Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.1
1.2. Lista Corta de Consultora (LCC) 1. Qu es Consultora?
Consultora es la prestacin de servicios profesionales
especializados no normalizados, que tengan por objeto: Identificar,
auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de
desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseo
u operacin. La supervisin, fiscalizacin, auditora y evaluacin de
proyectos ex ante y ex post, El desarrollo de software o programas
informticos as como los servicios de asesora y asistencia tcnica,
Consultora legal que no constituya parte del rgimen especial
indicado en el nmero 4 del artculo 2, Elaboracin de estudios
econmicos, financieros, de organizacin, administracin, auditora e
investigacin.
2. Qu montos de consultora se contrata por Lista Corta?
Presupuesto referencial (sin IVA) entre 0,000002 y 0,000015 del
Presupuesto Inicial del Estado. Para el ao 2010, estos coeficientes
equivalen a: Desde US$ 42.564,12 hasta US$ 319.230,93. 3. Qu
autoridad aprueba este proceso de contratacin? La resolucin de
inicio y la resolucin de adjudicacin, as como la suscripcin del
contrato la realizar el Secretario Tcnico, en todo caso. Base
legal: Acuerdo Ministerial N MCPEC-2010-12 de 22 de abril del 2010.
4. Quin es responsable de llevar a cabo el proceso de contratacin?
La seleccin, calificacin, negociacin y recomendacin de adjudicacin
del contrato la realizar la Comisin Tcnica designada para el efecto
por el Secretario Tcnico. Esta Comisin Tcnica se integra por las
siguientes personas: 1. El Coordinador Institucional, como delegado
de la mxima autoridad, 2. El responsable de la unidad requirente, y
3. Un profesional del Programa afn al proceso de contratacin. La
Comisin Tcnica puede nombrar una subcomisin de apoyo, que puede
estar integrada por un delegado de cada miembro de la Comisin
Tcnica. 5. Cmo funciona la Comisin Tcnica?
Manual de Contratacin Pblica
29
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.1El delegado de la mxima autoridad es
Presidente de la Comisin Tcnica, por tanto es responsable de
convocar a sus sesiones, no puede estar ausente de las mismas y su
voto es dirimente. La Comisin Tcnica se instala con la presencia de
al menos dos de sus miembros. Las decisiones se adoptan por mayora
simple. El titular de la Unidad Financiera y el Director de Asesora
Jurdica pueden participar en la Comisin, con voz pero sin voto. La
Unidad de Compras pblicas hace de Secretara de toda Comisin Tcnica.
6. Qu tiempo mnimo requiere esta contratacin? Tiempo mnimo para
preguntas: Tiempo mnimo para respuestas: Tiempo mnimo para
presentacin de ofertas: Tiempo mnimo para calificar las ofertas:
Tiempo mnimo de negociacin: 3 das 3 das 10 das desde la publicacin
1 da 1 da
7. Qu pasos se siguen para una Lista Corta de Consultora, cuando
lo solicita una unidad del MCPEC? 1. La Unidad requirente determina
la necesidad de contratacin y selecciona una lista tentativa de
entre 3 a 6 consultores a ser invitados. a. Todos los consultores
seleccionados deben ser personas naturales o todos deben ser
personas jurdicas, pero no pueden competir personas naturales con
personas jurdicas. b. Para seleccionar la lista de invitados, se
debe llenar la informacin de la tabla comparativa entre dos o ms
posibles invitados. Referencia: Tabla comparativa para seleccionar
invitado. 2. La misma Unidad requirente valida al Consultor
consultando a la Unidad de Compras pblicas: a. Que todos los
consultores de la lista estn habilitados en el RUP; b. Que todos
los consultores de la lista estn registrados para ofrecer el mismo
producto en el RUP; c. Que todos los consultores de la lista estn
en la Base de Datos del MCPEC. d. En caso de consultora para
fiscalizar una obra pblica, el consultor que elabor los diseos de
la obra deber ser invitado obligatoriamente y tendr un puntaje
adicional por tal calidad. 3. En caso de que algn consultor no est
habilitado o no est en la Base de Datos, la Unidad requirente podr
elegir entre: a. Indicar al consultor que se habilite en el RUP y
se incorpore a la Base de Datos, b. Eliminar al consultor de la
lista corta, o c. Escoger otro consultor y validarlo. 4. La Unidad
requirente solicita la certificacin presupuestaria. Referencia:
Formulario Solicita certificacin. Manual de Contratacin Pblica
30
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.15. La Unidad financiera emite la certificacin
presupuestaria. 6. La Unidad requirente enva el requerimiento de
contratacin, que contiene lo siguiente: a. Trminos de referencia
para la contratacin de consultora; i. Software: Es poltica del
Ejecutivo utilizar software libre (salvo casos excepcionales). Por
lo que ninguna contratacin debe exigir ni diseo de programas ni
entrega de productos en software propietario. ii. Fiscalizacin de
Obra Pblica: Para fiscalizacin de obra pblica, la oferta econmica
no es un porcentaje del presupuesto de la obra a fiscalizar, sino
es la suma de los costos unitarios ms el margen del fiscalizador.
