Manual Del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC SLI

SLI S.A.S

Servicios Logsticos Integrales de Colombia

S.A.S

MANUAL DEL SISTEMA GESTIN EN CONTROL Y SEGURIDAD

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN EN CONTROL Y SEGURIDAD

VIGENCIA: 08/01/2015

VERSIN: 02

La impresin de este documento es COPIA NO CONTROLADA

1 Sistema de Gestin en Control y Seguridad

1.1. Objetivo

Evidenciar el cumplimiento de la norma y estndar de operador logstico BASC,

buscando evitar que nuestra cadena logstica sea alterada por las actividades

ilcitas acometidas por los delincuentes.

1.2. Alcance

Este sistema incorpora todos los procesos de la empresa SLI S.A.S.

2. Presentacin de la Empresa

SERVICIOS LOGSTICOS INTEGRALES DE COLOMBIA S.A.S. SLI S.A.S. es

una empresa colombiana que surge como resultado de una decisin estratgica

de constituirse en un actor de primer orden del comercio exterior colombiano y las

actividades logsticas que esta demanda en la actualidad.

Luego de siete aos de haber puesto en marcha el proyecto de Servicios a la

Carga y con unos procesos consolidados al servicio de Agentes de Aduana,

Almacenes de Depsito, Agentes de Carga, transportistas, importadores y

exportadores, se toma la decisin de consolidar en una nueva empresa los

servicios que estos actores de la cadena del comercio exterior demandan en sus

actividades de exportacin, importacin, consolidacin, transporte, administracin

y distribucin de inventarios.

Con unas lneas de negocio claramente definidas y soportados en la experiencia

obtenida con el pasar de los aos, SLI S.A.S est lista para constituirse en el

socio estratgico ideal para cada uno de los diferentes actores del comercio

exterior.



VERSIN: 02


Sus procesos estn definidos sobre los principios de:

Servicio al Cliente, buscando entender sus necesidades y expectativas para

de esta forma disponer de los recursos y procesos que permitan su plena

atencin.

Transparencia, para de esta forma generar confianza y facilitar la

construccin de relaciones comerciales de largo plazo

Innovacin, para asegurar que el desarrollo de los servicios viva

completamente actualizado con las tendencias del sector y las facilidades

tecnolgicas que el mercado ofrece

Seguridad, para garantizar el desarrollo de servicios limpios, cuidando

proteger los intereses y activos vitales de cada uno de los entes

participantes.

Responsabilidad, encaminada a impactar en forma positiva en todos los

grupos de inters con los cuales la compaa acta en desarrollo de su

objeto social: clientes, trabajadores inversionistas, proveedores, medio

ambiente y comunidad en general.

Conforme las polticas y principios S.L.I S.A.S. est plenamente comprometida

con los intereses de cada uno de sus clientes. Mediante adecuados procesos y

procedimientos respalda sus operaciones con:

Anlisis y administracin de riesgos con base a las variables ciertas y

controladas propias de la actividad logstica a la carga

Adecuadas plizas de seguro, diseadas conforme el riesgo de las

actividades a realizar, cuidando que proporcionen una adecuada cobertura

a los intereses de nuestros clientes y autoridades en general

Generacin, conservacin y envo de registros operativos que faciliten la

trazabilidad y seguimiento a los servicios donde el personal y equipos de

SLI S.A.S participen en forma activa



VERSIN: 02


Adecuados procesos de seleccin, entrenamiento, vinculacin y

capacitacin de personal que garanticen la idoneidad de los recursos

humanos asignados para el desarrollo de cada uno de nuestros servicios

La asignacin de los mejores insumos, equipos y aparejos que ofrece el

mercado con el objetivo de asegurar el manejo seguro y eficiente de las

cargas durante la actuacin de la compaa.

La implementacin de adecuados Sistemas de Gestin que soporten en

forma eficiente el desarrollo de los procesos para de esta forma asegurar el

desarrollo de los servicios bajo las expectativas generadas a cada uno de

nuestros clientes.

El desarrollo de un sistema de administracin socialmente responsable

cuyo objetivo bsico es impactar en forma positiva en clientes, trabajadores,

inversionistas, proveedores, medio ambiente y comunidad en general,

buscando trascender en el tiempo, construyendo en forma conjunta y

armnica relaciones de largo plazo

PPOORRTTAAFFOOLLIIOO DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS

SERVICIOS A LA CARGA

Como participes de primer orden en la cadena

del comercio exterior colombiano hemos

implementado esta unidad de negocio donde atendemos a las Agencias de Aduana, Agentes

de Carga, Almacenes de Depsito, exportadores e importadores en lo relacionado con el llenado y

vaciado de contenedores, inspecciones aduaneras y de antinarcticos, pre inspecciones,

inventarios, cargue y descargue de camiones,

toma de seriales e improntas, identificacin de mercancas, apertura y cierre de cajas y guacales

y todas las dems necesidades en torno a la mercanca en sus diferentes presentaciones.



VERSIN: 02


TRANSPORTE TERRESTRE DE CARGA A NIVEL NACIONAL Y LOCAL

CENTRO LOGSTICO DE SERVICIOS A LA CARGA

2.1. Localizacin

La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Cartagena Bolvar, Diagonal

30 No. 51-348 Barrio Ceballos.

Con el objetivo de complementar nuestros servicios a la

cadena del comercio exterior colombiano hemos implementado el servicio de transporte de carga a nivel

nacional. Contamos con camiones propiedad de la empresa, los cuales son operados por personal idneo y

cargado de experiencia, monitoreados en forma

permanente a lo largo de las rutas nacionales y funcionando de acuerdo con la normatividad legal

vigente. Implementamos una adecuada infraestructura de soporte que nos permite garantizar el desarrollo del

servicio bajo los ms altos estndares de seguridad y eficiencia.

Contamos con Centro Logstico Integrado de Servicios el cual se ubica sobre el Corredor de Carga de la ciudad a la altura del barrio ceballos. Con 1.100 metros cuadrados de bodega cubierta, 140 metros cuadrados de rea de oficina y 3.600 metros de patio de maniobra, nos

permitir continuar integrando nuestro portafolio de servicios a todas las etapas que el

comercio exterior colombiano demanda en la actualidad

Servicios como almacenaje de carga varia, cargue y descargue de camiones y plataformas, llenado y vaciado

de contenedores, transferencia de carga, almacenaje de contenedores vacos y distribucin y administracin de

inventarios estn a disposicin de nuestros clientes y

actores del comercio exterior. Dotado con un modero Circuito Cerrado de Televisin, sistema de Control de

Acceso, sistema de Alerta Temprana y un sistema de administracin de inventarios con mdulo de consulta por

internet aseguran la atencin integral de los servicios que

la actividad comercial demanda en la actualidad. .



VERSIN: 02


2.2. Misin

SLI es una empresa con un recurso humano altamente comprometido, capacitado,

con un sentido de pertenencia y responsabilidad; dedicada a desarrollar y

suministrar servicios portuarios y terrestres a los diferentes actores de la cadena

logstica del comercio exterior colombiano, generando un impacto positivo en las

empresas aliadas, clientes, socios y colaboradores.

2.3. Visin

En el ao 2018, nos vemos constituidos como actores de primera lnea, en el

entorno logstico en la ciudad de Cartagena.

En el ao 2020, SLI continuara siendo la mejor alternativa como socio estratgico

ideal para cada uno de los diferentes actores del comercio exterior por la ciudad

de Cartagena y la regin Caribe.

2.4. Poltica de Control y Seguridad

SLI S.A.S, se compromete en el transporte, cargue, descargue y almacenamiento

de carga segura, mediante la identificacin, evaluacin y tratamiento de riesgos,

que permitan garantizar la seguridad en la cadena logstica, mediante la

participacin de los asociados de negocios, el cumplimiento de requisitos legales

aplicables y mejora continua del sistema BASC.

Establece cero tolerancias de actividades delictivas como: Narcotrfico,

contrabando, terrorismo, piratera, lavado de activos, hurtos, drogas y alcohol por

parte de auxiliares de servicios a la carga, conductores, embarcadores, entre otros

que puedan afectar la integridad de la empresa.

2.5. Objetivos del SGCS

Actualizar continuamente los riesgos asociados a las actividades que se

desarrollan en la empresa.



VERSIN: 02


Proteger la integridad de los clientes y asociados mediante el cumplimiento de

los requisitos BASC, y los definidos por la empresa.

