Manual Gmail - campus.eprinsa.es

Manual Gmail

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Introducción.......................................................................................................... 3Recepción/Envío de correos.................................................................................5

Redactar y enviar.......................................................................................5Deshacer el envío...........................................................................9Confirmación de lectura................................................................10Enviar como otro remitente...........................................................11

Borradores...............................................................................................11Recepción de correos..............................................................................13Responder...............................................................................................14Organizar la Bandeja de Entrada.............................................................17

Clasificación por pestañas en la Bandeja de Entrada..................18Tipos de Bandejas de Entrada.....................................................19

Buscar correos.........................................................................................20Etiquetas............................................................................................................. 25

Asignación de etiquetas...........................................................................25Creación de etiquetas..............................................................................26Configuración de etiquetas......................................................................27Mover y etiquetar.....................................................................................31

Acciones............................................................................................................. 32Archivar....................................................................................................32Spam....................................................................................................... 32Eliminar.................................................................................................... 34Marcar como leído/no leído.....................................................................38Marcar como importante..........................................................................38Añadir a las tareas...................................................................................40Destacar..................................................................................................42Crear Evento............................................................................................43Filtrar Mensajes como éste / similares.....................................................45Silenciar...................................................................................................45Añadir a Contactos..................................................................................47Iniciar Chat............................................................................................... 48Imprimir.................................................................................................... 48Traducir....................................................................................................50Bloquear..................................................................................................50Denunciar suplantación de identidad.......................................................52

Filtros.................................................................................................................. 53Creación..................................................................................................53Modificar y eliminar..................................................................................54Exportar/importar.....................................................................................54

Configuración...................................................................................................... 56Deshacer el envío....................................................................................57Firma........................................................................................................ 57Respuesta automática.............................................................................58Delegación del correo..............................................................................59Añadir otras cuentas remitentes..............................................................61

Funcionamiento de la opción "Tratar como un alias"....................62Reenvío automático.................................................................................63

Créditos del Manual............................................................................................66

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Introducción

Gmail es un servicio de correo electrónico con posibilidades POP3 e IMAP gratuito proporcionado por la empresa estadounidense Alphabet (anteriormente Google) desde el 15 de abril de 2004.A día de hoy Gmail supera ya los 1200 millones de usuarios (esto significa que una de cada siete personas en el mundo utilizan Gmail cada mes), siendo el servicio de correo más utilizado del mundo.

El gran éxito de este servicio se explica por varios motivos:

- Gratuito para particulares

- 15GB de espacio de almacenamiento disponible (particulares)

- Interfaz sencilla e intuitiva

- Agrupación de conversaciones

- Publicidad poco intrusiva y orientada a las preferencias del usuario (particulares)

- Integración con todos los servicios y productos de Google y Android (Youtube, Calendar, Docs, Drive, Chrome, Play Store, Hangout,...)

- Servicio para empresas

En la interfaz o pantalla principal de Gmail podemos diferenciar distintas zonas o bloques. Aquí vamos a comentarlas brevemente, ya que se verán con más detalle en los siguientes apartados del manual:

Barra de búsqueda: En la barra de búsqueda vamos a poder realizar búsquedas de correos en nuestras bandejas aplicando diferentes criterios.

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Barra de menú: Aquí se ubican las diferentes opciones de menú para la gestión de los correos de nuestras bandejas (archivar, eliminar, etiquetar, navegación, configuración,...).

Botón Redactar: Abre una ventana para redactar un nuevo correo.

Árbol de bandejas/etiquetas: Nos muestra la lista de etiquetas (o bandejas o carpetas) que tenemos creadas para clasificar los correos. Clicando sobre cada una, se cargarán en la parte central los correos que contengan.

Lista de correos: Se ubica en la parte central de la pantalla, y mostrará la lista de correos de la carpeta/etiqueta selecciona o del resultado de la búsqueda realizada. Los campos que se muestran son (por orden): el remitente/s, el asunto (si tiene), los primeros caracteres del correo, indicador de adjuntos (si tiene) y la fecha y hora de recepción del mensaje.

Hangouts: Widget de Hangouts dónde veremos nuestra lista de conversaciones de chat, podremos comenzar nuevas, realizar videollamadas, y demás posibilidades que ofrece esta aplicación.

4 Introducción

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Recepción/Envío de correos

Las principales tareas que necesitamos realizar con nuestro correo electrónico es la recepción y el envío de correos, por lo que son las dos primeras acciones que vamos a tratar.

Redactar y enviarPara comenzar a redactar un nuevo correo sólo tenemos que pulsar sobre el botón "Redactar" de la pantalla principal. En ese momento se abrirá la ventana de redacción de correos con un tamaño reducido en la parte inferior derecha. Esta ventana podemos redimensionarla o maximizarla, según nuestras preferencias. El objetivo de ser una ventana más pequeña, es el permitir realizar búsquedas en la bandeja de entrada o consultar otros correos mientras escribes el nuevo correo.

El proceso de redacción y envío de un correo es muy sencillo:

1. En primer lugar, introducimos la dirección de correo del destinatario. En el momento de comenzar a escribir la dirección, la caja de texto se comportará como un buscador ofreciéndonos resultados en la parte inferior para que podamos seleccionar con el ratón sin tener que terminar de escribir la dirección completa. Fíjate también en los botones "Cc" y "Cco" que hay en la parte derecha. Si pulsamos sobre ellos se nos añadirán nuevas líneas de destinatarios en modo "Copia" y "Copia oculta" respectivamente.

Recepción/Envío de correos 5

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2. Debemos introducir un Asunto para el correo. No es obligatorio, pero sí muy recomendable, para evitar ser catalogados como SPAM y avanzar con pocas palabras el contenido, la importancia o la intención del correo a las personas destinatarias.

3. Redactar el correo, para ello sólo tenemos que comenzar a escribir en la siguiente zona, justo debajo del asunto. A esta zona se le denomina "cuerpo" del correo. En el cuerpo del correo podemos utilizar diferentes formatos (cursiva, negrita, colores, resaltado, tipo de letra, alineación...) y herramientas de texto (numeración, viñetas, tabulaciones, enlaces, emoticonos, corrector ortográfico...). Estas opciones las tenemos disponibles en los botones "Opciones de formato", "Enlaces", "Emoticonos" y "Corregir ortografía", que tenemos en la parte inferior.

6 Recepción/Envío de correos

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4. A un correo electrónico se le pueden adjuntar todo tipo de archivos. Para adjuntar un archivo tenemos varias opciones:

Desde "Adjuntar archivo": Si pulsamos el botón de adjunto (un clip), se nos abrirá una ventana nueva para que seleccionemos el documento de nuestro equipo que queremos adjuntar. El máximo tamaño permitido para un adjunto es de 25MB, si el archivo es mayor, Gmail añadirá automáticamente un enlace a Google Drive en vez de adjuntarlo. Así, el destinatario podrá descargárselo y acceder a él incluso si se retira el archivo de Google Drive.

Desde "Insertar foto": Si pulsamos el botón de foto (una cámara) se nos abrirá una nueva ventana desde la cual podremos seleccionar una imagen (sólo imágenes) de nuestro equipo para adjuntarla al correo, bien utilizando el botón "Seleccionar fotos para subir" o arrastrándola directamente en la propia ventana. También nos permite adjuntar una imagen de Internet sí conocemos su URL desde la pestaña "Dirección web (URL)". Para adjuntar la imagen al correo disponemos de dos opciones, adjuntarla dentro del cuerpo de correo (intercalada en el texto) pulsando el botón "Intercalar", o como


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adjunto (la imagen se adjunta al correo como un adjunto tradicional) pulsando el botón "Como archivo adjunto". Esta elección debe hacerse antes de seleccionar la foto. Por último, tendremos que pulsar el botón "Insertar" para que la imagen se adjunte al correo.

