Manual de proceduri

MINISTERUL JUSTIŢIEI ADMINISTRAŢIA NAŢIONALĂ A PENITENCIARELOR

MANUALUL DE PROCEDURI AL

SISTEMULUI PENITENCIAR

MINISTERUL JUSTIŢIEI Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Manual de Proceduri

Bucureşti 2008

Str. Maria Ghiculeasa nr. 47, sector 2 Bucureşti, România

www.anp-just.ro

D E C I Z I E Nr. 452 din 04.07.2008

Directorul General al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

În baza art. 4 din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată,

Având în vedere prevederile art. 2 alin. (1) şi art. 3 din Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările şi completările ulterioare;

În temeiul art. 7 alin (4) din Hotărârea Guvernului nr. 1849/2007 privind organizarea şi funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulteriore Emite următoarea

D E C I Z I E

Art.1. Prin prezenta decizie se aprobă "Manualul de proceduri al sistemului penitenciar" prevăzut în

anexă. Manualul a fost conceput în baza prevederilor legale in vigoare specifice fiecărui compartiment de activitate şi urmăreşte aplicarea unitară.

Art.2. „Manualul de proceduri al sistemului penitenciar” se tipăreşte şi se multiplică prin grija Serviciului Cabinet din Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Serviciul Cabinet va lua măsuri pentru tipărire (multiplicare) şi informare a unităţilor subordonate despre conţinutul prezentei decizii.

Art.3 Administraţia Naţională a Penitenciarelor si unităţile penitenciare vor dispune toate măsurile necesare punerii in aplicare a prevederilor prezentei privind activitatea proprie a "Manualului de proceduri".

Procuror Gheorghe ŞPAIUC Director General

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Str. Maria Ghiculeasa nr. 47, sector 2 Bucureşti, România

www.anp-just.ro

Avizat Avizat

Comisar şef Marin DUMITRU Comisar şef Petre STAN Director General Adjunct Director General Adjunct Avizat Avizat Comisar şef Manuela PIELEANU Subcomisar Marius CORĂŢU Şef Serviciu Juridic Şef B.E.E.A.N.A. Subcomisar Bogdan COSTAŞ Director Direcţia Economico – Administrativă Inspector principal Adina – Cristina HOBLEA – LICHERDOPOL – BURA Director Direcţia management Resurse Umane Comisar Marian STANCOVICI Director Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar Comisar Iuliana GIURGEA Director Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială Subcomisar Florin STANCIU Director Direcţia Inspecţie Penitenciară Comisar şef Primavera CONDEESCU Director Direcţia Medicală Comisar şef Tiberiu UNGUREANU Director Direcţia pentru Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar Comisar Romeo VASILIU Director Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT Comisar şef Manuela PIELEANU Şef Serviciul Juridic Inspector principal Cristina UNGUREANU Şef Serviciu arhivă şi Registratură Generală Comisar Cristian PLEŞA Şef Serviciu Cooperare şi Programe Inspector principal Maria GEORGESCU Şef Serviciul Cabinet Comisar şef Niculina GHIŢĂ Şef Birou Informaţii Clasificate


I

Cuprins Capitolul I Prezentare generală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor….………..………………………… De ce un Manual de proceduri ……………………………………….………..…………….…………….. Abrevieri………………………………………………………………….……..……………….……………. Definiţii ………………………………………………………………………..………………….……………

1 3 4 5

Capitolul II Responsabili cu elaborarea procedurilor……………..……………………………………………………

11

Capitolul III A001 Cooperare Internaţională şi Programe…………………………………………………………..

A00101 Cooperare Internaţională…………………………………………………………………… A00101001 Realizarea traducerilor………………………..……………………………………….. A00101002 Elaborarea diferitelor rapoarte privind situaţia sistemului penitenciar…………..... A00101003 Încheierea Protocoalelor de colaborare………………………..…………………….

14 14 14 15 15

A00101004 Elaborarea documentaţiei necesare deplasării specialiştilor români înstrăinătate, în interes de serviciu………………..……………………………………

17

A00101005 Efectuarea demersurilor privind confecţionarea/eliberarea paşapoartelor deserviciu …………………………………………………………………………………..

20

A00101006 Derularea activităţilor de protocol şi organizarea vizitelor oficiale ………………. 21 A00101007 Organizarea unor evenimente cu participare internaţională: seminarii,

conferinţe, simpozioane, mese rotunde, întruniri etc. ………………………………

24

A00102 Programe ………………………………………..…………………………………………… A00101001 Elaborarea, implementarea, monitorizarea, raportarea şi evaluarea programelor

finanţare comunitară……………………………………………………………………

27

27

A001020012 Stabilirea priorităţilor şi necesităţilor de finanţare ………………………………… 27 A001020012 Stabilirea oportunităţilor de finanţare existente ……………………………………

28

A00103 Pregătire contractare ………………………………………………………………………. A001030014 Pregătirea contractării ................................................................... ....................

A0010300141- Elaborarea fişei de twinning …………………………………………………….

29 29 29

Manual de proceduri

II

A0010200142 a - Asistenţă tehnică – elaborarea anunţului preliminar de licitaţie………. A0010200142 b - Asistenţă tehnică - elaborarea termenilor de referinţă şi a anunţului

de licitaţie............................................................................................. A0010200143 a – Investiţii - elaborarea anunţului preliminar de licitaţie........................... A0010200143 b - Investiţii - elaborarea specificaţiilor tehnice şi a anunţului de licitaţie..

30

31 31 32

A00105 Contractare…………………………………………………………………………………… A001020015 Contractarea .......................................................................................................

A0010200151 a– Twinning – selectarea partenerilor de twinning...................................... A0010200151 b – Twinning – elaborarea contractului....................................................... A0010200152 a – Asistenţă tehnică – precalificarea......................................................... A0010200152 b – Asistenţă tehnică – evaluarea ofertelor ................................................ A0010200152 c – Asistenţă tehnică – contractarea ..........................................................

A0010200153 – Investiţii – evaluarea (peste 150.000 euro)................................................. A00106 Monitorizare şi evaluare…………………………………………………………………….

A001020016 Monitorizarea şi evaluarea ................................................................................ A0010200161 - Completarea şi transmiterea TPR-ului.........................................................

A0010200162 a – Monitorizarea şi evaluarea contractelor de asistenţă tehnică şi twinning................................................................................................

A0010200162 b – Monitorizarea şi evaluarea contractelor de achiziţii de echipamente.. A0010200163– Evidenţa generală a repartizării şi utilizării bunurilor...................................

A001020017 – Îndosarierea şi arhivarea documentelor...........................................................

33 33 33 34 34 35 36 36 37 37 37

37 38 40 40

A002 Economic …………………………………………………………………………………………….. 42 A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata Cheltuielilor ................................ A00201002 Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu............................................. A00202001 Procedură generală privind fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli

pentru anul N........................................................................................................ A00203001 Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. în unităţile

subordonate A.N.P. ............................................................................................. A00203002 Fundamentarea şi elaborarea planului de aprovizionare

tehnico-materială şi financiară ............................................................................ A00203003 Privind elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare tehnico-

materială centralizat privind echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare.........................................................................................................

A00203004 Hrănirea persoanelor private de libertate............................................................ A00203005 Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare ........................................... A00203006 Organizarea, planificarea şi realizarea lucrărilor de întreţinere tehnică la

autovehicule........................................................................................................

44 50

56

57

58

62 63 64

65

A00203007 Testarea stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte de plecarea încursă....................................................................................................................

69


III

A00203008 Planificarea activităţii zilnice de transport............................................................. 70 A00203009 Eliberarea, completarea, verificarea şi calculul foii de parcurs ........................... 70 A00203010 Scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe................................................. 71 A00203011 Declasarea şi casarea valorilor materiale, altele decât activele fixe..................... 74 A00203012 Procedura privind achiziţiile publice – cererea de oferte....................................... 76 A00203013 Procedura operaţională privind achiziţionarea directă conform ordonanţei de

urgenţă a guvernului nr. 34 modificată şi completată..........................................

96

A00203014 Procedura privind achiziţiile publice – licitaţie deschisă....................................... 101 A00203015 Procedura privind achiziţiile publice - dialogul competitiv...................................... 121

A00203016 Procedura privind achiziţiile publice - negocierea fără publicarea prealabilă aunui anunţ de participare.....................................................................................

141

A00203016 Procedura privind achiziţiile publice – concursul de soluţii ………………………. 151 A00203018 Procedura privind achiziţiie publice - licitaţia restrânsă....................................... 165 A00203019 Procedura privind achiziţiile publice - negocierea cu publicarea prealabilă a

unui anunţ de participare ....................................................................................

180

A00203020 Privind activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor deconstatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi.................................................

191

A00203021 Privind stabilirea răspunderii patrimoniale............................................................. 192 A00203022 Procedura privind executarea controlului ierarhic................................................. 193 A00203023 Procedura operaţională – inventarierea patrimoniului ......................................... 194 A00204001 Procedură privind executarea lucrărilor de întreţinere şi reparaţii curente la

construcţii.............................................................................................................

200

A00204002 Procedură privind executarea lucrărilor de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare.........................................................................................................

202

A00204003 Procedură privind executarea lucrărilor de investiţii............................................. 205 A00204004 Procedură privind recepţia lucrărilor de construcţii şi instalaţii............................ 209 A00204005 Procedură privind constituirea cărţii tehnice a construcţiei.................................. 211 A00204006 Alocarea la drepturi de combustibil pentru încălzire...........................................

212

A003 Educaţie şi Asistenţă Psihosocială....................................................................................... A00301 Educaţie........................................................................................................................

213 213

A00301001: Procedura de organizare şi desfăşurare a programelor de instruire şcolară:învăţământul primar, gimnazial, liceal şi vocaţional.............................................

214

A00301002: Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea cursurilor universitare................. 218 A00301003: Organizarea şi desfăşurarea activităţilor de formare profesională cu persoanele

private de libertate...............................................................................................

221

A00301004: Procedura de iniţiere a programelor educaţionale destinate persoanelor privatede libertate...........................................................................................................

224

Manual de proceduri

IV

A00301005: Organizarea şi desfăşurarea activităţilor destinate menţinerii unei vieţi activepentru persoanele private de libertate.................................................................

227

A00301006: Desfăşurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate........... 229 A00301007: Desfăşurarea activităţilor educative şi de asistenţă psihosocială în comunitate.. 231 A00301008: Implicarea persoanelor recompensate în activităţi educaţionale desfăşurate cu

alte persoane private de libertate .......................................................................

233

A00301009: Asigurarea accesului la programele radio-tv şi la publicaţii.................................. 234 A00302 Asistenţă Psihosocială............................................................................................... 237

A00302001: Consilierea psihologică a persoanelor private de libertate……………………….. 237 A00302002 Consilierea socială a persoahelor private de libertate .......................................... 240 A00302003 Desfăşurarea activităţilor psihoterapeutice cu persoanele private de libertate … 242 A00302004 Iniţierea programelor de asistenţă psihosocială pentru persoanel private de

libertate ................................………………………………….………………………

244

A00303 Managementul activităţilor de educaţie/asistenţă psihosocială ………...………… 247 A00303001 Planificarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială…………………….. 247 A00303002 Monitorizarea şi controlul activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială…… 250 A00303003 Managementul riscului în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale…………. 254 A00303004 Desfăşurarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială în colaborare cu

instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale……………………………….

256

A00303005 Evaluarea iniţială a persoanelor private de libertate în scopul individualizăriiregimului de executare a pedepsei…………………….……….......................……

258

A00303006 Evaluarea periodică a persoanelor private de libertate în scopul actualizăriiplanului individulizat de evaluare educativă şi terapeutică şi a asigurăriiregimului progresiv de executare a pedepsei.......................................................

263

A00303007 Realizarea evaluării finale a persoanelor private de libertate în scopul discutăriiîn comisia de propuneri pentru liberarea condiţionată……………………….……..

268

A004 Informatică............................................................................................................................. A00401 Administrare hardware................................................................................................

A00401001 Elaborare documentaţie tehnică echipament achiziţionat, întreţinere şiimplementare hardware........................................................................................

271 271

271

A00402 Sisteme de operare şi pachete de aplicaţii................................................................ 271 A00402001 Procedură de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru

sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2..................................................

271

A00402002 Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2000................... 272 A00402003 Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005................... 273 A00402004 Procedură de instalare şi configurare File Server................................................ 273


V

A00402005 Procedură de instalare şi configurarea sistemului de operare MicrosoftWindows XP SP2.................................................................................................

274

A00402006 Procedură de instalare şi configurare Print Server............................................... 275 A00402007 Procedură de instalare şi configurarea IIS............................................................ 276 A00402008 Procedură de instalare şi configurare a serverului DHCP.................................... 277 A00402009 Procedură de instalare şi configurare a serverului DNS....................................... 277 A00402010 Procedură de instalare şi configurarea WSUS..................................................... 278

A00403 Securitate IT.................................................................................................................. 279 A00403001 Securizare perimetre L.A.N. şi W.A.N................................................................... 279 A00403002 Securizare sisteme Windows XP........................................................................... 280 A00403003 Securizare sisteme Windows server 2000............................................................ 281 A00403004 Securizare servere Windows 2003....................................................................... 283 A00403005 Implementarea produselor antivirus...................................................................... 284 A00403006 Backup stare sistem. Generare task...................................................................... 285 A00403007 Securizarea fişierelor în sistemele standalone cu Windows xpXP, folosind EFS

(Encrypting File System)......................................................................................

286

A00404 Aplicaţii......................................................................................................................... 288 A00404001 Procedura de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server ……………………….… 288 A00404002 Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget la client .......................................... 288 A00404003 Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server................................... 289 A00404004 Procedura de backup a aplicaţiei ZBuget ........................................................…. 290 A00404005 Procedura de refacere a datelor în urma unui dezastru pentru aplicaţia ZBuget. 290 A00404006 Procedură de instalare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal.................................... 291 A00404007 Procedură de modificare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal ............................... 293 A00404008 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli de Personal........ 296 A00404009 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Cheltuieli De Personal 297 A00404010 Procedură de instalare a aplicaţiei Regim de executare...................................... 299 A00404011 Procedură de modificare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor............. 301 A00404012 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Regim De Executare a

Pedepselor...........................................................................................................

304

A00404013 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Regim de Executare aPedepselor............................................................................................................

305

A00404014 Procedură de instalare a aplicaţiei Secretariat …………….............……………… 307 A00404015 Procedură de modificare a aplicaţiei Secretariat................................................... 309 A00404016 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Secretariat ……………...… 312 A00404017 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Secretariat.................... 313

Manual de proceduri

VI

A00404018 Procedură de instalare a aplicaţiei Acces Documente ........................................ 315 A00404019 Procedură de modificare a aplicaţiei Acces Documente...................................... 317 A00404020 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Acces Documente.............. 320 A00404021 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Acces Documente........ 321 A00404022 Procedură de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise............................................ 323 A00404023 Procedură de modificare a aplicaţiei Obiecte Interzise......................................... 325 A00404024 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise................. 328 A00404025 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Obiecte Interzise………

329

A005 Inspecţie Penitenciară………………………………………………………………………………. 333 A00501 Inspecţii……………………………………………………………………………….……….. 333

A00501001 Activităţi desfăşurate cu ocazia inspecţiilor generale exercitate la niveluldirecţiilor ANP şi al unităţilor aflate în subordinea acesteia………..……………… 333

A00501002 Desfăşurarea activităţilor de control tematic exercitate la nivelul unităţilor aflateîn subordinea ANP……………………………………………………………..……… 337

A00501003 Desfăşurarea activităţilor de control inopinat exercitate la nivelul unităţilor aflateîn subordinea ANP……………………………………………………………… 341

A00502 Petiţii……………………………………………………………………..…………………… 344 A00502001 Desfăşurarea activităţilor de soluţionare a petiţiilor care impun verificarea la faţa

locului.................................................................................................................... 344

A00502002 Desfăşurarea activităţilor de verificare şi soluţionare a petiţiilor care nu impundeplasarea la faţa locului………………………………………..……………………

347

A006 Medical………………………………………………………………………………………………… A00601 Asistenţă Medicală şi Medicină Preventivă……………………………….……………..

350 350

A00601001 Măsuri la primirea în penitenciar …………………………………………………….. 351 A00601002 Asistenţa medicală pe perioada carantinei …………………………………………. 353 A00601003 Asistenţa medicală în caz de urgenţe medico-chirurgicale ………………………. 355 A00601004 Examinarea medicală curentă a persoanelor private de libertate ……………….. 357 A00601005 Monitorizarea bolnavilor cronici ……………………………………………………….A00601006 Vaccinarea persoanelor private de libertate………………………………………….

359 360

A00601007 Asistenţa medicală a femeii gravide …………………………………………………. 362 A00601008 Asistenţa medicală pe timpul refuzului de hrană …………………………………… 363 A00601009 Asistenţa medicală în timpul executării unei sancţiuni disciplinare ………………. 364 A00601010 Acordarea medicamentelor …………………………………………………………… 365 A00601011 Procurarea dispozitivelor medicale ………………………………………………….. 367 A00601012 Efectuarea expertizei medico-legale ………………………………………………… 368


VII

A00601013 Asistenţa medicală în caz de transfer ……………………………………………….. 370 A00601014 Asistenţa medicală la liberare ………………………………………………………… 371 A00601015 Întocmirea unor acte în legătură cu decesul ………………………………………... 372 A00601016 Asistenţa medicală în infirmerie ……………………………………………………… 374 A00601017 Asigurarea asistenţei medicale de specialitate pentru persoanele private de

libertate …………………………………………………………………………………. 375

A00601018 Asistenţa medicală dentară acordată persoanelor private de libertate ………….. 376 A00601019 Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti pentru persoanele private de libertate 377 A00601020 Educaţia pentru sănătate (EPS)……………………………………………………… 380 A00601021 Supravegherea stării de sănătate a persoanelor private de libertate la locul de

muncă …………………………………………………………………………………… 383 A00601022 Depistarea, diagnosticul, tratamentul, prevenirea şi combaterea infecţiilor

transmise sexual (ITS)……………………………………………………………... 386

A00601023 Prevenirea infecţiei HIV/SIDA în mediul carceral ………………………………….. 390 A00601024 Depistarea, declararea, confirmarea şi tratamentul infecţiei HIV/SIDA …………. 392 A00601025 Prevenirea şi combaterea consumului de droguri în penitenciare ……………….. 394 A00601026 Diagnosticul şi tratamentul tuberculozei în mediul penitenciar …………………… 397 A00601027 Depistarea, prevenirea şi combaterea hepatitei virale acute (HVA) în sistemul

penitenciar............................................................................................................. 402

A00601028 Asigurarea condiţiilor igienico-sanitare corespunzătoare cazării, hrănirii,activităţilor socio-educative şi muncii persoanelor private de libertate …………..

406

A007 Registratură Generală şi Arhivă…………………………………………………………………. 411 A00701 Registratură…………………………………………….………….………………………… 411

A00701000 Primirea/înregistrarea/repartizarea/ieşirea documentelor..................................... 411 A00701100 Primire cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit ......................................... 412 A00701101 Înregistrare cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit.................................... 413 A00701102 Întocmire adresă de înaintare către arhiva anp din cadrul BAGR, DSDRP –

Serviciul evidenţă şi transfer, D.M.R.U. şi unităţile de penitenciare……………… 413 A00701103 Tehnoredactarea răspunsului ............................................................................... 414 A00701200 Corespondenţa primită ......................................................................................... 414 A00701201 Repartizare........................................................................................................... 414 A00701202 Corespondenţă expediata ................................................................................... 415 A00701300 Întocmirea deciziei zilnice a directorului general al Administraţiei Naţionale a

Penitenciarelor...................................................................................................... 416

A00701400 Arhivarea documentelor...................................................................................... 416 A00701401 Constituirea dosarului cu documente neoperative............................................... 417

Manual de proceduri

VIII

A00701402 Intocmirea inventarelor documentelor neoperative si predarea catre depozitulde arhiva.............................................................................................................. 418

A00701403 Evidenta/Selectionarea/Folosirea/Pastrarea si conservarea documentelorneoperative din depozitul de arhiva......................................................................

419

A008 Relaţii publice şi comunicare…………………………………………………………………….. 420 A00801 Informare publică……..…………………………………………………………………….. 420

A00801001 Desemnarea unei persoane pentru a desfăşura activitatea de relaţii publice…… 420 A00801002 Stabilirea unei comisii de analiză privind încălcarea dreptului de acces la

informaţiile de interes public (Art. 35 din H.G. nr. 123/2002)................................ 421

A00801003 Amenajarea unui spaţiu pentru afişarea informaţiilor de interes public care secomunică din oficiu …………………………………………………………………… 421

A00801004 Organizarea şi amenajarea unui punct de informare-documentare pentruconsultarea informaţiilor de interes public care se comunică din oficiu (art.8alin.1 din H.G. nr.123/2002)…………...................................................................

422 A00801005 Stabilirea unui program de lucru pentru persoana responsabilă cu difuzarea

informaţiilor de interes public, care să cuprindă o zi pe săptămână dupaprogramul de funcţionare (art.8 alin.3 din Legea nr. 544/2001)...........................

423 A00801006 Instituirea unui registru pentru înregistrarea solicitărilor de informaţii de interes

public şi a reclamaţiilor administrative şi modul în care se face inregistrareaadreselor...............................................................................................................

424

A00801007 Procedura în cazul solicitării informaţiilor de interes public .................................. 425 A00801008 Procedura în cazul activităţii comisiei de analiză privind încălcarea dreptului de

acces la informaţiile de interes public …………………………………………... 428

A00802 Relaţii cu mass-media şi comunicare……………………………….…………………… 430 A00802001 Crearea unei baze de date cu datele de contact ale reprezentanţilor mass-

media şi actualizarea acesteia...…………………………………………………… 430

A00802002 Crearea unor fişe speciale privind principalii colaboratori din presă……………… 431 A00802003 Solicitările din partea mass-media……………………………………………………. 433 A00802004 Procedura de acces a presei în penitenciare ...................................................... 436 A00802005 Relaţiile cu presa în afara locului de deţinere………………………………........... 438 A00802007 Realizarea ştirilor de presă……………………………………………………………. 439 A00802008 Organizarea conferinţelor de presă…………………………………………………...

441 A00802009 Organizarea de interviuri cu reprezentanţi din conducerea ANP sau alţi

specialişti din sistemul penitenciar…………………………………………………… 445

A00802010 Organizarea de interviuri cu persoane private de libertate........................……… 448 A00802011 Desfăşurarea interviurilor acordate de persoanele private de libertate ………. 452 A00802012 Întocmirea analizei zilnice de presă gen „Revista Presei" – monitorizarea presei 453


IX

A00802013 Crearea paginilor web aparţinând unităţilor penitenciare………………………….. 455 A00802016 Organizarea şi actualizarea bazei de date cu purtătorii de cuvânt din sistemul

administraţiei penitenciarelor şi a înlocuitorilor acestora………………………….. 456

A00802017 Crearea unei baze de date cu diverse statistici…………………………………….. 458 A00802018 Realizarea analizei lunare de presă……….………………………………………… 459 A00802019 Informarea purtătorului de cuvânt…………………..………………………………… 461 A00802020 Organizarea unui calendar cu principalele activităţi şi evenimente la nivelul

Administratiei Nationale a Penitenciarelor/ unităţilor penitenciare........................

462

A00803 Secretariat…………………………………………………………..………………………… 464 A00803001 Repartizarea lucrărilor în serviciul cabinet…………………………………………… 464 A00803002 Evidenţa concediilor de odihnă, medicale, de studii, a învoirilor etc. ……..……… 464 A00803003 Întocmirea ordinelor de serviciu pentru deplasarea în misiuni, concedii de

odihnă etc. ……………………………………………………………………………… 465 A00803004 Organizarea activităţii de primire în audienţă……………………………..………… 465 A00803005 Prezentarea mapelor cu corespondenţa externă directorului general/

directorului general adjunct/directorului de unitate………………………..……… 466 A00803006 Prezentarea mapelor cu corespondenţa internă directorului general/ directorului

general adjunct/directorului de unitate…………….........................................…… 467 A00803007 Prezentarea mapei cu corespondenţă clasificată…………………………………… 468 A00803008 Prezentarea corespondenţei clasificate directorului general/directorului general

adjunct/directorului de unitate............................................................................... 468 A009 Resurse Umane (D.M.R.U.)....................................................................................................

A00901 Resurse umane............................................................................................................ 470 472

A0901001 Întocmirea dosarului de încadrare.......................................................................... 473

A0901002 Detaşarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţieipenitenciare......................................................................................................... 477

A0901003 Delegarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţieIpenitenciare............................................................................................................ 482

A0901004 Mutarea functionarilor publici cu statut special din sistemul administraţieipenitenciare........................................................................................................... 485

A0901005 Punerea la dispoziţie şi suspendarea din funcţie a funcţionarilor publici cu statutspecial din sistemul administraţiei penitenciare.................................................... 489

A0901006 Selecţionarea şi întocmirea dosarelor candidaţilor pentru ACADEMIA DEPOLIŢIE „ALEXANDRU IOAN CUZA” şi ACADEMIA NAŢIONALĂ DEINFORMAŢII..........................................................................................................

492

A0901007 Fişa postului funcţionarilor publici cu statut special................................................ 495

A00902 Formare profesională……………………………………………………………………….. 497 A00902001 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de formare specializată a funcţionarilor

publici cu statut special debutanţi…………………………………………………… 497

Manual de proceduri

X

A00902002 Organizarea şi desfăşurarea cursurilor pentru dezvoltrea carierei .....………….. 502 A00902003 Organizarea şi realizarea planului lecţiei……...……..…………………………….. 504 A00902004 Pregătirea continuă a personalului, organizată de unităţi ……………………..… 505 A00902005 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor publici

cu statut special………………………………………...............................………… 507 A00602006 Organizarea şi executarea şedinţelor de tragere.................................................. 509 A00902007 Aprobarea şi planificarea pregătirii continue a personalului, prin cursuri.............. 513 A00902008 Organizarea şi desfăşurarea evaluării nivelului de pregătire fizică a

funcţionarilor publici cu statut special.................................................................... 515 A0902009 Organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut

special la pregătirea de specialitate...................................................................... 516 A0902010 Evaluarea anuală a funcţionarilor publici cu statut special .................................... 517 A0902011 Evaluarea parţială a funcţionarilor publici cu statut special.................................... 522 A0902012 Acordarea concediului de studii plătit..................................................................... 526

A00903 Evidenţă personal…………………………………………………………………………… 527 A0903001 Procedura operaţională a acordării gradaţiei funcţionarilor publici cu statut

special din sistemul administraţiei penitenciarelor................................................ 527 A0903002 Procedura operaţională a acordării gradelor profesionale funcţionarilor publici cu

statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor, după încadrarea însistemul administraţiei penitenciare.....................................................................

529

A0903003 Procedura operaţională a acordării sporului de 25% pentru agenţii care auabsolvit studii superioare...................................................................................... 532

A0903004 Procedura operaţională a acordării sporului de fidelitate funcţionarilor publici custatut special din sistemul administraţiei penitenciarelor...................................... 533

A0903005 Procedura operaţională a acordării concediului de odihnă şi a concediului deodihnă suplimentar................................................................................................ 534

A0903006 Acordarea concediilor fără plată.............................................................................. 537 A0903007 Acordarea învoirilor plătite....................................................................................... 539 A0903008 Procedura operaţională a acordării concediului pentru creşterea copilului, a

indemnizaţiei şi a stimulentului lunar.................................................................... 540

A0903009 Procedura operaţională a completării dosarului profesional şi a fişei de evidenţă 541 A0903010 Procedura operaţională a încetării raporturilor de serviciu...................................... 541 A0903011 Procedura operaţională a întocmirii dosarului de pensie........................................ 544 A0903012 Procedura operaţională a acordării salariilor de merit şi a sporului de 50 %......... 548 A0903013 Întocmirea situaţiilor statistice pentru personalul din sistemul administraţiei

penitenciare........................................................................................................... 554 A00904 Psihologia personalului………………………………………………..…………………… 573

A00904001 Procedura operaţională a selecţiei psihologice a personalului.............................. 573 A00904002 Procedura operaţională a evaluării psihologice periodice a personalului.............. 581 A00904003 Procedura operaţională de realizare a evaluării psihologice la sesizare.............. 585


XI

A00904004 Procedura operaţională de colaborare cu medicul psihiatru .............................. 587 A00904005 Procedura operaţională de acordare a asistenţei psihologice personalului

sistemului administraţiei penitenciare.................................................................. 587 A00904006 Procedura operaţională a examinării psihologice a angajaţilor pentru

dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii............... 589 A00904007 Procedura operaţională a testării psihologice periodice a aptitudinii în muncă a

personalului..........................................................................................................

593

A010 Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar............................................................................. A01001 Siguranţa deţinerii……………………………………………………………………………

597 597

A01001001 Realizarea controlului şi accesului personalului propriu în unităţile depenitenciare …………………………………………….……………..……………….. 599

A01001002 Realizarea controlului şi accesului persoanelor sosite în vizită la persoaneleprivate de libertate. ………………………………………………..………………….. 600

A01001003 Realizarea controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii care au accesîn unităţile de penitenciare. …………………………………………………………… 602

A01001004 Realizarea controlului şi accesului mijloacelor de transport în unităţile depenitenciare. ……………………………………………………………………………. 604

A01001005 Realizarea controlului şi accesului personalului propriu în sectorul de deţinere alunităţilor de penitenciare…………….………………………………………………… 605

A01001006 Realizarea controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii în sectorul dedeţinere al unităţilor. …………………………………………………………………… 607

A01001007 Realizarea controlului şi accesului mijloacelor de transport în sectorul dedeţinere. ………………………………………………………………………………… 608

A01001008 Realizarea controlului şi accesului persoanelor private de libertate în sectorulde deţinere……..………………………………………………………………………. 610

A01001009 Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere decătre agenţii repartizaţi în posturile de pază. ……………………………………….. 613

A01001010 Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere decătre agenţii repartizaţi în posturile de patrulă. ……………………………………. 615

A01001011 Succesiunea desfăşurării operaţiunilor destinate încărcării/descărcăriiarmamentului şi regulile de păstrare, manipulare, folosire şi întreţinere aarmamentului şi muniţiei de către personalul aflat în serviciu. ……………………

618

A01001012 Efectuarea uzului de armă cu ocazia efectuării serviciului pe perimetrul loculuide deţinere………………………………………..…………………………..………… 621

A01001013 Modul de deschidere şi închidere a uşilor şi grilajelor de la camerele dedeţinere, izolatoare şi a grilajelor de tronsonare de pe secţiile de deţinere. …… 622

A01001014 Modul de executare al serviciului de către agenţii aflaţi în posturi temporare desupraveghere pe timpul nopţii în exteriorul secţiilor de deţinere. ………………… 625

A01001015 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate în coloană pejos. ………………………………………………………………………………………. 626

Manual de proceduri

XII

A01001016 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu mijloace detransport auto….……………………………………………………………………….. 630

A01001017 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu ambarcaţiunifluviale………..…………………………………………………………………………. 634

A01001018 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la punctele delucru exterioare. ……………………………………………………………………….. 637

A01001019 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la organelejudiciare. ………………..………………………..................................................…. 641

A01001020 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la unităţispitaliceşti din afara unităţilor de penitenciare……………………………………… 646

A01001021 Modul de realizare al însoţirii şi supravegherii persoanelor private de libertateclasificate în regim semideschis, în afara locurilor de deţinere. ………………… 650

A01001022 Folosirea mijloacelor de imobilizare cu ocazia escortării persoanelor private delibertate în afara locurilor de deţinere………………………………………………… 653

A01001023 Efectuarea uzului de armă cu ocazia escortării persoanelor private de libertateîn afara locurilor de deţinere. ………………………………………………………… 657

A01001024 Modalitatea de utilizare a câinilor de serviciu....................................................... 659 A01001025 Modalitatea de utilizare a mijloacelor speciale...................................................... 660

A01002 Aplicarea Regimului Penitenciar…………………………………………………….…… 661 A01002001 Profilarea unităţilor……………………………….…………………………………….. 661 A01002002 Asigurarea dreptului la informaţie…………………………………………………….. 662 A01002003 Asigurarea dreptului la consultarea documentelor de interes personal………….. 662 A01002004 Asigurarea dreptului la petiţionare……………………………………………………. 664 A01002005 Asigurarea dreptului la corespondenţă……………………………………………… 665 A01002006 Asigurarea dreptului la convorbiri telefonice………………………………………… 667 A01002007 Asigurarea dreptului la plimbare zilnică……………………………………………… 667 A01002008 Asigurarea dreptului de a primi vizite………………………………………………… 668 A0100209 Asigurarea dreptului de a primi bunuri………………………………………………. 669 A01002010 Asigurarea dreptului de a efectua cumpărături……………………………………… 670 A01002011 Asigurarea dreptului la asistenţă diplomatică……………………………………….. 671 A01002012 Procedura de acordare a recompenselor …….……………………………………. 672 A01002013 Punerea în aplicare a recompenselor persoanelor private de libertate ………… 675 A01002014 Procedura disciplinară………………………………………………………….……… 676 A01002015 Punerea în aplicare a sancţiunilor disciplinare……………………………………… 677 A01002016 Efectuarea percheziţiei......................................................................................... 680

A01003 Asigurarea legalităţii deţinerii……………………………….…………………….……… 682 A01003001 Primirea persoanelor private de libertate în locurile de deţinere…................….. 682


XIII

A01003002 Înregistrarea modificărilor în situaţia juridică……………………………………….. 687 A01003003 Liberare condiţionată……………………………………………………………….…. 692 A01003004 Stabilirea regimului de executare…………………………………………………….. 695 A01003005 Schimbarea regimului de executare……………………………………………….... 697 A01003006 Transferarea persoanelor private de libertate………………………………….…… 700 A01003007 Punerea în libertate a persoanelor private de libertate……………………………. 704 A01003008 Aducerea la cunoştinţa persoanelor private de libertate a actelor de procedură.. 707 A01003009 Activităţi specifice serviciului/biroului evidenţă în caz de evadare........................ 708 A01003010 Gestionarea dosarului individual………………………..….………………………… 710 A010030011 Situaţii statistice……………………..........……..…………………….……………… 713 A01003012 Rezolvarea corespondenţei referitoare la situaţia juridică, aplicarea instituţiei

liberării condiţionate, transfer persoane private de libertate................................. 715

A01003013 Întocmirea situaţiilor statistice………………………….……………………………. 716 A01003016 Ţinerea evidenţei cetăţenilor statelor membre ale Uniunii Europene sau ale

Spaţiului Economic European care execută o pedeapsă privativă de libertate şiîmpotriva cărora a fost dispusă măsura de siguranţă a expulzării…..……………

718

A011 Prevenirea Criminalităţii În Mediul Penitenciar................................................................... A01101 Prevenirea criminalităţii…………………….……………………………………………… A01102 Analiză – sinteză……………………………………..………………………………………

720 720 720

A012 Informaţii clasificate............................................................................................................... A01201 Informaţii clasificate……………………….………………………………………………..

722 722

A01201001 Întocmirea şi actualizarea listelor cu informaţiile clasificate elaborate şi păstratede Administraţia Naţională a Penitenciarelor…………….………………..………… 722

A01201002 Consultarea documentelor clasificate existente în arhiva curentă a birouluiinformaţii clasificate……………………………………………………………………. 723

A01201003 Multiplicarea informaţiilor clasificate…………….……………………………….…… 723 A01201004 Organizarea evidenţei, păstrarea şi actualizarea certificatelor de securitate/

autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate secrete de stat ……..........……… 724

A01201005 Elaborarea normelor interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivitactelor normative în vigoare……………………….………………………………..… 725

A01201006 Gestiunea arhivei proprii de documente clasificate: ordonarea, inventarierea,păstrarea, depozitarea şi evidenţa acesteia……………………..…………….…… 726

A01201007 Exercitarea controlului asupra măsurilor privitoare la protecţia informaţiilorclasificate……………………………………………………………………………….. 726

A01201008 Elaborarea şi avizarea programului de prevenire a scurgerii de informaţiiclasificate deţinute de Administraţia Naţională a Penitenciarelor………………… 727

A0120109 Managementul activităţilor privind inventarierea anuală a documentelorclasificate la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor……………………

728

Manual de proceduri

XIV

A013 Juridic...................................................................................................................................... A01301 Contencios şi contracte…………………………….………………………………………

730 730

A01301001 Redactarea şi depunerea, în termenele procedurale, a cererilor de chemare înjudecată, plângerilor penale, întâmpinărilor, notelor de şedinţă, probelor şi aconcluziilor scrise, a motivelor care stau la baza exercitării căilor de atac, îndosarele în care Administraţia Naţională a Penitenciarelor este parte, şireprezentarea în faţa organelor de urmărire penală şi în faţa instanţelor dejudecată………………………………………………………………………………….

730

A01301002 Avizarea actelor interne………………………….…………………………………….. 731 A01301003 Avizarea contractelor încheiate de Administraţia Naţională a Penitenciarelor. … 732

A01302 Elaborare şi evidenţă acte normative şi administrative……………………………… 733 A01302001 Elaborarea actelor normative…………………………..……………………………… 733 A01302002 Întocmirea punctelor de vedere cu privire la problemele de drept ce se ivesc în

activitatea de aplicare a actelor normative……..……………………………………

734


1

Capitolul I Prezentare generală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Activitatea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se desfăşoară în conformitate cu prevederile Constituţiei României, Declaraţiei Universale a Drepturilor Omului, cu Recomandările Consiliului Europei cu privire la tratamentul deţinuţilor, cu dispoziţiile Legii nr. 293/2004 privind statutul funcţionarilor publici din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 51/1991 privind siguranţa naţională a României, legislaţiei execuţional-penale şi ale hotărârilor Guvernului date în aplicarea acestei legislaţii.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor aplică, în domeniile ce o privesc, strategia Guvernului României în executarea pedepselor şi măsurile privative de libertate pronunţate de instanţele de judecată.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor contribuie la apărarea ordinii publice şi a siguranţei naţionale prin asigurarea pazei, escortării, supravegherii. Activitatea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor este completată cu aplicarea regimului de detenţie, organizarea şi desfăşurarea de activităţi cu caracter lucrativ, de asistenţă socială şi educaţie destinate reinserţiei sociale a persoanelor private de libertate.

Potrivit Hotărârii Guvernului nr. 1849/2004, Administraţia Naţională a Penitenciarelor este o instituţie subordonată Ministerului Justiţiei, finanţată din subvenţii acordate de la bugetul de stat şi din venituri proprii. Funcţionează în baza regulamentului propriu de organizare şi funcţionare, aprobat prin Ordinul ministrului justiţiei nr. 2936/C/2003.

În prezent, în subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se află: 35 penitenciare, 3 centre de reeducare pentru minori, 6 penitenciare spital precum şi alte unităţi specifice:

Şcoala de Formare şi Perfecţionare a Pregătirii Agenţilor din Administraţia Naţională a Penitenciarelor Târgu Ocna;

Centrul de Formare şi Specializare a Ofiţerilor din Administraţia Naţională a Penitenciarelor Arad;

Baza de Aprovizionare, Gospodărire şi Reparaţii Bucureşti; Subunitatea de pază şi escortare deţinuţi transferaţi.

În conformitate cu Hotărârea Guvernului nr. 1849/2004 privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, conducerea administraţiei se exercită de către directorul general şi 3 directori adjuncţi.

Structura Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se compune din: 8 direcţii de specialitate – Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar, Direcţia Management

Resurse Umane, Direcţia Economico - Administrativă, Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT, Direcţia Medicală, Direcţia Inspecţie Penitenciară, Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, Direcţia pentru Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar;

5 servicii – cooperare şi programe, arhivă şi registratură generală, cabinet, juridic, audit intern; 1 birou informaţii clasificate.

Manual de proceduri

2

Principalele atribuţii şi competenţe ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: organizează şi coordonează activităţile referitoare la modul de executare a pedepselor privative de

libertate, a măsurii arestării preventive şi a măsurii educative de internare a minorilor în centre de reeducare, pronunţate de instanţele judecătoreşti;

coordonează, îndrumă şi controlează asigurarea pazei, escortării şi supravegherii condamnaţilor, arestaţilor preventiv şi minorilor din unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, astfel încât să se asigure prevenirea evenimentelor negative;

elaborează strategia de aplicare a regimului penitenciar, urmăreşte transpunerea ei în practică, ţine evidenţa nominală şi statistică a persoanelor private de libertate şi urmăreşte folosirea lor la activităţi productive, potrivit legii;

evaluează nevoile de asistenţă socială, educaţie şi terapeutice ale persoanelor private de libertate şi stabileşte strategia şi modalităţile de realizare a activităţilor de reintegrare socială a acestora;

organizează şi îndrumă activitatea de pregătire şcolară şi de calificare a persoanelor private de libertate şi coordonează planificarea etapelor şi a programelor educaţionale;

coordonează nemijlocit aplicarea şi respectarea legilor, instrucţiunilor şi ordinelor ministrului justiţiei şi deciziilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, referitoare la problematica resurselor umane, aplică legislaţia specifică numirii şi eliberării din funcţie a personalului, a recompensării şi sancţionării acestuia;


3

De ce un Manual de proceduri ?

Îmbunătăţirea managementului la nivelul administraţiei penitenciare a fost un obiectiv aflat întotdeauna în agenda fiecărui director. Şi un neîncetat deziderat. În acest scop , preocupările au vizat şi s-au îndreptat cu predilecţie către ameliorarea diferitelor funcţii specifice managementului. Unele dintre ele s-au orientat către resurse: materiale, financiare sau umane. De asemenea, unele au căutat transferul bunelor practici. Cu toate au contribuit, mai mult sau mai puţin, la schimbare. Unele au creat şi confuzie. De multe ori întrebările „ce să facem?”, „de ce facem?”, „cum facem?”, „când facem?”, sunt întrebări care au rămas fără răspuns.

În tot acest ansamblu de preocupări manageriale s-a omis un instrument deosebit de important prin rigurozitate, simplitate şi eficienţă: regula.

Un manual despre proceduri specifice reprezintă fără discuţie piatra de temelie pentru orice tip de organizaţie sau sistem administrativ. Cu atât mai mult pentru un sistem complex de servicii cum se prezintă administraţia naţională a penitenciarelor.

Depăşind zona teoretică, un manual de proceduri reprezintă o necesitate în condiţiile unui sistem penitenciar aflat în permanenţă schimbare şi căutare de o nouă identitate.

Absenţa unor instrumente programatice clare şi însuşite de toţi factorii responsabili a condus la apariţia unor disfuncţionalităţi evidente, dar mai cu seamă la o multitudine de soluţii aplicate în cazul aceleaşi activităţi, sau acţiuni. Fiecare responsabil funcţional se vede de multe ori pus în situaţia rezolvării diferitelor speţe fără să dispună de un mijloc care să–i îndrume demersul, iar rezultatele nu sunt în măsură să satisfacă aşteptările.

De asemenea, sistemul administraţiei penitenciare resimte nevoia unor etaloane de evaluare a activităţilor derulate de către personal. Imposibilitatea evaluării corecte este, poate, elementul perturbator cel mai evident.

Lipsa unui ghid, cu dublul rol de îndrumare şi control, induce în orice organizaţie ideea de sistem negestionat. Constatarea nu este foarte departe de adevăr!

Amploarea şi complexitatea acţiunilor derulate într-un sistem complex de servicii de natura administraţiei penitenciare nu mai permite prezenţa managerului în orice loc şi în orice moment. Din acest punct de vedere, Manualul de proceduri trebuie să fie un eficient suplinitor.

În acest context, buna funcţionare a administraţiei penitenciare şi obţinerea unor rezultate la nivelul aşteptărilor sunt condiţionate de existenţa unui astfel de instrument managerial.

Ca în orice acţiune de pionierat, suntem conştienţi că registrul primului manual de proceduri trebuie continuu dezvoltat. Complexitatea şi dinamica problematicii penitenciare vor impune benefice corecţii şi adăugiri. Acest lucru se va întâmpla, ori de câte ori situaţia o cere, cu aportul tuturor celor care sunt angrenaţi în acest complicat, important şi în acelaşi timp atrăgător demers.

Bucureşti 2008

Manual de proceduri

4

Abrevieri ACIS – Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale AI – Autoritate de Implementare ANP – Administraţia Naţională a Penitenciarelor BIC – Biroul Informaţii Clasificate BRUFP – Biroul Resurse Umane şi Formare Profesională CI – Control inopinat CT – Control tematic DEA – Direcţia Economico-Administrativă DEAP – Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială DIP – Direcţia Inspecţie Penitenciară DM – Direcţia Medicală DMRU – Direcţia Management Resurse Umane DSDRP – Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar DPCMP – Direcţia pentru Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar DTICIT – Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT DSPO – Adjunctul Responsabilului de Program FPSS – Funcţionar public cu statut special FPSSD - Funcţionar public cu statut special debutant FPSSDEF - Funcţionar public cu statut special definitiv NAC – Coordonatorul Naţional al Asistenţei ORNISS - Oficiul Registrului Naţional al Informaţiilor Secrete de Stat OPCP – Oficiul de Plăţi şi Contractare Phare PAO – Responsabil cu Autorizarea Programării PRAG – Ghid Practic RTA – Consilier Rezident Înfrăţire SAI – Serviciul Audit Intern SARG – Serviciul Arhivă şi Registratură Generală SC – Serviciul Cabinet SCP - Serviciul Cooperare şi Programe SJ – Serviciul Juridic SFP – Serviciul Formare Profesională SM – Stat Membru SPO – Responsabil de Program TRP – Raport Tehnic de Progres TW – Înfrăţire UIP – Unitate de Implementare a Programelor


5

Definiţii Termen Definiţie Acreditare (pentru jurnalişti) prezenţa unui jurnalist, ca reprezentant al unei publicaţii, în

sediul sau la activităţile unei organizaţii/ instituţii, la care accesul mass-media este permis.

Acurateţe 1. grijă deosebită, atenţie mare, exactitate în executarea unui lucru. 2. corectitudinea informaţiei în text, atât în ce priveşte conţinutul, cât şi forma. Corectitudinea gramaticală, nume, instituţii, cifre corecte, relaţii corect stabilite între persoane, instituţii, fenomene, soluţionarea corectă a datelor de context, raţionament condus corect, ierarhizarea corectă a informaţiei, neamestecul în acelaşi text a informării cu opinia.

Asistenţa psihologică consilierea psihologică a personalului în situaţiile în care, în viaţa personală sau profesională a acestora, au avut loc evenimente negative care se pot asocia cu un accentuat disconfort psihologic.

Afiş document publicitar sau de informare, format de obicei dintr-un element iconografic însoţit de un text scurt. Mesajul conţinut poate fi: politic, social, cultural, medical, comercial. Poate fi adresat direct publicului prin expunere în locuri intens circulate sau răspândit sub formă de foi volante cu suprafeţe relativ mari

Asistenţa medicală spitalicească Furnizarea de servicii medicale preventive, curative, de recuperare şi/sau paleative în unităţi sanitare cu paturi

Articol termen generic pentru orice text în mass-media tipărită. Relatarea, reportajul, ancheta, editorialul, cronica, recenzia etc. sunt articole.

Asistenţă medicală Aplicarea tuturor măsurilor profilactice, curative şi recuperatorii pentru asigurarea stării de sănătate

Asistenţă medicală primară Furnizarea îngrijirilor de sănătate cuprinzătoare, de prim contact, indiferent de natura problemei de sănătate, în contextul unei relaţii continue, în prezenţa bolii sau în absenţa acesteia

Asistenţa medicală de urgenţă Totalitatea serviciilor medicale acordate în condiţii critice care pun în pericol viaţa pacientului

Asistenţa medicală de specialitate Furnizarea de servicii medicale clinice şi paraclinice în regim ambulatoriu

Broşură publicaţie sub 50 de pagini care conţine: rapoarte, comunicări şi conferinţe publice, extrase, texte de mici dimensiuni.

Briefing de presă tehnică de comunicare, asemănătoare cu o conferinţă de presă, în care se supune atenţiei un singur subiect.

Caiet de evidenţă a pregătirii profesionale a funcţionarului public debutant

Caietul şi documentaţia întocmite de către funcţionarul public debutant în perioada de stagiu, prin care se consemnează şi se certifică activităţile zilnice desfăşurate de acesta.

Campanie de presă acţiune constantă a unei instituţii de presă/a mass-media, care constă în accentuarea pentru o vreme a unei atitudini/opinii în legătură cu un fapt/ cu o serie de fapte/ cu bunul mers al unei instituţii etc. Se obţine, astfel, un curent de opinie.

Manual de proceduri

6

Canal de comunicare mediul prin intermediul căruia un mesaj ajunge de la emiţător la receptor şi/sau invers. (ex.: poşta electronică, televiziunea etc.)

Chestionarul de personalitate un ansamblu de întrebări scrise, ordonate logic şi psihologic, care determină din partea persoanelor examinate răspunsuri înregistrate în scris.

Cod deontologic norme ale eticii profesionale, liber asumate. Colaborarea cu medicul psihiatru principala activitate prin care se evaluează, în cazul angajaţilor

care prezintă vulnerabilităţi psihologice accentuate (de risc), aptitudinea / inaptitudinea temporară sau definitivă / limitele de adaptare la solicitările profesionale specifice.

Discipline de sprijin Obiectele de studiu care, fără a face parte din categoria celor de specialitate, contribuie la îndeplinirea atribuţiilor profesionale.

Comunicare proces de transmitere de informaţii, idei, opinii, păreri fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul.

Comunicare de criză strategie de control a transmiterii de informaţii în situaţii deosebite.

Comunicare externă comunicare adresată către un public-ţintă din afara unei organizaţii/instituţii.

Comunicare internă comunicare destinată personalului din interiorul unei organizaţii/instituţii.

Comunicat de presă formă a comunicării instituţionale; invariabil, comunicatul de presă apare din iniţiativa sursei şi este intotdeauna scris.

Criza mediatică caz particular al crizei de comunicare în care mass-media intervin pentru a umple vidul de informaţie din surse oficiale, tinzând să devină surse de informaţie şi nu canale de transmitere a acesteia.

Cultura instituţională un set de valori care definesc o organizaţie şi care îi permit acesteia să se adreseze societăţii cu o singură voce, clară, pentru promovarea acestora; constituie unul din elementele ce determină credibilitatea şi încrederea publicului în respectiva organizaţie.

Declaraţie de presă formă verbală a comunicării instituţionale. Se realizează din iniţiativa emiţătorului în cadrul conferinţei de presă sau la solicitarea mass-media.

Debutul în carieră Etapa de familiarizare a funcţionarilor publici debutanţi cu problemele profesionale ale funcţiei pe care au ocupat-o prin concurs.

Dreptul la imagine dreptul persoanei/instituţiei ca activitatea acesteia să fie corect reflectată în mass-media.

Evaluarea psihologică periodică a personalului

activitatea prin care se urmăreşte cunoaşterea vulnerabilităţilor personalului şi propunerea unor măsuri de gestionare eficientă a acestora în scopul evitării producerii evenimentelor negative.

Evaluarea psihologică la sesizare activitatea solicitată de conducerea unităţii din care face parte angajatul implicat într-un eveniment profesional grav; are ca scop identificarea eventualelor aspecte psihopatologice care au condus la producerea evenimentului şi formularea recomandărilor de specialitate, în vederea ameliorării comportamentului dezadaptativ al angajatului în cauză.


7

Evaluator Funcţionar public definitiv, selecţionat de conducerea instituţiei care este, de regulă, şeful ierarhic din cadrul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public debutant. În cazul în care nu există funcţionar public de conducere care să coordoneze activitatea compartimentului, evaluator va fi numit funcţionarul public definitiv cu ceea mai mare funcţie de conducere din domeniul de activitate.

Eveniment 1. întâmplare importantă, fapt de mare însemnătate. 2. schimbare de situaţie cu impact asupra unui public-ţintă, ce poate face obiectul unei acţiuni de relaţii publice. 3. ceea ce decid jurnaliştii că este o ştire

Etalon scara valorică de referinţă la care sunt raportate diferite performanţe individuale, care permite situarea unei valori individuale, prin raportarea la ansamblul valorilor obţinute de o populaţie, la un anumit nivel şi interpretarea ei în conformitate.

INFOSEC conform art. 237 din HG 585/2002 – ansamblul măsurilor şi structurilor de protecţie a informaţiilor clasificate care sunt prelucrate, stocate sau transmise prin intermediul sistemelor informatice de comunicaţii şi al altor sisteme electronice, împotriva ameninţărilor şi a oricăror acţiuni care pot aduce atingere confidenţialităţii, integrităţii, disponibilităţii autenticităţii şi nerepudierii informaţiilor clasificate precum şi afectarea funcţionării sistemelor informatice, indiferent dacă acestea apar accidental sau intenţionat. Măsurile infosec acoperă securitatea calculatoarelor, a transmisiilor, a emisiilor, securitatea criptografică, precum şi depistarea şi prevenirea ameninţărilor la care sunt expuse informaţiile şi sistemele;

Interviul psihologic

tehnica de obţinere, prin întrebări, a informaţiilor legate de cunoaşterea unei persoane, a opţiunilor sale, a experienţei personale, dar şi a modului de a interpreta situaţii, probleme, reacţii, evenimente în care a fost implicată.

Feed-back 1. mesaj specific prin care Emitentul primeşte de la Receptor un anumit răspuns cu privire la mesajul comunicat. 2. Informaţie recepţionată din partea unei audienţe ca răspuns la o activitate de relaţii publice.

Fişa - tip interviu proba care constă în solicitarea adresată candidaţilor de a analiza şi soluţiona, fără limită de timp şi fără nici un fel de alte restricţii, o serie de situaţii ipotetice construite pe baza similarităţii lor cu situaţiile cu care ocupanţii postului vizat se confruntă în mod obişnuit / se pot confrunta în îndeplinirea atribuţiilor de serviciu.

Formare specializată Totalitatea activităţilor destinate dobândirii cunoştinţelor teoretice şi formării deprinderilor practice din perioada de stagiu a funcţionarului public debutant.

Funcţii unice Funcţie care este unică în ştatul de organizare al unităţii şi care este subordonată în mod direct directorului unităţii (de exemplu, consilier juridic).

Funcţionar public debutant Persoana care ocupă, în urma concursului o funcţie publică în sistemul administraţiei penitenciare şi care are mai puţin de 3 ani vechime în specialitatea corespunzătoare studiilor absolvite sau care are mai puţin de 3 ani vechime în instituţii de apărare naţională, ordine publică şi siguranţă naţională.

Manual de proceduri

8

Gestionarea crizelor activitate complexă ce implică pe de o parte anticipare, realizarea unor scenarii de ţinere sub control şi rezolvare a crizelor, iar pe de altă parte un răspuns rapid la apariţia crizei, o disciplină fermă în respectarea soluţiei adoptate, atât din partea echipei de relaţii publice, cât şi a conducerii organizaţiei.

Informaţie de interes public orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din activităţile unei autorităţi publice sau instituţii publice, indiferent de suportul ori forma sau modul de exprimare a informaţiei.

Informaţie cu privire la datele personale

orice informaţie privind o persoană fizică identificată sau identificabilă

Internet totalitatea calculatoarelor şi a reţelelor de calculatoare de pe tot cuprinsul globului, care comunică între ele prin intermediul protocolului TCP/IP.

Interviu dialog în care, în mod ideal, jurnalistul pune întrebări, iar interlocutorul său (sursa) răspunde. Întrucât scopul este colectarea informaţiei, întrebările trebuie să vizeze factualul, începând cu mesajul esenţial şi continuând cu întrebări care vizează detaliile

Intervenţie medicală Orice examinare, tratament medical în scop preventiv, terapeutic sau de reabilitare

Intranet reţea de calculatoare proiectată pentru a asigura comunicarea şi schimbul de informaţii în cadrul unei organizaţii. În general, fişierele şi programele dintr-o reţea Intranet sunt protejate împotriva accesului utilizatorilor din afara reţelei. Prin utilizarea reţelei Intranet se urmăreşte asigurarea accesului la baze de date specifice, distribuirea pe cale electronică a diferitelor documente şi programe, asigurarea unor servicii angajaţilor.

Instituţie publică instituţie care utilizează resurse financiare publice. Îndrumător Funcţionar public definitiv, selecţionat de conducerea instituţiei,

de regulă din cadrul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public debutant. Îndrumătorul trebuie să aibă experienţă, abilităţi şi competenţe specifice recunoscute. Este desemnat în scopul îndrumării profesionale a unui funcţionar public debutant, pe perioada determinată a stagiului, conform unei planificări prealabile şi în baza unor criterii specifice: să fie mai mare cu cel puţin un grad profesional faţă de funcţionarul public debutant, să aibă vechime de minim 2 ani în unitate şi să fi fost apreciat cu calificativul „foarte bun” sau „excepţional” în ultimii 2 ani. Nu poate avea calitatea de îndrumător, funcţionarul public definitiv care este incompatibil, conform art. 10 din OMJ 2793/C/2004).

Lobby domeniu specializat care creează şi menţine relaţii cu guvernul în scopul influenţării iniţiativelor acestuia, prin diferite mijloace de presiune sau persuasiune.

Luare de poziţie difuzare a unui comunicat de presă exprimând un punct de vedere asupra unui subiect controversat.

Manipulare acţiune prin care din interiorul sau exteriorul unei organizaţii, în mod premeditat se pun în funcţiune strategii de deformare a reprezentărilor pe care membrii unei organizaţii le au cu privire la rolul şi statutul lor şi cu privire la organizaţia din care fac parte, pentru a obţine slăbirea, destructurarea, pierderea legitimităţii şi identităţii, controlul fără nici un fel de rezistenţă.


9

Mass-media termen generic care desemnează orice mijloc de comunicare în masă (presă tipărită, agenţie de presă, radio, televiziune, cinema, afişaj) şi care desemnează, în acelaşi timp, un intermediar care transmite un mesaj către un grup.

Multimedia programe suplimentare introduse în calculator pentru a trata sunetul, datele, imaginile ori toate la un loc.

Necesar de pregătire Diferenţa dintre starea existentă şi ceea ce se doreşte a fi. Reprezintă totalitatea activităţilor de pregătire profesională care urmează a se desfăşura în baza diagnosticării activităţilor profesionale precedente.

Notele standardizate punctajele brute raportate la etalon, în vederea comparării scorurilor brute la probe diferite ale aceleaşi persoane sau ale unor persoane diferite.

Opinie publică ansamblul opiniilor individuale asupra unor chestiuni de interes public care pot influenţa comportamentul indivizilor şi al grupurilor.

Ordin de tragere Document prin care se reglementează categoria de personal, categoria de armament şi muniţie folosită, personalul de serviciu planificat în poligon, personalul responsabil cu ridicarea modul de transport şi distribuirea armamentului şi muniţiei.

ORNISS conform art. 3 din HG 585/2002 – Oficiul Registrului Naţional al Informaţiilor Secrete de Stat

Planuri strategice planuri pe termen lung. Planul anual de pregătire Documentul care reglementează activitatea de pregătire a

funcţionarilor publici cu statut special pe parcursul unui an de pregătire.

Persoană privată de libertate Persoana aflată în executarea unei pedepse privative de libertate, a unei măsuri educative de internare într-un centru de reeducare sau aflată în arest preventiv

Planuri tactice planuri pe termen scurt pentru îndeplinirea planurilor strategice Perfecţionarea profesională Ansamblul activităţilor desfăşurate de-a lungul carierei

profesionale a funcţionarilor publici cu statut special definitivi din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi din unităţile subordonate, activităţi care asigură dezvoltarea competenţelor profesionale necesare îndeplinirii atribuţiilor prezente şi preconizate ale posturilor pe care aceştia le ocupă.

Pregătirea de specialitate Procesul de pregătire prin care se asigură cunoştinţe şi deprinderi necesare îndeplinirii atribuţiilor specifice.

Proces de evaluare Procesul prin care se compară un rezultat cu un obiectiv, situaţia de la care s-a plecat şi la care s-a ajuns. Reprezintă un feedback indispensabil pentru formator şi, în acelaşi timp, constituie un mijloc de informare.

Programa analitică Modalitatea prin care cursanţii trec de la nivelul existent sau cel iniţial al cunoştinţelor, abilităţilor şi experienţei lor, prin condiţii impuse de organizatorii cursanţilor, la nivelul final al acestora.

Promovarea sănătăţii

Procesul care oferă individului şi colectivităţilor posibilitatea de a-şi controla şi îmbunătăţi sănătatea sub raport fizic, psihic şi social şi de a contribui la reducerea inechităţilor în sănătate;

Public-ţintă grup de persoane fizice/juridice ce fac obiectul acţiunilor de relaţii publice.

Punctajul brut pentru fiecare probă

numărul răspunsurilor corecte oferite de o persoană la probă.

Manual de proceduri

10

Raportul de evaluare psihologică documentul care cuprinde într-o formă sintetică toate informaţiile din fişele de observaţie completate individual de fiecare psiholog cu ocazia susţinerii interviului psihologic cu o persoană.

Răspunsul simptomatic răspunsul prin care persoana admite prezenţa unor comportamente, trăiri, manifestări potenţial dezadaptative.

Selecţia psihologică a personalului

activitatea prin care se urmăreşte admiterea în concurs a candidaţilor ale căror capacităţi intelectuale, abilităţi psihice generale, structură de personalitate permit îndeplinirea în condiţii lipsite de risc a sarcinilor profesionale.

Solicitarea de informaţii de interes public

acţiunea verbală sau scrisă (pe suport de hârtie sau electronic), prin care o persoană (fizică sau juridică, română sau străină) poate cere informaţii considerate ca fiind de interes public.

Sondaj (de opinie ) tehnică de observare statistică, prin investigarea unui eşantion reprezentativ al unei populaţii.

Stagiul de practică Program de formare derulat la locul de muncă al funcţionarului public debutant, destinat dezvoltării de competenţe şi aptitudini specifice, necesare în exercitarea atribuţiilor.

Supravegherea medicală Activitatea de colectare sistematică şi continuă, analiza, interpretarea şi diseminarea datelor privind starea de sănătate a populaţiei, bolile transmisibile şi netransmisibile, pe baza cărora sunt identificate priorităţile de sănătate publică şi sunt instituite măsurile de prevenire şi control;

Şef profesional Şeful direct, care coordonează şi îndrumă activitatea funcţionarului, având în acelaşi timp şi atribuţii de control.

Ştire text succint de agenţie, de ziar, de radio, de televiziune, care reprezintă o primă avizare a unui fapt socialmente semnificativ.

Testul de atenţie

proba care măsoară fie capacitatea de concentrare a subiectului pe o singură sarcină pe care o are de rezolvat (focalizarea atenţiei), fie capacitatea de comutare rapidă de la un aspect la altul al sarcinii (distributivitatea atenţiei).

Testul de nivel intelectual

proba care măsoară capacitatea individului de a surprinde logica diferitelor situaţii, în vederea acţionării adecvate.

Vaccinarea Metodă de imunizare activă profilactică împotriva unor boli, prin inocularea unui vaccin.

Vaccinurile Preparate biologice dotate cu proprietăţi antigenice, care declanşează apariţia răspunsului imun la organismele supuse vaccinării


11

Capitolul II Responsabili cu elaborarea procedurilor

• Direcţia Management Resurse Umane

1. Subcomisar Elena MÂNDRU 2. Subinspector Raluca STUPARU 3. Comisar Sorin MUNTEANU Responsabili teritoriu: 1. Subcomisar Iftinca Gheorghe – Penitenciarul Gherla 2. Inspector Asandei Ana – Penitenciarul Poarta Albă 3. Subcomisar Mureşan Dorin – Penitenciarul Spital Dej 4. Inspector principal Românu Claudiu – Penitenciarul Spital Bucureşti Jilava 5. Subinspector Vădan marius – Penitenciarul Bacău 6. Subinspector Bâlc Cătălin – Penitenciarul Bacău 7. Subcomisar Miklos Zoltan – Penitenciarul Târgu Mureş 8. Agent şef principal Gavrilă Constantin – Penitenciarul Focşani 9. Comisar Puşcaş MIrcea – Penitenciarul Tulcea 10. Subcomisar David Costin – Penitenciarul Slobozia 11. Comisar Hădărag Gabriela Emilia - S.F.P.P. A. Târgu Ocna

• Direcţia Economico – Administrativă

1. Subcomisar Mariana DUPLEA 2. Inspector principal Mircea Spiridon 3. Comisar Relu MANOLACHE

• Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar

1. Comisar Cornel MARIN 2. Subcomisar Denis DARIE 3. Inspector Daniel MICLESCU 4. Comisar şef Valentin LUPU Responsabili teritoriu: 1 Comisar şef Moldovan Adrian – Penitenciarul Gherla 2 Comisar şef Diţă Ion – Penitenciarul Focşani 3. Comisar Căminişteanu Gheorghe – Penitenciarul Bucureşti Jilava 4. Subcomisar Dinişor Viorel – Penitenciarul Colibaşi 5. Subcomisar Coţofană Răzvan – Penitenciarul Bucureşti Rahova 6. Subcomisar Mureşan Dorin – Spitalul Penitenciar Dej 7. Comisar şef Chitoşcă Ion – Penitenciarul Iaşi 8. Comisar şef Dobra Petru – Penitenciarul Arad 9. Comisar şef Muscalu Florentin – Penitenciarul Giurgiu

Manual de proceduri

12

• Direcţia de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială 1. Inspector principal Loredana CORDUNEANU Responsabili teritoriu: 1. Subcomisar Preda Roxana – Penitenciarul Colibaşi 2. Subcomisar Fetche Alin – Penitenciarul Gherla 3. Subcomisar Aparaschivei Doru – Penitenciarul Codlea 4. Subcomisar Livadariu Cristina – Penitenciarul Botoşani

• Direcţia Inspecţie Penitenciară 1. Inspector principal Iulian NEAGU 2. Inspector principal Cristina DUMITRAN

• Direcţia Medicală 1. Comisar Geta CUCU 2. Subinspector Mădălina SPIRESCU Responsabili teritoriu: 1. Comisar şef Apăvăloaei Mihai – Penitenciarul Spital Bucureşti Jilava 2. Comisar Mocanu Adrian – Penitenciarul Spital Rahova 3. Comisar şef Burea Cristian – Penitenciarul Spital Rahova 4. Comisar şef Hulpoi Lucian 5. Comisar şef Bârzan Cristina 6. Comisar şef Nădrag Dumitru

• Direcţia Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar 1. Subcomisar Marian POPESCU 2. Comisar Cornel RĂDUŢĂ

• Direcţia Exploatarea Tehnologiei şi Informaţiei 1. Comisar şef Mircea PETRESCU 2. Subcomisar Eugen FÂNTÂNĂ 3. Subcomisar Sorin GRECU Responsabili teritoriu: a) pentru proceduri hardware (instalare, intervenţii, depanare, etc.) 1. Subcomisar Voiculeţ Cătălin – Penitenciarul Slobozia 2. Comisar şef Bucur Ovidiu – Penitenciarul Codlea

b) pentru proceduri administrare software de bază şi aplicaţii uzuale (sisteme de operare, client de mail, office, ISA, etc.)

1. Subcomisar Oprea Adrian – Penitenciarul Colibaşi 2. Inspector principal Vochici Manuc – Penitenciarul Giurgiu

c) pentru proceduri securitate (antivirus, securizare incinte, securizare DMZ, gestiune utilizatori, politici de securitate, etc.)

