Manual de Usuario Vigia

Vigia Introducción

Manual de Usuario Vigia

El sistema, permite ingresar la información correspondiente a las entidades habilitadas por el Ministerio de Transporte y de esta manera poder ejercer las funciones de Vigilancia, Inspección y Control a cada uno de los vigilados. Este documento es una guía para facilitar el entendimiento, uso y aprendizaje de la aplicación, por lo tanto detalla la manera como el usuario puede interactuar con el sistema, su ingreso, las operaciones básicas, funcionalidad y prerrequisitos de uso, encontrará información valiosa acerca de los diferentes módulos y secciones del sistema.

Solicitar Registro

Para realizar la solicitud de registro se deben seguir los pasos mencionados a continuación:

1. El ingreso al sistema debe realizarse a través del Portal Web de la Superintendencia de Puertos y Transporte: www.supertransporte.gov.co dónde el usuario debe pulsar el vínculo de "VIGIA” que se indica en la siguiente imagen.

2. El sistema muestra la siguiente vista en la cual el usuario debe pulsar la opción Registrese.

3. Como se indica a continuación, el sistema muestra el formulario de solicitud de registro, para proceder con el

diligenciamiento del formulario, es necesario tener en cuenta que los campos marcados con son requeridos

http://www.supertransporte.gov.co/

para almacenar la información y los campos marcados con son requeridos y de doble digitación, es decir el usuario debe ingresar dos veces el registro, una vez se encuentra diligenciada la información, el usuario debe pulsar el botón Guardar:

4. A continuación, el sistema muestra una ventana de alerta en la que se indica que la información del solicitante se almacenó exitosamente, para continuar, el usuario debe pulsar el botón Aceptar. En la dirección de correo especificada en el campo E-mail, el usuario recibirá un correo electrónico, en el que encontrará el nombre de usuario y contraseña asignados, así mismo recibirá adjunto el instructivo de acceso al sistema VIGIA.

Restablecer contraseña

Para realizar restablecer la contraseña se debe seguir el siguiente procedimiento:



2. El sistema muestra la siguiente vista en la cual el usuario debe pulsar la opción ¿Ovidó su contraseña?.

3. El sistema muestra la siguiente interfaz, debe diligenciar el campo e-mail, con el correo electrónico que indicó al momento de registrarse en el sistema, seguidamente debe pulsar la opción Enviar.

4. En caso tal que el correo se encuentre asociado a mas de un vigilado, el sistema habilita el campo NIT/Nro.documento, en el que debe indicar el numero de documento correspondiente al vigilado que desea restablecer la contraseña, a continuación pulse el botón Enviar.

5. En el buzón de entrada de su correo electrónico, recibirá un mensaje en el que se indica la nueva contraseña al moemento de ingresar el sistema solicita que realice el cambio de contraseña por una nueva que se facil de

recordar, esta debe tener mínimo seis caracteres, también debe contener números y caracteres especiales. El sistema desplegará la siguiente vista, en la que el usuario debe realizar el cambio de contraseña, ingresando la contraseña actual y la nueva contraseña dos veces, con el fin de confirmar el cambio, seguidamente debe pulsar el botón Aceptar.

Ingreso al sistema

Para el ingreso al sistema se deben seguir los pasos mencionados a continuación:


2. El sistema carga la siguiente interfaz, para la cual es necesario tener en cuenta que una vez el usuario recibe el correo electrónico con la información de ingreso, podrá acceder al sistema, ingresando el nombre de usuario y contraseña asignados, seguidamente debe pulsar la opción Ingresar, como se indica en la siguiente imagen:


3. Cuando el usuario ingresa por primera vez al sistema, se solicita que realice el cambio de contraseña, teniendo en cuenta que la nueva contraseña, debe tener mínimo seis caracteres, también debe contener números y caracteres especiales. El sistema desplegará la siguiente vista, en la que el usuario debe realizar el cambio de contraseña, ingresando la contraseña actual y la nueva contraseña dos veces, con el fin de confirmar el cambio, seguidamente debe pulsar el botón Aceptar.

Reporte de Información

Para realizar el registro de información de los estados financieros del vigilado, se debe seguir los pasos mencionados a continuación:

1. Una vez el vigilado ingresa al sistema, se muestra la siguiente interfaz en la que el usuario debe pulsar la opción Reporte de información.

