MANUAL DE USUARIO

MÓDULO: ASIENTOSAbril 2012

ObjetivoEl sistema está orientado a aquellas empresas que se encargan de llevar adelante diversos cursos y que necesitan conciliar los pagos efectuados por sus alumnos, a través de Entidades Financieras, contra los pagos administrativos realizados por la organización. Lleva adelante el control de la facturación a los inquilinos, teniendo en cuenta las siguientes operaciones:

Facturación de alquileres.

Facturación de expensas.

Características del Sistema Integrado con el Sistema Contable y de Gestión Fácil Account, del cual toma

algunas tablas para obtener determinados datos. Velocidad de carga de datos optimizada. Manejo de niveles de seguridad. Base de datos SQL 2000/2005 Windows 9x (98, 98Se, Me). Windows NT (NT 4.0, 2000, XP).

IMPORTANTE:

El usuario debe tener instalada la versión 4.0 del Microsoft .NET Framework.

1. Login

Antes de ingresar al módulo, se deberá crear una carpeta llamada Asientos en la ruta C:\FacilAccount y dentro de la misma pegar los archivos que muestra la imagen:

Dentro de la carpeta denominada Archivosarte se deberán crear las siguientes subcarpetas:

Archivos El Curso: aquí se guardan los archivos correspondientes a Pagos Cerrados, Gastos Cerrados y Pagos Administración. Estos provienen del sistema El Curso.com y tendrán extensión xml. Se tendrá en cuenta que para el caso de Pagos Administración, el sistema deberá trabajar bajo la modalidad de eliminación de registros e incorporación de la información nueva, para los demás se verificará que el dato no esté repetido.

Entidades Financieras: esta carpeta contendrá 4 subcarpetas, las cuales corresponderán a cada una de las entidades financieras con las que trabaja la fundación (Pago Fácil, Pago Mis Cuentas, Rapipago y Visa). Dentro de cada carpeta se deberán guardar para luego procesar, los archivos de cada una de las mismas. En el caso de las tres primeras, tendrán formato .txt, en cambio los archivos pertenecientes a Visa serán del tipo .csv. Los archivos contienen la información: Fecha + DNI + Importe.

Para poder entrar al sistema y poder utilizarlo es necesario revisar el correcto seteo del archivo Asientos.exe.config. Abriéndolo con el Bloc de Notas podremos verificar que estamos accediendo a la base de datos y al servidor correcto.

Una vez verificada la configuración para poder ingresar al módulo, el sistema nos presentará la siguiente pantalla:

Seleccionando el Ejercicio, Usuario y Password y presionando entraremos al módulo, el cual nos desplegará la pantalla que mostramos a continuación:

2. Asientos

2.1 Ingresar Archivo

Al ingresar al Menú mencionado, el sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

2.1.1 Entidades Financieras

Desplegando la flecha, debemos seleccionar el tipo de archivo que queramos ingresar (Pago Fácil, Pago Mis Cuentas, Rapipago y Visa).

Elegimos la entidad y luego presionamos el botón para ir a buscar el archivo a la carpeta C:\FacilAccount\Asientos\Archivosarte\Entidades Financieras\Visa.

Lo seleccionamos y presionando el botón , el sistema procesará el archivo marcado.

En caso de que todos los datos estén correctos, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Aclaración: En caso de que se procese dos veces el mismo archivo, este no se duplicará.

Este proceso importará toda la información a una Tabla FAV_COBRO_ENTFIN, donde el campo EST_PROCESADO lo llenará con NULL y donde las Entidades financieras serán las descriptas anteriormente:

Rapipago (RAPI) PagoFacil (PFAC) Pagomiscuentas (PAMC) Visa (VISA)

Observaciones: En negritas se describe el código de Forma de Pago.

Luego esta información se utilizará en el proceso de Conciliación a los efectos de comprar los pagos de las Entidades Financieras con los Pagos de Administración efectuados.

2.1.2 Gastos

En esta solapa presionamos directamente el botón para ir a buscar el archivo a la carpeta C:\FacilAccount\Asientos\Archivosarte\Archivos El Curso

Lo seleccionamos y presionando el botón , el sistema procesará el archivo marcado.

En caso de que todos los datos estén correctos, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Aclaración: En caso de que se procese dos veces el mismo archivo, este no se duplicará.

Este proceso importará toda la información a una Tabla FAV_GASTOS_ELCURSO para luego generar los asientos correspondientes en el Módulo Contable.

Para este caso, a la hora de hacer la validación de los datos, el sistema verificará que el dato no esté repetido.

2.1.3 Pagos Administración

En esta solapa presionamos directamente el botón para ir a buscar el archivo a la carpeta C:\FacilAccount\Asientos\Archivosarte\Archivos El Curso

Lo seleccionamos y presionando el botón

, el sistema procesará el archivo marcado.

En caso de que todos los datos estén correctos, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Aclaración: En caso de que se procese dos veces el mismo archivo, este no se duplicará.

Este proceso importará toda la información a una Tabla FAV_PAGOS_ADM_ELCURSO para luego conciliar los datos contra la

tabla del punto 2.1.1.

Para este caso, a la hora de hacer la validación de los datos, el sistema trabajará bajo la modalidad de eliminación de registros e incorporación de la información nueva.

