Manual de usuario - PAEBSA dos números, y se mostrará todos los números que inicien con esos datos. Fig. 15 Filtro: No. de proveedor c. No. Documento: es necesario capturar los

PROYECTOS, ASESORÍA Y EDI BOREAU S.A DE

C. V

Manual de usuario

Portal web PAEBSA

Este documento explica la estructura del portal web desarrollado por PAEBSA,

así como el modo de operación y la solución a posibles errores durante la

ejecución.

©Copyright 2013 | Aviso Legal - Políticas de privacidad Proyectos Asesoría y EdiBoreau, S.A. de C.V. E-mail [email protected]

Índice

Índice ............................................................................................................................................. 2

Requerimientos del sistema .......................................................................................................... 4

Ingresar al sistema (Cadenas/proveedores con usuario maestro). .............................................. 5

Ingresar al sistema como usuario secundario (Proveedores) ....................................................... 7

¿Qué es un usuario secundario? ............................................................................................... 7

Portal Información Recibida (Proveedores con usuario maestro) ................................................ 9

Información recibida ............................................................................................................... 10

Descarga de archivos ................................................................................................................... 11

Bitácora de datos. ................................................................................................................... 11

Filtros de búsqueda ................................................................................................................. 12

Reprocesar archivos. ............................................................................................................... 15

Reprocesar PDF ....................................................................................................................... 16

Enviar e-mail ............................................................................................................................ 17

Exportar a Excel ....................................................................................................................... 19

Portal Información recibida (Proveedores con usuario maestro) ............................................... 20

Portal Información Recibida (Proveedores con usuario secundario) ......................................... 21

Portal Información recibida (Proveedores con usuario secundario) .......................................... 22

Administre su cuenta .............................................................................................................. 23

Pantalla de administración de usuarios .............................................................................. 23

Administrar cuenta de usuario ................................................................................................ 25

Cambiar contraseña. ............................................................................................................... 28

Envío de facturas a clientes ......................................................................................................... 30

Envío de archivos DESADV .......................................................................................................... 31

Facturas express a Soriana .......................................................................................................... 32

Reporte Bitácoras ........................................................................................................................ 36

Reporte Excel .............................................................................................................................. 38

Captura de Addendas .................................................................................................................. 41

Addendas Wal-Mart .................................................................................................................... 41

Addenda Resguardo ................................................................................................................ 41

Información de la Factura ................................................................................................... 44

Capturar Addenda ............................................................................................................... 47

http://www.paebsa.com.mx/pdf/avisoPrivacidad.pdf

mailto:[email protected]


Addenda EDI ............................................................................................................................ 49

Capturar Addenda ............................................................................................................... 53

Addenda Amazon ........................................................................................................................ 59

Addenda BB&B ............................................................................................................................ 62

Addenda Almacenes García ........................................................................................................ 65

Capturar addenda ................................................................................................................... 67

Encabezado ......................................................................................................................... 69

Detalles ................................................................................................................................ 71

Sumario ............................................................................................................................... 73

Addenda Merza ........................................................................................................................... 76

Cargar Archivo ......................................................................................................................... 77

Información de la Factura ....................................................................................................... 79

Capturar Addenda ................................................................................................................... 82

Web Service de Validación de Paebsa Versión 3.2 ................................................................. 87

Web Service de Validación de Paebsa Versión 3.3 ................................................................. 87

Administración de Tiendas .......................................................................................................... 89

Agregar Tiendas ....................................................................................................................... 90

Eliminar tiendas ....................................................................................................................... 92

Solución a posibles errores ......................................................................................................... 94

Selección de archivos a reprocesar y no aparecen en la ventana de reproceso .................... 94

Selección de archivos a Reprocesar PDF y no aparecen en la ventana de reproceso ............ 94

Selección de archivos a enviar y no se adjuntan al e-mail ...................................................... 94

La tabla de información no se exporta a Excel ........................................................................ 95

Error de conexión de un usuario secundario cuando se le solicita el número de buzón ....... 95

El archivo que intenta abrir tiene otro formato que el especificado por la extensión del archivo

(Descarga del archivo Excel) .................................................................................................... 95

Anexos ......................................................................................................................................... 97




4

Fecha última revisión: 2018-11-10 Autorizo: Ing. Tenoch Torres Cornejo Ing. Gildardo Cid Torres Modifico: Mireya García Yedid Angeles

Requerimientos del sistema

Hardware:

Conexión a internet

Memoria RAM: 4MB (mínimo).

Software (Cualquier navegador de los siguientes u otro)

Internet Explorer: IE V. 11 o superior.

Mozilla Firefox: V. 47 o superior.

Opera: V. 39 o superior.

Google Chrome, preferentemente V. 29 o superior.




5


Ingresar al sistema (Cadenas/proveedores con usuario maestro).

El acceso al portal se realiza desde la página web de PAEBSA https://www.paebsa.com.mx/.En

la página principal se muestran en la parte inferior los menús de acceso al portal (Proveedores

Fig. 2.1 / Cadenas Fig. 2.2), requiriendo siempre de un usuario y una contraseña.

Nota: el usuario siempre será mostrado en letras mayúsculas.

Fig. 1 Página Web Paebsa

Fig. 2 Link de conexión

Fig. 2.1 Link de conexión para Proveedores con cuenta de usuario maestro/secundario.

Fig. 2.2 Link de conexión para Cadenas.

Fig. 2.1

Fig. 2.2



https://www.paebsa.com.mx/


6


Al seleccionar la opción de acceso Proveedores o Cadenas, se ingresan el usuario y la contraseña,

si estos datos son correctos la página será direccionada automáticamente al portal

correspondiente, si son incorrectos aparecerá un mensaje de error de conexión (Fig.3)

Fig. 3 Mensaje de error

En la parte superior se encuentra el menú que da acceso a diferentes páginas informativas, dar

clic en el icono para desplegar el menú (Fig. 4)

Fig. 4 Menú




7


Ingresar al sistema como usuario secundario (Proveedores)

¿Qué es un usuario secundario?

Es un tipo de usuario que tiene acceso a las funciones que proporciona el portal (consulta, envió

de facturas, envió ASN, etc.), pero de manera restringida. Este usuario es creado y administrado

por el usuario maestro (Proveedores) al cual se le asigna datos de acceso (usuario y contraseña)

además de permisos de consulta. El acceso se lleva acabo de la misma forma que la de un usuario

maestro (Fig.5)

Importante: un usuario secundario no puede crear usuarios y solo puede consultar información.

Fig. 5 . Link de conexión para Proveedores con cuenta de usuario maestro/secundario

Si se ingresó como un usuario secundario con usuario y contraseña válidas, se abrirá un cuadro

de dialogó solicitando el número de buzón (Fig.6) (dado a conocer previamente al usuario

secundario por medio del usuario maestro) y si los datos de conexión son válidos entonces se

muestra su portal de consulta correspondiente, y en caso de no existir el usuario entonces se

muestra un mensaje de error de conexión (Fig.7)

Fig. 6 Captura número de buzón




8



Si el buzón es incorrecto se mostrará el siguiente mensaje

Fig. 8 Mensaje del portal




9


Portal Información Recibida (Proveedores con usuario maestro)

La siguiente figura muestra la pantalla principal del portal web.

Fig. 9 Portal Información Recibida (Proveedores con usuario maestro)

Descripción:

Fig 9.1 Información del usuario y datos adicionales

• Nombre.

• Buzón

• Página a la cual se está consultando

• Fecha

Fig 9.2 Filtros de búsqueda.

Fig 9.3 Información de la tabla de consulta (número de registro, página actual, etc.).

Fig 9.4 Menú Nuevas funciones del portal.

Fig 9.5 Mensaje que es enviado por PAEBSA a todos sus clientes. También existen

mensajes personalizados.

Fig 9.6 Opciones utilizadas para la tabla de información, estas incluyen la posibilidad de

reprocesar archivos EDI por medio del portal web, reproceso de archivos PDF,

envío de archivos por E-mail, además de exportar la tabla de resultados a Excel

para guardarla en el ordenador de consulta (explicada a detalle más adelante).

Fig 9.7 Tabla de información recibida.

Fig. 9.1

Fig. 9.2 Fig. 9.3

Fig. 9.4

Fig. 9.5

Fig. 9.7 Fig. 9.6




10


Información recibida

La tabla de información recibida contiene todos los registros de la información que ha generado

las cadenas comerciales a sus proveedores como ordenes, recadv, remadv, entre otros y

respuestas de WS en diferentes formatos, etc. Dentro de esta tabla se encuentran los siguientes

campos:

• Nombre cadena

• No. Proveedor Cadena

• Código transacción

• No. Documento

• Fecha y hora de consulta

• Fecha cancelación documento

• Fecha documento

• Clave cliente

• No. Control

• Estado

• Código tienda

• Descargar

Fig. 10 Tabla de información recibida




11


Descarga de archivos

Cada registro es una transacción diferente (orders, aperak,remadv, recadv etc.) dependiendo de

la configuración de su buzón y las transacciones que procese con su cadena comercial, para

realizar el proceso de descarga de estos registros solamente basta con hacer clic en el icono de

descarga ubicado en la columna Descargar al final de la tabla de información recibida, una

vez que se dio clic se desplegará una ventana con los diferentes formatos que Paebsa procesa y

para su buzón se mostrarán habilitados solo los que tenga configurados.