El pago se realizar en proporcin directa con el avance de la obra.
b. Especificacin de si la contratacin est incluida en el Plan Anual
de Contrataciones o no; c. Lista de invitados; d. Servidor pblico
que se propone para evaluar la oferta y administrar el contrato; e.
Nmero de das para el envo de la oferta por parte de los invitados;
y, f. Criterios de calificacin y el peso de cada criterio. g. Peso
relativo de la oferta tcnica y de la oferta econmica. Referencia:
Formulario LCC-Requerimiento. 7. La Direccin de Asesora Jurdica
redacta al resolucin de inicio que debe contener, al menos: a.
Inicio del proceso de contratacin, indicando el cdigo y objeto de
la contratacin; b. Nombre y RUC de cada integrante de la lista
corta; c. Nombre de los integrantes de la Comisin Tcnica; d.
Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el portal; e. La
reforma al PAC, en caso de ser necesario. 8. El Secretario Tcnico
(ST) inicia la contratacin mediante Resolucin. 9. La Unidad de
Compras pblicas redacta los pliegos de la contratacin y publica la
contratacin en el portal y da aviso a la unidad requirente. 10. La
Unidad requirente da aviso a los invitados para que conozcan la
invitacin en el portal. 11. Los invitados realizan preguntas dentro
del plazo sealado. 12. Las respuestas se emiten en el plazo sealado
por parte de la Comisin Tcnica o su Presidente. 13. El proceso
puede ser cancelado antes de iniciarse el tiempo para envo de
ofertas. 14. Envo de oferta: Dentro del plazo sealado, los
invitados envan sus Ofertas a travs del portal y la presenta en
sobre fsico. a. Las ofertas no presentadas en el portal y en fsico
no son tomadas en cuenta. 15. La Unidad de Compras pblicas prepara
la convocatoria a Comisin Tcnica, que debe ser firmada por el
Presidente de la Comisin Tcnica. Referencia: Formulario
LCC-Convoca-Apertura. 16. En la hora sealada, la Comisin Tcnica
evala el cumplimiento de requisitos de forma y emite un Acta.
Referencia: Formulario LCC-Apertura. a. En caso de no haber errores
de forma, se procede a realizar la evaluacin (ver nmero siguiente).
b. En caso de haber errores de forma, la Unidad de Compras pblicas
enva la convalidacin a travs del portal y modifica el cronograma
del proceso, de manera que se aumenten 48 horas para que el
invitado convalide los errores de forma de la oferta. Manual de
Contratacin Pblica 31
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.1c. Si el invitado no convalida su oferta o si
la convalidacin no es suficiente, el proceso se declara desierto.
En caso de no haber errores de forma, o una vez convalidados los
mismos, la Comisin Tcnica elabora el Acta de Evaluacin de la Oferta
estableciendo: a. Un puntaje para cada criterio de evaluacin. b.
