MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - … · MANUAL DE PROCESOS Y ... si existe más de un cajero, ... en su poder con la salvedad de los fondos ingresados fuera del horario del cierre

COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DELEGACIONES

VERSIÓN 1.0

Aprobado por Resolución del C. E. Nº 7540

Vigencia: 16/01/2014 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada. La versión vigente se publicará en www.colescba.org.ar/Recursos/Normativa_interna

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS-DELEGACIONES

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ÍNDICE INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................... 2 OBJETIVOS ............................................................................................................................................................... 2 DEFINICIONES TÉCNICAS....................................................................................................................................... 2

PROCEDIMIENTOS ....................................................................................................................................................... 3 RECAUDACIÓN, STOCK Y LEGALIZACIONES ............................................................................................................. 3

INGRESOS – MOVIMIENTOS CAJA RECAUDADORA-TIMBRADORA .................................................................... 3 A. MOVIMIENTOS DE CAJA RECAUDADORA. ............................................................................................. 3 B. MOVIMIENTOS DE CAJA TIMBRADORA. “CAJAS EXPENDEDORAS DE OBLEAS”. ............................. 6

STOCK Y CONTROL DE MATERIALES Y FOLIOS ................................................................................................... 7 A. RECEPCIÓN DE MATERIALES Y FOLIOS ................................................................................................. 7 B. CONTROL DE STOCK ................................................................................................................................ 7 C. BAJA DE STOCK Y PEDIDOS DE DESTRUCCIÓN DE FOLIOS Y MATERIALES ...................................... 8

LEGALIZACIONES .................................................................................................................................................... 8 COMPRAS - PAGOS - FONDO FIJO ........................................................................................................................... 11

EGRESOS. IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA. .................................................................................................... 11 A. RECEPCIÓN DE FONDOS ...................................................................................................................... 11 B. COMPRAS Y CONTRATACIONES ........................................................................................................... 11 I. Gastos de funcionamiento, gastos de mantenimientos menores de muebles e inmuebles o gastos de Acción Notarial con partida presupuestaria disponible. ......................................................... 11 II. Activos fijos, obras y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles previstos en el presupuesto anual aprobado. ....................................................................................................................... 12 III. Compras no previstas en el presupuesto anual o sin partida disponible. .................................... 14

PAGOS ................................................................................................................................................................... 14 A. PAGO A PROVEEDORES ........................................................................................................................ 14 B. OTROS PAGOS ........................................................................................................................................ 15 C. PAGO DE VALORES ................................................................................................................................ 16 D. ARCHIVO DE ÓRDENES DE PAGO ........................................................................................................ 16

REGISTRO Y REPOSICIÓN DE FONDO FIJO ....................................................................................................... 16 TRÁMITES Y ATENCIÓN DE USUARIOS ................................................................................................................... 18

REINTEGROS CAJA DE SEGURIDAD SOCIAL ..................................................................................................... 18 OTROS SERVICIOS ............................................................................................................................................... 19

A. ARCHIVO DE ACTUACIONES NOTARIALES........................................................................................... 19 B. REGISTROS ESPECIALES. TESTAMENTOS Y TUTORÍAS .................................................................... 19 C. SUBSIDIO PARA CURSOS – U.N.A. ....................................................................................................... 20

DOCUMENTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN GENERAL ................................................................................................ 21 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN A REMITIR A SEDE CENTRAL .............................................................. 21 BIENES INVENTARIABLES ................................................................................................................................... 21 CIERRE DE EJERCICIO ......................................................................................................................................... 21

AUTORIDADES Y SECRETARÍA ................................................................................................................................. 23 OFICIOS ................................................................................................................................................................. 23 DENUNCIAS .......................................................................................................................................................... 24 PRÉSTAMO DE SALONES .................................................................................................................................... 25 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ................................................................................................... 27 CAMBIO DE AUTORIDADES ................................................................................................................................. 27

ANEXOS ...................................................................................................................................................................... 29 Anexo I.- Particularidades de los distintos tipos de ingresos. ....................................................................... 29 Anexo II.- Categorización impositiva. ................................................................................................................ 32 Anexo III.- Solicitud de compra: Protocolo – Folios de actuación notarial. .................................................. 33 Anexo IV.- Acta de verificación de folios. .......................................................................................................... 33 Anexo V.- Formulario de rechazo de legalizaciones. ....................................................................................... 34 Anexo VI.- Planilla de actualización de datos. ................................................................................................. 35 Anexo VII.- Formulario de viáticos. .................................................................................................................... 37 Anexo VIII.- Modelo de Planilla de Rendición de Fondo Fijo. ........................................................................ 38 Anexo IX.- Solicitud de subsidio de capacitación U.N.A. ................................................................................ 39 Anexo X.- Modelo de planilla de Arqueo de Fondos de Caja. ......................................................................... 40 Anexo XI.- Nota modelo de solicitud de préstamo de salón. ......................................................................... 41 Anexo XII.- Requisitos para la cesión en préstamo de salones pertenecientes al Colegio de Escribanos de la provincia de Buenos Aires. ....................................................................................................................... 42 Anexo XIII.- Uso de salones de delegaciones. Modelo de contrato de comodato. ...................................... 43


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INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

• Dotar a la delegación de una metodología uniforme para llevar a cabo, de manera eficiente, las tareas involucradas en la recaudación y manejo presupuestario. • Ofrecer una guía descriptiva de la secuencia de pasos a seguir en el proceso para orientar a los sectores involucrados. • Definir las incumbencias de los sectores involucrados en cada instancia.

El mismo será de cumplimiento obligatorio por todos los intervinientes desde el momento de su notificación.

DEFINICIONES TÉCNICAS

Recaudación del Colegio: incluye los ingresos por ventas de materiales y prestaciones, y el cobro de servicios realizado por Tesorería. Recaudación por timbrados: corresponde al cobro de timbrados del Registro de la Propiedad, Catastro Territorial o Convenios con otros organismos en el marco del Convenio con el Registro de la Propiedad. Lo recaudado se deposita en una cuenta de dicho organismo. Cuentas bancarias: se lleva un registro por cada una de las cuentas que la delegación mantenga abierta a su orden en instituciones bancarias. Cada una figura con el nombre que le corresponda y se inicia con el saldo del ejercicio anterior.

• Cuenta recaudadora: se depositan los fondos provenientes de la recaudación diaria en efectivo y cheques, y se liberan semanalmente las transferencias al Colegio por la totalidad de la recaudación realizada.

• Cuenta pagadora: se depositan las asignaciones presupuestarias remitidas por el Colegio y toda otra asignación aprobada, y se liberan los cheques para afrontar las obligaciones de la delegación.

Cajas registradoras: se mantienen los fondos en forma separada de acuerdo a su procedencia:

• Caja recaudadora: es la caja en la cual ingresa la totalidad de la recaudación del Colegio. Se encuentra asociada a un auxiliar del sistema que se utiliza para el manejo de los comprobantes de recaudación y demás movimientos de la cuenta recaudadora.

• Caja presupuesto: es la caja por la cual se efectúan todas las erogaciones. Se asocia a un auxiliar del sistema que se utiliza para el manejo de los comprobantes de pago de gastos de funcionamiento, acción notarial y demás movimientos de la cuenta presupuesto.

• Caja timbradora: es la caja en la cual ingresa la recaudación por timbrados tanto del Registro de la Propiedad como de Catastro Territorial.

Partida presupuestaria aprobada: se define como partida presupuestaria aprobada a la incluida en el presupuesto anual aprobado con imputación al centro de costos de la delegación. Comprende gastos de Acción Notarial, gastos de funcionamiento e inversión en activo fijo. Gastos de funcionamiento, Gastos de Acción Notarial e Inversiones en Activo Fijo: el Sector Presupuesto indicará las partidas correspondientes a cada uno de los conceptos a presupuestar por la Delegación, estableciendo las pautas de implementación a los fines de efectuar las previsiones presupuestarias anuales.


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PROCEDIMIENTOS

RECAUDACIÓN, STOCK Y LEGALIZACIONES

INGRESOS – MOVIMIENTOS CAJA RECAUDADORA-TIMBRADORA Las operaciones de venta y cobro deberán realizarse, sin excepción, con la presencia del solicitante o interesado en la Delegación en un todo de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 9020 y su decreto reglamentario. A. MOVIMIENTOS DE CAJA RECAUDADORA. La recaudación en las Delegaciones consiste en ingresos por los siguientes conceptos: Recaudación por Ventas:

• Ventas de Folios Ley 9.020; • Folios de Seguridad Ley 10.295; • Libro de requerimientos; • Materiales y formularios; • Libros en consignación (FEN) (a partir del 15/09/2014 no forman parte de la

recaudación general del Colegio, se registran directamente en las cuentas de la Fundación Editora);

• Servicio de legalizaciones; • Servicio de apostillas; • Trámites del Archivo de Actuación Notarial; • Productos personalizados; • Créditos Internet; • Todo otro material o servicio autorizado para su facturación en las Delegaciones.

Ingresos por Tesorería:

• Seguros; • Llaves del sistema de gestión notarial; • Inscripción matrícula - Centro de Mediación; • Inscripciones a cursos y seminarios; • Aporte de honorarios del Centro de Mediación; • Todo otro concepto autorizado para su cobro por las Delegaciones.

1.- APERTURA DE CAJA Responsable de Caja: al inicio de la jornada procede a la apertura de caja, verificando que los valores en caja coincidan con el saldo de cierre definitivo de caja del día anterior. Los cajeros tendrán asignado un fondo para cambio, de acuerdo a lo dispuesto por las autoridades para cada Delegación. 2.- INGRESOS Responsable de ventas: emite factura o recibo por toda operación que genere movimientos de stock o cobro de deudas o servicios, teniendo en cuenta lo definido en el Anexo I para cada tipo de ingreso1. Quien expida materiales y/o folios deberá controlar la cantidad, correcta numeración y facturación de los mismos. Cuando corresponda la devolución, emitirá una nota de crédito verificando el registro del egreso y procederá a la devolución del dinero, o efectuará una nueva venta por el mismo importe.

1 Ver Anexo I. Particularidades de los distintos tipos de ingresos.


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La venta y entrega de materiales, folios ley 9.0202, ley 10295 y libro de requerimientos, se realizará de acuerdo a lo dispuesto por el Decreto Ley 9.020, Ley 10295, Reglamento Notarial, Reglamentación de libros de requerimientos y demás disposiciones dictadas por el Consejo y/o Comité Ejecutivo. En caso de caídas eventuales del sistema operar como se define en el instructivo Nº 27.- Venta manual ante eventuales caídas del sistema. Las ventas y otros ingresos se realizarán en:

• Efectivo: controla los billetes obtenidos del solicitante y registra en el sistema América el ingreso.

• Cheque al día: recibe un cheque por cada uno de los comprobantes pendientes, registra en el sistema América el nombre del banco emisor y número de cheque, no pudiendo recibirse cheques de pago diferido.

Excepción: Cuando reciba un cheque cancelando más de un comprobante, la sumatoria de los montos registrados en los distintos recibos debe ser igual al importe del cheque recibido.

• Tarjeta de débito: controla la tarjeta de débito con el DNI del solicitante, registra en el Sistema América el ingreso. Al final de la jornada, realiza el cierre del Posnet. Ver instructivo Nº 11.- Cobro con Tarjeta de Débito o Crédito.

El control de la acreditación estará a cargo del Sector Tesorería del Colegio, ya que los cupones se depositan en una cuenta centralizada.

• Depósito adelantado (Anticipo a favor del Notario): cuando el notario posea saldo por fondos anticipados, registra el valor de pago con anticipos hasta el monto del saldo disponible. Ver instructivo Nº 12.- Cobro con Anticipo para Delegaciones.

