MANUAL DE SUPERVISIÓN - ESPB

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código:MN-GTS-01

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GESTIÓN TECNICA, SOCIAL E INSTITUCIONAL A MUNICIPIOS

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MANUAL DE SUPERVISIÓN Fecha Aprobación: 16/06/2017

MANUAL DE

SUPERVISIÓN

EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PÚBLICOS DE BOYACÁ S.A. E.S.P


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CAMBIOS EFECTUADOS

Versión Descripción del Cambio Fecha Aprobación

0 Manual emitido en Versión 0 para prueba. 16/06/2017


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1. FINALIDAD DE LA SUPERVISIÓN De conformidad con lo establecido por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la finalidad de la supervisión en los contratos estatales es proteger la moralidad administrativa, con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual. La supervisión contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETO GENERAL DE LA SUPERVISIÓN El objetivo del presente documento es brindar lineamientos estructurales a los supervisores de contratos y convenios celebrados por la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., respecto del ejercicio de coordinación, seguimiento, control, y vigilancia sobre la ejecución de los mencionados actos administrativos suscritos por la mencionada entidad. 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERVISIÓN Las actividades de supervisión implican por su naturaleza misma una posición imparcial o neutral para poder desarrollar sus funciones, por lo tanto, en la interpretación del contrato y en la toma de decisiones la supervisión debe cumplir con los objetivos de su función señalados a continuación:

Absolver: En cuanto a este objetivo y en virtud del principio de inmediación, la interventoría es la encargada de resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecución de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicación entre las partes, el contratista no puede ser totalmente autónomo y la entidad no se puede desentender del desarrollo de la obra o del servicio.

Verificar: Este objetivo está directamente relacionado con la necesidad de establecer la verdadera situación y nivel de cumplimiento del contrato, para lo cual se requiere la realización de visitas permanentes, reuniones, control de calidad de los bienes y servicios, aplicación de correctivos, solución de los problemas y toma de decisiones motivadas y argumentadas pero oportunas, absolución de dudas y demás actividades pertinentes para determinar el cumplimiento de los compromisos contractuales adquiridos, respetando siempre la autonomía de los contratistas para ciertos aspectos y para evitar la no extralimitación de las competencias otorgadas para el efecto.

Controlar: Le corresponde al interventor, mediante las funciones de inspección, orientación, corroboración y evaluación la de determinar si la ejecución del contrato objeto de Interventoría o supervisado se ajusta a lo dispuesto en el objeto del contrato y en los acuerdos celebrados por escrito por las partes a lo largo del mismo. Dicho control pretende determinar si la ejecución del contrato se está llevando a cabo conforme a las especificaciones técnicas, jurídicas, administrativas y presupuestales fijadas y dentro del plazo señalado para su ejecución.

Exigir: Si dando cumplimiento a las funciones de supervisión, se evidencia que el desarrollo contractual no se está ejecutando conforme a lo pactado en el contrato estatal vigilado, es obligación del interventor, según sea el caso, informar y exigir el adecuado y oportuno cumplimiento con las


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cláusulas contractuales, so pena de solicitar y/o emprender el inicio de los procedimientos sancionatorios, conminatorios, compensatorios e indemnizatorios conducentes para tal fin.

Prevenir: Toda vez que las funciones de supervisión están directamente relacionadas con la consecución de los fines de la contratación orientados a la satisfacción de las necesidades de la Entidad que permita el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, la actividad del supervisor debe en principio procurar la prevención de situaciones que pongan en riesgo la debida ejecución del contrato estatal, emitiendo las orientaciones que resulten pertinentes, así como buscando la ágil y adecuada corrección de los equívocos, o desviaciones que se presenten dentro de los parámetros legales logrando la efectiva ejecución del contrato, siempre dentro del marco legal y de los compromisos contractuales que lo rigen.

Atender: En procura siempre del optimo cumplimiento contractual, el supervisor del contrato, se encargarán de atender y absolver todas las dudas que se presenten en cuanto a la ejecución de los contratos; teniendo en cuenta que la comunicación entre las partes es un aspecto fundamental en el desarrollo de la relación contractual, la Entidad no puede desprenderse del desarrollo del contrato.

Colaborar: El supervisor y el contratista, conforman un equipo que en conjunto deberán resolver las dificultades que se presenten a nivel técnico, jurídico, administrativo y financiero. El supervisor en consecuencia deben tener claro que para un adecuado desarrollo de su labor, deberá integrarse a dicho equipo sin que ello signifique algún tipo de variación en las responsabilidades de las partes.

Requerir: Esta facultad se materializa cuando el supervisor solicita al contratista de manera oportuna, que corrija o subsane, sus fallas en procura del cumplimiento en términos de calidad, cantidad y oportunidad.

Representar: Tiene la jurisdicción en representar a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P, en la adecuada ejecución de los contratos, apoyando la dirección y coordinación de las actividades contractuales sin ir en contravía de la misión y los valores de la Empresa.

Informar: De igual manera el supervisor deberá informar las situaciones que puedan dar origen a la imposición de sanciones, y solicitar las medidas que sean pertinentes, gestión que deberá observar el debido proceso. El supervisor y/o interventor elaborará un informe detallado, al cual anexará los soportes probatorios del incumplimiento.

Solicitar: Facultad que se materializa cuando el supervisor requiere al contratista oportunamente, para que subsane de manera inmediata, faltas que no faltan la validez del contrato. Esta facultad se ejerce también cuando solicita el ordenador del gasto la imposición de una sanción por motivo contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de adición en tiempo, modificación o adición contractual, entre otros temas.

Tramitar: Será responsabilidad del supervisor adelantar los trámites que sean necesarios para prorrogar, modificar, adicionar, o liquidar el contrato. Así como emitir los informes de cumplimiento, y gestionar los pagos que corresponda. 3. ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN


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La supervisión tiene como propósito desarrollar actividades de carácter técnico, administrativo, financiero, ambiental y jurídico, con la finalidad de verificar el cumplimiento del objeto y las obligaciones contenidas en el contrato y las demás normas vigentes que sean aplicables a su ejecución. Aplica al ejercicio de las funciones de supervisión en cada una de las tipologías de los contratos las cuales serán ejercidas por funcionarios de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá, S.A. E.S.P., con la finalidad de verificar el cumplimiento del objeto y las obligaciones contenidas en el contrato con el fin de cumplir a cabalidad lo establecido en el presente Manual y las normas vigentes que sean aplicables a su ejecución. Inicia con la designación escrita por parte del ordenador del gasto y finaliza con la liquidación definitiva del contrato o, convenio o acta de cierre en los casos que aplique. En este sentido, lo contenido en la presente Guía se constituye como un documento de lineamiento y consulta respecto de las disposiciones y recomendaciones que deben ser aplicadas por los funcionarios y/o contratistas designados formalmente para la realización del seguimiento a la correcta ejecución de los contratos y/o convenios que celebre la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P Así, las disposiciones que aquí se documentan aplican para el ejercicio pleno de supervisión, el cual inicia desde el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, hasta el cierre del expediente del Proceso de Contratación. 4. DEFINICIONES •ACTA DE CAMBIO DE SUPERVISOR: Documento mediante el cual un interventor que se retira temporal o definitivamente de la supervisión a su cargo, entrega al supervisor designado y a la Oficina Jurídica la relación detallada del estado del contrato, el desarrollo alcanzado y lo pendiente por realizar. ACTA DE COMITÉ. Documento que suscriben el contratista interventor y supervisor, cuyo objeto es dejar constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecución. Las mismas deben numerarse siguiendo el respectivo orden cronológico. ACTA DE INICIACIÓN: Esta acta marca el inicio del desarrollo y ejecución del contrato de Interventoría y por lo tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento del supervisor. Ésta deberá ser suscrita entre el interventor y supervisor. El acta de inicio sólo podrá ser suscrita después de la suscripción del contrato de Interventoría, aprobación de las garantías, expedición del Registro Presupuestal, aprobación del plan de inversión del anticipo, cronograma de ejecución del contrato, y estudios, diseños, planos, permisos, licencias de ser el caso. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA DE LIQUIDACIÓN: El supervisor, según sea el caso, verificará con la Secretaria de Hacienda la relación de pagos efectuados al contratista, los descuentos realizados, los acuerdos, saldo a favor o en contra del Contratista Interventor y las declaraciones de las partes referentes al cumplimiento de sus obligaciones, finiquitando la relación contractual. Con base en ésta información y la relación del


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estado en que se recibe los bienes, servicios u obra, constatará el valor final del contrato, descripción de su estado y los demás datos que exija el Estatuto Contractual vigente, elaborará y remitirá al ordenador del gasto el proyecto del acta de liquidación del contrato, dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de suscripción del acta de recibo final a satisfacción. El Contratista tendrá derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA DE MAYORES CANTIDADES DE OBRA: Por la cual se presenta al ordenador del gasto, para el trámite de aprobación y expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Registro Presupuestal (RP) con la anticipación suficiente la sábana junto con APUS que indiquen la realización de mayor cantidad de obra, obras complementarias o adicionales estipulando el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecución de las mismas. Estos informes corresponden a modificaciones del valor o plazo de los contratos. El acta y la sábana deben estar diligenciadas en los formatos establecidos para tal fin. ACTA DE RECIBO FINAL A SATISFACCIÓN: El supervisor, procederá a elaborar ésta acta, en la que se dejará constancia del estado definitivo en que las actividades se recibieron junto con la sábana que lo evidencia. Mediante la suscripción de ésta acta, el contratista interventor y el supervisor asumen plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA DE REINICIO: Superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensión del contrato de Interventoría y vencido el plazo pactado de suspensión, el supervisor elaborará el acta de reiniciación del contrato de interventoría la cual será suscrita por éste, el contratista, dejando constancia del tiempo total de suspensión temporal y del vencimiento final del contrato. Su suscripción exige la modificación de la garantía única que ampara del Contrato. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA DE SUSPENSIÓN: Documento suscrito entre el contratista Interventor y el supervisor del contrato, mediante el cual se suspende de manera temporal la ejecución del mismo (y por tanto su plazo), de común acuerdo entre las partes, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito. En ella debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la fecha probable de reinicio y demás aspectos que se estimen. ACTA DE LIQUIDACIÓN: El supervisor, según sea el caso, verificará con la Secretaria de Hacienda la relación de pagos efectuados al contratista, los descuentos realizados, los acuerdos, saldo a favor o en contra del Contratista Interventor y las declaraciones de las partes referentes al cumplimiento de sus obligaciones, finiquitando la relación contractual. Con base en ésta información y la relación del estado en que se recibe los bienes, servicios u obra, constatará el valor final del contrato, descripción de su estado y los demás datos que exija el Estatuto Contractual vigente, elaborará y remitirá al ordenador del gasto el proyecto del acta de liquidación del contrato, dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de suscripción del acta de recibo final a satisfacción. El Contratista tendrá derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA DE MAYORES CANTIDADES DE OBRA: Por la cual se presenta al ordenador del gasto, para el trámite de aprobación y expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Registro Presupuestal (RP) con la anticipación suficiente la sábana junto con APUS que indiquen la realización de mayor cantidad de obra, obras complementarias o adicionales estipulando el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecución de las mismas. Estos informes corresponden a modificaciones


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del valor o plazo de los contratos. El acta y la sábana deben estar diligenciadas en los formatos establecidos para tal fin. ACTA DE RECIBO FINAL A SATISFACCIÓN: El supervisor, procederá a elaborar ésta acta, en la que se dejará constancia del estado definitivo en que las actividades se recibieron junto con la sábana que lo evidencia. Mediante la suscripción de ésta acta, el contratista interventor y el supervisor asumen plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA DE REINICIO: Superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensión del contrato de Interventoría y vencido el plazo pactado de suspensión, el supervisor elaborará el acta de reiniciación del contrato de interventoría la cual será suscrita por éste, el contratista, dejando constancia del tiempo total de suspensión temporal y del vencimiento final del contrato. Su suscripción exige la modificación de la garantía única que ampara del Contrato. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA DE SUPERVISIÓN (Parcial o definitiva): Documento que debe elaborarse cuando el contratista cumple parte o totalidad del objeto del contrato, mediante ella el supervisor deja constancia del cumplimiento conforme a las condiciones y características específicas en el contrato, así como de los valores a pagar y los saldos pendientes por entregar del mismo; en la misma también tiene que dejarse constancia del cumplimiento en el Sistema de Seguridad Social y aportes parafiscales y ARL. ACTA DE SUSPENSIÓN: Documento suscrito entre el contratista Interventor y el supervisor del contrato, mediante el cual se suspende de manera temporal la ejecución del mismo (y por tanto su plazo), de común acuerdo entre las partes, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito. En ella debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la fecha probable de reinicio y demás aspectos que se estimen pertinentes. Su suscripción exige la modificación de la garantía única que ampara del Contrato. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA DE RECIBO FINAL A SATISFACCIÓN: El supervisor procederá a elaborar ésta acta, en la que se dejará constancia del estado definitivo en que las actividades se recibieron junto con la sábana que lo evidencia. Mediante la suscripción de ésta acta, el contratista supervisor asumen plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA DE VECINDAD: Es el documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones, vías y demás elementos existentes en la vecindad directa del sitio de ejecución del contrato. Cuando el contrato es de obra pública, deberá suscribir con el contratista y propietarios de inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar, antes de dar inicio a los trabajos, complementando estas actas con descripciones o registro fotográfico, si fuere necesario. Estas actas son suscritas por el supervisor y/o interventor y debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ACTA PARCIAL: Documento de corte parcial de cuentas entre las Partes, en el cual se deja constancia de lo ejecutado por el Contratista interventor a la fecha del acta y de los pagos realizados hasta el momento por la entidad. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. ADICIÓN. Acuerdo celebrado entre la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá y el contratista o entidad parte del convenio para ampliar el valor o plazo de un contrato o convenio,


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cuando se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación. ANTICIPO: Es un préstamo que la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá hace al contratista para efectos de iniciar la actividad contractual por lo que requiere plan de inversión y administración en cuenta bancaria separada a nombre del contrato suscrito o constitución de fiducia en caso de ser un contrato resultado de una licitación pública. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecen la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá. BITÁCORA: Es el registro en el cual el contratista y/o residente de obra en el sitio de ejecución del contrato, de las acciones diarias realizadas en ella, las órdenes, observaciones e instrucciones, el avance de los trabajos, los inventarios periódicos de materiales, equipo y personal; así como las actas de los comités técnicos de obra o administrativos que periódicamente deben realizarse y las observaciones o novedades que se hayan sucedido. Este libro formará parte integral de los documentos del contrato y de la Interventoría. Aquí también deberá reposar los conceptos técnicos de consultores externos a la obra o a la actividad contractual, que por algún motivo se invitaron a dar conceptos. Cada nota en el libro de la obra llevará la fecha y las firmas del supervisor/ interventor y de quien recibe la orden o instrucción. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP). Documento expedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal. GARANTÍA. Mecanismo de cobertura de un riesgo, por medio de la cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de las entidades públicas con ocasión de la presentación de los ofrecimientos, los contratos y su liquidación, así como de los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad pública contratante derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. Puede consistir en: Póliza de seguros; Fiduciaria mercantil en garantía; Garantía bancaria a primer requerimiento; Endoso en garantía de títulos valores y Depósito de dinero en garantía. PAGO ANTICIPADO. Es un pago realizado a favor del contratista para la ejecución del contrato, al que se le efectúan las retenciones que ordena la ley por concepto de impuestos que graven dicho ingreso. Como es un pago anticipado, el contratista no tiene que reintegrarlo a medida que se ejecute el contrato. El valor del pago anticipado en ningún caso puede superar el 50% del valor total del Contrato. PLAZO. Período comprendido entre la fecha de iniciación y el vencimiento del término para la ejecución del contrato o de una de las etapas del contrato. REGISTRÓ PRESUPUESTAL DE COMPROMISO (RP). Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada en forma definitiva, garantizando que no será desviada a ningún otro fin. Se debe indicar claramente el valor y el tiempo de ejecución del compromiso.


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RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA, PENAL, FISCAL, CIVIL: Generada por incumpliento de las funciones del supervisor; atendiendo a la naturaleza, gravedad y circunstancias que ocasionaron el incumplimiento de los deberes del supervisor, la autoridad competente hace análisis de los hechos para determinar si dio uno o más de los tipos de responsabilidad. •SUPERVISIÓN: El seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico ejercido por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., cuando no se requieren conocimientos especializados, y para su ejercicio la Entidad puede contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios. 5. GENERALIDADES 5.1. PRINCIPIOS ORIENTADORES DEL PRESENTE MANUAL En consecuencia, este Manual se regirá por los principios generales de la función administrativa y de la contratación estatal y por los siguientes, de acuerdo con las definiciones y lineamientos normativos y jurisprudenciales: Debido Proceso, Igualdad, Buena Fe, Moralidad, Responsabilidad, Transparencia, Coordinación, Economía, Celeridad, Eficacia, Imparcialidad, Publicidad y Contradicción. 5.2. BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL 5.2.1. POLÍTICAS DE LA SUPERVISIÓN La Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., ejercerá el control y vigilancia de la ejecución de los contratos o convenios que celebre en desarrollo de sus planes, programas y proyectos que tienen como sustento el Plan General de Inversiones, el Plan Anual de Inversiones y el Plan Operativo de Inversiones, que rija para la vigencia, dicho control y seguimiento deberá ser ejercido por la entidad a través de supervisores con el alcance que se defina para cada una. El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, establece frente a la supervisión contractual, lo siguiente: “Artículo 83. (…..) La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. La entidad asignará de manera interna, según la complejidad del proyecto identificada en estudios y documentos previos, el supervisor o equipo supervisor mediante resolución de asignación de supervisión. El supervisor deberá revisar y autorizar por escrito las actas que deban suscribir el interventor y el contratista dependiendo el caso. El control y vigilancia deberá complementarse por la administración en cabeza de los Supervisores de las interventorías conforme a éste Manual. El interventor no puede suscribir actas de contratos sin la debida revisión y aprobación formal de las mismas por parte del supervisor, cuando aplique.


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En todos los procesos de selección se deberán seguir los lineamientos establecidos para cada modalidad y en los documentos precontractuales se deberán indicar los requisitos objetivos que deberán cumplir los futuros contratistas de la Entidad. La contratación de la Entidad obedecerá a un proceso ordenado, estructurado y coherente; y se deberá aplicar una metodología que le permita trazar unos objetivos y disponer de unos recursos para cumplirlos.

La dependencia interesada que tenga la necesidad de contratación debe, en primer orden y antes de adelantar cualquier trámite contractual, verificar el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) a fin de establecer que la contratación este allí prevista y que existen recursos suficientes para satisfacer la necesidad.

El ordenador del gasto, dispondrá lo necesario para que en los procesos de contratación se deje evidencia documental de todas las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.

La estructuración formal, de los documentos que hacen parte de los procesos de selección se realizará en forma conjunta entre La Oficina Jurídica y la dependencia interesada que requiere la contratación.

Los medios de comunicación con los proponentes y posibles interesados en el proceso de contratación serán los establecidos en el Pliego de Condiciones, Invitaciones Públicas y demás Documentos del Proceso.

Los supervisores realizarán reuniones periódicas con el contratista a fin de lograr una comunicación directa y permanente que pueda evidenciar los avances y las eventualidades que puedan surgir durante la ejecución contractual, ante lo cual deberá dejarse constancia por escrito de esas reuniones. No se pactarán prórrogas automáticas que puedan ir en contra de los principios de libre concurrencia, promoción a la competencia y selección objetiva. Para que el proceso de gestión contractual tenga una retroalimentación permanente, es importante que los funcionarios encargados de los procesos de contratación en las diferentes dependencias usuarias asistan a las capacitaciones programadas por l Oficina Jurídica, con el objetivo ya sea de reforzar los conocimientos jurídicos básicos necesarios o de despejar las dudas que puedan surgir durante la elaboración de los estudios previos. 6. CARACTERÍSTICAS PROPIAS DEL SUPERVISOR 6.1. REQUISITOS EXIGIDOS A LOS SUPERVISORES Para ejercer la actividad de supervisor, la persona contratada, debe como mínimo reunir las siguientes calidades: 1) Deberá ser servidor público activo de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P


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2) Deberá haber sido designado por el Ordenador del Gasto de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., en el contrato celebrado 3) El perfil del supervisor debe estar acorde con el área y/u objeto en que se va a ejecutar el contrato para efectos de estar en capacidad de verificar el cumplimiento contractual resolver los problemas y dificultades que se presenten durante la ejecución y liquidación del contrato. 4) El perfil del supervisor deberá corresponder con la naturaleza del contrato debido a que debe estar en capacidad de verificar el cumplimiento del contrato, resolver los problemas y dificultades que se presenten durante la ejecución y liquidación del contrato. 5) El supervisor deberá estar en capacidad para interpretar el plano, diseño y/o proyecto con el fin de velar porque éste se ejecute fielmente conforme a los criterios de quienes lo elaboraron o proyectaron sin cambiar o permitir que cambien el original de los mismos salvo que medie la celebración de otro sí entre las partes. 6) El supervisor deberá tener la capacidad de prever los problemas técnicos y no permitir que los trabajos se ejecuten con imperfecciones y/o requerir sus correcciones. 7) El supervisor deberá no estar incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento según lo previsto en el Estatuto de Contratación, en la Ley 1474 de 2011 y en las normas concordantes. 8) El supervisor no deberá tener parentesco, afecto o interés económico con el contratista, y en general, cualquier clase de motivación o conflicto de interés que impida una supervisión objetiva. 9) El supervisor deberá colaborar con el contratista en la buena ejecución del contrato sin interferir con el trabajo mismo. 6.2. EL SUPERVISOR DEBE CONTAR CON LAS SIGUIENTES TIPOLOGÍAS: 6.2.1. Criterio Técnico: Para discernir entre distintas alternativas que permitan ejecutar eficientemente el contrato, identificando la más adecuada y apropiada, sin perder de vista los intereses de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., y los compromisos con los beneficiarios y el servicio. 6.2.2. Capacidad de Organización: Para planificar, estructurar y ejecutar todos los controles y verificaciones que deben adelantarse para garantizar el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales, en la debida oportunidad y con las calidades exigidas y principalmente, para vigilar de manera eficiente la ejecución presupuestal del contrato. 6.2.3. Experiencia: Para enfrentar con conocimiento y habilidad las situaciones propias de la dinámica del contrato. 6.2.4. Profesionalismo y ética: Para cumplir con todas las obligaciones que asume con su designación, acudiendo a los criterios propios de su formación profesional y/o técnica, en el servicio objeto de la contratación.


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6.2.5. Honestidad: Para actuar de acuerdo con los valores de la verdad y la justicia y privilegiando siempre los criterios objetivos frente a cualquier consideración de tipo subjetivo. 6.3. PERFIL DEL SUPERVISOR La designación o contratación del supervisor debe recaer en una persona natural o jurídica idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado según el objeto del contrato que requiere la coordinación, control y verificación. Para el efecto se debe tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada. 6.4. DESIGNACIÓN DE LA SUPERVISIÓN La designación del supervisor le corresponde al ordenador del gasto en la minuta del contrato o convenio, la cual estará a cargo del funcionario establecido en el estudio previo, para lo cual la Oficina de Asesoría Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., remitirá solicitud de designación de supervisor, de conformidad con los procedimientos y resoluciones establecidos por el proceso Gestión Contractual. La ejecución del contrato de Interventoría deberá iniciarse simultáneamente con la firma del Acta de Inicio del contrato objeto de la interventoría. En el evento de situaciones administrativas de ausencia temporal o definitiva del interventor, quien se encargue o posesione asumirá automáticamente las obligaciones que de esta condición se desprenden. Así pues, el interventor iniciará su actividad una vez se le comunique la designación, y deberá estar atento que se cumplan todas las formalidades administrativas durante el plazo de ejecución, incluyendo aquellas que sean inherentes a las prórrogas, adiciones, modificaciones y liquidación contractual. La actividad de interventor se extenderá hasta la firma del acta de liquidación del contrato, o hasta el vencimiento del plazo de ejecución en caso de que se trate de contratos que no requieran liquidación, y en casos que aplique, hasta el acta de cierre del expediente del proceso de contratación, según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015. Lo anterior sin perjuicio de las obligaciones que por su naturaleza se extiendan más allá de estos límites y para lo cual deberán presentarse los informes y documentación que les sean requeridos con el fin de verificar el cabal cumplimiento del objeto, las obligaciones contractuales, y colaborar hasta que sea necesario. 6.5. CAMBIO DE SUPERVISOR Cuando se requiera adelantar un cambio de supervisor, el jefe del área correspondiente deberá solicitarlo ante la Secretaría General, señalando las razones que le asisten para modificar la designación del interventor actual, con previo visto bueno del mismo, indicando el cargo de quien asumirá la supervisión y anexando el informe final de supervisión hasta la fecha. La Secretaría General, una vez estudiada la solicitud, si lo considera ajustada, remitirá el memorando de designación para suscripción por parte del ordenador del gasto. Es preciso señalar que hasta que


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se realicen las nuevas designaciones, los actuales supervisores deberán continuar ejerciendo sus funciones. En el evento de situaciones administrativas de ausencia temporal o definitiva del supervisor, el funcionario que se encargue o posesione asumirá automáticamente las obligaciones que de esta condición se desprenden; en caso contrario, la supervisión la asumirá el Jefe inmediato. Para asumir la condición de supervisor de un contrato o convenio. Así pues, el supervisor iniciará su actividad una vez se le comunique la designación, y deberá estar atento que se cumplan todas las formalidades administrativas durante el plazo de ejecución, incluyendo aquellas que sean inherentes a las prórrogas, adiciones, modificaciones y liquidación contractual. El supervisor saliente debe suscribir un acta de entrega conjuntamente con el supervisor entrante designado en su reemplazo, en la que detallará los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico de la ejecución del contrato o convenio, el estado de ejecución de éste, la relación de los documentos que entrega y las observaciones que considere pertinentes. Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el supervisor entrante designado dejará constancia del estado en que se encuentra el contrato o convenio al asumir el ejercicio de estas funciones. El cambio de supervisor deberá informarse al contratista. No hay necesidad de designar un nuevo supervisor, por cambio del titular del empleo, pues la designación se hará a éste o a quien haga sus veces. 6.6. CAPACIDADES PARA SER SUPERVISOR Se entenderá que cuentan con capacidad para ser supervisor en los términos establecidos en el presente Manual, en virtud de lo establecido por el artículo 6° de la Ley 80 de 1993 las personas legalmente consideradas como capaces. 6.7. CONCURRENCIA SUPERVISOR E INTERVENTORIA Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato. Pero si llegaren a concurrir, la Entidad debe dividir las asignaciones desde la órbita de desempeño de funciones, o de actividades según sea el caso. Es decir que la Empresa de Servicios Públicos S.A. E.S.P., puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor. En todo caso el contrato de interventoría será interventoríado directamente por el interventor. 6.8. OBLIGATORIEDAD DE CONTAR CON LA SUPERVISIÓN


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Las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor, según corresponda. De conformidad con lo establecido por el numeral 1° inciso segundo del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. En general todos los contratos que suscriba la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., deben contar con supervisión, según corresponda, independientemente del régimen bajo el cual se suscriban. 6.9. CONTINUIDAD DE LA SUPERVISIÓN Los contratos de supervisión podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de supervisión, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Para la ejecución de los contratos de supervisión, es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal, en este evento podrá darse aplicación al artículo 7 de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad de que la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato. 7. CUADRO COMPARATIVO ENTRE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

CONCEPTO SUPERVISIÓN INTERVENTORÍA

Actividad

Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídica del cumplimiento del contrato.

Seguimiento técnico del cumplimiento del contrato, con otros componentes, si es necesario.

Principal Característica

No se requieren conocimientos especializados.

Requiere conocimientos especializados en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del objeto contractual lo justifiquen.

Titular

Es ejercida por la misma Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P

Es ejercida por una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P

Designación

La Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., designará a los funcionarios que considere idóneos para adelantar funciones de control y vigilancia en la

La Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., contratará la interventoría a través de la modalidad de selección correspondiente (concurso de méritos).


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ejecución contractual.

Supervisión

Será el Jefe inmediato quien supervise sus funciones de supervisión.

Será quien designe el ordenador del gasto de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. bien a través de la minuta contractual o a través de memorando

Norma aplicable

Artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, (Estatuto Anticorrupción.

Los artículos 82 al 85 de la Ley 1474 de 2011 ((Estatuto Anticorrupción y artículo 32 de la Ley 80 de 1993).

8. FUNCIONES DE LA SUPERVISIÓN A continuación se relacionan las funciones generales, administrativas, técnicas, financieras, y de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente que deben realizar los supervisores asignados por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. 8.1. FUNCIONES GENERALES DE LA SUPERVISIÓN 8.1.1. Recibir la orden de inicio suscrita por el Ordenador del Gasto, cuando a ello haya lugar, previa verificación de cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. 8.1.2. Conocer y cumplir íntegramente el Manual de Supervisión de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., al cual se encuentra sujeto el supervisor; así como el procedimiento supervisión y seguimiento a la ejecución de contratos y sus respectivos formatos. 8.1.3. Ejercer el control de calidad del objeto contratado, verificando y exigiendo el cumplimiento de los planes de calidad, normas, especificaciones técnicas, procedimientos y demás de conformidad con la normatividad vigente y las condiciones contratadas, en donde se deben incluir formularios o formatos de revisión de obras, control de lluvias, ensayos a realizar a los materiales, formato de aprobación de materiales, formato de control de equipo. 8.1.4. Garantizar el cumplimiento de las metas contractuales, logrando que se ejecuten las actividades (objeto de vigilancia por parte de la interventoría) dentro del presupuesto de inversión y el cronograma previstos en la convocatoria. Si por factores externos o imprevisibles no es posible el cumplimiento de este propósito el supervisor procederá a tomar las medidas pertinentes en el menor tiempo posible que aseguren el cumplimiento de las metas contractuales y solucionar rápida y eficazmente las diferencias que llegaren a surgir durante la ejecución del contrato o convenio. 8.1.5. Verificar continuamente los documentos que obran en los contratos con el propósito que contengan toda la información relativa a la ejecución del objeto contractual. De igual forma cuando por razones técnicas, económicas, jurídicas o de otra índole, deban viabilizar modificaciones y/o adicionales solicitados por los contratistas.


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8.1.6. Impartir por escrito de manera clara, precisa y con término las órdenes al contratista interventor verificando su cumplimiento; en caso contrario deberá informarlo oportunamente a la entidad para que se inicien las acciones administrativas correspondientes. 8.1.7. Cumplir y exigir el cumplimiento, tanto al contratista interventor como a la entidad suscriptora del convenio, según el caso, las obligaciones correspondientes al cumplimiento de lo estipulado en el Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales que se generen con relación al contrato o convenio suscrito. 8.1.8. Exigir el cumplimiento del objeto contratado al contratista interventor por escrito dejando las constancias del caso, so pena de informar dicha situación con informe técnico detallado a la administración para que inicie las acciones administrativas correspondientes. 8.1.9. Garantizar la correcta ejecución del objeto contractual por parte del contratista interventor. 8.1.10. Radicar mensualmente el informe de supervisión de conformidad con los formatos establecidos para tal fin, junto con los registros, documentos e informes elaborados por los contratistas interventores, soportes y documentos de avance de la ejecución en la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., dichos documentos reposarán en la respectiva carpeta con el fin de realizar el control documental. ´ 8.1.11. Conocer los contratos y las obligaciones a cargo del Interventor y la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P, los riesgos que asume cada parte dentro del contrato o convenio y verificar que se cumplan los objetivos generales y específicos de los mismos. 8.1.12. Establecer mecanismos de coordinación con la interventoría y el contratista que permita mantener perfectamente enterada a la entidad en desarrollo de ésta función, el supervisor impartirá las instrucciones previa consulta con las instancias internas pertinentes y efectuará las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del contrato o convenio. 8.1.13. Conocer íntegramente el proyecto base de la contratación, el contrato de obra e interventoría, así como los riesgos que asuma cada parte dentro del mismo, de conformidad con el pliego de condiciones y/o estudio previo. 8.1.14. Informar de manera inmediata a la Entidad cualquier acto donde se evidencie posibles hechos de corrupción, so pena de las sanciones legales correspondientes. 8.1.15. Informar a la Entidad los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o convenio, o cuando se presente el incumplimiento. 8.1.16. Informar a su superior inmediato de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A E.S.P., cualquier inconveniente o dificultad que se esté presentando en el proyecto, proponiendo las acciones preventivas y/o correctivas pertinentes conforme a lo establecido en los respectivos contratos, sus pliegos de condiciones y estipulaciones especiales y en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. 8.1.17. Abstenerse de solicitar, directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.


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8.1.18. Verificar que los tiempos del contrato de interventoría, así como las actas de suspensión o reinicio sea acordes a los tiempos del contrato de obra e interventoría. 8.1.19. Garantizar que se suscriban oportunamente las actas parciales, entrega, recibo final a satisfacción y liquidación de los bienes, servicios, suministros y obras, objeto del contrato de interventoría. 8.1.20. Cuando se requiera el cambio del supervisor deberá proceder a suscribirse un acta de entrega, suscrita por el supervisor saliente y el entrante, en la que se consignarán todos los aspectos técnicos, económicos, jurídicos, sociales y demás de relevancia en la ejecución contractual. 8.1.21. El supervisor deberá promover, impulsar y atender la participación ciudadana, recibiendo la información suministrada a través de este medio y trasmitiéndola para un mejor desarrollo de los contratos o convenios. 8.1.22. El supervisor deberá verificar que en la carpeta del contrato de interventoría se encuentren como mínimo los documentos establecidos en el procedimiento Supervisión y seguimiento a la ejecución de contratos. 8.1.23. Ante la evidencia de un posible incumplimiento, el supervisor informará con anterioridad mediante oficio y a más tardar al día hábil siguiente de la ocurrencia, a través de informe técnico detallado, al Ordenador del Gasto, para que inicie las acciones correspondientes, contando para ello con el apoyo de quien cumple con el rol jurídico en su dependencia, de contar con la misma. 8.1.24. Realizar la vigilancia, seguimiento y control del contrato o convenio desde su inicio y hasta su finalización, incluyendo la etapa de liquidación y cierre del expediente contractual de ser el caso. 8.1.25. Elaborar con su visto bueno el acta de liquidación del contrato o convenio cuando a ello haya lugar, para la firma del Ordenador del Gasto o quien se encuentre delegado y el contratista, previa revisión y verificación de soportes y demás documentos necesarios para llevar a cabo la misma. 8.1.26. Elaborar los informes, evaluaciones y anexar, oportunamente, los documentos que permitan al Ordenador del Gasto, tener suficientes elementos de juicio para imponer requerimientos, multas, caducidad y demás actuaciones de orden sancionatorio al contratista que incumpla sus obligaciones. 8.1.27. Abstenerse de permitir la ejecución de un contrato, cuyo plazo haya vencido o que no haya sido firmado por el ordenador del Gasto o quien este delegado y el contratista 8.1.28. Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista y el interventor, dentro de la ejecución del contrato o convenio, para evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo. 8.1.29. Verificar que las peticiones del contratista y el interventor se encuentren sustentadas en debida forma. 9.1.30. Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria para la correcta ejecución del contrato o convenio.


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8.1.31. Abstenerse de permitir la ejecución de un contrato, cuyo plazo haya vencido o que no haya sido firmado por el Ordenador del Gasto o quien este delegado y el contratista. 8.1.32. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente, el contrato y con su naturaleza, correspondan a la función de supervisión. 9.2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA SUPERVISIÓN Dentro de las funciones del supervisor relacionadas con el componente administrativo tenemos las siguientes: 9.2.1. Verificar la documentación e información necesaria para desarrollar adecuadamente la supervisión. 9.2.2. Revisar y estudiar los documentos e información que dieron origen al contrato u convenio objeto de vigilancia (proyectos, diseños, especificaciones, estudios previos, pliegos de condiciones, pólizas de contrato y/o demás documentos que resulten relevantes para la ejecución del contrato de interventoría). 9.2.3. Programar y coordinar con la entidad contratista (interventor) y con la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., las reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato de obra e interventoría, de las cuales se levantarán actas de comité que registren lo ocurrido en dicha reunión. En estas reuniones se presenta el estado de avance del contrato, así como se tratan y analizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del contrato de obra e interventoría, acordando entre las partes soluciones prácticas, oportunas y los respectivos compromisos en términos que puedan ser verificados. 9.2.4. Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio del contrato. En caso de que en tal verificación resulte evidente la falta de los anteriores documentos informar de inmediato a la entidad con el ánimo que se tomen las medidas necesarias previas al inicio de la ejecución del contrato, so pena de las sanciones disciplinarias del caso. 9.2.5. Previo a la suscripción del acta de inicio del contrato de interventoría, verificar el lleno de los requisitos de ejecución establecidos en la Ley (acta de aprobación de pólizas, expedición del registro presupuestal, suscripción del contrato y designación de supervisión). 9.2.6. Suscribir el acta de inicio de interventoría una vez se verifiquen los requisitos de legalización y ejecución del contrato según lo previsto en la Ley. De igual manera en dicha acta en el campo de observaciones, es indispensable consignar las consideraciones que se estimen necesarias. 9.2.7. Previo al inicio de las obras exigir al contratista interventor la relación de todo el personal que hará parte del proyecto, el cual deberá corresponder al propuesto en la oferta y emitir la correspondiente aprobación, de la cual el supervisor dejará constancia en la carpeta. Labor que deberá verificarse durante todo el desarrollo del contrato de interventoría. Además, de ser necesario, puede exigir el cambio de personal siempre y cuando esté de acuerdo con lo establecido en el contrato.


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9.2.8. Solicitar al contratista interventor el plan de inversión de anticipo y cronograma de ejecución del contrato de interventoría, para efectos de revisión, aprobación y control, previo a la suscripción del acta de iniciación. De igual manera realizar el mismo trámite en caso de adición, suspensión o modificación del contrato y/o convenio. El plan de inversión de anticipo deberá contemplar como mínimo los siguientes aspectos: plazo de ejecución, descripción de las actividades en las que se va a invertir el anticipo, valor y porcentaje de cada actividad y documentos soportes que evidencien el cumplimiento de las actividades. El plan de inversión deberá ser allegado al supervisor para que sea aprobado y posteriormente radicado en la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., para que haga parte de la carpeta contractual. 9.2.9. Revisar y verificar mensualmente el cumplimiento de los pagos realizados por el contratista interventor por concepto de seguridad social de sus trabajadores y parafiscales, a que estuviere obligado dejando la evidencia dentro del informe mensual. 9.2.10. Elaborar, revisar, suscribir y radicar dentro de los 8 días hábiles siguientes a la elaboración, en la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P .,las actas y demás documentos necesarios para la demostración del estado de ejecución del contrato de interventoría. 9.2.11. Elaborar los informes de seguimiento para poner en conocimiento el estado o avance del objeto contractual conforme está estipulado en el contrato de interventoría, los cuales deberán ser presentados y radicados mensualmente en la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P.; en caso que el plazo del contrato sea inferior a un mes, los informes serán elaborados en relación a dicho a plazo. Diligenciar los informes en los formatos que apliquen de acuerdo a la modalidad de contratación. 9.2.12. Revisar permanentemente la vigencia de las pólizas del contrato de interventoría, cuando hayan sido requeridas y presentar al contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario ampliar las mismas en valor o en plazo. En caso que el contratista no realice las ampliaciones a que haya lugar, el supervisor deberá informar a la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., con el fin de que se tomen las medidas a que haya lugar, so pena de las sanciones disciplinarias del caso. 9.2.13. Emitir concepto técnico y avalar las solicitudes de adición en valor, prórrogas, modificaciones, suspensiones, etc., requeridas por el contratista o la entidad parte del convenio. 9.2.14. Tramitar ante la Oficina Jurídica, las adiciones, prórrogas y/o modificaciones al contrato de interventoría, objeto de supervisión, así como dar visto bueno sobre las adiciones, prórrogas y/o modificaciones al contrato de obra. La solicitud de adición en valor se debe presentar por lo menos con 1 mes de anterioridad a la fecha de vencimiento del contrato de interventoría; si es adición en plazo por lo menos con 15 días de anterioridad a la fecha de vencimiento. En caso que el plazo del contrato o convenio sea inferior a un mes, la solicitud debe ser realizada antes del vencimiento del plazo del mismo. 9.2.15. Requerir al contratista interventor para que presente los paz y salvos a que haya lugar según la naturaleza del contrato o convenio y radicarlos a la carpeta contractual. 9.2.16. Elaborar el proyecto de liquidación del contrato de interventoría e iniciar los trámites para su legalización. En caso que deban realizarse correcciones al acta la misma deberá tramitarse dentro los


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15 días siguientes a la publicación que sea realizada en cartelera de la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. 9.2.17. Dar trámite oportuno a las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato de interventoría. 9.2.18. Informar de manera inmediata al Ordenador del Gasto cuando se evidencien circunstancias de incumplimiento por parte del contratista interventor, junto con un informe técnico detallado donde se justifique dicho incumplimiento. 9.2.19. En ningún caso el interventor podrá recibir y/o liquidar extemporáneamente según las fechas pactadas en el contrato de interventoría junto con sus respectivas adiciones, so pena de las sanciones disciplinarias del caso. 9.2.20. Verificar que el contrato de interventoría se inicie con posterioridad o al mismo tiempo de designación de supervisión. De no cumplirse con lo anterior, informar a la Entidad con el fin que se tomen las acciones pertinentes. 9.2.21. Revisar que las solicitudes de pago generadas por la ejecución de los contratos, cumplan con los requerimientos exigidos en este manual, así como los del Manual de requisitos para pagos. 9.2.22. En la liquidación del contrato de interventoría el contratista o entidad parte del convenio deberá trasferir a la Entidad los rendimientos financieros generados por los dineros girados al ente ejecutor del convenio, y del dinero entregado como anticipo al contratista; de igual manera se procederá con los saldos no ejecutados dentro del convenio o contrato, para lo cual en el acta de liquidación deberá señalarse el término dentro del cual se realizará dicho pago, así como registrar la cuenta bancaria a la cual serán consignados los dineros. De no realizarse la consignación en el término establecido se dará inicio a lo establecido en el procedimiento de seguimiento, amortización y depuración de contratos y/o convenios para la recuperación de saldos a favor de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P. 9.2.23. Compilar y verificar los soportes requeridos para la liquidación de los contratos, de acuerdo a al Manual de requisitos para pagos y a la constancia de documentos. 9.2.24. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de la Supervisión. 10.3. SUPERVISIÓN TÉCNICA El supervisor debe adelantar las actuaciones necesarias para asegurar que el avance del contrato, así como las entregas de bienes o la prestación de los servicios, se sujeten siempre a los estándares, lineamientos, especificaciones, condiciones y procedimientos previstos para cada una de las actividades contractualmente pactadas. Dentro de las funciones del supervisor relacionadas con el componente técnico tenemos las siguientes: 10.3.1. Verificar la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado. De igual manera deberá vigilar los cambios o nuevas


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versiones de los planos aprobados en los proyectos y que dichos documentos reposen en la carpeta contractual. 10.3.2. Acompañar y asistir la socialización del contrato de Obra e interventoría a la comunidad y/o sus representantes explicando objeto, alcance, plazo, valor del contrato y las partes responsables de lo cual se debe suscribir la respectiva acta. 10.3.3. Garantizar que se cumplan las normas y especificaciones técnicas vigentes para la naturaleza del contrato 10.3.4. Verificar permanentemente la calidad de los bienes y/o servicios que se ejecuten en desarrollo del objeto contractual, lo cual deberá ser evidenciado en el informe mensual que sea presentado. 10.3.5. Controlar y verificar el avance del contrato de Interventoría de acuerdo con el cronograma de ejecución. 10.3.6. Coordinar y verificar el reintegro a la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., de los equipos y elementos entregados al contratista para la ejecución del contrato o convenio, y verificar su estado y cantidad; en caso de no darse el reintegro de los elementos se debe proceder con la imposición de multas y/o sanciones. 10.3.7. Revisar los informes que surjan en desarrollo del contrato de interventoría, exigiendo que se elaboren de conformidad a la documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá; así mismo, que contengan la información requerida y cuenten con los soportes correspondientes. 10.3.8. Efectuar la revisión y aprobación de las actas suscritas con el contratista interventor, para lo cual deberá realizar previamente la verificación correspondiente. 10.3.9. Conceptuar oportunamente, según el caso, sobre las necesidades de suspensión y reanudación de la ejecución del contrato de interventoría, de lo cual dejará constancia en el acta correspondiente. 10.3.10. Realizar evaluaciones periódicas sobre el avance del contrato de interventoría en relación con el cronograma y plan de inversión, con el fin de establecer los incumplimientos parciales o definitivos del contrato y solicitar a la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., mediante informe técnico detallado donde se evidencie el posible incumplimiento, la imposición de las sanciones a que haya lugar. 10.3.11. Elaborar y tramitar la suscripción del proyecto de liquidación del contrato de interventoría con la totalidad de los soportes 10.3.12. Controlar, inspeccionar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del servicio contratado, de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas en el contrato, en sus anexos y demás normas reguladoras: Para desarrollar esta actividad, el supervisor deberá cotejar los parámetros señalados en las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes o servicios contratados, con los productos entregados por el contratista. En la medida que éstos no cumplan con su estándar, se deberá intervenir preventiva y correctivamente.


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10.3.13. Acompañar y Asistir la Socialización del contrato de Obra e interventoría a la comunidad y/o sus representantes explicando objeto, alcance, plazo, valor del contrato y las partes responsables de lo cual se debe suscribir la respectiva acta. 10.3.14. Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con los plazos establecidos en el contrato: La verificación de la entrega de los servicios y bienes adquiridos se realizará a través de informe mensual de supervisión que debe elaborar el supervisor, y a través de los comités técnicos que se adelanten, donde se evalúen resultados y se soliciten explicaciones. 10.3.15. Velar porque el contratista cumpla en todo momento las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes o servicios contratados: El supervisor debe adelantar un ejercicio permanente de comparación, entre las condiciones del servicio prestado, las características de la obra entregada o la calidad del bien suministrado, frente a las condiciones y términos señalados en el contrato y sus anexos, que a su vez incorporan las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas, condiciones que siempre deben coincidir. 10.3.16. Certificar el cumplimiento del contrato en la etapa de ejecución: El supervisor, debe diligenciar periódicamente, tratándose de contratos de tracto sucesivo o una vez se entregue el bien, el servicio o la obra en caso de contratos de ejecución instantánea, un informe respecto al cumplimiento del contrato, que permita determinar si todas las obligaciones fueron efectivamente cumplidas, con lo cual se reconocería los pagos pactados o se iniciarían las acciones de apremio que correspondan. Este informe, deberá referirse a la totalidad de obligaciones exigibles para el periodo objeto de certificación. En caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se dejará constancia en el informe y las recomendaciones necesarias para enfrentar la situación. 10.3.17. Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de las especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas: Los contratistas tienen el derecho de consultar cualquier duda que tengan respecto a la correcta interpretación sobre especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas. De igual manera el supervisor, de acuerdo con sus conocimientos y su experiencia, o apoyado de personal técnico de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., está en la obligación de responder estas inquietudes, para la buena marcha del contrato. En lo posible, las consultas y las respuestas, deberán constar por escrito. 10.3.18. Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto: La obligación de presentar informes por parte del contratista, es inherente a todos los contratos, bien sea por obligación expresamente pactada en el mismo, o por solicitud especifica del supervisor o del Ordenador del Gasto. A través de dichos documentos, se informa sobre la ejecución del contrato, se suministra información estadística, se indican las dificultades y las experiencias exitosas y se formulan conclusiones y recomendaciones.


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De conformidad con lo anterior, el contratista deberá diligenciar mínimo los siguientes informes: informes periódicos de ejecución, informes extraordinarios solicitados por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., a través del supervisor, informes finales de ejecución, informes financieros.

El informe deberá presentarse en físico y en medio digital, acompañado de documentación soporte, como: matrices, registros fotográficos, actas, hojas de registro, encuestas, formularios, y cualquier documento que evidencie el cumplimiento de cada una de las obligaciones. Con base en la evaluación que el supervisor realice sobre el informe y la comparación de sus datos con los soportes, se deberá proceder a formular las observaciones que sean pertinentes, a fin de que el contratista aclare, corrija o adicione la información requerida. 10.3.19. Diseñar, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del contratista y para llevar a cabo la labor de supervisión: Para la elaboración del informe de supervisión, el supervisor deberá establecer el medio o instrumento con el cual efectuará el respectivo seguimiento. Dentro de los instrumentos que se pueden emplear están los siguientes: matrices de verificación, formatos de reporte, listas de chequeo, actas de visita, informes de revisión documental, registros fotográficos, entre otros. 10.3.20. Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna a fallas que se evidencien en desarrollo de la supervisión: Es indispensable que el supervisor informe a quien lo designó o a sus superiores jerárquicos, los problemas u obstáculos que se puedan presentar en desarrollo de sus funciones y que no puedan ser solucionados directamente por él mismo. 10.3.21. Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos identificados en desarrollo de los contratos: Entiéndase por riesgo en materia contractual, la probabilidad de ocurrencia de eventos aleatorios que afecten el desarrollo del mismo, generando una variación sobre el resultado esperado, tanto en relación con los costos como en las actividades a desarrollar en la ejecución contractual. La información se puede presentar durante la ejecución del contrato o al concluir ésta. Si el riesgo pone en peligro el debido desarrollo del contrato, el supervisor deberá actuar de forma inmediata, informando a la instancia competente el riesgo, para obtener una solución oportuna y efectiva. 10.3.22. Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando sea requerido, cuantificar el monto de posibles multas: En desarrollo del deber de control y vigilancia, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., tendrá la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. De acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se encuentre pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del mismo. De igual manera, podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P pudiendo acudir para el efecto entre


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otros, a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva. 10.3.23. Verificar el cumplimiento de obligaciones por parte del contratista, de las condiciones técnicas exigidas por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. Algunos datos señalados en los informes de ejecución emitidos por los contratistas, se deben confrontar con la documentación soporte del mismo, de tal manera que el supervisor deberá verificar con la periodicidad que considere necesaria, dicha documentación, la cual deberá requerir al contratista con previa anticipación. 10.3.24. Exigir que los compromisos contractuales sean ejecutados dando protección al medio ambiente y cumpliendo con todas las normas sobre manejo del impacto ambiental establecidas en los documentos del contrato. Los programas que se desarrollan en su gran mayoría contienen lineamientos sobre manejo ambiental, que deben ser tenidos en cuenta por el contratista y verificados por el supervisor. Por esta razón, los lineamientos y normas ambientales hacen parte integral del contrato, deben ser plenamente conocidos por el contratista y el supervisor e/o interventor del contrato. 10.3.25. Ordenar y supervisar los ensayos, pruebas o encuestas necesarias para el control del cumplimiento de las obligaciones pactadas: Cierto tipo de obligaciones esencialmente de carácter técnico, se verifican a través de la aplicación de pruebas, ensayos, encuestas y otros medios especializados. Es deber del supervisor del contrato, ordenar o coordinar, según sea el caso, la programación, aplicación y reporte de dichas pruebas. 10.3.26. Elaborar un documento periódico con los análisis, conclusiones y recomendaciones sobre los aspectos fundamentales y esenciales de la operación de cada uno de los proyectos o programas. Como ya se dejó señalado, la presentación de informes por parte del supervisor, constituye una función de vital importancia para los procesos de evaluación de los proyectos, programas o servicios contratados y para la toma de decisiones a partir de los resultados obtenidos. Estos informes se integran de dos partes: una descriptiva, en la cual el supervisor presentará de manera ordenada los resultados obtenidos del ejercicio de la supervisión, sin ningún tipo de comentario. La otra parte es de tipo analítica, donde se consignan comentarios, deducciones, recomendaciones y conclusiones, surgidas de los resultados. 10.3.27. Elaborar las certificaciones para el reconocimiento de pagos a los contratistas, previa verificación de requisitos y control de ejecución presupuestal. Una vez el contratista acredite el cumplimiento de sus compromisos contractuales para el periodo correspondiente, y cuente con la respectiva constancia de aprobación de informes y cumplimiento de obligaciones, tanto por parte del interventor como del supervisor. 10.3.28. Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto. Los supervisores pueden realizar a los contratistas aclaraciones y precisiones sobre el contenido de los contratos, sin afectar sus cláusulas. Cuando el contratista o los responsables de los proyectos o programas requieran modificaciones que impliquen modificación de las cláusulas del contrato, el supervisor procederá a evaluarlas, a fin de solicitar a las instancias correspondientes los ajustes necesarios, y deberá remitir a la Oficina Jurídica, un documento donde se señale la justificación de las modificaciones requeridas.


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10.3.29. Verificar y dar respuesta en los tiempos establecidos por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., a las quejas y reclamos que formulen los beneficiarios del servicio contratado, la ciudadanía, veedurías o instituciones; y generar mecanismos que faciliten la recepción y trámites de estas. Constituye un deber del supervisor atender las quejas y reclamos que se formulen respecto al servicio contratado. Es recomendable relacionar las quejas y reclamos, para efectos de identificarlas y hacerles el respectivo seguimiento. En la medida de lo posible, el supervisor debe investigar la veracidad de las quejas y de encontrarlas comprobadas, requerir al contratista. Es importante señalar que las quejas y reclamos, se consideran derechos de petición, razón por la cual la atención a los mismos se deben regir por las disposiciones normativas pertinentes. 10.3.30. Efectuar la revisión y aprobación de las actas suscritas con el contratista interventor, para lo cual deberá realizar previamente la verificación correspondiente. 10.3.31. Conceptuar oportunamente, según el caso, sobre las necesidades de suspensión y reanudación de la ejecución del contrato de interventoría, de lo cual dejará constancia en el acta correspondiente. 10.3.32. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de la supervisión. 10.4. SUPERVISIÓN FINANCIERA Como parte del control y vigilancia integral del contrato, el factor presupuestal es fundamentalmente relevante por representar uno de los principales aspectos en que el interés público se concreta y que la administración vigila especialmente. Dentro del conjunto de las funciones de los supervisores las relacionadas con la vigilancia y control presupuestal son de vital importancia en cuanto se dirigen a proteger al Estado en su patrimonio, mediante la verificación de la correcta inversión y manejo de los recursos públicos destinados para la ejecución de sus contratos y convenios. La supervisión financiera se debe dirigir a vigilar la inversión del presupuesto asignado para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y con su ejercicio se constata que el gasto se efectúe de manera ajustada a la destinación y montos previstos en el contrato y el plan operativo y a conducir el correcto manejo de los dineros públicos. 10.4.1. FUNCIONES FINANCIERAS GENERALES DE LA SUPERVISIÓN 10.4.1.1. Garantizar y verificar la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos en el contrato de interventoría, de conformidad con el plan de inversión y cronograma aprobado antes de la suscripción del acta de inicio. 10.4.1.2. Suscribir acta parcial donde se relacione el avance del contrato de interventoría para el correspondiente pago.


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10.4.1.3. Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., para la entrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversión del anticipo, así como para pagos parciales y final. 10.4.1.4. Verificar y garantizar que se esté llevando a cabo la amortización del anticipo en las cuentas presentadas por el contratista o entidad parte del convenio, de conformidad con lo establecido en el contrato o convenio, teniendo en cuenta el avance de la obra ejecutada. 10.4.1.5. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Supervisión. 10.4.2. ORGANIZACIÓN DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN FINANCIERA. 10.4.2.1. Etapa de Planeación: El supervisor deberá conocer la dinámica y manejo de la información financiera que involucra a las áreas de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., como son: Presupuesto, Contabilidad, comprendiendo el sistema financiero que desarrolla la Entidad, sus procedimientos, ciclos, personal involucrado y el producto final. Por lo anterior, el supervisor debe verificar que todo acto que suponga ejecutar el presupuesto esté debidamente soportado y registrado, y deberá realizar las actividades siguientes: 1) Analizar el contrato, los lineamientos técnicos, manuales operativos, pliego de condiciones, fichas técnicas, estudios previos, plan de calidad y demás soportes que hacen parte integral del mismo. 2) Realizar inducción al contratista en lo referente a la dinámica y manejo de la información financiera en la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., y para determinar condiciones que regirán el proceso de supervisión. 10.4.2.2. Etapa de Ejecución: El supervisor deberá diseñar procedimientos específicos para adelantar controles permanentes sobre la ejecución de los recursos, verificando el grado de avance en la ejecución contractual, contra los pagos realizados al momento de la verificación, es decir, analizará si lo pagado hasta la fecha, corresponde a lo ejecutado, de conformidad con lo pactado en el contrato. En esta etapa, el supervisor deberá realizar las actividades siguientes: 1) Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro, cuando se requiera. 2) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo. 3) Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. 4) Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo con lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.


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5) Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato, cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y contractual correspondiente. 6) Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral, a cargo del contratista. 7) Hacer exigibles todos los requisitos establecidos en el contrato para efectos de pago. 8) Revisar y visar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista. 9) Tramitar ante la Dirección Financiera de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuadas, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello. 10) Solicitar y verificar la información financiera y suministrada por el contratista, con el apoyo de la Dirección Financiera de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. 11) Efectuar requerimientos frente a la verificación de los informes del contratista, cuando la documentación no cuente con las condiciones previamente establecidas por el supervisor del contrato. 12) Recibir y verificar los soportes remitidos por el contratista, si previamente, dicha información no contaba con las condiciones exigidas por el supervisor del contrato. 10.4.2.3. Legalización de Cuentas - Contratos de Aporte: Durante la ejecución de los contratos celebrados por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., éste debe adelantar, a través del supervisor designado, un procedimiento mediante el cual las Entidades contratistas u operadores, evidencien que los aportes en dinero recibidos de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., se ejecutan de acuerdo con lo establecido en los lineamientos técnico administrativos de las modalidades de Ia entidad, los estándares de atención y las obligaciones pactadas en dichos contratos. Al respecto es necesario diferenciar entre el procedimiento para verificar y aprobar los documentos requeridos para el pago, del procedimiento correspondiente al control permanente sobre la ejecución técnica, administrativa, financiera y jurídica del contrato, con la periodicidad establecida por la respectiva área. 10.4.2.4. Procedimiento para verificar y aprobar los documentos requeridos para el pago: Para efectos de establecer los procedimientos y requisitos relacionados con la expedición del certificado de cumplimiento por parte de los supervisores, cada área será responsable de agregar en los lineamientos correspondientes, los requisitos que deben contener dichas constancias de cumplimiento, de acuerdo con su especificidad. 10.4.2.5. Control permanente sobre la ejecución técnica, administrativa, financiera y jurídica del contrato: Este control, contrario al anterior, tiene un espectro más amplio, por cuanto conlleva consigo desde la verificación de planillas de beneficiarios hasta la comprobación documental correspondiente, lo que significa un seguimiento más extenso, representado en informes generales,


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es decir que reúnan aspectos técnicos, administrativos, financieros y jurídicos, que debe presentar el contratista según la frecuencia, lugar y plazo indicados por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., y que deben ser avalados por éste a través del supervisor. 10.4.2.6. Etapa de Evaluación: El supervisor deberá emitir en su informe periódico, las recomendaciones, observaciones y conclusiones del desarrollo de sus actividades de control y vigilancia adelantadas con relación a la ejecución de los recursos. Así mismo, deberá requerir a los contratistas para que presenten información verbal o escrita respecto a los asuntos observados. Todos los hallazgos relacionados con la incorrecta, irregular o defectuosa ejecución de los recursos, deberán encontrarse sustentados en documentos de trabajo en donde se concrete la evidencia suficiente que respalde el informe, junto con las recomendaciones y sugerencias del caso. Es de fundamental importancia que el supervisor mantenga informado a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., sobre las irregularidades detectadas en la ejecución presupuestal del contrato, a fin de que en forma conjunta y oportuna se tomen las acciones preventivas y correctivas pertinentes. Dentro de las funciones del supervisor relacionadas con el componente financiero tenemos las siguientes: 10.4.3. ACCIONES FINANCIERAS PRECONTRACTUALES El supervisor debe verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuéstales requeridos, Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Registro Presupuestal (RP), Vigencias Futuras. 10.4.4. ACCIONES FINANCIERAS CONTRACTUALES 10.4.4.1. Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para determinar el porcentaje de los anticipos que se otorgarán, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., deberá tener en cuenta las características, complejidad y magnitud de los compromisos contractuales y tendrá por objeto apoyar la debida ejecución y continuidad de las obras o servicios. El valor del anticipo se pondrá a disposición del contratista previo la entrega de la garantía que lo respalde y la aprobación del Plan de Manejo del Anticipo, por parte del supervisor e interventor; así mismo, el supervisor para este efecto deberá exigir, a parte del Plan de Manejo del Anticipo, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, así como el programa de flujos de fondos del mismo. En la cláusula forma de pago del contrato, se deberá contemplar el monto exacto del anticipo y los plazos para su amortización; el pago del anticipo podrá realizarse en una sola cuota o en varias parcialidades. El procedimiento a seguir para el manejo y control de estos recursos es el siguiente: 1) Al iniciar la ejecución del contrato, el contratista presentará al responsable del Proyecto el Plan de Inversión del Anticipo previamente aprobado por el supervisor e interventor, en el que se relacione el tiempo en cual se invertirán estos recursos, así como los conceptos y/o los montos en los que se


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realizará esta inversión, los cuales tendrán como única destinación el cumplimiento del objeto contractual y se ajustarán a la normatividad vigente. El giro del anticipo a la cuenta especial se autorizará una vez se tramite la apertura de la cuenta correspondiente por parte del contratista, previo visto bueno del supervisor e interventor, lo cual sólo es procedente una vez el contrato se encuentre perfeccionado, legalizado y con el cumplimiento de los requisitos de ejecución. 2) Para autorizar el desembolso del anticipo, el supervisor e interventor, deben aprobar el Plan de Inversión del mismo, así como verificar la consignación de los rendimientos financieros de la cuenta, si a ello hubiere lugar. 3) Para la autorización de los desembolsos siguientes, el contratista deberá presentar al supervisor un informe de gastos detallado y debidamente soportado del desembolso inmediatamente anterior aprobado por el supervisor e interventor, (incluyendo las facturas que demuestren el gasto de la totalidad del desembolso entregado) y recibos de consignación de rendimientos financieros, demostrando que los recursos invertidos se ajustan al Plan de Inversión del Anticipo aprobado con anterioridad. 4) El supervisor e/o interventor dará el visto bueno a la relación de gastos, los cuales deben ser consistentes con el Plan de Inversión del Anticipo aprobado. De encontrarse evidencia de uso indebido del anticipo, el supervisor e interventor del contrato remitirán la documentación soporte y solicitud debidamente motivada a la Oficina Jurídica para los trámites tendientes a hacer efectiva la Póliza de Buen Manejo del Anticipo pactado en el contrato. 5) El desembolso de los rendimientos financieros de cada cuenta que se abra, se realizará mensualmente. 6) Una vez ejecutado el monto total del anticipo y el contratista haya entregado los informes requeridos para demostrar el buen manejo del mismo y las consignaciones de la totalidad de los rendimientos financieros, se procederá a la cancelación de la cuenta bancaria por parte del contratista. 10.4.4.2. Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado. Se debe entender como amortización, el rembolso gradual del monto inicialmente reconocido como anticipo, a través de descuentos periódicos efectuados en el plan de pago. 10.4.4.3. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. El supervisor debe verificar que los valores pactados en las condiciones de pago, se cumplan de acuerdo al plan de caja presentado, llevando el registro del valor ejecutado, valor pagado, fechas de pago, valor pendiente por pagar, y de las posibles deducciones que se apliquen. Como herramienta complementaria que permita establecer los saldos del contrato, el supervisor solicitará a la Gerencia Financiera, de acuerdo con la frecuencia de pagos, los estados de cuenta que permitan conciliar dichos saldos. Frente a valores deducidos, de los cuales se tenga certeza que no se reconocerán al contratista, el supervisor deberá optar por las siguientes alternativas, según sea el caso:


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1) Reducción del valor contractual, procede durante la ejecución de contrato, cuando las partes acepten que los servicios o bienes contratados no puedan ser prestados o entregados en su totalidad, para lo cual se deberá tramitar una modificación al contrato (otrosí), en cuanto a la cláusula valor y forma de pago. 2) Liberación de saldos, procede en el proceso de liquidación, cuando las partes concluyen que quedaron saldos sin ejecutar, lo cual se consigna en la respectiva acta de liquidación como valor por liberar. El adecuado control de la ejecución presupuestal, facilitará los procesos de cierre financiero de fin de año y el proceso de liquidación del contrato. 10.4.4.4. Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista. El artículo 50 de la Ley 789 de 2002, establece que la celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, el ICBF y el SENA, cuando a ello haya lugar, determinando que las entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, éstas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. Para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas también será indispensable acreditar este requisito. De conformidad con lo anterior, y en el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., deberá adelantar las acciones legales correspondientes. 10.4.4.5. Revisar y tramitar ante la Dirección Financiera, las solicitudes de pago del contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados. Verificada la cláusula correspondiente a la forma de pago y una vez se den las condiciones para su reconocimiento, el contratista presentará la solicitud de pago que corresponda, anexando para ello, la respectiva factura o cuenta de cobro, y los certificados que acreditan estar a paz y salvo con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales. El supervisor antes de comenzar el procedimiento para el pago, deberá verificar los siguientes aspectos: a) Comprobar que los compromisos contractuales exigibles para la fecha de pago, se hayan cumplido.


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b) Comprobar que en el PAC, se hayan previsto los recursos para efectuar el desembolso. c) Verificar el efectivo cumplimiento de compromisos frente al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales. d) Revisar que las facturas o cuentas de cobro estén debidamente diligenciadas y ajustadas a los requerimientos de ley. e) Cumplidos los anteriores requisitos, procederá a elaborar el respectivo certificado de autorización de pago. f) La autorización para el pago o desembolso, con los respectivos anexos, se radicaran en el área correspondiente para el trámite respectivo. g) Todas las acciones relacionadas con el procedimiento de pago, deberán ser consignadas en los informes periódicos de supervisión, donde se controlen de manera cronológica los pagos, ajustes y deducciones efectuados. Esto ayudará a un adecuado control de pagos y facilitará en un futuro el proceso de liquidación de los contratos. 10.4.4.6. Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello. Esta función consiste en remitir al área correspondiente, la documentación necesaria para efectuar el respectivo pago o desembolso. Si se trata de anticipos, se remitirán los siguientes documentos: certificación para pago suscrita por el supervisor, certificación de la cuenta bancaria donde se consignará el anticipo y Plan de Inversión del mismo. Si el pago es ordinario, se remitirá: autorización para pago suscrita por el supervisor, factura de cobro o cuenta de cobro, certificación de paz y salvo con el Sistema de Seguridad Social y Parafiscales. 10.4.4.7. Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de los pagos a proveedores frente a la prestación del servicio. El contratista está en la obligación de emitir una certificación especificando que se encuentra a paz y salvo por todo concepto a nivel de cuentas por pagar (proveedores de bienes y servicios, con corte a una fecha establecida por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., (mes y año correspondiente), manejando una periodicidad de pago a 30, 60 o 90 días dependiendo de sus políticas de pago. Este dictamen debe ser presentado en cada periodo que se vaya a pagar. 10.4.4.8. El supervisor debe tener en cuenta, para efectos de pagos, al finalizar la respectiva vigencia fiscal, los siguientes conceptos. 10.4.4.8.1. Cuentas Por Pagar: En el contexto de un contrato en ejecución, una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio contratado se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, pero no se le ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados. El supervisor del contrato, deberá estar atento a constituir las cuentas por pagar, para que los recursos destinados a los compromisos adquiridos, no se pierdan. La omisión de este procedimiento, puede generar vigencias expiradas o pasivos exigibles, que pueden a su vez involucrar indemnizaciones a cargo de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P y


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por ende posibles responsabilidades fiscales y acciones de repetición contra el servidor público que dio lugar a ello. 10.4.4.8.2. Reserva Presupuestal: Se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero por razones de fuerza mayor o modificación concertada en el plazo de ejecución, el objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagado con cargo a la reserva que se constituye a más tardar en el primer semestre de la vigencia siguiente. La omisión de este procedimiento, puede generar vigencias expiradas o pasivos exigibles, lo cual puede a su vez, involucrar indemnizaciones a cargo de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., y por ende posibles responsabilidades fiscales y acciones de repetición contra el servidor público que dio lugar a ello. 10.4.4.8.3. Vigencias Expiradas: Mecanismo que permite a las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación, cancelar obligaciones de anualidades anteriores, legalmente adquiridas, las cuales deben corresponder a las fuentes de gasto contenidas en el artículo 38 del Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas que regulan la materia. El pago de pasivos exigibles de vigencias expiradas se realiza mediante un traslado presupuestal. 10.4.5. ACCIONES FINANCIERAS POS CONTRACTUALES 10.4.5.1. Apoyar el proceso de liquidación desde lo financiero: La liquidación de un contrato es la etapa final de todo su procedimiento y constituye fundamentalmente un acto de aclaración de cuentas o balance del contrato, donde se termina el negocio con el reconocimiento de saldos financieros a favor de las partes, o las declaraciones de paz y salvo. 10.4.5.2. Solicitar los estados financieros del contrato: Los Estados Financieros son los documentos generados por el Área de Financiero de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., que proporcionan informes periódicos a fechas específicas, sobre el estado de pagos de un determinado contrato. Estos reportes son fundamentales para el adecuado control de pagos por parte del supervisor y para la liquidación final del contrato. 10.4.5.3. Solicitar las declaraciones de impuestos: De acuerdo con la naturaleza de cada contrato, el contratista deberá presentar un reporte de todas las obligaciones tributarias de índole nacional y distrital de acuerdo a su responsabilidad tributaria, como son: 1) Declaración mensual de retención en la fuente. 2) Declaración bimestral de impuesto a las ventas. 3) Declaración bimestral de industria y comercio. 4) Declaración bimestral de retenciones de industria y comercio. Esta información deberá presentarse en medio físico, y se debe anexar el Formulario de presentación del impuesto y recibo de Pago. Si el contratista se encuentra en mora con el pago de los impuestos que le compete, deberá anexar copia de los acuerdos de pago suscritos con la DIAN y la Secretaria de Hacienda de su domicilio y realizar seguimiento a dichos acuerdos durante la vigencia del contrato. Si no tiene acuerdo de pago, el responsable de la supervisión, deberá solicitarle al contratista, adelantar los trámites necesarios para suscribir los acuerdos correspondientes. 10.5. SUPERVISIÓN LEGAL 10.5.1. FUNCIONES GENERALES DE LA SUPERVISIÓN LEGAL


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10.5.1.1. Exigir el cumplimiento de la normatividad general y particular contractual vigente, especialmente las referentes a Seguridad social, Seguridad industrial, medio ambiente, estatuto anticorrupción, Código Único Disciplinario, Derechos humanos y demás relacionadas. 10.5.1.2. Exigir al contratista interventor el cabal cumplimiento a lo estipulado contractualmente, esto es, estudios previos, pliego de condiciones, invitación, proceso precontractual y minuta del contrato o convenio. 10.5.1.3. Acogerse a los procedimientos, trámites y requisitos exigidos en éste Manual y en general los que apliquen al contratista. 10.5.1.4. Verificar con el contratista que los permisos, licencias o autorizaciones estén acordes a la norma y permitan el cumplimiento oportuno del contrato o convenio. 10.5.1.5. En caso de no hacer el trámite correspondiente ante el ordenador del gasto en relación a: adicionales en valor, plazo, mayores cantidades de obra, modificación de cantidades, ítems nuevos, eliminación de ítems en el presupuesto del contrato de interventoría, entre otras; serán responsabilidad directa del supervisor. 10.5.1.6. Realizar las consultas de orden legal pertinentes que se presenten en relación con el contrato a la Entidad. 10.5.1.7. Garantizar y verificar que el acta de recibo final a satisfacción, en todo caso, sea suscrita dentro del plazo de ejecución del contrato, de conformidad con lo estipulado en el mismo. 10.5.1.8. Garantizar y verificar que el acta de liquidación del contrato de interventoría sea suscrita dentro del término de 4 meses contados a partir de la fecha de finalización del plazo de ejecución del contrato de interventoría y la suscripción del acta de recibo final a satisfacción, de conformidad con la normatividad vigente con los condicionamientos y/o restricciones que ha este apliquen. Sólo en caso en que se presenten circunstancias que impidan la suscripción del acta de liquidación se informará al ordenador del gasto los motivos de la no suscripción para dar inicio a las acciones administrativas o judiciales pertinentes. 10.5.1.9. Emitir el informe de supervisión a que se refiere el artículo 86 literal a) de la Ley 1474 de 2011 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o aclaren, como insumo para la iniciación del procedimiento administrativo de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. 10.5.1.10. Velar por que se cumpla lo dispuesto en la legislación y los tratados internacionales suscritos por Colombia, tales como el Convenio 182 de 1999 de la OIT, y en atención a la Ley 1098 de 2006 “Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia”, en los que se prohíbe la contratación de menores de edad sin la observancia de las disposiciones que regulan la materia. 7.6.11. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Supervisión. 10.5.2.1. ACCIONES LEGALES PRE CONTRACTUALES La primera actividad que el supervisor debe adelantar es la verificación de los siguientes requisitos e instancias:


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Perfeccionamiento Suscripción del contrato

Legalización Expedición registro presupuestal

Ejecución Expedición registro presupuestal y aprobación de la garantía

10.5.2.2. Una vez suscrito el contrato, verificar que el contratista constituya las garantías exigidas y velar porque estas permanezcan vigentes hasta su liquidación: Para la ejecución del contrato, se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias. De esta manera, el contratista deberá presentar garantía única que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, y las que se requieran desde el estudio previo, las cuales se mantendrán vigentes durante su vigencia y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. La aprobación de las garantías corresponde a la Oficina Jurídica, quien luego de revisarlas procederá a su aprobación oficial. La garantía se entenderá vigente hasta la liquidación del contrato garantizado y la prolongación de sus efectos y tratándose de pólizas, no expirarán por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. 10.5.2.3. Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente aprobados, si a ello hubiere lugar: El contrato derivado se entiende como el acto jurídico generador de obligaciones, que celebran otras personas naturales o jurídicas, con el contratista, bajo su única responsabilidad, con el objeto de dar cumplimiento al contrato principal, suscrito con éste. El supervisor debe verificar dentro de la ejecución del contrato o convenio celebrado por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., que los contratos derivados del mismo se encuentren debidamente amparados con las garantías correspondientes. 10.5.3.1. ACCIONES LEGALES CONTRACTUALES 10.5.3.1.1. Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones, prorrogas o modificaciones a los contratos. Las adiciones, prorrogas y modificaciones, se solicitarán a la Oficina Jurídica o quien haga sus veces a través de memorando donde se indique la justificación de la medida y el contenido del texto que se pretende modificar, adicionar o aclarar; o la determinación del tiempo por el cual se prorrogará la duración del contrato; y/o el valor de la adición al mismo, acompañada del respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. 10.5.3.1.2. Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato: El acta, es un texto escrito en el cual se presenta en forma objetiva, todo lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. En las actas se deben relacionar los hechos sucedidos en un tiempo y espacio determinado, e informar sobre acuerdos o decisiones y compromisos adquiridos.


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10.5.3.1.3. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar: Cuando el contratista formula reclamaciones a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., en el marco de un contrato estatal, éstas deben ser atendidas dentro de los plazos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o la norma que lo sustituya o adicione, considerando siempre que éste mecanismo en la mayoría de casos resulta ser el más eficiente y oportuno para evitar eventuales conflictos o para solucionar problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual. Una respuesta rápida a las reclamaciones del contratista, además de evitar posibles afectaciones en el normal desarrollo del contrato, puede precaver desequilibrios contractuales o futuros litigios, que desemboquen en mayores cargas presupuestales para la entidad. 10.5.3.1.4. Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato: De acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política, toda persona podrá hacer peticiones respetuosas en interés general o en interés particular a las autoridades públicas, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio. 10.5.3.1.5. Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato y de acuerdo con los valores establecidos. El supervisor debe verificar que dentro del plazo de ejecución, el contratista cumpla con el objeto y las obligaciones previstas en el contrato, de tal manera que al vencimiento del mismo, solo se realicen acciones tendientes a la liquidación. De igual forma, es pertinente implementar controles sobre la ejecución y los estados financieros del contrato, con el fin de garantizar un adecuado flujo de caja, guardando proporcionalidad en los períodos de pago. 10.5.3.1.6. Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito: En aquellos contratos donde se requiera de recurso humano, vinculado por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., contratista, el supervisor debe solicitar con la misma periodicidad con la que presente el informe de supervisión, certificaciones expedidas por el representante legal de la empresa o revisor fiscal, según corresponda, donde conste que la misma se encuentra a paz y salvo con sus empleados en cuanto a sus obligaciones de carácter laboral, como: Aportes Parafiscales, aportes con el Sistema de Seguridad Social Integral, el pago de sueldos, el suministro de elementos necesarios para el adecuado cumplimiento de sus labores, el reconocimiento de viáticos, gastos de viaje, entre otros.

10.5.3.1.7. Promover el oportuno ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la Ley: En desarrollo de las prerrogativas y de los medios que pueden utilizar las entidades estatales para exigir el cumplimiento del objeto contractual, el supervisor deberá adelantar las siguientes acciones: 1) Exigir en todo momento al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, dejando evidencia de ello. 2) Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.


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3) Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia. d) Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de ofertar en los casos en que se hubiere realizado proceso de selección, o de contratar en los casos de contratación directa. e) Solicitar la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren el equilibrio económico o financiero del contrato. f) Precaver y/o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse, actuando de tal modo que por causas imputables la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, se corregirán los desajustes que pudieren presentarse y se acordarán los mecanismos y procedimientos correspondientes. g) En caso de evidenciarse incumplimiento de algún tipo, el supervisor informar a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., para que se inicien de manera inmediata las acciones legales correspondientes y las contractualmente pactadas, es decir, imposición de multas y/o aplicación de cláusula penal pecuniaria, y proceder con el trámite frente a la aseguradora para afectar las respectivas garantías. h) Si de conformidad con el procedimiento adelantado por la Oficina Jurídica, se impone multa al contratista o se le aplica la cláusula penal pecuniaria, el supervisor deberá adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar. i) Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. En consecuencia, con el exclusivo objeto de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P, podrá, previo ejercicio diligente del supervisor, con el acompañamiento de la Oficina Jurídica: 1) Interpretar los documentos contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas.

2) Introducir modificaciones a lo contratado y, cuando las condiciones particulares de la prestación

así lo exijan.

3) Terminar unilateralmente el contrato celebrado. El supervisor debe tener en cuenta que estas acciones requerirán de un procedimiento legal, y requerirán un acto administrativo motivado contra el cual procede el recurso de reposición.


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La caducidad del contrato es la acción más extrema que se puede tomar frente al incumplimiento de un contratista. Se define como la medida en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. En caso de que la entidad decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptará las medidas de control e intervención necesarias, que garanticen la ejecución del objeto contratado. 10.5.3.1.8. Informar oportunamente los atrasos o situaciones en general, que puedan dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones. Para cumplir con esta responsabilidad, el supervisor deberá detectar de manera oportuna los posibles incumplimientos del contratista, con el fin de aplicar las medidas correctivas que sean del caso y dentro del término correspondiente. En esta clase de acciones, deberá atenderse siempre el debido proceso, entendido como principio jurídico según el cual, toda persona tiene derecho a las garantías mínimas, tendientes a asegurar un resultado justo y equitativo dentro de un determinado proceso, a permitirle tener oportunidad de ser oído y a hacer valer sus pretensiones legítimas frente al juez, (artículo 29 de la Carta Política). Si el concepto del supervisor es desfavorable para el contratista, se procederá a emitir un concepto de incumplimiento, que se remitirá con las pruebas y documentación soporte a la Oficina Jurídica, para que ésta adelante los trámites legales tendientes a determinar si hay o no incumplimiento.

En este caso se procederá a citar a una audiencia respetando el debido proceso al contratista, para que exponga sus argumentos y presente las pruebas correspondientes.

Se elabora el acta de audiencia y se deja consignado lo sucedido en ella. 10.5.3.1.9. Informar al Ordenador del Gasto las circunstancias y hechos que considere afecta la conducta transparente y ética de los servidores públicos y contratistas. Los servidores públicos que ejerzan funciones de supervisión en los contratos estatales, están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto del contrato y a proteger los derechos de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato; por consiguiente, el supervisor está en la obligación de poner en conocimiento al Ordenador del Gasto de los hechos que puedan constituir falta disciplinaria o conductas que vayan en contra de la ley o la ética. En este sentido, el artículo 34 del Código Disciplinario Único, señala que es obligación del servidor público: 1) Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de Ley. 2) Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar el funcionamiento de la administración.


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4) Proponer las iniciativas que estime útiles para el mejoramiento del servicio. 10.5.3.1.10. Expedir certificaciones de todos los contratos que celebre la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., que se encuentren en ejecución o en trámite de liquidación al momento de la solicitud. Los contratistas tienen el derecho de solicitar la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., certificaciones donde se les acredite la suscripción del contrato, la fecha de la misma, los datos de la empresa contratista, el objeto, el plazo pactado, la cuantía del contrato, el estado actual del mismo, los desembolsos realizados, la calidad del servicio o de los bienes suministrados, entre otros. La competencia para expedir estas certificaciones es del supervisor del contrato, si éste se encuentra en etapa de ejecución o finalizado pero pendiente de liquidación, pero si el contrato ya se encuentra liquidado, será responsabilidad de la Oficina Jurídica. 10.5.3.2. ACTUACIONES LEGALES POS CONTRACTUALES La liquidación de un contrato es el procedimiento a través del cual la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., y el contratista se pronuncian sobre la ejecución de las obligaciones contractuales. Solo hasta la etapa de liquidación del contrato concluye el negocio jurídico, lo cual interesa tanto a la administración como al contratista, quien debe participar en el proceso correspondiente. La liquidación en sí misma no está instituida para contemplar juicios de valor sobre incumplimientos, ni para obtener por ese camino las indemnizaciones a que haya lugar, lo que se adelanta es una evaluación del cumplimiento de las obligaciones, y se preparan las partes para una posterior reclamación si es del caso (liquidación con salvedades). Las actas de liquidación contendrán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, así como los acuerdos, conciliaciones y transacciones con los que se ponga fin a las divergencias presentadas, las salvedades que el contratista considere necesarias, reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o declaratoria de paz y salvo de las mismas. Para la liquidación de contratos el Ordenador del Gasto, supervisor e interventor y contratista tendrán en cuenta lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, el artículo 11 y 32 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 217 del Decreto 019 de 2012. 10.5.3.2.1. Contratos que deben liquidarse. La Oficina Jurídica, realizará las gestiones tendientes a liquidar los contratos y/o convenios suscritos por la Entidad, una vez se allegue la documentación soporte por parte del supervisor. 10.5.3.2.2. Serán objeto de liquidación los siguientes contratos: a. Los de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo (ej. Contratos de suministro, obra, mantenimiento, consultoría, interventoría, entre otros) b. Los terminados anormalmente (ej. Terminación anticipada).


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c. Los que hayan sido objeto de incumplimiento o caducidad, según lo ordenado en el respectivo acto administrativo pertinente. d. Los que a su terminación presenten saldos por pagar, liberar y/o reintegrar. No serán objeto de liquidación los siguientes contratos o convenios:

Los contratos o convenios de ejecución instantánea, siempre que no lo pacten las partes, o que no termine anormalmente.

Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, siempre que a su terminación no presente saldos por pagar, liberar y/o reintegrar.

En los eventos no previstos en el presente artículo, corresponde al Ordenador del Gasto determinar la necesidad de liquidar los contratos respectivos, previa recomendación del supervisor. 10.5.3.2.3. Clases de liquidación: 10.5.3.2.3.1. Liquidación bilateral Es el momento en que se hace visible el verdadero acuerdo de voluntad entre las partes sobre la forma en que fue ejecutado el contrato; no se trata de una potestad o poder unilateral de la administración, sino de un verdadero negocio jurídico entre las partes del contrato. 10.5.3.2.3.2. Liquidación unilateral. Se trata justamente de una prerrogativa del Estado, a través de la cual tiene la facultad de liquidar de manera unilateral el respectivo contrato, y se adelanta cuando el contratista no se presenta a la liquidación previa citación que le hace la Entidad, o cuando las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido. La invitación previa y por escrito al contratista para liquidar el contrato de mutuo acuerdo es requisito indispensable para que pueda acudirse a la liquidación unilateral, so pena de nulidad de la misma por abuso de poder o por violación del debido proceso; se realiza mediante acto administrativo debidamente motivado (resolución de liquidación unilateral), susceptible de recurso de reposición. 10.5.3.2.3.3. Liquidación con salvedades: Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Las salvedades u objeciones que el contratista deja en el acta de liquidación del contrato deben ser claras y concretas, de otra manera, su inclusión resulta ineficaz. 10.5.3.2.3.4. Liquidación Judicial: Se presenta si la administración no liquida unilateralmente un contrato o convenio durante los 2 meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, de los 4 meses siguientes a su finalización, caso en el cual el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los 2 años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar. Adicionalmente, las partes pierden la oportunidad de liquidar bilateral o unilateralmente el contrato, cuando se notifica a la parte demandada el auto admisorio de la acción contractual cuya pretensión sea la liquidación judicial del contrato, ya que en ese caso, sólo el juez tiene la competencia para liquidar el mismo.


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10.5.3.2.3.5. Término para liquidar los contratos: Respecto del término otorgado por la Ley para liquidar los contratos estatales, es necesario aclarar que el mismo debe contabilizarse conforme a lo dispuesto por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 así: 1. La liquidación bilateral de los contratos se realizará dentro del término que para el efecto establezca el contrato, es decir, el que por voluntad de las partes se haya acordado. De no existir el término anterior, la ley establece la oportunidad de liquidar bilateralmente el contrato, dentro de los cuatro (4) meses posteriores a la terminación del plazo de duración del mismo. 2. El plazo para la liquidación unilateral, cuando a ella haya lugar, es de dos (2) meses, que se cuentan a partir del vencimiento de los plazos señalados en el literal anterior, y para los eventos en los cuales no se haya logrado la suscripción del acta de liquidación consensual. 3. Finalmente, si se vencen los plazos establecidos para la liquidación bilateral o unilateral señalados anteriormente, la misma puede ser realizada dentro de los dos (2) años siguientes, de mutuo acuerdo o unilateralmente por la administración, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 136 de C.C.A. 10.5.3.2.3.6. Pérdida de competencia para liquidar: Si vencidos los plazos establecidos para liquidar bilateral o unilateralmente, aún no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del dicho término, de mutuo acuerdo o unilateralmente. Vencido el término de 2 años, la Entidad pierde competencia para liquidar los contratos o convenios suscritos. 10.5.3.2.3.7. Acta de Finalización y Cierre Financiero por pérdida de competencia para Liquidar: En caso de determinarse que la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., ha perdido competencia para efectuar la liquidación de un contrato o convenio por haber superado el plazo de dos (2) años desde el vencimiento del término en que debió adelantarse la liquidación, no resulta viable jurídicamente desarrollar el proceso de liquidación. Una vez perdida la competencia para liquidar, únicamente es procedente emitir informe sobre dicha imposibilidad, indicando con precisión el cumplimiento de las obligaciones pactadas y del objeto contractual, así como la ejecución presupuestal del contrato, según el estado de cuenta emitido por la Gerencia Financiera. Con fundamento en lo anterior, se adelantará la revisión de la documentación soporte de ejecución del contrato, la misma requerida para el proceso de liquidación bilateral. Para el efecto la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., elaborará un acta denominada “Acta de Finalización y Cierre Financiero”, que será suscrita solamente por el supervisor y avalada por la Oficina Jurídica en la cual se dejará constancia de la perdida de competencia, y de la ejecución técnica y financiera del contrato. Finalmente, se ordenará el archivo del respectivo contrato, sin perjuicio de adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar. 10.5.3.2.3.8. Vigencia de las garantías: Es obligación del supervisor velar porque el contratista mantenga vigente durante la ejecución y liquidación del contrato, la garantía que ampare el cumplimiento del mismo. En el evento en que el garante de una de las etapas decida no continuar garantizando la etapa siguiente, deberá informarlo por escrito a la entidad contratante con seis meses de anticipación a la fecha de vencimiento de la garantía correspondiente. En caso contrario, el garante quedará obligado a garantizar la siguiente etapa.


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De conformidad con lo anterior, si el contrato superó tres (3) meses de vencimiento y su liquidación no se ha adelantado, el supervisor deberá solicitar al contratista la ampliación de todas las pólizas exigidas en el mismo, por el término que la supervisión considere necesario, manteniéndolas vigentes hasta que se obtenga su liquidación definitiva. 10.5.3.2.3.9. Garantías exigibles con posterioridad a la terminación del contrato: Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de las garantías necesarias para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato, como la de estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio suministrado, provisión de repuestos y accesorios, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, responsabilidad civil, entre otras. De igual manera, el supervisor del contrato deberá realizar un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del mismo, relacionadas con la presentación de las garantías que sólo se constituyen una vez éste finaliza, y en caso de presentarse incumplimiento al respecto, coordinará con la Oficina Asesora Jurídica, las acciones administrativas y judiciales que correspondan. 10.5.3.2.3.10. Remitir a la Dirección de Contratación la información necesaria para adelantar la liquidación bilateral del contrato: Es necesario tener en cuenta que la responsabilidad en la liquidación de los contratos y /o convenios suscritos por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., recae estrictamente en el supervisor. De conformidad con lo anterior, es el supervisor quién tiene la obligación de:

1) Solicitar el inicio del proceso de liquidación. 2) Cumplir con los términos legales para adelantar el proceso y 3) Remitir la documentación completa para tal efecto.

Para elaborar la respectiva acta de liquidación, se requiere contar con la carpeta correspondiente al contrato, la cual deberá contener la documentación requerida en el ejercicio de la supervisión e interventoría, y los que se relacionan a continuación.

Relación de contratación derivada, copia de los contratos derivados y de las actas de liquidación de los mismos.

Informes de ejecución del contratista.

Informes de interventoría, si el contrato contaba con ésta.

Documentación soporte de la ejecución contractual, para lo cual deberá procurar mantener soportada mes a mes cada una de las obligaciones pactadas.

Documentación soporte del seguimiento y control que la supervisión adelanta, como comunicaciones al contratista y/o respuestas al mismo, entre otros.

Informes periódicos de supervisión.

Informe Final a través del cual se establecen las condiciones en las que se adelanta la liquidación, presentando una relación de las obligaciones contractualmente pactadas y del cumplimiento de cada una de ellas. Dicho debe constar de manera clara la trazabilidad de la ejecución tanto técnica como presupuestal del contrato.


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Estado de cuenta de ejecución presupuestal expedido por el Área Financiera de la Entidad, donde conste el valor pactado, desembolsado, ejecutado y saldos pendientes de pago, liberación y/o reintegro.

10.5.3.2.3.11. Una vez elaborado el proyecto de acta de liquidación, la Oficina Jurídica, procederá así:

Remitirá el acta de liquidación al supervisor, para que éste la suscriba.

El supervisor deberá devolver el acta debidamente suscrita por él, a la Oficina Jurídica, para que ésta adelante el trámite correspondiente para la suscripción por parte del ordenador del gasto.

Una vez suscrita el acta por el ordenador del gasto, la Oficina Jurídica, la devolverá al

supervisor para que adelante el trámite correspondiente a la suscripción de la misma por parte del contratista.

Firmada el acta por el supervisor, el ordenador del gasto y el contratista, la misma será devuelta a la Oficina Jurídica para que la feche, la digitalice, la publique en SECOP, y finalmente la archive en el respectivo expediente contractual.

El supervisor deberá adelantar el trámite correspondiente a la consecución de firma del contratista en un término no superior a los quince (15) días calendario siguientes al envío del acta (siempre y cuando en dicho término no se pierda la competencia para liquidar, de lo contrario deberá ser un término inferior). Si vencido dicho plazo, no ha obtenido la suscripción del acta, debe adelantar de manera inmediata la solicitud de liquidación unilateral. 10.5.3.2.3.12. Remitir a la Oficina Jurídica la información necesaria para adelantar la liquidación unilateral del contrato cuando a ello hubiere lugar: Si no se logra la liquidación bilateral o de común acuerdo entre las partes contractuales, por discrepancia del contratista o por la imposibilidad de localizar al mismo, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., deberá proceder a tramitar la liquidación unilateral, para lo cual es necesario que el supervisor remita a la Oficina Jurídica el proyecto de acta de liquidación que no fue posible suscribir, debidamente firmado por el supervisor y la comunicación mediante la cual se citó al contratista para que se acercara a firmarla o con la que se remitió la misma para su firma. Esta comunicación debe contar con el soporte de envío a través de correo certificado. 10.5.3.2.3.13. Alcance del acta de liquidación: Una vez liquidado el contrato por parte de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., y del contratista por mutuo acuerdo, dado su carácter bilateral, tal acto no es susceptible de enjuiciarse ante el órgano jurisdiccional a menos que:

1) Se invoque algún vicio del consentimiento (error, fuerza o dolo). 2) Dicha liquidación se haya suscrito con salvedades o reparos por alguna de las partes en el mismo

momento de su firma. Si el contrato fue liquidado unilateralmente, procederá el recurso de reposición y si es del caso, la demanda de nulidad del acto.


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10.6. FUNCIONES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE DE LA SUPERVISIÓN 10.6.1. Exigir y verificar mensualmente que el contratista o entidad parte del convenio cumpla con todas las normas vigentes sobre seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente. 10.6.2. Verificar que el contratista realice el análisis de riesgos de la labor contratada, identificando los peligros asociados a cada una de las actividades a realizar, priorizando los riesgos críticos y formulando los controles correspondientes, así como los previstos en las matrices de riesgos que se formulen. 10.6.3. Verificar el uso correcto de los elementos de protección personal en el sitio de trabajo durante la ejecución de las actividades. 10.6.4. Exigir el cumplimiento por parte del Contratista de la normatividad ambiental y plan de manejo ambiental si se requiere. Para el efecto deberá contar en obra con el impreso de la ficha ambiental aplicable al contrato. 10.6.5. Las demás funciones adicionales señaladas en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en la minuta contractual. 10.7. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL SUPERVISOR 10.7.1. CONTRATOS DE CONSULTORÍA Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS 10.7.1.1. Verificar que el contratista garantice que los productos entregables a la Entidad en desarrollo del objeto contractual cumplan con las especificaciones técnicas requeridas y cuente con los soportes correspondientes, constatando que contengan el alcance de los objetivos y fines para el cual fue contratado. Así como las licencias que se requieran para tal fin. Dichos entregables deberán ser radicados en la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. 10.7.1.2. Exigir al contratista interventor la dedicación del personal de conformidad con la oferta presentada, así como el equipo e implementos ofrecidos y que requiera la ejecución del contrato. Igualmente, verificar la idoneidad del personal calificado y proponer, si es el caso, a la oficina ejecutora los cambios necesarios y las limitaciones de personal y costos de acuerdo con el ritmo de avance de la ejecución del contrato de interventoría. 10.7.1.3. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría y/o Supervisión. 11. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES Y SANCIONES DEL CONTRATO 11.1. Interpretación, Modificación y Terminación Unilateral 111.1.1. Interpretación unilateral Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de algunas de sus estipulaciones que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado, la Empresa Departamental De


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Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., si no se logra acuerdo, interpreta mediante el acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia (artículo 15 de la ley 80 de 1993). 11.1.2. Modificación unilateral Si durante la ejecución del contrato y para evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se deba satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., en acto administrativo debidamente motivado, lo modifica mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios. Si las modificaciones alteran el valor del contrato en veinte por ciento (20%) o más del valor inicial, el contratista puede renunciar a la continuación de la ejecución. En este evento, se ordena la liquidación del contrato y la entidad adopta de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto del mismo (artículo 16 de la ley 80 de 1993). 11.1.3. Terminación unilateral Si durante la ejecución del contrato, se dan las causales enumeradas de manera taxativa en el artículo 17 de la Ley 80 de 1993, se da lugar a la terminación anticipada del mismo de manera unilateral. 11.1.4. Supervisor Si el contratista y el supervisor no llegan al acuerdo respectivo sobre la interpretación o modificación de alguna estipulación del contrato o convenio, el supervisor por parte de la Entidad envía el memorando a la Oficina Jurídica solicitando la aplicación de las cláusulas excepcionales. 11.1.5. Comité Asesor de Contratación. Previa citación por parte del secretario del Comité, a través de correo electrónico, el Comité analiza la solicitud del supervisor del contrato y efectúa las recomendaciones a que haya lugar. 11.1.6. Oficina Jurídica En caso de ser aprobada la aplicación de la cláusula excepcional correspondiente, proyecta el acto administrativo de interpretación, o de modificación o de terminación. Remite el acto administrativo para la aprobación y firma del ordenador del gasto que corresponda. Adelanta los trámites de notificación del acto administrativo de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia, en coordinación con el Grupo o área competente. 11.1.7. Área solicitante o interesada en la contratación Si se interponen los recursos a que haya lugar, se da traslado al área solicitante o interesada para que proyecte la respuesta. Remite la respuesta a la Oficina Jurídica, para la proyección del acto administrativo que resuelva el recurso.


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Una vez en firme el acto administrativo por medio del cual se aplicó la cláusula excepcional, envía copia del mismo al supervisor del contrato para los trámites a que haya lugar y a las demás áreas que de acuerdo con el tema corresponda remitir. Remite copia del acto administrativo a la Entidad que expidió la garantía que ampara el contrato. Remite copia del acto administrativo al organismo competente para su publicación, si es del caso. Archiva el acto administrativo original en el expediente contractual. 12. HERRAMIENTAS DEL SUPERVISOR El supervisor cuenta con un grupo de herramientas que lo orientan hacia la ruta de una efectiva ejecución de las actividades propias de control y vigilancia del cumplimiento del objeto y de cada una de las obligaciones contractuales. Dichas herramientas deberán ser permanentemente consultadas por el interventor para efectos de contar con la certeza suficiente al momento de implementar las acciones tendientes a obtener tal cometido. 12.1. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y Decretos Reglamentarios. En el desarrollo de las actividades de supervisión, se deben atender las disposiciones contenidas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en sus decretos reglamentarios, en los cuales se disponen las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. 12.2. Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Es la primera norma nacional que establece las diferencias, responsabilidades y obligaciones específicas de los supervisores e interventores dentro de la contratación estatal, señalando que a través de éstos, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado, con el fin de proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual. 12.3. Manual de Contratación de la Empresa de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P. la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., en procura de alcanzar de manera eficiente sus objetivos en materia de contratación, mediante el cual se establecen disposiciones aplicables a los procesos de selección de operadores y/o contratistas que se adelanten en la Entidad, en sus etapas de planeación, precontractual, contractual y pos contractual, según el régimen pertinente. Dicho manual contribuye con la realización de una supervisión transparente, objetiva, pública, eficiente y ajustada al ordenamiento normativo y a los principios de la función administrativa. 12.4. Guía del supervisor de la Empresa de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P. Para efectos de establecer un marco conceptual sobre la supervisión e interventoría de contratos estatales, y con el fin de que los colaboradores de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., que ejercen funciones de supervisión, cuenten con una herramienta que les


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indique aspectos fundamentales y prácticos para que puedan adelantar eficientemente sus actividades de control y vigilancia tendientes a obtener la ejecución idónea y oportuna de los contratos y convenios suscritos por la Entidad, se expide el presente Guía del Supervisor de Contratos y Convenios suscritos por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. 13. PROHIBICIONES DE LOS SUPERVISORES Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., se abstendrá de designar supervisor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de vigilancia y control del contrato o convenio, o que esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002. A continuación se relacionan algunas prohibiciones que los supervisores deben tener en cuenta: 13.1. El supervisor del contrato de interventoría no puede sin la correspondiente consulta y autorización del Ordenador del Gasto: - Autorizar modificaciones de las especificaciones o requisitos técnicos. - Autorizar modificaciones de las condiciones contractuales. - Autorizar prórrogas o mayores plazos. - Autorizar adiciones en valor. - Autorizar mayores cantidades de objeto contractual. 13.2. Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes. 13.3. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista o entidad parte del convenio. 13.4. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. 13.5. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos que le asiste a los particulares en relación con el contrato. 13.6. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. 13.7. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato obtenida en ejercicio de la supervisión. 13.8. Gestionar indebidamente, a título personal, asuntos relativos con el contrato. 13.9. Exigir al contratista interventor renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato o convenio. 13.10. Exonerar al contratista interventor de cualquiera de sus obligaciones contractuales y legales. 13.11. Al Supervisor le está prohibido disponer para su uso personal o de terceros de los bienes de propiedad de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., que con ocasión del ejercicio de su envestidura le sean entregados.


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13.12. Determinar y dar instrucciones al contratista que no correspondan a las estipulaciones contractuales y al ámbito de la relación contractual.

13.13. Emitir comunicaciones o actos administrativos en general dirigidos al contratista, que impliquen cualquier modificación al contrato, la aplicación de sanciones, los reajustes y demás, que de acuerdo con lo establecido en el presente manual corresponda a otras instancias y a determinado procedimiento formal o reglado.

13.14. Certificar como recibida a satisfacción y/o pagar, actividades y obligaciones que no ha sido ejecutadas a cabalidad.

13.15. Delegar la supervisión que le ha sido asignada. Sólo el ordenador del gasto puede delegar la supervisión y modificarla si es el caso.

13.16. Las señaladas en el numeral 1 del artículo 35 y numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, modificado por el parágrafo 1° del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011: Es así como el artículo 35 de la Ley 734 de 2002 indica: 13.17. Las demás señaladas en las normas aplicables vigentes. 14. FACULTADES DE LOS SUPERVISORES Los supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y serán responsables por mantener informado al ordenador del gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. 15. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR Los supervisores responderán en materia penal, disciplinaria, fiscal y patrimonial, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de supervisión, como por los hechos u omisiones que le sea imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos de interventoría respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de supervisión. 15.1. CLASES DE RESPONSABILIDAD

Teniendo en cuenta que las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la

correcta ejecución del objeto contratado a través de un interventor, el presente manual se regirá por

artículo 82 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto de Anticorrupción, “Los consultores y asesores externos

responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones

derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren

imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de

los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o

asesoría.


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Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el

cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u

omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la

celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones

de interventoría.”

Es responsabilidad tanto del supervisor como del interventor, mantener informada a la Empresa de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., de las situaciones, hechos u omisiones que puedan constituir actos de corrupción que estén tipificados como conductas punibles, o de cualquier situación que afecte o que pueda afectar la correcta y debida ejecución del objeto contractual. 15.1.1. RESPONSABILIDAD CIVIL Los supervisores, sean servidores públicos o contratistas, responderán pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones, esto es, negligencia o ejecución indebida de sus labores o actividades de supervisión, cuando la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., sufra detrimento patrimonial. Sobre los supervisores recae la obligación de reparar el daño patrimonial que le ha causado a la Empresa, reparación que se da a través de la acción de repetición, mecanismo por el cual la administración pública obtiene de sus funcionarios o ex funcionarios el reintegro del monto de la indemnización que ha debido reconocer a los particulares como resultado de una condena por los daños causados en ejercicio de funciones públicas o con ocasión a ellas. 15.1.2. RESPONSABILIDAD PENAL Esta responsabilidad se encuentra enmarcada en el Código Penal Colombiano (Ley 599 de 2000) consagra varias conductas, referidas al régimen contractual, que entrañan sanciones de carácter penal, estableciendo en el Capítulo Cuarto los delitos relacionados con la celebración indebida de contratos, estos son: Peculado por aplicación oficial diferente, Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades, interés indebido en la celebración de contratos, contrato sin cumplimiento de requisitos legales, tráfico de influencias de servidor público. Otros delitos en los que puede incurrir el supervisor y/o interventor. Se encuentran consagrados en los siguientes artículos del Código Penal Colombiano: Enriquecimiento ilícito. (Artículo 412, modificado por el artículo 29 y el artículo 33 de Ley 1474 de 2011), Prevaricato por acción. (Artículo 413, modificado por el artículo 33 Ley 1474 de 2011), Prevaricato por omisión. (Artículo 414, modificado por el artículo 33 de la Ley 1474 de (2011), Abuso de autoridad por acto arbitrario e injusto. (Artículo 416), Abuso de autoridad por omisión de denuncia. (Artículo 417), Revelación de secreto. (Artículo 418), Utilización de asunto sometido a secreto o reserva (Artículo 419), Utilización indebida de información oficial privilegiada. (Artículo 420), utilización indebida de información obtenida en el ejercicio de función pública. (Artículo 431), utilización indebida de influencias derivadas del ejercicio de función pública. (Artículo 432). Igualmente, los supervisores y/o interventores deberán abstenerse de incurrir en las conductas tipificadas en el Capítulo Tercero del Código Penal, en los artículo 286 a 296 ( Falsedad ideológica en documento público, falsedad material en documento público, obtención de documento público falso, falsedad en documento privado, uso de documento falso, destrucción, supresión u ocultamiento de


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documento público, destrucción, supresión u ocultamiento de documento privado, falsedad para obtener prueba de hecho verdadera y falsedad personal). En caso de declaratoria de responsabilidad civil o penal y sin perjuicio de las sanciones disciplinarias, los servidores públicos quedarán inhabilitados para ejercer cargos públicos y para proponer y celebrar contratos con las entidades estatales por diez (10) años contados a partir de la fecha de ejecutoría de la respectiva sentencia. 15.1.3. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA De conformidad con lo establecido por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011, del Estatuto Anticorrupción el régimen disciplinario, también se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales, dicha disposición modificó el artículo 53 de la Ley 734 de 2000 “Código Disciplinario Único”. La Ley 1474 de 2011 artículo 84, modificó el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2000, estableciendo como Falta Gravísima en las que pueden incurrir los interventores y supervisores, las siguientes: 1) No exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias. 2) Certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. 3) Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. 4) Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución; los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. 5) Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. Así mismo, la Ley 1474 de 2011 artículo 45 modificó el numeral 11 del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, estableciendo cuáles de las conductas en las que pueden incurrir los interventores, constituyen faltas disciplinarias gravísimas. El régimen disciplinario establece como faltas gravísimas, las siguientes: 6) Realizar cualquier conducta consagrada en la ley como delito sancionable a título de dolo, cuando se cometa en razón con ocasión o como consecuencia de la función o cargo, o abusando del mismo. 7) Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales; Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga.


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8) Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes. 9) Celebrar contrato de prestación de servicios cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones públicas o administrativas que requieran dedicación. 10) Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley o con omisión de los estudios técnicos, financieros y jurídicos previos requeridos para su ejecución o sin la previa obtención de la correspondiente licencia ambiental. 11) Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley. 12) Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado sin que se presenten las causales previstas en la ley para ello. 13) Dar aplicación a la figura de la Urgencia Manifiesta para la celebración de los contratos sin existir las causales previstas en la ley. 14) No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias o certificar como recibida a satisfacción obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. 15) Dar lugar a la configuración del silencio administrativo positivo. En éste caso debe recordarse que la Ley 80 de 1993 permite la configuración del mismo cuando no se ha dado respuesta a una petición de un contratista dentro de los tres meses siguientes a su presentación. 16) Influir en otro servidor público, prevaliéndose de su cargo o de cualquier otra situación o relación derivada de su función o jerarquía para conseguir una actuación concepto o decisión que le pueda generar directa o indirectamente beneficio de cualquier orden para sí o para un tercero. 17) Igualmente, ofrecerse o acceder a realizar la conducta anteriormente descrita. Igualmente, para los particulares que cumplan labores de interventoría en los contratos estatales, desarrollando una actividad a favor del estado. 18) Realizar una conducta tipificada objetivamente en la ley como delito sancionable a título de dolo, por razón o con ocasión de las funciones. 19) Actuar u omitir, a pesar de la existencia de causales de incompatibilidad, inhabilidad, impedimento o conflicto de intereses establecidos en la Constitución o en la ley. 20) Desatender las instrucciones o directrices contenidas en los actos administrativos de los organismos de regulación, control y vigilancia o de la autoridad o entidad pública titular de la función. 21) Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente.


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22) Ofrecer u otorgar dádivas o prebendas a los servidores públicos o particulares para obtener beneficios personales que desvíen la transparencia en el uso de los recursos públicos. 23) Denunciar a los servidores públicos y particulares que soliciten dádivas, prebendase cualquier beneficio en perjuicio de la transparencia del servicio público. 24) Ejercer las funciones con el propósito de defraudar otra norma de carácter imperativo. 25) Abusar de los derechos o extralimitarse en las funciones. Estas faltas son sancionables a título de dolo o culpa, y se sancionan con multa de diez a cien salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la comisión del hecho y, concurrentemente según la gravedad de la falta, inhabilidad para ejercer empleo público, función pública, prestar servicios a cargo del Estado, o contratar con este de uno a veinte años. Cuando la conducta disciplinaria implique detrimento del patrimonio público, la sanción patrimonial será igual al doble del detrimento patrimonial sufrido por el Estado. Cuando la prestación del servicio sea permanente y la vinculación provenga de nombramiento oficial, será de destitución e inhabilidad de uno a veinte años. Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto por el parágrafo del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 “El servidor público que sin justa causa deje de verificar el pago de los aportes a debidos por el contratista al Sistema Integral de Seguridad Social, en los términos antes dichos, incurrirá en causal de mala conducta que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente”. 15.1.4. RESPONSABILIDAD FISCAL Los deberes establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, constituyen verdaderas obligaciones fiscales y por ende, su inobservancia puede dar lugar a la imposición de sanciones fiscales. Al contratarse se dispone de recursos públicos, además de recibirse bienes y servicios cuya calidad y funcionamiento deben ser constatados por los responsables del erario. Esta responsabilidad se desprende entonces de las actuaciones, abstenciones, hechos, omisiones y omisiones por acción antijurídicas que causen daño a la entidad. Se entiende como proceso de responsabilidad fiscal, “el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por la Contraloría con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.” (Artículo 1° de la Ley 610 de 2000). La Responsabilidad Fiscal está integrada por: 1) Una conducta dolosa o culposa atribuible a quien realiza la gestión. 2) Un daño patrimonial al Estado. 3) Un nexo causal entre los dos anteriores. Se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, producida por una gestión antieconómica e ineficaz que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los fines del Estado.


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Los supervisores, sean éstos servidores públicos o contratistas, serán responsables fiscalmente (sanción pecuniaria-multas) cuando por sus acciones u omisiones en labores o actividades de supervisión, produzca detrimento del patrimonio público. 15.1.5. RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL Por último los supervisores e interventores, deben ser sometidos a la llamada Acción de Repetición, en caso que se condene a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., como consecuencia de una acción u omisión de éste, y del mismo modo, ser llamado en garantía cuando exista una demanda en contra de la Entidad por hechos dañosos originados con el actuar del supervisor. (Ley 678 de 2001 y artículo 90 de la Constitución Política). 16. RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE SUPERVISORES Y OTROS SERVIDORES PÚBLICOS Establece el parágrafo 3º del artículo 84 del Estatuto Anticorrupción, que serán solidariamente responsables de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento, por los daños que le sean imputables. 1) El Supervisor que no haya informado oportunamente a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., de un posible incumplimiento del contrato de Interventoría vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista interventor, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. 2) Responsabilidad del ordenador del gasto: El ordenador del gasto, cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general además de Ios recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con éste, de los perjuicios que se ocasionen. 3) Responsabilidades del supervisor: Se presumirá que el supervisor, como gestor fiscal, ha obrado con culpa grave en los siguientes eventos: 3.1. Cuando haya omitido el cumplimiento de las obligaciones propias de las funciones de supervisión, tales como el adelantamiento de revisiones periódicas de obras, bienes o servicios, de manera que no se establezca la correcta ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y oportunidad ofrecidas por los contratistas. 3.2. Cuando haya incumplido la obligación de asegurar los bienes de la entidad o la de hacer exigibles las pólizas o garantías frente al acaecimiento de los siniestros o el incumplimiento de los contratos. 17. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Además de las inhabilidades e incompatibilidades de carácter constitucional o legal, que sean aplicables en cada caso particular, los supervisores que incumplan el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, quedarán inhabilitados para contratar con el Estado.


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Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. Así mismo, quien haya celebrado un contrato estatal de obra pública, de concesión, suministro de medicamentos y de alimentos ó su cónyuge, compañero o compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas, con las entidades a que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, durante el plazo de ejecución y hasta Ia liquidación del mismo, no podrán celebrar contratos de interventoría con la misma entidad. 18. CAUSALES DE IMPEDIMENTO Y RECUSACION, DE LOS SUPERVISORES DE LOS CONTRATOS De acuerdo con lo preceptuado en las Leyes 734 de 2002- Código Único disciplinario y 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, indican las causales y procedimiento y de recusaciones e impedimentos en las actuaciones administrativas. 18.1. La Ley 734 de 2002 del Código Disciplinario Único. Disciplinario artículo 84, 85,86,87,88, causales de impedimento y recusación. 18.2. La Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. (Artículo 11 y 12). 19. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE LA SUPERVISIÓN El Control Interno en el la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública, que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa de manera transparente y eficiente, para el cumplimiento de la Constitución, de las Leyes y demás normas que la regulan. De conformidad con la Ley 87 de 1993 y del Decreto 2078 de 2012, la Oficina de Control Interno coadyuva para el mantenimiento del Sistema de Control Interno de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., con el objeto de alcanzar las metas propuestas, dentro de un enfoque de mejoramiento continuo. De otra parte, el artículo 65, Inciso 3 de la Ley 80 de 1993, establece que el control previo a los contratos lo realizan la oficina de Control Interno, así: “El control previo administrativo de los contratos le corresponde a las oficinas de control interno”. La Oficina de Control Interno está facultada para realizar recomendaciones durante todas las actuaciones precontractuales, a fin de coadyuvar en el logro de los fines previstos con cada contratación. Su función es contrarrestar los posibles yerros en que pueda llegar a incurrir la Entidad, garantizando el cumplimiento de los fines estatales, sin que esta atribución implique autorizar o refrendar los procedimientos administrativos de la entidad, so pena de incurrir en coadministración. En desarrollo de lo anterior, la Oficina Control Interno, tiene las siguientes funciones en materia contractual:


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1) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. 2) Acompañar a la Oficina Jurídica y a la Secretaria General, teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno es integrante del Comité de Contratación, con voz pero sin voto. 3) La Ley 87 de 1993, establece que la Oficina de Control Interno efectuará a través de auditorías, evaluaciones independientes al desarrollo del proceso contractual; incluyendo dentro de estos la evaluación de la gestión de supervisores e interventores. 20. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES. 20.1. Procedimiento a seguir ante reclamos del contratista Durante la ejecución del contrato se pueden presentar ciertas inconformidades entre las partes respecto del adecuado desarrollo del contrato y respecto de las órdenes que el supervisor, según el caso, le den al contratista, por lo tanto, para absolver dichos inconvenientes se deberá seguir el siguiente procedimiento interno: 1) El supervisor, según el caso, deberá darle todas las instrucciones que considere necesarias para la correcta ejecución del contrato de forma escrita al contratista y deberá fijar un plazo determinado para que éste dé respuesta a las mismas. 2) El contratista deberá presentar sus objeciones a dichas órdenes de forma escrita, manifestando las razones de su inconformidad debidamente sustentadas al supervisor dentro del plazo fijado para ello en el contrato o en la instrucción del supervisor. 3) El supervisor, según el caso, deberá fijar fecha y hora para la realización de una reunión para discutir los temas con el contratista, reunión en la cual se hará necesario levantar un acta en donde se señalen los temas discutidos, los acuerdos parciales o totales que se logren, dejando sentado los temas sobre los cuales no se llegó a un arreglo y si se iniciará o no un debido proceso e informar al ordenador del gasto. 21. RECOMENDACIONES PARA EL MEJOR DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN En aras de garantizar un correcto ejercicio de las funciones de supervisión por parte de los funcionarios públicos o contratistas según el caso, es menester dejar de presente algunas recomendaciones a tener en cuenta a la hora de desarrollar dichas actividades. 21.1. Verificación de estudios y diseños. El supervisor de manera previa al inicio del contrato objeto de supervisión, una vez haya sido celebrado y debidamente legalizado deberá verificar minuciosamente la existencia y la conducencia de los diseños, estudios previos, planos, licencias y especificaciones técnicas. 21.2. Elaboración de acta de inicio.


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Solamente una vez efectuadas las verificaciones respectivas y corroborada la conducencia y pertinencia de cada uno de los documentos para la correcta ejecución del contrato, el interventor según sea el caso, deberán proceder a la elaboración del acta de Inicio y su correspondiente firma, de la cual deberá enviar copia a la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., para el archivo en el expediente pertinente. 21.3. Cumplimiento de las funciones administrativas, técnicas, financieras, contables y jurídicas El supervisor deberá cumplir a cabalidad con las funciones de tipo administrativo, técnicas, jurídicas, financieras y contables, so pena de la imposición de las sanciones legales, reglamentarias y contractuales correspondientes. 21.4. Imposibilidad de abandono de sus funciones. El supervisor no podrá abandonar sus funciones sino hasta que haya sido contratado o designado según el caso, su remplazo, salvo en casos de fuerza mayor o caso fortuito. Si la falta es absoluta o existe caso fortuito; fuerza mayor o, abandono del cargo por parte del Interventor, se modificará el supervisor y se establecerá el reemplazo del mismo. Todo lo anterior sin perjuicio de las consecuencias jurídicas que se sigan y sin perjuicio de aplicar las cláusulas contractuales conducentes del contrato de Interventoría o de las derivadas del nombramiento del supervisor. 21.5. Elaboración de actas e informes. El contratista, el interventor y el supervisor a lo largo de la ejecución del contrato, podrán elaborar, suscribir y firmar de manera conjunta todas las actas que determinen el desarrollo del contrato, con el fin de obtener una adecuada documentación que permita conocer y contar con los soportes físicos de los sucesos, compromisos, avances y recomendaciones generados en el desarrollo del contrato. Igualmente el supervisor deberá verificar los informes de cumplimiento del contratista en la periodicidad que se señale. De estos documentos, deberá allegar copia al Grupo de Gestión Contractual. 21.6. Elaboración de actas de reunión de verificación. Los asistentes a las reuniones de verificación en especial el supervisor y el contratista- deberán elaborar y firmar un acta de cada reunión de verificación que se lleve a cabo en la ejecución del contrato. 21.7. Respuesta de las consultas y solicitudes del contratista. El supervisor deberán responder de manera eficiente, ágil y escrita las consultas y solicitudes presentadas por el contratista durante la ejecución del objeto contractual, lo anterior teniendo en cuenta que no responderlas a tiempo además de ocasionar responsabilidades en cabeza del mismo del interventor y de la misma Entidad, podría comprometer el correcto desarrollo del contrato. La comunicación entre contratistas y la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., se desarrollará a través de los supervisores o interventores si a ello hubiere a lugar,


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quienes tienen la responsabilidad del seguimiento al cumplimiento del contrato. Los supervisores atenderán las comunicaciones, solicitudes, y/o reclamaciones elevadas por los contratistas en un plazo razonable. Los supervisores deberán mantener informado a la Oficina Jurídica y al ordenador del gasto de los hechos o circunstancias que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato, del incumplimiento o de aquellos que puedan constituir actos de corrupción. 22. GENERALIDADES DE LA SUPERVISIÓN - El supervisor, interventor y contratista deben mantener una comunicación absolutamente formal, por lo cual siempre deberá garantizarse que con ocasión del desarrollo de sus funciones y obligaciones conste por escrito y estar debidamente radicada en el Sistema de Gestión Documental, relacionando y referenciando cada uno de los anexos si los hay de la Entidad. - Los documentos que se generen deben estar acompañados de sus soportes y ser enviados con la oportunidad debida para ser archivados en la carpeta del contrato que reposarán en la Oficina Jurídica, en forma cronológica, debidamente foliados y registrados en el sistema de Gestión documental, excepto los originales que son soporte del pago los cuales reposarán en la dependencia correspondiente. Dentro del cumplimiento de sus funciones u obligaciones el supervisor revisa el cumplimiento del objeto contractual de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones, las Adendas, oferta y los demás documentos que hacen parte del contrato. - Las actas que surjan en el desarrollo de un contrato, deben ser elaboradas por el supervisor y deben ser suscritas por él, y el contratista, y el Ordenador del Gasto (cuando así sea requerido), las cuales deben ser numeradas. Las actas serán numeradas en forma consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento. - El supervisor no podrán suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificación de cantidades, cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, etc.), cambios o especificaciones del contrato que impliquen mayores o menores cantidades de obra, o de los servicios y/o bienes, modificación de su valor, plazo u objeto del contrato. - Ante la necesidad de adicionar el valor de contrato, se deberá gestionar previamente el certificado de disponibilidad presupuestal que ampare la adición del valor. La adición o cualquier modificación del contrato, debe ser suscrita por el ordenador del gasto. - De acuerdo con lo preceptuado en el Parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, deberá cumplirse estrictamente la norma, toda vez que los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales., Así mismo deberá tenerse en cuenta que en caso de requerirse la continuidad de los contratos de interventoría, se debe tener este se encuentra regulado por el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011. - El supervisor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si es necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazos perentorios y de acuerdo con las condiciones del contrato.


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- Informar con oportunidad al Ordenador del Gasto, los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato y solicitar, cuando haya lugar, la aplicación de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento a los contratistas, dando estricto cumplimiento al procedimiento establecido para tal propósito en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, en el cual para el caso de la interventoría debe presentar un informe estableciendo y justificando su concepto - Analizar y estudiar las reclamaciones que presente el contratista, ante las cuales debe presentar las recomendaciones y posibles soluciones. - Realizar los trámites para que la liquidación del contrato se realice. - El supervisor deben verificar permanentemente la calidad de los bienes y/o servicios que se estipulan en el contrato. - Exigir al contratista los planos de la obra ejecutada, memorias y/o manuales de operación, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere necesario y que se anexarán al control de Interventoría. - De acuerdo con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y las adendas, las invitaciones, las ofertas y demás documentos que hacen parte del contrato ejercer control para que el personal ofertado profesional, operativo o administrativo se encuentre acorde con los ofrecimientos. - En los contratos en los cuales el contratista deba utilizar personal, al momento de elaborar al acta de inicio, deberá consignar una relación del personal que se destinará por parte del contratista, su remuneración y constancias de afiliación a la seguridad social.

REVISÓ: APROBÓ:

NOMBRE Rafael Alonso Gómez Melo Juan Carlos Sichacá Cuervo

CARGO Secretario General Gerente

FECHA 16/06/2017 16/06/2017

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MANUAL DE SUPERVISIÓN - ESPB