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Induction @PA 2009/01

Manual do Membro Novo Versão 2.0

Sejam Bem Vindos! Leiam este documento com atenção. Enjoy @!

Índice: 1. COMEÇANDO PELO COMEÇO............................................................................2

1.1 O que eu, membro novo, devo fazer esta semana? 1.2 E quando eu estiver perdido? A quem devo recorrer? 1.3 Quais são os horários do Comitê Local – CL? 1.4 O que acontece na @PA durante a Induction (Introduction to AIESEC)?

2. O QUE É A AIESEC .........................................................................................4 2.1 Visão 2.2 Valores

3. ESTRUTURA DA AIESEC ..................................................................................4 3.1 AIESEC INTERNATIONAL (AI) 3.2 MEMBERS COMITEE (MC) 3.3 COMITÊS LOCAIS (CLs) e EXTENSÕES

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4. CONFERÊNCIAS .............................................................................................6 5. ÁREAS DA AIESEC EM PORTO ALEGRE (@PA) ....................................................7 6. OPORTUNIDADES NA @PA ..............................................................................7

6.1 Introduction to @ 6.2 Taking Responsibilities 6.3 Leadership Role 6.4 Intercâmbio

7. MYAIESEC.NET ..............................................................................................8 8. DICAS PARA UM BOM CONVÍVIO NO CL ............................................................8 9. SIGLAS........................................................................................................7 10. ANEXOS ....................................................................................................12 1. COMEÇANDO PELO COMEÇO 1.1 O que eu, membro novo, devo fazer esta semana?

Faça uma conta Gmail do Google (apenas caso você não tenha uma). Por que? Pois, como a maioria das nossas listas é no google, o risco de ocorrer bug ao receber uma mensagem é menor. E também por que, freqüentemente usamos a ferramenta GoogleDocs para gerenciar informações. Não tendo gmail, não se pode usar o gdocs.

Responda qual é seu e-mail Gmail para: fredericogk@gmail.com

Primeiro encontro com padrinho;

AIESEC People: enviar e-mail em branco para aiesec-people-subscribe@yahoogroups.com. Enviando um e-mail em branco para esse endereço, você passa a receber e-mails desse grupo que utilizamos para enviar informações variadas (festas AIESECas, recepção e despedida de trainees, convite para Learning Circles, palestras, etc), especialmente para quando quisermos convidar alumni da @PA. Neste email estão cadastrados todos os membros atuais da @PA, alumni, e alguns parceiros. Esta lista é moderada, visto que pessoas de fora da organização receberão os e-mails. É muito importante cuidar com a linguagem que é utilizada e o tipo de conteúdo dos e-mails.

AIESEC PA Bullshit: enviar e-mail em branco para aiesec-

bullshit+subscribe@googlegroups.com. Neste grupo estão cadastrados todos os membros atuais da @PA, e serve para bobagens normalmente urgentes, como caronas, festa de aniversário de algum membro, horário de algum evento, etc. A comunicação nesta lista deve ser em inglês, devido à presença dos trainees.

AIESEC PA Official Communication: enviar e-mail em branco para aiesec-pa-official-subscribe@googlegroups.com. Neste grupo estão cadastrados todos os membros atuais da @PA e ele serve EXCLUSIVAMENTE para a comunicação oficial. Todas as mensagens enviadas a este grupo são moderadas e tratam apenas de assuntos

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importantes, como anúncios de postulações ou newsletters. Toda a comunicação neste grupo deve ser em inglês.

Uma das ferramentas mais utilizadas na AIESEC, como você pode perceber, é o e-mail. Por este motivo, sugerimos fortemente a utilizadção do Gmail (Google Mail). Com o GMail você pode organizar seus e-mails por conteúdo, criar uma agenda compartilhada com amigos/colegas/AIESECos, compartilhar documentos on line, dentre outras funcionalidades que facilitam o seu dia-a-dia, tanto na AIESEC quanto no trabalho, na faculdade, etc.

Caso não tenha, criar um passaport no MSN messenger, assim como o Gtalk do Gmail. Muita coisa da AIESEC acontece via internet! Então, ter o MSN/Gtalk é muito importante! Temos chats com o Member Committee/Comitê Nacional (MC), com colegas daqui de POA e também com gente da AIESEC do mundo todo.

Ficar atento quanto às datas e locais dos próximos treinamentos e eventos (abra diariamente sua caixa de e-mails) e olhar sempre a agenda recebida no DD.

