Manual Gerente 2

Manual para Gerentes Municipales /1

Elementos de Gerencia Local

II. La planificacin municipal

1. Qu es planificar?La principal funcin del gerente municipal es tomar decisiones

que aporten el mayor beneficio al municipio y su comunidad; sin em-bargo, tomar buenas decisiones exige algo msque voluntad de querer hacer bien las cosas;exige ante todo estar bien informado sobre lasnecesidades del municipio, de sus oportunida-des de desarrollo, de los intereses, propsitos ycapacidades de sus fuerzas sociales y organi-zaciones ms representativas. Exige, en snte-sis, informacin confiable y actualizada queaporte criterios y argumentos sobre los cuales poder fundamentar lasdecisiones que se tomen.

La planificacin es el constante proceso de bsqueda, ordena-miento y anlisis de informacin clave para la toma de decisiones.Una buena planificacin constituye, a menudo, la diferencia entre elxito y el fracaso de la gestin.

En la prctica, la planificacin se concreta en la identificacin yevaluacin de problemas y oportunidades, la determinacin de objeti-vos generales y especficos de la organizacin y el diseo de las acti-vidades y estrategias necesarias para alcanzarlos en un determinadoperodo de tiempo; as mismo, orienta la estimacin de costos y res-ponsabilidades estableciendo pautas tanto para la estructura y funcio-namiento de la organizacin como para la formulacin del presupuesto.

Planificarno es otra cosa

que pensar

antes de actuar

Grfico N7.El proceso

de planificacin

Bsqueda, ordenamiento yanlisis de informacin

Toma de decisiones

Ejecucin,Control

PlanificacinEC

2/ Manual para Gerentes Municipales


2.Es necesaria la planificacinen los gobiernos municipales?

En los gobiernos municipales como en cualquier organizacinmoderna, la planificacin es indispensable; siun gobierno municipal no planifica est renun-ciando a una de sus principales atribuciones:la de liderizar el proceso de desarrollo social,econmico y poltico del municipio, articulandovoluntades, esfuerzos y recursos en funcin deobjetivos comunes y compartidos. Renunciar ala planificacin es someterse a los perjudicia-les efectos de la improvisacin; es avanzar porcaminos desconocidos sin poseer un itinerariode viaje ni instrumentos de orientacin.

3.Qu ventajas ofrece la planificacina los ejecutivos municipales?

A travs de la planificacin, el ejecutivo municipal estar en mejorcapacidad para:

z Reducir la incertidumbre: la planificacin al definir objetivos con-cretos precisa el rumbo que deber seguir la gestin gubernamental;con propsitos claros disminuye la improvisacin y, por ende, las po-sibilidades de errar en la toma de decisiones. Por otro lado, a travsde la planificacin, la gerencia procura prever con suficiente antela-cin y superar las restricciones organizativas, polticas o financierasque podran afectar la viabilidad misma de las decisiones y objetivos.

z Aumentar la eficacia y eficiencia de la gestin: la planificacinobliga al gerente a concentrarse en la obtencin de resultados y noen el simple cumplimiento de tareas y actividades, estimulando sucreatividad y dedicacin para la solucin de problemas comunales.La eficacia o efectividad de un gerente vendr dada por su ca-pacidad para resolver problemas. Por otro lado, la planificacin,al priorizar objetivos, promueve la distribucin racional de los recur-sos, evitando duplicidad y despilfarros que afectan negativamente laeficiencia de la gestin.

No hay vientofavorable

para aquelque no sabea donde va

Seneca



z Evaluar la gestin gubernamental: la eficacia y eficiencia de lagestin slo pueden ser medidas cuando se establecen objetivos,metas y actividades concretas. Al no existir un plan, no hay nada quemedir y, por ende, ningn criterio para evaluar qu tan bien se hicie-ron las cosas.z Promover la participacin de la comunidad y del sector priva-do en el desarrollo local: la planificacin posibilita la definicin deobjetivos comunes y compartidos, contribuyendo con la formalizacinde criterios y mecanismos que hacen posible la participacin de lasociedad civil en lasdecisiones pblicas;es ms fcil concre-tar acuerdos y alian-zas sobre objetivosprecisos y medibles(cuyo cumplimientopueda ser validado)que sobre compro-misos generales ad-quiridos al calor deun discurso poltico.La Planificacin sincera el compromiso entre gobierno y comunidadhaciendo transparente la relacin ingresos-gastos-objetivos.z Elevar la calidad de sus relaciones con el Concejo Municipal: unplan detallado define en s mismo los criterios de xito y fracaso, im-pidiendo la prevalecencia de criterios personales o meramente parti-distas al momento de aprobar o improbar la memoria y cuenta anualque el Alcalde presenta ante la Cmara Municipal. Por otro lado, ofrecea los concejales y dems autoridades municipales una visin ms clarade la gestin, estimulando su compromiso con la comunidad y elevan-do la calidad y celeridad en el cumplimiento de sus funciones.

