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MANUAL DE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS
CODIGO: JU-M02
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FECHA: 19-04-2016
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Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Código Postal 111311 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co
Código: MC-F26 Versión: 02 Fecha vigencia: 06-01-2016
MANUAL DE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ
FECHA
VIGENCIA VERSIÓN
Primera Versión
Fabio Ricardo Téllez
Romero
Laura Fernanda Gómez
Ramírez
27-01-2015 01
Se realiza actualización Normativa
teniendo en cuenta que el Decreto
1510 de 2013 fue Compilado y
Derogado por el Decreto 1082 de
2015
Fabio Ricardo Téllez
Romero
Laura Fernanda Gómez
Ramírez
01-07-2015
02
Se actualiza el manual con el sello
de Calidad otorgado por Cotecna y
el sello The Code.
Fabio Ricardo Téllez
Romero
Laura Fernanda Gómez
Ramírez
24/09/2015 03
Se realiza la actualización del
documento con el sello de la nueva
Administración. Se actualiza el
control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.
Fabio Ricardo Téllez
Romero
Laura Fernanda Gómez
Ramírez
06-01-2016 04
Se actualiza el documento, en el
sentido de suprimir el logo del IDT,
teniendo en cuenta el memorando
2016IE627 del 13-04-2016 de
comunicaciones, así mismo, se
reemplaza el mapa de procesos con
el ajuste realizado al proceso de
Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el trabajo.
Oscar Castaño Barreto
Asesor Jurídico 19-04-2016 05
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
MARCO LEGAL
CAPÍTULO I – GENERALIDADES DEL MANUAL
1.1 CONSULTA Y APLICACIÓN DEL MANUAL DE SUPERVISIÓN.
CAPÍTULO II – EL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
2.1 NATURALEZA Y OBJETO DE LA ENTIDAD.
2.2 FUNCIONES DEL INSTITUTO
2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL INSTITUTO.
2.4 MISIÓN.
2.5 VISIÓN.
2.6 POLÍTICA DE CALIDAD.
2.6.1 Objetivos de calidad.
2.6.2 Objetivos institucionales.
2.6.3 Valores institucionales.
2.7 MAPA DE PROCESOS.
CAPÍTULO III – CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
3.1 EL CONTRATO ESTATAL
3.2 CONTENIDO DE LOS CONTRATOS ESTATALES.
3.2.1 LAS PARTES.
3.2.2 OBJETO.
3.2.3 OBLIGACIONES.
3.2.3.1 Del contratista o asociado
3.2.3.2 De la administración.
3.2.4 VALOR.
3.2.5 FORMA DE PAGO.
3.2.5.1 Anticipo.
3.2.5.2 Desembolsos y aportes.
3.2.6 RENDIMIENTOS FINANCIEROS.
3.2.7 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
3.2.8 PLAZO.
3.2.9 GARANTÍAS.
3.2.10 PAGOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y APORTES
PARAFISCALES.
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3.2.11 CLÁUSULAS EXCEPCIONALES.
3.2.11.1 Terminación unilateral.
3.2.11.2 Interpretación unilateral del contrato.
3.2.11.3 Modificación unilateral del contrato.
3.2.11.4 Caducidad del contrato.
CAPÍTULO IV – LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS
ESTATALES
4.1 GENERALIDADES.
4.1.1 INTERVENTORÍA
4.1.2 SUPERVISIÓN.
4.1.2.1 Diferencia entre supervisión e interventoría.
4.1.2.2 Funciones del supervisor.
4.1.2.3 Seguimiento contractual.
4.1.2.4 Documentos necesarios para ejercer la supervisión.
4.1.2.4.1 Acta de inicio.
4.1.2.4.2 Informe de supervisión.
4.1.2.4.3 Certificación de pago.
4.1.2.4.4 Plan de mejoramiento.
4.1.2.4.5 Requerimiento.
4.1.2.5 MEDIDAS CONTRACTUALES A ADOPTARSE FRENTE A INCUMPLIMIENTOS
DEL CONTRATISTA O ASOCIADO
4.1.2.5.1 Multas
4.1.2.5.2 Cláusula penal pecuniaria – Declaratoria de incumplimiento
4.1.2.5.3 Caducidad
4.1.2.5.4 Procedimiento para imposición de multas, declaratoria de incumplimiento o caducidad
administrativa
4.1.2.6 Limitaciones del(a) supervisor(a)
4.1.2.7 Consecuencias del incumplimiento de la función de supervisión.
4.1.2.7.1 Responsabilidad civil.
4.1.2.7.2 Responsabilidad fiscal.
4.1.2.7.3 Responsabilidad disciplinaria.
4.1.2.7.4 Responsabilidad penal.
4.1.2.7.5 Responsabilidad patrimonial.
4.1.2.8 Responsabilidad solidaria de supervisores interventores y otros servidores públicos.
CAPÍTULO V – MODIFICACIONES CONTRACTUALES
5.1 Cuando proceden las modificaciones al contrato.
5.2. Clases de modificaciones contractuales.
5.2.1. Adiciones
5.2.2 Prórrogas
5.2.3 Cesiones
5.2.4 Suspensiones
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5.2.5 Otras modificaciones
5.3 Oportunidad.
5.4 Documento modificatorio
5.5 Aprobación de garantías y solicitud de certificado de registro presupuestal.
CAPÍTULO VI – LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES
6.1 Objetivo.
6.2 Marco conceptual y término para la liquidación de los contratos estatales.
6.3 Contratos que requieren liquidación.
INTRODUCCIÓN
Con miras a contribuir en la prevención y solución de las problemáticas presentadas en el marco de
la contratación del Instituto, especialmente las relacionadas con la supervisión, el seguimiento y
control de los mismos, la Entidad se puso en la tarea de construir el Manual de Supervisión de
Contratos del Instituto Distrital de Turismo.
El propósito fundamental es el fortalecimiento de las competencias de quienes participan en la
supervisión de los contratos o convenios del Instituto, así como de aquellas personas que participan
en el desarrollo de las actividades propias de supervisión, como apoyo a la supervisión, ampliando y
reforzando los conocimientos sobre el tema, la unificación de los criterios que en materia de
contratación se vienen aplicando y la divulgación de las políticas que sobre este particular ha
determinado la Entidad.
Para el Instituto Distrital de Turismo, en su compromiso de propender por una eficaz gestión
contractual, es grato entregar hoy el Manual de Supervisión, considerando que la entrega de
instrumentos o herramientas tendientes a facilitar dicha tarea a los encargados de adelantar el
seguimiento y vigilancia de la ejecución de los contratos o convenios, es un mecanismo idóneo para
disminuir las situaciones que ponen en riesgo el cumplimiento de estos últimos y en consecuencia el
cumplimiento de las metas y cometidos de la Entidad.
Este Manual de Supervisión responde a la necesidad de la Entidad de adoptar un instrumento que
implemente y reglamente aquellas actividades que debe adelantar el (la) supervisor(a) en ejercicio
del control técnico, administrativo, financiero del contrato o convenio, atendiendo su cumplimiento
y ejecución bajo los postulados constitucionales y legales que rigen la contratación pública.
El presente Manual, recoge una serie de parámetros y lineamientos generales que debe observar el
(la) supervisor(a); así como también todos aquellos formatos, registros, comunicaciones y actas que
deben ser elaboradas durante la ejecución y hasta la liquidación del contrato o convenio, sin
perjuicio del estudio constante que éste debe realizar frente a la normatividad aplicable a sus
obligaciones como tal.
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En este Manual se establecen orientaciones generales, que permitan el conocimiento de las
funciones e instrumentos que se deben diligenciar para obtener mejores resultados.
MARCO LEGAL
El régimen contractual del Instituto Distrital de Turismo, es el previsto en la Ley 80 de 1993 y
demás normas que la reglamenten o complementen, de conformidad con lo dispuesto en el literal b)
numeral 1o. del artículo 2o. de la citada ley.
Igualmente y según lo establece el artículo 13 de la mencionada ley, a la contratación estatal le son
aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por
la misma.
Para el desarrollo de la actividad de supervisión en la contratación administrativa, se debe actuar
con fundamento en la normatividad reguladora y reglamentaria de estos aspectos de control, que a
continuación se relacionan:
a) CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA.
Artículo 6, 123 y 124 – Responsabilidad de los servidores públicos.
Artículo 209 – Principios de la función administrativa.
b) ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN (Ley 80 de 1993).
Artículo 4 (Derechos y deberes de las entidades estatales).
Artículo 5 (Derechos y deberes de los contratistas).
Artículo 14 (Medios para el cumplimiento del objeto contractual).
Artículo 23 (Principios que rigen la contratación estatal).
Artículo 32 (De los contratos estatales).
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Artículo 53 modificado por el Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 (Responsabilidades de
interventores, consultores y asesores).
c) LEY 190 DE 1995 (Estatuto anticorrupción).
Normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública.
d) LEY 678 DE 2001
Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los
agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía
con fines de repetición.
e) LEY 734 DE 2002 (Estatuto único disciplinario).
Artículo 48
Artículo 53 (Regula las actuaciones de particulares que cumplen funciones de
interventoría).
f) LEY 1150 DE 2007 y sus decretos reglamentarios Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de1993
y se dictan otras disposiciones sobre la contratación con Recursos Públicos.
g) LEY 1474 DE 2011
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión
pública.
h) DECRETO 2551 DE 1993
Celebración de contratos de consultoría.
i) DECRETO 1082 DE 2015
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de
Planeación Nacional.
j) DIRECTIVA PRESIDENCIAL 012 DE 2002
Lucha contra la corrupción en la contratación estatal.
k) NTCGP1000 DE 2009
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Numeral 7.4.3 (Verificación de productos y/o servicios adquiridos.)
CAPÍTULO I – GENERALIDADES DEL MANUAL
1.1 CONSULTA Y APLICACIÓN DEL MANUAL DE SUPERVISIÓN
El manual de supervisión es un documento que hace parte del Sistema Integrado de Gestión – SIG
de la entidad, por tanto, la consulta y aplicación debe esté debe ser permanente y de obligatorio
cumplimiento, por las instancias que se involucren en el proceso Jurídico. Para la consulta de
manual de supervisión ingrese a la Intranet de la entidad, en el link de Sistema Integrado de
Gestión, proceso Jurídico, documentos.
