Embed Size (px)
DESCRIPTION
Manager de proiect
Citation preview
MANAGER DE PROIECT
1
2
I. Proiect. Management. Management de proiect.
Pentru a vorbi despre Managementul Proiectului, trebuie mai intai sa fim siguri de ceea ce intelegem
prin proiect. Cu toate ca acest termen e foarte des folosit si destul de larg, si, cu toii avem impresia ca stim
ce inseamna, realizarea unei definitii scurte e un demers dificil, pentru ca linia de demarcatie intre ceea ce
este si ceea ce nu este un proiect e greu de stabilit.
Proiectul constă într-un ,,ansamblu de activităţi unite prin scopuri şi obiective, prin care se propune
intervenţia într-o situaţie indezirabilă şi schimbarea acesteia în vederea obţinerii unor rezultate care să
avantajeze un anumit grup-ţintă”.
Un proiect este un efort unic de munca care determina rezultate bine definite, include activitati si
obiective predefinite, are determinare temporara (durata de timp limitata si definita), este derulat de un
grup de oameni si utilizeaza resurse limitate. Un proiect este privit din perspectiva parcurgerii a trei
etape:
- Crearea proiectului (gasirea ideilor si dezvoltarea acestora);
- Managementul proiectului (realizarea proiectului);
- Evaluarea proiectului (in ce masura au fost atinse rezultatele).
Prin management ca ştiinţă se înţelege “studierea procesului de management în vederea sistematizării şi
generalizării unor concepte, legi, principii, reguli, a conceperii de noi sisteme, metode şi tehnici care să contribuie
la creşterea eficienţei activităţilor desfăşurate pentru realizarea unor obiective”.
Managementul este considerat în acelaşi timp şi o artă, întrucât pe lângă cunoştinţele de specialitate,
managerul are nevoie şi de talent pentru a pune în practică cunoştinţele acumulate, pentru a adapta
sistemele, metodele, tehnicile de management la condiţiile concrete ale obiectivului condus.
Managementul proiectelor este un domeniu destul de recent aparut, iar importanta sa a cunoscut o
crestere majora datorita faptului ca, la scara europeana si internationala, tot mai multe actiuni se desfasoara
în cadrul unor proiecte. Resursele utilizate de aceste proiecte (mai ales cele financiare) au un rol din ce în
ce mai mare (vezi sumele derulate prin programele PHARE, SAPARD, FSE) în dezvoltarea economica, iar
aria lor de aplicabilitate este în crestere.
Proiectul reprezinta o suma de activitati care conduc la realizarea unui scop comun si necesita un
consum important de resurse (umane, materiale, financiare, echipamente, informatii documentare si timp).
Punerea în practica a unui proiect presupune un moment initial si un moment final al proiectului, deci o
durata de realizare. Momentul initial este considerat cel în care se ia decizia de a se trece la conceperea
unui proiect, iar cel final este cel în care se închie ultima activitate prevazuta de proiect.
3
Pe de alta parte, managementul de proiect consta în planificarea, organizarea si gestionarea,
(controlul) sarcinilor si resurselor urmarind atingerea unui anumit obiectiv, în conditiile existentei unor
constrângeri referitoare la timp, resurse si costuri.
Din punct de vedere teoretic, exista o distinctie între notiunile de proiect si program, desi de cele mai
multe ori acestea se folosesc cu întelesuri echivalente. În managementul proiectelor un program include
mai multe proiecte; un proiect se poate descompune mai departe în subproiecte, grupuri de activitati,
actiuni.
Programele, ca si proiectele, au o conducere clar definita. Exista mai întâi un director/manager de
program/proiect (Project Director, Project Manager, Project Coordinator, Team Leader). Managerul de
proiect coordoneaza o echipa, complexitatea proiectului impunând participarea a mai mult de o singura
persoana. Pe de alta parte, din multe puncte de vedere diferentele dintre programe ai proiecte sunt notabile.
Iata câteva dintre acestea:
Program Proiect
1. Anvergura
Componente de politica nationala sau regionala Initiative locale sau subprograme
2. Durata
Durata nedefinita sau de ordinul anilor Luni (cel mai adesea) sau ani
3. Bugetul
Buget alocat global si modificabil Buget fix, alocat cu destinatie precisa
4. Rolul echipei
Management (planificare, coordonare, control) Implementare
5. Orientarea evaluarii
Asupra impactului si performantei Asupra performantei
Orice proiect depinde de trei factori:
a). Resursa umana – echipa, voluntarii sau cei platiti.
b). Bani: bugetul proiectului, bazat pe costul resurselor necesare.
c). Timp: necesarul de timp asa cum este el reflectat de planificarea initiala a proiectului.
Acesti termeni definesc „triunghiul” proiectului. Modificarea oricaruia dintre ei determina
schimbarea celorlalti doi. Desi în general sunt la fel de importanti, de obicei numai unul dintre ei este
predominant în cadrul unui proiect. Din aceasta perspectiva, definirea obiectivelor proiectului capata o
importanta majora, pentru ca în functie de acestea ne stabilim strategia si metodele folosite.
1. Introducere in Managementul proiectului
a. Scurt istoric
4
Managementul proiectelor a aparut ca un instrument de planificare, coordonare, realizare si control al activitatilor complexe din proiectele industriale, comerciale, sociale, culturale si politice moderne. Orice activitate modernă este privită ca un proiect modern, cu un caracter complex, care impune o viziune noua incepand cu analiza necesitatilor proiectului si terminand cu reutilizarea eficienta a rezultatelor proiectului. Presiunile sistemului globalizat economic şi politic concurenţial al lumii industrializate, competitivitatea dintre producători, un respect mai mare pentru valoarea respectiv bunăstarea celor care formează forţa de muncă a proiectului şi implicit pentru costul acestei forţe de incă au dus la dezvoltarea de noi tehnici de management de proiect. Primul care furnizează ceea ce clientul doreşte este câştigător şi va supravieţui în cadrul acestui sistem concurenţial. Soluţia este realizarea de proiecte performante cu un management de proiect performant. Principala caracteristică definitorie a unui proiect este noutatea sa. Un proiect este un pas în necunoscut, pândit de riscuri şi incertitudini. Nu există două proiecte perfect identice şi chiar un proiect care se repetă va fi de fiecare dată diferit într-unul sau mai multe din aspectele sale comerciale, administrative, sociale, politice sau fizice. În toate domeniile anumite proiecte s-au dovedit a fi eşecuri grave şi costisitoare. De aici a apărut necesitatea de a înţelege cum pot fi ameliorate cunoştinţele şi practica atunci când este vorba de conceperea sau dezvoltarea unui proiect.
b. Definirea conceptului de management de proiect
Managementul este stiinta organizarii si conducerii organizatiilor pentru valorificarea eficienta a resurselor acestora in scopul oferirii de produse si servicii specifice. Managementul proiectelor este stiinta managementului resurselor astfel incat acestea sa acopere in intregime realizarea unui proiect.
Managementul de proiect este procesul de organizare si supraveghere a proiectului pentru a asigura ca acesta se realizeaza conform programarii, in limitele bugetului si conform specificatiilor.
