MANUAL - EVISEM UNIVERSITAS INDONESIAsipma.ui.ac.id/files/manual/manualevisemupma.doc · Web viewSistem ini akan menjadi sistem pengisian data evaluasi internal semesteran program

MMANUALANUAL AAPLIKASIPLIKASI SIPMA SIPMA

UUNIVERSITASNIVERSITAS I INDONESIANDONESIAUUNTUKNTUK UPMA UPMA

HTTPHTTP://://SIPMASIPMA..UIUI..ACAC..IDID//FFEBRUARIEBRUARI 2014 2014

Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) UI yang

berbasis Web bagi pengguna sebagai Pengelola Program Studi. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk

tentang penggunaan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi SIPMA beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan

regulasi yang berlaku di Universitas Indonesia.

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI......................................................................................................................................... i

DAFTAR GAMBAR............................................................................................................................ ii

KATA PENGANTAR......................................................................................................................... iii

SEKILAS PANDANG.......................................................................................................................... 5

PROSES LOGIN.................................................................................................................................. 7

MENU HOME..................................................................................................................................... 9

Berita........................................................................................................................................................9

FAQ..........................................................................................................................................................9

Kalender.................................................................................................................................................10

Download................................................................................................................................................11

MENU ISIAN BORANG.................................................................................................................... 13

MENU HASIL ISIAN......................................................................................................................... 15

MENU ANALISIS.............................................................................................................................. 18

MENU USER..................................................................................................................................... 21

Daftar User.............................................................................................................................................21

Buat User................................................................................................................................................22

MENU LOGOUT........................................................................................................................................26

Manual Sistem SIPMAUntuk UPMA

i

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Halaman Utama SIPMA....................................................................................6Gambar 2. Login SSO..........................................................................................................6Gambar 3. Menu Utama SIPMA.........................................................................................7Gambar 4. Klik Berita..........................................................................................................8Gambar 5. Halaman List Berita...........................................................................................8Gambar 6. Halaman Berita..................................................................................................8Gambar 7. Halaman FAQ....................................................................................................9Gambar 8. Klik Kalender.....................................................................................................9Gambar 9. Halaman Kalender Evisem..............................................................................10Gambar 10. Evisem Update...............................................................................................10Gambar 11. Klik Download...............................................................................................10Gambar 12. Halaman Download Borang...........................................................................11Gambar 13. Pop Up Pilihan Penyimpanan........................................................................11Gambar 14. Klik Isian Borang...........................................................................................12Gambar 15. Pilih Borang Evaluasi....................................................................................12Gambar 16. Klik Program Studi........................................................................................12Gambar 17. Isian Borang Program Studi...........................................................................13Gambar 18. Klik Menu Hasil Isian....................................................................................14Gambar 19. Halaman Hasil Isian Evisem..........................................................................14Gambar 20. Pilih Jenjang pada Hasil Isian Evisem...........................................................14Gambar 21. Klik Detail pada Hasil Isian Evisem..............................................................15Gambar 22. Halaman Hasil Isian Evisem pada link Detail...............................................15Gambar 23. Klik Menu Analisis........................................................................................17Gambar 24. Halaman Laporan Hasil Isian Evaluasi Semester..........................................17Gambar 25. Pilihan Jenjang pada Analisis Hasil Isian......................................................18Gambar 26. Notifikasi Pengisian Belum Dilakukan..........................................................18Gambar 27. Kolom Pengisian Rekomendasi.....................................................................19Gambar 28. Notifikasi Perubahan Isian Rekomendasi......................................................19Gambar 29. Klik Menu User.............................................................................................20Gambar 30. Halaman Jumlah User....................................................................................20Gambar 31. Klik Pengaturan pada User............................................................................21Gambar 32. Halaman Edit Akun.......................................................................................21Gambar 33. Notifikasi Edit Akun......................................................................................21Gambar 34. Klik Buat User...............................................................................................21Gambar 35. Halaman Buat User........................................................................................22Gambar 36. Menentukan Level User.................................................................................22Gambar 37. Menentukan Fakultas User............................................................................22Gambar 38. Menentukan Program Studi User..................................................................23Gambar 39. Notifikasi Pembuatan User Baru...................................................................23Gambar 40. Menu Informasi User.....................................................................................24Gambar 41. Halaman Profile Pengguna............................................................................24Gambar 42. Menu Logout..................................................................................................25


ii

Gambar 43. Notifikasi Logout Sukses...............................................................................25

