Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
MANUAL DEL PROCESO
GESTIÓN DE TESORERÍA
Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo
Institucional el 20/12/2017
[Versión 01]
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 3 de 25
Contenido
1 INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................... 5
2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO ........................................................................................................ 7
3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................... 7
4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................... 8
5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS ................................................................................................... 8
5.1 SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS ............................................ 8
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS ....................... 8
5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE RECURSOS. 9
5.2 SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE
SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL ............................................................................................... 10
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL .................................................................... 10
5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS,
AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL ........................................... 11
5.3 SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL ....................................... 12
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL .................. 12
5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR
MIL 13
5.4 SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA .......................................................... 13
5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA ..................................... 13
5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA ............ 15
5.5 SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS ............................................. 15
5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS ........................ 15
5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS 16
5.6 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA ......................................................................... 17
5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA .................................................... 17
5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA ........................... 18
5.7 SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO .................................................................................... 18
5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO ............................................................... 18
5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO ...................................... 19
5.8 SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS ......................................................... 20
5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS .................................... 20
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 4 de 25
5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS ............ 21
5.9 SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS......................................................................... 21
5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS ................................................... 21
5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS ........................... 22
5.10 SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES .............................................. 23
5.10.1 FICHA DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES ........................ 23
5.10.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES 24
6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 24
7 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE TESORERÍA ..................................................... 25
8 ANEXOS ........................................................................................................................................ 25
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 5 de 25
GESTIÓN DE TESORERÍA
1 INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso:
Gestión de Tesorería
Código del Proceso: GA-FIN-TES
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Administrar los recursos financieros de la Universidad de Guayaquil,
garantizando el registro de ingresos y pagos de manera oportuna y eficiente conforme a la disponibilidad presupuestaria.
DISPARADOR: ❖ Asignación de presupuesto por parte del Ministerio de Finanzas ❖ Notificación de pago de impuesto ❖ Generación de orden de pago ❖ Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio ❖ Recepción de reporte de ingresos varios e impuesto 2 por mil ❖ Recepción de solicitud de legalización de transferencia ❖ Recepción de solicitud de certificación de valores recaudados ❖ Cumplimiento de fecha ❖ Recepción de expediente y autorización de pago ❖ Necesidad de registro, modificación o deshabilitación de cuenta
bancaria ❖ Recepción de garantías para custodia ❖ Recepción de solicitud de devolución de valores
ENTRADAS:
❖ Reporte de ejecución de ingresos ❖ Reporte de gasto ❖ Registro de transferencias (Ministerio de Finanzas) ❖ Reporte de Ingresos presupuestarios de autogestión y saldo de caja año ❖ Copia del RUC ❖ Cédula de identidad del estudiante ❖ Oficios por recaudación de autogestión o prestación de servicios ❖ Reporte Detalle de entrega ❖ Reporte Detalle de rubro ❖ Reporte de formularios generados ❖ Reporte Parte diario de recaudación ❖ Formulario Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas
Públicas, Entidades Contraloras y Descentralizadas excepto IESS ❖ Orden de pago ❖ Comprobante de transferencia ❖ Solicitud /Estudiante/ Director/ Decano ❖ Estado de cuenta Banco Central/Banco Corresponsal ❖ Reporte de consulta de control e ingreso ❖ Reporte Recaudación varias ❖ Reporte Recaudación 2 por mil ❖ CUR de devengado
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 6 de 25
❖ Expediente de pago ❖ Formulario de registro de cuenta ❖ Garantías y contratos ❖ Formulario de creación de cuenta ❖ Certificado bancario
SUBPROCESOS:
❖ Planificación y ejecución de recursos
❖ Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e
Impuesto 2 por mil
❖ Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil
❖ Legalización de transferencia
❖ Certificación de ingreso
❖ Conciliación bancaria
❖ Gestión de pago
❖ Registro de cuentas bancarias
❖ Custodia de garantías
❖ Devolución de valores a estudiantes
Productos/Servicios del Proceso:
❖ Flujo de efectivo ❖ Reporte de valores de recaudaciones
❖ CUR de ingreso
❖ Certificación de valores recaudados ❖ Memorando de certificación de ingresos
❖ Reporte de Recaudaciones varias
❖ Reporte Recaudación 2 por mil
❖ CUR de pago
❖ Factura
❖ Oficio de custodia de garantía
❖ Oficio de renovación de garantía
❖ Garantías
Tipo de Proceso: ❖ Adjetivo
Responsable del Proceso:
❖ Tesorero (a)
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
Marco Legal: • Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Capítulo VI, Registro oficial No. 306, Segundo Suplemento de fecha 22-octubre-2010.
• Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Capítulo III, Registro Oficial No. 395 de fecha 4-agosto-2008
• Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, Registro Oficial Suplemento 463 de fecha 17-noviembre-2004, modificada el 21-julio-2016.
• Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público, Registro Oficial No. 259 de fecha 24-enero-2008, Acuerdo No. 447.
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 7 de 25
• Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, numerales 403-01 “Determinación y recaudación de los ingresos”, 403-02 “Constancia documental de la recaudación”, 403-07 “Conciliaciones bancarias”, 403-08 “Control previo al pago”, 403-09 “Pagos a beneficiarios”, 403-12 “Control y custodia de garantías”, Registro Oficial Suplemento 87 de 14-diciembre-2009
• Reglamento de matrículas y tasas de la Universidad de Guayaquil, aprobado por el Órgano Colegiado Académico Superior en sesiones de fecha 30-septiembre-2014 y 21-octubre-2014
2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Gestión de Tesorería requiere considerar las siguientes políticas:
✓ El Director Financiero autoriza el pago, previo a revisión de la documentación y firma de los check list de la
Jefatura de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería.
✓ El Tesorero es el único autorizado de realizar los pagos en el sistema.
✓ Los pagos deben ser oportunos cumpliendo con las obligaciones adquiridas por la institución, en caso de
tener documentación incompleta se devolverá el expediente.
✓ Todo recurso monetario por concepto de ingreso, autogestión o por reintegro de valores debe realizarse a
una cuenta bancaria de la Universidad de Guayaquil, no se aceptan recibos de valores pagados en efectivo
o depósitos realizados a nombre de Facultades o Servidores Públicos.
✓ La custodia de garantías, así como las renovaciones o devolución de las mismas es responsabilidad de
Tesorería.
✓ Cuando exista ejecución de garantías, debe recibir el informe de ejecución de garantía de Procuraduría
Síndica.
✓ Todo requerimiento realizado a la Dirección Financiera deberá ser atendido en un máximo de 3 días
laborables, siempre y cuando el proceso a realizar no requiera algún tipo de aprobación por parte del
Ministerio de Finanzas.
✓ Las conciliaciones bancarias serán realizadas por servidores no vinculados con la recepción, depósito,
transferencia de fondos o registro contable de las operaciones relacionadas.
✓ Cuando el caso lo amerite, el Director Financiero podrá conformar una Comisión de Control Previo de la
documentación, según el proceso, la misma que estará conformada por el personal designado de cada
Jefatura de la Dirección Financiera.
✓ Toda actualización requerida por el Tesorero (a) al contenido del presente documento o a los formatos del
mismo deberán ser aprobados por el Director Financiero y comunicados a la Jefatura de Procesos para el
registro y control correspondiente.
3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término Definición
e-Sigef Sistema de Gestión Financiera
SPRYN Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina SPRYN
CUR Código Único de Registro
CUR de pago CUR donde se evidencia el pago por diferentes conceptos
Ingreso por autogestión
Ingresos generados por cada institución, por venta de especies valoradas o por un servicio en particular
Reintegro Devolución de un dinero que se había desembolsado con algún fin.
Flujo de efectivo El flujo de caja es la acumulación de activos líquidos en un tiempo determinado.
Recaudaciones Cobrar o recibir dinero por cualquier concepto
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 8 de 25
4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Tesorería.
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
Inte
rrel
ació
n d
e Pr
oces
os
Gestión de Pago
Oficio de solicitud de pagoExpediente
CUR de Pago
Transferencia de pagoOrden de pago
Solicitud Legalización de transferencia
CUR de Ingreso
Recaudación por derechos varios,
autogestión, prestación de servicios e impuesto 2
por mil
Orden de PagoDetalle de entregaDetalle de rubro
Reporte de formularios generadosParte diario de recaudación
Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, Entidades Contraloras y Descentralizadas excepto IESS
Reportes de recaudaciones
Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por
mil
Reportes de recaudaciones
CUR de ingresoDetalle de depósitos
Planificación y ejecución de
recursos
Reporte de ejecución de ingreso
Flujo de efectivo
Registro de cuenta bancaria
Formulario de registro de cuenta
Certificado cuenta monetariabeneficiario
Conciliación Bancaria
Reporte de conciliación
Estados de cuentabancaria
Certificación de valores
recaudados
Solicitud decertificación
Memorando de certificación de ingresos
Devolución de valores
Solicitud autorizada del estudiante
Devolución de valores
Custodia de Garantías
Garantía
Oficio de devoluciónDe garantía
5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS
5.1 SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS
Subproceso: Planificación y ejecución de recursos
Código del Subproceso:
GA-FIN-TES-001
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Realizar la planificación y ejecución de recursos asignados por el
Ministerio de Finanzas
DISPARADOR:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 9 de 25
❖ Asignación de presupuesto por parte de Ministerio de Finanzas
ENTRADAS: ❖ Transferencia bancaria
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Verificar asignación de recursos por parte del Ministerio de Finanzas ❖ Registrar transferencia y aprobar recurso disponible para uso ❖ Elaborar reporte por fuente, ítem presupuestario y flujo de efectivo ❖ Enviar a Presupuesto para informe mensual a las autoridades
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Flujo de efectivo ❖ Reporte por fuente e ítem presupuestario
Responsable del Subproceso:
❖ Tesorero
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE
RECURSOS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
An
alis
ta d
e Te
sore
ría
Teso
rero
(a)
Proceso: Planificación de ejecución de recursos
Asignación de presupuesto por
MINFIN
Verificar asignación de recursos por
parte del Ministerio de Finanzas
Confirmar transferencia en cuenta bancaria
del Banco Central
Registrar transferencia y
aprobar recurso disponible para
uso
Descargar reportes de
bancos
Ingresar información de
caja interna
Elaborar reporte por fuente, ítem presupuestario y flujo de efectivo
¿Cuadran valores?