Managementul proiectului are drept obiectiv realizarea unui produs /serviciu care să corespundă necesităţilor exprimate întrucât nu se poate produce orice pentru a vinde, nu se vinde decât ceea ce clientul /utilizatorul doreşte. Necesităţile fiind definite de utilizatori, este indispensabil de a fi înţelese de realizatorul / furnizorul produsului / serviciului, care trebuie să ţină cont, totodată şi de impactul pe care îl va avea produsul /serviciul asupra colectivităţii. Această lege este valabilă pentru toate tipurile de proiecte, oricare ar fi domeniul lor de aplicare.
2. Notiuni fundamentale in Managementul Proiectului
a. Proiect
Pentru intelegerea sa este util ca proiectul sa fie conceput ca un instrument de schimbare, intrucat dupa finalizarea cu succes proiecul va avea impact asupra oamenilor, prin schimbarea modului de viata al acestora sau prin schimbarea mediului
Proiectul este un ansamblu de activitati desfasurate intr-o perioada de timp determinata, planificate si controlate si care au drept scop producerea unei schimbari in bine a situatiei beneficiarilor institutiei.
Elementele cheie care diferentiaza un proiect de o activitate obisnuita sunt:
Setul de activitati desfasurate
Perioada de timp
Scopul
Producerea de schimbari
5
Beneficiarii
b. Program
Ciclu sau set de activitati care este planificat si controlat, in general fara un termen de incheiere precis delimitat, cu un aspect dinamic, care constituie o abordare integrata pentru indeplinirea misiunii si obiectivelor organizatiei.
Spre deosebire de proiect, un program:
vizeaza mai multe schimbari concomitente sau succesive;
nu este in mod obligatoriu delimitat precis in timp;
are o durata in general mai mare;
un program poate include unul sau mai multe proiecte
c. Grupul tinta al proiectului
Tinta este intotdeauna o persoana si anume persoana care are puterea de a va oferi ceea ce dumneavoastra si organizatia dumneavoasta doriti. Cand proiectul abordeaza o categorie de persoane care sunt tintele sale, vorbim de grup-tinta.
Categoria/grupul de persoane abordate in proiect asupra careia dorim ca acesta, prin activitatile sale, sa produca schimbarile vizate.
d. Beneficiarii proiectului
Aceasta categorie de persoane trebuie sa raspunda in cadrul proiectului la intrebarea: “Carei/ caror persoane i se adreseaza proiectul dumneavoastra?”
Beneficiarii proiectului reprezinta persoanele sau categoria de persoane care vor avea de castigat de pe urma proiectului, in viziunea initiatorilor acestuia.
e. Resurse
- resurse umane
- resurse materiale
- resurse informationale
- resurse financiare
- resursa timp
MANAGERUL DE PROIECT
Managerul de proiect raspunde de indeplinirea obiectivelor, de respectarea termenelor,
inclusiv de persoanele implicate si de resursele alocate, in asa fel incat rezultatele muncii de
proiect sa fie optime.
Astfel, managerul de proiect raspunde de planificarea, evaluarea/diagnosticul stadiului
proiectului, informarea si documentarea, supravegherea si realizarea activitatilor. El are functia de
coordonare si conducere a membrilor echipei de proiect, raspunde de masurile de asigurare a
calitatii proiectului si de informarea si pregatirea deciziilor echipei de conducere a proiectului.
6
Conducatorul de proiect trebuie sa imbine urmatoarele competente:
1.3. Functiile managementului
• planificare – gândire anticipativa privind etapele ce trebuie strabatute pentru atingerea obiectivelor;• organizare – alocarea resurselor proiectului si stabilirea si delimitarea proceselor, tinând cont de planificarea facuta;• implementare-coordonare – punerea în practica a celor planificate si armonizarea deciziilor si actiunilor;• control – aprecierea progresului obtinut în directia obiectivelor; • conducere – directionarea oamenilor implicati prin analiza optiunilor, luarea deciziilor si comunicarea lor.
Planificarea• dezvoltarea scopului, obiectivelor si strategiei proiectului; • stabilirea activitatilor proiectului si a resurselor necesare; • dezvoltarea de scheme de lucru pentru stabilirea relatiilor logice dintre activitatile proiectului si punctele critice; • realizarea programarii în timp a proiectului pe baza schemelor de lucru;• realizarea unui plan de protejare a resurselor proiectului; • realizarea de planuri de contingenta.
Organizarea• stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect; • identificarea si repartizarea rolurilor membrilor echipei în cadrul proiectului; • definirea politicilor, procedurilor si tehnicilor managementului de proiect; • pregatirea statutului managerului de proiect si a instrumentelor de delegare; • stabilirea standardelor de autoritate si responsabilitate ale echipei de proiect; • alocarea resurselor materiale si financiare pe activitati.
Implementarea-coordonarea• pregatirea si derularea activitatilor proiectului; • instruirea personalului; • supervizarea; • armonizarea deciziilor si actiunilor individuale; • monitorizarea resurselor si activitatilor.
Controlul• ce se monitorizeaza si care sunt aspectele relevante prin prisma celor 4 elemente caracteristice (resurse, activitati, rezultate, impact);• stabilirea standardelor de performanta (calitate, proceduri, costuri, încadrare în timp, etc.);• stabilirea si implementarea unei scheme de monitorizare si evaluare a progresului organizatiei în directia dorita, integrata si planificata;• stabilirea unui sistem informational între membrii echipei de proiect, între acestia si restul organizatiei si între acestia si ceilalti factori interesati;• planificarea revizuirii regulate a strategiei în functie de rezultatele evaluarii;• controlul reprezinta o functie care trebuie îndeplinita pe toata durata derularii proiectului.Conducerea• cine are autoritatea de a decide, în ce domeniu si care sunt limitele de autoritate ale postului sau privind coordonarea activitatii si alocarea resurselor proiectului;• stabilirea modului de analiza a optiunilor, luarea deciziilor si comunicarea lor pentru fiecare activitate a proiectului;• realizarea unui plan de dezvoltare a tehnicilor de management participativ, în conducerea echipei de proiect;
7
• dezvoltare de tehnici de luare a deciziilor de catre echipa de proiect.
1.4. Fazele proiectului
În „viata” unui proiect se pot descrie 4 faze:conceptie, planificare, implementare, închiriere.
