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MANUAL DE PUESTOS
Y
FUNCIONES
Este manual permitirá identificar las funciones y procedimientos
que se realizan dentro de la Federación, identificar quién es el
responsable de las determinadas funciones que se hagan y la
forma en que deben realizarse.
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: Gerente Administrativo
Puesto del que depende
Jerárquicamente: Comité Ejecutivo
Puesto(s) que supervisa
Directamente: -
- Departamento Financiero
- Asesor de Comunicaciones
II. Descripción General del Puesto:
La Gerencia Administrativa es la instancia ejecutora de gestión directa de la
Federación Nacional de Esgrima de Guatemala. Su objetivo fundamental es
asegurar la administración y ejecución continua de lo resuelto por la Asamblea de
la Federación y atendiendo los lineamientos resueltos en Sesiones celebradas por
los Miembros del Comité Ejecutivo de la Federación de Esgrima.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Controlar el óptimo uso de los recursos humanos, financieros, técnicos y
materiales de la Federación.
2. Hacer propuestas al Comité Ejecutivo sobre modificaciones del
Funcionamiento institucional orientado a mejorar su desempeño.
3. Presentar al Comité Ejecutivo la propuesta de organigrama institucional así
como el flujo de relaciones entre sus dependencias, los procesos y
procedimientos así como de cualquier normativa a aplicar en las operaciones.
4. Establecer comunicación y coordinación con otras entidades vinculadas al
deporte para llevar a cabo las diversas actividades que la Federación tenga
que desarrollar de forma interactiva y participar en reuniones relacionadas al
desarrollo y administración de la Institución.
5. Velar por el desarrollo y mantenimiento de toda la administración.
6. Mantener una comunicación directa y coordinación con instituciones de apoyo
institucional: Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, Comité
Olímpico Guatemalteco, Ministerio de Cultura y Deportes, DIGEF, etc.
7. Seleccionar, contratar y destituir al personal de la institución, previa consulta
con el Comité Ejecutivo.
8. Autorizar permisos con o sin goce de salarios, así como aplicar medidas de
estímulo y disciplinarias al personal.
9. Evaluar los informes de las unidades operativas administrativas.
10. Realizar conjuntamente con las demás unidades administrativas, un Plan de
Desarrollo Institucional a corto, mediano y largo plazo.
11. Establecer conjuntamente con el Comité Ejecutivo las metas para cada una de
las unidades de la Federación y velar por el cumplimiento de las mismas.
12. Establecer conjuntamente con el Comité Ejecutivo los indicadores de gestión
institucional.
13. Desarrollar y coordinar la Planificación Estratégica Institucional.
14. Velar por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la Institución.
15. Llevar las estadísticas generales y particulares de la institución y sobre la base
de las mismas, realizar las proyecciones necesarias para el adecuado
funcionamiento de la institución y de los servicios que presta.
16. Las demás inherentes a su cargo y que le sean asignadas por el Comité
Ejecutivo.
20. Asegurarse de que de las auditorias que se lleven a cabo, sus resultados, se
den a conocer donde corresponda de manera oportuna.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico preferentemente en las áreas de, administración, contabilidad,
con estudios universitarios afines.
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power
Point.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de cinco años de experiencia a nivel de Gerencia Administrativa en el
sector público o privado.
Conocimientos necesarios:
Planeamiento Estratégico
Políticas Públicas
Procesos de Administración General
Resolución y Manejo de Conflicto
Conocimiento sobre integración de equipos gerenciales y desarrollo organizacional
Uso de computadoras y paquetes utilitarios.
Habilidades y Destrezas
Alta capacidad de análisis y de síntesis
Excelente comunicación oral y escrita
Excelentes relaciones interpersonales
Capacidad para desarrollar y orientar equipos de trabajo
Poseer cualidades de Liderazgo y Motivación
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: CONTADOR
Puesto del que depende
Jerárquicamente: Comité Ejecutivo y Gerente Administrativo
Puesto(s) que supervisa
Directamente: Auxiliar de Contabilidad
II. Descripción General del Puesto:
El Contador de la Federación es responsable de validar los registros contables
que se generen, así como efectuar los registros contables directos que se
produzcan en el Proceso Financiero, realizar oportunamente los cierres mensuales
y anuales, preparar los estados financieros e informar sobre el comportamiento de
los recursos y obligaciones institucionales. Estará sujeto a la normativa técnica
legal gubernamental de la Contraloría General de Cuentas de la Nación y otras
instituciones como la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala,
prevaleciendo siempre la normativa gubernamental.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar en todas las
intervenciones contables de la Federación.