SI
Enviar a Presupuesto para informe mensual a las autoridades
NO
SI
Registro de transferencias (Ministerio de Finanzas)
Comunicar a las autoridades la asignación de
recursos
Verificar las observaciones en
caso de diferencias
Realizar Gestión de
Ingresos varios e impuesto 2 por mil
¿Diferencias están
justificadas?
NO
Devolver a Analista para revisión de diferencias
Estado de cuenta bancario
Comparar el reporte por
fuente y el flujo de efectivo con el
reporte del sistema e-Sigef
Flujo de efectivo
Flujo de efectivoReporte por fuente eÍtem presupuestario
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 10 de 25
5.2 SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS,
AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL
Subproceso: Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil
Código del Subproceso:
GA-FIN-TES-002
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Recaudar los valores, por concepto de derechos varios, autogestión,
prestación de servicios e impuesto 2 por mil y registrar las transacciones en el sistema para generar la factura electrónica.
DISPARADOR: ❖ Notificación de pago de Impuesto ❖ Presentación de orden de pago ❖ Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio
ENTRADAS: ❖ Liquidación de impuesto 2 por mil ❖ Copia de RUC ❖ Orden de pago ❖ Cédula de identidad del estudiante ❖ Factura ❖ Oficios por recaudación de autogestión, prestación de servicios ❖ Comprobante de depósito ❖ Cheque
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recaudar valores de derechos universitarios, autogestión,
prestación de servicios e impuesto 2 por mil
❖ Generar factura
❖ Realizar el cuadre del dinero en efectivo, cheque al final del día
❖ Generar formularios de depósitos
❖ Generar reporte diario de facturas emitidas
❖ Realizar gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Liquidación de impuesto 2 por mil ❖ Factura electrónica ❖ Factura sin valor tributario ❖ Oficio de notificación de depósito de unidad de autogestión ❖ Reporte de venta diaria ❖ Comprobante de depósito ❖ Formulario de desglose de dinero en efectivo de derechos varios e
impuesto 2 por mil ❖ Formulario de depósitos para Consejos Provinciales, Municipios,
Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 11 de 25
❖ Comprobante de ingreso ❖ Reporte de venta derecho ❖ Reporte de verificación de facturas ❖ Reporte de legalización de factura ❖ Reporte de facturas anuladas ❖ Reporte de valija ❖ Reporte diario ❖ Reporte detalle de facturas emitidas
Responsable del Subproceso:
❖ Tesorero (a)
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS
VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
Estu
dian
teU
nid
ad d
e A
uto
gest
ión
Con
trib
uye
nte
Rec
aud
ador
/Liq
uida
dor
An
alis
ta d
e T
eso
rerí
a (
An
alis
ta d
e In
gre
so)
Coo
rdin
ador
de
Rec
auda
cio
nes
Teso
rero
(a)
Men
saje
ro
Proceso: Recaudaciones derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil
Presentación deOrden de pago
Solicitar venta de derecho en ventanilla
Entregar dinero en efectivo o
cheque y soporte de valor a pagar
Orden de pagoCédula de Identidad
FacturaOficio
Reporte de venta diariaComprobante deposito
Cheque
Recepción de factura u oficio por
adquisición de producto o servicio
Generar formulario de Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios,
Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas
excepto IESS, y elaborar papeletas depósitos
Generar Comprobante de
ingreso
Realizar reporte de valijas y remitir al
Coordinador de Recaudaciones
Sellar cheques
¿Corresponde a cheques o
efectivo?
EFECTIVO
CHEQUE
EFECTIVO
Remitir papeleta depósito y
cheques para la revisión y firma al
Tesorero
CHEQUE
AUTOGESTIÓN
Recibir y verificar dinero/ cheque, firmar formulario
y emitir copia para elaboración de
comprobante de ingreso
Realizar la constatación de
valores y reportes, firmar
documentos
Armar valija y entregar dinero
en efectivo a custodia de
valores
Procesar facturas anuladas en el
sistemas y sellar las originales
Ordenar copia de facturas y anexar
al reporte
Generar reporte diario y detalle de facturas emitidas
para remitir a Tesorería
Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por
mil
Firmar papeletas y enviar a
depositar los cheques
Realizar el depósito y entregar copia al Coordinador de
Recaudaciones y original al Tesorero
Recibir comprobante de
depósito
Verificar si existe convenio y se
encuentra al día
¿Existe convenio y
pagos al día?
SI
NO
Ingresar en el sistema la
transacción y receptar los
valores
Liquidador:Verificar en el sistema
valores a pagar y emitir la liquidación
de año actual
¿Corresponde a Derecho,
impuesto 2 por mil o
autogestión?
Generar factura sin valor tributario y
entregar al solicitante
DERECHOIMPUESTO 2 POR MIL
Realizar el cuadre de caja y generar formulario de Desglose de dinero en
efectivo, para la entrega del dinero al Coordinador
de Recaudaciones
Generar reportes y en caso de ser
legalización separar oficios y
copias
Reporte de venta derechoReporte de verificación de facturas
Reporte de facturas anuladasReporte de legalización de factura
¿Sistema genero
información?
SI
Emitir liquidación administrativa
para cobro
NO
Indicar al contribuyente
que no se puede generar la liquidación
Notificación de Pago de impuesto Solicitar
liquidación a pagar por
impuesto 2 por mil
Receptar liquidación y entregar en
ventanilla de recaudación
Liquidación de impuesto2 por mil
Copia de RUC
Factura sin valor tributarioFactura electrónica
Formulario de Desglose de dinero en efectivo
Indicar al contribuyente
que se acerque al departamento de
2 por mil
Comprobante de ingreso Formulario de
depósitos
Liquidación de impuesto2 por mil
Reporte de valija
Papeletas de depósitocheques
Papeletas de depósitocheques
Comprobante de depósito
Comprobante de depósito
Facturas anuladas Reporte diario
Liquidación Administrativa
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 12 de 25
5.3 SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL
Subproceso: Gestión de Ingresos e impuesto 2 por mil
Código del Subproceso:
GA-FIN-TES-003
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Registrar y custodiar los ingresos o reingresos obtenidos por
derechos varios, autogestión, servicios prestados e impuesto dos por mil.
DISPARADOR: ❖ Recepción de reporte de ingresos varios e impuesto 2 por mil
ENTRADAS: ❖ Detalle de entrega
❖ Detalle de rubro
❖ Comprobante de ingreso
❖ Papeletas depósitos
❖ Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador
❖ Comprobante de ingreso
❖ Papeletas depósitos
❖ Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador
❖ Facturas
❖ Oficios
❖ Parte diario de recaudaciones
❖ Reporte de derecho universitarios
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Receptar reportes y confirmar origen del ingreso
❖ Registrar los valores en el sistema e-Sigef
❖ Generar CUR de ingreso
❖ Archivar expediente
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR Ingreso
❖ Archivo “Reclasificación de impuesto”
Responsable del Subproceso:
❖ Tesorero (a)
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 13 de 25
5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E
IMPUESTO 2 POR MIL
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
An
alis
ta d
e Te
sore
ría
Con
tab
ilida
dTe
sore
ro (
a)
Proceso: Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil
CUR Ingreso
Generar el comprobante
Único de Registro de ingreso
Archivar expediente
NO
Enviar el archivo de impuesto 2
por mil a Contabilidad
Realizar conciliación de cuentas por
cobrar por impuesto 2 por mil
Registrar los valores de ingreso por
impuesto 2 por mil de años anteriores
Reclasificación impuesto
¿Corresponde a ingreso de año actual?
SIRegistrar los valores en el
sistema ESIGEF
Reportes impuesto dos por mil:Detalle de entregaDetalle de rubro
Comprobante de ingresoPapeletas depósitos
Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador
Reporte por ingresos varios:Detalle de entregaDetalle de rubro
Comprobante de ingresoPapeletas depósitos
Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador
FacturasOficios
Parte diario de recaudacionesReporte de derecho universitarios
Recibir los reportes para el registro de información
de gestión de ingresos varios, derecho
universitarios e impuesto 2 por mil
Firmar CUR de ingreso
5.4 SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA
5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA
Subproceso: Legalización de transferencia
Código del Subproceso: GA-FIN-TES-004
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Legalizar el pago de estudiantes que realizan transferencia bancaria a la cuenta
de la Universidad de Guayaquil con la finalidad de pagar una obligación existente
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 14 de 25
DISPARADOR: ❖ Recepción de solicitud de legalización de transferencia
ENTRADAS: ❖ Transferencia bancaria ❖ Orden de pago ❖ Solicitud de legalización ❖ Oficio de la institución que realiza la transferencia.
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Solicitar legalización de transferencia.
❖ Revisar transferencia en cuenta bancaria
❖ Emitir CUR de ingreso
❖ Generar factura electrónica
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR de ingreso ❖ Factura electrónica ❖ Comprobante “Factura sin valor tributario” ❖ Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y
derechos varios
Responsable del Subproceso:
❖ Tesorero (a)
Tipo de cliente: ❖ Externo
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 15 de 25
5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE
TRANSFERENCIA
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
An
alis
ta R
ecau
dad
orA
nal
ista
de
Teso
rerí
aEs
tudi
ante
Teso
rero
(a)
Proceso: Legalización de transferencia
Revisar la transferencia en Cuenta bancaria
SI¿Consta la transferencia?
