MANUAL DE USUARIO

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Bienvenido

Estimado/a usuario,

Ser dinámico es el único camino hacia el éxito en todos los ámbitos con

miras al futuro, los negocios requieren alcanzar y ante todo mantener un ritmo

constante que las empresas de mayor éxito marcan a cada instante, Sicaja® POS

empodera a los emprendedores y empresas en crecimiento de un increíble

dinamismo entorno a la gestión de todos los procesos administrativos de una

empresa.

Sicaja® POS está diseñado para gestionar los registros de las transacciones

de ventas, compras, cualquier movimiento de dinero o de inventario, así como los

registros de clientes, proveedores y empleados, además de llevar un control exacto

de todo lo relacionado a inventarios, de manera que se cuente en todo momento

con la información necesaria para el correcto manejo de una empresa o negocio

sin importar su tamaño, haciendo uso de esta información cuando más lo necesite,

de forma práctica y eficiente.

Tiene nuestra palabra que estaremos disponibles para usted en cualquier

duda respecto al uso de esta magnífica herramienta de software, por lo que nunca

le dejaremos solo en el camino. La asistencia técnica es proporcionada en línea a

través nuestro sistema de tickets de soporte: sicaja.zendesk.com para ello solo

basta con registrarse y comenzar a disfrutar de este servicio al instante, también

puede contactarse con nosotros al correo soporte@sicaja.com donde resolveremos

con mucho gusto todas sus dudas sobre el uso del software Sicaja® POS. Es muy

importante aclarar que para la solución de problemas en Sicaja® POS contamos

con servicio de soporte avanzado (directo de fabrica) vía telefónica y a través de

Teamviewer® a costos muy accesibles en pago por evento o pólizas mensuales.

El sistema Sicaja® POS fue desarrollado para ser de fácil uso y súper

intuitivo, sin embargo el presente documento proporciona al usuario toda la

información técnica necesaria para el máximo aprovechamiento de nuestro

producto. Manténgase al tanto de los cambios de este documento en los medios

oficiales de Sicaja® POS website: sicaja.com FB: SicajaPos

Bienvenido/a a Sicaja® POS el software administrativo de alto desempeño.

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Tabla de Contenido

Qué requerimientos técnicos necesito para instalar Sicaja® POS…. 6

En mi equipo de cómputo (Unicaja) 7

En red (Múlti Caja) 7

En Sucursales (Red WAN) 8

En una Tablet 8

Instalando Sicaja POS… 9

Actualizando el sistema Primer uso 12

Descargando y Aplicando Actualización: 12

Validando mí Licencia 13

Explorando Sicaja POS… 14

Componentes del Menú principal. 15

Configurando Sicaja POS… 16

Configuraciones Iniciales del Sistema 17

Cuentas de Usuario. 18

Explorando el Módulo de Configuración 20

Habilitar Funciones de Inicio 22

Configurar funciones para los módulos de Venta y Compra 23

Aplicar Cargos en pago con Tarjeta. 23

Configurando impresoras 25

Impresora de ticket 26

Configurando Torreta 28

Cajón de Dinero 28

Configurando Báscula Electrónica 29

Configurando Cuenta de Correo 30

Personalizando imagen de Inicio del menú principal 31

Verificador de Precios 31

Registrando Métodos y Condiciones de Pago 32

Registrando Categorías 33

Registrando Unidades de Medida 34

Configurando Sistema de Facturación CFDI 35

Configurando el Servicio Venta de TAE 39

Registrando a tus primeros proveedores… 42

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Conociendo el formulario Proveedor 43

Importando Proveedores desde Excel 43

Administrando productos 45

Conociendo el formulario “Artículo” 46

Importando artículos desde Excel 48

Cómo Editar o modificar un producto 48

Cómo deshabilitar o habilitar un artículo 48

Administrando Ubicaciones 49

Habilitando funciones específicas 50

Habilitando Funciones Especiales 53

Registrando a tus primeros clientes… 56

Conociendo el formulario Clientes 57

Importando Clientes desde Excel 58

Cómo autorizar y limitar las compras de tus empleados 59

Vendiendo… 61

Cómo acceder a tu Terminal Punto de Venta 62

Cómo habilitar un corte. 62

Como realizar y registrar una venta. 63

Cómo relacionar un Cliente a la venta en curso 66

Cómo asignar un vendedor a la venta en curso 67

Cómo aplicar descuentos 68

Como atender a varios clientes al mismo tiempo 68

Como vender un Artículo Genérico 69

Como vender un producto con Pesaje 69

Como consultar la información de un artículo. 69

Cómo registrar una Cotización desde el TPV 70

Cómo consultar Ventas pasadas 70

Cómo realizar una devolución 70

Cómo autorizar crédito a tus clientes 71

Registrando una venta a credito 72

Registrar un abono o liquidar un adeudo 72

Registrando un abono 72

Liquidando un Adeudo 73

De cliente a Socio 73

Administrando tu Inventario… 74

Artículos próximos a caducar 75

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Ofertas de hoy 75

Inventario bajo 75

Más vendidos 75

Editar costos extras 75

Consultar Artículos vendidos por sucursal 75

Agregar Mercancía 76

Restar Mercancía 76

Consultar tu inventario 76

Realizar Inventario 76

Facturando Ventas… 78

Corte de caja… 82

Administración General… 84

Ventas 85

Explorando el módulo Ventas 85

Historial de Ventas 86

Facturar ventas 87

Cotizaciones 89

Notas de Venta 91

Facturas 92

Cuentas por Cobrar 93

Compras 95

Explorando el módulo Compras. 95

Historial de Compras 95

Pedidos 96

Devoluciones 99

Cuentas Por Pagar 100

Movimientos en Caja 102

Movimientos de Caja 102

Conceptos 103

Métodos y Condiciones de pago 103

Cortes de Caja Registrados 104

Control de Sucursales 106

Operando desde el Servidor Central 107

Explorando el módulo Sucursales 107

Como realizar traspasos de mercancía. 109

Operando desde la Sucursal 112

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Como aperturar y marcar el cierre de una caja 113

Como registrar la captura del inventario Cíclico 114

Cómo dar de alta un Cliente 117

Como realizar y registrar un resguardo de Efectivo 118

Submódulos Adicionales 119

Rutas de Reparto 120

Información complementaría 123

Manejo de la TPV Opcional 124

Registrando Mesas y/o habitaciones: 125

Registrando Empleados 126

Administrando órdenes, habitaciones y cuentas 127

Cobrando una cuenta. 129

Evaluación DEMO 130

Recuperar los Registros de la versión demo 130

Manejo de la Plantilla en Excel 131

Exportando Datos 132

Servicios Profesionales (Sesión remota) 134

Guía de detección de errores, advertencias y Soluciones 135

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Qué requerimientos técnicos necesito para instalar

Sicaja® POS….

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En un solo PC (modo Unicaja)

Es requerido un equipo con las siguientes características:

En red (Múlti Caja)

Para la modalidad multi-caja sugerimos un equipo con las siguientes características:

También es necesario que disponer de:

Una red de área local (LAN), a través de cable Ethernet o acceso inalámbrico.

Sistema Operativo: Windows: 7, 8.1,10 (32 o 64 bits)

Procesador: Vel. = a 2 GHz o superior

Espacio en Disco Duro: 2000 Mb de espacio libre para la instalación y uso.

Memoria RAM:

a 32 bits 1 o 2 Gb

a 64 bits 2 o 4 Gb

Ethernet: 100 Mbps Ethernet (conector RJ45)

Sistema Operativo Windows: 7, 8.1,10 /Preferentemente Windows Server 2003,2008, 2012

Procesador Vel. = a 3.0 GHz o superior

Espacio en Disco Duro 5000 Mb de espacio libre para la instalación y uso.

Almacenamiento externo para backups: Opcional

Memoria RAM

a 32 bits 2 Gb

a 64 bits 4 Gb

Windows Server min 4 Gb.

Ethernet 100/1000 Mbps Ethernet (conector RJ45)

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Un switch o router que permita establecer comunicación entre los equipos de cómputo.

En Sucursales (Red WAN)

En una Tablet TABLETAS CON SISTEMA OPERATIVO WINDOWS

Equipo

Servidor Central/Matriz Servidor x Sucursal

Caja adicional

Sistema Operativo Windows v. 7, 8.1 /Windows Server

2003,2008, 2012

Windows 7, 8.1 (32 o 64 bits)

Procesador Vel. = a 3.0 GHz o superior Vel. = a 1 GHz o superior

Espacio en Disco Duro 5000 Mb de espacio libre para la

instalación y uso.

Almacenamiento externo: Opcional

2000 Mb de espacio libre para la

instalación y uso.

Almacenamiento externo: Opcional

Memoria RAM

7, 8.1 a 32 bits 1 o 2 Gb

7, 8.1 a 64 bits 2 o 4 Gb

Windows Server min 4 Gb.

7, 8.1 a 32 bits 1 o 2 Gb

7, 8.1 a 64 bits 2 o 4 Gb

Ethernet 100/1000 Mbps (conector RJ45) 100/1000 Mbps (conector RJ45)

Sistema Operativo Windows: 8 o superior

Procesador Vel. = a 1.0 GHz o superior

Espacio en Disco Duro 1000 MB

Memoria RAM 2 Gb

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Instalando Sicaja® POS…

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1. Recibido el correo de confirmación de compra

descargue el instalador con ayuda del link o enlace

descrito como contenido de este correo.

2. Una vez que la descarga del archivo haya

finalizado, ejecute el instalador

Sicaja2016_0600.exe

3. Mostrado el Asistente de Instalación debera hacer

clic en Siguiente.

4. Lea los términos del acuerdo de Licencia descritos,

tras aceptar dicho acuerdo podrá continuar con la

instalación.

5. Describa el nombre del usuario y organización

titular del sistema y de clic en Siguiente.

6. Para continuar indique en que carpeta se instalara

el sistema, sugerimos sea en la carpeta descrita, una

vez más mas de clic en Siguiente.

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7. Confirme la carpeta del Menú Inicio, clic en

Siguiente.

8. Seleccione las tareas adicionales de acuerdo a sus

requerimientos y haga clic en Siguiente.

9. Revise los elementos previamente asignados y de

clic en Instalar. El proceso de instalación solo dura

unos cuantos segundos.

10. Para salir del asistente de instalación haga clic en

Finalizar y continue con el proceso de validación

y activación de su licencia.

Recomendado para usuarios que

operan bajo una licencia estándar

Recomendado para usuarios que

operan bajo una licencia servidor.

(Habilitar en equipos cliente y equipo

servidor)

Recomendado para usuarios que

operan bajo una licencia servidor

(Habilitar exclusivamente en equipos

servidor)

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Actualizando el sistema Primer uso

Actualizar tu sistema Sicaja POS es sumamente importante, con la actualización se cargan las mejoras recién

integradas al sistema, a su vez se incluyen algunos archivos adicionales que permiten la validación y activación

exitosa de su Licencia de uso.

“Este proceso deberá ser implementado posterior a la instalación o reinstalación del software”

Importante: Si por alguna razón te ves obligado a formatear tu equipo de cómputo, reemplazar el disco duro o

simplemente cambiar de equipo y aún dispones del tiempo de validez para usar tu Sicaja® POS, te sugerimos:

Realizar una copia de seguridad de la carpeta raíz Sicaja: Para ello deberás ingresar al disco local o unidad

"C” de tu equipo, te recomendamos sea en una unidad externa.

Asegurarte que cuentas con el número de licencia: te sugerimos buscar esta información en la cuenta de

correo con la cual gestionaste la compra o bien hacer un respaldo tras ingresar al módulo de Configuración,

localizado el apartado licencia solo deberás posicionar tu cursor sobre el número y hacer un clic para

seleccionar y poder copiar este dato.

Desactivar temporalmente tu Licencia: Ingrese al módulo de Configuración

y acceda a la pestaña sistema, localice y de clic sobre la opción

Mantenimiento. Mostrado el contenido de este apartado podrá visualizar

la opción Desactivar (Trasladar Licencia) presione o haga clic sobre este

botón, valide la operación y espere la confirmación por parte del sistema.

Descargando y Aplicando Actualización:

Importante: Proceso realizado solo por el personal de soporte calificado.

Si ya eres cliente nuestro y realizaste la instalación del programa te sugerimos contactar a nuestro personal de soporte

para poder cargar la actualización y dar continuidad a la activación de tu licencia.

Puedes establecer contacto con este departamento a través de un ticket por medio de tu sesión desde nuestra página

web oficial, enviando un correo electrónico a soporte@sicaja.com o bien a través de nuestra línea de atención (+52)

953 53 4 30 33 solicitando la actualización primer uso.

Atendida su solicitud personal del departamento de soporte se conectara de forma remota a su equipo y aplicará la

actualización.

Tiempo aproximado del proceso: 10 min.

Previo a finalizar la sesión remota el encargado de brindarle este servicio le notificará que el sistema está listo y en

espera de la activación de la licencia.

“La sesión brindada está limitada únicamente a la carga y aplicación de la actualización hacia el primer uso” Consulte

el contenido del presente manual para conocer las funciones y alcances por cada módulo que se integra en el sistema.

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Validando mí Licencia

1. Mostrada la siguiente pantalla haga clic sobre la opción

Si y continúe con el proceso.

2. Si dispone de una clave valida haga clic sobre la opción

Si y continúe con el proceso.

3. Describa su núm. de Licencia.

4. Espere la confirmación por parte del Sistema.

5. Espere a que la aplicación se reinicie.

Para finalizar y comenzar la interacción con el software Sicaja cierre el formulario de la agenda y espere unos segundos hasta

que en pantalla visualice el sig. Formulario:

Haga clic en Aceptar y aplique las configuraciones

iniciales…

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Guía de detección de errores y soluciones

Explorando Sicaja® POS

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Componentes del Menú principal.

1. Barra de Menú: Te permite realizar ajustes básicos del sistema.

2. Panel de navegación: Te permite acceder a los diversos módulos que integran esta suite.

Botón menú principal: Permite regresar de manera inmediata a la interfaz del menú principal.

Botón Finalizar: Permite finalizar la sesión y salir de la aplicación. 3. Área de trabajo: 4. Sección de Pestañas: Permite cambiar y visualizar rápidamente la interfaz de las actividades que se estén

realizando.

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Configurando Sicaja® POS…

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Configuraciones Iniciales del Sistema

Tan pronto te encuentres en el menú principal te sugerimos revisar y describir el carácter separador que ajusta el

formato de números que el sistema empleará en tus próximos registros.

Desde la barra de menú haz clic sobre Opciones - Configuración e indica el carácter coma (,) para separar la cantidad

que expresa los Miles y el carácter punto (.) para decimales. Asignada esta información haz clic en Aceptar.

Referencias visuales:

Si en tu empresa se empleó un sistema en red, esta configuración deberá realizarse desde la opción Ver – Personalizar.

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Cuentas de Usuario.

Probablemente una de las configuraciones de mayor importancia se centre en el manejo y seguridad de tu información,

sobre todo cuando no te es posible estar al tanto de las operaciones que realice tu personal, razón por la cual te

sugerimos implementar el uso del sistema a través de diferentes cuentas y tipos de usuario.

Cada usuario puede tener asignado permisos de acuerdo al criterio del administrador del sistema e inclusive una interfaz

de uso exclusiva.

Para comenzar es necesario ingresar al apartado de nos permite administrar nuestros usuarios. La imagen situada en la parte superior de este texto te indica cómo hacerlo.

Por defecto el sistema asume el nombre de usuario descrito al inicio del sistema como el administrador y lo asocia al grupo de usuarios denominado Supervisores:

Para conocer los privilegios de la cuenta administrador y/o asignar una contraseña de acceso, deberás seleccionar desde el apartado usuarios el nombre o registro de esta cuenta y hacer clic en Modificar.

Identifica el campo palabra clave describe tu contraseña y resguarda los cambios haciendo clic en Aceptar.

La próxima vez que inicies sesión podrás acceder con tu nueva configuración.

Si por algún motivo olvidas la contraseña del usuario "Administrador" será necesario nos contactes enviando un correo electrónico a soporte@sicaja.com para proporcionarte la solución.

Pese a que el sistema te permite crear usuarios y grupos de usuario en el orden que sean requeridos, no olvides relacionar esta información durante el registro.

¿Cómo crear un Nuevo Grupo de usuarios?

Desde la sección Grupo de usuarios haz clic sobre el botón Nuevo:

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Describe el nombre que asignaras a este grupo, y haz clic en Aceptar.

¿Cómo Registrar un Usuario?

Desde la sección Usuarios haz clic sobre el botón Nuevo:

El sistema mostrará en pantalla el formulario usuario con los campos en blanco y listos para ser completados.

1.1 Comienza describiendo el Nombre de usuario

que tu empleado utilizará para acceder al sistema.

1.2 De manera opcional puedes o no asignar una contraseña de inicio de sesión de tu empleado. (Campo palabra clave)

1.3 Defina el nivel de privilegio. (Escala recomendada: Administradores 100, Otros 90).

1.4 Asigne grupo de Usuario: Haga clic sobre el botón situado al costado derecho de este campo para desplegar el menú de los grupos registrados en el sistema, seleccione y asigne grupo.

1.5 Asigne el menú inicial: Haga clic sobre el botón situado al costado derecho de este campo seleccione del menú desplegable el valor que se ajuste al usuario

1.6 Habilite permisos: Marque las casillas que considere funcionales para su empleado, y haga clic en Aceptar.

1.7 Para finalizar verifique el registro del usuario al sistema.

Reinicie Sicaja POS pero esta vez trate de iniciar sesión con los datos de su empleado previamente configurados (Nombre de usuario y contraseña) Para eliminar o editar los permisos de un usuario registrado en sistema solo deberás seleccionar el grupo al cual fue asignado, identificarlo, seleccionarlo desde la sección Usuarios y hacer clic en el botón correspondiente:

90

CARLOS

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Importante: Esta configuración solo se limita a la configuración de uso: Unicaja (para Cliente-servidor, Offline y Cajas de alto rendimiento solicite soporte avanzado)

Explorando el Módulo de Configuración

Naturalmente Sicaja® POS integra un módulo de Configuración. Esta a su vez está compuesta por 2 pestañas, la primera

de ellas la denominamos:

1. Datos de empresa: Tal y como su nombre lo indica este apartado te permite editar los datos generales de tu empresa, ten presente

que esta información es la que se mostrará en los documentos impresos que se generen al utilizar el sistema:

Notas de venta, Cotizaciones, Pedidos, Facturas, entre otros.

Referencia Visual:

“””””Desde esta pestaña también podrás conocer tu núm. de licencia adquirida y por supuesto cuando

expira”””””

Otro dato que podrás obtener y editar si es necesario es aquel que te permite definir el Tipo de empresa:

Los cambios que ocurren al elegir entre estos tipos de empresa se manifiestan en las funciones que se agregan o restan en el formulario de artículos:

Números de serie

Modelos

Tallas

Claves

Marcas de

Año

Colores

Subclases

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vehículos.

Sustancias.

Además del cambio en la pestaña despiece de artículos compuestos ya que al elegir el tipo 3 cambia a “insumos o desglose de combo packs” y cuando se elige refaccionaria cambia a despiece de kits.

La pestaña…

2. Sistema: Permite conocer, gestionar, habilitar y personalizar el uso de la aplicación cuando el operador o titular del sistema

lo requiera. La interfaz de esta apartado integra distintos conceptos catalogados en pestañas de fácil acceso con

las que podrá de manera general:

Estas funciones se han descrito de manera aleatoria en el presente documento bajo temas que permitan su posible uso.

Habilitar funciones de Inicio Activar la función “Pasarela de imágenes” de tu inventario bajo o próximos a caducar. Definir un monto límite para que tus empleados realicen de manera inmediata un resguardo.

Configurar funciones para los módulos de Venta y compra como: Precios sugeridos según el tipo de cliente. Administrar el No. De impresiones de tickets que emite el sistema. Definir el código del Cliente por defecto y aplicarlo por grupo de usuarios. Habilitar el uso del cajón, báscula electrónica y torreta. Permitir o no a los usuarios del sistema poder eliminar partidas, eliminar ventas y realizar

cancelaciones a través de una contraseña general definida por el administrador del sistema. Aplicar Cargos en pago con Tarjeta. Configurar tus credenciales del servicio Venta de TAE.

Configurar funciones y asignar valores al módulo Inventarios. Configurar los días faltantes para la alarma de caducidad. Habilitar la función “apartar mercancía en cotizaciones” Habilitar la función que permite generar pedidos de compra automáticamente al vender. Habilitar la función que permite actualizar los precios de los artículos de tus compras recibidas.

Definir valores adicionales para tus clientes cómo: Porcentaje otorgado en puntos a Socios. Autorizar a tus clientes compras sin límite de crédito.

Informarse de los conceptos predeterminados del sistema, definir métodos y condiciones de pago predeterminadas para remisiones y facturas.

Habilitar el manejo de múltiples cajas para la modalidad multicaja.

Configurar y establecer una cuenta de correo. Configurar el sistema de Timbrado.

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Habilitar Funciones de Inicio Sistema: Pestaña Inicio

Mostrar artículos en Inicio Esta sección permite habilitar una de las tantas funciones novedosas que solo Sicaja POS ofrece a sus clientes,

"Pasarela de Imágenes y nombres de artículos con bajo inventario y/o próximos a caducar", esta función es

muy útil para la rápida rotación de mercancía antes de su caducidad o antes de que haga falta en su almacén.

¿Cómo funciona?