CAPÍTULO II – INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
2.1 NATURALEZA Y OBJETO DE LA ENTIDAD
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El Instituto Distrital de Turismo es un establecimiento público del orden distrital, con personería
jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital
de Desarrollo Económico, creado mediante Acuerdo Distrital No. 275 del 27 de febrero de 2007,
identificado con el NIT 900.140.515-6, que tiene como objeto la ejecución de las políticas, planes y
programas para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino
turístico sostenible.
2.2 FUNCIONES DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
El Instituto Distrital de Turismo desempeña las siguientes funciones:
a. Fomentar la industria del turismo en Bogotá, Distrito Capital, convirtiendo la ciudad en destino
turístico sostenible.
b. Ejecutar y hacer seguimiento a la política pública de turismo del Distrito Capital.
c. Elaborar y ejecutar planes, programas y estrategias en materia turística.
d. Impulsar el desarrollo empresarial turístico en coordinación con las instituciones de apoyo
empresarial distritales, departamentales y nacionales.
e. Diseñar y gestionar estrategias e instrumentos que concreten las políticas de turismo del
Distrito.
f. Promover y coordinar con las diferentes entidades territoriales, la elaboración de planes,
programas y, en general, todo lo atinente a las políticas del sector turístico, de acuerdo con las
directrices de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
g. Ejecutar, controlar, coordinar y evaluar planes, programas y proyectos para la promoción del
turismo nacional e internacional hacia el Distrito Capital.
h. Evaluar y hacer seguimiento al impacto que genere la aplicación de las políticas en materia
turística sobre la promoción, competitividad, productividad, información, y fomento al
desarrollo de formas asociativas de promoción y desarrollo turístico y, en general, sobre
cualquier persona natural o jurídica que explote la actividad turística.
i. Coordinar con entidades oficiales o privadas que tengan en su haber funciones que se
relacionen y/o afecten la actividad turística, el planeamiento, articulación y establecimiento de
alianzas estratégicas para la ejecución de sus planes y programas.
j. Promover la incorporación del manejo ambiental en los proyectos turísticos, en coordinación
con las entidades u organismos del orden distrital y nacional pertinentes.
k. Impulsar organizadamente desarrollos turísticos desde las localidades del Distrito Capital.
l. Fomentar la formalización, cualificación y formación de los prestadores de servicios turísticos
de Bogotá, como agente facilitador de los derechos del consumidor y canalizador de las quejas
y sugerencias en materia de calidad de los servicios.
m. Coordinar con las demás entidades competentes en la materia, acciones orientadas a la
protección y promoción del patrimonio cultural, con fines turísticos.
2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL INSTITUTO
La estructura orgánica del Instituto Distrital de Turismo es la siguiente:
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2.4 MISIÓN
Impulsar el desarrollo económico de Bogotá, a través de la promoción y posicionamiento de la
actividad turística de la Ciudad y de gestionar las condiciones de competitividad y sostenibilidad
turística del destino.
2.5 VISIÓN
Posicionar a Bogotá en el 2020, como destino turístico sostenible y al sector turístico como uno de
los principales dinamizadores del desarrollo económico y social para la ciudad.
2.6 POLÍTICA DE CALIDAD
Estamos comprometidos con el desarrollo económico de la ciudad, mediante la implementación de
los lineamientos estratégicos de la Política Pública Distrital de Turismo, a fin de satisfacer a
nuestros clientes.
Para ello el IDT soporta sus procesos en un equipo humano idóneo, un modelo de gestión por
procesos y una alta disposición al mejoramiento continuo.
2.6.1 Objetivos de Calidad
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Contribuir al desarrollo económico de la ciudad, mediante el posicionamiento del Distrito
Capital como destino turístico atractivo y sostenible.
Satisfacer a los clientes mediante el fortalecimiento de las condiciones de competitividad
turística e imagen de Bogotá.
Mejorar continuamente los procesos, promoviendo la eficacia, la eficiencia y la
efectividad.
2.6.2 Objetivos Institucionales
Aumentar el flujo de turistas hacia Bogotá -Región, con el fin de que la actividad turística
estimule el desarrollo económico y social de la ciudad.
Mejorar las condiciones de competitividad turística de la ciudad para consolidar y
posicionar a Bogotá – Región como un destino líder de talla mundial.
Fortalecer la cadena de valor asociada al turismo con el fin de mejorar las condiciones de
sostenibilidad económica, social, ambiental y cultural de Bogotá cómo Destino Turístico.
Incidir favorablemente sobre los indicadores de desarrollo económico y social de la ciudad,
directamente relacionados con las actividades del sector turismo, con el fin de visibilizar su
importancia para la ciudad.
Lograr la articulación interinstitucional que contribuya al desarrollo turístico de las
Localidades de la Ciudad.
Fortalecer continuamente la gestión institucional implementando el Sistema Integrado de
Gestión - SIG.
Posicionar al Instituto Distrital de Turismo como entidad rectora de la actividad Turística.
2.6.3 Valores institucionales
Justicia: Equilibrio que se establece entre la causa y el efecto entre una acción y sus
resultados, en desarrollo de los principios de igualdad y dignidad que garantizan a cada
cual lo que necesita y requiere para desarrollarse como sujeto autónomo y digno.
Honestidad: Actuar con rectitud, honradez y veracidad en todos y cada uno de los actos
de la vida, procediendo acorde con las reglas, valores y buenos principios adoptados por la
sociedad.
Equidad: Las actuaciones de las servidoras y los servidores públicos del IDT deben estar
orientadas hacia el interés general, sin privilegios otorgados a grupos especiales.
Probidad: Es la cualidad que caracteriza al servidor o la servidora como una persona
justa, íntegra y recta.
Respeto: Es el principio por el cual las servidoras y los servidores expresan un trato
humano a los ciudadanos y ciudadanas y a sus compañeras y compañeros de trabajo,
reconociéndolos como sujetos de derechos sin ninguna discriminación.
Responsabilidad: Es el principio por el cual las servidoras y los servidores se hacen
cargo de las consecuencias de sus acciones, decisiones, palabras, actuaciones y en general
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de todos los actos libres que realicen, no solamente cuando de ellos se deriven
consecuencias buenas y gratificantes, sino también cuando éstas sean adversas e
indeseables. Ello supone responder por los propios actos y enmendar los errores cuando
sea posible.
Solidaridad: Es el valor que surge del reconocimiento de la igualdad entre los seres
humanos. En tal sentido los servidores y servidoras comprenden el dolor, la pena y la
desventura de los demás, por lo tanto su quehacer se dirigirá de manera especial a los
grupos y personas más vulnerables y desprotegidas.
Trabajo en equipo: Es el valor por el cual las servidoras y servidores coordinarán e
integrarán esfuerzos para obtener mayores niveles de productividad, lograr los objetivos
institucionales, mejorar la prestación del servicio y garantizar la materialización de los
derechos de los ciudadanos y las ciudadanas de Bogotá, haciendo que el aprendizaje
individual sea también colectivo e institucional.
Servicio: Es el valor por el cual los servidores y las servidoras que tienen el encargo
constitucional y legal de administrar lo que es de todos y para todos, facilitan el
cumplimiento de las responsabilidades del Distrito Capital, ofrecen respuestas efectivas a
los requerimientos, necesidades, inquietudes y expectativas de la ciudadanía y facilitan el
cumplimiento de los deberes y la realización efectiva de los derechos a todos los
ciudadanos y ciudadanas de la Capital. Los ciudadanos y ciudadanas son el eje de la
gestión pública, y todos y cada uno de nuestros esfuerzos deben estar dirigidos a satisfacer
sus necesidades y garantizar su bienestar individual y colectivo.
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2.7 MAPA DE PROCESO
CAPÍTULO III – CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
3.1 EL CONTRATOS ESTATAL
Es aquél acuerdo de voluntades generador de derechos y obligaciones para quienes lo suscriben, en
el cual una de las partes es una entidad pública. Este acuerdo de voluntades denominado contrato,
puede ser de aquéllos de los previstos en el derecho privado o los que se deriven del ejercicio de la
autonomía de la voluntad de las partes suscribientes1.
1 Según lo establecido en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
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El contrato estatal es en principio solemne, es decir que debe cumplir con un requisito en particular,
cual es el de constar por escrito, salvo los casos de urgencia manifiesta, situación que puede
decretar directamente cualquier autoridad administrativa, sin que medie autorización previa, a
través de acto debidamente motivado. 2
3.2 CONTENIDO DE LOS CONTRATOS ESTATALES
Señalaremos a continuación algunos de los principales elementos con que debe contar el acuerdo de
voluntades entre la entidad y su contratista y que deben ser conocidos a cabalidad por el (la)
supervisor(a) de los contratos a fin de poder ejercer de manera adecuada y oportuna su labor.
3.2.1 LAS PARTES
CONTRATISTA O ASOCIADO
Son las personas jurídicas públicas o privadas y/o las personas naturales que suscriben el contrato y
las cuales en virtud de esto adquieren derechos y obligaciones recíprocamente.
CONTRATANTE
Es el Instituto Distrital de Turismo.
3.2.2 OBJETO
Expresa con precisión la prestación principal a cargo del contratista, la obra, el bien o servicio que
contrata la entidad. El objeto debe dar una idea precisa de la prestación que se busca obtener.
3.2.3 OBLIGACIONES
3.2.3.1 Del contratista o Asociado
Constituyen las actividades, tareas y/o prestaciones que debe ejecutar el contratista o asociado para
que se entienda cumplido el objeto de la contratación. Las obligaciones deben estar detalladas de
manera tal que se pueda constatar el cumplimiento de la totalidad de la prestación.
Las obligaciones pueden ser generales y específicas.
2 De conformidad con lo establecido en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratación directa por urgencia manifiesta,
tendrá lugar cuando se acredite la existencia de alguna de las siguientes situaciones:
Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro.
Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción.
Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas.
Cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección.
