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Manual del Usuario

180 nuevas herramientas para el tratamiento y gestión de tablas y datos Excel

ddTraDa Manual del Usuario

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Microsoft y Excel son marcas registradas de Microsoft Corporation. La información contenida en este manual puede ser objeto de modificaciones sin obligación de comunicarlas. ddTraDa no se hace responsable de las modificaciones o pérdidas de datos que su uso pueda representar para el usuario (se recomienda trabajar siempre con copias de respaldo de los archivos). Para consultas o sugerencias, escribir a [email protected] Información actualizada en Abril 2010. www.ddTraDa.cl Escrito por José de Diego Glaría, [email protected] Chile 2008 – 2010


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Índice

Qué es ddTraDa ................................................................................................................................................................... 5

Instalación de ddTraDa .................................................................................................................................................. 7 Instalación en Excel 2002 y 2003 7 Instalación en Excel 2007 8 Problemas en la Instalación y Ejecución de ddTraDa 10

Resume una Tabla ........................................................................................................................................................... 13 Descripción 13 Resumir una tabla por un criterio 14 Resumir una tabla por dos criterios 15 Actualizar un resumen ya creado 15 Aplicar Autofiltrar o Subtotales a un resumen de una tabla 16 Aplicar Datos iguales en blanco a un resumen de una tabla 16 Conservar el formato de los números de los datos de origen 17 Resumen de una tabla con fórmulas con referencia o con valores 17 Funciones para totalizar un resumen de una tabla 17

Resume n Tablas .............................................................................................................................................................. 18 Descripción 18 Resumir varias tablas 19 Actualizar un resumen de varias tablas ya creado 20 Agregar una nueva tabla a un resumen existente 20 Totalizar datos por fila en un resumen 21 Subtotales y Autofiltrar datos en un resumen de varias tablas 23 Datos Resumir por iguales en Blanco en un resumen de varias tablas 23 Resumen de una tabla con fórmulas con referencia o con valores 23

Cruzar 2 Tablas ................................................................................................................................................................. 24 Descripción 24 Traer un dato de otra tabla 25 Tipos de Cruce 27 Sumar un dato en otra tabla 28 Sumar un dato en otra tabla por dos condiciones 29 Buscar si existe un dato en otra tabla 30 Contar las apariciones en otra tabla 31 Cruzar tablas por más de un criterio 32

Crear Fórmula Condicional ........................................................................................................................................ 33 Descripción 33 Insertar una fórmula para buscar un dato 34 Insertar una fórmula de suma condicional 36 Insertar una fórmula con múltiples condiciones 37

Consolidar Plantillas ...................................................................................................................................................... 38 Descripción 38 Consolidar Plantillas o Formularios 39 Agregar un nuevo formulario o plantilla al consolidado 41 Lista con los nombres de las hojas de un Libro Excel 41

Extraer Datos de Tabla ................................................................................................................................................ 42 Descripción 42 Extraer de una tabla los registros que cumplen un criterio 43 Extraer de una tabla algunos campos de registros que cumplan dos o más criterios 44 Extraer datos de una tabla utilizando funciones de análisis 45 Obtener una nueva tabla que resuma la tabla original 46 Generar múltiples tablas a partir de la tabla original 47

Agrupar Tablas .................................................................................................................................................................. 50 Descripción 50 Agrupar varias tablas en una nueva tabla 51

Administrar Hojas ........................................................................................................................................................... 54 Descripción 54 Agrupar hojas de distintos Libros en un único Libro 55 Ordenar, Ocultar, Mostrar hojas 57 Proteger o Desproteger hojas 57 Cambiar nombre a las hojas 58 Guardar hojas en archivos individuales 58


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Seleccionar y Filtrar ....................................................................................................................................................... 59 Descripción 59 Seleccionar una tabla, una fila de la tabla o una columna de la tabla 60 Seleccionar celdas con constantes numéricas 60 Seleccionar celdas con la 1ra ocurrencia de un valor 60 Seleccionar celdas repetidas 61 Seleccionar celdas con 2da ocurrencia de un valor (o más) 61 Seleccionar celdas con texto o números almacenados como texto 61 Seleccionar celdas con color de relleno (cualquiera o uno específico) 61 Seleccionar celdas dependientes 61 Seleccionar celdas precedentes 61 Seleccionar celdas con mensajes de error 61 Seleccionar celdas en blanco y eliminar filas que contienen celdas en blanco 61 Seleccionar celdas con formato condicional 62 Seleccionar celdas visibles 62 Seleccionar celdas con comentarios 62 Seleccionar celdas con hipervínculos 62 Seleccionar celdas con estilo 62 Seleccionar celdas con fórmulas (todas o las que cumplan algún criterio) 62 Seleccionar celdas mediante valores condicionales (celdas que cumplan algún criterio) 62 Seleccionar celdas con valor más alto o valor más bajo 62 Marcar con color de relleno las celdas seleccionadas 62 Seleccionar la fila entera (para eliminar o agregar filas) 63 Poner una marca en una nueva columna a las seleccionadas 63 Autofiltrar por las celdas seleccionadas 63

Rellenar celdas en Blanco .......................................................................................................................................... 64

Descripción 64 Rellenar las celdas en blanco de una columna 65 Rellenar las celdas en blanco de una columna con un valor 67 Rellenar las celdas en blanco de una columna con el valor de una celda 68

Manipular Texto ................................................................................................................................................................ 70

Descripción 70 Transformar caracteres a mayúsculas, minúsculas, tipo título o tipo oración 71 Convertir los números con formato de texto a número 72

Poner Marcadores ........................................................................................................................................................... 73

Descripción 73 Poner marcadores de colores a datos de ventas (en una nueva columna) 74 Poner marcadores de colores a notas de alumnos (en la misma columna) 75

Operaciones Aritméticas en Rango ..................................................................................................................... 78

Descripción 78 Multiplicar las celdas por una constante 79 Invertir el signo de los valores 80 Redondear valores decimales al entero más próximo 81 Otras operaciones 81

Otras Funcionalidades ................................................................................................................................................. 82

Nuevas Funciones añadidas 82 Barra de Herramientas ddTraDa 82 Barra Formato 83 Personalizar Botones Barra Formato 83 Formas, Nombres, Hipervínculos 84 Abrir Manual del Usuario ddTraDa 84 Acerca de ddTraDa 84

Nuevas Funciones ........................................................................................................................................................... 85

Lista de Funciones 85 Ejemplos del uso de funciones 86


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Qué es ddTraDa Para la mayoría de los ejecutivos, profesionales y administrativos, Excel se ha convertido en una herramienta indispensable para su trabajo, que requiere el análisis y la gestión de datos para la toma de decisiones.

Sin embargo, gran parte del tiempo se destina al procesamiento de los datos para convertirlos en información manejable y comprensible. Para hacer más fácil estas tareas de procesamiento es que hemos diseñado ddTraDa, un poderoso conjunto de herramientas para Excel que te permitirán aumentar tu capacidad de manejar grandes volúmenes de datos en forma fácil y rápida, para que puedas destinar la mayor parte del tiempo a lo que en verdad agrega valor a tu negocio: el análisis de la información y la toma de decisiones.

ddTraDa puede representar importantes ahorros para las organizaciones y empresas, ya que si bien la mayoría de ellas cuentan con sofisticados y modernos sistemas informáticos, muchas se apoyan en Excel como complemento para el procesamiento y análisis de datos y obtención de reportes de gestión. Sin embargo, una buena parte de los usuarios, generalmente ejecutivos y administrativos, debe ocupar un valioso tiempo en el tratamiento de datos y generación de resultados. Si a esto agregamos que muy pocos posee un nivel de uso avanzado de esta herramienta, tenemos una importante cuota de tiempo mal empleado para estos efectos. Y no precisamente el tiempo más barato dentro de la empresa.

En una estimación conservadora, digamos de un par de horas por semana de cada ejecutivo o administrativo dedicado sólo al procesamiento de datos, nos permite tener una aproximación del costo anual que representa para la organización. De esto se desprende que incorporar herramientas que permitan facilitar estas operaciones para los usuarios de Excel puede traducirse en ahorros de tiempo significativos para ellos y de dinero para la compañía.

Con ddTraDa se puede obtener resúmenes de una o múltiples tablas, hacer cruce de tablas, consolidar plantillas, extraer datos de tablas, agrupar hojas o tablas, seleccionar celdas por diversos criterios, manipular texto, rellenar celdas en blanco entre otras operaciones. Además, ddTraDa incluye más de 30 nuevas funciones para Excel, entre las que se incluyen ContarUnicos, PromediarSi, MaxSi, MinSi, NombreHoja, NombreLibro y ConvierteNumLetra.

Las acciones que se puede realizar con ddTraDa son:

Resume una Tabla. Permite generar resúmenes de una tabla o base de datos con totales y/o subtotales con diversas funciones de resumen (suma, promedio, contar, max, min, entre otras), agrupando por uno o más criterios. Considera la posibilidad de generar la tabla de resumen con fórmulas que hagan referencia a los datos de origen, para una actualización más rápida, o con constantes sin referencia a los datos de origen cuando éstos son de un volumen considerable que hace que las operaciones de cálculo se tornen muy lentas. En cualquiera de los dos casos la tabla de resumen puede actualizarse para incluir modificaciones realizadas en la tabla de origen.

Resume n tablas. Permite generar un resumen para datos ubicados en varias tablas Excel. Cada tabla debe estar en una hoja distinta del mismo Libro. La estructura de las tablas debe ser la misma en cada hoja, no importando la cantidad de filas o registros de cada una. Al igual que la opción anterior, realiza resúmenes con totales y/o subtotales con diversas funciones de resumen (suma, promedio, contar, max, min, entre otras), agrupando por uno o más criterios, y también permite la opción de utilizar fórmulas con referencias a los datos de origen o constantes sin referencias a estos datos. Cruzar 2 Tablas. Permite incorporar en una tabla datos ubicados en otras tablas de Excel en base al cruce de campos de ambas tablas. Estas pueden estar ubicadas en el mismo archivo o en archivos distintos, lo que le otorga una gran flexibilidad de aplicación. El cruce puede realizarse por uno o múltiples campos en común. Los tipos de cruce son: buscar datos de otra tabla, sumar o contar datos de otra tabla, comparar tablas (verificar si un dato existe en otra tabla), buscar la posición de un dato en otra tabla, además de otros 4 tipos de cruce: promedio, máximo, mínimo y contar únicos.

Crear Fórmula Condicional Permite crear, en la celda activa de una hoja de Excel, una fórmula condicional para buscar, contar o sumar datos. Funciona, al igual que el módulo Cruzar 2 Tablas, en base a cruce de datos, pudiendo establecer una o múltiples condiciones o criterios de cruce. Los tipos de cruce


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son: buscar datos de otra tabla, sumar o contar datos de otra tabla, comparar tablas (verificar si un dato existe en otra tabla) y buscar la posición de un dato en otra tabla, además de otros 4 tipos de cruce: promedio, máximo, mínimo y contar únicos Consolidar Plantillas. Realiza un resumen de plantillas, formularios u hojas Excel iguales en formato. La consolidación es actualizable y permite más de una por archivo. Se puede escoger cada uno de los datos que conformarán el resumen. Extraer Datos de Tabla. Permite realizar extracciones de tablas de datos Excel mediante uno o varios criterios. Por ejm, extraer los registros o filas de una columna que coinciden con un determinado valor, o los datos que se encuentran en un determinado rango. En la extracción pueden utilizarse funciones de análisis de datos (funciones BD) para sumar, contar o promediar. Además, permite realizar extracciones a múltiples hojas dependiendo del valor de un criterio utilizado para separar hojas. Agrupar Tablas. Permite agrupar varias tablas en una sola. Las tablas deben tener el mismo formato, es decir las mismas columnas, y estar ubicadas en el mismo archivo. Puede ser muy útil cuando se requiere reunir en una sola tabla datos de distintas divisiones de una empresa sin tener que ejecutar repetidamente la acción copiar-pegar para cada una de ellas. Administrar Hojas. Permite reunir hojas de distintos libros de Excel en un único Libro. Esta acción puede ser muy útil para archivos generados por sistemas organizacionales los que se requiera integrar para lograr datos consolidados. También permite ocultar o mostrar hojas y ordenarlas alfabéticamente, Proteger y Desproteger múltiples hojas de forma simultánea. También contiene una opción para guardar cada hoja del Libro como un archivo individual. Seleccionar y Filtrar Celdas. Permite seleccionar celdas de hojas Excel por diversos criterios por lo que resulta ideal para depuración de tablas de datos. Por ejemplo, selecciona la fila, la columna, la tabla entera, selecciona celdas condicionalmente (mayor que, menor que, entre, etc.), celdas con texto, con error, repetidas, la 1ra ocurrencia (celdas únicas), selecciona celdas repetidas, selecciona las n celdas de valor más alto o bajo, selecciona las celdas de un determinado color de relleno, selecciona celdas con error, celdas con hipervínculos, celdas con comentarios, celdas con formato condicional, celdas con fórmulas. Da la posibilidad de pintar o colorear las celdas que seleccionó o poner una marca numérica al final del registro. Permite también seleccionar la fila entera para copiar o cortar. Permite, además, Filtrar por las celdas seleccionadas. Manipular Texto. Permite cambiar a mayúscula, minúscula, tipo título u oración cualquier texto introducido en una planilla Excel. También puede quitar tildes, eliminar espacios en blanco así como caracteres invisibles que se encuentran en datos copiados de Internet y que entorpecen las operaciones matemáticas sobre los datos. Además permite cambiar a número datos extraídos de sistemas que muestran los datos como texto. Poner marcadores. En una columna de datos numéricos, coloca marcadores de colores a los datos, según límites que definamos, lo que sirve para clasificaciones visuales. Permite entre 2 y 4 colores. Por ejemplo, si fueran notas de clases, azul y rojo. También sirve para clasificar clientes o proveedores, o departamentos etc. Rellenar celdas en blanco. Permite llenar las celdas en blanco de un rango con un texto, un número o con una referencia a una celda. Es muy útil para bases de datos importadas, que suelen venir con este tipo de celdas que dificultan los cálculos. Operaciones Aritméticas en Rango. Permite introducir directamente en las celdas seleccionadas una operación aritmética. Por ej., permite sumar una constante a todas las celdas del rango o invertir el signo de estas celdas. Actualizar datos. Permite actualizar automáticamente las tablas de resumen generadas en las opciones Resume una Tabla, Resume n Tablas y Consolidar Plantillas. Otras Funcionalidades. Permite activar Una Barra de Herramientas ddTraDa, así como una Barra de Formato, la que puede ser personalizada para tener siempre disponibles los formatos de número más usados. Además contiene un módulo para seleccionar Nombres, Formas e Hipervínculos.