Al habilitar una de las opciones descriptivas, el sistema mostrará una pequeña ventana en el menú principal

(solo cuando existan artículos que cumplan con esta condición) mostrando cada 2 segundos la respectiva

imagen y nombre del artículo.

Avisos De manera opcional puede habilitar o no la ventana emergente de

notificaciones que Sicaja integra en su sistema:

Estas notificaciones se aplican a: Ventas, Compras y cotizaciones vencidas, para definir los días de aviso es

necesario trasladarse a la pestaña Ventas/Compras – Más configuraciones y editar los recuadros

correspondientes:

Monto para resguardo Este pequeño apartado te permite como administrador del sistema especificar la cantidad de dinero que el usuario estándar (cajero) deberá retirar de su caja local y resguardarlo físicamente en otro lugar.

¿Cómo funciona?

Nuevo

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Cada vez que el sistema identifique un ingreso de efectivo en caja superior o igual al monto de resguardo previamente descrito este mostrará una pequeña ventana indicando que el usuario en curso debe realizar un resguardo tan pronto le sea posible. El proceso es muy sencillo: Desde la pantalla o terminal punto de venta el usuario en curso solo deberá hacer clic sobre el botón Más opciones, ingresar al apartado Realizar Resguardo, especificar la cantidad a retirar e imprimir el comprobante del mov. en caja realizado. Como administrador del sistema podrás consultar este y otros movimientos en caja desde el módulo Flujo de Caja.

Configurar funciones para los módulos de Venta y Compra Sistema: Pestaña Ventas/Compras-Avanzadas

Aplicar Cargos en pago con Tarjeta. Antes de integrar esta configuración en tu empresa te sugerimos asesorarte con un especialista en el tema puesto que

aplicar estos cargos pueden estar o no autorizados.

Tal y como se muestra en la imagen realizar la

configuración es tan simple como:

1. Describir los porcentajes que se aplicarán al

total en venta tras elegir algún tipo de

tarjeta.

2. Describir una leyenda que permita a tus

clientes identificar dicho cobro.

¿Cómo funciona?

Durante el proceso de cobro solo se requiere que el operador en curso seleccione el método de pago que utilizará el

cliente:

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Registrado el cobro tanto el cliente como el operador y/o administrador del sistema podrán identificar dentro del

registro de su venta el concepto definido durante la configuración.

Referencias visuales (Método de pago utilizado: Tarjeta de Crédito)

Operador en curso:

Administrador del Sistema

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Configurando impresoras Sistema: Ventas/Compras

Sicaja POS te permite emitir comprobantes de Venta a tus clientes e imprimirlos tal y como lo hacen las grandes tiendas comerciales. El sistema soporta cualquier impresora que tengas configurada en Windows, lo que facilita la impresión de tus comprobantes y de los formatos que Sicaja integra: Cotizaciones, Remisiones, Facturas, Pedidos, Reportes, etc. Cada apartado contempla la función imprimir y te permite seleccionar la impresora que mejor se ajuste a la actividad que estés realizando.

De forma opcional puedes o no asignar impresoras directas hacia tus impresiones.

Esta configuración deberás realizarla desde la barra de menú haciendo clic en la opción Asignar Impresoras, mostrada en pantalla la ventana “Configuración de Impresora” podrás seleccionar la impresora lógica que requieras y asociarla a la impresora física con la ayuda del botón conectar.

Cómo ejemplo realizaremos la asignación y Configuración de su:

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Impresora de ticket

1. Asigne impresora: Desde la barra de menús haga clic en Archivo, seleccione la opción Asignar impresoras.

2. Especifique impresora lógica: Mostrada la ventana "Configuración de Impresora" seleccione Tickets de Ventas y haga clic en Conectar.

3. Seleccione de la lista de impresoras disponibles su impresora de tickets y haga clic en Aceptar. 4. Simule una venta e imprima el ticket.

Si la impresión de prueba del ticket no sale completa cierre o finalice la sesión actual y aplique la siguiente configuración:

1. Ingrese a la carpeta Sicaja localizada en la Unidad "C" de su equipo. 2. Localice los archivos con extensión .mvp 3. Renombre el archivo SICAJA.mvp a Sicajapred.mvp 4. Ahora seleccione el archivo con extensión .mvp que se adapte a su impresora y renómbrelo a SICAJA.mvp

5. Inicie sistema, simule una venta, imprima el ticket y verifique alineación.

Personalizando mi ticket de Venta Con Sicaja Reporteador podrás editar y personalizar los comprobantes de Venta que proporcionas a tus clientes.

La aplicación te permite editar en general todos los documentos que se crean al operar con nuestro Sistema.

Ejecutando Sicaja Reporteador Opciones: Inicio - Todos los programas – Sicaja – Sicaja Reporteador. Disco Local o unidad C – Sicaja – Reporteador.exe

La primera vez que interactúes con esta aplicación el sistema te solicitará la ubicación del archivo que gestionará la interacción. Selecciona el archivo SICAJA y haga clic en Abrir.

Operando con Sicaja Reporteador Cargada la aplicación usted podrá conocer los Objetos personalizables, visualmente integradas en carpetas ubicadas en el costado izquierdo de su pantalla, haga clic el signo + para desplegar y seleccionar del menú de archivos el objeto a personalizar. Para este caso:

Carpeta Ventas - TICKET-VENT

Usualmente los datos que se imprimen son integrados por el sistema al completar la pestaña "Datos de la Empresa" en el módulo de Configuración, sin embargo de forma opcional puede

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modificar el tipo y tamaño de letra, agregar el logo de su empresa, agregar nuevos conceptos, etc.

Estas modificaciones deberán respaldarse en la personalización asignada al sistema (en curso).

Modificando Tipo y tamaño de letra:

1. Abierto el objeto personalizable (Ticket- vent) selecciona y haz doble clic sobre el campo a editar, mostradas las propiedades del control, ingresa a la pestaña Fuente, haga clic sobre el ícono Añadir, define fuente, estilo, tamaño y haga clic en Aceptar.

2. Ingresa a la pestaña Aspecto, haz clic sobre el botón indicado, selecciona y define la fuente y el color del texto, posterior a ello haz clic en Aceptar.

3. Para finalizar haga clic en el ícono Guardar

Personalización ( ) ubicado en la barra de Herramientas.

Cargando logo:

1. Ingresa a la carpeta Facturas de Venta, haga doble clic sobre el objeto: 2. Haz clic sobre el ícono Abrir ( ) ubicado en la barra de Herramientas o bien haz clic en Edición y selecciona

la opción: Pegar desde, seleccione su imagen y haga clic en Abrir.

3. Para finalizar haga clic en el ícono Guardar Personalización ( ) ubicado en la barra de Herramientas.

Insertando logo:

1. Abierto el objeto personalizable (Ticket- vent)

seleccione de la barra de Controles el icono Dibujo:

2. Coloque el control de dibujo dentro de la sección

encabezado del informe y haga doble clic sobre o en la parte central del mismo:

Ejemplo Formato Impreso

Doble Clic aquí

Formato de imagen

sugerido JPG

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Localice dentro la pestaña Dibujo el archivo LOGO-CLTE y haga clic en Aceptar.

3. Seleccione el marco de dibujo, posicione y dimensione imagen.

4. Para finalizar haga clic en el ícono Guardar Personalización ubicado ( ) en la barra de

5. Herramientas.

Configurando Torreta Sistema: Pestaña Ventas/Compras

¿Cómo conectar la torreta a mi computadora?

Puerto Serial: Establece la conexión directa por medio del cable serial RS32.

Realizada la conexión accede a tu Sicaja e ingresa a la siguiente ruta: Modulo Configuración – Pestaña Sistema – Ventas/Compras:

Al igual que la configuración de la báscula deberás identificar la función “Maneja torreta” y marca la casilla.

Haz clic en el icono situado al costado derecho del campo COMM para desplegar, seleccionar y asignar el puerto que tu equipo estableció a su torreta.

Cajón de Dinero

1. Conecte el cajón de dinero a su impresora de tickets:

Usualmente el medio de conexión que utiliza el cajón de dinero es un cable RJ1

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El funcionamiento correcto de este dispositivo depende de la compatibilidad que exista entre su impresora de

tickets y el cajón, es poco probable que no lo sean puesto que el cajón opera bajo un impulso eléctrico que

emite la impresora por lo que te sugerimos consideres realizar unas pruebas de compatibilidad antes de

adquirir un cajón.

2. Configura el cajón:

Una vez que hayas conectado el cajón de dinero a la impresora asegúrate que la impresora este encendida.

Desde Sicaja ingresa a la siguiente ruta para establecer los ajustes necesarios: Modulo Configuración –

Sistema - Ventas / Compras, Identifica la lista de funciones y habilita la siguiente casilla:

3. Simule una venta y verifique el funcionamiento del cajón.

Configurando Báscula Electrónica Sistema: Pestaña Ventas/Compras

Básculas Compatibles:

Marca Modelo Marca Modelo

Torrey MFQ Toledo EP-WLC

Torrey LSQ Toledo EP-PSC2

Torrey LEQ NCI 6720

¿Cómo conectar la báscula a mi computadora?

Para que la báscula funcione correctamente en Sicaja es sumamente importante establecer la conexión directa por medio del cable serial RS32 de 9 pines empleando una configuración cruzada, si usas o tienes pensado usar un convertidor de puertos de conexión serial RS32 a Usb la probabilidad que funcione se reduce a un 30%.

Realizada la conexión accede a tu Sicaja e ingresa a la siguiente ruta: Modulo Configuración – Pestaña Sistema – Ventas/Compras:

Mostrada en pantalla la interfaz de esta pestaña identifica la sección o lista de funciones disponibles situado al costado derecho, identifica la función “Maneja bascula electrónica” y marca la casilla.

Para continuar espera que el sistema habilite el panel oculto que permite realizar la configuración del Puerto:

Haz clic en el icono situado al costado derecho del campo COMM para desplegar, seleccionar y asignar el puerto que tu equipo estableció a la báscula electrónica.

Configurando el uso de etiquetas de mi báscula Sistema: Pestaña Ventas/Compras

Sabías que el código de barras que imprime una báscula está compuesto por 4 secciones:

I. Bandera de Inicio II. Código del Producto III. Peso o precio de producto IV. Código verificador

Nuevo

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La cantidad de dígitos por sección dependerá de la configuración de tu báscula, puesto que el mercado existen diversas marcas Sicaja te permite describir y configurar este apartado a manera que la lectura de una etiqueta pueda realizarse. 1. Describa los dígitos y la cantidad de caracteres iniciales que conforman

su bandera de inicio, por lo general este código lo puede encontrar en el manual técnico de su báscula:

2. Registre en sistema los códigos de los productos que tiene dados de alta en su bascula, asegúrese que esta información sea el misma que se imprime en la etiqueta, posterior a ello describa en este apartado la cantidad de dígitos que componen el código de su producto.

3. Describa la cantidad de dígitos que el sistema deberá considerar para asignar el precio correcto del artículo. Considere el manejo de números enteros y decimales ($999.99)

Importante:

Si la configuración de su báscula imprime el precio deberá configurar de manera adicional en sistema el precio de compra y venta de los artículos asociados a este esquema de venta. Estos campos deberán contener la sig. Información: Precio Compra 1.00 / Precio venta 100.00

Si la configuración de su báscula imprime el peso del producto deberá habilitar la casilla situada al final de este apartado e invertir la cantidad de dígitos descritos en la sección peso o precio del producto (imagen derecha).

Listo ahora su sistema está listo para registrar ventas a través de uso de etiquetas.

Configurando Cuenta de Correo Sistema: Pestaña CRM Email

El uso y la sincronización de una cuenta de correo electrónico permiten al operador enviar un pedido al proveedor de insumos de su negocio, enviar una cotización a sus clientes frecuentes y lo más importante, emitir a estos la factura CFDI en formato PDF y XML de su compra. Con la instalación de la Suite Administrativa Sicaja se provee un servicio de correo electrónico totalmente funcional. Es importante resaltar que nuestro servidor identifica a cada una de las empresas registradas a través del nombre o razón social que el operador del sistema describa en las configuraciones iniciales tras instalar sicaja. No obstante usted puede configurar este servicio empleando una cuenta de correo electrónico propia. Los datos que se requieren para esta configuración son:

Servidor de Correo Entrante.

Servidor de Correo Saliente.

Puerto de Correo Saliente

Cuenta de correo electrónico (usuario)

Contraseña de acceso a su cuenta (password)

En la sig. tabla se describen los nombres del servidor y los puertos de los proveedores más comunes que proporcionar este servicio: Proveedor de Servicios de Correo:

Servidor de Correo

Entrante Saliente Puerto Req. SSL

Req. autenticación

Outlook pop-mail.outlook.com smtp-mail.outlook.com 587 Gmail pop.gmail.com smtp.gmail.com 465 / 587 Sí Sí Hotmail pop3.live.com smtp.live.com 25 Sí Sí Yahoo pop.mail.yahoo.com smtp.mail.yahoo.com 465 / 587 Sí Sí

“Para mayor información consulte la sección de ayuda o soporte técnico en la página web oficial de su proveedor de servicio de correo electrónico, es posible que requiera de configuraciones adicionales independientes al sistema.” Cada dato deberá ser descrito en su campo correspondiente, para finalizar haga clic Salir o presione la tecla Esc.

La disponibilidad de la “Conf. Manual” hacia el

manejo de etiquetas con peso y precio implica

operar con una versión = o sup a 5.9.7.6

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Configurado nuestra cuenta de correo electrónico, ingrese al apartado Correo dentro del módulo CRM y realice una prueba de conexión, haga clic en nuevo, describa una cuenta de correo electrónico destinatario y haga clic en Enviar. Verifique el estado del envío haciendo clic en Saliente, si el estado o campo Enviado marca un No, presione la tecla esc y haga clic en enviar pendientes, consulte una vez más al apartado Saliente y revise el estado de envío.

Personalizando imagen de Inicio del menú principal

Si la presentación o imagen de tu empresa es uno de los factores que atraen a clientes personalizar la imagen de inicio

puede ser de gran utilidad para ti. Sicaja comprende esta situación por ello el sistema está diseñado con esta pequeña

pero útil opción. La edición de esta imagen se logra con la ayuda del Reporteador, si aún no conoces o haz interactuado

con esta app no tienes de que preocuparte consulta el contenido del subtitulo anterior para conocer cómo abrir esta

herramienta.

1. Mostrado en pantalla el menú de los objetos personalizables, identifique el objeto:

2. Seleccione y haga doble clic sobre este objeto, confirme la edición del mismo.

3. Haga clic sobre Edición y selecciona la opción: Pegar desde, seleccione su imagen y haga clic en Abrir.

4. Para finalizar haga clic en el ícono Guardar Personalización ( ) ubicado en la barra de Herramientas. El

cambio se reflejara en su próximo inicio de sesión.

Verificador de Precios

Alguna vez has ingresado a una tienda comercial y te has percatado que cuentan con un sistema exclusivo donde los

clientes pueden consultar los precios de un artículo sin necesidad de ir al cajero. Sicaja te permite realizar y gestionar un

Formato de imagen

sugerido JPG / Tamaño

sugerido 700 x380

P á g i n a | 32

sistema similar puesto que nuestro software cuenta e integra en su instalación el módulo Verificador de Precio. Es

importante mencionar que la implementación de este submódulo implica disponer exclusivamente de una licencia y por

supuesto tener actualizada nuestra base de datos (inventario) razón por lo que se sugiere emplearlo en la modalidad

Cliente-servidor.

Registrando Métodos y Condiciones de Pago

Si tiene pensado o está obligado a utilizar el sistema de Facturación CFDI, el uso de Métodos y Condiciones de pago forman parte y a la fecha son un requisito obligatorio al momento de expedir una factura electrónica, Sicaja le permite registrar en el sistema esta información y poder asignarlos a su respectiva factura cuando usted lo requiera.

Siga los pasos que a continuación detallamos para registrar un nuevo método de pago:

1. El primer paso es ingresar al módulo Flujo de caja.

2. Una vez dentro de este módulo seleccione o active el sub módulo Métodos de pago o presione la tecla "C".

3. Desplegado el menú de opciones seleccione Nuevo o presione F6.

4. Mostrado el sig. formulario, describa en el campo nombre el nuevo método de pago y haga clic en Aceptar o

presione F12.

Eliminando Métodos de Pago .

1. Identificado su método de pago haga clic en Opciones y seleccione Eliminar.

P á g i n a | 33

Siga los pasos que a continuación detallamos para registrar una nueva Condición de pago:

1. Active este sub módulo seleccionando la opción Condiciones de pago o presione la tecla "D"

2. Desplegado el menú de opciones seleccione Nuevo o presione F6.

3. Mostrado el sig. formulario, describa en el campo nombre la nueva condición de pago y haga clic en Aceptar o

presione F12

Eliminando Condiciones de Pago .

1. Identificada su Condición haga clic en Opciones y seleccione Eliminar.

Registrando Categorías

Previo a dar de alta sus artículos y/o productos en sistema se recomienda definir ciertos parámetros que le ayudaran a organizar mejor su información como lo es el uso de categorías.

Estas categorías le permitirá a usted agrupar los artículos en familias facilitando el control sobre las acciones de venta por lotes, por ejemplo: modificar precios, checar caducidades, consultar existencias por categoría, etc. útiles en negocios donde se manejan tallas, números o colores de un mismo artículo, además podrá visualizar esta información, seleccionar y cargar a la venta actual los artículos desde su terminal punto de venta.

La ventaja de registrar esta información desde el sistema es que el administrador podrá definir los niveles jerárquicos de sus categorías en principales, secundarías (subcategorías) y categorías hija. Para ello solo deberás hacer un pequeño análisis de las categorías que requiera su empresa o negocio, conocer cómo y que dato integrar en el campo Código y dar de alta esta información.

Un dato importante es que la descripción del código deberá realizarse de izquierda a derecha, empleando exclusivamente dígitos y en orden secuencial.

Categoría Principal: Describa en el campo código el digito identificador, describa el nombre de su categoría y posterior a ello haga clic en Aceptar o Aceptar y seguir.

Subcategoría: Describa en el campo código el digito identificador de la categoría principal + un digito adicional, describa el nombre de su categoría y posterior a ello haga clic en Aceptar o Aceptar y seguir.

Categoría hija: Describa en el campo código el digito identificador de la categoría principal + el digito identificador de la subcategoría + un digito adicional, describa el nombre de su categoría y posterior a ello haga clic en Aceptar o Aceptar y seguir.

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Si la cantidad de categorías a registrar es considerable te sugerimos ampliar el uso del código de la categoría principal a 2 o más dígitos.

Registrada su información podrá:

Asociar una categoría a cada producto a registrar en el sistema.

Describir y relacionar en la plantilla de importación el nombre de la categoría, subcategoría o categoría hija de sus artículos.

Consultar y conocer que artículos están relacionados a una categoría, conocer las existencias por artículo y por supuesto por categoría:

Registrando Unidades de Medida

El registro y uso de una unidad de medida te permitirá conocer de manera general que porción de venta podrá utilizar

tu personal al gestionar una venta y saber que porción de compra utilizaras al gestionar un pedido o una compra de uno

o varios artículos.

Con la instalación del sistema se integran algunas unidades de medida básicas que puedes utilizar o tomar como

ejemplo para dar de alta unidades adicionales.

Al igual que las categorías el registro de las unidades deberán gestionarse desde el módulo Inventarios. Situados en

este apartado haga clic sobre el sub módulo Unidades de medida, presione F6 o haga clic sobre Nuevo, el sistema

mostrará el siguiente formulario:

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Describa el Nombre dentro del campo correspondiente de la unidad, presione F12 si desea dar de alta la Unidad y continuar con el registro de más unidades, o bien haga clic sobre el botón Aceptar para salvar el último registro y cerrar el formulario. No se preocupe si al iniciar no registra todas las unidades de medida, podrá hacerlo cuando lo requiera. El sistema le permite consultar las unidades registradas, seleccionado el sub módulo Unidades de medida haga clic sobre Lista o bien presione la tecla L, el sistema le mostrará la ficha correspondiente denominada "Todas las unidades de medida”

Configurando Sistema de Facturación CFDI

Sistema: Pestaña CFDI

Antes de realizar la conf iguración de este apartado, debemos confirmar que nuestro equipo de

cómputo cuenta con los requerimientos necesarios para integrar el servicio al s istema.

Si su quipo opera con el Sistema operativo Windows 8, 8.1 o Versiones de Windows 7 el factor importante previo a la implementación, es la revisión del tipo de sistema operativo instalado (32 o 64 bits), con ello podemos definir y realizar una integración correcta.

En caso de que su sistema Operativo sea Windows Xp, es de suma importancia asegurarse que nuestro equipo cuente con la mayoría de las actualizaciones en especial:

La actualización Service Pack 3

Microsoft .Net Framework 3.5 o superior.

Confirmando que nuestro equipo soporta la integración de este servicio al sistema, estamos listos para configurar este apartado.

¿Qué necesitamos?

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Tener a la mano tu Certificado de Sello Digital (CSD) es decir los archivos (.cer) y (.key) al igual que la contraseña o clave de la llave privada. Si aún no cuenta con este certificado puede realizar el trámite ingresando al link: http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/tramite_csd.aspx

Contar con un saldo en timbres (si usted no dispone de este saldo puede contactarnos al correo ventas@sicaja.com e informarse de los precios especiales a clientes Sicaja). Con la confirmación por la compra de este paquete se le proporcionará una contraseña, esta validará el acceso a nuestro servidor de Timbrado y a su vez le permitirá consultar el saldo cuando lo requiera.