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Las generales consisten en las actividades y funciones que debe cumplir y conocer el contratista o
asociado para el logro exitoso de los objetivos y finalidades que se persiguen con su ejecución, tales
como conocer a cabalidad los pliegos de condiciones / Invitación Pública /estudio previo /anexo
técnico, suministrar al (la) supervisor(a) del contrato o convenio toda la información que le sea
solicitada, dar cumplimiento a las obligaciones frente al Sistema General de Seguridad Social, etc.
Las obligaciones específicas pueden ser de carácter administrativo, técnico y financiero. Estas se
refieren a las actividades relacionadas directamente con el objeto del contrato o convenio, por lo
que alcanzar su cumplimiento depende de la ejecución de estas obligaciones. Es así como las
obligaciones específicas variarán para cada uno de los contratos o convenios dependiendo de su
objeto.
3.2.3.2 De la administración
Son las actividades, tareas y/o prestaciones a cargo de la entidad pública contratante, necesarias
para el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y para el cumplimiento mismo del
objeto del contrato o convenio. Entre las principales obligaciones de la entidad contratante por regla
general se encuentran el pago oportuno del precio pactado y el suministro de los elementos,
información e insumos necesarios para que el contratista o asociado desarrolle el contrato o
convenio.
3.2.4 VALOR
Se entiende por valor la contraprestación económica en moneda nacional y/o extranjera que
reconoce la entidad, según lo pactado en el contrato o convenio, por los bienes, obras y/o servicios
a cargo del contratista o el asociado según sea el caso, en el marco de la ejecución contractual.
3.2.5 FORMA DE PAGO
Es la estipulación que indica de qué manera la entidad ,
resultantes de la contratación. La forma de pago pactada debe garantizar que el contrato o convenio
se desarrolle con un flujo de recursos adecuado de tal manera que se mantenga permanentemente
financiado hasta cumplir con su objeto. Por esto es conveniente fijar lapsos que le permitan a la
entidad manejar su disponibilidad financiera o de flujo de caja de acuerdo con el Plan Anual de
Caja –PAC-.
3.2.5.1 Anticipo
Son los recursos entregados por parte de la entidad pública al contratista destinados a cubrir los
costos iniciales en que debe incurrir éste para la iniciación de la ejecución del objeto contratado, por
esto se debe entender el anticipo como un factor determinante para impulsar la ejecución del
contrato y su inversión debe estar destinada a aspectos directamente relacionados con este fin. El
dinero que se le entrega al contratista por concepto de anticipo sigue siendo público y los
rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecen al tesoro y se deben
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manejar en cuenta separada a nombre del contratista y de la entidad pública, o de acuerdo con los
casos previstos en la ley, deberá constituirse un patrimonio autónomo para el manejo de los recursos
entregados en calidad de anticipo3.
Para incluir el anticipo en el contrato deben estar plenamente justificadas las razones por las cuales
se hace necesario pactarlo, atendiendo la naturaleza del contrato y la necesidad del anticipo para el
cabal cumplimiento del objeto.
La suma de dinero entregada a título de anticipo al contratista, en ningún caso puede exceder el
50% del valor del contrato.4
3.2.5.2 Desembolsos y aportes
Consiste en la entrega de recursos en dinero o en especie de la entidad a otras entidades públicas o
privadas, normalmente sin ánimo de lucro, en cumplimiento de lo acordado en convenios
(interadministrativos, de asociación, de cooperación), los cuales tienen un objeto de interés común
para las partes, por lo que estas deciden aunar esfuerzos para alcanzar ese fin común. En esa
medida, la entrega de recursos no es a título de pago sino de aportes a través de los desembolsos
pactados. Sin dichas sumas de dinero no son invertidas por el ejecutor, los rendimientos financieros
que se generen serán de propiedad de quien hizo el aporte y por lo tanto deberán consignarse en el
tesoro, en caso de ser del Instituto Distrital de Turismo.
Adicionalmente debe advertirse que los asociados también realizan aportes en dinero o en especie,
en el marco de las obligaciones pactadas en los convenios que se suscriban, frente a lo cual el (la)
supervisor(a) o interventor(a) deberá realizar el debido seguimiento.
3.2.6 RENDIMIENTOS FINANCIEROS
Son las sumas de dinero generadas por los recursos de la entidad al estar consignados en cuentas
bancarias antes de ser invertidas por el contratista o asociado. Estos se generan en el caso de los
aportes en los convenios y del anticipo en los contratos. En estos casos dichos rendimientos si
llegarán a generarse deberán ser consignados a favor de la Tesorería Distrital. Para el caso de los
convenios debe revisarse la legislación vigente.
3.2.7 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Para que la administración pueda adquirir una obligación que implique un compromiso de su
presupuesto, debe contar con un certificado de disponibilidad presupuestal – CDP-, el cual es un
documento que acredita que la administración reservó los recursos necesarios para el compromiso
que va a adquirir y que no se utilizarán para otros fines.
3Artículo 2.2.1.1.2.4.1 Decreto 1082 de 2015
4 Artículo 40 Ley 80 de 1993
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3.2.8 PLAZO
Se entiende por plazo el período de tiempo durante el cual el contratista debe cumplir con sus
obligaciones y con el objeto del contrato o convenio. Ese plazo puede ser expresado en períodos de
tiempo, es decir en días, meses, años, etc., también puede ser determinado como una fecha
específica, es decir que un día de un mes y un año específico es el momento hasta el cual puede
ejecutarse el contrato o convenio. Igualmente el plazo de un contrato convenio puede atarse a una
condición, es decir que el plazo se puede definir en función del acaecimi
recursos del contrato.
3.2.9 GARANTÍAS
Todo contratista deberá garantizar a la entidad pública contratante el cumplimiento de las diferentes
obligaciones emanadas del contrato o convenio, dependiendo de cuáles sean los riesgos que se
puedan presentar en la ejecución del mismo de acuerdo con el objeto y la modalidad de selección.
Debe asegurarse el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales
con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los
riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la responsabilidad
extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y
subcontratistas.
Siempre que se aumente el valor o el plazo del contrato o convenio, el contratista o asociado, deberá
extender la garantía, ya sea para cubrir el mayor plazo otorgado o los mayores recursos asignados.
Es obligación del supervisor velar porque las garantías exigidas en los contratos o convenios se
encuentren vigentes durante toda la ejecución de los mismos y hasta su liquidación.
3.2.10 PAGOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y APORTES
PARAFISCALES
Toda persona que celebre un contrato o convenio de cualquier naturaleza con una entidad del sector
público, deberá cumplir con la obligación del pago a los sistemas de salud, riesgos laborales,
pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar.5
Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se debe acreditar el pago de aportes a los
empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal,
cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal. Sin
5 Según lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la ley 1150 de 2007.
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perjuicio de lo anterior, el (la) supervisor(a) tiene la facultad de solicitar en cualquier momento los
soportes que acrediten dichos pagos.
Adicionalmente a esto, se debe tener en cuenta que las entidades públicas al momento de liquidar
los contratos deben verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista
frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre
el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.
Para los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión o trabajos
artísticos que sólo puedan encomendarse a una persona suscritos con personas naturales, cabe
señalar que los Ministerios de la Protección Social y de Hacienda y Crédito Público teniendo en
cuenta el marco normativo pertinente, concluyeron que el Ingreso Base de Cotización (IBC) para el
pago de aportes a los sistemas de seguridad social en salud, riesgos laborales y pensiones, lo
constituye el 40% de los ingresos brutos del valor mensualizado del contrato sin que sea dable
descontar previamente costos o conceptos deducibles adicionales de ninguna índole.6
De acuerdo con lo anterior, los contratistas realizarán el pago de la cotización en salud y pensiones,
sobre el 40% del valor mensualizado del contrato de prestación de servicios, sin realizar ninguna
clase de descuento; pago éste que debe ser verificado en estos mismos términos por los supervisores
de los contratos.
3.2.11 CLÁUSULAS EXCEPCIONALES
Estas cláusulas son facultades especiales que la ley otorga a las entidades públicas para hacerlas
efectivas en los contratos por ella celebrados. Son facultades especiales toda vez que consiste en
otorgar a la administración la posibilidad de imponer de manera unilateral y mediante acto
administrativo, decisiones que resultan necesarias para garantizar el cumplimiento del objeto del
contrato.
Estas cláusulas excepcionales son la terminación unilateral, la modificación unilateral, la
interpretación unilateral, y la caducidad.
Dependiendo del objeto del contrato, el pacto de estas cláusulas puede ser obligatorio, potestativo o
estar prohibido. Es obligatorio pactarlas por ejemplo en los contratos de obra, prestación de
servicios públicos y explotación o concesión de bienes del Estado. Para aquéllos contratos en que es
obligatorio incluir las cláusulas excepcionales, estas se entenderán pactadas aunque no se consignen
expresamente7. El pacto de las cláusulas excepcionales es potestativo en los contratos de suministro
y de prestación de servicios.
Se encuentra prohibida su utilización para los contratos que se celebren con personas públicas
internacionales, o de cooperación, ayuda o asistencia; en los interadministrativos; en los de
empréstito, donación y arrendamiento y en los contratos que tengan por objeto actividades
6 De conformidad con el inciso final del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y la circular conjunta 0001 de 2004.
7 Artículo 14 de la Ley 80 de 1993.
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comerciales o industriales de las entidades estatales que no correspondan a monopolio estatal,
prestación de servicios público, la explotación y concesión de bienes del Estado y los contratos de
obra, o que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, así
como en los contratos de seguro tomados por las entidades estatales.
En los contratos de consultoría no es posible pactar cláusulas excepcionales conforme con lo
expuesto por el Consejo de Estado.8
El (la) supervisor(a) deberá conocer si las cláusulas se encuentran o no pactadas en el contrato para
que en caso de considerarlo necesario acuda a su utilización.
3.2.11.1 Terminación unilateral
Consiste en la extinción o casación de los efectos jurídicos del contrato por decisión unilateral de la
administración, cuando la incapacidad física, económica o financiera del contratista haga
razonablemente presumir su imposibilidad para ejecutar el objeto contractual. Así mismo,
procederá esta medida cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de
orden público lo imponga.
La terminación unilateral del contrato es una medida adoptada para efectos de la protección de los
recursos del Estado y del servicio público ante circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que
impidan la ejecución del contrato o en los casos que se afecte considerablemente la solvencia
económica del contratista, pero no es una medida que se adopte ante el incumplimiento del contrato.