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Instalación de ddTraDa Requerimientos. ddTraDa está diseñado para funcionar con Excel 2002, 2003 y 2007. Para instalar ddTraDa, abre la carpeta ddTraDa, que contiene los siguientes archivos.

Instalación en Excel 2002 y 2003 En Excel 2002 y 2003, se debe indicar previamente a Excel que permita la ejecución de las macros contenidas en este complemento, indicando el nivel Bajo en el menú Herramientas-Macro-Seguridad. Abre ahora, el programa de instalación INSTALAR ddTraDa.xls, que es un Libro de Excel que contiene una macro autoejecutable que efectúa la instalación, proceso que sólo toma unos segundos. Se presenta la siguiente ventana.

Al presionar el botón Aceptar, se presenta un cuadro de diálogo en el que se debe ingresar la clave de instalación, provista en la tarjeta de entrega de ddTraDa. El cuadro de diálogo se muestra a continuación.


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En el caso de ddTraDa PRO, la ventana en la que solicita la Clave de Instalación es la siguiente. En este caso, para obtener la Clave de Instalación el usuario deberá registrarse en un formulario web, al que se accede mediante el enlace mostrado en el recuadro rojo. Las indicaciones en detalle para la instalación se presentan en la misma ventana de instalación.

La instalación ha concluido. Tu versión de Excel contiene ahora un nuevo menú con todas las opciones de ddTraDa.

Adicionalmente, se puede instalar una barra de herramientas ddTraDa en la opción de menú Otras Funcionalidades.

Instalación en Excel 2007 La instalación de ddTraDa en Excel 2007 es similar a la explicada anteriormente. También se debe ejecutar el programa INSTALAR ddTraDa.xls. En este caso Excel 2007 desplegará una Advertencia de Seguridad indicando que las macros se han deshabilitado, como se muestra en la siguiente figura.


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Para habilitarlas, se debe hacer clic en el botón Opciones, presentándose la siguiente ventana.

Se debe escoger la opción Habilitar este contenido, y luego presionar el botón Aceptar. Con ello, se presentará la ventana de instalación de ddTraDa, como se mostró para la instalación en Excel 2003. En Excel 2007, ddTraDa quedará habilitado en una nueva pestaña denominada Complementos, como se muestra en la siguiente figura.

Adicionalmente, se puede configurar Excel 2007 para que permita siempre la ejecución de macros. Esto se hace en el Botón de Office, Opciones de Excel, Centro de Confianza. Ahí se hace clic en el botón Configuración del Centro de Confianza y en la opción Configuración de Macros se escoge Habilitar todas las macros.

Quitar ddTraDa Si no deseas utilizar ddTraDa, mediante el programa QUITAR ddTraDa.xls se puede desinstalar.


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Problemas en la Instalación y Ejecución de ddTraDa En algunos casos, ddTraDa presenta algunas dificultades para su correcta instalación y posterior ejecución. Esto, por lo general, se debe a que se debe configurar adecuadamente Excel o a la acción de algún antivirus que identifica como riesgosos algunos de los elementos de los complementos para Excel. Los problemas más frecuentes con que se encuentran los usuarios son los siguientes. 1. Excel no permite la ejecución de macros.

La configuración de Excel no permite la ejecución de macros (los complementos para Excel están conformados por una o varias macros). Solución: se debe configurar Excel para que permita la ejecución de macros, ajustando el Nivel de Seguridad de las macros. - En Excel 2003, se hace en el Menú Herramientas, Macro, Seguridad.

- En Excel 2007, se hace en Botón de Office, Opciones de Excel, Centros de Confianza, Configuración del Centro de Confianza, Configuración de Macros.


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2. Un antivirus impide su correcta descarga o instalación.

Este problema se presenta principalmente con el antivirus NOD32, el que impide la descarga completa de todos los componentes de ddTraDa. Los mensajes que suelen aparecer son los siguientes. - Error 1.8 No se ha podido instalar ddTraDa. Es posible que no tenga acceso a recursos

restringidos del sistema o que un antivirus impida su adecuada instalación. - No se puede ejecutar macro. Puede que la macro no esté disponible o se hayan deshabilitado las

macros. - Error de Automatización, error no especificado. Solución: configurar el antivirus para que excluya de sus análisis los archivos ddTraDa.

1° Antes de descargar o copiar al equipo los archivos ddTraDa se debe configurar el Antivirus. Esto debido a que al identificar como amenaza el complemento impide que se copien al computador todos sus componentes. Si ya se ha descargado la carpeta e intentado instalar ddTraDa, se deberá desinstalar (con el programa “Quitar ddTraDa”) luego eliminar la carpeta ddTraDa y borrar el archivo ZIP.

2° NOD32 se debe configurar para que excluya del análisis los archivos con extensión XLA y DDX en Protección

en Tiempo Real, Protección del correo, Protección del tráfico de Internet y Análisis a petición del usuario. En cada uno de estos 4 apartados se debe presionar el botón “Configuración” y en la opción “Extensiones” se agregan las extensiones DDX y XLA, como se muestra en la siguiente imagen.


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3° Revisar los archivos en CUARENTENA, puede que NOD32 haya puesto a ddTraDa en el apartado de Cuarentena, por lo que hay que eliminarlo de esa carpeta, como se muestra en la siguiente imagen.

4° Luego de realizadas estas configuraciones se puede descargar el complemento e instalarlo.

3. Durante la instalación o ejecución de ddTraDa, se presentan mensajes de error del tipo:

- Se ha producido el Error 424 en tiempo de ejecución. Se requiere un Objeto - Error de compilación en Módulo Oculto - Error de Automatización, error no especificado - Error de Automatización. La biblioteca de objetos no está registrada.

Estos problemas se deben a que la instalación de Excel fue incompleta, es decir no consideró todos los elementos de Excel. Debido a que ddTraDa hace uso de algunas bibliotecas de objetos de Excel, se requiere su instalación completa.

Solución: Se debe reinstalar o reparar la actual instalación de Excel, considerando una instalación completa de todos sus componentes y bibliotecas. La instalación, además, debe considerar los Service Pack o Paquete de Mejoras de Microsoft de acuerdo a la versión de Excel del usuario.


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Resume una Tabla

Descripción Resume una Tabla te permitirá obtener resúmenes de tablas de una manera fácil y rápida, sin tener que usar herramientas como las Tablas Dinámicas o Subtotales, ni usar fórmulas que para muchos usuarios son engorrosas, como Buscarv, Indice, Coincidir o fórmulas matriciales. La principal ventaja de esta herramienta es el mínimo uso de memoria que requiere para generar los resúmenes, lo que se traduce en archivos considerablemente más livianos, ideales para ser enviados por correo electrónico.

Resume una Tabla ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando tenga una tabla o base de datos y necesite generar un resumen con totales o subtotales de los datos, agrupando por uno o varios criterios. • Qué hace: Resume una Tabla le permite agrupar y resumir una tabla de datos por uno o varios criterios. Genera una tabla de resultado con una línea o fila por cada combinación de campos del cuadro "Resumir por" utilizando diversas funciones de análisis (suma, promedio, contar, max y min). Un resumen generado puede actualizarse, mediante esta opción o a través de la opción Actualizar Datos, no siendo necesario tener que generar el resumen nuevamente. Permite la posibilidad de subtotalizar por uno o más campos. • Forma de usarla: ▫ Resumir por El detalle de los campos de que contiene la tabla se despliegan en el recuadro "Campos de la Tabla". Traslade los campos por los que desea agrupar al cuadro "Resumir por" mediante el botón ►, doble clic o arrastrando directamente el campo. Puede eliminar un campo del recuadro "Resumir por" con el botón ◄. También puede cambiar el orden de los campos usando los botones ▲ y ▼. El orden en que aparezcan los campos en este recuadro será el utilizado para la generación de la tabla resumen. La casilla de verificación de cada campo se utiliza para calcular subtotales para ese campo. ▫ Calcular · Contar apariciones: genera una columna en la tabla resultado con el número de apariciones del campo(s) por el(los) que se agrupa. · Campos a Totalizar: permite seleccionar los campos que serán totalizados en la tabla de resultado. Pueden utilizarse las funciones: suma, promedio, contar, max y min. Para seleccionar la función utilice el botón ƒx. ▫ Resultado en: Indica el lugar en que se generará la tabla de resultado. Puede ser en la misma hoja o en una hoja nueva. ▫ Opciones · Conserva formato num.: permite conservar el formato numérico de los datos de origen en la tabla de resultados. · Resultados con Fórmulas: permite hacer referencia a los datos de origen por medio de fórmulas. Si la tabla de datos de origen es muy grande, se recomienda desactivar esta opción, lo que dejará el resultado como valor. · Autofiltrar datos: permite activar el autofiltrado de datos en los campos de resumen en la tabla de resultados. · Datos 'Resumir por' iguales en blanco: permite cambiar el formato de los campos 'Resumir por' que contengan el mismo valor, dejándolos en blanco, para permitir una mejor visualización de los resultados. Precaución: Los encabezados de cada columna serán utilizados para la actualización de la tabla, por lo que se recomienda no modificarlos.


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La ventana que se presenta al activar este módulo es la siguiente

Resumen por un criterio Consideremos la siguiente tabla con las ventas directas y por Internet de una tienda de departamentos con sucursales en Santiago, Providencia y Concepción:

Para generar un resumen de las ventas por sucursal, selecciona cualquier celda dentro de la tabla y activa la opción Resume una Tabla en ddTraDa. Paso 1. Indicar los campos por los que se resumirá. En el cuadro Resumir por ubica los campos por los que deseas hacer el resumen de los datos, como se muestra en la siguiente figura. Puedes arrastrar el campo como también usar el botón . Con el botón podrás quitar un campo de este cuadro. Utiliza los botones y para cambiar el orden de los campos por los que deseas resumir. Paso 2. Indicar los campos a totalizar. Activa la casilla Campos a Totalizar y selecciona los datos a totalizar. También puedes activar Contar apariciones para contar la cantidad de veces que aparece cada combinación de campos del cuadro Resumir por.


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Paso 3. Indicar donde se ubicará la Tabla de Resultados. Podrás colocar la tabla resultado en la misma hoja en que se ubican los datos o en una hoja nueva, de acuerdo a lo que se especifique en el cuadro Resultado en. Al presionar el botón se ejecuta el proceso que genera el resumen. Este proceso toma solo unos segundos para tablas pequeñas, pero puede tardar algunos minutos para tablas más grandes, con miles de datos. La tabla resumen con los resultados muestra los datos totales según las opciones elegidas, tal como se presenta en la siguiente figura.

Si cambian los datos de origen, actualizar la tabla La tabla resumen tiene la posibilidad de ser actualizada permitiendo incorporar cambios que haya sufrido algún dato, así como si se agregó un nuevo registro en la tabla de datos de origen. Para actualizar la tabla, selecciona la opción en ddTraDa. Las tablas generadas con este método utilizan códigos en los encabezados de las columnas y en la fila de totales, de tal modo que el usuario pueda actualizarla en el caso que los datos de origen sufran modificaciones. Se recomienda no modificar estos datos porque podría afectar posteriores actualizaciones. Si el usuario omitió indicar algún dato o activar alguna opción, Resume una Tabla permite realizar modificaciones al resumen ya generado. Para ello, basta con seleccionar cualquier celda de la Tabla de resultados y seleccionar nuevamente la opción Resume una Tabla de ddTraDa. Con ello se presentará la pantalla con todas las opciones del resumen inicial.

Resumen por dos criterios Si se requiere generar un resumen que considere más de un criterio solo tienes que agregar los campos correspondientes al cuadro Resumir por. En la siguiente figura se muestra como se agrupan los datos para generar un resumen por Sucursal y por Dpto.

En el ejemplo, al resumir por Sucursal y Dpto. la tabla resumen generada es la siguiente.


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Autofiltrar Si deseas activar la opción Autofiltrar para los datos por los que se resumió, en este caso Sucursal y Dpto, sólo tienes que activar la opción Autofiltrar datos del cuadro Opciones. La tabla de resultados se presenta de la siguiente manera.

Subtotales En la tabla anterior puede ser deseable presentar subtotales por sucursal. Para que la tabla de resultados muestre subtotales por algún dato, basta con activar la casilla de verificación correspondiente en el cuadro Resumir por, tal como se muestra en la siguiente figura.

En este caso, la tabla de resultados contiene adicionalmente los subtotales para cada sucursal. Se puede agrupar o desagrupar por cada nivel de subtotales con los botones que aparecen al costado derecho de la tabla.

Datos iguales en Blanco Una mejor visualización de los datos se puede lograr ocultando los datos por los que se realizó el resumen. Con la opción Datos ‘Resumir por’ iguales en blanco se logra este objetivo. En las siguientes figuras se muestra el efecto en la tabla de resultados con y sin subtotales.

Conservar el formato de los números de los datos de origen La tabla de resultados que se genera aplica formato general a los datos numéricos. Para conservar el formato de los datos numéricos de los datos de origen, se puede utilizar la opción Conservar Formato num.


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Tabla de Resultados con Fórmulas o Valores Los cálculos en la tabla de resultados pueden presentarse mediante fórmulas que hagan referencia a los datos de origen, lo que permite actualizaciones automáticas cuando se generen modificaciones en los datos de origen. Los cálculos también pueden ser presentados como constantes numéricas, las que no se actualizan automáticamente, pero que sin embargo pueden ser muy útiles cuando la actualización de la tabla tome mucho tiempo debido a la cantidad de datos de origen sea muy grandes y el número de fórmulas en la tabla de resultados sea también alto. La opción Resultados con Fórmulas activada producirá la tabla de resultados con fórmulas, mientras que si está desactivada lo hará con valores.

Funciones para totalizar La función suma es la más utilizada en los resúmenes de datos, pero no es la única. Resume una Tabla permite seleccionar para cada campo la función por la que se desea totalizar Para ello, después de activar la casilla de verificación de un dato, haz clic en el botón

con lo que se desplegará una ventana en la que podrás escoger una de las siguientes funciones: suma, contar, contara, promedio, max, min y buscar. En caso que la tabla de resultados contenga subtotales, la función escogida es respetada en éstos.