Cualquier otro medio que oportunamente autorice el Comité Ejecutivo. 3.- CIERRE DE CAJA Responsable de Caja: al finalizar la jornada, imprime el listado de cierre temporal de Caja recaudadora con la fecha del día, si existe más de un cajero, imprime listado por vendedor. Realiza un recuento de los valores en caja, cruzando el mismo con el saldo obrante en la planilla de caja de ese día. Deja expresa constancia del monto total existente sobre el que procederá a descontar el fondo para cambio en el cierre temporal de caja. Si existieran diferencias entre lo recaudado y el recuento de los valores, asienta en la planilla de cierre temporal. Firma el cierre temporal de caja y entrega el total de la recaudación al Responsable de Tesorería. 4.- DEPÓSITO DIARIO DE LA RECAUDACIÓN La Delegación, diariamente, deberá depositar la totalidad de los valores recibidos, sin retenerlos en su poder con la salvedad de los fondos ingresados fuera del horario del cierre bancario. En caso de que resulte imposible realizar el depósito correspondiente, este se hará el primer día hábil posterior, en comprobante separado de la recaudación del día. Cuando los depósitos los realice una empresa transportadora de caudales, si surgieran diferencias entre lo enviado a depositar y lo efectivamente depositado, las mismas deberán tratarse inmediatamente y no compensarse, determinando de esta manera diferencias reales de caja. Se deberá llevar un registro de las mismas para responder ante futuros reclamos o necesidad de realizar ajustes. Responsable de Tesorería: recibe planilla de cierre temporal de caja con arqueos y el dinero a depositar. Imprime la planilla de Rendición de Ingresos y Egresos del Módulo de Tesorería. Verifica consistencia de la siguiente información:

• que para las notas de crédito de factura por venta contado se haya efectuado el correspondiente egreso por tesorería. De no ser así, debe registrar el egreso;

2 Ver Anexo III. Solicitud de compra: Protocolo – Folios de actuación notarial.


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• que el ingreso por los seguros cobrados se encuentre registrado; • que se haya registrado la presentación de los cupones en el sistema; • que la recaudación total del día coincida con el DEBE del listado de cierre temporal

de caja menos las notas de crédito en el HABER; • que se corresponda con los valores de la planilla de Ingresos y Egresos.

Si el cierre es correcto, firma la planilla prestando conformidad. Si se presentan fallas de caja, deja constancia de las mismas en la planilla y solicita el reintegro del monto de la falla al Cajero. El jefe de la Delegación llevará un registro por cajero de las fallas de caja reintegradas. Confecciona boletas de depósitos y envía al banco la totalidad de los valores ingresados a la caja (efectivo y cheques de terceros). Registra en el sistema el depósito efectuado e imprime el comprobante. Retiene los comprobantes de depósito a la espera de las boletas conformadas por el banco. Realiza el cierre de caja en el día. Imprime y firma la planilla de cierre definitivo. Devuelve la planilla de cierre temporal firmada al Cajero junto a las boletas de depósito intervenidas por el banco y cierre definitivo. Cuando se realizan ventas posteriores al envío de los valores al banco, a fin de no resentir la atención al Notariado, el día siguiente hábil, deberá efectuar el correspondiente depósito en un comprobante distinto al de los depósitos del día indicando en las observaciones del comprobante cuando corresponda a recaudación del día anterior. Responsable de Caja: verifica que el saldo coincida con el saldo de fondo para cambio (más depósitos pendientes por ventas fuera del horario de cierre). Firma el cierre de caja definitivo y archiva en el legajo todos los comprobantes recibidos. 5.- CONTROL Y ARCHIVO Responsable de Tesorería: el primer día hábil posterior, controla la recepción de las boletas de depósito firmadas por el banco. Adjunta los comprobantes de depósito a los comprobantes registrados en el sistema. Si se utiliza banca electrónica, verifica la acreditación de los valores depositados en la cuenta de la Delegación. Las transferencias se acreditan en la cuenta 81552/1. Archiva en el legajo de recaudación diaria como se detalla en el instructivo Nº 13.- Armado de legajo diario. 6.- REGISTRO DE COMISIONES Responsable de Tesorería: al inicio de cada mes, controla los débitos efectuados por el banco por comisiones y registra para cada cuenta bancaria (ver instructivo Nº 14.- Comisiones de la cuenta recaudadora) de acuerdo a lo detallado en los extractos bancarios. Para el caso de la cuenta recaudadora, salda el monto de las comisiones con un cheque de la cuenta presupuesto que se deposita en la cuenta recaudadora, a los efectos de no deducirlos de la recaudación. Registra el egreso y el ingreso el día que efectivamente genera el depósito en la cuenta recaudadora para facilitar su control, a excepción del registro del débito (egreso) de las comisiones del mes de Diciembre que deberá realizarse el último día hábil del cierre del ejercicio, sin excepción. 7.- TRANSFERENCIA SEMANAL DE LA RECAUDACIÓN Responsable de Tesorería: controla que el total de la recaudación registrada en la planilla de ingresos y egresos de la semana anterior sin transferir, sea igual a la sumatoria del saldo en la cuenta bancaria recaudadora y coincida con los totales de la planilla, debiendo discriminar los correspondientes al mismo período mensual. Si existen comisiones bancarias debitadas sin registrar, ingresa en el sistema.


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Registra la transferencia en el sistema, imprime comprobante y solicita visado al Tesorero. Tesorero: controla y autoriza por medio de su firma. Jefe/Responsable de Delegación: transfiere electrónicamente la recaudación semanal el tercer día hábil de la semana siguiente a la cuenta que informe el Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires, discriminando la misma por período mensual. Ver instructivo Nº 15.- Transferencia Bapro empresa. Archiva el comprobante de la transferencia en el legajo de ese día. Cuando la transferencia no se realice se deberá informar a Tesorería los motivos enviando un mail al responsable del control. A principios de cada mes el responsable de controlar los movimientos de Tesorería confecciona las conciliaciones entre el saldo contable y el saldo del extracto bancario de las cuentas Recaudadora y Presupuestaria. Ver instructivo Nº 16.- Conciliación bancaria. B. MOVIMIENTOS DE CAJA TIMBRADORA. “CAJAS EXPENDEDORAS DE OBLEAS”. La operatoria prevé la emisión de obleas para el ingreso de trámites en el Registro de la Propiedad y en Catastro Territorial, en las cajas que el Colegio de Escribanos habilite en sus Delegaciones, en sede del Ministerio y en Delegaciones Estatales. Admite la posibilidad de emitir la oblea realizando el cobro en efectivo, cheque, transferencia bancaria y expediente (este último no es utilizado en delegaciones) o autogenerar un formulario desde la página institucional para su posterior pago en el banco de la Provincia de Buenos Aires o BAPRO Medios de Pagos. 1.- EMISIÓN DE OBLEA Y REGISTRO DE RECIBO DE DINERO Responsable de Caja expendedora de obleas: emite, a solicitud del usuario, obleas que contienen código de barras, número y organismo de aplicación (Registro de la Propiedad -RPI-, Registro de la Propiedad Convenios Especiales -RPC-, Catastro Territorial -CAT-). El cajero registra esta operación en el sistema de emisión de obleas indicando monto y organismos (RPI, RPC, CAT). La registración del ingreso se realiza indicando la forma de pago. Las formas de pago son las que se detallan a continuación:

• efectivo; • cheque certificado para pago mayor a $10.000 con fecha certificación máxima del

día anterior; • comprobante Web para timbrado de registro.

Se entrega el recibo al usuario por el total abonado. Si el notario hizo uso de la opción de descarga de comprobante Web para el pago de tasas, al momento de abonar el importe de la oblea, hace entrega del original del comprobante pagado en el banco de la Provincia de Buenos Aires o BAPRO medios de pago. El Cajero verifica en el sistema, que el mismo sea válido y se encuentre acreditado en cuenta, y lo registra en transferencia bancaria como medio de pago, reteniendo dicho original. 2.- CIERRE DE CAJA Responsable de Caja expendedora de obleas: descarga del sistema el reporte denominado “Resumen de Caja del día”. Realiza un recuento de los valores en caja, concilia con el saldo según sistema y firma el cierre de caja, como prueba del trabajo efectuado. 3.- DEPÓSITO DE LA RECAUDACIÓN Jefe/Responsable de la Delegación: verifican que los importes a depositar coinciden con los importes recaudados, según Resumen de Caja del día, y lo firma.


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Al finalizar el día, efectúa el depósito de la recaudación en la cuenta bancaria abierta al efecto Nº 42895/0 a nombre de Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires, Fondos Ley 10295. Aquello que se deposite en concepto de timbrados por convenios, se depositará en la cuenta 51420/6. Los depósitos de las sumas recaudadas, no podrán exceder del día hábil inmediato siguiente al de su percepción y/o acreditación, según sea el modo de pago utilizado. Si se detectaran errores en el “Resumen de caja diario”, el Colegio garantizará el depósito con fondos propios, y en forma inmediata se dará parte de las diferencias encontradas, para su revisión. 4.- CONTROL Y ARCHIVO Jefe/Responsable de la Delegación: archiva el Resumen de caja diario firmado, conjuntamente con los comprobantes de los depósitos efectuados, previo fotocopiado para su envío a sede central. Ver Manual Convenio RPI. Timbradoras. STOCK Y CONTROL DE MATERIALES Y FOLIOS A. RECEPCIÓN DE MATERIALES Y FOLIOS Transportista: entrega los materiales y folios en la Delegación, acompañados de dos copias del remito que se envía. Responsable de stock: controla los bultos que figuran en el remito. De verificarse una anomalía, comunica en forma inmediata al Taller de Producción Gráfica y realiza observaciones en el remito. Conserva en su poder una copia del remito y entrega al Transportista otra. Responsable de Stock: abre cada paquete de folios enviados por el Taller de Producción Gráfica en termocontraíble y efectúa el control de los mismos. De verificarse una anomalía, comunica en forma inmediata al Taller de Producción Gráfica. Labra un acta en dos copias, adjunta documentación respaldatoria de la recepción y solicita conformidad al Jefe/Responsable de Delegación. Jefe/Responsable de Delegación: verifica el acta3 junto a la documentación recibida y en caso de no presentar observaciones, presta conformidad. Responsable de Stock: archiva cronológicamente copia conformada del acta, junto al duplicado de la documentación respaldatoria, y envía originales al Sector de Administración y Costos de Imprenta. B. CONTROL DE STOCK Responsable de Stock: Verifica, junto al Sector de Costos e Imprenta, su correspondencia con los registros efectuados en el sistema América y los artículos que figuran en stock. Controla, semestralmente, de las existencias físicas de materiales no numerados. Controla, mensualmente, el stock de artículos numerados y folios de seguridad, en forma alternativa (meses pares para artículos numerados y meses impares para los folios de seguridad), verificando su correspondencia con los registros efectuados en el sistema América.

3 Ver Anexo IV. Acta de verificación de folios.


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Deja constancia de los controles efectuados en el reporte del “listado de cantidades por producto” obtenido del sistema. Cuando quede vacante un registro por baja de notario titular sin adscripto, efectúa la devolución de los mismos al Sector Costos e Imprenta en Sede Central para su posterior destrucción dentro de los tres meses de recibida la comunicación. Registra en el sistema con nota adjunta. Informa por nota firmada por algún miembro de la Junta Ejecutiva, dirigida al Sector Costos e Imprenta, en caso de detectar diferencias, explicitando los motivos de las mismas y solicitando el correspondiente ajuste. Una vez aprobado por el Comité Ejecutivo, el Sector de Costos e Imprenta procederá a efectuar las correcciones pertinentes. C. BAJA DE STOCK Y PEDIDOS DE DESTRUCCIÓN DE FOLIOS Y MATERIALES Las bajas de stock de productos existentes en depósito de las Delegaciones, pueden resultar de lo siguiente:

a) faltantes no detectados en el momento de la recepción de stock; b) faltantes por hurto o extravio; c) inutilización por error en impresión o deterioro; d) baja del Notario.