Fig. 11 Formatos disponibles para su descarga

Bitácora de datos.

Describe el estatus de los registros que se muestran en la tabla de información, además se

incluyen enlaces a otras páginas del portal.

Archivo no consultado: Los registros aun no consultados por el usuario se muestran en color

negro.

Archivo consultado: Aquellos registros que ya han sido consultados por el usuario aparecerán

marcados en color azul.

Archivo preparado a depuración: Los registros marcados en rojo están a punto de ser

eliminados, (la depuración se lleva a cabo después de que un registro cumple 90 días en el

sistema).

Información enviada a clientes: Enlace a la página Información enviada al proveedor.

Cerrar sesión: Desconexión de la cuenta actualmente activa.

Fig. 12 Bitácora de datos




12


Filtros de búsqueda

Los filtros de búsqueda permiten realizar búsquedas dentro de la tabla de información por

fechas, por datos específicas y ordenar los resultados. Para realizar una búsqueda se deben

seguir los siguientes pasos:

1. Se selecciona el tipo de búsqueda (nombre cadena, número de proveedor, número de

documento, código de transacción, estado o código tienda)

Fig. 13 Filtro: Tipo de búsqueda

2. Se coloca en el campo de captura el valor de la búsqueda, los campos son de tipo

autocompletado, es decir, al escribir una letra se mostrará una lista con los resultados

obtenidos. Ejemplo

a. Nombre cadena: mostrará todas las cadenas con las que trabaje su buzón.

Fig. 14 Filtro: Nombre cadena

b. No. Proveedor: para mostrar el número del proveedor es necesario capturar los

primeros dos números, y se mostrará todos los números que inicien con esos

datos.

Fig. 15 Filtro: No. de proveedor

c. No. Documento: es necesario capturar los primeros cuatro números del

documento para que se muestre la lista con los documentos que inicien con

esos números.

Fig. 16 Filtro: No. documento

d. Codigo de transacción: al capturar la primera letra de la transacción se mostrará la lista con las transacciones que procese su buzon.

Fig. 17 Filtro: Código de transacción




13


e. Código tienda: es necesario capturar los primeros dos números de tienda para que se muestre la lista con los números de tienda que inicien con esos datos.

Fig. 18 Filtro: Código tienda

Los siguientes filtros son opcionales y se pueden agregar a la búsqueda inicial o utilizarlos de

manera independiente.

1. Segunda lista de selección similar al anterior se elige el tipo de búsqueda y se escribe en

el campo el valor de la búsqueda.

2. Establece el tipo de orden que se implementará en los resultados de la consulta.

3. Al elegir la fecha de publicación o fecha de documento, se puede agregar un rango de

fechas correspondiente a la elección.

4. El último filtro permite elegir el número de registros por página.




14


5. Botón que realiza la búsqueda de acuerdo a los filtros seleccionados.

6. Botón que restablece los filtros y muestra toda la información.

Fig. 19 Filtros para generar una búsqueda

Nota: cada control del lado derecho tiene un icono de ayuda que describe su funcionalidad.

1

2

3

4

5 6




15


Reprocesar archivos.

El reproceso de archivos consiste en reenviar los archivos EDI al inicio del proceso que se encarga

de realizar validaciones, generar bitácoras o notificaciones y algún otro proceso que tenga

configurado su buzón y de nuevo publicarlo en su portal.

Para iniciar el reproceso de archivos es importante señalar que únicamente está disponible para

aquellos con extensión EDI.

1. Primero se seleccionan los archivos EDI que se van a reprocesar y se eligen dentro de la

tabla dando clic en la caja de selección (Máximo 20 archivos por reproceso).

Fig. 20 Seleccionar archivo EDI

2. Una vez seleccionados los archivos hacer clic sobre el botón Reprocesar archivos

si su buzón tiene configurada la opción de recibir duplicados se mostrará

una alerta indicando el estado actual de su petición (El reproceso tomara de 30 a 60

minutos dependiendo del tráfico en la red, es importante señalar que este tiempo

puede prolongarse sin previo aviso).

Fig. 21 Notificación del proceso

3. Si su buzón no tiene configurado la opción para recibir duplicados se mostrará la

siguiente notificación.

Fig. 22 Notificación al buzón que no puede realizar el reproceso

Si se presenta esta notificación es necesario que se comunique a Paebsa para realizar la

configuración necesaria y pueda realizar el reproceso de archivos EDI.




16


Reprocesar PDF

El reproceso de PDF ayuda al usuario a elegir aquellos archivos EDI que no tienen su

correspondiente archivo en formato PDF, solo tiene que seleccionar el archivo y será enviado al

proceso correspondiente para generar este formato y publicarlo de nuevo en su portal.

Nota: Esta función es únicamente exclusivo para archivos en formato EDI.

1. De la tabla de información seleccionar los archivos EDI y dar clic en la caja de selección

(máximo 20 archivos por reproceso).

Fig. 23 Tabla de Información recibida con archivos EDI seleccionados

2. Después de seleccionar los archivos se hace clic en el botón Reprocesar PDF se

mostrará la ventana siguiente, la cual indica los detalles de los archivos a reprocesar.

Fig. 24 Generar formato PDF de archivos EDI

3. En el campo tipo de reproceso muestra por cada registro el tipo formato que se va a

generar, en este caso es PDF.

4. Al hacer clic en Iniciar reproceso la petición es enviada y el usuario recibe el siguiente

mensaje:

Fig. 25 Notificación de la generación de archivos PDF

La solicitud para un reproceso está calculada en un tiempo de 30 a 45 minutos dependiendo del

tráfico en la red, es importante destacar que este tiempo se puede prolongar sin previo aviso.




17


Enviar e-mail

El usuario puede elegir un máximo de 20 registros de la tabla de información para ser enviados por vía email.

1. Seleccionar los archivos a enviar utilizando las cajas de selección

2. Después de seleccionar los archivos se hace clic sobre el botón de Enviar información

por e-mail y aparece la siguiente ventana:

Fig. 26 Envió de correo

3. La ventana mostrará los formatos que contempla el registro, es decir, si el registro

seleccionado tiene habilitado el formato EDI y PDF estos se mostrarán en una lista para

seleccionarlo, si otro registro contempla otro formato como (XLS,TXT, XML O CSV) este

se incluirá a la lista.

4. Dar clic en la caja de selección del formato que quiere ser enviado por email, en este

caso si quiere enviar el formato EDI o PDF.

Fig. 27 Formatos para ser enviados por email




18


5. Dar clic en enviar, se redireccionará a la siguiente ventana, en el campo de archivos adjuntos se incluirá el documento del formato elegido.

Fig. 28 Ventana para captura de correo

6. Dentro de la ventana de correo se encuentran los campos como el destinatario (se

pueden indicar varios destinatarios utilizando el separador ‘;’ sin dejar espacios), asunto

del mensaje, (en caso de haber seleccionado archivos a adjuntar estos son mostrados

en Archivos Adjuntos) y el mensaje, cuando se hace clic sobre el botón de Enviar e-mail

el correo es enviado y en caso de que no haya encontrado errores se muestra el mensaje

siguiente:

Fig. 29 Mensaje (correo enviado)

Al dar clic en Aceptar automáticamente regresara a la página anterior

7. En caso generarse un error al enviar el e-mail entonces se muestra el siguiente mensaje:




19


Fig. 30 Mensaje (correo no enviado)

Exportar a Excel

La tabla de información recibida puede ser exportada a un archivo Excel utilizando el botón

Exportar datos a un Excel

Cuando se hace clic sobre el botón de Excel se abre una ventana de descarga (Esto en el caso de

Internet Explorer).

Importante: Internet Explorer presenta algunos problemas para abrir el archivo en Excel de

forma directa por lo cual es recomendable utilizar la descarga al ordenador primero y después

abrir el archivo desde la computadora del usuario.

Fig. 31 Ventana de descarga

1. Una vez descargado el archivo entonces se puede consultar a través del programa de

Excel y administrar la información de la forma deseada.

Nota: En caso de que se muestren caracteres extraños en las celdas de Excel basta con

cambiar el formato de celda a NÚMERO.




20


Portal Información recibida (Proveedores con usuario maestro)

El portal de información recibida proporciona los registros de los archivos enviados como

facturas, embarques, etc. que el proveedor le entrega a sus cadenas comerciales. A

continuación, se describen las siguientes características:

Fig. 32 Portal información recibida (Proveedores)

Detalles:

Fig. 24.1 Datos del usuario proveedor (nombre y buzón).

Fig. 24.2 Filtros de búsqueda que ayudan a buscar información (consultar Filtros de

búsqueda)

Fig. 24.3 Bitácora de datos, aquí se muestra el estatus de la página, consulta general que

muestra la información completa y enlaces para volver a la información recibida

y cerrar sesión.

Fig. 24.4 Opciones para reprocesar archivos de la información recibida, consultar ASN,

enviar archivos por mail y exportar la información a Excel.

Fig. 24.5 Tabla de consulta para la Información recibida.