En la siguiente figura se muestra la tabla resumen utilizando la función promedio.


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Resume n Tablas

Descripción Resume n Tablas te permitirá generar resúmenes de varias tablas de una manera similar a Resume una Tabla. Todas las tablas a resumir deben estar contenidas en el mismo Libro de Excel, tener las mismas columnas y la primera celda de cada una de ellas debe estar en la misma ubicación en su respectiva Hoja. Esta opción puede resultar muy útil para obtener resúmenes mensuales de gestión, ya que se puede actualizar para cada nueva tabla que se agregue al archivo. Si las hojas en que se ubican las distintas tablas se encuentran en archivos diferentes, puedes utilizar la opción Agrupar Hojas de ddTraDa para reunirlas en un mismo archivo.

Resume n Tablas ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando tenga varias tablas o bases de datos y necesite generar un resumen que las incluya a todas, agrupando por uno o varios criterios. Por ejm. para consolidar los resultados mensuales de gestión o los resultados de varias sucursales o departamentos de la compañía. • Qué hace: Resume n Tablas le permite agrupar y resumir una serie de tablas de datos por uno o varios criterios. Todas las tablas deben tener la misma estructura y estar ubicadas en distintas hojas del mismo archivo. Genera una tabla de resultado con una línea o fila por cada combinación de campos del cuadro "Resumir por" utilizando diversas funciones de análisis (suma, promedio, contar, max y min). Un resumen generado puede actualizarse, mediante esta opción o a través de la opción Actualizar Datos, no siendo necesario tener que generar el resumen nuevamente. Se indica en color rojo, en la línea de totales de la tabla resultado, que los datos de la tabla de origen han cambiado y que la tabla resultado necesita ser actualizada. • Forma de usarla: En el recuadro "Hojas a consolidar" indique las hojas que desea incluir en el resumen. El detalle de los campos de que contiene la tabla se despliegan en el recuadro "Campos de la Tabla". Traslade los campos por los que desea agrupar al cuadro "Resumir por" mediante el botón ►, doble clic o arrastrando directamente el campo. Puede eliminar un campo del recuadro "Resumir por" con el botón ◄. También puede cambiar el orden de los campos usando los botones ▲ y ▼. El orden en que aparezcan los campos en este recuadro será el utilizado para la generación de la tabla resumen. La casilla de verificación de cada campo se utiliza para calcular subtotales para el campo. ▫ Calcular · Campos a Totalizar: permite seleccionar los campos que serán totalizados en la tabla de resultado. Pueden utilizarse las funciones: suma, promedio, contar, max y min. Para seleccionar la función utilice el botón ƒx. ▫ Opciones · Totaliza datos por fila: incluye columnas con totales por fila para cada hoja. · Resultados con Fórmulas: escribe las referencias a los datos de origen con fórmulas, lo que permite una actualización automática. En casos de fórmulas complejas esta actualización puede tomar varios segundos o incluso minutos. Para estos casos, se recomienda desactivar esta opción, lo que dejará las resultados como valor, que no se actualizan automáticamente; sin embargo, se puede actualizar la tabla mediante la opción "Actualizar Datos". · Autofiltrar datos: permite activar el autofiltrado de datos en los campos de resumen en la tabla de resultados. · Datos 'Resumir por' iguales en blanco: permite cambiar el formato de los campos 'Resumir por' que contengan el mismo valor, dejándolos en blanco, para permitir una mejor visualización de los resultados. Precaución: Los encabezados de cada columna serán utilizados para la actualización de la tabla, por lo que se recomienda no modificarlos.


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Resumen de varias tablas Los datos de las ventas de tres sucursales se encuentran en tres diferentes hojas en un mismo Libro. En las siguientes figuras se presentan estas tablas.


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Para generar un resumen de las ventas de las sucursales, selecciona una celda en cualquiera de las tablas y activa esta opción en ddTraDa. Paso 1. Seleccionar las Hojas. En el cuadro Hojas a Consolidar selecciona las hojas que deseas incluir en el resumen. Puedes usar la casilla Todas las hojas para seleccionar todas las hojas o seleccionarlas individualmente. Paso 2. Indicar los campos por los que se resumirá. En el cuadro Resumir por ubica los campos por los que deseas hacer el resumen de los datos, como se muestra en la siguiente figura. Puedes arrastrar el campo como también usar el botón . Con el botón podrás quitar un campo de este cuadro. Utiliza los botones y para cambiar el orden de los campos por los que desea resumir. Paso 3. Indicar los campos a totalizar. Activa la casilla Campos a Totalizar y selecciona los datos a totalizar. En este caso activa el campo Ventas Directas.

Al presionar el botón se ejecuta el proceso que genera el resumen. Este proceso toma solo unos segundos para tablas pequeñas, pero puede tardar algunos minutos para tablas más grandes, con cientos o miles de datos. El resumen se genera en una nueva hoja del mismo Libro, tal como se muestra en la siguiente figura.


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Puedes utilizar los botones para agrupar o desagrupar datos ubicados en la parte superior de la ventana. Esto te permitirá ocultar los datos individuales de cada tabla, dejando visibles sólo los totales, logrando una mejor visualización del resumen en casos de muchas tablas En la siguiente figura se presenta el mismo resumen anterior, con los datos de ventas agrupados, con lo que se visualiza sólo el total de las ventas.

Si cambian los datos de origen, actualizar la tabla La tabla resumen tiene la posibilidad de ser actualizada permitiendo incorporar cambios que haya sufrido algún dato, así como si se agregó un nuevo registro en la tabla de datos de origen. Para actualizar la tabla, selecciona la opción en ddTraDa Las tablas generadas con este método utilizan códigos en los encabezados de las columnas y en la fila de totales, de tal modo que el usuario pueda actualizarla en el caso que los datos de origen sufran modificaciones. Se recomienda no modificar estos datos porque podría afectar posteriores actualizaciones. Si el usuario omitió indicar algún dato o activar alguna opción, Resume n Tablas permite realizar modificaciones al resumen ya generado. Para ello, basta con seleccionar cualquier celda de la Tabla de resultados y seleccionar nuevamente la opción Resume n Tablas de ddTraDa. Con ello se presentará la pantalla con todas las opciones del resumen inicial.

Agregar una nueva tabla a un Resumen existente Es posible agregar una nueva tabla a un resumen ya generado. La tabla debemos agregarla al mismo libro en el que se encuentra el resumen y debe, necesariamente, tener el mismo formato que las otras tablas incluidas en el resumen. En la siguiente figura se muestra una tabla con las ventas de una cuarta sucursal – Talca – que se ha agregado al Libro que ya contenía las ventas de las sucursales Santiago Centro, Concepción y Providencia.

Para actualizar el resumen incluyendo a la nueva tabla es necesario ubicarse en el resumen. Selecciona cualquier celda en esta tabla de resumen, y activa la opción Resume n Tablas de ddTraDa. La ventana que se presenta rescata las opciones y antecedentes del resumen y detecta la nueva tabla, que será necesario marcar, para incluirla en el nuevo resumen, tal como se muestra en la siguiente figura.


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Después de activar la casilla de la nueva sucursal en el cuadro Hojas a Consolidar, presiona el botón

y se actualizará el resumen incluyendo ahora a la nueva sucursal, como se muestra en la siguiente figura.

Opción Totaliza datos por fila. En los ejemplos anteriores la opción Totaliza datos por fila estaba activada, lo que permitió tener una columna que totaliza los datos de las ventas de cada sucursal. En el caso que este total no se necesite, se puede desactivar la opción en el recuadro Opciones, con lo que la tabla de resultados queda como en la siguiente figura.


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Subtotales y Opciones Resultados con Fórmulas, Autofiltrar datos y Datos Resumir por iguales en Blanco Estas opciones son análogas a las del módulo Resume una Tabla.

Tabla de Resultados con Fórmulas o Valores Los cálculos en la tabla de resultados pueden presentarse mediante fórmulas que hagan referencia a los datos de origen, lo que permite actualizaciones automáticas cuando se generen modificaciones en los datos de origen. Los cálculos también pueden ser presentados como constantes numéricas, las que no se actualizan automáticamente, pero que sin embargo pueden ser muy útiles cuando la actualización de la tabla tome mucho tiempo debido a la cantidad de datos de origen sea muy grandes y el número de fórmulas en la tabla de resultados sea también alto. La opción Resultados con Fórmulas activada producirá la tabla de resultados con fórmulas, mientras que si está desactivada lo hará con valores.


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Cruzar 2 Tablas

Descripción Cruzar 2 Tablas te permitirá incorporar datos en una tabla, que se encuentran ubicados en otra tabla o rango, por medio de cruce de datos en común de ambas tablas. También permite verificar si el dato de cruce de una tabla existe en la segunda tabla, así como buscar la posición en que se encuentra el dato en la segunda tabla, contar las veces que se encuentra en esta tabla o sumar un dato de esta segunda tabla dependiendo del campo o campos de cruce.

Cruzar 2 Tablas ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite incorporar o verificar datos en una tabla, que se encuentran ubicados en otra tabla o rango. • Qué hace: Permite agregar a la tabla actualmente seleccionada (Tabla 1), una o más columnas de la Tabla 2. Para ello, ambas tablas deben tener un campo en común, que no es necesario que se encuentre en la 1ra columna, ni que tengan el mismo encabezado de columna. Adicionalmente, se puede definir un segundo y hasta un tercer campo de de cruce, en el caso que requiera hacer un cruce de datos por más de un campo simultáneamente. • Forma de usarlo: - En primer lugar, indique o seleccione una celda de la Tabla 2, la que puede estar en la misma hoja que la Tabla 1, como también en otra hoja o incluso en otro libro. Para ello, use el cuadro para seleccionar tabla, seleccione una celda dentro de la tabla y haga clic en Aceptar. Para tablas ubicadas en otras hojas, primero seleccione la hoja y luego una celda de la tabla. Para tablas ubicadas en otro archivo, utilice el menú "Ventana" en Excel 2003 o la pestaña “Vista” en Excel 2007, para seleccionar el archivo en que se encuentra la tabla, y luego seleccione una celda dentro de la tabla. - Luego de especificada la Tabla 2, debe indicar: · el primer campo de cruce de la Tabla 1 a buscar en la Tabla 2 y el campo de la Tabla 2 con el que se realizará el cruce de datos

· puede especificar un segundo campo de cruce, así como también un tercer campo de cruce · el o los campos de la Tabla 2 a llevar a la Tabla 1 - Tipo de Cruce: indica la forma en que se llevarán los datos de la Tabla 2 a la Tabla 1, que puede ser: el dato, la posición, si existe el dato en la Tabla 2, la cantidad de apariciones del campo de búsqueda de la Tabla 1 en la Tabla 2, la suma de los valores de la Tabla 2 que coinciden con el valor buscado. Otros tipos de cruce: promedio, máximo, mínimo, contar únicos. - Devolver: permite especificar si los datos se llevarán a la Tabla 1 como fórmula o como valor. También puede especificar si para los datos no encontrados, cambia el mensaje de error #N/A por el valor 0 ó <blanco>.


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La ventana que se presenta al activar este módulo es la siguiente.

Traer un dato de otra tabla

Tenemos una Tabla de Ventas, con las ventas de los departamentos de las distintas sucursales de una tienda, pero esta tabla no contiene el nombre de la sucursal. Lo que queremos es agregar el nombre de la sucursal a esta tabla. Al mismo tiempo, tenemos una Tabla de Sucursales, en la que se encuentran los nombres de las sucursales, como se muestra en las siguientes figuras.

Tabla de Ventas (Tabla 1)

Tabla de Sucursales (Tabla 2)

Para agregar el nombre de la sucursal a la Tabla de Ventas, selecciona cualquier celda de esta tabla y activa la opción Cruzar 2 Tablas en ddTraDa, con lo que se presentará la siguiente ventana. En ella se debe indicar la ubicación de la Tabla 2, que corresponde en este ejemplo a la Tabla de Sucursales, que es la que contiene el nombre de las sucursales. Luego se debe indicar el campo en común de ambas tablas para realizar el cruce (campo de cruce). También se indican el o los campos a llevar a la Tabla 1 y el tipo de cruce.


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Paso 1: Indicar la Ubicación de la Tabla 2 En el recuadro Tabla 2 se debe indicar la ubicación de esta segunda tabla, que contiene el dato a llevar a la Tabla 1, es decir, la Tabla de Sucursales. Para ello, debes hacer clic en el botón de este recuadro. Con ello aparecerá un cuadro de texto en el que podrás escribir la dirección de una celda de esta tabla o, más fácilmente, hacer clic en cualquier celda de ésta.

Si la Tabla 2 se encuentra ubicada en otra hoja del mismo archivo en que se ubica la Tabla 1, en el recuadro se deberá escribir la dirección completa de la tabla. Por ejemplo, si la Tabla 2 se encuentra en el rango C2:D5 de la Hoja2, se deberá escribir Hoja2!C2. Es más sencillo hacerlo con el Mouse. Para ello, haz clic en la lengüeta de la Hoja en la que se encuentra la Tabla 2 y luego selecciona cualquier celda dentro de ella. La dirección de la celda seleccionada aparecerá automáticamente en el cuadro de texto. Si la Tabla 2 se encuentra en un Libro distinto al de la Tabla 1, por ejemplo en el Libro2, deberás escribir la dirección [Libro2]Hoja2!C2. Al hacerlo con el Mouse, para ir al otro libro, se debe utilizar el menú Ventana de Excel 2003 o la pestaña Vista de Excel 2007 y seleccionar el libro en que se encuentra la Tabla 2, y hacer clic en cualquier celda de esta tabla. La dirección completa de la tabla aparecerá en el cuadro de texto. Una vez indicada la ubicación de la Tabla 2 en el cuadro de texto, ya sea que se escribió directamente o se seleccionó con el Mouse, deberás hacer clic en el botón . Paso 2: Indicar el o los campo en común de cada tabla (campos de cruce) Posteriormente, se debe indicar el campo en común en ambas tablas para poder realizar el cruce. Para ello, se especifica el campo de la Tabla 1 y el campo de la Tabla 2 en los siguientes recuadros.