1. Subcomisar Lorentz Adrian – Penitenciarul Târgşor 2. Inspector principal – Iordan Marius – Penitenciarul Vaslui


13

d) pentru proceduri aplicaţii (toate aplicaţiile care rulează în sistemul penitenciar) 1. Inspector principal Aghiorghiesei George – Penitenciarul Iaşi 2. Subcomisar Dumitracu Maria – Penitenciarul Miercurea Ciuc

• Serviciul Juridic 1. Subinspector Laura IVAN Responsabili teritoriu: 1. Tornean Adrian – Penitenciarul Arad 2. Darângă ulian – Penitenciarul Botoşani 3. Blăgan Laura – Penitenciarul Focşani 4. Stănică Florinel – Penitenciarul Giurgiu 5. Stroie Eena – Penitenciarul Ploieşti 6. Gurgu Emilian – Penitenciarul Poarta Albă 7. Chertes Adrian – Penitenciarul Târgu Jiu 8. Cristovescu Alexandra – Penitenciarul Spital Bucureşti Rahova 9. Docan Vasile – C.R. Târgu Ocna

• Serviciul Arhivă şi Registratură Generală 1. Inspector principal Daniela MARCOŞANU 2. Agent şef adjunct Mirela ŞTEFAN 3. Agent Mona GRIGORIU

• Serviciul Cooperare şi Programe 1. Comisar Mihaela BONAŢIU 2. Inspector principal Mariana IARÂM

• Serviciul Cabinet 1. Subinspector Valentin MUNTEAN 2. Comisar şef Dana Cenuşă Responsabili teritoriu: 1. Subinspector Donciu Dan – Penitenciarul Gherla 2. Agent şef Barbu Dan – Penitenciarul Craiova 3. Subinspector Rusu Dan – Penitenciarul Codlea 4. Subcomisar Necula Denisa – Penitenciarul Colibaşi 5. Agent principal –Ilieş Ramona – C.R. Buziaş 6. Subinspector Crăciun Gianina – Penitenciarul Galaţi 7. Agent principal Johanna Popescu – Penitenciarul Bucureşti - Rahova

• Biroul Informaţii Clasificate 1. Comisar şef Niculina GHIŢĂ

Manual de proceduri

14

Capitolul III A001 Cooperare internaţională şi programe

A00101 Cooperare internaţională PROCEDURA A00101001: REALIZAREA TRADUCERILOR Scop: Transmiterea de informaţii relevante pentru domeniul penitenciar. Premise: Facilitarea înţelegerii de către specialiştii români a informaţiilor elaborate într-o limbă de circulaţie internaţională, facilitarea comunicării cu partenerii străini prin înţelegerea de către aceştia a informaţiilor elaborate în limba română, precum şi diseminarea acestor informaţii, în scopul îmbunătăţirii cunoştinţelor de specialitate ale personalului de penitenciare. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

Responsabili Acţiuni A. Traduceri iniţiate în cadrul SCP: Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea. Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea. Membrii SCP 3. Traduc documentul. 4. Redactează o Notă prin care se înaintează conducerii ANP

documentul tradus, spre avizare. Şeful SCP 5. Avizează Nota de înaintare şi documentul tradus. Secretariatul SCP 6. Înaintează conducerii ANP Nota, împreună cu documentul tradus,

spre avizare. Secretariatul SCP 7. Asigură transmiterea copiilor lucrării către toţi factorii interesaţi. 8. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP. B. Traduceri realizate la solicitarea altor părţi: Secretariatul SCP 1. Primeşte solicitarea de realizare a traducerii, în scris, prin Condica de

predare-primire a documentelor. Documentul va conţine rezoluţia/decizia conducerii ANP privind realizarea traducerii.

Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea. Membrii SCP 3. Traduc documentul. 4. Redactează o Notă prin care se înaintează conducerii ANP

documentul tradus, spre avizare. Şeful SCP 5. Avizează Nota de înaintare şi documentul tradus. Secretariatul SCP 6. Înaintează conducerii ANP Nota, împreună cu documentul tradus,

spre avizare. 7. Asigură transmiterea copiilor lucrării către toţi factorii interesaţi. Secretariatul SCP 8. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101001) Nr. crt. Denumire document 1 Document original (netradus) 2 Traducere / Document tradus


15

3 Notă de înaintare a traducerii 4 Notă prin care se solicită efectuarea traducerii 5 Condică de predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101002: ELABORAREA DIFERITELOR RAPOARTE REFERITOARE LA SITUAŢIA

SISTEMULUI PENITENCIAR Scop: Întocmirea unor rapoarte la solicitarea diferitelor organisme şi in stituţii naţionale şi internaţionale din domeniu. Premise: Întocmirea de diverse rapoarte privind situaţia sistemului penitenciar românesc, la solicitarea diferitelor organisme şi instituţii internaţionale, în special în ceea ce priveşte monitorizarea şi respectarea drepturilor omului, precum şi respectarea angajamentelor luate de ţara noastră în domeniul judiciar. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

Responsabili Acţiuni Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea. Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea. Membrii SCP 3. Redactează o Notă prin care solicită informaţii relevante pentru

redactarea materialului. 3.1. Nota cuprinde, după caz:

- tipul de informaţii solicitate; - perioada de referinţă, - termenul de primire a informaţiilor.

Şeful SCP 4. Avizează Nota de mai sus. 5. Transmite Nota Direcţiilor / Serviciilor / Unităţilor penitenciare cu competenţe în domeniu.

Secretariatul SCP

6. Primeşte Notele cu răspunsurile Direcţiilor / Serviciilor / Unităţilor penitenciare cu competenţe în domeniu. 7. Centralizează şi sintetizează informaţiile primite. Membrii SCP 8. Redactează un Raport.

Şeful SCP 9. Avizează Raportul. 10. Înaintează Raportul conducerii ANP, spre aprobare. 11. După aprobare, transmite Raportul către solicitanţi.

Secretariatul SCP

12. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP, împreună cu documentaţia anexă.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101002) Nr. crt. Denumire document 1 Solicitare / Document iniţial 2 Notă prin care solicită informaţii 3 Notă de răspuns de la Direcţiile / Serviciile / Unităţile penitenciare 4 Raport 5 Condică predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101003: ÎNCHEIEREA UNOR ACORDURI / PROTOCOALE DE COLABORARE Scop: Asigurarea unui schimb reciproc de informaţii relevante, exemple de bună practică, precum şi a continuităţii relaţiilor cu partenerii străini prin semnarea unor Acorduri / Protocoale de colaborare.

Manual de proceduri

16

Premise: Colaborarea cu instituţii străine similare, din domeniul penitenciar, îmbunătăţeşte activitatea desfăşurată în cadrul sistemul penitenciar din ţara noastră, prin realizarea unui schimb reciproc de experienţă. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

Responsabili Acţiuni Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea. Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea. Membrii SCP 3. Redactează şi negociază cu partenerii străini un Proiect de Protocol de

colaborare. Poartă corespondenţă cu partenerii străini în vederea stabilirii unei forme, agreate de comun acord. Colaborează cu reprezentanţii Ministerului Justiţiei şi ai altor ministere.

Şeful SCP 4. Definitivează şi propune conducerii ANP avizarea formei finale a Proiectului de Protocol de colaborare.

Secretariatul SCP 5. Înaintează conducerii ANP, spre avizare, Proiectul de Protocol de colaborare. 6. Redactează un Proiect de Memorandum prin care se propune aprobarea negocierii şi semnării Protocolului de colaborare. Memorandumul se adresează primului ministru, se semnează de ministrul justiţiei şi se avizează de ministrul afacerilor externe.

Membrii SCP

7. Redactează o Notă prin care înaintează Proiectul de Protocol de colaborare şi Memorandumul, spre analiză şi aprobare, reprezentanţilor Direcţiei Drept Internaţional şi Tratate, din cadrul Ministerului Justiţiei.

Şeful SCP 8. Propune conducerii ANP avizarea Notei de mai sus. Secretariatul SCP 9. Înaintează conducerii ANP, spre avizare, Nota de înaintare a

Proiectului de Protocol de colaborare şi a Memorandumului către Ministerul Justiţiei. 10. Redactează un Proiect de Scrisoare către Ministerul Afacerilor Externe, prin care se solicită avizarea Memorandumului. Scrisoarea se semnează de ministrul justiţiei şi se trimite la Ministerul Afacerilor Externe, de către reprezentanţii Ministerului Justiţiei.

Membrii SCP

11. Redactează un Proiect de Adresă către Secretariatul General al Guvernului, prin care se solicită avizarea Memorandumului. Adresa se semnează de către ministrul justiţiei şi se trimite de către reprezentanţii Ministerului Justiţiei, la Secretariatul General al Guvernului.

Secretariatul SCP 12. Transmite către Ministerul Justiţiei următoarele documente: - Nota de înaintare a Proiectului de colaborare şi a

Memorandumului; - Proiect de Protocol de colaborare; - Memorandum; - Proiect de Scrisoare către Ministerul Afacerilor Externe, prin care

se solicită avizarea Memorandumului; - Proiect de Adresă către Secretariatul General al Guvernului, prin

care se solicită avizarea Memorandumului. Secretariatul SCP 13. Clasează exemplarul 2 al documentelor de mai sus la SCP. Membrii SCP 14. După semnarea documentelor de mai sus de către toţi factorii

interesaţi, colaborează cu partenerii străini în vederea stabilirii unei întâlniri ce va avea ca scop semnarea Protocolului de colaborare.

14.1. În cazul în care întâlnirea se organizează în ţara noastră, se aplică procedura nr. A00101006.

14.2. În cazul în care întâlnirea se organizează în ţara parteneră, se aplică procedura nr. A00101004.

Conducerea ANP 15. Semnează Protocolul de colaborare cu partenerii străini. Membrii SCP 16. Iniţiază şi derulează activităţile prevăzute în cadrul Protocolului de

colaborare.


17

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101003) Nr. crt. Denumire document 1 Document iniţial (adresă, mail etc) 2 (Proiect de) Protocol de colaborare 3 Memorandum 4 Notă de înaintare a Proiectului de Protocol de colaborare şi a Memorandumului 5 (Proiect de) Scrisoare către Ministerul Afacerilor Externe, prin care se solicită avizarea

Memorandumului 6 (Proiect de) Adresă către Secretariatul General al Guvernului, prin care se solicită avizarea

Memorandumului 7 Condică de predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101004: ELABORAREA .DOCUMENTAŢIEI NECESARE DEPLASĂRII ÎN

STRĂINĂTATE, ÎN INTERES DE SERVICIU Scop: Elaborarea documentelor şi realizarea demersurilor necesare deplasării în străinătate, în interes de serviciu. Premise: Respectarea prevederilor legale privind efectuarea deplasărilor în străinătate, în interes de serviciu. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Responsabili Acţiuni Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează Invitaţia sau documentul privind aprobarea

deplasării. 2. Redactează o Notă de fundamentare referitoare la deplasarea în străinătate, în interes de serviciu.

2.1. Nota de fundamentare cuprinde date privind: - denumirea evenimentului; - locaţia, ţara; - organizatorii evenimentului; - perioada deplasării; - numele, gradul şi funcţia participanţilor; - cheltuielile suportate de partea română; - cheltuielile suportate de alte părţi; - mijloacele de transport;

- cuantumul diurnei. 3. Redactează un Proiect de Ordin al ministrului justiţiei, referitor la deplasarea în străinătate, în interes de serviciu.

3.1. Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei cuprinde: - temeiul legal; - denumirea evenimentului; - locaţia, ţara; - organizatorii evenimentului; - perioada deplasării; - numele, gradul şi funcţia participanţilor; - cheltuielile suportate de partea română; - cheltuielile suportate de alte părţi; - mijloacele de transport; - cuantumul diurnei.

Membrii SCP

4. Redactează o Adresă prin care informează participanţii cu privire la obligaţiile pe care aceştia le au, înainte şi după efectuarea deplasării (elaborare Proiect mandat, elaborare Raport vizită, returnare paşaport serviciu, efectuare decont etc.).

Şeful SCP 5. Semnează Adresa mai sus menţionată.

Manual de proceduri

18

Secretariatul SCP 6. Transmite persoanei care urmează să efectueze deplasarea în interes de serviciu un exemplar al Adresei de informare, prin Condica de predare primire a documentelor, fax, e-mail etc. 7. Centralizează informaţiile transmise de persoanele care urmează să efectueze deplasarea în interes de serviciu şi elaborează un Proiect de mandat, în conformitate cu modelul menţionat în anexa OMJ nr. 979/C/31.03.2008.

Membrii SCP

8. Redactează o Notă de înaintare a documentelor de mai sus către Ministerul Justiţiei, spre a fi analizate şi semnate de ministrul justiţiei.

Şeful SCP 9. Propune spre avizare/aprobare, la nivelul ANP, următoarele documente: - Nota de înaintare a documentaţiei către Ministerul Justiţiei; - Nota de fundamentare; - Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei; - Proiectul de mandat. 10. Înaintează Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei la SJ, spre avizare. 11. Înaintează următoarele documente la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare: - Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei; - Nota de fundamentare.

Secretariatul SCP

12. Înaintează conducerii ANP, spre semnare şi avizare, următoarele documente:

- Nota de înaintare a documentelor către Ministerul Justiţiei; - Nota de fundamentare; - Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei; - Proiectul de mandat.

Membrii SCP 13. Pregătesc documentaţia ce urmează a fi înaintată la Ministerul Justiţiei: (Nota de înaintare a documentelor, Nota de fundamentare, Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei, Proiectul de mandat, invitaţia oficială, documentaţia anexă relevantă etc). 14. Înaintează documentele de mai sus, spre analiză şi semnare, la Ministerul Justiţiei.

Secretariatul SCP

15. După aprobarea acestora la Ministerul Justiţiei, transmite copii ale Notei de fundamentare şi Ordinului ministrului justiţiei, prin Condica de predare-primire a documentelor, către DEA. 16. Efectuează demersurile necesare în vederea desfăşurării în bune condiţii a deplasării:

- rezervă bilete transport; - rezervă camere hotel; - înregistrează participanţii la eveniment; - poartă corespondenţă cu organizatorii; - efectuează demersurile necesare obţinerii de vize; - demarează procedura de solicitare a paşapoartelor de serviciu A00101005.

Membrii SCP

17. Redactează un Raport de necesitate (sau mai multe, după caz) în vederea avansării sumelor necesare achiziţionării de bilete de transport, asigurări medicale, vize, paşapoarte de serviciu, plata taxelor de înscriere la anumite evenimente etc.

Şeful SCP 18. Propune spre avizare Raportul de necesitate. 19. Înaintează Raportul de necesitate la DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare.

Secretariatul SCP

20. Înaintează Raportul de necesitate conducerii ANP, spre aprobare. 21. Ridică avansul de la casierie. 22. Achiziţionează cele necesare, conform Raportului de necesitate.

Membrii SCP

23. Redactează un Raport de decont (sau mai multe, după caz) pentru sumele avansate, la care anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, bilete, asigurări medicale etc, originale sau copii).


19

24. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea şi legalitatea acestora.

Şeful SCP

25. Avizează Raportul de decont. Secretariatul SCP

26. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi aprobare. 27. Restituie la casierie sumele de bani necheltuite. 28. Înmânează participanţilor documentele de călătorie (Invitaţie, Ordin MJ, bilete, asigurări medicale, rezervări etc. în original sau copie).

Membrii SCP

29. La întoarcerea din deplasare, înaintează Raportul vizitei la Ministerul Justiţiei şi solicită acordul conducerii ANP în vederea publicării acestuia pe site-ul ANP.

Secretariatul SCP 30. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu toată documentaţia anexă. Menţiuni:

• 1) În cazul în care invitaţia nu este nominală, participanţii vor fi selectaţi pe bază de concurs sau prin numirea, de către conducerea ANP, a unor specialişti care pot reprezenta corespunzător interesele instituţiei. În cazul în care în invitaţie nu sunt menţionate cheltuielile suportate de partenerii străini, se va lua legătura cu aceştia pentru a se clarifica aceste aspecte; în acest sens, se va purta corespondenţă internaţională cu partenerii străini, în vederea retransmiterii invitaţiei; Dacă invitaţia este completă, se trece la punctul următor.

• 2) În cazul în care, după semnarea actelor conform procedurii de mai sus, din motive obiective, una sau mai multe persoane nu mai pot efectua deplasarea în interes de serviciu, vor fi selectaţi alţi participanţi pe bază de concurs sau prin numirea, de către conducerea ANP, a unor specialişti care pot reprezenta corespunzător interesele instituţiei.

• 3) În această situaţie, se impune reluarea procedurii cu noua componenţă a delegaţiei, cu excepţia punctelor 1-3, iar documentul menţionat la punctul 9, Proiect de Ordin al ministrului justiţiei se va numi Proiect de Ordin al ministrului justiţiei prin care se modifică un alt Ordin. Noua denumire a documentului se va păstra şi la punctele următoare.

• 4) Specialiştii care efectuează deplasări în străinătate trebuie să transmită documentaţia necesară la Serviciul Cooperare şi Programe din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu cel puţin zece zile lucrătoare înainte de efectuarea deplasării, pentru ca membrii acestui serviciu să poată întocmi documentaţia necesară.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101004) Nr. crt. Denumire document 1 Invitaţie 2 Adresă informare 3 Proiect de mandat 4 Notă de fundamentare 5 Ordin al ministrului justiţiei 6 Proiect de Ordin al ministrului justiţiei prin care se modifică un alt Ordin 7 Notă prin care se înaintează documentaţia la Ministerul Justiţiei 8 Raport de necesitate 9 Raport de decont 10 Raport al vizitei 11 Condică de predare-primire a documentelor

Manual de proceduri

20

PROCEDURA A00101005: EFECTUAREA DEMERSURILOR PRIVIND CONFECŢIONREA / ELIBERAREA PAŞAPOARTELOR DE SERVICIU

Scop: Asigurarea documentelor necesare deplasării în străinătate. Premise: Deţinerea unui paşaport de serviciu facilitează deplasarea în interes de serviciu în străinătate; garantează dreptul de a călători în străinătate, în calitate oficială, în interesul autorităţii sau instituţiei publice din care fac parte. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

Responsabili Acţiuni A. Efectuarea demersurilor privind confecţionare a paşapoartelor de serviciu Secretariatul SCP 2. Ridică formularele tip necesare confecţionării paşaportului de serviciu de

la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară. 3. Transmit solicitantului de paşaport de serviciu, formularele de mai sus, spre completare şi semnare. 4. Informează solicitantul cu privire la actele necesare confecţionării paşaportului de serviciu (document identitate în copie şi original, poze tip paşaport etc.). 5. Redactează o Notă adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, prin care se solicită confecţionarea paşapoartelor de serviciu. Nota conţine datele personale ale solicitanţilor de paşapoarte de serviciu.

Membrii SCP

6. Redactează un Raport de necesitate prin care solicită avansarea sumelor necesare plăţii taxelor de confecţionare.

Şeful SCP 7. Avizează Raportul de necesitate. 8. Înaintează Raportul de necesitate la DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare.

Secretariatul SCP

9. Înaintează Raportul de necesitate conducerii ANP, spre aprobare. 10. Ridică avansul de la casierie. 11. Achită taxele necesare. 12. Înştiinţează DEA cu privire la necesitatea efectuării ordinelor de plată pentru virarea sumelor necesare confecţionării paşaportului de serviciu.

Membrii SCP

13. Redactează un Raport de decont pentru suma avansată, la care anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, originale sau copii). 14. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea şi legalitatea acestora.

Şeful SCP

15. Avizează Raportul de decont. Secretariatul SCP 16. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la

DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi semnare. 17. Restituie la casierie sumele de bani necheltuite. Membrii SCP 18. Asigură completarea dosarului (formulare, poze, dovada plăţii taxelor necesare, documentul de identitate în original şi copie – originalul va fi reţinut la MAE). 19. Înaintează dosarul complet, împreună cu Nota menţionată la punctul 5, la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, pentru confecţionarea paşaportului de serviciu.

Secretariatul SCP

20. După confecţionare, ridică paşaportul de la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară şi îl înmânează membrului SCP care a efectuat lucrarea.

Membrii SCP 21. Înmânează paşaportul de serviciu persoanei care urmează să se deplaseze în străinătate, în interes de serviciu.

Secretariatul SCP 22. La finalizarea deplasării, restituie paşaportul de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară şi înmânează documentul de identitate posesorului. (După caz, informează posesorul cu privire la obligativitatea restituirii paşaportului de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe, în termen de 5 zile de la efectuarea deplasării.)


21

B. Efectuarea demersurilor privind eliberarea paşapoartelor de serviciu Membrii SCP 2. Redactează o Notă adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia

Consulară, prin care se solicită eliberarea unui paşaport de serviciu existent. Nota conţine numărul paşaportului de serviciu care trebuie eliberat, datele personale ale posesorului.

Şeful SCP 3. Avizează Nota adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, prin care se solicită eliberarea unui paşaport de serviciu existent. 4. Înaintează Nota conducerii ANP, spre semnare. 5. Înaintează Nota la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, împreună cu documentul de identitate al solicitantului şi ridică paşaportul de serviciu.

Secretariatul SCP

6. Depune la Ministerul Afacerilor Externe – Direcţia Consulară documentul de identitate al persoanei care urmează să efectueze o deplasare în străinătate, în interes de serviciu, ridică paşaportul de serviciu şi îl înmânează membrilor SCP care s-au ocupat de lucrare.

Membrii SCP 7. Înmânează paşaportul de serviciu persoanei care urmează să se deplaseze în străinătate, în interes de serviciu.

Secretariatul SCP 8. La finalizarea deplasării, restituie paşaportul de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară şi înmânează documentul de identitate posesorului. (După caz, informează posesorul cu privire la obligativitatea restituirii paşaportului de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe, în termen de 5 zile de la efectuarea deplasării.)

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101005) Nr. crt. Denumire document 1 Notă adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, prin care se solicită

confecţionarea/eliberarea unui paşaport de serviciu 2 Raport de necesitate 3 Raport de decont 4 Paşapoarte de serviciu 5 Condică de predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101006: DERULAREA ACTIVITĂŢILOR DE PROTOCOL ŞI ORGANIZAREA

VIZITELOR OFICIALE Scop: Asigurarea ceremonialului şi a protocolului necesare desfăşurării în bune condiţii a vizitelor şi întâlnirilor oficiale. Premise: Asigurarea elementelor de protocolul creează cadrul oficial în care urmează să se desfăşoare raporturile dintre părţi. Protocolul guvernează negocierea, încheierea şi intrarea în vigoare a unor acorduri / protocoale / documente specifice şi garantează egalitatea în drepturi a partenerilor, în cadrul desfăşurării acţiunilor oficiale, vizitelor de studiu, schimburilor de experienţă etc. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni A. Invitarea în ţara noastră a unor delegaţii străine pe cheltuiala părţii române Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea. Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea. Conducerea ANP 3. Stabileşte componenţa delegaţiei ce urmează a fi invitată în ţara noastră. Membrii SCP 4. Iniţiază/continuă corespondenţa cu partenerii străini (stabilesc perioada

de comun acord). Şeful SCP şi membrii 5. Stabilesc un proiect de Program (colaborează cu unităţile penitenciare în

Manual de proceduri

22

vederea organizării unor vizite pe plan local, după caz). SCP 6. Colaborează cu membrii DEA, în vederea identificării unor posibilităţi de finanţare a vizitei.

Membrii SCP 7. Redactează şi traduc într-o limbă de circulaţie internaţională o Invitaţie, care va conţine, după caz:

- motivul vizitei; - locaţia; - numele, prenumele, funcţia invitaţilor; - instituţia pe care o aceştia o reprezintă; - perioada de efectuare a vizitei; - programul; - cheltuieli suportate de partea română.

Şeful SCP 8. Avizează Invitaţia/Traducerea acesteia. 9. Înaintează conducerii ANP Invitaţia/Traducerea acesteia, spre semnare.

Secretariatul SCP

10. Transmite Invitaţia tradusă către persoanele în cauză. Membrii SCP 11. Stabilesc aranjamentele organizatorice; identifică posibilităţi de

realizare pentru: - organizarea transportului intern (mijloace de transport/conducători

auto); - preluarea delegaţiei de la aeroport/gară/frontieră; - cazarea oaspeţilor (rezervări hotel); - asigurarea de mese zilnice, oficiale, coctail-uri (meniuri) etc; - asigurarea translaţiei; - organizarea sălilor/spaţiilor de protocol/şedinţe; - închirierea instalaţiei de sonorizare; - angajarea traducătorilor interpreţi.

Membrii SCP 12. Redactează o Notă prin care se solicită acordul conducerii ANP cu privire la organizarea unei acţiuni de protocol. Nota cuprinde, după caz:

- ţara de provenienţă a delegaţiei, contextul/motivul vizitei; - perioada; - temei legal; - desemnarea persoanelor responsabile pe plan local, a însoţitorilor,

traducătorilor, şoferilor etc; Documentul de mai sus poate fi însoţit de următoarele anexe:

12.1. Programul vizitei; 12.2. Componenţa delegaţiei (reprezentanţi străini şi români); 12.3. Bază de calcul pentru avansarea sumelor de bani necesare (cazare, masă zilnică, masă oficială, coctail, cadouri etc.).

Şeful SCP 14. Propune spre avizare Nota de organizare a unei acţiuni de protocol, împreună cu anexele aferente. 15. Transmite Nota de organizare a unei acţiuni de protocol, împreună cu anexele, la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv (baza de calcul) şi avizare. 16. Înaintează conducerii ANP, spre aprobare, Nota de organizare a acţiunii de protocol împreună cu anexele acesteia.

Secretariatul SCP

17. Transmite Nota, împreună cu anexele – dacă este cazul, prin fax, către conducerea unităţilor ce urmează a fi vizitate, în vederea stabilirii aranjamentelor pe plan local.

Membrii SCP

18. Ridică avansul necesar şi efectuează cheltuielile conform bazei de calcul.


23

19. Derulează activităţile conform Programului semnat de conducerea ANP. 19.1. În cazul în care se solicită/intervin schimbări în cadrul

Programului deja stabilit, cer acordul superiorilor în acest sens. 19.2. Aşteaptă delegaţia la aeroport/gara/frontieră etc. 19.3. Însoţesc delegaţia până la hotel (dacă este cazul). 19.4. Însoţesc delegaţia pe tot parcursul vizitei, conform programului

aprobat de conducerea ANP. 19.5. Organizează mese oficiale, cocteiluri, mese zilnice etc. 19.6. Asigură traducerea.

20. La sfârşitul acţiunii, conduc delegaţia străină la aeroport/gară/frontieră etc. 21. Redactează un Raport de decont pentru sumele avansate, la care anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, bilete etc, originale sau copii).

Şeful SCP 22. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea şi legalitatea acestora.

Secretariatul SCP 23. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare. 24. Restituie la casierie sumele necheltuite. Membrii SCP

25. Redactează un Raport al vizitei şi o Adresă de înaintare a acestuia către conducerea ANP, prin care se solicită publicarea raportului pe site-ul instituţiei. În raport se pot insera fotografii din timpul acţiunii de protocol.

Şeful SCP 26. Avizează Adresa şi Raportul vizitei, anexat. 27. Înaintează conducerii ANP Adresa şi Raportul vizitei, spre avizare. 28. În cazul în care conducerea ANP decide publicarea Raportului vizitei pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, în caz contrar, trece la punctul următor.

Secretariatul SCP

29. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu documentaţia anexă. B. Invitarea în ţara noastră a unor delegaţii străine pe cheltuiala părţii străine Conducerea ANP 1. Stabileşte componenţa delegaţiei ce urmează a fi invitată în ţara noastră. Şeful SCP şi membrii SCP

2. Stabilesc un proiect de Program (colaborează cu unităţile penitenciare în vederea organizării unor vizite pe plan local, după caz). 3. Stabilesc aranjamentele organizatorice; identifică posibilităţi de realizare pentru:

- asigurarea transportului intern; - preluarea delegaţiei de la aeroport/gară/frontieră; - cazarea oaspeţilor; - asigurarea meselor zilnice, oficiale, coctail-uri etc; - asigurarea translaţiei; - organizarea sălilor/spaţiilor de protocol/şedinţe; - închiriere instalaţiei de sonorizare; - angajarea interpreţilor.

4. Redactează o Notă de organizare a unei acţiuni de protocol, prin care solicită acordul conducerii ANP cu privire la organizarea unei astfel de acţiuni. Nota cuprinde, după caz:

- temeiul legal; - ţara de provenienţă a delegaţiei, - contextul/motivul vizitei; - perioada; - desemnarea persoanelor responsabile pe plan local, a însoţitorilor,

traducătorilor, conducătorilor auto etc; Documentul de mai sus este însoţit de următoarele anexe:

4.1. - Programul vizitei; 4.2. - Componenţa delegaţiei (reprezentanţi străini şi români).

Membrii SCP

5. Elaborează o Adresă privind acordarea accesului în penitenciar/spital penitenciar/centru reeducare etc. pentru delegaţia străină. Documentul va fi

Manual de proceduri

24

emis în atenţia conducerii instituţiei respective şi va conţine: - numele şi prenumele participanţilor străini; - numărul şi seria documentelor de identitate ale acestora; - perioada vizitei; - numărul de înmatriculare al autoturismului cu care circulă (dacă se

cunoaşte). Şeful SCP 6. Propune spre avizare Nota de organizare a unei acţiuni de protocol,

împreună cu anexele aferente, precum şi Adresa de acordare a accesului în penitenciar pentru delegaţia străină. 7. Înaintează conducerii ANP, documentele de mai sus, spre aprobare. Secretariatul SCP 8. Transmite Adresa de acordare a accesului în penitenciar pentru delegaţia străină şi, după caz, Nota, prin fax, către conducerea unităţilor interesate (ce urmează a primi vizite), în vederea stabilirii aranjamentelor pe plan local.

Membrii SCP 9. Derulează activităţile conform Programului semnat de conducerea ANP: - Aşteaptă delegaţia la aeroport/gara/frontieră etc. - Însoţesc delegaţia până la hotel (dacă este cazul). - Însoţesc delegaţia pe tot parcursul vizitei, conform programului

aprobat de conducerea ANP. - Organizează mese oficiale, cocteiluri, mese zilnice etc. - Asigură traducerea.

10. La sfârşitul acţiunii, însoţesc delegaţia străină până la aeroport/gară/frontieră etc.

Membrii SCP

11. Redactează un Raport al vizitei şi o Adresă de înaintare a acestuia către conducerea ANP, spre informare.

Şeful SCP 12. Avizează Adresa şi Raportul vizitei. 13. Înaintează conducerii ANP Adresa şi Raportul vizitei, spre avizare. 14. În cazul în care conducerea ANP decide publicarea Raportului vizitei pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, în caz contrar, trece la punctul următor.

Secretariatul SCP

15. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu documentaţia anexă.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101006) Nr. crt. Denumire document 1 Document iniţial 2 Invitaţie / Traducerea invitaţiei 3 Notă de organizare a unei acţiuni de protocol, cu următoarele anexe: 4 Anexa - Programul vizitei 5 Anexa - Componenţa delegaţiei 6 Anexa - Bază de calcul 7 Adresă privind acordarea accesului în penitenciar pentru o delegaţie străină 8 Raport de decont 9 Raport al vizitei 10 Condică de predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101007: ORGANIZAREA DE EVENIMENTE CU PARTICIPARE INTERNAŢIONALĂ:

SEMINARII, CONFERINŢE, SIMPOZIOANE, MESE ROTUNDE, ÎNTRUNIRI ETC.

Scop: Asigurarea comunicării şi desfăşurarea în condiţii normale a relaţiilor interinstituţionale cu partenerii naţionali şi internaţionali, în vederea îmbunătăţirii relaţiilor internaţionale şi stabilirii de noi contacte la nivel de sisteme penitenciare.


25

Premise: Organizarea unor evenimente cu participare internaţională (seminarii, simpozioane, conferinţe, mese rotunde, ateliere de lucru etc.), duce la îmbunătăţirea cunoştinţelor specialiştilor români prin schimbul de experienţe şi informaţii care se realizează cu partenerii străini. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Responsabili Acţiuni

1. Iniţiază/continuă corespondenţa cu partenerii străini (stabilesc perioada şi locaţia de comun acord).

Şeful SCP şi membrii SCP

2. Stabilesc aranjamentele organizatorice; dacă e cazul, identifică posibilităţi de realizare pentru:

- preluarea delegaţiei de la aeroport/gară/frontieră; - organizarea transportului intern (mijloace de transport/conducători

auto); - cazarea oaspeţilor (rezervări hotel); - organizarea servirii meselor/ pauzelor de cafea etc; - închirierea instalaţiei de sonorizare; - angajarea traducătorilor/interpreţilor; asigurarea translaţiei; - închirierea sălii/sălilor pentru reuniune; - organizarea sălilor/spaţiilor de protocol/şedinţe;

- închirierea mijloacelor de transport. Membrii SCP

3. Redactează o Notă, prin care se solicită acordul conducerii ANP cu privire la organizarea evenimentului aranjamentele care se impun. Nota cuprinde, după caz:

- contextul/proiectul în cadrul căreia se organizează evenimentul; - perioada; - numărul participanţilor; - locaţia; - desemnarea persoanelor responsabile de organizarea reuniunii, a

persoanelor responsabile pe plan local (dacă este cazul), a traducătorilor, mijloacelor de transport, conducătorilor auto etc; - activităţi de protocol conexe organizării evenimentului respectiv. Documentul de mai sus va fi însoţit, dacă este cazul, de următoarele anexe:

3.1. Programul reuniunii şi eventual al vizitei experţilor străini (vorbitori români şi străini, denumirea alocuţiunilor, timp alocat);

3.2. Componenţa participanţilor (străini şi români); 3.3. Bază de calcul pentru avansarea cheltuielilor necesare (masă

oficială, coctail, cadouri etc.) – dacă este cazul. Şeful SCP 4. Avizează Nota de organizare a evenimentului şi anexele acesteia.

5. Înaintează Nota internă de organizare evenimentului şi anexele acesteia la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare.

Secretariatul SCP

6. Înaintează Nota internă şi anexele acesteia, conducerii ANP, spre semnare.

Membrii SCP 7. Elaborează şi traduc într-o limbă de circulaţie internaţională Invitaţiile, care vor conţine, după caz:

- denumirea şi contextul în care se organizează evenimentul; - locaţia; - numele, prenumele, funcţia persoanei invitate; - instituţia pe care acesta o reprezintă; - perioada; - informaţii referitoare la transportul, masa şi cazarea participanţilor.

Şeful SCP 8. Avizează Invitaţiile/Traducerea acestora. 9. Înaintează conducerii ANP Invitaţiile/Traducerea acestora, spre semnare.

Secretariatul SCP

10. Transmite Invitaţiile traduse către persoanele în cauză.

Manual de proceduri

26

11. Primesc şi centralizează materialele reuniunii, în vederea introducerii în Broşura conferinţei, le traduc în limbile de lucru şi le tehnoredactează. Broşura cuprinde:

- date despre locaţie; - programul conferinţei, lista participanţilor; - rapoarte şi intervenţii ale participanţilor.

Membrii SCP

12. Stabilesc necesarul de articole de birotică şi papetărie (mape, ecusoane, pixuri etc.) şi redactează un Raport de necesitate în vederea avansării sumelor necesare achiziţionării acestora.

Şeful SCP 13. Avizează Raportul de necesitate. Secretariatul SCP 14. Înaintează Raportul de necesitate la DEA, pentru efectuarea

Controlului Financiar Preventiv şi avizare. Conducerea ANP 15. Transmite conducerii ANP Raportul de necesitate şi Broşura

conferinţei, spre semnare. 16. Ridică avansul necesar şi achiziţionează materialele necesare (birotică, papetărie etc.).

Membrii SCP

17. Derulează activităţile conform Programului aprobat de conducerea ANP, în anexa Notei de mai sus, ex: - închiriază săli pentru desfăşurarea evenimentului; - închiriază instalaţia de sonorizare; - angajează interpreţi; asigurară translaţia; - organizează transportul intern (mijloace de transport/conducători auto); - preiau delegaţia de la aeroport/gară/frontieră; - asigură cazarea oaspeţilor; - organizează servirea meselor/ pauzele de cafea etc; - la finalizarea evenimentului, conduc străinii la aeroport/gară/ frontieră

etc. Membrii SCP 18. Redactează un Raport de decont pentru suma avansată, la care

anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, bilete etc, originale sau copii) şi restituie sumele de bani necheltuite la casierie.

Şeful SCP 19. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea şi legalitatea acestora. 20. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare.

Secretariatul SCP

21. Înaintează conducerii ANP Raportul de decont, spre aprobare. 22. Restituie sumele de bani necheltuite la casierie. Membrii SCP 23. Organizează activităţile post-eveniment: - Centralizează datele relevante ale participanţilor; - Transmit mesaje de mulţumire pentru participare; - Redactează, traduc şi transmit participanţilor materiale informative post-eveniment;

Membrii SCP 24. Redactează un Raport al evenimentului cuprinzând activităţile principale şi concluziile finale, precum şi o Adresă de înaintare a acestuia către conducerea ANP, spre informare.

Şeful SCP 25. Avizează Adresa şi Raportul evenimentului. 26. Înaintează conducerii ANP Adresa şi Raportul evenimentului, spre avizare. 27. În cazul în care conducerea ANP decide publicarea Raportului evenimentului pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, în caz contrar, trece la punctul următor.

Secretariatul SCP

28. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu documentaţia anexă.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101007) Nr. crt. Denumire document 1 Notă internă de organizare a reuniunii/evenimentului. 2 Anexa – Programul.


27

3 Anexa - Componenţa delegaţiei. 4 Anexa – Bază de calcul. 5 Invitaţiile/Traducerea acestora. 6 Raportul de necesitate. 7 Broşura conferinţei. 8 Raportul de decont. 9 Adresa. 10 Raportului reuniunii/evenimentului. 11 Condică de predare-primire a documentelor.

A00102 PROGRAMARE PROCEDURA A00102001: ELABORAREA, IMPLEMENTAREA, MONITORIZAREA, RAPORTAREA ŞI

EVALUAREA PROGRAMELOR CU FINANŢARE COMUNITARĂ Scop Organizarea, coordonarea şi monitorizarea programării, implementării tehnice, raportării şi evaluării programelor cu finanţare comunitară de care beneficiază Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Premise Derularea programelor presupune: programarea, implementarea tehnică, raportarea şi evaluarea. Programarea se face în baza evaluărilor oportunităţilor de finanţare şi a priorităţilor pe termen scurt şi mediu stabilite prin strategiile la nivel instituţional şi naţional, definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi soluţionarea necesităţilor de cooperare interministerială, analizei resurselor financiare necesare pentru realizarea obiectivelor. Întocmirea documentelor se face cu respectarea prevederilor cuprinse în ghidurile specifice fiecărui program. Implementarea tehnică presupune derularea procedurilor de achiziţie, de selectare a ofertelor şi derulare activităţilor prevăzute în proiect în vederea îndeplinirii obiectivelor. Raportarea şi evaluarea presupune centralizarea datelor referitoare la progresul tehnic al proiectului şi aprecierea măsurii în care au fost realizate obiectivele stabilite.

Aplicabilitate Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate A001020012 - STABILIREA PRIORITĂŢILOR ŞI NECESITĂŢILOR DE FINANŢARE Scop: Stabilirea priorităţilor pe termen scurt şi mediu, pe baza cărora va fi elaborată fişa de proiect Premise: Strategiile la nivel naţional şi instituţional Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţile subordonate

Responsabili Acţiuni 1. Solicită de la direcţiile / serviciile din Administraţia Naţională a Penitenciarelor informări privitoare la necesităţile din domeniul propriu de activitate şi analiza situaţiei existente în unităţile subordonate

Membrii SCP – programare

2. Primesc şi centralizează rezultatele analizei de la direcţiile / serviciile din Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Manual de proceduri

28

3. Întocmesc lista obiectivelor pe termen mediu 4. Alocă un număr lucrării şi înaintează lista obiectivelor pe termen mediu către direcţiile / serviciile / unităţile implicate pentru observaţii şi propuneri, cu un termen de primire a răspunsului 5. Primesc în termenul stabilit observaţiile şi propunerile cu privire la lista obiectivelor pe termen mediu 6. Înregistrează răspunsurile, centralizează şi analizează observaţiile şi propunerile venite de la structurile/ instituţiile implicate; organizează reuniuni pentru clarificarea eventualelor probleme apărute în alegerea priorităţilor

Conducătorul SCP

7. Înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor lista obiectivelor pe termen mediu întocmită pe baza propunerilor direcţiilor / serviciilor / unităţilor implicate 8. În baza observaţiilor / recomandărilor conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor centralizează şi definitivează lista finală a obiectivelor

Membrii SCP – programare 9. Înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

lista finală a obiectivelor pe termen mediu

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020011) Nr. crt.

Denumire document

1. Notă către direcţiile / serviciile din Administraţia Naţională a Penitenciarelor cu termen de răspuns - acestea vor solicita informări din unităţile subordonate

3. Document centralizator - lista obiectivelor pe termen mediu 4. Notă înaintare listă obiective pe termen mediu către direcţii / servicii 6. Document centralizator 8. Document centralizator cu observaţii / recomandări 9. Lista finală a obiectivelor

A001020012: STABILIREA OPORTUNITĂŢILOR DE FINANŢARE EXISTENTE Scop: Furnizarea de informaţii esenţiale privind oportunităţile de finanţare Premise: Analiza resurselor financiare necesare pentru realizarea obiectivelor pe termen mediu. Definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi soluţionarea necesităţilor de cooperare interministerială. Contribuţia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor la realizarea programelor. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni

1. Se documentează cu privire la liniile de finanţare active sau care urmează a fi lansate 2. Participă la reuniunile de lucru inter - instituţionale legate de iniţierea programelor de finanţare, la evenimentele şi reuniunile naţionale şi internaţionale care au ca scop lansarea de programe de finanţare etc. 3. Centralizează oportunităţile 4. Coroborează oportunităţile cu necesităţile existente în sistem şi stabilesc obiectivele exerciţiului de programare


5. Pe baza priorităţilor identificate şi a oportunităţilor de finanţare fac propuneri de proiecte pe care le supun avizării conducătorului SCP

Conducătorul SCP

6. Avizează propunerile de proiecte şi le înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor


29

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020012) Nr. crt. Denumire document 3. Document centralizator 5. Propuneri de proiecte 6. Propuneri de proiecte aprobate

A001020013: ELABORAREA DOCUMENTELOR DE PROGRAMARE ŞI OBŢINEREA APROBĂRII Scop: Furnizarea informaţii esenţiale şi detalii suficiente privind acţiunile planificate şi obţinerea avizului favorabil pentru derularea programului Premise: Definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi soluţionarea necesităţilor de cooperare interministerială. Contribuţia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor la realizarea programelor. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Acţiuni

1. Completează fişa de proiect în conformitate cu priorităţile stabilite în lista obiectivelor pe termen mediu şi regulile specifice liniei de finanţare (Program Operaţional Sectorial, Ghidul Aplicantului etc.)


2. Înaintează spre aprobare Fişa de proiect conducătorului SCP Conducătorul SCP

3. Avizează / recomandă modificări şi aprobă înaintarea acesteia către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare 4. Înaintează Fişa de proiect către direcţiile, serviciile / unităţile beneficiare 5. Urmăresc şi primesc observaţiile de la direcţiile / serviciile / unităţile implicate, centralizează şi analizează observaţiile primite


6. Definitivează Fişa de proiect Conducătorul SCP 7. Avizează Fişa de proiect şi o înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei

Naţionale a Penitenciarelor Membrii SCP – programare

8. Înaintează spre aprobare Fişa de proiect către SPO/DSPO

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020013) Nr. crt. Denumire document 1. Fişa de proiect propusă 4. Notă înaintare Fişă de proiect către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare 5. Note observaţii şi propuneri 6. Fişa de proiect 7. Fişa de proiect aprobată 8. Notă înaintare Fişă de proiect către SPO/DSPO

A001030014 PREGĂTIREA CONTRACTĂRII A0010300141- ELABORAREA FIŞEI DE TWINNING Scop: Elaborarea Fişelor de Twinning, în concordanţă cu Manualul de Twinning, în vederea transmiterii acestora către punctele naţionale de contact din Statele Membre. Premise: Fişa de Twinning reprezintă un document necesar pentru contractarea proiectelor de twinning de care beneficiază Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

Manual de proceduri

30

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni

1. Solicită informaţii relevante de la direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare în vederea completării formatului standard al Fişei de Twinning 2. Verifică conformitatea fişei de Twinning cu criteriile din Anexa C1 – Manualul de Twinning 3. Înaintează Fişa de Twinning completată către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare şi solicită observaţii 4. Efectuează modificările necesare


5. Înaintează conducătorului SCP Fişa de Twinning spre avizare 6. Avizează Fişa de Twinning şi o prezintă conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre avizare

Conducătorul SCP

7. Aprobă înaintarea Fişei de Twinning către SPO/DSPO 8. Înaintează Fişa de Twinning către SPO/DSPO 9. În caz că există modificări propuse de SPO/DSPO, amendează în mod corespunzător Fişa de Twinning. Consultă direcţiile / instituţiile beneficiare cu privire la modificările survenite ( dacă este cazul)


10. Înregistrează şi transmit Fişa de Twinning Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010300141) Nr. crt. Denumire document 1. Notă înaintare format standard Fişă de Twinning către direcţiile / serviciile / unităţile

beneficiare 3. Notă înaintare Fişă de Twinning către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare 5. Fişa de Twinning 8. Notă înaintare Fişă de Twinning către SPO/DSPO 9. Fişa de Twinning amendată; note direcţii / instituţii beneficiare 11. Notă înaintare Fişă de Twinning finală

A0010200142 a - ASISTENŢĂ TEHNICĂ – ELABORAREA ANUNŢULUI PRELIMINAR DE LICITAŢIE Scopul: Asigură transparenţa şi publicitatea proiectelor. Premise: Fişa aprobată Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni

1. Solicită direcţiilor / serviciilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării modelului standard de Anunţ preliminar de licitaţie (Service Contract Forecast ) 2. Verifică dacă Anunţul preliminar de licitaţie este completat în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect 3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut în cazul în care există solicitări de modificare 4. Efectuează modificările necesare


5. Înaintează anunţul conducătorului SCP spre avizare. Conducătorul SCP 6. Avizează Anunţul preliminar de licitaţie şi îl înaintează conducerii

Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre avizare Membrii SCP – programare

7. Elaborează Transmission Note (document obligatoriu care însoţeşte Anunţul preliminar de licitaţie) pentru înaintare către SPO/DSPO şi OPCP


31

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200142 a) Nr. crt. Denumire document 1. Notă înaintare model standard de Anunţ preliminar de licitaţie către direcţiile / serviciile

beneficiare 2. Anunţ preliminar de licitaţie completat 5. Notă înaintare Anunţ preliminar de licitaţie completat şi verificat 7. Transmission Note, Anunţul preliminar de licitaţie

A0010200142 b - ASISTENŢĂ TEHNICĂ - ELABORAREA TERMENILOR DE REFERINŢĂ ŞI A

ANUNŢULUI DE LICITAŢIE Scopul: Asigură că documentele sunt pregătite în mod adecvat, în conformitate cu cerinţele stabilite în Manualul PRAG. Premise: Documentele elaborate în faza de pregătire a contractării proiectelor de asistenţă tehnică sunt verificate din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru ca acestea să conţină informaţii relevante Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni Membrii SCP – programare

1. Solicită direcţiilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării modelelor standard de Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie 2. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut, în cazul în care există solicitări de modificare şi efectuează modificările necesare 3. Completează Termenii de referinţă şi Anunţul de licitaţie în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect 4. Colaborează cu direcţiile beneficiare pentru completarea documentelor însoţitoare obligatorii (Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat)


5. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare 6. Avizează documentele şi le înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre avizare

Conducătorul SCP

7. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO Membrii SCP – programare

8. Înaintează documentele către SPO/DSPO

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200142 b) Nr. crt. Denumire document 4. Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie completate conform PRAG 5. Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat 7. Documente aprobate 8. Notă înaintare Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie către SPO/DSPO

A0010200143 a – INVESTIŢII - ELABORAREA ANUNŢULUI PRELIMINAR DE LICITAŢIE Scopul: Asigură transparenţa şi publicitatea proiectelor. Premise: Fişa aprobată Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Manual de proceduri

32

Responsabili Acţiuni 1. Solicită direcţiilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării modelului standard de Anunţ preliminar de licitaţie ( Supply Contract Forecast ) 2. Verifică dacă Anunţul preliminar de licitaţie este completat în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect 3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut, în cazul în care există solicitări de modificare 4. Efectuează modificările necesare


5. Înaintează anunţul conducătorului SCP spre avizare Conducătorul SCP 6. Avizează Anunţul preliminar de licitaţie şi îl înaintează conducerii Administraţiei

Naţionale a Penitenciarelor spre avizare Membrii SCP – programare

8. Elaborează Transmission Note (document obligatoriu care însoţeşte Anunţul preliminar de licitaţie) pentru înaintarea către OPCP şi SPO/DSPO

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200143 a) Nr. crt. Denumire document 1. Notă înaintare modelul standard de Anunţ preliminar de licitaţie către direcţiile / serviciile

beneficiare 2. Anunţ preliminar de licitaţie completat 3. Note interne; notă înaintare 5. Anunţ preliminar de licitaţie completat şi verificat 8. Transmission Note, notă înaintare Anunţ preliminar de licitaţie către OPCP şi SPO/DSPO

A0010200143 b - INVESTIŢII - ELABORAREA SPECIFICAŢIILOR TEHNICE ŞI A ANUNŢULUI DE

LICITAŢIE Scopul: Asigurarea că documentele sunt pregătite în mod adecvat, în conformitate cu cerinţele stabilite în Manualul PRAG. Premise: Documentele elaborate în faza de pregătire a contractării proiectelor de investiţii sunt verificate din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru ca acestea să conţină informaţii relevante Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Acţiuni

1. Înaintează direcţiilor beneficiare modelele standard de Caiet de sarcini şi Anunţ de licitaţie în vederea elaborării acestora 2. Verifică dacă Specificaţiile tehnice şi Anunţul de licitaţie sunt completate în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect 3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut, în cazul în care există solicitări de modificare şi efectuează modificările necesare 4. Completează Specificaţiile tehnice şi Anunţul de licitaţie în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente in Fişa de proiect 5. Colaborează cu direcţiile beneficiare în completarea documentelor însoţitoare obligatorii (Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat) ale Caietului de sarcini şi Anunţului de licitaţie şi trimit formatul standard al acestora


6. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare. 7. Avizează documentele şi le înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre semnare

Conducătorul SCP

8. Avizează înaintarea documentelor către SPO/DSPO Membrii SCP – programare

9. Înaintează documentele către SPO/DSPO


33

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200143 b) Nr. crt. Denumire document 1. Notă înaintare modelul standard Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie către direcţiile /

serviciile beneficiare 3. Note interne 4. Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie completate şi verificate 5. Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat 6. Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi

obiectivitate, Buget estimat completate conform PRAG 9. Notă înaintare Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie către SPO/DSPO

A001020015: CONTRACTAREA A0010200151 a– TWINNING – SELECTAREA PARTENERILOR DE TWINNING Scop: Alegerea variantei celei mai bune pentru beneficiar Premise: Partenerii de Twinning se angajează să obţină rezultate operaţionale în termenii ţării beneficiare şi care să îndeplinească totodată cerinţele acquis-ului comunitar. Partenerii proiectului trebuie să realizeze un proiect detaliat al unui plan de lucru, în care să se regăsească toate activităţile necesare obţinerii de rezultate măsurabile cât şi ordinea în care acestea se vor desfăşura. Pe baza acestui plan, care este de fapt fişa proiectului de Twinning beneficiarii vor alege cea mai bună variantă pentru ei. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Responsabili Acţiuni 1. Întocmesc calendarul întâlnirilor bilaterale cu partenerii care au ofertat 2. Informează direcţiile / serviciile beneficiare de ziua şi ora când au loc reuniunile, în vederea desemnării persoanelor care vor face parte din comitetul de evaluare


3. Identifică împreună cu beneficiarii persoana care poate îndeplini funcţia de şef de proiect român

Conducătorul SCP 4. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor componenţa comitetului de evaluare şi persoana propusă ca şef de proiect


5. Participă împreună cu beneficiarii la reuniunile de evaluare în vederea selectării partenerului de twinning 6. Comisia completează grilele de evaluare atât pentru ofertele selectate cât şi pentru cele refuzate

Comisia de evaluare

7. Redactează scrisoarea prin care se comunică rezultatele evaluării Conducătorul SCP 8. Avizează şi semnează scrisoarea prin care se comunică rezultatele evaluării

către SPO/DSPO şi o înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor


9. Înaintează decizia beneficiarilor către SPO/DSPO, ACIS şi o copie către şeful de proiect

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200151 a ) Nr. crt. Denumire document 1. Calendarul întâlnirilor 2. Notă înaintare a calendarului întâlnirilor către direcţiile / serviciile beneficiare 4. Notă înaintare componenţă comitet de evaluare 5. Note interne 6. Grile de evaluare completate 7. Scrisoarea de comunicare a rezultatelor evaluării 8. Notă înaintare decizie beneficiari către SPO/DSPO, ACIS, şef de proiect

Manual de proceduri

34

A0010200151 b – TWINNING – ELABORAREA CONTRACTULUI Scop: Redactarea în comun a contractului care stă la baza transferului de know-how între cele două administraţii publice. Premise: În termen de 3 luni de la notificarea partenerului selectat, trebuie să existe o variantă matură a contractului. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni

1.Oferă consultanţă beneficiarilor (direcţii / servicii / unităţi beneficiare) în ceea ce priveşte forma generală a contractului de Twinning 2. Se asigură că sunt respectate criteriile de evaluare la elaborarea contractului 3. Participă, cu rol de observator, la întâlnirile de lucru care au loc între beneficiari şi partenerii străini 4. Definesc împreună cu beneficiarii şi partenerii obiectivele (componente, activităţi, rezultate parţiale) 5. Împreună cu beneficiarii propun si negociază cu partenerii resursele umane si materiale necesare (inclusiv bugetul) 6. Redactează şi verifică contractul de Twinning în toate fazele elaborării lui 7. Înaintează contractul spre avizare şefului de proiect


8. Participă la organizarea primei sesiuni de negociere împreună cu şeful de proiect

Conducătorul SCP 9. Înaintează varianta finală a convenţiei conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre aprobare


10. Înaintează convenţia Ministerului Justiţiei spre aprobare

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200151 b ) Nr. crt. Denumire document 4. Contractul redactat în ceea ce priveşte componentele, activităţile, rezultatele 6. Contractul de Twinning redactat 7. Notă înaintare a contractului de Twinning către şeful de proiect 9. Varianta finală a Convenţiei de Twinning aprobată de conducerea Administraţiei Naţionale a

Penitenciarelor 10. Notă înaintare Convenţie de Twinning

A0010200152 a – ASISTENŢĂ TEHNICĂ – PRECALIFICAREA Scopul: Alegerea consultantului. Premise: Constituirea unui Comitet de precalificare pentru evaluarea expresiilor de interes şi stabilirea listei scurte şi a unui Comitet de Evaluare pentru aprecierea ofertelor. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni

1. Notifică direcţiile / serviciile beneficiare de necesitatea formării Comitetului de precalificare (aproximativ 5 membri, experţi ai direcţiilor / serviciilor beneficiare)

Membrii SCP – programare 2. Înaintează componenţa Comitetului de precalificare* şi CV-urile experţilor

nominalizaţi conducătorului SCP spre avizare Conducătorul SCP 3. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a

Penitenciarelor componenţa Comitetului de precalificare Membrii SCP – programare

4. Transmit către SPO/DSPO componenţa Comitetului de precalificare spre avizare


35

5. Înaintează către OPCP componenţa Comitetului de precalificare 6. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetul de precalificare despre ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului

* Membrii Comitetului de Precalificare: Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate înainte de a începe analizarea ofertelor; Analizează fiecare ofertă şi o punctează din punctul de vedere al îndeplinirii cerinţelor din TOR; în urma întâlnirilor avute întocmesc Raportul de precalificare, care cuprinde lista cu punctajele obţinute de fiecare ofertă; transmit raportul către OPCP Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200152 a ) Nr. crt. Denumire document 1. Notă solicitare componenţă Comitet de precalificare către direcţiile / serviciile beneficiare 3. Componenţa Comitetului de precalificare şi CV-urile experţilor 4. Notă înaintare către SPO/DSPO componenţă Comitet de precalificare şi CV-urile experţilor 5. Notă înaintare către OPCP componenţă Comitet de precalificare şi CV-urile experţilor 6. Notă către Comitetul de precalificare privind ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului

A0010200152 b – ASISTENŢĂ TEHNICĂ – EVALUAREA OFERTELOR Scopul: Alegerea consultantului. Premise: Înainte de semnarea contractului/contractelor de asistenţă tehnică. Organizarea precalificării şi constituirea unui comitet de evaluare a ofertelor precalificate Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni

1. Notifică direcţiile / serviciile beneficiare de necesitatea formării Comitetului de evaluare* ( 3 membri cu drept de vot )


2. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare 3. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor componenţa Comitetului de evaluare

Conducătorul SCP

4. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO a componenţei Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor 5. Înaintează către SPO/DSPO componenţa Comitetului de evaluare spre avizare 6. Înaintează către OPCP componenţa Comitetului de evaluare 7. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetul de evaluare despre ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului


8. Întocmesc grilele de evaluare pe baza Termenilor de referinţă * Membrii Comitetului de evaluare: Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate înainte de a începe analizarea ofertelor; evaluează ofertele şi le punctează în funcţie de cerinţele TOR şi modelul de Grilă de evaluare; pentru ofertele care au un punctaj mai mare de 80% (100% reprezentând maximum) se organizează întâlniri bilaterale la nivel de experţi; selectează oferta; întocmesc Raportul de evaluare, care cuprinde lista cu punctajele obţinute de fiecare ofertă; transmit raportul către OPCP

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200152 b ) Nr. crt. Denumire document 1. Notă solicitare componenţă Comitet de evaluare către direcţiile / serviciile beneficiare 2. Componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 4. Componenţă Comitet de evaluare aprobată 5. Notă înaintare către SPO/DSPO componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 6. Notă înaintare către OPCP componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 7. Notă către Comitetul de evaluare privind ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului 8. Grile de evaluare

Manual de proceduri

36

A0010200152 c – ASISTENŢĂ TEHNICĂ – CONTRACTAREA Scopul: Semnarea contractului de asistenţă tehnică Premise: Selectarea celei mai bune oferte de asistenţă tehnică, în vederea îndeplinirii obiectivelor stabilite şi a derulării cu succes a activităţilor propuse în cadrul proiectului/ proiectelor aprobate Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni

1. Informează SPO/DSPO periodic sau la solicitarea expresă a acestora despre stadiul elaborării documentelor de contractare a Asistenţei Tehnice 2. Contribuie la redactarea contractului de Asistenţă Tehnică


3. Înaintează contractul de Asistenţă Tehnică către Conducătorul SCP Conducătorul SCP 4. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a

Penitenciarelor contractul de Asistenţă Tehnică 5. Înaintează către SPO/DSPO contractul de Asistenţă Tehnică Membrii SCP –

programare

6. Înregistrează şi îndosariază Contractul semnat de către toţi factorii de decizie implicaţi

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200152 c) Nr. crt.

Denumire document

1. Notă informare SPO/DSPO 2. Contractul de Asistenţă Tehnică 5. Notă înaintare către SPO/DSPO a Contractului de Asistenţă Tehnică 6. Contractul de Asistenţă Tehnică semnat de către toţi factorii implicaţi

A0010200153 – INVESTIŢII – EVALUAREA (PESTE 150.000 EURO) Scopul: Alegerea contractorului. Premise: Autoritatea de Contractare a înregistrat ofertele în ordinea sosirii şi au remis ofertanţilor o dovadă de primire; a avut loc întâlnirea pregătitoare, înainte de deschiderea ofertelor Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni

1. Notifică direcţiile / serviciile beneficiare de necesitatea formării Comitetului de evaluare* ( 3 membri cu drept de vot ) şi a întocmirii CV-urilor experţilor


2. Înaintează componenţa Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor conducătorului SCP spre avizare 3. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor componenţa Comitetului de evaluare

Conducătorul SCP

4. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO a componenţei Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor 5. Înaintează către SPO/DSPO componenţa Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor spre avizare 6. Înaintează către OPCP componenţa Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor


7. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetului de evaluare despre ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului

* Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate înainte de a începe analizarea ofertelor; participă la şedinţa pregătitoare; primesc, anterior deschiderii ofertelor, Caietul de sarcini; participă la deschiderea ofertelor în şedinţă publică şi semnează raportul de deschidere a ofertelor; evaluează ofertele din punct de vedere administrativ şi tehnic, pe baza grilei de evaluare publicate în Caietul de sarcini; ofertele considerate satisfăcătoare din punct de vedere tehnic sunt analizate din punct de vedere financiar; redactează şi semnează raportul de evaluare.


37

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200153) Nr. crt. Denumire document 1. Notă solicitare componenţă Comitet de evaluare către direcţiile / serviciile beneficiare şi CV-

urile experţilor 2. Componenţă Comitet de evaluare şi CV-uri experţi 4. Componenţă Comitet de evaluare aprobat 5. Notă înaintare către SPO/DSPO componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 6. Notă înaintare către OPCP componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 7. Notă către Comitetul de evaluare privind ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului

A001020016 MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA A0010200161 - COMPLETAREA ŞI TRANSMITEREA TPR-ULUI Scopul: Analiza activităţilor derulate în luna precedentă şi a activităţilor prevăzute a se derula în luna curentă. Premise: Pentru toate proiectele aflate în derulare, în cadrul UIP se întocmeşte un document în format Excel, intitulat Technical Progress Report (TPR), care se comunică SPO/DSPO. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Responsabili Acţiuni 1. Completează în formatul de TPR activităţile desfăşurate efectiv şi cele prevăzute pentru luna curentă 2. Actualizează (dacă este cazul) situaţia Addendum-uri / Side Letter-uri

Membrii SCP – implementare

3. Înaintează TPR –ul completat conducătorului SCP spre avizare 4. Verifică TPR - ul şi face modificări dacă este cazul Conducătorul SCP 5. Semnează adresa de înaintare a TPR-ului către SPO/DSPO


6. Înaintează către SPO/DSPO TPR–ul completat, atât pe hârtie cât şi în format electronic

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200161) Nr. crt.

Denumire document

1. TPR completat 6. Notă înaintare TPR către SPO/DSPO

A0010200162 a – MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA CONTRACTELOR DE ASISTENŢĂ TEHNICĂ ŞI

TWINNING Scopul: Monitorizarea şi evaluarea în mod sistematic şi periodic (trimestrial) a activităţilor desfăşurate în cadrul fiecărui proiect (de asistenţă tehnică / twinning ) de la începutul proiectului până la data de raportare. Premise: Procedura are la bază raportările transmise de echipa proiectului aflat în derulare (beneficiar/asistenţi străini) în cadrul sistemului de monitorizare elaborat de către UIP. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni Membrii SCP – implementare

1. Analizează informaţiile lunare primite de la direcţiile / serviciile beneficiare, conform sistemului de monitorizare al UIP

Manual de proceduri

38

2. Elaborează situaţiile lunare şi trimestriale 3. Evidenţiază sub formă grafică gradul de realizare a activităţilor raportate la durata de implementare 4. Discută cu direcţiile / serviciile beneficiare modificările necesare. 5. Înaintează lucrările coordonatorului UIP în vederea avizării sau semnării 6. Analizează documentele înaintate Conducătorul SCP 7. Propune modificările necesare (dacă este cazul)

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200162 a) Nr. crt.

Denumire document

1. Note de informare lunare de la direcţiile / serviciile beneficiare 2. Situaţii lunare (TPR) şi situaţii trimestriale 3. Grafic activităţi 4. Note către direcţiile / serviciile beneficiare

A0010200162 b – MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA CONTRACTELOR DE ACHIZIŢII DE

ECHIPAMENTE Scopul: Furnizarea de instrucţiuni exacte privind monitorizarea din punct de vedere tehnic a proiectelor de achiziţii de echipamente

Premise: Contractele de achiziţii de echipamente implică furnizarea produselor. Evaluarea produselor după cumpărare şi recepţie face obiectul monitorizării din punct de vedere al respectării calităţii tehnice a acestora. După cumpărare, echipamentele trebuie să facă obiectul procedurilor de control al calităţii. Acesta are loc la livrare şi pe durata utilizării produselor.

a) Livrarea La livrare, se verifică următoarele elemente: - Cantitatea - Conformitatea articolelor cu specificaţiile tehnice în funcţie de descrierile din contract - Conformitatea articolelor cu toleranţele maxime specificate - Promptitudinea în livrare - Instrucţiuni pentru utilizarea echipamentelor, dacă s-a solicitat prin contract - Training pentru utilizare, dacă s-a solicitat prin contract - Sprijinirea în întreţinere sau contracte financiare, dacă s-a solicitat prin contract - Claritatea şi conformitate sprijinului, dacă s-a solicitat prin contract. Responsabilitatea verificării acestor elemente aparţine beneficiarului care raportează cu privire la modul de realizare a lor autorităţii contractante. Dacă există nereguli la oricare dintre elementele menţionate, furnizorul va fi notificat conform contractului şi este pasibil de penalizări conform aceluiaşi contract.

b) Utilizarea (dacă este prevăzut în contract) Pe durata utilizării, se realizează înregistrări privind performanţele produselor achiziţionate. Următoarele elemente reprezintă baza pentru indicatorii specifici: - Defectări ale produselor sau frecvenţa acestora - Plângerile utilizatorilor - Comentarii ale utilizatorilor în baza unui chestionar de evaluare - Costurile de instalare - Costurile de întreţinere


39

- Costurile în utilizare - Servicii post-vânzare. Responsabilitatea instituirii procedurii care să permită culegerea informaţiilor menţionate aparţine instituţiei care utilizează produsele. Aceasta presupune elaborarea regulată a unor rapoarte cu privire la elementele menţionate, diferite în funcţie de tipul de produs.

c) Evaluarea poate avea loc în trei etape: - La livrare; aceasta permite o reacţie rapidă dacă rezultatul este negativ - La un moment dat, pe durata utilizării; - Când este necesară reaprovizionarea

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Acţiuni

1. Solicită Contractorului programul de livrare 2. Informează unităţile beneficiare finale ale asistenţei cu privire la componenţa loturilor care urmează a fi livrate, programul de livrare şi solicită constituirea Comisiei de Recepţie* şi numirea unei persoane de contact din unitatea respectivă


3. Sesizează Contractorul cu privire la o livrare necorespunzătoare 4. Redactează Certificatele de Acceptanţă Provizorie / Finală 5. Verifică concordanţa dintre datele existente în Contract şi cele menţionate în Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă Finală pentru instalare şi training primite de la unitatea beneficiară şi redactează, (unde este cazul), Certificatele Globale de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele Globale de Acceptanţă Finală 6. Înaintează DEA Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă Finală şi unde este cazul Certificatele Globale de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele Globale de Acceptanţă Finală spre verificare 7. Dacă se constată neconcordanţe între datele existente în Contract şi documentele de acceptanţă notifică în scris Contractorul şi solicită îndeplinirea obligaţiilor contractuale 8. Notifică în scris OPCP şi SPO/DSPO cu privire la situaţia existentă 9. Înaintează lunar către SPO/DSPO Raportul tehnic de progres -TPR

10. Înaintează direcţiilor/serviciilor/unităţilor beneficiare solicitarea de raportare cu privire la funcţionarea echipamentelor achiziţionate

*Comisia de Recepţie din unitatea beneficiară: Recepţionează echipamentele livrate de Contractor sau de către reprezentanţii legali ai acestuia, întocmeşte Procesul verbal de recepţie şi comunică SCP efectuarea recepţiei; înaintează spre semnare directorului unităţii Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă Finală pentru instalare şi trening şi le transmit în original către SCP;

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200162 b) Nr. crt. Denumire document 1. Notă solicitare program de livrare către Contractor 2. Note de informare către unităţile beneficiare finale şi solicitare constituire Comisie de

Recepţie şi nominalizare persoană de contact 3. Note de informare către Contractor 4. Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală 5. Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală verificate; Certificate Globale de Acceptanţă

Provizorie / Finală 6. Note înaintare DEA Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală şi Certificate Globale de

Acceptanţă Provizorie / Finală 7. Note către Contractor 8. Note către OPCP şi SPO/DSPO 9. Raport de progres tehnic 10. Note solicitare raportare către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare

Manual de proceduri

40

A0010200163– EVIDENŢA GENERALĂ A REPARTIZĂRII ŞI UTILIZĂRII BUNURILOR Scopul: Să asigure că bunurile achiziţionate în cadrul proiectelor din fonduri PHARE, alte fonduri nerambursabile sau prin cofinanţare de la buget ajung la beneficiari şi să ţină o evidenţa a repartizării acestora. Premise: În urma licitaţiilor organizate în cazul proiectelor de investiţii, bunurile achiziţionate sunt repartizate în direcţiile/serviciile/unităţile beneficiare. Pentru a ţine o evidenţă clară şi corectă a acestora, UIP ţine un dosar de achiziţii care conţine informaţii relevante cu privire la destinaţia şi utilizarea bunurilor. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Acţiuni

1. Solicită de la OPCP copii ale documentelor justificative - contracte, facturi, ordine de plată, împreună cu membrii DEA 2. Verifică corectitudinea documentelor primite, împreună cu membrii DEA şi iau legătura cu responsabilul OPCP, dacă este cazul 3. Îndosariază documentele primite


4. Solicită informări trimestriale de la direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare pentru actualizarea dosarului de achiziţii şi semnalarea oricăror modificări apărute în ceea ce priveşte locaţia / utilizatorul echipamentelor respective

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200163) Nr. crt. Denumire document 1. Notă solicitare documente OPCP 2. Note către OPCP 3. Dosare documente proiect 4. Note solicitare informare către direcţii / servicii / unităţi beneficiare

A001020017 – ÎNDOSARIEREA ŞI ARHIVAREA DOCUMENTELOR Scopul: Să asigure că documentele referitoare la programele şi proiectele cu finanţare comunitară sunt îndosariate şi arhivate corespunzător. Premise: procedurile de arhivare şi îndosariere specifice fiecărui program sau proiect. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Acţiuni

1.Stabileşte încadrarea documentelor în categoria de clasificare a informaţiilor publice şi a informaţiilor secrete, pentru a se asigura păstrarea confidenţialităţii, în conformitate cu reglementările în vigoare

Conducătorul SCP

2. Repartizează documentele primite către membrii SCP, în funcţie de responsabilităţile acestora şi fixează termenul pentru rezolvarea lucrărilor 3. Alocă un cod şi nume dosarelor curente în funcţie de clasificarea stabilită şi le etichetează 4. Constituie bibliorafturi pentru fiecare program derulat, precum şi pe probleme specifice (de ex. Resurse umane UIP, Proceduri, Legislaţie etc)

Membrii SCP

5. Elaborează documentele primite în lucru şi le înaintează, în termenul prevăzut, către conducătorul SCP. Dacă există modificări acestea sunt operate, iar varianta finală este transmisă conducătorului SCP spre aprobare pe suport hârtie. Dacă este cazul întocmesc scrisoarea de înaintare a documentului

Conducătorul SCP 6. Verifică şi aprobă documentele în forma finală Membrii SCP

7. Înregistrează documentele întocmite în registrul de ieşiri, le trimite solicitanţilor şi păstrează un exemplar / copia acestora pe care îl remit autorului lucrării


41

8. După finalizarea unei activităţi, îndosariază documentele în dosarul corespunzător, pe domenii / subdomenii, în ordine cronologică 9. Elaborează opisul pentru fiecare biblioraft

Conducătorul SCP 10. Verifică periodic respectarea procedurii de păstrare şi arhivare a documentelor de către membrii SCP 11. La finalizarea unui proiect, verifică dacă dosarele sunt complete şi numerotează paginile fiecărui dosar

Membrii SCP

12. Întocmesc o fişă de arhivare în care sunt evidenţiate codul dosarului, numele dosarului, numărul de pagini, anul la care se referă documentele, persoana care a întocmit dosarul

Conducătorul SCP 13. Avizează fişa de arhivare 14. Atribuie fiecărei fişe un număr unic pentru identificare 15.Depun dosarele la arhiva Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, după expirarea termenului de 7 ani

Membrii SCP

16. Întocmesc registrul general de arhivare (repertoar) 17. Controlează, cel puţin o dată în timpul derulării unui proiect, modul în care se realizează păstrarea şi arhivarea documentelor şi întocmesc un proces verbal

Responsabilul cu procedura „patru ochi”

18. Analizează modul de aplicare a prezentelor proceduri şi propun modificări, dacă este cazul

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020017) Nr. crt. Denumire document 1. Documentele încadrate în categoria de clasificare 3. Dosare prevăzute cu cod şi nume 5. Documente elaborate 6. Documente elaborate în forma finală 7. Registrul de intrări / ieşiri 9. Opis biblioraft 11. Dosare cu paginile numerotate 12. Fişa de arhivare 14. Fişa de arhivare avizată şi numerotată 16. Registrul general de arhivare (repertoar)

Manual de proceduri

42

A002 Proceduri operaţionale pentru domeniul Economico - Administrativ

Codul: Denumirea subdomeniului: A00201000 Financiar – Contabilitate A00202000 Planificare Bugetară A00203000 Logistică A00204000 Cazarmare, Construcţii - Investiţii

Codul procedurii: Denumirea procedurii: A00201001: Financiar contabilitate – Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata

Cheltuielilor A00201002: Financiar contabilitate – Exercitarea controlului financiar preventiv propriu A00202001 Planificare Bugetară - Procedură generală privind fundamentarea bugetului

de venituri şi cheltuieli pentru anul „N” A00203001 Logistică - Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. în

unităţile subordonate A.N.P. A00203002 Logistică - Fundamentarea şi elaborarea planului de aprovizionare tehnico-

materială şi financiară A00203003 Logistică - Privind elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare

tehnico - materială centralizat privind echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare.