Evitar que la empresa sea utilizada para realizar actividades ilcitas como:

narcotrfico, terrorismo, hurto, lavados de activos etc.

Trabajar conjuntamente con las autoridades para la identificacin de

actividades sospechosas relacionadas a la cadena logstica y denuncia de las

mismas.

Aumentar las competencias del personal en cuanto a la identificacin riesgos,

delitos asociados a la cadena logstica, entre otros que puedan afectar el

desarrollo de las actividades de la empresa.

3. Definiciones

3.1 Anlisis del Riesgo

Uso sistemtico de la informacin disponible, para determinar la frecuencia con la

cual pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias.

3.2 Auditoria del Sistema de Control y Seguridad

Examen sistemtico e independiente, para determinar si las actividades y

resultados relacionados con la gestin en control y seguridad, cumplen las

disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas

para alcanzar los objetivos.

3.3. Competencia

Idoneidad para conocer o solucionar un asunto derivado de la formacin,

entrenamiento y experiencia de cada individuo. Norma BASC Versin 4 2012

Capacidad productiva de un individuo que se define y mide en trminos de

desempeo, en un determinado contexto laboral, y refleja los conocimientos de

habilidades, destrezas y actitudes necesarias para la realizacin de un trabajo

efectivo y de calidad.



VERSIN: 02


3.4 Control

Actividad de monitorear los procesos y tomar medidas preventivas, correctivas y

de mejora, para evitar eventos indeseables en el futuro.

3.5. Disposicin

Precepto legal o reglamentario, orden o mandato.

3.6. Efectividad

Capacidad de lograr las metas y objetivos con optimizacin de los recursos.

3.7. Eficacia

Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos planeados.

3.8. Eficiencia

Es la medida de la utilizacin de los recursos para cumplir las metas y los

objetivos planeados.

3.9. Evaluacin del Riesgo

Proceso usado para determinar las prioridades de gestin del riesgo mediante la

Comparacin del nivel de riesgo contra normas predeterminadas, niveles de riesgo

objeto y otros criterios.

3.10. Estndares BASC

Conjunto de requerimientos especficos aplicables, complementarios a esta norma

y de obligatorio cumplimiento en funcin al alcance del SGCS, en las empresas

que implementan un sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC.

3.11. Factores Externos

Son las fuerzas que se generan fuera de la organizacin, que inciden en los

asuntos de control y seguridad y que deben tenerse en cuenta de manera

apropiada; incluye aspectos tales como: legislacin, innovaciones tecnolgicas y

normatividades sectoriales.

3.12. Factores Internos

Son los aspectos de la organizacin que inciden en su capacidad para cumplir con

la gestin de control y seguridad; incluye aspectos tales como: reorganizacin



VERSIN: 02


interna, cambio en la tecnologa, cultura en materia de prevencin de riesgos y

modificaciones a procesos.

3.13. Gestin del Riesgo

Proceso sistemtico tendiente a la administracin de los riesgos.

3.14 Gestin en Seguridad

Conjunto de actividades encaminadas a la prevencin y proteccin de los riesgos

a que estn expuestos personas, activos y procesos, de las organizaciones.

Norma BASC Versin 4 2012.

3.15. Meta

Un requisito detallado de desempeo, que surge de los objetivos de control y

seguridad, cuantificado siempre que sea posible, pertinente para la organizacin o

parte de ella y que necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr

dichos objetivos.

3.16 Mejora Continua

Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos.

3.17. No Conformidad

El no cumplimiento de un requisito especificado, establecido en la Norma,

estndares o disposiciones que le aplican a la organizacin.

3.18. Objetivos de Control y Seguridad

Conjunto de resultados y metas que la organizacin se propone alcanzar en

cuanto a su actuacin en materia de control y seguridad, programados

cronolgicamente, cuantificables y medibles.

3.19. Organizacin

Compaa, firma, empresa, institucin o asociacin, o parte o combinacin de

ellas, ya sea incorporada o no, pblica o privada, que tiene sus propias funciones

y administracin.



VERSIN: 02


3.20. Peligro

Es una fuente o situacin con potencial de prdidas en trminos de lesiones, dao

a la propiedad y/o procesos, al ambiente o una combinacin de estos.

3.21. Previsin

Accin de disponer lo conveniente para atender los requisitos de la norma y los

estndares BASC.

3.22. Proceso de Gestin del Riesgo

Aplicacin sistema de polticas de gestin, procedimientos y prcticas, a las tareas

de establecimiento del contexto, identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento,

monitoreo y comunicacin del riesgo.

3.23. Revisin de la Direccin

Evaluacin formal, por parte de la direccin, del estado y de la adecuacin del

sistema de gestin en control y seguridad, en relacin con la poltica.

3.24. Revisin Inicial

Diagnstico realizado por la Organizacin, para determinar el estado actual de la

Organizacin frente a los requisitos determinados en la norma y Estndares

BASC.

3.25. Riesgo

Posibilidad de que suceda algo que tendr impacto en los objetivos. Se mide en

trminos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia.



VERSIN: 02


4. Cumplimiento de la norma y estndar de operador logstico BASC Estndares BASC

NORMA BASC

NUMERAL CUMPLIMIENTO

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD (SGCS) BASC

4.1.

Generalidades:

Todos los requisitos del SGCS deben ser incorporados a

los procesos de la organizacin, La forma y el alcance

de su aplicacin dependen de su ubicacin y distribucin

geogrfica, la naturaleza del negocio, riesgos y las

condiciones del entorno en el cual opera. La

organizacin debe establecer, documentar, implementar,

mantener y mejorar continuamente el SGCS

determinando los siguientes aspectos:

a) Enfoque de procesos aplicado a la seguridad de la

organizacin.

b) Documentar la secuencia e interaccin de los

procesos que realiza, a travs de las tcnicas de mapa y

Los requisitos del SGCS estn incorporados a

los procesos de SLI lo cual se evidencia en el

presente documento y en las caracterizaciones

de los procesos ubicadas en el Manual de

calidad; el "enfoque de procesos aplicado a la

seguridad de la organizacin." se evidencia en la

Matriz de planificacin del Sistema de gestin de

calidad con la interrelacin entre la poltica y

objetivos de seguridad y los procesos de la

empresa con sus respectivos objetivos; esto

tambin se evidencia en las caracterizaciones

de los procesos ubicadas en el Manual de

calidad. La secuencia e interaccin de los

sistemas.gerencialesResaltado




VERSIN: 02


caracterizacin de procesos.

c) Definir el alcance del SGCS.

NOTA: Asegurar el control sobre los procesos

contratados externamente no exime a la organizacin de

la responsabilidad de cumplir con todos los requisitos del

SGCS, legales y reglamentarios. El tipo y el grado de

control a aplicar al proceso contratado externamente

deben estar basados en el resultado de la evaluacin de

riesgos.

procesos (b) se evidencia en el presente

documento con el mapa de procesos y en el

Manual de calidad con las caracterizaciones de

procesos. En el presente documento se

encuentra documentado el alcance del SGCS.

4.2.

Poltica de Control y Seguridad

La Alta Direccin debe establecer, documentar,

comunicar, publicar y respaldar su poltica de control y

seguridad. Esta poltica debe estar orientada a la

prevencin de actividades ilcitas y ser adecuada al

propsito, alcance del sistema de gestin y riesgos de la

organizacin, incluyendo un compromiso con el

mejoramiento continuo del sistema de gestin. La

poltica debe ser marco de referencia para establecer y

revisar los objetivos del SGCS.

La poltica en control y seguridad se encuentra

documentada en el presente documento y es

comunicada a los trabajadores durante las

inducciones y capacitaciones programadas,

adems se encuentra publicada en las

instalaciones de la empresa.




VERSIN: 02


4.3. Planeacin

4.3.1.

Generalidades

El xito o fracaso del SGCS depende de una adecuada

planificacin. Esto implica el cumplimiento de los

requisitos en materia de control y seguridad,

estableciendo criterios de desempeo, definiendo qu

se debe hacer?, quin es el responsable?, cundo se

debe hacer? y cul sera el resultado esperado?

Los criterios de desempeo determinados para

el cumplimiento de los requisitos en materia de

control y seguridad son los indicadores de

gestin, que estn documentados en la matriz

de indicadores, en cuanto a las

responsabilidades por las actividades en cada

proceso se encuentran documentadas en las

caracterizaciones que estn documentadas en el

Manual de calidad.

4.3.2.

