Projecte ATENEA-ECOFIN

Manual d’Usuari de la Comanda Interna

Barcelona, 10 de Setembre de 2015 V1

Document elaborat per la USEF i la UTIC.

DISSENY, DESENVOLUPAMENT I IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ

DE LA GESTIÓ ECONÒMIC FINANCERA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA.

Pàgina 2 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

Índex

1. DESCRIPCIÓ DE LA FUNCIONALITAT. ........................................................................ 3

2. EXECUCIÓ DE LA FUNCIONALITAT. ........................................................................... 3

2.1 Noves transaccions ............................................................................................ 3

2.2 Opció 1. Creació de comanda Interna derivada d’acord homologació................. 5

2.3 Opció 2. Accés a la URL de catàleg UB Impremta corporativa. .........................10

2.4 Opció 3. Accés a la URL de catàleg UB marxandatge. ......................................11

Pàgina 3 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

1. Descripció de la funcionalitat. Per tal que els departaments i serveis interns de la UB puguin fer comanda a través de SAP alhora d’incorporar els productes interns de la UB com el Marxandatge UB i la Impremta Corporativa UB, s’ha creat una nova classe de comanda ZINT. D’aquesta manera es facilita la difusió del producte de la Universitat de Barcelona.

Les característiques són:

- El tipus de comanda és ZINT

- El rang de números és del 4700000000 al 4799999999.

- Els proveïdors són:

1- 108631 Marxandatge UB

2- 108632 Impremta Corporativa UB

- Els materials tindran la següent codificació:

Els primers 9 dígits: Y00108631 per a materials de Marxandatge UB

Els primers 9 dígits: Y00108632 per a materials d’Impremta Corporativa

- El pagament d’aquesta comanda es farà mitjançant Nota de Càrrec , però la comanda no té cap relació interna amb aquest pagament.

- La comanda Interna sempre es crearà derivada d’un a cord d’homologació. No existirà la transacció que permet i crear-la sense aquest acord. Per tal de fer-ho, la Unitat de Compres ha generat prèviament els acords d’homologació (associant els materials als nous proveïdors amb NIF de la UB).

- Import màxim: No hi ha limitació d’import màxim.

- Tipus d’imputació: Sempre serà sobre Centre de Cost (ja està informat)

- Indicador d’IVA. Ja està informat ‘0A’ (indicador fictici)

2. Execució de la funcionalitat

2.1 Noves transaccions El canvi més important respecte els altres tipus de comandes és que aquest tipus de comanda només es podrà crear amb l’opció “creació de comanda interna derivada d’acord d’ homologació”.

Al menú de Gestió de Compres � Comandes

Pàgina 4 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

Pàgina 5 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

Opció 1: Creació de la Comanda interna UB derivada d’homologació

Opció 2: Accés a la URL de catàleg UB Impremta corporativa.

Opció 3: Accés a la URL de catàleg UB Marxandatge.

2.2 Opció 1. Creació de comanda Interna derivada d’un acord d’homologació.

En clicar l’opció apareixerà la següent pantalla:

- Aquí sortirà per defecte la classe de comanda ZINT i la data.

- Obligatòriament s’haurà d’Informar del grup de compres.

- Fer intro i passem a la següent pantalla

Pàgina 6 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

Per tal d’informar del material disposem de l’ajuda de Cerca ‘Productes UB’

Escollirem aquesta pestanya i ja obtindrem els productes assignats a la classe de comanda interna UB. Podeu seleccionar per Codi de Material o per Text Ampliat (igual que els altres tipus de cerca)

Pàgina 7 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

Aclariment: Tots els materials associats a ZINT formaran part d’acords d’homologació, exceptuant un material que es deixa lliure perquè es pugui introduir en la pantalla de creació de la comanda per materials extres

Una vegada escollit el material omplirem la resta de dades, igual que ho fem a les comandes derivades d’acord d’homologació, i accedirem a la creació de la comanda

Pàgina 8 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

Passarem a la pantalla de creació de la comanda on ja està tot informat, per tant, no farà falta que omplim cap dada més, a no ser que volem incloure algun material extra.

Una vegada gravem la comanda, el sistema l’enviarà automàticament al proveïdor 108631 (Marxandatge UB) o bé al 108632 (Impremta Corporativa UB), ja que no té cap document associat.

- El formulari que rep el creditor serà igual que el de la resta de comandes, només amb alguns canvis que veiem a continuació:

Pàgina 9 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

-

Pàgina 10 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

2.3 Opció 2. Accés a la URL del catàleg UB Impremta corporativa.

Apareixerà aquesta informació:

Pàgina 11 de 11 29/09/2015

MAN10092015-Manual d’usuari de la comanda interna UB

2.4 Opció 3. Accés a la URL del catàleg UB marxandatge.

Apareixerà aquesta plana web.