1.2 E quando eu estiver perdido? A quem devo recorrer?

Você pode procurar qualquer membro velho. ☺ Mas, principalmente, quem tem o dever de ajudar você é o seu padrinho. Então, fale com ele SEMPRE que necessário (e desnecessário também). Pegue o MSN/Gtalk dele, os números de telefone e e-mail.

1.3 Quais são os horários do Comitê Local – CL?

Oficialmente, o Comitê Local funciona de segunda à sexta, das 9hs às 18hs,

incluindo o horário de almoço. Este é o nosso horário de atendimento e sempre tem algum Membro Velho por lá. Para isso temos uma tabela de Office Hour – são os horários nos quais o membro se disponibiliza a estar presencialmente no comitê para que tenhamos pessoas para atender aos telefonemas de empresas interessadas, candidatos e interessados no processo seletivo, parceiros, etc. Você precisa preencher um form no Google com a sua disponibilidade de horários para o Office Hour para que o time de TM possa alocá-lo. Todos membros devem fazer no mínimo 2h (seguidas) por semana de Office Hour. Caso você estude ou trabalhe durante todo este horário, você deverá entregar seu comprovante de matrícula ou estágio/trabalho para o seu padrinho. Você receberá mais instruções sobre o Office Hour em breve.

Se não houver ninguém no escritório, você, como membro da AIESEC em Porto

Alegre, pode pegar a chave do escritório na portaria da EA (em breve, seu nome estará na lista dos autorizados a ter acesso à chave).

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1.4 O que acontece na @PA durante a Induction (Introduction to AIESEC)? Em anexo, você pode ver a agenda da Indução. Mas, antes disso, recapitulando:

Mínimo de 3 reuniões com o seu padrinho; Teste do Exchange Module; Preparação para o Learning Circles Day; Postulações para OC Learning Circles, EPA; Acceptance: Motivation Letter; Learning Circles Event; Area´s Team Day.

2. O QUE É A AIESEC A AIESEC é uma rede global onde jovens estudantes descobrem e desenvolvem suas potencialidades gerando um impacto positivo na sociedade. Fundada em 1948 e presente em mais de 100 países e territórios, a AIESEC é reconhecida pela UNESCO como a maior organização de estudantes do mundo, com cerca de 23.000 membros e presença em 1.100 universidades. Sem fins lucrativos ou políticos, oferece aos seus membros cerca de 5.000 posições de liderança e realiza 4.000 intercâmbios por ano, conectando globalmente milhares de estudantes de diversas culturas. 2.1 Visão A paz mundial e a realização das potencialidades do ser humano. 2.2 Valores Demonstrando integridade Desfrutando a participação Buscando a excelência Estimulando a liderança Agindo sustentavelmente Vivendo a diversidade 2.3 AIESEC Experience (@XP): O triângulo estartégico de desenvolvimento da organização, onde nossos membros têm a possibilidade de trabalhar estes valores, atingir a nossa visão e desenvolver comeptências é composto de três experiências consideradas fundamentais para a @ Experience: O Intercâmbio, a liderança e o ambiente global de aprendizado.

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2.4 Competências O desenvolvimento na AIESEC baseia-se em competências formadoras do agente positivo de mudança na sociedade. Estas competências, adquiridas através das mais diversas experiências que a AIESEC propicia, são:

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3. ESTRUTURA DA AIESEC 3.1 AIESEC INTERNATIONAL (AI) – sede em Roterdã/Holanda 3.2 MEMBERS COMITEE (MC) – sede em cada país/território. No Brasil, fica em São Paulo. O MC é o responsável pelo delineamento estratégico da organização no país e pelo acompanhamento dos CLs nos processos funcionais e projetos. 3.3 COMITÊS LOCAIS (CLs) e EXTENSÕES – no Brasil, atualmente são 24 CLs e 6 extensões (que vem a ser localidades candidatas a virar comitê local, devendo portanto cumprir alguns critérios). Os escritórios e extensões são: @PA – Comitê Local de Porto Alegre @FL - Comitê Local de Florianópolis @SM – Comitê Local de Santa Maria @ST – Extensão Santa Cruz do Sul @US – Comitê Local da Universidade de São Paulo @GV – Comitê Local da Fundação Getúlio Vargas (SP) @IT – Comitê Local do Instituto Tecnológico da Aeronáutica @CP – Comitê Local de Campinas @CT – Comitê Local de Curitiba @MA – Comitê Local de Maringá @RP – Comitê Local de Riberão Preto @PU – Comitê Local PUC SP @JF – Comitê Local Juiz de fora @ES – Comitê Local ESPM SP @FR – Extensão Franca @SC – Comitê Local São Carlos @LD – Comitê Local londrina @RJ – Comitê Local de Rio de Janeiro @BH - Comitê Local de Belo Horizonte @VT – Comitê Local de Vitória @IJ – Comitê Local o de Itajuba @UB – Comitê Local de Uberlândia @GO – Comitê Local de Goiânia @SS – Comitê Local de Salvador @BS – Comitê Local de Brasília @RE – Comitê Local de Recife @FO – Extensão Fortaleza @MN – Extensão Manaus @SO – Extensão Sorocaba 4. CONFERÊNCIAS Por ser uma organização nacional e global, a AIESEC realiza diversos eventos para reunir seus membros. No Brasil, temos 2 conferências nacionais (CONADE E CONAL), encontros funcionais de áreas e operações, encontro nacional de presidentes e dois Discovery Days anualmente .