Fiecare etapa a proiectului presupune realizarea urmatoarelor activitati manageriale:
Conceptie • identifica si analizeaza problema
• determina daca proiectul este necesar
• stabileste scopul si obiectivele proiectului
• estimeaza resursele disponibile
• pregateste propunerea de proiect pentru a fi înaintata spre aprobarea forului de
decizie al organizatiei
Planificare • definirea abordarii organizationale a proiectului
• definirea sarcinilor proiectului
• programarea etapelor de executie
• programarea si alocarea resurselor
• formarea echipei de proiect
Implementare • pregatirea activitatilor
• identificarea procedurilor învechite
• instruirea la locul de munca
• supervizarea derularii activitatilor
• monitorizarea performantei realizarii
• evaluarea periodica si reconsiderarea restului proiectului prin prisma îndeplinirii
celor 5 functii manageriale
Încheiere • încheierea tuturor angajamentelor si contractelor legate de proiect
• evaluarea finala
• realizarea rapoartelor finale pentru organizatie si finantatori
• recompensarea celor implicati în proiect
• aprecierea utilitatii continuarii proiectului si în ce mod
4. Fazele proiectului
1. Initiere
Identificarea si analizarea problemei
Stabilirea necesitatii proiectului
Stabilirea scopului si obiectivelor
8
Estimarea resurselor necesare
Scrierea proiectului
2. Planificare
Definirea sarcinilor proiectului
Programarea etapelor de executie
Programarea si alocarea resurselor
Formarea echipei de proiect
3. Implementare
Pregatirea activitatilor
Instruirea echipei implicate in proiect
Supervizarea desfasurarii activitatilor
Monitorizarea performantelor
Evaluarea periodica si reconsiderarea strategiei
4. Finalizare
- Incheierea tuturor activitatilor si angajamentelor din proiectEvaluarea finala
- Realizarea rapoartelor finale
- Recompensa/feedback pentru persoanele si partenerii din proiect
- Analiza aprecierii continuarii proiectului si in ce mod
9
Fig. 1: Ciclul proiectului
Caracteristicile proiectelor:
Proiectele au un scop – proiectele au scopuri bine definite si sunt facute pentru a produce rezultate masurabile, clare. Scopul lor este strict legat de rezolvarea unei probleme identificate anterior.
Proiectele sunt realiste – scopul ar trebui sa fie realizabil tinand seama atat de cerintele pietei cat si de disponibilitatile umane si fianciare existente.
Proiectele sunt limitate in timp si spatiu – au inceput si sfarsit bine determinat in timp si se desfasoara intr-un loc concret.
Proiectele sunt complexe – implica abilitati variate de planificare si implementare si diversi parteneri sau sustinatori. Proiectele sunt colective – sunt produsele unei munci colective ale unei echipe de proiect.
Proiectele sunt unice – se nasc din idei noi, contin o solutie specifica la o problema specifica intr-un anumit context.
Structurarea proiectelor
10
Capitole importante Intrebari
Definirea problemei
Obiectivele generale
Obiectivele specifice
Grupurile tinta
In ce context va fi acest proiect?
Ce schimbari va produce?
Ce rezultate am obtine?
Pentru cine este acest proiect?
Continut Care ar fi metodologia, abordarea aleasa?
Ce activitati sunt necesare?
De ce avem nevoie pentru ca proiectul sa mearga?
Unde, cand? Unde va fi implementat?
Cat va dura?
Cand va incepe si cand se va termina?
Aspecte practice Ce logistica este necesara?
Finantare Care este costul total?
De unde obtin finantarea?
Care este modul de abordare al finantatorului si ce conditii sunt
Parteneri Am nevoie de parteneri?
Cine sunt?
Care este rolul lor?
Ce trebuie facut pentru coordonarea lor?
Mijloace de actiune Proiectul are nevoie de asistenta tehnica?
De alt sprijin financiar?
Putem folosi facilitatile existente?
Comunicare COMUNICARE INTERNA - Cum va circula informatia in cadrul echipei de proiect?
11
COMUNICARE EXTERNA – are proiectul nevoie de acoperire media? (de ce? Cum? Sub ce aspecte?)
Evaluare si continuare Cand si cum va fi evaluat?
Ce aspecte vor fi evaluate? De ce?
Ce continuare va avea proiectul?
II. Nevoie/problema
Orice proiect tratează realizarea unei schimbări. Din acest motiv trebuie să:
1. Descrieţi situaţia indezirabilă;
2. Descrieţi cum va arăta situaţia după intervenţia voastră.
O problemă formulată corect trebuie să aibă următoarele caracteristici:
să răspundă unei nevoi;
să fac apel la un grup ţintă;
12
să fie urgentă.
să aibă o influenţă negativă asupra vieţii grupului de beneficiari.
Forma standard:
prea mulţi / puţini, slab (alt indicator) + (grup ţintă) + (zona de intervenţie)
Exemple:
- In Bucuresti exista prea putine locuri de parcare pentru posesorii de masini
- In Bucuresti exista prea putine noi locuinte pentru tineri.
Mesaj! Problemele nu se rezolvă de la sine ci doar prin intervenţia noastră.
Iata cativa pasi de urmat inainte de a demara un proiect, in vederea descoperirii unei reale probleme
sau nevoi:
■ Intervievati beneficiarii anteriori si viitori. Desi a fost primit feedback la terminarea proiectului anterior,
este posibil ca de atunci sa fi aparut noi beneficii si conditii. Vorbiti cu viitorii beneficiari si asigurati-va ca
ceea ce planuiti si oferiti este dorit si necesar.
■ Consultati propuneri de proiecte anterioare. Evitati repetarea greselilor si reproducerea unor rezultate
ce au fost deja realizate. Donatorii nu vor acorda finantari pentru ceva ce deja a fost facut.
■ Consultati rapoarte de evaluare a proiectelor anterioare. Nu va bazati pe membrii proiectului pentru a
retine toate greselile si domeniile din eforturile anterioare ce trebuie imbunatatite.
■ Organizati focus grupuri. Asigurati-va ca oamenii de care aveti nevoie sunt disponibili si pot sa
contribuie.
■ Verificati datele statistice. Nu lasati pe altii sa descopere lacune si inexactitati in datele pe care va bazati.
■ Consultati experti. Opiniile externe va vor da idei si credibilitate.
■ Efectuati sondaje, etc. Adunati cat mai multe informatii preliminare pentru a demonstra angajamentul
fata de proiect si pentru a perfectiona obiectivele.
■ Organizati intalniri sau forumuri ale comunitatii. Cand publicul simte ca a fost consultat cu privire la o
problema, va fi mult mai predispus la cooperare si la sprijinirea proiectului.
Pe baza răspunsurile se poate forma un plan de intervenţie provizoriu, adică în linii mari,
generale. O intervenţie eficientă trebuie elaborată pe baza cauzelor, adică rădăcinile arborelui vostru.
Pentru a elabora acest plan aveţi nevoie de arborele problemei. Problema se va pozitiva obţinându-se în
acest fel scopul proiectului. Şi pornind de la cauze veţi gândi o soluţie, o activitate prin care să eliminaţi
cauzele problemei.
1, 2, 3, 4, 5 = Efectele problemei
6, 7, 8, 9, 10 = Cauzele problemei
13
problemă
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Ce este o problema?
Situatie sau complex de situatii care afecteaza anumiti oameni, anumite grupuri sau intreaga societate la un moment dat si intr-un anumit loc. Orice proiect are drept scop o schimbare in bine a situatiei beneficiarilor proiectului, pentru ca orice proiect incepe deoarece s-a identificat o problema ce trebuie inlaturata sau atenuata.
Problema
Motivul pentru care scriem un proiect
Trebuie sa fie bine gandita si argumentata, inclusiv statistic
Formularea trebuie fie logica si clara
Sa fie furnizate date comparative
Sa fie folosite propozitii scurte si clare
Intrebari utilizate in procesul de identificare si de analizare a problemei
Cine? Cand? Unde?
