MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA-02-I-01-1 - … · documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral

MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA-02-I-01-1

GESTION ADMINISTRATIVA FECHA 30/03/12

VERSIÓN 1

ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS

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INSTRUCTIVO PARA LA GESTION DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE LA CORPORACION

Toda versión impresa de este documento se considera documento o copia no controlada

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO

30/03/12 1 Versión Original

TABLA DE CONTENIDO

ITEM DESCRIPCION PAG.

1 OBJETIVO 2

2 ALCANCE 2

3 INTRODUCCION 2

4 GLOSARIO ARCHIVISTICO 2

5 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 4

5.1 ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES 4

5.2 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR CARTAS U OFICIOS DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

4

5.3 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA 8

5.4 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR MEMORANDOS 10

5.5 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR CIRCULARES 14

5.6 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR ACTAS DE REUNION 16

5.7 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR RESOLUCIONES o ACTOS ADMINISTRATIVOS

18

6 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 21

6.1 REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 21

6.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 23

6.3 ALERTAS SISTEMA CID: 23

7. INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

24

7.1 ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN DE REGISTROS 24

7.2 CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS 29

7.3 CONDICIONES DE SEGURIDAD Y LIMPIEZA DE LOS ARCHIVOS 31

8. INSTRUCTIVO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO

32

8.1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 32

8.2 INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 32

8.3 DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS 34

ELABORÓ: Martha Luz Guevara Ortega Auxiliar Administrativo – Secretaria General

REVISÓ: Hilda Cristina Torres Castellanos Profesional Especializado – Subd. de Planeación y Fronteras

APROBÓ: Hilda Cristina Torres Castellanos Secretario General (E)



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1. OBJETIVO: establecer el instructivo para la gestión documental de los archivos de la Corporación. 2. ALCANCE: Aplica a todos los documentos que se generen en la Corporación (actos administrativos, contratos, expedientes, oficios, memorandos, circulares, actas, etc) generados por cada una de las dependencias de la entidad.

3. INTRODUCCION:

Con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. CORPONOR ha normalizado la estructura o formato para documentos de producción como actas, resoluciones cartas, circulares, memorando, nota interna, fax, correo electrónico, como también los procedimientos para el MPA-02-P-02 Trámite de correspondencia interna y externa y MPA-02-P-01 Organización, conservación, transferencia y custodia de documentos. El presente Instructivo de Gestión Documental se elabora con el fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos de una manera precisa, secuencial y normalizada, en atención a las políticas, normas e imagen corporativa de la entidad. Por considerarse de suma importancia la Gestión Documental en la Corporación, este documento debe ser de obligatorio conocimiento, cumplimiento y aplicación, por parte de quienes tienen la responsabilidad de cumplir con la gestión de documentos que se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, custodia, manejo recuperación y disposición final de los documentos.

4. GLOSARIO ARCHIVISTICO

Asunto: tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.

Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Clasificación documental: labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Depuración: operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc); es análogo a la selección natural.

Documento: información y su medio de soporte.

Documento de apoyo: es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma entidad o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las unidades administrativas o unidades de gestión. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central, y deben ser destruidos por el Jefe de la dependencia cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la unidades administrativas o unidades de gestión (Acuerdo 042 de 2002).

Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.



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Eliminación de documentos: es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Expediente: conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por unas unidades administrativas o unidades de gestión productora en la resolución de un mismo asunto.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente.

Pieza documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Véase Unidad documental.

Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subserie documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Tablas de retención documental: listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tipo documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Véase Unidad Documental.

Unidad administrativa: unidad técnico-operativa de una entidad. Es una unidad administrativas o unidad de gestión.

Unidad archivística: conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente.

Unidad de conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un legajo, un libro o un tomo.

Unidad documental: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Valor primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario; es decir, a los involucrados en el asunto.

Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

Valoración Documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.



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5. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta el Artículo 4 del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, la Dirección General establece que los cargos que están autorizados para firmar la documentación externa e interna son los siguientes: Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina y Directores Territoriales

De acuerdo con el Concepto Técnico del Grupo Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación, no se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda. Estos bolígrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo; y, aún en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentar pérdida de legibilidad en la información.

Los documentos se deben firmar o autografiar con o bolígrafo de tinta negra.