NO
Devolver el trámite mediante
oficio al requirente
Emitir CUR de ingreso y entregar a
Recaudaciones
Transferencia bancariaOrden de pago
Solicitud de legalizaciónOficio de la institución que realiza la transferencia
Solicitar legalización de transferencia dirigida a la
Tesorera Recepción de solicitud de
transferencia
CUR de ingresoCertificado de transferencia
Comprobante de transferenciabancaria
Comprobante Factura sin valor tributario
Ingresar en el sistema de recaudaciones y confirmar la
existencia de los datos del estudiante, completar
información en caso de ser necesario y generar
comprobante Factura sin valor tributario
Elaborar y entregar comprobante de
recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos
varios al estudiante
Retirar comprobante de la legalización de
transferencia
Archivar el expediente
Sumillar el requerimiento al
Analista de Tesorería
Comprobante de recepción de solicitud
Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y
derechos varios
Oficio
5.5 SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS
5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS
Subproceso: Certificación de valores recaudados
Código del Subproceso:
GA-FIN-TES-005
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Certificar los valores cancelados por los estudiantes o empresas según
corresponda y los fondos asignados a los proyectos o recaudaciones por posgrado.
DISPARADOR:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 16 de 25
❖ Recepción de solicitud de certificación de valores recaudados ENTRADAS:
❖ Solicitud de certificación de valores de Estudiante, Director de Carrera o Decano de Facultad.
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Receptar solicitud u oficio de certificación de ingreso
❖ Verificar el tipo de certificación para impresión de reporte
❖ Elaborar certificación de valores
❖ Entregar certificación
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios.
❖ Certificación de valores recaudados ❖ Memorando de certificación de ingresos
Responsable del Subproceso:
❖ Tesorero
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES
RECAUDADOS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
Co
ord
ina
do
r d
e R
eca
ud
aci
on
es
Te
sore
ro (
a)
Proceso: Certificación de valores recaudados
Verificar el tipo de certificación solicitada en
el sistema de recaudaciones e imprimir
los reportes por los diferentes conceptos
Solicitud de certificación de valores
¿Refleja valores en el
sistema?
NO
Recepción de solicitud de
certificación de valores
Receptar solicitud u oficio de
certificación de ingresos
Emitir comprobante de recepción de
solicitud y sumillar solicitud al
Coordinador de Recaudaciones
SI
Devolver con sumilla los valores no
reflejados en el sistema a Tesorería
Firmar y devolver al Coordinador de
Recaudaciones para despacho
Recibir y despachar
certificación al requirente
Emitir certificación de
valores y generar oficio
Remitir para firma del oficio de
certificación al Tesorero
Comprobante de recepción de solicitud para certificar
pagos de matrículas y derechos varios
Certificación de valores Oficios- Facultad
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 17 de 25
5.6 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA
5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA
Subproceso: Conciliación bancaria
Código del Subproceso:
GA-FIN-TES-006
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Cotejar el saldo y los movimientos que la institución tiene
registrados en su cuenta corriente con los saldos que reporta el Banco Central y los libros contables de la institución, con el fin de llevar un adecuado control de los recursos disponibles en el banco.
DISPARADOR: ❖ Recepción del estado de cuenta mensual
ENTRADAS:
❖ Estado de cuenta Banco Central
❖ Estado de cuenta Banco corresponsal
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Descargar estado de cuenta de las instituciones bancarias
❖ Comparar saldos y movimientos con registros contables
❖ Elaborar informe de conciliación bancaria
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Informe de conciliación bancaria
Responsable del Subproceso:
❖ Tesorero
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 18 de 25
5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
An
alis
ta d
e T
eso
rerí
aTe
sore
ro (
a)C
orre
spon
sal
Ban
cari
oJe
fatu
ra d
e
Con
tab
ilida
d
Proceso: Conciliación Bancaria
Recepción de estados de
cuenta mensual
Descargar estados cuenta de Instituciones
bancarias
Elaborar el informe de
conciliación y remitir a
Tesorería para su firma
Atender el requerimiento
¿Saldos y movimientos presentados en estados de
cuenta omitidos o incorrectos?
Enviar correo electrónico al
Ejecutivo del banco, indicando valor no
transferido
SI
NO
Comparar saldos y movimientos de estados de cuenta
contra registros contables
Firmar y archivar Informe de conciliación
Informe de Conciliación bancaria
Confirmar si la omisión es en
cuenta bancaria o en registro contable
¿Omisión en cuenta bancaria?
SINO
Remitir a contabilidad para
elaboración de ajustes
Realizar ajustes contables
5.7 SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO
5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO
Subproceso: Gestión de pago
Código del Subproceso:
GA-FIN-TES-007
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Realizar los pagos por las obligaciones adquiridas con los
funcionarios públicos, proveedores, o estudiantes según corresponda, previo al cumplimiento de toda la documentación soporte conforme a check list vigente.
DISPARADOR: ❖ Recepción de expediente con autorización de pago
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 19 de 25
ENTRADAS: � CUR de devengado
� Expediente de pago
ACTIVIDADES PRINCIPALES: � Revisar expediente y confirmar documentos mediante check list
� Generar CUR de pago
� Elaborar comprobante de retención
� Realizar y verificar pago
� Enviar expediente a Contabilidad para archivo
Productos/Servicios del Subproceso:
� CUR de pago
� Comprobante de retención
� CUR contable
Responsable del Subproceso:
� Tesorero
Tipo de cliente: � Interno y externo
5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
Teso
rero
Ana
lista
de
Tes
ore
ría
C
onta
bili
dad
Dir
ecto
r Fi
nanc
iero
Proceso: Gestión de pago
Revisar expediente y confirmar
documentos mediante check list
¿Expediente completo?
Devolver el trámite con las observaciones a
contabilidad
NO
SIVerificar si el
pago corresponde a nómina
¿El pago se realizó?
Imprimir el CUR de pago y enviar
expediente a Contabilidad para
archivo
SI
CUR de pago
Realizar la retención física o
electrónica
Comprobante
retención
Expediente
Nómina de pagoExpediente
Revisar totales de la nómina de
personal con el sistema SPRINT y
expediente
¿Corresponde a nómina?
SI
72 horas
Recibir expediente y
sumillar requerimiento a
AnalistaRecepción de expediente y
autorización de pago Check list:
Ínfima cuantíaServicios básicos
Matrículas vehicularesServicio de correos
Seguros
Contratación de serviciosContratación de
arrendamientoMantenimiento de vehículos
Pasajes aéreos
Subasta inversaProcesos de compras públicas
¿Expediente completo?
SI
Realizar el pago en el sistema
FormularioCertificado bancarioCédula de Identidad
Firmar check list
PAGOS AÑOS ANTERIORES
Solicitar el asiento de reclasificación
a Contabilidad
Autorizar y firmar CUR de pago
Archivar el expedienteExpediente de pago
Comprobante de retenciónCUR de pago
Corregir las observaciones
Realizar Reclasificación de
pago de años anteriores
NO
Revisar expediente
NO
NO
Devolver el expediente a Analista para regularización
Verificar si el pago rechazado corresponde por
datos de beneficiario
¿Rechazado por datos
incorrectos de beneficiario?
DATOS INCORRECTOS
Revisar CUR de pago y solicitar
autorización
Solicitar al beneficiario el
formulario, certificado bancario, y copia de Cédula de Identidad
Firmar oficio con requerimiento de
documentos al beneficiario
Check list
Check l ist
Asiento contable
Expediente de pagoComprobante de retención
CUR de pago
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 20 de 25
5.8 SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS
5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS
Subproceso: Registro de cuentas bancarias
Código del Subproceso:
GA-FIN-TES-008
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Registrar, modificar y deshabilitar cuentas bancarias de
proveedores, funcionarios y estudiantes para efectuarles los pagos por la provisión de sus bienes o servicios.
DISPARADOR:
❖ Requerimiento de registro, modificación o deshabilitación de cuenta bancaria
ENTRADAS: ❖ Formulario de registro de cuenta ❖ Copia de cédula
❖ Copia RUC
❖ Certificado bancario
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Verificar si el funcionario, proveedor o estudiante se encuentra
registrado en el sistema
❖ Verificar si solicitante tiene cuenta creada
❖ Registrar o modificar la cuenta en el sistema
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Cuentas monetarias registradas/modificadas/deshabilitadas
Responsable del Subproceso:
❖ Tesorero
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 21 de 25
5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
Tes
orer
oA
nal
ista
de
Teso
rerí
a
Proceso: Registro de cuentas bancarias
Requerimiento de registro, modificación o
deshabilitación de cuenta bancaria
Receptar documentos y
asignar el trámite
Verificar si el funcionario, proveedor o estudiante se encuentra registrado en el
sistema
¿Se encuentra registrado en el
sistema?
Modificar o crear la cuenta en el sistema eSIGEF
¿Tiene cuenta creada?
NO
Mantener la misma cuenta
registrada en el sistema eSIGEF
SI Cuenta monetarias beneficiarios - creadas
Informar al solicitante que debe constar en el
distributivo o catalogo de beneficiarios aprobados
NO
SI
Verificar si Solicitante tiene cuenta creada
Verificar si la solicitud presenta
la cuenta registrada en el
sistema
¿Se trata de la misma cuenta?
NO
SI
¿Tipo de solicitud?
Deshabilitar cuenta de
funcionario, proveedor o estudiante
Deshabilitación
Modificación/Creación de cuenta
Formulario de registro de cuentaCopia de cédula/RUCCertificado bancario
5.9 SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS
5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS
Subproceso: Custodia de Garantías
Código del Subproceso:
GA-FIN-TES-09
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Ejecutar un control adecuado y organizado de las garantías
recibidas de proveedores y oferentes para asegurar su validez y resguardo físico.
DISPARADOR:
❖ Recepción de póliza de garantía
ENTRADAS: ❖ Póliza de Garantías
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 22 de 25
❖ Recibir garantías para custodia respectiva
❖ Registrar garantías
❖ Archivar garantías
❖ Controlar y monitorear la vigencia de las Garantías
❖ Solicitar la renovación de garantías
❖ Devolver las garantías
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Oficio de renovación de garantía
❖ Garantías
Responsable del Subproceso:
❖ Tesorero
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
Pro
cura
du
ría
Sín
dic
aA
segu
rado
raA
nal
ista
de
Teso
rerí
aTe
sore
ro
Proceso: Custodia de Garantías
Remitir las garantías a Tesorería
Recepción de pólizas de garantía Oficio de
Garantías
¿Las garantías están próximas a
vencer?