A00203004 Logistică - Hrănirea persoanelor private de libertate A00203005 Logistică - Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare A00203006 Logistică - Organizarea, planificarea şi realizarea lucrărilor de întreţinere

tehnică la autovehicule A00203007 Logistică - Atestarea stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte

de plecarea în cursă A00203008 Logistică - Planificarea activităţii zilnice de transport A00203009 Logistică - Eliberarea, completarea, verificarea şi calculul foii de parcurs A00203010 Logistică - Scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe A00203011 Logistică - Declasarea şi casarea valorilor materiale, altele decât activele

fixe A00203012: Logistică – Achiziţii publice – cerere de ofertă A00203013: Logistică – Achiziţii publice – achiziţia directă A00203014: Logistică – Achiziţii publice – licitaţie deschisă A00203015: Logistică – Achiziţii publice – dialogul competitiv A00203016: Logistică – Achiziţii publice – achiziţia publică prin negociere fără

publicarea prealabilă a unui anunţ de participare A00203017: Logistică - Achiziţii publice – concurs de soluţii A00203018: Logistică – Achiziţii publice – licitaţie restrânsă A00203019: Logistică - Achiziţii publice – achiziţia publică prin negociere cu publicarea

prealabilă a unui anunţ de participare A00203020: Logistică – Activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor de

constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi A00203021: Logistica – Răspunderea patrimoniala A00203022: Logistica– Executarea controlului ierarhic A00203023: Logistica – Inventarierea patrimoniului – elaborarea pe baza pct. 7 din

anexa nr. 1 la OMFP nr.1753/2004


43

A00204001: Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de întreţinere şi reparaţii curente la construcţii

A00204002: Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare

A00204003: Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de investiţii A00204004: Cazarmare, constructii-investiţii – Recepţia lucrărilor de construcţii şi instalaţii A00204005: Cazarmare, constructii-investiţii – Constituirea cărţii tehnice a construcţiei A00204006: Cazarmare, constructii-investiţii – Alocarea la drepturi de combustibil pentru

încălzire

Abrevieri ai termenilor Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. P.O. Procedura operaţională 2. E Elaborare 3. V Verificare 4. A Aprobare 5. Ap. Aplicare 6. Ah. Arhivare 7. Ach. Achizitor 8. BS Birou secretariat 9. SEAP Sistemul electronic de achiziţii publice 10. CPV Vocabularul comun al achiziţiilor publice 11. Comp./compart. Compartimentul 12. HG/Hot Hotărârea de Guvern 13. OUG Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului 14. DEA Director adjunct economico-administrativ 15. PD Persoana desemnată (gospodar, lucrător, cadru tehnic, utilizator, etc.) 16. CS Contabil sector 17. R Referat de necesitate 18. NJ Notă justificativă 19 Of. Ofertă 20. AD Achiziţionare directă 21. PA Propunere de angajare a unei cheltuieli 22. AC Autoritate contractantă 23. PAAP Programul anual al achiziţiilor publice 24. CFPP Control financiar preventiv

Manual de proceduri

44

Procedura A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata Cheltuielilor Scop: a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de angajare, lichidare, ordonanţare şi plata cheltuielilor; b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi. Premise: Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar. Cadrul Legal: a) Legea nr.500/2002, privind finanţele publice; b) Legea Contabilităţii nr.82/1991; c) OMFP nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea

şi plată a cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea angajamentelor bugetare şi legale. A) ANGAJAREA CHELTUIELILOR:

Responsabil ACTIVITATEA DESFĂŞURATĂ Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP

Angajarea cheltuielilor - utilizarea creditelor bugetare numai în limita prevederilor şi potrivit destinaţiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituţiei şi cu respectarea dispoziţiilor legale.

Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP

Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme de angajament: a) angajamentul legal – orice act juridic din care rezultă sau ar putea

rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice; b) angajamentul bugetar – orice act prin care se rezervă fonduri publice

unor anumite destinaţi, în limita creditelor bugetare aprobate Angajamentul bugetar îmbracă două forme: a) angajamentul bugetar individual – este un angajament specific unei

singure operaţiuni noi care urmează să se efectueze; b) angajamentul bugetar global – este un angajament bugetar aferent

angajamentului legal provizoriu. Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP

Angajamentul bugetar precede angajamentul legal . Documentele privind angajarea cheltuielilor, necesare unei evidenţe contabile potrivit prevederilor legale sunt: 1 - proiectul de angajament legal individual ( proiect de contract de

achiziţie publică, comandă, contract de muncă, acord de împrumut). 2 - proiect de angajament legal provizoriu ( buget previzional) 3 - propunere de angajare a unei cheltuieli 4 - angajament bugetar individual global.

compartimentul de specialitate

Proiectul de angajament legal individual – este întocmit de compartimentul de specialitate din cadrul Direcţiei Economico – Administrativă/ Serviciului Logistic, cu respectarea prevederilor legale, în baza „Referatului de necesitate” întocmit de direcţiile şi serviciile independente din Administraţia Naţională a Penitenciarelor/unitate prin care se solicită angajarea cheltuielilor. Proiectul de angajament legal individual se întocmeşte în situaţia în care cheltuiala propusă nu se regăseşte în bugetul previzional. Pe baza „proiectului de angajament legal individual” se întocmesc formularele „Propunere de angajare a unei cheltuieli” (Anexa nr.1) şi de „Angajament Bugetar Individual” (Anexa nr.2) de către compartimentul de specialitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/Serviciului Financiar-Contabilitate.


Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli (Anexa nr. 1) Însoţeşte proiectul angajamentului legal (contract de achiziţie publică, note de comandă, referate de necesitate, convenţie, acte de control, acord de împrumut ). Se întocmeşte numai dacă există credite bugetare disponibile şi numai pentru rezervarea acestora.


45

Se întocmeşte de persoana desemnată cu atribuţii de conducere a evidenţei angajamentelor bugetare şi legale, persoană care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate. Propunerea de angajare a unei cheltuieli circulă la:

- compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu; - la ordonatorul secundar/terţiar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare.


Angajament bugetar individual / global (Anexa nr.2) Angajamentul bugetar este documentul prin care se afectează fonduri publice unor anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate. Angajamentul bugetar individual însoţeşte şi se supune avizării împreună cu proiectul angajamentului legal individual ( contract, comandă, referat de necesitate, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut, etc, ). Se întocmeşte de persoana desemnată cu atribuţii de conducere a evidenţei angajamentelor bugetare şi legale, persoană care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate. Angajamentul bugetar circulă împreună cu propunerea de angajare a unei cheltuieli:

- la compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu ; - la ordonatorul secundar/terţiar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare.


Proiectul de angajament legal provizoriu – îmbracă forma unui buget previzional. Bugetele previzionale se întocmesc potrivit clasificaţiei bugetare pe: titlu, capitol, subcapitol, articol, alineat de cheltuială de către Direcţia Economico – Administrativă/ Serviciul Financiar - Contabilitate, pe baza propunerilor direcţiilor şi serviciilor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor respectiv serviciilor unităţilor penitenciare. Bugetul previzional va fi însoţit de „Angajamentul bugetar global” . Bugetul previzional va fi întocmit de şeful Serviciului Financiar - Contabilitate, se supune vizei controlului financiar preventiv şi se supune aprobării ordonatorului secundar/terţiar de credite. Angajamentele bugetare globale se întocmesc pentru cheltuielile curente, ce se efectuează în mod repetat, pe parcursul aceluiaşi exerciţiu bugetar, cum ar fi:

- cheltuieli cu salariile pentru toate categoriile de personal; - cheltuieli cu contribuţii pentru asigurări sociale de stat; - cheltuieli cu contribuţii pentru ajutorul de şomaj; - cheltuieli de deplasări, detaşări, transferuri; - cheltuieli cu contribuţiile pentru constituirea fondului de asigurări sociale

de sănătate; - cheltuieli privind drepturile cu caracter social; - cheltuieli privind hrana (norma de hrană); - cheltuieli cu chiriile.

Pe parcursul anului, pentru cheltuielile înscrise în bugetul previzional, se întocmeşte „Propunerea de angajare a unei cheltuieli” pe baza solicitărilor direcţiilor şi serviciilor independente din unitate. Angajamentele legale individuale aprobate până la finele anului , acoperite de angajamentele legale provizorii nu se supun vizei de control financiar preventiv . Angajamentele legale individuale care depăşesc valoarea angajamentelor legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.

Manual de proceduri

46

B. LICHIDAREA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII


Este faza în procesul execuţiei bugetare care are ca scop verificarea prin care se urmăreşte:

- existenţa angajamentelor; - realitatea sumei datorate; - condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor

justificative care să ateste operaţiile respective. Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente justificative care atestă realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrărilor executate, urmărind:

- livrarea bunurilor ; - prestarea serviciului; - efectuarea lucrării; - existenţa unui titlu executoriu; - existenţa unui acord de împrumut, acord de grant, etc.

Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de compartimentul de specialitate, cu excepţia cazurilor în care este necesară lichidarea individuală. Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt factura fiscală sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii, prezentate în original şi completate cu toate datele cerute de formular. Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către conducătorii compartimentelor care au solicitat angajarea cheltuielilor, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe). Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plată certe se vizează pentru "Bun de plată" de către ordonatorii secundari/terţiari de credite . Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în angajamentele legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele de plată a obligaţiei. Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligaţiei de plată faţă de terţii creditori.

C. ORDONANŢAREA CHELTUIELILOR Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII


Ordonanţarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă că:

- livrările de bunuri au fost efectuate, serviciile prestate, lucrările executate; - cheltuielile au fost lichidate prin aplicarea vizei de „Bun de plată” de către

compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor; - plata poate fi realizată.

Ordonanţarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie conducătorului Serviciul Financiar Contabilitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/ Serviciului Financiar Contabilitate (pentru unităţile penitenciare) să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor. Modelul formularului "Ordonanţare de plată" este prezentat în Anexa nr. 4 la prezentele norme. Ordonanţarea de plată se întocmeşte în cadrul Serviciului Financiar- Contabilitate, de către persoana desemnată cu atribuţii în conducerea şi evidenţa angajamentelor bugetare. Ordonanţarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original. Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plăţii cheltuielilor


47

vor purta obligatoriu numărul, data notei contabile şi semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor. În cazuri excepţionale, când nu este posibilă prezentarea documentelor justificative în original, vor fi acceptate şi copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de persoana delegată cu aceste atribuţii privind evidenţa angajamentelor bugetare. În situaţia în care, în conformitate cu prevederile contractuale, urmează să se efectueze plata în rate a bunurilor livrate, lucrărilor executate şi a serviciilor prestate, se vor avea în vedere următoarele:

- prima ordonanţare de plată va fi însoţită de documentele justificative care dovedesc obligaţia către creditor pentru plata ratei respective;

- ordonanţările de plată ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise conducătorului Serviciului Financiar-Contabilitate. La emiterea ordonanţării de plată finale persoana delegată cu atribuţii pe linia conducerii evidenţei angajamentelor bugetare şi a întocmirii ordonanţărilor de plată consemnează, iar ordonatorul secundar/terţiar de credite delegat confirmă, că operaţiunea s-a finalizat. După întocmire, „Ordonanţarea de Plată” circulă la:

- compartimentul contabilitate pentru obţinerea vizei de compartiment. -compartimentul de specialitate/compartimentul care a solicitat angajarea

cheltuielilor, pentru a se obţine viza de compartiment cu aplicarea amprentei ştampilei „Certificat în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii” prin care se confirmă corectitudinea sumelor de plată, livrarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor;

- persoana împuternicită cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu prin aplicarea semnăturii şi amprenta ştampilei;

- ordonatorul secundar/terţiar de credite pentru aprobare; - Serviciul Financiar-Contabilitate pentru efectuarea plăţii şi pentru arhivare.

În cazul în care ordonanţarea de plată nu se avizează, se aplică prevederile pct. 1 "Angajarea cheltuielilor". Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv se asigură că ordonanţările supuse vizei se referă la angajamente de cheltuieli deja vizate şi că sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor. Ordonanţările de plată nevizate de persoana împuternicită să exercite control financiar preventiv sunt nule şi fără valoare pentru şeful Serviciului Financiar Contabilitate, care urmează să facă plata, dacă nu sunt autorizate în condiţiile prezentelor norme. După aprobare, ordonanţarea de plată împreună cu toate documentele justificative în original se înaintează conducătorului Serviciului Financiar - Contabilitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/Serviciului Financiar–Contabilitate din cadrul unităţilor penitenciare, pentru plată. Nici o ordonanţare de plată nu va fi semnată de ordonatorul de credite decât dacă:

- este completată cu toate datele cerute de formular; - este însoţită de toate documentele justificative - poartă semnătura compartimentului de specialitate şi a compartimentului

financiar contabil; - poartă viza de control financiar preventiv propriu.

D. PLATA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII

şeful Serviciului Financiar - Contabilitate

Plata cheltuielilor – este faza finală a execuţiei bugetare prin care instituţia publică este eliberată de obligaţiile sale faţă de terţi creditori. Plata cheltuielilor este asigurată de directorul Direcţiei Economico- Administrativ şi şeful Serviciului Financiar-Contabilitate, după ce au fost verificate următoarele aspecte:

- cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate;

Manual de proceduri

48

- există credite bugetare deschise/repartizate şi disponibilităţi în conturi de disponibil;

- subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective;

- există toate documentele justificative care să justifice plata; - semnăturile de pe documentele justificative aparţin persoanelor

desemnate să exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor bugetare, potrivit legii;

- beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat;

- suma datorată beneficiarului este corectă; - documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de control

financiar preventiv; - documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular; - alte condiţii prevăzute de lege.

Plata nu poate fi efectuată: - în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori

disponibilităţile sunt insuficiente; - când nu există confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt

vizate pentru "Bun de plată"; - când beneficiarul nu este cel faţă de care instituţia are obligaţii; - când nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanţarea de

plată; - când nu există aprobarea ordonatorului principal de credite.

În cazul constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată, persoana împuternicită cu efectuarea acestei operaţiuni suspendă plata. Motivele deciziei de suspendare a plăţii se prezintă într-o declaraţie scrisă care se trimite ordonatorului de credite şi, spre informare, persoanei împuternicite să exercite controlul financiar preventiv. Ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere efectuarea plăţilor. Având în vedere caracteristicile specifice ale unor cheltuieli globale, reglementate prin acte normative în vigoare, lunar se va întocmi o singură „Ordonanţare de plată”, pentru:

- plata salariilor şi îndemnizaţiilor; - plata compensării chiriei stabilită pentru locuinţele de serviciu şi chiria

datorată pe baza unui contract de închiriere; - plata contravalorii transportului prevăzut în actele normative în vigoare.

Dispoziţii generale privind efectuarea plăţilor DESCRIEREA PROCEDURII


Deschiderea conturilor de cheltuieli şi de disponibilităţi de către instituţiile publice se efectuează potrivit normelor privind organizarea şi funcţionarea trezoreriilor statului. În vederea efectuării cheltuielilor, Direcţia Economico–Administrativă/ Serviciul Financiar–Contabilitate din cadrul unităţilor penitenciare are obligaţia de a întocmi şi de a prezenta unităţii de trezorerie şi contabilitate publică la care instituţia are conturile deschise:

- bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat şi repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de Ministerul Economiei şi Finanţelor;

- programul de investiţii aprobat în condiţiile legii; - lista cu specimenele de semnături ale persoanelor delegate cu atribuţii de

ordonator secundar/terţiar de credite, ale persoanelor împuternicite cu efectuarea plăţilor cât şi amprenta ştampilei. Creditele bugetare aprobate în buget vor putea fi utilizate numai după deschiderea de credite şi/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora.


49

Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea înscrise în spaţiul rezervat obiectul plăţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata. Ordinele de plată se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de ordine unic, începând cu numărul 1 în ordine crescătoare pentru fiecare exerciţiu bugetar. Un ordin de plată nu poate cuprinde plăţi referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat. Ordinele de plată se emit pe baza documentelor justificative din care să reiasă că urmează să se achite integral sau parţial o datorie contractată şi justificată. Se exceptează de la această regulă ordinele de plată ce se emit pentru plata de avansuri efectuate în condiţiile legii. Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilităţi, după caz, se poate ridica, pe bază de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plăţilor de salarii, premii, deplasări, protocol precum şi pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi:

- contravaloarea medicamentelor; - contravaloarea transportului; - contravaloarea chiriei; - ajutoare etc.

În fila de cec se menţionează şi natura cheltuielilor care urmează să se efectueze din numerarul ridicat. În vederea efectuării de plăţi în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea de bunuri, executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziţiei de plată / încasare către casierie", semnată de directorul Direcţiei Economico- Administrativă şi de persoana care acordă viza de control financiar preventiv. Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în baza documentelor justificative eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi fiscale, chitanţe, sau alte formulare ori documente privind activitatea financiară şi contabilă cu regim special, aprobate potrivit legii. Acordarea avansurilor se realizează cu respectarea actelor normative în vigoare la data efectuării plăţii.

Organizarea evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale DESCRIEREA PROCEDURII


Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale este ţinută în cadrul Serviciului Financiar - Contabilitate. Scopul organizării evidenţei angajamentelor bugetare este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la alocaţiile bugetare consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine alocaţiile bugetare disponibile care pot fi angajate în viitor. Scopul organizării evidenţei angajamentelor legale este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite. Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale se conduce utilizând metoda „partidă simplă”, de către persoanele desemnate. Evidenţa creditelor aprobate pentru efectuarea de cheltuieli stabilite prin buget se ţine cu ajutorul contului 8060 "Credite bugetare aprobate". Contabilitatea analitică a alocaţiilor aprobate se ţine pe titluri, articole şi alineate, în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Evidenţa angajamentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate în vederea efectuării unor cheltuieli bugetare, în limita alocaţiilor bugetare aprobate, se ţine cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare". Contabilitatea analitică a angajamentelor bugetare se ţine pe titluri, articole şi alineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.

Manual de proceduri

50

Evidenţa angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite în limita alocaţiilor bugetare aprobate se ţine cu ajutorul contului 8067 "Angajamente legale". Contabilitatea analitică a angajamentelor legale se ţine pe titluri, articole şi alineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" şi 8066 "Angajamente bugetare" este necesară pentru determinarea alocaţiilor bugetare disponibile care pot fi angajate.

Procedura A00201002 : Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu Scop: Procedura de stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea activităţii de control financiar preventiv.

Descrierea procesului:Procedura vizează stabilirea unui set de reguli si operaţiuni unitare, precum şi a responsabilităţilor în procesul de exercitare a controlului financiar preventiv propriu.

Premise:

Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar. Definiţie: Control financiar preventiv reprezintă activitatea prin care se verifica legalitatea şi regularitatea documentelor în care sunt consemnate operaţiunile patrimoniale, înainte ca acestea sa devină acte juridice, prin aprobarea lor de către titularul de drept al competentei sau de către titularul unei competente delegate în condiţiile legii. Obiectul controlului financiar preventiv vizează, în principal:

- angajamentele legale şi angajamentele bugetare; - deschiderea şi repartizarea de credite bugetare; - modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni a clasificaţiei bugetare a creditelor aprobate,

inclusiv prin virări de credite; - ordonanţarea cheltuielilor; - constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi stabilirii titlurilor de încasare; - concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului public al statului sau al unităţilor

administrativ-teritoriale; - vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului privat al statului

sau al unităţilor administrativ-teritoriale; - alte categorii de operaţiuni stabilite prin ordin al ministrului finanţelor publice.

Sferă de aplicare: Se exercita asupra tuturor operaţiunilor care afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul public, cu excepţia analizei şi certificării situaţiilor financiare şi/sau patrimoniale, precum şi verificarea operaţiunilor deja efectuate. Modalitate de exercitare: Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semnătura persoanelor în drept şi prin aplicarea sigiliului personal. Persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu sunt numite prin Decizia ordonatorului de credite cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior. Persoanele desemnate sa efectueze aceasta activitate sunt altele decât cele care iniţiază operaţiunea supusă vizei.


51

PROCEDURA Pas Responsabil(i) Descriere Riscuri

1 Compartiment de specialitate

Se îngrijeşte de obţinerea vizelor şi certificărilor necesare pentru efectuarea operaţiilor prin care se afectează patrimoniul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Transmit documentele care privesc operaţiuni asupra cărora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv, persoanei desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu. Acestea vor fi însoţite de documente justificative corespunzătoare, certificate în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii operaţiunii şi a documentelor prin ştampila şi semnătura persoanei din compartimentul de specialitate, desemnată să efectueze această operaţiune prin Decizia Directorului General al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Răspunde pentru realitatea,regularitatea,şi legalitatea operaţiunilor ale căror acte sau documente justificative le-au certificat sau avizat. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial Administraţia Naţională a Penitenciarelor, vor avea avizele Serviciului Juridic şi Direcţiei Economico-Administrativă, înainte de a fi supuse controlului financiar preventiv .

Să nu poată fi obţinute toate avizele specifice fiecărei operaţiuni în termenul propus. Certificările să fie în neconcordanţă cu competenţele stabilite prin Decizia Directorului general al ANP.

Primeşte documentele care privesc operaţiuni asupra cărora trebuie exercitat controlul financiar preventiv, împreună cu documentele justificative. Verifică din punct de formal: • Dacă documentele au fost completate în

concordanţă cu conţinutul acestora; • existenta semnăturilor persoanelor autorizate din

cadrul compartimentelor de specialitate; • existenta actelor justificative specifice operaţiunii

prezentate la viza. Pentru simplificarea şi accelerarea circuitului administrativ, în astfel de situaţii nu se face consemnarea refuzului de viza, procedându-se la restituirea documentelor către compartimentul care a iniţiat operaţiunea, indicându-se motivele restituirii. Termenul maxim de acordare a vizei de control financiar preventiv este de 3 zile de la data inregistrarii operaţiunii, în funcţie de natura şi complexitatea operaţiunilor cuprinse în Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv .

Restituirea documentelor către compartimentul care a iniţiat operaţiunea din cauza neîndeplinirii / nerespectării unei condiţii formale

2.

Persoana care acordă viza de control financiar preventiv

După efectuarea controlului formal, înregistrează documentele în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv (Anexa 1) şi controlează, prin parcurgerea listei de verificare: a) respectarea tuturor prevederilor legale care le sunt

aplicabile, în vigoare la data efectuării operaţiunilor (control de legalitate);

b) îndeplinirea sub toate aspectele a principiilor şi a regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaţiuni din care fac parte operaţiunile supuse controlului (control de regularitate);

c) încadrarea în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz (control bugetar).

Manual de proceduri

52

Dacă necesităţile o impun, în vederea exercitării unui control preventiv cât mai complet, se pot solicita şi alte acte justificative, precum şi avizul Serviciului Juridic. Întârzierea sau refuzul furnizării actelor justificative ori avizelor solicitate va fi comunicat conducătorului Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorului unităţii, pentru a dispune măsurile legale.

Dacă în urma verificării de fond operaţiunea îndeplineşte condiţiile de legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, se acorda viza prin aplicarea semnăturii şi a sigiliului pe exemplarul documentului care se arhivează la entitatea publica. Sigiliul personal, cuprinde următoarele informaţii: • denumirea entităţii publice; • menţiunea "vizat pentru control financiar preventiv"; • numărul sigiliului (numărul de identificare a titularului

acestuia); • data acordării vizei (an, luna, zi). După acordarea vizei, documentele prezentate la viza de control financiar preventiv propriu se înscriu în Registrul cu privire la operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv propriu ,realizat prin aplicaţie informatică de contabilitate şi al cărui conţinut este redat în Anexa nr.1. Prin acordarea vizei se certifică implicit şi îndeplinirea condiţiilor menţionate în listele de verificare. Răspunde în raport de culpa ei în privinţa operaţiunilor pentru care a acordat viza de control financiar preventiv.

Refuzul de acor-dare a vizei din cauza neîndeplinirii condiţiilor de lega-litate, regularitate şi bugetare (verificarea de fond) Volumul de do-cumente ce trebuie analizat să fie inegal repartizat pe persoanele de-semnate să exer-cite viza de control financiar preventiv propriu, ceea ce poate conduce la întârzieri în verificarea şi acordarea vizei CFPP.

Documentele vizate şi actele justificative ce le-au însoţit sunt restituite, compartimentului de specialitate emitent.

REFUZUL DE VIZĂ

Persoana care acordă viza de control financiar preventiv

Refuză motivat, în scris, acordarea vizei de control financiar preventiv, potrivit Anexei nr. 2, dacă în urma controlului se constată că cel puţin un element de fond cuprins în lista de verificare nu este îndeplinit şi în esenţa, operaţiunea nu întruneşte condiţiile de legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, Consemnează acest fapt în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv. La refuzul de viza anexează şi un exemplar al listei de verificare, cu indicarea elementului/elementelor din aceasta lista a cărui/ale căror cerinţa/cerinţe nu este/ nu sunt îndeplinită/îndeplinite. Aduce la cunoştinţa conducătorului Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorului unităţii refuzul de viza, însoţit de actele justificative semnificative Restituie celelalte documente sub semnătura, compartimentelor de specialitate care au iniţiat operaţiunea.


53

3 Ordonatorul de credite

Aprobă efectuarea operaţiunilor care au primit viza de control financiar propriu. Poate decide, printr-un act de decizie internă, efectuarea pe propria sa răspundere a operaţiunilor care au fost refuzate la viza de control financiar preventiv propriu pentru alte motive decât neîncadrarea în valoarea creditelor bugetare şi/sau de angajament.

Necomunicarea deciziei de efectuare a operaţiunii pe proprie răspundere către persoanele îndreptăţite

4

Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv

Informează în scris: • Organul ierarhic superior; • Curtea de Conturi, cu ocazia efectuării

controalelor de descărcare de gestiune sau a altor controale ce intra în competenta sa ;

• Ministerul Economiei şi Finanţelor asupra operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe propria răspundere. Sesizează inspecţia centrală şi/sau inspecţiile teritoriale ale Ministerului Economiei şi Finanţelor, dacă prin operaţiunea refuzată la viză, dar efectuată pe propria răspundere de către ordonatorul principal de credite, se prejudiciază patrimonial entitatea.

Manual de proceduri

54

ANEXA NR.1 Administraţia Naţională a Penitenciarelor

REGISTRUL privind operaţiunile prezentate la viza de

control financiar preventiv

Nr. crt

Denumirea documentului

Nr./Data emiterii

Conţinutul operaţiunilor înscrise în documente

Comparti-mentul emitent

Data prezentării la

viză a documentului

Valoarea operaţiunilor pentru care s-a acordat

viză

Valoarea operaţiunilor pentru care s-a refuzat

viză

Data restituirii actelor

justificative / semnătură

Observaţii

0 1 2 3 4 5 6 7 8

*

NOTĂ: *Se exceptă completarea rubricii nr.7 prin care compartimentul de specialitate semnează pentru restituirea documentelor, având in vedere modul de emitere in format electronic, al Registrului privind operaţiunilor prezentate la viza de control financiar preventiv.


55

ANEXA NR.2 Administraţia Naţională a Penitenciarelor Nr. .................../..................

Domnului/Doamnei .......................................................................... (Conducătorul entităţii publice)

În conformitate cu prevederile art. 24 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, cu modificările şi completările ulterioare, va aduc la cunoştinţa refuzul de viza de control financiar preventiv intern pentru ....................../(tipul documentului, numărul şi data emiterii, suma, compartimentul emitent) din următoarele motive: ......................./(se vor preciza actele normative şi condiţiile prevăzute de acestea care se considera a fi nerespectate dacă s-ar efectua operaţiunea înscrisă în documente) .......

În situaţia în care dispuneţi efectuarea operaţiunii pe răspunderea dumneavoastră, în condiţiile art.25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, cu modificările şi completările ulterioare, aceasta se poate face numai cu încadrarea în creditele bugetare aprobate.

Actul (decizie, ordin) prin care dispuneţi efectuarea operaţiunii ………......../(se nominalizează operaţiunea) ...... ……………….va însoţi documentele justificative pe baza cărora operaţiunea se înregistrează şi în contul de ordine şi evidenta 8044 "Documente respinse la viza de control financiar preventiv" şi se întocmesc informările prevăzute de lege. …………........./(persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu) .....................

Manual de proceduri

56

PROCEDURA: A00202001 PROCEDURĂ GENERALĂ PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI ŞI CHELTUIELI PENTRU ANUL N

Scop: stabilirea unui cadru unitar intern pentru elaborarea şi fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli Premise:

- existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare; - existenţa cadrului legal de dotare a unităţilor cu diverse categorii de bunuri, potrivit prevederilor

tabelelor de înzestrare şi normelor specifice de dotare; - existenţa personalului specializat în evaluarea tehnico-economică a categoriilor de bunuri din dotarea

unităţilor de penitenciare şi de stabilire a necesarului de aprovizionat. Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate acesteia Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată Directorul general – aprobă Directorul general adjunct – avizează Directorul D.E.A. – propune spre avizare Directorul adjunct D.E.A. – verifică Colectivul desemnat – întocmeşte documentaţia

1. Elaborarea Instrucţiunilor de fundamentare a bugetelor de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N; elaborarea instrucţiunilor se face în mod unitar pentru structurile financiar – contabilitate, logistică, cazarmare – construcţii şi producţie bugetară. Se transmit în unităţi, de regulă, până la termenul: 31.10.N-2

Directorul D.E.A.- A.N.P. Directorul adjunct D.E.A. din unităţile subordonate

2. Instruirea personalului desemnat pentru întocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N ; Termen: 25.11.N-2

Colectivul desemnat 3. Întocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate;

Secretariatul unităţilor subordonate 4. Proiectele de buget de venituri şi cheltuieli se transmit la Administraţia Naţională a Penitenciarelor – Direcţia Economico Administrativă până la data de 15.02.N-1.

Sectoarele de specialitate din cadrul D.E.A.

5. Direcţia Economico Administrativă prin structurile desemnate verifică, centralizează proiectele de buget de venituri şi cheltuieli pentru anul N; Termen: 20.03.N-1

Directorul general – aprobă Directorul general adjunct – avizează Directorul D.E.A. – propune spre avizare Directorul adjunct D.E.A. – verifică Colectivul desemnat – întocmeşte documentaţia

6. Întocmirea, verificarea, avizarea şi aprobarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N Termen: 31.03.N-1

Secretariatul A.N.P. 7. Depunerea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N la Ministerul Justiţiei Termen: 31.03.N-1

D.E.A.- Serviciul Planificare bugetară

8. Efectuarea diferitelor corecţii impuse de Ministerul de Justiţiei şi / sau Ministerul Economiei şi Finanţelor. Termen: 15.10.N-1


57

D.E.A.- Serviciul Planificare bugetară

9. Corelarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N cu prevederile Legii bugetului şi repartizarea acestuia pe unităţi teritoriale, aparat central, etc.; Termen: 15.10.N-1

Sectoarele de specialitate şi structurile de achiziţie publică din A.N.P. şi unităţile subordonate

10. Corelarea Planului de aprovizionare cu fila de buget transmisă de A.N.P. Corelarea Planului de aprovizionare centralizat cu fila de buget şi transmiterea acestuia către B.A.G.R.

Structurile de achiziţie publică Întocmirea Programelor de achiziţii publice Termen: 31.12.N-1

11. Începerea anului bugetar N; Directorul adjunct D.E.A. / Contabilul şef din unităţile subordonate

12. Raportări periodice: - lunar pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetară; - trimestrial pentru D.E.A. - Serviciul Logistic, Serviciul Financiar; - anual pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetară, Serviciul Logistic, Serviciul Financiar.

PROCEDURĂ: A00203001 DISTRIBUIREA BUNURILOR MATERIALE APROVIZIONATE DE B.A.G.R.

ÎN UNITĂŢILE SUBORDONATE A.N.P.

Scop: Stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea desfăşurării activităţii de introducere în gestiune şi de distribuire a bunurilor materiale, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi. Premise: Procedura de introducere în gestiune şi distribuire a bunurilor materiale, reprezintă activitatea prin care se creează cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi. Aplicabilitate : A.N.P. şi unităţile subordonate.

Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată Responsabilul sectorului de

specialitate din A.N.P. Centralizează solicitările de bunuri materiale transmise de unităţileteritoriale. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’

Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.

Întocmeşte Planul anual de asigurare tehnico - materială centralizatpentru anul ,,N’’ funcţie de data aprobării Legii bugetului. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’


Supune spre avizare Planul anual de asigurare tehnico - materialăcentralizat pentru anul ,,N’’, specificaţiile tehnice şi desfăşurătoareleaferente bunurilor aprobate a fi achiziţionate prin Planul anual deasigurare tehnico - materială centralizat. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’

Directorul adjunct şi directorul D.E.A. din A.N.P.

Verifică şi avizează Planul anual de asigurare tehnico - materialăcentralizat pentru anul ,,N’’. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’

Directorul general adjunct al A.N.P.

Aprobă Planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat pentruanul ,,N’’. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’

Secretariatul D.E.A din A.N.P. Transmite la B.A.G.R. Planul anual de asigurare tehnico - materialăcentralizat aprobat pentru anul ,,N’’. de regulă până la 30 noiembrie an ,,N – 1’’

Şeful S.A. din B.A.G.R. Întocmeşte proiectul Programului anual al achiziţiilor publice de bunuripe anul ,,N’’. de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’

Manual de proceduri

58

Şeful S.A. şi contabilul şef al B.A.G.R.

Verifică şi avizează Programul anual al achiziţiilor publice de bunuri peanul ,,N’’. de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’

Directorul B.A.G.R. Aprobă Programul anual al achiziţiilor publice de bunuri pentru anul,,N’’. de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’

B.A.G.R. Aplică procedurile de achiziţie publice de bunuri conform OG nr.34/2006.

B.A.G.R. Întocmeşte raportul de evaluare şi îl înaintează spre avizare şiaprobare structurilor de specialitate din A.N.P. – D.E.A.

B.A.G.R. Înaintează spre avizare structurilor de specialitate din A.N.P. – D.E.Amostrele de bunuri materiale solicitate.

Comisia de recepţie din B.A.G.R. Efectuează recepţia cantitativă şi calitativă a bunurilor materialeachiziţionate.

Responsabilul sectorul de specialitate din B.A.G.R.

Certifică realitatea şi legalitatea documentelor care însoţesc bunurileachiziţionate şi le înaintează serviciului financiar-contabilitate.

S F C din B.A.G.R Vizează pentru C.F.P., certifică BUN DE PLATĂ şi înregistrează înevidenţa contabilă materialele prevăzute în documente.

Gestionarul Sectorului de specialitate din

B.A.G.R. Înregistrează în fişele de magazie materialele aprovizionate.

SA din B.A.G.R. Propune graficul de distribuire a materialelor în unităţile subordonateA.N.P.

Directorul B.A.G.R Înaintează sectorului de activitate din cadrul D.E.A. spre avizare şiaprobare graficul de distribuire a materialelor în unităţile subordonateA.N.P.

Directorul D.E.A. Aprobă graficul de distribuţie privind repartiţia bunurilor materialeaprovizionate.

B.A.G.R. Întocmeşte documentele privind distribuirea, scăderea din evidenţacantitativă şi cea de gestiune a bunurilor materiale, către unităţilesubordonate A.N.P.

Responsabilul sectorul de specialitate din A.N.P.

Monitorizează lunar stadiul aprovizionărilor şi distribuţiilor pentrubunurile materiale achiziţionate centralizat. de regulă până la sfârşitul lunii

Directorul B.A.G.R Întocmeşte notă de informare şi raportează lunar A.N.P.- D.E.A situaţiaprivind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. de regulă până la sfârşitul lunii

Directorul D.E.A din A.N.P. Informează trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire lastadiul activităţii desfăşurate în B.A.G.R.

PROCEDURA: A00203002 FUNDAMENTAREA ŞI ELABORAREA PLANULUI DE APROVIZIONARE TEHNICO-MATERIALĂ ŞI FINANCIARĂ Anexă la PROCEDURĂ GENERALĂ PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI ŞI CHELTUIELI PE ANUL N (A00202001) Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea fundamentării şi elaborării, de către unităţile de penitenciare, a planului de aprovizionare tehnico-materială Premise: Fundamentarea Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate


59

Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico Administrative şi unităţile subordonate din sistemul administraţiei penitenciare Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Direcţia Economico Administrativă – Serviciul logistic Serviciul construcţii cazarmare Serviciul producţie şi venituri proprii

Elaborează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară, la care se anexează machetele: 1. Lista principalilor indicatori care vor fi luaţi în calcul la fundamentarea proiectului de plan, detaliată pe structuri funcţionale, articole si alineate bugetare; 2. Cererea de materiale; 3. Baza de calcul pentru determinarea necesarului cantitativ de bunuri ce fac obiectul aprovizionării; 4. Cererea de subvenţii; cererea de subvenţii are următoarea structură:

- denumire indicator - cod indicator (art. şi alineat bugetar) - realizările anului „N-3” - realizările anului „N-2” - estimările anului „N-1” (an curent) - estimările anului „N” (anul de bază pentru care se întocmeşte

proiectul bugetar) - estimările anului „N+1” - estimările anului „N+2” - estimările anului „N+3”

Propunerile anului „N” vizează resursele financiare preconizate a fi alocate, iar estimările anilor „N+1”, „N+2” şi „N+3” sunt estimarea valorică a obiectivelor stabilite în documentul de politică, strategie şi performanţă pe următorii 3 ani. Înaintează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară spre avizare şi aprobare;

Directorul Direcţiei Economico-Administrative

Avizează Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară

Directorul general adjunct Aprobă Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară

Direcţia Economico Administrativă – Secretariat

Transmite Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară către unităţile subordonate

La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Directorul unităţii Numeşte prin decizie zilnică colectivul de lucru pentru fundamentarea şi

întocmirea proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară

Colectivul de lucru Întocmeşte Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară care cuprinde documentele menţionate în Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară :

- Cererea de subvenţii; - Cererile de materiale întocmite separat pe articole si alineate

bugetare, pe structuri funcţionale, valorile rezultate se cumulează in cererile de subvenţii;

- Bazele de calcul întocmite pe articole si alineate bugetare pentru determinarea materialelor si subvenţiilor din cererile de bunuri materiale;

- Lista indicatorilor luaţi in calcul pentru determinarea nevoilor financiare si materiale la nivelul unităţii, detaliata pe structuri funcţionale, articole si alineate bugetare;

Manual de proceduri

60

- Nota de fundamentare pentru susţinerea nevoilor materiale si financiare solicitate;

- Alte documente propuse de colectivul de lucru, prin care se susţin nevoi specifice unităţii – acestea se justifica in nota de fundamentare.

Contabilul sef / Seful serviciului logistic

Verifică Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară


Avizează Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară

Directorul unităţii Aproba Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară Secretariatul unităţii Transmite Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Directia Economico

Administrativa - Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară aprobat de directorul unitatii.

La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico Administrativă – Serviciul logistic Serviciul construcţii cazarmare Serviciul producţie şi venituri proprii

- Analizează si centralizează Proiectele planurilor de aprovizionare tehnico materială şi financiară, pe structuri funcţionale, capitole de cheltuieli, articole si alineate bugetare; - Întocmesc Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; - Transmit Serviciului planificare bugetară cererile de subvenţii centralizate, pe unităţi, structuri funcţionale, articole si alineate bugetare.

Directorul adjunct al Direcţiei Economico-Administrative

Verifică Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizată al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor


Avizează Planul de aprovizionare tehnico materiala al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Direcţia Economico Administrativă – Serviciul planificare bugetară

Întocmeşte Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare


Verifică Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare


Propune avizarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare

Directorul general adjunct Avizează: - Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei

Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;

- Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare

Directorul general

Aprobă: - Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei

Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;

- Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare

Direcţia Economico Administrativă – Serviciul planificare bugetară

-Transmite ordonatorului principal de credite Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; -Primeşte bugetul de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare aprobat de ordonatorul principal de credite; - Transmite Serviciului Logistic, Serviciului producţie şi venituri proprii,


61

Serviciului construcţii cazarmare şi unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; - Transmite unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare.

Direcţia Economico Administrativă – Serviciul logistic Serviciul construcţii cazarmare Serviciul producţie şi venituri proprii

- Corelează Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite; - Înaintează spre avizare şi aprobare Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.


Verifică Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.


Propune pentru avizare Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.

Directorul general adjunct Avizează Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.

Directorul general Aprobă Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.

Direcţia Economico Administrativă – Secretariat

Transmite la B.A.G.R. Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite, aprobat de ordonatorul secundar de credite.

La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Directorul unităţii / Directorul Direcţiei Economico-Administrative

Coordonează corectarea Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite

Colectivul de lucru Corelează Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite

Contabilul sef / Seful serviciului logistic

Verifică Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite


Avizează Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite

Directorul unităţii Aproba Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite

Secretariatul unităţii Transmite Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Directia Economico- Administrativa - Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite

Directorul Direcţiei Economico-Administrative / Contabilul sef / Şeful Serviciului logistic

1. Planifică şi coordonează derularea contractelor de aprovizionare tehnico materială; 2. Transmit lunar Direcţiei Economico Administrativă – Serviciul logistic, Serviciului construcţii cazarmare, Serviciul producţie şi venituri stadiul îndeplinirii Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.

Directorul Direcţiei Economico-Administrative / Contabilul sef / Şeful Serviciului achiziţii

1. Planifică şi coordonează derularea contractelor de aprovizionare tehnico materială; 2. Transmit lunar Direcţiei Economico Administrativă – Serviciul logistic, Serviciului construcţii cazarmare, Serviciul producţie şi venituri stadiul îndeplinirii Planului centralizat de aprovizionare tehnico materială şi financiară.

Manual de proceduri

62

PROCEDURĂ : A00203003 PRIVIND ELABORAREA ŞI FUNDAMENTAREA PLANULUI ANUAL DE ASIGURARE TEHNICO-MATERIALĂ CENTRALIZAT PRIVIND ECHIPAREA PERSONALULUI DIN SISTEMUL ADMINISTRAŢIE PENITENCIARE

Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare şi fundamentare a planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente activităţii de echipare a personalului din sistemul administraţie penitenciare. Premise: Elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, privind echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare, reprezină activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure echiparea corespunzătoare a personalului. Aplicabilitate: A.N.P. şi unităţile subordonate. Procedura:

Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată Responsabilul sectorului de

specialitate din A.N.P. Emite instrucţiunile specifice privind întocmirea proiectului de bugetpentru anul ,,N’’ 31 octombrie an ,,N-2’’


Transmite unităţilor subordonate instrucţiunile specifice privindfundamentarea proiectului de buget pentru anul ,,N’’ 31 octombrie an ,,N-2’’

Directorul adjunct D.E.A. din A.N.P.

Instruieşte persoanele desemnate pentru elaborarea şi fundamentareabugetului pentru anul ,,N’’ 15 noiembrie an ,,N-2’’

Directorul unităţii subordonateUnitatea subordonată transmite D.E.A proiectul de buget pentru anul ,,N’’ 15 februarie an ,,N - 1’’


Verifică şi centralizează proiectele de buget transmise de unităţilesubordonate 20 martie an ,,N - 1’’


Supune spre avizare şi aprobare proiectul de buget centralizat 24 martie an ,,N -1’’

D.E.A din A.N.P.

Depune la Ministerul Justiţiei proiectul de buget aferent anului ,,N’’ 31 martie an ,,N - 1’’


Stabileşte şi comunică echivalentul valoric al cotei părţi anuale adrepturilor de echipament pentru anul ,,N’’, precum şi instrucţiunile privindcalcularea şi acordarea drepturilor de echipament pentru personalul dinunitate.

de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’ Directorul unităţii subordonateDispune verificarea gradului de echipare a personalului din unitate

de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’ Responsabilul sectorului de

specialitate din unitatea subordonată

Supune Consiliului de Conducere al unităţii proiectul de Decizie privindîncadrarea personalului pe categorii de echipare de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’

Consiliul de Conducere şi directorul unităţii subordonate

Stabileşte şi aprobă încadrarea nominală la drepturi de echipament afuncţionarilor publici din subordine la următoarele categorii de drepturi:

- numai echipament; - echipament pentru completarea uniformei şi diferenţa în bani; - numai bani.

de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’

Directorul unităţii subordonateEmite decizia privind încadrarea nominală la drepturi de echipament apersonalului din unitate de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’


63

Personalul din unitatea subordonată

Întocmeşte cererea individuală de echipament pe articole şi dateantropometrice

de regulă până la 15 octombrie an ,,N – 1’’ Responsabilul sectorului de

specialitate din unitatea subordonată

Centralizează cererile de echipament, pe categorii de personal, articole şidate antropemetrice. de regulă până la 20 octombrie an ,,N – 1’’

Directorul adjunct D.EA. din unitătea subordonată

Analizează şi avizează situaţiile centralizate. de regulă până la 20 octombrie an ,,N – 1’’

Responsabilul sectorului de specialitate din unitatea

subordonată

Transmite necesarul de articole de echipament cadre conform situaţiilorcentralizate. de regulă până la 30 octombrie an ,,N – 1’’


Centralizează solicitările de bunuri materiale aferente anului ,,N’’,întocmeşte planul anual de asigurare tehnico-materială centralizat,corelează datele centralizate cu bugetul aprobat şi supune spre avizare şiaprobare planul anual de asigurare tehnico-materială centralizat de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’


Transmite la B.A.G.R. planul anual de asigurare tehnico - materialăcentralizat aprobat, specificaţiile tehnice şi desfăşurătoarele privinddistribuţiile pe talii şi mărimi pentru bunurile materiale care au fostaprobate prin planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat. de regulă până la 30 noiembrie an ,,N – 1’’

B.A.G.R Întocmeşte programul anual al achiziţiilor publice de bunuri. de regulă până la 30 decembrie an ,,N - 1’’

B.A.G.R Distribuie în unităţile subordonate A.N.P. articolele de echipament dincomponenţa ţinutei de vară. de regulă până la 30 iunie an ,,N’’

B.A.G.R Distribuie în unităţile subordonate A.N.P. articole de echipament dincomponenţa ţinutei de iarnă. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N’’


Monitorizează lunar stadiul aprovizionărilor şi distribuţiilor pentru bunurilemateriale achiziţionate centralizat. De regulă până la sfârşitul lunii

Directorul B.A.G.R Întocmeşte notă de informare şi raportează lunar A.N.P.- D.E.A situaţiaprivind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. De regulă până la sfârşitul lunii

Directorul D.E.A din A.N.P. Informează trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire lastadiul activităţii desfăşurate în B.A.G.R.

PROCEDURA : A00203004 HRĂNIREA PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de hrănire a persoanelor private de libertate din unităţile sistemului administraţiei penitenciare. Premise: Procedura pentru hrănirea persoanelor private de libertate, reprezintă activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi. Aplicabilitate : Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura:

Cine execută activitatea Activitatea -Responsabilul compartimentului hrănire - Bucătarul - Medicul şef al unităţii

Stabilirea planurilor meniu decadale, pentru fiecare normă de hrană înparte, având în vedere următoarele :

- perioada de iarnă - vară - structura alimentelor din fiecare normă

Manual de proceduri

64

- produsele alimentare existente în depozite gradul de calificareal bucătarilor

-Responsabilul compartimentului hrănire - Compartimentul evidenţă ppl

Stabilirea numărului de persoane private de libertate pentru care seasigură hrănirea pe fiecare normă, în funcţie de nota de efective.

-Responsabilul compartimentului hrănire

Întocmirea Listei de distribuţie a alimentelor

- Şef Serviciu Logistic Vizarea Listei de distribuţie a alimentelor - Gestionar hrănire Distribuţia alimentelor din magazia de alimente şi operarea modificărilor

în evidenţa operativă - Personalul blocului alimentar, - Ofiţerul de serviciu

Preluarea alimentelor şi transportul la blocul alimentar

- Personalul blocului alimentar Depozitarea corespunzătoare a produselor agroalimentare până în ziuaurmătoare.

- Seful schimbului de bucatari Preluarea alimentelor necesare prepararii hranei si verificarea cantitaivasi calitativa in vederea prepararii hranei

- Personalul blocului alimentar Prelucrarea alimentelor in vederea prepararii hranei – pe bazaretetarelor

- Personalul medical Luarea probelor de mancare si avizarea distributiei hranei - Personalul blocului alimentar Portionarea hranei si distribuirea acesteia pe sectiile de detinere PROCEDURA : A00203005 PRIVIND APROVIZIONAREA CU PRODUSE AGROALIMENTARE Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de aprovizionare cu produse agroalimentare pentru asigurarea hrăniri persoanelor private de libertate din unităţile sistemului administraţiei penitenciare. Premise Procedura privind aprovizionarea cu produse agroalimentare pentru hrănirea persoanelor private de libertate, reprezintă activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi. Aplicabilitate Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura:

Cine execută activitatea Activitatea

Responsabilul compartimentuluihrănire

Determinarea necesarului normat şi a rămasului de asigurat pentruprodusele agroalimentare : - Necesarul normat (Nn) reprezintă cantitatea dintr-un produsagroalimentar calculată conform raţiilor din normele de hrană ale ppl şiefectivele pentru o perioadă determinată. Se calculează conform formulei : Nn = ( Ef x Z x R ) + Ss În care : Ef = efectivele care urmează a fi hrănite în perioada respectivă ; Z = numărul de zile pentru care se calculează ; R = raţiile prevăzute de normele de hrană conform perioadei deconsum, respectiv iarnă – vară ; Ss = stocul de siguranţă ( se constituie pentru asigurarea hrăniriiefectivelor în situaţii neprevăzute, din produse agroalimentare cutermen lung de conservare, calculat pentru 30 zile peste cantităţiledestinate nevoilor de consum lunare. Pentru determinarea cantităţilor de produse agroalimentare careurmează a fi aprovizionate, se determină existentul preliminat - Existentul preliminat(Exp) reprezintă cantităţile de produse


65

agroalimentare preliminate a exista în depozitul unităţii la începutulperioadei pentru care se calculează necesarul normat. Se calculează potrivit formulei : Exp = ( Exo + P – C ) În care : Exo = existentul aflat în depozitul unităţii la data stabilirii necesaruluinormat ; P = cantităţile de produse care urmează a fi aprovizionate, înperioada cuprinsă între data stabilirii necesarului normat şi data cândîncepe perioada pentru care s-a calculat. C = cantităţile de produse care se vor consuma în perioada cuprinsăîntre data stabilirii necesarului normat şi data începerii perioadei pentrucare s-a calculat. Determinarea rămasului de aprovizionat - Rămasul de aprovizionat (Ra) reprezintă cantităţile de produseagroalimentare care urmează a se aproviziona şi pentru care se vorsolicita alocaţiile bugetare. Se calculează potrivit formulei : Ra = ( Nn - Exp ) + K În care : Nn = necesarul normat ; Exp = existentul preliminat ; K = perisabilităţii legale care se aplică asupra cantităţilor careurmează să se aprovizioneze ( Nn – Exp )


Determinarea fondurilor financiare necesare aprovizionării produseloragroalimentare


Corelarea necesarului de aprovizionat cu alocaţiile bugetare asigurate.

Comisiile de achiziţii Demararea procedurilor de achiziţii a produselor agroalimentare. Directorul unităţii Director ec. adm. Juristul unităţii

Încheierea contractelor şi determinarea graficului de livrări

Gestionar Recepţia produselor agroalimentare în depozitele unităţilor, în funcţiede graficul de livrare stabilit.

PROCEDURA: A00203006 ORGANIZAREA, PLANIFICAREA ŞI REALIZAREA LUCRĂRILOR DE

ÎNTREŢINERE TEHNICĂ LA AUTOVEHICULE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului organizare, planificare şi realizare a lucrărilor de întreţinere tehnică la autovehicule Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule - existenţa unui personal tehnic specializat Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată Întreţinerea tehnică zilnică (ITZ)

Conducătorul auto -execută verificarea autovehiculului, înaintea plecării în cursă privind starea tehnică, de întreţinere şi de completare a mijlocului de transport cu materialele, sculele, piesele şi accesoriile prevăzute în inventarul completului -execută verificarea tehnică, în parcurs, a autovehiculului, după fiecare 150-200 km sau după 3-4 ore de circulaţie, precum şi cu ocazia staţionării, privind starea

Manual de proceduri

66

anvelopelor, starea sistemului de frânare, apariţia de scurgeri de carburanţi-lubrifianţi şi lichide speciale - la terminarea zilei de lucru, execută: - alimentarea autovehicului cu carburant - curăţarea, spălarea şi dezinfectarea autovehiculului - parcarea şi asigurarea autovehiculului Ziua de verificare şi întreţinere a tehnicii auto (ZVIT)

Conducătorul auto, şeful de garaj, şeful atelierului de reparaţii, responsabilul de sector

-execută: - verificarea şi punerea în ordine a elementelor de parc (sectorul de întreţinere, sectorul de reparaţii, punctul de alimentare cu carburanţi-lubrifianţi, punctul de control tehnic), conform prevederilor în vigoare - verificare, repararea şi completarea mijloacelor tehnice - greasarea sau schimbul de ulei, dacă acestea coincid în timp sau rulaj cu ziua în care se execută această activitate, precum şi operaţiunile prevăzute în normativul tehnic de linie

Reviziile tehnice periodice RT1 şi RT2 Conducătorul auto, şeful de garaj, şeful atelierului de reparaţii şi personalul aflat la deservire

- execută: Verificarea stării de completare generală. Curăţirea cabinei şi caroseriei. Salubrizarea şi dezinfectarea autovehiculelor şi remorcilor pentru transport marfa, conform prevederilor reglementărilor sanitar-veterinare în vigoare Curăţirea băi de ulei şi a sorbului pompei de ulei. Curăţirea şi verificarea rezervoarelor şi conductelor, sistemului de alimentare cu carburanţi. Verificarea caroseriei a dispozitivelor pentru închiderea-deschiderea şi blocarea uşilor, capotelor, capacelor obloanelor etc. Verificarea plinurilor (lichid de răcire, ulei de motor, combustibil, lichid de frână, lichid spălat parbrizul, ulei acţionare instalaţii hidraulice). Pornirea şi urmărirea funcţionării motorului la diferite turaţii. Verificarea stării şi întinderii curelelor de transmisie. Verificarea fixării motorului pe cadru. Reglarea jocului la supape. Verificarea şi strangerea chiuloaselor, rampelor, culbutori, tijelor împingătoare,arcurilor supapelor, a fixării colectorului, conductelor de evacuarea gazelor şi a bridelor tobei de eşapament la conducte de evacuare. Verificarea şi completarea uleiului din mecanismul hidraulic de comandă al direcţiei la autovehiculele dotate cu sisteme de comandă servoasistat al direcţiei Verificarea tubulaturii de aspiraţie şi evacuare a turbosuflantelor şi verificarea stărilor, la motoarele supraalimentate. Verificarea cadrului la autovehicule remorci şi semiremorci (şasiu, platformă, lonjeroane). Verificarea presiunii în cilindrii motorului. Verificarea jocului axului pompei de apă şi a etanşeităţii garniturilor. Verificarea etanşeităţii şi stării de fixare a tuturor instalaţiilor şi sistemelor autovehiculelor. Verificarea elementelor de prindere şi de acţionare a compresorului. Verificarea intensităţii zgomotului la eşapare şi a concentraţiei oxidului de carbon (la m.a.s) şi a fumului (la m.a.c.) din gazele de evacuare. Verificarea ruptorului-distribuitor, starea şi distanţa dintre contacte, jocul în bucşă, starea elementelor componente ale dispozitivelor de avans al aprinderii, condensatorului, bobinei de inducţie. Curăţirea bujiilor şi verificarea distanţei şi stării electrozilor, a fişelor de înaltă tensiune şi a elementelor antiparazitare. Verificarea avansului fix al motorului. Curăţirea sitei carburatorului.


67

Curăţirea, spălarea şi reglarea carburatorului, pompei de alimentare şi a filtrului de combustibil. La m.a.c. filtrul de combustibil se goleşte de apă săptămânal. Schimbarea elementului de hârtie al filtrului de combustibil la treapta 1. Idem, la treapta a II-a când înlocuirea coincide la ambele trepte, se va lăsa un interval de 100-1000 km între cele două trepte. Spălarea şi verificarea elementului filtrant de combustibil din pâslă la m.a.c. RABA sau MAN-D 2156. Verificarea funcţionării corecte a injectoarelor şi reglarea pompei de injecţie. Curăţirea filtrului de aer. Verificarea stării şi fixării radiatorului de apă şi a paletelor ventilatorului. Verificarea funcţionării termostatului şi a cuplajului electromagnetic al ventilatorului. Verificarea jocului tijei cilindrului de acţionare şi a cursei libere a pedalei ambreiajului. Verificarea strângerii carcasei ambreiajului fixării pompei centrale şi a cilindrului receptor. Verificarea stării, fixării şi etanşeităţii cutiei de viteze, de distribuţie, organelor transmisiei cardanice, punţilor, arborilor planetari etc. Verificarea asigurării şi funcţionării mecanismelor de comandă a transmisiei, jocul furcilor glisante, a pinionului de atac şi strângerea şuruburilor de la carcase şi capace. Verificarea mecanismului de direcţie (eventuale jocuri). Verificarea şi asigurarea levierului de comandă a direcţiei a levierelor fuzetelor, articulaţiilor sferice, a pârghiilor şi a mecanismelor de direcţie. Verificarea şi reglarea unghiurilor direcţiei Verificarea fixării volanului şi a jocului articulaţiilor axului volan Verificarea jocului pivoţilor Verificarea etanşeităţii şi poziţiei corecte, a conductelor şi îmbinărilor direcţiei asistate. La autovehicule prevăzute cu sistem de protecţie împotriva îngheţului în instalaţii de frânare, sub 5 0 C se asigură umplerea la capacitatea cu lichid contra îngheţului a rezervorului pompei şi se acţionează pompa în timpul umplerii rezervoarelor cu aer, cât şi în parcurs de mai multe ori în timpul zilei de lucru. Eliminarea apei din rezervoarele de aer comprimat. Verificarea sistemului de frânare (eficacitatea acestuia). Verificarea stării şi fixării racordurilor şi burdufurilor din cauciuc de la instalaţia de frânare. Verificarea etanşeităţii instalaţiei de frânare. Verificarea şi asigurarea cilindrilor dubli de frână. Verificarea stării şi fixării elementelor din sistemul de frânare al remorcilor sau semiremorcilor. Verificarea funcţională a supapelor din sistemul de frânare. Eliminarea aerului din circuitul hidraulic şi completarea cu lichid. Verificarea şi reglarea jocului pedalei de frână şi a jocului dintre tambur şi ferodou. Curăţirea filtrului compresorului şi a separatorului de apă şi ulei. Reglarea limitatorului de frânare a regulatorului de sarcină şi a regulatorului de presiune. Verificarea stării şi fixării frânei de staţionare şi a eficacităţii funcţionării instalaţiei pentru frâna de motor (m.a.c.) Curăţirea şi verificarea cilindrilor receptori, apărătorilor, tamburilor, saboţilor de frână, arcurilor de rapel, etrierelor, discurilor şi plăcuţelor de frână, camerelor sau cilindrilor de frână. Verificarea şi curăţirea filtrului servomecanismului de frânarea filtrului regulator de presiune, racordului de umflare a pneurilor; sitele pompei de lichid antigel, site de la rezervorul de egalizare (pompa centrală), dozatorul de ulei de la

Manual de proceduri

68

compresorul de aer, filtrelor, orificiilor de aerisire de la toate aparatele instalaţiei de frânare. Curăţirea şi verificarea pompei centrale de frână şi ambreiaj şi a cilindrilor receptori, servo-mecanismului supapelor de reţinere, verificarea membranelor camerelor de frânare Din 2 în 2 ani sau după o staţionare de peste 1 an, se verifică elementele componente ale instalaţiei de frânare, inclusiv se înlocuiesc garniturile de cauciuc şi materiale plastice, lichidul de frână, dacă este cazul. Verificarea stării, fixării şi etanşeităţii amortizoarelor şi a barelor antiruliu. Verificarea articulaţiilor, barelor superioare şi inferioare ale suspensiei la autovehicule cu suspensie independentă. Verificarea strângerii bridelor arcurilor şi a şuruburilor de fixare a suporturilor de arc. La autobuze în funcţie de soluţia constructivă, se execută verificarea şi reglarea pernelor de aer, a pârghiilor şi articulaţiilor sferice, purjarea rezervoarelor de aer (etanşeitatea). Verificarea sistemului de rulare (starea pneurilor, a jantelor etc.). Verificarea şi reglarea unghiului de convergenţă a roţilor şi a altor unghiuri la automobilele cu suspensie independentă, inclusiv calarea direcţiei Verificarea stării arcurilor, a bolţurilor şi piuliţelor de la prezoanele roţilor. Demontarea roţilor, tamburilor, butucilor, verificarea jocului de rulmenţi, curăţirea de praf şi înlocuirea unsorii (roţi spate şi faţă). Verificarea presiunii în pneuri. Verificarea adâncimii profilului şi a echilibrării roţilor la autoturisme. Verificarea funcţionării instalaţiei de climatizare şi aer condiţionat. Verificarea instalaţiei electrice de semnalizare, iluminare etc. Verificarea bateriei de acumulatori, nivelul electrolitului. Verificarea densităţii electrolitului şi a tensiunii bateriei de acumulatori. Întreţinerea bateriei (completarea electrolitului la nivel, ungerea bornelor, desfundarea orificiilor buşoanelor). Verificarea şi reglarea releului regulator de tensiune şi releului de pornire. Verificarea şi reglarea luminii farurilor. Verificarea stării, fixării şi a contactelor conductorilor electrici. Verificarea existenţei şi stării siguranţelor calibrate din instalaţia electrică. Verificarea stării periilor generatorului de curent alternativ şaua generatorului de curent continuu. Demontarea curăţirea şi verificarea demarorului. Verificarea funcţionării şi a indicaţiilor aparatelor de bord; presiunea uleiului la instalaţia de ungere, temperatura apei de răcire, presiunea aerului în instalaţia de frânare etc. Verificarea etanşeităţii şi funcţionării sistemelor de răcire, ungere, alimentare, direcţie, frânare, transmisie. Verificaea fixării şi strângerii lăzii de scule, lăzii bateriei de acumulatoare şi a barelor de protecţie Verifcarea funcţionării dispozitivelor pentru blocarea şi reglarea scaunului şoferului, fixării scaunelor paasagerilor Controlul repartizării uniforme a încărcăturii, nedepăşirea sarcinii admise. Curăţirea şi verificarea cârligului de remorcare, ungerea şi verificarea suportului şi a capacelor de protecţie. Verificarea funcţionării sistemului hidraulic de acţionare a instalaţiilor speciale. Curăţirea, verificarea gresoarelor şi înlocuirea celor defecte. Se execută gresarea conform schemei şi la periodicitatea recomandată în cărţile tehnice de exploatare. Se spală filtrul de aer de tip umed şi se înlocuieşte uleiul. Se unge axul distribuitorului de aprindere şi se îmbibă cu ulei ungătorul camei. Se ung toate punctele articulaţiilor de comandă, balamalele şi mecanismele de


69

închidere a uşilor, macaralele de geam şi articulaţiile capotelor şi portbagajului. Ungerea articulaţiilor de la jaluzelele frontale. Înlocuirea uleiurilor din mecanismul de direcţie, cutia de viteze, cutia de distribuţie şi reductor, punţile motoare (când coincid cu rulajele indicate în cărţile tehnice).

