Manual de Usuario - wilsoft-la.com · Cómo usar este manual ... SQL Server 2005, 2008 o 2008 R2. ... caja o desde aplicaciones de instalación que se descargan del sitio web de Wilsoft

Manual de Usuario

Software para sistemas de gestión

La información contenida en este documento está sujeta a modificaciones sin previo aviso. Al menos que se indique lo contrario, las compañías, los nombres y los datos utilizados en los ejemplos son ficticios. Es responsabilidad del usuario el cumplimiento de todas las leyes de autor aplicables. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o trasmitida de ninguna forma, ni por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico, con ningún propósito, sin la previa autorización por escrito de Wilsoft.

Copyright © 2013 por Wilsoft. Reservados todos los derechos. Microsoft, Windows y Windows NT son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en E.E.U.U. y otros países. Otros nombres de productos o compañías mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios.

Contenido

Introducción 1

Preparación para la instalación 3

Descripción general de las aplicaciones 18

QAction 19

QCeo 26

QDoc 30

QGage 35

QProcess 41

QSupplier 46

QTraining 51

Más información acerca de los productos Wilsoft 55

1

Introducción La mayor cantidad de logros en tecnología que disfrutamos hoy en día, han sido desarrollados en la segunda mitad del siglo XX. El uso cada vez más intensivo de la tecnología, de la información y de las telecomunicaciones en los negocios es sólo una pequeña muestra de esto. Mucho ha evolucionado la inteligencia humana desde la aparición del hombre en la tierra. En nuestra época, la administración de empresas se encuentra en plenitud de su desarrollo, como expansión avanzada de la inteligencia humana y resultado lógico de razonamiento, estudios e investigaciones que se han venido acumulando a través del tiempo. La cultura de la calidad, ambiental y de seguridad es un factor importante para la supervivencia de cualquier empresa. La calidad o su ausencia tienen impacto directo sobre los costos, la entrega a tiempo, los inventarios, la reputación, la penetración en el mercado, etc. En un sistema de gestión bien implementado todas las actividades están claramente definidas. El sistema se documenta a fin de tener la seguridad de que el personal encargado de las distintas funciones conozca sus obligaciones y entienda las obligaciones de los demás. Los sistemas de gestión basados en papel se convierten en un gasto adicional de recursos (humanos, de tiempo y de materiales) para las empresas que no ven claramente las ventajas de contar con un sistema de este tipo. Los productos Wilsoft fueron diseñados con el objetivo de facilitar la implementación de los diferentes sistemas de gestión en su organización, trasladando la parte pesada del trabajo hacia las computadoras. Con esto se libera el recurso humano para que se ocupe de los aspectos reales de la calidad, ambientales y de seguridad. Cómo usar este manual

Este manual no está diseñado para ser leído de principio a fin. Está diseñado para proveerle de información rápida que usted necesita sobre cómo sacar el mejor provecho de los productos Wilsoft de la mejor manera. Si usted opina que este objetivo no se cumplió, por favor háganoslo saber a través de su distribuidor o enviándonos sus comentarios directamente a [email protected]. Estamos en la mejor disposición de ofrecerle el mejor servicio, por lo que gustosos escucharíamos cualquier recomendación que ayude a mejorar nuestros productos.

mailto:[email protected]

2

Suposiciones

Este manual supone que usted tiene los conocimientos básicos para el uso de MS Windows XP, Vista o 7; así como con de MS Windows Server 2003 o 2008. Esto incluye el uso de menús, cajas de diálogo, el ratón, etc. Si usted no está familiarizado con estas operaciones vea su manual de Microsoft Windows. Qué debe conocer antes de iniciar

Este manual asume que usted domina las operaciones fundamentales del uso de una computadora (cómo correr aplicaciones, usar el ratón, mover y cerrar ventanas, etc. Si usted necesita ayuda para realizar estas tareas consulte su manual de sistema. Qué va a aprender

Este manual le servirá de información general sobre los productos Wilsoft y su instalación.

3

Preparación para la instalación Lea el acuerdo de licencia del software y la garantía del mismo, para comprender las restricciones legales respecto a la reproducción indebida e instalación. En este apartado encontrará los pasos para efectuar una correcta instalación de los productos Wilsoft.

Requerimientos mínimos

Para instalar los productos Wilsoft en una computadora se necesita como mínimo:

Sistema operativo: MS Windows XP con Service Pack 3, MS Windows Vista o 7. MS Windows Server 2003 con Service Pack 1 o MS Windows Server 2008 o 2008 R2

Marco de trabajo: Framework 4.0 Base de datos: SQL Server 2005, 2008 o 2008 R2. Pueden usarse Express Edition. Procesador: Pentium o compatible a 1 GHz Disco duro: 50 MB RAM: 192 MB Monitor: SVGA Mouse: MS Mouse Unidad CD-ROM

Instalación

Los programas pueden ser instalados desde el CD de instalación que se entrega en la caja o desde aplicaciones de instalación que se descargan del sitio web de Wilsoft.

Instalación desde CD

Cierre todas las aplicaciones y ventanas que pueda tener abiertas, introduzca el CD en la unidad lectora de su computadora, automáticamente le aparecerá el asistente de instalación, siga los pasos aquí indicados. En caso de tener desactivado el Autorun en su ordenador, acceda al icono Mi PC y desde allí abra la unidad lectora del CD (Generalmente unidad D:), busque el Archivo

4

bajo el nombre WilsoftInstall.exe y haga doble clic sobre el mismo, a partir de estos momentos se abrirá una pantalla con la presentación de todos los productos Wilsoft.

Para instalar un producto en específico

1. haga clic sobre el logo del producto 2. haga clic sobre Instalar

En primer lugar el asistente copiará los archivos necesarios para la instalación, deberá esperar a que aparezca la siguiente ventana.

5

Aparecerá la ventana de instalación, en ella deberá pulsar sobre el botón Siguiente si realmente desea ejecutar la instalación en estos momentos y Cancelar si ha decidido salir de la misma.

Se recomienda dejar el directorio predeterminado, aunque Usted tiene la opción de cambiar el directorio de donde quiere que se guarden los archivos correspondientes de la aplicación. Para ello puede hacer clic sobre el botón Examinar y localizar el directorio deseado.

6

7

Por último y ante la aparición de esta ventana, pulse sobre el botón Siguiente para confirmar la instalación de la aplicación.

8

A partir de estos momentos el proceso de instalación copiará los archivos propios de la aplicación. Una vez finalizada toda la copia, el programa le indicará que la instalación ha finalizado correctamente, acepte dicho mensaje terminando de esta forma el proceso.

9

Base de datos

Para instalar la base de datos en el servidor se debe abrir una instancia del SQL Server Management Studio, crear una nueva base de datos con el nombre del producto y ejecutar el script que se entrega con el software.

El producto se puede instalar en una PC o en un servidor. Se recomienda su instalación en un servidor para que todos los usuarios puedan acceder a la aplicación sin necesidad de tenerlo instalado localmente.

En cada PC donde se vaya a utilizar el producto se debe crear un acceso directo al archivo ejecutable del servidor.

Ejecución

10

Para ejecutar la aplicación haga doble clic en el acceso directo creado en el escritorio. Es posible que al ejecutarse por primera vez no haya conexión con la base de datos. En ese caso la ventana de inicio de sesión habilita el botón Conectar. Al hacer clic en Conectar se abre la ventana Conexión a datos para establecer la información de conexión.

Esta opción establece los parámetros para conectarse a la base de datos.

Autenticación: Dispone de dos modos de autenticación al conectarse a la base de datos.

1. Windows: permite conectarse mediante una cuenta de usuario de Windows.

2. SQL Server: Cuando un usuario se conecta con un nombre y una contraseña

de inicio de sesión determinados desde una conexión no confiable, SQL Server

11

realiza la autenticación y comprueba si se ha configurado una cuenta de inicio

de sesión de SQL Server y si la contraseña especificada coincide con la

almacenada anteriormente. Si SQL Server no tiene configurada una cuenta de

inicio de sesión, la autenticación no se realizará correctamente y el usuario

recibirá un mensaje de error.

Siempre que sea posible utilice la autenticación de Windows.

Nombre del servidor: Nombre del servidor de la base de datos. Si se conecta a SQL Server Express, use el nombre del equipo seguido de \sqlexpress.

