Manual del Proveedor 2017

Sumario

Manual del Proveedor 2017 2

Introducción 3

GRUPO SOLVAY & ÁREA DE COMPRAS 4

Misión de la Organización de Compras 4 Nuestra organización 5 Políticas de Grupo y Mejores Prácticas 6 Proceso de Compras de Solvay (PPS) 7 Nuestro enfoque de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) 8 Código de Conducta del Proveedor y Normas que Salvan Vidas 9 Cuidado Responsable – Gestión QHSE 10 Juntos por la Sostenibilidad (TfS) 11

COLABORACIÓN DE SOLVAY CON SUS PROVEEDORES 12

Cualificación y Selección 13 Proceso de Pedidos y Facturas 14 Cumplimiento del Proveedor 16 Satisfacción del Proveedor 18 Diríjase a Solvay 19 Relaciones 20

BUSCANDO INFORMACIÓN Y CONTACTO 21

3

Kristian Saksida

Pretendemos desarrollar relaciones sostenibles con nuestros Proveedores para ofrecer soluciones innovadoras y un valor añadido. Nuestro objetivo es crear relaciones estables y de confianza con nuestros proveedores, basadas en los valores que compartimos, especialmente los que tienen que ver con el medioambiente y los principios éticos.

Creemos que fomentando la colaboración mejoraremos juntos, encontrando soluciones óptimas y ofreciendo un mayor valor.

Las relaciones sostenibles se basan en la confianza, la transparencia y el conocimiento del otro.

Este manual del proveedor tiene como finalidad proporcionarle un mayor conocimiento de nuestra organización y de nuestros procesos. En él se explica cómo trabajamos, lo que pedimos de Ud. y lo que Ud. puede esperar de nosotros.

En Solvay, nuestra estrategia es apoyar a nuestros clientes en la innovación, el desarrollo y la creación de productos y soluciones sostenibles y de gran calidad que permitan reducir el consumo de energía y las emisiones de CO2 optimizando el uso de los recursos y mejorando la calidad de vida. Y eso solo podemos lograrlo juntos, compartiendo objetivos comunes y construyendo relaciones comerciales sólidas con Ud. como uno de nuestros proveedores.

Kristian Saksida

Vicepresidente Ejecutivo Sénior Director General de Grupo Excelencia en la Cadena de Compras y Suministros

Manual del Proveedor 2017

Introducción

Misión de la Organización de Compras:

Pretendemos desarrollar relaciones sostenibles con nuestros Proveedores para ofrecer soluciones innovadoras y un valor añadido.

En colaboración con las Unidades Comerciales Globales (GBU) y

Áreas*, la Excelencia en la Cadena de Compras y Suministros (PSCE) generará un valor añadido mediante procesos de compras simples y claros y programas de excelencia gestionados por una red global de

personas de gran talento.

4 Manual del Proveedor 2017

Grupo Solvay y Área de Compras

*Interesados internos

La organización de Excelencia en la Cadena de Compras y Suministros (PSCE), representada por una red de compradores de gran profesionalidad, se estructura en una organización matricial con diferentes ámbitos de compras y zonas geográficas para dar servicio a las necesidades internas y para estar más cerca de nuestros proveedores.

Los compradores de Solvay se agrupan en:

• Compradores del Área PSCE (ámbito global + zonas)

• Compradores de las GBU (ámbito materias primas)

• Compradores en Sedes (Representantes de Adquisiciones Locales o LPR)

5 Manual del Proveedor 2017

La Organización de Solvay es un modelo de matriz. Para conseguir sus objetivos en términos de competitividad y crecimiento, las Unidades Comerciales Globales (GBU) y las sedes cuentan con el apoyo de las Áreas Corporativas.

Compra-dores de materias primas

EMEA

NAM

LATAM

APAC

Bienes y Servicios Técnicos

Logística y Envasado

Gastos Generales, IT y Telecomunicaciones

SEDES - LPR

Área de Excelencia en la Cadena de Compras y Suministros GBU

Nuestra Organización

Actividades con valor añadido transversal: Rendimiento, QHSE, RSC, Excelencia en la Cadena de Compras y

Suministros, Recursos Humanos, Innovación y Sostenibilidad.