Desde "Insertar con Drive": Si pulsamos el botón de Drive se nos abrirá una nueva ventana donde se cargarán los archivos que tenemos en nuestra unidad Drive de Google, y podremos seleccionar cualquiera archivo para adjuntarlo al correo. También podemos adjuntar cualquier archivo que haya sido compartido con nosotros desde Drive, pulsando en la pestaña "Compartido conmigo", o seleccionar un archivo de nuestro equipo que será subido a Drive antes de ser adjuntado al correo. Para adjuntar archivos de Drive al correo tenemos dos opciones, adjuntarlos como enlaces (sólo se agrega un enlace al documento y por tanto no ocupa espacio en el correo) pulsando el botón "Enlace de Drive", o como adjunto (el archivo se adjunta al correo como un adjunto tradicional) pulsando el botón "Archivo adjunto". Por último, tendremos que pulsar el botón "Insertar" para que el archivo se adjunte al correo.


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Arrastrando el archivo con el ratón hasta la ventana de redacción: Gmail permite poder adjuntar archivos arrastrándolos directamente sobre la ventana de redacción. Si el archivo es una imagen nos la adjuntará intercalada en el cuerpo del correo, y en otro caso, quedarán como archivos adjuntos tradicionales. Si el archivo es mayor de 25MB, Gmail añadirá automáticamente un enlace a Google Drive en vez de adjuntarlo.

5. Una vez finalizada la redacción del correo y añadidos los documentos adjuntos que necesitemos, sólo tenemos que pulsar el botón "Enviar".

Deshacer el envío

Una de las características más útiles de Gmail es la posibilidad de poder deshacer un envío de correo durante algunos segundos después de haberlo enviado, evitando en muchas ocasiones enviar correos con errores o incompletos, a destinatarios erróneos,... Los segundos durante los cuales está disponible esta posibilidad (5, 10, 20 o 30) se establecen en la Configuración de Gmail, que veremos con más detalle en los siguientes apartados. Justo después de enviar un correo aparecerá un mensaje en la


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parte superior de la ventana dónde nos informará que el mensaje se ha enviado y aparecerá un enlace "Deshacer" para cancelar o deshacer el envío, y volver a la ventana de redacción. Transcurridos los segundos configurados, desparecerá este enlace y ya no se podrá deshacer el envío.

Confirmación de lectura

Otra funcionalidad relacionada con la redacción de correos es la de la Confirmación de lectura. Esta funcionalidad sólo está disponible en la versión "for work" de Gmail, es decir, la versión para empresas, y además sólo si el administrador la ha habilitado. Cuando enviemos un correo con confirmación de lectura, cuando el destinatario lea el correo, recibiremos una notificación de confirmación informándonos de la lectura (el estado de leído o no leído aparece debajo del cuerpo del mensaje).

Si queremos activar la confirmación de lectura, antes de enviar un correo, haremos clic en el menú de opciones (flecha desplegable) situado en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción, y activaremos la opción "Solicitar confirmación de lectura".

Cuando recibas un mensaje para el cual un usuario ha solicitado la confirmación de lectura, Gmail puede enviar automáticamente la confirmación o solicitarte que apruebes su envío, dependiendo de la configuración realizada por el administrador. Si la confirmación de lectura es manual, cuando cierres el mensaje o salgas de él, aparecerá un mensaje pidiendo tu aprobación para enviar una confirmación de lectura.


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No te fíes exclusivamente de las confirmaciones de lectura para saber si se han recibido tus mensajes. Aunque las confirmaciones de lectura son compatibles con muchos sistemas de correo, puede ocurrir que recibas una confirmación de un mensaje no leído (sólo lo haya descargado o clicado) o que no la recibas aunque el destinatario lo haya leído.

Enviar como otro remitente

Gmail te permite enviar mensajes poniendo como remitente direcciones de correo electrónico distintas de la tuya de Gmail. Con esta función puedes administrar varias cuentas desde la interfaz de Gmail si eres el propietario de la cuenta de correo electrónico vinculada a la dirección alternativa.

Para enviar desde otra cuenta, en la ventana de redacción o respuesta de correo, pulsamos nuestra dirección en el campo "De" y se desplegará una lista con las direcciones que tengamos añadidas como remitentes.

Para configurar las direcciones de remitentes, se puede consultar el apartado "Añadir otras cuentas remitentes" de este manual.

BorradoresMientras escribes un correo, Gmail va guardando automáticamente un "borrador", es decir, guarda el correo que estas escribiendo pero sin enviarlo. Así, siempre puedes salir de tu correo electrónico y terminar el mensaje en otro momento.


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Para encontrar el borrador de un mensaje que has dejado sin terminar, haz clic en la carpeta Borradores, en el árbol de carpetas/etiquetas del la izquierda y se mostrará el listado de correos en estado borrador que tengas.

Si no ves la carpeta Borradores, ve a la pestaña Etiquetas de la pantalla Configuración y haz clic en el enlace "mostrar" que hay al lado de la etiqueta Borradores, como se detalla más adelante en el apartado Configuración de etiquetas.

En el caso de borradores de respuesta, además de aparecer en la carpeta Borradores, también aparecerá un indicador "borrador" en el correo al que estás respondiendo, y al abrirlo, se posicionará directamente para continuar la respuesta.


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Cuando ya no necesites un borrador, haz clic en el icono "Descartar borrador" que hay en la parte inferior derecha de la ventana de redacción, o si quieres eliminar varios, desde el listado de borradores, seleccionando los que quieras eliminar y pulsando el botón "Descartar borradores" del menú superior.

Recepción de correosTodos los correos que recibimos nos llegarán a alguna de nuestras carpetas, según si tenemos o no reglas o filtros de mensajes. Por defecto, los mensajes recibimos los veremos siempre en la carpeta "Recibidos" (la bandeja de entrada). Si tenemos mensajes sin leer, al lado del nombre de la carpeta nos mostrará el número de mensajes no leídos de esa carpeta, y el correo aparecerá marcado en negrita en la lista de correos de la carpeta.


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ResponderUna de las acciones más habituales a realizar cuando se recibe un correo es responderlo. Para realizar esta acción desde Gmail disponemos directamente de un editor de texto en la parte inferior de la ventana de visualización del correo para que comencemos a escribir la respuesta, además de un botón "Responder" en la parte superior derecha que nos lleva al mismo editor.

Si un correo que hemos recibido ha sido enviado a varios destinatarios (en el campos Para o CC), podemos enviar una respuesta a todos los participantes en lugar de sólo al remitente. Para ello, debemos pulsar sobre el enlace "Responde a todos" en el editor de respuestas de la parte inferior de la ventana de visualización del correo, o bien, desplegando el botón de "Responder" y seleccionando la opción "Responder a todos".


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Otra opción de la que disponemos a la hora de responder un correo es seleccionar "Reenviar". Esta acción es similar a la respuesta pero no precarga los destinatarios en el campo "Para", ya que el objetivo es reenviar el correo a un destinatario no incluido ya en la conversación.

Una vez que hayamos terminado de escribir la respuesta al correo, bastará con pulsar el botón "Enviar" del editor de respuestas. Podéis comprobar que disponemos de las mismas opciones (añadir más destinatarios, formato de texto, adjuntos, ...) que se han descrito para la redacción de correos, pero en lugar de tener una nueva ventana para la redacción del correo, el editor se muestra ubicado en la parte inferior del correo que vamos a responder.


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Otro de los aspecto a destacar de la gestión de correos de Gmail es la agrupación de los correos en conversaciones, de forma que las carpetas quedan mucho más limpias y ágiles, ya que agrupa en una sola fila todas las respuestas a un mismo correo (conversación), evitando que se llene la bandeja sólo con esas respuestas. En la fila de la conversación se mostrarán los participantes, el número de respuestas que contiene, las primeras palabras del último mensaje, el indicador de adjuntos y la fecha.

Para ver todas las respuestas de una conversación bastará con hacer clic sobre ella, y se abrirá la ventana del último correo de la conversación, quedando replegados el resto de respuestas anteriores en la parte superior del mismo (sólo se muestra el remitente, la fecha, y las primeras palabras del mensaje). Para consultar alguna respuesta anterior debemos pulsar sobre ella para que se despliegue, y si volvemos a pulsar sobre ella se volverá a replegar. Sobre cualquiera de la respuestas podemos realizar las acciones comentadas anteriormente, responder, responder a todos, y reenviar.