Objetivos del SGCS

La Alta Direccin debe establecer y revisar los objetivos

del SGCS en las funciones y los niveles pertinentes

dentro de la organizacin. Dichos objetivos deben ser

coherentes y permitir dar evidencia del cumplimiento de

la poltica de control y seguridad a travs de indicadores

de gestin.

Los objetivos del SGCS se encuentran

documentados en el presente documento, estos

son revisados anualmente durante las revisiones

por la gerencia al SGCS, y la correlacin de

estos con la Poltica de control y seguridad se

puede evidenciar en la Matriz de indicadores la

cual muestra tambin cuales indicadores de

gestin corresponden a la medicin del

cumplimiento de cada objetivo.




VERSIN: 02


4.3.3.

Gestin del Riesgo

La organizacin debe tener un procedimiento

documentado para establecer e implementar un proceso

de gestin de riesgos que permita la determinacin del

contexto, identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento,

monitoreo y comunicacin de los riesgos. Debe realizar

una revaluacin de los riesgos mnimo una vez al ao

y/o cuando se identifiquen nuevas amenazas o

vulnerabilidades en el SGCS.

La organizacin tiene documentadas en el

Procedimiento Gestin de riesgos las

actividades que se deben desarrollar para la

identificacin y anlisis de riesgos.

4.3.4.

Requisitos Legales y de Otra ndole


documentado para identificar, actualizar, implementar y

comunicar los requisitos legales y reglamentarios al cual

est sometido y le sea aplicable al SGCS BASC. La

organizacin debe asegurar el cumplimiento de las

disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad

intelectual, incluyendo la propiedad de Norma y

Estndares BASC y el uso adecuado del Logo que

identifica la marca y la imagen corporativa de la WBO.

SLI tiene documentado en el Procedimiento

Requisitos legales en el que estn determinadas

las actividades para la identificacin,

actualizacin, implementacin y comunicacin

de los requisitos legales aplicables a la empresa.


sistemas.gerencialesNota adhesivaMATRIZ DE ID DE AMENAZAS Y VALORACION DE RIESGO

sistemas.gerencialesNota adhesivaMATRIZ DE REQUISITOS LEGALES



VERSIN: 02


4.3.5

Previsiones

La organizacin debe hacer previsiones con el fin de

cubrir los objetivos, planes y controles operacionales

para que la organizacin implemente, mantenga y

mejore continuamente el sistema de gestin en control y

seguridad.

Se tiene documentada en la Matriz de la

planeacin la forma en la cual se asegura

mediante indicadores de gestin y objetivos, la

planeacin, implementacin y mantenimiento de

los sistemas de gestin.

4.4. Implementacin y Operacin

4.4.1

Estructura, Responsabilidad y Autoridad

La responsabilidad final por el control y seguridad de la

organizacin, recae en el ms alto nivel de la Direccin.

La organizacin debe designar un representante de la

Alta Direccin con el nivel de autoridad y

responsabilidad para asegurar que el SGCS se

implemente, mantenga y mejore continuamente.

Debe establecer y documentar las responsabilidades,

funciones y autoridad del personal que afecta la

seguridad de la organizacin, identificadas en el anlisis

de criticidad del recurso humano, producto de la gestin

de riesgos de la cadena de suministro y las actividades

El acta con fecha 17 de mayo del 2013 se

encuentra documentado el nombramiento del

Representante de la alta direccin del SGCS.

Las responsabilidades, funciones y autoridades

del personal en cuanto al SGCS estn

documentadas en los perfiles de cargo y son

comunicados a los empleados en las

inducciones.



VERSIN: 02


relacionadas con el comercio internacional.

4.4.2.

Entrenamiento, Capacitacin y Toma de Conciencia

La organizacin debe determinar y demostrar las

competencias requeridas del personal y en caso de no

disponer de ellas, debe tomarlas acciones necesarias. El

personal debe ser consciente de la responsabilidad por

el control y seguridad en todos los niveles de la

organizacin y de la influencia que su accin o inaccin

pueda tener sobre la eficacia del SGCS BASC.

Los soportes que evidencian la competencia del

personal se encuentran en las hojas de vida y en

el Procedimiento Seleccin de personal se

determinan los lineamientos que deben

cumplirse para asegurar en la seleccin la

idoneidad de las competencias del personal; a

los trabajadores se les comunican sus

responsabilidades en cuanto a control y

seguridad durante las inducciones, en esta

tambin se le dan una parte de la formacin que

todos los empleados dejen tener, y para

asegurar dar a todos la formacin necesaria son

programadas capacitaciones y dicha

programacin queda consignada en el Plan de

formacin del ao correspondiente.




VERSIN: 02


4.4.3.

Comunicacin

La organizacin debe establecer condiciones para:

a) Mantener una comunicacin abierta y efectiva de

informacin sobre control y seguridad en el comercio

internacional.

b) Lograr la participacin y el compromiso de

accionistas, directivos, empleados y asociados de

negocio.

En la Matriz de comunicacin se encuentra

documentado los controles para asegurar una

efectiva comunicacin entre los involucrados de

la compaa.




VERSIN: 02


4.4.4.

Documentacin del Sistema

La documentacin es un elemento clave para permitir a

una organizacin implementar de manera efectiva el

SGCS. Es til para consolidar y conservar los

conocimientos sobre el tema, sin embargo es

recomendable mantenerla reducida al mnimo requerido.

La documentacin del Sistema de Gestin en Control y

Seguridad BASC debe incluir:

a) El Manual del SGCS que contemple y describa el

alcance y cmo la empresa cumple todos los requisitos

de la Norma y los Estndares, as como las exclusiones

debidamente justificadas.

b) Los procedimientos documentados y los registros

requeridos por esta Norma y Estndares de Seguridad.

c) Los documentos que la organizacin determine sean

indispensables para asegurar la eficacia del SGCS.

Vase Manual del SGCS (presente documento),

en el Listado maestro de documentos se

encuentran todos los documentos que

actualmente se manejan en la empresa

incluyendo los procedimientos exigidos por la

norma y estndar BASC, los registros y su

control se encuentra detallada en el Listado

maestro de registros exigidos por la norma y

estndar BASC.

4.4.5

Control de Documentos


documentado que incluyan listados maestros de

Todo lo relacionado con las actividades para el

control de los documentos y registros de SLI se

encuentran documentadas en el Procedimiento



VERSIN: 02


documentos que le permitan controlar todos los

documentos requeridos para la implementacin del

SGCS BASC, y garantizar que:

a) Se aprueben los documentos antes de su emisin.

b) Puedan ser localizados oportunamente.

c) Se revisen peridicamente y se actualicen cuando sea

necesario.

d) Se encuentren legibles y disponibles garantizando su

preservacin, custodia y confidencialidad.

e) Sean oportunamente identificados y retirados los

documentos obsoletos para evitar su uso no previsto;

incluyendo aquellos que deban ser retenidos con

propsitos de preservacin legal o de conocimiento.

f) Se controlen los documentos de origen externo.

g) Se disponga de un sistema de proteccin y

recuperacin de la informacin sensible de la

organizacin que incluya medios magnticos y fsicos.

Control de documentos y registros.



VERSIN: 02


4.4.6

Control Operacional

La organizacin debe asegurar, con base en su

evaluacin de riesgos, responsabilidad y participacin en

la cadena de suministro y las actividades relacionadas

con el comercio internacional, que los planes, programas

y controles de seguridad se encuentran totalmente

integrados en todo el mbito de la organizacin y dentro

de todas sus actividades. Al implementar la poltica y la

gestin efectiva del control y la seguridad, la

organizacin debe hacer lo necesario para garantizar

que todas las actividades se realicen de manera segura.

Todos los controles de seguridad

implementados en los Procesos operativos

estn documentados en los Procedimientos

Servicio a la carga en patio y bodega, Servicio a

la carga, Transporte de carga local y nacional; y

la interrelacin entre los dichos procesos se

encuentra evidenciada en el Mapa de procesos

de SLI el cual se encuentra en el presente

documento, por otro lado la medicin, anlisis y

comunicacin de resultados de los indicadores

permite medir el cumplimiento de las

responsabilidades en cuanto al control y la

seguridad de la empresa.

4.4.7.

Preparacin y Respuesta a Eventos Crticos

La Organizacin debe tener procedimientos

documentados para:

a) Identificar y responder oportunamente ante amenazas

y vulnerabilidades.

b) Responder oportunamente ante situaciones crticas,

Los controles de seguridad implementados en

eventos crticos estn documentados en los

Procedimientos de contingencia Narcotrfico,

terrorismo y robo, en estos tambin se

encuentran los lineamientos a seguir para la

planeacin y desarrollo de simulacros.