1.- BAJA DE STOCK Responsable de stock: detecta la necesidad de retirar del stock un folio o material. El Jefe/Responsable de la Delegación verifica tal situación y procede a la baja del stock en el sistema registrando en observaciones el motivo. Imprime dos ejemplares del comprobante de baja de stock. Adjunta al comprobante de baja de stock, en caso de que los folios y/o materiales posean existencia física. Solicita a la Junta Ejecutiva una nota informando los motivos de la baja. Adjunta la nota al comprobante y los folios y/o materiales, si obraran en su poder. Remite al sector Costos e Imprenta del Colegio en un plazo que no supere los diez días de dicha registración. 2.- CONTROL Sector Costos e Imprenta: verifica registro en el sistema y correspondencia entre comprobante, motivo y los materiales recibidos, en el momento en que surge la información de baja. Envía a imprenta los folios y/o materiales para su destrucción, dejando constancia de la numeración, serie, cantidad, producto y fecha de solicitud de destrucción en la nota de autorización. Archiva, junto a la nota de la Delegación, comprobante de baja por fecha y Delegación. LEGALIZACIONES 1.- REGISTRO DE LEGALIZACIONES Responsable de legalizaciones: registran en el sistema la legalización ingresando serie y número del sello, y serie y número del folio, serie y número de estampilla, fecha de expedición del acto y escribano firmante. Controla que el folio haya sido comprado por el registro actuante y la fecha de expedición sea igual o mayor a la fecha de compra. Verifica la correspondencia entre el número de sello registrado en el sistema con el sello que se va a imprimir.


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Imprime sello de legalización. Adhiere la estampilla, abrocha sello de legalización al documento legalizado. Estampa sello de atestación en el folio ley 9.020 o del documento que se legaliza, y completa manualmente el número de sello de legalización y la fecha. Estampa sello medalla del Colegio en la unión del sello de legalización con el documento de la legalización, como así también, en el folio de ley debajo del sello de atestación. Se entrega al Notario Legalizante para que controle y preste conformidad. Ver reglamento Nº 1.- Reglamento Legalizantes. 2.- FIRMA Y CONTROL Notario legalizante: controla la procedencia de la legalización de acuerdo a su investidura. Firma y sella los documentos. Si de la verificación realizada surgiera la causa de rechazo, completará y firmará el formulario correspondiente separando del documento el sello de legalización para su anulación. Si detecta causales de retención de documentación, separa la misma y en un formulario de rechazo4 consigna la causa. Devuelve al responsable de legalizaciones. 3.- CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Responsable de Legalizaciones: verifica la existencia de firma y sello del notario legalizante y formalidades del documento en general. Si hubiere sido rechazado, desglosa el folio y se cruza el sello con leyenda ANULADO, y se anula sello de atestación con leyenda ERROSE. Anula en el sistema la legalización. Remite los sellos anulados al responsable de efectuar la baja de stock. Si el servicio no hubiese sido facturado, se enviará al cajero para que efectúe la misma. El duplicado de la factura se anexa a la/s legalizaciones. Entrega a Mesa de Entrada la documentación. 4.- CONTROL Y ENTREGA Responsable de atención al público: entrega las legalizaciones contra presentación de talón con número de trámite y exhibición de la factura sellada por la caja. Si el trámite fue rechazado estampa sello de anulado en el talón, consignando la cantidad de sellos que se anulan y entregando, junto a la documentación devuelta, formulario de rechazo con firma y sello del legalizante. En caso de rechazo con retención de documentación, se procede a identificar debidamente a la persona que lo presenta consignando todos los datos para su individualización, como así también, por orden y cuenta de quien lo ha presentado, con indicación en todos los casos de los domicilios dando cumplimiento a lo establecido en el Art. 18 y 20 del Reglamento de Certificaciones de Firmas e Impresiones Digitales. Realiza una nota de crédito para la devolución del dinero, de corresponder. Responsable de Caja: devuelve el dinero entregando el comprobante original de nota de crédito. 5.- BAJA Y CONTROL DE SELLOS Jefe/ Responsable de la Delegación: verifica, diariamente, la correspondencia de las anulaciones con listado diario de legalizaciones y da de baja los sellos anulados. Imprime comprobante de anulación. Envía al Sector de Stock e Imprenta para su control y destrucción. 6.- ANULACIÓN DE LEGALIZACIONES Las legalizaciones sólo podrán anularse en los siguientes casos:

• por errores de impresión; • por errores del usuario al consignar los datos en el sistema;

4 Ver Anexo V. Formulario de rechazo de legalizaciones.


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• por resultar dentro de las causales de denegación. Si el folio ya fue legalizado no podrá volver a legalizarse. En caso de objetarse el extravío del sello de legalización realizado oportunamente, la Delegación debe verificar si se encuentra registrada la denuncia. Si así no fuere, procede al registro de la denuncia de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Denuncias. Requiere al solicitante completar declaración jurada. La Delegación, con copia de la denuncia y declaración jurada suscripta por el solicitante, procederá a la anulación de la legalización anterior y registro de la nueva legalización. En caso de tratarse de una legalización realizada con anterioridad al 01/11/2004 deberá elevar nota a la Secretaría de Sistema solicitando la anulación acompañada por copia de la documentación citada anteriormente. 7.- SUBDELEGADOS LEGALIZANTES La Delegación establecerá para cada subdelegado, en función de un promedio de las legalizaciones mensuales entregadas, un número de sello y estampillas que entregará en consignación mediante un remito. A medida que el mismo rinda y abone las legalizaciones efectuadas se le entregará una cantidad igual de sellos y estampillas. Ver instructivo Nº 7. Entrega y rendición de sellos de legalización para subdelegados legalizantes e instructivo Nº 28.- Operación Legaweb Sub Delegados Legalizantes. Mensualmente la Delegación controlará el estado de cuenta de cada subdelegado generando los reclamos correspondiente cuando existan facturas sin rendir que excedan el mes, o posea sellos sin utilizar entregados por remitos anteriores al actualmente en uso o legalizaciones sin facturar. Para ello enviará al legalizante un listado de situación indicando los sellos y estampillas sin utilizar, las legalizaciones sin facturar y los facturados pendientes de rendir.


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COMPRAS - PAGOS - FONDO FIJO

Las compras, pagos y manejo de fondos se realizarán de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento de Compras y Contrataciones y resoluciones que las autoridades dicten sobre el tema. EGRESOS. IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA. A. RECEPCIÓN DE FONDOS Responsable de Tesorería: verifica, el primer día hábil de cada mes, la recepción de fondos, correspondiente a la partida presupuestaria, desde Sede Central, en la cuenta Presupuesto. Controla comprobantes bancarios y registración en Soft América del crédito bancario, verificando que los montos imputados sean iguales a los acreditados en el banco. Si del análisis surgen diferencias, se realizan los reclamos pertinentes. Cuando se realicen pedidos de fondos, fuera de la partida mensual, se verificará su depósito aplicándolos con el destino para el que fueron solicitados. B. COMPRAS Y CONTRATACIONES Las solicitudes de compra y/o contratación, y las correspondientes Órdenes de egreso, se confeccionan siguiendo las particularidades de aprobación en función de los montos y tipos de erogaciones definidos a continuación: I. Gastos de funcionamiento, gastos de mantenimientos menores de muebles e inmuebles o gastos de Acción Notarial con partida presupuestaria disponible. a. Compras inferiores al monto equivalente al valor de 25 folios de protocolos. Jefe de la Delegación: analiza la solicitud de compra/contratación y autoriza la misma, con el aval de las autoridades competentes para autorizar gastos. Responsable de Compras: gestiona la compra. Recibe el bien o servicio, original de la factura, recibo o ticket por controlador fiscal, y/o registradora homologada por AFIP, presta conformidad dejando constancia en el comprobante de la fecha de recepción, validez5 del mismo e interviene con su firma y sello. Registra los movimientos en la planilla de Fondo fijo. b. Compras superiores al monto equivalente al valor de 25 folios de protocolos. Tesorero - Pro Tesorero: autoriza y adjudica la compra. Responsable de Compras: gestiona la compra. Recibe el bien o servicio. Recibe y controla la factura, recibo o ticket por controlador fiscal, y/o registradora homologada por AFIP, y presta conformidad dejando constancia en el comprobante de la fecha de recepción. Controla la factura verificando lo siguiente:

• que se encuentre a nombre del Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires, y cuente con el CUIT correspondiente;

• que los ítems facturados, cantidad e importe se correspondan con el producto o servicio entregado;

• que el comprobante sea válido6; • que la fecha de vencimiento de CAI sea posterior o igual a la fecha de facturación;

5 Ver Anexo II. Categorización impositiva. 6 Anexo II. Categorización impositiva.


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• la vigencia del número de CAI/CAE/CAEA. Si la condición del proveedor es monotributista o emite ticket por controlador fiscal, y/o registradora homologada por AFIP, no se requerirá el control expresado precedentemente.

Imprime Comprobante de Inscripción ante la AFIP y Constatación de comprobantes emitidos. Ver instructivo Nº 17.- Control de proveedores. En caso de error comunica al proveedor y retiene la factura hasta su resolución. Verifica si corresponde efectuar retenciones. Ver Instructivo Nº 17.- Control de proveedores. De corresponder, remite la factura al Colegio, Dirección de Finanzas - Sector Tesorería, con firma del Tesorero o Pro-tesorero para su liquidación. Recibe la Orden de pago con los comprobantes de retenciones generados por el Sector Tesorería. Remite al pago a proveedores las facturas junto con los comprobantes de retención, de corresponder. II. Activos fijos, obras y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles previstos en el presupuesto anual aprobado. a. Hasta el valor de 1.000 folios (se excluye equipamiento informático perteneciente a la Red Teleinformática Notarial). Responsable de Compras: solicita por e-mail al Sector Presupuesto que informe la disponibilidad en la partida presupuestaria. Si los fondos presupuestados son suficientes, solicita cotizaciones a proveedores registrados. Para ello crearán un Registro de Proveedores para tal fin donde solicitarán a los proveedores de cada Delegación que completen la "planilla de actualización de datos7”. Dicha planilla deberá descargarse de la página Web del Colegio. Posteriormente volcarán los datos del proveedor en una planilla para guardar registro de ello, de acuerdo al modelo definido por el Jefe de Compras. Elabora un informe sobre cuales ofertas se ajustan a lo requerido. Adjunta los presupuestos, el informe de disponibilidad presupuestaria y eleva a la Junta Ejecutiva para su autorización y adjudicación. Junta Ejecutiva: emite resolución adjudicando la compra o contratación. Cuando el criterio seleccionado resulte distinto al de menor precio, deberá dejarse expresa constancia justificando esta decisión, indicando si se corresponde por calidad o por mejor oferta global. Ante la imposibilidad de reunión en término de la Junta Ejecutiva podrá resolverse la autorización y adjudicación de la compra con firma conjunta del Presidente/ Vicepresidente y Tesorero/Protesorero, debiendo refrendar lo resuelto en la primera reunión de la Junta Ejecutiva8; Responsable de Compras: gestiona y efectúa la compra, previa verificación que el proveedor se encuentre registrado en el Registro de Proveedores. Caso contrario, le solicita la documentación para su registración, previo a la confirmación de la compra. Recibe el bien o servicio. Recibe original de la factura, recibo o ticket por controlador fiscal, y/o registradora homologada por AFIP, y presta conformidad dejando constancia en el comprobante de la fecha de recepción. Controla la factura verificando lo siguiente:


7 Ver Anexo VI. Planilla de actualización de datos. 8 Modificación introducida por Resolución del C. E. Nº 9115 de fecha 04/09/2014. Trámite Nº 61.533/2014.


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• que el comprobante sea válido9; • que la fecha de vencimiento de CAI sea posterior o igual a la fecha de facturación.

Imprime Comprobante de Inscripción ante la AFIP y Constatación de comprobantes emitidos. Ver instructivo Nº 17.- Control de proveedores. En caso de error, comunica al proveedor y retiene la factura hasta su resolución. Remite por e-mail el pedido de fondos a la Dirección de Finanzas – Sector Tesorería, adjuntando el informe presupuestario firmado por las autoridades, con resolución de la Junta Ejecutiva en la que se aprueba y adjudica el gasto. Verifica si corresponde efectuar retenciones. Ver Instructivo Nº 17.- Control de proveedores. De corresponder, remite la factura al Colegio, Dirección de Finanzas - Sector Tesorería, con firma del Tesorero o Pro-tesorero para su liquidación. Recibe del Sector Tesorería de Colegio, la Orden de pago con los comprobantes de retenciones, si correspondiera, junto con el interdepósito a la cuenta presupuesto de la Delegación. Verifica la existencia de los fondos. Remite al pago a proveedores las facturas junto con los comprobantes de retención, de corresponder. b. Con valor superior a 1000 folios. Responsable de Compras: envía solicitud debidamente justificada indicando la necesidad y detalle del bien o servicio solicitado al Departamento de Compras y Contrataciones, con firma de las autoridades y adjunta al menos dos presupuestos. A los efectos de ser incorporada en el Orden del día de la próxima reunión de la Comisión de Hacienda, el plazo estipulado de recepción del Departamento de Compras y Contrataciones es hasta el día lunes a las 14 hs. Departamento de Compras y Contrataciones: gestiona la solicitud de acuerdo al procedimiento habitual del Colegio. De acuerdo a la naturaleza y monto de la erogación, podrán solicitarse los informes técnicos correspondientes y determinarse como responsable de la gestión de compra al Departamento de Compras y Contrataciones o a la Delegación, en cuyo caso se enviará la resolución aprobatoria y se girarán los fondos. Responsable de Compras: recibe resolución firmada por las autoridades, aprobando y adjudicando la compra en la delegación. Gestiona y efectúa la compra. Recibe el bien o servicio. Recibe original de la factura, recibo o ticket por controlador fiscal, y/o registradora homologada por AFIP, y presta conformidad dejando constancia en el comprobante de la fecha de recepción. Controla la factura verificando lo siguiente:



• que el comprobante sea válido10; • que la fecha de vencimiento de CAI sea posterior o igual a la fecha de facturación.