PROCEDURA: A00203007 TESTAREA STĂRII TEHNICE ŞI DE EXPLOATARE A AUTOVEHICULULUI ÎNAINTE DE PLECAREA ÎN CURSĂ

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de atestare a stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte de plecarea în cursă Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule - existenţa personalului tehnic de specialitate Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată Conducătorul auto -prezintă şefului de garaj autovehiculul, foaia de parcurs, certificatul de

înmatriculare, poliţa de asigurare obligatorie RCA, rovigneta şi documentele de atestare a calităţii de conducător auto (permis de conducere, atestat profesional ARR)

Şeful de garaj - verifică: a- starea tehnică a autovehiculului privind:

- eficacitatea sistemelor de frânare, direcţie, rulare, iluminare-semnalizare, încălzire şi ventilaţie

- nivelul emisiilor poluante (cantitatea şi concentraţia gazelor de evacuare la o accelerare a motorului la turaţie maximă)

- etanşeitatea caroseriei - existenţa plinului de rezervor, nivelul lichidului de frână, lichidului de

răcire de răcire, uleiurilor de transmisie şi hidraulic, alte lichide speciale

b- starea de integritate şi dotare a habitaclului interior (starea de fixaţie a scaunelor, starea ferestrelor, trapelor de aerisire, existenţa trusei de scule, a trusei medicale de prim ajutor, a triunghiurilor reflectorizante, a stingătoarelor portabile)

c- documentele de înmatriculare (certificat de înmatriculare, poliţa de asigurare obligatorie RCA) şi documentele de atestare a calităţii de conducător auto (permis de conducere, atestat profesional ARR)

d- starea fizică a conducătorului auto (verificarea alcoolemiei cu alcooltester-ul)

- în funcţie de constatări, avizează sau respinge plecarea în cursă a autovehiculului şi consemnează hotărârea, prin semnătură, în foaia de parcurs

Conducătorul auto

- în funcţie de hotărârea şefului de garaj, desfăşoară activitatea de transport planificată sau introduce autovehiculul în atelierul unităţii, în vederea remedierii neajunsurilor constatate

Şeful de garaj - dacă autovehiculul verificat nu corespunde circulaţiei, în siguranţă, pe drumurile publice, planifică un alt autovehicul pentru executarea activităţii de transport, consemnând acest lucru în planul zilnic de transport

Manual de proceduri

70

PROCEDURA: A00203008 PLANIFICAREA ACTIVITĂŢII ZILNICE DE TRANSPORT

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea planificării activităţii zilnice de transport Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată Şefii (responsabilii) compartimentelor de activitate

- întocmesc, zilnic, până la orele 1300, solicitările privind deplasările planificate pentru ziua următoare

Şeful de garaj - centralizează, zilnic, până la orele 1300, solicitările scrise ale compartimentelor

de activitate din unitate (economic-administrativ, siguranţa deţinerii şi regim penitenciar, intervenţie psihosocială, medical, etc.) privind deplasările planificate pentru ziua următoare - întocmeşte proiectul planului de transport potrivit solicitărilor primite - înaintează Şefului serviciului economico-administrativ, proiectul planului de transport, în vederea avizării

Şeful Serviciului economico-administrativ

- verifică şi avizează proiectul planului de transport, urmărind: - evitarea executării de curse în gol - evitarea rutelor ocolitoare sau încrucişate -folosirea autovehiculelor la capacitatea nominală, în vederea utilizării raţionale a acestora şi pentru optimizarea fluxurilor de circulaţie

- predă proiectul planului de transport responsabilului sectorului auto Responsabilul sectorului auto

- înaintează directorului unităţii proiectul planului de transport, în vederea aprobării

Directorul unităţii aprobă sau respinge proiectul planului de transport Şeful de garaj - informează pe conducătorii autovehiculelor planificate în cursă şi pe şefii

(responsabilii) compartimentelor de activitate din unitate asupra măsurilor dispuse de directorul unităţi

PROCEDURA: A00203009 ELIBERAREA, COMPLETAREA, VERIFICAREA ŞI CALCULUL FOII DE PARCURS

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de eliberare, completare, verificare şi calcul a foii de parcurs Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:


71

Responsabil Activitatea desfăşurată Responsabilul sectorului auto

- eliberează foaia de parcurs, după completarea urmatoarelor: - datele de identificare ale autovehiculului, numele şi prenumele

conducătorului auto care deserveşte autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberării acestuia, pecum şi cantitatea de carburant existentă în rezervor

- prezintă foaia de parcurs, spre semnare, şefului serviciului logistic Şeful Serviciului logistic

- verifică şi certifică, prin semnătură, realitatea datelor înscrise în foaia de parcurs privind datele de identificare ale autovehiculului, numele şi prenumele conducătorului auto care deserveşte autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberării acestuia, pecum şi cantitatea de carburant existentă în rezervor şi o restituie responsabilului sectorului auto

Responsabilul sectorului auto

- predă foaia de parcurs conducătorului auto

Conducătorul auto - primeşte foaia de parcurs şi certifică primirea acesteia, sub semnătură, pe cotorul carnetului de foi de parcurs - solicită şefului de garaj certificarea stării tehnice zilnice a autovehiculului şi înscrierea rulajelor aferente executării reviziilor tehnice periodice şi a schimburilor de ulei şi filtru ulei motor - completează citeţ, fără ştersături sau modificări, rubricile aferente rulajelor parcurse - certifică, prin semnătură, primirea carburantului, lubrifiantului şi lichidelor speciale - certifică, prin semnătură, exactitatea şi realitatea datelor înscrise în foaia de parcurs

Şeful de garaj - certifică, zilnic, prin semnătură, starea tehnică corespunzătoare a autovehiculului - completează rulajele aferente executării reviziilor tehnice periodice şi a schimburilor de ulei şi filtru ulei motor, certificând, prin semnătura, executarea acestor operaţiuni la rulajele planificate

Conducătorul auto - predă foaia de parcurs, după terminare, resposabilului de sector

Responsabilul de sector

- primeşte foaia de parcurs, după terminare, şi determină rulajul total parcurs şi consumurile de carburant şi lubrifiant aferente (normat şi real), evidenţiind consumurile înregistrate peste normă - certifică, sub semnătură, datele înscrise în document - prezintă foaia de parcurs, pentru verificare, ofiţerului inginer auto (*similar)

Ofiţerul inginer auto (*similar)

- verifică modul de completare a foii de parcurs şi certifică, prin semnătură, realitatea şi legalitatea datelor înscrise - predă foaia de parcurs responsabilului de sector

Responsabilul de sector

- centralizează foaia de parcurs, în vederea justificării consumurilor lunare de motokilometri, carburanţi şi lubrifianţi

PROCEDURA: A00203010 SCOATEREA DIN FUNCŢIUNE ŞI CASAREA ACTIVELOR FIXE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea scoaterii din funcţiune şi casare a activelor fixe Premise: - existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare - existenţa personalului specializat în evaluarea stării de întreţinere şi exploatare a activelor fixe aflate în dotarea unităţilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile din subordinea acesteia

Manual de proceduri

72

Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată A – la nivelul unităţilor subordonate

Comisia de inventariere

- face propuneri privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe, pe care le consemnează în procesul verbal de inventariere

Contabilul şef - verifică procesul verbal de inventariere şi propune directorului adj. economico-administrativ (similar), demararea procedurii de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe

Directorul adj. economico-administr-ativ / Şeful Serviciului economico-administrativ

- analizează constatările comisiei de inventariere, precum şi propunerea contabilului şef de iniţiere a procedurii de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe - propune directorului unităţii numirea comisiei de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe

Directorul unităţii

- numeşte, prin decizie zilnică pe unitate comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe *Notă: comisia se compune din 3-5 membri, după cum urmează:

a) şeful serviciului logistic sau similar, în calitate de preşedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) alţi specialişti *Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea şi avizarea propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare, inclusiv când cumulează şi funcţia de responsabil de sector.

Directorul adj. economico-administrativ/Şeful Serviciului economico-administrativ

- instruieşte comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe, asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind:

- modul de verificare a stării fizice şi de întreţinere a activelor fixe - modul de verificare a înregistrării activelor fixe în evidenţa contabilă a

unităţii - modul de întocmire a listei cu propuneri de scoatere din funcţiune şi

casare a activelor fixe Comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe

- verifică existenţa activelor fixe în evidenţa contabilă a unităţii - verifică, pe teren, obiect cu obiect, starea fizică şi morală a bunurilor respective - verifică existenţa documentelor cerute prin dispoziţii legale – avize tehnice, negaţii, devize pentru reparaţii, procese verbale de avizare ş.a.m.d.; - respinge de la scoatere din funcţiune şi casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite şi folosite în alte compartimente de activitate sau în alte unităţi;

- întocmeşte lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe şi o certifică, prin semnătură

Directorul unităţii - avizează lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe, prin semnătură, la rubrica “propun spre aprobare” şi dispune înaintarea acesteia la Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în vederea aprobării

B – la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico – Administrativă /Serviciul Logistic

- verifică legalitatea modului de întocmire a listei cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe înaintată de unitate

- verifică existenţa şi conţinutul actelor justificative ale propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe


73

- avizează, din punct de vedere tehnic, propunerea de scoatere din funcţiune şi casare pentru fiecare din activele fixe prevăzute

- întocmeşte şi înaintează, directorului general al ANP, o notă privind susţinerea sau respingerea propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe

Directorul General al Administraţiei Naţio-nale a Penitenciarelor

- aprobă sau respinge (după caz), nota şi lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe

C – la nivelul unităţilor subordonate Directorul unităţii - dispune demararea procedurii de valorificare a activelor fixe aprobate pentru

scoatere din funcţiune şi casare, potrivit prevederilor H.G.R. nr. 766/2002*

Directorul adj. economico-adminis-trativ/Şeful serviciului economico-administrativ

- întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea activelor fixe care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare

Directorul unităţii - aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a activelor fixe

Directorul adj. economico-administrativ/Şeful serviciului economico-administrativ

- instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind casarea activelor fixe - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi a personalului destinat manipulării activelor fixe ce fac obiectul casării

Responsabilul cu securitatea şi sănătatea în muncă

- instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării activelor fixe, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează instructajul efectuat într-un proces verbal

Comisia de casare - verifică legalitatea documentelor prezentate - verifică dacă activele fixe sunt complete, conform inventarelor de complet (* în situaţia în care comisia constată că activele fixe sunt incomplete, datorită unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de casare, propunându-se efectuarea cercetării administrative) - stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în vigoare - execută operaţiunea de casare a activelor fixe, prin dezasamblare sau distrugere - întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare a activelor fixe şi anexele aferente - înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii

Directorul unităţii - avizează procesul verbal de casare a activelor fixe Contabilul şef - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în

urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative

Manual de proceduri

74

PROCEDURA: A00203011 DECLASAREA ŞI CASAREA VALORILOR MATERIALE, ALTELE DECÂT ACTIVELE FIXE

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea declasării şi casării valorilor materiale, altele decât activele fixe Premise: - existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare - existenţa personalului specializat în evaluarea stării fizice a valorilor materiale, altele decât activele fixe, aflate în dotarea unităţilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţilor din subordinea acesteia Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată A – la nivelul unităţilor subordonate

Comisia de inventariere

- face propuneri privind declasarea şi casarea valorilor materiale, pe care le consemnează în procesul verbal de inventariere

Contabilul şef - verifică procesul verbal de inventariere şi propune directorului adj. economico-administrativ (similar), demararea procedurii de declasare şi casare a valorilor materiale

Directorul adj. eco-nomico-administrativ/ Şeful Serviciului economico-administrativ

- analizează constatările comisiei de inventariere, precum şi propunerea contabilului şef de iniţiere a procedurii de declasare şi casare - propune directorului unităţii numirea comisiei de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale

Directorul unităţii

- numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale

*Notă: care va fi compusă din 3-5 membri, după cum urmează: a) şeful serviciului logistic sau similar, în calitate de preşedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) alţi specialişti

*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea şi avizarea propunerilor de declasare şi casare, inclusiv când cumulează şi funcţia de responsabil de sector.

Directorul adj. economico-administrativ

- instruieşte comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale, asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind:

- modul de verificare a stării fizice a valorilor materiale - modul de întocmire a listei cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale

Comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale, altele decât activele fixe

- verifică existenţa valorilor materiale în evidenţa contabilă a unităţii - verifică dacă bunurile materiale figurează în listele de inventariere la starea de casare; - verifică, pe teren, obiect cu obiect, starea fizică şi morală a bunurilor respective - verifică existenţa documentelor cerute prin dispoziţii legale – avize tehnice, negaţii, devize pentru reparaţii, procese verbale de avizare ş.a.m.d.; - respinge de la declasare şi casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite şi folosite în alte compartimente de activitate sau în alte unităţi;

- întocmeşte lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale şi o certifică, prin semnătură

Directorul unităţii - avizează lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale, prin semnătură, la rubrica “propun spre aprobare” şi dispune înaintarea acesteia la Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în vederea aprobării


75

B – la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico – Administrativă / Serviciul Logistic

- verifică legalitatea modului de întocmire a listei cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale

- avizează, din punct de vedere tehnic, propunerea de declasare şi casare a valorilor materiale - întocmeşte şi înaintează directorului general al ANP, o notă privind susţinerea sau respingerea propunerilor de declasare şi casare a valorilor materiale

Directorul General al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

- aprobă sau respinge (după caz), nota şi lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale

C – la nivelul unităţilor teritoriale de penitenciare Directorul unităţii - dispune demararea procedurii de valorificare a valorilor materiale, altele decât

activele fixe, potrivit prevederilor legislaţiei în vigoare

Directorul adj. economico-administrativ/ Şeful serviciului economico-administrativ

- întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea bunurilor materiale care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare

Directorul unităţii - aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a valorilor materiale

Directorul adj. economico-administrativ /Şeful serviciului economico-administrativ

- instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind casarea valorilor materiale - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi a personalului destinat manipulării valorilor materiale ce fac obiectul casării

Responsabilul cu securitatea şi sănătatea în muncă

- instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării valorilor materiale, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează instructajul efectuat într-un proces verbal

Comisia de casare - verifică legalitatea documentelor prezentate - verifică dacă valorile materiale sunt complete, conform inventarelor de complet (* în situaţia în care comisia constată că acestea sunt incomplete, datorită unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de casare, propunându-se efectuarea cercetării administrative) - stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în vigoare - execută operaţiunea de casare a valorilor materiale, prin dezasamblare sau distrugere - întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare şi anexele aferente - înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii

Directorul unităţii - avizează procesul verbal de casare a valorilor materiale Contabilul şef - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în

urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative

Manual de proceduri

76

Cadrul general al procedurii de achiziţie publică Responsabil Activitate

ANP - DEA Emite instrucţiuni plan aprovizionare Responsabili structuri logistice unităţi teritoriale

Întocmesc planul de aprovizionare tehnico-materială

ANP - DEA Centralizează planurile de aprovizionare tehnico – materiala teritoriale

ANP - DEA Centralizează necesarul de materiale ANP - DEA Centralizează necesarul de subvenţii ANP – DEA Fundamentează bugetul de venituri şi cheltuieli ANP – DEA Repartizează bugetul pe unităţi Sef serviciul logistica unitate teritorială

Corelează planul de aprovizionare tehnico-materiala cu bugetul aprobat

Responsabilul achiziţii din unitatea teritoriale

Întocmeşte programul anual al achiziţiilor publice

Dir. Adj economico – administrativ , contabil şef unitate teritorială

Avizează programul anual al achiziţiilor publice

Director unitate teritorială Aprobă programul anual al achiziţiilor publice Dir. Adj economico– administrativ unitate teritorială

Propune persoanele responsabile de atribuirea contractelor de achiziţii publice

Director unitate teritorială Desemnează prin decizie zilnică persoanele responsabile de atribuirea contractelor de achiziţii publice

PROCEDURA: A00203012 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – CEREREA DE OFERTE

1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de

produse, servicii sau lucrări prin procedura „Cerere de oferte” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;

- stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.

2. Premise: În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai în cazul în care valoarea estimată, fără TVA, a contractului de achiziţie publică este mai mică decât sau egală cu echivalentul în lei al următoarelor praguri:

a) pentru contractul de furnizare: 75.000 euro; b) pentru contractul de servicii: 75.000 euro; c) pentru contractul de lucrări: 500.000 euro.

3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „cerere de oferte” conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate, prin intermediul compartimentelor de achiziţii. Definiţie: Cererea de oferte: procedura simplificata de achiziţie de produse servicii lucrări, prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai mulţi operatori economici.

77


4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare

Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează

1. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică.

Se identifică toate costurile aferente pentru obţinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile plătibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorările preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda.

La data demarării procedurii

Compart. logistic

D.E.A. Cont. sef

Director Compart. achiziţii

1.1. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată şi întocmirea calendarului procedurii

Se specificarea datei estimative de începere-finalizare a procedurii.

La data întocmirii planului

Compart. achiziţii

D.E.A.


1.2. Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget

Se verifică de către compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţiei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii


Compart. achiziţii Compart. financiar

D.E.A. Cont. Sef


2. Elaborarea notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.

Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare.


Compart. achiziţii

D.E.A.


3. Elaborarea notei justificative privind alegerea procedurii de atribuire

Alegerea unei alte proceduri decât cele prevăzute de regulă se face pe baza unei note justificative. Notă justificativă se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante, cu avizul compartimentului juridic, şi constituie un înscris esenţial al dosarului achiziţiei publice şi trebuie să conţină motivele pentru care s-a optat pentru această procedură.


Compart. achiziţii

D.E.A.


78

Manual de proceduri

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează 1 Elaborarea caietului de

sarcini.

Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaţii tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţa de fabricaţie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (contabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.


Compart. de specialitate

D.E.A. Cont. şef Şef compart. Speciali-tate


2 Elaborarea clauzelor contractuale

Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef.

La data întocmiri planului

Compart. achiziţii Serv. fin. Jurist (după caz)

D.E.A. Cont. şef Jurist


3 Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.

Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul. Dacă se solicită îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională, atunci autoritatea contractantă elaborează o notă justificativă prin care să motiveze cerinţele respective, notă care trebuie vizată şi de către juristul unităţii.


Compart. achiziţii Compart. specialitate

D.E.A. Cont. şef


79


4 Completarea fişei de date a achiziţiei;

Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform prevederilor legale în vigoare şi a modelului prezentat în Ghidul pt. atribuirea contractelor de achiziţie publică

Până la data demarării procedurii

Compart. achiziţii

D.E.A.


5 Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de atribuire.

Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.


Compart. achiziţii

D.E.A.


6 Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul .

Se recomandă solicitarea garanţiei de participare in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale că respectiva piaţă de produse, servicii sau lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.

Până la data deschiderii ofertelor

Compart. achiziţii

D.E.A.


7 Elaborarea calendarului estimativ al procedurii

Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiece obiect în parte. Este necesar pentru: planificarea procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitorizarea internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura


Compart. achiziţii

D.E.A.


80

Manual de proceduri

4.3. Transmiterea spre publicare a invitaţiei de participare:


1 Redactarea şi aprobarea invitaţiei de participare.

Invitaţia de participare cuprinde cel puţin următoarele informaţii: a) data limită stabilită pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta; d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menţionarea acestora; e) o scurtă descriere a obiectului contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit; f) modul de obţinere a documentaţiei de atribuire. (3) În cazul în care documentaţia de atribuire este accesibilă direct prin mijloace electronice, autoritatea contractantă are obligaţia de a include în invitaţia de participare informaţii privind modul de accesare a documentaţiei respective.


Compart. achiziţii

D.E.A.


2 Transmiterea invitaţiei de participare către operatorul SEAP.

Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro

10 zile inainte de data dep. ofertei care se pot reduce cu 4 zile in cazul public. docm de atrib in SEAP 6 zile conf. cadr. legal

Compart. achiziţii

D.E.A.


81


4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează 1 Emiterea deciziei de numire

a Comisiei de evaluare

Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii


Compart. achiziţii

D.E.A.


1.1 Modul de lucru al comisiei de evaluare.

Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia


Compart. achiziţii

D.E.A.


2 Întocmirea Notei justificative privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul.

Autoritatea contractantă poate solicita opinia experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.


Compart. achiziţii

D.E.A.


4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire

Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează 1 Autoritatea contractantă are

obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de atribuire cât mai repede posibil.

Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire trebuie făcută într-o perioadă care nu trebuie să depăşească 4 zile de la primirea solicitării. Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească costul multiplicării documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin poştă.

max. 4 zile de la data solicitării, dar max. 2 zile pana la data limita de depunere a of.

Compart. achiziţii

D.E.A.


2 Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire, la cererea operatorului economic.

Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obţine documentaţia de atribuire.

Compart. achiziţii

D.E.A.


82

Manual de proceduri

4.6. Perioada de aşteptare Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează

1 Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la oper. ec.;

Înregistrarea acestora se face la secretariatul instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei.

În mom. primirii solicitării

Secretariat Compart. achiziţii

DEA Compart. achiziţii

2 Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire

Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.

În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări de clarificări, nu mai tarziu de 6 zile înainte de data limită de dep. a of.

Compart. achiziţii

D.E.A.


3 Orice comunicare, solicitare, informare, notificare şi altele asemenea trebuie să se transmită în scris.

Orice document scris trebuie înregistrat în momentul transmiterii şi în momentul primirii. Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din următoarele modalităţi : prin poştă, prin fax, prin mijloace electronice, prin orice combinaţie a celor precizate.

În mom. transmiterii şi în mom. primirii.

Secretariat Compart. achiziţii


4 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înregistrate la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta

În mom. sosirii

Secretariat Resp. sector

Compart. achiziţii


83


4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere


1 Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.

Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate

Înainte de deschiderea ofertelor.

Membrii comisiei de evaluare

Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)

Preşed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

1.1 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare

Directorul unităţii, care a numit comisia de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea componenţei comisiei.

În mom. apariţiei conflictului de interese

D.E.A.



2 Ofertele se deschid la data,ora şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Ofertele se deschid de către comisia de evaluare

Şedinţa de deschidere a ofertelor




Compart. achiziţii

2.1 Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la şedinţa de deschidere a ofertelor.

Prezenţa acestuia se consemnează in procesul verbal de deschidere a ofertelor.





Compart. achiziţii

2.2 În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc.

Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor prevăzute în documentaţia de atribuire





Compart. achiziţii

84

Manual de proceduri

3. Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de evaluare

Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa garanţiilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare.




Compart. achiziţii

3.1 Nici o ofertă nu poate fi respinsă în cadrul şedinţei de deschidere

Excepţia de la această regulă o fac ofertele întârziate şi a celor care nu fac dovada constituirii garanţiei pentru participare





Compart. achiziţii

4 Comisia de evaluare va întocmi un proces - verbal de deschidere

Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei.





Compart. achiziţii

4.1 Semnarea procesului verbal de deschidere a ofertelor

Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor





Compart. achiziţii

4.2 Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite procesul verbal de deschidere şi celorlalţi ofertanţi participanţi la procedură, dar ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere.

Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecărui participant la procedură, fie că a fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, atât prin poştă cât şi prin fax.

Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor



Compart. achiziţii

85


5 Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi.

Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o Notă individuală care se ataşează la Raportul procedurii de atribuire.



Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor

Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează

1 Examinare şi evaluarea ofertelor

Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante

Cât mai curând posibili



Compart. achiziţii

1.1 Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de: eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse

Cât mai curând posibil



Compart. achiziţii

2.1 Termenul de completare a documentelor lipsă de către participanţii la procedură.

Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă în limita a 72 de ore de la momentul solicitării pentru completarea documentelor lipsă.

72 ore de la solicitare



Compart. achiziţii

2.2 Interdicţii de solicitare completări a documentelor lipsă.

Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi de a solicita completarea unui document care lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire; prin acceptarea completării documentului respectiv se creează un avantaj evident în raport cu ceilalţi ofertanţi aducându-se atingere principiului tratamentului egal.



Compart. achiziţii

86

Manual de proceduri

2.3 Cazuri în care oferta este considerată neconformă

Dacă ofertantul nu transmite, în perioada stabilită clarificările solicitate sau în cazul în care explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerată neconformă. Dacă ofertantul modifică, prin răspunsurile pe care le prezintă, conţinutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai răspunde în mod substanţial cerinţelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerată neconformă,

Maxim 72 ore de la solicitarea clarificărilor



Compart. achiziţii

3 Se resping ofertele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt: inacceptabile şi/sau neconforme.

Prin ofertă inacceptabilă se înţelege oferta care:a fost depusă după data şi ora limită de depunere a ofertelor;a fost depusă la o altă adresă decât cea stabilită în anunţul de participare;nu au fost însoţite de garanţia de participare aşa cum a fost solicitată în documentaţia de atribuire;a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime de calificare;constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativă care nu poate fi luată în considerare din următoarele motive:în anunţul de participare nu este precizată în mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini; conţine în propunerea financiară un preţ care depăşeşte valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv;prezintă un preţ neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificările primite nu au fost concludente. Prin ofertă neconformă se înţelege oferta care: nu satisface cerinţele caietului de sarcini; conţine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt în mod evident

După expirarea termenului limită



Compart. achiziţii

87


dezavantajoase pentru autoritatea contractantă; conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate.

4. Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile.




Compart. achiziţii

5. Stabilirea ofertei câştigătoare Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.




Compart. achiziţii

5.1 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare în parte.




Compart. achiziţii

5.2 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”

Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare.




Compart. achiziţii

5.3 Odată stabilită oferta câştigătoare, aceasta rămâne fermă.

Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate fi modificată şi constituie parte integrantă a contractului de achiziţie publică care urmează să fie încheiat




Compart. achiziţii

88

Manual de proceduri

6. Anularea procedurii, dacă este cazul.

Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.




Compart. achiziţii

7 Elaborarea raportului de evaluare al procedurii

După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii




Compart. achiziţii

7.1 Cuprinsul Raportului de evaluare a procedurii.

Raportul procedurii se aproba de către ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii contractante; obiectul contractului de achiziţie publică ; denumirea/ numele ofertanţilor participanţi la procedură; denumirea/ numele ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerării preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute (situaţie in care se cer clarificări de la ofertanţi) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii; în cazul ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din contract pe care acesta/aceştia au declarat că o sub contractează împreuna cu denumirea/numele sub contractanţilor; dacă este cazul, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire.




89


4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează

1 Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică

Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.


Resp. achiziţii

Preşed. Comisiei de eval.


1.1 Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor

Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective

Maxim 3 zile de la emiterea deciziei

Resp. achiziţii



1.2 Modalitatea de comunicare a rezultatului

Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare înaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare

Maxim 3 zile / 5 zile de la emiterea deciziei

Resp. achiziţii



2 Acceptarea ofertelor câştigătoare

Ofertantul/ofertanţii câştigător/câştigători se informează cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.


Resp. achiziţii



2.1. Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.

Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată câştigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câştigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică.


Resp. achiziţii



90

Manual de proceduri

3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.

Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi câştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.


Resp. achiziţii



4.10. Perioada de aşteptare: Nr. crt.

Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează

1 Necesitatea respectării perioadei de aşteptare

Contractul de achiziţie publică se semnează după o perioadă de aşteptare. Perioada de aşteptare poate fi utilizată de persoanele care se simt lezate de un act al autorităţii contractante în legătură cu procedura de achiziţie publică, pentru a-l contesta.

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist Contabil sef


1.1 Termenul de aşteptare până la semnarea contractului

Perioada de aşteptare până la semnarea contractului este de 5 zile de la notificarea rezultatului

5 zile

2. Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.

Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.

În termenul fixat Secretariat DEA Compart. achiziţii

2.1 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte măsuri necesare pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire.

2.1.1 Competenţa în soluţionarea contestaţiilor

Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată. Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta

În termenul fixat Consiliul sau Instanţa de judecată.

Compart. Achiziţii

2.1.2 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei

Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire.

Maxim 5 zile Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist

Director Compart. Achiziţii

91


2.1.3 Termenele de depunere a contestaţiilor şi momentul depunerii acestora

Contestaţia poate fi depusă în toate fazele procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al autorităţii contractante in 5 zile.

5 zile Contestatar D.E.A. Jurist

Compart. Achiziţii

2.1.4 Soluţionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica, in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”

5 zile/10 zile Consiliul Compart. Achiziţii

4.11. Semnarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Finalizarea atribuirii

contractului de achiziţie publică.

Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică .

La data semnare contractului

Compart. achiziţii



2. Incheierea contractului de achiziţie publică.

Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef

5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire

Compart. achiziţii Juridic


Director Compart. Achiziţii Serv. Financiar –contabil

3 Cuprinsul contractului de achiziţie publică.

Contractul de achiziţie publică va cuprinde cel puţin următoarele: a)propunerea tehnică şi propunerea financiară; b) graficul de îndeplinire a contractului; c) graficul de plăţi; d) garanţia bancară de bună execuţie, dacă este cazul.

Compart. achiziţii



92

Manual de proceduri

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Termenul maxim de publicare a anunţului de atribuire.

Anunţul de atribuire se publică in cel mult 48 de zile după ce s-a finalizat procedura de licitaţie deschisă.

Max. 48 zile Compart. achiziţii

D.E.A.


1.1 Cuprinsul anunţului de atribuire

Anunţul de atribuire trebuie să conţină informaţiile legal prevăzute, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte.

Compart. achiziţii

D.E.A.


2 Transmiterea anunţului de atribuire.

Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost şi va fi facultativă, începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.

Compart. Achiziţii

D.E.A. Jurist Cont. Sef


4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Definitivarea dosarului de achiziţie publică.

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei

După finalizarea procedurii

Compart. achiziţii

D.E.A


93


proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii.

2. Intocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţie publică

Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia.

Cel puţin 5 ani Compart. achiziţii

D.E.A Cont. sef


4.14. Derularea contractului:

Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Constituirea garanţiei de buna executie, daca este cazul .

Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu durata contractului.

Odata cu incheierea contractului

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef


2 Intrarea in efectivitate a contractului

Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale

Dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef


94

Manual de proceduri

propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale

3 Indeplinirea obligatiilor asumate prin contract

Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.

Pe perioada de valabilitate a contractului

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef


4.15. Finalizarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Efectuarea receptiei finale Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.

2 Eliberarea garanţiei de buna executie, daca este cazul

Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta.

Max 14 zile de la finaliz.rec.finale

Compart. achiziţii

D.E.A.


3 Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/ executant a confirmarii indeplinirii a contractului

Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.

Max.3 zile de la data elib.scrisorii de buna executie

Compart. achiziţii

D.E.A.


95


4.16. Analiza procesului:

Nr. crt.

Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Efectuarea analizei desfăşurării procedurii si a îndeplinirii contractului

Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea contractantă analizează modul de îndeplinire a contractului respectiv, măsura in care au fost satisfăcute toate necesităţile autorităţi, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de îmbunătăţire pe viitor a procesului de achizitie publica

După finalizarea contractului

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist Cont.sef


Manual de proceduri

96

PROCEDURA: A00203013 PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND ACHIZIŢIONAREA DIRECTĂ CONFORM ORDONANŢEI DE URGENŢĂ A GUVERNULUI NR. 34 MODIFICATĂ ŞI COMPLETATĂ

1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea procesului de achiziţionare directă de produse, servicii sau lucrări în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a capitolului 2 din acelaşi act normativ, nu depăşeşte echivalentul în lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse, servicii sau lucrări. Fiecare achiziţie directă se realizează pe bază de document justificativ, autoritatea contractantă având obligaţia de a obţine şi păstra aceste documente. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor directe de produse, servicii sau lucrări conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiţie: Achizitionarea directa: autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse servicii lucrari, in masura in care valoarea achizitiei estimata conf. preved. sect. a-II-a cap. II din Oug 34/2006 nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pt. fiecare achizitie de produse servicii sau lucrari. 4. Descrierea procedurii Persoana desemnată din cadrul sectorului beneficiar (responsabilul de sector)

Persoana desemnată (responsabilul de sector) identifică nevoile şiîntocmeşte NOTA INTERNĂ (Anexa 3) După caz, persoana desemnată din cadrul sectorului beneficiar vaîntocmi şi semna fişa tehnică a produsului, serviciului sau lucrăriinecesare. Fişa tehnică va fi avizată de şeful compartimentului beneficiar, siaprobata de ordonatorul terţiar/secundar de credite. Fişa tehnică se anexează notei interne. şi după caz are anexate bazele de calcul justificative. Nota internă este vizată de şeful compartimentului beneficiar şi aprobatăde ordonatorul terţiar/secundar de credite.

Achizitorul/ responsabilul cu achiziţia

În baza notei interne responsabilul cu achiziţia va întocmi REFERATUL DENECESITATE (anexa nr. 1). Referatul de necesitate este vizat de compartimentul financiar – vizaCFPP (controlul financiar preventiv propriu), avizat de directorul adjunctaconomico-administrativ şi aprobat de ordonatorul terţiar/secundar decredite. După aprobarea referatului de necesitate, va efectua oprospectare a pieţei, în scopul adoptării solutiei cea mai eficienta şiavantajoasa pentru unitate. Prospectarea se va efectua utilizând urmatoarele metode: -consultarea catalogului electronic SEAP -consultarea ofertei Bursei Romane de Marfuri -consultareacatalogurilor de prezentare ale diversilor agenti economici


97

- contactarea potentialilor furnizori În cazul în care un ofertant va refuza să emită o ofertă scrisă achizitorulva înscrie preţul ofertei pe proprie răspundere. Numărul minim de ofertesolicitate se stabileşte în funcţie de valoarea achiziţiei şi de situaţiafurnizorilor / prestatorilor / executanţilor disponibili pe piaţa zonală (minim 3pentru achiziţii în valoare de peste 1000 EURO, fără TVA.) În urmaprospectării pieţei se propune operatorul economic de la care se va faceachiziţia.

Achizitorul/ responsabilul cuachiziţia

După efectuarea prospectării pieţei va întocmi *NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRUACHIZIŢIONAREA DIRECTĂ a produsului, serviciului sau lucrării La Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziţionarea directă(anexa nr. 2 ) se vor anexa: nota internă, referatul de necesitate aprobat, fisa tehnica (daca este cazul), ofertele : * În Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziţionarea directă aprodusului, serviciului sau lucrării se va propune aprobarea efectuăriiachizitiei directe de la operatorul economic a cărei ofertă este maiavantajoasă d.p.v. al preţului si corespunde cerintelor tehnice ; *va fi semnată de achizitorul/ responsabilul cu achiziţia, şeful serviciuluilogistic, avizata de catre directorului adjunct economico-administrativ şi aprobată de ordonatorul terţiar/secundar de credite.

Achizitorul/ responsabilul cu achiziţia

După aprobarea Notei privind evaluarea ofertelor pentru achizitionareadirecta a produsului, serviciului sau lucrării, după caz: * se va efectua achiziţia propriu-zisă pe baza facturii (fiscale) ce va fiînregistrată în cadrul unităţii penitenciare sau * se va transmite comanda scrisă, însoţită de fişa tehnică (dacă este cazul)către operatorul economic selecţionat. Achizitia se poate efectua in functie de natura acesteia si pe baza unui contract încheiat cu operatorul economic selecţionat. (în special pentruservicii şi lucrări)

Achizitorul/ responsabilul cu achiziţia/Comp Financiar -Contabil

Nota internă, referatul de necesitate, nota privind evaluarea ofertelorpentru achizitionarea directa, anexele , factura în original/ contractul deachiziţie publică în fotocopie, înregistrate în ordinea cronologică aîntocmirii lor, vor fi predate compartimentului Finaciar-Contabil. Fotocopii după nota internă, referatul de necesitate, nota de evaluare şidupă caz a facturii /contractului se vor păstra la Compartimentul Achiziţii.

Manual de proceduri

98

ANEXA 1 Aprobat, Avizat, Ordonator de credite Director Adjunct economico-administriv Propun spre avizare Şef birou/serviciu logistic

REFERAT DE NECESITATE Privind achiziţionarea următoarelor produse/servicii/lucrări……

Temei legal : ● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;

● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, modificată şi completată; ● Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor

referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată; Justificare : Pentru buna desfăşurare a activităţii în cadrul sectorului.....................…………………………………..vă rugăm să aprobaţi achiziţionarea directă, conform prevederilor legale, a următoarelor produse/servicii/lucrări:

Nr crt.

Articol bugetar

Cod C.P.V.

Denumire produs U/M Cantitate

necesară Valoare estimată

lei fără TVA

Valoare achiziţii până la

data de: …………….. la acest C.P.V. (fără TVA)

Valoare prevăzută in PAAP 2008

la acest C.P.V.

( fără TVA) 1 2 3

1. Necesitatea : 2. Data la care sunt necesare produsele: 3. Procedură de achiziţii propusă. Temei legal 4. Persoana responsabila de achiziţie: 5. Date sau anexe care sa susţină referatul.

Prenume NUME, Funcţia, Compartimentul, Data, Semnătura,

Responsabil Viza CFPP Financiar – Contabil

Responsabi achiziţii Achiziţii

Responsabil logistică Logistic


99

ANEXA 2

Aprobat, Avizat, Ordonator de credite Director Adjunct economico-administriv Propun spre avizare Şef birou/serviciu logistic

NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU ACHIZITIONARE DIRECTA

Temei legal:

● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;

● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, modificată şi completată;

● Hotărârea Guvernului NR. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată;

● Alte prevederi legale ce vizează achiziţia În urma evaluarii preţurilor pieţei şi a primirii ofertelor au reiesit următoarele :

Preţ oferit de : (lei fără TVA)

Nr. Crt

Cod CPV

Denumire produs

Caracteristici

tehnice

U.M.

Cant.

Oferta Nr.1

Oferta Nr.n

Pretul cel mai

avantajos LEI/ BUC

Val Totală.* (+TVA)

LEI

1 2 3

*) Totalurile se vor efectua pe fiecare cod CPV în parte

Din analiza preţurilor de mai sus a reieşit ca pretul cel mai avantajos este oferit de firma /firmele…………………………………………..., pentru …………...……………. , drept pentru care propun achizitia directa de la aceasta/acestea. Prenume/NUME Funcţia Direcţia/Serviciul Semnătura Şef compartiment Sector beneficiar

Întocmit Ofiţer specialist/agent Compartimentul Achiziţii

Manual de proceduri

100

ANEXA 3 Nr.…………/…………….

Domnului subcomisar Bogdan COSTAŞ, Director D.E.A.

NOTĂ INTERNĂ

Ref.: achiziţia de produse/servicii/lucrări

Temei legal: - Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea,

funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Justificare: (privind achiziţionarea de produse/servicii/lucrări) …………………………………………………………………………………………………….

• Denumire produse/ servicii/ lucrări • Unitate de măsură / U.M. • Cantitate • Valoare estimată (cu TVA inclus) • Termen de furnizare/ prestare/execuţie a produselor/serviciilor/lucrărilor solicitate • Anexe: - caiet de sarcini /fişa tehnică (după caz) a produsului/serviciului/lucrării - avizat(ă) de şeful /

directorul compartimentului beneficiar şi aprobată de ordonatorul secundar de credite.

Prenume NUME, Funcţia, Direcţia/Serviciul Data, Semnătura,

Director

Şef Serviciu

Întocmit


101

PROCEDURA: A00203014 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – LICITAŢIE DESCHISĂ 1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări prin procedura „Licitaţie deschisă” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: Licitaţia deschisă reprezintă procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune ofertă, în conformitate cu art. 73din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, procedura de licitaţie deschisă se desfăşoară, de regulă, într-o singură etapă, autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această decizie în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „licitaţie deschisă” conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiţie: Licitatie deschisa: procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice oper. Econ. Interesat are dreptul de a depune oferta

102

Manual de proceduri

4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza

1.1. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică.

Se identifică toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor]] ce se intenţionează a se acorda.


Compart. logistic

D.E.A. Cont. sef

Director Compart. achizitii


Se specifică data estimativă de începere-finalizare a procedurii.


Compart. achizitii

D.E.A.



Se verifică de catre compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii


Compart. achizitii Compart. financiar

D.E.A. Cont. Sef


2. Elaborarea Notei de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.



Compart. Achizitii

D.E.A.


3. Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MO - dacă este cazul.

Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică: - în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în SEAP - în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice, opţional de la 01.01.2008; - numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de publicare, să fi fost transmis un anună simplificat de informare prealabilă către Comisia Europeană

Cât mai curând după începerea anului bugetar

Compart. Achizitii

D.E.A.


103


4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza

1 Elaborarea caietului de sarcini.

Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaţii tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţa de fabricaţie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.



D.E.A. Cont.sef Şef compart. specialitate


2 Elaborarea clauzelor contractuale.



Compart. achizitii Serv.fin. Jurist (dupa caz)

D.E.A. Cont.sef Jurist




Compart. achizitii Compart. specialitate

D.E.A. Cont.sef


104

Manual de proceduri


Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform prevederilor legale în vigoare şi a modelului prezentat în Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică

Pana la data demarării proced.

Compart. Achizitii

D.E.A.





Compart. Achizitii

D.E.A.




Pana la data deschiderii ofertelor

Compart. Achizitii

D.E.A.



Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura

Pana La data demarării proced.

Compart. Achizitii

D.E.A.


105


4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza

1 Redactarea şi aprobarea anunţului de participare.

Anunţul de participare cuprinde cel puţin următoarele informaţii: a) data limită stabilită pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta; d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menţionarea acestora; e) o scurtă descriere a obiectului contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit; f) modul de obţinere a documentaţiei de atribuire. 3) În cazul în care documentaţia de atribuire este accesibilă direct prin mijloace electronice, autoritatea contractantă are obligaţia de a include în invitaţia de participare informaţii privind modul de accesare a documentaţiei respective.

La data demararii proced.

Compart. Achizitii

D.E.A.


2 Transmiterea anunţului de participare către operatorul SEAP.


52 zile inainte de data dep. ofertei care se pot reduce conf.cadr. legal

Compart. Achizitii

D.E.A.


3 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministe-rului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului stan-dard, in cazul in care valoa-rea estimata este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrări

Acest lucru se va realiza concomitent cu transmiterea la MO. Începând cu data de 1 ianuarie 2008, publicarea anunţurilor prevăzute de prezenta ordonanţă în Monitorul Oficial al României este facultativă.“cf.OUG 94/2007

Cel mult o zi de la publicare în SEAP

Compart. Achizitii

D.E.A.


106

Manual de proceduri

4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza

1 Emiterea deciziei de numire a Comisiei de evaluare



Compart. achizitii

D.E.A.

Director Compart. Achizitii

1.1. Modul de lucru al comisiei de evaluare.


Pana la data deschiderii ofert.

Presed.com. de evaluare

D.E.A.





Compart. achizitii

D.E.A.


4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Autoritatea contractantă are

obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de atribuire cât mai repede posibil.

Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire trebuie făcută într-o perioadă care nu trebuie să depăşească 4 zile de la primirea solicitării. Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească costul multiplicării documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin poştă.

Max. 4 zile de la data solicitării, dar max. 2 zile pana la data limita de dep. a of.

Compart. achiziţii

D.E.A.


2 Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire, la cererea operatorului economic.

Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obţine documentaţia de atribuire.

Compart. achiziţii

D.E.A.


107


4.6. Perioada de aşteptare Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza




Secretariat Compart. Achizitii

DEA Compart. Achizitii


Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP, clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.

În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări de clarificări, nu mai tarziu de 6 zile inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor.

Compart. achiziţii

D.E.A.


3 Orice comunicare, solicitare, informare, notificare şi altele asemenea trebuie să se transmită în scris.

Orice document scris trebuie înregistrat în momentul transmiterii şi în momentul primirii. Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din următoarele modalitati : prin poştă, prin fax, prin mijloace electronice, prin orice combinaţie a celor precizate.

în mom. transmiterii şi în mom. primirii.



4 Primirea ofertelor

Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.

In momentul sosirii

Secretariat Responsabil de sector

Compart. Achizitii


108

Manual de proceduri

4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza





Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)


Compart. achiziţii


Directorul unitatii, care a numit comisia de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea componenţei comisiei.


D.E.A.



2 Ofertele se deschid la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Ofertele se deschid de către comisia de evaluare Şedinţa de deschidere a ofertelor




Compart. achiziţii







Compart. achiziţii





Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)


Compart. achiziţii

109


3. Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de evaluare



Presedintele Comisiei de evaluare


Compart. achiziţii

3.1 Nici o ofertă nu poate fi respinsă în cadrul şedinţei de deschidere

Excepţia de la această regulă o fac ofertele întârziate şi a celor care nu fac dovada constituirii garanţiei pentru participare





Compart. achiziţii







Compart. achiziţii





Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)


Compart. achiziţii






Compart. achiziţii






Compart. achiziţii

110

Manual de proceduri

4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Examinare şi evaluarea

ofertelor Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante

Cat mai curand posibil



Compart. achiziţii

1.1. Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de : eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse




Compart. achiziţii

2.1. Termenul de completare a documentelor lipsă de către participanţii la procedură.





Compart. achiziţii

2.2. Interdicţii de solicitare completări a documentelor lipsă.

Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi de a solicita completarea unui document care lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire; prin acceptarea completării documentului respectiv se creează un avantaj evident în raport cu ceilalţi ofertanţi aducându-se atingere principiului tratamentului egal.



Compart. achiziţii

2.3. Cazuri în care oferta este considertată neconformă

Dacă ofertantul nu transmite, în perioada stabilită clarificările solicitate sau în cazul în care explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerată neconformă. Dacă ofertantul modifică, prin răspunsurile pe care le prezintă, conţinutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai răspunde în mod substanţial cerinţelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerată neconformă,

Maxim 72 ore de la solicitarea clarificarilor



Compart. achiziţii

111


3 Se resping ofertele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile si/sau neconforme.

Prin ofertă inacceptabilă se înţelege oferta care:a fost depusă după data şi ora limită de depunere a ofertelor;a fost depusă la o altă adresă decât cea stabilită în anunţul de participare;nu au fost însoţite de garanţia de participare aşa cum a fost solicitată în documentaţia de atribuire;a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime de calificare;constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativă care nu poate fi luată în considerare din următoarele motive:în anunţul de participare nu este precizată în mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini; conţine în propunerea financiară un preţ care depăşeşte valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv;prezintă un preţ neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificările primite nu au fost concludente. Prin ofertă neconformă se înţelege oferta care: nu satisface cerinţele caietului de sarcini; conţine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt în mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractantă; conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate.

După expirarea termenului limita



Compart. achiziţii

4. Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile.




Compart. achiziţii

112

Manual de proceduri

5. Stabilirea ofertei câştigătoare

Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.




Compart. achiziţii

5.1. Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare în parte.




Compart. achiziţii

5.2. Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”





Compart. achiziţii

5.3 Odată stabilită oferta câştigătoare, aceasta rămâne fermă.





Compart. achiziţii






Compart. achiziţii

113







Compart. achiziţii

7.1. Cuprinsul Raportului de evaluare a procedurii.

Raportul procedurii se aproba de către ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii contractante; obiectul contractului de achiziţie publică ; denumirea/ numele ofertanţilor participanţi la procedură; denumirea/ numele ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerării preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute (situaţie in care se cer clarificări de la ofertanţi) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii; în cazul ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din contract pe care acesta/aceştia au declarat că o subcontractează împreuna cu denumirea/numele subcontractanţilor; dacă este cazul, justificarea hotârârii de anulare a procedurii de atribuire.




4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza



Resp. achiziţii

Presed. Comisiei de eval.


1.1. Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor


Maxim 3 zile de la emiterea

deciziei

Resp. achiziţii



114

Manual de proceduri

1.2. Modalitatea de comunicare a rezultatului

Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare


Resp. achiziţii




Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.


Resp. achiziţii




Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică.


Resp. achiziţii




Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.


Resp. achiziţii



115


4.10. Perioada de aşteptare:


1 Necesitatea respectării perioadei de aşteptare

Contractul de achiziţie publică se semnează după o perioadă de aşteptare. Perioada de aşteptare poate fi utilizată de persoanele care se simt lezate de un act al autorităţii contractante în legatură cu procedura de achiziţie publică, pentru a-l contesta.

Compart. achiziţii



1.1. Termenul de aşteptare până la semnarea contractului

Perioada de asteptare până la semnarea contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mare decât pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, conform prevederilor art. 206-207, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2);A se vedea şi punctual 4.9.1.2

10 zile sau 5 zile cu majorările de punctul 4.9.1.2



In termenul fixat

Secretariat DEA Compart. achiziţii

2.1. Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte măsuri necesare pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire.

116

Manual de proceduri

2.1.1 Competenţa în soluţionarea contestaţiilor

Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta,

In termenul fixat

Consiliul sau Instanţa de judecată.

Compart. Achiziţii

2.1.2 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei şi transmiterea către Consiliu a punctului de vedere

Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. De asemenea, în termen de 5 zile de la primirea copiei contestaţiei, autoritatea contractantă are obligaţia transmiterii la Consiliu a punctului său de vedere asupra acesteia, însoţit de orice documente considerate edificatoare, precum şi, sub sancţiunea amenzii prevăzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziţiei publice. Lipsa punctului de vedere al autorităţii contractante nu împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în care s-a făcut dovada comunicării acesteia.


D.E.A. Jurist


2.1.3 Termenele de depunere a contestaţiilor şi momentul depunerii acestora

Contestaţia poate fi depusă în toate fazele procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al autorităţii contractante in 10 zile de la luarea la cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mare decât pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); si 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); Prin excepţie, contestaţia care se referă la prevederile documentaţiei de atribuire poate fi depusă numai până la data stabilită pentru depunerea ofertelor

10 zile sau 5 zile

Contestatar D.E.A. Jurist

Compart. Achiziţii

117


2.1.4 Solutionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”


4.11. Semnarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Finalizarea atribuirii

contractului de achiziţie publică.


La data semnarii contractului

Resp achiziţii




Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef

10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorările de 5 zile, după caz (punctul 4.9.1.2.)

Resp. achiziţii Juridic


Director Compart. Achiziţii Serv.finan-ciar –contabil

3 Cuprinsul contractului de achiziţie publică.

Contractul de achiziţie publică va cuprinde cel puţin următoarele: a) propunerea tehnică şi propunerea financiară; b) graficul de îndeplinire a contractului; c) graficul de plăţi; d) garanţia bancară de bună execuţie, dacă este cazul.

Compart. achiziţii



118

Manual de proceduri


1 Termenul maxim de publicare a anunţului de atribuire.

Anunţul de atribuire se publică in cel mult 48 de zile după ce s-a finalizat procedura de licitaţie deschisă.

Max. 48 zile Compart. achiziţii

D.E.A.


1.1 Cuprinsul anunţului de atribuire

Anunţul de atribuire trebuie să conţină informaţiile legal prevăzute, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte.

Compart. achiziţii

D.E.A.



Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost şi va fi facultativă, începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.

Compart. Achiziţii

D.E.A., Jurist, Cont. Şef


119


4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:



Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii.

Dupa finaliz. Procedurii

Compart. Achiziţii

D.E.A.




Cel puţin 5 ani Compart. Achiziţii

D.E.A. Cont. Şef





Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu durata contractului.


Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.şef


120

Manual de proceduri


Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale

Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.şef





Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.şef



1 Efectuarea receptiei finale Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.


Se eliberează garanţia de buna executie, după indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.

Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art. 92, alin(4) din OUG 34, pentru contratele de lucrări

Compart. achiziţii

D.E.A.


121


3 Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului

Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataşează dosarului procedurii.

Max.3 zile de la elib.scris. de buna executie

Compart. achiziţii

D.E.A.


4.16. Analiza procesului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de

timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Efectuarea analizei desfasurarii procedurii si a indeplinirii contractului

Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta analizează modul de îndeplinire a contractului respectiv, măsura in care au fost satisfăcute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziţie publica

Dupa finalizarea contractului

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist Cont.şef


PROCEDURA: A00203015 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - DIALOGUL COMPETITIV

1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări, prin procedura „Dialog competitiv”, în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: În conformitate cu prevederile art. 94 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de dialog competitiv pentru atribuirea unui contract de achiziţie publică de furnizare, servicii sau lucrări, dacă se îndeplinesc, în mod cumulativ, următoarele condiţii:

122

Manual de proceduri

a) contractul în cauză este considerat a fi de complexitate deosebită; b) aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau restrânsă nu ar permite atribuirea contractului de achiziţie publică în cauză. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la atribuirea contractelor de achiziţii publice de furnizare, servicii sau lucrări prin procedura de dialog competitiv, conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiţie: DIALOG COMPETITIV - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura şi prin care autoritatea contractantă conduce un dialog cu candidaţi admişi, în scopul identificării uneia sau mai multor soluţii apte să răspundă necesităţilor sale, urmând ca, pe baza soluţiei/soluţiilor identificate, candidaţii selectaţi să elaboreze oferta finală. Conform art. 96 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de dialog competitiv se desfăşoară în trei etape: a) etapa de preselecţie a candidaţilor; b) etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei, pentru identificarea soluţiei/soluţiilor apte să răspundă necesităţilor autorităţii contractante şi în baza căreia/cărora candidaţii vor elabora şi vor depune oferta finală; c) etapa de evaluare a ofertelor finale depuse. 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare



Se identifică toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda.


Compart. logistic

D.E.A. Cont. sef


123


1.2. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată.

Se verifică întrunirea condiţiilor prevăzute la art. 94 din ordonanţa de urgenţă: - contractul în cauză este considerat a fi de complexitate deosebită; - aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau restrânsă nu ar permite atribuirea contractului de achiziţie publică în cauză.


Compart. achizitii

D.E.A.


1.3. Elaborarea notei justificative privind alegerea procedurii

Compartimentul intern specializat elaborează nota justificativă conf art. 5 din Hot 925/2006. Aceasta face parte din dosarul achiziţiei.


Compart. achizitii

Jurist Director Compart. achizitii

1.4. Întocmirea calendarului procedurii

Se specifică data estimativă de începere-finalizare a procedurii.


Compart. achizitii

D.E.A.





Compart. Achizitii Compart. financiar

D.E.A. Cont. Sef


2. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.


Compart. Achizitii

D.E.A.


3. Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MO-dacă este cazul.

Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică: - în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în SEAP - în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice, facultativ, incepand cu data de 01.01.2008; - numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de publicare, să fi fost transmis un anunţ simplificat de informare prealabilă către Comisia Europeană


Compart. Achizitii

D.E.A.


124

Manual de proceduri

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Elaborarea documentaţiei descriptive

Acesta va cuprinde: - o descriere a necesităţilor, obiectivelor şi constrângerilor autorităţii contractante; - orice alte informaţii pe baza cărora se va derula dialogul pentru identificarea soluţiilor viabile; - primele care vor fi acordate participanţilor la dialog; - posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea în runde succesive, cu scopul de a reduce numărul de soluţii discutate sau propuneri de oferte. Sarcina elaborării documentaţiei descriptive revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.

Pana la data demararii proced.


D.E.A. Cont.sef Şef compart. de specialitate





Compart. achizitii Jurist (dupa caz) Serv.fin.



3 Stabilirea criteriilor de preselecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.

Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul. Dacă se solicită îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională, atunci autoritatea contractantă elaborează o notă justificativă prin care să motiveze cerinţele respective, notă care trebuie vizată şi de către juristul unităţii.


Compart. achizitii Compart. specialitate

D.E.A. Cont.sef


125


4 Stabilirea numărului minim al candidaţilor şi dacă este cazul numărul maxim al acestora

Numărul minim al candidaţilor nu trebuie să fie mai mic de 3.

Pana la data demarării procedurii

Compart. achizitii

D.E.A.


5 Completarea fişei de date a achiziţiei

Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate.


Compart. achizitii

D.E.A.





Compart. achizitii

D.E.A.


7 Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul.



Compart. achizitii

D.E.A.



Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura


Compart. achizitii

D.E.A.


126

Manual de proceduri

4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza


Anunţul de participare trebuie să conţină informaţiile legal prevăzute inclusiv criteriile de preselecţie şi regulile aplicabile, numărul minim al candidaţilor pe care intenţionează să îi preselecteze şi dacă este cazul numărul maxim al acestora, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţului de participare în JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia Europeană


Compart. achizitii

D.E.A.




30 zile inainte de data dep. candidaturilor care se pot reduce conf.cadr legal

Compart. achizitii

D.E.A.


3 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coor-donarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata, fără TVA este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrări

Acest lucru se va realiza concomitent cu transmiterea la MO.


Compart. achizitii

D.E.A.


127


4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza




Compart. achizitii

D.E.A.


1.1 Modul de lucru al comisiei de evaluare.



Compart. achizitii

D.E.A.





Compart. achizitii

D.E.A.


4.5.Etapa de preselectare a candidaţilor 4.5.1. Depunerea candidaturilor Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Autoritatea contractantă are obligaţia de a asigura oricărui operator economic informaţii complete cu privire la condiţiile de participare

Punerea la dispoziţie a informaţiilor solicitate privind condiţiile de participare la procedura de atribuire

Perioada cuprinsă între data publicării anunţului de participare şi data limită de depunere a candidaturilor

Compart. achizitii

D.E.A.


2 Depunerea candidaturilor Candidaturile se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.

In momentul sosirii



128

Manual de proceduri

4.5.2. Desfăşurarea şedinţei de evaluare a candidaturilor Nr crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza



Înainte de deschiderea plicurilor candidaţilor .


Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)


2 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare

Directorul unitatii, care a numit comisia de evaluare a candidaturilor, va dispune modificarea componenţei comisiei.


D.E.A.


Director

3 Plicurile se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Plicurile ce conţin candidaturile se deschid de către comisia de evaluare

Şedinţa de evaluare a candidaturilor




4 Evaluarea candidaturilor Comisia de evaluare verifică îndeplinirea cerinţelor minime de calificare privind capacitatea tehnică şi cea economico-financiară a candidaţilor, criterii de preselectie prevazute in anuntul de participare.





5 Anularea procedurii, dacă este cazul.

Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când numărul minim al candidaţilor care îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât numărul minim indicat în anunţul de participare. (Art.102, alin.2, lit a, din OUG 34/206, cu modificarile şi completările ulterioare)





Compart. achiziţii

129


6 Elaborarea raportului intermediar de evaluare al procedurii de atribuire

După stabilirea candidaţilor care îndeplinesc criteriile de selecţie, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii




Compart. achiziţii

4.5.3 Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Informarea tuturor candidaţilor privind rezultatul primei etape a procedurii

Compart. achizitii



2 Modalitatea de comunicare a rezultatului


Imediat după aprobarea raportului intermediar al primei etape




4.6. Etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Elaborarea invitaţiei de participare

Invitaţia de participare trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii :

- referinţe privind anunţul de participare; - adresa la care va avea loc dialogul şi data si

ora lansării acestuia; - limba/limbile în care se va derula dialogul; - dacă este cazul, precizări referitoare la

documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă.




130

Manual de proceduri

2 Invitaţia la etapa a doua a ofertanţilor declaraţi admişi.




3 Derularea dialogului Dialogul se derulează cu fiecare candidat admis, în parte, cu scopul identificării soluţiilor/opţiunilor referitoare la aspecte tehnice, montajele financiare, probleme legate de cadrul juridic precum şi alte elemente ale viitorului contract.



4 Semnarea procesului verbal de şedinţă şi informarea participanţilor la dialog despre rezultatul fazei intermediare

Procesul verbal privind şedinţa de dialog se întocmeşte la sfârşitul fiecărei întâlniri şi cuprinde problemele discutate şi aspectele convenite. Se semnează de către membrii comisiei şi de către candidaţii admisi. Imediat după aprobare procesului verbal de către directorul unităţii, Compartimentul achiziţii are obligaţia de a informa toţi participanţii la dialog în legătură cu rezultatul fazei intermediare. Următoarea rundă de dialog se derulează numai cu participanţii selectaţi în cadrul fazei intermediare organizate anterior.

Şedinţa de dialog



Director

Compart. achiziţii

5 Închiderea etapei de dialog Autoritatea contractantă derulează dialogul până când identifică soluţia/soluţiile corespunzătoare necesităţilor sale obiective

Şedinţa de dialog



Director

Compart. achiziţii

4.7. Etapa de evaluare a ofertelor depuse 4.7.1. Invitaţia de depunere a ofertelor Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Elaborarea invitaţiei de depunere a ofertelor finale

Invitaţia de depunere a ofertei finale trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii :

- referinţe privind anunţul de participare; - data si ora limită stabilite pentru depunerea

ofertelor; - adresa la care se tranzit ofertele; - limba/limbile în care trebuie elaborată oferta;

După închiderea etapei a doua



Director

Compart. achiziţii

131


- data deschiderii ofertelor; - dacă este cazul, precizări referitoare la

documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă.

2 Transmiterea invitaţiilor pentru depunerea ofertelor

Invitaţiile se transmit participanţilor selectaţi să depună oferta finală

Un număr suficient de zile pentru elaborarea ofertelor



Director

Compart. achiziţii



In momentul sosirii



4.7.2. Desfăşurarea şedinţei de deschidere Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza







Compart. achiziţii


Directorul unitatii, care a numit comisia de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea componenţei comisiei.


D.E.A.



132

Manual de proceduri

2 Ofertele se deschid la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Ofertele se deschid de către comisia de evaluare Şedinţa de deschidere a ofertelor




Compart. achiziţii







Compart. achiziţii







Compart. achiziţii

3 Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de evaluare .





Compart. achiziţii







Compart. achiziţii

133








Compart. achiziţii






Compart. achiziţii






Compart. achiziţii

4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor Nr. Crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Examinare şi evaluarea

ofertelor Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante




Compart. achiziţii

2 Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de : eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse




Compart. achiziţii

3 Se resping ofertele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt: inacceptabile şi/sau neconforme.




Compart. achiziţii

134

Manual de proceduri

4 Stabilirea ofertei câştigătoare

Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.




Compart. achiziţii

5 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în urma aplicării criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

Dacă criteriul utilizat fiind "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare în parte.




Compart. achiziţii


Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când: au fost depuse numai oferte inacceptabile, si/sau neconforme; nu a fost depusa nici o oferta sau au fost depuse oferte care , deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.




Compart. achiziţii






Compart. achiziţii

135


4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza




Resp. achiziţii






deciziei

Resp. achiziţii




Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile.


Resp. achiziţii






Resp. achiziţii




Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor


Resp. achiziţii



136

Manual de proceduri

câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică. Fiecare dintre aceşti operatori economici se informează şi despre data limită până la care au dreptul de a depune contestaţie, avându-se în vedere prevederile art. 272..din OUG 34/2006 modficată şi completată




Resp. achiziţii





1 Termenul de aşteptare până la semnarea contractului

Perioada de asteptare până la semnarea contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mare decât pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); A se vedea si punctul 7.9.1.2

10 zile sau 5 zile, după caz cu majorările prevăzute la punctul 4.9.1.2.



In termenul fixat


137


3 Competenţa în soluţionarea contestaţiilor


In termenul fixat


Compart. achiziţii

4 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei şi transmiterea catre Consiliu a punctului de vedere

Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. De asemenea, în termen de 5 zile de la primirea copiei contestaţiei, autoritatea contractantă are obligaţia transmiterii la Consiliu a punctului său de vedere asupra acesteia, însoţit de orice documente considerate edificatoare, precum şi, sub sancţiunea amenzii prevăzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziţiei publice. Lipsa punctului de vedere al autorităţii contractante nu împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în care s-a făcut dovada comunicării acesteia.


D.E.A. Jurist


4.11. Semnarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Finalizarea atribuirii contractului de achiziţie publică.

Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică.


Compart. achiziţii




Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef , consilierul juridic şi responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef

10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorările de 5 zile, după caz (pct. 4.9.1.2)

Compart. achiziţii Juridic



138

Manual de proceduri



Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost si va fi facultativă.“ , începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist Cont. sef


4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza


Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia. În cazul anulării procedurii de atribuire, dosarul se păstrează cel puţin 5 ani de la data anulării respectivei proceduri.

Cel puţin 5 ani de la data finalizării contractului respectiv.

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont. sef


139


4.14. Derularea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza


Se solicita constituirea garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de buna executie se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu durata contractului. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini autoritatea contractantă are dreptul de a emite pretenţii asupra garanţiei de bună execuţie, în limita prejudiciului creat .


Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef



Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.

Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term.convenit de parti

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef





Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef


140

Manual de proceduri


1 Efectuarea receptiei finale Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea contractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.


Eliberarea garanţiei de buna executie, se face dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.

Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art.92, alin (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrări

Compart. achiziţii

D.E.A.



Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.

Max. 3 zile de la data elib. scrisorii de buna executie

Compart. achiziţii

D.E.A.


4.16. Analiza procesului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza


Reprezinta operatiunea prin care autoritatea cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contractului respectiv, masura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica

Dupa finaliz. contr.

Compart. achiziţii




141

PROCEDURA: A00203016 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - NEGOCIEREA FĂRĂ

PUBLICAREA PREALABILĂ A UNUI ANUNŢ DE PARTICIPARE 1. SCOP

a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar;

b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „ negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”,

c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”.”

2. PREMISE În conformitate cu prevederile art. 122 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 modificată şi completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ în următoarele cazuri:

a) atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie publică poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;

b) ca o măsură strict necesară, atunci când perioadele de aplicare a licitaţiei deschise, a licitaţiei restrânse, a negocierii cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare sau a cererii de oferte nu pot fi respectate din motive de extremă urgenţă, determinate de evenimente imprevizibile şi care nu se datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a autorităţii contractante. Autoritatea contractantă nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioadă mai mare decât cea necesară, pentru a face faţă situaţiei de urgenţă care a determinat aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare;

c) atunci când produsele ce urmează a fi livrate sunt fabricate exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice, experimentării, studiilor sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente;

d) atunci când este necesară achiziţionarea, de la furnizorul iniţial, a unor cantităţi suplimentare de produse destinate înlocuirii parţiale sau extinderii echipamentelor/instalaţiilor livrate anterior, şi numai dacă schimbarea furnizorului iniţial ar pune autoritatea contractantă în situaţia de a achiziţiona produse care, datorită caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determină incompatibilităţi sau dificultăţi tehnice sporite de operare şi întreţinere. Perioada în care astfel de contracte pot fi atribuite nu trebuie să depăşească, de regulă, 3 ani de la atribuirea contractului de furnizare iniţial;

e) pentru achiziţionarea de materii prime cotate la bursele de mărfuri, achiziţia acestora realizându-se ca urmare a tranzacţiilor de pe piaţa la disponibil;

f) atunci când produsele pot fi achiziţionate în condiţii deosebit de avantajoase, de la un operator economic care îşi lichidează definitiv afacerile, de la un judecător-sindic care administrează afacerile unui operator economic în stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui operator economic în stare de faliment sau lichidare ori printr-o altă procedură similară cu cele anterioare, reglementată prin lege;

g) atunci când, ca urmare a unui concurs de soluţii, contractul de servicii trebuie să fie atribuit, conform regulilor stabilite iniţial, concurentului câştigător sau unuia dintre concurenţii câştigători ai concursului respectiv, în acest din urmă caz, autoritatea contractantă având obligaţia de a transmite invitaţie la negocieri tuturor concurenţilor câştigători;

h) atunci când este necesară achiziţionarea unor lucrări sau servicii suplimentare/adiţionale, care nu au fost incluse în contractul iniţial, dar care datorită unor circumstanţe neprevăzute au devenit necesare pentru îndeplinirea contractului în cauză, şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiţii:

Manual de proceduri

142

- atribuirea să fie făcută contractantului iniţial; - lucrările sau serviciile suplimentare/adiţionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic şi economic, separate de contractul iniţial fără apariţia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractantă sau, deşi separabile de contractul iniţial, sunt strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia; - valoarea cumulată a contractelor care vor fi atribuite sau a actelor adiţionale care vor fi încheiate pentru lucrări şi/sau servicii suplimentare ori adiţionale nu depăşeşte 50% din valoarea contractului iniţial;

i) atunci când, ulterior atribuirii unui contract de lucrări sau de servicii, autoritatea contractantă îşi propune să achiziţioneze noi lucrări, respectiv noi servicii, care sunt similare lucrărilor sau serviciilor achiziţionate prin atribuirea contractului iniţial şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiţii: - atribuirea se face contractantului iniţial, iar noile lucrări, respectiv noile servicii, constau în repetarea unor lucrări sau servicii similare celor prevăzute în contractul atribuit iniţial şi sunt conforme cu cerinţele prevăzute în caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract; - contractul de lucrări/servicii iniţial a fost atribuit prin procedura de licitaţie deschisă sau restrânsă; - valoarea estimată a contractului iniţial de lucrări/servicii s-a determinat prin luarea în considerare inclusiv a lucrărilor/serviciilor similare care pot fi achiziţionate ulterior; - în anunţul de participare la procedura aplicată pentru atribuirea contractului iniţial s-a precizat faptul că autoritatea contractantă are dreptul de a opta pentru achiziţionarea ulterioară de noi lucrări similare, respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a cărui ofertă va fi declarată câştigătoare în cadrul procedurii respective; - autoritatea contractantă are dreptul de a aplica această procedură într-un interval care nu poate depăşi 3 ani de la atribuirea contractului iniţial. 3.APLICABILITATE Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico–Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare ( penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice. Definiţie: NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre aceştia.

143


4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică.



Compart. logistic

D.E.A. Cont. sef


2. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată şi întocmirea calendarului procedurii

Se specifica data estimative de începere-finalizare a procedurii.


Compart. achizitii

D.E.A.


3. Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget



Compart. Achizitii Compart. Financiar

D.E.A. Cont. Sef




La data demarării proced.

Compart. Achizitii

D.E.A.


4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza


Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.


Compart. de specialtate

D.E.A. Cont. şef Şef compart. de specialtate


144

Manual de proceduri




Compart. achizitii Serv.fin.




Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.


Compart. achizitii Compart. de specialit.

D.E.A. Cont.sef


4 Completarea fişei de date a achiziţiei


Pana la data de-marării proced.

Compart. achizitii

D.E.A.





Compart. achizitii

D.E.A.



Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de achiziţie.

Pana la data des-chiderii ofertelor

Compart. achizitii

D.E.A.


4.3. Transmiterea invitaţiei de participare la negocieri: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Redactarea şi transmiterea invitaţiei de participare la negocieri odată cu documentaţia de atribuire

În cazul în care acest lucru este posibil şi în măsura în care nu se încalcă condiţiile prevăzute la art. 122 lit. h), i) şi j), autoritatea contractantă are obligaţia de a invita la negocieri un număr de operatori economici care să asigure o concurenţă reală


Compart. achizitii

D.E.A.


145


4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza




Compart. achizitii

D.E.A.





Compart. Achizitii

D.E.A.


4.5. Perioada de aşteptare Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Primirea ofertelor preliminare

Fiecare participant la negocieri are obligaţia de a prezenta, o ofertă preliminară care va constitui punctul de pornire al negocierilor. Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii.

In momentul sosirii



4.6. Derularea negocierilor Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza



Înainte de verificarea candidaturilor.




Compart. achiziţii

146

Manual de proceduri

2 Derularea negocierilor cu fiecare candidat în parte

La sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare are obligaţia consemnării problemelor discutate şi aspectelor convenite într-un proces-verbal de şedinţă.