VERSIN: 02


para mitigar el impacto y el efecto que estos eventos o

situaciones puedan generar sobre las operaciones o la

imagen de la organizacin mediante procedimientos de

contingencia y emergencia.

c) Realizar ejercicios prcticos y simulacros que prueben

la eficacia de las medidas de proteccin, as como las

medidas previstas para dar respuesta a eventos crticos.

d) Investigar todos aquellos elementos del sistema que

tuvieron relacin, directa o indirecta, con la falla

presentada. Nota: La

respuesta a eventos crticos, debe estar sujeta a la

gestin de riesgos a travs de planes de contingencia y

emergencia.



VERSIN: 02


4.5. Verificacin

4.5.1.

Seguimiento y Medicin

La organizacin debe tener procedimientos

documentados para el seguimiento y medicin de las

caractersticas claves que puedan tener impacto

significativo en el control y seguridad y se debe ajustar a

las necesidades de la organizacin, estableciendo

indicadores y metas que permitan determinar la eficacia

del SGCS BASC.

En el Procedimiento Auditoras internas se

encuentran documentados los lineamientos

desarrollados para llevar a cabo auditoras

internas, las cuales permiten la medicin de los

requisitos aplicables a cada proceso en cuanto a

seguridad BASC, por otro lado en el

Procedimiento Gestin comercial es

contemplada la actividad de las reuniones de

indicadores con la cual es posible realizar

monitoreo al cumplimiento de los indicadores,

esto permite realizar un seguimiento y medicin

al SGCS.



VERSIN: 02


4.5.2.

Auditora


documentado para realizar auditoras internas a los

elementos del SGCS con el fin de verificar que est

conforme con:

a) Los requisitos de la Norma y los Estndares de

seguridad BASC.

b) Los requisitos del Sistema de Gestin en Control y

Seguridad establecidos e implementados por la

organizacin.

La organizacin debe elaborar y ejecutar un programa

de auditoras internas, su enfoque y periodicidad debe

ajustarse a la madurez del SGCS, resultados de

auditoras anteriores, importancia y criticidad de los

procesos identificada en el anlisis y evaluacin de

riesgos con una frecuencia mnima de una vez al ao.

Las auditoras internas al SGCS BASC, deben ser

realizadas por un equipo de auditores competentes,

independientes a los procesos auditados, formados a

Las actividades que deben desarrollarse para la

programacin y ejecucin de auditoras, estn

detalladas en el Procedimiento de auditoras

internas.



VERSIN: 02


travs de los captulos BASC por instructores aprobados

por WBO. Estos Auditores Internos deberan ser propios

de la organizacin con el fin de garantizar la continuidad

del SGCS y el seguimiento de los resultados obtenidos

en los procesos de auditora. Los auditores internos

deben ser capacitados y entrenados, en temas

relacionados con auditoras de sistemas de gestin y

seguridad de la cadena de suministro y reentrenados

cuando existan cambios procedimentales o normativos

en WBO.



VERSIN: 02


4.5.3.

Control de Registros

La organizacin debe llevar los registros necesarios para

demostrar conformidad con los requisitos del SGCS

BASC y tener un procedimiento documentado, que

incluya listado maestro de registros, para la

identificacin, mantenimiento, disposicin de estos

registros y para la entrega, control y archivo de la

informacin, teniendo en cuenta los tiempos de

conservacin previstos en la legislacin y definidos por

las necesidades de la organizacin. Los registros deben

ser legibles, identificables y rastreables de acuerdo con

la actividad, producto o servicio involucrado y se deben

almacenar en un lugar adecuado y seguro de forma que

se puedan recuperar fcilmente y proteger contra daos,

deterioro, prdida o alteracin.

Los lineamientos para el control de los registros

de las actividades desarrolladas en la empresa,

estn documentados en el Procedimiento

Control de documentos y registros y el detalle

para el control de cada uno de los registros se

encuentra en el Listado maestro de registros.



VERSIN: 02


4.6. Mejoramiento Continuo del SGCS

4.6.1.

Mejora Continua

La organizacin debe revisar y mejorar continuamente la

eficacia del Sistema de Gestin de Control y Seguridad

BASC mediante el cumplimiento de la poltica y objetivos

de control y seguridad. La organizacin debe establecer,

documentar y mantener objetivos relacionados con la

mejora continua.

La mejora continua del SGCS se asegura en la

organizacin con la medicin y anlisis de los

indicadores de gestin los cuales aseguran el

cumplimiento de la Poltica y objetivos de control

y seguridad, su interrelacin se evidencia en la

Matriz de indicadores y en la Matriz de

planificacin del sistema de gestin.

4.6.2.

Accin Correctiva y Preventiva

La organizacin debe tener procedimientos

documentados para la implementacin de acciones

correctivas y preventivas, el cual debe ser aplicado

cuando se evidencien no conformidades reales o

potenciales en el SGCS teniendo en cuenta los

siguientes aspectos:

a) Revisar las desviaciones del SGCS

b) Identificar la causa de las situaciones no conformes

c) Identificar y aplicar las medidas pertinentes

d) Registrar las acciones preventivas o correctivas

La documentacin, control y seguimiento a las

acciones correctivas y preventivas, se

encuentran documentadas en el Procedimiento

Control de acciones correctivas y preventivas.



VERSIN: 02


e) Verificar la eficacia de las acciones tomadas.

4.6.3.

Compromiso de la Direccin

La Alta Direccin debe realizar a intervalos planificados,

mnimo una vez al ao, revisiones del SGCS BASC y

debe considerar el anlisis de los siguientes aspectos:

a) Desempeo global del sistema

b) Desempeo individual de los procesos del SGCS

c) Resultados de las auditoras

d) Resultados de las acciones preventivas, correctivas y

de mejora

e) Cambios que puedan afectar el SGCS

f) Resultados de la gestin de riesgos

g) Revisiones anteriores

La revisin debe estar documentada contemplando las

instrucciones y lineamientos gerenciales para asegurar

la eficacia del SGCS y la coherencia con las

proyecciones estratgicas. Como resultado de la

revisin por la Alta Direccin se debe evidenciar la toma

de decisiones y asignacin de recursos para el

Los lineamientos para el desarrollo de las

revisiones al SGCS BASC por la direccin estn

documentados en el Procedimiento Revisin

gerencial.



VERSIN: 02


cumplimiento de la Poltica de Control y Seguridad.

ESTNDAR DE OPERADOR LOGSTICO BASC

NUMERAL CUMPLIMIENTO

1.

REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO

Debe existir procedimientos documentados y

verificables para la seleccin de sus Asociados de

Negocio (clientes, proveedores y terceras partes)

vinculadas en la cadena de suministro, que contemplen

parmetros ms all de los requisitos financieros,

incluyendo indicadores de seguridad.

Las actividades determinadas en SLI para la

evaluacin, seleccin y mantenimiento de

asociados de negocios estn documentadas en

los siguientes documentos: Procedimientos

Evaluacin, Seleccin y Mantenimiento de

Clientes, Procedimiento Transporte terrestre de

carga local y nacional, Instructivo Evaluacin,

seleccin y reevaluacin de proveedores.




VERSIN: 02


1.1 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD

1.1.1

Deben existir procedimientos documentados para

evaluar a los Asociados de Negocio, ms all de los

requisitos financieros, incluyendo indicadores de

seguridad que identifiquen factores o prcticas

especficas cuya presencia activara una evaluacin

adicional por parte de la empresa. BASC trabajar en

cooperacin con nuestras empresas para identificar

informacin especfica acerca de factores, prcticas o

riesgos que sean relevantes. Luego de haber efectuado

una evaluacin de riesgos, debera verificar en sus

Asociados de Negocio, solidez financiera, existencia

legal, capacidad de cumplimiento de requisitos

contractuales y capacidad para identificar y solucionar

deficiencias de seguridad.









1.1.2

Debe contar con la documentacin que indique si el

Asociado de Negocio est o no certificado por BASC

(por ejemplo, autenticidad del certificado BASC,



VERSIN: 02


nmero y vigencia), entre otros), o cuando est en

proceso para certificarse.

1.1.3

El Asociado de Negocio actual o futuro que haya

obtenido certificacin en un programa de seguridad de

la cadena de suministros, administrado por una

autoridad aduanera nacional o extranjera, debe

informar su situacin de participacin a la empresa.