Archivos de configuración: Estos archivos deberán ser descargados a su equipo de cómputo tras el pago por el paquete de timbres. Nota: La configuración de estas librerías solo se aplica para usuarios cuya versión de instalación sea 2013 o 2015 y la versión de su sistema sea inferior a la 5.9.5.1

http://sicaja.com/descargas/SDK_Timbresat2014_Sicaja.zip

http://sicaja.com/descargas/automatic/Zint.zip

Configurando Librerías

1. El primer paso es asegurarnos que versión y tipo de sistema operativo se encuentra instalado en nuestro equipo: 32 o 64 bits. 1.1. Confirmado el tipo de sistema instalado en tu equipo ingresa a la carpeta de descargas y descomprime los

ficheros descargados utilizando las rutas descritas en la sig. tabla:

Tipo de Sistema Fichero Ruta o directorio

32 bits SDK_Timbresat2014_Sicaja.zip C: \Sicaja C: \Sicaja Zint.zip

64 bits SDK_Timbresat2014_Sicaja.zip C:\Windows\SysWow64

Zint.zip C: \Sicaja

1.2. El siguiente paso es ingresar al directorio C:\Sicaja y reemplazar los archivos .cer y .key que se encuentran en

la carpeta Certificados, es decir asignar tus archivos.

Configurando Certificado de Sello Digitales.

2. Integradas las librerías Inicia Sicaja, ingrese al módulo de Configuración pestaña "Datos de la empresa" revisa o

edite sus datos fiscales y active el botón Modo de facturación: CFDI o bien active la casilla Es otro lugar de expedición y complete la ficha correspondiente.

2.1. Lo siguiente es la asignación de

los archivos .cer y .key de tu

certificado. Ingrese a la pestaña

CFDI utilice el botón situado al

costado derecho de cada campo

para localizar y asignar la ruta.

2.2. Describa Clave de llave Privada.

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2.3. Habilite el botón Producción.

2.4. Describa la Contraseña (Recibida tras realizar la compra de un paquete de timbres)

Indicando Serie y Régimen Fiscal

3. Desde este apartado podrás definir la serie, comúnmente representada por una letra y utilizada para identificar tu sucursal, actualmente la descripción de la misma ya no es obligatoria por lo que no te preocupes si dejas en blanco el campo correspondiente al mismo. El dato de importancia es la descripción de tu Régimen fiscal. 3.1. Ingrese a la pestaña Datos SAT

Describa su Régimen Fiscal y confirme que las rutas asignadas para la creación de archivos pdf coincidan con los directorios creados tras la instalación de Sicaja.

3.2. Haga clic en Salir presione la

tecla Esc.

Confirmando Conexión con el Servicio de Timbrado.

4. Realice una prueba de conexión: Ingrese a la pestaña CFDI y haga clic en el botón "Consultar Saldo Timbresat", espere la confirmación con su saldo actual.

Agregue y configure su logo empresarial.

Ejecutando Sicaja Reporteador

Si leíste este manual tal y como fue escrito probablemente ya estés familiarizado con esta aplicación, posiblemente ya hayas cargado tu logo por lo que solo deberás ajustar las dimensiones de tu imagen. De lo contrario siga y aplique los puntos que a continuación detallaremos: Ingrese a la carpeta del menú de Inicio, identifique la carpeta Sicaja y ejecute Sicaja Reporteador.

La primera vez que interactúes con esta aplicación el sistema te solicitará la ubicación del archivo que gestionará la interacción. Selecciona el archivo SICAJA y haz clic en Abrir.

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Operando con Sicaja Reporteador

Cargada la aplicación usted podrá conocer los Objetos personalizables, visualmente integradas en carpetas ubicadas en el costado izquierdo de su pantalla, haga clic el signo + para desplegar y seleccionar del menú de archivos el objeto a personalizar. Para este caso:

Carpeta: Facturas - Objeto: FAC-CFDI-V32

Usualmente los datos que se imprimen son integrados por el sistema al completar la pestaña "Datos de la Empresa" en el módulo de Configuración, sin embargo de forma opcional puede modificar el tipo y tamaño de letra, agregar nuevos conceptos y por supuesto cargar tú logo.

Estas modificaciones deberán respaldarse en la personalización asignada al sistema (en curso).

Cargando logo:

1. Ingrese a la carpeta Facturas de Venta, haga doble clic sobre el objeto: 2. Haga clic sobre el ícono de Edición situado en la barra de Herramientas y seleccione la opción pegar desde,

elija su imagen y haga clic en Abrir. 3. Para finalizar haga clic en el ícono Guardar Personalización ( ) ubicado en la barra de Herramientas.

Ajustando el Tamaño de la imagen (Logo)

1. Ingresa a la carpeta Facturas de Venta, haga doble clic sobre el objeto: FAC-CFDI-V32 2. Lo siguiente es confirmar la edición de Nuestro Objeto, selecciona la opción SI:

3. Habilitado nuestro objeto, solo tendrás que dar un clic o seleccionar la imagen (logo) para poder habilitar la

función de ajuste, utiliza los conectores situados al costado de la imagen para ajustar el tamaño, determinado el mismo haz clic en el ícono Guardar Personalización. Nota: Si realizaste modificaciones a un objeto con la aplicación Sicaja abierta deberás reiniciar la misma para actualizar las ediciones o bien editar los objetos antes de Iniciar sesión.

Conociendo el Formato de Factura CFDI

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Configurando el Servicio Venta de TAE

P á g i n a | 40

1. Active este servicio:

Si usted ya el cl iente nuestro y desea conocer e integrar este servic io en su sistema solo

deberá establecer contacto con alguno de nuestros asesores del dpto. de Ventas, para que le

proporcionen la información correspondiente y por supuesto validen su registro.

2. Registre sus credenciales de acceso a este servicio:

Desde la cuenta de Administrador ingrese al módulo de Configuración/Sistema/Ventas -

Compras/Recargas y describa en el apartado Configuración Servic io el nombre de usuario y

Contraseña previamente recibido.

3. Cargue su Lista de Productos Inicial: Haga clic sobre el botón: Actualizar lista de Productos y espere la

confirmación por parte del sistema.

4. Verifique sus Productos disponibles:

Haga clic sobre el botón: Ver Productos TAE y conozca los productos

disponibles por Carrier (Compañía).

Nota: La disponibilidad 1 o más productos x compañía pueden estar limitados a una región, para más información establezca contacto con uno de nuestros asesores a través de nuestro teléfono de atención.

P á g i n a | 41

Tel. (953) 53 4 30 33 Horario de Atención: De Lunes a Viernes de 9:00 am a 3:00 pm y de 4:00 pm a 6:00 pm Tras su consulta le sugerimos dar de baja en sistema aquellos productos no disponibles, para ello sólo deberá marcar la casilla situada al costado izquierdo de la columna Código y hacer clic en Opciones – Eliminar productos seleccionados

5. Consulte el doc. “Manual de Bancos y pagos 2015” proporcionado vía correo electrónico tras

su registro y conozca las cuentas bancarias autorizadas y políticas generales del Servicio.

Los Números de Cuenta y políticas descritas en el documento recibido son proporcionadas por RecargaSell by

PREPAID DISTRIBUTION SA DE CV y están sujetas exclusivamente hacia el pago de servicios adquiridos por el usuario

final (Venta de TAE)

6. Realice el pago a la cuenta de banco seleccionado. Importante:

El servicio de la Venta de TAE es comercializado por RECARGASELL S.A de C.V por lo que la Factura por el monto

depositado deberá solicitarse a: facturación@recargasell.com.mx describiendo como contenido del correo: Datos

Fiscales, nombre de usuario y nombre del comercio.

7. Notifique el Pago.

Opción A) Desde el Sistema:

Tras haber realizado el depósito ingrese una

vez más al apartado Recargas, localice y

haga clic sobre el botón: Notificar pago:

Describa la información que el formulario

solicita.

“Procure respetar del formato de fecha y

hora tal y como se muestra en su pantalla”

Para finalizar haga clic sobre el botón Enviar

y espere la respuesta por parte del sistema.

Opción B) Desde su portal administrativo:

Consulte el doc. Adjunto “Manual de Usuario Recargasell”

Importante: Es responsabilidad del titular de las credenciales de acceso reportar el pago realizado tras haber realizado el

depósito a la cuenta bancaria de su preferencia.

Listo, Ahora puedes registrar las ventas de TAE desde tu sistema Sicaja POS.

P á g i n a | 42

Registrando a tus primeros

proveedores…

P á g i n a | 43

El registro de esta información te puede servir de mucho, para empezar podrás conocer y tener un mejor control de los

pagos y pedidos emitidos a cada proveedor, de igual manera podrás registrar las devoluciones y tener a la mano los

medios de contacto necesarios en caso de que se suscite algún incidente. Para ingresar a este apartado es necesario ir a

CRM – Proveedores.

Conociendo el formulario Proveedor

Cómo se muestra en la imagen el formulario inicial Proveedor está compuesto únicamente por la pestaña datos, este

apartado te permite capturar la información básica del mismo, si por el momento no cuentas con esta información no

te preocupes podrás actualizar los datos cuando sea necesario no obstante te sugerimos al menos ingresar el nombre

del proveedor para llevar el control de los pedidos emitidos y de tu estado de cuenta.

Para poder visualizar este formulario y registrar un nuevo proveedor deberás hacer clic sobre la opción Nuevo o bien

presionar la tecla F6.

Descrita la información haz clic en Aceptar o presiona F12 si requieres dar de alta otro nuevo registro.

Importando Proveedores desde Excel

Otra forma de registrar a tus proveedores es utilizando la plantilla de Excel integrada en el sistema, para ello deberás

acceder al módulo Configuración pestaña Sistema – Mantenimiento y seguir la sig. Secuencia de pasos:

1. Mostrada la pestaña mantenimiento de clic en "Importar registros desde excel", le aparecerá otra ventana donde visualizará el registro que quiera importar (Artículos, Clientes, Proveedores).

2. De clic en "abrir plantilla" del registro Proveedores y automáticamente se abrirá una hoja de excel ya con los encabezados descritos.

3. Antes de llenar la plantilla con los datos que piden el encabezado de esta, verifique que las celdas tengan formato de texto, de no ser así aplíquelo y llene la plantilla.

4. Una vez que esté lista la plantilla, de en "guardar como" guárdela en el lugar que usted considere oportuno. 5. Regrese a sicaja software a la misma ruta que se indicó en paso 1, ahora de clic en "Iniciar importación". Se

abrirá una ventana, busque el archivo de Excel que guardamos en el paso anterior y de clic en abrir. 6. Ya cuando termine de importar, podrá ir al módulo de "CRM", de clic en Clientes/Lista, y verifique que se

hayan importado.

Una vez que tu proveedor este registrado se habilitarán las pestañas restantes de consulta y edición del formulario

proveedor desde donde podrás:

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Conoces los pedidos emitidos

Conocer las devoluciones

Realizadas.

Conocer los cargos y abonos

realizados.

Registrar contactos relacionados y

transportistas.

Así mismo podrás hacer uso de las demás funciones que se integran a este submódulo:

Deudores: Al hacer clic o presionar la tecla de acceso directo de este apartado

podrás visualizar una lista de los proveedores a los cuales tienes registrados pagos

pendientes:

La gestión de pagos deberá realizarse desde el módulo compras, submódulo Cuentas

por pagar.

Estados de Cuenta: Esta opción te permitirá consultar e imprimir estado de cuenta

que tienes con tu proveedor.

El proceso es muy sencillo mostrada la sig. ventana especifica

las fechas desde y cuando así como el nombre de tu

proveedor completados estos datos haz clic en Buscar:

Exportar a txt: Al hacer clic o presionar la tecla de acceso directo de este apartado

podrás exportar a un archivo en formato texto toda tu cartera de clientes y guardarlo

donde desees:

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Administrando productos

P á g i n a | 46

¿Cuál es la importancia de Registrar mis artículos?

Registrar tus artículos te permite agilizar el proceso de venta y tener un mejor control en existencias. Este proceso implica una pequeña inversión en tiempo, sin embargo los beneficios obtenidos son en verdad formidables.

Ingresa al módulo Inventarios y posterior a ello haz clic sobre:

Habilitado el menú de opciones de este apartado haz clic en Nuevo o bien oprime la tecla F6.

Conociendo el formulario “Artículo”

De acuerdo al modelo de venta del artículo se podría requerir de funciones adicionales, la pestaña por defecto "Básicos" contempla en su interfaz los campos generales del artículo. Completados estos datos podrá gestionar una función adicional habilitando o completando los campos de las pestañas que se integran en este formulario.

¿Qué campos debes llenar para crear un nuevo artículo?

El formulario de artículo destaca con un fondo en color azul los campos básicos que el sistema requiere al operar con su

producto.

1. Especifique el código de barras: El primer paso es agregar o asignar el código de barras al producto que

queremos registrar, si cuenta con el lector de código de barras únicamente deberá leer el código usando el

dispositivo, de lo contario el sistema le permite crear y asignar un código, haga clic sobre el botón Generar

CODEBAR o presione F2.

2. Especifique la descripción: El siguiente paso es definir en el campo nombre la descripción de su artículo. 3. Especifique la Categoría y presentación principal: Lo siguiente es definir la categoría y presentación principal

del artículo, información previamente registrada, utilice los botones situados a los costados de estos campos

para localizar y definir el valor correcto. O bien para crear, registrar y asignar un nuevo valor. 4. Asigne porcentaje de impuesto: Cantidad (16) 5. Especifique precios: Lo siguiente es describir en sus respectivos campos los precios de compra (Sin IVA) y

venta (con o sin IVA) que el sistema utilizará al operar con este producto. Para finalizar haga clic en Aceptar.

De momento solo serán necesarios estos datos, posteriormente usted podrá leer a detalle cómo manejar o asignar funciones adicionales.

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Manejo del impuesto IVA:

Para poder manejar el Precio de venta Sin IVA deberá acceder a sig.. Ruta: Configuración – Sistema – Inventarios y habilitar la casilla:

Pese a la modalidad que utilice el resultado o desglose el impuesto al gestionar la venta de su artículo será el mismo:

Manejo del impuesto IEPS:

Desde el formulario del artículo localice y haga clic sobre la pestaña Otros. Habilite la casilla Maneja IEPS y describa el porcentaje que el sistema deberá tomar del precio venta previamente asignado.

Precio venta con IVA

Precio venta sin IVA

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Importando artículos desde Excel

Paso 1: Una vez que esté en el menú principal de su Sicaja software, diríjanse a la siguiente ruta: Configuración/sistema/mantenimiento. Paso 2: De clic en "Importar registros desde excel", le aparecerá otra ventana donde visualizará el registro que quiera importar (Artículos, Clientes, Proveedores). Paso 3: De clic en "abrir plantilla" del registro artículos, y automáticamente se abrirá una hoja de excel ya con los encabezados descritos. Paso 4: Antes de llenar la plantilla con los datos que piden el encabezado de esta, verifique que las celdas tengan formato de texto, de no ser así aplíquelo y llene la plantilla. Consulte el aparato: Manejo de la plantilla en Excel para conocer a detalle como describir correctamente sus productos Paso 5: Una vez que esté lista la plantilla, de en "guardar como" guárdela en el lugar que usted considere oportuno. Paso 6: Regrese a sicaja software a la misma ruta que se indicó en paso 1, ahora de clic en "Iniciar importación". Se abrirá una ventana, busque el archivo de Excel que guardamos en el paso anterior y de clic en abrir. Paso 7: Ya cuando termine de importar, podrá ir al módulo de "Inventarios", de clic en artículo/Lista, y verifique que se hayan importado.

Cómo Editar o modificar un producto

El primer paso para editar un producto es localizar al mismo para hacerlo ingresa al apartado Localizar o presiona F5, describe en el campo de búsqueda cualquier dato relacionado a tu artículo:

Selecciona y haz doble clic sobre el registro (articulo), realiza las modificaciones necesarias y no olvides guardar tus cambios.

Cómo deshabilitar o habilitar un artículo La siguiente configuración se puede aplicar a los siguientes

escenarios:

Las existencias de tu artículo son = a cero y la compra del mismo se ha cancelado temporal o definitivamente.

Registraste existencias lógicas pero físicamente aún no están disponibles. Puedes utilizar la opción Localizar

para identificar el artículo, una vez ubicado selecciona y haz doble clic sobre el registro para visualizar el

formulario Artículo, este formulario integra la opción deshabilitar o habilitar y podrás ejecutarla cuando sea

necesario.

P á g i n a | 49

Personalizando mi artículo La pestaña Imagen del formulario de artículo nos permite agregar una foto o imagen a nuestro producto, esto facilita la búsqueda y la integración de este producto a nuestra nota de venta, dependiendo de la cantidad de artículos que usted administre y la forma en cómo haya organizado la información (uso de familias o categorías) el operador del sistema podrá visualizar estas imágenes desde la pantalla punto de Venta.

Pasos guía:

1. Ingrese a la pestaña Imagen. 2. Haga clic sobre el botón Importar y redimensionar

imagen. 3. Localice su imagen, selecciónela y haga clic en Abrir. 4. Espere que la imagen se cargue y se muestre en el

formulario. Nota: Haga clic derecho sobre la imagen del artículo para ajustar el tamaño de la imagen

5. Guarde los cambios. Haga clic en Guardar o presione F12.

Nota: Los campos que corresponden a las Rutas de imagen 1,2 y 3 son exclusivos para el uso e integración de Siweb.

Nueva función: “Localizador de imágenes en TPV”

Tras habilitar esta función el operador del sistema podrá visualizar en su pantalla de búsqueda la imagen del artículo asociado lo que facilitara aún más localizar e identificar el producto correcto:

Para habilitar esta función será necesario ingresar a la sig. Ruta: Configuración – Sistema – Ventas/Compras, situado en esta sección localice el apartado Venta rápida y habilite la casilla:

Administrando Ubicaciones Describir las ubicaciones de tus artículos facilitará el control y acomodo de los mismos cuando recibas mercancía o bien

cómo referencia de información hacia tus clientes. La descripción de una ubicación se gestiona desde la pestaña

Especiales del formulario Artículo.

Pasos guía:

1. Ingrese a la pestaña Especiales. 2. Posicione el cursor dentro del campo editable

“Ubicación”

3. Presione F6 para crear y asignar una nueva ubicación o

F5 para localizar y asignar la ubicación.

4. Mostrado el formulario Ubicación describa el nombre

que identificará a su ubicación y haz clic en Aceptar.

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5. Asignada la ubicación haga clic en Guardar o presione F12.

Habilitando funciones específicas Pestaña Avanzados

Maneja series

Si la gama de productos que ofrece a sus clientes se extiende al

manejo de números de serie, Sicaja POS le permite registrar y llevar el

control en venta de dichos números.

Lo único que se requiere es habilitar la casilla Maneja series tal y como

se ilustra en la imagen situada a un costado de este texto.

Habilitada esta función deberá registrar en el sistema las series

disponibles. Este proceso puede realizarse posterior al alta de un

artículo o bien de forma automática tras aplicar la compra de un

pedido con el o los artículos que tengan habilitado esta casilla.

Posterior al alta de un artículo:

1. Ingrese a la pestaña series.

2. Posicione su cursor en la parte central de edición

de registros, presione el botón secundario de su

mouse y seleccione la opción Formulario alta.

3. Describa el número de serie y haga clic en Aceptar.

Registrados los números de serie estamos listos para vender nuestro artículo.

Pesaje en báscula electrónica

Si su negocio ofrece a sus clientes productos con esta modalidad de venta o bien tiene contemplado a corto plazo implementar la misma, nuestro sistema le permite sincronizar y utilizar una báscula electrónica tras realizar las configuraciones necesarias:

Revise el apartado “Configurando Báscula electrónica” para conocer las marcas de básculas compatibles con Sicaja y como realizar la configuración.

Configurada nuestra báscula lo siguiente es habilitar la función que nos permitirá operar con el artículo, para ello solo es necesario localizar el artículo y activar el check “pesaje en báscula electrónica” situado en la pestaña Avanzados.

Configurados los artículos estamos listos para comenzar a vender.

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Etiquetas pesaje código de barras

Activar esta casilla indica que nuestro producto puede venderse a granel y que el precio venta final que el sistema deberá tomar es aquel asignado por nuestra báscula a través del uso de una etiqueta.

Maneja precios especiales a clientes

Tal y cómo el nombre de la función lo expresa al habilitar este check

usted podrá definir el precio de venta de un artículo hacia un cliente en

específico. Cuando genere una venta y asocie el cliente a la mima se

efectuara esta configuración.

1. Habilitado el check diríjase a la pestaña que se integra al formulario

del artículo identificada con la leyenda Precios especiales.

2. Posicione su cursor en la parte central de edición de registros,

presione el botón secundario de su mouse y seleccione la opción

Formulario alta.

4. Describa la presentación a cual asignara el nuevo precio, asigne un cliente y describa el Precio especial. Para finalizar haz clic en Aceptar.

Deshabilitar un precio especial

1. Diríjase a la pestaña que se integra al formulario del artículo identificada con la leyenda Precios especiales.

2. Posicione su cursor en la parte central de edición de registros y seleccione su registro.

3. Haz clic en Deshabilitar. Para finalizar haz clic en Guardar.

Maneja Lotes y Caducidades

Al activar esta casilla te será posible integrar la descripción del lote y

fecha de caducidad próxima tras aplicar la compra de dicho producto.

Consulte el apartado Lotes para conocer el historial de esta

información.

P á g i n a | 52

Es Matriz Al activar o habilitar esta casilla nos es posible integrar a nuestro

inventario productos que se relacionan a un mismo código de barras pero

a su vez son diferentes, ya sea por alguna variante en el nombre, precio,

color, sabor, etc.