Unde sunt oamenii?
Cand apare problema?
Ce? De ce?
De ce apare problema?
Dovezi ale problemei
Consecinte
Care sunt consecintele nerezolvarii problemei?
Enuntarea problemei:
avea statistici bine documentate
avea legaturi cu scopuriile si misiunea organizatiei
oferi documentatie din partea clientilor si a comunitatii scrisa din punctul de vedere a acestora
stabilii necesitatea in limite geografice rezonabile
fi scrisa clar si concis
Recomandari utile:
1. Nu umpleti componenta problemei cu presupuneri sau declaratii nedocumentate prezentate ca realitate.
14
2. Nu folositi date statistice neclare sau care va contrazic argumentele.
3. Nu faceti ca problema sa apara prea globala
4. Folositi statistica si cercetarea comparative, cand este posibil
III. Scop si obiective
Acum că am descris problema ştim ce trebuie schimbat, dar mai avem nevoie de răspunsuri pentru
următoarele întrebări:
1. Care este scopul procesului de schimbare?
2. Care sunt soluţiile oferite la cauzele problemei?
3. Care sunt rezultatele care trebuie obţinute?
4. Care sunt obiectivele proiectului?
Prima problema care necesita atentie este numirea obiectivelor. In engleza se folosesc termeni ca
„goal/aim/purpose”, etc. De cele mai multe ori, insa se foloseste termenul de scop – obiectiv general,
(goal), caruia i se substituie mai multe obiective. Odata ce s-a lamurit aceasta problema, tebuie stabilita
ierarhia obiectivelor precum si numarul nivelurilor ierarhiei. In realitate, o organizatie, trebuie sa isi fi
rezolvat deja aceasta problema in faza de planificare a proiectului.
Reguli pentru stabilirea scopului proiectului:
Un proiect trebuie sa aiba un singur scop.
Scopul trebuie sa fie legat de viziunea pentru dezvoltare.
Este dificil sau imposibil de masurat realizarea scopului prin indicatori masurabili, dar trebuie sa
fie posibil de demonstrat meritul sau/si contributia la viziune.
Scopul proiectului este obiectivul general al proiectului. Acesta trebuie sa explice care este
problema principala si de ce este important proiectul. Cu alte cuvinte, care sunt beneficiile grupului tinta pe
termen lung.
Obiectivele proiectului trebuie sa abordeze problema principala in termenii beneficiilor de care vor
dispune beneficiarii sau grupul tinta ca rezultat direct al proiectului. Aceste obiective ofera o impartire mai
dataliata a scopului proiectului. Un proiect va avea de cele mai multe ori obiective multiple.
15
In momentul in care suntem la etapa de stabilire a obiectivelor, trebuie sa avem in minte
„SMART”: The S stands for simple and specific
The M stands for measurable
The A stands for achievable;
The R stands for realistic and responsible;
The T stands for timed
Asadar, fiecare obiectiv stabilit trebuie sa indeplineasca anumite conditii: sa fie simplu – specific,
masurabil – sa poata fi cuantificat, sa fie posibil – sa poata fi atins/indeplinit, realist si incadrat in timp.
Exemplu:
16
Scopul proiectului este ceea ce dorim sa realizam, adica starea la care vrem sa ajungem.
UNDE VREM SA AJUNGEM?
Scopul trebuie sa contina Scopul NU trebuie sa contina
▪▪ Enunt clar si concis Elemente masurabile
▪▪ Un ideal Conjunctia si – desparte 2 scopuri
▪▪ Un rezultat urmarit pe termen lung Cuvantul prin – descrie metoda
▪▪ Un verb la forma conjuctiva: sa realizeze…..sau un substantiv verbal: realizarea………
Cea mai simpla metoda de a enunta scopul este prin pozitivarea problemei, adica reformularea problemei intr-un mod pozitiv.
Ex. Problema: “ nivel scazut de informare al tinerilor din orasul Fgvjfj pe tema formarii profesionale”
Scop: “ un nivel ridicat de informare in randul tinerilor din orasul Fgvjfj pe tema formarii profesionale”
7. OBIECTIVE
Daca scopul este destinatia la care dorim sa ajungem, obiectivele sunt pasii necesari pentru atingerea scopului. Obiectivul trebuie sa fie in mod logic legat de problema si scop.
Conditii: Obiectivele sunt consecinte( rezultate) masurabile si legate de termeni temporali. Acestea sunt indeplinite in perioada derularii proiectului.
Cum trebuie sa fie obiectivele? Obiectivele trebuie sa fie SMART:
Specifice (Ce schimbam? Pentru cine?)
Masurabile (gradul schimbarii)
de Atins (Acceptate) (rezultatul poate fi atins cu resursele de care dispunem?)
Realiste (in realitate poate exista rezultatul pe care ni l-am propus?)
definite in Timp (este specificat intervalul de timp de care avem nevoie pentru
a obtine rezultatul?)
Procesul de stabilire a obiectivelor:
Pentru a expune un obiectiv, raspundeti la urmatoarele cinci intrebari:
- Care sunt zonele cheie pe care vreti sa le schimbati?
- Ce segment de populatie va fi implicat in schimbare?
- Care este directia schimbarii (crestere sau imbunatatire sau descrestere sau reducere) pe care o cautati?
- Care este gradul sau proportia schimbarii pe care o cautati?
17
- Care este termenul pentru atingerea gradului de schimbare?
Recomandari:
1. Nu va fixati mai mult de cinci obiective.
2. Nu expuneti obiectivele fara un enunt clar al problemei.
3. Includeti toate segmentele relevante ale populatiei vizate.
4. Rezervati mai mult timp; lucrurile cer mai mult timp decat indica planul.
5. Obiectivele nu descriu metodele (activitatile)
6. Obiectivele trebuie sa fie masurabile pentru a putea determina schimbarile aparute in timpul derularii proiectului
I. Analiza SWOT
- analiza competetentei organizatiei de a rezolva problema identificata
- este un instrument de analiza strategica flexibil si usor de aplicat pe care o organizatie sau o echipa de proiect il foloseste pentru a identifica cele mai potrivite directii de actiune
Ce este analiza SWOT? SWOT vine in limba engleza de la initialele cuvintelor Strenghts(puncte tari), Weaknesses(puncte slabe), Opportunities(oportunitati) si Threats(amenintari.
Analiza SWOT este de fapt o tehnica prin care se pot identifica punctele tari si slabe si se pot examina oportunitatile si amenintarile unui proiect, ale unei actiuni sau ale unei persoane si poate fi utiliza ca element de realizare a bilantului.
In general, exista doua moduri in care poate fi utilizata o analiza SWOT: in scopuri profesionale sau personale. In scop personal, analiza SWOT poate fi utilizata pentru a monitoriza cariera unei persoane, notand abilitatile si problemele pe care aceasta le are. In context profesional, analiza SWOT poate fi utilizata pentru a masura profitabilitatea unei afaceri sau unui proiect.