Los documentos se deben imprimir a doble cara.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups serán de obligatorio cumplimiento para asegurar la reproducción y recuperación de la información.

Nota aclaratoria: Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados por Corponor para uso general de la entidad, consultados y adaptados según la Guía Técnica Colombiana GTC 185 de 2009 y el Sistema de Gestión Integral de la corporación y la normatividad archivística aplicable.

5.1 ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

Tamaño del formato: Carta. Para Resoluciones o Actos Administrativos se utilizara papel tamaño oficio.

Estilo: Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Fuente: Tamaños que están entre los 11 y 12

No utilizar negrilla.

Márgenes: Superior entre 3 cm y 4 cm, Inferior entre 2 cm y 3 cm, Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm, Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.

Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.

Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

5.2 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR CARTAS U OFICIOS DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

CARTA: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Se imprime(n) original y una copia en papel con membrete y logotipo y por ambas caras si es el caso.



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ESTRUCTURA DE LA CARTA U OFICIO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

LOGOTIPO ------------------ ( 1 o 2 interlíneas ) ------------------ CÓDIGO: xxx-xx.xx ------------------ ( 1 interlínea ) Ciudad, ------------------ (2 a 3 interlíneas ) ------------------ ------------------ Señor, Doctor, Ingeniero, Licenciado (Según sea el caso)9 NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS Cargo Denominación o Razón Social de la entidad Dirección (sin abreviaturas) Ciudad, Departamento, País ------------------ ------------------(2 interlíneas ) Asunto: ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ Saludo ------------------ ------------------(1 o 2 interlíneas ) Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ . ------------------ ------------------ ( 1 o 2 interlíneas ) Despedida ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ( 4 a 5 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: ------------------ ------------------( 2 interlíneas ) Copias: ------------------ ( 1 interlínea ) Datos de quien revisa y elabora el documentos ------------------ ( 1 interlínea ) Antecedente



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PARTES DE LA CARTA U OFICIO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

Código: Se recomienda escribirlo a una interlínea libre del logotipo al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión ( - ), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto.

Lugar de origen: escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa el nombre del lugar de origen.

Datos del destinatario: a partir del lugar de origen, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.

Denominación o título académico: Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos.

Nombre del destinatario: Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.

Cargo: Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.

Asunto: Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras.

Saludo: a dos interlineas del asunto

Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos, es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.

Despedida: Se escribe a una o dos interlineas libres del texto. Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente), o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.).

Datos del remitente: Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

Líneas especiales: Anexos y copia. Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

Anexos: Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlineas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).

EJEMPLOS: Anexo: uno (14 folios, 7 páginas). Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).



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Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto). Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un video didáctico). Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).

Copia: La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.

EJEMPLO: En línea separada: Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Doctor Bernardo Murcia Vélez. Jefe de Aseguramiento de la Calidad. COPAV EJEMPLO: En línea seguida: Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; César

Arenas, Jefe de Producción

Datos del transcriptor: A dos interlineas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre, apellido y cargo de quien Revisa, proyecta y elabora el documento con su V°B, todo debidamente alineado, a un tamaño inferior (un punto) del tamaño de la letra del documento. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.

EJEMPLO: Reviso: Melva Yaneth Álvarez, Subdirectora de Recursos Naturales Proyecto: Blanca Ortega, Contratista

Antecedente: A una interlinea libre del transcriptor consignar el código de la oficina número de radicado de la comunicación, código de la serie y subserie y fecha del radicado del oficio al cual se está dando respuesta.



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MODELO DE CARTA u OFICIO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA



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5.3 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA

NOTA INTERNA: es un formato pre impreso de carácter interno, el cual se anexa a las comunicaciones, se diligencia a mano, cuyo objetivo es colocar las observaciones relacionadas con la comunicación y así evitar el deterioro a los documentos. ESTRUCTURA DE LA NOTA INTERNA

Numero de Radicado y fecha: Registrar el número de radicado del oficio y la fecha así: día, mes y año.

Fecha: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.

Para: Oficina a quien se le asigno la comunicación.

De: Nombre de la dependencia que remite la nota.

Cuadro de opciones: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.

Observaciones: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente.

Firma: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.

Datos de recibido: Consignar los datos del funcionario que recibe con fecha y hora.

MODELO DE NOTA INTERNA



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5.4 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR MEMORANDOS

MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. Se imprime una sola copia, a doble cara si es necesario, se escanea y allega por medio del correo electrónico interno, haciendo firmar el recibido en el documento impreso para soporte y/o evidencia.