¿Cómo funciona?

El artículo que tenga habilitado esta casilla será considerado en sistema

como el artículo principal (matriz), mientras que los productos asociados

serán identificados como elementos de matriz.

Durante el proceso de venta tras localizar el artículo principal podrás

visualizar en pantalla dichos elementos y por supuesto agregarlos a la

nota de venta actual.

Es importante resaltar que cada elemento puede editarse de manera individual una vez que este registrado en sistema.

¿Cómo registrar un elemente de matriz?

1. Ingrese a la pestaña Elementos de matriz.

Nota: Esta pestaña se habilita al activar la casilla

es matriz.

2. Localice y haga clic sobre el botón Nuevo

3. Describa la inf. que el formulario solicite, utilice

el botón Aceptar y seguir para registrar más de

un elemento de lo contrario haga clic en

Aceptar.

P á g i n a | 53

Habilitando Funciones Especiales Pestaña Especiales

Múltiples presentaciones Con la ayuda de esta función usted podrá asociar diferentes presentaciones de venta a un producto específico, la

ventaja de usar esta modalidad es que las existencias se descontarán únicamente de este producto independientemente

de que presentación registres.

1. Desde el formulario del artículo habilite el check “Múltiples presentaciones” situado en la pestaña Especiales.

2. Ingrese a la pestaña Multipresentaciones, posicione su cursor en la parte central de edición de registros, presione

el botón secundario de su mouse y seleccione la opción Formulario alta.

3. Registre Presentaciones: Complete los campos del formulario “Presentación”

3.1. Comience asignando una presentación (unidad de medida).

3.2. Lo siguiente es definir la equivalencia en unidades de venta y el precio de venta que nuestra nueva

presentación tomará.

3.3. De forma opcional usted puede o no completar el campo de % para aplicar un descuento o bien establecer

fechas y asignarle a esta presentación un precio de oferta.

3.4. Registrados los datos necesarios haga clic en Aceptar (Agregue las presentaciones que considere necesarias).

Si por alguna razón requiere que el sistema deje de mostrar una o varias multipresentaciones puede deshabilitar una

presentación de manera individual o bien desactivar el check que habilita esta función desde el formulario artículo.

Nota: Para poder seleccionar una presentación

alterna desde su terminal punto de venta es

necesario ingresar al apartado que permite la

configuración del POS. Localice y haga clic sobre el

botón Más opciones posterior a ello haga clic en

Configurar. Mostrado en pantalla un formulario

similar a:

Habilite la casilla “Mostrar automáticamente las

múltiples presentaciones” para finalizar haga clic en

Aceptar

P á g i n a | 54

Orientado hacia nuestros clientes que integran el esquema de venta “Mayoreo” en su empresa, Sicaja POS ha

incorporado en su versión 2016 la función que podrá simplificar aún más este proceso:

Maneja Escalas (Precios x volumen)

Como Funciona

Configurados los artículos correspondientes, el operador en curso podrá visualizar desde su pantalla PTV el

comportamiento de los artículos asociados a esta modalidad de venta. Cómo referencia el sistema resaltará con un

fondo a color dichos artículos (Imagen izquierda)

Tras escanear en múltiples ocasiones un mismo producto o bien al describir la cantidad de venta requerida por el

cliente el sistema actualizará de manera automática el precio de venta de acuerdo al volumen configurado por

escala. (Imagen derecha). De esta manera podrás aplicar descuentos directos en precio sin necesidad de realizar

operaciones adicionales. Para usar esta función solo necesitas habilitar en sistema 2 parámetros y por supuesto indicar

que artículos podrán operar bajo este esquema de venta:

Desde el modulo Configuración-Sistema-Ventas/Compas accede a las pestañas: Principales y Avanzadas y activa la

casilla señalada en la imagen.

Referencias visuales:

Pestaña Principales :

Pestaña Avanzadas:

Configuraciones básicas: Por producto.

Nuevo

P á g i n a | 55

1. Desde el formulario “Artículo” ingrese a la pestaña “Especiales” y habilite la casilla Maneja escalas : (Imagen izquierda)

2. Ingrese a la pestaña “Precios – Escala de Precios” y describa el precio (con IVA) y el volumen (Cant. de artículos) x escala requerida :(Imagen Derecha)

Importando artículos (Precios x volumen) desde Excel Paso 1: Genere un archivo en Excel y describa la información de los artículos que

manejaran esta modalidad de venta en el siguiente orden: Codebar, Volumen y Precio.

Nota: Estos artículos deberán estar registrados previamente en sistema.

Paso 2: Una vez que esté lista la plantilla, de en "guardar como" y respalde este archivo en la ubicación que usted considere oportuno. Paso 3: Desde el menú principal de su Sicaja software, diríjanse a la siguiente ruta: Configuración/sistema/mantenimiento. Paso 4: De clic en "Importar registros desde Excel", le aparecerá otra ventana donde visualizará el registro que quiera importar (Artículos, Clientes, Proveedores). Paso 5: De clic en "Importar Escalas", busque el archivo de Excel que guardamos en el paso No. 2 y de clic en abrir:

Nuevo

P á g i n a | 56

Nota: Espere a que el sistema notifique que el proceso de importación ha finalizado. Paso 6: Consulte el módulo "Inventarios", de clic en artículos y localice al menos 3 registros que operaran bajo este esquema de venta y verifique que la información se haya importado

Registrando los primeros

clientes…

P á g i n a | 57

Asumiendo que tu negocio tiene en operación cierto tiempo probablemente ya trabajes con una lista o cartera de

clientes a los cuales ofreces ciertos beneficios, precios especiales, descuentos, línea de crédito, etc. Con Sicaja POS

llevar el control de esta información es sumamente fácil solo necesitas conocer cómo registrar un cliente y cómo

habilitar las funciones mencionadas.

Conociendo el formulario Clientes

Cómo se muestra en a imagen el formulario está compuesto por varias secciones, sin embargo todas ellas son intuitivas,

inicialmente se cargan 3 pestañas de consulta y edición, la pestaña principal Datos donde deberás describir y completar

la información básica de tu cliente así como ceder o no ciertos beneficios: línea de crédito, socio (saldo en puntos) y

asignar la lista de precios ideal para tu cliente, por defecto viene asignado la lista número 1.

Nota: Si deseas asignar otra lista te sugerimos primero consultar la siguiente ruta: Mód.

Configuraciones /Sistema/Ventas-Compras, mostrado el contenido de esta pestaña localiza el apartado

“Precios sugeridos según el tipo de cliente” revisa los porcentajes predeterminados y asignados cómo

descuento a las otras listas o bien edita la modalidad de uso y asigna nuevos porcentajes:

Importante: La descripción de porcentajes se aplica de manera general a cada artículo de tu

inventario. No obstante puedes fijar el porcentaje 0 x cada lista y habilitar la casilla “Asignar 6 precios

manualmente” y describir dentro de la sección precios del formulario artículo los precios de tu

artículo o producto.

Sabías que ahora puedes describir la relación de tus precios x artículo desde la plantilla de artículos de Excel, así es con ello solo

deberás asignar el núm. de la lista de precio por cada cliente registrado en sistema o bien podrás especificar dentro de la plantilla de

importación de clientes el mismo dato.

La pestaña Web te permite crear y asignar una contraseña de acceso al portal web dinámico con tecnología Sicaja

siempre y cuando hayas adquirido la Licencia de uso Siweb una empresa, la pestaña Otros misma que te permitirá

agregar información adicional por ejemplo, dar de alta un contacto relacionado a tu cliente, definir un transportista o

servicio de paquetería preferido y agregar la dirección de envío.

Si al adquirir la licencia de uso realizaste el pago adicional por un paquete de timbres te recomendamos contemplar la

descripción de la mayoría de los campos integrados en la pestaña Datos, si por el momento no cuentas con esta

información no tienes por qué preocuparte podrás realizarlo cuando lo requieras, no obstante te sugerimos al menos

ingresar el nombre y apellidos de tu cliente para llevar el control de las ventas realizadas y estado de cuenta del mismo.

P á g i n a | 58

Independientemente de la actividad que necesites, es decir, en que submódulo te encuentres si esta involucra la

asignación de un cliente podrás buscar, editar y crear un nuevo registro. Cómo administrador del sistema puedes

gestionar y conocer toda tu cartera de clientes ingresando al módulo CRM submódulo Clientes. Haz clic sobre el botón

Clientes o presiona la tecla A para visualizar el menú desplegable con las opciones disponibles:

La primera opción Nuevo, te permitirá abrir el formulario previamente descrito y registrar en el sistema a tu cliente.

Completado los campos que consideres hasta este momento importantes haz clic en Aceptar y seguir si deseas registrar

otro cliente de lo contrario haz clic en Aceptar.

Importando Clientes desde Excel Otra forma de registrar tus clientes es utilizando la plantilla de Excel integrada en el sistema, para ello deberás acceder al módulo

Configuración pestaña Sistema – Mantenimiento y seguir la sig. Secuencia de pasos:

1. Mostrada la pestaña mantenimiento de clic en "Importar registros desde excel", le aparecerá otra ventana donde visualizará el registro que quiera importar (Artículos, Clientes, Proveedores).

2. De clic en "abrir plantilla" del registro Clientes, y automáticamente se abrirá una hoja de excel ya con los encabezados descritos.

3. Antes de llenar la plantilla con los datos que piden el encabezado de esta, verifique que las celdas tengan formato de texto, de no ser así aplíquelo y llene la plantilla.

4. Una vez que esté lista la plantilla, de en "guardar como" guárdela en el lugar que usted considere oportuno. 5. Regrese a sicaja software a la misma ruta que se indicó en paso 1, ahora de clic en "Iniciar importación". Se abrirá una

ventana, busque el archivo de Excel que guardamos en el paso anterior y de clic en abrir. 6. Ya cuando termine de importar, podrá ir al módulo de "CRM", de clic en Clientes/Lista, y verifique que se hayan importado.

Una vez que tu cliente este registrado se habilitarán las pestañas restantes de consulta y edición del formulario cliente

desde donde podrás:

Anotar direcciones alternas.

Conocer las notas de venta asociadas a tu cliente.

Conocer las devoluciones que haya realizado.

Conocer sus facturas.

Conocer los adeudos pendientes o pagos que haya realizado.

Así mismo podrás hacer uso de las demás funciones que se integran a este submódulo:

Deudores: Al hacer clic o presionar la tecla de acceso directo de este apartado

podrás visualizar una lista de los clientes que cumplan con esta condición:

Estados de cuenta: Esta opción te permitirá enviar a través de un correo electrónico

el estado de cuenta del cliente o bien imprimir el comprobante y entregárselo

cuando lo requieras.

El proceso es muy sencillo mostrada la sig. ventana especifica

las fechas desde y cuando así como el nombre de tu cliente,

completados estas datos haz clic en Buscar:

Para continuar selecciona si deseas enviar o no el estado de

cuenta por email a tu cliente:

Mostrado el formulario de envío confirma la dirección de correo destinatario y la ruta del archivo adjunto. Si la

información es correcta haz clic en Finalizar o presiona F12.

Para finalizar acepta o cancela la impresión del archivo.

Exportar a txt: Al hacer clic o presionar la tecla de acceso directo de este apartado podrás exportar a un archivo en

formato texto toda tu cartera de clientes y guardarlo donde desees.

P á g i n a | 59

Cómo autorizar y limitar las compras de tus empleados

Si el perfil de tu empresa permite o requiere poder administrar el flujo de compras de una o varias personas que

laboren dentro de la misma solo necesitas conocer como habilitar, limitar e integrar a tu esquema de ventas el uso de

esta función.

De inicio el sistema requiere que este grupo de personas estén registrados como clientes en tu base de datos, de no ser

así deberás registrar a cada persona y describir algunos datos adicionales tales como: Número de empleado y Limite de

compra, donde:

*Número de empleado es equivalente al registro interno hacia el control de tu personal, en sistema este dato te

permitirá localizar y asociar la nota de venta en curso a este empleado.

*Límite de compra te permitirá cómo administrador definir el margen máximo permitido de compras que podrá realizar

tu empleado.

Nota: La cantidad límite de compra así como la secuencia en que este dato será actualizado dependerá de las políticas

de empresa o criterio del titular del software.

Si la cantidad de registros (empleados) es considerable te sugerimos hacerlo con la ayuda de la

plantilla de importación:

Recuerda que las importaciones están sujetas al manejo de algunos datos de suma importancia como lo es el ID interno,

en este caso del cliente, previo al llenado de la plantilla de importación te sugerimos consultes desde tu sistema el

registro del último ID registrado, ingresa al módulo CRM – Clientes – Lista y desde la barra de menú haz clic en Lista

selecciona la opción “Cambiar aspecto de rejilla” y haz doble clic sobre la opción Clientes, esta rejilla te permitirá

visualizar el dato requerido (ID).

Con este dato en mano y los pasos descritos al final de este texto podrás completar e importar tu plantilla de

Empleados - Clientes sin problema alguno.

Nota: La importación de esta información solo es posible en sistemas cuya versión sea = o posterior a:

1. Consulte la plantilla Clientes:

Ruta guía:

Versión 2015: Módulo Configuración pestaña Sistema – Mantenimiento

Versión 2013: Se requiere actualizar el sistema y descargar la plantilla desde:

www.sicaja.com/descargas/clientes.xlsx o anexar a su plantilla actual las columnas:

num_empleado y limite_com_emp:

2. Describa en la columna Id en número obtenido tras la consulta, parta de este dato, complete su plantilla y

guarde este archivo en el lugar que usted considere oportuno.

3. Importe su información:

3.4.1. Acceda a la sig. Ruta: Modulo de Configuración/Sistema/Mantenimiento

3.4.2. Mostrada la pestaña mantenimiento de clic en "Importar registros desde excel", le aparecerá otra

ventana donde visualizará el registro que quiera importar (Artículos, Clientes, Proveedores).

3.4.3. Desde el apartado clientes haz clic en "Iniciar importación". Se abrirá una ventana, busque el archivo

de Excel que guardamos en el paso anterior y de clic en abrir.

3.4.4. Ya cuando termine de importar, podrá ir al módulo de "CRM", de clic en Clientes/Lista, y verifique que

se hayan importado: Como referencia deberás visualizar que este cliente tenga activado la casilla Es

empleado:

Nuevo

P á g i n a | 60

Tras asociar la venta a su empleado-cliente, y gestionar el cobro el operador en curso podrá visualizar el saldo

disponible de compra autorizado:

P á g i n a | 61

Vendiendo…

P á g i n a | 62

Cómo acceder a tu Terminal Punto de Venta

Desde el menú principal localiza y haz clic sobre el icono indicado en la sig. Imagen:

La interfaz que visualizaras dependerá del tipo de empresa que hayas definido al inicio de la instalación o bien asignado desde el módulo de Configuración - pestaña Datos de Empresa.

Has uso de las teclas de acceso rápido para agilizar el proceso de atención a clientes. Cada botón integra el nombre de la acción que se realizará al oprimirlo y la tecla o combinación de estas que te permitiran realizarlo.

Cómo habilitar un corte.

Si tu perfil de usuario te permite registrar ventas te sugerimos que el primer movimiento que

realices tras firmarte al sistema sea el habilitar un nuevo corte, para ello sólo deberás hacer clic

sobre el botón indicado y completar un pequeño formulario.

Nota: El diseño de este formulario puede

variar y se ajusta de acuerdo a la modalidad

de uso del sistema definida con la instalación

de Sicaja POS….

Como usuario te será posible identificar que

modalidad se integró con solo verificar el

nombre del acceso directo creado en el

escritorio de Windows:

.

En Unicaja: Describe la cantidad en efectivo equivalente a tu fondo inicial en caja y posterior a ello haz clic en Aceptar e imprimir Referencia Visual:

En Multicaja: Describe la cantidad en efectivo equivalente a tu fondo inicial en caja y posterior a ello haz clic en Aceptar. Referencia Visual:

P á g i n a | 63

Como realizar y registrar una venta.

1. Habilite un ticket de venta: Presione la tecla F2 o haga clic sobre el botón:

Como resultado el sistema mostrará en pantalla el

número del ticket asigado a esta venta y la cantidad

inicial $0.00

2. Registre él o los artículos seleccionado por el cliente:

Modo convencional: Describa en el campo de

busqueda al menos 3 caracteres de su artículo y

presione la tecla Enter:

Con ello el sistema mostrará en pantalla un listado

de los artículos relacionados al dato a buscar,

Identifique, seleccione y agruegue su artículo con la

ayuda de la tecla enter o simplemente haga doble

clic sobre el nombre del artículo:

Si dispone de un lector de código de barras puede

utilizarlo y agregar los productos de forma

automática.

Conforme valla agregando artículos a la venta, es

como se podrán visualizar las partidas en pantalla:

Si por alguna razón se requiere editar la cantidad de venta, repetir, descontar un producto o simplemente

eliminarlo solo deberá seleccionar la partida correspondiente y ejecutar la acción que se ajuste a su

necesidad con la ayuda de los botones situados al pie de la pantalla:

P á g i n a | 64

Permite modificar la cantidad del producto a vender.

Permiten sumar o restar una unidad al artículo o producto de la partida seleccionada.

Permite eliminar el producto de la venta en curso.

Tras oprimir este botón el sistema le solicitará confirmar la tarea a

través de la descripción de la contraseña de seguridad configurada

por el administrador del sistema. Solicita esta información a tu

encargado inmediato o al administrador de tu sistema.

Permite eliminar todos los registros de la venta en curso.

Nota: Se requiere contraseña de seguridad.

Nota: Cómo administrador podrás habilitar o no el uso de la

contraseña de seguridad desde el módulo de configuración –

Sistema – Ventas/Compras – Avanzadas:

3. Registrados en el ticket los artículos que nuestro cliente pretende adquirir, gestione y registre el cobro.

Haga clic sobre el botón Cobrar o presione la tecla F11.

P á g i n a | 65

Mostrado la ventana de cobro solo resta definir el método de pago que utilizará el cliente y por supuesto indicar la

cantidad recibida o cobrada.

Referencias visuales:

a) Efectivo

De manera predeterminada el sistema toma

cómo método de pago el concepto Efectivo.

Asumiendo que su cliente utilizará este

metodo describa en este campo la cantidad

en efectivo recibida.

Presione la tecla tabulador para conocer el

cambio.

b) Cobro con Tarjeta:

Nota: Tome en cuenta el tipo de tarjeta

utilizado.

Nota: Consulte el aparatado: Para conocer

cómo integrar cargos adicionales en pago

con tarjeta.

c) Cobro Mixto

Si el cliente solicita realizar el pago utilizando ambos medios deberá registrar la cantidad recibida en efectivo y lo restante deberá ser descrito en el siguiente campo: Nota: Tome en cuenta el tipo de tarjeta

utilizado.

P á g i n a | 66

Pese al método de cobro utilizado deberá indicar que medio de registro utilizará para resguardar su venta. Botones asociados: Imprimir (F6) Aceptar. (F12).

Cómo relacionar un Cliente a la venta en curso

Localiza en pantalla el botón Seleccionar Cliente o presiona la combinación de teclas Ctrl + F4 para abrir el sig.

formulario:

Presione la tecla F5, o haga clic en Localizar

Describa en el campo indicado el nombre o

cualquier dato que permita relacionarlo con

su cliente una vez localizado selecciónelo y

presione la tecla Enter.

Asociado el nombre haga clic en Aceptar o

presione la tecla F12:

Y confirme en pantalla dicho proceso:

Utilice la opción Crear Nuevo para dar de alta un nuevo cliente y al mimo tiempo asignarlo a la venta.

“ Tras asociar a la venta un cliente podras hacer uso de las configuraciones realizadas por el administrador del sistema,

es decir, conocer que lista de precios le fue otorgado, saber si cuenta con linea de credito, si es socio, etc. De ser

neceario podras editar estos la información o los beneficios otorgados ”

Nota: Si opera en la modalidad sucursales el registro a alta de un nuevo cliente deberá gestionarse desde el botón Mas

opciones – Alta de clientes a Servidor Central.

Si requiere modificar el nombre del cliente por defecto Publico en General y

agregar uno que se ajuste a su negocio o actualizar la información de uno de

sus clientes utilice el ícono de edición situado al costado derecho del nombre

P á g i n a | 67

del cliente, mostrado el formulario correspondiente realice las

modificaciones que concidere necesarias y guarde los cambios.

O bien ingrese a la siguiente ruta: Módulo Configuraciones / Sistema /

Ventas-Compras localice el apartado “Venta rápida” y edite el campo Cliente

por defecto, asignando el núm de ID que corresponda al nuevo cliente

Cómo asignar un vendedor a la venta en curso

Localiza en pantalla el botón Más Opciones y haz clic en “Seleccionar vendedor” o bien utilizar la siguiente

combinación Ctrl + G. Mostrado el siguiente formulario:

Presione la tecla F5, o haga clic en Localizar para visualizar

en lista los nombres de sus vendedores y poder

seleccionar uno de ellos:

Una vez localizado selecciónelo y presione la tecla Enter.

Asociado este dato haga clic en Aceptar o presione la tecla

F12:

Y confirme en pantalla la relación de venta hacia vendedor:

Utilice la opción Crear Nuevo o presione la tecla F6 para dar de alta un nuevo vendedor y al mimo tiempo relacionarlo a

la venta en curso.