2. El sistema muestra la siguiente interfaz, en la cual el usuario debe pulsar la opción Vigilancia financiera.

Vigilancia Financiera

Para realizar el registro de información en el Módulo "Vigilancia Financiera" de carga inicial, se realizar el siguiente procedimiento:

1. Una vez la información de "Registro de Vigilados" y "Subjetivo" se encuentra diligenciada y entregada, el sistema habilita la opción correspondiente para ingresar la información del módulo "Vigilancia Financiera":

2. Si el usuario no ha seleccionado en el módulo de Registro de Vigilados, el tipo de PUC al que pertenece, el sistema muestra la siguiente interfaz, dónde debe pulsar el botón "Descargar formularios".

3. El sistema abre la siguiente ventana, a través de la cual el usuario debe seleccionar de la lista el tipo de PUC al que pertenece, seguidamente podrá descargar los formatos a diligenciar, pulsando la opción "Descargar formularios", una vez se ha seleccionado el tipo de PUC, pulsando la opción "Cancelar" el sistema muestra la interfaz que se indica en el paso 4.

4. SI el usuario a diligenciado previamente el tipo de PUC al que pertenece en el módulo de Registro de vigilado, el sistema presenta la siguiente interfaz con los campos "Balance General", "Estado de Resultados - (P & G)" y "Cuentas de Orden", para ser cargados al sistema a través de los botones "Examinar" asociado a cada campo, además de los botones "Cargar archivo" y "Descargar formularios".

5. El usuario pulsa el botón "Examinar", el sistema abre una ventana emergente para seleccionar el archivo requerido que va a cargar, el archivo debe tener extensión ".xls" y no debe superar el tamaño configurado por el administrador de la aplicación (actualmente 1MB):

6. El sistema muestra la ruta para cada uno de los archivos del "Balance General", "Estado de Resultados - (P & G)" y "Cuentas de Orden", siempre y cuando el usuario los haya ubicado.

7. A continuación, el usuario pulsa la opción "Cargar archivo", quedando así los archivos financieros almacenados en el sistema.

8. El sistema muestra indica que se cargaron correctamente los archivos financieros y despliega una interfaz con las opciones "Entregas Pendientes", "Consultar Entregas", la observación que le indica al usuario cuantas entregas tiene pendientes, la opción "Ayuda" que presenta un archivo con el manual de uso del sistema y la opción "Regresar" que retorna al usuario a la ventana anterior "Menú inicial de información":

9. El usuario selecciona la opción :

10. El sistema despliega el listado de cada una de las entregas, en estado "Pendiente" y en Estado "En Proceso":

11. El usuario pulsa la opción "Iniciar Registro" ó "Continuar Registro" segun sea necesario:

12. En la parte superior puede visualizar la información correspondiente a la entrega programada, además de información general previamente ingresada en el módulo de Registro de Vigilados, la opción "Ayuda" permite visualizar el manual de usuario, "Regresar" retorna al usuario a la ventana anterior "Menú inicial de información"; el botón "Descargar formularios" el cual permite la descarga de los

formatos que deben ser diligenciados, según el PUC asociado el vigilado, el botón "Volver" retorna al usuario a la interfaz de las entregas pendientes y el Menú Principal de "Opciones Generales" ubicado en la parte inferior con cada una de las opciones que deben ser diligenciadas.

13. El usuario pulsa la opción :

14. El sistema presenta una interfaz en la que se lista las entregas a las cuales se ha completado el registro de información financiera ,dicha entrega se muestra en estado "Entregada", con las opciones de "Consultar Entregas" y "Modificar Registro":

15. El usuario pulsa la opción "Consultar Entregas", a través de esta opción el usuario solo puede visualizar la información a manera de consulta sin posibilidad de modificación:

16. El sistema permite visualizar la información correspondiente a la entrega programada, además de información general previamente ingresada en el módulo de Registro de Vigilados como el número de identificación del vigilado y la razón social, la opción "Ayuda" permite la descarga del manual de usuario, "Regresar" retorna al usuario a la interfaz de "Menú inicial de información"; el botón "Volver" retorna al usuario a la interfaz de "Consultar entregas", "Ver Certificado" permite visualizar el certificado generado que indica que la información se entregó correctamente, además del menú principal de "Opciones Generales" en la parte inferior con los vínculos a cada una de las opciones diligenciadas.

17. Cuando el usuario pulsa la opción "Modificar Registro":

18. El sistema permite visualizar la información correspondiente a la entrega programada, además de información general previamente ingresada en el módulo de Registro de Vigilados como el número de identificación del vigilado y la razón social; la opción "Ayuda" permite la descarga del manual de usuario, "Regresar" retorna al usuario a la interfaz "Menú inicial de información", el botón "Descargar formularios" el cual permite la descarga de los formatos que deben ser diligenciados, según el PUC asociado al vigilado, el botón "Volver" retorna al usuario a la interfaz de las entregas pendientes, el Menú Principal de "Opciones Generales" ubicado en la parte inferior con cada una de las opciones que pueden ser modificadas, adicionalmente la opción "Entregar información" para enviar la información una vez sea diligenciada.