Motivacin de cada puntaje asignado. Referencia: Formulario
LCC-Evaluacin. La Unidad de Compras pblicas recibe el Acta de
Evaluacin y sube la informacin y el archivo al portal de compras
pblicas. a. Esta evaluacin debe subirse dentro del perodo
establecido en el cronograma. b. La Unidad no slo debe subir la
informacin sino que debe finalizar la calificacin. c. Si no se
evala la oferta, el proceso debe ser declarado desierto. La Unidad
de Compras pblicas informa el orden de oferentes para negociar y
elabora para la firma del Presidente de la Comisin Tcnica la
convocatoria a sesin de Negociacin. Referencia: Formulario
LCC-Convoca-Negociacin. El Comit Tcnico convoca al oferente ubicado
en primera prioridad de contratacin a una sesin de negociacin.
Producto de esta sesin se emite un Acta de Negociacin. a. En la
sesin de negociacin el Comit Tcnico puede establecer cambios a la
oferta presentada para que sta se ajuste completamente a las
necesidades de la Entidad Contratante. b. Desde que inicia la
negociacin, sta puede tomar entre uno y tres das hbiles. c. Si la
negociacin es exitosa, se puede adjudicar el contrato. d. Si la
negociacin es fallida, el proceso se debe declarar desierto.
Referencia: Formulario LCC-Negociacin. La Unidad de Compras pblicas
recibe el Acta de negociacin y la sube al portal. a. En caso de
negociacin fallida, deber convocar a una nueva sesin de negociacin
con el oferente ubicado en siguiente lugar. b. Si se agotan los
oferentes, el proceso se debe declarar desierto. La Direccin de
Asesora Jurdica elabora la Resolucin de Adjudicacin Esta Resolucin
contiene al menos lo siguiente: a. Adjudicacin de la contratacin,
con expresa indicacin del cdigo del proceso de contratacin y del
objeto de la contratacin; b. Indicacin del plazo y precio pactados;
c. Nombre del servidor pblico designado para administrar el
contrato; d. Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el
portal; e. Disposicin de que se elabore el contrato; y f.
Disposicin de que se notifique al adjudicatario. El Secretario
Tcnico firma la Resolucin de Adjudicacin. El Secretario Tcnico
dispone la elaboracin del contrato. Referencia: Formulario
LCC-Dispone elaborar contrato. La Unidad de Compras pblicas recibe
la Resolucin de Adjudicacin y la sube al portal. La Direccin de
Asesora Jurdica notifica al adjudicatario. a. En caso de exigirse
garantas, se debe informar el particular explcitamente. Referencia:
Formulario LCC-Notificacin. La Direccin de Asesora Jurdica elabora
el contrato y recoge las firmas del contratista y del Secretario
Tcnico. 32
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23. 24. 25. 26.
27.
Manual de Contratacin Pblica
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.1a. El contrato se prepara sobre la base del
modelo de contrato que consta en los pliegos, con las
modificaciones incluidas en el Acta de Negociacin. b. La firma del
contrato se realiza slo despus de recibidas las garantas, en caso
de haberlas. c. Para la firma del contrato, el consultor debe
declarar mediante oficio que ni l ni su equipo de trabajo tienen
conflictos de inters para realizar la consultora. La Direccin de
Asesora Jurdica notifica al administrador (quien por lo general es
parte de la unidad requirente) de su designacin con una copia del
contrato y de la resolucin. Referencia: Formulario LCC-Aviso a
administrador. La Direccin de Asesora Jurdica entrega el contrato
firmado a la Unidad de Compras pblicas. La Unidad de Compras
pblicas incluye el contrato, las garantas (de haberlas) y el aviso
al administrador en el expediente de contratacin. a. El expediente
de contratacin original se enva a la Unidad Financiera. b. Una
copia del expediente se archiva en la Unidad de Compras pblicas. La
Unidad Financiera registra el compromiso en el programa eSigef. a.