Nombre de usuario: Nombre de usuario con el que se va a conectar. Esta opción sólo está disponible si ha seleccionado la autenticación de SQL Server para conectarse.

Contraseña: Escriba la contraseña del inicio de sesión. Esta opción sólo es editable si ha seleccionado la autenticación de SQL Server para conectarse.

Asociar con un archivo de base de datos: Indica si se conecta a un archivo de base de datos.

Archivo: Dirección y nombre del archivo de base de datos. Por lo general el nombre del archivo es [Nombre de la aplicación].mdf , por ejemplo qtraining.mdf y se encuentra en la carpeta donde quedó instalado el sistema.

Base de datos: Nombre de la base de datos. Por lo general el nombre es el nombre de la aplicación. Debe ser el nombre de la base de datos que se creó con SQL Server Management Studio.

Conectar: Haga clic aquí para conectarse al servidor seleccionado anteriormente. Los datos de conexión quedarán guardados para futuras conexiones.

Cancelar: Haga clic aquí para cancelar el cambio de conexión.

Al conectarse se solicita usuario y contraseña. Solamente se permitirá acceso a usuarios registrados en el sistema. Para que un usuario pueda entrar en el sistema debe ser registrado por un usuario con rol Admin. Vea más detalles en Usuarios en el capítulo Opciones generales.

12

La primera vez que se ejecuta la aplicación, puede entrar con el usuario Admin sin contraseña. Este usuario tiene todos los permisos en el sistema y puede registrar nuevos usuarios. Se recomienda ponerle una contraseña a este usuario para evitar que sea usado por personas no autorizadas.

13

Opciones generales de configuración

Se recomienda que al entrar se configuren opciones generales como roles, usuarios y correo electrónico.

Roles

Los roles permiten agrupar los usuarios según su función dentro del sistema. Se pueden registrar cuantos roles sean necesarios. Sin embargo, es de mucha utilidad hacer un buen análisis de los roles que se necesitan según los procesos que se vayan a gestionar en el sistema, ya que un usuario solamente puede tener un rol específico. Se recomienda hacer primero un esbozo de los procesos pensando en las personas que van a interactuar en ellos.

El rol Admin no se puede eliminar, ni renombrar. Los usuarios de este rol pueden configurar el sistema y tienen acceso a las opciones Roles, Usuarios, Configuración y Propiedades de grupos.

Para acceder a la ventana Roles haga clic en Roles en el menú de aplicación.

Para crear un rol

1. Haga clic en el botón Nuevo

2. Modifique el nombre que se crea por defecto.

14

3. Haga clic en Guardar

Para cambiar el nombre de un rol

1. Haga clic en la lista en el rol que quiere modificar

2. Modifique el nombre que aparece en la parte derecha de la pantalla.


Para eliminar un rol

1. Haga clic en Eliminar de la lista en el rol que desea eliminar. El sistema

preguntará que desea hacer con la información relacionada al rol, como pueden

ser los usuarios de ese rol. Aparecerán tres opciones:

a. Eliminar: Esta opción elimina la información relacionada y no se podrá

recuperar.

b. Transferir: Esta opción transfiere la información relacionada de un rol a

otro rol que se seleccione en el combo de roles que se despliega. Por

ejemplo: Si se elimina el rol Supervisor y se quiere que los usuarios

supervisores no se eliminen sino que pasen a ser usuarios

Superintendentes, entonces se debe escoger transferir la información

relacionada del rol Supervisor al rol Superintendente,

c. Cancelar: Esta opción cancela la eliminación del rol.


Usuarios

A la aplicación solo pueden acceder usuarios registrados. Para acceder a la ventana Usuarios haga clic en Usuarios en el menú de aplicación.

15

La parte izquierda de la pantalla muestra la lista con los nombres de los usuarios, mientras que la parte derecha muestra la información del usuario seleccionado:

Nombre: Nombre de usuario para entrar al sistema,

Contraseña: Contraseña del usuario,

Email: Email del usuario, es importante registrar el email porque todos los

avisos son por esta vía.

Rol: Rol del usuario.

Entre los usuarios se encuentra Admin que posee todos los permisos en el sistema. A Admin sólo se le puede cambiar el Email y la contraseña. No se puede eliminar. Se pueden crear otros usuarios con rol Admin con otro nombre que se pueden eliminar y se le pueden asignar diferentes permisos.

Para crear un usuario

1. Haga clic en Nuevo

2. Modifique la información que se crea por defecto.


Para modificar la información de un usuario

1. Haga clic en el nombre del usuario en la lista

2. Modifique la información en la parte derecha.


Para eliminar un usuario

16

1. Haga clic en Eliminar de la lista en el usuario que desea eliminar. El

sistema preguntará qué desea hacer con la información relacionada al usuario,

como pueden ser las evaluaciones realizadas por ese usuario. Aparecerán tres

opciones:

a. Eliminar: Esta opción elimina la información relacionada y no se podrá

recuperar.

b. Transferir: Esta opción transfiere la información relacionada del usuario

a otro usuario que se seleccione en el combo de usuarios que se

despliega. Por ejemplo: Si se elimina el Usuario1 y se quiere que las

evaluaciones realizadas por este usuario no se eliminen sino que

pasen a ser como evaluaciones realizadas por Usuario2, entonces se

debe escoger transferir la información relacionada del Usuario1 a

Usuario2,

c. Cancelar: Esta opción cancela la eliminación del usuario.


Importar usuarios

Todos los productos permiten importar la lista de usuarios desde el directorio activo o desde un archivo de Excel. Ver Configuración en el manual del producto para más detalles.

Correo electrónico

Todos los avisos se realizan a través de correo electrónico por lo que es importante suministrar la información del servidor de correo para que se puedan enviar los mensajes de aviso.

En la pestaña Email de las opciones de configuración se alimenta la información de configuración del correo electrónico.

17

- Uso de correo electrónico: Permite activar y desactivar el uso de correo electrónico.

- Mostrar mensajes: Permite que se muestre una pantalla con el contenido del mensaje antes de enviarse.

- Editar mensajes: Permite modificar el contenido del mensaje antes de enviarse. - Modo de Autenticación: Indica si el servidor de correos SMTP requiere que el

cliente se autentique antes de que el servidor envíe correo electrónico en su nombre. En este caso se debe definir el usuario y contraseña.

- Correo que recibe el reporte: Dirección de correo de la persona que recibirá el reporte resumen de servicios atrasados o por realizar. Este reporte se emite una vez al día y se activa con la primera persona que abre el producto.

- Servidor de correo saliente: Dirección del servidor de correo por donde saldrán los mensajes que emite el producto.

- Nombre de usuario: Usuario de la cuenta de correo, en el servidor de correo, desde donde saldrán los mensajes de atrasos.

- Contraseña: Contraseña de la cuenta de correo desde donde saldrán los mensajes de atrasos.

- Puerto: Puerto del servidor de correos.

18

Descripción general de las aplicaciones QAction es un software para el control de Auditorías, Acciones correctivas y preventivas. Incluye quejas de clientes, productos no conformes, inspecciones directas, recurrencia de problemas, reporte de atrasos por persona y por departamento. QCeo es un software para el control de la información gerencial y de las reuniones de revisión por la dirección. Permite monitorear los indicadores más importantes de la empresa conectándose a otras bases de datos y desplegando gráficas de meta. Controla los compromisos y las actividades para cumplir con ellos. QDoc es un software para el control electrónico de documentos. Permite desarrollar una política y un procedimiento para el control de documentos, mantiene una lista maestra de documentos, avisa oportunamente de los documentos que esperan por revisión y/o aprobación según la persona que ejecute al sistema. QGage es un software para el control de instrumentos y análisis del sistema de medición. Incluye control de inventarios (instrumentos), planeación de calibraciones, análisis del sistema de medición basado 100% en el MSA, módulo para cálculo y análisis de incertidumbre, análisis gráfico, estudio de R y R variable y por atributos, calibraciones, linealidad, sesgo y estabilidad. QProcess es un software para la modelación, ejecución y análisis de procesos de gestión. Permite ejecutar flujos de trabajo diseñados por el usuario, determinar cuellos de botella y obtener estadísticas de las ejecuciones de procesos. QSupplier es un software para el control y evaluación de proveedores. Contempla un diseñador de evaluaciones y análisis de los resultados. QTraining es un software para la evaluación de desempeño y control de capacitación. Detecta las necesidades de capacitación a través de un procedimiento sencillo, evalúa el impacto real de los cursos de capacitación en las empresas, historial de los trabajadores dentro de la empresa, identificación de los indicadores de desempeño en el trabajo.