4. Quin planifica en el gobierno municipal?La planificacin ha sido mal entendida y mal ubicada en la ma-

yora de las organizaciones pblicas, incluyendo los gobiernos muni-cipales. A menudo, es vista como una actividad de corte acadmicoque realiza un conjunto reducido de funcionarios que forman parte de

Reducir incertidumbreAumentar la eficacia y eficiencia de la gestinEvaluar la gestin gubernamentalPromover la participacin comunitaria y del sectorprivadoElevar la calidad de las relaciones con la CmaraMunicipal

Grfico N 8.Ventajas

de la planificacin



la unidad de planificacin. Esta concepcin restringida de la plani-ficacin ha sido causa de su divorcio con el proceso gerencial real.

Debe darse en todos los niveles de laorganizacin donde se tomen decisio-nes; en los gobiernos municipales pla-nifican el Alcalde, los directores y, a unnivel operativo, los jefes de divisin yadministradores de servicios.

Las oficinas de planificacin mu-nicipal, llmense departamentos o direc-ciones, tienen como funcin coordinarel proceso de planificacin en el cualparticipan activamente las distintas de-pendencias del gobierno, evitando as

duplicidades e incoherencias entre sus actividades y garantizando elsentido de integralidad que debe caracterizar la gestin municipal; deesta forma, se convierten en un puente que comunica las grandesdirectrices que establece la alta gerencia (alcalde, directores genera-les), con las actividades concretas que asumen los niveles gerencialesms operativos.

5. Pasos del proceso de planificacin municipalLa planificacin es un proceso que comprende cuatro fases que

se refuerzan y complementan entre s. Estas fases pueden resumir-se de la siguiente manera:

a) Identificacin y seleccinde los problemasy oportunidades del municipio

Es el punto de partida del proceso de pla-nificacin y quizs el ms importante ya quedefine las caractersticas particulares que asu-mir el plan de desarrollo local. En esta faseel ejecutivo municipal conjuntamente con otrasfuerzas u organizaciones representativas delmunicipio, define los aspectos ms importan-tes sobre los cuales deber hacer nfasis la

Planifica quien tiene

capacidad para tomardecisiones que afectan

total o parcialmente

la misin, objetivoso el funcionamiento

del municipio

La planificacin

tiene que vercon la toma

de decisiones

y stas siempreapuntan

a la solucin

de problemas



gestin local. Esta fase, desde el punto de vista prctico, implica:

z Identificar los problemas y oportunidades potenciales del municipio.z Decidir cules son los problemas y oportunidades ms importantes.b) Anlisis de los problemas ms

importantes del municipioUna vez seleccionados los proble-

mas, stos deben ser analizados con ri-gor. A nivel de cada problema, este an-lisis implica:z Explorar la naturaleza y gravedad delproblema.z Identificar las causas probables delproblema.

c) Diseo de objetivos, metas y propuestas de accinEn esta fase se definen los propsitos fundamentales de la

gestin municipal, y las decisiones a tomar o actividades a ejecutarpara alcanzarlos. En trminos generales, estafase implica:

z Precisar los objetivos y metas a lograr en rela-cin con el problema.

z Identificar alternativas de accin para concre-tar los objetivos y metas y seleccionar las mseficaces y viables.

z Disear el plan de accin (combinacin de ac-ciones para enfrentar el problema)

d) Ejecucin del planImplica poner en prctica las accio-

nes y estrategias previstas en el plan ymanejar las circunstancias que acompa-an dicha implementacin. En esta fasesiempre quedar espacio para introducirlas modificaciones y mejoras requeridaspara concretar los objetivos.

El plan fijala direccin

y alcancede una gestin

La solucina los problemas nunca

se encontrar

en sus sntomas;elimine las causas

y solucionar

el problema

El plan est

siempre listopero est siempre

hacindose



La planificacin es un proceso permanente donde las fases des-critas se repiten cons-tantemente. Las acti-vidades ejecutadascon sus resultados,deben ser evaluadasy esta evaluacin per-mite corregir los pla-nes o adecuarlos anuevas circunstan-cias. Es por ello queel control (que sertratado en el captuloIII del presente ma-nual) cierra y a la vezdinamiza el proceso de planificacin.

