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Manual de usuario
TheMATRIX
Por: Diego Dodat
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Índice:
¿Qué es TheMATRIX?:............................................................................................................4
¿Para qué sirve?:....................................................................................................................4
¿Cómo se instala?:.................................................................................................................5
Primera corrida del programa:.............................................................................................10
¿Definición de Rutas de acceso a las bases de datos compartidas?:......................................12
¿Preferencias de tamaños de fuente y visualización?:..........................................................13
¿Cómo gestionar los usuarios del sistema y los permisos?:...................................................13
¿Concepción del sistema del flujo de trabajo macro?:..........................................................16
¿Cómo definir y personalizar el flujo de trabajo del preparativo 3D de mi centro?:..............18
¿Qué herramientas tiene el sistema para el seguimiento de pacientes en tratamiento?.......22
¿Cómo definir y caracterizar equipos de tratamiento?:........................................................23
Interfaz de usuario:..............................................................................................................26
¿Cómo Ingresar pacientes al sistema?:.................................................................................33
¿Cómo definir nuevas patologías?:.......................................................................................34
¿Cómo registrar el avance entre etapas de los pacientes?:...................................................36
¿Cómo manejar las tareas pendientes?:...............................................................................38
¿Cómo manejar las alertas que envía el sistema?:................................................................39
¿Cómo enviar pacientes a algún equipo de tratamiento predefinido?:.................................41
¿Cómo Indicar la realización de controles de carpeta de física?:...........................................42
¿Cómo citar a un paciente para control médico?:.................................................................43
¿Cómo indicar la realización de un control médico?:............................................................44
¿Cómo se accede a la base de datos de pacientes y que herramientas provee?:...................45
¿Cómo indicar que un paciente está en Split?:......................................................................48
¿Cómo finalizar y cómo retomar un paciente finalizado o en split?:......................................50
Búsqueda de pacientes en la base de datos:.........................................................................51
Filtrar y ordenar pacientes de la base de datos:....................................................................52
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Definir acciones compulsivas de control médico o de carpetas, split, finalización:................53
Panel de estadísticas avanzadas de la base de datos:...........................................................55
¿Cómo visualizar el panel de información de un paciente en particular?..............................58
¿Cómo modificar datos genéricos de un paciente en particular?..........................................60
Exportar pacientes a otros centros médicos que usen el sistema:.........................................61
¿Cómo defino un nuevo centro para poder exportar mis pacientes?....................................63
¿Cómo enviar mensajes a otros usuarios del centro local y otros centros?...........................64
Sistema de pedidos y recordatorios:.....................................................................................65
Paneles de carga de eventos o incidentes.............................................................................67
¿Cómo visualizar la estadística de los eventos o incidentes?.................................................69
Herramientas dosimétricas accesorias del programa............................................................72
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¿Qué es TheMATRIX?:
TheMATRIX es una utilidad de software, programado en la plataforma MATLAB(R) 2013a, el
cual fue compilado en forma de ejecutable (.exe); y puede ser utilizado en plataformas
windows de 32 y 64 bits. El programa fue concebido para registrar, organizar, almacenar y
mostrar el progreso de los pacientes en las diversas etapas del tratamiento radiante.
¿Para qué sirve?:
El programa está concebido para organizar el flujo de pacientes y de trabajo en una misma
plataforma que permita visualizar la información de forma sencilla y al mismo tiempo ir
almacenando todos los datos relevantes en una base de datos, para luego poder analizarla y
obtener estadística de la misma.
Es usual que cada centro registre el avance del preparativo de los pacientes en un cuaderno (o
varios) en el cual se anota cuando se planifica, o se aprueba un paciente, etc. Este programa es
una especie de "cuaderno digital", que además de almacenar toda la información de
preparativo de la oficina de física, puede colocarse en red para que cada área, ya sea física,
médicos, técnicos o administrativos puedan interactuar con él e incorporar y ejecutar sus
etapas correspondientes. La ventaja del sistema digital, es que el acceso a la información y su
procesamiento puede resultar mucho más eficiente y rápida, ya que el “cuaderno digital” es
omnipresente, y puede verse desde cualquier PC que esté en la red. Esto hace que el médico
pueda saber desde su consultorio que pacientes hay para marcar o aprobar; al mismo tiempo,
los técnicos sabrán los pacientes a simular cuando llegue el tiempo, o los administrativos
sabrán cuales son los pacientes para citar para simular, etc; sin necesidad de mover de física
las HC. Además el sistema incluye alertas automáticas y recordatorios, así como sistemas de
mensajería para comunicarse entre usuarios. También incluye un sistema de recordatorio para
los controles de carpetas de tratamiento, similar al del sistema RedDots; pero este agrega
además alertas para citar para control médico, y para la realización de controles médicos de
los pacientes.
La cantidad de etapas, los nombres de las mismas, quienes son los involucrados y cuál es su
secuencia, es totalmente personalizable para que cada centro pueda adaptar el sistema a sus
necesidades reales.
El sistema permite también exportar pacientes a otros centros que usen el sistema, lo que es
especialmente útil para los centros que tomografían, planifican o marcan para otros centros.
Además el sistema incorpora algunas herramientas para obtener perfiles para hacer
comisionamientos o controles anuales, herramientas para analizar esos perfiles mediante
función gamma y análisis de starshots. Estas aplicaciones irán aumentando en número con el
tiempo. Está previsto incorporar un sistema de registro de controles diarios de equipos,
también un sistema automático de cálculo independiente de UM que usa la información
DICOM RT del plan, así como también un sistema que automatiza los controles diarios de los
tomógrafos y un sistema que puede evaluar colisiones entre las partes del equipo o del haz
con la camilla usando la información del dicom RT.
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Por último, el sistema cuenta con un entorno para la carga de eventos accidentales o
incidentes, que clasifica y puntúa los eventos que son guardados en una base de datos. Esta
base de datos puede ser analizada con herramientas que se ponen a disposición para
identificar los eventos más peligrosos o frecuentes, o identificar barreras de prevención más
efectivas, o la ausencia de las mismas.
En las páginas siguientes se explican brevemente los procedimientos y se ilustran para ver de
qué se trata el sistema.
¿Cómo se instala?:
El programa TheMATRIX es un standalone para windows 32bits o para windows 64bits (hay
dos versiones). Esta hecho en Matlab2013a. Si bien el sistema es un ejecutable, requiere de
que estén preinstaladas las dll de Matlab 2013a para poder funcionar. Por lo tanto antes de
proceder con la instalación del programa es imprescindible descargar e instalar el paquete
MRCinstaller para matlab 2013a. (NOTA: Si en la pc donde instalará el programa ya tiene
instalado Matlab 2013a, o ya ha instalado el MCRinstaller previamente para el uso de otra
aplicación como "RedDots", "ProfGen", "linegamma", "starchot" o cualquier otra utilidad de
Matlab 2013a, no es necesario reinstalar el MCRinstaller en esa PC). Dentro de
"F:/software/Distintas apps y utilidades de matlab" encontrará instrucciones de donde
encontrar en la web y como descargar e instalar el MCRinstaller adecuado. La instalación del
MCRinstaller deberá realizarse previamente a la instalación del programa TheMatrix en todas
las pc en que se quiera poner a funcionar el sistema. El mismo archivo MCRinstaller
descargado puede ser usado en todas las PC.
Luego de instalado el paquete MCRinstaller, se puede proceder a la instalación del programa
TheMatrix. Para instalarlo, se ingresa al disco F, "F:/software/Distintas apps y utilidades de
matlab/TheMATRIX", y dependiendo si mi sistema es 32 o 64 bits, ingreso a TheMATRIX32 o
TheMATRIX64. Dentro de esta carpeta, se ejecuta el archivo "TheMATRIXinstaller.exe" que lo
guiará durante la instalación. Al presionarlo, la siguiente pantalla aparecerá:
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Luego de leer el mensaje presionar Next>. En el siguiente cuadro aparece una advertencia, que
indica que antes de proceder con la instalación es necesario tener acceso a un disco de red.
Dado que el sistema utiliza una base de datos única para todas las terminales del centro, es
imperativo que esta base de datos se sitúe en una carpeta compartida a la que todos los
usuarios y PCs del centro tengan acceso irrestricto para poder interactuar con la misma desde
todas las terminales. Básicamente hay dos formas de instalación. La primer forma de
instalación es la que permite conectividad con otros centros médicos, que es esencial para
aquellos centros que requieran mandar o recibir pacientes hasta o desde otros centros. Esta
modalidad habilita también al envío de mensajes, recordatorios y pedidos a usuarios de otros
centros. La segunda forma de instalación es la modalidad local. Este caso es una opción para
aquellos centros que no interactúan enviando o recibiendo pacientes de otros centros, y limita
el envío de mensajes, recordatorios y pedidos sólo a usuarios del centro local. En ambos casos
es imprescindible contar con una carpeta compartida, con permisos completos para los
usuarios, que sea accesible para todas las PC del centro médico. En el caso de la instalación
local, la carpeta debe ser creada y definida por personal del centro médico. En el caso de
instalación con conectividad a otros centros, Soporte ha generado ya una carpeta en el
servidor, a la cual todos los usuarios y PC que estén en la red tienen acceso irrestricto. La
dirección de esa carpeta es "\\fisbkpsrv\TheMatrix\", y puede verificarse que la PC de
instalación tenga acceso por ejemplo mapeando la dirección como un disco de red.
Luego de verificar que la PC de instalación tiene acceso a esa carpeta, se está listo para
proceder con el resto de la instalación. Para eso, en el asistente de instalación se marca la
opción "Acceso Checkeado" y se presiona Next>.
Al hacer esto aparecerá la siguiente interfaz:
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Sobre la izquierda aparecen dos opciones, una en celeste y la otra en naranja. La de arriba
debe seleccionarse en caso que vaya a realizarse una instalación con conectividad a otros
centros médicos, mientras que la de abajo responde al caso en que se vaya a instalar sólo con
alcance local.
Analicemos primero el caso con conectividad a otros centros. Dentro de este, hay también dos
opciones, una Rosa y una Verde. La Rosa es en el caso que el sistema se esté instalando por
primera vez en el centro médico, ya que en este caso, la carpeta propia del centro médico en
la carpeta compartida no está creada aún, y deberá ser creada. Primero se presiona el botón
"..." para indicarle al sistema la dirección de la carpeta compartida "\\fisbkpsrv\TheMatrix". En
este cuadro debe ingresarse "\\fisbkpsrv\TheMatrix\" (sin las comillas). Si la dirección existe, el
sistema habilitará otro panel para colocar el nombre del centro médico.
En este otro cuadro, sólo debe colocarse el nombre del centro médico (sin usar símbolos +*/"
etc). Si todo está bien, el programa habilitará el botón "Crear Carpeta y subcarpetas". Al
presionar este botón el sistema creará dentro de la carpeta de red compartida la carpeta de su
centro médico con el nombre indicado, y dentro de esta las subcarpetas necesarias para el
programa.
El caso de la pestaña verde, debe usarse cuando el sistema se instalará con conectividad a
otros centros, pero ya ha sido instalado en otras PCs de este centro. Por lo tanto, las carpetas
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del centro médico y las subcarpetas ya están creadas. Para instalar se debe proceder
presionando "...". Allí, se debe buscar y seleccionar la carpeta de mi centro, dentro del la
unidad de red "\\fisbkpsrv\TheMatrix", que si se siguieron todas las indicaciones debería ser
"\\fisbkpsrv\TheMatrix\Nombre de mi centro médico", tal como se muestra en la figura.
Donde "Nombre de mi centro médico" es el nombre de la carpeta de mi centro que definí en la
primera instalación del sistema en mi centro. Luego se presiona el botón "Salvar".
En el caso de que el sistema se vaya a instalar sólo en forma local, se usará la pestaña naranja.
En este caso, se debe presionar "...", y buscar y seleccionar la carpeta de red compartida
creada para dicho fin. Si el sistema encuentra dentro de esta carpeta las subcarpetas
preexistentes del sistema, dado que el sistema ya se está usando en el centro médico, sólo
mostrará la opción "Salvar". Por otro lado, si es la primera vez que se asigna esta carpeta, el
sistema dará la opción "Salvar y crear subcarpetas". Se presiona el botón correspondiente y se
prosigue.
Luego abre la interfaz donde se selecciona la carpeta de instalación del ejecutable y los
archivos de sistema, la carpeta es a elección del usuario. Al finalizar se presiona Next>.
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Si al presionar Next> aparece el siguiente error;
esto indica que la carpeta donde se está instalando el sistema no tiene permisos suficientes
como para poder crear los directorios y copiar los archivos. Se recomienda seleccionar otra
carpeta, o pedir ayuda a soporte para que habilite los permisos en la carpeta seleccionada
previamente.
Luego se llega a la ventana de finalización. Presionar "Finalizar para terminar la instalación".
Es IMPORTANTE que el programa TheMATRIX necesita tener permisos de usuario para poder
guardar y modificar archivos en su carpeta de instalación. Se debe buscar la carpeta del
ejecutable dentro de la carpeta de instalación, que por defecto es "C:\Program Files
\TheMATRIX\". Se hace click derecho en la carpeta y se selecciona "Propiedades". Allí se
selecciona la pestaña "Seguridad", y se presiona el botón editar. De la lista de Nombres de
grupos y usuarios se selecciona "Usuarios(Nombre de la PC)", y se le tilda en la tabla de abajo
todos los box debajo de "Permitir". Luego de que estén todos en permitir se da "Aceptar". Se
puede pedir ayuda a Soporte para esta tarea.
Luego de esto, la aplicación está lista para usarse, sólo haciendo doble click en el archivo
TheMATRIX.exe dentro de la carpeta "C:\Program Files\ TheMATRIX\ " o donde se haya
seleccionado instalar.
Es usual que al correr el programa la primera vez en el día este demore hasta 2 minutos en
abrir. Este tiempo sólo ocurre la primera vez del día que se corre.
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Primera corrida del programa:
Al correr por primera vez, el programa emitirá 4 mensajes de error indicando que no
encuentra las rutas de acceso a los archivos, y que va a generar una ruta por defecto. Los
mensajes son del siguiente tipo:
Si luego de dar ok al primer mensaje, el programa indica que no puede generar el archivo
porque se le denegó el permiso, es porque no quedaron bien habilitados los permisos de
usuario en la carpeta. Deben revisarse los permisos y relanzar el programa.
Una vez que todas las rutas por defecto han sido generadas, si el programa ya fue instalado en
alguna otra PC del centro médico, el programa detectará los usuarios previos y la Base de
datos previa e iniciará para su uso.
Por otro lado, si es la primera vez que se instala el sistema en su centro médico, este
proseguirá generando la base de datos de pacientes y asignando como primer usuario al
usuario de instalación del sistema, dándole permisos de administrador. Por lo tanto, luego de
ingresadas y checkeadas las rutas de acceso, el sistema indicará que debe generarse la base de
datos de pacientes por primera vez. Aquí debe presionarse "Yes".
Luego indicará que no se encuentran usuarios declarados en el centro:
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Acto seguido, solicitará se genere el primer usuario, el cual será tomado como administrador
del sistema. Luego se pueden colocar otros usuarios como administradores. Además del nivel
de acceso de administrador, el sistema solicitará al usuario que indique su especialidad, la cual
será vital luego para acceder a las ventanas adecuadas durante el uso de rutina del programa.
Se presiona "Salvar".
Inmediatamente luego de "Salvar", el sistema pide la generación del PIN de usuario de 4
números, y su confirmación, el cual se utilizará en la rutina diaria.
Para ingresar el PIN sólo presione las teclas numéricas correspondientes, no hace falta situarse
en el cuadro de texto donde se escribe el pin. Si hay un error se puede presionar "limpiar" para
iniciar la secuencia nuevamente.
Si se omite la generación de PIN, el sistema asignará uno en forma automática. En caso de
olvido del PIN, o que sea requerido una modificación, el administrador puede indicar una
instancia de reingreso o modificación de PIN para cualquier usuario en cualquier momento.
Luego de ingresado el usuario, el sistema indicará que no está generado el flujo de trabajo del
centro, ya que este se está abriendo por primera vez, y da indicaciones de donde presionar
para definir el mismo.
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También se indica que se asignarán por defecto las tolerancias en días para controles y otros
parámetros, las cuales pueden ser modificadas luego por el administrador en cualquier
momento entrando al menú "Configuración" y luego "Definir esperas para controles".
Luego se pedirá que se asigne el nombre genérico del centro médico que figurará en la
información de paciente cuando sea cargado al sistema.
Finalmente el programa abre, con las ventanas vacías, a la espera de definir el WorfFlow.