Menú Principal

Para continuar con el ingreso de la información del Módulo Vigilancia Financiera, se debe seguir los pasos mencionados a continuación:

1. El sistema presenta la siguiente interfaz dónde el usuario en la parte superior, puede visualizar la información correspondiente a la entrega programada, además de información general previamente ingresada en el módulo de Registro de Vigilados, la opción "Ayuda" permite visualizar el manual de usuario, "Regresar" retorna al usuario a la ventana anterior "Menú inicial de información"; el botón "Descargar formularios" el cual permite la descarga de los formatos que deben ser diligenciados, según el PUC asociado el vigilado, el botón "Volver" retorna al usuario a la interfaz de las entregas pendientes y el Menú Principal de "Opciones Generales" ubicado en la parte inferior con cada una de las opciones que deben ser diligenciadas.

Nota: El sistema indica las opciones diligenciadas marcando el objeto de chequeo asociado a cada opción

de la siguiente manera: . Cuando la información aún no se encuentra diligenciada el objeto de chequeo asociado a cada opción se

muestra de la siguiente manera: .

2. Una vez el usuario diligencia completamente la información requerida a través de los vínculos del menú de "Opciones Generales", el sistema permite realizar la entrega de información habilitando el botón "Entregar Información":

3. El sistema valida que la información ingresada se encuentre completa y correctamente diligenciada, a continuación cierra el registro de información y habilita el botón "Ver Certificado".

4. Pulsando el botón "Ver Certificado", el sistema muestra el certificado generado en el cual la Superintendencia de Puertos y Transportes hace constar que el vigilado entregó la información correctamente con las opciones de "Imprimir" y "Cancelar" para regresar a la interfaz que se indica en paso 3.

Registrar balance General

Para continuar con el ingreso de la información de Vigilancia Financiera, siga los siguientes pasos:

1. El usuario debe pulsar la opción "Registrar balance general", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":

2. El sistema presenta la interfaz "Registrar Balance General" con la información del año reportado, el campo "Archivo" con el botón "Examinar" y el botón "Cargar archivo":

3. El usuario pulsa la opción "Examinar" para cargar un archivo con la información solicitada:

4. El sistema despliega una ventana en la cual el usuario debe seleccionar el archivo que desea cargar. Este archivo debe tener extensión ".xls" y no debe superar tamaño establecido por el administrador (actualmente 1MB):

5. El sistema carga la ruta del documento seleccionado en el campo "Archivo" y el usuario pulsa la opción "Cargar Archivo":

6. El sistema indica que la carga se realizó correctamente, presentando en la parte inferior las cuentas correspondientes a balance general, tales como: Activo, Pasivo y Patrimonio, con el "Código - PUC" respectivo a cada una de sus cuentas, además de los valores en pesos correspondientes, así mismo con opción de modificar dichos valores si el usuario así lo requiere, para visualizar el detalle de la información debe pulsar la opción "Mostrar" :

7. Seguidamente el usuario pulsa el botón "Guardar" y el sistema muestra un mensaje en el que se indica que la información se actualizó exitosamente:

8. A continuación pulsando el botón "Cancelar" o la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al Menú Principal de "Opciones Generales" de acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Registrar estado de resultados - (P & G)

Para continuar con el ingreso de la información de Vigilancia Financiera, realice el siguiente procedimiento:

1. El usuario debe pulsar la opción Registrar estado de resultados - (P & G), ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":

2. El sistema muestra la interfaz Registrar estado de resultados - (P & G), con la información del Año reportado, el campo "Archivo" con el botón "Examinar" y el botón "Cargar archivo":




6. El sistema procesa el documento y carga todos los registros asociados, así como también los valores en pesos correspondiente a cada una de las cuentas, con posibilidad de modificarlos si así lo requiere el usuario, para visualizar el detalle de la información debe pulsar la opción "Mostrar" :

7. El Usuario pulsa el botón "Guardar" para almacenar la respectiva información ingresada de Estado de resultados (P & G):


Registrar cuentas de Orden

Para continuar con el ingreso de la información de Vigilancia Financiera, se debe seguir los pasos mencionados a continuación:

1. El usuario debe pulsar la opción "Registrar Cuentas de Orden", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":

2. El sistema muestra la interfaz "Registrar cuentas de orden", con la información del Año reportado, el campo "Archivo" con el botón "Examinar" y el botón "Cargar archivo":