2. Revisar continuamente los procesos contables, y dictar las observaciones y
recomendaciones a la normativa y procedimientos para el cumplimiento de las
disposiciones legales de la Contraloría General de Cuentas de la Nación.
3. Evaluar de una manera permanente las operaciones de la Federación e
informar oportunamente al Comité Ejecutivo de cualquier error o irregularidad que
ocurra y proponer las recomendaciones respectivas.
4. Examinar los estados financieros y comprobarlos con los libros, registros y
documentos de las operaciones. Validar las partidas con afectación presupuestaria
del devengado y percibido de ingresos así como devengado y pagado de egresos,
generadas durante el Proceso Financiero mensual y anual con sus respectivos
documentos de respaldo, así como generar los comprobantes contables
respectivos.
5. Efectuar los cierres mensuales y anuales de acuerdo a los plazos establecidos
por la Contraloría General de Cuentas de la Nación.
6. Generar, verificar y firmar conjuntamente con la Gerencia Administrativa, y los
Miembros de Comité Ejecutivo los informes financieros y de ejecución
Presupuestaria institucional, mensuales y anuales que son requeridos por la
Confederación Deportiva Autónoma, autoridades superiores y organismos de
control.
7. Efectuar y validar las partidas de ampliación y transferencias presupuestarias
contables requeridas para efectuar el cierre anual.
8. Efectuar los trámites necesarios para publicar a principio de cada año los
estados financieros de la Federación correspondientes al año anterior, en el diario
oficial de la Nación.
9. Mantener debidamente referenciado y completo el archivo de documentación de
respaldo contable de la Federación.
10. Mantener un adecuado sistema de control interno contable.
11.Realizar liquidaciones de viajes, de fondos como caja chica y fondos para
competencias en forma oportuna.
12. Cumplir con otras actividades adicionales que le sean asignadas por la
Gerencia Administrativa y el Comité Ejecutivo de la Federación, que sean
inherentes a su función Financiera, relacionadas con la Federación.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico de contador y con estudios universitarios en la carrera de
auditoría como una fortaleza.
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power
Point.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar.
Conocimientos necesarios:
Políticas Públicas
Haber aprobado el curso de Contabilidad Gubernamental.
Conocimientos sobre leyes de la Contraloría General de Cuentas y leyes
tributarias y fiscales de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
Conocimiento sobre uso de paquetes computacionales.
Manejo de la normativa generalmente aceptada con la naturaleza del puesto.
Ley del Instituto Guatemalteco del Seguro Social (IGSS)
Código de Trabajo
Habilidades y Destrezas
Planificador, metódico, ordenado.
Alta capacidad de análisis y de síntesis
Excelentes relaciones interpersonales
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Puesto del que depende
Jerárquicamente: Contador
Puesto(s) que supervisa
Directamente: Ninguno
II. Descripción General del Puesto:
Asistir al Contador Institucional en el control y contabilización de las diferentes
operaciones financieras y el adecuado manejo del presupuesto.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Elaborar los Estados Financieros
2. Brindar seguimiento y asistencia en la programación del presupuesto de la
Federación.
3. Operar los libros de Inventarios y almacén de la Federación.
4. Verificar los saldos contables.
5. Controlar y verificar que los comprobantes de pago, cuenten con los
documentos sustentatorios y las autorizaciones respectivas.
6. Mantener un registro contable y financiero de las diferentes transacciones de
compras que sean activos de la Federación, tangibles e intangibles.
7. Elaborar conciliaciones bancarias.
8. Controlar y actualizar los activos fijos.
9. Revisar planillas de pagos y flujos de efectivo.
10. Elaborar informes periódicos sobre el comportamiento contable financiero.
11. Verificar que los gastos presentados, originados por compras y servicios
cuenten con la respectiva asignación presupuestaria, previa comprobación
de la disponibilidad de recursos.
12. Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por la Gerencia
Administrativa o por el Contador de la Federación.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico de nivel medio con orientación en contabilidad.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel, power
point
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar.
Conocimientos necesarios:
Haber aprobado el curso de Contabilidad Gubernamental.