Strenghts - Punctele tari Aici trebuie sa treci punctele tari, adica aspectele pozitive interioare ale proiectului sau persoanei respective. Pentru a identifica punctele tari din analiza SWOT trebuie sa gasesti raspunsul la urmatoarele intrebari:
Care sunt avantajele proiectului respectiv? / Care sunt abilitatile persoanei respective?
Ce este mai bine realizat la proiectul respectiv decat in cazul concurentei? / Ce face persoana respectiva mai bine decat ceilalti?
Ce vad cei din jur ca fiind punctele tari ale proiectului /persoanei respective?
Weaknesses - Punctele slabe La puncte slabe vei trece aspectele negative interioare ale proiectului sau persoanei respective, puncte slabe care pot fi astfel corectate o data ce sunt identificate. Intrebari ajutatoare pentru identificarea punctelor slabe din analiza SWOT sunt urmatoarele:
Ce ar putea fi imbunatatit la proiectul / abilitatile persoanei respective?
Ce vad cei din jur ca fiind punctele slabe ale proiectului /persoanei respective?
18
Ce ar trebui sa eviti din experienta trecuta?
Opportunities – OportunitatiAici vei trece conjuncturile exterioare pozitive pentru proiectul sau cariera ta. Astfel de oportunitati pot fi considerate schimbarile tehnologice, politice, sociale si chiar cele economice. Intrebari pentru a identifica astfel de oportunitati pentru proiectul sau cariera ta sunt urmatoarele:
Care sunt conditiile favorabile dezvoltarii proiectului / persoanei existente acum pe piata?
Care este avantajul concurential al proiectului / persoanei?
Threats - Amenintari La amenintari vei trece conjuncturile externe negative pentru proiectul sau cariera ta. Pentru a identifica aceste amenintari poti cauta raspunsul pentru urmatoarele intrebari:
Care sunt obstacolele existente in calea proiectului / carierei respective?
Care sunt schimbarile globale care pot afecta evolutia proiectului / persoanei?
In ce mod te afecteaza negativ activitatea competitionala?
Scopul este de a realiza un plan strategic sau de a gasi solutii la o problema luand in considerare factori interni si externi ai unei echipe sau a unei organizatii. Avantajul este consensul intre membrii echipei si identificarea solutiilor adecvate.
Pozitiv Negativ
Intern Puncte tari Puncte slabe
Extern Oportunitati Amenintari
Factori interni :Propria noastra organizaţie - avem noi oare capacitatea şi disponibilitatea?
Resursele umane, financiare, tehnice;
Luarea deciziilor (cine şi ce);
Cultura organizaţionala;
Alte proiecte;
Strategie, compatibilitate cu misiunea organizaţiei.
Factori externi:
Micro-mediul - este “vecinatatea” noastra pregatita pentru a fi implicata?
1. Surse (posibili finanţatori sau clienţi);
2. Contacte;
3. Mediul socio-cultural;
4. Informaţia.
Macro-mediul - care ar fi consideraţiile de ordin general?
19
1. Social;
2. Politic;
3. Economic;
4. Juridic.
Premisele strategiei:
• Folosirea punctelor tari
• Eliminarea sau reducerea punctelor slabe
• Fructificarea oportunitatilor
• Evitarea pericolelor (amenintarilor)
Puncte tari (S) Puncte slabe (W)
Oportunitati
(O)
SO WO
Amenintari
(T) ST WT
= SO - valorificarea punctelor tari in atingerea oportunitatilor;
= ST - valorificarea punctelor tari in contracararea pericolelor;
= WO - eliminarea punctelor slabe pentru valorificarea oportunitatilor;
= WT- eliminarea punctelor slabe pentru contracararea pericolelor.
Aceste strategii generice, combinate conduc la strategia complexa a organizatiei.
II. Graficul GANTT- graficul de desfasurare a activitatilor
Diagrama Gantt (creata la inceputul anilor 1900 si denumit dupa cel care a folosit pentru prima data aceasta procedura - Henry Gantt) este foarte usor accesibila si prezinta perioadele de inceput si incheiere, si durata activitatilor. Diagrama Gantt nu este un grafic de retea pentru ca nu arata interdependenta, legaturile dintre activitati, ceea ce este esential pentru intelegerea si urmarirea proiectului (deoarece multe activitati se desfasoara concomitent si deseori trebuie sa preceada activitati ulterioare).
III. Analiza Macromediului
Analiza P.E.S.T. reprezinta o scanare a mediului macro in care opereaza firma si constituie in fapt evaluarea impactului generat de un sistem de factori:
- factori Politici: care includ reglementarile legislative si juridice ce guverneaza desfasurarea activitatii economico-financiare. Pot fi mentionati: politica in domeniul taxelor si impozitelor, politica in domeniul fortei de munca (inclusiv masurile de protectie sociala, etc.), reglementarile in materie de protectie a mediului inconjurator, politica in domeniul schimburilor comerciale, etc.;
20
- factori Economici: care afecteaza puterea de cumparare a potentialilor cumparatori precum si costul capitalului: ritmul de crestere economica, nivelul ratei dobanzii, cursul de schimb al monedei nationale (locale) in raport cu principalele valute, rata inflatiei, s.a.;
- factori Sociali: grupeaza aspectele de ordin demografic si cultural. Aceasta categorie de factori afecteaza direct necesitatile consumatorilor precum si dimensiunea pietelor potentiale. Ca exemple pot fi mentionati: gradul de sanatate, rata de crestere a populatiei (sporul natural), piramida varstelor, nivelul de siguranta, etc.;
- factori Tehnologici: ce pot influenta in sensul diminuarii barierelor la intrare, al reducerii pragului minim al rentabilitatii productiei precum si deciziile de externalizare: activitatea in domeniul cercetarii-dezvoltarii, stimulentele tehnologice, rata (ritmul) de innoire tehnologica, etc.
Figura 3.1 – locul analizei PEST in cadrul componentelor analizei mediului
Factorii analizati in cadrul metodei P.E.S.T. impreuna cu factorii exetrni ai micromediului constituie oportunitatile si respectiv amenintarile prezentate in analiza de tip ‘puncte tari-puncte slabe’.
IV. Planificarea
„If he had eight hours to cut down a tree he would spend six hours sharpening the saw.” (Abraham
Lincoln)
O regulă care se aplică în management de proiect spune că timpul petrecut pentru a rezolva
probleme în etapa de implementare a proiectului este de 10 ori mai mare, decât dacă aceasta ar fi fost
prevăzută în etapa de planificare şi de 100 de ori mai mare este efortul de a o rezolva în cazul în care nu
există un proiect scris deloc. Aceasta se numeşte regula 1:10:100
Mesaj! Un moment petrecut în planificare face cât zece petrecute în implementarea proiectului.
21
Analiza mediului
Analiza externa Analiza interna
Analiza macromediului Analiza micromediului
P.E.S.T.
Analiza mediului
Analiza externa Analiza interna
Analiza macromediului Analiza micromediului
P.E.S.T.