3.2.11.2 Interpretación unilateral del contrato
Si bien no se trata de una medida que deba adoptarse ante el incumplimiento del contrato, es preciso
mencionarla en tanto se trata de un mecanismo que consiste en la facultad conferida a la entidad
estatal para interpretar las estipulaciones o cláusulas del contrato, en el evento de que durante la
ejecución del mismo surjan discrepancias sobre su significado, que puedan conducir a la
paralización o afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer y no se logre acuerdo
con el contratista.
Es ésta una herramienta que puede utilizar la administración en aquellos contratos en que los que se
hubiere pactado y en los casos que no estén prohibidos por la ley.
3.2.11.3 Modificación unilateral del contrato
De igual manera, la modificación unilateral del contrato procede, no como medida de sanción ante
el incumplimiento del contrato, pero si como mecanismo tendiente a evitar la afectación o
paralización del servicio, mediante la introducción de variaciones o modificaciones unilaterales al
contenido del contrato estatal, cuando previamente no se logra un acuerdo al respecto con el
8Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil , 30 de noviembre de 2011, Número11001-03-06-000-2011-00064-00
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contratista. Mediante esta figura pueden suprimirse o adicionarse obras, trabajos, suministros o
servicios.
El contratista tiene derecho a renunciar a la ejecución del contrato si se introducen modificaciones
que afecten un 20% o
idad
adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del
objeto del mismo.
3.2.11.4 Caducidad del contrato
Consiste en la extinción o cesación de los efectos jurídicos del contrato por decisión unilateral de la
administración, por el grave incumplimiento de las obligaciones del contratista imputable a título de
culpa que afecten de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que los
incumplimientos pueden conducir a su paralización.9
Cuando se declara la caducidad del contrato se puede hacer efectiva la cláusula penal pactada en el
contrato, toda vez que dicha declaratoria es constitutiva del siniestro de incumplimiento.
Este instrumento legal permite a la Administración excluir definitivamente de la ejecución del
objeto contratado al contratista incumplido, o que haya incurrido en una falta al momento de la
celebración del mismo y proceder a hacerlo a través de un nuevo contratista o con el garante de la
obligación, todo lo cual encuentra su fundamento en la necesidad de asegurar la continuidad en la
prestación de los servicios públicos.
En aquellos casos en que proceda la imposición de sanciones al contratista es necesario informar de
las mismas a la Cámara de Comercio y notificar a la Procuraduría General de la Nación10
.
CAPÍTULO IV – LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS
ESTATALES
4.1. GENERALIDADES
Es la figura a través de la cual la entidad propende porque el contrato se cumpla con los objetivos
propuestos y que permita alcanzar las m
forma de cumplir los cometidos de la entidad. La supervisión y/o interventoría debe dar a la entidad,
la posibilidad de tomar en tiempo las medidas necesarias para que se cumpla con el objeto
9 De conformidad con el artículo 18 de la Ley 80 de 1993.
10 Según lo estipulado en el artículo 31 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 218 del Decreto 19 de 2012 y artículo 2.2.1.1.1.5.7 del
Decreto 1082 de 2015.
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contractual y generar un aprendizaje continuo a nivel institucional que permita mejorar la
concepción de los contratos y el diseño de los servicios que se encuentran en cabeza de la entidad.
4.1.1 INTERVENTORÍA
La interventoría consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realizada
por una persona natural o jurídica contratada para tal fin por el Instituto, cuando el seguimiento del
contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión
del mismo lo justifiquen. Dicha complejidad sólo puede ser determinada por el área
correspondiente, quien deberá señalarlo en los respectivos estudios previos. No obstante, lo anterior
cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá
contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato
dentro de la interventoría. El contrato de interventoría será supervisado directamente por el Instituto
Distrital de Turismo.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de
supervisión e interventoría, sin embargo, el Instituto puede dividir la vigilancia del contrato, caso en
el cual en el contrato de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del
interventor y las demás quedarán a cargo del Instituto través del(la) supervisor(a).
La contratación de interventoría será obligatoria para cierta clase de contratos, por ejemplo, en los
contratos de obra resultantes de procesos de licitación.
Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la
garantía de cumplimiento y calidad del servicio, en el caso de ser Interventoría de obra las mismas
deberán extenderse hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal.
interventoría, sin que resulte aplicable el límite de adición hasta el cincuenta por ciento (50%) del
valor del respectivo contrato.
En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad
para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de
la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la
entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de
contar con interventoría.
4.1.2 SUPERVISIÓN
La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico
que sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio, es ejercida por el mismo Instituto
cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, el (la) Supervisora)
puede contratar o designar el personal de apoyo, que sea requerido.
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Una de las principales obligaciones de la Administración en materia contractual, es mantener una
correcta y permanente vigilancia de la ejecución de las obligaciones contractuales por parte del
contratista o asociado. A su vez, quien efectúe esta vigilancia, será interlocutor permanente de la
entidad ante el contratista o asociado.
Esta vigilancia es adelantada por un(a) funcionario(a) de la entidad
,
administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato o
convenio, así como el apoyo a la implementación de un proyecto a cargo de la Entidad o el
cumplimiento de su misión institucional, lo que quiere decir, que es ejercida por el (la)
funcionario(a) que se indique en la cláusula de supervisión de la minuta del contrato o convenio.
Sin embargo, de conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la entidad puede celebrar
contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los
contratos que le es propia, siempre y cuando las actividades no puedan realizarse con personal de
planta o requieran de conocimientos especializados, tal como lo establece el numeral 3 del artículo
32 de la Ley 80 de 1993.
4.1.2.1 Diferencia entre supervisión e interventoría
La Interventoría consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice
una persona natural o jurídica, externa al Instituto y contratada para tal fin por la Entidad, cuando el
seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la
complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
La interventoría es comúnmente una modalidad del contrato de consultoría definido en el artículo
32, numeral 2º de la Ley 80 de 1993.
Es obligatorio que en todo contrato de obra celebrado como resultado de un proceso licitatorio se
contrate una persona independiente de la entidad para ejercer el control, vigilancia y seguimiento en
la ejecución de estos contratos. Sin embargo, cuando la complejidad de la contratación lo amerite o
se requiera una Interventoría especializada, el Instituto podrá contratar interventorías externas.
Por su parte, como ya se indicó en el numeral anterior, la Supervisión la efectúa la Entidad a través
de un (a) servidor (a) público (a), con el fin de realizar seguimiento técnico, administrativo,
financiero, contable y jurídico del contrato, así como el apoyo a la implementación de un proyecto a
cargo de la Entidad o el cumplimiento de su misión institucional.
4.1.2.2 Funciones del supervisor(a)
El (la)supervisor(a) deberá vigilar, controlar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos o
convenios celebrados por el Instituto Distrital de Turismo, en los términos, condiciones y
especificaciones pactadas con las circunstancias de tiempo, modo y lugar, condiciones técnicas y
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económicas señaladas en el pliego de condiciones, o anexo técnico o estudios previos, la oferta o
carta de aceptación, para asegurar el logro exitoso de los objetivos y finalidades que se persiguen
con su ejecución.
Dentro de los aspectos a verificar, controlar y vigilar por parte del(a) supervisor(a) del contrato y
los apoyos a la misma, se encuentran:
1. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas logrando que se desarrolle el objeto del
contrato o convenio, dentro de los presupuestos de tiempo, modo, lugar, calidad, cantidad e
inversión previstos originalmente, para proteger efectivamente los intereses del Instituto.
2. Mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan
constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o
pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o convenio.
3. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.
4. Acompañar al contratista o asociado en la búsqueda de las soluciones pertinentes que aseguren
la finalización de un contrato y/o convenio con éxito, facilitando la interacción entre él y el
Instituto.
5. Conocer y analizar los siguientes documentos entre otros: el contrato, la propuesta, el pliego de
condiciones o anexo técnico y la evaluación técnica, etc., con el fin de controlar, vigilar y hacer
seguimiento durante la ejecución del contrato o convenio, con el fin que este se desarrolle
conforme a lo pactado y con las condiciones técnicas y económicas contratadas o convenidas.
6. Elaborar y suscribir con el contratista o asociado el acta de inicio, generada desde el aplicativo
que disponga la entidad, previa verificación del cumplimiento de los requisitos de legalización,
perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio.
7. Coordinar con las dependencias de la Entidad que tengan relación con la ejecución del contrato
o convenio, las acciones necesarias para el cabal cumplimiento del mismo.
8. Llevar un control sobre la ejecución y el cumplimiento del objeto y obligaciones contratadas o
convenidas, efectuando visitas periódicas, de acuerdo al cronograma establecido para el
efecto, al lugar donde se desarrolla el contrato o convenio, realizando seguimiento al
cronograma de actividades presentado por el contratista o asociado y por él aprobado (cuando
sea del caso), revisando los documentos que se produzcan en la ejecución y/o los bienes que se
entreguen.
9. Verificar que el contratista o asociado, en la ejecución del contrato o convenio, de
cumplimiento a la obligación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en los
términos que sobre el particular, establezca la normatividad vigente, como requisito para
certificar el pago o desembolso.
10. Prestar colaboración al contratista o asociado en todo aquello que dependa del Instituto,
sirviéndole de canal de comunicación con las diferentes dependencias que la conforman.
11. Apoyar al contratista o asociado orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus
obligaciones e informándole sobre los trámites y procedimientos de la Entidad.
12. Enviar por escrito al contratista o asociado las indicaciones y recomendaciones necesarias, que
contribuyan al cumplimiento del contrato o convenio y prestación efectiva del servicio. Estudia
y da trámite a las sugerencias, consultas o reclamaciones del contratista o asociado a la mayor
brevedad posible.
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13. Informar de manera oportuna al(a) ordenador(a) del gasto, cualquier fenómeno que altere el
equilibrio económico o financiero del contrato o convenio, con el fin que se estudie la situación
y se adopten los mecanismos necesarios en caso de ser procedente, para lograr el
restablecimiento del mismo.
14. Ejercer control en el plazo del contrato o convenio para gestionar oportunamente las
modificaciones contractuales a que haya lugar, tales como prórroga, adición, otrosí, cesiones o
suspensiones.
15. Solicitar al contratista o asociado la presentación de los informes de ejecución del contrato o
convenio, con la periodicidad y exigencias establecidas en el pliego de condiciones, o
invitación pública anexo técnico, estudios previos o la minuta o aceptación de la oferta.
16. Elaborar, suscribir y enviar los informes de supervisión, con la periodicidad y con la
información mínima exigida, que permitan conocer el avance, recomendaciones, dificultades
en la ejecución del contrato o convenio.
17. Requerir por escrito al contratista o asociado en caso de inejecución, ejecución indebida o
deficiente del objeto y/u obligaciones contractuales, en procura de asegurar el cumplimiento
satisfactorio de dichas obligaciones.
18. Realizar el seguimiento a los requerimientos hechos al contratista o asociado con el fin de
verificar si han sido acatados y por consiguiente existe un cumplimiento satisfactorio del
objeto u obligaciones contractuales, o por el contrario, persisten los incumplimientos o
deficiencias.
19. Comunicar oportunamente al(la) ordenador(a) del gasto, persistan deficiencias en la ejecución
del contrato o convenio, cuando no sean tomados en cuenta, en forma reiterada, los correctivos
y recomendaciones hechos por el(la) supervisor(a) del contrato o convenio, cuando no se
cumpla el plan de mejoramiento acordado y en general cuando resulte manifiesta la falta de
voluntad o la negligencia del contratista o asociado, para lograr el cumplimiento a cabalidad de
las obligaciones convenidas a fin de tomar las medidas legales y/o contractuales a que haya
lugar.
20. Exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los
exigidos por las normas técnicas obligatorias.
21. Elaborar y suscribir el acta de liquidación en el Formato de Acta de Liquidación del Contrato y
efectuar el trámite de acuerdo con procedimiento establecido para tal fin.
22. Llevar a cabo las demás actividades administrativas, técnicas o financieras que se requieran
para cumplir a cabalidad con el desarrollo propio de la supervisión.
La persona o personas que desarrollan actividades de control y vigilancia deberán conocer con
precisión y detalle el alcance de sus deberes y responsabilidades en calidad de supervisores(as) o
apoyo a la supervisión, cada uno de los elementos y características del objeto contractual, el ámbito
jurídico, técnico y financiero dentro del cual debe desarrollarse el contrato o convenio y sus
requisitos, las condiciones del mismo, tales como: plazo, calidad de los bienes a suministrar o de los
servicios a prestar o de las obras a realizar, precio total o unitario, liquidación de cupos o usuarios,
forma de pago, requisitos para el pago, formas de comprobación de calidades y características de
los bienes o de los servicios o de los materiales empleados o de la medición de las cantidades según
fuere el caso.
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4.1.2.3 Seguimiento contractual
Con el fin de vigilar que el contrato o convenio se desarrolle conforme a lo pactado y con las
condiciones técnicas y económicas señaladas en los estudios previos, el pliego de condiciones o
invitación pública, estudio previo o anexo técnico, la minuta o carta de aceptación y la oferta, es
necesario que el(la) supervisor(a) y los(as) servidores(as) públicos (as) y/o contratistas que sean
designados como apoyo a la supervisión conozcan y consulten de manera permanente los
documentos e instrumentos que se relacionan a continuación:
a) Manual de contratación del Instituto Distrital de Turismo.
b) Manual de supervisión de contratos del Instituto Distrital de Turismo
c) Estudios previos.
d) Anexos Técnicos (si aplica)
e) Pliego de condiciones o Invitación Pública.
f) Copia del contrato o convenio o la aceptación de la oferta y sus modificaciones.
g) Propuesta presentada por el contratista o asociado (si aplica).
Comité Técnico
En el marco de la estructuración de los convenios suscritos por el Instituto, es común la creación de
un comité técnico, conformado por funcionarios/as y representantes del asociado, con el fin de
realizar actividades que faciliten la ejecución óptima del convenio, entre otras, el estudio de las
hojas de vida del personal vinculado al convenio, diseño o aprobación de cronogramas de trabajo,
articulación de aspectos operativos, solución de circunstancias particulares que puedan tener lugar
en la ejecución, verificación de cumplimiento de avances en el proyecto, entre otras, dependiendo
las particularidades propias de cada convenio.
4.1.2.4 Documentos necesarios para ejercer la supervisión
En caso que el(la) supervisor(a) delegado(a) en el contrato o convenio requiera un(a) servidor(a) o
contratista para apoyar el desarrollo de las actividades propias de supervisión, deberá utilizar el
formato diseñado para tal fin, el cual se encuentra anexo a este Manual, en el que indicará el
nombre de quien designa, y la fecha de la designación así como poner de manifiesto que quienes
ejerzan apoyo a la supervisión, junto con el(la) supervisor(a) del contrato o convenio, deberá
efectuar la vigilancia, control y seguimiento a la ejecución del mismo para asegurar el logro exitoso
de los objetivos y finalidades que se persiguen, en los términos, condiciones y especificaciones
pactadas. Esto como garantía del buen uso, manejo e inversión de los dineros públicos y demás
recursos del Estado que se han puesto a disposición del contratista o asociado. De igual manera
indicará que la persona designada deberá al momento de asumir las actividades de apoyo a la
supervisión, conocer y consultar de manera permanente, los documentos e instrumentos señalados
en el numeral 4.1.2.3 del presente manual.
4.1.2.5 Acta de inicio
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Es el documento en el cual se deja constancia de la fecha a partir de la cual comienza la ejecución
del contrato o convenio. Incluye esta acta los datos generales del contrato, como lo son el número,
la fecha del contrato o convenio, la clase de contrato, el objeto, el contratista o asociado, el valor, el
plazo y la fecha de inicio. También incluye el nombre de la persona encargada de ejercer la
actividad de supervisión.
Así mismo, es importante reiterar que antes de suscribir el ACTA DE INICIO, en calidad de
supervisor(a), deberá verificar el estricto cumplimiento de los requisitos de ejecución previstos en el
contrato(s)/convenio(s).
El acta de inicio debe ser generada desde el aplicativo que determine la entidad y suscrita por el
contratista o asociado y por el (la) supervisor(a) del contrato.
4.1.2.6 Informe de supervisión
Es el documento en el que el (la) supervisor(a) refleja la ejecución del contrato o convenio y el
cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista o asociado (el cual se anexa al presente
manual). Es el producto del monitoreo, seguimiento y verificación de los soportes e informes
presentados por el contratista o asociado.
Por regla general, los informes de supervisión deben tener la misma periodicidad que los pagos del
contrato o convenio, es decir que deben estar acordes con la forma de pago prevista en los mismos y
siempre se deberá presentar un informe final, distinto al del último periodo de ejecución del
contrato o convenio.
Sólo cuando haya incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, se
presente una reclamación de desequilibrio económico del contrato o convenio o algún conflicto de
naturaleza contractual, el(la) supervisor(a) presentará al(a) ordenador(a) del gasto un informe, en un
término máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos que incluya un
concepto técnico sobre los mismos y la recomendación de las medidas que deben adoptarse en el
caso concreto para subsanar o resolver la situación presentada.
Los informes de supervisión deberán contener como mínimo los siguientes aspectos y tendrán que
ser remitidos al Asesoría Jurídica del Instituto o el área que haga sus veces.
Periodo a que corresponde el informe.
Reporte de desempeños deficientes o a mejorar.
Porcentaje de ejecución física y presupuestal.
Datos del (de la) supervisor(a) y del contrato o convenio supervisado.
Evaluación del cumplimiento de las obligaciones
Concepto general del cumplimiento.
Recomendaciones o sugerencias acerca del desempeño del contratista o asociado
Declaraciones o propuestas del contratista o asociado ante un eventual anomalía
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Relación de pagos a la Seguridad Social y aportes Parafiscales.
Resultado esperado al momento de finalizar la ejecución.
Los riesgos en el manejo de los recursos.
Indicar si existe plan de mejoramiento y su nivel de cumplimiento
Indicar si el contratista o asociado
Indicar si procede pago
Información cualitativa y cuantitativa de la ejecución, de acuerdo a las metas del proyecto
Observaciones del (la) supervisor(a).
El formato de informe de supervisión, es un modelo básico
El formato de informe de supervisión, es un modelo básico para todo tipo de contrato, el cual
contiene como la palabra lo indica la información necesaria para conocer los avances en la
ejecución, sin embargo dependiendo la complejidad y de la ejecución del contrato o convenio, el
(la) supervisor(a) determinará la exigencia de la información que deba ser reportada en el respectivo
formato de informe.
4.1.2.6.1 Certificación de cumplimiento a satisfacción
Es el documento a través del cual el(la) supervisor(a) certifica el cumplimiento de los requisitos
para proceder al pago o desembolso, con el fin de tramitar la respectiva cuenta a favor del
contratista o asociado, teniendo en cuenta la forma de pago estipulada en el contrato o convenio.
En este caso el(la) supervisor(a) debe verificar previo a certificar el respectivo pago, que se
cumplan todas las condiciones necesarias en la ejecución del contrato o convenio para proceder al
mismo, de lo contrario deberá poner en conocimiento la condición que da lugar al no pago o no
desembolso.
El certificado de pago, debe ser generado desde el aplicativo SISCO y suscrito por el (la)
supervisor(a) del contrato o convenio.
4.1.2.6.2 Plan de mejoramiento
Es una medida de gestión que se puede utilizar durante la ejecución del contrato o convenio a través
de un documento por el cual se establece en detalle la obligación que presenta un cumplimiento no
satisfactorio, las medidas correctivas o mecanismos establecidos para mejorar, el plazo dentro del
cual deberán adoptarse los correctivos y el instrumento de verificación de la implementación y
cumplimiento del plan.
Es importante tener en cuenta que el plan de mejoramiento debe implementarse junto con el
contratista o asociado y de manera concertada a fin de establecer las falencias presentadas los
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correctivos que deben adoptarse por parte de éste para cumplir cabalmente con las obligaciones
contractuales.
4.1.2.6.3 Requerimiento
Es una comunicación formal que realiza el (la) funcionario(a) delegado en la minuta del contrato
como supervisor(a) al representante legal del contratista o asociado para solicitar el cumplimiento
de las obligaciones contractuales, información, aclaraciones respecto a la ejecución del contrato o
emitir recomendaciones, observaciones, precisiones, aclaraciones sobre el mismo. Este documento
es el primer paso para evidenciar que se garantizó el debido proceso con el fin de que el contratista
o asociado ejerza su derecho de defensa y contradicción en el evento que se lleguen a producir
medidas contractuales por incumplimiento parcial o total del contrato o convenio.
Es necesario requerir por escrito al contratista o asociado, en caso de inejecución, ejecución
indebida o deficiente del objeto y obligaciones contractuales, e informar a las instancias pertinentes
para tomar las medidas legales a que haya lugar.
4.1.2.7 MEDIDAS CONTRACTUALES A ADOPTARSE FRENTE A INCUMPLIMIENTOS
DEL CONTRATISTA O ASOCIADO
La Ley 1150 de 2007 que modificó la Ley 80 de 1993, estableció diferentes medidas encaminadas a
constreñir o apremiar al contratista o asociado para el cumplimiento del objeto contractual; de igual
forma, existen herramientas efectivamente sancionatorias a las que pude acudir la entidad estatal a
fin de corregir o castigar el incumplimiento del contratista o asociado.
Estas medidas son las previstas en el Estatuto General de la Contratación Pública, y deben ser
pactadas en el contrato o convenio. Estos mecanismos son aplicables durante toda la vigencia del
contrato o convenio y aún después de su culminación (antes de su liquidación) cuando el contratista
o asociado no ha satisfecho las prestaciones a su cargo en las condiciones de tiempo, modo y lugar
estipuladas, o lo haya hecho tardíamente o en forma defectuosa, desconociendo con ello sus
compromisos contractuales y los deberes que tiene en materia de contratación estatal.
De igual manera, estas medidas deben adoptarse cuando quiera que las medidas de gestión
anteriormente previstas no proporcionen el resultado esperado. Es decir en los casos en que
persistan las deficiencias en la ejecución del contrato o convenio, cuando las inconformidades no se
ajusten y se tornen repetitivas, cuando no se adopten los correctivos e instrucciones impartidos por
el(la) supervisor(a) de forma reiterada, en caso de presentarse falta de cumplimiento al plan de
mejoramiento acordado, a los pactos suscritos en reuniones y que consten en actas escritas, y en
general, cuando resulte manifiesta la falta de voluntad o la negligencia del contratista o asociado
para ajustar su actividad a lo descrito en los términos del contrato o convenio y sea renuente a
cumplir los compromisos adquiridos durante su ejecución.
La ley 1474 del 12 de julio de 2011, en su Artículo 86, definió el procedimiento a seguir por parte
de las Entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública para la
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imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Cabe señalar que la imposición
de sanciones durante la ejecución del contrato, no exime al contratista o asociado del cumplimiento
de sus obligaciones contractuales.
Dentro de las medidas contractuales se pueden mencionar las siguientes:
4.1.2.7.1 Multas
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007que modificó la Ley 80
de 1993, las entidades estatales tienen la facultad de imponer las multas que se hayan pactado en el
contrato o convenio con el fin de conminar11
al contratista o asociado al cumplimiento de sus
obligaciones. La decisión de imponer una multa debe estar precedida del procedimiento establecido
en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011; la multa sólo procede mientras se halle pendiente la
ejecución de las obligaciones a cargo del contratista o asociado.
Debe precisarse que la cláusula de multas surge del ejercicio de la autonomía de la voluntad de las
partes, y por ello no puede ser considerada una cláusula excepcional, en tanto su fundamento está en
el pacto suscrito por las partes y no en disposiciones exorbitantes que operan por ministerio de la
Ley.
La ley 1150 de 2007, modificatoria de la Ley 80 de 1993, estipuló que las Entidades Estatales
pueden hacer efectivas las multas de forma directa, sin necesidad de ir al juez del contrato,
acudiendo a la compensación de las sumas adeudadas al contratista o asociado, cobro de la garantía
única u otros medios como la jurisdicción coactiva.
4.1.2.7.2 Cláusula penal pecuniaria – Declaratoria de incumplimiento
La cláusula penal pecuniaria es el acuerdo en virtud del cual las partes de un contrato o convenio
fijan una suma de dinero o un porcentaje del valor del mismo como estimación anticipada de
perjuicios, total o parcial, frente al incumplimiento de las obligaciones por parte de uno de ellos o
bien como pena, con independencia de los perjuicios que tal hecho genere.
Al igual que las multas, la cláusula penal pecuniaria surge del ejercicio
por ministerio de la Ley.
El artícul 80 de 1993, señaló que las Entidades
Estatales tienen la facultad de declarar directamente el incumplimiento del contrato o convenio con
el propósito de hacer efectiva la Cláusula Penal Pecuniaria estipulada en el contrato, respetando
claro está, el debido proceso, éste último establecido por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Una
11
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007 se advierte que la naturaleza conminatoria de la multa sólo procede mientras se halle pendiente la ejecución de la obligación (por cuya causa se pretende multar) por parte del contratista dentro del plazo de ejecución.
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vez declarado el incumplimiento mediante acto administrativo y ejecutoriado el mismo, procederá
la efectividad de la sanción pecuniaria acudiendo a la compensación de las sumas adeudadas al
contratista o asociado, cobro de la garantía única u otros medios como la jurisdicción coactiva.
4.1.2.7.3 Caducidad
Como se mencionó en el apartado de cláusulas o prerrogativas de la administración, la caducidad
consiste en la extinción o cesación de los efectos jurídicos del contrato por decisión unilateral de la
administración, mediante acto administrativo motivado, por el grave incumplimiento de las
obligaciones del contratista o asociado que afecten de manera directa la ejecución del contrato y se
evidencie que los incumplimientos pueden conducir a su paralización.
Cuando se declara la caducidad del contrato se puede hacer efectiva la cláusula penal pactada en el
contrato, toda vez que dicha declaratoria es constitutiva del siniestro de incumplimiento.
4.1.2.7.4 Procedimiento para imposición de multas, declaratoria de incumplimiento,
sanción o caducidad administrativa
Cuando se detecte un posible incumplimiento, el(la) interventor(a) o supervisor(a) del contrato,
deberá solicitar acompañamiento a la Asesoría Jurídica del Instituto o al área que haga sus veces
para establecer si se cuenta con los soportes que evidencien el presunto incumplimiento o en su
defecto efectuar un requerimiento al contratista o asociado por escrito y a través del medio más
eficaz, en aras de que aclare y explique las razones que han dado lugar al requerimiento, y si es del
caso, allegue la documentación que soporte el cabal cumplimiento de sus obligaciones
contractuales. Lo anterior, con el propósito de dejar constancia del requerimiento, en atención al
artículo 17 de la ley 1150 de 2007.
En los casos en que exista garantía de cumplimiento otorgada mediante póliza de seguros, se
enviará comunicación al garante de la misma manera que al contratista o asociado, indicando que se
está estudiando la posibilidad de imponer una multa, sanción o declarar el incumplimiento.
El requerimiento deberá contener como mínimo lo siguiente:
Las razones por las cuales se está estudiando la posibilidad de sancionarle por el
incumplimiento de las obligaciones contractuales a su cargo (indicar cuales obligaciones).
Los documentos o soportes, en caso de ser necesario, que a juicio de la supervisión o la
interventoría deban ser allegados para aclarar las situaciones particulares de cada caso.
El término dentro del cual el contratista o asociado debe presentar sus explicaciones o
aclaraciones y adjuntar los documentos o soportes requeridos y también aquellos que considere
necesarios. Es importante que se teng
de documentos requeridos.
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En caso de que el contratista o asociado no de respuesta al requerimiento anterior dentro del término
otorgado o que la respuesta allegada no logre desvirtuar en su totalidad el posible incumplimiento
de las obligaciones, el(la) interventor(a) o supervisor(a), sin perjuicio de los deberes contractuales y
legales que le asisten, en especial aquellos determinados en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011,
deberá elaborar y enviar al área encargada del proyecto, un informe de supervisión o interventoría
pormenorizado que sustente la actuación e indique los hechos generadores del posible
incumplimiento, las cláusulas u obligaciones incumplidas, así como las consecuencias que podrían
derivarse para el contratista o asociado. El mencionado informe deberá acompañarse de los
respectivos soportes documentales.
En caso de que la respuesta al requerimiento allegada por el contratista o asociado sea satisfactoria
para la interventoría o supervisión, no habrá lugar a la aplicación del procedimiento previsto en el
artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
Es importante tener en cuenta que dentro del informe mencionado, la supervisión o interventoría
debe cuantificar de manera clara los perjuicios causados por el contratista o asociado en razón al
posible incumplimiento, de conformidad con el inciso primero del artículo 86 de la Ley 1474 de
2011.
Remitir el mencionado informe a la Asesoría Jurídica con los respectivos soportes documentales,
junto con la solicitud para adelantar todas las actuaciones relacionadas con la citación y el
desarrollo de la audiencia de imposición de multas, sanciones y declaratoria de incumplimiento.
4.1.2.8 Limitaciones del (la) supervisor(a)
El (la) supervisor(a) y quien este designado(a) como apoyo para desarrollar las actividades propias
de la supervisión, en el ejercicio de esta actividad, deberán tener en cuenta, además de los casos
previstos en la ley, la prohibición de las siguientes prácticas:
Iniciar el contrato o convenio antes del verificar el estricto cumplimiento de los requisitos de
ejecución.
Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo o entrabar las actuaciones de las
autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato o
convenio sobre el cual se ejerce la labor de seguimiento y control.
Delegar la supervisión; solo quien es supervisor(a) puede apoyarse en apoyo a la supervisión,
pero continuará al frente de la responsabilidad asignada.
Certificar como recibida a satisfacción, bienes o servicios que no hayan sido ejecutados en
debida forma.
Omitir la obligación de exigirle al contratista o asociado, como requisito para el pago, efectuar
mes a mes los pagos al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones, ARL, aportes
parafiscales) cuando haya lugar a ello.
Suscribir documentos y dar órdenes verbales al contratista o asociado que modifiquen o alteren
las condiciones inicialmente pactadas en el contrato o convenio sin el lleno de los requisitos
legales y normativos internos pertinentes.
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Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o
cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista o asociado.
Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato o convenio o
constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los
mismos.
Omitir la obligación de informar al ordenador del gasto los hechos o circunstancias que puedan
constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner en riesgo
el cumplimiento del contrato.
4.1.2.9 Consecuencias del incumplimiento de la función de supervisión
Teniendo en cuenta que los (las) supervisores(as) y profesionales de apoyo a la supervisión de los
contratos estatales actúan en representación del Instituto Distrital de Turismo y son los(as)
encargados(as) de velar por la correcta ejecución e inversión de los recursos, la ley ha previsto
cuatro tipos de responsabilidad por la acción defectuosa u omisión en el ejercicio de esta función,
de conformidad con lo señalado en el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011.
4.1.2.9.1 Responsabilidad civil
Cuando el Instituto Distrital de Turismo sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la
negligencia o la ejecución indebida de las labores de supervisión, quienes tenían a cargo estas
funciones responderán pecuniariamente por el daño ocasionado.
4.1.2.9.2 Responsabilidad Fiscal
Los deberes establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública,
constituyen verdaderas obligaciones fiscales y por ende, su inobservancia puede dar lugar a la
imposición de sanciones fiscales.
Al contratarse se dispone de recursos públicos, además de recibirse bienes y servicios cuya calidad
y funcionamiento deben ser constatados por los responsables del erario. Esta responsabilidad se
desprende entonces de las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicas que causen
daño a los contratistas, caso en el cual la entidad podrá ser condenada a pagar el daño emergente y
el lucro cesante. (Ley 610 de 2000).
4.1.2.9.3 Responsabilidad disciplinaria
Cuando el(la) supervisor(a) incurra en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en
la Ley 734 de 2002, que impliquen incumplimiento de los deberes, extralimitación en el ejercicio de
derechos y funciones, prohibiciones, o violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades,
impedimentos o conflictos de intereses, podrá dar lugar a la imposición de sanciones tales como:
Destitución del cargo e inhabilidad para desempeñar cargos públicos entre 10 y 20 años, suspensión
en el ejercicio del cargo entre uno y doce meses, multa hasta de 90 días de salario o amonestación
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escrita con copia a la hoja de vida, previo proceso disciplinario que garantice su derecho a la
defensa.
De conformidad con lo establecido por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011, el régimen
disciplinario, también se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión
en los contratos estatales, dicha disposición modificó el artículo 53 de la Ley 734 de 2002 “Código
Disciplinario Único”.
La Ley 1474 de 2011 artículo 84, modificó el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002,
estableciendo como Falta Gravísima en las que pueden incurrir los interventores y supervisores, las
siguientes:
a. No exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto,
los exigidos por las normas técnicas obligatorias.
b. Certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.
c. Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan
constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o
pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.
Para el caso de las supervisiones adelantadas por funcionarios (as) públicos (as), se aplica el
régimen de prohibiciones y de sanciones a que está sujeto todo empleado público.
4.1.2.9.4 Responsabilidad penal
Cuando la acción u omisión del(a) supervisor(a) o interventor(a) se constituya en delito, éstos
podrán ser sancionados con penas que oscilan entre los cuatro (4) y doce (12) años de prisión. Es el
caso, por ejemplo, del interés indebido en la celebración de contratos, o cuando se tramite, celebre o
liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos legales.
4.1.2.9.5 Responsabilidad patrimonial
Adicionalmente, a las responsabilidades en materia penal, disciplinaria y fiscal antes señaladas, los
supervisores e interventores, puede ser sometidos a la llamada Acción de Repetición, para los casos
en los que se condene a la Entidad, como consecuencia de una acción u omisión de éste, y del
mismo modo, ser llamado en garantía, cuando sin que exista la condena, exista una demanda en
contra de la Entidad. (Artículo 90 de la Constitución Política y Ley 678 de 2001).
4.1.2.10 Responsabilidad solidaria de supervisores(as), interventores(as) y otros(as)
servidores(as) públicos(as)
Establece el parágrafo 3º del artículo 84 del Estatuto Anticorrupción, que SERÁN
SOLIDARIAMENTE RESPONSABLES de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento,
por los daños que le sean imputables.
a) El (la) interventor(a) o supervisor(a) que no haya informado oportunamente a la Entidad de un
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posible incumplimiento del contrato o convenio vigilado principal, parcial o total, de alguna de
las obligaciones a cargo del contratista será solidariamente responsable con éste de los
perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al (la)
interventor o supervisor(a).
b) El ordenador del gasto, cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos
de un contratista o asociado y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las
medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados.
CAPÍTULO V – MODIFICACIONES CONTRACTUALES
Las Modificaciones Contractuales son las variaciones que puede tener un contrato o convenio
durante su ejecución, por acuerdo entre las partes, o unilateralmente de acuerdo con lo contemplado
en la Ley 80 de 1993; dichas modificaciones deberán constar por escrito, bien sea en documento
suscrito por las partes o mediante acto administrativo.
En consecuencia podríamos decir que según la intervención de las partes en la modificación
contractual las modificaciones pueden clasificarse en dos:
I. Modificaciones de Mutuo Acuerdo: Son aquellas variaciones que puede tener un contrato
durante su ejecución, existiendo acuerdo entre las partes del contrato (contratante - Entidad
Pública y contratista - particular o público). con relación a la variación del contrato.
II. Modificaciones Unilaterales: De conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la ley 80
de 1993, son aquellas variaciones necesarias durante la ejecución del contrato con el fin de
evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se debe satisfacer con el
contrato y cuando previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo. En este caso la
administración en acto administrativo debidamente motivado, modificará el contrato mediante
la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios, entre otros.
5.1. Cuando proceden las modificaciones al contrato
Cuando un contrato o convenio debe ser prorrogado, adicionado o en general se va a variar alguna
de las estipulaciones, debe existir una justificación que explique las razones objetivas por las se
requiere dicha modificación.
Para las modificaciones se debe tener en cuenta que no se trata entonces de transcribir la
justificación del contrato o convenio inicial, sino de dar cuenta de las razones específicas de la
modificación, siendo innecesario escribir la misión de la entidad, apartes del plan de desarrollo o
apartes del proyecto.
5.2. Clases de modificaciones contractuales
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5.2.1. Adiciones
Como su nombre lo indica es una modificación cuyo objeto es adicionar el valor del contrato o
convenio. Los contratos estatales, por expresa prohibición legal no podrán adicionarse en más del
cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado este en SMMLV. Es decir, que si el valor
de un contrato equivale a 100 salarios mínimos del año en que se suscribió el contrato, el total de las
adiciones en valor que se hagan no pueden superar los 50 salarios mínimos.
El (la) supervisor(a) o interventor(a) debe explicar las razones que indiquen el por qué se debe
efectuar la adición de recursos al contrato o convenio, por lo cual es necesario señalar el saldo sin
ejecutar a la fecha, si lo hay, y lo que queda pendiente por realizar para satisfacer la necesidad como
fue formulada en los estudios previos o anexo técnico, el mayor valor requerido y la forma de pago
del mismo, además, de presentar los argumentos que sustentan el monto a adicionar en relación con
lo contratado.
Con relación a la forma de pago, es necesario incluir en la justificación cómo quedará la forma de
pago del contrato o convenio puesto que el valor del mismo ha sido aumentado, de tal manera que
exista coherencia y claridad entre la forma de pago inicialmente pactada, los pagos efectuados y el
valor total de contrato o convenio, incluida la adición.
Para que la Entidad pueda realizar la adición, además de requerirse la justificación, que cumpla con
los parámetros y condiciones mencionadas, se requiere contar previamente con los recursos
necesarios para dicha adición, por lo que deberá anexarse el respectivo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal – CDP.
Por último, frente a los contratos de obra es preciso advertir que el Consejo de Estado12
ha
distinguido con claridad la forma de proceder y entender el ajuste al valor del contrato que puede
suscitarse en la celebración de contratos a precio indeterminado pero determinable, en los cuales, el
ajuste al valor final del contrato no es en sí misma una adición contractual y por tanto no resulta
aplicable la previsión contenida en el artículo 40 de la ley 80 de 1993.
5.2.2. Prórrogas
Consiste en la modificación del plazo de ejecución originalmente acordado en el contrato o
convenio a solicitud del contratista o asociado y previo visto bueno del (la) supervisor(a) o
Interventor(a). Ésta modificación sólo podrá realizarse mientras el contrato esté vigente y deberá
constar en documento escrito suscrito por las partes.
La decisión de prorrogar el plazo del contrato o convenio no puede estar fundada en la demora del
contratista o asociado por motivos de su propia culpa o negligencia para la entrega del bien, obra o
servicio contratado, deberá obedecer a razones ajenas a la voluntad de las partes o derivado de un
12
Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Concepto 1439 de 18 de julio de 2002. Consejera Ponente Susana
Montes de Echeverri
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tercero. Así mismo, al tomar la decisión de prorrogar el contrato o convenio deberá analizarse si el
mayor plazo de ejecución acarrea un mayor valor, caso en el cual deberá solicitarse la prórroga y
adición del contrato o convenio, adjuntando el respectivo Certificado de Disponibilidad
Presupuestal – CDP.
5.2.3. Cesiones
La cesión consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan del contrato o
convenio en un tercero, para lo cual el cedente (contratista o asociado inicial) deberá contar con la
autorización previa y escrita de la Entidad, evento en el cual el (la)supervisor(a) deberá emitir su
concepto, previa evaluación de las condiciones del posible cesionario (nuevo contratista o
asociado), quien deberá cumplir como mínimo con los mismos requisitos y condiciones exigidas
para la contratación original.
Así mismo, es viable la cesión en los contratos o convenios cuando eventos o imprevistos lo
justifican razonablemente, aun cuando dicho evento sea previo a la legalización del contrato o
convenio y suscripción del acta de inicio, obligándose el cesionario, una vez suscrita la cesión, a
suscribir el acta de inicio del contrato o convenio y a constituir la garantía requerida, la cual deberá
ser aprobada por la entidad.
Para que la cesión resulte procedente, es necesario además de lo mencionado como condiciones
generales para todo tipo de modificación que se allegue junto a la solicitud, los documentos que
homologuen la experiencia y requisitos del cesionario, de conformidad con lo solicitado en los
pliegos de condiciones o según la modalidad de contratación
5.2.4. Suspensiones
Cuando durante el plazo contractual sobrevengan circunstancias no imputables al contratista o
asociado que impidan atender las obligaciones contractuales, las partes podrán suspender la
ejecución del contrato o convenio, exponiendo de manera detallada las razones que motivaron tal
decisión, el tiempo durante el cual se suspende el contrato o convenio, de tal manera que se pacte un
tiempo determinado o determinable de la suspensión.
Es importante que la solicitud de suspensión del contrato o convenio ocurra previamente a la fecha
a partir de la cual iniciará la suspensión del contrato o convenio, dado que no existen suspensiones
retroactivas. En el documento que se acuerda la interrupción del contrato o convenio se establecerá
la oportunidad o las circunstancias precisas de su reanudación, cumplidas éstas, el Instituto ordenará
que la ejecución del contrato se reinicie.
La suspensión del contrato o convenio no implica prórroga al plazo inicialmente pactado, pero
incidirá en su fecha de terminación, toda vez que el tiempo suspendido postergará en un término
igual la fecha de terminación del contrato o convenio.
5.2.5. Otras modificaciones
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Es un acuerdo que celebran las partes, entidad y contratista o asociado para aclarar, agregar o
suprimir una o algunas de las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus anexos.
No es posible modificar el objeto del contrato, ni desmejorar las condiciones de la propuesta
adjudicada o presentada.
5.3. Oportunidad
Ninguna modificación contractual se puede realizar después de que el contrato o convenio se
encuentre vencido, es decir, después de que haya cumplido el plazo de ejecución, ni tampoco se
pueden realizar cuando hacen referencia a hechos que se permitieron ejecutar sin que la variación
requerida hubiera surtido el respectivo trámite para perfeccionar la modificación (suscripción por
las partes). Por ello, el (la) supervisor(a) del contrato o convenio debe llevar un control estricto de
las fechas de vencimiento de los contratos o convenios para tramitar las modificaciones con la
antelación suficiente de acuerdo con los plazos establecidos en el manual de contratación vigente,
así como tener presente el valor ejecutado con el fin de no exceder el límite legal en las adiciones.
Para la radicación de la solicitud de la modificación junto con sus anexos en la Asesoría Jurídica, es
necesario tener en cuenta que dicha radicación debe realizarse con por lo menos por lo menos una
(1) semana de antelación a la fecha en que se requiera la elaboración de la modificación, más aún si
se trata de una prórroga.
5.4. Documento Modificatorio
Documento mediante el cual se elevan a escrito las modificaciones contractuales a las condiciones
pactadas inicialmente en el contrato o convenio debidamente suscritas por las partes de común
acuerdo.
5.5. Aprobación de Garantías y solicitud de Certificado de Registro Presupuestal
Con relación a la Garantía Única, si para el contrato o convenio inicial se requirió la constitución de
ésta, de acuerdo con el tipo de modificación incluida, se determinará si implica la modificación o
actualización de la misma y su respectiva aprobación. Mismo tratamiento tendrá la Póliza de
Responsabilidad Civil Extracontractual, si ésta se requirió en el contrato inicial.
De acuerdo con lo anterior, para la adición al contrato o convenio deberá ampliarse la garantía única
y la póliza de responsabilidad extracontractual (si aplican) para que la misma cubra el valor
adicionado; cuando se realizan prórrogas y suspensiones al plazo del contrato o convenio la garantía
y póliza (si aplican) deberán ser ampliadas en tiempo, de manera tal que abarque la ejecución del
contrato o convenio y el lapso adicional que resulta de la prórroga o suspensión; para el caso de las
cesiones el nuevo contratista o asociado (cesionario) deberá constituir pólizas a favor de la Entidad.
En cuanto a otro tipo de modificaciones dependiendo su contenido, éstas pueden afectar la garantía;
sin embargo, dado que se modifican las condiciones inicialmente pactadas, es obligación del
contratista o asociado como tomador de la garantía dar a conocer a la Aseguradora la modificación
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realizada, puesto que la aseguradora debe tener conocimiento ante eventuales cambios en el estado
del riesgo.
Teniendo en cuenta que la aprobación de garantías es requisito de la ejecución del contrato o
convenio, es deber del (a) supervisor(a) o interventor (a) del contrato o convenio objeto de
modificación, verificar el cumplimiento de éstos requisitos, los que en todo caso, se incluyen en el
texto de la modificación para el conocimiento de las partes y del (la) supervisor(a) o interventor (a).
Ahora bien, cuando la modificación implique la adición de recursos, es deber del (a) supervisor (a)
verificar, posterior a la suscripción de la modificación, la existencia del respectivo Certificado de
Registro Presupuestal.
CAPÍTULO VI – LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES
6.1 Objetivo
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 60 de la ley 80 de 1993 es claro que los contratos
considerados de tracto sucesivo deben ser liquidados, teniendo en cuenta que la liquidación es una
etapa posterior a la terminación del contrato en la cual se realiza un balance material y financiero de
la ejecución del mismo, donde se da fin al negocio jurídico con el reconocimiento de las
prestaciones reciprocas (saldos a favor de las partes, cruce de cuentas, conciliaciones o
transacciones pactadas declaraciones de paz y salvo que haya lugar).
6.2 Marco conceptual y término para la liquidación de los contratos estatales
a) Liquidación bilateral o por mutuo acuerdo (Ley 80 de 1993, artículo 60 y Ley 1150 de
2007, artículo 11).
Es el acuerdo de voluntades, por medio del cual las partes detallan el estado final de la
ejecución de las prestaciones u obligaciones adquiridas por cada una, como consecuencia
de la ejecución del contrato.
El plazo para realizar esta liquidación es el señalado en los pliegos de condiciones, anexos
técnicos o en el contrato; en su defecto la liquidación deberá realizarse dentro de los cuatro
(4) meses siguientes a la finalización del contrato.
El acta de liquidación de mutuo acuerdo o bilateral deberá contener las prestaciones y
obligaciones cumplidas o no por ambas partes, su equivalencia, multas debidas o
canceladas, la verificación del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de
seguridad social integral, así como el pago de las obligaciones fiscales y parafiscales a
cargo del contratista o asociado; además, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que
haya lugar y en ella constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones necesarias para
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superar las divergencias presentadas. En el acta las partes se podrán declarar a paz y salvo,
o dejar constancia de las prestaciones debidas o de las salvedades sobre aquellos puntos en
los cuales no se logre acuerdo.
Ahora bien, la competencia para realizar la liquidación radica en cabeza del jefe de la
entidad contratante, o su delegado, y en el contratista o su representante legal, quienes
deben contar con la suficiente capacidad, a fin de efectuar los actos de disposición
necesarios, para lograr el cumplimiento de los acuerdos a que haya lugar con ocasión de la
liquidación contractual.
b) Liquidación unilateral (Ley 1150, artículo 11).
Cuando el contratista o asociado, previamente citado, no se presenta a la liquidación
voluntaria, o si las partes no logran acuerdo sobre el contenido de la misma, el contratante
liquidará el contrato mediante acto administrativo debidamente motivado, susceptible del
recurso de reposición. La liquidación se hará dentro de los dos meses siguientes al
vencimiento del plazo convenido por las partes para practicarla de mutuo acuerdo, o en su
defecto, al vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes previstos por la ley para efectuar
la liquidación de común acuerdo. No obstante, siempre podrá liquidarse el contrato
unilateralmente o de mutuo acuerdo hasta antes de vencerse el término para la caducidad de
la acción contractual (dos años) o de la notificación del auto admisorio de la demanda
interpuesta por el contratista.
Téngase en cuenta, que la invitación previa y por escrito al contratista o asociado para
liquidar el contrato de mutuo acuerdo es condición forzosa para que pueda acudirse a la
liquidación unilateral.
Los contratistas o asociados tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por
mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los
aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Las salvedades deben identificar claramente
los aspectos surgidos con ocasión a la ejecución del contrato.
c) Recurso de reposición
Es un recurso ordinario que se interpone para que toda decisión que tome una autoridad
judicial o administrativa sea revisada por el mismo funcionario para que la revoque, aclare
o modifique total o parcialmente.
d) Liquidación judicial (Código Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011, artículo
164).
Es aquella practicada por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Si la
administración no liquida el contrato durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento
del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado
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podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar
dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar.
6.3 Contratos que requieren liquidación
a) Los contratos de tracto sucesivo por ejemplo (suministro, prestación de servicios, obra,
mantenimiento, consultoría, interventoría, convenios, interadministrativos entre otros).
b) Aquellos en los que se haya declarado la caducidad contractual.
c) Aquellos en que se presenten causales de nulidad absoluta del contrato, en los cuales el jefe
o representante legal de la entidad respectiva deberá dar por terminado el contrato.
d) Contratos que siendo de ejecución instantánea (compraventa) se hayan prolongado en el
tiempo.
e) En los casos en que se generen saldos a favor de cualquiera de las partes.
En cumplimiento del artículo 217 del Decreto 19 de 2012, mediante el cual se modificó el artículo
60 de la Ley 80 de 1993, los contratos de prestación de servicios no serán objeto de liquidación,
salvo en los siguientes casos:
1. Muerte del contratista., 2. Incapacidad permanente del contratista, 3. Incapacidad temporal del
contratista que afecte la ejecución adecuada del objeto contractual, 4. Terminación anticipada por
mutuo acuerdo, 5. Cuando haya procedido la aplicación de la potestad exorbitante de terminación
unilateral, 6. Cuando se haya declarado la caducidad del contrato, 7. Cuando se haya declarado el
incumplimiento total o parcial del contrato, 8. Cuando el contratista no presente el informe final de
ejecución, 9. Cuando se haya pactado cesión de derechos patrimoniales de autor, 10. Demás
factores que generen una terminación anómala de la ejecución del contrato.
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CONTROL DE APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA
Fabio Ricardo Téllez Romero-
Contratista Asesoría Jurídica
Asesor Jurídico
Líder de Proceso
Asesor de Planeación y
Sistemas
Representante de la Alta
Dirección - SIG
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