Este apartado te permitirá Como administrador del sistema:

Conocer el saldo acumulado de acuerdo al % de

comisión asignado a un vendedor

Para ello solo deberá acceder al módulo CRM –

Vendedores, identificar el nombre de su

vendedor y hacer doble clic sobre su registro:

P á g i n a | 68

Gestionar pagos y tener una pequeña relación de

esta actividad.

Nota: Si opera en la modalidad sucursales el registro de los vendedores deberá sincronizarse de manera manual en el

servidor central y la sucursal, es decir, el registro deberá realizarse respetando las configuraciones asignadas, la inf.

descrita y el orden de captura.

Cómo aplicar descuentos Parciales

1. Abierto su ticket de venta haga clic sobre el botón Descuento o presione la combinación Ctrl + D

2. Defina cómo desea aplicar el descuento: Haga clic sobre

la opción requerida.

3. Describa el porcentaje o bien la cantidad.

4. Defina que modalidad utilizará: Haga clic sobre la

opción requerida.

Listo tras registrar el cobro podrá confirmar la cantidad

y/o porcentaje de descuento aplicado:

Permanentes

Desde el botón Más opciones localice y haga clic

sobre la opción Edit %desc. Permanente

Describa la cantidad del porcentaje que requiera

aplicar y marque la casilla indicada para habilitar y

poder aplicar esta configuración.

Nota: El porcentaje descrito se aplica al TOTAL de la

venta realizada.

Como atender a varios clientes al mismo tiempo

Como cualquier negocio que realiza ventas al público es casual tener que esperar a un cliente a que termine de ordenar

o seleccionar todos sus artículos, sin embargo la atención hacia los demás clientes no tiene por qué verse afectada,

P á g i n a | 69

Sicaja le permite habilitar y operar con varios tickets a la vez gracias a su apartado de Selección de ticket´s situado en la

parte superior derecha de su pantalla:

Cómo se muestra en la imagen el sistema integra en esta sección el número del ticket y la leyenda actual que identifica

al ticket en curso. Utilice su cursor para cambiar entre la cantidad de ticket´s que tenga habilitados y poder operar con

ellos. Si por algún motivo requieres borrar toda una venta puedes realizarlo con solo habilitar el ticket y presionar el

botón Eliminar Venta.

Como vender un Artículo Genérico

Sabias que con Sicaja puedes registrar la venta de uno o varios artículos que no esten contemplados en tu inventario.

Localiza en pantalla el botón Generico o simplemente presiona la tecla F8:

Mostrado el sig. Formulario

deberá completar los campos

básicos de venta:

Finalizada la descripción haz clic en Aceptar o presiona la tecla F12 con ello esta producto se cargará a la venta en

curso.

Como vender un producto con Pesaje

Si el giro de tu empresa te exige la venta de productos en esta modalidad además de la venta utilizando el código de

barras no tienes por qué preocuparte Sicaja integra y te permite realizar ventas a granel de una manera realmente

sencilla.

Nota: Antes de que puedas vender deberás crear o editar los artículos de tu inventario y realizar pequeñas

configuraciones. Consulta en la sección: Configurando Bascula electrónica

Realizadas las configuraciones podrás buscar y asignar a tu

ticket de venta la cantidad en peso y el precio del producto

seleccionado por tu cliente

De forma opcional y en caso de ser necesario puedes fijar un

importe de manera manual con solo presionar la tecla F o al

hacer clic en Fijar Importe.

Como consultar la información de un artículo.

Sabías que a partir de la versión 2016 el botón:

P á g i n a | 70

Además de permitirte consultar la información de tus

artículos registrados en sistema con la ayuda del lector de

código de barras, ahora te permite realizar búsquedas por

aproximación e inclusive te proporciona las existencias x

sucursal del artículo seleccionado.

Cómo registrar una Cotización desde el TPV

Con ayuda del botón Cotización Guarda e Imprime podrás registrar la venta en curso como

una cotización, si requieres gestionar la venta de lo cotizado deberás ingresar al Módulo

ventas submódulo Cotizaciones.

Cómo consultar Ventas pasadas Al hacer clic sobre el botón Arqueo de caja:

Podrás consultar las ventas previamente realizadas, desde este fichero podrás facturar alguna venta (Consulta la pág.…)

o bien registrar una devolución, para ello el sistema muestra como dato referencia el número de folio o número del

ticket, dato que te ayudará a identificar de forma inmediata la venta y poder realizar la actividad que requieras.

Cómo realizar una devolución Identificada nuestra venta, posicione el cursor de su mouse y haga doble clic sobre el registro a utilizar.

Abierto el formulario Ticket de Venta haga clic sobre el botón Cancelar completa.

Confirme el movimiento de caja para validar la salida de efectivo. Clic en SI

Espere el registro del movimiento…

P á g i n a | 71

Verifique el movimiento realizado: El estado de la nota de venta tendrá que mostrar la leyenda CANCELADA

Consulte la actualización de la información, preste atención a los campos informativos: Pago con / Cambio.

Devolución por Artículo

Abierto el formulario Ticket de Venta posicione el cursor de su mouse y haga doble clic sobre la partida o registro del artículo requerido, describa la cantidad a devolver y haga clic en Aceptar o presione F12, Valide la acción y confirme operación (Opcional imprimir ticket modificado)

Cómo autorizar crédito a tus clientes ¿Cómo acceder al formulario Clientes?

Presione las teclas Ctrl + F4 o bien haga clic

sobre el botón Seleccionar Cliente. Mostrado

el sig. formulario haga clic sobre el botón o

presione la tecla de acceso rápido que se

ajuste a su actividad:

Localizar: Si requiere otorgar o consultar el saldo a crédito disponible, editar los datos y conocer los

movimientos realizados por un cliente registrado en el sistema esta opción es ideal para usted. Asignado el

cliente haga clic sobre el ícono de edición situado al costado derecho del campo nombre.

Haga uso de las pestañas

disponibles para consultar

información adicional.

Marque la casilla situada debajo

del concepto Crédito, describa la

cantidad límite del crédito que le

otorgará a su cliente, para

finalizar haga clic en Aceptar o

presione F12 para guardar los

cambios realizados.

Ícono de edición

P á g i n a | 72

Crear Nuevo: Registre un Nuevo cliente completando los campos de la pestaña Datos, habilite la casilla Crédito

y asigne la cantidad límite de la misma. Haga clic en Aceptar o presione F12 para dar de alta Cliente.

Registrando una venta a credito Tras haber asociado un cliente con línea de crédito a la venta en curso y haber registrado en la misma los artículos que

nuestro cliente pretende adquirir. Haga clic sobre el botón Cobrar o presione la tecla F11.

Botón asociado:

Desde la perspectiva del administrador o politicas de su empresa podrá registrar y otorgar esta venta en su totalidad a

crédito o bien realizar un cobro inicial (abono) y lo restante otorgarlo a credito.

Total a credito:

Si nuestro cliente dispone de un limite de crédito

superior al monto de cobro y desea hacer uso de este

beneficio, solo haga clic sobre el botón A crédito.

Cobro parcial (abono/pago inicial)

Registre en el campo efectivo una cantidad menor al

total y haga clic sobre el botón A crédito.

Registrar un abono o liquidar un adeudo Realice un nuevo movimiento de Caja desde el TPV

oprima la combinación Ctrl + A o ejecute la función

Nuevo Movimiento caja desde el botón Más Opciones y

seleccione el concepto Cobro a Cliente

Registrando un abono

Asignado el concepto Cobro a Cliente el primer paso es

la asignación del cliente: Utilice la opción buscar (F5) en

caso de tener una cartera extensa de clientes.

P á g i n a | 73

Identificado su cliente haga clic en Siguiente y continúe

asignando la Nota de venta

Asignada la nota de Venta haga clic en Siguiente y

continúe describiendo la cantidad o monto del deudor:

Lo siguiente es la asignación del método de pago utilizado.

Haga clic en Siguiente. Para

finalizar Confirme el

movimiento realizado y haga

clic sobre Aceptar o bien

Aceptar e imprimir.

La próxima vez que consulte los movimientos realizados y registrados de su cliente podrá conocer el estado actual de su

cuenta (Pestaña Adeudos y Cobros) y el saldo deudor actual.

Liquidando un Adeudo De una sola venta: Suponiendo que su cliente hiso uso de su línea de crédito en una sola compra, la

liquidación puede realizarse desde el TPV sin problema alguno, el procedimiento es similar a registrar un

abono, la diferencia es que en esta ocasión la cantidad descrita tendrá que ser igual al monto del deudor.

De múltiples ventas: En caso de que su cliente haya realizado varias compras utilizando la línea de crédito

otorgada y requiera liquidar su deuda en un solo pago, el operador del sistema podrá registrar este

movimiento ingresando al módulo Ventas, Apartado Cuentas por cobrar, sección Multi-cobros.

De cliente a Socio Cómo dueño del negocio entendemos la importancia que representan tus clientes, por lo que podrías considerar la

implementación de esta función y premiar su lealtad.

¿Qué es el Sistema de Puntos?

El sistema de puntos es un medio que les permite a tus clientes participantes o socios obtener un saldo acumulativo por

cada compra que te realicen, con este saldo podrán adquirir productos de tu negocio cuando lo consideren necesario.

La implementación depende de tu criterio, de forma predeterminada el porcentaje general asignado a este sistema es

del 5% sin embargo puedes modificarlo y ajustarlo a tu fondo monetario.

Para ello deberás ingresar a la siguiente ruta: Módulo Configuración – Sistema – Pestaña Clientes….

Una vez que visualices el contenido de este apartado ubica el

recuadro editable y asigna el porcentaje que consideres ideal:

P á g i n a | 74

Configurado el porcentaje general podrás activar la casilla socio del formulario clientes y otorgar este beneficio:

La próxima vez que tu cliente te realice una compra se le cargará su saldo inicial.

Administrando tu Inventario…

P á g i n a | 75

Sin duda uno de los temas de mayor importancia para tu negocio se centra en el control de existencias o inventario. Con

ello sabrás cuanto vendes, cuando ajustar tu inventario, detectar perdidas, etc.

Desde la barra de navegación haz clic sobre el ícono Inventarios:

Desde la sección:

Podrás consultar información específica como:

Artículos próximos a caducar Al ejecutarse esta función el sistema mostrará una ficha de artículos que cumplen con esta condición, es decir aquellos

artículos que tengan habilitado en su configuración la casilla “Maneja Lotes/Caducidad” y claro que estén próximas a la

fecha de caducidad registrada.

Fecha de consulta 29 de Julio de 2014

De igual forma puede consultar esta información desde la pantalla principal de este sub módulo

Ofertas de hoy Este apartado nos permite consultar aquellos artículos que con anticipación editamos tras haber asignado el precio de oferta y registrado la fecha de inicio y fin del mismo. Preste mayor atención al campo P. oferta y Precio venta.

Inventario bajo Este apartado nos permite consultar aquellos artículos registrados en el sistema por debajo del nivel mínimo de

existencias, dicho parámetro puede editarse en cada artículo tras registrar una cantidad de stock mínimo. Recuerde

que esta información se registra en la pestaña básicos del formulario artículo.

Más vendidos Con la ayuda de esta función podrás consultar que artículos o productos de su negocio son los más y menos rentables, la ficha de información que el sistema genera integra la descripción de estos artículos y la cantidad vendida.

Editar costos extras Apartado detallado que permite al operador visualizar y editar los costos de los movimientos que contemplen el uso

del artículo registrado en el sistema

Consultar Artículos vendidos por sucursal

P á g i n a | 76

Desde esta sección:

Podrás……..

Agregar Mercancía

Haz clic en Nuevo o presiona F6.

El sistema mostrará el formulario que gestionara esta acción, el primer paso es ingresar el código de barras del producto, puedes hacer uso de la función buscar (F5) para localizar y asignar tu producto si lo requieres.

Una vez que el sistema te muestre la descripción del artículo y la cantidad actual de existencias lo siguiente es hacer clic en Cantidad o presionar F3 y describir la cantidad que entra al inventario.

Para finalizar haga clic en Aceptar o presione F12.

Concluido este proceso la cantidad que ingresaste será

sumada a la que había en "Cantidad Actual".

Restar Mercancía

A diferencia del procedimiento anterior en esta ocasión seleccionaremos la opción Restar. Continúe describiendo la

cantidad que descontará del total de existencias disponibles del artículo o producto seleccionado para ello haga clic en

Cantidad o presione F3. Para finalizar haga clic en Aceptar o presione F12.

La movimientos realizados podrán ser consultados desde la pantalla principal de este submódulo o bien puede utilizar

las opciones Localizar y lista disponibles en este submódulo.

Consultar tu inventario

Haz clic sobre el botón:

Realizar Inventario

Con la integración de este submódulo usted podrá registrar la cantidad en existencias físicas de sus artículos y cotejarlas

con el inventario lógico cuando lo requiera, cómo resultado obtendrá de 2 a 3 reportes informativos en los cuales usted

podrá visualizar qué artículos fueron contados, que artículos están pendientes por contar y conocer las diferencias en

existencias positivas o negativas.

El proceso de esta función se divide en 3 etapas:

Para consultar tu inventario

actual registrado en sistema.

Para consultar tu inventario

hasta la fecha asignada.

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Etapa 1

La primera de ellas implica contar físicamente las existencias actuales de tu artículo e identificar el registro del mismo

en el sistema, puedes localizar tu artículo desde el menú principal de este submódulo o bien tras hacer clic en la opción

Conteo del menú desplegable y hacer uso del motor de búsqueda que prefieras (Nombre, Ubicación o Categoría). Para

ambos medios deberás describir en la columna Conteo la cantidad actual de existencias por artículo que tengas

registrado en la base de datos o bien solo de aquellos que requieras cotejar:

Menú Principal

Función Conteo

Cómo medio de distinción entre tus artículos que fueron o no contados el sistema denota con cantidad inicial 0.00 y en

un tono rojizo aquellos pendientes x contar.

Etapa 2

Registrada esta información haremos uso de la siguiente función “Calcular diferencias”, ejecutada esta función y de

forma automática visualizará el panel de selección de impresoras, asigne una impresora física o puede hacer uso de la

impresora lógica PDFcreator y generar los reportes en formato PDF.

Artículos contados – inventario.pdf

Artículos no contados.pdf

Artículos con diferencias en co.pdf

Etapa 3

Consultada la información obtenida y cómo etapa final puede o no hacer uso de la función “Aplicar inventario físico”. Si

confirma la acción el sistema actualizará su inventario utilizando los valores descritos en la etapa 1 (artículos editados)

y generará el nuevo reporte de existencias: Inventario – realizado.

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Facturando Ventas…

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1. Localiza la venta a facturar

Al hacer clic en el botón Arqueo de Caja podrás visualizar las ventas realizadas durante el turno o jornada laboral e

incluso saber qué ventas han o no sido facturadas.

Abierto el formulario Ticket de Venta solo deberá hacer clic sobre el botón Facturar.

Como resultado el sistema mostrará la ficha de la Factura en curso:

2. Asigna Datos del Cliente.

El proceso de asignación del cliente puede realizarse de las siguientes formas:

Al gestionar una nueva Venta: Tras abrir un Nuevo ticket y asociarlo a uno de tus clientes registrados en el

sistema.

Después de Generar la factura de Venta: Tras editar el campo nombre y asociar a uno de tus clientes o bien

registrar y asignar un nuevo cliente.

3. Especifica métodos, formas y condiciones de pago

Abierta la ficha Factura de Venta haz clic en la sección Otros datos de la Factura. Localice y asigne los conceptos en los

campos correspondientes. (pág. Asociada)

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4. Verifica y Timbra tu Factura.

Para finalizar verifique una vez más los datos descritos en la factura, confirmados los datos haga clic en Opciones y

seleccione la opción Generar CFDI o presione la tecla F9.

Espere la confirmación por parte del sistema, identificada con la leyenda Timbrada y núm de Folio fiscal situada en la parte superior derecha de la factura.

Consulte la información generada posterior al timbrado, haga clic sobre las pestañas de consulta.

5. Entrega de Factura a tu cliente

Generada la factura dispones de varios medios para hacer la entrega a tu cliente:

Representación física:

Si configuraste una impresora estándar al Sistema podrás imprimir el comprobante físico de tu factura accediendo a la ficha Factura de Venta correspondiente, dentro de la ficha haz clic en Opciones y selecciona la función Imprimir o simplemente oprime la tecla F6, asigna tu impresora y haz clic en Aceptar. Es importante mencionar que el archivo que recibe el SAT al timbrar una factura es el XML, por lo que te sugerimos uses alguna otra opción de manera que tu cliente cuenta también con este archivo y pueda hacer sus declaraciones provisionales.

Factura digital:

Como emisor estas obligado a enviar por correo electrónico los archivos XML y PDF de la factura a tu cliente,

con Sicaja podrás hacerlo desde la misma ficha Factura de Venta, con la instalación de Sicaja se integra una

cuenta de correo electrónico gratuita que puedes utilizar o bien configurar y utilizar una cuenta de correo

P á g i n a | 81

personal. Previo a enviar el correo electrónico deberás crear el archivo PDF de la factura timbrada. Sigue y

aplica la sig. secuencia de pasos para generar y enviar los archivos de tu cliente:

Crear PDF

1. Presione F7 o bien haga clic en Opciones y seleccione crear PDF. 2. Asigne impresora: Seleccione PDFCreator y haga clic en Aceptar 3. Configure impresión: Edite los campos que considere necesarios y haga clic en Guardar. (Para llevar un mejor

control se recomienda definir en el campo nombre la descripción del folio que el sistema asigno a la factura). 4. Indique la ruta donde se guardaran los archivos y haga clic en Guardar.

(Ruta sugerida:\Sicaja\PDF)

Enviar PDF

5. Haga clic en Opciones seleccione y haga clic en Enviar PDF o presione (Shift + F1) 6. Confirme Cliente: Ejecutada la función, el sistema mostrará el

formulario Envío cargando los datos del cliente asignado en la factura confirme la información mostrada en los campos.

7. Envié Correo: Confirmados la información haga clic en Enviar o presione F12. Enviar XML.

8. Haga clic en Opciones seleccione Enviar XML. 9. Confirme Cliente: Ejecutada la función, el sistema mostrará el

formulario Envío cargando los datos del cliente asignado en la factura, confirme la información mostrada en los campos (Campo Adjunto).

10. Envié Correo: Confirmada la información haga clic en Enviar o presione F12

Para asegurarse que el envío se realizó correctamente, consulte el apartado Correo (Correo saliente) dentro del módulo CRM y revise que el esta do de envió tenga establecido el valor Sí.

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Corte de caja…

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Desde tu pantalla o TPV haz clic sobre el botón:

En Unicaja: El sistema te solicitará indicar si deseas realizar un retiro de efectivo y aplicarlo como fondo del siguiente corte:

Si tu respuesta fue Si describe la cantidad a retirar y haz clic en Aceptar o presiona la tecla F12:

En breve se nos mostrará un reporte con todos los movimientos realizados, indica la cantidad de dinero en caja y como paso final haz clic sobre el botón Cerrar Corte

En Multicaja

Indique el Total de dinero a entregar y haga clic en Aceptar.

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Administración General…

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Ventas

Explorando el módulo Ventas Desde este módulo usted podrá gestionar fácilmente la información registrada y realizada desde el TPV. La interfaz

principal de este módulo muestra en forma predeterminada una relación de las Ventas realizadas sin Facturar y un

apartado donde usted puede consultar las facturas realizadas durante el mes corriente.

En la versión más actual de Sicaja este módulo te permite conocer desde el servidor central que sucursal y caja realizo la venta mientras que en tu unidad (sucursal) te permite de manera adicional conocer el estado de envió de tus ventas e inclusive si estas requiere o no factura.

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Compuesto por 7 submódulos que a su vez le permiten realizar actividades de acuerdo a su necesidad, el módulo ventas se vuelve completamente intuitivo. Como se muestra en la imagen cada submódulo puede ser habilitado oprimiendo la tecla de acceso rápido asignado al mismo.

Historial de Ventas Con la ayuda de esta función el operador podrá realizar un informe sobre el historial de ventas partiendo de una fecha

en específica, aplicándolo a un cliente o bien al público en general, el sistema cuenta con opciones adicionales a incluien

el reporte como Facturas, Cotizaciones y devoluciones. Todo lo que el operador tiene que hacer es:

1. Editar y asignar fechas: Utilice los botones situados en los costados del campo correspondiente para fijar una fecha.

2. Asignar el nombre de un cliente: Utilice los

botones situados en los costados del campo

correspondiente para fijar el nombre del

cliente.

3. Marcar los checks: De forma opcional usted puede marcar las casillas situadas en parte inferior del formulario de acuerdo a lo que requiera consultar, para finalizar solo haga clic sobre el Botón Buscar.

Mostrada en pantalla la relación de ventas podrás hacer o realizar diversas actividades, por ejemplo:

Filtrar una venta:

Localiza en pantalla el botón Lista y haz clic sobre él, con ello podrás visualizar un pequeño menú de opciones y habilitar

la función Filtrar.

Tan pronto visualices una pantalla similar a:

Podrás seleccionar el campo, establecer una

condición y describir el dato a buscar…

Exportar su relación de ventas a texto:

Localiza en pantalla el botón Lista y haz clic sobre él, con ello podrás visualizar un pequeño menú de opciones y habilitar

la función Exportar a texto.

Tan pronto visualices una pantalla similar a:

Podrás seleccionar los campos de la inf. Que

requieras extraer, editar el orden de estos campos,

respaldar tu personalización como plantilla y

seleccionar la ruta destino.

Nota: Sicaja no se hace responsable del uso indebido de estas funciones o aquellas excluidas en este

manual.