ESTRUCTURA DEL MEMORANDO

LOGOTIPO ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------

MEMORANDO ------------------ ( 1 o 2 interlíneas ) ------------------ CÓDIGO: xxx-xx.xx ------------------ ( 1 interlínea ) Ciudad, fecha ------------------ ( 1 o 2 interlíneas ) ------------------ PARA: Nombre, Apellidos y Cargo ------------------ ( 1 interlínea ) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Asunto: ------------------ ( 2 a 3 interlíneas ) ------------------ ----------------- Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ . ------------------ ------------------ ( 1 o 2 interlíneas ) Despedida ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ( 4 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: ------------------ ( 1 interlínea ) Datos de quien revisa y elabora



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PARTES DEL MEMORANDO

Encabezado - Denominación del documento: A dos interlíneas del Logotipo, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida, centrada y en un cuadro de texto.

Código: se recomienda escribirlo a 2 o 3 interlíneas libre de la palabra Memorando, al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión ( - ), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto y el consecutivo de radicado interno que se lleva en las dependencias.

Lugar de origen y fecha de elaboración: escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa, en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto).

Destinatario y remitente: a una o dos interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición Para: seguida de dos puntos; insertar tabla para registro de los nombres de las personas a los que va dirigido el memorando. A una interlínea de la TABLA se ubica la preposición De: en mayúscula inicial, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.

Asunto: constituye la síntesis del tema del memorando. Se escribe a dos interlíneas de los datos del destinatario y remitente, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

Texto: se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto; se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.

Despedida: se recomienda escribirla a una o dos interlineas libres del texto, seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.).

Datos del remitente: se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, con mayúscula sostenida. No utilizar negrilla, subrayar o centrar.

Anexos: consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

Datos del transcriptor: a dos interlineas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre, apellido y cargo de quien revisa, proyecta y elabora el documento con su V°B, todo debidamente alineado. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.



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MODELO DE MEMORANDO



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Para el control de memorandos internos se diligencia el registro de memorandos en la dependencia formato MPA-02-F-02-11, el cual se recomienda llevar en formato digital.



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5.5 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR CIRCULARES

CIRCULAR: Comunicación escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externamente.

ESTRUCTURA DE LA CIRCULAR

PARTES DE LA CIRCULAR

Encabezado - Denominación del documento: a una interlínea del Logotipo, se escribe la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y en un cuadro de texto.

Código: Se recomienda escribir al margen izquierdo a una o dos interlínea libre de la palabra Circular los números que identifican la dependencia productora seguida de guión ( - ), colocar los números que

LOGOTIPO ------------------ (1 interlíneas ) ------------------

CIRCULAR ------------------ ( 1 a 2 interlíneas ) ------------------ CÓDIGO: xxx-xx.xx ------------------ ------------------ ( 1 a 2 interlínea ) Ciudad, fecha ------------------ ------------------ ( 1 a 2 interlíneas ) PARA: a quienes va dirigida la circular ------------------ ------------------ (2 interlíneas ) Asunto: ------------------ ( 2 a 3 interlíneas ) ------------------ ----------------- Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ . ------------------ ------------------ ( 1 o 2 interlíneas ) Despedida ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ( 4 a 5 interlíneas )

NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: ------------------ ( 1 interlínea ) Datos de quien revisa y elabora



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identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto y el consecutivo de radicado interno que se lleva en las dependencias.

Lugar de origen y fecha de elaboración: escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa, en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto)

Destinatario: a una o dos interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición Para seguida de dos puntos (:) y a una interlinea se escriben los destinatarios. A continuación y a una interlínea libre se ubica la preposición de, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.

Asunto: constituye la síntesis del tema del memorando. Se escribe a dos interlíneas de los datos del destinatario y remitente, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

Texto: se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto; se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por circular.

Despedida: se recomienda escribirla a una o dos interlineas libres del texto, seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.).

Datos del remitente: se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, con mayúscula sostenida y centrado.

Anexos: consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

Datos del transcriptor: a dos interlineas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre, apellido y cargo de quien Revisa, proyecta y elabora el documento con su V°B, todo debidamente alineado. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.

MODELO DE CIRCULAR



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5.6 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR ACTAS DE REUNION

ACTA: Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que Adquieren valor administrativo, legal, Jurídico e histórico desde el momento de su creación.