Conocimientos sobre Leyes Tributarias y Fiscales de la Contraloría General de
Cuentas de la Nación.
Conocimiento sobre uso de paquetes computacionales.
Ley del Instituto Guatemalteco del Seguro Social (IGSS)
Código de Trabajo
Habilidades y Destrezas
Planificador, metódico, ordenado.
Capacidad de análisis y de síntesis
Excelentes relaciones interpersonales
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: SECRETARIA
Puesto del que depende
Jerárquicamente: Gerencia Administrativa
Puesto(s) que supervisa
Directamente: Ninguno
II. Descripción General del Puesto:
Asistir a la Gerencia Administrativa, Dirección Técnica y demás en lo referente a
las labores secretariales, así como también apoyar y atender la correspondencia
del Comité Ejecutivo.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Tomar y transcribir dictados de documentos.
2. Organizar, actualizar y mantener un adecuado control de los documentos del
archivo.
3. Atender y corresponder llamadas telefónicas
4. Atender visitas a reuniones programadas por la Gerencia Administrativa,
Dirección Técnica y Comité Ejecutivo.
5. Mantener actualizado los expedientes de Todos los Empleados de la
Federación y de los esgrimistas de selección y preselección y talentos.
6. Organizar y llevar actualizada las agendas del Director Ejecutivo, Asesores y
Gerencias.
7. Llevar control y seguimiento de correspondencia enviada y recibida por la
Dirección Ejecutiva, Asesores y Gerencias.
8. Llevar control de existencia de papelería y útiles de la unidad respectiva.
9. Otras relacionadas con su puesto y que le sean asignadas.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Secretaria Ejecutiva
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power
Point.
Redacción comercial y curso de técnicas de archivo.
Dominio del Idioma Inglés
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar.
Conocimientos necesarios:
Manejo de Archivo
Redacción
Taquigrafía
Internet
Habilidades y Destrezas
Uso de software y computadoras
Uso de máquina de escribir
Uso de fax
Uso de fotocopiadora
Habilidad en la atención al público
Discreción
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: Relacionista Publico
Puesto del que depende
Jerárquicamente: Gerencia Administrativa
Puesto(s) que supervisa
Directamente: Ninguno
II. Descripción General del Puesto:
Esta posición tiene como responsabilidad principal el mantenimiento de una
política permanente de comunicaciones entre la Federación, los esgrimistas, los
usuarios y público en general, que permita divulgar las metas, logros, programas,
proyectos y todo lo relacionado con la gestión institucional, con el objeto de
garantizar una comunicación cordial, oportuna y veraz de los acontecimientos de
la federación y que quieran ser emitidos a todos los medios de comunicación.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Generar interés, apoyo y participación de los esgrimistas y público en general a
través del diseño de diferentes estrategias comunicacionales y su
implementación en diversos medios de comunicación: televisión, prensa, radio,
vallas, etc.
2. Coordinar las funciones de diseño, aprobación de artes y producción de las
publicaciones de la Federación.
3. Dar a conocer a los diferentes medios de comunicación los eventos que
realizara la Federación como parte de sus funciones.
4. Dirigir y coordinar el diseño e implementación de las estrategias
comunicacionales con el objeto de lograr una adecuada cobertura en la difusión de
los logros institucionales.
5. Diseñar una estrategia de comunicación con los esgrimistas y público en
general que permita retroalimentar a la Federación.
6. Efectuar un seguimiento de las noticias, comentarios y otro tipo de publicación
periodística que se relacione con la Institución.
7. Mantener una política de puertas abiertas con los medios de comunicación.
8. Mantener actualizado un sistema de información relevante concerniente a los
proyectos en ejecución así como cualquier otro aspecto institucional. Este sistema
debe al menos contener lo siguiente: Un sitio web con información actualizada y
relevante de la institución.
9. Establecer un sistema de sugerencias y reclamos a través de la pagina web,
entre otros.
10. Hacer del conocimiento de la Gerencia Administrativa toda la información,
sugerencia o comentarios realizadas por los usuarios.
11. Establecer y consolidar una imagen corporativa de la institución, a través de
diferentes medios incluyendo la utilización de uniformes y emblemas
institucionales por parte de los trabajadores.
12. Con el objetivo de contribuir a conseguir la eficiencia y eficacia deseada en la
Federación, deberá proponer una política interna de comunicación ágil y
transparente e impulsar su implementación conjuntamente con la Gerencia
Administrativa.
13. Otros que el Comité Ejecutivo le asigne posteriormente y que sean
relacionados a su cargo.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico de nivel medio o equivalente, en las siguientes ramas:
Comunicaciones, Mercadeo, Publicidad, Periodismo ó Relaciones Públicas.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power
Point.
Manejo de presentadores gráficos y diseño de páginas Web.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar a nivel de dirección en
el sector público o privado.
Conocimientos necesarios:
Investigación de Mercados
Comportamiento del Consumidor
Monitoreo de campañas y medios
Diseño gráfico
Diseño y coordinación de programas de imagen institucional y corporativa
Habilidades y Destrezas
Creativo e innovador
Facilidad de expresión verbal y escrita
Excelente manejo de relaciones interpersonales
Liderazgo y toma de decisiones
Pro - activo.
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: DIRECCIÓN TECNICA
Puesto del que depende
Jerárquicamente: Comité Ejecutivo
Puesto(s) que supervisa
Directamente:
- Entrenadores
- Armero
- Supervisión y Control
- Planificación y Programación de Proyectos
II. Descripción General del Puesto:
La Dirección Técnica tiene como responsabilidad principal planificar, organizar,
implementar y dar seguimiento a las actividades deportivas propias de la
Federación, como lo es en entrenamientos y competencias tanto nacionales e
internacionales. Llevando el control cualitativo y cuantitativo de los proyectos,
también de los esgrimistas, de los entrenamientos y de las competencias.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Proponer al Comité Ejecutivo la política de desarrollo sostenible de la
superación de la esgrima a nivel Nacional que es competencia de la Federación, y
aplicarla cuando haya sido aprobada por el Comité Ejecutivo.
2. Proponer al Comité Ejecutivo los criterios para la priorización de
proyectos y aplicarlos cuando hayan sido aprobados.
3. Mantener los proyectos actualizados, y que su ejecución este al día, mediante
un mecanismo moderno, eficiente.
4. Dirigir los aspectos relacionados con estudios y ejecución de proyectos,
debiendo coordinar, dirigir y supervisar las actividades técnicas de planificación,
programación, elaboración de especificaciones, costos, presupuestos, ejecución y
supervisión.
5. Elaborar y coordinar conjuntamente con la Gerencia Administrativa el Plan
Anual de Trabajo relacionados con anteproyectos, competencias, capacitaciones,
para someterlo a estudio y aprobación del Comité Ejecutivo.
6. Verificar que se ejecuten las diferentes actividades de mantenimiento de los
planes anuales de las asociaciones y de la Federación.
7. Mantener una continua comunicación y coordinación con los entrenadores de
las selecciones nacionales, entrenadores de las asociaciones y sus esgrimistas.
8. Evaluar los informes de todos los entrenadores.
9. Tomando como base los informes y recomendaciones de los diferentes entes
afines a la federación, y de las experiencias propias de los proyectos hacer las
recomendaciones necesarias siempre y cuando contribuyan a lograr los objetivos
y metas de la Federación, proponer los ajustes necesarios a los proyectos.
11. Llevar un registro de los proyectos ejecutados, del desempeño de los
esgrimistas, de los entrenadores así como de cualquier persona natural o jurídica
que preste servicios técnicos a la institución.
12. Realizar visitas periódicas a las Asociaciones constatando que los trabajos se
realicen de acuerdo a lo contratado a los entrenadores y de a cuerdo a los
proyectos que se tengan planificados.
13. Preparar un formato de informe que contenga los parámetros de seguimiento
y evaluación técnica de las proyectos, entrenadores, esgrimistas para ser
utilizados por el personal de la Federación, para unificar criterios de seguimiento y
evaluación, y facilitar la sistematización de la información.
14. Mantener un sistema de seguimiento físico y financiero de los proyectos de
competencias internacionales que se propongan.
17. Elaborar los indicadores de gestión del área técnica.
18. Realizar cualquier otra función que requiera el Comité Ejecutivo en el ámbito
de su competencia.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico de Maestro de Armas o Estudios en Cultura Física, con
especialización en esgrima. El contar con estudios de Psicología, Fisioterapia se
constituye en una fortaleza.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power
Point.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de cinco años de experiencia a nivel de dirección en el sector público
o privado relacionado al deporte.
Conocimientos necesarios:
Conocimiento y dominio de sistemas de planificación.
Conocimientos de diseño estructural de planes de entrenamiento desde niños
hasta selecciones nacionales.
Experiencia como entrenador de esgrima
Planeamiento Estratégico
Habilidades y Destrezas
Alta capacidad de análisis y de síntesis
Excelente comunicación oral y escrita
Excelentes relaciones interpersonales
Capacidad para desarrollar y orientar equipos de trabajo
Poseer cualidades de Liderazgo y Motivación
Capacidad de Negociación
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: ARMERO
Puesto del que depende
Jerárquicamente: DIRECCIÓN TÉCNICA
Generales.
Puesto(s) que supervisa
Directamente: Ninguno
II. Descripción General del Puesto:
Su responsabilidad será el que este en buen estado el equipo necesario para la
práctica de la esgrima en todas sus fases desde entrenamientos, competencias
nacionales e internacionales y tener bajo resguardo todo equipo que se le otorgue
y sea necesario para la práctica de esgrima, así como también manejar y custodiar
todas las herramientas que están en la armería.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Mantener la administración de la herramienta que está en la armería.
2. Distribuir en las diferentes competencias las armas que tenga en su custodia.
3. Auxiliar a la Dirección Técnica en las diferentes exhibiciones que se programen.
4. Mantener limpia y ordenada la armería.
5. Mantener limpias y ordenadas las armas y todo el equipo que tenga bajo su
custodia.
6. Guardar y custodiar el equipo que se le otorgue y del que sea responsable.
7. Responsable que todo el montaje previo y durante las competencias los
aparatos y pistas estén en optimas condiciones y que cumplan con lo que
establece el reglamento técnico de la Federación Internacional de Esgrima en
cuanto a los aparatos y medidas de pistas y especificaciones técnicas.
8. Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos de la
Federación.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Bachiller, capacitaciones en esgrima o deportivas es una fortaleza
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excel.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar.
Conocimientos necesarios:
Curso de relaciones públicas y humanas
Manejo de Inventarios
Conocimiento de maniobrar actividades básicas con electricidad
Habilidades y Destrezas
Excelentes relaciones personales
Disponibilidad hacia el servicio a los demás
Amabilidad
Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: ENTRENADOR
Puesto del que depende
Jerárquicamente: DIRECCIÓN TÉCNICA
Generales.
Puesto(s) que supervisa
Directamente: Ninguno
II. Descripción General del Puesto:
Encargado del desarrollo de la esgrima en su respectivo departamento enfocado
con visión de engrandecimiento de número de afiliados a su respectiva asociación
y responsable de llevar a un nivel alto de competitividad a los esgrimistas que
estén afiliados a su respectiva asociación.
I. Descripción de Tareas o Funciones:
1.Encargado del desarrollo de la Esgrima a su nivel más alto.
2. Será el responsable de que la práctica de la Esgrima se haga conforme lo
establece el reglamento de la FIE.
3. Encargado de la masificación de la esgrima.
4. .Tiene que dar a los esgrimistas los fundamentos necesarios de la esgrima
desde los básicos hasta los fundamentos científicos en beneficio de la preparación
de los atletas.
5. Mantener limpias y ordenadas las armas que se le otorguen.
6. Guardar y custodiar el equipo que se le otorgue y del que sea responsable.
7. Responsable de los atletas cuando salgan a competir.
8. Tendrá que aportar esgrimistas a la Selección Nacional de buena calidad
técnica y competitiva.
9. Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos de la
Federación.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Estudios de nivel medio, tener aprobados los cursos por niveles que otorga la
CDAG. Estudios universitarios en cultura física o carrera a fin es una fortaleza.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excel.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar. Tener que haber
practicado esgrima por lo menos 5 años consecutivos haber participado en cursos
específicos de Esgrima por ejemplo arbitraje, y de entrenamiento para las
diferentes armas y haber competido en esgrima.
Conocimientos necesarios:
Curso de relaciones públicas y humanas
Psicología
Primeros Auxilios
Conocimiento de maniobrar actividades básicas con electricidad que le servirán
para poder solucionar problemas de corriente para el equipo eléctrico.
Habilidades y Destrezas
Excelentes relaciones personales
Manejo de grupos
Ser Líder
Facilidad de enseñar
Con carácter para trasmitirle seguridad a los esgrimistas
Amabilidad y Respeto
Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.