Fig. 24.2

Fig. 24.3

Fig. 24.4

Fig. 24.5

Fig. 24.1




21


Portal Información Recibida (Proveedores con usuario

secundario)

El portal mostrado a un usuario secundario es el mismo que el de un usuario maestro, salvo las

siguientes excepciones:

Un usuario secundario no tiene acceso al link Administre sus usuarios.

La información que se muestra es UNICAMENTE la que el usuario maestro le asigno.

Un usuario secundario no puede reprocesar archivos.

Un usuario secundario no puede reprocesar PDF.

Las funcionalidades de enviar archivos por e-mail y exportar la tabla a XLS son las mismas que

las del usuario maestro, ver (Enviar e-mail , Exportar a Excel

Fig. 33 Información Recibida (Proveedores como usuario secundario)

Detalles:

Fig. 25.1 Nombre del usuario secundario

Fig. 25.2 Buzón del proveedor

Fig. 25.3 Filtros de búsqueda (consultar la sección Filtros de búsqueda).

Fig. 25.4 Bitácora de datos muestra el estado actual de la página, además las opciones de

cerrar la sesión y consultar información enviada.

Fig. 25.5 Mensaje que es enviado por PAEBSA a todos sus clientes. También existen

mensajes personalizados los cuales se visualizarán de color rojo debajo del

menú.

Fig. 25.6 Envío de archivos por E-mail (Enviar e-mail) y exportar la tabla de resultados a

Excel para guardarla en el ordenador de consulta (Exportar a Excel).

Fig. 25.7 Tabla de consulta para la información recibida, solo se muestra la información a

la que se le dio acceso el usuario secundario.

Fig. 25.3 Fig. 25.4

Fig. 25.6

Fig. 25.7

Fig. 25.1

Fig. 25.2

Fig.25.5




22


Portal Información recibida (Proveedores con usuario secundario)

El portal de información recibida para un usuario secundario tiene la restricción de solo mostrar

la información que el usuario maestro haya habilitado para el usuario secundario.

Fig. 34 Información Recibida (Proveedores con usuario secundario)

Detalles:

Fig. 26.1 Información de del usuario secundario proveedor (nombre y buzón)

Fig. 26.2 Opciones de búsqueda para filtrar la información (Filtros de búsqueda).

Fig. 26.3 Estatus de la página, con las opciones de volver a la información recibida,

consulta general y cerrar sesión.

Fig. 26.4 Opciones para consulta de ASN, enviar archivos por mail y exportar la

información a Excel.

Fig. 26.5 Tabla de consulta para la información enviada, solo se muestra la información a

la que se dio acceso al usuario secundario.

Fig. 26.1

Fig. 26.3

Fig. 26.5

Fig. 26.2

Fig. 26.4




23


Administre su cuenta

Administre su cuenta permite al usuario maestro crear, editar y eliminar cuentas de usuario

secundario, además de darle privilegios de consulta.

Para acceder a esta sección, dirigirse a Nuevas funciones del portal ->Administre su cuenta -

>Administre sus usuarios.

Fig. 35 Menú Nuevas funciones del portal

Pantalla de administración de usuarios

Fig. 36 Administración de usuarios

Descripción:

Fig. 28.1 Enlace que regresa a la página anterior.

Fig. 28.2 Enlace que regresa al menú principal del portal.

Fig. 28.3 Termina la sesión actualmente activa.

Fig. 28.4 Datos de conexión

• Código cliente: código que es asignado por el sistema de Paebsa, se coloca en el

campo de forma automática.

• Id cliente: buzón del usuario maestro, se coloca en el campo de forma

automática.

• Nombre del cliente: nombre del usuario (campo obligatorio con un mínimo de

10 carácteres).

Fig. 28.1 Fig. 28.2

Fig. 28.3

Fig. 28.4

Fig. 28.5

Fig. 28.6

Fig. 28.7




24


• Id usuario secundario: identificador que será asignado para acceder al portal

(campo obligatorio con mínimo de 8 y máximo de 20 carácteres).

• Contraseña: contraseña de acceso, asignada al usuario secundario (campo

obligatorio mínimo de 10 a un máximo de 16 carácteres, que debe incluir

mínimo una letra mayúscula, una letra minúscula, un número y uno de estos

carácteres ($.#@!?*)

Fig. 28.5 Información general

• Contacto administrativo: se captura el nombre de un contacto administrativo

o un correo electrónico.

• Número de teléfono: se captura un número de teléfono.

• Mail administrativo: campo obligatorio, se tomará el primer correo capturado

para que enviarle las claves de acceso del usuario secundario que se está

creando.

• Periodo de expiración: indica el tiempo en el que la contraseña estará activa

• Información adicional: es para agregar comentarios de la nueva alta.

Fig. 28.6 El botón de guardar registra los datos dados de alta y el botón de restablecer

vuelve a dejar en blanco el formulario de registro.

Fig. 28.7

• Administrar cuenta: permite administrar los permisos de consulta.

• Modificar: modifica los datos de conexión del usuario, menos el

Código cliente, Id cliente, Id usuario secundario.

• Eliminar: elimina una cuenta de usuario y sus permisos asignados.

Si los siguientes campos obligatorios no son capturados o no cumplen con las reglas que se

especificaron anteriormente, se mostrará los siguientes textos debajo de cada campo.

Fig. 37 Campos obligatorios




25


Administrar cuenta de usuario

La administración de cuenta para un usuario permite otorgar los permisos de consulta a la

información general.

Fig. 38 Administrar permisos de consulta a usuarios secundarios

Detalles:

Fig. 29.1 Regresa a la página donde se dan de alta a los nuevos usuarios.

Fig. 29.2 Regresa a la pantalla inicial del portal sin cerrar la sesión.

Fig. 29.3 Termina la sesión actual.

Fig. 29.4 Información general acerca del usuario que se está administrando. Todos

estos campos son opcionales y la información que se introduzca será

únicamente para la consulta de detalles del usuario. El campo a destacar en

este apartado es del Mail administrativo, el cual está destinado a colocar los

correos a los que se desea que sean enviadas las bitácoras de transmisión

de información, se pueden agregar al menos 10 cuentas de mail las cuales

deben de estar separadas por un punto y coma (;) una de otra. Las bitácoras

Fig. 29.1

Fig. 29.2

Fig. 29.3

Fig. 29.6

Fig. 29.4

Fig. 29.5




26


que serán enviadas corresponden a la información que se le haya asignado

al usuario secundario.

Fig. 29.5 En la sección de permisos generales se asigna el Id hub de la cadena al que

tendrá acceso el nuevo usuario, el Código de transacción puede elegir una

especifica o todas, también se pueden indicar el Número de proveedor y

Servicio (esto para especificar más a detalle la información a la que se tendrá

acceso).

Fig. 29.6 Botones de Guardar y Restablecer.

▪ El botón de Restablecer borrará la información del formulario.

▪ El botón Guardar guardara la información introducida y comprobara

que exista la relación Id hub – Código de transacción- Número de

proveedor para poder continuar. En caso de que la información sea

correcta y exista la relación todos los datos capturados dentro del

formulario serán guardados, en caso de que la relación no esté dada de

alta en la información que tiene PAEBSA se le muestra un mensaje de

error indicando la relación y la información para que se comunique a

PAEBSA y solicitar ese servicio (Fig. 39).


Tabla de permisos asignados al usuario:

Si el usuario no tiene permisos de consulta entonces aparece el siguiente mensaje en lugar de

la tabla:

Fig. 40 Información de detalles de cuenta

Si ya tiene permisos de consulta entonces aparece una tabla que indica los detalles de cada

permiso.




27


Fig. 41 Tabla de con permisos asignados a un usuario secundario

Con el botón se pueden modificar los permisos de consulta. Y para ser eliminados con el

icono de eliminar ubicados a la derecha de cada registro.




28


Cambiar contraseña.

Dar clic en Nuevas funciones del portal, posteriormente seleccionará la opción Cambiar

contraseña.

Fig. 42 Cambiar contraseña

Se presentará un pequeño formulario que deberá llenar con sus datos.

Fig. 43 Formulario para cambio de contraseña

Fig. 34.1 Id de cliente: capture su número de identificador/buzón los cuales son

proporcionados por Paebsa ejemplo: MXG****

Fig. 34.2 RFC: capture la Razón Social la cual se encuentra registrada en Paebsa ya sea

persona Física o Moral.

Fig. 34.3 Contraseña actual: capture la contraseña que esté utilizando actualmente, (es

importante contar con la contraseña anterior para poder continuar con el

proceso de no ser así se tendrá que ponerse en contacto con Paebsa).

Fig. 34.1

Fig. 34.3

Fig. 34.2

Fig. 34.4

Fig. 34.5




29


Fig. 34.4 Nueva contraseña, la contraseña tendrá que ser generada con las siguientes

características.

• Una longitud mínima de 16 caracteres.

• No deberá de repetirse en 10 ocasiones

• La contraseña deberá de contener

o Mínimo un carácter especial de los siguientes ($. #@!¡?¿*)

o Mínimo una mayúscula (A-Z)

o Mínimo una minúscula (a-z)

o Mínimo un número (0-9)

Fig. 34.5 Una vez generada la contraseña tendrá que repetir la acción e ingresarla en el

campo, Repita la contraseña, si esta es correcta solo basta con dar clic en la

opción cambiar contraseña, en caso que genere algún error tendrá que ponerse

en contacto con Paebsa.