En caso de haber anticipo, realiza el pago, tras verificar el
cumplimiento de los requisitos. La Unidad requirente administra el
contrato (Ver: Pregunta sobre ejecucin).
28.
29. 30.
31.
32.
8. Cundo se puede cancelar una contratacin? En cualquier momento
entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentacin
de las ofertas, la mxima autoridad de la entidad podr declarar
cancelado el procedimiento, sin que d lugar a ningn tipo de
reparacin o indemnizacin, mediante acto administrativo motivado, en
los siguientes casos: 1. De no persistir la necesidad, en cuyo caso
se archivar el expediente; 2. Cuando sea necesario introducir una
reforma sustancial que cambie el objeto de la contratacin; en cuyo
caso se deber convocar a un nuevo procedimiento; y, 3. Por violacin
sustancial de un procedimiento precontractual. 9. Qu pasos debe
seguirse para cancelar una contratacin? a. La Comisin Tcnica debe
solicitar la cancelacin del procedimiento, o puede ser decidida
directamente por el Secretario Tcnico. b. La cancelacin se ordena
por Resolucin del Secretario Tcnico. c. La Unidad de Compras
pblicas debe subir la resolucin de cancelacin en el portal y
cancelar el proceso. d. La cancelacin de un proceso es potestad de
la Entidad contratante, por lo que no cabe reclamos por parte del
invitado.
Manual de Contratacin Pblica
33
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.1Flujo: Proceso precontractual de Lista Corta
de Consultora (LCC) solicitada por unidades del MCPEC.
Manual de Contratacin Pblica
34
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.110. Qu pasos debe seguirse para contratar un
consultor extranjero? Slo se puede contratar consultores
extranjeros si es que se demuestra que no existe capacidad tcnica o
experiencia de la consultora nacional. Se debe solicitar al INCOP
que certifique la falta de capacidad o experiencia en la oferta
nacional de consultores. El INCOP publica un aviso pblico de
expresiones de inters de proveedores nacionales. Se espera 30 das a
que un proveedor exprese su inters. Si en ese tiempo nadie ha
expresado inters o las expresiones de inters no muestran tener
capacidad tcnica o experiencia suficientes, el INCOP autoriza la
contratacin de consultor extranjero. Esto no impide que una vez
iniciado el proceso contractual, una persona natural o jurdica
nacional participe en el proceso. Una vez seleccionado el oferente
internacional a contratar, ste debe inscribirse y habilitarse en el
RUP en la categora de proveedor extranjero, siguiendo las reglas de
la Resolucin N 012 del INCOP para obtencin de RUP por parte de
extranjeros.
1. 2. 3. 4.
5. 6.
11. Qu criterios se aplica para determinar el administrador del
contrato? 1. Las consultoras relacionadas con polticas pblicas o
con territorializacin de polticas pblicas debern ser administradas
por un servidor pblico designado por la Direccin de Polticas
Pblicas o por la Asesora en Polticas Pblicas; 2. Las consultoras
relacionadas con anlisis sectorial o con estudios de evaluacin y
anlisis debern ser administradas por un servidor pblico designado
por la Direccin de Anlisis e Informacin o por el Asesor de Anlisis
e Informacin; y, 3. En todo caso no determinado en la enumeracin
anterior, el Secretario Tcnico asignar esta responsabilidad a su
juicio. Base legal: Acuerdo ministerial N MCPEC-2010-12 de 22 de
abril de 2010. 12. Cmo funciona la ejecucin de una Consultora por
lista corta? El consultor recibe un ejemplar de su contrato, donde
consta las fechas y productos que debe presentar. El administrador
del contrato recibe una copia del mismo, para conocer las
obligaciones a controlar. El consultor presenta los productos en
los tiempos sealados en el contrato. Cada producto se presenta con
un oficio de cobertura. Si el producto implica un pago de un
porcentaje del monto contratado, el consultor debe enviar una
factura por el valor correspondiente. Para el pago de un anticipo,
tambin debe presentarse una factura, con su oficio de cobertura.