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Pelo mundo inteiro 350 conferências nacionais e internacionais são realizadas a cada ano e todos nós temos a oportunidade de ir varias! A AI (Aiesec Internacional) realiza anualmente três grandes conferencias: IC (International Conference, o econtro mais importante para AIESEC no mundo), IPM (International Presidents Meeting) e YouCan! (aberta para todos os membros da AIESEC, acontece no período do IC). 5. ÁREAS DA AIESEC EM PORTO ALEGRE (@PA) O Comitê Local da AIESEC Porto Alegre é estruturado por processos, sendo dividido portanto nas seguintes áreas:

Outgoing Exchange (Intercâmbio – Envio de Estudantes) Incoming Exchange (Intercâmbio – Recebimento de Trainees) External Relations (Parcerias e Vendas) Finances (Finanças e Legalização) Marketing and Information Management Talent Management (RH)

Para mais informações das áreas acesse o arquivo Booklet de Áreas @PA. Este será enviado na primeira semana de induction.

6. OPORTUNIDADES NA @PA Abaixo estão as oportunidades presentes na AIESEC em Porto Alegre (dúvidas, perguntem para os seus padrinhos): 6.1 Introduction to @:

OC Learning Circle Event OC EPA (Encontro de Pais e Agregados) Organização de Learning Circles

6.2 Taking Responsibilities:

Membro dos times/áreas (listados na seção 5) Oportunidades de Curto Prazo para Taking Responsibility:*

Padrinho OC de Conferências Nacionais e internacionais. Task Forces Locais e Nacionais Membro de times virtuais à nivel nacional e internacional.

6.3 Leadership Role: OCP de Conferências Coordenador de time (ex.: Sales, Selection, ) Executive Board (EB): VP (Vice-president), LCP (Local Comittee President)

6.4 Intercâmbio:

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CEED (participação em outro comitê, nacional ou internacionalmente) EP (Intercâmbio profissional)

PS: O Intercâmbio é um dos principais pilares da organização. Na AIESEC, o intercâmbio se divide em 4 pools/tipos DT (Development Traineeship, intercâmbios sociais e de desenvolvimento em ONGs), MT (Management Traineeship, intercâmbios corporativos na áera de gestão, especialmente nas áreas de marketing e finanças), TT (Tecnical Traineeship, intercâmbios corporativos em áreas técnicas, como engenharias; especialmente forte na área de Tecnologia da Informação) e ET (Educational Traineeship, intercâmbio na área educacional, focado em ensino de idiomas).

* Independendente de o membro se candidatar a estas oportunidades ele deve estar previamente alocado em algum time. 7. MYAIESEC.NET MyAIESEC.net É a intranet da AIESEC que une toda a rede da AIESEC no mundo! Lá temos: updates e discussões sobre os assuntos do dia-a-dia, arquivos, pesquisas, e outros recursos que nos facilitam a comunicação. Tudo isso para podermos gerenciar melhor nossas informações! Se você sabe onde procurar, pode achar praticamente qualquer manual sobre tudo na AIESEC. Todos os documentos na MyAIESEC.net devem ser preferencialmente em inglês. (Ver mais no arquivo Myaiesec.net) Exchange Module Para acessá-lo você deve se cadastrar na MyAIESEC.net, estar em estágio de TR, fazer sua avaliação de competências e passar no Teste do Exchange Module. Acesse: www.myaiesec.net para fazer login. É um banco de dados on-line da AIESEC onde estão inseridos todos as vagas de intercâmbio (TNs) disponíveis e estudantes candidatos a intercâmbio (EPs) do mundo todo. Nele pode-se encontrar também contato das AIESECs pelo mundo, pois todos membros da AIESEC possuem um login após realizar a sequência descrita acima. Para mais informações leia o Manual de Myaiesec e/ou acesse a Wiki de Exchange Module Support: http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10000485 8. DICAS PARA UM BOM CONVÍVIO NO CL TELEFONES: Não é proibido fazer ligações pessoais no comitê, entretanto use o bom senso, evite fazer ligações que não de trabalho. Para utilização do telefone, é nescessário discar zero antes e depois o número desejado. FAX: Para receber fax, as pessoas que ligam vão pedir "sinal de fax". Para dar o sinal, aperte "start" e ponha o fone no gancho. Para mandar fax, ponha a folha com o conteúdo virado para baixo. Faça a ligação e peça sinal de fax. Quando ouvir o "biiip, bóóó" aperte "start" e ponha o fone no gancho. COMPUTADORES DO CL: No nosso escritório local (mais conhecido como CL), temos dois computadores destinados aos membros, além de notebook. Os computadores