Son cuadros desplegables, que al seleccionarlos mostrarán cada uno todos los campos disponibles en la tabla respectiva. En este ejemplo, se requiere sólo un campo de cruce, por lo que se especifica el campo Cod_Suc de la Tabla 1 debe aparecer en el primer recuadro, y el campo C.Suc de la Tabla 2, en el segundo. En aquellos casos en que se necesite más de un campo para identificar unívocamente a un registro o fila de la tabla, se pueden especificar un segundo y/o un tercer campo de cruce. Un ejemplo puede ser cruzar simultáneamente por el código de sucursal y el código de departamento. Paso 3: Indicar el o los campos de la Tabla 2 a llevar a la Tabla 1 Ahora debemos indicar qué campo o campos de la Tabla 2 se llevarán a la Tabla 1. Para ello, se utiliza el siguiente recuadro en que se deben activar las casillas del o los campos a llevar. En este caso, se activa la casilla del campo Sucursal, que es el que contiene el nombre de la sucursal.


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Paso 4: Indicar el tipo de cruce En el tipo de cruce se especifica la forma en la que se llevará el o los datos desde la Tabla 2 a la Tabla 1. Las opciones son las que se presentan en el siguiente cuadro:

• Buscar Dato. Es la opción por defecto. Lleva el campo (indicado en el paso 3) de la Tabla 2 de acuerdo al campo de cruce. En el caso del ejemplo, esta es la opción que utilizaremos.

• Buscar Posición. Lleva la posición relativa dentro de la tabla 2 del campo de cruce, es decir, la fila dentro de esta tabla en la que se encuentra.

• Buscar si existe. Lleva un “si” o un “no” dependiendo si el campo de cruce se encuentra en la Tabla 2.

• Contar apariciones. Lleva la cantidad de veces que el campo de cruce se encuentra en la Tabla 2. Utiliza la función Contar.Si de Excel.

• Sumar dato. Suma en la Tabla 2 todas las apariciones del dato indicado en el paso 3 de acuerdo al campo de cruce.

• Otros tipos de cruce: promedio, máximo, mínimo, contar únicos.

Paso 5: Valor a devolver El valor a devolver puede especificarse como fórmula o referencia a los datos de origen, o como valor, en que no mantiene una referencia a los datos de origen. También se puede especificar la forma en que se tratan los datos con mensajes de error.

Con fórmula, los cambios que se realicen en la Tabla 2 se reflejarán en la Tabla 1, pero puede requerir de más tiempo de cálculo en el caso de tablas con grandes cantidades de datos. Por el contrario, con valor, los tiempos de cálculo se reducen al mínimo, pero las modificaciones de la Tabla 2 no se reflejarán en la Tabla 1. Los datos llevados como valor sirven, asimismo, para tablas que se ubican en libros diferentes cuando no se desea guardar las referencias o cuando serán enviados a otros usuarios. También se puede indicar la forma en que se trata a los datos que no son encontrados. Excel utiliza el código de error #N/A cuando un dato no es encontrado con funciones de búsqueda y referencia. El problema que presentan estos códigos, es que impiden realizar operaciones matemáticas o usar funciones de cálculo. Para evitar este inconveniente, se puede especificar devolver el mensaje de error #N/A como cero o como un dato en blanco. Resultado

Al presionar el botón , se genera el resultado del cruce, que para este ejemplo modifica la Tabla de Ventas, agregando una columna al final de la tabla con los datos del nombre de la sucursal contenidos en la Tabla de Sucursales, tal como se muestra en la siguiente figura.


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Sumar un dato de otra tabla Supongamos ahora que a la Tabla de Sucursales del ejemplo anterior queremos llevar el total de las ventas de cada sucursal que se encuentran en la Tabla de Ventas. En este caso la Tabla 1 es la Tabla de Sucursales y la Tabla 2 es la Tabla de Ventas. Recuerda que siempre la Tabla 1 es aquella a la que queremos llevar los datos de la Tabla 2.



Seleccionamos cualquier celda de la Tabla de Sucursales (ahora Tabla 1) y activamos la opción Cruzar 2 Tablas de ddTraDa. Como Tabla 2 se especifica en este caso a la Tabla de Ventas y se indican los campos deseados como en la siguiente figura En Tipo de Cruce, escogemos la opción Sumar Dato, ya que deseamos llevar el total de ventas de cada sucursal a la Tabla de Sucursales.

El resultado de este cruce agrega una columna en la Tabla de Sucursales, con los totales de ventas de cada sucursal, como se muestra en la siguiente figura.

Sumar un dato en otra tabla por 2 condiciones También es posible definir una suma de datos por más de una condición o criterio. Por ejm., si se necesita sumar las ventas de un departamento de las sucursales, en una tabla como la que se presenta en la siguiente figura.

En este se especifican los datos indicando ambos campos de cruce. La ventana de definición de los datos y el resultado de esta operación se muestran en la siguiente figura


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Tabla de Resultados

Buscar si un dato existe en otra tabla (comparar tablas) En muchas oportunidades te habrás encontrado con que el total de un dato en la tabla resumen no cuadra con el total del mismo dato en una tabla de de detalle. Muy probablemente esto se debe a que en la tabla de resumen no se encuentran todos los datos de la tabla de detalle por los que se está resumiendo. Consideremos las mismas tablas del ejemplo anterior, pero en la tabla de Ventas se ha agregado un registro de ventas de la Sucursal S5, que no existe en la Tabla de Sucursales. En la siguiente figura se presentan estas tablas.



Para determinar qué datos de la Tabla de Sucursales no existen en la Tabla de Ventas, selecciona cualquier celda de esta última y activa la opción Cruzar 2 Tablas en ddTraDa. La Tabla de Ventas en este caso es la Tabla 1. Como Tabla 2 se especifica la Tabla de Sucursales y se indican los campos Cod Suc de ambas tablas. Como campo a lleva se marca también el campo Cod Suc. Y como Tipo de Cruce se marca Buscar si existe, tal como se muestra en la siguiente figura.


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El resultado de este cruce agrega una columna en la Tabla de Ventas, que indica si Cod Suc se encuentra en la Tabla de Sucursales, como se muestra en la siguiente figura.

Contar las apariciones en otra tabla Supongamos que a la Tabla de Sucursales queremos contar la cantidad de ventas de cada sucursal que se encuentran en la Tabla de Ventas. En este caso la Tabla 1 es la Tabla de Sucursales y la Tabla 2 es la Tabla de Ventas.

Tabla de Sucursales (Tabla 1) Tabla de Ventas (Tabla 2) Selecciona una celda de la tabla principal (tabla 1), a la que quieres incorporar datos de la segunda tabla. Con el módulo Cruzar 2 Tablas de ddTraDa, indica la ubicación de la segunda tabla. En el recuadro Tabla 2 se debe indicar la ubicación de esta segunda tabla, que contiene el dato a llevar a la Tabla 1, es decir, la Tabla de Sucursales. Para ello, debes hacer clic en el

botón de este recuadro. Con ello aparecerá un cuadro de texto en el que podrás escribir la dirección de una celda de esta tabla o, más fácilmente, hacer clic en cualquier celda de ésta.

Luego, define el campo en común o campo de cruce. Después indica el o los campos de la segunda tabla a incorporar en la tabla principal y el tipo de cruce Contar apariciones.


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Opcionalmente puedes indicar si los datos se devuelven como fórmula o como valor.

Finalmente, presiona el botón Aceptar. El resultado del cruce, modifica la Tabla de Ventas, agregando una columna al final de la tabla con la cantidad de ventas de cada sucursal de la Tabla de Sucursales, tal como se muestra en la siguiente figura.

Cruzar tablas por más de un criterio Es posible definir una cruce de tablas por más de una condición o criterio con el módulo Cruzar 2 Tablas del complemento para Excel ddTraDa. Por ejm., si se necesita sumar las ventas de un departamento de cada sucursal, en una tabla como la que se presenta en la siguiente figura.

Tabla de Sucursales (Tabla 1) Tabla de Ventas (Tabla 2) La definición de datos se realiza de la siguiente manera, para que el cruce considere simultáneamente el código de sucursal y el departamento.


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El resultado del cruce, modifica la Tabla de Ventas, agregando una columna al final de la tabla con la suma de las ventas de cada sucursal y departamento de la Tabla de Sucursales, tal como se muestra en la siguiente figura.

Y


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Buscar Dato en Tabla

Descripción Fórmula Condicional te permite incorporar en la celda actualmente seleccionada una fórmula para buscar, contar o sumar condicionalmente un dato ubicado en una tabla, de manera similar al módulo Cruzar 2 Tablas de ddTraDa.

Fórmula Condicional ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite insertar una fórmula para buscar, contar o sumar un dato por uno o múltiples criterios o condiciones. • Qué hace: En la celda activa, inserta una fórmula condicional para buscar, contar o sumar un dato ubicado en la Tabla 2, similarmente a la opción "Cruzar 2 Tablas". • Forma de usarlo: - En primer lugar indique o seleccione una celda de la Tabla 2. Para ello, use el cuadro para seleccionar tabla, seleccione una celda dentro de la tabla y haga clic en Aceptar. Para tablas ubicadas en otras hojas, primero seleccione la hoja y luego una celda de la tabla. Para tablas ubicadas en otro archivo, utilice el menú "Ventana" para seleccionar el archivo en que se encuentra la tabla, y luego seleccione una celda dentro de la tabla. - Luego de especificada la Tabla 2, debe indicar: · el dato a buscar en la Tabla 2 y el campo de la Tabla 2 con el que se realizará el cruce de datos · un segundo y/o un tercer campo de cruce · el o los campos de la Tabla 2 que se devolverá - Tipo de Cruce: indica la forma en que se llevarán los datos de la Tabla 2 a la Tabla 1, que puede ser: el dato, la posición, si existe el dato en la Tabla 2, la cantidad de apariciones del campo de búsqueda de la Tabla 1 en la Tabla 2, la suma de los valores de la Tabla 2 que coinciden con el valor buscado. Otros tipos de cruce: promedio, máximo, mínimo, contar únicos. - Devolver: permite especificar si el dato se llevará a la Tabla 1 como fórmula o como valor. También puede especificar si para los datos no encontrados, cambia el mensaje de error #N/A por el valor 0 o <blanco>.


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Insertar una fórmula para buscar un dato Consideremos una tabla con las ventas de los departamentos de las distintas sucursales de una tienda. A partir del código de sucursal ingresado en una celda, queremos que se muestren en un rango de resumen el nombre y total de ventas de la sucursal correspondiente a este código. En la siguiente figura se presenta la tabla de sucursales en el rango A1:F13, y el rango de resumen se encuentra en las celdas H3:I5. El código de sucursal con el que se realizará la búsqueda se ingresa en la celda I3.

Para agregar el nombre de la sucursal, selecciona la celda en la que necesites incorporar el dato, en este caso la celda I4 , y luego activa la opción Fórmula Condicional en ddTraDa. En ella se debe indicar la ubicación de la Tabla 2, que es la que contiene el nombre de las sucursales. Luego se debe indicar el dato a buscar y el campo en de la Tabla 2 en que realizará la búsqueda. También se indica el campo a llevar a la Tabla 1 y el tipo de cruce.

Paso 1: Indicar la Ubicación de la Tabla 2 En el recuadro Tabla 2 se debe indicar la ubicación de esta segunda tabla, que contiene el dato a llevar a la Tabla 1, es decir, la Tabla de Sucursales. Para ello, debes hacer clic en el botón de este recuadro. Con ello aparecerá un cuadro de texto en el que podrás escribir la dirección de una celda de esta tabla o, más fácilmente, hacer clic en cualquier celda de ésta.

Si la Tabla 2 se encuentra ubicada en otra hoja del mismo archivo en que se ubica la Tabla 1, en el recuadro se deberá escribir la dirección completa de la tabla. Por ejemplo, si la Tabla 2 se encuentra en el rango C2:D5 de la Hoja2, se deberá escribir Hoja2!C2. Es más sencillo hacerlo con el Mouse. Para ello, haz clic en la lengüeta de la Hoja en la que se encuentra la Tabla 2 y luego selecciona cualquier celda dentro de ella. La dirección de la celda seleccionada aparecerá automáticamente en el cuadro de texto.


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Si la Tabla 2 se encuentra en un Libro distinto al de la Tabla 1, por ejemplo en el Libro2, deberás escribir la dirección [Libro2]Hoja2!C2. Al hacerlo con el Mouse, para ir al otro libro, se debe utilizar el menú Ventana de Excel y seleccionar el libro en que se encuentra la Tabla 2, y hacer clic en cualquier celda de esta tabla. La dirección completa de la tabla aparecerá en el cuadro de texto. Una vez indicada la ubicación de la Tabla 2 en el cuadro de texto, ya sea que se escribió directamente o se seleccionó con el Mouse, deberás hacer clic en el botón . Paso 2: Indicar el dato a buscar y el campo en que realiza la búsqueda Posteriormente, debemos indicar el dato a buscar en la Tabla 2, en este caso el código de sucursal de la celda I3. Luego, el campo en que realizará la búsqueda, en este caso se elige el campo Cod Suc.

Paso 3: Indicar el campo a llevar de la Tabla 2 Ahora debemos indicar qué campo de la Tabla 2 se llevará a la Tabla 1. Para ello, se utiliza el siguiente recuadro en que se debe seleccionar el campo a llevar. En este caso, se activa la casilla del campo Sucursal, que es el que contiene el nombre de la sucursal.

Paso 4: Indicar el tipo de cruce En el tipo de cruce se especifica la forma en la que se llevará el o los datos desde la Tabla 2 a la Tabla 1. En este caso el tipo de cruce es Buscar Dato. Las opciones son las que se presentan en el siguiente cuadro:

• Buscar Dato. Es la opción por defecto. Lleva el campo (indicado en el paso 3) de la Tabla 2 de acuerdo al campo de cruce. En el caso del ejemplo, esta es la opción que utilizaremos.

• Buscar Posición. Lleva la posición relativa dentro de la tabla 2 del campo de cruce, es decir, la fila dentro de esta tabla en la que se encuentra.

• Buscar si existe. Lleva un “si” o un “no” dependiendo si el campo de cruce se encuentra en la Tabla 2.

• Contar apariciones. Lleva la cantidad de veces que el campo de cruce se encuentra en la Tabla 2. Utiliza la función Contar.Si de Excel.

• Sumar dato. Suma en la Tabla 2 todas las apariciones del dato indicado en el paso 3 de acuerdo al campo de cruce.

• Otros tipos de cruce: promedio, máximo, mínimo, contar únicos.