19

QAction QAction es un programa destinado a aquellas empresas que están interesadas en llevar un buen control de las auditorías realizadas al sistema de calidad, así como el control de las acciones correctivas y preventivas. Este software cumple a plenitud con los requerimientos de la norma ISO 9001. QAction facilita el cumplimiento de las exigencias de los certificadores sobre el ciclo de mejora continua. El sistema tomará el control y dará seguimiento a los problemas o no conformidades detectadas, se encargará de avisar a los responsables de cada una de las etapas del proceso de resolución de problema. Cada persona será avisada a través del correo electrónico. El papeleo se reducirá considerablemente ya que la mayor parte de la evidencia quedará registrada de forma electrónica. QAction le permite - Generar de manera automática hojas de verificación. - Emitir carta predeterminada de notificación de auditoría. - Registrar problemas o no conformidades encontradas en auditorías o fuera de ellas. - Planear acciones correctivas y preventivas para cada problema. - Planear las auditorías del sistema de calidad. - Incorporar planes de auditoría. - Emitir requisición de acción correctiva y preventiva. - Verificar y registrar la efectividad de las acciones correctivas. - Controlar las quejas de cliente. - Controlar los informes de producto no conforme. - Emitir un reporte ejecutivo que envía automáticamente a la dirección sobre los atrasos en las respuestas de acciones inmediatas, análisis de causa raíz, acciones correctivas permanentes y cierres de acciones correctivas. - Controlar la recurrencia de problemas. La mejora continua

Las auditorías y las acciones correctivas representan el motor impulsor de la mejora continua en el sistema de calidad, por lo que es de vital importancia llevar un estricto control en el seguimiento de todos los problemas o no conformidades desde su detección hasta la eliminación definitiva de la causa raíz. Es común ver en las empresas que al detectarse un problema o no conformidad se

20

solicita una acción correctiva pero no se le da seguimiento, o simplemente se llenan algunos formatos en papel que se archivan o traspapelan y no se controla si realmente se resolvió el problema.

Otras empresas que han pasado satisfactoriamente las auditorías de certificación siguen teniendo quejas de clientes, productos no conformes, rechazos, etc. QAction es la herramienta concebida para resolver estas dificultades. El Software que avisa

Cuando se detecta un problema, ya sea en una Auditoria, Queja de cliente, Informe de producto no conforme o Inspección, el sistema envía un mensaje por correo electrónico a la persona responsable avisándole del registro del problema. Ésta dispone de cierto tiempo (configurable) para responder con una acción inmediata, hacer el análisis de la causa raíz y tomar la acción correctiva permanente. Una vez que cumple con estas tareas envía un mensaje se genera automáticamente un mensaje dirigido a la persona que registró el problema para que cierre la acción. En esta última fase se registra si se resolvió el problema, si se eliminó la causa raíz, si se necesitan acciones preventivas, el resultado de la acción, así como la Verificación y el Control. Para ello dispone también de cierto tiempo configurable. Si alguna de estas actividades no se realiza en el tiempo reglamentado, se incluye en un reporte de atrasos que QAction genera diariamente de forma automática y que envía una vez al día por correo electrónico a una dirección de correo configurable. Esta dirección puede ser la del gerente de calidad, del director o de alguna autoridad de la empresa interesada en conocer el funcionamiento del sistema de calidad. De esta manera la dirección está al tanto de cómo está funcionando su sistema de calidad. Por otra parte, los responsables de cada una de las tareas son advertidos del tiempo que tienen para ejecutarlas y son enterados de que la dirección de la empresa está al tanto de los atrasos que se generen. Vigilante atento

Ocurre en muchas organizaciones que se detecta un problema o no conformidad, se solicita la acción correctiva, se toman las acciones pertinentes y se almacenan los registros. Al mes se detecta el mismo problema y siguiendo el mismo procedimiento se llenan los registros y se almacenan. A las tres semanas vuelve a ocurrir el mismo problema, se vuelven a llenar los papeles. Para los auditores, esta empresa está bien porque cumple con la norma, sin embargo la empresa no está bien porque en realidad no está resolviendo el problema. Es cierto que cumple con la norma y con los

21

procedimientos porque llenan los registros, pero siguen teniendo problemas y su sistema de calidad no está ayudando a resolverlos. ¿Cómo resolver esto? QAction presenta un vigilante electrónico que analiza la recurrencia de problemas automáticamente. O sea, si un tipo problema se repite varias veces (configurable) en un determinado intervalo de tiempo, QAction envía un mensaje de alerta de recurrencia de problema, lo cual significa que aunque se llene la información de las acciones correctivas a tomar, en realidad no se está eliminando la causa raíz del problema. Por lo tanto en estos casos se debe realizar un análisis más profundo de la causa raíz. El mensaje de recurrencia de problema le llegará a una autoridad para que ayude al responsable del problema a realizar un análisis correcto de la causa raíz y a tomar una acción correctiva que resuelva el problema y elimine definitivamente la causa raíz. Resolver todos los problemas

QAction está preparado para que todos los problemas que surjan en la organización puedan entrar a un proceso de análisis y resolución. Está preparado para ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000. Permite implantar la metodología de las Ocho disciplinas para la resolución de problemas. Inteligencia empresarial

QAction ayuda a fortalecer la inteligencia de la organización ya que queda registrada la información de los problemas con su solución. Esta información se puede consultar y filtrar en cualquier momento.

Además, si Usted es responsable de un problema puede encontrar los problemas similares al suyo que se hayan detectado en el pasado así como su solución. De esta manera puede ver cual fue la solución que se implementó y que resultados tuvo. Lo cual le ayuda a resolver el problema de una forma fácil y rápida. Con esta opción QAction va aprendiendo con el tiempo, generando inteligencia empresarial.

Modo recomendado de operación Primer paso: Registrar roles

Vea más arriba Roles en Opciones generales de configuración.

22

Siguiente paso: Registrar los usuarios

Vea más arriba Usuarios en Opciones generales de configuración.

Siguiente paso: Registrar los grupos

La pantalla principal tiene el aspecto del explorador de Windows. En la parte izquierda se muestran los grupos de acciones en forma de carpetas de Windows, mientras que en la parte derecha se muestran las acciones del grupo seleccionado. Los grupos pueden representar áreas, departamentos, procesos o cualquier otra manera de organizar la información.

La información se agrupa con el objetivo de establecer un mejor control sobre la misma. Aprovechando el funcionamiento en red de QAction y los derechos por grupo se puede configurar la aplicación de manera que los usuarios de un área solamente vean información de su área, mientras que los directivos puedan ver información de varias áreas. Desde esta pantalla se pueden crear los grupos haciendo clic derecho sobre la parte izquierda de la pantalla y seleccionando la opción Nuevo. Para cambiar el nombre de un grupo se selecciona la opción Propiedades. Mientras que para eliminar un grupo se selecciona la opción Eliminar. A estas opciones de menú tendrá acceso el usuario con rol Admin.

Propiedades del grupo

En la pestaña General se registra la información general del grupo: - Nombre del grupo: Nombre que se muestra en la pantalla principal - Descripción: Información relacionada con el grupo - Prefijo: Caracteres que se utilizan para generar la clave automática de los

problemas relacionados con el grupo. Esta clave está formada por el prefijo del grupo y un número consecutivo. Por ejemplo si la clave del grupo Administración es ADMON-, QAction generará claves automáticas para los problemas del tipo “ADMON-00001”, “ADMON-00002”, etc. Las claves de los problemas pueden ser modificadas al momento de generarse.

- Correo para avisos: En este campo se registra una dirección de correo electrónico que recibirá copia de los avisos de atrasos en los problemas pertenecientes al grupo.

23

Permisos de los usuarios sobre el grupo

En la pestaña Permisos del usuario se establecen los permisos que los usuarios poseen sobre los grupos.

- Leer: Permite ver la información perteneciente al grupo.

- Editar: Permite modificar información relacionada con el grupo.

