MANUAL DE USUARIO VENTA DIGITAL (AUTOGESTIÓN)

En el buscador de preferencia se puede ingresar las palabras: “OlimpiaIT”, “factura electrónica olimpia it”, “olimpia it facturación electrónica” y encontrará las siguientes url´s:

https://www.olimpiait.com/landing/factura-electronica

https://www.olimpiait.com/

https://www.olimpiait.com/factura/

https://www.olimpiait.com/factura-electronica.html

En cualquiera de los enlaces seleccionados se abrirá la siguiente página:

Para clientes ya vinculados seleccionar “Iniciar Sesión”. Para clientes nuevos puede seleccionar “Contacta un Asesor” y será atendido a través de la fuerza comercial de OlimpiaIT, o “Comienza Hoy” para realizar el proceso de manera autónoma. Mediante esta última opción se direccionará a la url: https://appfacturaelectronica.olimpiait.com/DigitalSaleRegister la cual abrirá la siguiente página:

Una vez se diligencien los campos Nombre Completo, Numero Móvil, Correo Electrónico y Contraseña se deberá seleccionar Acceder y posteriormente aparecerá el siguiente mensaje:

Nota: Recuerde que la Contraseña debe cumplir con una letra minúscula, una letra mayúscula, un número, nombre diferente al del usuario, un carácter especial, sin caracteres repetidos y tamaño entre 10 a 16 caracteres.

Posterior, se debe dirigir al buzón de entrada de la cuenta de correo registrada, en el cual deberá observar un correo con la siguiente información:

Nota: Puede suceder que el correo llegue a su bandeja de correos no deseados, por lo tanto, deberá moverlo a la bandeja de entrada como correo de confianza.

Al seleccionar “Validar Cuenta” se abrirá la siguiente página, en la cual se deberá ingresar el correo electrónico registrado y la contraseña seleccionada previamente, además superar la validación de Captcha.

Nota: También encontrará habilitadas las opciones para ingresar a la plataforma de facturacion electrónica mediante Facebook y Google. Además, se cuenta con la opción de recuperar contraseña en caso de olvido de la misma.

Luego de seleccionar “Ingresar” se visualizará el portal de inicio para la funcionalidad de Venta Digital de facturacion electrónica by OlimpiaIT:

Una vez seleccionado el botón “Iniciar”, se mostrará el modulo Mi comercio el cual está habilitado con el objetivo de cargar el RUT y el logo de representación de la persona Jurídica o Natural:

Notas: Para el RUT: Utilice el Registro Único Tributario (RUT) del comercio descargado directamente de la página de la DIAN, el formato debe ser .pdf, el archivo no puede pesar más de 1MB (MegaByte). Para el logo: Utilice el logo que identifica su comercio, el formato puede ser .jpeg - .jpg - .png, el archivo no puede pesar más de 100 KB (KiloByte).

Una vez cargado el RUT en la plataforma, para facilidad del registro se traerá la información relevante de dicho documento y se incluirán en los campos del submódulo Datos de la Empresa. sin embargo, se deberá complementar la información en lo referente a (Detalle Tributario, Principal Responsabilidad Fiscal y Principal Actividad Económica). Una vez diligenciada toda la información obligatoria (marcada con *), se deberá seleccionar el botón “Guardar” y de esta manera actualizará la información de la persona Natural o Jurídica en el sistema de facturacion electrónica:

Posteriormente, se deberá cargar el logo que representa la persona Natural o Jurídica, seleccionar el botón “Guardar” y de esta manera actualizará la información en el sistema de facturacion electrónica. Luego se seleccionará el botón “Siguiente”:

Al seleccionar el botón siguiente, se accederá al módulo Personaliza tu Factura, en el cual se brinda la opción de escoger la representación gráfica (.pdf) que más se ajuste a su estilo, teniendo en cuenta las 4 plantillas genéricas, dicha plantilla genérica no tiene costo. Si requiere una plantilla personalizada, favor contactarse con la línea de atención comercial + 57 (1) 742 1436.