6. El sistema procesa el documento y carga todos los registros asociados para Cuentas de Orden, con cada uno de los valores en pesos correspondientes a cada cuenta, con opción de modificar si el usuario así lo requiere, para visualizar el detalle de la información debe pulsar la opción "Mostrar" :

7. Para almacenar la información, el usuario pulsa el botón "Guardar", el sistema indica que se actualizó exitosamente la información correspondiente a Cuentas de Orden:


Registrar estado flujo de efectivo

Para continuar con el ingreso de la informaciónn de Vigilancia Financiera, se debe seguir los pasos mencionados a continuación:

1. El usuario debe pulsar la opción Registrar estado flujo de efectivo, ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":

2. El sistema muestra la interfaz "Estado flujo de efectivo", con todos los registros asociados a las actividades operacionales, de inversión y financiación que deben ser ingresadas por el vigilado:

3. Para visualizar el detalle de la información el usuario debe pulsar la opción "Mostrar" , asociada a cada actividad operacional, de inversión y financiera para ingresar el valor respectivo del "Presente ejercicio":

4. El sistema despliega el detalle de la información que debe ser diligenciada por el usuario y calculada automáticamente por el sistema:

5. El usuario ingresa los respectivos valores en todos los ítems asociados a cada actividad operacional, de inversión y financiación, es necesario tener en cuenta que en cada uno de los campos no modificables, los valores son calculados automáticamente por el sistema.

6. Luego de ingresar los valores respectivos, el usuario pulsa el botón "Guardar" para almacenar la información:

7. El sistema valida los valores ingresados por el usuario, e indica que la información se almacenó correctamente.


Registrar propiedad, planta y equipo


1. El usuario debe pulsar la opción Registrar propiedad, planta y equipo, ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":

2. El sistema muestra la interfaz "Propiedad, planta y equipo", con los botones "Ayuda", "Regresar", "Guardar", "Cancelar", el icono "Limpiar" y el link "Menú Principal":

3. El usuario selecciona del campo "Cuenta" la cuenta a diligenciar correspondiente a Propiedad, Planta y Equipo , previamente registrada en el Balance General perteneciente a la Entrega actual:

4. El usuario ingresa los valores correspondientes en los campos requeridos, teniendo en cuenta que algunos campos se encuentran deshabilitados para su modificación, ya que de acuerdo a la información ingresada el sistema realiza los cálculos necesarios; se debe tener en cuenta que el valor calculado en el campo Subtotal debe corresponder al valor indicado en el Balance General para la cuenta seleccionada:

5. Una vez ingresada la información respectiva, el usuario pulsa el botón "Guardar" para almacenar la información:

6. El usuario debe de ingresar en su totalidad la información de las cuentas pertenecientes al grupo "Propiedad Planta y Equipo", el sistema lista en la parte inferior los registros ingresados por el usuario con las opciones para Visualizar, Editar y Eliminar cada uno de ellos.

7. El usuario selecciona la cuenta de interés y pulsa la opción "Visualizar" , en la sección de "Datos generales" el sistema muestra la información previamente ingresada para la cuenta seleccionada y cada uno de los campos deshabilitados para su modificación .

8. El usuario pulsa la opción "Editar" , el sistema muestra la información previamente ingresada en la sección de "Datos generales" y los campos necesarios habilitados para su modificación, para almacenar la información editada debe pulsar nuevamente el botón "Guardar".

9. El usuario pulsa la opción "Eliminar" asociada a cada uno de los registros , el sistema muestra una ventana de alerta, en la que pregunta al usuario si está seguro de eliminar el registro, si el usuario esta seguro de borrar el registro debe pulsar la opción Aceptar, de lo contrario el usuario debe pulsar la opción Cancelar.

10. Para ingresar un nuevo registro el usuario debe pulsar el icono de limpiar ubicado en la parte superior, el sistema actualiza el formulario y muestra los campos requeridos para ingresar un nuevo registro.


Registrar activo - pasivo corriente

Para continuar con el ingreso de la información de Vigilancia Financiera, siga los pasos mencionados a continuación:

1. El usuario debe pulsar la opción "Registrar activo - pasivo corriente", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":

2. A continuación, el sistema muestra la interfaz "Activos - Pasivos Corrientes", en la que el usuario puede visualizar el detalle de la información previamente ingresada en el balance general para cada una de las Cuentas y Subcuentas asociadas a las clases Activo y Pasivo con el respectivo valor corriente, valor no corriente y total, para visualizar la información el usuario debe pulsar la opción "Mostrar" .