Paso 5: Valor a devolver El valor a devolver puede especificarse como fórmula o referencia a los datos de origen, o como valor, en que no mantiene una referencia a los datos de origen. También se puede especificar la forma en que se tratan los datos con mensajes de error.


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Con fórmula, los cambios que se realicen en la Tabla 2 se reflejarán en la Tabla 1, pero puede requerir de más tiempo de cálculo en el caso de tablas con grandes cantidades de datos. Por el contrario, con valor, los tiempos de cálculo se reducen al mínimo, pero las modificaciones de la Tabla 2 no se reflejarán en la Tabla 1. Los datos llevados como valor sirven, asimismo, para tablas que se ubican en libros diferentes cuando no se desea guardar las referencias o cuando serán enviados a otros usuarios. También se puede indicar la forma en que se trata a los datos que no son encontrados. Excel utiliza el código de error #N/A cuando un dato no es encontrado con funciones de búsqueda y referencia. El problema que presentan estos códigos, es que impiden realizar operaciones matemáticas o usar funciones de cálculo. Para evitar este inconveniente, se puede especificar devolver el mensaje de error #N/A como cero o como un dato en blanco. Resultado

Al presionar el botón , se genera el resultado del cruce, que agrega una fórmula en la celda I4 que permite buscar el nombre de la sucursal.

Insertar fórmula de suma condicional Para agregar el total de ventas de la sucursal en la celda I5, selecciona esta celda y activa nuevamente la opción Fórmula Condicional en ddTraDa. En ella se debe indicar nuevamente la ubicación de la Tabla 2. Luego se debe indicar el dato a buscar que corresponde al código de sucursal contenido en la celda I3 y el campo en de la Tabla en que realizará la búsqueda, Cod Suc. El dato a llevar, en este caso, es Ventas Directas. Para indicar que queremos la suma total de estas ventas de la sucursal, el tipo de cruce debe ser Sumar Dato. En Devolver se indica Fórmula y #N/A como 0 para dejar el resultado como fórmula que pueda ser

actualizada cada vez que se modifica el código de sucursal de la celda I3.

El resultado se presenta en la siguiente figura.


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Insertar fórmula con múltiples condiciones También puedes insertar una fórmula de suma por 2 condiciones o criterios, por ejemplo para obtener el total de ventas de un departamento de una sucursal, como se muestra a continuación.


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Consolidar Plantillas

Descripción Consolidar Plantillas te permitirá consolidar plantillas ubicadas en distintas hojas de un mismo libro de Excel, en una nueva hoja. Las plantillas deben tener el mismo formato y estructura, es decir, los datos deben estar en las mismas celdas en cada plantilla. La consolidación generada puede actualizarse en el caso que se incorporen nuevas plantillas al libro que las contiene. Debido al formato de formulario, en lugar de formato de tabla, no es posible utilizar el módulo Resume n Tablas de ddTraDa.

Consolidar Plantillas ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite generar un resumen para plantillas o tablas que tengan el mismo formato. Puede ser muy útil para consolidar plantillas de solicitudes de fondos, presupuestos, encuestas, etc. • Qué hace: Consolidar Plantillas le permite consolidar plantillas ubicadas en un mismo libro y con el mismo formato, generando una tabla de resumen. • Forma de usarla: Importante: los datos deben ubicarse en la misma celda en cada plantilla. Por ejm., el campo Nombre se ubica en la celda B3 de cada hoja, y el campo Monto Venta en la celda E36 de cada hoja. Si los campos no se encuentran en la misma celda de las distintas hojas, es decir, por ejm., en una hoja Monto Venta está en la celda E37, este no será considerado en la tabla de resultado. Se recomienda hacer una revisión de las distintas hojas o plantillas antes de efectuar la consolidación, sobretodo si estas han sido manipuladas por otros usuarios. Idealmente, use plantillas protegidas, para evitar que sea modificada su estructura. Una consolidación puede actualizarse, mediante esta opción o a través de la opción Actualizar Datos, no siendo necesario el tener que generar el resumen nuevamente. Se indica en color rojo, en la línea de totales de la tabla resultado, que los datos de la tabla de origen han cambiado y que la tabla resultado necesita ser actualizada. - En el recuadro "Hojas a consolidar" indique las hojas que desea incluir en el resumen. - Para especificar los datos que quiere aparezcan en el resumen, debe indicar el Rótulo (nombre del dato), que puede ser una referencia o un texto que ud. escriba, y el Dato, que debe ser una referencia a la celda en que se encuentra el dato. - La consolidación se generará en una hoja nueva. Precaución: Los encabezados de cada columna serán utilizados para la actualización de la tabla, por lo que se recomienda no modificarlos.


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Consolidar Formularios Los formularios de solicitud de fondos que generan las distintas sucursales se han agrupado en un libro. Actualmente hay cuatro formularios y necesitamos generar una consolidación de éstos en una única hoja. En la siguiente figura se presentan los formularios.


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Para consolidar estos formularios activa la opción Consolidar Plantillas en ddTraDa. En este caso, queremos generar una consolidación que contenga los datos de la sucursal, la unidad, la actividad, la fecha y el monto solicitado. Es necesario indicar cada uno estos datos. Paso 1. Indicar las hojas a consolidar. En el cuadro Hojas a Consolidar selecciona las hojas que deseas incluir en el resumen. Puedes usar la casilla Todas las hojas para seleccionar todas las hojas o seleccionarlas individualmente. Paso 2. Indicar los datos a agregar. Para cada uno de los datos a incluir en la consolidación debemos indicar un rótulo, que se utilizará como nombre de la columna en la consolidación, y la dirección de la celda en que se encuentra el dato en la hoja. Ambos pueden escribirse directamente en el recuadro o utilizar el cuadro en el borde derecho para señalarla en la hoja. Luego de señalados el rótulo y la ubicación del dato, con el botón se trasladan al recuadro de la derecha que contiene los datos a incluir en la consolidación. En la siguiente figura se muestra la ventana una vez que se han agregado todos los datos.


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Luego, con el botón se genera la consolidación en una nueva hoja llamada Consolidado. En la siguiente figura se muestra el resultado.

Agregar un nuevo formulario al consolidado Para agregar un nuevo formulario después que se generó el consolidado, selecciona cualquier celda de la tabla consolidado y activa la opción Consolidar Plantillas en ddTraDa, luego marca la nueva hoja en el recuadro Hojas a Consolidar, de manera similar al ejemplo explicado en Resume n Tablas.

Nombres de las Hojas de un Libro Si deseas generar una hoja que contenga los nombres de todas las hojas contenidas en el libro de Excel, utiliza este módulo, sin agregar ningún campo a la lista de campos.


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Extrae Datos de Tabla

Descripción Extraer Datos de Tabla te permitirá utilizar diversos y múltiples criterios para extraer datos de una tabla o base de datos de Excel. La extracción se genera en una nueva hoja con los datos que tú eliges de la tabla y de acuerdo a los criterios que tú estableces. Las extracciones generadas te servirán para analizar los datos contenidos en ella o utilizarlos como una nueva tabla para obtener nuevos datos y/o resúmenes.

Extraer Datos de Tabla ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite extraer datos de una tabla o base de datos de acuerdo a ciertos criterios o cuando necesite dividir una tabla para generar múltiples tablas dependiendo de los criterios. • Qué hace: Permite extraer datos de una tabla de acuerdo con criterio a definir que deben cumplir los datos. Se puede extraer todos o algunos campos de la tabla. Los campos pueden, opcionalmente, indicar una función de análisis. También permite generar una o varas hojas de acuerdo a un campo a definir. • Forma de usarla: Traslade al cuadro "Criterios" los campos por los que necesite establecer los criterios. Podrá especificarlos de una manera similar a la opción "Autofiltro" de Excel. Utilice el botón ► para agregar un criterio, y el botón ◄ para quitar un criterio. Si desea modificar un criterio ya ingresado, haga doble-clic sobre él. En el cuadro "Datos a Extraer" especifique los datos que desee que aparezcan en la extracción. Opcionalmente, puede indicar funciones de análisis como: suma, contar, contara, promedio, producto, max, min, var, varp, desvest, desvestp. Utilice el botón ► para agregar un campo, y el botón ◄ para quitarlo. Con el botón » se agregan todos los campos. Si desea modificar un campo ya ingresado, haga doble-clic sobre él o utilice el botón ƒx. Si quiere realizar una extracción de toda la tabla combinada con el uso de funciones de análisis sobre algunos campos, deje el cuadro de Criterios en blanco y especifique los campos a extraer con sus respectivas funciones de análisis. ▫ Separar en Hojas Permite especificar el campo por el que se realizará la extracción en múltiples hojas. ▫ Opciones Permite definir si a la extracción se le aplicará formato de tabla y si se conserva el formato de los datos de origen. Inicialmente, ambas opciones están activadas.


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Extraer todos los campos de los registros o filas que cumplan un criterio Consideremos la tabla con las ventas directas y por Internet de una tienda de departamentos con sucursales en Santiago, Providencia y Concepción:

Si queremos extraer todos los campos de los registros de la Sucursal Santiago Centro, selecciona cualquier celda de la tabla y activa la opción Extraer Datos de Tabla en ddTraDa. En la ventana, en el cuadro Lista de Campos se mostrarán todos los campos de la tabla activa. En el caso que haya dos o más campos con el mismo nombre, los repetidos aparecerán con un número correlativo indicando su ocurrencia dentro de la tabla. Paso 1. Indicar los criterios. Los criterios son las condiciones que deben cumplir los campos para realizar la extracción. En este caso queremos extraer los registros en que la Sucursal sea igual a “Santiago Centro”. Para ello, selecciona el campo Sucursal en la Lista de Campos y agrégalo al recuadro Criterios con el botón , con lo que aparecerá una ventana en la que se especifica la condición para este criterio. En este caso en Condición se debe especificar “igual a” y en Valor escoger “Santiago Centro”.


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Paso 2. Indicar los Datos a Extraer. Los datos a extraer corresponden a los campos que queremos que aparezcan en la nueva tabla que generará la extracción. En este ejemplo, como queremos tener todos los datos de la tabla, podemos utilizar el botón lo que traspasará automáticamente todos los campos de la Lista de Campos. Paso 3. Opciones. Se puede definir opcionalmente si a la extracción se le aplica formato de tabla y si se conserva el formato de los datos de origen. Estas opciones se pueden definir en la página Opciones. En la siguiente figura se muestra esta opción.

Con el botón , se obtiene el resultado de la extracción, que se genera en una nueva hoja, con el nombre Consulta. En la siguiente figura se presenta el resultado para este ejemplo.

Extraer algunos campos de la tabla y los registros o filas que cumplan dos o más criterios Para la misma tabla del ejemplo anterior, queremos extraer para el Dpto. Electrodomésticos, las Ventas Directas superiores a 30.000 de todas las Sucursales. En el Paso 1, para especificar el criterio de las Ventas Directas superiores a 30.000, selecciona “mayor o igual que” en Condición y escribe el valor 30000 (sin punto de millar) en Valor. En la siguiente figura se muestra la ventana de Criterio.

Para indicar los Datos a Extraer, selecciona el campo Sucursal en la Lista de Campos, luego con la tecla Ctrl. presionada, selecciona los campos Mes y Ventas Directas. Luego haz clic en el botón del recuadro Datos a Extraer. En este caso ninguna función se asocia a estos campos, ya que no vamos a realizar ninguna operación sobre ellos. Más adelante se explica el uso de estas funciones. La siguiente figura muestra la ventana con todos los datos ingresados.


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El resultado de esta operación, con las ventas del Dpto de Electrodomésticos se presenta en la siguiente figura.

Extraer registros utilizando funciones de análisis Excel provee funciones que permiten analizar los datos almacenados en tablas o bases de datos. Son las funciones denominadas BD. Para mayor información sobre estas funciones puedes consultar la ayuda en línea de Excel. Las funciones BD utilizadas en este módulo son suma, contar, contara, producto, promedio, max, min, var, varp, desvest y desvestp. Extraer Datos de Tabla genera nuevas tablas a partir de otras tablas o bases de datos. Es decir, las tablas generadas no contienen líneas que totalicen o subtotalicen. Para obtener tablas de resumen que contengan totales o subtotales se recomienda utilizar el módulo Resume una Tabla de ddTraDa. Supongamos que deseamos obtener una tabla con que contenga el monto total (suma) de las ventas mensuales de cada Sucursal para el Dpto de Electrodomésticos. En la siguiente figura se muestra la ventana con los datos que debieran ingresarse para este caso.


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Para asociar la función suma al campo Ventas Directas, en el recuadro Función de la Ventana Dato a Mostrar, que aparece cuando se agrega el campo al recuadro Datos a Extraer con el botón , o una vez que el campo ya ha sido agregado a este

recuadro, con el botón . En la siguiente figura se muestra la lista de funciones que se despliega al agregar este campo.

El resultado de esta extracción se presenta en la siguiente figura

Obtener una tabla que resuma la tabla original Supongamos ahora, que tenemos una tabla con el detalle de las ventas de cada sucursal por departamento. Cada registro de esta tabla corresponde al una venta realizada por un vendedor de la sucursal. Esta tabla se presenta en la siguiente figura.


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Si se desea obtener una nueva tabla que agrupe por cada sucursal las ventas del mes. No se especifica ningún criterio, y en Datos a Extraer se agregan los campos Cod_Suc, Sucursal, Dpto y Mes. Para tener un campo con la cantidad de ventas realizadas, se agrega el Ventas Directas con la función contar. Finalmente, se agrega el campo Ventas Directas con la función suma. En la siguiente figura se muestra la ventana con los datos.

La extracción genera un resultado como el que se muestra en la siguiente figura

Generar múltiples tablas a partir de la tabla original En muchas oportunidades se hace necesario dividir la tabla original en múltiples tablas de acuerdo a ciertos criterios. Esta acción puede tomar mucho tiempo ya que se debe hacer una serie de operaciones por cada una de las tablas a generar, o utilizar la programación VBA. Extraer Datos de Tabla dispone de una opción que permite realizar esta operación de una manera bastante sencilla. Supongamos que tenemos la tabla con el detalle de las ventas de cada sucursal por departamento del ejemplo anterior. Si deseamos generar una tabla para cada sucursal con las ventas realizadas en ella. Cada tabla contendrá todos los campos de la tabla original y no utilizaremos funciones de análisis, ya que se quiere obtener el detalle de las ventas. Agrega todos los campos al recuadro Datos a Extraer con el botón .