30


Envío de facturas a clientes

El portal de PAEBSA habilitado la opción para subir facturas a sus cadenas comerciales en

formato XML, solo pueden ser cargadas un máximo de 50 facturas. Para realizar la carga de una

factura dirigirse a Nuevas funciones del portal -> Envío de facturas a clientes.

Importante: Para subir una factura XML el usuario debe tener contratado el servicio para envío

de facturas con la cadena comercial a la que quiere enviar la factura.

Fig. 44 Envió de facturas

Dar clic en Examinar para abrir el explorar de archivos y pueda elegir las facturas a enviar. Una

vez seleccionadas las facturas se hace clic sobre el botón Enviar facturas, el portal tardará unos

minutos en mostrar la ventana que indica el estado actual de envío, informando a detalle lo

ocurrido con cada archivo.

Fig. 45 Mensaje (confirmación o error en el envío de facturas)

Las facturas enviadas correctamente ingresarán en el proceso interno de Paebsa, dependiendo

del flujo de información serán procesadas y publicadas en el portal de la sección Información

enviada a clientes

Para regresar a la pantalla inicial bastara con hacer clic en




31


Envío de archivos DESADV

En el portal de PAEBSA está habilitado para subir archivos ASN (Edi) (10 como máximo). Para

realizar este procedimiento dirigirse Nuevas funciones del portal -> Envío de archivos DESADV

Fig. 46 Envió de archivos DESADV

Dar clic en Examinar para abrir el explorador de archivos y elegir los archivos en formato EDI

Fig. 47 Carga de archivos DESADV

Una vez elegidos todos los archivos ASN en formato EDI, se da clic en Enviar archivos. Se abrirá

una ventana con la descripción del archivo y si este fue procesado correctamente.

Fig. 48 Mensajes (confirmación o error de archivos DESADV enviados)

Para regresar al portal principal dar clic en Regresar a su portal.




32


Facturas express a Soriana

Paebsa ofrece el servicio de facturas express a la cadena comercial Soriana, este servicio permite

enviar facturas y recibir una respuesta rápida en un lapso de 30 a 40 min en el que especifique

si su factura es correcta y fue procesada o contiene un error.

Nota: para acceder a este servicio es importante que se haya contratado con anterioridad.

Para acceder dar clic en Nuevas funciones del portal -> Factura express a Soriana

Fig. 49 Facturas express a Soriana

Se abrirá la siguiente ventana, para elegir la factura dar clic en Examinar y se abrirá el explorador

de archivos para elegir su factura.

Fig. 50 Seleccionar y cargar factura

Una vez elegida la factura elegir una de las siguientes tres opciones:

1. No aplicar ningún tipo de validación fiscal al subir el comprobante: no se le aplicará

ninguna validación fiscal a la factura




33


2. Aplicar validación fiscal antes de enviar: la factura será enviada al SAT para validar sus

datos fiscales

3. Aplicar validación fiscal y existencia SAT antes de enviar: la factura será enviada para

validar sus datos fiscales y valida si aún está registrada ante al SAT.

Fig. 51 Opciones de validación

Si la factura no tiene el RFC registrado en Paebsa mostrará el siguiente mensaje

Fig. 52 Validar el RFC que contiene la factura

Si la factura fue enviada correctamente se indicarán el estatus de la factura y la respuesta de

Soriana

• Status de la validación: Respuesta del WS que valida los datos fiscales de la factura

• Respuesta soriana: Respuesta obtenida del WS al que se envió la factura




34


Fig. 53 Respuesta de Soriana

La respuesta de Soriana podrá ser descargada en formato XML dando clic en Descargar APERAK

Respuesta de la factura enviada

Fig. 54 Respuesta de Soriana en formato XML

O en su caso se puede descarga el reporte Aperak con la respuesta que se generó, dando clic en

Ver reporte

Fig. 55 Descargando reporte Aperak




35


Fig. 56 Reporte Aperak (Respuesta de Soriana)




36


Reporte Bitácoras

Reporte bitácoras permite obtener un archivo zip con todos los reportes en formato .log, los

mismos que son publicadas en el portal y enviados por correo si es su caso y tiene contratado

con Paebsa la opción de reproceso Logs. Para acceder a esta opción diríjase a Nuevas funciones

del portal -> Reporte de bitácoras


Fig. 57 Reporte de bitácoras

En la ventana que se abrirá deberá indicar la fecha y hora inicial y la fecha y hora final y dar clic

en Generar reporte

Fig. 58 Pantalla principal (Reporte de bitácoras en línea)




37


Debe esperar unos segundos a que se obtengan todos los archivos .log encontrados en las fechas

y horas elegidas.

Fig. 59 Generando archivo .zip

Si se encontraron reportes publicados dentro de las fechas que se ingresaron se mostrará la

siguiente información

Fig. 60 Captura de email para enviar archivo .zip

Puede descargar el archivo zip dando clic en Descargar o enviarlo por correo en la sección Enviar

el archivo por mail.

Si se muestra el siguiente mensaje, esto indica que hay registro en la base de datos de Paebsa,

pero no se encuentran disponibles los archivos dentro de los directorios para ser descargados

por lo que deberá comunicarse a Paebsa.

Fig. 61 Mensaje




38


Reporte Excel

Es un servicio que proporciona Paebsa, el cual permite al usuario proveedor

(administrador/secundario) descargar un archivo en Excel con todos los registros de aquellos

documentos EDI que han sido publicados dentro del portal, donde se puede elegir el rango de

fechas de la información que se quiere obtener.


Para acceder a Reporte Excel dar clic en el menú Nuevas funciones del portal -> Reporte Excel

Fig. 62 Reportes Excel

Se abrirá la siguiente ventana donde se indican dos campos para capturar las fechas y el botón

Generar reporte. Dar clic en el campo fechas para desplegar el calendario y elegir ambas fechas

para determinar el rango de donde se obtendrán los registros

Fig. 63 Generar reporte




39


Fig. 64 Capturar fecha

Una vez que se capturaron ambas fechas dar clic en Generar reporte, es necesario esperar unos

segundos hasta que el sistema arroje el reporte en formato Excel

Fig. 65 Archivo Excel generado

Dar clic en Guardar para guardarlo localmente en su equipo y posterior mente abrirlo con la

aplicación Microsoft Excel.




40


Formato del reporte generado en formato Excel

Fig. 66 Reporte

Para salir de la ventana solo dar clic en Cerrar esta ventana, se abrirá la siguiente alerta, solo dar

clic en Aceptar.

Fig. 67 Cerrar ventana




41


Captura de Addendas

Paebsa cuenta con el servicio de capturas de Addenda desde el portal, de la cuales se encuentran

• Addenda Walmart

• Addenda Amazon

• Addenda BB&B

• Addenda Almacenes García

• Addenda Merza

Nota: Es importante que el servicio de adenda este contratado para que pueda acceder.

Addendas Wal-Mart

Dirigirse al menú Nuevas funciones del portal

Fig. 68 Menú

Seleccionar Addendas de Wal-Mart

Fig. 69 Addendas Wal-Mart

Addenda Resguardo

Dar click Addenda Resguardo

Fig. 70 Addenda Resguardo

En caso de que aparezca el siguiente mensaje, favor de ponerse en contacto con Paebsa.

Fig. 71 Servicio inactivo




42


Una vez dentro de la aplicación se muestra en pantalla dentro del encabezado su información

nombre y la fecha. En la parte central se encuentra la opción para seleccionar el archivo XML

(Fig. 72)

Fig. 72 Página inicio de addenda resguardo

Para iniciar la carga del archivo, clic en Examinar

Fig. 73 Explorador de archivos

Se abrirá la ventana del explorador, donde tendrá que ubicar la carpeta que tienen los “archivos

XML” y posteriormente seleccionar el archivo.




43


Fig. 74 Seleccionar factura

Una vez seleccionado el archivo, dar clic en Abrir, en la parte inferior se presentará el nombre

del archivo que ha sido seleccionado solo resta dar clic en el botón Enviar para continuar con el

proceso.

Fig. 75 Factura cargada

En caso de que no se seleccione ningún archivo o el archivo no sea en formato XML, nos enviara

el siguiente mensaje.

Fig. 76 Mensaje (Validación del formato del archivo)

La aplicación valida que el RFC Proveedor que viene en la factura sea el mismo que el sistema

tenga registrado, de lo contrario mandara el siguiente mensaje.




44


Fig. 77 Mensaje (validación de RFC)

Información de la Factura

El sistema comprobará que la factura esta fiscalmente válida para que se pueda proceder a

generar la addenda, por lo que se presentara un mensaje en verde si es válida y en rojo si es

invalida.