- Eliminar: Permite eliminar registros relacionados con el grupo.

- Problema: Permite registrar problemas. Los auditores deben tener activado este permiso para registrar los hallazgos de auditoría. El usuario que registra el problema es el mismo que le debe dar cierre a la acción correctiva. Sin embargo, QAction permite que los usuarios con el permiso Autorizar puedan cerrar las acciones correctivas del grupo.

- Auditoría: Permite registrar auditorías en el grupo.

- Queja: Permite registrar quejas en el grupo.

- Producto no conforme: Permite registrar informes de producto no conforme.

- Inspección directa: Permite registrar inspecciones directas.

- Preventiva: Permite registrar acciones preventivas.

- Recurrencia: Permite recibir los avisos de recurrencia de problema por correo electrónico cuando un responsable del problema reincide en un tipo de problema más de una cierta cantidad de veces.

24

- Autorizar: Los usuarios con este derecho pueden autorizar las acciones correctivas del grupo.

Siguiente paso: Utilerías

Antes de pasar a registrar Auditorías, Quejas de clientes, Informes de producto no conforme, se deben registrar los tipos y categorías de auditorías, clasificaciones y tipos de problemas, productos y clientes de la organización. Estas recomendaciones se deben a que estas pantallas tienen relaciones entre sí. Aunque algunos de estos registros se pueden posponer para más adelante. Uso normal de la aplicación

Una vez completados los pasos anteriores ya se encuentra en disposición de registrar las fuentes de problemas o no conformidades, es decir las auditorías, quejas de clientes, informes de productos no conformes e inspecciones directas. Es importante recordar que en QAction se registran los problemas o no conformidades detectados en cada una de estas fuentes de problemas. Y que cada problema entra a una metodología de resolución de problema que incluye Acción inmediata, Análisis de causa raíz, Acción correctiva permanente, Autorización y Cierre. Puede ver esto con más detalle en el manual del programa que se encuentra en la opción Ayuda/ Manual que abre un documento en formato PDF con toda la información del producto. Es

25

necesario que en su computadora se encuentre instalado Acrobat Reader o algún programa que permita leer archivos PDF. Uso normal de la aplicación

Una vez completados los pasos anteriores ya se encuentra en disposición de registrar las fuentes de problemas o no conformidades, es decir las auditorías, quejas de clientes, informes de productos

26

QCeo Actualmente las organizaciones manejan tal volumen de información que es prácticamente imposible controlarla toda, es preciso resumirla y monitorearla en forma de indicadores que representen la información crítica de la empresa. De esta necesidad nace QCeo que facilita el control de la información gerencial. Una de las grandes ventajas de QCeo es que aprovecha la información que ya existe en la organización. Es decir, no es necesario volver a registrar los valores de los indicadores. Si ya su empresa cuenta con sistemas informáticos, QCeo se puede conectar a las bases de datos de estos sistemas y puede extraer la información necesaria para mostrar el indicador. Por ejemplo, digamos que su organización cuenta con un sistema para controlar las ventas, y que un indicador importante es el volumen de venta semanal, En QCeo se puede configurar este indicador de manera que se conecte a la base de datos del sistema de ventas y extraiga la información necesaria y la muestre en forma gráfica. Así mismo se pueden definir indicadores de gastos, ausentismo, capacitación, acciones correctivas, comportamiento de proveedores, etc. El director y los ejecutivos pueden tener una especie de tablero de comandos en su computadora y monitorear todo el panorama de la organización. QCeo permite que los ejecutivos estén al tanto de lo que ocurre en la empresa al supervisar con un mínimo de esfuerzo los indicadores clave de rendimiento, tales como la satisfacción de los clientes, de los empleados, evaluación de proveedores, acciones correctivas abiertas, evaluación de desempeño del personal, etc. Estos indicadores pueden proceder de un amplio rango de fuentes de información provenientes de diferentes áreas de su negocio. Analizar, Planear y Actuar

QCeo le permite ejecutar este ciclo para que su organización mejore en los aspectos que realmente le interesa. Cuando un indicador se actualiza a un estado crítico (rojo) o de alerta (amarillo), QCeo envía un mensaje por correo electrónico al responsable del indicador advirtiéndole del estado en que se encuentra. Esta persona debe entrar a QCeo y registrar los compromisos que asume para que el indicador mejore su valor. A medida que el responsable vaya tomando las acciones pertinentes deberá registrarlas en el sistema. QCeo se ocupará del control del cumplimiento de los compromisos en el tiempo acordado y de las actividades realizadas para cumplir estos compromisos. Si un compromiso no es completado en tiempo enviará mensajes por correo electrónico al responsable del departamento y a una dirección que se configure informando del atraso

27

en el incumplimiento del compromiso. Diariamente se envía por correo electrónico un reporte ejecutivo con todos los atrasos en el cumplimiento de los compromisos. Reuniones eficientes y provechosas

QCeo reduce la duración de las reuniones a la mitad del tiempo porque antes de entrar a la reunión el director y los gerentes ya conocen el estado actual de los indicadores, los compromisos de los responsables para cumplir con las metas y las actividades o acciones que han realizado para cumplir con los compromisos. Todo está ahí, solamente falta generar ideas para solucionar los problemas y buscar mejoras. QCeo le permite

- Planear las reuniones de revisión de la dirección del sistema de calidad así como cualquier otra reunión.

- Generar de manera automática la minuta de la reunión. - Monitorear los indicadores críticos de la empresa. - Graficar y filtrar la información de los indicadores. - Administrar los compromisos. - Administrar las actividades de los miembros de la organización. - Navegar gráficamente a través de las áreas de la empresa. - Manejar la seguridad de los datos a través de definición de permisos de

usuario. - Diseñar las plantillas de reportes del sistema.


Vea más arriba Roles en Opciones generales de configuración. Siguiente paso: Registrar los usuarios



La pantalla principal tiene el aspecto del explorador de Windows. En la parte izquierda se muestran los grupos de acciones en forma de carpetas de Windows, mientras que en la parte derecha se muestran los indicadores del grupo seleccionado. Los grupos

28

pueden representar áreas, departamentos, procesos o cualquier otra manera de organizar la información.

La información se agrupa con el objetivo de establecer un mejor control sobre la misma. Aprovechando el funcionamiento en red de QCeo y los permisos por grupo se puede configurar la aplicación de manera que los usuarios de un área solamente vean información de su área, mientras que los directivos puedan ver información de varias áreas. Desde esta pantalla se pueden crear los grupos haciendo clic derecho sobre la parte izquierda de la pantalla y seleccionando la opción Nuevo. Para cambiar el nombre de un grupo se selecciona la opción Propiedades. Mientras que para eliminar un grupo se selecciona la opción Eliminar. A estas opciones de menú tendrá acceso el usuario con rol Admin.


En la pestaña General se registra la información general del grupo: - Nombre del grupo: Nombre que se muestra en la pantalla principal - Descripción: Información relacionada con el grupo - Correo para avisos: En este campo se registra una dirección de correo

electrónico que recibirá copia de los avisos de atrasos en compromisos y en indicadores en estado de alerta.

Permisos de los usuarios sobre el grupo

29

En la pestaña Permisos del usuario se establecen los permisos que los usuarios poseen sobre los grupos.

- Leer: Permite ver la información perteneciente al grupo.

- Reuniones: Permite registrar reuniones en el grupo.

- Compromisos: Permite registrar compromisos en el grupo.

- Actividades: Permite registrar actividades en el grupo.

- Indicadores: Permite registrar indicadores en el grupo.

- Eliminar: Permite eliminar indicadores del grupo.

Uso normal de la aplicación

Una vez completados los pasos anteriores ya se encuentra en disposición de registrar reuniones, indicadores, compromisos y actividades. Para ello consulte el manual en pantalla que presenta QCeo en la opción de menú Ayuda/ Manual.