KATA PENGANTAR

SIPMA UI dibangun untuk member kemudahan dalam penelusuran informasi seputar

Penjaminan Mutu Akademik, baik informasi yang dikeluarkan oleh internal maupun eksternal

UI. Selain itu SIPMA UI dikembangkan untuk mempermudah proses evaluasi internal program

studi secara online melalui Evaluasi Internal Semesteran (EVISEM) dan Evaluasi Internal

Tahunan (EVITAH) yang secara bersama-sama diisi oleh seluruh program studi sesuai kurun

waktu yang telah ditentukan.

Harapan kami seluruh informasi dan aktivitas dalam SIPMA UI dapat memudahkan dan

meningkatkan pengembangan proses penjaminan mutu akademik di Universitas Indonesia.

Kritik/ masukan/ saran dan informasi terkait penjaminan mutu akademik dari sivitas akademika

UI sangat kami harapkan. Kritik/ masukan/ saran dan informasi dapat disampaikan kepada kami

melalui e-mail: [email protected]/fax 021-78849066. Untuk mengenal BPMA UI, Anda

dapat mengunjungi Web BPMA di http://bpma.ui.ac.id.

Depok, Februari 2014

BPMA UI


iii

http://bpma.ui.ac.id/

mailto:[email protected]

1SEKILAS PANDANG

Evaluasi Internal Semester merupakan kegiatan Kontrol Mutu (Quality Control) dalam Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Indonesia. Instrumen EVIN semester dirancang

berdasarkan kebutuhan UI dalam melihat ketercapaian mutu penyeleggaraan program studi

dalam kurun waktu satu semester berdasarkan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan.

Indikator yang digunakan merujuk kepada Standar Nasional Pendidikan, Komponen Mutu untuk

Akreditasi Program Studi oleh BAN PT serta Kriteria Mutu yang dikeluarkan oleh Asean

University Network-Quality Assurance (AUN QA). Tentunya tidak semua komponen mutu

disajikan dalam EVIN semester ini, tetapi dipilih komponen mutu yang cenderung selalu

berubah setiap semester dan dianalisis perkembangannya serta dapat dijadikan masukan untuk

perbaikan kegiatan semester berikutnya.

Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) adalah aplikasi berbasiskan web yang

digunakan untuk menunjang pemantauan terhadap pencapaian mutu penyeleggaraan program

studi pada tiap semesternya. Aplikasi ini bersifat online dan dapat diakses oleh pengguna yang

terhubung ke jaringan Internet dari mana saja.

Sistem ini akan menjadi sistem pengisian data evaluasi internal semesteran program studi (semua

jenjang dan kelas) dan merupakan perbaikan mayor dari sistem SIPMA versi 1.0.

SIPMA memiliki 4 katagori pengguna, yaitu :

1. BPMA (login menggunakan User SSO)

2. Dekan (user yang digunakan adalah SSO Dekan)

3. Program Studi (user yang digunakan adalah user sesuai nama program studi masing - masing,

biasanya yang mengisi adalah ketua program Studi atau staff prodi yang ditunjuk)

4. UPMA (user yang digunakan adalah user SSO dari UPMA)


4

Fungsi SIPMA Untuk Pengelola Program Studi

Dokumen ini khusus membahas mengenai petunjuk pemakaian untuk pengguna sebagai

pengelola program studi, yaitu:

Proses evaluasi internal untuk setiap semester dapat dilakukan secara online.

