Embed Size (px)
Citation preview
PERSONERÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA
2014
MANUAL DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PERSONERÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA
ALFREDO JOSÉ CABRALES RODRÍGUEZ
Personero Municipal de Montería
ELABORADO POR
ALEJANDRO DAVID RUIZ ROBLES
Ingeniero Industrial
MONTERÍA – CÓRDOBA
2014
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
CONTENIDO
INTRODUCCION .................................................................................................... 4
A CERCA DEL MANUAL......................................................................................... 5
OBJETIVO GENERAL ......................................................................................... 5
OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................ 5
QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL ......................................................... 6
RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FRENTE AL MANUAL
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.............................................................. 6
MARCO ESTRATEGICO ........................................................................................ 7
MISION ................................................................................................................ 7
VISION................................................................................................................. 7
OBJETIVOS INSTITUCIONALES ........................................................................ 8
POLITICAS INSTITUCIONALES ......................................................................... 8
POLÍTICA DE CONTROL INTERNO ............................................................... 8
POLITICA DE CALIDAD .................................................................................. 9
POLITICA DE OPERACIÓN POR PROCESO ................................................. 9
VALORES CORPORATIVOS .............................................................................. 9
MARCO LEGAL .................................................................................................... 12
MARCO CONCEPTUAL........................................................................................ 12
PROCESO ......................................................................................................... 13
PROCEDIMIENTO ............................................................................................ 13
ENFOQUE SISTEMICO .................................................................................... 13
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS .............................................................. 14
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ................................................. 14
TIPOLOGIA DE PROCESOS ............................................................................ 14
PROCESOS ESTRATÉGICOS ...................................................................... 14
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
PROCESOS MISIONALES ............................................................................ 15
PROCESOS DE APOYO ............................................................................... 15
PROCESOS DE EVALUACIÓN ..................................................................... 15
MAPA DE PROCESOS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA ... 16
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ................................. 16
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ............................................................. 17
CARACTERIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ................................................. 19
SOCIALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN ...................................................................... 20
CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................... 20
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
INTRODUCCION
Una de las herramientas institucionales y de gestión de la calidad principales es la
relativa al manual de procesos, debido a que facilita el aprendizaje del personal,
proporcionando la orientación precisa que requieren en las diferentes áreas,
fundamentalmente en el ámbito misional o de ejecución, dado que se describen en
forma lógica, sistemática y detallada los pasos que se deben seguir para cada una
de las actividades que se llevan a cabo al interior de una entidad.
El presente manual presenta una descripción de los procesos y procedimientos
encontrados en la Personería Municipal de Montería, de igual manera un mapa de
procesos donde se describen los diferentes tipos de procesos y su interrelación,
elemento estratégico de gran importancia para coadyuvar al logro de los objetivos
y fines esenciales de la Personería Municipal de Montería.
Para la elaboración del presente manual se tuvieron en cuenta dos etapas; dentro
de la primera etapa se realizó el análisis e identificación de los diferentes procesos
de la Personería Municipal de Montería, mediante sesiones de visitas a las
diferentes oficinas y entrevistas con jefes de procesos y personal de apoyo, todo
esto con el fin de realizar un manual de forma participativa, involucrando a todos y
cada uno de los funcionarios de la entidad; para la segunda etapa se realizó la
validación y aprobación por parte de los jefes de procesos y el Personero
Municipal.
Se debe tener en cuenta que la utilidad del presente manual radica en la veracidad
de la información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlo
permanentemente actualizado con la intención de garantizar la mejora continua
dentro del Modelo Estándar de Control Interno con revisiones periódicas, o por
solicitud de la alta dirección.
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
A CERCA DEL MANUAL
El Manual de Procesos y Procedimientos es un elemento del Sistema de Control
Interno, el cual es un documento instrumental de información detallado e integral,
que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas
operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en
una organización, en todas sus áreas, dependencias, departamentos y servicios.