3. El sistema permite modificar el valor corriente ingresado en las cuentas y subcuentas, los demás campos se muestran deshabilitados para su modificación, seguidamente debe pulsar la opción "Guardar":


Registrar inversiones

Para continuar con el ingreso de la información de Vigilancia Financiera, se realizar el siguiente procedimiento:

1. El usuario debe pulsar la opción "Registrar inversiones", ubicada en el Menú de "Opciones Generales":

2. El sistema muestra la interfaz "Inversiones", dónde el usuario debe ingresar la información de las inversiones realizadas por el vigilado de acuerdo a la información ingresada en el balance general:

3. De acuerdo a la opción seleccionada en el campo "Cuenta" el sistema muestra los campos que deben ser diligenciados, para almacenar la información el usuario debe pulsar el botón "Guardar":

4. El sistema, indica que el registro se almacenó correctamente y lista en la parte inferior los registros ingresados por el usuario con opciones para Visualizar, Editar y Eliminar cada uno de ellos:

5. El usuario pulsa la opción "Editar" , el sistema carga la información previamente ingresada en la sección de "Datos generales", con los campos habilitados para su modificación, para almacenar el registro el usuario debe pulsar el botón "Guardar".

6. El usuario pulsa la opción "Eliminar" asociada a cada uno de los registros , el sistema muestra una ventana de alerta, en la que pregunta al usuario si está seguro de eliminar el registro, si el usuario está seguro de borrar el registro debe pulsar la opción Aceptar, de lo contrario el usuario debe pulsar la opción Cancelar.

7. El usuario selecciona la cuenta de interés y pulsa la opción "Visualizar" , en la sección de "Datos generales" el sistema muestra la información previamente ingresada para la cuenta seleccionada y cada uno de los campos deshabilitados para su modificación .

8. Para ingresar un nuevo registro el usuario debe pulsar el icono de limpiar ubicado en la parte superior, el sistema actualiza el formulario y muestra los campos requeridos para ingresar un nuevo registro:


Registrar clientes, vencimientos y deudores

Para continuar con el ingreso de la información de Vigilancia Financiera, realice los siguientes pasos:

1. El usuario debe pulsar la opción "Registrar Clientes, vencimientos y deudores", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":

2. El sistema muestra la siguiente interfaz en la cual el usuario debe ingresar la información correspondiente a cuentas por cobrar a Clientes y cuentas por cobrar a deudores, de acuerdo a los días de vencimiento para cada

valor, la información ingresada debe corresponder a los valores ingresados en el balance general:

3. El usuario ingresa los valores correspondientes, para almacenar el registro debe pulsar el botón "Guardar":


Registrar cuentas auxiliares

Para continuar con el ingreso de la información de Vigilancia Financiera, se debe seguir los pasos mencionados a continuación:

1. El usuario debe pulsar la opción "Registrar cuentas auxiliares", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales", esta opción permite al usuario registrar las cuentas de apoyo a las cuentas principales:

2. El sistema muestra la siguiente interfaz, en la parte superior el usuario debe ingresar el valor total del ingreso operacional del patrimonio autónomo si posee encargo fiduciario:

3. Si el usuario selecciona la opción "Si" en el encargo fiduciario, debe diligenciar el campo "Valor total ingreso operacional del patrimonio autónomo" para almacenar el registro debe pulsar la opción "guardar":

4. El usuario agrega una Cuenta Auxiliar (Nivel 1), seleccionando la opción , en la sección de "Datos generales" el usuario debe diligenciar la información requerida, seguidamente debe pulsar la opción "Guardar":

5. El usuario agrega una Cuenta Auxiliar (Nivel 2), seleccionando la opción en la sección de "Datos generales" el usuario debe diligenciar la información requerida, seguidamente debe pulsar la opción "Guardar":

6. El sistema construye en la parte inferior, de manera jerárquica la estructura para las cuentas auxiliares ingresadas, para visualizar el detalle de la información el usuario debe pulsar la opción "Mostrar" :

7. Para modificar la información de las cuentas auxiliares ingresadas, el usuario debe pulsar la opción "Editar" asociada a cada registro:

8. Para borrar del sistema las cuentas auxiliares ingresada, el usuario pulsa la opción "Eliminar" asociada a cada uno de los registros , el sistema muestra una ventana de alerta, en la que pregunta al usuario si está seguro de eliminar el registro, si el usuario esta seguro de borrar el registro debe pulsar la opción Aceptar, de lo contrario el usuario debe pulsar la opción Cancelar:

9. Seguidamente pulsando la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Consultar balance general

Para continuar con la consulta de la opción "Consultar balance general", realice el siguiente procedimiento:

1. Si el usuario desea consultar el balance general ingresado, debe pulsar la opción "Consultar balance general", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales".