Recibir oficio de garantías y sumillar al Analista de Tesorería
Registrar garantía
Controlar y monitorear la vigencia de las
garantías
Confirmar la existencia de acta
definitiva
Registro de Garantías
¿Existen actas
definitivas?
Devolver las garantías
SI
NO
Elaborar oficio de renovación de
pólizas de garantías
Firmar oficio de renovación de
pólizas de garantías y remitir a la Aseguradora
Renovar las garantías
Garantía renovada
Oficio de renovación de garantía
Archivar garantía SI
Actualizar registro de garantías
NO
Oficio de renovación de garantía
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 23 de 25
5.10 SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES
5.10.1 FICHA DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES
Subproceso: Devolución de valores a estudiantes
Código del Subproceso:
GA-FIN-TES-010
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Devolver valores por concepto de gratuidad o de pagos duplicados a
los estudiantes de UG, asegurando el cumplimiento de la normativa legal vigente para la educación superior pública en el Ecuador.
DISPARADOR:
❖ Recepción de solicitud de devolución de valores ENTRADAS:
❖ Solicitud de devolución de valores ❖ Copia de Cédula de Identidad ❖ Formulario de creación de cuenta ❖ Certificado bancario
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
❖ Recibir y revisar solicitud de devolución de valores autorizada por la
Unidad Académica
❖ Verificar en cuenta bancaria acreditación de valores
❖ Verificar en el sistema disponibilidad de fondos
❖ Realizar Gestión de pago
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR de pago por devolución de valores
Responsable del Subproceso:
❖ Tesorero
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA
Versión: 1.0
Página 24 de 25
5.10.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A
ESTUDIANTES
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería
Dir
ecc
ión
de
Ge
stió
n
Te
cno
lóg
ica
de
la
Info
rma
ció
nA
nal
ista
de
Te
sore
ría
Proceso: Devolución de valores a estudiantes
Recepción de solicitud de
devolución de valores
Recibir y revisar solicitud de
devolución de valores ¿Solicitud
está autorizada?
Verificar en el sistema E-Sigef la disponibilidad de
fondos
SI
Devolver el trámite al estudiante
NO
Solicitar a la DGTI la confirmación de la orden de pago en el
sistema
RealizarGestión de pago
NO
Recibir memorando de Confirmación de orden de pago
¿Existe orden de pago?
Verificar en cuenta bancaria la
acreditación de los valores declarados por el estudiante
¿Se encuentran reflejados en la
cuenta bancaria los valores declarados?
Recibir solicitud y revisar en el
sistema académico la orden de pago
solicitada
Comunicar la existencia de
orden de pago en el sistema académico
SI
NO
Comunicar al estudiante que no
se refleja orden de pago en el
sistema académico
¿Existe disponibilidad
de fondos?
SI
Esperar disponibilidad de
fondos
NO
MemorandoMemorando
SI
Solicitud de devoluciónOrden de pago
Comprobante de pago
6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO
Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Gestión de Tesorería son los siguientes:
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1
Número de
días de
atención del
trámite
Fecha de Recepción
– Fecha de
Atención
Número Tesorero (a) Base de datos Mensual
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería Código: GA-FIN-TES-001
Nombre del Subproceso: Planificación y ejecución de recursos
Descripción:
Propósito del
proceso
Realizar la planificación y ejecución de recursos asignados por el
Ministerio de Finanzas
Disparador: Asignación de presupuesto por parte de Ministerio de Finanzas
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Verificar la asignación de recursos por
parte del Ministerio de Finanzas / Analista de Tesorería
Actividad Final/Responsable: Enviar a Presupuesto para informar
mensualmente a las autoridades / Analista de Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso:
� Reporte de ingresos y gastos por fuente e ítem presupuestario
� Flujo de efectivo
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Verificar la asignación
de recursos por parte
del Ministerio de
Finanzas
Analista de
Tesorería
Monitorea en el sistema e-Sigef las transferencias
en tránsito del 14 al 20 de cada mes,
correspondiente a la asignación de recursos a la
Universidad de Guayaquil por parte del Ministerio
de Finanzas conforme a presupuesto aprobado
2 Confirmar
transferencia en
cuenta bancaria del
Banco Central
Analista de
Tesorería
Verifica la transferencia de recursos, código y
fecha de acreditación en la cuenta bancaria de la
Universidad de Guayaquil en el Banco Central.
3 Registrar transferencia
y seleccionar opción
recurso disponible
para uso
Analista de
Tesorería
Registra la transferencia en el sistema e-Sigef, y
selecciona opción “recurso disponible para uso”.
4 Comunicar a las
autoridades la
asignación de recursos
Tesorero
Realiza memorando de comunicación al Director
Financiero y autoridades pertinentes la asignación
de recursos a la Universidad de Guayaquil por
parte del Ministerio de Finanzas.
Memorando
5 Realizar Gestión de
Ingresos varios e
impuesto 2 por mil
Tesorero
Ejecuta el proceso de Gestión de Ingresos varios e
impuesto 2 por mil, de las recaudaciones de
derecho, autogestión e impuesto 2 por mil.
P á g i n a 2 | 2
6 Ingresar información
de caja interna
Analista de
Tesorería
Ingresa información de caja interna para la
emisión de flujo de efectivo.
Registro de caja
interna
7 Descargar reportes de
bancos
Analista de
Tesorería
Realiza la descarga de reportes de bancos, para la
emisión del flujo de efectivo
Registro de
transferencias
8
Elaborar reporte por
fuente, ítem
presupuestario y flujo
de efectivo
Analista de
Tesorería
Elabora reporte por fuente, ítem presupuestario y
flujo de efectivo con la información de caja
interna, bancos y reporte de derechos
universitarios, así como también adjunta las
observaciones y justificativos de las diferencias
presentadas.
Flujo de efectivo
9
Comparar el reporte
por fuente y el flujo de
efectivo con el reporte
del sistema e-Sigef
Analista de
Tesorería
Compara el reporte por fuente e ítem
presupuestario, flujo de efectivo con el reporte de
ingresos y gastos del e-Sigef.
Reporte por
fuente e ítem
presupuestario
Flujo de efectivo
Reporte e-Sigef
10
¿Cuadran valores? Analista de
Tesorería
Si el reporte por fuente e ítem presupuestario
cuadra con la información ingresada en el e-Sigef,
continúa con el paso 14
Caso contrario, continúa con el paso 11
11 Verificar las
observaciones en caso
de diferencias
Tesorero
Verifica las observaciones y justificativos de las
diferencias identificadas entre los reportes. Justificativo de
diferencias
12
¿Diferencias están
justificadas? Tesorero
Si las diferencias identificadas cuentan con el
justificativo correspondiente, continúa con el paso
14
Caso contrario, continúa con el paso 13
13 Devolver a Analista
para revisión de
diferencias
Tesorero
Devuelva a Analista de Tesorería para que revise
las diferencias sin justificativos detectadas.
Continúa con el paso 8
Justificativo de
diferencias
14 Enviar a Presupuesto
para informar
mensualmente a las
autoridades
Analista de
Tesorería
Envía el flujo de efectivo mensualmente a
Presupuesto para su conocimiento y comunicación
a las autoridades Flujo de efectivo
P á g i n a 1 | 4
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería Código: GA-FIN-TES-002
Nombre del Subproceso: Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por
mil
Descripción:
Propósito del
proceso
Recaudar los valores, por concepto de derechos varios, autogestión,
prestación de servicios e impuesto 2 por mil y registrar las transacciones
en el sistema para generar la factura electrónica.
Disparador:
1. Notificación de pago de impuesto
2. Generación de Orden de pago
3. Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable:
1. Solicitar liquidación a pagar por impuesto 2 por mil / Contribuyente
2. Solicitar venta de derecho en ventanilla / Estudiante
3. Entregar dinero en efectivo o cheque y soporte de valor a pagar /
Unidad de Autogestión
Actividad Final/Responsable: Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por
mil / Analista de Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso:
� Liquidación de impuesto 2 por mil
� Factura electrónica
� Factura sin valor tributario
� Oficio de notificación de depósito de unidad de autogestión
� Reporte de venta diaria
� Comprobante de depósito
� Formulario de desglose de dinero en efectivo de derechos varios e impuesto 2 por mil
� Formulario de depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas,
entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS
� Comprobante de ingreso
� Reporte de venta derecho
� Reporte de verificación de facturas
� Reporte de legalización de factura
� Reporte de facturas anuladas
� Reporte de valija
� Reporte diario
� Reporte detalle de facturas emitidas
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Solicitar liquidación a
pagar por impuesto 2
por mil
Contribuyente
Solicita emisión de liquidación para el pago del
impuesto 2 por mil. Continúa con el paso 4. Liquidación de
impuesto 2 por mil
2 Solicitar venta de
derecho en ventanilla Estudiante
Solicita venta de derecho indicando sus datos
personales o presenta orden de pago emitida por
la facultad. Continúa con el paso 12
Orden de pago
Comprobante de
Derecho
P á g i n a 2 | 4
3
Entregar dinero en
efectivo o cheque y
soporte de valor a pagar
Unidad de
Autogestión
Entrega dinero en efectivo o cheque y los
soportes de valores a pagar por concepto de
autogestión o servicios. Continúa con el paso 12.