9 Ver Anexo II. Categorización impositiva. 10 Ver Anexo II. Categorización impositiva.


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Imprime el comprobante de Inscripción ante la AFIP y Constatación de comprobantes emitidos. Ver instructivo Nº 17.- Control de proveedores. En caso de error, comunica al proveedor y retiene la factura hasta su resolución. Remite por e-mail el pedido de fondos a la Dirección de Finanzas – Sector Tesorería con indicación del número de resolución que aprueba la compra, adjuntando la factura correspondiente. Verifica si corresponde efectuar retenciones. Ver instructivo Nº 17.- Control de proveedores. De corresponder, remite la factura al Colegio, Dirección de Finanzas - Sector Tesorería, con firma del Tesorero o Pro-tesorero para su liquidación. Recibe del Sector Tesorería de Colegio, la Orden de pago con los comprobantes de retenciones, si correspondiera, junto con el interdepósito a la cuenta presupuesto de la Delegación. Verifica la existencia de los fondos. Remite al pago a proveedores las facturas junto con los comprobantes de retención, de corresponder. III. Compras no previstas en el presupuesto anual o sin partida disponible. Responsable de Compras: envía solicitud debidamente justificada, indicando la necesidad y detalle del bien o servicio solicitado al Departamento de Compras y Contrataciones, con firma de las autoridades, adjuntando al menos dos presupuestos. Cuando reciba resolución firmada autorizando la compra, procede de acuerdo a lo dispuesto en el punto II b. PAGOS A. PAGO A PROVEEDORES Todas las operaciones se registrarán en el día que se producen. Si por razones de fuerza mayor no pudieran efectuarse en el día, deberán registrarse dentro del primer día hábil siguiente. Dependiendo de la delegación de funciones y la estructura de cada delegación, la gestión de la compra y el pago pueden ser gestionadas por un único responsable para que cancele la obligación. 1.- RECEPCIÓN DE COMPROBANTES Responsable de pagos: recibe original de facturas y comprobantes de retención, en caso de corresponder. Adjunta todos los antecedentes que permitan determinar la legitimidad del egreso y el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias referentes a cada una de ellas (resolución de aprobación, presupuestos, factura, contratos, certificados de obra, etc.). 2.- REGISTRO DE LA ORDEN DE EGRESO La emisión de la Orden de pago deberá realizarse con la pertinente documentación de respaldo en mano y en el momento de la emisión de los valores cancelatorios, observando los términos de la Ley 25345 (antievasión) y la Resolución General AFIP-DGI Nº 1547/2003. Ver instructivo Nº 17.- Control de proveedores. Responsable de pagos: registra en el sistema la Orden de egreso en el módulo Tesorería, indicando fecha del día, código y número de la misma, beneficiario a favor del cual se extiende el documento, importe a pagar y concepto del egreso.


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Si posee retenciones, la Delegación registrará un egreso por el concepto PAGDEL – pagos a realizar en delegaciones. Las facturas no sujetas a retenciones, serán imputadas en la Delegación con el concepto de gasto correspondiente. Interviene la documentación respaldatoria de cada Orden de pago o rendición, consignando el número de la Orden de pago de Tesorería emitida. 3.- LIBERACIÓN DE ORDEN DE EGRESO Responsable de pagos: libera en el sistema de Tesorería la Orden de egreso emitiendo un cheque. Imprime por duplicado y confecciona cheque no a la orden cruzado a nombre del emisor de la factura o documento equivalente. Adjunta el cheque a la Orden de egreso y, si posee retenciones, la copia de la Orden de pago enviada por el Colegio y los certificados de retención. Envía las Órdenes de egreso y el cheque a la firma del Presidente o Vicepresidente, y luego remite el cheque a la firma del Tesorero o Pro-tesorero. El Tesorero firma la Orden de pago, previa verificación del legajo, prestando especial atención a la existencia de:

• requerimiento de bienes y/o servicios debidamente autorizado; • factura conformada; • correspondencia entre el monto de la factura y la Orden de pago; • constancia de la recepción del bien o servicio.

Responsable de Caja (pago a proveedores): deja asentada en la Orden de pago la leyenda de PAGADO en original y copia. Entrega original al proveedor y solicita que firme el duplicado como constancia de recepción. B. OTROS PAGOS Todos los comprobantes respaldatorios deben ser intervenidos por el responsable del pago indicando el número de la Orden de pago. El original del comprobante de la Orden de pago (egreso) de Tesorería, se entregará al beneficiario y el duplicado firmado se archivará, junto a los pagos efectuados a los proveedores externos. La Delegación emitirá, además del pago a proveedores externos, pagos por los siguientes conceptos:

1. Viáticos, reintegro de gastos autorizados al personal, notarios y asesores notariales: para el pago de viáticos y reintegro de gastos será necesaria la aprobación de los mismos por parte de las autoridades y la presentación de un formulario11 emitido por la delegación con el detalle de importes, conceptos y fecha de las erogaciones. Los comprobantes deben estar emitidos a nombre del Colegio de Escribanos. El responsable de la Delegación deberá firmar para autorizar el pago.

2. Gastos de luz, teléfono, gas, impuestos, tasas y contribuciones: a los efectos del pago de tasas e impuestos se llevará un registro con las fechas de vencimiento. Para comprobantes de pago de impuesto inmobiliario y tasa municipal, se efectuará una copia que se adjuntará a la Orden de pago. El original se archivará en forma separada por año.

3. Comisiones bancarias: a los egresos por comisiones bancarias se adjuntará copia del débito correspondiente efectuado por el banco.

4. Pago de haberes (sin cuenta bancaria: eventualmente, la Delegación podrá operar de intermediario en el pago de haberes. En ese caso, el Sector Tesorería depositará los fondos en la cuenta presupuestaria de la Delegación, y ésta emitirá una Orden de egreso

11 Ver Anexo VII. Formulario de viáticos.


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por pagos en Delegación, y el cheque correspondiente a nombre del empleado, enviando una copia con constancia de recepción.

5. Otros (Convenios Municipales. Ver instructivo Nº 18.- Facturación convenio municipio y reintegro de gastos a Notarios).

6. Gastos correspondientes al registro de la Propiedad: cuando se abonen gastos correspondientes al Registro de la Propiedad, deberá remitirse el original de la factura firmada al Jefe de División Contabilidad-Dirección Administrativo Contable. La Delegación archivará una copia junto a la Orden de pago.

C. PAGO DE VALORES Cuando un cheque propio ya firmado deba ser canjeado por otro cheque, deberá verificarse la existencia del respaldo documental para la inhabilitación de la operación. (Ej. Denuncia policial por extravío, etc.). Ver instructivo Nº 19.- Pago de valores delegaciones. D. ARCHIVO DE ÓRDENES DE PAGO Se deberán archivar la totalidad de las Órdenes de pago emitidas con los correspondientes comprobantes respaldatorios. Para el caso de impuesto inmobiliario y tasas municipales se dejará una copia junto a la Orden de pago. Los originales se archivarán por separado con constancia del número de Orden de pago por el que se abonaron. Responsable de Compras: archiva en legajo mensual por orden cronológico, identificando claramente el período al que corresponde y conservando el comprobante de egreso de acuerdo a las normas legales e impositivas vigentes. En la carátula deberá constar una clara identificación de la Delegación y período al que corresponden. Las Órdenes de pago correspondientes al fondo fijo se archivarán en forma mensual y cronológica a continuación del resto de las Órdenes de egreso. REGISTRO Y REPOSICIÓN DE FONDO FIJO A cada Delegación se le asignará un importe determinado en concepto de fondo fijo, que será aprobado por la Comisión de Hacienda, para el pago de gastos de funcionamiento y mantenimientos menores de muebles e inmuebles y gastos de Acción Notarial con partida presupuestaria disponible, inferiores al monto equivalente al valor de 25 folios de protocolos. La Delegación será responsable de su administración, rendición y oportuna reposición. Para el caso de Oficinas Delegadas, deberán remitir, al momento de la reposición, los comprobantes de gastos junto a la planilla de rendición confeccionada a la Delegación para su autorización. Jefe/Responsable de la Delegación: recibe solicitud de compra y autoriza el gasto. Responsable de las compras: gestiona la compra. Presta conformidad dejando constancia en el comprobante de la fecha de recepción, validez12 del mismo e interviene con su firma y sello. Registra los movimientos en la planilla de Fondo fijo de acuerdo al modelo que se anexa13, numerada en forma consecutiva por año. Los movimientos se registran en el momento que se abonan previo control e intervención del comprobante. Responsable del Tesorería: solicita la reposición cada vez que el importe restante sea igual o inferior al 50% del total por el que se constituyó oportunamente.

12 Ver Anexo II. Categorización impositiva. 13 Anexo VIII. Modelo de planilla de fondo fijo.


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Registra un egreso discriminando los distintos conceptos abonados, dando lugar al cobro de un cheque que reponga el Fondo fijo. Consigna datos de número de Orden de pago, fecha, cheque e importe en la planilla de Fondo fijo y adjunta la documentación respaldatoria de la operación. Remite a la firma del Jefe/Responsable de la Delegación y al Tesorero. Jefe/Responsable de la Delegación: verifica la procedencia del gasto, la correspondiente autorización y la existencia de comprobantes originales respaldatorios. Interviene con sello con el número de la Orden de pago, la documentación respaldatoria de cada rendición. Firma la reposición. Tesorero o Pro-Tesorero: verifica la correspondencia entre el importe a reponer según detalle del Fondo fijo y el cheque emitido a tal fin. De no existir objeciones, autoriza su reposición firmando el comprobante de egreso y el cheque que repondrá el Fondo fijo. Responsable de Tesorería: libera la Orden de pago, emite el cheque y entrega el dinero al responsable del Fondo fijo. Imprime dos copias y solicita firma en el duplicado. Archiva en el legajo de Órdenes de pago a proveedores mensuales, todos los fondos fijos correspondientes al mes con sus respectivos comprobantes. El efectivo y los comprobantes de gastos no rendidos, deberán ser recontados obligatoriamente al final del día por el responsable, saldo que deberá cruzarse con el de la planilla de Fondo fijo del día. El responsable deberá dejar constancia de dicho control. Al momento de la reposición, se realizará un arqueo del Fondo fijo14, dejando constancia en la planilla de Fondo fijo, con firma del responsable de la delegación. Archiva al final del legajo mensual las Órdenes de pago que generan la reposición de cada fondo, adjuntando la planilla de Fondo fijo, junto a los comprobantes de gastos. El último día hábil del año, se generará la reposición del Fondo fijo independientemente del gasto realizado. Dejará constancia al pie de la planilla de Fondo fijo de los montos recontados, como evidencia del control realizado. Enviará a la Dirección de Finanzas, la planilla de Fondo fijo15 firmada por el responsable del Fondo fijo y el Tesorero. De contarse con caja en moneda extranjera, deberá incluirse en la planilla de arqueo, al pie.