1.1.4

Debe establecer por escrito acuerdos de seguridad

para aquellos Asociados de Negocio que no estn

certificados por BASC, que describan el cumplimiento

de los criterios de Seguridad BASC que hayan sido

establecidos como resultado de la evaluacin de

riesgos.

1.1.5

Debe verificar los procedimientos de seguridad que ha

implementado el Asociado de Negocio No BASC,

basndose en un proceso documentado de gestin de

riesgos.

1.1.6 Debera mantener una lista de Asociados de Negocio

certificados BASC, en todas las categoras relevantes

Se mantiene y controla el diligenciamiento del

Listado de Proveedores, el cual seala cuales



VERSIN: 02


de servicio. proveedores son certificados por BASC.

1.1.7

Debe asegurar que los criterios de seguridad BASC

estn disponibles para los clientes a travs de mtodos

de difusin tales como, seminarios, servicios de

consulta y materiales de texto, y derivndolos hacia el

respectivo captulo BASC.

Debera incentivar a sus Asociados de Negocio para

que estos implementen el Sistema de Gestin en

Control y Seguridad (SGCS) BASC.

A los asociados no BASC se les suministra la

informacin pertinente de BASC de acuerdo a lo

establecido en el Procedimiento Evaluacin

seleccin mantenimiento de clientes e Instructivo

Evaluacin, seleccin y reevaluacin de

proveedores.

1.1.8 Debera establecer criterios de verificacin, para el

ingreso de nuevos socios (accionistas).

Debido a que en la empresa no es aceptado el

ingreso de nuevos socios no aplica la

implementacin de criterios de verificacin para

su ingreso.

1.1.9

Deben asegurar que los proveedores de servicios por

contrato se comprometan a seguir los requisitos de

seguridad de BASC mediante acuerdos contractuales.

Los controles sobre la implementacin de

controles de seguridad por parte de los

proveedores son implementados de acuerdo a

los lo establecido en el Instructivo de seleccin

evaluacin y reevaluacin de proveedores.



VERSIN: 02


1.1.10

Debe abstenerse de la prctica de la subcontratacin

ms all de una segunda parte o ""intermediacin

doble"" y garantizar que otros proveedores dentro de su

cadena de suministro hagan lo mismo.

Nota: Se considera que la doble intermediacin debilita

la cadena de suministro, ya que dificulta la rendicin de

cuentas de las personas y pone el original de las partes

interesadas en un mayor riesgo de incidente.

De tales actividades. Este reporte debe hacerse ante

las autoridades competentes de cada pas.

Para el aseguramiento de la intermediacin doble

en nuestra cadena logstica son implementados

los controles de seguridad determinados en el

Procedimiento Transporte terrestre de carga local

y nacional y el Instructivo de seleccin evaluacin

y mantenimiento de clientes.

1.2.

Prevencin del Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo

Debe aplicar en su proceso de seleccin y de

evaluacin de Asociados de Negocio, y nuevos socios

(accionistas), que contenga criterios de prevencin

contra el lavado de activos y financiamiento del

terrorismo tales como:

a) Conocimiento de sus Asociados de Negocio

(Identidad y legalidad de la empresa y sus socios)

b) Antecedentes legales, penales, financieros.











VERSIN: 02


c) Monitoreo de sus operaciones (actividad econmica,

origen de sus ingresos caractersticas de sus

operaciones otros clientes, cumplimiento de contratos,

antigedad en el mercado)

d) Reporte oportuno a las autoridades competentes

cuando identifique operaciones sospechosas.

Debe contemplar como mnimo los siguientes factores

para la identificacin de operaciones sospechosas:

a) Origen y destino de la operacin de comercio

internacional

b) Frecuencia de las operaciones

c) Valor y tipo de mercancas

d) Modalidad de la operacin de transporte

e) Forma de pago de la transaccin

f) Inconsistencias en la informacin proporcionada por

el Asociado de Negocio

g) Requerimientos que no son normales o que salen de

lo establecido

Nota: Para el reporte de la operacin sospechosa no se

Este numeral fue aadido textualmente al


y nacional, procedimiento Prestacin de servicio

a la carga en patio y bodega para su

implementacin como control de seguridad.



VERSIN: 02


requiere tener certeza de que se trata de una actividad

delictiva, ni identificar el tipo penal, o que los recursos

involucrados provienen

2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA

2.1. Seguridad del Contenedor, Furgn / ULD (Unit Load Device)

2.1.1.

Debe asegurar que todos sus asociados de negocio,

importadores, exportadores y proveedores de servicios,

sean o no miembros de BASC, tengan procedimientos

de seguridad para mantener la integridad de los

contenedores, y protegerlos contra la introduccin de

materiales o personas no autorizadas.

Los controles para asegurar que los asociados

de SLI implementen controles de seguridad para

la proteccin de los contenedores estn

documentados en los siguientes documentos:

Instructivo Seleccin Evaluacin y reevaluacin

de proveedores, Procedimiento Evaluacin

seleccin y mantenimiento de clientes.

2.1.2.

Debe tener procedimientos para sellar correctamente y

mantener la integridad de los contenedores aplicando

un sello de alta seguridad que cumpla o exceda la

norma ISO 17712, a todos los contenedores cargados

con destino de exportacin o importacin. Para

mantener su integridad, deben ser manejados

nicamente por aquellos empleados designados para

Este requisito no aplica para la organizacin

debido a que no se realiza la colocacin de sellos

a contenedores

sistemas.gerencialesNota adhesivaCOMO TE ASEGURAS QUE CMSA, GERFOR Y OTROS TIENEN PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD



VERSIN: 02


ello. Los procedimientos escritos deben establecer

cmo se controlarn y aplicarn los sellos a los

contenedores y remolques cargados.

2.1.3.

Debe tener procedimientos para reconocer y reportar a

las autoridades aduaneras o a la autoridad pertinente,

cuando los sellos y/o contenedores/remolques han sido

comprometidos.

Este requisito no aplica para la organizacin

debido a que no se realiza la colocacin de sellos

a contenedores.

2.1.4

Debera recomendar a sus Asociados de Negocio

realizar una inspeccin de siete puntos a los

contenedores vacos antes de su llenado, as:

a) Pared delantera

b) Lado izquierdo

c) Lado derecho

d) Piso

e) Techo interior/exterior

f) Puertas interiores/exteriores

g) Exterior/seccin inferior

De acuerdo a la actividad realizada por el

asociado de negocio se le es recomendado la

realizacin de inspecciones a los contenedores

vacos de acuerdo a este requisito (2.1.4.) lo cual

est documentado en el Procedimiento

Evaluacin seleccin y mantenimiento de

clientes, e Instructivo de seleccin evaluacin y

reevaluacin de proveedores.

2.1.5 Debe almacenar los contenedores en un rea segura

para impedir el acceso y/o manipulacin no

Para asegurar los contenedores en las bodegas

de SLI (Centro logstico) son implementados



VERSIN: 02


autorizados. Controles de seguridad de acuerdo al

Procedimiento Control de acceso.

2.1.6

Debe contar con procedimientos establecidos para

denunciar y neutralizar la entrada no autorizada a las

reas de almacenaje de los contenedores.

2.2 Seguridad de Vehculos

2.2.1.

Debe mantener la integridad de los vehculos (tractor y

remolque) para protegerlos contra la introduccin de

personal y/o materiales no autorizados.

Son implementados por el personal de transporte

los controles de seguridad establecidos en el

Procedimiento Transporte Terrestre de Carga

Local y Nacional, tambin son desarrollados los

controles de acuerdo al Procedimiento control de

acceso en las instalaciones de Centro logstico.

2.2.2.

Utilizando una lista de verificacin, los choferes deben

estar capacitados para inspeccionar sus vehculos para

identificar compartimientos naturales u ocultos. La

capacitacin en registros de vehculos debe adoptarse

como parte del programa de capacitacin prctica de la

empresa.

Esta determinada como parte de la formacin de

los conductores de la empresa la realizacin de

inspeccin a los vehculos (Perfiles de cargo).

2.2.3. Las inspecciones de vehculos deben ser sistemticas y Son realizadas inspecciones a los vehculos que

sistemas.gerencialesNota adhesiva..PARA DENUNCIAR

sistemas.gerencialesNota adhesivaSE HACEN INSPECCIONES A LOS VEHICULOS?

sistemas.gerencialesNota adhesivaY ESTA EN EL PROGRAMA DE CAPACITACION?