Factura
Oficio
Reporte de venta
diaria
Comprobante
depósito Cheque
4 Verificar en el sistema
valores a pagar y emitir
la liquidación de año
actual
Liquidador
Revisa en el sistema valores que adeuda el
contribuyente y emite la liquidación de año
actual, para la recaudación de los valores del
impuesto 2 por mil
5 ¿Sistema genero
información? Liquidador
Si el sistema genero información del impuesto 2
por mil, continúa con el paso 6
Caso contrario, continúa con el paso 8
6 Emitir liquidación
administrativa para
cobro
Liquidador
Emite liquidación administrativa del impuesto 2
por mil al contribuyente para la respectiva
cancelación
Liquidación
7 Receptar liquidación y
entregar en ventanilla
de recaudación
Contribuyente
Recepta liquidación y entrega en ventanilla de
recaudación para el respectivo pago, continúa
con el paso 12.
Liquidación
8
Indicar al contribuyente
que no se puede generar
la liquidación
Liquidador
Comunica al contribuyente que no se puede
generar la liquidación de impuesto 2 por mil y
que debe acercarse donde el analista de
Tesorería (Analista de Ingreso), para la
verificación de historial.
9 Verificar si existe
convenio y se encuentra
al día
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Revisa si el contribuyente tiene convenio y se
encuentra al día con los pagos establecidos en el
mismo.
10
¿Existe convenio y pagos
al día?
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Si existe convenio y los pagos se han efectuado
cumpliendo las fechas establecidas, indica al
Liquidador y continúa con el paso 6
Caso contrario, continúa con el paso 11
11
Indicar al contribuyente
que se acerque al
departamento de 2 por
mil
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Indica al contribuyente que se acerque al
departamento de impuesto 2 por mil, para la
regularización respectiva, y en caso de acuerdos
indicar que se presente con la documentación
respectiva para la emisión de la liquidación del
año actual.
12 Ingresar en el sistema la
transacción y receptar
los valores
Recaudador
Ingresa en el sistema la transacción y recepta los
valores de derecho, impuesto 2 por mil y
autogestión
13
¿Corresponde a
Derecho de impuesto 2
por mil o autogestión?
Recaudador
Si el pago corresponde a derechos varios o
impuesto 2 por mil, continúa con el paso 14
Si el pago corresponde a Autogestión, continúa
con el paso 16
P á g i n a 3 | 4
14 Generar factura sin valor
tributario y entregar al
solicitante
Recaudador
Genera factura electrónica y entrega como
soporte el documento factura sin valor tributario
por derechos varios o impuesto 2 por mil.
Factura sin valor
tributario
15 Realizar el cuadre de
caja y generar
formulario de Desglose
de dinero en efectivo,
para la entrega del
dinero al Coordinador
de Recaudaciones
Recaudador
Realiza el cuadre de caja al final del día y genera
formulario de “Desglose de dinero en efectivo o
cheque” correspondiente a los valores
recaudados de derechos varios e impuesto 2 por
mil y entrega el dinero al Coordinador de
Recaudaciones
Formulario de
desglose de dinero
en efectivo de
derecho e
impuesto 2 por mil
16 Recibir y verificar
dinero/ cheque, firmar
formulario y emitir copia
para elaboración de
comprobante de ingreso
Coordinador de
Recaudaciones
Recibe y verifica dinero en efectivo y cheque
correspondiente a las recaudaciones del día,
firma formularios y emite copia de los mismos al
Analista de Tesorería (Analista de Ingreso) para
elaboración de comprobante de ingreso.
17
Generar Comprobante
de ingreso
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Genera los respectivos comprobantes de ingreso
del dinero en efectivo y cheques recibidos,
posterior a la verificación del Coordinador de
recaudaciones.
Comprobante de
ingreso
18
¿Corresponde a cheques
o efectivo?
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Si es cheque, continúa con el paso 19
Si es efectivo, continúa con el paso 20
19
Sellar cheques
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Sella los cheques recibidos para posterior
elaboración de papeletas de depósito y envío
para firma de Tesorero.
20
Generar formulario de
Depósitos para Consejos
Provinciales,
Municipios, Empresas
Públicas, entidades
Contraloras y
descentralizadas
excepto IESS, y elaborar
papeletas depósitos
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Genera formulario de Depósitos para Consejos
Provinciales, Municipios, Empresas Públicas,
entidades Contraloras y descentralizadas excepto
IESS en caso de dinero en efectivo, y elabora
papeletas depósitos de los cheques recibidos.
Formulario de
Depósitos para
Consejos
Provinciales,
Municipios,
Empresas Públicas,
entidades
Contraloras y
descentralizadas
excepto IESS
Papeletas de
depósito
21
¿Corresponde a cheques
o efectivo?
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Si es cheque, continúa con el paso 22
Si es efectivo, continúa con el paso 26
22 Remitir papeleta
depósito y cheques para
la revisión y firma al
Tesorero
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Remite papeleta depósito y cheques originales
para la revisión y firma correspondiente del
Tesorero para posterior envío a depósito.
Papeleta de
depósito
Cheques
23 Firmar papeletas y
enviar a depositar los
cheques.
Tesorero
Firma papeletas y envía para depósito los
cheques de las recaudaciones con el mensajero
Papeleta de
depósito
Cheques
P á g i n a 4 | 4
24 Realizar el depósito y
entregar copia al
Coordinador de
Recaudaciones y original
al Tesorero
Mensajero
Realiza el depósito y entrega comprobante
depósito original al Tesorero y remite copia al
Coordinador de Recaudaciones como constancia
de los depósitos realizados.
Comprobante de
depósito
25 Recibir comprobante de
depósito Tesorero
Recibe comprobante de depósito para ejecución
del proceso de Gestión de ingresos varios e
impuesto 2 por mil, continúa con el paso 33.
26 Realizar reporte de valija
y remitir al Coordinador
de Recaudaciones
Analista de
Tesorería
(Analista de
Ingreso)
Elabora reporte de valija del dinero en efectivo
recaudado y remita al Coordinador de
Recaudaciones.
27
Realizar la constatación
de valores y reportes,
firmar documentos
Coordinador de
Recaudaciones
Realiza la verificación de valores y reportes y
procede con la firma de los formularios de
Depósitos para Consejos Provinciales,
Municipios, Empresas Públicas, entidades
Contraloras y descentralizadas excepto IESS
28 Armar valija y entregar
dinero en efectivo a
custodia de valores
Coordinador de
Recaudaciones
Arma la valija y entrega dinero en efectivo de las
recaudaciones a custodia de valores
29 Procesar facturas
anuladas en el sistemas
y sellar las originales
Coordinador de
Recaudaciones
Ingresa en el sistema de recaudaciones y procesa
las facturas anuladas, sella las originales y remite
al Recaudador para la emisión de los reportes
consolidados.
30
Generar reportes y en
caso de ser legalización
separar oficios y copias
Recaudador
Genera reportes de las recaudaciones de
derecho, autogestión e impuesto 2 por mil,
reporte de verificación, anulación y legalización
de facturas y en caso de legalización
adicionalmente separa oficios originales y copias
Reporte de venta
derecho
Reporte de
verificación de
facturas
Reporte de
facturas anuladas
Reporte de
legalización de
factura
31 Ordenar copia de
facturas y anexan al
reporte
Coordinador de
Recaudaciones
Ordena copia de facturas y anexa al reporte de
detalle de facturas emitidas
32 Generar reporte diario y
detalle de facturas
emitidas para remitir a
Tesorería
Coordinador de
Recaudaciones
Genera reporte diario y detalle de facturas
emitidas para la entrega a Tesorería Reporte diario
Reporte detalle de
facturas emitidas
33
Gestión de ingresos
varios e impuesto 2 por
mil
Recaudador
Recibe los reportes y formularios de Depósitos
para Consejos Provinciales, Municipios,
Empresas Públicas, entidades Contraloras y
descentralizadas excepto IESS, ejecuta el proceso
de Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por
mil
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería Código: GA-FIN-TES-003
Nombre del Subproceso: Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil
Descripción:
Propósito del
proceso
Registrar y custodiar los ingresos o reingresos obtenidos por derecho
varios, autogestión, servicios prestados e impuesto dos por mil
Disparador: Recepción de reporte de ingresos varios e impuesto 2 por mil
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Recibir los reportes para el registro de
información de gestión de ingresos varios, derecho universitarios e
impuesto 2 por mil / Analista de Tesorería
Actividad Final/Responsable: Archivar reporte / Analista de Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso:
� Archivo “Reclasificación de impuesto”
� CUR de Ingreso
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Recibir los reportes para
el registro de información
de gestión de ingresos
varios, derecho
universitarios e impuesto
2 por mil
Analista de
Tesorería
Recibe los reportes y la documentación
soporte para el registro de información
en el sistema e-Sigef de la gestión de
ingresos varios, cobro de derechos
universitarios y recaudaciones del
impuesto 2 por mil.
Reportes impuesto dos
por mil:
Detalle de entrega Detalle de rubro Comprobante de
ingreso Papeletas depósitos
Formulario de transferencia del Banco
Central del Ecuador Reporte por ingresos
varios:
Detalle de entrega Detalle de rubro Comprobante de
ingreso Papeletas depósitos
Formulario de transferencia del Banco
Central del Ecuador Facturas Oficios
Parte diario de recaudaciones
Reporte de derecho universitarios
P á g i n a 2 | 2
2 ¿Corresponde a ingreso
de año actual?
Analista de
Tesorería
Si corresponde a ingreso de año actual,
continúa con el paso 6
Caso contrario, continúa con el paso 3
3
Registrar los valores de
ingreso por impuesto 2
por mil de años anteriores
Analista de
Tesorería
Registra los valores de ingreso por
impuesto 2 por mil de años anteriores
en el archivo de excel “Reclasificación
de impuesto” para posterior ajuste de la
Jefatura de Contabilidad.
Reclasificación
Impuesto
4 Enviar el archivo de
impuesto 2 por mil a
Contabilidad
Analista de
Tesorería
Envía el archivo de impuesto 2 por mil
para la conciliación de cuentas por
cobrar por impuesto 2 por mil a
Contabilidad
5 Realizar conciliación de
cuentas por cobrar por
impuesto 2 por mil
Contabilidad
Realiza la conciliación de cuentas por
cobrar por impuesto 2 por mil, para el
respectivo ingreso de ajuste en el
sistema.