¿Definición de Rutas de acceso a las bases de datos compartidas?:
En caso que haya algún problema con las rutas de acceso a las bases de datos, el administrador
puede redefinirlas manualmente, dirigiéndose al menú "Configuración", y luego "Definir Rutas
de Acceso". Esto abre la siguiente interfaz:
La primer ruta es la carpeta compartida del centro médico donde se alojan todas las
subcarpetas del sistema. La segunda es la Carpeta "TheMatrix", dentro de la carpeta
compartida. La tercera es la carpeta donde se alojarán las Alertas que emita el sistema. Es
recomendable que la misma sea la carpeta compartida del centro médico. La última es la
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dirección de impresión de los datos que se impriman desde el sistema, por defecto, la carpeta
"Listas", dentro de la carpeta compartida del centro médico.
Preferencias de tamaños de fuente y visualización:
Dependiendo de la resolución de pantalla del monitor que se esté usando, el sistema requerirá
un ajuste del tamaño de la letra y los paneles. Este ajuste es a discreción del usuario y una vez
seleccionado queda guardado para esta PC, para este usuario específico. Cada usuario puede
guardar sus preferencias para cada PC que utilice. Esto se consigue en el Menú "Preferencias",
y dentro de este, en el submenú "Tamaño de Fuente". Allí se pueden deslizar las barras de
desplazamiento para achicar o agrandar la letra según le resulte cómodo al usuario. El
resultado sólo se aplicará al presionar "Salvar".
El botón "Reset" retorna a uno ambas barras deslizadoras.
¿Cómo gestionar los usuarios del sistema y los permisos?:
Desde el menú "Configuración", dentro del submenú "Editar tipo de Usuario", el administrador
puede modificar la información de los diversos usuarios del sistema. Para acceder, el sistema
va a solicitar el PIN de administrador del usuario. Una vez ingresado, el sistema despliega una
interfaz. Desde allí se pueden borrar usuarios, asignar o restringir permisos de acceso, o
niveles de permiso, y asignar el tipo de usuario. También se puede requerir al usuario el
ingreso de un nuevo PIN. Para poder ingresar es imperativo el ingreso de PIN del
administrador.
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En cada usuario se puede modificar el menú deslizable debajo de "Tipo de Usuario", para
seleccionar o modificar el tipo de usuario deseado, a saber, Físico, Médico, Técnico o
Administrativo. También se puede modificar el nivel de acceso, dando niveles de 1 a 3 y luego
Administrador. El administrador puede acceder a todas las herramientas del sistema. El
usuario nivel 3 puede acceder a todo menos aquellas funciones que son inherentes al setup
del programa. Es decir, no puede modificar rutas de acceso, modificar el diseño del flujo de
trabajo, administrar usuario, etc. También está limitado el acceso de Nivel 3 a las estadísticas
avanzadas del sistema y de eventos. Este tipo de Usuario está pensado para Físicos o Médicos
con experiencia, o eventualmente la coordinadora de centro. El nivel 2 sólo tiene acceso
operacional, y no puede ver estadísticas de bases de datos, ni estadísticas del sistema, salvo las
más elementales. El nivel 2 está pensado para Técnicos, Administrativos y Técnicos Físicos del
staff regular. El Nivel 1 es un usuario operacional, pero que no puede realizar operaciones de
riesgo como eliminar pacientes, o resolver alertas, exportar pacientes o realizar o agendar
controles. Este tipo de usuario está pensado para Practicantes, becarios o usuarios nuevos en
el sistema que se estén entrenando.
La columna que indica Reingresar Pass, sirve para solicitar al usuario en cuestión que reingrese
o modifique su PIN. Esto sirve si el usuario ha olvidad el PIN, o si quiere cambiarlo por otro. La
columna de autorización es para dar o no permiso de acceso a un usuario. Un usuario no
autorizado no puede abrir el sistema, ni ver la info del mismo. Todos los usuarios que ingresan
nuevos al sistema ingresan como No autorizados, y se envía un mensaje automático al
Administrador para solicitar su autorización. Estos usuarios no pueden acceder al sistema salvo
expresa autorización del Administrador.
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A continuación se muestra una lista de las atribuciones de cada nivel de usuario.
Atribuciones de los Distintos Niveles de Usuario
Tipos de Tareas Administrador Nivel 3 Nivel 2 Nivel 1
Avanzar etapa si si si si
Retroceder etapa si si si si
Ingresar eventos si si si si
Preferencias si si si si
Abrir pacientes si si si si
Ver detalles de alertas si si si si
Mandar mensajes si si si si
Resolver pendiente si si si si
Revisar carpeta si si si si
Indicar split si si si si
Finalizar paciente si si si si
Imprimir hojas si si si si
Ver bases de datos si si si si
Dosimetría si si si si
Hacer Pedidos si si si no
Ver tablas de otros gremios si si si no
Finalizar, retomar o indicar split compulsivos si si si no
Indicar Control compulsivo si si si no
Resolver alertas si si si no
Eliminar paciente si si si no
Modificar Pedidos si si si no
Modificar datos pacientes si si si no
Definir Patologías si si si no
Ver tabla de estadísticas básicas si si si no
Generar nuevas clasificaciones de eventos si si no no
Definir Equipos y maquinas si si no no
Eliminar Equipos y maquinas si si no no
Editar Equipos si si no no
Ver gráficos básicos si si no no
Abrir base de datos de eventos si no no no
Definir Centros de Exportación si no no no
Definir rutas de acceso si no no no
Definir workflow si no no no
Editar usuarios si no no no
Definir esperas de controles si no no no
Activar modo prueba si no no no
Asignar nombre de centro si no no no
Ver estadísticas avanzadas si no no no
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El Administrador puede salvar modificaciones o borrar usuarios. Para eso puede utilizar la
botonera lateral derecha. Para borrar un usuario se sitúa sobre el usuario deseado en la tabla y
se presiona el botón “borrar”. El borrado de usuario es irreversible.
Salvo la eliminación de un usuario, que es irreversible, todas las otras modificaciones pueden
ser deshechas si no se presiona el botón salvar. Si se realizan modificaciones y se desea volver
a los valores anteriores, se presiona el botón “Restaurar valores iniciales”.
Concepción del sistema del flujo de trabajo macro:
El sistema basa su funcionamiento considerando que todos los pacientes que realizan
tratamiento en el centro atraviesan desde su primera interacción con el centro médico hasta la
finalización de su tratamiento una serie de etapas consecutivas las cuales corresponden a la
participación de 4 diferentes áreas de trabajo. Estas áreas son, Administrativos, Técnicos,
Médicos y Físicos. Se subdivide a su vez al proceso completo en 2 grandes instancias.
Preparativo 3D (o IMRT), el cual consta del proceso previo al inicio de tratamiento que
atraviesan los pacientes 3D o IMRT; y una segunda instancia de Tratamiento. A la forma en
que los pacientes transitan a través de estas instancias y etapas se le llama flujo de trabajo.
El sistema supone que todas las etapas de preparativo 3D, como ser, primera consulta,
tomografía, citaciones, planificación, marcación, confección de protecciones, simulación, etc
son imprescindibles para llegar a la etapa de tratamiento, salvo para eventuales pacientes 2D.
También presupone que una vez en la instancia de tratamiento, el paciente debe incurrir en
controles médicos periódicos, deben obtenerse y analizarse placas radiográficas de evolución,
y deben revisarse las carpetas de tratamiento.
El sistema puede trabajar con casos de múltiples cursos de tratamiento, como aquellos
pacientes que hacen tratamiento y luego retornan por otro. También incluye los casos de
pacientes que inician tratamiento y luego realizan nuevas tomografías, o hacen varias
localizaciones simultáneamente. El sistema también toma en cuenta la posibilidad de tener
varios equipos de tratamiento.
Dado que el flujo de trabajo es propio de cada centro de tratamiento, el sistema está diseñado
para ser completamente customizable, tanto en las etapas que se tomarán en cuenta, como en
su distribución y orden. La definición de dichas etapas, y quienes estarán a cargo de las mismas
se realiza a discreción de los usuarios.
Si bien la forma en que se organiza la distribución o flujo de trabajo es flexible, vale destacar
que el sistema está concebido para operar de forma que una etapa se considera que pasa a la
siguiente cuando se le envía el paciente a otra área de trabajo. Ejemplo de esto, es cuando un
médico hace una marcación, y pasa la información a física para planificar al paciente. El médico
finaliza la etapa de marcación y la pasa a planificación. Ejemplos de etapas típicos serían tareas
como Tomografiar un paciente, marcar volúmenes, carga de TAC, planificación, aprobación de
paciente, simulación, dar turno de simulación, ver un paciente por primera vez, etc. En estos
términos no se consideraría una etapa en sí misma, aquella actividad que es recibida por un
área de trabajo, y que es proveniente de la misma área de trabajo.
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Dado que en el proceso, hay varias tareas que se realizan en forma consecutiva por el mismo
grupo o área de trabajo, el sistema debe incorporar una herramienta para contemplar estas
situaciones. Para ello incorpora el concepto de sub etapa. Entiéndase por sub etapa a aquella
tarea que se realiza en forma consecutiva a otra realizada por su mismo grupo de trabajo. Un
ejemplo de esto puede ser cargar al centro médico una planificación que recién ha sido
realizada por física. En este caso, es usualmente la misma persona que hace ambas cosas en
forma consecutiva, por lo que organizar esas tareas como etapas puede resultar inadecuado.
Consecuentemente, el sistema permite definir una o varias sub etapas, las cuales existen
dentro de una etapa determinada. Ejemplos típicos de sub etapas son tareas como impresión
de protecciones, carga de imágenes el sistema digital, carga de pacientes al centro médico,
impresión o generación de corrimientos de simulación, confección del cartón de tratamiento,
firma de DVH, carga de la HC digital, generación de imágenes de documentación, etc.
El sistema requiere que alguno de los integrantes de la cadena de trabajo ingrese los datos
mínimos del paciente a la primera instancia de preparativo 3D (o IMRT). Una vez ingresado, el
paciente entrará en la primera etapa. Al culminar esta etapa, alguien del área involucrada
deberá indicar que esta etapa culminó, y el paciente pasará a otra etapa de otra área de
trabajo. Esto proseguirá así hasta llegar y culminar la última etapa. Si en alguna etapa del flujo
de trabajo hay definida alguna sub etapa, el usuario puede optar por no dar por culminada la
etapa hasta que todas las sub etapas estén completas, caso en el cual deberá indicar su
realización y luego avanzar a la siguiente etapa; o en su defecto, podrá optar por pasar a la
siguiente etapa, dejando pendientes algunas sub etapas. En este último caso, el sistema dejará
una entrada en la lista de pendientes, la cual recordará a todos los miembros de esta área de
trabajo que ha quedado pendiente alguna tarea a realizar. Eventualmente pueden definirse
emisiones de alertas, si el paciente avanza hasta una determinada etapa con algún pendiente,
por ejemplo, emitir una alerta si se asigna turno de simulación a un paciente que no tiene
sacados los corrimientos, o los plomos.
Así el paciente irá avanzando, hasta que en alguna de las etapas se definirá que el paciente ha
iniciado su tratamiento, o ha sido enviado al equipo de tratamiento. Es en este momento que
se inicia la segunda instancia, o instancia de tratamiento. Durante esta instancia, no se
prosigue en nuevas etapas, pero aparece en juego otra tarea de la realidad cotidiana. Los
pacientes en tratamiento deben realizar controles médicos, y ser citados para los mismos,
además sus carpetas deben ser revisadas por física, y hay también un sistema de realización y
visualización de placas radiográficas de setup y durante el tratamiento.
El sistema incorpora herramientas para poder hacer un seguimiento ordenado de dichas
tareas. Inicialmente, y apenas se indica que se envía un paciente a tratamiento, aparece un
llamado para que física haga una primera revisión de su carpeta de tratamiento. El usuario
podrá indicar durante la revisión que el paciente tiene placas radiográficas pendientes, o que
no han sido revisadas por médicos, lo cual generará entradas en la lista de pendientes de los
técnicos o de los Médicos, según corresponda hacer o ver una placa. Luego de realizado el
control, el sistema volverá a recordar que la carpeta deben ser revisada al transcurrir un
número predefinido de días. Asimismo, el sistema luego de ser indicado el inicio de
tratamiento, indicará al personal administrativo que el paciente debe ser citado para control
médico, y una vez citado se le indicará a los médicos que tiene un paciente citado para control.
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Este procedimiento se repetirá cada un número predefinido de días. El sistema tiene previsto
indicar que un paciente está en Split, retomarlo de un Split, dar por finalizado el tratamiento.
¿Cómo definir y personalizar el flujo de trabajo del preparativo 3D de mi centro?:
Dado que el flujo de trabajo es completamente customizable por el usuario, el sistema cuenta
con una herramienta que permite generar el flujo de trabajo propio. A dicha herramienta se
accede desde el menú “Configuración”, y en este, el submenú “Definir flujo de trabajo”. Para
ingresar se necesitan permisos de administrador, por lo que se requiere el PIN del usuario.
Cabe destacar que realizar modificaciones en el flujo de trabajo una vez que ya se han iniciado
pacientes con un flujo de trabajo previo no es recomendable, porque puede generar
inconsistencias en las estadísticas o tener consecuencias de inestabilidad del sistema. Por lo
tanto, se recomienda fuertemente que antes de iniciar a trabajar con el sistema, se analice y
concilie bien con todos las áreas de trabajo involucradas cuáles serán las etapas que se van a
definir, y cuáles serán las sub etapas que requiere cada área en cada una de las etapas que le
competen. Lo ideal es conservar siempre el mismo flujo de trabajo, y no hacerle alteraciones,
aunque no debería haber problemas con modificaciones menores, como la definición de una
nueva sub etapa.
Asimismo, el sistema tiene algunas limitaciones para la cantidad de etapas admisibles, y la
cantidad de sub etapas. Estas limitaciones vienen asociadas mayormente a la disponibilidad de
espacio en pantalla, ya que el usuario visualizará cada etapa que le competa en forma de una
tabla visible en pantalla. Por lo tanto, se permite definir un máximo de 4 etapas por área de
trabajo, es decir, 4 para físicos, 4 para médicos, 4 para técnicos y 4 para administrativos,
sumando un máximo de 16 etapas. Asimismo, se limita a 30 el número de sub etapas que
pueden asignarse en la totalidad de las etapas, aunque sin número límite por área de trabajo.
Si bien 4 etapas por área suele ser un número suficiente, en caso que sean requeridas más, el
usuario deberá ver la forma de incorporar alguna como sub etapa de otra más importante.
A continuación se muestra una captura de la interfaz de definición de flujo de trabajo.
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En la tabla superior, se definen y crean las etapas del flujo de trabajo. En cada fila se activa y se
ingresan los datos de la etapa que se desee definir. Vale aclarar que el orden en que se
generen las etapas es el orden que asumirá el sistema para el flujo de trabajo. Es decir, al
cargar un paciente, el mismo iniciará por la etapa de más arriba en la tabla, e irá bajando en las
mismas. Dentro de esta tabla, hay varios datos a ingresar para cada etapa.
La primer columna se clickea para indicar que se va a activar la etapa correspondiente. Al
finalizar de cargar las etapas todas las etapas activas deben ser contiguas, es decir, no puede
dejarse en el medio una etapa vacía sin activar. La segunda columna es el nombre de la etapa.
Allí se ilustran varios ejemplos. Debe tenerse en cuenta que en la interfaz de usuario diaria,
cada una de estas etapas aparecerá como un panel con una tabla que indicará en cada fila los
pacientes en esa etapa. El título de ese panel, es donde aparece en nombre de la etapa. Por
ejemplo, si la etapa se llama “Planificación”, en el panel aparecerá el título “Pacientes
aguardando para Planificación:”. En la tercera columna debe completarse el texto que
aparecerá en el botón que da por terminada la etapa. Por ejemplo, en el caso de que la etapa
se llame “Planificación”, el botón que da por culminada esa etapa llevaría la leyenda
“Planificado”. Los nombres permitidos no admiten números ni símbolos, y no pueden tener
espacios (puede usarse guion bajo). Es recomendable mantenerlos siempre dentro de los 10 o
máximo 15 caracteres por temas de visualización en la interfaz. Luego, entre la columna 4 y 7,
se debe marcar cual es el área de trabajo que tiene visibilidad de cada etapa. Por ejemplo,
usualmente la etapa de “Planificación” es de competencia para el área física, por lo que sólo se
marcará un tilde debajo de la columna de “Visible por Física”. Hay algunos casos en que
algunas etapas pueden ser de competencia para dos áreas; en ese caso se pueden marcar más
de un área. No debe olvidarse que una misma área no puede ver más de 4 etapas, por lo que
compartir una etapa debe ser considerado con discrecionalidad. Por último, la quinta columna
permite habilitar la opción de exportar. Esta opción debe estar habilitada cuando el centro
envía pacientes a otros centros al culminar esa etapa. Un ejemplo, es el de la figura de arriba,
en el cual se supone que el centro marca sus propios pacientes de IMRT, pero los envía a otro
centro a ser planificado porque localmente no tiene MLC. En ese caso, se activa la opción
“exportar” en la etapa marcación. De esa forma, el médico que marque un paciente, además
del botón usual de “Marcado” que envía el paciente a planificar dentro de su propio centro,
contará con el botón "Export", que permite mandar ese paciente marcado a la etapa
Planificación de otro centro médico que haya predefinido. Una vez armadas todas las etapas, y
asignados los valores correspondientes en cada columna, se Presiona el botón “Definir
valores”, y esto guarda la secuencia de etapas.