Compradores PSCE

Declaración de Compras Responsables y Cadena de Suministros Sostenible: Teniendo en cuenta que la sostenibilidad es una parte integral de la estrategia del Grupo Solvay, estamos plenamente comprometidos con la creación de relaciones estables y de confianza con nuestros proveedores, basadas en los valores que compartimos. Esta política conforma el compromiso mutuo de Solvay y de sus proveedores para poner en práctica actividades comerciales responsables y sostenibles. Esperamos que nuestros proveedores pongan en práctica estos principios dentro de su propia organización, y que asuman como compromiso un enfoque de continua superación.

Política General de Conducta de los Compradores: Todos los compradores han recibido formación sobre el Código de Conducta de Solvay y los Procesos de Compra de Solvay (PPS), y se han comprometido a seguirlos. Política de Gestión de Proveedores: Todos los proveedores están sometidos a un proceso de aprobación en función de unos criterios de compra establecidos, y deben adherirse al Código de Conducta del Proveedor de Solvay. Entre otros, uno de los criterios destacados es la Responsabilidad Social Corporativa (RSC), evaluada en función de un cuestionario interno o por evaluación de un tercero.

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Proceso de Compras Acreditado: Todo el Equipo de Compras sigue el Proceso Global de Compras de Solvay (PPS). El PPS garantiza la observancia de nuestros valores corporativos, prácticas de proveedores y procesos de gobierno clave.

Política de Compras Profesional: Solo están facultados para asumir compromisos de compras los compradores o las personas que utilizan los canales de compras formales.

Política de Mejores Prácticas: Se anima al equipo de compras en su conjunto a desarrollar y aplicar las mejores prácticas en todos los ámbitos de suministro.

Política de Solicitud de Ofertas: Cuando ello sea posible, las actividades de suministro contemplarán al menos a tres proveedores competidores para la presentación de una oferta formal. Los criterios de valoración de las ofertas incluirán la RSC, y los costes totales de transmisión de la propiedad.

Política de Canales Formales de Compras: Todas las compras deberán realizarse a través del canal de compras aprobado y formal, como pedidos, catálogos electrónicos o P-Cards.

Contratos de Compra: El contrato de compra establecerá la relación entre el cliente y el proveedor, definiendo los principales términos y condiciones de la relación: ámbito de aplicación, duración, especificaciones de los bienes y servicios, precios y formas de pago.

Cómo compramos Políticas de grupo y mejores prácticas

Se ha establecido un conjunto de Políticas Globales de Compras con el fin de garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo durante la interacción con nuestros proveedores:

Manual del Proveedor 2017

El proceso de gestión del pago de los Servicios Comerciales de

Solvay (SBS) desarrolla actividades transaccionales para el Área de Compras (véase pág.

14)

7

Procesos de Compras de Solvay (PPS)

Gestión del Funcionamiento

del Sistema

1

2 3

4

5

PPS

Establecer un Plan Estratégico

Establecer Estrategias de

Categorías

Desarrollo Sostenible Modo Solvay

Seguridad y Medioambiente Sistema de Gestión del Cuidado Solvay (SCMS)

Corporativo y Negocios Estrategias y Gobierno

Recursos Humanos

Gestión de Datos y Documentos

ISO 9001 y otros Estándares Internacionales

GBU / Necesidades del área y prioridades

Sistemas de Información

REQUISITOS

RECURSOS

MAPA DE PROCESOS

Estrategias de Suministro Definidas

Manual del Proveedor 2017

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Nuestro enfoque de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) El modo Solvay Una herramienta de progreso continuo para toda la empresa, adaptada a la ISO 26000, que integra los aspectos sociales, medioambientales y económicos en nuestra estrategia y gestión.

Clientes

Trabajadores

Planeta

Inversores

Proveedores Comunidades

PAR

TES

INTE

RES

ADA

S

Una relación equilibrada con nuestros proveedores constituye la base para la creación conjunta de valor a través de la innovación y de una estrecha colaboración.