Nota: La plantilla personalizada tiene costo, el cual será informado en el momento de evaluar los requerimientos del cliente.

Una vez seleccionada la plantilla, se puede visualizar a modo de ejemplo con la información personal, como se observa en la siguiente gráfica. Posterior a la selección de la plantilla se deberá seleccionar el botón “Siguiente”

El modulo siguiente es Elige un Plan, mediante el cual y teniendo en cuenta las capacidades de facturacion (emisión y recepción) de su negocio, se deberá seleccionar el tipo de plan, ya sea anual o mensual. Una vez seleccionado el plan se procederá con el pago del mismo, a través de tarjeta débito o crédito en línea.

Una vez confirmado el pago del plan se accederá al módulo Habilita tu Operador. Este módulo permite, a través del botón “Ir a la DIAN”, realizar el proceso de habilitación como facturador electrónico, selección de proveedor tecnológico (OlimpiIT SAS) y asignación de TestSetID para envío de documentos de prueba ante la DIAN:

Al seleccionar el botón “Ir a la DIAN” se direcciona a la página de la DIAN en la cual se realiza el proceso de activación como facturador electrónico. En el siguiente modulo se deberá seleccionar Empresa o Persona dependiendo del registro realizado ante dicha entidad (NIT o CC) y complementar la información requerida previo a la selección del botón “Entrar”

Una vez seleccionado el botón “Entrar” se enviará por parte de la DIAN un mensaje al correo informado ante dicha entidad en el registro del RUT (Registro Único Tributario).

Al abrir el mensaje desde la cuenta de correo se observa que contiene un enlace llamado “Acceder”.

Al seleccionar el enlace “Acceder” se direccionará nuevamente a la pagina de la DIAN en la cual se realiza el proceso de activación como facturador electrónico. En el siguiente modulo se deberá seleccionar Empresa o Persona dependiendo del registro realizado ante dicha entidad (NIT o CC) y complementar la información requerida para seleccionar el botón “Entrar”

Una vez seleccionado el botón “Entrar” se enviará nuevamente por parte de la DIAN un mensaje al correo informado a dicha entidad en el registro d RUT (Registro Único Tributario).

Al abrir el mensaje desde la cuenta de correo se observa que contiene un enlace llamado “Acceder”.

Al seleccionar el enlace “Acceder” se direccionará nuevamente a la página de la DIAN en la cual se realiza el proceso de activación como facturador electrónico. En el siguiente modulo se deberá seleccionar Empresa o Persona dependiendo del registro realizado ante dicha entidad (NIT o CC) y complementar la información requerida para seleccionar el botón “Entrar”

Después de superar el doble ingreso por seguridad de la DIAN, al seleccionar “Entrar” se cargará el portal de la DIAN. Posteriormente se seleccionará el botón de “facturador”

Luego se debe ingresar el correo electrónico para recepción de facturas. Este correo es el utilizado para interoperabilidad en donde usted como Adquirente recibirá los documentos electrónicos (facturas, notas débito y notas crédito). Posterior se selecciona el botón “Registrar” y se genera una Advertencia acerca de si está seguro de registrarse como facturador. Seleccionar “Aceptar”

Una vez seleccionado el Botón “Aceptar”, se deberá seleccionar el Botón “Configurar modos de Operación”.

Posterior, en la siguiente imagen se deberá escoger el modo de operación, el cual deberá ser Software de un Proveedor Tecnológico. Luego se debe seleccionar el nombre de la Empresa Proveedora, para dicho ítem escoger OLIMPIA IT SAS y por último seleccionar “Adicionar”

Luego de haber seleccionado el botón “Adicionar” Se asignará el TestSetID para envío de documentos electrónicos de pruebas a la DIAN (8 facturas, 1 nota débito y 1 nota crédito), mediante la plataforma de facturacion electrónica de OlimpiaIT (ver más adelante). Dichas pruebas son requisito de la DIAN.