Acto seguido de las etapas, es el turno de indicar cuáles serán las subetapas que se quieren
definir. Para eso se utiliza la segunda tabla.
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En esta tabla, la primera columna nuevamente indica si se va a activar o no la sub etapa
correspondiente. En la segunda columna, se coloca el nombre de la sub etapa en cuestión.
Dado que en la interfaz de usuario cotidiana, las sub etapas se ven como columnas dentro de
las tablas de cada etapa, es recomendable buscar abreviaciones de los nombres de las mismas,
para facilitar su visualización. Si se seleccionan nombres largos habrá que desplegar mucho las
columnas para poder verlas por completo. Los nombres permitidos no admiten números ni
símbolos, y no pueden tener espacios (puede usarse guion bajo). Es recomendable
mantenerlos siempre dentro de los 4 o máximo 5 caracteres por temas de visualización en la
interfaz. El nombre seleccionado es tal cual será visualizado en la interfaz cotidiana. En la
tercer columna se indica a que etapa corresponde esa sub etapa. Recuérdese que cada una de
estas sub etapas debe estar dentro de una etapa. Esto se indica sólo marcando el número de
etapa a la que corresponde la sub etapa. En la columna 4 se indica si se desea o no que una
sub etapa inconclusa genere una alerta si el paciente avanza hasta una determinada etapa de
tratamiento. Recuérdese que en el sistema es posible avanzar de etapa dejando pendiente
alguna sub etapa. Supongamos que se define la impresión de los plot de los plomos como una
sub etapa de otro proceso. En este caso podría definirse que se desea una alerta, y que esta se
dispare si los PBS no están listos cuando el paciente es enviado a simulación. Para indicarle al
sistema en que etapa disparará la alerta, se debe colocar el número de la etapa disparadora en
la columna 5. Nótese que en el ejemplo de la figura, efectivamente la sub etapa “PBS” dispara
una alerta si esta inconclusa al llegar a la etapa de simulación, o etapa 5. Finalmente, en la
columna 6, se coloca el nombre del área que será responsable del cumplimiento de dicha sub
etapa, por lo que será a esa área a la que le llegarán las alertas y los pendientes.
Luego de cargadas las sub etapas, se prosigue a salvar las mismas presionando el botón
“Definir valores”. Una vez hecho esto, se prosigue con la definición de lo que se llaman “hitos”
en el flujo de trabajo. Estos hitos son momentos, o etapas especiales, en las cuales cuando se
dan por finalizadas se disparan pedidos extra de información. Esto se asigna en la siguiente
planilla.
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En esta planilla se debe indicar la opción “Sin integrar con sistema Record and Verify”. Al hacer
esto, el sistema pide cargar 5 datos. Los dos primeros son imprescindibles, mientras que los
últimos 3 son opcionales. El primero pide en que etapa se desea asignar el número de carpeta
del paciente. Este número de carpeta es el número que se le asigna a la carpeta del paciente
para guardarla en el equipo de tratamiento. En el caso del ejemplo, el número de carpeta se
asigna en la etapa 6, es decir; cuando se indica que un paciente esta simulado, el sistema abre
un cuadro de dialogo pidiendo el número de carpeta del paciente. Este dato se utilizará luego
para ordenar los pacientes en la tabla que muestra la base de datos, y también será útil el dato
cuando el usuario quiera imprimir la lista de los pacientes a los que debe hacerle el control de
carpeta.
El segundo dato solicitado, es en qué etapa se desea considerar que el paciente iniciará la
instancia de tratamiento. En el caso del ejemplo, la etapa es la 6, y es la de simulación. En este
ejemplo, cuando el técnico indique que el paciente esta simulado, el sistema iniciará el conteo
de días para indicar a física que debe hacer los controles y a los administrativos que deben
citar al paciente para control médico. En el caso de física el primer control es inmediato, por lo
que instantáneamente a que se da por terminada la etapa, el paciente aparece para su primer
revisión de carpeta. En el caso de controles médicos, luego de un número prefijado de días
desde la culminación de la etapa, el paciente aparece a los administrativos para indicarle que
deben citarlo a control médico.
Por su parte los tres últimos datos son opcionales. Sólo están activos si el checkbox a su
izquierda esta tildado. El tercer dato es un pedido de etapa en la cual al culminar, se pedirá al
usuario ingrese el código de barras asociado al paciente. Esto servirá luego para la búsqueda
en la base de datos. Se puede usar el lector láser para cargar el dato. Por último, el cuarto y
quinto dato es definir una etapa en la cual al ser culminada, se asigne al paciente un turno de
simulación y tac respectivamente. Si se activa esta opción, el sistema abrirá un cuadro de
diálogo pidiendo fecha y hora de simulación o tac. Al indicar una cita, la misma se mostrará en
las etapas siguientes en el cuadro comentario, y puede ser útil para saber cuáles son los plazos
a cumplir con el paciente en cuestión.
Finalmente el usuario debe habilitar a alguna de las áreas para que sea la encargada de cargar
los pacientes al sistema. Básicamente el sistema distingue entre dos tipos de ingresos. Los
ingresos que requieren preparativo, como ser los de 3D o IMRT, y los que van directo al
equipo. Este sería el caso de un paciente 2D. El sistema pide al usuario que indique quien
ingresará los distintos casos en la siguiente interfaz:
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En la primer entrada se debe seleccionar cual será el área que deberá ingresar los pacientes
que requieren preparativo al sistema. Esto habilita la interfaz de carga sólo para el tipo de
usuario que sea designado, impidiendo que el resto de las áreas puedan ingresar pacientes al
flujo de trabajo. Cuando el área asignada realiza un ingreso, el paciente aparece
inmediatamente en la lista de la primer etapa del flujo de trabajo. Si se desea que todos los
tipos de usuario tengan acceso a ingresar un paciente al sistema, se debe tildar el casillero
"Habilitar todos los tipos de usuarios a cargar pacientes al sistema". Habilitar esta opción
naturalmente desactiva la selección de arriba.
Por su parte, la segunda entrada habilita a una de las áreas (generalmente los técnicos) a
ingresar al sistema los pacientes 2D, que no requieren preparativo. En este caso, un paciente
cargado en esta modalidad, se supone que inicia tratamiento de inmediato, y no circula por las
etapas previas, sino que es colocado directamente en la lista de revisión de carpetas para la
confección de su cartón de tratamiento, y al momento de la carga comienzan a correr los días
también para las citas a controles médicos. Este tipo de ingreso es opcional, y se habilita o
deshabilita con el cuadro de chequeo a la izquierda de la entrada.
Es importante aclarar que sólo el área indicada es la que podrá cargar los pacientes al sistema.
¿Qué herramientas tiene el sistema para el seguimiento de pacientes en tratamiento?:
Durante la instancia de tratamiento, el sistema supone que serán requeridas varias instancias
de control, que involucran a diferentes áreas de trabajo. Los controles que serán seguidos y
recordados por el sistema a los responsables para su realización son los controles de carpeta
de física, los controles médicos, y la realización y visualización de las placas radiográficas.
Respecto a los controles de carpeta de física, el sistema presentará una lista a todos los
miembros del área en su interfaz, conteniendo todos los pacientes que recién inician
tratamiento y cuyas carpetas deben ser evaluadas para el primer control por parte de personal
de física, con el rótulo "1er Control". Básicamente todo paciente que inicia la instancia de
tratamiento es inmediatamente ingresado en esta lista.
Una vez que el paciente es revisado por el personal de física, este desaparecerá de la lista, y
volverá a aparecer en la lista luego de una cantidad predefinida de días corridos indicando que
es necesaria una nueva revisión de la carpeta. El procedimiento continúa hasta que el paciente
culmina el tratamiento.
Cada vez que el paciente aparece en la lista para su revisión, la persona que revisa la carpeta
puede indicar si todas las placas radiográficas del paciente están hechas, y revisadas por
médico. En caso que el físico constate e ingrese que hay placas hechas pero que no han sido
vistas por el médico, el sistema generará una entrada en la lista de pendientes a los médicos,
indicando el nombre e ID del paciente y que tiene una placa para ser vista. En caso que el físico
constate e ingrese que hay placas pendientes que ya deberían haberse realizado, el sistema
emitirá un pendiente en la lista de los técnicos, indicando que deben realizar esa placa, y una
vez que estos resuelvan el pendiente, el sistema generará el pendiente de visualización en los
pendientes médicos.
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Respecto de los controles médicos, cada un número predefinido de días, el sistema recordará
al área administrativa que el paciente debe ser citado para control médico, por medio de una
lista de pacientes para citar en su interfaz. Una vez que al área administrativa cite al paciente y
lo indique como citado en el sistema, este paciente le aparecerá al médico con la fecha de cita
en su propia lista, para indicarle que está a la espera del control médico. Cada vez que el
médico indique que el paciente ha sido controlado, desaparecerá de la lista de controles
médicos, y luego de un tiempo predeterminado, volverá a aparecer en la lista de citaciones de
los administrativos para repetir el ciclo.
Más adelante se explica en detalle donde se visualizan estas listas, y como pueden indicarse
acciones de control, o placas en la misma.
¿Cómo definir y caracterizar equipos de tratamiento?:
El sistema contempla que en un centro puede haber más de un equipo de tratamiento, por lo
que es necesario definir siempre al menos un equipo de tratamiento para poder operar con el
mismo.
Al definir el flujo de trabajo, se pide al usuario que indique en que etapa se enviará al paciente
al equipo. Cuando el paciente llega a esta etapa, y se indica que la misma fue culminada, el
sistema pide al usuario que indique a cuál de los equipos definidos se va a enviar el paciente.
En caso que no haya equipos definidos, el sistema no permitirá avanzar a la siguiente etapa de
preparativo.
Para definir equipos, el sistema consta con una herramienta situada en el menú superior de la
interfaz, en la entrada "Equipos", en la sub entrada "Definir Equipos". Al acceder a esta sub
entrada, aparecerá la siguiente interfaz:
Para definir un equipo nuevo, en el cuadro "Nombre Arbitrario" se coloca un nombre
arbitrario, que ayude a identificar el equipo, por ejemplo VARIAN 6EX. Para este nombre no se
pueden usar símbolos; sólo números, letras y espacios.
En la entrada "Maquina Asociada", se debe colocar el nombre de una de las máquinas que
están asociadas al equipo en el sistema de planificación. Si el equipo posee asociadas varias
máquinas, porque tiene por ejemplo varias energías, se puede ingresar una arbitraria ahora, y
luego en el editor, se pueden agregar otras máquinas o eliminar una errónea. La definición de
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la máquina será imprescindible para los pasos en que se utilice la información del DICOMRT
exportado por el TPS. Esto será imprescindible para el cálculo independiente de UM, alertas de
colisión del equipo, o sistemas asociados al sistema "BigBrother" de record and verify
(comming soon).
Una vez que se colocan los nombres solicitados, se presiona el botón "Generar Equipo Nuevo".
Si los nombres son válidos, aparecerá un mensaje indicando la exitosa creación del equipo.
Si se desea crear otro equipo a continuación, se presiona el botón de "Limpiar...", y se repite el
procedimiento.
Al crear un equipo, se habilitan los botones de "Definir Orientación Angular" y "Definir
Orientación de cuñas". Si no se ingresa en estos apartados, el sistema supondrá que el equipo
definido utiliza la norma estándar "IEC". Si su equipo no utiliza la norma "IEC" se recomienda
ingresar en estos apartados y realizar las configuraciones de su equipo. Estas configuraciones
sólo serán de utilidad en los procedimientos que involucren la lectura de archivos DICOMRT.
En el apartado de orientaciones angulares, al abrirlo por primera vez, aparecerán las
orientaciones tal como estarían definidas en la norma "IEC". En cada uno de los menú
desplegables se pueden ingresar los valores correspondientes a nuestro equipo de
tratamiento. Si se quiere restablecer los valores a la configuración salvada previa, se presiona
el botón "Cargar Configuración Previa". Si se desea salvar una nueva configuración, se presiona
"Salvar Configuración".
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En el apartado de definición de orientación de cuñas, se deben definir los códigos de cuña y los
nombres tal como fueron guardados en el TPS para el equipo en cuestión.
Del lado izquierdo del panel, el usuario encontrará las 4 posibles orientaciones de las cuñas en
el cabezal del equipo. Usualmente en cada centro, estas orientaciones se definen como "IN",
"OUT", "RIGHT" y "LEFT". Las mismas deben completarse con la nomenclatura que usa su
centro.
Del lado derecho, se van a definir los códigos de cuña. Para eso primero se deben agregar
todas las cuñas que usa el centro, con el nombre en que fueron cargadas en el TPS. Si el
usuario tiene cargado al TPS una cuña llamada "W15", deberá poner en el cuadro "Nombre
Cuña" el texto W15, y luego presionar el botón Agregar. Esto agrega la cuña a la tabla de
códigos de cuña. Luego en la tabla de Códigos de cuña, el usuario deberá ingresar el valor de
código que asigna a dicha cuña para las distintas orientaciones. El código es el que aparece en
la consola del equipo, mediante el cual el técnico identifica la posición de la cuña para
colocarla en el equipo.
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Luego de ingresadas todas las cuñas definidas en el TPS y sus códigos y orientaciones, se puede
salvar el esquema presionando "Salvar Configuración". Si se desea restablecer la configuración
IEC se debe presionar el botón "Usar IEC". El botón limpiar Tabla sirve para limpiar la tabla de
códigos para reiniciar el ingreso de cuñas y códigos.
Interfaz de usuario:
Una vez definido el Flujo de Trabajo, y los equipos de tratamiento, el sistema está listo para
iniciar su uso con pacientes. Para esto el sistema despliega una interfaz de usuario, la cual es
distinta dependiendo del tipo de usuario que despliegue el sistema. En cualquier caso, la
interfaz de usuario tiene un ordenamiento similar, y es el siguiente:
En la parte superior, un menú desplegable con opciones.
Debajo de este, el panel de carga de pacientes. Este sólo estará visible para aquella área de
especialidad a la que se haya definido que debe ingresar los pacientes a sistema.
Este panel posee cuadros de texto para colocar los datos del paciente a ingresar, una
herramienta para seleccionar y definir patologías, y un botón para efectuar la carga del
paciente. El panel de carga 2D es el mismo, pero en lugar de presentar un botón "Cargar" tiene
un botón "2D".
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A la derecha de este panel, aparece un conjunto de botones.
El botón "Data Base" es para abrir la base de datos de pacientes. El menú desplegable de
"Usuario" indica cual es el usuario activo. El usuario activo es el que quedará registrado en
todas las acciones que se realicen en esta interfaz del sistema. Por el momento, solo está
activo el usuario que ingresó al sistema, pero en futuras versiones, los usuarios podrán
habilitar a otros usuarios específicos a que hagan tareas de Nivel 1 en su nombre.
En el Panel de "Acceso a Paneles Anexos", aparecen cuatro botones, cada uno de los cuales
permite al usuario actual a acceder sólo en modo espectador a los paneles de las otras áreas
de trabajo. Claramente el botón correspondiente al tipo de especialidad del usuario está
desactivado, ya que el panel de esa especialidad es el que abre por defecto. Cabe destacar,
que en operación normal, ningún usuario puede avanzar etapas correspondientes a otra
especialidad, desde el panel de otro tipo de usuario. El acceso a otros paneles de otras áreas
está restringido sólo a observar las listas de pacientes, y eventualmente traer de nuevo algún
paciente a una etapa previa. Si un usuario accidentalmente da por finalizada una etapa y
quiere deshacer la acción, puede acceder al panel correspondiente a la especialidad de la
etapa siguiente, y retornar el paciente a la etapa previa. En el modo prueba, o "TEST", los
usuarios tiene control total sobre su panel propio y sobre los demás. Esto está pensado para
que un mismo sector, usualmente física, pueda hacer ensayos del sistema sin tener que
involucrar a las demás áreas hasta considerar el uso clínico definitivo del sistema. Cuando esta
activado el modo TEST, aparece en el cuadro en color rojo la leyenda "TEST MODE ON".
Sobre el margen derecho, aparece un resumen de todas las etapas de tratamiento:
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En este panel, se aprecia para cada etapa definida en el flujo de trabajo un panel más
pequeño, conteniendo tres cuadros de colores verde, amarillo y rojo, y un cuadro gris cada
uno con un número. Los cuadros de colores indican la cantidad de pacientes que para esa
etapa en particular, se encuentran en color rojo, amarillo o verde, indicando esto el tiempo
que hace que estos pacientes están esperando la concreción de esa etapa. En el cuadro gris,
aparece el total de los pacientes en esa etapa.