Compart. achiziţii

3 Depunerea ofertei finale Negocierile se derulează până în momentul în care fiecare participant la negocieri declară că oferta preliminară pe care a prezentat-o nu mai poate fi îmbunătăţită. Autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita candidatului de la care, în urma negocierilor, a obţinut cea mai avantajoasă propunere de ofertă din punct de vedere economic, să reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale. Ofertantul nu are dreptul ca, prin oferta finală, să aducă modificări elementelor stabilite în procesul de negociere.



Compart. achiziţii



Imediat dupa deliberare



Compart. achiziţii

4.7. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza




Resp. achiziţii






Resp. achiziţii






Resp. achiziţii



147





Resp. achiziţii



2.1 Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.

Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică.


Resp. achiziţii






Resp. achiziţii



4.8. Perioada de aşteptare: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza



In termenul fixat Secretariat DEA Compart. achiziţii

148

Manual de proceduri

2 Competenţa soluţionării contestaţiilor

Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta.

In termenul fixat Consiliul sau Instanţa de judecată.

Compart. Achiziţii

3 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei



D.E.A. Jurist


4 Soluţionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”


4.9. Semnarea contractului: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza




Resp. achiziţii





10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire

Resp. achiziţii Juridic


Director Compart. Achiziţii Serv.finan-ciar–contabil

149




Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost si este facultativa, incepand cu data de 01.01.2008; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul .

Compart. achiziţii



4.11. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:




Dupa finaliz. procedurii

Compart achiziţii

D.E.A.


2. Păstrarea dosarului de achiziţie publică


Cel puţin 5 ani Compart achiziţii

D.E.A. Cont. sef


150

Manual de proceduri

4.12. Derularea contractului: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza


Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale.


Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef



Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.

Dupa cons-tituirea garantiei de buna executie de parti

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef



1 Efectuarea receptiei finale

Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.


Se elibereaza garanţia de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.


Compart. achiziţii

D.E.A.




Max.3 zile de la data elib. scrisorii de buna executie

Compart. achiziţii

D.E.A.


151


4.14. Analiza procesului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza


Reprezinta operatiunea prin care autoritatea cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contractului respectiv, masura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica

Dupa finalizarea contr.

Compart. achiziţii



PROCEDURA: A00203017 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – CONCURSUL DE SOLUŢII 1. Scop: Stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări prin procedura „Concurs de soluţii” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: În conformitate cu prevederile art. 131 şi art. 132 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a organiza un concurs de soluţii, astfel ca o procedură independentă, în care concurenţii pot obţine premii şi/sau prime de participare, sau ca parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii, având obligaţia de a preciza în cadrul documentaţiei de concurs orice informaţie, cerinţă, regulă, criteriu sau altele asemenea, necesare pentru a asigura potenţialilor concurenţi o informare completă şi corectă cu privire la modul de aplicare al concursului de soluţii. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea unui concurs de soluţii conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate.

152

Manual de proceduri

Definiţie: Concurs de soluţii - o procedură specială prin care se achiziţionează, îndeosebi în domeniul amenajării teritoriului, al proiectării urbanistice şi peisagistice, al arhitecturii sau în cel al prelucrării datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurenţiale de către un juriu, cu sau fără acordarea de premii. Se iniţiază prin publicarea unui anunţ de participare prin care solicită operatorilor economici interesaţi depunerea de proiecte.

4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare





Compart. logistic

D.E.A. Cont. sef



Se specifica data estimativa de începere-finalizare a procedurii.


Compart. achizitii

D.E.A.





Compart. achizitii Compart. financiar

D.E.A. Cont. Sef




Compart. achizitii

D.E.A.



Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică:

Compart. achizitii

D.E.A.


153


- în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în SEAP - în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice; facultativ de la 01.01.2008 - numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de publicare, să fi fost transmis un anunţ simplificat de informare prealabilă către Comisia Europeană

4.2. Elaborarea documentaţiei de concurs:

Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Elaborarea caietului de

sarcini.

Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate.(sau specialisti din exterior cu o anumita calificare,daca e cazul) Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.



D.E.A. Cont.sef Şef compart. specialitate



Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.


Compart. achizitii Compart. de specialit.

D.E.A. Cont.sef





Compart. achizitii

D.E.A.


4 Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de concurs.

Documentaţia de concurs trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.


Compart. achizitii

D.E.A.


154

Manual de proceduri



Compart. achizitii

D.E.A.



Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz. internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura


Compart. Achizitii

D.E.A.


4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. Crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza


Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţului de participare în JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia Europeană


Compart. achizitii

D.E.A.



Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro Numarul de zile dintre data publicarii anuntului de participare si data depunerii proiectelor trebuie sa fie stabilit astfel incat operatorii economici sa beneficieze de o perioada rezonabila pentru elaborarea lor

52 zile inainte de data dep. proiectelor care se pot reduce conf.cadr legal

Compart. achizitii

D.E.A.


155


3 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata este este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrări

Acest lucru se va realiza concomitent cu transmiterea la MO.


Compart. achizitii

D.E.A.


4.4. Numirea juriului: Nr. Crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Emiterea deciziei de numire a juriului

Juriul trebuie sa fie autonom in deciziile si opiniile pe care le emite, sa fie format din cel putin 3 membrii, persoane fizice independente fata de concurenti, cu pregatire profesionala in domeniu, cu experienta relevanta in domeniu, probitate morala recunoscuta; daca concurentilor li s-a cerut o anumita calificare cel putin 1/3 din membrii juriului trebuie sa aiba calificarea respectiva sau una echivalenta

Pana la demararea proced.

Compart. Achizitii

D.E.A.




Compart. Achizitii

D.E.A.


156

Manual de proceduri

4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de concurs Nr. Crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

Punerea la dispoziţie a documentaţiei de concurs, la cererea operatorului economic.

Compart. Achizitii

D.E.A.


4.6. Perioada de aşteptare

Nr. Crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza


Înregistrarea acestora se face la secretariatul instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. Autoritatea contractanta are obligatia de a lua toate masurile necesare pentru ca schimbul de mesaje, comunicarile si arhivarea informatiilor sa se realizeze intr-o astfel de maniera incat sa se asigure integritatea si confidentialitatea deplina a tuturor informatiilor comunicate de concurenti. Continutul planurilor sau proiectelor prezentate trebuie sa ramana confidential cel putin pana la data stabilita pentru deschiderea acestora, juriul urmand a lua cunostiinta de continutul respectivelor proiecte numai dupa aceasta data




2 Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de concurs

Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de concurs; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada

În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări de clarificări, cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de dep. a pr.

Compart. achiziţii

D.E.A.


157


necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a proiectelor.

3 Primirea proiectelor

Proiectele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta. Pentru dep. ofertelor se acordă o per. de cel puţin 52 de zile de la data transmiterii spre publ. a anunţului de participare.Acest termen poate fi modificat, fara a aduce atingere prevederilor alin 2 art.134

In momentul sosirii



4

Selectia preliminara Autoritatea contractanta are dreptul de a realiza o selectie preliminara a concurentilor, utilizand in acest ses criterii clare, obiective, nediscriminatorii care trebuie precizate in documentatia de concurs. Numarul de concurenti selectati trebuie sa fie suficient astfel incat sa asigure o concurenta reala

Compart. achiziti

Comisia de preselectie


4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere

Nr. crt.

Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza

1 Completarea de către fiecare membru juriului şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.


înainte de deschiderea soluţiilor/proiectelor.

Membrii juriului


Compart. achiziţii

1.1 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării juriului şi se modifică decizia de numire a juriului

Directorul unitatii, care a numit juriul, va dispune modificarea componenţei comisiei.


D.E.A.


2 Solutiile/proiectele se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Solutiile/proiectele se deschid de către juriu şedinţa de deschidere a soluţiilor/ proiectelor

Membrii juriului


Compart. achiziţii

158

Manual de proceduri

3 Verificarea modului de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a soluţiilor/proiectelor şi a documentelor care le însoţesc.

Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor prevăzute în documentaţia de concurs

şedinţa de deschidere a soluţiilor/ proiectelor

Membrii juriului


Compart. achiziţii

4 Plicurile vor fi deschise de către preşedintele juriului.

Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa garanţiilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea soluţiilor/proiectelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care juriul le consideră necesare.

şedinţa de deschidere a soluţiilor/ proiectelor

Presedintele juriului

Compart. achiziţii


Procesul verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele juriului.

şedinţa de deschidere a solutiilor/ proiectelor

Membrii juriului


Compart. achiziţii

6 Semnarea procesului verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor

Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a solutiilor/proietelor va fi semnat de către membrii juriului şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschiderea solutiilor/proiectelor

şedinţa de deschidere a solutiilor

Membrii juriului


Compart. achiziţii

4.8. Examinarea şi evaluarea proiectelor Nr. crt.


1 Examinare şi evaluarea soluţiilor/proiectelor

Juriul are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante

In cadrul sed. De deschidere

Membrii juriului


Compart. achiziţii

2 Verificarea soluţiilor/proiectelor Verificarea de către juriu a condiţiilor de : eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse

In cadrul sed. de deschidere

Membrii juriului


Compart. achiziţii

3 Se resping proiectele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile sau neconforme.


Membrii juriului


Compart. achiziţii

159


5. Stabilirea solutiei/proiectului câştigător

Juriul are obligaţia de a evalua proiectele exclusiv pe baza criteriilor de evaluare indicate in anunt. Juriul are dreptul de a invita concurenţii sa răspundă la problemele consemnate in vederea clarificării oricăror aspecte referitoare la soluţia /proiectul propus


Membrii juriului


Compart. achiziţii

5.1 Calcularea punctajului pentru stabilirea solutiei/proiectului câştigător în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea proiectelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al juriului de evaluare în parte.


Membrii juriului


Compart. achiziţii

5.2 Calcularea punctajului pentru stabilirea solutiei/proiectului câştigător în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”

Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", atunci evaluarea proiectelor se realizează prin compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare.


Membrii juriului


Compart. Compart. Achiziţii

6. Anularea procedurii, dacă este cazul. Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.


Membrii juriului


Compart. achiziţii


Juriul are obligatia de a intocmi un raport, semnat de toti membrii sai, care trebuie sa cuprinda evaluarea calittiva a fiecarui proiect, observatii specifice, precum si daca este cazul lista de probleme care urmeaza afi clarificate.


Membrii juriului


Compart. achiziţii

160

Manual de proceduri

7.1 Solicitare de clarificari Juriul are dreptul de a invita concurentii sa raspunda la problemele care au fost consemnate in raport in vederea clarificarii oricaror aspecte referitoare la solutia propusa

Imediat dupa intocmirea rap.juriului

Membrii juriului


Director

4.9.Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. Crt





Membrii juriului



1.1 Comunicarea rezultatului hotărârii juriului



deciziei

Membrii juriului




Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile


Membrii juriului






Membrii juriului



2.1 Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.

Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor


Membrii juriului



161


câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică. Fiecare dintre aceşti operatori economici se informează şi despre data limită până la care au dreptul de a depune contestaţie, avându-se în vedere prevederile art. 272.




Membrii juriului




Nr. Crt


1 Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.



2 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte măsuri necesare pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire.

3 Soluţionarea contestaţiilor

Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată. Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie înstiintati de autoritatea contractanta,


Compart. Achiziţii

162

Manual de proceduri

4 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei şi transmiterea către Consiliu a punctului de vedere

Autoritatea contractanta are obligaţia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalţi participanţi la procedura de atribuire.


D.E.A. Jurist


5 Solutionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”


4.11. Semnarea contractului: Nr. Crt





Compart. achiziţii




Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef

10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire,

Compart. achiziţii Jurist

D.E.A. Contabil sef Jurist


163


4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. Crt.



Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise.Publicarea în MO se realiz. contra cost şi este facultativă începând cu 01.01.2008, cf OUG 94/2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă e cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.

Compart. achiziţii



4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. Crt




Dupa finaliz. procedurii

Compart. achiziţii

D.E.A.




cel puţin 5 ani Compart. achiziţii

D.E.A. Cont. sef


164

Manual de proceduri

4.14. Derularea contractului: Nr. Crt


1 Constituirea garanţiei de buna executie, daca este cazul.

Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: - prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale.


Compart. achiziţii




Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale

Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti

Compart. achiziţii






Compart. achiziţii



4.15. Finalizarea contractului: Nr. Crt


1 Efectuarea receptiei finale


165



Se elibereaza de garanţia de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.

Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34 , pentru contractele de lucrări

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist



Se trimit documentele constatatoare care conţin informaţii referitoare la îndeplinirea contractului de către furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataşează dosarului procedurii.


Compart. achiziţii

D.E.A.



Nr. Crt.



Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta analizează modul de îndeplinire a contractului respectiv, măsura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziţie publica

Dupa finalizarea contractului

Compart. achiziţii



PROCEDURĂ: A00203018 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIIE PUBLICE - LICITAŢIA RESTRÂNSĂ 1. SCOP

a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura licitaţie restrânsă, din cadrul sistemului penitenciar ;

b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „licitaţie restrânsă”, c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „ licitaţie restrânsă”,

166

Manual de proceduri

2. PREMISE În conformitate cu prevederile art. 81 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de licitaţie restrânsă se desfăşoară, de regulă, în două etape: etapa de selectare a candidaţilor, prin aplicarea criteriilor de selecţie şi respectiv etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidaţii selectaţi, prin aplicarea criteriului de atribuire. Autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această decizie în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire. 3.APLICABILITATE Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico – Administrative şi ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice. Definiţie: Licitaţie restrânsă: procedura la care orice oper. econ. are dreptul de a-si depune candidatura urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferte 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare

Nr. Crt.



Se specifica data estimativă de începere-finalizare a procedurii.


Compart. achizitii

D.E.A.


1.2. Analiza necesarului de achiziţii functie de fondurile alocate

Compartimentul financiar-contabil analizeaza impreuna cu compartimentele de resort si compartimentul de achizitii


Compart. Achizitii

Compart. financiar

D.E.A. Cont. Sef Sef comp

logistic



Se verifică de catre compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi

efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii


Compart. Achizitii

Compart. financiar

D.E.A. Cont. Sef


167


1.4. Definitivarea şi aprobarea Programului anual al Achiziţiilor publice

Programul anual al Achiziţiilor publice se aprobă de către directorul instituţiei. Dacă nu au fost cuprinse unele produse, lucrări sau servicii, se pot face modificari sau completări dacă sunt asigurate sursele de finanţare.

Până la 15.12 Compart. Achizitii

D.E.A.





Compart. Achizitii

D.E.A.


4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:

Nr. Crt.



Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.


Compart. de specialit.

D.E.A.





Compart. Achizitii Jurist Serv.fin.

D.E.A. Cont.sef



Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.


Compart. Achizitii Comp.de specialit.

D.E.A. Cont.sef


168

Manual de proceduri




Compart. Achizitii

D.E.A.





Compart. Achizitii

D.E.A.



Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.


Compart. Achizitii

D.E.A.



Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte.


Compart. Achizitii

D.E.A.


ETAPA I - SELECTARE A CANDIDAŢILOR 4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:

Nr. Crt.



Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte

- 37 zile înainte de depunere a candid.

Compart. Achizitii

D.E.A.


2. Solicitării obligatorii în anunţul de participare

Solicitarea operatorilor economici interesaţi pentru depunerea de candidaturi, indicarea criteriilor de selecţie şi regulile aplicabile, numărul minim de candidaţi care se intenţionează a fi selectaţi şi, dacă este cazul, numărul maxim al acestora. Numărul minim de candidaţi indicat nu poate fi mai mic de 5.

Compart. Achizitii

D.E.A.


169


3. Transmiterea anunţului de participare către operatorul SEAP.

Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro.

- 16 zile Compart. Achizitii

D.E.A.


4 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, valoarea estimata este > 75000 euro

Acest lucru se va realiza concomitent cu transmiterea la MO.-facultativ

cel mult o zi de la publicare în SEAP

Compart. Achizitii

D.E.A.


4.4. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire

Nr. Crt.


1 Autoritatea contractantă are obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de atribuire.

Punere la dispoziţie a documentaţiei de atribuire punerea la dispoziţie oricărui operator economic care a înaintat o solicitare în acest sens sau, după caz, căruia i s-a transmis o invitaţie de participare a unui exemplar din documentaţia de atribuire, pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic. Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească costul multiplicării documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin poştă.

max.4zile de la data solicitării, dar max.2zile pana la data limita de dep. a of.

Compart. Achizitii

D.E.A.


170

Manual de proceduri

4.5. Primirea de clarificări privind documentaţia de atribuire şi răspunsul la acestea: Nr. Crt.


1 Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la candidaţii selectaţi.;






Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP, clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat - Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.

În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări /clarificări, nu mai tarziu de 6 zile înainte de data limită de dep. a of.

Compart. achiziţii

D.E.A.


4.6. Numirea comisiei de evaluare:

Nr. Crt.





Compart. Achizitii

D.E.A.


1.1. Modul de lucru al comisiei de evaluare.



Compart. Achizitii

D.E.A.


171




Pana la data deschiderii ofertei

Compart. Achizitii

D.E.A.


4.7.Primirea candidaturilor:

Nr. Crt.


1 Primirea candidaturilor

Orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura pentru prima etapă. Candidaturile se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înregistrate la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii.

In moment. sosirii Secretariat Compart. Achizitii


4.8.Examinarea candidaturilor:

Nr. Crt.


1 Verificarea îndeplinirii cerinţelor minime de calificare

Se verifică de către membri comisiei dacă candidaţii îndeplinesc criteriile de selecţie privind capacitatea tehnică şi economică, care au fost stabilite şi anunţate prin anunţul de participare.

La sedinta de selectare a cand.




Compart. achiziţii

4.9. Stabilirea clarificărilor la documentele prezentate de ofertanţi şi primirea răspunsurilor la acestea, precum şi a documentelor solicitate a fi completate:

Nr. Crt.


1 Termenul de completare a documentelor lipsă de către participanţii la procedură.






Compart. achiziţii

172

Manual de proceduri

2 Interdicţii de solicitare completări a documentelor lipsă.

Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi de a solicita completarea unui document care lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire.




Compart. achiziţii

4.10. Stabilirea operatorilor economici selectaţi:

Nr. Crt.


1 Stabilirea operatorilor economici selectaţi

Candidaţii selectaţi trebuie să îndeplinescă criteriile de selecţie privind capacitatea tehnică şi economică, care au fost stabilite. Numărul de candidaţi selectaţi după prima etapă a procedurii trebuie să fie cel puţin egal cu numărul minim indicat în anunţul de participare.

Imediat dupa etapa de selectare




Compart. achiziţii

2 Elaborarea raportului intermediar al procedurii, sau dacă este cazul, a unui proces verbal intermediar de evaluare.

Comisia de evaluare are obligaţia de a elabora un raport intermediar, privind selectarea candidaţilor, care se înaintează directorului unităţii, spre aprobare.





Compart. achiziţii

3. Anularea sau continuarea procedurii

În cazul în care numărul candidaţilor care îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât numărul minim indicat în anunţul de participare: a) fie se anulează procedura; b) fie se continua procedura, numai cu acei candidaţi care îndeplinesc criteriile solicitate, în măsura în care numărul acestora este, cel puţin 3.





Compart. achiziţii

173


4.11. Informarea candidaţilor cu privire la rezultatul primei etape Nr. Crt.


1 Informarea candidaţilor Informarea candidaţilor în legătură cu rezultatul aplicării primei etape a procedurii de atribuire, respectiv a celor, respinşi sau neselectaţi. Comunicarea trebuie să conţină motivele concrete care stau la baza deciziei de respingere a candidaturilor .

Imediat dupa elab.rap. intermed.

Compart. Achizitii

D.E.A.


ETAPA I - EVALUAREA OFERTELOR 4.12. Transmiterea invitaţiei de participare candidaţilor selectaţi

Nr. Crt.


1. Redactarea şi aprobarea invitaţiei de participare

Invitaţia de participare trebuie să cuprindă: a) referinţe privind anunţul de participare publicat; b) data limită stabilită pentru depunerea ofertelor c) adresa la care se transmit ofertele; d) limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta; e) data deschiderii ofertelor; f) dacă este cazul, precizări referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă pentru demonstrarea capacităţii tehnice şi economico-financiare.

Compart. Achizitii

D.E.A.


2. Transmiterea invitatiei de participare şi a documentaţiei de atribuire candidaţiilor selectaţi

În cazul în care documentaţia de atribuire este accesibilă direct prin mijloace electronice în SEAP, atunci invitaţia de participare va include informaţii privind modul de accesare a documentaţiei respective.

min. 40 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor

Compart. Achizitii

D.E.A.


174

Manual de proceduri

4.13. Primirea ofertelor Nr. Crt.



Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat, consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei, când a fost depusă oferta.

In momen. sosirii Secretariat Compart. Achizitii


4.14. Deschiderea ofertelor şi întocmirea procesului verbal de deschidere Nr. Crt.




înainte de deschiderea ofertelor.



Compart. achiziţii

2 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare

Directorul unităţii, care a numit comisia de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea componenţei comisiei.


D.E.A.


3 Ofertele se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Ofertele se deschid de către comisia de evaluare

şedinţa de deschidere a ofertelor



Compart. achiziţii

4 Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la şedinţa de deschidere a ofertelor





Compart. achiziţii

5 Comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor anexate.

Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor prevăzute în documentaţia de atribuire.




Compart. achiziţii

175







Compart. achiziţii

7 Semnarea procesului verbal de deschidere a ofertelor





Compart. achiziţii

8 transmiterea procesului verbal de deschidere şi celorlalţi ofertanţi participanţi la procedură, dar ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere.





Compart. achiziţii

4.15. Examinarea şi evaluarea ofertelor

Nr. Crt.


1 Examinare şi evaluarea ofertelor Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante




Compart. achiziţii

2. Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de : eligibilitate ,calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse




Compart. achiziţii

3 Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile.




Compart. achiziţii

4 Stabilirea ofertei câştigătoare Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.




Compart. achiziţii

176

Manual de proceduri

5 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare .




Compart. achiziţii

6 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”





Compart. achiziţii

7 Anularea procedurii, dacă este cazul.





Compart. achiziţii






Compart. achiziţii

4.16. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. Crt.







2 Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor



deciziei




177








4 Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.

Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective.












Nr. Crt.





2 Soluţionarea contestaţiilor



Compart. Achiziţii




D.E.A. Jurist


4 Soluţionarea contestaţiei

Soluţionarea se face de către Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile;

5 zile / 10 zile Consiliul Compart. Achiziţii

178

Manual de proceduri

4.18. Semnarea contractului: Nr. Crt.





Compart. achiziţii






Compart. achiziţii



4.19. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:

Nr. Crt.



Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise.Publicarea în MO se realiz. contra cost ; “

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont. sef



Nr. Crt.


1. Intrarea in efectivitate a contractului

Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.

Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a

Compart. achiziţii



179


Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale

fost solicitata, fie la term.onvenit de parti

2. Indeplinirea obligatiilor asumate prin contract



Compart. achiziţii



4.22. Finalizarea contractului: Nr. Crt.


1 Efectuarea recepţiei finale


2 Eliberarea garanţiei de buna execuţie, daca este cazul

Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.


Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist





Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist


Manual de proceduri

180

PROCEDURA: A00203019 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - NEGOCIEREA CU PUBLICAREA PREALABILĂ A UNUI ANUNŢ DE PARTICIPARE

1. SCOP

a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar ;

b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „ negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”,

c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”.”

2. PREMISE În conformitate cu prevederile art. 110 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006.modificată şi completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere, cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, în următoarele cazuri: a) atunci când, în urma aplicării licitaţiei deschise, licitaţiei restrânse, dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme. Aplicarea procedurii de negociere în acest caz este posibilă numai după anularea procedurii iniţiale de licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, dialog competitiv sau cerere de oferte şi numai dacă cerinţele iniţiale prevăzute în documentaţia de atribuire nu sunt modificate substanţial. În acest caz autoritatea contractantă are dreptul de a nu transmite spre publicare anunţul de participare dacă invită la negocieri numai şi pe toţi acei ofertanţi care au îndeplinit criteriile de calificare şi selecţie în cadrul procedurii anterioare şi care au depus oferte conform regulilor formale prevăzute în documentaţia de atribuire. b) în situaţii excepţionale, temeinic motivate, atunci când natura lucrărilor/produselor/serviciilor sau riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora nu permit o estimare iniţială globală a preţului viitorului contract de achiziţie publică; c) atunci când serviciile care urmează să fie achiziţionate, îndeosebi serviciile financiare, astfel cum sunt acestea prevăzute în categoria 6 din anexa nr. 2A, a Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului menţionate, sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implică proiectarea lucrărilor, sunt de aşa natură încât caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achiziţie publică prin aplicarea licitaţiei deschise sau licitaţiei restrânse; d) atunci când lucrările ce urmează a fi executate sunt necesare exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice, experimentării sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente. 3.APLICABILITATE Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico – Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice. Definiţie: NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre aceştia.

181


4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare

Nr. Crt.




Compart. logistic

D.E.A. Director Compart. achizitii


Se specificarea datei estimative de începere-finalizare a procedurii.

Compart. achizitii




Compart. Achizitii Compart. financiar

D.E.A. Contabil şef




Compart. Achizitii



Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică: - în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”; - în SEAP


Compart. Achizitii


182

Manual de proceduri

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. Crt.



Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.

Compart. de specialit.

D.E.A.




Compart. Achizitii Jurist Serv.fin.

D.E.A. Cont.sef



Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.

Compart. Achizitii Comp.de specialit.

D.E.A. Cont.sef




Compart. Achizitii

D.E.A.




Compart. Achizitii

D.E.A.



Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.

Compart. Achizitii

D.E.A.


183



Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte.

Compart. Achizitii

D.E.A.


4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:

Nr. Crt.



Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţului de participare în JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia Europeană

Compart. Achizitii

D.E.A.




52 zile inainte de data dep. ofertei care se pot reduce conf.cadr. legal

Compart. Achizitii

D.E.A.


4 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata fără TVA este este > 75000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500000 euro pentru contractele de lucrări

cel mult o zi de la publicare în SEAP

Compart. Achizitii

D.E.A.


184

Manual de proceduri

4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. Crt.




Compart. Achizitii

D.E.A.


4.5. Perioada de aşteptare

Nr. Crt.








Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.

În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări de clarificări, cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de dep. a of.

Compart. achiziţii

D.E.A.


3 Primirea candidaturilor / ofertelor


In momentul sosirii



185


Desfăşurarea şedinţei de preselecţie a candidaţilor Nr. Crt


1 Completarea de către fiecare membru al co-misiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţia-litatea


înainte de verificarea candidaturilor.




Compart. achiziţii

2 Înainte de începerea negocierilor, autoritatea contractantă are dreptul de a realiza o pre-selecţie a candidaţilor care vor participa la ne-gocieri, utilizând în acest sens numai crite-rii referitoare la capa-citatea tehnică şi cea economico-financiară.

Candidaturile se verifică de către comisia de evaluare. Numărul de candidaţi preselectaţi trebuie să fie cel puţin egal cu numărul minim indicat în anunţul de participare.

Înainte de începerea negocierilor




Compart. achiziţii

2.1.

Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite, concomitent, o invitaţie de participare la etapa a doua a procedurii de negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare tuturor candidaţilor preselectaţi.

Este interzisă invitarea la etapa a doua a procedurii de negociere a unui operator economic care nu a depus candidatura în prima etapă sau care nu a îndeplinit criteriile de preselecţie. Invitaţia de participare trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii: a) referinţe privind anunţul de participare publicat; b) adresa la care vor avea loc negocierile şi data lansării acestora; c) limba/limbile în care se vor derula negocierile; d) dacă este cazul, precizări referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă pentru demonstrarea capacităţii tehnice şi economico-financiare;




Compart. achiziţii

186

Manual de proceduri

e) informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare, corespunzător prevederilor cap. V secţiunea a 3-a.

4.8. Derularea negocierilor Nr. Crt.

Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp

Elaboreaza Aproba Arhiveaza

1 Derularea negocierilor cu fiecare candidat în parte

Autoritatea contractantă are obligaţia de a derula negocieri cu fiecare candidat preselectat în parte. La sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare are obligaţia consemnării problemelor discutate şi aspectelor convenite într-un proces-verbal de şedinţă. Fiecare participant la negocieri are obligaţia de a prezenta, o ofertă preliminară care va constitui punctul de pornire al negocierilor.



Compart. achiziţii

2 Depunerea ofertei finale Negocierile se derulează până în momentul în care fiecare participant la negocieri declară că oferta preliminară pe care a prezentat-o nu mai poate fi îmbunătăţită. comisia de negociere a autorităţii contractante are dreptul de a stabili o întâlnire finală cu fiecare participant în parte. Fiecare participant are obligaţia de a prezenta elementele finale ale propunerii sale tehnice şi financiare, pentru care urmează să se aplice factorii de evaluare. Autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita candidatului de la care, în urma negocierilor, a obţinut cea mai avantajoasă propunere de ofertă din punct de vedere economic, să reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale.



Compart. achiziţii

3 Odată stabilită oferta câştigătoare, aceasta rămâne fermă.




Compart. achiziţii





Compart. achiziţii

187


4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. Crt.







1.1. Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor



deciziei




1.2. Modalitatea de comunicare a rezultatului













Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective.











188

Manual de proceduri

4.10. Perioada de aşteptare: Nr. Crt.





2 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act;

3. Competenţa de soluţionare a contestaţiilor



Compart. Achiziţii


Autoritatea contractanta are obligaţia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalţi participanţi la procedura de atribuire.


D.E.A. Jurist


5 Termenele de depunere a contestaţiilor şi momentul depunerii acestora

Contestaţia poate fi depusă în toate fazele procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al autorităşii contractante in 5 sau 10 zile de la luarea la cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, în funcţie de valoarea contractului care urmează a fi atribuit. Prin excepţie, contestaţia care se referă la prevederile documentaţiei de atribuire poate fi depusă numai până la data stabilită pentru depunerea ofertelor.

10 zile sau 5 zile

Contestatar DEA Jurist

Compart. Achiziţii

5.1. Solutionarea contestaţiei

Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă

5 zile/10 zile Consiliul DEA Jurist

Compart. Achiziţii

189


4.11. Semnarea contractului: Nr. Crt.




Compart. achiziţii




Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in 2 exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef


Compart. achiziţii



4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:

Nr. Crt.



Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ;

Compart. achiziţii

D.E.A.


4.14. Derularea contractului: Nr. Crt.



Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale.


Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef



Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef


190

Manual de proceduri

4.15. Finalizarea contractului: Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza

1 Efectuarea recepţiei finale



Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.

Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrări

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist




Max.3 zile de la data elib.scris de buna executie

Compart. achiziţii

D.E.A.



Nr. Crt.


1 Efectuarea analizei desfăşurării procedurii si a îndeplinirii contractului

Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea contractantă analizează modul de îndeplinire a contractului respectiv, măsura in care au fost satisfăcute toate necesităţile autorităţii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de îmbunătăţire pe viitor a procesului de achiziţie publica

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist Cont. şef



191

PROCEDURĂ : A00203020 Privind activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi.

Scop : Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare a documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi provocate de acţiunea negativă a factorilor naturali asupra culturilor agricole.

Premise: Elaborarea şi fundamentarea documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi reprezină activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete pentru a asigura darea la scădere din evidenţa contabilă a părţii din pagubă, pentru care nu se stabileşte răspunderea materială.

Aplicabilitate : Structurile din sistemul administraţiei penitenciare.

Procedura : Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată

La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Responsabilul

sectorului vegetal din unitate

Informează ierarhic, în termen de 24 ore, despre apariţia calamităţilornaturale care au produs distrugerea unor culturi agricole

Directorul unităţii subordonate

Constituie, în termen de 24 ore, prin decizie de zi pe unitate, o comisiea unităţii de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi. Secooptează în comisie organul tehnic de specialitate de la DirecţiaAgricolă sau Centrul Agricol din zonă


În termen de 24 ore de când a fost informat despre calamitate, solicităo adresă de la Administraţia Naţională de Meteorologie, în vedereacertificării factorului natural care a determinat calamitatea

Comisia de constatare apierderilor din calamităţi

În termen de 5 zile, efectuează, în prezenţa şefului de sector vegetalmăsurători în vederea determinării procentului de distrugere a culturilor

Comisia de constatare a pierderilor din calamităţi

Întocmeşte actul de constatare iniţială a pierderilor din calamităţi, încare, se specifică procentul de calamitare, factorul care a produscalamitatea şi măsurile propuse


Avizează actul de constatare iniţială a calamităţii şi îl înaintează la ANP,în termen de 48 ore.

Comisia de constatare a pierderilor din calamităţi

Întocmeşte baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare


După evaluare, întocmeşte procesele verbale de constatare şi stabilire apierderilor din calamităţi, pentru culturile afectate, astfel: - pentru culturile la care daunele nu depăşesc 30% din producţie,

comisia propune recuperarea cheltuielilor prin recorelarea preţuluide cost

- pentru culturile la care daunele depăşesc 30% din producţie,comisia propune scăderea pierderilor din evidenţa contabilă aunităţii.


Întocmeşte documentaţia de constatare a calamităţii, care trebuie săconţină următoarele : - Act de constatare iniţială a calamităţii - Proces verbal de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi,

întocmit pentru fiecare cultură calamitată, după încheierea ciclului deproducţie

- Baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare - Adresă de la Administraţia Naţională de Meteorologie – Centrul

Meteorologic Regional

Manual de proceduri

192


Avizează documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor dincalamităţi (actul de constatare, procesul verbal, baza de calcul şi adresade la A.N.M.) şi le înaintează spre aprobare ANP , în termen de 30 dezile de la întocmirea documentaţiilor. Aprobă documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor dincalamităţi, care sunt de competenţa ordonatorului terţiar de credite şi leînaintează serviciului financiar-contabilitate din unitate

La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Responsabilul compartimentului producţie

vegetală

Analizează şi verifică documentaţiile de constatare şi stabilire apierderilor din calamităţi Întocmeşte adresele sau notele pentru aprobarea documentaţiilor Înaintează documentaţiile pentru aprobarea scăderii din evidenţacontabilă a pagubelor produse prin calamitare în funcţie de valoareaacestora şi, implicit, de competenţele de aprobare

Directorul Direcţiei Economico - Administrative

Analizează şi avizează documentaţiile de constatare şi stabilire apierderilor din calamităţi Înaintează documentaţiile pentru aprobarea scăderii din evidenţacontabilă a pagubelor produse prin calamitare în funcţie de valoareaacestora şi, implicit, de competenţele de aprobare

Directorul General Adjunct

Analizează şi avizează documentaţiile de constatare şi stabilire apierderilor din calamităţi Propune spre aprobare directorului general al ANP documentaţiilepentru aprobarea scăderii din evidenţa contabilă a pagubelor produseprin calamitare, care, în funcţie de valoarea acestora, sunt decompetenţa ordonatorului secundar de credite

Directorul General

Aprobă documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor dincalamităţi, care sunt de competenţa ordonatorului secundar de credite Înaintează ministrului justiţiei sau secretarului de stat, în funcţie decompetenţele de aprobare, documentaţiile pentru aprobarea scăderiidin evidenţa contabilă a pagubelor produse prin calamitare

Responsabilul Compartimentului producţie vegetală

Întocmeşte adresele de restituire a documentaţiilor aprobate, în funcţiede competenţe Înaintează la unităţi documentaţiile aprobate

La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Serviciul Financiar Contabilitate

Efectuează scăderea efectivă din evidenţa contabilă a unităţii apagubelor produse prin calamitare, din toate documentaţiile aprobate.

PROCEDURA : A00203021 PROCEDURA PRIVIND STABILIREA RĂSPUNDERII PATRIMONIALE Scop: Stabilirea setului de reguli şi operaţiuni privind stabilirea răspunderii patrimoniale Premise: Existenţa unui prejudiciu Aplicabilitate: în unităţile subordonate ANP Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată Directorul unităţii - Dispune efectuarea cercetării administrative de îndată ce a luat la

cunoştinţă de eventualitatea existenţei unei pagube materiale - Numeşte, prin decizie zilnică, componenţa comisiei de cercetare

administrativă, perioada efectuării cercetării şi locul / domeniul unde se va efectua cercetarea

- Decide asupra propunerilor prezentate de comisia de cercetare administrativă în procesul verbal

- Emite dispoziţia de imputare


193

Comisia de cercetare administrativă

Comisia de cercetare administrativă efectuează următoarele activităţi: - stabilirea împrejurărilor în care a fost produs prejudiciul , prin luarea

de note explicative de la persoanele implicate , personalul care asigură supravegherea persoanelor private de libertate, precum şi oricărei alte persoane ce poate da informaţii concrete în acest sens ;

- întocmirea procesului verbal de cercetare administrativă , cu menţionarea bazei legale de înregistrare a debitului şi reţinerii sumelor necesare acoperirii acestuia , numelui persoanelor care au întocmit note explicative şi calitatea acestora,a împrejurărilor în care s-a produs prejudiciul , a persoanei vinovate de săvârşirea lui , precum şi a valorii pagubei ce urmează să fie recuperată ;

- prezentarea concluziilor şi propunerilor de recuperare a pagubei , în cadrul procesului verbal de cercetare administrativă.

- solicitarea copiilor pentru documentele financiar-contabile din care rezultă valoarea unei eventuale reparaţii efectuate pentru ca bunul material să redevină funcţional sau a negaţiei tehnice din partea unui prestator specializat din care să rezulte că bunul material nu mai poate fi reparat datorită stării în care se găseşte ;

- stabilirea valorii de înlocuire a bunului material distrus sau degradat , ce nu mai poate fi utilizat la parametrii normali ;

- ia angajamentul de plată persoanei vinovate de producerea pagubei ,în cazul în care aceasta consimte să acopere prejudiciul cauzat ;

- întocmeşte proiectul dispoziţiei de imputare , în cazul în care directorul unităţii stabileşte acest lucru ;

- predarea unui exemplar din dispoziţia de imputare , precum şi a procesului verbal de cercetare administrativă şi a angajamentului de plată ( dacă persoana vinovată de producerea pagubei consimte să-l semneze) , contabilului-şef , în vederea înregistrării pagubei în evidenţa contabilă şi urmăririi acesteia pentru recuperare.

Consilierul juridic - avizează procesul verbal de cercetare administrativă Persoana care consideră că imputarea sau reţine-rea a fost făcută fără temei legal

- se poate adresa instanţei de contencios administrativ competente în condiţiile legii.

PROCEDURA : A00203022 PROCEDURA PRIVIND EXECUTAREA CONTROLULUI IERARHIC Scop: Stabilirea setului de reguli şi operaţiuni privind executarea controlului ierarhic Premise: Existenţa structurilor organizatorice şi a ROF Aplicabilitate: în unităţile subordonate ANP Procedura

Responsabil Activitatea desfăşurată Directorul unităţii - Emite, la începutul anului calendaristic, decizia anuală privind

persoanele şi compartimentele cu atribuţii de control ierarhic - Aprobă planurile de control ierarhic întocmite de şefii structurilor din

subordine - Aprobă concluziile si măsurile care sunt de competenţa sa propuse

de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control

- Verifică respectarea planului de control Directori adjuncţi / şefi de serviciu

1. Întocmesc planurile de control anuale, trimestriale şi lunare, care vor cuprinde:

- Perioadele în care se execută aceste controale

Manual de proceduri

194

- Persoanele care vor executa controalele - Structurile şi documentele care vor fi supuse controlului

2. Aprobă concluziile si măsurile care sunt de competenţa sa propuse de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control 3. Verifică respectarea planului de control

Echipa/Persoana desemnată să execute controlul ierarhic

- Execută controlul la data şi locul stabilite asupra obiectivelor, documentelor sau persoanelor supuse controlului

- Completează registrul de controale ierarhice - Prezintă concluziile şi măsurile propuse persoanelor controlate

şi şefului structurii din care acesta face parte - Prezintă concluziile şi măsurile propuse persoanei care dispus

controlul PROCEDURA : A00203023 PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – INVENTARIEREA PATRIMONIULUI Scop: Stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi Premise: Existenţa structurilor organizatorice şi a elementelor de patrimoniu Aplicabilitate: în unităţile ANP Procedura

Responsabil Activitatea desfăşurată Directorul unităţii 1. Emite decizia scrisă de numire a comisiei de inventariere

În decizia de numire se menţionează obligatoriu următoarele elemente: • componenţa comisiei - în componenţa comisiei vor fi numite persoane cu pregătire

corespunzătoare economică şi tehnică - în comisia de inventariere nu pot fi numiţi gestionarii depozitelor

supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective

• numele responsabilului comisiei • modul de efectuare a inventarierii • gestiunea supusă inventarierii • data de începere a operaţiunilor • data de terminare a operaţiunilor

2. În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, va lua măsura emiterii dispoziţiei de imputare. În cazul unor lipsuri neimputabile poate aproba compensări (dacă sunt întrunite toate condiţiile legale) sau poate propune ordonatorului de credite competent scăderea din contabilitate. În cazul constatării unor plusuri în gestiune va dispune conform legislaţiei în vigoare 3. Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.

Directorul adjunct economico - administrativ

1. În vederea bunei desfăşurări ale activităţii de inventariere ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

• organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;

• ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;


195

• participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;

• asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;

• asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) a unor specialişti din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;

• dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu formulare şi rechizite necesare;

• dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate;

• asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii;

• asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.

Comisia de inventariere 1. Ia următoarele măsuri organizatorice: a) înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:

• gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare; • în afara bunurilor unităţii respective, are în gestiune şi alte

bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente; • are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau

valoare are cunoştinţă; • are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate),

pentru care s-au întocmit documentele aferente; • a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; • deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea

bunurilor aflate în gestiunea sa; • are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în

evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune. Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa; b) să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate; c) să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea. Dacă bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare. Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul

Manual de proceduri

196

gestiunii inventariate, în locuri special amenajate (fişete, casete, dulapuri etc.), încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere; d) să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. La unităţile de desfacere cu amănuntul, care folosesc metoda global-valorică, gestionarul trebuie să întocmească şi să depună la contabilitate, înainte de începerea inventarierii, raportul de gestiune în care să se înscrie toate documentele de intrare şi de ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numerarul depus la casierie, întocmit până în momentul începerii inventarierii; e) să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul) şi depunerea numerarului la casieria unităţii; f) să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare. În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi comunică aceasta conducerii unităţii respective. Conducerea unităţii are obligaţia să îl încunoştinţeze imediat, în scris, pe gestionar despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor. Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar. g) Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operaţiunile de intrare-ieşire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Dacă operaţiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să se permită expedieri la clienţi, iar operaţiunile respective se vor efectua numai în prezenţa comisiei de inventariere, care va menţiona pe documentele respective "primit în timpul inventarierii" sau "eliberat în timpul inventarierii", după caz, în scopul evitării inventarierii duble sau a omisiunilor. h) Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate la loc vizibil. 2. Realizează următoarele activităţi specifice inventarierii:

• Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la unităţile deţinătoare, iar în cazul brevetelor, licenţelor, al know-how şi al mărcilor de fabrică este necesară dovedirea existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate.

• Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea acestora şi a schiţelor de amplasare.

• Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate şi a dosarului tehnic al acestora.

• Construcţiile şi echipamentele speciale cum sunt: reţelele de energie electrică, termică, gaze, apă, canal, telecomunicaţii, căile ferate şi altele similare se inventariază potrivit regulilor stabilite de deţinătorii acestora.


197

• Imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara unităţii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate în cursă de lungă durată, maşinile de forţă şi utilajele energetice, maşinile, utilajele şi instalaţiile de lucru, aparatele şi instalaţiile de măsurare, control şi reglare şi mijloacele de transport date pentru reparaţii în afara unităţii se inventariază înaintea ieşirii lor temporare din unitate sau prin confirmare scrisă primită de la unitatea unde acestea se găsesc.

• În listele de inventariere a imobilizărilor necorporale şi corporale aflate în curs de execuţie se menţionează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului: denumirea obiectului, descrierea amănunţită a stadiului în care se află acesta, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii. Materialele şi utilajele primite de la beneficiari pentru montaj şi neîncorporate în lucrări se inventariază separat.

• Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea, lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere separate, arătându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau abandonare şi măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări.

• Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menţionat şi în listele de inventariere respective.

• La lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare, conţinutul vaselor - stabilit în funcţie de volum, densitate, compoziţie etc. - se verifică prin scoaterea de probe din aceste vase, ţinându-se seama de densitate, compoziţie şi de alte caracteristici ale lichidelor, care se constată fie organoleptic, fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz.

• Materialele de masă ca: ciment, oţel beton, produse de carieră şi balastieră, produse agricole şi alte materiale similare, ale căror cântărire şi măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice. În listele de inventariere a materialelor prevăzute la alineatele 8-10 se menţionează modul cum s-a făcut inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.

• Bunurile din domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale, date în administrare instituţiilor publice şi regiilor autonome potrivit legii, se inventariază şi se evidenţiază în mod distinct în cadrul acestor unităţi.

• Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariază şi se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidenţierii acestora pe formaţii şi locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate şi comparate cu datele din evidenţa tehnico-operativă, precum şi cu cele din evidenţa contabilă.

• Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariază cu prioritate fără a se stânjeni desfacerea imediată a acestora.

Manual de proceduri

198

• Comisia de inventariere are obligaţia să controleze toate locurile în care pot exista bunuri supuse inventarierii.

• Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri.

• Bunurile aparţinând altor unităţi (închiriate, în leasing, în custodie, cu vânzare în consignaţie, spre prelucrare etc.) se inventariază şi se înscriu în liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor conţine informaţii cu privire la numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii utile.

• Listele de inventariere cuprinzând bunurile aparţinând terţilor se trimit şi persoanei fizice sau juridice, române ori străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea în acest termen presupune recunoaşterea exactităţii datelor înscrise în listele de inventariere. În caz de nepotriviri, unitatea deţinătoare este obligată să clarifice situaţia diferenţelor respective şi să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de 5 zile de la primirea sesizării.

• Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare ori greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creanţele şi obligaţiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate sau situaţii analitice separate, după caz.

• Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea ori inventarierea de două sau de mai multe ori a aceloraşi bunuri.

• Bunurile aflate în expediţie se inventariază de către unităţile furnizoare, iar bunurile achiziţionate aflate în curs de aprovizionare se inventariază de unitatea cumpărătoare şi se înscriu în liste de inventariere separate.

• Înainte de începerea inventarierii producţiei în curs de execuţie şi a semifabricatelor din producţia proprie, este necesar: să se predea la magazii şi la depozite, pe baza documentelor, toate piesele, ansamblurile şi agregatele a căror prelucrare a fost terminată; să se colecteze din secţii sau ateliere toate produsele reziduale şi deşeurile, întocmindu-se documentele de constatare; să se întocmească documentele de constatare şi să se clarifice situaţia semifabricatelor a căror utilizare este îndoielnică.

• În cazul producţiei în curs de execuţie se inventariază atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic de producţie, cât şi produsele care, deşi au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepţionare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele şi accesoriile lor. În cadrul producţiei în curs de execuţie se cuprind, de asemenea, lucrările şi serviciile în curs de execuţie sau neterminate.

• Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de muncă şi nesupuse prelucrării, nu se consideră producţie în curs de execuţie. Acestea se inventariază separat şi se repun în conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile, iar după terminarea inventarierii acestora se vor evidenţia în conturile iniţiale de


199

cheltuieli. Inventarierea producţiei în curs de execuţie din cadrul secţiilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrărilor (reparaţii, lucrări pentru terţi etc.).

• Inventarierea lucrărilor de modernizare nefinalizate sau de reparaţii ale clădirilor, instalaţiilor, maşinilor, utilajelor, mijloacelor de transport şi ale altor bunuri se face prin verificarea la faţa locului a stadiului fizic al lucrărilor. Astfel de lucrări se consemnează într-o listă de inventariere separată, în care se indică denumirea obiectului supus modernizării sau reparaţiei, gradul de executare a lucrării, costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate.

• Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3), sau punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.

• Disponibilităţile băneşti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanţie, acreditivele, ipotecile, precum şi alte valori aflate în casieria unităţilor se inventariază în conformitate cu prevederile legale. Disponibilităţile aflate în conturi la bănci sau la unităţile Trezoreriei Statului se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unităţii. În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrătoare a anului, puse la dispoziţie de unităţile bancare şi unităţile Trezoreriei Statului, vor purta ştampila oficială a acestora.

• Disponibilităţile în lei şi în valută din casieria unităţii se inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul şi cu cele din contabilitate.

• Înscrierea în listele de inventariere a mărcilor poştale, a timbrelor fiscale, tichetelor de călătorie, bonurilor cantităţi fixe, a biletelor de spectacole, de intrare în muzee, expoziţii şi altele asemenea se face la valoarea lor nominală, cu excepţia timbrelor cu valoare filatelică.

• Pentru toate celelalte elemente de activ şi de pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terţi se fac cereri de confirmare, care se vor ataşa la listele respective după primirea confirmării.

• Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere.

• Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

• În cazul gestiunilor colective (cu mai mulţi gestionari), listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predător, cât şi de către cel primitor.

• Inventarierea elementelor de activ ale unităţii se materializează prin înscrierea acestora, fără spaţii libere şi fără ştersături, în formularul "Lista de inventariere"

• Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor

Manual de proceduri

200

constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate.

• Evaluarea elementelor de activ şi de pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile.

• Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.

• Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării, respectiv a urmăririi decontării creanţelor. Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

• Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, directorului unităţii.

Consilierul juridic Avizează propunerile făcute de comisia de inventariere în procesul verbal înaintat spre aprobare directorului unităţii.

Conducătorul compartimentului financiar - contabil

1. Avizează propunerile făcute de comisia de inventariere în procesul verbal înaintat spre aprobare directorului unităţii. 2. Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.

PROCEDURA:A00204001 PROCEDURĂ PRIVIND EXECUTAREA LUCRĂRILOR DE ÎNTREŢINERE

ŞI REPARAŢII CURENTE LA CONSTRUCŢII. 1. Scopul procedurii a) stabilirea reglementările privind asigurarea menţinerii capacităţii funcţionale şi a condiţiilor de rezistenţă, confort şi aspect al construcţiilor, precum şi prevenirea şi remedierea la timp a degradărilor şi avariilor constatate.

2. Premise: - aducerea clădirilor şi instalaţiilor la standardele impuse de actele normative; - existente în domeniul construcţiilor, precum şi a celor prevăzute în Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor.

3. Aplicabilitate: în unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

4. Descrierea procedurii

Responsabil Activitatea desfăşurată Director adjunct DEA Propunerea de constituire a comisiei de efectuare a controlului

periodic al construcţiilor din folosinţa unităţii. Directorul unităţii Numirea comisiei. Comisia de constatare Verificarea în teren a tuturor construcţiilor din folosinţa unităţii din

punct de vedere al comportării si întreţinerii construcţiilor la sfârşitul anului în curs pentru anul următor.


201

Comisia de constatare Întocmirea procesului – verbal de constatare în care se va consemna măsurile ce se impun precum şi natura lucrărilor de executat.

Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ

Verificarea şi avizarea procesului – verbal de constatare de directorul adjunct economico administrativ şi aprobarea de către directorul unităţii.

Inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare

Întocmirea caietelor de măsurători (ataşamente) pentru lucrările de reparaţii curente.


Întocmirea devizelor estimative de lucrări (încadrarea pe categorii de lucrări şi pe articole de deviz a cantităţilor de lucrări din ataşamente).

Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico- administrativ

Stabilirea la începutul anului a lucrărilor de reparaţii curente prioritare în funcţie de fondurile prevăzute în bugetul unităţii.

Directorului adjunct economico administrativ

Planificarea lunară a lucrărilor de reparaţii curente.


Întocmirea dispoziţiei de lucru

Gestionarul Eliberarea materialelor de construcţie pe baza bonurilor de consum din magazie

Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare

Preluarea materialelor de construcţie şi punerea în operă acestora.


Întocmirea situaţiilor de lucrări de reparaţii curente şi de întreţinere.

Directorul unităţii după viza directorului adjunct economico administrativ

Aprobarea situaţiilor de lucrări

Comisia de recepţie a lucrărilor de reparaţii curente şi de întreţinere numită la începutul anului prin Decizie a Directorului unităţii

Recepţia lucrărilor de reparaţii curente şi de întreţinere

Inginerul/tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare

Raportarea trimestrială şi anuală ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii a lucrărilor de reparaţii curente executate (valoarea lucrărilor şi imobilul asupra căruia s-a intervenit).

Şeful serviciului cazarmare construcţii investiţii

Trimestrial şi anual se întocmeşte o notă de informare către directorul general privind fondurilor utilizate de fiecare unitate penitenciară pentru reparaţii curente precum şi imobilele care au fost supuse lucrărilor de reparaţii.

NOTĂ:

- Lucrările de reparaţii curente se pot realiza numai la expirarea garanţiei de bună execuţie a lucrărilor de reparaţii capitale şi/sau investiţii.

- La construcţiile la care se execută lucrări de reparaţii capitale, în cursul aceluiaşi an, nu se vor realiza lucrări de reparaţii curente şi de întreţinere, acestea fiind cuprinse în documentaţia lucrărilor de reparaţii capitale. - Lucrările de întreţinere se pot realiza şi în perioada de garanţie a lucrărilor de reparaţii capitale şi/sau investiţii. - În cazul schimbării destinaţiei diferitelor spaţii se înaintează la ANP – DEA – Serviciul Cazarmare, Construcţii – Investiţii o nota justificativă pentru aprobarea acestora. Analizarea notei justificative în Consiliul Tehnico Economic şi comunicarea către unitatea beneficiară a rezoluţiei consiliului.

Manual de proceduri

202

PROCEDURA: A00204002 PROCEDURĂ PRIVIND EXECUTAREA LUCRĂRILOR DE REPARAŢII CAPITALE, CONSOLIDARE ŞI MODERNIZARE.

1. Scopul procedurii

a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executării lucrărilor de reparaţii capitale;

b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente lucrărilor de reparaţii capitale.

2. Premise: Realizarea reparaţiilor capitale conform legislaţiei în vigoare 3. Aplicabilitate: În toate unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii

Responsabil Activitatea desfăşurată Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare)

Întocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea şi necesitatea promovării obiectivului de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare.

Directorul unităţii Aprobarea notei de fundamentare şi înaintarea acesteia la ANP – Serviciul cazarmare construcţii - investiţii.

Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare în Consiliul Tehnico Economic al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Secretarul Consiliului Tehnico Economic

Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea expertizei tehnice; - elaborarea studiului de fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic şi a detaliilor de execuţie.


Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare (expertiză tehnică)

Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei. Directorul unităţii Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea

serviciilor de proiectare (expertiză tehnică). Şef serviciu logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare

(expertiză tehnică). Institutul de proiectare/persoana autorizată (contractantul)

Efectuarea expertizelor tehnice şi stabilirea clasei de importanţă a clădirii.

Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare/responsabilul cazarmare)

În baza rezultatelor expertizei întocmeşte o nota cu propunerea de consolidare sau demolare a imobilului expertizat.

Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ

Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfăşoară activităţi în clădirea ce urmează fi supusă lucrărilor) de întocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaţii capitale.

Comisia de elaborare a temei de proiectare

Întocmirea temei de proiectare.

Înaintare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii a următoarelor documente: - expertiza tehnică şi nota cu rezultatele expertizei tehnice; - tema de proiectare.

Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcţii investiţii

Analizarea documentelor înainte şi consultarea direcţiilor de specialitate din ANP şi întocmirea raportului de expertiză pentru Consiliul Tehnico Economic


203

Consiliul Tehnico Economic Prezentarea rezultatele expertizei tehnice şi susţinerea temei de proiectare în cadrul C.T.E. al A.N.P. şi luarea măsurilor ce se impun fie pentru continuarea lucrării, sistarea acesteia sau propunerea de demolare.


Comunicarea rezoluţiei consiliului privind promovarea obiectivului de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare.

Direcţia Economico Administrativă

Analizează posibilitatea finanţării obiectivului în cursul aceluiaşi an sau în anul următor şi emiterea după caz a filei de plan.

Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcţii-investiţii – compartimentul plan

Transmiterea filei de plan.

Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare)

Întocmirea documentaţiei pentru obţinerea certificatului de urbanism şi depunerea acestei la autorităţile publice locale.


Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare.

Comisia de elaborare a documentaţiei

Elaborarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare.

Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare Directorul adjunct economico administrativ

Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuţie ).

Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuţie).

Institutul de proiectare (contractantul)

Elaborarea studiului de fezabilitate;

Comisia de recepţie (aceeaşi care a întocmit tema de proiectare)

Recepţionarea studiului de fezabilitate, întocmirea procesului verbal de recepţie.


Analiza studiului de fezabilitate, întocmirea procesului verbal de analiză a documentaţiei.

Directorul unităţii Aprobarea procesului verbal de analiză. Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare)

Înaintarea studiului de fezabilitate la ANP – Serviciul cazarmare construcţii-investiţii. Studiul de fezabilitate va fi însoţit de nota de prezentare, proces verbal de analiză a documentaţiei, certificatul de urbanism şi avizele menţionate în certificat.

Consiliul Tehnico Economic Analiza studiului în Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Secretarul Consiliul Tehnico Economic

Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico – Economic şi a deciziei de aprobare a lucrării.

Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcţii - investiţii

Înaintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat în Construcţii pentru obţinerea avizului (pentru lucrările de reparaţii capitale a căror valoare de execuţie depăşeşte 250000 EURO fără TVA

Secretarul Consiliul Tehnico Economic

Înaintarea deciziei de aprobare a obiectivului de reparaţii capitale ordonatorului principal de credite pentru avizare.


Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare şi avizul Inspectoratului de Stat în Construcţii (după caz) unităţii beneficiare.


Elaborarea celorlalte documentaţii de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuţie) contractate .


Verificarea şi recepţionare proiectului de execuţie, detaliilor de execuţie

Manual de proceduri

204


Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie).


Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie).

Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei. Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ

Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuţie.

Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie. Persoana autorizată (contractantul)

Verificarea documentaţiilor tehnice de execuţie de către specialişti verificatori de proiecte, alţii decât specialiştii elaboratori ai proiectelor şi întocmirea raportului de evaluare.

Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor)

Înaintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuţie şi raportul de solicitare a autorizaţiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcţii - investiţii.

Consiliul Tehnico Economic Analizarea documentaţiilor înaintate în Consiliul Tehnico Economic


Eliberarea autorizaţiei de construire şi transmiterea acesteia unităţii beneficiare.


Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări.


Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări.

Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei de atribuirea a contractului de execuţie de lucrări.


Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrărilor de execuţie

Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie pentru contractarea lucrărilor de execuţie.

Directorul unităţii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ

Desemnarea dirigintelui de şantier (inginerul/tehnicianul constructor). În cazul în care nu există persoană autorizată în cadrul unităţii se vor contracta servicii de dirigenţie de şantier.

Dirigintele de şantier Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii de începerea lucrărilor de execuţie.

Directorul unităţii Emiterea ordinului de începere a lucrărilor. Directorul unităţii la propunerea dirigintelui de şantier

Sistarea lucrărilor în cazul în care pe parcursul desfăşurării acestora se descoperă vestigii arheologice, asigurarea pazei şi anunţarea Direcţiei Judeţene pentru Cultură, Culte şi Patrimoniu Cultural Naţional.


Sistarea lucrărilor la terminarea fondurilor alocate şi reînceperea acestora numai după refinanţare.

Dirigintele de şantier/antreprenorul

Înştiinţarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii şi a proiectantului, în funcţie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaţia de execuţie pentru prezenţă la faţa locului.

Dirigintele de şantier Verificarea execuţiei lucrărilor (situaţiile de lucrări lunare verificate şi acceptate la plată) în baza caietelor de măsurători lunare întocmite de dirigintele de şantier împreună cu şeful de şantier (reprezentant al antreprenorului).


Decontarea situaţiilor de lucrări.

Directorul adjunct economico În cazul nefinalizării lucrărilor sau a expirării autorizaţiei de


205

administrativ la propunerea dirigintelui de şantier

construire se va înainta la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii un raport de solicitare a prelungirii valabilităţii autorizaţiei de construcţie.

Consiliul Tehnico Economic Analizarea în Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaţiei de construire


Transmiterea autorizaţiei de construire prelungită sau eliberarea altei autorizaţii în cazul în care nu mai poate fi prelungită.

Dirigintele de şantier pe perioada execuţiei şi responsabilul cazarmare în perioada de garanţie

Întocmirea, completarea cărţii tehnice a construcţiei pe toată perioada de derulare a execuţiei lucrărilor inclusiv în perioada de garanţie prin completarea jurnalului de evenimente.

Antreprenorul lucrării Transmiterea de către antreprenorul lucrării a solicitării de întrunire a comisiei de recepţie ca urmare a finalizării lucrărilor


Desemnarea comisiei de recepţie.

Comisia de recepţie Recepţia lucrărilor la terminarea acestora şi întocmirea procesului verbal cu anexele (după caz) cuprinzând listele cu cantităţi de lucrări neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat.

Comisia de recepţie Admiterea, respingerea sau amânarea recepţiei Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare

Urmărirea comportării pe perioada de garanţie de bună execuţie a lucrărilor şi somarea constructorului de câte ori apar probleme de exploatare.

Recepţia finală a lucrărilor după expirarea perioadei de garanţie Comisia de recepţie Admiterea sau respingerea recepţiei finale. Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare

Definitivarea cărţii tehnice a construcţiei, respectiv întocmirea Fişei de date statistice şi Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construcţiei în timpul perioadei de garanţie.

Comisia de recepţie În cazul respingerii recepţiei finale clădirea se va elibera de sarcini, se va conserva şi se va expertiza tehnic.

NOTĂ: În cazul apariţiei de lucrări suplimentare, acestea vor fi înaintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii, însoţite de dispoziţia de şantier (semnată de beneficiar, proiectant, antreprenor) şi nota justificativă. Documentaţiei înaintate va fi analizată de către responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcţii investiţii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. În cazul în care lucrările nu se justifică sau documentele înaintate nu sunt complete va întocmi răspuns în consecinţă. Lucrările suplimentare nu se pun în operă fără aprobarea acestora de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor. PROCEDURA: A00204003 PROCEDURĂ PRIVIND EXECUTAREA LUCRĂRILOR DE INVESTIŢII. 1. Scopul procedurii

a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executării lucrărilor investiţii; b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente

lucrărilor de investiţii. 2. Premise: Realizarea investiţiilor conform legislaţiei în vigoare 3. Aplicabilitate: În toate unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii

Manual de proceduri

206

Responsabil Activitatea desfăşurată Responsabilul tehnic (inginerul/ tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare)

Întocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea şi necesitatea promovării obiectivului de investiţii.


Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfăşoară activităţi în clădirea ce urmează fi supusă lucrărilor) de întocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaţii capitale.


Întocmirea temei de proiectare.

Directorul unităţii Aprobarea notei de fundamentare şi a temei de proiectare şi înaintarea acestora la ANP – Serviciul cazarmare construcţii - investiţii.

Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcţii investiţii

Analizarea documentelor înainte şi consultarea direcţiilor de specialitate din ANP şi întocmirea raportului de expertiză pentru Consiliul Tehnico Economic

Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare şi a temei de proiectare în Consiliul Tehnico Economic al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.


Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de investiţii cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic şi a detaliilor de execuţie.


Comunicarea rezoluţiei consiliului privind promovarea obiectivului de investiţii.

Direcţia Economico Administrativă

Analizează posibilitatea finanţării obiectivului în cursul aceluiaşi an sau în anul următor şi emiterea după caz a filei de plan (includerea obiectivul în lista de investiţii a ANP la cap. C – studii de prefezabilitate şi fezabilitate).

Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcţii-investiţii – compartimentul plan

Transmiterea filei de plan.

Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare)

Întocmirea documentaţiei pentru obţinerea certificatului de urbanism şi depunerea acestei la autorităţile publice locale.


Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate şi fezabilitate).

Elaborarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare(studiul de prefezabilitate şi fezabilitate).

Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Directorul adjunct economico administrativ

Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate şi fezabilitate)

Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate şi fezabilitate).


Elaborarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate;


Recepţionarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate, întocmirea procesului verbal de recepţie.


Analiza studiului de prefezabilitate şi fezabilitate, întocmirea procesului verbal de analiză a documentaţiei.

Directorul unităţii Aprobarea procesului verbal de analiză. Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare)

Înaintarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate la ANP – Serviciul cazarmare construcţii-investiţii. Studiile vor fi însoţite de nota de prezentare, proces verbal de analiză a documentaţiei, certificatul de urbanism şi avizele menţionate în certificat.


207

Consiliul Tehnico Economic Analiza studiului în Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Secretarul Consiliul Tehnico Economic

Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico – Economic şi a deciziei de aprobare a lucrării.

Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcţii - investiţii

Înaintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat în Construcţii pentru obţinerea avizului (pentru lucrări ce fac obiectul aprobării de către guvern)


Înaintarea deciziei de aprobare a obiectivului de investiţii ordonatorului principal de credite pentru avizare.


Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare şi avizul Inspectoratului de Stat în Construcţii (după caz) unităţii beneficiare.

Directorul economico administrativ

Includerea obiectivului în lista de investiţii a ANP la cap. B – lucrări noi

Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcţii investiţii

Transmiterea filei de plan unităţii beneficiare a lucrării de investiţii.


Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (proiect tehnic, detalii de execuţie).


Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (proiect tehnic, detalii de execuţie).


Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuţie). .

Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie. Institutul de proiectare (contractantul)

Elaborarea documentaţiilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuţie).


Verificarea şi recepţionare proiectului de execuţie, detaliilor de execuţie.


Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie).


Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie).


Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuţie.

Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie. Persoana autorizată (contractantul)

Verificarea documentaţiilor tehnice de execuţie de către specialişti verificatori de proiecte, alţii decât specialiştii elaboratori ai proiectelor şi întocmirea raportului de evaluare.

Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor)

Înaintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuţie şi raportul de solicitare a autorizaţiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcţii - investiţii.

Consiliul Tehnico Economic Analizarea documentaţiilor înaintate în Consiliul Tehnico Economic


Eliberarea autorizaţiei de construire şi transmiterea acesteia unităţii beneficiare.


Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări.


Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări.

Manual de proceduri

208

Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei de atribuirea a contractului de execuţie de lucrări.


Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrărilor de execuţie

Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie pentru contractarea lucrărilor de execuţie.

Directorul unităţii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ

Desemnarea dirigintelui de şantier (inginerul/tehnicianul constructor). În cazul în care nu există persoană autorizată în cadrul unităţii se vor contracta servicii de dirigenţie de şantier.

Dirigintele de şantier Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii de începerea lucrărilor de execuţie.

Directorul unităţii Emiterea ordinului de începere a lucrărilor. Directorul unităţii la propunerea dirigintelui de şantier

Sistarea lucrărilor în cazul în care pe parcursul desfăşurării acestora se descoperă vestigii arheologice, asigurarea pazei şi anunţarea Direcţiei Judeţene pentru Cultură, Culte şi Patrimoniu Cultural Naţional.


Sistarea lucrărilor la terminarea fondurilor alocate şi reînceperea acestora numai după refinanţare.

Dirigintele de şantier/antreprenorul

Înştiinţarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii şi a proiectantului, în funcţie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaţia de execuţie pentru prezenţă la faţa locului.

Dirigintele de şantier Verificarea execuţiei lucrărilor (situaţiile de lucrări lunare verificate şi acceptate la plată) în baza caietelor de măsurători lunare întocmite de dirigintele de şantier împreună cu şeful de şantier (reprezentant al antreprenorului).


Decontarea situaţiilor de lucrări.

Directorul adjunct economico administrativ la propunerea dirigintelui de şantier

În cazul nefinalizării lucrărilor sau a expirării autorizaţiei de construire se va înainta la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii un raport de solicitare a prelungirii valabilităţii autorizaţiei de construcţie.

Consiliul Tehnico Economic Analizarea în Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaţiei de construire


Transmiterea autorizaţiei de construire prelungită sau eliberarea altei autorizaţii în cazul în care nu mai poate fi prelungită.

Dirigintele de şantier pe perioada execuţiei şi responsabilul cazarmare în perioada de garanţie

Întocmirea, completarea cărţii tehnice a construcţiei pe toată perioada de derulare a execuţiei lucrărilor inclusiv în perioada de garanţie prin completarea jurnalului de evenimente.

Antreprenorul lucrării Transmiterea de către antreprenorul lucrării a solicitării de întrunire a comisiei de recepţie ca urmare a finalizării lucrărilor

Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct ec-administrativ

Desemnarea comisiei de recepţie.

Comisia de recepţie Recepţia lucrărilor la terminarea acestora şi întocmirea procesului verbal cu anexele (după caz) cuprinzând listele cu cantităţi de lucrări neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat.

Comisia de recepţie Admiterea, respingerea sau amânarea recepţiei Inginerul/tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare

Urmărirea comportării pe perioada de garanţie de bună execuţie a lucrărilor şi somarea constructorului de câte ori apar probleme de exploatare.