El indicador de adjuntos no es muy fiable, porque la mayoría de las firmas de correo se insertan como imagen en el propio correo, por lo que Gmail la reconoce como adjunto y nos muestra el indicador, cuando realmente es sólo la firma.


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Organizar la Bandeja de EntradaEn Gmail, la organización de los correos electrónicos de nuestra bandeja de entrada está basada en la utilización de etiquetas. Los correos electrónicos podemos etiquetarlos con una o varias etiquetas, de forma que queden agrupados u ordenados según las etiquetas que les hemos asignado. Las etiquetas funcionan como carpetas, con la diferencia de que puedes añadir varias etiquetas a un mismo mensaje, por ejemplo, si creamos una etiqueta "Eprinsa" y etiquetamos un correo con ella, nos aparecerá en el árbol de carpetas una nueva con el nombre "Eprinsa", y si pulsamos sobre ella veremos el correo que acabamos de etiquetar; si repetimos el proceso sobre el mismo correo pero creando la etiqueta "Formación", veremos que el correo aparece en ambas carpetas. En el listado de correos de cada carpeta podremos ver las etiquetas que tiene asignadas cada correo.

Gmail realiza un etiquetado automático de los correos. Cualquier correo que nos llegue será etiquetado con la etiqueta "Recibidos", de forma que siempre aparecerá en la carpeta "Recibidos".

En el apartado Etiquetas se verán más detalles sobre la creación, configuración y asignación de etiquetas a los correos.


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Clasificación por pestañas en la Bandeja de Entrada

Si tenemos activada la clasificación por pestañas de la bandeja entrada, Gmail realizará además una clasificación automática de los correos según varios parámetros en "Principal", "Social", "Promociones", "Notificaciones" y "Foros" para ayudarnos a tener mejor organizada nuestra bandeja de entrada.

Para activar esta funcionalidad debemos seguir los siguientes pasos:

1. Pulsa el botón de Configuración (rueda dentada) y selecciona la opción "Configurar bandeja de entrada"

2. Marca las pestañas que quieres que aparezcan en la bandeja de entrada, que serán las categorías en las que Gmail clasificará tus correos.

3. Pulsa el botón Guardar y verás como se reorganiza automáticamente tu bandeja de entrada.

4. Si quieres deshacer los cambios solo tienes que desmarcar las pestañas en la misma pantalla "Configurar bandeja de entrada".


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Cuando organizamos nuestra bandeja de entrada mediante categorías y etiquetas, puede que lleguemos a tener dificultades para encontrar un correo concreto porque no recordemos su categoría o cómo lo etiquetamos. La forma más sencilla para solucionar este problema es utilizando la función de búsqueda que detallaremos más adelante, pero también podemos seleccionar la carpeta/etiqueta "Todos", en la cuál se ubican todos los correos independientemente de la categoría o etiqueta que tengan, incluso veremos los archivados y los borradores.

Tipos de Bandejas de Entrada

Gmail nos ofrece otra opción para la organización de nuestra bandeja de entrada (Recibidos), son los "Tipos de Bandejas":

Predeterminada: Es el tipo de bandeja por defecto, los correos se ordenan por fecha de llegada de más reciente a más antiguo, y por las categorías que tengamos habilitadas.

Importantes primero: Muestra en primer lugar los mensajes marcados como "Importantes", y a continuación el resto de correos ya ordenados normalmente por su fecha de llegada. Para más detalles sobre los marcadores de importancia consultar el apartado Marcar como importante de este documento.

No leídos primero: Muestra en primer lugar los mensajes no leídos, y a continuación el resto de correos ya ordenados normalmente por su fecha de llegada.

Destacados primero: Muestra en primer lugar los mensajes marcados como "Destacados", y a continuación el resto de correos ya ordenados normalmente por su fecha de llegada. Para más detalles sobre correos destacados consultar el apartado Destacar de este documento.

Prioritarios: Muestra en primer lugar los mensajes no leídos, los marcados como "Destacados" y los "Importantes", y a continuación el resto de correos ya ordenados normalmente por su fecha de llegada.


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Para seleccionar un tipo u otro de bandeja podemos hacerlo desde la propia etiqueta "Recibidos" en el árbol de carpetas/etiquetas del menú de la izquierda, pulsando el botón "flecha"; o desde la pantalla de configuración (botón "Configuración", opción "Configuración"), en la pestaña Recibidos, en la primera sección "Tipo de bandeja de entrada".

Buscar correosLa búsqueda de correos es también una de las acciones más habituales que vamos a necesitar realizar. El cuadro de búsqueda se encuentra ubicado en la parte superior de la ventana de Gmail, estando visible en todo momento, por lo que podremos realizar una búsqueda desde cualquier lugar de nuestra página de Gmail.

La búsqueda es una de las herramientas más potentes de las que dispone Gmail, aunque para sacarle el máximo partido debemos conocer algunos "trucos" que vamos a mostrar a continuación:

1. Buscar en todas las carpetas/etiquetas por palabras clave:

Es la búsqueda por defecto, es decir, si introducimos cualquier palabra/s en el cuadro de búsqueda, Gmail realizará la búsqueda en todos los correos que tengamos, (incluidos los borradores y las conversaciones de Hangouts guardadas) y mostrará aquellos que contengan esa/s palabra/s.


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2. Buscar en una carpeta/etiqueta concreta:

Para buscar un correo en una bandeja/carpeta concreta, tan sólo tendremos que pulsar sobre ella e introducir en el cuadro de búsqueda las palabras clave a buscar. A diferencia del caso anterior, sólo buscará entre los correos que se encuentren etiquetados en esa bandeja/carpeta (comprueba como en el cuadro de búsqueda se autocarga un filtro para la carpeta/etiqueta seleccionada: "in:xxxx" o "is:xxxx" o "label:xxxx").

También podemos utilizar el filtro de búsqueda "in:" para realizar esta tarea. Por ejemplo, si queremos buscar correos que contengan la palabra "Prueba" pero sólo en nuestra bandeja/carpeta "Eprinsa", utilizaremos el filtro: "in:eprinsa Prueba" (recuerda que no se puede dejar espacio después de ":").

A continuación mostramos algunos de los filtros disponibles para buscar de forma rápida en las bandejas/carpetas predefinidas de Gmail:

Buscar sólo en "Recibidos": "in:inbox" Buscar sólo en "Destacados": "is:starred" Buscar sólo en "Enviados": "in:sent" Buscar sólo en "Borradores": "in:draft"


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Buscar sólo en "Importantes": "is:important" Buscar sólo en las "Conversaciones de Hangouts": "in:chat" Buscar en "Todos" los correos: "in:all" Buscar en sólo "Spam": "in:spam" Buscar en sólo "Papelera": "in:trash"

3. Buscar sólo los correos no leídos

Al lado del nombre de las bandejas/carpetas aparecerá un indicador con el número de correos sin leer que tenemos en ellas, y puede ocurrir que nos indique que tenemos uno o varios correos sin leer, pero no consigamos localizarlos o estén muy lejanos en la paginación de la lista de correos. Una buena forma de poder listar sólo los correos no leídos es utilizando el filtro: "is:unread".

4. Buscar correos desde o para una persona

Si necesitas encontrar correos que hayas intercambiado con una persona concreta, tan sólo debes introducir en la caja de búsqueda la dirección de correo de esa persona. Gmail devolverá como resultado todos aquellos correos enviados o recibidos de esa persona.

Sí queremos afinar aún más este tipo de búsqueda, podemos limitar la búsqueda sólo a aquellos correos enviados para esa persona, o sólo a aquellos recibidos desde esa persona. Para ellos disponemos de los siguientes filtros:

Correos para una persona: "to:<direccion_email>" Correos desde una persona: "from:<dirección_email"

No es necesario conocer la dirección de email de una persona para utilizarla en las búsquedas, podemos escribir directamente parte de su nombre y Gmail nos propondrá los emails coincidentes para que los seleccionemos al estilo de las búsquedas de Google.