2. El sistema presenta la siguiente ventana emergente con el "Año reportado", "Fecha inicial información", "Fecha final información" y "Fecha de entrega" de las entregas realizadas por el vigilado, para visualizar la información el usuario debe pulsar el numero asociado a la entrega en la columna "Consecutivo":

3. El sistema muestra la siguiente interfaz, a través de la cual el usuario podrá visualizar a manera comparativa, la información almacenada de balance general tanto para la entrega actual como para la entrega seleccionada:

4. Pulsando la opción "Mostrar" el sistema permite visualizar el detalle de la información para cada una de las cuentas:

5. Pulsando la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de

acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Consultar estado de resultados - (P & G)

Para continuar con la consulta de la opción "Consultar estado de resultados - (P & G)", realice los pasos mencionados a continuación:

1. Si el usuario desea consultar el estado de resultados ingresado, debe pulsar la opción "Consultar estado de resultados - (P & G)", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":


3. El sistema muestra la siguiente interfaz, a través de la cual el usuario podrá visualizar a manera comparativa, la información almacenada de Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias) tanto para la entrega actual como para la entrega seleccionada:

4. Pulsando la opción "Mostrar" el sistema permite visualizar el detalle de la información para cada

una de las cuentas

5. Pulsando la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de

acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Consultar estado flujo de efectivo

Para continuar con la consulta de la opción "Consultar estado flujo de efectivo", realice los pasos que se indican a continuación:

1. Si el usuario desea consultar el estado de flujo de efectivo ingresado, debe pulsar la opción "Consultar estado flujo de efectivo", ubicada en el menú principal de "Opciones Generales":

2. El sistema presenta la siguiente interfaz con la información del estado de flujo de efectivo del año reportado y los totales correspondientes:


4. Seguidamente el usuario pulsa la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Consultar estado de cambios en la situación financiera

Para continuar con la consulta de la opción "Consultar estado de cambios en la situación financiera", realice el siguiente procedimiento:

1. Si el usuario desea consultar el estado de cambios en la situación financiera ingresado, debe pulsar la opción "Consultar estado de cambios en la situación financiera", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":


3. El sistema despliega la siguiente interfaz con la información correspondiente a la variación neta en el capital de trabajo para ambas entregas, así mismo se puede visualizar los valores totalizados para el origen de recursos y la aplicación de recursos:

4. Pulsando la opción "Mostrar" el sistema permite visualizar el detalle de la información para cada una de las cuentas y sus respectivos totales:

5. A través de la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Consultar estado de cambios en el patrimonio

Para continuar con la consulta de la opción "Consultar estado de cambios en el patrimonio", realice el siguiente procedimiento:

1. Si el usuario desea consultar el estado de cambios en el patrimonio ingresado, debe pulsar la opción "Consultar estado de cambios en el patrimonio", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":


3. El sistema despliega la siguiente interfaz donde el usuario puede visualizar la información de capital social, superávit de capital, reservas, revalorización del patrimonio y superávit de capital para ambas entregas :


5. Pulsando la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Consultar cuentas de orden

Para continuar con la consulta de la opción "Consultar cuentas de orden", siga los siguientes pasos:

1. Si el usuario desea consultar las cuentas de orden ingresadas, debe pulsar la opción "Consultar cuentas de orden", ubicada en el Menú Principal de "Opciones Generales":

2. El sistema muestra la siguiente ventana emergente con el "Año reportado", "Fecha inicial información", "Fecha final información" y "Fecha de entrega" de las entregas realizadas por el vigilado, para visualizar la información el usuario debe pulsar el numero asociado a la entrega en la columna "Consecutivo":

3. El sistema despliega la siguiente interfaz con la información de las cuentas de orden deudoras y acreedoras, previamente ingresada para los dos periodos de las entregas seleccionadas:

4. Pulsando la opción "Mostrar" el sistema permite visualizar el detalle de la información para cada

una de las cuentas

5. A través de la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Consultar ingresos, costos y gastos

Para continuar con la consulta de la opción "Consultar Ingresos, Costos y Gastos", se debe seguir los pasos mencionados a continuación:

1. Si el usuario desea consultar la información de Ingresos, Costos y Gastos, debe pulsar la opción "Consultar Ingresos, Costos y Gastos", ubicada en el Menú de Opciones Generales:

2. El sistema muestra la siguiente interfaz en la que se encuentra detallada la información de ingresos, costos y gastos de ventas del año actual y los totales correspondientes:

3. Pulsando la opción "Mostrar" el sistema permite visualizar el detalle de la información y sus valores

respectivos.