PARTES DEL ACTA DE REUNION

Encabezado. En el encabezado del acta escribir el nombre del grupo, equipo o comité que conforma la reunión.

No de Acta de Reunión: verificar que el número del acta corresponda al consecutivo, de acuerdo a la reunión organizada.

Fecha: esta información corresponde a la fecha en que se realiza la reunión y debe ser expresada en dia – mes – año

Lugar: sitio donde se realiza la reunión, ejemplo: Pamplona

Asistentes – Cargo – Oficina: se debe colocar los nombres completos de los asistentes principales a la reunión, su cargo o función que desempeñan dentro del comité y nombre de la oficina o entidad que representan. En el caso que se haya organizado una mesa directiva que presida la reunión mencionarlos.

Temas a tratar: en este espacio debe ir la agenda a desarrollar, o el orden del día planteado.

Desarrollo: explicación del avance de la reunión o como se desarrollo la misma.

Resultados y/o acciones a seguir: mencionar las conclusiones o resultados a las que se llego al finalizar la reunión.

Compromisos (opcional): si dentro del desarrollo y conclusiones de la reunión se llegan a definir compromisos o actividades que deben ser cumplidos en un plazo determinado y se hace necesario que estos queden plasmados dentro del documento, este espacio permite registrar la información pertinente, así como los nombres de los responsables asignados a estas tareas y las fecha limites (si las hay) establecidas para llevar a cabo el cumplimiento de las mismas y posteriormente evaluar su cumplimiento. Si no se requiere esta información, por favor no la diligencie. Este ítem se encuentra resaltado de un color amarrillo para indicar se trata de información opcional.

Firmas: al final del formato del acta se encuentra el espacio para colocar los nombres y firmas de los responsables de la reunión o personalidades principales que han intervenido. Puede ser ajustado de acuerdo a los requerimientos de firmas que necesite el documento. Ejemplo: firma presidente – firma secretario.



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MODELO ACTA DE REUNION



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5.7 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR RESOLUCIONES o ACTOS ADMINISTRATIVOS RESOLUCION o ACTO ADMINISTRATIVO: Podría señalarse de acuerdo al Código Colombiano que si bien no define al acto administrativo, da pie para identificar una definición funcional del mismo vinculada al ejercicio de la función administrativa. En este sentido se identifica como acto administrativo a cualquier manifestación de voluntad para producir efectos jurídicos, que se dicte en ejercicio de la función administrativa, por cualquier órgano del Estado e incluso por los particulares (arts. 1 y 82). ETAPAS PREVIAS: Antes de iniciar la elaboración de una resolución o acto administrativo es necesario adelantar las siguientes actividades de planeación:

Análisis de la viabilidad técnica: consiste en definir de manera concreta los objetivos, trámites, servicios o temática que se pretenden alcanzar o establecer con la resolución.

Análisis de la viabilidad jurídica: consiste en verificar sí la resolución tiene soporte jurídico y no viola la normatividad existente sobre la materia.

Análisis de viabilidad presupuestal: en caso de ser necesario, según la naturaleza del acto administrativo, se debe precisar si existe disponibilidad presupuestal para respaldar el acto administrativo.

ELABORACION DE LA RESOLUCION O ACTO ADMINISTRATIVO

Por lo general las Resoluciones expedidas por CORPONOR se pueden clasificar de la siguiente forma, teniendo en cuenta los objetivos, trámites, servicio o la temática que tratan: a) Resoluciones relacionadas con la Planeación de la entidad: Políticas corporativas, planes, programas,

proyectos. b) Resoluciones relacionadas con la Gestión del Talento Humano: Estructura organizacional, planta de

personal, manual de funciones, encargo de funciones, comisiones, vacaciones, estímulos, etc. c) Resoluciones relacionadas con la Gestión Financiera y Presupuestal: autorización de desembolsos, órdenes

de pago, caja menor, etc, ajustes presupuestales, traslados, créditos, contra-créditos, incorporación de recursos, etc.

d) Resoluciones relacionadas con la gestión Misional: Licencias, permisos, autorizaciones ambientales, tarifas, procesos sancionatorios, etc.

e) Resoluciones relacionadas con la contratación de la entidad: apertura, adjudicación de contratos, declaratorias de urgencias manifiesta, etc.