En la parte baja del panel, aparecen los pacientes esperando Revisión de carpetas, control
médico o citación, según corresponda, y la lista de pendientes.
Debajo del panel de carga de pacientes, sobre la parte izquierda de la interfaz, aparecen varias
tablas de datos de color celeste. Inmediatamente debajo del panel de carga de pacientes se
muestran hasta un máximo de cuatro tablas de datos, una por cada etapa del proceso de
preparativo que le corresponde a nuestra área. Cada una de esas tablas de datos esta rotulada
con un título, indicando a que etapa pertenecen. Las primeras columnas de datos de cada
tabla contienen información genérica del paciente, como ser el ID, Número de Carpeta,
Nombre y Apellido, Número de Plan, Patología, Comentario, y Fecha de Carga. Hay un
conjunto de columnas de datos cuya visualización es opcional para cada usuario, en cada una
de las PC donde use el sistema. Estas son las columnas "Centro Médico", que indica en que
centro médico se hizo la carga del paciente; "Tipo", que indica la modalidad de Tratamiento
del paciente 3D o IMRT; y "HC" que indica el número de historia clínica. Para activar o
desactivas estas columnas fijas, se ingresa al menú superior, en la entrada "Preferencias", y
dentro de esta, en la sub entrada "Opciones de Visualización". Allí se tildan las opciones que se
quieren visualizar. Es necesario reiniciar el sistema para que se apliquen los cambios
seleccionados.
Luego de estas columnas fijas, aparece una columna por cada etapa que haya sido culminada
antes de la etapa actual, indicando la fecha en que fue realizada la misma. En la columna de la
etapa previa inmediata a la nuestra aparece además el usuario que la ha enviado, y un color
(verde en la figura) que va cambiando de verde a rojo acorde van pasando los días de espera
para la realización de la etapa. La cantidad de días para el cambio de color sólo puede definirla
el administrador, y se define desde el menú superior, en la entrada "Configuración", en la sub
entrada, "Definir Esperas para Controles".
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Véase en el dibujo siguiente, que la tabla de pacientes aguardando SETUP ya tiene las
columnas de las etapas previas de Marcación, Planificación, Aprobación y Turno, esta última, la
cual está coloreada de verde, indicando que hace poco tiempo que fue enviada a la etapa
actual. Luego de las columnas de las etapas, aparecen las columnas de las sub etapas, las
cuales tienen un checkbox, que indica si la sub etapa está o no concluida. Nótese que en la
figura la sub etapa PBS es la única que no está culminada para este paciente. Vale aclarar que
las sub etapas que el usuario puede checkear, son sólo aquellas que competen a su área de
especialidad. El usuario no puede modificar el estado de las sub etapas correspondientes a
otra área, ni siquiera estando en un panel de otra especialidad.
Cada uno de estos paneles contiene además sobre su derecha una serie de tres botones
(cuatro botones cuando esta etapa tiene habilitada la opción exportar). Estos botones
representan las diversas acciones que se pueden hacer para esa etapa. Los paneles listan los
pacientes dentro de cada etapa, a medida que se van cargando y avanzando por las mismas. Se
puede seleccionar con el mouse un paciente en alguna de las etapas, y luego presionar
cualquiera de los botones para indicar una acción sobre ese paciente.
El botón superior indica que ese paciente seleccionado ha culminado la etapa, y al presionarlo,
pasará a la etapa siguiente. Eventualmente el sistema puede pedir algún dato adicional al
culminar una etapa, como el número de carpeta, la fecha de simulación, el código de barras,
equipo de destino, etc, dependiendo de cómo se haya definido el flujo de trabajo.
Por su parte, el botón central envía al paciente seleccionado a la etapa previa. Este botón sirve
cuando se adelanta una etapa por error en algún paciente, o cuando se requiere rever alguna
etapa previa.
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El tercer botón directamente elimina el plan actual del paciente del sistema. Si el paciente
tiene sólo un plan, será eliminado por completo, mientras que si tiene más planes, sólo el plan
seleccionado será eliminado.
Por último, en aquellas etapas en las que se habilitó la opción de exportar pacientes a otros
centros aparece un cuarto botón, el botón "Export". Al presionar este botón, el paciente
seleccionado será derivado a alguna etapa del flujo de trabajo de otro centro médico
predefinido por el usuario. Por lo tanto, cuando se presiona el botón, se desplegará una lista
de todos los centros predefinidos por el usuario, y este deberá seleccionar de la lista el centro
de destino del paciente en cuestión. Como se dijo antes, este botón es el que se usa por
ejemplo para los centros que planifican, o tomografían pacientes para otros centros.
En estos paneles también aparece un número, que indica la cantidad de pacientes que se
encuentran en esta etapa específica.
Es importante aclarar que la acción seleccionada sólo actúa sobre el paciente seleccionado de
la tabla propia de ese botón. Si no hay pacientes seleccionados en la tabla de la etapa
correspondiente al botón, el botón no tendrá efecto alguno. Además de los botones laterales,
se puede seleccionar un paciente con el click izquierdo, y luego presionar click derecho para
desplegar un menú que replica las acciones del panel de botones. En este menú desplegable, la
opción "Ampliar Tabla" abre la tabla en cuestión para una mejor visualización de los pacientes.
Por debajo de estas tablas de etapas, aparece una tabla cuyo contenido varía dependiendo del
tipo de usuario.
Para usuarios de física (como en el ejemplo), la tabla contiene la lista de pacientes para control
de carpeta. Para usuarios administrativos, es la lista de pacientes que deben ser citados para
control médico, y para usuarios médicos, es la lista de pacientes citados para control médico.
Sobre el lado derecho de esta tabla, aparecen varios botones de acción. Para aplicar una
acción se debe seleccionar un paciente de la tabla, y luego se presiona el botón de acción.
El primer botón, indica que el paciente fue "Revisado" (o citado si corresponde). Al presionar
este botón, el paciente desaparecerá de la lista, y volverá a ser listado luego de que
transcurran un número predefinido de días, los cuales se definen en el menú superior, en la
entrada "Configuración", en la sub entrada, "Definir Esperas para Controles". Si al dar por
revisado un paciente por fisica, alguno de los casilleros debajo de las columnas "PH" y "PV"
(que significan Placas hechas y Placas vistas respectivamente) está destildado, el sistema
entenderá que el mismo a la fecha tiene pendiente la realización de una placa, su visualización,
o ambas. En caso que un paciente se indique como revisado por física con el casillero "PH"
vacío, el sistema supondrá que ha quedado pendiente una placa para ser realizada. Por lo que
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dejará un mensaje en el panel de pendientes de técnicos indicando que hay una placa
pendiente para su realización.
Una vez que el técnico realiza la placa y coloca el pendiente como resuelto, el mensaje emite
un pendiente al panel de pendientes de los médicos, indicando que hay una placa hecha sin
ser vista. Cuando el médico indica resuelto a ese pendiente, el paciente queda guardado como
con sus placas al día. En caso que sólo la columna "PV" queda vacía, el sistema sólo envía el
pendiente al panel de pendientes de médicos. Por su parte, si ambos casilleros se clickean al
dar por revisado al paciente, ningún pendiente será generado.
El tercer botón es para dar por "Finalizado" el tratamiento de un paciente. Al dar por finalizado
un paciente, este no volverá a aparecer más en la lista de revisiones de carpeta o citaciones. Al
dar por finalizado un paciente, aparecerá un mensaje en la lista de pendientes de los
Administrativos, indicando que hay que preparar el alta del paciente.
El cuarto botón es el botón de "Split". Al presionarlo, el sistema pregunta cuantos días
corridos se asignarán de split al paciente en cuestión. Durante este tiempo, el paciente no
volverá a aparecer para revisión de carpeta, ni para citación para control médico, luego de
culminado ese tiempo de split, el sistema retomará el conteo habitual de días.
El quinto botón es el de "Imprimir". Este genera una lista en ".txt" que se guarda en la carpeta
compartida del programa, dentro de la subcarpeta "Listas". Esto es especialmente útil cuando
uno necesita ir al equipo a buscar cuales son las carpetas que están para revisar. Se puede
hacer un acceso directo a esta lista en la consola del equipo para tenerla accesible cuando se
decide ir a buscar los pacientes al equipo para control de carpetas.
En la esquina inferior izquierda de la interfaz, está la tabla conteniendo las tareas pendientes
de la especialidad del usuario. En general las tareas pendientes surgen de sub etapas que
quedan inconclusas cuando alguien decide avanzar a la siguiente etapa, dejando sin hacer
alguna sub tarea inherente a la etapa en cuestión. Además de estos casos, también aparecen
pendientes cuando hay placas radiográficas para hacer o para ser vistas por médicos, o cuando
hay altas para realizar.
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Sobre la derecha del panel, hay dos botones de acción. Como en los casos anteriores, para
aplicar una acción sobre un pendiente, se debe seleccionar primero el pendiente con el click
izquierdo, y luego presionar el botón de acción.
El botón "Resuelto", indica que el pendiente ya ha sido resuelto, y eso marca como culminada
la sub etapa, o marca como hecha o vista la placa radiográfica si corresponde.
El botón "Imprimir" genera una lista en ".txt" que se guarda en la carpeta compartida del
programa, dentro de la subcarpeta "Listas".
También hay un número indicando la cantidad total de pendientes.
Por último, en la esquina inferior derecha, hay una tabla que contiene las alertas, mensajes y
pedidos que competen al usuario. Las alertas pueden provenir de avisos gatillados
automáticamente por el sistema, o aquellas instancias de alerta definidas por el usuario en la
definición de sub etapas del workflow. También pueden provenir de alertas del sistema "Big
Brother" de record and verify, si el sistema este linkeado a dicho sistema. Las alertas se
distinguen porque poseen un valor numérico y un código de color que va desde el verde al rojo
en la columna "Gravedad". Los mensajes, son aquellos que son enviados en forma manual por
otros usuarios del sistema y aparecen con un color azul en la columna "Afecta Pte". A los
administradores pueden aparecerles mensajes también cuando se requiere la autorización de
un nuevo usuario. Por su parte, los pedidos (o pueden ser recordatorios) se ven de color
naranja. Usualmente están asociados a pedidos de insumos, y llegan mayormente a
coordinadoras de centro, o áreas de recepción de pedidos enviados por otros usuarios,
eventualmente de otros centros. También pueden programarse pedidos a uno mismo, a modo
de recordatorio de alguna tarea. Nótese que las entradas que no hay sido vistas con el botón
detalles permanecen en color rojo en la columna "Fecha". Luego de haber sido vistas por el
usuario el color de la columna "Fecha" cambia a blanco si todos los usuarios que recibieron la
alerta ya lo han visto, o a amarillo, si alguno de los destinatarios no ha visto el mensaje o alerta
aún.
Esta lista cuenta con un indicador numérico con la cantidad de alertas, y una botonera de dos
botones de acción, y uno de "Mensaje". Una vez seleccionada una alerta o mensaje, se puede
presionar el botón "Resuelto", para indicar que la alerta o mensaje ya fue resuelta. En caso que
sea una alerta o mensaje, el mismo desaparecerá de la lista. En caso que sea un pedido, el
mismo desaparecerá, pero se le indicará al remitente que su pedido ha sido atendido.
El botón "Detalles" por su parte, sirve para desplegar una pequeña interfaz que muestra la
información del mensaje o alerta, y el contenido, así como datos de algún paciente si es una
alerta vinculada a un paciente determinado. Desde aquí se puede dar por resuelta la alerta o
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mensaje con el botón "Alerta Resuelta", o abrir el paciente o evento en cuestión presionando
"Abrir Paciente/Evento".
Por su parte, el botón "Mensaje" abre la interfaz para envío de mensajes entre usuarios, cuyo
uso se detalla en otro apartado.
¿Cómo Ingresar pacientes al sistema?:
El ingreso de pacientes al sistema puede hacerse de dos maneras. La primera es ingresar el
paciente directo en la primer etapa del preparativo del flujo de trabajo (no puede incorporarse
un paciente a mitad del flujo de trabajo, salvo que se exporte desde otro centro o se defina el
centro propio para una auto exportación). La otra es ingresar un paciente 2D directo a la
instancia de tratamiento.
El ingreso de pacientes al sistema a la primera etapa del flujo de trabajo, sólo puede ser
realizada por aquellos usuarios de la especialidad que ha sido designada para dicho fin al crear
el flujo de trabajo del centro. Esta atribución puede cambiarse el cualquier momento entrando
a la herramienta de definición de flujo de trabajo.
El tipo de usuario habilitado para hacer la carga de pacientes tendrá disponible en su interfaz
el panel de carga de pacientes. El mismo es el siguiente:
En este panel, hay cinco casilleros para el ingreso de datos. El primero es el ID del paciente,
que debe coincidir con el ID único del paciente en la red VIDT. El segundo casillero pide el
nombre del paciente, luego el apellido. Ambos pueden tener mayúsculas o minúsculas y usar
cualquier tipo de letras y espacios. Luego aparece un casillero para agregar comentarios. Estos
comentarios aparecerán en la tabla de la primera etapa, y serán visibles para el usuario al que
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corresponda dicha etapa. Es útil para enviar mensajes al siguiente usuario de la cadena, como
prescripciones de dosis, observaciones de planificación, turnos de citas, o indicaciones de
urgencia. El mismo comentario seguirá avanzando a las etapas subsiguientes, hasta que algún
usuario lo reemplace con un nuevo comentario. Es especialmente útil para indicar
prescripciones al dar por culminada una marcación, o indicar observaciones del plan al médico
que deberá aprobarlo.
El siguiente campo es el de Historia Clínica, donde puede ponerse el número de Historia Clínica
propio del lugar. Cuando se requiere la carga de algún archivo DICOM el sistema busca dentro
de los archivos DICOM disponibles en el directorio de lectura aquel cuyo nombre tenga en
alguna parte del nombre una secuencia idéntica a la HC ingresada, por lo que esta herramienta
puede usarse a conveniencia para automatizar la lectura del archivo DCM y no tener que
buscarlo. Por ejemplo, si al exportar un archivo Dicom RT de algún TPS para un paciente, el
mismo genera un archivo DCM que se llama "RT_PLAN_Paciente_de Prueba_123456LP.DCM",
si en la HC se coloca 123456, o 123456LP, el sistema identificará el archivo automáticamente
con el paciente y lo abrirá sólo.
Luego de los campos a llenar, aparece un menú desplegable que solicita el tipo de patología a
del paciente. En caso de no existir la patología, puede generarse una nueva presionando el
botón "Nueva" y escribiendo el nuevo nombre de la patología.
Luego que toda la información ha sido cargada, se presiona el botón "Cargar" (o "2D" en el
caso de la carga de un paciente 2D). Si se presiona el botón "Cargar" el sistema solicitará al
usuario que indique si el paciente es de modalidad IMRT o 3D.
Los pacientes son almacenados en la base de datos usando como entrada distintiva el número
de ID. Si al cargar un paciente al sistema, el ID usado no ha sido usado antes para otra carga
previa, el sistema crea una entrada en la base de datos para ese ID, y dentro de este, crea una
entrada llamada “Plan_1”, donde guardará todo el progreso de esa carga en particular. Si al
momento de cargar un paciente, su ID ya está registrado en alguna carga previa, el sistema
emitirá un aviso indicando la situación. Esto puede ocurrir por varios motivos, algunos
esperables, y otros por accidente. Dentro de los esperables, aparecen aquellos casos en que un
paciente termina un tratamiento y luego vuelve por otro un tiempo después, o casos en que se
reingrese una nueva TAC del paciente al sistema y se cargue de nuevo para generar un nuevo
plan de tratamiento, o casos en que el paciente tenga varias localizaciones que iniciarán
tratamiento una luego de la otra, etc. Dentro de las accidentales, están los casos en que un
paciente se ha cargado una vez, y otro usuario intenta repetir la carga por accidente, o
aquellos casos en que el ID fue usado, porque fue ingresado mal por accidente en otro
paciente previo, o en este actual. En todos los casos, quedará a discreción del usuario si desea
cargar igualmente el paciente como un nuevo plan, o si decide cancelar la carga. En ninguno de
los casos el sistema sobrescribe un plan previo, por lo que una carga accidental siempre puede
borrarse.
¿Cómo definir nuevas patologías?
Si se desea cargar un paciente con una patología que no aparece en la lista desplegable de
patologías en el panel de carga de pacientes, es necesario definir la patología nueva en el
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sistema. Para esto, se presiona el botón "Nueva", arriba de el menú desplegable de patologías,
y en el cuadro de dialogo que aparece se digita el nombre de la nueva patología.