5. Buscar sólo los correos silenciados

Cuando marcamos una conversación como silenciada los nuevos mensajes que recibamos de ella no aparecerán en la bandeja de


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entrada (Recibidos). Pero si queremos localizar alguna conversación silenciada para leerla o porque la hayamos silenciado por error, podemos utilizar un filtro de búsqueda que sólo nos muestre aquellas conversaciones silenciadas. Este filtro es: "is:muted".

La opción de silenciar conversaciones se detallará más adelante en el apartado Silenciar.

6. Búsqueda avanzada

La búsqueda avanzada nos permite realizar búsquedas con varios tipos de filtros de una forma visual y sencilla, y que podemos combinar para afinar más los resultados. Todas las búsquedas citadas anteriormente se pueden realizar desde la búsqueda avanzada, además de otras sólo disponibles desde esta pantalla. Las diferentes opciones de filtros son:

Filtro "Buscar": Nos permite establecer la bandeja/carpeta, o la categoría, o la etiqueta sobre la que realizar la búsqueda.

Filtro "De": Nos permite buscar correos de uno o varios remitentes.

Filtro "Para": Nos permite buscar correos de uno o varios destinatarios.

Filtro "Asunto": Podemos buscar correos por el asunto (también podemos utilizar el filtro directo "subject:<asunto>").

Filtro "Contiene las palabras": Es equivalente a la búsqueda por defecto, busca correos que contengan las palabras claves que indiquemos aquí en cualquier parte del correo (remitente, destinatarios, asunto o cuerpo).

Filtro "No contiene": Busca los correos que no contengan las palabras claves que indiquemos aquí en cualquier parte del correo (remitente, destinatarios, asunto o cuerpo).

Filtro "Contiene archivos adjuntos": Buscará correos que contengan archivos adjuntos.

Filtro "No incluir chats": Excluye de la búsqueda los mensajes de Hangouts.

Filtro "Tamaño": Nos permite buscar correos con un tamaño mínimo o máximo.

Filtro "Rango de fechas": Podemos buscar correos recibidos o enviados en el rango de fechas que indiquemos.


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EtiquetasComo ya se ha comentado, las etiquetas son la herramienta que nos ofrece Gmail para la organización de los correos electrónicos de nuestra bandeja de entrada. Las etiquetas funcionan como carpetas, con la diferencia de que puedes añadir varias etiquetas a un mismo mensaje, consiguiendo que aparezca en varias carpetas a la vez. Por ejemplo, podríamos crear una etiqueta llamada "Seguimiento" para correos electrónicos a los cuales deseas hacer un seguimiento, de forma que cuando recibamos un correo al cual queramos hacerle un seguimiento especial, lo etiquetaríamos con esta etiqueta; y así, de forma rápida, podríamos ver aquellos correos que tengamos en seguimiento pulsando sobre la carpeta "Seguimiento" correspondiente a la etiqueta. En el listado de correos de cada carpeta podremos ver las etiquetas que tiene asignadas cada correo.

Asignación de etiquetasLa asignación de etiquetas o etiquetado de los correos se hace desde la pantalla de lectura de correos, desde el botón "Etiquetas". Al pulsarlo se despliega un menú con un listado de las etiquetas existentes y un cuadro de búsqueda que podremos utilizar la para ayudarnos a localizarlas. Tan sólo tendremos que clicar sobre la etiqueta que queramos asignar al correo y éste será etiquetado.

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Para desetiquetar un correo de una de las etiquetas asignadas, basta con desmarcar la etiqueta desde el menú de etiquetas, o bien, pulsar la "x" de la etiqueta directamente.

Creación de etiquetasLa creación de etiquetas es un proceso muy sencillo, sólo necesitamos asignar un nombre para la etiqueta, y ya estará disponible para asignarla. Posteriormente podremos cambiar el nombre o el color de la etiqueta para dejarla según nuestros gustos. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Accede a la pantalla de creación de etiquetas, para ello puedes pulsar el enlace "Crear nueva etiqueta" ubicado al final de la barra lateral izquierda, o bien, una vez en la pantalla de lectura de correos, pulsando el botón "Etiquetas" de la barra superior y después la opción "Crear nueva etiqueta".

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2. Asignamos el nombre de la nueva etiqueta.

3. Indicamos si queremos que esté anidada bajo otra etiqueta existente seleccionándola desde el desplegable (no es obligatorio, la única función del anidado es la de organización visual del árbol de bandejas/carpetas).

4. Pulsamos el botón "Crear", y si hemos accedido desde un correo, éste será etiquetado automáticamente con la nueva etiqueta, si no, ya la tendremos disponible en el listado de etiquetas.

También podemos crear y asignar etiqueta directamente desde el botón "Etiquetas" introduciendo el nombre de la nueva etiqueta en el cuadro de búsqueda y pulsando la tecla "Intro".

Configuración de etiquetasLa configuración o administración de etiquetas nos va permitir realizar varias acciones sobre las etiquetas que tenemos creadas, como modificar el nombre, el color o el anidamiento, mostrarla u ocultarla en el árbol y el listado de etiquetas, o en los mensajes.

Para acceder a la administración de etiquetas tenemos tres opciones:

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Desde la propia etiqueta en el árbol de etiquetas del menú de la izquierda, pulsando el botón "flecha".

Desde en enlace "Administrar etiquetas" ubicado al final de la barra lateral izquierda.

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Desde el botón Configuración, opción "Configuración" y pestaña "Etiquetas".

Desde cualquiera de las tres opciones vamos a poder realizar las mismas acciones:

1. Mostrar u ocultar la etiqueta (del sistema o creadas por nosotros) o categoría de la lista de etiquetas o de la lista de mensajes.

2. Eliminar la etiqueta (sólo las creadas por nosotros). La eliminación de una etiqueta no elimina los correos asociados a ella, sólo los desetiqueta.

3. Modificar la etiqueta (sólo las creadas por nosotros), pudiendo cambiar el nombre, el anidamiento y el color.

4. Cambiar el color.

5. Crear Subetiqueta. Muestra la pantalla de creación de etiquetas con el etiqueta actual seleccionada para anidar.

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Mover y etiquetarHay dos acciones que suelen ser algo confusas de diferenciar, son las de "Mover a" y "Etiquetar". Ambos botones aparecen en la barra de menú superior, en la pantalla de lectura de correos.

El funcionamiento de "Mover a" es muy similar al de "Etiquetar", es decir, asigna la etiqueta que seleccionemos al correo, pero a diferencia del anterior, cuando asignamos una etiqueta a un correo en "Mover a", se desetiquetan el resto, por lo que se consigue el efecto "mover" que se hace en otros gestores de correo como "MS Outlook".

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AccionesEn la pantalla de lectura de correos tenemos diferentes acciones que podemos realizar, algunas de las cuales ya las hemos comentado, como las de reenvío o respuesta de correos, o mover y etiquetar. A continuación comentamos el resto de acciones disponibles.

ArchivarSi quieres despejar tu bandeja de entrada sin eliminar mensajes, puedes archivarlos. Cuando archivas un correo, este desaparece de tu bandeja de entrada, pero no se elimina, podrás encontrarlo en la carpeta/etiqueta "Todos" o desde el cuadro de búsqueda.

SpamGmail evita que la mayoría del correo basura (spam) llegue a tu bandeja de entrada, pero si algún mensaje no deseado consigue colarse puedes marcarlo como spam con el botón "Marcar como spam" ubicado en el menú superior de la pantalla de lectura de correos. Cuantos más mensajes marques como spam, mejor filtrará Gmail este tipo de correo en siguientes ocasiones.

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Si quieres consultar los correos clasificados como spam sólo tienes que pulsar sobre la carpeta/etiqueta "Spam" del árbol de etiquetas de la izquierda.

En ocasiones puede que algún correo se etiquete como spam de forma errónea. Para recuperar estos mensajes simplemente selecciona el mensaje y haz clic en el botón "No es spam" que aparece en el menú superior. Si desmarcas un mensaje, este se enviará automáticamente a tu bandeja de entrada.