Las Resoluciones se enumeran consecutivamente y las oficinas encargadas de dicha actividad llevaran los controles, atenderán las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números y que no se numeren las resoluciones que no estén debidamente firmados, si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar las resoluciones. TRAMITE PARA LA ELABORACION DE LAS RESOLUCIONES O ACTOS ADMINISTRATIVOS

Teniendo en cuenta la temática y la estructura que debe tener una Resolución o Acto Administrativo se definen las siguientes obligaciones y responsabilidades: - El responsable del soporte documental: es el mismo funcionario responsable de la elaboración de la

Resolución o Acto Administrativo quien además de estructurar la información técnica (soporte técnico) y de elaborar la exposición de motivos, debe recopilar los documentos de otras dependencias (información financiera, presupuestal, etc.), así como los anexos que se necesiten dentro de la conformación del acto administrativo. Y colocar al final del documento el nombre, apellido y cargo de quien Revisa, proyecta y elabora el acto administrativo con su V°B, todo debidamente alineado.



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- El responsable del soporte legal: Es el jefe de la Oficina Jurídica, de la Corporación, quien prestará el apoyo y la asesoría que requiera el responsable de la elaboración de la Resolución o Acto Administrativo y además elaborará y entregará un concepto jurídico considerando todos los aspectos legales relacionados con la temática, los objetivos y los efectos cuando se requiera. Para los procesos contractuales el soporte legal se considera desde cada uno de los abogados responsables del proceso. Para la oficina de Control y Vigilancia el soporte es el Jefe de Oficina y los Abogados responsables de los procesos y para las Direcciones Territoriales los Profesionales Contratados.

TRAMITES POSTERIORES A LA FIRMA DE LAS RESOLUCIONES O ACTOS ADMINISTRATIVOS

Se firma original de las resoluciones y actos administrativos, el cual será radicado y fechado en la dependencia responsable de su custodia y se archivara en la carpeta respectiva. Se entrega copia a la dependencia responsable de su proyección, para su entrega posterior a los usuarios y a las dependencias que lo requieran considerando la temática de la resolución o acto administrativo expedido.

MODELO DE RESOLUCION O ACTO ADMINISTRATIVO

CONSECUTIVO Y VIGENCIA

EPIGRAFE

COMPETENCIA

PARTE MOTIVA

PARTE

DISPOSITIVA

FIRMA

LOGO Y

ENCABEZADO

REVISIÓN



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ESTRUCTURA DE LA RESOLUCION O ACTO ADMINISTRATIVO Todos las Resoluciones o Actos Administrativos deben tener la siguiente estructura:

Logo y encabezado: Incluye el logo de la Corporación seguidamente de la información referente al SINA, Ministerio y nombre de la Corporación.

Nombre: Se debe colocar la siguiente denominación utilizando mayúsculas: “RESOLUCION No ”. Dejar espacio suficiente para agregar el número y la fecha de expedición del mismo.

Epígrafe: Constituye el título de la Resolución o Acto Administrativo y sirve para indicar el contenido o tema. Debe indicar el objeto sobre el cual trata el contenido, debe ser corto y preciso. Por ejemplo: “Por la cual se reconoce y ordena un pago”.

Competencia: Deben indicarse las disposiciones de orden constitucional, especial o legal que asignan la competencia para expedir la Resolución o Acto Administrativo. Por ejemplo: “En ejercicio de las facultades que le otorga la Ley 99 de 1993 y de acuerdo con lo establecido con el Decreto …..”

Parte considerativa o motiva: Se identifica con la siguiente palabra en mayúscula: “CONSIDERANDO”. Se formula de modo no imperativo ya que no debe confundirse con la parte dispositiva. La motivación debe consistir en una breve explicación de los antecedentes y las necesidades que llevaron a la formulación de la resolución o Acto Administrativo a efectos de justificar su expedición.

Es importante verificar que la Resolución o Acto Administrativo en la parte considerativa contenga los siguientes aspectos:

- Soporte técnico: Es la exposición concisa de los elementos de hecho, la justificación del contenido material del proyecto con las argumentaciones técnicas, sociales, económicas, ambientales o de impacto e innovación que contiene la propuesta.

- Soporte legal: Es la exposición concisa de los elementos de derecho que se han tomado en consideración o los fundamentos jurídicos que guardan relación con el tema tratado.