La adhesión a nuestro Código de Conducta del Proveedor se considera de vital importancia para construir relaciones sólidas y promover unas prácticas de compras sostenibles. Proveedores

Manual del Proveedor 2017

Gobiernos

Empresas, organizaciones

Solvay

Desarrollo Sostenible

Responsabilidad Social

Corporativa

Proceso de Compras Solvay

El modo Solvay (Sovay way)

9

El Código de Conducta del Proveedor se completa con unas normas de seguridad que todos deben respetar, especialmente en las instalaciones industriales, para proteger a las personas y prevenir accidentes. Todo el personal de Solvay, y todo el personal externo y los proveedores con presencia en las sedes Solvay deben conocer y cumplir estas Normas que Salvan Vidas.

Manual del Proveedor 2017

1. Trabajos en altura Protéjase y proteja sus herramientas frente a cualquier caída en trabajos en altura. 2. Trabajos en sistemas de energía Aísle y descargue el equipamiento mecánico y eléctrico antes de comenzar el trabajo. 3. Interrupción de la cadena Pida autorización antes de iniciar una actividad de apertura de un conducto o recipiente. 4. Trabajos en espacios cerrados Asegúrese de que la monitorización de las condiciones ambientales es constante y de que el asistente de seguridad está presente

antes de acceder a un espacio cerrado. 5. Atmósferas explosivas No entre en una zona con una atmósfera potencialmente explosiva con objetos que pudieran provocar chispas o hacer contacto. 6. Suspensión No se detenga ni se mueva bajo una carga suspendida o en sus proximidades. 7. Excavaciones Manténgase alejado de las zonas de actuación de las excavadoras, camiones y del terreno inestable. 8. Tráfico Respete las normas de tráfico.

En 2015, Solvay puso en marcha su Código de Conducta del Proveedor que destaca la importancia que tiene para el Grupo la Responsabilidad Social Corporativa (RSC).

Se centra en el cumplimiento normativo para la integridad del negocio, en el respeto a los derechos humanos y en la protección de la seguridad, la salud y el medioambiente. Clic aquí para acceder al

Supplier Code of Conduct en Solvay.com

Código de Conducta del Proveedor y Normas que Salvan Vidas

Responsible Care® Gestión QHSE

Manual del Proveedor 2017 10

Solvay está comprometido con el Estatuto sobre Cuidado Global Responsable (Responsible Care®). Esta iniciativa de la industria química global tiene como finalidad conseguir una mejora continua en la manipulación segura de sustancias químicas, desde su desarrollo inicial hasta su uso final.

Con el fin de garantizar la total integración en sus prácticas de la seguridad, la salud y la gestión de riesgos, Solvay ha puesto en marcha su política interna QHSE, el Sistema de Gestión del Cuidado Solvay (SCMS) en todas sus sedes, lo que nos permite progresar continuamente en colaboración con nuestras partes interesadas.

Este sistema integra los requisitos de los estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Juntos por la Sostenibilidad (TfS) Participación del Proveedor en la RSC

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Como miembro fundador, el Grupo Solvay se ha adherido a la iniciativa Juntos por la Sostenibilidad (TfS). La iniciativa tiene como fin desarrollar un amplio estándar industrial para cadenas de suministro sostenibles dentro del sector químico.

El programa global TfS intenta valorar y mejorar las prácticas sobre sostenibilidad a lo largo de toda la cadena de suministro.

El programa tiene dos pilares básicos:

• Valoración de la RSC por parte de terceros • Auditorías de RSC (auditorías de sedes desarrolladas utilizando el protocolo TfS)

En casos específicos puede ser necesaria una auditoría de sostenibilidad adicional para revisar con más detalle y abordar los riesgos que se identifiquen, o aquellas prácticas que resulten cuestionables.

Cuando se encuentran deficiencias (calificaciones de valoración bajas, auditorías de incumplimiento), exigimos que el proveedor ponga en marcha un plan de acción correctora de cuyo seguimiento se encargan nuestros compradores.