4. A continuación pulsando la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Consultar cálculo financiero

Para continuar con la consulta de la opción "Consultar cálculo financiero", el usuario debe de tener en cuenta que la entrega de información para el año actual y el año anterior, deben encontrarse en estado "Entregada" y se deben seguir los pasos mencionados a continuación:

1. Si el usuario desea consultar cálculo financiero, debe pulsar la opción "Consultar cálculo financiero", ubicada en el menú principal de "Opciones Generales":


3. El sistema muestra la siguiente interfaz, en la que el usuario debe seleccionar la opción correspondiente de la lista "Tipo vigilado", seguidamente debe seleccionar la opción de interés en la lista desplegable de "Servicio vigilado". Se debe tener en cuenta que el sistema únicamante muestra la información de indicadores financieros cuando la entrega actual se encuentra en estado "Entregada" y adicionalmente posee una entrega del año anterior para realizar la comparación.

4. El sistema despliega la información de los indicadores financieros, con el respectivo valor calculado para los dos periodos de las entregas seleccionadas, adicionalmente podrá visualizar los valores de referencia establecidos por la Superintendencia de Puertos y Transportes; la columna "Estado evaluado" es un indicador gráfico que permite determinar el estado del indicador de acuerdo a los rangos de referencia definidos:

5. Pulsando la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1.

Anexos


1. El usuario pulsa la opción "Anexos", ubicada en el menú principal de "Opciones Generales":

2. Se muestra la siguiente interfaz donde el usuario podrá cargar en el sistema los anexos definidos por la Superintendencia de Puertos y Transportes para evidenciar la información ingresada de los estados financieros, en la parte superior en la sección Información anexos, se puede visualizar cada uno de los anexos que deben ser cargados por el vigilado, para cada uno se indica el tipo de archivo, si es requerido u opcional y la cantidad de archivos cargados, es necesario tener en cuenta que el sistema almacena como anexos de manera automática cada uno de los archivos que se cargan en las opciones de Registrar balance general, Registrar estado de resultados - (P & G) y Registrar cuentas de orden:

3. En la parte inferior en la sección Cargar archivo, el usuario selecciona de la lista desplegable "Anexo" el archivo que desea cargar al sistema:

4. Pulsando la opción Examinar, el sistema despliega una ventana emergente de selección en la que el usuario debe seleccionar el archivo que desea cargar:

5. Una vez seleccionado el documento, el usuario debe pulsar el botón "Cargar archivo":

6. El sistema almacena el archivo con la información asociada, listando en la parte inferior el nombre del archivo, la fecha de carga, la descripción correspondiente, además de las opciones "Visualizar" y "Eliminar".

7. Pulsando la opción "Visualizar" ubicada en la sección de opciones, el sistema despliega una ventana emergente con las opciones para abrir o almacenar el archivo, según lo requiera el usuario:

8. El usuario pulsa la opción "Eliminar" asociada a cada archivo , el sistema muestra una ventana de alerta, en la que pregunta al usuario si está seguro de eliminar el registro, si el usuario está seguro de borrar el registro debe pulsar la opción Aceptar, de lo contrario el usuario debe pulsar la opción Cancelar:

9. Pulsando la opción "Menú Principal", el sistema retorna al usuario al menú de "Opciones Generales" de acuerdo a la imagen que se muestra en el paso 1:

Salir del sistema

Para cerrar la sesión del vigilado y salir del sistema, el usuario debe pulsar el vinculo ubicado en la parte superior en la interfaz de Menú vigilado:

Glosario

A continuación se presenta un glosario de términos frecuentemente utilizados en el sistema:

Accionista: Es un socio capitalista que participa de la gestión de la sociedad en la misma medida en

que aporta capital a la misma.

Actividad Económica: Permiten la generación de riqueza dentro de una comunidad (ciudad, región,

país) mediante la extracción, transformación y distribución de los recursos naturales o bien de

algún servicio; teniendo como fin la satisfacción de las necesidades humanas.

Asamblea: Órgano político en una organización que asume decisiones.

Bolsa de Valores: Es una organización privada que brinda las facilidades necesarias para que sus

miembros, atendiendo los mandatos de sus clientes, introduzcan órdenes y realicen negociaciones

de compra y venta de valores, tales como acciones de sociedades o compañías anónimas, bonos

públicos y privados, certificados, títulos de participación y una amplia variedad de instrumentos de

inversión.