Junto con la primera factura, el consultor debe sealar
explcitamente el nmero de cuenta bancaria en la que debe
depositarse el pago, as como el Banco y el titular de la cuenta. o
El titular de la cuenta debe ser el mismo consultor. o La cuenta
bancaria no puede estar a nombre de dos o ms personas. Manual de
Contratacin Pblica 35
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.1o Junto a la primera factura, se debe
presentar un certificado bancario (o copia simple) o una copia de
la libreta de ahorros (en el caso de cuenta de ahorros). El
administrador del contrato realiza un informe sobre el producto
recibido. o En caso de ser necesario, debe solicitar cambios al
consultor, dentro del plazo establecido en la ley. o Si el producto
es satisfactorio, solicitar al Secretario Tcnico el pago del
porcentaje correspondiente. o En caso de haber retrasos en la
entrega del producto, deber calcular el monto de multa a ser
impuesta. El Secretario Tcnico aprueba el informe y dispone el pago
del porcentaje. o En caso de no ser satisfactorio, no aprobar el
informe y dispondr hacer los cambios que sean del caso. La Unidad
Financiera realiza el pago. 13. Pueden modificarse las condiciones
de una consultora? Para realizar cualquier modificacin, la unidad
requirente o el contratista deben solicitar la firma de un contrato
modificatorio o complementario con las condiciones que se van a
modificar. 14. Puede modificarse el plazo de una consultora? La
Entidad contratante puede extender el plazo de vigencia del
presente contrato solo en los casos que se indican a continuacin, a
solicitud del consultor en un trmino de hasta dos (2) das de
suscitado el evento o cuando de los hechos se evidencie tal
necesidad: 1. Por caso fortuito o fuerza mayor aceptado por la
Entidad contratante, en los trminos establecidos en el artculo 30
del Cdigo Civil. 2. Cuando se suspendan los trabajos o se cambien
las actividades previstas en el cronograma por orden de la Entidad
contratante y que no se deban a causas imputables al Consultor. Al
aceptar la prrroga, la Entidad contratante definir su duracin y la
incorporacin de un nuevo cronograma que sustituir al original o
precedente, que deber ser suscrito por las partes, y tendr el mismo
valor contractual del sustituido. 15. Qu pasos se sigue para
ampliar el plazo de la consultora? 1. El contratista debe solicitar
la modificacin, invocando una de las causales arriba sealadas. 2.
El administrador del contrato debe emitir un informe sugiriendo
aceptar o no la modificacin solicitada. a. Si no se concede la
prrroga, se debe notificar por escrito al contratista. 3. El
Secretario Tcnico autoriza o no la modificacin solicitada. 4. En
caso de aceptarse la modificacin, el administrador del contrato
debe preparar el acta de nuevo cronograma. 5. El Secretario tcnico
debe suscribir el acta de nuevo cronograma. 6. El Administrador del
contrato debe conservar el acta de nuevo cronograma y remitir una
copia a la Unidad de Compras pblicas y a la Unidad Financiera.