Más información y lista de auditores aprobados en el sitio web TfS: http://www.tfs-initiative.com/

Manual del Proveedor 2017

Colaboración de Solvay con sus Proveedores

Manual del Proveedor 2017 12

• Criterios de cualificación y selección • Proceso de Pedidos y Facturas • Cumplimiento del Proveedor • Satisfacción del Proveedor • Diríjase a Solvay • Relaciones

Compras

Proveedores

Relaciones

El Área de Compras de Solvay es responsable de contratar a los mejores proveedores para satisfacer las necesidades de las GBU.

Los Proveedores suministran a Solvay sus bienes y servicios.

Los Servicios Comerciales de Solvay desarrollan actividades transaccionales entre los Proveedores y el Área de Compras de Solvay.

La elección de un

Proveedor lleva consigo un

contrato y la realización de

pedidos. Los compradores

informarán a los proveedores no

seleccionados de las razones de la

decisión y de cómo pueden mejorar si

es necesario.

Cualificación y Selección Cinco criterios para la selección de un proveedor

Manual del Proveedor 2017 13

Responder de

forma minuciosa a cuestionarios de

cualificación (RFI, RFP, RFQ,

RSC) aumenta las posibilidades de

elección.

Innovación del Proveedor y Adaptación Estratégica • Adaptación estratégica: colaboración, transparencia, comunicación, confianza mutua… • Nivel de interacción • Adaptación geográfica • Innovación / Capacidad de I+D

RSC / HSE del Proveedor Los proveedores son objeto de evaluación a través de valoraciones de la RSC (por parte de Solvay o de terceros) que tienen como objeto determinar su nivel de desarrollo en cuanto a: • Seguridad y salud • Prácticas sociales y laborales • Prácticas comerciales • Política medioambiental

Competitividad del Proveedor • Costes de adquisición • Efecto sobre el capital circulante • Coste total del cambio de propiedad

Calidad • Sistema de gestión de calidad • Calidad de productos y servicios propuesta, resultados de evaluación del proveedor,

resultados de incumplimiento

Riesgos de Suministro • Rendimiento financiero • Riesgos vinculados al país • Riesgos legales • Conocimiento y fiabilidad tecnológica

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Proceso de Pedidos y Facturas Servicios Comerciales de Solvay (SBS)

Los Servicios Comerciales de Solvay (SBS) componen la organización de los servicios globales compartidos del Grupo Solvay, y prestan servicios de gestión de pago (PtP) en nombre del Área de Compras.

Los SBS colaboran en la relación con los proveedores garantizando un mantenimiento rápido y seguro de los Datos Básicos y del proceso de Pedidos y Facturas.

Solvay ofrece a sus proveedores la posibilidad de registrarse, hacer un seguimiento y verificar online los pagos de sus facturas.

Para más información rogamos consulte la Hoja de Proceso PtP, como parte integral de las Condiciones Generales de

Compra de Solvay.

Una relación justa y sostenible entre proveedor y cliente está siempre presidida por la observancia de las condiciones pactadas.

Manual del Proveedor 2017

15 Manual del Proveedor 2017

Datos Básicos – Para enviarle los pedidos necesitamos todos sus Datos Básicos. Por Datos Básicos entendemos los datos bancarios, datos de contacto para pedidos y facturas, etc... Para configurar nuestros Datos Básicos del Proveedor utilizamos una herramienta de flujo de trabajo. Rogamos responda lo antes posible a los correos electrónicos que reciba solicitándole información y la confirmación de los datos bancarios.

Pedidos – Toda entrega requiere de un pedido previo. Lo recibirá por correo electrónico.

Acuse de Recibo del Pedido – Solicitamos expresamente la confirmación de nuestros pedidos dentro de los dos días hábiles siguientes. Preferimos recibir los Acuses de Recibo del Pedido de forma telemática, por lo que rogamos utilice el vínculo que en su caso reciba en el correo electrónico que contenga el pedido.

Factura – Toda factura deberá indicar con exactitud el número de pedido y la entidad legal de Solvay que se mencione en el mismo; en otro caso, el pago se retrasará.

Envío de Facturas – Remita siempre sus facturas a la dirección de facturación que se indica en el pedido. En la mayoría de los casos, las facturas se habrán de enviar a los Servicios Comerciales de Solvay. Solvay anima a utilizar métodos de facturación electrónica cuando lo permita la legislación local; de este modo, las facturas se reciben de forma inmediata, reduciendo significativamente el riesgo de extravío.