Recepţia finală a lucrărilor după expirarea perioadei de garanţie Comisia de recepţie Admiterea sau respingerea recepţiei finale.


209


Definitivarea cărţii tehnice a construcţiei, respectiv întocmirea Fişei de date statistice şi Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construcţiei în timpul perioadei de garanţie.

Comisia de recepţie În cazul respingerii recepţiei finale clădirea se va elibera de sarcini, se va conserva şi se va expertiza tehnic.

NOTĂ: - În cazul apariţiei de lucrări suplimentare, acestea vor fi înaintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii, însoţite de dispoziţia de şantier (semnată de beneficiar, proiectant, antreprenor) şi nota justificativă. - Documentaţia înaintată va fi analizată de către responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcţii investiţii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. - În cazul în care lucrările nu se justifică sau documentele înaintate nu sunt complete se va întocmi răspuns în consecinţă. - Lucrările suplimentare nu se pun în operă fără aprobarea acestora de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor. PROCEDURA:A00204004 PROCEDURĂ PRIVIND RECEPŢIA LUCRĂRILOR DE CONSTRUCŢII ŞI

INSTALAŢII 1. Scopul procedurii:

a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de recepţie a lucrărilor de construcţii si instalaţii;

b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi;

2. Premise: efectuarea recepţiilor lucrărilor de construcţii şi instalaţii în mod unitar conform legislaţiei în vigoare. 3. DESCRIEREA PROCEDURII

Responsabil Activitatea Desfăşurată Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor)

Pregătirea documentaţiilor tehnico-economice, a cărţii tehnice aconstrucţiei, a documentaţiei pentru recepţie şi invitarea larecepţie a unui reprezentant din partea Serviciului ControlulCalităţii în Construcţii cu cel puţin 10 zile înainte de efectuarearecepţiei.


Numirea comisiei de recepţie.

Comisia de recepţie Transmiterea invitaţiilor de participare la recepţie areprezentanţilor investitorului, proiectantul lucrării, executantului

RECEPŢIA LA TERMINAREA LUCRĂRILOR Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ

Convocarea comisiei de recepţie la terminarea lucrărilor care seface în maximum 15 zile de la notificarea terminării lucrărilor decătre antreprenorul lucrării.

Proiectantul lucrării Prezentarea punctului de vedere de către proiectantul general alobiectivului privind execuţia construcţiei.

Inginerul/tehnicianul constructor Punerea la dispoziţia comisiei de recepţie a documentelor deexecuţie.

Comisia de recepţie 3.Comisia de recepţie examinează obligatoriu: a) respectarea prevederilor din autorizaţia de construire, precum siavizele si condiţiile de execuţie impuse de autorităţile competente; b) executarea lucrărilor in conformitate cu prevederile contractului,

Manual de proceduri

210

ale documentaţiei de execuţie si ale reglementarilor specifice, curespectarea exigentelor esenţiale, conform legii; c) referatul de prezentare întocmit de proiectant cu privire la modulin care a fost executata lucrarea. Investitorul va urmări ca aceastaactivitate sa fie cuprinsa in contractul de proiectare; d) terminarea tuturor lucrărilor prevăzute in contractul încheiatintre investitor si executant si in documentaţia anexa la contract. In cazurile in care exista dubii asupra înscrisurilor din documentelecărţii tehnice a construcţiei, comisia poate cere expertize, altedocumente, încercări suplimentare, probe si alte teste; e) valoarea declarata a investiţiei. Examinarea se efectuează in toate cazurile prin cercetarea vizualaa construcţiei si analizarea documentelor conţinute in carteatehnica a construcţiei.

Secretarulcomisiei (dirigintele de şantier)

Întocmirea procesului-verbal de recepţie cu consemnareaobservaţiilor, concluziilor şi a recomandărilor comisiei.

Comisia de recepţie Comisia de recepţie recomandă: a) admiterea recepţiei in cazul in care nu exista obiecţii sau celecare s-au consemnat nu sunt de natura sa efectueze utilizarealucrării conform destinaţiei sale. b) amânarea recepţiei când: - se constata lipsa sau neterminarea unor lucrări ce afecteazăsiguranţa in exploatare a construcţiei din punct de vedere alexigentelor esenţiale; - construcţia prezintă vicii a căror remediere este de durata si care,daca nu ar fi făcute, ar diminua considerabil utilitatea lucrării; - exista in mod justificat dubii cu privire la calitatea lucrărilor si estenevoie de încercări de orice fel pentru a le clarifica. c) respingerea recepţiei daca se constata vicii care nu pot fiînlăturate si care prin natura lor implica realizarea unei sau a maimultor exigente esenţiale, caz in care se impun expertize,reproiectări, refaceri de lucrări etc.


La admiterea recepţiei se eliberează executantului cota parte dingaranţia de bună execuţie prevăzută în contract „a se elibera laterminarea lucrărilor”.

RECEPŢIA FINALĂ Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico- administrativ

Numirea comisiei de recepţie.


Convocarea comisiei de recepţie finale lucrărilor care se face înmaximum 15 zile de la notificarea antreprenorului lucrării.

Comisia de recepţie Comisia de recepţie finala se întruneşte la data, ora şi locul fixateşi examinează următoarele: a) procesele-verbale de recepţie la terminarea lucrărilor; b) finalizarea lucrărilor cerute de "recepţia de la terminarealucrărilor"; c) referatul investitorului privind comportarea construcţiilor siinstalaţiilor aferente in exploatare pe perioada de garanţie, inclusivviciile aferente si remedierea lor.

Comisia de recepţie Comisia de recepţie poate cere, in cazuri foarte bine justificatesi/sau in cazul apariţiei unor vicii, efectuarea de încercări siexpertize.

Secretarulcomisiei (inginerul/ tehnicianul constructor )

Întocmirea procesul-verbal de recepţie finală.

Comisia de recepţie Propunerea de măsuri pentru înlăturarea neregulilor semnalate încazul în care comisia de recepţie finală recomandă admiterea cuobiecţii, amânarea sau respingerea recepţiei.


La admiterea recepţiei se eliberează executantului cota parte dingaranţia de bună execuţie prevăzută în contract „a se elibera laterminarea perioadei de garanţie”.


211

PROCEDURA A00204005 PROCEDURĂ PRIVIND CONSTITUIREA CĂRŢII TEHNICE A CONSTRUCŢIEI

1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli privind reglementarea activităţii de întocmire şi verificare a documentelor care constituie cartea tehnică a construcţiei; b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi.

2. Premise: Prezenta procedură contribuie la implementare sistemului calităţii în construcţii din unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, uşurând activitatea de întocmire a cărţilor tehnice ale construcţiilor, care se alcătuiesc pas cu pas, pe măsura executării lucrărilor

3. Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

4. Descrierea procedurii RESPONSABIL ACTIVITATEA DESFASURATA

Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare)

1. Întocmirea Fişei de date sintetice care conţine informaţii generale despre proiectantul lucrării cu subproictanţii pe specialităţi (după caz) şi antreprenorul lucrării cu subantreprenorii de specialitate (după caz).


2. Documentaţia privind proiectarea ce fac parte din cartea tehnică a construcţiei sunt:

2.1. Tema de proiectare, elaborată de investitor (beneficiar) 2.2. Amplasarea obiectului – judeţ, localitate, stradă, număr 2.3. Avize şi acorduri 2.4. Documentaţia tehnică – partea scrisă şi partea desenată


3. Documentaţia privind execuţia parte componentă a cărţii tehnice se compune din:

3.1. Autorizaţia de construire 3.2. Ordinul de începere al lucrărilor 3.3. Proces verbal de predare – primire al amplasamentului şi a

bornelor de repere 3.4. Înregistrări de calitate cu caracter permanent efectuate pe

parcursul executării lucrărilor, precum şi documentaţii care atestă calitatea lucrărilor:

- certificate de calitate a materialelor; - rezultatul încercărilor pe materiale; - proces verbal trasare lucrări; - proces verbal faze determinante; - proces verbal aspect beton după decofrare; - condica de betoane; - proces verbal de recepţie a terenului de fundare, a

fundaţiilor şi a structurii de rezistenţă; - proces verbal privind montarea instalaţiilor de măsurare; - jurnalul principalelor evenimente; - registrul unic de comunicări şi dispoziţii de şantier; - nota de constatare a organelor de control; - expertize tehnice; - caiete de ataşament.


4. Documentele privind recepţia lucrărilor care sunt elemente componente ale cărţii tehnice sunt:

4.1. Proces verbal de recepţie la terminarea lucrărilor 4.2.Proces verbal de recepţie finală 4.3. Alte acte suplimentare

Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul

5. Documentele privind exploatarea construcţiei sunt: 5.1. Prevederi ale proiectului referitoare la:

- urmărirea comportării construcţiei

Manual de proceduri

212

cazarmare) - exploatare şi întreţinere - lista prescripţiilor de bază pentru exploatare - interpretarea urmăririi exploatării

5.2. Proiectele cu modificările ulterioare recepţiei construcţiei 5.3. Proiectul de urmărire specială a construcţiei (dacă este

cazul) 5.4. Acte de constatare a unor deficienţe apărute ulterior

recepţiei 5.5. Proces verbal de predare primire a instalaţiilor de

măsurare (dacă este cazul) 5.6. Proces verbal de predare primire a construcţiei

Dirigintele de şantier (inginerul/ tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare)

6. Jurnalul evenimentelor

PROCEDURA: A00204006 ALOCAREA LA DREPTURI DE COMBUSTIBIL PENTRU ÎNCĂLZIRE Scop: Stabilirea consumului de combustibil pentru încălzit spaţii Aplicabilitate: în cadrul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată A – la nivelul unităţilor teritoriale de penitenciare

Directorul unităţii la propunerea directorului adj. economico - administrativ

- numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia pentru alocarea la drepturi de încălzire formată - din comisie este obligatoriu sa facă parte Şeful serviciu logistic şi inginer/tehnician constructor/responsabil cazarmare

Comisia pentru alocare la drepturi de încălzire

-stabileşte destinaţia fiecărei încăperi ocupate de unitate ce urmează a se încălzi, a volumului acestora şi a regimului de lucru - stabileşte consumul în funcţie de tipul combustibilului folosit

Comisia pentru alocare la drepturi de încălzire

- întocmeşte procesul verbal pentru alocarea la drepturi, în fiecare an, la începutul perioadei de încălzire stabilind cantitatea de combustibil estimativă pe care unitatea are dreptul să o aprovizioneze pentru încălzirea spaţiilor

Şef serviciu economico administrativ/Director adj. economico administrativ

- Verifică şi avizează procesul verbal de alocare la drepturi

Directorul unităţii - aprobă procesul verbal de alocare la drepturi

Fochist - întocmeşte situaţia privind consumul zilnic şi notează în registru temperatura minimă care s-a înregistrat

- în situaţii speciale, justifică consumurile mari de combustibil ( în cazul temperaturilor mult mai scazute decât media anuală)

- transmite aceasta situaţie decadal responsabilului de cazarmare

Responsabil cazarmare - urmăreşte încadrarea consumului în drepturi - justifică consumul de încălzit anual în perioada 15-30 mai

pentru întreaga perioada de încălzire - întocmeşte situaţia privind consumul şi depăşirile, eventual

economiile de combustibil şi le înaintează spre informare Directorului adj. economico – administrativ şi responsabilului cazarmare din Administraţia Naţională a Penitenciarelor


213

A003 DOMENIUL: EDUCAŢIE ŞI ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ cod 03 SUBDOMENIUL : EDUCAŢIE cod 01 Nr.001 - Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de instruire şcolară în ciclul primar, gimnazial, liceal şi în învăţământului vocaţional. Nr.002 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea cursurilor universitare; Nr.003 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de formare profesională cu persoanele private de libertate; Nr.004 Procedura pentru iniţierea programelor educaţionale; Nr.005 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor destinate menţinerii unei vieţi active pentru persoanele private de libertate Nr.006 Procedura pentru desfăşurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; Nr.007 Procedura pentru desfăşurarea activităţilor educative în comunitate Nr.008 Procedura pentru implicarea persoanelor (recompensate) în activităţi educaţionale desfăşurate cu alţi deţinuţi. Nr.009 Procedura pentru asigurarea accesului la programele radio-TV şi ziare SUBDOMENIUL: ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ cod 02 Nr. 001 Procedura pentru realizarea consilierii psihologice; Nr. 002 Procedura pentru realizarea consilierii sociale; Nr. 003 Procedura pentru realizarea activităţilor psihoterapeutice; Nr. 004 Procedura pentru iniţierea programelor de asistenţă psihosocială destinate persoanelor private de libertate cu nevoi speciale; SUBDOMENIUL:MANAGEMENTUL ACTIVITĂŢILOR DE EDUCAŢIE/ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ -cod 03 Nr. 001 Procedura pentru planificarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială; Nr. 002 Procedura pentru monitorizarea şi controlul activităţilor de educaţie şi asistenţă socială; Nr. 003 Procedura privind managementul riscului în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale; Nr. 004 Procedura pentru desfăşurarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială în colaborare cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale; Nr. 005 Procedura pentru realizarea evaluării iniţiale a persoanelor private de libertate în vederea individualizării regimului de executare a pedepsei Nr. 006 Procedura pentru realizarea evaluării periodice a persoanelor private de libertate în scopul actualizării planului individualizat de evaluare educativă şi terapeutică şi a asigurării regimului progresiv de executare a pedepsei Nr. 007 Procedura pentru realizarea evaluării finale a persoanelor private de libertate în scopul discutării în comisia de propuneri pentru liberarea condiţionată SUBDOMENIUL : EDUCAŢIE cod 01 Nr.001 - Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de instruire şcolară în ciclul primar gimnazial, liceal şi în învăţământului vocaţional. Nr.002 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea cursurilor universitare; Nr.003 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de formare profesională cu persoanele private de libertate; Nr.004 Procedura pentru iniţierea programelor educaţionale; Nr.005 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor destinate menţinerii unei vieţi active pentru persoanele private de libertate Nr.006 Procedura pentru desfăşurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; Nr.007 Procedura pentru desfăşurarea activităţilor educative în comunitate Nr.008 Procedura pentru implicarea persoanelor (recompensate) în activităţi educaţionale desfăşurate cu alţi deţinuţi. Nr.009 Procedura pentru asigurarea accesului la programele radio-TV şi ziare

Manual de proceduri

214

SUBDOMENIUL : EDUCAŢIE cod 01 PROCEDURA 001: PROCEDURA DE ORGANIZARE ŞI DESFĂŞURARE A PROGRAMELOR DE

INSTRUIRE ŞCOLARĂ: ÎNVĂŢĂMÂNTUL PRIMAR, GIMNAZIAL, LICEAL ŞI VOCAŢIONAL.

Scop: Creşterea şanselor de reintegrare socială a persoanelor care execută pedepse privative de liberate prin îmbunătăţirea nivelului de pregătire şcolară.

Premise: - Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în

cursul procesului penal; - H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Protocolul nr. 99144/2007 încheiat între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi Ministerul

Educaţiei, Cercetării şi Tineretului; - Decizia directorului general al A.N.P. nr.667/2006 privind asimilarea în muncă a activităţilor de

şcolarizare a persoanelor private de libertate; - Decizia directorului general al A.N.P. nr.551/2007 referitoare la organizare învăţământului

universitar; - Legea nr. 84/1995 privind legea învăţământului, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare; - H.G. nr. 366/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi

Tineretului, cu modificările şi completările ulterioare.

Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

Învăţământ primar, gimnazial, liceal şi vocaţional (şcoală de arte şi meserii) Persoana responsabilă Acţiunea

Educatorul din cadrul secţiei de deţinere

1. Identifică, în perioada de evaluare iniţială, nevoile de instruire şcolară ale persoanelor private de libertate şi propune înscrierea la programul de şcolarizare. 2. Completează datele iniţiale din Fişa educativă şi face recomandări în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, referitoare la includerea în programele de şcolarizare. 3. Pe baza informării făcute de şeful Serviciului Educaţie, anunţă la camerele de deţinere şi prin afişe, expuse timp de 20 de zile în locuri accesibile persoanelor private de libertate, organizarea cursurilor şcolare şi condiţiile înscrierii la acestea. 4. Primeşte cererile de înscriere în programul de şcolarizare şi le înaintează educatorului coordonator. Aceste cereri trebuie să fie solicitate în perioada 01 martie – 31 mai a fiecărui an, astfel încât să fie posibilă procurarea foilor matricole necesare înscrierii în documentele şcolare. În cazul în care apar solicitări în timpul anului şcolar acestea sunt preluate şi înaintate educatorului coordonator.

Educatorul desemnat să coordoneze activitatea de şcolarizare

1. Centralizează şi selectează cererile primite din partea persoanelor private de libertate. Aceste cereri trebuie să aibă precizate: - datele de identificare ale solicitantului;

- clasa în care doreşte înscrierea; - numărul de clase absolvite şi unitatea de învăţământ.

Solicită, din partea celor care doresc înscrierea în clasa I, o declaraţie , pe proprie răspundere, din care să reiasă că nu au urmat cursurile vreunei şcoli. Pentru cei care doresc înscrierea în


215

clasele II – VIII, la şcolile de arte şi meserii şi la învăţământul liceal, solicită foile matricole care să ateste numărul de clase absolvite. În cazul existenţei unor solicitări de includere în programul de şcolarizare, făcute după începerea anului de învăţământ, acestea sunt aduse la cunoştinţă şefului Serviciului Educaţie. 2. În cazul în care persoanele private de libertate nu pot obţine foaia matricolă de la instituţia de învăţământ pe care au urmat-o, întocmeşte adrese în vederea obţinerii acestora. 3. Întocmeşte documentaţia necesară înscrierii persoanelor private de libertate în evidenţele şcolare şi face demersurile necesare înaintării acestora, pe bază de proces verbal de predare - primire, către unitatea de învăţământ. 4. Întocmeşte tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare şi le reactualizează ori de câte ori apar modificări, supunându-le avizării şi aprobării şefilor ierarhici. 5. Propune programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele de învăţământ şi tipuri de cursuri (învăţământ primar, gimnazial, liceal, vocaţional , cursuri de zi sau comasate, programul „A doua şansă”). 6. Monitorizează prezenţa persoanelor private de libertate la orele de curs şi întocmeşte o situaţie zilnică, pe baza prezenţei făcute de personalul didactic. 7. Semestrial, întocmeşte materiale de sinteză referitoare la situaţia şcolară a persoanelor private de libertate incluse în program. 8. Completează informaţiile din Fişa educativă cu privire la clasele absolvite în perioada de detenţie şi Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei educative , făcând menţiuni cu privire la participarea la programul de şcolarizare.

Şeful Serviciului Educaţie 1. Întocmeşte o situaţie statistică referitoare la nevoile de instruire şcolară ale persoanelor private de libertate, în baza recomandărilor din Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, pe care o prezintă directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială. 2. Stabileşte, împreună cu directorul adjunct intervenţie psihosocială, condiţiile de includere în programul de şcolarizare a persoanelor private de libertate, în funcţie de prevederile legale aflate în vigoare şi informează educatorii cu privire la acestea. 3. Identifică spaţiile necesare amenajării sălilor de curs şi înaintează propunerea de a fi utilizate în scopul şcolarizării persoanelor private de libertate. 4. Solicită achiziţionarea materialelor necesare derulării procesului instructiv educativ, precum şi pentru amenajarea sălilor de clasă. 5. Avizează adrese către unităţile şcolare în vederea eliberării foilor matricole pentru persoanele private de liberate care nu le pot obţine prin intermediul familiei. 6. În cazul transferurilor de la un alt penitenciar, solicită, în scris, trimiterea situaţiei şcolare până la momentul transferului. 7. Avizează trimiterea către unitatea şcolară, pe bază de proces-verbal de predare-primire, a documentaţiei necesare înscrierii persoanelor private de libertate în evidenţele şcolare. 8. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare. 9. Definitivează programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele de învăţământ şi tipuri de cursuri (învăţământ primar, gimnazial, liceal, vocaţional, cursuri de zi sau simultane, programul „A doua şansă”) . 10. Cererile de înscriere la programul de şcolarizare, formulate după începerea anului de învăţământ, vor fi analizate împreună cu

Manual de proceduri

216

directorul unităţii şcolare şi, dacă sunt respectate condiţiile legale, li se va da curs, întocmindu-se tabele suplimentare. 11. Avizează prezenţa zilnică a persoanelor private de libertate la orele de curs. 12. Avizează materialele de sinteză semestriale referitoare la situaţia şcolară a persoanelor private de libertate incluse în program.

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosociala

1. Pe baza statisticii referitoare la nevoile educaţionale ale persoanelor private de libertate, ia legătura cu inspectoratul şcolar judeţean în vederea înfiinţării unei unităţi de învăţământ de sine stătătoare în cadrul penitenciarului sau pentru desemnarea unei unităţi şcolare cu care va colabora în vederea organizării programelor de şcolarizare. 2. Stabileşte, împreună cu şeful Serviciului Educaţie, condiţiile de includere în programul de şcolarizare a persoanelor private de libertate, în funcţie de prevederile legale aflate în vigoare. 3. Întocmeşte proiectul de protocol de colaborare între unitatea şcolară desemnată şi penitenciar în vederea stabilirii condiţiilor de desfăşurare a programului de şcolarizare. 4. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii din unitate în vederea organizării programului de şcolarizare a persoanelor private de libertate. 5. Avizează solicitarea de achiziţionare a materialelor necesare derulării procesului instructiv educativ, precum şi pentru amenajarea sălilor de clasă. 6. Avizează adresele înaintate către unităţile şcolare în vederea eliberării foilor matricole pentru persoanele private de liberate care nu le pot obţine prin intermediul familiei. 7. În cazul transferurilor de la un alt penitenciar, avizează solicitările de trimitere a situaţiei şcolare până la momentul transferului. 8. Aprobă trimiterea către unitatea şcolară, pe bază de proces-verbal de predare-primire, a documentaţiei necesare înscrierii persoanelor private de libertate în evidenţele şcolare. 9. Menţine permanent legătura, telefonic şi în scris, cu unitatea şcolară în vederea stabilirii modului de desfăşurare a orelor de curs, precum şi a datelor şi condiţiilor în care se vor organiza examenele. 10. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare şi, după aprobarea lor de către directorul unităţii, distribuie câte o copie la Serviciul Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar, la Biroul/Compartimentul Organizarea Muncii şi Serviciul Financiar. Avizează, de asemenea, tabelele suplimentare cu cei care au solicitat înscrierea la programul de şcolarizare după începerea anului de învăţământ. 11. Stabileşte, împreună cu unitatea de învăţământ, numărul de clase ce urmează să funcţioneze în cadrul penitenciarului şi propune înaintarea situaţiei către unitatea şcolară în vederea repartizării personalului didactic. 12. Avizează tabelele primite din partea unităţii de învăţământ, cu personalul didactic ce urmează să-şi desfăşoare activitatea în penitenciar. 13. Avizează programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele de învăţământ şi tipuri de cursuri (învăţământ primar, gimnazial, liceal, vocaţional , cursuri de zi sau simultane) . 14. Avizează tabelul lunar ce cuprinde prezenţa zilnică a persoanelor private de libertate la orele de curs şi, după aprobarea de către directorul unităţii, o înaintează sectorului economico-administrativ. 15. Avizează materialele de sinteză semestriale referitoare la situaţia şcolară a persoanelor private de libertate incluse în program


217

şi, după aprobarea directorului unităţii, repartizează câte o copie Serviciului Financiar, Compartimentului/Biroului Organizarea Muncii, precum şi Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.

Directorul unităţii 1. Aprobă solicitarea de înfiinţare a unei şcoli sau a unor clase afiliate la o unitate de învăţământ din comunitate, adresată inspectoratului şcolar judeţean. 2. Aprobă protocolul de colaborare între penitenciar şi unitatea de învăţământ care şcolarizează persoane private de libertate. 3. Aprobă propunerea de a utiliza anumite spaţii din unitate în vederea organizării programului de şcolarizare a persoanelor private de libertate. 4. Aprobă solicitarea de achiziţionare a materialelor necesare derulării procesului instructiv educativ, precum şi pentru amenajarea sălilor de clasă. 5. Aprobă adresele înaintate către unităţile şcolare în vederea eliberării foilor matricole pentru persoanele private de liberate care nu le pot obţine prin intermediul familiei. 6. În cazul transferurilor de la un alt penitenciar, aprobă solicitările de trimitere a situaţiei şcolare până la momentul transferului. 7. Aprobă tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare. 8. Aprobă numărul de clase ce urmează să funcţioneze în cadrul penitenciarului şi înaintează situaţia către unitatea şcolară în vederea repartizării personalului didactic. 9. Aprobă programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele de învăţământ şi tipuri de cursuri (învăţământ primar, gimnazial, liceal, vocaţional , cursuri de zi sau comasate, programul „A doua şansă”). 10. Aprobă accesul personalului didactic în unitatea de detenţie. 11. Aprobă materialele de sinteză semestriale referitoare la situaţia şcolară a persoanelor private de libertate incluse în program. 12. Aprobă tabelele cu prezenţa zilnică a persoanelor private de libertate la orele de curs.

Directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar

1. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii din unitate în vederea organizării programului de şcolarizare a persoanelor private de libertate. 2. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare. 3. Avizează programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele şi forme de învăţământ (primar, gimnazial, vocaţional, liceal, cursuri de zi sau comasate, programul „ A doua şansă”). 4. Avizează tabelele de acces în unitate pentru personalul didactic desemnat să desfăşoare activităţi şcolare cu persoanele private de libertate.

Directorul adjunct economico - administrativ

1. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii din unitate în vederea organizării programului de şcolarizare a persoanelor private de libertate. 2. Avizează solicitarea de achiziţionare a materialelor necesare derulării procesului instructiv educativ, precum şi pentru amenajarea sălilor de clasă.

Fişa de control a procedurii: Nr. crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs.

1. Planurile individualizate de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică din Dosarul de educaţie şi intervenţie psihosocială să aibă recomandări legate de urmarea cursurilor de şcolarizare.

Manual de proceduri

218

2. Protocolul încheiat între penitenciar şi unitatea de învăţământ desemnată de inspectoratul şcolar judeţean pentru a colabora în vederea şcolarizării persoanelor private de libertate.

3. Fişa educativă şi Fişa nr.VII – Desfăşurarea intervenţiei educative completate cu date referitoare la nivelul de şcolarizare al persoanelor private de libertate, precum şi cu informaţii legate de participarea la cursurile şcolare.

4. Existenţa spaţiilor necesare derulării cursurilor de şcolarizare amenajate corespunzător ( săli de curs, ateliere).

5. Nota raport cu privire la materialele şcolare necesare derulării procesului instructiv – educativ.

6. Existenţa afişelor de anunţ pentru organizarea cursurilor şcolare care să cuprindă condiţiile necesare înscrierii.

7. Cererile persoanelor private de libertate de a urma cursurile de şcolarizare, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii .

8. Procesul verbal de predare – primire între reprezentanţii şcolii şi ai penitenciarului, încheiat cu ocazia înaintării documentelor necesare înscrierii persoanelor private de libertate în documentele şcolare.

9. Tabelele nominale cu participanţii la cursurile de şcolarizare, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii.

10. Orarul desfăşurării programului de şcolarizare, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii.

11. Prezenţa zilnică/lunară a persoanelor private de libertate la orele de curs, întocmită de educatorul coordonator şi avizată de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobată de directorul unităţii.

12.

Situaţia şcolară semestrială şi anuală a persoanelor private de libertate şcolarizate, vizată de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobată de directorul unităţii – înaintată spre informare Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

13. Aprobarea inspectoratului şcolar judeţean de înfiinţare a unei unităţi şcolare în cadrul penitenciarului, acolo unde acest lucru se impune.

14. Tabelul de acces al personalului didactic ce îşi desfăşoară activitatea în incinta unităţii de detenţie, avizat de directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii.

PROCEDURA 002: PROCEDURA PENTRU ORGANIZAREA ŞI DESFĂŞURAREA CURSURILOR

UNIVERSITARE Scop: creşterea şanselor de reintegrare socială a persoanelor care execută pedepse privative de liberate prin îmbunătăţirea nivelului de pregătire şcolară Premise: - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în

cursul procesului penal;


219

- H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Protocolul nr. 99144/2007 încheiat între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi Ministerul

Educaţiei, Cercetării şi Tineretului; - Decizia directorului general al A.N.P. nr.667/2006 privind asimilarea în muncă a activităţilor de

şcolarizare a persoanelor private de libertate; - Decizia directorului general al A.N.P. nr.551/2007 referitoare la organizare învăţământului

universitar; Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul din cadrul secţiei de deţinere

1. Identifică, în perioada de evaluare iniţială, nevoile de instruire şcolară ale persoanelor private de libertate. 2. Completează datele iniţiale din Fişa educativă şi face recomandări în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, referitoare la înscrierea sau continuarea studiilor universitare. 3. Pe baza informării făcute de şeful Serviciului Educaţie, anunţă la camerele de deţinere şi prin afişe, expuse timp de 20 de zile în locuri accesibile persoanelor private de libertate, posibilitatea înscrierii sau continuării cursurilor la învăţământul universitar, precum şi condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească participanţii. 4.Primeşte cererile persoanelor private de libertate care doresc să se înscrie sau să-şi continue studiile universitare şi le înaintează educatorului coordonator al activităţilor şcolare.

Educatorul coordonator 1. Selectează cererile primite de la educatori şi le înaintează şefului Serviciului Educaţie. 2. Solicită, din partea persoanelor private de libertate, dovada acceptării de a urma cursurile universitare şi a plăţii taxelor şcolare, precum şi angajamentul de a suporta toate cheltuielile necesare participării la un astfel de program. 4. Întocmeşte tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la studii universitare şi le reactualizează ori de câte ori apar modificări, supunându-le avizării şi aprobării şefilor ierarhici. 5. Propune un program de studiu pentru persoanele private de libertate care urmează cursurile unor facultăţi. 6. Întocmeşte un material statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar. 7. Completează informaţiile din Fişa educativă făcând referire la participarea persoanelor private de libertate la cursuri universitare şi Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei educative.

Şeful Serviciului Educaţie

1. Întocmeşte situaţia statistică referitoare la nevoile de instruire universitară ale persoanelor private de libertate, în baza recomandărilor din Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, pe care o prezintă directorului adjunct intervenţie psihosocială. 2. Avizează documentaţia care atestă că persoana privată de libertate este înscrisă la cursuri universitare. 3. Stabileşte, împreună cu directorul adjunct intervenţie psihosocială, condiţiile de includere în programul de învăţământ universitar, în funcţie de prevederile legale aflate în vigoare şi informează educatorii cu privire la acestea. 4. Identifică eventualele spaţii în care persoanele private de libertate pot susţine examenele . 5. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la studii universitare. 6. Avizează programul de studiu pentru cei care urmează cursurile unor facultăţi.

Manual de proceduri

220

7. Avizează materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar.

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

1. Avizează cererile de înscriere la cursurile de învăţământ universitar, pe baza documentaţiei justificative. 2. Stabileşte, împreună cu şeful Serviciului Educaţie condiţiile de includere în programul de învăţământ universitar, în funcţie de prevederile legale aflate în vigoare şi informează educatorii cu privire la acestea. 3. Întocmeşte proiectul de protocol de colaborare între penitenciar şi universitate, în vederea stabilirii condiţiilor de desfăşurare a programului de învăţământ. 4. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii pentru susţinerea examenelor universitare ale persoanelor private de libertate incluse în program. 5. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la studii universitare. 6. Avizează tabelele primite din partea unităţii de învăţământ, cu personalul didactic ce urmează să-şi desfăşoare activitatea în penitenciar, în cazul în care comisiile de examinare se deplasează la unitatea de detenţie. 7. Avizează programul de studiu pentru cei care urmează cursurile unor facultăţi, precum şi programul de susţinere a examenelor. 8. Avizează materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar şi, după aprobarea lui de către directorul unităţii, îl înaintează, spre informare, Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.

Directorul unităţii 1. Aprobă cererile de înscriere la cursurile de învăţământ universitar, pe baza documentaţiei justificative. 2. Aprobă documentaţia necesară includerii persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar. 3. Aprobă protocolul de colaborare între penitenciar şi universitate, în vederea stabilirii condiţiilor de desfăşurare a programului de învăţământ. 4. Aprobă propunerea de a utiliza anumite spaţii pentru susţinerea examenelor universitare ale persoanelor private de libertate incluse în program. 5. Aprobă tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la studii universitare. 6. Aprobă accesul în penitenciar al personalului didactic ce face parte din comisiile de examinare. 7. Aprobă programul de studiu pentru cei care urmează cursurile unor facultăţi, precum şi programul de susţinere a examenelor. 8. Aprobă materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar şi îl înaintează, spre informare, Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.

Directorul adjunct economico-administrativ

1.În cazul în care persoana privată de libertate precizează că îşi va achita toate cheltuielile legate de urmarea cursurilor universitare din fondurile proprii, aflate în contul unităţii de detenţie, avizează cererile de înscriere la facultate. 2. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii, altele decât cele utilizate pentru derularea activităţilor educative, pentru susţinerea examenelor universitare ale persoanelor private de libertate incluse în program.


1. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile învăţământului universitar. 2. Avizează programul examenelor pe care persoanele private de libertate urmează să le susţină în exteriorul locului de detenţie.


221


1. Planurile individualizate de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică din Dosarul de educaţie şi intervenţie psihosocială să aibă recomandări legate de urmarea cursurilor universitare.

2. Protocolul încheiat între penitenciar şi unitatea de învăţământ superior la cursurile căreia a fost acceptată persoana privată de liberate.

3.

Fişa educativă şi Fişa nr.VII – Desfăşurarea intervenţiei educative completate cu date referitoare la nivelul de şcolarizare al persoanelor private de libertate, precum şi cu informaţii legate de participarea la programul de completare nivelul de pregătire şcolară.

4. Existenţa spaţiilor necesare derulării examenelor, în cazul în care comisia de examinare se deplasează la penitenciar.

5.

Tabelul nominal cu membrii comisiilor de examinare a persoanelor private de libertate înscrise la învăţământul universitar, avizat de directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii.

6.

Cererile persoanelor private de libertate de a-şi continua studiile, însoţite de dovada înscrierii la cursurile universitare, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii .

7. Tabelele nominale cu participanţii la cursurile universitare, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii.

8. Programul examenelor pe care trebuie să le susţină fiecare student, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii.

9. Angajamentul persoanei înscrise la cursuri universitare că suportă toate cheltuielile legate de participarea la aceste cursuri.

10.

Programul de studiu al persoanelor private de libertate care urmează cursuri universitare, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii.

11. Materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobat de directorul unităţii.

PROCEDURA 003: ORGANIZAREA ŞI DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE FORMARE

PROFESIONALĂ CU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: stabilirea condiţiilor de desfăşurare a formării profesionale a persoanelor private de libertate, în concordanţă cu cerinţele actuale ale pieţei forţei de muncă;

Premise: - Formarea profesională a persoanelor private de libertate presupune două acţiuni:

Manual de proceduri

222

a) organizarea unor activităţi de informare, consiliere profesională şi medierea muncii; b) organizarea cursurilor de calificare profesională, finalizate cu diplome recunoscute de Ministerul

Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi de Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse; - Protocolul de colaborare nr. 227147/2007, încheiat între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi

Agenţia Naţională pentru Ocuparea Forţei de Muncă; - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se

aprobă Standardele naţionale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale a persoanelor private de libertate precum şi Metodologia activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială;

- Legea nr.76 / 2002 privind sistemul asigurărilor pentru şomaj şi stimularea ocupării forţei de muncă, cu modificările şi completările ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 174/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 76 / 2002 privind sistemul asigurărilor pentru şomaj şi stimularea ocupării forţei de muncă, cu modificările şi completările ulterioare;

- Hotărârii Guvernului nr. 377/2002 pentru aprobarea Procedurilor privind accesul la măsurile pentru stimularea ocupării forţei de muncă, modalităţile de finanţare şi instrucţiunile de implementare a acestora, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordinului ministrului muncii, solidarităţii sociale şi familiei nr. 171 / 2004 pentru aprobarea Procedurilor privind modul de acordare a drepturilor de care beneficiază persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă pe durata participării la o formă de pregătire profesională, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legii nr. 116 / 2002 privind prevenirea şi combaterea marginalizării sociale; - Ordonanţei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor, republicată, cu

modificările şi completările ulterioare; - Hotărârii Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

Ordonanţei Guvernului 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor, cu modificările şi completările ulterioare.

Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Persoana responsabilă Acţiunea

Educatorul desemnat să coordoneze activitatea de calificare profesională a persoanelor private de libertate

1. Anunţă la fiecare cameră de deţinere – şi prin afişe ce vor fi expuse cel puţin 7 zile în locurile accesibile persoanelor private de libertate - organizarea cursurilor de calificare şi condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească participanţii. 2. Centralizează cererile primite din partea persoanelor private de libertate şi verifică îndeplinirea condiţiilor impuse de includerea la cursurile de calificare. 3. În cazul în care persoanele private de libertate nu pot obţine foia matricolă de la instituţia de învăţământ pe care au urmat-o, întocmeşte adrese în vederea obţinerii acestora. 4. Întocmeşte tabelele cu persoanele private de libertate care doresc să participe la cursul de calificare pe care le înaintează spre avizare medicului şef al unităţii. 5. Înaintează către conducerea unităţii, spre avizare şi aprobare, tabelele finale cu participanţii la cursul de calificare. După aprobare tabelele sunt transmise către Biroul/Serviciul: Evidenţă deţinuţi / Producţie bugetară şi venituri propriu. 6. Înaintează, către instituţia care oferă formarea profesională, tabelele cu persoanele incluse la cursul de calificare, documentele necesare înscrierii lor, precum şi tabelele cu participanţii la activităţile de medierea muncii şi consiliere vocaţională. 7. Anunţă furnizorului acreditat care oferă cursurile de formare profesională orice schimbare care poate surveni în colectivul de participanţi la curs. 8. La finalizarea cursului, întocmeşte tabelele cu absolvenţi şi le înaintează, spre aprobare conducerii unităţii.


223

9. Predă pe bază de proces verbal Serviciului/Biroului Evidenţă deţinuţi diplomele obţinute în urma absolvirii cursurilor de calificare în vederea clasării la dosarul de penitenciar. Aceste diplome sunt eliberate de unitatea care oferă formarea profesională şi sunt recunoscute de Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi de Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse. 10. Completează Fişa educativă şi Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei educative din Dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială al fiecărui participant la cursurile de calificare, făcând menţiuni cu privire la conduita şi modul de participare la şedinţele teoretice şi practice.


1. Pe baza evaluărilor parţiale făcute în vederea stabilirii sau a revizuirii Planurilor individualizate de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, stabileşte necesarul de cursuri pentru calificarea profesională a persoanelor private de libertate. 2. Ia legătura cu unitatea care oferă cursuri de informare şi formare profesională, autorizate şi recunoscute de Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi de Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse, în vederea stabilirii condiţiilor de desfăşurare a acestui tip de activităţi. Stabileşte criteriile de selecţie a participanţilor pentru fiecare tip de curs. 3. Identifică spaţiile şi dotările necesare desfăşurării cursurilor de calificare. 4. Întocmeşte raportul prin care solicită achiziţionarea materialelor necesare derulării cursului de calificare profesională. 5. Stabileşte orarul de desfăşurare a activităţilor teoretice şi al celor practice din cadrul cursului, precum şi orarul activităţilor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii. 6. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile de calificare şi la activităţile de medierea muncii, precum şi prezenţa lunară a persoanelor private de libertate la orele de curs.


1. Iniţiază şi avizează protocolul de colaborare între instituţia penitenciară şi unitatea care oferă cursurile de formare profesională. 2. Avizează orarul de desfăşurare al activităţilor teoretice şi al celor practice din cadrul cursului, precum şi orarul activităţilor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii. 3. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile de calificare şi la activităţile de medierea muncii, precum şi prezenţa lunară a persoanelor private de libertate la orele de curs. 4. Avizează raportul de achiziţionare a materialelor necesare derulării cursului de calificare.

Directorul economic 1. Avizează raportul de achiziţionare a materialelor necesare derulării cursului de calificare


1. Avizează orarul de desfăşurare a activităţilor teoretice şi a celor practice din cadrul cursului, precum şi orarul activităţilor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii. 2. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile de calificare şi la activităţile de informare, consiliere profesională şi medierea muncii.

Directorul unităţii 1. Aprobă protocolul de colaborare între unitatea de detenţie şi instituţia care oferă cursurile de pregătire profesională. 2. Aprobă orarul de desfăşurare al activităţilor teoretice şi al celor practice din cadrul cursului, precum şi orarul activităţilor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii. 3 Aprobă tabelele cu participanţii la cursurile de calificare şi la activităţile de medierea muncii, precum şi prezenţa lunară a persoanelor private de libertate la orele de curs. 4. Aprobă raportul de achiziţionare a materialelor necesare derulării cursului de calificare.

Manual de proceduri

224

Medicul şef

1. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile de calificare profesională. 2. Centralizează adeverinţele medicale eliberate în vederea înscrierii la cursurile de calificare.

Fişa de control a procedurii:

Nr. Crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs.

1. Planurile individualizate de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică din Dosarul de educaţie şi intervenţie psihosocială să aibă recomandări legate de urmarea unor cursuri de calificare profesională

2. Adrese care să ateste demersurile întreprinse de unitatea penitenciară în vederea organizării unor cursuri de calificare.

3. Existenţa spaţiilor necesare derulării cursurilor de calificare şi a dotărilor aferente (atelier pentru practică şi sală de curs pentru pregătirea teoretică).

4.

Nota - raport referitoare la achiziţionarea materialelor necesare derulării cursurilor de calificare, avizată de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct economico-administrativ şi aprobată de directorul unităţii.

5.

Orarul de desfăşurare a cursului de calificare profesională şi tabelele cu participanţii, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii. Existenţa avizului medical pe tabelele cu participanţii la curs, dacă acest lucru se impune

6

Orarul pentru derularea şedinţelor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii şi a tabelelor cu participanţii la aceste activităţi, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii.

7. Protocolul încheiat între unitatea de detenţie şi instituţia care oferă cursuri de formare profesională recunoscute de Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi de Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse.

8. Existenţa afişelor de anunţ pentru organizarea cursurilor de calificare profesională care să cuprindă condiţiile de înscriere.

9. Tabelul nominal cu absolvenţii cursului de calificare profesională, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobat de directorul unităţii.

10. Existenţa diplomelor de absolvire a cursului clasate la dosar sau predate, pe bază de semnătură, persoanelor private de libertate.

11. Fişa educativă şi Fişa VII- Desfăşurarea intervenţiei educative, completate cu informaţii legate de participarea şi absolvirea unor cursuri de calificare profesională.

PROCEDURA 004: PROCEDURA DE INIŢIERE A PROGRAMELOR EDUCAŢIONALE DESTINATE

PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: diminuarea carenţelor educative ale persoanelor private de libertate


225

Premise: - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în

cursul procesului penal; - H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se


- Recomandarea nr. R (89) 12 a Comitetului de Miniştrii al Consiliului Europei, adoptată la data de 13 octombrie 1989 (educaţia în penitenciar);

Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Acţiunea

Educatorul

1. Stabileşte nevoile educaţionale ale populaţiei carcerale, pe baza evaluării educative iniţiale şi periodice. 2. Stabileşte problematica ce urmează să fie inclusă într-un program educativ nou, destinat unui anumit grup din populaţia carcerală. 3. Elaborează proiectul mapei programului pe care doreşte să-l iniţieze. Acesta trebuie să cuprindă: - justificarea iniţierii programului; - stabilirea scopului; - formularea obiectivelor generale; - stabilirea grupului ţintă; - stabilirea duratei programului şi a frecvenţei şedinţelor; - selectarea tematicii ce urmează să fie parcursă; - precizarea metodelor de lucru, a resurselor materiale şi umane implicate în program; - descrierea activităţilor (obiective operaţionale, conţinuturi, metode utilizate, forme de evaluare); - stabilirea modalităţilor de evaluare a programului (iniţială, parţială şi finală). 4. Înaintează mapa programului educativ pentru a fi avizată şi aprobată de şefii ierarhici. 5. Propune achiziţionarea materialelor necesare derulării programului. 6. Stabileşte criteriile de selecţie a participanţilor la program. 7. Anunţă la camerele de deţinere sau prin afişe expuse timp de cel puţin 7 zile în locuri accesibile persoanelor private de libertate iniţierea programului şi criteriile de selecţie a participanţilor. 8. Alcătuieşte tabelele finale şi orarul programului pe care le înaintează spre avizare şi aprobare conducerii unităţii. 9. Întocmeşte o copie după tabelul cu participanţii la program şi o înmânează agenţilor care îşi desfăşoară activitatea în cadrul secţiei de deţinere unde se desfăşoară programul. 10. Derulează programul educativ şi evaluează rezultatele obţinute pe care le înaintează şefilor ierarhici. 11. Monitorizează prezenţa persoanelor private de libertate la programul educativ. 12. Revizuieşte conţinuturile programului în funcţie de rezultatele obţinute şi le înaintează spre avizare şi aprobare şefilor ierarhici. 13.Completează Fişa educatorului din Dosarul de educaţie şi intervenţie psihosocială individualizat al celor care au participat la programul educativ.

Manual de proceduri

226


1. Avizează mapa programului educativ. Stabileşte împreună cu educatorul criteriile de selecţie a participanţilor. 2. Avizează orarul de desfăşurare şi tabelele cu participanţii la program . 3. Avizează propunerea de achiziţionare a materialelor necesare derulării programului. 4. Monitorizează derularea programului educativ iniţiat. 5. Analizează şi avizează rezultatele evaluării programului şi eventualele modificări ce au survenit în conţinutul mapei program.


1. Avizează mapa programului educativ ce urmează să se deruleze. 2. Înştiinţează Administraţia Naţională a Penitenciarelor cu privire la iniţierea programului educativ şi solicită aprobare pentru derularea acestuia în variantă experimentală. 3. Avizează tabelele cu participanţii şi orarul cu programului educativ. 4. Analizează rezultatele obţinute în urma derulării programului şi le înaintează Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 5. Avizează modificările conţinuturilor programului şi le înaintează Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

Directorul economic 1. Avizează propunerea de achiziţionare a materialelor necesare derulării programului.

Şeful Serviciului Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar

1 Avizează tabelele cu participanţii la programul educativ iniţiat, precum şi orarul derulării acestuia.

Directorul unităţii 1. Aprobă mapa programului educativ ce urmează să se deruleze. 2. Aprobă propunerea de achiziţionare a materialelor necesare derulării programului. 3. Aprobă tabelele cu participanţii şi orarul programului educativ. 4. Aprobă înaintarea către Administraţia Naţională a Penitenciarelor a rezultatelor derulării programului educativ iniţiat. 5. Aprobă modificarea conţinuturilor programului educativ, survenite în urma evaluării acestora.


1.

Mapa programului educativ care trebuie să cuprindă: justificarea iniţierii programului, scopul, obiectivele generale, grupul căruia i se adresează, frecvenţa şi durata, tematica prezentată pe şedinţe, metodele de lucru utilizate, resursele materiale şi umane implicate, formele de evaluare iniţială, parţială şi finală – avizată de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobată de directorul unităţii.

2. Existenţa aprobării Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Direcţia Intervenţie Psihosocială pentru derularea programului nou.

3. Nota – raport întocmită în vederea achiziţionării materialelor necesare derulării programului avizată de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct economico-administrativ şi aprobată de directorul unităţii.

4. Afişele de anunţare a organizării programului în care să fie specificate condiţiile de participare.

5. Tabelul nominal cu persoanele private de libertate participante la program, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii.


227

6. Orarul desfăşurării programului avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii.

7. Raportul de evaluare a programului întocmit de educatorul cere îl iniţiază, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobat de directorul unităţii.

8. Fişa nr. VII – Desfăşurarea intervenţiei educative din Dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială completată cu precizări legate de participarea la programul educativ iniţiat.

9. Existenţa la supraveghetorul fiecărei secţii de deţinere a unei mape care include tabelele nominale cu persoanele private de libertate participante la programele educaţionale şi terapeutice.

10. Existenţa unei fişe colective de prezenţă a persoanelor private de libertate la sesiunile programului.

PROCEDURA 005: ORGANIZAREA ŞI DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DESTINATE

MENŢINERII UNEI VIEŢI ACTIVE PENTRU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE

Scop: Crearea unui cadru favorabil de petrecere a timpului liber şi de satisfacere a trebuinţelor de sociabilitate, formarea şi dezvoltarea la persoanele private de libertate a unor abilităţi şi deprinderi care să contribuie la îmbunătăţirea imaginii de sine, descoperirea şi dezvoltarea unor aptitudini şi talente artistice.

Premise: - Crearea cadrului favorabil pentru desfăşurarea unor acţiuni educative agreabile, de petrecere a

timpului liber şi de satisfacere a trebuinţelor de sociabilitate. - Domeniul activităţilor desfăşurate de către persoanele private de libertate pentru menţinerea unei vieţi

active cuprinde: concursuri tematice, competiţii şi activităţi sportive, dezbateri în grup, audiţii muzicale, vizionări TV şi proiecţii cinematografice, cercuri de lectură, cenacluri literare, ateliere ocupaţionale, formaţii artistice, spectacole literare, de teatru şi muzicale, expoziţii de lucrări, emisiuni radio-tv transmise prin circuit închis în unitate, gazete volante, întâlniri în cadrul unităţii cu personalităţi din viaţa publică.

- Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal;

- H.G. 1897/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii 275/2006; - Ordinul ANP nr. 544/21.06.2007 referitor la părţile componente şi regulile de manipulare, consultare şi

informare operativă a dosarului individual al persoanei private de libertate; - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se


- Decizia A.N.P. 549/25.06.2007 referitoare la întocmirea/completarea dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială a persoanelor private de libertate.


Educatorul 1. Identifică persoane private de libertate care pot participa la activităţile de menţinere a unei vieţi active, pe baza recomandărilor cuprinse în planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică. 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au

Manual de proceduri

228

participat la activităţi de menţinere a unei vieţi active, conform consemnărilor din Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiilor educative –din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 3. Identifică, în baza solicitării persoanelor private de libertate, pe cele pentru care în urma unei evaluări iniţiale este recomandabilă includerea în activităţi de menţinere a unei vieţi active. 4. Stabileşte criteriile de selecţionare a persoanelor private de libertate la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 5. Întocmeşte tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 6. Cuprinde în Orarul individual de activitate al educatorului planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de menţinere a unei vieţi active. 7. Elaborează regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice 8. Desfăşoară cu persoanele private de libertate activităţile de menţinere a unei vieţi active. 9. Propune organizarea de activităţi şi competiţii sportive, expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate. 10.Completează Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiilor educative –din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială

Şeful serviciului educaţie 1. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active 2. Avizează Orarul individual de activitate al educatorului 3. Avizează regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice 4. Întocmeşte necesarul de materiale pentru derularea activităţii de menţinere a unei vieţi active. 5. Verifică modul în care sunt completate fişele din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială (Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiilor educative). 6. Avizează propunerile de organizare a unor expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate


1. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 2. Avizează propunerile de organizare a unor activităţi şi competiţii sportive, expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate; 3. Avizează regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice şi a competiţiilor sportive. 4. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării activităţilor de menţinere a unei vieţi active desfăşurate cu persoanele private de libertate. 5. Avizează necesarul de materiale pentru derularea activităţii de menţinere a unei vieţi active.

Directorul adjunct Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar

1. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 2. Avizează propunerile de organizare a unor activităţi şi competiţii sportive, expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate. 3. Avizează regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice şi a competiţiilor sportive.


229

Directorul unităţii 1. Aprobă tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 2. Aprobă propunerile de organizare a unor activităţi şi competiţii sportive, expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate. 3. Aprobă regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice şi a competiţiilor sportive. 4. Aprobă necesarul de materiale pentru derularea activităţii de menţinere a unei vieţi active.


Nr. crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs.

1. Tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active, aprobate de directorul unităţii

2. Documentele de planificare precum si regulamentele de desfăşurare a activităţilor şi competiţiilor sportive, a concursurilor tematice, aprobate de directorul unităţii

3. Realizarea activităţilor planificate de menţinere a unei vieţi active PROCEDURA 006: DESFĂŞURAREA CONVORBIRILOR INDIVIDUALE CU PERSOANELE

PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Soluţionarea solicitărilor scrise sau verbale ale persoanelor private de libertate care vizează domeniul educaţional; identificarea nevoilor educaţionale şi a situaţiilor de sprijin, a unor situaţii de conflict, criză relaţională, stări temporare de incapacitate, neclarităţi legate de întocmirea diferitelor cereri către organele competente etc.

Premise: - Toţi membrii Serviciilor de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială au obligaţia de a desfăşura activităţi ce

presupun interacţiunea directă, nemediată cu persoanele private de libertate; - Procedura de desfăşurare a convorbirilor individuale de informare este adusă obligatoriu la cunoştinţa

persoanele private de libertate în perioada de observare - carantinare; - În situaţia în care persoanele private de libertate solicită verbal sprijin membrilor Serviciilor Educaţie,

aceştia au obligaţia de a informa solicitantul în legătură cu procedura de urmat pentru a beneficia de convorbiri individuale de informare în condiţiile programului unităţii;


Educatorul secţiei 1. Întocmeşte Registrul educatorului, ca document de lucru în care se notează datele obţinute în urma derulării convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; 2. Întocmeşte Orarul activităţilor specialistului cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; 3. Zilnic identifică solicitările persoanelor private de libertate şi, în funcţie de numărul solicitărilor stabileşte priorităţile. 4. Identifică persoanele private de libertate care au stabilite convorbiri individuale în ziua respectivă, conform unei planificări anterioare. 5. În intervalul de timp stabilit în orarul de activităţi al secţiei desfăşoară discuţiile individuale cu persoanele private de libertate în ordinea stabilită de priorităţi.

Manual de proceduri

230

6. Identifică modalităţile de soluţionare sau necesitatea includerii în programe şi activităţi (în funcţie de solicitare, pregătire, aptitudini, conduită). Selecţia problemelor prezentate de către persoanele private de libertate se realizează prin decelarea ariilor de competenţă în intervenţia specifică. Este obligatoriu ca educatorul să precizeze persoanei private de libertate cui aparţine domeniul de competenţă în rezolvarea problemei şi dacă unitatea dispune de personal specializat. Recomandarea făcută se va consemna în Registrul educatorului. 7. În cazul în care solicitarea persoanei private de libertate necesită informare/documentare suplimentară, educatorul informează solicitantul cu privire la faptul că răspunsul (modalitatea de soluţionare) a solicitării îi va fi transmis ulterior, precizându-i data la care i se va comunica modalitatea de soluţionare; a) Data comunicării modalităţilor de soluţionare şi modalitatea de

soluţionare vor fi consemnate în Registrul educatorului b) Contactează personalul de specialitate în legătură cu solicitările

apărute, în cel mai mult două zile lucrătoare. c) Are obligaţia, ca în maxim trei zile lucrătoare să comunice

persoanei private de libertate modalitatea de soluţionare a solicitării acesteia.

8. În cazul în care convorbirea individuală s-a desfăşurat în baza unei programări anterioare, măsurile propuse/luate şi/sau modalitatea de soluţionare comunicată persoanei private de libertate cu privire la solicitarea sa, se consemnează în registrul educatorului. 9. Dacă este cazul, consemnează în Fişa I – Fişa educativă – din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială recomandările sale, sau schimbări survenite în situaţia persoanei private de libertate despre care a fost informat în cursul convorbirilor individuale. 10. Situaţiile disfuncţionale apărute pe parcursul convorbirilor individuale de informare vor fi comunicate şefului ierarhic care va dispune măsurile ce se impun.

Serviciul Secretariat 1. Înregistrează Registrul educatorului. Şeful Serviciului Educaţie

1. Avizează Orarul activităţilor desfăşurate de educator, care cuprinde planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; 2. Cuprinde, în recomandările pentru întocmirea Orarului lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială convorbirile individuale cu persoanele private de libertate. 3. Verifică modul în care Fişa I – Fişa educativă – din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială a fost completată; 4. Verifică modul de întocmire şi completare al Registrului educatorului cu persoanele private de libertate;


1. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării convorbirile individuale derulate cu persoanele private de libertate. 2. Verifică şi avizează Dosarele de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială completate.


1. Registrul educatorului este înregistrat şi conţine toate rubricile prevăzute.


231

2. Datele obţinute ca urmare a derulării convorbirilor individuale sunt consemnate conform rubricilor Registrului educatorului .

3. Registrul educatorului este completat cu informaţii semnificative, din perspectiva educativă şi din perspectiva soluţionării problemelor ridicate de persoanele private de libertate.

4. Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului.

5. Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială conţine modificările semnificative, rezultate în urma desfăşurării convorbirilor individuale.

PROCEDURA 007: DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR EDUCATIVE ŞI DE ASISTENŢĂ

PSIHOSOCIALĂ ÎN COMUNITATE Scop: Asigurarea unei imagini pozitive a serviciului penitenciar la nivelul societăţii prin implicarea societăţii civile în susţinerea activităţii serviciului penitenciar şi prin creşterea transparenţei privind activitatea serviciului custodial.

Premise: - Serviciul penitenciar cultivă şi menţine relaţii de colaborare cu partenerii din comunitate cu scopul de a

obţine sprijinul tuturor factorilor interesaţi în asigurarea unui mediu custodial corespunzător şi promovează necesitatea diminuării efectelor negative ale privării de libertate, în conformitate cu Legea 275/2006, Hotărârea 1897/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii 275/2006 şi Recomandarea R(89)12 a Uniunii Europene.


Persoana responsabilă Acţiunea Educator/preot/psiholog/asistent social

1. Identifică persoanele private de libertate care, conform recomandărilor de intervenţie specifică cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică pot participa la următoarele tipuri de activităţi desfăşurate în comunitate:

- cultural artistice (expoziţii, spectacole, concursuri tematice/de cultură generală etc.);

- formare profesională în condiţiile Legii 275/2006; - moral-religioase; - excursii de o zi; - ocupaţionale, sportive. 2. Identifică resurse financiare, materiale şi umane necesare. 3. Identifică şi face propuneri şefului serviciului /directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială cu privire la partenerii din comunitate, furnizori de servicii educative/ sociale/moral-religioase, instituţii publice, organizaţii guvernamentale şi neguvernamentale, asociaţii, fundaţii, specialişti şi personalităţi din diferite domenii de interes, agenţi economici, voluntari etc.. 4. Face propuneri superiorilor ierarhici privind condiţiile de desfăşurare a activităţii de comun acord cu partenerul din comunitate (ONG, OG, Agenţii naţionale/Direcţii judeţene etc.) 5. Face propuneri superiorilor ierarhici în vederea încheierii protocolui bilateral de colaborare între partenerul din comunitate şi directorul unităţii 6. Face propuneri privind proiectul de desfăşurare în comunitate a activităţii propuse şi le înaintează spre avizare şefului serviciului educaţie / asistenţă psihosocială.

Manual de proceduri

232

7. Pe baza proiectului avizat întocmeşte Programul activităţii cu orarul aferent. 8.Înaintează programul şefului serviciului educaţie / asistenţă psihosocială, directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială pentru avizare şi directorului unităţii pentru aprobare. 9. Desfăşoară activităţile necesare (studiu Dosar de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, convorbiri individuale care se consemnează în documentele specifice) în vederea selecţionării persoanelor private de libertate la activitatea planificată. 10. Întocmeşte tabelele nominale cu persoanele private de libertate participante la activitate. 11. Tabelele sunt avizate de şeful serviciului educaţie/asistenţă psihosocială, directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială, Directorul adjunct Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar şi aprobate de către directorului unităţii.

12. Prelucrează cu personalul partener normele şi regulile penitenciare.

13. Prelucrează cu persoanele private de libertate normele de comportament. 14. Obţine semnăturile, privind luarea la cunoştinţă a normelor de comportament, din partea persoanelor private de libertate. 15. Completează fişa numărul 7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, ce conţine activităţile la care a participat persoana privată de libertate. 16. În colaborare cu purtătorul de cuvânt al unităţii vor stabilii un plan de mediatizare al activităţilor desfăşurate în comunitate (reportaje, articole în presă etc.).

Agent tehnic 1. Realizează, în baza dispoziţiilor directorului unităţii, materiale pe suport audio-vizual (înregistrare video, audio, fotografii) care reflectă activitatea desfăşurată.

Şeful Serviciului Educaţie/Asistenţă psihosocială

1. Avizează protocoale de colaborare cu parteneri externi, ce au ca scop organizarea şi derularea unor proiecte educative destinate persoanelor private de libertate. 2. Identifică oportunităţi şi înaintează propuneri privind desfăşurarea activităţilor şi programelor în comunitate cu persoanele private de libertate.


1. Stabileşte şi menţine legătura cu partenerii sociali/instituţii specializate, în vederea organizării şi derulării unor proiecte comune care să vizeze desfăşurarea activităţilor educative şi de asistenţă psihosocială în comunitate.

Directorul adjunct Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar

1. Avizează tabelele nominale şi orarul de desfăşurare al activităţilor în comunitate.

Directorul unităţii 1. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor în comunitate.



1. Justificarea desfăşurării activităţii. 2. Caracterul adecvat al condiţiilor de desfăşurare a activităţii. 3. Corectitudinea încheierii Protocolului bilateral. 4. Întocmirea proiectului. 5. Stabilirea programului.

6. Tabelul cu persoanele private de libertate selecţionate pentru activitate.

7. Avizarea şi aprobarea desfăşurării activităţii.


233

8. Semnăturile persoanelor private de libertate pentru luarea la cunoştinţă a normelor comportamentale.

9. Realizarea materialelor pe suport audio vizual.

10. Fişa numărul VII a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului, pentru fiecare persoană privată de libertate participantă.

PROCEDURA 008: IMPLICAREA PERSOANELOR RECOMPENSATE ÎN ACTIVITĂŢI

EDUCAŢIONALE DESFĂŞURATE CU ALTE PERSOANE PRIVATE DE LIBERTATE

Scop: Stimularea persoanelor private de libertate pentru menţinerea unei conduite pozitive.

Premise: - Implicarea persoanelor recompensate în activităţi educaţionale desfăşurate cu alte persoane private

de libertate ca activitate, are 2 părţi componente : a) evaluarea conduitei din perspectiva criteriilor prevăzute de lege şi regulamentul de aplicare al

acesteia; b) întocmirea şi înregistrarea documentelor.

Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

Persoana responsabilă Acţiunea Personalul care desfăşoară activităţi directe cu persoanele private de libertate care urmează să fie propuse spre recompensare în cadrul comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate

1. Identifică persoanele private de libertate care întrunesc criteriile de selecţie prevăzute de lege; 2. Întocmeşte, motivat, propunerile privind persoanele private de libertate care întrunesc criteriile de selecţie prevăzute de lege şi le înaintează şefului de secţie; 3. Identifică sectoarele, domeniile sau zonele precum şi tipul de responsabilitate în care persoanele private de libertate ar putea fi investite; 4. Instruieşte, împreună cu şeful secţiei de deţinere,persoanele recompensate în privinţa modului în care îşi vor desfăşura activitatea şi apoi vor înmâna acestora angajamentul în vederea semnării; 5. Stabileşte programul de lucru al persoanei respective şi apoi îl va aduce la cunoştinţă şefului de secţie şi după avizarea de către acesta îl va înainta şefului ierarhic în acelaşi scop precum şi directorilor adjuncţi şi directorului unităţii pentru aprobare; 6. Ţine evidenţa orelor lucrate de persoanele responsabilizate pentru a fi pontate corespunzător;

Şeful secţiei de deţinere 1. Întocmeşte lunar rapoartele de recompensare, după ce în prealabil au consultat cadrele ce desfăşoară activităţi directe cu persoanele private de libertate; 2. Înaintează spre analiză comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate rapoartele de recompensare întocmite; 3. Participă, împreună cu personalul care desfăşoară activităţi directe cu persoanele private de libertate, la instruirea persoanelor recompensate în privinţa modului în care îşi vor desfăşura activitatea;

Comisia pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate

1. Analizează lunar rapoartele de recompensare prezentate de şefii de secţii; 2. Înainte de formularea răspunsului, comisia pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate poate

Manual de proceduri

234

consulta, nemijlocit, personalul care desfăşoară activităţi directe cu persoanele private de libertate; 3. Aprobă rapoartele de recompensare prezentate; 4. Consemnează recompensele în registrul prevăzut în art.79 lit.b) din Legea nr.275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal;


Nr. crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs

1. Existenţa propunerilor motivate privind persoanele private de libertate care urmează să fie recompensate.

2. Existenţa angajamentului semnat de persoana recompensată.

3. Existenţa programului de lucru al persoanei recompensate, avizat de şeful secţiei, şeful serviciului, directorii adjuncţi şi aprobat de directorul unităţii.

4. Existenţa evidenţei orelor lucrate de persoanele responsabilizate.

5. Existenţa consemnării rapoartelor de recompensare aprobate în registrul prevăzut în art.79 lit.b) din Legea nr.275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal;

PROCEDURA 009: ASIGURAREA ACCESULUI LA PROGRAMELE RADIO-TV ŞI LA PUBLICAŢII Scop: Menţinerea de către persoanele private de libertate a contactului permanent cu realităţile vieţii sociale şi îmbogăţirea nivelului lor de cunoştinţe generale.

Premise: - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în

cursul procesului penal; - H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se


- O.M.J. nr. 3042/C/2007 privind durata şi periodicitatea vizitelor, greutatea şi numărul pachetelor, precum şi categoriile de bunuri ce pot fi primite, păstrate şi folosite de persoanele aflate în executarea pedepselor privative de libertate;

- Recomandarea nr. R (89) 12 a Comitetului de Miniştrii al Consiliului Europei, adoptată la data de 13 octombrie 1989 (educaţia în penitenciar);

- Ansamblul de reguli minime pentru tratamentul deţinuţilor (O.N.U. – 1955); - Recomandarea Comitetului de miniştrii ai statelor membre, referitoare la Regulile penitenciare

europene REC (2006)2.


Persoana responsabilă Acţiunea Agentul tehnic

1. În baza cererilor aprobate de către directorul unităţii, primeşte în cadrul sectorului vizite, aparatura radio-TV de la aparţinătorii persoanei private de libertate sau, în funcţie de caz, o predă acestora; 2. Verifică la primirea/predarea aparaturii radio-TV, integritatea şi buna funcţionare a acesteia, completând documentele de primire/predare conform legislaţiei referitoare la domeniul său de activitate; 3. După primirea aparaturii radio-TV, sigilează aparatele electronice şi le distribuie spre folosinţă persoanelor private de libertate care au aprobare, în caz contrar le predă la magazia unităţii spre păstrare,


235

întocmind documentele necesare; 4. Întocmeşte următoarele documente: - orarul de distribuire pe secţiile de detenţie a aparaturii electronice depozitată la magazia unităţii şi de predare la magazia unităţii a aparaturii electronice aflată pe secţiile de detenţie. - orarul de primire/predare la sectorul vizite a aparaturii radio-TV, - orarul de difuzare a semnalului radio-TV şi le înaintează spre avizare directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială; 5. Afişează pe fiecare secţie de deţinere, în locuri accesibile persoanelor private de libertate, câte o fotocopie după acestea. 6. Afişează în sala de aşteptare de la sectorul vizite, în locuri accesibile vizitatorilor, o fotocopie după orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV. 7. Întocmeşte, sau, după caz, actualizează lunar tabelele referitoare la evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora, pe care le înaintează spre avizare directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială; 8. Participă periodic la apelul persoanelor private de libertate realizat în camerele de detenţie în scopul verificării integrităţii sigiliilor aparatelor electronice date spre folosinţă, conform tabelelor cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora. 9. Informează, în cazul neregulilor constatate, directorul penitenciarului cu privire la abaterile constatate şi/sau întocmeşte rapoarte de incident în vederea declanşării procedurii disciplinare. 10. Verifică periodic respectarea normelor de utilizare a aparaturii radio – tv, conform instructajului de folosire a bunului şi de prevenire împotriva electrocutării şi repetă acest instructaj ori de câte ori situaţia o impune. 11. Înregistrează, montează şi difuzează emisiunile şi programele audio-vizuale destinate persoanelor private de libertate în cadrul activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială; 12. Întocmeşte graficul de distribuire a publicaţiilor şi îl înaintează spre avizare directorului adjunct intervenţie psihosocială;

Persoana desemnată să desfăşoare activităţi de bibliotecă

1. Întocmeşte orarul activităţilor de bibliotecă al persoanelor private de libertate; 2. Afişează câte o fotocopie a orarului activităţilor de bibliotecă: la biblioteca unităţii şi în locuri accesibile persoanelor private de libertate, pe fiecare secţie de deţinere 3. Consemnează în fişa de împrumut individuală cărţile împrumutate de către fiecare persoană privată de libertate; 4. Asigură evidenţa fondului de carte, conform reglementărilor în vigoare. 5. Coordonează activitatea de lectură din spaţiul bibliotecii şi celelalte activităţi specifice acestui domeniu de activitate.