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Luego en la página Separar en Hojas especifica el campo Sucursal, tal como se muestra en la siguiente figura.

La extracción genera una hoja por cada sucursal. Cada hoja recibe el nombre de la Sucursal. En las siguientes figuras se presentan las tres hojas generadas para las Sucursales Santiago Centro, Concepción y Providencia

Hoja Santiago Centro

Hoja Concepción

Hoja Providencia


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Si deseas generar una hoja por cada Dpto. con los datos de las ventas iguales o superiores a 10.000, la ventana con los datos es la que se muestra en la siguiente figura. En Separar en Hojas se debe especificar el campo Dpto.

La extracción en este caso genera las siguientes tablas

Hoja Electrodomésticos

Hoja Deportes


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Agrupar Tablas

Descripción Agrupar Tablas te permitirá agrupar varias tablas de datos en una única tabla. Esta tabla podrá ser posteriormente utilizada en combinación con Informe de Tablas Dinámicas de Excel o Resume n Tablas de ddTraDa. Las Tablas a agrupar deben tener todas el mismo formato, es decir, los encabezados de columna o nombre de los campos deben ser iguales en todas las tablas y, además, la ubicación de la primera celda de cada una de estas tablas en su respectiva hoja debe también ser la misma. Podrás incluir en la tabla de agrupación todos los campos de las tablas, o sólo los campos que necesites.

Agrupar Tablas ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite agrupar varias tablas de datos ubicadas en distintas hojas de un Libro Excel en una sola tabla. • Qué hace: Permite agrupar tablas de datos ubicadas en distintas hojas en un único libro. Puede incluir todos los campos de las tablas o seleccionar los que necesite. • Forma de usarla: En primer lugar, seleccione las hojas que desea agrupar. Agrupar Tablas detecta las tablas ubicadas en el Libro Activo que tienen el mismo formato que la tabla seleccionada, de tal manera de asegurar que al agruparlas se mantenga la estructura de la tabla. ▫ Campos de la Tabla Seleccione los campos de las tablas que desea incluir en la agrupación. Puede incluir todos los campos o seleccionar sólo los que requiera. ▫ Nombre de Hoja como 1er Campo Opcionalmente puede indicar que se utilice el nombre de la hoja en que se ubica cada tabla, como primer campo de la tabla de agrupación. ▫ Incluir datos filtrados de cada hoja Se puede especificar si se incluyen o no los datos que se encuentren en filas filtradas u ocultas en las distintas hojas. ▫ Transformar fórmulas a valor En algunas tablas, se incluyen datos calculados mediante fórmulas, por lo que puede ser deseable transformar éstas a valor para evitar modificaciones en los cálculos. ▫ Número de filas del encabezado Algunas tablas contienen más de una fila como encabezado, por lo que para estos casos es necesario hacer el ajuste mediante esta opción.


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Agrupar varias tablas en una nueva tabla Consideremos que tenemos en un Libro las tablas de ventas de tres sucursales de una tienda. Las tres tablas tienen el mismo formato y la primera celda está ubicada en la misma posición de su respectiva hoja. Si las tres tablas están ubicadas en archivos o libros distintos, deberán reunirse en un solo libro antes de poder ejecutar este la agrupación de tablas. Para ello, puedes utilizar la opción Administrar Hojas de ddTraDa. En la siguiente figura se presentan las tres tablas


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Para agrupar estas tres tablas, selecciona una celda de cualquiera de ellas y activa la opción Agrupar Tablas de ddTraDa, presentándose la siguiente ventana.

Opcionalmente se puede indicar que se utilice el nombre de la hoja en que se ubica cada tabla como primer campo en la tabla de agrupación. En este caso, como el nombre de cada sucursal ya está en las tablas, esta opción se desactiva. Con el botón se obtiene el resultado de la agrupación, que es una nueva hoja con los datos de las tres tablas. En la siguiente figura se muestra este resultado


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Agrupar Hojas

Descripción Administrar Hojas te permitirá mostrar u ocultar hojas del Libro activo, así como también ordenarlas alfabéticamente, protegerlas o desprotegerlas pudiendo definir una contraseña. Asimismo, permite cambiar el nombre a las hojas mediante un nombre junto a un correlativo (por ejm Sucursal1, Sucursal2, Sucursal3,…) o asignarle al nombre de cada hoja el valor de una celda. También permite reunir hojas de distintos libros de Excel en un único Libro. Esta acción puede ser muy útil para archivos generados por sistemas organizacionales los que se requiera integrar para lograr datos consolidados. Esto último puede obtenerse con otros módulos de ddTraDa como Resume n Tablas o con Agrupar Tablas, para armar una única tabla de datos a partir de varias tablas. Del mismo modo, se incluye una opción para guardar cada hoja del archivo como un libro individual en una carpeta.

Administrar Hojas ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite Mostrar u Ocultar una o varias hojas, ordenarlas alfabéticamente, proteger o desproteger varias hojas simultáneamente o agrupar hojas de distintos Libros de Excel en un único Libro. También, si necesita cambiar el nombre a varias hojas o guardar cada hoja como un libro individual. • Qué hace: Permite agrupar hojas ubicadas en distintos Libros de Excel, en un nuevo Libro. Puede agrupar todas las hojas de los libros abiertos o seleccionar las hojas que necesite. También permite Mostrar u Ocultar una o varias hojas del libro activo, así como ordenarlas alfabéticamente, cambiar el nombre a varias hojas, Proteger o Desproteger hojas simultáneamente, o guardar cada hoja como un libro individual. • Forma de usarla: Seleccione las hojas que con las que desea operar. Utilice la casilla Todas las Hojas para seleccionar todas las hojas. Luego indique si va a trabajar con las hojas del Libro activo o con las hojas de todos los libros abiertos. Finalmente indique la acción a realizar sobre las hojas seleccionadas, que puede ser: - Agrupar hojas (solo se aplica a Todos los Libros abiertos) - Mostrar Hojas (muestra las hojas ocultas) - Ocultar Hojas (oculta las hojas visibles) - Ordenar alfabéticamente - Proteger o Desproteger hojas. Se puede opcionalmente definir una contraseña. - Cambiar nombre. Se puede asignar un nombre junto a un correlativo o asignar al nombre de cada hoja el valor de una celda de la hoja respectiva. - Guardar en archivos individuales. Se debe seleccionar la carpeta en las que se guardarán las hojas.


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Agrupar Hojas de distintos archivos Consideremos tres archivos distintos que contiene cada uno el detalle de las ventas de cada sucursal de una tienda por departamentos. Cada archivo contiene una sola hoja. En la siguiente figura se presentan estos archivos.


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Para agrupar en un solo archivo estas tres hojas, activa la opción Administrar Hojas en ddTraDa. Para este ejemplo la ventana que se muestra es la siguiente

En la parte superior de la ventana se indica la cantidad de Libros y Hojas encontradas. Inicialmente se presentan las hojas del libro activo. En el recuadro Hojas de selecciona la opción Todos los Libros abiertos para que se muestren todos los libros actualmente abiertos para realizar la agrupación. Posteriormente selecciona todas las hojas. Con el botón se obtiene el resultado de la agrupación, que es un nuevo libro con las tres hojas, una por cada sucursal. En la siguiente figura se muestra este resultado


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Ordenar, Ocultar y Mostrar Hojas Puedes ordenar alfabéticamente las hojas de un libro, así como ocultar o mostrar una o varias hojas del libro activo. Para ello, en primer lugar selecciona la o las hojas del libro activo sobre las que deseas realizar la operación, activando la casilla de verificación de cada una de ellas. Luego, escoge la acción a realizar sobre las hojas seleccionadas, que puede ser Ocultar las hojas, mostrar hojas ocultas u ordenarlas alfabéticamente. En la siguiente figura se muestra la ventana con la Hoja1 y Hoja2 seleccionadas para realizar una acción sobre ellas.

Proteger o Desproteger Hojas Es posible proteger o desproteger varias hojas simultáneamente. Para ello, en primer lugar selecciona la o las hojas del libro activo sobre las que deseas realizar la operación, activando la casilla de verificación de cada una de ellas. Luego, escoge la acción a realizar sobre las hojas seleccionadas, que puede ser Proteger o Desproteger las hojas. Opcionalmente, se puede especificar una contraseña. Hay que considerar que si se desea desproteger hojas protegidas previamente con una contraseña, ésta se debe conocer necesariamente para realizar la desprotección. En la siguiente figura se muestra la ventana con la Hoja1 y Hoja2 seleccionadas para realizar una acción sobre ellas.


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Cambiar nombre a las Hojas Podemos cambiar el nombre a las hojas de un libro simultáneamente, asignando un nombre junto a un correlativo o asignarle al nombre de cada hoja el valor de una celda Para ello, en primer lugar selecciona la o las hojas del libro activo sobre las que deseas realizar la operación, activando la casilla de verificación de cada una de ellas. Luego, escoge la acción Cambiar nombre. Con ello se aparecerá un cuadro desplegable con las opciones Correlativo y Celda

La opción Correlativo permite asignar un nombre junto a un correlativo, por ej., Sucursal1, Sucursal2, Sucursal3, lo que se especifica de esta forma.

La opción Celda asigna al nombre de las hojas el valor de una celda de la hoja respectiva, lo que se especifica de la siguiente forma.

Guardar Hojas en Archivos Individuales Esta opción permite guardar las hojas seleccionadas como archivos individuales en una carpeta, que debe ser seleccionada. En la siguiente figura se muestra esta opción.


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Seleccionar

Descripción La selección de celdas es una de las actividades más comunes y recurrentes para cualquier usuario de Excel, la que obstante, es realizada la mayoría de las veces manualmente, con las consiguientes ineficiencias. Este módulo de ddTraDa permite realizar selección de celdas de una manera sencilla y además permite Filtrar por las celdas seleccionadas. Por ejemplo, seleccionar las celdas en blanco para eliminar las filas, en que se encuentran, seleccionar las celdas que contienen una fórmula para luego transformarla a valor; seleccionar las celdas que contienen un mensaje de error, como #N/A o #DIV/0!, para dejarlos en blanco; en una columna que debiera contener sólo datos numéricos seleccionar las celdas cuyo contenido es un texto aunque tenga apariencia de número; seleccionar los 3 valores más altos en una columna, o los más bajos; seleccionar celdas de un determinado color de fondo.

Seleccionar y Filtrar Celdas ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite seleccionar, marcar o filtrar celdas por diversos criterios. • Qué hace: Permite seleccionar celdas por diversos criterios. Esta selección puede posteriormente ser combinada con otros comandos de Excel, como copiar, borrar, cortar, dar formato, etc., o con otros comandos de este complemento, como manipular texto. Además, es se puede Filtrar las celdas en una tabla. • Forma de Usarla: ▫ Aplicar a: la selección se puede aplicar al rango especificado en la hoja activa, a las celdas que se encuentran en la misma fila o columna de la celda activa o a toda la tabla. ▫ Seleccionar: especifique una de las opciones para aplicar la Selección. ▫ Opciones: - Marcar las celdas seleccionadas con un color de relleno a elegir - Extender la selección a toda la fila de las celdas seleccionadas, para operaciones posteriores como cortar o eliminar - Agregar una marca en la última columna de la tabla. - Filtrar las celdas seleccionadas.


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Paso 1. Seleccionar el rango al que se aplicará la selección. Para todas las opciones disponibles en Seleccionar, se debe escoger el rango en el que se va a realizar la selección, el que puede ser el rango seleccionado, toda la tabla, la fila o la columna. Si hay una celda marcada, Seleccionar optará por la opción aplicar a toda la columna en la que se encuentra la celda actualmente seleccionada. Por el contrario, si es un rango el que está seleccionado, Seleccionar lo respetará. En cualquier caso, el rango sobre el que se desea actuar puede ser modificado. Paso 2. Escoger la opción de selección Con Seleccionar podrás acceder a las siguientes opciones de selección de celdas: Celdas con Constantes numéricas:

selecciona las celdas que contienen una constante numérica. Las celdas que se muestran como un número pero que son el resultado de una fórmula no son seleccionadas. Nota: los datos tipo fecha, también son considerados como número. En la siguiente figura se muestra el resultado de aplicar esta opción a toda la tabla.

Celdas con la 1ra ocurrencia de valor:

selecciona las celdas que contienen la primera ocurrencia de un valor. Puede usarse esta opción, por ejemplo, para copiar los datos sin repetir a otro rango. En la siguiente figura se muestra el resultado al aplicar esta opción sobre la columna “Sucursal”.


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Celdas repetidas: selecciona las celdas que se encuentran repetidas, es decir, todas aquellas que aparecen más de una vez en el rango especificado. En el ejemplo se muestran los profesores que aparecen repetidos en la columna Profesor.

Celdas con 2da ocurrencia o más:

selecciona las celdas que contienen la 2da ocurrencia de un valor o más. Al escoger esta opción, se puede modificar el valor de ocurrencias para, en lugar de la 2da ocurrencia, seleccionar la 3ra ocurrencia o más o la 4ta ocurrencia o más. En la siguiente figura se muestra el resultado de aplicar esta opción eligiendo Celdas con 2da ocurrencia o más sobre la columna Sucursal.

Celdas con Texto: selecciona las celdas

que contienen texto. Esta opción es útil para datos copiados de sitios de Internet a Excel, en que los números quedan almacenados como texto, lo que se puede observar cuando las operaciones aritméticas sobre estos datos no arrojan los resultados esperados (por ejemplo, al copiar una cartola de cuenta bancaria y aplicar la función suma). Si deseas transformar estos datos a número, revisa el módulo Manipular Texto. En el ejemplo, se puede seleccionar el dato de la celda F6, que fue ingresado como texto.

Celdas con Color de Relleno: selecciona las celdas que tienen cualquier color de relleno o uno específico que el usuario debe determinar, con el botón que aparece cuando se escoge esta opción. Por ejemplo, se pueden seleccionar las celdas de color amarillo para modificar su contenido.