14 Ver Anexo VIII. Modelo de planilla de fondo fijo. 15 Anexo VIII. Modelo de planilla de fondo fijo.


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TRÁMITES Y ATENCIÓN DE USUARIOS REINTEGROS CAJA DE SEGURIDAD SOCIAL La Delegación actuará como intermediario ante la recepción de reintegros. Asimismo asistirá en la consulta de prestaciones de salud, y préstamos. 1.- RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE REINTEGRO Responsable de atención al público: recibe la factura, recibo o ticket con controlador fiscal, emitido en legal forma, por las prestaciones a reintegrar, adjuntando orden médica de la práctica realizada. En caso de tratarse de solicitud de reintegro por medicamentos, recibe el formulario provisto por la Caja, completo, firmado y sellado por el profesional médico u odontológico tratante, junto al comprobante de pago que contiene el detalle de cada uno de los medicamentos y sus troqueles. Cuando el afiliado solicite el reintegro por medicamentos adquiridos por intermedio de otra obra social o sistema de salud, con formularios propios, no será necesario que presente también los formularios de la Caja y los troqueles, bastan la fotocopia de la receta y la factura por la diferencia abonada. No obstante, en el caso de tratamientos prolongados, debe presentar el formulario de la Caja. Ante la presentación de una solicitud de reintegro odontológico, controla que conste la ficha odontológica y en caso de colocación de prótesis ortopédicas o lentes intraoculares, a excepción de que el afiliado haya hecho uso de otra obra social, los stickers de certificado de implante. Para la solicitud de reintegro de cirugías ambulatorias o internaciones quirúrgicas, solicita el protocolo quirúrgico. Controla la documentación presentada de acuerdo a los requisitos establecidos por la Caja de Seguridad Social. 2.- INGRESO DEL TRÁMITE Y CONFECCIÓN DE EXPEDIENTE Responsable de atención al público: separa la documentación por grupo familiar. Si el afiliado presenta en forma conjunta comprobantes médicos y odontológicos, carga los reintegros por separado. Finalizada la carga, y una vez dado de alta un Reintegro, el sistema emitirá un comprobante por duplicado que contendrá:

• número de reintegro que le asigne el sistema; • un código de barras; • datos del afiliado; • cantidades de comprobantes presentados.

Arma un expediente, entrega una copia del comprobante al afiliado y la otra acompañará, a manera de carátula, la documentación presentada. El mismo podrá estar formado por más de un comprobante de prestación del grupo familiar. Cuando la documentación presentada sea en respuesta a una nota o reclamo que le fue previamente enviada al afiliado, da de alta un nuevo reintegro y deja constancia de dicha situación en el campo observaciones del comprobante de ingreso de trámite, indicando el número de reintegro de referencia. Prepara el lote de reintegros, para lo cuál realiza la lectura del código de barras de los expedientes que conformarán el lote, e imprime el listado que surge por defecto. Envía listado con expedientes adjuntos a la Caja de Seguridad Social para que realice la liquidación de los reintegros presentados, estableciendo el monto que corresponde abonar, de acuerdo a la normativa vigente. Ver instructivos Nº 20.- Conformación del expediente de reintegros de atención de la salud.


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OTROS SERVICIOS A. ARCHIVO DE ACTUACIONES NOTARIALES Comprende los servicios relacionados con Protocolos que se encuentran en el Archivo de Actuaciones Notariales del Colegio, desde la recepción de la documentación necesaria para dar vía al trámite, hasta la entrega del / los documentos expedidos por el Archivo. Cuando el tomo se encuentre en la Delegación, el gestor interesado deberá acercarse a la Delegación para iniciar cualquiera de dichos trámites. En caso de que dicho tomo se encuentre en el Archivo de Actuaciones Notariales de La Plata, deberá acercarse e ingresar el trámite por la Mesa de Entradas del AAN del Colegio. En la página es posible consultar, previamente, la ubicación de dicho tomo. En sesión de fecha 1° de julio del 2005 el Comité Ejecutivo, dictó una resolución por la cual se posibilita que la recepción y entrega de la documentación a procesarse en el Archivo de Actuaciones Notariales, pueda ser realizada por los Notarios en la Sede de la Delegación a la cual pertenecen. El servicio se aprobó como optativo y su instrumentación resuelta por la Junta Ejecutiva correspondiente. Ver instructivo Nº 5.- Tramitación de Servicios AAN en Delegaciones. B. REGISTROS ESPECIALES. TESTAMENTOS Y TUTORÍAS Las minutas de inscripción de testamentos y tutorías podrán efectuarse mediante la opción Web en el sitio del Colegio. Las particularidades se detallan en el instructivo Nº 21.- Inscripción de Minutas y Tutorías. 1.- SOLICITUD DEL NOTARIO Notario: ingresa al sitio del Colegio con su usuario y contraseña y completa, en la opción habilitada, una solicitud de inscripción de testamento o tutoría, según corresponda. Imprime en original y duplicado, y procede a firmar el original. Abona en la Delegación el servicio de inscripción (100-014-120). La Caja interviene con sello de pagado el dorso de ambos formularios y entrega la factura al notario. Presenta en Mesa de Entradas de Testamentos la solicitud de Inscripción de Testamento, adjuntando original y copia de minuta de inscripción debidamente conformada (firma en original). Recibe constancia y Nº de ingreso de trámite. 2.- INGRESO Responsable de atención al público: recibe la solicitud de inscripción. En caso de ingreso vía Web verifica el pago. Envía al Colegio por correo. Mesa de Entrada General: recibe por correo las solicitudes ingresadas en delegaciones. Estampa sello de entrada y, previo registro en remito manual, envía a la oficina de Registros Especiales. 3.- INSCRIPCIÓN Registros especiales: recibe las minutas y controla los datos de acuerdo a la normativa vigente. Se procede a recuperar los datos ingresando el Nº de código de barras. Otorga Nº de Inscripción y pasa a la firma. Si faltaran datos o los mismos no fueran correctos, se adjunta nota dirigida al Notario con detalle de los motivos de la devolución la que, una vez firmada por el Director, se adjunta al original junto a la copia de la solicitud y se devuelve a Mesa de Entradas. Si la inscripción resultare fuera de término por devoluciones anteriores, se adjunta nota del Director dirigida al Notario con constancia de la fecha en que se registró el primer ingreso.


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Director: controla, firma y sella el duplicado de la minuta como constancia de la inscripción, y/o las notas adjuntas, de corresponder. Realiza un remito y se envía por correo a la Delegación correspondiente, archivando una copia. 4.- ENTREGA DE TRÁMITES Responsable de atención al público: cuando se presentan a retirar el trámite, previa recepción del talón sellado, Mesa de Entradas devuelve el trámite solicitando la firma, nombre y apellido, documento y fecha de quien retira en el listado de control. 5.- ARCHIVO DE LISTADOS DE SALIDA Responsable de atención al público: encuaderna por mes y año los listados de control con todos los trámites, una vez que los mismos hayan sido retirados en su totalidad. C. SUBSIDIO PARA CURSOS – U.N.A. Los notarios, a fin de acceder al beneficio deberán cumplir los requisitos y condiciones establecidas en el instructivo Nº 24.- Subsidio cursos en la U.N.A. 1.- RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE SUBSIDIOS Responsable de atención al público: recibe formulario de Solicitud de Subsidio de Capacitación16 (F100) de parte del notario, con fotocopia adjunta de los comprobantes de pago, debiendo exhibir los originales respectivos para constatación por parte del empleado actuante. 2.- RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE REINTEGRO Responsable de atención al público: recibe de los Notarios la solicitud de reintegro controlando la correspondencia de los originales con las fotocopias, como asimismo el cumplimiento de los requisitos establecidos. Si corresponde, se dará entrada a la solicitud sellando la copia y los originales de los comprobantes dejando constancia de ingreso. Archiva las solicitudes provisoriamente por fecha de entrada como pendientes de liquidación. 3.- ENVIO A SEDE CENTRAL Responsable de atención al público: envía, antes del día 20 de cada mes, la totalidad de las solicitudes de reintegro recibidas para su liquidación al Colegio, dirigidas al Jefe del Sector Tesorería. Adjunta listado de remisión de documentación que contenga carnet, apellido, nombres y monto. 4.- COMUNICACIÓN Sector Tesorería (colegio): efectúa la liquidación e informa a cada notario por mail la fecha de acreditación del reintegro.

16 Ver Anexo IX. Solicitud de subsidio de capacitación U.N.A.


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DOCUMENTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN GENERAL

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN A REMITIR A SEDE CENTRAL Jefe/Responsable de la Delegación: envía a la Dirección de Finanzas, sector Control Delegaciones lo siguiente:

o Semanalmente: • listado de rendición de ventas semanal y de Ingresos y Egresos de Tesorería, firmada

por el Tesorero de la Delegación o autoridad de la Junta en su defecto; • copia del comprobante/s de transferencia semanal intervenidos por el Banco; • reportes de la recaudación de timbradora, “Resumen de Caja del Día”, firmado por el

cajero y el Tesorero, conjuntamente con los comprobantes de depósito.

o Mensualmente: • antes del día 5 de cada mes, tres copias del Libro Diario de Apostillas con sello y

firma del Tesorero o autoridad de la Delegación, con dos copias de cada factura; • dentro de los 10 días siguientes a la finalización de cada mes, copia de extractos

bancarios, junto a la conciliación del último día hábil del mes de las cuentas recaudadora y de presupuesto.

o Al final de cada año:

• adjunta la certificación de saldos para cierre del ejercicio anual solicitada a las instituciones bancarias. Previo a su envío, dichas conciliaciones deberán ser visadas por el Tesorero de la Delegación. Archiva una copia junto a los extractos bancarios;

• planilla de fondo fijo17 donde se volcarán, al pie de la misma, los montos recontados el último día hábil del mes y su correspondiente reposición. La misma deberá estar firmada por el responsable del fondo fijo y el Tesorero. De contarse con caja en moneda extranjera, deberá incluirse en la planilla de arqueo, al pie;

• planilla de arqueo de fondos de la Caja Timbradora y Recaudadora con firma del Tesorero de acuerdo al Modelo adjunto.

Cuando, por causas extraordinarias, el Tesorero o representante de la Junta Ejecutiva habilitado se encuentren imposibilitados de firmar, a fin de no dilatar los envíos, podrá suplirse la firma por la del Responsable o Jefe de la Delegación con su correspondiente sello en los envíos semanales y mensuales, dando posterior conocimiento a la autoridad correspondiente. BIENES INVENTARIABLES La Delegación será responsable de informar todos los movimientos de bienes muebles inventariables al Área Patrimonio de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento de Bienes Patrimoniales. Ver reglamento Nº 2.- Reglamento Bs. Patrimoniales. Cuando se adquieran bienes inventariables (bienes muebles con valor mayor al monto informado por el sector patrimonio), se enviará al Sector Patrimonio planilla de alta de inventario en dos copias firmadas por el responsable de patrimonio de la Delegación, adjuntando copia de la factura dentro de los primeros diez días del mes siguiente. CIERRE DE EJERCICIO El año financiero comienza el 1º de Enero y termina el 31 de Diciembre. Los gastos deben reconocerse en el período que ocurren independientemente del momento en que se produjo el egreso de fondos. Por tal motivo, y a los efectos de una adecuada registración contable, los

17 Anexo VIII. Modelo de planilla de fondo fijo.


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pagos que se efectúen en el próximo ejercicio y correspondan a gastos devengados en el ejercicio corriente deben registrarse en el módulo de tesorería en el concepto de egreso “Deudas varias” con los auxiliares correspondientes a la Delegación y enviar original de la documentación de respaldo y de la orden de egreso a la División Contable del Colegio dentro de los 15 días contados desde la fecha de registración, archivando una copia en la Delegación. La clausura del ejercicio produce los siguientes efectos: 1.- caducan los créditos de las partidas de presupuesto en la medida en que no hubiesen sido utilizadas, sin perjuicio de lo dispuesto por el Comité Ejecutivo. 2.- los gastos proyectados durante el año pero no comprometidos hasta el 31 de Diciembre, deben trasladarse al presupuesto del ejercicio siguiente. Responsable de Tesorería - Tesorero: el último día hábil del ejercicio, al finalizar la jornada laboral o al inicio del primer día hábil del ejercicio siguiente, efectuarán los siguientes procedimientos:

• arqueo de caja recaudadora y timbradora18 con detalle de efectivo, indicando cantidad e importe de billetes y monedas, y cheques pendientes de depósito;

• arqueo del Fondo Fijo para gastos y del fondo de cambio de las cajas recaudadoras y timbradoras, con detalle de efectivo, indicando cantidad e importe de billetes y monedas, y comprobantes de gastos pendientes de reposición;

• certificación de saldos al 31/12 de las cuentas bancarias recaudadora y presupuestaria; • corte de documentación; • verificación que el saldo del cierre definitivo de caja recaudadora coincida con el saldo

del arqueo y en caso de existir diferencias, especificar las causas de las mismas. Envía la información resultante al Jefe/Responsable de la Delegación. Jefe/Responsable de la Delegación: supervisa la información de cierre y, en caso de no presentar observaciones, presta conformidad. Responsable de Tesorería: antes del 20 de Enero de cada año, envía la información de cierre al Director Contable.