2.1.4 Pagos Cerrados

En esta solapa presionamos directamente el botón para ir a buscar el archivo a la carpeta C:\FacilAccount\Asientos\Archivosarte\Archivos El Curso

Lo seleccionamos y presionando el botón , el sistema procesará el archivo marcado.

En caso de que todos los datos estén correctos, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Aclaración: En caso de que se procese dos veces el mismo archivo, este no se duplicará.

Este proceso importará toda la información a una Tabla FAV_PAGOS_CERRADOS_ELCURSO para luego generar los asientos correspondientes en el Módulo Contable.

Para este caso, a la hora de hacer la validación de los datos, el sistema verificará que el dato no esté repetido.

2.2 Conciliación

Al ingresar al Menú mencionado, el sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

La información presentada en pantalla será la obtenida de la TABLA PAGOS (ESTADO ADMINISTRACION) y TABLA ENTIDADES FINANCIERAS. El sistema va a machear por FECHA + DNI + IMPORTE + AULA.

El objetivo de esta pantalla es ayudar a detectar las diferencias que

vienen entre los pagos de las entidades financieras y lo informado por el curso.

El sistema “limpiará” todas aquellas filas en las cuales la columna Diferencia sea igual a 0. Eso querrá decir que el curso ya está pago.

Presionando es posible exportar la grilla a una archivo del tipo csv para luego levantarlo desde Excel y así poder cotejar correctamente los datos.

En caso de tener el Office 2007, este proceso se hace desde la Solapa Datos, Opción Obtener Datos Externos, Desde Texto, como se muestra a continuación:

Aquí presionamos Importar y se nos irán abriendo las siguientes

pantallas:

Presionamos Siguiente…

Presionamos Siguiente…

Presionamos Finalizar…

Presionamos Aceptar y listo.

Al presionar el botón el sistema va a comparar los

datos de las tablas PAGOS (ESTADO ADMINISTRACION) y ENTIDADES FINANCIERAS y para la información que encuentre en ambas, según filtros de AULA, INSTRUCTOR, TIPO PAGO, DIFERENCIA y FORMA DE PAGO, en la tabla de FAV_COBRO_ENTFIN (COBRO DE ENTIDADES FINANCIERAS), va a actualizar el campo de EST_PROCESADO en 'P'. Los registros que se hayan cambiado a 'P' ya no volveran a aparecer en la Conciliación.

2.3 Ingresar Asientos desde Pagos Cerrados

Al ingresar al Menú mencionado, el sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

Aquí se mostrarán aquellas liquidaciones que ya estén habilitadas para generar los asientos contables ó sea aquellas que están cerradas en el sistema WEB.

Al presionar el botón se generarán los asientos contables de cada uno de los comprobantes.

Se genera un asiento por aula por fecha.

Datos del Asiento Cabecera: el número de comprobante es el número de aula y la fecha es la fecha del aula.

Datos de los Ítems de los Asientos: Vendrá del sistema WEB los datos de las cuentas contables de las formas de pago y el importe, en el campo de observaciones ira el tipo de Aula y el instructor.

Datos de las Unidades de Negocio de los ítems: Vendrá en el sistema WEB como unidad de negocio la ZONA y como Centro de Costo el tipo de AULA, además se prevé que venga un % en el cual el sistema asignara él % del importe del pago a ese unidad de negocio y el saldo ira al unidad de negocio PAIS.

Nota: Este proceso al generar el asiento, asignará a ese movimiento el número de asiento con el fin que quede relacionada la Tabla de Pagos con el Asiento Contable.

Reglas y Restricciones del Negocio:

No generar un asiento de un cobro que ya se generó. No generar asientos desbalanceados. No tomar cuentas contables que no sean imputables. La fecha del comprobante debe pertenecer estar dentro del rango del

ejercicio habilitado. Debe existir el código de comprobante importado en el asiento. Las unidades de negocio y los centros de costos deben estar

relacionados a las cuentas.

2.4 Ingresar Asientos desde Gastos

Al ingresar al Menú mencionado, el sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

Aquí se mostrarán aquellas liquidaciones que ya estén habilitadas para generar los asientos contables ó sea aquellas que están cerradas en el sistema WEB.

Al presionar el botón se generarán los asientos contables de cada uno de los comprobantes.

Se genera un asiento por aula por fecha.

Datos del Asiento Cabecera: el número de comprobante es el número de aula y la fecha es la fecha del aula.

Datos de los Ítems de los Asientos: Vendrá del sistema WEB los datos de las cuentas contables de las formas de pago y el importe, en el campo de observaciones ira el tipo de Aula y el instructor.

Datos de las Unidades de Negocio de los ítems: Vendrá en el sistema WEB como unidad de negocio la ZONA y como Centro de Costo el tipo de AULA, además se prevé que venga un % en el cual el sistema asignara él % del importe del pago a ese unidad de negocio y

el saldo ira al unidad de negocio PAIS.

Nota: Este proceso al generar el asiento, asignará a ese movimiento el número de asiento con el fin que quede relacionada la Tabla de Pagos con el Asiento Contable.

Reglas y Restricciones del Negocio:

No generar un asiento de un cobro que ya se generó. No generar asientos desbalanceados. No tomar cuentas contables que no sean imputables. La fecha del comprobante debe pertenecer estar dentro del rango del

ejercicio habilitado. Debe existir el código de comprobante importado en el asiento. Las unidades de negocio y los centros de costos deben estar

relacionados a las cuentas.