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Si compruebas que los mensajes de algunos remitentes se etiquetan constantemente como spam por error, puedes evitarlo de la siguientes formas:

Añadiendo sus direcciones de correo electrónico a tu lista de contactos. Gmail enviará los mensajes de los miembros incluidos en la lista "Contactos" a tu bandeja de entrada (excepto que tenga la total seguridad de que se trate de un mensaje de spam). Cabe destacar que, en algunos casos, no se enviarán mensajes procedentes de contactos a la carpeta Spam si el contenido es sólo sospechoso, sino que se marcarán con un banner de advertencia de color rojo. Por ejemplo: la cuenta de un contacto o amigo tuyo se ha vulnerado y se utiliza para enviar mensajes de suplantación de identidad (phishing).

Creando un filtro para que los mensajes de determinado tipo nunca se envíen a Spam. La creación de filtros se verá con detalle en el apartado "Filtros".

EliminarCuando eliminas un mensaje, no se borra definitivamente, si no que permanece 30 días en la Papelera, desde donde podrías recuperarlo. Después de este periodo, el correo sí que se realiza el borrado definitivo de forma automática.

Si lo que quieres es simplemente quitar un mensaje de la bandeja de entrada (sin eliminarlo), utiliza la opción Archivar.

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Para eliminar un correo sólo tenemos que pulsar el botón "Eliminar" ubicado en el menú superior de la pantalla de lectura del correo. Esta acción elimina toda la conversación, es decir, si tenemos agrupados varios correos de respuesta, al pulsar "Eliminar" todos serán movidos a la Papelera.

Sí solo queremos eliminar un correo determinado de la conversación, debemos utilizar la opción "Eliminar este mensaje" del menú desplegable de acciones del propio correo.

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Si queremos eliminar más de un correo o conversación, o todos los visibles en la página actual del listado de correos de una carpeta, debemos utilizar los checks para marcar aquellos que queramos, o el check del menú superior para marcar todos los de la página, y a continuación el botón "Eliminar".

Si eliminamos un correo por error, podemos recuperarlo de forma inmediata, pulsando en enlace "Deshacer" que aparece en el mensaje de confirmación de la eliminación, o desde la carpeta "Papelera" (durante los 30 días siguientes a su eliminación), accediendo al correo y moviéndolo a alguna carpeta con el botón "Mover a".

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Si queremos eliminar un correo de forma definitiva sin dejarlo los 30 días en la papelera, podemos seleccionarlo desde la carpeta "Papelera", o abrirlo, y clicar en el botón "Eliminar definitivamente".

Si queremos vaciar la papelera por completo, sólo tenemos que pulsar el enlace "Vaciar la papelera ahora". Se eliminarán de forma definitiva todos los correos que estuviesen en la papelera, siendo imposible ya recuperarlos.

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Marcar como leído/no leídoGmail permite poder volver a marcar como no leídos correos que ya hemos leído, o marcar como leídos correos que no hemos leído.

Para marcar tus correos como leídos, sólo tienes que seleccionar los correos que queramos con los checks en el listado de correos, pulsar el botón "Macar como leído".

Para marcar tus correos como no leídos, sólo tienes que seleccionar los correos que queramos con los checks en el listado de correos (o abrir el correo), pulsar el botón "Más", y clicar sobre la opción "Marcar como no leído".

Marcar como importanteEn Gmail existe una etiqueta predefinida llamada "Importantes". Su objetivo, como ya indica su nombre, es que podamos marcar aquellos correos que consideremos importantes por algún motivo, y poder tenerlos todos agrupados en esa carpeta.

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Para etiquetar un correo como importantes tan sólo tenemos que activar el "marcador de importancia" que se encuentra justo al lado del asunto cuando abrimos el correo.

Cuando lo activamos, el marcador se vuelve amarillo, y el correo/conversación aparecerán en la carpeta "Importantes". Si queremos desmarcar un correo como importante, sólo tenemos que volver a pulsar el marcador para desactivarlo, volviendo a quedarse en blanco.

Acciones 39

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Si no tenemos visible el "marcador de importancia", deberemos activar esta funcionalidad desde la configuración. Para ello, pulsamos el botón "Configuración" y la opción "configuración", y una vez en la pantalla de configuración, accedemos a las pestaña "Recibidos" y buscamos la sección "Marcadores de importancia". Aquí debemos activar la opción "Mostrar marcadores" y pulsar el botón "Guardar cambios" al final de la pantalla.

Gmail analiza tus mensajes recién llegados y decide cuáles son importantes según varios factores (cómo has tratado mensajes similares antes, si te lo han enviado directamente a ti, según el remitente,...), y los marca como importantes de forma automática.

El marcador de importancia también se utiliza para la organización de la bandeja de entrada, para los tipos de bandejas de entrada "Importantes primero" y "Prioritarios", que ya se han descrito anteriormente en el apartado Organizar la Bandeja de Entrada.

Añadir a las tareas

Gmail tiene integrada una pequeña aplicación de gestión de tareas, llamada "Tareas", que también se encuentra integrada en Calendar. Es una aplicación muy básica y sencilla, pero su manejo y gestión queda fuera de los objetivos de este manual, por lo que no vamos a profundizar en ella. Sí que vamos a comentar cómo acceder y crear tareas a partir de correos, para aquellos que estén usándola o que quieran empezar a utilizarla. Si se desea más información sobre esta herramienta, se puede consultar la ayuda de Google.

40 Acciones

https://support.google.com/mail/answer/106237?hl=es&ref_topic=3394153

https://support.google.com/mail/answer/106237?hl=es&ref_topic=3394153

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Para acceder a Tareas tenemos que utilizar el desplegable ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla de Gmail, y se nos abrirá una pequeña ventana en la parte inferior derecha de la pantalla con la lista de tareas que tengamos pendientes.

Si queremos añadir un correo/conversación como tarea a nuestra lista de tareas, sólo tenemos que acceder a la conversación, pulsar el botón "Más" del menú superior, y clicar sobre la opción "Añadir a las tareas". Se creará una nueva tarea que ya aparecerá en el listado de tareas pendientes en la ventana "Tareas". La tarea tendrá como título el asunto del correo, y además tendrá un enlace al propio correo para que podamos consultarlo sólo con clicarlo.

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Google a desarrollado otras aplicaciones más potentes para la gestión de tareas, como son Keep y Now, por lo que el futuro de Tareas parece un poco incierto.

Destacar

La funcionalidad "Destacar" o "Destacados" de Gmail es muy similar al etiquetado o al marcador de importancia, con la diferencia de que dispone de un botón/indicador "Estrella" de acceso rápido y muy visual para realizar el etiquetado, y de que se pueden añadir varios colores de estrellas e incluso otros iconos diferentes para que podamos realizar un destacado de los correos más personalizado.

Para destacar un correo/conversación sólo tenemos que activar el indicador de destacado (Estrella) que se encuentra a la izquierda del asunto en el listado de correos de una carpeta. Si queremos des-destacarlo, simplemente volveremos a pulsar la estrella y se desactivará. También podemos destacar un correo que hayamos abierto desde el botón "Más", opción "Destacar".

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https://www.google.com/intl/es/landing/now/

https://www.google.com/keep/

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Si queremos consultar todos los correos que hemos destacado podemos clicar sobre la carpeta/etiqueta "Destacados" del árbol de carpetas de la izquierda.

Desde la pantalla de configuración podemos añadir más colores de estrellas u otros iconos para la funcionalidad de "Destacados". Para acceder pulsamos el botón "Configuración" y la opción "Configuración", y en la pestaña "General" se encuentra la sección "Estrellas", dónde podemos activar o desactivar los diferentes colores e iconos, que luego tendremos disponibles para realizar el destacado.

Crear Evento

Gmail está conectado también con la aplicación "Calendario", de forma que podemos crear un nuevo evento en nuestro calendario a partir de un correo o conversación.

Acciones 43

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Para realizar esta acción, desde la ventana de lectura del correo, pulsamos el botón "Más" y la opción "Crear Evento". Se abrirá una nueva pestaña del navegador con la aplicación "Calendar", mostrando el formulario de creación de evento para que revisemos y editemos el evento antes de guardarlo.

