Manual del Sistema de Contabilidad y Presupuestoayhgroup.cl/wp-content/uploads/2016/08/ManualSistemaContabilidad.pdf · Sistema de Contabilidad y Presupuesto Noviembre 2015 Ahumada

Sistema de Contabilidad y Presupuesto

Noviembre 2015

Ahumada 370 Oficina 612 Teléfono: 02 - 26711581 Página 1

Sistema de Contabilidad y

Presupuesto

MANUAL DEL USUARIO

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de este manual queda prohibida sin autorización expresa y por escrito de A & H Group.


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Tabla de Contenidos del Manual

1. INTRODUCCION ......................................................... 3 2. CONVENCIONES ........................................................ 4 3. PUESTA EN MARCHA ................................................ 5 4. EL SISTEMA PASO A PASO ...................................... 6 5. empresas .................................................................... 7

5.1. ACTUALIZAR ......................................................................... 7 5.2. SELECCIONAR .................................................................... 11 5.3. SALIR .................................................................................... 11

6. Tablas ....................................................................... 12 6.1. PLAN DE CUENTAS ............................................................ 12 6.2. PLAN DE CUENTAS FECU ................................................. 13 6.3. CENTROS DE COSTOS ...................................................... 13 6.4. PROYECTOS ........................................................................ 14 6.5. MODELOS CONTABLES .................................................... 16 6.6. SUJETOS ECONÓMICOS ................................................... 16 6.7. PRESUPUESTOS ................................................................. 17 6.8. TABLA DE BANCOS ........................................................... 18 6.9. ESTACIONES DE IMPRESIÓN ........................................... 18 6.10. TIPOS DE DOCUMENTOS .................................................. 19 6.11. FACTORES........................................................................... 20 6.12. PARÁMETROS ..................................................................... 20

7. Transacciones .......................................................... 21 7.1. DIGITACIÓN ......................................................................... 21

7.1.1. Actualizar ......................................................................................... 21 7.1.2. Imprimir Digitación ........................................................................... 22 7.1.3. Imprimir Voucher ............................................................................. 23 7.1.4. Imprimir Cheque .............................................................................. 23 7.1.5. Transferencias ................................................................................. 23 7.1.6. Carga Masiva Voucher .................................................................... 24 7.1.7. Secuencia de Documentos .............................................................. 25 7.1.8. Documentos Borrador...................................................................... 25 7.1.9. Documentos Definitivos ................................................................... 25 7.1.10. Tabla de movimientos...................................................................... 25

7.2. ACTUALIZACIÓN ................................................................. 26 7.2.1. Fijar Periodos .................................................................................. 26 7.2.2. Procesar Digitación ......................................................................... 26 7.2.3. Desmarcar Proceso ......................................................................... 26

7.3. GASTOS CAJA CHICA ........................................................ 26 7.4. GASTOS CAJA SUELDOS .................................................. 27 7.5. CONCILIACIONES ............................................................... 27

7.5.1. Cartolas ........................................................................................... 27 7.5.2. Conciliar........................................................................................... 28 7.5.3. Calzar .............................................................................................. 28

8. Auxiliares ................................................................. 29 8.1. HONORARIOS ..................................................................... 29

8.1.1. Contratos ......................................................................................... 29 8.1.2. Digitación ......................................................................................... 29 8.1.3. Certificados ...................................................................................... 30 8.1.4. Formulario 1879 .............................................................................. 31 8.1.5. Libro................................................................................................. 31 8.1.6. Eliminar Todo .................................................................................. 31 8.1.7. Marcar Contabilizadas ..................................................................... 31 8.1.8. Desmarcar Contabilizadas ............................................................... 31

8.2. COMPRAS ............................................................................ 32 8.2.1. Digitación ......................................................................................... 32 8.2.2. Libro................................................................................................. 34 8.2.3. Eliminar Todo .................................................................................. 34 8.2.4. Marcar Contabilizadas ..................................................................... 34 8.2.5. Desmarcar Contabilizadas ............................................................... 34

8.3. VENTAS ................................................................................ 34 8.3.1. Digitación ......................................................................................... 34 8.3.2. Libro:................................................................................................ 36 8.3.3. Eliminar Todo .................................................................................. 36 8.3.4. Marcar Contabilizadas ..................................................................... 36 8.3.5. Desmarcar Contabilizadas ............................................................... 36

8.4. ACTIVO FIJO ........................................................................ 36 8.5. BORRADOR F29 .................................................................. 37

9. Listados .................................................................... 38 9.1. CONTABLES ........................................................................ 38

9.1.1. Balance Financiero .......................................................................... 38 9.1.2. Balance Clasificado ......................................................................... 38

9.1.3. Balance Tributario ........................................................................... 38 9.1.4. Estado de Resultado ....................................................................... 38 9.1.5. Saldos Mensuales ........................................................................... 39

9.2. PRESUPUESTOS ................................................................ 39 9.2.1. Devengados .................................................................................... 39 9.2.2. Pendientes ....................................................................................... 39 9.2.3. Desviaciones ................................................................................... 39

9.3. CENTROS DE COSTO ......................................................... 40 9.3.1. Balance Financiero .......................................................................... 40 9.3.2. Estado de Resultado ....................................................................... 40 9.3.3. Libro Mayor ...................................................................................... 40

9.4. LIBROS ................................................................................. 40 9.4.1. Diario ............................................................................................... 40 9.4.2. Diario y Cuenta ................................................................................ 41 9.4.3. Mayor............................................................................................... 41 9.4.4. Inventario Balance ........................................................................... 41

9.5. CUENTAS CORRIENTES .................................................... 41 9.5.1. Análisis de Cuentas ......................................................................... 41 9.5.2. Cuentas Calzadas ........................................................................... 42 9.5.3. Informe por RUT .............................................................................. 42 9.5.4. Informe Vencimientos ...................................................................... 42 9.5.5. Informe Cobranza ............................................................................ 42

9.6. CONCILIACIÓN .................................................................... 43 9.6.1. Cheques a Fecha ............................................................................ 43 9.6.2. Cheques no Cobrados ..................................................................... 43 9.6.3. Cargos no Conciliados..................................................................... 43 9.6.4. Depósitos no Conciliados ................................................................ 43 9.6.5. Abonos no Conciliados .................................................................... 43 9.6.6. Carátula Conciliación ....................................................................... 44

10. Consultas ................................................................. 45 10.1. CONTABLES ........................................................................ 45

10.1.1. Balance............................................................................................ 45 10.1.2. Balance FECU ................................................................................. 45 10.1.3. Balance por CC ............................................................................... 45 10.1.4. Balance por Mes .............................................................................. 45 10.1.5. Libro Mayor: ..................................................................................... 46 10.1.6. Resumen por Tipo: .......................................................................... 46 10.1.7. Proveedores: ................................................................................... 46

10.2. PRESUPUESTOS ................................................................ 47 10.2.1. Devengados .................................................................................... 47 10.2.2. Pendientes ....................................................................................... 47 10.2.3. Desviaciones ................................................................................... 47

10.3. CUENTAS CORRIENTES .................................................... 47 10.3.1. Análisis de Cuentas ......................................................................... 47 10.3.2. Saldos por Cuenta ........................................................................... 48 10.3.3. Informe por RUT .............................................................................. 48

10.4. CONCILIACIÓN .................................................................... 49 10.4.1. Cheques a Fecha ............................................................................ 49 10.4.2. Cheques no Cobrados ..................................................................... 49 10.4.3. Cargos no Conciliados..................................................................... 49 10.4.4. Depósitos no Conciliados ................................................................ 49 10.4.5. Abonos no Conciliados .................................................................... 49 10.4.6. Carátula Conciliación ....................................................................... 49

11. Utilitarios .................................................................. 51 11.1. CASCADA ............................................................................ 51 11.2. MOSAICO ............................................................................. 51 11.3. IMPRESIÓN WINDOWS ....................................................... 51 11.4. SEGURIDAD ......................................................................... 51 11.5. TIMBRAR HOJAS ................................................................ 52 11.6. PROCESOS .......................................................................... 52

11.6.1. Cambio de Usuario .......................................................................... 52 11.6.2. Autorización Temporal ..................................................................... 52 11.6.3. Tablas de Otra Empresa.................................................................. 52 11.6.4. Folios ............................................................................................... 53 11.6.5. Recalculo Contable ......................................................................... 54 11.6.6. Cierre / Apertura Contable ............................................................... 54 11.6.7. Bloquear Meses ............................................................................... 55 11.6.8. Restaurar ......................................................................................... 55

11.7. SISTEMAS ............................................................................ 55 11.8. SERVIDOR REMOTO .......................................................... 55 11.9. ACERCA DE ......................................................................... 55


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1. INTRODUCCION

Este sistema administrativo computacional fue diseñado para el manejo eficiente de la información de contabilidad, cuentas corrientes, conciliaciones bancarias y presupuestos de una empresa y especialmente dirigido a oficinas contables y pequeñas y medianas empresas. Funciona en ambiente monousuario y multiusuario, con conexión a bases de datos SQL Server. Al adquirir el sistema usted recibirá:

Este Manual del Usuario en formato electrónico. Copia en formato electrónico o CD con el programa de instalación del

sistema. Instalación del sistema en su equipo y 2 horas de capacitación. Garantía de funcionamiento.