6 Registrar los valores en el
sistema e-Sigef
Analista de
Tesorería
Registra los valores en el sistema e-
Sigef, una vez creado el ítem
presupuestario.
7 Generar el comprobante
Único de Registro de
ingreso
Analista de
Tesorería
Genera e imprime comprobante Único
de Registro de ingreso como soporte del
registro de los valores recibidos y remite
al Tesorero (a) para firma respectiva.
8
Firmar CUR de ingreso Tesorero
Firma comprobante de ingreso y
devuelve al Analista para archivo de
expediente. CUR ingreso
9
Archivar expediente Analista de
Tesorería
Archiva expediente como evidencia del
registro de los ingresos varios, derechos
universitarios e impuesto 2 por mil.
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería Código: GA-FIN-TES-004
Nombre del
subproceso: Legalización de transferencia
Descripción:
Propósito
del proceso
Legalizar el pago de estudiantes que realizan transferencia bancaria en la
cuenta de la Universidad de Guayaquil con la finalidad de pagar una obligación
existente.
Disparador: Recepción de solicitud de legalización de transferencia
Alcance
Actividad Inicial/Responsable: Solicitar legalización de transferencia dirigida a
la Tesorera /Estudiante
Actividad Final/Responsable: Archivar el expediente / Analista Recaudador
Productos/Servicios
del Proceso:
� CUR de ingreso
� Facturación electrónica
� Comprobante “Factura sin valor tributario”
� Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y
derechos varios
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Externo
Capacidad y
formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: N/A
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Solicitar legalización
de transferencia
dirigida a la Tesorera
Estudiante
Presenta solicitud de legalización de transferencia
adjuntando comprobante de transferencia
bancaria y orden de pago de los valores
acreditados en la cuenta bancaria de la
Universidad de Guayaquil.
Comprobante de
transferencia
bancaria
Orden de pago
Solicitud de
legalización de
transferencia
2
Elaborar y entregar
comprobante de
recepción de solicitud
para certificar pagos
de matrículas y
derechos varios al
estudiante
Tesorero
Genera y entrega el comprobante de recepción de
solicitud para la certificación de pagos de
matrículas y derechos varios al estudiante como
constancia de los documentos entregados para la
legalización, indica al solicitante día y ventanilla en
el que podrá retirar la contestación.
Comprobante de
recepción de
solicitud
para certificar
pagos de
matrículas y
derechos varios
3
Sumillar el
requerimiento al
Analista de Tesorería
Tesorero
Sumilla el requerimiento al Analista de Tesorería,
para la revisión de transferencia en estado de
cuenta bancario.
4
Revisar la
transferencia en
cuenta bancaria
Analista de
Tesorería
Revisa que la transferencia se vea reflejada en la
cuenta bancaria conforme a los soportes para la
emisión respectiva del CUR de ingreso
P á g i n a 2 | 2
5 ¿Consta la
transferencia?
Analista de
Tesorería
Si la transferencia consta en la cuenta bancaria,
continúa con el paso 7
Caso contrario, continúa con el paso 6
6
Devolver el trámite
mediante oficio al
requirente
Analista de
Tesorería
Devuelve el trámite al solicitante de la legalización
mediante oficio indicando que no consta la
transferencia realizada en la cuenta bancaria. Oficio
7
Emitir CUR de ingreso
en el sistema y
entregar a
Recaudaciones
Analista de
Tesorería
Genera CUR de ingreso en el sistema e-Sigef, y
remite con sumilla de responsabilidad al Analista
Recaudador, para la generación respectiva de
comprobante “Factura sin valor tributario”.
CUR de ingreso
Certificado de
transferencia
8
Ingresar en el sistema
de recaudaciones,
actualizar datos y
generar comprobante
“Factura sin valor
tributario”
Analista
Recaudador
Ingresa en el sistema de recaudaciones, actualiza
los datos de estudiante en caso de ser necesario,
genera comprobante de facturación electrónica e
imprime documento “Factura sin valor tributario”
como constancia
Factura
electrónica
Comprobante
“Factura sin
valor tributario”
9
Retirar comprobante
de legalización de
transferencia
Estudiante
Retira comprobante de factura sin valor tributario
y entrega comprobante de recepción de solicitud
para la certificación de pagos de matrículas y
derechos varios como constancia del retiro de la
legalización solicitada, o en su defecto retira oficio
de devolución de trámite cuando no constan en
cuenta bancaria los valores indicados.
Comprobante de
recepción de
solicitud
para certificar
pagos de
matrículas y
derechos varios
10 Archivar el expediente Analista
Recaudador
Conserva y archiva el expediente como constancia
del trámite finalizado
Comprobante de
recepción de
solicitud
para certificar
pagos de
matrículas y
derechos varios
Comprobante de
transferencia
bancaria
Orden de pago
Solicitud de
legalización de
transferencia
CUR de ingreso
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería
Nombre del
subproceso: Certificación de valores recaudados Código: GA-FIN-TES-005
Descripción:
Propósito
del proceso
Certificar los valores cancelados por los estudiantes o empresas según
corresponda y los fondos asignados a los proyectos o recaudaciones por
posgrado.
Disparador: Recepción de solicitud de certificación de valores recaudados
Alcance
Actividad inicial / Responsable: Receptar solicitud de certificación de ingresos
/ Tesorero (a)
Actividad final / Responsable: Recibir y despachar certificación a requirente /
Analista de Tesorería
Productos/Servicios
del Proceso:
� Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y
derechos varios
� Certificación de valores recaudados
� Memorando de certificación de ingresos
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno / Externo
Capacidad y
formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: N/A
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Receptar solicitud u
oficio de certificación
de ingresos
Tesorero (a)
Recepta solicitud de certificación de ingresos por
parte de los estudiantes, u oficio de certificación
de fondos asignados a proyectos, o de
recaudaciones realizadas por posgrado solicitadas
por Directores o Decanos de Facultad y sumilla el
requerimiento al Coordinador de Recaudaciones
para su confirmación.
Solicitud de
certificación de
valores
2
Emitir comprobante de
recepción de solicitud
y sumillar solicitud al
Coordinador de
Recaudaciones
Tesorero (a)
Elabora y entrega el comprobante de recepción de
solicitud para la certificación de pagos de
matrículas y derechos varios al estudiante como
constancia del trámite a realizar, en el documento
se especifica el día y la ventanilla para retiro de su
documento legalizado, en caso que sea oficio de
algún Director o Decano de Facultad solicitando
certificación de proyectos o valores recaudados en
posgrado. En ambos casos sumilla requerimiento a
Coordinador de recaudaciones
Comprobante de
recepción de
solicitud
para certificar
pagos de
matrículas y
derechos varios
3
Verificar el tipo de
certificación solicitada
en el sistema de
recaudaciones e
Coordinador de
Recaudaciones
Verifica el tipo de certificación en el sistema de
recaudaciones e imprime los reportes necesarios
que soporten la certificación solicitada por el
estudiante o la Facultad.
P á g i n a 2 | 2
imprimir los reportes
necesarios
4 ¿Refleja valores en el
sistema?
Coordinador de
Recaudaciones
Si se refleja los valores en el sistema, continúa con
el paso 6.
Caso contrario, continúa con el paso 5.
5
Devolver solicitud a
Tesorería con sumilla
de valores no
reflejados en el
sistema a Tesorería
Coordinador de
Recaudaciones
Devuelve el trámite a Tesorería para firma del
memorando con sumilla de valores no reflejados
en el sistema de recaudaciones, continúa con el
paso 8
6
Emitir certificación de
valores y generar
oficios
Coordinador de
Recaudaciones
Emite certificación de valores recaudados por
concepto de pagos de estudiantes, fondos
asignados a proyectos o recaudaciones por
posgrado y genera oficio dirigido a la Facultad en
caso que la certificación haya sido solicitada por la
Unidad Académica.
Certificación de
valores
Memorando
7
Remitir para firma del
oficio de certificación a
Tesorero
Coordinador de
Recaudaciones
Remite a Tesorero (a) para firma del oficio de
certificación de valores y los respectivos reportes
del sistema como respaldo
8
Firmar y devolver al
Coordinador de
Recaudaciones para
despacho
Tesorero (a)
Firma el oficio de certificación de valores y
devuelve al Coordinador de Recaudaciones para
despacho
9
Recibir y despachar
certificación a
requirente
Coordinador de
Recaudaciones
Recibe y entrega oficio de certificación al
requirente, en caso de estudiante, canjea el
Comprobante de recepción de solicitud para
certificar pagos de matrículas y derechos varios.
Certificación de
valores
Memorando
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería Código: GA-FIN-TES-006
Nombre del
subproceso: Conciliación Bancaria
Descripción:
Propósito
del proceso
Cotejar el saldo y los movimientos que la institución tiene registrados en su
cuenta corriente con los saldos que reporta el Banco Central y los libros
contables de la institución, con el fin de llevar un adecuado control de los
recursos disponibles en el banco.
Disparador: Recepción de estado de cuenta mensual
Alcance
Actividad Inicial/Responsable: Descargar estados cuenta de Instituciones
bancarias/Analista de Tesorería
Actividad Final/Responsable: Firmar y archivar Informe de conciliación
bancaria /Tesorero
Productos/Servicios
del Proceso: � Informe de conciliación bancaria
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y
formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: N/A
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Descargar estados cuenta
de Instituciones
bancarias
Analista de
Tesorería
Descarga los estados de cuenta mensuales del
Banco Central y del Banco que opera la cuenta de
la Institución para cotejar saldos y movimientos
presentados contra los registrados en el sistema
contable.
Estados de
cuentas
bancarios
2
Comparar saldos y
movimientos de estados
de cuenta contra
registros contables
Analista de
Tesorería
Compara los saldos y movimientos presentados
en los estados de cuenta contra los registrados en
el sistema contable.
Registros
contables
3
¿Saldos y movimientos
presentados en estados
de cuenta omitidos o
incorrectos?