Una vez que la factura se ha validado fiscalmente se mostrará en pantalla la información de la factura de acuerdo al anexo 20

Fig. 78 Validación fiscal

Los datos considerados para su validación de acuerdo a Wal-Mart son:

▪ RFC Proveedor

▪ Nombre Proveedor

▪ RFC Cliente

▪ Nombre Cliente




45


▪ Subtotal

▪ Impuesto

▪ Moneda

▪ Descuento

▪ Total

▪ Tipo de Cambio

▪ Serie

▪ Folio

▪ No de Certificado

▪ Tipo de Comprobante

▪ Fecha de timbrado

▪ Certificado SAT

▪ UUID

En la parte superior de la ventana se encuentran dos botones que permiten descargar y/o enviar

por correo el comprobante PDF con la validación de la factura

PDF con validación de factura valida PDF con validación de factura invalida




46


Para enviarlo por e-mail dar clic en el botón , se abrirá una ventana con los campos

Para: se captura la dirección de e-mail, este puede ser dirigido a una sola cuenta, o bien

para enviarse a más de una, para ello cada correo se tiene que separar con punto y coma

(;).

Ejemplo para enviar a más de un correo electrónico.

Fig. 79 Capturar correos

Asunto: se captura el asunto del correo

Adjunto: se adjunta el archivo PDF que contiene la validación de la factura.

Fig. 80 Envío por correo

Al dar clic en Enviar se mostrará el siguiente mensaje de confirmación, solo resta dar clic en OK

Fig. 81 Mensaje (correo enviado)




47


Capturar Addenda

Para realizar el proceso de captura de adenda, en la parte inferior del recuadro dar clic la opción

Continuar (Fig. 82)

Fig. 82 Continuar captura de addenda

Los datos obligatorios son los siguientes:

▪ Orden de Compra

▪ Numero de Proveedor

▪ Folio Recibido

▪ Unidad CEDIS

Fig. 83 Capturar Addenda

Al dar clic en Generar adenda y alguno o todos los campos están vacíos aparecerá el siguiente

mensaje.




48


Fig. 84 Mensaje (validar campos obligatorios)

Los campos se marcarán en rojo ya que forman parte de la secuencia de datos obligatorios.


Una vez que se haya capturado todos los datos correctamente continuamos con la opción de

Generar Addenda.

Al finalizar todo el proceso la pantalla arrojará el siguiente mensaje con las opciones Visualizar

y Continuar

Fig. 86 Mensaje de confirmación

Visualizar: Podrá ver el XML con la addenda que se generó y al mismo tiempo resguardarla en

el equipo, así se podrá revisar si los datos que realmente se generaron acorde a lo solicitado.

Continuar: Cierra la ventana del mensaje y permite volver a generar una nueva factura con

addenda.




49


Addenda EDI

Seleccionar Addenda EDI

Fig. 87 Addenda EDI

Se abrirá la ventana principal, la cual muestra en el encabezado el nombre del usuario actual y

la fecha, en el centro está el buscador para seleccionar el archivo y los pasos generales para

generación de addenda.

Fig. 88 Ventana principal

Dar clic en Examinar, se abrirá el explorador de archivos dirigirse a la carpeta donde esta las

factura que se van a procesar.




50



Seleccionar el archivo y dar clic en abrir

Fig. 90 Seleccionar archivo

Debajo del buscador se mostrará el nombre del archivo seleccionado, solo dar clic en Enviar.

Fig. 91 Archivo seleccionado

La factura será envía a un proceso de validación fiscal para saber si es válida y proceder a generar

la Addenda o es invalida marcando error.




51


Fig. 92 Factura valida

Los datos considerados para su validación de acuerdo a Wal-Mart son:

▪ RFC Proveedor

▪ Nombre Proveedor

▪ RFC Cliente

▪ Nombre Cliente

▪ Subtotal

▪ Impuesto

▪ Moneda

▪ Descuento

▪ Total

▪ Tipo de Cambio

▪ Serie

▪ Folio




▪ Certificado SAT

▪ UUID

En la parte superior de la ventana se encuentran dos botones que permiten descargar y/o enviar

por correo el comprobante PDF con la validación de la factura




52


PDF con validación de factura valida PDF con validación de factura invalida

Para enviar por correo la validación de la factura dar clic en el icono , se abrirá la siguiente

ventana, con los campos:

Para: se captura la dirección de e-mail, este puede ser dirigido a una sola cuenta, o bien

para enviarse a más de una, para ello cada correo se tiene que separar con punto y coma

(;).

Ejemplo para enviar a más de un correo electrónico.

Fig. 93 Capturar correos

Asunto: se captura el asunto del correo

Adjunto: se adjunta el archivo PDF que contiene la validación de la factura.




53


Fig. 94 Ventana para enviar email

Mensajes que se mostrarán en él envió de email

El correo no ha sido capturado

El correo capturado no tiene el formato correcto Ejem xx.gmail.com.es

Si el correo se capturo solo dar clic en Enviar, una vez enviado él e-mail se mostrará el siguiente

mensaje de confirmación, solo resta dar clic en OK

Fig. 95 Mensaje (e-mail enviado)

Capturar Addenda

Para continuar con la captura, dar clic en el botón Continuar ubicado en la parte final de la página

Fig. 96 Botones "Continuar y Cancelar"




54


La captura de esta addenda está dividida en tres apartados

Addenda

• Tipo de documento: el efecto del comprobante fiscal (ingreso, egreso, traslado)

• GLN Cliente: número global de localización del comprador (cliente), con 13 dígitos

obligatorios

• Núm. de documento: número de orden (orden de compra) o RECADV (confirmación de

recepción de mercancía), dar clic en opción correspondiente para obtener los registros

en el sistema (esto solo si tiene el servicio de transmisión de órdenes de compra o

confirmación de recepción de mercancía con Paebsa), de lo contrario dar clic en Agregar

Fig. 97 Seleccionar número de documento

• Fecha de orden: fecha que corresponde a la orden o confirmación de recepción de

mercancía emitida

• GLN Proveedor: número global de localización proveedor, con 13 dígitos obligatorios

• Número de proveedor: número interno de Wal-Mart del proveedor

• Clave IEPS: número designado por Wal-Mart cuando la factura contempla IEPS

Fig. 98 Apartado "Addenda"

Lugar de entrega Corresponde al lugar donde se va entregar los artículos facturados.

• GLN: número global de localización de la tienda, al capturar aquí los últimos números

correspondientes al GLN se desplegará una lista con los números de tiendas que tiene

registradas PAEBSA

Fig. 99 Capturar GLN de la tienda




55


Si existe el GLN solo hay que seleccionarlo y automáticamente los campos Nombre hasta

C.P. mostrarán los datos correspondientes a ese GLN. De lo contrario, si el número no

existe deberá capturar cada campo

Fig. 100 Capturara GLN

• Nombre : nombre de la tienda

• Calle y Núm.: dirección de la tienda

• Colonia: colonia de la tienda

• Delegación: delegación a la que pertenece la dirección de la tienda

• Ciudad: ciudad donde se encuentra la dirección de la tienda

• C.P.: código postal de la tienda

• Plazo de pago en días: número de periodo de pago

Fig. 101 Apartado "Lugar de entrega"

Partidas

Despliega todos los artículos (conceptos) que se encuentren en la factura.

• Código EAN/UPC/DUN14: número de artículo internacional

• Descripción del artículo: descripción del producto (características del artículo)

• Piezas facturadas: cantidad total pedida del producto

• Unidad de medida: calificador de medida del producto (cajas, pieza, unidad, etc.)

• Precio unitario: importe del producto

• Subtotal: precio del producto

• Impuestos: impuestos aplicables a l producto (IVA y/o IEPS)




56


Fig. 102 Apartado "Partidas"

Si es necesario modificar algún dato, solo elija el campo para capturar el dato correcto, en la

sección de impuestos, dar clic en el icono para desplegar los impuestos

Fig. 103 Impuestos

Para generar la addenda existen campos obligatorios, si algún campo no es capturado se

mostrará el mensaje

Fig. 104 Mensaje (campos no capturados)

Y los campos se marcarán el color rojo


Los campos obligatorios son:

• Tipo documento

• GLN cliente




57


• Núm. de documento

• Fecha de orden

• Número de proveedor En el apartado “Lugar de entrega”

• GLN

• Nombre

• Calle y Núm

• Colonia

• Delegación

• Ciudad

• C.P. En el apartado “Partidas”

• Códigoc EAN/UPC/DUN14

• Descripción del artículo

• Piezas facturadas

• Unidad de medida

• Precio unitario

• Subtotal

• Impuestos

Fig. 106 Campos obligatorios en "Partidas"

Si todos los datos se han capturado, solo dar clic en Generar addenda

Fig. 107 Botones "Generar Addenda y Cancelar"

Si el proceso genera correctamente y sin problemas la factura con la addenda, se mostrará el siguiente mensaje de confirmación

Fig. 108 Mensaje (confirmación Addenda EDI generada correctamente)




58


Visualizar: descarga el XML con la addenda que se generó y al mismo tiempo resguardarla en tu

equipo, así se podrá revisar si los datos que realmente se generaron y están acorde a lo

solicitado.

Continuar: cierra el mensaje y reinicia el proceso para volver a generar una nueva factura con

addenda.