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2. CONVENCIONES

En este manual se entenderá por: Actualización: opción que le permitirá ingresar o editar un registro (o varios registros) de una tabla de las bases de datos del sistema. Eliminar: opción que le permite sacar en forma permanente un registro (o varios registros) de una tabla del sistema. Consultas: opción donde se despliega en pantalla una consulta de datos de cualquier tabla del sistema. Imprimir: opción donde se despliega en la impresora una consulta de datos de cualquier tabla del sistema por medio de la impresora. Seleccionar: opción donde se le informa al sistema con qué empresa está operando el sistema. Recuerde que este sistema tiene la característica de poder manejar múltiples empresas por lo que se debe “informar a éste” con lo cuál va a trabajar. Para facilitar este proceso, en la pantalla de ingreso al sistema se sugiere usar el primer registro de la lista de empresas ordenada alfabéticamente.


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3. PUESTA EN MARCHA

Para echar a andar el sistema se recomienda seguir los siguientes pasos: Crear un plan de cuentas para la empresa. Este debe reflejar la realidad

contable de dicha organización. Debe tener en cuenta que una vez creado el plan de cuenta, existiendo transacciones relacionadas, las modificaciones al plan de cuentas son más restrictivas y las eliminaciones de cuentas con movimientos están prohibidas.

Crear centros de costo. Iguales consideraciones que las entregadas respecto del plan de cuentas.

Crear proyectos. Iguales consideraciones que las entregadas respecto del plan de cuentas.

Crear modelos. Los modelos corresponden a combinaciones predefinidas de cuentas y se usan tanto en la creación de voucher como en los auxiliares. El sistema requiere, para contabilizar, conocer de manera previa la combinación de cuentas usadas en un auxiliar determinado. P.e. en las ventas requiere tener cuentas de Clientes (con análisis), cuenta de IVA (con valores de impuestos)

Crear tipos de documentos. Aquí se crean los tipos de documento a usar en los auxiliares y voucher contables.

Organización del trabajo mensual:

o Digitación de auxiliares Compras Ventas Honorarios Sueldos

o Centralización de auxiliares o Procesar los documentos generados por la centralización o Digitación de ingresos y egresos o Recalculo contable o Cuadratura de cuentas contables con F29 y pago de imposiciones o Emisión de estados financieros o Bloquear meses procesados

Cierre anual y generación de apertura año siguiente.


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4. EL SISTEMA PASO A PASO

Esta es la pantalla de inicio del sistema. En ella aparecerá el nombre del sistema y el nombre y el RUT del dueño de la licencia de uso.

Luego de unos segundos se descargará la pantalla acceso al sistema. En el primer cuadro de lista aparecen los nombres de los usuarios autorizados a acceder al sistema; y en el segundo cuadro se deberá ingresar una clave válida para el usuario, lo que permitirá el despliegue de la lista los nombres de las empresas autorizadas para el usuario seleccionado.

Una vez digitada la contraseña, puede seleccionar la empresa con la que va a operar, o si lo desea, modificar la contraseña que posee actualmente (oprimiendo Cambio de Clave). Si desea cambiar la contraseña, el sistema desplegará una ventana como la que muestro al lado.

Luego de digitar la contraseña en forma adecuada el sistema cargará en memoria el menú principal, con todas las opciones autorizadas por el administrador del sistema:


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5. EMPRESAS

5.1. ACTUALIZAR

Actualizar: le permitirá editar la tabla de empresas. Cada empresa deberá ser codificada con un número que va desde el 1 al 999 (depende del número de licencias contratadas). Deberá llenar los otros campos con los valores correspondientes, de acuerdo a las características de cada empresa a manejar con el sistema. Además puede ingresar el registro de Socios con sus porcentajes y a futuro las DDJJ de los Asociados a la Empresa

Campos a llenar:

Código: nº de empresa. de 1 a 999.

R.U.T.: Rol Único Tributario

Nombre: nombre de fantasía de la empresa

Razón social: nombre legal de la empresa

Dirección; Comuna; Ciudad; Región; Teléfono

C.A.E: código de actividad económica. Este número es entregado por el SII. Al hacer la iniciación de actividades.

Giro: corresponde a la descripción del CAE

Mutual SN: colocar “S” si se está adherido y “N” sino.

%: porcentaje adicional de cotización. El porcentaje base (actualmente 0.95% se define en la ventana de parámetros con el icono del reloj)

Nombre: nombre de la mutual. Si va a pagar a través del Previred en forma automática colocar este nombre exacto al definido en las tablas de equivalencia.

Adh: número de adherente de la mutual.

CCAF SN: colocar “S” si se está adherido y “N” sino.

Nombre: nombre de la caja. Si va a pagar a través del Previred en forma automática colocar este nombre exacto al definido en las tablas de equivalencia.

RUT Rep Legal: RUT del representante legal.

Nombre: nombre del representante legal de la empresa.

Estado civil y Nacionalidad: digitar el estado civil y la nacionalidad del representante legal de la empresa.

Por último seleccionar con que sistemas manejará esta empresa, y si ésta tiene derecho a crédito fiscal o no. Sino tiene derecho al centralizar el libro de


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compra los montos del IVA se contabilizarán en conjunto con la cuenta seleccionada en el neto.

Registro de Socios Campos a llenar: R.U.T.: Rol Único Tributario Nombre: Nombre Socio % Part: Porcentaje de cada Socio (en total debe sumar 100%) Pagos Electrónicos

Acá puede digitar los datos necesarios para efectuar pago electrónico de anticipos (los que pueden identificarse con distintos números de proceso), como de saldos líquidos de remuneraciones. Además se incorpora información relevante para el proceso de facturación electrónica, de tal manera de permitir generar DTE, y enviar los libros de compra y venta EICV al SII de forma directa desde el sistema


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Contraseñas

En esta pestaña podrá registrar contraseñas de uso general como son el SII, Dirección del Trabajo, Tesorería General de la República, y otras dos a definir por el usuario.

Para cargar un registro en pantalla debe digitar el número de la empresa que busca u oprimir [Enter] y buscar en el cuadro de lista el nombre deseado escribiendo el nombre o parte de este

(Para finalizar y seleccionar el registro deseado hacer doble clic o [Enter]). Una vez cargado en pantalla podrá oprimir los botones Guardar para guardar los cambios; Eliminar para eliminar el registro (esto eliminará TODA la información de la empresa); Consultar para desplegar en pantalla una lista de las empresas; Imprimir para emitir una nómina en la impresora y Salir.

Botón Consulta (binoculares) Esta opción despliega en pantalla el siguiente formulario A efectos de explicar los iconos de este formulario mostraré esta pantalla de consulta con los distintos formularios que se detonan desde aquí. Esto es aplicable a TODAS las pantallas de consulta como estas.

Icono mostrar información específica En esta opción usted puede filtrar la consulta mostrada en pantalla usando hasta tres campos anidados con un Y o un O lógico. Los operadores son igual =, mayor que >, mayor o igual que >=, meno que <, menor o igual que <= o distinto <>


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Además esta opción le permitirá ordenar la consulta (pestaña dos de esta ventana) de acuerdo a tres campos que puede elegir de la lista usando arrastrar y colocar. Cada uno de estos conceptos puede utilizarse para ordenar la consulta en forma ascendente o descendente.