Posterior a este trámite, regresamos a la aplicación de factura electrónica de OlimpiaIT. Debido a que la sesión en el portal tiene una vigencia de 5 minutos de inactividad (por seguridad), es posible que se requiera ingresar nuevamente a la aplicación. Para ingresar se debe acceder a la URL https://appfacturaelectronica.olimpiait.com/DigitalSaleDianStep. Una vez se tenga acceso al portal, se debe ingresar el TestSetID entregado por la DIAN y seleccionar el botón “Guardar” y “Siguiente”

Nota: Tener presente los tiempos de la DIAN, la activación del TestSetID para pruebas puede tardar en promedio de 3 a 5 minutos.

De realizar el procedimiento antes de la activación del TestSetID por parte de la DIAN se generará el siguiente error:

Una vez activado el TestSetID por parte de la DIAN se deberá seleccionar el botón “Guardar”, y posterior el botón “Siguiente”

Una vez seleccionado el botón “Siguiente” se accederá al módulo Pruebas de Habilitación. Hay dos opciones para ejecutar las pruebas ante la DIAN: Manual, es decir, uno a uno los 10 documentos de prueba requeridos por la DIAN (8 facturas, 1 nota débito y 1 nota crédito). Y Automática, en la cual se envían los 10 documentos anteriormente mencionados a la DIAN en forma consecutiva con un solo clic.

Al seleccionar “Pruebas Automáticas” se despliega la página para iniciar el envío de los 10 documentos electrónicos de pruebas con la DIAN (8 facturas, 1 nota débito y 1 nota crédito). A continuación, se debe seleccionar el botón “Iniciar Pruebas”

Posterior a la selección del botón “Iniciar Pruebas” se dará inicio al envío de los documentos de prueba ante la DIAN, en su primera fase se enviará un primer documento (1 factura electrónica) con el propósito de verificar que el servicio web de la DIAN de pruebas se encuentre funcionando correctamente:

Una vez finalice el envío de la primera factura electrónica y su validación haya sido exitosa por parte de la DIAN, se marcará con un check el documento

Luego, el sistema automáticamente enviará los otros 9 documentos electrónicos para su validación a la DIAN (7 facturas electrónicas, 1 nota débito y 1 nota crédito)

A medida que los documentos van siendo validados por la DIAN, se van marcado de acuerdo a su resultado.

Una vez validados los 10 documentos ante la DIAN (8 facturas electrónicas, 1 nota débito y una nota crédito), se abrirá un mensaje informando que las pruebas finalizaron de manera exitosa. Por consiguiente, se deberá selecciona el botón “Aceptar”

Nota: Cuando algún documento haya sido rechazado por parte de la DIAN, favor contactarse a la línea + 57 (1) 742 5510 - + 57 (1) 742 1436

Posterior se mostrará la siguiente pantalla se deberá seleccionar el botón “Siguiente”

Una vez seleccionado el botón “Siguiente” se accederá al módulo Agrega tu Resolución, mediante el cual, se configura el prefijo y consecutivo autorizado por la DIAN en productivo, con el cual se enumerarán los documentos electrónicos emitidos como facturador electrónico (facturas electrónicas, notas débito y notas crédito). A través del botón “Ir a la DIAN” se accederá a la página de la entidad en la cual se debe realizar el proceso para obtener dicha resolución. De igual manera el modulo cuenta con un video explicativo de cómo realizar el procedimiento.

Por otra parte, el botón “Finalizar sin Resolución”, permite finalizar el proceso de vinculación en el portal de factura electrónica. Sin embargo, no podrá emitir documentos electrónicos (factura electrónica, notas débito y notas crédito) hasta tanto no se haya surtido el proceso de resolución en la DIAN y cargada la información de prefijo y consecutivo en la aplicación.