Manual de Contratacin Pblica 36
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.17. Si la contratacin fue solicitada por un
Componente del Programa, el Acta debe ser firmada tambin por el
responsable de la contratacin delegado del Componente. Referencia:
Formulario LCC-Nuevo cronograma. 16. Puede incrementarse las
obligaciones o el presupuesto de una consultora? En el caso de que
fuere necesario ampliar, modificar o complementar una obra o
servicio determinado por causas imprevistas o tcnicas, debidamente
motivadas, el Ministerio podr celebrar con el mismo contratista
contratos complementarios, siempre que se mantengan los precios de
los rubros del contrato original, reajustados a la fecha de
celebracin del respectivo contrato complementario. En todo caso, el
valor de los contratos complementarios de consultora no podr
exceder del setenta (70%) por ciento del valor actualizado o
reajustado del contrato principal. El Administrador del contrato
debe remitir el contrato complementario suscrito a la Unidad de
compras pblicas y la Unidad Financiera. Base legal: artculos 85 y
87 de la ley. 17. Qu actividades se realizan cuando termina una
consultora? 1. El contratista presenta el producto final, con un
oficio de cobertura en el que explcitamente solicita se prepare y
suscriba el acta de entrega recepcin de la Consultora. 2. El
administrador del contrato realiza el informe del producto final y,
de no haber observaciones, solicita al Secretario tcnico que nombre
a un profesional afn a la contratacin que no ha participado durante
la ejecucin del contrato. 3. El Secretario Tcnico emite una
resolucin en la que: a. Se autoriza la firma de un acta de entrega
recepcin de la consultora; y b. Se nombra a un profesional afn a la
contratacin que no ha participado durante la ejecucin del contrato
para que, junto con el administrador del contrato, integren la
Comisin de recepcin de la consultora. 4. El administrador del
contrato y el profesional designado suscriben junto al contratista
el Acta de Entrega Recepcin de la Contratacin. 5. La Unidad de
Compras pblicas suscribe el Acta como secretario ad-hoc. 6. El
administrador del contrato remite el acta suscrita a la Unidad
Financiera para el pago final. 7. El administrador del contrato
debe remitir esta acta a la Unidad de Compras pblicas, para el
expediente de contratacin. Referencia: Formulario LCC-Acta de
entrega recepcin. 18. Qu pasos debe seguirse cuando la contratacin
es solicitada por un componente del Programa de Desarrollo de
Apuestas productivas y de Inversin en el Ecuador? 1. El Componente
del Programa determina la necesidad de contratacin y selecciona una
lista tentativa de entre 3 a 6 consultores a ser invitados.
Manual de Contratacin Pblica
37
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.1a. Todos los consultores seleccionados deben
ser personas naturales o todos deben ser personas jurdicas, pero no
pueden competir personas naturales con personas jurdicas. b. Para
seleccionar la lista de invitados, se debe llenar la informacin de
la tabla comparativa entre dos o ms posibles invitados. Referencia:
Tabla comparativa para seleccionar invitado. El mismo Componente
del Programa valida al Consultor consultando a la Unidad de Compras
pblicas: a. Que todos los consultores de la lista estn habilitados
en el RUP; b. Que todos los consultores de la lista estn
registrados para ofrecer el mismo producto en el RUP; c. Que todos
los consultores de la lista estn en la Base de Datos del MCPEC. d.
En caso de consultora para fiscalizar una obra pblica, el consultor
que elabor los diseos de la obra deber ser invitado
obligatoriamente y tendr un puntaje adicional por tal calidad. En
caso de que algn consultor no est habilitado o no est en la Base de
Datos, el Componente del Programa podr elegir entre: a. Indicar al
consultor que se habilite en el RUP y se incorpore a la Base de
Datos, b. Eliminar al consultor de la lista corta, o c. Escoger
otro consultor y validarlo. La Unidad requirente solicita la
certificacin presupuestaria. Referencia: Formulario Solicita
certificacin. La Unidad financiera emite la certificacin
presupuestaria. La Unidad requirente enva el requerimiento de
contratacin, que contiene lo siguiente: a. Trminos de referencia
para la contratacin de consultora; i. Software: Es poltica del
Ejecutivo utilizar software libre (salvo casos excepcionales). Por
lo que ninguna contratacin debe exigir ni diseo de programas ni
entrega de productos en software propietario. ii. Fiscalizacin de
Obra Pblica: Para fiscalizacin de obra pblica, la oferta econmica
no es un porcentaje del presupuesto de la obra a fiscalizar, sino
es la suma de los costos unitarios ms el margen del fiscalizador.
El pago se realizar en proporcin directa con el avance de la obra.
b. Especificacin de si la contratacin est incluida en el Plan Anual
de Contrataciones o no; c. Lista de invitados; d. Servidor pblico
que se propone para evaluar la oferta y administrar el contrato; e.