Manfaat SIPMA Untuk Pengelola Program Studi

Fungsi diatas memiliki manfaat langsung terhadap pengguna, yaitu :

Memudahkan dalam proses evalusi.

Memudahkan dalam pemantauan terhadap perolehan hasil evaluasi, sehingga dapat diketahui

mutu penyeleggaraan program studi pada tiap semesternya.

SIPMA UI memuat dokumen mutu UI dan Evaluasi Internal Semester (EVISEM) secara online

yang dilaksanakan pada bulan April. Ujicoba EVISEM sudah mulai dilaksanakan bulan Februari

2014 untuk program studi jenjang S1 dan S2. Simulasi akan dilaksanakan pada bulan Maret

tahun 2014.

Dokumen ini berisi hasil dari fase proses bisnis, functional dan non functional requirement, dan

use case list sistem dari masa pengembangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik

yang dikembangkan oleh Universitas Indonesia di bawah naungan Pengembangan dan Pelayanan

Sistem Informasi.


5

2PROSES LOGIN

Halaman utama dari SIPMA adalah halaman yang memberikan informasi mengenai jadwal dan

berita yang terkait dengan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik. Untuk menampilkan

halaman utama SIPMA, pengguna dapat mengakses URL http://sipma.ui.ac.id/ seperti Gambar

1.

Gambar 1. Halaman Utama SIPMA

Untuk mengakses sistem SIPMA, klik login seperti yang ditunjukkan panah pada Gambar 1.

Setelah itu sistem akan diarahkan ke halaman SSO (Single Sign On) UI. Pada halaman SSO,

masukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua sesuai dengan

account LDAP (account UI), kemudian tekan button untuk proses otentifikasi seperti

pada Gambar 2.

Gambar 2. Login SSO

Jika otentifikasi telah berhasil, akan ditampilkan menu utama bagi pengguna seperti Gambar 3.


6

http://sipma.ui.ac.id/

Pastikan anda login sesuai dengan user yang anda gunakan dengan melakukan cek pada nama

akun dan akun SSO UI yang ditunjukkan oleh tanda panah. Pada halaman ini ada 5 menu utama.

5 menu utama tersebut adalah menu Home, Isian Borang, Hasil Isian, Analisis dan menu User.

Gambar 3. Menu Utama SIPMA


7

3

MENU HOME

Menu Home adalah menu yang digunakan untuk melihat pengumuman maupun berita mengenai

SIPMA. Pada menu ini terdapat 4 menu utama, yaitu menu Berita, menu FAQ, Kalender dan

Download.

BeritaHalaman berita merupakan halaman yang memberikan informasi mengenai hal yang berkaitan

dengan Evisem. Untuk melihat berita, klik menu berita pada menu Home diatas. Lihat Gambar 4.

Gambar 4. Klik Berita

Setelah melakukan klik menu berita, maka sistem akan menampilkan halaman berita terbaru

seperti Gambar 5.

Gambar 5. Halaman List Berita

Untuk melihat berita yang dinginkan klik judul berita seperti pada Gambar 5 yang dilingkari dan

sistem akan akan menampilkan halaman berita seperti Gambar 6.

Gambar 6. Halaman Berita

FAQHalaman FAQ merupakan halaman yang berisikan pertanyaan dan jawaban yang

berkaitan dengan Evisem. Untuk melihat menu FAQ, klik menu FAQ pada menu Home

diatas. Lihat Gambar 7


8

Gambar 7. Halaman FAQ

Halaman FAQ ini merupakan halaman informasi mengenai Evisem dan sistem SIPMA. Untuk

melihat informasi, klik pada judul informasi dan sistem akan menampilkan informasi di halaman

yang sama dengan hanya melakukan slide down dan slide up.