Nota: Una vez obtenida la resolución en la página de la DIAN, la entidad tarda de 2 a 4 horas para activarla y poder hacer uso en producción

Una vez seleccionado el botón “Ir a la DIAN” aparecerá la siguiente pantalla, en la cual se deberán diligencias los campos requeridos y seleccionar “Ingresar”

Posterior, en la siguiente pantalla se deberá seleccionar “Numeración de Facturacion”

Luego, en la parte izquierda de la pantalla, acceder al ítem “Solicitar Numeración de Facturación”

Nota: Aparecerá un mensaje informando “Recuerde tener actualizado el RUT para evitar sanciones”. Seleccionar “Aceptar”

Se abrirá una pantalla con “Información del Contribuyente” en la cual se validan que los datos allí registrados sean correctos y se deberá selecciona “Ingresar”

En la siguiente pantalla se deberá seleccionar “Autorizar Rangos”

Posterior, se deberá ingresar el Prefijo, dicho nemónico permite facilitar la identificación de los documentos electrónicos (facturas electrónicas, notas débito y notas crédito) y es un valor alfanumérico entre 1 y 4 posiciones. También se deberá seleccionar el Tipo de Facturacion (para el caso Facturacion Electronica) y el rango de facturacion Desde – Hasta. El tamaño del rango va depender de la cantidad de documentos electrónicos (facturas electrónicas, notas débito y notas crédito) que su establecimiento comercial genere. Recuerde que cada consecutivo es usado por cada documento electrónico y no es posible reutilizar. Una vez finalizada la numeración del rango, se deberá solicitar una nueva resolución ante la DIAN. Por último, se deberá seleccionar el botón “Agregar”.

En la siguiente pantalla se deberá seleccionar “Borrador”

Nota: Aparecerá un mensaje informando que “El documento ha sido guardado de forma exitosa”. Seleccionar “Aceptar”

En la siguiente pantalla se deberá seleccionar “Definitivo”

Luego de haber seleccionado “Definitivo”, se abrirá un mensaje para firmar la resolución, y se enviará un correo a su cuenta con el código electrónico de registro para dicha firma.

El código electrónico también puede ser visualizado, generando una hoja nueva en el explorador web e ingresando a la página de la DIAN https://www.dian.gov.co/ a través de “Usuario Registrado”. Posteriormente, se ingresan los datos de acceso al portal de la DIAN.

Una vez en el portal, en el módulo “Comunicados” se puede obtener la información del código electrónico enviado.

Luego, se vuelve a la hoja de firmar resolución y se ingresa el código electrónico y la contraseña para firma Electronica (previamente solicitada en la DIAN). Seleccionar “Firmar”

Nota: Aparecerá un mensaje escoger un rango de activos patrimoniales (Depende de su negocio) y se deberá seleccionar “Aceptar”

Posterior, se deberá seleccionar en la siguiente página el botón “Firmar”.

Nota: Se realiza nuevamente el proceso de validación del correo con el código electrónico y la contraseña de firma electrónica, haciendo clic en el botón “Aceptar” y finaliza el proceso ante la DIAN.

Una vez obtenida la resolución en la página de la DIAN, la entidad tarda de 2 a 4 horas para activarla y poder hacer uso en producción

Posterior a este trámite, regresamos a la aplicación de factura electrónica de OlimpiaIT. Debido a que la sesión en el portal tiene una vigencia de 5 minutos de inactividad (por seguridad), es posible que se requiera ingresar nuevamente a la aplicación. Para ingresar se debe acceder a la URL https://appfacturaelectronica.olimpiait.com/DigitalSaleDianStep.

Nota: Si al ingresar los datos de Prefijo e inicio de numeración y hacer clic en “Guardar” se muestra el mensaje “No se pudo traer los datos de la resolución. Respuesta DIAN: No fue encontrado ningún rango de numeración para el NIT: 11111111”, esto representa que la DIAN aún no ha aprobado la resolución solicitada.

Si, al ingresar los datos de Prefijo e inicio de numeración y hacer clic en “Guardar” los datos son guardados de manera exitosa, se deberá seleccionar “Siguiente”

Bienvenido al portal transaccional de facturacion electrónica de OlimpiaIT, su proceso ha finalizado correctamente, A partir de la fecha a emitir y recibir facturas electrónicas, notas

débito y notas crédito