el oficio de solicitud

1


Recibe las indicaciones para

proceder de acuerdo a la normatividad

fijada por el Director de Serv. Educativos

1

Fin

Notifica al Asesor Administrativo sobre la

asistencia o seguimiento para dar respuesta a la solicitud del Organismo

Externo

Valida y determina el trámite que se le dará

a la solicitud planteada por el

Organismo Interno o Externo

Inicio

Entrega o informa al Director de Servicios Educativos el informe

elaborado

Director General o Director de Servicios Educativos

Procede a realizar anotaciones sobre lo

realizado en la reunión o en la

actividad encomendada

Elabora un informe sistematizado en

relación a lo tratado en la reunión

Profr. Joel Martínez Olguín

Proceso



ColaboraciColaboracióón en actividades Tn en actividades Téécnico Administrativas el Departamento Tcnico Administrativas el Departamento Téécnicocnico--PedagPedagóógicogico


Auxiliar Administrativo

Recibe la indicación del Director de

Servicios Educativos para colaborar en las actividades técnico-

Administrativas


Notifica al Auxiliar Administrativo para

apoyar en las actividades técnico-

Administrativas

Desarrolla los procesos a realizarse en el Departamento Técnico-Pedagógico


Valida con la firma el responsable del Depto. Técnico-Pedagógico las

actividades desarrolladas

Consulta al Director de Servicios

Educativos para su autorización el

proceso de las act. encomendadas

1

¿Autoriza el Director de Servicios

Educativos?

Finaliza y concretiza el desarrollo de las

actividades

SI

NO

Informa al Director de Servicios Eucativos la

conclusión de las actividades


Departamento Técnico Pedagógico

Inicio

1

Fin

Proceso



AtenciAtencióón al Pn al Púúblicoblico

1


Recibe a la persona o documento para

conocr el asunto que va a tratar e informa

al Director de Servicios Educativos

Público en General

Solicita audiencia con el Director de Servicios

Educativos para obtener información de la

situación o documento que plantea


Elabora el documento de respuesta al

asunto planteado

Canaliza a la persona o remite el documento con

el funcionario que corresponda para

resolver la petición o trámite que se solicite

Instancia Administrativa

Recibe a la persona o envía el documento

remitido por la Dirección de Servicios Educativos y resuelve en el ámbito de

sus atribuciones

1


Entrega al Director de Servicios Educativos

para que firme y valide el oficio de

respuesta


Indica al Asesor Administrativo sobre la respuesta que se

dará al solicitante


Inicio

Fin

Proceso



AutorizaciAutorizacióón para el Desempen para el Desempeñño Docente en Instituciones Particulareso Docente en Instituciones Particulares


Conoce los acuerdos relacionados con la

autorización para impartir educación básica, media terminal, media superior

y superior


Recibe del Director de Servicios Educativos la

documentación que presentan los solicitantes

para prestar servicio educativo

Da a conocer al solicitante los acuerdos para

requisitar el perfil académico

Analiza el expediente y vigila que reúna los

requisitos del perfil académico requerido

Remite la documentación analizada al Jefe del

Departamento Técnico para elaborar el documento de

autorización

Remite el documento de autorización al Director de Servicios Educativos para dar validez con su

rúbrica

Departamento Técnico-Pedagógico

1

1

Valida con su firma el documento de

autorización para prestar servicio educativo

Turna el documento de autorización al Jefe del Departamento Técnico-

Pedagógico para su distribución.

Recaba el acuse de recibo del documento de

autorización.

Archiva la copia del documento de

autorización

Director de Planeación y Evaluación

Secretaria del Departamento Técnico-Pedagógico


Inicio

Fin

Proceso



Realizar enlaces telefRealizar enlaces telefóónicos en las diferentes Dependencias Oficiales.nicos en las diferentes Dependencias Oficiales.



Registra en la bitácora las llamadas telefónicas recibidas

en la Dirección de Servicios Educativos

Secretaria

Comunica y registra en la bitácora las

llamadas a realizar en alguna dependencia gubernamental que

solicite

1

Recibe del Director de Servicios Educativos las

instrucciones correspondientes para

llevar a cabo los enlaces telefónicos

Informa al Director de Servicios Educativos

sobre las llamadas urgentes que se debe

atender prioritariamente

Realiza las acciones que dicta el Director

de Servicios Educativos sobre la atención de algunas

llamadas

Determina el trámite correspondiente

sobre las actividades a realizar de acuerdo

a las llamadas telefónicas

1

Reyna Ma. Candia Contreras

Sandra Luz Gallardo Ramírez

Inicio

Fin


Proceso



RecepciRecepcióón y Atencin y Atencióón al Pn al Púúblicoblico

Profra. Silvia Montelongo Perez

Público en General

Solicita audiencia con el Director de Servicios

Educativos para obtener información en relación al

asunto que le aqueja

Señala a la persona el procedimiento a

seguir de acuerdo a la situación planteada a

el documento presentado

Secretaria

Atiende a la persona y recibe el documento

turnado para su conocimiento siguiendo

las indicaciones del Director de Servicios

Educativos


Ejecuta respuesta al documento o asunto planteado por la persona o documento recibido.

