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Instituto do Meio ambiente
MANUAL DO SISTEMA DE ESTOQUE
Março/2010
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Instituto do Meio Ambiente - IMA Elizabeth Maria Souto Wagner– Diretora Geral
Diretoria Administrativa Financeira - DIRAF Daniella Fernandes– Diretora
Coordenação de Tecnologia da Informação – COINF Margareth Maia – Coordenadora
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APRESENTAÇÃO
O Manual do Sistema de Estoque foi desenvolvido para auxiliar o uso da ferramenta customizada no
mês de março de 2010, no âmbito da Coordenação de Recursos Logísticos – CRL/IMA.
De fácil manuseio e compreensão, o Manual está dividido basicamente em duas etapas: solicitação
de estoque (que pode ser realizada apenas pela área no qual estar lotada) e confirmação do
recebimento.
Às etapas acompanha a descrição passo-a-passo para a realização da ação desejada, equacionando
as dificuldades iniciais decorrentes do primeiro contato do usuário com o sistema.
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ÍNDICE 1. O SISTEMA DE ESTOQUE ........................................................................................... 5
2. ACESSANDO O SISTEMA DE ESTOQUE ................................................................. 6
3. SOLICITANDO MATERIAL ........................................................................................... 7
4. CADASTRAMENTO BÁSICO DO SISTEMA............................................................ 13
5. TELA DE ENTRADA .................................................................................................... 16
6. TELA DE SAÍDA........................................................................................................... 20
7. TELA DE AJUSTE ....................................................................................................... 22
8. TELA DE PERMISSÕES ............................................................................................. 23
9. CONSULTAS ................................................................................................................ 24
10. RELATÓRIOS ............................................................................................................. 26
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1. O SISTEMA DE ESTOQUE
O Sistema de Estoque é uma ferramenta concebida no âmbito da Coordenação de Recursos
Logístico, através da equipe de Sistema Integrado de Gestão, baseado nos sistemas do STD e no
Simpas, sistemas esses que são utilizados pelo IMA.
As funcionalidades básicas do Sistema de Estoque são: dinamizar, acompanhar e controlar os
processos de solicitação, criação do banco de dados dos fornecedores, entrada de notas fiscais,
fechamento de balanço, relatórios de tomada de decisão.
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2. ACESSANDO O SISTEMA DE ESTOQUE
Acesse http://sig.ima.ba.gov.br DIGITE SEU LOGIN E SENHA E CLIQUE EM ENTRAR
Caso não lembre a senha, você pode clicar em “Esqueceu a senha?” para encaminhar novamente para seu email
CLIQUE NO ÍCONE SISTEMA DE ESTOQUE
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3. SOLICITANDO MATERIAL PÁGINA INICIAL DO SISTEMA DE ESTOQUE
Nessa tela estão disponíveis o menu dinâmico vinculado ao perfil do usuário, e a pauta onde vai constar todas as solicitações em tramite feitas pelos usuários/setor.
NOVA SOLICITAÇÃO
Atenção! Nova Solicitação só vai ser permitida, caso o usuário não tenha nenhuma pendência de confirmação de solicitações anteriores.
Localizar o item que deseja solicitar. Olhe atentamente o centro de custo da despesa, Diretor/ Coordenador pode ter mais de um
centro de custo.
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Digite o item ou parte do item que deseja solicitar. Não precisa ser a primeira letra do item, pode ser qualquer letra dentro da palavra. Depois de feito isso, clique em pesquisar.
Agora precisa colocar a quantidade do item desejado. Atenção ao item que se encontra em vermelho, pois os mesmos não possuem saldo no almoxarifado.
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A tela abaixo informa todos os itens que solicitou e se entender que é necessário, pode-se colocar um comentário. Feito isso clique em gravar para finalizar sua solicitação.
O botão de pesquisa pode ser acionado enumeras vezes se achar necessário. A solicitação só será finalizada quando clicar no botão gravar. O item também pode ser retirado da lista, ao clicar no “x em vermelho”.
Após concluir a solicitação, o sistema automaticamente te levará para a tela principal, mostrando sua solicitação, só aguarda para ser atendida. Mas caso encontre necessidade de alterar, clique no “lápis”, ou se necessário excluir no botão “x”
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O almoxarifado possui duas ações para as solicitações realizadas:
1. Pode devolver, por motivos diversos e que deve ter um breve comentário. O usuário pode complementar e encaminhar de volta, ou excluir.
2. Liberar os itens solicitados, nesse caso o usuário pode confirmar sua solicitação ou devolver o material por motivos diversos.
Ao clicar no ícone , o sistema vai te encaminhar para a tela de alteração, podendo incluir, excluir novos itens e complementar o comentário.
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TELA DE CONFIRMAÇÃO
Ao clicar no ícone , o sistema vai te encaminhar para a tela de confirmação de recebimento, clique em confirmar para finalizar a solicitação.
TELA DE DEVOLUÇÃO
Caso contrário pode-se devolver o material recebido, basta clicar no ícone .
TELA DE REQUISIÇÕES ARQUIVADAS
Para visualizar todas as requisições realizadas.
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Clique no ícone .