Celdas Dependientes: selecciona las celdas que contienen fórmulas que hacen referencia a las celdas

del rango escogido. Celdas Precedentes: selecciona las celdas a las que hacen referencia las fórmulas del rango

escogido. Celdas con Mensajes de Error: selecciona todas las celdas que contienen un mensaje de error de

Excel, como #DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #¡REF! y #¡VALOR!. Celdas en Blanco: selecciona las celdas en blanco o que no contienen ningún valor, dentro del rango

especificado. Para rellenar celdas en blanco, revisa el módulo Rellenar Celdas en Blanco. Para eliminar las filas que contienen celdas en blanco, utiliza la selección de celdas en blanco en conjunto con la opción Selecciona la fila entera, posteriormente aplica la opción Eliminar de Excel


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Celdas con Formato Condicional: selecciona las celdas que tienen definido un formato condicional, realizado a través del menú Formato-Formato Condicional.

Celdas Visibles: selecciona las celdas visibles dentro de un rango que contenga celdas ocultas.

Celdas con Comentarios: selecciona las celdas que contienen comentarios.

Celdas con Hipervínculos: selecciona las celdas que contienen hipervínculos.

Celdas con Estilo: selecciona las celdas que tienen estilo normal, cursiva, negrita o negrita cursiva.

Celdas con Fórmulas: selecciona celdas que contienen fórmulas. Opcionalmente, se pueden seleccionar las celdas con fórmulas con algún criterio, por ejemplo las fórmulas que comiencen por “SUMAR.SI(” o las fórmulas que contengan el texto “PROMEDIO”.

Valores Condicionales: selecciona celdas de acuerdo a condiciones a especificar. En las siguientes

figuras se presentan dos ejemplos. En la primera de ellas se muestra el resultado de aplicar esta opción sobre la columna Ventas directas, eligiendo los valores mayores o iguales a 35.000, y en la segunda, se muestra el resultado sobre la columna Sucursal de todos los valores que contienen el vocablo “ce”.

Celdas con valor más…: selecciona las celdas con los n valores más altos o bajos. Por ejemplo,

seleccionar las 3 celdas con valor más alto.

Opciones

• Marcar las celdas en un color a elegir por el usuario. Al activar esta opción, aparece un botón con el que se puede escoger el color con que se marcarán las celdas que cumplieron las condiciones de selección. El botón cambia al color elegido.


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• Seleccionar la fila entera. Permite extender la selección a la fila entera de todas las celdas que cumplieron los criterios de selección, como las celdas que tienen un determinado valor o celdas en blanco. Esta opción puede ser muy útil para insertar, copiar o eliminar estas filas, por ejemplo para eliminar las filas que contienen celdas en blanco. En la siguiente figura se muestra el resultado de seleccionar la fila entera sobre la selección de las celdas en blanco de la columna Cod Suc. Para eliminar estas filas utiliza la opción Eliminar de Excel (menú Edición / Eliminar, o mediante el atajo de teclado Ctrl “-”).

• Poner una marca en una nueva columna de la tabla, que se agrega como última columna. La marca agregada es un número correlativo que se incrementa cada vez que se selecciona esta opción. En la siguiente figura se muestra la columna agregada con la marca para la selección de las Ventas Directas mayores o iguales a 35.000.

• Poner una marca y Filtrar por la marca agregada. En la siguiente figura se muestra la columna agregada con la marca y el Autofiltro para la selección de las Ventas Directas mayores o iguales a 35.000.


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Rellenar Celdas en Blanco

Descripción Rellenar celdas en Blanco te permite llenar las celdas en blanco de un rango con un texto, un número o con una referencia a una celda. Es muy útil para bases de datos importadas, que suelen venir con este tipo de celdas que dificultan los cálculos.

Rellenar celdas en blanco ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite rellenar las celdas en blanco de una tabla de datos. Esta opción puede ser de mucha utilidad para adaptar bases de datos importadas a Excel, que vienen con celdas en blanco que dificultan el procesamiento de los datos. • Qué hace: Permite rellenar las celdas en blanco de un rango de celdas con un texto, un número, una referencia a una celda, una fórmula o con el contenido del portapapeles. • Forma de utilizarla: - Rango a rellenar: puede rellenar las celdas en blanco de todo el rango o tabla, como también sólo las celdas que se encuentren en la misma fila o columna de la celda activa. - Con qué se desea rellenar: puede rellenar las celdas en blanco con un texto o un número, o con una referencia a la celda superior o la celda izquierda de cada celda o a una celda específica, igual para todas las celdas del rango, así como también ingresar una fórmula o con el contenido del portapapeles. - Opciones: puede definir que después de rellenar las celdas con una referencia a una celda o con una fórmula, se transforme este resultado a valor, lo que puede facilitar algunos cálculos.


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Rellenar las celdas en blanco de una columna Consideremos la siguiente tabla con las ventas de cada sucursal por departamento. En este caso la tabla tiene los datos iguales en blanco, lo que dificulta la obtención de resúmenes por sucursal. Para rellenar estos datos en blanco con el valor de la celda superior selecciona una celda de la columna Sucursal y activa este módulo en ddTraDa.


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Paso 1. Indicar el rango al que se desea aplicar esta acción. En este caso se aplica a la las celdas en blanco de la columna, lo que se muestra en la siguiente figura

Paso 2. Indicar con qué valor se rellenará el rango señalado en el paso 1. Las alternativas son rellenarla con la celda arriba de la celda en blanco, con la celda a la izquierda de la celda en blanco, con un valor numérico o de texto, con una referencia a una celda, con una fórmula o con el contenido del portapapeles. En este ejemplo, escogemos la primera opción, con la celda arriba de la celda en blanco. En la siguiente figura se presentan las alternativas.

Paso 3. Opcionalmente se puede indicar que las referencias a celdas o las fórmulas con que se rellenaron las celdas en blanco se transformen al valor que contienen, lo que puede resultar útil para algunos cálculos. En la siguiente figura se muestra el cuado en que se puede activar esta opción.

Con el botón , se produce el relleno de las celdas en blanco. En la siguiente figura se presenta el resultado para este ejemplo.


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Rellenar las celdas en blanco con un Valor En más de una oportunidad se requiere rellenar celdas en blanco con un valor de texto o numérico, lo que se puede realizar en Excel escribiendo el valor deseado en una celda y luego copiarlo a las restantes o también seleccionado el rango en el que se desea ingresar el valor y presionar [Ctrl]-[Enter] después de escribir el valor. Para tablas con grandes cantidades de datos esta opción de ddTraDa permite realizar esta acción de una manera rápida y sencilla. Supongamos la siguiente tabla y queremos agregar una columna, que llamaremos UNO, en que todas las celdas tengan el valor 1, para hacer cálculos posteriores

Se selecciona una celda de la columna UNO y se activa esta opción en ddTraDa. Se selecciona aplicar a todas las celdas en blanco de la columna y en Con qué se desea rellenar se marca la opción “Con este valor”, indicando el valor 1 en el recuadro, tal como se muestra en la siguiente figura.

El resultado, que rellena todas las celdas en blanco de la columna con el valor 1, se presenta en la siguiente figura.


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Rellenar las celdas en blanco con el Valor de una Celda Supongamos ahora, que a la tabla anterior le queremos agregar una nueva columna, que llamamos Comisión, con el porcentaje de comisión que se paga a los vendedores, valor que se encuentra almacenado en la celda B2 de la hoja Parámetros.

Al presionar el botón que se encuentra al final del recuadro, se presenta un nuevo cuado que permite indicar la celda en la que se encuentra el valor que deseamos seleccionar. En este caso, el valor se encuentra en una hoja distinta a la hoja en la que se ubica la tabla de datos. Para escoger la celda, se selecciona la lengüeta de la hoja Parámetros y luego se hace clic en la celda B2, que contiene el valor deseado. Una vez seleccionado se presiona la tecla Enter.

El resultado de esta acción se presenta en la siguiente figura.


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Manipular Texto

Descripción Manipular Texto te permite realizar operaciones para modificar los caracteres de los valores o cadenas de texto. Muchas tablas se originan en información de de distintos usuarios o sistemas de información o es copiada de páginas web, por lo que muy probablemente contienen texto escrito de diferentes formas. Mayúsculas o en minúsculas utilizadas indistintamente, unos que tienen tildes y otros no, y también muchos que tienen caracteres en blanco al principio o al final de la cadena de texto. Esto también ocurre con números o cifras que al contener caracteres en blanco o que están precedidos por un apóstrofo, son tratados por Excel como texto en lugar de número. Todo esto dificulta el procesamiento de estas tablas de datos para obtener resúmenes.

Manipular Texto ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite modificar el texto o los caracteres contenidos en una o varias celdas, especialmente para tablas o bases de datos importadas de otros sistemas, obtenidas de Internet, o aquellas que le envían otros usuarios. • Qué hace: Permite introducir modificaciones a los caracteres contenidos en las celdas, transformándolos en mayúsculas, minúsculas, tipo título o tipo oración. También permite eliminar los espacios en blanco al principio o final de la celda, eliminar tildes o reemplazar texto, así como transformar números con formato de texto (contienen espacios en blanco o están precedidos por un apóstrofo) en número. Asimismo, puede resultar muy útil para estandarizar datos importados a Excel o provenientes de distintos usuarios. • Forma de usarla: - Aplicar a: la manipulación de texto se puede aplicar al rango especificado en todas las hojas seleccionadas, a las celdas que se encuentran en la misma fila o columna de la celda activa o a toda la tabla. - Caracteres : las modificaciones de caracteres posibles son: · mayúsculas · minúsculas · tipo título o nombre propio · tipo oración. - Opciones: también se permite : · eliminar espacios en blanco · transformar números con formato de texto a número, · eliminar tildes · cambiar texto o un carácter por otro


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Transformar caracteres a mayúsculas o minúsculas Consideremos una tabla de profesores y asignaturas que se ha formado agrupando la información de las distintas carreras de una universidad, proporcionada por los encargados de cada una de ellas. En esta tabla, los nombres de los profesores están escritos algunos con mayúsculas y otros con minúsculas. Al mismo tiempo, no todos contienen los tildes. En la siguiente figura se presenta esta tabla.

Para poder hacer resúmenes por profesor, necesitamos en primer lugar estandarizar estos nombres para que queden escritos de la misma manera. Debido a que sólo algunos contienen tildes, eliminaremos éstos de todos los nombres. Selecciona una celda en la columna Profesor y activa Manipular Texto en ddTraDa.


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Paso 1. Indicar el rango al que se aplicará esta acción. Se debe escoger el rango en el que se va a realizar la selección, el que puede ser el rango seleccionado, toda la tabla, la fila o la columna. Si hay una celda marcada, Manipular Texto optará por la opción aplicar a toda la columna en la que se encuentra la celda actualmente seleccionada. Por el contrario, si es un rango el que está seleccionado, Manipular Texto lo respetará. En cualquier caso, el rango sobre el que se desea actuar puede ser modificado. En este caso utilizaremos el rango Toda la columna. Paso 2. Indicar la acción a realizar sobre los caracteres. Se puede escoger transformar los caracteres a mayúscula, a minúscula a tipo título (el primer carácter de cada palabra en mayúscula y resto en minúscula) o en tipo oración (el primer carácter de la oración en mayúscula y el resto en minúscula, y si hay un punto seguido, el carácter inmediatamente posterior a éste también se transforma en mayúscula). Es posible no marcar ninguna de estas opciones, con lo que no realizará modificaciones a los caracteres del rango seleccionado. En este caso utilizaremos Mayúscula. Paso 3. Opciones. Se puede escoger eliminar los espacios en blanco (que elimina los espacios en blanco al inicio y al final del texto), eliminar los tildes y reemplazar un texto por otro. En este caso se activan las casillas de Eliminar espacios en blanco y Eliminar tildes. Con el botón , se produce la manipulación de texto. En la siguiente figura se presenta el resultado para este ejemplo, que transformó los caracteres de la columna Profesor.

Convertir los números con formato de texto a número Las tablas de datos obtenidas de Internet, así como aquellas generadas con sistemas computacionales que exportan datos a Excel, en algunas ocasiones contienen números con formato de texto, lo que dificulta las operaciones de cálculo que utilizan estos datos. Esto sucede debido a que estos datos contienen espacios en blanco o están precedidos por un apóstrofo, con lo que son tratados como texto en lugar de número. En estos casos se escoge el rango al que se aplicará y se activa la opción Convertir números con formato de texto a número, como se muestra en la siguiente figura.


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Poner Marcadores

Descripción Poner Marcadores te permite agregar marcas de colores a datos numéricos, mediante formatos condicionales, de acuerdo a rangos de valores para una mejor visualización de los datos. Estos marcadores los añade en una columna nueva adyacente a la columna en que se encuentran los datos analizados, o en la misma columna de datos.

Poner marcadores ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando quiera añadir una clasificación visual en colores a una serie de datos. Por ejemplo, si fueran notas de clases, azul y rojo. También sirve para clasificar las ventas a clientes, o porcentajes de cumplimiento por departamento. • Qué hace: A una columna de datos numéricos, le agrega marcadores de color al lado de los datos, según límites a definir, lo que sirve para clasificaciones visuales. Estos marcadores los pone en una columna a la derecha de los datos o en la misma columna en que se encuentran los datos. Permite entre 2 y 4 colores. • Forma de usarla: - Valores: se debe definir el valor máximo y mínimo que pueden tomas los valores del rango. Se asume que el valor máximo no puede ser inferior al máximo valor del rango y que el valor mínimo no puede ser superior al valor más bajo del rango. El campo Intervalo se usa para definir el movimiento de los valores máximo y mínimo, así como de los límites de cada color. Se recomienda hacer la definición de estos valores de acuerdo a los resultados que se espera obtener, y luego pasar a la definición de los límites de cada color. - Define estados: se debe especificar la cantidad de estados (o colores) que se requieren y los límites para cada uno de ellos. Las modificaciones de los límites de un color afectan a los límites de los otros estados.


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Poner Marcadores a las Ventas Podemos añadir marcadores a las ventas de las sucursales de una tienda de departamentos cuyos niveles de venta se encuentran entre 10.000 y 45.000, tal como se muestra en la figura y una clasificación de 4 rangos de valores: rojo para las ventas menores a 25.000, amarillo para las ventas entre 25.000 y 33.000, verde para las ventas entre 33.000 y 40.000 y azul para las superiores a 40.000.