- Soporte presupuestal: Dependiendo de la temática del proyecto y de ser necesario se deben colocar las razones presupuestales o financieras que dan lugar o respaldan las decisiones que se toman en el Acuerdo.

- Soporte Documental: Se debe mencionar la información y los documentos importantes que le dan soporte al acto administrativo y que en algunos casos se deben anexar como parte integral de la Resolución como es el caso de disponibilidades, estudios, actos administrativos complementarios, fundamentos teóricos, etc. El artículo final debe disponer la fecha a partir de la cual tendrá vigencia el documento: “regirá desde la fecha de su expedición, comunicación o publicación.”

Parte dispositiva: Es donde se refleja el contenido de la Resolución o Acto Administrativo en sí. Se inicia con la siguiente palabra en mayúscula: “RESUELVE”. La parte dispositiva de la Resolución se expresa en prescripciones que deben ir directamente al objetivo, es decir, a la producción de efectos jurídicos o a su creación, modificación o extinción.

Firmas: Firmas del Director General o persona delegada que avalan el documento.

Revisión: Se escribe el nombre y apellidos de quien revisa, proyecta y/o elabora el documento con su visto bueno.



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6. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Mensajería y Correo tradicional: firma de planilla o constancia de recibido y/o copia del documento recibido.

Fax: recepción centralizada, para la recepción se imprime en papel bond.

Correo electrónico: recepción centralizada, se registran en el sistema y se pasa a formato pdf y se envían por el correo institucional a la oficina responsable.

Página Web: recepción descentralizada para trámites en línea y envío a las diferentes dependencias. 6.1 REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Teniendo como base el el Acuerdo 060 de 2001 Se cuenta con una herramienta (SISTEMA CID) que nos permite registrar información detallada del documento recepcionado y permite su digitalización posibilitando las consultas necesarias.



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Para el control de entrega de las comunicaciones en las dependencias se imprime la planilla de asignación de correspondencia.



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Para la entrega de comunicaciones personalmente por parte de los funcionarios deben diligenciar la planilla de entrega de documentos personalmente.

6.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS: Para los recorridos internos de distribución de comunicaciones oficiales, se han establecido cuatro (4) recorridos en el horario de: 8:00 y 11:00 a.m, 2:30 y 5:00 p.m. Si por alguna circunstancia, la urgencia e importancia de una comunicación amerita su distribución inmediata, el funcionario de archivo y correspondencia la realizara. (Procedimiento Trámite de correspondencia Interna y externa).

6.3 ALERTAS SISTEMA CID: Se realiza seguimiento al proceso de registro de información a través del sistema CID, se verifica por medio del Modulo de alertas, la recepción, despacho y direccionamiento de documentos recibidos (pases) de tal forma que se pueda verificar el flujo de documentos semanal y a que radicados se le ha dado respuesta. Envía avisos de alertas de respuesta oportuna a los documentos recibidos, mediante recordatorios vía correo electrónico interno de forma automática del sistema.



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7. INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

MODELO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA-02-F-01-2

GESTION ADMINISTRATIVA FECHA

08/09/2009 VERSIÓN

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL

CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TITIPOS

DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO ARCHIVO

GESTION ARCHIVO CENTRAL

CT* E* D/M* S*

1010.01

ACTAS

1010.01.03

ACTAS DE CONSEJO

2 3 X X

Convocatoria

Acta

Informes

CONVENCIONES S: Selección E: eliminación CT: Conservación Total ______________________________ D: Digitalizar FIRMA DEL JEFE DE OFICINA

7.1 ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN DE REGISTROS: Para la aplicación de la Tabla de Retención Documental y con el fin de preservar y garantizar una adecuada organización y control de la información generada por la Corporación se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

FOLIACION Foliar todas y cada una de las unidades documentales de la serie, Subserie documental y expediente. El número del folio se escribe en la esquina superior derecha del verso del folio de manera legible y sin

enmendaduras, sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. Esta foliación es obligatoria para realizar la transferencia primaria.

NOMBRE DE SERIE

NOMBRE DE SUBSERIE

TIPOS DOCUMENTALES

CODIGO DE

OFICINA

CODIGO DE SERIE

CODIGO DE SUBSERIE



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La foliación se efectúa utilizando lápiz de mina negra y blanda en los archivos de gestión, y una vez transferidos al archivo central se realizará en lapicero de tinta negra. Aclaración: Cuando los documentos se encuentren impresos por ambas caras correspondientes al asunto del expediente debe foliarse cada una de sus caras.