30

QDoc QDoc es un software que cuenta con los requerimientos del ISO 9000 para llevar a cabo el control de documentos. QDoc le permite

- Desarrollar una política y un procedimiento para el control de documentos. - Mantener una lista maestra de documentos que incluya la identificación del documento, fecha de creación y de última revisión, responsable y más datos para cada documento controlado. - Asegurar que sólo los cambios autorizados puedan ser realizados a los documentos controlados. - Asegurar que sólo un procedimiento aprobado está en su lugar, y tiene seguimiento para todos los cambios y revisiones por los individuos apropiados. - Asegurar que los documentos controlados están disponibles para quien los necesite cuando se requieran. - Asegurar que sólo la versión vigente y aprobada de cada documento controlado es usada. - Mantener registros que muestren el historial de los documentos. - Proporcionar seguridad en el acceso a las versiones obsoletas del documento. Además, QDoc es una base de datos que vincula el control de documentos con los documentos mismos. Cada documento registrado en QDoc tiene en un historial de revisiones, un procedimiento de aprobación incorporado, y una lista de distribución electrónica. Control de documentos

El control de documentos es uno de los procedimientos obligados de la Norma ISO 9001 y representa la fuente número uno de no conformidades en la auditorías de certificación. El 80% de las no conformidades detectadas en las auditorias están relacionadas con el control de documentos. Es muy común ver en empresas e instituciones que, a pesar del esfuerzo del encargado del control de documentos, algunas personas presenten copias no vigentes de los documentos; o que no tiene acceso a un documento que necesita. Es injusto que la mayoría de las no conformidades que se detectan en las auditorías sean por aspectos que directamente no afectan la calidad del producto. La organización

31

se esfuerza por ofrecer productos y servicios de calidad y los auditores la señalan por un detalle en el control de la documentación que puede ser irrelevante. QDoc es la herramienta concebida para resolver estas dificultades. Su objetivo es liberar a las personas de la parte administrativa del sistema, dejándole este trabajo a las computadoras. El Software que avisa

Cuando alguien con permiso modifica un documento, QDoc envía un mensaje a los usuarios que deben revisarlo. Una vez que estos lo revisan, QDoc envía un mensaje a la persona que debe dar la aprobación final a los cambios. Esta persona entra a QDoc, aprueba los cambios y automáticamente el documento queda visible para todos los usuarios de la lista de distribución. En cada etapa cada actor cuenta con cierto tiempo (configurable) para realizar su tarea. Si alguna de estas actividades no se realiza en el tiempo reglamentado, se incluyen en un reporte de atrasos que QDoc genera diariamente y que envía por correo electrónico a una dirección de correo configurable. Esta dirección puede ser la del gerente de calidad, del director o de alguna autoridad de la empresa interesada en conocer el funcionamiento del sistema de control de documentos. De esta manera la dirección está al tanto de cómo está funcionando su sistema de calidad. Por otra parte, los responsables de cada una de las tareas son advertidos del tiempo que tienen para ejecutarlas y son enterados de que la dirección de la empresa está al tanto de los atrasos que se generen. Las computadoras se hacen cargo del control. No más papeles archivados. Dejamos de trabajar para el Sistema de Calidad y ahora el Sistema de Calidad empieza a trabajar para nosotros. De modo que los responsables de la calidad se pueden concentrar en su trabajo porque la parte administrativa es realizada por las computadoras. ¿Y leyeron los documentos? Un problema crítico en las organizaciones es que a muchas personas le proporcionan copia de procedimientos, instructivos, etc., pero no los leen. Simplemente lo guardan en una carpeta que luce muy bien como adorno. Con QDoc esto queda solucionado porque podemos saber en todo momento quien entró a leer cada documento. Cada usuario deberá confirmar de entendido los cambios al aprobarse la nueva versión del documento.

32

Con una interfase muy fácil de operar, QDoc garantiza que:

- los usuarios siempre consulten la versión actualizada de los documentos, - haya control sobre los documentos obsoletos o no vigentes, - los documentos modificados sean revisados y aprobados antes de su emisión, - los cambios y el estado de revisión actual de los documentos sean identificados, - los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables





QDoc permite agrupar los documentos con el objetivo de facilitar la asignación de permisos de los usuarios sobre los documentos. También este agrupamiento se utiliza en la creación de rutas de aprobación. En la parte izquierda de la pantalla principal se muestra una estructura de árbol con los grupos de documentos. Dentro de cada grupo se encuentran los subgrupos del grupo seleccionado. Se pueden crear tantos subgrupos en profundidad como sea necesario.

Para crear un grupo nuevo se hace clic derecho sobre el árbol y se selecciona la opción de menú Nuevo. Para modificar o editar las propiedades de un grupo se hace clic sobre derecho sobre el grupo y se selecciona Propiedades.

Para eliminar o dar de baja a un grupo de documento se hace clic derecho sobre el grupo y se selecciona la opción Eliminar. Pero sólo el usuario con rol Admin puede hacer esta operación. Al eliminar un grupo QDoc pregunta si el usuario desea eliminar los documentos del grupo o si desea transferirlos a otro grupo. En caso de que se seleccione la opción de eliminar los documentos, los documentos pasan al grupo Documentos eliminados. A este grupo solamente tienen acceso los usuarios con rol Admin.


En la pestaña General se registra la información general del grupo:

33

- Nombre del grupo: Nombre que se muestra en la pantalla principal - Descripción: Información relacionada con el grupo - Correo para avisos: En este campo se registra una dirección de correo

electrónico que recibirá copia de los avisos de atrasos en compromisos y en indicadores en estado de alerta.

- Prefijo: Prefijo que se usa para elaborar la codificación automática de documentos.

La ruta de aprobación indica quienes son los revisores y el usuario que aprueba los documentos del grupo. Es el camino que sigue el documento cuando se modifica, es decir, quienes son las personas que deben revisar los documentos y quien debe dar la aprobación final del mismo.

34

En la pestaña Permisos del usuario se establecen los permisos de los usuarios sobre los documentos del grupo.

- Leer: Permite que el usuario vea los documentos del grupo. Un usuario que no tenga derecho de leer sobre un grupo no se va a enterar que existen los documentos de ese grupo.

- Editar: Permite al usuario hacer cambios o subir nuevas versiones de los documentos del grupo.

- Imprimir: Permite al usuario imprimir copias del documento.

- Eliminar: Permite al usuario eliminar documentos del grupo.

- Descargar: Permite al usuario descargar una copia del documento.

- Obsoleto: Permite al usuario consultar versiones anteriores de los documentos del grupo.

- Modificar ruta: Permite al usuario cambiar la ruta de aprobación de los documentos del grupo en las propiedades del documento.


Una vez completados los pasos anteriores ya se encuentra en disposición de registrar los documentos. Para registrar cada documento al sistema primero se deben llenar sus propiedades y luego subir el archivo que contiene el documento. Consulte el manual en pantalla o la ayuda (F1) para ver los detalles.

35

QGage QGage es un programa destinado a aquellas empresas que están interesadas en llevar un buen control de sus instrumentos de medición así como mantener en buenas condiciones su sistema de medición. QGage es un sistema completamente amigable que conserva los estándares de Windows, por lo que el usuario que haya tenido contacto con cualquier aplicación desarrollada para Windows, como MS Excel, MS Word, etc., podrá aprender rápidamente el manejo de este programa. Esta nueva versión ofrece:

- Seguridad en la entrada al sistema - Recordatorio con planeación - Clasificación de instrumentos por tipo - Control de Fuentes de Incertidumbre - Bitácora - Control de instrumentos - Control de patrones - Estudios de R y R - Calibraciones - Cálculo de incertidumbre - Análisis de Linearidad - Análisis de Estabilidad - Análisis gráfico - Plan de calibraciones

Mediciones correctas

El sistema de medición de una empresa son los ojos a través de los cuales se observa la calidad. Si no contamos con un sistema de medición confiable nunca podremos saber si producimos con calidad hasta que el cliente comience a quejarse y rechazar productos. En muchas empresas se confunde el sistema de medición con los instrumentos, pero el sistema de medición es más que eso. El sistema de medición está formado por instrumentos, operadores y métodos de medición.

36

Estudios de Repetibilidad y Reproducibilidad (R y R)

El estudio de R y R es el estudio más importante de todos porque nos dice si nuestro sistema de medición es adecuado para medir nuestro proceso. Cuando un estudio de R y R arroja un resultado mayor del 30% indica que el sistema de medición es inaceptable. No necesariamente significa que el instrumento mida incorrectamente. La causa de un elevado % R y R puede radicar en el instrumento, en los operadores o en el método de medición.