FIGURA 3
Aspecte ce trebuie luate in considerare la inceputul planificarii proiectului
■ Beneficiarii proiectului
■ Echipa proiectului si partenerii
■ Criteriile de succes
■ Scop si obiective
■ Modele alese pentru atingerea scopului proiectului
■ Costuri si cheltuieli
■ Contributia proprie
■ Finantatori potentiali
Elemente ale propunerii de proiect
■ Titlul proiectului
■ Scopurile si obiectivele proiectului
22
■ Descrierea activitatilor proiectului
■ Descrierea rezultatelor asteptate
■ Planul de implementare al proiectului
■ Inceperea operatiunilor
■ Alocarea resurselor
■ Personalul proiectului
■ Bugetul detaliat al proiectului (costuri fixate, echipament necesar)
■ Alte mijloace tehnice (ex. vehicule)
■ Diviziunea surselor financiare (contributie proprie si alte resurse)
Planificare eficientă:
Folosirea cat mai eficientă a timpul limitat pe care îl avem este o provocare pentru oricine.
Tineţi minte:
Alocaţi numai 80% din timpul dumneavoastră.
Aveţi nevoie de o disciplină strictă pentru a vă urma planul.
80% din rezultate le realizaţi în 20% din timpul pe care îl folosiţi.
Pentru planificarea in timp a unui proiect cel mai des folosit instrument este fisa Gantt:
Obiective Activitati Resp. Noiembrie 2006 Decembrie2006 Ianuarie 2007 Februarie2007
31.X
-6.X
I
7.X
I-13
.XI
14.X
I-20
.XI
21.X
I-27
.XI
28.X
I-4.
XII
5.X
II-1
1.X
II
12.X
II-1
8.X
II
26.X
II-1
.I
2.I-
8.I
9.I-
15.I
16.I
-22.
I
23.I
-29.
I
30.I
-5.I
I
6.II
-12.
II
13.I
I-19
.II
20.I
I-26
.II
23
V. Implementarea
Indiferent de natura proiectului, faza de implementare reprezinta o etapa care necesita multa
energie si entuziasm, pentru ca membrii echipei sa realizeze ca procesul de schimbare este pe punctul de
a incepe si de faptul ca ei vor face diferenta, in puterea lor sta succesul sau esecul initiativei.
Un proiect reprezintă mai mult decât o idee care aspiră să devină realitate. Proiectul este o idee ce
trebuie transformată şi realizată prin planificare atentă şi prin implementare eficientă.
a. Managementul resurselor implicate în proiect:
Ştiind ce vrem să facem, cum şi cand ne va ajuta să determinam de ce anume resurse avem nevoie.
Resursele sunt:
- financiare (banii necesari derularii proiectului). Includem aici şi resursele materiale necesare
proiectului: ex. Locaţia, videoproiector etc.
- resursele umane reprezentate de voluntarii sau angajatii implicate in proiect.
24
- timpul reprezentand timpul necesar desfăşurarii activităţilor
Realizarea unei analize a resurselor necesare permite coordonatorului de proiect să determine de ce
resurse dispune organizaţia şi poate identifica viitorii parteneri/sponsori de la care se pot procura resursele
necesare.
a.1. Managementul Timpului
Legea proiectelor:
Nici un proiect major nu este terminat la timp, în buget şi cu aceeaşi echipă. Al vostru nu va fi primul…
Timpul este o resursă esenţială şi cel mai bun mod de a profita de el este să-l administraţi (manage
it).
Sfaturi cum să controlaţi timpul mai bine:
Când apare o problema actionaţi, nu căutaţi vinovaţii
Evitaţi să va implicati în prea multe activitaţi sau să nu faceţi nimic
Planificaţi-vă activitaţile
Gasiţi un echilibru între muncă şi plăcere
Gasiţi un echilibru între timpul profesional, timpul acordat familiei şi timpul personal
Pune-ţi în planul vostru timp pentru voi personal: citit, visat, jucat, prieteni etc.
Cum să va organizaţi ziua:
Setaţi-vă obiective şi prioritizaţi-le
Folosiţi planificari anuale, lunare, saptamânale
Folosiţi o agendă
Realizaţi o listă de sarcini zilnice, prioritizaţi-le şi realizaţi-le în funcţie de prioritate
De câteva ori pe zi să vă pune-ţi întrebarea: ”Ce aş putea face acum ca să folosesc timpul
mai eficient?”
Ocupaţi-vă de lucrurile dificile in primul rand
Delegati responsabilitaţi când este posibil
Tineţi minte regula managementului timpului:
Efortul nedepus înseamna o oportunitate pierdută.
Dar planificarea şi prioritizarea nu sunt lucruri uşoare. Urmatorul tabel vă poate ajuta:
Urgente/ neimportante Urgente/ importante
Fă tu daca ai timp liber. Daca
nu deleagă
Aceste lucruri trebuie să le faci
personal
25
Sa le faca altcineva
Neurgente/ neimportante Neurgente/ importante
Aceste lucruri pot fi evitate,
amânate, uitate sau delegate pt
altcineva
Aceste lucruri pot fi rezolvate
de către tine sau delegate cuiva
competent deoarece sunt importante.
Dacă nu le adresaţi acum aceste sarcini
vor deveni urgenţe…
a.2. Managementul Financiar:
Fiecare proiect trebuie să aibă un buget. Un buget reprezintă cheltuielile şi veniturile proiectului. De
cele mai multe ori într-un ONG proiectele se desfaşoară cu resurse limitate şi fara o finantare clară. Asta
înseamna ca resursele necesare trebuie acoperite de echipa de proiect din
sponsorizari, parteneri etc. Este important ca în echipa de proiect să existe o persoana care sa se ocupe de
finantele proiectului.
În cautarea de sponsori e bine sa fiţi foarte specifici. Adică în functie de nevoile voastre să abordati
companii care vă pot satisface acele nevoi. Pentru afişe, foi de orice fel, xerox-uri, printări cautati să obtineti
parteneriatul unei firme care se ocupă de aceste lucruri adică o firma de printat, o tipografie, o firma de
birotică. Pentru promovarea proiectului căutati parteneriatul unui post de radio sau a unui ziar. Pentru
protocol (sucuri, cafea, biscuiti, saratele etc.) mergeti în fundraising la depozite mari. Si aşa mai departe. O
să obtineti diverse resurse din diverse surse.
Într-o strategie de finantare şi cautare de parteneri:
In echipa de proiect trebuie sa aveti un om care sa se ocupe de finante.
Fiti curajosi! Proiectul vostru este bun si merita sprijinit.
Spuneti adevarul! Majoritatea managerilor cu care va veti întalni cunosc realitatile
comunitaţii. Daca îi mintiti pierdeti posibilitatea sprijinirii atat pentru acest proiect cat si pentru
viitoarele.
Cereti sfaturi! Dupa întalnirea cu un manager indiferent de raspuns cereti sfaturi cu privire la
proiect, la materialul de prezentare etc.; în aceasta maniera primiti si informatii folositoare si pastrati
si o relatie care va poate ajuta în viitor.
Folositi resursele pe care le primiţi pentru activitaţile pentru care le-ati primit! Ex. Daca
primiti bani de cazare atunci îi folositi numai pentru cazare si nu pentru transport. Daca vreti sa
redistribuiti fondurile obtinute întrebaţi întai finantatorul.