Persoana desemnată cu distribuirea presei

1. Preia publicaţiile şi efectuează distribuirea zilnică a acestora la camerele de detenţie, conform graficului de repartizare şi consemnează în Registrul de distribuire a presei: numele persoanei private care primeşte publicaţia/ data /semnătura de primire. 2. Cel puţin câte un exemplar din publicaţiile la care sunt realizate abonamente din fondurile financiare ale unităţii se predă la biblioteca unităţii, pentru colecţia de ziare şi reviste pusă la dispoziţia persoanelor private de libertate;

Şeful secţiei de deţinere

1. Avizează tabelele cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora


1. Întocmeşte nota de necesitate pentru abonamente la publicaţii (ziare şi reviste), în funcţie de cerinţele impuse de specificul populaţiei penitenciare, de nevoile reale de informare ale acesteia, de

Manual de proceduri

236

îmbunătăţirea demersurilor destinate facilitării reinserţiei sociale a persoanelor private de libertate; 2. Întocmeşte orarul de difuzare şi programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit închis din unitate;


1. Avizează cererile persoanelor private de libertate prin care se solicită primirea/predarea prin sectorul vizită a aparaturii radio-TV, primirea de aparatură radio-TV aflată în gestiunea unităţii sau cumpărarea de aparatură radio-TV din fondurile financiare proprii; 2. Avizează orarul de difuzare a semnalului radio-TV, orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unităţii şi tabelele cu evidenţa aparaturii radio-TV şi a posesorilor acesteia; 3. Avizează tabelele cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora; 4. Avizează orarul de difuzare şi programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit închis din unitate; 5. Desemnează persoana care desfăşoară activităţi de bibliotecă şi persoana responsabilă cu distribuirea presei către persoanele private de libertate. 6. Avizează nota de necesitate pentru abonamente la publicaţii (ziare şi reviste; 7. Avizează cererile persoanelor private de libertate care solicită primirea/predarea/cumpărarea de publicaţii din fondurile financiare proprii. 8. Avizează orarul bibliotecii.


1. Avizează orarul de difuzare a semnalului radio-TV, orarul de primire/predare la sectorul vizite a aparaturii radio-TV, orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unităţii, tabelele cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora. 2. Avizează orarul de distribuire pe secţiile de detenţie a aparaturii electronice depozitată la magazia unităţii şi de predare la magazia unităţii a aparaturii electronice aflată pe secţiile de detenţie

Directorul unităţii 1. Analizează şi decide cu privire la: - cererile persoanelor private de libertate prin care se solicită

primirea/predarea prin sectorul vizită a aparaturii radio-TV, primirea de aparatură radio-TV aflată în gestiunea unităţii sau cumpărarea de aparatură radio-TV din fondurile financiare proprii;

- cererile prin care persoanele private de libertate solicită primirea/predarea/cumpărarea de publicaţii din fondurile financiare proprii;

- orarul de primire/predare la sectorul vizite a aparaturii radio-TV.; - orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unităţii; - orarul de difuzare a semnalului radio-TV; - tabelele cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora; - orarul de acces la bibliotecă al persoanelor private de libertate - orarul de difuzare şi programele emisiunilor cu caracter educativ

transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit închis din unitate;

- orarul de distribuire pe secţiile de detenţie a aparaturii electronice depozitată la magazia unităţii şi de predare a aparaturii electronice;

- aprobă nota de necesitate pentru abonamente la publicaţii (ziare şi reviste)


237

Fişa de control a procedurii: Nr. Crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs.

1. Orarul de primire/predare prin sectorul vizită a aparaturii radio-TV, aprobat de directorul unităţii, se află afişat în locuri accesibile persoanelor private de libertate şi vizitatorilor.

2 Orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unităţii, aprobat de directorul unităţii se află afişat în locuri vizibile, pe fiecare secţie de deţinere.

3. Orarul de difuzare a semnalului radio-TV, aprobat de directorul unităţii se află afişat în locuri vizibile, pe fiecare secţie de deţinere.

4. Orarul de difuzare şi programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit închis din unitate, aprobat de directorul unităţii se află afişat în locuri vizibile, pe fiecare secţie de deţinere.

5. Evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora, aprobată de directorul unităţii este întocmită conform prevederilor legale.

6. Documentele de primire/predare a aparaturii radio-TV sunt completate conform legislaţiei referitoare la domeniul de activitate

7. Existenţa sigiliilor la aparatele radio-TV. date spre folosinţă în camerele de deţinere şi a celor depozitate la magazia unităţii.

8. Nota de necesitate pentru abonamente la publicaţii (ziare şi reviste), aprobată de directorul unităţii.

9. Graficul de repartizare a publicaţiilor, aprobat de directorul unităţii 10. Completarea rubricilor din Registrul de distribuire a presei către

persoanele private de libertate

11. Orarul de acces la bibliotecă este avizat de toate persoanele responsabile şi aprobat de directorul unităţii

12. Afişarea orarului de acces la bibliotecă în locuri accesibile persoanelor private de libertate şi la biblioteca unităţii

13. Consemnarea în fişa de împrumut individuală a cărţilor împrumutate de către fiecare persoană privată de libertate

SUBDOMENIUL: ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ cod 02 PROCEDURA 001: CONSILIEREA PSIHOLOGICĂ A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Dezvoltare personală, autocunoaştere, prevenţia şi remiterea problemelor emoţionale, cognitive şi de comportament.

Premise: - Utilizarea tehnicilor de intervenţie psihologică se realizează în baza competenţei dobândite prin cursuri

formative specifice, organizate la nivel universitar sau prin asociaţii profesionale acreditate în acest sens de către Colegiul Psihologilor din România;

- Consilierea psihologică se poate realiza în regim individual, în grup sau de grup. Componentele unui proces de consiliere psihologică sunt:

• evaluarea cerinţelor (problemelor) persoanei • conceptualizarea psihologică a problemelor persoanei private de libertate • relaţia de consiliere • intervenţii psihologice individuale şi de grup • evaluare a procesului de consiliere psihologică şi a rezultatelor acestuia

Manual de proceduri

238


Persoana responsabilă Acţiunea Psihologul 1. Identifică persoanele private de libertate care pot participa la

activităţile de consiliere psihologică, pe baza recomandărilor cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică; 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au beneficiat de consiliere psihologică, în secţia/unitatea de provenienţă, conform consemnărilor din Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 - Recomandări şi a celor din Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 3. Identifică, în baza informării de către persoanele care derulează activităţi directe cu persoanele private de liberatate (medic, agent supraveghetor, educator, preot, asistent social, şef secţie) persoanele private de libertate pentru care este recomandabilă consilierea psihologică. 4. Identifică, în baza solicitării persoanelor private de libertate, pe cele pentru care în urma unei evaluări iniţiale este recomandabilă includerea în acest tip de activitate. 5. Întocmeşte, în baza demersurilor de identificare menţionate mai sus, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să beneficieze de consiliere psihologică. 6. Persoanele private de libertate care, ca urmare a unor situaţii deosebite (deces in familie, divorţ, etc) solicită consiliere din partea psihologului, vor beneficia de asistenţă de specialitate în baza solicitărilor verbale, chiar dacă nu sunt incluse pe tabel. 7. În situaţia în care numărul persoanelor private de libertate cu recomandări de consiliere psihologică depăşeşte posibilităţile de desfăşurare a activităţii, sunt identificate persoanele care necesită consiliere psihologică cu prioritate, iar pentru celelalte se formulează recomandări pentru introducerea în alte activităţi şi monitorizare până la momentul în care pot beneficia de consiliere psihologică . 8. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de consiliere psihologică cu persoanele private de libertate. 9. Desfăşoară, conform planificării aprobate, activităţile de consiliere psihologică şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul psihologului cu informaţiile relevante. 10. Stabileşte data următoarei consilieri şi informează persoana privată de libertate cu privire la planificarea următoarei activităţi. 11. Completează periodic, conform rubricilor imprimatului, Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate, astfel încât, în situaţia transferului persoanei private de libertate intervenţia să poată fi continuată de psihologul din unitatea de destinaţie. 12. Comunică – atunci când este cazul - educatorului, asistentului social sau preotului, în perioada includerii persoanei private de libertate în activităţile de consiliere sau la finalizarea intervenţiei, recomandările sale cu privire la cuprinderea acesteia în anumite activităţi sau programe, în scopul ameliorării sau stabilizării condiţiei psihosomatice, aspect consemnat în Registrul psihologului alături de celelalte informaţii de semnificaţie psihologică consemnate pentru respectiva persoană privată de libertate.


239

13. Comunică medicului recomandările sale cu privire la efectuarea consultului psihiatric în vederea instituirii tratamentului medicamentos – unde este cazul. 14. Stabileşte recomandări cu privire la includerea într-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvării problemei identificate şi consemnează acest lucru în Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 - Recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 15. Consemnează, anterior discutării persoanei private de libertate în Comisia pentru individualizarea regimului de executării pedepselor privative de libertate, recomandările sale cu privire la includerea într-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvării problemei identificate şi în Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.

Şeful serviciului asistenţă psihosocială

1. Avizează Orarul activităţilor desfăşurate de psiholog. 2. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a beneficia de consiliere psihologică. 3. Cuprinde, în recomandările pentru întocmirea Orarului lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială, activităţile de consiliere psihologică.


1. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării activităţilor de consiliere psihologică cu persoanele private de libertate.

Fişa de control a procedurii: Nr. crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs. 1. Existenţa tabelelor nominale cu persoanele private de libertate

care urmează să beneficieze de consiliere psihologică.

2. Orarul activităţilor desfăşurate de psiholog, cuprinzând planificarea pe zile, intervale orare şi spaţii de desfăşurare a consilierii psihologice cu persoanele private de libertate, este avizat de Şeful serviciului asistenţă psihosocială.

3. În Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială aprobat de directorul unităţii, se regăsesc planificate pe zile, ore şi spaţii de desfăşurare activităţile de consiliere psihologică

4. Registrul psihologului este completat cu informaţiile relevante conform rubricilor corespunzătoare.

5. Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere psihologică este completată, conform rubricilor imprimatului.

6. Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 - Recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere psihologică este completată, conform rubricilor imprimatului.

7. Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere psihologică este completată, conform rubricilor imprimatului.

8. Consemnarea în Registrul psihologului a recomandărilor de includere la alte activităţi şi programe de către specialiştii serviciului (în situaţiile menţionate)

9 Existenţa notei interne, către persoanele responsabile cu privire la măsurile de prevenire a situaţiilor de risc.

Manual de proceduri

240

PROCEDURA 002: CONSILIEREA SOCIALĂ A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Acordarea de sprijin calificat în vederea soluţionării problemelor sociale cu care se confruntă persoanele private de libertate şi pregătirea acestora pentru reintegrarea în comunitate.

Premise: Consilierea socială se poate realiza în regim individual, în grup sau de grup. Componentele unui proces de consiliere socială sunt:

• evaluarea cerinţelor (problemelor) persoanei • relaţia de consiliere • intervenţii specifice • evaluarea procesului de consiliere socială şi a rezultatelor acestuia.

Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Persoana responsabilă Acţiunea

Asistentul social 1. Identifică persoanele private de libertate care pot participa la activităţile de consiliere socială, pe baza recomandărilor cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică; 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au beneficiat de consiliere socială în secţia/unitatea de provenienţă, conform consemnărilor din Fişa socială – Concluzii şi recomandări, şi a celor din Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 3. Identifică, în baza informării de către persoanele care derulează activităţi directe cu persoanele private de libertate (educator, psiholog medic, agent supraveghetor, preot, şef secţie) persoanele private de libertate pentru care este recomandabilă consilierea socială. 4. Întocmeşte, în baza demersurilor de identificare menţionate mai sus, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să beneficieze de consiliere socială. 5. Persoanele private de libertate care, ca urmare a unor situaţii deosebite, (deces în familie, plasamentul copilului în regim de urgenţă etc.), solicită consiliere din partea asistentului social vor beneficia de asistenţă de specialitate în baza solicitărilor verbale, chiar dacă nu sunt incluse pe tabel. 6. În situaţia în care numărul persoanelor private de libertate cu recomandări de consiliere socială depăşeşte posibilităţile de desfăşurare a activităţii, sunt identificate persoanele care necesită consiliere socială cu prioritate, iar pentru celelalte se formulează recomandări pentru introducerea în alte activităţi şi monitorizare până la momentul în care pot beneficia de consiliere. 7. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de consiliere socială cu persoanele private de libertate. 8. Desfăşoară, conform planificării aprobate, activităţile de consiliere socială şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul asistentului social cu informaţiile relevante. 9. Stabileşte data următoarei consilieri şi informează persoana privată de libertate cu privire la planificarea următoarei activităţi. 10. În cazul în care soluţionarea situaţiei persoanei private de libertate presupune iniţierea unor demersuri către instituţii guvernamentale sau neguvernamentale acest lucru îi va fi comunicat direct acesteia, stabilindu-se totodată data la care îi va fi comunicată modalitatea de soluţionare.


241

11. Informează şi consiliază persoanele private de libertate cu privire la demersurile pe care acestea trebuie să le întreprindă în vederea încheierii căsătoriei, obţinerii certificatului de încadrare într-o categorie de handicap sau a diferitelor tipuri de pensii. 12. În cazul încheierii unei căsătorii, asistentul social înaintează o adresă către Casa de căsătorii pentru prezentarea la unitate a unui reprezentant al instituţiei. 13. Completează periodic, conform rubricilor imprimatului, Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate, astfel încât, în situaţia transferului persoanei private de libertate intervenţia să poată fi continuată de asistentul social din unitatea de destinaţie. 14. Comunică – atunci când este cazul - educatorului, psihologului sau preotului, în perioada includerii persoanei private de libertate în activităţile de consiliere sau la finalizarea intervenţiei, recomandările sale cu privire la cuprinderea acesteia în anumite activităţi sau programe, în scopul ameliorării sau stabilizării condiţiei psihosomatice, aspect consemnat în Registrul asistentului sociali alături de celelalte informaţii de semnificaţie consemnate pentru respectiva persoană privată de libertate. 15. Dacă este cazul, stabileşte recomandări cu privire la includerea într-un program de asistenţă psihosocială specific rezolvării problemei identificate şi consemnează acest lucru în Fişa socială – Concluzii şi recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 16. Consemnează, anterior discutării persoanei private de libertate în Comisia pentru individualizarea regimului de executării pedepselor privative de libertate, recomandările sale cu privire la includerea într-un program de asistenţă psihosocială specific rezolvării problemei identificate şi în Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.


1. Avizează Orarul activităţilor desfăşurate de asistentul social. 2. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a beneficia de consiliere socială. 3. Cuprinde, în recomandările pentru întocmirea Orarului lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială activităţile de consiliere socială.


1. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării activităţilor de consiliere socială cu persoanele private de libertate.

Fişa de control a procedurii: Nr. crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs. 1 Existenţa tabelelor nominale cu persoanele private de libertate care

urmează să beneficieze de consiliere socială

2. Orarul activităţilor desfăşurate de asistentul social, cuprinzând planificarea pe zile, intervale orare şi spaţii de desfăşurare a consilierii sociale cu persoanele private de libertate, este avizat de şeful serviciului asistenţă psihosocială.

3. În Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială aprobat de directorul unităţii, se regăsesc planificate pe zile, ore şi spaţii de desfăşurare activităţile de consiliere socială.

4. Registrul asistentului social este completat cu informaţiile relevante conform rubricilor corespunzătoare.

5. În situaţia în care situaţia socială a petentului necesită iniţierea demersurilor către instituţii abilitate, acest lucru, împreună cu

Manual de proceduri

242

planificarea datei stabilite pentru comunicarea modalităţii de soluţionare se regăsesc în Registrul asistentului social .

6. Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere socială este completată, conform rubricilor imprimatului.

7. Fişa socială - Concluzii şi recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere socială este completată, conform rubricilor imprimatului.

8. Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere socială este completată, conform rubricilor imprimatului.

9. Consemnarea în Registrul asistentului social a recomandărilor de includere la alte activităţi şi programe de către specialiştii serviciului (în situaţiile menţionate)

PROCEDURA 003: DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR PSIHOTERAPEUTICE CU PERSOANELE

PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Autocunoaşterea şi dezvoltarea personală precum şi modificarea factorilor psihologici implicaţi în tulburările psihice, psihosomatice, somatice şi în situaţii de risc.

Premise: - Utilizarea tehnicilor psihoterapeutice se realizează în baza competenţei dobândite prin cursuri formative specifice, organizate de asociaţii profesionale acreditate în acest sens de către Colegiul Psihologilor din România. Psihoterapia se poate realiza în regim individual sau în grup iar procesul de psihoterapie are următoarele componente:

- psihodiagnostic şi evaluare clinică - conceptualizarea clinică - relaţia psihoterapeutică - intervenţii psihologice individuale, de grup şi în grup - evaluarea procesului de psihoterapie şi a rezultatelor acestuia.


Psihologul cu competenţe în psihoterapie

1. Identifică persoanele private de libertate care pot participa la activităţile de tip psihoterapeutic, pe baza recomandărilor cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică; 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au beneficiat de psihoterapie, în secţia/unitatea de provenienţă, conform consemnărilor din Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 - Recomandări şi a celor din Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 3. Identifică, în baza informării de către medic, persoanele private de libertate pentru care există un diagnostic medico-psihiatric şi/sau recomandarea de psihoterapie (ex: pentru tulburările psihice, psihosomatice, somatice). 4. Identifică, în baza unor demersuri evaluative anterioare (evaluare iniţială, consiliere la solicitare) persoanele private de libertate pentru


243

care psihoterapia este o formă de intervenţie necesară. 5. Centralizează şi analizează solicitările/recomandările de psihoterapie identificate prin demersurile prezentate anterior. 6. În situaţia în care numărul persoanelor private de libertate cu recomandări pentru psihoterapie depăşeşte posibilităţile de desfăşurare a activităţii, psihologul cu competenţe în psihoterapie, stabileşte, în baza evaluării psihologice (circumscrise de forma specifică de psihoterapie) criteriile de includere în activitate şi realizează selecţia persoanelor private de libertate. 7. Pentru persoanele private de libertate care nu vor fi incluse în această formă de asistare psihologică, sunt formulate recomandări pentru introducerea în alte activităţi şi monitorizare până la momentul în care sunt îndeplinite condiţiile de includere în activitate. 8. Întocmeşte, în baza demersurilor de identificare menţionate anterior, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să beneficieze de psihoterapie. 9. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de psihoterapie desfăşurate cu persoanele private de libertate selecţionate. 10. Desfăşoară, conform planificării aprobate, activităţile de psihoterapie şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul psihologului cu informaţiile relevante. 11. Planifică data următoarei întâlniri şi informează persoana privată de libertate cu privire la data următoarei activităţi. 12. Completează periodic, conform rubricilor imprimatului, Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate, astfel încât, în situaţia transferului persoanei private de libertate intervenţia să poată fi continuată de psihologul din unitatea de destinaţie. 13. Comunică – atunci când este cazul - educatorului, asistentului social sau preotului, în perioada includerii persoanei private de libertate în activităţile de psihoterapie sau la finalizarea intervenţiei, recomandările sale cu privire la cuprinderea acesteia în anumite activităţi sau programe, în scopul ameliorării sau stabilizării condiţiei psihosomatice, aspect consemnat în Registrul psihologului alături de celelalte informaţii de semnificaţie psihologică consemnate pentru respectiva persoană privată de libertate. 14. Comunică medicului recomandările sale cu privire la efectuarea consultului psihiatric în vederea instituirii tratamentului medicamentos – unde este cazul. 15. Stabileşte recomandări cu privire la includerea într-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvării problemei identificate şi consemnează acest lucru în Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 - Recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 16. Consemnează, anterior discutării persoanei private de libertate în Comisia pentru individualizarea regimului de executării pedepselor privative de libertate, recomandările sale cu privire la includerea într-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvării problemei identificate şi în Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.


1. Avizează Orarul activităţilor desfăşurate de psiholog. 2. Avizează tabele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a beneficia de psihoterapie. 3. Cuprinde, în recomandările pentru întocmirea Orarului lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială activităţile de psihoterapie.

Manual de proceduri

244


1. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării activităţilor de psihoterapie cu persoanele private de libertate.



1. Existenţa situaţiei cuprinzând nevoile de psihoterapie identificate.

2. Existenţa tabelelor nominale cu persoanele private de libertate care urmează să beneficieze de consiliere psihologică.

3. Orarul activităţilor desfăşurate de psiholog, cuprinzând planificarea pe zile, intervale orare şi spaţii de desfăşurare a activităţii de psihoterapie cu persoanele private de libertate, este avizat de Şeful serviciului asistenţă psihosocială.

4. În Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială aprobat de directorul unităţii, se regăsesc planificate pe zile, ore şi spaţii de desfăşurare activităţile de psihoterapie.

5. Registrul psihologului este completat cu informaţiile relevante conform rubricilor corespunzătoare.

6. Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de psihoterapie este completată, conform rubricilor imprimatului.

7. Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 - Recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de psihoterapie este completată, conform rubricilor imprimatului.

8.

Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de psihoterapie este completată, conform rubricilor imprimatului.

9. Consemnarea în Registrul psihologului a recomandărilor de includere la alte activităţi şi programe de către specialiştii serviciului (în situaţiile menţionate)

10. Existenţa notei interne, către persoanele responsabile cu privire la măsurile de prevenire a situaţiilor de risc.

PROCEDURA 004 INIŢEREA PROGRAMELOR DE ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ PENTRU

PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Intervenţia, prin utilizarea metodelor şi tehnicilor specifice pentru lucrul în grup, în vederea optimizării şi dezvoltării personale, a autocunoaşterii şi a formării deprinderilor de gestionare a situaţiilor de criză pentru persoanele private de libertate.

Premise: - Includerea persoanelor private de libertate în programele de asistenţă psihosocială se face în baza recomandărilor cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică. Programele de asistenţă psihosocială se adresează persoanelor private de libertate identificate ca necesitând asistenţă psihosocială, în urma evaluării iniţiale şi a evaluărilor de parcurs. Principalele categorii de persoane private de libertate cărora li se adresează programele de asistenţă psihosocială sunt: persoanele cu antecedente la consumul de droguri, persoanele cu afecţiuni psihice, persoanele cu risc de suicid, agresorii sexuali, persoanele condamnate la executarea unei pedepse


245

privative de libertate de lungă durată, persoanele private de libertate cu comportament agresiv şi persoanele private de libertate vârstnice.


Psihologul / Asistentul social 1. Identifică persoanele private de libertate care pot participa la activităţile cuprinse în programele de asistenţă psihosocială, pe baza recomandărilor existente în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică, după evidenţierea unor nevoi de intervenţie specifică; 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au fost incluse, în secţia/unitatea de provenienţă, conform consemnărilor din Fişa VII – Fişa de intervenţie specifică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială în programe de asistenţă psihosocială. 3. Identifică, în baza informării de către persoanele care derulează activităţi directe cu persoanele private de libertate(medic, agent supraveghetor, educator, preot, asistent social, şef secţie) persoanele private de libertate pentru care este recomandabilă asistenţa psihosocială prin includerea în programe de tip psihoterapeutic. 4. Identifică, în baza solicitării persoanelor private de libertate, pe cele care în urma unei evaluări iniţiale, îndeplinesc condiţiile de includere într-un program de asistenţă psihosocială. 5. Analizează, din perspectiva cantitativă (nr. persoane cu nevoi specifice de asistenţă psihosocială) şi din perspectiva calitativă (problemele ridicate de categoria respectivă de persoane private de libertate) necesitatea derulării unui anumit tip de program de asistenţă psihosocială. 6. Înaintează proiectul programului către şeful serviciului asistenţă psihosocială sub forma unei propuneri argumentate.

Coordonatorul programului

1. Stabileşte, împreună cu membrii echipei, numărul de persoane private de libertate care vor fi incluse în program, durata programului, etapizarea intervenţiei, spaţiile de desfăşurare, resursele necesare iar în baza acestor evaluări şi planificări iniţiază completarea şi întocmirea documentelor constitutive ale Mapei programului. 2. Iniţiază, împreună cu echipa desemnată, demersurile de selecţionare a persoanelor private de libertate eligibile pentru includerea în programul de asistenţă psihosocială (în concordanţă cu criteriile specifice stabilite pentru fiecare program de asistenţă psihosocială). 3. - Persoanele private de libertate care, deşi au recomandarea de a participa la acest tip de activitate, pentru moment nu îndeplinesc condiţiile stabilite pentru a fi incluse în grup vor fi reorientate spre alte activităţi şi programe urmând ca ulterior, în funcţie de posibilităţile de includere dar şi de evoluţia psiho-comportamentală să fie incluse în programul respectiv. 4. Întocmeşte şi propune spre avizare şefului serviciului asistenţă psihosocială tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să fie incluse în programul de asistenţă psihosocială. 5. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor specifice programului de tip psihoterapeutic care urmează a fi iniţiat. 6. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării programului psihoterapeutic.

Manual de proceduri

246

7. Derulează, conform Mapei program, Orarului specialistului, Orarului activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială avizate şi aprobate, activităţile programului. 8. Consemnează în Fişa 7 - Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială includerea persoanei private de libertate în programul de asistenţă psihosocială .


1. Analizează propunerea înaintată de psihologul/asistentul social care a identificat nevoile de intervenţie specifică pentru persoanele private de libertate cu care desfăşoară activităţi directe şi, în cazul în care propunerea este susţinută de argumente valide şi poate fi pusă în practică (ţinând cont de resursele materiale şi umane) avizează propunerea formulată, şi o înaintează directorului adjunct pentru intervenţie psihosocială. 2. Verifică şi avizează documentele constitutive ale Mapei programului şi o înaintează spre avizare directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. 3. Avizează Orarul activităţilor (orarul specialistului) desfăşurate de coordonatorul programului de asistenţă psihosocială şi membrii echipei. 4. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a fi incluse în programul de asistenţă psihosocială. 5. Formulează recomandări pentru cuprinderea în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială a activităţile specifice programului.


1. Analizează, în cadrul unei şedinţe de lucru cu specialiştii în educaţie şi asistenţă psihosocială posibilitatea derulării programului de asistenţă psihosocială propus. 2. Avizează programul de asistenţă psihosocială propus (Justificarea programului) şi înaintează directorului unităţii, spre aprobare, materialul scris care fundamentează acest demers. 3. Stabileşte coordonatorul programului de asistenţă psihosocială care urmează a fi derulat şi, împreună cu specialiştii serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială, identifică personalul care va face parte din echipa care va derula programul respectiv (în funcţie de caz: asistent social/psiholog, educator,monitor sportiv, preot etc.). 4. Avizează Mapa program şi o înaintează spre aprobare directorului unităţii 5. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile alocate. 6. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a fi incluse în programul de asistenţă psihosocială.


1. Avizează tabele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a fi incluse în programul de asistenţă psihosocială.

Directorul unităţii 1. Analizează şi decide cu privire la desfăşurarea programului de asistenţă psihosocială propus. 2. Analizează şi decide cu privire la propunerea de desfăşurare a programului de asistenţă psihosocială propus. 3. Aprobă desfăşurarea programului cuprins în Mapa programului precum şi numărul de persoane private de libertate care vor fi incluse în program, durata programului, etapizarea intervenţiei, spaţiile de desfăşurare, resursele necesare. 4. Aprobă tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a fi incluse în programul de asistenţă psihosocială.


247


1. Existenţa unei centralizări a nevoilor de asistenţă psihosocială pentru persoanele private de libertate.

2. Existenţa unei justificări argumentate – Justificarea programului - pentru iniţierea programului de asistenţă psihosocială

3. Justificarea programului este avizată de şeful serviciului asistenţă psihosocială, directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială şi aprobată de directorul unităţii.

4. Mapa program are avizul şefului serviciului asistenţă psihosocială, a directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială şi este aprobată de directorul unităţii

5.

Existenţa tabelului nominal conţinând persoanele private de libertate care participă la program, avizat de directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii.

6. Orarul activităţilor (pentru fiecare membru al echipei ) cuprinde activităţile specifice programului, pe zile, ore, spaţii de desfăşurare, fiind avizat de şefii serviciilor.

7. Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială cuprinde zilele, intervalele orare şi spaţiile de desfăşurare pentru activităţile specifice programului.

SUBDOMENIUL:MANAGEMENTUL ACTIVITĂŢILOR DE EDUCAŢIE / ASISTENŢĂ

PSIHOSOCIALĂ - cod 03

PROCEDURA 001: PLANIFICAREA ACTIVITĂŢILOR DE EDUCAŢIE ŞI ASISTENŢĂ

PSIHOSOCIALĂ

Scop: Planificarea activităţilor Direcţiei Educaţie şi Asistenţă Psihosocială fundamentează din perspectivă funcţională managementul acestui domeniu de activitate şi îşi propune să anticipeze ce obiective trebuie atinse anual, în ce termen/orizont temporal, de către cine/reponsabili, în ce mod/pe ce cale şi cu ce consum de resurse umane şi materiale Premise: - În sistemul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, raportările semestriale şi anuale ale activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială precum şi bilanţurile anuale de activitate la nivelul unităţilor penitenciare fundamentează direcţiile de acţiune şi obiectivele Planului Anual de Muncă. - Planificarea activităţilor încearcă să stabilească o corelaţie între nivelul resurselor umane şi materiale avute la dispoziţie (număr specialişti/număr spaţii orar de activitate), metodele şi tehnicile ce pot fi aplicate (programe educaţionale cu durată definită: Şcolarizare clasele I– IV / Curs de calificare în meseria de tâmplar pe o durată de trei luni, activităţi educaţionale cu durată nedefinită: activităţi de educaţie fizică şi sport), obiectivele individuale anuale de activitate particularizate în funcţie de specialitate şi indicatorii activităţii fundamentaţi de standardele naţionale în acest domeniu de activitate.


Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul/ Psihologul/ Asistentul social /Preotul

1. Supune spre avizare/aprobare obiectivele individuale, anuale ale activităţii. 2. Participă la întâlnirile de lucru organizate în vederea planificării activităţilor.

Manual de proceduri

248

3. Planifică propria activitate sub forma orarelor individuale propuse spre avizare Şefului Serviciului Educaţie/Asistenţă Psihosocială.

Şeful Serviciului Educaţie/ Şeful Serviciului Asistenţă Psihosocială

1. Analizează raportările anuale şi semestriale pe anul precedent,evaluările profesionale individuale precum şi bilanţul activităţii în domeniul de activitate, propunerile de planuri de măsuri rezultate în urma controlului extern şi al misiunilor de audit. Prezintă o sinteză a acestora Directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. 2. Organizează întâlniri de lucru în cadrul Serviciului coordonat pentru a identifica obiectivele strategice, activităţile şi riscurile asociate fiecărei activităţi (tehnici: brainstorming, chestionare, analiza scenariilor posibile, analiza evenimentelor nedorite, analiza rapoartelor de audit şi control finalizate cu planuri de măsuri). 3. Întocmeşte fişele posturilor pentru personalul aflat în subordine, în concordanţă cu metodologiile specifice de lucru. 4. Planifică anual şi semestrial activitatea serviciului, precizând termenele de finalizare ale activităţilor, responsabilii, riscurile şi indicatorii cu relevanţă statistică precum şi mijloacele de monitorizare şi control, înaintând propunerile Directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. 5. Elaborează / avizează orarul activităţii desfăşurate de către fiecare specialist. 6. Planifică activităţile desfăşurate de fiecare specialist, astfel încât timpul de lucru să presupună activităţi directe cu persoanele private de libertate cel puţin 4 ore/zi, din care maximum 2 ore de convorbiri individuale 7. Desemnează specialiştii din cadrul serviciului pe care îl coordonează pentru a face parte din comisii şi echipe de lucru.


1. Centralizează datele furnizate de Şefii Serviciilor Educaţie/Asistenţă Psihosocială privind raportările anuale şi semestriale pe anul precedent,evaluările profesionale individuale, bilanţul activităţii în domeniul de activitate, propunerile de planuri de măsuri rezultate în urma controlului extern şi al misiunilor de audit. 2. Organizează întâlniri de lucru pentru a identifica obiectivele strategice, activităţile,responsabilii şi riscurile asociate fiecărei activităţi. 3. Elaborează Planul anual/semestrial de activitate, având în vedere specificul unităţii, particularităţile persoanelor private de libertate aflate în custodie, personalul, numărul spaţiilor adecvate avute la dispoziţie (cluburi, săli de clasă, bibliotecă, terenuri şi săli de sport, cabinet de psihologie şi asistenţă socială etc.) precum şi implicarea comunităţii în activităţile desfăşurate. 4. Supune aprobării directorului unităţii Planul anual de activitate, document ce va fi înaintat spre avizare Direcţiei de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială din Administraţia Naţională a Penitenciarelor. 5. Planifică activităţile de educaţie şi asistenţă psihosocială desfăşurate cu persoanele private de libertate în cadrul unui orar lunar, adaptat la resursele umane şi spaţiile disponibile, astfel încât să asigure includerea unui număr cât mai mare de persoane private de libertate în activităţi în afara camerelor de deţinere. Orarele lunare vor include :

- orarul lunar al activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială pentru fiecare tip de regim/secţie de deţinere

- orarul de funcţionare al bibliotecii - orarul lunar al activităţilor desfăşurate cu minorii, tinerii şi

femeile private de libertate - orarul de difuzare a programelor radio TV.


249

6. Întocmeşte fişele posturilor pentru Şefii Serviciilor Educaţie/Asistenţă Psihosocială şi avizează fişele posturilor tuturor membrilor personalului din subordine. 7. Planifică şi distribuie sarcinile de serviciu pentru personalul din subordine după amiaza, în zilele de sâmbătă şi duminică şi în sărbătorile legale. 8. Întocmeşte lunar Fişa de prezenţă colectivă. 9. Întocmeşte şi pune în aplicare planul anual de pregătire profesională continuă a subordonaţilor. 10. Elaborează planul de formare profesională pentru personalul nou angajat în conformitate cu cerinţele postului şi specificul activităţii din penitenciar. 11. Planifică activităţile de practică şi documentare în unitate a studenţilor şi a absolvenţilor facultăţilor de profil. 12. Organizează în cadrul serviciului un punct documentar care să cuprindă lucrări de specialitate şi legislative. 13. Planifică realizarea documentaţiei şi modalităţile de raportare periodică a activităţii către Administraţia Naţională a Penitenciarelor. 14. Participă la realizarea unor documente de sinteză, analiză, planificare la solicitarea unor factori de decizie de la nivelul unităţii sau al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

Directorul unităţii 1. Aprobă Planul semestrial /anual de activitate în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale 2.. Aprobă întreaga documentaţie rezultată în urma activităţilor de planificare a activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială.

Fişa de control a procedurii: Nr. crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs. 1. Existenţa Obiectivelor individuale anuale de activitate pentru

membrii personalului serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială

2. Existenţa Planului anual şi semestrial de activitate 3. Existenţa orarelor individuale şi a orarului centralizator al

activităţii

4. Existenţa Matricei generale a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale

5. Existenţa fişelor posturilor, întocmite în două exemplare, pentru toţi membrii personalului în concordanţă cu prevederile cadrului metodologic

6. Există o planificare a activităţilor cu partenerii din comunitate 7.

Există o planificare a activităţilor desfăşurate după amiază, în zilele de sâmbătă şi duminică şi cu ocazia Sărbătorilor Legale

8. Există planul anual de pregătire profesională continuă a angajaţilor

9. Există planul de formare profesională a personalului nou angajat 10. Este întocmită lunar Fişa de prezenţă colectivă 11. Existenţa raportărilor semestriale şi anuale de activitate 12. Existenţa unor documente de sinteză, analiză şi planificare

realizate la solicitarea unor factori de decizie de la nivelul unităţii sau al ANP.

13. Existenţa raportărilor ce surprind stadiul de punere în aplicare al planurilor de măsuri rezultate în urma misiunilor de control extern sau audit.

14. Existenţa evaluărilor performanţelor profesionale individuale ale personalului din structura serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială

Manual de proceduri

250

15. Existenţa registrului de activităţi/de sarcini 16. Existenţa proceselor verbale de şedinţă, în urma întâlnirilor de

lucru privind planificarea semestrială şi anuală a activităţii

PROCEDURA 002: MONITORIZAREA ŞI CONTROLUL ACTIVITĂŢILOR DE EDUCAŢIE ŞI

ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ Scop: Asigurarea consistenţei şi continuităţii activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială prin stabilirea bunelor practici în monitorizarea şi controlul activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială, în conformitate cu un etalon unic, care să asigure standardele calitative ale acestora, utilizând indicatori relevanţi.

Premise: - Monitorizarea performanţelor (supraveghere, urmărire de către coordonatori/colaboratori/ supervizori a activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială prin raportare la indicatori relevanţi) şi controlul (“monitorizare” manifestată sub forma autocontrolului, controlului în lanţ şi a controlului ierarhic) activităţilor specifice se manifestă în diferite paliere ale vieţii instituţionale:

- în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total, control selectiv; - în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate, control de perfecţionare, control de

adaptare; - în funcţie de executanţi: autocontrol, control mutual, control ierarhic, control exterior; - în funcţie de modul de execuţie: control direct, control indirect, control încrucişat; - în funcţie de orientarea sa: control tematic, control nedirijat; În sistemul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor principalele activităţi circumscrise

monitorizării şi controlului activităţii de educaţie şi asistenţă psihosocială sunt următoarele: observare, comparare, aprobare, coordonare, verificare, analiza, supervizare, examinare, monitorizare. Activităţile au ca finalitate întocmirea unui fond documentar sau de analiză ce permite reorientarea activităţii,continuarea şi eficientizarea activităţii, rezolvarea incidentelor de parcurs, perfecţionarea cadrului de reglementare a activităţii etc.


Educatorul/psihologul/asistentul social /preotul

1. Autoevaluează modul de derulare a activităţilor şi programelor proprii pe care le derulează. 2. Intermonitorizează în cadrul echipelor multidisciplinare constituite pentru concretizarea demersurilor recuperative, educaţionale, psihoterapeutice sau de asistare socială propuse în cadrul recomandărilor planului individualizat. 3. Supune spre avizare obiectivele individuale, anuale ale activităţii. 4. Desfăşoară activităţi specifice profesiei. 5. Completează fişele de monitorizare în cadrul mapelor de program.

6. Respectă, în completarea documentaţiei specifice activităţii (registre, fişe de specialitate), recomandările şi indicaţiile proprii domeniului de activitate precum şi faptul că acestea pot fi supuse controlului sau activităţilor de auditare.

Şeful Serviciului Educaţie/ Asistenţă Psihosocială

1. Planifică anual şi semestrial activitatea serviciului precizând termenele de finalizare ale activităţilor, responsabilii şi indicatorii cu relevanţă statistică precum şi mijloacele de monitorizare şi control. 2. Avizează şi verifică activităţile desfăşurate de personalul specializat, în concordanţă cu fişele postului: a) monitorizarea şi controlul documentelor specifice fiecărei

specialităţi: educator, psiholog, asistent social, instructor sportiv, preot, agent tehnic.


251

b) monitorizarea şi controlul derulării activităţilor de asistare individuală a persoanelor private de libertate:

- verificarea, avizarea rezultatelor muncii în diverse etape ale asistării individuale, astfel: educator: - evaluarea nevoilor educaţionale,

- consilierea informaţională, psiholog: - evaluarea nevoilor psihoterapeutice,

- consiliere psihologică individuală; asistent social: - evaluarea nevoilor de asistare socială, - consilierea socială, inclusiv asistarea socială bazată

pe medierea cu alte instituţii, 3. Avizează şi verifică orarul activităţilor desfăşurate de către fiecare specialist. 4. Monitorizează şi verifică desfăşurarea programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială. a) monitorizarea şi controlul derulării activităţilor de grup destinate

persoanelor private de libertate: educator, psiholog, asistent social, preot: - monitorizarea şi controlul derulării şedinţelor programelor educaţionale, de asistenţă psihologică sau de asistenţă socială; - monitorizarea şi controlul derulării efective a şedinţelor pentru programele educaţionale, de asistenţă psihologică / socială; - monitorizarea şi controlul respectării tematicii stabilite pentru programele educaţionale, de asistenţă psihologică sau socială; - monitorizarea şi controlul evoluţiei fiecărui subiect în cadrul grupului ţintă, precum şi a coeziunii grupului în ansamblu; - monitorizarea şi controlul implementării modificărilor impuse de specificul grupului, în funcţie de feed-back-urile din partea participanţilor; 5. Verifică şi avizează informaţiile de specialitate cuprinse în fişele din dosar. 6. Verifică şi avizează mapele programelor. 7. Verifică din perspectivă administrativă, activităţile de consiliere individuală. 8. Avizează şi verifică desfăşurarea activităţilor desfăşurate în cadrul protocoalelor bilaterale de colaborare. 9. Verifică conţinutul punctului documentar al fiecărui specialist. 10. Avizează şi verifică desfăşurarea activităţilor de formare profesională a ofiţerilor specialişti debutanţi. 11. Colaborează la redactarea unor documnete de sinteză şi analiză la solicitarea factorilor de decizie de la nivelul penitenciarului sau al administraţiei centrale. 12. Centralizează datele relevante privind desfăşurarea activităţilor specifice domeniului de competenţă, pentru a fundamenta raportările de activitate, semestriale şi anuale. 13. Monitorizează apariţia disfuncţionalităţilor în domeniul de competenţă. 14. Informează, atunci când se impune, directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială în legătură cu depăşirea termenelor de finalizare a activităţilor, lipsa resurselor pentru realizarea activităţilor. 15. Evaluează performanţele profesionale individuale ale personalului din subordine, completând documnetaţia specifică.


1. Evaluează activităţile desfăşurate de membrii serviciilor de specialitate. 2. Avizează şi verifică fişele posturilor precum şi obiectivele individuale anuale ale activităţilor. 3. Realizează planificarea în serviciu a personalului şi verifică

Manual de proceduri

252

prezenţa. 4. Planifică activitatea de pregătire/formare profesională şi întocmeşte referatul de evaluare pentru fiecare nou încadrat. 5. Monitorizează desfăşurarea activităţilor în funcţie de planificarea anuală şi semestrială: a) Sinteza rezultatelor monitorizării se concretizează în:

- rapoarte despre deficienţe sau progrese înregistrate; - rapoarte despre excepţii de la regulă; - rapoarte sau alte modalităţi care confirmă respectarea prevederilor activităţilor specifice; b) Oferirea unui feed-back despre monitorizarea/controlul

desfăşurat; Diseminarea rezultatelor cu întregul colectiv al Serviciului

Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, în funcţie de specificul activităţilor:

- informarea cu privire la rezultatele monitorizării şi controlului; - dezbateri, focus grup, brainstorming cu scopul identificării unor măsuri de remediere a neajunsurilor constatate sau ameliorare a activităţilor în viitor; d) întocmirea şi transmiterea către cei implicaţi sau către forurile

superioare/ supervizori a următoarelor: - planuri de măsuri; - rapoarte despre revizuiri ce se impun, raportat la modul de derulare a activităţilor; e) stabilirea unui termen de implementare a modificărilor; f) implementarea modificărilor şi remedierea neajunsurilor

constatate: - rapoarte individuale de informare despre rezultatele implementării măsurilor; 6. Verifică respectarea planificării lunare a programelor şi activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială, în baza orarului lunar. 7. Monitorizează şi controlează derularea activităţilor care presupun sarcini în cadrul comisiilor: de liberare condiţionată, de individualizare a regimurilor de executare a pedepselor privative de libertate, de stabilire a gradului de risc, de selecţie la muncă a persoanelor private de libertate. - monitorizarea / controlul asigurării componenţei comisiilor, în conformitate cu prevederile legale; - monitorizarea / controlul valorificării informaţiilor despre persoanele private de libertate în cadrul comisiilor; - monitorizarea / controlul pertinenţei deciziilor luate în cadrul comisiilor, - monitorizarea) / controlul documentelor pentru comisiil. 8. Verifică informaţiile cuprinse în Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 9. Verifică punerea în aplicare a recomandărilor din Planul Individualizat de Intervenţie. 10. Verifică mapele programelor şi tabelele nominale cu participanţii la programe şi activităţi. 11. Verifică documentaţia întocmită de agentul tehnic, distribuitorii de presă. 12. Organizează periodic întâlniri de lucru la care participă toţi membrii serviciilor de specialitate. 13. Verifică îndeplinirea sarcinilor de serviciu repartizate subordonaţilor prin Registrul de activităţi dispuse /Registru de sarcini, precum şi respectarea termenului stabilit 14. Întocmeşte semestrial şi anual raportul activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială.


253

15. Verifică conţinutul punctului documentar. 16. Analizează nevoile existente la nivelul serviciilor specializate, dinamica raportului resurse/necesităţi. 17. Verifică desfăşurarea activităţilor desfăşurate în cadrul protocoalelor bilaterale de colaborare. 18. Informează directorul unităţii şi directorul Direcţiei Educaţie şi Asistenţă Psihosocială din Administraţia Naţională a Penitenciarelor în legătură cu apariţia disfuncţionalităţilor în desfăşurarea activităţilor, apariţia unor situaţii conflictuale sau de criză şi în legătură cu depăşirea termenelor de finalizare a activităţilor sau nerealizarea obiectivelor specifice. 19. Verifică punerea în aplicare a planurilor de măsuri rezultate în urma activităţilor de control extern sau a misiunilor de audit şi raportează administraţiei centrale stadiul îndeplinirii acestora. 20. Evaluează performanţele profesionale individuale ale şefilor Serviciilor de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială şi avizează evaluările personalului din subordine, completând documentaţia specifică.

Directorul unităţii 1. Aprobă întreaga documentaţie rezultată în urma activităţilor de evaluare, monitorizare şi control al activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială. 2. Dispune măsuri de intervenţie în criză, de reorientare a activităţii, de rezolvare a situaţiilor conflictuale, de punere în practică a planurilor de măsuri rezultate în urma misiunilor de control extern sau de audit. 3. Urmăreşte respectarea de către personalul subordonat a prevederilor actelor normative, a deciziilor şi a instrucţiunilor Ministerului Justiţiei şi Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.



1. Existenţa Obiectivelor individuale anuale de activitate pentru membrii personalului serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială

2. Existenţa Planului anual şi semestrial de activitate

3. Sunt întocmite, avizate şi aprobate tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programele educaţionale şi de asistenţă psihosocială.

4. Orarul, tematicile şi activităţile derulate cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, al directorului adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobarea directorului unităţii.

5. Registrul educatorului este completat cu informaţii semnificative, din perspectiva educativă, privitoare la persoanele private de libertate.

6. Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului.

7. Registrul psihologului este completat cu informaţiile semnificative, din perspectiva psihologică, cu privire la persoanele private de libertate.

8. Consimţământului informat a fost obţinut pentru toate persoanele private de libertate care au fost incluse în programe şi activităţi.

9. Existenţa protocoalelor de colaborare bilaterală între unitatea penitenciară şi colaboratorii externi

Manual de proceduri

254

10. Fişa psihologică şi Concluziile şi recomandările psihologice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială sunt completate conform rubricilor imprimatului.

11. Registrul asistentului social este completat cu informaţiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate.

12. Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului.

13. Registrul preotului este completat cu informaţiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate.

14. Fişa de asistenţă moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului.

15. Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică este completat şi revizuit conform rubricilor imprimatului de către toţi specialiştii, fiind avizat de directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială.

16.

Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială întocmit pentru fiecare persoană privată de libertate în perioada de observare - carantinare cuprinde un nou Angajament de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică semnat de persoana privată de libertate.

17. Datele consemnate periodic de către specialiştii serviciilor de educaţie / asistenţă psihosocială se regăsesc în fişa nr.7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.

18. Existenţa orarelor individuale şi a orarului centralizator al activităţii

19. Existenţa mapelor programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială

20. Existenţa raportărilor semestriale şi anuale de activitate

21. Existenţa documentelor de sinteză şi analiză realizate la solicitarea unor factori de decizie de la nivelul unităţii sau al Administraţia Naţională Penitenciarelor.

22. Existenţa raportărilor ce surprind stadiul de punere în aplicare a planurilor de măsuri rezultate în urma misiunilor de control extern sau audit.

23. Existenţa evaluărilor performanţelor profesionale individuale ale personalului din structura serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială

24. Existenţa registrului de activităţi/de sarcini PROCEDURA 003: MANAGEMENTUL RISCULUI ÎN DOMENIUL EDUCAŢIEI ŞI ASISTENŢEI

PSIHOSOCIALE Scop: Managementul riscului în activităţile din domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale este procesul prin care administraţia locului de deţinere se adresează tuturor riscurilor ce pot apărea pe parcursul desfăşurării activităţilor specifice (factori interni sau externi penitenciarului), în scopul îmbunătăţirii eficienţei şi eficacităţii operaţionale, îmbunătăţirii planificării activităţii şi luării deciziilor, alocării judicioase a resurselor umane şi materiale precum şi al asigurării consistenţei activităţilor de monitorizare şi control specific.

Premise: - Managementul riscului este un proces dinamic, asociat planificării activităţii prin planurile de muncă semestriale şi anuale (obiective, indicatori) şi are în vedere:


255

a) Examinarea/Expertizarea riscurilor (assessment) cu două componente: 1.analiza riscurilor (identificarea riscurilor, descrierea riscurilor, estimarea riscurilor) 2.evaluarea riscurilor

b) Raportarea riscurilor c) Deciziile privind metodele de intervenţie asupra riscurilor (la nivel local şi central) d) Monitorizarea riscurilor/Riscuri reziduale Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Persoana responsabilă Acţiunea Şeful Serviciului de Educaţie / Asistenţă Psihosocială

1. Organizează întâlniri de lucru în cadrul Serviciului coordonat pentru a identifica obiectivele strategice, activităţile şi riscurile asociate fiecărei activităţi (tehnici: brainstorming,chestionare, analiza scenariilor posibile, analiza evenimentelor nedorite, analiza rapoartelor de audit şi control finalizate cu planuri de măsuri). 2. Înaintează Directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială propunerile privind planurile semestriale şi anuale de activitate precum şi descrierea şi estimarea riscurilor identificate sub forma unor matrice ale riscurilor specifice domeniului de activitate


1. Centralizează propunerile şefilor de servicii şi elaborează planurile semestriale şi anuale de activitate precum şi matricea generală a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale. 2. Realizează evaluarea riscurilor prin compararea riscurilor estimate (probabilitate de apariţie şi consecinţe asupra activităţii) cu standardele normative, legislative, etice, economice existente în sistemul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 3. Comunică directorului penitenciarului şi administraţiei centrale matricea generală a riscurilor. 4. Propune măsuri de intervenţie asupra riscurilor ce vor fundamenta deciziile manageriale. 5. Reevaluează semestrial schimbările survenite ca urmare a deciziilor de intervenţie asupra riscurilor şi comunică rezultatele la nivel local şi al administraţiei centrale. 6. Identifică riscurile reziduale. 7. Comunică directorilor de departamente riscurile care le intersectează domeniul de competenţă

Directorul unităţii 1. Aprobă matricea generală a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale precum şi măsurile de tratament instituite.

Lucrătorul desemnat din cadrul Direcţiei Educaţie şi Asistenţă Psihosocială din Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1. Va centraliza raportările tuturor unităţilor penitenciare, matricele riscurilor şi măsurile de tratament instituite.

Directorul Direcţiei Educaţie şi Asistenţă Psihosocială din cadrul Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1. Elaborează matricea generală a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale la nivelul sistemului Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi monitorizează măsurile de tratament.



1. Existenţa proceselor verbale de şedinţă, în urma întâlnirilor de lucru privind planificarea semestrială şi anuală a activităţii

2. Existenţa unei matrice a riscurilor specifice domeniului Educaţiei/Asistenţei Psihosociale

Manual de proceduri

256

3. Existenţa Matricei generale a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale, document aprobat de directorul penitenciarului

4. Existenţa confirmării de primire a matricei generale a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale precum şi a măsurilor de tratament, din partea lucrătorului desemnat din cadrul Direcţiei Educaţie şi Asistenţă Psihosocială

5. Existenţa matricei generale a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale la nivelul sistemului Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

PROCEDURA 004: DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE EDUCAŢIE ŞI ASISTENŢĂ

PSIHOSOCIALĂ ÎN COLABORARE CU INSTITUŢIILE STATULUI ŞI ORGANIZAŢIILE NEGUVERNAMENTALE

Scop: Demersurile de educaţie şi asistenţă psihosocială desfăşurate în colaborare cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale se realizează pentru a răspunde unei game cât mai largi de nevoi a persoanelor private de libertate, în condiţiile existenţei unui nivel limitat de resurse umane şi materiale ce pot fi alocate direct şi sunt condiţionate de stabilirea bunelor practici pentru activităţile derulate în comun.

Premise: - Parteneriatul cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale se realizează în baza protocoalelor de colaborare, întemeiate pe:

- stabilirea prevederilor, obligaţiilor părţilor implicate în cadrul acordului de parteneriat; - evaluarea calităţii educaţiei sau asistenţei psihosociale oferite de organizaţiile implicate în

derularea activităţilor /programelor; - evaluarea capacităţii organizaţiei furnizoare de educaţie sau asistenţă psihosocială de a satisface

aşteptările beneficiarilor şi standardele de calitate; - asigurarea protecţiei beneficiarilor direcţi şi indirecţi de programe prin producerea şi diseminarea

eficientă de informaţii sistematice, coerente despre calitatea educaţiei în penitenciar.

Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul/psihologul/asistentul social / preotul

1. Desfăşoară activităţi în cadrul colaborărilor, în limitele cadrului metodologic ce reglementează domeniul de competenţă. 2. Întocmeşte tabelele cu participanţii la activităţi. 3. Centralizează datele privind nevoile de asistenţă ale persoanelor private de libertate ce pot fi acoperite prin colaborarea cu partenerii din comunitate şi instituţiile statului. 4. Completează Fişa numărul 7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, ce conţine măsurile / activităţile la care a participat persoana privată de libertate.


1. Identifică oportunităţi, stabileşte contacte şi menţine legătura cu parteneri comunitari. 2. Realizează demersurile necesare identificării, pe plan local, a reprezentanţilor organizaţiilor cu care s-au semnat protocoale de colaborare la nivel naţional sau a altor organizaţii / instituţii guvernamentale sau neguvernamentale cu disponibilitate pentru derularea de activităţi în parteneriat, în unităţi penitenciare. 3. Avizează protocoalele de colaborare cu parteneri externi ce privesc domeniul său de competenţă. 4. Stabileşte sarcinile membrilor serviciilor de specialitate implicaţi în derularea protocolului.


257

5. Desemnează persoana de contact, responsabilizată în domeniul colaborării cu partenerul comunitar. 6. Informează partenerii în legătură cu modificările apărute în planificarea sau desfăşurarea activităţilor. 7. Monitorizează derularea / stadiul activităţilor şi programelor realizate în baza protocoalelor şi informează directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. 8. Întocmeşte un fond documentar în care sunt clasate şi păstrate tabelele cu participanţii la activităţi, orarul de desfăşurare al activităţilor, tematica, monitorizările, evaluările activităţilor.


1. Centralizează toate protocoalele încheiate între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi instituţiile statului sau organizaţiile neguvernamentale ce au ca obiect de activitate asistenţa persoanelor private de libertate. 2. Identifică oportunităţi, stabileşte contacte şi menţine legătura cu parteneri comunitari. 3. Iniţiază şi avizează protocoale de colaborare cu filialele locale / judeţene ale instituţiilor statului / organizaţiile neguvernamentale ce au ca obiect de activitate educaţia şi asistenţa persoanelor private de libertate. 4. Reprezintă instituţia în raporturile cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale interesate în domeniul de activitate. 5. Planifică semestrial şi anual activităţile desfăşurate în colaborare cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale. 6. Informează conducerea unităţii, Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi organizaţia cu care este semnat protocolul privind monitorizările efectuate pe baza standardelor proprii şi propune măsuri de îmbunătăţire a colaborării. 7. Analizează gradul de îndeplinire a obiectivelor în cadrul protocoalelor, cu accent pe: gradul de satisfacţie a beneficiarilor; carenţe/dificultăţi în respectarea obligaţiilor ce revin ambelor părţi, acţiuni de intervenţie pe cale amiabilă în rezolvarea diferendelor de opinie, situaţii de nerespectare a prevederilor contractuale ce impun rezilierea protocoalelor. 8. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor derulate cu persoanele private de libertate. 9. Elaborează sinteze anuale sub forma rapoartelor de autoevaluare şi de evaluare a activităţii pe care le înaintează spre aprobare directorului unităţii, cât si Adminstraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 10. Aprobă evaluarea anuală a rezultatelor obtinute, propunând modificările care se impun. 11. Dispune măsuri pentru mediatizarea activităţilor desfăşurate în baza colaborărilor.


1. Avizează tabelele nominale privind accesul voluntarilor, orarul şi repartizarea spaţiilor în activităţile educaţionale şi de asistenţă psihosocială derulate cu persoanele private de libertate care vor participa la activităţi. 2. Avizează tabelele nominale şi orarul de desfăşurare a activităţilor educaţionale derulate cu persoanele private de libertate.

Directorul unităţii 1. Aprobă tabelele nominale privind accesul voluntarilor, orarul şi repartizarea spaţiilor în activităţile educaţionale derulate cu persoanele private de libertate. 2. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor educaţionale derulate cu persoanele private de libertate. 3. Aprobă distribuirea de alimente, bunuri, publicaţii şi materiale informative.

Manual de proceduri

258


1. Existenţa protocoalelor de colaborare la nivelul unităţilor de deţinere.

2. Existenţa tabelelor avizate şi aprobate cu persoanele private de libertate ce participă la activităţi.

3. Modalitatea de întocmire, avizare şi aprobare a tabelelor cu voluntarii ce solicită accesul în unitatea de detenţie.


5. Fişa nr. 7 din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului.

6. Există acordul de participare sub forma declaraţiei scrise, pentru toate persoanele private de libertate incluse în activităţi.

PROCEDURA 005: EVALUAREA INIŢIALĂ A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE ÎN

SCOPUL INDIVIDUALIZĂRII REGIMULUI DE EXECUTARE A PEDEPSEI

Scop: Evaluarea iniţială a persoanelor private de libertate constituie primul pas în vederea individualizării regimului de executare a pedepselor;

Premise: - În perioada de carantină şi observare se studiază comportamentul şi personalitatea persoanelor

private de libertate, se efectuează examene medicale, activităţi de educaţie sanitară, examene psihologice, se evaluează necesităţile educaţionale, mediul sociocultural de provenienţă, în scopul formulării diagnosticului şi gradul de adaptabilitate la privarea de libertate.

- Serviciul de educaţie şi asistenţă psihosocială întocmeşte şi urmăreşte punerea în aplicare, pentru fiecare persoană privată de libertate nou-primită a Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, prin care se precizează programele şi activităţile în care aceasta urmează a fi inclusă pe perioada deţinerii, document care se completează şi se modifică ori de câte ori este necesar.

- Evaluarea iniţială, ca activitate, are următoarele părţi componente: a) întocmirea şi înregistrarea documentelor; b) demersurile evaluative din perspectiva educativă, psihologică, socială şi moral-religioasă. c) stabilirea, individualizată, a nevoilor de intervenţie educativă şi de asistenţă-psihosocială pentru

fiecare persoană privată de libertate

Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Persoana responsabilă Acţiunea

Educatorul desemnat să desfăşoare activităţi educative cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare - carantinare

1. Ridică de la directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, în baza tabelelor primite de la Serviciul Evidenţă deţinuţi, dosarele de educaţie şi asistenţă psihosociale corespunzătoare numărului de persoane nou-intrate. 2. Completează datele iniţiale, corespunzătoare deschiderii dosarului, după cum urmează: a) completează rubricile de pe coperta dosarului (numele / prenumele persoanei private de libertate/ data naşterii / părinţii / condamnarea / fapta/ matricola de origine) b) notează, în spaţiul corespunzător de pe coperta dosarului, numărul dosarului, constituit din: nr. intern / matricola locală/data)


259

c) înregistrează fiecare dosar iniţiat în registrul-opis de la nivelul serviciului completând rubricile prevăzute de imprimat. Registrul opis se ţine pe perioada unui an şi are termen de păstrare permanent. Registrul opis este comun pentru toate categoriile de persoane private de libertate. 3. Întocmeşte tabelele cu persoanele private de libertate nou depuse, în vederea includerii în programul de adaptare la viaţa instituţionalizată. 4. Întocmeşte, în colaborare cu asistentul social, psihologul şi preotul, orarul şi tematicile activităţilor derulate în vederea realizării evaluării iniţiale cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare şi carantinare. 5. Tematicile întâlnirilor individuale şi de grup realizate cu persoanele private de libertate urmăresc: a) cunoaşterea persoanelor private de libertate b) informarea persoanelor private de libertate cu privire la: - descrierea locului de detenţie, - drepturi şi obligaţii general valabile, - drepturi şi obligaţii specifice (în funcţie de categoria juridică), - descrierea regimurilor aplicate (regimul de deţinere, regimul de

muncă, regimul de educaţie şi instruire, regimul de ordine şi disciplină, regimul de stimulare şi recompensare, regimul acordării drepturilor persoanelor private de libertate),

- programele zilnice; - modele standard de cereri, sesizări şi reclamaţii - oferta de programe şi activităţi la care poate participa fiecare persoană privată de libertate, în funcţie de necesităţi: activităţi educaţionale, activităţi de pregătire profesională, activităţi socio-culturale, activităţi religioase, activităţi sportive, programul zilnic al persoanelor private de libertate etc. - cadrul normativ şi legislativ care reglementează executarea pedepselor privative de libertate, respectiv: Codul Penal, Codul de procedură penală referitoare la executarea pedepselor privative de libertate, Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal, Regulamentul de aplicare a Legii 275, Decizii emise în temeiul Legii 275, Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, Regulamentul de ordine interioară a penitenciarului. 6. Orarul activităţilor derulate cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare cuprinde: ziua/ora/activitatea desfăşurată/locul desfăşurării/cine derulează activitatea/observaţii 7. Desfăşoară convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul educatorului cu informaţiile relevante din perspectiva nivelului educaţional. 8. Completează Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 9. Desfăşoară întâlniri de grup cu persoanele private de libertate conform orarului şi tematicilor aprobate. 10. Redactează, în baza evaluării iniţiale, recomandări de specialitate în vederea îmbunătăţirii nivelului educaţional. 11. Informează directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul) şi şeful de secţie, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care, în

Manual de proceduri

260

urma evaluării educative iniţiale identifică existenţa unor situaţii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau a altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 12. Prezintă, la finalul perioadei de observare - carantinare, în cadrul întâlnirii cu toţi membrii echipei care au derulat activităţi cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare şi carantinare, concluziile şi recomandările sale ce urmează a fi incluse în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică în vederea stabilirii priorităţilor de intervenţie. 13. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate concluziile de specialitate şi recomandările sale, în vederea stabilirii traseului execuţional şi a elaborării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 14. Înmânează persoanelor private de libertate, pentru a semna, procesul verbal prevăzut la art.43 alin (4) din Legea 275/2006 care atestă informarea acestora în cadrul programului de observare şi carantinare şi îl clasează la dosarul individual. 15. Prezintă spre a fi semnate de către persoanele condamnate care au fost discutate în Comisia de individualizare a regimului de executare a pedepselor privative de libertate Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică.


1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de evaluare iniţială derulate cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare.


1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de evaluare iniţială derulate cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare.

Directorul unităţii 1. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de evaluare iniţială derulate cu persoanele private de libertate, în perioada de observare şi carantinare.

Psihologul desemnat să desfăşoare activităţi cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare

1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate, completând Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine interviul (structurat, semi-structurat,) cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul psihologului cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistenţă psihologică. 3. Informează persoanele private de libertate cu privire la limitele de confidenţialitate, la scopul şi obiectivele evaluării psihologice, în vederea obţinerii consimţământului informat. 4. Consemnează în Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială situaţia în care persoana privată de libertate refuză evaluarea psihologică. 5. Aplică individual sau în grup (dacă este cazul) instrumentele psihodiagnostice în vederea realizării evaluării psihologice iniţiale. 6. Realizează interpretarea rezultatelor obţinute în urma utilizării instrumentelor psihodiagnostice aplicate persoanelor private de libertate. 7. Completează Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială – punctele 1,2,3,5. 8. Formulează şi completează Concluziile şi recomandările psihologice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, în baza evaluării psihologice şi a interpretării rezultatelor obţinute.


261

9. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul) şi şeful de secţie, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care, în urma evaluării iniţiale identifică existenţa unor situaţii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 10. Prezintă, la finalul perioadei de observare - carantinare, în cadrul întâlnirii cu toţi membrii echipei care au derulat activităţi cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare şi carantinare, concluziile şi recomandările sale ce urmează a fi incluse în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică în vederea stabilirii priorităţilor de intervenţie. 11. Prezintă, la finalul perioadei de observare – carantinare, Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate concluziile de specialitate şi recomandările sale, în vederea stabilirii traseului execuţional şi a elaborării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică.

Asistentul social desemnat să desfăşoare activităţi cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare

1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat, şi completează Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine interviul (structurat, semi-structurat,) cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul asistentului social cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistare sociale; 3. Desfăşoară activităţi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate. 4. Consemnează datele sociale de interes şi completează recomandările de specialitate în Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 5. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul) şi şeful de secţie, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care, în urma evaluării iniţiale identifică existenţa unor situaţii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 6. Prezintă, la finalul perioadei de observare - carantinare, în cadrul întâlnirii cu toţi membrii echipei care au derulat activităţi cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare şi carantinare, concluziile şi recomandările sale ce urmează a fi incluse în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică în vederea stabilirii priorităţilor de intervenţie.

Preotul 1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat şi completează Fişa moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul preotului cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistenţă moral – religioasă. 3. Desfăşoară activităţi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate. 4. Consemnează datele de interes obţinute şi completează cu recomandările de specialitate Fişa moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.

Manual de proceduri

262

5. Informează directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială şi şeful secţiei de deţinere în vederea luării măsurilor corespunzătoare, dacă în urma evaluării iniţiale identifică existenţa unor situaţii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 6. Prezintă, la finalul perioadei de observare - carantinare, în cadrul întâlnirii cu toţi membrii echipei care au derulat activităţi cu persoanele private de libertate, concluziile şi recomandările ce urmează a fi incluse în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică în vederea stabilirii priorităţilor de intervenţie.

Agentul tehnic 1. Informează persoanele private de libertate cu privire la procedura de primire şi predare a aparaturii radio-TV; 2. Efectuează instructajul persoanelor private de libertate privitor la prevenirea împotriva electrocutării şi clasează procesul-verbal de consemnare a instructajului, semnat de persoana privată de libertate la Dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială.

Şeful Serviciului Educaţie 1. Verifică modul în care Fişa educativă şi Fişa moral religioasă au fost completate.

Şeful Serviciului Asistenţă Psihosocială

1. Verifică modul în care Fişa psihologică şi Fişa socială au fost completate.


1. Verifică şi avizează Dosarele de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială completate.



1. Existenţa tabelului cu persoanele private de libertate nou-depuse primit de la serviciul Evidenţă deţinuţi.

2. Existenţa unui număr de Dosare de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială corespunzător numărului de persoane nou-depuse.

3. Coperta dosarului este completată, conform rubricilor imprimatului, cu datele iniţiale necesare deschiderii dosarului

4. Numărul dosarului este stabilit şi consemnat pe coperta dosarului şi în Registrul-opis.

5. Fiecare dosar deschis este înregistrat în Registrul-opis de la nivelul serviciului, fiind completate toate rubricile prevăzute de imprimat.

6. Sunt întocmite, avizate şi aprobate tabelele cu persoanele private de libertate nou depuse incluse în programul de adaptare la viaţa instituţionalizată.

7.

Orarul tematicilor şi activităţilor derulate în perioada de observare şi carantinare cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, al directorului adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobarea directorului unităţii.



10. Registrul psihologului este completat cu informaţiile semnificative, din perspectiva psihologică, cu privire la persoanele private de libertate

11. Consimţământului informat a fost obţinut pentru toate persoanele private de libertate care au fost evaluate psihologic.

12. Existenţa protocoalelor de testare psihologică corespunzătoare instrumentelor psihodiagnostice utilizate în evaluarea psihologică a persoanelor private de libertate.


263






18. Procesul-verbal, semnat de persoana privată de libertate, cu privire la efectuarea instructajului privitor la prevenirea electrocutării este clasat la Dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială.

19. Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică este completat conform rubricilor imprimatului de către toţi specialiştii, fiind avizat de directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială.

20.

Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială întocmit pentru fiecare persoană privată de libertate în perioada de observare - carantinare cuprinde Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică semnat de persoana privată de libertate.