Seguimiento de facturas – Para cualquier pregunta sobre el estado de sus facturas, rogamos utilice la Herramienta de Seguimiento de Facturas que facilitamos a nuestros proveedores en el apartado de proveedores de solvay.com : www.solvay.com > about Solvay > procurement > Supplier Information & Tools.

Pagos – Las facturas se pasan a nuestro banco interno "Solvay CICC SA“, que se encarga de procesar el pago en nombre de las entidades del Grupo Solvay. Esta cesión carece de efectos sobre la relación contractual celebrada con el proveedor del que se trate.

Proceso de Pedidos y Facturas Requisitos Clave

1

2

3

4

La eficiencia de nuestras transacciones radica en la exactitud de la información facilitada.

16

Cumplimiento del Proveedor Quejas sobre Proveedores

En función de la severidad del incidente, se le asignará un nivel de gravedad (véase la tabla) que determinará el seguimiento necesario de la queja.

El proveedor deberá acusar recibo de la queja y manifestar su pleno entendimiento.

Cuando resulte necesario, deberán ponerse en marcha acciones correctoras para subsanar el impacto inmediato de la disfunción. Además, podrá solicitarse un análisis de las causas principales del incumplimiento.

Cuando proceda, el proveedor deberá proponer un plan de medidas correctoras, incluyendo plazos y pruebas de la eficacia con el fin de evitar una nueva aparición del problema.

Las quejas pueden desencadenar la necesidad de un análisis de riesgos.

Manual del Proveedor 2017

Los proveedores deberán acusar recibo de la queja,

manifestar su pleno entendimiento y adoptar medidas de subsanación para

prevenir nuevos incidentes.

Cuando Solvay detecte la existencia de diferencias entre los requisitos mencionados en el contrato de compra suscrito y el resultado recibido, se registrará una queja

Alerta G1 – Impacto limitado - Calidad • Proveedor informado

• Respuesta del proveedor no obligatoria

• Sin seguimiento específico

Incumplimiento G2 – Impacto interno Solvay - Calidad

G3 – Impacto sobre los clientes Solvay– Calidad

G3 – Cuasi incidente – HSE/RSC

G4 – Accidente- HSE/RSC

• Se informa al proveedor y se le pide que adopte medidas correctoras

• Respuesta del proveedor obligatoria

• Seguimiento necesario

17 Manual del Proveedor 2017

Las evaluaciones de RSC tendrán una

validez de tres años.

Se pedirá a los proveedores para

los que se identifiquen áreas

de mejora que sigan planes de

actuación.

Estos proveedores se incorporarán

también a las siguientes campañas

de evaluación (para un criterio concreto o para una evaluación

completa).

Innovación • Propuestas de proyectos innovadores • Nuevos productos/servicios o nuevas aplicaciones para Solvay, nuevos procesos • Capacidad de I+D

RSC / HSE • Aspectos de seguridad y salud (higiene industrial) • Prácticas sociales y laborales • Prácticas comerciales • Aspectos medioambientales

Competitividad • TCO • Posicionamiento de precios.

Calidad & Cumplimiento • Conformidad del producto/servicio • Observancia de los plazos/fechas de entrega • Calidad de tratamiento de los incumplimientos/quejas

Relaciones Relaciones profesionales con proveedores valoradas por: • Compradores • Clientes internos (sedes)

Cumplimiento del Proveedor Evaluación del Proveedor

Solvay evalúa regularmente el nivel de cumplimiento de sus proveedores utilizando los siguientes criterios. Los resultados se comparten con los proveedores.

Solvay lanza con regularidad una Encuesta de Satisfacción del Proveedor

Se pide a los proveedores que compartan su opinión sobre diversos aspectos para evaluar su relación global con Solvay:

• Entendimiento de la organización, estrategia de compras, política y Responsabilidad Social Corporativa (RSC)

• Eficacia de los procesos y profesionalidad de las personas • Relaciones comerciales con Solvay • Razones para trabajar con Solvay y duración de la relación. • Participación en el programa Juntos por la Sostenibilidad a través de una valoración de

terceros acordada • Importancia que Solvay concede a la RSC, la seguridad, la fiabilidad del suministro, la

competitividad, la calidad y la innovación

Colaboración creciente Satisfacción del Proveedor

18 Manual del Proveedor 2017

Solvay necesita los comentarios de sus proveedores para mejorar

El objetivo es crear una relación más sostenible y colaborativa entre Solvay y sus proveedores basada en la confianza, la comunicación y la transparencia.