Entrega al Director de Servicios Educativos el

documento para la firma correspondiente y validar

la documentación expedida.

Canaliza a la persona o remite el documento con

el funcionario que corresponda para

resolver la petición o trámite que se solicite.

Atiende a la persona o turna el documento

emitido por la Dirección de Servicios Educativos y soluciona de acuerdo al

límite de sus atribuciones.



Inicio

1

1

Fin

Fin

Proceso



Control de la Correspondencia en la DirecciControl de la Correspondencia en la Direccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos



Sella de recibido original y copia del documento entregando la copia al

portador del documento y conservando el original para conocimiento del

Director de Serv. Educ,

Secretaria

Registra la correspondencia en

un diario

1

Recibe correspondencia por parte de la Dirección

General del Sistema Educativo Estatal

Regular, Direcciones de Área u Organismo

externos .

Entrega al Director de Servicios Educativos los documentos debidamente registrados.

Regresa el documento a la

Secretaria para la elaboración de el

oficio de respuesta

Revisa el documento para canalizar la

información

1

Le indica a la Secretaría cuál será la información

que deberá transmitirse y los téminos de elaboración del

documento

Elabora el oficio para ser enviado a las unidades correspondientes y lo turna al Director de Servicios Educativos para su revisión

¿Está correcto el oficio?

2

2

El Director de Servicios Educativos firma el oficio,

la secretaria lo sella, posteriormente entrega a

las unidades correspondientes.

Indica a la Secretaria las correcciones para su nueva elaboración

SI

NO



Inicio

Proceso

Formulo Reviso Autorizo


ElaboraciElaboracióón y control de Tarjeta de Centro de Trabajon y control de Tarjeta de Centro de Trabajo


Público en general

Entrega tarjeta expedida por el Sindicato Nacional de Trabajadores de la Educación en donde se le notifica la adscripción o la incorporación a un Centro de Trabajo.

Recibe la tarjeta y turna para el registro del movimiento

Registra la tarjeta en el diario especificando el tipo de movimiento

Revisa que exista el antecedente

Auxiliar Técnico

1

1

Si existe el antecedente elabora la tarjera de Incorporación del Centro de Trabajo del interesado, y entrega al Director de Servicios Educativos para su validación.

Valida con su firma la tarjeta y entrega a la Secretaria de la Dirección de Servicios Educativos.(SEER-DSE-TCT-01)

Auxiliar Técnico




2

NO¿Existe

antecedente o propuesta?

l

SI

Si no existe el antecedente conserva la tarjeta y cita a la persona

en fecha posterior, cuando exista

autorización se procede a el trámite

correspondiente

Turna para su elaboración SEER-

DSE-TCT-01

2

Auxiliar Técnico

Sella la tarjeta y entrega original y copia al Director del Centro de trabajo y a la persona que se incorpora(SEER-DSE-TCT-01)

Archiva en el expediente del Centro de Trabajo que corresponda.

Inicio

Fin

Proceso

Indica a la secretaria el

trámite a realizar después

de haber revisado

el documento

Entrega documento a la secretaria

Formuló

Reyna María Candía Contreras

Autorizó

Registra el documento en

el formato de recepción y

lo entrega al Director de

Servicios Educativos

para su conocimiento

Valida y entrega el

documento

a la secretaria

1

Realiza el trámite

indicado por el Director de

Servicios Educativos

y/o elabora el

documento

correspondiente

Clasifica el documento

observando la Ley de

Trasparencia

Administrativa y Acceso

ala Información Pública

del Estado y los

Lineamientos para Gestión

de Archivo Administrativo

y Resguardo de la

Información.

z

Verifica que el expediente

al que se integra el

documento sea

el correcto

Ubica el documento al

expediente o carpeta de

acuerdo a un

sistema de archivo y el

asunto que registra

1

Archiva en el expediente de

cada Institución los

documentos con

Información r que han

sido devueltos a la Dirección

de Servicios Educativos

Secretaria

Director de Servicios

Educativos

Secretaria



Manejo y control del ArchivoManejo y control del Archivo

Revisó


Inicio

Fin

RESPONSABLE DE

LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

AUTORIZAN

OFICIAL MAYOR

C.P. Humberto Picharra Carrete

Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de Organización y Métodos

REVISÓ

AUTORIZACION

Profra. Silvia Montelongo PérezDirectora de Servicios Educativos

Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez

Ing. Xicoténcatl Turrubiartes FloresDirector General del S.E.E.R.

SECRETARIO DE EDUCACIÓNDE GOBIERNO DEL ESTADO

CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

REVISIÓN

FECHA

NOMBRE FIRMA

CARGO

ACTUALIZACION

FECHA

PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA

HOJA (S) QUE SE MODIFICA(N)

FORMULÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores

Director General del S.E.E.R.

Octubre 2008


Directora de Servicios Educativos

Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de Organización y

Métodos

C.P. Humberto Picharra Carrete

Oficial Mayor

Octubre 2008

Documents

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