18 Anexo X. Modelo de Planilla de arqueo de caja.


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AUTORIDADES Y SECRETARÍA

OFICIOS Se realiza un estricto control de las notificaciones y contestaciones en tiempo y forma, preservación de la documentación de los Oficios Judiciales y consultas que conllevan habitualmente similar tratamiento que aquellos que ingresan al Colegio de Escribanos de la provincia de Buenos Aires o a la Caja de Seguridad Social de Escribanos de la provincia de Buenos Aires. El mismo será de cumplimiento obligatorio sin excepción, por todos los intervinientes desde el momento mismo de su notificación y abarcará todo aquello referido a lo siguiente:

• oficios o consultas recibidos en Sede Central; • registración en el sistema; • diligenciamiento; • documentación original; • contestación final, archivo y conservación; • plazos de despacho y contestaciones; • casos complejos; • registración de pasos sucesivos en el sistema; • control de gestión; • tasa retributiva de gastos; • oficios o consultas recibidas en Delegaciones.

1.- OFICIOS O CONSULTAS RECIBIDOS EN LAS DELEGACIONES Cuando los oficios fueran recibidos en las Delegaciones, éstas únicamente podrán responder directamente sin intervención de la Sede Central, los referidos a los tipos que a continuación se detallan:

1. Consultas sobre la actuación profesional de Notarios en los Registros de los partidos pertenecientes a la Delegación, tales como: inicio de su actividad, suspensiones, sanciones, cese y/o condición. Previo al envío de la contestación, las Delegaciones podrán confirmar la exactitud de la información con el Departamento de Servicios Notariales de Sede Central, mediante e-mail.

2. Consultas sobre datos personales de los Notarios (nacionalidad, fecha de nacimiento y

número de documento) y domicilios legales (sede del Registro).

3. Información referida a la provisión de folios de protocolo, de actuación notarial, de certificación de autenticidad de firmas y de fotocopias, utilización de folios de legalización y/o apostilla expedidos por la Delegación.

4. Información sobre la similitud de firmas y sellos de Legalizantes en relación a las

registradas en la Delegación. Para contestar sobre la autenticidad de la firma, corresponderá que la contestación posea, a su vez, el reconocimiento de la misma por parte del respectivo Legalizante.

5. Consulta sobre ubicación de Protocolos (Archivo, Depositario, etc.) correspondientes a

Registros de Partidos pertenecientes a la Delegación.

6. Todo otro supuesto que determine el Comité Ejecutivo.


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2.- OTROS OFICIOS O CONSULTAS Los oficios o consultas que versen sobre otros asuntos no indicados precedentemente, no deberán contestarse directamente desde la Delegación. A título ejemplificativo, no deberán contestarse directamente desde la Delegación los oficios o consultas que versen sobre los siguientes asuntos:

a) Cuestiones relacionadas con la Caja de Seguridad Social para Escribanos de la provincia de Buenos Aires.

b) Expedición de fotocopias autenticadas de boletos, escrituras y documentación en general.

c) Información referida a si determinada persona otorgó actos ante Notarios de Registros pertenecientes a la Delegación.

d) Consultas relacionadas con temas de salarios u otro referido a recursos humanos. e) Medidas cautelares.

Todo oficio o consulta que no sea de los tipos que puedan ser contestados directamente por las Delegaciones y que sea recibido en alguna de ellas, inmediatamente de colocado el Sello de Entrada, deberá ser remitido vía fax a Asesoría Legal-Mesa de Entradas, utilizando para su remisión la carátula de fax (Anexo II del instructivo). Posteriormente, dentro de las 72 horas hábiles de recibido en la Delegación, deberá enviarse el original (previo archivo de una copia en el lugar de recepción) vía correo interno o postal a Mesa de Entradas de la Sede Central del “COLEGIO” para su incorporación al trámite iniciado con el fax. En este supuesto, las Delegaciones deberán responder al Oficiante aclarando la circunstancia del envío del Oficio a Sede Central para su contestación final. Ver instructivo Nº 22.- Recepción y respuesta de Oficios Judiciales. DENUNCIAS Las mismas tienen su origen en la destrucción, robo, hurto o extravío de folios de actuación notarial. Podrán ingresarse además, denuncias por sellos y estampillas de legalización que tengan su origen en lo siguiente:

• errores de impresión; • errores del usuario al consignar los datos en el sistema; • otros causales de denegación.

Se incorporan a la Base de Datos centralizada del Colegio de Escribanos los Folios de Actuación Notarial con denuncias efectuadas por alguna de estas causas, con el objeto de favorecer el acceso a la información con la celeridad necesaria, contribuyendo a la seguridad jurídica. 1.- DENUNCIA ANTE LA DELEGACIÓN Toda denuncia efectuada en oportunidad de destrucción, robo, hurto o extravío de Folios de Actuación Notarial es comunicada por el Escribano a la Delegación a la que corresponde el registro de su actuación, sin perjuicio de lo dispuesto por el Reglamento Notarial y demás normativa legal vigente. 2.- FORMALIZACIÓN La comunicación ante la Delegación se formaliza mediante la presentación de denuncia (copia con original a la vista) realizada ante autoridad competente. 3.- INGRESO AL SISTEMA La Delegación recepciona la documentación debiendo practicar el ingreso obligatorio al sistema, entregando como constancia comprobante de registración en la Base de Datos con firma y sello del responsable del ingreso.


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4.- RESPONSABILIDAD El Presidente de cada Delegación designa al personal autorizado para la recepción de la documentación y alta de datos, quién debe verificar detalladamente la exactitud de los datos ingresados. 5.- COMUNICACIÓN A COLEGIO La Delegación envía la documentación respaldatoria con una copia a la Dirección de Servicios Notariales (Departamento Servicios Notariales) indicando en el margen superior el comprobante de comunicación de denuncia. El Departamento de Servicios Notariales verificará las altas ingresadas en el sistema previo desglose y envío de la copia al Cuerpo de Inspectores. 6.- ARCHIVO Archiva la documentación en el legajo de cada Notario manteniendo la Delegación archivo de las denuncias efectuadas y comprobante de envío al Colegio. 7.- CONSULTA Las áreas involucradas accederán a la consulta sobre el registro de folios denunciados desde el sistema América en la base de datos de Delegaciones. Ver instructivo Nº 23.- Carga denuncias. PRÉSTAMO DE SALONES Objetivo. Fijar las pautas y los pasos a seguir para la cesión en préstamo de los salones de Actos de la institución, tanto en Sede Central como en Delegaciones, delimitando las tareas y responsabilidades de cada sector. Alcance. Desde la recepción de la solicitud hasta la devolución del salón. Generalidades. Pautas sobre la política de uso: 1.- Toda solicitud de uso de los salones pertenecientes al Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires, deberá provenir de instituciones u organizaciones, no aceptándose pedido de particulares, excepto que la finalidad lo justifique o fuere solicitado por algún notario en el caso de las Delegaciones. 2.-El pedido deberá elevarse por nota (se adjunta modelo) a nombre del Presidente del Colegio o de la Delegación, según se refiera a un salón de Sede del Colegio o de la Delegación, respectivamente. 3.- El pedido deberá ser aprobado por el Comité Ejecutivo o las Juntas Ejecutivas, según corresponda, reservándose el derecho a denegar el mismo cuando la finalidad no resulte compatible con la imagen y valores de la Institución. El Comité Ejecutivo podrá delegar en la Secretaría de Administración la aprobación con posterior informe al mismo. 4.- La cesión se llevará a cabo a través de un contrato de Comodato que será suscripto por el presidente del Colegio o de las Juntas Ejecutivas, y el representante designado de la Institución solicitante, de acuerdo al modelo aprobado por el Comité Ejecutivo. 5.- No se otorgará el auspicio de la Institución a petición de las entidades que requieran su cesión. Toda resolución en contrario, en supuestos de excepcionalidad, deberá contar con la expresa aprobación de las autoridades. 6.- Las entidades requirentes del préstamo del Salón deberán hacerse cargo de los gastos por su utilización, estipulados previamente por el Departamento Contable. Se consideran comprendidos en dichas erogaciones los gastos de luz, gas, horas del personal afectado, seguridad, limpieza, tasas y toda otra erogación que la realización del evento demande. Asimismo, establecerá la cobertura de seguro a fin de cubrir los riesgos del evento.


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Cuando se trate de actividades que revistan interés notarial, las autoridades podrán disponer la eximición de los gastos establecidos. 7.- El señor Intendente del Colegio y los Jefes de cada Delegación o en su defecto quien designen las autoridades, actuarán de nexo con la Institución solicitante a fin de garantizar la coordinación de los requerimientos, una vez aprobada la utilización del salón, por parte de las autoridades. 8.- Efectuada la comunicación de aprobación de la cesión del espacio, el prestatario tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles para abonar los gastos requeridos y cumplimentar los requisitos acordados presentándose a la firma del contrato de comodato. Vencido el plazo, sin haber mediado comunicación alguna, se tendrá por desistido el pedido y se cancelará la reserva efectuada. 9.- Todas los pedidos se ingresarán por Mesa de Entradas quien la remitirá al Sector Intendencia o Jefe de la Delegación. Procedimiento Mesa de Entradas: recibe nota19 solicitando el préstamo de un salón, dirigida al Presidente del Colegio o de la Delegación. Envía la nota de solicitud al Sector Intendencia o al Jefe de la Delegación, según corresponda. Intendencia /Jefe de Delegación: verifica que se indique el tipo de actividad que se pretende desarrollar en el salón, cantidad de personas, días, horario y datos de la organización solicitante. Informa si son días hábiles y si se encuentra programada alguna otra actividad en esa fecha. Remite a la Secretaría de Administración para su incorporación al Orden del Día del Comité Ejecutivo o eleva a la Junta Ejecutiva para su consideración, según corresponda. Comité Ejecutivo/Junta Ejecutiva: resuelve aprobar o denegar el pedido. Deja constancia con la firma del Secretario de Administración en la nota de pedido de lo resuelto. Intendencia /Jefe de Delegación: recibe la nota de pedido firmada por la autoridad aprobando o denegando el pedido y notifica al interesado lo dictaminado. Si resultó aprobado:

1. Anexa a la notificación el modelo de contrato con indicación del monto a abonar en concepto de gastos y requisitos a cumplimentar previo al uso20, solicitándole que, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, efectivice el pago informado y se presente a firmar el contrato. Se informará que vencido el plazo y no habiendo obtenido respuesta se dejará sin efecto la reserva efectuada.

2. Cuando el representante se presenta, verifica el pago y solicita la firma en el contrato

de Comodato21, controlando la identidad y representación invocada.

3. Eleva a la firma del Presidente del Colegio o Presidente de la Junta Ejecutiva, según corresponda (o la autoridad en que se haya delegado la firma).

4. Eleva copia de la solicitud a Intendencia o responsable designado en la Delegación,

informando todos los datos necesarios del contacto con la institución y demás información sobre el desarrollo del evento.

5. Archiva el Contrato junto al comprobante de pago efectuado y la nota de pedido con

firma de la autoridad que aprobó la cesión.

19 Ver Anexo XI Nota modelo préstamo de salón. 20 Ver Anexo XII. Requisitos. 21 Ver Anexo XIII. Modelo de contrato de comodato Sede central/Delegaciones.