VERSIN: 02


deben completarse al entrar y al salir del patio de

camiones y en el ltimo punto de carga antes de llegar

a la frontera o destino.

salen e ingresan a las instalaciones de Centro

logstico con el apoyo del personal de seguridad

privada y de acuerdo al Procedimiento Control de

acceso, los conductores realizan inspecciones a

los vehculos de acuerdo al Procedimiento

Transporte terrestre de carga local y nacional.

2.2.4.

La alta direccin debe disponer que el responsable de

la seguridad registre el vehculo despus que lo haya

hecho el chofer. Dicha inspeccin debe ser aleatoria,

documentada y basada en el riesgo. Debe adems

realizarse:

a) En el patio de camiones

b) Despus que el camin haya sido cargado

c) Durante el recorrido hacia su destino final.

El responsable de la seguridad realiza

inspecciones aleatorias a los vehculos

vinculados con la actividad de la empresa, de

acuerdo a lo especificado en el Procedimiento

Control de acceso.

2.2.5.

Deben existir procedimientos documentados que

identifiquen factores o prcticas especficas que

puedan juzgar que el envo de un cierto Transportador

implique mayor riesgo.

En el Procedimiento Transporte terrestre de

carga local y nacional se encuentran

especificados los lineamientos que son

implementados por el personal de transporte

para la identificar mayor riesgo con relacin a los

sistemas.gerencialesNota adhesivaEVIDENCIAS DE LAS INSPECCIONES Y VALIDACIONES



VERSIN: 02


servicios de transporte subcontratados.

2.2.6.

Deben considerarse las siguientes prcticas

sistemticas cuando se brinde capacitacin en

vehculos. Los Operadores Logsticos deben realizar

una inspeccin visual de todos los remolques vacos,

incluso en su interior, estando en el patio de camiones

y en el punto de carga. Se recomienda el siguiente

proceso de inspeccin para todos los remolques y

tractores:

Remolques (7+3 puntos):

Pared delantera

Lado izquierdo

Lado derecho

Piso

Techo interior/exterior

Puertas interiores/exteriores

Exterior/Seccin inferior

A los conductores se les ofrece una formacin

para la inspeccin de vehculos de acuerdo a lo

especificado en el Procedimiento Transporte

terrestre de carga local y nacional.

sistemas.gerencialesNota adhesivaEVIDENCIAS DE LA CAPACITACION SOBRE LOS PUNTOS DE INSP



VERSIN: 02


rea de la quinta rueda inspeccionar el

compartimiento natural/placa del patn

Pata mecnica

Parte inferior llantas/parachoques

Tractores (7 puntos):

Parachoques, neumticos y llantas

Puertas y compartimientos de herramientas

Caja de la batera

Respiraderos

Tanques de combustible

Compartimientos del interior de la cabina, litera

Seccin de pasajeros y techo

2.3. Seguridad de los Remolques y la Carga

2.3.1.

Deben mantener la integridad del remolque para

protegerlo contra introduccin de personas y/o

materiales no autorizados.

Son implementados controles de seguridad en el

acceso de las instalaciones de Centro logstico

para los vehculos de acuerdo al procedimiento

Control de acceso y durante el transporte son

desarrollados por el personal de transporte 2.3.2.

Deben tener procedimientos establecidos para

mantener la integridad de sus remolques y de la carga



VERSIN: 02


en todo momento. controles de seguridad como lo especifica el


y nacional.

2.3.3.

Debe asegurar que la mercanca sea legtima y que no

se cargue contrabando en el rea de carga de la

instalacin de fabricacin.

Son implementados durante la operacin de

cargue controles de seguridad de acuerdo a lo

detallado en los procedimientos Servicio a la

carga en patio y bodega y Servicio a la carga.

2.3.4.

Debe asegurar que en la ruta a su destino no se haya

cargado contrabando u otros elementos ilcitos,

principalmente en las paradas del vehculo no

autorizadas.

Durante el transporte son desarrollados por el

personal de transporte controles de seguridad

como lo especifica el Procedimiento Transporte

terrestre de carga local y nacional, como son el

uso de los GPS.

2.3.5.

Deben almacenarse los remolques en un rea segura

para impedir el acceso y/o manipulacin no

autorizados.

Se implementa el Procedimiento control de

acceso con el apoyo del personal de seguridad

privada de la empresa el cual estipula los

controles de seguridad para la autorizacin de

acceso al personal a cada rea de las

instalaciones.

2.3.6.

Debe haber procedimientos establecidos para

denunciar y neutralizar la entrada no autorizada a

remolques, tractores o reas de almacenaje.

2.3.7 Deben notificar oportunamente a las autoridades A todos los conductores vinculados con la

sistemas.gerencialesNota adhesivaSE LLEVA CONTROL DE TIEMPOS Y HOLGURAS?



VERSIN: 02


correspondientes, cualquier cambio estructural, como

compartimentos ocultos descubiertos en los remolques,

camiones o en cualquier equipo de transporte que se

utilice para cruzar las fronteras o movilizar la carga

hacia los puertos.

empresa se les da una formacin con relacin a

lo determinado en el Procedimiento Transporte

terrestre de carga local y nacional, sobre los

compartimientos ocultos, por otro lado los

procedimientos de contingencia estipulan que

debe hacerse en caso de sospechar cualquier

tipo de acto delictivo como el narcotrfico, lo cual

se relaciona con los compartimientos ocultos de

los camiones, tracto mulas etc.

2.4. Seguridad del Transporte en Ruta

2.4.1

Debe asegurar que la integridad del transporte y

remolque, sea mantenida mientras el transporte est en

ruta transportando carga para las fronteras o destinos,

utilizando un registro de actividad de monitoreo y

seguimiento o un medio tecnolgico equivalente. Si el

conductor usa registros, estos deben reflejar que la

integridad del remolque fue verificada.

Son implementados los diferentes controles de

seguridad para el transporte en ruta

especificados en el Procedimiento Transporte

terrestre de carga local y nacional, por el equipo

de transporte.

2.4.2 Debera identificar rutas predeterminadas, y debera Es implementado por el equipo de transporte el



VERSIN: 02


existir procedimientos para revisiones aleatorias de las

rutas, documentando y verificando el lapso de tiempo

entre punto de carga del remolque, las fronteras, y/o los

destinos de entrega, durante horas pico y no-pico. Los

conductores deberan notificar al despachador de

cualquier demora en la ruta debido al tiempo, trfico y/o

cambio de ruta.

Procedimiento Revisiones aleatorias de las rutas

nacionales y locales.

2.4.3

Debe desarrollar un proceso de verificacin no

anunciado, peridico y documentado para asegurar que

los registros sean mantenidos y los procedimientos de

seguimiento y monitoreo del transporte son seguidos y

reforzados.

Son desarrolladas auditoras internas de acuerdo

a lo determinado en el Procedimiento Auditoras

internas, en ests son revisadas por equipo

auditor los registros de los procesos de la

empresa de forma aleatoria.

2.4.4

Debe reportar y documentar cualquier anomala o

modificaciones estructurales inusuales encontradas en

el transporte, que se han identificado por los

conductores durante las inspecciones realizadas por las

autoridades competentes, u otras inspecciones fsicas

al transporte requeridas por leyes estatales, locales o

federales.

A todos los conductores vinculados con la

empresa se les da una formacin con relacin a

lo determinado en el Procedimiento Transporte

terrestre de carga local y nacional, sobre el

reporte de anomalas halladas durante las

inspecciones a los vehculos.



VERSIN: 02


2.5. Requerimiento de Sellos de Alta Seguridad para Remolques

2.5.1

Debe utilizar un sello de alta seguridad que cumpla o

exceda los requisitos ISO PAS 17712 para sellos de

alta seguridad, cuando se transporte un contenedor o

remolque con destino a la exportacin o importacin.

Estos numerales corresponden a una exclusin

del estndar debido a que dentro de los servicios

prestados por SLI, no est incluido la colocacin

de sellos, dicha responsabilidad es del cliente

quien siempre controla e instala los ellos de

seguridad, a pesar de todo se implementa el


y nacional en el cual se indica que cualquier

anomala identificada durante la operacin debe

ser comunicada al jefe inmediato, Por otro lado

como prevencin de cualquier incidente de

seguridad los lineamientos establecidos por

BASC para el control y colocacin de sellos son

incluidos en los acuerdos de seguridad con los

clientes.