KalenderMenu lain yang dapat ditampilkan pada halaman utama SIPMA adalah menu Kalender. Untuk

mengakses jadwal pengisian evisem dapat dilihat pada menu Kalender seperti pada Gambar 8

dan sistem akan menampilkan halaman kalender evisem seperti Gambar 9.

Gambar 8. Klik Kalender


9

Gambar 9. Halaman Kalender Evisem

Untuk melihat update pengisian dan tanggal submit pengisian dari program studi, lihat Evisem

Update pada sebelah kanan halaman utama SIPMA. Lihat Gambar 10.

Gambar 10. Evisem Update

DownloadHalaman Download ini merupakan halaman yang berisikan file downlod borang. File borang

tersebut digunakan untuk pengisian manual sebelum melakukan pengisian online Evisem. Untuk

mendownload file borang, klik menu Download. Lihat Gambar 11.

Gambar 11. Klik Download

Setelah melakukan klik download, sistem akan menampilkan halaman download borang. Lihat

Gambar 12.


10

Gambar 12. Halaman Download Borang

Pada halaman ini pengguna dapat melakukan download file dengan melakukan klik pada jenjang

yang dipilih. Setelah melakukan klik, sistem akan menampilkan pop up penyimpanan. Lakukan

klik save as untuk menyimpan borang yang di download. Lihat Gambar 13.

Gambar 13. Pop Up Pilihan Penyimpanan


11

4

MENU ISIAN BORANG

Menu Isian Borang adalah menu yang digunakan untuk melihat isian borang yang diisikan oleh

Kaprodi. Isian borang ini ditampilkan dalam bentuk borang dan isinya. Untuk mengakses isian

borang, klik menu Isian Borang pada menu diatas. Lihat Gambar 14.

Gambar 14. Klik Isian Borang

Setelah melakukan klik Isian Borang, sistem akan menampilkan halaman untuk memilih borang.

Lihat Gambar 15.

Gambar 15. Pilih Borang Evaluasi

Pilih borang evaluasi internal semester berdasarkan program studi dengan melakukan klik pilih

program studi seperti yang ditunjukkan tanda panah pada Gambar 15. Lihat Gambar 16.

Gambar 16. Klik Program Studi

Setelah memilih program studi yang diinginkan, klik dan sistem akan menampilkan

halaman borang yang telah diisi oleh kaprodi sesuai dengan program studi yang telah dipilih.

Lihat Gambar 17.


12

Gambar 17. Isian Borang Program Studi


13

5

MENU HASIL ISIAN

Menu Hasil Isian adalah menu yang digunakan untuk melihat hasil dan status pengisian Evisem

oleh Program Studi. Untuk melihat daftar dan status pengisian, klik menu Hasil Isian pada menu

diatas. Lihat Gambar 18.

Gambar 18. Klik Menu Hasil Isian

Setelah klik menu table isian, sistem akan menampilkan halaman hasil isian evaluasi internal

semester seperti Gambar 19.

Gambar 19. Halaman Hasil Isian Evisem

Halaman ini menampilkan status pengisian dari pengguna dengan role kaprodi. Dari daftar

pengisian dapat dilihat kaprodi mana saja yang sudah mengisi evisem dan program studi mana

saja yang sudah diberikan rekomendasi oleh UPMA dan Dekan. Untuk melihat sesuai dengan

jenjang, klik pilih jenjang seperti tanda panah pada Gambar 19. Lihat Gambar 20.

Gambar 20. Pilih Jenjang pada Hasil Isian Evisem


14

Setelah melakukan pilih jenjang, sistem akan menghasilkan daftar dan status pengisian program

studi sesuai dengan jenjang yang dipilih.

Untuk melihat detil hasil pengisian yang telah diolah dan disimpan oleh sistem, klik hyperlink

pada kolom detail yang ditunjukkan oleh tanda panah pada Gambar 21.