Si se quiere cancelar el proceso de la generación de addenda, dar clic en cancelar y se abrirá el

siguiente mensaje de confirmación

Fig. 109 Mensaje (confirmación para cancelar el proceso)




59


Addenda Amazon

Dirigirse al Menú Nuevas funciones del portal -> Addenda Amazon

Fig. 110 Addenda de Amazon

Dentro de la aplicación, en la parte central de la pantalla se muestra un buscador de archivos,

dar clic en Examinar para abrir la ventana del explorador

Fig. 111 Pantalla principal




60



Dentro del explorador buscar la capeta donde está la factura que será enviada y dar clic en Abrir

Abajo del explorador de archivos se muestra el nombre del archivo cargado, solo dar clic en

Iniciar validación

Fig. 113 Iniciando validación

La factura será validada fiscalmente, si la validación es correcta se mostrará el mensaje

“Comprobante fiscalmente valido” con algunos datos de la factura.

Fig. 114 Validación fiscal de la factura




61


Capture los campos

• No. de factura (obligatorio solo para comprobante de egreso)

• No. de la orden (campo obligatorio)

Si el campo No. de la orden se envía vacío, se mostrará el siguiente mensaje

Fig. 115 Mensaje (Capturar número de orden de compra)

Una vez que ha capturado ambos campos dar clic en Enviar documento, si todo es correcto se

mostrará el mensaje

Fig. 116 Mensaje (Factura enviada con Addenda de Amazon)

Fig. 117 Factura enviada




62


Addenda BB&B

Dar clic en la opción Nuevas funciones del portal.

Fig. 118 Menú

Posteriormente en Addenda de BB&B.

Fig. 119 Addenda BB&B

Se abrirá la siguiente ventana donde seleccionará los archivos XML y PDF, tenga en cuenta que

ambos archivos deben contener los mismos nombres para que sean válidos.


Una vez que eligió los archivos dar clic en iniciar validación, la factura pasará por un proceso que

se validará fiscalmente y comprobará si contienen Addenda, si la validación de la addenda es

correcta nos aparecerá la siguiente pantalla.

Dar clic en examinar archivos

(Elegir archivos)




63


Fig. 121 Validación fiscal y de addenda

De lo contrario si la factura no tiene adenda se habilitarán los campos para ser ingresada al

sistema, solo resta complementar información adicional.

Fig. 122 Campos obligatorios que complementan la addenda

En caso de que no se haya capturado algún campo obligatorio nos mandara el siguiente mensaje,

es necesario capturar el campo para continuar con el proceso.

Fig. 123 Mensaje (Validación de campos obligatorios)




64


Cuando todos los campos de captura estén llenados correctamente se mostrará el siguiente

mensaje.

Fig. 124 Confirmación de información

La pantalla indica que la factura que se ha cargado es correcta y ha sido enviada a BB&B.

Fig. 125 Validación y factura enviada

Dar clic en aceptar




65


Addenda Almacenes García

Ingresar al portal y dirigirse al menú Nuevas funciones del portal -> Addenda de Almacenes

García

Fig. 126 Addenda Almacenes García

Se abrirá la siguiente pantalla, en la parte superior esta la información del cliente, en la parte

central están los pasos para generar la addenda, y al final se encuentran la sección para

seleccionar los archivos.

Fig. 127 Capturando Addenda Almacenes García

Dar clic en Examinar para seleccionar los archivos XML y PDF de la factura a la cual se incluirá la

Addenda




66


Fig. 128 Seleccionar archivos

Una vez que se eligieron ambos archivos, si estos documentos no contienen la extensión que se

solicita se mostrará el siguiente mensaje, indicando que la extensión es incorrecta.

Fig. 129 Extensión de archivos invalida

Si los archivos tienen la extensión correcta y el nombre es idéntico, la factura en formato XML

se envía a un proceso de validación fiscal y se mostrará en pantalla la siguiente información.

Fig. 130 Validación

98.1 Factura digital: Muestra algunos datos obtenidos de la factura como tipo de

documento, nombre y RFC del Emisor y Receptor, UUID, entre otros.

98.2 Información adicional: Indica si la factura es válida, el nombre de los archivos

cargados y un aviso que notifica que se eliminará la addenda que contenga la factura

e incluirá la addenda correcta.

98.3 Información de captura: Contiene tres campos de captura, los primeros son serie y

folio, los cuales son habilitados cuando dentro de la factura no se contemplan estos

98.1 98.2 98.3




67


datos, y el campo para cuenta de email en donde se ingresa la cuenta de correo a la

que se enviará la factura XML con la addenda una vez que esta ha sido generada.

Capturar addenda

La captura de addenda está marcada por apartados y secciones

• Encabezado

o Información general

o Lugar de entrega

o Pedimentos

o Pagos

• Sumario

• Detalles

Cada apartado se divide en secciones y subsecciones las cuales se identifican en recuadros color

azul, cuando una subsección es seleccionada la sección se marca en color rojo

Apartado

1. Encabezado

2. Detalles

3. Sumario




68


Sección

Subsección

Nota: Los campos con el signo asterisco (*) son datos obligatorios

Cuando el cursor se coloca sobre un campo de captura, este despliega un texto con la

descripción del dato que se tiene que capturar.

Fig. 131 Texto descriptivo

Solo dos apartados son obligatorios, los demás son opcionales y se capturan si el cliente los

considera necesarios.

Apartado Sección

Obligatorios Encabezado • Información de la factura y del comprador

Detalles • Información de conceptos

Opcionales Encabezado • Información del vendedor y

lugar de entrega

• Pedimentos

• Pagos y descuentos

Detalles

• Información de factura

Sumario • Cargos o descuentos

.




69


Encabezado

Información de la factura y del comprador

Aquí se especifica algunos datos de la orden de compra que corresponde a la factura y datos

del comprador.

• Información del orden de compra: capturar el número de la orden de compra y

fecha de la misma, que pertenezca a la factura elegida y cargada al sistema.

• Referencia adicional: se captura la información de las referencias adicionales.

• Información del comprador: se indica GLN del comprador (número global de

localización) y el nombre de la persona encarga de compras.

Fig. 132 Sección “Información de la factura”

Información del vendedor y lugar de entrega

En esta sección se captura información del vendedor y el lugar de entrega, que es la dirección

del lugar a donde serán enviados los productos facturados.

• Nota entrega: se ingresa el número de folio, es decir el número emitido por el

proveedor cuando recibe la mercancía que es facturada y la fecha que se asignó a

ese número de folio.

• Información del vendedor: se indica el GLN (número global de localización) del

vendedor, identificación secundaria del proveedor y el código para identificar el

número de identificación secundaria que se le asigno al proveedor.

• Información del lugar de entrega: Aquí se describe la ubicación del lugar de entrega

de la mercancía, GLN de la ubicación de la entrega, nombre y dirección.




70


Fig. 133 Sección “Información del vendedor y lugar de entrega”

Pedimentos

En esta sección se captura información para la identificación de la aduana, la ubicación del

identificador de la factura y los términos de pago de la factura

• Identificador del proveedor: se especifica los datos de la ubicación del identificador del

emisor de la factura, si este es distinto al identificador del proveedor.

• Información Aduana: se describe la información y ubicación de la aduana.

• Tipo divisa: aquí se puede incluir otro tipo de divisa que no sea la divisa de moneda

nacional que esta emitida en la factura.

Fig. 134 Sección “Pedimentos”

Pagos y descuentos

En este apartado se describirá los términos de pago de la factura y los descuentos o cargos que

se aplicarán a la factura si esta no se paga dentro de lo determinado.

• Términos de pago: se especifica los términos de pago que será aplicados a la factura, el

tiempo de pago, condiciones de pago y los días en que se realizará el pago.




71


• Cargos o descuentos por factura: aquí se especifica los cargos o descuentos que serán

aplicados a la factura si esta no fue pagada en el tiempo establecido.

Fig. 135 Sección “Pagos y descuentos”

Detalles

Especifica la información de todos los conceptos que contienen la factura y los muestra dentro

de una tabla de consulta, donde el único campo que debe ser capturado es “Cantidad variable

– unidad de medida”.

Información de conceptos

Dentro de la tabla de información de conceptos se describen los campos:

• Descripción: descripción del artículo

• Valor unitario: precio bruto de cada artículo

• Cantidad: cantidad facturada del producto

• Importe: importe bruto total

• No. identificación: número de identificación para cada artículo

• Unidad: unidad de medida del producto si este es de cantidad variable

• Cantidad variable – unidad de medida: unidad de medida del producto

Fig. 136 Tabla de consulta "Información de conceptos"

Información de factura

Contiene 4 opciones que podrán ser seleccionadas para incluirlas en los conceptos que se

encuentran en tabla de “Información de conceptos”. Cada opción complementa al concepto y

deberá agregarse de acuerdo a lo que proveedor necesite incluir.




72


Número de identificación adicional para el artículo

El número de identificación adicional se utiliza para agregar un número de identificación al

artículo si este no está utilizando el código EAN. Al habilitar esta opción se agregan las siguientes

columnas, Tipo y número, dentro de “Tipo” en la lista de selección elegir una de las 4 opciones

y capturar el número de identificación en la columna “Número”.

Fig. 137 Habilitar Número de identificación adicional

Fig. 138 Columna agregadas

Cantidad adicional

Hace referencia a la información adicional que se puede incluir a cada concepto para detallarlo

más, aquí se debe capturar el tipo de cantidad en la columna “Declaración” y el número en la

columna “Cantidad”.