P á g i n a | 87

Facturar ventas Cada vez que realizamos una venta el sistema registra la operación permitiéndonos facturar la venta cuando lo

necesitemos. Nuestro sistema permite seleccionar múltiples ventas y generar una factura por cada cliente e incluso

generar una factura general. Además te permite facturar usando el nuevo y ya obligatorio Sistema de Facturación

electrónica CFDI, siempre y cuando usted haya realizado los trámites correspondientes ante la Secretaría de

Administración Tributaria (SAT) y cuente con un saldo de Timbres Fiscales.

¿Qué es un timbre fiscal?

Es un servicio para la certificación de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDI).

Cómo cliente Sicaja usted puede solicitar y adquirir un paquete de timbres a un precio muy económico y accesible.

Comuníquese a ventas@sicaja.com para ofrecerle asesoría antes y durante la compra de nuestros productos.

¿Cómo facturo una venta?

Dado de alta ante el SAT, disponer de un saldo de timbres y haber realizado las configuraciones en el sistema, estamos listos para facturas nuestras ventas.

1. El primer paso es identificar la nota de venta o ventas a facturar: Consulte las ventas realizadas desde:

La interfaz principal del módulo de ventas - columna Ventas sin facturar. (una venta)

El submódulo Facturar ventas. (una o múltiples ventas).

2. Haga doble clic sobre el registro de la venta a facturar.

3. Mostrada la ficha Venta haga clic en Opciones seleccione Facturar. Haga clic en Aceptar o presione F12 (si requiere guardar el registro y realizar la operación más tarde de lo contario omita este punto).

4. Asigne Método y Forma de Pago, haga clic en el botón situado al costado derecho del campo Otros datos de factura, seleccione, agregue los conceptos y presione F12.

5. Haga clic en Opciones seleccione Generar CFDI o presione F9.

6. Espere la confirmación por parte del sistema, identificada con la leyenda Timbrada y el núm. de Folio fiscal situada en la parte superior derecha de la factura.

Consulte la información generada tras el timbrado, haga clic sobre las pestañas de consulta.

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7. Genere un archivo PDF: Posterior a generar el PDF el sistema integrará la pestaña donde usted podrá consultar la factura generada. 7.1 Presione F7 o bien haga clic en Opciones y seleccione crear PDF. 7.2 Asigne impresora: Seleccione PDFCreator y haga clic en Aceptar. 7.3 Configure impresión: Edite los campos que considere necesarios y haga clic en Guardar. (Para llevar un

mejor control se recomienda definir en el campo nombre la descripción del folio que el sistema asigno a la factura).

7.4 Indique la ruta donde se guardaran los archivos y haga clic en Guardar. (Estos archivos deberán guardarse en la ruta C:\Sicaja\PDF)

8. Envié PDF: 8.1 Haga clic en Opciones seleccione y haga clic en Enviar PDF o presione (Shift + F1) 8.2 Confirme Cliente: Ejecutada la función, el sistema mostrará el formulario Envío cargando los datos del

cliente asignado en la cotización, confirme la información mostrada en los campos. 8.3 Envié Correo: Confirmados la información haga clic en Enviar o presione F12.

9. Envié XML:

9.1 Haga clic en Opciones seleccione Enviar XML. 9.2 Confirme Cliente: Ejecutada la función, el sistema mostrará el formulario Envío cargando los datos del

cliente asignado en la factura, confirme la información mostrada en los campos (Campo Adjunto). 9.3 Envié Correo: Confirmada la información haga clic en Enviar o presione F12.

10. Para finalizar haga clic en Aceptar o presione F12.

Para asegurarse que el envío se realizó correctamente, consulte el apartado Correo (Correo saliente) dentro del módulo CRM y revise que el estado de envió tenga establecido el valor Sí.

¿Cómo facturo múltiples venta?

1. Habilitado el submódulo Facturar ventas

seleccione o marque las casillas de las Notas

de venta que requiera facturar:

2. Marcadas las ventas haga clic sobre el icono

Proceso y seleccione la opción Facturas las

notas seleccionadas:

3. Lo siguiente es definir cómo generar la

factura, es decir, por cliente o general:

Si su respuesta fue la opción Si el sistema creara las facturas correspondientes asignando las ventas con el

mismo Nombre del cliente en una sola.

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Cotizaciones Desde este submódulo podrás Crear una nueva Cotización o consultar aquellas que fueron gestionadas desde el TPV, el

sistema te permite reimprimir el comprobante, agregar nuevos productos, eliminarlos o simplemente editarlos, además

dispones de la opción enviar Cotización vía correo electrónico a tus clientes.

La interfaz principal de este apartado muestra las cotizaciones pendientes registradas en el sistema.

Para abrir una cotización solo deberás seleccionar el registro correspondiente y hacer doble clic. Mostrada la ficha

podrás realizar la actividad que requieras. Por ejemplo:

Agregar un Producto registrado en el Sistema.

1. Sitúa el cursor de tu mouse en la sección de Partidas, presiona el botón secundario y selecciona la opción

formulario alta o simplemente haz doble clic.

2. Mostrado el formulario Detalle de venta localiza tu artículo, de ser necesario edita cantidades, para finalizar

presiona F12.

Agregar un producto genérico.

1. Sitúa el cursor de tu mouse en la sección de Partidas, presiona el botón secundario y selecciona la opción

formulario alta o simplemente haz doble clic.

2. Mostrado el formulario Detalle de venta haz clic en Opciones y selecciona Artículo genérico o bien presiona

F8.

3. Completa el formulario Descripción Manual y haz clic en Aceptar o presiona F12.

4. Finalmente presiona el botón Guardar del formulario Detalle de Venta o presiona F12.

Eliminar un Producto.

1. Con la ayuda de tu cursor o de las teclas de dirección selecciona la partida del producto, presiona el botón

secundario y selecciona la opción formulario baja o simplemente haz doble clic.

2. Mostrado el formulario Detalle de venta haz clic en Opciones y selecciona eliminar o presiona Shift + F12.

3. Para finalizar el sistema solicitará la confirmación de la acción realizada seleccione la opción Sí.

Editar un Producto.

1. Con la ayuda de tu cursor o de las teclas de dirección selecciona la partida del producto, presiona el botón

secundario y selecciona la opción formulario modificación o simplemente haz doble clic.

2. Mostrado el formulario Detalle de venta podrás modificar la cantidad de tu producto haciendo clic en los

iconos situados al costado derecho de este campo, de igual manera podrás utilizar las teclas de dirección o

simplemente presionando la tecla F3. También podrás seleccionar y asignar uno de los 6 precios disponibles

asignados a tu producto tras presionar la tecla F9.

3. Para finalizar presiona F12.

Enviar la cotización a tu cliente.

Recuerda que antes de enviar tu cotización lo primero que tienes que contemplar es la creación del archivo en formato

PDF.

1. Abierta la cotización haz clic en opciones, selecciona y haz clic en Crear PDF o presiona F7.

2. Lo siguiente es la asignación de la impresora. Selecciona PDFCreator y haz clic en Aceptar.

2.1 Mostrada en pantalla la ventana PDFCreator, podrás y te recomendamos editar el campo: Título del

documento, agregando a la descripción el número de folio asignado por el sistema. Ejemplo:

Cotización_011

2.2 Indica la ruta donde se guardara el archivo y haz clic en guardar.

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3. Creado el archivo de la cotización haz clic en opciones, selecciona y haz clic en Enviar PDF o presiona Shift

+ F1

4. Ejecutada la función el sistema mostrará el formulario Envío cargando de manera automática los datos del

cliente asignado a la cotización, le recomendamos verificar que el campo Adjunto coincida con la Ruta

donde guardo el archivo en formato PDF.

5. Para finalizar presione el botón Enviar o presione F12.

Para asegurarse que el envío se realizó correctamente, consulte el apartado Correo (Correo saliente) dentro del módulo CRM y revise que el estado de envió tenga establecido el valor Sí. Imprimir Cotización

1. Abierta la cotización haz clic en Opciones, selecciona y haz clic en Imprimir o presiona F6. 2. Selecciona el tipo de impresión 3. Selecciona impresora y haz clic en Imprimir.

Eliminar una cotización (Nota de Venta abierta)

1. Abierta la cotización haz clic en Opciones, selecciona y haz clic en “Eliminar y Salir” o presiona la tecla Retroceso.

2. Confirma la acción introduciendo tu contraseña de administrador, claro si está definida de lo contrario solo oprime la tecla F12.

Cancelar cotización.

1. Abierta la cotización haz clic en Opciones, selecciona y haz clic en Marcar Cancelada o presiona la combinación Ctrl + C.

2. Confirma la acción seleccionando lo opción Sí. 3. Para finalizar confirme el cambio de estado de la cotización a CANCELADA y presiona la tecla esc.

Cobrar una cotización Abierta tu cotización haz clic sobre el botón Cobrar o presiona F11, completa el formulario de cobro de acuerdo al método de pago que utilice tu cliente, al finalizar el mismo podrás o no facturar la venta. Crear una nueva cotización

1. Habilitado el submódulo Cotizaciones selecciona del menú desplegable la opción Nueva o presiona la tecla F6.

2. Continua asignado el cliente: puedes utilizar la teclas de dirección de tu teclado o los botones situados al costado del campo para fijar el nombre cliente, si tienes una cartera de clientes amplia te sugerimos utilizar la opción Localizar con solo oprimir la tecla F5. Asignado el cliente haz clic en Siguiente o presiona la tecla F12. 2.1 De manera opcional puede o no completar los demás campos que el formulario integra:

Observación.

Condiciones de Pago.

Tiempo de Entrega.

Lista de Precios

Sucursal/Almacén.

Si al momento de generar la cotización no cuenta con esta información no se preocupe podrá anexarla cuando lo requiera ingresando a la opción “Otros datos de Venta”.

3. Lo siguiente es agregar el o los productos que cotizará a su cliente. Utilice el formulario Detalle de Venta para buscar y agregar esta información.

Para finalizar presiona la tecla F12, el sistema guardará tu cotización y podrás operar con ella cuando sea necesario.

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Notas de Venta

Desde este apartado podrás consultar las Notas de Venta que fueron gestionadas desde el TPV, el sistema te permite

reimprimir el comprobante, crear y enviar por correo electrónico la nota de venta a tus clientes en formato PDF,

Facturar la Venta e incluso generar una Nueva Nota de Venta.

La interfaz principal de este apartado muestra las Notas de Venta registradas en el sistema resaltado con un fondo en

color que identifica a actividad que se haya realizado.

Color Acción Color Acción

Rojo Intenso Azul

Vendida a crédito Ventas pagada con puntos

Rojo Obscuro Cancelada / Devolución

Transparente Venta sin Facturar Amarillo Nota Abierta

Para abrir y consultar la información registrada en una nota de venta solo deberás seleccionar el registro

correspondiente y hacer doble clic.

Crear una nueva Nota de venta.

1. Habilitado el submódulo Notas de Venta selecciona del menú desplegable la opción Nueva o presiona la tecla F6.

2. Continua asignado el cliente: puedes utilizar la teclas de dirección de tu teclado o los botones situados al costado del campo para fijar el nombre cliente, si tienes una cartera de clientes amplia te sugerimos utilizar la opción Localizar con solo oprimir la tecla F5. Asignado el cliente haz clic en Siguiente o presiona la tecla F12.

3. Lo siguiente es agregar el o los productos que tu cliente requiere. Utilice el formulario Detalle de Venta para buscar y agregar esta información.

4. Efectué el Cobro. 5. Haga clic en Finalizar o presione la tecla esc.

Cobrada la venta puedes facturar la venta desde esta sección si lo prefieres. Abierta la ficha de la Nota de venta haz clic en opciones, selecciona y haz clic en Facturar o presiona la tecla F9. Imprimir Nota de Venta.

1. Abierta la cotización haz clic en Opciones, selecciona y haz clic en Imprimir o presiona F6. 2. Selecciona el tipo de impresión 3. Selecciona impresora y haz clic en Imprimir.

Consultar Notas de Venta Pendientes.

Habilitado el submódulo Notas de venta selecciona del menú desplegable la opción Pendientes o presiona la tecla P. Desde esta ficha podrás gestionar únicamente las notas de venta pendientes registradas en el Sistema o bien eliminar múltiples Notas en caso de ser necesario, para ello deberás marcar las casillas de las notas de venta, hacer clic en el icono Proceso, seleccionar y hacer clic en Eliminar marcadas.

P á g i n a | 92

Facturas

Este apartado le permitirá consultar las facturas previamente generadas, el sistema le permite realizar búsquedas

partiendo de fechas específicas, con la que usted podrá definir fácilmente el margen de consulta que requiera, día,

semana, mes, etc. De manera opcional puede o no asociar a esta búsqueda el nombre de uno de sus clientes y visualizar

exclusivamente las facturas realizadas al mismo.

El menú desplegable de este submódulo aloja las funciones disponibles en el mismo. Como primera opción encontraras

la función Buscar:

Buscar

1. Para activar esta función puedes hacer clic en Buscar o presionar la tecla F5. Mostrado el formulario Búsqueda

solo deberás establecer la fecha desde y hasta, puedes presionar la tecla F4 para visualizar un pequeño

calendario y asignar la fecha o utilizar los botones situados al costado derecho del campo.

2. Lo siguiente es la asignación del Cliente. Presione la tecla F5 para buscar y completar este campo, asignado el

cliente haz clic en Buscar.

¿Cómo cancelo una factura?

Identificada y abierta la Factura de Venta a cancelar haga clic sobre el botón Opciones y seleccione la opción Cancelar

Factura, confirme la acción y espere la respuesta del servicio (este dependerá de la velocidad disponible a si cómo de la

disponibilidad del servidor gestor)

La siguiente Función Nueva te permite crear de forma directa una factura, registrarla en el Sistema y cobrarla cuando

desees.

Nueva

El proceso para crear una nueva factura es el sig.:

1. Haga clic en Nueva o presione F6.

2. Continúe asociando a su cliente: Presione la tecla F5 para buscar y completar este campo. O bien presione la

tecla F6 registre la información de un nuevo usuario y asócielo a la factura. Asignado el nombre del cliente

presione la tecla F12 o haga clic en Aceptar.

3. Mostrada la ficha Factura de Venta continúe con el registro del o los productos requeridos por su cliente. Haga

doble clic sobre el espacio destinado a las partidas o registros para poder visualizar el formulario Detalle de

venta, identifique y agregue sus productos.

4. Para finalizar presione F12 o haga clic en Aceptar (Consulte el submódulo Cuentas por Cobrar para gestionar el

mismo).

Factura Global

Pendientes de Cobro

Con la ayuda de esta función usted podrá visualizar y conocer que facturas aún no han sido cobradas y a que clientes has

sido registradas. Para visualizar esta relación solo deberá hacer clic sobre la función o presionar la tecla P.

P á g i n a | 93

Cuentas por Cobrar

Este apartado registra aquellas ventas realizadas con el beneficio Línea de Crédito y le permite gestionar el cobro

cuando se requiera. El sistema permite registrar al cobro empleando modalidades prácticas y fáciles de usar

obteniendo cómo resultado la información y el control del Saldo a Crédito otorgado a su cliente.

Cobro Parcial

Esta función le permite realizar y registrar el cobro parcial (abono o liquidación) de su cliente aplicado a una sola Nota de Venta.

Abono

1. El primer paso es la asignación del cliente:

Utilice la opción buscar (F5) en caso de tener

una cartera extensa de clientes.

2. Identificado su cliente haga clic en Siguiente y

continúe asignando la Nota de venta.

3. Asignada la nota de Venta haga clic en

Siguiente y continúe describiendo la cantidad o

monto que abonara el deudor:

4. Lo siguiente es la asignación del método de pago

utilizado.

5. Haga clic en Siguiente. Para finalizar Confirme el movimiento realizado y haga clic sobre Aceptar o bien

Aceptar e imprimir:

La próxima vez que consulte los movimientos realizados y registrados de su cliente podrá conocer el estado actual de su

cuenta (Pestaña Adeudos y Cobros) y el saldo deudor actual.

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Liquidación

Suponiendo que su cliente hiso uso de su línea de crédito en una sola compra, la liquidación puede registrarse

de forma similar a registrar un abono, la diferencia es que en esta ocasión la cantidad descrita tendrá que ser

igual al monto del deudor.

Multi-Cobros

Abono

Esta función le permite visualizar, seleccionar y realizar el cobro de múltiples notas de venta.

Para activar esta función puede hacer clic en la opción Multi-cobros del menú desplegable o presionar la tecla M.

1. Inicie asignando el nombre de su cliente: Utilice

la opción buscar (F5) en caso de tener una

cartera extensa de clientes:

2. Con la ayuda de su cursor marque las Notas de

venta a cobrar. Para continuar presione F12:

3. Confirme el total a cobrar y continué asignando

el método de pago:

4. Para finalizar Confirme el movimiento realizado y haga clic sobre Aceptar o bien Aceptar e imprimir.

Liquidación

Para liquidar el adeudo total empleando esta modalidad deberá marcar todas las Notas de venta asociadas a

su cliente, confirmar el total, finalmente realizar y registrar el cobro (x Nota de Venta).

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Compras

Explorando el módulo Compras. Al ingresar a este módulo podrá registrar, consultar y administrar los pedidos hacia sus proveedores e inclusive gestionar

sus cuentas por pagar. La interfaz principal de este módulo muestra en forma predeterminada una relación de los

pedidos sin Facturar y un apartado donde usted puede consultar las compras registradas durante el mes corriente.

De acuerdo a la actividad que requiera podrá acceder a un submódulo y gestionarla sin mayores complicaciones:

Historial de Compras

Con la ayuda de esta función el operador podrá realizar un informe sobre el historial de ventas partiendo de una fecha

en específica, aplicándolo a un cliente o bien al público en general, el sistema cuenta con opciones adicionales a incluir

en el reporte como Facturas y devoluciones. Todo lo que el operador tiene que hacer es:

1. Editar y asignar fechas: Utilice los botones situados en los costados del campo correspondiente para fijar una fecha.

2. Asignar el nombre de tu proveedor: Utilice los

botones situados en los costados del campo

correspondiente para fijar el nombre de su

proveedor.

3. Marcar los checks: De forma opcional usted puede marcar las casillas situadas en parte inferior del formulario de acuerdo a lo que requiera consultar, para finalizar solo haga clic sobre el Botón Buscar.

P á g i n a | 96

Pedidos Desde este submódulo podrá registrar un nuevo pedido y gestionarlo cuando lo requiera, el proceso para la

elaboración y registro de un pedido es el sig.:

1. Habilitado el submódulo Pedidos haga clic en Nueva o

presione F6.

2. El siguiente paso es asignar el proveedor al cual

solicitaremos el insumo.

Si emplea el modulo sucursales: asigne el registro y/o

nombre de la sucursal correspondiente

3. Asigne un número de pedido (opcional) y haga clic en

Aceptar o presione F12

4. Para continuar agregue los artículos que va a solicitar, utilice el formulario Detalle de Venta para localizar y asignar

los artículos asociados a este proveedor.

5. Fijados los artículos haga clic en Guardar o presione F12.

Registrado su pedido puede acceder y consultar la información que previamente cargo desde la interfaz principal de

este submódulo:

O bien desde la opción Lista integrado en el mismo:

P á g i n a | 97

Recuerde que para abrir un registro deberá seleccionarlo y sobre este hacer doble clic.

6. Lo siguiente es seleccionar el medio que utilizaras para hacerle llegar el pedido a tu proveedor:

Medio Impreso: Si el contacto con tu proveedor es presencial puedes hacer uso de este medio y entregarle tu

pedido cuando se presente en tu negocio.

Habilitada la ficha del pedido haga clic en Opciones y seleccione la opción Imprimir o simplemente presione

F6.

Digital: Si tu proveedor te permite emitir pedidos a través de un correo electrónico sólo deberás generar un

archivo PDF y adjuntarlo al correo antes de enviarlo.

Habilitada la ficha del pedido haga clic en Opciones y seleccione la opción Crear PDF o presione F7.

Mostrada en pantalla la ventana Imprimir seleccione la impresora lógica PDF Creator y haga clic en

Aceptar.

Mostradas la propiedades de la impresión

edite los campos que considere

necesarios y haga clic en Guardar:

Indique Ruta donde se guardaran los

archivos y haga clic en Guardar:

Envíe Pedido: Abierto el registro del Pedido, haga clic en Opciones seleccione y haga clic en Enviar PDF o presione (Shift + F1)

Confirme Proveedor: Ejecutada la función, el sistema mostrará el formulario Envío cargando los datos del cliente Proveedor, confirme la información mostrada en los campos (Ruta del archivo).

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Para finalizar haga clic en Enviar o presione F12.

Si requiere conocer el estado de envío del correo, consulte el módulo CRM apartado Correo o desde la interfaz principal presione la tecla 4 seguida de la tecla G. 7. Registra tu compra: Una vez que tu pedido te ha sido entregado podrás registrar y sumar a tus existencias o a las

de la sucursal asignada la cantidad que hayas adquirido. Para ello deberás ingresar al registro del pedido correspondiente:

Mostrada la ficha de tu pedido haz clic en opciones y selecciona la opción Recibir /aplicar compra.

A continuación el sistema te solicitará respondas un mensaje:

Si tu respuesta fue la 1ra opción (Sí): Sólo te resta definir el método de pago que utilizaste, Utilice los botones situado al costado derecho del campo correspondiente para fijar el método de pago o bien haga clic sobre el icono de edición situado al costado izquierdo del campo, seleccione Localizar o presione F5, seleccione y asigne método:

Si tu respuesta fue No, el sistema facturará automáticamente el pedido de compra, el proceso de

pago tendrá que ser gestionado desde el submódulo "Cuentas por Pagar".