Se pueden utilizar letras, números o símbolos en forma indistinta. Una vez escrito el nombre
deseado en el campo de texto, se presiona el botón "Ok" para salvar la nueva patología, o
"Cancel" para cancelar sin salvar.
Es importante que no se definan patologías innecesarias, o en forma descontrolada. Es
altamente recomendable que se creen nuevas patologías por consenso y no en forma
indiscriminada. No es bueno para la estadística que existan por ejemplo un gran número de
pacientes bajo la patología "Mama Derecha" y otros tantos bajo "Mama Der" y otros tantos en
"Mama". Ya que varios pertenecen al mismo grupo de interés y serán separados
erróneamente al momento de hacer estadística. Es una buena práctica, conversar con los
médicos para generar una clasificación robusta del tipo de patologías. Al momento, es posible
modificar la patología de un paciente en particular a otra ya existente, o migrar todos los
pacientes de una patología a otra, y eventualmente borrar patologías que no tengan pacientes
asignados.
Para eso se puede acceder en el Menú de la pantalla principal al apartado "Patologías", y allí a
"Administrar Patologías". Esto abre la siguiente interfaz:
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En esta interfaz, aparece un listado de las patologías definidas, y de la cantidad de pacientes
que fueron asignados con esa patología. También aparece una botonera de acciones que se
pueden realizar con esas patologías. El botón "Nueva Patología", permite la creación de una
nueva patología, por medio de un cuadro de texto. El botón "Borrar Patología", permite
eliminar una patología, pero solamente cuando esta tiene 0 pacientes asignados. El botón
"Pasar a otra Patología", permite seleccionar todos los pacientes de una patología existente y
migrarlos a otra patología. Finalmente el botón "Salir", sirve para cerrar la ventana.
¿Cómo registrar el avance entre etapas de los pacientes?
Como se dijo arriba, el sistema presenta al usuario en la interfaz principal una serie de tablas
de color celeste, cada una representando una de las etapas que competen a su área de
especialidad. En las filas de dichas tablas, se van colocando los distintos pacientes que
aguardan la concreción de la etapa en cuestión.
En las columnas de estas tablas se enumeran diferentes datos sobre el paciente, y sobre el
estado del mismo dentro de la instancia de preparativo. Cuando un paciente ingresa a una
etapa de las que puede ver el usuario, se genera un ingreso en la tabla correspondiente a esa
etapa, conteniendo toda la información pertinente.
En la información que aparece en cada fila, aparecen las fechas en que fueron completadas las
etapas previas, y en la última de ellas, aparece también el usuario que la ha enviado, y un
código de color, que indica el tiempo que ha transcurrido desde que se ha enviado el paciente
a la etapa actual.
Los tiempos de espera para que un paciente cambie de color en la espera de una etapa
pueden ser ajustados por el administrador desde el menú superior, en la entrada
“Configuración”, y en la sub entrada “Definir Esperas para Controles”. Dentro de esta interfaz,
el valor que corresponde a los días de espera para cambio de color es el cuadro de texto
indicado como “Días para cambio de color en preparativo:”. Modificando el número allí
indicado, se puede modificar la cantidad de días que deben transcurrir para que un paciente
cambie de color verde a amarillo y de amarillo a rojo.
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Cada vez que un paciente culmina una etapa en color rojo, este suceso es guardado
automáticamente en el registro de eventos, indicando una demora excesiva en la concreción
de una etapa de preparativo. Esto permitirá luego al usuario analizando la estadística, poder
evaluar donde están los puntos débiles del preparativo.
Luego de las columnas de etapas aparecen una serie de cuadros de checkeo, que
corresponden cada una con una sub etapa. Las sub etapas visibles en cada etapa son aquellas
que corresponden a etapas previas a la actual, y las correspondientes a la etapa actual. Las sub
etapas a concretar en etapas futuras no aparecen aún. Para indicar la concreción de una sub
etapa, basta con hacer clic en el cuadro checkeable, y dejarlo en estado “checkeado”. Una sub
etapa cuyo cuadro no está checkeado es una sub etapa incompleta. El usuario puede editar el
estado de cualquiera de las sub etapas listadas siempre que correspondan a su área de
especialidad. Incluso si son sub etapas correspondientes a etapas anteriores. Lo que no puede
hacer el usuario, es modificar el estado de alguna sub etapa que compete a otra área de
especialidad.
Si el usuario considera que el paciente esta listo para ser enviado a la siguiente etapa, debe
seleccionarlo con el clic izquierdo, y presionar el botón superior de la botonera
correspondiente a la tabla de la etapa actual.
Nótese que NO es imperativo que todas las sub etapas estén completas para considerar que
una etapa está cumplida. Supongamos que el usuario culmina una planificación, y que una sub
etapa de esta etapa de planificación es la carga del paciente al “Centro Médico”. Pero no tiene
tiempo para cargarlo al “Centro Médico”, porque las computadoras están ocupadas. En ese
caso el usuario puede optar por no demorar la aprobación del paciente innecesariamente,
cuando puede perfectamente enviar el paciente a los médicos para aprobar y cargar luego el
paciente al “Centro Médico” cuando haya una maquina libre. En este caso, el usuario dejará
sin tildar el cuadro de la sub etapa correspondiente a cargar el paciente al centro médico, y
presionará el primer botón de la botonera. Esto como ya se dijo antes, generará una entrada
en la lista de pendientes que será visible para todos los especialistas del área (el manejo de
pendientes se explica en la próxima sesión).
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En caso que al culminar alguna etapa el paciente deba ser exportado a otro centro de
tratamiento, el usuario en lugar de presionar el botón superior de la botonera, deberá
presionar el botón “Export”.
Al presionar el botón “Export”, el sistema solicitará al usuario que indique a que centro
predefinido lo quiere enviar. Para esto se muestra la siguiente interfaz.
En el menú desplegable aparecen todos los centros que el usuario tiene predefinidos (Ver:
“¿Como definir nuevos centros para exportar pacientes?” para ver detalles de cómo predefinir
estos centros), de los cuales debe seleccionar uno y luego presionar “Enviar”.
Luego de presionado el botón, el paciente será borrado de la tabla del usuario, y aparecerá en
la tabla correspondiente a la etapa siguiente del centro local, o del centro de destino en caso
de exportación. El proceso se repite hasta que el paciente avanza a través de todas las etapas
del flujo de trabajo, y la última etapa es culminada.
En caso que se haya generado una culminación de etapa accidental, o que sea necesario
retornar hacia atrás un paciente por alguna modificación, o para replanificar, o rehacer alguna
etapa, el programa permite hacerlo mediante el segundo botón de la botonera de cada tabla.
Seleccionando el paciente con clic izquierdo, y luego presionando el segundo botón, el
paciente es devuelto a la etapa anterior. Nótese que en caso que el paciente esté en una etapa
que no corresponda con la especalidad del usuario, este puede usar los botones de “Acceso a
paneles anexos” para localizarlo en el panel de la especialidad a la que corresponda la etapa, y
de ahí presionar el segundo botón de la tabla para retornarlo a la etapa previa.
Todos los movimientos realizados por el avance o retroceso de etapas quedan registrados con
fecha, usuario y datos adicionales dentro de la base de datos.
¿Cómo manejar las tareas pendientes?
Como se mencionó previamente, es posible dar por culminada una etapa, aún cuando alguna,
o todas las sub etapas correspondientes a esa etapa o las anteriores figuren inconclusas. Este
tipo de procedimientos, genera automáticamente una entrada de tarea pendiente en la tabla
de pendientes.
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Asimismo, en caso de las interfaces médicas o de técnicos, también pueden aparecer
pendientes cuando hay que realizar alguna placa radiográfica, o hay alguna esperando ser vista
por el médico.
Las tareas pendientes también van cambiando su color a medida que transcurren los días
desde que fueron ingresadas en la tabla. Un pendiente verde hace poco que fue reportada,
mientras que una roja, indica que el pendiente está notificado hace más tiempo.
Si el usuario resuelve o atiende el pendiente indicado, puede seleccionar la tarea con clic
izquierdo, y presionar el botón “Resuelto” para indicar que el pendiente ya está atendido. En
caso de ser una sub etapa pendiente, el sistema tildará automáticamente el casillero que
corresponda en la tabla de etapa en que se encuentre en ese momento el paciente. Asimismo,
si hay pendiente alguna sub etapa, y el usuario opta por indicar su resolución tildando el
casillero de sub etapa en las tablas de etapa, el pendiente desaparecerá automáticamente de
la lista de pendientes.
En caso que el pendiente se corresponda con alguna placa radiográfica para ver o hacer, el
sistema tildará automáticamente el casillero de “PH” o “PV” del paciente según corresponda.
Por su parte el botón “Imprimir” genera un archivo TXT con la lista de pendientes en la carpeta
“Listas”, dentro de la carpeta compartida del programa.
¿Cómo manejar las alertas que envía el sistema?
En la esquina inferior derecha de la interfaz de usuario, hay una tabla que contiene las alertas,
mensajes y pedidos que competen al usuario.
Por su parte las alertas, pueden provenir de avisos gatillados automáticamente por el sistema,
o aquellas instancias de alerta definidas por el usuario en la definición de sub etapas del
workflow. También pueden provenir de alertas del sistema "Big Brother" de record and verify,
si el sistema este linkeado a dicho software. Las alertas se distinguen porque poseen un valor
numérico y un código de color que va desde el verde al rojo en la columna "Gravedad". La
gravedad asignada al evento es una gravedad potencial, es decir, se asigna un nivel de
gravedad al evento suponiendo que el mismo llegará finalmente al paciente, aunque esto no
ocurra. Los eventos más graves tienen valores más altos, mientras que los más leves tienen
valores más bajos. La puntuación va de 0 a 5, y cada número indica lo siguiente:
0 (Nula): Aunque el evento transcienda no afectaría en absoluto la dosis planeada ni el
tratamiento. (Dado que las sub etapas son customizables y no se sabe el nivel de gravedad en
forma automática, todas las sub etapas que disparan alertas se agrupan aquí, aunque pueden
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ser más graves en algunas ocasiones. Se presupone además que los niveles de alerta se fijan
antes de que sean peligrosos o puedan generar demoras a los pacientes).
1 (Muy Bajo): El evento no afecta la dosimetría ni el plan, pero puede generar contratiempos
en el curso o documentación del tratamiento
2 (Bajo): El evento ocasionará leves discrepancias respecto del plan de tratamiento, pero sin
consecuencias sobre los resultados finales
3 (Medio): El evento ocasionará que se entregue la dosis planeada en forma subóptima, pero
sin consecuencias serias.
4 (Alto): El evento incrementará significativamente la morbilidad, pero sin modificar la
intención terapéutica del tratamiento.
5 (Muy Alto): El evento pondrá en riesgo la intención terapéutica del tratamiento, o afectará
en forma crónica al paciente.
Además del dato de gravedad potencial del evento, se agrega información sobre si el mismo
afectó al paciente o no.
Los mensajes, son aquellos que son enviados en forma manual por otros usuarios del sistema y
aparecen con un color azul en la columna "Afecta Pte". A los administradores pueden
aparecerles mensajes automáticos cuando se requiere la autorización de un nuevo usuario.
Por su parte, los pedidos (o pueden ser recordatorios) se ven de color naranja. Usualmente
están asociados a pedidos de insumos, y llegan mayormente a coordinadoras de centro, o
áreas de recepción de pedidos enviados por otros usuarios, eventualmente de otros centros.
También pueden programarse pedidos a uno mismo, a modo de recordatorio de alguna tarea,
como el control mensual del TPS, o bajar las planillas de RX, etc.
Nótese que las entradas que no han sido abiertas con el botón "Detalles" permanecen en color
rojo en la columna "Fecha". Luego de haber sido vistas por el usuario el color de la columna
"Fecha" cambia a blanco si todos los usuarios que recibieron la alerta ya lo han visto, o a
amarillo, si alguno de los destinatarios no ha visto el mensaje o alerta aún.
Esta lista cuenta con un indicador numérico con la cantidad de alertas, y una botonera de dos
botones de acción, y uno de "Mensaje". Una vez seleccionada una alerta o mensaje, se puede
presionar el botón "Resuelto", para indicar que la alerta o mensaje ya fue resuelta. En caso que
sea una alerta o mensaje, el mismo desaparecerá de la lista. En caso que sea un pedido, el
mismo desaparecerá, pero se le indicará al remitente que su pedido ha sido atendido.
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El botón "Detalles" por su parte, sirve para desplegar una pequeña interfaz que muestra la
información del mensaje o alerta, y su contenido, así como datos de algún paciente si es una
alerta vinculada a un paciente determinado. Desde aquí se puede dar por resuelta la alerta o
mensaje con el botón "Alerta Resuelta", o abrir el paciente o evento en cuestión presionando
"Abrir Paciente/Evento".
¿Cómo enviar pacientes a algún equipo de tratamiento predefinido?:
Luego de atravesar las primeras etapas del flujo de trabajo, al culminar una determinada
etapa, el paciente pasa al equipo de tratamiento, que es la segunda instancia del proceso. En la
interfaz para definir el flujo de trabajo del centro, el sistema solicita ingresar en que etapa se
envía al paciente al equipo (VER: ¿Cómo definir y personalizar el flujo de trabajo del
preparativo 3D de mi centro?). Usualmente, la etapa seleccionada corresponde con la
simulación del paciente, aunque es a elección del usuario. Para poder enviar un paciente al
equipo de tratamiento, este equipo debe haber sido previamente definido por el usuario (VER:
¿Cómo definir y caracterizar equipos de tratamiento?).
Cuando el usuario indique la culminación de la etapa que fue seleccionada para enviar el
paciente al equipo, el sistema mostrará un menú desplegable con una lista de todos los
equipos definidos actualmente. Se debe seleccionar uno y luego presionar “Enviar”.
Al culminar esta etapa, y enviarse al paciente al equipo, se considera que inicia la segunda
instancia del proceso. De inmediato, se envía un aviso a física que la carpeta de tratamiento
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está indicada para hacer su primera revisión. Asimismo, se comienza a contar los días para
indicar a los administrativos que deben ir citando pacientes para control médico.
¿Cómo Indicar la realización de controles de carpeta de física?:
Una vez que el paciente fue enviado al equipo, el mismo aparecerá en la lista de controles de
carpeta del área física, indicando en la columna “Tipo” la leyenda “1er Control”, y en la
columna “Comentario”, la leyenda “Inicio de Tratamiento”. Esto indica que el paciente está
listo para que se realice la primera revisión de carpeta por parte del área física.
Dado que usualmente el usuario debe ir a la consola del equipo a buscar las carpetas de
tratamiento que requieren revisión, el sistema habilita una herramienta con la cual el usuario
puede imprimir una lista de los pacientes que están para control de física, con el botón
“Imprimir”, sobre el lado derecho de la tabla de pacientes.
Al hacer esto, se genera una lista en un archivo .txt, en la carpeta “Listas”, dentro de la carpeta
de mi centro, en la carpeta compartida del programa (Usualmente
“\\fisbkpsrv\TheMatrix\Nombre de mi centro\Listas”). Esta lista es visible desde todas las PC
que estén en la red, en particular en la PC de la consola del equipo. Es conveniente trazar un
acceso directo en la PC de la consola, de forma de poder imprimir el archivo, y luego ir al
equipo y abrir la lista del acceso directo para buscar los pacientes de la lista.
Nótese que en la tabla de pacientes hay dos columnas, indicadas como “PH” y “PV”. Estas
columnas indican si las placas radiográficas estipuladas hasta la fecha para el paciente han sido
realizadas (“PH” significa placas hechas), y si han sido vistas por médico (“PV” significa Placas
vistas). Si el usuario al revisar el cartón de tratamiento detecta que hay al menos una de las
placas estipuladas para el paciente que no ha sido realizada, o que hay al menos una placa
estipulada que ha sido realizada pero que no ha sido indicada como vista por médico, el
usuario debe destildar el casillero correspondiente a placa hecha o placa vista (Nótese que si
una placa no fue hecha, tampoco fue vista, y que si todas las placas están vistas, entonces
también es porque están todas hechas).
Cuando el usuario revisa una carpeta de tratamiento y designa el estado de sus casilleros “PH”
y “PV”, para indicarle al sistema que la carpeta fue revisada por física, debe presionar el botón
“Revisado”, a la derecha de la lista de pacientes. Al hacer esto, el sistema registra, la fecha, y el
usuario que ha revisado el paciente, y asienta esa revisión. Luego lo saca de la lista, y comienza
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a contar los días hasta que deba ser nuevamente revisado. Al transcurrir la cantidad prefijada
de días, el sistema lo mostrará nuevamente en la lista, ahora indicando el número de revisión
que le corresponde. Dependiendo del estado de los casilleros “PH” y “PV” del paciente al
momento de presionar “Revisado”, el sistema emite una alerta a los técnicos o a los médicos
indicando si hay placas para ver o hacer.