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6. Gestiona el servicio de limpieza y seguridad. Coordina con el personal designado las condiciones de entrega, atención y recepción del salón.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Autoridades de la delegación: solicita al Comité Ejecutivo el cubrimiento de un puesto vacante o la creación de un nuevo puesto de trabajo. Recibe resolución de Comité Ejecutivo con dictamen y verifica la descripción del puesto. Si el puesto no existiera deberá requerir al Departamento de RRHH su relevamiento. Inicia el proceso de reclutamiento, a través de una consultora externa o por medio de la Delegación. Eleva al Departamento de RRHH la terna de postulantes con la información completa para su elevación al Comité Ejecutivo. Si la resolución es favorable, procede a convocar al postulante aprobado para que comience a prestar funciones a partir del día indicado por el Comité. Ningún postulante podrá comenzar a trabajar antes de haber cumplido las etapas antes consignadas. Informa inmediatamente al Departamento RRHH el día de comienzo laboral a fin que proceda a dar las altas respectivas. Informará al Departamento de Recursos Humanos del Colegio todas las novedades del personal de la Delegación que afecten la liquidación:

• licencias; • uso de boletas; • vacaciones; • ausencias con y sin aviso.

Ver Procesos y Procedimientos de Recursos Humanos – Procedimiento para la Presentación y Aprobación de Postulantes en Delegaciones. CAMBIO DE AUTORIDADES Jefe/Responsable de Delegación: labra un acta con la firma de las autoridades salientes y las entrantes, fecha y hora. Efectúa un corte de registros y comprobantes:

• última factura emitida; • último cheque librado; • último depósito bancario.

Adjunta al acta mencionada un inventario completo de los bienes de uso de la Delegación, actualizado al día del corte. Practica un recuento físico de la totalidad de artículos y valores, volcando los resultados en las planillas previstas para tal fin y se envía a Sede Central. Sede Central: constata la planilla de productos y valores con lo registrado en el Sistema América a la fecha del corte, controlando la correspondencia y consistencia integral con las existencias físicas.


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Este procedimiento será de aplicación también en cada oportunidad en que se produzcan cambios en la nómina de empleados, y el acta será labrada por el Tesorero de la Delegación, con la firma del empleado saliente y el entrante.


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ANEXOS Anexo I.- Particularidades de los distintos tipos de ingresos. 1. Recaudación por ventas: a) Ventas de Folios Ley 9020: Presenta formulario de solicitud de folios firmado por el notario. Si la persona que efectúa el requerimiento es distinta del notario, se deberá verificar que se encuentre debidamente autorizado. Ver instructivo Nº 1.- Autorización para la venta de folios y Art. 143 inc. II, Decreto-Ley 9.020. Completa la ficha de Compra Folios Ley 9.020 con el detalle de la factura. Art. 143 inc. III, Decreto-Ley 9.020. Previa verificación de la numeración y facturación de los folios entregados, solicita firma y aclaración en la ficha y la factura a quien retire. b) Folios de seguridad: Ley 10.295. Verifica la nominación de los folios al partido registro que se facturan. Los folios de seguridad se entregarán sin cargo a los notarios que posean una actuación vigente en un Registro de Regularización Dominial a la fecha de la solicitud para ser utilizados en las escrituras otorgadas en el marco de la Ley 24.374 y su modificatoria 25.797, en cuyo caso serán facturados con una bonificación del 100%. Ver instructivo Nº 2.- Folios de Seg. Regularización Dominial. Entrega sin cargo. c) Libro de requerimientos: Previo a la facturación, verifica la presentación de nota debidamente cumplimentada de acuerdo a las disposiciones vigentes, como asimismo la presentación del libro de requerimientos anterior (22° Reglamento de certificaciones de firmas e impresiones digitales). Efectuada la compulsa del libro anterior, anota en la primera hoja número de registro al que se asigna el libro, su distrito, el número de orden del libro y la firma y sello de un miembro de la Junta Ejecutiva de la Delegación respectiva. (176 y 177 de la Ley 9020, 127 del reglamento Notarial, 1 inc. 1 del Reglamento de certificaciones de firmas e impresiones digitales). d) Libros en consignación (FEN): (a partir del 15/09/2014 se registra la venta de libros FEN directamente en la contabilidad de la FEN y los fondos se depositan en la cuanta de la Fundación.) Ver Instructivo Nº 3.- Ventas libros FEN. e) Formulario gratuito: Ante la solicitud de un formulario gratuito, emite una factura con monto cero a fin de imputar la baja en el inventario. f) Legalizaciones y apostillas: Mesa de Entrada: recibe la documentación para legalizar o apostillar. Verifica su correspondencia y otorga número de trámite consignando la cantidad de documentos en el talón de número de trámite. Entrega duplicado de talón al cliente. Registra la factura en el sistema.


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Excepción: en aquellas delegaciones con cantidades significativas de trámites de legalizaciones, se podrá optar por utilizar la facturación de legalización, a través de la Web desglosando el cobro de la facturación y dejando constancia del pago en el talón numerado con sello y firma del cajero indicando el monto cobrado. Al finalizar el día, se deberá controlar que queden facturados la totalidad de trámites abonados, sin excepción. Ver instructivo Nº 4.- Opción legalización Web. g) Trámites del Archivo de Actuación Notarial: Solicitudes para el AAN de La Plata: recepciona el oficio o la solicitud, y verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos para el tipo de solicitud. Verifica que el interesado se encuentre autorizado en el oficio o en la solicitud. Caso contrario, verifica que haya delegado su cometido en otra persona, con firma y sello si es profesional, o firma certificada por Notario si es particular. Solicita de la persona interesada o autorizada, su documento de identidad para verificar la misma. Factura el servicio por el sistema América y procede al cobro. Ver Instructivo Nº 5.- Tramitación de Servicios AAN en Delegaciones. Créditos para el servicio de copia virtual: a tal efecto se facturará el producto Copia virtual 103-001-774. Acreditado el mismo, el Notario podrá solicitar copias de escrituras que se encuentren en el Archivo de Actuaciones Notariales con sede en la ciudad de La Plata ingresando al sitio institucional de acuerdo a la comunicación efectuada por SOIN C10N55A2013. La facturación se efectuará en el comprobante factura de materiales a nombre del Escribano solicitante. No podrá anularse la factura con posterioridad al día de su emisión ni efectuar Nota de Crédito. Se aplicarán los procedimientos de envío de stock, venta, control de recaudación y registración aplicados para productos numerados. h) Productos personalizados: La Delegación entregará y facturará los productos personalizados enviados por el Departamento Publicaciones, de acuerdo al detalle adjunto. Ver instructivo Nº 6.- Formulario de productos personalizados. i) Créditos Internet: Los servicios se facturarán de acuerdo al siguiente detalle:

• consulta de Anotaciones Personales (Servicio 100-002-231); • consulta de Informe 90 días. (Servicio 100-002-232); • consulta índice de titulares Internet (100-002-234); • consulta Inmueble matriculado Web (100-002-235); • informe dominio Web (100-002-236).

Se facturará en comprobante Factura de Materiales. A excepción de algún error en el momento no podrá anularse la venta, ni generar devoluciones. El Registro pondrá a disposición de los Escribanos el consumo de los créditos adquiridos a las 72 horas de acuerdo a la información enviada por el Colegio en cuanto a la relación carnet/servicio/número. Los créditos son personales y no son transferibles. 2. Cobro de deudas: Generadas a nombre de los Notarios para ser abonadas en la Delegación.


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a) Cobro de Seguros: Registra la operación en el sistema de seguros. Al final del día registra en el Módulo Tesorería del sistema América un ingreso por la totalidad de valores recaudados en concepto de seguros, indicando los valores recibidos, e imprime comprobante. Adjunta un listado del sistema de seguros con los cobros del día al recibo emitido. Ver Manual de Seguros. b) Cobro de rendiciones y entrega de sellos y estampillas a los subdelegados legalizantes: Requiere al notario el listado de rendición obtenido del sistema y verifica que no existan legalizaciones pendientes de facturación. Registra el ingreso en el módulo Cuenta Corriente del sistema América asociando la facturación adeudada. Si es requerido, entrega al notario sellos y estampillas en consignación registrando un remito a su nombre en el módulo de ventas. Ver instructivos Nº 7.- Entrega y rendición de sellos de legalización para Notarios subdelegados legalizantes y Nº 8.- Legalización - estampilla autoadhesiva de seguridad. c) Cobro de deudas por uso de adicionales del sistema de Gestión Notarial: Registra en el Módulo Cuenta Corriente del sistema América asociando la facturación adeudada, y emite un recibo por duplicado, con detalle de las facturas abonadas, monto y forma de pago. Ver instructivo Nº 25.- Implementación del sistema de gestión notarial. 3. Otros ingresos: Por los siguientes conceptos, la cobranza se realiza en la Delegación y se registra como ingreso en el Módulo Tesorería por los valores recibidos, imputando el concepto del ingreso, forma y monto de pago. Cuando corresponde imputar un centro de costos y fin de erogación asociado a un concepto distinto al de la Delegación, se seguirán las indicaciones establecidas por el Sector Contable.

a) Inscripciones a cursos y seminarios; b) Aporte de honorarios del Centro de Mediación; c) Inscripción matrícula al Centro de Mediación.

Ver instructivos Nº 9.- Imputación Centro de Mediación, Nº 10.- Registración de ingresos y egresos por jornadas.


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Anexo II.- Categorización impositiva. El Sector Impuestos será el responsable de actualizar este anexo y comunicar las modificaciones a la normativa impositiva vigente. Colegio de Escribanos: exento en Impuesto a las Ganancias, IVA, Ingresos Brutos e Impuesto al Sello. Facturación de proveedores. Comprobantes válidos: Colegio de Escribanos y Organismos Gubernamentales: facturas, recibos, ticket, etc. Tipo “B”, “C”, “M” y/o ticket de Controlador Fiscal.


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Anexo III.- Solicitud de compra: Protocolo – Folios de actuación notarial.

Anexo IV.- Acta de verificación de folios.

ACTA DE VERIFICACIÓN DE FOLIOS LEY 9020

En la Delegación……………………………….a los……………………del año…………se procede a la apertura y control de los siguientes folios ley 9020 Serie ……..Nro…………….al Nro……………..

De la tarea realizada SI NO surge faltante. (tachar lo que no corresponda)

Observaciones……………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………..

Firma del encargado de la Delegación Sello de la Delegación

Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires


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Anexo V.- Formulario de rechazo de legalizaciones. Señor/a Escribano: El/los documento/s adjunto/s se devuelve/n sin legalizar por los siguientes motivos:

Falta firma y/o sello aclaratorio del profesional.

No fue extendida en Folios de Actuación Notarial y no se trata de los taxativamente autorizados desde el 01/03/2002, a saber: Estudio de títulos o dictámenes escritos, Copias simples, Precalificación para IGJ, Constancia de escritura en trámite de otorgamiento o inscripción o Solicitudes presentadas para obtener copias simples o certificadas.

La fecha de expedición es anterior a la fecha de compra del folio.

La firma y/o sello no concuerda con lo registrado en nuestros ficheros.

No consta que la firma fue puesta en presencia del escribano, coetáneamente a la autenticación y por personas de su conocimiento.

Omitió mencionar folio, número de acta del libro de requerimientos.

El documento tiene espacios en blanco o no se dejó constancia de los mismos.

El documento contiene cláusulas manifiestamente contrarias a las leyes.

Documento pretende reemplazar la firma de las partes

Documento redactado en lengua extranjera no deja constancia de conocimiento del escribano de la misma.

Formulario 08; en folio de actuación notarial no menciona marca y/o dominio del vehículo, y/o número del formulario 08. (Desde 1/12/2003).

No consta lugar y/o fecha de certificación.

El notario no actuó en la demarcación asignada a su registro, o dentro de las competencias ampliadas según la Ley.

El instrumento notarial demuestra signos o existe presunción de falsificación o falsedad o se presume la comisión de un acto contrario a la ley. SE RETIENE LA DOCUMENTACIÓN. IDENTIFICAR A LA PERSONA QUE LO PRESENTA Y POR CUENTA Y ORDEN DE QUIEN LO REALIZA.

OTROS: El/ los documento/s no cumplen con las formas y requisitos legalmente establecidos, los de este Reglamento y los que resulten de la reglamentación del Consejo Directivo. Detalle..................................................................................................................................................

Legalización efectuada de documentos o certificaciones que no cumplan o requisitos formales o disposiciones vigentes o que presenten dudas respecto a la procedencia o no del acto. ANTES DE ENTREGAR FOTOCOPIAR Y REMITIR EL DOCUMENTO AL COLEGIO PARA SER GIRADO A INSPECCION GENERAL. DESGLOSAR ESTE FORMULARIO. FIRMA Y SELLO DEL LEGALIZANTE


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Anexo VI.- Planilla de actualización de datos.


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Descarga de planilla de actualización de datos de proveedores: http://www.colescba.org.ar/proveedores.

http://www.colescba.org.ar/proveedores.


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Anexo VII.- Formulario de viáticos.


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Anexo VIII.- Modelo de Planilla de Rendición de Fondo Fijo.

DELEGACIÓN NÚMERO:

MONTO:

COMPROBANTES A REPONERNÚMERO FECHA DESCRIPCIÓN IMPORTE CONCEPTO A IMPUTAR

TOTAL $ 0,00

Fecha CHEQUE BANCO PCIA. DE BS. AS. NÚMERO

Firma del responsable……………………………………..

Firma del Tesorero…………………………………………..

Fecha

Total efectivo A

Total de comprobantB Firma responsable de la Delegación…………………………

Total fondo fijo A+B


ARQUEO DE FONDO FIJO

REPOSICIÓN DE FONDO FIJO

RENDICIÓN DE FONDO FIJO


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Anexo IX.- Solicitud de subsidio de capacitación U.N.A.

DATOS DEL NOTARIOApellido/s y Nombres :

N° Carnet Partido: Registro:

Delegación:

Carrera o curso:

Lugar: Concepto Período N° Comprobante Monto abonado Fecha de pago

Inscripción

Matrícula

Cuota(consignar mes o anual)

Carrera o curso:

Lugar:

Concepto Período N° Comprobante Monto abonado Fecha de pago

Inscripción

Matrícula

Cuota

Carrera o curso:

Lugar:

Concepto Período N° Comprobante* Monto abonado Fecha de pago

Inscripción

Matrícula

Cuota

Todos los datos consigandos en este ejemplar revisten el carácter de Declaración Jurada

Lugar y Fecha

Firma Aclaración de firma

Al momento de presentación deberán exibirse comrpobantes originales y adjuntar copia de los mismos.

SOLICITUD DE SUBSIDIO DE CAPACITACION COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES


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Anexo X.- Modelo de planilla de Arqueo de Fondos de Caja.

CAJA RECAUDADORA - TIMBRADORA (tachar la que no corresponda)Pesos

Billetes Cantidad Total

Subtotal billetes $ 0Monedas Cantidad Total

Subtotal monedas $ 0Cheques de terceros Fecha Banco N° Cheque Monto

Subtoral cheques $ 0VISA-Cupones sin presentar Fecha Tarjeta N° Cheque Monto

Subtotal cupones $ 0

TOTAL FINAL CAJA $ 0

Fondo paracambioRecaudación sin depositar

TOTAL

Firma responsable de la custodía Firma Tesorero

$ 0.25

$ 0.05

$ 10.00

$ 2.00

Tipo$ 2.00$ 1.00$ 0.50

$ 5.00

$ 0

Observaciones:

A las…….hs del día…..de……………….de…….se cierra el presente arqueo del total de valores existentes en concepto de:

$ 0.10


Tipo$ 100.00$ 50.00

DELEGACIÓN: …………………………………………..ACTA DE ARQUEO DE CAJA

$ 20.00


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Anexo XI.- Nota modelo de solicitud de préstamo de salón. La Plata,……de……201…

Dirigirla al Presidente del Colegio de Escribanos o de la Junta Ejecutiva de la Delegación de acuerdo a la ubicación del salón que se solicite. De mi mayor consideración: Tengo el agrado de dirigirme a Ud., con la finalidad de solicitar el préstamo del salón………………………………….. El mismo, será utilizado con motivo de………………………………………………………….. Sin otro particular y a la espera de la aprobación de esta solicitud por parte del Comité Ejecutivo, lo saludo a Ud. muy atte.

…………………………………….

Firma y Aclaración

Indicar: DATOS DEL SOLICITANTE Nombre o razón social:…………………………………………………………………… Domicilio:………………………………………………………………………………… Nombre y Apellidos del representante:…………………………………………………… Cargo o representación invocada:…………………………………………………………. Tipo y número de documento: …………………………………………………………….. DATOS DEL EVENTO O ACTIVIDAD Actividades a desarrollar:…………………………………………………………………… Fecha:………………………………………………………………………………………… Horario. Desde: …………………Hasta:…………………………………………………. Cantidad estimada de asistentes:……………………………………………………………… DATOS DE LA APROBACIÓN. A completar luego del tratamiento por parte de las autoridades. APROBADO: SI/NO Fecha de aprobación:………………………………………………………………………….. Autoridad que aprobó:………………………………………………………………………… Gastos a reintegrar:………………... Comprobante, monto y fecha:………………………… Observaciones:………………………………………………………………………………... Cualquier otra aclaración necesaria para quien se responsabilice de la entrega, atención y recepción del salón.


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Anexo XII.- Requisitos para la cesión en préstamo de salones pertenecientes al Colegio de Escribanos de la provincia de Buenos Aires. 1.- SOLICITUD:

• ELEVAR EL PEDIDO POR NOTA DE ACUERDO AL MODELO ADJUNTO DONDE CONSTEN TODOS LOS DATOS REQUERIDOS.

2.- REQUISITOS A CUMPLIMENTAR: (APROBADA LA SOLICITUD EL SOLICITANTE DEBERÁ PRESENTAR)

• CONTRATO DE PÓLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL COMPRENSIVA PARA EL EVENTO, CON INDICACIÓN DE COASEGURADO, COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, Y CLÁUSULA DE RESPONSABILIDAD CIVIL CRUZADA.

• CONSTANCIA DE SEGURO DE ART Y/O ACCIDENTES PERSONALES A FAVOR DE LAS PERSONAS QUE REALICEN ALGUNA ACTIVIDAD DURANTE EL EVENTO, CON CLÁUSULA DE NO REPETICIÓN A FAVOR DEL COLEGIO DE ESCRIBANOS.

Los seguros deberán efectuarse en la misma aseguradora que actualmente cuenta el Colegio y las Delegaciones. A tal efecto se le informará al comodatario el teléfono de la compañía que tiene contratada este colegio, la que hasta el día 01/05/2014 a las 12:00 hs. es la Cía. SMG. Teléfono de contacto: Hasta la fecha indicada deberán llamar al Bróker de Seguros, Cr. Luis Ferreyra. TEL. 011-4243-2293 o 011-4245-6135.

• COMPROBANTE DE PAGO EN CONCEPTO DE GASTOS DE SERVICIO DE VIGILANCIA, GASTOS DE PERSONAL DE APOYO, LIMPIEZA Y ELECTRICIDAD.

El valor a abonar se establece en el equivalente al costo de hasta 200 folios de protocolos por el uso de hasta tres horas, y a partir de la cuarta hora se abonará una suma adicional equivalente al costo de hasta 60 folios de protocolo por hora. Modificado por Resolución del C.E. 8406 de fecha 22/05/2014, con vigencia a partir de la fecha de resolución. Dicha suma se abonará en la caja del Colegio o Delegación, según corresponda, y se facturará en concepto de recupero de gastos ingresando a la Caja Recaudadora el monto reintegrado. FACTURA: FRGXX – FACTURA RECUPERO DE GASTOS y producto: 108-001-001 REINTEGRO DE GASTOS con imputación a la cuenta 4126407 Recupero de Gastos. 3.- FIRMA DEL CONTRATO DE COMODATO. Cumplido los requisitos procederá a la firma del contrato de comodato.


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Anexo XIII.- Uso de salones de delegaciones. Modelo de contrato de comodato. CESIÓN DE USO DEL SALÓN POR PARTE DE LAS DELEGACIONES.

ENTRE el COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA PROVINCIA DE BS AS, representado en este

acto por el Presidente de la Delegación……………… Not….., con domicilio legal en

calle…., de….., en adelante llamado EL COMODANTE, por una parte, y, por la

otra, el Notario y/o INSTITUCIÓN…., DNI…., matricula…., con domicilio en

calle…, en adelante denominado EL COMODATARIO, convienen celebrar el presente

contrato de comodato sujeto a las siguientes cláusulas y condiciones a

saber:--------------

PRIMERA: El comodante cede en carácter de comodato al COMODATARIO,

(Notario/Institución…) su SALÓN del …… piso de esta Delegación, sita en calle

……, para la celebración del siguiente evento:….. Dicho evento se desarrollará

el (día/s y horario/s:….). No pudiendo excederse el mismo bajo ninguna

circunstancia.-------------------------------------

SEGUNDA: La presente cesión en comodato comprende también el uso de las

instalaciones sanitarias (de la cocina del…. Piso y/o cualquier otra

instalación o dependencia), con sus artefactos instalados, mesas y sillas del

salón…, como a si también la utilización de los equipos de iluminación y

aire acondicionado de los espacios descriptos, los que se encuentran en

perfecto estado de funcionamiento y conservación y deberán ser entregados en

las misma condiciones, haciéndose cargo el COMODATARIO de cualquier daño que

se ocasionare a los mismos. No podrá ser utilizado ningún otro espacio y/o

elemento de la Delegación no comprendido en la enumeración anterior. La

cochera podrá ser utilizada hasta… vehículos.--------------------------------

---------------------

TERCERA: Para la seguridad del evento, el COMODATARIO, deberá afectar al

personal de seguridad de la Delegación (en caso de no contar con ese

servicio, deberá contratar a Personal de la policía de la Provincia de Buenos

Aires), en número de…, haciéndose cargo exclusivo de sus estipendios.--------

-------------------------------------------

CUARTA: Concluido el evento, el salón deberá entregarse limpio, aseado y en

las mismas condiciones en las que se le ha entregado, quedando a cargo del

COMODATARIO el pago de los gastos correspondientes. Dicha tarea deberá ser

realizada por la empresa o personal que indique el Comodante.----------------

--------------------------------------------

QUINTA: El COMODATARIO se hace responsable por el buen uso y conservación de

las instalaciones cedidas, como así también de la conducta y comportamiento

de los asistentes, que no podrán superar el número de…. El COMODATARIO

también deberá responder por cualquier daño a las instalaciones y/o bienes de

la Delegación. Asimismo deberá contratar un seguro en la compañía indicada


44

por el Comodante. Queda también a cargo del COMODATARIO el pago de impuestos,

tasas y/o multas originadas por el uso del salón. A modo de ejemplo a SADAIC,

AADI CAPIF, Municipalidad y/o cualquier otro gravamen emergentes por el

evento. --------------------------------------------------------------

SEXTA: El COMODANTE queda liberado de toda responsabilidad por hurto, robo,

pérdida, extravío u otros daños ocasionados sobre bienes y/o integridad

física del COMODATARIO o de los asistentes a la reunión.

SEPTIMA: El COMODATARIO deberá poner en conocimiento del encargado del

edificio y/o representante del Comodante, cualquier contratiempo derivado de

la reunión en forma inmediata.----------------------------

OCTAVA: El COMODATARIO se compromete en forma irrevocable a mantener indemne

al Comodante respecto de obligaciones y daños patrimoniales que tengan

fundamento en su causa origen y/o que tengan vinculación directa o indirecta

con la calidad de requirentes de servicios a terceros, cubriendo al comodante

de cualquier perdida, reclamo, responsabilidad, daño, impuesto o gasto

cualquiera fuere su naturaleza. También mantendrá indemne al Comodante

respecto de cualquier reclamo judicial. No existen responsabilidades

implícitas de ningún tipo atribuibles al Comodante con relación a contratos

celebrados por el COMODATARIO.- La presente indemnidad se mantendrá en

vigencia hasta la prescripción de las acciones para reclamar los pagos

debidos.--------------------------------------------------------------

EN PRUEBA DE CONFORMIDAD, se firman dos ejemplares de un mismo tenor y a un

solo efecto, en …….. a los…. días del mes…. del año…..-----------

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - … · MANUAL DE PROCESOS Y ... si existe más de un cajero, ... en su poder con la salvedad de los fondos ingresados fuera del horario del cierre