Se numera de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. No se debe utilizar números con suplementos como A, B, C, ó bis Las series de documentos simples (decretos, circulares, resoluciones), se folian de manera independiente por legajo.

Los documentos compuestos o expedientes (contratos, historias laborales, procesos jurídicos, investigaciones disciplinarias) que por su volumen se archivan en más de un legajo, se folian de manera continua, es decir, que el segundo legajo tiene una foliación que será la continuación de la primera, y así sucesivamente cuando se requiera.

No se folian las pastas, ni las hojas en blanco que por alguna razón deban quedar en el legajo. Los planos, mapas, dibujos, etc., tienen el número de folio consecutivo que les corresponde, aún

cuando estén plegados. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja (como recibos,

facturas, fotografías), cada uno de ellos deberá ser numerado como folio independiente. Las fotografías sueltas, discos digitales -CD-, diskettes, acetatos o documentos en soportes similares,

se colocan en un sobre de protección, se relaciona el material contenido y se le asigna el número de folio respectivo, describiendo la información general en una ficha de referencia cruzada.

ARCHIVO Los legajos con gancho son utilizados para conservar los documentos del archivo de gestión. En cada legajo los documentos se disponen en el mismo orden natural en que se producen y reciben

los documentos. Los documentos se archivan teniendo en cuenta la medida de una hoja tamaño oficio. Una unidad documental (legajo) debe tratar de contener 200 folios más o menos un 10%. Las carpetas, expedientes o legajos y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y

rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Los expedientes o legajos se identifican usando el rótulo marcado o impreso. Se debe revisar los documentos del expediente y dejar constancia de su existencia diligenciando el

Formato MPA-02-F-01-4 “Listado de documentos en expediente” para cada uno de ellos. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada

unidad administrativa. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán

debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.



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MODELO DE ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES



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MODELO DE LEGAJO

ALMACENAMIENTO Cuando existen estantes para la organización del archivo, estos se identifican de izquierda a derecha y

las bandeja de arriba hacia abajo. Cuando existen archivadores de gavetas para la organización del archivo, estos se identifican de arriba

hacia abajo y del frente de la gaveta al fondo. Las series se distribuyen en las estanterías o mueble disponible atendiendo el orden de codificación

establecido, es decir, en forma ascendente. En las bandejas, los legajos se organizan de izquierda a derecha.

En lugar visible, se debe colocar la relación de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.



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Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Oficina de archivo , diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

Las cajas que se utilicen para la transferencia se enviaran al archivo central debidamente rotuladas.

MODELO DE ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES EN ARCHIVADOR

ARCHIVADOR #1

G:#2

G#3

ETIQUETA

1010.01 ACTAS 10.10.01.03 ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO

G:#1



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MODELO DE CAJA DE ARCHIVO Y ROTULO

PRESERVACION Para el diligenciamiento de los registros se debe garantizar que se utilice lapicero de tinta negra. Para la conservación de los registros se debe garantizar que los mismos no tengan tachones o

enmendaduras que alteren la legibilidad del documento. Cuando existan documentos en papel químico tales como fax, facturas entre otros, se debe sacar una

copia del documento para el respectivo archivo. En el caso que se utilicen formatos codificados se debe asegurar que tengan el código visible y sea

fácilmente identificable. En los archivos de gestión se debe garantizar la protección de los registros en cuanto a condiciones

ambientales tales como humedad, polvo, agentes biológicos entre otros. De acuerdo a lo establecido en la TRD se deben realizar los Backups con la periodicidad definida por la

persona responsable de los archivos de gestión, con el fin de garantizar la recuperación de la información relacionada con los procedimientos y procesos aplicables.

7.2 CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Para la consulta y préstamo de documentos en los archivos de gestión en caso de requerirse, se debe

diligenciar el formato MPA-02-F-01-7 “Planilla de préstamo de documentos” por cada legajo o expediente solicitado, y diligenciar el formato MPA-02-F-01-9 “guía de afuera”, que se deja en el lugar de donde se retira el legajo o expediente. Registra el ingreso en la planilla de control cuando el legajo es devuelto y se ubica en el lugar que le corresponde. La guía de afuera se retira y guarda en otra unidad de conservación. Los documentos permanecen en el expediente o legajo respectivo. Se evita el retiro individual de tipos documentales de los legajos, para su consulta o préstamo.