Fig. 139 Habilitar cantidad adicional

Fig. 140 Columnas agregadas de “Cantidad adicional”




73


Palets

Se describe el empaquetado, el tipo de empaquetado y el pago por el transporte.

Fig. 141 Habilitar Palets

Fig. 142 Columnas agregadas de “Pallets”

Cargos o descuentos globales por línea de articulo

La información que aquí se incluirá son los cargos o descuentos globales por línea de producto.

Se debe elegir el indicador de cargo o descuento, la imputación de descuento o cargo y el

descuento.

Fig. 143 Habilitar Cargos o descuentos globales

Fig. 144 Columnas agregadas de "Cargos o descuentos globales"

Sumario

Aquí se especifica los cargos o descuentos a los montos totales de los artículos. Se bebe elegir

el tipo de cargo, el tipo de descuento o cargo y el monto.




74


Cargos o descuentos consolidados

Fig. 145 Sección "Cargos o descuentos consolidados"

Si alguno de los campos obligatorios no está capturado, se enmarcarán en color rojo y se

mostrará el mensaje de captura.

Fig. 146 Campos sin capturar

Si en el apartado Detalles dentro de la tabla “Información de conceptos” no se captura las

columnas que están presentadas se muestra el siguiente mensaje que indicará los datos

faltantes

Una vez que se capturaron los campos obligatorios, se debe dar clic en Enviar documento, se

mostrará un mensaje de confirmación




75


Dar clic en aceptar, y esperar unos segundos a que confirme que la factura ha sido enviada, y

dar clic en ok

Revisar su correo o el correo que se haya capturado durante la generación de la addenda, para

verificar que ha recibido la factura con la addenda. Si no recibió el archivo es necesario

comunicarse a Paebsa




76


Addenda Merza

Ingresar al portal y dar clic en el menú Nuevas funcionalidades del portal para desplegar las

opciones.

Fig. 147 Menú

Seleccionar Addenda de Merza

Fig. 148 Addenda de Merza

En caso de que aparezca el siguiente mensaje, favor de ponerse en contacto con Paebsa.


Nota:Este mensaje solo aparece si el servicio no esta activo, es necesario ponerse en contacto

con PAEBSA

La aplicación Addenda de Merza muestra en pantalla su información (nombre y RFC), la fecha y

tiempo de sesión. En la parte central está el browser para seleccionar el archivo XML

(Fig. 150).




77



Cargar Archivo

Para iniciar la carga del archivo, dar clic en Examinar


Se abrirá la ventana del explorador donde tendra que ubicar la carpeta que tiene sus “archivos

XML” y posteriormente seleccionar el archivo. Una vez seleccionado el archivo, dar clic en Abrir




78


Fig. 152 Seleccionar factura

En la parte inferior del browser se presentará el nombre del archivo que ha sido seleccionado,

solo resta dar clic en Enviar para continuar con el proceso.

Fig. 153 Factura cargada

En caso de no seleccionar ningún archivo o el archivo no sea en formato XML se mostrará el

siguiente mensaje.

Fig. 154 Mensaje (valida archivo en formato XML)

La aplicación valida que el RFC Proveedor que viene en la factura sea el mismo que el sistema

tenga registrado de lo contrario mandará el siguiente mensaje.




79


Fig. 155 Mensaje (Valida RFC de la factura)

Información de la Factura

El sistema comprobará que la factura es fiscalmente válida para que pueda proceder a generar

la addenda, por lo que se presentará un mensaje en verde si es válida y en rojo si es invalida,

como se muestra a continuación.

Validación correcta de la factura (PDF)

Error de validación de la factura (PDF)

Correcto para generar la addenda

Incorrecto, el sistema no permite proceder para generar la addenda




80


En la parte central de la pantalla se mostrará la información obtenida de la factura (Anexo 20).

Fig. 156 Información de la factura

Los datos considerados para su validación de acuerdo a Merza son:

▪ RFC proveedor

▪ RFC Cliente

▪ Subtotal

▪ Impuesto

▪ Moneda

▪ Nombre de Proveedor

▪ Nombre del Cliente

▪ Descuento

▪ Total

▪ Tipo de Cambio

▪ Serie

▪ Folio




▪ Certificado SAT

▪ UUID

En la parte superior de la ventana, se encuentran dos botones que permiten descargar y/o enviar

por correo el comprobante PDF con la validación de la factura.




81


Fig. 157 Validación fiscal

Para descargar el documento tendrá que darle clic en . La ventana de descarga que se presente

dependerá del navegador con el cual está accesando al portal (Internet Explore, Firefox, Google

Chrome, etc.).

Ejemplo de descarga de archivo desde el navegador Internet Explorer

Fig. 158 Descarga de PDF (validación fiscal)

Para enviarlo por mail dar clic en , se abrirá la siguiente ventana en la cual se adjunta el

archivo PDF que contiene la validación de la factura, el campo para capturar uno o varios

dirección de e-mail, el asunto y el cuadro de texto para capturar su mensaje.

Fig. 159 Envío de e-mail




82


Para incluir varios correos se tienen que separar con punto y coma (;).

Fig. 160 Capturar más de un correo

Una vez que se capturaron todos los campos dar clic en Enviar, si todo fue correcto se mostrará

el siguiente mensaje de confirmación.

Fig. 161 Mensaje (confirmación de correo enviado)

Capturar Addenda

Para continuar con el proceso de la captura de Addenda en la parte inferior del recuadro de

"Información de la Factura" seleccionar la opción Continuar (Fig. 162)

Fig. 162 Continuar con la captura de Addenda

Posteriormente se desplegará la siguiente información que permitirá capturar los datos de

acuerdo a la orden de compra facturada. Iniciaremos con los datos generales de la Orden de

Compra y posteriormente con cada uno de los productos que se describirán en cada partida.




83


Datos generales

Tipo documento: tipo de transacción (INVOICE=Factura o CREDIT_NOTE = Nota de crédito)

GLN Cliente: número global de localización (GLN) del comprador

Orden de compra: número de pedido (comprador) al que hace referencia la factura

Dar clic en una de las dos opciones de selección (ORDERS o REMISIÓN), si cuenta con el servicio

de recepción de órdenes de compra o remisión en Paebsa se arrojará una lista con todos los

números de pedido, al elegir un número automáticamente obtendrá los datos de Fecha orden

hasta la Fecha entrega, de lo contrario dar clic en Agregar para capturar el número

correspondiente

Fig. 163 Seleccionar orden de compra

Fig. 164 Información de la orden de compra

Fecha de orden: fecha del pedido

Código tienda: número global de localización (GLN) de la ubicación a entregar la mercancía

Nombre tienda/sucursal: razón social de la tienda

Dirección tienda/sucursal: domicilio de la ubicación a entregar la mercancía

Ciudad tienda/sucursal: ciudad donde se encuentra el domicilio de la ubicación a entregar la

mercancía

C.P. tienda/sucursal: código postal

GLN Proveedor: número global de localización (GLN) del vendedor

Número de proveedor: identificación secundaria del proveedor

Fecha entrega: fecha entrega del pedido

Comentarios adicionales: texto adicional que aplica como mensaje




84


Fig. 165 Capturar Addenda (datos generales)

Los datos obligatorios para este proceso son los siguientes

▪ Orden de compra

▪ Fecha de orden

▪ Código tienda/sucursal

▪ Nombre tienda/sucursal

▪ Número de proveedor

Partidas

En la sección de partidas se mostrará cada uno de los conceptos (artículos) que se contemplan

dentro de la factura, aquí podrá modificar los datos de algunos campos excepto la descripción

del artículo, cantidad facturada e impuestos.

Código EAN/UPC/DUN14: código global de localización del artículo

Código artículo: número de identificación adicional para el artículo

Descripción artículo: descripción del artículo

Cantidad facturada: cantidad del producto

Unidad medida: unidad de medida (se utiliza si el producto es de cantidad variable)

Núm. de unidades de consumo: cantidad adicional

Precio neto: valor unitario del producto después de impuesto o precio final producto

Precio bruto: valor unitario del producto o precio venta

Importe línea neto: importe total del producto después de impuestos

Importe línea bruto: importe total del producto antes de impuestos

Impuestos: imputación de descuento o cargo al producto

Para visualizar los impuestos dar clic en el icono

Fig. 166 Descuentos




85


Fig. 167 Capturar addenda (partidas)

Los datos obligatorios para cada partida son los siguientes

▪ Código EAN /UPC / DUN 14

▪ Unidad de medida

▪ Núm. de unidades de consumo

▪ Precio neto

▪ Precio bruto

Al terminar de llenar todos los campos, en la parte inferior de la pantalla dar clic en la opción

Generar addenda

Fig. 168 Generar Addenda

Si en alguno de los campos obligatorios no es capturado se mostrará el siguiente mensaje




86


Fig. 169 Mensaje (validando campos obligatorios)

Mismos campos se enmarcarán en rojo ya que forman parte de la secuencia de datos

obligatorios

Fig. 170 Campos obligatorios marcados en rojo

Si todos los campos se capturaron nuevamente dar clic en Generar addenda. Si el proceso

finalizó correctamente se mostrará en pantalla un mensaje con la opción de Visualizar y/o

Continuar

Fig. 171 Mensaje (confirmación addenda generada)

Visualizar: descarga el XML con la addenda que se generó y al mismo tiempo resguardarla en tu

equipo, así se podrá revisar si los datos que realmente se generaron, están acorde a lo solicitado.