OBJETIVO GENERAL
Fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno, por medio de la Identificación,
estructuración y establecimiento de los procesos y procedimientos necesarios
dentro del marco funcional de la Personería Municipal de Montería, permitiendo
contemplar la base fundamental para la consecución de la misión institucional de
la entidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Asegurar la estandarización de los procesos y procedimientos en cada una
de las oficinas de la Personería Municipal de Montería.
Exponer de una manera ordenada y secuencial las principales actividades o
pasos que componen cada procedimiento.
Permitir establecer claridad en el marco misional, administrativo y de apoyo
y puntos de control para la evaluación de la gestión y el establecimiento de
políticas de mejoramiento continuo.
Contribuir al ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo en las
distintas dependencias.
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
Servir de guía para la correcta ejecución de actividades y tareas de los
funcionarios de la Institución.
QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL
Todos los funcionarios de la Personería Municipal de Montería deberán consultar
permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades,
evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de
presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.
Los jefes de las diferentes oficinas porque podrán evaluar objetivamente el
desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de
procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y
externo de la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones.
Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la
medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han
sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos,
determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos
institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en
cada una de sus áreas.
RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FRENTE AL MANUAL
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Corresponderá a los Jefes de áreas funcionales o Líderes de Procesos, frente a
los manuales de procesos y procedimientos:
Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.
Propender por el cumplimiento y actualización de los manuales
establecidos.
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de
acuerdo a nuevas normas y tecnologías, por medio de un seguimiento
permanente.
Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la
reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos.
Ser base para la evaluación del desempeño tanto a nivel individual como de
la unidad o dependencia.
MARCO ESTRATEGICO
La Personería Municipal de Montería es un órgano de control de carácter
municipal que le corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la
protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes
desempeñan funciones públicas.
En tal sentido, la entidad es garante del cumplimiento de estos deberes
constitucionales ante la ciudadanía, siendo uno de sus más importantes propósitos
generar dentro de los servidores públicos comportamientos éticos y proactivos que
permitan crear lazos de credibilidad fundamentados en la recuperación de la
confianza de la ciudadanía monteriana en el cumplimiento de las funciones
encomendadas por la constitución y la ley.
MISION
La Personería Municipal de Montería tiene como misión velar por la promoción y
protección de los derechos humanos, salvaguardar el interés público y ciudadano,
vigilar y ejercer control sobre la conducta de los funcionarios del nivel Municipal y
garantizar a todos los Monterianos la defensa de sus derechos e intereses.
VISION
En el año 2016 la Personería Municipal de Montería será reconocida como un ente
líder en la defensa y promoción de los derechos humanos, ejemplar en la defensa
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
del orden jurídico, el patrimonio público y el desarrollo de la comunidad; con
personal calificado que brinde al ciudadano respuestas oportunas en el marco de
la democracia participativa, y proyectándose cada día en el nivel Municipal,
Departamental y Nacional.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Velar por el interés público y general ciudadanía.
Comunicar toda la información de interés público de forma oportuna y
transparente.
Velar por las buenas prácticas de gestión de los servidores públicos.
Velar por la guarda y protección de los derechos humanos de la
ciudadanía y de la población desplazada que reside en la ciudad.
Asegurar los principios éticos y valores del Personal que integra la
Personería Municipal de Montería y de la población en general.
Contribuir con el cuidado y mantenimiento del medio ambiente.
Rendir la información correspondiente de forma clara y transparente a
los entes de control.
POLITICAS INSTITUCIONALES
POLÍTICA DE CONTROL INTERNO
La Personería Municipal de Montería se compromete a dar aplicabilidad al Modelo
Estándar de Control Interno –MECI- (adoptado por el Gobierno Nacional mediante
el Decreto 1599 de 2005) y velar por su cumplimiento por parte de todos los
servidores públicos, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una
administración eficiente, eficaz, imparcial, íntegra y transparente, por medio de la
autorregulación, la autogestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo para el
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
cumplimiento de los fines del Estado, propiciando el control estratégico, el control
de gestión y el control de evaluación.