TELA DE VISUALIZAÇÃO
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4. CADASTRAMENTO BÁSICO DO SISTEMA
CADASTRAMENTO DE GRUPO
Nesse local encontram-se todos os grupos cadastrados no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista família nesse grupo, o mesmo não poderá ser
excluído.
Cadastrar novo grupo.
CADASTRAMENTO DA FAMÍLIA
Nessa tela encontram-se todas as famílias cadastradas no sistema; Podem ser editados, excluído ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista itens relacionados, o mesmo não poderá ser excluído.
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Cadastrar nova família.
CADASTRAMENTO DE ITEM
Nessa tela encontram-se todos os itens cadastrados no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista nota fiscal com itens relacionados, o mesmo não
poderá ser excluído.
Cadastrar novo Item.
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CADASTRAMENTO DA UNIDADE DE MEDIDA
Nesse local encontram-se todas as unidades de medidas cadastradas no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista itens utilizando essa unidade de medida, o mesmo não
poderá ser excluído.
Cadastrar nova unidade de medida.
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5. TELA DE ENTRADA
CADASTRAMENTO DE FORNECEDOR
Nessa tela encontram-se todos os fornecedores cadastrados no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista notas fiscais relacionadas, o mesmo não poderá ser
excluído.
Cadastrar um novo fornecedor (Dados Básicos)
Cadastrar um novo fornecedor (Endereço)
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Cadastrar um novo fornecedor (Informações do Contato)
ENTRADA DE NOTA FISCAL
Nesse local encontram-se todas as notas fiscais cadastradas no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Para cadastrar uma nota é necessário ter o fornecedor e os itens previamente cadastrados no
sistema; Em vermelho, nota fiscal sem item relacionado.
Cadastramento de nota fiscal Não é permitidos CNPJ e número de notas fiscais iguais a alguma já cadastrada. Projeto, Produto, Território e Fonte, são dados previamente cadastrados no orçamento do
IMA; Razão Social e Nome Fantasia serão preenchidos automaticamente mediante o
preenchimento do CNPJ.
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Relacionar item na nota fiscal; Digite o item ou parte do item no campo abaixo; Pode relacionar vários itens por nota Valor Total da Nota será calculado automaticamente Caso necessite pode retirar um item da lista ou pode sair da tela e complementar
posteriormente, até concluir a nota fiscal.
VALIDAÇÃO DA NOTA FISCAL
Nessa tela encontram-se todas as notas fiscais lançadas no sistema que necessitam ser validas para entrar no estoque.
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Validando Nota Fiscal
Aplicação Imediata – Lançamento automática da saída do item Precisa colocar a unidade de custo que vai ser adicionado. Vale ressaltar que essa unidade
de custo vai sair nos relatório dessa unidade selecionada.
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6. TELA DE SAÍDA
LISTA DAS SOLICITAÇÕES NÃO ATENDIDAS
Nesse local encontram-se todas as solicitações em aberto; Podem ser atendidas, devolvidas ou canceladas, dependendo do status da solicitação;
LIBERAÇÃO DA REQUISIÇÃO
O almoxarifado deve informar a quantidade que será disponibilizada para o solicitante e descrever um breve comentário se achar necessário;
Os campos “ST”, ”EA” e ”EN” servem para informar a quantidade disponível dos itens no estoque.
DEVOLUÇÃO DA REQUISIÇÃO
O almoxarifado pode devolver a solicitação, caso encontre alguma divergência ou por motivos diversos. Obrigatório a justificativa.
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CANCELAR REQUISIÇÃO
O almoxarifado pode cancelar a solicitação, se o solicitante devolver o material.
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7. TELA DE AJUSTE
LISTA DE AJUSTE DE SALDO
Nessa tela encontram-se todos os ajustes realizados no sistema.
INSERIR NOVO AJUSTE
Digite o nome do item ou parte dele no campo abaixo e preencha os dados seguintes.
Ao clicar em calcular, será apresentada a última movimentação do item e mostrará uma projeção, caso a alteração seja confirmada.
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8. TELA DE PERMISSÕES
ASSOCIAR SOLICITANTE DE MATERIAL
O Coordenador da área vai precisar identificar duas pessoas da sua área para solicitar material. Caso o coordenador tenha mais de uma área, vai ser apresentados na tela todas as quais é responsável.
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9. CONSULTAS
CONSULTA REQUISITANTE
Mostra na tela os Coordenadores e os respectivos solicitantes por unidade de custos.
CONSULTA REQUISIÇÕES
Mostram todas às solicitações feitas no sistema, mesmo aquelas que foram excluídas.
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CONSULTA MOVIMENTAÇÃO DO ITEM
Tela para verificar a movimentação de um determinado item, por período. ATUALIZAR TELA
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10. RELATÓRIOS
LISTA DOS REGISTROS DE FECHAMENTO
Tela com todos os fechamentos realizados no sistema.
FECHAMENTO DO MÊS CORRENTE
Identifica o mês de fechamento e os botões de ação
Processando o estoque
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CONSULTA FECHAMENTO
Imprimindo o fechamento. Obs. O sistema criará um arquivo em “pdf”