2.5.2

Debe estipular claramente con procedimientos escritos,

cmo sern controlados los sellos de seguridad durante

el trnsito en ruta. Estos procedimientos escritos

debern tener mecanismos para asegurar que los

conductores o chferes hayan entendido los

procedimientos y los ejecuten. Estos procedimientos

deben incluir:

a) Verificar que el sello est intacto y que no presente

evidencia de haber sido forzado a lo largo de la ruta.

b) Documentar apropiadamente la numeracin de los

sellos originales y de reemplazo.

c) Verificar que el nmero de sello y la localizacin del

sello sea la misma que fue indicada por el embarcador



VERSIN: 02


en los documentos de embarque.

d) Si el sello es removido durante el trnsito, incluso por

autoridad oficial, un segundo sello se debe instalar y

este cambio debe ser documentado.

e) El conductor o chofer debe reportar inmediatamente

al despachador, que el sello fue roto, por lo cual, un

segundo sello debe ser colocado en el remolque o en el

contenedor.

f) El Operador Logstico debe hacer una notificacin

inmediata al despachador, al agente de aduana y/o al

importador, de la instalacin del segundo sello.

2.6 Carga Consolidada (LTL- Less-than Truck Load)

2.6.1

Deben utilizar un candado de alta seguridad o un

dispositivo de cierre similar al recoger un flete local en

un entorno LTL internacional. Los Transportadores de

Cargas consolidadas deben aplicar controles estrictos

para limitar el acceso a las llaves o combinaciones que

pueden abrir estos candados.

Estos numerales corresponden a una exclusin

del estndar debido a que dentro de los servicios

prestados por SLI, no est incluido la colocacin

de sellos, dicha responsabilidad es del cliente

quien siempre controla e instala los ellos de

seguridad, a pesar de todo se implementa el



VERSIN: 02


2.6.2

Debe ser sellado el remolque con un sello de alta

seguridad que cumpla o exceda la norma ISO 17712,

despus que la carga sea recogida, clasificada,

consolidada y cargada a destino en un vehculo de una

lnea de transporte.


y nacional en el cual se indica que cualquier

anomala identificada durante la operacin debe

ser comunicada al jefe inmediato, Por otro lado

como prevencin de cualquier incidente de

seguridad los lineamientos establecidos por

BASC para el control y colocacin de sellos son

incluidos en los acuerdos de seguridad con los

clientes. 2.6.3

En las operaciones de carga consolidada o de recogida

y entrega (P&D Pickup and Delivery) que no utilizan

centros de consolidacin para clasificar o consolidar la

carga antes de llegar al destino, el transportador, el

importador y/o transportador de carretera deben utilizar

sellos de alta seguridad ISO 17712 para el remolque en

cada parada.

2.6.4

Deben establecer procedimientos documentados para

registrar el cambio de sellos y estipular cmo se

controlan y distribuyen los sellos, y cmo se notan y se

denuncian las discrepancias. Estos procedimientos por

escrito deben ser mantenidos en donde se realizan las

operaciones de despacho.



VERSIN: 02


2.6.5

Debe haber procedimientos para reconocer y denunciar

sellos o unidades de transporte comprometidos a la

autoridad correspondiente en el entorno de cargas

consolidadas y no consolidadas.

3.

CONTROL DE ACCESO FSICO

El control de acceso impide la entrada no autorizada a

camiones y remolques, mantener control sobre los

empleados y visitantes para proteger los activos de la

empresa. Los controles de acceso deben incluir la

identificacin positiva de los empleados, visitantes y

vendedores en todos los puntos de entrada. Los

empleados, proveedores de servicios y dems

visitantes slo deberan tener acceso a aquellas reas

donde ellos desarrollen sus actividades que le

correspondan.

Son implementados con el apoyo del personal de

transporte y guardas de seguridad los controles

de seguridad determinados en el Procedimiento

Control de acceso.

3.1. Empleados

3.1.1 Debe existir un sistema de identificacin positiva de los

empleados con el objetivo de controlar el acceso y

Para la identificacin del personal de la empresa

y el control sobre su acceso a las reas



VERSIN: 02


salida de las instalaciones. autorizadas en las instalaciones de centro

logstico se implementa el Procedimiento Control

de acceso.

3.1.2

Basados en los resultados de la gestin de riesgos, la

organizacin debe identificar aquellas reas sensibles

para controlar o restringir el acceso de los empleados,

slo a aquellas personas que por razn de su trabajo

les es indispensable su acceso.

Fueron determinadas las reas sensibles de las

instalaciones en cuanto a seguridad y estas se

encuentras visualizadas en el Plano de

seguridad.

3.1.3

La alta direccin o el personal encargado de la

seguridad de la organizacin deben controlar la entrega

y devolucin de carns de identificacin de empleados,

visitantes y proveedores.

Son implementados los lineamientos para la

entrega y devolucin de documentos o

dispositivos de identificacin para empleados los

cuales estn determinados en el Instructivo para

trmites de ingreso y retiro de personal. 3.1.4

Se debe establecer, documentar y mantener

procedimientos para la entrega, eliminacin, devolucin

y cambio de dispositivos de acceso, (por ejemplo,

llaves, tarjetas de acceso, claves, etc.).

3.1.5

Deben exhibir los trabajadores el carn o identificacin

en un lugar visible, bajo las normas de seguridad

industrial vigentes dentro de las instalaciones y equipos

Este control de acceso es implementado de

acuerdo a lo establecido en el Procedimiento

Control de acceso.




VERSIN: 02


donde permanezcan ms de 50 trabajadores.

3.2. Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicio

3.2.1.

Deben presentar una identificacin vigente con

fotografa al momento de ingresar a la instalacin.

Revisar la identificacin para asegurar que es vlida y

que est vigente.

Para el control de acceso de los visitantes,

vendedores y proveedores a las a las

instalaciones de Centro logstico es

implementado el Procedimiento Control de

acceso.

3.2.2.

Debe mantener un diario electrnico o manual con el

registro de todos los visitantes, incluyendo el nombre

del visitante, propsito de su visita y confirmacin de su

identidad.

3.2.3. Deberan ser acompaados y exhibir en un lugar visible

su identificacin temporal.

3.2.4.

Deben existir procedimientos para controlar la entrega,

devolucin y cambio de carns de identificacin de los

visitantes.

3.3. Verificacin de Correos y Paquetes de Correspondencia

3.3.1. Debera ser examinado peridicamente todo correo y

paquete recibidos, antes de ser distribuidos,

El control y la inspeccin de todo correo y

paquete de correspondencia recibido por SLI es



VERSIN: 02


manteniendo siempre un registro de los mismos que

incluya la identificacin de quien se recibe y a quien

est destinado.

implementado de acuerdo a lo establecido en el

Procedimiento Control de acceso.

3.4. Identificacin y Retiro de Personas no Autorizadas

3.4.1.

Debe contar con procedimientos establecidos para

identificar, dirigirse y retirar a personas no autorizadas

o no identificadas teniendo en cuenta los siguientes

aspectos:

a) Poner en prctica medidas para desalentar el

ingreso no autorizado y aumentar la probabilidad de

deteccin en la empresa. Proporcionar capacitacin en

seguridad para los empleados de las instalaciones

donde se manejan los envos internacionales.

b) Establecer procedimientos para detectar o evitar que

materiales no declarados y personas no autorizadas

puedan acceder a la unidad de transporte con destino a

la exportacin.

c) Reforzar la obligacin de los empleados a informar

Es implementado el Procedimiento Control de

acceso el cual determina los diferentes controles

que debe ejecutar todo el personal que ingresa a

las instalaciones para la identificacin de

personal no autorizado a las instalaciones, este

documento es de conocimiento de todo el

personal pues al igual que el Procedimiento

Contingencia narcotrfico, robo y terrorismo los

cuales incluyen actividades que deben ser

desarrolladas en caso de identificar personal

sospechoso o no autorizado dentro de las

instalaciones, estos documentos son

comunicados al personal durante las inducciones

y dems actividades de formacin.



VERSIN: 02


oportunamente a las autoridades competentes de todas

las personas sospechosas, actividades u objetos

encontrados.

d) Promover un enfoque proactivo de seguridad en la

comunidad y difundirlo mediante programas de

capacitacin para reducir la probabilidad de presencia

de personas no autorizadas en la empresa y aumentar

la conciencia pblica sobre la importancia de informar

de actividades sospechosas.

3.5. Personal de Seguridad

3.5.1.