En muchas empresas ocurre que cuando se obtiene un alto % R y R se envía el instrumento a calibrar, lo cual es incorrecto porque el estudio de R y R evalúa el sistema de medición y no sólo al instrumento de medición. Para encontrar la verdadera causa de un alto % R y R se deben analizar las gráficas del estudio como rangos, medias, corridas, puntos individuales. Estas gráficas le dirán exactamente cual es la causa del problema. Con QGAGE esto es muy fácil. Basta con hacer un par de clics y Usted obtiene las gráficas que desea con recomendaciones para el análisis que le permitirán descubrir la verdadera causa del alto % R y R. Muchas veces la causa radica en el método de medición. Imagínese que dos operadores vienen de diferentes empresas e ingresan a la suya. Los dos tienen experiencia en el uso del instrumento, pero no miden de la misma manera. Esto provoca una variación en los resultados de las mediciones que se refleja en un alto valor del % R y R. Si Usted no analiza las gráficas, probablemente envíe el instrumento a calibrar cuando el instrumento se encuentra en perfectas condiciones. El análisis gráfico le ahorra muchos recursos y ayuda a tomar decisiones correctas. Cálculo de Incertidumbre

Otro elemento muy importante en las mediciones es el valor de la incertidumbre. Sabemos que cuando medimos varias veces sobre una misma pieza con el mismo instrumento los resultados son diferentes. Es decir, siempre hay variación. Por lo que cuando reportamos un valor de una medición debemos tener en cuenta esa variación que no es más que la incertidumbre de la medición. Veamos por qué es tan importante conocer la incertidumbre de la medición. Supongamos que el diámetro de un pistón tiene una especificación de 10.00 +/- 0.05 cm. Esto significa que las medidas del diámetro deberán oscilar entre 9.95 y 10.05 cm para que sea aceptado por el cliente. Supongamos que la incertidumbre del instrumento es 0.10 cm. Si al medir un pistón el resultado de la medición es 10.03, se puede tomar la decisión de aceptar el pistón como que se encuentra dentro de especificación. Sin embargo, el valor de incertidumbre significa que el verdadero valor

37

del diámetro del pistón no se conoce, pero se sabe que se encuentra entre 10.03 – 0.10 y 10.03 + 0.10 es decir entre 9.93 y 10.13. Este intervalo incluye medidas fuera de especificación lo que puede provocar que se entregue un producto defectuoso creyendo que es bueno. Esto generaría un rechazo del cliente con las consecuencias que todos conocemos. Es por eso que es muy importante mantener los valores de incertidumbre bajos con respecto al intervalo de especificación. Las fórmulas para calcular la incertidumbre pueden resultar complicadas de aplicar, pero con QGAGE esta tarea se realiza de una manera muy fácil y sumamente rápida ya que QGAGE contiene fórmulas para las fuentes de incertidumbre más comunes como Resolución, Umbral de movilidad, Repetibilidad, Reproducibilidad, Histéresis, Temperatura, y Patrón. Además, le permite al usuario incorporar otras fuentes de incertidumbre. Control de los instrumentos

Llevar un buen control de los instrumentos de medición significa llevar registros de todo lo que le ocurre al instrumento. Los daños, reparaciones, salidas y entradas de su lugar, etc. QGAGE le permite consultar todo lo que le ha ocurrido a un instrumento o todas reparaciones que se han realizado en la empresa. Además avisa por correo electrónico cuando un instrumento entra o sale de su lugar. QGAGE le recuerda cuando un instrumento debe calibrarse o cuando le toca el estudio de R y R. Permite planear las calibraciones y los estudios R y R y controlar eficazmente que se realicen mediante avisos de atrasos. Realiza estudios de linealidad, estabilidad y R y R por atributos basados en la 3ra edición del Measurement System Analysis (MSA) publicado por General Motor, Ford y Chrysler en marzo de 2002. Control de patrones

Los patrones deben mantener trazabilidad con los institutos nacionales de metrología. Se deben tener un buen control de los patrones con sus fechas de vencimiento, ya que calibrar un instrumento con un patrón vencido implica una no conformidad a la empresa en una auditoría. QGAGE le recuerda cuando un patrón debe calibrarse. Estos recordatorios se pueden programar con días de anticipación de manera que nunca llegue a trabajarse con un patrón vencido.

38





Los instrumentos se agrupan con el objetivo de establecer un mejor control sobre los mismos. De esta manera se pueden gestionar varios laboratorios o departamentos que controlen instrumentos en una misma base de datos. Aprovechando el funcionamiento en red de QGage y los derechos de acceso a instrumentos por grupo se puede configurar la aplicación de manera que los usuarios de un laboratorio solamente vean los instrumentos de su laboratorio mientras que el responsable de metrología puede ver todos los instrumentos de la empresa y su información.


Para eliminar o dar de baja a un grupo se hace clic derecho sobre el grupo y se selecciona la opción Eliminar. Pero sólo el usuario con rol Admin puede hacer esta operación. Al eliminar un grupo QGage pregunta si el usuario desea eliminar los instrumentos del grupo o si desea transferirlos a otro grupo. En caso de que se seleccione la opción de eliminar, los instrumentos pasan al grupo Instrumentos eliminados. A este grupo solamente tienen acceso los usuarios con rol Admin.



electrónico que recibirá copia de los avisos de atrasos en calibraciones y estudios de R y R.

39

En la pestaña Permisos del usuario se establecen los permisos de los usuarios sobre los instrumentos del grupo.

- Leer: Permite que el usuario vea los instrumentos del grupo. Un usuario que no tenga permiso de leer sobre un grupo no se va a enterar que existen los instrumentos de ese grupo.

- Editar: Permite al usuario hacer cambios en los instrumentos del grupo.

- Eliminar: Permite al usuario eliminar instrumentos del grupo.

Siguiente paso: Registrar los tipos de instrumento

En la opción de menú Utilerías/Tipos de instrumento se accede al control de los tipos o familias de instrumentos de la empresa. Controla la clasificación de los instrumentos. Para ver cómo registrar los tipos de instrumento consulte el manual en pantalla o la ayuda (F1).

40

Siguiente paso: Utilerías

De manera similar a como se registran los tipos de instrumento se deben registrar los patrones, las fuentes de incertidumbre y los elementos de bitácora antes hacer registros en la Bitácora.

Las calibraciones se necesitan de la información de los patrones y de las fuentes de incertidumbre.


Una vez que se hayan realizado los registros anteriores ya está en condiciones de usar normalmente la aplicación. Ya puede realizar estudios de R y R, calibraciones, linealidad y estabilidad. Así como hacer registros en la bitácora de los instrumentos para llevar un buen control de los mismos.

41

QProcess

Cada organización tiene procesos de negocio. Son los procesos en los que las tareas se completan una tras otra hasta tener un trabajo terminado. Usualmente, esto se realiza mediante llenado de formatos impresos y avisos por correo electrónico. Pero esta forma provoca muchos atrasos e incumplimientos en el llenado de registros con las consecuentes observaciones y no conformidades en las auditorías porque los registros son la evidencia de que el sistema de gestión vive.

Sin embargo, si una organización puede archivar sus documentos y registros en bases de datos, se pueden automatizar sus procesos de negocio en flujos electrónicos de trabajo. De esta manera los procesos pueden ser auditados con facilidad y se le pueden dar seguimiento, de modo que aseguren la rendición de cuentas y el cumplimiento coherente con las necesidades de la organización.

Wilsoft QProcess es una aplicación multiusuario que permite la implementación, automatización y seguimiento de procesos administrativos en donde se involucren documentos, registros y tareas que pasen de una persona a otra.

QProcess le ayuda a cumplir con los estándares de calidad establecidos por la alta dirección de su organización, permitiendo monitorear el desempeño de sus procesos, compararlos con las metas fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas necesarias para alcanzar sus objetivos.

Mediante una interfaz gráfica, QProcess permite dibujar fácilmente diagramas de flujos con reglas de negocios bien definidas. Luego se ocupa de ejecutar el proceso cuantas veces sea necesario. Y finalmente ayuda a encontrar cuellos de botella e incumplimiento de tareas.

Por ejemplo, el proceso de atención a queja de cliente se puede automatizar en un flujo electrónico de forma que el departamento de calidad ya no necesitará perseguir a los responsables de los diferentes pasos para que se ejecuten en tiempo ya que el sistema lo hará por ellos.