Nótese que puede haber casos en que el paciente listado se encuentre en Split, o
eventualmente ya esté finalizado. En estos casos, el usuario puede seleccionar el paciente, e
indicar que el mismo está en split, o finalizado con los botones correspondientes. En caso que
se seleccione indicar un split, el sistema pedirá los días corridos de split que restan al paciente.
El sistema quitará al paciente de todas las listas de control o citación, hasta que culmine el
tiempo indicado de split, y luego reaparecerá para indicar que requiere control de física y los
demás controles que ameriten.
En caso que se seleccione la opción para finalizar el paciente, este será dado por culminado
completamente, y desaparecerá tanto de la lista de física, como la de citación y la de control
médico.
¿Cómo citar a un paciente para control médico?:
En la interfaz de usuario de los Administrativos, aparece una tabla que indica cuales son los
pacientes que esperan un turno para ser controlados por el médico. Los pacientes que
aparecen en esta lista, son aquellos que ya han pasado a la instancia de tratamiento, o que ya
han sido controlados por médico hace un número prefijado de días.
Cuando se define el turno de control, el usuario debe seleccionar el paciente de la lista con el
click izquierdo del mouse, y presionar el botón "Turno Asignado" de la botonera de la tabla de
pacientes aguardando citación. El sistema abrirá una ventana donde se debe seleccionar la
fecha y hora de la cita.
La fecha se selecciona presionando la figura del almanaque, y presionando el botón
correspondiente al día de turno, y luego "Ok". La hora y fecha se asigna desde los menú
desplegables. Una vez fijada la hora y fecha, se presiona "Guardar Fecha", y el paciente
desaparecerá de la lista de pacientes para citar, y aparecerá en la lista de los médicos de
pacientes para realizar control médico.
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Nótese que puede haber casos en que el paciente listado se encuentre en Split, o
eventualmente ya esté finalizado. En estos casos, el usuario puede seleccionar el paciente, e
indicar que el mismo está en split, o finalizado con los botones correspondientes. En caso que
se seleccione indicar un split, el sistema pedirá los días corridos de split que restan al paciente.
El sistema quitará al paciente de todas las listas de control o citación, hasta que culmine el
tiempo indicado de split, y luego reaparecerá para indicar que requiere citación para control
médico.
En caso que se seleccione la opción para finalizar el paciente, este será dado por culminado
completamente, y desaparecerá tanto de la lista de citación, como la de física y la de control
médico.
¿Cómo indicar la realización de un control médico?:
Una vez que el paciente fue enviado al equipo, y al cabo de unos días perfijados, ha sido citado
para control médico por los Administrativos, el mismo aparecerá en la lista de controles
médicos, indicando en la columna "Fecha y Hora de Cita", la fecha en la que fue citado para el
control médico.
Nótese que en la tabla de pacientes hay dos columnas, indicadas como “PH” y “PV”. Estas
columnas indican si las placas radiográficas estipuladas hasta la fecha para el paciente han sido
realizadas (“PH” significa placas hechas), y si han sido vistas por médico (“PV” significa Placas
vistas). Es importante durante el control médico, atender los casos en que haya placas
realizadas pero que aún no han sido vistas por médico.
Cuando el usuario da por culminado el control médico del paciente, para indicarle al sistema
que el paciente fue controlado, debe presionar el botón “Controlado”, a la derecha de la lista
de pacientes. Al hacer esto, el sistema registra la fecha y el usuario que ha revisado el
paciente, y asienta esa revisión. Luego lo saca de la lista, y comienza a contar los días hasta que
deba ser nuevamente citado para control. Al transcurrir la cantidad prefijada de días, el
sistema lo mostrará nuevamente en la lista de administrativos para su citación.
Nótese que puede haber casos en que el paciente listado se encuentre en Split, o
eventualmente ya esté finalizado, o que el médico decida en ese control dar por termiando, o
iniciar un split a ese paciente. En estos casos, el usuario puede seleccionar el paciente con click
izquierdo, e indicar que el mismo está en split, o finalizado con los botones correspondientes.
En caso que se seleccione indicar un split, el sistema pedirá los días corridos de split que restan
al paciente. El sistema quitará al paciente de todas las listas de control o citación, hasta que
culmine el tiempo indicado de split, y luego reaparecerá para indicar que requiere control de
física y los demás controles que ameriten.
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En caso que se seleccione la opción para finalizar el paciente, este será dado por culminado
completamente, y desaparecerá tanto de la lista de física, como la de citación y la de control
médico.
¿Cómo se accede a la base de datos de pacientes y que herramientas provee?:
El sistema guarda una base de datos, donde registra la información de los pacientes cargados
al sistema, sus diferentes planes o cursos y toda la información inherente a los tiempos y
usuarios que ejecutan las diversas etapas y sub etapas, así como los controles tanto de física
como médicos que se realizan en el mismo. También maneja los splits y finalizaciones de
tratamiento, y si el sistema esta linkeado al software "BigBrother" de record and verify, la base
de datos contempla también la información Dicom del plan da tratamiento y un registro de
todas las irradiaciones y sus detalles campo por campo, incluyendo simulaciones, placas
radiográficas, ausencias, etc.
El sistema provee una herramienta para visualizar parte de la información de la base de datos
y obtener de la misma estadísticas de diferentes niveles. Para poder ingresar a esta
herramienta, desde la ventana principal, se presiona el botón "Data Base". Al hacer esto, se
abre una ventana que permite visualizar un resumen de la información de los pacientes de la
base de datos, al tiempo que permite la utilización de herramientas de búsqueda de pacientes
y filtros para ver en pantalla determinado grupo de pacientes. La interfaz es la siguiente:
En la parte superior, está el Panel de Búsqueda, que permite utilizar herramientas para ubicar
pacientes dentro de la base de datos que cumplen con los criterios de búsqueda
seleccionados.
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El panel cuenta con diferentes cuadros de texto donde el usuario puede ingresar el ID, Número
de carpeta, Nombre, Apellido, o Código de barras del paciente a ser buscado. Además tiene
filtros que permiten buscar sólo los pacientes que corresponden a una determinada patología,
o que están en algún equipo en particular. La selección de filtros es acumulativa. Es decir, sólo
se mostrarán los pacientes que cumplen con todos los requisitos de búsqueda en simultáneo.
Una vez seleccionados los filtros de búsqueda, se debe presionar el botón "Buscar" para lanzar
la misma. Los pacientes encontrados aparecerán en la tabla de datos debajo del panel.
En el panel de búsqueda hay además del botón "Buscar" otros tres botones que permiten
ejecutar acciones a los pacientes de la tabla. Vale aclarar que estos botones sólo actúan sobre
los pacientes de la tabla de búsqueda, y no sobre los de la tabla principal (tabla grande en la
parte inferior de la ventana). Las acciones permitidas son: "Abrir Paciente", "Indicar Split",
"Finalizar Paciente". Para ejecutar alguna de las acciones, se selecciona el paciente de la lista
con el botón izquierdo del mouse, y luego se presiona el botón correspondiente a la acción
deseada.
A la derecha del panel de búsqueda, aparece una tabla de dos columnas con datos básicos que
indican la cantidad de pacientes totales y en cada etapa del proceso de preparativo, así como
los pacientes en tratamiento en cada equipo. Es el panel de "Estadísticas Generales". Desde
este panel se pueden acceder a las estadísticas avanzadas, desde el botón "Estadísticas
Avanzadas".
Debajo del panel de búsqueda, aparece otro panel, que contiene un gráfico. Este gráfico, que
por defecto es la cantidad de ingresos en las respectivas fechas, puede modificarse para
representar otros datos de la base de datos. Esto se logra con el menú desplegable a la
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derecha del gráfico rotulado "Tipo de dato a graficar". De este menú, pueden seleccionarse
diferentes tipos de gráficos que pueden ser representados en los ejes. Asimismo, hay dos
cuadros de diálogo que permiten establecer límites de fechas "desde" y "hasta" donde se
tomarán en cuenta los datos para el gráfico.
Finalmente debajo del gráfico, aparece un gran panel llamado "Base de datos de Pacientes".
En este panel se encuentran desplegados en una tabla todos los pacientes de la base de datos.
En las primeras columnas aparece información de cada paciente y del plan al que corresponde
la fila, luego aparece una columna por cada etapa del flujo de trabajo, indicando cando se
resolvió cada etapa. Nótese que en el caso de que un paciente se encuentre en preparativo, la
etapa en la cual se encuentra actualmente está marcada con un color verde, amarillo o rojo,
que indica el tiempo que el paciente ha esperado para la concreción de esa etapa.
Luego de las columnas de las etapas, aparecen todos los checkbox correspondientes a cada
sub etapa del paciente. Las que aparecen tildadas son aquellas que ya fueron completadas,
mientras que las incompletas son las que no están tildadas.
Luego aparecen columnas que indican las revisiones que se realizaron sobre el paciente. Estas
columnas pueden contener información de los controles de física, controles médicos o
citaciones, dependiendo de que este seleccionado en el menú desplegable rotulado "Tipos de
controles mostrados". En estas columnas, aparece la fecha de realización del control, el
usuario que lo ha realizado, y un color. Los colores verde, amarillo y rojo indican el tiempo que
paso entre que se indicó que estaba para hacerse el control y el momento en que se efectivizó
el mismo. El color azul indica que se ha indicado un split al paciente. El color naranja por su
parte indica que en ese momento el paciente fue dado por finalizado.
El panel además cuenta con algunos filtros y opciones de visualización. Puede seleccionarse
ver o no los pacientes finalizados, o ver sólo los pacientes de un equipo de tratamiento, o sólo
aquellos en alguna etapa particular de su preparativo. También pueden seleccionarse sólo
aquellos cuya etapa fue realizada por un usuario específico.
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Respecto a las opciones de visualización, pueden ordenarse los pacientes de la tabla por ID,
HC, Número de carpeta, Nombre, Apellido, Equipo, etc, y puede seleccionarse si quiere
visualizarse controles de carpeta, médicos o turnos de citaciones.
Sobre la derecha del panel, hay una botonera que permite realizar acciones sobre los
pacientes seleccionados de la tabla de base de datos. Para esto, debe seleccionarse el paciente
con el botón izquierdo del mouse, y luego presionar el botón de acción deseado. Con el botón
"Abrir Paciente" se puede ingresar para ver más información del paciente seleccionado, y
eventualmente modificar algunos datos del mismo. Con los botones "Indicar control médico",
"Citar para control" e "Indicar Revisión de Física" se puede asignar un control, citación o
revisión en forma compulsiva al paciente seleccionado. Usualmente los controles se asignan
desde la pantalla principal, cuando el paciente es mostrado en la tabla de controles, pero estos
botones permiten indicar controles, revisiones o citas fuera de los programados, en forma
repentina.
Por su parte los botones de "Indicar Split" y "Finalizar Paciente" permiten en forma compulsiva
modificar el estado de un paciente, indicando que entra en split, o que su tratamiento ha
culminado. Estos son los botones de acción que se deben usar cuando alguno de los médicos
decide indicar un split o finalización, o cuando un técnico realiza la última aplicación de un
paciente, o cuando un administrativo recibe información de que un paciente no puede
continuar su tratamiento, o está internado y entrará en split, etc.
El botón "Retomar Paciente" por su parte se utiliza para pasar un paciente de su estado de
split o finalización a un estado de tratamiento. Esto puede ocurrir cuando un paciente retoma
tratamiento repentinamente antes de que culmine su tiempo de split estipulado, o cuando un
paciente es asignado en split o finalización por error. Esto NO debe usarse cuando el paciente
viene por un nuevo tratamiento, caso en el cual, lo correcto es ingresar el paciente por las vías
habituales como un nuevo plan.
¿Cómo indicar que un paciente está en Split?:
El sistema entiende un split como un período de tiempo durante el cual no realizará el conteo
de días para mostrar los pacientes para control, citación, o revisión de carpeta. Es como una
pausa en el conteo de días.
Usualmente un split se indica durante un control médico programado, y por lo tanto el
paciente aparecerá listado en la tabla de controles médicos que aparecen en la ventana
principal de los usuarios médicos. En estos casos, el médico, cuando decide colocar un
paciente en split durante el control médico, al finalizar el control, en lugar de dar por
controlado el paciente presionando el botón "controlado" de la tabla de pacientes a controlar,
debe presionar el botón "Split". Al hacerlo, el sistema solicitará se ingrese el número de días
corridos de split que se le asignarán al paciente. Al hacer esto, el paciente desaparecerá de
todas las tablas de controles y revisiones, y volverá a aparecer para revisión al culminar los días
indicados de split.
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Pero hay ocasiones en que un split no se indica en una instancia de control médico
programado, y ocurre en forma espontánea por un control en bunker, o por una imposibilidad
del paciente debido a una internación, o situaciones similares. En estos casos, tanto el médico
como cualquier otro usuario puede en forma compulsiva indicar que un paciente ha sido
puesto en split. En particular, los médicos, físicos o administrativos, pueden tener al paciente
en sus tablas de control, revisión o citación respectivamente. Si el paciente está presente en
alguna de estas tablas, el usuario puede seleccionarlo con click izquierdo, y luego presionar el
botón "Split". Al hacer esto el sistema solicitará los días corridos que se asignarán de split al
paciente.
Si en el momento en que se desea asignar un split compulsivo, el paciente no está en las tablas
de control, revisión o citación, igualmente cualquier tipo de usuario puede indicar el split
desde la base de datos de pacientes. Para esto, desde la ventana principal, presione el botón
"Data Base", lo que abrirá la base de datos.
Allí, se puede buscar el paciente en el panel de búsqueda, y una vez encontrado, se lo
selecciona con click izquierdo y luego se presiona el botón "Indicar Split".
Al hacerlo el sistema pedirá los días corridos de split a asignar al paciente.
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Si el paciente es localizado en la tabla inferior de la base de datos, el procedimiento es
idéntico, pero con el botón "Indicar Split" de dicha tabla.
¿Cómo finalizar y cómo retomar un paciente finalizado o en split?:
El sistema entiende por finalizado a aquel paciente que no requiere más controles médicos,
citaciones ni revisiones de carpeta. Además el sistema entiende que un paciente finalizado
requiere la confección de un alta, por lo que al dar por finalizado un paciente emitirá un
pendiente de alta a la tabla de pendientes de los administrativos.
Usualmente una finalización se da cuando el técnico constata que el paciente ha culminado
ese día su última aplicación. Aunque hay ocasiones en que una finalización no se indica en una
instancia de tratamiento rutinaria, sino que ocurre en forma espontánea por un control en
bunker, o por una imposibilidad del paciente debido a una internación, fallecimiento o
situaciones similares. En estos casos, tanto el técnico como cualquier otro usuario puede en
forma compulsiva indicar que un paciente finalizó su tratamiento. Para esto, desde la ventana
principal, presione el botón "Data Base", lo que abrirá la base de datos.
Allí, se puede buscar el paciente en el panel de búsqueda, y una vez encontrado, se lo
selecciona con click izquierdo y luego se presiona el botón "Finalizar paciente".
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Si el paciente es localizado en la tabla inferior de la base de datos, el procedimiento es
idéntico, pero con el botón "Finalizar paciente" de dicha tabla.
En ocasiones un paciente en split puede reintegrarse al tratamiento antes de lo que estaba
previsto. Ya sea porque presenta una mejoría rápida, o porque simplemente fueron mal
asignados los días de split inicialmente. En estos casos puede retomarse un paciente en forma
compulsiva desde la base de datos de pacientes. Para esto, cualquier usuario puede presionar
el botón "Data Base" desde su pantalla principal para abrir la base de datos. Allí, debe localizar
el paciente en la tabla inferior de la base de datos. Una forma práctica es ordenar los pacientes
en la tabla por Número de carpeta, ID o HC para facilitar su localización. Una vez ubicado, se lo
selecciona con click izquierdo, y luego se presiona el botón "Retomar Paciente".
Este procedimiento puede usarse también para retomar pacientes que figuran como
finalizados. Esto puede ser útil si se indica una finalización por error a algún paciente.
Búsqueda de pacientes en la base de datos:
El sistema guarda una base de datos, donde registra la información de los pacientes cargados
al sistema, sus diferentes planes o cursos y toda la información inherente a los tiempos y
usuarios que ejecutan las diversas etapas y sub etapas, así como los controles tanto de física
como médicos que se realizan en el mismo.
El sistema provee una herramienta para visualizar parte de la información de la base de datos
y obtener de la misma estadísticas de diferentes niveles. Para poder ingresar a esta
herramienta, desde la ventana principal, se presiona el botón "Data Base". Al hacer esto, se
abre una ventana que permite visualizar un resumen de la información de los pacientes de la
base de datos, al tiempo que permite la utilización de herramientas de búsqueda de pacientes
y filtros para ver en pantalla determinado grupo de pacientes. La interfaz es la siguiente:
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En la parte superior, está el Panel de Búsqueda, que permite utilizar herramientas para ubicar
pacientes dentro de la base de datos que cumplen con los criterios de búsqueda
seleccionados.