PROCEDURA 006: EVALUAREA PERIODICĂ A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE ÎN

SCOPUL ACTUALIZĂRII PLANULUI INDIVIDULIZAT DE EVALUARE EDUCATIVĂ ŞI TERAPEUTICĂ ŞI A ASIGURĂRII REGIMULUI PROGRESIV DE EXECUTARE A PEDEPSEI

Scop: Evaluarea periodică a persoanelor private de libertate se realizează în scopul actualizării planului individualizat de evaluare educativă şi terapeutică şi a asigurării regimului progresiv de executare a pedepsei. Premise: - Evaluarea periodică se realizează obligatoriu o dată la şase luni sau la cererea persoanei private de libertate. Datele consemnate de specialiştii serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială (fişa nr. 7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială) sunt puse la dispoziţia Comisiei pentru individualizarea regimurilor de executare a pedepselor. Comisia poate dispune menţinerea persoanei private de libertate în acelaşi regim de executare sau modificarea regimului. - Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică poate fi modificat ţinând cont de situaţia persoanei custodiate la momentul evaluării, semnarea unui nou angajament de participare la activităţi fiind obligatorie. Din punct de vedere operaţional se evidenţiază două etape:

a) evaluarea periodică a persoanelor private de libertate, din perspectivă educativă, psihologică, socială şi moral-religioasă, consemnarea datelor în dosar – cel puţin odată la trei luni;

b) întocmirea şi înregistrarea documentelor.

Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Manual de proceduri

264

Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul responsabil de caz 1. Ia pe bază de semnătură din biroul şefului Serviciului de Educaţie /

Asistenţă psihosocială dosarele de educaţie şi asistenţă psihosocială ce urmează a fi completate. 2. Completează datele corespunzătoare evaluării educaţionale (nivel de instrucţie şcolară, cursuri de calificare profesională etc.). 3. Selecţionează persoanele private de libertate ce vor fi incluse în programele şi activităţile educaţionale, în funcţie de nevoile identificate/progresele educaţionale şi întocmeşte documentaţia impusă de cadrul metodologic (tabelele, fişe din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială etc.). 4. Întocmeşte (în colaborare cu asistentul social, psihologul şi preotul) orarul şi tematicile activităţilor derulate în vederea realizării evaluării periodice a persoanelor private de libertate. 5. Tematicile întâlnirilor individuale şi de grup realizate cu persoanele private de libertate urmăresc: a) cunoaşterea persoanelor private de libertate b) informarea persoanelor private de libertate cu privire la: - oferta de programe şi activităţi la care poate participa fiecare persoană privată de libertate, în funcţie de necesităţi: activităţi educaţionale, activităţi de pregătire profesională, activităţi socio-culturale, activităţi religioase, activităţi sportive, programul zilnic al deţinuţilor etc. - cadrul normativ şi legislativ care reglementează executarea pedepselor privative de libertate, respectiv: Codul Penal, Codul de procedură penală referitoare la executarea pedepselor privative de libertate, Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal, Regulamentul de aplicare a Legii 275, Decizii emise în temeiul Legii 275, Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, Regulamentul de ordine interioară a penitenciarului.

6. Orarul activităţilor derulate cu persoanele private de libertate cuprinde: ziua / ora / activitatea desfăşurată / locul desfăşurării / cine derulează activitatea / observaţii. 7. Desfăşoară convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul educatorului cu informaţiile relevante din perspectivă educaţională. 8. Completează Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 9. Desfăşoară întâlniri de grup cu persoanele private de libertate conform orarului şi tematicilor aprobate. 10. Redactează, în baza evaluării periodice, recomandări de specialitate în vederea îmbunătăţirii nivelului educaţional. 11. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul), şeful de secţie sau alţi factori decizionali ce pot fi responsabilizaţi, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care sunt identificate situaţii ce pun în pericol cadrul instituţional, integritatea psihosomatică a unor persoane, siguranţa locului de deţinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 12. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dată la şase luni sau la cererea


265

persoanei private de libertate, concluziile de specialitate şi recomandările sale, în vederea revizuirii traseului execuţional şi a modificării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 13. Înmânează persoanelor private de libertate, pentru a semna, Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică. 14. Completează fişa numărul 7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, ce conţine activităţile recomandate persoanei private de libertate. 15. Întocmeşte un fond documentar individual în care sunt clasate şi păstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoană privată de libertate asistată sau consiliată.

Psihologul responsabil de caz 1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate, completând Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Aplică tehnici de psihodiagnostic, pentru a fundamenta demersurile de asistenţă psihologică şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul psihologului cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor persoanelor private de libertate. 3. Realizează interpretarea rezultatelor obţinute în urma utilizării instrumentelor psihodiagnostice aplicate persoanelor private de libertate.

4. Selecţionează persoanelor private de libertate ce vor fi incluse în programele şi activităţile specifice, în funcţie de nevoile identificate/traseul terapeutic şi întocmeşte documentaţia impusă de cadrul metodologic ( tabelele, fişe din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială etc.). 5. Informează persoanele private de libertate cu privire la limitele de confidenţialitate, scopul şi obiectivele intervenţiei, cu respectarea principiului consimţământului informat. 6. Consemnează în Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială situaţia în care persoana privată de libertate refuză evaluarea psihologică sau participarea la şedinţele de consiliere sau grup terapeutic (în condiţiile în care s-au încercat toate posibilităţile de repartizare a cazului în cadrul serviciului de specialitate). 7. Formulează şi completează Concluziile şi recomandările psihologice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 8. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul), şeful de secţie sau alţi factori decizionali ce pot fi responsabilizaţi, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care sunt identificate situaţii ce pun în pericol cadrul instituţional, integritatea psihosomatică a unor persoane, siguranţa locului de deţinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 9. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dată la şase luni sau la cererea persoanei private de libertate, concluziile de specialitate şi recomandările sale, în vederea revizuirii traseului execuţional şi a modificării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 10. Întocmeşte un fond documentar individual în care sunt clasate şi păstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoană privată de libertate asistată sau consiliată.

Manual de proceduri

266

Asistentul social responsabil de caz

1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat, şi completează Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul asistentului social cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistare sociale. 3. Desfăşoară activităţi de grup (în cadrul unor programe sau la nevoie) şi activităţi de consiliere socială a persoanelor private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate. 4. Desfăşoară activităţi de prevenire a excluziunii sociale a persoanelor private de libertate, de întărire a relaţiilor cu familia, de mediere a relaţiilor cu instituţiile statului, de dezvoltare a unor deprinderi sociale prin cunoaşterea cadrului instituţional, normativ etc. 5. Consemnează datele sociale de interes şi completează recomandările de specialitate în Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 6. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul), şeful de secţie sau alţi factori decizionali ce pot fi responsabilizaţi, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care sunt identificate situaţii ce pun în pericol cadrul instituţional, integritatea psihosomatică a unor persoane, siguranţa locului de deţinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 7. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dată la şase luni sau la cererea persoanei private de libertate, concluziile de specialitate şi recomandările sale, , în vederea revizuirii traseului execuţional şi a modificării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 8. Întocmeşte un fond documentar individual în care sunt clasate şi păstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoană privată de libertate asistată sau consiliată.

Preotul 1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat, şi completează Fişa moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul preotului cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistenţă moral – religioasă. 3. Desfăşoară activităţi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate. 4. Desfăşoară slujbe religioase şi activităţi confesionale, de suport moral şi sensibilizare a unor factori de decizie din comunităţile locale, în scopul identificării unor parteneri de colaborare. 5. Consemnează datele de interes obţinute şi completează cu recomandările de specialitate Fişa moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 6. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul), şeful de secţie sau alţi factori decizionali ce pot fi responsabilizaţi, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care sunt identificate situaţii ce pun în


267

pericol cadrul instituţional, integritatea psihosomatică a unor persoane, siguranţa locului de deţinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 7. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dată la şase luni sau la cererea persoanei private de libertate, concluziile de specialitate şi recomandările sale în vederea revizuirii traseului execuţional şi a modificării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 8. Întocmeşte un fond documentar individual în care sunt clasate şi păstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoană privată de libertate asistată sau consiliată.


1. Verifică periodicitatea şi modul în care au fost completate fişele de specialitate şi documentaţia specifică domeniului de activitate


1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor educaţionale derulate cu persoanele private de libertate ce sunt supuse evaluării periodic. 2. Verifică şi avizează Dosarele de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială completate. 3. Ia cunoştinţă de conţinutul Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică şi de concluziile de specialitate, prezentându-şi punctul de vedere în cadrul Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate.


1. Avizează tabelele nominale şi orarul de desfăşurare a activităţilor educaţionale derulate cu persoanele private de libertate supuse evaluării.

Directorul unităţii 1. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor educaţionale şi de evaluare derulate cu persoanele private de libertate. 2. Aprobă conţinutul Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică şi măsurile de individualizare a traseului execuţional al persoanelor private de libertate.

Fişa de control a procedurii: Nr. crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs. 1. Existenţa tabelului cu persoanele private de libertate supuse

analizei Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate.

2. Existenţa unei similitudini între numărul de Dosare de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială şi numărul de persoane aflate în custodie ce corespund criteriilor de întocmire a dosarelor.

3. Modalitatea de întocmire, avizare şi aprobare a tabelelor cu persoanele private de libertate incluse în programele educaţionale şi de asistenţă psihosocială.




Manual de proceduri

268

7. Registrul psihologului este completat cu informaţiile semnificative, din perspectiva psihologică, cu privire la persoanele private de libertate.

8. Toate persoanele private de libertate care au fost evaluate psihologic şi-au exprimat acordul în scris pentru participarea la această activitate.







15. Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică este completat şi revizuit conform rubricilor imprimatului de către toţi specialiştii, fiind avizat de directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială.

16. Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială întocmit pentru fiecare persoană privată de libertate în perioada de observare - carantinare cuprinde Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică semnat de persoana privată de libertate.

17. Datele consemnate periodic de către specialiştii serviciilor de educaţie / asistenţă psihosocială se regăsesc în fişa nr.7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.

PROCEDURA 007: REALIZAREA EVALUĂRII FINALE A PERSOANELOR PRIVATE DE

LIBERTATE ÎN SCOPUL DISCUTĂRII ÎN COMISIA DE PROPUNERI PENTRU LIBERAREA CONDIŢIONATĂ

Scop: Evaluarea finală a persoanelor private de libertate reprezintă ultimul pas în vederea intrării acestora în discuţia comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată.

Premise: - Evaluarea finală, ca activitate, are 2 părţi componente:

a) întocmirea şi înregistrarea documentelor; b)evaluarea finală din perspectiva educativă, psihologică, socială.


Lucrătorul desemnat din cadrul serviciului educaţie

1. Ridică, de la Serviciul Evidenţă, tabelele cu persoanele care urmează să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată. 2. Anunţă educatorii,psihologii şi asistenţii sociali implicaţi în activităţile de reintegrare socială a persoanelor condamnate care urmează să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată cu privire la datele de identificare ale acestora;


269

Educatorul care desfăşoară activităţile educative cu persoanele private de libertate care urmează să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată

1. Se documentează, din sursele specifice(dosarul de penitenciar,dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială,registrul educatorului,etc.)cu privire la conţinutul informaţiilor pe care le va consemna în rubricile ce îi revin spre completare din fişa tip a caracterizării;aceste informaţii vor fi notate în agenda sa de lucru; 2. Discută individual cu persoana privată de libertate care urmează să fie discutată în cadrul Comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată, consemnând apoi faptul în registrul educatorului; 3. Completează datele corespunzătoare, în rubricile aferente din fişa tip a caracterizării; 4. După completare,predă fişa tip a caracterizării psihologului care a fost implicat în programul de reintegrare socială a persoanei private de libertate care urmează să fie discutată în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată 5. După completarea acesteia şi de către psiholog o va aduce la cunoştinţă şefilor Serviciului Educaţie şi Asistenţă psihologică precum şi directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială apoi, o va preda la Serviciul Evidenţă deţinuţi; 6. Se prezintă la Comisia de propuneri pentru liberarea condiţionată unde, după citirea caracterizării, îşi va exprima opinia în legătură cu posibilitatea liberării condiţionate a persoanei în cauză; 7. Stabileşte, împreună cu asistentul social, contactele cu instituţiile civile care pot furniza sprijin pentru reintegrarea socială, a persoanelor private de libertate declarate „Admis” de către Comisia de propuneri pentru liberare condiţionată.


1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de pregătire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate, după primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată.


1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de pregătire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate ,după primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată.

Directorul unităţii 1. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de pregătire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate,după primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată. 2. Aprobă mapele program, protocoalele de colaborare cu instituţiile din cadrul administraţiei publice guvernamentale/neguvernamentale, cu reprezentanţii societăţii civile;

Psihologul care desfăşoară activităţile de asistenţă psihologică cu persoanele private de libertate care urmează să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată

1. Se documentează, din sursele specifice(dosarul de penitenciar,dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială,registrul psihologului,etc.)cu privire la conţinutul informaţiilor pe care le va consemna în rubricile ce îi revin spre completare din fişa tip a caracterizării;aceste informaţii vor fi notate în agenda sa de lucru; 2. Aplică tehnici de psihodiagnostic, în baza consimţământului informat - dat în scris - al persoanei private de libertate, cu scopul elaborării profilului psihologic necesar la întocmirea caracterizării. În situaţia în care persoana privată de libertate refuză evaluarea psihologică, acest lucru se consemnează în rubrica aferentă din fişa tip a caracterizării; 3. Predă fişa tip a caracterizării educatorului, după completarea acestei rubrici; 4. Expune concluziile de specialitate Comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată, participând astfel la decizia acesteia în legătură cu posibilitatea liberării condiţionate a persoanei în cauză; 5. Susţine, împreună cu personalul implicat, Programul specific de pregătire pentru liberare şi desfăşoară activităţi de consiliere

Manual de proceduri

270

psihologică şi intervenţie în criză cu persoanele private de libertate declarate „Admis” de către Comisia de propuneri pentru liberare condiţionată.

Şeful Serviciului Educaţie 1. Verifică modul în care au fost completate fişele tip ale caracterizărilor de către educatori;

Şeful Serviciului Asistenţă Psihosocială

1. Verifică modul în care au fost completate fişele tip ale caracterizărilor de către psihologi;


1. Verifică şi avizează fişele tip ale caracterizărilor, mapele program,protocoalele de colaborare cu instituţiile din cadrul administraţiei publice guvernamentale/neguvernamentale, cu reprezentanţii societăţii civile.


Nr. crt. Aspecte de verificat Da Nu Obs. 1. Existenţa tabelului cu persoanele private de libertate care urmează

să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată primit de la serviciul Evidenţă deţinuţi.

2. Existenţa informaţiilor obţinute din sursele specifice de documentare în agenda de lucru a educatorului;

3. Existenţa consemnărilor făcute,cu prilejul discuţiei individuale, în registrul educatorului;.

4. Fişa tip a caracterizării este completată conform rubricilor imprimatului.

5. Existenţa tabelelor nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de pregătire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate (după primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată)

6. Orarul tematicilor şi activităţilor derulate cu persoanele private de libertate incluse în programul de pregătire pentru liberare au avizul directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, al directorului adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobarea directorului unităţii.

7. Existenţa consemnărilor făcute din perspectiva educativă,în urma consilierilor derulate în colaborare cu asistentul social, în registrul educatorului;

8. Existenţa informaţiilor obţinute din sursele specifice de documentare în agenda de lucru a psihologului;

9. Consimţământului informat a fost obţinut pentru toate persoanele private de libertate care au fost evaluate psihologic.


11. Existenţa consemnărilor făcute în registrul psihologului, cu ocazia activităţilor de consiliere psihologică şi intervenţie în criză,pentru persoanele private de libertate cuprinse în programul de pregătire pentru liberare;

12. Existenţa mapei programului de pregătire pentru liberare în formă completă,avizată de şeful Serviciului Educaţie şi de directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială şi aprobată de directorul unităţii;



271

A004 INFORMATICĂ A00401 Administrare hardware PROCEDURA : A0.04.01.001 Elaborare documentaţie tehnică echipament achiziţionat, întreţinere

şi implementare hardware Scop: Stabilirea modalităţii de constituire a depozitului de documentaţie tehnică, a modului de implementare şi întreţinere hardware a echipamentelor achiziţionate. Premise: Instalarea, implementarea în structura existentă şi întreţinerea echipamentelor I.T. achiziţionate se face numai de către personal specializat delegat de firma ce a livrat produsele sau firma care a preluat serviciile tip on-site pe aceste echipamente.

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

Procedura: Tabelul 2 Responsabilul cu administrarea aplicaţiilor de sistem şi Responsabilul cu securitatea I.T.

1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea intervenţiei.

2. Cu aprobarea obţinută, procedează la anunţarea firmei, stabilind data şi ora intervenţiei.

Responsabilul cu administrarea aplicaţiilor de sistem şi Responsabilul cu securitatea I.T.

3. Acordă asistenţă cu informaţii de configurare şi privitoare la evenimentele ce au avut loc, specialiştilor firmei prestatoare de servicii

4. Verifică integrarea echipamentelor pe principalele componente din topologia reţelei.

Şeful serviciului/ direcţiei responsabile

5. Se asigură de funcţionarea corespunzătoare a reţelei locale şi a comunicaţiilor în W.A.N. dacă este cazul.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaţii

A00402 Sisteme de operare şi pachete de aplicaţii PROCEDURA A0.04.02.001: Procedură de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office

2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2

Premise: Instalarea şi configurarea pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Tabelul 1 Inginerul de sistem 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre

necesitatea acestei operaţiuni.

Manual de proceduri

272

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane,

financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.

Inginerul de sistem 6. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2, conform documentaţie de la http://office.microsoft.com/en-us/ork2003/HA011402001033.aspx

7. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi

configurare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.


8. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă pachetul Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 funcţionează corespunzător.


PROCEDURA A0.04.02.002 : Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2000. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2000

Premise: Instalarea şi configurarea serverului SQL Server 2000 se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate.

Procedura: Tabelul 1 Administratorul bazelor de date

1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni.


2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate.

3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp).

4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.

Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a serverului SQL 2000 Server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul bazelor de date, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a serverului SQL 2000 Server, conform documentaţie instalare SQL Server 2000 (http://technet.microsoft.com/en-us/library/aa197926(SQL.80).aspx)




273


9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă serverul SQL 2000 Server funcţionează corespunzător.

10. Comunică administratorului bazelor de date finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.


PROCEDURA A0.04.02.003: Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005

Premise: Instalarea şi configurarea serverului SQL Server 2005 se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.


Procedura: Tabelul 1 Administratorul bazelor de date

1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni.





Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005 şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul bazelor de date, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005, conform documentaţie de la http://technet.microsoft.com/en-us/library/ms143219.aspx.




9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă serverul SQL Server 2005 funcţionează corespunzător.

10. Comunică administratorului bazelor de date finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.


PROCEDURA A0.04.02.004 : Procedură de instalare şi configurare File Server. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare File Server Premise: Instalarea şi configurarea File Server se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.

Manual de proceduri

274


Procedura: Tabelul 1 Administratorul de reţea 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre

necesitatea acestei operaţiuni. Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT




Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare File Server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare File Server, conform documentaţie de la: http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/72ad1371-25c2-458f-9639-77889d78a9761033.mspx?mfr=true.




9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă File Server funcţionează corespunzător.

10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.


PROCEDURA A0.04.02.005: Procedură de instalare şi configurarea sistemului de operare

Microsoft Windows XP SP2. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2

Premise: Instalarea şi configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2 se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.








275

Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2 şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2, conform documentaţie de la http://www.microsoft.com/windowsxp/using/setup/winxp/ install.mspx.




9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 funcţionează corespunzător.



PROCEDURA A0.04.02.006: Procedură de instalare şi configurare Print Server. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare Print Server

Premise: Instalarea şi configurarea Print Server se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.







Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare Print Server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare Print Server, conform http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/173a5abd-17b5-4a02-8e08-c1484e2717fb1033.mspx?mfr=true.



Manual de proceduri

276


9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă Print Server funcţionează corespunzător.



PROCEDURA A0.04.02.007: Procedură de instalare şi configurarea IIS Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a IIS

Premise: Instalarea şi configurarea IIS se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.







Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a IIS şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a IIS, conform documentaţiei de la http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/42b0d059-dd84-4aa8-be26-dbeaa2d971ac1033.mspx?mfr=true.




9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă IIS funcţionează corespunzător.




277

PROCEDURA A0.04.02.008: Procedură de instalare şi configurare a serverului DHCP. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului DHCP

Premise: Instalarea şi configurarea serverului DHCP se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.







Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a serverului DHCP şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a serverului DHCP, conform documentaţiei de la

8. http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/599241a4-4374-4a98-af9b-c38f766fbfbe1033.mspx?mfr=true.




10. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă serverul DHCP funcţionează corespunzător.



PROCEDURA A0.04.02.009: Procedură de instalare şi configurare a serverului DNS.

Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului DNS

Premise: Instalarea şi configurarea serverului DNS se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Tabelul 1 Administratorul de reţea 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre


2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane,

financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.

Manual de proceduri

278

Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a serverului DNS şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a serverului DNS, conform documentaţiei de la http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/66add8fa-0348-4cc4-94d1-6d68127290881033.mspx?mfr=true




9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă serverul DNS funcţionează corespunzător.



PROCEDURA A0.04.02.010 : Procedură de instalare şi configurarea WSUS. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a WSUS

Premise: Instalarea şi configurarea WSUS se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.







Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a WSUS şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a WSUS, conform

http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/9d55bda5- 9eb9-46d2-a204-62034936eb131033.mspx?mfr=true




9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă WSUS funcţionează corespunzător.




279

A00403 Securitate IT PROCEDURA : A0.04.03.001 Securizare perimetre L.A.N. şi W.A.N. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului Internet Security and Acceleration (ISA Server)

Premise: Instalarea şi configurarea serverului ISA Server se realizează de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.



1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea instalării prima dată pe un server dedicat sau ca urmare a unor evenimente nedorite, care au afectat rolul serverului existent.

2. Cu aprobarea obţinută, dacă serverul este în producţie, expediază un mail către grupul [email protected] , anunţând că traficul Internet şi eventual comunicaţiile vor fi întrerupte, până la un nou mail.

Şeful serviciului/ direcţiei 3. Dacă serverul este în producţie, dispune anunţarea prin secretară a tuturor serviciilor din A.N.P. despre suspendarea traficului Internet şi eventual a comunicaţiilor.


4. Urmează instrucţiunile din manualul în format electric, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi Comunicaţii IT, privitoare la instalarea şi configurarea serverului ca soft de aplicaţie: paginile 29-61.

5. Se introduce prin aplicaţia cmd.exe linia Route add 10.0.0.0 mask 255.0.0.0 10.51.0.1 -p, cu rolul ca pachetele destinate W.A.N. sa fie dirijate prin router-ul 10.51.0.1

6. Filtrele de IP-uri se preiau din ultima salvare realizată zilnic. 7. Log-urile se direcţionează către baza de date Internet de pe SAN.

Partiţia este accesibilă prin sectorul alocat SERVER11 – 10.51.0.66 8. Dacă se optează pentru cumularea log-urilor într-o bază de date

localizată pe un alt server, atunci configurarea serverului SQL de pe server11 se va realiza pentru a accepta sursa de date a ISA conform instrucţiunilor din manualul în format electric, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi Comunicaţii IT, referitoare la setarea serverului SQL pentru jurnalizarea operaţiunilor serverului ISA. Atenţie: ISA nu se porneşte până când aceasta configurare nu este realizată. De reţinut că această soluţie poate fi temporară întrucât ritmul de creştere a dimensiunilor bazei de date este extrem de rapid. Recomandat pentru o soluţie curentă este utilizarea motorului implicit al ISA, adică MSDE.

9. Efectuează operaţiunea de testare a comunicaţiilor din W.A.N. şi a accesului la Internet.

10. Dacă testele sunt reuşite, comunică şefului serviciului/ direcţiei disponibilitatea resurselor de reluare a traficului Internet şi comunicaţiilor.


11. Verifică funcţionarea corespunzătoare a traficului Internet şi comunicaţiilor.

12. Dispune anunţarea prin e-mail a grupului de informaticieni şi a personalului din A.N.P. despre disponibilitatea serviciilor.


Manual de proceduri

280

PROCEDURA : A0.04.03.002 Securizare sisteme Windows XP Scop: Uniformizarea metodelor şi procedurilor operaţionale destinate instalării, configurării, dării în exploatare şi administrării sistemelor Microsoft Windows XP la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea, configurarea şi implementarea următoarelor concepte privind securitatea sistemelor Windows XP:

a) Analiza sistemelor informatice (destinaţie, amploare, infrastructură de comunicaţii, infrastructură de servicii, vulnerabilităţi şi riscuri la adresa securităţii, stabilirea serviciilor de securitate şi a mecanismelor prin intermediul cărora acestea vor fi implementate),

b) Instalarea şi configurarea Windows XP (sistem operare, chipset placă de bază, drivere de dispozitiv, servicii de reţea),

c) Configurarea securităţii accesului la serviciile furnizate de reţea: model de securitate, autentificare, autorizare, protecţia datelor, audit,

d) Darea în exploatare, administrarea şi intervenţia pe durata exploatării. Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de

senzitivitate pentru buna funcţionare a sistemelor informatice şi asigurării disponibilităţii serviciilor. Din aceste motive nu pot fi aduse modificări decât numai de personal de specialitate astfel:

1. la ordinul direcţiei de specialitate a A.N.P. 2. din proprie iniţiativă a personalului după informarea direcţiei de specialitate a A.N.P. Pentru a putea face modificările, sunt necesare privilegii şi drepturi de acces administrative pe

următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:

Tabelul 1. Nr. crt

Denumire element Drept Tip modificare

1. Active Directory Users and Computers – numai pe domain controller

Adăugare/modificare/ştergere obiecte

Users, groups, and computers User rights Auditing security events Access control Authentication mechanisms Stored data security Network data security Managing security templates

2. Security Configuration and Analysis – pe domain controller şi pe sistemul XP

Modificare obiecte Security policies Account Policies Local Policies Event Log Restricted Groups System Services Registry File System

3. Security Templates – pe domain controller şi pe sistemul XP

Adăugare/modificare/suprascriere fişiere de configurare a securităţii

Open/Read/Write Security templates


281

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul sistemului Windows XP

1. Întocmeşte o notă cu justificarea solicitării 2. Prezintă nota şefului compartimentului informatică al unităţii în

vederea obţinerii avizului acestuia 3. Trimite nota secretariatului unităţii căreia îi aparţine în vederea

obţinerii avizului şefului unităţii. Secretariatul unităţii 4. Înregistrează nota de solicitare

5. Înştiinţează şeful compartimentului informatică al unităţii despre avizul şefului unităţii

Şeful compartimentului informatică al unităţii

6. În cazul avizului nefavorabil, înştiinţează beneficiarul sistemului 7. În cazul avizului favorabil, identifică şi alocă resursele necesare

instalării şi configurării sistemului: a. Umane b. Hardware c. Software

8. Stabileşte metodologia de rezolvare a solicitării privind: a. Pregătirea echipamentelor şi dispozitivelor b. Instalare, actualizare şi configurare sistem de operare c. Configurarea rolului sistemului şi serviciilor furnizate în reţea d. Configurarea securităţii sistemului în reţea în conformitate cu

documentul în format electronic „Windows XP Security Guide”, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi Comunicaţii IT.

e. Darea în exploatare 9. Stabileşte împreună cu beneficiarul sistemului personalul

responsabil cu exploatarea precum şi condiţiile de exploatare a sistemului

10. Actualizează setările şi configurările la nivelul reţelei Personalul responsabil cu exploatarea sistemului

11. Primeşte sistemul instalat şi configurat 12. Verifică dacă sistemul corespunde cerinţelor formulate 13. Asigură exploatarea sistemului


PROCEDURA : A0.04.03.003 Securizare sisteme Windows Server 2000. Scop: Uniformizarea metodelor şi procedurilor operaţionale destinate instalării, configurării, dării în exploatare şi administrării sistemelor Microsoft Windows 2000 Server la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea, configurarea şi implementarea următoarelor concepte privind securitatea sistemelor Windows Server 2000:

a) Analiza sistemelor informatice (destinaţie, amploare, infrastructură de comunicaţii, infrastructură de servicii, vulnerabilităţi şi riscuri la adresa securităţii, stabilirea serviciilor de securitate şi a mecanismelor prin intermediul cărora acestea vor fi implementate),

Manual de proceduri

282

b) Instalarea şi configurarea Windows Server 2000 (sistem operare, chipset placă de bază, drivere de dispozitiv, servicii de reţea),

c) Rolul în cadrul arhitecturii domeniului: domain controller, additional domain controller, file/web/print/database server,

d) Configurarea securităţii serviciilor furnizate în reţea şi a mecanismelor de acces la acestea: model de securitate, autentificare, autorizare, protecţia datelor, audit, relaţii de încredere,

e) Darea în exploatare, administrarea şi intervenţia pe durata exploatării. Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de

senzitivitate pentru buna funcţionare a sistemelor informatice şi asigurării disponibilităţii serviciilor. Din aceste motive nu pot fi aduse modificări decât numai de personal de specialitate astfel:

1. la ordinul direcţiei de specialitate a A.N.P. 2. din proprie iniţiativă a personalului după informarea direcţiei de specialitate a A.N.P. Pentru a putea face modificările, sunt necesare privilegii şi drepturi de acces administrative pe

următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1.

Nr. crt


4. Active Directory Adăugare/modificare/ştergere obiecte

Server roles Users, groups, and computers User rights Auditing security events Access control Authentication mechanisms Stored data security Network data security Managing security templates

5. Security Configuration and Analysis

Modificare obiecte Security policies Account Policies Local Policies Event Log Restricted Groups System Services Registry File System

6. Security Templates Adăugare/modificare/suprascriere fişiere de configurare a securităţii

Open/Read/Write Security templates

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unitaţile subordonate

Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul sistemului Windows 2000 Server

1. Întocmeşte o notă cu justificarea solicitării 2. Prezintă nota şefului compartimentului informatică al unităţii în

vederea obţinerii avizului acestuia 3. Trimite nota secretariatului unităţii căreia îi aparţine în vederea

obţinerii avizului şefului unităţii. Secretariatul unităţii 4. Înregistrează nota de solicitare

5. Înştiinţează şeful compartimentului informatică al unităţii despre avizul şefului unităţii

6. Înaintează nota de solicitare direcţiei de specialitate a A.N.P.


283

Şeful compartimentului informatică al unităţii

7. Recepţionează avizul direcţiei de specialitate a A.N.P. 8. În cazul avizului nefavorabil, înştiinţează beneficiarul sistemului 9. În cazul avizului favorabil, identifică şi alocă resursele necesare

instalării şi configurării sistemului: a. Umane b. Hardware c. Software

10. Stabileşte metodologia de rezolvare a solicitării privind: a. Pregătirea echipamentelor şi dispozitivelor b. Instalare, actualizare şi configurare sistem de operare c. Configurarea rolului sistemului şi serviciilor furnizate în reţea d. Configurarea securităţii sistemului în reţea în conformitate cu

documentul în format electric „Securing Windows 2000 Server”, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi Comunicaţii IT

e. Testarea funcţionalităţii f. Darea în exploatare

11. Stabileşte împreună cu beneficiarul sistemului personalul responsabil cu exploatarea precum şi condiţiile de exploatare a sistemului

12. Actualizează setările şi configurările la nivelul reţelei 13. Înştiinţează direcţia de specialitate a A.N.P. despre finalizarea

activităţilor Personalul responsabil cu exploatarea sistemului

14. Primeşte sistemul instalat şi configurat 15. Verifică dacă sistemul corespunde cerinţelor formulate de beneficiar 16. Asigură exploatarea sistemului


PROCEDURA : A0.04.03.004 Securizare sisteme Windows Server 2003 Scop: Stabilirea modalităţii de securizare a sistemelor Windows Server 2003

Premise: Securizarea sistemelor Windows Server 2003 se face imediat după instalarea sistemului de operare în funcţie de rolul dedicat serverului: domain controller, de infrastructură (DHCP, WINS), de fişiere, de imprimare, IIS, IAS (Internet Authentication Service identic cu RADIUS), cu serviciu de certificare, servere bastioane în Internet.



1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea scoaterii din producţie a serverului, datorită securizării.

2. Cu aprobarea obţinută, dacă serverul este în producţie şi prin rolul său poate afecta traficul Internet şi eventual comunicaţiile, expediază un mail către grupul [email protected] , anunţând acest lucru.

Şeful serviciului/ direcţiei 3. Dacă serverul este în producţie, dispune anunţarea prin secretară a tuturor serviciilor din A.N.P. despre suspendarea traficului Internet şi eventual a comunicaţiilor.

Manual de proceduri

284


4. Urmează instrucţiunile din anexa privitoare la instalarea şi configurarea serverului în funcţie de rolul dedicat al serverului.

5. Efectuează operaţiunea de testare a comunicaţiilor din W.A.N. şi a accesului la Internet.

6. Dacă testele sunt reuşite, comunică şefului serviciului/ direcţiei disponibilitatea resurselor de reluare a traficului Internet şi comunicaţiilor.


7. Verifică funcţionarea corespunzătoare a traficului Internet şi comunicaţiilor.

8. Dispune anunţarea prin e-mail a grupului de informaticieni şi a personalului din A.N.P. despre disponibilitatea serviciilor.


PROCEDURA : A0.04.03.005 Implementarea produselor antivirus. Scop: Uniformizarea metodelor şi procedurilor operaţionale destinate instalării, configurării, dării în

exploatare şi administrării produselor antivirus la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea,

configurarea şi implementarea următoarelor concepte vizând produsele antivirus: a) Analiza sistemelor informatice (destinaţie, amploare, arhitectură hardware �i software,

vulnerabilităţi şi riscuri la adresa securităţii, stabilirea serviciilor de securitate şi a mecanismelor prin intermediul cărora acestea vor fi implementate cu ajutorul produselor antivirus),

b) Instalarea şi configurarea produselor antivirus, c) Darea în exploatare, administrarea şi intervenţia pe durata exploatării. Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de

senzitivitate pentru buna funcţionare şi asigurării disponibilităţii sistemelor informatice. Din aceste motive nu pot fi executate decât numai de personal de specialitate astfel:

1. din proprie iniţiativă a personalului 2. la distribuirea către beneficiar a unui sistem Pentru a putea realiza opera�iunile sunt necesare privilegii şi drepturi de acces administrative pe

următoarele elemente: Tabelul 1.

Nr. crt


1. Fi�iere sistem Adăugare/modificare/ştergere obiecte

Open/Read/Write

2. Registry Modificare intrări Open/Read/Write 3. Security Configuration and

Analysis Adăugare/modificare/suprascriere fişiere de configurare a securităţii

Open/Read/Write

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

Procedura: Tabelul 2 Şeful compartimentului informatică al unităţii

1. Analizează sistemul informatic din punct de vedere al: a. Destinaţiei b. Arhitecturii hardware �i software


285

c. Vulnerabilităţii şi riscurilor la adresa securităţii la care este supus

d. Stabilirii configura�iei serviciilor de securitate şi a mecanismelor prin intermediul cărora acestea vor fi implementate cu ajutorul produsului antivirus

2. Identifică şi alocă resursele necesare instalării şi sistemului: a. Umane b. Hardware c. Software

3. Stabileşte metodologia de implementare a produsului antivirus privind: a. Persoana responsabilă cu instalarea produsului antivirus b. Pregătirea echipamentelor şi dispozitivelor c. Instalare produs antivirus în conformitate cu instruc�iunile

furnizorului d. Actualizare fi�iere sistem şi configurare produs antivirus e. Verificare online existen�a actualizărilor sistemului de operare f. Testarea funcţionalităţii g. Darea în exploatare

4. Comunică beneficiarului condiţiile de exploatare a sistemului 5. Actualizează setările şi configurările la nivelul reţelei

Persoana responsabilă cu instalarea produsului antivirus

6. Face parte din structura compartimentului informatic 7. Pregăte�te echipamentele, dispozitivele �i pachetul software al

produsului antivirus 8. Instaleaza produsul în conformitate cu instruc�iunile furnizorului 9. Realizează actualizarea fi�ierelor sistem �i configurarea produsului

10. Realizează actualizarea online a sistemului de operare �i produsului antivirus

11. Execută testarea func�ionalită�ii sistemului Beneficiarul sistemului 12. Primeşte sistemul instalat şi configurat

13. Verifică func�ionalitaea sistemului corespunzător cerinţelor formulate 14. Asigură exploatarea sistemului


PROCEDURA : A0.04.03.006 Backup stare sistem. Generare task. Scop: Uniformizarea metodelor şi procedurilor operaţionale destinate realizării copiilor de siguran�ă ale sistemelor de calcul de tip Microsoft Windows 2000 Server la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Premise: Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea si executarea opera�iunilor vizând realizarea copiilor de siguran�ă ale sistemelor de calcul de tip Microsoft Windows 2000 Server

Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de senzitivitate pentru buna funcţionare a sistemelor informatice şi asigurării disponibilităţii serviciilor. Din aceste motive nu pot fi executate decât numai de personal de specialitate astfel:

1. pe baza unei planificări 2. din proprie iniţiativă Pentru a putea realiza opera�iunile, sunt necesare privilegii şi drepturi de acces la următoarele

elemente:

Manual de proceduri

286

Tabelul 1. Nr. crt

Denumire element Drept Tip acces

1. Fi�iere de boot �i fi�iere sistem Administrator/Backup Operator Read/Write 2. Active Directory (numai pe domain

controller) Administrator/Backup Operator Read/Write

3. Sysvol (numai pe domain controller) Administrator/Backup Operator Read/Write 4. Registry Administrator/Backup Operator Read/Write 5. Performance counter configuration Administrator/Backup Operator Read/Write 6. Component Services Class

registration database Administrator/Backup Operator Read/Write

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

Procedura: Tabelul 2 Şeful compartimentului informatică al unităţii

1. Planifică executarea opera�iunilor sau avizează executarea acestora la ini�iativa personalului

2. Identifică şi alocă resursele necesare executării opera�iunilor: a. Umane b. Hardware c. Software

3. Urmăre�te executarea opera�iunilor în conformitate cu metodologia Backing Up System State Data privind: a. Pregătirea echipamentelor, dispozitivelor �i mediilor de backup b. Respectarea succesiunii opera�iunilor c. Verificarea validită�ii fi�ierelor �i mediilor de backup

4. Asigură condi�iile de păstrare a fi�ierelor �i mediilor de backup Personalul de specialitate

5. Pregăte�te echipamentele, dispozitivele �i mediile de backup 6. Execută opera�iunile de backup 7. Verifică validitatea fi�ierelor �i mediilor 8. La încheierea opera�iunilor predă mediile de backup �efului

compartimentului informatică


PROCEDURA: A0.04.03.007 Securizarea fişierelor în sistemele standalone cu Windows XP, folosind EFS (Encrypting File System) Scop: Procedura se va aplica pentru securizarea fişierelor de pe staţiile neincluse într-un domeniu şi pe care rulează Windows XP. De regulă, aceste staţii sunt destinate prelucrării documentelor cu caracter secret.

Premise: Prin aplicarea sistemului EFS se generează securitatea fişierelor. Deoarece pe un sistem pot exista mai multe profile, fiecare fiind dedicat unui utilizator, inclusiv administratorul, s-a optat pentru această soluţie deoarece folosirea partajării fişierelor în modalitate EFS conferă acces la documente foarte strict. Astfel, dacă pentru un utilizator în cadrul profilului său, se realizează un folder cu specificarea de încriptare a conţinutului datelor conţinute în el, nici un alt utilizator (exclusiv administratorul) nu pot vizualiza datele din acel folder. În mod concret, vom nota cu A – utilizatorul cu drept deplin asupra folderului şi cu X – un utilizator necunoscut (exclusiv administratorul). Asupra unui fişier generat de A într-un folder partajat EFS, se constată prin teste că:


287

o A poate face ce vrea cu fişierul pe HDD, adică îl poate muta, redenumi, şterge o A poate copia fişierul pe un suport extern, dar este avertizat că acesta îşi pierde proprietatea

de încriptare o A poate salva cheia pe suport extern, iar dacă o pierde o poate adăuga prin import de pe

suportul pe care a salvat-o anterior o X nu poate vizualiza fişierul o X nu poate să copieze fişierul pe suport extern o X nu poate să copieze fişierul într-un alt folder de pe acelaşi HDD o X nu poate adăuga utilizatori cu drept de vizualizare a fişierului o X nu poate exporta cheia privată a lui A

În acest mod, practic toată răspunderea menţinerii caracterului secret al unui fişier revine celui care îl generează iniţial. Administratorul sistemului este in mod implicit DRA, adica Data Recovery Agent. Deci numai el poate accesa datele criptate, în afara utilizatorului. Accesarea se face pe baza de ordin scris şi printr-o comisie al cărui membru este. Trebuie reţinut, că prin generarea fiecărui fişier în header-ul său se vor înscrie două chei: una privata din partea user-ului si una publica din partea DRA. Cu oricare din cele doua chei se poate accesa documentul.



1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea generării unui nou folder cu partajare EFS activată, într-un nou profil de utilizator pe un sistem Windows XP, neinclus în domeniu.

Şeful serviciului/ direcţiei 2. Dacă sistemul este în producţie, oferă delegare de competenţă celui ce relaizează configurarea

Responsabilul cu administrarea aplicaţiilor de sistem şi Responsabilul cu securitatea I.T. Utilizatorul care doreşte utilizarea partajării EFS.

3. Se realizează autentificarea cu credenţialele administratorului şi pe profilul utilizatorului care a solicitat încriptarea, se generează un folder.

4. Se dă dreapta click pe folderul selectat şi se selectează Properties.

5. Se selectează apoi Advanced. 6. Se încriptează fişierele prin selectarea opţiunii Encrypt

contents to secure data. Click OK pentru a încripta fişierele. 7. Se ruleaza START\Run\mmc.exe. Apoi Add/Remove Snap-

In si dublu click pe Certificates. 8. În interiorul Certificates, se alege Current User, Personal si

apoi se da click pe certificat certificatului. 9. Apoi dreapta mouse si All tasks si apoi Export.

10. Apoi se alege Yes, export the private key si Next. 11. Se alege formatul de export si se bifeaza Delete the private

key if the export is successful. 12. Certificatul exportat se salvează pe suport extern, notându-

se cartacteristicile sale. 13. Se face log off, parasindu-se profilul administratorului. 14. Se informeaza utilizatorul despre operaţia realizata.


15. Este informat despre finalizarea operaţiei.


Manual de proceduri

288

A00404 Aplicaţii A0.04.04.001 - Procedura de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server

Premise: Instalarea aplicaţiei ZBuget pe un server se face o singură dată înainte de instalarea clienţilor pe staţii. Instalarea se face numai de către personal specializat.


Procedura: Tabelul 1 Beneficiarul aplicaţiei 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre





Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server, conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare

8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.


9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, dacă pe server în SQL există baza de date ZBuget, dacă aceasta conţine tabele, view-uri, proceduri stocate, conturi de login, etc. şi aceasta funcţionează corespunzător.



A0.04.04.002 - Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget la client. Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei ZBuget la client.

Premise: Modificarea aplicaţiei ZBuget la client se face ori de câte ori este necesar, după instalarea aplicaţiei la client. Modificarea se face numai de către personal specializat.



necesitatea acestei operaţiuni.


289





Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de operare a modificării aplicaţiei ZBuget la un client şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de modificare a aplicaţiei ZBuget la un client, conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare

8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de modificare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.


9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă la client aplicaţia funcţionează corespunzător.



A0.04.04.003 - Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server. Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server.

Premise: Modificarea aplicaţiei ZBuget pe un server se face ori de câte ori este necesar, după instalarea aplicaţiei pe server. Modificarea se face numai de către personal specializat.







Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

7. Efectuează operaţiunea de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare


Manual de proceduri

290


9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă după modificările aduse pe server, la client aplicaţia funcţionează corespunzător.



A0.04.04.004 - Procedura de backup a aplicaţiei ZBuget. Scop: Stabilirea modalităţii de realizare a unui backup pentru aplicaţia ZBuget.

Premise: Backup-ul ( salvarea ) aplicaţiei ZBuget se face zilnic sau ori de câte ori este necesar. Backup-ul se face numai de către personal specializat.


Procedura: Tabelul 1 Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

1. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiei de backup.


3. Repartizează lucrarea unei persoane specializate. 4. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.

Persoana desemnată 5. Analizează solicitarea de efectuare a operaţiei de backup a aplicaţiei şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

6. Efectuează operaţiunea de backup a aplicaţiei, conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.


7. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit.


A0.04.04.005 - Procedura de refacere a datelor în urma unui dezastru pentru aplicaţia ZBuget. Scop: Stabilirea modalităţii de refacere a datelor în urma unui dezastru.

Premise: Refacerea bazei de date a aplicaţiei ZBuget se face în situaţia unui dezastru sau dacă este strict necesar. Refacerea se face numai de către personal specializat.



291

Procedura: Tabelul 1 Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

1. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiei de refacere.


3. Repartizează lucrarea unei persoane specializate. 4. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.

Persoana desemnată 5. Analizează solicitarea de efectuare a operaţiei de refacere a bazei de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.

6. Efectuează operaţiunea de refacere a bazei de date, conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare. Dacă este cazul, efectuează operaţia de instalare a aplicaţiei la client.


Şeful compartimentului / serviciului / direcţiei IT

8. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit.


PROCEDURA : A0.04.04.006 Procedură de instalare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal

Premise: Instalarea aplicaţiei Cheltuieli de Personal se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind centralizarea informaţiilor privind cheltuielilor de personal. Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse:

Resurse materiale - Server având instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat şi pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server.

Dacă ASP.NET nu este înregistrat să funcţioneze cu IIS, se configurează folosind instrucţiunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx.

- Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. - Fişierele bazei de date folosite (Cheltpers). Fişierele pot fi sub forma backup-ului sau fişiere .mdf şi

.ldf.

Resurse umane - Utilizatori având următoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instalează aplicaţia (discuri, servicii, reţea) - Drept de scriere a fişierelor pe discurile serverului - Drept de adăugare/modificare/ştergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se

instalează aplicaţia - Drept de adăugare/modificare/ştergere a site-urilor web din IIS

Manual de proceduri

292

Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare

Resurse de timp - Aproximativ două ore pentru instalare şi testare


Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Cheltuieli

de Personal 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea

aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

3. Înregistrează nota de solicitare a instalării aplicaţiei 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în

exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

7. Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei 8. Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o

rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele.

9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită: a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor

(materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea

aplicaţiei c) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date (a)

Instalarea aplicaţiei Cheltuieli de Personal pe serverul SQL 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de

date a aplicaţiei. 11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea,

ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date. 14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei -

nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare, informaţiile necesare accesului la baza de date.

15. Face o verificare a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei.

16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la:

c) Instalarea şi configurarea bazei de date, d) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele

pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, e) Problemele apărute în procesul de instalare, f) Eventuale observaţii cu privire la instalare.


293

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare (b).

Instalarea aplicaţiei Cheltuieli de Personal pe serverul Web 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a

aplicaţiei. 18. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea,

ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 19. Efectuează instalarea aplicaţiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementează modul de acces la aplicaţie, eventual folosind şi

credenţialele de acces la baza de date, furnizate de lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul de baze de date

Verificarea funcţionării aplicaţiei 21. Face o verificare a funcţionării aplicaţiei, precum şi o verificare

împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei.


a) Instalarea şi configurarea aplicaţiei, b) Eventuala neinstalare a aplicaţiei, împreună cu motivele pentru

care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d) Eventuale observaţii cu privire la instalare.

Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei

24. Verifică dacă instalarea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător.

25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând informaţiile privind instalarea aplicaţiei:

a) Stadiul instalării aplicaţiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaţiei d) Eventualele motive pentru care aplicaţia nu a fost instalată e) Eventuale observaţii cu privire la instalarea aplicaţiei

26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

27. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea beneficiarului.

28. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

29. Înregistrează nota de răspuns 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat instalarea

aplicaţiei. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.007 Procedură de modificare a aplicaţiei Cheltuieli De Personal Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Cheltuieli De Personal

Premise: Modificările aduse aplicaţiei Cheltuieli De Personal pot fi: a) Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date b) Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei

Manual de proceduri

294

Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a iniţiativei administratorului aplicaţiei, în urma observaţiilor proprii, sau în urma solicitărilor beneficiarilor aplicaţiei. Modificările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:

Tabelul 1. Nr. crt


1. Baza de date AccesDocumente

Creare / modificare / ştergere obiecte din baza de date

a)

2. Baza de date SetariAplicaţii Creare / modificare / ştergere obiecte din baza de date

a)

3. Fişierele aplicaţiei - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei.

- Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de pe serverul pe care este instalată aplicaţia.

b)

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Cheltuieli

De Personal, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării

2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.


3. Înregistrează nota de solicitare a modificării aplicaţiei 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în




7. Analizează cererea de modificare a aplicaţiei. 8. Stabileşte posibilitatea, necesitatea şi oportunitatea efectuării

modificărilor solicitate 9. Dacă solicitările de modificare nu pot fi îndeplinite, trimite o


10. Dacă solicitările pot fi îndeplinite, în totalitate sau în parte: a) Stabileşte modificările care pot fi efectuate b) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale,

umane, financiare, timp) c) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea

aplicaţiei, în funcţie de tipul modificării (a, b sau c, specificate în tabelul 1.)

d) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor. Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date (a)

11. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de baze de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei (b), colaborează cu lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv.

12. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare.

13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.008 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea cu privire la bazele de date.


295

14. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare:

a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile sau procedurile stocate, a consistenţei tabelelor şi view-urilor definite în bazele de date, a timpului de execuţie a scripturilor SQL, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei,

b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul,

c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în scriptul modificat

d) Trece la următoarea modificare. 15. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare

finală a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei.


g) Modificările efectuate, h) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care

acestea nu au putut fi efectuate, i) Problemele apărute în procesul de modificare, j) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, k) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate.

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare (b)

17. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de funcţionalitate şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei, colaborează cu lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv.


19. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.008 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei.


a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile utilizate în bibliotecile de date şi în clasele de obiecte,a timpului de execuţie a funcţiilor, a funcţionării corespunzătoare a interfeţei, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei,


c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în fişierul conţinând codul sursă modificat,


finală a funcţionării corespunzătoare a aplicaţiei, împreună cu

Manual de proceduri

296

ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea

aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Modificările efectuate, b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care

acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele apărute în procesul de modificare, d) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, e) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate.



24. Verifică dacă modificările au fost efectuate în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător.

25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând, pentru fiecare solicitare: a) Modificările efectuate b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care

acestea nu au fost efectuate c) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate






59. Înregistrează nota de răspuns 60. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat

modificările aplicaţiei. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.008 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli De

Personal. Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Cheltuieli De Personal.

Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:

Tabelul 1 Nr. crt.

Denumire element Drept

1. Baza de date cheltpers Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele

aplicaţiei.



297

Procedura: Tabelul 2 Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

1. Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte: a) locaţiei de stocare a fişierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total), d) modul de arhivare a fişierelor, e) frecvenţa salvărilor, f) modul de versionare a salvărilor.

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date

2. Execută paşii necesari definirii joburilor de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu specificaţiile şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei, în cazul în care acesta nu există.

3. Verifică funcţionarea corectă a joburilor de salvare a bazelor de date

4. Actualizează joburile de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu modificările apărute.

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul salvare fişiere

5. Arhivează şi salvează fişierele conţinând: a) codurile sursă ale aplicaţiei, b) documentaţia aplicaţiei c) fişierele rezultate în urma executării joburilor de salvare

automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile stabilite de şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei.

6. Rezolvă problemele apărute în cursul procesului de salvare a fişierelor, în raport cu competenţele sale.

7. Verifică integritatea fişierelor salvate şi reia procesul de arhivare şi salvare, în cazul în care constată că fişierele nu au fost arhivate sau salvate corespunzător.

8. Raportează orice problemă apărută în cursul procesului de salvare a fişierelor şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei.


PROCEDURA: A0.04.04.009 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Cheltuieli De

Personal Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Cheltuieli De Personal.

Premise: Procedura detaliază paşii care trebuie executaţi pentru a aduce aplicaţia în stare de funcţionare. Recuperarea datelor presupune intervenţia pe trei nivele:

a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaţie

Pentru aducerea aplicaţiei în stare de funcţionare sunt necesare următoarele: Tabelul 1 Nr. crt

Denumire element

1. Fişier de backup a bazei de date cheltpers 2. Fişier de backup a bazei de date msdb 3. Fişier de backup a bazei de date master 4. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei

Manual de proceduri

298

Refacerea datelor se execută numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperările de date, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:

Tabelul 2 Nr. crt.


1. Serviciul SQL unde vor fi instalate bazele de date

Echivalent cu System Administrator (sa)

2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS 3. Scripturile aplicaţiei Scriere în folderul unde se instalează scripturile aplicaţiei.

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

1. Ia act de indisponibilizarea aplicaţiei. 2. Anunţă şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

şi/sau şeful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. 3. După identificarea problemei repartizează sarcina şefului

serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia 4. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea

aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru refacerea datelor

5. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii. Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

6. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru repunerea în funcţiune.


7. Stabileşte modalitatea de refacere a datelor. 8. În funcţie de nivelul la care se intervine, repartizează sarcina

lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul de baze de date şi/sau de fişiere.

9. Colaborează cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, în cazul în care este necesară şi configurarea unui server de baze de date şi/sau a unui server web.

10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei


11. Verifică fişierele de backup, sub aspectele integrităţii fişierelor, existenţei celei mai recente versiuni.

12. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare– Refacerea bazelor de date

13. Verifică integritatea datelor refăcute. 14. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea

aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a datelor.


15. Verifică fişierele care conţin scripturile aplicaţiei, sub aspectul existenţei tuturor fişierelor necesare, a integrităţii fişierelor, a existenţei celei mai recente versiuni.

16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.006 – Procedura de instalare a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea Instalarea aplicaţiei Cheltuieli De Personal pe serverul Web.

17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.006 – Procedura de instalare a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei.

18. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a aplicaţiei.


299


19. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit.

20. Raportează şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei faptul că aplicaţia a fost restaurată şi eventualele probleme care au apărut în procesul de refacere a datelor

21. Menţionează evenimentul în jurnalul de mentenanţă a aplicaţiilor, descriind:

a) Data şi ora la care a apărut problema. b) Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei c) Soluţiile găsite pentru refacerea datelor d) Problemele apărute în refacerea datelor e) Modalităţi de rezolvare a problemelor



23. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaţiei


24. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre disponibilitatea aplicaţiei.


PROCEDURA: A0.04.04.010 Procedură de instalare a aplicaţiei Regim de executare a pedepselor.

Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Regim de executare a pedepselor

Premise: Instalarea aplicaţiei Regim de executare a pedepselor se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea regimurilor de executare a pedepselor de către persoanele private de libertate. Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse: Resurse materiale - Server având instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat şi pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server.


- Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. - Fişierele bazei de date folosite (PMSDB_Extensie). Fişierele pot fi sub forma backup-ului sau fişiere

.mdf şi .ldf.




Manual de proceduri

300



Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Regim de

executare a pedepselor 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea








9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită: a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale,

umane, financiare, timp) b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea



Instalarea aplicaţiei Regim de executare a pedepselor pe serverul SQL

10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de date a aplicaţiei.

11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie.

12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date. 14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei -




a) Instalarea şi configurarea bazei de date, b) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele

pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d) Eventuale observaţii cu privire la instalare.


Instalarea aplicaţiei Regim de executare a pedepselor pe serverul Web

17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a aplicaţiei.

18. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie.

19. Efectuează instalarea aplicaţiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementează modul de acces la aplicaţie, eventual folosind şi



301


















PROCEDURA: A0.04.04.011 Procedură de modificare a aplicaţiei Regim de Executare a

Pedepselor Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor

Premise: Modificările aduse aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor pot fi: a) Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date b) Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a

iniţiativei administratorului aplicaţiei, în urma observaţiilor proprii, sau în urma solicitărilor beneficiarilor aplicaţiei.

Modificările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:

Tabelul 1. Nr. crt


1. Baza de date PMSDB_Extensie


a)

Manual de proceduri

302

2. Baza de date PMSDB Citire a) 3. Fişierele aplicaţiei - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul

de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei.


b)


Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Regim

de Executare a Pedepselor, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării










10. Dacă solicitările pot fi îndeplinite, în totalitate sau în parte: a) Stabileşte modificările care pot fi efectuate b) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor

(materiale, umane, financiare, timp) c) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea


d) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date (a)



13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.012 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea cu privire la bazele de date.





303

c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în scriptul modificat,




a) Modificările efectuate, b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care





19. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.012 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei.






finală a funcţionării corespunzătoare a aplicaţiei, împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei




Manual de proceduri

304




25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând, pentru fiecare solicitare:

a) Modificările efectuate b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care







29. Înregistrează nota de răspuns 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat

modificările aplicaţiei.


PROCEDURA: A0.04.04.012 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Regim De

Executare A Pedepselor Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Regim De Executare A Pedepselor. Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:

Tabelul 1 Nr. crt


1. Baza de date PMSDB_Extensie Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează

sursele aplicaţiei.



1. Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte:

a) locaţiei de stocare a fişierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total), d) modul de arhivare a fişierelor, e) frecvenţa salvărilor, f) modul de versionare a salvărilor.


305












PROCEDURA: A0.04.04.013 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Regim de

Executare a Pedepselor

Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor. Premise: Procedura detaliază paşii care trebuie executaţi pentru a aduce aplicaţia în stare de funcţionare. Recuperarea datelor presupune intervenţia pe trei nivele:


Pentru aducerea aplicaţiei în stare de funcţionare sunt necesare următoarele:

Tabelul 1 Nr. crt

Denumire element

1. Fişier de backup a bazei de date PMSDB_Extensie 2. Fişier de backup a bazei de date msdb 3. Fişier de backup a bazei de date master 4. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei


Manual de proceduri

306

Tabelul 2 Nr. crt






Procedura: Tabelul 2 Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei



















16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.010 – Procedura de instalare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea Instalarea aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor pe serverul Web.

17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.010 – Procedura de instalare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei.



307





22. Data şi ora la care a apărut problema. 23. Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei 24. Soluţiile găsite pentru refacerea datelor 25. Problemele apărute în refacerea datelor 26. Modalităţi de rezolvare a problemelor







PROCEDURA: A0.04.04.014 Procedură de instalare a aplicaţiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Secretariat

Premise: Instalarea aplicaţiei Secretariat se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea documentelor intrate sau ieşite din unitate. Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse:



- Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. - Fişierele bazei de date folosite (secretariat_2008 – pentru sediu, smp – pentru unităţi). Fişierele

pot fi sub forma backup-ului sau fişiere .mdf şi .ldf. Resurse umane - Utilizatori având următoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instalează aplicaţia (discuri, servicii, reţea) - Drept de scriere a fişierelor pe discurile serverului - Drept de adăugare/modificare/ştergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se

instalează aplicaţia - Drept de adăugare/modificare/ştergere a site-urilor web din IIS Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare

Manual de proceduri

308



Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Secretariat













Instalarea aplicaţiei Secretariat pe serverul SQL 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de









Instalarea aplicaţiei Secretariat pe serverul Web 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a





309


















PROCEDURA : A0.04.04.015 Procedură de modificare a aplicaţiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Secretariat

Premise: Modificările aduse aplicaţiei Secretariat pot fi: 1. Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date 2. Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a



Manual de proceduri

310

Tabelul 1. Nr. crt


1. Baza de date Secretariat Creare / modificare / ştergere obiecte din baza de date

a)



b)


Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei

Secretariat, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea















13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.016 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Secretariat, secţiunea cu privire la bazele de date.



b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării,


311

revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul,










19. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.016 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Secretariat, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei.










Manual de proceduri

312











29. Înregistrează nota de răspuns 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat modificările


PROCEDURA : A0.04.04.016 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Secretariat.


Tabelul 1 Nr. crt


1. Baza de date Secretariat Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele

aplicaţiei.






313







automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile stabilite de şeful serviciului

responsabil cu întreţinerea aplicaţiei. 6. Rezolvă problemele apărute în cursul procesului de salvare a

fişierelor, în raport cu competenţele sale. 7. Verifică integritatea fişierelor salvate şi reia procesul de arhivare

şi salvare, în cazul în care constată că fişierele nu au fost arhivate sau salvate corespunzător.



PROCEDURA : A0.04.04.017 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Secretariat.




Denumire element

1. Fişier de backup a bazei de date Secretariat 2. Fişier de backup a bazei de date msdb 3. Fişier de backup a bazei de date master 4. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei


Tabelul 2 Nr. crt





Manual de proceduri

314
















12. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare – Refacerea bazelor de date





16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.014 – Procedura de instalare a aplicaţiei Secretariat, secţiunea Instalarea aplicaţiei Secretariat pe serverul Web.

17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.014 – Procedura de instalare a aplicaţiei Secretariat, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei.





21. Menţionează evenimentul în jurnalul de mentenanţă a aplicaţiilor, descriind: a) Data şi ora la care a apărut problema. b) Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei c) Soluţiile găsite pentru refacerea datelor d) Problemele apărute în refacerea datelor

Modalităţi de rezolvare a problemelor


315







PROCEDURA : A0.04.04.018 Procedură de instalare a aplicaţiei Acces Documente Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Acces Documente

Premise: Instalarea aplicaţiei Acces Documente se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea documentelor intrate sau ieşite din unitate. Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse:



- Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. - Fişierele bazei de date folosite (AccesDocumente şi SetariAplicaţii). Fişierele pot fi sub forma

backup-ului sau fişiere .mdf şi .ldf.





Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Acces

Documente 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea

aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

Manual de proceduri

316






7. Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei, sub aspectul 8. Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o






Instalarea aplicaţiei Acces Documente pe serverul SQL 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de









Instalarea aplicaţiei Acces Documente pe serverul Web 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a







e) Instalarea şi configurarea aplicaţiei, f) Eventuala neinstalare a aplicaţiei, împreună cu motivele pentru

care aceasta nu a putut fi efectuată, g) Problemele apărute în procesul de instalare, h) Eventuale observaţii cu privire la instalare.




317










aplicaţiei.


PROCEDURA : A0.04.04.019 Procedură de modificare a aplicaţiei Acces Documente. Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Acces Documente

Premise: Modificările aduse aplicaţiei Acces Documente pot fi: 1. Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date 2. Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei

Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a iniţiativei administratorului aplicaţiei, în urma observaţiilor proprii, sau în urma solicitărilor beneficiarilor aplicaţiei. Modificările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:

Tabelul 1. Nr. crt


1. Baza de date AccesDocumente


a)

2. Baza de date SetariAplicaţii Creare / modificare / ştergere obiecte din baza de date

a)



b)


Manual de proceduri

318

Procedura: Tabelul 2

Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Acces Documente, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării
















13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.020 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Acces Documente, secţiunea cu privire la bazele de date.








319







19. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.020 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Acces Documente, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei.















Manual de proceduri

320







aplicaţiei.


PROCEDURA: A0.04.04.020 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Acces

Documente Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Acces Documente.


Tabelul 1 Nr. crt


1. Baza de date AccesDocumente Acces la baza de date 2. Baza de date SetariAplicaţii Acces la baza de date 3. Baza de date master Acces la baza de date 4. Baza de date msdb Acces la baza de date 5. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează

sursele aplicaţiei.

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei











321





PROCEDURA: A0.04.04.021 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Acces

Documente Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Acces Documente.




Denumire element

1. Fişier de backup a bazei de date AccesDocumente 2. Fişier de backup a bazei de date SetariAplicatii 3. Fişier de backup a bazei de date msdb 4. Fişier de backup a bazei de date master 5. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei


Tabelul 2 Nr. crt




2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS 3. Scripturile aplicaţiei Scriere în folderul unde se instalează scripturile

aplicaţiei. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.




serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia

Manual de proceduri

322

4. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru refacerea datelor















16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.018 – Procedura de instalare a aplicaţiei Acces Documente, secţiunea Instalarea aplicaţiei Acces documente pe serverul Web.

17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.018 – Procedura de instalare a aplicaţiei Acces Documente, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei.











323




PROCEDURA : A0.04.04.022 Procedură de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise

Premise: Instalarea aplicaţiei Obiecte Interzise se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea obiectelor interzise descoperite în penitenciare.

Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse:



- Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. - Fişierele bazei de date folosite (ObiecteInterzise). Fişierele pot fi sub forma backup-ului sau fişiere

.mdf şi .ldf.





Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Obiecte

Interzise 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea







Manual de proceduri

324






Instalarea aplicaţiei Obiecte Interzise pe serverul SQL 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de









Instalarea aplicaţiei Obiecte Interzise pe serverul Web 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a













a) Stadiul instalării aplicaţiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date


325

c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaţiei d) Eventualele motive pentru care aplicaţia nu a fost instalată e) Eventuale observaţii cu privire la instalarea aplicaţiei








PROCEDURA : A0.04.04.023 Procedură de modificare a aplicaţiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Obiecte Interzise

Premise: Modificările aduse aplicaţiei Obiecte Interzise pot fi: 1. Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date 2. Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a



Tabelul 1. Nr. crt


1. Baza de date ObiecteInterzise Creare / modificare / ştergere obiecte din baza de date

a)



b)


Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Obiecte

Interzise, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea





6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii

Manual de proceduri

326











13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.024 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise, secţiunea cu privire la bazele de date.













327


19. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.024 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei.






















Manual de proceduri

328

PROCEDURA: A0.04.04.024 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Obiecte Interzise.


Tabelul 1 Nr. crt


1. Baza de date Obiecte Interzise Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele

aplicaţiei.

















329

PROCEDURA: A0.04.04.025 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Obiecte Interzise

Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise.




Denumire element

1. Fişier de backup a bazei de date Obiecte Interzise 2. Fişier de backup a bazei de date msdb 3. Fişier de backup a bazei de date master 4. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei


Tabelul 2 Nr. crt




2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS 3. Scripturile aplicaţiei Scriere în folderul unde se instalează scripturile

aplicaţiei.













Manual de proceduri

330




12. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare – Refacerea bazelor de date





16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.022 – Procedura de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise, secţiunea Instalarea aplicaţiei Obiecte Interzise pe serverul Web.

17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.022 – Procedura de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei.














331

Anexa 1 – Refacerea bazelor de date pentru aplicaţia Obiecte Interzise.

1. Restaurarea bazei de date master:

a. Se opreşte serviciul SQL Server din Computer Management (Click-dreapta pe My Computer -> Manage -> Services and Applications -> Services) sau Control Panel ->Administrative Tools -> Services.

b. Se porneşte serverul SQL în single mode: i. Start -> Run -> cmd.exe ii. cd “CaleSqlServer\mssql\binn\” (de regula este “C:\Program Files\Microsoft SQL

Server\MSSQL\Binn\”) iii. sqlservr.exe –c –m iv. se lasa ferestra de comenzi deschisa

c. Se deschide Query Analyzer si se face login pe serverul local, cu userul sa. Daca apare un

mesaj de eroare care indica faptul ca se poate face doar o conexiune in Single User Mode acesta se ignora (apare din cauza faptului ca este deschis panel-ul Object Browser care incearca sa mai deschida o conexiune). Se ruleaza urmatoarea comanda:

RESTORE DATABASE master FROM DISK=’CaleUltimBackupMaster\master1.bak’

[, DISK=’CaleUltimBackupMaster\master2.bak’,…] pentru fiecare fişier masterN.bak din CaleUltimBackupMaster (de regulă este doar un fişier).

Manual de proceduri

332

d. Ca urmare a comenzii de mai sus se va opri automat procesul sqlservr si se poate închide fereastra de comenzi DOS.

e. Se porneşte serviciul SQL Server din Services. 2. Restaurarea bazei de date msdb:

a. Se opreşte serviciul SQL Server Agent, dacă este pornit. b. Se rulează în Query Analyzer comanda:

RESTORE DATABASE msdb FROM DISK=’CaleUltimBackupMsdb\msdb1.bak’ [, DISK=’CaleUltimBackupMsdb\msdb2.bak’,…]

pentru fiecare fişier msdbN.bak din CaleUltimBackupMsdb (de regulă este doar un fişier). 3. Restaurarea bazei de date ObiecteInterzise:

a. Se rulează în Query Analyzer comanda: RESTORE DATABASE ObiecteInterzise FROM DISK=’CaleUltimBackupObiecteInterzise\ObiecteInterzise1.bak’

[, DISK=’CaleUltimBackupObiecteInterzise\ObiecteInterzise2.bak’,…] pentru fiecare fişier ObiecteInterziseN.bak din CaleUltimBackupObiecteInterzise (de regulă este doar un fişier). 4. Se pornesc serviciile SQL Server şi SQL Server Agent din Services.

Documents

Manual de proceduri