Como comprobareis, al crear un evento desde una conversación de Gmail, ya tendrá precargada toda la información procedente de la conversación:

Título: el asunto del correo/conversación

Descripción: Todo el texto de los correos que formen la conversación.

Invitados: Todos los usuarios participantes (destinatarios y remitentes) de la conversación.

Para crear el evento, una vez completados el resto de datos (fecha, hora, lugar,...) sólo se tendrá que pulsar el botón "Guardar".

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Filtrar Mensajes como éste / similares

Esta acción nos permite crear de forma automática un filtro de búsqueda por el mismo remitente del correo que tengamos seleccionado o abierto, como ya se ha explicado en el apartado Buscar correos de este manual.

Para ejecutar este filtrado automático debemos pulsar el botón "Más" del menú superior y a continuación la opción "Filtrar mensajes similares", o también, si ya tenemos abierto el correo, desde el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable), la opción "Filtrar mensajes como éste".

Se abrirá la ventana de la búsqueda avanzada con el filtro "De" ya precargado.

Silenciar

¿Alguna vez has participado en una conversación interminable? Si formas parte de una conversación de mensajes muy larga e irrelevante, puedes

Acciones 45

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silenciarla para evitar que los próximos mensajes lleguen a "Recibidos". Al silenciar una conversación, sus mensajes nuevos se archivarán directamente, sin pasar por la bandeja de entrada, y se le asignará la etiqueta "Silenciado".

Para silenciar una conversación debes clicar en el botón "Más" del menú superior y seleccionar la opción "Silenciar". Las conversaciones silenciadas sólo aparecerán en la bandeja de entrada si llega un mensaje de esa conversación dirigido únicamente a tí, o si te han incluido en la línea "Para" o "Cc" de un nuevo correo.

Si necesitas encontrar una conversación silenciada o si has silenciado una conversación por error, no te preocupes, puedes encontrarla en la carpeta "Todos", o utilizando el filtro de búsqueda "is:unread", ya que los mensajes silenciados no se marcan como leídos, o el filtro de búsqueda "is:muted", que localiza todas las conversaciones silenciadas. Estos filtros ya se han detallado anteriormente en el apartado Buscar correos de este manual.

Si quieres dejar de silenciar una conversación que habías silenciado y que sus futuros mensajes vuelvan a aparecer en tu bandeja de entrada, tienes varias maneras de hacerlo:

Selecciona la conversación (desde el listado de correos de la carpeta "Todos" o del resultado de algún filtro), haz clic en el botón "Más" del menú superior y pulsa la opción "Dejar de silenciar".

Selecciona la conversación (desde el listado de correos de la carpeta "Todos" o del resultado de algún filtro), haz clic en la X de la etiqueta "Silenciado" para eliminarla.

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Aunque hayas dejado de silenciar una conversación, como ésta está archivada, no aparecerá en la bandeja de entrada (Recibidos) hasta que no llegue un nuevo mensaje de la misma. Si quieres que vuelva a la bandeja de entrada de forma inmediata, pulsa el botón "Mover a Recibidos" del menú superior.

Añadir a Contactos

La aplicación Contactos está totalmente integrada en nuestro correo de Gmail, es la libreta de direcciones donde guardamos nuestros contactos. Esta integración nos permite realizar muchas acciones relacionadas con los contactos de forma simple y ágil. Una de estas acciones es agregar un remitente de correo como nuevo contacto en nuestra libreta de direcciones.

Para añadir un remitente a nuestra lista de contactos, simplemente debes acceder al correo/conversación, pulsar el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable) y seleccionar la opción "Añadir .... a la lista de contactos".

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Iniciar Chat

Gmail está integrado también con la aplicación "Hangouts", por lo que nos permite abrir un nuevo chat de Hangouts desde un correo con el destinatario o remitente del mismo, siempre que éste tenga cuenta de Gmail.

Para abrir un chat de Hangouts directamente con el interlocutor de un correo debes acceder al correo/conversación, pulsar el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable) y seleccionar la opción "Iniciar chat con ....". A continuación se abrirá una nueva ventana de chat de Hangouts en la parte inferior derecha donde podrás comenzar a escribirle a esa persona.

Si no nos aparece la opción de "Iniciar chat con ..." a pesar de que sea una cuenta de Gmail, es porque no tenemos en nuestra lista de contactos a este remitente, por lo que antes de poder comenzar un chat con él, tendremos que añadirlo a nuestros contactos, como se ha explicado en el punto anterior, Añadir a Contatos.

Imprimir

La acción "Imprimir" no necesita mucha explicación, como os podéis imaginar su función es imprimir el correo que estamos visualizando. Realmente, lo que hace es mostrarnos una versión imprimible del correo en una nueva ventana, que posteriormente deberemos imprimir ya con la opción "Imprimir" del propio navegador.

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Para obtener esta versión imprimible, debes acceder al correo/conversación, pulsar el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable) y seleccionar la opción "Imprimir". A continuación se abrirá una nueva ventana donde podremos ver la versión imprimible del correo, y ya solamente deberemos pulsar la opción "Imprimir" del navegador, normalmente estará en el menú del botón derecho del ratón o en la barra de menú superior (en el caso de Chrome, en el icono de menú situado en la esquina superior derecha).

También podemos imprimir una conversación completa, para ello debemos pulsar el botón "Impresora" ubicado a la derecha de la línea de Asunto de la conversación. Al pulsar este botón, como en el caso anterior, se generará la versión imprimible de la conversación completa en una nueva ventana, y ya solamente deberemos pulsar la opción "Imprimir" del navegador.

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Traducir

La acción "Traducir" nos permite realizar una traducción instantánea de cualquier correo, como si estuviésemos utilizando Traductor de Google, o la propia herramienta de traducción de tiene el navegador Chrome.

Para traducir un correo debes acceder al correo/conversación, pulsar el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable) y seleccionar la opción "Traducir Mensaje". A continuación nos aparecerá una barra de herramientas de traducción en la parte superior del correo, donde podremos seleccionar el idioma de destino al que queremos traducir nuestro correo.

Bloquear

La acción "Bloquear" es muy parecida a la de marcar como Spam, ya que los correos del remitente que bloqueemos pasarán directamente a nuestra carpeta Spam y no los veremos en Recibidos. La única diferencia es que si lo marcamos como Spam, Google toma nota de esta información y puede que considere los correos de este usuario como Spam aunque vayan dirigidos a otros destinatarios.

Para bloquear a un usuario debes acceder al correo/conversación de ese usuario, pulsar el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable) y seleccionar la opción "Bloquear a ...". Desde ese momento, los nuevos correos que lleguen de ese remitente, pasarán automáticamente a la carpeta Spam.

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https://translate.google.com/?hl=es

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Cuando bloqueamos a un usuario, automáticamente se crea un filtro especial donde se añade su dirección de correo, pero de una forma mucho más sencilla y rápida. En el apartado Filtros se verá con más detalle la creación y gestión de los filtros.

Si queremos desbloquear un usuario sólo tendremos que pulsar la opción desbloquear del menú "Más", o bien, desde el menú "Configuración", pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas", pulsar la opción "desbloquear" sobre el usuario bloqueado.

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Denunciar suplantación de identidad

Si recibes un mensaje en el que te piden datos personales (contraseñas, números de tarjetas de crédito, etc.), puedes denunciarlo por intento de suplantación de identidad o phishing. Cuando denuncias un mensaje por phishing, además de enviarse directamente a la carpeta de Spam, Google examina ese correo, y en caso de confirmar que efectivamente es un intento de phishing, lo registrará y lo considerará como Spam para todos los usuarios de Gmail.

Para denunciar un correo por suplantación de identidad, debes acceder a ese correo/conversación, pulsar el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable) y seleccionar la opción "Denunciar suplantación de identidad".

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Filtros

Los filtros es otra de las opciones más potentes que ofrece Gmail. Su funcionalidad se asemeja a las reglas existentes en otros gestores de correo de escritorio como Outlook. Los filtros se pueden utilizar para muchas acciones, como asignar una etiqueta a tus mensajes, archivarlos, eliminarlos, destacarlos o reenviarlos de forma automática.