El panel cuenta con diferentes cuadros de texto donde el usuario puede ingresar el ID, Número
de carpeta, Nombre, Apellido, o Código de barras del paciente a ser buscado (puede usarse el
lector para el código de barras, pero sólo funciona si los usuarios tienen como rutina ingresar
los códigos de barras de los pacientes). Además la herramienta de búsqueda tiene filtros que
permiten buscar sólo los pacientes que corresponden a una determinada patología, o que
están en algún equipo en particular. Si se checkea el casillero "Filtrar por patología", el sistema
permite seleccionar como filtro aquellos pacientes de una patología específica. Lo mismo si se
tilda el casillero "Filtrar Equipo", caso en el cual el sistema buscará sólo pacientes del equipo
indicado.
La selección de filtros es acumulativa. Es decir, solo se mostrarán los pacientes que cumplen
con todos los requisitos de búsqueda en simultáneo. Una vez seleccionados los filtros de
búsqueda, se debe presionar el botón "Buscar" para lanzar la misma. Los pacientes
encontrados que cumplan los criterios de búsqueda aparecerán en la tabla de datos debajo del
panel.
Es importante destacar que en los cuadros de texto donde se ingresa nombre por ejemplo, el
sistema no distinguirá mayúsculas de minúsculas, por lo que arrojará el mismo resultado al
nombre "pedro" que a "Pedro". Pero es importante indicar que el sistema no encontrará
resultados parciales. Es decir, el nombre, apellido, ID o NC debe ser ingresado en su totalidad.
Si el paciente se llama "pedro" y el usuario ingresa "ped", el resultado de la búsqueda omitirá
al paciente "pedro".
Filtrar y ordenar pacientes de la base de datos:
Desde la ventana principal, se accede a la base de datos presionando el botón "Data Base". Al
hacerlo aparece la ventana de base de datos, la cual contiene en su parte inferior el panel de
"Base de datos de Pacientes". En esta tabla aparecen todos los pacientes que alguna vez
fueron cargados al sistema y que cumplen con la serie de filtros seleccionados en el panel. El
primer filtro del panel es el que permite filtrar los datos mostrados por equipo de tratamiento.
Para activarlo, se debe tildar el checkbox "Filtrar por equipo", y luego seleccionar los pacientes
de que equipo desean verse del menú desplegable.
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El segundo filtro es el que permite mostrar sólo aquellos pacientes que no han sido finalizados.
Para activarlo hay que tildar el checkbox "Mostrar sólo pacientes en tratamiento". También
está disponible un filtro para mostrar sólo aquellos pacientes que se encuentran en alguna
etapa específica de preparativo. Para activar este filtro se debe tildar el casillero "Filtrar por
etapa", y seleccionar al etapa deseada. Si está activado el filtro por etapas, se puede activar el
filtro por usuario, que mostrará sólo los pacientes de esa etapa que ha culminado el usuario
seleccionado. Vale destacar que la aplicación de filtros es acumulativa, por lo que los pacientes
mostrados son aquellos que cumplen simultáneamente todos los criterios de filtrado.
Además de las herramientas de filtrado, el sistema facilita un par de herramientas de
visualización. Una de ellas es el de usar diferentes criterios de ordenamiento de la tabla. En el
menú desplegable "Ordenar los datos por", se puede seleccionar cualquiera de los criterios de
ordenamiento disponibles.
Asimismo, también, puede seleccionarse que tipo controles se muestran en la tabla. Se puede
seleccionar desde el menú "Tipo de controles mostrados" si se desea visualizar los controles
médicos, las revisiones de carpeta de física, o las citaciones para control médico.
Definir acciones compulsivas de control médico o de carpetas, split, finalización, etc:
Como se ha explicado previamente, el sistema supone que durante la segunda instancia del
flujo de trabajo, es decir, la de tratamiento, el paciente deberá ser citado para control médico
en forma rutinaria cada un número prefijado de días, y deberá ser controlado por el médico,
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además de que su carpeta de tratamiento deberá ser revisado por física cada un determinado
tiempo predeterminado. Para esto, el sistema gestiona y muestra en forma automática al
usuario que le compete, los diferentes pacientes que requieren se le realice alguna de estas
instancias de control en una tabla en su pantalla principal. Desde esta pantalla y en forma
rutinaria, el usuario puede indicar dependiendo su área que ha realizado un control médico, ha
citado un paciente o ha revisado la carpeta del paciente. Pero en ocasiones, es necesario
definir controles médicos o revisiones de carpeta en forma compulsiva, por fuera y
adicionalmente a los controles ya pre programados para un paciente. Supongamos por
ejemplo que un paciente tiene un control médico previsto para la próxima semana, pero el
mismo presenta algún tipo sintomatología que requiere que un médico lo vea antes. O
supongamos que algún técnico encuentra que falta algún dato en algún cartón de tratamiento
cuyo control de carpeta esta previsto para dentro de 4 días. En estos casos, será necesario
controlar al paciente o revisar sus carpeta de tratamiento antes de la fecha prefijada. En estos
casos, el paciente no estará listado en la tabla de controles o revisiones programadas que el
programa gestiona en forma automática para el usuario, ya que las mismas están previstas
para dentro de varios días. Por lo tanto, el usuario no podrá simplemente marcar el paciente
en la tabla de controles, revisiones o citas y marcar que está controlado, revisado o citado.
Para prever estos casos, el sistema habilita una herramienta que permite asignar en forma
compulsiva ya sea un control médico, una revisión de carpeta o una citación para control
médico. Para poder hacer esto, es necesario ingresar a la ventana de base de datos,
presionando desde la ventana principal el botón "Data Base", y allí localizar el paciente en la
tabla del panel "Base de datos de pacientes".
Sobre la derecha del panel, hay una botonera que permite realizar acciones sobre los
pacientes seleccionados de la tabla de base de datos. Para esto, debe seleccionarse el paciente
con el botón izquierdo del mouse, y luego presionar el botón de acción deseado. Con los
botones "Indicar control médico", "Citar para control" e "Indicar Revisión de Física" se puede
asignar un control, citación o revisión en forma compulsiva al paciente seleccionado.
Usualmente los controles se asignan desde la pantalla principal, cuando el paciente es
mostrado en la tabla de controles, pero estos botones permiten indicar controles, revisiones o
citas fuera de los programados, en forma repentina.
Al presionar estos botones aparecerán carteles de conformación de la acción similares al
siguiente:
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Debe presionarse "Si" si se desea asignar la acción. Es importante que si se asigna un acción
compulsiva a un paciente en split, el programa presupondrá que el split ha culminado, por lo
que retomará el conteo de días del paciente.
Si se desea continuar con el split, se puede definir la acción compulsiva y luego redefinir un
nuevo split.
El en caso de que lo que se asigne en forma compulsiva sea un turno de citación para control,
además de la confirmación, el sistema pedirá se ingrese fecha y hora del turno.
Panel de estadísticas avanzadas de la base de datos:
Además de las herramientas de estadísticas básicas que presenta la ventana de base de datos,
el sistema provee una herramienta de estadísticas avanzadas cuyo acceso está restringido sólo
al administrador del sistema. Para acceder a las estadísticas avanzadas se debe presionar el
botón "Estadísticas avanzadas" en el panel de "Estadísticas generales" de la ventana de base
de datos.
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Al presionar este botón, se despliega la ventana de estadísticas avanzadas.
En la misma sobre la esquina superior izquierda, aparece el panel de "Datos Generales
Avanzados". En este panel, se puede desplegar la información general de todo el centro, o se
puede discriminar por equipo con el menú desplegable del panel.
En esta tabla se enumeran diversos datos separados por color. En el color rojo se indican los
datos generales de tiempos promedio y cantidad de pacientes en las diversas etapas. En el
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color verde aparecen los datos discriminados por técnica de 2D, 3D o IMRT. En el color Azul,
aparecen los datos discriminados por etapa de preparativo, y en el color Lila, se muestran
datos discriminados por patología.
Sobre la derecha se muestra el panel del Grafico de tendencias temporales. En este Panel, se
muestra un gráfico con la forma de evolución temporal de diversas variables. En la parte
superior del panel, el sistema cuenta con varios filtros para mostrar en el gráfico solo aquella
información que cumpla con todos los filtros en forma simultánea.
Uno de los filtros permite indicar desde y hasta que fecha se desea incluir información en el
gráfico seleccionado. Los valores de hasta y desde se seleccionan desde los botones con la
imagen de un almanaque. También hay un filtro por equipo de tratamiento y por patología.
Para activarlos hay que tildar el checkbox a su izquierda, y seleccionar el equipo o patología
que se desea desde los menú desplegables correspondientes.
En el menú desplegable "Tipo de Gráfico" se puede seleccionar el tipo de gráfico que se desea
visualizar.
En el panel inferior de la ventana aparece el panel de "Gráfico de porcentajes". En este panel
se puede seleccionar el tipo de dato a visualizar de los menú desplegables que aparecen del
margen derecho del panel. Al hacerlo el sistema muestra los datos en un grafico tipo torta, y
una tabla de datos. Esta herramienta aún está en construcción.
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¿Cómo visualizar el panel de información de un paciente en particular?
Hay varias maneras de acceder al panel de información de un paciente. En el panel de
información de un paciente el usuario puede ver diversa información vinculada con el mismo.
La ventana de datos del paciente es la siguiente.
Para abrir esta ventana desde la ventana principal, si el paciente esta listado en alguna de las
tablas visibles, seleccionar el paciente con el click izquierdo, y a continuación hacer click
derecho sobre la tabla. Esto despliega un menú, y a continuación se debe seleccionar la opción
"Abrir paciente". Este procedimiento también funciona desde la tabla de búsqueda de la base
de datos, y de la tabla principal de la ventana de Base de datos. También se puede seleccionar
el paciente con click izquierdo en alguna de estas dos tablas de la ventana de base de datos y
presionar el botón "Abrir Paciente" del panel de dicha tabla.
También desde la ventana principal puede irse al menú principal, y seleccionar "Archivo" y ahí
la sub entrada "Abrir Paciente". Esto abre el siguiente cuadro, donde se debe colocar el ID del
paciente; luego se selecciona el plan que se desea abrir y luego se presiona "Abrir Paciente".
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Una vez abierta la ventana de datos del paciente, en el panel aparece la información básica del
paciente. A su derecha está el panel de "Datos Generales", donde aparece un lista de
información del paciente. Desde este panel se puede eliminar el plan del paciente que se está
visualizando, si se presiona el botón "Eliminar Paciente". Esto elimina por completo el plan del
pacientes y es irreversible. También se puede presionar el botón "Modificar Datos Básicos",
para abrir una ventana editable que permite modificar gran cantidad de datos del paciente
abierto, incluyendo su nombre, apellido, HC, ID, modalidad de Tratamiento, etc.
Debajo del panel rosa está el panel de "Datos del plan de tratamiento". En este panel aparecen
campo por campo los datos del archivo Dicom RT del paciente, el cual sólo es requerido
cuando se está linkeado el sistema Record and verify, o cuando se utilizará control
independiente de UM, o sistemas anticolisión.
Debajo de este panel, aparece el panel de "Datos de las aplicaciones de tratamiento". Este
panel se completa sólo cuando se ha cargado el archivo Dicom RT del paciente, y contiene el
estatus de cada aplicación a realizar por el paciente.
Este panel tiene además una botonera que permite acceder al cartón digital del paciente,
replanificar el caso, ver datos de un campo específico de tratamiento y también poner un split
o finalizar un tratamiento. Estas herramientas sólo cobran importancia si el sistema está
linkeado al software de Record and verify "BigBrother".
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Por último, sobre la parte inferior de la ventana hay un panel de "Datos sobre controles y
revisiones". En esta tabla aparecen todas las citaciones para control médico, controles médicos
y revisiones de carpeta de física del paciente.
¿Cómo modificar datos genéricos de un paciente en particular?
Para poder modificar los datos generales del paciente, como ser su nombre, apellido, ID,
Historia clínica, etc, es necesario abrir la ventana de datos del paciente. En el panel de
información de un paciente el usuario puede ver diversa información vinculada con el mismo.
La ventana de datos del paciente es la siguiente.
Para abrir esta ventana desde la ventana principal, si el paciente esta listado en alguna de las
tablas visibles, seleccionar el paciente con el click izquierdo, y a continuación hacer click
derecho sobre la tabla. Esto despliega un menú, y a continuación se debe seleccionar la opción
"Abrir paciente". Este procedimiento también funciona desde la tabla de búsqueda de la base
de datos, y de la tabla principal de la ventana de Base de datos. También se puede seleccionar
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el paciente con click izquierdo en alguna de estas dos tablas de la ventana de base de datos y
presionar el botón "Abrir Paciente" del panel de dicha tabla.
También desde la ventana principal puede irse al menú principal, y seleccionar "Archivo" y ahí
la sub entrada "Abrir Paciente". Esto abre el siguiente cuadro, donde se debe colocar el ID del
paciente; luego se selecciona el plan que se desea abrir y luego se presiona "Abrir Paciente".
Una vez abierta la ventana, en el panel de "Datos Generales", donde aparece un lista de
información del paciente. Se presiona el botón "Modificar Datos Básicos", para abrir una
ventana editable que permite modificar gran cantidad de datos del paciente.
Desde esta ventana, basta con situarse sobre el dato que se quiere modificar, y se escribe el
nuevo valor que se quiere salvar. Por ejemplo, si en el caso de la figura se quiere cambiar el
nombre del paciente, hay que pararse sobre el casillero donde figura el nombre del paciente,
sustituirlo por el nuevo nombre, y luego presionar "Salvar Datos".
Esto modifica el valor previo por el nuevo valor ingresado.
Exportar pacientes a otros centros médicos que usen el sistema:
En diversas situaciones puede ser necesario enviar algún paciente a otro centro al culminar
alguna etapa de preparativo. Por ejemplo, en el caso de un centro que haga tomografías para
varios centros, luego que se culmina la tomografía, sería bueno que el paciente sea enviado al
centro de destino, y aparezca en las listas del centro de destino en forma inmediata. En otros
centros, se planifican pacientes para otros centros, por lo que puede resultar útil enviar el
paciente al centro donde será aprobado, o tratado.
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Por esto, el sistema incluye una herramienta que permite al usuario enviar los pacientes a
otros centros. Supongamos que un centro quiere enviar algunos pacientes recién marcados a
planificar a otro centro. Para esto es necesario hacer dos cosas. En primer lugar, el
administrador debe indicar que en la etapa "MARCACION" esté habilitada la opción de
exportación; de forma que el usuario que realice la marcación puede seleccionar la opción de
exportar el paciente en lugar de indicarlo como marcado en la forma habitual y permanezca en
su centro. Esto se hace desde la herramienta de definición de flujo de trabajo (VER: ¿Cómo
definir y personalizar el flujo de trabajo del preparativo 3D de mi centro?).
Al hacerlo, el sistema habilita el botón "Export" en el panel de "Pacientes Esperando
Marcación" de la pantalla principal.
Cuando un usuario da por terminada la etapa Marcación, puede optar por presionar el botón
"Marcado" para enviar el paciente a la siguiente etapa dentro de su mismo centro o presionar
el botón "Export" para mandarlo a otro centro. Pero para esto, el usuario debe indicar el
sistema a que centro quiere enviar el paciente. Una vez que el usuario selecciona la opción
"Export", aparecerá en pantalla una ventana con un menú desplegable pidiendo se indique a
que centro se desea enviar el paciente.
Los centros disponibles son aquellos que el usuario administrador ya haya predefinido
previamente (VER:¿Cómo defino un nuevo centro para poder exportar mis pacientes?). Nótese
que el paciente no se envía a otro centro en cualquier etapa, sino que debe enviarse a alguna
etapa que el centro receptor haya definido en su flujo de trabajo. Por lo tanto, cuando se
define un centro de destino, no solo se define el nombre y su ruta de acceso, sino a que etapa
de su flujo de trabajo se van a enviar los pacientes.
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¿Cómo defino un nuevo centro para poder exportar mis pacientes?
Para poder exportar pacientes a otros centros es imprescindible primero definir cuáles serán
los centros de destino. El administrador puede definir los centros de destino desde el menú
principal de la ventana principal, ingresando a "Exportación", y aquí a "Manejo de Centros".