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podem ser utilizados em qualquer momento por qualquer membro. Já o notebook fica alocado em um armário acessado apenas para alguns membros da diretoria (EB), porém seu uso não é restrito (todos os membros podem utilizá-lo); então, se você precisar utilizar seus e-mails ou exevutar alguma atividade no nosso escritório e os dois computadores estiverem ocupados, peça para algum membro da diretoria que esteja presente no CL e ele lhe disponibilizará o notebook! COMPUTADORES DA ESCOLA: além dos dois computadores do escritório, existem os computadores do laboratório da graduação (térreo, em frente ao caixa automático do Banco do Brasil), e do laboratório da pós-graduação/NSI (passando o Café Moenda, subir as escadas à direita do banheiro masculino, o laboratório fica em frente à escada no primeiro andar). LOGIN: temos acesso não só aos computadores do CL mas a todos os computadores disponíveis para a graduação e pós-graduação da Escola de Administração (EA), onde nosso escritório está localizado. Entretanto, só podemos usar os PCs utilizando o login na rede da EA. O seu login é pessoal e intrasferível, guarde-o quando o padrinho lhe entregar. E nunca se esqueça de deslogar ao deixar de usar um computador. Os logins já prontos tem como senha o próprio nome do usuário. Se você não lembra seu nome de usuário, ou senha, por favor contate o NSI (Núcleo Setorial de Informática) - suporte@ea.ufrgs.br, ou ramal 3523. IMPRESSÃO: evite imprimir desnecessariamente, imprima em modo rascunho (configurar no software que você utilizar) e tente usar folhas de rascunho. Caso não tenha no CL buscar no laboratório da pós-graduação/NSI. QUADRO BRANCO: Sempre leia ele ao chegar no CL. Muitas coisas importantes são colocadas lá. E quando tiver alguma coisa importante, escreva lá! MURAIS: Atente bem aos murias do CL! Eles sempre tem alguma informação importante. É bem importante ler todos os murais na primeira vez que você for ao escritório, neles você encontrará informações sobre office hour, dados da AIESEC em Porto Alegre, contato de todos os membros, dicas básicas sobre organização e local de cada coisa, novidades e oportunidades da AIESEC, informações sobre estratégia e planejamento, desenvolvimento de competencias, etc. ORGANIZAÇÃO: Não deixe o CL bagunçado NUNCA. Não deixe coisas espalhadas pelo chão. Guarde tudo no lugar certo. Use o armário. Ponha fora o que não precisa ser guardado. Em suma: o CL não deve parecer o seu quarto, ele deve parecer um ESCRITÓRIO (pois é isso que ele é). AR CONDICIONADO: Nunca mexa no disjuntor. Desligue sempre pelo botão. O botão de ligar/desligar deve ser girado sempre no sentido horário. AO SAIR DO CL: Se for deixar o CL vazio, desligue o ar e tranque a porta. Se você acha que ninguém mais vai entrar no CL neste dia, desligue os computadores.