El departamento de compras puede implementar un proceso desde la requisición hasta la emisión de la orden de compra para que los pedidos se muevan de forma automática y eficiente a través de los pasos del procedimiento de aprobación. Y QProcess se asegura de que si un paso no se ejecuta en tiempo, se les recuerda al responsable, una y otra vez hasta que cumpla con la ejecución de su etapa. Si una persona se tarda en ejecutar su paso, el sistema le notifica al responsable del área para asegurar su cumplimiento.

42





Las ejecuciones de proceso se agrupan con el objetivo de establecer un mejor control sobre las mismas. De esta manera se pueden gestionar ejecuciones de procesos en varios departamentos en una misma base de datos. Aprovechando el funcionamiento en red de QProcess y los permisos de acceso por grupo se puede configurar la aplicación de manera que los usuarios de un área vean solamente la información que les corresponde.


Para eliminar o dar de baja a un grupo se hace clic derecho sobre el grupo y se selecciona la opción Eliminar. Pero sólo el usuario con rol Admin puede hacer esta operación. Al eliminar un grupo QProcess pregunta si el usuario desea eliminar las ejecuciones del grupo o si desea transferirlas a otro grupo. En caso de que se seleccione la opción de eliminar, las ejecuciones pasan al grupo Ejecuciones eliminadas. A este grupo solamente tienen acceso los usuarios con rol Admin.



electrónico que recibirá copia de los avisos de atrasos y/o de inicio de ejecuciones.

43

En la pestaña Permisos por usuario se establecen los permisos de los usuarios sobre el grupo.

- Leer: Permite que el usuario vea las ejecuciones del grupo. Un usuario que no tenga permiso de leer sobre un grupo no se entera de la existencia del grupo.

- Editar: Permite al usuario llenar pasos de proceso en las ejecuciones del grupo.

- Eliminar: Permite al usuario eliminar ejecuciones en el grupo.

- Iniciar: Permite al usuario iniciar la ejecución de un proceso en el grupo.

- Detener: Permite al usuario detener la ejecución de un proceso en el grupo.

- Deshacer: Permite al usuario deshacer el paso actual de una ejecución.

44

Siguiente paso: Diseñar procesos

Diseñar el diagrama de flujo es una de las funcionalidades más importantes de QProcess. Para acceder al diagrama del proceso se hace clic en el botón Diagrama que aparece a la derecha del nombre del proceso en la lista. Solamente usuarios con rol Admin pueden modificar el diagrama de flujo de un proceso.

El diagrama de flujo está formado por elementos de cuatro tipos:

45

1. Start: Círculo verde que representa el inicio del proceso. Todo diagrama

comienza con este elemento y se pone por defecto al inicio.

2. WStep: Paso de captura de información. Es la actividad principal.

3. Decision: Paso de decisión que desemboca en una bifurcación dependiendo de

la evaluación de una condición prediseñada.

Conector: Indica el sentido del flujo del proceso. Se representa con una flecha en el diagrama y conecta a un elemento con otro.


Una vez que se hayan realizado los registros anteriores ya está en condiciones de usar normalmente la aplicación. Ya puede ejecutar los procesos diseñados, emitir reportes y análisis de información.

46

QSupplier Todas las empresas necesitan comprar insumos o elementos para llevar adelante sus negocios. Seguramente ha percibido la influencia que los mismos tienen en la satisfacción de sus clientes, y obviamente en la operación interna (controles, inspecciones, reclamos, devoluciones, liquidación de pagos, etc.) . De aquí se desprende la importancia de poder confiar en la calidad ofrecida por los proveedores. La diferencia la harán aquellos que traten los sistemas de gestión de los suministros como parte integral de los negocios de la empresa, considerando la importancia de manejar adecuadamente todos los flujos. Para esto QSupplier le ofrece una forma sencilla para controlar y evaluar el desempeño de los proveedores en función de la calidad de sus productos, servicio, puntualidad, flexibilidad y cualquier otro criterio que emplee su empresa. El objetivo de estas evaluaciones debe ser construir una fructífera relación con sus proveedores en busca de la mejora continua. Relación mutuamente beneficiosa con los proveedores.

Entre la información de entrada para evaluar la eficiencia y eficacia de gestión de la calidad se encuentra el desempeño de los proveedores. Los proveedores representan la entrada del proceso principal, si no logramos controlar la calidad del suministro, difícilmente podremos garantizar la calidad del producto y/ o servicio final. Es por ello que uno de los principios de gestión centra su atención en Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor. Mantener una evaluación periódica del desempeño del proveedor le brinda entre otros los siguientes beneficios:

- Mejora la eficiencia y eficacia de los procesos que crean valor; - Puede establecer una comunicación en ambos sentidos en los niveles

apropiados en ambas organizaciones para facilitar la solución rápida de problemas y evitar retrasos y disputas costosos;

- Da seguimiento a la habilidad de los proveedores para entregar productos

conformes, eliminando verificaciones redundantes; - Alienta a los proveedores a implementar programas de mejora continua del

desempeño y a participar en otras iniciativas conjuntas de mejora;

47

- Permite reconocer y recompensar los esfuerzos y los logros de los proveedores. QSupplier incluye un módulo de solicitud de acción correctiva que al detectar un problema genera un formato configurable en un archivo de Excel que se envía por correo electrónico para que el proveedor lo responda. Cuando el proveedor envía la respuesta, esta se puede insertar en la base de datos de QSupplier de forma automática de manera que toda la información sobre la acción correctiva es controlada por QSupplier. QSupplier cuenta con un poderoso módulo de consulta que permite al usuario diseñar y generar cualquier reporte sobre las evaluaciones de los proveedores. Esta herramienta apoya en la toma de decisiones basada en datos reales.





Los proveedores se agrupan con el objetivo de establecer un mejor control sobre los mismos. De esta manera se pueden gestionar varios departamentos que tengan contacto con proveedores en una misma base de datos. Aprovechando el funcionamiento en red de QSupplier y los permisos de acceso a los proveedores se puede configurar la aplicación de manera que los usuarios de un área solamente vean los proveedores con los que tienen relación.


48

Para eliminar o dar de baja un grupo se hace clic derecho sobre el grupo y se selecciona la opción Eliminar. Pero sólo el usuario con rol Admin puede hacer esta operación. Al eliminar un grupo QSupplier pregunta si el usuario desea eliminar los proveedores del grupo o si desea transferirlos a otro grupo. En caso de que se seleccione la opción de eliminar, los proveedores pasan al grupo Proveedores eliminados. A este grupo solamente tienen acceso los usuarios con rol Admin.



electrónico que recibirá copia de los avisos de atrasos en evaluaciones.

En la pestaña Permisos del usuario se establecen los permisos de los usuarios sobre los proveedores del grupo.

- Leer: Permite que el usuario vea los proveedores del grupo. Un usuario que no tenga permiso de leer sobre un grupo no se va a enterar que existe ese grupo.

- Editar: Permite al usuario hacer cambios en los proveedores del grupo.

- Eliminar: Permite al usuario eliminar proveedores del grupo.

- Evaluar: Permite al usuario evaluar a los proveedores del grupo.

49

- Inspección: Permite al usuario realizar inspección de materiales que entreguen los proveedores del grupo.

- SAC: Permite al usuario registrar solicitudes de acciones correctivas a los proveedores del grupo.

En la pestaña Criterios de evaluación se definen los elementos que van a participar en la evaluación del proveedor así como la escala de puntuación. A cada elemento se le asigna una puntuación máxima que se puede obtener por ese elemento. La puntuación total debe ser 100. Esto permite estandarizar las evaluaciones. Cómo agregar un nuevo criterio de evaluación

1. Seleccione el elemento de evaluación en el cuadro de lista Elementos de evaluación.

2. Capture la puntuación en el cuadro puntuación. 3. Haga clic en el botón flecha hacia la derecha. La puntuación representa el peso que tiene el elemento en la evaluación del proveedor. Por ejemplo si en el elemento Entrega a tiempo la puntuación es de 40 y en la limpieza es de 60, entonces al recibir una evaluación máxima (100) en cada elemento, el proveedor obtendría 40 puntos por Entrega a tiempo y 60 puntos por Limpieza sumando 100 puntos. Si este proveedor recibe una evaluación de 50 en Entrega a tiempo y de 80 en Limpieza entonces obtendría en total: (40*50 + 60*80)/100 = 68 puntos.