Esto abre la ventana siguiente:
En esta ventana se pueden editar centros existentes o crear nuevos. Para crear uno nuevo, se
utiliza en panel "Generar Nuevo Centro". Aquí hay dos cuadros de texto. En el primero se
coloca el nombre descriptivo que el usuario quiera ponerle al centro. Dado que puede haber
situaciones en las que se exporten pacientes a un mismo centro, pero a diferentes etapas de
su flujo de trabajo, es recomendable que en el cuadro "Nombre del Nuevo Centro", aparezca
además de una referencia al dentro, una referencia a la etapa a la que se envía el paciente. Los
nombres no pueden tener espacios, pero puede usarse guión bajo. Supongamos un ejemplo en
el cual queramos definir como centro receptor a CIO La Plata, para mandar nuestros pacientes
de primera vez a tomografiar. El nombre del centro podría ser
"CIO_LA_PLATA_TOMOGRAFIAR" (sin comillas). En el cuadro "Ruta acceso del centro, se coloca
la carpeta del centro médico de destino dentro de la carpeta compartida generada por
soporte. Sería algo como esto: "\\fisbkpsrv\TheMatrix\CIO La Plata\" (sin comillas). La ruta de
acceso se puede buscar presionando el botón "...". Si la ruta de acceso no contiene un centro
que ya tenga definido un flujo de trabajo, el sistema no permitirá generar el nuevo centro. Si la
ruta de acceso es adecuada, se presiona el botón "Agregar". El sistema pregunta si se desea
genera un nuevo centro a lo que hay que presionar "Si".
Luego el sistema abre una ventana mostrando todas las etapas del flujo de trabajo del centro
de destino, para que el usuario decida a que etapa de dicho flujo realizará la exportación del
paciente.
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Se selecciona la etapa de destino del menú desplegable, y luego se presiona "Salvar". Esto crea
el centro nuevo. Si luego se desea modificar la etapa de destino, nombre del centro o ruta de
acceso, esto se puede realizar del panel "Centros Definidos". Para modificar algún dato de un
centro, se selecciona el centro del menú desplegable, luego se modifica el dato en los cuadros
siguientes y se presiona "Salvar Cambios". Si se desea eliminar un centro, se presiona el botón
"Eliminar".
¿Cómo enviar mensajes a otros usuarios del centro local y otros centros?
El sistema permite el envío de mensajes entre los usuarios del sistema. Se puede enviar
mensajes a cualquier usuario del sistema ya sea del centro local, como de aquellos usuarios de
los centros definidos por el usuario para exportar pacientes. Para enviar un mensaje, desde la
ventana principal del sistema, en la esquina inferior derecha, en el panel de "Alertas y
Mensajes" se presiona el botón "Mensaje". Esto abre una ventana para el envío de mensajes.
En esta ventana debe seleccionarse el destinatario del mensaje. Para esto debe indicarse
primero en que centro está el usuario destinatario. Esto se selecciona en el menú desplegable
"Seleccione el Centro". En este menú se listan el centro local y todos los demás centros que el
usuario ha definido para el envío de pacientes. Una vez seleccionado el Centro de destino, en
el menú rotulado como "Indique el destinatario" aparece una lista de todos los usuarios del
centro seleccionado. Se selecciona el destinatario, y luego se escribe el mensaje a enviar en el
cuadro central.
Es posible también hacer un envío de mensaje a todos los usuarios de un área específica de
algún centro en particular. Por ejemplo, cuando se envía un paciente a planificar a otro centro,
puede enviarse un mensaje genérico a todos los físicos del centro para que acusen recibo del
paciente. Para seleccionar a que área del centro seleccionado le llegará el mensaje, basta con
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tildar en los checkbox de la parte inferior de la ventana las áreas que uno desea que reciban el
mensaje. Pueden tildarse más de un área a la vez. Debe seleccionarse también el destinatario
"Todos los del tipo indicado abajo". Si se selecciona un usuario específico esto anula el envío
genérico a un área.
Naturalmente para enviar el mensaje se presiona el botón "Enviar".
Sistema de pedidos y recordatorios:
El programa ofrece una utilidad que permite enviar pedidos de insumos a usuarios específicos
del centro local o de otros centros. Permite además agendar pedidos a futuro con una
periodicidad determinada, para repetir el pedido en forma automática luego de un lapso
prefijado de tiempo. Asimismo, si el destinatario del pedido se fija a uno mismo, el sistema
puede enviar recordatorios periódicos de actividades a los usuarios del sistema.
Para acceder al sistema de pedidos, se selecciona la entrada "Pedidos" del menú principal de la
ventana principal; y dentro de esta, "Agendar Insumo". Esto abrirá la interfaz de edición y
generación de pedidos.
En esta interfaz se pueden agendar pedidos nuevos, editarlos y eliminarlos. Para generar un
nuevo pedido se presiona el botón "Nuevo Pedido". Esto abre la ventana de generación de
pedidos.
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En esta ventana se programan los pedidos. Si el primer pedido se desea realizar ahora, se
selecciona la opción "Hacer Primer Pedido Ahora". Si el primer pedido ya fue realizado
previamente y sólo quiere agendarse la repetición de algún pedido, debe seleccionarse la
opción "Fecha último pedido", y presionar el almanaque para asignar la fecha del último
pedido. Sobre el lado derecho, se fija la cantidad de días corridos que el usuario desea que
transcurran hasta que el programa automáticamente reitere el pedido nuevamente. Para no
reiterar nunca el pedido, se debe seleccionar 0 días. En el cuadro "Nombre del Centro
Solicitante" se llena el nombre del centro que hace el pedido.
Una vez definidas las características de envío se escribe le texto del pedido en el cuadro
central. Es recomendable especificar detalles claros del insumo pedido, así como también
fechas límite de entrega en el cuerpo del mensaje.
Los destinatarios del pedido, usualmente coordinadoras de centro, o receptoras de pedidoso
compras, se definen igual que como para cualquier mensaje (Ver: ¿Cómo enviar mensajes a
otros usuarios del centro local y otros centros?). Si el usuario se selecciona a sí mismo como
destinatario del pedido, puede usar la herramienta para programar algún recordatorio que se
dispare en forma automática en forma periódica. Por ejemplo, el usuario puede agendarse un
recordatorio para recordar bajar los formularios de dosimetría personal de la página de RX
asesores, o un recordatorio para no olvidar realizar controles mensuales de su TPS, etc.
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Los pedidos enviados llegan a el destinatario en la tabla de alertas y mensajes. Se distinguen
los pedidos del resto de mensajes porque el cuerpo del mensaje se ve de color naranja.
Cuando el destinatario resuelva el pedido presionando el botón "Resuelto" del panel de
"Alertas y Mensajes", esto modificará el estatus del envío de "Sin Atender" a "Atendido".
Una vez agendado un pedido, este puede seguirse desde la ventana de pedidos. Para editar un
pedido, se selecciona el pedido con el click izquierdo, y luego se presiona "Editar Pedido". Por
su parte para eliminarlo, se selecciona y se presiona "Borrar Pedido".
Paneles de carga de eventos o incidentes:
El sistema incluye una herramienta para registrar eventos o incidentes, el cual recibe
información en forma manual y automática. La forma automática se alimenta con alertas
automáticas del sistema, así como de aquellas alertas del sistema "BigBrother". Por su parte el
ingreso manual, es alimentado por los usuarios.
Entiéndase como evento o incidente a cualquier situación en que se detecta alguna
discrepancia entre la forma en que debería haberse completado algún proceso, y la forma en
que realmente se ejecuta. Los eventos o incidentes no necesariamente deben ser de gravedad,
o de alta relevancia. Por ejemplo, recibir la historia clínica del paciente con datos faltantes, o
con el nombre del paciente mal escrito, también es un evento o incidente. Los eventos o
incidentes pueden ser casi intrascendentes, pueden ser de altísima gravedad o cualquier gama
intermedia.
Cuando el usuario detecta algún evento o incidente, este puede ingresarlo al sistema de
registro de eventos e incidentes. Si bien inicialmente requiere tiempo y esfuerzo la carga de los
eventos al sistema, los resultados que se obtienen del análisis de los datos son de muy alta
relevancia para el sistema de calidad, ya que permiten detectar cuales son los puntos flacos del
sistema de calidad del centro, cuales son las barreras de control más fuertes y aquellas que
requieren revisiones o modificaciones. También permite evaluar cuales son los errores más
frecuentes, y los mas riesgosos, y cuáles son los temas que ameritan ser frenados con alguna
barrera de control.
Para cargar un evento o incidente, se selecciona la entrada "Ingreso de Eventos" del menú
principal, y ahí "Ingresar Evento". Esto abre la ventana de carga de eventos. Esta ventana está
pensada para que la carga de los eventos sea rápida, sencilla y no requiera ingreso de texto
salvo una breve descripción. El sistema se basa en una serie de menús desplegables que facilita
la clasificación del evento, y de la barrera de control que la detecta. También tiene un sistema
simple para asignar la gravedad potencial del evento.
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El sistema de clasificación es de vital importancia, porque es de esta clasificación de eventos
que después se genera la estadística asociada a los mismos, por lo que es altamente
recomendable no generar categorías y sub categorías de clasificación a discreción, sino por el
contrario es altamente recomendable consensuar con el encargado de los sistemas de calidad
del centro cuales son las clasificaciones más acertadas para utilizar en la clasificación de
eventos y barreras. La forma de ordenar los eventos es mediante una clasificación macro en
Categorías, y luego una sub división dentro de estas en sub categorías. También se clasifica la
Causa del evento, y por último se clasifica la Barrera de detección. Ejemplos de Categorías
pueden ser: Datos de HC, Pasaje de Cartón de Tto, Prescripción, Aplicación de Tto, Impresión
de Documentación, etc. Ejemplos de sub categorías por ejemplo de la categoría Pasaje de
Cartón pueden ser: Mal pasaje de UM, Mal pasaje de Gantry, Mal pasaje de Dosis, Cartón mal
cerrado, Ausencia de esquemas, etc. Ejemplos de Cusas pueden ser: distracción, multitareas,
falta de pericia, etc. Por último, ejemplos de barreras pueden ser: Control Médico, Revisión de
Carpeta, Setúp del paciente, Simulación, Doble control de UM, etc.
Para ingresar un evento, primero se debe seleccionar la categoría del mismo. Si la el evento no
cuadra en ninguna de las categorías predefinidas, puede definirse una nueva categoría,
aunque se recomienda que la nueva categoría se defina con el visto bueno del responsable del
programa de calidad del centro. Luego se pide la sub categoría del evento, la cual también
puede definirse como una nueva si no cuadra con las existentes. Luego se ingresa la causa del
evento, y en forma opcional la fecha del ocurrencia del evento. El en cuadro central se pone
una descripción del evento que es obligatoria. Luego se indica si se detectó en forma fortuita,
o si se detectó mediante alguna barrera de control.
A continuación se asigna la gravedad potencial del hecho. Esta gravedad potencial es algo
abstracto, ya que representa la gravedad que hubiese tenido el evento si este finalmente
trascendiera hasta afectar al paciente. Para asignar la gravedad potencial del suceso, el
sistema ofrece una clasificación del 0 al 5, que representa lo siguiente:
0 (Nula): Aunque el evento transcienda no afectaría en absoluto la dosis planeada ni el
tratamiento. (Dado que las sub etapas son customizables y no se sabe el nivel de gravedad en
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forma automática, todas las sub etapas que disparan alertas se agrupan aquí, aunque pueden
ser más graves en algunas ocasiones. Se presupone además que los niveles de alerta se fijan
antes de que sean peligrosos o puedan generar demoras a los pacientes).
1 (Muy Bajo): El evento no afecta la dosimetría ni el plan, pero puede generar contratiempos
en el curso o documentación del tratamiento
2 (Bajo): El evento ocasionará leves discrepancias respecto del plan de tratamiento, pero sin
consecuencias sobre los resultados finales
3 (Medio): El evento ocasionará que se entregue la dosis planeada en forma subóptima, pero
sin consecuencias serias.
4 (Alto): El evento incrementará significativamente la morbilidad, pero sin modificar la
intención terapéutica del tratamiento.
5 (Muy Alto): El evento pondrá en riesgo la intención terapéutica del tratamiento, o afectará
en forma crónica al paciente.
Además del dato de gravedad potencial del evento, se agrega información sobre si el mismo
afectó finalmente al paciente o no.
Una vez completados todos los campos, se presiona el botón "Guardar evento" para
almacenar los datos del evento en la base de datos de eventos.
¿Cómo visualizar la estadística de los eventos o incidentes?
Los eventos que son cargados al sistema se almacenan en una base de datos que luego puede
ser analizada para obtener estadística de ella. Para esto, el sistema incorpora una herramienta
que permite visualizar y analizar los datos recolectados. Se puede ingresar a la estadística
desde la ventana de carga de eventos, presionando el botón "Ver Estadística". Sólo el
administrador tiene acceso a esta estadística. Al presionar el botón, aparece la siguiente
ventana:
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En la parte superior esta el "Panel de Eventos", en el cual aparecen una serie de filtros y una
tabla de datos que lista todos los eventos que cumplen simultáneamente con todos los filtros
seleccionados. Para activar algún filtro, debe tildarse el checkbox que lo precede, y luego se
selecciona del menú desplegable el criterio del filtrado. El filtro por ID del paciente es
particular, y permite seleccionar sólo los eventos que involucran a un paciente determinado.
En el Panel de "Ordenamiento", hay un menú desplegable que indica el criterio de
ordenamiento de la tabla de eventos debajo, y una opción que permite contar sólo los eventos
a partir de el último hito activo.
El concepto de hito, aparece dada la necesidad de evaluar el cambio que ocurre en la aparición
de eventos y su gravedad cuando se implementa alguna nueva barrera de control.
Supongamos que del análisis de los datos surge que hay alguna sub categoría que requiere
nuestra atención, y se decide en el centro crear una nueva barrera de control que limite la
aparición o gravedad de este tipo de eventos. Esto es lo que se define un hito, y puede
definirse desde la entrada "Configuración" del menú de la ventana, y dentro de este en la sub
entrada "Cargar un hito". Al ingresar se despliega una ventana que permite la definición de
hitos para una sub categoría dada.
En esta ventana se puede navegar con los menús desplegables entre las diversas categorías y
sub categorías viendo cuales son los hitos definidos y activos para dichas sub categorías.
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Seleccionando un hito y presionando el botón "Borrar Hito", se puede eliminar un hito
existente. Con el botón "Cargar Hito", se puede cargar un nuevo hito para la Sub Categoría
activa. Al hacerlo el sistema pedirá una leve descripción del mismo, y asignará la fecha de
creación.
Una vez definido, aparecerá en la lista de hitos de la sub categoría activa, donde podrá
ponerse como activo si es una barrera nueva que ya está operando, o inactivo si es una barrera
que esta momentáneamente sin ser utilizada.
Si el hito figura como activo, al seleccionar desde la ventana de estadística que se muestren los
datos de la sub categoría sólo a partir del último hito activo, el sistema sólo mostrará los
eventos de esta sub categoría ocurridos luego de la definición del hito.
En la tabla propiamente dicha, se enumeran fila por fila todos los eventos que se han
ingresado con sus características que cumplen con las restricciones de los filtros superiores.
En el panel "Gráfico y Estadística" se muestra un gráfico cuya información es seleccionable del
conjunto de menús desplegables dentro del panel. La información se muestra en forma de un
grafico tipo torta, y también en forma de texto en una tabla de datos. Modificando los valores
de los menú desplegables se puede ir obteniendo diversos gráficos con información variada.
Los datos del gráfico son tomados de la tabla superior, por lo que los filtros también se aplican
al gráfico inferior.
Por último, el sistema asigna a cada evento, además de la gravedad potencial que ya fue
discutida, un valor llamado SCORE. El SCORE es un escalar que contempla tres factores en un
evento, y asigna un número creciente mientras más importante o peligroso es un evento. Lo
que toma en cuenta la asignación de SCORE es la gravedad potencial, si afectó o no al
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paciente, y si fue detectado en forma fortuita o por una barrera. El SCORE se calcula de la
siguiente manera:
Donde los valores Expo, Factor Barrera y Factor Afecta Pte son valores a determinar por el
usuario. El sistema toma por defecto 3, 10 y 10 respectivamente para estos valores, pero los
mismos pueden modificarse desde el menú, en la entrada "Configuración", y allí, "Cálculo de
Score". En esta ventana pueden modificarse a gusto los tres parámetros, y el programa dará
información indicativa de como quedan los eventos con esta nueva designación de valores.
El SCORE es el valor que indica la peligrosidad de un tipo de evento.
Herramientas dosimétricas accesorias del programa:
El sistema incorpora herramientas de dosimetría, y otros usos, a las cuales puede accederse
desde el menú principal de la ventana principal. Allí se selecciona la entrada "Dosimetría", y allí
se despliega un menú con todas las aplicaciones disponibles. Estas son independientes del
sistema TheMatrix, y son útiles para diversas actividades. Con el tiempo se irán incorporando
más y más aplicaciones. Cada una viene con su propio manual de usuario, accesible desde la
ayuda de cada ventana de programa, por lo que no se darán detalles de su funcionamiento en
este manual.