POLITICA DE CALIDAD
La Personería Municipal de Montería es un organismo de control administrativo y
disciplinario, con autonomía administrativa, financiera y presupuestal, que tiene
como finalidad velar por la guarda, promulgación y defensa de los derechos
humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de
los servidores a nivel municipal, para lograr todo esto nos comprometemos con el
servicio a la ciudadanía de forma eficiente, eficaz, oportuna y transparente. Con el
desarrollo social y cultural de cada una de las personas que integran la entidad,
aseguramos el mejoramiento continuo y fortalecimiento de la imagen de la entidad.
POLITICA DE OPERACIÓN POR PROCESO
La Personería Municipal de Montería se encuentra comprometida con el modelo
de operación por procesos, que permita la interacción y ejecución sistemática de
las actividades para de esta forma cumplir con la óptima prestación del servicio a
la ciudadanía y garantizar la calidad del servicio.
VALORES CORPORATIVOS
RESPONSABILIDAD
Es hacernos cargo de las consecuencias de las palabras, las decisiones, los
compromisos y en general, de los actos libre y voluntariamente realizados, no
sólo cuando sus resultados son buenos y gratificantes, sino también cuando nos
son adversos o indeseables.
Responsabilidad es también hacer de la mejor manera lo que nos corresponde,
con efectividad, calidad y compromiso, sin perder de vista el beneficio colectivo. El
servidor público debe hacer un esfuerzo honesto para cumplir con sus deberes.
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
Cuanto más elevado sea el cargo que ocupa, mayor es su responsabilidad para el
cumplimiento de las disposiciones de este Código.
HONESTIDAD
Es expresarnos con coherencia y sinceridad, de acuerdo con los valores de
verdad y justicia. En su sentido más evidente la honestidad puede entenderse
como el simple respeto a la verdad en relación con el mundo, los hechos y las
personas, en otros sentidos la honestidad también implican la relación entre el
sujeto y los demás.
El funcionario de la Personería de Montería, actuará con pudor, decoro y recato en
cada una de sus actuaciones.
JUSTICIA
Es la concepción que cada época y civilización tienen acerca del bien común. Es
un valor determinado por la sociedad que nació de la necesidad de mantener la
autonomía entre sus integrantes.
Es además el conjunto de reglas y normas que establecen un marco adecuado
para las relaciones entre personas e instituciones, autorizando, prohibiendo y
permitiendo acciones específicas en su interacción.
COMPROMISO
Comprometerse es poner al máximo nuestras capacidades para sacar adelante
todo aquello que se nos ha confiado. El compromiso es hacer lo que se hace de
corazón para ir más allá de la firma de un documento o un contrato. Cuando nos
comprometemos es porque conocemos las condiciones que estamos aceptando y
las obligaciones que éstas conllevan.
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
Un funcionario comprometido es aquel que cumple con sus obligaciones haciendo
un poco más de lo esperado al grado de sorprendernos, porque vive, piensa y
sueña con sacar adelante su familia, su trabajo, su estudio y todo aquello en que
ha empeñado su palabra.
Así mismo es generoso, busca como dar más afecto, cariño, esfuerzo y bienestar,
en otras palabras va más allá de lo que supone en principio el deber contraído. Es
feliz con lo que hace hasta el punto de no ver el compromiso como una carga, sino
como el medio ideal para perfeccionar su persona a través del servicio a los
demás.
SOLIDARIDAD
Surge del reconocimiento de que todos los seres humanos somos iguales y
podemos comprender el dolor, la pena y la desventura de los demás.
Estamos capacitados para asumir como propias, las justas y razonables
demandas de los otros. Es reconocer la dignidad humana.
RESPETO
Respeto es tratar humanamente a las personas, reconocer que el otro desde el
punto de vista de la especie, es tan real y semejante a nosotros y a la vez, si se lo
considera como individuo, bastante diferente.
El respeto se da cuando en la interacción se valoran las opiniones, las creencias,
los estilos de vida y la autonomía de los demás. Excluye, por lo tanto el maltrato,
la discriminación, la agresión, la humillación, la indiferencia y el desconocimiento
de las personas, cualquiera que sea su condición
SERVICIO
El servicio es una actitud de vida, es dar para facilitar el cumplimiento de un
proceso, resolver una necesidad, demanda o satisfacer una expectativa de
alguien, de modo que tanto quien da como quien recibe pueda sentirse agradados.
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
Servir supone una franca actitud de colaboración hacia los demás. Por esto la
persona servicial lo es en todas partes, con acciones que aunque parezcan
insignificantes, contribuyen a hacer más ligera y placentera la vida de los otros.
MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993
por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
Ley 872 de 2002
Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios
Decreto 1537 de 2001
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del estado
Decreto 4110 de 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública
Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el estado colombiano
Decreto 4295 de 2007 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 872 de 2003
Decreto 019 de 2012
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración publica
Decreto 943 de 2014 Por el cual se actualiza el modelo estándar de control interno - MECI
MARCO CONCEPTUAL
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTCGP
1000;2009)
PROCEDIMIENTO
Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales
conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas
secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben
cumplir políticas y normas establecidas señalando registros o flujo de documentos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades ejecutadas.
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su
competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. (NTCGP
1000;2009)
ENFOQUE SISTEMICO
Un sistema es el conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactúan con el fin de lograr un propósito. (NTCGP 1000;2009)
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es
la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.
Es importante aclarar que los elementos o partes que componen un sistema se
refieren al campo funcional. De este modo los elementos pasan a ser funciones
básicas realizadas por el sistema, el cual contiene entradas que para la
Personería Municipal de Montería son los usuarios y requisitos de los usuarios o
clientes; procesos, que se dan dentro de la entidad e interactúan entre sí para
lograr la consecución de los objetivos o prestación del servicio; y salidas, que son
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
los resultados obtenidos (asesorías, atención al usuario), que pueden ser medidos
en la entidad como la satisfacción de los servicios.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Un enfoque basado en procesos es la gestión sistemática de la interacción e
interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un
resultado deseado.
En las entidades, las dependencias tienen nombres muy definidos pero los
procesos no. Es así como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces
invisibles por la estructura organizacional; se le asignan responsabilidades a
directivos y se rinden cuentas de un área o dependencia en particular, pero no se
asigna la responsabilidad por el trabajo completo, esto es, por el proceso. (GUIA
PARA LA RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS)
Dentro de la Personería Municipal de Montería se llevan a cabo procesos de tipo
estratégico, misional, apoyo y de evaluación, análisis y mejora, que por medio de
su interrelación permiten el funcionamiento y la prestación del servicio de salud de
forma oportuna, eficiente y con calidad.
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
El modelo de operación por procesos de la Personería Municipal de Montería se
estableció a partir de la identificación de cada uno de los procesos desarrollados al
interior de la entidad, involucrando a los funcionarios de las diferentes áreas.
TIPOLOGIA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de
objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de
recursos necesarios y revisiones por la dirección. (NTCGP 1000;2009)
Gestión Gerencial
PROCESOS MISIONALES (o de realización del producto o de la prestación
del servicio)
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad
en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. (NTCGP 1000;2009)
Defensa del Interés Público
Defensa y Promoción de los Derechos Humanos
Vigilancia de la Conducta Oficial
PROCESOS DE APOYO
Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son
necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y
mejora. (NTCGP 1000;2009)
Gestión del Talento Humano
Gestión Administrativa y Financiera
PROCESOS DE EVALUACIÓN
Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a
realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.
Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones
correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de
apoyo y los misionales. (NTCGP 1000;2009)
Control Interno
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
MAPA DE PROCESOS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA
El mapa de procesos es la representación gráfica de los procesos y la operación
de las entidades y organismos. Estos diagramas se clasifican habitualmente en
estratégicos o gerenciales, misionales, de apoyo y medición, evaluación y mejora.
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Por medio de la identificación de los procesos y procedimientos se establecen
lineamientos y políticas para la operación y prestación de servicios de la
Personería Municipal de Montería, a continuación se presentan los procesos y los
procedimientos identificados al interior de la entidad.
MACROPROCESO ESTRATEGICO
Proceso Procedimiento
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
Gestión Gerencial
Planeación Estratégica
Atención a la Comunidad
Contratación
Comunicaciones
MACROPROCESO MISIONAL
Proceso Procedimiento
Defensa y Promoción de los Derechos Humanos
Atención al Usuario
Defensa del Interés Público Atención al Usuario
Vigilancia de la Conducta Oficial N.A.
MACROPROCESO APOYO
Proceso Procedimiento
Gestión del Talento Humano
Selección y Nombramiento de Personal
Inducción y Entrenamiento
Formación y Capacitación
Gestión del Bienestar Laboral
Reporte e Investigación de Accidente de Trabajo
Gestión Administrativa y Financiera Gestión Presupuestal
Egresos
MACROPROCESO MEDICIÓN, EVALUACIÓN Y MEJORA
Proceso Procedimiento
Control Interno
Acciones de Mejora
Auditoria Interna
Codificación de Documentos
Control de Documentos y Registros
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Se realizó la caracterización de los procesos con el fin de establecer una plena
identificación, en el formato se describe el macroproceso al cual pertenece el
proceso, nombre del proceso, propietario o líder del proceso, recursos físicos,
talento humano, requisitos legales y normativos, proveedores, entradas,
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
actividades, salidas, clientes, indicadores, registros y documentos internos y
externos. El formato diseño que se ha establecido para la caracterización de los
procesos se presenta a continuación. Anexo 1 (Caracterización de Procesos y
Procedimientos)
Modelo para la identificación y documentación de procesos
MACROPROCESO
PROCESO PROPIETARIO
OBJETIVO
RECURSOS
TALENTO HUMANO
FISICOS
REQUISITOS
REQUISITOS LEGALES
REQUISITOS MECI 1000; 2014
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
CLIENTES
INDICADORES
REGISTROS
DOCUMENTOS RELACIONADOS
DOCUMENTOS INTERNOS
DOCUMENTOS EXTERNOS
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
MODIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
CARACTERIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Para la documentación de los procedimientos se establece un objetivo, alcance,
actividades con su respectivo(s) responsable(s) y registro(s), documentos
relacionados para la correcta ejecución de actividades y anexos. El formato
establecido para la documentación de los procedimientos se presenta a
continuación. Anexo 1 (Caracterización de Procesos y Procedimientos)
Modelo para la identificación y documentación de procedimientos
NOMBRE PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
ALCANCE
NRO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1
2
3
4
DOCUMENTOS RELACIONADOS
ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
VERSIÓN FECHA DE
MODIFICACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
ELABORÓ REVISÓ ARPOBÓ
SOCIALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN
El Manual de Procesos y Procedimientos debe ser conocido por todos los
funcionarios vinculados a la Personería Municipal de Montería. Para esto la oficina
de Talento Humano deberá hacer uso de los procedimientos de inducción,
formación y capacitación, con la finalidad de lograr los objetivos esenciales para
los cuales fue creado el presente documento.
El presente documento reposara en medio físico en la oficina de pagaduría y será
distribuido en medio magnético a cada uno de los líderes de los procesos, quienes
tendrán la responsabilidad de hacerlo llegar a cada uno de sus subalternos.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
MODIFICACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
01 12/12/2014 Elaboración del documento en su
primera versión
ELABORÓ REVISÓ ARPOBÓ Ingeniero
Industrial Asesor Comité de Control Interno Personero Municipal
Personería Municipal de Montería
COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA
NIT. 800.253.846-1
Calle 31 No.6-09 1 er. Piso
Telefax (094) 782 48 35 E mail: [email protected]