Al finalizar el sistema le mostrara que el pedido ha sido pagado….

P á g i n a | 99

Devoluciones Esta sección le permite registrar las devoluciones a proveedor, el proceso implica manejar la información registrada en

las Notas de Compra (pedidos) previamente realizadas.

1. Habilitado el submódulo Devoluciones haga clic en

Nueva o presione F6.

2. El siguiente paso es asignar el nombre del proveedor

que le suministró el insumo en mal estado:

3. Continúe describiendo el número de Documento de

compra y haga clic en Aceptar:

4. Confirme la edición de productos en la devolución

haciendo clic en la opción Sí del sig. mensaje:

5. Mostrada la ficha devolución de compra, utilice y describa en el formulario Detalle pedido el o los artículos así

como la cantidad del mismo que valla a devolver a su proveedor.

6. Agregados los artículos y sus respectivas cantidades, de manera opcional puede describir en el Campo

Observaciones la razón de la devolución, haga clic en Aceptar o presione F12.

Importante:

Este movimiento quedará registrado y podrá consultarse desde el formulario del proveedor, Ingrese al módulo CRM - Proveedores, Seleccione proveedor y consulte la pestaña Devoluciones.

P á g i n a | 100

El resultado tras realizar una devolución contempla la actualización de existencias del artículo asignado a la misma.

Cuentas Por Pagar Este apartado registra aquellas compras pendientes de pago y te permite registrar el mismo cuando se requiera. El

sistema permite registrar al cobro empleando modalidades prácticas y fáciles de usar obteniendo cómo resultado la

información y el control del Saldo deudor hacia tu proveedor.

Cobro parcial

Esta función le permite realizar y registrar el pago parcial (abono o liquidación) a su proveedor aplicado a una sola Nota de Venta.

1. El primer paso es la asignación del proveedor:

Utilice la opción buscar (F5) en caso de tener

una cartera extensa de proveedores:

2. Continúe asignando el número de la factura.

Utilice los botones situados al costado derecho

del capo ID para fijar este valor:

3. El siguiente paso implica la descripción de la

cantidad del monto a pagar:

4. Descrito el monto continué con la asignación

del método de pago a utilizar:

5. Ahora seleccione el medio que gestionará el

pago:

6. Para finalizar verifique y valide el movimiento realizado. Haga clic en Aceptar o presione F12.

Caja normal:

P á g i n a | 101

Caja Chica:

Consulte la operación previamente realizada desde la interfaz principal de este submódulo, preste atención al campo

Total abonado:

Multipagos

Utilice esta función si requiere realizar y gestionar el pago de múltiples compras realizadas a un proveedor específico. El

proceso para registrar y realizar este tipo de pago es similar al descrito con anterioridad, la diferencia solo se refleja en

los pasos 2 y 3:

2. Mostrada la siguiente ventana seleccione las

facturas a pagar y presione F12 para continuar:

3. Confirme el total a pagar haciendo clic en

Continuar o presionando F12:

Si requiere consultar los documentos pagados a su proveedor puede hacer uso de la función Documentos pagados el

sistema le permite definir intervalos de tiempo y realizar de manera fácil una búsqueda:

P á g i n a | 102

Movimientos en Caja

Tras ingresar al módulo Flujo de caja usted podrá revisar los movimientos durante el mes corriente gestionados por el

personal a su cargo desde la pantalla punto de venta, además podrá consultar los conceptos de ingresos y egresos

actuales en el sistema con la opción de generar, registrar y operar uno nuevo si la administración de tu negocio lo

requiere. Este submódulo además integra las secciones de control sobre los métodos y condiciones de pago que

utilizarás al realizar y emitir una factura.

Movimientos de Caja Para conocer los movimientos en caja registrados deberás habilitar el contenido del submódulo Movimientos de caja

haciendo clic sobre el icono o bien presionando la tecla A, desplegado el menú de opciones o funciones disponibles haz

clic sobre el icono o presiona la tecla de acceso rápido asignada y realiza la actividad que requieras.

Localizar (F5): Esta opción te facilitará la búsqueda de un movimiento específico ya que te permite asignar de una

lista de motores disponibles o índices el valor del dato que requieras consultar, descrito los caracteres iniciales

selecciona y haz doble clic sobre el registro para conocer más acerca del movimiento.

Lista (L): Esta opción muestra una relación de los movimientos registrados para consultar la información del

movimiento recuerda seleccionar y hacer doble clic sobre el registro.

Entre fechas: opción que te permite asignar un intervalo de tiempo a través de la especificación de fechas y realizar

una búsqueda de los movimientos realizados durante este intervalo.

Reporte de Pagos: Con esta función podrás conocer los movimientos de caja que se emplearon al liquidar o

realizar el pago a uno de tus proveedores. El procedimiento es muy sencillo, mostrado el formulario Búsqueda:

1. Defina la fecha desde y hasta: Utilice los botones

situados a los costados del campo de edición para

localizar y asignar una fecha:

2. Localice, asigne el nombre de su proveedor: Utilice

los botones situados a los costados del campo de

edición para localizar y asignar el nombre de su

proveedor.

3. Haga clic sobre el botón Buscar.

Reporte de Cobranzas: Haga uso de esta función si requiere conocer y consultar los

movimientos de caja que se registraron al real izar un cobro a uno de sus cl ientes.

1. Defina la fecha desde y hasta: Utilice los botones

situados a los costados del campo de edición para

localizar y asignar una fecha:

P á g i n a | 103

2. Localice, asigne el nombre de su proveedor: Utilice

los botones situados a los costados del campo de

edición para localizar y asignar el nombre de su

proveedor.

3. Haga clic sobre el botón Buscar.

Nuevo: Si requieres gestionar y registrar un movimiento desde la cuenta administrador podrás

realizarlo con solo oprimir la tecla F6. Mostrado el formulario Concepto local iza y asigna el nombre

del concepto a util izar, haz clic en Siguiente y continúa con el proceso.

Conceptos

Los conceptos son los términos que la aplicación utiliza al controlar y registrar los movimientos de caja realizados, es

decir los egresos e ingresos a tu empresa de manera que puedas consultar la información asociada a cada concepto

cuando sea necesario.

Con la instalación se incorporan a este submódulo 13 conceptos generales que te ayudarán a administrar los

movimientos en caja de tu negocio. Si requieres consultar la información asociada a cada concepto solo deberás

seleccionar el registro y hacer doble clic sobre el mismo ya sea desde la pantalla principal de este submódulo o bien

utilizando las funciones búsqueda y lista.

Si por alguna razón la administración de tu negocio te exige manejar otro concepto adicional a los descritos podrás

emplearlo tras crear y registrar un nuevo concepto, el procedimiento es el siguiente:

1. Habilitado el submódulo Conceptos, haz

clic en Nuevo o presiona la tecla F6:

2. Mostrado el formulario concepto define

el valor que mejor se ajuste:

Negativo: para registrar

egresos.

Positivos: para registrar

ingresos.

3. Lo siguiente es definir el nombre de tu

nuevo concepto: haz clic sobre el

cuadro editable correspondiente a la

descripción y digitaliza el nombre.

4. Para continuar haz clic en el icono

situado al costado del campo Relación,

selecciona de la lista de opciones el dato

que mejor se ajuste y asígnalo a este

campo.

5. Para finalizar haz clic en Aceptar.

La próxima vez que tu o el personal a tu cargo realice y registre un movimiento utilizando el concepto que

personalizaste podrás consultar el movimiento asociados al mismo.

Métodos y Condiciones de pago

Una de las configuraciones iniciales de tu Sicaja es el registro de métodos y condiciones de pago. Si leíste este

documento tal y como fue escrito posiblemente ya cuentes o hayas registrado esta información. Para ambos

P á g i n a | 104

submódulos las opciones o funciones disponibles se limitan a consulta de los conceptos registrados o bien dar de alta un

nuevo concepto.

Cortes de Caja Registrados

Nota: La Descripción del sig. Apartado no de aplica en la modalidad multicaja y sucursales. Consulte: si

usted opera con alguna de estas modalidades.

Sicaja integra en su sistema 2 tipos de cortes Los cortes Y o parciales y los cortes Z o generales, este último puede estar

compuesto por X número de cortes Y dependiendo del modelo de operación que su empresa requiera, es decir, puede

realizar:

Un corte Y diario para generar un corte Z al fin de la semana.

Un corte Y por cada cambio de turno para generar un corte Z al final del día.

Con la instalación de Sicaja se habilitan cortes iniciales en automático, uno por cada tipo de corte, de esta manera usted

podrá simular ventas y probar las configuraciones del sistema que valla a emplear por ejemplo: configurar su impresora

de ticket.

Definida una de las modalidades mencionadas o bien ajustada a su criterio usted podrá abrir y a signar la cantidad inicial

en caja del corte Y, para ello deberá cerrar los cortes iniciales registrados en el sistema desde el módulo Cortes.

Accediendo al módulo Cortes

Puede ingresar al mismo haciendo clic en el botón Cortes situado en la barra de Navegación o sencillamente presionar

la tecla de acceso rápido 6.

Cómo cerrar un corte Y

Habilitado el submódulo Corte de caja Y haga clic en la opción Cerrar Corte o presione la tecla F5.

A continuación el sistema mostrará un mensaje de respuesta

opcional:

Si su respuesta fue Si indique la cantidad que va a retirar y

haga clic en Aceptar o presione F12:

P á g i n a | 105

Se nos mostrará un reporte con todos los movimientos

realizados, describa la cantidad y haga clic en Cerrar corte o

presione F8:

Cómo cerrar un corte Z

Habilitado el submódulo Corte de caja Z

haga clic en la opción Corte Z actual o

presione la tecla F5.

Cómo resultado visualizaras en tu pantalla

una ficha personalizada del corte Z actual

y los cortes Y asociados, así como la

información de mayor importancia.

Revisado el corte deberás hacer clic en

Cerrar corte z actual, finalmente haz clic

en Aceptar o presiona F12.

Cómo abrir un Corte Z

Para crear o abrir un nuevo corte Z

deberás hacer clic en la opción Nuevo.

Mostrada en pantalla la ficha del inicio del

corte de caja haz clic en Aceptar o

presiona F12:

Finalmente confirma la acción realizada

haciendo clic en Si y listo.

Cómo abrir un Corte Y

P á g i n a | 106

Habilitado el submódulo Corte de caja Y haga clic en la

opción Abrir Corte o presione la tecla F6.

Mostrada en pantalla la siguiente ventana indique el fondo

de cantidad inicial:

Para finalizar haga clic en Aceptar e imprimir o presione F11.

Control de Sucursales

Cómo ventaja competitiva, Sicaja POS te permite conocer de manera práctica las ventas realizadas por sucursal,

administrar movimientos de inventario e incluso conocer el flujo en caja, todo esto desde una misma interfaz y sin la

necesidad de descapitalizar a su empresa.

P á g i n a | 107

La gestión e intercambio de información entre una sucursal y la matriz de logra a través del uso de un software servidor

creado e integrado en tu suite administrativa Sicaja POS, bajo una licencia de uso legal x sucursal, la implementación e

integración de un dominio y claro la correcta configuración del sistema.

Operando desde el Servidor Central

Importante: Esta sección del manual describe las funciones básicas que podrás utilizar en tiempo real tras la integración

y configuración en esta modalidad.

Explorando el módulo Sucursales

La pantalla principal de este módulo te muestra la relación de las sucursales disponibles y/o en operación. Cada registro

te permite acceder a la sucursal asignada y poder consultar los movimientos realizados por dicha sucursal.

P á g i n a | 108

El panel interno de la sucursal permite al Administrador General del sistema conocer:

Las existencias por cada artículo registrado en la sucursal (Pestaña: Stock)

Los traspasos de mercancía que entran o salen de esta unidad (Pestaña: Traspasos de Mercancía)

El Registro de ventas en tiempo real gestionadas por la sucursal (Pestaña: Ventas sin corte)

Los movimientos de caja realizados, es decir egresos o ingresos de efectivo (Pestaña: Flujo de Caja)

Los registros o capturas de Inventario realizados por esta unidad (Pestaña: Dif. Inv.)

A su vez podrás gestionar algunas actividades adicionales (disponibles desde el botón opciones) como:

Filtra Ventas por fecha:

Realizar Cortes por Estación sucursal y/o almacén *Si lo prefieres también te es posible consultar un historial de ventas general, para ello solo deberás acceder al módulo Ventas: Los siguientes tip´s te serán de gran ayuda tras fijar y realizar una búsqueda entre fechas. Nota: Para realizar estas consultas considere que el tipo de vista sea en formato Organizador.

Filtrado de ventas por Sucursal: Mostrado en pantalla nuestra relación de ventas localice y de clic sobre el botón Lista, del menú desplegable seleccione la opción multi-partir, en pantalla se mostrará una ventana adicional que le permite seleccionar el campo condición, localice el concepto Sucursal/Almacén (Nota: para agilizar la búsqueda del campo o concepto oprima la tecla S hasta localizarlo)y haga clic en Aceptar con ello el sistema ordenará e integrará en pestañas de acceso rápido la relación de ventas x sucursal registrada.

Filtrado de ventas por Usuario: Realizado el filtrado por sucursal aplique el mismo proceso (botón lista-multi partir) pero esta vez seleccione el campo Usuario y haga clic en aceptar.

P á g i n a | 109

Como realizar traspasos de mercancía. Por unidad o producto.

Pasos guía:

1. Haz clic sobre el botón Trasp. De mercancía,

mostrado el menú de opciones haz clic Nuevo o

bien presionar la tecla F6.

2. Mostrado la ventana “Traspaso de Mercancía

”Seleccione el artículo o producto

correspondiente:

3. Defina la sucursal o almacén que recibirá este

producto.

4. Defina la cantidad: Haga clic sobre el botón

cantidad o presione F3.

5. Haga clic sobre Aceptar y seguir o presione F12.

Presione el botón Esc para salir de este

formulario.

Consulte el movimiento realizado desde la pantalla de principal de este submódulo o bien utilice las funciones de

consulta: Lista, Localizador.

Importante: El Registro en blanco

hace referencia al almacén central o

matriz

Las 2 últimas columnas le permiten

conocer el estatus de los traspasaos

realizados.

P á g i n a | 110

Si lo prefieres también te es posible gestionar el traspaso de un artículo desde el módulo TPV. Esto le permite a los

operadores del sistema bajo el permiso correspondiente poder realizar este tipo de movimientos. Consulte el apartado

Más opciones.

Por Lotes

1. Desde la Terminal Punto de Venta habilite un ticket, registre los artículos y la cantidad requerida por cada artículo.

2. Desde el botón Más opciones seleccione el apartado Marcar como trasp. merc. x lote:

P á g i n a | 111

3. Describa el ID de la Sucursal que recibirá este traspaso:

Mostrada la sig. Pantalla solo confirme el registro del traspaso:

P á g i n a | 112

Operando desde la Sucursal

Configurado el sistema principal de nuestra sucursal el operador en turno deberá acceder al mismo con su respectivo

usuario:

Dependiendo de la configuración del menú inicio, permisos y privilegios cada usuario podrá visualizar e interactuar con

el sistema. Por ejemplo:

Un usuario estándar solo tendrá acceso a la pantalla del TPV.

El usuario admin de la sucursal tendrá acceso total o parcial del sistema.

El usuario Supervisor tendrá acceso y control total del sistema.

En caso de ser necesario el encargado de la sucursal podrá o no revisar el historial de ventas y confirmar el estado de los

registros, es decir, si estos ya se han capturado en la base de datos de la matriz, recuerda que la sincronización de la

información puede prolongarse si el sistema no establece conexión con la misma.

Estado de la venta:

P á g i n a | 113

Pendiente :

Enviado (Registrado en Matriz):

Como aperturar y marcar el cierre de una caja

Situados en la Terminal Punto de

Venta localice y haga clic sobre el

botón Corte:

Apertura:

Presione F12 y a continuación

describa el fondo inicial en caja:

Para finalizar solo haga clic en

Aceptar.

Cierre:

P á g i n a | 114

Presione F12 y a continuación

indique la cantidad de depósito

disponible para el próximo cajero.

Para finalizar solo haga clic en

Aceptar.

Seleccione su impresora y

gestione la impresión.

Como registrar la captura del inventario Cíclico

Desde su Terminal Punto de Venta haga clic en Más Opciones e ingrese al apartado Inventario Cíclico:

Para continuar deberá hacer clic sobre el botón Generar Lista

P á g i n a | 115

Con ello podrá visualizar los artículos y por supuesto registrar las existencias actuales por cada artículo.

Nota: Tras hacer clic en Generar Lista deberá acceder una vez más a este apartado.

Con la ayuda del mouse, seleccione y haga doble clic sobre el registro del artículo a editar:

P á g i n a | 116

Durante el proceso de captura de existencias podrá cerrar de manera temporal este apartado y continuar tan pronto le

sea posible, siempre y cuando la sesión este activa.

Nota: El cerrar su sesión mientras gestiona la captura del inventario cíclico eliminará la lista de artículos previa y el

registro capturado.

Concluido el registro de existencias y cómo último paso solo haga clic en Procesar

P á g i n a | 117

Cómo dar de alta un Cliente

P á g i n a | 118

Nota: El registro de un cliente desde una sucursal será posible siempre y cuando el servidor central este en línea, el

tiempo de respuesta dependerá de la velocidad de su conexión a internet. Una vez que el registro del cliente este

completo el operador del sistema podrá asociar el nombre de este a la venta en curso.

Desde su Terminal Punto de Venta haga clic en Más Opciones e ingrese al apartado Alta de clientes a Servidor Central:

Para continuar complete los campos

que el formulario en pantalla le

solicite:

Capturada esta información haga clic

en Enviar o presione F12:

Espere al menos 5 seg. Posterior a ello

y para finalizar haga clic sobre el

botón Seleccionar cliente, localice el

nombre de su cliente y relaciónelo a la

venta en curso:

Como realizar y registrar un resguardo de Efectivo

P á g i n a | 119

Desde Más Opciones localice en el

menú desplegable el apartado

Resguardar en Caja:

Confirme el registro del resguardo.

Clic en Si

Indique el monto a Resguardar:

Para finalizar solo de clic en Aceptar

Nota: Este movimiento se registrará en sistema como SALIDA consulte el apartado Historial de Mov. en caja desde el

botón Mas opciones.

Submódulos Adicionales Uso exclusivo: Panificadoras

P á g i n a | 120

Sicaja integra en el sistema 2 submódulos que pueden ser de ayuda para pequeñas empresas que requieran llevar un

pequeño control de la entrega de productos hacia sus clientes.

Rutas de Reparto El manejo y uso de este apartado permite al operador conocer de manera general aquellas poblaciones y sus respectivos

clientes a los cuales puede proveer y hacer entrega de sus productos.

Por defecto el sistema carga una ruta inicial (Ruta A):

Sugerimos editar el nombre actual de la ruta de

manera que en sus próximas consultas le sea más

sencillo identificarle.

Haga clic sobre el nombre de la ruta y espere que el

sistema muestre el panel de control interno:

Edite el nombre y guarde los cambios.

Administrando Ruta El manejo y control de una ruta requiere en primera instancia asociar “n” número de poblaciones y clientes y/o

sucursales a los cueles provee productos.

Para comenzar deberá registrar las poblaciones que forman parte de esta ruta. El proceso es el siguiente:

P á g i n a | 121

1. Posicione el cursor de su mouse en la parte

central del panel y de doble clic:

2. Mostrada la siguiente pantalla describa el

nombre de la población y haga clic en

Aceptar.

Listo. La próxima vez que consulte este

apartado podrá visualizar las poblaciones

registradas:

Para continuar deberás asociar el nombre de los Clientes que radiquen en estas poblaciones, puedes hacerlo

directamente desde:

La Ficha Población: Posicione el cursor dentro del margen correspondiente a la pestaña “Relaciones de esta población”

y de doble clic, complete los datos del formulario Cliente y haga clic en Aceptar.

El módulo CRM: Acceda al submódulo Clientes, localice y edite los datos de su cliente: Campo Población.

P á g i n a | 122

Para confirmar la relación de los clientes asociados a esta ruta solo confirme que el nombre de estos se hayan cargado

en el contenido de la pestaña 2.

Registrando Rutas: Si requieres registrar una ruta más solo deberá:

1. Hacer clic sobre el submódulo Rutas

de Reparto.

2. Mostrado el menú de opciones haz clic sobre Nuevo o bien presiona la tecla F6.

3. Describe el nombre de la Ruta y haz clic Aceptar.

P á g i n a | 123

Información complementaría

P á g i n a | 124

Manejo de la TPV Opcional

Interface disponible para los siguientes tipos de empresa:

Restaurante y Bar

Panificadora

Motel y Hotel

Operando con el TPV

Antes de comenzar te sugerimos revisar las configuraciones disponibles en esta interface haz clic sobre el botón:

De acuerdo al tipo de empresa seleccionado el formulario que permite al operador del sistema configurar el TPV puede integrar o no algunas funciones de uso automático y por supuesto editar el valor de la información que se muestra en pantalla.

Por ejemplo para el tipo de empresa: Panificadora el sistema le permite editar:

La cantidad de ticket´s abiertos en el TPV.

La cantidad de familias por página.

La cantidad de artículos o productos por página

En caso de seleccionar Restaurante y Bar podrá de manera adicional:

Habilitar o no la asignación de mesas y meseros al generar una nueva venta.