Nmero de das para el envo de la oferta por parte de los invitados;
y, f. Criterios de calificacin y el peso de cada criterio. g. Peso
relativo de la oferta tcnica y de la oferta econmica. Referencia:
Formulario LCC-Requerimiento. La Direccin de Asesora Jurdica
redacta al resolucin de inicio que debe contener, al menos: a.
Inicio del proceso de contratacin, indicando el cdigo y objeto de
la contratacin; b. Nombre y RUC de cada integrante de la lista
corta; c. Nombre de los integrantes de la Comisin Tcnica; d.
Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el portal; e. La
reforma al PAC, en caso de ser necesario. El Secretario Tcnico (ST)
inicia la contratacin mediante Resolucin. 38
2.
3.
4. 5. 6.
7.
8.
Manual de Contratacin Pblica
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.19. La Unidad de Compras pblicas redacta los
pliegos y publica la contratacin en el portal y da aviso a la
unidad requirente. 10. El Componente del Programa da aviso a los
invitados para que conozcan la invitacin en el portal. 11. Los
invitados realizan preguntas dentro del plazo sealado. 12. Las
respuestas se emiten en el plazo sealado por parte de la Comisin
Tcnica o su Presidente. 13. El proceso puede ser cancelado antes de
iniciarse el tiempo para envo de ofertas. Ver pregunta sobre
cancelacin. 14. Envo de oferta: Dentro del plazo sealado, los
invitados envan sus Ofertas a travs del portal y la presenta en
sobre fsico. a. Las ofertas no presentadas correctamente (en el
portal o en fsico) no son tomadas en cuenta. 15. La Unidad de
Compras pblicas prepara la convocatoria a Comisin Tcnica, que debe
ser firmada por el Presidente de la Comisin Tcnica. Referencia:
Formulario LCC-Convoca-Apertura. 16. En la hora sealada, la Comisin
Tcnica evala el cumplimiento de requisitos de forma y emite un
Acta. Referencia: Formulario LCC-Apertura. a. En caso de no haber
errores de forma, se procede a realizar la evaluacin (ver nmero
siguiente). b. En caso de haber errores de forma, la Unidad de
Compras pblicas enva la convalidacin a travs del portal y modifica
el cronograma del proceso, de manera que se aumenten 48 horas para
que el invitado convalide los errores de forma de la oferta. c. Si
el invitado no convalida su oferta o si la convalidacin no es
suficiente, el proceso se declara desierto. 17. En caso de no haber
errores de forma, o una vez convalidados los mismos, la Comisin
Tcnica elabora el Acta de Evaluacin de la Oferta estableciendo: a.
Un puntaje para cada criterio de evaluacin. b. Motivacin de cada
puntaje asignado. Referencia: Formulario LCC-Evaluacin. 18. La
Unidad de Compras pblicas recibe el Acta de Evaluacin y sube la
informacin y el archivo al portal de compras pblicas. a. Esta
evaluacin debe subirse dentro del perodo establecido en el
cronograma. b. La Unidad no slo debe subir la informacin sino que
debe finalizar la calificacin. c. Si no se evala la oferta, el
proceso debe ser declarado desierto. 19. La Unidad de Compras
pblicas informa el orden de oferentes para negociar y prepara para
la firma del Presidente de la Comisin Tcnica la convocatoria a
sesin de Comisin Tcnica. Referencia: Formulario
LCC-Convoca-Negociacin. 20. El Comit Tcnico convoca al oferente
ubicado en primera prioridad de contratacin a una sesin de
negociacin. Producto de esta sesin se emite un Acta de Negociacin.