Icono resetear: deshace los cambios y retorna a la consulta original. Icono copiar a memoria: copia los datos a memoria y los deja disponibles para ser pegados en cualquier otro software Windows. Icono copiar a texto: copia los datos a un documento de texto en el directorio de sistema subcarpeta Imágenes. Icono guardar consulta: Formulario que permite guardar las consultas generadas. Pueden ser guardadas bajo los nombres Personales en forma local, o como Generales en la red y disponibles para todos los usuarios. Icono abrir consulta

Este formulario permite abrir una consulta guardada ya sea en forma local (Personales) o en la red (Generales). Al oprimir el botón Aceptar la instrucción es evaluada en la pantalla de consulta. Para borrar haga clic sobre la línea a borrar y arrastre hacia el icono del basurero.

Icono Imprimir Este icono cargará un formulario que le permite definir informes para ser impresos en un papel. Seleccione el título del informe, los campos y los títulos de los campos y los largos de cada uno de estos. El informe será emitido en la impresora que usted tenga predeterminada.


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Icono salir: sale de la consulta.

5.2. SELECCIONAR

Con ésta opción le "avisa" al sistema con qué empresa desea trabajar (sin selección no podrá entrar al resto de los menús). Para indicarle al sistema con que empresa desea trabajar, sólo deberá seleccionarla desde el cuadro de lista. En la parte inferior de la pantalla del menú principal aparecerá el nombre de la empresa seleccionada. Al seleccionar una empresa, el sistema cerrará todas las ventanas abiertas pues estas pueden estar relacionadas con la empresa anteriormente seleccionada.

5.3. SALIR

Sale del sistema.


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6. TABLAS

6.1. PLAN DE CUENTAS

Formulario para digitar el plan de cuentas de la empresa.

Código: Campo numérico. Composición del código de la cuenta: 1.1.11.11.11. Un dígito para título. Este contiene el orden de tratamiento dentro del balance y el estado de resultados, si comienza con un “1” es para activo, un “2” es para pasivo, un “3 y 4” es para cuentas de resultados (puede variar en los parámetros generales). La distribución de los dígitos es uno para clasificaciones (activo, pasivo, etc.); dos para grupos de cuentas; dos para cuentas y dos para subcuenta (nivel imputable). El código se rellena de ceros en los últimos dígitos no utilizados.

Nombre: literal alfanumérico

Cuenta FECU: relación de esta cuenta con el Plan de Cuentas Alternativo. El sistema abre este campo para las cuentas de nivel 5 (imputables)

Libro: puede tomar los valores 0, 1, 2, 3 o 4 que el sistema interpreta para los comprobantes de compras, ventas y honorarios de acuerdo a la descripción del cuadro de lista.

Análisis RUT/Doc: marcar si desea que el sistema exija al usuario registrar el RUT, vencimiento y número de documento en un voucher cuando utilice esta cuenta.

Análisis Rut: marcar si desea que el sistema exija al usuario registrar el RUT, en un voucher cuando utilice esta cuenta.

Análisis Banco: marcar si desea que el sistema exija al usuario registrar el número de documento en un voucher cuando utilice esta cuenta.

Centro de Costo: marcar si desea que el sistema exija al usuario registrar el código del centro de costo en un comprobante cuando utilice esta cuenta.

Análisis por Proyecto: marcar si desea que el sistema exija al usuario registrar el código del proyecto en un comprobante cuando utilice esta cuenta.

Corrección Monetaria: marcar para informar al sistema que esta cuenta debe corregirse monetariamente.

El sistema viene con un plan de cuentas sugerido el que es cargado a cada empresa cuando ésta es creada.


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Los botones en la parte inferior permiten:

Grabar: Para Grabar una nueva cuenta o una modificación

Eliminar: permite eliminar cuentas que no hayan tenido movimiento

Consulta: Despliega todas cuentas existentes en el plan de cuentas.

Icono impresora: Al presionar el icono de impresora se despliega un formulario de consulta de cuentas Inicia y Final (por defecto toma todas). Al Presionar imprimir despliega un formulario con el Plan de Cuenta, que puede ser impreso o exportable a distintos tipos de formatos.

6.2. PLAN DE CUENTAS FECU

Formulario para editar la tabla de Plan de Cuentas Alternativo (FECU u otro. El nombre es definido en los parámetros). Datos a digitar:

Código: numérico. Composición del campo: 11.11.111. Dos dígitos para título. Dos dígitos para clasificación. Tres dígitos para la cuenta (Nivel imputable). El sistema no restringe el uso de ninguno de los dígitos a usar

Nombre

Fecha y Hora El sistema viene con un plan de cuentas alternativo (FECU) sugerido.

6.3. CENTROS DE COSTOS

Opción para actualizar, consultar o imprimir en papel el archivo de centros de costos de la empresa. Los centros de costo constituyen subdivisiones de áreas generales de la organización como ser: área administración, producción, comercial, etc los que al ser imputados en el sistema le


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permitirán obtener informes financieros para dichas áreas. En algunas empresas estos son homologados al tratamiento de un proyecto u obra, de ahí que incorporamos algunos datos más bien propios de éstos.

Código: numérico. Los dos primeros dígitos son Titulo; el siguiente es Subtitulo; y los últimos son para Imputable.

Registro Activo Fijo Si-No: Si se tilda es para registrar que es un activo fijo.

Nombre: es el nombre del Centro de Costo

Fecha de Inicio: Fecha de inicio (si se ocupa el CC como proyecto), que puede estar dentro o fuera del año tributable.

Fecha de Término: Fecha de término (si se ocupa el CC como proyecto), que puede estar dentro o fuera del año tributable.

Venta esperada: monto monetario esperado de las ventas del CC.

Utilidad esperada: monto monetario de utilidad esperado del CC.

Multa Atrasos: se ingresa si existe un monto de multa por atraso.

Retención %: Porcentaje que se retiene del CC.

Anticipo: Monto que se anticipó por este concepto

Nro P.O.: Número de Orden de Compra asociado.

Usuario: dado por sistema.

Fecha: dado por sistema.

Icono Grabar: Al presionar graba los datos del CC

Icono Borrar: Al presionar elimina el CC

Icono Lupa: si se presiona despliega los datos de los CC.

Icono impresora: Al presionar despliega un formulario con los CC, que puede ser impresos o exportables a distintos tipos de formatos.

Icono Salir.

6.4. PROYECTOS

Opción para actualizar, consultar o imprimir en papel el archivo de los proyectos de la empresa que al ser imputados en el sistema le permitirán obtener informes financieros para dichas proyectos.

Código: numérico. Los dos primeros dígitos son Titulo; el siguiente es Subtitulo; y los últimos son para Imputable.


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Registro Activo Fijo Si-No: Si se tilda es para registrar que es un activo fijo.

Nombre: es el nombre del Proyecto.

Fecha de Inicio: Fecha que puede estar dentro o fuera del año tributable.

Fecha de Término: Fecha que puede estar dentro o fuera del año tributable.

Venta esperada: monto monetario esperado de las ventas del Proyecto.

Utilidad esperada: monto monetario de utilidad esperado del Proyecto.

Multa Atrasos: se ingresa si existe un monto de multa por atraso.

Retención %: Porcentaje que se retiene del Proyecto.

Anticipo: Monto que se anticipó por este concepto.

Nro P.O.: Número de Orden de Compra asociado.

Usuario: dado por sistema.

Fecha: dado por sistema.

Icono Grabar: Al presionar graba los datos del Proyecto.

Icono Borrar: Al presionar elimina el Proyecto

Icono Lupa: si se presiona despliega los datos de los Proyecto.

Icono impresora: Al presionar despliega un formulario con los Proyectos, que puede ser impresos o exportables a distintos tipos de formatos.

Icono Salir.


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6.5. MODELOS CONTABLES

Formulario para actualizar, imprimir en papel o consultar la tabla de modelos de contabilización de la empresa. Los modelos de contabilización son combinaciones de cuenta que conforman asientos tipo que pueden ser usados por el sistema para ahorrar digitaciones. Datos a ser digitados:

Código: nombre del modelo (máximo largo de 5 caracteres).

Nombre: del modelo, alfanumérico.

Sistema: sistema donde se usará.