Analista de
Tesorería
Si al comparar estados de cuenta VS. Registros
contables identifica movimientos o saldos
incorrectos o que han sido omitidos, continúa
con el paso 4.
Caso contrario, continúa con el paso 10.
4
Confirmar si la omisión es
en cuenta bancaria o en
registro contable
Analista de
Tesorería
Confirma si la omisión o saldos incorrectos
corresponden a ser regularizados por
contabilidad o por corresponsal bancario.
P á g i n a 2 | 2
5 ¿Omisión en cuenta
bancaria?
Analista de
Tesorería
Si la omisión es en cuenta bancaria, continúa con
el paso
6
Enviar correo electrónico
al ejecutivo del banco,
indicando valor no
transferido
Analista de
Tesorería
Envía correo electrónico a la Ejecutiva del banco,
donde especifica error u omisión en registro o
valor y solicita solución inmediata. Anexa copia
del estado de cuenta bancario y la
documentación que respalde los movimientos
incorrectos u omitidos.
7 Atender el requerimiento Corresponsal
Bancario
Recibe y atiende el requerimiento, ajustando los
saldos y movimientos del estado de cuenta para
de esta forma reflejar los saldos correctos.
Continúa con el paso 10
8
Remitir a Contabilidad
para elaboración de
ajustes
Analista de
Tesorería
Remite a contabilidad detalle de los valores que
no tienen registrado en el sistema para su ajuste
respectivo.
Detalle de
valores no
registrados
contablemen
te
9 Realizar ajustes contables Jefatura de
Contabilidad
Realiza ajuste contable de los valores reflejados
en detalle remitido por Tesorería.
Asientos de
ajuste
10
Elaborar el informe de
conciliación y remitir a
Tesorería para su firma
Analista de
Tesorería
Elabora el informe de conciliación, y lo remite al
Tesorero para su firma.
De ser necesario efectúa ajustes en el sistema
contable.
Informe de
conciliación
11 Firmar y archivar Tesorero (a) Recibe, sumilla y archiva el informe de
conciliación bancaria para consultas posteriores.
P á g i n a 1 | 4
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería
Nombre del
subproceso: Gestión de Pago Código: GA-FIN-TES-007
Descripción:
Propósito
del proceso
Realizar los pagos por las obligaciones adquiridas con los funcionarios
públicos, proveedores, o estudiantes según corresponda previo al
cumplimiento de toda la documentación soporte conforme a check list
vigente.
Disparador: Recepción de expediente con autorización de pago
Alcance
Actividad inicial/ /Responsable: Recibir expediente y sumillar requerimiento a Analista /Tesorero Actividad final/ /Responsable: Archivar el expediente / Contabilidad
Productos/Servicios
del Proceso:
� CUR de Pago � Comprobante de retención
� CUR contable
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno y externo
Capacidad y
formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: N/A
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Recibir expediente y
sumillar requerimiento
a Analista Tesorero
Recepta expediente remitido por Jefatura de
Contabilidad y reasigna expedientes para
revisión de documentación de acuerdo al tipo de
pago y check list existente de cada caso.
De acuerdo a check
list de:
Ínfima cuantía
Servicios básicos
Matrículas
vehiculares
Servicio de correos
Seguros
Contratación de
servicios
Contratación de
arrendamiento
Mantenimiento de
vehículos
Pasajes aéreos
Subasta inversa
Procesos de compras
públicas
Nómina
Liquidación de
haberes
Décimos
Horas extras
Ayudas económicas
Honorarios y
Servicios
profesionales
P á g i n a 2 | 4
Jubilación
Reposición caja chica
y fondo rotativo
Viáticos
Reembolsos
2
Revisar expediente y
confirmar documentos
mediante check list
Analista de
Tesorería
Revisa y analiza el expediente y se asegura que
los documentos estén completos conforme al
check list correspondiente, así como los cálculos
estén correctos.
De acuerdo a check
list de:
Ínfima cuantía
Servicios básicos
Matrículas
vehiculares
Servicio de correos
Seguros
Contratación de
servicios
Contratación de
arrendamiento
Mantenimiento de
vehículos
Pasajes aéreos
Subasta inversa
Procesos de compras
públicas
Nómina
Liquidación de
haberes
Décimos
Horas extras
Ayudas económicas
Honorarios y
Servicios
profesionales
Jubilación
Reposición caja chica
y fondo rotativo
Viáticos
Reembolsos
3 ¿Expediente
completo? Analista de
Tesorería
Si el expediente está completo, continúa con el
paso 6
Caso contrario, continúa con el paso 4.
4
Devolver el trámite
con las observaciones
a contabilidad
Analista de
Tesorería
Realiza la devolución del expediente con sus
respectivas observaciones al área de
Contabilidad mediante quipux.
Memorando
5 Corregir las
observaciones Contabilidad
Completa la documentación o subsana las
correcciones necesarias según las observaciones
realizadas por el Analista de Tesorería y remite
nuevamente para revisión, continúa con el paso
3.
6 Verificar si el pago
corresponde a nómina Analista de
Tesorería
Revisa si la documentación soporte corresponde
a pago por nómina de la Universidad de
Guayaquil.
P á g i n a 3 | 4
7 ¿Corresponde a
nómina? Analista de
Tesorería
Si corresponde a nómina, continúa con el paso 8
Caso contrario, continúa con el paso 9.
8
Revisar totales de la
nómina de personal
con el sistema SPRYNT
y expediente
Analista de
Tesorería
Revisa la nómina de personal y la información
que consta en el sistema Sprynt con la finalidad
de certificar que no existen diferencias en los
totales de los reportes, firma expediente y
remite a Tesorera para aprobación.
Nómina de
personal
Expediente
9 Revisar expediente
Tesorero (a) Revisa que la documentación esté conforme al
check list del proceso que corresponda.
10 ¿Expediente
completo? Tesorero (a)
Si el expediente está completo, continúa con el
paso 12.
Caso contrario, continúa con el paso 11.
Expediente
11
Devolver el expediente
a Analista para
regularización Tesorero (a)
Devuelve el expediente y el check list sin firma
de aprobación al Analista para su regularización
o respectiva devolución. Continúa con el paso 4
Expediente
12 Firmar check list
Tesorero (a)
Firma check list como constancia de la
verificación de los documentos
correspondientes.
Check list
13 Revisar CUR de pago y
solicitar autorización Tesorero (a)
Revisa CUR de pago y solicita al Director
Financiero, autorice el pago adjuntando el
expediente completo y check list firmado por el
Analista y Tesorero.
Memorando
14 Autorizar y firmar CUR
de pago Director
Financiero
Autoriza pago en el sistema y firma CUR de pago,
devuelve el expediente para que se ejecute pago
en sistema e-Sigef.
CUR pago
15 Realizar el pago en el
sistema Tesorero (a) Realiza el pago en el sistema e-Sigef en base al
CUR de pago autorizado.
16 Realizar la retención
física o electrónica Analista de
Tesorería
Elabora la retención electrónica o física según
corresponda, excepto si el pago a realizarse es
por nómina del personal.
Comprobante
Retención
17 ¿El pago se realizó? Analista de
Tesorería
Si el pago se realizó, continúa con el paso 24.
Si el pago fue rechazado, continúa con el paso
18.
18
Verificar si el pago
rechazado
corresponde por datos
de beneficiario
Analista de
Tesorería
Verifica si el pago rechazado es por
inconsistencias de datos de beneficiario.
19
¿Rechazado por datos
incorrectos de
beneficiario?
Analista de
Tesorería
Si el pago fue rechazado por datos incorrectos
del beneficiario, continúa con el paso 20
Si el pago fue rechazado porque corresponde a
pagos de años anteriores y existe inconsistencia
en número de partida presupuestaria, continúa
con el paso 22
P á g i n a 4 | 4
20
Solicitar al beneficiario
el formulario,
certificado bancario, y
copia de cédula
identidad
Tesorero (a)
Solicitar al beneficiario la siguiente
documentación: formulario, certificado bancario
y copia de cédula de identidad mediante oficio,
remitir a Tesorera para firma y despacho.
Memorando
Formulario
21
Firmar oficio con
requerimiento de
documentos al
beneficiario
Tesorero (a)
Firma oficio con requerimientos de documentos
al beneficiario. Una vez receptada la
documentación solicitada, continúa con el paso
13.
Memorando
Formulario
Certificado
bancario
Cédula de
Identidad
22
Solicitar el asiento de
reclasificación a
Contabilidad Tesorero (a)
Solicita a Jefatura de Contabilidad realizar
asiento contable de reclasificación, por concepto
de pagos de años anteriores. Memorando
23
Realizar Reclasificación
de pago de años
anteriores
Analista de
Tesorería
Ejecuta proceso de Reclasificación de pago de
años anteriores y remite documentación con
asiento contable a Tesorero (a), continúa con el
paso 12.
Asiento contable
24
Imprimir el CUR de
pago y enviar
expediente a
Contabilidad para
archivo
Analista de
Tesorería
Imprime CUR de pago después de 72 Horas,
adjuntando el expediente, se remite a
Contabilidad. CUR de pago
25 Archivar el expediente
Contabilidad Archiva el expediente como constancia de pago.
Expediente del
pago
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería Código: GA-FIN-TES-008
Nombre del Subproceso: Registro de cuentas bancarias
Descripción:
Propósito del
proceso
Registrar, modificar y deshabilitar cuentas bancarias de proveedores,
funcionarios y estudiantes para efectuarles los pagos por la provisión de
sus bienes o servicios.
Disparador: Requerimiento de registro, modificación o deshabilitación de cuenta
bancaria
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Receptar documentos y asignar el trámite/
Tesorero
Actividad Final/Responsable: Modificar o crear la cuenta en el sistema e-
Sigef/ Analista de Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso: � Cuentas monetarias registradas/modificadas/deshabilitadas
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Receptar
documentos y
asignar el trámite
Tesorero
Recepta solicitud de registro, modificación
o deshabilitación de cuenta por parte de
estudiantes, proveedores o funcionarios
públicos y asigna el trámite al Analista de
Tesorería.