En el evento que una dependencia, entidad o persona natural requieran información del archivo y se indispensable trasladar un expediente a otra dependencia o entidad en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá diligenciar el registro planilla Control de Préstamo de Documentos y la Guía de Afuera, que se ubicara en el lugar de donde fueron retirados los documentos.

La custodia y préstamo de documentos de los archivos de gestión es responsabilidad del funcionario y/o contratista que produzca, reciba, tramite y archive los documentos de una dependencia. El préstamo de documentos debe hacerse solo con el visto bueno del Jefe de la respectiva dependencia si es para funcionarios de la misma entidad y si es para personal externo debe estar motivado mediante oficio.



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Para la consulta o préstamo de documentos, los funcionarios responsables del archivo central e histórico, entregan los legajos o expedientes debidamente organizados, foliados, inventariados y rotulados. Si el funcionario agrega otro documento en el legajo prestado, debe informar en el momento de la entrega, ya que este no se encuentra autorizado para modificar la foliación del legajo.

Cuando una dependencia considera necesario el traslado temporal de documentos del Archivo Central de CORPONOR a otra institución, envía comunicación al Grupo de Archivo y Correspondencia autorizado por Jefe de la dependencia, en la que indica los documentos que deben ser remitidos y la justificación. El Grupo de Archivo y Correspondencia realiza el trámite pertinente para el préstamo de los documentos y es el responsable de su recuperación.

El tiempo máximo para la tenencia del material documental prestado es de cinco días hábiles prorrogables, según el caso.

En el caso de pérdida del legajo o material documental prestado, a un funcionario se abrirá proceso disciplinario, teniendo como base los deberes de la Ley 734 de 2004 ”Código Único Disciplinario” y deberá reconstruir el expediente.

En el caso de pérdida del legajo o material documental prestado a un contratista hasta que reconstruya el expediente, no se firmará el formato MPA-02-F-01-6 “PAZ Y SALVO”, por lo tanto el pago final queda suspendido hasta la entrega del legajo en la oficina de Archivo y Correspondencia.

Cuando la solicitud es por escrito de un cliente externo, se radica, registra y tramita a la dependencia titular de la documentación, ya que la oficina de Archivo y Correspondencia cumple papel de custodio del archivo.

MODELO PLANILLA DE CONTROL DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS



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MODELO GUIA DE AFUERA

7.3 CONDICIONES DE SEGURIDAD Y LIMPIEZA DE LOS ARCHIVOS Restringir el ingreso a personas no autorizadas, con el fin de evitar la sustracción de documentos. Desconectar los servicios eléctricos al término de la jornada laboral y revisarlos periódicamente. Para el manejo de los documentos se debe utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada

jornada de trabajo deberán renovarse ya que no es material reutilizable. Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes

protectoras. Se recomienda llevar recogido el cabello largo. Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes biológicos se debe limpiar y

desinfectar antes de emprender trabajos de organización archivística. Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las manos con

el resto del cuerpo Al interior de los depósitos o de las zonas de limpieza no se debe consumir alimentos, bebidas, ni

fumar. Luego de cada jornada o en los períodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o

cuando se vayan a realizar otras actividades, los funcionarios se deben lavar las manos.



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8. INSTRUCTIVO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO 8.1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Una vez terminado el tiempo de retención documental en el Archivo de Gestión, los documentos deben transferirse al Archivo central, de igual manera del archivo central al Histórico con carácter obligatorio y de acuerdo con el cronograma de transferencias. La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo. Las transferencias primarias y secundarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Oficina de archivo, diligenciando el formato único de inventario Documental.

8.2 INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.

Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

Hoja No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.

Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.

No. De orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

Numero de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.



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Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

MODELO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL



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8.3 DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS: De acuerdo a la Tabla de Retención Documental, se realiza la disposición final de los documentos con miras a la conservación permanente, eliminación, selección, y digitalización.

Conservación total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Eliminación: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la cultura.

Selección: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo.

Digitalización: Técnica que permite escanear documentos y obtener Archivos digitales.

MODELO ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Documents

MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA-02-I-01-1 - … · documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral