Upload
hatuong
View
234
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
1
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2017
PERSONERÍA MUNICIPAL DE COTA
2
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERÍA
MUNICIPAL DE COTA
RODRIGO ERNESTO MARÍN TORRES
Personero Municipal de Cota
ELABORADO POR MIGUEL DARIO DUQUE VARGAS
Ingeniero Industrial
COTA – CUNDINAMARCA 2017
3
INTRODUCCION
Una de las herramientas institucionales y de gestión de la calidad principales es la relativa al
manual de procesos, debido a que facilita el aprendizaje del personal, proporcionando la
orientación precisa que requieren en las diferentes áreas, fundamentalmente en el ámbito
misional o de ejecución, dado que se describen en forma lógica, sistemática y detallada los
pasos que se deben seguir para cada una de las actividades que se llevan a cabo al interior de
una entidad.
El presente manual presenta una descripción de los procesos y procedimientos encontrados
en la Personería Municipal de Cota, de igual manera un mapa de procesos donde se describen
los diferentes tipos de procesos y su interrelación, elemento estratégico de gran importancia
para coadyuvar al logro de los objetivos y fines esenciales de la Personería Municipal de
Cota.
Para la elaboración del presente manual se tuvieron en cuenta dos etapas; dentro de la primera
etapa se realizó el análisis e identificación de los diferentes procesos de la Personería
Municipal de Cota, involucrando a todos y cada uno de los funcionarios de la entidad; para
la segunda etapa se realizó la validación y aprobación por parte del Personero Municipal.
Se debe tener en cuenta que la utilidad del presente manual radica en la veracidad de la
información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlo permanentemente
actualizado con la intención de garantizar la mejora continua dentro del Modelo Estándar de
Control Interno con revisiones periódicas, o por solicitud de la alta dirección.
ACERCA DEL MANUAL
El Manual de Procesos y Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el
cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en
forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben
realizar individual y colectivamente en una organización, en todas sus áreas, dependencias,
departamentos y servicios.
4
OBJETIVO GENERAL
Fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno, por medio de la Identificación,
estructuración y establecimiento de los procesos y procedimientos necesarios dentro del
marco funcional de la Personería Municipal de Cota, permitiendo contemplar la base
fundamental para la consecución de la misión institucional de la entidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Asegurar la estandarización de los procesos y procedimientos en cada una de las oficinas
de la Personería Municipal de Montería.
Exponer de una manera ordenada y secuencial las principales actividades o pasos que
componen cada procedimiento.
Permitir establecer claridad en el marco misional, administrativo y de apoyo y puntos de
control para la evaluación de la gestión y el establecimiento de políticas de mejoramiento
continuo.
Contribuir al ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo en las distintas
dependencias.
Servir de guía para la correcta ejecución de actividades y tareas de los funcionarios de la
Institución.
QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL
Todos los funcionarios de la Personería Municipal de Cota deberán consultar
permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando
su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias
tendientes a mejorar los procedimientos.
El Personero Municipal podrá evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y
proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios
5
en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas
operaciones.
Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del
nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para
prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y
eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la
evaluación de la gestión en cada una de sus áreas.
RESPONSABILIDAD DEL PERSONERO MUNICIPAL O DE QUIEN ESTE
DELEGUE (LOS JEFES DE LAS AREAS) FRENTE AL MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
Corresponderá al Personero Municipal y/o los Jefes de áreas funcionales o Líderes de
Procesos que este delegue, frente a los manuales de procesos y procedimientos:
Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.
Propender por el cumplimiento y actualización de los manuales establecidos.
Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas
normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente.
Proponer los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al
cumplimiento de los objetivos.
Ser base para la evaluación del desempeño tanto a nivel individual como de la unidad o
dependencia.
MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
6
Ley 872 de 2002 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva
del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto 1537 de 2001 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto
a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las
entidades y organismos del estado.
Decreto 4110 de 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma
técnica de calidad en la gestión pública.
Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el
estado colombiano.
Decreto 4295 de 2007 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 872 de 2003.
Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública.
Decreto 943 de 2014 Por el cual se actualiza el modelo estándar de control interno – MECI.
MARCO CONCEPTUAL
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTCGP 1000;2009).
PROCEDIMIENTO
Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un
conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación
con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas
señalando registros o flujo de documentos.
7
REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
ejecutadas.
RESPONSABILIDAD
Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y
aceptar las consecuencias de un hecho. (NTCGP 1000;2009).
ENFOQUE SISTEMICO
Un sistema es el conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el
fin de lograr un propósito. (NTCGP 1000;2009).
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad
con la que interactúa influyéndose mutuamente.
Es importante aclarar que los elementos o partes que componen un sistema se refieren al
campo funcional. De este modo los elementos pasan a ser funciones básicas realizadas por el
sistema, el cual contiene entradas que para la Personería Municipal de Cota son los usuarios
y requisitos de los usuarios o clientes; procesos, que se dan dentro de la entidad e interactúan
entre sí para lograr la consecución de los objetivos o prestación del servicio; y salidas, que
son los resultados obtenidos (asesorías, atención al usuario), que pueden ser medidos en la
entidad como la satisfacción de los servicios.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Un enfoque basado en procesos es la gestión sistemática de la interacción e interrelación
entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.
En las entidades, las dependencias tienen nombres muy definidos pero los procesos no. Es
así como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces invisibles por la estructura
organizacional; se le asignan responsabilidades a directivos y se rinden cuentas de un área o
dependencia en particular, pero no se asigna la responsabilidad por el trabajo completo, esto
8
es, por el proceso. (GUIA PARA LA RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS).
Dentro de la Personería Municipal de Cota se llevan a cabo procesos de tipo estratégico,
misional, apoyo y de evaluación, análisis y mejora, que por medio de su interrelación
permiten el funcionamiento y la prestación del servicio de salud de forma oportuna, eficiente
y con calidad.
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
El modelo de operación por procesos de la Personería Municipal de Cota se estableció a partir
de la identificación de cada uno de los procesos desarrollados al interior de la entidad,
involucrando a los funcionarios de las diferentes áreas.
TIPOLOGIA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos,
provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y
revisiones por la dirección. (NTCGP 1000;2009).
Gestión Gerencial.
PROCESOS MISIONALES (o de realización del producto o de la prestación del
servicio)
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social o razón de ser. (NTCGP 1000;2009).
Defensa del Interés Público.
Defensa y Promoción de los Derechos Humanos.
9
Vigilancia de la Conducta Oficial.
PROCESOS DE APOYO
Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los
procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. (NTCGP 1000;2009).
Gestión del Talento Humano.
Gestión Administrativa y Financiera.
PROCESOS DE EVALUACIÓN
Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el
análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de
medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte
integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. (NTCGP 1000;2009).
Control Interno.
MAPA DE PROCESOS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE COTA
El mapa de procesos es la representación gráfica de los procesos y la operación de las
entidades y organismos. Estos diagramas se clasifican habitualmente en estratégicos o
gerenciales, misionales, de apoyo y medición, evaluación y mejora.
10
1. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Por medio de la identificación de los procesos y procedimientos se establecen lineamientos
y políticas para la operación y prestación de servicios de la Personería Municipal de Cota, a
continuación se presentan los procesos y los procedimientos identificados al interior de la
entidad.
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS MEDICION.
ANALISIS Y MEJORA
PROCESOS
ESTRATEGICOS
PROCESOS MISIONALES
GESTIÓN GERENCIAL
CONTROL INTERNO
DEFENSA DEL INTERES PUBLICO
VIGILANCIACONDUCTA
OFICIAL
DEFENSA Y PROMOCIÓN
DE LOS DERECHOS HUMANOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
, ,
,
,
,
,
,
,
,
REQ
UISITO
S Y NEC
ESIDA
DES D
E LA C
OM
UN
IDA
D
SATISFA
CC
IÓN
DE LA
CO
MU
NID
AD
11
MACROPROCESO ESTRATEGICO
Proceso Procedimiento
Gestión Gerencial
Planeación Estratégica
Atención a la Comunidad
Contratación
Comunicaciones
MACROPROCESO MISIONAL
Proceso Procedimiento
Gestión del Talento Humano
Selección y Nombramiento de Personal
Inducción y Entrenamiento
Formación y Capacitación
Gestión del Bienestar Laboral
Reporte e Investigación de Accidente de Trabajo
Gestión Administrativa y Financiera Gestión Presupuestal
Egresos
MACROPROCESO MEDICIÓN, EVALUACIÓN Y MEJORA
Proceso Procedimiento
Control Interno
Acciones de Mejora
Auditoría Interna
Codificación de Documentos
Control de Documentos y Registros
2. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Se realizó la caracterización de los procesos con el fin de establecer una plena identificación,
en el formato se describe el macroproceso al cual pertenece el proceso, nombre del proceso,
propietario o líder del proceso, recursos físicos, talento humano, requisitos legales y
normativos, proveedores, entradas, actividades, salidas, clientes, indicadores, registros y
documentos internos y externos. El formato diseño que se ha establecido para la
caracterización de los procesos se presenta a continuación. Anexo 1 (Caracterización de
Procesos y Procedimientos).
12
2.1. SIMBOLOGIA UTILIZADA
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa
gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:
3. CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.1. PROCESOS ESTRATEGICOS
SIMBOLO SIGNIFICADO
Indica el inicio o fin de una actividad, se usa para
mostrar una unidad administrativa o persona que
recibe o proporciona información.
Conecta los símbolos, señalando el orden en que se
deben realizar las distintas operaciones.
Indica la ejecución de una actividad u operación
relativa aun procedimiento.
Pregunta, toma de decisión, indica un punto dentro
del flujo en que son posibles varios caminos
alternativos.
Documento, registro que se genera de la actividad
Señala la posición de una actividad que más
adelante se conecta con otra.
Conector de página.
Archivar documentos
13
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre Planificación Institucional
Código 01
Objetivo Establecer lineamientos que rigen el funcionamiento de la Personería
Alcance Inicia con el estudio de las necesidades de la comunidad y termina con la
elaboración del plan de acción.
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Comunidad-
Personería
Municipal-
Procuraduría
General de la
Nación
Necesidades de
protección asesoría
y acompañamiento
Identificar las necesidades
de la comunidad y la
personería.
Plan de
acción.
Personería
Municipal.
H
Necesidades de la
entidad
Consolidar las necesidades
de la entidad y establecer
las posibles soluciones.
Concejo
Municipal.
V
Plan de acción del
año anterior.
Verificar que las
actividades ejecutadas
correspondan a las
planeadas.
Administración
Municipal.
A
Circulares y
recomendaciones
Seguimiento y
mejoramiento de las
actividades Comunidad
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Formulación y elaboración del Plan de Acción
14
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO-01-01
15
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Código 02
Objetivo Establecer lineamientos y políticas para la orientación del SCI, de la
Personería.
Alcance Inicia con el estudio de las necesidades o cambios al SCI y termina con la
implementación de acciones correctivas y preventivas del proceso.
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Estado
Planeación
institucional
Todos los
procesos
Administración
y
mejoramiento
del SCI
Todos los
procesos
Evaluación
Independiente
Administración
y
mejoramiento
del SCI
Normatividad
aplicable.
Misión, Visión,
objetivos
institucionales,
planes y
programas.
Evaluación de
resultados por
cada proceso.
Informe de
gestión de
riesgos y/o
acciones
preventivas y
correctivas,
mapa de riesgos,
resultado de los
planes de
mejoramiento.
Informe de
resultado de las
auditorias
Necesidades de
cambio del SCI
Retroalimentación y
Identificar las necesidades del
SCI Definir políticas para la
administración del riesgo,
definir acciones preventivas y
/o correctivas o planes de
mejoramiento
Manual de
acciones
correctivas y
preventivas
Manual de
administración
de riesgo
Código de ética
Código de buen
gobierno
Mapa de
riesgos
Planes de
mejoramiento
Mapa de
procesos
Manual de
procedimientos
Manual de
atención al
cliente
Personería
Municipal.
H
Elaborar el código de ética y el
de buen gobierno.
Administrar las acciones
preventivas a través del manejo
del mapa de riesgos.
Administrar las acciones
correctivas mediante los planes
de mejoramiento.
Mantener y mejorar el modelo
de operación por procesos
Administrar las quejas,
peticiones y reclamos.
Personería
Municipal.
V
Efectuar seguimiento a los
planes de seguimiento y los
procesos
Personería
Municipal.
A
16
satisfacción
del cliente
aplicable.
Misión, Visión,
objetivos
institucionales,
planes y
programas.
Evaluación de
resultados por
cada proceso.
Informe de
gestión de
riesgos y/o
acciones
preventivas y
correctivas,
mapa de riesgos,
resultado de los
planes de
mejoramiento.
Informe de
resultado de las
auditorias
Necesidades de
cambio del SCI
Retroalimentación y
satisfacción
del cliente
Implementar acciones de
mejora y elaborar el informe de
desempeño del SCI
Personería
Municipal.
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Guías de acciones correctivas y preventivas, de planes de mejoramiento, de indicadores, Código de ética
y código de buen gobierno
17
18
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO-02-01
19
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-02-02
ACCIONES PREVENTIVAS Y/O ADMINISTRACIÓN DE RIESGO
RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL
20
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO-02-03
ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PLANES DE MEJORAMIENTO.
RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL.
21
3.2. PROCESOS MISIONALES.
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre Guarda y promoción de los derechos humanos
Código 03
Objetivo Fomentar y salvaguardar los derechos humanos de la comunidad,
ante posibles vulneraciones
Alcance
Inicia con la solicitud de la comunidad o de oficio por parte de la
Personería Municipal y termina con el seguimiento continuo a las
acciones adelantadas
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Comunidad
Procuraduría
Regional.
Defensoría del
pueblo.
Acción social
Regional.
Proceso de
guarda y
promoción de
los derechos
humanos
Solicitudes, quejas,
declaraciones.
Requerimientos,
solicitudes.
Oficios de acción
Identificar las causas de la
vulneración de los derechos
humanos.
Solución al
conflicto
Capacitación
Asesorías
jurídicas
Seguimiento a
los casos
Remisión por
competencia a
otras
entidades
Comunidad
H
Hacer seguimiento a
la posible vulneración.
Iniciar las medidas de protección
pertinentes.
Remitir a la autoridad
competente
Procuraduría
Regional.
V
Verificar la efectividad de cada
una de las actuaciones y
medidas tomadas
Defensoría del
pueblo.
A
Seguimiento continuo
a las medidas tomadas
Acción social
de la
presidencia de
la república
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
22
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Legislación en derechos humanos
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO-03-01
MECANISMO DE PROTECCION DE LOS DERECHOS HUMANOS.
RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL.
23
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-03-02
DIVULGACION DE LOS DERECHOS HUMANOS
24
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-03-03
ATENCION A LA POBLACION DESPLAZADA Y A LA POBLACION
VULNERABLE
25
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre VIGILANCIA DE LA CONDUCTE OFICIAL
Código 04
Objetivo
Ejercer de manera eficaz y transparente el control a las actividades emprendidas
por la administración municipal, a través de sus funcionarios o empleados a fin de
garantizar los principios que mueven la función pública(art. 209 de la Constitución
Nacional de 1991).
Alcance Inicia de oficio, el servidor público competente o por queja de cualquier
ciudadano y finaliza con archivo, amonestación o sanción disciplinaria.
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Comunidad
Personería
Municipal.
Servidor
Público
Procuraduría
General de la
Nación
Veeduría
Ciudadana
Juntas de
acción
comunal
Queja.
Identificación de
una presunta
irregularidad.
Informe
Requerimiento
circulares y
recomendaciones
Queja
Identificar las posibles
irregularidades que constituyan
faltas disciplinarias de los
servidores públicos
Aclarar si hubo
falta o no, en
caso tal
archivar,
amonestar o
sancionar al
disciplinado
Capacitación
Comunidad
Personería
Municipal.
Servidor
Publico
H
Atender las solicitudes y
emprender las actuaciones y los
procesos pertinentes.
Procuraduría
General de la
Nación
Contraloría
General
de la Nación
V
Revisar la eficacia y eficiencia
del proceso que se adelante por
el funcionario competente.
Veeduría
Ciudadana
Juntas de
acción comunal
A
Realizar seguimiento continuo a
las actividades de la
administración
26
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual de veedurías Ciudadanas, manual de disciplinarios.
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-04-01
TRAMITE DE PROCESOS DISCIPLINARIOS
27
28
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-04-02
29
ATENCIÓN DE DENUNCIAS Y SOLICITUDES DE LOS CIUDADANOS.
30
31
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-04-3
CONTROL A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
32
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre MINISTERIO PUBLICO
Código 05
Objetivo Representar los intereses de la comunidad ante las autoridades judiciales y
de policía
Alcance Inicia con solicitud de intervención o la interposición de la denuncia o la
demanda y termina con el seguimiento del caso o el informe final
33
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Comunidad
Procuraduría
General de la
Nación
Autoridades
judiciales y de
policía
Solicitud
Requerimiento,
solicitud de
informe,
circulares,
recomendaciones.
Solicitud de
acompañamiento
Identificar las necesidades con
el fin de prestar la atención
oportuna
Visitas al lugar
de los hechos.
Diligencia de
policía judicial
Interposición de
recursos y
solicitudes ante
las autoridades
judiciales
Informe
solicitado
H Comunidad
Acompañar y dar seguimiento a
las actuaciones judiciales y de
policía para la protección de los
intereses de la comunidad y el
debido proceso.
Realizar actividades
comisionadas o requeridas como
agente del ministerio
público
Procuraduría
General de la
Nación
V
Comprobar que las actuaciones
del ministerio público sean
eficaces para la protección de
los derechos humanos
A
Emprender actuaciones que
permitan la real protección de
los derechos e intereses de la
comunidad
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Representación del ministerio público.
34
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-05-01
TRAMITE DE PROCESOS MINISTERIO PÚBLICO
35
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-05-03
REPRESENTACION DEL MINISTERIO PÚBLICO
36
37
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-05-04
REPRESENTACION DEL MINISTERIO PÚBLICO
38
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre REGISTRO PÚBLICO
Código 06
Objetivo Este proceso tiene por objeto registrar las veedurías ciudadanas
Alcance Aplica a la solicitud de registro de la veeduría y termina con el registro de las veedurías
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Comunidad
Veedurías
ciudadanas
Solicitud de
personería
jurídicas
Asesorar a las personas
para que se organicen
cumpliendo requisitos
Personería
jurídica a las
veedurías
Comunidad
Veedurías
ciudadanas
H
Realizar un análisis de las
veedurías y revisarles la
documentación para
adjudicar la personería
jurídica de las mismas
V
Evaluar el cumplimiento de
los compromisos asumidos,
verificando que las
veedurías funcionen
A
Verificar el seguimiento
efectuado
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Manual de veedurías ciudadanas
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Ver manual de indicadores
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-06-01
39
REPRESENTACION DEL MINISTERIO PÚBLICO
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
40
Nombre GESTION JURIDICA
Código 07
Objetivo Establecer lineamientos que rigen el funcionamiento de la Personería.
Alcance Inicia con solicitud del interesado y termina con la orientación o acción a que haya lugar
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Comunidad
Personería
Municipal.
Procuraduría
General de la
Nación
Solicitudes u
orden del
juzgado.
Documentación
anexa.
Solicitudes de
los Entes de
control o del
interesado
Realizar programación de
Actividades semanales, en
relación a las actividades que
puedan quedar pendientes de la
semana anterior.
Respuesta a
Derecho de
Petición.
Oficio de
remisión a la
entidad
competente
Acta de inicio.
Oficios
remisorios.
Concepto
emitido
Personería
Municipal
H
Proyectar las acciones
constitucionales y legales a que
haya lugar
Dar respuesta a Derechos de
petición.
Realizar y emitir conceptos
Concejo
Municipal.
Administración
Municipal.
V
Evaluar los resultados de los
indicadores del proceso para
tomar decisiones sobre ajustes,
correctivos o acciones a que
haya lugar
Comunidad
A
Implementar planes de
mejoramiento que surjan de la
revisión efectuada al Proceso
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual de contratación , manual de proyección de actos administrativos
41
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-07-01
PROYECTAR ACCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES.
42
43
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-07-02
DAR RESPUESTA A LOS DERECHOS DE PETICION
44
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-07-03
SEGUIMIENTO A LOS DERECHOS DE PETICION
45
3.3. PROCESOS DE APOYO
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre GESTION DE RECURSO HUMANO
Código 08
Objetivo
Implementar las estrategias, políticas y procedimientos en materia de recursos
humanos para conseguir la profesionalización, adecuación y motivación del
personal en concordancia con los valores, desarrollo y objetivos de la Personería
Alcance Comienza verificando la vacante y termina con la aplicación del plan de incentivos
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Departamento
administrativo
de la función
publica
Personería
Municipal.
Decreto
1599 de
2005
Realizar verificación del
personal a ingresar a laborar en
la Personería
Plan de
inducción y
reinducción
Plan de
bienestar
laboral
Plan de
capacitación
Plan de
incentivos
Personeria
Municipal
H
Realizar inducción y reinducción
al personal que ingresa a laborar
en la Personería.
Encargarse del bienestar social
del personal.
Ejecutar el plan de capacitación
Ejecutar el plan de incentivos
Personería
Municipal.
V
Evaluar los resultados de los
indicadores del proceso para
tomar decisiones sobre ajustes,
correctivos o acciones a que
haya lugar
Personería
Municipal.
A
Implementar planes de
mejoramiento que surjan de la
revisión efectuada al proceso
Personería
Municipal.
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
46
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Plan de inducción y reinducción, Plan de bienestar laboral, Plan de capacitación, Plan de incentivos
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-08-01
SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS
47
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-08-02
INDUCCION Y REINDUCCIÓN DE FUNCIONARIOS
48
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-08-03
CAPACITACIÓN A FUNCIONARIOS
49
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-08-04
BIENESTAR SOCIAL PARA LOS FUNCIONARIOS
50
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-08-05
INCENTIVOS PARA FUNCIONARIOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre GESTION ADMINISTRATIVA
Código 09
Objetivo Ejecutar las labores de dirección, control, y evaluación del área de apoyo
administrativo, que garantice el cumplimiento de las funciones misionales.
Alcance Comienza realizando gestión administrativa y financiera y termina Presentando un informe
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
51
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Departamento
administrativo
de la función
publica
Personería
Municipal.
Decreto
1599 de
2005
Planificar los pagos
Plan de
compras
Preservación y
estado
adecuado de la
infraestructura
y equipos
Nomina
Certificado
Personería
Municipal
H
Elaborar programa general de
compras.
Coordinar el mantenimiento y
adecuación de la infraestructura
física y equipos.
Coordinar pago mensual de los
servidores públicos.
Tramitar pagos mensuales de
seguridad social y parafiscales
Expedir certificados laborales.
Personería
Municipal.
V
Evaluar los resultados de los
indicadores del proceso para
tomar decisiones sobre ajustes,
correctivos o acciones a que
haya lugar
Personería
Municipal.
A
Implementar planes de
mejoramiento que surjan de la
revisión efectuada al proceso
Personería
Municipal.
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Plan de compras
52
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-09-01
PLAN DE COMPRAS
53
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-09-02
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre GESTION ADMINISTRATIVA
Código 10
Objetivo Ejecutar las labores de planeación, dirección, control, y evaluación del área financiera, que
garantice el cumplimiento de las funciones misionales.
Alcance
Comienza la planificación de presupuesto, el cual desagrega asignando montos a cada gasto
del mes, realiza gestión administrativa y financiera y termina con la rendición de cuentas
anual.
54
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Departamento
administrativo
de la función
publica
Personería
Municipal.
Decreto
1599 de
2005
Planificar el presupuesto
Manual de
presupuesto
Plan
mensualizado
de caja PAC
Personería
Municipal
H
Ejecutar presupuesto.
Ejecución del plan mensualizado
de caja PAC.
Elaborar y presentar Informe
financiero.
Personería
Municipal.
V
Evaluar los resultados de los
indicadores del proceso para
tomar decisiones sobre ajustes,
correctivos o acciones a que
haya lugar.
Personería
Municipal.
A
Implementar planes de
mejoramiento que surjan de la
revisión efectuada al proceso
Personería
Municipal.
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual de presupuesto, Plan mensualizado de caja.
55
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-10-01
FORMULACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
56
57
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-10-02
RENDICION DE CUENTAS
58
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre GESTION DOCUMENTAL
Código 11
Objetivo
Conservar, custodiar, salvaguardar y administrar la producción documental de la Personería
y brindar una información oportuna y veraz, de manera eficiente y eficaz tanto a los clientes
internos como externos.
Alcance Comienza con la recepción del documento y termina con la disposición final que se brinda a
este.
Responsable Secretaria(o)
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Archivo
General de la
Nación.
Comunidad
Requisitos
exigidos
por el Art.
21 de la Ley
594 de
2000
Formato
para quejas
y reclamos
Elaborar el programa de
gestión documental
Manual de
archivo
Libro
Radicador
de
comunicaciones
oficiales
Manual de
correspondencia
Manual de
satisfacción del
cliente
Registro de
quejas
y
reclamos
Ficha de
consulta
H
Recepcionar el documento
Atender consultas de clientes
internos y externos.
Atender quejas y reclamos de
los clientes internos y externos
Archivo
General de la
Nación.
V
Evaluar los resultados de los
indicadores del proceso para
tomar decisiones sobre ajustes,
correctivos o acciones a que
haya lugar
Personería
Municipal.
Comunidad
A
Implementar planes de
mejoramiento que surjan de
la revisión efectuada al Proceso
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
59
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual de archivo, Manual de correspondencia, manual de satisfacción del cliente
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-11-01
RECECIÓN DEL DOCUMENTO
60
3.4. PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre SEGUIMIENTO A LA SATISFACCION DEL USUARIO
Código 12
Objetivo Determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con las actividades
planificadas, y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Alcance Comienza con la recepción del documento y termina con la disposición final que se brinda a
este.
Responsable Secretaria(o)
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Departamento
administrativo
de la función
pública
Personería
Municipal.
Decreto 1599
de 2005
Recolección de información. Manual de
satisfacción
del cliente
Informe de
evaluación a
la
satisfacción
del cliente
Informe de
quejas,
reclamos y
sugerencias
Personería
Municipal.
H
Realización de informes.
Diseño de estrategias de
mejoramiento
Personería
Municipal.
V
Evaluar los resultados de los
indicadores del proceso para
tomar decisiones sobre ajustes,
correctivos o acciones a que
haya lugar
Personería
Municipal.
A
Implementar planes de
mejoramiento que surjan de la
revisión efectuada al proceso
Personería
Municipal.
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual de satisfacción del cliente.
61
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-12-01
INFORME DE EVALUACION A LA SATISFACCION DEL USUARIO
62
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre AUDITORIAS ORGANIZACIONALES
Código 13
Objetivo Determinar si el sistema de Control Interno es conforme con las actividades planificadas,
con los requisitos de esta Norma y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Alcance Comienza con la planificación de las auditorias y termina con el informe de auditoria.
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Departamento
administrativo
de la función
publica
Personería
Municipal.
Decreto 1599
de 2005
Planeación de las auditorias.
Manual de
auditorias
Personería
Municipal.
H
Ejecución de las auditorias Personería
Municipal.
V
Informe de auditorías. Personería
Municipal.
A
Implementar planes de
mejoramiento que surjan de la
revisión efectuada al proceso.
Personería
Municipal.
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual de auditorías.
63
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-13-01
RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
64
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Código 14
Objetivo Realizar la evaluación al sistema de control interno y la gestión de la entidad, generando
recomendaciones para su funcionamiento efectivo.
Alcance Comienza con la autoevaluación al sistema de control interno y termina con la formulación
de los planes de mejoramiento
Responsable Personero Municipal
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Departamento
administrativo
de la función
publica
Personería
Municipal.
Decreto 1599
de 2005
Realización de la autoevaluación
Manual de
auditorias
Personería
Municipal.
H
Realización de los planes de
mejoramiento
Personería
Municipal.
V
Aplicación de los planes de
mejoramiento
Personería
Municipal.
A
65
Implementar planes de
mejoramiento que surjan de la
revisión efectuada al Sistema de
control interno
Personería
Municipal.
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual de acciones correctivas y preventivas, matriz de aplicación para los de planes de mejoramiento
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-14-01
FORMULACION Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
66
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-14-01
FORMULACION Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
67
4. MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS PERSONERÍA MUNICIPAL DE COTA
CO
MU
NID
AD
NE
CE
SID
AD
Y E
XP
EC
TA
TIV
AS
CO
MU
NID
AD
SA
TIS
FE
CH
A
68
5. Historial de modificaciones.
Aquí se citan los cambios que ha tenido el documento por la actualización de su versión, en
el siguiente cuadro:
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA
DESCRIPCIÓN
DEL
CAMBIO
RESPONSABLE DE
APROBACIÓN
6. Control de registros.
Aquí se encuentra la información base de los registros que pertenecen al documento y así
sean internos o externos, se relacionan los registros que genera un documento y se identifica
su control de la siguiente forma:
Código Nombre Responsable Almacenamiento Acceso
Tiempo
de
Retención
Disposición
final