Nu uitati ca la sfarsitul proiectului sa dati o evaluarea a proiectului tuturor partenerilor sau
sponsorilor. Nu uitati sa spuneti multumesc!
O importanta deosebita într-un proiect derulat de un ONG o reprezinta fundraising (atragerea de
fonduri) ceea ce înseamna gasirea de companii, instituţii care sa sprijine material aceast proiect. Fundraising-
ul este o activitate foarte importanta într-un proiect si trebuie tratata cu seriozitate si planificata din timp. De
26
asemenea fundraising-ul trebuie tratat cu profesionalism. Proiectul dumneavoastra va avea competitie de
aceea trebuie sa convinga prin: relevanta, eficienta si inovativitate. Proiectul trebuie sa dea finantatorilor
ceva în schimb.
Cateva aspecte al fundraisingu-lui:
Desi face parte din strategia generala a unei organizatii, fundraising-ul trebuie adaptat pentru
fiecare proiect
Realizati un scurt material de prezentare a proiectului
Planificati activitatea de fundraising. Creati o echipa care sa lucreze pe anumite perioade de
timp si dupa o baza de date clara cu companii si institutii.
Cand mergeti în fundraising trebuie sa cunoaste-ti foarte bine proiectul, sa fiti încrezatori în
el si sa aveti pregatite argumente clare asupra relevantei proiectului.
Folosiţi contactele personale a membrilor echipei de proiect cat si a celorlalti membrii ai
organizatiei din care faceti parte
Prezentarea proiectului trebuie sa fie clara si concisa.
Nu uitati sa multumiţi celor care v-au sprijinit.
a.3. Managementul Echipei:
Un foarte important aspect în realizarea un proiect este managementul echipei de proiect.
a) munca în echipa aduce rezultate mult mai bune decat munca individuala
Cateva sfaturi pentru managerii de echipe:
1. Dezvoltati mandria de apartenenta la echipa în membrii acesteia
2. Convingeti-va echipa ca sunt cei mai buni
3. Recompensati persoanele de cate ori aveţi ocazia
4. Realizaţi numele, cultura, obiceiurile, motoo-uri, slogane ale echipei.
5. Întreaga echipa trebuie sa aiba aceeasi viziune a proiectului.
6. Încurajati membrii echipei sa ia parte la activitati împreuna dar în afara proeictului pentru a se
cunoaste mai bine.
“ Tu poti face ceea ce eu nu pot. Eu pot face ceea ce tu nu poti. Impreuna putem face lucrui
marete”- Maria Teresa
“Nu exista probleme pe care sa nu le putem rezolva impreuna. In schimb exista putine probleme
pe care le putem rezolva singuri.”-Lyndon Johnson
Echipa inseamna mai multi oameni deci mai multe idei, resurse,contacte si deci posibilitati.
b) obiectivul echipei este mai important decat interesul personal.
27
c) omul potrivit la locul potrivit.
Este important într-o echipa sa existe oamenii potriviti iar acestia sa fie implicate pe domeniile unde sunt cei
mai potriviti. Ce se intampla într-o echipa în functie de distributia membrilor:
Persoana gresita în locul gresit = regres
Persoana gresita în locul bun = frustrare
Persoana buna în locul greşit = confuzie
Persoana buna în locul bun = progress
Persoanele bune în locurile potrivite = multiplicarea succesului.
Fiecare membru al echipei trebuie sa fie implicat pe domeniul unde este cel mai motivat si unde va aduce cea
mai mare contributie echipei.
d) daca vrei o echipa trebuie sa o cresti:
1. dezvolta membrii echipei personal si profesional
2. determina de ce au nevoie fiecare dintre ei
începatorul entuziast are nevoie de directionare
experimentatul are nevoie de coach-ing
omul prevazator si atent are nevoie de sprijin
omul îndraznet si încrezator are nevoie de responsabilitati unde sa se afirme
3. completati-va echipa cu noi membrii daca este necesar
4. schimbati-va metodele de leadership daca situaţia o cere
5. sa nu va fie teama sa excludeţi membrii echipei care în mod repetat încalca reguli sau care nu îsi fac treaba
“Cand nu sanctionezi pe cel slab din echipa pierzi respectul celui bun din echipa”
e) toţi trebuie sa aiba aceeasi viziune
O viziune comuna confera echipei direcţie si încredere. În acelasi timp o viziune comuna înseamna membrii
energici, încrezatori, concentrati. Ei stiu unde vor sa ajunga si cum sa ajunga acolo.
f) atitudinea conteaza:
“Talentul nu ajunge pentru a castiga, trebuie o multime de coechipieri cu talent si cu o buna atitudine
pentru a realiza ceva cu adevarat maret.”
Ex. Într-o echipa de fotbal un jucator talentat poate castiga un meci dar numai întreaga echipa poate castiga
campionatul.
5 adevaruri despre atitudine în cadrul echipei:
Atitudinea are puterea de a ridica sau prabusi o echipa
Atitudinea oamenilor este contagioasa
Atitudinea negative se raspandeste mai repede decat cea pozitiva
Atitudinea negativa netratata distruge totul.
g) membrii unei echipe trebuie sa aiba încredere unul în celalalt
28
“Cel mai mare compliment pe care poti sa îl primesti este ‘am încredere în tine”
Cele 4 stagii ale moralului în echipa:
Moral scazut => liderul trebuie sa faca totul
Moral mediu => liderul trebuie sa faca lucrurile dificile
Moral ridicat => lider nu trebuie sa faca aproape nimic
h) comunicarea este foarte importanta într-o echipă
Fiecare echipa trebuie sa comunice eficient pentru a obtine rezultate optime. Comunicarea în cadrul echipei
trebuie privită din 4 unghiuri:
1. De la lider la membrii echipei. Fiti consistenti. Fiti clari în exprimare. Fiti amabili.
2. De la membrii echipei la lider. Oamenii trebuie sa poate să îsi exprime în mod deschis
dezacordul sau opinii diferite de cele ale liderului.
3. între membrii echipei. Fiti sprijinitori. Fiti vulnerabili. Aveti încredere
4. între echipa şi public. Fiti receptivi, responsabili si realistici.
Într-o echipa vor aparea diferite probleme ce trebuie adresate. Cum faceti acest lucru? Prin metoda
DECIDE:
Defineste: împreuna cu echipa definiti în termeni foarte clari problema si cauzele ei.
Exploreaza: întoarceti problema pe toate fetele si analiza-ti-o din toate punctele de vedere.
Clarifica: problema si cauzele ei trebuie intelease de toti si în acelasi fel pentru a putea gasi solutii
uniforme si relevante.
Idei: impreuna cu echipa cautati idei de rezolvarea problemei
Decizii: luati decizii de rezolvarea problemei: actiuni, responsabilitati etc.
Evaluare: evaluate periodic modul de actiune si rezultatele deciziilor luate.
In managementul proiectelor este mai simplu sa dezvolti o lista completa a acţiunilor/sarcinilor
proiectului pornind de sus in jos.