6.El enfrentamiento de problemasy aprovechamiento de oportunidadescomo propsito de la planificacin

El alcalde es elegido por la comunidad para asumir de una for-ma responsable, eficaz y eficiente, la solucin de los problemas queafectan al municipio y promover el adecuado aprovechamiento de suspotencialidades de desarrollo.

Tener una idea clara sobre los problemas y necesidades de lacomunidad, as como de las oportunidades que deberan aprovecharsepara generar unmayor bienestareconmico y so-cial es un requi-sito indispensa-ble para prepa-rar un buen plan.

Grfico N 9. La planificacin como proceso continuo

Gobierno Municipal

Conocimiento de los problemas,necesidades y oportunidades

Plan para enfrentar los problemas dela comunidad y crear bienestar social,poltico y econmico en el municipio

Grfico N 10. Propsitode la planificacin

municipal

a. Identificacin yseleccin de losproblemas yoportunidades delmunicipio

b. Anlisis de losproblemas msimportantes delmunicipio.

c. Diseo deobjetivos, metas ypropuestas deaccin.

d. Ejecucin del plan

Control



Este proceso no siempre es fcil; a menudo los problemas yoportunidades son difciles de identificar, definir con rigor y, por su-puesto, de evaluar. Pero esta dificultad es parte de los retos quedebe superar cualquier gerencia en cualquier organizacin; y el go-bierno municipal no es la excepcin de la regla.

7. Qu es un problema?La palabra pro-

blema se utiliza paraidentificar cualquiersituacin que requie-re ser atendida. Losproblemas del muni-cipio son situacionesreales que la comu-nidad y el gobiernomunicipal consideraninsatisfactorias, y a lavez, susceptibles deser mejoradas o su-peradas.

La identificacinde un problema supo-ne, entonces, tener almenos una idea decmo deberan ser lascosas. Por esta razn,a decir de algunos au-tores, un problema no es otra cosa que la diferencia entre una reali-dad tal y como es y otra mejor que se asume como referencia.

8.Tipos de problemasque atiende la gerencia municipal

La gerencia municipal enfrenta distintos tipos de problemas. Porun lado est obligada a enfrentar problemas de ndole social, econ-mico o ambiental que afectan la comunidad y, por otro, debe atender

ESLos problemas del municipio

son situaciones realesque la comunidad y el gobierno

consideran insatisfactorias

DebeSer

Grfico N 11.Conceptode problema

Grfico N 12.Qu es unproblema?

Situac inDeseada

G ran parte de la v ia lidadurbana del m unic ipio Xse encuen tra en buenestado

Situac inReal

G ran parte de lav ia lidad urbana delm un ic ip io X seencuen tra en m alestado

D esviac innegativa =Prob lem a

SD



los problemas internos del gobierno cuya existencia afecta su funcio-namiento. Esta consideracin obliga a una primera clasificacin delos problemas en:z Problemas del municipio: son aquellos que afectan directamentea la comunidad y, por ende, deben ser atendidos por el gobierno mu-nicipal a travs de su plan de accin. El deterioro de la vialidad urba-na, el incremento de la delincuencia, la deficiente prestacin de servi-cios bsicos, etc., son algunos ejemplos de este tipo de problemas.z Problemas institucionales del gobierno municipal: se refieren alas deficiencias gerenciales, administrativas, organizativas, deinfraestructura, de personal, etc., que afectan el funcionamiento y/odesempeo del gobierno municipal. Su atencin constituye, a menudo,un requisito para enfrentar eficazmente los problemas del municipio.

El plan municipal y, por ende, el proceso de identificacin y se-leccin de problemas, debe hacer nfasis en los problemas delmunicipio. La atencin a problemas internos se justifica slo si stosobstaculizan o entorpecen el eficaz enfrentamiento de los problemasmunicipales; probablemente aparecern como algunas de sus cau-sas durante el proceso de anlisis. Generalmente, son abordados atravs de programas especficos de fortalecimiento institucional.

Para la gerencia municipal tambin puede ser til clasificar los pro-blemas en actuales y potenciales. Un problema es actual cuando sus ma-

nifestaciones son visi-bles y medibles en elpresente. Parte impor-tante de los problemasmunicipales son actua-les porque sus efectosson percibidos y denun-ciados por la comuni-dad. En cambio, losproblemas potencialesno son evidentes ni parala poblacin ni para elgobierno, pero un anli-sis atento indicara quetarde o temprano po-

Grfico N 13.Problemas institucionales,problemas del Municipio

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