P á g i n a | 125

En caso de seleccionar Motel y Hotel podrá de manera adicional:

Solicitar o no la asignación de habitaciones.

Solicitar o no el número de placa del auto.

Solicitar o no la asignación de un empleado.

Cada vez que realices un cambio te sugerimos hacer clic en

Aceptar para guardar las modificaciones.

Configurado nuestro TPV lo siguiente es registrar en sistema la cantidad de mesas o habitaciones disponibles para ello:

Registrando Mesas y/o habitaciones:

1. Haz clic sobre el botón: o o simplemente presione la tecla D.

2. Mostrado el Panel de control de mesas y/o habitaciones haz clic sobre la pestaña 2:

3. Posiciona tu cursor en el centro del formulario y presiona el botón secundario de tu mouse, mostrado el menú de

opciones selecciona formulario alta.

4. Mostrado el siguiente formulario, solo deberás describir el nombre de tu mesa y/o habitación:

5. Haz clic en Aceptar y seguir para dar de alta este registro y continuar con otro, al finalizar la descripción de tus

mesas y/o habitaciones haz clic en Cancelar o presiona la tecla Esc para cerrar este formulario.

P á g i n a | 126

Registrando Empleados El estado actual del sistema te permite dar de alta y registrar a tus empleados a través de procesos muy sencillos, ya sea

de manera directa a través de la pantalla del TPV o bien desde el módulo CRM submódulo Empleados (Clic en Crear

nuevo), en ambos casos deberás completar la información que un pequeño formulario te solicita.

Cómo se muestra en la imagen los

datos que se requieren son:

Nombre Completo.

Área de Trabajo.

Sueldo.

% de Comisión.

Dirección.

RFC.

Teléfono.

Celular.

Email.

Hora de entrada y Salida.

Nota: En tu primea captura o registro de empleado te sugerimos crear el área de trabajo

asociada al mismo, de esta manera en tus próximos registros podrás asignar este dato

utilizando los botones situados al costado derecho de este campo:

Haz clic sobre el botón situado al costado izquierdo:

Y selecciona la opción crear,

mostrada la siguiente pantalla:

Describe el nombre del área de

trabajo y al finalizar haz clic en

Aceptar.

También puedes visualizar este

formulario al hacer clic dentro

del campo donde se muestra el

núm. del identificador del área

de trabajo y presionar la tecla F6

Desde el TPV

1. Haz clic sobre el botón: o bien presiona la

tecla C.

2. Mostrado el Panel de control de empleados haz clic sobre la pestaña 2.

3. Posiciona tu cursor en el centro del formulario y presiona el botón secundario de tu mouse, mostrado el menú de opciones selecciona formulario alta o bien solo haz doble clic.

Completa el formulario Empleado previamente descrito y confirma el alta haciendo clic en Aceptar.

P á g i n a | 127

Administrando órdenes, habitaciones y cuentas

Para comenzar deberás habilitar un nuevo ticket, haz clic sobre o presiona la tecla E, mostrada en pantalla la

descripción o número del ticket en curso te será posible agregar el o los productos que tu cliente haya solicitado.

Si activaste las funciones:

“pedir asignación de mesas

y pedir asignación de

meseros “o “pedir

asignación de habitaciones

y pedir núm. de placas” en

las configuraciones del TPV.

De manera automática al

hacer clic sobre el botón

Nuevo el sistema te

solicitará la asignación de

esta información a través de

pantallas de selección por

cada concepto.

Asignación Manual

Haz clic sobre el ticket a utilizar y posterior a ello haz clic sobre los botones órdenes, habitaciones y empleado para

visualizar la pantallas de selección y poder asociar esta información.

Lo siguiente es el registro de los productos que tu cliente haya solicitado,

consumido o adquirido, si la cantidad es = a 1 podrás hacer clic de manera

directa sobre la imagen o nombre de tu producto, si es mayor que 1 deberás

hacer clic o describir la cantidad correcta con la ayuda del panel de

cantidades:

Y posterior a ello hacer clic sobre el nombre o imagen del producto

requerido.

Para hacer aún más rápida la atención a tus clientes te sugerimos organizar y

registrar tu inventario por familias o categorías, de esta manera tú o tu

personal podrá fácilmente asociar los productos consumidos o adquiridos

por tus clientes desde el apartado “selección de producto”.

Cada vez que registres un producto a la venta en

curso, este se mostrará en el apartado “Descripción

de productos” situado en la parte inferior izquierda

del TPV:

Puedes hacer uso del botón:

Para registrar en la orden algún ingrediente extra al

producto seleccionado o simplemente agregar una

nota.

P á g i n a | 128

Si necesitas remover un producto de la venta podrás hacerlo tras seleccionar la partida y hacer clic en:

Al igual que el TPV general el sistema

te permite operar simultáneamente

con varios tickets.

Tal y cómo se muestra en la imagen te

será posible llevar el control de las

mesas o habitaciones de tu negocio. El

sistema te permite consultar el estado

antes de poder asociarlas a la venta en

curso, si estas utilizando la modalidad

manual podrás visualizar que mesas o

habitaciones están disponibles

haciendo clic sobre el botón:

Si la modalidad es automática visualizaras esta pantalla al abrir un Nuevo ticket…

Desde este panel también podrás consultar las cuentas abiertas por cada mesa o habitación y mesero o empleado con

solo hacer clic en la pestaña 3 Cuentas:

P á g i n a | 129

Registrada la orden del cliente podrás imprimir la comanda o comprobante y dar el seguimiento correspondiente:

Haz clic sobre el botón: O presiona F2, selecciona tu impresora y haz clic en imprimir:

Si es necesario también podrás asignar a la venta en curso el nombre de uno de tus clientes, probablemente a esta

persona les proveas productos con un precio diferente. Por supuesto antes de realizar la asignación de este dato

primero tendrías que haber registrado a tus clientes y haberles asignado una lista de precios especial, si aún no las

realizado no te preocupes podrás editar los datos de tu cliente antes de asignarlo:

Haz clic sobre el botón:

De manera predeterminada el cliente asignado a la venta es PUBLICO EN GENERAL, para modificar este dato deberás

describir dentro de la barra denominada “Texto” una aproximación del nombre de tu cliente y posterior a ello hacer clic

sobre el icono buscar o bien presionar la tecla Enter.

Identificado tu cliente solo haz clic sobre el nombre y listo la venta habrá sido asignada al cliente seleccionado. Utiliza el

botón situado al costado del campo texto para editar los datos de tu cliente cuando lo requieras, o bien haz clic sobre

Crear Nuevo, completa los campos del formulario Cliente y asígnalo a la venta. (No aplica en Motel y Hotel)

Cobrando una cuenta. Solicitada la cuenta habilita el ticket a cobrar y haz clic sobre el botón:

Mostrada en pantalla la ventana de cobro, registra la cantidad recibida:

Finalmente haz clic en Aceptar o

presiona F12.

Al final de tu jornada laboral o

cuando lo requieras podrás

consultar el registro de tus ventas

con solo hacer clic en:

Y por supuesto desde el módulo

Ventas

Para un mejor control la ventana de cobro integrado en el tipo de empresa Motel y Hotel muestra el total de horas

consumidas del cliente en curso.

Nota: Para conocer cómo cargar las imágenes o fotos del producto consulte el tema: “Personalizando mi artículo”

P á g i n a | 130

Evaluación DEMO

Importante: Si evaluaste la suite Administrativa Sicaja haciendo operaciones en la versión demo, es necesario

informarte que los registros de operaciones de venta realizados no serán válidos para la versión de pago. Los registros

que podrás importar solo se aplican para tus artículos, clientes y proveedores. Si la escala de esta información es

considerable te sugerimos:

Realizar una copia de la carpeta raíz de instalación: Usualmente el nombre asignado a esta carpeta es Sicaja y

podrás encontrarla al ingresar a tu disco local o unidad “C”, te recomendamos hacer el respaldo en una unidad

externa o en el escritorio de Windows.

Desinstalar la versión demo: Efectuada esta acción deberás eliminar la carpeta raíz de instalación previamente

mencionada.

Una vez que hayas descargado el ejecutable de la versión profesional, instalado, validado y activado la licencia de uso

podrás importar tu inventario a la versión de pago. El proceso es muy sencillo solo deberás consultar la sig. Sección:

Recuperar los Registros de la versión demo

Sicaja NO recomienda copiar archivos ajenos a los descritos en este apartados, la copia de ficheros no

autorizados pueden ocasionar inestabilidad en el sistema.

Importante: Este proceso deberá

realizarse con el sistema inactivo.

Relación de Ficheros autorizados:

Pasos Guía:

1. Localice la carpeta de Respaldo previamente creada.

2. Copie los ficheros y las extensiones indicadas en la tabla anterior y reemplace los existentes de la carpeta

raíz actual Sicaja.

3. Ejecute el acceso directo a Sicaja.

Nombre del fichero Extensiones

Inventario

ARTIC CATEG MARCA PRESENTA UNI

.CND

.CNI

.DAT

.IDX

Clientes

APELLIDO CLIENT

.CND

.CNI

.DAT

.IDX

Proveedores PROVEE .DAT

.IDX

Carpeta de respaldo Sicaja

Copie Reemplace

Nota: Tras la ejecución del acceso directo es posible que el sistema muestre una pantalla emergente

denominada Regeneración de Índices, le sugerimos no cancelar este proceso, una vez que el sistema le

solicite su nombre de usuario y contraseña, complete estos datos y diríjase a los módulos

correspondientes a la información cargada y verifique que los datos se hayan registrado.

P á g i n a | 131

Manejo de la Plantilla en Excel

El uso de esta plantilla te permite como administrador del sistema dar de alta una cantidad considerable de registros en

cuestión de minutos, este proceso lo puedes realizar tantas veces lo consideres necesario siempre y cuando lleves el

orden correcto de los registros cargados y aquellos por cargar.

Internamente el sistema asocia y relaciona estos registros a través de un Identificador, por ello el énfasis hacia el

correcto manejo esta información.

En cuanto a versiones de compatibilidad la plantilla puede editarse en equipos con Microsoft Office en versiones: 2007,

2010, 2013. Su diseño predeterminado integra una fila con encabezados que te permitirán capturar y editar tu

información.

Por cuestiones de funcionalidad te sugerirnos NO eliminar o alterar el orden de estas columnas.

Si ya dispones del sistema en su versión profesional podrás visualizar esta plantilla y

gestionar este proceso desde el módulo de Configuración – Sistema – Mantenimiento, una

vez que estés en este apartado localiza el botón Importar desde Excel con ello el sistema te

mostrará un menú donde podrás abrir la plantilla que necesites y por supuesto realizar la

importación.

Capturando mi Inventario

Independientemente del orden que elijas para capturar tu información deberás realizarlo con el formato

correcto:

Columna Descripción Columna Descripción Columna Descripción

ID Numero Precio2 Numero Marca Texto

Codebar Numero Precio3 Numero Catalogo Texto

Nombre Texto Precio4 Numero Proveedor Texto

Unidad Texto Precio5 Numero Ubicación Texto

Categoría Texto Precio6 Numero Clave Numero

Caducidad Fecha Costo Numero Margen Numero

Existencias Numero IVA Numero Niv. Máximo (Stock) Numero

Niv. Minino (Stock) Numero Talla Texto/Núm. Moneda Numero

Precio Numero Color Texto Clave Proveedor Numero

Si la descripción de los artículos de tu inventario no están asociados directamente a una o varias columnas, te sugerimos dejar estos datos en blanco (no se aplica para la columna ID)

Detalles:

Columna ID: La descripción de esta columna debe ser en formato de número y tener un orden consecutivo.

Nota: Si la importación de realizará en partes tome en cuenta el núm. o identificador descrito en el último registro, su próxima importación deberá iniciar con el identificador consecutivo.

Fecha:

IVA: La descripción de esta columna permite especificar el porcentaje de este impuesto, este dato debe ser descrito en formato de número sin anexar el carácter %.

Recomendaciones:

Previo a iniciar el proceso de importación te sugerimos revisar que la información descrita en la columna ID no presente espacios en blanco, de ser así te sugerimos editar una vez más esta columna.

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Exportando Datos

Una de las ventajas adicionales de usar Sicaja es que el sistema te permite exportar la información almacenada en su

base de datos cuando lo requieras. Para ello solo deberás:

1. Acceder al apartado Lista del

submódulo asociado a la información

que necesites extraer.

2. Situados en el apartado Lista localice y

haga clic sobre el botón:

3. Haga clic sobre la opción Exportar a

texto.

Mostrado el sig. Formulario:

4. Seleccione los campos de la

información a extraer

Haz clic sobre el icono:

Selecciona los campos de la inf. que vayas a

exportar y agrégalos al formulario.

Haz uso de los iconos restantes para

eliminar, modificar un campo o editar el

orden en el que requieras visualizar la

información:

5. Agregados los campos deberás definir el

formato de tu archivo te recomendamos

utilizar y establecer la sig. configuración:

6. Resguarde la configuración en caso de que

el formato creado no sea de tu agrado y

requieras editarlo. a. Haga clic sobre el icono:

b. Asigne un nombre al archivo, le

sugerimos que este nombre haga

referencia a la inf. a extraer y

posterior a ello haga clic en Guardar

7. Especifique Ruta destino, (carpeta o

directorio que almacenará la plantilla de

exportación con los campos seleccionados) a. Haz clic sobre el icono:

b. Asigne un nombre al archivo y

posterior a ello haga Clic en Exportar

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8. Consulte el archivo generado. De

preferencia utilice Excel.

Si al abrir el archivo la información mostrada no es la deseada posiblemente haya seleccionado el campo

incorrecto. Ingrese nuevamente al formulario de Exportación de datos haga clic en el icono para abrir la

plantilla previamente creada (archivo con extensión. vea) edita su archivo y exporta una vez más su

información.

En la sig. Tabla se describen los campos de contenido que almacenan la información general de su inventario, el

operador puede reducir la información de acuerdo a lo que requiera extraer.

Importante: El orden descrito hace referencia a la plantilla de importación por lo que si este proceso lo realizo con

fines de edición y/o corrección del inventario actual le sugerimos respetar el orden referido.

Nota: Los componentes internos de la plantilla puede variar de acuerdo a la versión del sistema Sicaja que tenga

instalado.

De esta manera la importación de su inventario

actualizado desde Excel podrá realizarse sin problema

alguno.

Campos requeridos:

Nombre del Campo / Titulo Contenido / Formula

ID %CODIGO%

Código de barras %CODIGOBAR%

Nombre %NOMBRE%

Presentación de venta mínima

%UNI.NOMBRE%

Categoría/Familia ID->Nombre

%CATEG.NOMBRE%

Caducidad %CADUCIDAD%

Existencias %EXIST%

Stock mínimo %NIVELMIN%

Precio Venta1 %PRECIOVENTA1%

Precio Venta2 %PRECIOVENTA2%

Precio Venta3 %PRECIOVENTA3%

Precio Venta4 %PRECIOVENTA4%

Precio Venta5 %PRECIOVENTA5%

Precio Venta6 %PRECIOVENTA6%

Costo Unidad Básica %PRECIOCOM%

IVA %IVA%

Talla %TALLA-NOM%

Color %COLORES-NOM%

Marca de Artículo %MARCAS-ARTIC-NOM%

Catalogo %CATALOGO%

Proveedor principal %PROVEE-NOM%

Ubicación %UBICACION%

Clave %CLAVE%

Margen de Utilidad %MARGEN-UTL%

Stock Máximo %NIVELMAX%

Moneda %MONEDA%

Clave Proveedor %CLAVE-PROVEE%

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Servicios Profesionales (Sesión remota)

Previas a dar inicio

1. Asegúrese que su red de computadoras opera correctamente, de ser posible:

Revise cables y dispositivos de red. 2. Seleccione el equipo servidor

Debido a que este equipo almacenará nuestra base de datos y se encargará del intercambio de información por cada punto de venta conectado, le sugerimos seleccionar el equipo con las mejores características (procesador, memoria RAM, espacio en disco duro, etc.) o bien considerar la compra de uno equipo nuevo con tu distribuidor local más cercano. Nota: Todas la computadoras, incluso el equipo servidor podrán emplear las funciones que proporciona Sicaja.

3. Encienda sus equipos de cómputo al menos 15 min antes del inicio de la sesión y espere contacto por parte del asesor encargado de brindar y atender este servicio.

Durante

4. Proporcione la información básica que el asesor solicite.

Previas a finalizar

5. Revise el estado actual del paquete adquirido:

Multicaja: Revise el numero de licencias adquiridas:

Sucursales: Revise la Conexión al Servidor Central.

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Guía de detección de errores, advertencias y Soluciones Problema

Posible Causa - Solución

Es posible que esté intentando activar y validar su licencia sin haber aplicado el archivo de actualización de primer uso, consulte y aplique los pasos descritos en la pág. 8 del presente manual.

Revise su conexión de internet, intente ingresar de nuevo su licencia de uso legal.

Si el problema persiste póngase en contacto con su distribuidor autorizado.

Si por X razón decidió reinstalar el software y por descuido olvido desactivar temporalmente la licencia, deberá solicitar y hacer uso del servicio de Reseteo de Licencia, envié un correo electrónico a soporte@sicaja.com anexando en la descripción el nombre del titular del software, el núm. de Licencia asignada y el asunto: Solicitud de Reseteo. (Aplica restricciones) Para mayor información consulte el acuerdo de licencia publicado en el sig. link: http://sicaja.com/contrato-de-licencia-de-uso-de-software-sicaja/

Posterior a la instalación del software el sistema le solicitará dentro de las configuraciones iniciales describir el nombre de usuario Administrador o primer usuario, si durante este paso usted describió en el campo contraseña alguna combinación de caracteres posiblemente al iniciar sesión y completar ambos campos se tope con este error, intente solo introducir el nombre de usuario. Para fijar una contraseña al usuario administrador consulte y aplique los pasos descritos en la pág. 18 del presente manual.

Si el error se muestra posterior a la configuración de los usuarios posiblemente el error es causado por la errónea descripción de esta información, intente introducir de nuevo su nombre de usuario y contraseña. Si el problema persiste la solución inmediata implica contactar al usuario administrador de su sistema para que restaure su contraseña.

Si el mensaje se muestra al iniciar sesión desde la cuenta administrador posiblemente el error es causado por la errónea descripción de esta información, intente introducir de nuevo su nombre de usuario y contraseña. Si el problema persiste póngase en contacto con su distribuidor autorizado o contacte a nuestro personal de soporte, envíe un correo electrónico a soporte@sicaja.com anexando el nombre del titular del software, núm. telefónico fijo y la descripción de su problema.

No se puede abrir o visualizar las plantillas de importación.

La versión de su paquetería de Microsoft Office es incompatible con la versión de la plantilla, actualice su paquetería a una versión más reciente: 2007, 2010, 2013.

Importación de inventario no realizada. Antes de llenar la plantilla con los datos que piden el encabezado de esta, verifique que las celdas tengan formato de texto, de no ser así aplíquelo, llene la plantilla e importe de nuevo su información.

No se puede abrir o habilitar un nuevo ticket. Si al finalizar su jornada laboral cierra el corte Y (parcial) posiblemente haya olvidado abrir un nuevo corte, Ingrese al módulo Cortes y cree un Nuevo Corte Y. Consulte la pág. 56 del presente manual.

El sistema no reconoce el precio de mi artículo al agregarlo a la venta en curso

La asignación de precios a un artículo son controlados internamente con la ayuda de las unidades de medida que se

6. Simule una venta de prueba y verifique el registro el servidor.

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asignan y configuran al registrar o dar de alta un artículo, si por descuido eliminaste la unidad asociada a tu artículo, deberás crear una nueva presentación y asociarla a tu artículo, consulte la pág. 30 del presente manual.

No puedo enviar o recibir correos electrónicos.

No puedo enviar o recibir correos electrónicos.

Servicio de Internet no disponible, verifique su conexión a internet. Al enviar:

Error de redacción, revise que la dirección de correo destinatario sea correcta de lo contrario edite el campo y envié en correo.

Directorios inexistentes, localice y asigne el archivo a enviar. Al recibir:

Ingrese al módulo Configuración pestaña sistema – CRM Email, configure de nuevo su cuenta de correo.

Posiblemente tras varios intentos de conexión (recepción de mensajes) mientras configura la cuenta posiblemente de hayan bloqueado los Puertos, reinicie su módem router. (Sicaja software by LSM no se hace responsable de la posible pérdida de las

configuraciones previamente realizadas en su modem).

Solicite al administrador o encargado de su sistema le proporcione sus credenciales de acceso: Nombre de usuario y contraseña.

Si la configuración de su sistema permite el uso de múltiples cajas y por alguna razón el sistema se a cerrado de manera incorrecta o bien repentinamente es probable que tu enganche haya quedado temporalmente activo en el servidor de aplicaciones, para iniciar sesión es necesario contactar al administrador o encargado del sistema y desenganchar manualmente esta conexión, de lo contario deberá reiniciar la sesión actual de su equipo de cómputo (cerrar y abrir sesión de Windows).

Generalmente este inconveniente se manifiesta cuando el servicio de timbrado presenta una saturación, lo recomendable es esperar un tiempo considerable e intentar de nuevo la cancelación. Si tras varios intentos la operación no ha sido satisfactoria le sugerimos ingresar a la página del SAT y efectuar una cancelación directa desde su cuenta de contribuyente.

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El presente manual para usuarios del software Administrativo Sicaja® POS Es una obra con patente en trámite, por lo que queda prohibida la

Reproducción parcial o total sin permiso del autor. LSM Fabricantes de software S de RL.

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