Studiul de fezabilitate: Resurse implicate: timp, resurse umane, financiare.
Este important un studiu de fezabilitate pentru a evidenţia daca proiectul este fezabil. Asta inseamnă
compararea resurselor necesare cu obiectivele proiectului. Studiul de fezabilitate include:
Resursele umane: Avem destui oameni pentru a derula proiectul? Au membrii echipei atitudinea si
cunostinţele necesare proiectului?
Daca raspunsul la aceste întrebari este unul negativ atunci trebuie gasite masuri de remediere a situatiei.
Timp:
Încadrati proiectul intr-o perioada determinata de timp. Puteţi aloca diferite perioade de timp fiecarei sarcini
un anumit timp pentru realizarea ei. Este importanta sa stabiliţi prioritatea in proiect.
Resurse financiare:
In termen de finante trebuie realizat un buget si gasite surse de finantare. Bugetul este un instrument prin
care se realzieaza planificarea si controlul resurselor financiare. Este un ghid
29
pentru actiunile viitoare, exprimat in termeni financiari si incadrate in anumite periaode de timp. Trebuie sa
incorporati in bugetul proiectului si cheltuieli neprevazute. Puteti la toate cheltuielile previziuonate sa
adaugati un fond de risc de 10%. Ulterior intocmirii si aprobarii bugetului acesta trebuie gestionat cu
atentie.
VI. Evaluarea
1. Cum se face evaluarea proiectului?
Evaluarea proiectului este un proces complex, repetitiv, plictisitor si mare consumator de resurse -
dar este un proces inevitabil, absolut necesar, pentru ca este singura metoda eficace de a masura succesul
implementarii unui proiect.
Metodele prin care se va face evaluarea succesului unui proiect trebuie determinate inainte de
implementarea lui (inca din faza de planificare). Trebuie sa fie descrise instrumentele si procedurile de
evaluare, prin care se determina daca au fost sau nu indeplinite obiectivele si daca metodele au fost cele
adecvate.
Prin evaluare se intelege “a estima marimea, valoarea si calitatea unui lucru”. Etapele evaluarii
unui proiect sunt: identificarea obiectivelor / identificarea nivelului rezultatelor (beneficiilor) brute /
separarea “masei inertiale” (a efectelor care ar fi aparut oricum) si a efectelor de dislocare si de
multiplicare, pentru a obtine beneficii nete adaugate / analiza efectelor indirecte.
Evaluarea proiectului implica mai multe tipuri de procese:
evaluarea procesului de realizare a proiectului: management, proceduri, mecanisme, relatiil,
invatare, solutii;
evaluarea performantelor proiectului (prin raportare la obiective): eficacitatea proiectului
(obiective realizate / obiective planificate, cantitatea si calitatea rezultatelor)
eficienta proiectului (rezultate/resurse, costuri reale/costuri planificate)
Iata citeva intrebari care stau la baza evaluarii eficacitatii proiectului:
Proiectul este relevant pentru activitatea curenta a organizatiei?
Proiectul rezolva o problema prioritara?
Obiectivele proiectului sunt clar definite?
Proiectul implica persoanele adecvate?
Proiectul poate avea succes, pe langa faptul ca abordeaza aspecte interesante si importante?
evaluarea impactului proiectului: participare la program, vizibilitate, efecte de multiplicare,
efecte de antrenare, efecte de distorsionare, efecte intimplatoare, neintentionate, auxiliare
impactul proiectului = masura in care schimbarea (imbunatatirea) survenita este rezultatul
implementarii proiectului si a inputurilor aduse.
evaluarea sustenabilitatii proiectului: financiara (auto-finantare); organizationala (resursele
umane); de piata (continuitatea la schimbari).
2. De ce este necesara evaluarea proiectelor si in ce scopuri se face?
Iata cateva argumente referitoare la necesitatea evaluarii unui proiect pe parcursul derularii:
30
feed-back util pentru adaptarea proiectului la realitate si pentru rezolvarea optima a
problemelor aparute (planificarea viitoare a proiectului)
armonizarea vederilor partilor implicate; raportarea catre partile implicate
imbunatatirea conducerii si a rezultatelor proiectului, a eficientei acestuia
oferirea informatiilor pentru luarea deciziei in legatura cu continuarea proiectului sau
alegerea dintre mai multe alternative.
Scopurile evaluarii unui proiect sunt de mai multe feluri:
1. scopuri declarate: controlul asupra derularii proiectului:
Este proiectul implementat in modul autorizat?
Isi atinge obiectivele?
Sint beneficiarii si publicul satisfacuti?
Cum se situeaza proiectul in raport cu alte mijloace alternative de atingere a obiectivelor?
Care sint efectele nescontate, mai ales cele negative?
- perfectionarea implementarii proiectului
- acumularea de experienta in managementul proiectelor (impact pe termen lung)
- diseminarea/perpetuarea bunelor practici
2. scopuri ascunse:
- promovarea unei imagini mai bune decat in realitate a proiectului.
Rezultatele descriu serviciile sau produsele ce vor fi oferite beneficiarilor. Acestea sunt ceea ce
conducerea proiectului promite sa ofere. Rezultatele sunt mai detaliate ca obiectivele si scopul si trebuie
sa fie posibil de masurat prin indicatori obiectivi. Astfel, acestei zone trebuie sa i se acorde o importanta
speciala. Rezultatele trebuie sa abordeze principalele cauze ale problemei cu care se confrunta grupul
tinta. Pentru a asigura rezultate relevante, conducerea proiectului trebuie sa fi identificat corect nevoile
grupului.
Indicatorii ofera echipei proiectului o baza cuantificabia pe care sa evalueze succesul proiectului în
atingerea obiectivelor. Specificarea indicatorilor are rolul de a verifica viabilitatea rezultatelor si a
obiectivelor proiectului. Aceasta formeaza baza constituirii unui sistem de monitorizare a proiectului.
Odata ce indicatorii sunt definiti, ei trebuie elaborati în asa fel încat sa ofere detalii cantitative, calitative
si de timp. Mai jos, se poate vedea o modalitate de a verifica în cinci pasi cât de bine au fost alesi
indicatorii – cu exemplu:
Cinci pasi in elaborarea unor indicatori buni
Obiectivul proiectului: Reducerea ratei de infectii acute din comunitate
■ Calitate (natura indicatorului):
Rata infectiilor redusa;
■ Grup tinta (Cine?):
Rata infectiilor s-a redus printre scolari;
■ Loc (Unde?):
31
Rata infectiilor s-a redus intre copiii satului Z;
■ Cantitate (Cat?):
Rata infectiilor s-a redus intre copiii satului Z cu 45 de procente;
■ Timp:
Rata infectiilor s-a redus intre copiii satului Z cu 45 procente pana in 2004.
Bazele monitorizarii si evaluarii sunt puse cand se stabilesc indicatorii pentru rezultate. Propunerea
de proiect trebuie sa indice:
cum si cand echipa de conducere a proiectului va efectua monitorizarea progresului proiectuluiv
ce metode vor fi folosite pentru monitorizare si evaluare
cine va face evaluarea.
32