Para registro o modificación de cuenta la
solicitud debe presentar los siguientes
documentos del solicitante: copia de
cédula y/o RUC, certificado bancario y
comprobante de pago.
Copia de cédula y/o RUC
Certificado bancario
Comprobante de pago.
2
¿Tipo de solicitud? Analista de
Tesorería
Si se trata de una solicitud de
deshabilitación de cuenta bancaria
continúa con el paso 3, caso contrario,
continúa con el paso 4.
3 Deshabilitar cuenta
de funcionario,
proveedor o
estudiante
Analista de
Tesorería
Deshabilita cuenta de funcionario,
proveedor o estudiante en el sistema e-
Sigef y finaliza el proceso.
4 Verificar si el
solicitante se
encuentra
Analista de
Tesorería
Verifica si solicitante se encuentra
registrado en el sistema e-Sigef.
P á g i n a 2 | 2
registrado en el
sistema
5 ¿Se encuentra
registrado en el
sistema?
Si el funcionario no se encuentra registrado
en el sistema e-Sigef, continúa con el paso
6, caso contrario, continúa con el paso 7.
6 Informar al
solicitante que debe
constar en el
distributivo o
catálogo de
beneficiarios
aprobados
Analista de
Tesorería
Informa al solicitante que debe constar en
el distributivo aprobado del Sistema de
Nómina y Remuneraciones de la entidad
(Funcionarios públicos) y en el catálogo de
beneficiarios aprobados (funcionarios
públicos y proveedores) para lo cual debe
acercarse al área correspondiente.
7 Verificar si el
solicitante tiene
cuenta creada
Analista de
Tesorería
Verifica si el solicitante tiene cuenta creada
en el sistema e-Sigef.
8 ¿Tiene cuenta
creada?
Analista de
Tesorería
Si el solicitante tiene cuenta creada en el
sistema e-Sigef, continúa con el paso 9,
caso contrario continúa con el paso 12.
9 Verificar si la
solicitud presenta la
cuenta registrada en
el sistema
Analista de
Tesorería
Verifica si la solicitud presenta la misma
cuenta registrada en el sistema.
10
¿Se trata de la
misma cuenta?
Analista de
Tesorería
Si la cuenta presentada en el sistema es la
misma que se encuentra registrada en la
solicitud, continúa con el paso 11, caso
contrario, continúa con el paso 12.
11 Mantener misma
cuenta registrada en
el sistema eSIGEF
Analista de
Tesorería
Mantiene la cuenta registrada en el sistema
eSIGEF; confirmando que la misma se
encuentre activa.
12 Modificar o crear la
cuenta en el sistema
eSIGEF
Analista de
Tesorería
Modifica o crea la cuenta en el sistema
eSIGEF.
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería Código: GA-FIN-TES-009
Nombre del Subproceso: Custodia de Garantías
Descripción:
Propósito del
proceso
Ejecutar un control adecuado y organizado de las garantías recibidas de
proveedores y oferentes para asegurar su validez y resguardo físico.
Disparador: Recepción de pólizas de garantía
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Remitir las garantías con oficio a Tesorería
/ Procuraduría Síndica
Actividad Final/Responsable: Actualizar registro de garantías / Analista
de Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso:
� Garantías renovadas, ejecutadas o devueltas
� Inventario de garantías actualizado
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Remitir las garantías a
Tesorería
Procuraduría
Síndica
Remite mediante oficio al área de Tesorería las
garantías recibidas de proveedores u oferentes.
Oficio de
Garantía
2
Recibir oficio de
garantías y sumillar al
Analista de Tesorería
Tesorero (a)
Recibe oficio de garantías por parte de
Procuraduría Síndica y sumilla al Analista de
Tesorería como responsable de la recepción y
custodia de las garantías.
3 Registrar garantías Analista de
Tesorería
Registra en el sistema informático la vigencia y el
monto de las garantías, además de los números de
contrato y proveedores a los que se encuentran
relacionadas.
4 Archivar Garantías Analista de
Tesorería
Archiva garantías en la oficina del Tesorero (a), que
es el espacio físico dispuesto para custodia y
garantía del respaldo e identificación.
5
Controlar y monitorear
la vigencia de las
Garantías
Analista de
Tesorería
Realiza monitoreo mensual de la vigencia de las
garantías.
6 ¿Las garantías están
próximas a vencer?
Analista de
Tesorería
Si las garantías se encuentran a un mes de su
vencimiento, continúa con el paso 7
Caso contrario, continúa con el paso 10.
P á g i n a 2 | 2
7
Elaborar oficio de
renovación de pólizas
de garantías
Analista de
Tesorería
Elabora oficio de solicitud de renovación de pólizas
de garantías para su envío a la aseguradora.
Oficio de
renovación
de garantía
8
Firmar oficio de
renovación de pólizas
de garantías y remitir a
la Aseguradora
Tesorero (a)
Firma oficio de renovación de pólizas de garantías
del proveedor y lo remite a la Aseguradora. Oficio de
renovación
de garantía
9 Renovar las garantías Aseguradora Renueva las garantías y remite al Tesorero de la
Universidad de Guayaquil. Continúa con el paso 2. Garantía
Renovada
10 Confirmar la existencia
de acta definitiva
Analista de
Tesorería
Confirma que el contratista o administrador de
contrato haya enviado mediante oficio al Tesorero
(a) el acta de entrega-recepción definitiva
solicitando la devolución de la garantía, o su
ejecución cuando corresponda.
Acta de entrega-
recepción
definitiva
11
¿Existe acta de
entrega–recepción
definitiva?
Analista de
Tesorería
Si existe acta de entrega-recepción definitiva,
continúa con el paso 12.
Caso contrario, continúa con el paso 7.
12 Devolver las garantías Analista de
Tesorería
Devuelve garantías al proveedor por finalización
del contrato.
13 Actualizar registro de
garantías
Analista de
Tesorería
Actualiza registro de garantías en custodia
retirando la garantía que fue devuelta al
proveedor y finaliza el proceso.
Registro de
garantías
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería
Nombre del
subproceso: Devolución de valores a estudiantes Código: GA-FIN-TES-010
Descripción:
Propósito
del proceso
Devolver valores por concepto de gratuidad o de pagos duplicados a los
estudiantes de UG, asegurando el cumplimiento de la normativa legal vigente
para la educación superior pública en el Ecuador.
Disparador: Recepción de solicitud de devolución de valores
Alcance
Actividad inicial/Responsable: Recibir y revisar solicitud de devolución de
valores autorizada por la Unidad Académica/ Analista de Tesorería
Actividad final/Responsable: Gestión de pago/ Analista de Tesorería
Productos/Servicios
del Proceso: � CUR pago por devolución de valores
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno y externo
Capacidad y
formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: N/A
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Recibir y revisar
solicitud de devolución
de valores
Analista de
Tesorería
Recibe del estudiante solicitud de devolución de
valores y revisa que la misma esté autorizada
por la Unidad Académica
Solicitud de
devolución de
valores
Comprobante de
pago
Orden de pago
2
¿Solicitud está
autorizada? Analista de
Tesorería
Si la solicitud no está autorizada por la Unidad
Académica, continúa con el paso 3, caso
contrario, continúa con el paso 4.
3
Devolver el trámite al
estudiante Analista de
Tesorería
Devuelve el trámite al estudiante y le indica que
la solicitud debe estar autorizada por la Unidad
Académica.
4
Verificar en cuenta
bancaria la
acreditación de los
valores declarados por
el estudiante
Analista de
Tesorería
Verifica en la cuenta bancaria de la institución la
acreditación de los valores declarados por el
estudiante en la solicitud de devolución de
valores.
5
¿Se encuentran
reflejados en la cuenta
bancaria los valores
declarados?
Analista de
Tesorería
Si no se encuentran reflejados en la cuenta
bancaria los valores declarados, continua con el
paso 6, caso contrario, continúa con el paso 12.
6
Solicitar a la DGTI la
confirmación del pago Analista de
Tesorería
Solicita a la Dirección de Gestión Tecnológica de
la Información la confirmación de la orden de
pago del estudiante en el sistema académico.
Memorando
P á g i n a 2 | 2
7
Recibir solicitud y
revisar en el sistema
académico la orden de
pago solicitada
Dirección de
Gestión
Tecnológica de
la Información
Recibe solicitud de Tesorería y revisa en el
sistema académico la orden de pago a confirmar.
8
Comunicar la
existencia de orden de
pago en el sistema
académico
Dirección de
Gestión
Tecnológica de
la Información
Comunica a través de memorando al área de
Tesorería la existencia de orden de pago en el
sistema académico.
Memorando
9
Recibir memorando de
Confirmación de orden
de pago
Analista de
Tesorería
Recibe memorando de la Dirección de Gestión
Tecnológica de la Información confirmando la
existencia de la orden de pago en el sistema
académico.
10 ¿Existe orden de pago? Analista de
Tesorería
Si no existe orden de pago, continúa con el paso
11
Caso contrario, continúa con el paso 12.
11
Comunicar al
estudiante que no se
refleja orden de pago
en el sistema
académico
Analista de
Tesorería
Comunica al estudiante que no se refleja orden
de pago en el sistema académico, continúa con
el paso 3
Memorando
12
Verificar en el sistema
e-Sigef la
disponibilidad de
fondos
Analista de
Tesorería
Verifica en el sistema e-Sigef la disponibilidad de
fondos para ejecutar la devolución de los valores
al estudiante.
13
¿Existe disponibilidad
de fondos? Analista de
Tesorería
Si no existe disponibilidad de fondos continúa
con la actividad 14, caso contrario, continúa con
la actividad 15.
14
Esperar disponibilidad
de fondos Analista de
Tesorería
Espera a que exista disponibilidad de fondos
para continuar con el subproceso de Gestión de
Pagos.
15 Realizar subproceso
Gestión de pago
Analista de
Tesorería
Se procede con el subproceso de Gestión de
pagos.