Tipo: digitar el tipo de documento asociado al movimiento.

Cuerpo: o Línea: número de línea. o Cuenta: código de la cuenta contable. o Sentido: sentido del movimiento. Digite “C” para cargos y “A” para abonos. o Nombre Cuenta: nombre de la cuenta.

6.6. SUJETOS ECONÓMICOS

Formulario para actualizar, imprimir en papel o consultar la tabla de sujetos económicos. En esta tabla deberá guardar los RUT con que se relaciona la empresa. Los registros grabados serán válidos para todas las empresas creadas en el sistema. Con el botón Sucursales usted podrá obtener una pantalla con las sucursales asociadas a un determinado RUT.


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RUT a ser ingresado.

Suc: número de 01 hasta 99, para diferenciar las sucursales. Debe crear primero la secuencia 00 que corresponde a la casa matriz y las sucursales pueden tener distintas direcciones.

Tipo: seleccione tipo de RUT. (1. Cliente, 2. Proveedor, 3. Honorarios, 4. Personal y 5. Otros)

Nombre o Razón Social., campo alfanumérico.

Fact Sucursal. En caso de requerir facturar a la sucursal debe tildar esta opción.

Dirección: ingresar la dirección

Comuna: ingresar la comuna

Ciudad: ingresar la ciudad

Teléfono 1: ingresar número de teléfono

Teléfono 2: ingresar número de teléfono

Celular: ingresar número de celular

Fax: ingresar número de fax

e-mail: ingresar la dirección e-mail

Contacto 1: ingresar nombre contacto

Contacto 2: ingresar nombre contacto

Forma de pago: ingresa el topo de pago (CHE Cheque, CTR Cuenta RUT, EFE Efectivo, CUE Cta Corriente, TAR Cta Vista, y SER Servipag). Debe seleccionar el banco (se despliega un listado de bancos de la tabla bancos) e ingresar el número de cuenta corriente.

Información Casa matriz o Nombre, dirección, comuna y ciudad vienen dados por defecto. o Giro negocio: ingresa la dirección

6.7. PRESUPUESTOS

El formulario de postulados está destinado al ingreso de la formulación de presupuestarios. En este formulario podrá actualizar, imprimir y consultar los registros de un centro de costo, proyecto y cuenta determinado. El sistema una vez que usted vaya digitando los movimientos contables (voucher contables), generará el devengado del presupuesto.


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Cuenta: digitar el código de la cuenta que se quiere presupuestar.

Centro de costo: digitar el código del centro de costo que se quiere presupuestar.

Proyecto (Optativo)

Mes: digitar el mes.

Cargo: digitar aquí el valor si es de cargo.

Abonos: digitar aquí el valor si es de abono. El botón “Repite por mes” repite el valor digitado en los 12 meses; y el botón “Divide n meses” divide en 12 el valor digitado y lo asigna a cada mes del año.

6.8. TABLA DE BANCOS

Formulario para digitar los bancos de la plaza (con los códigos de la Superintendencia de Instituciones Financieras). Para los pagos electrónicos de remuneraciones y anticipos.

6.9. ESTACIONES DE IMPRESIÓN

Opción para actualizar, consultar o imprimir en papel la tabla de estaciones de impresión de la empresa. Cada estación de impresión representa una unidad lógica de impresión a efecto de llevar correlativos de folios específicos a dicha estación de impresión. Para definir una estación de impresión y asociarla con la especifica del computador debe modificar el archivo SISTEMAS.INI que se encuentra en C:\Windows, escribiendo en la clave Est_Impres el nombre de ésta. Datos a ser digitados:

Código: alfanumérico.

Nombre: carácter de 30 posiciones


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6.10. TIPOS DE DOCUMENTOS

En este formulario usted podrá ingresar, modificar, eliminar, consultar e imprimir los tipos de documentos del sistema.

Código: alfanumérico

Código SII: código que le asignó el SII a este tipo de documento.

CÓDIGOS DE DOCUMENTOS DE COMPRAS

Código Nombre del documento

29 Factura de Inicio

30 Factura

32 Factura de ventas y servicios no afectos o exentos de IVA

33 Factura Electrónica

34 Factura no Afecta o Exenta Electrónica

40 Liquidación Factura

43 Liquidación Factura Electrónica

45 Factura de Compra

46 Factura de Compra electrónica

55 Nota de Débito

56 Nota de Débito Electrónica

60 Nota de Crédito

61 Nota de Crédito Electrónica

108 SRF Solicitud de Registro de Factura

901 Factura de ventas a empresas del territorio preferencial (Res. Ex. N° 1057, del 25.04.85)

914 Declaración de Ingreso (DIN)

911 Declaración de Ingreso a Zona Franca Primaria

Nombre: descripción del documento

Activo: Si o No

Boleta de venta: Si o No


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6.11. FACTORES

El formulario Tabla de factores le permitirá ingresar los factores de corrección monetaria, tanto como los factores de corrección de los activos fijos (Al final de cada año ambas columnas coinciden). Además este formulario posee una columna índice, de carácter estadístico, donde puede digitar el valor del Índice de Precios al Consumidor.

6.12. PARÁMETROS

En el formulario Parámetros se digitan valores que son de carácter general en el sistema. Datos a ser digitados:

Dólar: digitar el valor del tipo de cambio con respecto al dólar.

I.V.A.: digitar el valor porcentual del Impuesto al Valor Agregado.

I.L.A.: digitar el valor porcentual del Impuesto de Alcoholes.

I.V.A. especial: digitar el valor porcentual del Impuesto al Valor Agregado especial.

Honorario: digitar el valor porcentual de la Retención de Impuesto de Segunda Categoría (Impuesto de Retención de Honorarios).

Dólar Aduana: digitar el valor del dólar aduana.

Nombre alternativo: digitar el nombre que le dará al Plan de Cuentas Alternativo del sistema (Por defecto FECU).

Digito Pérdidas: primer digito para las cuentas de pérdidas.

Digito Ganancias: primer digito para las cuentas de ganancias.


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7. TRANSACCIONES

7.1. DIGITACIÓN

7.1.1. Actualizar

Este formulario le permitirá ingresar los diferentes tipos de

documentos contables. Como usted podrá observar existen dos recuadros para el ingreso de datos. En el primero, la cabecera, se despliega la letra inicial del tipo de documento. Normas para la digitación de los campos del encabezamiento:

Tipo: Digitar el tipo de voucher (la primera letra del tipo de voucher): Ingreso, Egreso, Traspaso, Compra, Venta, Honorario, Letras, Apertura y Sueldo.

Número: Digite número de documento, el sistema despliega, como sugerencia el primer número disponible correspondiente al tipo de documento siempre que dicho folio este creado.

Fecha: Digite la fecha del documento. Se despliega como sugerencia la del día.

Modelo: Digite el modelo de contabilización que desee usar, o “CONTA” si desea usted especificar las cuentas a usar.

Glosa: Digite la glosa del documento. Esta es un literal alfanumérico descriptivo de la operación registrada.

Normas para la digitación de las líneas del documento:

Cuenta: Digite el número de cuenta. Si usted presiona la tecla <ENTER> el sistema despliega un recuadro de ayuda ordenado alfabéticamente en el cual puede ubicar la cuenta que busca, digitando su nombre y dando <ENTER> o doble clic sobre la selección.

RUT: Campo obligatorio en las cuentas con análisis y en las participantes en los libros de compra o de venta.


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Documento: Digite el número de documento, este campo no es obligatorio para todos los tipos de comprobantes. Si la cuenta tiene análisis, el sistema informará el saldo (cargo o abono) de dicho documento.

Costo: Digite el centro de costo. Este campo es obligatorio sólo cuando usted lo especifica así en el Plan de Cuentas.

Proyecto.

Debe: Si la línea es de cargo digite el monto, si es abono pase al campo siguiente.

Haber: Si la línea es de abono digite el monto.

Glosa de la línea: Literal alfanumérico descriptivo de la operación registrada.

Fecha de vencimiento: Registre la fecha de vencimiento, en el caso del uso de modelos de contabilización se sugiere cumpliendo la norma señalada.