Del mismo modo que Solvay registra los incumplimientos de los proveedores y exige la adopción de acciones correctoras, se anima a los proveedores a que compartan sus inquietudes con Solvay.

Habitualmente, se trata de aspectos diarios como el extravío de documentación, retrasos continuados en la respuesta, retrasos en los pagos, etc., pero también pueden tener que ver con problemas estructurales.

Rogamos trate el problema con su comprador, trabajando de forma conjunta para encontrar una solución satisfactoria.

La presentación de quejas no afecta nuestra relación comercial, pues entendemos que se trata de un mecanismo para mejorar.

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Algunas veces las partes están demasiado preocupadas por el conflicto para encontrar una solución.

En esos casos, el proveedor puede solicitar la asistencia de un mediador que ayude a encontrar una solución satisfactoria para ambas partes.

Confiamos en que la necesidad de acudir a un tercero para resolver alguna cuestión sea algo excepcional, y que el diálogo y las soluciones amistosas sean siempre posibles.

Diríjase a Solvay Nuestra manera de mejorar

Promueva siempre el

diálogo con su comprador

Manual del Proveedor 2016

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Relaciones

Innovación Solvay cree que las soluciones sostenibles de las futuras

generaciones pasan por una química innovadora.

Solvay anima y valora a los proveedores que quieran colaborar en retos innovadores.

Los proveedores que desarrollen proyectos innovadores serán considerados socios estratégicos.

Manual del Proveedor 2017

Todos los Compradores Todas las Visitas (EBEV) Solvay busca reforzar la colaboración con sus proveedores y compartir su visión sobre compras responsables.

Para ello esperamos que Todos los Compradores en Todas las Visitas comenten con nuestros proveedores aspectos importantes como

la RSC, la QHSE, el Código de Conducta del Proveedor o la Innovación.

La comunicación es uno de los ejes centrales de una relación sólida proveedor-cliente y de una colaboración comercial eficiente. Es por eso que una comunicación regular resulta esencial.

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¿Buscando información?

Contacto SBS Service Center Lisbon - PtP Helpdesk Ticket: http://www.solvay.com/en/about-solvay/procurement/invoicing/suppliers-inquiry.html Teléfono: +351 218 319 225

Contacto general www.solvay.com > Contact us

Solvay en breve www.solvay.com > Sustainability > Reporting > Solvay in Short

Informe Anual Informe Anual GRI http://annualreport.solvay.com/more-commitment.html

TfS http://www.tfs-initiative.com/

El modo Solvay (Solvay Way) www.solvay.com> Sustainability > Solvay Way > Solvay Way Brochure

Código de Conducta del Proveedor (en 10 idiomas) www.solvay.com> About Solvay > Procurement > Responsible Purchasing > Supplier Code of Conduct

Declaración de Compras Responsables y Cadena de Suministro Sostenible

www.solvay.com> About Solvay > Procurement > Responsible Purchasing > Responsible Purchasing www.solvay.com> About Solvay > Procurement > Responsible Purchasing > Sustainable Supply Chain Statement

Servicios Comerciales Solvay (SBS) Vídeo de Presentación en YouTube : https://www.youtube.com/watch?v=0PjXoUdiu0s

Ficha de Procesos PtP www.solvay.com > about Solvay > procurement > Supplier Information & Tools

Herramienta de Seguimiento de Facturas www.solvay.com > about Solvay > procurement > Supplier Information & Tools

Su primer contacto es su comprador

Manual del Proveedor 2017

www.solvay.com

Solvay S.A. Rue de Ransbeek 310 1120 Bruselas BÉLGICA Impresión: Graffikka Zaventemsesteenweg 89 1831 Diegem BÉLGICA