Cámara de Comercio: Asociación o Institución que a nivel local, provincial, nacional o internacional,

agrupa a los comerciantes (sean importadores, exportadores, industriales, mayorista, minoristas,

etc.) con el objeto de proteger sus intereses, mejorar sus actividades comerciales sobre la base de

la mutua cooperación y promover su prosperidad, así como también la de la comunidad en la cual

se halla asentada.

Contraseña (Password): Clave de acceso que al combinarla con el usuario permite ingresar al

sistema “Vigía” para realizar el registro de información.

Convocatoria: Llamar a una o varias personas para que acudan a un lugar o a un acto determinado.

Entidad: Es toda colectividad que puede considerarse como una unidad. El concepto suele utilizarse

para nombrar a una corporación o compañía que se toma como persona jurídica.

Interfaz: Conjunto de texto, imágenes y objetos gráficos para representar la información y acciones

disponibles en un entorno visual.

Internet Explorer (IE): Navegador que viene integrado en el sistema operativo Windows de

Microsoft junto con el gestor de correo Outlook Express. Ha sido el navegador más utilizado del

mundo desde 1999, aunque desde 2002 ha ido perdiendo cuota de mercado a un ritmo lento pero

constante debido a su importante competidor, Mozilla Firefox, que ha superado incluso a Internet

Explorer en algunas ocasiones.

Ministerio de Transporte: Entidad encargada de formular y adoptar políticas, planes, programas,

proyectos y regulación económica en materia de transporte, tránsito e infraestructura de los modos

de transporte carretero, marítimo, fluvial, férreo y aéreo y la regulación técnica en materia de

transporte y tránsito de los modos carretero, marítimo, fluvial y férreo.

Navegador, Explorador o Buscador (Browser): Un Explorador Web o Navegador es un programa

que permite visualizar páginas web en la red además de acceder a otros recursos, documentos

aalmacenados y guardar información.

Notaría: Entidad que garantiza la legalidad de los documentos que interviene, y cuyos actos se

hallan investidos de la presunción de verdad.

Órgano administrativo: Es aquella unidad funcional abstracta perteneciente a una Administración

Pública que está capacitada para llevar a cabo funciones con efectos jurídicos frente a terceros, y

cuya actuación tiene carácter preceptivo.

Persona Jurídica: Sujeto llamado de derechos y obligaciones que existe físicamente pero no como

individuo humano sino como institución y que es creada por una o más personas físicas para

cumplir un papel.

Portal Web (Website): Sitio web que permite a un usuario acceder a diversos servicios, recursos

o aplicaciones.

Reforma Estatutaria: Modificación que se introduzca al contrato de sociedad, que aparece en las

escrituras de constitución.

Registro Mercantil: Es una institución oficial que se encarga de dar publicidad sobre las personas,

físicas y jurídicas, que intervienen en el tráfico mercantil.

Representante Legal: Es la facultad otorgada a una persona (física o moral) para obrar en nombre

de otra (física o moral). Puede ser de origen legal o por voluntad privada de los agentes.

Revisor Fiscal: Profesional de la Contaduría capaz de dar Fe Pública sobre la razonabilidad de los

estados financieros, validar informes con destino a las entidades gubernamentales y juzgar sobre

los actos de los administradores.

Safari: Navegador creado por Apple Inc. el cual está integrado en el sistema operativo Mac OS X, en

2007 se creó una versión de Safari para el sistema operativo Microsoft Windows dando soporte

tanto a Windows XP como a Windows Vista.

Sede: Lugar en el que se concentran la mayoría de las funciones importantes de una organización.

SIM: Sistema de Información Misional de la procuraduría general de la nación.

Sistema: Conjunto de principios reunidos entre sí, de modo que formen un cuerpo de doctrina.

Sucesión de elementos que ordenadamente relacionados y secuencialmente dispuestos

contribuyen en un todo al logro de fines determinados.

SUPERTRANSPORTE o SPT: Forma abreviada como se conoce a la Superintendencia de Puertos y

Transporte.

Usuario (User): Identificador de acceso al sistema “Vigía”, el cual debe estar previamente

registrado y habilitado en la Base de Datos.

VIGIA: Es el Sistema de Información Misional implementado por la Superintendencia de Puertos y

Transporte cuyo objetivo es apoyar los procesos misionales de la entidad (Vigilancia, Inspección y

Control).

Vigilado: Ente sobre los cuales la Superintendencia de Puertos y Transporte ejerce acciones de

inspección y control.

Vínculo: Elemento o zona activa de una página web que, al ser seleccionado, trasfiere al usuario a

otra zona de la página, a otra página web, dirección de correo u otro servicio de Internet

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Documents

Manual de Usuario Vigia