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9. NOMENCLATURAS & SIGLAS: Gerais @ - Símbolo para AIESEC @XP: AIESEC Experience, nosso corework, o ciclo de aprendizado que a @ oferece. @BAZI - AIESEC Brasil @PA - AIESEC Porto Alegre Ferramentas de informação: My@ – MyAIESEC.net, nossa intranet Exchange Module –nossa base de dados de intercâmbio Conferências: DD – Discovery Days. Conferencia local, aberta para participação de todos os membros CONADE - Conferência Nacional de Desenvolvimento, focada na revisão do planejamento dos escritórios locais. Acontece em maio e é para membros no estágio de Leadership Role (LR). CONAL – Convenção Nacional. É onde acontece a transição das diretorias eleitas nos CLs do Brasil, o reconhecimento para os escritórios que tiveram o melhor desempenho durante o ano e o planejamento anual dos CLs. Acontece em dezembro, focada para membros do EB (os que estão assumindo e os que estão saindo) e alumni. NPM – National Presidents Meeting FM/EF – Functional meetings/ Encontros Funcionais Eventos: General Meeting - Reunião Geral mensal, com updates da AIESEC em Porto Alegre, Brasil e no mundo. Learning Circles Day – Dia onde os novos membros apresentam os Learning Circles Temáticos, estudados e preparados previamente através de um grupo de estudos. Este evento é semestral e marca a passagem para o TR stage. EPA – Encontro de Pais e Amigos/Agregados. É um encontro onde pais, amigos e agregados são apresentados à organização. Acontece anualmente. Team Day – Dia (ou dias) onde um time/área reúne-se para treinamentos funcionais, team building, entre outras atividades de capacitação e integração. Team Day é um evento que acontece, no mínimo, uma vez a cada quarter. X Day - Evento onde os trainees (intercambistas) e returnees (AIESECos que voltaram do seu intrcâmbio) contam suas experiências através de apresentações. Acontece, aproximadamente, de dois em dois meses. Welcome Dinner - Jantar de boas vindas aos trainees da AIESEC. Acontece a cada chegada de um novo trainee. Bye-bye Dinner - Jantar de despedida dos trainees da AIESEC. Acontece a cada partida de um trainee. Pinga-fogo - Evento de despedida dos EPs da AIESEC em Porto Alegre. Acontece toda vez que um EP vai realizar seu intercâmbio. General Assembly – Assembléia Geral, acontece de acordo com a demanda da organização e é de presença obrigatória para todos os membros (funciona através de convocação). Assembléias gerais servem para mudanças no regimento interno, estatuto, critério de membreria, eleições para EB, presidente, entre outros.

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Estrutura da @ (posições): CL (em inglês, LC)- Comitê Local, a unidade da AIESEC na cidade e/ou universidade. Ex: @PA é o CL da @ em Porto Alegre. EB - Executive Board (ou Diretoria, corpo executivo) LCP - Local Committee President (Presidente de CL, líder da diretoria) LCVP - Local Committee Vice President (diretores locais, membros da diretoria) OC - Organizing Committee, a equipe responsável por um projeto, podendo ser este um projeto específico ou de evento/conferência OCP - Organizing Committee President (presidente do comite organizador) MC - Member Committee, é o comitê responsável pelos comitês e extensões do país/território. Em outras palavras, é a diretoria nacional da AIESEC em cada país. MCP - Member Committee President (presidente nacional da @) MCVP - Member Committee Vice President (diretores nacionais) NSL - National Strategy Leader, responsável por uma estratégia do MC Exective Board (Diretoria de Comitê Local) TNA - Time Nacional de Audutoria IGN - Iberoamerican Growth Network, formada pelos países da América Latina, Estados Unidos e Espanha. AI - AIESEC Internacional PAI - President of AIESEC International AIVP: Vice President of AI GN Director: Diretor de uma das Growth Networks Áreas: ICX: Incoming Exchange OGX: Outgoing Exchange FIN: Finances ER: External Relations TM: Talent Management MKT: Marketing IM: Information Manegement Intercâmbio (X): CEED - Cultural Envoy for Exchange Development, intercâmbio interno TN - Traineeship Nominee (é a vaga de intercâmbio) TN Taker: Empresa que abre uma vaga de intercâmbio. Trainee: EP recrutado para determinada vaga de intrcâmbio. Traineeship: O intercâmbio em si. EP – Exchange Participant (é o candidato ao intercâmbio inserido no Exchange Module) ICX - Incoming Exchange, os que vêm (trainees que vêm trabalhar nas vagas/TNs) OGX - Outgoing Exchange, os que vão (membros quando vão viajar/EPs) Tipos de intercâmbio (mais informações no manual do Exchange Module) ET – Educational Traineeship DT - Development Traineeship MT - Management Traineeship TT - Tecnical Traineeship

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10. ANEXOS Adress Book: compartilharemos um documento com os contatos de todos os membros. Fotos: Por favor, sempre que tirarem fotos de algum evento ou encontro da AIESEC, enviem suas fotos para este e-mail ou coloquem no álbum do Picasa desse mesmo login! É a maneira mais simples de compartilhar as fotos com todos membros! e-mail: aiesec.alegre3@gmail.com Login: aiesec.alegre3 / aiesec.alegre2 / aiesec.alegre – temos 3 contas com fotos. Senha: farofafa Agenda Induction 2009/02: