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SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Código: MAN-GTH-310-009
Fecha aprobación:04/03/2019
Versión:01
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
Centro de Información al Ciudadano: Calle 24ª No. 59 – 42 Torre 4 Piso 3
Sede Administrativa: Avenida Calle 26 # 57-41 Torre 8 - Piso 11
PBX: (571) 3078038 Línea Gratuita Nacional: 01 8000 119703
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MANUAL DE TELETRABAJO
SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
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Contenido
1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO 4 2. ALCANCE 4 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN 4 4. DEFINICIONES 4 5. MODALIDADES DE TELETRABAJO 5 6. MARCO REGLAMENTARIO DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA 5 7. OBJETIVO DEL TELETRABAJO. 6 8. DESTINATARIOS. 6 9. DIFUSIÓN. 6 10. MODALIDAD DE TELETRABAJO EN LA ENTIDAD 6 11. CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO. 7 11.1. Mobiliario: 7 11.2. Silla: 7 11.3. Pantalla: 8 11.4. Ratón (mouse): 9 11.5. Portadocumentos: 9 11.6. Teléfono: 9 11.7. Computador portátil: 9 11.8. Condiciones Ambientales 10 11.9. Iluminación 10 11.10. Condiciones térmicas: 10 11.11. Ambiente sonoro: 11 12. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN. 11 12.1. Ingreso: 11 12.2. Inducción y acondicionamiento del puesto de trabajo. 12 12.3. Permanencia y ejecución de teletrabajo. 13 12.4. Desvinculación. 13 12.5. Duración. 14 13. DERECHOS Y DEBERES. 14 13.1. Derechos Sindicales: 14 13.2. Deberes y obligaciones del Teletrabajador: 15 13.3. Derechos y deberes en materia de riesgos laborales: 16 13.4. Obligaciones para las partes: 16 13.4.1. Por parte del empleador: 16 13.4.2. Por parte del teletrabajador 18 13.4.3. Por parte de las administradoras de riesgos laborales - ARL 18 13.5. Derechos y deberes respecto de las TIC: 19 13.6. Derecho a un subsidio: 20
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14. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS 21 15. JORNADA LABORAL. 21 16. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. 22 17. REVERSIBILIDAD. 22 18. REGISTRO DE TELETRABAJADORES. 23
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1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Definir los lineamientos para la implementación de teletrabajo, en la cual se establece el
procedimiento y los parámetros para llevar a cabo la ejecución de esta modalidad de
trabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
2. ALCANCE
El manual va ser la guía de operación para la implementación del plan piloto en modalidad Suplementario del Teletrabajo, inicia con los parámetros establecidos para la selección de los aspirantes en la implementación del teletrabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y finaliza con la prorroga y el seguimiento al mismo.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente documento aplica para todos los servidores públicos que se postulen y cumplan con los requerimientos de adopción del plan piloto de la modalidad de Teletrabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Por lo anterior, lo registrado en este Manual deberá ser cumplido por todos los servidores que estén interesados en ser teletrabajadores y los líderes de las dependencias que intervienen en su ejecución.
4. DEFINICIONES
Teletrabajo: De conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012,
teletrabajo es la forma de organización laboral que se desarrolla en el marco de
un contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el
desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías
de la información y la comunicación (TIC), para el contacto entre el trabajador y
empleador sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico
de trabajo.
Teletrabajador: De conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012
teletrabajador es la persona que, en el marco de la relación laboral dependiente,
utiliza las tecnologías de la información y comunicación (TIC) como medio o fin
para realizar su actividad laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de
las formas definidas por la ley.
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5. MODALIDADES DE TELETRABAJO
En Colombia, la Ley 1221 de 2008, considera tres formas de teletrabajadores:
Autónomos: Labora en el domicilio o en un lugar escogido para desarrollar
su actividad profesional (oficina, local comercial). Trabajan siempre fuera de
la empresa y acuden en algunas ocasiones a la oficina.
Móviles: No tienen un lugar de trabajo establecido. Las TIC y los dispositivos
móviles son las herramientas primordiales para desarrollar sus actividades
Suplementarios: Laboran dos o tres días a la semana en la casa y el resto
de tiempo en una oficina.
6. MARCO REGLAMENTARIO DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA
En Colombia, la Ley 1221 de 2008 establece las normas para regular y promover el
Teletrabajo como un instrumento de generación de empleo y autoempleo, y el
Decreto 884 de 2012, lo reglamenta y dicta disposiciones sobre aspectos laborales y
condiciones tecnológicas.
En el Art. 6 de la Ley 1221 de 2008, el Congreso de la República establece
garantías laborales, sindicales y de seguridad social para los teletrabajadores
(Sistema General de Pensiones y al Sistema General de Seguridad Social en Salud
y Riesgos Laborales), en igualdad de condiciones con los demás trabajadores del
país.
Así, es como en el numeral 9 se define que el empleador debe contemplar los
puestos de trabajo de los teletrabajadores dentro de los planes y programa de Salud
Ocupacional de la empresa y debe contar con una red de atención de urgencias en
caso de presentarse un accidente o una enfermedad en el teletrabajador.
En cuanto al Decreto 884 de 2012, en el Art. 8, se determinan las Obligaciones de
los empleadores y de los teletrabajadores en seguridad y previsión de riesgos
laborales, de acuerdo con la normatividad vigente.
Adicionalmente se debe dar cumplimiento a la Resolución No. 20183100040477 del
22 de mayo de 2018, por la cual se adopta el Plan de Acción Piloto para la
implementación del Teletrabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada.
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7. OBJETIVO DEL TELETRABAJO.
El Teletrabajo busca el desempeño de actividades y funciones del empleado sin
requerirse de su presencia física, mediante el desarrollo de tecnologías y el incremento
de la confianza del empleador hacia el empleado, buscando el logro de metas a través
de la medición de resultados.
Con la implementación del Teletrabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada, se pretende brindar una mejor calidad de vida personal y laboral a los
funcionarios de la Entidad, obteniendo a su vez una mayor productividad de los mismos
y una reducción en los costos administrativos de la Entidad, contribuyendo a su vez con
la movilidad y el medio ambiente (RSE).
8. DESTINATARIOS.
El Teletrabajo va dirigido para todos los servidores públicos de la Superintendencia de
Vigilancia y Seguridad Privada que estén interesados y cumplan con los requisitos
establecidos en el presente Manual y en los demás documentos que lo adicionen,
modifiquen o complementen.
9. DIFUSIÓN.
Se realizarán charlas de sensibilización y boletines electrónicos a través de los cuales
se les informa a los servidores públicos, en que consiste el Teletrabajo, sus
modalidades, responsabilidades, requisitos, adecuaciones físicas y logísticas que cada
puesto de trabajo deberá contener, de conformidad con las indicaciones otorgadas por
la ARL, así como también los requisitos tecnológicos con los que debe contar y
procedimiento establecido para tal fin.
10. MODALIDAD DE TELETRABAJO EN LA ENTIDAD
Teniendo en cuenta las funciones de la Superintendencia de Vigilancia y seguridad
Privada, y más específicamente, las funciones que desempeñan los funcionarios que
cuentan con algún tipo de discapacidad, se estima que la modalidad más conveniente y
beneficiosa para estos, es la modalidad de Teletrabajo Suplementario, según la cual, los
teletrabajadores alternan sus tareas en distintos días de la semana entre la Empresa y
el lugar designado para teletrabajar, usando las TIC para dar cumplimiento a sus
respectivas labores.
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11. CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO.
11.1. Mobiliario1:
Conviene que las superficies de trabajo sean mates u opacas y en tonos
neutros para minimizar los reflejos.
El mobiliario no debe presentar esquinas y aristas agudas que puedan
lesionar o incomodar a los usuarios.
El área de la superficie de trabajo deberá tener dimensiones suficientes para
permitir colocar los equipos, los documentos y el material que se requiere
para desarrollar las actividades.
La distribución de materiales, herramientas y equipos de uso frecuente, debe
encontrarse cerca a la persona, de forma que se hallen en un área de
alcance cómodo.
El mobiliario debe proveer espacio suficiente para albergar cómodamente las
piernas y favorecer el desplazamiento en la zona de trabajo, evitando
cualquier trauma o golpe.
11.2. Silla:
Debe ser estable, favoreciendo la adopción de una postura cómoda.
La altura y profundidad del asiento se deben poder regular o cambiar, al
igual que la altura e inclinación del espaldar. Adicionalmente, el espaldar
1 Guía de Seguridad y Salud Teletrabajo – Positiva Compañía de Seguros / ARL, OCUTBRE 2012
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debe contar con un diseño que provea apoyo en la zona lumbar o baja de la
espalda.
El material de la tapicería deberá favorecer la transpiración.
Es importante que se cuente con apoyabrazos ajustables.
Para la selección de la silla, se estimará la facilidad de accionamiento de los
dispositivos de ajuste de las diversas dimensiones (palancas, perillas…).
Se debe graduar la altura de la silla, buscando tener una relación entre la
altura de los codos y la de la superficie de trabajo. También, conservando el
apoyo de los pies sobre el piso o un reposapiés.
Se debe ajustar la silla de forma que, al utilizar el ratón, el brazo no esté
completamente extendido.
11.3. Pantalla:
La altura del monitor debe situarse al nivel de los ojos o respecto al eje
horizontal de la mirada.
La distancia entre el usuario y la pantalla, debe encontrarse en un rango de
40 a 70 cm.
Elegir caracteres de texto lo suficientemente grandes para permitir una
lectura fácil cuando se está sentado en una posición cómoda.
Elegir colores confortables a la vista, evitando letras rojas sobre un fondo
azul o viceversa, o fondos oscuros con caracteres rojos y azules
(considerados los más fatigantes).
Privilegiar el contraste negativo caracterizado por fondo claro y caracteres
oscuros.
Los caracteres deben ser nítidos y bien definidos y las imágenes nítidas.
En los casos de períodos intensos de utilización de la pantalla, se deberá
tratar de alternar el trabajo con otras tareas que demanden menores
esfuerzos visuales, mentales o músculo esquelético.
Asegurarse que la superficie de la pantalla este limpia.
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11.4. Ratón (mouse):
Debe ubicarse lo más cerca posible del teclado, quedando espacio para el
apoyo del antebrazo.
Ubicarlo de forma que se pueda alcanzar fácilmente y utilizar con la muñeca
recta.
Apoyar el antebrazo en la mesa y sujetar suavemente el ratón, descansando
los dedos sobre los botones y accionándolos gradualmente.
El tamaño del ratón debe ser acorde con las dimensiones de la mano del
usuario. Debe poder sujetarse cómodamente.
11.5. Porta documentos:
Cuando se considere necesario su uso, los documentos se han de ubicar en
un soporte o porta-documentos en proximidad al monitor. La diferencia de la
distancia ojo-pantalla y ojo-documento no debe ser superior al 25%, a fin de
evitar las solicitaciones de acomodación de los ojos.
11.6. Teléfono:
Evite sujetar el auricular del teléfono con el hombro y la cabeza. (sostenga el
teléfono con una mano como habitualmente se hace).
11.7. Computador portátil:
Al estar unida la pantalla y el teclado de los computadores portátiles, no es posible
mantener una adecuada postura. Por ello, dependiendo de la frecuencia de
utilización del equipo, es indispensable tener en cuenta ciertas recomendaciones.
Utilización ocasional:
Se privilegia una buena postura de las manos y de las muñecas.
Puede considerarse la utilización de equipos pequeños y ligeros (12 a 14”).
Se recomienda en lo posible utilizar el equipo apoyado sobre una mesa o
escritorio.
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La inclinación posterior de la pantalla, favorece la correcta postura de la
espalda.
Utilización prolongada:
Se sugiere el uso de equipos de mayor dimensión (14 a 15”).
Cuando se deba transportar el equipo con muchos accesorios y documentos
pesados, el uso de maletas con ruedas atenúa el esfuerzo físico.
Cuando el trabajo con el equipo dure más de una hora, se aconseja
adaptarle un teclado tradicional y un ratón, y ubicarlo sobre un atril o soporte
que permita ajustar la altura de la pantalla a la altura visual del usuario.
11.8. Condiciones Ambientales
11.9. Iluminación
Cuando sea posible, se preferirá la iluminación natural. Si esta no garantiza
las condiciones de visibilidad adecuadas para el tipo de actividad
desarrollada, se complementará con iluminación artificial.
Ubicar la mesa y la pantalla de modo que se eviten deslumbramientos o
reflejos. Nunca ubicar la pantalla frente a una ventana que no disponga de
cortinas o persianas, para evitar el deslumbramiento.
Ubicar los puestos de forma que los ojos del teletrabajador no queden
situados frente a una ventana o una fuente de luz artificial que pueda
producir deslumbramientos directos.
Evitar las variaciones bruscas de iluminación dentro de la zona de trabajo.
Ajustar el brillo y el contraste de la pantalla, para acomodarlos a la
iluminación del local.
11.10. Condiciones térmicas:
Para un trabajo muy ligero tipo oficina, la temperatura efectiva debe quedar
comprendida entre los 20 y 26ºC.
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11.11. Ambiente sonoro:
El nivel sonoro en los puestos con videoterminales debe ser tan bajo como
sea posible. Para tareas difíciles y complejas de oficina, no debe exceder los
55 dB (A).
12. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN.
12.1. Ingreso:
a) Una vez se ha determinado la población objetivo del Teletrabajo, y realizada la
difusión del mismo, se procederá a abrir la convocatoria para que, en un término
prudente, los funcionarios analicen su condición en particular y presenten la
correspondiente solicitud de teletrabajo a esta Superintendencia.
b) Recibidas las solicitudes, se procede a examinar las mismas por parte del Grupo
de Recursos Humanos en aras de determinar las funciones que cada uno de los
solicitantes desempeña y la viabilidad de realizarse las mismas bajo la
modalidad de teletrabajo.
c) De igual manera, mientras se surte esta revisión, se procede a remitir una
comunicación a los respectivos superiores jerárquicos, en aras de que estos
manifiesten las observaciones u objeciones que tengan al respecto, las cuales
deberán ser tenidas en cuenta por el Grupo de Recursos Humanos o el que
haga sus veces, el cual deberá pronunciarse al respecto.
d) Hecha la primera revisión y una vez determinados los candidatos cuyos cargos y
funciones son teletrabajables, se procede a practicar una prueba psicológica, la
cual permitirá determinar si las condiciones psicológicas del candidato permiten
que continúe con el proceso, o si, por el contrario, velando por su salud física y
psicología resulta más beneficioso descartar dicha modalidad para el
funcionario.
e) Una vez se cuentan con los resultados de las pruebas psicológicas, se procede a
programar una visita al domicilio del teletrabajador, en la cual se evaluarán tanto
por parte de la Entidad como por parte de la ARL las condiciones de seguridad y
riesgos del puesto de trabajo, de lo cual se expedirá el correspondiente informe,
el cual deberá contener las evidencias y soportes del mismo, y en el cual se
aprobará el puesto de trabajo o se realizaran las observaciones a las que haya
lugar.
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f) De igual manera, el funcionario deberá allegar un escrito en el cual manifieste la
descripción y especificaciones del ancho de la banda de red con la cual cuenta,
en aras de que la misma sea analizada por la Oficina de informática y sistemas,
para determinar si la misma es suficiente para el uso del remoto y las
correspondientes aplicaciones, o si, por el contrario, se requiere de alguna
modificación a la misma.
g) Aprobado el puesto de trabajo y las especificaciones de red, o realizados los
ajustes pertinentes, el Grupo de Recursos Humanos, procederá a proyectar el
acto administrativo a través del cual se formalizará la vinculación del funcionario
a la modalidad de Teletrabajo; dicho acto administrativo es pasado a la
Secretaria General donde se surtirá la correspondiente revisión, y
posteriormente será presentado ante el Superintendente quien de encontrarlo
correcto, procederá a suscribir el mismo, el cual será notificado al respectivo
funcionario.
h) Una vez notificado el acto administrativo al Teletrabajador, se procederá a
suscribir el acuerdo de voluntariedad entre el Teletrabajador y esta
Superintendencia, con el cual se formalizara que la inclusión del funcionario en
la modalidad de Teletrabajo, obedece a un acto puramente voluntario del
funcionario y en el cual quedará constancia de la reversibilidad del mismo, bien
sea por voluntad del teletrabajador o por necesidades del servicio, entendidas
estas como la asignación de funciones no teletrabajables, la reubicación del
funcionario, el incumplimiento de los objetivos y funciones asignadas al
teletrabajador, entre otras.
i) Una vez se encuentra debidamente notificado el acto administrativo y se ha
suscrito el respectivo acuerdo de voluntariedad, el Grupo de Recursos Humanos
o quien haga sus veces, procederá a registrar la novedad a través del portal web
de la ARL, y a su vez, remitirá un memorando informando tal situación al
superior jerárquico del Teletrabajador.
12.2. Inducción y acondicionamiento del puesto de trabajo.
a) Una vez se cuenta con el respectivo acto administrativo a través del cual se
formaliza la inclusión de un funcionario en la modalidad del teletrabajo, se fijará
fecha por parte de la oficina de informática y sistemas y el grupo de recursos
físicos, para realizar la correspondiente instalación de los equipos que le sean
asignados al Teletrabajador en su domicilio; es de anotar, que la fecha que aquí
se designe deberá ser anterior a la fecha de inicio de las labores bajo esta
modalidad.
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b) De igual manera, se procederá a realizar una capacitación antes de iniciar a
teletrabajar, al teletrabajador por parte del Grupo de Recursos Humanos o quien
haga sus veces, en compañía de la ARL sobre aspectos relacionados con la vida
saludable (hábitos) y pausas activas, en aras de que el teletrabajador continúe
con una vida sana.
c) Del mismo modo, se dictará una capacitación por parte de la oficina de
informática y sistemas sobre el manejo del acceso remoto y demás mecanismos
de TIC que serán empleados para el cumplimiento de sus funciones bajo la
modalidad de Teletrabajo y en la cual se le indicará al teletrabajador el
procedimiento a seguir en caso de requerir algún tipo de soporte técnico.
d) Es detener en cuenta, que tanto el grupo de recursos físicos como la oficina de
sistemas e informática, deberán dejar constancia de las especificaciones e
identificación de los equipos que se asigne a cada teletrabajador.
12.3. Permanencia y ejecución de teletrabajo.
a) Durante la permanencia y ejecución de la modalidad del teletrabajo, dada la
naturaleza jurídica del mismo, el teletrabajador se encuentra en la obligación de
cumplir con todas las disposiciones normativas aplicables a todos los servidores
públicos, al igual que se encuentra en la obligación de acatar todas y cada una
de las directrices que la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada
expida.
b) Lo anterior, teniendo en cuenta que, pese a que el teletrabajador ejerce sus
funciones fuera de las instalaciones de la Superintendencia de Vigilancia y
seguridad Privada, este sigue siendo funcionario activo de la Entidad, por lo que
se entiende que el lugar de su domicilio es una extensión de su puesto de
trabajo, razón por la cual, deberá acatar toda la normatividad que le resulte
aplicable.
12.4. Desvinculación.
La desvinculación o terminación de la modalidad de Teletrabajo opera en las
siguientes circunstancias:
Ejercicio de la acción de Reversibilidad (a solicitud del Teletrabajador o de su
Jefe Inmediato).
Expiración del plazo para el cual fue concedida la modalidad de Teletrabajo.
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Renuncia del Funcionario.
Destitución.
Necesidades del Servicio.
12.5. Duración.
La duración inicial para la cual se concederá la modalidad de teletrabajo será de
seis (6) meses; sin embargo, dicho periodo puede variar según las necesidades del
servicio, el perfil del teletrabajador y las funciones que desempeña el teletrabajador.
13. DERECHOS Y DEBERES.
De acuerdo con el ARTÍCULO DECIMO de la resolución No. 20183100040477 del
22 de mayo de 2018, el Teletrabajador goza de los mismos derechos que tiene
cualquier funcionario de la entidad, acordes con su tipo de vinculación a la Entidad.
Adicionalmente, cuenta con ser prioritario gozará de prioridad en las capacitaciones
específicas en materia de riesgos labórales, informática, suministro y mantenimiento
de las TIC, para lo cual el área respectiva tendrá en cuenta las necesidades
específicas de capacitación aplicables al Teletrabajador, de conformidad con la
información suministrada por este, sin dejar de lado las demás en que
voluntariamente solicite participar. El Teletrabajador recibirá una capacitación para
el ejercicio de esta modalidad, en los términos que defina el equipo líder.
13.1. Derechos Sindicales:
Teniendo en cuenta que de conformidad con lo establecido en la Ley, el
Teletrabajador cuenta con los mismos derechos y garantías que los trabajadores
que prestan sus servicios en las instalaciones de la Entidad, se hace evidente que
los teletrabajadores cuentan con los mismos derechos y garantías sindicales; por lo
que en el evento en que un funcionario que se encuentre afiliado a una organización
sindical, se acoja a la modalidad de Teletrabajo y cumpla con los requisitos para
ello, este deberá notificar a la Asociación Sindical y a su vez informar el medio que
considere más idóneo para que le sean comunicadas y notificadas las actuaciones,
reuniones y demás actividades que la organización sindical realice.
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13.2. Deberes y obligaciones del Teletrabajador:
De acuerdo con el artículo noveno de la resolución No. 20183100040477 del 22 de
mayo de 2018 los Teletrabajadores no se desprenden de su investidura de
servidores públicos, razón por la cual, les asiste el deber de acatamiento de la
Constitución Política, la ley y las disposiciones internas, así como el de conservar
incólumes sus deberes y obligaciones para con la Entidad y en particular tendrán los
siguientes deberes y obligaciones:
1. Dedicar la totalidad de la jornada laboral en la modalidad de TELETRABAJO
al desarrollo de las funciones encomendadas y rendir los informes respectivos
solicitados por su jefe inmediato, con la oportunidad y periodicidad que se
determine.
2. Diligenciar la información contenida en los formatos específicos determinados
para esta modalidad relacionada con la aplicación del TELETRABAJO.
3. Acatar las normas particulares aplicables al TELETRABAJO en lo relacionado
con la seguridad social integral, incluida la promoción de la salud y prevención
de los riesgos laborales, de conformidad con la guía que para este fin
establece la aseguradora de riesgos laborales a la cual se encuentre afiliada
la entidad.
4. Cumplir las reglas relativas al uso de equipos y programas informáticos,
protección de datos personales, propiedad intelectual y seguridad de la
información que se encuentren señaladas en la Ley o que lleguen a señalarse
mediante disposiciones internas tales como resoluciones, circulares,
instructivos y memorandos.
5. Mantener contacto diario con los servidores públicos de la Entidad que se
requiera, de manera que le permita estar informado de todas y cada una de
las actividades programadas por las dependencias internas, así como para
demostrar el cumplimiento de sus labores y metas respectivas.
6. Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la
entidad y la ARL.
7. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión,
Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST de la entidad.
8. Acompañar la evaluación y el seguimiento que determine el equipo líder a su
TELETRABAJO, su labor y cumplimiento.
9. Los teletrabajadores serán tenidos en cuenta para efectos de las
capacitaciones y demás actividades de bienestar social que esta
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Superintendencia realice, situación dentro de la cual se debe tener en cuenta,
que si este tipo de actividades se realiza en un horario diferente al que el
teletrabajador presta sus servicios en las instalaciones de la Entidad, este
deberá acudir a la respectiva actividad y posteriormente desplazarse a su
lugar de teletrabajo.
13.3. Derechos y deberes en materia de riesgos laborales:
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 884 de 2012, “Los
teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El
pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación
de Aportes –PILA–. Los teletrabajadores en relación de dependencia, durante la
vigencia de la relación laboral, deben ser afiliados por parte del empleador al
Sistema de Seguridad Social, Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, de
conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley 100 de 1993 y las normas
que la modifiquen, adicionen o sustituyan o las disposiciones que regulen los
regímenes especiales, así como a las Cajas de Compensación Familiar en los
términos y condiciones de la normatividad que regula dicha materia”.
Por su parte, el artículo 9 del Decreto 884 de 2012 establece que se debe hacer el
reporte de teletrabajadores ante las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL);
para tal fin, el empleador deberá reportar en el formulario único de afiliación,
novedades y retiro de trabajadores, la novedad de que el empleado asume la
condición de teletrabajador.
Con respecto a los riesgos laborales, la ARL entregará una guía al empleador y al
Teletrabajador, en la cual se establece la prevención y actuación en caso de riesgos
laborales en materia de teletrabajo.
13.4. Obligaciones para las partes:
13.4.1. Por parte del empleador:
Afiliar al teletrabajador al Sistema de Seguridad Social Integral, donde se
especifique la clase de riesgo del centro de trabajo del que depende el
teletrabajador conforme a la clasificación de actividades económicas
establecidas en el Decreto 1607 de 2002, o las normas que lo modifiquen,
adicionen o sustituyan. De igual forma, deberá especificar el lugar en el que se
presta el servicio. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla
Integrada de Liquidación de Aportes –PILA-.
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Diligenciar el formulario de Reporte de Novedades, indicando que el trabajador
pasa a tener la condición de teletrabajador y enviárselo a la Administradora de
Riesgos Laborales.
El empleador debe realizar la verificación de las condiciones del centro destinado
al teletrabajo, para dar cumplimiento a las condiciones de seguridad y salud en
el trabajo, con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.
Asegurar que el teletrabajador realice el Auto reporte de Condiciones de Trabajo,
para tramitar la identificación de condiciones de trabajo antes del inicio de la
labor contratada.
Allegar copia del contrato y/o acuerdo o del acto administrativo a la ARL.
Incorporar mediante Resolución, las condiciones especiales para que opere el
teletrabajo en la entidad.
Para el Sector Público, se deberán generar dos resoluciones; por un lado, una
Resolución General por medio de la cual se implementa el teletrabajo al interior
de la organización y, otra Resolución Individual de teletrabajo dirigida a cada
funcionario público incorporando las condiciones establecidas en el Artículo 3°
del Decreto 884 de 2012.
Establecer dentro de la resolución las horas diarias y los días de la semana en
que el teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa en el
marco de la jornada laboral.
Suministrar a los teletrabajadores elementos de protección personal (si es
necesario) en la tarea a realizar y garantizar que los trabajadores reciban una
formación e información adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilización
de los equipos informáticos y su prevención.
Garantizar que los equipos de trabajo suministrados a los teletrabajadores
tengan los medios de protección adecuados para la tarea a realizar.
Verificar que las condiciones locativas e higiénicas del lugar en que se va a
desarrollar el teletrabajo cumplan con las condiciones mínimas establecidas por
la ley.
Informar y dar una copia al teletrabajador de la política de la entidad en materia
de salud y seguridad en el trabajo.
Implementar los correctivos necesarios con asesoría de la Administradora de
Riesgos Laborales que se presenten en el lugar de trabajo del teletrabajador.
Definir el perfil para el teletrabajo, es decir establecer un conjunto de
características personales y de competencias profesionales que permitan que el
teletrabajador se adapte con éxito a la nueva modalidad de trabajo de
conformidad con lo descrito en el componente organizacional de este Manual.
Cumplir con las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo –SG/SST-, definidas en la normatividad
vigente, de conformidad con el Decreto 1072 de 2015.
Cumplir con todas las obligaciones establecidas en el Artículo 21 del Decreto
1295 de 1994
Reportar todo accidente de trabajo de conformidad con la legislación vigente.
Facilitar los espacios y tiempos para la capacitación de los trabajadores a su
cargo en materia de seguridad y salud en el trabajo, para participar en las
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actividades de asesoría técnica brindados por la Administradoras de Riesgos
Laborales.
13.4.2. Por parte del teletrabajador
Diligenciar el formato de Autorreporte de Condiciones de Trabajo con el fin de
determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales el
empleador implementará los correctivos necesarios, con la asesoría de su
Administradora de Riesgos Laborales.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo SG/SST de la empresa y asistir periódicamente
a los programas de promoción y prevención adelantados por la ARL.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud a
través del autor reporte de condiciones de salud.
Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los
empleadores.
Participar en la prevención de los riesgos laborales a través de los comités
paritarios de seguridad y salud en el trabajo, o como vigías ocupacionales.
Reportar accidentes de trabajo de acuerdo con la legislación vigente.
Utilizar los equipos y herramientas suministrados en forma adecuada y participar
en los programas y actividades de promoción y prevención.
Mantener su puesto de Teletrabajo de conformidad con los requisitos y
exigencias realizadas por la ARL y por la Entidad.
En general, cumplir con todas las obligaciones establecidas en el Artículo 22 del
Decreto 1295 de 1994.
13.4.3. Por parte de las administradoras de riesgos laborales - ARL
Asesorar al empleador en la determinación de los riesgos presentes en el lugar
de trabajo del teletrabajador, con el objetivo de que éste implemente los
correctivos necesarios.
Suministrar al teletrabajador y empleador la presente Guía técnica para la
promoción de la salud y la prevención de los riesgos laborales en el teletrabajo.
Asesorar al empleador para promover y divulgar las normas relativas a higiene y
seguridad en el trabajo de acuerdo a las características propias del teletrabajo.
Brindar la asesoría para el diligenciamiento adecuado del formulario establecido
para la afiliación al Sistema de Riesgos Laborales.
Asesorar al empleador en el reporte e investigación de accidentes de trabajo de
acuerdo con la Resolución 1401 de 2007.
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Desarrollar programas, campañas y acciones de educación y prevención
dirigidas a garantizar que las entidades afiliadas conozcan y cumplan las normas
y reglamentos técnicos en Seguridad y Salud en el Trabajo expedidos por el
Ministerio del Trabajo.
Desarrollar programas, campañas y acciones de educación y prevención,
dirigidas a garantizar que las entidades afiliadas cumplan como mínimo con el
desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Ofrecer capacitación básica para el montaje de la brigada de emergencias,
primeros auxilios y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Capacitar a los miembros del comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
en aquellas empresas con un número mayor de 10 trabajadores, o a los vigías
ocupacionales, quienes cumplen las mismas funciones de salud ocupacional en
las empresas con un número menor a 10 trabajadores.
Desarrollar actividades de fomento de estilos de trabajo y de vida saludables de
acuerdo con los perfiles epidemiológicos de las empresas.
Desarrollar programas regulares de prevención y control de riesgos laborales y
de rehabilitación integral en las entidades afiliadas.
Suministrar asesoría técnica para la realización de estudios evaluativos de
higiene ocupacional o industrial y diseño e instalación de métodos de control de
ingeniería según el grado de riesgo, para reducir la exposición de los
trabajadores a niveles permisibles.
13.5. Derechos y deberes respecto de las TIC:
De conformidad con lo establecido por esta Entidad en materia de las TIC, el
teletrabajador tiene derecho a que esta Superintendencia le suministre el
correspondiente equipo a través del cual el mismo prestara sus servicios a la Entidad
desde su residencia o el lugar que se escoja y determine para tal fin; así mismo, el
teletrabajador tiene derecho a recibir y contar con los accesos remotos y demás
aplicativos que sean necesarios para el correcto ejercicio de sus funciones a través de
esta modalidad.
De igual manera, el Teletrabajador tiene derecho a que se le brinde el soporte técnico y
la asesoría que este requiera, de manera eficaz y oportuna, en aras de garantizar una
correcta prestación del servicio.
Así mismo, corresponde a la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada el
mantenimiento de los equipos informáticos que esta Entidad suministrará para llevar a
cabo el teletrabajo.
Con respecto a los deberes, el teletrabajador se encuentra en la obligación de velar por
el cuidado y buen uso que se dé al equipo que le fue asignado, así como también,
deberá acatar todas las directrices y normatividades que se apliquen en materia de
seguridad de la información.
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Por otra parte, teniendo en cuenta que el Teletrabajo es una modalidad de trabajo
voluntaria que se concede a petición del funcionario, el mismo se encuentra en la
obligación de mantener los requisitos de red necesarios para la prestación de sus
servicios, los cuales son establecidos por la oficina de informática y sistemas de la
Entidad o quien haga sus veces.
Es deber del Teletrabajador, dar un uso adecuado a los equipos proporcionados por
esta Entidad, así como a las herramientas que la misma, ponga a su disposición y a
utilizarlas exclusivamente con los fines laborales definidos. En caso de efectuarse un
uso indebido de los equipos de cómputo suministrados, conforme con los lineamientos
consagrados por esta Entidad, la responsabilidad por el daño o pérdida de los mismos,
será trasladada al Teletrabajador, sin perjuicio de las acciones disciplinarias o fiscales
que procedan.
Finalmente, es deber del Teletrabajador reintegrar los equipos informáticos que se le
hayan asignado, en condiciones que permitan su funcionamiento, una vez finalizada la
modalidad de Teletrabajo.
13.6. Derecho a un subsidio:
Como quiera que el Teletrabajo implica la prestación de servicios por parte del
funcionario desde el lugar de su residencia o desde un sitio ajeno a las instalaciones de
la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada, dicha situación implica un sobre
costo en cuanto al servicio de energía del lugar desde el cual teletrabaja; por tal razón,
todo teletrabajador tendrá derecho a que se le reconozca un subsidio económico que
permita compensar tal incremento.
Para tal fin, en aras de establecer el monto del subsidio, esta Superintendencia ha
tomado como referente, la modalidad de teletrabajo implementada por la
Superintendencia de Industria y Comercio, por ser esta, la entidad pública de
condiciones similares a la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada, y en la
cual ya se encuentra plenamente instaurada la modalidad de Teletrabajo. Así las cosas,
se establece que el monto del subsidio será equivalente a DIEZ MIL PESOS M/CTE.
($10.000,oo) mensuales.
Lo anterior, teniendo en cuenta que si bien es cierto que el teletrabajo implica un
incremento en el servicio público de Energía del Teletrabajador, también es cierto que la
modalidad de Teletrabajo también representa un beneficio para el funcionario, ya que
con esta modalidad no solo se permite una conciliación entre la vida laboral y la vida
familiar del Teletrabajador, sino que a su vez, se disminuye el tiempo de desplazamiento
entre su residencia y la Entidad, esto sin hacer a un lado el hecho de que el Teletrabajo
es una figura voluntaria a la cual se accede por solicitud del funcionario y no por
imposición de la Entidad.
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14. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
Teniendo en cuenta que de conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012,
teletrabajo es la forma de organización laboral que se desarrolla en el marco de un
contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el
desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la
información y la comunicación (TIC), para el contacto entre el trabajador y empleador
sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo, de lo
cual es posible concluir que el lugar de domicilio del Teletrabajador es una extensión de
su puesto de trabajo, se hace evidente que los Teletrabajadores son susceptibles de
verse cobijados por las diversas situaciones administrativas contempladas en la Ley
tales como:
Licencias Ordinarias.
Licencias Remuneradas.
Licencias por Luto.
Licencias Deportivas.
Permiso ocasional hasta por un (1) día.
Permiso para citas médicas.
Permiso por calamidad doméstica de hasta tres (3) días. - Permiso por
matrimonio de hasta tres (3) días.
Permiso para recibir capacitación.
Permiso para asistir a actividades de Bienestar
Permiso para lactancia.
Encargos.
Comisiones.
Suspensiones.
Vacaciones. - Insubsistencia.
Destitución.
Retiro Forzoso.
Declaratoria de vacancia por abandono del cargo.
Supresión del empleo.
Renuncia.
15. JORNADA LABORAL.
En primer lugar, ha de tenerse en cuenta que, de conformidad con lo señalado por el
Departamento Administrativo de la Función Pública, “La jornada laboral en la
administración pública comprende el período de tiempo durante el cual los empleados
se encuentran a disposición de la administración en desarrollo de las funciones que les
corresponde ejercer. Su fijación es de origen legal, no solamente con el fin de que el
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servicio se preste dentro de un determinado espacio de tiempo, sino para que el
empleado disponga de un tiempo razonable para su descanso”
Por su parte, el Artículo 4 del Decreto 884 de 2012, “El empleador debe promover la
igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, acceso a mejores
oportunidades laborales y demás derechos fundamentales laborales, entre
teletrabajadores y demás trabajadores de la empresa privada o entidad pública”.
De igual manera, 2 del artículo 3 del Decreto 884 de 2012 establece que en el marco del
contrato de teletrabajo se debe establecer “…2. Determinar los días y los horarios en
que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la
responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la
jornada máxima legal”.
Por lo anteriormente expuesto, es evidente que la jornada laboral de los
Teletrabajadores, no podrá exceder del máximo legal permitido, y deberá ser acorde
con la establecida en acto administrativo para los demás trabajadores de la
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16. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.
Como quiera que el Teletrabajo es la prestación del servicio por parte de funcionarios de
la Entidad, desde un lugar de trabajo distinto a su puesto de trabajo, sin que ello
implique la separación de sus funciones y de su vínculo laboral con esta
Superintendencia, para efectos de la correspondiente evaluación de Desempeño, a los
Teletrabajadores también le será aplicada la resolución N° 20183100016347 de fecha
08 de marzo de 2018 junto con las resoluciones que las modifiquen, adicionen o
sustituyan.
17. REVERSIBILIDAD.
Teniendo en cuenta que de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo
6 de la Ley 1221 de 2008 la vinculación al Teletrabajo es de tipo voluntario, en el evento
en que el empleador o Teletrabajador deseen dar por terminada la modalidad, deberán
comunicar tal situación a la otra parte.
Cuando la solicitud de reversibilidad de Teletrabajo provenga del jefe inmediato o del
Teletrabajador, deberá enviar notificación de la decisión a la Secretaria General – Grupo
de Recursos Humanos con una antelación de quince (15) días hábiles a través de la
cual se justifique la razón por la cual desea dar por terminada la modalidad.
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De igual manera, cuando la solicitud de reversibilidad provenga de la administración,
esta deberá comunicarse al respectivo Teletrabajador con una antelación de quince (15)
días hábiles, en la cual se informarán las razones de tal proceder y se le indicará la
fecha exacta en la que deberá retomar sus labores en las instalaciones de la Entidad.
18. REGISTRO DE TELETRABAJADORES.
El Grupo de Recursos Humanos, se encargará de llevar el registro de los
Teletrabajadores al servicio de la Entidad; en dicho registro se incluirá la información
correspondiente a la identificación de cada Teletrabajador, la ubicación de su puesto de
trabajo, los teléfonos de contacto, las fechas de vigencia del mismo, la modalidad
aplicable (identificando plenamente los días que deberá realizar sus labores desde su
domicilio y los días que lo hará en la Entidad), la identificación de los equipos de
cómputo que le fueron asignados, entre otros.