El icono con la lupa sirve para buscar un Rut. El icono con los billetes para llamar una boleta o factura para cancelar en forma automática. Al finalizar el ingreso de cada línea oprima el botón Grabar línea. Una vez finalizado el ingreso de las líneas de un documento presione el botón Grabar (parte superior derecha). El sistema controla la cuadratura del documento, si el documento está descuadrado el sistema lo informará permitiéndole a usted que haga las correcciones pertinentes o que se difiera su ingreso. Si el documento está cuadrado, el sistema solicita que si imprime voucher, si la respuesta es Si, este se imprime, si en No el voucher es grabado. Adicionalmente tendrá la opción de imprimir el voucher cuando tiene cuenta banco (icono Cheque), como resultado obtendrá el voucher contable impreso con el cheque. Los voucher pueden ser eliminados en el icono “eliminar”.

7.1.2. Imprimir Digitación

Con esta opción usted obtendrá un informe de los documentos digitados en un rango de fechas, de números y por tipo de voucher. Puede elegir el número de copias a imprimir.


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7.1.3. Imprimir Voucher

Con esta opción usted obtendrá un listado de cada voucher digitado en un rango de fechas, de números y por tipo de voucher. Puede elegir el número de copias a imprimir.

7.1.4. Imprimir Cheque

Con esta opción usted podrá imprimir los cheques. Debe ingresar el número de Egreso Inicial y Final y presionar el icono buscar, el sistema traerá a pantalla el Egreso Inicial, con el icono imprimir permitirá imprimir el cheque. Con la flecha siguiente se va avanzando para seguir imprimiendo cheques.

7.1.5. Transferencias

Con esta opción usted podrá generar un archivo de transferencia de pagos a bancos (si se requiere un banco distinto a los especificados, usted debe solicitar a su banco la configuración que ellos requieren, y enviar esta información al e-correo [email protected] para incluir el banco ustedes utilicen)

mailto:[email protected]


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Se debe ingresar la Fecha Inicial/Final y el número de Egreso inicial/Final, seleccionar al banco de destino y presionar el icono buscar, con lo que se desplegaran todos los pagos que estén dentro de los rangos dados. Luego se exporta en el icono de Excel.

7.1.6. Carga Masiva Voucher

Para realizar la carga masiva debe crear una planilla Excel con los mismos encabezados que tiene esta planilla. Se debe digitar la fecha del Voucher y si se quiere generar un solo Voucher se debe tildar “Generar un solo Voucher”, de

lo contrario el sistema genera un Voucher por cada línea ingresada en la planilla. Si selecciona tipo de documento, número de documento o cuenta (tanto DB como CR), en las líneas que venga sin esos datos se usarán los que usted digite. Los datos de la planilla Excel son:

Rut

Nombre

Monto

Glosa General

Cuenta Debe

TD DB

Documento Debe

Glosa Debe

Cuenta Haber

TD CR

Dcto. Haber Cheque

Glosa Haber

Errores


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7.1.7. Secuencia de Documentos

El menú de secuencia de documentos entrega impreso un informe de los voucher ingresado al sistema, en dos formatos: Resumen y Faltante (emite un informe con los rangos de folios para cada tipo de voucher utilizados y disponibles en el sistema)

7.1.8. Documentos Borrador

Muestra una pantalla con los folios que se encuentran en estado borrador (No procesados en la contabilidad) en el año actual del sistema.

7.1.9. Documentos Definitivos

Muestra una pantalla con los folios que se encuentran en estado definitivo (Procesados en la contabilidad) en el año actual del sistema.

7.1.10. Tabla de movimientos

Despliega en pantalla (a solicitud del usuario de un rango de periodos específicos), un detalle de cada registro ingresado al diario de la empresa.


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7.2. ACTUALIZACIÓN

7.2.1. Fijar Periodos

En esta ventana el usuario podrá elegir el mes y el año de operación del sistema. Además podrá restringir el rango de días a digitar (válido para el ingreso de los voucher contables).

7.2.2. Procesar Digitación

El sistema graba los voucher en un estado de Borrador o estado intermedio en el cual la información es ingresada al archivo pero no queda disponible en los informes hasta que sea procesada. Para esto el usuario deberá cargar la ventana Procesar Mes de Digitación. En esta ventana el usuario podrá seleccionar los periodos que desea procesar y los rangos de tipos de voucher y de folios. Una vez finalizado este proceso la información se encuentra disponible para todos los informes que entrega el sistema. Una vez procesada la información, el sistema bloquea toda posibilidad de efectuar modificaciones en los documentos y los deja en estado Definitivo.

7.2.3. Desmarcar Proceso

Con esta ventana el usuario podrá revertir el estado de los documentos a Borrador. Esto es útil cuando se desean hacer cambios sobre alguno de los voucher ya digitados.

7.3. GASTOS CAJA CHICA

Con este menú usted podrá digitar los datos de los gastos de caja chica. Del proceso de digitación se obtiene el cuadre con la caja real y una centralización a la contabilidad. Datos a ser digitados:

Día del movimiento.

Tipo documento y número

Rut de análisis del movimiento.


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Ítem de gasto (Descriptor más detallado del gasto)

Cuenta contable y centro de costo involucrado.

Valores de cargo y de abono.

Girado a y,

Glosa del movimiento. Al igual que todos los auxiliares usted podrá desmarcar y borrar el voucher generado por la centralización si requiere hacer correcciones a los datos.

7.4. GASTOS CAJA SUELDOS

Idéntico a la ventana anterior, pero relacionado con los movimientos de una caja de sueldos (por lo tanto genera información relevante para el sistema de remuneraciones)

7.5. CONCILIACIONES

7.5.1. Cartolas

Formulario que permite digitar las cartolas bancarias de las cuentas corrientes de la empresa. Datos a ser digitados:

Cuenta contable (Debe tener análisis de banco)

Número de cartola (desde la 1 en adelante). Una vez digitado esto el sistema desplegará el saldo anterior a la cartola seleccionada.

Tipo: ANT – Saldo Anterior; DEP- Depósito; CHE – Cheque; OVN – Cargos; OVP – Abonos.

Monto del movimiento.

Fecha del movimiento.


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7.5.2. Conciliar

Una vez digitadas las cartolas es necesario solicitarle al sistema que debe conciliar los movimientos relacionados con las cuentas corrientes. Para esto debe indicar el número de la cuenta y la fecha de conciliación. Como resultado de este proceso el sistema estará en condiciones de

entregarle los movimientos conciliados y los no conciliados (cheques no cobrados; cheques a fecha; cargos y abonos no conciliados)

7.5.3. Calzar

Como se indica en el punto anterior, al conciliar el sistema genera una tabla con todos los movimientos ya sean conciliados o no conciliados. La opción calzar le permite borrar de dicha tabla los movimientos ya conciliados y determinar saldos iniciales solamente. Para esto debe indicar el número de la cuenta y la fecha de conciliación.


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8. AUXILIARES

8.1. HONORARIOS

8.1.1. Contratos

Para generar el proceso de honorarios el usuario tiene la alternativa de digitar los contratos de honorarios para aquellos prestadores que trabajan en forma periódica en la empresa, y así facilitar este proceso. Datos a ser digitados:

RUT: digitar el RUT del prestador de servicios.

C. Costo: digitar el código del centro de costo.

Secuencia: digitar 01 para el primer contrato; 02 para el segundo y así sucesivamente.

Trabajo: descripción de la labor a realizar.

Inicio: fecha de inicio del trabajo o servicio.

Término: fecha de término del trabajo o servicio.

Montos: digitar el bruto; impuesto y neto del servicio.

8.1.2. Digitación

Este formulario le permite al usuario del sistema digitar los datos de los honorarios de un determinado mes. Los datos a ser digitados son los siguientes:

Periodo de honorarios. seleccionar el mes donde guardará la digitación de los honorarios.

R.U.T. digitar el RUT del profesional, o seleccionarlo desde la lista desplegable.

Fecha. Digitar la fecha de la boleta.

Centro de Costo y Proyecto. Digitar el código del centro de costo y/o proyecto al que desea imputar el movimiento o seleccionarlo desde la lista de desplazamiento

Documento. En este cuadro de texto debe digitar el número de la boleta de honorarios.

Bruto. Digitar el monto total del gasto. El sistema sugerirá el impuesto.

Impuesto 10.00%. Digitar (o corregir) el monto del impuesto.


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Cuenta de gasto. Digitar el código de la cuenta de gasto relacionada con este pago de honorarios o seleccionarla desde la lista desplegable.

Distribuir: permite especificar más de una cuenta, centro de costo o proyecto relacionado a este movimiento.

Además este formulario posee los siguientes botones:

Contratos. Con este botón podrá cargar la información de los contratos al mes seleccionado.

Imprimir. El botón imprimir emitirá un informe detallado de los honorarios digitados en el mes seleccionado.

Contabilizar. Con esta opción podrá centralizar los movimientos de honorarios a la contabilidad. Al seleccionarla el sistema carga la pantalla de contabilización de honorarios. Una vez contabilizados en la columna Cont aparecerá con un tilde para cada uno de estos registros. Los registros ya contabilizados no podrán ser modificados nuevamente.

Resumen. Carga una ventana en memoria que muestra un resumen de los honorarios, mes por mes, del año en curso.

Salir. Descarga el formulario de memoria.

8.1.3. Certificados

El formulario de Certificados de Honorarios entrega en pantalla el certificado de honorarios anual para un RUT determinado.

Con el botón Imprimir el sistema le permite elegir un rango de RUT; si ha elegido un RUT el sistema le sugerirá imprimir ese mismo; y si oprime Imprimir sin haber elegido un RUT determinado el sistema le sugerirá imprimir todos.

Con el botón salir el sistema descarga este formulario de la memoria.


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8.1.4. Formulario 1879

Con esta opción el usuario podrá Calcular los certificados, Generar el archivo de carga en SII y exportar a Excel.

8.1.5. Libro

Con esta opción podrá exportar a PDF, o imprimir el Libro de Honorarios tanto en sus formatos Borrador o Detalle SII (este informe se imprime sobre hojas previamente timbradas en el SII) Además permite separar por Centro de

Costo y Proyecto, lo Inicial y Final y Proyectos Inicial y Final

8.1.6. Eliminar Todo

Esta acción borra todo lo digitado en el mes.

8.1.7. Marcar Contabilizadas

Esta acción marca todo lo ingresado como contabilizado.

8.1.8. Desmarcar Contabilizadas

Esta acción desmarca todos los ingresos contabilizados.


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8.2. COMPRAS

8.2.1. Digitación

En este formulario se digitan los datos de las compras de un determinado mes. Los campos a ser digitados son los siguientes:

Periodo de compras. seleccionar el mes donde guardará la digitación de las compras.

R.U.T. del proveedor, o seleccionarlo desde la lista desplegable. Si no existe, le solicitara si desea crearlo.

Factura: digitar el tipo de documento y número.

Fecha: Digitar la fecha del documento.

Vencimiento: Digitar fecha de vencimiento.

Centro de Costo. Digitar el código del Centro de Costo al que desea imputar el movimiento o seleccionarlo desde la lista de desplazamiento.

Centro de Proyecto. Digitar el código del Proyecto al que desea imputar el movimiento o seleccionarlo desde la lista de desplazamiento

Neto: Digitar el monto neto del gasto. El sistema sugerirá el monto del impuesto al valor agregado.

Cuenta de gasto neto. Digitar el código de la cuenta contable relacionada con este gasto o seleccionarla desde la lista desplegable.

Exento. Digitar el monto exento del gasto.

Cuenta de gasto exento. Digitar el código de la cuenta contable relacionada con este gasto o seleccionarla desde la lista desplegable.

Impuesto IVA. Digitar (o corregir) el monto del impuesto.

IVA Proporcional: el sistema en base a una formula distribuye el IVA

Activo Fijo: permite marcar las compras que son activo fijo

Glosa: se especifica la naturaleza del gasto



SII F3327: Genera un archivo en formato CVS con el libro de compras que sirve para la carga del libro de compras en el SII.

SII Facturación Electrónica: Genera un archivo en formato CVS con el libro de compras con las facturas electrónicas, que sirve para la carga en el SII.

Excel: Permite hacer una carga masiva de compras, (el archivo debe contener


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todas las columnas que se indican en la imagen).

Búsqueda de Facturas de Compra (Lupa): permite buscar una factura por Rut, Monto, IVA, Número de Factura.

Imprimir. El botón imprimir emitirá un informe detallado de las compras digitadas en el mes seleccionado.

Contabilizar. Con esta opción podrá centralizar los movimientos de compras a la contabilidad. Al seleccionarla el sistema carga la pantalla de contabilización de compras. Una vez contabilizados en la columna Cont aparecerá con un tilde para cada uno de los registros. Los registros ya contabilizados no podrán ser modificados nuevamente.

Resumen. Carga una ventana en memoria que muestra un resumen en pantalla de las compras del año en curso.



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8.2.2. Libro

Con esta opción podrá exportar a PDF, o imprimir el Libro de Compras tanto en sus formatos Borrador o Detalle SII (este informe se imprime sobre hojas previamente timbradas en el SII)

Además permite separar por Centro de Costo Inicial y Final y Proyectos Inicial y Final







8.3. VENTAS

8.3.1. Digitación

Este formulario le permite al usuario del sistema digitar los datos de las ventas de un determinado mes. Los campos a ser digitados son los siguientes:

Periodo de ventas. En esta lista desplegable debe seleccionar el mes donde guardará la digitación de las ventas.

Documento: digitar el tipo de documento y número.

Fecha. Digitar la fecha del documento.

Vencimiento. Digitar la fecha de vencimiento de este documento.

R.U.T. En este cuadro debe digitar el RUT del cliente, o también usted puede seleccionarlo desde la lista desplegable.


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Neto. En este cuadro de texto debe digitar el monto neto del ingreso. El sistema sugerirá el monto del impuesto al valor agregado.

Cuenta de ingreso neto. Digitar el código de la cuenta contable relacionada con este ingreso o seleccionarla desde la lista desplegable.

Exento. Digitar el monto exento del ingreso.

Cuenta de ingreso exento. Digitar el código de la cuenta contable relacionada con este ingreso o seleccionarla desde la lista desplegable.

Impuesto IVA Digitar (o corregir) el monto del impuesto.

Centro de costo y Proyecto. Digitar el código del centro de costo y/o proyecto al que desea imputar el movimiento o seleccionarlo desde la lista de desplazamiento



SII F3328: Genera un archivo en formato CVS con el libro de ventas que sirve para la carga del libro de ventas en el SII.

SII Facturación Electrónica: Genera un archivo en formato CVS con el libro de ventas con las facturas electrónicas, que sirve para la carga en el SII.

Excel: Permite hacer una carga masiva de ventas, (el archivo debe contener todas las columnas que se indican en la imagen).

Búsqueda de Facturas de Compra (Lupa): permite buscar una factura por Rut, Monto, IVA, Número de Factura.

Imprimir. El botón imprimir emitirá un informe detallado de las ventas digitadas en el mes seleccionado.

Contabilizar. Con esta opción podrá centralizar los movimientos de ventas a la contabilidad. Al seleccionarla el sistema carga la pantalla de contabilización de ventas. Una vez contabilizados en la columna Cont aparecerá con un tilde para cada registro. Los registros ya contabilizados no podrán ser modificados nuevamente.

Resumen. Carga una ventana en memoria que muestra un resumen en pantalla de las ventas del año en curso.


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8.3.2. Libro:

Con esta opción podrá exportar a PDF, o imprimir el Libro de Compras tanto en sus formatos Borrador o Detalle SII (este informe se imprime sobre hojas previamente timbradas en el SII) Además permite separar por Centro de Costo Inicial y Final y Proyectos Inicial y Final







8.4. ACTIVO FIJO

Opción para el registro del activo

fijo. Esta pantalla se va a ir

llenando a medida que cuando

registre la compra de un activo en

el auxiliar de compras, marque la

casilla de verificación “Activo”.

Luego podrá registrar la otra

información (como por ejemplo

vida útil).

El botón de cálculo le permitirá calcular la corrección monetaria y depreciaciones al mes en

curso. Una vez finalizado el año, y cuando apertura el año siguiente, con el botón Cargar

Año Anterior traerá la información acumulada al año anterior y acumuladas las

correcciones y descontados los meses consumidos del activo.


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8.5. BORRADOR F29

Ventana que le generará un resumen del

F29 del mes a consultar. Además le

entregará una propuesta del asiento de

contabilización del F29


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9. LISTADOS

9.1. CONTABLES

9.1.1. Balance Financiero

Emite listado de Balance Financiero en la pantalla, permitiendo imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos. La modalidad del listado es con formato de plan de cuentas alternativo o normal; a nivel 1, 2, 3, o 4; con valores acumulados al mes actual o con valores del mes actual (el mes actual se define por el periodo que usted elija imprimir)

9.1.2. Balance Clasificado

Emite listado de Balance Clasificado a ocho columnas, permitiendo imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos. La clasificación dependerá de la estructura del plan de cuentas que usted haya definido en el sistema.

9.1.3. Balance Tributario

Emite listado del Balance Tributario en formato borrador o definitivo, permitiendo imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos. En el formato definitivo se usa para imprimir sobre hojas previamente timbradas en el SII. En Rango de Mes se selecciona en el primer campo

Apertura o un mes en particular y en el siguiente campo un mes en particular o Apertura.

9.1.4. Estado de Resultado

Emite listado del Estado de Resultados, permitiendo imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos. La modalidad del listado es con formato de plan de cuentas alternativo o normal; a nivel 1, 2, 3, o 4; con valores acumulados al mes actual o con valores del mes actual (el mes actual se define por el periodo que usted elija imprimir)


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9.1.5. Saldos Mensuales

Emite listado de saldos mensuales de las cuentas para un determinado rango de cuentas y de meses imprimiendo el detalle mensual de cada cuenta de acuerdo al rango de meses seleccionado.

9.2. PRESUPUESTOS

9.2.1. Devengados

Emite listado de Presupuestos devengados para un rango de centros de costo y un año determinado. Corresponde a los saldos de las cuentas contables en ese año determinado.

9.2.2. Pendientes

Emite listado de Presupuestos Pendientes para un rango de centros de costo y un año determinado. Corresponde a la diferencia entre lo presupuestado y lo devengado.

9.2.3. Desviaciones

Emite listado de Desviaciones Presupuestarias para un rango de centros de costo y un año determinado. El informe presenta la información de lo presupuestado, lo devengado y la diferencia.


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9.3. CENTROS DE COSTO

9.3.1. Balance Financiero

Emite listado de Balance Financiero para un determinado centro de costo, permitiendo imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos. La modalidad del listado es con formato de plan de cuentas alternativo o normal; a nivel 1, 2, 3, o 4; con valores acumulados al mes actual o con valores del mes actual (el mes actual se define por el periodo que usted elija imprimir)

9.3.2. Estado de Resultado

Emite listado del Estado de Resultados para un determinado centro de costo permitiendo imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos. La modalidad del listado es con formato de plan de cuentas alternativo o normal; a nivel 1, 2, 3, o 4; con valores acumulados al mes actual o con valores del mes actual (el mes actual se define por el periodo que

usted elija imprimir)

9.3.3. Libro Mayor

Emite listado del Libro Mayor para un determinado centro de costo permitiendo imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos. Usted debe seleccionar rangos de cuentas; rangos de centros de costos y rangos de meses a listar.

9.4. LIBROS

9.4.1. Diario

Emite listado del Libro Diario en formato borrador o definitivo (hojas previamente timbradas en el SII), que se puede imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos.


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9.4.2. Diario y Cuenta

Emite listado del Libro Diario para un determinado rango de cuentas en formato borrador o definitivo (hojas previamente timbradas en el SII). El usuario deberá elegir rangos de cuentas y de meses antes de emitirlo, lo que se puede imprimir en papel o en un archivo PDF.

9.4.3. Mayor

Emite listado del Libro Mayor en formato borrador o definitivo (hojas previamente timbradas en el SII), que se puede imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos. El usuario deberá elegir rangos de cuentas y de meses antes de emitirlo.

9.4.4. Inventario Balance

Emite listado del Libro Mayor en formato borrador o definitivo (hojas previamente timbradas en el SII), que se puede imprimir o exportar a un archivo en diferentes formatos. El usuario deberá elegir rangos de cuentas y de fechas antes de emitirlo.

9.5. CUENTAS CORRIENTES

9.5.1. Análisis de Cuentas

Emite un listado de Cuentas Corrientes. El usuario deberá elegir rangos de RUT; de cuentas; de centros de costo y de fechas. Además podrá especificar Calzar al Imprimir si desea que aparezcan sólo los movimientos pendientes, o Por Vencimiento si desea ordenar el informe por vencimiento, este informe se puede imprimir en papel o en un archivo PDF.


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9.5.2. Cuentas Calzadas

Emite un listado de Cuentas Corrientes Calzadas, o sea desplegará sólo aquellos movimientos que estén cancelados completamente. El usuario deberá elegir rangos de RUT; de cuentas; de centros de costo y de fechas, este informe se puede imprimir en papel o en un archivo PDF.

9.5.3. Informe por RUT

Emite un listado de un RUT determinado y todas las cuentas con movimiento para ese RUT. El usuario deberá elegir rangos de RUT; rangos de cuentas; rangos de centros de costo y rangos de fechas. Además podrá especificar Calzar al Imprimir si desea que aparezcan sólo los movimientos pendientes, o Por Vencimiento si desea ordenar el informe por vencimiento, este informe se puede imprimir en papel o en un archivo PDF.

9.5.4. Informe Vencimientos

Emite un listado de Vencimientos de Cuentas para su análisis. El usuario deberá elegir rangos de RUT; cuentas; centros de costo y la fecha final del análisis, este informe se puede imprimir en papel o en un archivo PDF.

9.5.5. Informe Cobranza

Emite un listado de Cobranza. El usuario deberá elegir rangos de RUT; cuentas; centros de costo y la fecha final del análisis.


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9.6. CONCILIACIÓN

9.6.1. Cheques a Fecha

Emite un informe destinado al análisis de los valores por pagar documentados con cheques y cuyo vencimiento es mayor a la fecha solicitada por el informe. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.

9.6.2. Cheques no Cobrados

Emite un informe que cuantifica las obligaciones correspondientes a cheques en poder de terceros y cuyo vencimiento sea menor o igual a la fecha solicitada por el informe. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.

9.6.3. Cargos no Conciliados

Emite un informe destinado al análisis de los cargos en corrientes no registrados en la contabilidad. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.

9.6.4. Depósitos no Conciliados

Emite un informe destinado al análisis de los depósitos en cuenta corrientes que no encuentran su contrapartida. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.

9.6.5. Abonos no Conciliados

Emite un informe destinado al análisis de los abonos en cuentas corrientes que cuentan con su correspondiente contra partida. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.


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9.6.6. Carátula Conciliación

Emite un resumen de los conceptos, y cuadratura con la cartola del banco. Los primeros informes representan el análisis de cada total presentado en la carátula. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.


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10. CONSULTAS

10.1. CONTABLES

10.1.1. Balance

El sistema desplegará en la pantalla una ventana para seleccionar rangos de periodo, de Centros de Costo y Proyectos para mostrar el balance en pantalla, además el Balance puede ser copiado al portapapeles o exportarlo a Excel.

10.1.2. Balance FECU

El sistema desplegará una ventana que le permitirá seleccionar rangos de periodo y de centros de costo para mostrar el balance en pantalla el formato, además el FECU puede ser copiado al portapapeles o exportarlo a Excel.

10.1.3. Balance por CC

Emite informe en formulario con los centros de costo como títulos de fila, y en las columnas las cuentas, de acuerdo a los rangos y criterios seleccionados por el

usuario.

10.1.4. Balance por Mes

Emite informe en formulario con los meses como títulos de fila, y en las columnas las cuentas, de acuerdo a los rangos y criterios seleccionados por el usuario.


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10.1.5. Libro Mayor:

Pantalla para seleccionar una cuenta que desee consultar, filtrando por rango de centros de costo y proyecto. El sistema por defecto sugerirá todos. Una vez proporcionada esta información oprima el botón Mostrar para que el sistema despliegue los datos de cada mes. Si desea ver el detalle de los registros haga doble clic sobre la fila del mes a consultar. Si desea el año haga lo mismo sobre la fila TOTALES.

10.1.6. Resumen por Tipo:

El sistema despliega un formulario con un resumen de los movimientos agrupados por tipo de voucher (E, I, T, C, V, S, H, A, L) y periodo de contabilización.

10.1.7. Proveedores:

El sistema despliega un formulario con los datos de los egresos e ingresos emitidos relacionados con una cuenta de banco

específica, detallando el pago, concepto pagado (y si está relacionado con el libro de compras en qué periodo y número interno está), la contra cuenta de pago (p.e. si se canceló Proveedores, indica que se compró: Agua, Luz, Mercadería, etc)


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10.2. PRESUPUESTOS

10.2.1. Devengados

Genera una ventana con los Presupuestos Devengados para un rango de centros de costo y un año determinado. Corresponde a los saldos de las cuentas contables en ese año determinado.

10.2.2. Pendientes

Genera una ventana con los Presupuestos Pendientes para un rango de centros de costo y un año determinado. Corresponde a la diferencia entre lo presupuestado y lo devengado.

10.2.3. Desviaciones

Genera una ventana con las Desviaciones Presupuestarias para un rango de centros de costo y un año determinado. El informe presenta la información de lo presupuestado, lo devengado y la diferencia.

10.3. CUENTAS CORRIENTES

10.3.1. Análisis de Cuentas

Genera una ventana de análisis de Cuentas Corrientes. El usuario deberá elegir rangos de RUT; rangos de cuentas; rangos de centros de costo y rangos de fechas. Además podrá especificar Calzar al Imprimir si desea que aparezcan sólo los movimientos pendientes, o Por Vencimiento si desea ordenar el informe por vencimiento. La vista de consulta de cuentas corrientes es la siguiente:


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10.3.2. Saldos por Cuenta

Genera una ventana de saldos de Cuentas Corrientes para una cuenta determinada.

10.3.3. Informe por RUT

Genera una ventana de un RUT determinado y todas las cuentas con movimiento para ese RUT. El usuario deberá elegir rangos de RUT; rangos de cuentas; rangos de centros de costo y rangos de fechas. Además podrá especificar Calzar al Imprimir si desea que aparezcan sólo los movimientos pendientes, o Por

Vencimiento si desea ordenar el informe por vencimiento.


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10.4. CONCILIACIÓN

10.4.1. Cheques a Fecha

Genera una ventana destinada al análisis de los valores por pagar documentados con cheques y cuyo vencimiento es mayor a la fecha solicitada por el informe. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.

10.4.2. Cheques no Cobrados

Genera una ventana que cuantifica las obligaciones correspondientes a cheques en poder de terceros y cuyo vencimiento sea menor o igual a la fecha solicitada por el informe. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.

10.4.3. Cargos no Conciliados

Genera una ventana destinada al análisis de los cargos en corrientes no registrados en la contabilidad. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.

10.4.4. Depósitos no Conciliados

Genera una ventana destinada al análisis de los depósitos en cuenta corrientes que no encuentran su contrapartida. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.

10.4.5. Abonos no Conciliados

Genera una ventana destinada al análisis de los abonos en cuentas corrientes que cuentan con su correspondiente contra partida. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.

10.4.6. Carátula Conciliación


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Emite un resumen de los conceptos, y cuadratura con la cartola del banco. Las primeras ventanas representan el análisis de cada total presentado en la carátula. Los criterios de selección son: código de la cuenta, periodo a imprimir, fecha de emisión.


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11. UTILITARIOS

11.1. CASCADA

Despliega las ventanas cargadas del sistema en forma de cascada.

11.2. MOSAICO

Despliega las ventanas cargadas del sistema en forma de mosaico.

11.3. IMPRESIÓN WINDOWS

El sistema posee dos modalidades de impresión. Si esta opción del menú está seleccionada, todas las impresiones del sistema tendrán como formato de salida la tipografía Times New Roman y dirigirán la impresión hacia la impresora predeterminada de Windows. Si esta opción no está seleccionada, la salida se realizará directamente hacia el puerto LPT1 para impresoras matriz de punto con impresión formato DOS. El sistema intenta hacer análogos ambos tipos de informes ajustando la tipografía de tal manera que las tabulaciones sean similares.

11.4. SEGURIDAD

Con esta opción del sistema usted puede definir los usuarios y los accesos que tendrá en el sistema. Cada usuario se le podrá asignar un nivel: 1 – Acceso completo 2 – Se le prohíbe las opciones de anular 3 – No tiene acceso a eliminar 4 – Sólo mirar

Adicionalmente se relacionará a cada usuario definido la estructura de menú del sistema (en el TAB privilegios). Para bloquear una opción a un usuario sólo tendrá que dar doble clic sobre la opción hasta que delante de ésta aparezca la palabra Oculto; si desea cambiar esto de nuevamente doble clic sobre esa opción hasta que aparezca la palabra Visible. Para acceder a un usuario determinado debe primero seleccionar el sistema donde se va a restringir y al hacer doble clic aparecerán los usuarios permitidos en el sistema.


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11.5. TIMBRAR HOJAS

Utilice esta opción para obtener hojas foliadas entre los números que usted ingrese en Folio Inicial y en Folio Final, en blanco y con el membrete de la empresa en un formato que acepta y timbra el Servicio de Impuesto Internos de Chile para ser utilizados en la impresión de libros de contabilidad. Las hojas obtenidas a partir de este menú pueden ser utilizadas para imprimir cualquier libro, aunque este no provenga del sistema de remuneraciones.

11.6. PROCESOS

11.6.1. Cambio de Usuario

Opción de menú para el cambio de usuario. En todos los movimientos se va registrando el RUT del usuario que lo realizó; si cambia de usuario el sistema grabará ahora el RUT del nuevo usuario.

11.6.2. Autorización Temporal

Idéntica a la opción anterior, pero válida sólo para efectuar una grabación y luego volver al usuario anterior.

11.6.3. Tablas de Otra Empresa

Carga plan de cuentas, centros de costo, modelos de contabilización, tabla de haberes y descuentos desde otra empresa para un año determinado.


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11.6.4. Folios

Crea Folios Este formulario le permitirá crear y eliminar folios. Usted deberá entregar los rangos a crear/eliminar. Maneja Folios

Este formulario le permitirá bloquear o liberar folios para impedir o permitir su uso.

Folios Disponibles Este formulario desplegará en pantalla un detalle de los folios usados del sistema. Folios Usados

Este formulario desplegará en pantalla un detalle de los folios disponibles del sistema.


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Resumen Este formulario desplegará un resumen del uso de folios separando los usados de los disponibles, ordenados por rangos. Ordenar Folios

Esta opción es utilizada para ordenar los folios de menor a mayor de acuerdo a un orden cronológico (este acción es irreversible, por lo cual sólo se debe ejecutar si se está seguro de los efectos resultantes)

11.6.5. Recalculo Contable

La opción recalculo contable efectúa un recorrido de todos los registros de la base de dato verificando la consistencia con los saldos acumulados del sistema. Al ejecutar esta opción usted podrá definir el rango de Cuentas y de Periodos que serán afectados por el cálculo (por defecto todo).

11.6.6. Cierre / Apertura Contable

El proceso de cierre le permitirá generar la apertura del nuevo periodo (esta apertura se generará analizada de acuerdo a los atributos que usted le haya dado en el plan de cuentas). El resultado de este ejercicio contable se carga o abona, dependiendo si hay pérdida o ganancia, en la cuenta de cierre que usted haya digitado en la ventana de

parámetros.


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11.6.7. Bloquear Meses

Formulario para bloquear auxiliares, voucher o presupuesto para meses determinados de tal manera de asegurarse que una vez cuadrado nadie ejecute modificaciones sobres ellos.

11.6.8. Restaurar

Esta opción es utilizada para restaurar un respaldo de la Data tanto para las Bases de Datos de Contabilidad; Sueldos, Facturación y Generales.

11.7. SISTEMAS

Con esta opción usted podrá cambiarse de sistema de acuerdo a su selección. Los sistemas disponibles al momento de la edición de este manual son: Abastecimiento, Contabilidad, Facturación, Producción, Remuneraciones.

11.8. SERVIDOR REMOTO

Permite conectarse a otros servidores que tienen instalado el sistema.

11.9. ACERCA DE

Opción que le reportará información de la propiedad intelectual del sistema.

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Manual del Sistema de Contabilidad y Presupuestoayhgroup.cl/wp-content/uploads/2016/08/ManualSistemaContabilidad.pdf · Sistema de Contabilidad y Presupuesto Noviembre 2015 Ahumada