50

Cómo quitar un criterio de evaluación:

1. Seleccione el criterio a eliminar en lista Criterios de evaluación. 2. Haga clic en el botón flecha hacia la izquierda. Desde esta pantalla se puede acceder a la pantalla de elementos de evaluación haciendo clic en el botón Elementos de evaluación. Dentro de esta pantalla puede registrar nuevos elementos de evaluación y/ o quitar los elementos registrados. Siguiente paso: Registrar las categorías de productos

En el menú Utilerías/ Categorías de producto se registran las categorías de productos que se reciben de los proveedores y los elementos de inspección para cada categoría. Esto es para clasificar los productos y facilitar el análisis de las evaluaciones. Uso normal de la aplicación

Una vez que se realizan los registros anteriores se puede proceder a registrar proveedores desde la pantalla principal, registrar evaluaciones, solicitudes de acciones correctivas e inspecciones de materiales. QSupplier asume los criterios de evaluación definidos anteriormente. Se recomienda que estas evaluaciones se realicen periódicamente para que las estadísticas resulten lo más objetivas posible.

51

QTraining

QTraining es un programa destinado a aquellas empresas que están interesadas en llevar un buen control de los cursos de capacitación así como es un eficaz instrumento para detectar las necesidades y el impacto de la capacitación, a través de una evaluación de las competencias del personal.

Las organizaciones invierten una parte significativa de sus recursos así como el tiempo de su personal en actividades de capacitación, con la esperanza de mejorar la eficacia y eficiencia de sus procesos. Sin embargo, en muchos casos no es muy claro si la capacitación ha sido realmente efectiva o si los problemas específicos de desempeño pueden ser resueltos mediante la capacitación.

Los administradores deben saber qué partes del programa de capacitación son efectivas, cuáles no lo son o son irrelevantes y cómo se podría mejorar la capacitación para ayudar al personal a transferir sus nuevas habilidades del aula a sus puestos de trabajo.

QTraining incluye un proceso diseñado para ayudar a los administradores a identificar y fortalecer las conexiones entre la capacitación y el desempeño del personal.

En qué Consiste la Evaluación de la Capacitación

La capacitación del personal implica diversos costos: el costo de los recursos necesarios para preparar y ofrecer los cursos de capacitación, el costo para la organización participante por concepto de viajes y alojamiento y el costo del personal que se aleja de sus puestos de trabajo. Para justificar estos costos, los administradores deberán sentirse seguros de que la capacitación que están proporcionando, o los cursos a los cuáles asiste su personal, jugarán un papel importante en lo que respecta al desempeño del personal.

Necesitan saber que los miembros del personal a su cargo no solamente han adquirido nuevos conocimientos, actitudes y habilidades en los cursos de capacitación, sino que pueden ponerlos en práctica una vez que regresen a sus puestos de trabajo.

Análisis del impacto de la capacitación sobre el desempeño individual.

El impacto deseado de la capacitación a largo plazo es mejorar el desempeño a nivel de la organización. Es difícil demostrar una conexión directa entre la capacitación y estos resultados a largo plazo debido al hecho de que muchos factores ajenos a la

52

capacitación también desempeñan un papel importante. Sin embargo, es posible demostrar el impacto de la capacitación en lo que respecta a las competencias del personal.

Por este motivo, la EIC enfoca el primer nivel de impacto – la competencia del personal capacitado en sus puestos de trabajo - asumiendo que el desempeño individual adecuado llevará a un mejor desempeño a nivel de la organización.

Hay muchas razones por qué las organizaciones se han resistido a evaluar el efecto de la capacitación sobre el desempeño en el trabajo: los costos para llevar adelante este tipo de evaluaciones rara vez son cubiertos por proyectos financiados por donaciones; los administradores y el personal de las organizaciones que ofrecen cursos de capacitación y las organizaciones de servicio generalmente no cuentan con la capacidad para llevar a cabo este tipo de evaluaciones; muchas organizaciones se muestran reticentes a descubrir las deficiencias a nivel de su organización; y generalmente los administradores se sienten intimidados por el tiempo y dinero que se requiere para remediar dichas deficiencias. Tanto las organizaciones que ofrecen capacitación como las organizaciones de servicio generalmente creen que es más fácil seguir haciendo lo que siempre han hecho. Como comentaba un capacitador: "Estamos tan ocupados llevando a cabo la capacitación, que no tenemos tiempo para pensar en cambiarla"

QTraining intenta resolver estas preocupaciones de una manera sencilla y sistematizada, permitiéndole entre otras

- Registrar los cursos en los que han participado empleados de la empresa.

- Detectar necesidades de capacitación.

- Evaluar el impacto de la capacitación.

- Llevar un control de las evaluaciones de las competencias de los empleados.




53


Los empleados se agrupan con el objetivo de establecer un mejor control sobre los mismos. Se pueden agrupar por departamentos, áreas, cuadrillas, etc. Aprovechando el funcionamiento en red de QTraining y los permisos de acceso a los empleados se puede configurar la aplicación de manera que los usuarios de un área solamente vean los empleados con los que tienen relación.


Para eliminar o dar de baja un grupo se hace clic derecho sobre el grupo y se selecciona la opción Eliminar. Pero sólo el usuario con rol Admin puede hacer esta operación. Al eliminar un grupo QTraining pregunta si el usuario desea eliminar los empleados del grupo o si desea transferirlos a otro grupo. En caso de que se seleccione la opción de eliminar, los proveedores pasan al grupo Empleados eliminados. A este grupo solamente tienen acceso los usuarios con rol Admin.



electrónico que recibirá copia de los avisos de atrasos.

54

En la pestaña Permisos del usuario se establecen los permisos de los usuarios sobre los proveedores del grupo.

- Leer: Permite que el usuario vea los empleados del grupo. Un usuario que no tenga permiso de leer sobre un grupo no se va a enterar que existe ese grupo.

- Editar: Permite al usuario hacer cambios en los empleados del grupo.

- Eliminar: Permite al usuario eliminar empleados del grupo.

- Evaluar: Permite al usuario evaluar a los empleados del grupo. Siguiente paso: Registrar Puestos

En la opción de menú Utilerías / Puestos se accede al control de los puestos de la organización. En esta ventana se puede insertar archivos con la descripción de puesto e información relacionada. Los archivos pueden ser de cualquier tipo, el único requisito es que la aplicación con que fue escrito se encuentre instalada en la computadora donde está instalado QTraining. Siguiente paso: Registrar Competencias

Desde la pantalla principal puede acceder a la ventana Competencias donde se registran cada una de las competencias con sus enunciados que participan en la evaluación de los empleados.

55


Una vez realizados los registros anteriores ya se pueden evaluar a los empleados y obtener estadísticas de dichas evaluaciones. A partir de estas estadísticas se determinan las necesidades de capacitación, es decir, se pueden encontrar quienes se deben ir a capacitar y en qué áreas. Se supone que los cursos se deben registrar después de las evaluaciones para justificar la capacitación, pero no es necesario. Los cursos de capacitación se registran con sus participantes en la pantalla de Cursos. Es importante destacar que los cursos se deben relacionar con programas de capacitación, por lo que antes de registrar cursos se deben registrar los programas en la pantalla de Planes y Programas.

56

Más información acerca de los productos WiIsoft Usted puede encontrar más información de cada uno de los productos utilizando la opción de menú Manual en pantalla que se encuentra en el menú Ayuda en cada uno de los productos. Este manual es un archivo PDF, por lo que necesita Adobe Acrobat Reader. Si no dispone de esta aplicación puede descargarla gratuitamente del sitio web www.adobe.com Otra forma de obtener información sobre el funcionamiento de los productos es oprimiendo la tecla F1 en cualquier pantalla en la aplicación en uso. De esta forma se abre la pantalla de ayuda de la aplicación que muestra una explicación en detalle de la forma de operar el sistema. Además cuenta con nuestro sitio Web (www.wilsoft-la.com) que periódicamente se actualiza con información valiosa para nuestros clientes.

http://www.wilsoft-la.com/

Documents

Manual de Usuario - wilsoft-la.com · Cómo usar este manual ... SQL Server 2005, 2008 o 2008 R2. ... caja o desde aplicaciones de instalación que se descargan del sitio web de Wilsoft