Creación

La creación de filtros siempre se hace desde la ventana de búsqueda avanzada, ya que el primer paso para definir un filtro es establecer los criterios que deben cumplir los mensajes a los que se aplicará.

Los pasos para crear un filtro son:

1. Definir los criterios que tienen que cumplir los correos sobre los que queremos aplicar el filtro, y pulsar el enlace "Crear un filtro con estos criterios de búsqueda".

2. Seleccionar el tipo de acción que queremos hacer: Archivarlo, Marcar como no leído, etiquetarlo, eliminarlo, ... Si queremos aplicar el nuevo filtro sobre las conversaciones que ya tenemos en nuestra bandeja de entrada, debemos activar el check "Aplicar el filtro también a las conversaciones que cumplen los criterios".

3. Pulsar el botón "Crear filtro".

También podemos crear un filtro desde otros lugares, aunque realmente siempre nos llevará a la ventana de búsqueda avanzada:

1. Desde un correo concreto: En el botón "Más" del menú superior o del propio correo, si pulsamos la opción "Filtrar mensajes como éste /

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similares" se cargará la búsqueda avanzada con los criterios establecidos, y podremos utilizar el enlace "Crear un filtro con estos criterios de búsqueda" para crear un filtro.

2. Desde el menú "Configuración": Si accedemos al menú "Configuración", opción "Configuración", pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas", y en el apartado de filtros podemos utilizar el enlace "Crear un filtro nuevo", que abrirá la ventana de la búsqueda avanzada.

Puedes crear todos los filtros que necesites, pero sólo 20 de ellos pueden reenviar mensajes a otras direcciones.

Modificar y eliminar

Si queremos modificar o eliminar un filtro que tengamos creado, debemos pulsar el botón "Configuración", la opción "Configuración", pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas", y en el apartado de filtros, podremos utilizar los enlaces "editar" o "eliminar". Si pulsamos "editar" podremos volver a configurar los criterios de búsqueda y las acciones a realizar, y si pulsamos eliminar, nos pedirá una confirmación para eliminar el filtro.

Exportar/importar

Si quieres utilizar los filtros que tengas creados en otra cuenta o compartirlos con un amigo, puedes exportar e importar filtros. Para ello, debemos pulsar el botón "Configuración", la opción "Configuración", pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas", y en el apartado de filtros, podremos utilizar las acciones de exportar e importar.

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Para exportar, sólo tenemos que seleccionar los filtros que queramos exportar marcando su check correspondiente, y a continuación pulsar el botón "Exportar". Se generará un fichero mailFilters.xml que se descargará.

Para importar, tenemos que pulsar el enlace "Importar filtros" y nos aparecerá el botón "Seleccionar archivo" para localizar el fichero mailFilters.xml en nuestro equipo, y el botón "Abrir archivo", que al clicarlo, procesará e importará las reglas que hubiese en el archivo seleccionado.

Filtros 55

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Configuración

La pantalla de Configuración de Gmail es muy extensa, en ella podemos configurar y gestionar todas las características y funcionalidades de Gmail. Sólo detallar cada una de estas opciones de configuración requeríria ya de mucho más tiempo del programado para todo este curso completo, además, de que la mayoría de las opciones no se modificarían o no serían de interés, y de que escaparía al objetivo marcado para este curso de carácter básico. Por ello, aquí sólo vamos a comentar algunas de las opciones, las más interesantes y útiles para el trabajo diario con el correo electrónico.

Para acceder a la pantalla de configuración debemos pulsar el botón "Configuración" (rueda dentada) ubicado a la derecha del menú superior, y a continuación seleccionar la opción "Configuración".

Después de realizar cualquier cambio en la configuración, no debemos olvidar pulsar el botón "Guardar cambios" que se encuentra al final de la pantalla. Este paso suele olvidarse en muchas ocasiones porque, si no estamos al final de la pantalla, no vemos el botón. Por este motivo, si intentamos salir de la pantalla de Configuración después de realizar algún cambio y sin haber pulsado el botón "Guardar cambios", Gmail nos avisa con un mensaje para evitar que de forma accidental perdamos los cambios realizados.

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Deshacer el envío

Ya se ha comentado la característica que tiene Gmail para poder deshacer un envió de correo durante algunos segundos después de haberlo enviado, evitando en muchas ocasiones enviar correos con errores o incompletos, a destinatarios erróneos,... Para activar y desactivar esta característica, y configurar el tiempo de cancelación, debes acceder a la pestaña "General" de la pantalla de Configuración, y a la sección "Deshacer el envío".

Firma

Una de las partes indispensables de cualquier correo es la firma, y más aún cuando se trata de un correo corporativo o de trabajo. Gmail permite añadir una firma de forma automática a tus correos.

Para activar la firma automática y diseñar nuestra firma tenemos que acceder a la pestaña "General" de la pantalla Configuración, y en la sección "Firma" utilizar el editor para diseñar la firma que queramos (al utilizar el editor, automáticamente se desactivará la opción "Sin firma"). Desde este editor podemos introducir cualquier texto o imagen, y darle el formato que más nos guste. Como ejemplo, puedes ver el diseño de nuestra firma en la imagen inferior, donde hemos insertado dos imágenes, una con nuestra identificación y logo de Eprinsa, y otra con el logo conmemorativo de los 25 años de Eprinsa.

Configuración 57

Gmail

No olvides pulsar el botón "Guardar cambios" ubicado al final de la pantalla.

Respuesta automática

Si no vas a usar tu cuenta de Gmail (por ejemplo, si te vas de vacaciones o no vas a tener acceso a Internet durante un tiempo), puedes configurar una respuesta automática para informar automáticamente a las personas que te escriban de que no puedes contestarles en ese momento. Cuando alguien te envíe un mensaje, recibirá un correo con la contestación que hayas escrito en tu respuesta automática.

Para habilitar y configurar la respuesta automática debes acceder a la pestaña "General" de la pantalla Configuración, y a la sección "Respuesta automática". Selecciona "Respuesta automática habilitada", define el periodo en el cual estará activa, el asunto y, mediante el editor, el texto de la respuesta. Debajo del editor, tienes dos checks para restringir a quienes enviar al respuesta automática, pudiendo elegir entre "Sólo a mis contactos" y/o "Sólo a los usuarios de mi empresa" (sólo para disponible en "Gmail for Work").

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Si tienes una firma de Gmail, esta aparecerá al final de tu respuesta automática.

Hay que tener en cuenta algunas consideraciones respecto al funcionamiento de la respuesta automática:

La respuesta automática se activa a las 00:00 de la fecha de inicio y se desactiva a las 23:59 de la fecha de finalización, a menos que la inhabilites antes.

La respuesta automática sólo se envía a cada persona la primera vez que te escribe, excepto:

o Si una misma persona vuelve a escribirte al cabo de cuatro días, y tu respuesta automática sigue habilitada, volverá a recibirla.

o Si modificas tú respuesta automática.

o No se enviará la respuesta automática a los mensajes etiquetados como spam ni a los dirigidos a las listas de distribución a las que estés suscrito.

Delegación del correo

Si necesitas conceder acceso a un ayudante para gestionar y responder tus correos, o si necesitas compartir el acceso a tu bandeja de entrada temporalmente mientras estás ausente, de vacaciones o de baja, Gmail dispone de la funcionalidad "Delegación de correo".

Los delegados pueden: Enviar correos o responder los que hayas recibido. Cuando envían un

mensaje, su nombre aparece junto al tuyo. Por ejemplo: el destinatario verá que el remitente es "Tu nombre (enviado por <nombre del delegado>)".

Leer mensajes que te han enviado. Eliminar mensajes que te han enviado. Gestionar tus contactos.

Pero sin embargo, los delegados no pueden: Chatear con otra persona haciéndose pasar por ti. Cambiar tu contraseña de Gmail. Cambiar la configuración de tu cuenta de Gmail.

Si usas Gmail con una cuenta de empresa (Gmail for Work), puedes añadir hasta 25 delegados. Para una cuenta de Gmail particular, el máximo número de delegados es 10.