Gambar 21. Klik Detail pada Hasil Isian Evisem

Setelah melakukan klik Detail, sistem akan menampilkan halaman kedua dari Hasil Isian

Evaluasi Internal Semester seperti pada Gambar 22.

Gambar 22. Halaman Hasil Isian Evisem pada link Detail


15

Halaman hasil isian ini merupakan hasil perhitungan dari isian borang oleh Kaprodi. Hasil

perhitungan ditunjukkan pada kolom isian dan nilai hasil isian pada kolom nilai. Nilai yang

memiliki harkat kurang adalah nilai yang diberikan warna merah seperti yang ditunjukkan tanda

panah pada Gambar 22.


16

6

MENU ANALISIS

Menu Analisis adalah menu yang menyediakan kolom pengisian untuk memberikan rangkuman

dan rekomendasi untuk setiap jenjang program studi. Untuk mengakses laporan, pilih menu

Analisis seperti Gambar 23.

Gambar 23. Klik Menu Analisis

Setelah klik menu Analisis, sistem akan menampilkan halaman Analisis Hasil Isian Evaluasi

Internal Semester seperti Gambar 24.

Gambar 24. Halaman Laporan Hasil Isian Evaluasi Semester

Nilai yang diberikan warna merah adalah nilai yang memiliki harkat kurang sedangkan nilai

yang diberikan warna kuning adalah nilai yang memiliki harkat cukup. Total nilai

dikelompokkan menjadi 3 jenis, yaitu total dan rata – rata berdasarkan Input, Proses dan Output

serta total, rata-rata dan harkat keseluruhan dari nilai.

UPMA melakukan rekomendasi dan analisis per jenjang, untuk melakukan rekomendasi sesuai

dengan jenjang, pilih jenjang yang akan direkomendasi dan sistem akan memberikan pilihan

scroll untuk jenjang seperti Gambar 25.


17

Gambar 25. Pilihan Jenjang pada Analisis Hasil Isian

Setelah memilih jenjang, sistem akan menampilkan hasil pengisian program studi yang telah

mengisi Evisem sesuai dengan jenjang yang telah dipilih. Apabila sistem menampilkan notifikasi

seperti Gambar 26, maka pengisian belum dilakukan oleh kaprodi yang bersangkutan dan UPMA

belum dapat mengisi rekomendasi dan analisis.

Gambar 26. Notifikasi Pengisian Belum Dilakukan

Untuk melihat pengisian Evisem Program studi yang lain, klik hyperlink kembali untuk kembali

ke halaman Laporan Hasil Isian Evisem.

Setelah melihat hasil isian sesuai dengan jenjang, lakukan pengisian rangkuman dan

rekomendasi pada kolom yang telah sediakan. Lihat Gambar 27.


18

Gambar 27. Kolom Pengisian Rekomendasi

Lakukan pengisian rangkuman dan rekomendasi sesuai dengan input, proses dan output. Setelah

selesai melakukan pengisian rekomendasi, klik dan sistem akan menyimpan hasil

rekomendasi pada database sistem. Selama jadwal pengisian masih berlangsung, pengguna

masih dapat merubah isian rekomendasi. Untuk merubah isian lakukan tahap yang sama dari

Gambar 24 sampai dengan Gambar 27 dan sistem akan memberikan notifikasi penyimpanan

setelah melakukan klik simpan. Lihat Gambar 28.

Gambar 28. Notifikasi Perubahan Isian Rekomendasi


19

7

MENU USER

Menu User adalah menu yang memperbolehkan untuk menambah atau membuat user baru untuk

dapat mengakses system SIPMA. Untuk akses role UPMA, user yang dapat ditambahkan adalah

user dengan level akses Kaprodi dan UPMA saja. User yang dapat ditambahkan atau dibuat

adalah 1 user dengan 1 role.

Daftar UserDaftar user merupakan halaman yang menampilkan list user dan informasinya. Untuk memulai

mengakses daftar user, klik pada menu User seperti Gambar 29.