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Selecciona cualquier celda de la columna de ventas y activa Poner Marcadores en ddTrada. Se presentará la siguiente ventana, con valores iniciales que calcula automáticamente de acuerdo a los valores de la columna. Estos valores pueden ser modificados para ajustarlos a los que necesitamos. Paso 1. Ajustar el Rango de Valores. El rango de valores entre los que se encuentran los datos puede ser ajustado ya sea escribiendo directamente el valor o utilizando los controles de número que se encuentran al lado de cada recuadro. La cantidad en que se modifica cada valor cada vez que se presiona uno de estos botones está dada por el valor del recuadro Incremento, el que también puede ser modificado. En este caso ajustamos el valor máximo a 45.000, el valor mínimo a 10.000 y el incremento a 1.000.

Paso 2. Indicar dónde se pondrán los marcadores. Puede ser en una nueva columna o en la misma columna en que se encuentran los datos. En este caso los pondremos en una nueva columna, para la que se puede escoger el color de fondo de los marcadores, que inicialmente es gris. Paso 3. Definir los estados. Podemos definir entre 2 y 5 estados, cada uno con su conjunto de colores. El orden de los colores se puede modificar con las alternativas Ascendente o Descendente. Luego ajustamos los valores de cada estado, modificando los que tienen un color de fuente negro. Las modificaciones de los valores de un estado afectan a los valores del estado siguiente. Estos valores se pueden cambiar escribiendo directamente el valor en el recuadro o utilizando los controles de número que se encuentran al lado de cada recuadro. La cantidad en que se modifica cada valor cada vez que se presiona uno de estos botones está dada por el valor del recuadro Incremento del recuadro Rango de Valores. Después de las modificaciones la ventana queda de la siguiente manera


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Al presionar el botón se agregan los marcadores, con el resultado que se muestra en la siguiente figura.

Poner marcadores a notas de alumnos. Consideremos las notas de los alumnos de un curso, cuya escala es del 0 al 10. Las notas iguales o superiores a 5 aprueban y las inferiores a 5 reprueban. Queremos agregar marcadores rojo a las notas que reprueban y azul a las que aprueban en la misma columna en la que se encuentran los datos. En la siguiente figura se muestra la tabla de alumnos.

Selecciona una celda de la columna que contiene las notas y activa Poner Marcadores en ddTraDa. Ajustamos el rango de valores entre 1 y 10 y seleccionamos poner los marcadores en la misma columna que los datos Luego, definimos 2 estados, indicando el valor 5 en el recuadro menor que. El valor mayor o igual que se modifica automáticamente. La ventana de Poner Marcadores se presenta en la siguiente figura.


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El resultado de aplicar los marcadores a las notas de los alumnos se presenta en la siguiente figura.


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dores

Descripción En rangos de datos numéricos en algunas oportunidades se hace necesario realizar operaciones aritméticas sobre ellos, como por ejemplo sumarle un valor a todas las celdas del rango, multiplicarlas por una constante, cambiarle el signo o redondearlas al entero más próximo. Todas estas operaciones y otras más pueden ser efectuadas con esta opción de ddTrada.

Operaciones Aritméticas en Rango ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ • Cuándo utilizarla: Cuando necesite realizar una operación aritmética directamente en un rango de celdas, por ejm. para sumarle una constante, invertir el signo o redondear al entero más próximo. • Qué hace: Permite realizar operaciones aritméticas directamente sobre todas las celdas de un rango. • Forma de utilizarla: - Aplicar a: esta opción se puede aplicar al rango especificado, a las celdas que se encuentran en la misma fila o columna de la celda activa o a toda la tabla. - Celda = Celda <operador> <valor> : donde <operador> puede ser +, -, *, /, ^, &, y <valor> puede ser cualquier valor válido para la operación. Por ejm., Celda = Celda + 10, suma 10 a todas las celdas del rango y Celda = Celda * -1, invierte el signo de las celdas. - Celda = <valor1> Celda <valor2> : donde <valor1> y <valor2> pueden ser cualquier valor válido para la operación. Por ejm., Celda = Redondear( Celda ;0), redondea las celdas del rango al entero más próximo. - Más usados : al seleccionar una de estas opciones, Invertir Signo o Redondear a Entero, se completan automáticamente las opciones de operación arriba descritas. - Opciones : puede definir que después de realizar la operación, se transforme este resultado a valor, lo que puede facilitar algunos cálculos.


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Multiplicar las celdas por una constante En una tabla que contiene las ventas netas de las distintas sucursales de una tienda por departamentos. En la misma columna que contiene los montos de las ventas netas queremos que se muestra el valor con el iva del 19% agregado, sin la necesidad de una nueva columna que realice la operación. La tabla es la siguiente.

Selecciona cualquier celda de la columna Ventas Netas y activa Operaciones Aritméticas en Rango en ddTraDa. En la ventana utiliza la primera opción de operación, con el operador “*” y el valor “1,19”. La opción Transformar Fórmulas a Valor después de aplicar la dejamos activada.


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Paso 1. Indicar el rango al que se aplicará esta acción. Se debe escoger el rango en el que se va a realizar la operación, el que puede ser el rango seleccionado, toda la tabla, la fila o la columna. Si hay una celda marcada, se optará por la opción de aplicar a toda la columna en la que se encuentra la celda actualmente seleccionada. Por el contrario, si es un rango el que está seleccionado, éste se respetará. En este ejemplo utilizaremos el rango Toda la columna. Paso 2. Indicar la operación a realizar. Se puede escoger por una de estas formas de operación:

Celda = Celda <operador> <valor> : donde <operador> puede ser +, -, *, /, ^, &, y <valor> puede ser cualquier valor válido para la operación. Por ejm., Celda = Celda + 10, suma 10 a todas las celdas del rango y Celda = Celda * -1, invierte el signo de las celdas. Celda = <valor1> Celda <valor2> : donde <valor1> y <valor2> pueden ser cualquier valor válido para la operación. Por ejm., Celda = Redondear( Celda ;0), redondea las celdas del rango al entero más próximo.

En el caso de este ejemplo, para multiplicar todas las celdas por 1,19 la operación se define de la siguiente manera:

Al presionar el botón se realiza la operación sobre todas las celdas del rango seleccionado, con el resultado que se muestra en la siguiente figura.

El encabezado de la columna debe ser cambiado a “Ventas con iva” en la celda D1 para evitar posibles confusiones.

Invertir el signo de los valores En el caso que queramos invertir el signo de los valores de datos, podemos escoger la opción Invertir Signo en el recuadro Más Usados, con lo que automáticamente se completa la opción de operación correspondiente, tal como se muestra en la siguiente figura


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Redondear valores decimales al entero más próximo En el caso que queramos redondear valores con decimales al entero más próximo podemos escoger la opción Redondear a Entero en el recuadro Más Usados, con lo que automáticamente se completa la opción de operación correspondiente, tal como se muestra en la siguiente figura. En este caso la operación se escribe tal cual si estuviéramos escribiendo la fórmula con la función Redondear de Excel.

Otras operaciones Cualquier operación aritmética sobre un rango de datos se puede ejecutar con este módulo, como por ejemplo:

Sumar una constante Celda = Celda + constante Sumar el contenido de la celda A1 Celda = Celda + A1 Dividir por 1000 Celda = Celda / 1000 Elevar al cuadrado Celda = Celda ^ 2 Elevar al cubo Celda = Celda ^ 3 Redondear a 2 decimales Celda = Redondear( Celda ;2) Redondear a centena más próxima Celda = Redondear( Celda ;-2) Transformar Farenheit a Celsius Celda = 5/9 *( Celda -32)


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La opción de menú Otras Funcionalidades contiene un conjunto de funciones que complementan las opciones de ddTraDa. Estas funcionalidades son las siguientes:

Nuevas Funciones añadidas Despliega un mensaje que señala que las más de 30 nuevas funciones añadidas están disponibles en Excel a través del menú Insertar/Función. Además, indica que la descripción de estas funciones se encuentra en el archivo “Nuevas Funciones.xls” de la carpeta ddTraDa.

Barra de Herramientas ddTraDa Permite mostrar la Barra de Herramientas ddTraDa, que contiene accesos a todos los módulos principales de ddTraDa. Al ubicar el puntero del Mouse sobre un botón se muestra su descripción.


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Barra Formato Permite mostrar una segunda barra de herramientas con

Esta barra contiene los siguientes botones:

• Centrar en Selección, que permite centrar un texto entre varias celdas, sin la necesidad de combinarlas.

• Autoformato de tabla, que permite asignar formato a tablas. • 4 botones de formato de número que pueden ser personalizados. • Borrar todo, que borra contenido y formado de las celdas seleccionadas. • Serie correlativa, que inserta una serie correlativa en el rango indicado. • Seleccionar columna, que permite seleccionar todas las celdas de la columna de una tabla. • Pegar valores en Múltiples Áreas

Personalizar Botones Barra Formato La Barra Formato contiene 4 botones para formato de datos que pueden ser personalizados de tal manera que cada usuario tenga disponibles los que más le acomoden. La ventana de personalización es la siguiente.

Para cada uno de los 4 botones se puede definir:

• Descripción: que se despliega al ubicar el puntero del Mouse sobre el botón

• Código de Formato: corresponde al código de formato de Excel que se asigna al botón. Estos códigos corresponden a los que se presentan en la categoría “Personalizada” de Formato de Números de Excel. Para obtener ayuda sobre el uso de estos códigos, utilice el menú de ayuda de Excel y busque por “códigos de formato de número”.

• Imagen: es el código de imagen que se asigna al botón. Los códigos de imagen más utilizados para formato se muestran al hacer clic sobre la palabra Imagen de color azul.


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Formas, Nombres, Hipervínculos Este módulo de ddTraDa permite mostrar las Formas, Nombres e Hipervínculos que están definidos o creados en el Libro u Hoja activa.

• Nombres: muestra el Nombre y el rango al que se refiere.

• Formas: muestra el nombre de la forma y la hoja en la que se ubica.

• Hipervínculos: muestra el nombre del hipervínculo, su ubicación y la dirección a la que hace referencia.

Se pueden seleccionar los distintos ítems desplegados para ir a los seleccionados o para eliminarlos. En el caso de los hipervínculos lo que se elimina solamente es el vínculo.

Abrir Manual del Usuario ddTrada Abre el archivo pdf que contiene el Manual del Usuario ddTrada. Este manual también puede ser abierto desde las ventanas de ayuda de cada uno de los módulos ddTraDa.

Acerca de ddTraDa Despliega una ventana que contiene la versión de ddTraDa


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Nuevas Funciones Añadidas en ddTraDa ddTraDa incorpora más de 30 nuevas funciones, que pueden ser utilizadas en cualquier momento escribiéndolas directamente en la celda o a través de Insertar Función de Excel. En el archivo Nuevas Funciones.xls incluido en la carpeta ddTraDa se presentan ejemplos de cada una de estas funciones. Las funciones son las siguientes:


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Ejemplos del Uso de las Nuevas Funciones Separar el texto de una celda en 2 celdas de acuerdo a la cantidad de palabras Con las funciones HastaPalabra y DesdePalabra provistas con ddTraDa, es posible separar un texto de una celda Excel dependiendo de la cantidad de palabras que este contenga. La sintaxis de estas funciones es : HastaPalabra(texto, palabra, separador) DesdePalabra(texto, palabra, separador) El parámetro texto puede ser un texto o una celda que su contenido sea texto. El parámetro palabra se refiere al número de la palabra dentro de texto que se utiliza para la separación El parámetro separador es opcional, inicialmente está definido como un espacio (“ ”). En la siguiente figura se muestra el uso de estas funciones

El resultado, después de aplicar la función y copiarla a las restantes celdas es el siguiente

Separar el texto de una celda en 2 celdas de acuerdo a un carácter o símbolo Con las funciones TextoHasta y TextoDesde provistas con ddTraDa, es posible separar un texto de una celda Excel dependiendo de de un carácter o un símbolo. La sintaxis de estas funciones es : TextoHasta(texto, carac, desplaz) TextoDesde(texto, carac, desplaz) El parámetro texto puede ser un texto o una celda que su contenido sea texto. El parámetro carac se refiere al símbolo o carácter que se utiliza para la separación El parámetro desplaz es opcional, y permite definir un desplazamiento desde carac. Un valor positivo desplaza hacia la derecha y un valor negativo hacia la izquierda. En la siguiente figura se muestra el uso de estas funciones. En este caso los apellidos de los nombres están separados por una coma (“,”). Nota que en la función TextoDesde se incluye el parámetro desplaz con el valor 1, para omitir el espacio en blanco que hay entre la coma y el nombre de la persona.


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Obtener el promedio, mínimo o máximo de un rango de celdas que cumplan una condición Para promediar, o calcular el máximo o mínimo de un conjunto de celdas que cumplan una condición dentro de un rango, ddTraDa incorpora las funciones PromediarSi, MaxSi o MinSi, que se utilizan de manera análoga a la función SUMAR.SI de Excel. La sintaxis de estas funciones es : PromediarSi(rango, criterio, rangopromedio) MaxSI(rango, criterio, rangomax) MinSi(rango, criterio, rangomin) En la siguiente figura se muestra el uso de estas funciones.

Concatenar un Rango de Celdas Con la función Rconcat() provista con ddTraDa, es posible concatenar, o unir textos, un rango de celdas. Esta función viene a suplir una de las deficiencias de la función Concatenar de Excel, que sólo permite indicar celdas individuales para realizar la concatenación de textos. La sintaxis de la función es : RCONCAT(rango, separador) El parámetro rango se refiere a un rango de celdas.


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El parámetro separador es opcional, inicialmente está definido como un espacio vacío (“”). En la siguiente figura se muestra el uso de esta función


Obtener el número de índice de color de relleno o de texto de una celda Podemos utilizar las funciones ColorTrama() y ColorFuente() provistas con ddTraDa para obtener el número de índice del color de trama o relleno de una celda o del color de fuente o texto. En la siguiente tabla, tenemos marcadas con color de relleno rojo y amarillo algunos valores de celdas. Para obtener la cantidad de celdas de cada color, así como la suma de sus valores, creamos una nueva columna en la tabla que indique el índice de color de trama de cada celda, con la función ColorTrama().


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Luego, creamos las fórmulas para contar y sumar por cada color.

En que las fórmulas son:

En la celda D16 : =colortrama(C16) En la celda E16 : =CONTAR.SI($G$2:$G$13;D16) En la celda F16 : =SUMAR.SI($G$2:$G$13;D16;$F$2:$F$13).

De manera similar podemos utilizar las función ColorFuente() para obtener el índice de color de fuente, en lugar del color de trama, como se muestra a continuación.

Documents

Manual del Usuario ddTraDa.pdf