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Para añadir un nuevo delegado debes acceder a la pestaña "Cuentas" de la pantalla Configuración, y en el apartado "Conceder acceso a tu cuenta", haz clic en "Añadir otra cuenta". Escribe la dirección de correo electrónico de la persona que quieras añadir. Haz clic en Siguiente paso a continuación Enviar correo para conceder el acceso. La persona que has añadido recibirá un correo con la invitación para que confirme la delegación (la invitación caduca al cabo de una semana). Una vez que lo haya hecho, aparecerá en tu cuenta como delegada en un plazo máximo de 24 horas. Debajo del enlace "Añadir otra cuenta" puedes seleccionar si quieres que los mensajes se marquen como leídos cuando los abran los delegados, o dejarlos como no leídos hasta que no los leas tú.

Para eliminar un delegado, tan sólo tenemos que pulsar el enlace "eliminar" que aparece a la derecha del usuario en la lista de delegados.

Si usas Gmail con una cuenta de empresa, es posible que se haya restringido la delegación del acceso a otras cuentas. Si no ves esta opción, consulta a tu administrador.

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Añadir otras cuentas remitentes

Gmail te permite enviar mensajes poniendo como remitentes direcciones de correo electrónico distintas de la tuya de Gmail. Con esta función puedes administrar varias cuentas desde la interfaz de Gmail si eres el propietario de la cuenta de correo electrónico vinculada a la dirección alternativa. Si quieres enviar correos con otro nombre de usuario de Gmail, tienes que registrarte en esa dirección.

Para añadir una nueva cuenta, desde el apartado "Enviar correo como" de la pestaña "Cuentas" de la pantalla Configuración, haz clic en "Añadir otra dirección de correo tuya".

A continuación se abrirá una nueva ventana donde tendrás que escribir tu nombre y tu dirección de correo alternativa, y decidir si quieres tratar como un alias o no esta nueva cuenta (consulta el siguiente apartado, "Funcionamiento de la opción Tratar como un alias", para conocer las características de esta funcionalidad). Una vez completada esta información pulsaremos el botón "Siguiente paso >>".

Dependiendo del tipo de cuenta de que se trate, necesitaremos introducir más o menos datos:

Si se trata de una cuenta de correo externa (no gmail), es necesario que indiques el servidor SMTP, tu nombre de usuario de ese dominio, tu contraseña para esa cuenta, y, posiblemente, también tengas que configurar los puertos o la conexión segura SSL (si necesitas estos

Configuración 61

Gmail

datos, dirígete a tu otro proveedor de servicios de correo externo). Una vez completados estos datos, haz clic en "Añadir cuenta >>".

Si se trata de una cuenta de correo interna (gmail), en la siguiente ventana sólo tendrás que pulsar el botón "Enviar verificación".

Por último, abre tu otra cuenta de correo electrónico y haz clic en el enlace del mensaje enviado por Gmail o escribe el código de confirmación en el apartado "Cuentas" de tu configuración de Gmail.

Funcionamiento de la opción "Tratar como un alias"

En la siguiente tabla se recogen las características que aplicarían activando o desactivando la opción "Tratar como un alias" en las cuentas remitentes.

"Tratar como un alias" activado "Tratar como un alias" desactivadoLos mensajes que envíes a una dirección de Enviar mensaje como se muestran como no leídos en tu bandeja de entrada.

Los mensajes que envíes a una dirección de Enviar mensaje como no aparecen en tu bandeja de entrada.

Los mensajes que envíes a una dirección de Enviar mensaje como también se muestran en Enviados.

Los mensajes que envíes a una dirección de Enviar mensaje como también se muestran en Enviados.

Los mensajes que recibas de una dirección de Enviar mensaje como también se muestran en Enviados.

Los mensajes que recibas de una dirección de Enviar mensaje como también se muestran en Enviados.

Si recibes un mensaje desde una dirección de Enviar mensaje como y haces clic en "Responder", en el campo "Para:" se incluirá tu dirección principal.

Si recibes un mensaje desde una dirección de Enviar mensaje como y haces clic en "Responder", en el campo "Para:" se incluirá la dirección del remitente.

62 Configuración

Gmail

Si recibes un mensaje de un grupo que utiliza la misma dirección que has indicado en Enviar mensaje como y haces clic en "Responder a todos", el campo "Para:" no incluirá la dirección del grupo que envió el mensaje.

Si recibes un mensaje de un grupo que utiliza la misma dirección que has indicado en Enviar mensaje como y haces clic en "Responder a todos", el campo "Para:" incluirá la dirección del grupo que envió el mensaje.

Ejemplo:

Juan es el asistente personal de María. A menudo tiene que enviar correo electrónico en nombre de María y utiliza Enviar mensaje como para enviar correos electrónicos con su cuenta [email protected] como si fuera María desde su cuenta [email protected]. Como Juan y María se suelen enviar correo electrónico, a Juan le resulta muy lioso encontrar como no leídos en su etiqueta/bandeja Recibidos los correos que le envía a María. Asimismo, cuando Juan responde a los mensajes de María, en el campo "Para:" aparece la dirección de correo electrónico principal de Juan.

En este caso, Juan debería desactivar el check Tratar como un alias. Al desactivar este ajuste, los correos electrónicos que Juan envía a María aparecerán en la etiqueta/bandeja Enviados de Juan, pero no en su bandeja de entrada. Asimismo, cuando escriba una respuesta a un mensaje de María, en el campo "Para:" se mostrará la dirección de correo electrónico principal de María.

Reenvío automático

Gmail permite reenviar todos o parte de los correos recibidos a otras cuentas de correo.

Para activar el reenvío de todos los correos recibidos tendrás que realizar dos pasos:

1. Añadir la dirección de reenvío (puedes añadir las que quieras): Para ello, debes acceder a la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP" de la pantalla Configuración, y en el sección "Reenvío", haz clic en "Añadir una dirección de reenvío". A continuación se abrirá una nueva ventana donde tendrás que introducir la dirección de correo electrónico a la que quieres reenviar los mensajes, y pulsar el botón "Siguiente". En ese momento, se abrirá una nueva ventana donde tendrás que confirmar la dirección de reenvío pulsando el botón "Continuar", y Gmail enviará un mensaje de verificación a esa dirección. Tendrás que clicar en el enlace de verificación del correo que has recibido en la cuenta de reenvío.

Configuración 63

Gmail

2. Activar y configurar el reenvío (sólo puedes activar uno): Vuelve a la página de Configuración, a la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP", y activa "Reenviar una copia del correo entrante a". A continuación selecciona la cuenta de reenvío que quieres utilizar en el desplegable, y lo qué quieres hacer con la copia de Gmail de tus mensajes en el siguiente desplegable. Las opciones son:

a) Conservar la copia en Recibidos (opción recomendada) b) Marcar la copia como leída c) Archivar la copia d) Eliminar la copia

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No olvides hacer clic en el botón "Guardar cambios" situado al final de la página.

Si lo que necesitas es reenviar sólo algunos de tus correos, crea un filtro de reenvío. Puedes obtener más información sobre filtros en el apartado Filtros de este manual.

Los mensajes de spam no se incluyen en el reenvío de correo nuevo.

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Créditos del ManualEl presente manual ha sido realizado por el Departamento de Formación de la Empresa Provincial de Informática, de la Excma. Diputación de Córdoba y fue terminado y preparado para su distribución el día 3 de abril de 2018.

Para obtener una copia, puede dirigirse utilizar nuestro servicio de Atención al cliente "Eprinsa Responde" (vía web https://responde.eprinsa.es o Telef.: 957-62-21-20), o solicitarlo por correo electrónico a la dirección [email protected].

Los usuarios también tienen a su disposición en el Campus Virtual de Eprinsa (http://campus.eprinsa.es), un apartado de Preguntas Frecuentes que habitualmente se resuelven en el Dpto. de Formación y otro apartado de Manuales donde encontrar diversos manuales sobre Ofimática y las aplicaciones desarrolladas por Eprinsa.

66 Créditos del Manual

mailto:[email protected]

https://responde.eprinsa.es/

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Manual Gmail - campus.eprinsa.es