87


Continuar: cierra el mensaje y reinicia el proceso para volver a generar una nueva factura con

addenda.

Web Service de Validación de Paebsa Versión 3.2

Aspectos que se validan o verifican.

1. Validaciones básicas a los CFDIs

1.1. Validación de estructura en base a esquemas proporcionados por el SAT. 1.2. Validación del sello del CFDI. 1.3. Validación del sello del PAC (timbre)

2. Validaciones Web Services SAT

2.1. Se manda petición para validar que el CFDI está registrado en el sistema del SAT. 2.1.1. Estatus correcto: “S - Comprobante obtenido satisfactoriamente.” 2.1.2. Estatus incorrecto: “N – No se encontró”

2.1.2.1. En caso de si encontrarse el registro en el SAT se recupera el estatus. 2.1.2.2. Se valida el estatus del documento (Activo / Cancelado)

Web Service de Validación de Paebsa Versión 3.3

Aspectos que se validan o verifican.

3. Validaciones básicas a los CFDIs

3.1. Validación de estructura en base a esquemas proporcionados por el SAT. 3.2. Validación del sello del CFDI. 3.3. Validación del sello del PAC (timbre)

4. Verificaciones requeridas por el SAT, para versión 3.3:

4.1. Verificar tipo de comprobante (en listado proporcionado por el SAT) 4.2. Verificar forma de pago (en listado proporcionado por el SAT) 4.3. Verificar método de pago (en listado proporcionado por el SAT) 4.4. Verificar moneda (en listado proporcionado por el SAT) 4.5. Verificar lugar de expedición (código postal en listado proporcionado por el SAT)

5. Validaciones Web Services SAT

5.1. Se manda petición para verificar que el CFDI está registrado en el sistema del SAT. 5.1.1. Estatus correcto: “S - Comprobante obtenido satisfactoriamente.” 5.1.2. Estatus incorrecto: “N – No se encontró”

5.1.2.1. En caso de si encontrarse el registro en el SAT se recupera el estatus. 5.1.2.2. Se valida que el estatus del documento (Activo / Cancelado)




88


6. Búsqueda en listados

6.1. Verificación de no existencia del RFC, en lista negra del SAT.

7. En el caso de las facturas de versión 3.3 se estarán aceptando solamente las que tengan los siguientes datos (apartado comercial):

7.1. Método de pago: PPD 7.2. Forma de pago: 99 7.3. Uso de CFDI: G01




89


Administración de Tiendas

La nueva función administrar tiendas permite a los usuarios administradores asignar a los

usuarios secundarios las tiendas que suministrara un proveedor de una cadena es decir cada

cadena tiene más de un proveedor, este proveedor supervisa más de una tienda.

Para asignar una tienda se necesita dar de alta un usuario secundario y asignarle los permisos

(id hub, código transacción, número proveedor). Para ingresar dirigirse al menú de Nuevas

funciones del portal, dar clic en Administre sus Usuarios.

Fig. 172 Administrar usuarios

Una vez dentro de la página de administración de usuarios, elegir el usuario al que se le

asignarán los permisos de consulta, dando clic en el icono de Administrar cuenta

Fig. 173 Lista de usuarios secundarios

Una vez asignada la configuración, se elige dentro de la tabla de información y en la parte final

se encontrará el icono para ingresar a la aplicación administrar tiendas




90


Fig. 174 Administrar tiendas

En caso de que aparezca el siguiente mensaje, tendrá que revisarlo ya que la configuración

asignada no permite acceder al administrador de tiendas.


Agregar Tiendas

Se desplegará la siguiente ventana, en la parte central de la pantalla se encuentra la información

de la cadena, transacción y número de proveedor, después tabla de información de las tiendas

que ya fueron asignadas a ese proveedor, al final se encuentra la opción para agregar las tiendas.




91


Fig. 176 Página inicio (administrar tiendas)

Una vez que se dio clic en Agregar tiendas se abrirá la siguiente ventana, en donde se mostrará

un listado de todas las tiendas disponibles para ese proveedor, para elegir una o varias dar clic

en la casilla de lado izquierdo y posteriormente dará clic en aceptar.

Fig. 177 Elegir y agregar tiendas




92


Si el proceso fue correcto las tiendas seleccionadas se agregarán a la BD y se confirmara con el

siguiente mensaje

Fig. 178 Mensaje (confirmar tiendas agregadas)

Las nuevas tiendas agregadas se mostrarán en la tabla de información

Fig. 179 Registro de tiendas agregadas

Eliminar tiendas




93


Para eliminar tiendas en la misma tabla de información se da clic en las tiendas que se requieren

eliminar, posteriormente dar clic en Eliminar Tiendas.

Fig. 180 Eliminar tiendas

Se mostrará un mensaje de confirmación solo dar clic en aceptar.

Fig. 181 Mensaje (confirmación de tiendas eliminadas)




94


Solución a posibles errores

Selección de archivos a reprocesar y no aparecen en la ventana de

reproceso

Para solucionar este problema siga los siguientes pasos:

1. Verifique que los archivos que se quieren reprocesar estén en formato EDI.

2. Si el archivo está en formato EDI y sigue sin aparecer entonces verifique que el archivo

existe y descárguelo, si el archivo descargado es un archivo que en su interior le indica

un error solicitándole comunicarse a PAEBSA entonces comuníquese y solicite ese

archivo. Si el archivo descargado corresponde a un EDI entonces comuníquese a PAEBSA

para notificar este error.

Selección de archivos a Reprocesar PDF y no aparecen en la ventana de

reproceso


1. Verifique que los archivos que se quieren reprocesar estén en formato EDI.

2. Si el archivo está en formato EDI y sigue sin aparecer entonces verifique que el archivo

existe y descárguelo, si el archivo descargado es un archivo que en su interior le indica

un error solicitándole comunicarse a PAEBSA entonces comuníquese y solicite ese

archivo. Si el archivo descargado corresponde a un EDI entonces comuníquese a PAEBSA

para notificar este error.

Selección de archivos a enviar y no se adjuntan al e-mail

Para solucionar este problema siga los siguiente:

1. Verifique que el archivo existe descargándolo, si el archivo descargado es un archivo que

en su interior le indica un error solicitándole comunicarse a PAEBSA entonces

comuníquese y solicite ese archivo. Si el archivo descargado corresponde a un EDI

entonces comuníquese a PAEBSA para notificar de este error.




95


La tabla de información no se exporta a Excel

Para solucionar este problema siga lo siguiente:

1. Si se está intentando abrir el archivo directamente de Internet Explorer sin guardarlo

este puede dejar pasmada la página o el explorador completo, esto se debe a problemas

de compatibilidad con Internet Explorer para abrir el archivo Excel directamente. En este

caso Se le recomienda que primero descargue el archivo y lo guarde en su ordenador

para consultarlo desde ahí.

Error de conexión de un usuario secundario cuando se le solicita el

número de buzón


1. Solicite a la persona que le comunicó su usuario y contraseña el número de buzón e

inténtelo de nuevo.

2. Si aun así no puede iniciar sesión como usuario secundario pida al responsable del buzón

que se comunique a PAEBSA para notificar el posible error.

El archivo que intenta abrir tiene otro formato que el especificado por

la extensión del archivo (Descarga del archivo Excel)

El mensaje de aviso que aparece no impide el poder ver el archivo completo, si se hace clic en

ok o continuar el archivo se visualiza sin problema alguno y no hay necesidad de modificar el

registro del sistema.

Si usted desea evitar este mensaje de Excel al inicio, basta con acceder al registro del sistema de

su equipo de la siguiente forma:

1. Teclear Windows+R

2. Escribir regedit

Fig. 182 Ventana ejecutar de Windows




96


3. Entrar a HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Version>\Excel\Security

Fig. 183 Editor de registros de Windows

4. Clic derecho sobre el área en blanco y agregar un valor DWORD con nombre

ExtensionHardening con un valor cero.

Fig. 184 Agregando valor en Office

5. Si ha seguido los pasos de forma correcta ahora puede abrir su archivo de Excel sin

ningún mensaje al inicio.

Para más información acerca de este tema, usted puede consultar la página de ayuda de

Microsoft: http://support.microsoft.com/kb/948615



http://support.microsoft.com/kb/948615


97


Anexos

Para cualquier duda favor de llamar a los teléfonos

▪ 56-88-40-47

▪ 56-88-22-59

O del interior de la República 01-800-54-33-428

Correo electrónico

▪ [email protected]

▪ [email protected]

Horarios

▪ Servicio on-site

8:00 a.m. a 18:00 p.m. de lunes a viernes (días hábiles). Tiempo máximo de respuesta 4

hs.

▪ Servicio telefónico

Las 24 hs. de los 365 días del año (marcando a celular.) Tiempo máximo de respuesta 4

hs.

▪ Servicio WEB

Las 24 hs. de los 365 días del año (Desde nuestra página WEB).





Documents

Manual de usuario - PAEBSA dos números, y se mostrará todos los números que inicien con esos datos. Fig. 15 Filtro: No. de proveedor c. No. Documento: es necesario capturar los