Gambar 29. Klik Menu User

Setelah klik menu User, sistem akan menampilkan halaman jumlah user seperti Gambar 30.

Gambar 30. Halaman Jumlah User

Pada halaman ini sistem menampilkan jumlah user yang sudah diassign sesuai dengan Fakultas.

Untuk melakukan pengaturan pada user yang diassign, klik pengaturan pada kolom pengaturan.

Lihat Gambar 31.


20

Gambar 31. Klik Pengaturan pada User

Setelah melakukan klik edit, sistem akan menampilkan halaman edit akun. Lihat Gambar 32

Gambar 32. Halaman Edit Akun

Setelah memastikan perubahan informasi akun benar, klik untuk menyimpan

perubahan akun dan sistem akan menampilkan notifikasi perubahan akun. Lihat Gambar 33.

Gambar 33. Notifikasi Edit Akun

Buat UserUntuk membuat atau menambahkan user baru, klik menu Buat User seperti Gambar 34.

Gambar 34. Klik Buat User


21

Setelah melakukan klik buat user, sistem akan menampilkan halaman pembuatan user seperti

Gambar 35.

Gambar 35. Halaman Buat User

Untuk membuat user baru, isikan username SSO UI user baru pada kolom username dan

tentukan level user dengan melakukan klik scrolldown pada seperti yang ditunjukkan tanda

panah pada Gambar 36.

Gambar 36. Menentukan Level User

Level user yang disediakan adalah level yang hanya dapat diassign oleh user UPMA, yaitu akses

sebagai Dekan, Kaprodi dan UPMA.

Setelah menentukan level user, tentukan Fakultas user seperti Gambar 37.

Gambar 37. Menentukan Fakultas User

Kemudian tentukan Program studi dari user tersebut. Lihat Gambar 38.


22

Gambar 38. Menentukan Program Studi User

Dalam membuat user, untuk level Dekan dan UPMA hanya mengisikan informasi user dari

tahap Gambar 35 sampai dengan tahap Gambar 37. Sedangkan untuk pembuatan user dengan

level Kaprodi, tahap pengisian dilakukan sampai dengan Gambar 38 yaitu pengisian kolom

program studi.

Setelah melengkapi pembuatan user baru, klik untuk menyimpan pada database

sistem dan sistem akan menampilkan notifikasi seperti pada Gambar 39.

Gambar 39. Notifikasi Pembuatan User Baru

Selain menu user pada menu utama SIPMA, menu user lain yang dapat diakses secara cepat

adalah menu user pada kanan atas halaman SIPMA. Menu user ini merupakan menu yang

memberikan informasi mengenai informasi pengguna sistem yang sedang mengakses pada saat

itu.

Untuk dapat menngakses menu user ini, klik pada panah sebelah kanan nama user seperti pada

Gambar 40.


23

Gambar 40. Menu Informasi User

Pada button user terdapat nama dan role dari pengguna yang sedang mengakses sistem. Untuk

melihat lebih detil mengenai informasi pengguna, klik profile dan sistem akan menampilkan

halaman profile pengguna seperti Gambar 41.

Gambar 41. Halaman Profile Pengguna


24

8

MENU LOGOUT

Menu Logout adalah menu yang digunakan oleh pengguna untuk keluar dari akses sistem. Untuk

mengakses menu logout, klik panah pada kanan nama pengguna dan klik logout. Lihat Gambar

42.

Gambar 42. Menu Logout

Setelah melakukan klik logout sistem akan menampilkan notifikasi logout sukses seperti pada

Gambar 43 dan akan kembali pada menu login SSO UI seperti Gambar 2.

Gambar 43. Notifikasi Logout Sukses


25

Documents

MANUAL - EVISEM UNIVERSITAS INDONESIAsipma.ui.ac.id/files/manual/manualevisemupma.doc · Web viewSistem ini akan menjadi sistem pengisian data evaluasi internal semesteran program