Debe asegurar que su personal de seguridad est

controlando las puertas de entrada y salida de sus

instalaciones, as como las reas de almacenamiento y

manejo de equipos, contenedores y carga segn

corresponda.

En las instalaciones de centro logstico se

encuentra instalado un sistema CCTV con el cual

son monitoreadas todas las reas sensibles de la

empresa por el personal de seguridad privada, y

siempre se cuenta con un personal de seguridad

idneo.

3.6. Inspecciones

3.6.1. Debe inspeccionar todos los vehculos y conductores Todos los vehculos y conductores son



VERSIN: 02


que entren y salgan de su instalacin incluyendo

inspecciones al azar del equipaje y efectos personales

de los choferes, manteniendo registros de ingreso y

salida de los mismos.

inspeccionados y registrados por el personal de

seguridad privada de la empresa de acuerdo a lo

indicado en el Procedimiento Control de acceso.

3.6.2.

Debe establecer procedimientos documentados para

inspeccionar y definir cundo un contenedor y/o la

unidad de transporte no es apto para ser cargado o

para permitir el ingreso y salida de la instalacin.

El personal realiza una verificacin del estado de

los contenedores y unidades manipuladas en las

operaciones para determinar si son aptas para

ser cargadas o para su ingreso o salida, de

acuerdo a lo estipulado en el Procedimiento

Servicio a la carga en patio y bodega y Servicio a

la carga.

4

SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y TEMPORAL

Debe existir un procedimiento documentado para

evaluar a los candidatos con posibilidades a ser

contratados y realizar verificaciones peridicas de los

empleados actuales.

Cada uno de los lineamientos y controles de

seguridad con relacin a la evaluacin, seleccin

y vinculacin de empleados a la empresa se

encuentran documentados en el Procedimiento

Seleccin de personal e Instructivo para trmites

de ingreso y retiro de personal, que son



VERSIN: 02


implementados por el personal de Gestin

humana.

4.1. Verificacin Preliminar al Empleo

4.1.1.

Deben existir procedimientos para verificar la

informacin de la solicitud de empleo tal como los

antecedentes personales, judiciales y referencias

laborales y personales, y dems informacin contenida

en la solicitud.







implementados por el personal de Gestin

humana.

4.1.2.

Debe verificar e investigar los antecedentes de los

candidatos con posibilidades de contratacin de

conformidad con la legislacin local.

4.1.3.

Debe realizar, de conformidad con la legislacin local,

una visita domiciliaria al personal que ocupar las

posiciones crticas o que afecta a la seguridad, antes

de que ocupe el cargo y actualizarla cada dos aos.

4.1.4.

Debera realizar pruebas al personal de reas crticas,

conforme a la legislacin local, para detectar consumo

de alcohol, drogas y otras adicciones, antes de la

Es implementado el Procedimiento Control de

consumo de alcohol y drogas, para llevar a cabo

pruebas de consumo de alcohol y drogas.



VERSIN: 02


Contratacin, cuando haya sospecha justificable y

aleatoriamente en un periodo mximo de dos aos.

4.2. Verificacin y Mantenimiento del Personal despus de la Contratacin

4.2.1.

Debe mantener una lista actualizada de empleados

propios y subcontratados que incluya datos personales

de mayor relevancia (Nombres completos,

identificacin, datos de contacto, direccin de

residencia, entre otros) de acuerdo a lo que permita la

Ley. La lista debe ser actualizada como mnimo una

vez al ao o cuando ocurran cambios en los datos.

Estos deben ser verificados peridicamente conforme a

la criticidad del cargo.







implementados por el equipo de trabajo de

Gestin humana

4.2.2.

Debe realizar revisiones peridicas despus de la

contratacin conforme a la criticidad del cargo que

ocupe el trabajador.

4.2.3.

Debe disponer de un archivo fotogrfico actualizado del

personal e incluir un registro de huellas dactilares y

firma.

4.2.4. Debe mantener registros actualizados de afiliacin a




VERSIN: 02


instituciones de seguridad social y dems registros

legales de orden laboral.

4.2.5.

Debe contar con un programa de concientizacin sobre

adicciones al alcohol, drogas, juego y otras adicciones,

que incluya avisos visibles y material de lectura.

En el Plan de formacin incluye una

programacin de capacitaciones y charlas de

concientizacin dirigidas al personal de la

empresa.

4.2.6.

Debe controlar el suministro, la entrega, uso y de

uniformes de trabajo (Cuando tengan distintivos que

identifiquen a la empresa, se deber controlar su

disposicin final).



dispositivos de identificacin para empleados, as

como todo elemento de la dotacin que tenga el

logo de la compaa, dichos lineamientos estn

determinados en el Instructivo para trmites de

ingreso y retiro de personal.

4.3. Procedimientos de Terminacin de Vinculacin Laboral

4.3.1.

Debe establecer procedimientos documentados para

retirar la identificacin y eliminar el permiso y claves de

acceso a las instalaciones y sistemas de los empleados

desvinculados de la organizacin.



dispositivos de identificacin para empleados, as

como todo elemento de la dotacin que tenga el

logo de la compaa, dichos lineamientos estn



VERSIN: 02


determinados en el Instructivo para trmites de

ingreso y retiro de personal.

5.

SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

Debe contar con procedimientos documentados que

establezcan las medidas de seguridad para asegurar la

integridad de los procesos relevantes al servicio

prestado a la cadena de suministro. Se deben

establecer procedimientos para prevenir el acceso no

autorizado al medio de transporte especialmente, en

aquellas reas geogrficas donde la evaluacin de

riesgos requiera la revisin de los contenedores, por

ocultamiento de personas y mercanca ilegal. En estos

casos, los procedimientos deben identificar y controlar

el riesgo durante la ruta, desde las instalaciones de

origen hasta el destino.

Los controles de seguridad propios de los

procesos relevantes al transporte de SLI estn

documentados en los siguientes documentos:


y nacional, Procedimiento Servicio a la carga,

Procedimiento Servicio a la carga en patio y

bodega; estos procedimientos son

implementados por el personal de cada uno de

los procesos.

En cuanto a la seguridad de las operaciones de

transporte son implementados los controles de

seguridad determinados en el Procedimiento

Transporte terrestre de carga local y nacional y el

Procedimiento Revisiones aleatorias de rutas.

Por otro lado para la seguridad de la carga

durante su almacenamiento en las instalaciones



VERSIN: 02


de Centro logstico es implementado lo

documentado en el Procedimiento Control de

acceso y Procedimiento Servicio a la carga.

5.1. Manejo y Procesamiento de Informacin y Documentos de la Carga

5.1.1.

Debe garantizar la coherencia de la informacin

transmitida a las autoridades a travs de los sistemas,

con la informacin que aparece en los documentos de

la transaccin con respecto a tales datos, como el

proveedor, consignatario, nombre y direccin del

destinatario, peso, cantidad y unidad de medida (es

decir, cajas, cartones, etc.) de la carga que est siendo

exportada o importada. Debe asegurar que la

informacin que se utiliza en la liberacin de

mercancas y carga sea legible, completa, exacta y

protegida contra modificaciones, prdida o introduccin

de datos errneos.

Son implementados para la realizacin de la

comunicacin de informacin a las autoridades la

normatividad y guas establecidas por las mismas

para los reportes, estos son incluidos como

documentos externos al Sistema de gestin.

5.1.2. Debe existir una poltica de firmas y sellos que

autoricen los diferentes procesos de la organizacin.

En el Procedimiento Control de documentos y

registros est documentada la Poltica de firmas

y sellos la cual es implementada para el control



VERSIN: 02


sobre las autorizaciones requeridas por los

diferentes procesos.

5.2. Entrega y Recepcin de Carga y Contenedores

5.2.1.

Debe adoptar medidas de proteccin de la informacin

y documentacin crtica y procedimientos establecidos

para asegurar que la informacin recibida de los

Asociados de Negocios en cuanto a la integridad de la

carga, sea reportada en forma exacta y oportuna.

El personal de la empresa que maneja la

documentacin de las operaciones reconoce por

su formacin (Perfiles de cago) las

caractersticas de dicha informacin y cumple

con lo documentado en los Procedimientos

Transporte terrestre de carga local y nacional,

Servicio a la carga y Servicio a la carga en patio

y bodega.

5.2.2.

Debera contar con la informacin de embarque desde

la primera ubicacin/instalacin en origen donde el

operador tom la posesin de la carga.

Todos los documentos relacionados con la carga

manipula

Documents

Manual Del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC SLI