a. En la sesin de negociacin el Comit Tcnico puede establecer
cambios a la oferta presentada para que sta se ajuste completamente
a las necesidades de la Entidad Contratante. b. Desde que inicia la
negociacin, sta puede tomar entre uno y tres das hbiles. c. Si la
negociacin es exitosa, se puede adjudicar el contrato. Manual de
Contratacin Pblica 39
Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.1d. Si la negociacin es fallida, el proceso se
debe declarar desierto. Referencia: Formulario LCC-Negociacin. La
Unidad de Compras pblicas recibe el Acta de negociacin y sube la
informacin al portal. a. En caso de negociacin fallida, deber
convocar a una nueva sesin de negociacin con el oferente ubicado en
siguiente lugar. b. Si se agotan los oferentes, el proceso se debe
declarar desierto. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la
Resolucin de Adjudicacin Esta Resolucin contiene al menos lo
siguiente: a. Adjudicacin de la contratacin, con expresa indicacin
del cdigo del proceso de contratacin y del objeto de la
contratacin; b. Indicacin del plazo y precio pactados; c. Nombre
del servidor pblico designado para administrar el contrato; d.
Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el portal; e.
Disposicin de que se elabore el contrato; y f. Disposicin de que se
notifique al adjudicatario. El Secretario Tcnico firma la Resolucin
de Adjudicacin. La Unidad de Compras pblicas recibe la Resolucin de
Adjudicacin y la sube al portal. El Secretario Tcnico dispone la
elaboracin del contrato. Referencia: Formulario LCC-Dispone
elaborar contrato. La Direccin de Asesora Jurdica notifica al
adjudicatario. a. En caso de exigirse garantas, se debe informar el
particular explcitamente. Referencia: Formulario LCC-Notificacin.
La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato y recoge las
firmas del contratista y del Secretario Tcnico. a. El contrato se
prepara sobre la base del modelo de contrato que consta en los
pliegos, con las modificaciones incluidas en el Acta de Negociacin.
b. La firma del contrato se realiza slo despus de recibidas las
garantas, en caso de haberlas. c. Para la firma del contrato, el
consultor debe declarar mediante oficio que ni l ni su equipo de
trabajo tienen conflictos de inters para realizar la consultora. La
Direccin de Asesora Jurdica notifica al administrador (quien por lo
general es parte de la unidad requirente) de su designacin con una
copia del contrato y de la resolucin y tambin informa de la firma
del contrato al Componente del Programa. Referencia: Formulario
LCC-Aviso a administrador. La Direccin de Asesora Jurdica remite el
contrato firmado a la Unidad de Compras pblicas. La Unidad de
Compras pblicas incluye el contrato, las garantas (de haberlas) y
el aviso al administrador en el expediente de contratacin. a. El
expediente de contratacin original se enva a la Unidad Financiera.
b. Una copia del expediente se archiva en la Unidad de Compras
pblicas. La Unidad Financiera registra el compromiso en el programa
eSigef. a. En caso de haber anticipo, realiza el pago, tras
verificar el cumplimiento de los requisitos. El servidor pblico
designado administra el contrato contando con la colaboracin del
Componente del Programa que solicit la contratacin (Ver: Pregunta
sobre ejecucin).
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Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.119. Qu actividades debe realizar el Componente
del Programa durante la ejecucin del contrato? En toda forma de
contratacin, el director del Componente funcionario del Programa de
Desarrollo de Apuestas Productivas y de Inversin en el Ecuador que
asista al Administrador del Contrato es responsable de cumplir las
siguientes actividades 1. Asegurarse de que el contrato sea
registrado en el programa eSIGEF; 2. Asegurarse de que el contrato
sea registrado o publicado en el portal de COMPRASPUBLICAS; 3.
Informar sobre toda actividad relevante relacionada con la ejecucin
del contrato, tanto al Administrador del Contrato como al director
del Componente que solicit la contratacin y al contratista; 4.
Emitir un proyecto de informe sobre cada producto presentado y un
proyecto de acta de entrega recepcin para la recepcin nica de cada
contrato; y, 5. Alertar sobre el discurrimiento de plazos y
calcular su vencimiento en cada informe sobre producto
presentado.
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Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y
Competitividad V. 1.1Flujo: Proceso precontractual de Lista Corta
de Consultora (LCC) solicitado por componentes del Programa.
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